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365 ADMINISTRATION - POWER BI

POWER APPS - PLANNER - DATA ENTRY

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CURSO DE MICROSOFT SHARE POINT CON SUBTÍTULOS EN TU IDIOMA

 

VER DIAPOSITIVAS DE POWER POINT EN SHARE POINT
Introducci n
Trabajar con listas
Trabajar con bibliotecas de documentos
Funciones comunes de listas y bibliotecas
P ginas y Web Part
El sistema de permisos
Navegaci n y b squeda

     DESCARGUE Y EXPLORE 540 DIAPOSITIVAS DE POWER POINT EN EL SISTEMA MICROSOFT 365 CON CLIC

     INDICE

      MICROSOFT SHARE POINT ONLINE . 2

 

1. EL POTENCIAL DE APLICACI N 2

a) Almacenamiento seguro de informaci n 3

b) Organizaci n eficiente de contenidos 8

c) Compartir de forma inteligente y controlada 13

d) Accesibilidad desde cualquier dispositivo 17

e) Mejora de la productividad 22

f) Facilitar la colaboraci n entre los miembros del equipo 27

g) Personalizaci n y adaptabilidad de la plataforma 31

h) Seguridad, confiabilidad y cumplimiento 36

i) Sostenibilidad y beneficios econ micos 40

j) Ejemplos pr cticos de uso de SharePoint Online 45

2. INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365 51

a) Integraci n entre SharePoint Online y Microsoft Teams 52

b) Integraci n entre SharepPint online y OneDrive 58

c) Integraci n de SharePoint Online y Outlook 64

d) Integraci n entre SharePoint Online y Office 68

e) Beneficios de la integraci n 74

f) Conclusiones 82

3. LOS ACTORES DE SHARE POINT 83

a) El administrador de SharePoint 84

b) Los propietarios del sitio 90

c) Miembros del sitio 96

d) Invitados del sitio 102

e) Los visitantes 108

f) Consideraciones adicionales y mejores pr cticas 113

4. EJEMPLOS DE USO EN LA EMPRESA 120

a) Gesti n de proyectos 121

b) La intranet corporativa 133

c) Gesti n de documentos 144

d) Automatizaci n de procesos 154

e) Conclusiones 165

5. PLAN DE APRENDIZAJE. 4 meses (16 semanas - 1 hora por d a) 167

a) Tabla de m dulos de aprendizaje 167

b) Plantilla de autoevaluaci n semanal 168

c) 100 preguntas de repaso, 10 por cada m dulo, y respuestas correctas 169

MICROSOFT SHARE POINT ONLINE

1.    EL POTENCIAL DE LA APLICACI N

SharePoint Online representa una soluci n integral y din mica para la gesti n de la informaci n empresarial en el contexto moderno. Integrado en la suite Microsoft 365, ofrece herramientas avanzadas para almacenar, organizar, compartir y acceder a contenido desde cualquier lugar y dispositivo. La plataforma est dise ada para optimizar la productividad y promover la colaboraci n entre los miembros del equipo , independientemente de su ubicaci n geogr fica.

SharePoint Online destaca por su capacidad para satisfacer eficazmente las necesidades de las organizaciones que operan en un mundo cada vez m s digital e interconectado. Gracias a su profunda integraci n con Microsoft 365, la plataforma supera las barreras tradicionales de la gesti n de la informaci n, ofreciendo un entorno centralizado donde los documentos, datos y recursos est n siempre disponibles, actualizados y f cilmente accesibles. Los usuarios pueden colaborar en tiempo real en proyectos compartidos, editando simult neamente el mismo archivo y realizando un seguimiento de las versiones y contribuciones, sin perder el control sobre la calidad y la seguridad de los datos.

Las capacidades de SharePoint Online van mucho m s all del simple almacenamiento de archivos: la plataforma permite estructurar y organizar la informaci n seg n la l gica que mejor se adapte a su contexto empresarial, gracias a sitios, bibliotecas de documentos y bibliotecas personalizables. La b squeda r pida e inteligente aprovecha la indexaci n de contenido, los metadatos y las etiquetas para ofrecer resultados precisos incluso en entornos complejos y fragmentados. Los procesos empresariales se pueden automatizar mediante flujos de trabajo que optimizan la aprobaci n, publicaci n y distribuci n de contenido, reduciendo el tiempo y minimizando el riesgo de errores manuales.

La movilidad es un aspecto clave de SharePoint Online: la plataforma es totalmente accesible desde cualquier dispositivo, ya sea PC, tableta o smartphone, lo que garantiza la continuidad operativa incluso fuera de casa o en viajes de negocios. Las aplicaciones dedicadas hacen que la navegaci n sea intuitiva y se adapte a las necesidades de los usuarios m viles, sin sacrificar la seguridad ni el rendimiento. Cada componente de la plataforma est desarrollado para garantizar altos est ndares de protecci n, gracias a sistemas avanzados de autenticaci n, controles de acceso y monitorizaci n constante de la actividad.

Otra ventaja de SharePoint Online es su perfecta integraci n con otras aplicaciones de Microsoft 365. Teams, Outlook, OneDrive y Power Automate se conectan a la perfecci n, creando un ecosistema digital donde la comunicaci n y la colaboraci n son fluidas e interfuncionales. Los datos se pueden compartir con solo unos clics, las tareas se gestionan sin problemas y los flujos de informaci n se mantienen siempre. Esta interoperabilidad facilita la creaci n de espacios de trabajo virtuales ideales para equipos distribuidos , proyectos internacionales y estructuras organizativas complejas.

La personalizaci n es otra caracter stica distintiva: SharePoint Online le permite adaptar los sitios y portales corporativos a la identidad y las necesidades espec ficas de su empresa, ofreciendo una experiencia de usuario atractiva y coherente con su cultura interna. Gracias a las herramientas de desarrollo y los componentes modulares, puede ampliar la funcionalidad, integrar soluciones de terceros o desarrollar aplicaciones personalizadas que aborden procesos espec ficos.

La plataforma tambi n cumple con las principales normativas de protecci n de datos y privacidad, lo que la hace ideal para industrias reguladas y organizaciones centradas en la gobernanza de la informaci n. Los informes, la auditor a y el control de versiones completan el paquete de una soluci n que busca la excelencia en la gesti n de activos digitales corporativos.

En resumen, SharePoint Online es mucho m s que una herramienta para almacenar documentos: es un verdadero entorno digital de colaboraci n, innovaci n y crecimiento, donde todos pueden contribuir y acceder al conocimiento colectivo, est n donde est n, con total seguridad y con la m xima eficiencia.

a)    Archivado seguro desde informaci n

       Centralizaci n de datos : La centralizaci n de datos en SharePoint Online permite crear un entorno nico donde se recopila y organiza toda la informaci n de la empresa de forma estructurada. Documentos, im genes, v deos y datos se almacenan en bibliotecas de documentos de f cil navegaci n, organizadas por proyecto, departamento o rea tem tica. Este repositorio central elimina la fragmentaci n de archivos entre dispositivos o plataformas, lo que facilita la b squeda y el uso compartido de recursos. Los usuarios autorizados pueden acceder r pidamente al contenido que necesitan, colaborar en tiempo real y garantizar la coherencia de la informaci n. La gesti n de acceso es flexible: cada equipo puede tener espacios dedicados o compartidos, con permisos personalizados. La estructura modular facilita el crecimiento organizativo, permitiendo a adir nuevo contenido sin perder organizaci n ni control. De esta forma, SharePoint se convierte en el centro digital de la empresa, impulsando los procesos, la comunicaci n y la innovaci n.

       Control de versiones : Un aspecto clave del archivado seguro es el control de versiones: en SharePoint Online, cada cambio realizado en un documento se registra autom ticamente. Este sistema no solo permite rastrear qui n realiz los cambios y cu ndo, sino que tambi n permite recuperar f cilmente versiones anteriores de los archivos si es necesario. Esto mantiene un historial completo y fiable de las revisiones, garantizando la transparencia en los procesos colaborativos y facilitando la recuperaci n de contenido en caso de errores o cambios no deseados. Esta funci n es esencial en entornos empresariales donde la trazabilidad y la gobernanza de datos son requisitos esenciales.

       Seguridad y cumplimiento : En materia de seguridad y cumplimiento, SharePoint Online ofrece un enfoque avanzado para la protecci n de datos corporativos. El sistema de almacenamiento implementa cifrado tanto en tr nsito como en reposo, lo que garantiza la protecci n de la informaci n en cada etapa de su ciclo de vida digital. Los permisos granulares permiten definir con precisi n qui n puede acceder, ver o modificar el contenido, lo que reduce significativamente el riesgo de acceso no autorizado. Las pol ticas de retenci n configurables tambi n son esenciales para garantizar que los datos se conserven solo el tiempo necesario y se gestionen de acuerdo con las principales normativas, como el RGPD. La plataforma tambi n permite configurar auditor as detalladas y alertas autom ticas , lo que facilita la monitorizaci n continua del acceso y los cambios, protegiendo la privacidad y la transparencia.

       Copia de seguridad y recuperaci n : Un aspecto a menudo pasado por alto, pero de importancia estrat gica, se refiere a la administraci n de las copias de seguridad y los procedimientos de recuperaci n en SharePoint Online. La plataforma utiliza un sistema de copia de seguridad autom tico que opera en segundo plano, protegiendo constantemente la integridad de los datos archivados. Esto significa que todo el contenido alojado en los sitios se duplica peri dicamente en servidores seguros, distribuidos en centros de datos geogr ficamente separados, lo que reduce dr sticamente el riesgo de p rdida por fallos de hardware, errores humanos o ciberataques. En caso de emergencia, como la eliminaci n accidental de archivos o la vulneraci n de datos tras un ataque, los administradores pueden aprovechar procedimientos de recuperaci n r pidos y espec ficos. SharePoint Online permite recuperar documentos eliminados a trav s de la Papelera de reciclaje integrada, que almacena temporalmente los archivos antes de su eliminaci n definitiva, lo que proporciona una ventana de oportunidad para la recuperaci n sin necesidad de especialistas en TI. Para necesidades m s complejas, como la restauraci n de bibliotecas de documentos o sitios completos, Microsoft ofrece herramientas de recuperaci n avanzadas que permiten restaurar el entorno a un estado anterior en tan solo unos pasos. Estas capacidades de backup y recuperaci n, combinadas con una gesti n transparente de versiones y permisos de acceso, garantizan no solo la continuidad del negocio sino tambi n la tranquilidad necesaria para afrontar los retos de la transformaci n digital con la certeza de que los activos de informaci n de la empresa est n siempre protegidos y son f cilmente recuperables.

🎯 OBJETIVO DEL EJERCICIO

El objetivo es aprender a usar SharePoint Online para garantizar un almacenamiento seguro, rastreable y conforme a las normativas de la informaci n corporativa. Aprender a centralizar documentos en bibliotecas estructuradas, habilitar el control de versiones para el seguimiento de cambios, configurar permisos de seguridad y acceder a funciones de copia de seguridad y restauraci n. Este ejercicio ayuda a mejorar la gobernanza de documentos, reducir el riesgo de p rdida de datos y garantizar el cumplimiento normativo, convirtiendo a SharePoint en una herramienta fiable para la gesti n de la informaci n.

🛠️ PASOS OPERATIVOS

1. Centraliza los datos en una biblioteca de documentos 📁

   Inicie sesi n en https://portal.office.com

   Vaya a SharePoint > seleccione su sitio de equipo

   Haga clic en Contenido del sitio

   Seleccionar + Nuevo > Biblioteca de documentos

   As gnele un nombre descriptivo (por ejemplo, Archivo de contratos )

   Haga clic en Crear

   Abra la colecci n y haga clic en Agregar columna

   Crea columnas como Tipo de documento , A o , Responsable

   Crea vistas personalizadas para filtrar contenido

   Agregue la colecci n a la p gina de inicio del sitio a trav s del componente web

2. Habilitar el control de versiones 🔁

   Ir a la biblioteca de documentos creados

   Haga clic en Configuraci n ( ⚙️ ) > Configuraci n de la colecci n

   Seleccionar configuraci n de control de versiones

   Habilitar Crear versiones principales

   Establezca el n mero m ximo de versiones a conservar

   Guardar cambios

   Subir un archivo y editar el contenido

   Haga clic en ... > Historial de versiones

   Ver y restaurar una versi n anterior

   Verificar que los cambios se rastrean correctamente

3. Configuraci n de seguridad y cumplimiento 🔐

   Vaya a Configuraci n de colecci n > Permisos de colecci n

   Haga clic en Detener herencia de permisos

   Eliminar usuarios no autorizados

   Agregar usuarios o grupos con roles espec ficos (Leer, Editar)

   Vaya a https://compliance.microsoft.com

   Seleccione Soluciones > Gesti n de cumplimiento

   Crear una pol tica de retenci n para la recopilaci n

   Establecer el per odo de retenci n (por ejemplo, 5 a os)

   Aplicar la pol tica a la colecci n de documentos

   Guardar y supervisar la aplicaci n de pol ticas

4. Copia de seguridad y restauraci n de contenido 💾

   Inicie sesi n en el Centro de administraci n de SharePoint

   Vaya a Sitios activos > seleccione el sitio

   Haga clic en Copia de seguridad y restauraci n (secci n integrada con Microsoft 365)

   Ver opciones de recuperaci n para colecciones y archivos

   Seleccione una colecci n y haga clic en Restaurar colecci n

   Elija una fecha de referencia

   Confirmar la restauraci n

   Verifique que los archivos se hayan restaurado correctamente

   Alternativamente, use OneDrive > Papelera de reciclaje para recuperar archivos eliminados

   Documentar la operaci n para auditor as internas

📘 ESCENARIO OPERATIVO DE LA APLICACI N

El departamento legal debe almacenar los contratos de forma segura y conforme a las normativas. Cree una biblioteca de documentos centralizada, habilite el control de versiones para rastrear los cambios, establezca permisos para limitar el acceso y configure una pol tica de retenci n de cinco a os. En caso de error, utilice la funci n de restauraci n para recuperar los archivos.

      📁 Centralizaci n : SharePoint > Nueva biblioteca > Agregar columnas
➡️ Todos los contratos se almacenan en una ubicaci n estructurada.

      🔁 Control de versiones : Configuraci n de la colecci n > Control de versiones
➡️ Cada cambio se rastrea y se puede recuperar.

      🔐 Seguridad : Configuraci n > Permisos > Cumplimiento
➡️ Solo los usuarios autorizados pueden acceder o editar.

      💾 Recuperaci n : Centro de administraci n > Copia de seguridad y restauraci n
➡️ Los archivos eliminados o modificados se pueden recuperar.

🧩 COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

🚀 BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

   Reduzca el riesgo de p rdida de datos gracias al control de versiones y la copia de seguridad autom tica

   Acceso controlado a documentos confidenciales mediante permisos granulares

   Cumplimiento normativo garantizado con criterios de retenci n y auditor a

   Centralizaci n de contenidos que facilita la b squeda y organizaci n

   Recuperaci n r pida en caso de errores o eliminaciones accidentales

   Seguimiento de cambios para auditor a y rendici n de cuentas

   Elimine la duplicaci n de archivos con la gesti n centralizada

   Mayor eficiencia en los procesos de revisi n y aprobaci n

   Reducir el uso del correo electr nico para compartir documentos

   Apoyando la cultura de ciberseguridad en la empresa

💡 IDEAS PARA USAR EN CONTEXTOS EMPRESARIALES REALES

      Archivo de contratos legales 🧾
Con acceso restringido, versiones activas y conservaci n a largo plazo.

      Gesti n de documentos ISO 📑
Con seguimiento de revisiones y backup autom tico para auditor as.

      Repositorio de pol ticas corporativas 🏢
Uso compartido centralizado con acceso de solo lectura y pol ticas de retenci n.

❓ PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1.   C mo activo el control de versiones en una biblioteca de documentos?

2.   D nde configuro permisos para restringir el acceso a los archivos?

3.   C mo se aplica una pol tica de retenci n a una colecci n?

4.   Qu herramientas ofrece SharePoint para la recuperaci n de archivos?

5.   Por qu es importante centralizar los documentos de la empresa?

🧾 RESUMEN DE LO APRENDIDO

Ha aprendido a usar SharePoint Online para garantizar un almacenamiento de informaci n seguro y conforme a las normativas. Ha creado una biblioteca de documentos centralizada, habilitado el control de versiones, configurado permisos y directivas de retenci n, y utilizado funciones de copia de seguridad y restauraci n. Estas pr cticas mejoran la seguridad, la trazabilidad y la eficiencia en la administraci n de documentos. Ahora puede estructurar un sistema de almacenamiento que protege los datos corporativos y cumple con las normativas.

b)    Organizaci n eficiente del contenido

       Estructura de sitios y bibliotecas : En SharePoint, la estructura organizativa se basa en una jerarqu a de elementos que permite adaptar la arquitectura de la informaci n a las necesidades de la empresa. En el n cleo se encuentran los sitios, que sirven como contenedores principales de informaci n y recursos, cada uno dedicado a departamentos, proyectos o temas espec ficos. Dentro de cada sitio se encuentran las bibliotecas de documentos, espacios dise ados para almacenar y compartir archivos de forma segura y centralizada. Las bibliotecas son colecciones especializadas de documentos, a menudo personalizadas con vistas, permisos y automatizaci n basada en flujos de trabajo. Las listas, por otro lado, permiten la gesti n de datos estructurados, como tareas, contactos o solicitudes, lo que proporciona un seguimiento oportuno y facilita la colaboraci n entre los miembros de la organizaci n. Esta divisi n refleja fielmente la estructura interna de la organizaci n o empresa, mejorando la claridad, la seguridad y la eficiencia en la gesti n del contenido digital.

       Etiquetas y metadatos : Usar etiquetas y metadatos en SharePoint permite a adir informaci n descriptiva adicional a cada archivo, como autor, fecha, categor a o estado del documento. Estos elementos no solo son tiles para filtrar y ordenar contenido r pidamente, sino que tambi n permiten encontrar lo que se necesita en segundos gracias a la b squeda avanzada basada en criterios espec ficos. En la pr ctica, agregar etiquetas y completar metadatos al cargar o editar documentos mejora significativamente la precisi n y la velocidad de navegaci n por los archivos corporativos.

       Plantillas personalizadas : En SharePoint, puede crear plantillas de sitio y biblioteca para estandarizar procesos y dise os en toda la empresa. Con plantillas predefinidas o personalizadas, cada equipo puede crear nuevos espacios de trabajo con estructuras, permisos y bibliotecas predefinidos seg n sus necesidades empresariales. Esto reduce el tiempo de configuraci n, garantiza una organizaci n coherente de la informaci n y facilita la adopci n de pr cticas recomendadas compartidas. Las plantillas pueden incluir vistas personalizadas, flujos de trabajo autom ticos y campos de metadatos, lo que permite replicar f cilmente los dise os m s eficaces o compatibles con las pol ticas internas.

       Automatizaci n organizacional : Con los flujos de trabajo automatizados disponibles en SharePoint, puede establecer reglas que gu en la categorizaci n y el archivado sistem ticos y consistentes del contenido corporativo. Por ejemplo, cuando llega un nuevo documento a una biblioteca, un flujo de trabajo puede asignar etiquetas autom ticamente, completar metadatos, mover el archivo a la carpeta correcta o enviar notificaciones a los miembros relevantes del equipo . Las reglas se basan en criterios como el autor, el tipo de archivo, la fecha o el estado de aprobaci n, lo que garantiza que cada dato se gestione seg n las pol ticas de la empresa. Este enfoque no solo reduce los errores manuales y agiliza las tareas diarias, sino que tambi n garantiza la trazabilidad y el cumplimiento normativo de los datos, mejorando la eficiencia general en la gesti n de documentos digitales.

🎯 OBJETIVO DEL EJERCICIO

El objetivo es aprender a estructurar y administrar el contenido empresarial de forma eficiente y a gran escala con SharePoint Online. Aprender a crear sitios y bibliotecas de documentos para organizar la informaci n, usar etiquetas y metadatos para facilitar la b squeda, aplicar plantillas personalizadas para estandarizar el contenido y automatizar la clasificaci n y el archivado con Power Automate. Este ejercicio ayuda a mejorar la gobernanza de documentos, reducir la redundancia y aumentar la productividad mediante una organizaci n digital inteligente.

🛠️ PASOS OPERATIVOS

1. Estructura del sitio y la colecci n 🏗️

  Inicie sesi n en https://portal.office.com

  Vaya a SharePoint > + Crear sitio

  Seleccionar sitio del equipo

  Ingrese el nombre y la descripci n del sitio

  Haga clic en Crear

  Ir al contenido del sitio

  Haga clic en + Nuevo > Biblioteca de documentos

  As gnele un nombre descriptivo (por ejemplo, Documentaci n del Proyecto X )

  Haga clic en Crear

  Agregue la colecci n a la p gina de inicio a trav s del elemento web Vista de colecci n

2. Etiquetas y metadatos 🏷️

  Abrir la biblioteca de documentos

  Haga clic en Agregar columna

  Seleccione el tipo: Opci n , Texto , Fecha

  Crear columnas: Categor a , Gerente , Estado

  Vaya a Configuraci n de colecci n > Configuraci n avanzada

  Habilitar el uso de metadatos administrados

  Crea vistas personalizadas filtrando por Categor a

  Subir un documento y completar los metadatos

  Compruebe la visualizaci n en vistas filtradas

  A adir la vista a la p gina de inicio del sitio

3. Plantillas personalizadas 🧩

  Abrir Word/Excel/PowerPoint

  Crear un documento est ndar (por ejemplo, una plantilla de informe)

  Guardar como plantilla (. dotx , . xltx , . potx )

  Vaya a SharePoint > Biblioteca de documentos

  Haga clic en Configuraci n de colecci n > Configuraci n avanzada

  Seleccione Usar plantilla

  Sube el archivo de plantilla a la colecci n

  Establecer la plantilla como predeterminada para los archivos nuevos

  Crear un nuevo documento usando la plantilla

  Comprobar la consistencia del formato

4. Automatizaci n de la organizaci n ⚙️

  Vaya a https://make.powerautomate.com

  Haga clic en + Crear > Flujo automatizado

  As gnele un nombre (por ejemplo, Clasificaci n autom tica de documentos )

  Seleccione el desencadenador: Cuando se crea un archivo en SharePoint

  Seleccione la colecci n de documentos

  A adir condici n: Si Categor a = 'Informe'

  A adir acci n: "Mover archivos a la carpeta 'Informes'"

  A adir acci n: Enviar notificaci n a trav s de Teams

  Guardar y activar el flujo

  Prueba cargando un archivo con metadatos de Informe

📘 ESCENARIO OPERATIVO DE LA APLICACI N

Un equipo de proyecto desea organizar la documentaci n eficientemente. Cree un sitio dedicado con bibliotecas para cada fase del proyecto, use metadatos para clasificar documentos, configure plantillas de informes y automatice la clasificaci n con Power Automate.

      🏗️ Estructura : SharePoint > Crear sitio > Crear biblioteca
➡️ Cada etapa del proyecto tiene una biblioteca dedicada.

      🏷️ Metadatos : Agregar columna > Configuraci n avanzada
➡️ Los documentos se pueden filtrar y buscar f cilmente.

      🧩 Plantillas : Configuraci n de colecci n > Usar plantilla
➡️ Los informes son uniformes y consistentes.

      ⚙️ Automatizaci n : Power Automate > Flujo automatizado
➡️ Los documentos se archivan autom ticamente.

🧩 COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

🚀 BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

  Organizaci n de contenido clara y escalable

  B squeda r pida gracias a los metadatos

  Uniformidad en los documentos de la empresa

  Reducci n de actividades manuales

  Mayor control y trazabilidad

  Colaboraci n en equipo simplificada

  Acceso instant neo a la informaci n

  Reducci n de errores de almacenamiento

  Mayor eficiencia en los procesos documentales

  Apoyo a la estandarizaci n corporativa

💡 IDEAS PARA USAR EN CONTEXTOS EMPRESARIALES REALES

  Gesti n de proyectos 🗂️
Cada proyecto tiene un sitio con colecciones, plantillas y flujos automatizados.

  Documentaci n de RRHH 👥
Los formularios, pol ticas e informes se clasifican y archivan autom ticamente.

  Archivo t cnico 🛠️
Los manuales y gu as est n organizados por categor as y se actualizan con versiones.

❓ PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1.     C mo creo una biblioteca de documentos en SharePoint?

2.     Qu tipos de metadatos son tiles para clasificar el contenido?

3.     C mo configuro una plantilla personalizada para documentos?

4.     Qu acciones puedes automatizar con Power Automate?

5.     C mo la estructura del sitio y de la colecci n mejora la organizaci n?

🧾 RESUMEN DE LO APRENDIDO

Ha aprendido a estructurar contenido eficientemente en SharePoint Online. Ha creado sitios y bibliotecas, configurado metadatos para la clasificaci n, configurado plantillas personalizadas para la estandarizaci n y automatizado la organizaci n con Power Automate. Estas habilidades le permiten administrar grandes vol menes de documentos de forma organizada, rastreable y escalable. Ahora puede dise ar entornos digitales que impulsan la productividad y la colaboraci n empresarial.

c)  Intercambio inteligente y controlado

     Gesti n de permisos : Se pueden asignar diferentes permisos a usuarios individuales, grupos, invitados y colaboradores externos. Esta flexibilidad permite, por ejemplo, acceso de solo lectura a ciertos archivos para algunas personas, mientras que otros participantes pueden tener derechos de edici n o uso compartido. Se pueden invitar invitados externos con permisos espec ficos, mientras que se pueden aplicar reglas de seguridad m s amplias y automatizadas a los grupos de trabajo internos. De esta forma, los socios y colaboradores externos reciben solo los permisos estrictamente necesarios y por tiempo limitado, garantizando as la confidencialidad.

     Colaboraci n en tiempo real : Varias personas pueden editar documentos de Office simult neamente, con la posibilidad de a adir comentarios y sugerencias. Esta funci n de coautor a en tiempo real transforma radicalmente la forma de trabajar con los documentos, permitiendo que varias personas realicen cambios simult neamente sin tener que esperar turnos ni enviar diferentes versiones por correo electr nico . Cada cambio es visible de inmediato para todos los colaboradores, que pueden ver qui n est trabajando en qu parte, lo que reduce dr sticamente los errores y las superposiciones. Adem s, al a adir comentarios y sugerencias directamente en el documento, la comparaci n se vuelve m s r pida y transparente, facilitando la toma de decisiones y las revisiones colectivas. Estas herramientas mejoran la calidad de la colaboraci n y hacen que el trabajo en equipo sea m s fluido, compartido y trazable .

     Enlaces compartibles : Genere enlaces seguros para compartir documentos y carpetas de forma selectiva, incluyendo fechas de caducidad y contrase as. Esta funci n le permite generar enlaces nicos y seguros que permiten compartir archivos y carpetas de forma espec fica, tanto dentro como fuera de su organizaci n. Para cada documento o carpeta, puede elegir si desea crear un enlace reservado para personas espec ficas, miembros de la empresa o, en casos especiales, usuarios externos. SharePoint ofrece opciones avanzadas, como la configuraci n de una fecha de caducidad y una contrase a para el enlace, lo que garantiza una mayor seguridad y un control preciso sobre la duraci n y la forma de acceso al contenido compartido. Por ejemplo, para compartir una carpeta de proyecto con un proveedor externo durante un periodo limitado, simplemente genere el enlace, establezca la fecha de caducidad deseada y la contrase a. Transcurrido ese tiempo, el enlace dejar de estar activo y el acceso se bloquear autom ticamente. Este enfoque le permite mantener un control total sobre la informaci n confidencial y adaptar el uso compartido a sus necesidades operativas reales, sin riesgo de divulgaci n no autorizada. Cada enlace es rastreable y se puede desactivar en cualquier momento, lo que garantiza la m xima flexibilidad y protecci n de la privacidad.

     Auditor a y Monitoreo : SharePoint ofrece herramientas avanzadas para el seguimiento de la actividad de documentos y carpetas, lo que permite a los administradores y al personal de seguridad obtener una visi n general completa de qui n accede, modifica o descarga contenido. Estas capacidades de auditor a permiten generar informes detallados que incluyen informaci n sobre la fecha, hora y tipo de acci n realizada por cada usuario o grupo, garantizando la m xima transparencia y responsabilidad en la administraci n de datos. Adem s, SharePoint puede enviar notificaciones autom ticas cuando se producen accesos o cambios significativos, lo que facilita el monitoreo en tiempo real y la identificaci n oportuna de comportamientos an malos o no autorizados. Este nivel de control es particularmente til para cumplir con las pol ticas de seguridad corporativas, las regulaciones de protecci n de datos y garantizar el cumplimiento de los est ndares profesionales de auditor a. Toda la actividad rastreada es f cilmente accesible a trav s de interfaces intuitivas o exportable para su posterior an lisis, lo que garantiza la protecci n constante de la confidencialidad e integridad del contenido compartido.

🎯 Objetivo del ejercicio

El objetivo es aprender a compartir contenido en SharePoint de forma segura, rastreable y colaborativa. Aprender a configurar permisos granulares para archivos y bibliotecas, habilitar la edici n simult nea de documentos, generar v nculos compartibles con restricciones y supervisar la actividad mediante herramientas de auditor a. Este ejercicio mejora la seguridad de la informaci n, aumenta la transparencia y facilita la colaboraci n en tiempo real, reduciendo los riesgos asociados a la administraci n de contenido sin control.

🛠️ PASOS OPERATIVOS

1. Gesti n de permisos 🔐

  Inicie sesi n en https://portal.office.com

  Vaya a SharePoint > seleccione el sitio

  Abrir la biblioteca de documentos

  Haga clic en ... junto al archivo > Administrar acceso

  Haga clic en Avanzado para acceder a los permisos heredados

  Seleccionar Detener herencia de permisos

  Eliminar usuarios no autorizados

  Agregar usuarios o grupos con roles espec ficos (Leer, Editar)

  Guardar cambios

  Compruebe los permisos con la opci n Comprobar permisos

2. Colaboraci n en tiempo real 👥

  Sube un archivo de Word o Excel a la biblioteca

  Haga clic en el archivo para abrirlo en l nea

  Comparte el archivo con un colega con permiso de edici n

  Comprobar la presencia simult nea de varios usuarios en el documento

  A ade un comentario y comprueba la respuesta en tiempo real.

  Utilice el chat integrado para comunicarse mientras edita

  Guardar y cerrar el documento

  Reabrir para verificar los cambios realizados por otros

  Acceda al historial de versiones para ver las revisiones

  Restaurar una versi n anterior si es necesario

3. Enlaces compartibles con restricciones 🔗

  Seleccione un archivo de la colecci n

  Haga clic en Compartir

  Haga clic en Qui n puede ver este enlace

  Seleccione Personas espec ficas o Solo personas de su organizaci n

  opci n Permitir edici n si es necesario

  Establecer una fecha de vencimiento para el enlace

  Deshabilitar la descarga si el archivo es confidencial

  Haga clic en Aplicar

  Copia el enlace y env alo a trav s de Teams o Outlook

  Verificar inicio de sesi n desde otra cuenta

4. Auditor a y seguimiento 📊

  Vaya a https://compliance.microsoft.com

  Seleccione Auditor a en el men lateral

  Haga clic en Iniciar b squeda

  Filtrar por actividad: Archivos vistos , Archivos modificados , Compartir archivos

  Establecer el rango de fechas

  Introduzca el nombre del archivo o el nombre de usuario

  Iniciar la b squeda

  Exportar los resultados a Excel

  Analizar qui n vio o modific el archivo

  Guarde el informe para cualquier auditor a interna

📘 ESCENARIO OPERATIVO DE LA APLICACI N

El equipo legal necesita compartir un borrador de contrato con el departamento de ventas para su revisi n. El documento se sube a SharePoint, con permisos limitados a los miembros del equipo de ventas con acceso de solo lectura. Se genera un enlace para compartir que caduca en siete d as. El equipo legal supervisa la actividad para verificar qui n ha visto el archivo y cu ndo.

  🔐 Permisos : Colecci n > Administrar acceso > Avanzado
➡️ S lo el equipo de ventas puede ver el archivo.

  👥 Colaboraci n : Abrir archivos en Word Online > Compartir
➡️ Los comentarios y cambios son visibles en tiempo real.

  🔗 Enlace para compartir : Compartir > Personas espec ficas > Caduca
➡️ El enlace caduca e impide la descarga.

  📊 Monitoreo : Centro de Cumplimiento > Auditor a > Buscar
➡️ El equipo jur dico verifica qui n abri el expediente.

🧩 COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

🚀 BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

  Intercambio seguro y controlado de documentos

  Colaboraci n simult nea sin duplicaci n de archivos

  Trazabilidad de actividades para auditor a y rendici n de cuentas

  Reducir el uso de correos electr nicos y archivos adjuntos

  Mayor transparencia en los procesos de revisi n

  Acceso r pido y espec fico al contenido

  Proteja datos confidenciales con enlaces que expiran

  Control granular sobre los permisos de acceso

  Notificaciones autom ticas de cambios y accesos

  Apoyo al cumplimiento normativo y gobernanza

💡 IDEAS PARA USAR EN CONTEXTOS EMPRESARIALES REALES

  Revisi n del contrato ⚖️
Compartir borradores con clientes o departamentos internos con acceso y trazabilidad limitados.

  Colaboraci n de marketing 📣
Trabaja en tiempo real en presentaciones y folletos con el equipo creativo .

  Distribuci n de pol ticas corporativas 🏢
Comparte documentos con enlaces que caducan y realiza un seguimiento de qui n los ha le do.

❓ PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1.       C mo cambio los permisos de archivos en SharePoint?

2.       Qu opciones ofrece SharePoint para crear v nculos seguros que se puedan compartir?

3.       C mo puedo saber qui n ha visto o modificado un archivo?

4.       C mo la colaboraci n en tiempo real mejora la eficiencia?

5.       D nde puedo acceder al Centro de Cumplimiento de Auditor a Avanzada?

🧾 RESUMEN DE LO APRENDIDO

Ha aprendido a compartir documentos en SharePoint de forma inteligente y controlada. Ha configurado permisos personalizados, habilitado la colaboraci n en tiempo real, creado v nculos compartibles con restricciones y supervisado la actividad mediante herramientas de auditor a. Estas funciones le permiten trabajar de forma segura, transparente y eficiente, manteniendo el control sobre qui n accede y modifica el contenido. Ahora puede administrar el uso compartido de documentos en SharePoint con conocimiento y precisi n.

d)    Accesibilidad desde cualquier lugar dispositivo

     Plataforma nativa en la nube : elimina la necesidad de instalaciones locales: todas las funciones est n disponibles directamente a trav s de un navegador web. Puede acceder a su contenido y herramientas de colaboraci n desde cualquier PC, tableta o smartphone con solo iniciar sesi n en l nea. Esta flexibilidad garantiza la continuidad del trabajo incluso en movimiento, permiti ndole acceder, editar y compartir archivos en cualquier momento y lugar. La informaci n siempre est sincronizada y actualizada gracias a la infraestructura en la nube, lo que reduce el riesgo de p rdida de datos o versiones obsoletas. La interfaz intuitiva y las opciones de seguridad avanzadas garantizan una experiencia confiable tanto para trabajadores de oficina como remotos. La ausencia de limitaciones de hardware tambi n permite una r pida adopci n y una gesti n centralizada, simplificando la TI corporativa.

     Aplicaci n m vil dedicada : La aplicaci n m vil de SharePoint est dise ada para ofrecer a los usuarios funcionalidad completa, incluso desde cualquier lugar. Gracias a una interfaz sencilla e intuitiva, permite acceder a sitios, bibliotecas de documentos y contenido corporativo con solo unos toques . La edici n de archivos es inmediata, tanto en l nea como sin conexi n, lo que garantiza la m xima flexibilidad. Las notificaciones en tiempo real le informan sobre actualizaciones, uso compartido o solicitudes de colaboraci n. Puede cargar nuevos documentos, tomar fotos y guardarlas directamente en los espacios de trabajo. El motor de b squeda integrado facilita la b squeda r pida de informaci n. Por ltimo, la seguridad est garantizada mediante la autenticaci n avanzada y la gesti n centralizada de permisos.

     Sincronizaci n con OneDrive : La integraci n fluida entre SharePoint y OneDrive permite sincronizar f cilmente las bibliotecas de documentos de la empresa directamente con el dispositivo. Esto significa que puede trabajar con archivos incluso sin conexi n a internet: cualquier cambio realizado localmente se carga y actualiza autom ticamente en la plataforma en cuanto el dispositivo vuelve a estar conectado. Esta fluida conexi n entre la nube y el entorno local garantiza no solo la disponibilidad de los datos en todo momento, sino tambi n su seguridad, gracias al control autom tico de versiones y la posibilidad de restaurar versiones anteriores de los documentos. Adem s, la sincronizaci n selectiva permite elegir qu carpetas o archivos mantener sin conexi n, optimizando el espacio de almacenamiento y adapt ndose a las necesidades de cada usuario o equipo .

     Dise o adaptable : garantiza que cada p gina y componente web sea siempre legible y usable, independientemente del tama o de la pantalla o el dispositivo. Ya sea en una PC de escritorio, una tableta o un smartphone, el contenido se reajusta autom ticamente para ofrecer la m xima comodidad visual y funcional. Elementos como men s, im genes y tablas se adaptan din micamente, eliminando la necesidad de hacer zoom o desplazarse horizontalmente. Esta flexibilidad permite que todos trabajen con la misma eficiencia, tanto en la oficina como fuera de ella. La usabilidad se mantiene alta incluso con actualizaciones o nuevas funciones, lo que garantiza una experiencia de usuario consistente. Esto garantiza que el acceso y la colaboraci n sean siempre sencillos e inmediatos para todo el equipo.

🎯 OBJETIVO DEL EJERCICIO

El objetivo es aprender a usar SharePoint Online desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, aprovechando su funcionalidad nativa en la nube. Los usuarios aprender n a acceder al contenido corporativo desde un navegador, instalar y configurar la aplicaci n m vil, sincronizar bibliotecas de documentos con OneDrive para acceder sin conexi n y probar la adaptabilidad de la interfaz en dispositivos m viles. Este ejercicio ayuda a garantizar la continuidad del negocio, la flexibilidad laboral y una colaboraci n eficaz incluso fuera de la oficina.

🛠️ PASOS OPERATIVOS

1. Acceso a la plataforma nativa de la nube ☁️

  Vaya a https://portal.office.com

  Inicie sesi n con las credenciales de su empresa

  Haga clic en SharePoint en el men de aplicaciones.

  equipo o sitio de comunicaci n

  Navegar por las bibliotecas de documentos

  Abrir un archivo directamente en el navegador

  Verifique que no se necesita ning n software local

  Intente editar un documento de Word o Excel en l nea

  Guardar y cerrar el archivo

  Aseg rese de que sus cambios tambi n sean visibles en otros dispositivos.

2. Instalaci n y uso de la aplicaci n m vil 📱

  Abierto App Store (iOS) o Google Play (Android)

  Buscar en Microsoft SharePoint

  Instala la aplicaci n en tu dispositivo m vil

  Abra la aplicaci n e inicie sesi n con su cuenta comercial

  Explorar los sitios disponibles

  Abrir una biblioteca de documentos

  Ver un archivo PDF o Word

  Compartir el archivo a trav s de Teams o Outlook

  A ade el sitio a tus favoritos para un acceso r pido

  notificaciones push para actualizaciones

3. Sincronizar con OneDrive 🔄

  Desde un navegador, acceda a una biblioteca de documentos

  Haga clic en Sincronizar (icono con dos flechas)

  Confirmar la apertura de OneDrive

  Espere a que comience la sincronizaci n

  aplicaci n OneDrive en su PC

  Ir a la carpeta sincronizada

  Haga clic derecho en un archivo > Ponerlo a disposici n sin conexi n

  Editar el archivo incluso sin conexi n

  Reconectarse a Internet

  Verificar que los cambios est n sincronizados

4. Probando el dise o responsivo 📲

  Acceda a SharePoint desde un navegador m vil

  Navegar por las p ginas del sitio

  Comprobar la adaptaci n autom tica de contenido

  Abrir una biblioteca de documentos

  Ver un archivo Word o PDF

  Intente editar un archivo desde un navegador m vil

  Compruebe la legibilidad de los men s y los elementos web

  Gire su dispositivo para probar la vista horizontal

  Agregar un comentario a un documento

  Aseg rese de que la experiencia sea fluida y consistente

📘 ESCENARIO OPERATIVO DE LA APLICACI N

Una gerente de ventas que trabaja desde cualquier lugar necesita acceder a una presentaci n actualizada. Usa la aplicaci n m vil de SharePoint para abrir el sitio del equipo , sincroniza la biblioteca de materiales de marketing con OneDrive y publica el archivo necesario sin conexi n. Durante la reuni n con el cliente, abre el archivo desde su tableta, incluso sin conexi n a internet.

  ☁️ Acceso nativo de la nube : portal.office.com > SharePoint
➡️ Acceda al contenido desde cualquier dispositivo.

  📱 Aplicaci n m vil : App Store / Google Play > Microsoft SharePoint
➡️ Ofrece una interfaz optimizada para dispositivos m viles.

  🔄 Sincronizar : Biblioteca > Sincronizar > OneDrive
➡️ Los archivos tambi n est n disponibles sin conexi n.

  📲 Dise o responsivo : Navegaci n en navegador m vil
➡️ La interfaz se adapta autom ticamente a la pantalla.

🧩 COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

🚀 BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

  Acceso continuo al contenido corporativo desde cualquier lugar

  Capacidad de trabajar sin conexi n con sincronizaci n autom tica

  Colaboraci n en tiempo real, incluso sobre la marcha

  Reducir la dependencia de dispositivos espec ficos

  Mayor flexibilidad para los trabajadores que viajan o trabajan de forma remota

  Interfaz consistente en computadoras de escritorio, tabletas y tel fonos inteligentes

  Notificaciones push para actualizaciones importantes

  Reducci n de los tiempos de respuesta y decisi n

  Mayor autonom a para los equipos de campo

  Soporte de continuidad de negocio en cualquier contexto

💡 IDEAS PARA USAR EN CONTEXTOS EMPRESARIALES REALES

  T cnicos en movimiento 🛠️
Acceden a manuales y listas de verificaci n desde tabletas incluso sin conexi n gracias a la sincronizaci n.

  Comerciales en movimiento 🚗
Consultan ofertas y presentaciones directamente desde la aplicaci n m vil durante las visitas de clientes.

  Gerentes que trabajan desde casa 🧑‍💼 Gestionan documentos y aprobaciones desde smartphones, manteniendo la productividad en cualquier lugar .

❓ Preguntas de autoevaluaci n

1.     C mo sincronizo una biblioteca de documentos con OneDrive?

2.     Cu les son los beneficios de la aplicaci n m vil de SharePoint?

3.     C mo puedo hacer que un archivo est disponible sin conexi n?

4.     C mo mejora el dise o responsivo la experiencia del usuario?

5.     Por qu SharePoint se considera una plataforma nativa de la nube?

🧾 RESUMEN DE LO APRENDIDO

Has aprendido a aprovechar las funciones de SharePoint para acceder al contenido corporativo desde cualquier dispositivo. Has explorado el acceso mediante navegador, la aplicaci n m vil, la sincronizaci n con OneDrive y el dise o adaptable. Estas habilidades te permiten trabajar con flexibilidad, incluso sin conexi n, manteniendo la productividad en cualquier contexto. Has visto c mo estas funciones se aplican a situaciones reales, como viajes de negocios, teletrabajo y reuniones fuera de la oficina. Ahora puedes configurar y usar SharePoint para garantizar un acceso continuo y seguro a tus documentos corporativos.

e)    Mejora desde productividad

     Integraci n con Microsoft 365 : SharePoint se integra a la perfecci n con el ecosistema de Microsoft 365, impulsando la colaboraci n y la productividad del grupo de trabajo. Teams permite chatear, realizar videollamadas y compartir archivos directamente desde los espacios de SharePoint. A trav s de Outlook, puede administrar calendarios y eventos compartidos vinculados a sitios de equipo . Planner le permite planificar y realizar un seguimiento de las tareas asignadas, visualizando plazos y prioridades en una nica interfaz. Power Automate automatiza las notificaciones, los informes y los procesos de aprobaci n, reduciendo errores y tiempos de inactividad. La integraci n con OneDrive facilita la sincronizaci n y el uso compartido seguros de documentos. Todos los flujos de trabajo est n centralizados, lo que simplifica la gesti n diaria y mejora la colaboraci n interdepartamental.

     Flujos de trabajo automatizados : Con flujos de trabajo automatizados, SharePoint ayuda a optimizar tareas repetitivas como la revisi n de documentos, el env o y la gesti n de solicitudes de aprobaci n, y la comunicaci n puntual de plazos. Estas automatizaciones reducen la necesidad de intervenci n manual, minimizando el riesgo de errores y eliminando cuellos de botella en los procesos. Con herramientas como Power Automate, puede configurar reglas personalizadas que activen notificaciones, asignaciones de tareas o movimientos de archivos, garantizando que cada paso del flujo de trabajo se complete siempre a tiempo y de forma transparente para todos los miembros del equipo .

     Paneles e informes : Con los elementos web interactivos de SharePoint, puede crear paneles din micos que agregan datos de listas, bibliotecas de documentos, Power BI u otras fuentes integradas. Los gr ficos, tablas e indicadores clave de rendimiento (KPI) se muestran en tiempo real, lo que proporciona una visi n general inmediata del progreso del proyecto y las actividades clave. Los usuarios pueden filtrar, explorar y personalizar los datos seg n sus necesidades operativas. Los informes automatizados ayudan a supervisar los objetivos, identificar posibles problemas y aplicar medidas correctivas con prontitud. La informaci n constantemente actualizada garantiza decisiones m s r pidas y fundamentadas. Los paneles tambi n son accesibles desde dispositivos m viles, lo que garantiza un acceso fluido a los datos dondequiera que est .

     Motor de b squeda avanzado : El motor de b squeda avanzado de SharePoint es una herramienta clave para la eficiencia empresarial, gracias a su capacidad para indexar r pidamente archivos, conversaciones, im genes y datos estructurados. Los usuarios pueden aplicar filtros para restringir los resultados por autor, fecha, tipo de documento o proyecto espec fico, ahorrando tiempo valioso en las b squedas diarias. Las sugerencias inteligentes aprenden de los h bitos personales y grupales, anticipando las necesidades de informaci n y sugiriendo recursos ya utilizados. La integraci n con Microsoft Graph mejora a n m s la relevancia de los resultados al conectar informaci n relacionada de Teams, Outlook y OneDrive. Adem s, la b squeda sem ntica permite encontrar contenido mediante palabras clave, sin nimos o frases relacionadas. Todo esto ocurre en un entorno seguro que protege la privacidad y respeta los permisos de acceso. De esta manera, todos pueden encontrar r pidamente lo que necesitan, promoviendo una colaboraci n m s fluida e informada.

🎯 OBJETIVO DEL EJERCICIO

El objetivo es aprender a aprovechar SharePoint como centro de producci n integrado con Microsoft 365. Aprender a conectar SharePoint con Excel, Teams y Power BI para crear paneles din micos, crear flujos de trabajo automatizados con Power Automate, usar el motor de b squeda avanzado para encontrar contenido r pidamente e integrar herramientas como Outlook para una colaboraci n fluida. Este ejercicio ayuda a reducir las tareas manuales, mejorar la visibilidad de los datos y agilizar el acceso a la informaci n, aumentando as la eficiencia operativa.

🛠️ PASOS OPERATIVOS

1. Integraci n con Microsoft 365 🔗

  Inicie sesi n en https://portal.office.com

  Vaya a SharePoint > seleccione un sitio

  Abrir una biblioteca de documentos

  Haga clic en Abrir en Excel para editar archivos directamente

  Haga clic en Compartir > Copiar enlace > Pegar en Teams

  Agregar el sitio de SharePoint como una pesta a en un canal de Teams

  Conecte un calendario de Outlook a su sitio mediante un componente web

  Incruste un formulario de Microsoft Forms en la p gina de inicio de su sitio

  Conecte una lista de SharePoint a Planner para la gesti n de tareas

  Guardar y probar la interacci n entre aplicaciones

2.     Flujos de trabajo automatizados ⚙️

1)     Vaya a https://make.powerautomate.com

2)     Haga clic en + Crear > Flujo automatizado

3)     As gnele un nombre (por ejemplo, Notificaci n de carga de archivos )

4)     Seleccione el desencadenador: Cuando se crea un archivo en SharePoint

5)     Seleccione la colecci n de documentos

6)     A adir acci n: Enviar notificaci n a trav s de Teams

7)     A adir acci n: Crear tarea en Planner

8)     A adir condici n: Si el archivo contiene 'informe' en el nombre

9)     Guardar y activar el flujo

10)  Prueba cargando un archivo a la colecci n

3.     Panel de control e informes 📊

  Abrir Power BI Desktop

  Haga clic en Obtener datos > M s > Lista de SharePoint Online

  Introduzca la URL del sitio de SharePoint

  Seleccione la lista a analizar

  Crear visualizaciones (gr ficos, tablas, KPI)

  Personalizar filtros y campos

  Guardar el informe

  Publicar en el servicio Power BI

  Incrustar el informe en SharePoint mediante elementos web de Power BI

  Comprobar la actualizaci n autom tica de datos

4.     Motor de b squeda avanzado 🔍

  Vaya a SharePoint > Barra de b squeda

  Introduzca palabras clave (p. ej., "informe de ventas de 2024")

  Haga clic en Mostrar m s resultados

  Filtrar por tipo de archivo (PDF, Excel, Word)

  Filtrar por autor o fecha de modificaci n

  Ordenar resultados por relevancia o fecha

  Guardar b squeda como vista personalizada

  A adir la vista a la p gina de inicio del sitio

  Intente buscar un documento espec fico

  Comprobar la precisi n de los resultados

📘 ESCENARIO OPERATIVO DE LA APLICACI N

El equipo de ventas desea supervisar el progreso de las ofertas y automatizar las notificaciones. Crean una lista de SharePoint con los datos, la conectan a Power BI para ver el estado en tiempo real y configuran un flujo que env a una notificaci n a trav s de Teams cada vez que se agrega una nueva oferta. Los miembros del equipo utilizan la b squeda avanzada para encontrar r pidamente documentos relacionados.

  🔗 Integraci n : SharePoint > Excel > Teams > Formularios
➡️ Todas las herramientas de Microsoft 365 funcionan juntas.

  ⚙️ Flujo automatizado : Power Automate > Nuevo flujo
➡️ Automatice las notificaciones y reduzca el trabajo manual.

  📊 Panel de control : Power BI > Lista de SharePoint Online
➡️ Vea el rendimiento de sus ofertas en tiempo real.

  🔍 B squeda avanzada : SharePoint > Filtros y vistas
➡️ Encuentre r pidamente archivos e informaci n relevantes.

🧩 COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

🚀 BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

  Reducci n de actividades manuales y repetitivas

  Acceso r pido a datos y documentos actualizados

  Visualizaci n clara del rendimiento empresarial

  Colaboraci n fluida entre las herramientas de Microsoft 365

  Automatizaci n de procesos de toma de decisiones

  Mayor transparencia y trazabilidad

  Ahorra tiempo buscando contenido

  Personaliza los paneles para cada equipo

  Notificaciones en tiempo real para eventos cr ticos

  Apoyo para decisiones r pidas e informadas

💡 IDEAS PARA USAR EN CONTEXTOS EMPRESARIALES REALES

  Oficina de Compras 🛒
Automatice las aprobaciones de solicitudes de compra y genere informes mensuales con Power BI.

  Equipo de RR.HH. 👥
Comparta formularios y pol ticas a trav s de SharePoint, con notificaciones autom ticas de revisiones.

  Gesti n de proyectos 📅
Supervise el progreso del proyecto con paneles integrados y flujos de actualizaci n autom ticos.

❓ PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1. C mo creo un flujo automatizado en SharePoint?
2. Qu herramientas de Microsoft 365 se integran con SharePoint?
3. C mo conecto una lista de SharePoint a Power BI?
4. Cu les son las ventajas de la b squeda avanzada?
5. C mo mejoran los flujos de trabajo automatizados la productividad?

🧾 RESUMEN DE LO APRENDIDO

Aprendiste a usar SharePoint para mejorar la productividad mediante la integraci n con Microsoft 365, la creaci n de flujos automatizados, la generaci n de paneles y el uso del motor de b squeda avanzado. Viviste c mo conectar SharePoint con Excel, Teams y Power BI para un trabajo centralizado y sin interrupciones. Creaste flujos con Power Automate para reducir las tareas manuales y mejorar la comunicaci n. Usaste la b squeda avanzada para encontrar r pidamente contenido relevante. Estas habilidades te ayudan a trabajar de forma m s eficiente, tomar decisiones m s r pidas y colaborar mejor con tu equipo .

f)      los miembros del equipo

       Sitios de equipo : Son espacios digitales dedicados donde cada grupo de trabajo puede organizarse eficientemente. En estos sitios, se pueden almacenar y compartir documentos, garantizando siempre el acceso a las versiones m s actualizadas. Los calendarios compartidos ayudan a coordinar eventos, reuniones y plazos, evitando solapamientos y descuidos. La gesti n de actividades se realiza mediante listas de tareas integradas, asignando tareas espec ficas a los miembros del equipo y haciendo seguimiento del progreso del proyecto. Los foros de discusi n facilitan el debate y el intercambio de ideas, promoviendo un di logo estructurado. Cada espacio se puede personalizar con herramientas y dise os adaptados a las necesidades espec ficas del grupo. Esto simplifica la colaboraci n, la transparencia y la alineaci n constante con los objetivos comunes.

       Coautor a en tiempo real : En SharePoint, varias personas pueden editar simult neamente el mismo documento de Word, Excel o PowerPoint, y ver al instante los cambios de los dem s. Cada contribuci n se guarda autom ticamente, lo que evita conflictos y sobrescrituras. Los cursores y las selecciones de otros usuarios son visibles, lo que facilita la colaboraci n sin perder el hilo del trabajo. Puede dejar comentarios, sugerir revisiones y consultar el historial de cambios. Esta funci n agiliza la revisi n de archivos y reduce significativamente el riesgo de errores o duplicados. El sistema le notifica las actividades de otros colaboradores en tiempo real, lo que le permite coordinarse eficientemente. La coautor a transforma la productividad del equipo , simplificando y asegurando la colaboraci n digital.

       Comunicaciones Dirigidas : Los anuncios, publicaciones y noticias llegan instant neamente a todos los miembros o solo a grupos seleccionados. Esta funci n permite una gesti n eficaz de la informaci n, garantizando que cada comunicaci n llegue a las personas adecuadas en el momento oportuno. Los administradores pueden optar por publicar anuncios en la p gina principal del sitio o enviar notificaciones dirigidas solo a equipos o grupos de proyecto espec ficos. Esto evita la sobrecarga de mensajes para quienes no participan directamente, permitiendo que la gente se centre en lo realmente importante. Las noticias pueden incluir archivos adjuntos multimedia, enlaces r pidos y llamadas a la acci n personalizadas. Las publicaciones se pueden comentar f cilmente, lo que promueve el di logo abierto entre los participantes. El sistema de notificaciones en tiempo real hace que las comunicaciones sean oportunas y siempre rastreables. Todo esto contribuye a una colaboraci n m s enfocada, atractiva y productiva.

       Espacios de Colaboraci n en Proyectos : La gesti n de proyectos se apoya en espacios de colaboraci n dedicados, dise ados para proporcionar un entorno estructurado y centralizado donde cada equipo pueda trabajar en colaboraci n. Estos espacios incluyen intuitivos rastreadores de tareas que permiten asignar, supervisar y actualizar tareas f cilmente, repositorios de documentos para almacenar de forma segura archivos y materiales de trabajo, y un cronograma detallado de actividades que registra cada etapa del proyecto. Cada miembro puede acceder r pidamente a informaci n clave, seguir el progreso y contribuir en tiempo real al logro de los objetivos compartidos. La integraci n con herramientas de comunicaci n y notificaciones autom ticas garantiza que todos est n siempre informados y comprometidos, promoviendo una colaboraci n fluida y transparente durante todo el ciclo de vida del proyecto.

🎯 OBJETIVO DEL EJERCICIO

El objetivo es aprender a usar SharePoint Online para crear entornos colaborativos eficaces. Aprender a crear un sitio de equipo para centralizar documentos y tareas, permitir la edici n simult nea de archivos, publicar comunicaciones espec ficas en la p gina principal del sitio y estructurar espacios dedicados para proyectos. Este ejercicio mejora la transparencia, el intercambio de informaci n y la productividad del grupo de trabajo, reduciendo la dispersi n de contenido y promoviendo la colaboraci n en tiempo real.

🛠️ PASOS OPERATIVOS

1. Creaci n de un sitio de equipo 🏗️

  Inicie sesi n en https://portal.office.com

  Vaya a SharePoint > + Crear sitio

  Seleccionar sitio del equipo

  Ingrese el nombre y la descripci n del sitio

  miembros del equipo

  Haga clic en Siguiente y luego en Finalizar

  Personaliza tu p gina de inicio con el bot n Editar

  A adir componentes web: Documentos , Actividades , Noticias

  Guardar y publicar la p gina

  Comparte el enlace del sitio web con el equipo.

2. Coautor a en tiempo real 👥

  Subir un archivo de Word o Excel a la biblioteca de documentos

  Haga clic en el archivo para abrirlo en l nea

  Comparte el archivo con otros miembros del equipo

  Comprobar la presencia simult nea de varios usuarios en el documento

  A adir comentarios o cambios

  Ver cambios en tiempo real

  Guardar y cerrar el archivo

  Reabrir para verificar los cambios realizados por otros

  Acceder al historial de versiones

  Restaurar una versi n anterior si es necesario

3. Comunicaciones dirigidas 📢

  p gina de inicio del sitio del equipo

  Haga clic en Editar

  Agregar un elemento web "Noticias"

  Haga clic en + Agregar noticia

  Introduzca el t tulo y el contenido (por ejemplo, actualizaci n del proyecto)

  Agregar im genes o enlaces a documentos

  Guardar y publicar la noticia

  Habilitar notificaciones para los miembros del equipo

  Compruebe la visualizaci n en la p gina de inicio

  Comparte el enlace de noticias a trav s de Teams o Outlook

4. Espacio de colaboraci n para proyectos 📂

  Ir a + Nueva p gina

  Elija un dise o de dos columnas

  Introduzca un t tulo (p. ej., Proyecto de marketing del tercer trimestre )

  A adir el elemento web Planificador para actividades

  Agregar el componente web "Documentos compartidos"

  Agregar el elemento web "Conversaciones de Teams"

  Insertar enlaces a archivos o m dulos relacionados

  Guardar y publicar la p gina

  A adir la p gina a la barra de navegaci n

  Comparte la p gina con los miembros del proyecto

📘 ESCENARIO OPERATIVO DE LA APLICACI N

El equipo de comunicaciones lanza una nueva campa a. Crean un sitio web para centralizar los materiales, permiten la coautor a para colaborar en las presentaciones, publican actualizaciones semanales en la p gina principal del sitio web y crean una p gina dedicada al proyecto con documentos, plazos e informes.

  🏗️ Sitio de equipo : SharePoint > + Crear sitio > Sitio de equipo
➡️ Centralice archivos, tareas y comunicaciones.

  👥 Coautor a : Abrir archivos en Word Online > Compartir
➡️ Permite la edici n simult nea y una colaboraci n fluida.

  📢 Comunicaciones : Inicio > Editar > Parte web de noticias
➡️ Hace visibles las actualizaciones y los mensajes importantes.

  📂 Espacio de proyecto : Nueva p gina > Planificador + Equipos
➡️ Organice tareas, archivos y paneles en una sola vista.

🧩 COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

🚀 BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

  Centralizaci n de contenidos y actividades

  Colaboraci n simult nea sin duplicaci n de archivos

  Comunicaciones visibles y rastreables para todo el equipo

  Acceso r pido a documentos y herramientas del proyecto

  Reducir el uso de correos electr nicos y archivos adjuntos

  Mayor transparencia en los flujos de trabajo

  los miembros del equipo

  Seguimiento de cambios y versiones

  Facilidad para actualizar y compartir informaci n

  Apoyo a la gesti n gil de proyectos

💡 IDEAS PARA USAR EN CONTEXTOS EMPRESARIALES REALES

  Equipo de desarrollo de software 💻
Gesti n del backlog, documentaci n t cnica y actualizaciones de sprints en un solo lugar.

  Oficina de Comunicaciones Internas 📰
Espacios para campa as internas, con materiales compartidos y actualizaciones semanales.

  Grupos de proyectos multifuncionales 🤝
Centralice archivos, tareas e informes accesibles para todos los miembros.

❓ PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1.     sitio de equipo en SharePoint?

2.     Cu les son los beneficios de la coautor a en tiempo real?

3.     C mo publicar un mensaje espec fico en la p gina de inicio de su sitio web?

4.     Qu herramientas puedes integrar en un espacio de colaboraci n de proyectos?

5.     C mo mejora SharePoint la colaboraci n en equipo ?

🧾 RESUMEN DE LO APRENDIDO

Ha aprendido a usar SharePoint para facilitar la colaboraci n entre los miembros del equipo . Ha creado un sitio de equipo , habilitado la coautor a para trabajar juntos en documentos, publicado comunicaciones espec ficas en la p gina principal del sitio y organizado espacios de proyecto dedicados. Estas funciones le permiten centralizar la informaci n, mejorar la comunicaci n y aumentar la productividad. Ahora puede dise ar entornos de colaboraci n eficaces y din micos en SharePoint.

g)    Personalizaci n y adaptabilidad de la plataforma

       Componentes web modulares : Estas herramientas flexibles le permiten enriquecer p ginas de SharePoint de forma din mica e individual. Estos complementos incluyen la posibilidad de insertar gr ficos interactivos para la visualizaci n de datos, listas din micas para organizar la informaci n y formularios digitales para recopilar datos de los usuarios. Puede integrar noticias de la empresa en tiempo real, canales sociales para fomentar la colaboraci n y reas dedicadas a anuncios. Los elementos web tambi n le permiten presentar paneles de resumen, calendarios compartidos, bibliotecas de documentos y enlaces r pidos a recursos tiles. Cada elemento se puede mover, redimensionar o configurar para adaptarlo a las necesidades de su equipo . De esta forma, cada sitio de SharePoint se convierte en un entorno de trabajo personalizado, funcional y siempre actualizado.

       Personalizaci n de dise os : Cada sitio se puede personalizar con logotipos, colores corporativos y gr ficos personalizados. Los dise os personalizados le permiten adaptar visualmente cada sitio de SharePoint a las necesidades e identidad de su organizaci n. Puede insertar logotipos de empresa para fortalecer su marca , cambiar la paleta de colores para que coincida con sus colores corporativos y agregar banners o gr ficos para hacer el entorno de trabajo m s atractivo. Se pueden seleccionar tipograf as para garantizar la coherencia y la legibilidad, y las secciones de la p gina se pueden organizar seg n las prioridades operativas de su equipo . Los gr ficos personalizados ayudan a orientar a los usuarios y mejoran la experiencia de navegaci n. Cada cambio que realice contribuye a crear una atm sfera digital nica y reconocible, fomentando un sentido de pertenencia y colaboraci n entre los miembros de la comunidad corporativa.

       Mercado de aplicaciones : Integre aplicaciones de terceros para ampliar la funcionalidad de la plataforma. El App Marketplace es un punto fuerte de SharePoint, ya que permite integrar f cilmente soluciones de terceros para ampliar y personalizar la funcionalidad de la plataforma. Gracias a un cat logo completo y en constante expansi n, puede agregar aplicaciones que facilitan la colaboraci n, la gesti n avanzada de documentos, la planificaci n de proyectos o el intercambio innovador de informaci n. La integraci n de estas aplicaciones le permite abordar necesidades operativas espec ficas, optimizar procesos y hacer que cada espacio de trabajo sea a n m s eficaz y se adapte a su organizaci n.

       Desarrollo personalizado : Los desarrolladores pueden crear soluciones personalizadas mediante API, Power Apps y SharePoint Framework. Gracias a estas capacidades de desarrollo a medida, SharePoint se convierte en una plataforma extremadamente vers til, capaz de abordar necesidades organizativas espec ficas que van m s all de la funcionalidad est ndar. Los desarrolladores pueden crear flujos de trabajo automatizados, paneles interactivos, soluciones de integraci n con sistemas externos (como ERP o CRM) y personalizar los procesos de aprobaci n. Mediante API, se pueden implementar servicios que se comunican en tiempo real con otras aplicaciones empresariales, garantizando actualizaciones sincronizadas y una gesti n centralizada de datos. Power Apps permite la creaci n r pida de aplicaciones personalizadas, accesibles tambi n desde dispositivos m viles, mientras que SharePoint Framework ofrece herramientas avanzadas para enriquecer la experiencia del usuario con componentes web modernos, compatibles con las mejores pr cticas de desarrollo. De esta forma, cada organizaci n puede configurar sus entornos digitales para que reflejen mejor los flujos de trabajo, mejorando la productividad, la colaboraci n y la coherencia con los objetivos empresariales.

🎯 OBJETIVO DEL EJERCICIO

El objetivo es aprender a personalizar un sitio de SharePoint para adaptarlo a las necesidades espec ficas de un equipo o proyecto. Aprender a usar componentes web modulares para agregar contenido din mico, modificar dise os de p gina para mejorar la legibilidad, instalar aplicaciones del marketplace para ampliar la funcionalidad e integrar componentes personalizados. Este ejercicio le ayudar a transformar SharePoint en una plataforma flexible e interactiva, coherente con sus procesos empresariales.

🛠️ PASOS OPERATIVOS

1. Agregar componentes web modulares 🧩

  Inicie sesi n en https://portal.office.com

  Vaya a SharePoint > seleccione un sitio

  Haga clic en Editar en la p gina de inicio.

  Haga clic en + para agregar un nuevo elemento web

  Seleccione un elemento web (p. ej., Noticias , Documentos , Actividades , Power BI )

  Configurar el componente web (por ejemplo, seleccionar la colecci n o lista que se mostrar )

  Arrastre el elemento web a la ubicaci n deseada

  Agregue varios componentes web para crear un panel

  Haga clic en Publicar para guardar los cambios.

  Comprobar la visualizaci n en computadoras de escritorio y dispositivos m viles

2. Personaliza los dise os 🧱

  A n en modo de edici n , haga clic en una secci n de la p gina

  Seleccionar dise o de secci n

  Elija entre dise os de 1, 2 o 3 columnas

  Agregue secciones con fondos de colores para resaltar el contenido

  Insertar encabezados y t tulos para cada secci n

  Agregue im genes o conos para mejorar la legibilidad.

  Utilice el elemento web Texto para descripciones o instrucciones

  Reordenar secciones arrastr ndolas

  Haga clic en Vista previa para comprobar el resultado.

  Haga clic en Publicar

3. Instalar aplicaciones desde el Marketplace 🛒

  Vaya a Configuraci n ( ⚙️ ) > Contenido del sitio

  Haga clic en + Nuevo > Aplicaci n

  Haga clic en SharePoint Store

  Busque una aplicaci n (p. ej., Calendario compartido , Formulario de comentarios )

  Haga clic en Agregar

  Espere la instalaci n

  Regresar a la p gina de inicio del sitio

  Haga clic en Editar > + > seleccione la aplicaci n instalada

  Configure la aplicaci n seg n las instrucciones.

  Publicar la p gina

4. Integrando desarrollo personalizado 🧑 ‍ 💻

  Inicie sesi n en el Centro de administraci n de SharePoint

  Ir al cat logo de aplicaciones

  Cargue un paquete .sppkg desarrollado con SharePoint Framework

  Haga clic en Distribuir

  Regresar al sitio de SharePoint

  Vaya a Contenido del sitio > + Nuevo > Aplicaci n

  Seleccione la aplicaci n personalizada instalada

  A delo a tu p gina de inicio a trav s del componente web

  Probar la funcionalidad del componente

  Documentar la integraci n para el equipo de TI

📘 ESCENARIO OPERATIVO DE LA APLICACI N

El equipo de RR. HH. quiere crear un portal interno para gestionar las comunicaciones y los documentos. Personalizan el dise o con secciones de colores, a aden componentes web para noticias, documentos y tareas, instalan una aplicaci n para gestionar las solicitudes de vacaciones e integran un formulario personalizado para la retroalimentaci n de los empleados.

  🧩 Web Part : Inicio > Editar > + > Noticias, Documentos, Actividades
➡️ Permite mostrar contenido din mico y actualizado.

  🧱 Dise o : Editar > Dise o de secci n > Columnas + Colores
➡️ Mejora la legibilidad y la organizaci n visual.

  🛒 Aplicaci n Marketplace : Configuraci n > Contenido del sitio > Tienda
➡️ Ampl a la funcionalidad del sitio con herramientas listas para usar.

  🧑 ‍💻 Desarrollo personalizado : App Cat logo > Subir .sppkg
➡️ Integre soluciones a medida para necesidades espec ficas.

🧩 COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

🚀 BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

  Creaci n de interfaces intuitivas y personalizadas

  Acceso r pido a contenido y herramientas relevantes

  Reducir la dependencia de los acontecimientos externos

  Mayor participaci n del usuario final

  Adaptabilidad a diferentes departamentos y proyectos

  Integraci n perfecta con las herramientas de Microsoft 365

  Actualizaciones de contenido en tiempo real

  Optimizado para visualizaci n en computadoras de escritorio y dispositivos m viles.

  Capacidad de expansi n mediante aplicaciones y componentes personalizados

  Apoyo a la digitalizaci n de procesos de negocio

💡 IDEAS PARA USAR EN CONTEXTOS EMPRESARIALES REALES

  Portal de RR.HH. 👥
Con componentes web para pol ticas, formularios, calendarios de vacaciones y aplicaciones de solicitudes.

  Panel de ventas 📊
Dise o personalizado con gr ficos de Power BI, informes de Excel y notificaciones.

  Espacio de proyectos de TI 💻
Desarrollo personalizado para ticketing interno y seguimiento de actividades.

❓ PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

  C mo agrego un elemento web a una p gina de SharePoint?

  Qu dise os est n disponibles para personalizar una p gina?

  C mo instalo una aplicaci n desde SharePoint Marketplace?

  Cu les son las ventajas de integrar componentes personalizados?

  C mo mejora la personalizaci n la experiencia del usuario?

🧾 RESUMEN DE LO APRENDIDO

Ha aprendido a personalizar un sitio de SharePoint mediante componentes web modulares, dise os flexibles, aplicaciones de marketplace y componentes personalizados. Ha visto c mo crear una interfaz adaptada a las necesidades de su equipo , mejorar la accesibilidad del contenido e integrar herramientas avanzadas. Estas habilidades le permiten transformar SharePoint en una plataforma din mica, escalable y centrada en el usuario. Ahora puede dise ar entornos digitales personalizados que impulsan la productividad y la innovaci n empresarial.

h)    Seguridad, confiabilidad y cumplimiento

       Autenticaci n multifactor : Proporciona protecci n adicional para los inicios de sesi n corporativos al requerir que los usuarios proporcionen m s de una forma de prueba de identidad para acceder a los recursos digitales. Adem s de una contrase a tradicional, el sistema puede requerir un c digo temporal enviado por SMS o generado por una aplicaci n de autenticaci n. Esta doble verificaci n reduce significativamente el riesgo de robo de credenciales y acceso no autorizado, incluso si la contrase a est comprometida. La configuraci n de MFA puede ser administrada centralmente por el administrador de TI, quien puede imponer pol ticas m s restrictivas para grupos o usuarios individuales seg n la confidencialidad de los datos. La integraci n con Microsoft 365 y Azure Active Directory permite extender esta seguridad a todas las aplicaciones conectadas, proporcionando una experiencia de usuario fluida y segura. Por lo tanto, la adopci n de la autenticaci n multifactor representa un est ndar fundamental para la seguridad de la informaci n en entornos de nube modernos, cumpliendo con las regulaciones de protecci n de datos y las mejores pr cticas internacionales.

       Gesti n de identidad : Maximice la eficiencia mediante la integraci n con Azure Active Directory. Esta soluci n le permite administrar usuarios y grupos desde una nica consola centralizada, lo que facilita la asignaci n de permisos y la definici n de roles espec ficos para cada proyecto o rea de negocio. Los procesos de incorporaci n y baja son r pidos y seguros, con la posibilidad de automatizar el acceso a los recursos seg n los perfiles de usuario. Cada cambio de identidad se sincroniza al instante en todas las aplicaciones conectadas de Microsoft 365, lo que garantiza la coherencia y el control. Los administradores pueden supervisar la actividad de los usuarios y responder con prontitud en caso de anomal as. La integraci n tambi n le permite aplicar pol ticas de seguridad avanzadas, como la gesti n de contrase as y el acceso condicional. Este ecosistema unificado garantiza una gesti n escalable y el cumplimiento de la normativa vigente.

       Monitoreo de amenazas : SharePoint integra sistemas avanzados antimalware y anti-fishing que protegen constantemente los datos y documentos de la empresa contra ciberataques. El motor de an lisis detecta y bloquea los archivos infectados antes de que se compartan o descarguen. Las funciones anti-fishing identifican intentos de fraude y ataques mediante correos electr nicos o enlaces sospechosos, alertando inmediatamente a los usuarios afectados. Toda la actividad se supervisa en tiempo real y se env an notificaciones autom ticas cuando se detectan amenazas. La integraci n con Microsoft Defender refuerza a n m s la seguridad al centralizar la gesti n de alertas y las acciones de respuesta. Los informes detallados permiten a los administradores analizar los riesgos y tomar medidas preventivas espec ficas. Este enfoque proactivo garantiza un entorno de trabajo digital seguro que cumple con los m s altos est ndares de protecci n de datos.

       Registro de auditor a : Es una herramienta fundamental para la seguridad y la transparencia de las actividades digitales. Proporciona un registro detallado de todas las acciones de los usuarios, como inicios de sesi n, modificaciones de documentos, descargas y uso compartido. Este registro permite a los administradores supervisar qui n hizo qu y cu ndo, lo que facilita auditor as peri dicas e investigaciones oportunas de presuntas infracciones. Se puede acceder a los datos registrados mediante informes avanzados, tiles para garantizar el cumplimiento de las normativas y pol ticas internas. El registro de auditor a tambi n facilita el an lisis de incidentes de seguridad, proporcionando un seguimiento preciso de las actividades realizadas. Esta funci n ayuda a prevenir el abuso y a proteger los recursos corporativos, promoviendo un entorno digital seguro y controlado.

🎯 OBJETIVO DEL EJERCICIO

El objetivo es aprender a configurar y usar funciones de seguridad avanzadas en SharePoint y Microsoft 365 para proteger los datos corporativos. Aprender a habilitar la autenticaci n multifactor (MFA), administrar identidades y roles mediante el ID de inicio de sesi n (anteriormente Azure AD), supervisar la actividad sospechosa con Microsoft Defender y revisar los registros de auditor a para garantizar la trazabilidad. Este ejercicio ayuda a reforzar la protecci n de la informaci n, prevenir el acceso no autorizado y garantizar el cumplimiento normativo.

🛠️ PASOS OPERATIVOS

1. Habilite la autenticaci n multifactor (MFA) 🔐

  Inicie sesi n en https://entra.microsoft.com

  Vaya a Usuarios > Todos los usuarios

  Haga clic en Autenticaci n multifactor

  Seleccione los usuarios a proteger

  Haga clic en Habilitar MFA

  Confirmar activaci n

  Indique a los usuarios que completen la configuraci n

  Comprobar el estado de MFA para cada usuario

  Habilite el registro MFA condicional si es necesario

  Guardar y cerrar

2. Gesti n de identidades y roles 👤

  Desde ID de inicio de sesi n, vaya a Roles y administradores

  Busque roles como Administrador de SharePoint o Lector global .

  Haga clic en un rol > Asignar

  Seleccione el usuario o grupo

  Establecer la duraci n de la asignaci n (si es temporal)

  Ahorrar

  Vaya a Usuarios > seleccione un usuario

  Verificar roles asignados

  Eliminar roles que ya no son necesarios

  Cambios en los documentos para auditor a

3. Monitoreo de amenazas con Microsoft Defender 🛡️

  Vaya a https://security.microsoft.com

  Ir a Incidentes y alertas

  Filtrar por SharePoint u Office 365

  Haga clic en un incidente para ver los detalles.

  Analizar actividad sospechosa (por ejemplo, descargas masivas, acceso desde direcciones IP inusuales)

  Verificar los usuarios involucrados

  Tomar medidas correctivas (por ejemplo, revocar el acceso, restablecer la contrase a)

  Agregar notas al incidente

  Cerrar el incidente una vez resuelto

  Exportar el informe para documentaci n

4. Ver registros de auditor a 📊

  Vaya a https://compliance.microsoft.com

  Vaya a Auditor a > Iniciar b squeda

  Seleccione las actividades que desea supervisar (p. ej., Archivos eliminados , Inicios de sesi n fallidos ).

  Establecer el rango de fechas

  Introduzca el nombre del archivo o el nombre de usuario

  Iniciar la b squeda

  Ver resultados

  Exportar a Excel

  Analizar acciones registradas

  Archivar el informe para futuras inspecciones

📘 ESCENARIO OPERATIVO DE LA APLICACI N

Un administrador de TI debe reforzar la seguridad de los sitios corporativos de SharePoint. Habilite la autenticaci n multifactor (MFA) para todos los empleados, asigne roles espec ficos para limitar los privilegios, supervise el acceso an malo con Microsoft Defender y revise los registros de auditor a para verificar qui n elimin un documento confidencial.

  🔐 MFA : ID de inicio de sesi n > Usuarios > Autenticaci n multifactor
➡️ Protege las cuentas contra accesos no autorizados.

  👤 Gesti n de roles : ID de inicio de sesi n > Roles y administradores
➡️ Restrinja los privilegios seg n las responsabilidades.

  🛡️ Monitoreo de amenazas : Microsoft Defender > Incidentes
➡️ Identifique comportamientos sospechosos en tiempo real.

  📊 Registro de auditor a : Centro de cumplimiento > Auditor a
➡️ Realice un seguimiento de todas las acciones relevantes para la seguridad.

🧩 COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

🚀 BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

  Protecci n proactiva de cuentas y datos sensibles

  Control preciso de privilegios y responsabilidades

  Detecci n temprana de actividades an malas

  Trazabilidad completa de acciones en archivos y sitios

  Reducir el riesgo de violaciones y p rdidas de datos

  Apoyo al cumplimiento normativo (p. ej., RGPD)

  Mayor confianza en el entorno digital corporativo

  Automatizaci n de controles de seguridad

  Acceso centralizado a registros y alertas

  Mejor gesti n de emergencias de TI

💡 IDEAS PARA USAR EN CONTEXTOS EMPRESARIALES REALES

  Control de acceso en entornos regulados 🏥
MFA obligatorio y registros de auditor a para garantizar el cumplimiento de GDPR o HIPAA.

  Gesti n de roles en equipos distribuidos 🌍Roles
diferenciados para usuarios internos y externos en proyectos colaborativos.

  Monitoreo continuo en entornos de alta seguridad 🔒
Usar Defender for SharePoint para detectar descargas masivas o inicios de sesi n desde IP sospechosas.

❓ PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1.     C mo habilito la autenticaci n multifactor para mis usuarios?

2.     Qu roles se pueden asignar en el ID de inicio de sesi n para SharePoint?

3.     D nde puedo ver las alertas de seguridad de SharePoint?

4.     C mo filtro los registros de auditor a para actividades espec ficas?

5.     Por qu es importante monitorear identidades y privilegios?

🧾 RESUMEN DE LO APRENDIDO

Ha aprendido a configurar y usar funciones de seguridad avanzadas en SharePoint y Microsoft 365. Ha habilitado la autenticaci n multifactor para proteger el acceso, ha administrado identidades y roles para controlar privilegios, ha supervisado amenazas con Microsoft Defender y ha accedido a registros de auditor a para garantizar la trazabilidad. Estas habilidades le permiten reforzar la seguridad, mejorar el cumplimiento normativo y prevenir incidentes. Ahora puede proteger el contenido de SharePoint de forma proactiva y profesional.

i)      Sostenibilidad y beneficios econ micos

       Reducci n de costes de TI : Gracias a SharePoint Online, las empresas pueden eliminar la necesidad de administrar servidores f sicos localmente, reduciendo as los costos asociados con la compra, instalaci n y mantenimiento de hardware. Microsoft administra la infraestructura, garantizando la m xima confiabilidad y actualizaciones constantes sin interrupciones operativas. Este modelo tambi n reduce los costos de energ a y las inversiones en seguridad f sica de los datos. Esto libera al personal de TI para centrarse en actividades de mayor valor, como el desarrollo de soluciones empresariales innovadoras, en lugar de resolver problemas t cnicos cotidianos. Adem s, la escalabilidad en la nube permite adaptar los recursos a las necesidades reales de la organizaci n, evitando el desperdicio y optimizando los presupuestos. En resumen, adoptar SharePoint representa una opci n estrat gica para mejorar la eficiencia operativa y lograr una gesti n m s sostenible y moderna de los activos digitales.

       Actualizaciones autom ticas : Representan una de las principales ventajas de SharePoint Online. La plataforma recibe nuevas funciones, mejoras en la experiencia del usuario y parches de seguridad de forma continua, sin necesidad de intervenci n manual del personal de TI. Esto garantiza no solo la m xima seguridad contra amenazas emergentes, sino tambi n acceso inmediato a las ltimas innovaciones tecnol gicas. Las actualizaciones se implementan en segundo plano, sin interrumpir las operaciones ni causar interrupciones a los usuarios. Este enfoque reduce los riesgos asociados a las versiones obsoletas y permite a las empresas mantener la plataforma siempre alineada con las mejores pr cticas. De esta forma, SharePoint se mantiene como una soluci n din mica y fiable, ideal para quienes buscan eficiencia y continuidad.

       Escalabilidad : Una de sus mayores ventajas es que la plataforma est dise ada para expandirse f cilmente con el crecimiento de su organizaci n, sin necesidad de costosas renovaciones de la infraestructura de TI. Puede agregar nuevos usuarios r pidamente, aumentar el espacio de almacenamiento o administrar un n mero creciente de documentos y procesos, manteniendo altos est ndares de rendimiento y seguridad. Esta flexibilidad le permite responder r pidamente a picos estacionales de carga de trabajo, nuevas iniciativas empresariales o cambios en la estructura interna, garantizando la continuidad operativa y la previsibilidad de los costos. Adem s, la administraci n centralizada facilita el control de recursos y permisos, incluso en entornos complejos y distribuidos. Por lo tanto, SharePoint se adapta perfectamente a las necesidades din micas de las empresas modernas, acompa ando la evoluci n del negocio sin limitaciones t cnicas ni operativas.

       Impacto ambiental reducido : La adopci n de SharePoint Online y las tecnolog as en la nube aporta importantes beneficios ambientales. Al eliminar la necesidad de centros de datos corporativos y servidores f sicos locales, se reduce dr sticamente el consumo de electricidad y las emisiones de CO₂ asociadas con la refrigeraci n y el funcionamiento de la infraestructura tradicional . Los principales proveedores de servicios en la nube, como Microsoft, est n invirtiendo en centros de datos cada vez m s eficientes alimentados por energ as renovables. Este enfoque permite a las empresas contribuir activamente a los objetivos de sostenibilidad, minimizando al mismo tiempo su huella de carbono. La gesti n centralizada y la escalabilidad de la nube tambi n reducen el desperdicio de recursos, optimizando el uso de la energ a seg n las necesidades reales. En un contexto global donde la concienciaci n medioambiental es crucial, elegir SharePoint significa adoptar una soluci n digital responsable que impulsa el crecimiento empresarial a la vez que protege el planeta.

🎯 OBJETIVO DEL EJERCICIO

El objetivo es comprender c mo SharePoint Online, como plataforma nativa de la nube, contribuye a la sostenibilidad ambiental y la eficiencia econ mica. Los usuarios aprender n a identificar caracter sticas que reducen los costos de TI (como la eliminaci n de servidores locales), a aprovechar las actualizaciones autom ticas para mantener la plataforma al d a, a escalar f cilmente el entorno seg n las necesidades del negocio y a evaluar el impacto ambiental positivo de la digitalizaci n de procesos. Este ejercicio ayuda a desarrollar una conciencia estrat gica sobre el uso inteligente de las tecnolog as en la nube.

🛠️ PASOS OPERATIVOS

1. Verificar la naturaleza nativa de la nube de SharePoint ☁️

  Inicie sesi n en https://portal.office.com

  Vaya a SharePoint y seleccione un sitio existente

  Aseg rese de que la URL comience con https://<tenant>.sharepoint.com

  Abra un archivo de Word o Excel directamente en su navegador

  Editar y guardar el archivo sin instalar Office

  Comprobar la sincronizaci n autom tica con OneDrive

  Acceder al mismo archivo desde otro dispositivo

  Confirmar que los cambios sean visibles

  Concluya que el entorno es completamente nativo de la nube

2. Comprueba si hay actualizaciones autom ticas 🔄

  Inicie sesi n en https://admin.microsoft.com

  Ir al Centro de mensajes

  Filtrar por categor a: Actualizaciones de productos

  Lea las notas de la versi n de SharePoint

  Verificar que las actualizaciones sean administradas por Microsoft

  Ver el historial de actualizaciones recientes

  Descubra si SharePoint se actualiza autom ticamente

3. Expansi n de capacidad (escalabilidad) 📈

  Inicie sesi n en el Centro de administraci n de SharePoint

  Ir a Sitios activos

  Seleccione un sitio > haga clic en Almacenamiento

  Ver espacio usado y disponible

  Haga clic en Cambiar l mites de almacenamiento

  Aumentar el espacio disponible para el sitio

  Guardar cambios

  Aseg rese de que la expansi n sea inmediata

  Concluir que la plataforma es escalable seg n demanda

4. An lisis de impacto ambiental 🌱

  Vaya a https://sustainability.microsoft.com

  Inicia sesi n con tu cuenta comercial

  Consulta los informes de sostenibilidad

  Busque la secci n Sostenibilidad de la nube

  Analizar datos de reducci n de CO₂

  Descargar el informe en PDF

  Comp rtelo con tu equipo de TI o ESG

  Concluir que SharePoint contribuye a la sostenibilidad

📘 ESCENARIO OPERATIVO DE LA APLICACI N

Una empresa decide migrar toda su documentaci n en papel a SharePoint para reducir los costos de impresi n y almacenamiento. El administrador:

  ☁️ Experimente la naturaleza nativa de la nube accediendo a SharePoint desde un navegador y editando archivos en l nea.

  🔄 Busque actualizaciones autom ticas en el Centro de mensajes de administraci n de Microsoft 365.

  📈 Ampl a el espacio de almacenamiento para acomodar nuevos documentos sin hardware adicional.

  🌱 Consulte informes ambientales para medir el impacto positivo de la digitalizaci n.

🧩 COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

🚀 BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

  Reducir los costos de TI eliminando servidores f sicos

  Sin interrupciones operativas debido a actualizaciones manuales

  Expansi n instant nea del almacenamiento sin inversi n en hardware

  Accede al contenido desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar

  Reducir el impacto ambiental y apoyar los objetivos ESG

  Mayor eficiencia en la gesti n documental

  Colaboraci n simplificada entre equipos distribuidos

  Reducir los tiempos de backup y recuperaci n

  Mayor seguridad gracias a la gesti n centralizada

  Apoyo a la transformaci n digital corporativa

💡 IDEAS PARA USAR EN CONTEXTOS EMPRESARIALES REALES

  Digitalizaci n de archivos de RRHH 👥
Eliminaci n de archivos en papel, ahorro en impresi n y espacio f sico.

  Gesti n de documentos legales ⚖️
Almacenamiento en la nube con versiones autom ticas y acceso seguro.

  Expansi n r pida para proyectos temporales 🚀
Cree sitios de SharePoint escalables para equipos de proyectos sin costos fijos.

❓ PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1.     C mo s si SharePoint es nativo de la nube?

2.     D nde puedo consultar las actualizaciones autom ticas de la plataforma?

3.     C mo ampliar el espacio de almacenamiento de un sitio?

4.     Qu beneficios econ micos ofrece la escalabilidad de la nube?

5.     C mo contribuye SharePoint a la sostenibilidad ambiental?

🧾 RESUMEN DE LO APRENDIDO

Ha aprendido a usar SharePoint Online para obtener beneficios econ micos y ambientales. Ha verificado que la plataforma es nativa de la nube, ha controlado las actualizaciones autom ticas, ha escalado el espacio de almacenamiento y ha consultado informes de sostenibilidad. Estas funciones reducen los costes de TI, mejoran la eficiencia operativa y respaldan los objetivos ESG. Ha visto c mo aplicar estas pr cticas en contextos reales, como la digitalizaci n de archivos o la gesti n de proyectos temporales. Ahora puede aprovechar SharePoint como herramienta estrat gica para la gesti n sostenible y escalable de activos digitales.

j)      Ejemplos pr cticos de uso de SharePoint Online

       Portales de comunicaci n interna : Gracias a la comunicaci n interna implementada con SharePoint Online, las organizaciones pueden crear un entorno digital compartido donde la informaci n fluye de forma estructurada y se actualiza constantemente. Noticias de la empresa, comunicados oficiales, pol ticas internas y materiales de formaci n se publican en un nico espacio accesible para todo el personal, lo que fomenta la transparencia y el sentido de pertenencia. Los portales permiten la distribuci n de v deos, gu as y recursos multimedia, lo que facilita la formaci n continua y la r pida difusi n de nueva informaci n. Mediante notificaciones personalizadas y reas tem ticas, todos pueden encontrar f cilmente lo que necesitan para trabajar mejor y colaborar con sus compa eros. La posibilidad de interactuar con el contenido, comentar y ofrecer retroalimentaci n facilita la comunicaci n bidireccional y fomenta la participaci n activa. De esta forma, SharePoint se convierte en el centro de la vida corporativa digital, garantizando el orden, la seguridad y la accesibilidad. La experiencia de usuario se mantiene intuitiva, personalizable y escalable seg n las necesidades de crecimiento.

       Gesti n avanzada de documentos : Permite aplicar reglas de publicaci n personalizadas, garantizando que la organizaci n solo tenga acceso al contenido actualizado y aprobado. Cada documento puede someterse a flujos de revisi n autom ticos, con un seguimiento detallado de los cambios y las aprobaciones, lo que garantiza la transparencia y la rendici n de cuentas en cada etapa de su ciclo de vida. Los procesos de archivado cumplen con altos est ndares de seguridad y cumplimiento normativo, lo que permite un almacenamiento ordenado de los archivos y una trazabilidad inmediata. Gracias a los sistemas de auditor a integrados, toda la actividad documental se registra y se puede acceder f cilmente a ella mediante informes avanzados. Esta estructura ayuda a prevenir el acceso no autorizado y a responder con prontitud a las solicitudes de auditor a o investigaci n interna. La automatizaci n de procesos reduce los errores humanos y agiliza los plazos operativos. Esto convierte a SharePoint en la herramienta ideal para una gesti n documental eficiente, conforme y fiable.

       Colaboraci n interdepartamental : Con SharePoint Online, la colaboraci n entre diferentes departamentos alcanza nuevos niveles de eficiencia y transparencia. La plataforma ofrece espacios compartidos donde diversos grupos de trabajo pueden coordinar proyectos, intercambiar documentos y realizar un seguimiento del progreso de las tareas en tiempo real. Gracias a herramientas como listas, calendarios y reas de discusi n dedicadas, cada equipo contribuye al xito de las iniciativas conjuntas, evitando el desperdicio y la duplicaci n. Las notificaciones inteligentes y la posibilidad de asignar tareas espec ficas permiten supervisar f cilmente las responsabilidades y los plazos. Todos los datos y actualizaciones permanecen centralizados y accesibles, lo que promueve una visi n general clara y compartida. De esta forma, SharePoint transforma la colaboraci n entre departamentos en un proceso fluido e integrado, capaz de impulsar el crecimiento y la innovaci n empresarial.

       Gesti n de Recursos Humanos : Gracias a SharePoint Online, la gesti n de recursos humanos se vuelve m s eficiente e intuitiva. A trav s de portales dedicados, el personal puede enviar comentarios de forma an nima y estructurada, fomentando un clima de escucha y mejora continua. La incorporaci n digital permite a los nuevos empleados acceder f cilmente a procedimientos, materiales de formaci n y documentos esenciales, lo que facilita una incorporaci n r pida y fluida. Los beneficios, las pol ticas y las actualizaciones normativas se publican en un nico espacio centralizado, lo que garantiza la transparencia y el acceso inmediato. Las notificaciones autom ticas garantizan que todos est n siempre informados de las novedades, mientras que la gesti n de permisos protege la confidencialidad de la informaci n sensible. SharePoint, por tanto, optimiza los procesos de RR. HH. y crea un entorno corporativo m s cohesionado y moderno.

       Automatizaci n del flujo de trabajo : Gracias a esta funci n, procesos como la aprobaci n de gastos, vacaciones, compras y solicitudes de soporte se gestionan digitalmente, reduciendo dr sticamente los tiempos de procesamiento y minimizando los errores manuales. Las solicitudes pueden enviarse mediante formularios inteligentes, dirigirse autom ticamente a los responsables correspondientes y supervisarse en cada etapa. Las notificaciones oportunas mantienen a todos los involucrados informados sobre el estado de las solicitudes, garantizando la transparencia y la trazabilidad. La integraci n con Outlook y Teams permite la aprobaci n o el rechazo directamente desde las aplicaciones de uso diario, lo que hace que el proceso sea fluido y accesible incluso desde dispositivos m viles. Los datos recopilados se centralizan y se analizan f cilmente para optimizar los procedimientos e identificar reas de mejora. De esta forma, SharePoint transforma la gesti n de autorizaciones en una experiencia sencilla y fiable que cumple con las pol ticas de la empresa.

       Gesti n del conocimiento : SharePoint Online permite la creaci n y administraci n de aut nticos centros de conocimiento, accesibles y actualizables en toda la organizaci n. Las bases de datos de preguntas frecuentes mantienen las respuestas a las preguntas frecuentes al alcance de la mano, lo que reduce los tiempos de b squeda y mejora la productividad. Los foros de discusi n fomentan el intercambio de ideas, la resoluci n colaborativa de problemas y el intercambio de experiencias entre colegas de diferentes departamentos. Los repositorios de pr cticas recomendadas recopilan procedimientos, directrices y consejos probados, lo que facilita la r pida difusi n del conocimiento corporativo. Gracias a los permisos granulares, todos pueden participar seg n su rol, protegiendo as la confidencialidad de la informaci n sensible. La integraci n con herramientas de b squeda avanzada permite localizar r pidamente contenido relevante, lo que contribuye a crear una cultura corporativa centrada en el aprendizaje continuo y el desarrollo del talento interno.

🎯 OBJETIVO DEL EJERCICIO

El objetivo es aprender a dise ar y utilizar SharePoint Online como una plataforma digital integrada para apoyar las actividades empresariales del mundo real. Se guiar al usuario en la creaci n de un portal de comunicaciones internas, la configuraci n de una gesti n documental avanzada con metadatos y control de versiones, la creaci n de espacios de colaboraci n entre departamentos, la automatizaci n de los procesos de RR. HH. y la creaci n de una base de conocimiento corporativa. El ejercicio busca desarrollar habilidades pr cticas para mejorar la productividad, la transparencia y el intercambio de conocimientos dentro de la organizaci n.

🛠️ PASOS OPERATIVOS

1. Crea un portal de comunicaci n interna 📰

   Inicie sesi n en https://portal.office.com

   Vaya a SharePoint > + Crear sitio

   Seleccionar sitio de comunicaci n

   Introduzca nombre y descripci n

   Elija el dise o Tema

   Haga clic en Crear

   Vaya a la p gina de inicio del sitio > haga clic en Editar

   A adir componentes web: Noticias , Eventos , Contactos , Documentos

   Personaliza colores y encabezados

   Haga clic en Publicar para que el portal sea visible

2. Configura una biblioteca avanzada de documentos de RR.HH. 📁

   Ir a Contenido del sitio > + Nuevo > Biblioteca de documentos

   As gnele un nombre (por ejemplo, Documentos de RR.HH. )

   Abra la colecci n > haga clic en Agregar columna

   Crear columnas: Tipo de documento , A o , Responsable

   Vaya a Configuraci n de la biblioteca > Configuraci n de control de versiones

   Habilitar l mites de versiones y retenci n

   Establecer permisos espec ficos para el equipo de RR.HH.

   Crear vistas filtradas por tipo de documento

   A ade la colecci n a la p gina de inicio del sitio

   Prueba la carga y edici n de un archivo

3. Crea una p gina para la colaboraci n interdepartamental 🤝

   Ir a + Nueva p gina

   Elija un dise o de dos columnas

   Introduzca el t tulo (por ejemplo, Proyecto RR. HH.-TI )

   A adir el elemento web Planificador para actividades

   Agregar el elemento web "Conversaciones de Teams"

   Agregar el componente web "Documentos compartidos"

   A adir el elemento web Calendario

   Insertar enlaces a archivos o m dulos relacionados

   Haga clic en Publicar

   Comparte la p gina con los departamentos involucrados

4. Automatiza un flujo de trabajo de RR.HH. con Power Automate ⚙️

   Vaya a https://make.powerautomate.com

   Haga clic en + Crear

   Seleccionar flujo automatizado

   As gnele un nombre (por ejemplo, Aprobaci n de contrato de RR. HH. )

   Seleccione el desencadenador: Cuando se crea un archivo en SharePoint

   Seleccione la colecci n Documentos de RR.HH.

   A adir acci n: Enviar aprobaci n por correo electr nico

   A adir acci n: Enviar notificaci n a Teams

   A adir acci n: Mover archivos a la carpeta aprobada

   Guardar y activar el flujo

5. Crea una base de conocimientos de la empresa 📚

   Ir a Contenido del sitio > + Nuevo > Biblioteca de documentos

   Dale un nombre (por ejemplo, Conocimientos pr cticos de la empresa )

   A adir columnas: Categor a , Autor , Fecha de actualizaci n

   Habilitar el control de versiones

   Crear vistas filtradas por categor a

   Agregar el elemento web Vista de colecci n a la p gina de inicio

   Insertar enlace a la colecci n en la barra de navegaci n

   Crear una p gina de Preguntas frecuentes con enlaces a documentos

   Publicar y promover la base de conocimientos

   Pruebe la b squeda avanzada de palabras clave

📘 ESCENARIO OPERATIVO DE LA APLICACI N

Una empresa desea digitalizar los procesos de RR. HH. y mejorar la comunicaci n interna. El equipo de TI crea un sitio de comunicaciones con noticias y pol ticas, una biblioteca de documentos de RR. HH. con metadatos y control de versiones, una p gina de colaboraci n entre RR. HH. y TI, un flujo de trabajo automatizado para la aprobaci n de contratos y una base de conocimientos con gu as y preguntas frecuentes.

    📰 Portal de comunicaciones : SharePoint > + Crear sitio > Sitio de comunicaciones
➡️ Centralice noticias, eventos y pol ticas de la empresa.

    📁 Gesti n de documentos de RRHH : Colecci n > Agregar columnas > Versiones
➡️ Organice y realice un seguimiento de los documentos de forma estructurada.

    🤝 Colaboraci n interdepartamental : Nueva p gina > Planificador + Equipos
➡️ Fomenta la sinergia entre departamentos.

    ⚙️ Flujo de trabajo de RR.HH .: Power Automate > Nuevo flujo
➡️ Automatizar la aprobaci n de documentos.

    📚 Base de conocimientos : Nueva colecci n > Metadatos + B squeda
➡️ Hace accesible el conocimiento de la empresa.

🧩 COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

🚀 BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

   Centralizaci n de comunicaciones y documentos

   Reducir los tiempos de aprobaci n y la gesti n manual

   Colaboraci n fluida entre departamentos y equipos

   Acceso r pido y estructurado al conocimiento de la empresa

   Mayor transparencia en los procesos de RRHH

   Reducir el uso del correo electr nico y de archivos locales

   Automatizaci n de tareas repetitivas

   Seguimiento de versiones y cambios

   Mayor compromiso de los empleados

   Apoyo a la cultura corporativa y al aprendizaje continuo

💡 IDEAS PARA USAR EN CONTEXTOS EMPRESARIALES REALES

      Portal de incorporaci n 👥
Con documentos, videos y listas de verificaci n para nuevas contrataciones.

      Espacio de proyecto entre equipos 🧩
Con tareas compartidas, archivos y actualizaciones en tiempo real.

      Archivo t cnico 🛠️
Con gu as, manuales y procedimientos para soporte interno.

❓ PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1.   C mo crear un sitio de comunicaci n interna en SharePoint?

2.   Qu metadatos son tiles para una colecci n de documentos de RRHH?

3.   C mo automatizar un flujo de aprobaci n con Power Automate?

4.   Qu herramientas puedes integrar en una p gina de colaboraci n?

5.   Por qu es til una base de conocimiento corporativa?

🧾 RESUMEN DE LO APRENDIDO

Ha aprendido a usar SharePoint Online para crear soluciones pr cticas e integradas: desde la comunicaci n interna hasta la gesti n documental, desde la colaboraci n interdepartamental hasta la automatizaci n de procesos de RR. HH., e incluso la creaci n de una base de conocimiento. Ha realizado acciones operativas detalladas para construir un entorno digital integral, eficiente y escalable. Estas habilidades le permiten digitalizar los flujos de trabajo, mejorar la productividad y aprovechar los recursos de informaci n corporativos. Ahora puede dise ar e implementar portales de SharePoint que satisfagan necesidades reales e interfuncionales.

2.    INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

La integraci n entre SharePoint Online y otras aplicaciones de Microsoft 365 es una de las principales fortalezas de la plataforma, elevando la experiencia empresarial digital a un nuevo nivel de eficiencia y colaboraci n. Gracias a esta sinergia, las fronteras entre las diferentes aplicaciones se difuminan cada vez m s, lo que permite a los usuarios trabajar fluidamente con diferentes herramientas sin perder nunca de vista las tareas ni la informaci n.

Al utilizar Teams, por ejemplo, puede integrar directamente bibliotecas de documentos de SharePoint en canales de comunicaci n, lo que permite a los miembros del equipo colaborar en archivos en tiempo real, comentar, realizar modificaciones y realizar un seguimiento de versiones, todo dentro de un entorno compartido y seguro.

OneDrive, por otro lado, permite sincronizar autom ticamente los documentos almacenados en SharePoint, haci ndolos accesibles sin conexi n en cualquier dispositivo, ya sea una computadora port til en movimiento o un tel fono inteligente durante una reuni n fuera de la oficina. Esta sincronizaci n bidireccional garantiza que todos los cambios se actualicen de forma fluida e instant nea, eliminando el riesgo de trabajar con copias obsoletas de los archivos.

Outlook se integra profundamente con SharePoint, lo que le brinda la posibilidad de adjuntar documentos directamente desde bibliotecas de sitios a correos electr nicos, organizar reuniones con v nculos directos a sitios o recursos y administrar de manera centralizada las comunicaciones y tareas relacionadas con el proyecto.

Office, tanto en l nea como de escritorio, tambi n se comunica de forma nativa con SharePoint, lo que permite la creaci n conjunta de documentos de Word, Excel o PowerPoint y garantiza que cada contribuci n se guarde en tiempo real en la ubicaci n correcta.

Esta consistencia entre aplicaciones elimina las barreras organizativas, reduce los tiempos de b squeda de informaci n y facilita el trabajo en equipo, incluso entre personas y departamentos que operan en diferentes ubicaciones. La gesti n de permisos se mantiene centralizada y consistente gracias a las pol ticas de SharePoint, lo que protege la seguridad de los datos incluso en entornos de uso compartido intensivo. La posibilidad de acceder a archivos directamente desde dispositivos m viles y recibir notificaciones sobre cambios o nuevas publicaciones hace que el flujo de informaci n sea a n m s din mico y gil.

En un entorno donde la velocidad de adaptaci n y la capacidad de respuesta son cruciales, la integraci n entre SharePoint y Microsoft 365 permite orquestar procesos complejos, minimizar la p rdida de datos y simplificar el trabajo diario. Trabajar en varios proyectos es m s f cil gracias a espacios de trabajo compartidos, paneles interactivos y herramientas de automatizaci n que conectan las necesidades operativas con la arquitectura de informaci n corporativa.

Los propios procesos de aprobaci n pueden aprovechar herramientas como Power Automate, que se integra a la perfecci n con SharePoint, Teams y Outlook, creando flujos de trabajo inteligentes que automatizan las notificaciones, las aprobaciones, el archivado y el seguimiento de actividades, conectando sistemas a la perfecci n. De esta forma, las empresas pueden construir ecosistemas digitales giles, donde cada aplicaci n contribuye a mejorar la productividad general y a optimizar la informaci n interna y los activos relacionales.

SharePoint Online confirma as su papel como eje central de la colaboraci n moderna, situ ndose en el coraz n de una red de herramientas que se comunican constantemente para ofrecer al usuario final una experiencia unificada, sencilla y potente.

a)    Integraci n entre SharePoint Online y Microsoft Teams

       Espacios de documentos compartidos : La integraci n entre Teams y SharePoint Online transforma cada equipo en un espacio colaborativo estructurado: al crear un nuevo equipo en Teams, se activa autom ticamente un sitio de SharePoint dedicado, con una biblioteca de documentos. Todos los archivos compartidos entre canales se almacenan en esta biblioteca, lo que garantiza una gesti n centralizada y segura que cumple con las pol ticas de la empresa. Los usuarios pueden ver, subir, editar y organizar documentos directamente en Teams, sin problemas en todas las plataformas. Este entorno unificado facilita la colaboraci n, elimina la duplicaci n de archivos y reduce el riesgo de p rdida de datos. La organizaci n de carpetas y las b squedas de documentos son fluidas gracias a las herramientas integradas de SharePoint. De esta forma, cada equipo tiene un espacio de documentos compartido que evoluciona con sus proyectos y se adapta perfectamente a cada proceso de trabajo.

       Colaboraci n en tiempo real : Gracias a la integraci n entre SharePoint y Teams, varias personas pueden trabajar simult neamente en el mismo documento de Word, Excel o PowerPoint, realizando cambios que se guardan inmediatamente y son visibles para todos los colaboradores. Se realiza un seguimiento de cada intervenci n, lo que permite ver qui n est editando qu en tiempo real. Los comentarios en los documentos, as como las discusiones vinculadas en los chats de Teams, siempre est n disponibles en contexto, lo que facilita el intercambio de ideas y la discusi n directa sobre partes individuales del archivo. Este enfoque elimina superposiciones y duplicaciones, lo que permite una gesti n de versiones m s eficiente y una mayor transparencia en la toma de decisiones. La capacidad de recibir notificaciones sobre cambios y responder a comentarios directamente desde el documento agiliza el ciclo de revisi n. De esta manera, incluso equipos distribuidos pueden trabajar en perfecta sincron a, abordando r pidamente las preguntas y avanzando en los proyectos sin demoras. La colaboraci n se vuelve as m s fluida, din mica y productiva, y cada persona contribuye activamente al resultado final.

       Acceso a versiones e historial de cambios : Con esta funci n, cada vez que se modifica un documento, SharePoint guarda autom ticamente una nueva versi n, sin sobrescribir las anteriores. Puede consultar el historial de versiones directamente desde la interfaz del documento, viendo qui n realiz cada cambio, cu ndo y qu cambios se realizaron. Esto le permite no solo restaurar una versi n anterior en caso de error, sino tambi n comparar dos versiones diferentes del mismo archivo, identificando las diferencias. La trazabilidad est garantizada durante todo el ciclo de vida del documento, lo que proporciona seguridad y transparencia incluso en entornos colaborativos complejos. Adem s, el historial de cambios puede utilizarse para cumplir con las pol ticas de auditor a y cumplimiento normativo, lo que proporciona un valioso apoyo en caso de auditor as o revisiones. El sistema mantiene las versiones de forma eficiente, sin sobrecargar la gesti n diaria y contribuyendo a una colaboraci n fiable.

       Integraci n de elementos web y pesta as : La integraci n de elementos web y pesta as entre SharePoint Online y Teams permite incorporar funciones clave de bibliotecas de documentos, listas personalizadas y p ginas de informaci n directamente a los canales. Los usuarios pueden agregar estos recursos como pesta as dedicadas, lo que facilita el acceso a archivos, listas y paneles de forma inmediata y sin necesidad de cambiar de plataforma. Esta soluci n reduce la dispersi n de informaci n, mejora la visibilidad de los datos clave para cada grupo de trabajo y fomenta la colaboraci n entre equipos. Los informes, la documentaci n operativa y las herramientas de monitorizaci n est n siempre a un clic de distancia y son f cilmente actualizables por todos los miembros del equipo . Gracias a esta integraci n, la gesti n de proyectos es m s eficaz, se pueden tomar decisiones basadas en datos constantemente actualizados y cada equipo puede personalizar el entorno seg n sus necesidades operativas, maximizando el potencial de SharePoint y Teams en un nico ecosistema digital.

       Notificaciones y automatizaci n : La integraci n entre SharePoint, Teams y Power Automate permite configurar notificaciones instant neas para cualquier cambio, carga o actualizaci n de documentos en bibliotecas de SharePoint, que se entregan directamente en Teams. Gracias a los flujos automatizados, cada miembro del equipo es informado de inmediato de las actividades relevantes, sin el riesgo de perder actualizaciones importantes. Puede dise ar flujos de aprobaci n personalizados que involucren a varios usuarios y pasos, lo que hace que todo el proceso de aprobaci n sea mucho m s r pido y rastreable. Todas las acciones, desde las solicitudes de revisi n hasta la aprobaci n final, se rastrean y archivan autom ticamente, lo que garantiza la transparencia y el cumplimiento de las pol ticas de la empresa. Este enfoque reduce dr sticamente el tiempo de gesti n y fomenta la colaboraci n continua, incluso entre equipos distribuidos . La automatizaci n tambi n se extiende a tareas recurrentes como la clasificaci n, las notificaciones de plazos o las transferencias de archivos, agilizando los procesos diarios y mejorando la eficiencia general.

       Ejemplo pr ctico : : Un equipo de proyecto inicia una discusi n en Teams para evaluar una nueva propuesta operativa . Durante el chat, alguien adjunta directamente el documento almacenado en SharePoint, haci ndolo accesible de inmediato para todos los participantes. Los miembros del grupo comienzan a trabajar en el archivo simult neamente, realizando cambios y adiciones en tiempo real, cada uno desde su dispositivo. Todas las revisiones son visibles y monitoreadas al instante, lo que garantiza la transparencia en las contribuciones de todos. Los comentarios introducidos en los pasos individuales se notifican autom ticamente a los destinatarios, quienes pueden responder o intervenir sin salir del entorno colaborativo. Si es necesario, se activan flujos de aprobaci n a trav s de Power Automate, con notificaciones oportunas en cada paso completado. Este m todo de trabajo permite finalizar el documento r pidamente, compartir el resultado final con todo el equipo y maximizar la colaboraci n digital.

🎯 OBJETIVO DEL EJERCICIO

El objetivo es aprender a dise ar y utilizar SharePoint Online como una plataforma digital integrada para apoyar las actividades empresariales del mundo real. Se guiar al usuario en la creaci n de un portal de comunicaciones internas, la configuraci n de una gesti n documental avanzada con metadatos y control de versiones, la creaci n de espacios de colaboraci n entre departamentos, la automatizaci n de los procesos de RR. HH. y la creaci n de una base de conocimiento corporativa. El ejercicio busca desarrollar habilidades pr cticas para mejorar la productividad, la transparencia y el intercambio de conocimientos dentro de la organizaci n.

🛠️ PASOS OPERATIVOS

1. Portal de Comunicaciones Internas 📰

Inicie sesi n en https://portal.office.com

Vaya a SharePoint > + Crear sitio > Sitio de comunicaci n

Introduzca nombre y descripci n

Elija el dise o Tema

Haga clic en Crear

Vaya a la p gina de inicio del sitio > haga clic en Editar

A adir componentes web: Noticias , Eventos , Contactos , Documentos

Personaliza colores y encabezados

Haga clic en Publicar

Comparte el enlace con el equipo

2. Gesti n avanzada de documentos 📁

Ir a Contenido del sitio > + Nuevo > Biblioteca de documentos

As gnele un nombre (por ejemplo, Documentos de RR.HH. )

Agregar columnas: Tipo de documento , A o , Responsable

Vaya a Configuraci n de la biblioteca > Control de versiones

Habilitar control de versiones

Establecer permisos espec ficos

Crear vistas filtradas por tipo de documento

A ade la colecci n a la p gina de inicio

Subir un documento y completar los metadatos

Comprueba la visualizaci n en las vistas

3. Colaboraci n interdepartamental 🤝

Ir a + Nueva p gina

Elija un dise o de dos columnas

Introduzca el t tulo (por ejemplo, Proyecto RR. HH.-TI )

A adir el elemento web Planificador para actividades

Agregar el elemento web "Conversaciones de Teams"

Agregar el componente web "Documentos compartidos"

Insertar enlaces a archivos o m dulos relacionados

Guardar y publicar la p gina

A adir la p gina a la barra de navegaci n

Comparte la p gina con los departamentos involucrados

4. Automatizaci n del flujo de trabajo ⚙️

Vaya a https://make.powerautomate.com

Haga clic en + Crear > Flujo automatizado

As gnele un nombre (por ejemplo, Aprobaci n de contrato de RR. HH. )

Desencadenante: Cuando se crea un archivo en SharePoint

Seleccione la colecci n Documentos de RR.HH.

A adir acci n: Enviar aprobaci n por correo electr nico

A adir acci n: Enviar notificaci n a Teams

A adir acci n: Mover archivos a la carpeta aprobada

Guardar y activar el flujo

Prueba cargando un archivo

5. Gesti n del conocimiento 📚

Ir a Contenido del sitio > + Nuevo > Biblioteca de documentos

Dale un nombre (por ejemplo, Conocimientos pr cticos de la empresa )

A adir columnas: Categor a , Autor , Fecha de actualizaci n

Habilitar el control de versiones

Crear vistas filtradas por categor a

Agregar el elemento web Vista de colecci n a la p gina de inicio

Insertar enlace a la colecci n en la barra de navegaci n

Crear una p gina de Preguntas frecuentes con enlaces a documentos

Publicar y promover la base de conocimientos

Pruebe la b squeda avanzada de palabras clave

📘 ESCENARIO OPERATIVO DE LA APLICACI N

Una empresa quiere digitalizar sus procesos de RR.HH. y mejorar la comunicaci n interna. El equipo de TI :

📰 Crea un sitio de comunicaci n con noticias y pol ticas

📁 Configurar una biblioteca de documentos de RRHH con metadatos y versiones

🤝 Crea una p gina de colaboraci n entre RRHH y TI

⚙️ Automatiza las aprobaciones de contratos con Power Automate

📚 Construya una base de conocimientos con gu as y preguntas frecuentes

🧩 COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

🚀 BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

Centralizaci n de comunicaciones y documentos

Reducir los tiempos de aprobaci n y la gesti n manual

Colaboraci n fluida entre departamentos y equipos

Acceso r pido y estructurado al conocimiento de la empresa

Mayor transparencia en los procesos de RRHH

Reducir el uso del correo electr nico y de archivos locales

Automatizaci n de tareas repetitivas

Seguimiento de versiones y cambios

Mayor compromiso de los empleados

Apoyo a la cultura corporativa y al aprendizaje continuo

💡 IDEAS PARA USAR EN CONTEXTOS EMPRESARIALES REALES

Portal de incorporaci n 👥
Con documentos, videos y listas de verificaci n para nuevas contrataciones.

Espacio de proyecto entre equipos 🧩
Con tareas compartidas, archivos y actualizaciones en tiempo real.

Archivo t cnico 🛠️
Con gu as, manuales y procedimientos para soporte interno.

❓ PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1.       C mo crear un sitio de comunicaci n interna en SharePoint?

2.       Qu metadatos son tiles para una colecci n de documentos de RRHH?

3.       C mo automatizar un flujo de aprobaci n con Power Automate?

4.       Qu herramientas puedes integrar en una p gina de colaboraci n?

5.       Por qu es til una base de conocimiento corporativa?

🧾 RESUMEN DE LO APRENDIDO

Ha aprendido a usar SharePoint Online para crear soluciones pr cticas e integradas: desde la comunicaci n interna hasta la gesti n documental, desde la colaboraci n interdepartamental hasta la automatizaci n de procesos de RR. HH., e incluso la creaci n de una base de conocimiento. Ha realizado acciones operativas detalladas para construir un entorno digital integral, eficiente y escalable. Estas habilidades le permiten digitalizar los flujos de trabajo, mejorar la productividad y aprovechar los recursos de informaci n corporativos. Ahora puede dise ar e implementar portales de SharePoint que satisfagan necesidades reales e interfuncionales.

b)    Integraci n Entre SharepPint en l nea y OneDrive

       Sincronizaci n bidireccional : Permite a los usuarios trabajar con sus archivos desde cualquier lugar. Las bibliotecas de documentos de SharePoint se sincronizan f cilmente con OneDrive, lo que permite acceder al contenido incluso sin conexi n desde cualquier dispositivo: PC, tableta o smartphone. Al realizar cambios en los archivos sin conexi n, estos se guardan localmente y, la pr xima vez que se acceda a ellos en l nea, se actualizan autom ticamente y se reflejan en SharePoint. Este sistema evita la p rdida o sobrescritura accidental de datos, manteniendo todas las versiones de los documentos siempre coordinadas. La sincronizaci n transparente promueve una gesti n din mica y colaborativa, permitiendo que todos los miembros del equipo trabajen en archivos actualizados en tiempo real. Esto optimiza la eficiencia operativa y la seguridad de la informaci n corporativa.

       Gesti n flexible de documentos : Al arrastrar y soltar archivos o carpetas enteras en OneDrive, se sincronizan autom ticamente con las bibliotecas de SharePoint vinculadas. Este proceso simplifica significativamente la gesti n y el uso compartido, eliminando la complejidad y reduciendo el margen de error. Gracias a la sincronizaci n, cada cambio realizado se comparte inmediatamente con el equipo , lo que promueve un entorno de trabajo constantemente actualizado. Las funciones de b squeda avanzada permiten localizar cualquier documento en segundos, ya sea almacenado en OneDrive o SharePoint. Esto garantiza un acceso r pido a la informaci n, un mayor control de versiones y una gesti n documental perfectamente integrada. Este sistema mejora la productividad, optimiza la colaboraci n y garantiza la m xima seguridad de los datos de la empresa.

       Colaboraci n segura : La colaboraci n entre SharePoint y OneDrive garantiza que cada archivo conserve los permisos de acceso establecidos por la organizaci n, incluso al sincronizarse entre ambas plataformas. Esto significa que los permisos configurados en SharePoint se aplican autom ticamente a los documentos en OneDrive, lo que impide que personas no autorizadas vean o modifiquen datos confidenciales. Este sistema promueve una rigurosa gesti n de la seguridad, reduciendo el riesgo de infracciones y fugas de informaci n. Los miembros del equipo pueden trabajar libremente en archivos compartidos, con la tranquilidad de que cada cambio se registra y est protegido por las pol ticas de la empresa. La sincronizaci n constante garantiza que las restricciones se mantengan actualizadas y consistentes, incluso cuando cambien los roles o los permisos. Esto combina la productividad con un alto nivel de protecci n de datos, promoviendo una colaboraci n eficaz y segura.

       Acceso m vil : Con la aplicaci n m vil de OneDrive, todos los miembros del equipo pueden administrar archivos de SharePoint con total libertad, est n donde est n. Ya sea desde un smartphone, una tablet o un port til, la experiencia de trabajo se mantiene fluida y segura, sin necesidad de procedimientos complejos ni configuraciones espec ficas. La interfaz intuitiva permite ver, editar y compartir documentos en tiempo real, lo que promueve una colaboraci n fluida incluso fuera de la sede de la empresa. Las notificaciones push le avisan inmediatamente de cualquier actualizaci n, para que no se pierda ning n cambio. Incluso sin conexi n, los documentos son accesibles y editables, y todas las revisiones se sincronizan autom ticamente en cuanto se vuelve a conectar. La compatibilidad multiplataforma elimina las limitaciones t cnicas, lo que permite trabajar a la perfecci n con sistemas iOS, Android o Windows. Esto garantiza una productividad empresarial ininterrumpida y permite que todos contribuyan activamente a los proyectos, est n donde est n.

       Ejemplo pr ctico: Un empleado se encuentra de viaje de negocios en las instalaciones de un cliente y necesita actualizar la plantilla del contrato de la empresa. Mediante la aplicaci n OneDrive en su smartphone, accede r pidamente a la biblioteca de documentos de SharePoint donde se almacena el archivo. Durante la reuni n, realiza los cambios solicitados por el cliente en tiempo real, actualizando el documento directamente sin necesidad de descargar nada. En cuanto se restablece la conexi n a internet, todas las revisiones se sincronizan y se ponen inmediatamente a disposici n de todo el equipo en la oficina. Gracias a las notificaciones push , los compa eros reciben autom ticamente las novedades y pueden consultar o a adir informaci n al contrato actualizado. El sistema garantiza que los permisos de acceso permanezcan intactos, protegiendo la confidencialidad de los datos sensibles. De esta forma, la colaboraci n entre quienes trabajan de viaje de negocios y quienes trabajan in situ es fluida, segura y continua.

🎯 OBJETIVO DEL EJERCICIO

El objetivo es aprender a usar SharePoint Online junto con OneDrive para mejorar la administraci n de documentos corporativos. Aprender a sincronizar bibliotecas de documentos bidireccionalmente, administrar archivos localmente y en l nea, colaborar de forma segura con colegas internos y externos, y acceder al contenido desde dispositivos m viles. Este ejercicio le ayudar a optimizar la organizaci n de archivos, reducir la duplicaci n, aumentar la seguridad y garantizar la continuidad del negocio mientras est en movimiento.

🛠️ PASOS OPERATIVOS

1. Sincronizaci n bidireccional 🔄

  Inicie sesi n en https://portal.office.com

  Vaya a SharePoint > seleccione un sitio > Documentos

  Haga clic en Sincronizar (icono con dos flechas)

  Confirmar la apertura de OneDrive

  Espere a que la colecci n se sincronice con su PC

  Abra el Explorador de archivos > Nombre de la empresa > Nombre del sitio

  Crear un nuevo archivo de Word en la carpeta sincronizada

  Verificar que el archivo tambi n aparezca en SharePoint

  Eliminar un archivo de SharePoint y verificar que tambi n se elimine localmente

  Concluya que la sincronizaci n est activa en ambas direcciones

2. Gesti n flexible de documentos 📁

  Abrir un archivo sincronizado desde el Explorador de archivos

  Editar el contenido y guardarlo

  Verificar que los cambios sean visibles en SharePoint

  Haga clic derecho en un archivo > Ponerlo a disposici n sin conexi n

  Descon ctese de Internet y abra el archivo.

  Editar y guardar

  Reconectar y verificar la sincronizaci n

  Haga clic derecho en un archivo > Ver en l nea

  Abra el archivo directamente en SharePoint

  Concluya que puede trabajar localmente o en l nea de manera flexible

3. Colaboraci n segura 🔐

  Seleccionar un archivo en SharePoint

  Haga clic en Compartir

  Seleccione Personas espec ficas

  Desactivar Permitir edici n si es necesario

  Establecer una fecha de vencimiento para el enlace

  Haga clic en Aplicar > Copiar enlace

  Env e el enlace a trav s de Teams o Outlook

  Aseg rese de que el acceso est restringido

  Abra el archivo en Word Online con un colega

  Editar juntos en tiempo real

4. Acceso m vil 📱

  Descargar la aplicaci n OneDrive y SharePoint desde la App Store o Google Play

  Inicia sesi n con tu cuenta comercial

  Abra la aplicaci n de SharePoint > vaya al sitio > biblioteca de documentos

  Ver un archivo PDF o Word

  Abra la aplicaci n OneDrive > acceda a la carpeta sincronizada

  Hacer que un archivo est disponible sin conexi n

  Editar un archivo de Word con la aplicaci n de Office

  Guardar y verificar la sincronizaci n

  Recibir notificaciones de cambios

  Concluye que puedes trabajar en cualquier lugar

📘 ESCENARIO OPERATIVO DE LA APLICACI N

Un equipo de marketing trabaja en una campa a compartida. Los archivos se almacenan en SharePoint y se sincronizan con OneDrive para trabajar sin conexi n. Varios usuarios editan los documentos en tiempo real, se comparten de forma segura con socios externos y se accede a ellos a trav s de smartphones durante eventos y viajes de negocios.

  🔄 Sincronizar : SharePoint > Documentos > Sincronizar
➡️ Los archivos siempre est n actualizados en todos sus dispositivos.

  📁 Gesti n flexible : OneDrive > Disponible sin conexi n
➡️ Tambi n puedes trabajar sin conexi n a Internet.

  🔐 Colaboraci n segura : Compartir > Personas espec ficas
➡️ Acceso controlado y rastreable.

  📱 Acceso m vil : aplicaciones de SharePoint y OneDrive
➡️ Los documentos siempre est n a mano.

🧩 COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

🚀 BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

  Accede a documentos siempre actualizados desde cualquier dispositivo

  Trabaje sin conexi n con sincronizaci n autom tica

  Colaboraci n en tiempo real con colegas y socios

  Control granular sobre el intercambio de archivos

  Reducci n de la duplicaci n de documentos

  Mayor seguridad en la gesti n de contenidos

  Notificaciones y seguimiento de cambios

  Integraci n perfecta con Teams y Outlook

  Reducir el uso de correos electr nicos y archivos adjuntos

  Apoyo a la movilidad y al trabajo h brido

💡 IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL

  Gesti n de ofertas comerciales 💼
Los archivos se sincronizan entre SharePoint y OneDrive para que puedas trabajar mientras viajas.

  Soporte t cnico en el campo 🛠️
Los manuales y listas de verificaci n est n disponibles sin conexi n en tabletas y se actualizan en tiempo real.

  Colaboraci n con proveedores 🤝
Comparta documentos de forma segura con acceso limitado y rastreado.

❓ PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1.   C mo habilito la sincronizaci n entre SharePoint y OneDrive?

2.   C mo puedo trabajar sin conexi n con archivos sincronizados?

3.   Qu opciones de seguridad ofrece el intercambio de archivos?

4.   C mo accedo a los documentos desde dispositivos m viles?

5.   Cu les son las ventajas de la sincronizaci n bidireccional?

🧾 RESUMEN DE LO APRENDIDO

Ha aprendido a integrar SharePoint y OneDrive para una gesti n documental moderna, segura y flexible. Ha configurado la sincronizaci n bidireccional, trabajado sin conexi n, compartido archivos de forma controlada y accedido al contenido desde dispositivos m viles. Estas funciones mejoran la productividad, facilitan el trabajo h brido y garantizan la seguridad de los datos. Ahora puede aprovechar al m ximo la integraci n de SharePoint y OneDrive para optimizar la colaboraci n y la accesibilidad de los documentos empresariales.

c)    Integraci n entre SharePoint en l nea y Outlook

       Adjuntar documentos: Esta integraci n permite un flujo de trabajo m s gil: puede seleccionar f cilmente archivos o carpetas enteras directamente desde SharePoint al redactar un mensaje en Outlook, sin tener que descargar primero los documentos a su dispositivo. En lugar de un archivo adjunto tradicional, el destinatario recibe un enlace seguro que permite el acceso inmediato al archivo actualizado, garantizando la protecci n de datos seg n las pol ticas de la empresa. De esta forma, todos trabajan siempre con la ltima versi n del documento, lo que reduce el riesgo de errores y la p rdida de tiempo debido a archivos duplicados u obsoletos. Los administradores tambi n pueden supervisar y gestionar f cilmente los permisos de acceso. Esta soluci n promueve la colaboraci n controlada y el uso compartido seguro, incluso con personas externas a la organizaci n, cumpliendo siempre con los niveles de seguridad requeridos.

       Gesti n de reuniones : Al organizar una reuni n a trav s de Outlook, puede insertar directamente en la invitaci n enlaces a documentos o sitios de SharePoint relevantes para los asistentes. Esto permite que los asistentes siempre tengan acceso a las versiones m s actualizadas de los materiales, garantizando que todos est n al d a con el mismo contenido. Esto elimina el riesgo de trabajar con archivos duplicados u obsoletos, lo que facilita la preparaci n y la participaci n en la reuni n. Adem s, cualquier actualizaci n realizada en los documentos compartidos ser visible de inmediato para todo el grupo, sin necesidad de enviar nuevas copias. La integraci n tambi n promueve el seguimiento de cambios y la seguridad de la informaci n, ya que el acceso se gestiona seg n las pol ticas de la empresa. Esto hace que la colaboraci n durante y despu s de la reuni n sea m s fluida, segura y productiva.

       Centralizaci n de tareas : La sincronizaci n entre SharePoint y Outlook permite gestionar todas las tareas del proyecto en una nica interfaz, ofreciendo una visi n clara y actualizada de los plazos y las responsabilidades. Las tareas asignadas en los sitios de SharePoint aparecen autom ticamente en el calendario y la lista de tareas de Outlook, lo que permite a los miembros del equipo supervisar f cilmente el progreso y recibir recordatorios oportunos. Esta integraci n reduce el riesgo de olvidos o duplicaci n, lo que promueve una organizaci n m s gil y una colaboraci n fluida entre los miembros del equipo . Los usuarios pueden actualizar el estado de las tareas directamente desde Outlook, con sincronizaci n inmediata tambi n con SharePoint. Todas las actualizaciones son rastreables, lo que proporciona un mayor control y generaci n de informes sobre las tareas completadas y pendientes. De esta forma, la centralizaci n simplifica la gesti n de proyectos de la empresa y permite que todos los involucrados se mantengan alineados con las tareas y prioridades.

       B squeda integrada : Es una herramienta potente para quienes trabajan con grandes vol menes de informaci n a diario. Con la barra de b squeda de Outlook, puede localizar al instante correos electr nicos y documentos almacenados en SharePoint, sin tener que cambiar de plataforma ni abrir varias aplicaciones. Al escribir una palabra clave, el sistema sugiere autom ticamente archivos, conversaciones y sitios relevantes relacionados con las tareas o proyectos actuales. Esto le permite encontrar r pidamente lo que necesita durante una reuni n o al preparar una comunicaci n. La b squeda integrada tambi n facilita la colaboraci n, ya que todos pueden acceder a los recursos compartidos m s actualizados directamente desde su entorno de trabajo habitual. Ahorrar tiempo valioso y reducir la p rdida de informaci n se convierte en una ventaja tangible en las operaciones diarias.

       Ejemplo pr ctico: Un jefe de proyecto necesita reunir a su equipo para analizar el progreso de un proyecto. Programa la reuni n directamente desde su calendario de Outlook y a ade a los miembros interesados. En el cuerpo de la invitaci n, incluye enlaces a documentos almacenados en SharePoint para que todos puedan consultarlos antes de la reuni n. Durante la reuni n, se comparte material actualizado, lo que garantiza que todos trabajen en los mismos archivos. Inmediatamente despu s, utiliza Power Automate para generar autom ticamente tareas de seguimiento y asignarlas a los responsables correspondientes. De esta forma, el estado de las tareas se sincroniza entre Outlook y SharePoint. El resultado es una gesti n de reuniones m s estructurada, transparente y productiva.

🎯 OBJETIVO DEL EJERCICIO

El objetivo es aprender a usar SharePoint y Outlook sin problemas para mejorar la gesti n de tareas y las comunicaciones empresariales. Aprender a conectar calendarios y reuniones de Outlook con SharePoint, centralizar tareas compartidas en una nica interfaz y aprovechar la b squeda integrada para encontrar r pidamente contenido relevante. Este ejercicio aumentar la productividad, reducir los silos de informaci n y mejorar la colaboraci n en equipo .

🛠️ PASOS OPERATIVOS

1. Gesti n de reuniones 📅

  Inicie sesi n en https://portal.office.com

  Vaya a Outlook > Calendario

  a los miembros del equipo

  Inserte el enlace al sitio de SharePoint del proyecto en el cuerpo de la invitaci n

  Guardar y enviar

  Vaya a SharePoint > Editar p gina

  Agregar el elemento web Calendario de grupo

  Conectar el calendario de Outlook al sitio

  Verificar que las reuniones sean visibles en SharePoint

  Haga clic en un evento para abrirlo directamente en Outlook

2. Centralizaci n de actividades ✅

  Vaya a SharePoint > + Nueva p gina

  elemento web Planificador

  Conectar el plan de tareas del grupo de Outlook

  Crear tareas y asignar miembros

  A adir plazos y prioridades

  Ver tareas en formato de tablero o lista

  Agregar el elemento web Actividad reciente

  Verificar que los cambios est n sincronizados con las tareas de Outlook

  Comparte la p gina con el equipo

  Utilice la p gina como panel de control operativo

3. B squeda integrada 🔍

  Vaya a SharePoint > Barra de b squeda

  Escriba el nombre de una reuni n o tarea