Eventi360 · CardioCongress 2025 — Modulo Formativo Microsoft 365

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Introduzione

Scopo del modulo

Questo modulo interattivo guida un nuovo collaboratore di Eventi360 nella configurazione di un account Microsoft 365 e nell’abilitazione degli strumenti chiave per supportare il congresso medico CardioCongress 2025.

  • Procedere per attività strutturate per tematica e per tempo (T‑30 → Giorno evento → Follow‑up).
  • Spuntare le caselle di completamento, annotare note personali, impostare priorità e utilizzare timer individuali e di sezione.
  • Allenarsi con quiz e simulazioni guidate.

COME SALVARE I PROGRESSI PER RICOMINCIARE DA DOVE SI E' INTERROTTO:

Pulsate "Esporta Progresso": viene scaricato un file nella cartella download con estensione .JSON;

Pulsante "Importa progresso": quando si riprende l'esercizio si importa il file precedentemente scaricato e appariranno tutte le azioni svolte in precedenza

Contesto e descrizione della simulazione

La simulazione riflette il flusso reale di lavoro per un evento scientifico:

  1. Preparazione dell’identità utente e degli accessi.
  2. Collaborazione (Teams, Outlook) e pianificazione riunioni.
  3. Strutturazione contenuti (SharePoint, Forms) e governance (permessi, versioning, approvazione).
  4. Automazione di comunicazioni e processi (Power Automate, Planner).
  5. Verifica competenze tramite esercizi e correzione di errori comuni.
  6. Giorno evento: monitoraggio in tempo reale e post‑event con archiviazione e certificazione.

Dashboard riepilogativa

Totale attività
0
Completate
0
Avanzamento
0%
Attività critiche (Alta) non completate
0

Elenco attività critiche non completate

    Indice interattivo

    Sezione 1: Preparazione iniziale (T‑30 giorni) torna all'indice

    Timer di sezione
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    Creazione account utente

    Priorità: Alta
    Apri portale di amministrazione
    1. Accedere al portale di amministrazione Microsoft 365: https://admin.microsoft.com
    2. Navigare su Utenti > Utenti attivi
    3. Cliccare su Aggiungi un utente
    4. Inserire nome, cognome, nome utente e dominio
    5. Impostare password iniziale
    6. Selezionare la posizione geografica
    7. NON assegnare ancora licenze
    8. Completare la creazione
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    Assegnazione licenze Microsoft 365

    Priorità: Alta
    1. Tornare su Utenti attivi
    2. Selezionare l’utente
    3. Cliccare su Licenze e app
    4. Selezionare la licenza (es. Microsoft 365 Business Standard)
    5. Attivare Exchange, Teams, SharePoint, OneDrive
    6. Salvare
    00:00:00

    Assegnazione ruoli amministrativi

    Priorità: Media
    1. Da Utenti attivi, selezionare l’utente
    2. Cliccare su Ruoli
    3. Assegnare ruoli: Global Admin, User Admin, Teams Admin, SharePoint Admin (secondo necessità)
    4. Salvare
    00:00:00

    Configurazione iniziale di Outlook e Teams

    Priorità: Alta
    Apri Outlook Apri Teams
    1. Accedere a outlook.office.com e teams.microsoft.com
    2. Completare configurazione iniziale (lingua, fuso orario)
    3. Verificare invio/ricezione email
    4. Testare accesso a Teams, microfono e webcam
    00:00:00

    Impostazione firma aziendale

    Priorità: Media
    1. In Outlook Web: Impostazioni > Posta > Componi e rispondi
    2. Inserire firma standard (nome, ruolo, Eventi360, link al team, contatti)
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    Sezione 2: Collaborazione e comunicazione (T‑20 giorni) torna all'indice

    Timer di sezione
    00:00:00

    Aggiunta ai gruppi Teams (“CardioCongress 2025”)

    Priorità: Alta
    Teams Admin Center

    Obiettivo: Inserire il nuovo collaboratore nel team dedicato all’organizzazione del congresso.

    Passaggi dettagliati

    1. Accedere a https://admin.teams.microsoft.com
    2. Navigare su Teams > Gestione team
    3. Cercare il team “CardioCongress 2025”
    4. Cliccare sul nome del team > Membri
    5. Cliccare su Aggiungi membro
    6. Inserire il nome o l’indirizzo email del nuovo collaboratore
    7. Selezionare il ruolo (Membro o Proprietario)
    8. Confermare con Aggiungi

    Funzionalità: Teams Admin Center – Gestione team e membri

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    Creazione riunioni ricorrenti per il comitato scientifico

    Priorità: Media
    Outlook Web Calendar

    Obiettivo: Pianificare incontri settimanali per il comitato scientifico del congresso.

    Passaggi dettagliati

    1. Accedere a https://outlook.office.com/calendar/
    2. Cliccare su Nuovo evento
    3. Inserire:
    • Titolo: “Riunione Comitato Scientifico – CardioCongress 2025”
    • Partecipanti: membri del comitato
    • Data e ora: (es. ogni martedì alle 10:00)
    • Frequenza: Settimanale
    • Aggiungere link Teams (opzione “Aggiungi riunione Teams”)
    1. Inserire agenda o note
    2. Salvare e inviare l’invito

    Funzionalità: Outlook Web Calendar + integrazione Teams

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    Condivisione calendario con il team

    Priorità: Media

    Obiettivo: Rendere visibile il proprio calendario al team per facilitare la pianificazione.

    Passaggi dettagliati

    1. In Outlook Web, accedere al Calendario
    2. Cliccare su Condividi (in alto a destra)
    3. Selezionare il calendario personale
    4. Inserire gli indirizzi email dei membri del team
    5. Impostare i permessi: “Può visualizzare quando sono occupato” oppure “Può visualizzare tutti i dettagli”
    6. Cliccare su Condividi

    Funzionalità: Outlook Web – Condivisione calendario

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    Configurazione notifiche e preferenze utente

    Priorità: Bassa

    Obiettivo: Personalizzare le notifiche e le impostazioni per una comunicazione efficace.

    Passaggi dettagliati (Teams)

    1. Aprire l’app Teams
    2. Cliccare su Impostazioni (⚙️) > Notifiche
    3. Personalizzare: Menzioni dirette, Risposte ai messaggi, Attività nei canali, Riunioni e chiamate
    4. Salvare le modifiche

    Passaggi dettagliati (Outlook)

    1. Cliccare su Impostazioni (⚙️) > Visualizza tutte le impostazioni di Outlook
    2. Navigare su Posta > Notifiche
    3. Attivare/disattivare: Notifiche desktop, Suoni, Anteprima messaggi

    Funzionalità: Impostazioni personali in Teams e Outlook

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    Sezione 3: Gestione documentale e contenuti (T‑15 giorni) torna all'indice

    Timer di sezione
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    Creazione libreria SharePoint “Materiale Congressuale”

    Priorità: Alta

    Obiettivo: Creare una libreria documentale dedicata ai materiali del congresso.

    Passaggi dettagliati

    1. Accedere al sito SharePoint del team “CardioCongress 2025”
    2. Cliccare su Impostazioni (⚙️) > Contenuto del sito
    3. Cliccare su + Nuovo > Raccolta documenti
    4. Inserire il nome: Materiale Congressuale
    5. Cliccare su Crea
    6. Aggiungere colonne personalizzate (es. Tipo documento, Relatore, Sessione)
    7. Organizzare le cartelle (es. Slide, Poster, Video)

    Funzionalità: SharePoint Online – Raccolte documenti

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    Creazione elenco “Relatori e Sessioni”

    Priorità: Alta

    Obiettivo: Gestire in modo strutturato i dati relativi ai relatori e alle sessioni del congresso.

    Passaggi dettagliati

    1. Dal sito SharePoint, cliccare su + Nuovo > Elenco
    2. Selezionare Inizia da zero
    3. Nome elenco: Relatori e Sessioni
    4. Aggiungere colonne:
      • Nome Relatore (testo)
      • Titolo Sessione (testo)
      • Data/Ora (data e ora)
      • Sala (scelta)
      • Stato conferma (scelta: Confermato, In attesa, Annullato)
    5. Salvare e iniziare a popolare l’elenco

    Funzionalità: SharePoint Online – Liste personalizzate

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    Impostazione permessi, versioning, approvazione

    Priorità: Alta

    Obiettivo: Garantire la sicurezza e il controllo delle modifiche ai documenti.

    Passaggi dettagliati

    1. Accedere alla libreria Materiale Congressuale
    2. Cliccare su Impostazioni > Impostazioni raccolta
    3. Selezionare:
      • Versionamento: attivare la creazione di versioni principali
      • Approvazione contenuto: attivare (richiede approvazione per la pubblicazione)
    4. Permessi:
      • Cliccare su Impostazioni > Autorizzazioni per la raccolta
      • Interrompere l’ereditarietà dei permessi
      • Assegnare permessi specifici (es. sola lettura per relatori, modifica per il team)

    Funzionalità: SharePoint – Gestione permessi, versionamento, approvazione

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    Collegamento con Microsoft Forms

    Priorità: Media

    Obiettivo: Collegare un modulo Forms alla libreria per raccogliere contenuti dai relatori.

    Passaggi dettagliati

    1. Creare un modulo su forms.office.com (es. “Invio materiali CardioCongress”)
    2. Aggiungere campi: Nome Relatore, Titolo Sessione, Tipo di materiale (slide, poster, video), Upload file
    3. Copiare il link del modulo
    4. Tornare alla libreria SharePoint
    5. Creare una pagina o web part con il modulo incorporato
    6. Usare Power Automate per collegare risposte del modulo alla libreria (opzionale)

    Funzionalità: Microsoft Forms, SharePoint Pages, Power Automate (opzionale)

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    Sezione 4: Automazione e flussi (T‑10 giorni) torna all'indice

    Timer di sezione
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    Flusso Power Automate per email di benvenuto

    Priorità: Media
    Apri Power Automate

    Obiettivo: Inviare automaticamente un’email di benvenuto ai nuovi membri del team “CardioCongress 2025”.

    Passaggi dettagliati

    1. Accedere a make.powerautomate.com
    2. Cliccare su + Crea > Flusso automatico
    3. Nome flusso: Invio email di benvenuto - CardioCongress
    4. Trigger: Quando un nuovo elemento viene aggiunto a un elenco SharePoint (Sito: Team CardioCongress; Elenco: “Membri Team”)
    5. Azione: Outlook > Invia un messaggio di posta elettronica (V2) (A: email del nuovo membro; Oggetto: “Benvenuto nel team CardioCongress 2025!”; Corpo: messaggio con link utili)
    6. Salvare e testare il flusso

    Funzionalità: Power Automate + Outlook + SharePoint

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    Flusso per notificare il team al caricamento documenti

    Priorità: Alta

    Obiettivo: Inviare una notifica su Teams quando un file viene caricato nella libreria “Materiale Congressuale”.

    Passaggi dettagliati

    1. In Power Automate, creare un nuovo flusso automatizzato
    2. Trigger: Quando un file viene creato (SharePoint) — Sito: CardioCongress; Libreria: Materiale Congressuale
    3. Azione: Teams > Invia un messaggio a un canale (Team: CardioCongress 2025; Canale: Generale o “Documenti”; Messaggio: “📁 Nuovo file caricato: [Nome file] da [Utente]”)

    Funzionalità: Power Automate + SharePoint + Teams

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    Flusso per archiviazione automatica

    Priorità: Media

    Obiettivo: Spostare automaticamente i file in una cartella “Archivio” dopo 30 giorni.

    Passaggi dettagliati

    1. Creare un flusso pianificato (es. ogni giorno alle 18:00)
    2. Aggiungere azione: Ottieni file da SharePoint (Libreria: Materiale Congressuale)
    3. Aggiungere condizione: se Data creazione è più vecchia di 30 giorni
    4. Azione: Sposta file nella cartella “Archivio” nella stessa libreria

    Funzionalità: Power Automate + SharePoint

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    Flusso per sincronizzazione dati tra Forms e Excel

    Priorità: Alta

    Obiettivo: Salvare automaticamente le risposte di un modulo Forms in un file Excel su OneDrive o SharePoint.

    Passaggi dettagliati

    1. Creare un modulo su forms.office.com
    2. In Power Automate: Quando viene inviata una nuova risposta (Forms) → Ottieni dettagli risposta → Aggiungi riga a una tabella (Excel Online) (file su OneDrive/SharePoint)

    Funzionalità: Forms + Power Automate + Excel Online

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    Flusso per creare task in Planner

    Priorità: Alta

    Obiettivo: Creare automaticamente un’attività in Planner quando viene caricata una presentazione.

    Passaggi dettagliati

    1. Trigger: Quando un file viene creato (SharePoint) — Libreria: Materiale Congressuale
    2. Condizione: se tipo di file è .pptx
    3. Azione: Planner > Crea attività (Piano: CardioCongress 2025; Bucket: “Relatori”; Titolo: “Revisione slide: [Nome file]”; Assegnatario: membro del team)

    Funzionalità: Power Automate + SharePoint + Planner

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    Sezione 5: Verifica e simulazione (T‑5 giorni) torna all'indice

    Timer di sezione
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    Quiz interattivi (Sezioni 1‑4)

    Rispondi e ricevi feedback immediato. Al termine visualizzi il punteggio.

    Q1 — Sezione 1: Durante la creazione account, quando vanno assegnate le licenze?


    Q2 — Sezione 2 (Vero/Falso): In Outlook Web Calendar è possibile creare una riunione ricorrente e aggiungere il link Teams.
    Q3 — Sezione 3: Per garantire il controllo delle modifiche ai documenti in libreria, quali impostazioni sono essenziali?


    Q4 — Sezione 4: Qual è un buon trigger per notificare il team al caricamento di un file in “Materiale Congressuale”?


    Punteggio: 0/4

    Simulazione: Invio di un invito a riunione Teams (Outlook)

    Simulazione: Caricamento file in SharePoint (drag & drop)

    Slide_Relatore1.pptx Poster_StudioA.pdf Video_Sessione1.mp4
    Trascina qui per caricare in “Materiale Congressuale”

    Simulazione: Creazione di un flusso Power Automate

    Trigger: SharePoint — Quando un file viene creato
    Azione: Teams — Invia messaggio a canale
    Condizione: Tipo file = .pptx
    Azione: Planner — Crea attività
    Trascina qui i blocchi per comporre il flusso

    Identificazione e correzione di errori comuni

    Errore 1: L’utente non riesce ad accedere a Teams.
    Qual è la causa più probabile?
    Errore 2: File non visibile ai relatori in SharePoint.
    Qual è la correzione corretta?
    Errore 3: Riunione senza link Teams.
    Cosa fare?
    0/3

    Timer generale del modulo (alternativa visibile)

    È lo stesso timer in intestazione, mostrato qui per comodità.

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    Sezione 6: Evento e follow‑up (Giorno del congresso e dopo) torna all'indice

    Timer di sezione
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    Monitoraggio attività in tempo reale

    Priorità: Alta
    Apri Planner

    Obiettivo: Tenere traccia dello stato delle attività durante il giorno dell’evento.

    Passaggi operativi

    1. Accedere a Microsoft Planner (tasks.office.com)
    2. Aprire il piano “CardioCongress 2025”
    3. Visualizzare i bucket (es. Logistica, Relatori, Comunicazione)
    4. Monitorare lo stato dei task: In corso, Completati, In ritardo
    5. Usare la vista “Bacheca” o “Grafici” per analizzare l’avanzamento
    6. Aggiornare lo stato in tempo reale
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    Gestione documenti post‑evento

    Priorità: Media

    Obiettivo: Raccogliere e organizzare i materiali generati durante l’evento.

    Passaggi operativi

    1. Accedere alla libreria SharePoint “Materiale Congressuale”
    2. Creare cartella: Post‑Evento
    3. Caricare registrazioni, slide aggiornate, report, foto ufficiali
    4. Aggiungere metadati (tipo contenuto, relatore, data)
    5. Condividere la cartella con team e relatori (permessi di sola lettura)
    00:00:00

    Archiviazione automatica

    Priorità: Media

    Obiettivo: Automatizzare l’archiviazione dei materiali post‑evento.

    Passaggi operativi

    1. In Power Automate, creare un flusso pianificato (es. ogni 7 giorni)
    2. Trigger: Pianificato
    3. Azione: Ottieni file da SharePoint (Libreria: Materiale Congressuale; Cartella: Post‑Evento)
    4. Condizione: Se Data modifica > 30 giorni → Sposta file in “Archivio Storico”
    5. Notificare il team via email o Teams
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