SharePoint Online 因其能夠有效滿足日益數位化和互聯互通的世界中組織的需求而脫穎而出。由於與 Microsoft 365 的深度集成，該平台克服了傳統的資訊管理障礙，提供了一個集中式環境，使文件、資料和資源始終可用、保持最新且易於存取。使用者可以即時協作處理共享項目，同時編輯同一文件並追蹤版本和貢獻，同時又不會失去對資料品質和安全性的控制。

SharePoint Online 的功能遠不止於簡單的文件儲存：借助可自訂的網站、文件庫和資料庫，該平台可讓您根據最適合業務環境的邏輯來建立和組織資訊。快速智慧的搜尋利用內容索引、元資料和標籤，即使在複雜且分散的環境中也能提供準確的結果。業務流程可以透過簡化內容審批、發布和分發的工作流程來實現自動化，從而節省時間並最大限度地降低人為錯誤的風險。

行動性是 SharePoint Online 的關鍵優勢：該平台可透過任何裝置（無論是 PC、平板電腦還是智慧型手機）存取，確保即使在外出或出差時也能保持營運連續性。專用應用程式使導航直觀易用，並可根據行動用戶的需求進行客製化，同時又不犧牲安全性和效能。由於先進的身份驗證系統、存取控制和持續的活動監控，平台的每個組件都經過精心開發，以確保高標準的安全保護。

SharePoint Online 的另一個優點在於它與 Microsoft 365 套件中的其他應用程式無縫整合。 Teams、Outlook、OneDrive 和 Power Automate 無縫連接，建構了一個跨職能、無縫溝通和協作的數位生態系統。只需幾次點擊即可共享數據，無縫管理任務，並始終保持資訊流暢的暢通。這種互通性有助於創建適用於分散式團隊、國際專案和複雜組織結構的虛擬工作空間。

個人化是 SharePoint Online 的另一個特色：SharePoint Online 可讓您根據公司特色和特定需求自訂企業網站和門戶，提供與公司內部文化相符的引人入勝的使用者體驗。透過開發工具和模組化元件，您可以擴展功能、整合第三方解決方案或開發針對特定流程的自訂應用程式。

該平台還支援遵守主要的資料保護和隱私法規，適用於受監管的行業和專注於資訊治理的組織。報告、審計和版本控制功能完善了此解決方案，致力於卓越地管理企業數位資產。

簡而言之，SharePoint Online 不僅僅是一個儲存文件的工具：它是一個用於協作、創新和發展的真正的數位環境，每個人都可以在這裡貢獻和存取集體知識，無論他們身在何處，都能完全安全地以最高的效率。

a) 歸檔安全的從資訊

· 資料集中化： SharePoint Online 中的資料集中化功能可讓您建立單一環境，以結構化的方式收集和組織所有公司資訊。文件、圖像、影片和資料都儲存在易於導航的文件庫中，並按專案、部門或主題領域進行組織。這個中央儲存庫消除了跨裝置或平台的檔案碎片，使尋找和共享資源變得更加容易。授權使用者可以快速存取所需內容，即時協作並確保資訊一致性。存取管理靈活：每個團隊都可以擁有專用或共享空間，並具有自訂權限。模組化結構促進組織發展，允許添加新內容而不會失去組織或控制。透過這種方式，SharePoint 成為了公司的數位中心，支援流程、溝通和創新。

· 版本控制：安全性歸檔的一個關鍵方面是版本控制：在 SharePoint Online 中，對文件所做的每項變更都會自動記錄。該系統不僅允許您追蹤更改人員和更改時間，還允許您在必要時輕鬆檢索文件的先前版本。這可以維護完整可靠的修訂歷史記錄，確保協作流程的透明度，並在出現錯誤或意外變更時方便恢復內容。此功能在可追溯性和資料治理至關重要的業務環境中至關重要。

· 安全性與合規性：在安全性與合規性方面，SharePoint Online 提供了一種先進的方法來保護公司資料。儲存系統在傳輸和靜態時均實施加密，確保資訊在其數位生命週期的每個階段都受到保護。細粒度的權限可讓您精確定義誰可以存取、檢視或修改內容，從而顯著降低未經授權存取的風險。可配置的保留策略對於確保僅在必要時保留資料並根據主要法規（例如 GDPR）進行管理也至關重要。該平台還允許您設定詳細的審計和自動警報，以便持續監控存取和更改，保護隱私和透明度。

· 備份與復原： SharePoint Online 中備份和復原流程的管理是一個經常被忽略但又具有重要策略意義的面向。該平台使用後台運行的自動備份系統，持續保護存檔資料的完整性。這意味著網站內託管的所有內容都會定期複製到分佈在不同地理位置資料中心的安全伺服器上，從而大幅降低因硬體故障、人為錯誤或網路攻擊造成資料遺失的風險。如果發生緊急情況，例如檔案意外刪除或遭受攻擊後資料洩露，管理員可以利用快速且有針對性的恢復流程。 SharePoint Online 可讓您透過整合的回收站來恢復已刪除的文檔，回收站會在文件永久刪除之前暫時儲存文件，提供無需IT 專家介入即可恢復的機會。對於更複雜的需求，例如還原整個文件庫或網站，Microsoft 提供了進階復原工具，讓您只需幾個簡單的步驟即可將環境還原到先前的狀態。這些備份和復原功能，結合透明的版本管理和存取權限，不僅確保了業務連續性，而且還確保了應對數位轉型挑戰所需的安心，確保企業資訊資產始終受到保護並且易於恢復。

練習。資訊儲存

🎯練習目標

目標是學習如何使用 SharePoint Online 確保企業資訊的安全性、可追溯性和合規性儲存。您將學習如何將文件集中儲存在結構化庫中，啟用版本控制以追蹤更改，配置安全權限以及存取備份和還原功能。此練習有助於改善文件治理，降低資料遺失風險，並確保合規性，使 SharePoint 成為可靠的資訊管理工具。

🛠️操作步驟

1. 將資料集中到文件庫中

ü 登入 https://portal.office.com

ü 前往SharePoint > 選擇你的團隊網站

ü 點擊網站內容

ü 選擇+ 新建>文件庫

ü 給它一個描述性的名稱（例如“合約檔案”）

ü 點擊“創建”

ü 打開集合並點擊“新增列”

ü 建立「文件類型」、「年份」、「負責人」等列

ü 建立自訂視圖來過濾內容

ü 透過 Web 元件將集合新增至網站首頁

2. 啟用版本控制

ü 前往建立的文檔庫

ü 點選設置( ⚙️ ) >集合設置

ü 選擇版本控制設定

ü 啟用“建立主要版本”

ü 設定保留的最大版本數

ü 儲存變更

ü 上傳文件並編輯內容

ü 按一下... >版本歷史記錄

ü 查看和恢復先前版本

ü 驗證是否正確追蹤更改

3. 安全性和合規性配置🔐

ü 前往“集合設定” > “集合權限”

ü 點選停止權限繼承

ü 刪除未經授權的用戶

ü 新增具有特定角色的使用者或群組（讀取、編輯）

ü 前往 https://compliance.microsoft.com

ü 選擇“解決方案” > “合規性管理”

ü 建立收集的保留策略

ü 設定保留期限（例如 5 年）

ü 將策略套用至文件集合

ü 保存並監控策略應用

4. 備份與還原內容💾

ü 登入SharePoint 管理中心

ü 前往「活動站點」 > 選擇站點

ü 按一下「備份與還原」 （與 Microsoft 365 整合的部分）

ü 查看集合和檔案的復原選項

ü 選擇一個集合並點擊“恢復集合”

ü 選擇參考日期

ü 確認恢復

ü 驗證文件是否已成功恢復

ü 或者，使用OneDrive >回收站來恢復已刪除的文件

ü 記錄內部稽核的操作

📘應用程式操作場景

法務部門必須安全合規地儲存合約。建立一個集中式文件庫，啟用版本控制以追蹤變更，設定權限以限制訪問，並配置五年保留策略。如果發生錯誤，請使用還原功能還原檔案。

· 📁 集中化：SharePoint > 新庫 > 新增列
➡️所有合約都儲存在一個結構化位置。

· 🔁 版本控制：集合設定>版本控制
➡️每個變更都會被追蹤和恢復。

· 🔐 安全性：設定>權限>合規性
➡️只有授權使用者才能存取或編輯。

· 💾 恢復：管理中心>備份和恢復
➡️可以恢復已刪除或修改的檔案。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
📁文件收集	SharePoint > 網站內容 > + 新建 > 文件庫
🔁版本控制	集合 > 設定 > 版本控制設置
🔐權限與合規性	庫 > 設定 > 權限 / compliance.microsoft.com
💾備份和恢復	SharePoint 管理中心 > 活動網站 > 復原庫

🚀生產力效益

ü 透過版本控制和自動備份降低資料遺失的風險

ü 透過細粒度的權限控制對敏感文件的訪問

ü 透過保留和審計標準確保遵守法規

ü 內容集中化，更易於搜尋和組織

ü 發生錯誤或意外刪除時快速恢復

ü 變更追蹤以進行審計和問責

ü 透過集中管理消除檔案重複

ü 審核和批准流程的效率

ü 減少使用電子郵件進行文件共用

ü 公司網路安全文化

💡在實際商業環境中使用的想法

· 法律合約檔案 🧾
具有限制存取、活動版本控制和長期保存。

· ISO文件管理 📑
具有修訂追蹤和自動備份以供審核的功能。

· 公司政策儲存庫 🏢
具有唯讀存取和保留策略的集中共用。

❓自我評估問題

1. 如何在文件庫中啟用版本控制？

2. 我在哪裡設定權限來限製文件存取？

3. 如何將保留策略應用於集合？

4. SharePoint 提供哪些文件復原工具？

5. 為什麼集中管理公司文件如此重要？

🧾我學到的知識總結

您已學習如何使用 SharePoint Online 確保資訊儲存的安全性和合規性。您已建立集中式文件庫、啟用版本控制、設定權限和保留策略，並使用了備份和還原功能。這些實踐提高了文件管理的安全性、可追溯性和效率。現在，您可以建立一個既能保護公司資料又能支援法規遵循的儲存系統。

b) 組織高效率的的內容

· 網站和庫結構：在 SharePoint 中，組織結構是基於元素的層次結構，這些元素允許根據公司需求調整資訊架構。核心是站點，它們是資訊和資源的主要容器，每個站點專用於特定的部門、專案或主題。每個站點內都包含文件庫，這些空間旨在安全、集中地儲存和共用文件。庫是專門的文件集合，通常使用視圖、權限和基於工作流程的自動化進行自訂。另一方面，清單允許管理結構化數據，例如任務、聯絡人或請求，從而提供組織成員之間的及時追蹤和協作。這種劃分忠實地反映了組織或公司的內部結構，提高了數位內容管理的清晰度、安全性和效率。

· 標籤和元數據：在 SharePoint 中使用標籤和元數據，您可以為每個文件添加額外的描述信息，例如作者、日期、類別或文件狀態。這些元素不僅有助於快速篩選和排序內容，還能讓您在幾秒鐘內找到所需內容，這得益於基於特定條件的高級搜尋功能。實際上，在上傳或編輯文件時添加標籤和填寫元資料可以顯著提高瀏覽公司文件的準確性和速度。

· 自訂模板：在 SharePoint 中，您可以建立網站和庫模板，以標準化整個公司的流程和佈局。使用預先定義或自訂模板，每個團隊都可以啟動新的工作區，其中包含根據其業務需求預先定義的結構、權限和程式庫。這可以減少設定時間，確保一致的資訊組織，並促進共享最佳實踐的採用。範本可以包含自訂視圖、自動化工作流程和元資料字段，使您能夠輕鬆複製最有效或符合內部策略的佈局。

· 組織自動化：借助 SharePoint 中提供的自動化工作流程，您可以設定規則，以系統化、一致的方式對公司內容進行分類和歸檔。例如，當新文件到達庫中時，工作流程可以自動分配標籤、填充元資料、將文件移至正確的資料夾或向相關團隊成員發送通知。規則基於作者、文件類型、日期或審批狀態等標準，確保每個資訊都符合公司政策。這種方法不僅可以減少人為錯誤、加快日常任務速度，還能確保資料的可追溯性和合規性，進而提高數位文件管理的整體效率。

練習。高效率的內容組織。

🎯練習目標

目標是學習如何使用 SharePoint Online 高效、大規模地建立和管理企業內容。您將學習如何建立網站和文件庫來組織資訊、使用標籤和元資料來簡化搜尋、應用自訂範本來標準化內容，以及如何使用 Power Automate 自動執行分類和歸檔。本練習有助於改善文件治理、減少冗餘，並透過智慧數位化組織提高生產力。

🛠️操作步驟

1. 網站和收藏結構

ü 登入 https://portal.office.com

ü 前往SharePoint > + 建立網站

ü 選擇團隊網站

ü 輸入網站的名稱和描述

ü 點擊“創建”

ü 前往網站內容

ü 按一下+ 新建>文件庫

ü 給它一個描述性的名稱（例如「專案 X 文檔」）

ü 點擊“創建”

ü 透過「Collection View」Web 元件將集合新增至首頁

2. 標籤和元數據

ü 開啟文檔庫

ü 點擊新增列

ü 選擇類型：“選擇”，“文字”，“日期”

ü 建立列：“類別”、“經理”、“狀態”

ü 轉至“集合設定” > “進階設定”

ü 啟用託管元數據

ü 透過「類別」過濾建立自訂視圖

ü 上傳文件並填寫元數據

ü 檢查過濾視圖中的顯示

ü 將視圖新增至網站首頁

3. 自訂模板

ü 開啟 Word/Excel/PowerPoint

ü 建立標準文件（例如報告範本）

ü 另存為模板（ .dotx 、 .xltx 、 .potx ）

ü 前往 SharePoint > 文件庫

ü 點擊集合設定>進階設定

ü 選擇“使用模板”

ü 將模板檔案上傳到集合

ü 將模板設定為新檔案的預設模板

ü 使用範本建立新文檔

ü 檢查格式一致性

4. 組織自動化⚙️

ü 前往 https://make.powerautomate.com

ü 點擊+ 建立>自動化流程

ü 給它一個名字（例如“自動文檔分類”）

ü 選擇觸發器：“當在 SharePoint 中建立文件時”

ü 選擇文檔集合

ü 新增條件：“如果類別 = '報告'”

ü 新增操作：“將檔案移至‘報告’資料夾”

ü 新增操作：“透過 Teams 發送通知”

ü 儲存並啟動流程

ü 透過上傳包含「報告」元資料的檔案進行測試

📘應用程式操作場景

專案團隊希望有效率地組織文件。建立一個包含每個專案階段庫的專用網站，使用元資料對文件進行分類，設定報告模板，並使用 Power Automate 自動執行分類。

· 🏗️ 結構：SharePoint > 建立網站 > 建立庫
➡️專案的每個階段都有一個專用的庫。

· 🏷️ 元資料：新增列>進階設定
➡️文件易於過濾和搜尋。

· 🧩 模板：收集設定>使用模板
➡️報告統一且一致。

· ⚙️ 自動化：Power Automate > 自動化流程
➡️文件自動存檔。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
🏗️創建網站和收藏	SharePoint > + 建立網站/網站內容 > + 新 > 庫
🏷️元數據	集合 > 新增列/集合設定 > 高級
🧩自訂模板	集合設定 > 進階設定 > 使用模板
⚙️自動化	Power Automate > + 建立 > 自動化流程

🚀生產力效益

ü 清晰且可擴展的內容組織

ü 透過元資料進行快速搜尋

ü 公司文件的統一性

ü 減少手動活動

ü 更好的控制和可追溯性

ü 團隊協作

ü 即時獲取資訊

ü 減少儲存錯誤

ü 提高文件處理效率

ü 支援企業標準化

💡在實際商業環境中使用的想法

ü 專案管理 🗂️
每個項目都有一個包含集合、範本和自動化流程的網站。

ü 人力資源文檔 👥
表格、政策和報告自動分類和存檔。

ü 科技檔案 🛠️
手冊和指南按類別組織並按版本更新。

❓自我評估問題

1. 如何在 SharePoint 中建立文件庫？

2. 哪些類型的元資料對於內容分類有用？

3. 如何為文件設定自訂範本？

4. 您可以使用 Power Automate 自動執行哪些操作？

5. 站點和收藏結構如何改善組織？

🧾我學到的東西的總結

您已學習如何在 SharePoint Online 中有效建立內容。您建立了網站和函式庫，配置了用於分類的元數據，設定了用於標準化的自訂模板，並使用 Power Automate 實現了自動化組織。這些技能使您能夠以有序、可追溯且可擴展的方式管理大量文件。現在，您能夠設計支援企業生產力和協作的數位環境。

c) 共享智慧控制

· 權限管理：可以為個人使用者、群組、訪客和外部合作夥伴指派不同的權限。例如，這種靈活性允許某些人員對某些文件擁有唯讀權限，而其他參與者則擁有編輯或共用權限。外部訪客可以受邀獲得特定權限，而內部工作小組則可以應用更廣泛、更自動化的安全規則。這樣，合作夥伴和外部協作者只會獲得嚴格必要且有時限的權限，從而確保始終保持機密性。

· 即時協作： Office 文件可由多人同時編輯，並可新增評論和建議。此即時共同創作功能徹底改變了文件的處理方式，允許多人同時進行更改，無需等待輪流或透過電子郵件發送不同版本。所有協作者均可立即看到每項更改，並查看每個部分的工作內容，從而大幅減少錯誤和重複。此外，透過直接在文件中添加評論和建議，比較變得更快、更透明，從而促進決策過程和集體修訂。這些工具提升了協作質量，使團隊合作更加流暢、分享和可追溯。

· 可共享鏈接：產生安全鏈接，用於選擇性地共享文件和資料夾，包括到期日期和密碼。此功能可讓您產生唯一、安全的鏈接，以便在組織內部和外部進行文件和資料夾的定向共享。對於每個文件或資料夾，您可以選擇是否建立專屬於特定人員、公司成員或（在某些情況下）外部使用者的連結。 SharePoint 提供進階選項，例如設定連結到期日和密碼，以確保更高的安全性，並精確控制共享內容的存取時間和存取方式。例如，若要與外部供應商在限定時間內共用專案資料夾，只需產生連結、設定所需的到期日並設定密碼即可。到期日期過後，連結將不再有效，訪問將被自動阻止。這種方法使您能夠完全控制敏感訊息，並根據實際營運需求客製化共享內容，而不會面臨未經授權的揭露風險。每個連結均可追蹤，並可隨時停用，確保最大的靈活性和隱私保護。

· 稽核與監控： SharePoint 提供用於追蹤文件和資料夾活動的進階工具，使管理員和安全人員能夠全面了解哪些使用者存取、修改或下載了內容。這些審計功能可產生詳細的報告，其中包含每個使用者或群組執行的操作的日期、時間和類型信息，從而確保資料管理的最大透明度和可追溯性。此外，SharePoint 可以在發生重大存取或變更時自動發送通知，從而促進即時監控並及時識別異常或未經授權的行為。這種控制等級對於遵守企業安全策略、資料保護法規以及確保符合專業審計標準尤為有用。所有追蹤的活動都可以透過直覺的介面輕鬆存取或匯出以供進一步分析，從而確保共享內容的機密性和完整性始終受到保護。

練習。分享內容

🎯運動目標

目標是學習如何以安全、可追溯且協作的方式在 SharePoint 中分享內容。您將學習如何為文件和庫配置精細的權限、啟用同步文件編輯、生成帶有限制的可共享鏈接，以及如何使用審計工具監控活動。此練習可提高資訊安全性、增強透明度並促進即時協作，從而降低內容管理失控帶來的風險。

🛠️操作步驟

1. 權限管理🔐

ü 登入 https://portal.office.com

ü 前往SharePoint > 選擇網站

ü 開啟文檔庫

ü 點選檔案旁邊的... >管理存取權限

ü 點擊“高級”以存取繼承的權限

ü 選擇停止權限繼承

ü 刪除未經授權的用戶

ü 新增具有特定角色的使用者或群組（讀取、編輯）

ü 儲存變更

ü 使用“檢查權限”選項檢查權限

2.即時協作

ü 將 Word 或 Excel 檔案上傳到庫

ü 點擊文件即可在線打開

ü 與具有編輯權限的同事分享文件

ü 檢查文件中是否存在多個使用者同時存在

ü 新增評論並即時查看回應。

ü 使用內建聊天功能在編輯時進行交流

ü 儲存並關閉文檔

ü 重新開啟以檢查其他人所做的更改

ü 存取版本歷史記錄以查看修訂

ü 必要時恢復先前的版本

3. 有限制的可共享鏈接

ü 在集合中選擇一個文件

ü 點擊“共享”

ü 點擊誰可以查看此鏈接

ü 選擇“特定人員”或“僅限您組織中的人員”

ü 必要時關閉允許編輯選項

ü 設定連結的到期日期

ü 如果檔案敏感，請停用下載

ü 點擊“應用”

ü 複製連結並透過 Teams 或 Outlook 發送

ü 驗證從另一個帳號登入

4. 審計與監控

ü 前往 https://compliance.microsoft.com

ü 從側邊選單中選擇“審計”

ü 點擊“開始搜尋”

ü 按活動過濾：“查看的文件”、“修改的文件”、“文件共享”

ü 設定日期範圍

ü 輸入檔案名稱或使用者名稱

ü 開始搜尋

ü 將結果匯出到 Excel

ü 分析誰查看或修改了文件

ü 保存報告以供任何內部審計

📘應用程式操作場景

法務團隊需要與銷售部門分享一份合約草案以供審核。該文件已上傳至 SharePoint，權限僅限於擁有唯讀權限的銷售團隊成員。系統會產生一個可共享的鏈接，該鏈接的有效期為七天。法務團隊會監控相關活動，以核實哪些人查看了該文件以及何時查看的。

ü 🔐 權限：收藏 > 管理存取 > 進階
➡️ 只有銷售團隊可以查看該文件。

ü 👥 協作：在 Word Online 中開啟檔案 > 分享
➡️可即時查看評論和變更。

ü 🔗 可共享連結：共享 > 特定人群 > 過期
➡️連結過期並阻止下載。

ü 📊 監控：合規中心 > 稽核 > 搜尋
➡️ 法律團隊檢查誰打開了該文件。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
🔐權限管理	文件 > ... > 管理存取 > 高級
👥共同創作	在 Word/Excel Online 中開啟文件
🔗可分享鏈接	檔案 > 共享 > 連結設置
📊審計日誌	compliance.microsoft.com > 審核 > 開始搜索

🚀生產力效益

ü 安全且受控的文件共享

ü 無需重複文件即可同時協作

ü 活動的可追溯性，便於審計和問責

ü 減少使用電子郵件和附件

ü 提高審查流程的透明度

ü 快速、有針對性地存取內容

ü 使用過期連結保護敏感數據

ü 對存取權限的精細控制

ü 更改和訪問的自動通知

ü 支持法規遵從和治理

💡在實際商業環境中使用的想法

ü 合約審查 ⚖️
與客戶或內部部門共享草稿，但存取權限和可追溯性有限。

ü 行銷合作 📣與
創意團隊即時合作製作簡報和小冊子。

ü 公司政策分發 🏢
共享帶有過期連結的文件並追蹤誰讀過它們。

❓自我評估問題

1. 如何在 SharePoint 中變更文件權限？

2. SharePoint 提供哪些選項來建立安全的可共用連結？

3. 如何找出誰查看或修改了文件？

4. 即時協作如何提高效率？

5. 我可以在哪裡訪問高級審計合規中心？

🧾我學到的知識總結

您已經學習如何在 SharePoint 中以智慧且可控的方式共用文件。您已配置自訂權限、啟用即時協作、建立具有限制的可共享鏈接，並使用審核工具監控活動。這些功能使您能夠安全、透明、有效率地工作，並控制內容的存取和修改權限。現在，您可以精準地管理 SharePoint 中的文件共用。

d) 任何可訪問性裝置

· 雲端原生平台：無需本機安裝：所有功能均可直接透過 Web 瀏覽器存取。您只需在線上登錄，即可在任何 PC、平板電腦或智慧型手機上存取您的內容和協作工具。這種靈活性確保即使在行動中也能保持工作連續性，讓您隨時隨地存取、編輯和共用檔案。由於雲端基礎架構，資訊始終保持同步和更新，從而降低資料遺失或版本過時的風險。直覺的介面和先進的安全選項確保辦公室和遠端辦公人員都能獲得可靠的體驗。不受硬體限制，也使其能夠快速部署和集中管理，從而簡化企業 IT 流程。

· 專用行動應用： SharePoint 行動應用程式旨在為使用者提供即使在旅途中也能使用的完整功能。憑藉簡潔直覺的介面，只需輕按幾下即可存取網站、文件庫和企業內容。文件編輯即時生效，無論在線上或離線，從而確保最大的靈活性。即時通知會通知您更新、分享或協作請求。您可以上傳新文件、拍照並將其直接儲存到工作區。整合的搜尋引擎讓您輕鬆快速地找到資訊。最後，進階身份驗證和集中權限管理確保了安全性。

· 與 OneDrive 同步： SharePoint 與 OneDrive 的無縫集成，讓您可以輕鬆地將公司文件庫直接同步到您的裝置。這意味著即使沒有互聯網連接，您也可以處理文件：本地所做的任何更改都會在設備恢復在線後自動上傳並更新到平台。這種雲端與本地之間的無縫銜接，不僅確保了資料的始終可用性，還透過自動版本控制和恢復文件先前版本的功能，確保了資料的安全性。此外，選擇性同步功能可讓您選擇要離線儲存的資料夾或文件，從而優化儲存空間並滿足每個使用者或團隊的需求。

· 響應式設計：確保每個頁面和 Web 元件始終易於閱讀和使用，無論螢幕尺寸或裝置如何。無論是在桌上型電腦、平板電腦或智慧型手機上，內容都會自動重排，以提供最佳的視覺和功能舒適度。選單、圖片和表格等元素會動態調整，無需縮放或水平滾動。這種靈活性使每個人無論在辦公室還是在旅途中都能同樣有效率地工作。即使有更新或新功能，可用性仍然很高，從而確保一致的使用者體驗。這確保了整個團隊始終能夠輕鬆且方便地存取和協作。

練習。隨時隨地使用 SharePoint

🎯練習目標

目標是學習如何隨時隨地在任何裝置上使用 SharePoint Online，並充分利用其雲端原生特性。用戶將學習如何透過瀏覽器存取公司內容、安裝和配置行動應用程式、將文件庫與 OneDrive 同步以實現離線訪問，以及測試介面在行動裝置上的適應性。此練習有助於確保即使在辦公室外也能保持業務連續性、工作靈活性和高效協作。

🛠️操作步驟

1. 訪問雲端原生平台☁️

ü 前往 https://portal.office.com

ü 使用您的公司憑證登入

ü 從應用程式選單中點選SharePoint

ü 團隊或溝通網站

ü 瀏覽文件庫

ü 直接在瀏覽器中開啟文件

ü 驗證不需要本機軟體

ü 嘗試線上編輯 Word 或 Excel 文檔

ü 儲存並關閉文件

ü 確保您的變更在其他裝置上也可見。

2. 安裝並使用行動應用程式📱

ü 打開 App Store （iOS）或Google Play （安卓）

ü 搜尋Microsoft SharePoint

ü 在您的行動裝置上安裝應用程式

ü 打開應用程式並使用您的企業帳戶登錄

ü 瀏覽可用站點

ü 開啟文檔庫

ü 查看 PDF 或 Word 文件

ü 透過 Teams 或 Outlook 共享文件

ü 將網站新增至收藏夾以便快速訪問

ü 更新推播通知

3. 與 OneDrive 同步🔄

ü 從瀏覽器存取文件庫

ü 點擊同步（帶有兩個箭頭的圖示）

ü 確認開啟OneDrive

ü 等待同步開始

ü 在電腦上開啟OneDrive應用

ü 前往同步資料夾

ü 右鍵點選檔案 >使其可離線使用

ü 即使沒有連接也可以編輯文件

ü 重新連接到互聯網

ü 驗證變更是否已同步

4. 測試響應式設計📲

ü 從行動瀏覽器存取 SharePoint

ü 瀏覽網站頁面

ü 檢查自動內容適配

ü 開啟文檔庫

ü 查看 Word 或 PDF 文件

ü 嘗試透過行動瀏覽器編輯文件

ü 檢查選單和 Web 元件的可讀性

ü 旋轉設備以測試橫向視圖

ü 在文件中新增評論

ü 確保體驗流暢且一致

📘應用程式操作場景

一位忙碌的銷售經理需要存取一份更新的簡報。她使用 SharePoint 行動應用程式開啟團隊網站，將行銷資料庫與 OneDrive 同步，並將必要的檔案設定為離線可用。在與客戶會面時，即使沒有網路連接，她也可以透過平板電腦開啟該檔案。

ü ☁️ 雲端原生存取：portal.office.com > SharePoint
➡️從任何裝置存取內容。

ü 📱 行動應用程式：App Store / Google Play > Microsoft SharePoint
➡️提供針對行動裝置最佳化的介面。

ü 🔄 同步：庫 > 同步 > OneDrive
➡️檔案也可離線使用。

ü 📲 響應式設計：行動瀏覽器導航
➡️介面自動適應螢幕。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
☁️雲原生訪問	portal.office.com > SharePoint
📱行動應用程式	App Store/Google Play > Microsoft SharePoint
🔄 OneDrive 同步	文件收集 > 同步
📲響應式設計	行動瀏覽器 > SharePoint 導航

🚀生產力效益

ü 隨時隨地持續存取公司內容

ü 能夠離線工作並自動同步

ü 即使在旅途中也能進行即時協作

ü 減少對特定設備的依賴

ü 為出差或遠距辦公的員工提供更大的彈性

ü 桌面、平板電腦和智慧型手機的介面一致

ü 推播重要更新通知

ü 減少反應和決策時間

ü 現場團隊更大的自主權

ü 任何情況下的業務連續性支持

💡在實際商業環境中使用的想法

ü 技術人員在流動 🛠️
透過同步，他們甚至可以離線從平板電腦存取手冊和清單。

ü 隨時隨地播放商業廣告 🚗
他們在拜訪客戶時直接透過行動應用程式諮詢優惠和演示。

ü 在家工作的經理 🧑 ‍ 💼
他們透過智慧型手機管理文件和審批，在任何地方保持工作效率。

❓自我評估問題

1. 如何將文件庫與 OneDrive 同步？

2. SharePoint 行動應用程式有哪些好處？

3. 如何使文件可離線使用？

4. 響應式設計如何改善使用者體驗？

5. 為什麼 SharePoint 被視為雲端原生平台？

🧾我學到的知識總結

您已學習如何利用 SharePoint 的功能從任何裝置存取公司內容。您也探索了瀏覽器存取、行動應用程式、OneDrive 同步和響應式設計。這些技能使您能夠靈活地工作，即使在離線狀態下也能在任何環境下保持高效。您還了解了這些功能如何應用於實際場景，例如商務旅行、遠距辦公和異地會議。現在，您可以設定和使用 SharePoint，以確保持續安全地存取您的公司文件。

e) 改進從生產力

· Microsoft 365 整合： SharePoint 與 Microsoft 365 生態系統無縫集成，提升了工作小組協作與生產力。 Teams 支援直接從 SharePoint 空間進行聊天、視訊通話和文件共用。透過 Outlook，您可以管理連結到團隊網站的共用行事曆和事件。 Planner 可讓您規劃和追蹤已指派的任務，並在單一介面中查看截止日期和優先順序。 Power Automate 可自動執行通知、報告和審核流程，進而減少錯誤和停機時間。 OneDrive 整合有助於安全的文件同步和共用。所有工作流程均集中化，簡化了日常管理並改善了跨部門協作。

· 自動化工作流程：借助自動化工作流程，SharePoint 可簡化重複性任務，例如文件審閱、提交和管理審批請求以及及時傳達截止日期。這些自動化功能減少了對人工幹預的需求，最大限度地降低了出錯風險並消除了流程瓶頸。使用 Power Automate 等工具，您可以設定觸發通知、任務分配或檔案移動的自訂規則，確保工作流程的每個步驟始終按時完成，並且對所有團隊成員透明。

· 儀表板和報表：使用 SharePoint 的互動式 Web 元件，您可以建立動態儀表板，匯總來自清單、文件庫、Power BI 或其他整合來源的資料。圖表、表格和 KPI 即時顯示，提供專案進度和關鍵活動的即時概覽。用戶可以根據其營運需求篩選、探索和自訂數據。自動化報告有助於監控目標、識別潛在問題並及時採取糾正措施。持續更新的資訊可確保更快、更明智地做出決策。儀表板還可透過行動裝置存取，確保您無論身在何處都能無縫存取資料。

· 進階搜尋引擎： SharePoint 的進階搜尋引擎是提高業務效率的關鍵工具，因為它能夠快速索引文件、對話、圖像和結構化資料。使用者可以套用篩選器，按作者、日期、文件類型或特定項目縮小搜尋結果範圍，從而節省日常搜尋的寶貴時間。智慧建議功能會根據個人和群組習慣學習，預測資訊需求並推薦已使用的資源。與 Microsoft Graph整合後，可透過連接 Teams、Outlook 和 OneDrive 中的相關信息，進一步增強搜尋結果的相關性。此外，語義搜尋可讓您使用關鍵字、同義詞或相關短語來尋找內容。所有這些都在安全的環境中進行，既保護隱私，又尊重存取權限。這樣，每個人都可以快速找到所需內容，從而促進更流暢、更明智的協作。

鍛煉。提高生產力

🎯練習目標

目標是學習如何利用 SharePoint 作為與 Microsoft 365 整合的生產中心。你將學習如何將 SharePoint 連接到 Excel、Teams 和 Power BI 以建立動態儀表板、使用 Power Automate 建立自動化工作流程、使用進階搜尋引擎快速尋找內容，以及整合 Outlook 等工具實現無縫協作。此練習有助於減少手動任務、提高資料可見度、加快資訊存取速度，進而提升營運效率。

🛠️操作步驟

1. 與 Microsoft 365集成

ü 登入 https://portal.office.com

ü 前往SharePoint > 選擇網站

ü 開啟文檔庫

ü 按一下「在 Excel 中開啟」直接編輯文件

ü 點選“分享” > “複製連結” >“貼上到 Teams”

ü 將 SharePoint 網站新增為 Teams 頻道中的選項卡

ü 使用 Web 元件將 Outlook 行事曆連結到你的網站

ü 將 Microsoft Forms 嵌入到您的網站主頁

ü 將 SharePoint 清單連接到 Planner 以進行任務管理

ü 儲存並測試應用程式之間的交互

2. 自動化工作流程⚙️

1) 前往 https://make.powerautomate.com

2) 點擊+ 建立>自動化流程

3) 給它一個名字（例如“文件上傳通知”）

4) 選擇觸發器：“當在 SharePoint 中建立文件時”

5) 選擇文檔集合

6) 新增操作：“透過 Teams 發送通知”

7) 新增操作：“在 Planner 中建立任務”

8) 新增條件：“如果檔案名稱中包含‘報告’”

9) 儲存並啟動流程

10) 透過將文件上傳到集合進行測試

3. 儀表板和報告📊

ü 開啟 Power BI Desktop

ü 按一下“取得資料” > “更多” > “SharePoint Online 清單”

ü 輸入 SharePoint 網站的 URL

ü 選擇要分析的列表

ü 建立視覺化效果（圖表、表格、KPI）

ü 自訂過濾器和字段

ü 儲存報告

ü 發佈到 Power BI 服務

ü 使用Power BI Web 元件將報表嵌入 SharePoint

ü 檢查自動數據更新

4. 進階搜尋引擎🔍

ü 前往 SharePoint > 搜尋欄

ü 輸入關鍵字（例如「2024 年銷售報告」）

ü 點擊“顯示更多結果”

ü 依文件類型篩選（PDF、Excel、Word）

ü 按作者或修改日期過濾

ü 依相關性或日期對結果進行排序

ü 將搜尋儲存為自訂視圖

ü 將視圖新增至網站首頁

ü 嘗試搜尋特定文檔

ü 檢查結果的準確性

📘應用程式操作場景

銷售團隊希望監控交易進度並自動發送通知。他們創建了一個包含資料的 SharePoint 列表，將其連接到 Power BI 以即時查看狀態，並設定了一個流程，每當有新交易新增時都會透過 Teams 發送通知。團隊成員使用進階搜尋功能快速尋找相關文件。

ü 🔗 整合：SharePoint > Excel > Teams > Forms
➡️所有 Microsoft 365 工具協同工作。

ü ⚙️ 自動化流程：Power Automate > New Flow
➡️自動通知並減少手動工作。

ü 📊 儀表板：Power BI > SharePoint Online 清單
➡️即時查看您的優惠表現。

ü 🔍 進階搜尋：SharePoint > 篩選器和視圖
➡️快速尋找相關文件和資訊。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
🔗與 Excel/Teams 集成	SharePoint > 在 Excel 中開啟/分享/新增至團隊
⚙️自動化流程	Power Automate > + 建立 > 自動化流程
📊 Power BI 儀表板	Power BI Desktop > 取得資料 > SharePoint Online 列表
🔍高級搜索	SharePoint > 搜尋列 > 過濾器

🚀生產力效益

ü 減少手動和重複活動

ü 快速存取最新資料和文檔

ü 清晰可視化的業務績效

ü 跨 Microsoft 365 工具的無縫協作

ü 決策過程的自動化

ü 更高的透明度和可追溯性

ü 節省搜尋內容的時間

ü 每個團隊客製化儀表板

ü 關鍵事件的即時通知

ü 支援快速、明智的決策

💡在實際商業環境中使用的想法

ü 購買辦公室 🛒
使用 Power BI 自動審核採購申請並產生月度報告。

ü 人力資源團隊 👥
透過 SharePoint 分享表單和政策，並自動發送修訂通知。

ü 專案管理 📅
使用整合儀表板和自動更新流程監控專案進度。

❓自我評估問題

如何在 SharePoint 中建立自動化流程？
哪些 Microsoft 365 工具與 SharePoint 整合？
如何將 SharePoint 清單連接到 Power BI？
進階搜尋有哪些優點？
自動化工作流程如何提高生產力？

🧾我學到的東西的總結

您已經學習如何使用 SharePoint 透過與 Microsoft 365 整合、建立自動化流程、產生儀表板以及使用進階搜尋引擎來提高工作效率。您也了解如何將 SharePoint 連接到 Excel、Teams 和 Power BI 以實現無縫的集中式工作。您還使用 Power Automate 建立了流程以減少手動任務並改善溝通。您也使用進階搜尋快速尋找相關內容。這些技能可幫助您更有效率地工作、更快地做出決策並與團隊更好地合作。

f) 團隊成員之間的協作

· 團隊網站：這些專用的數位空間，每個工作組都可以有效率地組織起來。在這些網站中，文件可以儲存和共享，並始終確保訪問最新版本。共享日曆有助於協調活動、會議和截止日期，避免重疊和疏漏。活動管理透過整合任務清單實現，為團隊成員分配具體任務並追蹤專案進度。討論區促進討論和想法分享，促進結構化對話。每個空間都可以根據團隊的特定需求，使用合適的工具和佈局進行客製化。這使得協作變得簡單、透明，並始終與共同目標保持一致。

· 即時共同創作：在 SharePoint 上，多個使用者可即時同時編輯同一篇 Word、Excel 或 PowerPoint 文檔，並即時檢視彼此的變更。每項貢獻都會自動保存，防止衝突和覆蓋。其他使用者的遊標和選擇均可見，從而促進協作，且不會失去工作進度。您可以發表評論、提出修訂建議並追蹤更改歷史記錄。此功能可加快文件審閱速度，並顯著降低錯誤或重複的風險。系統會即時通知您其他協作者的活動，讓您能有效率地協作。共同創作功能可提升團隊生產力，讓數位協作變得簡單且安全。

· 精準溝通：公告、貼文和新聞可即時傳達至所有成員或特定群組。此功能支援高效率的資訊管理，確保每個訊息都能在適當的時間傳達給合適的人員。管理員可以選擇在網站主頁發佈公告，或僅向特定團隊或專案群組發送定向通知。這可避免訊息過載，避免非直接參與者收到訊息，從而將注意力集中在真正重要的事情上。新聞可以包含多媒體附件、快速連結和個人化的行動號召。貼文易於評論，促進參與者之間的開放對話。即時通知系統使溝通及時且始終可追蹤。所有這些都有助於實現更專注、更具吸引力和更有效率的協作。

· 專案協作空間：專案管理由專用協作空間提供支援，旨在提供一個結構化且集中化的環境，方便各個專案團隊協同工作。這些空間包含直覺的任務追蹤器，方便您輕鬆分配、監控和更新任務；文件儲存庫，用於安全儲存文件和工作資料；以及詳細的活動時間表，用於追蹤專案的每個階段。每位成員都可以快速存取關鍵資訊、追蹤進度，並即時為實現共同目標做出貢獻。與溝通工具和自動通知的整合確保每個人始終掌握最新動態並積極參與，從而促進整個專案生命週期內無縫透明的協作。

練習。促進合作

🎯練習目標

目標是學習如何使用 SharePoint Online 建立高效率的協作環境。您將學習如何建立團隊網站來集中管理文件和任務、支援同步文件編輯、在網站主頁上發布有針對性的溝通內容，以及建立專用的專案空間。此練習旨在提高透明度、資訊共享和工作小組效率，減少內容分散，並促進即時協作。

🛠️操作步驟

1. 創建團隊網站 🏗️

ü 登入 https://portal.office.com

ü 前往SharePoint > + 建立網站

ü 選擇團隊網站

ü 輸入網站的名稱和描述

ü 團隊成員

ü 按一下“下一步” ，然後按一下“完成”

ü “編輯”按鈕自訂您的主頁

ü 新增網頁部件：“文件”、“活動”、“新聞”

ü 儲存並發布頁面

ü 團隊分享網站鏈接

2. 即時共同創作

ü 將 Word 或 Excel 檔案上傳到文件庫

ü 點擊文件即可在線打開

ü 團隊成員分享文件

ü 檢查文件中是否存在多個使用者同時存在

ü 新增評論或更改

ü 即時查看變化

ü 儲存並關閉文件

ü 重新開啟以檢查其他人所做的更改

ü 存取版本歷史記錄

ü 必要時恢復先前的版本

3. 針對性的溝通

ü 團隊網站首頁

ü 點選編輯

ü 新增“新聞”Web 部件

ü 點擊+新增新聞

ü 輸入標題和內容（例如項目更新）

ü 新增圖像或連結

ü 保存並發布新聞

ü 團隊成員啟用通知

ü 檢查主頁上的顯示

ü 透過 Teams 或 Outlook 分享新聞鏈接

4. 專案協作空間📂

ü 前往+ 新頁面

ü 選擇兩列佈局

ü 輸入標題（例如「Q3 行銷項目」）

ü 新增用於活動的「規劃器」Web 元件

ü 新增「共用文件」Web 元件

ü 新增“Teams 對話”Web 元件

ü 插入相關文件或模組的鏈接

ü 儲存並發布頁面

ü 將頁面新增至導覽列

ü 與專案成員分享頁面

📘應用程式操作場景

溝通團隊發起了一項新的活動。他們創建了一個團隊網站，用於集中整理資料，方便團隊共同創作演示文稿，在網站主頁上發布每週更新，並創建了一個專門的專案頁面，用於記錄文件、截止日期和報告。

ü 🏗️ 團隊網站：SharePoint > + 建立網站 >團隊網站
➡️集中文件、任務和通訊。

ü 👥 共同創作：在 Word Online 中開啟檔案 > 分享
➡️允許同時編輯和無縫協作。

ü 📢 通訊：首頁 > 編輯 > 新聞 Web 元件
➡️使重要更新和訊息可見。

ü 📂 專案空間：新頁面 > 規劃器 + 團隊
➡️在一個檢視中組織任務、文件和儀表板。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
🏗️創建團隊網站	SharePoint > + 建立網站 >團隊網站
👥共同創作	文檔庫 > 開啟檔案 > 共享
📢有針對性的溝通	首頁 > 編輯 > 新增「新聞」 Web 元件
📂項目空間	新頁面 > 新增 Web 元件（Planner、Docs、Teams）

🚀生產力效益

ü 內容和活動的集中化

ü 無需重複文件即可同時協作

ü 整個團隊的可見且可追溯的溝通

ü 快速存取專案文件和工具

ü 減少使用電子郵件和附件

ü 工作流程更加透明

ü 團隊成員的積極參與

ü 追蹤更改和版本

ü 輕鬆更新和分享訊息

ü 支援敏捷專案管理

💡在實際商業環境中使用的想法

ü 軟體開發團隊 💻
一站式管理積壓工作、技術文件和衝刺更新。

ü 內部通訊辦公室 📰
內部活動空間，提供共享資料和每週更新。

ü 跨職能專案組 🤝
集中所有成員可存取的文件、任務和報告。

❓自我評估問題

1. 在 SharePoint 中建立團隊網站？

2. 即時共同創作有哪些好處？

3. 如何在您網站的主頁上發布有針對性的信息？

4. 您可以將哪些工具整合到專案協作空間？

5. SharePoint 如何改善團隊協作？

🧾我學到的知識總結

您已經學習如何使用 SharePoint 促進團隊成員之間的協作。您創建了團隊網站，啟用了共同創作功能以共同處理文檔，在網站主頁上發布了有針對性的溝通內容，並組織了專用的專案空間。這些功能使您能夠集中資訊、改善溝通並提高工作效率。現在，您可以在 SharePoint 中設計一個高效且動態的協作環境。

g) 平台客製化與適應性

· 模組化 Web 元件：這些靈活的工具可讓您動態且個人化地豐富 SharePoint 頁面。這些外掛程式包括插入互動式圖表以實現資料視覺化、插入動態清單以組織資訊以及插入數位表單以收集使用者資料的功能。您可以整合即時公司新聞、社交資訊流以增強協作，以及專門的公告區域。 Web 元件還可讓您呈現摘要儀表板、共用行事曆、文件庫以及指向有用資源的快速連結。每個元素都可以移動、調整大小或進行配置，以滿足您團隊的需求。這樣，每個 SharePoint 網站都將成為一個客製化的、功能齊全且始終保持最新的工作環境。

· 自訂佈局：每個網站都可以使用徽標、公司顏色和自訂圖形進行自訂。自訂佈局可讓您直觀地根據組織的需求和身分自訂每個 SharePoint 網站。您可以插入公司徽標來強化您的品牌，更改調色板以匹配您的公司顏色，並添加橫幅或圖形以使工作環境更具吸引力。可以選擇字體以確保一致性和可讀性，同時可以根據團隊的操作優先順序來組織頁面部分。自訂圖形有助於引導使用者並改善導航體驗。您所做的每項更改都有助於營造獨特且可識別的數位氛圍，培養企業社群成員之間的歸屬感和協作精神。

· 應用市場：整合第三方應用以擴展平台功能。應用市場是 SharePoint 的一大優勢，它能夠輕鬆整合第三方解決方案，從而擴展和自訂平台功能。透過豐富且不斷擴展的目錄，您可以新增支援協作、進階文件管理、專案規劃或創新資訊共享的應用程式。整合這些應用程式可以幫助您滿足特定的營運需求，簡化流程，並使每個工作空間更有效率，更貼合您的組織需求。

· 客製化開發：開發人員可以透過 API、Power Apps 和 SharePoint 框架建立客製化解決方案。憑藉這些客製化開發功能，SharePoint 成為一個功能極為豐富的平台，能夠滿足超越標準功能的特定組織需求。開發人員可以建立自動化工作流程、互動式儀表板、與外部系統（例如 ERP 或 CRM）的整合解決方案，以及自訂審批流程。使用 API，可以實現與其他業務應用程式即時通訊的服務，確保同步更新和集中資料管理。 Power Apps 支援快速建立可透過行動裝置存取的客製化應用程序，而 SharePoint 框架則提供先進的工具，透過相容於開發最佳實踐的現代 Web 元件來豐富使用者體驗。透過這種方式，每個組織都可以塑造其數位化環境，以最佳地反映工作流程，從而提高生產力、增強協作能力並實現與業務目標的一致性。

鍛煉。個性化和適應性

🎯練習目標

目標是學習如何自訂 SharePoint 網站以滿足團隊或專案的特定需求。您將學習如何使用模組化 Web 元件添加動態內容、修改頁面佈局以提高可讀性、從應用程式市場安裝應用程式以擴展功能，以及整合自訂開發的元件。這個練習將幫助您將 SharePoint 轉變為一個靈活、互動式且與您的業務流程一致的平台。

🛠️操作步驟

1.新增模組化 Web 元件

ü 登入 https://portal.office.com

ü 前往SharePoint > 選擇網站

ü 點選主頁上的編輯

ü 按一下「+」新增新的 Web 元件

ü 選擇一個 Web 元件（例如「新聞」、「文件」、「活動」、「Power BI」）

ü 配置 Web 元件（例如，選擇要顯示的集合或清單）

ü 將 Web 部件拖曳到所需位置

ü 新增多個 Web 元件以建立儀表板

ü 點擊“發布”保存更改

ü 檢查桌面和行動裝置觀看

2. 自訂佈局

ü 仍然處於編輯模式，點擊頁面的某個部分

ü 選擇部分佈局

ü 選擇 1、2 或 3 列佈局

ü 添加具有彩色背景的部分以突出顯示內容

ü 為每個部分插入標題

ü 添加圖像或圖標以提高可讀性

ü 使用“文字”Web 部件進行描述或說明

ü 透過拖曳來重新排序部分

ü 點擊預覽查看結果

ü 點擊發布

3. 從 Marketplace 安裝應用

ü 前往“設定” （ ⚙️ ）> “網站內容”

ü 點選+ 新建>應用

ü 點擊SharePoint 商店

ü 搜尋應用程式（例如「共享日曆」、「回饋表」）

ü 點擊“新增”

ü 等待安裝

ü 返回網站首頁

ü 按一下編輯> + > 選擇已安裝的應用程式

ü 根據說明設定應用程式

ü 發布頁面

4.整合客製開發

ü 登入SharePoint 管理中心

ü 前往應用程式目錄

ü 上傳使用 SharePoint 框架開發的.sppkg包

ü 點擊分發

ü 回到 SharePoint 網站

ü 前往“網站內容” > “新建” > “應用程式”

ü 選擇已安裝的自訂應用程式

ü 透過 Web 元件將其新增至您的主頁

ü 測試組件的功能

ü IT團隊記錄整合情況

📘應用程式操作場景

人力資源團隊希望創建一個用於管理通訊和文件的內部入口網站。他們使用彩色分區自訂佈局，添加用於新聞、文件和任務的 Web 部件，安裝用於管理休假申請的應用，並整合自訂表單用於員工回饋。

ü 🧩 Web 元件：首頁 > 編輯 > + > 新聞、文件、活動
➡️可讓您顯示動態和最新內容。

ü 🧱 版面：編輯 > 部分版面 > 列 + 顏色
➡️提高可讀性和視覺組織。

ü 🛒 市場應用程式：設定>網站內容>商店
➡️使用現成的工具擴展網站的功能。

ü 🧑 💻 客製化開發：目錄應用程式>上傳.sppkg➡️
針對特定需求整合量身定制的解決方案。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
🧩新增 Web 元件	首頁 > 編輯 > +
🧱佈局自訂	編輯 > 部分佈局
🛒應用程式安裝	設定 > 網站內容 > SharePoint 商店
🧑 ‍ 💻客製化開發	管理中心 > 目錄應用程式 > 上傳包

🚀生產力效益

ü 創建直覺且自訂的介面

ü 快速存取相關內容和工具

ü 減少對外在發展的依賴

ü 提高最終用戶參與度

ü 適應不同部門和項目

ü 與 Microsoft 365 工具無縫集成

ü 即時內容更新

ü 針對桌面和行動裝置觀看進行了最佳化

ü 可透過應用程式和自訂元件進行擴展

ü 支援業務流程數位化

💡在實際商業環境中使用的想法

ü 人力資源門戶 👥
具有用於政策、表格、假期日曆和請求應用程式的 Web 部件。

ü 銷售儀錶板 📊
使用 Power BI 圖表、Excel 報告和通知的自訂版面。

ü IT專案空間 💻
內部票務和活動追蹤的客製化開發。

❓自我評估問題

ü 如何為 SharePoint 頁面新增 Web 元件？

ü 有哪些佈局可用於自訂頁面？

ü 如何從 SharePoint 市場安裝應用程式？

ü 整合自訂組件有哪些優勢？

ü 個人化如何改善使用者體驗？

🧾我學到的東西的總結

您已學習如何使用模組化 Web 元件、靈活的佈局、應用程式市場和自訂開發的元件來自訂 SharePoint 網站。您也了解如何建立符合團隊需求的介面、提升內容可存取性以及如何整合進階工具。這些技能可協助您將 SharePoint 轉變為動態、可擴展且以使用者為中心的平台。現在，您能夠設計支援企業生產力和創新的客製化數位環境。

h) 安全性、可靠性和合規性

· 多因素身份驗證：它透過要求用戶提供多種身份證明來存取數位資源，為企業登入提供額外保護。除了傳統密碼外，系統還可以要求輸入透過簡訊發送或身份驗證應用程式產生的臨時代碼。即使密碼被洩露，這種雙重驗證也能顯著降低憑證被盜和未經授權存取的風險。 IT 管理員可以集中管理 MFA 配置，並根據資料的敏感度對群組或個人使用者實施更嚴格的策略。與 Microsoft 365 和 Azure Active Directory 集成，可以將這種安全性擴展到所有連接的應用程序，提供無縫且安全的使用者體驗。因此，採用多重身分驗證代表了現代雲端環境中資訊安全的基本標準，符合資料保護法規和國際最佳實務。

· 身分管理：透過與 Azure Active Directory 集成，最大限度地提高效率。此解決方案可讓您從單一集中式控制台管理使用者和群組，從而輕鬆指派權限並為每個專案或業務領域定義特定角色。入職和離職流程快速安全，並能夠根據使用者設定檔自動存取資源。身份的每次變更都會立即同步到所有連接的 Microsoft 365 應用程序，從而確保一致性和控制力。管理員可以監控使用者活動並在出現異常時迅速回應。整合還允許您應用高級安全策略，例如密碼管理和條件存取。這個統一的生態系統確保了可擴展的管理並符合現行法規。

· 威脅監控： SharePoint 整合了先進的反惡意軟體和反釣魚系統，持續保護公司資料和文件免受網路攻擊。掃描引擎會在受感染檔案被分享或下載之前偵測並封鎖它們。反釣魚功能可以識別透過可疑電子郵件或連結發起的詐欺和攻擊，並立即向受影響的用戶發出警報。所有活動均即時監控，並在偵測到威脅時自動發出通知。與 Microsoft Defender 集成，透過集中警報管理和回應操作進一步增強了安全性。詳細的報告使管理員能夠分析風險並採取有針對性的預防措施。這種主動的方法確保了符合最高資料保護標準的安全數位化工作場所。

· 審計日誌：它是確保數位活動安全性和透明度的基本工具。它提供所有使用者操作的詳細記錄，例如登入、文件變更、下載和共用。此日誌允許管理員監控誰在何時執行了什麼操作，從而促進定期審計和及時調查可疑違規行為。記錄的數據可以透過高級報告訪問，有助於確保遵守法規和內部政策。審計日誌也支援安全事件分析，提供已執行活動的精確軌跡。此功能有助於防止濫用並保護公司資源，從而促進安全可控的數位環境。

操作。安全性、可靠性和合規性

🎯練習目標

目標是學習如何設定和使用 SharePoint 和 Microsoft 365 中的進階安全功能來保護公司資料。您將學習如何啟用多重驗證 (MFA)、使用登入 ID（以前稱為 Azure AD）管理身分和角色、使用 Microsoft Defender 監控可疑活動以及查看審核日誌以確保可追溯性。此練習有助於加強資訊保護，防止未經授權的訪問，並確保合規性。

🛠️操作步驟

1. 啟用多重身份驗證 (MFA) 🔐

ü 登入 https://entra.microsoft.com

ü 轉至“用戶” > “所有用戶”

ü 點擊多重身份驗證

ü 選擇要保護的用戶

ü 點擊“啟用 MFA”

ü 確認啟用

ü 告訴用戶完成設定

ü 檢查每個使用者的 MFA 狀態

ü 如果需要，啟用條件 MFA 註冊

ü 儲存並關閉

2.身份和角色管理

ü 從登入 ID 到角色和管理員

ü 尋找「SharePoint 管理員」或「全域讀者」等角色

ü 點選角色 >分配

ü 選擇使用者或群組

ü 設定任務的持續時間（如果是臨時的）

ü 節省

ü 前往“用戶” >選擇用戶

ü 檢查分配的角色

ü 刪除不再需要的角色

ü 記錄審計變更

3. 使用 Microsoft Defender 進行威脅監控

ü 前往 https://security.microsoft.com

ü 前往事件和警報

ü 按下“SharePoint”或“Office 365”過濾

ü 點擊事件以查看詳細信息

ü 分析可疑活動（例如大量下載、從不尋常的 IP 位址存取）

ü 檢查涉及的用戶

ü 採取糾正措施（例如撤銷存取權限、重設密碼）

ü 為事件新增註釋

ü 解決後關閉事件

ü 匯出報告以供記錄

4. 查看審計日誌📊

ü 前往 https://compliance.microsoft.com

ü 轉至“審計” > “開始搜尋”

ü 選擇要監控的活動（例如「已刪除檔案」、「登入失敗」）

ü 設定日期範圍

ü 輸入檔案名稱或使用者名稱

ü 開始搜尋

ü 查看結果

ü 匯出到 Excel

ü 分析記錄的動作

ü 存檔報告以供將來檢查

📘應用程式操作場景

IT 管理員必須加強企業 SharePoint 網站的安全性。為所有員工啟用 MFA，分配特定角色以限制權限，使用 Microsoft Defender 監控異常訪問，並查看審計日誌以驗證是誰刪除了敏感文件。

ü 🔐 MFA ：登入 ID > 使用者 > 多重身份驗證
➡️保護帳戶免遭未經授權的存取。

ü 👤 角色管理：登入 ID > 角色和管理員
➡️根據職責限制權限。

ü 🛡️ 威脅監控：Microsoft Defender > 事件
➡️即時辨識可疑行為。

ü 📊 審計日誌：合規中心>審計
➡️追蹤所有與安全相關的操作。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
🔐 MFA	enter.microsoft.com > 使用者 > 多重身份驗證
👤角色管理	entra.microsoft.com > 角色與管理員
🛡️威脅監控	security.microsoft.com > 事件與警報
📊審計日誌	compliance.microsoft.com > 審核 > 開始搜索

🚀生產力效益

ü 主動保護帳戶和敏感數據

ü 精確控制權限和責任

ü 及早發現異常活動

ü 文件和網站操作的完整可追溯性

ü 降低資料外洩和遺失的風險

ü 監理合規支援（例如 GDPR）

ü 對企業數位環境的信任度更高

ü 安全檢查自動化

ü 集中訪問日誌和警報

ü 更好的IT應急管理

💡在實際商業環境中使用的想法

ü 受監管環境中的存取控制 🏥
強制性 MFA 和審計日誌，以確保符合 GDPR 或 HIPAA。

ü 分散式團隊中的角色管理 🌍
協作專案中內部和外部使用者的差異化角色。

ü 在高安全性環境中持續監控 🔒
使用 Defender for SharePoint 偵測來自可疑 IP 的大量下載或登入。

❓自我評估問題

1. 如何為我的用戶啟用多重身份驗證？

2. 在 SharePoint 的登入 ID 中可以指派哪些角色？

3. 我可以在哪裡查看 SharePoint 安全警報？

4. 如何過濾特定活動的稽核日誌？

5. 為什麼監控身分和特權很重要？

🧾我學到的東西的總結

您已學習如何在 SharePoint 和 Microsoft 365 中設定和使用進階安全功能。您已啟用多重身份驗證來保護訪問，管理身份和角色以控制權限，使用 Microsoft Defender 監控威脅，並訪問審核日誌以確保可追溯性。這些技能可幫助您增強安全性、提高合規性並預防事故。現在，您可以主動且專業地保護 SharePoint 內容。

i) 永續性和經濟效益

· 降低IT成本：透過 SharePoint Online，企業無需在現場管理實體伺服器，從而降低了購買、安裝和維護硬體的相關成本。微軟負責管理基礎設施，確保最高的可靠性和持續更新，避免營運中斷。這種模式還能降低能源成本和實體資料安全的投資。這使得 IT 人員能夠專注於更高價值的活動，例如開發創新的商業解決方案，而不是解決日常技術問題。此外，雲端的可擴展性使資源能夠根據組織的實際需求進行調整，從而避免浪費並優化預算。總而言之，採用 SharePoint 是提高營運效率和追求更永續、更現代化的數位資產管理的策略選擇。

· 自動更新：它們代表了 SharePoint Online 的主要優勢之一。該平台持續更新新功能、使用者體驗改進和安全補丁，無需 IT 人員手動幹預。這不僅確保了最大程度地抵禦新興威脅，還能確保用戶即時存取最新的技術創新。更新在背景執行，不會中斷運行或對使用者造成任何干擾。這種方法降低了與過時版本相關的風險，並使企業能夠始終保持平台與最佳實踐保持一致。因此，SharePoint 始終是動態且可靠的解決方案，非常適合那些追求效率和連續性的企業。

· 可擴充性：該平台最大的優勢之一是其設計易於隨著組織的發展而輕鬆擴展，無需進行昂貴的 IT 基礎設施改造。您可以快速新增使用者、增加儲存空間或管理不斷增長的文件和流程，同時保持高效能和安全標準。這種靈活性使您能夠快速應對季節性工作負載高峰、新業務計劃或內部結構變化，確保營運連續性和可預測的成本。此外，即使在複雜且分散的環境中，集中管理也能促進資源和權限控制。因此，SharePoint 能夠完美適應現代企業的動態需求，伴隨業務發展，不受技術或營運限制。

· 減少對環境的影響：採用 SharePoint Online 和雲端技術可帶來顯著的環境效益。透過消除對企業資料中心和現場實體伺服器的需求，電力消耗以及與冷卻和營運傳統基礎設施相關的二氧化碳排放量將大幅減少。微軟等主要雲端服務供應商正在投資建置由再生能源驅動的高效能資料中心。這種方法使企業能夠積極地為永續發展目標做出貢獻，同時最大限度地減少碳足跡。集中管理和雲端可擴展性還可以減少資源浪費，根據實際需求優化能源使用。在環保意識至關重要的全球背景下，選擇 SharePoint 意味著採用負責任的數位解決方案，在支持業務成長的同時保護地球。

鍛煉。永續性和經濟效益

🎯練習目標

目標是了解 SharePoint Online 作為雲端原生平台如何促進環境永續性和經濟效率。使用者將學習如何識別可降低 IT 成本的功能（例如，無需本地伺服器）、利用自動更新保持平台更新、根據業務需求輕鬆擴展環境，並評估數位化流程對環境的正面影響。此練習有助於培養對雲端技術智慧應用的策略意識。

🛠️操作步驟

1. 驗證 SharePoint 的雲端原生特性☁️

ü 登入 https://portal.office.com

ü 前往SharePoint並選擇一個現有網站

ü 確保 URL 以 https://<tenant>.sharepoint.com 開頭

ü 直接在瀏覽器中開啟 Word 或 Excel 文件

ü 無需安裝 Office 即可編輯並儲存文件

ü 檢查與 OneDrive 的自動同步

ü 從另一台裝置存取同一文件

ü 確認更改可見

ü 結論：該環境完全是雲端原生的

2. 檢查自動更新🔄

ü 登入 https://admin.microsoft.com

ü 前往訊息中心

ü 依類別篩選：產品更新

ü 閱讀 SharePoint 發行說明

ü 驗證更新是否由 Microsoft 管理

ü 查看最近的更新歷史記錄

ü 了解 SharePoint 是否自動更新

3. 容量擴充（可擴充性） 📈

ü 登入SharePoint 管理中心

ü 前往活躍站點

ü 選擇一個網站 > 按一下“儲存”

ü 查看已使用空間和可用空間

ü 點擊更改儲存限制

ü 增加站點可用空間

ü 儲存變更

ü 確保立即擴展

ü 得出結論：該平台可按需擴展

4. 環境影響分析

ü 前往 https://sustainability.microsoft.com

ü 使用您的企業帳號登入

ü 查閱可持續發展報告

ü 尋找“雲端永續性”部分

ü 分析二氧化碳減量數據

ü 下載 PDF 版報告

ü IT 或 ESG團隊分享

ü 結論：SharePoint 有助於永續發展

📘應用程式操作場景

一家公司決定將所有紙本文件遷移到 SharePoint，以降低列印和儲存成本。管理員：

ü ☁️ 透過瀏覽器存取 SharePoint 並在線上編輯文件，體驗雲端原生特性。

ü 🔄 在 Microsoft 365 管理訊息中心檢查自動更新。

ü 📈 無需額外硬體即可擴展儲存空間以容納新文件。

ü 🌱 查閱環境報告來衡量數位化的正面影響。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
☁️雲端原生驗證	portal.office.com > SharePoint
🔄自動更新	admin.microsoft.com > 訊息中心 > 更新
📈存儲擴展	SharePoint 管理中心 > 活動網站 > 存儲
🌱永續發展報告	sustainability.microsoft.com

🚀生產力效益

ü 透過消除實體伺服器來降低 IT 成本

ü 不會因手動更新而導致營運中斷

ü 無需硬體投資即可立即擴展存儲

ü 隨時隨地透過任何裝置存取內容

ü 減少環境影響並支持 ESG 目標

ü 提高文件管理效率

ü 簡化分散式團隊之間的協作

ü 減少備份和復原時間

ü 集中管理帶來更高的安全性

ü 支持企業數位轉型

💡在實際商業環境中使用的想法

ü 人力資源檔案數位化 👥
消除紙本文件，節省列印和實體空間。

ü 法律文件管理 ⚖️
具有自動版本控制和安全存取的雲端儲存。

ü 臨時專案快速擴張 🚀為
專案團隊建立可擴充的 SharePoint 網站，無需固定成本。

❓自我評估問題

1. 我該如何知道 SharePoint 是否是雲端原生的？

2. 我可以在哪裡檢查平台自動更新？

3. 如何擴充站點的儲存空間？

4. 雲端的可擴展效能帶來哪些經濟效益？

5. SharePoint 如何促進環境永續性？

🧾我學到的東西的總結

您已經學習如何使用 SharePoint Online 實現經濟和環境效益。您已驗證該平台是否支援雲端原生，控制自動更新，擴展儲存空間，並查閱永續發展報告。這些功能可降低 IT 成本，提高營運效率，並支援 ESG 目標。您也了解如何在實際場景中應用這些實踐，例如數位化檔案或管理臨時專案。現在，您可以利用 SharePoint 作為可持續且可擴展的數位資產管理的策略工具。

j) 使用 SharePoint Online 的實際範例

· 內部溝通門戶：透過 SharePoint Online 實現的內部溝通，組織可以創建一個共享的數位環境，資訊以結構化且持續更新的方式流動。公司新聞、官方通訊、內部政策和培訓資料均發佈在所有員工均可存取的單一空間中，從而提升透明度和歸屬感。入口網站支援影片、指南和多媒體資源的分發，促進持續培訓和新資訊的快速傳播。透過有針對性的通知和主題區域，每個人都可以輕鬆找到所需的信息，從而更好地工作並與同事合作。內容互動、評論和提供回饋的功能使溝通雙向進行，並鼓勵積極參與。透過這種方式，SharePoint 成為了數位化企業生活的中心，確保了秩序、安全性和可近性。使用者體驗仍然直觀、可自訂，並可根據成長需求進行擴展。

· 高階文件管理：它允許您應用自訂發布規則，確保組織只能存取更新和批准的內容。每份文件均可進行自動審核流程，並詳細追蹤變更和審批，確保生命週期每個階段的透明度和可追溯性。歸檔流程符合高安全性和法規遵循標準，可實現文件有序儲存和即時可追溯性。借助整合的審計系統，所有文件活動均會被記錄，並可透過高級報告輕鬆存取。這種結構有助於防止未經授權的訪問，並快速回應審計或內部調查請求。流程自動化可減少人為錯誤並加快營運進度。這使得 SharePoint 成為高效能、合規、可靠的文件管理的理想工具。

· 跨部門合作：透過 SharePoint Online，不同部門之間的協作效率和透明度將達到新的高度。該平台提供共享空間，不同的工作小組可以在此協調專案、交換文件並即時追蹤任務進度。借助清單、日曆和專用討論區等工具，每個團隊都能為聯合計畫的成功做出貢獻，避免浪費和重複。智慧通知和分配特定任務的功能使您能夠輕鬆監控職責和截止日期。所有數據和更新都保持集中且易於訪問，從而提供清晰、共享的概覽。透過這種方式，SharePoint 將部門間的協作轉變為流暢、整合的流程，能夠支援業務成長和創新。

· 人力資源管理：透過 SharePoint Online，人力資源管理變得更有效率和直覺。透過專用門戶，員工可以匿名且結構化地提交回饋，從而營造傾聽和持續改進的氛圍。數位入職流程使新員工能夠輕鬆存取流程、培訓材料和重要文件，從而實現快速無縫的入職體驗。福利、政策和法規更新均發佈在一個統一的集中空間中，確保資訊透明且可立即存取。自動通知功能可確保每個人始終了解最新動態，而權限管理則可保護敏感資訊的機密性。因此，SharePoint 簡化了人力資源流程，並創造了一個更具凝聚力和現代化的企業環境。

· 工作流程自動化：借助此功能，費用審批、休假時間、採購和支援請求等流程均可實現數位化管理，從而大幅縮短處理時間並最大程度地減少人為錯誤。請求可以透過智慧表單提交，自動發送給相應的管理人員，並在每個階段進行監控。及時通知使所有相關人員都能了解請求的狀態，從而確保透明度和可追溯性。與 Outlook 和 Teams 集成，可直接從日常使用的應用程式中批准或拒絕請求，使流程無縫銜接，甚至可透過行動裝置存取。收集的數據被集中並易於分析，從而優化流程並確定需要改進的領域。透過這種方式，SharePoint 將授權管理轉變為簡單、可靠且符合公司政策的體驗。

· 知識管理： SharePoint Online 支援建立和管理真正的知識中心，方便整個組織存取和更新。常見問題資料庫讓您輕鬆掌握常見問題的答案，從而減少搜尋時間並提高工作效率。討論論壇鼓勵跨部門同事交流想法、協作解決問題和分享經驗。最佳實踐庫收集經過驗證的程序、指南和技巧，促進企業專業知識的快速傳播。憑藉精細的權限設置，每個人都可以根據其角色參與其中，從而保護敏感資訊的機密性。與進階搜尋工具的整合使您能夠快速找到相關內容，有助於打造注重持續學習和內部人才培養的企業文化。

練習。 SharePoint Online 的具體用途

🎯練習目標

目標是學習如何設計和使用 SharePoint Online 作為整合數位平台來支援實際業務活動。使用者將獲得指導，學習如何建立內部通訊入口網站、配置包含元資料和版本控制的高階文件管理、建立部門間協作空間、實現人力資源流程自動化以及建立企業知識庫。此練習旨在培養實務技能，以提高組織內部的生產力、透明度和知識共享。

🛠️操作步驟

1.創建內部溝通門戶

ü 登入 https://portal.office.com

ü 前往SharePoint > + 建立網站

ü 選擇通訊站點

ü 輸入名稱和描述

ü 選擇“主題”佈局

ü 點擊“創建”

ü 前往網站首頁 > 點選“編輯”

ü 新增網頁零件：“新聞”、“活動”、“聯絡人”、“文件”

ü 自訂顏色和標題

ü 按一下「發布」以使入口網站可見

2. 建立高階人力資源文件庫

ü 前往“網站內容” > “新建” > “文檔庫”

ü 給它一個名字（例如“HR Documents”）

ü 開啟集合 > 按一下“新增列”

ü 建立列：“文件類型”，“年份”，“負責人”

ü 前往“庫設定” > “版本控制設定”

ü 啟用版本控制和保留限制

ü 人力資源團隊設定特定權限

ü 依文檔類型建立過濾視圖

ü 將集合新增至網站首頁

ü 測試上傳和編輯文件

部門協作頁面

ü 前往+ 新頁面

ü 選擇兩列佈局

ü 輸入標題（例如“HR-IT 項目”）

ü 新增用於活動的「規劃器」Web 元件

ü 新增“Teams 對話”Web 元件

ü 新增「共用文件」Web 元件

ü 新增“日曆”Web 部件

ü 插入相關文件或模組的鏈接

ü 點擊發布

ü 與相關部門分享頁面

4. 使用 Power Automate 將人力資源工作流程自動化⚙️

ü 前往 https://make.powerautomate.com

ü 點擊+ 創建

ü 選擇自動化流程

ü 給它一個名字（例如「人力資源合約審批」）

ü 選擇觸發器：“當在 SharePoint 中建立文件時”

ü 選擇“HR 檔案”集合

ü 新增操作：“透過電子郵件發送批准”

ü 新增操作：“發送團隊通知”

ü 新增操作：“將檔案移至核准資料夾”

ü 儲存並啟動流程

5.創建公司知識庫

ü 前往“網站內容” > “新建” > “文檔庫”

ü 給它一個名字（例如“公司訣竅”）

ü 新增列：“類別”，“作者”，“更新日期”

ü 啟用版本控制

ü 按類別建立篩選視圖

ü 將「收藏視圖」Web 元件新增至首頁

ü 在導覽列中插入收藏夾鏈接

ü 建立包含文件連結的「常見問題」頁面

ü 發布和推廣知識庫

ü 測試高級關鍵字搜索

📘應用程式操作場景

一家公司希望將人力資源流程數位化，並改善內部溝通。 IT團隊創建了一個包含新聞和政策的溝通網站、一個包含元資料和版本控制的人力資源文件庫、一個人力資源與 IT 協作頁面、一個自動化合約審批工作流程，以及一個包含指南和常見問題解答的知識庫。

· 📰 通訊入口網站：SharePoint > + 建立網站 > 通訊網站
➡️集中公司新聞、活動和政策。

· 📁 HR 文件管理：收集 > 新增列 > 版本控制
➡️以結構化的方式組織和追蹤文件。

· 🤝 跨部門協作：新頁面 > 規劃師 + 團隊
➡️促進部門之間的協同作用。

· ⚙️ HR 工作流程：Power Automate > 新流程
➡️自動化文件審批。

· 📚 知識庫：新集合>元資料+搜尋
➡️讓公司知識容易取得。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
📰創建一個交流網站	SharePoint > + 建立網站 > 通訊網站
📁人力資源文件收集	網站內容 > + 新 > 文件集
🤝協作頁面	+ 新頁面 > 新增 Web 元件
⚙️自動化人力資源工作流程	Power Automate > + 建立 > 自動化流程
📚知識庫	新集合 > 新增元資料 > 啟用搜尋

🚀生產力效益

ü 通信和文件的集中化

ü 減少審批時間和手動管理

ü 跨部門和團隊的無縫協作

ü 快速、結構化地存取公司知識

ü 提高人力資源流程的透明度

ü 電子郵件和本地文件的使用

ü 重複任務的自動化

ü 追蹤版本和更改

ü 提高員工敬業度

ü 支持企業文化和持續學習

💡在實際商業環境中使用的想法

· 入職門戶 👥
為新員工提供文件、影片和清單。

· 跨團隊專案空間 🧩
具有共享任務、文件和即時更新。

· 科技檔案 🛠️
提供內部支援的指南、手冊和程序。

❓自我評估問題

1. 如何在 SharePoint 中建立內部通訊網站？

2. 哪些元資料對於人力資源文件收集有用？

3. 如何使用 Power Automate 來實現審批流程自動化？

4. 您可以將哪些工具整合到協作頁面中？

5. 企業知識庫為何有用？

🧾我學到的東西的總結

您已經學會如何使用 SharePoint Online 建立實用的整合解決方案：從內部溝通到文件管理，從跨部門協作到人力資源流程自動化，甚至是知識庫的創建。您已經執行了詳細的操作操作，以建立一個全面、高效且可擴展的數位化環境。這些技能使您能夠實現業務流程數位化，提高生產力，並充分利用企業資訊資產。現在，您能夠設計和實施滿足實際跨職能需求的 SharePoint 入口網站。

2. 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

SharePoint Online 與其他 Microsoft 365 應用程式的整合是該平台的主要優勢之一，它將數位業務體驗提升到新的效率和協作水平。由於這種協同作用，不同應用程式之間的界限日益模糊，使用戶能夠無縫地跨不同工具工作，而不會丟失任務或資訊。

例如，使用 Teams，您可以將 SharePoint 文件庫直接嵌入到通訊管道中，讓團隊成員即時協作處理文件、評論、編輯和追蹤版本——所有這些都在共享、安全的環境中進行。

另一方面，OneDrive 可讓您自動同步儲存在 SharePoint 上的文檔，使它們可以在任何裝置上離線使用，無論是在旅途中的筆記型電腦還是在異地會議期間的智慧型手機。這種雙向同步可確保每個變更都能無縫且即時地更新，從而消除了使用過時文件副本的風險。

Outlook 與 SharePoint 深度集成，可讓您將文件直接從網站庫附加到電子郵件、透過網站或資源的直接連結召開會議，以及集中管理與專案相關的通訊和任務。

Office（線上版和桌面版）也與 SharePoint 進行本地通信，允許共同建立 Word、Excel 或 PowerPoint 文檔，並確保每個貢獻都即時保存在正確的位置。

這種跨應用程式的一致性打破了組織壁壘，減少了資訊搜尋時間，並促進了團隊合作，即使是在不同地點工作的人員和部門之間也是如此。透過 SharePoint 策略，權限管理保持集中化和一致性，即使在廣泛共享的情況下也能保護資料安全。能夠直接從行動裝置存取文件並接收有關變更或新出版物的通知，使資訊流更加動態且反應迅速。

在適應速度和回應速度至關重要的環境中，SharePoint 與 Microsoft 365 的整合可讓您協調複雜的流程，同時最大限度地減少資料遺失並簡化日常工作。共享工作區、互動式儀表板和自動化工具將營運需求與企業資訊架構連接，使同時處理多個專案變得更加輕鬆。

審批流程本身可以利用 Power Automate 等工具，這些工具與 SharePoint、Teams 和 Outlook 無縫集成，創建智慧工作流程，自動執行通知、審批、歸檔和活動跟踪，無縫連接各個系統。透過這種方式，公司可以建立敏捷的數位生態系統，其中每個應用程式都有助於提高整體生產力並增強內部資訊和關係資產。

因此，SharePoint Online 確立了其作為現代協作中心樞紐的角色，將自己置於不斷通信的工具網路的核心，為最終用戶提供統一、簡單和強大的體驗。

a) SharePoint Online 與 Microsoft Teams 之間的集成

· 共享文件空間： Teams 與 SharePoint Online 的整合將每個團隊轉變為結構化的協作空間：在 Teams 中建立新團隊將自動啟動專用的 SharePoint 網站，並包含一個文件庫。所有跨通路共享的文件都儲存在此庫中，確保符合公司政策的集中式安全管理。使用者可以直接在 Teams 中檢視、上傳、編輯和組織文檔，並跨平台無縫協作。這種統一的環境促進了協作，消除了文件重複，並降低了資料遺失的風險。借助整合的 SharePoint 工具，資料夾組織和文件搜尋變得無縫銜接。這樣，每個團隊都擁有一個可隨專案發展而發展的共享文件空間，無縫支援每個工作流程。

· 即時協作：由於 SharePoint 與 Teams 的集成，多個使用者可同時處理同一份 Word、Excel 或 PowerPoint 文檔，所做的變更會立即儲存並對所有協作者可見。每次操作都會被追踪，讓您可以即時查看編輯內容。文件評論以及 Teams 聊天中的連結討論始終在上下文中顯示，方便大家交流想法並就文件的各個部分進行直接討論。這種方法消除了重疊和重複，從而實現了更有效率的版本管理，並提高了決策的透明度。能夠接收更改通知並直接從文件中回覆評論，從而加快了審閱週期。這樣，即使是分散式團隊也能完美同步工作，快速解決問題並及時推進專案。協作因此變得更加流暢、動態和高效，每個人都積極地為最終成果做出貢獻。

· 存取版本和變更歷史記錄：此功能可讓文件每次修改時，SharePoint 都會自動儲存新版本，而不會覆寫舊版本。您可以直接從文件介面查閱版本歷史記錄，查看每次變更的執行者、變更時間以及變更內容。這不僅允許您在發生錯誤時恢復先前版本，還可以比較相同文件的兩個不同版本，突出顯示任何差異。在整個文件生命週期中，可追溯性都得到保證，即使在複雜的協作環境中也能確保安全性和透明度。此外，更改歷史記錄可用於遵守審計和合規性政策，在審計或審核時提供寶貴的支援。該系統有效率地維護版本，不會增加日常管理負擔，並有助於實現可靠的協作。

· Web 元件和標籤整合： SharePoint Online 與 Teams 之間的 Web 元件和標籤集成，可讓您將文件庫、自訂清單和資訊頁面的關鍵功能直接引入頻道。使用者可以將這些資源新增為專用選項卡，從而可以立即存取文件、清單和儀表板，而無需切換平台。此解決方案減少了資訊分散，提高了每個工作組關鍵數據的可見性，並促進了跨團隊協作。報告、操作文件和監控工具始終只需單擊即可訪問，並且所有團隊成員都可以輕鬆更新。由於這種集成，專案管理更加高效，可以根據不斷更新的數據做出決策，並且每個團隊都可以根據其營運需求自訂環境，從而在單一數位生態系統中最大限度地發揮 SharePoint 和 Teams 的潛力。

· 通知與自動化： SharePoint、Teams 和 Power Automate 之間的整合可讓您設定對 SharePoint 庫中文件的任何變更、上傳或更新的即時通知，這些通知直接在 Teams 中傳遞。透過自動化流程，每個團隊成員都可以及時獲悉相關活動，而不會錯過重要更新。您可以設計涉及多個使用者和步驟的自訂審批流程，使整個審批流程更快、更可追溯。從審核請求到最終批准的所有操作都會自動追蹤和存檔，確保透明度並符合公司政策。這種方法大大減少了管理時間，並促進了分散式團隊之間的持續協作。自動化還擴展到分類、截止日期通知或文件傳輸等重複性任務，從而簡化日常流程並提高整體效率。

· 實際例子：：專案團隊在 Teams 上開始討論，以評估一項新的營運提案。在聊天過程中，有人直接將儲存在 SharePoint 上的文件附加到附件中，使參與對話的任何人都可以立即存取。然後，小組成員開始同時處理該文件，並在各自的設備上即時進行更改和添加。所有修訂均即時可見並可跟踪，確保每個人的貢獻都透明可見。在各個步驟中輸入的評論會自動通知收件人，收件人無需離開協作環境即可做出回應或介入。如有必要，審批流程將透過 Power Automate 激活，並在每個完成的步驟時及時通知。這種工作方法可以快速完成文檔，與整個團隊共享最終結果，並最大限度地實現數位協作。

練習。 SharePoint與 Teams 集成

🎯練習目標

🛠️操作步驟

1. 內部通訊入口網站📰

ü 登入 https://portal.office.com

ü 前往SharePoint > + 建立網站>通訊網站

ü 輸入名稱和描述

ü 選擇“主題”佈局

ü 點擊“創建”

ü 前往網站首頁 > 點選“編輯”

ü 新增網頁零件：“新聞”、“活動”、“聯絡人”、“文件”

ü 自訂顏色和標題

ü 點擊發布

ü 團隊分享連結

2. 高階文件管理📁

ü 前往“網站內容” > “新建” > “文檔庫”

ü 給它一個名字（例如“HR Documents”）

ü 新增欄位：“文件類型”，“年份”，“負責人”

ü 前往“庫設定” > “版本控制”

ü 啟用版本控制

ü 設定特定權限

ü 依文檔類型建立過濾視圖

ü 將集合新增至主頁

ü 上傳文件並填寫元數據

ü 檢查視圖中的顯示

3.跨部門協作

ü 前往+ 新頁面

ü 選擇兩列佈局

ü 輸入標題（例如“HR-IT 項目”）

ü 新增用於活動的「規劃器」Web 元件

ü 新增“Teams 對話”Web 元件

ü 新增「共用文件」Web 元件

ü 插入相關文件或模組的鏈接

ü 儲存並發布頁面

ü 將頁面新增至導覽列

ü 與相關部門分享頁面

4. 工作流程自動化⚙️

ü 前往 https://make.powerautomate.com

ü 點擊+ 建立>自動化流程

ü 給它一個名字（例如「人力資源合約審批」）

ü 觸發器：“當在 SharePoint 中建立文件時”

ü 選擇“HR 檔案”集合

ü 新增操作：“透過電子郵件發送批准”

ü 新增操作：“發送團隊通知”

ü 新增操作：“將檔案移至核准資料夾”

ü 儲存並啟動流程

ü 透過上傳文件進行測試

5.知識管理

ü 前往“網站內容” > “新建” > “文檔庫”

ü 給它一個名字（例如“公司訣竅”）

ü 新增列：“類別”，“作者”，“更新日期”

ü 啟用版本控制

ü 按類別建立篩選視圖

ü 將「收藏視圖」Web 元件新增至首頁

ü 在導覽列中插入收藏夾鏈接

ü 建立包含文件連結的「常見問題」頁面

ü 發布和推廣知識庫

ü 測試高級關鍵字搜索

📘應用程式操作場景

一家公司希望將人力資源流程數位化，並改善內部溝通。 IT團隊需要：

ü 📰創建一個包含新聞和政策的交流網站

ü 📁設定具有元資料和版本控制的人力資源文件庫

ü 🤝建立 HR 與 IT 之間的協作頁面

ü ⚙️使用 Power Automate 自動審批合約

ü 📚透過指南和常見問題建構知識庫

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
📰創建一個交流網站	SharePoint > + 建立網站 > 通訊網站
📁人力資源文件收集	網站內容 > + 新 > 文件集
🤝協作頁面	+ 新頁面 > 新增 Web 元件
⚙️自動化人力資源工作流程	Power Automate > + 建立 > 自動化流程
📚知識庫	新集合 > 新增元資料 > 啟用搜尋

🚀生產力效益

ü 通信和文件的集中化

ü 減少審批時間和手動管理

ü 跨部門和團隊的無縫協作

ü 快速、結構化地存取公司知識

ü 提高人力資源流程的透明度

ü 電子郵件和本地文件的使用

ü 重複任務的自動化

ü 追蹤版本和更改

ü 提高員工敬業度

ü 支持企業文化和持續學習

💡在實際商業環境中使用的想法

ü 入職門戶 👥
為新員工提供文件、影片和清單。

ü 跨團隊專案空間 🧩
具有共享任務、文件和即時更新。

ü 科技檔案 🛠️
提供內部支援的指南、手冊和程序。

❓自我評估問題

1. 如何在 SharePoint 中建立內部通訊網站？

2. 哪些元資料對於人力資源文件收集有用？

3. 如何使用 Power Automate 來實現審批流程自動化？

4. 您可以將哪些工具整合到協作頁面中？

5. 企業知識庫為何有用？

🧾我學到的知識總結

b) 一體化之間 SharepPint線上與 OneDrive

· 雙向同步：允許使用者隨時隨地處理文件。 SharePoint 文件庫可以輕鬆同步到 OneDrive，即使離線也能從任何裝置（PC、平板電腦或智慧型手機）存取內容。離線修改文件時，修改內容會保存在本機，下次線上造訪時，會自動更新並反映在 SharePoint 中。此系統可防止資料遺失或意外覆蓋，確保所有文件版本始終保持一致。透明同步促進動態協作管理，使每個團隊成員都能即時處理更新的文件。這不僅優化了營運效率，也提升了企業資訊安全。

· 靈活的文件管理：透過將文件或整個資料夾拖放到 OneDrive，它們會自動與連結的 SharePoint 庫同步。此過程顯著簡化了管理和共享，消除了複雜性並降低了出錯的可能性。借助同步功能，所做的任何更改都會立即與團隊共享，從而促進持續更新的工作環境。進階搜尋功能可讓您在幾秒鐘內找到任何文檔，無論儲存在 OneDrive 還是 SharePoint 上。這確保了快速存取資訊、更強大的版本控制以及無縫整合的文件管理。此系統可提高生產力、簡化協作，並最大限度地確保公司資料的安全。

· 安全協作： SharePoint 與 OneDrive 之間的協作可確保每個檔案即使在兩個平台之間同步時，也能保留組織設定的存取權限。這表示在 SharePoint 上配置的權限會自動套用至 OneDrive 上的文檔，防止未經授權的個人檢視或修改敏感資料。該系統促進了嚴格的安全管理，並降低了違規和資訊外洩的風險。團隊成員可以自由地處理共享文件，因為他們知道每項更改都會受到公司政策的追蹤和保護。持續同步確保即使角色或權限發生變化，限制也保持最新和一致。這將生產力與高標準的資料保護相結合，促進了高效、安全的協作。

· 行動存取：透過 OneDrive 行動應用，每位團隊成員可隨時隨地自由管理 SharePoint 文件。無論使用智慧型手機、平板電腦或筆記型電腦，都能獲得無縫且安全的工作體驗，無需複雜的流程或特定配置。直覺的介面讓您可以即時查看、編輯和共享文檔，即使遠離公司總部也能實現無縫協作。推播通知會立即提醒您任何更新，確保您不會錯過任何變更。即使離線，也可以存取和編輯文檔，並且所有修訂內容都會在您恢復線上狀態後自動同步。跨平台相容性消除了技術限制，讓您能夠無縫地與 iOS、Android 或 Windows 系統協同工作。這確保了業務生產力的不間斷，並允許每個人無論身在何處都能積極地為專案做出貢獻。

· 實際範例：一名員工在客戶現場出差，需要更新公司合約範本。使用智慧型手機上的 OneDrive 應用，他們可以快速存取儲存文件的 SharePoint 文件庫。在會議期間，他們會即時根據客戶要求進行更改，直接更新文檔，無需下載任何內容。一旦重新建立網路連接，所有修訂都會同步，並立即提供給辦公室的整個團隊。借助推播通知，同事會自動收到新的進度通知，並可查看或新增更新後的合約。系統確保存取權限保持不變，保護敏感資料的機密性。這樣，出差人員和現場工作人員之間的協作是無縫、安全和持續的。

練習。 SharePoint 和 OneDrive 集成

🎯 演習目標

目標是學習如何將 SharePoint Online 與 OneDrive 結合使用，以改善企業文件管理。您將學習如何雙向同步文件庫、如何本地和線上管理文件、如何與內部和外部同事安全協作以及如何透過行動裝置存取內容。本練習可協助您優化文件組織、減少重複、提高安全性，並確保行動辦公室時的業務連續性。

🛠️操作步驟

1. 雙向同步

ü 登入 https://portal.office.com

ü 前往SharePoint > 選擇網站 >文檔

ü 點擊同步（帶有兩個箭頭的圖示）

ü 確認開啟 OneDrive

ü 等待收藏集同步到您的電腦

ü 開啟檔案總管>公司名稱>網站名稱

ü 在同步資料夾中建立一個新的Word文件

ü 驗證該文件是否也出現在 SharePoint 上

ü 從 SharePoint 中刪除檔案並驗證該檔案是否也在本機被刪除

ü 得出同步在兩個方向上均有效的結論

2. 靈活的文件管理📁

ü 從檔案總管開啟同步文件

ü 編輯內容並儲存

ü 驗證變更在 SharePoint 上可見

ü 右鍵點選檔案 >使其可離線使用

ü 中斷網路連線並開啟文件

ü 編輯並儲存

ü 重新連接並檢查同步

ü 右鍵單擊文件 >在線查看

ü 直接在 SharePoint 中開啟文件

ü 得出結論，你可以靈活地在本地或線上工作

3. 安全協作

ü 在 SharePoint 上選擇一個文件

ü 點擊“共享”

ü 選擇“特定人群”

ü 如果需要，關閉允許編輯

ü 設定連結的到期日期

ü 點選“應用” > “複製連結”

ü 透過 Teams 或 Outlook 發送連結

ü 確保訪問受到限制

ü 與同事一起在 Word Online 中開啟該文件

ü 即時一起編輯

4. 行動存取📱

ü 下載應用程式 App Store 或 Google Play 中的OneDrive和SharePoint

ü 使用您的企業帳號登入

ü 開啟 SharePoint 應用程式 > 前往網站 > 文件庫

ü 查看 PDF 或 Word 文件

ü 開啟 OneDrive 應用程式 > 存取同步資料夾

ü 使文件可離線使用

ü 使用 Office 應用程式編輯 Word 文件

ü 儲存並驗證同步

ü 接收變更通知

ü 結論：你可以在任何地方工作

📘應用程式操作場景

行銷團隊正在進行一項共享行銷活動。檔案儲存在 SharePoint 上，並與 OneDrive 同步，方便離線工作。文件可由多名使用者即時編輯，並與外部合作夥伴安全共享，並在活動和出差期間透過智慧型手機存取。

ü 🔄 同步：SharePoint > 文件 > 同步
➡️文件在您的所有裝置上始終保持最新。

ü 📁 靈活管理：OneDrive > 可離線使用
➡️無需網路連線即可運作。

ü 🔐 安全協作：共享 > 特定人員
➡️受控且可追蹤的存取。

ü 📱 行動存取：SharePoint 和 OneDrive 應用程式
➡️文件始終觸手可及。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
🔄同步	SharePoint > 文件 > 同步
📁離線檔案管理	OneDrive > 檔案總管 > 可離線使用
🔐安全共享	SharePoint > 檔案 > 共用 > 特定人員
📱移動訪問	OneDrive/SharePoint 行動應用程式 > 文件訪問

🚀生產力效益

ü 透過任何裝置存取始終最新的文檔

ü 透過自動同步功能離線工作

ü 與同事和合作夥伴即時協作

ü 對檔案共享的精細控制

ü 減少文件重複

ü 內容管理更加安全

ü 通知和變更跟踪

ü 與 Teams 和 Outlook 無縫集成

ü 減少使用電子郵件和附件

ü 支援行動性和混合工作

💡在商業環境中使用的想法

ü 商業報價管理 💼
檔案在 SharePoint 和 OneDrive 之間同步，以便您隨時隨地工作。

ü 現場技術支援 🛠️
手冊和清單可在平板電腦上離線使用，並即時更新。

ü 與供應商合作 🤝
安全地共享具有有限和可追蹤存取權限的文件。

❓自我評估問題

1. 如何啟用 SharePoint 和 OneDrive 之間的同步？

2. 如何使用同步文件離線工作？

3. 檔案共享提供哪些安全選項？

4. 如何從行動裝置存取文件？

5. 雙向同步有什麼優點？

🧾我學到的知識總結

您已學習如何整合 SharePoint 和 OneDrive，實現現代、安全且靈活的文件管理。您已設定雙向同步、離線工作、以受控方式共用檔案以及透過行動裝置存取內容。這些功能可提高生產力、支援混合辦公模式並確保資料安全。現在，您可以充分利用 SharePoint 和 OneDrive 整合的優勢，優化協作和業務文件的可存取性。

c) 一體化 SharePoint Online 與 Outlook之間

· 附加文件： 這種整合實現了更精簡的工作流程：您可以在 Outlook 中撰寫郵件時，直接從 SharePoint 輕鬆選擇檔案或整個資料夾，而無需先將文件下載到裝置。收件人收到的不是傳統的附件，而是安全鏈接，可立即存取更新後的文件，從而確保資料保護符合公司政策。這樣，每個人都始終使用最新版本的文檔，從而降低了因重複或過時文件而導致錯誤和時間浪費的風險。管理員還可以輕鬆監控和管理存取權限。此解決方案促進了可控的協作和安全共享，即使與組織外部人員共享，也能始終遵守所需的安全等級。

· 會議管理：透過 Outlook 組織會議時，您可以直接在邀請中插入與與會者相關的文件或 SharePoint 網站的連結。這使與會者始終能夠存取最新版本的資料，確保每個人都了解相同的內容。這消除了處理重複或過時文件的風險，使會議準備和參與更加有效率。此外，對共享文件的任何更新都將立即向整個團隊可見，無需發送新的副本。由於存取權限根據公司政策進行管理，因此該整合還促進了變更追蹤和資訊安全。這使得會議期間和會議後的協作更加流暢、安全和有效率。

· 集中任務： SharePoint 與 Outlook 之間的同步功能，讓您可以在單一介面管理所有專案任務，並提供清晰且最新的截止日期和職責視圖。在 SharePoint 網站上指派的任務會自動顯示在 Outlook 行事曆和任務清單中，讓團隊成員輕鬆監控進度並及時收到提醒。這種整合降低了遺忘或重複的風險，促進了更精簡的組織結構和團隊成員之間的無縫協作。使用者可以直接從 Outlook 更新任務狀態，並立即同步到 SharePoint。所有更新均可追踪，從而更好地控制和報告已完成和待完成的任務。透過這種方式，集中化簡化了公司專案管理，並使所有參與者能夠就任務和優先順序保持一致。

· 整合搜尋：對於每天處理大量資訊的人來說，這是一個強大的工具。使用 Outlook 的搜尋欄，您可以立即找到儲存在 SharePoint 上的電子郵件和文檔，而無需切換平台或開啟多個應用程式。當您開始輸入關鍵字時，系統會自動推薦與目前任務或項目相關的文件、對話和網站。這使您能夠在會議期間或準備溝通時快速找到所需內容。整合搜尋也促進了協作，因為每個人都可以直接從其常用工作環境存取最新的共享資源。節省寶貴時間並減少資訊遺失將成為日常營運中切實的優勢。

· 實際範例：一位專案經理需要召集團隊討論專案進度。他直接從 Outlook 日曆安排會議，並添加感興趣的成員。在邀請正文中，他附上了儲存在 SharePoint 上的文件鏈接，以便每個人都能在會議前查閱。會議期間，更新的資料會分享，確保每個人都在處理相同的文件。會議結束後，他立即使用 Power Automate 自動產生後續任務並將其指派給相應的經理。這樣，任務狀態在 Outlook 和 SharePoint 之間同步。最終，會議管理更加結構化、透明化，也更有效率。

練習。 SharePoint 和 Outlook 集成

🎯 演習目標

目標是學習如何無縫使用 SharePoint 和 Outlook 來改善業務任務管理和溝通。您將學習如何將 Outlook 行事曆和會議連接到 SharePoint，在單一介面中集中管理共用任務，以及如何利用整合搜尋功能快速尋找相關內容。這項練習將提高生產力，減少資訊孤島，並改善團隊協作。

🛠️操作步驟

1.會議管理

ü 登入 https://portal.office.com

ü 前往Outlook >日曆

ü 團隊成員

ü 在邀請正文中插入項目 SharePoint 網站的鏈接

ü 儲存並發送

ü 前往SharePoint >編輯頁面

ü 新增群組日曆Web 元件

ü 將 Outlook 日曆連接到站點

ü 驗證會議在 SharePoint 上可見

ü 點擊某個事件即可直接在 Outlook 中開啟它

2.活動集中化

ü 前往SharePoint > + 新頁面

ü Planner Web 元件

ü 連線 Outlook 群組任務計劃

ü 建立任務並分配成員

ü 新增截止日期和優先級

ü 以板或清單格式查看任務

ü 新增「最近活動」 Web 元件

ü 驗證變更是否與 Outlook 任務同步

ü 團隊共享頁面

ü 使用該頁面作為操作儀表板

3. 整合搜尋🔍

ü 前往SharePoint > 搜尋欄

ü 輸入會議或任務的名稱

ü 點擊“顯示更多結果”

ü 按內容類型過濾：事件、文件、電子郵件

ü 選擇一個結果並打開它

ü 前往Outlook >郵件

ü 使用搜尋欄搜尋相同術語

ü 比較 SharePoint 和 Outlook 之間的結果

ü 將 SharePoint 中的搜尋儲存為自訂視圖

ü 將視圖新增至網站首頁

📘應用程式操作場景

一個專案團隊希望集中管理會議和任務。經理在 Outlook 中建立了一個共用行事曆，並將其連接到 SharePoint。任務透過 Planner 進行管理，並顯示在網站上。團隊成員可以在一個介面上搜尋文件、事件和訊息。

ü 📅 會議：Outlook > 日曆 > SharePoint 連結
➡️所有約會也可在網站上看到。

ü ✅ 任務：SharePoint > Planner > Outlook Link
➡️任務即時同步與指派。

ü 🔍 搜尋：SharePoint > 整合搜尋
➡️可從單一欄輕鬆找到內容。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
📅分享行事曆	Outlook > 日曆 > SharePoint 連結邀請
✅綜合活動	SharePoint > Planner Web 元件> Outlook群組連結
🔍整合搜索	SharePoint > 搜尋列/Outlook > 郵件搜尋

🚀生產力效益

ü 將會議、任務和文件集中在一個平台上

ü 減少在不同應用程式之間搜尋資訊的時間

ü 更了解截止日期和責任

ü 團隊和部門的協作更加順暢

ü 從 SharePoint 和 Outlook 快速存取相關內容

ü 任務與行事曆自動同步

ü 使用共用儀表板減少冗餘電子郵件

ü 活動和通信的可追溯性

ü 更好地組織日常工作

ü 支援敏捷專案管理

💡在實際商業環境中使用的想法

ü 跨職能專案管理 🧩
在 SharePoint 和 Outlook 之間連接行事曆和專案任務以協調不同的團隊。

ü 人力資源門戶 👥
在單一儀表板中查看入職會議和培訓活動。

ü 客戶支援 🎧
在連接到 Outlook 的 SharePoint 網站中集中管理每個客戶的約會、票證和文件。

❓自我評估問題

ü 如何將 Outlook 行事曆連結到 SharePoint 網站？

ü 如何同步 Planner 和 Outlook？

ü 如何在 SharePoint 和 Outlook 之間執行整合搜尋？

ü 集中活動有哪些優點？

ü 如何使用 SharePoint 來改善會議管理？

🧾我學到的知識總結

您已學習如何整合 SharePoint 和 Outlook 來改善會議、任務和資訊管理。您已連接共用行事曆、使用 Planner 同步任務、使用整合搜尋功能並建立了操作儀表板。這些功能可讓您更有條理地工作，減少資訊分散，並提高團隊效率。現在，您可以設計將溝通、規劃和協作融為一體的數位空間，打造無縫銜接的體驗。

d) SharePoint Online 和 Office 集成

· 文件共同創作：允許多人同時編輯同一個 Word、Excel 或 PowerPoint 文件，並即時查看所有更新。此模式消除了版本衝突，因為所有變更都會立即整合並自動儲存。使用者可以在不中斷團隊工作流程的情況下新增評論、建議和修訂。使用者可以查看更改者，並在出現錯誤時輕鬆恢復到先前的版本。共同創作功能甚至可以促進遠端協作，簡化腦力激盪、收集想法和共同撰寫內容的過程。一切都在安全且可追溯的環境中進行，從而降低了遺失重要資料的風險。這使得 SharePoint 成為共享生產力和現代團隊合作的中心。

· 隨時隨地存取：使用 Office Online 或 Word、Excel 和 PowerPoint 的桌面版本，您可以隨時隨地開啟和編輯儲存在 SharePoint 上的文檔，即使在旅途中也能輕鬆操作。無需將文件下載到本地，只需連接互聯網即可即時工作，並始終保持文件的最新版本。這種靈活性增強了不同地點同事之間的協作，並允許您快速編輯共用文件。此外，所有變更都會自動儲存和跟踪，從而降低資料遺失的風險。由於 Office 和 SharePoint 的原生集成，您可以從瀏覽器和桌面應用程式存取相同的功能，從而確保一致且高效的體驗。

· 修訂整合：此功能使參與起草文件的人員能夠清楚地追蹤每項變更、建議或意見。修訂永不遺失：即使幾天或幾週後，它們仍會被追蹤並可訪問，讓您輕鬆追蹤專案的進度。如有疑問或錯誤，您可以恢復到先前的版本，從而避免寶貴資訊的遺失。註釋還允許直接比較文件的特定部分，從而加快疑慮的解決和內容的共享批准。這種方法提高了文件的最終質量，因為每個部分都可以接受同事的審查和逐步改進。變更的透明度促進了不同團隊人員之間的合作，確保所有意見在決策過程中都能被傾聽和重視。

· 範本與自動化：使用 SharePoint 中的範本可以加快新專案的啟動速度，並鼓勵採用共享的企業標準。範本可以包含預先定義的佈局、格式和字段，確保建立的每個文件都符合組織的準則和視覺標識。透過 Power Automate 工作流程或 Office 巨集，自動化功能可讓您智慧地管理文件核准、傳送自動通知並更新連線的資料庫。這減少了人為錯誤並簡化了管理流程。與自動化工具整合的 SharePoint 成為一個動態環境，文件管理透明、可追溯，並且始終符合企業標準。模板和自動化之間的這種協同作用釋放了寶貴的時間，使團隊能夠專注於更高價值的活動。

· 實際範例： 想像一下，人力資源團隊需要為一個新的內部培訓專案準備一份 PowerPoint 簡報。草稿上傳到 SharePoint，來自不同地點的經理和培訓師可以同時存取文件。透過共同創作，每個人都可以添加建議、評論和其他資源，這些都可以即時查看。無需發送電子郵件或單獨版本：整個團隊都在同一個更新文件上工作。修訂過程會被跟踪，如果發現錯誤，您可以輕鬆恢復到以前的版本。這種方法減少了培訓準備時間，並確保最終結果能反映整個團隊的需求。因此，SharePoint 成為了有效透明協作的數位交會點。

練習。 SharePoint 與 Office 集成

🎯練習目標

目標是學習如何將 SharePoint Online 與 Office 應用（Word、Excel、PowerPoint）結合使用，以改善協作和文件管理。您將學習如何即時共同建立文件、從任何裝置存取文件、整合可追蹤的修訂和註釋，以及如何使用企業範本來標準化內容。這項練習將提高生產力，減少文件重複，並確保文件流程的一致性和控制。

🛠️操作步驟

1. 即時文件共同建立👥

ü 登入 https://portal.office.com

ü 前往SharePoint > 選擇網站 >文檔

ü 上傳 Word、Excel 或 PowerPoint 文件

ü 點擊文件即可在線打開

ü 點擊分享> 輸入同事的電子郵件地址

ü 確保“允許編輯”選項已開啟

ü 同事將收到編輯文件的鏈接

ü 你們可以同時工作

ü 即時可見變化

ü 所有修訂都會自動儲存

2. 隨時隨地造訪🌍

ü 從另一台裝置（例如平板電腦）上的瀏覽器開啟文件

ü 確保內容是最新的

ü 下載應用程式 App Store 或 Google Play 上的Office或Word/Excel/PowerPoint

ü 使用您的企業帳號登入

ü 直接從應用程式開啟文件

ü 編輯並儲存

ü 驗證變更是否已同步至 SharePoint

ü 也嘗試從 OneDrive 存取。

ü 確認文件可在任何地方訪問

ü 得出結論，從任何位置都可以保證訪問

3. 整合修訂和評論📝

ü 開啟共享的 Word 文件

ü 前往“評論” > “評論”

ü 為一段文字加上評論

ü 同事收到通知並可回复

ü 前往“審閱” > “追蹤修訂”

ü 所有變更均突出顯示

ü 接受或拒絕更改

ü 從 SharePoint檢視版本歷史記錄

ü 必要時恢復先前的版本

ü 所有評論均可追蹤和協作

4. 使用範本和自動化

ü 建立具有標準頁首、徽標和結構的 Word 文檔

ü 另存為模板（ .dotx ）

ü 前往 SharePoint >庫設定>進階設置

ü 將模型上傳到集合

ü 將模板設定為新檔案的預設模板

ü 點選+ 新建> 範本將自動使用

ü 整合 Power Automate 流程：“建立文件時”→“發送通知”

ü 前往 https://make.powerautomate.com

ü 建立流程並將其連接到集合

ü 測試自動建立和通知

📘應用程式操作場景

法律團隊處理共享合約。文件保存在 SharePoint 上，可由多名使用者即時編輯，可從任何裝置訪問，並可透過評論和修訂進行追蹤。標準化範本確保一致性，自動化工作流程會在新合約建立時向經理發送通知。

ü 👥 共同創作：SharePoint > 文件 > 分享
➡️同時進行無衝突的協作。

ü 🌍 隨處存取：Office 應用程式 > SharePoint 中的檔案
➡️可透過任何裝置靈活運作。

ü 📝 追蹤更改：Word > 審查 > 註釋和更改
➡️追蹤和控制更改。

ü 📄⚙️ 範本和流程：SharePoint > 庫設定 + Power Automate
➡️標準化和自動化流程。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
👥共同創造	SharePoint > 文件 > 分享
🌍移動訪問	Office 應用程式 > SharePoint 中的文件
📝文件審查	Word > 審閱 > 註解/修訂
📄⚙️模型和自動化	SharePoint > 庫設定 > 進階/Power Automate

🚀生產力效益

ü 無需重複文件即可同時協作

ü 從任何位置和設備存取文檔

ü 完全可追溯的變更和評論

ü 使用業務範本實現文件標準化

ü 自動化重複工作流程

ü 減少使用電子郵件和附件

ü 更好地控制共享內容

ü 節省審核和批准時間

ü 與 Microsoft 365 生態系統無縫集成

ü 支援敏捷、安全的文件管理

💡在實際商業環境中使用的想法

ü 法律合約管理 ⚖️
標準化模板、共同創作和審查追蹤。

ü 編制月度報告 📊
多個部門即時分享和更新的 Excel 範本。

ü 行銷示範 📢
可透過桌面和行動裝置存取協作式 PowerPoint。

❓自我評估問題

1. 如何在 SharePoint 中啟用文件的共同創作功能？

2. 如何在行動裝置上存取 Office 文件？

3. 如何在 Word 中追蹤變更和註解？

4. 如何在 SharePoint 庫中設定預設範本？

5. 當文件建立時如何自動發出通知？

🧾我學到的知識總結

您已經學習如何將 SharePoint 與 Word、Excel 和 PowerPoint 集成，以改善協作和文件管理。您即時共同建立文檔，隨時隨地存取文件，追蹤修訂和註釋，並使用帶有自動化工作流程的範本。這些功能可協助您提高工作效率，減少錯誤，並確保業務內容的一致性。現在，您可以充分利用 SharePoint 與 Office 的整合來簡化文件流程。

e) 好處整合

· 統一的使用者體驗：真正統一的使用者體驗意味著無需離開數位化工作空間即可管理文件、通訊和任務。 SharePoint 與 Teams、Outlook 和其他 Microsoft 365 應用程式集成，讓您可以在單一介面中檢視、編輯和共用文件。這消除了資訊碎片，並降低了在不同平台之間不斷切換而導致錯誤的風險。通知、評論、任務分配和版本追蹤均集中管理，簡化了日常工作。整合存取使團隊中的每個人都能輕鬆找到所需內容，從而提高清晰度並快速做出決策。這使得工作更加流暢、有效率和便捷，並可完全控制整個文件週期。

· 減少錯誤和重複：將 SharePoint 與 Microsoft 365 應用程式整合的主要優勢之一是顯著減少錯誤和文件重複。由於自動即時同步功能，任何人對文件所做的所有更改都會立即保存，並向整個團隊公開，從而防止意外覆蓋或創建過時的副本。這樣，每個人都始終可以使用最新版本，並能夠追蹤修訂並輕鬆檢索歷史資料。不同文件之間混淆的風險以及遺失重要資訊的風險顯著降低。此外，版本控制功能可輕鬆管理更正和恢復，確保共享文件流程的可靠性和一致性。

· 更高的安全性和控制力：借助 SharePoint 中的集中權限管理，可以精確地規範所有文件訪問，確保只有授權使用者才能查看或編輯內容。強制執行的策略可在 Teams、OneDrive、Outlook 和所有連接的應用程式之間無縫擴展，從而對敏感和機密資訊提供更精細的控制。您可以輕鬆地為個人或群組設定不同的存取級別，自動撤銷權限，並透過詳細的審計追蹤監控所有活動。如果策略或組織需求發生變化，權限將在整個平台上即時更新。這種整合方法大大降低了未經授權存取的風險，並有助於遵守法規。最終用戶可以從高級保護中受益，而無需增加額外的複雜性，而管理員則可以完全控制和查看公司資料安全。

· 流程自動化：最大限度地減少手動和重複性任務，提高營運效率和準確性。 Power Automate 可讓您建立流程，當檔案上傳或修改 SharePoint 資料庫時會自動通知團隊成員，或直接在 Teams 或 Outlook 中啟動審核流程。您可以透過表單收集數據，產生自動報告，並根據預定義規則指派任務。這些流程可根據您的需求進行調整，確保企業溝通的可追溯性和及時性。由於原生集成，每個步驟都集中且可追踪，從而促進協作並加快工作週期。

· 隨時隨地存取：由於 SharePoint、OneDrive 和 Microsoft 365 應用之間的無縫集成，您可以使用任何設備處理文檔，無論是在辦公室還是在旅途中。 OneDrive 行動應用程式讓您即使在離線狀態下也能存取、編輯和共用檔案；連線恢復後，變更將自動同步。這確保了業務連續性，並讓您無論身在何處都能即時回應團隊的需求。無論您是在旅途中查閱報告、更新簡報，還是遠端協作，資料存取都保持簡單和安全。所有文件均受進階安全性和備份系統的保護，即使您不在辦公室也能安心無虞。

· 跨職能協作：當來自不同業務領域的團隊在 SharePoint 等平台上共享目標和資源時，跨職能協作的效果最佳。透過客製化的儀表板，每個團隊可以即時監控專案進度，查看關鍵數據並快速發現任何問題。整合的分析工具可進行深入的績效評估，從而做出及時、明智的決策。任務管理的透明度打破了組織孤島，促進了行銷、銷售、生產和 IT 部門之間的持續對話。文件、報告和關鍵指標始終可訪問，確保工作的一致性和同步性。在這種數位化環境中，協作超越了簡單的文件共享，成為創新和成長的驅動力。這種受支援的跨職能方法使每個專案都更加敏捷、高效和以結果為導向。

· 跨職能範例：假設組織正在進行一項行銷活動。首先，建立一個 SharePoint 網站來集中管理策略文件和專案資料。然後，Teams 頻道已連接，以方便各部門召開營運會議並進行溝通。現場團隊所需的資源已同步至 OneDrive，確保隨時隨地都能使用。 Power Automate 和 Outlook 實現了材料審批的自動化，從而減少了時間並減少了錯誤。每個步驟都得到跟踪，工作流程無縫銜接，跨職能協作也變得順理成章。最終，該組織優化了所有行銷活動流程的生產力、安全性和控制力。

運動。補充劑的益處

🎯練習目標

目標是學習如何將 SharePoint Online 與 Teams、Outlook、OneDrive、Power Automate 和 Planner 協同使用，以協作、安全且自動化的方式管理行銷活動。您將學習如何集中管理文件、分配任務、自動發送通知、確保隨時隨地存取以及減少錯誤和重複。練習展示了統一的使用者體驗和跨職能協作如何提高生產力和流程控制。 Microsoft 365 應用程式之間的整合可實現在任何裝置上無縫、可追蹤且可存取的工作，並具有更高的安全性和一致性。

🛠️操作步驟

1. 為活動建立 SharePoint 網站 🏗️

ü 登入 https://portal.office.com

ü 前往SharePoint > 按一下“建立網站”

ü 選擇團隊網站

ü 輸入名稱：“Q3行銷活動”

ü 新增項目描述

ü 選擇現有的 Microsoft 365 群組或建立新群組

ü 設定網站的隱私（公開或私人）

ü 點擊下一步並新增團隊成員

ü 按一下「完成」以建立站點

ü 驗證網站是否可存取且功能正常

2. 整理和上傳文件 📂

ü 前往SharePoint 網站上的文檔

ü 點擊+ 新建 > 資料夾以建立主題部分

ü 建立資料夾：“內容”、“圖形”、“時間表”、“報告”

ü 點擊上傳 > 文件以插入文檔

ü 一次拖曳多個檔案以加快速度

ü 重新命名檔案以確保清晰度和一致性

ü 新增自訂元資料（例如作者、狀態）

ü 為每個資料夾設定特定權限

ü 為每個文件啟用版本歷史記錄

ü 驗證文件是否可存取且可編輯

3. 透過 OneDrive 共享文件 🔗

ü 從公司的 OneDrive 開啟文件

ü 點擊“共享”

ü 選擇「SharePoint 網站」作為目標

ü 將權限設定為“任何有連結的人都可以編輯”

ü 為收件者新增個人化訊息

ü 電子郵件或 Teams發送鏈接

ü 驗證該文件在 SharePoint 庫中是否可見

ü 檢查最近的活動以確認存取權限

ü 如果不再需要，請刪除存取權限

ü 歸檔過時的版本以避免重複

4. Teams 中的 SharePoint 網站集成 💬

ü 開啟Microsoft Teams

ü 選擇專案團隊或建立新團隊

ü 點選標籤欄中的+

ü 從應用程式清單中選擇SharePoint

ü 選擇「Q3行銷活動」網站

ü 將文件庫新增為選項卡

ü 重新命名選項卡以便更清晰（例如“活動文件”）

ü 驗證是否可以從 Teams 存取文件

ü 在頻道中發送訊息通知團隊

ü 電子郵件附件

5. 使用 Planner 進行任務管理 📅

ü 在 Teams 中 > 點選+ > 選擇Planner

ü 建立新計劃：“第三季活動”

ü 新增儲存桶：“內容”，“設計”，“社交”，“電子郵件”

ü 為每個特定活動建立任務

ü 分配責任和期限

ü 為任務新增清單和附件

ü 設定優先順序和彩色標籤

ü 在儀表板或日曆檢視中查看計劃

ü 監控進度

ü 團隊成員發送自動提醒

6. 使用 Power Automate 自動發送通知 ⚙️

ü 前往 https://make.powerautomate.com

ü 點選建立 > 自動化流程

ü 選擇觸發器：“當在 SharePoint 中建立文件時”

ü 新增操作：“在 Teams 中傳送訊息”

ü 使用檔案名稱和作者個性化訊息

ü 儲存並啟動流程

ü 透過上傳新文件來測試流程

ü 驗證訊息是否到達正確的管道

ü 新增定向通知的條件

ü 團隊記錄流程

7. 透過 Outlook 管理審批 ✅

ü 打開 Outlook > 按一下“新郵件”

ü 點選... > 批准

ü 輸入批准的主題和描述

ü 新增收件者（例如行銷經理）

ü 從 SharePoint 附加文件

ü 發送請求

ü 收件人收到帶有「批准/拒絕」按鈕的通知

ü 即時查看審批狀態

ü 歸檔已完成的審批

ü 將流程與 Power Automate 整合以實現可追溯性

8. 審閱並追蹤更改 📝

ü 開啟Word 文件

ü 前往“審閱”>“追蹤修訂”

ü 新增上下文評論

ü 回覆收到的評論

ü 接受或拒絕提議的變更

ü 查看文件版本歷史記錄

ü 必要時恢復先前的版本

ü 儲存已解決評論的文件

ü 通知合作者變更

ü 保留最終批准的副本

9. 從行動裝置存取 🌍

ü 下載應用程式 App Store 或 Google Play 中的SharePoint

ü 使用您的企業帳號登入

ü 導航至「第三季行銷活動」網站

ü 開啟文檔庫

ü 檢視和編輯 Word、Excel、PowerPoint 文件

ü 下載Teams應用程式進行即時溝通

ü 更新和任務的推播通知

ü 直接從您的裝置上傳照片或文件

ü 檢查自動同步

ü 隨時隨地工作，甚至離線

10. 使用 Power BI 進行監控和報告 📊

ü 開啟Power BI > 按一下“取得資料”>“SharePoint Online 清單”

ü 連結活動或文件集合

ü 建立檢視：任務狀態、上傳檔案、核准

ü 依責任人、日期、狀態新增過濾器

ü 自訂報告佈局

ü 將報告發佈到共享工作區

ü 團隊分享連結

ü 將報告作為選項卡整合到 Teams 中

ü 即時更新數據

ü 使用報告進行進度會議

📘應用程式操作場景

一家企業正在為第三季啟動一項新的行銷活動。該團隊由行銷、銷售、圖形設計和傳播部門組成。目標是以協作、安全且可追溯的方式創建內容、宣傳資料和報告。 SharePoint 作為中心樞紐，並與 Teams 整合用於溝通，OneDrive 用於共享，Outlook 用於審批，Power Automate 用於通知，Planner 用於任務管理。

ü 🏗️ 網站建立：SharePoint > 建立網站
➡️將文件、任務和團隊成員集中在一個空間。

ü 📂 文件管理：SharePoint > 文件 > 上傳
➡️使用自訂權限將文件組織到主題資料夾。

ü 🔗 分享：OneDrive > 共用 > SharePoint 網站
➡️避免重複並確保對文件的受控存取。

ü 💬 協作：團隊> +> SharePoint➡️
直接存取文件並在頻道中整合通訊。

ü 📅 任務管理：團隊 > 計畫器 > 新計畫
➡️直觀地分配任務、截止日期和職責。

ü ⚙️ 自動化：Power Automate > 建立流程
➡️上傳每個新檔案的自動通知。

ü ✅ 批准：Outlook > 新訊息 > 批准
➡️可追蹤的內建內容審查流程。

ü 📝 追蹤更改：Word > 審查 > 追蹤更改
➡️完整更改追蹤和協作評論。

ü 🌍 行動存取：SharePoint / Teams App
➡️可透過任何裝置靈活運作，即使離線也可以。

ü 📊 監控：Power BI > 建立報表 > SharePoint
➡️查看即時專案狀態。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
🏗️網站創建	SharePoint > 建立網站 >團隊網站
📂上傳文件	SharePoint > 文件 > 上傳
🔗檔案共享	OneDrive > 分享 > SharePoint 網站
💬 Teams 集成	團隊 > + > SharePoint
📅活動管理	團隊 > Planner > 新計劃
⚙️流程自動化	Power Automate > 建立 > 自動化流程
✅批准	Outlook > 新郵件 > 批准
📝修訂	Word > 審查 > 追蹤修訂/評論
🌍移動訪問	公司帳號登入
📊監控	Power BI > 建立報表 >連線到 SharePoint

🚀生產力效益

ü 一致且集中的使用者體驗

ü 減少錯誤和文件重複

ü 更高的安全性和存取控制

ü 自動通知和批准

ü 從任何裝置存取內容

ü 不同部門和地點之間的無縫協作

ü 追蹤更改和版本

ü 文件流程標準化

ü 節省管理任務的時間

ü 與 Microsoft 365 生態系統完全集成

💡在商業環境中使用的想法

ü 國際產品發布🌐
行銷、銷售和法律部門協作處理多語言材料，並實現自動審批和全球訪問。

ü 企業活動管理🎤
活動、通訊和物流團隊共享文件、分配任務並即時監控狀態。

ü 研發創新專案🧪
研究人員和工程師共同創建技術文件、追蹤評論並自動收集回饋。

❓自我評估問題

1. 如何為協作專案建立 SharePoint 網站？

2. 從 OneDrive 到 SharePoint 共用檔案的正確方法是什麼？

3. 如何將文檔庫整合到 Teams 中？

4. 如何自動發送新文件的通知？

5. 如何在 Word 中追蹤更改和管理版本？

6. 如何在 Planner 中指派任務？

7. 如何從 Outlook 發送批准請求？

8. 如何從行動裝置存取 SharePoint 文件？

9. 如何在連接到 SharePoint 的 Power BI 中建立報表？

10. 將 SharePoint 與其他 Microsoft 365 應用程式整合有哪些好處？

🧾我學到的知識總結

您已學習如何使用 SharePoint 與 Microsoft 365 應用程式的整合來管理行銷活動。您建立了一個網站來集中管理內容、安全地共享文件、使用 Planner 分配任務、使用 Power Automate 自動發送通知以及使用 Outlook 管理審批。您使用 Power BI 追蹤了修訂、確保了行動存取並監控了整個專案。這種方法可以改善協作、減少錯誤、提高安全性，並使工作更有效率、更易於存取。現在，您能夠以整合、可追溯且有效率的方式協調複雜的專案。

f) 結論

SharePoint Online 與核心 Microsoft 365 套件應用程式（例如 Teams、OneDrive、Outlook 和 Office）之間的深度集成，如今已成為建立尖端數位化工作空間的關鍵，能夠靈活地適應各種規模組織的需求。由於這種協同作用，協作不再受實體或技術障礙的限制：團隊無論身在何處，都可以協同工作，即時安全地共享文件、想法和資訊。

SharePoint Online 充當真正的資訊主幹，將內容、流程和企業知識集中在一個結構化且易於導航的單一空間中。 Teams 與 SharePoint 集成，可讓您在同一位置管理聊天、會議、視訊通話和共享文件，從而加快溝通流程並降低資訊外洩的風險。借助 OneDrive，每個人都擁有一個個人安全的空間來儲存文件，確保每個文件始終保持最新狀態，並可在任何裝置上訪問，即使在旅途中也是如此。

Outlook 與 SharePoint 和 Teams 集成，可讓您自動傳送通知、快速管理審批請求以及協調共享的約會和任務，從而消除溝通冗餘並提高跨部門透明度。最後，Office 套件提供了高級生產力工具，用於創建和共同製作文件、簡報和電子表格，實現即時共同創作並確保每次更改的可追溯性。

這種整合方法除了提高個人和團隊的生產力外，還帶來了許多策略優勢：減少因版本過時而導致的錯誤；透過精細的權限管理和集中式安全策略管理，為敏感資料提供更高級的保護；以及能夠使用 Power BI 等始終連接到 SharePoint 資料來源的工具監控專案和市場活動的狀態。使用 Power Automate 自動化重複流程還可以釋放寶貴的資源，使其能夠專注於更高價值的活動。

在日益複雜和動態的世界中，能夠在單一整合的生態系統中協調活動、文件、工作流程和通信，使企業能夠提高響應速度、創新能力，并快速應對市場挑戰。協作體驗將變得更加豐富和包容，打破組織孤島，最大限度地利用人力和資訊資本。

任務的碎片化讓位於和諧一致的管理，每個人只需點擊幾下滑鼠即可存取所需資源，積極為專案的成功做出貢獻。由此創建的數位化環境不僅更加高效，而且更加安全、透明，並致力於持續成長。最終，SharePoint Online 與 Teams、OneDrive、Outlook 和 Office 的全面集成，為一種全新的工作方式奠定了基礎：更互聯、更聰明、更人性化。

3. SHARE POINT 中的參與者

在 SharePoint Online 中，角色管理是確保企業數位環境安全性和靈活性的最後堡壘之一。從管理員到訪客，每個角色都精確地確定了每個人可以存取的功能、資料和流程，從而塑造了協作和共享的架構。 SharePoint 管理員角色發揮著至關重要的作用：該角色負責監督平台的整體配置、定義安全性策略、監控活動、介入解決技術問題，並根據組織的需求更新權限設定。

管理員是控制和治理的中心點：他們負責創建新網站、管理應用程式和工作流程、保護敏感資訊以及與 Teams 或 OneDrive 等其他服務整合。另一方面，所有者負責管理特定網站或網站群組。除了修改頁面佈局和 Web 元件之外，他們還可以決定誰可以存取內容、新增或刪除哪些成員以及對文件庫套用哪些規則。在專案快速發展且需要最大程度回應存取管理的動態環境中，此角色至關重要。成員是協作活動的核心：他們可以插入、編輯和刪除文檔，參與討論，更新日曆和待辦事項列表，共同創作 Office 文件，並透過評論與他人互動。

團隊應對日常營運挑戰的速度通常取決於其成員。然而，「訪客」角色的設計初衷是將協作擴展到組織外部人員，例如顧問、合作夥伴或客戶。訪客只能訪問為其預留的區域，查看特定文檔，並可能留下反饋或上傳有用的文件，但他們仍然無法存取高級設定和機密資訊。

這種分離降低了共享敏感資料的風險，並允許外部利害關係人僅在絕對必要時參與。最後，「訪客」角色適用於只需查看內容而無權進行更改的人員：例如，人力資源經理負責發布法規、銷售人員技術手冊或所有員工均可訪問的機構通訊。限制訪客權限是維護資訊一致性和防止意外或未經授權的變更的常見做法。在 SharePoint Online 中正確分配角色不僅可以優化使用者體驗，還可以成為資訊安全、法規遵循和業務流程相關人員生產力的策略槓桿。

在複雜場景中，SharePoint 能夠組合角色、委派臨時權限或為單一文件或資料夾配置精細規則，以適應公司不斷變化的需求，並保持對每個操作的控制和可追溯性。正是這種對角色分配的重視，使 SharePoint 成為一款功能強大且用途廣泛的工具，能夠以同等的效率支援小型企業和大型跨國組織，並始終確保安全透明的協作。

a) SharePoint 管理員

· 管理全域設定： SharePoint 管理員角色對於根據組織的策略需求塑造企業數位環境至關重要。該角色擁有對管理中心的完全存取權限，該中心是一個集中式空間，可管理所有關鍵 SharePoint 功能。在這裡，管理員可以設定和更新安全性與合規性策略，定義存取、資料共享和資訊保留規則。他們負責管理網站和網站集的生命週期（從創建到停用），確保所有數位資產的一致性和可控性。他們還可以配置與其他 Microsoft 365 服務（例如 Teams、OneDrive 和 Outlook）的原生集成，從而實現跨工具和使用者協作。任務還包括自訂區域設定、管理儲存限制、啟用或停用外部共用等功能以及自動化重複流程。管理員記錄每項重大更改，以確保透明度和可追溯性，並與IT團隊和網站所有者合作，確保始終符合公司政策的安全、高效的環境。

· 權限管理：透過權限管理，SharePoint 管理員可以精準地塑造權限結構，平衡可存取性和安全性。他們可以根據營運需求建立自訂群組，並為每個群組分配特定角色，例如讀取、編輯或完全控制。管理員可以打破單一網站、文件或資料夾的權限繼承，從而確保存取控制的最大粒度。每項變更都會記錄在案，以確保透明度並符合公司政策。可以監控每個使用者的有效權限，刪除未經授權的訪問，並根據組織變化快速更新權限。這種靈活性使 SharePoint 能夠適應小型團隊和複雜的分散式組織。這確保了平台始終與安全協作和高效治理的目標保持一致。

· 控制與監控：使用 Microsoft Purview和稽核日誌等工具，管理員可以過濾和分析網站內的所有活動，從簡單的登入到下載和文件共用。可以設定可疑行為的自動警報，匯出資料進行深入分析，並根據公司政策歸檔日誌。控制還擴展到資料完整性，確保追蹤和記錄所有變更。與安全經理的協作可以分享報告並保持高度的風險意識。如果出現技術異常，及時介入可確保快速解決關鍵問題，同時更新的配置可使平台符合法規和內部標準。

· 建立和管理工作流程：透過採用 Power Automate 等工具，管理員可以協調各種自動化流程，從簡單的文件變更通知到複雜請求的批准。配置自訂工作流程可減少重複任務的手動工作量，加快任務管理速度並最大限度地減少錯誤。管理員定義特定的觸發器和操作，將 SharePoint 與 Teams、Outlook 或外部系統等服務集成，以建立滿足實際業務需求的工作流程。每個工作流程都透過專用儀表板進行測試和監控，確保對正在運行的流程的可見性以及快速解決任何異常的能力。準確的工作流程文件有助於長期維護和更新。由於這些自動化功能，該平台成為支援日常營運和團隊成長的動態工具。結果是一個更有效率的環境，其中協作得到簡化，並且花在重複任務上的時間大大減少。

· 安全職責： SharePoint 管理員在保護敏感的企業資訊方面發揮著至關重要的作用。他們持續監督安全措施的實施，並及時處理任何事件，評估風險並採取糾正措施，以減少對數位資產的影響。他們協調存取策略的應用，以防止資料洩露，並監控活動日誌以識別異常或潛在的危險行為。他們與 IT 安全經理密切合作，以確保法規遵循和 SharePoint 環境的彈性。除了技術方面，他們還計劃和開展用戶培訓課程，倡導安全文化並提高對最佳實踐的認識。他們監控現有政策的有效性，並根據不斷發展的數位威脅提出更新建議。最後，他們確保記錄每項幹預措施，以確保所有安全管理活動的透明度和可追溯性。

練習。 SharePoint 管理員

🎯運動目標

目標是獲得 SharePoint 管理員角色的實用技能，學習如何設定全域設定、管理權限、監控使用者活動、建立自動化工作流程以及確保內容安全。您將學習如何存取管理中心、應用安全性原則、控制網站和程式庫權限，以及如何使用審核和自動化工具。此練習有助於在複雜的企業環境中改善治理、降低風險並優化 SharePoint 管理。

🛠️操作步驟

1. 造訪 SharePoint 管理中心 🛠️

ü 登入https://admin.microsoft.com

ü 前往管理中心> SharePoint

ü 驗證您是否具有全域或 SharePoint 管理員角色

ü 探索側面板的部分：網站、策略、設置

ü 點擊“設定”以存取全域設置

ü 啟用/停用 OneDrive、外部共用等功能

ü 設定預設語言和區域設置

ü 設定網站的儲存限制

ü 儲存變更並測試應用程式

ü 記錄內部治理設置

2. 站點級權限管理 🔐

ü 前往活動網站> 選擇一個網站 > 點選權限

ü 查看預設群組：擁有者、成員、訪客

ü 在每個群組中新增或刪除用戶

ü 點選“進階”進入詳細管理

ü 必要時中斷繼承

ü 建立具有自訂權限的新群組

ü 分配角色：讀取、編輯、完全控制

ü 檢查特定使用者的有效權限

ü 刪除未經授權的訪問

ü 儲存並將變更傳達給 IT 團隊

3. 活動的控制和監測 📊

ü 前往Microsoft Purview > 審核( https://compliance.microsoft.com )

ü 選擇審計日誌搜尋

ü 按活動過濾：文件存取、下載、分享

ü 設定特定日期範圍和用戶

ü 將結果匯出到 Excel 進行分析

ü 針對可疑活動（例如大量下載）建立警報

ü 為所有網站啟用活動日誌記錄

ü 驗證日誌資料的完整性

ü 與安全經理共享報告

ü 根據公司政策歸檔日誌

4. 建立和管理工作流程 ⚙️

ü 前往https://make.powerautomate.com

ü 點選建立 > 自動化流程

ü 選擇觸發器：“當在 SharePoint 中建立文件時”

ü 新增操作：發送電子郵件、批准、團隊通知

ü 使用動態變數個性化訊息

ü 儲存並啟動流程

ü 透過將文件上傳到網站來測試流程

ü 執行歷史記錄面板中檢查執行情況

ü 建立入職、請求、發布流程

ü 記錄未來維護的流程

5. 執行安全政策 🛡️

ü 前往Microsoft 365 Defender > 策略和規則

ü 配置條件存取策略

ü 設定資料遺失保護 (DLP)

ü 在 SharePoint 中啟用文件加密

ü 將外部共用限制為已核准的網域

ü 啟用多重身份驗證 (MFA)

ü 設定共享連結的有效期限

ü 驗證法規合規性（例如 GDPR）

ü 建立資料保留策略

ü 使用安全性報告監控您的應用程式

📘應用程式操作場景

一家跨國公司剛開始團隊重組，需要確保 SharePoint 環境安全、配置合理且符合新的公司政策。 SharePoint 管理員負責更新全域設定、審查權限、監控任務、自動化工作流程以及增強安全性。

ü 🛠️ 全域設定：管理中心 > SharePoint > 設定
➡️配置語言、儲存、外部共用和進階功能。

ü 🔐 權限：活動網站 > 權限 > 進階
➡️控制和自訂每個網站的存取群組。

ü 📊 監控：Microsoft Purview > 審核
➡️追蹤可疑活動、未經授權的登入和下載。

ü ⚙️ 工作流程：Power Automate > 建立流程
➡️自動化審核、通知和文件流程。

ü 🛡️ 安全性：Microsoft 365 Defender > 策略
➡️強制執行 DLP、MFA、加密和共享限制。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
🛠️全域設置	管理中心 > SharePoint > 設定
🔐權限管理	SharePoint > 活動網站 > 權限 > 進階
📊審計和監控	Microsoft Purview > 審核日誌搜索
⚙️工作流程	Power Automate > 建立 > 自動化流程
🛡️安全策略	Microsoft 365 Defender > 策略與規則

🚀生產力效益

ü 更能集中控制您的 SharePoint 環境

ü 減少與人為錯誤或未經授權的存取相關的風險

ü 重複和審批流程的自動化

ü 活動和變化的完整可追溯性

ü 遵守安全和隱私法規

ü 簡化授權使用者的訪問

ü 提高許可證管理效率

ü 跨站點配置標準化

ü 發生事故或異常情況時立即回應

ü 跨職能團隊之間的安全且可控的協作

💡在商業環境中使用的想法

ü 員工入職管理👥
SharePoint 管理員建立自動化流程來指派休假時間、傳送文件並在新員工到來時通知經理。

ü 機密專案的存取控制🔐為
法律或研發團隊建立具有自訂權限的群組，並進行活動監控和限制共用。

ü 文件審批自動化📄Power
Automate 流程管理公司政策審批，具有自動通知和修訂追蹤功能。

❓自我評估問題

1. SharePoint 全域設定位於哪裡？

2. 如何管理網站的進階權限？

3. 使用什麼工具來監控使用者活動？

4. 如何建立自動流程來通知我文件上傳？

5. 哪些安全性策略可套用於 SharePoint？

6. 如何限制內容的外部分享？

7. 我在哪裡啟用文件加密？

8. 如何查看流程的執行歷史記錄？

9. 哪些角色可以造訪管理中心？

10. 如何匯出審計日誌以供分析？

🧾我學到的知識總結

您已學習如何以 SharePoint 管理員的身分進行操作，存取管理中心來設定全域設定、管理權限、監控活動並套用安全性原則。您還學習如何使用 Power Automate 建立自動化工作流程，以及如何使用審核工具來確保可追溯性。這些技能使您能夠維護安全、高效且合規的 SharePoint 環境。現在，您已具備支援組織集中化和策略性地管理數位協作的能力。

b) 該網站的所有者

· 完整的網站控制：這意味著能夠管理整個網站生命週期，從啟用新功能到更新安全性設定。擁有者可以監督文件庫的建立和維護，授權或限制對特定資源的訪問，並監視使用者活動。他們的主要職責之一是及時進行權限管理，確保只有適當的人員才能查看或編輯敏感內容。該角色還包括自訂網站以反映團隊或組織的需求，引入協作工具、Web 零件和互動式儀表板。所有者負責確保資訊一致性，防止資料重複，並在平台的日常使用中推廣最佳實踐。他們還負責支援使用者培訓、回應支援請求以及指導社群使用新功能。透過積極主動和策略性的行動，所有者幫助將 SharePoint 打造成一個安全、高效和協作的數位空間。他們對治理和創新的關注對於專案的成功和公司資訊的保護至關重要。

· 使用者管理：週詳的使用者管理是確保 SharePoint 網站安全且平穩運作的關鍵。所有者負責定期監控成員，並定期檢查其活動和訪問相關性。透過建立具有特定權限的群組，他們可以根據角色或專案區分權限級別，確保每個人只擁有嚴格必要的權限。在動態情況下，例如入職或團隊變動，擁有者更新使用者結構的速度對於避免工作流程中斷至關重要。記錄每項變更以保持可追溯性並方便將來的審計是一種很好的做法。此外，所有者在向使用者介紹安全策略和可用工具，鼓勵使用者以負責任和知情的方式使用平台方面發揮關鍵作用。

· 內容個人化：允許所有者根據團隊的實際需求定製網站，展示相關訊息，並方便所有參與者使用。他們可以建立新頁面、更新文件並插入多媒體元素，使溝通更有效率、更具吸引力。他們還可以根據專案變更或不斷發展的業務目標重新定義網站結構，組織版塊、類別和連結。持續的內容更新確保所有資訊始終保持最新且易於存取。擁有者還可以收集使用者回饋，以優化瀏覽體驗，並引入客製化工具，例如專用儀表板、資訊豐富的 Web 元件和通知橫幅。這樣，網站將成為一個動態且靈活的平台，能夠支援協作和持續創新。

· 策略角色：因此，策略性方法對於快速應對組織變革、新成員入職或重新定義與專案開發相關的權限至關重要。業主必須能夠預測工作小組的需求，及時採取行動更新權限、實施新的安全策略，並根據新的營運要求調整網站結構。這種回應能力能夠轉化為更安全的資訊管理和更流暢的協作流程，最大限度地降低中斷風險並確保遵守公司法規。在創新和適應性至關重要的環境中，業主的角色成為數位協作有效性的關鍵，將每一次轉型視為集體成長的機會。

練習。 SharePoint 網站擁有者

🎯練習目標

目標是獲得作為 SharePoint 網站所有者的營運技能。您將學習如何管理使用者和權限、自訂內容和佈局、配置網站結構以及支援團隊協作。所有者對網站擁有完全的控制權，並在確保內容保持最新、易於存取且符合業務目標方面發揮策略性作用。此練習可改善網站治理，減少錯誤和重複，並促進統一高效的使用者體驗。

🛠️操作步驟

1. 以所有者身分造訪網站 🔑

ü 登入https://portal.office.com

ü 前往SharePoint > 選擇你擁有的網站

ü “設定”連結（齒輪圖示）

ü 點擊網站內容查看結構

ü 前往「站點設定」進行進階配置

ü 檢查權限和管理部分

ü 確保您的帳戶位於「所有者」群組中

ü 如果沒有，請聯絡管理員。

ü 儲存變更並返回網站主頁。

ü 確認您擁有這些功能的完全存取權限

2. 使用者和權限管理 👥

ü 點擊“設定”>“網站權限”

ü 查看群組：所有者、成員、訪客

ü 將新用戶新增至適當的群組

ü 點擊「分享網站」發送邀請

ü 自訂單一檔案或資料夾的權限

ü 必要時中斷繼承

ü 建立具有特定角色的新群組（例如“內容編輯者”）

ü 刪除不活躍用戶

ü 記錄治理變化

ü “檢查權限”檢查有效權限

3. 自訂網站首頁 🎨

ü 點擊網站主頁上的“編輯”

ü 新增部分：一列、兩列、網格

ü 插入 Web 部件：文字、圖像、連結、文檔

ü 自訂網站的顏色和風格

ü 「設定」>「外觀」新增公司徽標

ü 插入歡迎訊息或橫幅

ü 將主頁連結到二級頁面（例如「文件」、「活動」）

ü 儲存並發布更改

ü 在桌面和行動裝置上預覽

ü 收集用戶回饋以進行改進

4. 建立和管理頁面和內容 📄

ü 轉至“網站內容”>“網站頁面”

ü 點選+ 新建 > 頁面

ü 選擇版面配置（例如，空白、標題、反白部分）

ü 新增內容：文字、影片、清單、文件

ü 插入動態 Web 元件（例如最近活動、新聞）

ü 另存為草稿或直接發布

ü 如果需要，將頁面設定為主頁

ü 建立頁面層次結構以進行導航

ü 新增標籤或類別以使搜尋更容易

ü 網站分析追蹤瀏覽量

5. 合作中的戰略作用 🤝

ü 相關團隊的會議

ü 收集資訊和訪問要求

ü 根據工作流程定義站點結構

ü 為每個部門或專案建立一個部分

ü 設定內容發布和更新規則

ü 與 IT 部門合作完成 Teams 和 OneDrive 集成

ü 推廣使用該網站作為單一訪問點

ü 建立包含網站聯絡資訊的「關於我們」頁面

ü 使用網站分析監控網站使用情況

ü 定期更新內容以保持相關性

📘應用程式操作場景

一位專案經理已被任命為新「數位行銷2025」計畫的SharePoint網站負責人。該網站將成為文件、任務、溝通和共享資源的中心。網站負責人負責建立網站、管理存取權限、客製化主頁，並確保內容保持最新並與專案目標保持一致。

ü 🔑 存取和角色驗證：SharePoint > 設定 > 權限
➡️授予網站及其功能的完全控制權。

ü 👥 使用者管理：共享網站>群組>控制權限
➡️允許您指派角色並保護敏感內容。

ü 🎨 自訂：編輯>新增Web元件>發布
➡️改善使用者體驗和網站導航。

ü 📄 內容管理：新頁面 > 版面 > Web 元件
➡️以清晰易懂的方式組織資訊。

ü 🤝 策略角色：站點分析 > 會議 > 協作結構
➡️支援跨職能協作與專案治理。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
🔑站點檢查	SharePoint > 設定 > 網站設置
👥用戶管理	SharePoint > 網站權限 > 群組
🎨家居定制	SharePoint > 編輯 > 新增 Web 元件
📄頁面創建	SharePoint > 網站內容 > 頁面 > 新頁面
🤝分析與治理	SharePoint > 設定 > 網站分析

🚀生產力效益

ü 完全控制網站的結構和內容

ü 有效的存取和權限管理

ü 個人化且一致的使用者體驗

ü 透過集中協作提高團隊參與度

ü 減少錯誤和文件重複

ü 簡化導航並快速存取資源

ü 追蹤變更和視圖

ü 內容與業務目標之間的一致性

ü 現場管理自主權更大

ü 支持內部溝通和知識共享

💡在實際商業環境中使用的想法

•跨職能專案網站📊
所有者建立網站以收集行銷、銷售和 IT 之間共享的文件、任務和報告。

•企業人力資源入口網站👥
一個專用的 SharePoint 人力資源網站，其中包含表格、政策、常見問題和活動日曆，由人力資源團隊管理。

•用於內部通訊的內部網路📰
通訊團隊建立並更新包含公司新聞、公告和多媒體內容的頁面。

❓自我評估問題

1. 如何知道您是否擁有 SharePoint 網站？

2. SharePoint 網站上有哪些使用者群組？

3. 如何自訂網站首頁？

4. 如何建立新頁面並將其連結到主頁？

5. 使用什麼工具來監控網站使用情況？

6. 如何將使用者指派到具有特定權限的群組？

7. 如何停止權限繼承？

8. 哪些 Web 元件可以加入頁面？

9. 團隊中推動網站的策略性使用？

10. 我如何訪問網站分析來評估有效性？

🧾我學到的知識總結

您已經學習如何以 SharePoint 網站擁有者的身分進行操作，管理使用者、權限、內容和版面。您已經掌握了自訂主頁、建立資訊頁面和配置網站結構的技能。您已經了解所有者在促進協作、確保安全和保持內容更新方面的策略角色的重要性。現在，您可以將 SharePoint 網站轉變為團隊或專案的真正中心，從而提高效率和內部溝通。

c) 網站會員

· 主動協作： SharePoint 讓成員動態且有意義地為網站做出貢獻。除了管理文件之外，他們還可以即時協作，添加評論、建議和修訂，從而促進想法共享和內容完善。主題討論促進建設性討論，而 @mentions 功能則有助於在日常活動中與同事進行有針對性的互動。成員會不斷更新任務清單、行事曆和協作項目，確保資訊始終保持最新狀態並可供團隊存取。這種積極參與可以加快工作流程、縮短回應時間並提高營運透明度。借助共同創作功能，多個人可以同時處理同一個文件，避免重複工作並提高效率。追蹤變更並恢復到文件先前版本的能力可確保工作安全可靠。簡而言之，成員的持續貢獻使 SharePoint 成為一個現代化、靈活的協作環境，能夠滿足每個工作小組的需求。

· 共同創作：允許多個使用者直接從瀏覽器同時編輯 Word、Excel 或 PowerPoint 文檔，無需衝突或等待。所有變更均即時保存，使每位參與者的貢獻均可見。頭像顯示正在處理文件的人員，整合的聊天功能方便即時溝通。借助更改追蹤功能，每個人都可以追蹤文件的進度並發表評論。此模式顯著降低了重複工作的風險，鼓勵建設性討論，並加快了內容的最終完成。共同創作將文件工作轉變為動態的共享體驗，增強了團隊成員之間的協作。

· 品質責任：對品質負責意味著每位成員必須確保輸入資料的準確性，確保資訊始終保持最新和相關性。仔細檢查拼字、格式和一致性有助於確保文件清晰專業。及時的內容審查有助於快速識別和糾正任何錯誤或缺失。鼓勵成員報告過時或重複的材料，從而協作維護有序可靠的環境。使用文件驗證清單有助於遵守公司標準。此外，適當的版本管理可確保團隊只能存取已批准和更新的文件。這種共享方法可以提升團隊的聲譽和營運效率。

· 工作流程參與：參與工作流程意味著參與自動化流程，從而簡化站點內的重複性任務。會員會收到通知，以啟動、批准或審查文件、填寫表單或提供回饋，所有這些都以結構化且可追溯的方式進行。這些由管理員或所有者創建的流程簡化了審批、定期審查和資料收集的管理。積極參與有助於按時完成任務、減少錯誤並維持共享資訊的品質。每個操作都會被記錄下來，從而提高成員之間的透明度和責任感。由於自動化，團隊可以更協調有效率地工作，從而持續改善流程。這使得 SharePoint 成為一個充滿活力的協作和創新工具。

練習。 SharePoint網站成員

🎯 演習目標

目標是培養 SharePoint 網站成員的操作技能，重點在於主動協作、內容共同創作、共享資訊品質問責以及工作流程參與。使用者將學習如何即時編輯文件、評論、追蹤修訂、遵守發布政策以及與自動化工作流程互動。這項練習可以提高團隊生產力，減少錯誤和重複，並培養負責任且透明的協作文化。

🛠️操作步驟

2. 以會員身分造訪 SharePoint 網站 🔑

ü 登入https://portal.office.com

ü 前往SharePoint > 選擇指派的站點

ü 「設定」>「網站權限」驗證您是否屬於「成員」群組

ü 文件部分

ü 瀏覽共享資料夾

ü 檢查檔案的編輯權限

ü 檢查通知或指派的任務

ü 熟悉網站的架構

ü 如果有的話，請參閱“誰做了什麼”頁面

ü 開始與團隊合作

2. 積極協作處理文件 👥

ü 從文件庫中開啟 Word、Excel 或 PowerPoint 文件

ü 點擊“在瀏覽器中編輯”

ü 與其他成員即時協作

ü 添加內容、評論和建議

ü 自動儲存變更

ü 使用內建聊天功能在編輯時進行交流

ü 檢查文件中誰處於活動狀態（頭像在右上角）

ü 避免覆蓋其他人的更改

ü @mention功能與同事互動

ü 團隊後才關閉文件

3. 共同創作和變更跟踪 ✍️

ü 開啟共享的 Word 文件

ü 前往“審閱”>“追蹤修訂”

ü 新增上下文評論

ü 回覆收到的評論

ü 接受或拒絕提議的變更

ü 從 SharePoint檢視版本歷史記錄

ü 必要時恢復先前的版本

ü 儲存已解決評論的文件

ü 通知合作者變更

ü 保留最終批准的副本

4. 對內容品質的責任 ✅

ü 發布前審查文件

ü 檢查拼字、格式和一致性

ü 驗證資料是否已更新且正確

ü 向網站所有者報告過時的內容

ü 如果有的話，使用品質控制清單

ü 僅保存到正確的資料夾以避免重複

ü 以清晰、標準化的方式重新命名文件

ü 新增元資料（作者、日期、類別）

ü 歸檔非活動版本

ü 幫助保持網站清潔可靠

5. 參與工作流程 🔄

ü 從 Power Automate 取得通知（例如批准、上傳）

ü 點擊收到的連結開啟檔案或請求

ü 填寫必填欄位（例如評論、批准）

ü 如果適用，請按一下“批准”或“拒絕”

ü 驗證該操作是否已記錄在流程中

ü 查看文件中的活動歷史記錄

ü 滿足任務中指定的截止日期

ü 向網站所有者報告任何阻止行為

ü 積極參與週期性評審

ü 促進持續流程改進

📘應用程式操作場景

一個行銷團隊正在進行一項新的行銷活動。 SharePoint 網站成員會合作進行內容建立、圖形設計審查和任務管理。每位成員都負責積極參與、確保內容品質並參與自動化審批工作流程。

ü 🔑 造訪網站：SharePoint > 網站 > 文件
➡️可讓您以結構化的方式開始與您的團隊合作。

ü 👥 積極協作：在瀏覽器中編輯 > @提及
➡️鼓勵共同創作和即時溝通。

ü ✍️ 共同創作：審查>追蹤更改
➡️確保更改的透明度和可追溯性。

ü ✅ 品質控制：清單>元資料>儲存
➡️提高內容的可靠性和一致性。

ü 🔄 工作流程：通知>操作>歷史記錄
➡️讓成員參與審核和決策過程。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
🔑訪問和導航	SharePoint > 網站 > 文檔
👥積極合作	文件 > 在瀏覽器中編輯 > @mention
✍️共同創作	Word > 審查 > 追蹤修訂/評論
✅品質管制	檔案 > 元資料 > 版本歷史記錄
🔄直播參與	Power Automate > 通知 > 操作

🚀生產力效益

ü 同步且無衝突的協作

ü 完全可追溯的變更和評論

ü 個人對內容負更大責任

ü 減少錯誤和重複版本

ü 積極參與審批流程

ü 綜合情境溝通

ü 快速存取更新的文檔

ü 更好的資訊品質和一致性

ü 直接參與工作流程

ü 支持數位協作文化

💡在實際商業環境中使用的想法

ü 商業宣傳冊寫作📄
成員合作起草副本、審查內容並參與印前審批流程。

ü 準備活動簡報🎤
團隊共同創作 PowerPoint 簡報、註釋投影片並確保視覺和文字品質。

ü 月度報告管理📊
每個部門在共享的 Excel 文件中更新自己的部分，並進行變更追蹤和最終批准。

❓自我評估問題

1. 如何檢查您是否是 SharePoint 網站的成員？

2. 如何即時協作處理文件？

3. 您使用什麼工具來追蹤 Word 中的變更？

4. 如何保證共享內容的品質？

5. 我如何參與自動審批流程？

6. 如何在文件中@提及同事？

7. 在哪裡可以找到文件的先前版本？

8. 如何為文件新增元資料？

9. 如何回覆共享文件中的評論？

10. 您如何傳達工作流程中的問題？

🧾所學內容的總結

您已學習如何在 SharePoint 網站中扮演活躍成員的角色，即時協作、共同創作內容、確保資訊品質並參與自動化工作流程。您已掌握使用審閱工具、文件管理和上下文溝通的技能。此角色對於協作專案的成功至關重要，因為它有助於保持共享內容的更新、一致性和可靠性。現在，您能夠在數位團隊中有效地工作，充分發揮 SharePoint 的潛力。

d) 現場嘉賓

· 擴展協作： SharePoint 中的「來賓」角色為與組織外部人員的協作開闢了新的可能性，可向顧問、合作夥伴或客戶授予特定專案或文件的受控存取權限。此功能可讓您利用外部專業知識豐富團隊合作，而不會洩漏敏感資料或關鍵平台資源。來賓可以根據網站擁有者設定的權限，以有針對性且有限的方式做出貢獻。互動過程受到監控和追蹤，從而實現活動的透明度和可追溯性。來賓整合始終受限制和時間限制的約束，確保安全性和機密性始終是首要任務。靈活的權限管理可讓您僅指派分配任務所需的權限。這使得 SharePoint 成為擴展協作網路的有效工具，同時保持對公司資訊的完全控制。

· 受限存取：訪客對 SharePoint 網站的存取受到嚴格限制，以確保公司資訊的安全性和控制力。訪客可以查看所有者或管理員提供的特定文檔，並且在特定且受限的情況下，他們還被授權根據項目需求上傳文件。除此之外，他們還可以參與共享工作區中的討論，提供有用的回饋或建議，但始終只能在指定的空間內進行。網站各部分的存取權限絕不會一概而論：訪客可存取的每個區域、資料夾或文件都經過精心挑選，以確保最敏感資源的機密性。訪客無法自由瀏覽網站或存取受限區域、進階設定或關鍵治理資訊。他們的所有操作都會受到追蹤和監控，以確保透明度，並且權限可以隨時更改或撤銷。這種方法確保訪客的貢獻能夠豐富協作，同時又不會損害平台和公司資料的安全性。

· 限制：這些是 SharePoint 平台資料保護和治理的基本支柱。以下是主要的限制和已實施的措施：

Ø 進階設定排除：訪客無權存取網站的管理設定、進階設定選項或全域權限管理功能。這意味著他們無法編輯網站策略、建立或刪除工作區，也無法更改平台的組織結構。

Ø 敏感資訊限制：訪客存取權限僅限於網站擁有者選擇的特定文件和資料夾。訪客無法查看、編輯或下載被歸類為敏感的數據，例如機密財務報告、個人資料、策略資訊或任何其他受本公司限制的內容。

Ø 無法存取關鍵治理區域：網站中用於平台治理的部分，例如活動日誌、工作流程管理、策略定義或安全監督，完全無法供訪客存取。這些區域僅供具有特定控制和監督角色的內部成員使用。

Ø 適時且有限的存取權限：訪客可存取的每個文件、資料夾或區域都經過精心挑選；網站內不設自由導航。訪客僅可存取專案或持續合作活動所需的資源。

Ø 活動監控與追溯：所有訪客活動均透過訪問日誌和活動報告進行追蹤和監控。一旦出現異常或未經授權的存取嘗試，系統會自動向 IT 經理發出警報，以便及時介入。

Ø 時間限制：根據專案需求或公司政策，訪客權限可進行時間限制。超過設定期限後，存取權限將被手動或自動撤銷，確保訪客對公司資源的存取權限不留任何殘留。

· 臨時權限管理：允許您精確定義外部方可以存取特定網站資源的時長。這種靈活性使您能夠根據專案的實際需求自訂存取權限，從而最大限度地降低超出必要範圍的資料外洩風險。在約定的期限結束時，權限將被手動撤銷或透過 Power Automate 等自動化工具撤銷，不會留下任何剩餘權限。您可以設定到期提醒並追蹤所有更改，從而保持持續且有記錄的控制。流程還包括向訪客清楚告知訪問時長，提高透明度並遵守公司政策。此策略可保護組織，確保協作始終安全且受控。

練習：SharePoint 網站來賓

🎯練習目標

目標是學習如何在 SharePoint 網站上管理和使用來賓訪問，以了解外部協作的動態、存取限制、適用限制以及如何管理臨時權限。您將學習如何邀請來賓、分配必要的最低權限、監控活動以及安全地撤銷存取權限。本練習有助於將協作擴展到公司範圍之外，同時保持對共享資訊的控制和安全。

🛠️操作步驟

1. 在網站上啟用外部共享 🌐

ü 登入https://admin.microsoft.com

ü 前往管理中心> SharePoint

ü 按一下「活動站點」 > 選擇站點

ü 點選共享

ü 將等級設定為“新舊客人”

ü 儲存變更

ü 確保 OneDrive 中也啟用了共享

ü 請查閱公司政策以了解任何限制。

ü 您的團隊知道已啟用共享。

ü 繼續邀請客人

2. 邀請來賓加入你的 SharePoint 網站 ✉️

ü 前往您的 SharePoint 網站 > 點擊“設定”>“網站權限”

ü 點擊分享網站

ü 輸入外部訪客的電子郵件地址

ü 根據您的角色選擇“訪客”或“成員”群組

ü 新增自訂訊息

ü 點擊發送

ü 客人將收到一封包含訪問連結的電子郵件

ü 驗證使用者是否出現在網站成員中

ü 確保存取僅限於預期內容

ü 註冊可追溯性邀請

3. 限制對共享內容的訪問 🔐

ü 在您的文件庫中建立專用的來賓資料夾

ü 點選“管理訪問”

ü 刪除權限繼承

ü 僅向訪客和必要的內部成員授予存取權限

ü 將權限設定為“檢視”或“編輯”

ü 確保來賓無法存取其他資料夾

ü 在使用規則資料夾中新增通知

ü 使用元資料標記共享內容

ü 啟用版本歷史記錄來追蹤更改

ü 保存並向團隊傳達限制

4. 監控客人活動 📊

ü 前往 https://compliance.microsoft.com >審核

ü 選擇審計日誌搜尋

ü 客人電子郵件地址過濾

ü 設定日期範圍

ü 查看活動：登入、下載、更改

ü 將結果匯出到 Excel

ü 為 IT 經理建立每週報告

ü 啟動非工作時間或異常存取的警報

ü 確認訪客遵守訪問限制

ü 根據公司政策歸檔日誌

5. 管理臨時權限 ⏳

ü 定義訪問期限（例如 30 天）

ü 在 Outlook 中建立截止日期提醒

ü 前往“網站權限”>“群組”

ü 到期後手動刪除訪客

ü 或者，使用 Power Automate 自動執行撤銷

ü 建立流程：“在日期 X”→“從群組中刪除使用者”

ü 記錄程序以供將來使用

ü 告知客人訪問時長

ü 驗證存取權限是否已成功撤銷

ü 更新外部存取日誌

📘應用程式操作場景

一家公司與外部顧問合作，審查一項廣告活動。顧問需要造訪 SharePoint 網站上的特定資料夾才能檢視和評論相關資料。網站擁有者啟用外部共享、邀請訪客、限制存取相關文件、監控活動，並設定自動撤銷權限的截止日期。

ü 🌐 啟用共享：管理中心 > SharePoint > 共享
➡️允許對外部使用者的控制存取。

ü ✉️ 賓客邀請：SharePoint > 分享網站
➡️實現與外部合作夥伴的協作。

ü 🔐 存取限制：管理存取>刪除繼承
➡️保護敏感內容免遭未經授權的存取。

ü 📊 活動監控：Microsoft Purview > 審核
➡️確保客人行為的可追溯性。

ü ⏳ 臨時權限：Power Automate > 撤銷流程
➡️自動存取時長管理。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
🌐啟用共享	管理中心 > SharePoint > 活動網站 > 分享
✉️嘉賓邀請	SharePoint > 設定 > 網站權限 > 分享網站
🔐訪問限制	SharePoint > 文件 > 管理訪問
📊活動監控	Microsoft Purview > 審核日誌搜索
⏳自動撤銷	Power Automate > 建立流 > 刪除用戶

🚀生產力效益

ü 與外部合作夥伴的安全協作

ü 對共享內容的精細控制

ü 客人活動完全可追溯

ü 降低未經授權存取的風險

ü 自動化臨時存取管理

ü 跨公司專案更加靈活

ü 遵守安全和合規政策

ü 與外部合作者的透明溝通

ü 減輕 IT 管理負擔

ü 提高審核和批准流程的效率

💡在商業環境中使用的想法

ü 與創意機構合作🎨
臨時與外部機構共享圖形材料以獲得反饋和批准。

ü 外部技術支援🛠️
在特定乾預期間限制供應商或 IT 顧問對技術文件的存取。

ü 合約的法律審查⚖️
外部律師存取機密文件夾來審查和評論合約文件。

❓自我評估問題

1. 如何在 SharePoint 網站上啟用外部分享？

2. 邀請客人的步驟是什麼？

3. 如何限制訪客對單一資料夾的存取？

4. 在哪裡可以監控外部使用者活動？

5. 如何設定訪客登入有效期限？

6. 應為客人分配哪些最低權限？

7. 如何手動撤銷訪客的存取權限？

8. 使用什麼工具來自動撤銷？

9. 如何檢查訪客是否仍具有有效存取權限？

10. 適當的客人管理可以避免哪些風險？

🧾我學到的知識總結

您已學習如何在 SharePoint 中管理與外部來賓的協作，包括啟用共享、邀請使用者、限制對相關內容的存取、追蹤活動以及設定臨時權限。您還掌握了使用安全、自動化和追蹤工具的專業知識，這些工具對於確保高效安全的協作至關重要。這種方法可讓您將團隊的功能擴展到公司範圍之外，同時保持對共享資料的完全控制。現在，您可以策略性地、合規地、有效率地管理來賓。

e) 訪客

· 唯讀存取權限：此角色對於維護已發佈資訊的完整性以及確保只有授權人員才能進行變更至關重要。因此，在任何需要傳播知識、指南或公司動態且避免內容被意外或故意更改的情況下，訪客都是關鍵人物。唯讀存取權限可確保營運流程、法規或機構溝通保持一致可靠，同時允許有需要的人員進行即時且可控的諮詢。透過這種方式，SharePoint 確立了其作為平衡資訊開放性和營運安全性的有效工具的地位，以支持負責任且合規地分發公司資料。

· 防止未經授權的變更：透過為訪客設定唯讀權限，可以保護公司資料的完整性：文件保持不變，避免不必要的變更。因此，用戶可以存取和共享訊息，但無法刪除、覆蓋或修改文件和頁面。此限制可確保官方版本保持最新可靠。此外，它還顯著降低了意外錯誤或意外操作可能危及重要內容的風險。集中式權限控制確保只有授權使用者才能主動介入。這創造了一個安全的環境，使協作始終在掌控之中，有效率地進行。

· 資訊流通管控：訪客角色擁有有限的存取權限，且不提供編輯權限，是確保在組織內傳播準確且經過驗證的資訊的重要工具。這樣，每份文件都將忠實於官方版本，防止意外更改或未經授權的揭露。諮詢過程始終受到公司政策的追蹤和約束，從而降低出錯的可能性，並促進個人在使用共享資源時的責任制。集中式權限控制可讓您了解哪些人可以存取哪些內容，從而方便進行稽核和審核。這種細緻而結構化的管理保障了溝通的一致性，並促進了不同部門和團隊之間的信任，從而提高了透明度和資訊安全性。因此，組織可以廣泛傳播知識，同時始終處於嚴密的監督之下。

練習。 SharePoint 網站訪客

🎯練習目標

目標是理解並應用 SharePoint 網站上與訪客角色相關的功能。使用者將學習如何以唯讀模式存取內容、瀏覽可用資源、遵守安全策略以及促進資訊受控傳播。此練習有助於防止未經授權的更改、確保文件完整性並促進負責任地使用公司內容。訪客角色對於確保透明度和資訊存取至關重要，同時又不損害資料品質或安全性。

🛠️操作步驟

1. 以訪客身分造訪 SharePoint 網站 🔑

ü 登入https://portal.office.com

ü 前往SharePoint > 選擇共享網站

ü 確保您的帳戶位於「訪客」群組中

ü 點擊“設定”>“網站權限”

ü 檢查分配的權限是否為“查看”

ü 文件部分

ü 開啟 Word、Excel 或 PDF 文件

ü 確保它不能被修改

ü 瀏覽可用資料夾

ü 閱讀內容而不改變其結構

2. 以唯讀模式瀏覽和查看內容 📄

ü 造訪網站首頁

ü 按一下「文件」 >選擇資料夾

ü 開啟檔案 > 按一下“在瀏覽器中檢視”

ü 使用搜尋功能尋找特定內容

ü 查閱該網站的資訊頁面

ü 直接在瀏覽器中查看 PDF 文件

ü 僅在獲得授權的情況下下載文件

ü 不要嘗試修改或覆蓋文件

ü 向網站所有者報告任何錯誤

ü 尊重訪問和諮詢政策

3. 防止未經授權的更改 🔐

ü 不要點選「文件中的編輯」 （如果可見）

ü 避免保存不必要的本地副本

ü 未經許可，請勿分享文件連結。

ü 請勿轉發包含機密內容連結的電子郵件。

ü 向 IT 團隊回報可疑登錄

ü 識別受保護內容的警告訊息

ü 尊重保密標籤（例如“唯讀”）

ü 不要修改文件元數據

ü 不要上傳新文件到網站

ü 維持符合公司政策的行為

4. 控制資訊流 📢

ü 僅查看與您的角色相關的內容

ü 不要將文件轉發給未經授權的用戶

ü 使用公司工具進行溝通（例如 Teams）

ü 請勿使用個人帳戶造訪網站

ü 避免在非公司設備上保存文件

ü 尊重文件的有效期限

ü 報告過時或重複的內容

ü 請勿將內容用於未經授權的用途

ü 請聯絡網站所有者進行澄清。

ü 幫助維護資訊完整性

📘應用程式操作場景

其他部門的員工以訪客身分登入行銷團隊的 SharePoint 網站，查看新行銷活動的資料。他們的職責是閱讀文件、了解正在進行的活動並報告任何錯誤，但不能修改或分享內容。網站所有者已配置唯讀存取權限，以確保資訊安全和一致性。

ü 🔑 受控存取：SharePoint > 網站權限
➡️確保訪客只能查看內容。

ü 📄 查看文件：文件 > 在瀏覽器中查看
➡️允許您存取資訊而不修改它。

ü 🔐 更改預防：無更改權限
➡️保護檔案完整性及其官方版本。

ü 📢 流通控制：禁止外部共享
➡️防止未經授權傳播公司內容。

🧩使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
🔑訪客訪問	SharePoint > 設定 > 網站權限
📄內容查看	SharePoint > 文件 > 在瀏覽器中查看
🔐變更控制	檔案 > 唯讀（權限）
📢交通管制	禁止共享 > 公司政策

🚀生產力效益

ü 資訊存取無修改風險

ü 保護企業內容的完整性

ü 減少未經授權的干預造成的錯誤

ü 加強對訊息傳播的控制

ü 快速且安全地查閱文件

ü 遵守安全和合規政策

ü 部門間透明合作

ü 訪問和瀏覽追蹤

ü 減輕網站所有者的管理負擔

ü 支持數位內容治理

💡在實際商業環境中使用的想法

ü 公司政策審查📘
訪客造訪人力資源網站閱讀政策、福利和程序，但無法編輯它們。

ü 存取跨職能報告📊
其他部門的經理以唯讀方式存取財務團隊發布的月度報告。

ü 查看培訓材料🎓
員工訪問培訓網站閱讀指南和手冊，而無需更改內容。

❓自我評估問題

1. 如何知道您是否是 SharePoint 網站的訪客？

2. 與會員相比，訪客擁有哪些權限？

3. 如何存取只讀文件？

4. 如果我以訪客身分嘗試編輯文件會發生什麼事？

5. 如何防止未經授權的內容分享？

6. 遊客禁止哪些行為？

7. 如何報告文件中的錯誤？

8. 作為訪客我可以下載檔案嗎？

9. 如何識別受保護的內容？

10. 為什麼控制資訊流很重要？

🧾我學到的知識總結

您已經了解了 SharePoint 網站訪客的角色和職責。您還學習如何以唯讀模式存取內容、瀏覽可用資源、遵守編輯限制以及控制資訊流。此角色對於確保透明度和資訊訪問，同時又不損害資料安全性或完整性至關重要。現在，您可以負責任地查閱公司內容，為共享資訊的治理和保護做出貢獻。

f) 其他注意事項和最佳實踐

· 角色組合：在 SharePoint Online 中，您可以為使用者指派多個或暫存角色，並根據專案、緊急需求或組織變更調整權限。這種靈活性使您能夠快速回應工作環境的變化，確保每個使用者只能存取專案每個階段所需的資源。可以臨時分配角色，例如，用於替換人員或支援特定計劃，然後在需求過去後撤銷。透過組合文件、資料夾或網站整個區域的不同權限，您可以根據實際營運職責自訂存取等級。記錄每項變更並為分配和撤銷角色建立清晰的標準至關重要。這種方法可以降低錯誤風險、促進協作並增強企業數位環境的整體安全性。

· 精細配置：這是保護 SharePoint Online 中敏感資料的最有效策略之一。此功能允許管理員為單一文件或資料夾指派特定權限，從而僅限授權使用者存取。這種方法允許不同層級的可見性和修改權限，確保敏感資訊無法被指定群組以外的使用者存取。詳細的規則還允許追蹤文件操作，增強審計和事件回應能力。定期更新這些設定以反映不斷變化的業務和員工需求至關重要。週詳的權限管理可以降低錯誤或意外違規的風險，進而增強數位資訊系統各層面的安全性。

· 定期監控和審查：定期檢查角色分配是否正確，並根據結構、人員或合規性要求的變化更新權限和特權至關重要。有效監控和定期審查角色結構是確保 SharePoint Online 中權限管理安全且保持最新狀態的重要步驟。建議安排定期檢查，以便快速識別任何異常、非活動帳戶或不適當的分配。根據組織變更或新的合規性要求更新權限可防止未經授權的存取風險並加強資料保護。 IT、區域經理和合規部門之間的協作對於維持營運角色和職責之間的一致性至關重要。每項變更都應準確記錄，以促進決策的可追溯性並促進任何內部審計。依靠自動報告和警報工具可以更輕鬆地識別關鍵問題。只有透過不斷審查，權限結構才能保持一致、有效和安全。

· 培訓與意識提升：所有使用者都應接受培訓，了解其職責及其角色的局限性，從而為企業數位生態系統的安全和效率做出貢獻。在組織內部推廣培訓和意識提升是確保安全、智慧地使用 SharePoint 的最有效工具之一。每位用戶，無論其角色如何，都應獲得清晰的職責指導，並充分理解其權限所賦予的限制和功能。投資專門的培訓（例如，透過操作指南、網路研討會或互動會議）有助於預防危險行為，並增強對資料保護的重視。只有知識淵博的使用者才能識別敏感內容，在共享資源時採取適當的行為，並積極地為平台的整體安全做出貢獻。廣泛的問責文化可以降低錯誤或意外違規的風險，加強治理，並使企業數位生態系統更有效率和可靠。

· 治理的角色：在 SharePoint 中，治理是安全和管理效能的基石。它基於明確定義角色、職責和營運邊界的正式政策。升級程序至關重要，以便及時處理關鍵問題或違規行為。審計線索確保每項活動的可追溯性，從而在內部審計期間提供透明度和支援。各級角色之間順暢透明的溝通有助於做出一致的決策並快速解決任何問題。有效的治理支援法規遵循並降低業務風險，從而在整個數位生態系統中提升信任度和認知度。只有這樣，SharePoint 才能成為組織發展的真正策略工具。

練習。角色分配的最佳實踐

🎯 演習目標

本練習旨在提供一份實用指南，幫助您有效管理 SharePoint 網站上的角色，並應用角色組合、精細權限配置、監控和定期審查、用戶培訓以及建立治理機制的最佳實踐。您將學習如何建立自訂權限等級、透過群組分配權限、追蹤變更、安排定期審查以及提升協作者的權限意識。本練習旨在增強安全性、提高透明度並優化團隊協作，從而降低不當存取的風險並確保對數位內容進行負責任的管理。

🛠️操作步驟

1. 以管理員身分登入 SharePoint 網站 🔐
✓登入 https://portal.office.com 使用您的公司憑證🌐✓
點擊圖標 Microsoft 365 儀表板中的SharePoint 🧭
✓選擇您要管理的網站（例如「專案團隊」） 🗂️
✓驗證您的帳號是否包含在「網站擁有者」群組中 👑
✓點擊⚙️圖示>網站設置 🛠️
✓前往查看活動群組的網站權限🔎
✓檢查網站是否從父網站繼承權限🔗
✓如有必要，請按一下 打破權限繼承 ✂️
✓確保存取權限僅限於授權使用者🔐
✓記下現有群組以供日後分析📝

2. 分析現有的群體和角色 👥
✓點擊 查看進階權限 🔍
✓查看預設群組： “所有者” ， “成員” ， “訪客” 🧑 ‍ 🤝 ‍ 🧑
✓點擊每個群組以查看指派的使用者👁️
✓檢查是否有具有直接權限的使用者（不是透過群組） 🚫
✓將權限清單匯出至Excel （如果有） 📤
✓識別重複或不一致的角色⚠️
✓ 📊
✓查看變更記錄（如果啟用） 🕓
✓向 IT 團隊或網站擁有者回報問題📣
✓制定角色調整計畫🧾

3. 建立自訂權限級別 🧩
✓前往 網站設定>進階權限 ⚙️
✓點擊 權限級別>新增級別 ➕
✓給出一個描述性名稱（例如「有限貢獻者」） 🏷️✓
僅選擇必要的操作：查看、新增、編輯✅✓取消選擇
不必要的操作：刪除、管理權限❌✓僅包含與
預期角色一致的功能
🧠✓
保存新層級並將
其
可用性在共享文件中記錄給可用性

4.建立和管理安全群組 🛡️
✓前往 使用者和群組>建立新群組 👤
✓給予一個一致的名稱（例如「行銷團隊閱讀」） 🏷️✓
輸入該群組的清晰描述📝✓
設定群組擁有者（例如部門經理） 👨‍💼✓選擇誰可以查看群組成員👁️‍🗨️✓新增具有相似需求的使用者➕✓為
群組分配
自訂權限層級🧩✓避免直接指派給單一使用者🚫 …在
共用
檔案
中記錄群組組成📄✓驗證群組
是否處於活動活動狀態並正確設定。

5. 啟用權限變更追蹤 📊
✓前往 網站設定>審核與合規性 🧭
✓點擊 活動日誌或稽核日誌 📘
✓啟用權限變更追蹤🔁
✓選擇要監視的操作（例如新增/刪除使用者） 👥
✓
設定日誌保留至少90天📅
✓配置每月自動報告📧
✓確保只有管理員可以存取日誌🔒
✓將
報告儲存在安全的 SharePoint 文件夾中

6. 規劃定期角色評審 📆
✓開啟 Outlook 並建立重複事件📅
✓將事件標題為“ SharePoint權限審查” 📝
✓邀請部門主管和 IT 團隊👥
✓準備一份包含群組和權限清單的
報告📊
✓在
會議期間，將角色與當前職責進行比較🔍 ✓
識別不
活躍或過度許可的使用者🚫 ✓如
權限🔄 ✓記錄

7. 促進教育和意識 🎓
✓建立包含角色策略的 PDF 指南📘
✓將指南上傳到「內部文件」部分📤
✓組織
Teams
培訓課程🧑 ‍ 🏫
✓記錄課程並將其發佈在網站上📹
找出透過Microsoft Forms ✓ 🆘
✓每月發送最佳實踐提醒🔔
✓創建有關角色和權限的常見問題解答部分❓
✓定期更新培訓材料🔄

8. 定義並發布角色治理 🏛️
✓起草包含角色指派策略的文件📄
✓包含建立新群組的標準🧩
✓起草包含角色指派策略的文件📄 ✓包含建立新群組的標準🧩 ✓起草包含角色指派原則的文件📄 ✓包含建立新群組的標準🧩
✓擬定包含角色指派原則的文件📄 ✓包含建立新群組的標準🧩 ✓
擬定包含角色指派原則的文件📄 ✓包含建立
新群組的標準🧩 ✓擬定製作資料現況的文件📄 ✓包含建立新群組的標準🧩 ✓ 擬定包含角色指派原則的文件📄 ✓包含建立新群組的標準
🧩 ✓擬定內容指派政策的文件📄
✓包含建立新群組的標準 🧩 ✓定義網站擁有者的職責👑 ✓指定定期檢視的
頻率📆 ✓指示如何報告異常⚠️ ✓在網站的「治理」部分發布文件🌐 ✓將
文件的存在傳達給所有成員✓存檔以前的版本以便於追溯 🗃️

📘應用程式操作場景

使用者不當的存取權。 IT 經理決定重新組織角色，以確保安全性和透明度。 ✓
控制存取：SharePoint > 設定 > 網站權限🔐
✓建立自訂角色：權限等級 > 新增等級🧩
✓透過群組指派：使用者與群組 > 建立群組👥
✓監控與稽核：稽核與合規>活動日誌 📊
✓培訓與治理：上傳文件 > 內部文件📁

⌨️使用的關鍵指令以及如何存取它們

功能	小路
🛠️權限管理	SharePoint > 設定 > 網站權限🔐
🧩自訂級別	SharePoint > 網站設定 > 進階權限 > 新等級🧱
👥安全群組	SharePoint > 使用者和群組 > 建立群組👤
📊活動日誌	SharePoint > 網站設定 > 審核與合規性📈
📁治理文檔	SharePoint > 上傳檔案 > 內部文件📂

🚀生產力效益

✓更好的存取控制和降低的安全風險
✓定制的權限，反映用戶
的實際職責✓提高角色和權限管理的透明度
✓減少因權限過多或不一致而導致的錯誤
✓可追溯的變更和更容易的審計
✓在合作者中進行持續的培訓和廣泛的認知
✓記錄在案且易於訪問的治理
✓
團隊和部門之間
更安全的協作✓

❓自我評估問題

1. 如何在 SharePoint 中建立新的權限等級？

2. 為什麼不建議將角色直接指派給個人使用者嗎？

3. SharePoint 提供哪些工具來追蹤權限變化？

4. 您如何規劃定期角色審查？

5. 使用安全群組有什麼好處？

6. 治理政策在哪裡發布？

7. 您如何提高使用者的認知度？

8. 「有限貢獻者」角色，我應該避免哪些權限？

9. 如何檢查使用者是否具有不當存取權限？

10. 角色管理不善的風險是什麼？

🧾我學到的知識總結

您已學習 SharePoint 中的高階角色管理，該管理結合了自訂權限、安全性群組和治理實務。您還學習如何建立自訂權限等級、如何一致地分配權限、如何追蹤變更以及如何安排定期審核。本次練習強調了培訓和文件對於確保安全透明的內容管理的重要性。現在，您可以運用這些技能來提升組織內的安全性、生產力和協作能力。

4. 公司使用範例

SharePoint Online 現已成為滿足現代組織協作和資訊管理需求的最通用、最強大的平台之一。由於其模組化架構和持續更新，它可以適應各種環境，使企業能夠靈活安全地應對數位化挑戰。其主要應用場景之一是專案管理。在此背景下，SharePoint 允許團隊建立專用站點，集中管理各個專案的文檔，透過共用清單和日曆追蹤活動，將任務指派給不同的成員，並即使在不同的地點或裝置上也能即時協作。它能夠與 Microsoft Teams 和 Planner 等工具集成，使體驗更加動態，促進溝通並持續監控專案進度。

另一個極為相關的用例是建立企業內網。透過 SharePoint Online，組織可以建立自訂門戶，發布新聞、內部通訊、活動、法規、政策以及對員工有用的資源。該平台的模組化結構允許為特定部門或專案組創建主題區域，從而促進清晰的資訊流和知識共享，並方便存取和更新。因此，內網成為整個公司員工的單一參考點，從而培養歸屬感和積極參與感。

文件管理是 SharePoint Online 高效運作的關鍵要素之一。透過其文件庫，該平台允許您歸檔、編目、搜尋和共享任何格式的文件，確保符合資料保護法規，並透過自動版本控制和活動日誌實現變更的可追溯性。元資料分類、進階搜尋以及對資料夾或單一文件設定細粒度權限的功能，確保所有資訊易於查找，並且只有授權人員才能訪問，從而降低錯誤或安全漏洞的風險。

團隊協作中扮演的角色同樣重要，尤其是在分散式或遠距工作環境中。該平台基於雲端的特性，允許來自不同部門、地點甚至不同國家的人員共同處理共享文件、發表評論、提出修改建議並接收即時更新，而無需重複發送電子郵件或使用單獨的工具。這種操作一致性提高了整體生產力，激發了創新，並有助於建立更開放包容的企業文化。

最後，SharePoint Online 以其流程自動化功能脫穎而出，可用於數位化有時複雜且重複的業務流程。例如，透過自動化工作流程，您可以輕鬆管理文件審批請求、資源預訂或員工回饋收集，並配置特定規則以減少人為錯誤並確保更快的回應時間。與 Power Automate 和 Microsoft 365 API 的整合進一步擴展了這些可能性，支援創建根據每個組織的獨特需求量身定制的解決方案。

簡而言之，採用 SharePoint Online 可以幫助您有效且結構化地應對資訊管理挑戰，促進知識共享、營運效率和組織的數位轉型。無論是協調複雜專案、集中內部溝通、歸檔策略文件、促進人員協作，或是簡化管理流程，該平台都是當今企業成功的策略工具。

a) 專案管理

SharePoint Online 是結構化和協作管理公司專案的理想工具。

· 建立專用專案網站：為每個專案建立專用 SharePoint 網站，讓您能夠以有序透明的方式組織工作。每個網站都可以根據特定需求進行定制，包括目標、可交付成果、關鍵聯絡人和活動日曆等部分。主題空間有助於資源集中和不同部門人員之間的協作。由於平台基於雲端的特性，文件始終保持最新且集中，可從任何地方存取。專案成員可以透過內部論壇參與有針對性的討論，分享想法並及時解決問題。動態任務清單有助於劃分任務、分配職責和追蹤進度。這種數位化組織方式可以提高生產力，並促進所有參與者之間的共享知識管理。為每個專案建立專用 SharePoint 網站，讓您能夠以有序透明的方式組織工作。每個網站都可以根據特定需求進行定制，包括目標、可交付成果、關鍵聯絡人和活動日曆等部分。主題空間有助於資源集中和不同部門人員之間的協作。由於平台基於雲端的特性，文件始終保持最新且集中，可從任何地方存取。專案成員可以透過內部論壇參與有針對性的討論，分享想法並及時解決問題。動態任務清單有助於劃分任務、分配職責和追蹤進度。這種數位化組織提高了生產力，並促進了所有參與者之間的共享知識管理。為每個專案建立專用的 SharePoint 網站，可以使工作變得清晰有序。每個網站都可以進行客製化，以滿足特定需求，包括目標、可交付成果、關鍵聯絡人和活動日曆等部分。主題空間促進了資源的集中和不同部門人員之間的協作。由於平台基於雲端的特性，文件始終保持最新和集中狀態，可從任何地方存取。專案成員可以透過內部論壇參與有針對性的討論，分享想法並及時解決問題。動態任務清單有助於劃分任務、分配職責和追蹤進度。這種數位化組織提高了生產力，並促進了所有參與者之間的共享知識管理。

· 文件集中管理：這意味著擁有一個始終井然有序的數位檔案，每個專案文件都能找到理想的歸宿。這大大降低了重複或遺失的風險，並允許團隊成員無論身在何處，使用任何設備，都能快速存取所需資訊。直覺的介面支援按名稱、日期或元資料進行搜索，即使在數千個文件中也能輕鬆找到文件。由於權限管理，每個文件只能由授權人員查看、編輯或共享，從而增強了敏感資訊的安全性。此外，與 OneDrive 的自動同步功能可確保即使在離線狀態下也能始終獲得最新版本。最後，將文件連結到任務或專案討論的功能提高了可追溯性和協作性，將文件轉變為策略性的動態資源。在 SharePoint 中集中文件意味著擁有一個始終井然有序的數位檔案，每個專案文件都能找到理想的歸宿。

· 活動追蹤：與 Planner 和 To Do 集成，您可以分配任務並監控截止日期、進度和優先順序。由於 SharePoint、Planner 和 To Do 之間的集成，專案活動管理變得清晰明了、條理分明。每個任務都可以指派給特定人員，並設定相應的截止日期和優先順序。進度更新即時可見，促進團隊成員之間的及時協調。 Planner 提供圖形化的任務概覽，並附有可自訂的面板和標籤。 To Do 讓您追蹤個人的日常活動，避免疏忽和延誤。新的任務分配或狀態變更時，系統會自動發出通知。這提高了生產力，並顯著降低了工作重疊或效率低下的風險。

· 進度視覺化： SharePoint Online 中的進度視覺化透過動態儀表板和報表實現，這些儀表板和報表可提供專案活動進度的即時詳細概覽。管理人員可以查看圖表、狀態指示器和互動式表格，這些圖表、狀態指示器和互動式表格會自動從任務清單和連結文件中收集資料。這可以及時發現關鍵問題、延誤或需要介入的領域，從而促進主動管理。儀表板可自訂，並可整合 Power BI 的數據，根據需要提供深入分析以及摘要或詳細視圖。團隊成員也能從更高的透明度中受益，能夠監控個人和集體進度。資訊可透過任何裝置訪問，從而實現無縫且靈活的監控。因此，SharePoint 成為有效專案治理的基本工具。

· 版本控制和變更控制：每個文件保留一個版本歷史記錄，方便檢索變更和恢復先前的內容。 SharePoint Online 的整合版本控制系統可確保對共用文件所做的每個變更進行完整的可追溯性。每個文件都會自動儲存詳細的版本歷史記錄，詳細說明每次變更的執行者、變更的日期和時間以及任何相關的註釋。這允許您比較先前的版本，快速識別任何錯誤或不需要的變更，並透過點擊還原到所需的文件狀態。此功能在多人同時進行變更的協作環境中尤其有價值。檢索先前的版本非常直觀，不需要任何高級技術技能，使內容管理更加安全和透明。版本歷史記錄的可用性還支援審計和合規性需求，確保工作的每一步都有記錄且易於驗證。

· 細粒度的權限管理：可以設定角色和權限，以確保只有授權人員可以存取敏感資訊。 SharePoint 中的細粒度權限管理可讓您精確管理誰可以存取、編輯或共用網站的每個文件或區域。您可以定義不同的角色（例如讀者、貢獻者、所有者）並將其分配給群組或個人，從而最大程度地確保敏感資訊的機密性。可以在資料夾、文件或頁面層級自訂設置，從而提供靈活的資料保護。存取日誌和共用通知可讓您輕鬆監控與內容互動的人員。隨著專案的進展，權限可以快速調整。這樣，您就可以完全控制資訊安全並防止不必要的存取。仔細配置權限對於遵守法規和公司政策至關重要。

· 即時協作： SharePoint Online 的共同創作功能可讓多個使用者同時編輯同一份 Word、Excel 或 PowerPoint 文檔，並即時查看彼此的變更。每個貢獻都會自動保存和同步，從而消除了版本重複或覆蓋的風險。彩色遊標和視覺化通知讓您輕鬆查看文件的各部分工作。整合的評論功能方便即時討論想法、疑慮或修訂，使團隊合作更具活力。借助版本控制功能，您可以隨時檢索先前版本或比較變更。雲端可存取性確保即使在任何裝置上也能進行遠端協作。這種方法將傳統的文件工作轉變為參與性強、敏捷且透明的流程。

· 與 Microsoft Teams 整合：與 Microsoft Teams 整合將 SharePoint Online 轉變為真正的協作中心。在同一個工作環境中，您可以發起群組聊天或私人對話，組織安排的或即時的會議和視訊會議，並與團隊共享文件，而無需離開專案環境。儲存在 SharePoint 上的每個文件都可以透過 Teams 進行即時討論、審查和更新，並利用評論和通知功能來提高決策的可追溯性。兩個平台之間的同步功能允許成員同時處理文件，並保持一致的版本和可存取的歷史記錄。此外，整合主題頻道的功能可以簡化溝通管理，鼓勵所有利害關係人的參與。這使得協作變得無縫、透明，並且始終可以透過任何裝置進行存取。

· 自動通知與更新：在 SharePoint Online 中，每位參與者都可以透過隨時提醒持續了解自己的活動。使用者透過電子郵件或直接在介面中接收通知，以了解新任務、文件變更或討論評論。該系統確保不會錯過任何截止日期，並確保每個人都能隨時了解最新的專案進度。通知可以根據個人需求進行定制，選擇接收警報的事件。此外，與 Teams 和 Outlook 的同步可使所有警報集中化，防止資訊外洩。這確保了清晰、及時且始終可訪問的溝通，鼓勵積極和持續的參與。主動通知管理有助於提高營運透明度和團隊合作的整體效率。

· 可交付成果的儲存和交付：可交付成果以結構化且易於存取的方式儲存。在 SharePoint 中儲存和交付可交付成果可確保最大程度的可追溯性和安全性。每個專案結果都儲存在專用資料夾中，按階段、類型或客戶進行組織，並附帶元數據，方便查找。權限管理確保只有授權人員才能存取、下載或共用檔案。文件版本始終可用，方便檢索先前的修訂版本。當可交付成果上傳或更新時，自動通知會提醒團隊。工作流程整合允許將可交付成果的交付與審批流程關聯起來。這確保每個可交付成果始終可用、保持最新，並隨時可以與內部和外部利害關係人分享。

練習。專案管理

🎯練習目標

本練習旨在提供一份實用且詳細的指南，指導您如何使用 Microsoft SharePoint 進行有效的企業專案管理。使用者將能夠建立專用專案網站、集中管理文件、分配任務、追蹤進度、管理版本和權限、即時協作，並整合 Microsoft Teams 和 Power BI 等工具。本練習旨在模擬真實的營運環境，其中 SharePoint 將成為團隊溝通和生產力的中心。完成練習後，使用者將獲得切實的操作技能，能夠有效且策略性地配置和使用 SharePoint。

🛠️操作步驟

1.創建專案網站🏗️

✓登入 SharePoint 並按一下「建立網站」 🖱️✓
選擇「團隊網站」進行協作🧩✓輸入專案名稱（例如「 Vega
Project 」） 📝✓新增
團隊成員
及其角色👥✓按一下「
完成」以產生網站✅✓使用Web
元件自訂主頁（例如任務
、文件、文件）） 🧭✓儲存並
發布網站以使其正常運作💾✓
與團隊共享連結以立即存取🔗

2. 文件集中化

✓存取網站的「文件」庫📁
✓點擊「上傳」以插入單一文件或資料夾⬆️
✓建立主題資料夾（例如「合約」、「報告」） 🗂️
✓新增自訂元資料（例如文件類型、截止日期） 🏷️
✓啟用「追溯作者」欄位以實現可啟動可追溯性 🧑 ‍ 💼
✓按類別或日期設定篩選視圖🔍
✓將您的庫與 OneDrive 同步以實現離線訪問🔄
✓為文件添加描述以便於理解🗒️
✓如有需要可鎖定文件進行編輯（簽出） 🔐
✓使用特定於角色的共享文件📨

3. 進度視圖📊

✓將 Power BI Web 元件插入您的首頁📊✓
從 Excel 或資料庫連線進度報表📎✓顯示KPI，例如完成百分比、逾期任務📌✓
添加條形圖、餅圖和時間線圖📉✓
設定
自動資料刷新🔄✓按團隊
、里程碑或項目
區域過濾🧮✓
查看時間趨勢以進行歷史分析📆✓
與Excel集成以進行高級分析📊✓

4. 版本控制與變更控制

✓前往「庫設定」並啟用版本控制⚙️
✓設定要保留的最大版本數🔢
✓查看每個文件的更改歷史記錄📜
✓
出現錯誤時恢復到以前的版本⏮️
✓為更改添加描述性註釋💬
✓自動通知內容更改📣
✓鎖定文件以供審核衝突以避免發布前審核✓將最終版本
儲存在專用資料夾中📁
✓記錄修訂以供審核和追溯 🧾

5. 細粒度的權限管理

✓前往「網站設定」 → 「網站權限」 ⚙️
✓建立安全性群組（例如，讀者、編輯、擁有者） 👥
✓在資料
夾或檔案層級指派權限🗂️ ✓
刪除
自訂的權限繼承🔄 ✓使用
受過期保護的
連結與資料 📊
✓定期撤銷不再需要的存取權限❌
✓記錄存取策略以確保合規性 📚

6.即時協作

✓在 Word/Excel/PowerPoint Online 中開啟文件📄
✓邀請同事同時編輯👥
✓即時查看其他使用者的遊標🖱️ ✓使用
評論和
@mentions
進行有
針對性的回饋💬 ✓
啟動整合聊天以進行快速討論💻 ✓
利用整合✓直接從文件建立快速會議📞
✓記錄歷史記錄中的變更以實現透明度📜

7. 與 Microsoft Teams集成

✓在 Teams 中建立專用專案頻道📺
✓將「 SharePoint 」標籤新增至頻道🧩
✓連接專案網站以便直接存取🔗
✓直接從 Teams 檢視和編輯文件📄
✓將 Planner 新增為任務板 📋
✓使用聊天快速獲取更新和提問💬
✓在頻道對話中共享文件📎
✓直接從 Teams 開始會議📞
✓在頻道中獲取來自 SharePoint 的通知🔔
✓無需切換平台即可進行協作🔄

8.自動通知和更新🔔

✓前往文件庫中的「警報」 📁✓
點選「新增警報」進行設定🛠️✓選擇要監視的
變更類型📝✓設定頻率（立即、每天、每週） ⏱️✓選擇通知收件者📧✓自訂訊息
主題和內容
✉️✓
在
Planner
中啟用變更發送
📬
✓使用自動回報監控活動📊

9. 交付成果的歸檔與交付

✓建立具有唯讀權限的「可交付成果」資料夾📁✓ 上傳已核准文件的最終版本⬆️✓新增
元
數據，例如截止日期和責任方🏷️✓
使用 Power Automate 自動傳送給客戶📤✓建立可共用的
連結並設定有效期限🔗✓
使用Adobe Sign對文件進行數位簽章 ✍️
✓使用備份在 OneDrive 或 SharePoint 中存檔☁️
✓根據策略設定保留期限📆
✓使用日誌和收據傳遞文件🧾
✓使用加密和限制存取保護文件🔐

🧪應用操作場景

一個國際團隊需要管理新產品的發布。他們創建了 SharePoint 網站，用於集中管理文件、分配任務、追蹤進度並即時協作。團隊在不同地點辦公，需要一個與 Teams 整合的統一空間，以確保透明度、可追溯性和高效性。

📁 網站建立
✓登入 SharePoint 並點擊從主頁
「建立網站」 。 ✓選擇對話方塊中的
「團隊站點」 。 ✓在「網站名稱」欄位中輸入項目名稱，然後按一下 “下一步” 。 ✓在
「新增成員」欄位中新增團隊成員，然後點擊 “完成” 。 ✓點擊自
訂首頁 「編輯」並新增「活動」、「文件」、「新聞」等網頁部件。

📂 文件管理
✓前往網站側邊欄的
「文件」部分。 ✓點擊 “上傳” → “檔案”或“資料夾”插入內容
。 ✓點擊 “新建” → “資料夾”建立主題結構
。 ✓點擊 “新增列” → “選擇”建立自訂元資料
。 ✓點擊 “視圖選項” → “將視圖另存為”以建立過濾視圖。

📊 活動監控
✓點擊在網站首頁上點選「編輯」，然後點選「+」新增 Web 元件
。 ✓選擇 “計劃器”並連接現有計劃或建立新計劃
。 ✓點擊 “+ 新增活動”插入
任務。 ✓點擊一個活動 → “分配”選擇經理
。 ✓點擊 「標籤」用於對任務進行分類（例如「緊急」）。

🔐 存取控制
✓前往 “設定” （齒輪圖示）→ “網站權限” 。 ✓
點擊 “高級”進入詳細管理
。 ✓點擊 “停止繼承權限” 。 ✓
點擊 “授予權限”指派特定角色
。 ✓點擊 “檢查權限”檢查使用者權限。

🔔 自動通知
✓前往「文件」庫並點擊姓名旁邊的
「…」 。 ✓選擇 “警報” → “新增警報” 。 ✓
選擇要監控的變更類型（新增、修改、刪除）。 ✓
設定頻率（立即、每日、每週）。 ✓
輸入收件者的電子郵件地址，然後點選 “好的” 。

🧭使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
🏗️網站創建	SharePoint → 建立網站🧭
📂上傳文件	文檔庫 → 上傳📁
📋活動管理	新增 Web 元件 → Planner 📌
📊進度視圖	新增 Web 元件 → Power BI 📈
🕓版本控制	庫設定 → 版本控制🛠️
🔐權限管理	站點設定 → 站點權限🔑
🤝即時協作	Word Online → 分享 → 與他人編輯🧑 ‍ 💻
💬 Teams 集成	團隊 → 新增選項卡 → SharePoint 💼
🔔自動通知	庫 → 警報 → 新增警報📣
📦可交付成果歸檔	庫 → 新建資料夾 → 設定權限 → 上傳最終檔案📤

🚀生產力效益

✓將資訊集中在單一空間。 ✓
跨分散式團隊進行同步和非同步協作。 ✓
文檔變更的完全可追溯性。 ✓
工作流程和通知的自動化。 ✓
與Microsoft Teams 和 Planner 無縫整合。 ✓
減少文件搜尋和存取時間。 ✓
透過細粒度的權限管理提高安全性。 ✓
清晰地查看專案進度。 ✓
及時通知每次更新。 ✓
對最終交付成果進行有組織且可追溯的歸檔。

💡在實際商業環境中使用的想法

🏢 IT 專案管理
SharePoint 網站可用於協調開發人員、專案經理和利害關係人之間的活動。可以使用 Planner 追蹤每個衝刺 (sprint)，同時集中管理並控制技術文件的版本。與 Teams 整合可實現快速更新和即時會議。

📦 產品開發
：在開發階段，SharePoint 可協助組織設計文件、技術規格和測試。任務透過 Planner 分配，並使用 Power BI 進行追蹤。最終文檔存檔並與生產和行銷團隊共享。

📈 行銷活動：您
可以建立一個包含內容、時間表和宣傳資料的專用網站來管理行銷活動。團隊可以即時協作起草稿和編輯計劃。自動通知功能可讓每個人隨時了解最新動態。

🧑 ‍ 🏫 內部培訓：
SharePoint 網站可作為培訓門戶，提供課程、資料、測驗和回饋。員工可以存取內容、完成任務並接收更新。管理人員可以監控進度並即時更新資料。

🛠️ 客戶支援：
您可以在 SharePoint 網站上管理技術文件、常見問題和工單。技術人員可以更新內容，而內部客戶則可以存取最新版本。通知會提醒您重要的變更或新的解決方案。

❓自我評估問題

1. 如何在 SharePoint 中建立專案網站？

2. 文件集中化有哪些好處？

3. 如何使用 Planner 追蹤任務？

4. Power BI 如何協助實現進度視覺化？

5. 如何在文件庫中啟用版本控制？

6. 管理細粒度權限的步驟是什麼？

7. 如何在 SharePoint 中即時協作處理文件？

8. 與 Microsoft Teams 整合有哪些好處？

9. 如何設定文件的自動通知？

10. 使用什麼工具來存檔和交付可交付成果？

📘我學到的東西的總結

透過此練習，您全面了解如何使用 Microsoft SharePoint 進行企業專案管理。您學習如何建立專案網站、集中管理文件、指派和追蹤任務，以及如何使用 Planner 和 Power BI 等整合工具檢視進度。您還探索了權限管理、版本控制和即時協作，以及如何與 Microsoft Teams 整合。您也設定了自動通知和可交付成果歸檔。這些技能將幫助您提高團隊生產力，確保透明度和可追溯性，並更有效率、更有系統地管理專案。

b) 公司內網

建立現代化、動態的內部網路是 SharePoint Online 最受歡迎的用途之一。

· 客製化入口網站：借助 SharePoint，每家公司都可以設計客製化入口網站，以反映其身分和特定的營運需求。公司主頁將成為所有策略資訊的中心訪問點，提供最新資訊、快速連結和實用資源。透過創建主題區域，數位空間可以劃分為專門針對不同部門、業務單位或企業社群的部分，確保每個使用者類別都能獲得相關的內容。這些空間支援有針對性的文件管理、思想交流和圍繞共同目標的協作。圖形自訂、小部件選擇以及特定工具的整合使每個入口網站獨一無二且功能齊全。透過這種方式，SharePoint 可以促進資訊組織，提升瀏覽體驗和員工工作效率。

· 分享新聞和事件：分享新聞和事件是使用 SharePoint 建立高效內部網路的關鍵支柱。透過數位公告板、資訊流和整合日曆，您可以及時傳達公司新聞、產品發布以及內部和外部活動資訊。公告板提供了一個集中發布通知和更新的空間，所有相關方均可查看，確保最相關的資訊始終放在首位。另一方面，動態資訊流可以快速互動地傳播新聞，並透過評論、按讚和即時通知來促進參與。共享日曆支援活動規劃和查看，並可選擇整合自動註冊、邀請和提醒功能。這樣，組織中的每個人都可以隨時了解正在進行的計劃，並積極參與公司生活，從而提高內部凝聚力並增強歸屬感。

· 政策法規管理：在 SharePoint 中，政策法規管理透過一個集中且安全的儲存庫進行，只有授權人員才能存取。所有官方文件（例如公司政策、內部規章、操作手冊和規程）都按類別和版本組織到文件庫中。版本控制可確保每次更新都受到追蹤和訪問，從而確保透明度和變更歷史記錄。進階搜尋功能可讓您快速找到所需的文件，而細粒度的權限則確保只有授權使用者才能編輯或核准它們。自動通知會將任何更新或修訂告知相關人員，以防止過時文件的傳播。工作流程整合有助於審批和發布新法規或規程。透過這種方式，SharePoint 支援法規遵循並簡化了組織內部政策的傳播。

· 人力資源與培訓：在 SharePoint 中，您可以建立專門的人力資源和培訓版塊，並根據您的業務需求進行客製化。您可以組織福利專題，並提供最新的文件和簡單的申請流程。培訓和入職資源可透過影片庫、手冊和導覽取得。最新的常見問題解答可協助您快速解答常見問題。電子表單可用於管理休假、請假或福利申請，從而促進人力資源流程的自動化。集中存取可提高資訊的可用性並促進人員之間的協作。 SharePoint 致力於營造透明且互助互利的企業文化。

· 資源和工具存取：使用 SharePoint 建置的內部網路的一個關鍵優勢在於能夠集中存取所有企業數位資源，使導覽直觀且快速。透過整合直接鏈接，每個人都可以快速存取重要的營運工具，例如管理軟體、商業智慧平台或會計軟體。此外，客製化開發的內部應用程式、技術或行政支援表單以及日常營運所需的外部入口網站也都可以輕鬆存取。 SharePoint 的模組化結構允許將這些連結組織到主題儀表板中，並按部門或關注領域進行劃分。該系統使資源查找更加便捷，提高了效率，並降低了因資訊分散在多個管道而導致的錯誤風險。

· 內容個人化：在 SharePoint 中，內容個人化功能可讓您顯示針對每個使用者的客製化訊息。內容會根據使用者的公司角色、部門或位置自動過濾。這確保每個人只能存取與其工作相關的資源、新聞和文件。管理員可以使用與內容關聯的安全性群組和元資料來定義可見性策略。這使得門戶動態、有效率且安全。個人化可以提升使用者體驗，降低資訊過載的風險。透過這種方式，SharePoint 可以促進協作並提高生產力。

· 進階搜尋引擎： SharePoint 的進階搜尋引擎是簡化整個組織資訊檢索的關鍵工具。全文搜尋讓您只需輸入關鍵字即可快速找到文件、頁面和內容，並傳回包含文字和附件中出現內容的結果。元資料篩選器可讓您透過選擇特定條件（例如作者、建立日期或類別）來優化搜索，從而大大縮短搜尋時間。智慧建議可協助您預測常見查詢並發現有用的相關資源。 SharePoint 也提供清晰有序的結果視圖，包括排序和文件預覽選項。該系統提供快速、有針對性的策略資訊存取，支援跨團隊的生產力和協作。個人化的搜尋體驗促進了企業知識管理並有助於增強共享資訊資產。

· 論壇與社群： SharePoint 中的論壇和社群是促進公司成員之間對話與協作的重要工具。這些數位空間讓您發起主題討論，即時解決問題並分享最佳實踐，充分利用每位團隊成員的貢獻。論壇可讓您存檔對話以供日後參考，而社群則有助於建立跨部門興趣小組。透過與通知和標籤的集成，您可以關注最相關的討論並及時接收更新。提及和直接回覆系統使互動快速有效。透過這種方式，SharePoint 強化了協作文化，並將個人知識轉化為共享知識。

· 活動管理： SharePoint 中的活動管理是基於共用行事曆，有助於提升公司活動的規劃和透明度。您可以直接從平台註冊活動，從而簡化註冊和參與者管理。 SharePoint 可讓您啟用自動提醒功能，以便每個人都能及時收到即將召開的會議、截止日期或相關活動的通知。與 Outlook 集成，您可以輕鬆同步約會和邀請，避免重複並確保議程的完整視圖。活動內容可以新增具體細節、虛擬會議連結和資訊資料。這使得活動管理更加精簡、透明，並與日常數位工具無縫整合。因此，SharePoint 將活動組織轉變為一個協作且持續監控的流程。

· 行動就緒： SharePoint 的行動適應性使人們無論身在何處都能存取公司內容，即使在外出辦公時也能確保業務連續性。響應式介面可自動適應智慧型手機和平板電腦的尺寸，提供直覺的導航體驗，並包含所有關鍵功能，從查閱文件到參與論壇和虛擬會議。專用行動應用程式可讓使用者輕鬆接收即時通知、進行專案協作、上傳文件和管理緊急任務。與 Teams、Outlook 和 OneDrive 等工具的集成，即使在旅途中也能提高工作效率。由於身份驗證和權限管理系統即使針對遠端存取進行了校準，安全性仍然很高。因此，SharePoint 滿足了靈活的現代工作需求，並有效地支援了智慧工作模式。

練習。公司內部網路

🎯練習目標

本練習的目標是學習如何使用 Microsoft SharePoint 設計和實施一個現代化且功能齊全的企業內部網路。使用者將獲得指導，創建自訂入口網站、發布新聞和活動、管理政策法規以及集中管理人力資源和培訓資源。練習還將探索內容個人化、進階搜尋、論壇和社群管理、活動組織以及行動優化等功能。練習模擬了真實的商業環境，其中內部網路成為溝通、資源和協作的中心接入點。完成練習後，使用者將能夠為所有員工配置一個高效、易於存取且引人入勝的內部網路。

🛠️操作步驟

1. 自訂入口網站🧱

✓從 SharePoint 主頁創建新的通信站點🖱️✓
為主頁選擇“主題”或“展示”佈局🧩✓自訂站點標題和徽標🎨✓
添加具有多列佈局的部分🧱✓
插入Web部件
，例如“文本” 、 “圖像” 、 “快速鏈接” 🖼️
✓建立帶有內部連結的水平導航列🔗
✓新增「突出顯示的內容」 Web 元件 📌
✓為特定群組設定查看權限🔐
✓儲存並發布變更💾
✓與團隊分享網站以取得初步回饋📤

2. 分享新聞和事件📰

✓將「新聞」 Web 元件新增至首頁🗞️✓
按「 + 新增」以建立新新聞項目📝✓輸入標題、圖片和文字內容🖼️✓
設定發布和到期日期📅✓新增標籤以便於搜尋🏷️✓
發布
新聞項目並檢查其顯示👁️✓
為日曆新增「活動
」表零件📆✓輸入事件的標題、日期、地點和描述📍✓
為參與者
啟用通知🔔✓將事件連結到Teams 或Outlook連結📎

3. 政策法規管理

✓建立一個名為“公司政策”
的新文件庫📁✓
上傳官方 PDF 或 Word 文件📄✓新增欄位“類型” 、 “修訂日期” 、 “負責人” 🏷️
✓在庫中啟用版本控制🕓
✓為所有員工設定唯讀權限🔐
✓按策略類型建立過濾視圖🔍
✓將「反白顯示的內容」 Web 元件新增至首頁📌
✓將 Web 元件連結到「公司政策」庫 🔗
✓啟用文件變更通知📣
✓在「註解」欄位中顯示文件修訂 🗒️

4. 人力資源與培訓

✓在您的內部網站上建立「人力資源」頁面🧱✓
新增「快速連結」 Web 元件以連結至表單📎✓
插入「反白」頁面🧱✓新增「快速連結」 Web 元件以連結至表單📎✓插入
「反白」頁面
🧱✓新增「快速連結」
Web 元件以連結至表單📎✓插入「反白」網頁 🏷️
✓啟用網格視圖以實現直覺導航🧮
✓與 Microsoft Stream 整合以取得訓練影片🎥
✓建立包含動態內容的「建議課程」頁面⭐
✓啟用新訓練資料的通知🔔

5. 獲取資源和工具

✓在您的內部網路中建立「業務工具」頁面🧱✓
新增帶有自訂圖示的「快速連結」Web 元件🔗✓
插入指向Teams 、 Outlook 、CRM、ERP 等的連結🧩✓ 將連結組織到類別中（例如通訊、管理）📂✓ 為每個工具新增描述️啟用網格或清單檢視📋✓
為
受限工具
設定權限🔐✓為
常用工具新增「突出
顯示的內容」 Web 元件📌✓透過 URL 或iframe連結外部工具
🌐
✓檢查行動裝置的可訪問性📱

6.內容個人化

✓使用「目前使用者」過濾器啟動「突出顯示的內容」Web 元件👤✓
按部門或角色建立自訂視圖🧑‍💼✓使用「目標受眾」列來細分內容🏷️✓啟動
「目前
使用者」功能網站上的「受眾定位」 ⚙️✓
為特定群體個人化主頁👥✓
使用 Power Automate 添加動態內容🔄✓創建僅對特定群體可見的部分🔐✓
與測試用戶
一起測試顯示👁️✓透過 Microsoft Forms 收集回饋📋✓根據使用情況分析優化內容👁️✓透過 Microsoft Forms 收集回饋📋✓根據
使用情況分析優化內容👁️✓透過 Microsoft Forms 收集回饋

7. 高級搜尋引擎🔎

✓為所有上傳的內容新增元資料🏷️✓
使用託管列和公司字典📚✓在
文件庫中啟用全文搜尋📖✓
在主頁上自訂「搜尋」 Web 元件🔍✓
按類別建立搜尋垂直領域（例如 HR、IT） 🧮✓
在搜尋欄中啟用自動建議整合以
獲得統一結果🔗✓按作者、日期、文件類型添加過濾器📅✓
將
常用搜尋儲存為預設視圖💾✓培訓員工
使用進階搜尋🧑‍🏫

8. 論壇和社群💬

✓建立「公司社群」子網站🧱✓
新增「討論」或「 Yammer 」 Web 元件 💭
✓創建主題類別（例如創新、健康） 🗂️
✓啟動新帖子和回复的通知🔔
✓設定
審核規則和網絡禮儀📜 ✓
為
活躍用戶添加徽章或認可🏅
✓將社區連接到內聯網主頁📎
✓透過調查和測驗

9. 事件管理

✓將「活動」 Web 元件新增至首頁📅
✓點擊「 + 新活動」建立一個📝
✓輸入標題、日期、地點、說明📍
✓將活動連結到 Teams 或 Outlook 連結📎
✓啟用與會者註冊📋
✓新增宣傳圖片或橫幅🖼️
✓設定電子郵件提醒 🔔
✓建立「活動行事曆」頁面 📆
✓在專門的部分存檔過去的活動📁
✓使用 Microsoft Forms 分析參與情況📊

10. 行動端準備 📱

✓檢查智慧型手機和平板電腦上的網站顯示📲✓
對關鍵部分使用單列佈局🧱✓
啟動模式 Web 元件中的「響應式」 ⚙️✓
使用 SharePoint Mobile 應用測試導航📱✓針對小螢幕最佳化影像和內容🖼️✓使用 SharePoint Mobile 應用程式測試導覽📱✓針對小螢幕最佳化影像與內容🖼️✓使用 SharePoint Mobile
應用程式測試導覽
📱✓針對小螢幕最佳化影像與內容🖼️✓使用存取資源的
點擊次數🖱️✓為
常用作業新增快速按鈕🔘✓透過 Power Automate整合為行動通知🔔✓
創建
行動指南建立行動指南

🧪應用操作場景

一家擁有 500 多名員工、分佈在多個地點的公司希望集中管理內部溝通、文件管理和公司資源存取。其目標是創建一個可透過任何裝置存取的現代化內部網路，以促進員工參與和工作效率。 IT團隊與人力資源和傳播部門合作，設計了一個 SharePoint 門戶，其中包含新聞、活動、政策、工具和培訓。

📁 建立入口網站
✓前往 SharePoint 首頁→ “創建網站” → “交流網站” 🖱️
✓選擇「展示」版面配置並自訂標題和標誌🎨
✓新增動態內容的部分和 Web 元件🧱
✓設定帶有快速連結的水平導航🔗
✓發佈並與員工分享網站📤

📰 新聞與活動
✓新增「新聞」 Web 元件和主頁上的「活動」 🗞️✓建立
帶有圖像和標籤的文章🏷️✓
插入帶有日期、地點和 Teams 連結的活動📆✓ 啟用新內容通知🔔✓將
活動
連結到Outlook進行註冊📎

📚 政策法規
✓建立「公司政策」庫 📁
✓上傳文件並啟用版本控制🕓
✓設定唯讀權限🔐
✓使用「突出顯示的內容」將庫連結到主頁 📌
✓開啟更新通知📣

🧑 ‍ 🏫 人力資源培訓與資源
✓建立具有快速連結的「培訓」頁面📎
✓將材料上傳到專用庫📂
✓按類別和級別添加元資料🏷️
✓與 Microsoft Stream 整合以用於視訊🎥
✓啟用新課程通知🔔

📱 行動存取
✓透過智慧型手機和平板電腦測試您的網站📲
✓使用響應式佈局和優化圖像🖼️
✓使用SharePoint Mobile 應用測試體驗📱 ✓
添加快速按鈕以執行常用操作🔘
✓使用 Microsoft Forms 收集反饋📋

🧭使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
🧱入口網站創建	SharePoint 首頁 → 建立網站 → 通訊網站🖱️
📰新聞和活動	編輯頁面 → 新增 Web 元件 → 新聞/事件🗞️
📚政策管理	文件庫 → 新庫 → 上傳檔案 → 設定🕓
🧑 ‍ 🏫人力資源訓練與資源	新頁面 → 新增 Web 元件 → 快速連結/突出顯示的內容📘
🔎高級搜索	搜尋欄 → 篩選器 → 自訂檢視🔍
💬論壇和社區	新子網站 → 新增 Web 元件 → 討論/ Yammer 💭
📆活動管理	新增 Web 元件 → 事件 → 新事件📅
📱行動端準備	SharePoint 行動應用程式 →導覽測試→ 響應式佈局📲
🔄內容定制	Web 元件 → 反白的內容 → 依目前使用者過濾👤
⚙️工作流程與自動化	自動化 → 強力自動化 → 建立流程🔁

🚀生產力效益

✓集中通訊和公司資源
✓從任何設備快速存取工具和文件
✓透過個人化內容提高員工參與度
✓透過新聞和論壇減少內部電子郵件
✓公司政策的
可追溯性和持續更新✓促進持續培訓和入職
✓審批和發布流程的自動化
✓更好地管理內部事件和計劃
✓與Microsoft 365 生態系統
集成✓一致的用戶體驗，也可通過移動設備訪問

💡在實際商業環境中使用的想法

📰 內部溝通門戶

公司可以創建一個包含新聞、活動和每週更新的家庭內部網路。員工可以收到自動通知，也可以透過行動裝置查看最新資訊。

📚 人力資源文件中心

所有人力資源規章制度、政策和表格均收集於 SharePoint 庫中，並設定存取權限。所有文件均進行版本控制，並定期更新。

🧑 ‍ 🏫 繼續教育門戶

企業課程按領域和層級組織。員工可以存取影片、測驗和資料，並可追蹤進度和取得新內容通知。

💬 商業社區

一個專門用於主題論壇、調查和創新理念的空間。員工可以在此互動、分享經驗並參與跨職能討論。

📱 適合行動裝置的內部網

內網針對智慧型手機和平板電腦進行了最佳化。員工可以隨時隨地存取工具、文件和新聞，從而提高行動生產力。

❓自我評估問題

1. 如何在 SharePoint 中建立通訊網站？

2. 哪些 Web 元件用於發布新聞和事件？

3. 如何在文件庫中管理公司政策？

4. 如何組織人力資源和培訓資源？

5. 如何為特定群體個人化內容？

6. SharePoint 提供哪些進階搜尋工具？

7. 如何創建一個有討論論壇的公司社群？

8. 管理公司活動需要哪些步驟？

9. 如何優化內部網路以實現行動存取？

10. 與 Power Automate 整合有哪些好處？

📘我學到的東西的總結

在本練習中，您學習如何使用 SharePoint 設計現代化的企業內部網路。您建立了自訂入口網站、發布了新聞和活動、管理了人力資源政策和資源，並配置了動態工具和內容。您探索了群組個人化、進階搜尋、論壇管理和活動策劃。您優化了行動體驗並整合了自動化工作流程。這些技能使您能夠建立一個集中、易於存取且引人入勝的數位環境，從而改善內部溝通並提高公司生產力。

c) 文件管理

SharePoint Online 在文件管理系統 (DMS) 平台上表現出色，可確保效率和合規性。

· 結構化文件庫： SharePoint 可讓您建立組織完善的文件庫，這些文件庫是基於反映公司結構或正在進行的專案的主題集合。每個文件都可以分類並放入特定的集合中，方便團隊之間的搜尋和協作。透過標記功能，您可以為每個文件關聯多個標籤，即使跨主要類別也可以輕鬆找到。指派自訂元資料（例如作者、日期、文件類型或核准狀態）可實現智慧動態的存檔管理。自訂視圖可讓您根據與每個群組或任務最相關的屬性快速篩選內容。這種模組化且靈活的結構將文件轉變為易於存取且始終受控的策略資源。

· 存取控制： SharePoint 可讓您設定細粒度的權限，並根據每個團隊或職能部門的特定需求調整存取等級。您可以定義具有不同角色的使用者群組，並為整個資料庫、單一資料夾甚至特定文件指派不同的權限。這種操作精度可讓您將敏感資訊的可見性限制為僅真正需要它的人員，從而降低錯誤或意外洩漏的風險。管理員可以隨時更新或撤銷權限，從而保持對數位資產的完全控制。集中式管理簡化了審計並促進了對公司政策的合規性。 Active Directory 整合有助於使用者同步和現有安全性原則的應用。這種先進的系統確保了可靠性、透明度和高標準的資訊保護。

· 自動版本控制：每次變更都會產生新版本，並可查閱和還原先前版本。 SharePoint 中的自動版本控制功能可讓您維護文件所做所有變更的詳細歷史記錄。每次更新檔案時，系統都會儲存新版本，而不會覆寫舊版本。這使您可以輕鬆比較不同的修訂版本，並確定更改的人員和時間。如果發生錯誤或不必要的更改，只需單擊幾下即可恢復到先前版本，從而確保資訊的安全性和完整性。存取歷史版本簡單直觀，促進團隊成員之間的透明協作。這使得 SharePoint 成為對企業文件進行高階控制和管理的可靠工具。

· 審計追蹤和可追溯性：每個文件的活動日誌均可詳細記錄，這對於合規性和內部審計非常有用。 SharePoint 提供先進的稽核追蹤系統，可記錄對文件執行的每項活動：建立、修改、存取、下載或刪除操作均會精確追蹤，並將每個操作與使用者和日期關聯起來。這種詳細程度使您能夠重建每個文件的歷史記錄，輕鬆識別責任和時間表。管理員可以透過直覺的報告查閱日誌，從而促進內部審計和活動。持續的可追溯性確保每個操作都有記錄，從而支援法規遵循和流程透明度。如果發生異常或事件，可以快速追蹤原因並採取有針對性的干預措施。因此，審計追蹤成為文件治理和遵守公司政策的重要工具。

· 智慧搜尋：該平台的優勢之一是能夠在公司檔案中快速找到所需的任何文件或資訊。借助強大的搜尋引擎，您不僅可以按文件內容進行搜索，還可以按作者、建立或修改日期、相關標籤以及組織定義的自訂屬性進行搜索。這種精確篩選結果的功能顯著提高了營運效率，減少了搜尋特定文件的時間。直覺的介面可讓您使用高級條件優化查詢，始終獲得相關且最新的答案。此外，自動建議功能可協助使用者快速找到所需內容，即使在非常龐大的檔案中也是如此。透過智慧搜索，SharePoint 將文件檔案轉變為一個動態的、易於導航的資源，從而促進協作和提高生產力。

· 審核工作流程： SharePoint 中的審核工作流程可讓您自動化文件審核和發佈的每一步。文件上傳或修改後，會自動發送給指定的審核人員，審核人員會收到通知並可以批准、拒絕或要求變更。每個文件的狀態都會被追踪，確保流程透明並促進問責。與安全規則的整合確保只有授權人員才能驗證或發佈內容。審批可以設定多個級別，必要時可涉及不同的群組。所有操作都會被記錄下來，以備審計和合規性之用。該系統可以優化時間、減少錯誤並確保發布資訊的一致性。

· 資料保護： SharePoint 中的資料保護是現代組織網路安全和法規遵循的關鍵要素。該平台實現了傳輸中和靜態資料加密：每個文件在客戶端和伺服器之間傳輸時都經過加密，即使儲存在 Microsoft 資料中心也能保持安全。這種雙重保護最大限度地降低了文件生命週期各個階段被攔截或未經授權存取的風險。除了加密之外，SharePoint 還提供定期自動備份，確保即使在發生意外刪除、技術故障或網路攻擊時也能恢復資訊。備份集中管理，可快速恢復，從而確保業務連續性和文件基礎架構的彈性。完全遵守隱私和資料保護法規（例如 GDPR）也至關重要。 SharePoint 可讓您設定保留策略和文件生命週期管理，確保僅在必要時保留數據，並根據公司和立法指南進行處置。審計工具、集中同意管理以及資料假名化和匿名化功能完善了整個方案，為組織提供了安全、負責任的數位資訊治理所需的所有工具。

· 安全共享： SharePoint 提供先進的工具，可與外部合作夥伴安全地共用文檔，同時確保敏感資料的安全。透過產生安全鏈接，您可以限制特定人員的文件存取權限，設定精細的權限，並控制哪些人可以查看、編輯或下載內容。您可以將連結設定為在指定時間段後自動過期，從而降低未經授權存取的風險。您還可以監控共用文件的活動，接收有關存取和變更的通知。即使在連結發送後，也可以隨時撤銷存取權限。企業安全策略也適用於外部合作夥伴，確保合規性和可追溯性。這樣，擴展協作可以在安全的數位環境中進行，而不會犧牲營運效率。

· 與 Office Online 整合： SharePoint 與 Office Online 的整合是該平台的優勢之一，它允許使用者直接從瀏覽器開啟、編輯和協作處理文檔，而無需安裝其他軟體。 Word、Excel 和 PowerPoint 檔案可由多人同時即時更新，所有協作者均可立即看到變更。建議、評論和修訂歷史記錄始終可用，方便共享編輯和內容審查。每個變更都會自動儲存，從而降低資料遺失的風險並提高團隊工作效率。由於具有共同創作功能，多個使用者可以協同工作，避免版本衝突或意外覆蓋。只要有網路連接，任何地點都可以存取工作環境，使協作真正變得靈活。 SharePoint 和 Office Online 之間的這種協同作用將文件管理轉變為一種無縫、現代化且安全的體驗。

· 長期歸檔： SharePoint 提供先進的工具，用於長期歸檔策略文檔，這得益於完全可設定的保留策略。組織可以確定每種文件的保留期限，以滿足營運和監管要求。集中管理使大量資料能夠安全有序地存儲，從而降低遺失或未經授權存取的風險。歸檔文件可透過定向搜尋輕鬆檢索，同時由於嚴格的控制和定期備份，文件仍受到保護。將保留策略與文件生命週期集成，可確保僅在必要時刪除文件，從而避免不必要的累積並優化儲存資源。整個過程均受到追蹤和記錄，以確保最大程度的透明度並符合適用法規。

練習。文件管理

🎯 演習目標

本練習旨在提供使用 SharePoint 進行企業文件管理的實用指南。使用者將學習如何建立文件庫、配置存取權限、啟用自動版本控制以及確保變更可追溯性。此外，還將探索智慧搜尋、審批工作流程、資料保護和安全共享等進階功能。與 Office Online 的整合和長期歸檔完善了文件的生命週期。本練習旨在模擬真實場景，其中 SharePoint 成為文件治理的中心。完成練習後，使用者將能夠配置一個高效、安全且協作的文件環境。

🛠️操作步驟

1. 結構化文檔庫

✓建立新網站或登入現有網站🖱️
✓前往“網站內容” → “新的” → “文檔庫” 📁
✓為庫指定一個描述性名稱（例如「 2025 年合約」） 📝
✓建立主題資料夾（例如「供應商
」、「客戶」） 🗂️ ✓
新增自訂列（例如「
文件類型」、「到期日」） ✓
✓為文件添加描述，使其更易於理解🗒️
✓啟用與 OneDrive 同步🔄
✓與具有適當權限的團隊共享庫👥

2.存取控制

✓前往“設定” → “庫權限” ⚙️
✓點選“停止繼承權限” 🔗
✓建立群組（例如讀者、編輯、擁有者） 👥
✓為群組或使用者指派特定權限🗂️
✓為外部使用者設定唯讀存取權限🔒
✓使用受過期保護的連結進行共用🔗
✓啟用雙重驗證🔑 ✓使用
「檢查權限」驗證權限 🧾
✓定期撤銷過時的存取權限❌
✓在共用檔案中記錄存取策略📚

3. 自動版本控制

✓前往「庫設定」 → 「版本控制設定」 ⚙️
✓啟用主要版本和次要版本控制🔁
✓設定要保留的最大版本數🔢
✓查看每個文件的版本歷史記錄📜 ✓
如果
犯了錯誤，可以恢復
到以前的版本⏮️
✓保存時為更改
註釋✓自動通知您重要變更📣
✓將最終版本儲存在專用資料夾中📁

4. 審計追蹤和可追溯性

✓前往「網站設定」→「稽核日誌報告」 📈✓選擇要追蹤的事件類型
（例如，
檢視次數、變更次數） 🕵️✓將日誌匯出至 Excel 進行進階分析📤✓ 啟用使用者活動日誌記錄🧑‍💼✓監控可疑登入和下載🔍✓
設定
異常活動
通知🔔✓根據策略要求
的期限
保留日誌🗓️✓使用受限權限保護日誌🔐✓
將日誌與 Microsoft Purview或企業 SIEM整合🧩✓在月度報告中記錄審計活動📑

5.智能搜尋🔍

✓為文件添加有意義的元資料🏷️✓
使用託管列和公司詞典術語📚✓
使用高級
過濾器創建自訂視圖🧮✓使用
託管列和公司詞典術語📚✓使用高級過濾器
創建自訂視圖🧮✓使用託管列和公司詞典
術語📚✓使用高級過濾器創建自訂視圖🧮✓
使用配置
文件Search整合以獲得統一的結果🔗✓對您的團隊進行
過濾器和關鍵字培訓🧑‍🏫

6. 審批工作流程✅

✓前往「自動化」 → 「Power Automate」 → 「建立流程」 ⚙️
✓從範本中選擇「文件核准
」 📄
✓設定步驟：提交、審核、通知🔁
✓新增特定審核
者（例如經理
） 👤
✓自訂資料表✓在審核期間鎖定文件編輯🔐
✓完成後發送自動確認📬
✓將已核准的文件儲存在專用資料夾中📁

7. 資料保護

✓啟用靜態和傳輸中資料加密🔐✓
使用 Microsoft 資訊保護標記檔案🏷️✓強制執行資料遺失防護(
DLP) 原則⚠️✓
使用下載限製到非託管裝置📵✓
設定
共用連結的
到期時間⏰✓阻止列印
或
複製敏感內容Apps整合🧩✓對
您的團隊進行資料保護策略訓練🧑‍🏫

8. 安全共享📤

✓點擊檔案或資料夾旁邊的「共用」 🔗✓
選擇「特定人員」以限制存取👥✓
設定連結的到期時間和密碼🔒✓
如有需要，停用編輯🚫✓
在共用中新增自訂訊息✉️✓使用「
管理存取權限」控制誰有存取權限 👁️
✓隨時撤銷存取權限❌
✓對外部客戶端使用唯讀連結📄
✓追蹤存取和下載活動📈
✓在日誌中記錄關鍵共享📑

9. 與 Office Online 整合🧑 ‍ 💻

✓直接從 SharePoint 開啟 Word、Excel 或 PowerPoint 文件📄
✓線上編輯文件而無需下載✍️
✓與其他使用者即時協作👥 ✓
查看其他協作者
的遊標🖱️ ✓
使用評論進行回饋和修訂💬
🕓
✓與 Teams 整合以進行上下文討論💬
✓直接從文件開始快速會議📞
✓無需離開 Office 即可一鍵共享文件📤

10. 長期歸檔

✓建立具有受限權限的「存檔」資料夾🔐✓
移動已完成或過時的文件📁✓透過Microsoft
Purview應用程式保留標籤 🏷️
✓設定自動保留策略🗓️
✓保護文件免遭意外刪除🛡️
✓在說明文件中記錄歸檔策略📚
✓使用 Power Automate 進行自動移動🔄
✓定期檢查歸檔狀態📊 ✓根據現行規定✓準備
好內部審計的歸檔報告👟

🧪應用操作場景

一家跨國公司需要安全且可追溯地管理與供應商和客戶的所有合約文件。本公司選擇 SharePoint 作為組織、保護和分享文件的中央平台。法務、行政和銷售團隊透過差異化的存取和審批工作流程即時協作。

📁 合約庫創建
✓前往“網站內容” → “新的” → 「文件庫」 ✓
命名為「 2025 年合約」並依類型建立資料夾
✓新增欄位「合約類型」、「到期日」
✓將檢視儲存為預設檢視
✓與法律團隊共用資料庫

🔐 存取控制
✓進入“設定” → 「庫權限」
✓打破繼承並建立「法律」、「商業」
群組✓分配唯讀或編輯權限
✓使用「檢查權限」驗證權限
✓在共享檔案中記錄策略

📤 審批工作流程
✓轉到“自動化” → 「 Power Automate 」
✓選擇「文件核准」範本
✓設定審核者和通知
✓核准
期間鎖定編輯✓將已核准的合約儲存在專用資料夾中

🛡️ 資料保護
✓使用 Microsoft Purview應用敏感度標籤
✓限制下載至非託管設備
✓為外部使用者
啟用條件存取✓阻止列印敏感文件
✓使用報告監控違規行為

📦 歸檔
✓建立「合約檔案」
資料夾✓套用保留標籤
✓使用 Power Automate 行動過期合約
✓保護文件免遭意外刪除
✓準備年度審計報告

🧭使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
🗂️文件庫	網站內容 → 新建 → 文件庫📁
🔐權限管理	設定 → 庫權限⚙️
🕓版本控制	庫設定 → 版本控制設定🔁
📊審計跟踪	站點設定 → 稽核日誌報告📈
🔍高級搜索	搜尋欄 → 篩選器 → 自訂檢視🔎
✅審批工作流程	自動化 → 強力自動化 → 建立流程⚙️
🛡️資料保護	Microsoft Purview → 標籤 → DLP 政策🏷️
📤安全共享	檔案 → 共用 → 特定人員🔗
🧑 ‍ 💻 Office Online	檔案 →在瀏覽器中開啟→ Word/Excel/PowerPoint Online 📄
📦歸檔	「存檔」資料夾 → 標籤 → 自動儲存🗃️

🚀生產力效益

✓減少文件搜尋和管理時間
✓提高安全性和存取控制
✓內部和外部
團隊之間的無縫協作✓完全可追溯的變更和存取
✓審批流程的自動化
✓與已在使用的
Microsoft 工具整合✓符合法規的歸檔
✓降低資料遺失的風險
✓從任何裝置存取文件
✓改善文件治理

💡在實際商業環境中使用的想法

📁 供應商合約管理

將合約整理到主題庫中，並為法務和採購團隊設定不同的權限。為每個新合約啟動版本控制和審批工作流程。

🔐 人力資源機密文件
為人力資源團隊建立一個存取權限受限的文件庫。套用保密標籤，並限制列印或下載包含個人資料的檔案。

📤 客戶技術手冊

透過安全連結共享唯讀技術文件。使用 Power Automate 自動通知客戶更新。

🧑 ‍ 🏫 企業培訓教材

將課程、指南和影片集中存放在所有員工均可存取的資料庫中。使用元資料按領域或技能等級進行篩選。

📦 法律和稅務檔案

使用保留標籤歸檔強制性文件。保護文件免於意外刪除，並產生稽核報告。

❓自我評估問題

1. 如何在 SharePoint 中建立文件庫？

2. 設定細粒度權限的步驟是什麼？

3. 如何啟用自動版本控制？

4. 審計日誌在哪裡配置？

5. 如何使用 Power Automate 設定審批流程？

6. 使用什麼工具來保護敏感資料？

7. 如何安全地共享文件？

8. Office Online 如何改善協作？

9. 如何長期存檔文件？

10. 智慧搜尋有哪些好處？

📘我學到的東西的總結

您已經學習如何使用 SharePoint 以結構化、安全且協作的方式管理文件。您建立了主題庫、配置了權限、啟用了版本控制並追蹤了活動。您探索了智慧搜尋、審批工作流程和資料保護。您使用 Office Online 安全地共用檔案並進行即時協作。最後，您根據公司政策歸檔了文件。這些技能使您能夠改善文件治理、降低風險並提高營運效率。

d) 流程自動化

SharePoint Online 透過其整合的自動化平台協助您數位化並簡化眾多業務流程。

· 自動化工作流程：在 SharePoint 中，您可以輕鬆建立自動化工作流程來管理文件核准、休假申請、費用報告和入職流程。使用引導式設計，您可以設定審批流程步驟、管理人員和提交條件。請求會自動發送給相應的人員，該人員只需點擊即可批准或拒絕。通知功能可讓所有相關人員隨時了解最新情況。與 Power Automate 集成，您可以自訂工作流程並添加高級自動化功能。工作流程簡化了管理，縮短了回應時間，並最大限度地減少了錯誤。所有活動均受到追蹤且易於訪問，以確保透明度和控制力。

· 自訂表單：在 SharePoint 中，自訂表單是一個強大的資料收集工具。您可以設計自訂數位表單，並根據每個業務流程的特定需求進行調整。輸入的資料將根據既定規則立即驗證，從而減少錯誤和遺漏。表單可以整合到工作流程中，觸發自動操作，例如通知、批准或資料庫更新。所有操作均在符合公司政策的安全環境中進行。收集到的回應可以輕鬆匯出和分析，從而幫助快速做出明智的決策。因此，SharePoint 將簡單的資料收集轉化為提高業務流程效率和控制力的槓桿。

· 請求管理：在 SharePoint 中，透過自動化「請求-授權-確認」週期，請求管理得以簡化。透過數位化工作流程，每個資源、服務或任務請求都會自動路由到指定的管理人員，這些管理人員會收到即時通知，只需點擊幾下即可批准或拒絕。整個流程都會被追踪，確保透明度並記錄已採取的行動歷史記錄。自訂規則可讓您管理優先順序、時間表和授權等級。授權後，系統會自動向使用者發送確認訊息，從而減少等待時間和錯誤風險。與 Power Automate 整合擴展了這些功能，將 SharePoint 連接到其他業務系統。這使得請求管理更快、更安全、更有效率。

· 自動通知與提醒： SharePoint 可讓您自動執行通知和提醒，確保所有相關人員始終了解相關活動。自訂規則可以根據特定條件（例如截止日期臨近或文件狀態變更）觸發電子郵件或警報。您可以為單一使用者或群組配置通知，確保所有操作都得到妥善處理。所有提醒均集中管理，以便持續監控。此外，與 Power Automate 整合擴展了自訂選項，允許將通知連接到外部系統。該系統可降低遺忘風險，提高回應及時性，並促進高效的工作流程管理。

· 收集和分析回饋：使用數位調查和問卷來收集有關產品、流程或公司氛圍的意見。在 SharePoint 中，使用數位調查和問卷收集和分析回饋既簡單又結構化。您可以建立自訂表單來收集有關產品、流程或公司氛圍的意見，並輕鬆地在整個組織內分發。回覆將安全集中地存儲，隨時可供分析。 SharePoint 可讓您即時查看結果，匯出結果進行深入分析，並將回覆整合到公司工作流程中。這樣，回饋將成為持續改善的正面驅動力，促進及時且有針對性的決策。數位調查管理簡化了參與流程，並提高了收集到的見解的品質。

· 與 Power Automate 整合：使用 Microsoft 365 連接器擴充您的自動化功能。 SharePoint 與 Power Automate 的整合可讓您輕鬆連接資料和業務流程，建立涵蓋整個 Microsoft 365 套件和外部服務的工作流程。使用預先建置的連接器，您可以自動執行通知、審核、檔案傳輸和資料庫更新，從而大幅減少手動任務。自動化不僅限於 SharePoint：它還連接 Teams、Outlook、Excel、Planner 和許多其他應用程式。您可以觸發操作以回應特定事件、同步資料並即時監控所有活動。這種整合可確保更高的營運效率、可追溯性和流程客製化。透過 Power Automate，SharePoint 將成為可滿足各種業務需求的動態自動化平台。

· 流程監控：互動式儀表板和關鍵績效指標 (KPI) 用於分析流程有效性並確定需要改進的領域。透過 SharePoint，業務流程監控功能透過互動式儀表板增強，這些儀表板可提供正在進行的活動的清晰且最新的視圖。透過自訂關鍵績效指標 (KPI)，您可以分析工作流程有效性、監控回應時間並快速識別瓶頸。數據即時匯總並以動態圖表的形式呈現，方便您比較不同時期、不同團隊或不同部門的績效。集中式視圖有助於策略決策，突顯優勢和需要改進的領域。您可以根據目標設定自動警報並追蹤已實現的成果。這些儀表板提高了透明度，並使所有參與流程的人承擔責任。透過這種方式，SharePoint 成為業務流程持續成長和優化的重要工具。

· 減少人工錯誤：標準化流程和自動化檢查可降低遺漏或錯誤的風險。在 SharePoint 中，透過標準化作業流程並在流程的每個階段實施自動化檢查，可以減少人工錯誤。數位表單和引導式工作流程確保所有資訊均正確輸入並根據預定義規則進行驗證。每個操作都受到監控和跟踪，從而降低遺漏或重複輸入的風險。自動化檢查（例如檢查必填欄位或資料一致性）可及時發現任何異常，防止其演變成問題。數位檢查表、錯誤通知和警報系統可協助操作員立即糾正任何不準確之處。因此，SharePoint 將通常容易分散注意力的流程轉變為安全可靠的流程。這種方法可顯著減少錯誤並提高業務效率。

· 回應時間更快：自動化審批和重複性任務可加速日常營運。透過在 SharePoint 中實現審批和重複性任務的自動化，企業內部的回應時間顯著縮短。以往需要人工幹預、等待和反覆檢查的流程，現在可以透過數位化工作流程即時管理。審批請求會自動發送給管理人員，管理人員甚至可以從行動裝置上進行審批，不會出現任何延遲。系統會安排和監控重複性任務，防止疏漏並加快結案速度。所有流程均可追蹤且清晰可見，從而實現透明及時的管理。這種方法簡化了日常運營，確保提高效率並及時回應各部門的需求。

· 量身訂製的解決方案：借助 API 和自訂工作流程，每個組織都可以實現其行業特定流程的數位化。 SharePoint 提供使用 API 和自訂工作流程建立客製化解決方案的功能，使每個組織都能實現其行業特定流程的數位化。透過 API，SharePoint 可以與其他業務軟體集成，實現資料交換和即時資訊同步的自動化。自訂工作流程可讓您對複雜的流程進行建模，以適應內部營運規則和行業法規。這種靈活性促進了創新和對業務需求的反應速度，減少了手動任務和錯誤率。開發的解決方案可以隨著時間的推移而發展，以適應業務成長和新的市場挑戰。透過這種方式，SharePoint 成為數位轉型的真正引擎，能夠為每個組織提供獨特的路徑。

練習。流程自動化

🎯 演習目標

本練習的目標是學習如何使用 Microsoft SharePoint 實現業務流程自動化、減少人為錯誤並提高營運效率。使用者將學習如何建立自動化工作流程、自訂表單和請求管理系統。此外，還將探索自動通知、回饋收集、與 Power Automate 整合以及流程監控等功能。這個練習模擬了真實的商業環境，其中 SharePoint 成為數位化工作流程的核心引擎。完成練習後，使用者將能夠設計客製化解決方案、縮短回應時間並確保活動的可追溯性。

🛠️操作步驟

1.自動化工作流程

✓前往 SharePoint 清單或庫並點擊“自動化” ⚙️
✓選擇“ Power Automate ” → “創建流程” 🧩
✓選擇預先建立的範本或從頭開始建立流程📝
✓設定觸發器（例如「建立專案時」） ⏱️
✓新增「傳送電子郵件」或「更新專案」等操作 📧
✓插入邏輯條件（例如「如果獲得批准，則... 」） 🔀
✓儲存並啟動流程💾
✓使用測試項目測試流程🧪
✓從 Power Automate監控執行情況→ “年表” 📊
✓根據結果最佳化流程🔧

2. 自訂模組

✓從“網站內容”建立新的 SharePoint 清單➕
✓新增自訂列（例如文字、選項、日期） 🏷️
✓點選“ Power Apps ” → “自訂表單” 🎨✓
在畫布編輯器中編輯佈局和控制🧱✓
新增條件邏輯（例如必填欄位） ⚙️✓儲存並發布您的
自訂表單💾✓
最終
使用者測試
資料輸入👤✓將表單嵌入SharePoint 頁面📄✓將表單連接到核准流程👤✓將表單嵌入到
SharePoint頁面📄✓將表單連接到審核流程🔗

3. 請求管理

✓建立包含「類型」、「狀態」、「負責人」欄位的「請求」清單📁✓
啟用版本控制以實現可追溯性 🕓
✓新增已過濾的「待處理」檢視🔍
✓建立 Power Automate 流程以自動指派要求🔁
✓向指派的經理傳送通知📧
✓新增「評論」欄以用於更新🗒️
✓建立具有「清單」 Web 元件的儀表板 📊
✓設定權限以限制編輯🔐
✓將已完成的請求儲存在單獨的資料夾中📦
✓將資料匯出到 Excel 進行定期分析📤

4.自動通知與提醒🔔

✓建立具有「3 天內到期」觸發器的流程⏰
✓新增「傳送電子郵件提醒」操作 📧
✓使用動態資料（例如請求名稱）個人化訊息🧩
✓新增條件，僅當「狀態≠已完成」時才傳送 🔄
✓設定每週重複提醒📆
✓使用專用連接器在 Teams 上發送通知💬
✓將每個通知記錄在「通知日誌」清單中 📋
✓在行動裝置上啟用推播通知📱
✓使用測試請求測試流程🧪
✓透過使用者回饋監控有效性📊

5.收集和分析回饋

✓建立包含「區域」、「評級」、「評論」列的「回饋」清單📝
✓新增連結到清單的 Microsoft Forms 模組📄
✓將表單嵌入 SharePoint 頁面🌐
✓建立流程以向人力資源團隊發送通知📧
✓使用整合的 Power BI視覺化
結果
✓透過儀表板與管理階層分享結果📈
✓如有需要，啟用匿名收集🔐
✓按季度存檔回饋📦
✓使用資料改善內部流程🔧

6. 與 Power Automate 整合⚙️

✓從 Microsoft 365 應用程式啟動器存取 Power Automate 🧭
✓點擊“創建” → “自動化流程” ➕
✓選擇 SharePoint 作為初始連接器🔗
✓從 Outlook、Teams、Excel、Planner 新增操作🧩
✓使用變數處理複雜資料🧮
✓使用真實資料保存和測試流程🧪
✓建立具有多個分支的條件流🔀 ✓
為
每個執行
失敗通知✓與團隊分享流程以供重複使用👥

7.進程監控

✓將“Power BI” Web 元件新增至 SharePoint 頁面📈✓
連接分析 SharePoint 清單的報表📎✓檢視 KPI，例如「
開啟要求」、 “平均回應時間” 📌
✓按部門或經理過濾🧑 ‍ 💼
✓實時或每日更新數據🔄
✓創建條形圖、餅圖和時間線圖📉
✓與管理層共享儀表板📤
✓添加評論和說明🗒️
✓與 Excel 集成以進行高級儀表分析📤 ✓添加評論和說明🗒️ ✓與 Excel 集成以進行高級儀表分析📊
✓添加評論

8.減少人工錯誤❌

✓使用引導式表單自動輸入資料🧾✓使用欄位驗證（例如
電子郵件格式、未來日期） 🧩✓在 Power Apps 表單中設定必填欄位🛑✓建立在
資料缺失時阻止提交
的流程⚠️✓在
「錯誤日誌」清單中記錄錯誤 📋
✓出現錯誤時自動發送通知📧
✓使用Power BI分析最常見的錯誤📊
✓培訓員工正確使用表格🧑 ‍ 🏫
✓根據收到的回饋更新表格🔧
✓在內部指南中記錄最佳實踐📘

9. 更快的回應時間⏱️

✓建立自動分配請求的
流程🔁✓
向經理發送即時通知📧✓在儀表板中查看即將到來的請求📊✓為每種類型的請求設定 SLA
（服務等級協定） 📏✓為逾期請求建立警報🚨✓
使用
電子郵件範本自動執行標準
回應📄✓使用Planlan追蹤
分析平均回應時間📈✓
根據偵測到的瓶頸優化
流程🔍

10.量身訂製的解決方案

✓透過訪談和調查分析團隊需求📋✓ 使用 SharePoint + Power Platform設計解決方案🧱✓
建立
自訂表單、流程和儀表板🎯✓透過API或連接器與外部系統整合🌐✓
建立自訂表單、流程和儀表板🎯✓透過API或連接器與外部系統整合🌐✓與試點群組
一起測試解決方案
🧪✓收集回饋
並進行改善
🔧✓在wiki中記錄解決
方案📘✓培訓
團隊使用新解決方案

🧪應用操作場景

一家部門分佈在多個地點的公司希望實現內部請求管理的自動化，例如休假審批、採購訂單和 IT 通知。 IT團隊使用 SharePoint 建立自訂表單、自動化工作流程和監控儀表板。目標是縮短回應時間、提高可追溯性並簡化部門間的溝通。

📥 休假申請管理
✓建立「休假申請」列表，其中包含「開始日期」、「結束日期」、「負責人」列 📁
✓使用 Power Apps 自訂表單🧱
✓建立 Power Automate 流程以供提交和批准🔁
✓向經理發送自動通知📧
✓將批准的請求儲存在單獨的資料夾中📦

📝 IT 報告表
✓建立包含「問題類型」和「優先順序」欄位的「 IT 報告」列表 🏷️
✓使用條件邏輯自訂表單⚙️
✓建立流程以自動分配給技術人員📤
✓如果 48 小時內未解決，則發送提醒⏰
✓在儀表板中查看狀態📊

🔔 文件到期提醒
✓建立「要續訂的文件」列表，其中包含「到期日期」字段 📅
✓建立帶有「到期日前 3 天」觸發器的流程🔁
✓向負責人發送電子郵件📧
✓將通知記錄在「通知日誌」清單中 📋
✓將更新的文件儲存在專用資料夾中📁

📊 採購訂單追蹤
✓建立包含「金額」、「狀態」、「供應商」欄位的「訂單」列表 🧾
✓啟用版本控制🕓
✓建立流程以自動更新狀態🔁
✓使用 Power BI 視覺化資料📈
✓與採購部門共用儀表板📤

🧩 為人力資源量身定制的解決方案
✓ 透過 Microsoft Forms 收集需求📋✓ 建立入職和福利申請表單📝✓ 使用 Power Automate 自動審批🔁✓
使用保留權限將
資料儲存在SharePoint中🔐✓
使用月度報告監控有效性📊

🧭使用的關鍵命令以及如何存取它們

功能	小路
🔁自動化工作流程	SharePoint 清單 → 自動化 → Power Automate → 建立流程⚙️
📝自訂模組	SharePoint 清單 → Power Apps → 自訂表單🎨
📥請求管理	清單 → 新清單 → 新增列 → 檢視📁
🔔自動通知	Power Automate → 觸發器 → “發送電子郵件” 操作📧
🧑 ‍ 💬回饋收集	Microsoft Forms → 連線到 SharePoint 清單 → Power BI 📊
⚙️ Power Automate 集成	Microsoft 365 → 應用程式啟動器→ Power Automate → 建立流程🧭
📊流程監控	SharePoint 頁面 → 新增 Web 元件 → Power BI 📈
❌減少人工錯誤	Power Apps → 驗證 → 必填欄位 → 條件流🛑
⏱️快速反應時間	流程 → 自動指派 → 通知 → SLA 📏
🧩量身訂製的解決方案	SharePoint + Power Platform → 表單 → 流程 → 儀表板🧱

🚀生產力效益

✓減少請求管理時間
✓消除重複流程中的手動錯誤
✓提高活動的可追溯性和透明度✓
部門間
更有效的溝通✓審批和通知的自動化
✓集中訪問表單和儀表板
✓實時性能監控
✓與已在使用的工具集成（Teams、Outlook、Excel）
✓根據業務需求定制流程
✓通過對收集的數據進行分析

💡在實際商業環境中使用的想法

📥 採購申請管理
SharePoint 表單可讓員工提交採購申請。 Power Automate 流程會自動將申請分配給負責方，並發送審核通知。

📝 新進員工入職：
人力資源部門使用客製化表格收集新員工資料。自動化流程負責發送文件、啟動帳戶和安排培訓。

🔔 認證到期提醒：
SharePoint 清單可追蹤員工認證。流程會在認證到期前自動發送提醒，並存檔更新的文件。

📊 團隊績效監控
Power BI 儀表板連結到 SharePoint 列表，顯示已完成的請求、回應時間和收到的回饋等關鍵績效指標 (KPI)。管理人員可以分析數據以優化流程。

🧩 企業福利管理：
員工透過 SharePoint 表單提交福利申請。自動化工作流程處理審批並發送確認，從而減少管理開銷。

❓自我評估問題

1. 如何在 SharePoint 中建立自動化流程？

2. 使用什麼工具來客製化表單？

3. 如何使用 SharePoint 管理內部請求？

4. 如何設定自動通知？

5. 您如何收集和分析員工回饋？

6. 與 Power Automate 整合有哪些好處？

7. 您如何監控自動化流程的有效性？

8. 使用什麼技術來減少人工錯誤？

9. 如何使用 SharePoint 提高回應時間？

10. 如何為各部門設計客製化解決方案？

📘我學到的東西的總結

您已經學習如何使用 SharePoint 自動化業務流程，從而提高效率和可追溯性。您已經建立了工作流程、自訂表單和請求管理系統。您已經設定了自動通知，收集了回饋，並使用 Power BI 儀表板監控了活動。您已經整合了 Power Automate 來擴展功能並減少手動錯誤。您已經為不同部門設計了客製化解決方案，從而縮短了回應時間並提升了內部服務品質。這些技能使您能夠數位化工作流程，提高生產力並支援組織的數位轉型。

e) 結論

SharePoint Online 憑藉其強大且靈活的工具組合，已成為現代企業數位轉型策略的核心組成部分，成為最受歡迎的文件管理和協作解決方案之一。在快速發展的技術環境中，採用能夠適應新需求的平台對於確保競爭力和組織敏捷性至關重要。

此平台支援資訊集中管理，打破部門間壁壘，促進更順暢的溝通。透過建立網站、文件庫和精細的授權系統，公司可以確保資訊始終在正確的時間提供給正確的人員，從而降低資料遺失或未經授權存取的風險。先進的安全控制、版本管理和整合備份選項也確保了公司資訊的安全和連續性。

透過整合 Microsoft Teams 和 Office 365 套件等工具，即時協同編輯文件的功能進一步增強了協作。這使得即使地理位置分散的工作小組也能像一個整體一樣運作，共享知識和專業技能，不受物理邊界的限制。流程的透明度和追蹤變更的能力確保了更高的問責制，並更容易發現需要改進的領域。

SharePoint Online 的主要優勢之一是其可擴充性：無論是小型企業還是跨國組織，都可以實施客製化解決方案，並根據自身發展需求和營運特性調整平台。透過 Power BI 建立自動化工作流程、自訂表單和監控儀表板的功能，您可以實現整個工作流程的數位化和最佳化，從而大幅減少人工錯誤和回應時間。這不僅提高了內部效率，還使員工能夠專注於更高價值的活動。

與 Power Automate 集成，開啟了更多自動化場景，讓您能夠編排複雜的流程，並將 SharePoint 連接到其他業務系統（例如 CRM、ERP 或票務平台），而無需進行昂貴的客製化開發。這不僅可以加速數位轉型，還能確保更高的數據一致性，並為日常使用該平台的人員提供更佳的體驗。

SharePoint Online 也因其支援透明協作的組織文化而脫穎而出。數位公告欄、內部溝通區和專案空間鼓勵共享計畫、成果和目標，從而積極吸引整個企業社群的參與。進階搜尋和知識管理功能利用資訊資產，方便存取最佳實踐、流程和歷史文件。

最後，同樣重要的是，該平台在圖形和功能方面均提供高度客製化，讓您能夠根據每個部門或公司職能建立個人化網站。這對於確保員工能夠適應平台至關重要，讓他們能夠在熟悉、直覺的環境中工作，並滿足其實際營運需求。

雲端方法可確保持續更新、新功能以及始終滿足最高可靠性和安全性標準的基礎架構，而無需承擔本地資源的技術管理負擔。這意味著 IT 管理人員可以更加安心，專注於更具策略性的項目，因為他們知道可以依靠強大、可擴展且可靠的平台。

總而言之，投資 SharePoint Online 不僅僅是採用先進的技術解決方案，更是擁抱一種基於敏捷性、持續創新和賦能員工的全新工作理念。在全球化和瞬息萬變的市場中，充分利用該平台潛力的組織將憑藉更精簡的流程、高效的知識共享以及所有內部資源的積極參與，獲得顯著的競爭優勢。

因此，SharePoint Online 是建構現代化、高彈性工作環境的基石，能夠應對未來的挑戰。它透過智慧資訊管理、流程自動化和協作促進，支持企業發展和創新，將數位化挑戰轉化為具體的發展和成功機會。

5. 學習計劃。 4個月（16週 - 每天1小時）

a) 學習模組表

每週包括：

· 學習5天（每天1小時）

· 1天實踐培訓或複習

· 1天的自我評估

📘計劃結構（宏觀主題）

星期	主題
1–2	SharePoint 基礎與安全存儲
3–4	內容組織與元數據
5–6	共享、權限和協作
7–8	無障礙設施、行動性和行動應用程式
9–10	與 Microsoft 365（Teams、Outlook、OneDrive、Office）集成
11–12	客製化、佈局和開發
13–14	安全、角色和治理
15	使用 Power Automate 實現流程自動化
16	期末複習、完成練習和測試

b) 每週自我評估模板

您可以在每個星期日使用此大綱來反思所學到的知識：

📌第 [n°] 週 – 主題：[插入主題]

1. 這週我學到了什麼？
✍️ 寫下你理解的3個關鍵概念。

· ….

2.我完成了哪些練習？
☑️ 標記您所做的事情或簡要描述您所做的事情。

· …

3. 我在 SharePoint 中使用過哪些工具或功能？
🛠️ 例如文件庫、版本控制、Power Automate 等。

· …

4.我現在可以回答的問題：
❓ 例如，如何建立一個系列？如何設定流程？號

· …

5.我還有什麼不清楚的？
⚠️ 寫下任何需要複習的問題或概念。

· …

11) 我如何評價我的理解程度（1-5）？

相對於所研究的主題
📊 1 = 無，5 = 完全掌握

🔲 1 🔲 2 🔲 3 🔲 4 🔲 5

12) 下週行動：
📌 例如，複習一個主題、做一個練習、尋求支持。

· …

c) 100 道複習題，每個模組 10 道，以及正確答案

模組 1 – SharePoint 基礎知識

要求：

1. 什麼是 SharePoint Online？

2. SharePoint 的主要優點是什麼？

3. SharePoint 如何支援團隊合作？

4. 團隊網站和通訊網站之間有什麼區別？

5. 如何從瀏覽器存取 SharePoint？

6. 哪些裝置支援存取 SharePoint？

7. SharePoint 是雲端原生的，這是什麼意思？

8. SharePoint 首頁的主要功能是什麼？

9. 如何建立新的 SharePoint 網站？

10. 哪些 Microsoft 365 工具與 SharePoint 整合？

答案：

1. 用於管理、儲存和共享企業內容的雲端平台。

2. 即時協作、從任何裝置存取、安全性、版本控制。

3. 它支援文檔的共同創建、控制共享和整合通訊。

4. 團隊網站用於內部協作，通訊網站用於傳播訊息。

5. 透過入口網站 https://portal.office.com。

6. 個人電腦、平板電腦、智慧型手機（iOS 和 Android）。

7. 它不需要本地安裝，可以透過網路存取並且始終更新。

8. 存取文件、新聞、事件、活動和共享資源。

9. 從 SharePoint 首頁 → “+ 建立網站” → 選擇類型並設定。

10. 團隊、Outlook、OneDrive、Power Automate、Power BI、Planner。

模組 2 – 安全存儲

要求：

1. 如何建立文檔庫？

2. 如何啟用版本控制？

3. 我在哪裡設定收藏夾的權限？

4. 如何設定保留策略？

5. SharePoint 提供哪些備份工具？

6. 如何恢復已刪除的檔案？

7. 「自動版本控制」是什麼意思？

8. 文件集中化有哪些好處？

9. 如何保護 SharePoint 中的敏感資料？

10. SharePoint 中回收站的作用是什麼？

答案：

1. 網站內容 → “+ 新建” → 文件集。

2. 集合設定 → 版本控制設定 → 啟用主版本控制。

3. 集合設定→權限→中斷繼承。

4. 合規中心 → 合規管理 → 建立策略。

5. 自動備份、回收站、從管理中心復原。

6. 從 SharePoint 回收站或 OneDrive → 還原。

7. 每個變更都儲存為一個新版本，可以查看和還原。

8. 減少重複，改進搜索，確保安全性和合規性。

9. 具有細粒度的權限、MFA、加密和存取策略。

10. 暫時儲存已刪除的檔案以供恢復。

模組 3 – 內容組織

要求：

1. SharePoint 中的元資料是什麼？

2. 如何新增自訂列？

3. 和列表有什麼區別？

4. 如何建立自訂模板？

5. 如何將元資料套用到文件？

6. 如何建立自訂視圖？

7. 使用模板有什麼好處？

8. 如何將文件分類自動化？

9. 自動化使用什麼工具？

10. 如何組織以專案為基礎的網站？

答案：

1. 有助於對文件進行分類的附加資訊（例如作者、類別）。

2. 收集→「新增列」→選擇類型（文字、選擇、日期）。

3. 集合包含文件，列表管理結構化資料。

4. 它在 Word/Excel/PowerPoint 中建立並預設上傳到庫中。

5. 上傳或編輯文件時。

6. 集合設定 → 視圖 → 新視圖 → 過濾和排序。

7. 它們使內容標準化並減少錯誤。

8. 使用 Power Automate → 具有觸發器和條件操作的流程。

9. Power Automate、Power Apps。

10. 建立具有專用集合、視圖和流程的網站。

模組 4 – 共享與協作

要求：

1. 如何打破集合的權限繼承？

2. 可以為文件庫中的使用者指派哪些角色？

3. 如何知道誰有權利存取某個文件？

4. 如何啟用文件的同時編輯（共同創作）？

5. 如何為共享文件添加評論？

6. 如何建立受限的可共享連結？

7. 哪些安全選項可以應用於共享連結？

8. 在哪裡可以找到文件和資料夾活動日誌？

9. 可以使用稽核日誌監控哪些活動？

即時共同創作的主要優勢是什麼？

答案：

1. 前往「管理存取」→「進階」→「停止權限繼承」。

2. 讀取、編輯、完全控制（取決於指派的角色）。

3. 使用集合或文件中的“檢查權限”選項。

4. 透過將 Word 或 Excel 檔案上傳到 SharePoint 並以編輯權限共用。

5. 透過線上模式開啟檔案並使用「評論」功能。

6. 選擇檔案→「共享」→「誰可以查看此連結」→選擇限制。

7. 連結過期、下載停用、密碼、限制特定人員存取。

8. 在合規中心 → 「審計」部分 → 「開始搜尋」。

9. 存取、修改、下載、檔案共用。

它允許多個人同時處理同一個文檔，並進行即時更改追蹤和評論。

模組 5 – 無障礙和移動性

要求：

1. SharePoint 是雲端原生平台，這代表什麼？

2. 如何從瀏覽器存取 SharePoint？

3. 安裝 SharePoint 行動應用程式的步驟是什麼？

4. SharePoint 行動應用程式提供哪些功能？

5. 如何將文件庫與 OneDrive 同步？

6. 如何使用同步文件離線工作？

7. 如何確保同步在兩個方向上有效？

8. 響應式設計如何改善使用者體驗？

9. SharePoint 和 OneDrive 之間的雙向同步有哪些好處？

10. 旅行團隊有哪些好處？

答案：

1. 這意味著所有功能都可以透過瀏覽器使用，無需本地安裝，並且始終保持最新。

2. 前往 https://portal.office.com，使用您的公司憑證登錄，然後從選單中選擇 SharePoint。

3. 從 App Store 或 Google Play 下載應用程序，使用您的企業帳戶登錄，然後瀏覽可用的網站。

4. 存取文件庫、檢視和編輯文件、推播通知、透過 Teams 或 Outlook 共用。

5. 從瀏覽器存取庫→點選「同步」→確認開啟 OneDrive。

6. 從檔案總管→編輯→重新上線時自動同步，使檔案「可離線使用」。

7. 在同步資料夾中建立一個檔案並驗證它是否出現在 SharePoint 中；從 SharePoint 中刪除一個檔案並驗證它是否在本機消失。

8. 自動使佈局、選單和內容適應任何設備，提高可讀性和可用性。

9. 它允許您即使離線也可以處理更新的文件，並具有自動同步和權限保護。

10. 它允許您從任何地方訪問、編輯和共享文檔，即使沒有互聯網連接，也能保持工作效率。

模組 6 – 與 Microsoft 365 集成

要求：

1. 哪些 Microsoft 365 應用程式與 SharePoint 本機整合？

2. 如何將 SharePoint 文件庫連接到 Teams 頻道？

3. 如何建立自動流程以便在文件上傳時通知我？

4. 如何使用 Outlook 傳送批准請求？

5. 如何在 Power BI 中建立連接到 SharePoint 的儀表板？

6. SharePoint 和 OneDrive 之間同步有哪些好處？

7. 如何從 SharePoint 在 Planner 中指派任務？

8. 如何從行動裝置存取 SharePoint 文件？

9. 使用什麼工具來共同建立文件？

10. 在 Outlook 和 SharePoint 之間集中任務有哪些好處？

答案：

1. 團隊、Outlook、OneDrive、Office（Word、Excel、PowerPoint）、Power Automate、Power BI、Planner。

2. 在 Teams → “+” → SharePoint → 選擇網站的文件庫。

3. 在 Power Automate 中 → “建立流” → 觸發器“當在 SharePoint 中建立文件時” → 操作“發送通知”。

4. 在 Outlook → 新訊息 → “批准” → 輸入收件者並附加來自 SharePoint 的文件。

5. 在 Power BI 中 → “取得資料” → “SharePoint Online 清單” → 選擇清單 → 建立視覺化。

6. 它允許離線存取、自動同步、權限保護和持續檔案更新。

7. 在 SharePoint 中 → 新增 Planner Web 元件 → 連結到 Outlook 群組 → 建立任務並指派成員。

8. 透過 SharePoint 或 OneDrive 應用程式 → 使用您的公司帳號登入 → 在網站和資料庫之間導覽。

9. Office Online（Word、Excel、PowerPoint）→同時編輯並自動儲存和評論。

10. SharePoint 中指派的任務在 Outlook 中可見，並同步提醒和更新。

模組 7 – 客製化和佈局

要求：

1. 如何為 SharePoint 頁面新增 Web 元件？

2. 頁面部分有哪些類型的佈局？

3. 如何自訂 SharePoint 網站的圖形版面配置？

4. 如何從 SharePoint 市場安裝應用程式？

5. 使用模組化 Web 元件有哪些好處？

6. 如何整合客製開發的組件？

7. SharePoint 中使用哪些工具進行自訂開發？

8. 如何透過個人化改善用戶體驗？

9. 與第三方應用程式整合有哪些好處？

10. 如何檢查 SharePoint 頁面的行動視圖？

答案：

1. 點選頁面上的「編輯」→「+」→選擇所需的Web元件（例如新聞、文件、Power BI）。

2. 1、2 或 3 列佈局，可選擇彩色背景和突出顯示部分。

3. 透過插入徽標、公司顏色、圖像、圖標、自訂標題並根據優先順序組織部分。

4. 設定 → 網站內容 → “+ 新建” → 應用程式 → SharePoint 商店 → 新增 → 設定並發佈。

5. 它們可讓您建立動態儀表板、顯示最新內容並使頁面適應您團隊的需求。

6. .sppkg套件上傳到管理中心的「應用程式目錄」→部署→新增為 Web 元件。

7. SharePoint 框架、Power Apps、REST API、Power Automate。

8. 提高可讀性、快速存取資訊、視覺識別和用戶參與度。

9. 它們擴展了網站的功能，允許與外部工具集成，並滿足特定的操作需求。

10. 透過智慧型手機或平板電腦訪問，檢查自動佈局適應性並透過行動應用程式測試可用性。

模組 8 – 安全性和角色

要求：

1. SharePoint 管理員的角色是什麼？

2. SharePoint 網站中的主要角色有哪些？

3. 如何啟用多重身份驗證 (MFA)？

4. 在哪裡管理使用者身分和角色？

5. 如何監控 SharePoint 中的可疑活動？

6. 在哪裡可以找到審計日誌？

7. 如何限制訪客對單一資料夾的存取？

8. 與會員相比，訪客擁有哪些權限？

9. 如何建立自訂權限等級？

10. 角色管理的最佳實務是什麼？

答案：

1. 管理全域設定、權限、安全性、Microsoft 365 整合和平台治理。

2. 管理員、所有者、會員、訪客、訪客。

3. 從 Entra ID (entra.microsoft.com) → 使用者 → 多重驗證 → 啟用 MFA。

4. 始終從登入 ID → 角色和管理員 → 指派角色 → 驗證和更新。

5. 透過 Microsoft Defender (security.microsoft.com) → 事件和警報 → 調查可疑活動。

6. 合規中心 (compliance.microsoft.com) → 審核 → 開始搜尋 → 依活動和使用者篩選。

7. 建立專用資料夾→「管理存取」→打破繼承→指派特定權限。

8. 訪客只能查看內容，而不能修改或分享。

9. 網站設定 → 進階權限 → 權限等級 → 新增等級 → 選擇允許的操作。

10. 根據需要組合角色，配置細粒度的權限，定期監控，培訓使用者並記錄每項變更。

模組 9 – 流程自動化

要求：

1. 如何在 SharePoint 中建立自動化流程？

2. 使用什麼工具來客製化表單？

3. 如何使用 SharePoint 管理內部請求？

4. 如何設定自動通知？

5. 您如何收集和分析員工回饋？

6. 與 Power Automate 整合有哪些好處？

7. 您如何監控自動化流程的有效性？

8. 使用什麼技術來減少人工錯誤？

9. 如何使用 SharePoint 提高回應時間？

10. 如何為各部門設計客製化解決方案？

答案：

1. 前往清單或集合→「自動化」→Power Automate→「建立流程」→設定觸發器和操作→儲存並測試。

2. Power Apps → 「自訂表單」 → 變更版面配置、條件邏輯、必填欄位 → 發佈。

3. 建立「請求」清單→新增列→建立分配和通知流程→在儀表板中檢視。

4. 建立一個流程，其觸發器為日期或狀態→「發送電子郵件」或「通知團隊」操作→邏輯條件→重複。

5. 使用連接至 SharePoint 清單的 Microsoft Forms → 使用 Power BI 視覺化資料 → 依區域或分數進行篩選和分析。

6. 它允許您將 SharePoint 與 Outlook、Teams、Excel、Planner 連接起來，自動執行批准、通知和更新。

7. 將 Power BI 儀表板連接到 SharePoint → 檢視 KPI、回應時間、開啟要求 → 依團隊或期間進行篩選。

8. 表單驗證、必填欄位、條件流、錯誤通知、錯誤日誌、使用者訓練。

9. 自動請求分配、即時通知、截止日期提醒、標準回應、使用 Planner 追蹤。

10. 分析需求→使用 Power Platform 建立表單、流程和儀表板→與試點小組一起測試→改進和記錄。

模組 10 – 內部網路和內部溝通

要求：

1. 如何在 SharePoint 中建立通訊網站？

2. 哪些 Web 元件用於發布新聞和事件？

3. 如何在文件庫中管理公司政策？

4. 如何組織人力資源和培訓資源？

5. 如何為特定群體個人化內容？

6. SharePoint 提供哪些進階搜尋工具？

7. 如何創建一個有討論論壇的公司社群？

8. 管理公司活動需要哪些步驟？

9. 如何優化內部網路以實現行動存取？

10. 與 Power Automate 整合有哪些好處？

答案：

1. 從 SharePoint 首頁 → “+ 建立網站” → 選擇「通訊網站」 → 選擇版面配置 → 自訂並發佈。

2. 「新聞」網頁部件用於文章和更新，「事件」網頁部件用於日曆和邀請。

3. 建立具有版本控制、元資料和唯讀權限的「公司政策」庫。

4. 具有專用頁面、培訓文件庫、快速連結、突出顯示的內容和嵌入式影片。

5. 使用受眾定位，透過目前使用者、安全性群組和自訂視圖過濾的 Web 元件。

6. 帶有元資料過濾器、全文搜尋、智慧建議和垂直主題的搜尋欄。

7. Yammer 」Web 元件、類別和通知的「公司社群」子網站。

8. “事件” Web 元件 → “+ 新事件” → 輸入詳細資料 → 啟用通知 → 連線至 Teams/Outlook。

9. 響應式佈局、行動應用測試、優化圖像、快速按鈕和減少點擊。

10. 透過工作流程自動化審批、通知、內容更新和請求管理。

在 SharePoint 上檢視 PowerPoint 投影片