SharePoint Online ist eine umfassende und dynamische Lösung für die Verwaltung moderner Geschäftsinformationen. Integriert in die Microsoft 365-Suite bietet es erweiterte Tools zum Speichern, Organisieren, Teilen und Zugreifen auf Inhalte – überall und auf jedem Gerät. Die Plattform optimiert die Produktivität und fördert die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern , unabhängig von ihrem Standort.

SharePoint Online zeichnet sich durch seine Fähigkeit aus, die Anforderungen von Organisationen in einer zunehmend digitalen und vernetzten Welt effektiv zu erfüllen. Dank der tiefen Integration mit Microsoft 365 überwindet die Plattform traditionelle Hürden im Informationsmanagement und bietet eine zentralisierte Umgebung, in der Dokumente, Daten und Ressourcen stets verfügbar, aktuell und leicht zugänglich sind. Benutzer können in Echtzeit an gemeinsamen Projekten zusammenarbeiten, gleichzeitig dieselbe Datei bearbeiten und Versionen und Beiträge verfolgen, ohne jemals die Kontrolle über Datenqualität und -sicherheit zu verlieren.

Die Funktionen von SharePoint Online gehen weit über die einfache Dateiablage hinaus: Dank anpassbarer Websites, Dokumentbibliotheken und Bibliotheken können Sie Informationen nach der Logik strukturieren und organisieren, die am besten zu Ihrem Geschäftskontext passt. Die schnelle und intelligente Suche nutzt Inhaltsindizierung, Metadaten und Tags, um selbst in komplexen und fragmentierten Umgebungen präzise Ergebnisse zu liefern. Geschäftsprozesse lassen sich durch Workflows automatisieren, die die Freigabe, Veröffentlichung und Verteilung von Inhalten optimieren, den Zeitaufwand reduzieren und das Risiko manueller Fehler minimieren.

Mobilität ist ein zentraler Aspekt von SharePoint Online: Die Plattform ist von jedem Gerät aus zugänglich, sei es PC, Tablet oder Smartphone. So ist die Betriebskontinuität auch unterwegs oder auf Geschäftsreisen gewährleistet. Spezielle Apps ermöglichen eine intuitive und auf die Bedürfnisse mobiler Nutzer zugeschnittene Navigation, ohne dabei Sicherheit und Leistung zu beeinträchtigen. Jede Komponente der Plattform wurde entwickelt, um dank fortschrittlicher Authentifizierungssysteme, Zugriffskontrollen und ständiger Aktivitätsüberwachung hohe Schutzstandards zu gewährleisten.

Eine weitere Stärke von SharePoint Online ist die nahtlose Integration mit anderen Anwendungen der Microsoft 365-Suite. Teams, Outlook, OneDrive und Power Automate sind nahtlos miteinander verbunden und schaffen so ein digitales Ökosystem, in dem Kommunikation und Zusammenarbeit nahtlos und funktionsübergreifend erfolgen. Daten lassen sich mit wenigen Klicks teilen, Aufgaben nahtlos verwalten und der Informationsfluss stets aufrechterhalten. Diese Interoperabilität erleichtert die Erstellung virtueller Arbeitsbereiche, die sich für verteilte Teams , internationale Projekte und komplexe Organisationsstrukturen eignen.

Personalisierung ist ein weiteres Alleinstellungsmerkmal: SharePoint Online ermöglicht es Ihnen, Unternehmenswebsites und -portale entsprechend der Identität und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu gestalten und so eine ansprechende Benutzererfahrung zu bieten, die mit Ihrer Unternehmenskultur im Einklang steht. Dank Entwicklungstools und modularen Komponenten können Sie die Funktionalität erweitern, Lösungen von Drittanbietern integrieren oder benutzerdefinierte Anwendungen für spezifische Prozesse entwickeln.

Die Plattform unterstützt zudem die Einhaltung wichtiger Datenschutzbestimmungen und eignet sich daher für regulierte Branchen und Organisationen mit Fokus auf Informationsmanagement. Reporting, Auditing und Versionskontrolle runden das Paket einer Lösung ab, die auf exzellentes Management digitaler Unternehmensressourcen abzielt.

Kurz gesagt: SharePoint Online ist viel mehr als nur ein Tool zum Speichern von Dokumenten: Es ist eine echte digitale Umgebung für Zusammenarbeit, Innovation und Wachstum, in der jeder von überall aus, in völliger Sicherheit und mit maximaler Effizienz Beiträge leisten und auf kollektives Wissen zugreifen kann.

a) Archivierung sicher aus dem Information

· Datenzentralisierung : Die Datenzentralisierung in SharePoint Online ermöglicht Ihnen die Schaffung einer zentralen Umgebung, in der alle Unternehmensinformationen strukturiert gesammelt und organisiert werden. Dokumente, Bilder, Videos und Daten werden in leicht navigierbaren Dokumentbibliotheken gespeichert, geordnet nach Projekten, Abteilungen oder Themenbereichen. Dieses zentrale Repository verhindert die Dateifragmentierung über verschiedene Geräte oder Plattformen hinweg und erleichtert so das Auffinden und Teilen von Ressourcen. Autorisierte Benutzer können schnell auf benötigte Inhalte zugreifen, in Echtzeit zusammenarbeiten und die Informationskonsistenz sicherstellen. Die Zugriffsverwaltung ist flexibel: Jedes Team kann über dedizierte oder gemeinsam genutzte Bereiche mit individuellen Berechtigungen verfügen. Die modulare Struktur unterstützt das Unternehmenswachstum und ermöglicht das Hinzufügen neuer Inhalte, ohne dass Organisation oder Kontrolle verloren gehen. So wird SharePoint zum digitalen Zentrum des Unternehmens und unterstützt Prozesse, Kommunikation und Innovation.

· Versionskontrolle : Ein zentraler Aspekt der sicheren Archivierung ist die Versionskontrolle: In SharePoint Online wird jede Änderung an einem Dokument automatisch protokolliert. So können Sie nicht nur nachvollziehen, wer wann Änderungen vorgenommen hat, sondern bei Bedarf auch problemlos frühere Dateiversionen abrufen. Dadurch wird ein vollständiger und zuverlässiger Revisionsverlauf gewährleistet, was Transparenz in kollaborativen Prozessen gewährleistet und die Wiederherstellung von Inhalten im Falle von Fehlern oder unerwünschten Änderungen erleichtert. Diese Funktion ist in Geschäftskontexten unerlässlich, in denen Rückverfolgbarkeit und Datenverwaltung unerlässlich sind.

· Sicherheit und Compliance : SharePoint Online bietet einen fortschrittlichen Ansatz zum Schutz von Unternehmensdaten in puncto Sicherheit und Compliance. Das Speichersystem verschlüsselt Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand und gewährleistet so den Schutz von Informationen in jeder Phase ihres digitalen Lebenszyklus. Dank granularer Berechtigungen können Sie präzise festlegen, wer auf Inhalte zugreifen, diese anzeigen oder ändern darf. Das reduziert das Risiko unbefugter Zugriffe deutlich. Konfigurierbare Aufbewahrungsrichtlinien sind zudem unerlässlich, um sicherzustellen, dass Daten nur so lange wie nötig gespeichert und gemäß wichtiger Vorschriften wie der DSGVO verwaltet werden. Die Plattform ermöglicht zudem die Einrichtung detaillierter Audits und automatischer Warnmeldungen . Dies ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung von Zugriffen und Änderungen sowie den Schutz von Privatsphäre und Transparenz.

· Sicherung und Wiederherstellung : Ein oft übersehener, aber strategisch wichtiger Aspekt betrifft die Verwaltung von Sicherungen und Wiederherstellungsverfahren in SharePoint Online. Die Plattform nutzt ein automatisches, im Hintergrund laufendes Sicherungssystem, das die Integrität archivierter Daten kontinuierlich schützt. Das bedeutet, dass alle auf Websites gehosteten Inhalte regelmäßig auf sicheren Servern dupliziert werden, die auf geografisch getrennte Rechenzentren verteilt sind. Das reduziert das Verlustrisiko durch Hardwarefehler, menschliches Versagen oder Cyberangriffe drastisch. Im Notfall, beispielsweise bei versehentlichem Löschen von Dateien oder Datenverlust nach einem Angriff, können Administratoren schnelle und gezielte Wiederherstellungsverfahren nutzen. SharePoint Online ermöglicht die Wiederherstellung gelöschter Dokumente über den integrierten Papierkorb. Dieser speichert Dateien vor der endgültigen Löschung vorübergehend und bietet so ein Zeitfenster für die Wiederherstellung ohne IT-Spezialisten. Für komplexere Anforderungen, wie die Wiederherstellung ganzer Dokumentbibliotheken oder Websites, bietet Microsoft erweiterte Wiederherstellungstools , mit denen Sie die Umgebung in wenigen einfachen Schritten in einen vorherigen Zustand zurückversetzen können. Diese Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen gewährleisten in Kombination mit einer transparenten Versionsverwaltung und Zugriffsberechtigungen nicht nur die Geschäftskontinuität, sondern auch die nötige Sicherheit, um die Herausforderungen der digitalen Transformation zu meistern, mit der Gewissheit, dass die Informationsressourcen des Unternehmens stets geschützt und leicht wiederherstellbar sind.

Übung. Informationsspeicherung

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel ist es, den Einsatz von SharePoint Online zu erlernen, um die sichere, nachvollziehbare und konforme Speicherung von Unternehmensinformationen zu gewährleisten. Sie lernen, wie Sie Dokumente in strukturierten Bibliotheken zentralisieren, die Versionskontrolle zur Nachverfolgung von Änderungen aktivieren, Sicherheitsberechtigungen konfigurieren und auf Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen zugreifen. Diese Übung trägt dazu bei, die Dokumentenverwaltung zu verbessern, das Risiko von Datenverlusten zu reduzieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. SharePoint wird so zu einem zuverlässigen Informationsmanagement-Tool.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Daten in einer Dokumentbibliothek zentralisieren 📁

ü Melden Sie sich bei https://portal.office.com an

ü Gehen Sie zu SharePoint > wählen Sie Ihre Teamsite aus

ü Klicken Sie auf Site-Inhalt

ü Wählen Sie + Neu > Dokumentbibliothek

ü Geben Sie ihm einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Vertragsarchiv“)

ü Klicken Sie auf Erstellen

ü Öffnen Sie die Sammlung und klicken Sie auf Spalte hinzufügen

ü Erstellen Sie Spalten wie „Dokumenttyp“, „Jahr“, „Verantwortlich“

ü Erstellen Sie benutzerdefinierte Ansichten zum Filtern von Inhalten

ü Fügen Sie die Sammlung über ein Webpart zur Homepage der Site hinzu

2. Versionskontrolle aktivieren 🔁

ü Gehen Sie zur erstellten Dokumentbibliothek

ü Klicken Sie auf Einstellungen ( ⚙️ ) > Sammlungseinstellungen

ü Wählen Sie Versionskontrolleinstellungen

ü Aktivieren Sie „Hauptversionen erstellen“

ü Legen Sie die maximale Anzahl der aufzubewahrenden Versionen fest

ü Änderungen speichern

ü Laden Sie eine Datei hoch und bearbeiten Sie den Inhalt

ü Klicken Sie auf ... > Versionsverlauf

ü Anzeigen und Wiederherstellen einer früheren Version

ü Überprüfen Sie, ob Änderungen korrekt verfolgt werden

3. Sicherheits- und Compliance-Konfiguration 🔐

ü Gehen Sie zu Sammlungseinstellungen > Sammlungsberechtigungen

ü Klicken Sie auf Berechtigungsvererbung beenden

ü Entfernen nicht autorisierter Benutzer

ü Benutzer oder Gruppen mit bestimmten Rollen hinzufügen (Lesen, Bearbeiten)

ü Gehen Sie zu https://compliance.microsoft.com

ü Wählen Sie Lösungen > Compliance-Management

ü Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie für die Sammlung

ü Legen Sie die Aufbewahrungsdauer fest (z. B. 5 Jahre).

ü Anwenden der Richtlinie auf die Dokumentsammlung

ü Richtlinienanwendung speichern und überwachen

4. Inhalte sichern und wiederherstellen 💾

ü Melden Sie sich beim SharePoint-Verwaltungscenter an

ü Gehen Sie zu Aktive Sites > wählen Sie die Site aus

ü Klicken Sie auf „Sichern und Wiederherstellen“ (in Microsoft 365 integrierter Abschnitt).

ü Wiederherstellungsoptionen für Sammlungen und Dateien anzeigen

ü Wählen Sie eine Sammlung aus und klicken Sie auf Sammlung wiederherstellen

ü Wählen Sie ein Referenzdatum

ü Bestätigen Sie die Wiederherstellung

ü Überprüfen Sie, ob die Dateien erfolgreich wiederhergestellt wurden

ü Alternativ können Sie gelöschte Dateien über OneDrive > Papierkorb wiederherstellen .

ü Dokumentieren Sie den Betrieb für interne Audits

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Die Rechtsabteilung muss Verträge sicher und konform speichern. Richten Sie eine zentrale Dokumentbibliothek ein, aktivieren Sie die Versionskontrolle zur Nachverfolgung von Änderungen, legen Sie Berechtigungen zur Zugriffsbeschränkung fest und konfigurieren Sie eine fünfjährige Aufbewahrungsrichtlinie. Im Fehlerfall können Sie Dateien mit der Wiederherstellungsfunktion wiederherstellen.

· 📁 Zentralisierung : SharePoint > Neue Bibliothek > Spalten hinzufügen
➡️ Alle Verträge werden an einem strukturierten Ort gespeichert.

· 🔁 Versionierung : Sammlungseinstellungen > Versionierung
➡️ Jede Änderung wird nachverfolgt und ist wiederherstellbar.

· 🔐 Sicherheit : Einstellungen > Berechtigungen > Compliance
➡️ Nur autorisierte Benutzer können darauf zugreifen oder Änderungen vornehmen.

· 💾 Wiederherstellung : Admin Center > Sichern und Wiederherstellen
➡️ Gelöschte oder geänderte Dateien können wiederhergestellt werden.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
📁 Dokumentensammlung	SharePoint > Site-Inhalt > + Neu > Dokumentbibliothek
🔁 Versionskontrolle	Sammlung > Einstellungen > Versionskontrolleinstellungen
🔐 Berechtigungen und Compliance	Bibliothek > Einstellungen > Berechtigungen / compliance.microsoft.com
💾 Sichern und Wiederherstellen	SharePoint-Verwaltungscenter > Aktive Sites > Bibliothek wiederherstellen

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Reduzieren Sie das Risiko eines Datenverlusts dank Versionierung und automatischer Sicherung

ü Kontrollierter Zugriff auf vertrauliche Dokumente durch granulare Berechtigungen

ü der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch Aufbewahrungs- und Prüfkriterien

ü Zentralisierung von Inhalten , die die Suche und Organisation erleichtert

ü Schnelle Wiederherstellung bei Fehlern oder versehentlichem Löschen

ü Änderungsverfolgung für Audit und Rechenschaftspflicht

ü Eliminieren Sie Dateiduplizierung durch zentrale Verwaltung

ü Höhere Effizienz bei Prüf- und Genehmigungsprozessen

ü Reduzieren Sie die Verwendung von E-Mail für den Dokumentenaustausch

ü Unterstützung der Cybersicherheitskultur im Unternehmen

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

· Archiv für Rechtsverträge 🧾
Mit eingeschränktem Zugriff, aktiver Versionierung und langfristiger Aufbewahrung.

· ISO-Dokumentenmanagement 📑
Mit Revisionsverfolgung und automatischer Sicherung für Audits.

· Repository für Unternehmensrichtlinien 🏢
Zentralisierte Freigabe mit schreibgeschütztem Zugriff und Aufbewahrungsrichtlinien.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Wie aktiviere ich die Versionsverwaltung in einer Dokumentbibliothek?

2. Wo lege ich Berechtigungen fest, um den Dateizugriff einzuschränken?

3. Wie wenden Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie auf eine Sammlung an?

4. Welche Tools bietet SharePoint zur Dateiwiederherstellung?

5. Warum ist es wichtig, Unternehmensdokumente zu zentralisieren?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, wie Sie mit SharePoint Online eine sichere und konforme Informationsspeicherung gewährleisten. Sie haben eine zentrale Dokumentbibliothek erstellt, die Versionskontrolle aktiviert, Berechtigungen und Aufbewahrungsrichtlinien konfiguriert und Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen genutzt. Diese Vorgehensweisen verbessern die Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Effizienz im Dokumentenmanagement. Sie können nun ein Speichersystem strukturieren, das Unternehmensdaten schützt und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützt.

b) Organisation effizient der Inhalt

· Site- und Bibliotheksstruktur : In SharePoint basiert die Organisationsstruktur auf einer Hierarchie von Elementen, die eine bedarfsgerechte Gestaltung der Informationsarchitektur ermöglichen. Den Kern bilden Sites, die als zentrale Container für Informationen und Ressourcen dienen und jeweils bestimmten Abteilungen, Projekten oder Themen zugeordnet sind. Innerhalb jeder Site befinden sich Dokumentbibliotheken – Bereiche für die sichere und zentrale Speicherung und Freigabe von Dateien. Bibliotheken sind spezialisierte Dokumentensammlungen, die oft mit individuellen Ansichten, Berechtigungen und workflowbasierter Automatisierung ausgestattet sind. Listen hingegen ermöglichen die Verwaltung strukturierter Daten wie Aufgaben, Kontakte oder Anfragen und ermöglichen so eine zeitnahe Nachverfolgung und Zusammenarbeit zwischen den Organisationsmitgliedern. Diese Aufteilung spiegelt die interne Struktur der Organisation bzw. des Unternehmens wider und verbessert die Übersichtlichkeit, Sicherheit und Effizienz bei der Verwaltung digitaler Inhalte.

· Tags und Metadaten : Mithilfe von Tags und Metadaten in SharePoint können Sie jeder Datei zusätzliche beschreibende Informationen wie Autor, Datum, Kategorie oder Dokumentstatus hinzufügen. Diese Elemente sind nicht nur nützlich, um Inhalte schnell zu filtern und zu sortieren, sondern ermöglichen dank der erweiterten Suche nach bestimmten Kriterien auch das sekundenschnelle Auffinden der gewünschten Inhalte. In der Praxis verbessert das Hinzufügen von Tags und Metadaten beim Hochladen oder Bearbeiten von Dokumenten die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Navigation in Unternehmensdateien erheblich.

· Benutzerdefinierte Vorlagen : In SharePoint können Sie Website- und Bibliotheksvorlagen erstellen, um Prozesse und Layouts unternehmensweit zu standardisieren. Mithilfe vordefinierter oder benutzerdefinierter Vorlagen kann jedes Team neue Arbeitsbereiche mit Strukturen, Berechtigungen und Bibliotheken einrichten, die auf die jeweiligen Geschäftsanforderungen abgestimmt sind. Dies reduziert den Einrichtungsaufwand, gewährleistet eine konsistente Informationsorganisation und erleichtert die Einführung gemeinsamer Best Practices. Vorlagen können benutzerdefinierte Ansichten, automatische Workflows und Metadatenfelder enthalten, sodass Sie die effektivsten oder konformsten Layouts problemlos mit internen Richtlinien replizieren können.

· Organisationsautomatisierung : Mit automatisierten Workflows in SharePoint können Sie Regeln für die systematische und konsistente Kategorisierung und Archivierung von Unternehmensinhalten festlegen. Wenn beispielsweise ein neues Dokument in einer Bibliothek eintrifft, kann ein Workflow automatisch Tags zuweisen, Metadaten einfügen, die Datei in den richtigen Ordner verschieben oder Benachrichtigungen an relevante Teammitglieder senden . Die Regeln basieren auf Kriterien wie Autor, Dateityp, Datum oder Genehmigungsstatus und stellen sicher, dass jede Information gemäß den Unternehmensrichtlinien behandelt wird. Dieser Ansatz reduziert nicht nur manuelle Fehler und beschleunigt tägliche Aufgaben, sondern gewährleistet auch die Rückverfolgbarkeit und Compliance der Daten und verbessert so die Gesamteffizienz im digitalen Dokumentenmanagement.

Übung. Effiziente Inhaltsorganisation.

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel ist es, zu lernen, wie Sie Unternehmensinhalte mit SharePoint Online effizient und skalierbar strukturieren und verwalten. Sie lernen, wie Sie Websites und Dokumentbibliotheken erstellen, um Informationen zu organisieren, Tags und Metadaten zur Erleichterung der Suche verwenden, benutzerdefinierte Vorlagen zur Standardisierung von Inhalten anwenden und die Klassifizierung und Archivierung mit Power Automate automatisieren. Diese Übung trägt dazu bei, die Dokumentenverwaltung zu verbessern, Redundanz zu reduzieren und die Produktivität durch intelligente digitale Organisation zu steigern.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Site- und Sammlungsstruktur 🏗️

ü Melden Sie sich bei https://portal.office.com an

ü Gehen Sie zu SharePoint > + Site erstellen

ü Teamsite auswählen

ü Geben Sie den Namen und die Beschreibung der Site ein

ü Klicken Sie auf Erstellen

ü Zum Site-Inhalt

ü Klicken Sie auf + Neu > Dokumentbibliothek

ü Geben Sie ihm einen beschreibenden Namen (z. B. „Projekt X-Dokumentation“)

ü Klicken Sie auf Erstellen

ü Fügen Sie die Sammlung über das Webpart „Sammlungsansicht“ zur Startseite hinzu

2. Tags und Metadaten 🏷️

ü Öffnen der Dokumentbibliothek

ü Klicken Sie auf Spalte hinzufügen

ü Typ auswählen: „Auswahl“, „Text“, „Datum“

ü Spalten erstellen: „Kategorie“, „Manager“, „Status“

ü Gehen Sie zu Sammlungseinstellungen > Erweiterte Einstellungen

ü Aktivieren Sie die Verwendung verwalteter Metadaten

ü Erstellen Sie benutzerdefinierte Ansichten, indem Sie nach „Kategorie“ filtern.

ü Laden Sie ein Dokument hoch und füllen Sie die Metadaten aus

ü Überprüfen Sie die Anzeige in gefilterten Ansichten

ü Fügen Sie die Ansicht zur Homepage der Site hinzu

3. Benutzerdefinierte Vorlagen 🧩

ü Öffnen Sie Word/Excel/PowerPoint

ü Erstellen Sie ein Standarddokument (z. B. Berichtsvorlage)

ü Als Vorlage speichern ( .dotx , .xltx , .potx )

ü Gehen Sie zu SharePoint > Dokumentbibliothek

ü Klicken Sie auf Sammlungseinstellungen > Erweiterte Einstellungen

ü Wählen Sie „Vorlage verwenden“

ü Laden Sie die Vorlagendatei in die Sammlung hoch

ü Legen Sie die Vorlage als Standard für neue Dateien fest

ü Erstellen Sie ein neues Dokument mithilfe der Vorlage

ü Überprüfen der Formatkonsistenz

4. Organisationsautomatisierung ⚙️

ü Gehen Sie zu https://make.powerautomate.com

ü Klicken Sie auf + Erstellen > Automatisierter Ablauf

ü Geben Sie ihm einen Namen (z. B. „Automatische Dokumentenklassifizierung“)

ü Wählen Sie den Auslöser: „Wenn eine Datei in SharePoint erstellt wird“

ü Wählen Sie die Dokumentensammlung aus

ü Bedingung hinzufügen: „Wenn Kategorie = ‚Bericht‘“

ü Aktion hinzufügen: „Dateien in den Ordner ‚Berichte‘ verschieben“

ü Aktion hinzufügen: „Benachrichtigung über Teams senden“

ü Speichern und aktivieren Sie den Flow

ü Testen Sie, indem Sie eine Datei mit „Bericht“-Metadaten hochladen

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Ein Projektteam möchte die Dokumentation effizient organisieren. Erstellen Sie eine dedizierte Site mit Bibliotheken für jede Projektphase, verwenden Sie Metadaten zur Klassifizierung von Dokumenten, richten Sie Berichtsvorlagen ein und automatisieren Sie die Klassifizierung mit Power Automate.

· 🏗️ Struktur : SharePoint > Site erstellen > Bibliothek erstellen
➡️ Jede Phase des Projekts verfügt über eine eigene Bibliothek.

· 🏷️ Metadaten : Spalte hinzufügen > Erweiterte Einstellungen
➡️ Dokumente sind einfach filterbar und durchsuchbar.

· 🧩 Vorlagen : Sammlungseinstellungen > Vorlage verwenden
➡️ Berichte sind einheitlich und konsistent.

· ⚙️ Automatisierung : Power Automate > Automatisierter Workflow
➡️ Dokumente werden automatisch archiviert.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🏗️ Website und Sammlung erstellen	SharePoint > + Site/Site-Inhalt erstellen > + Neu > Bibliothek
🏷️ Metadaten	Sammlung > Spalte hinzufügen / Sammlungseinstellungen > Erweitert
🧩 Benutzerdefinierte Vorlagen	Sammlungseinstellungen > Erweiterte Einstellungen > Vorlage verwenden
⚙️ Automatisierung	Power Automate > + Erstellen > Automatisierter Flow

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Klare und skalierbare Inhaltsorganisation

ü Schnelle Suche dank Metadaten

ü Einheitlichkeit in den Unternehmensdokumenten

ü Reduzierung manueller Tätigkeiten

ü Bessere Kontrolle und Rückverfolgbarkeit

ü Vereinfachte Teamzusammenarbeit

ü Sofortiger Zugriff auf Informationen

ü Reduzierung von Lagerfehlern

ü Mehr Effizienz in Dokumentenprozessen

ü Unterstützung der Unternehmensstandardisierung

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

ü Projektmanagement 🗂️
Jedes Projekt verfügt über eine Site mit Sammlungen, Vorlagen und automatisierten Abläufen.

ü HR-Dokumentation 👥
Formulare, Richtlinien und Berichte werden automatisch klassifiziert und archiviert.

ü Technisches Archiv 🛠️
Handbücher und Anleitungen sind nach Kategorien geordnet und mit Versionsangaben aktualisiert.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Wie erstelle ich eine Dokumentbibliothek in SharePoint?

2. Welche Arten von Metadaten sind für die Klassifizierung von Inhalten nützlich?

3. Wie richte ich eine benutzerdefinierte Vorlage für Dokumente ein?

4. Welche Aktionen können Sie mit Power Automate automatisieren?

5. Wie verbessert die Site- und Sammlungsstruktur die Organisation?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, Inhalte in SharePoint Online effizient zu strukturieren. Sie haben Websites und Bibliotheken erstellt, Metadaten zur Klassifizierung konfiguriert, benutzerdefinierte Vorlagen zur Standardisierung eingerichtet und die Organisation mit Power Automate automatisiert. Diese Fähigkeiten ermöglichen Ihnen die organisierte, nachvollziehbare und skalierbare Verwaltung großer Dokumentmengen. Sie sind nun in der Lage, digitale Umgebungen zu gestalten, die die Produktivität und Zusammenarbeit im Unternehmen fördern.

c) Weitergabe intelligent und kontrolliert

· Berechtigungsverwaltung : Einzelnen Benutzern, Gruppen, Gästen und externen Partnern können unterschiedliche Berechtigungen zugewiesen werden. Diese Flexibilität ermöglicht beispielsweise den schreibgeschützten Zugriff auf bestimmte Dateien für bestimmte Personen, während andere Teilnehmer Bearbeitungs- oder Freigaberechte haben. Externe Gäste können mit spezifischen Berechtigungen eingeladen werden, während für interne Arbeitsgruppen umfassendere und automatisierte Sicherheitsregeln gelten. So erhalten Partner und externe Mitarbeiter nur die unbedingt notwendigen und zeitlich begrenzten Berechtigungen, wodurch die Vertraulichkeit stets gewährleistet bleibt.

· Zusammenarbeit in Echtzeit : Office-Dokumente können von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden, wobei Kommentare und Vorschläge hinzugefügt werden können. Diese Funktion zur gemeinsamen Dokumenterstellung in Echtzeit verändert die Arbeitsweise grundlegend: Mehrere Personen können gleichzeitig Änderungen vornehmen, ohne auf den Wechsel warten oder verschiedene Versionen per E-Mail verschicken zu müssen . Jede Änderung ist sofort für alle Beteiligten sichtbar, sodass sie sehen, wer an welchem Teil arbeitet. Das reduziert Fehler und Überschneidungen drastisch. Durch das Hinzufügen von Kommentaren und Vorschlägen direkt im Dokument wird der Vergleich zudem schneller und transparenter, was Entscheidungsprozesse und gemeinsame Überarbeitungen erleichtert. Diese Tools steigern die Qualität der Zusammenarbeit und machen die Teamarbeit flüssiger, gemeinschaftlicher und nachvollziehbarer .

· Freigabelinks : Generieren Sie sichere Links für die selektive Freigabe von Dokumenten und Ordnern, inklusive Ablaufdatum und Passwort. Mit dieser Funktion erstellen Sie eindeutige, sichere Links für die gezielte Freigabe von Dateien und Ordnern innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens. Für jedes Dokument oder jeden Ordner können Sie einen Link erstellen, der bestimmten Personen, Unternehmensmitgliedern oder in ausgewählten Fällen auch externen Benutzern vorbehalten ist. SharePoint bietet erweiterte Optionen wie die Festlegung eines Ablaufdatums und Passworts für Links. Dies sorgt für mehr Sicherheit und ermöglicht präzise Kontrolle über die Dauer und Art des Zugriffs auf freigegebene Inhalte. Um beispielsweise einen Projektordner zeitlich begrenzt mit einem externen Anbieter zu teilen, generieren Sie einfach den Link, legen das gewünschte Ablaufdatum und das Passwort fest. Nach Ablauf dieser Zeit ist der Link nicht mehr aktiv und der Zugriff wird automatisch gesperrt. So behalten Sie die volle Kontrolle über vertrauliche Informationen und können die Freigabe an Ihre tatsächlichen betrieblichen Anforderungen anpassen, ohne das Risiko einer unbefugten Weitergabe einzugehen. Jeder Link ist nachvollziehbar und kann jederzeit deaktiviert werden. Das gewährleistet maximale Flexibilität und Datenschutz.

· Auditing und Monitoring : SharePoint bietet erweiterte Tools zur Nachverfolgung von Dokument- und Ordneraktivitäten. Administratoren und Sicherheitspersonal erhalten so einen umfassenden Überblick darüber, wer auf Inhalte zugreift, diese ändert oder herunterlädt. Diese Auditing-Funktionen ermöglichen detaillierte Berichte mit Informationen zu Datum, Uhrzeit und Art der von jedem Benutzer oder jeder Gruppe ausgeführten Aktion. Dies gewährleistet maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Datenmanagement. Darüber hinaus kann SharePoint bei signifikanten Zugriffen oder Änderungen automatische Benachrichtigungen versenden. Dies ermöglicht eine Echtzeitüberwachung und die rechtzeitige Erkennung von ungewöhnlichem oder nicht autorisiertem Verhalten. Diese Kontrollmöglichkeiten sind besonders nützlich, um Unternehmenssicherheitsrichtlinien, Datenschutzbestimmungen und professionelle Audit-Standards einzuhalten. Alle erfassten Aktivitäten sind über intuitive Benutzeroberflächen leicht zugänglich oder für weitere Analysen exportierbar. So ist die Vertraulichkeit und Integrität freigegebener Inhalte stets gewährleistet.

Übung. Inhalte teilen

🎯 Übungsziel

Ziel ist es, zu lernen, wie Sie Inhalte in SharePoint sicher, nachvollziehbar und kollaborativ teilen. Sie lernen, wie Sie detaillierte Berechtigungen für Dateien und Bibliotheken konfigurieren, die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen, Freigabelinks mit Einschränkungen erstellen und Aktivitäten mithilfe von Auditing-Tools überwachen. Diese Übung verbessert die Informationssicherheit, erhöht die Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit in Echtzeit. Dadurch werden die Risiken unkontrollierter Inhaltsverwaltung reduziert.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Berechtigungsverwaltung 🔐

ü Melden Sie sich bei https://portal.office.com an

ü Gehen Sie zu SharePoint > wählen Sie die Site aus

ü Öffnen der Dokumentbibliothek

ü Klicken Sie neben der Datei auf ... > Zugriff verwalten

ü Klicken Sie auf „Erweitert“, um auf die übernommenen Berechtigungen zuzugreifen

ü Wählen Sie „Berechtigungsvererbung beenden“

ü Entfernen nicht autorisierter Benutzer

ü Benutzer oder Gruppen mit bestimmten Rollen hinzufügen (Lesen, Bearbeiten)

ü Änderungen speichern

ü Überprüfen Sie die Berechtigungen mit der Option „Berechtigungen prüfen“

2. Zusammenarbeit in Echtzeit 👥

ü Laden Sie eine Word- oder Excel-Datei in die Bibliothek hoch

ü Klicken Sie auf die Datei, um sie online zu öffnen

ü Geben Sie die Datei an einen Kollegen mit Bearbeitungsberechtigung weiter

ü Überprüfen Sie, ob mehrere Benutzer gleichzeitig im Dokument vorhanden sind.

ü Fügen Sie einen Kommentar hinzu und überprüfen Sie die Antwort in Echtzeit.

ü Verwenden Sie den integrierten Chat, um während der Bearbeitung zu kommunizieren

ü Speichern und schließen Sie das Dokument

ü Erneut öffnen, um die von anderen vorgenommenen Änderungen zu überprüfen

ü Greifen Sie auf den Versionsverlauf zu , um Revisionen anzuzeigen

ü Stellen Sie bei Bedarf eine frühere Version wieder her

3. Teilbare Links mit Einschränkungen 🔗

ü Wählen Sie eine Datei in der Sammlung aus

ü Klicken Sie auf „Teilen“

ü Klicken Sie auf „Wer kann diesen Link sehen?“

ü Wählen Sie „Bestimmte Personen“ oder „Nur Personen in Ihrer Organisation“

ü bei Bedarf die Option „Bearbeiten zulassen“

ü Legen Sie ein Ablaufdatum für den Link fest

ü Deaktivieren Sie den Download, wenn die Datei vertraulich ist

ü Klicken Sie auf „Übernehmen“.

ü Kopieren Sie den Link und senden Sie ihn über Teams oder Outlook

ü Bestätigen Sie die Anmeldung von einem anderen Konto

4. Audit und Überwachung 📊

ü Gehen Sie zu https://compliance.microsoft.com

ü Wählen Sie „Audit“ aus dem Seitenmenü

ü Klicken Sie auf Suche starten

ü Filtern nach Aktivität: „Angesehene Dateien“, „Geänderte Dateien“, „Dateifreigabe“

ü Legen Sie den Datumsbereich fest

ü Geben Sie den Dateinamen oder Benutzernamen ein

ü Starten Sie die Suche

ü Exportieren Sie die Ergebnisse nach Excel

ü Analysieren Sie, wer die Datei angesehen oder geändert hat

ü Speichern Sie den Bericht für eventuelle interne Audits

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Die Rechtsabteilung muss einen Vertragsentwurf zur Prüfung an die Vertriebsabteilung weitergeben. Das Dokument wird in SharePoint hochgeladen, wobei die Berechtigungen auf Vertriebsmitarbeiter mit Lesezugriff beschränkt sind. Es wird ein Freigabelink generiert, der nach sieben Tagen abläuft. Die Rechtsabteilung überwacht die Aktivitäten, um zu überprüfen, wer die Datei wann aufgerufen hat.

ü 🔐 Berechtigungen : Sammlung > Zugriff verwalten > Erweitert
➡️ Nur das Vertriebsteam kann die Datei anzeigen.

ü 👥 Zusammenarbeit : Dateien in Word Online öffnen > Teilen
➡️ Kommentare und Änderungen sind in Echtzeit sichtbar.

ü 🔗 Freigabelink : Teilen > Bestimmte Personen > Läuft ab
➡️ Der Link läuft ab und verhindert den Download.

ü 📊 Überwachung : Compliance Center > Audit > Suche
➡️ Das Rechtsteam prüft, wer die Datei geöffnet hat.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🔐 Berechtigungsverwaltung	Datei > ... > Zugriff verwalten > Erweitert
👥 Gemeinsame Erstellung	Datei in Word/Excel Online öffnen
🔗 Link zum Teilen	Datei > Teilen > Linkeinstellungen
📊 Prüfprotokoll	compliance.microsoft.com > Audit > Suche starten

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Sicherer und kontrollierter Dokumentenaustausch

ü Gleichzeitige Zusammenarbeit ohne Dateiduplizierung

ü Rückverfolgbarkeit von Aktivitäten für Audits und Rechenschaftspflicht

ü Reduzieren Sie die Verwendung von E-Mails und Anhängen

ü Mehr Transparenz bei Überprüfungsprozessen

ü Schneller und gezielter Zugriff auf Inhalte

ü Schützen Sie vertrauliche Daten mit ablaufenden Links

ü Granulare Kontrolle über Zugriffsberechtigungen

ü Automatische Benachrichtigungen bei Änderungen und Zugriffen

ü Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Governance

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

ü Vertragsprüfung ⚖️
Geben Sie Entwürfe mit eingeschränktem Zugriff und Rückverfolgbarkeit an Kunden oder interne Abteilungen weiter.

ü Marketing-Zusammenarbeit 📣
Arbeiten Sie in Echtzeit mit dem Kreativteam an Präsentationen und Broschüren .

ü Verteilung der Unternehmensrichtlinien 🏢
Geben Sie Dokumente mit ablaufenden Links frei und verfolgen Sie, wer sie gelesen hat.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Wie ändere ich Dateiberechtigungen in SharePoint?

2. Welche Möglichkeiten bietet SharePoint zum Erstellen sicherer, gemeinsam nutzbarer Links?

3. Wie finde ich heraus, wer eine Datei angesehen oder geändert hat?

4. Wie verbessert die Zusammenarbeit in Echtzeit die Effizienz?

5. Wo kann ich auf das Advanced Audit Compliance Center zugreifen?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, wie Sie Dokumente in SharePoint intelligent und kontrolliert freigeben. Sie haben benutzerdefinierte Berechtigungen konfiguriert, die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht, freigegebene Links mit Einschränkungen erstellt und die Aktivitäten mithilfe von Auditing-Tools überwacht. Diese Funktionen ermöglichen Ihnen sicheres, transparentes und effizientes Arbeiten und behalten die Kontrolle darüber, wer auf Inhalte zugreift und diese ändert. Jetzt können Sie die Dokumentenfreigabe in SharePoint bewusst und präzise verwalten.

d) Erreichbarkeit von jedem Gerät

· Cloud-native Plattform : Keine lokalen Installationen erforderlich: Alle Funktionen sind direkt über einen Webbrowser verfügbar. Sie können von jedem PC, Tablet oder Smartphone aus auf Ihre Inhalte und Collaboration-Tools zugreifen, indem Sie sich einfach online anmelden. Diese Flexibilität gewährleistet die Kontinuität Ihrer Arbeit auch unterwegs und ermöglicht Ihnen den Zugriff, die Bearbeitung und Freigabe von Dateien jederzeit und überall. Dank der Cloud-Infrastruktur sind die Informationen stets synchronisiert und aktuell, was das Risiko von Datenverlust oder veralteten Versionen reduziert. Die intuitive Benutzeroberfläche und die erweiterten Sicherheitsoptionen gewährleisten ein zuverlässiges Erlebnis sowohl im Büro als auch im Homeoffice. Der Verzicht auf Hardwareeinschränkungen ermöglicht zudem eine schnelle Einführung und zentrale Verwaltung und vereinfacht so die Unternehmens-IT.

· Spezielle mobile App : Die SharePoint Mobile App bietet Nutzern auch unterwegs volle Funktionalität. Dank der einfachen und intuitiven Benutzeroberfläche können Sie mit wenigen Fingertipps auf Websites, Dokumentbibliotheken und Unternehmensinhalte zugreifen . Die Dateibearbeitung erfolgt sofort, sowohl online als auch offline, und sorgt so für maximale Flexibilität. Echtzeitbenachrichtigungen informieren Sie über Aktualisierungen, Freigabe- oder Zusammenarbeitsanfragen. Sie können neue Dokumente hochladen, Fotos aufnehmen und direkt in Arbeitsbereichen speichern. Die integrierte Suchmaschine erleichtert das schnelle Auffinden von Informationen. Erweiterte Authentifizierung und zentrales Berechtigungsmanagement gewährleisten die Sicherheit.

· Synchronisierung mit OneDrive : Die nahtlose Integration zwischen SharePoint und OneDrive ermöglicht Ihnen die einfache Synchronisierung von Unternehmensdokumentbibliotheken direkt mit Ihrem Gerät. So können Sie auch ohne Internetverbindung an Dateien arbeiten: Jede lokal vorgenommene Änderung wird automatisch hochgeladen und auf der Plattform aktualisiert, sobald das Gerät wieder online ist. Dieser nahtlose Fluss zwischen Cloud und lokalem Speicher gewährleistet nicht nur die jederzeitige Verfügbarkeit der Daten, sondern auch deren Sicherheit dank automatischer Versionierung und der Möglichkeit, frühere Dokumentversionen wiederherzustellen. Darüber hinaus ermöglicht die selektive Synchronisierung die Auswahl der Ordner oder Dateien, die offline gehalten werden sollen. So wird der Speicherplatz optimiert und die Plattform an die Bedürfnisse jedes Benutzers oder Teams angepasst .

· Responsive Design : Stellt sicher, dass jede Seite und jedes Webpart unabhängig von Bildschirmgröße und Gerät stets lesbar und nutzbar ist. Ob Desktop-PC, Tablet oder Smartphone – Inhalte werden automatisch angepasst, um maximalen visuellen und funktionalen Komfort zu bieten. Elemente wie Menüs, Bilder und Tabellen passen sich dynamisch an, sodass Zoomen oder horizontales Scrollen nicht mehr nötig ist. Diese Flexibilität ermöglicht allen gleichermaßen effizientes Arbeiten – egal ob im Büro oder unterwegs. Die Benutzerfreundlichkeit bleibt auch bei Updates oder neuen Funktionen hoch und gewährleistet ein konsistentes Benutzererlebnis. So ist sichergestellt, dass Zugriff und Zusammenarbeit für das gesamte Team stets einfach und unmittelbar erfolgen.

Übung. SharePoint unterwegs nutzen

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel ist es, die Nutzung von SharePoint Online unterwegs und von jedem Gerät aus zu erlernen und dabei die Cloud-nativen Funktionen zu nutzen. Benutzer lernen, wie sie über einen Browser auf Unternehmensinhalte zugreifen, die mobile App installieren und konfigurieren, Dokumentbibliotheken mit OneDrive für den Offline-Zugriff synchronisieren und die Anpassungsfähigkeit der Benutzeroberfläche auf mobilen Geräten testen. Diese Übung trägt dazu bei, Geschäftskontinuität, Arbeitsflexibilität und effektive Zusammenarbeit auch außerhalb des Büros sicherzustellen.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Zugriff auf die Cloud-native Plattform ☁️

ü Gehen Sie zu https://portal.office.com

ü Melden Sie sich mit Ihren Firmenanmeldeinformationen an

ü Klicken Sie im Apps-Menü auf SharePoint

ü Teams oder einer Kommunikationssite

ü Navigieren durch Dokumentbibliotheken

ü Öffnen Sie eine Datei direkt im Browser

ü Stellen Sie sicher, dass keine lokale Software benötigt wird

ü Versuchen Sie, ein Word- oder Excel-Dokument online zu bearbeiten

ü Speichern und schließen Sie die Datei

ü Stellen Sie sicher, dass Ihre Änderungen auch auf anderen Geräten sichtbar sind.

2. Installation und Nutzung der mobilen App 📱

ü Offen App Store (iOS) oder Google Play (Android)

ü Suche in Microsoft SharePoint

ü Installieren Sie die App auf Ihrem Mobilgerät

ü Öffnen Sie die App und melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto an

ü Durchsuchen Sie die verfügbaren Websites

ü Öffnen einer Dokumentbibliothek

ü Anzeigen einer PDF- oder Word-Datei

ü Geben Sie die Datei über Teams oder Outlook frei

ü Fügen Sie die Site zu Ihren Favoriten hinzu, um schnell darauf zugreifen zu können

ü Push -Benachrichtigungen für Updates

3. Mit OneDrive synchronisieren 🔄

ü Greifen Sie über einen Browser auf eine Dokumentbibliothek zu

ü Klicken Sie auf Synchronisieren (Symbol mit zwei Pfeilen)

ü Bestätigen Sie das Öffnen von OneDrive

ü Warten Sie, bis die Synchronisierung beginnt

ü OneDrive -App auf Ihrem PC

ü Gehen Sie zum synchronisierten Ordner

ü Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei > Offline verfügbar machen

ü Bearbeiten Sie die Datei auch ohne Verbindung

ü Stellen Sie die Verbindung zum Internet wieder her

ü Überprüfen, ob Änderungen synchronisiert werden

4. Testen des Responsive Designs 📲

ü Zugriff auf SharePoint über einen mobilen Browser

ü Navigieren Sie durch die Seiten der Site

ü Automatische Inhaltsanpassung prüfen

ü Öffnen einer Dokumentbibliothek

ü Anzeigen einer Word- oder PDF-Datei

ü Versuchen Sie, eine Datei über einen mobilen Browser zu bearbeiten

ü Überprüfen Sie die Lesbarkeit von Menüs und Webparts

ü Drehen Sie Ihr Gerät, um die Querformatansicht zu testen

ü Hinzufügen eines Kommentars zu einem Dokument

ü Sorgen Sie für ein reibungsloses und konsistentes Erlebnis

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Eine Vertriebsmanagerin benötigt unterwegs Zugriff auf eine aktualisierte Präsentation. Sie nutzt die mobile SharePoint-App, um die Teamwebsite zu öffnen , die Marketingmaterialbibliothek mit OneDrive zu synchronisieren und die benötigte Datei offline verfügbar zu machen. Während des Kundengesprächs öffnet sie die Datei auf ihrem Tablet, auch ohne Internetverbindung.

ü ☁️ Cloud-nativer Zugriff : portal.office.com > SharePoint
➡️ Greifen Sie von jedem Gerät aus auf Inhalte zu.

ü 📱 Mobile App : App Store / Google Play > Microsoft SharePoint
➡️ Bietet eine für Mobilgeräte optimierte Benutzeroberfläche.

ü 🔄 Synchronisieren : Bibliothek > Synchronisieren > OneDrive
➡️ Dateien sind auch offline verfügbar.

ü 📲 Responsive Design : Mobile Browsernavigation
➡️ Die Oberfläche passt sich automatisch dem Bildschirm an.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
☁️ Cloud-nativer Zugriff	portal.office.com > SharePoint
📱 Mobile App	App Store / Google Play > Microsoft SharePoint
🔄 OneDrive-Synchronisierung	Dokumentensammlung > Synchronisieren
📲 Responsives Design	Mobiler Browser > SharePoint-Navigation

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Kontinuierlicher Zugriff auf Unternehmensinhalte von überall

ü Möglichkeit zum Offline-Arbeiten mit automatischer Synchronisierung

ü Zusammenarbeit in Echtzeit, auch unterwegs

ü Verringerung der Abhängigkeit von bestimmten Geräten

ü Größere Flexibilität für Mitarbeiter, die unterwegs sind oder von zu Hause aus arbeiten

ü Einheitliche Benutzeroberfläche für Desktop, Tablet und Smartphone

ü Push -Benachrichtigungen für wichtige Updates

ü Verkürzung der Reaktions- und Entscheidungszeiten

ü Größere Autonomie für Außendienstteams

ü Unterstützung der Geschäftskontinuität in jedem Kontext

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

ü Techniker unterwegs 🛠️
Dank der Synchronisierung können sie auch offline vom Tablet auf Handbücher und Checklisten zugreifen.

ü Werbespots für unterwegs 🚗
Sie konsultieren Angebote und Präsentationen direkt aus der mobilen App während des Kundenbesuchs.

ü Manager arbeiten von zu Hause aus 🧑 ‍ 💼
Sie verwalten Dokumente und Genehmigungen von Smartphones aus und bleiben so überall produktiv.

❓ Fragen zur Selbsteinschätzung

1. Wie synchronisiere ich eine Dokumentbibliothek mit OneDrive?

2. Welche Vorteile bietet die mobile SharePoint-App?

3. Wie mache ich eine Datei offline verfügbar?

4. Wie verbessert Responsive Design das Benutzererlebnis?

5. Warum gilt SharePoint als Cloud-native Plattform?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, wie Sie die Funktionen von SharePoint nutzen, um von jedem Gerät aus auf Unternehmensinhalte zuzugreifen. Sie haben den Browserzugriff, die mobile App, die OneDrive-Synchronisierung und das responsive Design kennengelernt. Diese Kenntnisse ermöglichen Ihnen flexibles Arbeiten, auch offline, und Ihre Produktivität in jeder Situation. Sie haben gesehen, wie diese Funktionen in der Praxis angewendet werden, beispielsweise auf Geschäftsreisen, im Homeoffice und bei externen Meetings. Sie können SharePoint nun so konfigurieren und nutzen, dass der Zugriff auf Ihre Unternehmensdokumente kontinuierlich und sicher gewährleistet ist.

e) Verbesserung aus dem Produktivität

· Microsoft 365-Integration : SharePoint integriert sich nahtlos in das Microsoft 365-Ökosystem und steigert so die Zusammenarbeit und Produktivität in Arbeitsgruppen. Teams ermöglicht Chat, Videoanrufe und Dateifreigabe direkt aus SharePoint-Bereichen. Über Outlook verwalten Sie freigegebene Kalender und Ereignisse, die mit Teamwebsites verknüpft sind. Planner ermöglicht Ihnen die Planung und Nachverfolgung zugewiesener Aufgaben sowie die Anzeige von Terminen und Prioritäten in einer einzigen Oberfläche. Power Automate automatisiert Benachrichtigungen, Berichte und Genehmigungsprozesse und reduziert so Fehler und Ausfallzeiten. Die OneDrive-Integration ermöglicht die sichere Synchronisierung und Freigabe von Dokumenten. Alle Workflows sind zentralisiert, was das tägliche Management vereinfacht und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessert.

· Automatisierte Workflows : Mit automatisierten Workflows optimiert SharePoint wiederkehrende Aufgaben wie die Dokumentenprüfung, das Einreichen und Verwalten von Genehmigungsanträgen sowie die zeitnahe Kommunikation von Fristen. Diese Automatisierungen reduzieren den Bedarf an manuellen Eingriffen, minimieren das Fehlerrisiko und beseitigen Prozessengpässe. Mit Tools wie Power Automate können Sie benutzerdefinierte Regeln konfigurieren, die Benachrichtigungen, Aufgabenzuweisungen oder Dateiverschiebungen auslösen. So stellen Sie sicher, dass jeder Schritt des Workflows stets pünktlich und für alle Teammitglieder transparent abgeschlossen wird .

· Dashboards und Berichte : Mit den interaktiven Webparts von SharePoint erstellen Sie dynamische Dashboards, die Daten aus Listen, Dokumentbibliotheken, Power BI oder anderen integrierten Quellen aggregieren. Diagramme, Tabellen und KPIs werden in Echtzeit angezeigt und bieten einen sofortigen Überblick über Projektfortschritt und wichtige Aktivitäten. Nutzer können Daten filtern, analysieren und an ihre betrieblichen Anforderungen anpassen. Automatisierte Berichte helfen, Ziele zu überwachen, potenzielle Probleme zu identifizieren und umgehend Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Ständig aktualisierte Informationen sorgen für schnellere und fundiertere Entscheidungen. Dashboards sind auch mobil zugänglich und gewährleisten so einen nahtlosen Datenzugriff, egal wo Sie sich befinden.

· Erweiterte Suchmaschine : Die erweiterte Suchmaschine von SharePoint ist dank ihrer Fähigkeit, Dateien, Konversationen, Bilder und strukturierte Daten schnell zu indizieren, ein wichtiges Werkzeug für mehr Geschäftseffizienz. Nutzer können Filter anwenden, um die Ergebnisse nach Autor, Datum, Dokumenttyp oder spezifischem Projekt einzugrenzen und so wertvolle Zeit bei der täglichen Suche zu sparen. Intelligente Vorschläge lernen aus persönlichen und Gruppengewohnheiten, antizipieren Informationsbedarfe und schlagen bereits genutzte Ressourcen vor. Die Integration mit Microsoft Graph erhöht die Relevanz der Ergebnisse zusätzlich, indem sie verwandte Informationen aus Teams, Outlook und OneDrive verknüpft. Darüber hinaus ermöglicht die semantische Suche die Suche nach Inhalten anhand von Schlüsselwörtern, Synonymen oder verwandten Begriffen. All dies geschieht in einer sicheren Umgebung, die die Privatsphäre schützt und Zugriffsberechtigungen respektiert. So findet jeder schnell, was er braucht, und fördert eine reibungslosere und fundiertere Zusammenarbeit.

Übung. Produktivität steigern

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel ist es, SharePoint als Produktionszentrale mit Microsoft 365-Integration zu nutzen. Sie lernen, wie Sie SharePoint mit Excel, Teams und Power BI verbinden, um dynamische Dashboards zu erstellen, automatisierte Workflows mit Power Automate zu entwickeln, die erweiterte Suchmaschine für schnelles Auffinden von Inhalten zu nutzen und Tools wie Outlook für eine nahtlose Zusammenarbeit zu integrieren. Diese Übung hilft, manuelle Aufgaben zu reduzieren, die Datentransparenz zu verbessern, den Informationszugriff zu beschleunigen und so die betriebliche Effizienz zu steigern.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Integration mit Microsoft 365 🔗

ü Melden Sie sich bei https://portal.office.com an

ü Gehen Sie zu SharePoint > wählen Sie eine Site aus

ü Öffnen einer Dokumentbibliothek

ü Klicken Sie auf „In Excel öffnen“, um Dateien direkt zu bearbeiten

ü Klicken Sie auf „Teilen“ > „Link kopieren“ > „In Teams einfügen“

ü Fügen Sie die SharePoint-Site als Registerkarte in einem Teams-Kanal hinzu

ü Verbinden Sie einen Outlook-Kalender mithilfe eines Webparts mit Ihrer Site

ü Betten Sie ein Microsoft-Formular in die Homepage Ihrer Site ein

ü Verbinden Sie eine SharePoint-Liste mit Planner zur Aufgabenverwaltung

ü Speichern und testen Sie die Interaktion zwischen Apps

2. Automatisierte Arbeitsabläufe ⚙️

1) Gehen Sie zu https://make.powerautomate.com

2) Klicken Sie auf + Erstellen > Automatisierter Ablauf

3) Geben Sie ihm einen Namen (z. B. „Datei-Upload-Benachrichtigung“)

4) Wählen Sie den Auslöser: „Wenn eine Datei in SharePoint erstellt wird“

5) Wählen Sie die Dokumentensammlung aus

6) Aktion hinzufügen: „Benachrichtigung über Teams senden“

7) Aktion hinzufügen: „Aufgabe im Planner erstellen“

8) Bedingung hinzufügen: „Wenn die Datei ‚Bericht‘ im Namen enthält“

9) Speichern und aktivieren Sie den Flow

10) Testen Sie, indem Sie eine Datei in die Sammlung hochladen

3. Dashboard und Berichte 📊

ü Öffnen Sie Power BI Desktop

ü Klicken Sie auf Daten abrufen > Mehr > SharePoint Online-Liste

ü Geben Sie die URL der SharePoint-Site ein

ü Wählen Sie die zu analysierende Liste aus

ü Erstellen Sie Visualisierungen (Diagramme, Tabellen, KPIs)

ü Filter und Felder anpassen

ü Speichern des Berichts

ü Im Power BI-Dienst veröffentlichen

ü Betten Sie den Bericht mithilfe von Power BI-Webparts in SharePoint ein

ü Automatische Datenaktualisierung prüfen

4. Erweiterte Suchmaschine 🔍

ü Gehen Sie zu SharePoint > Suchleiste

ü Geben Sie Schlüsselwörter ein (z. B. „Verkaufsbericht 2024“)

ü Klicken Sie auf Weitere Ergebnisse anzeigen

ü Filtern nach Dateityp (PDF, Excel, Word)

ü Filtern nach Autor oder Änderungsdatum

ü Sortieren Sie die Ergebnisse nach Relevanz oder Datum

ü Suche als benutzerdefinierte Ansicht speichern

ü Fügen Sie die Ansicht zur Homepage der Site hinzu

ü Versuchen Sie, nach einem bestimmten Dokument zu suchen

ü Überprüfen Sie die Genauigkeit der Ergebnisse

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Das Vertriebsteam möchte den Fortschritt von Deals überwachen und Benachrichtigungen automatisieren. Es erstellt eine SharePoint-Liste mit den Daten, verbindet sie mit Power BI, um den Status in Echtzeit anzuzeigen, und richtet einen Flow ein, der bei jedem neuen Deal eine Benachrichtigung über Teams sendet. Teammitglieder nutzen die erweiterte Suche, um schnell zugehörige Dokumente zu finden.

ü 🔗 Integration : SharePoint > Excel > Teams > Formulare
➡️ Alle Microsoft 365-Tools arbeiten zusammen.

ü ⚙️ Automatisierter Flow : Power Automate > Neuer Flow
➡️ Automatisieren Sie Benachrichtigungen und reduzieren Sie manuelle Arbeit.

ü 📊 Dashboard : Power BI > SharePoint Online-Liste
➡️ Sehen Sie sich die Leistung Ihrer Angebote in Echtzeit an.

ü 🔍 Erweiterte Suche : SharePoint > Filter und Ansichten
➡️ Finden Sie schnell relevante Dateien und Informationen.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🔗 Integration mit Excel/Teams	SharePoint > In Excel öffnen / Freigeben / Zu Teams hinzufügen
⚙️ Automatisierter Ablauf	Power Automate > + Erstellen > Automatisierter Flow
📊 Power BI-Dashboard	Power BI Desktop > Daten abrufen > SharePoint Online-Liste
🔍 Erweiterte Suche	SharePoint > Suchleiste > Filter

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Reduzierung manueller und repetitiver Tätigkeiten

ü Schneller Zugriff auf aktuelle Daten und Dokumente

ü Klare Visualisierung der Geschäftsleistung

ü Nahtlose Zusammenarbeit über Microsoft 365-Tools hinweg

ü Automatisierung von Entscheidungsprozessen

ü Mehr Transparenz und Rückverfolgbarkeit

ü Sparen Sie Zeit bei der Suche nach Inhalten

ü Passen Sie Dashboards für jedes Team an

ü Echtzeitbenachrichtigungen bei kritischen Ereignissen

ü Unterstützung für schnelle und fundierte Entscheidungen

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

ü Einkaufsbüro 🛒
Automatisieren Sie die Genehmigung von Bestellanforderungen und erstellen Sie monatliche Berichte mit Power BI.

ü HR-Team 👥
Teilen Sie Formulare und Richtlinien über SharePoint, mit automatischen Benachrichtigungen bei Überarbeitungen.

ü Projektmanagement 📅
Überwachen Sie den Projektfortschritt mit integrierten Dashboards und automatischen Aktualisierungsflüssen.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

Wie erstelle ich einen automatisierten Flow in SharePoint?
Welche Microsoft 365-Tools lassen sich in SharePoint integrieren?
Wie verbinde ich eine SharePoint-Liste mit Power BI?
Welche Vorteile bietet die erweiterte Suche?
Wie steigern automatisierte Arbeitsabläufe die Produktivität?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, wie Sie SharePoint nutzen, um Ihre Produktivität durch die Integration mit Microsoft 365 zu steigern, automatisierte Flows zu erstellen, Dashboards zu generieren und die erweiterte Suchmaschine zu nutzen. Sie haben gelernt, wie Sie SharePoint mit Excel, Teams und Power BI verbinden, um nahtlos und zentral zu arbeiten. Sie haben Flows mit Power Automate erstellt, um manuelle Aufgaben zu reduzieren und die Kommunikation zu verbessern. Sie haben die erweiterte Suche genutzt, um schnell relevante Inhalte zu finden. Diese Fähigkeiten helfen Ihnen, effizienter zu arbeiten, schnellere Entscheidungen zu treffen und besser mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten .

f) der Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern

· Team -Sites : Dies sind dedizierte digitale Bereiche, in denen sich jede Arbeitsgruppe effizient organisieren kann. Dort können Dokumente gespeichert und geteilt werden, wobei stets Zugriff auf die aktuellsten Versionen gewährleistet ist. Gemeinsame Kalender helfen bei der Koordination von Terminen, Besprechungen und Terminen und vermeiden so Überschneidungen und Versehen. Das Aktivitätsmanagement erfolgt über integrierte Aufgabenlisten, die die Zuweisung spezifischer Aufgaben an Teammitglieder und die Verfolgung des Projektfortschritts ermöglichen. Diskussionsforen erleichtern den Austausch und fördern den strukturierten Dialog. Jeder Bereich lässt sich mit Tools und Layouts an die spezifischen Bedürfnisse der Gruppe anpassen. Dies macht die Zusammenarbeit einfach, transparent und stets auf gemeinsame Ziele ausgerichtet.

· Gemeinsame Dokumenterstellung in Echtzeit : In SharePoint können mehrere Personen gleichzeitig dasselbe Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument in Echtzeit bearbeiten und sehen die Änderungen der anderen sofort. Jeder Beitrag wird automatisch gespeichert, wodurch Konflikte und Überschreibungen vermieden werden. Cursor und Auswahlen anderer Benutzer sind sichtbar, was die Zusammenarbeit erleichtert, ohne den Überblick zu verlieren. Sie können Kommentare hinterlassen, Änderungen vorschlagen und den Änderungsverlauf verfolgen. Diese Funktion beschleunigt die Dateiprüfung und reduziert das Risiko von Fehlern oder Duplikaten erheblich. Das System benachrichtigt Sie in Echtzeit über die Aktivitäten anderer Mitarbeiter und ermöglicht Ihnen so eine effiziente Koordination. Gemeinsame Dokumenterstellung steigert die Teamproduktivität und macht die digitale Zusammenarbeit einfach und sicher.

· Gezielte Kommunikation : Ankündigungen, Beiträge und Neuigkeiten erreichen sofort alle Mitglieder oder nur ausgewählte Gruppen. Diese Funktion ermöglicht effektives Informationsmanagement und stellt sicher, dass jede Nachricht die richtigen Personen zur richtigen Zeit erreicht. Administratoren können wählen, ob Ankündigungen auf der Homepage der Site veröffentlicht oder gezielte Benachrichtigungen nur an bestimmte Teams oder Projektgruppen gesendet werden sollen. Dies vermeidet eine Nachrichtenflut für nicht direkt Beteiligte und ermöglicht es, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Nachrichten können Multimedia-Anhänge, Quicklinks und personalisierte Handlungsaufforderungen enthalten. Beiträge lassen sich leicht kommentieren und fördern so den offenen Dialog zwischen den Teilnehmern. Das Echtzeit-Benachrichtigungssystem sorgt dafür, dass die Kommunikation zeitnah und jederzeit nachverfolgbar ist. All dies trägt zu einer fokussierteren, engagierteren und produktiveren Zusammenarbeit bei.

· Projekt-Zusammenarbeitsbereiche : Das Projektmanagement wird durch dedizierte Zusammenarbeitsbereiche unterstützt, die eine strukturierte und zentrale Umgebung für die Zusammenarbeit aller Projektteams bieten. Diese Bereiche umfassen intuitive Aufgabenverfolgungen zur einfachen Zuweisung, Überwachung und Aktualisierung von Aufgaben, Dokumentenablagen zur sicheren Speicherung von Dateien und Arbeitsmaterialien sowie eine detaillierte Aktivitätszeitleiste, die jede Projektphase verfolgt. Jedes Mitglied kann schnell auf wichtige Informationen zugreifen, den Fortschritt verfolgen und in Echtzeit zum Erreichen gemeinsamer Ziele beitragen. Die Integration mit Kommunikationstools und automatischen Benachrichtigungen stellt sicher, dass alle stets auf dem Laufenden und eingebunden sind, und fördert so eine nahtlose und transparente Zusammenarbeit während des gesamten Projektlebenszyklus.

Übung. Zusammenarbeit erleichtern

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel ist es, den Einsatz von SharePoint Online zur Schaffung effektiver kollaborativer Umgebungen zu erlernen. Sie lernen, wie Sie eine Teamwebsite erstellen , um Dokumente und Aufgaben zu zentralisieren, die gleichzeitige Dateibearbeitung zu ermöglichen, zielgerichtete Kommunikation auf der Website-Startseite zu veröffentlichen und dedizierte Projektbereiche zu strukturieren. Diese Übung verbessert Transparenz, Informationsaustausch und die Produktivität der Arbeitsgruppe, reduziert die Inhaltsstreuung und fördert die Zusammenarbeit in Echtzeit.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Erstellen einer Teamsite 🏗️

ü Melden Sie sich bei https://portal.office.com an

ü Gehen Sie zu SharePoint > + Site erstellen

ü Teamsite auswählen

ü Geben Sie den Namen und die Beschreibung der Site ein

ü Teammitglieder hinzufügen

ü Klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig stellen

ü Passen Sie Ihre Homepage mit der Schaltfläche „Bearbeiten“ an

ü Webparts hinzufügen: „Dokumente“, „Aktivitäten“, „Neuigkeiten“

ü Speichern und veröffentlichen Sie die Seite

ü Teilen Sie den Website-Link mit dem Team

2. Gemeinsame Dokumenterstellung in Echtzeit 👥

ü Hochladen einer Word- oder Excel-Datei in die Dokumentbibliothek

ü Klicken Sie auf die Datei, um sie online zu öffnen

ü Teilen Sie die Datei mit anderen Teammitgliedern

ü Überprüfen Sie, ob mehrere Benutzer gleichzeitig im Dokument vorhanden sind.

ü Kommentare oder Änderungen hinzufügen

ü Änderungen in Echtzeit sehen

ü Speichern und schließen Sie die Datei

ü Erneut öffnen, um die von anderen vorgenommenen Änderungen zu überprüfen

ü Zugriff auf den Versionsverlauf

ü Stellen Sie bei Bedarf eine frühere Version wieder her

3. Gezielte Kommunikation 📢

ü Homepage der Teamsite

ü Klicken Sie auf Bearbeiten

ü Fügen Sie ein „News“-Webpart hinzu

ü Klicken Sie auf + Neuigkeiten hinzufügen

ü Titel und Inhalt eingeben (z. B. Projektupdate)

ü Fügen Sie Bilder oder Links zu Dokumenten hinzu

ü Speichern und veröffentlichen Sie die Nachrichten

ü Teammitglieder aktivieren

ü Überprüfen Sie die Anzeige auf der Startseite

ü Teilen Sie den News-Link über Teams oder Outlook

4. Kollaborationsraum für Projekte 📂

ü Gehe zu + Neue Seite

ü Wählen Sie ein zweispaltiges Layout

ü Geben Sie den Titel ein (z. B. „Q3-Marketingprojekt“)

ü Webpart „Planer“ für Aktivitäten hinzufügen

ü Webpart „Freigegebene Dokumente“ hinzufügen

ü Webpart „Teams-Konversationen“ hinzufügen

ü Fügen Sie Links zu zugehörigen Dateien oder Modulen ein

ü Speichern und veröffentlichen Sie die Seite

ü Fügen Sie die Seite zur Navigationsleiste hinzu

ü Teilen Sie die Seite mit Projektmitgliedern

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Das Kommunikationsteam startet eine neue Kampagne. Es erstellt eine Teamwebsite , um Materialien zentral zu bündeln, die gemeinsame Arbeit an Präsentationen zu ermöglichen, wöchentliche Updates auf der Homepage zu veröffentlichen und eine eigene Projektseite mit Dokumenten, Terminen und Berichten zu erstellen.

ü 🏗️ Teamsite : SharePoint > + Site erstellen > Teamsite
➡️ Zentralisieren Sie Dateien, Aufgaben und Kommunikation.

ü 👥 Gemeinsame Dokumenterstellung : Dateien in Word Online öffnen > Teilen
➡️ Ermöglicht gleichzeitiges Bearbeiten und nahtlose Zusammenarbeit.

ü 📢 Kommunikation : Startseite > Bearbeiten > News-Webpart
➡️ Macht wichtige Updates und Nachrichten sichtbar.

ü 📂 Projektbereich : Neue Seite > Planer + Teams
➡️ Organisieren Sie Aufgaben, Dateien und Dashboards in einer Ansicht.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🏗️ Erstellen Sie eine Teamsite	SharePoint > + Site erstellen > Teamsite
👥 Gemeinsame Erstellung	Dokumentbibliothek > Datei öffnen > Freigeben
📢 Zielgerichtete Kommunikation	Home > Bearbeiten > „News“-Webpart hinzufügen
📂 Projektraum	Neue Seite > Webpart hinzufügen (Planner, Docs, Teams)

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Zentralisierung von Inhalten und Aktivitäten

ü Gleichzeitige Zusammenarbeit ohne Dateiduplizierung

ü Sichtbare und nachvollziehbare Kommunikation für das gesamte Team

ü Schneller Zugriff auf Projektdokumente und Tools

ü Reduzieren Sie die Verwendung von E-Mails und Anhängen

ü Mehr Transparenz in Arbeitsabläufen

ü Einbindung der Teammitglieder

ü Änderungen und Versionen verfolgen

ü Einfache Aktualisierung und Weitergabe von Informationen

ü Unterstützung für agiles Projektmanagement

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

ü Softwareentwicklungsteam 💻
Backlog-Management, technische Dokumentation und Sprint-Updates an einem Ort.

ü Interne Kommunikation 📰
Bereiche für interne Kampagnen mit gemeinsam genutzten Materialien und wöchentlichen Updates.

ü Funktionsübergreifende Projektgruppen 🤝
Zentralisieren Sie Dateien, Aufgaben und Berichte, auf die alle Mitglieder zugreifen können.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Teamsite in SharePoint ?

2. Welche Vorteile bietet die gemeinsame Dokumenterstellung in Echtzeit?

3. Wie veröffentlichen Sie eine zielgerichtete Nachricht auf der Homepage Ihrer Website?

4. Welche Tools können Sie in einen Projektkollaborationsbereich integrieren?

5. Wie verbessert SharePoint die Teamzusammenarbeit ?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

, wie Sie SharePoint nutzen, um die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern zu erleichtern. Sie haben eine Teamwebsite erstellt , die gemeinsame Dokumenterstellung ermöglicht, zielgerichtete Mitteilungen auf der Website-Startseite veröffentlicht und dedizierte Projektbereiche eingerichtet. Mit diesen Funktionen können Sie Informationen zentralisieren, die Kommunikation verbessern und die Produktivität steigern. Sie können nun effektive und dynamische Umgebungen für die Zusammenarbeit in SharePoint gestalten.

g) Plattformanpassung und -anpassungsfähigkeit

· Modulare Webparts : Mit diesen flexiblen Tools können Sie SharePoint-Seiten dynamisch und individuell erweitern. Zu den Add-ons gehören interaktive Diagramme zur Datenvisualisierung, dynamische Listen zur Informationsorganisation und digitale Formulare zur Erfassung von Benutzerdaten. Integrieren Sie Echtzeit-Unternehmensnachrichten, Social Feeds zur Verbesserung der Zusammenarbeit und spezielle Bereiche für Ankündigungen. Webparts ermöglichen außerdem die Darstellung von Übersichts-Dashboards, freigegebenen Kalendern, Dokumentbibliotheken und Schnellverknüpfungen zu nützlichen Ressourcen. Jedes Element lässt sich verschieben, in der Größe anpassen und an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen . So wird jede SharePoint-Site zu einer individuellen, funktionalen und stets aktuellen Arbeitsumgebung.

· Anpassen von Layouts : Jede Site kann mit Logos, Unternehmensfarben und benutzerdefinierten Grafiken individualisiert werden. Mit benutzerdefinierten Layouts können Sie jede SharePoint-Site optisch an die Bedürfnisse und die Identität Ihres Unternehmens anpassen. Sie können Firmenlogos einfügen, um Ihre Marke zu stärken , die Farbpalette an Ihre Unternehmensfarben anpassen und Banner oder Grafiken hinzufügen, um die Arbeitsumgebung ansprechender zu gestalten. Schriftarten können so ausgewählt werden, dass Konsistenz und Lesbarkeit gewährleistet sind, während Seitenabschnitte entsprechend den operativen Prioritäten Ihres Teams organisiert werden können . Benutzerdefinierte Grafiken helfen den Benutzern bei der Orientierung und verbessern die Navigation. Jede Änderung, die Sie vornehmen, trägt dazu bei, eine einzigartige und wiedererkennbare digitale Atmosphäre zu schaffen und das Gefühl der Zugehörigkeit und Zusammenarbeit unter den Mitgliedern der Unternehmensgemeinschaft zu fördern.

· App-Marktplatz : Integrieren Sie Drittanbieter-Apps, um die Plattformfunktionalität zu erweitern. Der App Marketplace ist eine wichtige Stärke von SharePoint und bietet die Möglichkeit, Drittanbieterlösungen einfach zu integrieren, um die Funktionalität der Plattform zu erweitern und anzupassen. Aus einem umfangreichen und ständig wachsenden Katalog können Sie Anwendungen hinzufügen, die die Zusammenarbeit, erweitertes Dokumentenmanagement, Projektplanung oder innovativen Informationsaustausch unterstützen. Durch die Integration dieser Apps können Sie spezifische betriebliche Anforderungen erfüllen, Prozesse optimieren und jeden Arbeitsbereich noch effektiver und auf Ihr Unternehmen zugeschnitten gestalten.

· Kundenspezifische Entwicklung : Entwickler können mithilfe von APIs, Power Apps und dem SharePoint Framework individuelle Lösungen erstellen. Dank dieser individuellen Entwicklungsmöglichkeiten wird SharePoint zu einer äußerst vielseitigen Plattform, die spezifische Unternehmensanforderungen erfüllt, die über die Standardfunktionalität hinausgehen. Entwickler können automatisierte Workflows, interaktive Dashboards, Integrationslösungen mit externen Systemen (wie ERP oder CRM) erstellen und Genehmigungsprozesse anpassen. Mithilfe von APIs lassen sich Dienste implementieren, die in Echtzeit mit anderen Geschäftsanwendungen kommunizieren und so synchronisierte Updates und eine zentrale Datenverwaltung gewährleisten. Power Apps ermöglicht die schnelle Erstellung individueller Anwendungen, die auch von Mobilgeräten aus zugänglich sind. Das SharePoint Framework bietet fortschrittliche Tools zur Verbesserung des Benutzererlebnisses mit modernen Webkomponenten, die mit Best Practices der Entwicklung kompatibel sind. So kann jedes Unternehmen seine digitalen Umgebungen optimal an Arbeitsabläufe anpassen und so Produktivität, Zusammenarbeit und die Einhaltung der Geschäftsziele verbessern.

Übung. Personalisierung und Anpassungsfähigkeit

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

eines Teams oder Projekts anpassen . Sie lernen, wie Sie modulare Webparts nutzen, um dynamische Inhalte hinzuzufügen, Seitenlayouts zur Verbesserung der Lesbarkeit anzupassen, Apps aus dem Marketplace zur Erweiterung der Funktionalität zu installieren und benutzerdefinierte Komponenten zu integrieren. Diese Übung hilft Ihnen, SharePoint in eine flexible, interaktive Plattform zu verwandeln, die mit Ihren Geschäftsprozessen übereinstimmt.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Hinzufügen modularer Webparts 🧩

ü Melden Sie sich bei https://portal.office.com an

ü Gehen Sie zu SharePoint > wählen Sie eine Site aus

ü Klicken Sie auf der Startseite auf „Bearbeiten “.

ü Klicken Sie auf + , um ein neues Webpart hinzuzufügen

ü Wählen Sie ein Webpart aus (z. B. „News“, „Dokumente“, „Aktivitäten“, „Power BI“)

ü Konfigurieren Sie das Webpart (z. B. wählen Sie die anzuzeigende Sammlung oder Liste aus)

ü Ziehen Sie das Webpart an die gewünschte Stelle

ü Fügen Sie mehrere Webparts hinzu, um ein Dashboard zu erstellen

ü Klicken Sie auf „Veröffentlichen“, um Ihre Änderungen zu speichern.

ü Überprüfen Sie die Anzeige auf Desktop und Mobilgeräten

2. Layouts anpassen 🧱

ü Sie im Bearbeitungsmodus auf einen Abschnitt der Seite

ü Abschnittslayout auswählen

ü Wählen Sie zwischen 1-, 2- oder 3-Spalten-Layouts

ü Fügen Sie Abschnitte mit farbigem Hintergrund hinzu, um Inhalte hervorzuheben

ü Fügen Sie Überschriften und Titel für jeden Abschnitt ein

ü Fügen Sie Bilder oder Symbole hinzu, um die Lesbarkeit zu verbessern

ü Verwenden Sie das Webpart „Text“ für Beschreibungen oder Anweisungen

ü Abschnitte durch Ziehen neu anordnen

ü Klicken Sie auf „Vorschau“, um das Ergebnis zu überprüfen

ü Klicken Sie auf Veröffentlichen

3. Apps aus dem Marketplace installieren 🛒

ü Gehen Sie zu Einstellungen ( ⚙️ ) > Site-Inhalt

ü Klicken Sie auf + Neu > App

ü Klicken Sie auf SharePoint Store

ü Suche nach einer App (z. B. „Gemeinsamer Kalender“, „Feedback-Formular“)

ü Klicken Sie auf Hinzufügen

ü Warten Sie auf die Installation

ü Zurück zur Homepage der Site

ü Klicken Sie auf Bearbeiten > + > wählen Sie die installierte App aus

ü Richten Sie die App gemäß den Anweisungen ein

ü Veröffentlichen der Seite

4. Integration kundenspezifischer Entwicklungen 🧑 ‍ 💻

ü Melden Sie sich beim SharePoint Administration Center an

ü Zum App-Katalog

ü Laden Sie ein mit dem SharePoint-Framework entwickeltes .sppkg- Paket hoch

ü Klicken Sie auf Verteilen

ü Zurück zur SharePoint-Site

ü Gehen Sie zu Site-Inhalt > + Neu > App

ü Wählen Sie die installierte benutzerdefinierte App aus

ü Fügen Sie es über ein Webpart zu Ihrer Homepage hinzu

ü Testen Sie die Funktionalität der Komponente

ü Dokumentieren Sie die Integration für das IT -Team

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Das HR-Team möchte ein internes Portal für die Verwaltung von Kommunikation und Dokumenten erstellen. Es passt das Layout mit farbigen Bereichen an, fügt Webparts für Neuigkeiten, Dokumente und Aufgaben hinzu, installiert eine App zur Verwaltung von Urlaubsanträgen und integriert ein benutzerdefiniertes Formular für Mitarbeiterfeedback.

ü 🧩 Webpart : Start > Bearbeiten > + > Neuigkeiten, Dokumente, Aktivitäten
➡️ Ermöglicht die Anzeige dynamischer und aktueller Inhalte.

ü 🧱 Layout : Bearbeiten > Abschnittslayout > Spalten + Farben
➡️ Verbessert die Lesbarkeit und visuelle Organisation.

ü 🛒 Marketplace-App : Einstellungen > Site-Inhalt > Store
➡️ Erweitert die Funktionalität der Site mit gebrauchsfertigen Tools.

ü 🧑‍💻 Benutzerdefinierte Entwicklung : Katalog-App > .sppkg hochladen
➡️ Integrieren Sie maßgeschneiderte Lösungen für spezifische Anforderungen.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🧩 Webpart hinzufügen	Home > Bearbeiten > +
🧱 Layoutanpassung	Bearbeiten > Abschnittslayout
🛒 App-Installation	Einstellungen > Site-Inhalt > SharePoint Store
🧑 ‍ 💻 Kundenspezifische Entwicklung	Admin Center > Katalog-Apps > Paket hochladen

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Erstellen intuitiver und individueller Schnittstellen

ü Schneller Zugriff auf relevante Inhalte und Tools

ü Verringerung der Abhängigkeit von externen Entwicklungen

ü Stärkeres Engagement der Endbenutzer

ü Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Abteilungen und Projekte

ü Nahtlose Integration mit Microsoft 365-Tools

ü Inhaltsaktualisierungen in Echtzeit

ü Optimiert für die Anzeige auf Desktop- und Mobilgeräten

ü Erweiterbarkeit durch Apps und benutzerdefinierte Komponenten

ü Unterstützung bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

ü HR-Portal 👥
Mit Webparts für Richtlinien, Formulare, Urlaubskalender und Anfrage-Apps.

ü Verkaufs-Dashboard 📊
Benutzerdefiniertes Layout mit Power BI-Diagrammen, Excel-Berichten und Benachrichtigungen.

ü IT-Projektraum 💻
Kundenspezifische Entwicklung für internes Ticketing und Aktivitätstracking.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

ü Wie füge ich einer SharePoint-Seite ein Webpart hinzu?

ü Welche Layouts stehen zum Anpassen einer Seite zur Verfügung?

ü Wie installiere ich eine App aus dem SharePoint Marketplace?

ü Welche Vorteile bietet die Integration benutzerdefinierter Komponenten?

ü Wie verbessert Personalisierung das Benutzererlebnis?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, wie Sie eine SharePoint-Site mit modularen Webparts, flexiblen Layouts, Marketplace-Apps und individuell entwickelten Komponenten anpassen. Sie haben gelernt, wie Sie eine Benutzeroberfläche erstellen, die den Anforderungen Ihres Teams entspricht , die Zugänglichkeit von Inhalten verbessern und erweiterte Tools integrieren. Mit diesen Fähigkeiten verwandeln Sie SharePoint in eine dynamische, skalierbare und benutzerzentrierte Plattform. Sie sind nun in der Lage, individuelle digitale Umgebungen zu gestalten, die die Produktivität und Innovation Ihres Unternehmens fördern.

h) Sicherheit, Zuverlässigkeit und Compliance

· Multi-Faktor-Authentifizierung : Es bietet zusätzlichen Schutz für Unternehmensanmeldungen, indem Benutzer für den Zugriff auf digitale Ressourcen mehr als einen Identitätsnachweis erbringen müssen. Zusätzlich zu einem herkömmlichen Passwort kann das System einen temporären Code per SMS oder über eine Authentifizierungs-App generieren. Diese doppelte Verifizierung reduziert das Risiko von Anmeldedatendiebstahl und unbefugtem Zugriff deutlich, selbst bei einem kompromittierten Passwort. Die MFA-Konfiguration kann zentral vom IT-Administrator verwaltet werden. Dieser kann je nach Sensibilität der Daten restriktivere Richtlinien für Gruppen oder einzelne Benutzer festlegen. Durch die Integration mit Microsoft 365 und Azure Active Directory lässt sich diese Sicherheit auf alle verbundenen Anwendungen ausweiten und sorgt so für ein nahtloses und sicheres Benutzererlebnis. Die Einführung der Multi-Faktor-Authentifizierung stellt somit einen grundlegenden Standard für Informationssicherheit in modernen Cloud-Umgebungen dar und entspricht Datenschutzbestimmungen und internationalen Best Practices.

· Identitätsmanagement : Maximieren Sie die Effizienz durch die Integration mit Azure Active Directory. Mit dieser Lösung verwalten Sie Benutzer und Gruppen über eine zentrale Konsole. So können Sie Berechtigungen einfach zuweisen und spezifische Rollen für jedes Projekt oder jeden Geschäftsbereich definieren. Onboarding- und Offboarding -Prozesse sind schnell und sicher, und der Zugriff auf Ressourcen lässt sich anhand von Benutzerprofilen automatisieren. Jede Identitätsänderung wird sofort mit allen verbundenen Microsoft 365-Anwendungen synchronisiert, um Konsistenz und Kontrolle zu gewährleisten. Administratoren können die Benutzeraktivität überwachen und bei Anomalien umgehend reagieren. Die Integration ermöglicht Ihnen außerdem die Anwendung erweiterter Sicherheitsrichtlinien wie Kennwortverwaltung und bedingten Zugriff. Dieses einheitliche Ökosystem gewährleistet skalierbares Management und die Einhaltung aktueller Vorschriften.

· Bedrohungsüberwachung : SharePoint integriert fortschrittliche Anti-Malware- und Anti-Fishing -Systeme , die Unternehmensdaten und -dokumente kontinuierlich vor Cyberangriffen schützen. Die Scan-Engine erkennt und blockiert infizierte Dateien, bevor sie geteilt oder heruntergeladen werden können. Anti-Fishing -Funktionen identifizieren Betrugsversuche und Angriffe über verdächtige E-Mails oder Links und alarmieren betroffene Benutzer umgehend. Alle Aktivitäten werden in Echtzeit überwacht, und bei erkannten Bedrohungen werden automatische Benachrichtigungen gesendet. Die Integration mit Microsoft Defender erhöht die Sicherheit zusätzlich durch die Zentralisierung von Warnmeldungen und Reaktionsmaßnahmen. Detaillierte Berichte ermöglichen Administratoren die Risikoanalyse und gezielte Präventionsmaßnahmen. Dieser proaktive Ansatz gewährleistet einen sicheren digitalen Arbeitsplatz, der höchsten Datenschutzstandards entspricht.

· Prüfprotokoll : Es ist ein grundlegendes Tool für die Sicherheit und Transparenz digitaler Aktivitäten. Es bietet eine detaillierte Aufzeichnung aller Benutzeraktionen, wie Anmeldungen, Dokumentänderungen, Downloads und Freigaben. Dieses Protokoll ermöglicht Administratoren die Überwachung, wer was wann getan hat. Dies erleichtert regelmäßige Audits und die zeitnahe Untersuchung mutmaßlicher Verstöße. Aufgezeichnete Daten können über erweiterte Berichte abgerufen werden, was zur Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften und internen Richtlinien hilfreich ist. Das Audit-Protokoll unterstützt zudem die Analyse von Sicherheitsvorfällen und liefert präzise Aufzeichnungen der durchgeführten Aktivitäten. Diese Funktion trägt dazu bei, Missbrauch zu verhindern und Unternehmensressourcen zu schützen und sorgt für eine sichere und kontrollierte digitale Umgebung.

Betrieb. Sicherheit, Zuverlässigkeit und Compliance

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel ist es, die Konfiguration und Nutzung erweiterter Sicherheitsfunktionen in SharePoint und Microsoft 365 zum Schutz von Unternehmensdaten zu erlernen. Sie lernen, wie Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) aktivieren, Identitäten und Rollen mit der Anmelde-ID (früher Azure AD) verwalten, verdächtige Aktivitäten mit Microsoft Defender überwachen und Audit-Protokolle zur Rückverfolgbarkeit überprüfen. Diese Übung trägt dazu bei, den Informationsschutz zu stärken, unbefugten Zugriff zu verhindern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Aktivieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) 🔐

ü Melden Sie sich bei https://entra.microsoft.com an

ü Gehen Sie zu Benutzer > Alle Benutzer

ü Klicken Sie auf Multi-Faktor-Authentifizierung

ü Wählen Sie die zu schützenden Benutzer aus

ü Klicken Sie auf MFA aktivieren

ü Aktivierung bestätigen

ü Fordern Sie die Benutzer auf, die Einrichtung abzuschließen

ü Überprüfen Sie den MFA-Status für jeden Benutzer

ü Aktivieren Sie bei Bedarf die bedingte MFA-Registrierung

ü Speichern und schließen

2. Identitäts- und Rollenverwaltung 👤

ü Gehen Sie von der Anmelde-ID zu Rollen und Administratoren

ü Suchen Sie nach Rollen wie „SharePoint-Administrator“ oder „Global Reader“.

ü Klicken Sie auf eine Rolle > Zuweisen

ü Wählen Sie den Benutzer oder die Gruppe aus

ü Legen Sie die Dauer des Einsatzes fest (falls vorübergehend)

ü Speichern

ü Gehen Sie zu „Benutzer“ > wählen Sie einen Benutzer aus

ü Zugewiesene Rollen prüfen

ü Entfernen Sie nicht mehr benötigte Rollen

ü Dokumentieren Sie Änderungen für die Prüfung

3. Bedrohungsüberwachung mit Microsoft Defender 🛡️

ü Gehen Sie zu https://security.microsoft.com

ü Gehe zu Vorfällen und Warnungen

ü Filtern nach „SharePoint“ oder „Office 365“

ü Klicken Sie auf einen Vorfall, um Details anzuzeigen

ü Analysieren Sie verdächtige Aktivitäten (z. B. Massendownloads, Zugriff von ungewöhnlichen IP-Adressen)

ü Überprüfen Sie die beteiligten Benutzer

ü Ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen (z. B. Zugriff widerrufen, Passwort zurücksetzen)

ü Notizen zum Vorfall hinzufügen

ü Schließen Sie den Vorfall, sobald er gelöst ist

ü Exportieren Sie den Bericht zur Dokumentation

4. Prüfprotokolle anzeigen 📊

ü Gehen Sie zu https://compliance.microsoft.com

ü Gehen Sie zu „Audit“ > „Suche starten“

ü Wählen Sie zu überwachende Aktivitäten aus (z. B. „Gelöschte Dateien“, „Fehlgeschlagene Anmeldungen“)

ü Legen Sie den Datumsbereich fest

ü Geben Sie den Dateinamen oder Benutzernamen ein

ü Starten Sie die Suche

ü Ergebnisse anzeigen

ü Nach Excel exportieren

ü Aufgezeichnete Aktionen analysieren

ü Archivieren Sie den Bericht für zukünftige Inspektionen

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Ein IT-Administrator muss die Sicherheit unternehmenseigener SharePoint-Websites erhöhen. Aktivieren Sie MFA für alle Mitarbeiter, weisen Sie spezifische Rollen zu, um Berechtigungen einzuschränken, überwachen Sie mit Microsoft Defender auf anormale Zugriffe und überprüfen Sie Audit-Protokolle, um festzustellen, wer ein vertrauliches Dokument gelöscht hat.

ü 🔐 MFA : Anmelde-ID > Benutzer > Multi-Faktor-Authentifizierung
➡️ Schützt Konten vor unbefugtem Zugriff.

ü 👤 Rollenverwaltung : Anmelde-ID > Rollen und Administratoren
➡️ Berechtigungen basierend auf Verantwortlichkeiten einschränken.

ü 🛡️ Bedrohungsüberwachung : Microsoft Defender > Vorfälle
➡️ Identifizieren Sie verdächtiges Verhalten in Echtzeit.

ü 📊 Prüfprotokoll : Compliance Center > Prüfung
➡️ Verfolgen Sie alle sicherheitsrelevanten Aktionen.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🔐 MFA	enter.microsoft.com > Benutzer > Multi-Faktor-Authentifizierung
👤 Rollenverwaltung	entra.microsoft.com > Rollen und Administratoren
🛡️ Bedrohungsüberwachung	security.microsoft.com > Vorfälle und Warnungen
📊 Prüfprotokoll	compliance.microsoft.com > Audit > Suche starten

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Proaktiver Schutz von Konten und sensiblen Daten

ü Präzise Steuerung von Privilegien und Verantwortlichkeiten

ü Früherkennung anomaler Aktivitäten

ü Vollständige Rückverfolgbarkeit von Aktionen an Dateien und Sites

ü Reduzieren Sie das Risiko von Datenverletzungen und -verlusten

ü Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z. B. DSGVO)

ü Größeres Vertrauen in die digitale Unternehmensumgebung

ü Automatisierung von Sicherheitskontrollen

ü Zentralisierter Zugriff auf Protokolle und Warnungen

ü Besseres IT-Notfallmanagement

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

ü Zugangskontrolle in regulierten Umgebungen 🏥
Obligatorische MFA und Prüfprotokolle zur Gewährleistung der DSGVO- oder HIPAA-Konformität.

ü Rollenmanagement in verteilten Teams 🌍
Differenzierte Rollen für interne und externe Benutzer in kollaborativen Projekten.

ü Kontinuierliche Überwachung in Hochsicherheitsumgebungen 🔒
Verwenden Sie Defender für SharePoint, um Massendownloads oder Anmeldungen von verdächtigen IPs zu erkennen.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Wie aktiviere ich die Multi-Faktor-Authentifizierung für meine Benutzer?

2. Welche Rollen können in der Login-ID für SharePoint zugewiesen werden?

3. Wo sehe ich SharePoint-Sicherheitswarnungen?

4. Wie filtere ich Prüfprotokolle nach bestimmten Aktivitäten?

5. Warum ist es wichtig, Identitäten und Berechtigungen zu überwachen?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, erweiterte Sicherheitsfunktionen in SharePoint und Microsoft 365 zu konfigurieren und zu nutzen. Sie haben die Multi-Faktor-Authentifizierung aktiviert, um den Zugriff zu sichern, Identitäten und Rollen zur Kontrolle von Berechtigungen verwaltet, Bedrohungen mit Microsoft Defender überwacht und auf Überwachungsprotokolle zugegriffen, um die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten. Mit diesen Fähigkeiten können Sie die Sicherheit erhöhen, die Compliance verbessern und Vorfälle verhindern. Sie sind nun in der Lage, SharePoint-Inhalte proaktiv und professionell zu schützen.

i) Nachhaltigkeit und wirtschaftlicher Nutzen

· Senkung der IT-Kosten : Dank SharePoint Online können Unternehmen auf die Verwaltung physischer Server vor Ort verzichten und so die Kosten für Anschaffung, Installation und Wartung der Hardware senken. Microsoft verwaltet die Infrastruktur und sorgt für maximale Zuverlässigkeit und kontinuierliche Updates ohne Betriebsunterbrechungen. Dieses Modell reduziert zudem Energiekosten und Investitionen in die physische Datensicherheit. Dadurch können sich IT-Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, wie die Entwicklung innovativer Geschäftslösungen, anstatt sich mit alltäglichen technischen Problemen zu beschäftigen. Darüber hinaus ermöglicht die Skalierbarkeit der Cloud die Anpassung der Ressourcen an den tatsächlichen Bedarf des Unternehmens, wodurch Verschwendung vermieden und Budgets optimiert werden. Insgesamt ist die Einführung von SharePoint eine strategische Entscheidung zur Verbesserung der Betriebseffizienz und zur nachhaltigeren und moderneren Verwaltung digitaler Assets.

· Automatische Updates : Sie stellen einen der Hauptvorteile von SharePoint Online dar. Die Plattform erhält kontinuierlich neue Funktionen, Verbesserungen der Benutzerfreundlichkeit und Sicherheitspatches, ohne dass manuelle Eingriffe durch IT-Mitarbeiter erforderlich sind. Dies gewährleistet nicht nur maximale Sicherheit vor neuen Bedrohungen, sondern auch sofortigen Zugriff auf die neuesten technologischen Innovationen. Updates werden im Hintergrund implementiert, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen oder Benutzer zu beeinträchtigen. Dieser Ansatz reduziert die mit veralteten Versionen verbundenen Risiken und ermöglicht es Unternehmen, die Plattform stets auf dem neuesten Stand zu halten. So bleibt SharePoint eine dynamische und zuverlässige Lösung – ideal für alle, die Wert auf Effizienz und Kontinuität legen.

· Skalierbarkeit : Eine der größten Stärken von SharePoint ist die problemlose Erweiterung der Plattform mit dem Wachstum Ihres Unternehmens, ohne dass kostspielige Umbauten der IT-Infrastruktur erforderlich sind. Sie können schnell neue Benutzer hinzufügen, den Speicherplatz erweitern oder eine wachsende Anzahl von Dokumenten und Prozessen verwalten – und das alles bei gleichzeitiger Einhaltung hoher Leistungs- und Sicherheitsstandards. Dank dieser Flexibilität können Sie schnell auf saisonale Arbeitsspitzen, neue Geschäftsinitiativen oder interne Strukturänderungen reagieren und so Betriebskontinuität und planbare Kosten gewährleisten. Darüber hinaus erleichtert die zentrale Verwaltung die Ressourcen- und Berechtigungskontrolle, selbst in komplexen und verteilten Umgebungen. So passt sich SharePoint perfekt an die dynamischen Anforderungen moderner Unternehmen an und begleitet deren Entwicklung ohne technische oder betriebliche Einschränkungen.

· Reduzierte Umweltbelastung : Die Einführung von SharePoint Online und Cloud-Technologien bringt erhebliche Vorteile für die Umwelt. Durch den Wegfall von unternehmenseigenen Rechenzentren und physischen Servern vor Ort reduzieren sich Stromverbrauch und CO₂-Emissionen, die mit der Kühlung und dem Betrieb herkömmlicher Infrastrukturen verbunden sind, drastisch . Große Cloud-Anbieter wie Microsoft investieren in immer effizientere Rechenzentren, die mit erneuerbaren Energien betrieben werden. So tragen Unternehmen aktiv zu Nachhaltigkeitszielen bei und minimieren gleichzeitig ihren CO₂-Fußabdruck. Zentralisiertes Management und die Skalierbarkeit der Cloud reduzieren zudem die Ressourcenverschwendung und optimieren den Energieverbrauch bedarfsgerecht. In einem globalen Kontext, in dem Umweltbewusstsein eine zentrale Rolle spielt, bedeutet die Entscheidung für SharePoint die Einführung einer verantwortungsvollen digitalen Lösung, die Unternehmenswachstum unterstützt und gleichzeitig den Planeten schützt.

Übung. Nachhaltigkeit und wirtschaftlicher Nutzen

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel ist es zu verstehen, wie SharePoint Online als Cloud-native Plattform zu ökologischer Nachhaltigkeit und wirtschaftlicher Effizienz beiträgt. Nutzer lernen, Funktionen zu identifizieren, die IT-Kosten senken (z. B. durch den Verzicht auf lokale Server), automatische Updates nutzen, um die Plattform aktuell zu halten, die Umgebung einfach an Geschäftsanforderungen anzupassen und die positiven Umweltauswirkungen digitaler Prozesse zu bewerten. Diese Übung trägt dazu bei, ein strategisches Bewusstsein für den intelligenten Einsatz von Cloud-Technologien zu entwickeln.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Überprüfen Sie die Cloud-native Natur von SharePoint ☁️

ü Melden Sie sich bei https://portal.office.com an

ü Gehen Sie zu SharePoint und wählen Sie eine vorhandene Site aus

ü Stellen Sie sicher, dass die URL mit https://<tenant>.sharepoint.com beginnt

ü Öffnen Sie eine Word- oder Excel-Datei direkt in Ihrem Browser

ü Bearbeiten und speichern Sie die Datei, ohne Office zu installieren

ü Überprüfen Sie die automatische Synchronisierung mit OneDrive

ü Greifen Sie von einem anderen Gerät auf dieselbe Datei zu

ü Bestätigen Sie, dass die Änderungen sichtbar sind

ü Schlussfolgerung: Die Umgebung ist vollständig Cloud-nativ

2. Auf automatische Updates prüfen 🔄

ü Melden Sie sich bei https://admin.microsoft.com an

ü Zum Nachrichtencenter

ü Nach Kategorie filtern: Produkt-Updates

ü Lesen Sie die SharePoint-Versionshinweise

ü Überprüfen, ob Updates von Microsoft verwaltet werden

ü Aktuellen Updateverlauf anzeigen

ü Finden Sie heraus, ob SharePoint automatisch aktualisiert wird

3. Kapazitätserweiterung (Skalierbarkeit) 📈

ü Melden Sie sich beim SharePoint-Verwaltungscenter an

ü Zu den aktiven Sites

ü Wählen Sie eine Site aus > klicken Sie auf Speicher

ü Anzeigen des genutzten und verfügbaren Speicherplatzes

ü Klicken Sie auf Speicherlimits ändern

ü Erhöhen Sie den für die Site verfügbaren Platz

ü Änderungen speichern

ü Stellen Sie sicher, dass die Erweiterung sofort erfolgt

ü Schlussfolgerung: Die Plattform ist bedarfsgerecht skalierbar

4. Umweltverträglichkeitsanalyse 🌱

ü Gehen Sie zu https://sustainability.microsoft.com

ü Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto an

ü Konsultieren Sie die Nachhaltigkeitsberichte

ü Suchen Sie nach dem Abschnitt „Cloud Sustainability “

ü CO₂-Reduktionsdaten analysieren

ü Laden Sie den Bericht als PDF herunter

ü Teilen Sie es mit Ihrem IT- oder ESG -Team

ü Schlussfolgerung: SharePoint trägt zur Nachhaltigkeit bei

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Ein Unternehmen beschließt, die gesamte Papierdokumentation nach SharePoint zu migrieren, um Druck- und Speicherkosten zu senken. Der Administrator:

ü ☁️ Erleben Sie die Cloud-native Natur , indem Sie über einen Browser auf SharePoint zugreifen und Dateien online bearbeiten.

ü 🔄 Suchen Sie im Microsoft 365 Admin Message Center nach automatischen Updates .

ü 📈 Erweitert den Speicherplatz, um neue Dokumente ohne zusätzliche Hardware aufzunehmen.

ü 🌱 Konsultieren Sie Umweltberichte , um die positiven Auswirkungen der Digitalisierung zu messen.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
☁️ Cloud-native Verifizierung	portal.office.com > SharePoint
🔄 Automatische Updates	admin.microsoft.com > Nachrichtencenter > Updates
📈 Speichererweiterung	SharePoint-Verwaltungscenter > Aktive Sites > Speicher
🌱 Nachhaltigkeitsbericht	sustainability.microsoft.com

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Reduzieren Sie die IT-Kosten durch den Verzicht auf physische Server

ü Keine Betriebsunterbrechungen durch manuelle Updates

ü Sofortige Speichererweiterung ohne Hardwareinvestitionen

ü Greifen Sie von jedem Gerät und überall auf Inhalte zu

ü Reduzierung der Umweltbelastung und Unterstützung von ESG-Zielen

ü Mehr Effizienz im Dokumentenmanagement

ü Vereinfachte Zusammenarbeit zwischen verteilten Teams

ü Reduzieren Sie die Backup- und Wiederherstellungszeiten

ü Mehr Sicherheit durch zentrale Verwaltung

ü Unterstützung der digitalen Transformation von Unternehmen

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

ü Digitalisierung von HR-Archiven 👥
Keine Papierakten mehr, dadurch weniger Druckkosten und Platzbedarf.

ü Verwaltung juristischer Dokumente ⚖️
Cloud-Speicher mit automatischer Versionierung und sicherem Zugriff.

ü Schnelle Erweiterung für temporäre Projekte 🚀
Erstellen Sie skalierbare SharePoint-Sites für Projektteams ohne Fixkosten.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Woher weiß ich, ob SharePoint Cloud-nativ ist?

2. Wo kann ich nach automatischen Plattformupdates suchen?

3. Wie erweitern Sie den Speicherplatz einer Site?

4. Welche wirtschaftlichen Vorteile bietet die Skalierbarkeit der Cloud?

5. Wie trägt SharePoint zur ökologischen Nachhaltigkeit bei?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, wie Sie mit SharePoint Online wirtschaftliche und ökologische Vorteile erzielen. Sie haben die Cloud-native Plattform überprüft, automatische Updates gesteuert, Speicherplatz skaliert und Nachhaltigkeitsberichte konsultiert. Diese Funktionen senken die IT-Kosten, verbessern die Betriebseffizienz und unterstützen ESG-Ziele. Sie haben gelernt, wie Sie diese Praktiken in der Praxis anwenden, beispielsweise bei der Digitalisierung von Archiven oder der Verwaltung temporärer Projekte. Nutzen Sie SharePoint jetzt als strategisches Tool für nachhaltiges und skalierbares digitales Asset-Management.

j) Praktische Beispiele für die Verwendung von SharePoint Online

· Interne Kommunikationsportale : Dank der internen Kommunikation mit SharePoint Online schaffen Unternehmen eine gemeinsame digitale Umgebung, in der Informationen strukturiert und stets aktuell fließen. Unternehmensnachrichten, offizielle Mitteilungen, interne Richtlinien und Schulungsmaterialien werden an einem zentralen Ort veröffentlicht, der allen Mitarbeitern zugänglich ist. Das fördert Transparenz und ein Gefühl der Zusammengehörigkeit. Die Portale unterstützen die Bereitstellung von Videos, Leitfäden und Multimedia-Ressourcen und erleichtern so die kontinuierliche Weiterbildung und die schnelle Verbreitung neuer Informationen. Durch gezielte Benachrichtigungen und Themenbereiche findet jeder leicht, was er für eine bessere Zusammenarbeit und die Zusammenarbeit mit Kollegen benötigt. Die Möglichkeit, mit Inhalten zu interagieren, Kommentare abzugeben und Feedback zu geben, ermöglicht eine wechselseitige Kommunikation und fördert die aktive Teilnahme. So wird SharePoint zum Mittelpunkt des digitalen Unternehmenslebens und sorgt für Ordnung, Sicherheit und Zugänglichkeit. Die Benutzererfahrung bleibt intuitiv, anpassbar und skalierbar, je nach Wachstumsbedarf.

· Erweitertes Dokumentenmanagement : Sie können individuelle Veröffentlichungsregeln anwenden und so sicherstellen, dass nur aktualisierte und freigegebene Inhalte für das Unternehmen zugänglich sind. Jedes Dokument kann automatischen Überprüfungsprozessen unterzogen werden. Änderungen und Freigaben werden detailliert nachverfolgt, um Transparenz und Verantwortlichkeit in jeder Phase des Lebenszyklus zu gewährleisten. Archivierungsprozesse erfüllen hohe Sicherheits- und Compliance-Standards und ermöglichen eine geordnete Dateiablage und sofortige Rückverfolgbarkeit. Dank integrierter Auditsysteme werden alle Dokumentaktivitäten aufgezeichnet und sind über erweiterte Berichte leicht zugänglich. Diese Struktur hilft, unbefugten Zugriff zu verhindern und zeitnah auf Audit- oder interne Untersuchungsanfragen zu reagieren. Die Prozessautomatisierung reduziert menschliche Fehler und beschleunigt die Betriebsabläufe. Das macht SharePoint zum idealen Werkzeug für effizientes, konformes und zuverlässiges Dokumentenmanagement.

· Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit : Mit SharePoint Online erreicht die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen ein neues Maß an Effizienz und Transparenz. Die Plattform bietet gemeinsame Bereiche, in denen verschiedene Arbeitsgruppen Projekte koordinieren, Dokumente austauschen und den Aufgabenfortschritt in Echtzeit verfolgen können. Dank Tools wie Listen, Kalendern und dedizierten Diskussionsbereichen trägt jedes Team zum Erfolg gemeinsamer Initiativen bei und vermeidet so Verschwendung und Doppelarbeit. Intelligente Benachrichtigungen und die Möglichkeit, Aufgaben gezielt zuzuweisen, ermöglichen Ihnen die einfache Überwachung von Verantwortlichkeiten und Fristen. Alle Daten und Aktualisierungen bleiben zentralisiert und zugänglich und sorgen für einen klaren und gemeinsamen Überblick. So verwandelt SharePoint die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen in einen fließenden und integrierten Prozess, der Unternehmenswachstum und Innovation unterstützt.

· Personalmanagement : Dank SharePoint Online wird das Personalmanagement effizienter und intuitiver. Über dedizierte Portale können Mitarbeiter anonym und strukturiert Feedback abgeben und so ein Klima des Zuhörens und der kontinuierlichen Verbesserung fördern. Digitales Onboarding ermöglicht neuen Mitarbeitern einfachen Zugriff auf Verfahren, Schulungsmaterialien und wichtige Dokumente und sorgt so für eine schnelle und reibungslose Einarbeitung. Informationen zu Leistungen, Richtlinien und regulatorischen Neuerungen werden zentral veröffentlicht, was Transparenz und sofortigen Zugriff gewährleistet. Automatische Benachrichtigungen stellen sicher, dass alle stets über neue Entwicklungen informiert sind, während das Berechtigungsmanagement die Vertraulichkeit sensibler Informationen schützt. SharePoint optimiert so HR-Prozesse und schafft eine einheitlichere und modernere Unternehmensumgebung.

· Workflow-Automatisierung : Dank dieser Funktion werden Prozesse wie Spesengenehmigungen, Urlaubsanträge, Einkäufe und Supportanfragen digital verwaltet. Das verkürzt die Bearbeitungszeiten drastisch und minimiert manuelle Fehler. Anfragen können über intelligente Formulare eingereicht, automatisch an die zuständigen Verantwortlichen weitergeleitet und in jedem Schritt überwacht werden. Zeitnahe Benachrichtigungen informieren alle Beteiligten über den Status der Anfragen und gewährleisten so Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Die Integration mit Outlook und Teams ermöglicht die Genehmigung oder Ablehnung direkt aus den täglich genutzten Anwendungen. Der Prozess ist dadurch nahtlos und auch von mobilen Geräten aus zugänglich. Die erfassten Daten werden zentralisiert und einfach analysiert, um Abläufe zu optimieren und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. So verwandelt SharePoint das Berechtigungsmanagement in ein einfaches, zuverlässiges und unternehmensrichtlinienkonformes Erlebnis.

· Wissensmanagement : SharePoint Online ermöglicht die Erstellung und Verwaltung echter Wissenszentren, die unternehmensweit zugänglich und aktualisierbar sind. FAQ-Datenbanken halten Antworten auf häufig gestellte Fragen griffbereit, verkürzen Suchzeiten und steigern die Produktivität. Diskussionsforen fördern den Ideenaustausch, die gemeinsame Problemlösung und den Erfahrungsaustausch zwischen Kollegen abteilungsübergreifend. Best-Practice-Repositorien sammeln bewährte Verfahren, Richtlinien und Tipps und erleichtern so die schnelle Verbreitung von Unternehmens-Know-how. Dank granularer Berechtigungen kann jeder entsprechend seiner Rolle teilnehmen, wodurch die Vertraulichkeit sensibler Informationen geschützt wird. Die Integration mit erweiterten Suchfunktionen ermöglicht Ihnen das schnelle Auffinden relevanter Inhalte und trägt so zu einer Unternehmenskultur bei, die auf kontinuierliches Lernen und die Entwicklung interner Talente ausgerichtet ist.

Übung. Konkrete Einsatzmöglichkeiten von SharePoint Online

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel ist es, die Gestaltung und Nutzung von SharePoint Online als integrierte digitale Plattform zur Unterstützung realer Geschäftsaktivitäten zu erlernen. Der Benutzer wird durch die Erstellung eines internen Kommunikationsportals, die Konfiguration eines erweiterten Dokumentenmanagements mit Metadaten und Versionierung, die Schaffung abteilungsübergreifender Kollaborationsbereiche, die Automatisierung von HR-Prozessen und den Aufbau einer unternehmensweiten Wissensdatenbank geführt. Ziel der Übung ist die Entwicklung praktischer Fähigkeiten zur Verbesserung von Produktivität, Transparenz und Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Erstellen Sie ein internes Kommunikationsportal 📰

ü Melden Sie sich bei https://portal.office.com an

ü Gehen Sie zu SharePoint > + Site erstellen

ü Kommunikationssite auswählen

ü Geben Sie Name und Beschreibung ein

ü Wählen Sie das Layout „Thema“

ü Klicken Sie auf Erstellen

ü Gehen Sie zur Site-Startseite > klicken Sie auf „Bearbeiten“

ü Webparts hinzufügen: „Neuigkeiten“, „Veranstaltungen“, „Kontakte“, „Dokumente“

ü Farben und Überschriften anpassen

ü Klicken Sie auf „Veröffentlichen“ , um das Portal sichtbar zu machen

2. Richten Sie eine erweiterte HR-Dokumentenbibliothek ein 📁

ü Gehen Sie zu Site-Inhalt > + Neu > Dokumentbibliothek

ü Geben Sie ihm einen Namen (z. B. „HR-Dokumente“)

ü Öffnen Sie die Sammlung > klicken Sie auf „Spalte hinzufügen“

ü Spalten erstellen: „Dokumententyp“, „Jahr“, „Verantwortlich“

ü Gehen Sie zu Bibliothekseinstellungen > Versionskontrolleinstellungen

ü Aktivieren Sie Versionsverwaltung und Aufbewahrungsgrenzen

ü Legen Sie spezifische Berechtigungen für das HR- Team fest

ü Erstellen Sie gefilterte Ansichten nach Dokumenttyp

ü Fügen Sie die Sammlung zur Homepage der Site hinzu

ü Testen des Hochladens und Bearbeitens einer Datei

3. Erstellen Sie eine Seite für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit 🤝

ü Gehe zu + Neue Seite

ü Wählen Sie ein zweispaltiges Layout

ü Titel eingeben (z.B. „HR-IT-Projekt“)

ü Webpart „Planer“ für Aktivitäten hinzufügen

ü Webpart „Teams-Konversationen“ hinzufügen

ü Webpart „Freigegebene Dokumente“ hinzufügen

ü Webpart „Kalender“ hinzufügen

ü Fügen Sie Links zu zugehörigen Dateien oder Modulen ein

ü Klicken Sie auf Veröffentlichen

ü Teilen Sie die Seite mit den beteiligten Abteilungen

4. Automatisieren Sie einen HR-Workflow mit Power Automate ⚙️

ü Gehen Sie zu https://make.powerautomate.com

ü Klicken Sie auf + Erstellen

ü Automatisierten Flow auswählen

ü Geben Sie ihm einen Namen (z. B. „HR-Vertragsgenehmigung“)

ü Wählen Sie den Auslöser: „Wenn eine Datei in SharePoint erstellt wird“

ü Wählen Sie die Sammlung „HR-Dokumente“ aus

ü Aktion hinzufügen: „Genehmigung per E-Mail senden“

ü Aktion hinzufügen: „Teams-Benachrichtigung senden“

ü Aktion hinzufügen: „Dateien in genehmigten Ordner verschieben“

ü Speichern und aktivieren Sie den Flow

5. Erstellen Sie eine Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen 📚

ü Gehen Sie zu Site-Inhalt > + Neu > Dokumentbibliothek

ü Geben Sie ihm einen Namen (z. B. „Unternehmens-Know-how“)

ü Spalten hinzufügen: „Kategorie“, „Autor“, „Aktualisierungsdatum“

ü Aktivieren Sie die Versionskontrolle

ü Erstellen Sie gefilterte Ansichten nach Kategorie

ü Fügen Sie das Webpart „Sammlungsansicht“ zur Startseite hinzu

ü Link zur Sammlung in die Navigationsleiste einfügen

ü Erstellen Sie eine „FAQ“-Seite mit Links zu Dokumenten

ü Veröffentlichen und bewerben Sie die Wissensdatenbank

ü Testen Sie die erweiterte Stichwortsuche

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Ein Unternehmen möchte HR-Prozesse digitalisieren und die interne Kommunikation verbessern. Das IT-Team erstellt eine Kommunikationsseite mit Neuigkeiten und Richtlinien, eine HR-Dokumentenbibliothek mit Metadaten und Versionierung, eine Seite für die Zusammenarbeit zwischen HR und IT, einen automatisierten Workflow für die Vertragsgenehmigung und eine Wissensdatenbank mit Leitfäden und FAQs.

· 📰 Kommunikationsportal : SharePoint > + Site erstellen > Kommunikationssite
➡️ Zentralisieren Sie Unternehmensnachrichten, -ereignisse und -richtlinien.

· 📁 HR-Dokumentenverwaltung : Sammlung > Spalten hinzufügen > Versionierung
➡️ Dokumente strukturiert organisieren und verfolgen.

· 🤝 Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit : Neue Seite > Planer + Teams
➡️ Fördert Synergien zwischen Abteilungen.

· ⚙️ HR-Workflow : Power Automate > Neuer Flow
➡️ Dokumentengenehmigung automatisieren.

· 📚 Wissensdatenbank : Neue Sammlung > Metadaten + Suche
➡️ Macht Unternehmens-Know-how zugänglich.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
📰 Erstellen Sie eine Kommunikationswebsite	SharePoint > + Site erstellen > Kommunikationssite
📁 HR-Dokumentensammlung	Site-Inhalt > + Neu > Dokumentensammlung
🤝 Kollaborationsseite	+ Neue Seite > Webpart hinzufügen
⚙️ Automatisierter HR-Workflow	Power Automate > + Erstellen > Automatisierter Flow
📚 Wissensdatenbank	Neue Sammlung > Metadaten hinzufügen > Suche aktivieren

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Zentralisierung von Kommunikation und Dokumenten

ü Reduzieren Sie Genehmigungszeiten und manuelle Verwaltung

ü Nahtlose Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams

ü Schneller und strukturierter Zugriff auf Unternehmenswissen

ü Mehr Transparenz in HR-Prozessen

ü Reduzieren Sie die Verwendung von E-Mails und lokalen Dateien

ü Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

ü Verfolgen Sie Versionen und Änderungen

ü Höheres Engagement der Mitarbeiter

ü Unterstützung der Unternehmenskultur und des kontinuierlichen Lernens

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

· Onboarding-Portal 👥
Mit Dokumenten, Videos und Checklisten für neue Mitarbeiter.

· Teamübergreifender Projektraum 🧩
Mit freigegebenen Aufgaben, Dateien und Echtzeit-Updates.

· Technisches Archiv 🛠️
Mit Anleitungen, Handbüchern und Verfahren für den internen Support.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Wie erstellt man eine interne Kommunikationssite in SharePoint?

2. Welche Metadaten sind für eine HR-Dokumentensammlung nützlich?

3. Wie automatisieren Sie einen Genehmigungsablauf mit Power Automate?

4. Welche Tools können Sie in eine Kollaborationsseite integrieren?

5. Warum ist eine Unternehmenswissensdatenbank nützlich?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, SharePoint Online zu nutzen, um praktische, integrierte Lösungen zu erstellen: von der internen Kommunikation bis zum Dokumentenmanagement, von der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit bis zur Automatisierung von HR-Prozessen und sogar dem Aufbau einer Wissensdatenbank. Sie haben detaillierte operative Maßnahmen ergriffen, um eine umfassende, effiziente und skalierbare digitale Umgebung aufzubauen. Diese Fähigkeiten ermöglichen es Ihnen, Geschäftsabläufe zu digitalisieren, die Produktivität zu steigern und Unternehmensinformationen optimal zu nutzen. Sie sind nun in der Lage, SharePoint-Portale zu entwerfen und zu implementieren, die den tatsächlichen, funktionsübergreifenden Anforderungen gerecht werden.

2. INTERAKTIONEN MIT ANDEREN MICROSOFT 365-APPS

Die Integration von SharePoint Online mit anderen Microsoft 365-Anwendungen ist eine der wichtigsten Stärken der Plattform und hebt das digitale Geschäftserlebnis auf ein neues Niveau an Effizienz und Zusammenarbeit. Dank dieser Synergie verschwimmen die Grenzen zwischen verschiedenen Anwendungen zunehmend, sodass Benutzer nahtlos mit verschiedenen Tools arbeiten können, ohne den Überblick über Aufgaben oder Informationen zu verlieren.

Mit Teams können Sie beispielsweise SharePoint-Dokumentbibliotheken direkt in Kommunikationskanäle einbetten, sodass Teammitglieder in Echtzeit an Dateien zusammenarbeiten, Kommentare abgeben, Änderungen vornehmen und Versionen verfolgen können – alles in einer gemeinsamen, sicheren Umgebung.

OneDrive hingegen ermöglicht die automatische Synchronisierung von in SharePoint gespeicherten Dokumenten und macht sie so offline auf jedem Gerät verfügbar – egal ob unterwegs auf dem Laptop oder während eines externen Meetings auf dem Smartphone. Diese bidirektionale Synchronisierung stellt sicher, dass jede Änderung nahtlos und sofort aktualisiert wird, sodass Sie nicht mit veralteten Dateikopien arbeiten müssen.

Outlook lässt sich nahtlos in SharePoint integrieren und bietet Ihnen die Möglichkeit, Dokumente direkt aus Site-Bibliotheken an E-Mails anzuhängen, Meetings mit direkten Links zu Sites oder Ressourcen zu veranstalten und projektbezogene Kommunikation und Aufgaben zentral zu verwalten.

Office kommuniziert sowohl online als auch auf dem Desktop nativ mit SharePoint, ermöglicht die gemeinsame Erstellung von Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumenten und stellt sicher, dass jeder Beitrag in Echtzeit am richtigen Ort gespeichert wird.

Diese anwendungsübergreifende Konsistenz überwindet organisatorische Barrieren, verkürzt die Informationssuche und erleichtert die Teamarbeit, selbst zwischen Mitarbeitern und Abteilungen an verschiedenen Standorten. Dank SharePoint-Richtlinien bleibt die Berechtigungsverwaltung zentral und konsistent und gewährleistet so die Datensicherheit auch bei umfangreicher Datenfreigabe. Die Möglichkeit, direkt von mobilen Geräten auf Dateien zuzugreifen und Benachrichtigungen über Änderungen oder neue Veröffentlichungen zu erhalten, macht den Informationsfluss noch dynamischer und reaktionsschneller.

In einer Umgebung, in der Anpassungsgeschwindigkeit und Reaktionsfähigkeit entscheidend sind, ermöglicht die Integration von SharePoint und Microsoft 365 die Orchestrierung komplexer Prozesse, minimiert Datenverluste und vereinfacht die tägliche Arbeit. Gemeinsame Arbeitsbereiche, interaktive Dashboards und Automatisierungstools, die operative Anforderungen mit der unternehmensweiten Informationsarchitektur verknüpfen, erleichtern die Arbeit an mehreren Projekten.

Genehmigungsprozesse selbst können Tools wie Power Automate nutzen, die sich nahtlos in SharePoint, Teams und Outlook integrieren lassen und intelligente Workflows erstellen, die Benachrichtigungen, Genehmigungen, Archivierung und Aktivitätsverfolgung automatisieren und Systeme nahtlos miteinander verbinden. Auf diese Weise können Unternehmen agile digitale Ökosysteme aufbauen, in denen jede Anwendung zur Verbesserung der Gesamtproduktivität und zur Verbesserung interner Informationen und Beziehungsressourcen beiträgt.

SharePoint Online bestätigt damit seine Rolle als zentraler Knotenpunkt der modernen Zusammenarbeit und positioniert sich im Herzen eines Netzwerks aus Tools, die ständig kommunizieren, um dem Endbenutzer eine einheitliche, einfache und leistungsstarke Erfahrung zu bieten.

a) Integration zwischen SharePoint Online und Microsoft Teams

· Gemeinsam genutzte Dokumentbereiche : Die Integration von Teams und SharePoint Online verwandelt jedes Team in einen strukturierten Raum für die Zusammenarbeit: Beim Erstellen eines neuen Teams in Teams wird automatisch eine dedizierte SharePoint-Site mit zugehöriger Dokumentbibliothek aktiviert. Alle über verschiedene Kanäle geteilten Dateien werden in dieser Bibliothek gespeichert. Dies gewährleistet eine zentrale, sichere und unternehmensrichtlinienkonforme Verwaltung. Nutzer können Dokumente direkt in Teams anzeigen, hochladen, bearbeiten und organisieren – nahtlos und plattformübergreifend. Diese einheitliche Umgebung erleichtert die Zusammenarbeit, verhindert Dateiduplizierung und reduziert das Risiko von Datenverlust. Ordnerorganisation und Dokumentensuche erfolgen dank integrierter SharePoint-Tools nahtlos. So verfügt jedes Team über einen gemeinsamen Dokumentbereich, der sich mit seinen Projekten weiterentwickelt und jeden Arbeitsprozess nahtlos unterstützt.

· Zusammenarbeit in Echtzeit : Dank der Integration von SharePoint und Teams können mehrere Personen gleichzeitig am selben Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument arbeiten und Änderungen vornehmen, die sofort gespeichert und für alle Beteiligten sichtbar sind. Jeder Eingriff wird nachverfolgt, sodass Sie in Echtzeit sehen, wer was bearbeitet. Kommentare zu Dokumenten sowie verknüpfte Diskussionen in Teams-Chats sind stets im Kontext verfügbar und erleichtern den Ideenaustausch und die direkte Diskussion einzelner Dateiteile. Dieser Ansatz eliminiert Überschneidungen und Duplikate und ermöglicht ein effizienteres Versionsmanagement und mehr Transparenz bei getroffenen Entscheidungen. Die Möglichkeit, Benachrichtigungen über Änderungen zu erhalten und direkt im Dokument auf Kommentare zu reagieren, beschleunigt den Überprüfungszyklus. So können auch verteilte Teams perfekt synchron arbeiten, Fragen schnell beantworten und Projekte ohne Verzögerungen vorantreiben. Die Zusammenarbeit wird dadurch flüssiger, dynamischer und produktiver, da jeder aktiv zum Endergebnis beiträgt.

· Zugriff auf Versionen und Änderungsverlauf : Mit dieser Funktion speichert SharePoint bei jeder Änderung eines Dokuments automatisch eine neue Version, ohne vorherige zu überschreiben. Sie können den Versionsverlauf direkt über die Dokumentoberfläche einsehen und sehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat, wann und welche Änderungen vorgenommen wurden. So können Sie im Fehlerfall nicht nur eine frühere Version wiederherstellen, sondern auch zwei verschiedene Versionen derselben Datei vergleichen und etwaige Unterschiede hervorheben. Die Rückverfolgbarkeit ist über den gesamten Lebenszyklus des Dokuments gewährleistet und sorgt so für Sicherheit und Transparenz auch in komplexen kollaborativen Umgebungen. Darüber hinaus kann der Änderungsverlauf zur Einhaltung von Audit- und Compliance-Richtlinien genutzt werden und bietet wertvolle Unterstützung bei Audits oder Überprüfungen. Das System verwaltet Versionen effizient, ohne das tägliche Management zu belasten, und trägt so zu einer zuverlässigen Zusammenarbeit bei.

· Webpart- und Registerkartenintegration : Die Webpart- und Registerkartenintegration zwischen SharePoint Online und Teams ermöglicht es Ihnen, wichtige Funktionen von Dokumentbibliotheken, benutzerdefinierten Listen und Informationsseiten direkt in Kanäle zu integrieren. Benutzer können diese Ressourcen als dedizierte Registerkarten hinzufügen und so sofort und ohne Plattformwechsel auf Dateien, Listen und Dashboards zugreifen. Diese Lösung reduziert die Informationsstreuung, verbessert die Sichtbarkeit wichtiger Daten für jede Arbeitsgruppe und fördert die teamübergreifende Zusammenarbeit. Berichte, Betriebsdokumentation und Überwachungstools sind immer nur einen Klick entfernt und können von allen Teammitgliedern problemlos aktualisiert werden . Dank dieser Integration wird das Projektmanagement effektiver, Entscheidungen können auf Basis ständig aktualisierter Daten getroffen werden und jedes Team kann die Umgebung an seine betrieblichen Bedürfnisse anpassen. So wird das Potenzial von SharePoint und Teams in einem einzigen digitalen Ökosystem maximiert.

· Benachrichtigungen und Automatisierung : Die Integration von SharePoint, Teams und Power Automate ermöglicht Ihnen die Konfiguration von Sofortbenachrichtigungen für Änderungen, Uploads oder Aktualisierungen von Dokumenten in SharePoint-Bibliotheken, die direkt in Teams bereitgestellt werden. Dank automatisierter Abläufe wird jedes Teammitglied umgehend über relevante Aktivitäten informiert, ohne dass wichtige Aktualisierungen verpasst werden. Sie können individuelle Genehmigungsabläufe erstellen, die mehrere Benutzer und Schritte einbeziehen, wodurch der gesamte Genehmigungsprozess deutlich schneller und nachvollziehbarer wird. Alle Aktionen – von Prüfanfragen bis zur endgültigen Genehmigung – werden automatisch verfolgt und archiviert. Dies gewährleistet Transparenz und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien. Dieser Ansatz reduziert den Verwaltungsaufwand drastisch und fördert die kontinuierliche Zusammenarbeit, auch zwischen verteilten Teams . Die Automatisierung erstreckt sich auch auf wiederkehrende Aufgaben wie Klassifizierung, Terminbenachrichtigungen oder Dateiübertragungen, wodurch tägliche Prozesse optimiert und die Gesamteffizienz verbessert wird.

· Praktisches Beispiel : : Ein Projektteam startet eine Diskussion in Teams, um einen neuen operativen Vorschlag zu bewerten . Während des Chats hängt jemand das in SharePoint gespeicherte Dokument direkt an, sodass es für alle Gesprächsteilnehmer sofort zugänglich ist. Die Gruppenmitglieder beginnen dann gleichzeitig mit der Arbeit an der Datei und nehmen Änderungen und Ergänzungen in Echtzeit vor, jeder von seinem eigenen Gerät aus. Alle Überarbeitungen sind sofort sichtbar und nachverfolgt, was Transparenz über die Beiträge aller gewährleistet. Kommentare zu einzelnen Schritten werden den Empfängern automatisch mitgeteilt, sodass sie reagieren oder eingreifen können, ohne die kollaborative Umgebung zu verlassen. Bei Bedarf werden Genehmigungsabläufe über Power Automate aktiviert, mit zeitnahen Benachrichtigungen zu jedem abgeschlossenen Schritt. Diese Arbeitsweise ermöglicht eine schnelle Fertigstellung des Dokuments, die gemeinsame Nutzung des Endergebnisses mit dem gesamten Team und die Maximierung der digitalen Zusammenarbeit.

Übung. SharePoint- und Teams-Integration

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Internes Kommunikationsportal 📰

ü Melden Sie sich bei https://portal.office.com an

ü Gehen Sie zu SharePoint > + Site erstellen > Kommunikationssite

ü Geben Sie Name und Beschreibung ein

ü Wählen Sie das Layout „Thema“

ü Klicken Sie auf Erstellen

ü Gehen Sie zur Site-Startseite > klicken Sie auf „Bearbeiten“

ü Webparts hinzufügen: „Neuigkeiten“, „Veranstaltungen“, „Kontakte“, „Dokumente“

ü Farben und Überschriften anpassen

ü Klicken Sie auf Veröffentlichen

ü Teilen Sie den Link mit dem Team

2. Erweitertes Dokumentenmanagement 📁

ü Gehen Sie zu Site-Inhalt > + Neu > Dokumentbibliothek

ü Geben Sie ihm einen Namen (z. B. „HR-Dokumente“)

ü Spalten hinzufügen: „Dokumententyp“, „Jahr“, „Verantwortlich“

ü Gehen Sie zu Bibliothekseinstellungen > Versionskontrolle

ü Aktivieren der Versionsverwaltung

ü Festlegen spezifischer Berechtigungen

ü Erstellen Sie gefilterte Ansichten nach Dokumenttyp

ü Fügen Sie die Sammlung zur Startseite hinzu

ü Laden Sie ein Dokument hoch und füllen Sie die Metadaten aus

ü Überprüfen Sie die Anzeige in den Ansichten

3. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit 🤝

ü Gehe zu + Neue Seite

ü Wählen Sie ein zweispaltiges Layout

ü Titel eingeben (z.B. „HR-IT-Projekt“)

ü Webpart „Planer“ für Aktivitäten hinzufügen

ü Webpart „Teams-Konversationen“ hinzufügen

ü Webpart „Freigegebene Dokumente“ hinzufügen

ü Fügen Sie Links zu zugehörigen Dateien oder Modulen ein

ü Speichern und veröffentlichen Sie die Seite

ü Fügen Sie die Seite zur Navigationsleiste hinzu

ü Teilen Sie die Seite mit den beteiligten Abteilungen

4. Workflow-Automatisierung ⚙️

ü Gehen Sie zu https://make.powerautomate.com

ü Klicken Sie auf + Erstellen > Automatisierter Ablauf

ü Geben Sie ihm einen Namen (z. B. „HR-Vertragsgenehmigung“)

ü Auslöser: „Wenn eine Datei in SharePoint erstellt wird“

ü Wählen Sie die Sammlung „HR-Dokumente“ aus

ü Aktion hinzufügen: „Genehmigung per E-Mail senden“

ü Aktion hinzufügen: „Teams-Benachrichtigung senden“

ü Aktion hinzufügen: „Dateien in genehmigten Ordner verschieben“

ü Speichern und aktivieren Sie den Flow

ü Testen Sie durch Hochladen einer Datei

5. Wissensmanagement 📚

ü Gehen Sie zu Site-Inhalt > + Neu > Dokumentbibliothek

ü Geben Sie ihm einen Namen (z. B. „Unternehmens-Know-how“)

ü Spalten hinzufügen: „Kategorie“, „Autor“, „Aktualisierungsdatum“

ü Aktivieren Sie die Versionskontrolle

ü Erstellen Sie gefilterte Ansichten nach Kategorie

ü Fügen Sie das Webpart „Sammlungsansicht“ zur Startseite hinzu

ü Link zur Sammlung in die Navigationsleiste einfügen

ü Erstellen Sie eine „FAQ“-Seite mit Links zu Dokumenten

ü Veröffentlichen und bewerben Sie die Wissensdatenbank

ü Testen Sie die erweiterte Stichwortsuche

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Ein Unternehmen möchte HR-Prozesse digitalisieren und die interne Kommunikation verbessern. Das IT-Team :

ü 📰 Erstellen Sie eine Kommunikationsseite mit Neuigkeiten und Richtlinien

ü 📁 Richten Sie eine HR-Dokumentenbibliothek mit Metadaten und Versionierung ein

ü 🤝 Erstellen Sie eine Kollaborationsseite zwischen HR und IT

ü ⚙️ Vertragsgenehmigungen mit Power Automate automatisieren

ü 📚 Bauen Sie eine Wissensdatenbank mit Anleitungen und FAQs auf

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
📰 Erstellen Sie eine Kommunikationswebsite	SharePoint > + Site erstellen > Kommunikationssite
📁 HR-Dokumentensammlung	Site-Inhalt > + Neu > Dokumentensammlung
🤝 Kollaborationsseite	+ Neue Seite > Webpart hinzufügen
⚙️ Automatisierter HR-Workflow	Power Automate > + Erstellen > Automatisierter Flow
📚 Wissensdatenbank	Neue Sammlung > Metadaten hinzufügen > Suche aktivieren

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Zentralisierung von Kommunikation und Dokumenten

ü Reduzieren Sie Genehmigungszeiten und manuelle Verwaltung

ü Nahtlose Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams

ü Schneller und strukturierter Zugriff auf Unternehmenswissen

ü Mehr Transparenz in HR-Prozessen

ü Reduzieren Sie die Verwendung von E-Mails und lokalen Dateien

ü Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

ü Verfolgen Sie Versionen und Änderungen

ü Höheres Engagement der Mitarbeiter

ü Unterstützung der Unternehmenskultur und des kontinuierlichen Lernens

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

ü Onboarding-Portal 👥
Mit Dokumenten, Videos und Checklisten für neue Mitarbeiter.

ü Teamübergreifender Projektraum 🧩
Mit freigegebenen Aufgaben, Dateien und Echtzeit-Updates.

ü Technisches Archiv 🛠️
Mit Anleitungen, Handbüchern und Verfahren für den internen Support.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Wie erstellt man eine interne Kommunikationssite in SharePoint?

2. Welche Metadaten sind für eine HR-Dokumentensammlung nützlich?

3. Wie automatisieren Sie einen Genehmigungsablauf mit Power Automate?

4. Welche Tools können Sie in eine Kollaborationsseite integrieren?

5. Warum ist eine Unternehmenswissensdatenbank nützlich?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

b) Integration Zwischen SharepPint online und OneDrive

· Zwei-Wege-Synchronisierung : Ermöglicht Benutzern die ortsunabhängige Arbeit an ihren Dateien. SharePoint-Dokumentbibliotheken lassen sich problemlos mit OneDrive synchronisieren und ermöglichen so den Zugriff auf Inhalte auch offline von jedem Gerät aus: PC, Tablet oder Smartphone. Offline-Änderungen an Dateien werden lokal gespeichert und beim nächsten Online-Zugriff automatisch aktualisiert und in SharePoint angezeigt. Dieses System verhindert Datenverlust oder versehentliches Überschreiben und sorgt dafür, dass alle Dokumentversionen stets auf dem gleichen Stand sind. Die transparente Synchronisierung fördert dynamisches und kollaboratives Management und ermöglicht jedem Teammitglied , in Echtzeit an aktualisierten Dateien zu arbeiten. Dies optimiert sowohl die betriebliche Effizienz als auch die Informationssicherheit im Unternehmen.

· Flexibles Dokumentenmanagement : Durch Ziehen und Ablegen von Dateien oder ganzen Ordnern in OneDrive werden diese automatisch mit verknüpften SharePoint-Bibliotheken synchronisiert. Dieser Prozess vereinfacht Verwaltung und Freigabe erheblich, reduziert Komplexität und reduziert die Fehlerquote. Dank der Synchronisierung wird jede Änderung sofort mit dem Team geteilt , was eine stets aktuelle Arbeitsumgebung fördert. Dank erweiterter Suchfunktionen finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle, egal ob auf OneDrive oder SharePoint gespeichert. Dies gewährleistet schnellen Zugriff auf Informationen, verbesserte Versionskontrolle und nahtlos integriertes Dokumentenmanagement. Dieses System steigert die Produktivität, optimiert die Zusammenarbeit und gewährleistet maximale Sicherheit für Unternehmensdaten.

· Sichere Zusammenarbeit : Die Zusammenarbeit zwischen SharePoint und OneDrive stellt sicher, dass jede Datei die vom Unternehmen festgelegten Zugriffsberechtigungen behält, auch wenn sie zwischen den beiden Plattformen synchronisiert wird. Das bedeutet, dass die in SharePoint konfigurierten Berechtigungen automatisch auf Dokumente in OneDrive angewendet werden und Unbefugte so daran gehindert werden, vertrauliche Daten einzusehen oder zu verändern. Dieses System fördert ein rigoroses Sicherheitsmanagement und reduziert das Risiko von Sicherheitsverletzungen und Informationslecks. Teammitglieder können frei an freigegebenen Dateien arbeiten, da jede Änderung durch Unternehmensrichtlinien verfolgt und geschützt ist. Die ständige Synchronisierung stellt sicher, dass Einschränkungen auch bei Rollen- oder Berechtigungsänderungen aktuell und konsistent bleiben. Dies verbindet Produktivität mit einem hohen Datenschutzstandard und fördert eine effektive und sichere Zusammenarbeit.

· Mobiler Zugriff : Mit der mobilen OneDrive-App kann jedes Teammitglied SharePoint-Dateien unabhängig und unabhängig vom Standort verwalten. Ob Smartphone, Tablet oder Laptop – das Arbeiten bleibt nahtlos und sicher, ohne dass komplexe Verfahren oder spezielle Konfigurationen erforderlich sind. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht das Anzeigen, Bearbeiten und Teilen von Dokumenten in Echtzeit und fördert so die reibungslose Zusammenarbeit auch außerhalb der Unternehmenszentrale. Push -Benachrichtigungen informieren Sie umgehend über Aktualisierungen, sodass keine Änderungen übersehen werden. Auch offline sind Dokumente zugänglich und bearbeitbar, und alle Revisionen werden automatisch synchronisiert, sobald Sie wieder online sind. Die plattformübergreifende Kompatibilität beseitigt technische Einschränkungen und ermöglicht Ihnen die nahtlose Zusammenarbeit mit iOS-, Android- und Windows-Systemen. Dies gewährleistet unterbrechungsfreie Produktivität und ermöglicht es jedem, aktiv an Projekten mitzuwirken, egal wo er sich befindet.

· Praxisbeispiel: Ein Mitarbeiter ist beruflich bei einem Kunden vor Ort und muss die Vertragsvorlage aktualisieren. Über die OneDrive-App auf seinem Smartphone greift er schnell auf die SharePoint-Dokumentbibliothek zu, in der die Datei gespeichert ist. Während des Meetings nimmt er die vom Kunden gewünschten Änderungen in Echtzeit vor und aktualisiert das Dokument direkt, ohne etwas herunterladen zu müssen. Sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist, werden alle Änderungen synchronisiert und stehen dem gesamten Team im Büro sofort zur Verfügung. Dank Push -Benachrichtigungen werden Kollegen automatisch über Neuigkeiten informiert und können den aktualisierten Vertrag einsehen oder ergänzen. Das System stellt sicher, dass die Zugriffsberechtigungen unverändert bleiben und schützt so die Vertraulichkeit sensibler Daten. So ist die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern im Unternehmen und vor Ort nahtlos, sicher und kontinuierlich.

Übung. SharePoint- und OneDrive-Integration

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel ist es, die Nutzung von SharePoint Online in Verbindung mit OneDrive zur Verbesserung des Dokumentenmanagements im Unternehmen zu erlernen. Sie lernen, wie Sie Dokumentbibliotheken bidirektional synchronisieren, Dateien lokal und online verwalten, sicher mit internen und externen Kollegen zusammenarbeiten und von mobilen Geräten auf Inhalte zugreifen. Diese Übung hilft Ihnen, die Dateiorganisation zu optimieren, Duplikate zu reduzieren, die Sicherheit zu erhöhen und die Geschäftskontinuität auch unterwegs sicherzustellen.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Zwei-Wege-Synchronisierung 🔄

ü Melden Sie sich bei https://portal.office.com an

ü Gehen Sie zu SharePoint > wählen Sie eine Site > Dokumente

ü Klicken Sie auf Synchronisieren (Symbol mit zwei Pfeilen)

ü Bestätigen Sie das Öffnen von OneDrive

ü Warten Sie, bis die Sammlung mit Ihrem PC synchronisiert ist

ü Öffnen Sie den Datei-Explorer > Firmenname > Site-Name

ü Erstellen Sie eine neue Word-Datei im synchronisierten Ordner

ü Überprüfen Sie, ob die Datei auch auf SharePoint angezeigt wird.

ü Löschen Sie eine Datei aus SharePoint und stellen Sie sicher, dass sie auch lokal entfernt wird

ü Schließen Sie, dass die Synchronisierung in beide Richtungen aktiv ist

2. Flexibles Dokumentenmanagement 📁

ü Öffnen Sie eine synchronisierte Datei im Datei-Explorer

ü Bearbeiten Sie den Inhalt und speichern Sie

ü Überprüfen, ob Änderungen auf SharePoint sichtbar sind

ü Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei > Offline verfügbar machen

ü Trennen Sie die Verbindung zum Internet und öffnen Sie die Datei

ü Bearbeiten und speichern

ü Stellen Sie die Verbindung wieder her und überprüfen Sie die Synchronisierung

ü Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei > Online anzeigen

ü Öffnen Sie die Datei direkt in SharePoint

ü Kommen Sie zu dem Schluss, dass Sie flexibel vor Ort oder online arbeiten können

3. Sichere Zusammenarbeit 🔐

ü Auswählen einer Datei auf SharePoint

ü Klicken Sie auf „Teilen“

ü Wählen Sie „Bestimmte Personen“

ü Deaktivieren Sie „Bearbeiten zulassen, falls erforderlich“

ü Legen Sie ein Ablaufdatum für den Link fest

ü Klicken Sie auf „Übernehmen“ > „Link kopieren“.

ü Senden Sie den Link über Teams oder Outlook

ü Stellen Sie sicher, dass der Zugriff eingeschränkt ist

ü Öffnen Sie die Datei in Word Online mit einem Kollegen

ü Gemeinsam in Echtzeit bearbeiten

4. Mobiler Zugriff 📱

ü Herunterladen die App OneDrive und SharePoint aus dem App Store oder Google Play

ü Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto an

ü Öffnen Sie die SharePoint-App > gehen Sie zur Site > Dokumentbibliothek

ü Anzeigen einer PDF- oder Word-Datei

ü Öffnen Sie die OneDrive-App > greifen Sie auf den synchronisierten Ordner zu

ü Machen Sie eine Datei offline verfügbar

ü Bearbeiten einer Word-Datei mit der Office-App

ü Speichern und Überprüfen der Synchronisierung

ü Änderungsbenachrichtigungen erhalten

ü Kommen Sie zu dem Schluss, dass Sie überall arbeiten können

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Ein Marketingteam arbeitet an einer gemeinsamen Kampagne. Dateien werden auf SharePoint gespeichert und für die Offline-Arbeit mit OneDrive synchronisiert. Dokumente werden in Echtzeit von mehreren Benutzern bearbeitet, sicher mit externen Partnern geteilt und bei Veranstaltungen und Geschäftsreisen per Smartphone abgerufen.

ü 🔄 Synchronisieren : SharePoint > Dokumente > Synchronisieren
➡️ Die Dateien sind auf allen Ihren Geräten immer auf dem neuesten Stand.

ü 📁 Flexible Verwaltung : OneDrive > Offline verfügbar
➡️ Sie können auch ohne Internetverbindung arbeiten.

ü 🔐 Sichere Zusammenarbeit : Teilen > Bestimmte Personen
➡️ Kontrollierter und nachvollziehbarer Zugriff.

ü 📱 Mobiler Zugriff : SharePoint- und OneDrive-Apps
➡️ Dokumente sind immer zur Hand.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🔄 Synchronisierung	SharePoint > Dokumente > Synchronisieren
📁 Offline-Dateiverwaltung	OneDrive > Datei-Explorer > Offline verfügbar
🔐 Sicheres Teilen	SharePoint > Datei > Freigeben > Bestimmte Personen
📱 Mobiler Zugriff	OneDrive / SharePoint Mobile App > Dokumentzugriff

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Greifen Sie von jedem Gerät aus auf stets aktuelle Dokumente zu

ü Offline arbeiten mit automatischer Synchronisierung

ü Echtzeit-Zusammenarbeit mit Kollegen und Partnern

ü Detaillierte Kontrolle über die Dateifreigabe

ü Reduzierung der Dokumentenduplizierung

ü Mehr Sicherheit im Content Management

ü Benachrichtigungen und Nachverfolgung von Änderungen

ü Nahtlose Integration mit Teams und Outlook

ü Reduzieren Sie die Verwendung von E-Mails und Anhängen

ü Unterstützung für Mobilität und hybrides Arbeiten

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IM GESCHÄFTSKONTEXT

ü Verwaltung kommerzieller Angebote 💼
Dateien werden zwischen SharePoint und OneDrive synchronisiert, sodass Sie unterwegs arbeiten können.

ü Technische Unterstützung vor Ort 🛠️
Handbücher und Checklisten sind offline auf Tablets verfügbar und werden in Echtzeit aktualisiert.

ü Zusammenarbeit mit Lieferanten 🤝
Geben Sie Dokumente sicher frei, mit eingeschränktem und nachverfolgbarem Zugriff.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Wie aktiviere ich die Synchronisierung zwischen SharePoint und OneDrive?

2. Wie arbeite ich offline mit synchronisierten Dateien?

3. Welche Sicherheitsoptionen bietet Filesharing?

4. Wie greife ich von mobilen Geräten auf Dokumente zu?

5. Welche Vorteile bietet die Zweiwege-Synchronisierung?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, wie Sie SharePoint und OneDrive für modernes, sicheres und flexibles Dokumentenmanagement integrieren. Sie haben die bidirektionale Synchronisierung eingerichtet, offline gearbeitet, Dateien kontrolliert freigegeben und von mobilen Geräten auf Inhalte zugegriffen. Diese Funktionen steigern die Produktivität, unterstützen hybrides Arbeiten und gewährleisten Datensicherheit. Nutzen Sie jetzt die Vorteile der SharePoint- und OneDrive-Integration voll aus, um die Zusammenarbeit und den Zugriff auf Geschäftsdokumente zu optimieren.

c) Integration zwischen SharePoint Online und Outlook

· Dokumente anhängen: Diese Integration ermöglicht einen optimierten Workflow: Sie können Dateien oder ganze Ordner direkt aus SharePoint auswählen, wenn Sie eine Nachricht in Outlook verfassen, ohne die Dokumente zuerst auf Ihr Gerät herunterladen zu müssen. Anstelle eines herkömmlichen Anhangs erhält der Empfänger einen sicheren Link, der sofortigen Zugriff auf die aktualisierte Datei ermöglicht und so den Datenschutz gemäß den Unternehmensrichtlinien gewährleistet. So arbeitet jeder stets an der neuesten Version des Dokuments, was das Risiko von Fehlern und Zeitverlust durch doppelte oder veraltete Dateien reduziert. Administratoren können außerdem Zugriffsberechtigungen einfach überwachen und verwalten. Diese Lösung fördert die kontrollierte Zusammenarbeit und den sicheren Austausch von Daten, auch mit Personen außerhalb des Unternehmens, und gewährleistet dabei stets die Einhaltung der erforderlichen Sicherheitsstufen.

· Meeting-Management : Wenn Sie ein Meeting über Outlook organisieren, können Sie Links zu für die Teilnehmer relevanten Dokumenten oder SharePoint-Sites direkt in die Einladung einfügen. So haben die Teilnehmer stets Zugriff auf die aktuellsten Versionen der Materialien und stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Das Risiko, mit doppelten oder veralteten Dateien zu arbeiten, wird dadurch eliminiert, was die Meeting-Vorbereitung und -Teilnahme effizienter macht. Darüber hinaus sind alle Aktualisierungen an freigegebenen Dokumenten sofort für die gesamte Gruppe sichtbar, ohne dass neue Kopien versendet werden müssen. Die Integration fördert zudem die Änderungsverfolgung und Informationssicherheit, da der Zugriff gemäß den Unternehmensrichtlinien verwaltet wird. Dies macht die Zusammenarbeit während und nach dem Meeting reibungsloser, sicherer und produktiver.

· Zentralisierte Aufgaben : Die Synchronisierung zwischen SharePoint und Outlook ermöglicht Ihnen die Verwaltung aller Projektaufgaben in einer einzigen Oberfläche und bietet Ihnen eine übersichtliche und aktuelle Übersicht über Termine und Verantwortlichkeiten. Auf SharePoint-Websites zugewiesene Aufgaben erscheinen automatisch im Outlook-Kalender und in der Aufgabenliste. So können Teammitglieder den Fortschritt leicht verfolgen und erhalten rechtzeitige Erinnerungen. Diese Integration reduziert das Risiko von Vergesslichkeit oder Doppelarbeit und fördert eine optimierte Organisation und reibungslose Zusammenarbeit im Team . Benutzer können den Aufgabenstatus direkt aus Outlook heraus aktualisieren, die Synchronisierung erfolgt ebenfalls sofort mit SharePoint. Alle Aktualisierungen sind nachvollziehbar und bieten so mehr Kontrolle und Berichterstattung über abgeschlossene und ausstehende Aufgaben. So vereinfacht die Zentralisierung das Projektmanagement im Unternehmen und ermöglicht allen Beteiligten, Aufgaben und Prioritäten im Blick zu behalten.

· Integrierte Suche : Ein leistungsstarkes Tool für alle, die täglich mit großen Informationsmengen arbeiten. Mit der Outlook-Suchleiste finden Sie E-Mails und in SharePoint gespeicherte Dokumente sofort, ohne die Plattform wechseln oder mehrere Anwendungen öffnen zu müssen. Sobald Sie ein Stichwort eingeben, schlägt das System automatisch relevante Dateien, Konversationen und Websites zu Ihren aktuellen Aufgaben oder Projekten vor. So finden Sie schnell, was Sie während eines Meetings oder bei der Vorbereitung einer Kommunikation benötigen. Die integrierte Suche erleichtert zudem die Zusammenarbeit, da jeder direkt aus seiner gewohnten Arbeitsumgebung auf die aktuellsten freigegebenen Ressourcen zugreifen kann. Das spart wertvolle Zeit und reduziert Informationsverluste – ein spürbarer Vorteil im täglichen Betrieb.

· Praxisbeispiel: Ein Projektmanager muss sein Team zusammenrufen , um den Projektfortschritt zu besprechen. Er plant das Meeting direkt aus seinem Outlook-Kalender und fügt interessierte Mitglieder hinzu. Die Einladung enthält Links zu SharePoint-Dokumenten, damit alle vor dem Meeting darauf zugreifen können. Während des Meetings werden aktualisierte Materialien geteilt, um sicherzustellen, dass alle an denselben Dateien arbeiten. Direkt im Anschluss generiert er mithilfe von Power Automate automatisch Folgeaufgaben und weist sie den entsprechenden Managern zu. So wird der Aufgabenstatus zwischen Outlook und SharePoint synchronisiert. Das Ergebnis ist ein strukturierteres, transparenteres und produktiveres Meeting-Management.

Übung. SharePoint- und Outlook-Integration

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel ist es, den nahtlosen Einsatz von SharePoint und Outlook zu erlernen, um das Aufgabenmanagement und die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern. Sie lernen, wie Sie Outlook-Kalender und -Besprechungen mit SharePoint verknüpfen, gemeinsame Aufgaben in einer einzigen Oberfläche zentralisieren und die integrierte Suche nutzen, um relevante Inhalte schnell zu finden. Diese Übung steigert die Produktivität, reduziert Informationssilos und verbessert die Teamzusammenarbeit .

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Meeting-Management 📅

ü Melden Sie sich bei https://portal.office.com an

ü Gehen Sie zu Outlook > Kalender

ü Teammitglieder ein

ü Fügen Sie den Link zur SharePoint-Site des Projekts in den Text der Einladung ein

ü Speichern und senden

ü Gehen Sie zu SharePoint > Seite bearbeiten

ü Hinzufügen des Gruppenkalender- Webparts

ü Verbinden Sie den Outlook-Kalender mit der Site

ü Überprüfen, ob Besprechungen auf SharePoint sichtbar sind

ü Klicken Sie auf ein Ereignis, um es direkt in Outlook zu öffnen

2. Zentralisierung der Aktivitäten ✅

ü Gehen Sie zu SharePoint > + Neue Seite

ü Planner -Webparts

ü Outlook-Gruppenaufgabenplan verbinden

ü Aufgaben erstellen und Mitglieder zuweisen

ü Termine und Prioritäten hinzufügen

ü Zeigen Sie Aufgaben im Board- oder Listenformat an

ü Hinzufügen des Webparts „ Letzte Aktivität“

ü Überprüfen, ob Änderungen mit Outlook-Aufgaben synchronisiert werden

ü Teilen Sie die Seite mit dem Team

ü Verwenden Sie die Seite als operatives Dashboard

3. Integrierte Suche 🔍

ü Gehen Sie zu SharePoint > Suchleiste

ü Geben Sie den Namen eines Meetings oder einer Aufgabe ein

ü Klicken Sie auf Weitere Ergebnisse anzeigen

ü Filtern nach Inhaltstyp: Ereignisse, Dokumente, E-Mails

ü Wählen Sie ein Ergebnis aus und öffnen Sie es

ü Gehen Sie zu Outlook > Mail

ü Verwenden Sie die Suchleiste, um nach demselben Begriff zu suchen

ü Vergleichen Sie die Ergebnisse zwischen SharePoint und Outlook

ü Speichern der Suche in SharePoint als benutzerdefinierte Ansicht

ü Fügen Sie die Ansicht zur Homepage der Site hinzu

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Ein Projektteam möchte die Verwaltung von Besprechungen und Aufgaben zentralisieren. Der Manager erstellt einen gemeinsamen Kalender in Outlook und verknüpft ihn mit SharePoint. Aufgaben werden über Planner verwaltet und auf der Website angezeigt. Teammitglieder können über eine zentrale Oberfläche nach Dokumenten, Ereignissen und Nachrichten suchen.

ü 📅 Besprechungen : Outlook > Kalender > SharePoint-Link
➡️ Alle Termine sind auch auf der Site sichtbar.

ü ✅ Aufgaben : SharePoint > Planner > Outlook-Link
➡️ Aufgaben werden in Echtzeit synchronisiert und zugewiesen.

ü 🔍 Suche : SharePoint > Integrierte Suche
➡️ Inhalte lassen sich leicht über eine einzige Leiste finden.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
📅 Gemeinsamer Kalender	Outlook > Kalender > SharePoint-Linkeinladung
✅ Integrierte Aktivitäten	SharePoint > Planner-Webpart > Outlook - Gruppenlink
🔍 Integrierte Suche	SharePoint > Suchleiste / Outlook > E-Mail-Suche

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Zentralisieren Sie Besprechungen, Aufgaben und Dokumente auf einer Plattform

ü Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen in verschiedenen Apps

ü Bessere Transparenz bei Terminen und Verantwortlichkeiten

ü Reibungslosere Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen

ü Schneller Zugriff auf relevante Inhalte aus SharePoint und Outlook

ü Automatische Synchronisierung zwischen Aufgaben und Kalender

ü Reduzieren Sie redundante E-Mails mit gemeinsam genutzten Dashboards

ü Rückverfolgbarkeit von Aktivitäten und Kommunikation

ü Bessere Organisation der täglichen Arbeit

ü Unterstützung für agiles Projektmanagement

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

ü Funktionsübergreifendes Projektmanagement 🧩
Verbinden Sie Kalender- und Projektaufgaben zwischen SharePoint und Outlook, um verschiedene Teams zu koordinieren .

ü HR-Portal 👥
Zeigen Sie Onboarding-Meetings und Schulungsaktivitäten in einem einzigen Dashboard an.

ü Kundendienst 🎧
Zentralisieren Sie Termine, Tickets und Dokumentationen für jeden Kunden auf einer mit Outlook verbundenen SharePoint-Site.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

ü Wie verbinde ich einen Outlook-Kalender mit einer SharePoint-Site?

ü Wie können Planner und Outlook synchronisiert werden?

ü Wie führe ich eine integrierte Suche zwischen SharePoint und Outlook durch?

ü Welche Vorteile bietet die Zentralisierung von Aktivitäten?

ü Wie nutzen Sie SharePoint, um das Meeting-Management zu verbessern?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, wie Sie SharePoint und Outlook integrieren, um das Meeting-, Aufgaben- und Informationsmanagement zu verbessern. Sie haben einen gemeinsamen Kalender verknüpft, Aufgaben mit Planner synchronisiert, die integrierte Suche genutzt und ein operatives Dashboard erstellt. Diese Funktionen ermöglichen Ihnen ein organisierteres Arbeiten, reduzieren die Informationsstreuung und steigern die Teamproduktivität . Sie können nun digitale Räume gestalten, die Kommunikation, Planung und Zusammenarbeit zu einem nahtlosen Erlebnis vereinen.

d) SharePoint Online- und Office-Integration

· Gemeinsame Dokumenterstellung : Mehrere Personen können gleichzeitig dieselbe Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei bearbeiten und sehen dabei alle Änderungen in Echtzeit. Dieser Modus eliminiert Versionskonflikte, da alle Änderungen sofort integriert und automatisch gespeichert werden. Kommentare, Vorschläge und Überarbeitungen können hinzugefügt werden, ohne den Team- Workflow zu unterbrechen . Benutzer sehen, wer die Änderungen vorgenommen hat, und können bei Fehlern problemlos zu früheren Versionen zurückkehren. Die gemeinsame Dokumenterstellung erleichtert die Zusammenarbeit auch über die Ferne und vereinfacht Brainstorming, Ideensammlung und das gemeinsame Schreiben von Inhalten. Alles geschieht in einer sicheren und nachvollziehbaren Umgebung, wodurch das Risiko des Datenverlusts reduziert wird. Das macht SharePoint zur zentralen Stelle für gemeinsame Produktivität und moderne Teamarbeit.

· Zugriff von überall : Mit Office Online oder den Desktop-Versionen von Word, Excel und PowerPoint können Sie in SharePoint gespeicherte Dokumente überall öffnen und bearbeiten, auch unterwegs. Sie müssen keine Dateien lokal herunterladen; Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung, um in Echtzeit zu arbeiten und stets aktuelle Versionen zu haben. Diese Flexibilität verbessert die Zusammenarbeit zwischen Kollegen an verschiedenen Standorten und ermöglicht Ihnen die schnelle Bearbeitung gemeinsam genutzter Dokumente. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert und nachverfolgt, was das Risiko von Datenverlust reduziert. Dank der nativen Integration von Office und SharePoint können Sie sowohl im Browser als auch in der Desktop-Anwendung auf dieselben Funktionen zugreifen und so ein konsistentes und produktives Erlebnis gewährleisten.

· Revisionsintegration : Diese Funktion ermöglicht es den an der Erstellung eines Dokuments Beteiligten, jede Änderung, jeden Vorschlag und jede Beobachtung im Laufe der Zeit übersichtlich nachzuverfolgen. Revisionen gehen nie verloren: Sie bleiben auch Tage oder Wochen später nachverfolgt und zugänglich, sodass Sie den Projektverlauf problemlos nachvollziehen können. Bei Zweifeln oder Fehlern können Sie auf eine frühere Version zurückgreifen und so den Verlust wertvoller Informationen vermeiden. Kommentare ermöglichen zudem den direkten Vergleich bestimmter Dateiabschnitte, was die Klärung von Zweifeln und die gemeinsame Freigabe von Inhalten beschleunigt. Dieser Ansatz erhöht die Qualität der Dokumente, da jeder Abschnitt kollegial geprüft und schrittweise verfeinert werden kann. Die Transparenz der Änderungen erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern verschiedener Teams und stellt sicher, dass alle Stimmen im Entscheidungsprozess gehört und berücksichtigt werden.

· Vorlagen und Automatisierung : Mit Vorlagen in SharePoint beschleunigen Sie den Start neuer Projekte und fördern die Einführung gemeinsamer Unternehmensstandards. Vorlagen können vordefinierte Layouts, Formatierungen und Felder enthalten und stellen so sicher, dass jedes erstellte Dokument den Richtlinien und der visuellen Identität des Unternehmens entspricht. Automatisierung durch Power Automate-Workflows oder Office-Makros ermöglicht Ihnen die intelligente Verwaltung von Dokumentfreigaben, den Versand automatischer Benachrichtigungen und die Aktualisierung verbundener Datenbanken. Dies reduziert manuelle Fehler und optimiert Verwaltungsprozesse. SharePoint, integriert mit Automatisierungstools, wird zu einer dynamischen Umgebung, in der Dokumente transparent, nachvollziehbar und stets unternehmenskonform verwaltet werden. Die Synergie zwischen Vorlagen und Automatisierung spart wertvolle Zeit und ermöglicht es Teams , sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

· Praxisbeispiel: Stellen Sie sich vor, das HR-Team muss eine PowerPoint-Präsentation für ein neues internes Schulungsprogramm vorbereiten. Der Entwurf wird in SharePoint hochgeladen, wo Manager und Trainer an verschiedenen Standorten gleichzeitig darauf zugreifen. Dank Co-Creation fügt jeder Mitarbeiter Vorschläge, Kommentare und zusätzliche Ressourcen hinzu, die in Echtzeit sichtbar sind. E-Mails oder separate Versionen entfallen: Das gesamte Team arbeitet am selben aktualisierten Dokument. Überarbeitungen werden nachverfolgt, und bei Fehlern können Sie problemlos auf frühere Versionen zurückgreifen. Dieser Ansatz reduziert die Schulungsvorbereitungszeit und stellt sicher, dass das Endergebnis die Bedürfnisse des gesamten Teams widerspiegelt . SharePoint wird so zum digitalen Treffpunkt für effektive und transparente Zusammenarbeit.

Übung. SharePoint und Office Integration

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel ist es, SharePoint Online in Verbindung mit Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) zu nutzen, um die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement zu verbessern. Sie lernen, wie Sie Dokumente in Echtzeit gemeinsam erstellen, von jedem Gerät aus auf Dateien zugreifen, nachverfolgbare Revisionen und Kommentare integrieren und Unternehmensvorlagen zur Standardisierung von Inhalten nutzen. Diese Übung steigert die Produktivität, reduziert Dateiduplizierung und sorgt für Konsistenz und Kontrolle in Dokumentenprozessen.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Gemeinsame Dokumenterstellung in Echtzeit 👥

ü Melden Sie sich bei https://portal.office.com an

ü Gehen Sie zu SharePoint > wählen Sie eine Site > Dokumente

ü Laden Sie eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei hoch

ü Klicken Sie auf die Datei, um sie online zu öffnen

ü Klicken Sie auf „Teilen“ > geben Sie die E-Mail -Adresse eines Kollegen ein

ü Stellen Sie sicher, dass die Option „Bearbeiten zulassen“ aktiviert ist

ü Der Kollege erhält einen Link zum Bearbeiten der Datei

ü Sie können beide gleichzeitig arbeiten

ü Änderungen sind in Echtzeit sichtbar

ü Alle Revisionen werden automatisch gespeichert

2. Zugriff von überall 🌍

ü Öffnen Sie die Datei über einen Browser auf einem anderen Gerät (z. B. Tablet).

ü Stellen Sie sicher, dass der Inhalt aktuell ist

ü Herunterladen die App Office oder Word/Excel/PowerPoint aus dem App Store oder Google Play

ü Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto an

ü Öffnen Sie die Datei direkt aus der App

ü Bearbeiten und speichern

ü Überprüfen, ob Änderungen mit SharePoint synchronisiert werden

ü Versuchen Sie auch, von OneDrive aus darauf zuzugreifen.

ü Bestätigen Sie, dass die Datei überall zugänglich ist

ü Schlussfolgerung: Der Zugriff ist von jedem Standort aus gewährleistet

3. Integration von Revisionen und Kommentaren 📝

ü Öffnen einer freigegebenen Word-Datei

ü Gehen Sie zu „Überprüfen“ > „Kommentieren“.

ü Einen Kommentar zu einem Textabschnitt hinzufügen

ü Der Kollege erhält eine Benachrichtigung und kann reagieren

ü Gehen Sie zu „Überprüfen“ > „Änderungen nachverfolgen“.

ü Alle Änderungen werden hervorgehoben

ü Akzeptieren oder Ablehnen der Änderungen

ü Versionsverlauf von SharePoint anzeigen

ü Stellen Sie bei Bedarf eine frühere Version wieder her

ü Alle Bewertungen sind nachverfolgbar und werden gemeinsam durchgeführt

4. Vorlagen und Automatisierung verwenden 📄⚙️

ü Erstellen Sie ein Word-Dokument mit einer Standardkopfzeile, einem Standardlogo und einer Standardstruktur

ü Als Vorlage speichern ( .dotx )

ü Gehen Sie zu SharePoint > Bibliothekseinstellungen > Erweiterte Einstellungen

ü Laden Sie das Modell in die Sammlung hoch

ü Legen Sie die Vorlage als Standard für neue Dateien fest

ü Klicken Sie auf + Neu > die Vorlage wird automatisch verwendet

ü Integrieren Sie einen Power Automate-Flow: „Wenn eine Datei erstellt wird“ → „Benachrichtigung senden“

ü Gehen Sie zu https://make.powerautomate.com

ü Erstellen Sie den Flow und verbinden Sie ihn mit der Sammlung

ü Testen Sie die automatische Erstellung und Benachrichtigung

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Ein Rechtsteam arbeitet an gemeinsamen Verträgen. Dokumente werden in SharePoint gespeichert, von mehreren Benutzern in Echtzeit bearbeitet, sind von jedem Gerät aus zugänglich und werden mit Kommentaren und Überarbeitungen nachverfolgt. Standardisierte Vorlagen gewährleisten Konsistenz, und ein automatisierter Workflow benachrichtigt den Manager, sobald ein neuer Vertrag erstellt wird.

ü 👥 Gemeinsame Erstellung : SharePoint > Dokumente > Teilen
➡️ Gleichzeitige und konfliktfreie Zusammenarbeit.

ü 🌍 Von überall aus zugreifen : Office-Apps > Dateien aus SharePoint
➡️ Flexibles Arbeiten von jedem Gerät aus.

ü 📝 Änderungen nachverfolgen : Word > Überprüfen > Kommentare und Änderungen
➡️ Änderungen nachverfolgen und kontrollieren.

ü 📄⚙️ Vorlagen und Flows : SharePoint > Bibliothekseinstellungen + Power Automate
➡️ Prozesse standardisieren und automatisieren.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
👥 Gemeinsame Kreation	SharePoint > Dokumente > Freigeben
🌍 Mobiler Zugriff	Office-Apps > Dateien aus SharePoint
📝 Dokumentenprüfung	Word > Überprüfen > Kommentare / Änderungen nachverfolgen
📄⚙️ Modelle und Automatisierung	SharePoint > Bibliothekseinstellungen > Erweitert / Power Automate

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Gleichzeitige Zusammenarbeit ohne Dateiduplizierung

ü Greifen Sie von jedem Ort und Gerät aus auf Dokumente zu

ü Vollständige Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Kommentaren

ü Dokumentenstandardisierung mit Geschäftsvorlagen

ü Automatisierung wiederkehrender Arbeitsabläufe

ü Reduzieren Sie die Verwendung von E-Mails und Anhängen

ü Mehr Kontrolle über freigegebene Inhalte

ü Sparen Sie Zeit bei der Überprüfung und Genehmigung

ü Nahtlose Integration in das Microsoft 365-Ökosystem

ü Unterstützung für agiles und sicheres Dokumentenmanagement

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

ü Rechtliches Vertragsmanagement ⚖️
Standardisierte Vorlagen, gemeinsame Erstellung und Überprüfungsverfolgung.

ü Erstellung von Monatsberichten 📊
Excel-Vorlagen werden von mehreren Abteilungen in Echtzeit geteilt und aktualisiert.

ü Marketingpräsentationen 📢
Gemeinsames PowerPoint, zugänglich vom Desktop und Mobilgerät.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Wie aktiviere ich die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint?

2. Wie greife ich auf mobilen Geräten auf eine Office-Datei zu?

3. Wie verfolgen Sie Änderungen und Kommentare in Word?

4. Wie lege ich eine Standardvorlage in einer SharePoint-Bibliothek fest?

5. Wie automatisiere ich eine Benachrichtigung, wenn eine Datei erstellt wird?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, wie Sie SharePoint mit Word, Excel und PowerPoint integrieren, um die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement zu verbessern. Sie haben gemeinsam Dokumente in Echtzeit erstellt, von überall auf Dateien zugegriffen, Revisionen und Kommentare verfolgt und Vorlagen mit automatisierten Workflows verwendet. Diese Funktionen ermöglichen Ihnen effizienteres Arbeiten, reduzieren Fehler und gewährleisten die Konsistenz Ihrer Geschäftsinhalte. Nutzen Sie jetzt die Vorteile der SharePoint- und Office-Integration voll aus, um Ihre Dokumentenprozesse zu optimieren.

e) Vorteile der Integration

· Einheitliche Benutzererfahrung : Eine wirklich einheitliche Benutzererfahrung bedeutet, dass Sie Dokumente, Kommunikation und Aufgaben verwalten können, ohne Ihren digitalen Arbeitsbereich verlassen zu müssen. SharePoint, integriert mit Teams, Outlook und anderen Microsoft 365-Apps, ermöglicht Ihnen das Anzeigen, Bearbeiten und Teilen von Dateien über eine einzige Oberfläche. Dies verhindert Informationsfragmentierung und reduziert das Fehlerrisiko durch ständiges Wechseln zwischen verschiedenen Plattformen. Benachrichtigungen, Kommentare, Aufgabenzuweisungen und Versionsverfolgung sind zentralisiert und vereinfachen so die täglichen Abläufe. Der integrierte Zugriff erleichtert jedem Teammitglied die Suche nach den benötigten Informationen und fördert so Übersichtlichkeit und schnelle Entscheidungen. Das macht die Arbeit flüssiger, effizienter und zugänglicher und bietet vollständige Kontrolle über den gesamten Dokumentenzyklus.

· Weniger Fehler und Duplikate : Einer der Hauptvorteile der Integration von SharePoint in Microsoft 365-Anwendungen ist die deutliche Reduzierung von Fehlern und Dokumentduplikaten. Dank der automatischen Echtzeitsynchronisierung werden alle Änderungen an der Datei sofort gespeichert und für das gesamte Team sichtbar gemacht . Dies verhindert versehentliches Überschreiben oder die Erstellung veralteter Kopien. So arbeitet jeder stets mit der aktuellsten Version, kann Revisionen verfolgen und historische Daten einfach abrufen. Das Risiko von Verwechslungen zwischen verschiedenen Dateien und dem Verlust wichtiger Informationen wird drastisch reduziert. Darüber hinaus ermöglichen Versionskontrollfunktionen eine einfache Verwaltung von Korrekturen und Wiederherstellungen und gewährleisten so Zuverlässigkeit und Konsistenz in gemeinsam genutzten Dokumentprozessen.

· Mehr Sicherheit und Kontrolle : Dank der zentralen Berechtigungsverwaltung in SharePoint lässt sich der gesamte Dokumentenzugriff präzise regeln und sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer Inhalte anzeigen oder bearbeiten können. Die geltenden Richtlinien gelten nahtlos für Teams, OneDrive, Outlook und alle verbundenen Apps und bieten so detaillierte Kontrolle über sensible und vertrauliche Informationen. Sie können problemlos unterschiedliche Zugriffsebenen für Einzelpersonen oder Gruppen festlegen, den Widerruf von Berechtigungen automatisieren und alle Aktivitäten anhand detaillierter Prüfprotokolle überwachen . Ändern sich Richtlinien oder organisatorische Anforderungen, werden die Berechtigungen plattformweit in Echtzeit aktualisiert. Dieser integrierte Ansatz reduziert das Risiko unbefugter Zugriffe drastisch und trägt zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei. Endbenutzer profitieren von erweitertem Schutz ohne zusätzliche Komplexität, während Administratoren die volle Kontrolle und Transparenz über die Sicherheit der Unternehmensdaten behalten.

· Prozessautomatisierung : Minimieren Sie manuelle und repetitive Aufgaben und verbessern Sie so die betriebliche Effizienz und Genauigkeit. Mit Power Automate erstellen Sie Flows, die Teammitglieder automatisch benachrichtigen, wenn eine Datei in einer SharePoint-Bibliothek hochgeladen oder geändert wird, oder initiieren einen Genehmigungsprozess direkt in Teams oder über Outlook. Sie können Daten über Formulare erfassen, automatische Berichte erstellen und Aufgaben anhand vordefinierter Regeln zuweisen. Diese Flows passen sich Ihren Anforderungen an und gewährleisten Nachvollziehbarkeit und Aktualität in der Unternehmenskommunikation. Dank nativer Integrationen ist jeder Schritt zentralisiert und nachvollziehbar, was die Zusammenarbeit erleichtert und Arbeitszyklen beschleunigt.

· Überall und jederzeit zugänglich : Dank der nahtlosen Integration von SharePoint, OneDrive und den Microsoft 365-Apps können Sie Ihre Dokumente von jedem Gerät aus bearbeiten, egal ob im Büro oder unterwegs. Mit der mobilen OneDrive-App können Sie auch offline auf Dateien zugreifen, diese bearbeiten und freigeben. Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald Ihre Verbindung wiederhergestellt ist. Dies gewährleistet Geschäftskontinuität und die Möglichkeit, in Echtzeit auf die Bedürfnisse Ihres Teams zu reagieren , egal wo Sie sind. Ob Sie unterwegs Berichte einsehen, Präsentationen aktualisieren oder remote zusammenarbeiten – der Datenzugriff bleibt einfach und sicher. Alle Dokumente sind durch fortschrittliche Sicherheits- und Backup-Systeme geschützt, sodass Sie auch außerhalb des Büros beruhigt sein können.

· Funktionsübergreifende Zusammenarbeit : Diese gelingt am besten, wenn Teams aus verschiedenen Geschäftsbereichen Ziele und Ressourcen auf Plattformen wie SharePoint teilen. Über individuelle Dashboards kann jede Gruppe den Projektfortschritt in Echtzeit verfolgen, wichtige Daten einsehen und Probleme schnell identifizieren. Integrierte Analysetools ermöglichen detaillierte Leistungsbewertungen und ermöglichen zeitnahe und fundierte Entscheidungen. Transparenz im Aufgabenmanagement bricht organisatorische Silos auf und fördert den kontinuierlichen Dialog zwischen Marketing, Vertrieb, Produktion und IT. Dokumente, Berichte und Kennzahlen sind jederzeit zugänglich und gewährleisten so Konsistenz und Synchronisierung der Bemühungen. In dieser digitalen Umgebung geht die Zusammenarbeit über den einfachen Dateiaustausch hinaus und wird zum Motor für Innovation und Wachstum. Dieser unterstützte funktionsübergreifende Ansatz macht jedes Projekt agiler, effektiver und ergebnisorientierter.

· Funktionsübergreifendes Beispiel: Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das eine Marketingkampagne startet. Zunächst wird eine SharePoint-Site erstellt, um strategische Dokumente und Projektmaterialien zu zentralisieren. Der Teams-Kanal wird angebunden, um operative Meetings und die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu erleichtern. Die vom Außendienstteam benötigten Ressourcen werden auf OneDrive synchronisiert, sodass sie von überall aus zugänglich sind. Die Materialfreigabe wird mit Power Automate und Outlook automatisiert, was Zeitaufwand und Fehler reduziert. Jeder Schritt wird nachverfolgt, die Arbeitsabläufe sind nahtlos und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit wird selbstverständlich. So optimiert das Unternehmen Produktivität, Sicherheit und Kontrolle über alle Kampagnenprozesse.

Übung. Vorteile der Nahrungsergänzung

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel ist es, SharePoint Online in Synergie mit Teams, Outlook, OneDrive, Power Automate und Planner zu nutzen, um Marketingkampagnen kollaborativ, sicher und automatisiert zu verwalten. Sie lernen, Dokumente zu zentralisieren, Aufgaben zuzuweisen, Benachrichtigungen zu automatisieren, ortsunabhängigen Zugriff zu gewährleisten und Fehler und Doppelarbeit zu reduzieren. Die Übung zeigt, wie eine einheitliche Benutzererfahrung und funktionsübergreifende Zusammenarbeit die Produktivität und Prozesskontrolle verbessern. Die Integration zwischen Microsoft 365-Apps ermöglicht nahtloses, nachvollziehbares und zugängliches Arbeiten von jedem Gerät aus – mit mehr Sicherheit und Konsistenz.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Erstellen der SharePoint-Site für die Kampagne 🏗️

ü Melden Sie sich bei https://portal.office.com an

ü Gehen Sie zu SharePoint > klicken Sie auf Site erstellen

ü Teamsite auswählen

ü Geben Sie den Namen ein: „Q3-Marketingkampagne“

ü Fügen Sie eine Projektbeschreibung hinzu

ü Wählen Sie eine vorhandene Microsoft 365-Gruppe aus oder erstellen Sie eine neue

ü Legen Sie die Privatsphäre der Site fest (öffentlich oder privat).

ü Klicken Sie auf „Weiter“ und fügen Sie Teammitglieder hinzu

ü Klicken Sie auf „Fertig stellen“, um die Site zu erstellen

ü Überprüfen Sie, ob die Site zugänglich und funktionsfähig ist

2. Dokumente organisieren und hochladen 📂

ü Gehen Sie zu „Dokumente“ auf der SharePoint-Website

ü Klicken Sie auf + Neu > Ordner , um thematische Abschnitte zu erstellen

ü Ordner erstellen: „Inhalt“, „Grafiken“, „Zeitplan“, „Berichte“

ü Klicken Sie auf „Hochladen“ > „Datei“, um Dokumente einzufügen

ü Ziehen Sie mehrere Dateien gleichzeitig, um die Geschwindigkeit zu erhöhen

ü Benennen Sie Dateien aus Gründen der Übersichtlichkeit und Konsistenz um

ü Benutzerdefinierte Metadaten hinzufügen (z. B. Autor, Status)

ü Legen Sie für jeden Ordner spezifische Berechtigungen fest

ü Versionsverlauf für jede Datei aktivieren

ü Überprüfen, ob die Dateien zugänglich und bearbeitbar sind

3. Dateien über OneDrive teilen 🔗

ü Öffnen Sie die Datei vom OneDrive Ihres Unternehmens

ü Klicken Sie auf „Teilen“

ü Wählen Sie „SharePoint Site“ als Ziel

ü Legen Sie die Berechtigungen auf „Jeder mit dem Link kann bearbeiten“ fest.

ü Fügen Sie eine personalisierte Nachricht für den Empfänger hinzu

ü Senden Sie den Link per E-Mail oder Teams

ü Überprüfen Sie, ob die Datei in der SharePoint-Bibliothek sichtbar ist.

ü Überprüfen Sie die letzte Aktivität, um den Zugriff zu bestätigen

ü Entfernen Sie den Zugriff, wenn er nicht mehr benötigt wird

ü Archivieren Sie veraltete Versionen, um Duplikate zu vermeiden

4. SharePoint-Site-Integration in Teams 💬

ü Öffnen Sie Microsoft Teams

ü Wählen Sie das Projektteam aus oder erstellen Sie ein neues

ü Klicken Sie in der Registerkartenleiste auf +

ü Wählen Sie SharePoint aus der App-Liste aus

ü Wählen Sie die Site „Q3-Marketingkampagne“ aus

ü Fügen Sie die Dokumentbibliothek als Registerkarte hinzu

ü Benennen Sie die Registerkarte zur besseren Übersichtlichkeit um (z. B. „Kampagnendokumente“)

ü Überprüfen, ob über Teams auf Dateien zugegriffen werden kann

ü Senden Sie eine Nachricht im Kanal, um das Team zu informieren

ü E-Mail -Anhänge zu vermeiden

5. Aufgabenverwaltung mit Planner 📅

ü Klicken Sie in Teams auf + und wählen Sie Planner aus.

ü Erstellen Sie einen neuen Plan: „Kampagnenaktivitäten Q3“

ü Bucket hinzufügen: „Inhalt“, „Design“, „Soziales“, „E-Mail“

ü Erstellen Sie Aufgaben für jede spezifische Aktivität

ü Verantwortlichkeiten und Termine zuweisen

ü Checklisten und Anhänge zu Aufgaben hinzufügen

ü Prioritäten setzen und farblich kennzeichnen

ü Zeigen Sie den Plan in der Dashboard- oder Kalenderansicht an

ü Überwachen Sie den Fortschritt

ü Senden Sie automatische Erinnerungen an Teammitglieder

6. Automatisieren von Benachrichtigungen mit Power Automate ⚙️

ü Gehen Sie zu https://make.powerautomate.com

ü Klicken Sie auf Erstellen > Automatisierter Flow

ü Wählen Sie den Auslöser: „Wenn eine Datei in SharePoint erstellt wird“

ü Aktion hinzufügen: „Nachricht in Teams senden“

ü Personalisieren Sie die Nachricht mit Dateinamen und Autor

ü Speichern und aktivieren Sie den Flow

ü Testen Sie den Flow, indem Sie eine neue Datei hochladen

ü Überprüfen Sie, ob die Nachricht im richtigen Kanal ankommt

ü Bedingungen für gezielte Benachrichtigungen hinzufügen

ü Dokumentieren Sie den Ablauf für das Team

7. Genehmigungen über Outlook verwalten ✅

ü Offen Outlook > klicken Sie auf Neue Nachricht

ü Klicken Sie auf … > Genehmigungen

ü Geben Sie den Betreff und die Beschreibung der Genehmigung ein

ü Empfänger hinzufügen (z. B. Marketingmanager)

ü Datei aus SharePoint anhängen

ü Senden Sie die Anfrage

ü Der Empfänger erhält eine Benachrichtigung mit den Schaltflächen „Genehmigen“ und „Ablehnen“.

ü Genehmigungsstatus in Echtzeit anzeigen

ü Abgeschlossene Genehmigungen archivieren

ü Integrieren Sie den Prozess mit Power Automate zur Rückverfolgbarkeit

8. Überprüfen und Verfolgen von Änderungen 📝

ü Öffnen einer Word-Datei aus SharePoint

ü Gehen Sie zu „Überprüfen“ > „Änderungen nachverfolgen“.

ü Kontextbezogene Kommentare hinzufügen

ü Antworten Sie auf die eingegangenen Kommentare

ü Akzeptieren oder Ablehnen der vorgeschlagenen Änderungen

ü Dateiversionsverlauf anzeigen

ü Stellen Sie bei Bedarf eine frühere Version wieder her

ü Speichern Sie die Datei mit aufgelösten Kommentaren

ü Mitarbeiter über Änderungen informieren

ü Bewahren Sie eine endgültige, genehmigte Kopie auf

9. Zugriff von mobilen Geräten 🌍

ü Herunterladen die App SharePoint aus dem App Store oder Google Play

ü Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto an

ü Navigieren Sie zur Website „Q3-Marketingkampagne“

ü Öffnen der Dokumentbibliothek

ü Anzeigen und Bearbeiten von Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien

ü Laden Sie die Teams -App herunter , um in Echtzeit zu kommunizieren

ü Push -Benachrichtigungen für Updates und Aufgaben

ü Laden Sie Fotos oder Dateien direkt von Ihrem Gerät hoch

ü Automatische Synchronisierung prüfen

ü Überall arbeiten, auch offline

10. Überwachung und Berichterstellung mit Power BI 📊

ü Öffnen Sie Power BI > klicken Sie auf Daten abrufen > SharePoint Online-Liste

ü Verbinden Sie die Aktivität oder Dokumentensammlung

ü Ansichten erstellen: Aufgabenstatus, hochgeladene Dateien, Freigaben

ü Fügen Sie Filter nach Verantwortlichem, Datum und Status hinzu

ü Anpassen des Berichtslayouts

ü Veröffentlichen des Berichts in einem freigegebenen Arbeitsbereich

ü Teilen Sie den Link mit dem Team

ü Integrieren Sie den Bericht als Registerkarte in Teams

ü Daten in Echtzeit aktualisieren

ü Nutzen Sie den Bericht für Fortschrittsbesprechungen

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Eine Organisation startet eine neue Marketingkampagne für das dritte Quartal. Das Team besteht aus Marketing, Vertrieb, Grafik und Kommunikation. Ziel ist die kollaborative, sichere und nachvollziehbare Erstellung von Inhalten, Werbematerialien und Berichten. SharePoint dient als zentrale Anlaufstelle und ist mit Teams für die Kommunikation, OneDrive für die Freigabe, Outlook für Genehmigungen, Power Automate für Benachrichtigungen und Planner für die Aufgabenverwaltung integriert.

ü 🏗️ Site-Erstellung : SharePoint > Site erstellen
➡️ Zentralisieren Sie Dokumente, Aufgaben und Teammitglieder an einem Ort.

ü 📂 Dokumentenverwaltung : SharePoint > Dokumente > Hochladen
➡️ Organisieren Sie Dateien in thematischen Ordnern mit benutzerdefinierten Berechtigungen.

ü 🔗 Teilen : OneDrive > Teilen > SharePoint-Site
➡️ Vermeiden Sie Duplikate und gewährleisten Sie einen kontrollierten Zugriff auf Dateien.

ü 💬 Zusammenarbeit : Teams > + > SharePoint
➡️ Direkter Zugriff auf Dokumente und integrierte Kommunikation im Kanal.

ü 📅 Aufgabenverwaltung : Teams > Planer > Neuer Plan
➡️ Aufgaben, Fälligkeitsdaten und Verantwortlichkeiten visuell zuweisen.

ü ⚙️ Automatisierung : Power Automate > Flow erstellen
➡️ Automatische Benachrichtigungen für jede neu hochgeladene Datei.

ü ✅ Genehmigungen : Outlook > Neue Nachricht > Genehmigung
➡️ Nachverfolgbarer, integrierter Prozess zur Inhaltsüberprüfung.

ü 📝 Änderungen nachverfolgen : Word > Überprüfen > Änderungen nachverfolgen
➡️ Vollständige Änderungsverfolgung und gemeinsames Kommentieren.

ü 🌍 Mobiler Zugriff : SharePoint/Teams-App
➡️ Flexibles Arbeiten von jedem Gerät aus, auch offline.

ü 📊 Überwachung : Power BI > Berichte erstellen > SharePoint
➡️ Projektstatus in Echtzeit anzeigen.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🏗️ Website-Erstellung	SharePoint > Site erstellen > Teamsite
📂 Dokumente hochladen	SharePoint > Dokumente > Hochladen
🔗 Dateifreigabe	OneDrive > Freigeben > SharePoint-Site
💬 Teams-Integration	Teams > + > SharePoint
📅 Aktivitätsmanagement	Teams > Planer > Neuer Plan
⚙️ Flow-Automatisierung	Power Automate > Erstellen > Automatisierter Flow
✅ Zulassungen	Outlook > Neue Nachricht > Genehmigung
📝 Überarbeitungen	Word > Überprüfen > Änderungen/Kommentare nachverfolgen
🌍 Mobiler Zugriff	Ihrem Firmenkonto anmelden
📊 Überwachung	Power BI > Bericht erstellen > Mit SharePoint verbinden

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Einheitliche und zentralisierte Benutzererfahrung

ü Reduzieren Sie Fehler und Dateiduplikate

ü Höhere Sicherheit und Zugriffskontrolle

ü Automatisierte Benachrichtigungen und Genehmigungen

ü Greifen Sie von jedem Gerät aus auf Inhalte zu

ü Nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten

ü Änderungen und Versionen verfolgen

ü Standardisierung von Dokumentenprozessen

ü Sparen Sie Zeit bei der Aufgabenverwaltung

ü Vollständige Integration in das Microsoft 365-Ökosystem

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IM GESCHÄFTSKONTEXT

ü Internationale Produkteinführung 🌐
Marketing, Vertrieb und Rechtsabteilung arbeiten gemeinsam an mehrsprachigen Materialien, mit automatisierten Genehmigungen und globalem Zugriff.

ü Corporate Event Management 🎤
Event-, Kommunikations- und Logistikteams teilen Dokumente, weisen Aufgaben zu und überwachen den Status in Echtzeit.

ü F&E-Innovationsprojekte 🧪
Forscher und Ingenieure erstellen gemeinsam technische Dokumente, verfolgen Überprüfungen und automatisieren die Feedback-Erfassung.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Wie erstelle ich eine SharePoint-Site für ein Gemeinschaftsprojekt?

2. Wie kann ich Dateien richtig von OneDrive auf SharePoint übertragen?

3. Wie integriere ich eine Dokumentbibliothek in Teams?

4. Wie automatisiere ich eine Benachrichtigung für neue Dateien?

5. Wie verfolgen Sie Änderungen und verwalten Versionen in Word?

6. Wie weise ich im Planner eine Aufgabe zu?

7. Wie sende ich eine Genehmigungsanfrage aus Outlook?

8. Wie greife ich von mobilen Geräten auf SharePoint-Dateien zu?

9. Wie erstelle ich einen Bericht in Power BI, der mit SharePoint verbunden ist?

10. Welche Vorteile bietet die Integration von SharePoint mit anderen Microsoft 365-Apps?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, wie Sie eine Marketingkampagne mithilfe der Integration von SharePoint und Microsoft 365-Apps verwalten. Sie haben eine Website zur Zentralisierung von Inhalten erstellt, Dateien sicher freigegeben, Aufgaben mit Planner zugewiesen, Benachrichtigungen mit Power Automate automatisiert und Genehmigungen mit Outlook verwaltet. Sie haben Revisionen nachverfolgt, den mobilen Zugriff sichergestellt und das gesamte Projekt mit Power BI überwacht. Dieser Ansatz verbessert die Zusammenarbeit, reduziert Fehler, erhöht die Sicherheit und macht die Arbeit effizienter und zugänglicher. Sie können nun komplexe Projekte integriert, nachvollziehbar und produktiv orchestrieren.

f) Schlussfolgerungen

Die umfassende Integration von SharePoint Online und den Kernanwendungen der Microsoft 365-Suite – wie Teams, OneDrive, Outlook und Office – ist heute der Schlüssel zum Aufbau eines hochmodernen digitalen Arbeitsplatzes, der sich flexibel an die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe anpassen lässt. Dank dieser Synergie wird die Zusammenarbeit nicht mehr durch physische oder technologische Barrieren eingeschränkt: Teams können ortsunabhängig zusammenarbeiten und Dokumente, Ideen und Informationen sicher in Echtzeit austauschen.

SharePoint Online fungiert als zentrales Informationszentrum und zentralisiert Inhalte, Prozesse und Unternehmenswissen an einem einzigen, strukturierten und leicht navigierbaren Ort. Dank der Integration von Teams in SharePoint können Sie Chats, Meetings, Videoanrufe und freigegebene Dateien zentral verwalten . Das beschleunigt den Kommunikationsfluss und reduziert das Risiko von Informationsverlusten. Dank OneDrive verfügt jeder über einen persönlichen, sicheren Ort zum Speichern seiner Dateien. So ist sichergestellt, dass jedes Dokument stets aktuell und auf jedem Gerät verfügbar ist, auch unterwegs.

Outlook ist in SharePoint und Teams integriert und ermöglicht Ihnen die Automatisierung von Benachrichtigungen, die schnelle Verwaltung von Genehmigungsanfragen sowie die Koordination gemeinsamer Termine und Aufgaben. Dadurch werden Kommunikationsredundanzen vermieden und die Transparenz zwischen den Abteilungen erhöht. Die Office-Suite bietet außerdem erweiterte Produktivitätstools für die Erstellung und gemeinsame Produktion von Dokumenten, Präsentationen und Tabellen. Dies ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit und stellt die Nachvollziehbarkeit aller Änderungen sicher.

Dieser integrierte Ansatz steigert nicht nur die Produktivität von Einzelpersonen und Teams, sondern bietet auch zahlreiche strategische Vorteile: weniger Fehler durch veraltete Versionen, verbesserter Schutz sensibler Daten dank granularer Berechtigungen und zentralisierter Verwaltung von Sicherheitsrichtlinien sowie die Möglichkeit, den Status von Projekten und Kampagnen mit Tools wie Power BI zu überwachen, die stets mit SharePoint-Datenquellen verbunden sind. Die Automatisierung wiederkehrender Prozesse mit Power Automate setzt zudem wertvolle Ressourcen frei, die für höherwertige Aktivitäten eingesetzt werden können.

In einer zunehmend komplexen und dynamischen Welt ermöglicht die Orchestrierung von Aktivitäten, Dokumenten, Workflows und Kommunikation in einem einzigen, integrierten Ökosystem Unternehmen, reaktionsschneller, innovativer und schneller auf Marktherausforderungen zu reagieren. Die Zusammenarbeit wird umfassender und inklusiver, indem organisatorische Silos aufgebrochen und das Human- und Informationskapital maximiert werden.

Die Fragmentierung von Aufgaben weicht einem harmonischen und kohärenten Management, bei dem jeder mit wenigen Klicks auf die benötigten Ressourcen zugreifen und aktiv zum Projekterfolg beitragen kann. Die so geschaffene digitale Umgebung ist nicht nur effizienter, sondern auch sicherer, transparenter und auf kontinuierliches Wachstum ausgerichtet. Letztlich bildet die vollständige Integration von SharePoint Online mit Teams, OneDrive, Outlook und Office die Grundlage für eine neue Arbeitsweise: vernetzter, intelligenter und menschlicher.

3. DIE AKTEURE IN SHARE POINT

In SharePoint Online ist die Rollenverwaltung eine der letzten Bastionen für Sicherheit und Flexibilität in der digitalen Unternehmensumgebung. Jede Rolle, vom Administrator bis zum Besucher, bestimmt präzise, auf welche Funktionen, Daten und Prozesse jeder Zugriff hat, und prägt so die Architektur der Zusammenarbeit und des Teilens. Die Rolle des SharePoint-Administrators spielt dabei eine entscheidende Rolle: Er überwacht die Gesamtkonfiguration der Plattform, definiert Sicherheitsrichtlinien, überwacht Aktivitäten, greift bei der Lösung technischer Probleme ein und aktualisiert die Berechtigungseinstellungen entsprechend den Anforderungen des Unternehmens.

Administratoren sind die zentrale Kontroll- und Steuerungsinstanz: Sie sind verantwortlich für die Erstellung neuer Websites, die Verwaltung von Apps und Workflows, den Schutz vertraulicher Informationen und die Integration mit anderen Diensten wie Teams oder OneDrive. Eigentümer hingegen verwalten eine bestimmte Website oder eine Gruppe von Websites. Sie können nicht nur Seitenlayouts und Webparts ändern, sondern auch entscheiden, wer auf Inhalte zugreifen darf, welche Mitglieder hinzugefügt oder entfernt werden und welche Regeln für Dokumentbibliotheken gelten. Diese Rolle ist in dynamischen Umgebungen, in denen Projekte schnell voranschreiten und maximale Reaktionsfähigkeit bei der Zugriffsverwaltung erforderlich ist, von entscheidender Bedeutung. Mitglieder sind das Herzstück kollaborativer Aktivitäten: Sie können Dokumente einfügen, bearbeiten und löschen, an Diskussionen teilnehmen, Kalender und Aufgabenlisten aktualisieren, Office-Dateien gemeinsam erstellen und über Kommentare mit anderen interagieren.

Die Qualität der Dokumentation und die Geschwindigkeit, mit der ein Team auf tägliche operative Herausforderungen reagiert, hängen oft von seinen Mitgliedern ab. Die Gastrolle wurde jedoch entwickelt, um die Zusammenarbeit auf Personen außerhalb des Unternehmens, wie Berater, Partner oder Kunden, auszuweiten. Gäste können nur auf die für sie reservierten Bereiche zugreifen, bestimmte Dokumente einsehen und gegebenenfalls Feedback hinterlassen oder nützliche Dateien hochladen, sind jedoch von erweiterten Einstellungen und vertraulichen Informationen ausgeschlossen.

Diese Trennung reduziert die Risiken im Zusammenhang mit der Weitergabe sensibler Daten und ermöglicht die Einbindung externer Stakeholder nur im absolut notwendigen Umfang. Die Besucherrolle ist für Personen gedacht, die Inhalte nur einsehen müssen, ohne Änderungen vornehmen zu können: beispielsweise Personalmanager, die Vorschriften, technische Handbücher für den Vertrieb oder unternehmensinterne Mitteilungen veröffentlichen, die allen Mitarbeitern zugänglich sind. Die Einschränkung von Besucherberechtigungen ist gängige Praxis, um die Informationskonsistenz zu wahren und versehentliche oder unbefugte Änderungen zu verhindern. Die korrekte Rollenzuweisung in SharePoint Online optimiert nicht nur die Benutzererfahrung, sondern ist auch ein strategischer Hebel für Informationssicherheit, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Produktivität der an Geschäftsprozessen Beteiligten.

In komplexen Szenarien ermöglicht die Möglichkeit, Rollen zu kombinieren, temporäre Berechtigungen zu delegieren oder detaillierte Regeln für einzelne Dokumente oder Ordner zu konfigurieren, SharePoint sich an die sich entwickelnden Anforderungen des Unternehmens anzupassen und gleichzeitig die Kontrolle und Nachvollziehbarkeit aller durchgeführten Aktionen zu gewährleisten. Genau diese sorgfältige Rollenzuweisung macht SharePoint zu einem leistungsstarken und vielseitigen Tool, das sowohl kleine Unternehmen als auch große multinationale Organisationen gleichermaßen effektiv unterstützt und stets eine sichere und transparente Zusammenarbeit gewährleistet.

a) Der SharePoint-Administrator

· Globale Einstellungen verwalten : Die Rolle des SharePoint-Administrators ist entscheidend für die Gestaltung der digitalen Unternehmensumgebung entsprechend den strategischen Anforderungen des Unternehmens. Diese Rolle hat vollen Zugriff auf das Administrationscenter, einen zentralen Ort, von dem aus alle wichtigen SharePoint-Funktionen gesteuert werden können. Hier kann der Administrator Sicherheits- und Compliance-Richtlinien festlegen und aktualisieren sowie Regeln für Zugriff, Datenfreigabe und Informationsaufbewahrung definieren. Er ist verantwortlich für die Verwaltung des Lebenszyklus von Websites und Websitesammlungen – von der Erstellung bis zur Außerbetriebnahme – und stellt die Konsistenz und Kontrolle aller digitalen Assets sicher. Er kann außerdem die native Integration mit anderen Microsoft-365-Diensten wie Teams, OneDrive und Outlook konfigurieren und so die werkzeug- und benutzerübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen. Zu den Aufgaben gehören außerdem die Anpassung regionaler Einstellungen, die Verwaltung von Speicherlimits, das Aktivieren oder Deaktivieren von Funktionen wie der externen Freigabe und die Automatisierung wiederkehrender Prozesse. Der Administrator dokumentiert jede wesentliche Änderung, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Er arbeitet mit dem IT- Team und den Websitebesitzern zusammen, um eine sichere, effiziente Umgebung zu gewährleisten, die stets den Unternehmensrichtlinien entspricht.

· Berechtigungsverwaltung : Durch die Berechtigungsverwaltung können SharePoint-Administratoren die Berechtigungsstruktur präzise gestalten und so Zugriff und Sicherheit optimal aufeinander abstimmen. Sie können benutzerdefinierte Gruppen basierend auf den betrieblichen Anforderungen erstellen und jeder Gruppe spezifische Rollen wie Lesen, Bearbeiten oder Vollzugriff zuweisen. Administratoren können die Berechtigungsvererbung für einzelne Websites, Dokumente oder Ordner unterbrechen und so eine maximale Granularität der Zugriffskontrolle gewährleisten. Jede Änderung wird dokumentiert, um Transparenz und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten. Die effektiven Berechtigungen jedes Benutzers können überwacht, unberechtigter Zugriff entfernt und Berechtigungen bei organisatorischen Änderungen schnell aktualisiert werden. Diese Flexibilität ermöglicht die Anpassung von SharePoint sowohl an kleine Teams als auch an komplexe, verteilte Organisationen. So wird sichergestellt, dass die Plattform stets auf die Ziele sicherer Zusammenarbeit und effizienter Governance ausgerichtet ist.

· Kontrolle und Überwachung : Mit Tools wie Microsoft Purview und Audit-Protokollen können Administratoren jede Aktivität innerhalb der Sites filtern und analysieren – von einfachen Anmeldungen über Downloads bis hin zum Dokumentenaustausch. Bei verdächtigem Verhalten können automatische Warnmeldungen eingerichtet , Daten für detaillierte Analysen exportiert und Protokolle gemäß den Unternehmensrichtlinien archiviert werden. Die Kontrolle erstreckt sich auch auf die Datenintegrität und stellt sicher, dass jede Änderung verfolgt und dokumentiert wird. Die Zusammenarbeit mit dem Sicherheitsmanager ermöglicht den Austausch von Berichten und die Aufrechterhaltung eines hohen Risikobewusstseins. Bei technischen Anomalien sorgt ein rechtzeitiges Eingreifen für eine schnelle Lösung kritischer Probleme, während aktualisierte Konfigurationen die Einhaltung von Vorschriften und internen Standards durch die Plattform gewährleisten.

· Erstellen und Verwalten von Workflows : Mit Tools wie Power Automate können Administratoren eine Vielzahl automatisierter Prozesse orchestrieren – von der einfachen Benachrichtigung über Dokumentänderungen bis hin zur Genehmigung komplexer Anfragen. Die Konfiguration benutzerdefinierter Workflows reduziert den manuellen Arbeitsaufwand bei wiederkehrenden Aufgaben, beschleunigt das Aufgabenmanagement und minimiert Fehler. Administratoren definieren spezifische Auslöser und Aktionen und integrieren SharePoint mit Diensten wie Teams, Outlook oder externen Systemen, um Workflows zu erstellen, die den tatsächlichen Geschäftsanforderungen entsprechen. Jeder Workflow wird über dedizierte Dashboards getestet und überwacht. Dies gewährleistet Transparenz in laufende Prozesse und die Möglichkeit, Anomalien schnell zu beheben. Eine genaue Workflow-Dokumentation erleichtert die Wartung und Aktualisierung im Laufe der Zeit. Dank dieser Automatisierungen wird die Plattform zu einem dynamischen Tool, das den täglichen Betrieb und das Teamwachstum unterstützt . Das Ergebnis ist eine effizientere Umgebung, in der die Zusammenarbeit vereinfacht und der Zeitaufwand für wiederkehrende Aufgaben drastisch reduziert wird.

· Sicherheitsverantwortung : Der SharePoint-Administrator spielt eine entscheidende Rolle beim Schutz vertraulicher Unternehmensinformationen. Er überwacht kontinuierlich die Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen und bewältigt alle Vorfälle umgehend, bewertet Risiken und ergreift Korrekturmaßnahmen, um die Auswirkungen auf digitale Ressourcen zu minimieren. Er koordiniert die Anwendung von Zugriffsrichtlinien, um Datenlecks zu verhindern, und überwacht Aktivitätsprotokolle, um anomales oder potenziell gefährliches Verhalten zu identifizieren. Er arbeitet eng mit dem IT-Sicherheitsmanager zusammen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Belastbarkeit der SharePoint-Umgebung sicherzustellen. Neben technischen Aspekten plant und leitet er Benutzerschulungen, fördert eine Sicherheitskultur und sensibilisiert für Best Practices. Er überwacht die Wirksamkeit bestehender Richtlinien und schlägt Aktualisierungen basierend auf sich entwickelnden digitalen Bedrohungen vor. Schließlich stellt er sicher, dass jeder Eingriff dokumentiert wird, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Sicherheitsmanagementaktivitäten zu gewährleisten.

Übung. SharePoint Administrator

🎯 Übungsziel

Ziel ist es, praktische Fähigkeiten in der Rolle des SharePoint-Administrators zu erwerben. Sie lernen, wie Sie globale Einstellungen konfigurieren, Berechtigungen verwalten, Benutzeraktivitäten überwachen, automatisierte Workflows erstellen und die Inhaltssicherheit gewährleisten. Sie lernen, wie Sie auf das Administrationscenter zugreifen, Sicherheitsrichtlinien anwenden, Site- und Bibliotheksberechtigungen steuern und Auditing- und Automatisierungstools nutzen. Diese Übung trägt dazu bei, die Governance zu verbessern, Risiken zu minimieren und die SharePoint-Verwaltung in komplexen Unternehmensumgebungen zu optimieren.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Zugriff auf das SharePoint Admin Center 🛠️

ü Melden Sie sich bei https://admin.microsoft.com an

ü Gehen Sie zu Admin Center > SharePoint

ü Stellen Sie sicher, dass Sie über die Rolle „Globaler Administrator“ oder „SharePoint-Administrator“ verfügen.

ü Erkunden Sie die Seitenleiste mit den Abschnitten: Sites, Richtlinien, Einstellungen

ü Klicken Sie auf „Einstellungen“ , um auf die globalen Einstellungen zuzugreifen

ü Aktivieren/Deaktivieren von Funktionen wie OneDrive, externe Freigabe

ü Festlegen der Standardsprache und der regionalen Einstellungen

ü Speicherlimits für Sites festlegen

ü Änderungen speichern und Anwendung testen

ü Dokumentieren Sie interne Governance-Einstellungen

2. Berechtigungsverwaltung auf Site-Ebene 🔐

ü Gehen Sie zu Aktive Sites > wählen Sie eine Site aus > klicken Sie auf Berechtigungen

ü Standardgruppen anzeigen: Besitzer, Mitglieder, Besucher

ü Benutzer zu jeder Gruppe hinzufügen oder daraus entfernen

ü Klicken Sie auf „Erweitert“ , um auf die detaillierte Verwaltung zuzugreifen

ü Unterbrechen Sie die Vererbung, falls erforderlich

ü Erstellen Sie neue Gruppen mit benutzerdefinierten Berechtigungen

ü Rollen zuweisen: Lesen, Bearbeiten, Vollzugriff

ü Überprüfen Sie die effektiven Berechtigungen eines bestimmten Benutzers

ü Entfernen Sie unbefugten Zugriff

ü Änderungen speichern und dem IT-Team mitteilen

3. Steuerung und Überwachung der Aktivitäten 📊

ü Gehen Sie zu Microsoft Purview > Audit ( https://compliance.microsoft.com )

ü Wählen Sie „Überwachungsprotokollsuche “

ü Filtern nach Aktivität: Dateizugriff, Download, Teilen

ü Legen Sie einen bestimmten Datumsbereich und bestimmte Benutzer fest

ü Exportieren Sie die Ergebnisse zur Analyse nach Excel

ü Erstellen Sie Warnmeldungen für verdächtige Aktivitäten (z. B. Massendownloads).

ü Aktivieren Sie die Aktivitätsprotokollierung für alle Sites

ü Überprüfen Sie die Integrität der Protokolldaten

ü Geben Sie Berichte an den Sicherheitsmanager weiter

ü Archivieren Sie Protokolle gemäß den Unternehmensrichtlinien

4. Erstellen und Verwalten von Workflows ⚙️

ü Gehen Sie zu https://make.powerautomate.com

ü Klicken Sie auf Erstellen > Automatisierter Flow

ü Wählen Sie den Auslöser: „Wenn eine Datei in SharePoint erstellt wird“

ü Aktionen hinzufügen: E-Mail senden , genehmigen, Teams-Benachrichtigung

ü Personalisieren Sie Nachrichten mit dynamischen Variablen

ü Speichern und aktivieren Sie den Flow

ü Testen Sie den Ablauf, indem Sie eine Datei auf die Site hochladen

ü Überprüfen Sie die Ausführung im Ausführungsverlauf

ü Erstellen Sie Flows für Onboarding, Anfragen und Veröffentlichungen

ü Dokumentenflüsse für zukünftige Wartung

5. Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien 🛡️

ü Gehen Sie zu Microsoft 365 Defender > Richtlinien und Regeln

ü Konfigurieren von Richtlinien für bedingten Zugriff

ü Einrichten des Schutzes vor Datenverlust (DLP)

ü Aktivieren der Dateiverschlüsselung in SharePoint

ü Beschränken Sie die externe Freigabe auf genehmigte Domänen

ü Aktivieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA).

ü Ablaufdatum für freigegebene Links festlegen

ü Überprüfen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z. B. DSGVO).

ü Erstellen von Richtlinien zur Datenaufbewahrung

ü Überwachen Sie Ihre Anwendung mit Sicherheitsberichten

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Ein multinationales Unternehmen hat gerade mit einer Teamumstrukturierung begonnen und muss sicherstellen, dass die SharePoint-Umgebung sicher, gut konfiguriert und den neuen Unternehmensrichtlinien entspricht. Der SharePoint-Administrator ist verantwortlich für die Aktualisierung globaler Einstellungen, die Überprüfung von Berechtigungen, die Überwachung von Aufgaben, die Automatisierung von Workflows und die Verbesserung der Sicherheit.

ü 🛠️ Globale Einstellungen : Admin Center > SharePoint > Einstellungen
➡️ Sprache, Speicher, externe Freigabe und erweiterte Funktionen konfigurieren.

ü 🔐 Berechtigungen : Aktive Sites > Berechtigungen > Erweitert
➡️ Zugriffsgruppen für jede Site steuern und anpassen.

ü 📊 Überwachung : Microsoft Purview > Audit
➡️ Verfolgen Sie verdächtige Aktivitäten, nicht autorisierte Anmeldungen und Downloads.

ü ⚙️ Workflows : Power Automate > Flow erstellen
➡️ Genehmigungen, Benachrichtigungen und Dokumentprozesse automatisieren.

ü 🛡️ Sicherheit : Microsoft 365 Defender > Richtlinie
➡️ Erzwingen Sie DLP, MFA, Verschlüsselung und Freigabelimits.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🛠️ Globale Einstellungen	Admin Center > SharePoint > Einstellungen
🔐 Berechtigungsverwaltung	SharePoint > Aktive Sites > Berechtigungen > Erweitert
📊 Audit und Überwachung	Microsoft Purview > Überwachungsprotokollsuche
⚙️ Arbeitsabläufe	Power Automate > Erstellen > Automatisierter Flow
🛡️ Sicherheitsrichtlinie	Microsoft 365 Defender > Richtlinien und Regeln

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Bessere zentrale Kontrolle über Ihre SharePoint-Umgebung

ü Reduzierung der Risiken im Zusammenhang mit menschlichen Fehlern oder unbefugtem Zugriff

ü Automatisierung von Wiederholungs- und Genehmigungsprozessen

ü Lückenlose Nachvollziehbarkeit von Aktivitäten und Änderungen

ü Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen

ü Vereinfachter Zugriff für autorisierte Benutzer

ü Mehr Effizienz im Genehmigungsmanagement

ü Standardisierung der Konfigurationen über mehrere Standorte hinweg

ü Sofortige Reaktion bei Unfällen oder Anomalien

ü Sichere und kontrollierte Zusammenarbeit zwischen funktionsübergreifenden Teams

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IM GESCHÄFTSKONTEXT

ü Onboarding-Management für Mitarbeiter 👥
Der SharePoint-Administrator erstellt automatisierte Abläufe, um Urlaub zuzuweisen, Dokumente zu senden und Manager zu benachrichtigen, wenn neue Mitarbeiter eintreffen.

ü Zugriffskontrolle für vertrauliche Projekte 🔐 Für
Rechts- oder F&E-Teams werden Gruppen mit benutzerdefinierten Berechtigungen erstellt , mit Aktivitätsüberwachung und eingeschränkter Freigabe.

ü Automatisierung der Dokumentgenehmigung 📄
Power Automate-Flows verwalten Genehmigungen von Unternehmensrichtlinien mit automatischen Benachrichtigungen und Revisionsverfolgung.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Wo befinden sich die globalen SharePoint-Einstellungen?

2. Wie verwalte ich erweiterte Berechtigungen auf einer Site?

3. Welche Tools werden zur Überwachung der Benutzeraktivität verwendet?

4. Wie erstelle ich einen automatisierten Ablauf, der mich über einen Dateiupload benachrichtigt?

5. Welche Sicherheitsrichtlinien können auf SharePoint angewendet werden?

6. Wie beschränke ich die externe Freigabe von Inhalten?

7. Wo aktiviere ich die Dateiverschlüsselung?

8. Wie überprüfe ich den Ausführungsverlauf eines Flows?

9. Welche Rollen können auf das Admin Center zugreifen?

10. Wie exportiere ich Prüfprotokolle zur Analyse?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, wie Sie als SharePoint-Administrator agieren und auf das Admin Center zugreifen, um globale Einstellungen zu konfigurieren, Berechtigungen zu verwalten, Aktivitäten zu überwachen und Sicherheitsrichtlinien anzuwenden. Sie haben gelernt, wie Sie mit Power Automate automatisierte Workflows erstellen und Audit-Tools zur Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit nutzen. Diese Fähigkeiten ermöglichen Ihnen die Aufrechterhaltung einer sicheren, effizienten und konformen SharePoint-Umgebung. Sie sind nun in der Lage, Ihr Unternehmen bei der Zentralisierung und strategischen Verwaltung der digitalen Zusammenarbeit zu unterstützen.

b) Die Eigentümer der Website

· Vollständige Site-Kontrolle : Dies bedeutet die Fähigkeit, den gesamten Lebenszyklus einer Site zu verwalten, von der Aktivierung neuer Funktionen bis zur Aktualisierung der Sicherheitseinstellungen. Eigentümer können die Erstellung und Pflege von Dokumentbibliotheken überwachen, den Zugriff auf bestimmte Ressourcen autorisieren oder einschränken und die Benutzeraktivität überwachen. Eine ihrer Hauptaufgaben ist die zeitnahe Berechtigungsverwaltung, um sicherzustellen, dass nur die zuständigen Personen vertrauliche Inhalte anzeigen oder bearbeiten können. Die Rolle umfasst auch die Anpassung der Site an die Bedürfnisse des Teams oder der Organisation sowie die Einführung von Tools für die Zusammenarbeit, Webparts und interaktiven Dashboards. Eigentümer sind dafür verantwortlich, die Informationskonsistenz sicherzustellen, Datenduplizierung zu vermeiden und Best Practices im täglichen Gebrauch der Plattform zu fördern. Sie sind außerdem verantwortlich für die Unterstützung von Benutzerschulungen, die Beantwortung von Supportanfragen und die Einführung neuer Funktionen in die Community. Durch proaktives und strategisches Handeln tragen Eigentümer dazu bei, SharePoint zu einem sicheren, effizienten und kollaborativen digitalen Raum zu machen. Ihr Fokus auf Governance und Innovation ist entscheidend für den Erfolg von Projekten und den Schutz von Unternehmensinformationen.

· Benutzerverwaltung : Eine sorgfältige Benutzerverwaltung ist entscheidend für die Sicherheit und den reibungslosen Betrieb einer SharePoint-Site. Eigentümer sind dafür verantwortlich, die Mitglieder regelmäßig zu überwachen und deren Aktivität und Zugriffsrelevanz regelmäßig zu prüfen. Durch die Erstellung von Gruppen mit spezifischen Berechtigungen können sie Berechtigungsstufen je nach Rolle oder Projekt differenzieren und so sicherstellen, dass jede Person nur die unbedingt erforderlichen Berechtigungen hat. In dynamischen Situationen, wie z. B. bei Onboarding oder Teamwechseln , ist die Geschwindigkeit, mit der Eigentümer die Benutzerzusammensetzung aktualisieren, entscheidend, um Arbeitsablaufstörungen zu vermeiden. Es empfiehlt sich, jede Änderung zu dokumentieren, um die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten und zukünftige Audits zu erleichtern. Darüber hinaus spielen Eigentümer eine Schlüsselrolle bei der Schulung der Benutzer über Sicherheitsrichtlinien und verfügbare Tools und fördern so ein verantwortungsvolles und informiertes Verhalten im Umgang mit der Plattform.

· Inhaltspersonalisierung : Ermöglicht es Inhabern, die Website an die tatsächlichen Bedürfnisse ihres Teams anzupassen, relevante Informationen zu präsentieren und die Nutzung für alle Beteiligten zu vereinfachen. Sie können neue Seiten erstellen, Dokumente aktualisieren und Multimedia-Elemente einfügen, um die Kommunikation effektiver und ansprechender zu gestalten. Sie können die Website-Struktur neu definieren und Abschnitte, Kategorien und Links basierend auf Projektänderungen oder sich entwickelnden Geschäftszielen organisieren. Ständige Inhaltsaktualisierungen stellen sicher, dass alle Informationen stets aktuell und leicht zugänglich sind. Inhaber können außerdem Benutzerfeedback einholen, um das Browser-Erlebnis zu optimieren und benutzerdefinierte Tools wie dedizierte Dashboards, informative Webparts und Benachrichtigungsbanner einzuführen. So wird die Website zu einer dynamischen und flexiblen Plattform, die Zusammenarbeit und kontinuierliche Innovation unterstützt.

· Strategische Rolle : Ein strategischer Ansatz ist daher unerlässlich, um organisatorische Veränderungen, die Einarbeitung neuer Mitglieder oder die Neudefinition von Berechtigungen im Zusammenhang mit der Projektentwicklung schnell zu bewältigen. Eigentümer müssen die Bedürfnisse der Arbeitsgruppe antizipieren, rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um Berechtigungen zu aktualisieren, neue Sicherheitsrichtlinien zu implementieren und die Site-Struktur an neue betriebliche Anforderungen anzupassen. Diese Reaktionsfähigkeit führt zu einem sichereren Informationsmanagement und flüssigeren Zusammenarbeitsprozessen, minimiert das Risiko von Störungen und gewährleistet die Einhaltung von Unternehmensvorschriften. In Kontexten, in denen Innovation und Anpassungsfähigkeit entscheidend sind, wird die Rolle der Eigentümer zum Dreh- und Angelpunkt für die Effektivität der digitalen Zusammenarbeit und nutzt jede Transformation als Chance für gemeinsames Wachstum.

Übung. SharePoint-Websitebesitzer

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel ist es, operative Fähigkeiten als SharePoint-Site-Besitzer zu erwerben. Sie lernen, Benutzer und Berechtigungen zu verwalten, Inhalte und Layout anzupassen, die Site-Struktur zu konfigurieren und die Teamzusammenarbeit zu unterstützen . Der Site-Besitzer hat die vollständige Kontrolle über die Site und spielt eine strategische Rolle bei der Sicherstellung, dass die Inhalte aktuell, zugänglich und mit den Geschäftszielen vereinbar sind. Diese Übung verbessert die Site-Governance, reduziert Fehler und Duplikate und fördert ein einheitliches und produktives Benutzererlebnis.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Greifen Sie als Eigentümer auf die Site zu 🔑

ü Melden Sie sich bei https://portal.office.com an

ü Gehen Sie zu SharePoint > wählen Sie die Site aus, die Ihnen gehört

ü Link „Einstellungen “ (Zahnradsymbol).

ü Klicken Sie auf Site-Inhalt , um die Struktur anzuzeigen

ü Gehen Sie zu den Site-Einstellungen für erweiterte Konfigurationen

ü Überprüfen Sie den Abschnitt Berechtigungen und Verwaltung

ü Stellen Sie sicher, dass Ihr Konto zur Gruppe „Eigentümer“ gehört

ü Wenn nicht, wenden Sie sich bitte an den Administrator.

ü Speichern Sie Ihre Änderungen und kehren Sie zur Homepage der Site zurück.

ü Bestätigen Sie, dass Sie vollen Zugriff auf die Funktionen haben

2. Benutzer- und Berechtigungsverwaltung 👥

ü Klicken Sie auf Einstellungen > Site-Berechtigungen

ü Gruppen anzeigen: Eigentümer, Mitglieder, Besucher

ü Fügen Sie der entsprechenden Gruppe neue Benutzer hinzu

ü Klicken Sie auf „Site teilen“, um Einladungen zu senden

ü Passen Sie die Berechtigungen für einzelne Dateien oder Ordner an

ü Unterbrechen Sie die Vererbung, falls erforderlich

ü Erstellen Sie neue Gruppen mit bestimmten Rollen (z. B. „Inhaltseditor“)

ü Inaktive Benutzer entfernen

ü Änderungen in der Dokumentenverwaltung

ü Überprüfen Sie effektive Berechtigungen mit „Berechtigungen überprüfen“

3. Anpassen der Homepage der Site 🎨

ü Klicken Sie auf der Homepage der Site auf „Bearbeiten“ .

ü Abschnitte hinzufügen: eine Spalte, zwei Spalten, Raster

ü Webpart einfügen: Text, Bilder, Links, Dokumente

ü Passen Sie die Farben und den Stil der Site an

ü Fügen Sie ein Firmenlogo über Einstellungen > Darstellung hinzu

ü Einfügen einer Willkommensnachricht oder eines Banners

ü Verknüpfen Sie die Startseite mit weiterführenden Seiten (z. B. „Dokumente“, „Aktivitäten“)

ü Änderungen speichern und veröffentlichen

ü Vorschau auf Desktop und Mobilgerät

ü Sammeln Sie Benutzerfeedback für Verbesserungen

4. Erstellen und Verwalten von Seiten und Inhalten 📄

ü Gehen Sie zu Site-Inhalt > Site-Seiten

ü Klicken Sie auf + Neu > Seite

ü Wählen Sie ein Layout (z. B. leer, Titel, hervorgehobener Abschnitt)

ü Inhalte hinzufügen: Text, Video, Listen, Dateien

ü Einfügen dynamischer Webparts (z. B. aktuelle Aktivitäten, Neuigkeiten)

ü Als Entwurf speichern oder direkt veröffentlichen

ü Legen Sie die Seite bei Bedarf als Startseite fest

ü Erstellen Sie eine Seitenhierarchie für die Navigation

ü Fügen Sie Tags oder Kategorien hinzu, um die Suche zu vereinfachen

ü Verfolgen Sie die Ansichten über Site Analytics

5. Strategische Rolle in der Zusammenarbeit 🤝

ü Organisieren Sie ein Meeting mit den beteiligten Teams

ü Sammeln Sie Informationen und Zugriffsvoraussetzungen

ü Definieren Sie die Site-Struktur basierend auf Workflows

ü Erstellen Sie für jede Abteilung oder jedes Projekt einen Abschnitt

ü Einrichten von Regeln für die Veröffentlichung und Aktualisierung von Inhalten

ü Arbeiten Sie mit der IT an Teams- und OneDrive-Integrationen

ü Fördern Sie die Nutzung der Site als zentralen Zugangspunkt

ü Erstellen Sie eine „Über uns“-Seite mit den Kontaktinformationen der Site

ü Überwachen Sie die Site-Nutzung mit Site Analytics

ü Aktualisieren Sie den Inhalt regelmäßig, um ihn relevant zu halten

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Ein Projektmanager wurde zum SharePoint-Websitebesitzer für die neue Initiative „Digitales Marketing 2025“ ernannt. Die Website dient als zentrale Anlaufstelle für Dokumente, Aufgaben, Kommunikation und gemeinsam genutzte Ressourcen. Der Websitebesitzer ist verantwortlich für die Strukturierung der Website, die Zugriffsverwaltung, die Anpassung der Startseite und die Sicherstellung der Aktualität und Übereinstimmung der Inhalte mit den Projektzielen.

ü 🔑 Zugriffs- und Rollenüberprüfung : SharePoint > Einstellungen > Berechtigungen
➡️ Gewährt vollständige Kontrolle über die Site und ihre Funktionen.

ü 👥 Benutzerverwaltung : Site teilen > Gruppen > Berechtigungen steuern
➡️ Ermöglicht Ihnen, Rollen zuzuweisen und vertrauliche Inhalte zu schützen.

ü 🎨 Anpassung : Bearbeiten > Webpart hinzufügen > Veröffentlichen
➡️ Benutzererfahrung und Site-Navigation verbessern.

ü 📄 Inhaltsverwaltung : Neue Seite > Layout > Webpart
➡️ Informationen klar und zugänglich organisieren.

ü 🤝 Strategische Rolle : Site-Analyse > Meetings > Kollaborative Struktur
➡️ Unterstützt funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Projektsteuerung.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🔑 Site-Check	SharePoint > Einstellungen > Site-Einstellungen
👥 Benutzerverwaltung	SharePoint > Site-Berechtigungen > Gruppen
🎨 Home-Anpassung	SharePoint > Bearbeiten > Webpart hinzufügen
📄 Seitenerstellung	SharePoint > Site-Inhalt > Seiten > Neue Seite
🤝 Analyse und Governance	SharePoint > Einstellungen > Site Analytics

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Vollständige Kontrolle über die Struktur und den Inhalt der Site

ü Effektives Zugriffs- und Berechtigungsmanagement

ü Personalisierte und konsistente Benutzererfahrung

ü Steigern Sie das Engagement Ihres Teams durch zentralisierte Zusammenarbeit

ü Reduzieren Sie Fehler und Dateiduplikate

ü Vereinfachte Navigation und schneller Zugriff auf Ressourcen

ü Änderungen und Ansichten verfolgen

ü Abstimmung zwischen Inhalten und Geschäftszielen

ü Größere Autonomie im Site-Management

ü Unterstützung der internen Kommunikation und des Wissensaustauschs

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

• Funktionsübergreifende Projektsite 📊
Der Eigentümer strukturiert die Site so, dass Dokumente, Aufgaben und Berichte gesammelt werden, die zwischen Marketing, Vertrieb und IT gemeinsam genutzt werden.

• Corporate HR-Portal 👥
Eine dedizierte SharePoint-HR-Site mit Formularen, Richtlinien, FAQs und einem Veranstaltungskalender, verwaltet vom HR-Team .

• Intranet für die interne Kommunikation 📰
Das Kommunikationsteam erstellt und aktualisiert Seiten mit Unternehmensnachrichten, Ankündigungen und Multimedia-Inhalten.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Woher wissen Sie, ob Sie eine SharePoint-Site besitzen?

2. Welche Benutzergruppen gibt es auf einer SharePoint-Site?

3. Wie passen Sie die Homepage einer Website an?

4. Wie erstelle ich eine neue Seite und verknüpfe sie mit der Startseite?

5. Welche Tools werden zur Überwachung der Site-Nutzung verwendet?

6. Wie weise ich einen Benutzer einer Gruppe mit bestimmten Berechtigungen zu?

7. Wie beende ich die Berechtigungsvererbung?

8. Welche Webparts können einer Seite hinzugefügt werden?

9. Wie fördern Sie die strategische Nutzung der Site in den Teams ?

10. Wie greife ich auf die Site-Analyse zu, um die Effektivität zu bewerten?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, wie Sie als SharePoint-Websitebesitzer agieren und Benutzer, Berechtigungen, Inhalte und Layout verwalten. Sie haben Kenntnisse im Anpassen der Startseite, Erstellen von Informationsseiten und Konfigurieren der Websitestruktur erworben. Sie haben die strategische Rolle des Websitebesitzers bei der Förderung der Zusammenarbeit, Gewährleistung der Sicherheit und Aktualisierung der Inhalte erkannt. Sie können nun eine SharePoint-Website in eine zentrale Anlaufstelle für Ihr Team oder Projekt verwandeln und so die Effizienz und interne Kommunikation verbessern.

c) Mitglieder der Site

· Aktive Zusammenarbeit : SharePoint ermöglicht Mitgliedern dynamische und sinnvolle Beiträge. Neben der Dokumentenverwaltung können sie in Echtzeit zusammenarbeiten und Kommentare, Vorschläge und Überarbeitungen hinzufügen, um den Ideenaustausch und die Verbesserung von Inhalten zu erleichtern. Diskussionsthreads fördern konstruktive Diskussionen, während @Erwähnungen die gezielte Zusammenarbeit mit Kollegen im Tagesgeschäft ermöglichen. Mitglieder aktualisieren Aufgabenlisten, Kalender und kollaborative Elemente kontinuierlich und stellen so sicher, dass Informationen stets aktuell und für das Team zugänglich sind . Diese aktive Teilnahme beschleunigt Arbeitsabläufe, verkürzt Reaktionszeiten und erhöht die betriebliche Transparenz. Dank Co-Authoring-Funktionen können mehrere Personen gleichzeitig an derselben Datei arbeiten. Dies vermeidet Duplikate und sorgt für mehr Effizienz. Die Möglichkeit, Änderungen zu verfolgen und auf frühere Dokumentversionen zurückzusetzen, ermöglicht sicheres und nachvollziehbares Arbeiten. Kurz gesagt: Mitglieder machen SharePoint mit ihren kontinuierlichen Beiträgen zu einer modernen, flexiblen Kollaborationsumgebung, die den Anforderungen jeder Arbeitsgruppe gerecht wird.

· Co-Authoring : Ermöglicht mehreren Benutzern die gleichzeitige Bearbeitung von Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumenten direkt im Browser – ohne Konflikte oder Wartezeiten. Jede Änderung wird in Echtzeit gespeichert, sodass die Beiträge aller Teilnehmer sofort sichtbar sind. Avatare zeigen, wer an der Datei arbeitet, und der integrierte Chat ermöglicht sofortige Kommunikation. Dank der Änderungsverfolgung kann jeder den Fortschritt des Dokuments verfolgen und kommentieren. Dieser Modus reduziert das Risiko von Duplikaten drastisch, fördert konstruktive Diskussionen und beschleunigt die Fertigstellung von Inhalten. Co-Authoring verwandelt die Arbeit an Dokumenten in ein dynamisches und gemeinsames Erlebnis und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern .

· Qualitätsverantwortung : Die Qualitätsverantwortung bedeutet, dass jedes Mitglied die Richtigkeit der eingegebenen Daten sicherstellen und sicherstellen muss, dass die Informationen stets aktuell und relevant sind. Sorgfältige Überprüfung von Rechtschreibung, Formatierung und Konsistenz trägt zu einer klaren und professionellen Dokumentation bei. Eine zeitnahe Inhaltsprüfung ermöglicht die schnelle Identifizierung und Korrektur von Fehlern und Lücken. Die Mitglieder werden ermutigt, veraltetes oder doppeltes Material zu melden und so gemeinsam für eine geordnete und zuverlässige Umgebung zu sorgen. Die Verwendung von Checklisten zur Dokumentenprüfung erleichtert die Einhaltung von Unternehmensstandards. Darüber hinaus stellt ein ordnungsgemäßes Versionsmanagement sicher, dass nur freigegebene und aktualisierte Dateien für das Team zugänglich bleiben . Dieser gemeinsame Ansatz stärkt den Ruf des Teams und die operative Effizienz.

· Workflow-Teilnahme : Die Teilnahme an Workflows bedeutet die Teilnahme an automatisierten Prozessen, die wiederkehrende Aufgaben innerhalb der Site optimieren. Mitglieder erhalten Benachrichtigungen, um Dokumente zu starten, freizugeben oder zu prüfen, Formulare auszufüllen oder Feedback zu geben – alles strukturiert und nachvollziehbar. Diese von Administratoren oder Eigentümern erstellten Workflows optimieren die Verwaltung von Genehmigungen, regelmäßigen Überprüfungen und die Datenerfassung. Aktive Teilnahme hilft, Termine einzuhalten, Fehler zu reduzieren und die Qualität gemeinsam genutzter Informationen zu gewährleisten. Jede Aktion wird protokolliert, was Transparenz und Verantwortlichkeit unter den Mitgliedern fördert. Dank der Automatisierung arbeitet das Team koordinierter und effizienter und trägt zur kontinuierlichen Prozessverbesserung bei. Das macht SharePoint zu einem dynamischen Werkzeug für Zusammenarbeit und Innovation.

Übung. SharePoint-Site-Mitglieder

🎯 Ziel der Übung

Ziel ist die Entwicklung der operativen Fähigkeiten der SharePoint-Mitglieder. Der Schwerpunkt liegt dabei auf aktiver Zusammenarbeit, gemeinsamer Inhaltserstellung, Verantwortung für die Qualität geteilter Informationen und Teilnahme an Workflows. Die Benutzer lernen, Dokumente in Echtzeit zu bearbeiten, zu kommentieren, Änderungen zu verfolgen, Veröffentlichungsrichtlinien einzuhalten und mit automatisierten Workflows zu interagieren. Diese Übung steigert die Teamproduktivität , reduziert Fehler und Doppelarbeit und fördert eine Kultur verantwortungsvoller und transparenter Zusammenarbeit.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

2. Greifen Sie als Mitglied auf die SharePoint-Site zu 🔑

ü Melden Sie sich bei https://portal.office.com an

ü Gehen Sie zu SharePoint > wählen Sie die zugewiesene Site aus

ü Überprüfen Sie, ob Sie sich in der Gruppe „Mitglieder“ befinden, über Einstellungen > Site-Berechtigungen

ü Abschnitt „Dokumente“ zu

ü Durchsuchen freigegebener Ordner

ü Überprüfen Sie die Bearbeitungsberechtigungen für Dateien

ü Überprüfen Sie, ob Benachrichtigungen oder zugewiesene Aufgaben vorliegen

ü Machen Sie sich mit der Struktur der Site vertraut

ü Siehe die Seite „Wer macht was“, falls verfügbar

ü Beginnen Sie mit der Zusammenarbeit mit dem Team

2. Aktive Zusammenarbeit an Dokumenten 👥

ü Öffnen einer Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei aus der Dokumentbibliothek

ü Klicken Sie auf „Im Browser bearbeiten“

ü Arbeiten Sie in Echtzeit mit anderen Mitgliedern zusammen

ü Fügen Sie Inhalte, Kommentare und Vorschläge hinzu

ü Änderungen automatisch speichern

ü Verwenden Sie den integrierten Chat, um während der Bearbeitung zu kommunizieren

ü Prüfen Sie, wer im Dokument aktiv ist (Avatar oben rechts)

ü Vermeiden Sie das Überschreiben der Änderungen anderer Personen

ü @ Erwähnungsfunktion , um Kollegen einzubeziehen

ü Schließen Sie die Datei erst, nachdem Sie sie gespeichert und das Team benachrichtigt haben.

3. Gemeinsame Dokumenterstellung und Änderungsverfolgung ✍️

ü Öffnen einer freigegebenen Word-Datei

ü Gehen Sie zu „Überprüfen“ > „Änderungen nachverfolgen“.

ü Kontextbezogene Kommentare hinzufügen

ü Antworten Sie auf die eingegangenen Kommentare

ü Akzeptieren oder Ablehnen der vorgeschlagenen Änderungen

ü Versionsverlauf von SharePoint anzeigen

ü Stellen Sie bei Bedarf vorherige Versionen wieder her

ü Speichern Sie die Datei mit aufgelösten Kommentaren

ü Mitarbeiter über Änderungen informieren

ü Bewahren Sie eine endgültige, genehmigte Kopie auf

4. Verantwortung für die Qualität der Inhalte ✅

ü Überprüfen Sie die Dokumente vor der Veröffentlichung

ü Überprüfen Sie Rechtschreibung, Formatierung und Konsistenz

ü Überprüfen Sie, ob die Daten aktuell und korrekt sind

ü Melden Sie veraltete Inhalte dem Sitebesitzer

ü Verwenden Sie Checklisten zur Qualitätskontrolle, falls verfügbar

ü Vermeiden Sie Duplikate, indem Sie nur im richtigen Ordner speichern

ü Dateien eindeutig und standardisiert umbenennen

ü Metadaten hinzufügen (Autor, Datum, Kategorie)

ü Inaktive Versionen archivieren

ü Helfen Sie mit, die Site sauber und zuverlässig zu halten

5. Teilnahme an Workflows 🔄

ü Erhalten Sie Benachrichtigungen von Power Automate (z. B. Genehmigungen, Uploads)

ü Klicken Sie auf den erhaltenen Link, um die Datei oder Anfrage zu öffnen

ü Füllen Sie die erforderlichen Felder aus (z. B. Kommentare, Freigaben)

ü Klicken Sie gegebenenfalls auf „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ .

ü Überprüfen Sie, ob die Aktion im Flow aufgezeichnet wird

ü Aktivitätsverlauf in der Datei anzeigen

ü Halten Sie die in den Aufgaben angegebenen Fristen ein

ü Melden Sie alle Sperren dem Sitebesitzer

ü Nimmt aktiv an zyklischen Überprüfungen teil

ü Tragen Sie zur kontinuierlichen Prozessverbesserung bei

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Ein Marketingteam arbeitet an einer neuen Kampagne. SharePoint-Websitemitglieder arbeiten gemeinsam an der Inhaltserstellung, der Grafikdesignprüfung und der Aufgabenverwaltung. Jedes Mitglied ist dafür verantwortlich, aktiv mitzuwirken, die Inhaltsqualität sicherzustellen und an automatisierten Genehmigungsworkflows teilzunehmen.

ü 🔑 Greifen Sie auf die Site zu : SharePoint > Site > Dokumente
➡️ Ermöglicht Ihnen , strukturiert mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten .

ü 👥 Aktive Zusammenarbeit : Im Browser bearbeiten > @Erwähnung
➡️ Fördert gemeinsames Erstellen und Echtzeitkommunikation.

ü ✍️ Gemeinsame Dokumenterstellung : Überprüfen > Änderungen nachverfolgen
➡️ Sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Änderungen.

ü ✅ Qualitätskontrolle : Checkliste > Metadaten > Speicherung
➡️ Verbessern Sie die Zuverlässigkeit und Konsistenz des Inhalts.

ü 🔄 Arbeitsabläufe : Benachrichtigung > Aktion > Verlauf
➡️ Beziehen Sie Mitglieder in Genehmigungs- und Entscheidungsprozesse ein.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🔑 Zugang und Navigation	SharePoint > Site > Dokumente
👥 Aktive Zusammenarbeit	Datei > Im Browser bearbeiten > @Erwähnung
✍️ Gemeinsame Erstellung	Word > Überprüfen > Änderungen/Kommentare nachverfolgen
✅ Qualitätskontrolle	Datei > Metadaten > Versionsverlauf
🔄 Stream-Teilnahme	Power Automate > Benachrichtigung > Aktion

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Gleichzeitige und konfliktfreie Zusammenarbeit

ü Vollständige Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Kommentaren

ü Größere Eigenverantwortung für Inhalte

ü Reduzieren Sie Fehler und duplizieren Sie Versionen

ü Aktive Mitarbeit bei Genehmigungsprozessen

ü Integrierte und kontextbezogene Kommunikation

ü Schneller Zugriff auf aktualisierte Dokumente

ü Bessere Qualität und Konsistenz der Informationen

ü Direkte Einbindung in Arbeitsabläufe

ü Förderung der Kultur der digitalen Zusammenarbeit

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

ü Verfassen kommerzieller Broschüren 📄
Die Mitglieder arbeiten gemeinsam an der Erstellung von Texten, der Überprüfung von Inhalten und der Teilnahme am Genehmigungsprozess vor dem Druck.

ü Präsentationen für Veranstaltungen vorbereiten 🎤
Das Team erstellt gemeinsam PowerPoint-Präsentationen, kommentiert Folien und stellt die visuelle und inhaltliche Qualität sicher.

ü Monatliches Berichtsmanagement 📊
Jede Abteilung aktualisiert ihren eigenen Abschnitt in einer freigegebenen Excel-Datei, mit Änderungsverfolgung und endgültiger Genehmigung.

❓ Fragen zur Selbsteinschätzung

1. Wie überprüfen Sie, ob Sie Mitglied einer SharePoint-Site sind?

2. Wie arbeiten Sie in Echtzeit gemeinsam an einem Dokument?

3. Welche Tools verwenden Sie, um Änderungen in Word zu verfolgen?

4. Wie stellen Sie die Qualität der geteilten Inhalte sicher?

5. Wie nehme ich an einem automatisierten Genehmigungsablauf teil?

6. Wie @erwähne ich einen Kollegen in einem Dokument?

7. Wo finde ich frühere Versionen einer Datei?

8. Wie fügen Sie einem Dokument Metadaten hinzu?

9. Wie antworte ich auf einen Kommentar in einer freigegebenen Datei?

10. Wie kommunizieren Sie ein Problem im Arbeitsablauf?

🧾 Zusammenfassung des Gelernten

Sie haben gelernt, als aktives Mitglied einer SharePoint-Site zu agieren, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, Inhalte gemeinsam zu erstellen, die Informationsqualität sicherzustellen und an automatisierten Workflows teilzunehmen. Sie haben Kenntnisse im Umgang mit Überprüfungstools, im Dokumentenmanagement und in der kontextbezogenen Kommunikation erworben. Diese Rolle ist entscheidend für den Erfolg kollaborativer Projekte, da sie dazu beiträgt, dass gemeinsam genutzte Inhalte aktuell, konsistent und zuverlässig bleiben. Sie sind nun in der Lage, effektiv in einem digitalen Team zu arbeiten und das volle Potenzial von SharePoint auszuschöpfen.

d) Gäste der Site

· Erweiterte Zusammenarbeit : Die Gastrolle in SharePoint eröffnet neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit Personen außerhalb des Unternehmens und gewährt Beratern, Partnern oder Kunden kontrollierten Zugriff auf bestimmte Projekte oder Dokumente. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, die Teamarbeit mit externer Expertise zu bereichern, ohne sensible Daten oder kritische Plattformressourcen preiszugeben. Gäste können gezielt und begrenzt Beiträge leisten, entsprechend den von den Site-Inhabern festgelegten Berechtigungen. Interaktionen werden überwacht und nachvollziehbar, was Transparenz und Nachverfolgung der Aktivitäten ermöglicht. Die Gastintegration unterliegt stets Einschränkungen und Zeitlimits, um Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten. Dank der flexiblen Berechtigungsverwaltung können Sie nur die für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Berechtigungen vergeben. Dies macht SharePoint zu einem effektiven Tool für den Ausbau des Kollaborationsnetzwerks bei gleichzeitiger voller Kontrolle über Unternehmensinformationen.

· Eingeschränkter Zugriff : Der Gastzugriff auf eine SharePoint-Site ist streng limitiert, um die Sicherheit und Kontrolle über Unternehmensinformationen zu gewährleisten. Gäste können bestimmte Dokumente einsehen, die von den Eigentümern oder Administratoren bereitgestellt werden, und in bestimmten und eingeschränkten Situationen sind sie auch berechtigt, projektrelevante Dateien hochzuladen. Darüber hinaus können sie an Diskussionen in gemeinsamen Arbeitsbereichen teilnehmen und hilfreiches Feedback oder Vorschläge geben, jedoch immer innerhalb der dafür vorgesehenen Bereiche. Der Zugriff auf Site-Bereiche ist nie pauschal: Jeder Bereich, Ordner und jedes Dokument, das Gästen zur Verfügung steht, wird sorgfältig ausgewählt, um die Vertraulichkeit der sensibelsten Ressourcen zu wahren. Gäste können nicht frei auf der Site navigieren oder auf eingeschränkte Bereiche, erweiterte Einstellungen oder kritische Governance-Informationen zugreifen. Alle ihre Aktionen werden verfolgt und überwacht, um Transparenz zu gewährleisten, während Berechtigungen jederzeit geändert oder widerrufen werden können. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Gastbeiträge die Zusammenarbeit bereichern, ohne die Sicherheit der Plattform und der Unternehmensdaten zu gefährden.

· Einschränkungen : Diese sind eine grundlegende Säule des Datenschutzes und der Governance der SharePoint-Plattform. Hier sind die wichtigsten Einschränkungen und implementierten Maßnahmen:

Ø Ausschluss von erweiterten Einstellungen : Gäste haben keinen Zugriff auf die Verwaltungseinstellungen, erweiterten Konfigurationsoptionen oder die globalen Berechtigungsverwaltungsfunktionen der Site. Das bedeutet, dass sie weder Site-Richtlinien bearbeiten, Arbeitsbereiche erstellen oder löschen noch die Organisationsstruktur der Plattform ändern können.

Ø Einschränkung vertraulicher Informationen : Der Gastzugriff ist auf bestimmte, von den Website-Eigentümern ausgewählte Dokumente und Ordner beschränkt. Sie können keine vertraulichen Daten wie vertrauliche Finanzberichte, personenbezogene Daten, strategische Informationen oder andere Inhalte, die Unternehmensbeschränkungen unterliegen, anzeigen, bearbeiten oder herunterladen.

Ø Kein Zugriff auf kritische Governance-Bereiche : Site-Bereiche, die der Plattform-Governance gewidmet sind, wie Aktivitätsprotokolle, Workflow-Management, Richtliniendefinition oder Sicherheitsüberwachung, sind für Gäste vollständig unzugänglich. Diese Bereiche bleiben ausschließlich internen Mitgliedern mit spezifischen Kontroll- und Überwachungsfunktionen vorbehalten.

Ø Zeitlich begrenzter Zugriff : Jedes Dokument, jeder Ordner und jeder Bereich, der den Gästen zur Verfügung gestellt wird, wird sorgfältig ausgewählt. Es gibt keine freie Navigation innerhalb der Website. Der Zugriff wird ausschließlich auf die Ressourcen gewährt, die für die Durchführung der im Projekt oder in der laufenden Zusammenarbeit vorgesehenen Aktivitäten erforderlich sind.

Ø Überwachung und Rückverfolgbarkeit von Aktivitäten : Alle Gästeaktivitäten werden anhand von Zugriffsprotokollen und Aktivitätsberichten verfolgt und überwacht. Bei Anomalien oder unbefugten Zugriffsversuchen kann das System automatische Warnmeldungen für IT-Manager generieren, die ein rechtzeitiges Eingreifen ermöglichen.

Ø Zeitliche Beschränkungen : Gastberechtigungen können je nach Projektanforderungen oder Unternehmensrichtlinien zeitlich begrenzt werden. Nach Ablauf der festgelegten Frist wird der Zugriff manuell oder automatisch widerrufen, sodass keine Restrechte an Unternehmensressourcen verbleiben.

· Temporäres Berechtigungsmanagement : Ermöglicht Ihnen, genau festzulegen, wie lange ein externer Dritter auf bestimmte Site-Ressourcen zugreifen darf. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, den Zugriff an die tatsächlichen Projektanforderungen anzupassen und das Risiko einer über das notwendige Maß hinausgehenden Datenfreigabe zu minimieren. Nach Ablauf des vereinbarten Zeitraums werden die Berechtigungen manuell oder über Automatisierungstools wie Power Automate widerrufen, sodass keine Restrechte verbleiben. Sie können Ablauferinnerungen festlegen und alle Änderungen nachverfolgen, um so eine ständige und dokumentierte Kontrolle zu gewährleisten. Der Prozess beinhaltet auch die klare Kommunikation der Zugriffsdauer mit dem Gast, um Transparenz und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu fördern. Diese Strategie schützt das Unternehmen und gewährleistet eine stets sichere und kontrollierte Zusammenarbeit.

Übung: SharePoint-Site-Gäste

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel ist es, die Verwaltung und Nutzung des Gastzugriffs auf einer SharePoint-Site zu erlernen, die Dynamik der externen Zusammenarbeit, Zugriffsbeschränkungen, anwendbare Einschränkungen und die Verwaltung temporärer Berechtigungen zu verstehen. Sie lernen, wie Sie einen Gast einladen, die erforderlichen Mindestberechtigungen zuweisen, Aktivitäten überwachen und den Zugriff sicher widerrufen. Diese Übung hilft, die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinaus auszuweiten und gleichzeitig die Kontrolle und Sicherheit gemeinsam genutzter Informationen zu gewährleisten.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Externe Freigabe auf der Site aktivieren 🌐

ü Melden Sie sich bei https://admin.microsoft.com an

ü Gehen Sie zu Admin Center > SharePoint

ü Klicken Sie auf Aktive Sites > wählen Sie die Site aus

ü Klicken Sie auf Teilen

ü Stellen Sie die Ebene auf „Neue und alte Gäste“

ü Änderungen speichern

ü Stellen Sie sicher, dass die Freigabe auch in OneDrive aktiviert ist

ü Bitte konsultieren Sie die Unternehmensrichtlinien hinsichtlich etwaiger Einschränkungen.

ü Informieren Sie Ihr Team , dass die Freigabe aktiviert ist.

ü Mit der Gasteinladung fortfahren

2. Einladen eines Gastes zu Ihrer SharePoint-Site ✉️

ü Gehen Sie zu Ihrer SharePoint-Site > klicken Sie auf Einstellungen > Site-Berechtigungen

ü Klicken Sie auf Site teilen

ü Geben Sie die E-Mail -Adresse des externen Gastes ein

ü Wählen Sie je nach Ihrer Rolle die Gruppe „Besucher“ oder „Mitglieder“ aus

ü Hinzufügen einer benutzerdefinierten Nachricht

ü Klicken Sie auf Senden

ü Der Gast erhält eine E-Mail mit dem Zugangslink

ü Überprüfen Sie, ob der Benutzer unter den Mitgliedern der Site erscheint

ü Stellen Sie sicher, dass der Zugriff auf die vorgesehenen Inhalte beschränkt ist

ü Registrieren Sie die Einladung zur Rückverfolgbarkeit

3. Beschränken Sie den Zugriff auf freigegebene Inhalte 🔐

ü Erstellen Sie einen dedizierten Gästeordner in Ihrer Dokumentbibliothek

ü Klicken Sie auf „Zugriff verwalten“

ü Berechtigungsvererbung entfernen

ü Gewähren Sie nur Gästen und erforderlichen internen Mitgliedern Zugriff

ü Legen Sie die Berechtigungen auf „Anzeigen“ oder „Bearbeiten“ fest.

ü Stellen Sie sicher, dass der Gast nicht auf andere Ordner zugreifen kann

ü Fügen Sie einen Hinweis im Ordner mit den Nutzungsregeln hinzu

ü Verwenden Sie Metadaten, um freigegebene Inhalte zu kennzeichnen

ü Aktivieren Sie den Versionsverlauf, um Änderungen zu verfolgen

ü Einschränkungen speichern und dem Team mitteilen

4. Überwachen Sie die Aktivitäten Ihrer Gäste 📊

ü Gehen Sie zu https://compliance.microsoft.com > Audit

ü Wählen Sie „Überwachungsprotokollsuche “

ü Filtern nach Gast -E-Mail -Adresse

ü Legen Sie den Datumsbereich fest

ü Aktivität anzeigen: Anmeldungen, Downloads, Änderungen

ü Exportieren Sie die Ergebnisse nach Excel

ü Erstellen Sie einen wöchentlichen Bericht für den IT-Manager

ü Aktivieren Sie Warnmeldungen für Zugriffe außerhalb der Geschäftszeiten oder bei anormalem Zugriff

ü Überprüfen Sie, ob der Gast die Zugangsbeschränkungen einhält

ü Archivieren Sie Protokolle gemäß den Unternehmensrichtlinien

5. Temporäre Berechtigungen verwalten ⏳

ü Definieren Sie die Dauer des Zugriffs (z. B. 30 Tage)

ü Erstellen Sie in Outlook eine Erinnerung für den Termin

ü Gehen Sie zu Site-Berechtigungen > Gruppen

ü Gäste nach Ablauf manuell entfernen

ü Alternativ können Sie Power Automate verwenden, um den Widerruf zu automatisieren

ü Erstellen Sie einen Flow: „Am Datum X“ → „Benutzer aus der Gruppe entfernen“

ü Dokumentieren Sie das Verfahren für die zukünftige Verwendung

ü Informieren Sie den Gast über die Dauer des Zugangs

ü Überprüfen Sie, ob der Zugriff erfolgreich widerrufen wurde

ü Aktualisieren des externen Zugriffsprotokolls

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Ein Unternehmen arbeitet mit einem externen Berater zusammen, um eine Werbekampagne zu überprüfen. Der Berater benötigt Zugriff auf einen bestimmten Ordner auf der SharePoint-Website, um die Materialien anzuzeigen und zu kommentieren. Der Websitebesitzer ermöglicht die externe Freigabe, lädt den Gast ein, beschränkt den Zugriff auf relevante Dokumente, überwacht die Aktivitäten und legt eine automatische Frist für den Widerruf von Berechtigungen fest.

ü 🌐 Freigabe aktivieren : Admin Center > SharePoint > Freigabe
➡️ Ermöglicht externen Benutzern kontrollierten Zugriff.

ü ✉️ Gasteinladung : SharePoint > Site freigeben
➡️ Ermöglicht die Zusammenarbeit mit externen Partnern.

ü 🔐 Zugriffsbeschränkung : Zugriff verwalten > Vererbung entfernen
➡️ Schützt vertrauliche Inhalte vor unbefugtem Zugriff.

ü 📊 Aktivitätsüberwachung : Microsoft Purview > Audit
➡️ Gewährleistet die Rückverfolgbarkeit der Gastaktionen.

ü ⏳ Temporäre Berechtigungen : Power Automate > Widerrufsablauf
➡️ Automatisieren Sie die Verwaltung der Zugriffsdauer.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🌐 Freigabe aktivieren	Admin Center > SharePoint > Aktive Sites > Freigabe
✉️ Gästeeinladung	SharePoint > Einstellungen > Site-Berechtigungen > Site freigeben
🔐 Zugriffsbeschränkung	SharePoint > Dokumente > Zugriff verwalten
📊 Aktivitätsüberwachung	Microsoft Purview > Überwachungsprotokollsuche
⏳ Automatischer Widerruf	Power Automate > Flow erstellen > Benutzer entfernen

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Sichere Zusammenarbeit mit externen Partnern

ü Detaillierte Kontrolle über freigegebene Inhalte

ü Lückenlose Nachvollziehbarkeit der Gästeaktivitäten

ü Reduzierung des Risikos eines unbefugten Zugriffs

ü Automatisieren der temporären Zugriffsverwaltung

ü Mehr Flexibilität bei unternehmensübergreifenden Projekten

ü Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Richtlinien

ü Transparente Kommunikation mit externen Mitarbeitern

ü Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand für die IT

ü Höhere Effizienz bei Prüf- und Genehmigungsprozessen

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IM GESCHÄFTSKONTEXT

ü Zusammenarbeit mit Kreativagenturen 🎨
Vorübergehende Weitergabe von Grafikmaterialien an externe Agenturen zur Rückmeldung und Freigabe.

ü Externer technischer Support 🛠️
Eingeschränkter Zugriff auf technische Dokumentation für Anbieter oder IT-Berater während bestimmter Eingriffe.

ü Rechtliche Prüfung von Verträgen ⚖️
Externe Anwälte greifen auf einen vertraulichen Ordner zu, um Vertragsdokumente zu prüfen und zu kommentieren.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Wie aktiviere ich die externe Freigabe auf einer SharePoint-Site?

2. Welche Schritte sind erforderlich, um einen Gast einzuladen?

3. Wie beschränke ich den Zugriff eines Gastes auf einen einzelnen Ordner?

4. Wo kann die Aktivität externer Benutzer überwacht werden?

5. Wie lege ich ein Ablaufdatum für die Gastanmeldung fest?

6. Welche Mindestberechtigungen sollten einem Gast zugewiesen werden?

7. Wie entziehe ich einem Gast manuell den Zugriff?

8. Welche Tools werden zur Automatisierung des Widerrufs verwendet?

9. Wie überprüfe ich, ob ein Gast noch aktiven Zugriff hat?

10. Welche Risiken lassen sich durch ein gutes Gästemanagement vermeiden?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, wie Sie die Zusammenarbeit mit externen Gästen in SharePoint verwalten, Freigaben ermöglichen, Benutzer einladen, den Zugriff auf relevante Inhalte einschränken, Aktivitäten verfolgen und temporäre Berechtigungen festlegen. Sie haben sich Fachwissen im Umgang mit Sicherheits-, Automatisierungs- und Tracking-Tools angeeignet, die für eine effektive und sichere Zusammenarbeit unerlässlich sind. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, die Fähigkeiten Ihres Teams über die Unternehmensgrenzen hinaus zu erweitern und gleichzeitig die volle Kontrolle über freigegebene Daten zu behalten. Sie können Gäste nun strategisch, konform und produktiv verwalten.

e) Die Besucher

· Lesezugriff : Diese Rolle ist unerlässlich, um die Integrität veröffentlichter Informationen zu schützen und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Änderungen vornehmen können. Der Besucher ist daher eine Schlüsselfigur in allen Kontexten, in denen es darauf ankommt, Wissen, Richtlinien oder Unternehmensaktualisierungen zu verbreiten, ohne das Risiko einer versehentlichen oder absichtlichen Änderung der Inhalte. Der Lesezugriff gewährleistet die Konsistenz und Zuverlässigkeit von Betriebsabläufen, Vorschriften oder der institutionellen Kommunikation und ermöglicht gleichzeitig den sofortigen und kontrollierten Zugriff durch alle, die ihn benötigen. Damit bestätigt SharePoint seine Position als effektives Werkzeug für die Balance zwischen Informationsoffenheit und Betriebssicherheit und unterstützt die verantwortungsvolle und konforme Verbreitung von Unternehmensdaten.

· Unbefugte Änderungen verhindern : Durch die Festlegung von Leseberechtigungen für Besucher wird die Integrität von Unternehmensdaten geschützt: Dokumente bleiben unverändert und vor unerwünschten Änderungen geschützt. Benutzer können so auf Informationen zugreifen und diese teilen, ohne Dateien und Seiten löschen, überschreiben oder ändern zu können. Diese Einschränkung ermöglicht es, offizielle Versionen aktuell und zuverlässig zu halten. Darüber hinaus reduziert sie das Risiko versehentlicher Fehler oder unbeabsichtigter Aktionen, die wichtige Inhalte gefährden könnten, erheblich. Die zentrale Berechtigungskontrolle stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer aktiv eingreifen können. Dies schafft eine sichere Umgebung, in der die Zusammenarbeit effektiv und dennoch stets unter Kontrolle ist.

· Kontrolle über den Informationsfluss : Die Besucherrolle, die eingeschränkten Zugriff und keine Bearbeitungsrechte gewährt, ist ein wichtiges Instrument, um sicherzustellen, dass innerhalb des Unternehmens ausschließlich korrekte und validierte Informationen verbreitet werden. Auf diese Weise bleibt jedes Dokument der offiziellen Version treu, was versehentliche Änderungen oder unbefugte Weitergabe verhindert. Die Einsichtnahme wird stets durch Unternehmensrichtlinien verfolgt und eingeschränkt, was das Fehlerrisiko reduziert und die individuelle Verantwortlichkeit bei der Nutzung gemeinsam genutzter Ressourcen fördert. Durch die zentrale Berechtigungskontrolle wissen Sie, wer auf welche Inhalte zugreifen kann, was Audits und Überprüfungen erleichtert. Dieses sorgfältige und strukturierte Management gewährleistet die Konsistenz der Kommunikation und fördert das Vertrauen zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams , was Transparenz und Informationssicherheit erhöht. So kann das Unternehmen Wissen weitreichend verbreiten, jedoch stets unter sorgfältiger Aufsicht.

Übung. SharePoint-Site-Besucher

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel ist es, die Funktionen der Besucherrolle auf einer SharePoint-Site zu verstehen und anzuwenden. Benutzer lernen, wie sie schreibgeschützt auf Inhalte zugreifen, verfügbare Ressourcen nutzen, Sicherheitsrichtlinien einhalten und zur kontrollierten Verbreitung von Informationen beitragen. Diese Übung hilft, unbefugte Änderungen zu verhindern, die Dokumentintegrität zu gewährleisten und den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensinhalten zu fördern. Die Besucherrolle ist unerlässlich, um Transparenz und Informationszugriff zu gewährleisten, ohne die Datenqualität oder -sicherheit zu beeinträchtigen.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Greifen Sie als Besucher auf die SharePoint-Site zu 🔑

ü Melden Sie sich bei https://portal.office.com an

ü Gehen Sie zu SharePoint > wählen Sie die freigegebene Site aus

ü Stellen Sie sicher, dass Ihr Konto zur Gruppe „Besucher“ gehört

ü Klicken Sie auf Einstellungen > Site-Berechtigungen

ü Überprüfen Sie, ob die zugewiesene Berechtigung „Anzeigen“ lautet.

ü Abschnitt „Dokumente“ zu

ü Öffnen Sie eine Word-, Excel- oder PDF-Datei

ü Stellen Sie sicher, dass es nicht geändert werden kann

ü Navigieren Sie durch verfügbare Ordner

ü Lesen Sie den Inhalt, ohne seine Struktur zu verändern

2. Durchsuchen und Anzeigen von Inhalten im schreibgeschützten Modus 📄

ü Greifen Sie auf die Homepage der Site zu

ü Klicken Sie auf Dokumente > wählen Sie einen Ordner

ü Öffnen Sie eine Datei > klicken Sie auf „ Im Browser anzeigen“.

ü Verwenden Sie die Suchfunktion , um bestimmte Inhalte zu finden

ü Konsultieren Sie die Informationsseiten der Site

ü PDF-Dateien direkt in Ihrem Browser anzeigen

ü Laden Sie Dokumente nur herunter, wenn Sie dazu autorisiert sind

ü Versuchen Sie nicht, die Dateien zu ändern oder zu überschreiben

ü Melden Sie alle Fehler dem Sitebesitzer

ü Respektieren Sie die Zugangs- und Konsultationsrichtlinien

3. Verhindern unbefugter Änderungen 🔐

ü Klicken Sie nicht auf „In Dateien bearbeiten“ (falls sichtbar).

ü Vermeiden Sie das Speichern unnötiger lokaler Kopien

ü Geben Sie keine Links zu Dateien ohne Erlaubnis weiter.

ü Leiten Sie keine E-Mails mit Links zu vertraulichen Inhalten weiter.

ü Melden Sie verdächtige Anmeldungen dem IT-Team

ü Warnmeldungen zu geschützten Inhalten erkennen

ü Respektieren Sie Vertraulichkeitskennzeichnungen (z. B. „Nur Lesen“)

ü Dateimetadaten nicht ändern

ü Laden Sie keine neuen Dokumente auf die Site hoch

ü Achten Sie auf ein den Unternehmensrichtlinien entsprechendes Verhalten

4. Kontrollieren Sie den Informationsfluss 📢

ü Zeigen Sie nur Inhalte an, die für Ihre Rolle relevant sind

ü Leiten Sie keine Dokumente an unbefugte Benutzer weiter

ü Nutzen Sie Unternehmenstools zur Kommunikation (z. B. Teams)

ü Verwenden Sie keine persönlichen Konten, um auf die Site zuzugreifen

ü Vermeiden Sie das Speichern von Dateien auf Geräten, die nicht vom Unternehmen stammen

ü Beachten Sie die Gültigkeitsdaten der Dokumente

ü Melden Sie veraltete oder doppelte Inhalte

ü Verwenden Sie die Inhalte nicht für nicht autorisierte Zwecke

ü Zur Klärung wenden Sie sich bitte an den Sitebesitzer.

ü Helfen Sie mit, die Informationsintegrität aufrechtzuerhalten

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Ein Mitarbeiter einer anderen Abteilung meldet sich als Besucher auf der SharePoint-Website des Marketingteams an, um Materialien für die neue Kampagne anzuzeigen. Seine Aufgabe besteht darin, die Dokumente zu lesen, sich über laufende Aktivitäten zu informieren und etwaige Fehler zu melden, ohne die Inhalte zu ändern oder freizugeben. Der Websitebesitzer hat schreibgeschützten Zugriff konfiguriert, um Informationssicherheit und -konsistenz zu gewährleisten.

ü 🔑 Kontrollierter Zugriff : SharePoint > Site-Berechtigungen
➡️ Stellt sicher, dass der Besucher nur Inhalte anzeigen kann.

ü 📄 Dokumente anzeigen : Dokumente > Im Browser anzeigen
➡️ Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Informationen, ohne diese zu ändern.

ü 🔐 Änderungsverhinderung : Keine Änderungsberechtigungen
➡️ Schützt die Dateiintegrität und ihre offizielle Version.

ü 📢 Verbreitungskontrolle : Keine externe Weitergabe
➡️ Verhindern Sie die unbefugte Verbreitung von Unternehmensinhalten.

🧩 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🔑 Besucherzugang	SharePoint > Einstellungen > Siteberechtigungen
📄 Inhaltsanzeige	SharePoint > Dokumente > Im Browser anzeigen
🔐 Änderungskontrolle	Datei > Schreibgeschützt (Berechtigungen)
📢 Verkehrskontrolle	Keine Weitergabe > Unternehmensrichtlinien

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

ü Informationszugriff ohne Änderungsrisiko

ü Schutz der Integrität von Unternehmensinhalten

ü Reduzierung von Fehlern durch unbefugte Eingriffe

ü Mehr Kontrolle über die Verbreitung von Informationen

ü Schnelle und sichere Einsichtnahme in Dokumente

ü Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Richtlinien

ü Transparente Zusammenarbeit zwischen Abteilungen

ü Tracking von Zugriffen und Ansichten

ü Reduzierung des Verwaltungsaufwands für Site-Eigentümer

ü Unterstützung für die Verwaltung digitaler Inhalte

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

ü Überprüfung der Unternehmensrichtlinien 📘
Besucher greifen auf eine HR-Site zu, um Richtlinien, Leistungen und Verfahren zu lesen, ohne diese bearbeiten zu können.

ü Zugriff auf funktionsübergreifende Berichte 📊 Manager anderer Abteilungen können
schreibgeschützt auf die vom Finanzteam veröffentlichten Monatsberichte zugreifen .

ü Schulungsmaterialien ansehen 🎓
Mitarbeiter greifen auf eine Schulungssite zu, um Anleitungen und Handbücher zu lesen, ohne den Inhalt zu verändern.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Woher wissen Sie, ob Sie Besucher einer SharePoint-Site sind?

2. Welche Berechtigungen hat ein Besucher im Vergleich zu einem Mitglied?

3. Wie greife ich auf ein schreibgeschütztes Dokument zu?

4. Was passiert, wenn ich als Besucher versuche, eine Datei zu bearbeiten?

5. Wie verhindern Sie die unbefugte Weitergabe von Inhalten?

6. Welche Verhaltensweisen sind einem Besucher untersagt?

7. Wie melde ich einen Fehler in einem Dokument?

8. Kann ich als Besucher eine Datei herunterladen?

9. Wie erkennt man geschützte Inhalte?

10. Warum ist es wichtig, den Informationsfluss zu kontrollieren?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben die Rolle und die Verantwortlichkeiten eines Besuchers auf einer SharePoint-Website kennengelernt. Sie haben gelernt, wie Sie schreibgeschützt auf Inhalte zugreifen, durch verfügbare Ressourcen navigieren, Bearbeitungsbeschränkungen einhalten und den Informationsfluss steuern. Diese Rolle ist unerlässlich, um Transparenz und Informationszugriff zu gewährleisten, ohne die Datensicherheit oder -integrität zu gefährden. Sie können nun Unternehmensinhalte verantwortungsvoll nutzen und so zur Governance und zum Schutz gemeinsam genutzter Informationen beitragen.

f) Weitere Überlegungen und bewährte Methoden

· Rollenkombination : In SharePoint Online können Sie Benutzern mehrere oder temporäre Rollen zuweisen und die Berechtigungen an Projekte, Bedarfsfälle oder organisatorische Veränderungen anpassen. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, schnell auf Änderungen in der Arbeitsumgebung zu reagieren und sicherzustellen, dass jeder Benutzer nur auf die Ressourcen Zugriff hat, die in der jeweiligen Projektphase benötigt werden. Rollen können temporär zugewiesen werden, beispielsweise um Vertretungen abzudecken oder bestimmte Initiativen zu unterstützen, und nach Bedarf wieder entzogen werden. Durch die Kombination verschiedener Berechtigungen für Dokumente, Ordner oder ganze Websitebereiche können Sie die Zugriffsebene an die tatsächlichen operativen Verantwortlichkeiten anpassen. Es ist wichtig, jede Änderung zu dokumentieren und klare Kriterien für die Zuweisung und den Entzug von Rollen festzulegen. Dieser Ansatz reduziert das Fehlerrisiko, fördert die Zusammenarbeit und erhöht die allgemeine Sicherheit der digitalen Unternehmensumgebung.

· Granulare Konfiguration : Dies ist eine der effektivsten Strategien zum Schutz sensibler Daten in SharePoint Online. Mit dieser Funktion können Administratoren einzelnen Dokumenten oder Ordnern spezifische Berechtigungen zuweisen und den Zugriff auf autorisierte Benutzer beschränken. Dieser Ansatz ermöglicht differenzierte Sichtbarkeits- und Änderungsebenen und stellt sicher, dass vertrauliche Informationen außerhalb der zugewiesenen Gruppe nicht zugänglich sind. Detaillierte Regeln ermöglichen zudem die Nachverfolgung von Dateivorgängen und verbessern so die Audit- und Vorfallreaktionsfunktionen. Es ist wichtig, diese Einstellungen regelmäßig zu aktualisieren, um den sich entwickelnden Geschäfts- und Mitarbeiteranforderungen gerecht zu werden. Ein sorgfältiges Berechtigungsmanagement reduziert das Risiko von Fehlern oder unbeabsichtigten Verstößen. Dies stärkt die Sicherheit auf allen Ebenen des digitalen Informationssystems.

· Regelmäßige Überwachung und Überprüfung : Es ist unerlässlich, die korrekte Rollenzuweisung regelmäßig zu überprüfen und Berechtigungen und Privilegien bei Änderungen der Struktur, des Personals oder der Compliance-Anforderungen anzupassen. Eine effektive Überwachung und regelmäßige Überprüfung der Rollenstruktur sind wesentliche Schritte für ein sicheres und aktuelles Berechtigungsmanagement in SharePoint Online. Es empfiehlt sich, regelmäßige Kontrollen einzuplanen, um Anomalien, inaktive Konten oder unangemessene Zuweisungen schnell zu erkennen. Die Aktualisierung von Berechtigungen nach organisatorischen Änderungen oder neuen Compliance-Anforderungen beugt dem Risiko unbefugten Zugriffs vor und stärkt den Datenschutz. Die Zusammenarbeit zwischen IT, Bereichsleitern und Compliance ist unerlässlich, um die Konsistenz zwischen operativen Rollen und Verantwortlichkeiten zu gewährleisten. Jede Änderung sollte genau dokumentiert werden, um die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und die Durchführung interner Audits zu erleichtern. Automatische Berichts- und Warntools erleichtern die Identifizierung kritischer Probleme. Nur durch ständige Überprüfung kann die Berechtigungsstruktur langfristig konsistent, effektiv und sicher bleiben.

· Schulung und Sensibilisierung : Alle Benutzer sollten über ihre Verantwortlichkeiten und die Einschränkungen ihrer Rollen geschult werden, um zur Sicherheit und Effizienz des digitalen Unternehmensökosystems beizutragen. Die Förderung von Schulungen und Sensibilisierung innerhalb des Unternehmens ist eines der wirksamsten Instrumente für die sichere und intelligente Nutzung von SharePoint. Jeder Benutzer, unabhängig von seiner Rolle, sollte klare Anweisungen zu seinen Verantwortlichkeiten erhalten und die Einschränkungen und Möglichkeiten seiner Berechtigungen vollständig verstehen. Investitionen in gezielte Schulungen – beispielsweise durch Anleitungen, Webinare oder interaktive Sitzungen – tragen dazu bei, riskantes Verhalten zu vermeiden und den Datenschutz stärker zu berücksichtigen. Nur sachkundige Benutzer können vertrauliche Inhalte erkennen, beim Teilen von Ressourcen angemessenes Verhalten an den Tag legen und aktiv zur Gesamtsicherheit der Plattform beitragen. Eine Kultur der umfassenden Verantwortlichkeit reduziert das Risiko von Fehlern oder versehentlichen Verstößen, stärkt die Governance und macht das digitale Unternehmensökosystem effizienter und zuverlässiger.

· Rolle der Governance : Governance ist in SharePoint der Eckpfeiler für Sicherheit und effektives Management. Sie basiert auf formalisierten Richtlinien, die Rollen, Verantwortlichkeiten und operative Grenzen klar definieren. Eskalationsverfahren sind unerlässlich, um kritische Probleme oder Verstöße zeitnah zu beheben. Der Prüfpfad gewährleistet die Nachvollziehbarkeit aller durchgeführten Aktivitäten und sorgt für Transparenz und Unterstützung bei internen Audits. Eine reibungslose und transparente Kommunikation zwischen allen Rollenebenen fördert konsistente Entscheidungen und die schnelle Lösung von Problemen. Effektive Governance unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, reduziert Geschäftsrisiken und fördert Vertrauen und Bewusstsein im gesamten digitalen Ökosystem. Nur so kann SharePoint zu einem echten strategischen Instrument für Unternehmenswachstum werden.

Übung. Best Practices bei der Rollenzuweisung

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel dieser Übung ist es, einen praktischen Leitfaden für die effektive Rollenverwaltung auf einer SharePoint-Site bereitzustellen. Dabei werden Best Practices für die Rollenkombination, die detaillierte Berechtigungskonfiguration, Überwachung und regelmäßige Überprüfung, Benutzerschulungen und die Etablierung von Governance angewendet. Sie lernen, wie Sie benutzerdefinierte Berechtigungsstufen erstellen, diese über Gruppen zuweisen, Änderungen nachverfolgen, regelmäßige Überprüfungen planen und das Bewusstsein der Mitarbeiter fördern. Diese Übung soll die Sicherheit stärken, die Transparenz verbessern und die Teamzusammenarbeit optimieren , das Risiko unberechtigter Zugriffe reduzieren und einen verantwortungsvollen Umgang mit digitalen Inhalten gewährleisten.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Melden Sie sich als Administrator bei der SharePoint-Site an 🔐
✓ Melden Sie sich an bei https://portal.office.com mit Ihren Firmendaten 🌐
✓ Klicken Sie auf das Symbol SharePoint im Microsoft 365-Dashboard 🧭
✓ Wählen Sie die Site aus, die Sie verwalten möchten (z. B. „ Projektteam “ ) 🗂️
✓ Überprüfen Sie, ob Ihr Konto in der Gruppe „ Sitebesitzer “ enthalten ist 👑
✓ Klicken Sie auf das Symbol ⚙️ > Site -Einstellungen 🛠️
✓ Gehe zu Site-Berechtigungen zum Anzeigen aktiver Gruppen 🔎
✓ Überprüfen Sie, ob die Site Berechtigungen von einer übergeordneten Site erbt 🔗
✓ Klicken Sie bei Bedarf auf Unterbrechen der Berechtigungsvererbung ✂️
✓ Stellen Sie sicher, dass der Zugriff auf autorisierte Benutzer beschränkt ist . 🔐
✓ Notieren Sie vorhandene Gruppen für eine spätere Analyse . 📝

2. Analysieren vorhandener Gruppen und Rollen 👥
✓ Klicken Sie auf Erweiterte Berechtigungen anzeigen 🔍
✓ Überprüfen Sie die Standardgruppen: „ Eigentümer “ , „ Mitglieder “ , „ Besucher “. 🧑 ‍ 🤝 ‍ 🧑
✓ Klicken Sie auf jede Gruppe, um die zugewiesenen Benutzer anzuzeigen . 👁️
✓ Prüfen Sie, ob Benutzer mit direkten Berechtigungen vorhanden sind (nicht über die Gruppe). 🚫
✓ Exportieren Sie die Liste der Berechtigungslisten nach Excel (falls verfügbar). 📤
✓ Identifizieren Sie doppelte oder inkonsistente Rollen. ⚠️
✓ Prüfen Sie die Konsistenz zwischen Berechtigungen und Verantwortlichkeiten. 📊
✓ Änderungsverlauf anzeigen (falls aktiviert) 🕓
✓ Probleme dem IT-Team oder Site-Eigentümer melden 📣
✓ Einen Plan zur Rollenneuausrichtung vorbereiten 🧾

3. Erstellen einer benutzerdefinierten Berechtigungsstufe 🧩
✓ Gehe zu Site-Einstellungen > Erweiterte Berechtigungen ⚙️
✓ Klicken Sie auf Berechtigungsstufen > Neue Stufe hinzufügen ➕
✓ Geben Sie einen beschreibenden Namen ein (z. B. „ Eingeschränkter Mitwirkender “ ) 🏷️
✓ Wählen Sie nur notwendige Aktionen aus: Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten ✅
✓ Deaktivieren Sie nicht benötigte Aktionen: Löschen, Berechtigungen verwalten ❌
✓ Schließen Sie nur Funktionen ein, die mit der vorgesehenen Rolle vereinbar sind 🧠
✓ Speichern Sie die neue Ebene und dokumentieren Sie sie in einer freigegebenen Datei 💾
✓ Überprüfen Sie, ob die Ebene für die Zuweisung verfügbar ist 📌 ✓
Testen Sie die Ebene mit einem Testkonto 🧪
✓ Teilen Sie dem IT-Team die Verfügbarkeit mit 📬

4. Sicherheitsgruppen erstellen und verwalten 🛡️
✓ Gehe zu Benutzer und Gruppen > Neue Gruppe erstellen 👤
✓ Geben Sie einen einheitlichen Namen ein (z. B. „ Marketing-Team liest “ ). 🏷️
✓ Geben Sie eine eindeutige Beschreibung der Gruppe ein . 📝
✓ Legen Sie den Gruppenbesitzer fest (z. B. Abteilungsleiter) . 👨 ‍ 💼
✓ Wählen Sie aus, wer die Gruppenmitglieder sehen kann. 👁️ ‍ 🗨️
✓ Fügen Sie Benutzer mit ähnlichen Anforderungen hinzu. ➕
✓ Weisen Sie der Gruppe die benutzerdefinierte Berechtigungsstufe zu. 🧩
✓ Vermeiden Sie direkte Zuweisungen an einzelne Benutzer . 🚫
✓ Dokumentieren Sie die Gruppenzusammensetzung in einer freigegebenen Datei. 📄
✓ Überprüfen Sie, ob die Gruppe aktiv und richtig konfiguriert ist . ✅

5. Aktivieren der Nachverfolgung von Berechtigungsänderungen 📊
✓ Gehe zu Site-Einstellungen > Auditing und Compliance 🧭
✓ Klicken Sie auf Aktivitätsprotokoll oder Prüfprotokoll 📘
✓ Aktivieren Sie die Nachverfolgung von Berechtigungsänderungen . 🔁
✓ Wählen Sie die zu überwachenden Aktionen aus (z. B. Hinzufügen/Entfernen von Benutzern). 👥
✓ Legen Sie eine Protokollaufbewahrung von mindestens 90 Tagen fest . 📅
✓ Konfigurieren Sie die automatische monatliche Berichterstattung . 📧
✓ Stellen Sie sicher, dass nur Administratoren auf die Protokolle zugreifen können. 🔒
✓ Speichern Sie Berichte in einem sicheren SharePoint-Ordner. 📂
✓ Analysieren Sie Protokolle, um verdächtige Änderungen zu identifizieren . 🕵️
✓ Geben Sie die Ergebnisse an Ihr IT-Sicherheitsteam weiter . 🛡️

6. Planen Sie regelmäßige Rollenüberprüfungen 📆
✓ Öffnen Sie Outlook und erstellen Sie ein wiederkehrendes Ereignis . 📅
✓ Benennen Sie das Ereignis mit „ Überprüfung der SharePoint -Berechtigungen “. 📝
✓ Abteilungsleiter und IT-Team einladen 👥
✓ Bericht mit der Liste der Gruppen und Berechtigungen erstellen 📊
✓ Rollen während des Meetings mit aktuellen Verantwortlichkeiten vergleichen 🔍 ✓
Inaktive oder überberechtigte Benutzer identifizieren 🚫
✓ Gruppen und Berechtigungsstufen bei Bedarf aktualisieren 🔄
✓ Vorgenommene Änderungen dokumentieren 🧾
✓ Überprüfungsprotokoll auf der Site archivieren 📁
✓ Änderungen den betroffenen Benutzern mitteilen 📣

7. Förderung von Bildung und Bewusstsein 🎓
✓ Erstellen Sie einen PDF-Leitfaden mit Rollenrichtlinien . 📘
✓ Laden Sie den Leitfaden in den Bereich „ Interne Dokumentation“ hoch. 📤
✓ Organisieren Sie eine Schulungssitzung in Teams . 🧑 ‍ 🏫
✓ Zeichnen Sie die Sitzung auf und stellen Sie sie auf der Site zur Verfügung . 📹
✓ Senden Sie ein Überprüfungsquiz über Microsoft Forms . 📝
✓ Sammeln Sie die Ergebnisse und identifizieren Sie etwaige Lücken . 📊
✓ Bieten Sie Benutzern in Schwierigkeiten personalisierte Unterstützung an. 🆘
✓ Senden Sie eine monatliche Erinnerung mit Best Practices 🔔
✓ Erstellen Sie einen FAQ-Bereich zu Rollen und Berechtigungen ❓
✓ Aktualisieren Sie Schulungsmaterialien regelmäßig 🔄

8. Rollen-Governance definieren und veröffentlichen 🏛️
✓ Erstellen Sie ein Dokument mit Richtlinien zur Rollenzuweisung . 📄
✓ Fügen Sie Kriterien für die Erstellung neuer Gruppen ein . 🧩
✓ Definieren Sie die Verantwortlichkeiten der Site-Eigentümer . 👑
✓ Legen Sie die Häufigkeit regelmäßiger Überprüfungen fest . 📆
✓ Geben Sie an, wie Anomalien gemeldet werden sollen . ⚠️
✓ Veröffentlichen Sie das Dokument im Abschnitt „ Governance “ der Site . 🌐
✓ Informieren Sie alle Mitglieder über die Existenz des Dokuments . 📣
✓ Fordern Sie eine Lesebestätigung über Microsoft Forms an . ✅
✓ Aktualisieren Sie das Dokument mit jeder Revision . 🔁
✓ Archivieren Sie frühere Versionen zur Rückverfolgbarkeit. 🗃️

📘 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Eine SharePoint-Site für IT-Projektmanagement wird von Benutzern mit übermäßigen Berechtigungen unberechtigterweise aufgerufen. Der IT-Manager beschließt, die Rollen neu zu organisieren, um Sicherheit und Transparenz zu gewährleisten.
✓ Kontrollierter Zugriff: SharePoint > Einstellungen > Site-Berechtigungen 🔐
✓ Erstellen benutzerdefinierter Rollen: Berechtigungsstufen > Neue Stufe hinzufügen 🧩
✓ Zuweisung über Gruppen: Benutzer und Gruppen > Gruppe erstellen 👥
✓ Überwachung und Auditing : Audit und Compliance > Aktivitätsprotokoll 📊
✓ Schulung und Governance: Dateien hochladen > Interne Dokumentation 📁

⌨️ VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🛠️ Berechtigungsverwaltung	SharePoint > Einstellungen > Site-Berechtigungen 🔐
🧩 Benutzerdefinierte Ebenen	SharePoint > Site-Einstellungen > Erweiterte Berechtigungen > Neue Ebene 🧱
👥 Sicherheitsgruppen	SharePoint > Benutzer und Gruppen > Gruppe erstellen 👤
📊 Aktivitätsprotokoll	SharePoint > Site-Einstellungen > Auditing und Compliance 📈
📁 Governance-Dokumentation	SharePoint > Datei hochladen > Interne Dokumentation 📂

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

✓ Bessere Zugriffskontrolle und geringere Sicherheitsrisiken
✓ Maßgeschneiderte Berechtigungen, die die tatsächlichen Verantwortlichkeiten der Benutzer
widerspiegeln ✓ Größere Transparenz bei der Verwaltung von Rollen und Berechtigungen
✓ Reduzierung von Fehlern durch übermäßige oder inkonsistente Berechtigungen
✓ Rückverfolgbarkeit von Änderungen und einfachere Audits
✓ Kontinuierliche Schulung und breites Bewusstsein der Mitarbeiter
✓ Dokumentierte und leicht zugängliche Governance
✓ Sicherere Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen
✓ Automatisierte regelmäßige Überprüfungen
✓ Ausrichtung an den Sicherheits- und Compliance-Richtlinien des Unternehmens

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Wie erstelle ich eine neue Berechtigungsstufe in SharePoint?

2. Warum Ist es nicht empfehlenswert, Rollen direkt einzelnen Benutzern zuzuweisen?

3. Welche Tools bietet SharePoint zum Nachverfolgen von Berechtigungsänderungen?

4. Wie planen Sie eine regelmäßige Rollenüberprüfung?

5. Was ist der Vorteil der Verwendung von Sicherheitsgruppen?

6. Wo werden Governance-Richtlinien veröffentlicht?

7. Wie fördern Sie das Bewusstsein der Benutzer?

8. Welche Berechtigungen sollte ich für die Rolle „ Eingeschränkter Mitwirkender “ vermeiden ?

9. Wie überprüfen Sie, ob ein Benutzer unberechtigten Zugriff hat?

10. Welche Risiken birgt ein schlechtes Rollenmanagement?

🧾 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben die erweiterte Rollenverwaltung in SharePoint erlernt und dabei benutzerdefinierte Berechtigungen, Sicherheitsgruppen und Governance-Praktiken kombiniert. Sie haben gelernt, benutzerdefinierte Berechtigungsstufen zu erstellen, diese konsistent zuzuweisen, Änderungen nachzuverfolgen und regelmäßige Überprüfungen zu planen. Diese Übung hat die Bedeutung von Schulungen und Dokumentation für ein sicheres und transparentes Content-Management hervorgehoben. Sie können diese Fähigkeiten nun anwenden, um die Sicherheit, Produktivität und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern.

4. Anwendungsbeispiele im Unternehmen

SharePoint Online zählt heute zu den vielseitigsten und leistungsstärksten Plattformen für die Anforderungen moderner Organisationen an Zusammenarbeit und Informationsmanagement. Dank seiner modularen Architektur und kontinuierlicher Updates passt es sich an vielfältige Kontexte an und ermöglicht es Unternehmen, die Herausforderungen der Digitalisierung flexibel und sicher zu meistern. Ein zentrales Anwendungsszenario ist das Projektmanagement. In diesem Zusammenhang ermöglicht SharePoint Teams die Erstellung dedizierter Websites, auf denen sie Dokumentationen für einzelne Projekte zentralisieren, Aktivitäten über gemeinsame Listen und Kalender verfolgen, Aufgaben verschiedenen Mitgliedern zuweisen und in Echtzeit zusammenarbeiten können, auch von verschiedenen Standorten und Geräten aus. Die Integration mit Tools wie Microsoft Teams und Planner macht das Ganze noch dynamischer und erleichtert die Kommunikation sowie die kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts.

Ein weiterer äußerst relevanter Anwendungsfall ist die Einrichtung von Unternehmensintranets. Mit SharePoint Online können Unternehmen individuelle Portale erstellen, um Nachrichten, interne Mitteilungen, Veranstaltungen, Vorschriften, Richtlinien und nützliche Ressourcen für die Mitarbeiter zu veröffentlichen. Der modulare Aufbau der Plattform ermöglicht die Erstellung themenbezogener Bereiche für bestimmte Abteilungen oder Projektgruppen und fördert so einen klaren Informationsfluss und Wissensaustausch, der leicht zugänglich und aktualisierbar ist. Das Intranet wird so zu einem zentralen Anlaufpunkt für alle Mitarbeiter und fördert das Zugehörigkeitsgefühl und die aktive Beteiligung.

Dokumentenmanagement ist ein Schlüsselaspekt der Effektivität von SharePoint Online. Dank der Dokumentbibliotheken ermöglicht die Plattform das Archivieren, Katalogisieren, Durchsuchen und Freigeben von Dateien jeglichen Formats. Dabei gewährleistet sie die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und die Nachverfolgbarkeit von Änderungen dank automatischer Versionierung und Aktivitätsprotokollen. Metadatenklassifizierung, erweiterte Suche und die Möglichkeit, detaillierte Berechtigungen für Ordner oder einzelne Dokumente festzulegen, sorgen dafür, dass alle Informationen leicht auffindbar und nur für autorisierte Personen zugänglich sind. Das reduziert das Risiko von Fehlern und Sicherheitsverletzungen.

Ebenso wichtig ist die Rolle von SharePoint bei der Teamzusammenarbeit , insbesondere in verteilten oder Remote-Arbeitsumgebungen. Die Cloud- basierte Plattform ermöglicht es Mitarbeitern verschiedener Abteilungen, Standorte oder sogar Länder, gemeinsam an gemeinsamen Dokumenten zu arbeiten, Kommentare abzugeben, Änderungen vorzuschlagen und Echtzeit-Updates zu erhalten, ohne auf wiederholte E-Mails oder separate Tools zurückgreifen zu müssen. Diese operative Konsistenz steigert die Gesamtproduktivität, fördert Innovationen und trägt zu einer offeneren und integrativeren Unternehmenskultur bei.

SharePoint Online zeichnet sich außerdem durch seine Prozessautomatisierungsfunktionen aus, die zur Digitalisierung komplexer und repetitiver Geschäftsabläufe genutzt werden können. Mithilfe automatisierter Workflows können Sie beispielsweise Dokumentfreigabeanfragen, Ressourcenbuchungen oder die Erfassung von Mitarbeiterfeedback einfach verwalten und spezifische Regeln konfigurieren, die die Fehlerquote reduzieren und schnellere Reaktionszeiten gewährleisten. Die Integration mit Power Automate und Microsoft 365 APIs erweitert diese Möglichkeiten zusätzlich und ermöglicht die Erstellung maßgeschneiderter Lösungen, die auf die individuellen Bedürfnisse jedes Unternehmens zugeschnitten sind.

Kurz gesagt: Mit SharePoint Online können Sie Herausforderungen im Informationsmanagement effektiv und strukturiert bewältigen und so den Wissensaustausch, die betriebliche Effizienz und die digitale Entwicklung Ihres Unternehmens fördern. Ob Sie komplexe Projekte koordinieren, die interne Kommunikation zentralisieren, strategische Dokumente archivieren, die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern erleichtern oder administrative Prozesse optimieren – diese Plattform ist ein strategisches Instrument für den Geschäftserfolg von heute.

a) Projektmanagement

SharePoint Online ist ein ideales Tool für die strukturierte und kollaborative Verwaltung von Unternehmensprojekten.

· Erstellen dedizierter Projektwebsites : Durch die Erstellung einer dedizierten SharePoint-Website für jedes Projekt können Sie Ihre Arbeit übersichtlich und transparent organisieren. Jede Website lässt sich individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen und bietet Abschnitte für Ziele, Leistungen, wichtige Ansprechpartner und einen Aktivitätenkalender. Thematische Bereiche erleichtern die Ressourcenkonzentration und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen. Die Dokumentation ist stets aktuell, zentralisiert und dank der Cloud-basierten Plattform von überall aus zugänglich. Projektmitglieder können in internen Foren an zielgerichteten Diskussionen teilnehmen, Ideen austauschen und Probleme zeitnah lösen. Dynamische Aufgabenlisten helfen bei der Aufgabenverteilung, der Zuweisung von Verantwortlichkeiten und der Fortschrittsverfolgung. Diese digitale Organisation steigert die Produktivität und fördert das gemeinsame Wissensmanagement aller Beteiligten. Durch die Erstellung einer dedizierten SharePoint-Website für jedes Projekt können Sie Ihre Arbeit übersichtlich und transparent organisieren. Jede Website lässt sich individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen und bietet Abschnitte für Ziele, Leistungen, wichtige Ansprechpartner und einen Aktivitätenkalender. Thematische Bereiche erleichtern die Ressourcenkonzentration und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen. Die Dokumentation ist stets aktuell, zentralisiert und dank der Cloud-basierten Plattform von überall aus zugänglich. Projektmitglieder können sich in internen Foren gezielt austauschen, Ideen teilen und Probleme zeitnah lösen. Dynamische Aufgabenlisten helfen dabei, Aufgaben aufzuteilen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen. Diese digitale Organisation steigert die Produktivität und fördert das gemeinsame Wissensmanagement aller Beteiligten. Die Erstellung einer eigenen SharePoint-Site für jedes Projekt ermöglicht übersichtliches und organisiertes Arbeiten. Jede Site kann an spezifische Anforderungen angepasst werden und enthält Abschnitte für Ziele, Leistungen, wichtige Kontakte und Aktivitätskalender. Thematische Bereiche erleichtern die Ressourcenkonzentration und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen. Die Dokumentation ist stets aktuell und zentralisiert und dank der Cloud-basierten Plattform von überall zugänglich. Projektmitglieder können sich in internen Foren gezielt austauschen, Ideen teilen und Probleme zeitnah lösen. Dynamische Aufgabenlisten helfen dabei, Aufgaben aufzuteilen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen. Diese digitale Organisation steigert die Produktivität und fördert das gemeinsame Wissensmanagement aller Beteiligten.

· Dokumentenzentralisierung : Das bedeutet ein stets geordnetes digitales Archiv, in dem jede Projektdatei ihren idealen Platz findet. Das reduziert das Risiko von Duplikaten oder Verlusten drastisch und ermöglicht Teammitgliedern schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen – egal wo und von welchem Gerät aus. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Suche nach Name, Datum oder Metadaten und erleichtert so das Auffinden von Dokumenten selbst unter Tausenden von Dateien. Dank der Berechtigungsverwaltung kann jedes Dokument nur von autorisierten Personen angezeigt, bearbeitet oder freigegeben werden, was die Sicherheit vertraulicher Informationen erhöht. Die automatische Synchronisierung mit OneDrive stellt zudem sicher, dass auch offline immer die aktuellsten Versionen verfügbar sind. Die Möglichkeit, Dateien mit Aufgaben oder Projektdiskussionen zu verknüpfen, verbessert die Nachverfolgbarkeit und Zusammenarbeit und macht Dokumentation zu einer strategischen und dynamischen Ressource. Die Zentralisierung von Dokumenten in SharePoint bedeutet ein stets geordnetes digitales Archiv, in dem jede Projektdatei ihren idealen Platz findet.

· Aktivitätsverfolgung : Die Integration mit Planner und To Do ermöglicht Ihnen die Aufgabenzuweisung sowie die Überwachung von Terminen, Fortschritt und Prioritäten. Dank der Integration von SharePoint, Planner und To Do wird das Projektaktivitätsmanagement übersichtlich und strukturiert. Jede Aufgabe kann bestimmten Personen mit zugehörigen Terminen und Prioritätsstufen zugewiesen werden. Fortschrittsaktualisierungen sind in Echtzeit sichtbar und fördern die zeitnahe Koordination zwischen den Teammitgliedern . Planner bietet eine grafische Aufgabenübersicht mit anpassbaren Boards und Registerkarten. To Do ermöglicht Ihnen die Verfolgung einzelner täglicher Aktionen und vermeidet so Versehen und Verzögerungen. Automatische Benachrichtigungen signalisieren neue Zuweisungen oder Statusänderungen. Das steigert die Produktivität und reduziert das Risiko von Überschneidungen und Ineffizienzen deutlich.

· Fortschrittsvisualisierung : Die Fortschrittsvisualisierung in SharePoint Online erfolgt über dynamische Dashboards und Berichte, die einen sofortigen und detaillierten Überblick über den Projektfortschritt bieten. Manager können Diagramme, Statusanzeigen und interaktive Tabellen einsehen, die automatisch Daten aus Aufgabenlisten und verknüpften Dokumenten erfassen. Dies ermöglicht die rechtzeitige Erkennung kritischer Probleme, Verzögerungen oder Bereiche mit Interventionsbedarf und erleichtert so ein proaktives Management. Dashboards sind anpassbar und können Daten aus Power BI integrieren. So bieten sie je nach Bedarf detaillierte Analysen sowie Übersichten oder Detailansichten. Teammitglieder profitieren zudem von mehr Transparenz und können den individuellen und gemeinsamen Fortschritt überwachen. Informationen sind von jedem Gerät aus zugänglich, was die Überwachung nahtlos und flexibel macht. So wird SharePoint zu einem grundlegenden Werkzeug für effektive Projektsteuerung.

· Versionierung und Änderungskontrolle : Jedes Dokument verfügt über einen Versionsverlauf, sodass Änderungen leicht abgerufen und vorherige Inhalte wiederhergestellt werden können. Das integrierte Versionssystem von SharePoint Online gewährleistet die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Änderungen an freigegebenen Dokumenten. Für jede Datei wird automatisch ein detaillierter Versionsverlauf gespeichert, der detailliert aufführt, wer die jeweilige Änderung vorgenommen hat, Datum und Uhrzeit der Änderung sowie alle zugehörigen Kommentare enthält. So können Sie frühere Versionen vergleichen, Fehler oder unerwünschte Änderungen schnell identifizieren und mit nur einem Klick zum gewünschten Dokumentzustand zurückkehren. Diese Funktion ist besonders wertvoll in kollaborativen Kontexten, in denen mehrere Personen gleichzeitig Änderungen vornehmen. Das Abrufen früherer Versionen ist intuitiv und erfordert keine fortgeschrittenen technischen Kenntnisse. Das macht das Content-Management sicherer und transparenter. Die Verfügbarkeit des Versionsverlaufs unterstützt zudem Audit- und Compliance-Anforderungen und stellt sicher, dass jeder Arbeitsschritt dokumentiert und leicht überprüfbar ist.

· Granulares Berechtigungsmanagement : Rollen und Berechtigungen lassen sich so konfigurieren, dass nur autorisierte Personen auf vertrauliche Informationen zugreifen können. Mit dem granularen Berechtigungsmanagement in SharePoint können Sie präzise steuern, wer auf jedes Dokument oder jeden Bereich der Website zugreifen, es bearbeiten oder freigeben darf. Sie können eindeutige Rollen (z. B. Leser, Mitwirkender, Eigentümer) definieren und diese Gruppen oder Einzelpersonen zuweisen, um maximale Vertraulichkeit vertraulicher Informationen zu gewährleisten. Einstellungen lassen sich auf Ordner-, Datei- oder Seitenebene anpassen und bieten so Flexibilität beim Datenschutz. Zugriffsprotokolle und Freigabebenachrichtigungen erleichtern die Überwachung der Interaktion mit Inhalten. Berechtigungen lassen sich im Projektverlauf schnell anpassen. So behalten Sie die volle Kontrolle über die Informationssicherheit und verhindern unerwünschte Zugriffe. Eine sorgfältige Konfiguration der Berechtigungen ist unerlässlich, um Vorschriften und Unternehmensrichtlinien einzuhalten.

· Zusammenarbeit in Echtzeit : Die Co-Authoring-Funktion von SharePoint Online ermöglicht es mehreren Benutzern, gleichzeitig dasselbe Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument zu bearbeiten und die Änderungen der anderen in Echtzeit zu sehen. Jeder Beitrag wird automatisch gespeichert und synchronisiert, wodurch das Risiko doppelter oder überschriebener Versionen eliminiert wird. Farbige Cursor und visuelle Benachrichtigungen machen deutlich, wer an welchen Teilen der Datei arbeitet. Integrierte Kommentare ermöglichen die sofortige Diskussion von Ideen, Bedenken oder Überarbeitungen und sorgen so für mehr Dynamik in der Teamarbeit. Dank der Versionierung können Sie jederzeit frühere Versionen abrufen oder Änderungen vergleichen. Der Cloud-Zugriff ermöglicht die Zusammenarbeit auch aus der Ferne und von jedem Gerät aus. Dieser Ansatz verwandelt die traditionelle Dokumentenarbeit in einen partizipativen, agilen und transparenten Prozess.

· Integration mit Microsoft Teams : Die Integration mit Microsoft Teams verwandelt SharePoint Online in einen echten Collaboration-Hub. Innerhalb derselben Arbeitsumgebung können Sie Gruppenchats oder private Unterhaltungen starten, geplante oder spontane Meetings und Videokonferenzen organisieren und Dateien mit Ihrem Team teilen , ohne den Projektkontext zu verlassen. Jedes in SharePoint gespeicherte Dokument kann über Teams in Echtzeit besprochen, überprüft und aktualisiert werden. Kommentare und Benachrichtigungen verbessern die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen. Die Synchronisierung zwischen den beiden Plattformen ermöglicht es Mitgliedern, gleichzeitig an Dateien zu arbeiten und gleichzeitig einheitliche Versionen und zugängliche Verlaufshistorien beizubehalten. Darüber hinaus ermöglicht die Integration thematischer Kanäle ein optimiertes Kommunikationsmanagement und fördert die Einbindung aller Beteiligten. Dies macht die Zusammenarbeit nahtlos, transparent und jederzeit von jedem Gerät aus zugänglich.

· Automatische Benachrichtigungen und Updates : In SharePoint Online ist jeder Teilnehmer dank zeitnaher Benachrichtigungen stets über seine Aktivitäten informiert . Benutzer erhalten Benachrichtigungen per E-Mail oder direkt in der Benutzeroberfläche über neue Aufgaben, Dokumentänderungen oder Diskussionskommentare. Dieses System stellt sicher, dass keine Termine versäumt werden und alle Beteiligten über die neuesten Projektentwicklungen informiert sind. Benachrichtigungen lassen sich individuell anpassen, indem Sie auswählen, über welche Ereignisse Sie benachrichtigt werden möchten. Darüber hinaus ermöglicht die Synchronisierung mit Teams und Outlook die Zentralisierung aller Benachrichtigungen und verhindert so Informationsverlust. Dies gewährleistet eine klare, zeitnahe und jederzeit zugängliche Kommunikation und fördert aktives und kontinuierliches Engagement. Proaktives Benachrichtigungsmanagement trägt zu operativer Transparenz und der allgemeinen Effektivität der Teamarbeit bei.

· Speicherung und Bereitstellung von Liefergegenständen : Liefergegenstände werden strukturiert und leicht zugänglich gespeichert. Die Speicherung und Bereitstellung von Liefergegenständen in SharePoint gewährleistet maximale Nachverfolgbarkeit und Sicherheit. Jedes Projektergebnis wird in dedizierten Ordnern abgelegt, nach Phase, Typ oder Kunde geordnet und mit Metadaten versehen, die eine einfache Auffindbarkeit ermöglichen. Die Berechtigungsverwaltung stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf Dateien zugreifen, sie herunterladen und freigeben können. Dokumentversionen sind stets verfügbar, sodass frühere Revisionen leicht abgerufen werden können. Automatische Benachrichtigungen informieren das Team, wenn ein Liefergegenstand hochgeladen oder aktualisiert wird. Durch die Workflow-Integration kann die Liefergegenstandsbereitstellung mit Genehmigungsprozessen verknüpft werden. Dadurch ist sichergestellt, dass jeder Liefergegenstand stets verfügbar, aktuell und bereit für die Weitergabe an interne und externe Stakeholder ist.

Übung. Projektmanagement

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Diese Übung bietet eine praktische und detaillierte Anleitung zur Nutzung von Microsoft SharePoint für effektives Unternehmensprojektmanagement. Der Benutzer kann eine dedizierte Projektwebsite erstellen, Dokumente zentralisieren, Aufgaben zuweisen, den Fortschritt verfolgen, Versionen und Berechtigungen verwalten, in Echtzeit zusammenarbeiten und Tools wie Microsoft Teams und Power BI integrieren. Die Übung simuliert einen realen Betriebskontext, in dem SharePoint zum Zentrum der Teamkommunikation und Produktivität wird . Nach Abschluss verfügt der Benutzer über konkrete operative Fähigkeiten, um SharePoint effektiv und strategisch zu konfigurieren und zu nutzen.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Erstellen der Projektwebsite 🏗️

✓ Melden Sie sich bei SharePoint an und klicken Sie auf „Site erstellen“ 🖱️
✓ Wählen Sie „ Teamsite “ für die Zusammenarbeit 🧩
✓ Geben Sie den Projektnamen ein (z. B. „ Vega-Projekt “ ) 📝
✓ Fügen Sie Teammitglieder mit ihren Rollen hinzu 👥
✓ Klicken Sie auf „ Fertig stellen “ , um die Site zu generieren ✅
✓ Passen Sie die Startseite mit Webparts an (z. B. Aufgaben , Dokumente) 🧱
✓ Fügen Sie ein Logo hinzu und wählen Sie ein einheitliches Design 🎨
✓ Erstellen Sie eine klare Navigationsstruktur (z. B. „ Dokumente “ , „ Aufgaben “ ) 🧭
✓ Speichern und veröffentlichen Sie die Site, um sie betriebsbereit zu machen 💾
✓ Geben Sie den Link für den sofortigen Zugriff an das Team weiter 🔗

2. Zentralisierung von Dokumenten 📂

✓ Greifen Sie auf die Bibliothek „Dokumente“ der Site zu 📁
✓ Klicken Sie auf „ Hochladen “ , um einzelne Dateien oder Ordner einzufügen ⬆️
✓ Erstellen Sie thematische Ordner (z. B. „ Verträge “ , „ Berichte “ ) 🗂️
✓ Fügen Sie benutzerdefinierte Metadaten hinzu (z. B. Dokumenttyp, Frist) 🏷️
✓ Aktivieren Sie die Spalte „ Autor “ zur Rückverfolgbarkeit 🧑 ‍ 💼
✓ Richten Sie gefilterte Ansichten nach Kategorie oder Datum ein . 🔍
✓ Synchronisieren Sie Ihre Bibliothek mit OneDrive für den Offlinezugriff. 🔄
✓ Fügen Sie den Dateien Beschreibungen hinzu, um sie leichter verständlich zu machen. 🗒️
✓ Sperren Sie Dateien bei Bedarf zur Bearbeitung (Auschecken). 🔐
✓ Geben Sie Dateien mit rollenspezifischen Berechtigungen frei . 📨

3. Fortschrittsansicht 📊

✓ Fügen Sie ein Power BI-Webpart in Ihre Startseite ein 📊
✓ Verbinden Sie einen Fortschrittsbericht aus Excel oder einer Datenbank 📎
✓ Zeigen Sie KPIs wie % abgeschlossene oder überfällige Aufgaben an 📌 ✓
Fügen Sie Balken-, Kreis- und Zeitleistendiagramme hinzu 📉
✓ Richten Sie eine automatische Datenaktualisierung ein 🔄
✓ Filtern Sie nach Team, Meilenstein oder Projektbereich 🧮
✓ Zeigen Sie Zeittrends für historische Analysen an 📆
✓ Integrieren Sie Excel für erweiterte Analysen 📊
✓ Passen Sie Farben und Layouts für eine bessere visuelle Übersichtlichkeit an 🎨
✓ Geben Sie Dashboards zur Abstimmung an das Team weiter 👥

4. Versionierung und Änderungskontrolle 🕓

✓ Gehen Sie zu „Bibliothekseinstellungen“ und aktivieren Sie die Versionskontrolle ⚙️
✓ Legen Sie die maximale Anzahl der zu behaltenden Versionen fest 🔢
✓ Zeigen Sie den Änderungsverlauf für jede Datei an 📜
✓ Kehren Sie im Fehlerfall zu vorherigen Versionen zurück ⏮️
✓ Fügen Sie den Änderungen beschreibende Kommentare hinzu 💬
✓ Automatische Benachrichtigung über wichtige Änderungen 📣
✓ Sperren Sie Dateien zur Überprüfung, um Konflikte zu vermeiden 🔐
✓ Aktivieren Sie die Inhaltsgenehmigung vor der Veröffentlichung ✅ ✓
Speichern Sie endgültige Versionen in dedizierten Ordnern 📁
✓ Dokumentieren Sie Revisionen für Audit und Rückverfolgbarkeit 🧾

5. Granulares Berechtigungsmanagement 🔐

✓ Gehen Sie zu „Site-Einstellungen“ → „Site-Berechtigungen“ ⚙️
✓ Erstellen Sie Sicherheitsgruppen (z. B. Leser, Redakteure, Eigentümer ) 👥
✓ Weisen Sie Berechtigungen auf Ordner- oder Dateiebene zu 🗂️
✓ Entfernen Sie die Berechtigungsvererbung für Anpassungen 🔄
✓ Geben Sie Dateien mit ablaufgeschützten Links frei 🔗
✓ Legen Sie Ablaufzeiten für externen Zugriff fest ⏰
✓ Verwenden Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für zusätzliche Sicherheit 🔑
✓ Überwachen Sie Zugriffe und Änderungen über das Aktivitätsprotokoll 📊
✓ Widerrufen Sie regelmäßig nicht mehr benötigte Zugriffsrechte . ❌
✓ Dokumentieren Sie die Zugriffsrichtlinien zur Einhaltung 📚

6. Zusammenarbeit in Echtzeit 🤝

✓ Öffnen Sie ein Dokument in Word/Excel/PowerPoint Online 📄
✓ Laden Sie Kollegen zum gleichzeitigen Bearbeiten ein 👥
✓ Sehen Sie die Cursor anderer Benutzer in Echtzeit 🖱️
✓ Verwenden Sie Kommentare und @Erwähnungen für gezieltes Feedback 💬
✓ Aktivieren Sie den integrierten Chat für schnelle Diskussionen 💻
✓ Profitieren Sie von der kontinuierlichen automatischen Speicherung 💾
✓ Verwenden Sie „ Versionen vergleichen “ , um Änderungen zu überprüfen 🔍
✓ Integrieren Sie es in Teams für kontextbezogene Diskussionen 💬
✓ Erstellen Sie schnelle Besprechungen direkt aus dem Dokument 📞
✓ Zeichnen Sie Änderungen im Verlauf auf, um Transparenz zu gewährleisten 📜

7. Integration mit Microsoft Teams 💬

✓ Erstellen Sie einen dedizierten Projektkanal in Teams 📺
✓ Fügen Sie dem Kanal die Registerkarte „ SharePoint “ hinzu 🧩
✓ Verbinden Sie die Projektsite für den direkten Zugriff 🔗
✓ Zeigen Sie Dokumente direkt aus Teams an und bearbeiten Sie sie 📄
✓ Fügen Sie Planner als Aufgabentafel hinzu 📋
✓ Nutzen Sie den Chat für schnelle Updates und Fragen 💬
✓ Teilen Sie Dateien in Kanalunterhaltungen 📎
✓ Starten Sie Meetings direkt aus Teams heraus 📞
✓ Erhalten Sie Benachrichtigungen von SharePoint im Kanal 🔔
✓ Arbeiten Sie zusammen, ohne die Plattform zu wechseln 🔄

8. Automatische Benachrichtigungen und Updates 🔔

✓ Gehen Sie in der Dokumentbibliothek zu „Benachrichtigungen“ 📁
✓ Klicken Sie zum Konfigurieren auf „ Benachrichtigung hinzufügen “ 🛠️
✓ Wählen Sie die zu überwachende Änderungsart 📝
✓ Legen Sie die Häufigkeit fest (sofort, täglich, wöchentlich) ⏱️
✓ Wählen Sie die Benachrichtigungsempfänger aus 📧
✓ Passen Sie Betreff und Inhalt der Nachricht an ✉️
✓ Aktivieren Sie Benachrichtigungen für Änderungen in Planner 📋
✓ Verwenden Sie Power Automate für erweiterte Arbeitsabläufe 🔄
✓ Senden Sie Benachrichtigungen über Teams oder E-Mail 📬
✓ Überwachen Sie Aktivitäten mit automatischen Berichten 📊

9. Archivierung und Lieferung von Liefergegenständen 📦

✓ Erstellen Sie einen Ordner „Lieferbar“ mit schreibgeschützten Berechtigungen 📁
✓ Laden Sie endgültige Versionen genehmigter Dokumente hoch ⬆️
✓ Fügen Sie Metadaten wie Fälligkeitsdatum und verantwortliche Partei hinzu 🏷️
✓ Verwenden Sie Power Automate zum automatischen Senden an Kunden 📤
✓ Erstellen Sie gemeinsam nutzbare Links mit Ablaufdatum 🔗
✓ Signieren Sie Dokumente digital mit Adobe Sign ✍️
✓ Archivieren Sie in OneDrive oder SharePoint mit Backup ☁️
✓ Legen Sie Aufbewahrungsfristen gemäß den Richtlinien fest 📆
✓ Dokumentenübermittlung mit Protokollen und Quittungen 🧾
✓ Schützen Sie Dateien mit Verschlüsselung und eingeschränktem Zugriff 🔐

🧪 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Ein internationales Team muss die Markteinführung eines neuen Produkts managen. Die SharePoint-Site dient dazu, Dokumente zu zentralisieren, Aufgaben zuzuweisen, den Fortschritt zu verfolgen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Das Team arbeitet von verschiedenen Standorten aus und benötigt einen zentralen, in Teams integrierten Bereich, um Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Produktivität zu gewährleisten.

📁 Site-Erstellung
✓ Melden Sie sich bei SharePoint an und klicken Sie auf „Site erstellen“ auf der Startseite.
✓ Wählen Sie „Team-Site“ im Dialogfeld.
✓ Geben Sie den Projektnamen in das Feld „ Site-Name “ ein und klicken Sie auf „Weiter“ .
✓ Fügen Sie im Feld „ Mitglieder hinzufügen “ Teammitglieder hinzu und klicken Sie auf „Fertig“ .
✓ Passen Sie die Startseite an, indem Sie auf „Bearbeiten“ und Hinzufügen von Webparts wie „Aktivitäten“, „Dokumente“ und „Neuigkeiten“.

📂 Dokumentenverwaltung
✓ Gehen Sie im Seitenmenü der Site zum Abschnitt
„ Dokumente “ . ✓ Klicken Sie auf „Hochladen“ → „Datei“ oder „Ordner“, um Inhalte einzufügen.
✓ Klicken Sie auf „Neu“ → „Ordner“ , um eine thematische Struktur zu erstellen.
✓ Klicken Sie auf „Spalte hinzufügen“ → „Auswahl“, um benutzerdefinierte Metadaten zu erstellen.
✓ Klicken Sie auf „Ansichtsoptionen“ → „Ansicht speichern unter“, um gefilterte Ansichten zu erstellen.

📊 Aktivitätsüberwachung
✓ Klicken Sie auf Klicken Sie auf der Startseite der Site auf „Bearbeiten“ und dann auf „+“, um ein Webpart hinzuzufügen.
✓ Wählen Sie „Planer“ und verknüpfen Sie einen bestehenden Plan oder erstellen Sie einen neuen.
✓ Klicken Sie auf „+ Aktivität hinzufügen“, um Aufgaben einzufügen.
✓ Klicken Sie auf eine Aktivität → „Zuweisen“ , um einen Manager auszuwählen.
✓ Klicken Sie auf „Labels“ zum Kategorisieren von Aufgaben (z. B. „Dringend“).

🔐 Zugangskontrolle
✓ Gehe zu „Einstellungen“ (Zahnradsymbol) → „Site-Berechtigungen“ .
✓ Klicken Sie auf „Erweitert“ , um auf die detaillierte Verwaltung zuzugreifen.
✓ Klicken Sie auf „Berechtigungsvererbung beenden“ .
✓ Klicken Sie auf „Berechtigungen erteilen“ , um bestimmte Rollen zuzuweisen.
✓ Klicken Sie auf „Berechtigungen prüfen“ , um die Benutzerberechtigungen zu prüfen.

🔔 Automatische Benachrichtigungen
✓ Gehen Sie zur Bibliothek „ Dokumente “ und klicken Sie auf „…“ neben dem Namen.
✓ Wählen Sie „Benachrichtigungen“ → „Benachrichtigung hinzufügen“ .
✓ Wählen Sie die Art der zu überwachenden Änderung (Hinzufügen, Ändern, Löschen).
✓ Legen Sie die Häufigkeit fest (sofort, täglich, wöchentlich).
✓ Geben Sie die E-Mail -Adressen der Empfänger ein und klicken Sie auf "OK" .

🧭 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🏗️ Website-Erstellung	SharePoint → Site erstellen 🧭
📂 Dokumente hochladen	Dokumentenbibliothek → Hochladen 📁
📋 Aktivitätsmanagement	Webpart hinzufügen → Planer 📌
📊 Fortschrittsansicht	Webpart hinzufügen → Power BI 📈
🕓 Versionskontrolle	Bibliothekseinstellungen → Versionskontrolle 🛠️
🔐 Berechtigungsverwaltung	Site-Einstellungen → Site-Berechtigungen 🔑
🤝 Zusammenarbeit in Echtzeit	Word Online → Teilen → Mit anderen bearbeiten 🧑 ‍ 💻
💬 Teams-Integration	Teams → Registerkarte hinzufügen → SharePoint 💼
🔔 Automatische Benachrichtigungen	Bibliothek → Benachrichtigungen → Benachrichtigung hinzufügen 📣
📦 Lieferbare Archivierung	Bibliothek → Neuer Ordner → Berechtigungen festlegen → Endgültige Dateien hochladen 📤

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

✓ Zentralisieren Sie Informationen an einem einzigen Ort.
✓ Gleichzeitige und asynchrone Zusammenarbeit verteilter Teams.
✓ Vollständige Nachverfolgbarkeit von Dokumentänderungen.
✓ Automatisierung von Workflows und Benachrichtigungen.
✓ Nahtlose Integration mit Microsoft Teams und Planner.
✓ Reduzierte Dateisuch- und Zugriffszeiten.
✓ Erhöhte Sicherheit dank granularer Berechtigungsverwaltung.
✓ Klare Ansicht des Projektfortschritts.
✓ Rechtzeitige Benachrichtigungen bei jedem Update.
✓ Organisierte und nachvollziehbare Archivierung der endgültigen Ergebnisse.

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

🏢 IT-Projektmanagement:
Eine SharePoint-Site dient der Koordination von Aktivitäten zwischen Entwicklern, Projektmanagern und Stakeholdern. Jeder Sprint lässt sich mit Planner verfolgen, während technische Dokumente zentralisiert und versioniert werden . Die Integration mit Teams ermöglicht schnelle Updates und sofortige Besprechungen.

📦 Produktentwicklung
: Während der Entwicklungsphase unterstützt SharePoint die Organisation von Designdateien, technischen Spezifikationen und Tests. Aufgaben werden über Planner zugewiesen und mit Power BI verfolgt. Die finalen Dokumente werden archiviert und mit den Produktions- und Marketingteams geteilt .

📈 Marketingkampagnen:
Kampagnen lassen sich durch die Erstellung einer eigenen Website mit Inhalten, Zeitplänen und Werbematerialien verwalten. Teams können in Echtzeit an Entwürfen und Redaktionsplänen zusammenarbeiten. Automatische Benachrichtigungen halten alle über Änderungen auf dem Laufenden.

🧑 ‍ 🏫 Interne Schulungen:
Eine SharePoint-Site kann als Schulungsportal mit Kursen, Materialien, Quizzen und Feedback dienen. Mitarbeiter können auf Inhalte zugreifen, Aufgaben erledigen und Updates erhalten. Manager können den Fortschritt überwachen und Materialien in Echtzeit aktualisieren.

🛠️ Kundensupport:
Technische Dokumentationen, FAQs und Tickets können auf einer SharePoint-Website verwaltet werden. Techniker können Inhalte aktualisieren, während interne Kunden auf die neuesten Versionen zugreifen. Benachrichtigungen informieren Sie über wichtige Änderungen oder neue Lösungen.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Wie erstelle ich eine Projektsite in SharePoint?

2. Welche Vorteile bietet die Dokumentenzentralisierung?

3. Wie verfolge ich Aufgaben mit Planner?

4. Wie hilft Power BI bei der Fortschrittsvisualisierung?

5. Wie aktiviere ich die Versionskontrolle in einer Dokumentbibliothek?

6. Welche Schritte sind zum Verwalten granularer Berechtigungen erforderlich?

7. Wie arbeiten Sie in Echtzeit an einem Dokument in SharePoint zusammen?

8. Welche Vorteile bietet die Integration mit Microsoft Teams?

9. Wie richte ich automatische Benachrichtigungen für Dokumente ein?

10. Welche Tools werden zum Archivieren und Bereitstellen von Ergebnissen verwendet?

📘 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

In dieser Übung haben Sie einen umfassenden Überblick über die Nutzung von Microsoft SharePoint für das Projektmanagement in Unternehmen erhalten. Sie haben gelernt, wie Sie eine Projektwebsite erstellen, Dokumente zentralisieren, Aufgaben zuweisen und verfolgen sowie den Fortschritt mithilfe integrierter Tools wie Planner und Power BI verfolgen. Sie haben sich mit Berechtigungsverwaltung, Versionskontrolle, Echtzeit-Zusammenarbeit und der Integration mit Microsoft Teams vertraut gemacht. Außerdem haben Sie automatische Benachrichtigungen und die Archivierung von Ergebnissen konfiguriert. Diese Fähigkeiten ermöglichen es Ihnen, die Teamproduktivität zu steigern , Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten und Projekte effizienter und strukturierter zu verwalten.

b) Das Firmenintranet

Die Erstellung eines modernen, dynamischen Intranets ist eine der beliebtesten Anwendungen von SharePoint Online.

· Individuelle Portale : Mit SharePoint kann jedes Unternehmen individuelle Portale gestalten, die seine Identität und seine spezifischen betrieblichen Anforderungen widerspiegeln. Die Unternehmenshomepage wird zum zentralen Zugangspunkt für alle strategischen Informationen und bietet Updates, Schnellzugriffe und nützliche Ressourcen. Durch die Erstellung thematischer Bereiche lässt sich der digitale Raum in Bereiche für verschiedene Abteilungen, Geschäftsbereiche oder Unternehmensgemeinschaften unterteilen und stellt so relevante Inhalte für jede Benutzerkategorie bereit. Diese Bereiche ermöglichen gezieltes Dokumentenmanagement, Ideenaustausch und zielorientierte Zusammenarbeit. Grafische Anpassungen, die Auswahl von Widgets und die Integration spezifischer Tools machen jedes Portal einzigartig und funktional. So erleichtert SharePoint die Informationsorganisation, verbessert das Browsen und die Mitarbeiterproduktivität.

· Teilen von Neuigkeiten und Veranstaltungen : Das Teilen von Neuigkeiten und Veranstaltungen ist eine wichtige Säule eines effektiven Intranets mit SharePoint. Über digitale Pinnwände, Feeds und integrierte Kalender können Sie Unternehmensneuigkeiten, Produkteinführungen sowie Informationen zu internen und externen Veranstaltungen zeitnah kommunizieren. Pinnwände bieten einen zentralen Ort für für alle Interessierten sichtbare Mitteilungen und Updates, sodass die wichtigsten Mitteilungen stets im Blickfeld bleiben. Dynamische Feeds hingegen ermöglichen eine schnelle und interaktive Nachrichtenverbreitung und fördern das Engagement durch Kommentare, Likes und Echtzeitbenachrichtigungen. Gemeinsam genutzte Kalender ermöglichen die Planung und Anzeige von Veranstaltungen und bieten die Möglichkeit, automatisierte Anmeldungen, Einladungen und Erinnerungen zu integrieren. So bleibt jeder im Unternehmen über laufende Initiativen auf dem Laufenden und kann aktiv am Unternehmensleben teilnehmen. Das stärkt den internen Zusammenhalt und das Zugehörigkeitsgefühl.

· Richtlinien- und Regulierungsmanagement : In SharePoint erfolgt das Richtlinien- und Regulierungsmanagement über ein zentrales und sicheres Repository, auf das nur autorisierte Personen Zugriff haben. Alle offiziellen Dokumente, wie Unternehmensrichtlinien, interne Regelungen, Betriebshandbücher und Verfahren, sind in nach Kategorie und Version strukturierten Dokumentbibliotheken organisiert. Die Versionskontrolle stellt sicher, dass jede Aktualisierung nachverfolgt und zugänglich ist, und sorgt so für Transparenz und einen Änderungsverlauf. Erweiterte Suchfunktionen ermöglichen das schnelle Auffinden der benötigten Dateien, während granulare Berechtigungen sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer diese bearbeiten oder freigeben können. Automatische Benachrichtigungen informieren über Aktualisierungen oder Überarbeitungen und verhindern so die Verbreitung veralteter Dokumente. Die Workflow-Integration erleichtert die Genehmigung und Veröffentlichung neuer Regelungen oder Verfahren. So unterstützt SharePoint die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vereinfacht die Verbreitung von Richtlinien innerhalb des Unternehmens.

· Personalressourcen und Schulungen : In SharePoint können Sie spezielle Personal- und Schulungsbereiche erstellen, die auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Organisieren Sie Themenbereiche für Zusatzleistungen mit aktueller Dokumentation und einfachen Antragsverfahren. Schulungs- und Onboarding-Ressourcen sind über Videobibliotheken, Handbücher und geführte Touren zugänglich. Aktuelle FAQs helfen bei der schnellen Beantwortung häufig gestellter Fragen. Digitale Formulare ermöglichen die Verwaltung von Urlaubs-, Abwesenheits- oder Zusatzleistungsanträgen und erleichtern so die Automatisierung von Personalprozessen. Der zentrale Zugriff verbessert die Informationsnutzung und die Zusammenarbeit. SharePoint fördert eine transparente und unterstützende Unternehmenskultur.

· Zugriff auf Ressourcen und Tools : Ein entscheidender Aspekt eines mit SharePoint erstellten Intranets ist die Möglichkeit, den Zugriff auf alle digitalen Unternehmensressourcen zu zentralisieren und so die Navigation intuitiv und schnell zu gestalten. Durch die Integration direkter Links kann jeder schnell auf wichtige Betriebstools wie Managementsoftware, Business-Intelligence-Plattformen oder Buchhaltungssoftware zugreifen. Auch maßgeschneiderte interne Anwendungen, technische oder administrative Supportformulare sowie externe Portale, die für den täglichen Betrieb unerlässlich sind, sind leicht zugänglich. Die modulare Struktur von SharePoint ermöglicht die Organisation dieser Links in thematischen Dashboards, unterteilt nach Abteilungen oder Interessensgebieten. Dieses System erleichtert die Ressourcensuche, steigert die Effizienz und reduziert das Fehlerrisiko durch die Verteilung von Informationen über mehrere Kanäle.

· Inhaltspersonalisierung : In SharePoint ermöglicht die Inhaltspersonalisierung die Anzeige individueller Informationen für jeden Benutzer. Inhalte werden automatisch nach Unternehmensrolle, Abteilung oder Standort gefiltert. So wird sichergestellt, dass jeder nur auf die für seine Arbeit relevanten Ressourcen, Nachrichten und Dokumente zugreift. Administratoren können Sichtbarkeitsrichtlinien mithilfe von Sicherheitsgruppen und den mit Inhalten verknüpften Metadaten definieren. Das macht Portale dynamisch, effizient und sicher. Die Personalisierung verbessert das Benutzererlebnis und reduziert das Risiko einer Informationsüberflutung. So erleichtert SharePoint die Zusammenarbeit und steigert die Produktivität.

· Erweiterte Suchmaschine : Die erweiterte Suchmaschine von SharePoint ist ein wichtiges Tool zur Optimierung der Informationssuche in Ihrem Unternehmen. Mit der Volltextsuche finden Sie Dokumente, Seiten und Inhalte schnell durch einfache Eingabe von Schlüsselwörtern. Die Ergebnisse umfassen auch Vorkommen in Texten und Anhängen. Metadatenfilter ermöglichen die Verfeinerung der Suche durch die Auswahl spezifischer Kriterien wie Autor, Erstellungsdatum oder Kategorie und verkürzen so die Suchzeit erheblich. Intelligente Vorschläge helfen Ihnen, häufige Suchanfragen vorherzusehen und nützliche Ressourcen zu finden. SharePoint bietet zudem eine übersichtliche und strukturierte Ergebnisansicht mit Sortier- und Dateivorschauoptionen. Dieses System ermöglicht schnellen und gezielten Zugriff auf strategische Informationen und fördert so die Produktivität und die teamübergreifende Zusammenarbeit . Die personalisierte Suche erleichtert das Wissensmanagement im Unternehmen und trägt zur Verbesserung gemeinsam genutzter Informationsressourcen bei.

· Foren und Communities : Foren und Communities in SharePoint sind wichtige Werkzeuge für den Dialog und die Zusammenarbeit im Unternehmen. Diese digitalen Räume ermöglichen es Ihnen, aktuelle Diskussionen zu starten, Probleme in Echtzeit zu lösen und Best Practices auszutauschen, wobei die Beiträge aller Teammitglieder genutzt werden . Foren ermöglichen die Archivierung von Unterhaltungen zur späteren Verwendung, während Communities die Bildung abteilungsübergreifender Interessengruppen erleichtern. Dank der Integration von Benachrichtigungen und Tags können Sie die wichtigsten Diskussionen verfolgen und erhalten aktuelle Updates. Das System aus Erwähnungen und direkten Antworten ermöglicht eine schnelle und effektive Interaktion. So stärkt SharePoint die Kultur der Zusammenarbeit und verwandelt individuelles Wissen in gemeinsames Wissen.

· Veranstaltungsmanagement : Das Veranstaltungsmanagement in SharePoint basiert auf gemeinsamen Kalendern, die die Planung und Transparenz von Unternehmensinitiativen erleichtern. Sie können sich direkt über die Plattform für Veranstaltungen anmelden, was die Registrierung und Teilnehmerverwaltung vereinfacht. SharePoint ermöglicht die Aktivierung automatischer Erinnerungen, sodass alle rechtzeitig über bevorstehende Meetings, Termine oder verwandte Aktivitäten informiert werden. Die Integration mit Outlook ermöglicht die einfache Synchronisierung von Terminen und Einladungen, vermeidet Überschneidungen und gewährleistet einen vollständigen Überblick über die Agenda. Veranstaltungen können mit spezifischen Details, Links zu virtuellen Meetings und Informationsmaterialien angereichert werden. Dies macht das Veranstaltungsmanagement schlank, transparent und nahtlos in alltägliche digitale Tools integriert. SharePoint verwandelt die Organisation von Aktivitäten in einen kollaborativen und ständig überwachten Prozess.

· Mobil einsetzbar : Die mobile Anpassungsfähigkeit von SharePoint ermöglicht Mitarbeitern den Zugriff auf Unternehmensinhalte von überall und gewährleistet so die Geschäftskontinuität auch außerhalb des Büros. Die responsive Oberfläche passt sich automatisch an die Größe von Smartphones und Tablets an und bietet eine intuitive Navigation mit allen wichtigen Funktionen – vom Abrufen von Dokumenten bis zur Teilnahme an Foren und virtuellen Meetings. Spezielle mobile Apps ermöglichen es Nutzern, Echtzeitbenachrichtigungen zu erhalten, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, Dateien hochzuladen und dringende Aufgaben mühelos zu erledigen. Die Integration mit Tools wie Teams, Outlook und OneDrive steigert die Produktivität auch unterwegs. Dank der Authentifizierungs- und Berechtigungsverwaltung, die auch für den Fernzugriff optimiert ist, bleibt die Sicherheit hoch. So erfüllt SharePoint die Anforderungen flexibler, moderner Arbeitswelt und unterstützt das Smart-Working-Modell effektiv.

Übung. Firmenintranet

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel dieser Übung ist es, die Gestaltung und Implementierung eines modernen und funktionalen Unternehmensintranets mit Microsoft SharePoint zu erlernen. Der Benutzer wird durch die Erstellung individueller Portale, die Veröffentlichung von Nachrichten und Veranstaltungen, die Verwaltung von Richtlinien und Vorschriften sowie die Zentralisierung von Personal- und Schulungsressourcen geführt. Funktionen wie Inhaltspersonalisierung, erweiterte Suche, Foren- und Community-Management, Veranstaltungsorganisation und mobile Optimierung werden erkundet. Die Übung simuliert einen realen Geschäftskontext, in dem das Intranet zum zentralen Zugangspunkt für Kommunikation, Ressourcen und Zusammenarbeit wird. Nach Abschluss der Übung ist der Benutzer in der Lage, ein effektives, zugängliches und ansprechendes Intranet für alle Mitarbeiter zu konfigurieren.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Benutzerdefinierte Portale 🧱

✓ Erstellen Sie eine neue Kommunikationssite von SharePoint Home aus 🖱️
✓ Wählen Sie das Layout „ Thema “ oder „ Showcase “ für die Homepage aus 🧩
✓ Passen Sie den Site-Titel und das Logo an 🎨
✓ Fügen Sie Abschnitte mit mehrspaltigem Layout hinzu 🧱
✓ Fügen Sie Webparts wie „ Text “ , „ Bild “ , „ Quick Links “ ein 🖼️
✓ Erstellen Sie eine horizontale Navigationsleiste mit internen Links . 🔗
✓ Fügen Sie ein Webpart „ Hervorgehobener Inhalt “ hinzu. 📌
✓ Anzeigeberechtigungen für bestimmte Gruppen festlegen 🔐
✓ Änderungen speichern und veröffentlichen 💾
✓ Site mit dem Team teilen, um erstes Feedback zu erhalten 📤

2. Neuigkeiten und Veranstaltungen teilen 📰

✓ Fügen Sie das Webpart „Neuigkeiten“ zur Startseite hinzu 🗞️
✓ Klicken Sie auf „ + Hinzufügen “ , um eine neue Neuigkeit zu erstellen 📝
✓ Geben Sie Titel, Bild und Textinhalt ein 🖼️
✓ Legen Sie das Veröffentlichungs- und Ablaufdatum fest 📅
✓ Fügen Sie Tags für eine einfachere Suche hinzu 🏷️
✓ Veröffentlichen Sie die Neuigkeit und überprüfen Sie ihre Anzeige 👁️
✓ Fügen Sie das Webpart „ Ereignisse “ für den Kalender hinzu 📆
✓ Geben Sie Titel, Datum, Ort und Beschreibung des Ereignisses ein 📍 ✓
Aktivieren Sie Benachrichtigungen für Teilnehmer 🔔
✓ Verknüpfen Sie das Ereignis mit einem Teams- oder Outlook-Link 📎

3. Richtlinien- und Regulierungsmanagement 📚

✓ Erstellen Sie eine neue Dokumentbibliothek mit dem Namen „Unternehmensrichtlinien“ 📁
✓ Laden Sie offizielle PDF- oder Word-Dokumente hoch 📄
✓ Fügen Sie die Spalten „ Typ “ , „ Überarbeitungsdatum “ und „ Verantwortlich “ hinzu 🏷️
✓ Aktivieren Sie die Versionskontrolle in der Bibliothek . 🕓
✓ Legen Sie Leseberechtigungen für alle Mitarbeiter fest . 🔐
✓ Erstellen Sie eine gefilterte Ansicht nach Richtlinientyp. 🔍
✓ Fügen Sie das Webpart „ Hervorgehobener Inhalt “ zur Startseite hinzu . 📌
✓ Verknüpfen Sie das Webpart mit der Bibliothek „ Unternehmensrichtlinien “. 🔗
✓ Benachrichtigungen für Dokumentänderungen aktivieren 📣
✓ Dokumentrevisionen in einer Spalte „ Notizen “ 🗒️

4. Personalressourcen und Schulungen 🧑 ‍ 🏫

✓ Erstellen Sie eine Seite „HR-Ressourcen“ auf Ihrer Intranet-Site 🧱
✓ Fügen Sie das Webpart „ Quick Links “ für Links zu Formularen hinzu 📎
✓ Fügen Sie das Webpart „ Hervorgehobener Inhalt “ für Anleitungen und FAQs ein 📘
✓ Erstellen Sie eine Bibliothek „ Schulung “ mit Themenordnern 📂
✓ Laden Sie Videos, PDFs und Präsentationen hoch 📽️
✓ Fügen Sie die Metadaten „ Kategorie “ , „ Level “ und „ Erforderlich “ hinzu 🏷️
✓ Aktivieren Sie die Rasteransicht für eine intuitive Navigation 🧮
✓ Integrieren Sie Microsoft Stream für Schulungsvideos 🎥
✓ Erstellen Sie eine Seite „ Empfohlene Kurse “ mit dynamischem Inhalt ⭐
✓ Aktivieren Sie Benachrichtigungen für neue Schulungsmaterialien 🔔

5. Zugriff auf Ressourcen und Tools 🧰

✓ Erstellen Sie eine Seite „Business Tools“ in Ihrem Intranet 🧱
✓ Fügen Sie das Webpart „ Quick Links “ mit benutzerdefinierten Symbolen hinzu 🔗
✓ Fügen Sie Links zu Teams, Outlook, CRM, ERP usw. ein 🧩
✓ Ordnen Sie Links in Kategorien (z. B. Kommunikation, Management) 📂
✓ Fügen Sie für jedes Tool eine kurze Beschreibung hinzu 🗒️
✓ Aktivieren Sie die Raster- oder Listenansicht 📋
✓ Legen Sie Berechtigungen für eingeschränkte Tools fest 🔐
✓ Fügen Sie das Webpart „ Hervorgehobener Inhalt “ für häufig verwendete Tools hinzu 📌
✓ Verlinken Sie externe Tools über eine URL oder ein Iframe 🌐
✓ Überprüfen Sie die Erreichbarkeit von Mobilgeräten 📱

6. Personalisierung von Inhalten 🎯

✓ Aktivieren Sie das Webpart „Hervorgehobener Inhalt“ mit dem Filter „Aktueller Benutzer“ 👤
✓ Erstellen Sie benutzerdefinierte Ansichten nach Abteilung oder Rolle 🧑 ‍ 💼
✓ Verwenden Sie die Spalten „ Zielgruppe “ , um Inhalte zu segmentieren 🏷️
✓ Aktivieren Sie die Funktion „ Aktueller Benutzer“ „ Zielgruppen-Targeting “ auf der Site ⚙️
✓ Personalisieren Sie die Startseite für bestimmte Gruppen 👥
✓ Fügen Sie mit Power Automate dynamische Inhalte hinzu 🔄
✓ Erstellen Sie Abschnitte, die nur für bestimmte Gruppen sichtbar sind 🔐 ✓
Testen Sie die Anzeige mit Testbenutzern 👁️
✓ Sammeln Sie Feedback über Microsoft Forms 📋
✓ Optimieren Sie Inhalte basierend auf Nutzungsanalysen 📊

7. Erweiterte Suchmaschine 🔎

✓ Fügen Sie allen hochgeladenen Inhalten Metadaten hinzu 🏷️
✓ Verwenden Sie verwaltete Spalten und Unternehmenswörterbücher 📚
✓ Aktivieren Sie die Volltextsuche in der Dokumentbibliothek 📖
✓ Passen Sie das Webpart „ Suchen “ auf der Startseite an 🔍
✓ Erstellen Sie Suchbereiche nach Kategorien (z. B. HR, IT) 🧮
✓ Aktivieren Sie automatische Vorschläge in der Suchleiste 💡
✓ Integrieren Sie mit Microsoft Search für einheitliche Ergebnisse 🔗
✓ Fügen Sie Filter nach Autor, Datum und Dokumenttyp hinzu 📅
✓ Speichern Sie häufige Suchvorgänge als Standardansichten 💾
✓ Schulen Sie Mitarbeiter in der Verwendung der erweiterten Suche 🧑 ‍ 🏫

8. Forum und Community 💬

✓ Erstellen Sie eine Unterwebsite „Unternehmens-Community“ 🧱
✓ Fügen Sie das Webpart „ Diskussion “ oder „ Yammer “ hinzu 💭
✓ Thematische Kategorien erstellen (z. B. Innovation, Wohlbefinden) 🗂️
✓ Benachrichtigungen für neue Beiträge und Antworten aktivieren 🔔
✓ Moderationsregeln und Netiquette festlegen 📜 ✓
Abzeichen oder Anerkennungen für aktive Benutzer hinzufügen 🏅
✓ Die Community mit der Intranet-Startseite verbinden 📎
✓ Teilnahme mit Umfragen und Quizzen fördern 📊
✓ In Teams integrieren für Diskussionen in Echtzeit 💬
✓ Feedback sammeln, um das Erlebnis zu verbessern 👂

9. Eventmanagement 📆

✓ Fügen Sie das Webpart „Events“ zur Startseite hinzu 📅
✓ Klicken Sie auf „ + Neues Event “ , um eins zu erstellen 📝
✓ Geben Sie Titel, Datum, Ort und Beschreibung ein 📍
✓ Verknüpfen Sie das Event mit einem Teams- oder Outlook-Link 📎
✓ Aktivieren Sie die Teilnehmerregistrierung 📋
✓ Fügen Sie Werbebilder oder Banner hinzu 🖼️
✓ Richten Sie automatische E-Mail- Erinnerungen ein 🔔
✓ Erstellen Sie eine Seite „ Veranstaltungskalender “ 📆
✓ Archivieren Sie vergangene Ereignisse in einem speziellen Bereich . 📁
✓ Analysieren Sie die Teilnahme mit Microsoft Forms . 📊

10. Mobile Bereitschaft 📱

✓ Überprüfen Sie die Site-Anzeige auf Smartphones und Tablets 📲
✓ Verwenden Sie ein einspaltiges Layout für wichtige Abschnitte 🧱
✓ Aktivieren Sie den Modus „ Responsive “ in Webparts ⚙️
✓ Testen Sie die Navigation mit der SharePoint Mobile-App 📱
✓ Optimieren Sie Bilder und Inhalte für kleine Bildschirme 🖼️
✓ Reduzieren Sie die Anzahl der Klicks zum Zugriff auf Ressourcen 🖱️
✓ Fügen Sie Schnellschaltflächen für häufige Aktionen hinzu 🔘
✓ Integrieren Sie Push -Benachrichtigungen über Power Automate 🔔
✓ Erstellen Sie einen mobilen Leitfaden für Mitarbeiter 📘
✓ Sammeln Sie Feedback zum mobilen Erlebnis 📋

🧪 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Ein Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern an verschiedenen Standorten möchte die interne Kommunikation, das Dokumentenmanagement und den Zugriff auf Unternehmensressourcen zentralisieren. Ziel ist ein modernes, geräteunabhängiges Intranet, das Engagement und Produktivität fördert. Das IT-Team arbeitet mit der Personalabteilung und der Kommunikationsabteilung zusammen, um ein SharePoint-Portal mit Nachrichten, Veranstaltungen, Richtlinien, Tools und Schulungen zu entwickeln.

📁 Erstellen des Portals
✓ Gehen Sie zur SharePoint-Startseite → „ Site erstellen “ → „ Kommunikationsseite “ 🖱️
✓ Wählen Sie das Layout „ Showcase “ und passen Sie Titel und Logo an . 🎨
✓ Fügen Sie Abschnitte und Webparts für dynamische Inhalte hinzu . 🧱
✓ Richten Sie eine horizontale Navigation mit Schnelllinks ein . 🔗
✓ Veröffentlichen und teilen Sie die Site mit Mitarbeitern . 📤

📰 Neuigkeiten und Veranstaltungen
✓ Webpart „ Neuigkeiten “ hinzufügen Und „ Veranstaltungen “ auf der Startseite 🗞️
✓ Artikel mit Bildern und Tags erstellen 🏷️
✓ Veranstaltungen mit Datum, Ort und Teams-Link einfügen 📆
✓ Benachrichtigungen für neue Inhalte aktivieren 🔔
✓ Veranstaltungen für Anmeldungen mit Outlook verknüpfen 📎

📚 Richtlinien und Vorschriften
✓ Erstellen Sie eine Bibliothek mit „ Unternehmensrichtlinien “ 📁
✓ Dokumente hochladen und Versionierung aktivieren 🕓
✓ Nur-Lese-Berechtigungen festlegen 🔐
✓ Die Bibliothek mit „ Hervorgehobener Inhalt “ mit der Startseite verknüpfen 📌
✓ Benachrichtigungen für Updates aktivieren 📣

🧑 ‍ 🏫 HR-Schulungen und -Ressourcen
✓ Erstellen Sie eine „ Schulungs “ -Seite mit Schnellverknüpfungen 📎
✓ Laden Sie Materialien in eine dedizierte Bibliothek hoch 📂
✓ Fügen Sie Metadaten nach Kategorie und Niveau hinzu 🏷️
✓ Integrieren Sie Microsoft Stream für Videos 🎥
✓ Aktivieren Sie Benachrichtigungen für neue Kurse 🔔

📱 Mobiler Zugriff
✓ Testen Sie Ihre Site von Smartphones und Tablets aus 📲
✓ Verwenden Sie responsive Layouts und optimierte Bilder 🖼️
✓ Testen Sie die Erfahrung mit der SharePoint Mobile-App 📱
✓ Fügen Sie Schnellschaltflächen für häufige Aktionen hinzu 🔘
✓ Sammeln Sie Feedback mit Microsoft Forms 📋

🧭 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🧱 Portalerstellung	SharePoint-Startseite → Site erstellen → Kommunikationssite 🖱️
📰 Neuigkeiten und Veranstaltungen	Seite bearbeiten → Webpart hinzufügen → Neuigkeiten/Events 🗞️
📚 Richtlinienverwaltung	Dokumentbibliothek → Neue Bibliothek → Datei hochladen → Einstellungen 🕓
🧑 ‍ 🏫 HR-Schulungen und Ressourcen	Neue Seite → Webpart hinzufügen → Schnelllinks/Hervorgehobener Inhalt 📘
🔎 Erweiterte Suche	Suchleiste → Filter → Benutzerdefinierte Ansichten 🔍
💬 Forum und Community	Neue Subsite → Webpart hinzufügen → Diskussion/ Yammer 💭
📆 Veranstaltungsmanagement	Webpart hinzufügen → Ereignisse → Neues Ereignis 📅
📱 Mobile Bereitschaft	SharePoint Mobile App → Navigationstest → Responsives Layout 📲
🔄 Inhaltsanpassung	Webpart → Hervorgehobener Inhalt → Nach aktuellem Benutzer filtern 👤
⚙️ Workflow und Automatisierungen	Automatisieren → Power Automate → Flow erstellen 🔁

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

✓ Zentralisierung der Kommunikation und Unternehmensressourcen
✓ Schneller Zugriff auf Tools und Dokumente von jedem Gerät aus
✓ Höheres Engagement der Mitarbeiter dank personalisierter Inhalte
✓ Reduzierung interner E-Mails dank Nachrichten und Foren
✓ Rückverfolgbarkeit und kontinuierliche Aktualisierung der Unternehmensrichtlinien
✓ Erleichterung der kontinuierlichen Schulung und Einarbeitung
✓ Automatisierung von Genehmigungs- und Veröffentlichungsabläufen
✓ Besseres Management interner Veranstaltungen und Initiativen
✓ Integration in das Microsoft 365-Ökosystem
✓ Einheitliche Benutzererfahrung, auch mobil zugänglich

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

📰 Internes Kommunikationsportal

Unternehmen können ein Intranet mit Nachrichten, Veranstaltungen und wöchentlichen Updates einrichten. Mitarbeiter erhalten automatische Benachrichtigungen und können die neuesten Nachrichten auch auf ihren Mobilgeräten abrufen.

📚 HR-Dokumentationszentrum

Alle Personalvorschriften, Richtlinien und Formulare werden in einer SharePoint-Bibliothek mit kontrolliertem Zugriff gesammelt. Dokumente werden versioniert und regelmäßig aktualisiert.

🧑 ‍ 🏫 Weiterbildungsportal

Unternehmenskurse sind nach Bereichen und Niveau organisiert. Mitarbeiter haben Zugriff auf Videos, Quizze und Materialien, mit Fortschrittsverfolgung und Benachrichtigungen über neue Inhalte.

💬 Geschäftswelt

Ein Raum für thematische Foren, Umfragen und innovative Ideen. Mitarbeiter interagieren, tauschen Erfahrungen aus und beteiligen sich an funktionsübergreifenden Diskussionen.

📱 Mobilfreundliches Intranet

Das Intranet ist für Smartphones und Tablets optimiert. Mitarbeiter können von überall auf Tools, Dokumente und Neuigkeiten zugreifen, was die mobile Produktivität steigert.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Wie erstellt man eine Kommunikationssite in SharePoint?

2. Welche Webparts werden zum Veröffentlichen von Neuigkeiten und Veranstaltungen verwendet?

3. Wie verwalten Sie Unternehmensrichtlinien in einer Dokumentbibliothek?

4. Wie können Personal- und Schulungsressourcen organisiert werden?

5. Wie personalisiere ich Inhalte für bestimmte Gruppen?

6. Welche Tools bietet SharePoint für die erweiterte Suche?

7. Wie erstellt man eine Unternehmens-Community mit Diskussionsforen?

8. Welche Schritte sind für die Organisation von Firmenveranstaltungen erforderlich?

9. Wie optimiert man ein Intranet für den mobilen Zugriff?

10. Welche Vorteile bietet die Integration mit Power Automate?

📘 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

In dieser Übung haben Sie gelernt, wie Sie mit SharePoint ein modernes Unternehmensintranet gestalten. Sie haben individuelle Portale erstellt, Nachrichten und Veranstaltungen veröffentlicht, Personalrichtlinien und -ressourcen verwaltet und dynamische Tools und Inhalte konfiguriert. Sie haben Gruppenpersonalisierung, erweiterte Suche, Forumsverwaltung und Veranstaltungsplanung erkundet. Sie haben das mobile Erlebnis optimiert und automatisierte Workflows integriert. Diese Fähigkeiten ermöglichen Ihnen den Aufbau einer zentralisierten, zugänglichen und ansprechenden digitalen Umgebung und verbessern so die interne Kommunikation und die Unternehmensproduktivität.

c) Dokumentenmanagement

SharePoint Online eignet sich hervorragend als Dokumentenmanagementsystem (DMS)-Plattform und gewährleistet Effizienz und Compliance.

· Strukturierte Dokumentbibliotheken : SharePoint ermöglicht Ihnen die Erstellung perfekt organisierter Dokumentbibliotheken, basierend auf thematischen Sammlungen, die Ihre Unternehmensstruktur oder laufende Projekte widerspiegeln. Jede Datei lässt sich kategorisieren und in spezifische Gruppen einordnen, was die Suche und die Zusammenarbeit zwischen Teams erleichtert . Dank der Tagging-Funktion können Sie jedem Dokument mehrere Labels zuordnen, sodass es auch über Hauptkategorien hinweg leicht auffindbar ist. Die Zuweisung benutzerdefinierter Metadaten wie Autor, Datum, Dateityp oder Freigabestatus ermöglicht eine intelligente und dynamische Archivverwaltung. Benutzerdefinierte Ansichten ermöglichen Ihnen das schnelle Filtern von Inhalten anhand der für jede Gruppe oder Aufgabe relevantesten Attribute. Diese modulare und flexible Struktur macht Dokumentation zu einer strategischen Ressource, die leicht zugänglich und stets kontrollierbar ist.

· Zugriffskontrolle : SharePoint ermöglicht die Konfiguration granularer Berechtigungen und passt die Zugriffsebenen an die spezifischen Anforderungen jedes Teams oder jeder Funktion an. Sie können Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rollen definieren und ganzen Bibliotheken, einzelnen Ordnern oder sogar einzelnen Dokumenten unterschiedliche Berechtigungen zuweisen. Diese präzise Arbeitsweise ermöglicht es Ihnen, die Sichtbarkeit vertraulicher Informationen auf diejenigen zu beschränken, die sie tatsächlich benötigen, und so das Risiko von Fehlern oder unerwünschten Offenlegungen zu reduzieren. Administratoren können Berechtigungen jederzeit aktualisieren oder widerrufen und behalten so die volle Kontrolle über digitale Assets. Die zentrale Verwaltung vereinfacht Audits und fördert die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien. Die Active Directory-Integration erleichtert die Benutzersynchronisierung und die Anwendung bestehender Sicherheitsrichtlinien. Ein solch fortschrittliches System gewährleistet Zuverlässigkeit, Transparenz und hohe Standards beim Informationsschutz.

· Automatische Versionierung : Jede Änderung generiert eine neue Version. Vorherige Versionen können jederzeit abgerufen und wiederhergestellt werden. Die automatische Versionierung in SharePoint ermöglicht Ihnen einen detaillierten Verlauf aller an Dokumenten vorgenommenen Änderungen. Bei jeder Dateiaktualisierung speichert das System eine neue Version, ohne vorherige zu überschreiben. So können Sie verschiedene Revisionen einfach vergleichen und nachvollziehen, wer wann Änderungen vorgenommen hat. Bei Fehlern oder unerwünschten Änderungen können Sie mit wenigen Klicks eine vorherige Version wiederherstellen und so die Sicherheit und Integrität Ihrer Informationen gewährleisten. Der Zugriff auf historische Versionen ist einfach und intuitiv und fördert die transparente Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern . Dies macht SharePoint zu einem zuverlässigen Tool für die erweiterte Kontrolle und Verwaltung von Unternehmensdokumenten.

· Prüfpfad und Rückverfolgbarkeit : Detaillierte Aktivitätsprotokolle für jede Datei sind möglich, nützlich für Compliance und interne Audits. SharePoint bietet ein erweitertes Prüfpfadsystem , das jede an Dokumenten durchgeführte Aktivität protokolliert: Erstellung, Änderung, Zugriff, Download oder Löschung werden präzise verfolgt und jeder Vorgang einem Benutzer und einem Datum zugeordnet. Dieser Detaillierungsgrad ermöglicht die Rekonstruktion des Verlaufs jeder Datei und die einfache Identifizierung von Verantwortlichkeiten und Zeitplänen. Administratoren können Protokolle über intuitive Berichte einsehen, was interne Audits und Aktivitäten erleichtert. Kontinuierliche Rückverfolgbarkeit stellt sicher, dass jede Aktion dokumentiert ist, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Prozesstransparenz unterstützt. Bei Anomalien oder Vorfällen lässt sich die Ursache schnell ermitteln und gezielt eingreifen. Der Prüfpfad wird somit zu einem unverzichtbaren Instrument für die Dokumentenverwaltung und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien.

· Intelligente Suche : Eine der Stärken der Plattform ist das schnelle Auffinden aller benötigten Dokumente und Informationen im Unternehmensarchiv. Dank einer leistungsstarken Suchmaschine können Sie nicht nur nach Dateiinhalten, sondern auch nach Autor, Erstellungs- oder Änderungsdatum, zugehörigen Tags und unternehmensspezifischen Eigenschaften suchen. Diese präzise Filterung der Ergebnisse steigert die Effizienz deutlich und reduziert den Zeitaufwand für die Suche nach bestimmten Dokumenten. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht die Verfeinerung von Suchanfragen anhand erweiterter Kriterien und liefert stets relevante und aktuelle Antworten. Die automatische Vorschlagsfunktion hilft Nutzern zudem, selbst in sehr großen Archiven schnell das Gesuchte zu finden. Durch die intelligente Suche verwandelt SharePoint das Dokumentenarchiv in eine lebendige, leicht navigierbare Ressource und fördert so Zusammenarbeit und Produktivität.

· Genehmigungsworkflow : Der Genehmigungsworkflow in SharePoint ermöglicht die Automatisierung aller Schritte der Dokumentenprüfung und -veröffentlichung. Wird eine Datei hochgeladen oder geändert, kann sie automatisch an die zuständigen Prüfer gesendet werden. Diese werden benachrichtigt und können die Datei genehmigen, ablehnen oder Änderungen anfordern. Die Statusverfolgung aller Dokumente gewährleistet Transparenz im Prozess und erleichtert die Verantwortlichkeit. Die Integration mit Sicherheitsregeln stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Inhalte validieren oder veröffentlichen können. Genehmigungen können mehrstufig erfolgen und bei Bedarf verschiedene Gruppen einbeziehen. Alle Vorgänge werden zu Audit- und Compliance-Zwecken protokolliert. Dieses System optimiert die Zeit, reduziert Fehler und gewährleistet die Konsistenz der veröffentlichten Informationen.

· Datenschutz : Datenschutz in SharePoint ist ein Schlüsselelement der Cybersicherheit und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in modernen Unternehmen. Die Plattform implementiert Datenverschlüsselung sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand: Jedes Dokument wird während der Übertragung zwischen Client und Server verschlüsselt und bleibt auch bei Speicherung in Microsoft-Rechenzentren geschützt. Dieser doppelte Schutz minimiert das Risiko von Abfangen oder unbefugtem Zugriff in allen Phasen des Dateilebenszyklus. Zusätzlich zur Verschlüsselung bietet SharePoint regelmäßige automatische Backups, die die Wiederherstellung von Informationen auch bei versehentlichem Löschen, technischen Ausfällen oder Cyberangriffen gewährleisten. Backups werden zentral verwaltet und können schnell wiederhergestellt werden, um die Geschäftskontinuität und die Ausfallsicherheit der Dokumenteninfrastruktur zu gewährleisten. Die vollständige Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO ist ebenfalls unerlässlich. SharePoint ermöglicht die Konfiguration von Aufbewahrungsrichtlinien und die Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus. So wird sichergestellt, dass Daten nur so lange wie nötig aufbewahrt und anschließend gemäß den Unternehmens- und gesetzlichen Richtlinien entsorgt werden. Auditing-Tools, zentralisiertes Einwilligungsmanagement sowie Funktionen zur Datenpseudonymisierung und -anonymisierung runden das Paket ab und bieten Unternehmen alle notwendigen Tools für eine sichere und verantwortungsvolle digitale Informationsverwaltung.

· Sicheres Teilen : SharePoint bietet erweiterte Tools für den sicheren Austausch von Dokumenten mit externen Partnern und gewährleistet gleichzeitig den Schutz sensibler Daten. Durch die Erstellung sicherer Links können Sie den Dateizugriff auf bestimmte Personen beschränken, detaillierte Berechtigungen festlegen und die Kontrolle darüber behalten, wer Inhalte anzeigen, bearbeiten oder herunterladen darf. Links können so programmiert werden, dass sie nach einer bestimmten Zeit automatisch ablaufen, wodurch das Risiko unbefugten Zugriffs im Laufe der Zeit reduziert wird. Sie können außerdem die Aktivität an freigegebenen Dateien überwachen und Benachrichtigungen über Zugriffe und Änderungen erhalten. Der Zugriff kann jederzeit widerrufen werden, auch nachdem der Link bereits versendet wurde. Unternehmenssicherheitsrichtlinien werden auch auf externe Partner angewendet, um Compliance und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. So findet erweiterte Zusammenarbeit in einer sicheren digitalen Umgebung statt, ohne die betriebliche Effizienz zu beeinträchtigen.

· Integration mit Office Online : Die Integration von SharePoint in Office Online ist eine der Stärken der Plattform. Sie ermöglicht es Nutzern, Dokumente direkt im Browser zu öffnen, zu bearbeiten und gemeinsam daran zu arbeiten, ohne zusätzliche Software installieren zu müssen. Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien können in Echtzeit von mehreren Personen gleichzeitig aktualisiert werden, wobei Änderungen sofort für alle Beteiligten sichtbar sind. Vorschläge, Kommentare und der Revisionsverlauf sind jederzeit verfügbar und erleichtern die gemeinsame Bearbeitung und Inhaltsüberprüfung. Jede Änderung wird automatisch gespeichert, was das Risiko von Datenverlust reduziert und die Teamproduktivität steigert . Dank Co-Authoring können mehrere Nutzer synergetisch zusammenarbeiten und Versionskonflikte oder versehentliches Überschreiben vermeiden. Die Arbeitsumgebung ist überall dort zugänglich, wo eine Internetverbindung besteht, und macht die Zusammenarbeit wirklich flexibel. Diese Synergie zwischen SharePoint und Office Online verwandelt Dokumentenmanagement in ein nahtloses, modernes und sicheres Erlebnis.

· Langzeitarchivierung : SharePoint bietet dank vollständig konfigurierbarer Aufbewahrungsrichtlinien erweiterte Tools für die Langzeitarchivierung strategischer Dokumente. Unternehmen können die Aufbewahrungsdauer für jeden Dateityp festlegen und so sowohl betriebliche als auch gesetzliche Anforderungen erfüllen. Die zentrale Verwaltung ermöglicht die sichere und geordnete Speicherung großer Datenmengen und reduziert so das Risiko von Verlust oder unbefugtem Zugriff. Archivierte Dokumente lassen sich durch gezielte Suche leicht abrufen und bleiben dank strenger Kontrollen und regelmäßiger Backups geschützt. Die Integration von Aufbewahrungsrichtlinien in den Dokumentenlebenszyklus stellt sicher, dass Dateien nur bei Bedarf gelöscht werden. Dies vermeidet unnötige Datenansammlungen und optimiert die Speicherressourcen. Der gesamte Prozess wird verfolgt und dokumentiert, um maximale Transparenz und die Einhaltung geltender Vorschriften zu gewährleisten.

Übung. Dokumentenmanagement

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel dieser Übung ist es, einen praktischen Leitfaden für die Nutzung von SharePoint im Dokumentenmanagement von Unternehmen bereitzustellen. Der Benutzer lernt, Dokumentbibliotheken zu strukturieren, Zugriffsberechtigungen zu konfigurieren, die automatische Versionierung zu aktivieren und die Nachverfolgbarkeit von Änderungen sicherzustellen. Erweiterte Funktionen wie intelligente Suche, Genehmigungsworkflows, Datenschutz und sichere Freigabe werden vorgestellt. Die Integration mit Office Online und die Langzeitarchivierung vervollständigen den Dokumentenlebenszyklus. Die Übung simuliert einen realen Kontext, in dem SharePoint zum zentralen Bestandteil der Dokumentenverwaltung wird. Nach Abschluss der Übung ist der Benutzer in der Lage, eine effiziente, sichere und kollaborative Dokumentenumgebung zu konfigurieren.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Strukturierte Dokumentbibliotheken 🗂️

✓ Erstellen Sie eine neue Site oder melden Sie sich bei einer vorhandenen an 🖱️
✓ Gehen Sie zu „ Site-Inhalt “ → " Neu " → „ Dokumentenbibliothek “ 📁
✓ Geben Sie der Bibliothek einen beschreibenden Namen (z. B. „ Verträge 2025 “ ) . 📝
✓ Erstellen Sie thematische Ordner (z. B. „ Lieferanten “ , „ Kunden “ ) . 🗂️
✓ Fügen Sie benutzerdefinierte Spalten hinzu (z. B. „ Dokumenttyp “ , „ Ablaufdatum “ ). 🏷️
✓ Legen Sie gefilterte Ansichten nach Kategorie oder Datum fest . 🔍
✓ Speichern Sie die Ansicht als Standard. 💾
✓ Fügen Sie den Dateien Beschreibungen hinzu, um sie leichter verständlich zu machen. 🗒️
✓ Aktivieren Sie die Synchronisierung mit OneDrive . 🔄
✓ Geben Sie die Bibliothek mit den entsprechenden Berechtigungen für das Team frei . 👥

2. Zugangskontrolle 🔐

✓ Gehen Sie zu „ Einstellungen “ → „ Bibliotheksberechtigungen“ ⚙️
✓ Klicken Sie auf „ Berechtigungsübernahme beenden “ 🔗
✓ Gruppen erstellen (z. B. Leser, Redakteure, Eigentümer ) 👥
✓ Gruppen oder Benutzern bestimmte Berechtigungen zuweisen 🗂️
✓ Nur-Lese-Zugriff für externe Benutzer festlegen 🔒
✓ Ablaufgeschützte Links zum Teilen verwenden 🔗
✓ Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren 🔑 ✓
Berechtigungen mit „ Berechtigungen prüfen “ überprüfen 🧾
✓ Widerrufen Sie veraltete Zugriffsrechte regelmäßig. ❌
✓ Dokumentieren Sie Zugriffsrichtlinien in einer freigegebenen Datei . 📚

3. Automatische Versionierung 🕓

✓ Gehen Sie zu „Bibliothekseinstellungen“ → „Versionskontrolleinstellungen“ ⚙️
✓ Aktivieren Sie die Haupt- und Nebenversionierung 🔁
✓ Legen Sie die maximale Anzahl der zu behaltenden Versionen fest 🔢
✓ Zeigen Sie den Versionsverlauf für jede Datei an 📜
✓ Kehren Sie zu vorherigen Versionen zurück, wenn Sie einen Fehler machen ⏮️
✓ Fügen Sie beim Speichern Kommentare zu Änderungen hinzu 💬
✓ Sperren Sie Dateien bei Bedarf zum Bearbeiten 🔐
✓ Aktivieren Sie die Inhaltsgenehmigung vor der Veröffentlichung ✅
✓ Automatische Benachrichtigung über wichtige Änderungen 📣
✓ Speichern Sie endgültige Versionen in dedizierten Ordnern 📁

4. Prüfpfad und Rückverfolgbarkeit 📊

✓ Gehen Sie zu „Site-Einstellungen“ → „Überwachungsprotokollberichte“ 📈
✓ Wählen Sie den zu verfolgenden Ereignistyp aus ( z. B. Ansichten, Änderungen) 🕵️
✓ Exportieren Sie Protokolle für erweiterte Analysen nach Excel 📤
✓ Aktivieren Sie die Protokollierung von Benutzeraktivitäten 🧑 ‍ 💼
✓ Überwachen Sie verdächtige Anmeldungen und Downloads 🔍
✓ Richten Sie Benachrichtigungen für anomale Aktivitäten ein 🔔 ✓
Bewahren Sie Protokolle für den von der Richtlinie geforderten Zeitraum auf 🗓️
✓ Schützen Sie Protokolle mit eingeschränkten Berechtigungen 🔐
✓ Integrieren Sie Protokolle in Microsoft Purview oder Unternehmens-SIEM 🧩
✓ Dokumentieren Sie Überwachungsaktivitäten in monatlichen Berichten 📑

5. Intelligente Suche 🔍

✓ Fügen Sie Dokumenten aussagekräftige Metadaten hinzu 🏷️
✓ Verwenden Sie verwaltete Spalten und Begriffe aus dem Unternehmenswörterbuch 📚
✓ Erstellen Sie benutzerdefinierte Ansichten mit erweiterten Filtern 🧮
✓ Aktivieren Sie die Volltextsuche in der Bibliothek 📖
✓ Verwenden Sie die obere Suchleiste für Schlüsselwörter 🔎
✓ Filtern Sie Ergebnisse nach Autor, Datum oder Dokumenttyp 📅
✓ Speichern Sie häufige Suchvorgänge als Standardansichten 💾
✓ Fügen Sie Dateien Tags und Kategorien hinzu 📌
✓ Integrieren Sie mit Microsoft Search für einheitliche Ergebnisse 🔗
✓ Schulen Sie Ihr Team in Filtern und Schlüsselwörtern 🧑 ‍ 🏫

6. Genehmigungsworkflow ✅

✓ Gehen Sie zu „Automatisieren“ → „Power Automate“ → „Flow erstellen“ ⚙️
✓ Wählen Sie „ Dokumentengenehmigung “ aus der Vorlage 📄
✓ Legen Sie die Schritte fest: Senden, Genehmigen, Benachrichtigen 🔁
✓ Fügen Sie bestimmte Genehmiger hinzu (z. B. Manager) 👤
✓ Passen Sie die E-Mail mit der Genehmigungsanforderung an ✉️
✓ Aktivieren Sie Benachrichtigungen für jeden Flow-Status 🔔
✓ Protokollieren Sie Antworten in der Datei oder in einer Liste 📋
✓ Sperren Sie die Dateibearbeitung während der Genehmigung 🔐
✓ Senden Sie nach Abschluss eine automatische Bestätigung 📬
✓ Speichern Sie genehmigte Dokumente in dedizierten Ordnern 📁

7. Datenschutz 🛡️

✓ Aktivieren Sie die Datenverschlüsselung im Ruhezustand und während der Übertragung 🔐
✓ Verwenden Sie Microsoft Information Protection, um Dateien zu kennzeichnen 🏷️
✓ Setzen Sie Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust (DLP) durch ⚠️
✓ Beschränken Sie Downloads auf nicht verwaltete Geräte 📵
✓ Legen Sie Ablaufdaten für freigegebene Links fest ⏰
✓ Blockieren Sie das Drucken oder Kopieren vertraulicher Inhalte 🖨️
✓ Aktivieren Sie bedingten Zugriff für externe Benutzer 🌐
✓ Überwachen Sie Verstöße über Sicherheitsberichte 📊
✓ Integrieren Sie Microsoft Defender für Cloud-Apps 🧩
✓ Schulen Sie Ihr Team in Datenschutzrichtlinien 🧑 ‍ 🏫

8. Sicheres Teilen 📤

✓ Klicken Sie neben der Datei oder dem Ordner auf „Teilen“ 🔗
✓ Wählen Sie „Bestimmte Personen“, um den Zugriff einzuschränken 👥
✓ Legen Sie Ablaufdatum und Passwort für den Link fest 🔒
✓ Deaktivieren Sie die Bearbeitung , falls erforderlich 🚫
✓ Fügen Sie in der Freigabe eine benutzerdefinierte Nachricht hinzu ✉️
✓ Kontrollieren Sie mit „ Zugriff verwalten “ , wer Zugriff hat 👁️
✓ Zugriff jederzeit widerrufen ❌
✓ Nur-Lese-Links für externe Clients verwenden 📄
✓ Zugriffs- und Download- Aktivitäten verfolgen 📈
✓ Kritische Freigaben in einem Protokoll dokumentieren 📑

9. Integration mit Office Online 🧑 ‍ 💻

✓ Öffnen Sie eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei direkt aus SharePoint 📄
✓ Bearbeiten Sie die Datei online, ohne sie herunterzuladen ✍️
✓ Arbeiten Sie in Echtzeit mit anderen Benutzern zusammen 👥
✓ Zeigen Sie die Cursor anderer Mitarbeiter an 🖱️
✓ Verwenden Sie Kommentare für Feedback und Überarbeitungen 💬
✓ Speichern Sie jede Änderung automatisch 💾
✓ Greifen Sie über das Menü „ Datei “ auf den Versionsverlauf zu 🕓
✓ Integrieren Sie mit Teams für kontextbezogene Diskussionen 💬
✓ Starten Sie schnelle Meetings direkt aus dem Dokument 📞
✓ Geben Sie die Datei mit einem Klick frei, ohne Office zu verlassen 📤

10. Langzeitarchivierung 📦

✓ Erstellen Sie einen „Archiv“-Ordner mit eingeschränkten Berechtigungen 🔐
✓ Verschieben Sie abgeschlossene oder veraltete Dokumente 📁
✓ Wenden Sie Aufbewahrungsbezeichnungen über Microsoft Purview an 🏷️
✓ Automatische Aufbewahrungsrichtlinien festlegen 🗓️
✓ Dateien vor versehentlichem Löschen schützen 🛡️
✓ Richtlinien zur Archivierung in einer Hilfedatei dokumentieren 📚
✓ Power Automate für automatische Verschiebungen verwenden 🔄
✓ Archivstatus regelmäßig prüfen 📊 ✓ Dateien gemäß den geltenden Vorschriften aufbewahren ⚖️ ✓
Archivierungsberichte
für interne Audits vorbereiten 📑

🧪 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Ein multinationales Unternehmen muss sämtliche Vertragsdokumente mit Lieferanten und Kunden sicher und nachvollziehbar verwalten. SharePoint dient als zentrale Plattform für die Organisation, den Schutz und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Rechts-, Verwaltungs- und Vertriebsteams arbeiten in Echtzeit zusammen und nutzen differenzierte Zugriffs- und Genehmigungsworkflows.

📁 Vertragsbibliothek erstellen
✓ Gehen Sie zu „ Site-Inhalt “ → " Neu " → „ Dokumentenbibliothek “
✓ Benennen Sie „ Verträge 2025 “ und erstellen Sie Ordner nach Typ
✓ Fügen Sie die Spalten „ Vertragstyp “ und „ Ablaufdatum “ hinzu
✓ Speichern Sie die Ansicht als Standard
✓ Geben Sie die Bibliothek für das Rechtsteam frei

🔐 Zugriffskontrolle
✓ Gehen Sie zu „ Einstellungen “ → „ Bibliotheksberechtigungen “
✓ Vererbung aufheben und Gruppen „ Rechtlich “ und „ Kommerziell “ erstellen
✓ Nur - Lese- oder Bearbeitungsberechtigungen zuweisen
✓ Berechtigungen mit „ Berechtigungen prüfen “ überprüfen
✓ Richtlinien in einer gemeinsamen Datei dokumentieren

📤 Genehmigungs-Workflow
✓ Gehen Sie zu „ Automatisieren “ → „ Power Automate “
✓ Vorlage „Dokumentengenehmigung“ auswählen
✓ Genehmiger und Benachrichtigungen festlegen
✓ Bearbeitung während der Genehmigung sperren
✓ Genehmigte Verträge in dedizierten Ordnern speichern

🛡️ Datenschutz
✓ Vertraulichkeitsbezeichnungen mit Microsoft Purview anbringen
✓ Downloads auf nicht verwaltete Geräte beschränken
✓ Bedingten Zugriff für externe Benutzer
aktivieren ✓ Drucken vertraulicher Dateien blockieren
✓ Verstöße mit Berichten überwachen

📦 Archivierung
✓ Ordner „ Vertragsarchiv “ erstellen
✓ Aufbewahrungsbezeichnungen anwenden
✓ Abgelaufene Verträge mit Power Automate verschieben
✓ Dateien vor versehentlichem Löschen schützen
✓ Berichte für die jährliche Prüfung vorbereiten

🧭 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🗂️ Dokumentbibliothek	Site-Inhalt → Neu → Dokumentbibliothek 📁
🔐 Berechtigungsverwaltung	Einstellungen → Bibliotheksberechtigungen ⚙️
🕓 Versionierung	Bibliothekseinstellungen → Versionskontrolleinstellungen 🔁
📊 Prüfpfad	Site-Einstellungen → Audit-Protokollberichte 📈
🔍 Erweiterte Suche	Suchleiste → Filter → Benutzerdefinierte Ansichten 🔎
✅ Genehmigungsworkflow	Automatisieren → Power Automate → Flow erstellen ⚙️
🛡️ Datenschutz	Microsoft Purview → Bezeichnungen → DLP-Richtlinie 🏷️
📤 Sicheres Teilen	Datei → Teilen → Bestimmte Personen 🔗
🧑 ‍ 💻 Office Online	Datei → Im Browser öffnen → Word/Excel/PowerPoint Online 📄
📦 Archivierung	Ordner „Archiv“ → Etiketten → Automatisch beibehalten 🗃️

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

✓ Reduzierter Zeitaufwand für Dokumentensuche und -verwaltung
✓ Erhöhte Sicherheit und Zugriffskontrolle
✓ Nahtlose Zusammenarbeit zwischen internen und externen
Teams ✓ Vollständige Nachverfolgbarkeit von Änderungen und Zugriffen
✓ Automatisierung von Genehmigungsprozessen
✓ Integration mit bereits verwendeten
Microsoft -Tools ✓ Gesetzeskonforme Archivierung
✓ Reduziertes Risiko von Datenverlust
✓ Zugriff auf Dokumente von jedem Gerät aus
✓ Verbesserte Dokumentenverwaltung

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

📁 Lieferantenvertragsmanagement

Organisieren Sie Verträge in thematischen Bibliotheken mit unterschiedlichen Berechtigungen für Rechts- und Einkaufsteams. Aktivieren Sie Versionierungs- und Genehmigungsworkflows für jeden neuen Vertrag.

🔐 Vertrauliche HR-Dokumentation:
Richten Sie eine Bibliothek mit eingeschränktem Zugriff für das HR-Team ein . Bringen Sie Vertraulichkeitsetiketten an und beschränken Sie das Drucken oder Herunterladen von Dateien mit personenbezogenen Daten.

📤 Technische Handbücher für Kunden

Geben Sie schreibgeschützte technische Dokumentationen über sichere Links frei. Nutzen Sie Power Automate, um Kunden automatisch über Updates zu informieren.

🧑 ‍ 🏫 Schulungsmaterial für Unternehmen

Zentralisieren Sie Kurse, Anleitungen und Videos in einer für alle Mitarbeiter zugänglichen Bibliothek. Nutzen Sie Metadaten, um nach Bereich oder Kenntnisstand zu filtern.

📦 Rechts- und Steuerarchiv

Archivieren Sie Pflichtdokumente mit Aufbewahrungsetiketten. Schützen Sie Dateien vor versehentlichem Löschen und erstellen Sie Prüfberichte.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Wie erstelle ich eine Dokumentbibliothek in SharePoint?

2. Welche Schritte sind zum Festlegen detaillierter Berechtigungen erforderlich?

3. Wie aktiviere ich die automatische Versionierung?

4. Wo werden Überwachungsprotokolle konfiguriert?

5. Wie richte ich einen Genehmigungsablauf mit Power Automate ein?

6. Welche Tools werden zum Schutz sensibler Daten eingesetzt?

7. Wie geben Sie eine Datei sicher frei?

8. Wie verbessert Office Online die Zusammenarbeit?

9. Wie archiviert man ein Dokument langfristig?

10. Was sind die Vorteile der intelligenten Suche?

📘 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, wie Sie mit SharePoint Dokumente strukturiert, sicher und kollaborativ verwalten. Sie haben thematische Bibliotheken erstellt, Berechtigungen konfiguriert, Versionierung aktiviert und Aktivitäten nachverfolgt. Sie haben sich mit intelligenter Suche, Genehmigungsworkflows und Datenschutz vertraut gemacht. Sie haben Dateien sicher freigegeben und mit Office Online in Echtzeit zusammengearbeitet. Schließlich haben Sie Dokumente gemäß den Unternehmensrichtlinien archiviert. Diese Fähigkeiten ermöglichen es Ihnen, die Dokumentenverwaltung zu verbessern, Risiken zu reduzieren und die Betriebseffizienz zu steigern.

d) Prozessautomatisierung

SharePoint Online unterstützt Sie mit seiner integrierten Automatisierungsplattform bei der Digitalisierung und Optimierung zahlreicher Geschäftsprozesse.

· Automatisierte Workflows : In SharePoint erstellen Sie ganz einfach automatisierte Workflows zur Verwaltung von Dokumentgenehmigungen, Urlaubsanträgen, Spesenabrechnungen und Onboarding-Prozessen. Mithilfe des geführten Designs legen Sie die Genehmigungsschritte, die Verantwortlichen und die Übermittlungsbedingungen fest. Anträge werden automatisch an die zuständige Person weitergeleitet, die sie per Klick genehmigen oder ablehnen kann. Benachrichtigungen halten alle Beteiligten auf dem Laufenden. Die Integration mit Power Automate ermöglicht die Anpassung von Workflows und die Integration erweiterter Automatisierungen. Workflows vereinfachen die Verwaltung, verkürzen Reaktionszeiten und minimieren Fehler. Alle Aktivitäten werden nachverfolgt und sind leicht zugänglich, um Transparenz und Kontrolle zu gewährleisten.

· Benutzerdefinierte Formulare : Benutzerdefinierte Formulare sind in SharePoint ein leistungsstarkes Tool zur Datenerfassung. Sie können individuelle digitale Formulare erstellen und diese an die spezifischen Anforderungen jedes Geschäftsprozesses anpassen. Die eingegebenen Daten werden sofort nach definierten Regeln validiert, wodurch Fehler und Auslassungen reduziert werden. Formulare können in Workflows integriert werden und lösen automatische Aktionen wie Benachrichtigungen, Genehmigungen oder Datenbankaktualisierungen aus. Alles geschieht in einer sicheren Umgebung, die den Unternehmensrichtlinien entspricht. Die gesammelten Antworten lassen sich einfach exportieren und analysieren und ermöglichen so schnelle, fundierte Entscheidungen. So verwandelt SharePoint die einfache Datenerfassung in einen Hebel für Effizienz und Kontrolle in Geschäftsprozessen.

· Anforderungsmanagement : In SharePoint wird das Anforderungsmanagement durch die Automatisierung des Anforderungs-Autorisierungs-Bestätigungs-Zyklus optimiert. Durch digitale Workflows wird jede Anforderung einer Ressource, eines Dienstes oder einer Aufgabe automatisch an die zuständigen Manager weitergeleitet. Diese erhalten umgehend Benachrichtigungen und können die Anfrage mit wenigen Klicks genehmigen oder ablehnen. Der gesamte Prozess wird nachverfolgt, um Transparenz und einen Aktionsverlauf zu gewährleisten. Benutzerdefinierte Regeln ermöglichen die Verwaltung von Prioritäten, Zeitplänen und Autorisierungsstufen. Nach der Autorisierung wird automatisch eine Bestätigung an den Benutzer gesendet, was Wartezeiten und das Fehlerrisiko reduziert. Die Integration mit Power Automate erweitert diese Funktionen, indem SharePoint mit anderen Geschäftssystemen verbunden wird. Das macht das Anforderungsmanagement schneller, sicherer und effizienter.

· Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen : SharePoint ermöglicht die Automatisierung von Benachrichtigungen und Erinnerungen, sodass alle Beteiligten stets über relevante Aktivitäten informiert sind. Benutzerdefinierte Regeln können E-Mails oder Benachrichtigungen basierend auf bestimmten Bedingungen auslösen, beispielsweise bei einer nahenden Deadline oder einer Änderung des Dokumentstatus. Benachrichtigungen können für einzelne Benutzer oder Gruppen konfiguriert werden, um sicherzustellen, dass keine Aktion übersehen wird. Alle Erinnerungen werden zentral verwaltet und ermöglichen so eine ständige Überwachung. Die Integration mit Power Automate erweitert zudem die Anpassungsmöglichkeiten und ermöglicht die Anbindung von Benachrichtigungen an externe Systeme. Dieses System reduziert das Risiko von Vergesslichkeit, verbessert zeitnahe Reaktionen und fördert ein effizientes Workflow-Management.

· Feedback sammeln und analysieren : Nutzen Sie digitale Umfragen und Fragebögen, um Feedback zu Produkten, Prozessen oder dem Unternehmensklima zu erhalten. Das Sammeln und Analysieren von Feedback in SharePoint ist mit digitalen Umfragen und Fragebögen einfach und strukturiert. Erstellen Sie individuelle Formulare, um Meinungen zu Produkten, Prozessen oder dem Unternehmensklima einzuholen und diese problemlos im gesamten Unternehmen zu verteilen. Die Antworten werden sicher und zentral gespeichert und stehen zur sofortigen Analyse bereit. SharePoint ermöglicht es Ihnen, Ergebnisse in Echtzeit anzuzeigen, für detaillierte Analysen zu exportieren und Antworten in die Arbeitsabläufe des Unternehmens zu integrieren. So wird Feedback zu einem aktiven Treiber kontinuierlicher Verbesserungen und fördert zeitnahe und zielgerichtete Entscheidungen. Digitales Umfragemanagement vereinfacht die Teilnahme und erhöht die Qualität der gesammelten Erkenntnisse.

· Integration mit Power Automate : Erweitern Sie Ihre Automatisierungsmöglichkeiten mit Microsoft 365-Konnektoren. Die Integration von SharePoint und Power Automate ermöglicht Ihnen die einfache Verknüpfung von Daten und Geschäftsprozessen und die Erstellung von Workflows, die die gesamte Microsoft 365-Suite und externe Dienste umfassen. Mit vorgefertigten Konnektoren automatisieren Sie Benachrichtigungen, Genehmigungen, Dateiübertragungen und Datenbankaktualisierungen und reduzieren so manuelle Aufgaben drastisch. Die Automatisierung beschränkt sich nicht nur auf SharePoint: Sie verbindet Teams, Outlook, Excel, Planner und viele weitere Apps. Sie können Aktionen als Reaktion auf bestimmte Ereignisse auslösen, Daten synchronisieren und alle Aktivitäten in Echtzeit überwachen. Diese Integration sorgt für mehr Betriebseffizienz, Nachvollziehbarkeit und Prozessanpassung. Mit Power Automate wird SharePoint zu einer dynamischen Automatisierungsplattform, die auf alle Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist.

· Prozessüberwachung : Interaktive Dashboards und KPIs analysieren die Prozesseffektivität und identifizieren Verbesserungspotenziale. SharePoint erweitert die Geschäftsprozessüberwachung um interaktive Dashboards, die einen übersichtlichen und aktuellen Überblick über laufende Aktivitäten bieten. Anhand individueller KPIs analysieren Sie die Workflow-Effektivität, überwachen Reaktionszeiten und identifizieren Engpässe schnell. Daten werden in Echtzeit aggregiert und in dynamischen Diagrammen dargestellt, sodass Sie die Leistung über verschiedene Zeiträume, Teams oder Abteilungen hinweg vergleichen können. Die zentrale Anzeige erleichtert strategische Entscheidungen und zeigt Stärken und Verbesserungspotenziale auf. Sie können automatische Benachrichtigungen basierend auf Zielen einrichten und erreichte Ergebnisse verfolgen. Diese Dashboards fördern Transparenz und ziehen alle Prozessbeteiligten zur Verantwortung. So wird SharePoint zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung von Geschäftsprozessen.

· Reduzierung manueller Fehler : Standardisierte Verfahren und automatisierte Prüfungen verringern das Risiko von Auslassungen oder Fehlern. In SharePoint werden manuelle Fehler durch standardisierte Betriebsabläufe und automatisierte Prüfungen in jeder Prozessphase reduziert. Digitale Formulare und geführte Workflows stellen sicher, dass alle Informationen korrekt eingegeben und nach vordefinierten Regeln validiert werden. Jede Aktion wird überwacht und nachverfolgt, wodurch das Risiko von Auslassungen oder doppelten Einträgen begrenzt wird. Automatisierte Prüfungen, wie z. B. die Überprüfung von Pflichtfeldern oder der Datenkonsistenz, ermöglichen die rechtzeitige Erkennung von Anomalien, bevor sie zu Problemen führen. Digitale Checklisten, Fehlermeldungen und Warnsysteme helfen den Bedienern, Ungenauigkeiten umgehend zu korrigieren. So verwandelt SharePoint Prozesse, die oft zu Ablenkungen führen, in sichere und zuverlässige Abläufe. Dieser Ansatz führt zu einer deutlichen Fehlerreduzierung und einer höheren Geschäftseffizienz.

· Schnellere Reaktionszeiten : Die Automatisierung von Genehmigungen und wiederkehrenden Aufgaben beschleunigt den täglichen Betrieb. Durch die Automatisierung von Genehmigungen und wiederkehrenden Aufgaben in SharePoint werden die Reaktionszeiten in Unternehmen drastisch reduziert. Prozesse, die zuvor manuelle Eingriffe, Wartezeiten und wiederholte Prüfungen erforderten, werden nun in Echtzeit über digitale Workflows verwaltet. Genehmigungsanfragen werden automatisch an Manager gesendet, die diese auch von mobilen Geräten aus ohne Verzögerung genehmigen können. Wiederkehrende Aufgaben werden systemseitig geplant und überwacht, wodurch Versehen vermieden und der Fallabschluss beschleunigt wird. Alle Vorgänge sind nachverfolgbar und sichtbar, was ein transparentes und zeitnahes Management ermöglicht. Dieser Ansatz rationalisiert den täglichen Betrieb und sorgt für mehr Effizienz und eine zeitnahe Reaktion auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen.

· Maßgeschneiderte Lösungen : Dank APIs und benutzerdefinierten Workflows kann jedes Unternehmen seine branchenspezifischen Prozesse digitalisieren. SharePoint bietet die Möglichkeit, mithilfe von APIs und benutzerdefinierten Workflows maßgeschneiderte Lösungen zu erstellen, sodass jedes Unternehmen die branchenspezifischen Prozesse digitalisieren kann. Über APIs lässt sich SharePoint in andere Unternehmenssoftware integrieren, wodurch der Datenaustausch und die Informationssynchronisierung in Echtzeit automatisiert werden. Benutzerdefinierte Workflows ermöglichen die Modellierung komplexer Abläufe und die Anpassung an interne Betriebsregeln und Branchenvorschriften. Diese Flexibilität fördert Innovation und schnelle Reaktion auf Geschäftsanforderungen und reduziert manuelle Aufgaben sowie Fehlerquoten. Die entwickelten Lösungen können sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln und an Geschäftswachstum und neue Marktherausforderungen anpassen. So wird SharePoint zu einem echten Motor der digitalen Transformation, der jedem Unternehmen individuelle Wege eröffnet.

Übung. Prozessautomatisierung

🎯 ZIEL DER ÜBUNG

Ziel dieser Übung ist es, den Einsatz von Microsoft SharePoint zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, zur Reduzierung manueller Fehler und zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz zu erlernen. Der Benutzer wird durch die Erstellung automatisierter Workflows, benutzerdefinierter Formulare und Anforderungsmanagementsysteme geführt. Funktionen wie automatische Benachrichtigungen, Feedbackerfassung, Integration mit Power Automate und Prozessüberwachung werden erkundet. Die Übung simuliert einen realen Geschäftskontext, in dem SharePoint zum zentralen Motor für die Digitalisierung von Workflows wird. Nach Abschluss der Übung ist der Benutzer in der Lage, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, Reaktionszeiten zu verbessern und die Nachverfolgbarkeit von Aktivitäten sicherzustellen.

🛠️ BETRIEBSSCHRITTE

1. Automatisierte Arbeitsabläufe 🔁

✓ Gehen Sie zu einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek und klicken Sie auf „Automatisieren“ ⚙️
✓ Wählen Sie „ Power Automate “ → „ Erstellen Sie einen Fluss “ 🧩
✓ Wählen Sie eine vorgefertigte Vorlage oder erstellen Sie einen Flow von Grund auf neu . 📝
✓ Legen Sie den Auslöser fest (z. B. „ Wenn ein Element erstellt wird “ ). ⏱️
✓ Fügen Sie Aktionen wie „ E-Mail senden “ oder „ Element aktualisieren “ hinzu. 📧
✓ Logische Bedingungen einfügen (z. B. „ Bei Genehmigung, dann… “ ) 🔀
✓ Flow speichern und aktivieren 💾
✓ Flow mit einem Testelement testen 🧪
✓ Ausführung von Power Automate aus überwachen → „ Chronologie “ 📊
✓ Optimieren Sie den Ablauf basierend auf den Ergebnissen 🔧

2. Benutzerdefinierte Module 📝

✓ Erstellen Sie eine neue SharePoint-Liste aus „Site-Inhalt“ ➕
✓ Fügen Sie benutzerdefinierte Spalten hinzu (z. B. Text, Auswahl, Datum) 🏷️
✓ Klicken Sie auf „ Power Apps “. → „ Formular anpassen “ 🎨
✓ Bearbeiten Sie das Layout und die Steuerelemente im Canvas-Editor . 🧱
✓ Fügen Sie bedingte Logik hinzu (z. B. Pflichtfelder) . ⚙️
✓ Speichern und veröffentlichen Sie Ihr benutzerdefiniertes Formular . 💾
✓ Testen Sie die Dateneingabe durch einen Endbenutzer . 👤
✓ Betten Sie das Formular in eine SharePoint-Seite ein . 📄
✓ Verbinden Sie das Formular mit einem Genehmigungsablauf . 🔗
✓ Sammeln Sie Feedback zur Benutzerfreundlichkeit des Formulars . 📋

3. Anfragemanagement 📥

✓ Erstellen Sie eine Liste „Anfragen“ mit den Spalten „Typ“, „Status“ und „Verantwortlich“ 📁
✓ Aktivieren Sie die Versionskontrolle zur Rückverfolgbarkeit 🕓
✓ Fügen Sie eine gefilterte Ansicht „ Ausstehend “ hinzu . 🔍
✓ Erstellen Sie einen Power Automate-Flow, um Anfragen automatisch zuzuweisen. 🔁
✓ Senden Sie Benachrichtigungen an den zugewiesenen Manager. 📧
✓ Fügen Sie eine Spalte „ Kommentare “ für Aktualisierungen hinzu . 🗒️
✓ Erstellen Sie ein Dashboard mit dem Webpart „ Liste “. 📊
✓ Berechtigungen festlegen, um die Bearbeitung einzuschränken 🔐
✓ Abgeschlossene Anfragen in einem separaten Ordner speichern 📦
✓ Daten zur regelmäßigen Analyse nach Excel exportieren 📤

4. Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen 🔔

✓ Erstellen Sie einen Flow mit dem Auslöser „Fälligkeitsdatum in 3 Tagen“ ⏰
✓ Fügen Sie die Aktion „ E-Mail-Erinnerung senden “ hinzu 📧
✓ Personalisieren Sie die Nachricht mit dynamischen Daten (z. B. Anfragename). 🧩
✓ Fügen Sie eine Bedingung hinzu, um nur zu senden, wenn „ Status ≠ Abgeschlossen “ 🔄
✓ Legen Sie wöchentlich wiederkehrende Erinnerungen fest . 📆
✓ Senden Sie Benachrichtigungen auch an Teams mit einem dedizierten Connector. 💬
✓ Zeichnen Sie jede Benachrichtigung in einer Liste „ Benachrichtigungsprotokoll “ auf. 📋
✓ Push -Benachrichtigungen auf Mobilgeräten aktivieren 📱
✓ Den Ablauf mit einer Testanfrage testen 🧪
✓ Effektivität durch Benutzerfeedback überwachen 📊

5. Feedback sammeln und analysieren 🧑 ‍ 💬

✓ Erstellen Sie eine „Feedback“-Liste mit den Spalten „Bereich“, „Bewertung“ und „Kommentar“ 📝
✓ Fügen Sie ein mit der Liste verknüpftes Microsoft Forms-Modul hinzu 📄
✓ Betten Sie das Formular in eine SharePoint-Seite ein 🌐
✓ Erstellen Sie einen Flow, um Benachrichtigungen an das HR-Team zu senden 📧
✓ Visualisieren Sie die Ergebnisse mit integriertem Power BI 📊
✓ Filtern Sie nach Bereich oder Punktzahl für eine gezielte Analyse 🔍
✓ Teilen Sie die Ergebnisse über das Dashboard mit dem Management 📈
✓ Aktivieren Sie bei Bedarf die anonyme Erfassung 🔐
✓ Archivieren Sie Feedback nach Quartal 📦
✓ Verwenden Sie die Daten, um interne Prozesse zu verbessern 🔧

6. Integration mit Power Automate ⚙️

✓ Greifen Sie über den Microsoft 365 App Launcher auf Power Automate zu 🧭
✓ Klicken Sie auf „ Erstellen “ → „ Automatisierter Ablauf “ ➕
✓ Wählen Sie SharePoint als ersten Connector aus 🔗
✓ Fügen Sie Aktionen aus Outlook, Teams, Excel, Planner hinzu 🧩
✓ Verwenden Sie Variablen, um komplexe Daten zu verarbeiten 🧮
✓ Speichern und testen Sie den Flow mit echten Daten 🧪
✓ Erstellen Sie bedingte Flows mit mehreren Zweigen 🔀 ✓
Lösen Sie für jede fehlgeschlagene Ausführung Fehlerbenachrichtigungen aus 🚨
✓ Dokumentieren Sie jeden Flow in einem internen Wiki 📘
✓ Geben Sie Flows zur Wiederverwendung an das Team weiter 👥

7. Prozessüberwachung 📊

✓ Fügen Sie das Webpart „Power BI“ zu einer SharePoint-Seite hinzu 📈
✓ Verbinden Sie einen Bericht, der SharePoint-Listen analysiert 📎
✓ Zeigen Sie KPIs wie „ Offene Anfragen “ und „ Durchschnittliche Antwortzeit “ an 📌
✓ Nach Abteilung oder Manager filtern 🧑 ‍ 💼
✓ Daten in Echtzeit oder täglich aktualisieren 🔄
✓ Balken-, Kreis- und Zeitleistendiagramme erstellen 📉
✓ Dashboard mit dem Management teilen 📤
✓ Kommentare und Erläuterungen hinzufügen 🗒️
✓ Für erweiterte Analysen in Excel integrieren 📊
✓ Feedback zum Dashboard sammeln, um es zu verbessern 📋

8. Reduzierung manueller Fehler ❌

✓ Automatisieren Sie die Dateneingabe mit geführten Formularen 🧾
✓ Verwenden Sie Feldvalidierungen (z. B. E-Mail-Format, zukünftige Daten) 🧩
✓ Legen Sie erforderliche Felder in Power Apps-Formularen fest 🛑
✓ Erstellen Sie Flows, die die Übermittlung blockieren, wenn Daten fehlen ⚠️
✓ Protokollieren Sie Fehler in einer „ Fehlerprotokoll “ -Liste 📋
✓ Automatische Benachrichtigungen im Fehlerfall senden 📧
✓ Die häufigsten Fehler mit Power BI analysieren 📊
✓ Mitarbeiter in der korrekten Verwendung von Formularen schulen 🧑 ‍ 🏫
✓ Formulare basierend auf erhaltenem Feedback aktualisieren 🔧
✓ Best Practices in einem internen Leitfaden dokumentieren 📘

9. Schnellere Reaktionszeiten ⏱️

✓ Erstellen Sie Flows, die Anfragen automatisch zuweisen 🔁
✓ Senden Sie sofortige Benachrichtigungen an den Manager 📧
✓ Zeigen Sie anstehende Anfragen in einem Dashboard an 📊
✓ Legen Sie SLAs (Service Level Agreements) für jede Art von Anfrage fest 📏
✓ Erstellen Sie Warnungen für überfällige Anfragen 🚨
✓ Automatisieren Sie Standardantworten mit E-Mail-Vorlagen 📄
✓ Verwenden Sie Planner, um zugewiesene Aufgaben zu verfolgen 📋
✓ Integrieren Sie mit Teams für Echtzeit -Updates 💬
✓ Analysieren Sie die durchschnittlichen Antwortzeiten mit Power BI 📈
✓ Optimieren Sie Flows basierend auf erkannten Engpässen 🔍

10. Maßgeschneiderte Lösungen 🧩

✓ Analysieren Sie die Teamanforderungen mit Interviews und Umfragen 📋
✓ Entwerfen Sie eine Lösung mit SharePoint + Power Platform 🧱
✓ Erstellen Sie benutzerdefinierte Formulare, Flows und Dashboards 🎯
✓ Integrieren Sie mit externen Systemen über API oder Konnektoren 🌐
✓ Testen Sie die Lösung mit einer Pilotgruppe 🧪
✓ Sammeln Sie Feedback und nehmen Sie Verbesserungen vor 🔧
✓ Dokumentieren Sie die Lösung in einem Wiki 📘
✓ Schulen Sie das Team in der Verwendung der neuen Lösung 🧑 ‍ 🏫
✓ Überwachen Sie die Akzeptanz und Effektivität im Laufe der Zeit 📊
✓ Erweitern Sie die Lösung auf andere Abteilungen, wenn sie effektiv ist 📤

🧪 ANWENDUNGSBETRIEBSSZENARIO

Ein Unternehmen mit Abteilungen an mehreren Standorten möchte die Verwaltung interner Anfragen wie Urlaubsgenehmigungen, Bestellungen und IT-Benachrichtigungen automatisieren. Das IT-Team nutzt SharePoint, um benutzerdefinierte Formulare, automatisierte Workflows und Überwachungs-Dashboards zu erstellen. Ziel ist es, Reaktionszeiten zu verkürzen, die Nachverfolgbarkeit zu verbessern und die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu vereinfachen.

📥 Verwaltung von Urlaubsanträgen
✓ Erstellen Sie eine Liste „ Urlaubsanträge “ mit den Spalten „ Startdatum “ , „ Enddatum “ und „ Verantwortlich “ . 📁
✓ Passen Sie das Formular mit Power Apps an 🧱
✓ Erstellen Sie einen Power Automate-Flow für die Übermittlung und Genehmigung 🔁
✓ Senden Sie automatische Benachrichtigungen an den Manager 📧
✓ Speichern Sie genehmigte Anfragen in einem separaten Ordner 📦

📝 IT-Berichtsformulare
✓ Erstellen Sie eine Liste „ IT-Berichte “ mit den Feldern „ Problemtyp “ und „ Priorität “ 🏷️
✓ Passen Sie das Formular mit bedingter Logik an ⚙️
✓ Erstellen Sie einen Ablauf, um das Problem automatisch dem Techniker zuzuweisen 📤
✓ Senden Sie eine Erinnerung, wenn das Problem nicht innerhalb von 48 Stunden gelöst wird ⏰
✓ Zeigen Sie den Status in einem Dashboard an 📊

🔔 Erinnerung an den Ablauf von Dokumenten
✓ Erstellen Sie eine Liste „ Zu erneuernde Dokumente “ mit einem Feld „ Ablaufdatum “ 📅
✓ Erstellen Sie einen Flow mit einem „3 Tage vor Fälligkeitsdatum“-Trigger. 🔁
✓ Senden Sie eine E-Mail an die verantwortliche Person. 📧
✓ Protokollieren Sie die Benachrichtigung in einer „ Benachrichtigungsprotokoll “ -Liste. 📋
✓ Speichern Sie aktualisierte Dokumente in einem dedizierten Ordner 📁

📊 Auftragsverfolgung
✓ Erstellen Sie eine Liste „ Bestellungen “ mit den Spalten „ Betrag “ , „ Status “ und „ Lieferant “ . 🧾
✓ Versionskontrolle aktivieren 🕓
✓ Einen Flow erstellen, um den Status automatisch zu aktualisieren 🔁
✓ Daten mit Power BI visualisieren 📈
✓ Dashboard mit der Beschaffung teilen 📤

🧩 Maßgeschneiderte Lösungen für HR
✓ Bedarfserfassung über Microsoft Forms 📋
✓ Erstellen Sie Formulare für Onboarding und Leistungsanträge 📝
✓ Automatisieren Sie die Genehmigung mit Power Automate 🔁
✓ Speichern Sie Daten in SharePoint mit reservierten Berechtigungen 🔐
✓ Überwachen Sie die Effektivität mit monatlichen Berichten 📊

🧭 VERWENDETE TASTENBEFEHLE UND ZUGRIFF DARAUF

Funktion	Weg
🔁 Automatisierte Arbeitsabläufe	SharePoint-Liste → Automatisieren → Power Automate → Flow erstellen ⚙️
📝 Benutzerdefinierte Module	SharePoint-Liste → Power Apps → Formular anpassen 🎨
📥 Anfragemanagement	Liste → Neue Liste → Spalten hinzufügen → Ansichten 📁
🔔 Automatische Benachrichtigungen	Power Automate → Trigger → Aktion „E-Mail senden“ 📧
🧑 ‍ 💬 Feedback-Sammlung	Microsoft Forms → Mit SharePoint-Liste verbinden → Power BI 📊
⚙️ Power Automate-Integration	Microsoft 365 → App Launcher → Power Automate → Flow erstellen 🧭
📊 Prozessüberwachung	SharePoint-Seite → Webpart hinzufügen → Power BI 📈
❌ Reduzierung manueller Fehler	Power Apps → Validierungen → Erforderliche Felder → Bedingte Flows 🛑
⏱️ Schnelle Reaktionszeiten	Flow → Automatische Zuweisung → Benachrichtigungen → SLA 📏
🧩 Maßgeschneiderte Lösungen	SharePoint + Power Platform → Formulare → Flows → Dashboards 🧱

🚀 PRODUKTIVITÄTSVORTEILE

✓ Verkürzung der Anfrageverwaltungszeit
✓ Beseitigung manueller Fehler bei sich wiederholenden Prozessen
✓ Bessere Rückverfolgbarkeit und Transparenz der Aktivitäten ✓
Effektivere Kommunikation zwischen den Abteilungen
✓ Automatisierung von Genehmigungen und Benachrichtigungen
✓ Zentralisierter Zugriff auf Formulare und Dashboards
✓ Leistungsüberwachung in Echtzeit
✓ Integration mit bereits verwendeten Tools ( Teams, Outlook, Excel)
✓ Anpassung der Abläufe an die Geschäftsanforderungen
✓ Kontinuierliche Verbesserung dank der Analyse der gesammelten Daten

💡 IDEEN FÜR DEN EINSATZ IN REALEN GESCHÄFTSKONTEXTEN

📥 Bestellanforderungsverwaltung:
Ein SharePoint-Formular ermöglicht es Mitarbeitern, Bestellanforderungen einzureichen. Der Power Automate-Flow weist die Anforderung automatisch einem Verantwortlichen zu und sendet Benachrichtigungen zur Genehmigung.

📝 Onboarding neuer Mitarbeiter:
Die Personalabteilung nutzt benutzerdefinierte Formulare, um Daten neuer Mitarbeiter zu erfassen. Automatisierte Abläufe versenden Dokumente, aktivieren Konten und planen Schulungen.

🔔 Erinnerungen bei Ablauf von Zertifikaten:
Eine SharePoint-Liste verfolgt Mitarbeiterzertifizierungen. Flows senden automatische Erinnerungen vor Ablauf und archivieren aktualisierte Dokumente.

📊 Mit SharePoint-Listen verknüpfte Power BI-Dashboards zur Überwachung der Teamleistung
zeigen KPIs wie abgeschlossene Anfragen, Reaktionszeiten und erhaltenes Feedback. Manager analysieren die Daten, um Prozesse zu optimieren.

🧩 Corporate Benefits Management:
Mitarbeiter reichen Leistungsanträge über SharePoint-Formulare ein. Automatisierte Workflows übernehmen Genehmigungen und senden Bestätigungen, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert wird.

❓ SELBSTBEWERTUNGSFRAGEN

1. Wie erstelle ich einen automatisierten Flow in SharePoint?

2. Welche Tools werden zum Anpassen eines Formulars verwendet?

3. Wie verwalten Sie interne Anfragen mit SharePoint?

4. Wie richte ich automatische Benachrichtigungen ein?

5. Wie erfassen und analysieren Sie Mitarbeiterfeedback?

6. Welche Vorteile bietet die Integration mit Power Automate?

7. Wie überwachen Sie die Wirksamkeit automatisierter Prozesse?

8. Welche Techniken werden verwendet, um manuelle Fehler zu reduzieren?

9. Wie verbessern Sie die Reaktionszeiten mit SharePoint?

10. Wie konzipieren Sie maßgeschneiderte Lösungen für Fachbereiche?

📘 ZUSAMMENFASSUNG DES GELERNTENS

Sie haben gelernt, wie Sie mit SharePoint Geschäftsprozesse automatisieren und so Effizienz und Nachvollziehbarkeit verbessern. Sie haben Workflows, benutzerdefinierte Formulare und Anforderungsmanagementsysteme erstellt. Sie haben automatische Benachrichtigungen konfiguriert, Feedback gesammelt und Aktivitäten mit Power BI-Dashboards überwacht. Sie haben Power Automate integriert, um die Funktionalität zu erweitern und manuelle Fehler zu reduzieren. Sie haben maßgeschneiderte Lösungen für verschiedene Abteilungen entwickelt, um Reaktionszeiten und die interne Servicequalität zu verbessern. Diese Fähigkeiten ermöglichen es Ihnen, Workflows zu digitalisieren, die Produktivität zu steigern und die digitale Transformation des Unternehmens zu unterstützen.

e) Schlussfolgerungen

SharePoint Online ist dank einer Kombination leistungsstarker und flexibler Tools zu einem zentralen Bestandteil der digitalen Transformationsstrategien moderner Unternehmen geworden und zählt zu den beliebtesten Lösungen für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit. In einem sich schnell entwickelnden technologischen Umfeld ist die Einführung anpassungsfähiger Plattformen unerlässlich, um Wettbewerbsfähigkeit und organisatorische Agilität zu gewährleisten.

Die Plattform ermöglicht die Zentralisierung von Informationen, baut Abteilungsgrenzen ab und fördert eine reibungslosere Kommunikation. Durch die Erstellung von Websites, Dokumentbibliotheken und granularen Berechtigungssystemen können Unternehmen sicherstellen, dass Informationen stets den richtigen Personen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Dies reduziert das Risiko von Datenverlust oder unbefugtem Zugriff. Erweiterte Sicherheitskontrollen, Versionsverwaltung und integrierte Backup-Optionen gewährleisten zudem den Schutz und die Kontinuität von Unternehmensinformationen.

Die Zusammenarbeit wird durch die Möglichkeit, Dokumente in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten und Tools wie Microsoft Teams und die Office 365-Suite zu integrieren, weiter gestärkt. So können auch geografisch verteilte Arbeitsgruppen einheitlich agieren und Wissen und Expertise ohne physische Grenzen austauschen. Transparenz in Prozessen und die Möglichkeit, Änderungen nachzuverfolgen, sorgen für mehr Verantwortlichkeit und erleichtern die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen.

Eine der wichtigsten Stärken von SharePoint Online ist seine Skalierbarkeit: Sowohl kleine Unternehmen als auch multinationale Konzerne können maßgeschneiderte Lösungen implementieren und die Plattform an ihre Wachstumsanforderungen und betrieblichen Besonderheiten anpassen. Die Möglichkeit, automatisierte Workflows, benutzerdefinierte Formulare und Monitoring-Dashboards mit Power BI zu erstellen, ermöglicht die Digitalisierung und Optimierung kompletter Arbeitsabläufe und reduziert so manuelle Fehler und Reaktionszeiten drastisch. Dies steigert die interne Effizienz und gibt Mitarbeitern mehr Freiraum für wichtigere Aufgaben.

Die Integration mit Power Automate eröffnet zusätzliche Automatisierungsszenarien. So können Sie komplexe Prozesse orchestrieren und SharePoint mit anderen Geschäftssystemen wie CRM-, ERP- oder Ticketing-Plattformen verbinden, ohne dass kostspielige individuelle Entwicklungen erforderlich sind. Dies beschleunigt nicht nur die digitale Transformation, sondern sorgt auch für mehr Datenkonsistenz und ein besseres Erlebnis für alle, die täglich mit der Plattform arbeiten.

SharePoint Online zeichnet sich außerdem durch seine Fähigkeit aus, eine Unternehmenskultur der Transparenz und Zusammenarbeit zu fördern. Digitale Pinnwände, interne Kommunikationsbereiche und Projekträume fördern den Austausch von Initiativen, Ergebnissen und Zielen und binden die gesamte Unternehmensgemeinschaft aktiv ein. Erweiterte Such- und Wissensmanagementfunktionen nutzen Informationsressourcen und erleichtern den Zugriff auf Best Practices, Verfahren und historische Dokumentation.

Nicht zuletzt bietet die Plattform ein hohes Maß an Anpassungsmöglichkeiten, sowohl grafisch als auch funktional. So können Sie Websites erstellen, die auf jede Abteilung oder Unternehmensfunktion zugeschnitten sind. Dies ist unerlässlich, um die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu gewährleisten, die in vertrauten und intuitiven Umgebungen arbeiten, die auf ihre tatsächlichen betrieblichen Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Der Cloud-Ansatz gewährleistet kontinuierliche Updates, neue Funktionen und eine Infrastruktur, die stets höchsten Zuverlässigkeits- und Sicherheitsstandards entspricht, ohne den Aufwand der technischen Verwaltung lokaler Ressourcen. Das bedeutet mehr Sicherheit für das IT-Management, das sich auf strategischere Projekte konzentrieren kann, da es sich auf eine robuste, skalierbare und zuverlässige Plattform verlassen kann.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es bei der Investition in SharePoint Online nicht nur um die Einführung einer fortschrittlichen Technologielösung geht, sondern auch um die Einführung einer neuen Arbeitsphilosophie, die auf Agilität, kontinuierlicher Innovation und der Stärkung der Mitarbeiterkompetenz basiert. In einem globalisierten und sich ständig verändernden Markt verschaffen sich Unternehmen, die das Potenzial dieser Plattform voll ausschöpfen, einen deutlichen Wettbewerbsvorteil. Sie profitieren von schlankeren Prozessen, effektivem Wissensaustausch und der aktiven Einbindung aller internen Ressourcen.

SharePoint Online bildet daher einen Eckpfeiler für den Aufbau einer modernen, widerstandsfähigen und zukunftsfähigen Arbeitsumgebung. Durch intelligentes Informationsmanagement, Prozessautomatisierung und die Förderung der Zusammenarbeit unterstützt es Unternehmen auf ihrem Weg zu Wachstum und Innovation und verwandelt die Herausforderungen der Digitalisierung in konkrete Entwicklungs- und Erfolgschancen.

5. LERNPLAN. 4 Monate (16 Wochen – 1 Stunde pro Tag)

a) Tabelle der Lernmodule

Jede Woche beinhaltet:

· 5 Lerntage (1 Stunde pro Tag)

· 1 Tag praktisches Training oder Wiederholung

· 1 Tag Selbsteinschätzung

📘 Planstruktur (Makrothemen)

Woche	Thema
1–2	SharePoint-Grundlagen und sicherer Speicher
3–4	Inhaltsorganisation und Metadaten
5–6	Freigabe, Berechtigungen und Zusammenarbeit
7–8	Zugänglichkeit, Mobilität und mobile Apps
9–10	Integration mit Microsoft 365 (Teams, Outlook, OneDrive, Office)
11–12	Anpassung, Layout und Entwicklung
13–14	Sicherheit, Rollen und Governance
15	Prozessautomatisierung mit Power Automate
16	Abschließende Überprüfung, Übung und Test absolvieren

b) Vorlage zur wöchentlichen Selbsteinschätzung

Sie können diese Gliederung jeden Sonntag verwenden, um über das Gelernte nachzudenken:

📌 Woche [Nr.] – Thema: [Thema einfügen]

1. Was habe ich diese Woche gelernt?
✍️ Schreiben Sie 3 Schlüsselkonzepte auf, die Sie verstehen.

· ….

2. Welche Übungen habe ich absolviert?
☑️ Markieren Sie die, die Sie getan haben, oder beschreiben Sie kurz, was Sie getan haben.

· …

3. Welche Tools oder Funktionen habe ich in SharePoint verwendet?
🛠️ Z. B. Dokumentbibliotheken, Versionierung, Power Automate usw.

· …

4. Fragen, die ich jetzt beantworten kann:
❓ Z.B.: Wie erstellt man eine Sammlung ? Wie einen Fluss einstellen ?

· …

5. Was ist mir noch unklar?
⚠️ Schreiben Sie alle Zweifel oder Konzepte auf, die Sie überprüfen möchten.

· …

11) Wie bewerte ich meinen Verständnisgrad (1–5)?

Bezogen auf ein untersuchtes Thema
📊 1 = keine, 5 = volle Beherrschung

🔲 1 🔲 2 🔲 3 🔲 4 🔲 5

12) Aktionen für nächste Woche:
📌 Z. B. ein Thema wiederholen, eine Übung machen, um Unterstützung bitten.

· …

c) 100 Wiederholungsfragen, 10 für jedes Modul, und richtige Antworten

MODUL 1 – SharePoint-Grundlagen

Anfragen:

1. Was ist SharePoint Online?

2. Was sind die Hauptvorteile von SharePoint?

3. Wie unterstützt SharePoint die Teamarbeit ?

4. Teamsite und einer Kommunikationssite ?

5. Wie greife ich über einen Browser auf SharePoint zu?

6. Welche Geräte unterstützen den Zugriff auf SharePoint?

7. Was bedeutet es, dass SharePoint Cloud-nativ ist?

8. Was sind die Hauptfunktionen der SharePoint-Startseite?

9. Wie erstelle ich eine neue SharePoint-Site?

10. Welche Microsoft 365-Tools lassen sich in SharePoint integrieren?

Antworten:

1. Eine Cloud-Plattform zum Verwalten, Speichern und Teilen von Unternehmensinhalten.

2. Zusammenarbeit in Echtzeit, Zugriff von jedem Gerät, Sicherheit, Versionierung.

3. Es ermöglicht die gemeinsame Erstellung von Dokumenten, kontrolliertes Teilen und integrierte Kommunikation.

4. Teamsite dient der internen Zusammenarbeit, die Kommunikationssite der Informationsverbreitung.

5. Über das Portal https://portal.office.com.

6. PC, Tablet, Smartphone (iOS und Android).

7. Es erfordert keine lokale Installation, ist über das Internet zugänglich und wird immer aktualisiert.

8. Greifen Sie auf Dokumente, Neuigkeiten, Ereignisse, Aktivitäten und freigegebene Ressourcen zu.

9. Von SharePoint-Startseite → „+ Site erstellen“ → Typ auswählen und konfigurieren.

10. Teams, Outlook, OneDrive, Power Automate, Power BI, Planner.

MODUL 2 – SICHERE LAGERUNG

Anfragen:

1. Wie erstelle ich eine Dokumentbibliothek?

2. Wie aktiviere ich die Versionskontrolle?

3. Wo lege ich Berechtigungen für eine Sammlung fest?

4. Wie richte ich eine Aufbewahrungsrichtlinie ein?

5. Welche Backup-Tools bietet SharePoint?

6. Wie kann ich eine gelöschte Datei wiederherstellen?

7. Was bedeutet „automatische Versionierung“?

8. Welche Vorteile bietet die Dokumentenzentralisierung?

9. Wie schützen Sie vertrauliche Daten in SharePoint?

10. Welche Rolle spielt der Papierkorb in SharePoint?

Antworten:

1. Site-Inhalt → „+ Neu“ → Dokumentensammlung.

2. Sammlungseinstellungen → Versionseinstellungen → Hauptversionierung aktivieren.

3. Sammlungseinstellungen → Berechtigungen → Vererbung unterbrechen.

4. Compliance Center → Compliance Management → Richtlinie erstellen.

5. Automatische Backups, Papierkorb, Wiederherstellung vom Admin Center.

6. Aus dem SharePoint-Papierkorb oder OneDrive → Wiederherstellen.

7. Jede Änderung wird als neue Version gespeichert, die angezeigt und wiederhergestellt werden kann.

8. Reduziert Duplikate, verbessert die Suche und gewährleistet Sicherheit und Compliance.

9. Mit granularen Berechtigungen, MFA, Verschlüsselung und Zugriffsrichtlinien.

10. Gelöschte Dateien vorübergehend zur Wiederherstellung speichern.

MODUL 3 – INHALTSORGANISATION

Anfragen:

1. Was sind Metadaten in SharePoint?

2. Wie füge ich eine benutzerdefinierte Spalte hinzu?

3. Was ist der Unterschied zwischen einer Sammlung und einer Liste?

4. Wie erstelle ich eine benutzerdefinierte Vorlage?

5. Wie wenden Sie Metadaten auf ein Dokument an?

6. Wie erstelle ich eine benutzerdefinierte Ansicht?

7. Welche Vorteile bietet die Verwendung von Vorlagen?

8. Wie automatisieren Sie die Dokumentenklassifizierung?

9. Welche Tools werden zur Automatisierung verwendet?

10. Wie organisiert man eine projektbasierte Website?

Antworten:

1. Zusätzliche Informationen (z. B. Autor, Kategorie), die bei der Klassifizierung von Dokumenten helfen.

2. Sammlung → „Spalte hinzufügen“ → Typ auswählen (Text, Auswahl, Datum).

3. Die Sammlung enthält Dateien, die Liste verwaltet strukturierte Daten.

4. Es wird in Word/Excel/PowerPoint erstellt und standardmäßig in die Bibliothek hochgeladen.

5. Während des Hochladens oder Bearbeitens der Datei.

6. Sammlungseinstellungen → Ansichten → Neue Ansicht → Filter und Sortierungen.

7. Sie standardisieren Inhalte und reduzieren Fehler.

8. Mit Power Automate → Flow mit Triggern und bedingten Aktionen.

9. Power Automate, Power Apps.

10. Erstellen einer Site mit dedizierten Sammlungen, Ansichten und Flows.

MODUL 4 – TEILEN UND ZUSAMMENARBEIT

Anfragen:

1. Wie unterbreche ich die Berechtigungsvererbung für eine Sammlung?

2. Welche Rollen können Benutzern in einer Dokumentbibliothek zugewiesen werden?

3. Wie finden Sie heraus, wer Zugriff auf eine Datei hat?

4. Wie aktiviere ich die gleichzeitige Bearbeitung (gemeinsame Dokumenterstellung) eines Dokuments?

5. Wie füge ich einem freigegebenen Dokument einen Kommentar hinzu?

6. Wie erstelle ich einen eingeschränkt teilbaren Link?

7. Welche Sicherheitsoptionen können auf einen freigegebenen Link angewendet werden?

8. Wo finde ich Aktivitätsprotokolle für Dateien und Ordner?

9. Welche Aktivitäten können mit dem Audit-Protokoll überwacht werden?

Was ist der Hauptvorteil der gemeinsamen Dokumenterstellung in Echtzeit?

Antworten:

1. Gehen Sie zu „Zugriff verwalten“ → „Erweitert“ → „Berechtigungsvererbung beenden“.

2. Lesen, Bearbeiten, Vollzugriff (je nach zugewiesener Rolle).

3. Mit der Option „Berechtigungen prüfen“ in der Sammlung oder Datei.

4. Indem Sie eine Word- oder Excel-Datei in SharePoint hochladen und mit Bearbeitungsberechtigung freigeben.

5. Indem Sie die Datei im Onlinemodus öffnen und die Funktion „Kommentieren“ verwenden.

6. Wählen Sie die Datei → „Teilen“ → „Wer kann diesen Link sehen“ → wählen Sie Einschränkungen.

7. Ablauf des Links, Deaktivierung des Downloads, Passwort, eingeschränkter Zugriff auf bestimmte Personen.

8. Im Compliance Center → Bereich „Audit“ → „Suche starten“.

9. Zugriff, Änderung, Download, Dateifreigabe.

Es ermöglicht mehreren Personen, gleichzeitig am selben Dokument zu arbeiten, mit Änderungsverfolgung und Kommentierung in Echtzeit.

MODUL 5 – BARRIEREFREIHEIT UND MOBILITÄT

Anfragen:

1. Was bedeutet es, dass SharePoint eine Cloud-native Plattform ist?

2. Wie greife ich über einen Browser auf SharePoint zu?

3. Welche Schritte sind zur Installation der mobilen SharePoint-App erforderlich?

4. Welche Funktionen bietet die mobile SharePoint-App?

5. Wie synchronisiere ich eine Dokumentbibliothek mit OneDrive?

6. Wie arbeite ich offline mit synchronisierten Dateien?

7. Wie stelle ich sicher, dass die Synchronisierung in beide Richtungen funktioniert?

8. Wie verbessert Responsive Design das Benutzererlebnis?

9. Welche Vorteile bietet die bidirektionale Synchronisierung zwischen SharePoint und OneDrive?

10. Welche Vorteile bietet der mobile Zugriff für reisende Teams ?

Antworten:

1. Somit sind alle Features per Browser, ohne lokale Installationen und immer aktuell verfügbar.

2. Gehen Sie zu https://portal.office.com, melden Sie sich mit Ihren Firmenanmeldeinformationen an und wählen Sie SharePoint aus dem Menü aus.

3. Laden Sie die App aus dem App Store oder von Google Play herunter, melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto an und durchsuchen Sie die verfügbaren Websites.

4. Greifen Sie auf Dokumentbibliotheken zu, zeigen Sie Dateien an und bearbeiten Sie sie, senden Sie Push -Benachrichtigungen und geben Sie sie über Teams oder Outlook frei.

5. Greifen Sie über einen Browser auf die Bibliothek zu → klicken Sie auf „Synchronisieren“ → bestätigen Sie das Öffnen von OneDrive.

6. Machen Sie die Datei „offline verfügbar“ über Datei-Explorer → Bearbeiten → Automatische Synchronisierung, wenn wieder online.

7. Erstellen Sie eine Datei im synchronisierten Ordner und überprüfen Sie, ob sie in SharePoint angezeigt wird. Löschen Sie eine Datei aus SharePoint und überprüfen Sie, ob sie lokal verschwindet.

8. Passen Sie Layout, Menüs und Inhalte automatisch an jedes Gerät an und verbessern Sie so die Lesbarkeit und Benutzerfreundlichkeit.

9. Sie können damit auch offline an aktualisierten Dateien arbeiten, mit automatischer Synchronisierung und Berechtigungsschutz.

10. Sie können damit von überall aus, auch ohne Internetverbindung, auf Dokumente zugreifen, sie bearbeiten und freigeben und gleichzeitig Ihre Produktivität aufrechterhalten.

MODUL 6 – INTEGRATION MIT MICROSOFT 365

Anfragen:

1. Welche Microsoft 365-Anwendungen lassen sich nativ in SharePoint integrieren?

2. Wie verbinde ich eine SharePoint-Dokumentbibliothek mit einem Teams-Kanal?

3. Wie erstelle ich einen automatisierten Ablauf, der mich benachrichtigt, wenn eine Datei hochgeladen wird?

4. Wie sende ich eine Genehmigungsanfrage mit Outlook?

5. Wie erstelle ich in Power BI ein Dashboard, das mit SharePoint verbunden ist?

6. Welche Vorteile bietet die Synchronisierung zwischen SharePoint und OneDrive?

7. Wie weise ich in Planner eine Aufgabe aus SharePoint zu?

8. Wie greife ich von mobilen Geräten auf SharePoint-Dateien zu?

9. Welche Tools werden für die gemeinsame Erstellung von Dokumenten verwendet?

10. Welche Vorteile bietet die Zentralisierung von Aufgaben zwischen Outlook und SharePoint?

Antworten:

1. Teams, Outlook, OneDrive, Office (Word, Excel, PowerPoint), Power Automate, Power BI, Planner.

2. Wählen Sie in Teams → „+“ → SharePoint → die Dokumentbibliothek der Site aus.

3. In Power Automate → „Flow erstellen“ → Auslöser „Wenn eine Datei in SharePoint erstellt wird“ → Aktion „Benachrichtigung senden“.

4. In Outlook → Neue Nachricht → „Genehmigungen“ → Empfänger eintragen und Dateien aus SharePoint anhängen.

5. In Power BI → „Daten abrufen“ → „SharePoint Online-Liste“ → Liste auswählen → Visualisierungen erstellen.

6. Es ermöglicht Offline-Zugriff, automatische Synchronisierung, Berechtigungsschutz und kontinuierliche Dateiaktualisierungen.

7. In SharePoint → Planner-Webpart hinzufügen → Verknüpfung mit Outlook-Gruppe → Aufgaben erstellen und Mitglieder zuweisen.

8. Über die SharePoint- oder OneDrive-App → mit Ihrem Firmenkonto anmelden → zwischen Sites und Bibliotheken navigieren.

9. Office Online (Word, Excel, PowerPoint) → gleichzeitiges Bearbeiten mit automatischer Speicherung und Kommentaren.

10. In SharePoint zugewiesene Aufgaben sind in Outlook sichtbar, Erinnerungen und Aktualisierungen werden synchronisiert.

MODUL 7 – ANPASSUNG UND LAYOUT

Anfragen:

1. Wie füge ich einer SharePoint-Seite ein Webpart hinzu?

2. Welche Layouttypen sind für Seitenabschnitte verfügbar?

3. Wie passen Sie das grafische Layout einer SharePoint-Site an?

4. Wie installiere ich eine App aus dem SharePoint Marketplace?

5. Welche Vorteile bietet die Verwendung modularer Webparts?

6. Wie integrieren Sie eine individuell entwickelte Komponente?

7. Welche Tools werden für die benutzerdefinierte Entwicklung in SharePoint verwendet?

8. Wie verbessern Sie das Benutzererlebnis durch Personalisierung?

9. Welche Vorteile bietet die Integration mit Apps von Drittanbietern?

10. Wie überprüfe ich die mobile Ansicht einer SharePoint-Seite?

Antworten:

1. Klicken Sie auf der Seite auf „Bearbeiten“ → „+“ → wählen Sie das gewünschte Webpart aus (z. B. News, Docs, Power BI).

2. 1-, 2- oder 3-Spalten-Layout, mit der Option farbiger Hintergründe und hervorgehobener Abschnitte.

3. Durch Einfügen von Logos, Firmenfarben, Bildern, Symbolen, benutzerdefinierten Titeln und Organisieren von Abschnitten nach Priorität.

4. Einstellungen → Site-Inhalt → „+ Neu“ → Apps → SharePoint Store → Hinzufügen → Konfigurieren und veröffentlichen.

5. Sie ermöglichen Ihnen, dynamische Dashboards zu erstellen, aktuelle Inhalte anzuzeigen und die Seite an die Bedürfnisse Ihres Teams anzupassen .

6. .sppkg -Pakets in den „App-Katalog“ des Admin Centers → Bereitstellen → Als Webpart hinzufügen.

7. SharePoint-Framework, Power Apps, REST-API, Power Automate.

8. Verbessern Sie die Lesbarkeit, den schnellen Zugriff auf Informationen, die visuelle Identität und das Engagement der Benutzer.

9. Sie erweitern die Funktionalität der Site, ermöglichen die Integration mit externen Tools und reagieren auf spezifische betriebliche Anforderungen.

10. Durch den Zugriff vom Smartphone oder Tablet, die Überprüfung der automatischen Layoutanpassung und das Testen der Usability über die mobile App.

MODUL 8 – SICHERHEIT UND ROLLEN

Anfragen:

1. Was ist die Rolle des SharePoint-Administrators?

2. Was sind die Hauptrollen einer SharePoint-Site?

3. Wie aktiviere ich die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)?

4. Wo werden Benutzeridentitäten und Rollen verwaltet?

5. Wie überwache ich verdächtige Aktivitäten in SharePoint?

6. Wo finde ich Prüfprotokolle?

7. Wie beschränke ich den Zugriff eines Gastes auf einen einzelnen Ordner?

8. Welche Berechtigungen hat ein Besucher im Vergleich zu einem Mitglied?

9. Wie erstelle ich eine benutzerdefinierte Berechtigungsstufe?

10. Was sind die Best Practices für die Rollenverwaltung?

Antworten:

1. Verwaltet globale Einstellungen, Berechtigungen, Sicherheit, Microsoft 365-Integration und Plattform-Governance.

2. Administrator, Eigentümer, Mitglied, Gast, Besucher.

3. Von Entra ID (entra.microsoft.com) → Benutzer → Multi-Faktor-Authentifizierung → MFA aktivieren.

4. Immer über Login-ID → Rollen und Administratoren → Rollen zuweisen → Überprüfen und aktualisieren.

5. Über Microsoft Defender (security.microsoft.com) → Vorfälle und Warnungen → Verdächtige Aktivitäten untersuchen.

6. Compliance Center (compliance.microsoft.com) → Audit → Suche starten → Nach Aktivität und Benutzern filtern.

7. Erstellen Sie einen dedizierten Ordner → „Zugriff verwalten“ → Unterbrechen Sie die Vererbung → Weisen Sie bestimmte Berechtigungen zu.

8. Der Besucher kann die Inhalte nur ansehen, nicht verändern oder weitergeben.

9. Site-Einstellungen → Erweiterte Berechtigungen → Berechtigungsstufen → Neue Stufe hinzufügen → Zulässige Aktionen auswählen.

10. Kombinieren Sie Rollen nach Bedarf, konfigurieren Sie detaillierte Berechtigungen, führen Sie regelmäßige Überwachungen durch, schulen Sie Benutzer und dokumentieren Sie jede Änderung.

MODUL 9 – PROZESSAUTOMATISIERUNG

Anfragen:

1. Wie erstelle ich einen automatisierten Flow in SharePoint?

2. Welche Tools werden zum Anpassen eines Formulars verwendet?

3. Wie verwalten Sie interne Anfragen mit SharePoint?

4. Wie richte ich automatische Benachrichtigungen ein?

5. Wie erfassen und analysieren Sie Mitarbeiterfeedback?

6. Welche Vorteile bietet die Integration mit Power Automate?

7. Wie überwachen Sie die Wirksamkeit automatisierter Prozesse?

8. Welche Techniken werden verwendet, um manuelle Fehler zu reduzieren?

9. Wie verbessern Sie die Reaktionszeiten mit SharePoint?

10. Wie konzipieren Sie maßgeschneiderte Lösungen für Fachbereiche?

Antworten:

1. Gehen Sie zu einer Liste oder Sammlung → „Automatisieren“ → Power Automate → „Flow erstellen“ → Trigger und Aktionen festlegen → speichern und testen.

2. Power Apps → „Formular anpassen“ → Layout, bedingte Logik, erforderliche Felder ändern → veröffentlichen.

3. Erstellen Sie eine „Anforderungsliste“ → fügen Sie Spalten hinzu → erstellen Sie einen Ablauf für Zuweisungen und Benachrichtigungen → zeigen Sie ihn im Dashboard an.

4. Erstellen Sie einen Flow mit Auslösern für Datum oder Status → Aktion „E-Mail senden“ oder „Teams benachrichtigen“ → logische Bedingungen → Wiederholung.

5. Verwenden Sie Microsoft Forms, das mit einer SharePoint-Liste verbunden ist → visualisieren Sie Daten mit Power BI → filtern und analysieren Sie nach Bereich oder Punktzahl.

6. Es ermöglicht Ihnen, SharePoint mit Outlook, Teams, Excel und Planner zu verbinden und Genehmigungen, Benachrichtigungen und Aktualisierungen zu automatisieren.

7. Mit Power BI-Dashboards, die mit SharePoint verbunden sind → KPIs, Antwortzeiten, offene Anfragen anzeigen → nach Team oder Zeitraum filtern.

8. Formularvalidierungen, Pflichtfelder, bedingte Abläufe, Fehlerbenachrichtigungen, Fehlerprotokolle, Benutzerschulungen.

9. Automatische Anforderungszuweisung, sofortige Benachrichtigungen, Fristwarnungen , Standardantworten , Nachverfolgung mit Planner.

10. Bedarf analysieren → Formulare, Flows und Dashboards mit Power Platform erstellen → mit einer Pilotgruppe testen → verbessern und dokumentieren.

MODUL 10 – INTRANET UND INTERNE KOMMUNIKATION

Anfragen:

1. Wie erstellt man eine Kommunikationssite in SharePoint?

2. Welche Webparts werden zum Veröffentlichen von Neuigkeiten und Veranstaltungen verwendet?

3. Wie verwalten Sie Unternehmensrichtlinien in einer Dokumentbibliothek?

4. Wie können Personal- und Schulungsressourcen organisiert werden?

5. Wie personalisiere ich Inhalte für bestimmte Gruppen?

6. Welche Tools bietet SharePoint für die erweiterte Suche?

7. Wie erstellt man eine Unternehmens-Community mit Diskussionsforen?

8. Welche Schritte sind für die Organisation von Firmenveranstaltungen erforderlich?

9. Wie optimiert man ein Intranet für den mobilen Zugriff?

10. Welche Vorteile bietet die Integration mit Power Automate?

Antworten:

1. Von SharePoint-Startseite → „+ Site erstellen“ → „Kommunikationssite“ auswählen → Layout auswählen → anpassen und veröffentlichen.

2. „News“-Webpart für Artikel und Updates, „Events“ für Kalender und Einladungen.

3. Erstellen einer Bibliothek „Unternehmensrichtlinien“ mit Versionierung, Metadaten und schreibgeschützten Berechtigungen.

4. Mit dedizierten Seiten, Schulungsdokumentbibliotheken, Schnelllinks, hervorgehobenen Inhalten und eingebetteten Videos.

5. Mithilfe von Zielgruppen-Targeting, nach aktuellem Benutzer gefilterten Webparts, Sicherheitsgruppen und benutzerdefinierten Ansichten.

6. Suchleiste mit Metadatenfiltern, Volltextsuche, intelligenten Vorschlägen und Themenvertikalen.

7. Durch die Erstellung einer Unterwebsite „Unternehmens-Community“ mit „Diskussion“- oder „ Yammer “-Webparts, Kategorien und Benachrichtigungen.

8. Webpart „Ereignisse“ → „+ Neues Ereignis“ → Details eingeben → Benachrichtigungen aktivieren → Mit Teams/Outlook verbinden.

9. Responsives Layout, Tests mobiler Apps, optimierte Bilder, Schnellschaltflächen und Klickreduzierung.

10. Automatisieren Sie Genehmigungen, Benachrichtigungen, Inhaltsaktualisierungen und Anforderungsverwaltung durch Workflows.

PowerPoint-Folien in SharePoint ansehen

Einführung

Arbeiten mit Listen

Arbeiten mit Dokumentbibliotheken

Gemeinsame Funktionen für Listen und Bibliotheken

Seiten und Webparts

Berechtigungssystem

Navigation und Suche