COURS EN FRAN AIS
365 ADMINISTRATION - POWER BI
POWER APPS - SHARE POINT - DATA ENTRY
Acc dez des pr sentations, des le ons vid o et des ressources en aper u.
Diapositives PowerPoint pour accompagner les le ons vid o.

VISIONNEZ DES DIAPOSITIVES POWER POINT SUR SHARE POINT
Introduction
Utiliser les listes
Utiliser les biblioth ques de documents
Fonctionnalit s communes aux listes et aux biblioth ques
Pages et composants WebPart
Syst me d'autorisations
Navigation et recherche

TELECHARGEZ ET PARCOUREZ 540 DIAPOSITIVES POWER POINT SUR LE SYST ME MICROSOFT 365 EN CLIC

INDICE

MICROSOFT SHARE POINT ONLINE . 2

1. LE POTENTIEL DE L'APPLICATION 2

a) Stockage s curis des informations 3

b) Organisation efficace du contenu 8

c) Partage intelligent et contr l 13

d) Accessibilit depuis n'importe quel appareil 17

e) Am lioration de la productivit 22

f) Faciliter la collaboration entre les membres de l' quipe 27

g) Personnalisation et adaptabilit de la plateforme 31

h) S curit , fiabilit et conformit 36

i) Durabilit et avantages conomiques 40

l) Exemples pratiques d'utilisation de SharePoint Online 45

2. INTERACTIONS AVEC D'AUTRES APPLICATIONS MICROSOFT 365 51

a) Int gration entre SharePoint Online et Microsoft Teams 52

b) Int gration entre SharepPint en ligne et OneDrive 58

c) Int gration de SharePoint Online et Outlook 64

d) Int gration entre SharePoint Online et Office 68

e) Avantages de l'int gration 74

f) Conclusions 82

3. LES ACTEURS DE SHARE POINT 83

a) L'administrateur SharePoint 84

b) Les propri taires du site 90

c) Membres du site 96

d) Invit s du site 102

e) Les Visiteurs 108

f) Consid rations suppl mentaires et meilleures pratiques 113

4. EXEMPLES D'UTILISATION DANS L'ENTREPRISE 120

a) Gestion de projet 121

b) L'intranet d'entreprise 133

c) Gestion des documents 144

d) Automatisation des processus 154

e) Conclusions 165

5. PLAN D'APPRENTISSAGE. 4 mois (16 semaines - 1 heure par jour) 167

a) Modules d'apprentissage Tableau 167

b) Mod le d'auto- valuation hebdomadaire 168

c) 100 questions de r vision, 10 pour chaque module et r ponses correctes 169

MICROSOFT SHAREPOINT EN LIGNE

1. LE POTENTIEL DE L'APPLICATION

SharePoint Online est une solution compl te et dynamique pour la gestion des informations d'entreprise dans un contexte moderne. Int gr e la suite Microsoft 365, elle offre des outils avanc s pour stocker, organiser, partager et acc der au contenu, o que vous soyez et sur n'importe quel appareil. La plateforme est con ue pour optimiser la productivit et favoriser la collaboration entre les membres de l' quipe , quelle que soit leur localisation g ographique.

SharePoint Online se distingue par sa capacit r pondre efficacement aux besoins des organisations voluant dans un monde de plus en plus num rique et interconnect . Gr ce son int gration troite avec Microsoft 365, la plateforme surmonte les obstacles traditionnels la gestion de l'information, offrant un environnement centralis o les documents, donn es et ressources sont toujours disponibles, jour et facilement accessibles. Les utilisateurs peuvent collaborer en temps r el sur des projets partag s, modifier simultan ment un m me fichier et suivre les versions et les contributions, sans jamais perdre le contr le sur la qualit et la s curit des donn es.

Les fonctionnalit s de SharePoint Online vont bien au-del du simple stockage de fichiers : la plateforme vous permet de structurer et d'organiser l'information selon la logique la mieux adapt e votre contexte m tier, gr ce des sites, des biblioth ques de documents et des biblioth ques personnalisables. La recherche rapide et intelligente exploite l'indexation du contenu, les m tadonn es et les balises pour fournir des r sultats pr cis, m me dans des environnements complexes et fragment s. Les processus m tier peuvent tre automatis s gr ce des workflows qui simplifient l'approbation, la publication et la distribution du contenu, r duisant ainsi les d lais et les risques d'erreurs manuelles.

La mobilit est un aspect cl de SharePoint Online : la plateforme est enti rement accessible depuis n'importe quel appareil, PC, tablette ou smartphone, garantissant ainsi la continuit op rationnelle m me en d placement ou en d placement professionnel. Des applications d di es rendent la navigation intuitive et adapt e aux besoins des utilisateurs mobiles, sans compromettre la s curit et les performances. Chaque composant de la plateforme est d velopp pour garantir des normes de protection lev es, gr ce des syst mes d'authentification avanc s, des contr les d'acc s et une surveillance constante de l'activit .

Un autre atout de SharePoint Online r side dans son int gration transparente avec les autres applications de la suite Microsoft 365. Teams, Outlook, OneDrive et Power Automate se connectent parfaitement, cr ant un cosyst me num rique o la communication et la collaboration sont fluides et transversales. Les donn es peuvent tre partag es en quelques clics, les t ches sont g r es de mani re fluide et les flux d'informations sont toujours maintenus. Cette interop rabilit facilite la cr ation d'espaces de travail virtuels adapt s aux quipes distribu es , aux projets internationaux et aux structures organisationnelles complexes.

La personnalisation est une autre caract ristique distinctive : SharePoint Online vous permet de personnaliser les sites et portails d'entreprise en fonction de l'identit et des besoins sp cifiques de votre entreprise, offrant ainsi une exp rience utilisateur attrayante et coh rente avec votre culture interne. Gr ce aux outils de d veloppement et aux composants modulaires, vous pouvez tendre les fonctionnalit s, int grer des solutions tierces ou d velopper des applications personnalis es r pondant des processus sp cifiques.

La plateforme prend galement en charge la conformit aux principales r glementations en mati re de protection des donn es et de confidentialit , ce qui la rend id ale pour les secteurs r glement s et les organisations ax es sur la gouvernance de l'information. Reporting, audit et contr le des versions compl tent cette solution qui vise l'excellence dans la gestion des actifs num riques d'entreprise.

En bref, SharePoint Online est bien plus qu un outil de stockage de documents : c est un v ritable environnement num rique de collaboration, d innovation et de croissance, o chacun peut contribuer et acc der la connaissance collective, o qu il soit, en toute s curit et avec une efficacit maximale.

a) Archivage s r de la information

Centralisation des donn es : La centralisation des donn es dans SharePoint Online vous permet de cr er un environnement unique o toutes les informations de l'entreprise sont collect es et organis es de mani re structur e. Documents, images, vid os et donn es sont stock s dans des biblioth ques de documents facilement navigables, organis es par projet, service ou domaine. Ce r f rentiel centralis limine la fragmentation des fichiers entre les appareils ou les plateformes, facilitant ainsi la recherche et le partage des ressources. Les utilisateurs autoris s peuvent acc der rapidement au contenu dont ils ont besoin, collaborer en temps r el et garantir la coh rence des informations. La gestion des acc s est flexible : chaque quipe peut disposer d'espaces d di s ou partag s, avec des autorisations personnalis es. La structure modulaire facilite la croissance organisationnelle, permettant l'ajout de nouveaux contenus sans perte d'organisation ni de contr le. SharePoint devient ainsi le centre num rique de l'entreprise, soutenant les processus, la communication et l'innovation.

Contr le des versions : Un aspect cl de l'archivage s curis est le contr le des versions : dans SharePoint Online, chaque modification apport e un document est automatiquement enregistr e. Ce syst me permet non seulement de savoir qui a effectu les modifications et quand, mais aussi de r cup rer facilement les versions pr c dentes des fichiers si n cessaire. Cela permet de conserver un historique complet et fiable des r visions, garantissant la transparence des processus collaboratifs et facilitant la r cup ration du contenu en cas d'erreur ou de modification ind sirable. Cette fonctionnalit est essentielle dans les contextes professionnels o la tra abilit et la gouvernance des donn es sont des exigences essentielles.

S curit et conformit : En mati re de s curit et de conformit , SharePoint Online offre une approche avanc e pour la protection des donn es d'entreprise. Le syst me de stockage int gre le chiffrement en transit et au repos, garantissant la protection des informations chaque tape de leur cycle de vie num rique. Des autorisations granulaires vous permettent de d finir pr cis ment qui peut acc der, consulter ou modifier le contenu, r duisant ainsi consid rablement le risque d'acc s non autoris . Des politiques de conservation configurables sont galement essentielles pour garantir que les donn es sont conserv es uniquement pendant la dur e n cessaire et g r es conform ment aux principales r glementations, telles que le RGPD. La plateforme permet galement de configurer des audits d taill s et des alertes automatiques , facilitant ainsi la surveillance continue des acc s et des modifications, tout en garantissant la confidentialit et la transparence.

Sauvegarde et restauration : Un aspect souvent n glig , mais strat giquement important, concerne la gestion des sauvegardes et des proc dures de restauration dans SharePoint Online. La plateforme utilise un syst me de sauvegarde automatique fonctionnant en arri re-plan, pr servant en permanence l'int grit des donn es archiv es. Ainsi, tout le contenu h berg sur les sites est r guli rement dupliqu sur des serveurs s curis s, r partis dans des centres de donn es g ographiquement distincts, r duisant ainsi consid rablement le risque de perte due une panne mat rielle, une erreur humaine ou une cyberattaque. En cas d'urgence, comme une suppression accidentelle de fichiers ou une compromission de donn es suite une attaque, les administrateurs peuvent b n ficier de proc dures de restauration rapides et cibl es. SharePoint Online permet de r cup rer les documents supprim s gr ce la corbeille int gr e, qui stocke temporairement les fichiers avant leur suppression d finitive, offrant ainsi une fen tre d'opportunit pour la r cup ration sans faire appel des sp cialistes informatiques. Pour les besoins plus complexes, comme la restauration de biblioth ques de documents ou de sites entiers, Microsoft propose des outils de r cup ration avanc s qui permettent de restaurer l'environnement son tat ant rieur en quelques tapes simples. Ces capacit s de sauvegarde et de r cup ration, combin es une gestion transparente des versions et des autorisations d acc s, garantissent non seulement la continuit des activit s, mais galement la tranquillit d esprit n cessaire pour relever les d fis de la transformation num rique avec la certitude que les actifs d information de l entreprise sont toujours prot g s et facilement r cup rables.

Exercice. Stockage d'informations

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre utiliser SharePoint Online pour garantir un stockage s curis , tra able et conforme des informations de l'entreprise. Vous apprendrez centraliser les documents dans des biblioth ques structur es, activer le contr le de version pour suivre les modifications, configurer les autorisations de s curit et acc der aux fonctionnalit s de sauvegarde et de restauration. Cet exercice contribue am liorer la gouvernance des documents, r duire les risques de perte de donn es et garantir la conformit r glementaire, faisant de SharePoint un outil de gestion de l'information fiable.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Centraliser les donn es dans une biblioth que de documents 📁

Connectez-vous https://portal.office.com

Acc dez SharePoint > s lectionnez votre site d' quipe

Cliquez sur Contenu du site

S lectionner + Nouveau > Biblioth que de documents

Donnez-lui un nom descriptif (par exemple Archives de contrats )

Cliquez sur Cr er

Ouvrez la collection et cliquez sur Ajouter une colonne

Cr ez des colonnes telles que Type de document , Ann e , Responsable

Cr ez des vues personnalis es pour filtrer le contenu

Ajoutez la collection la page d'accueil du site via un composant WebPart

2. Activer le contr le de version 🔁

Acc der la biblioth que de documents cr e

Cliquez sur Param tres ( ⚙️ ) > Param tres de la collection

S lectionnez les param tres de contr le de version

Activer Cr er des versions majeures

D finir le nombre maximal de versions conserver

Enregistrer les modifications

T l charger un fichier et modifier le contenu

Cliquez sur ... > Historique des versions

Afficher et restaurer une version pr c dente

V rifiez que les modifications sont correctement suivies

3. Configuration de la s curit et de la conformit 🔐

Acc dez Param tres de la collection > Autorisations de la collection

Cliquez sur Arr ter l'h ritage des autorisations

Supprimer les utilisateurs non autoris s

Ajouter des utilisateurs ou des groupes avec des r les sp cifiques (lecture, modification)

Acc dez https://compliance.microsoft.com

S lectionner Solutions > Gestion de la conformit

Cr er une politique de conservation pour la collecte

D finir la p riode de conservation (par exemple 5 ans)

Appliquer la politique la collection de documents

Enregistrer et surveiller l'application des politiques

4. Sauvegarder et restaurer le contenu 💾

Connectez-vous au centre d'administration SharePoint

Acc dez Sites actifs > s lectionnez le site

Cliquez sur Sauvegarder et restaurer (section int gr e Microsoft 365)

Afficher les options de r cup ration pour les collections et les fichiers

S lectionnez une collection et cliquez sur Restaurer la collection

Choisissez une date de r f rence

Confirmer la restauration

V rifiez que les fichiers ont t restaur s avec succ s

Vous pouvez galement utiliser OneDrive > Corbeille pour r cup rer les fichiers supprim s.

Documenter l'op ration pour les audits internes

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Le service juridique doit stocker les contrats de mani re s curis e et conforme. Cr ez une biblioth que de documents centralis e, activez le contr le des versions pour suivre les modifications, d finissez des autorisations pour limiter l'acc s et configurez une politique de conservation sur cinq ans. En cas d'erreur, utilisez la fonction de restauration pour r cup rer les fichiers.

📁 Centralisation : SharePoint > Nouvelle biblioth que > Ajouter des colonnes
➡️ Tous les contrats sont stock s dans un emplacement structur .

🔁 Contr le de version : Param tres de la collection > Contr le de version
➡️ Chaque modification est suivie et r cup rable.

🔐 S curit : Param tres > Autorisations > Conformit
➡️ Seuls les utilisateurs autoris s peuvent acc der ou modifier.

💾 R cup ration : Centre d'administration > Sauvegarde et restauration
➡️ Les fichiers supprim s ou modifi s peuvent tre r cup r s.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
📁 Collection de documents	SharePoint > Contenu du site > + Nouveau > Biblioth que de documents
🔁 Contr le de version	Collection > Param tres > Param tres de contr le de version
🔐 Autorisations et conformit	Biblioth que > Param tres > Autorisations / compliance.microsoft.com
💾 Sauvegarde et restauration	Centre d'administration SharePoint > Sites actifs > Restaurer la biblioth que

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

R duisez le risque de perte de donn es gr ce au versioning et la sauvegarde automatique

Acc s contr l aux documents sensibles gr ce des autorisations granulaires

Conformit r glementaire assur e avec des crit res de r tention et d'audit

Centralisation du contenu qui facilite la recherche et l'organisation

R cup ration rapide en cas d'erreurs ou de suppressions accidentelles

Suivi des modifications pour l'audit et la responsabilit

liminez la duplication de fichiers gr ce une gestion centralis e

Une plus grande efficacit dans les processus d'examen et d'approbation

R duire l utilisation du courrier lectronique pour le partage de documents

Soutenir la culture de la cybers curit dans l'entreprise

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

Archives des contrats juridiques 🧾
Avec un acc s restreint, un versionnage actif et une conservation long terme.

Gestion des documents ISO 📑
Avec suivi des r visions et sauvegarde automatique pour les audits.

R f rentiel des politiques d'entreprise 🏢
Partage centralis avec acc s en lecture seule et politiques de conservation.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment activer le contr le de version dans une biblioth que de documents ?

2. O puis-je d finir les autorisations pour restreindre l'acc s aux fichiers ?

3. Comment appliquer une politique de conservation une collection ?

4. Quels outils SharePoint propose-t-il pour la r cup ration de fichiers ?

5. Pourquoi est-il important de centraliser les documents de l entreprise ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris utiliser SharePoint Online pour garantir un stockage s curis et conforme des informations. Vous avez cr une biblioth que de documents centralis e, activ le contr le de version, configur les autorisations et les politiques de conservation, et utilis les fonctionnalit s de sauvegarde et de restauration. Ces pratiques am liorent la s curit , la tra abilit et l'efficacit de la gestion documentaire. Vous tes d sormais en mesure de structurer un syst me de stockage qui prot ge les donn es de l'entreprise et assure la conformit r glementaire.

b) Organisation efficace de la contenu

Structure des sites et des biblioth ques : Dans SharePoint, la structure organisationnelle repose sur une hi rarchie d' l ments permettant de fa onner l'architecture de l'information en fonction des besoins de l'entreprise. Au c ur de cette structure se trouvent les sites, qui servent de conteneurs principaux pour les informations et les ressources, chacun tant d di des services, des projets ou des sujets sp cifiques. Chaque site abrite des biblioth ques de documents, des espaces con us pour stocker et partager des fichiers de mani re s curis e et centralis e. Les biblioth ques sont des collections sp cialis es de documents, souvent personnalis es avec des vues, des autorisations et une automatisation bas e sur les flux de travail. Les listes, quant elles, permettent de g rer des donn es structur es, telles que les t ches, les contacts ou les demandes, assurant un suivi rapide et une collaboration entre les membres de l'organisation. Cette division refl te fid lement la structure interne de l'organisation ou de l'entreprise, am liorant la clart , la s curit et l'efficacit de la gestion du contenu num rique.

Balises et m tadonn es : L'utilisation de balises et de m tadonn es dans SharePoint permet de fournir chaque fichier des informations descriptives suppl mentaires, telles que l'auteur, la date, la cat gorie ou le statut du document. Ces l ments permettent non seulement de filtrer et de trier rapidement le contenu, mais aussi de trouver ce dont vous avez besoin en quelques secondes gr ce une recherche avanc e bas e sur des crit res sp cifiques. En pratique, l'ajout de balises et le remplissage de m tadonn es lors du t l chargement ou de la modification de documents am liorent consid rablement la pr cision et la rapidit de la navigation dans les fichiers de l'entreprise.

Mod les personnalis s : Dans SharePoint, vous pouvez cr er des mod les de site et de biblioth que pour standardiser les processus et les pr sentations au sein de l'entreprise. Gr ce des mod les pr d finis ou personnalis s, chaque quipe peut lancer de nouveaux espaces de travail avec des structures, des autorisations et des biblioth ques pr d finies en fonction de ses besoins m tier. Cela r duit le temps de configuration, garantit une organisation coh rente des informations et facilite l'adoption de bonnes pratiques communes. Les mod les peuvent inclure des vues personnalis es, des workflows automatiques et des champs de m tadonn es, ce qui vous permet de reproduire facilement les pr sentations les plus efficaces ou conformes aux politiques internes.

Automatisation organisationnelle : Gr ce aux workflows automatis s disponibles dans SharePoint, vous pouvez d finir des r gles qui guident la cat gorisation et l'archivage syst matiques et coh rents du contenu de l'entreprise. Par exemple, lorsqu'un nouveau document arrive dans une biblioth que, un workflow peut automatiquement lui attribuer des balises, renseigner les m tadonn es, d placer le fichier vers le bon dossier ou envoyer des notifications aux membres de l' quipe concern s . Les r gles sont bas es sur des crit res tels que l'auteur, le type de fichier, la date ou le statut d'approbation, garantissant ainsi que chaque information est trait e conform ment aux politiques de l'entreprise. Cette approche r duit non seulement les erreurs manuelles et acc l re les t ches quotidiennes, mais garantit galement la tra abilit et la conformit des donn es, am liorant ainsi l'efficacit globale de la gestion des documents num riques.

Exercice. Organisation efficace du contenu.

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre structurer et g rer efficacement et grande chelle le contenu de votre entreprise avec SharePoint Online. Vous apprendrez cr er des sites et des biblioth ques de documents pour organiser l'information, utiliser des balises et des m tadonn es pour faciliter la recherche, appliquer des mod les personnalis s pour standardiser le contenu et automatiser la classification et l'archivage avec Power Automate. Cet exercice contribue am liorer la gouvernance des documents, r duire les redondances et accro tre la productivit gr ce une organisation num rique intelligente.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Structure du site et de la collection 🏗️

Connectez-vous https://portal.office.com

Acc dez SharePoint > + Cr er un site

S lectionnez le site de l' quipe

Entrez le nom et la description du site

Cliquez sur Cr er

Acc der au contenu du site

Cliquez sur + Nouveau > Biblioth que de documents

Donnez-lui un nom descriptif (par exemple Documentation du projet X )

Cliquez sur Cr er

Ajoutez la collection la page d'accueil via le composant WebPart Vue de la collection

2. Balises et m tadonn es 🏷️

Ouvrir la biblioth que de documents

Cliquez sur Ajouter une colonne

S lectionnez le type : Choix , Texte , Date

Cr er des colonnes : Cat gorie , Responsable , Statut

Acc dez Param tres de la collection > Param tres avanc s

Activer l'utilisation de m tadonn es g r es

Cr ez des vues personnalis es en filtrant par Cat gorie

T l chargez un document et remplissez les m tadonn es

V rifiez l'affichage dans les vues filtr es

Ajouter la vue la page d'accueil du site

3. Mod les personnalis s 🧩

Ouvrez Word/Excel/PowerPoint

Cr er un document standard (par exemple un mod le de rapport)

Enregistrer comme mod le (. dotx , . xltx , . potx )

Acc dez SharePoint > Biblioth que de documents

Cliquez sur Param tres de la collection > Param tres avanc s

S lectionnez Utiliser le mod le

T l chargez le fichier mod le dans la collection

D finir le mod le par d faut pour les nouveaux fichiers

Cr er un nouveau document en utilisant le mod le

V rifier la coh rence du format

4. Automatisation de l'organisation ⚙️

Acc dez https://make.powerautomate.com

Cliquez sur + Cr er > Flux automatis

Donnez-lui un nom (par exemple Classification automatique des documents )

Choisir le d clencheur : Lorsqu'un fichier est cr dans SharePoint

S lectionnez la collection de documents

Ajouter une condition : Si Cat gorie = Rapport

Ajouter une action : D placer les fichiers vers le dossier Rapports

Ajouter une action : Envoyer une notification via Teams

Enregistrer et activer le flux

Tester en t l chargeant un fichier avec les m tadonn es Rapport

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une quipe projet souhaite organiser efficacement sa documentation. Cr ez un site d di avec des biblioth ques pour chaque phase du projet, utilisez les m tadonn es pour classer les documents, configurez des mod les de rapport et automatisez la classification avec Power Automate.

🏗️ Structure : SharePoint > Cr er un site > Cr er une biblioth que
➡️ Chaque tape du projet dispose d'une biblioth que d di e.

🏷️ M tadonn es : Ajouter une colonne > Param tres avanc s
➡️ Les documents sont facilement filtrables et consultables.

🧩 Mod les : Param tres de la collection > Utiliser le mod le
➡️ Les rapports sont uniformes et coh rents.

⚙️ Automatisation : Power Automate > Flux automatis
➡️ Les documents sont automatiquement archiv s.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🏗️ Cr er un site Web et une collection	SharePoint > + Cr er un site / contenu de site > + Nouveau > Biblioth que
🏷️ M tadonn es	Collection > Ajouter une colonne / Param tres de collection > Avanc
🧩 Mod les personnalis s	Param tres de la collection > Param tres avanc s > Utiliser le mod le
⚙️ Automatisation	Power Automate > + Cr er > Flux automatis

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Organisation de contenu claire et volutive

Recherche rapide gr ce aux m tadonn es

Uniformit dans les documents de l'entreprise

R duction des activit s manuelles

Un meilleur contr le et une meilleure tra abilit

Collaboration d' quipe simplifi e

Acc s instantan l'information

R duction des erreurs de stockage

Une plus grande efficacit dans les processus documentaires

Soutien la normalisation des entreprises

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

Gestion de projet 🗂️
Chaque projet dispose d'un site avec des collections, des mod les et des flux automatis s.

Documentation RH 👥
Les formulaires, politiques et rapports sont automatiquement class s et archiv s.

Archives techniques 🛠️
Les manuels et guides sont organis s par cat gorie et mis jour avec le contr le de version.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment cr er une biblioth que de documents dans SharePoint ?

2. Quels types de m tadonn es sont utiles pour classer le contenu ?

3. Comment configurer un mod le personnalis pour les documents ?

4. Quelles actions pouvez-vous automatiser avec Power Automate ?

5. Comment la structure du site et de la collection am liore-t-elle l organisation ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris structurer efficacement le contenu dans SharePoint Online. Vous avez cr des sites et des biblioth ques, configur des m tadonn es pour la classification, d fini des mod les personnalis s pour la standardisation et automatis l'organisation avec Power Automate. Ces comp tences vous permettent de g rer de grands volumes de documents de mani re organis e, tra able et volutive. Vous tes d sormais capable de concevoir des environnements num riques favorisant la productivit et la collaboration en entreprise.

c) Partage intelligent et contr l

Gestion des autorisations : Diff rentes autorisations peuvent tre attribu es des utilisateurs individuels, des groupes, des invit s et des partenaires externes. Cette flexibilit permet, par exemple, d'accorder un acc s en lecture seule certains fichiers certaines personnes, tandis que d'autres participants peuvent b n ficier de droits de modification ou de partage. Les invit s externes peuvent tre invit s avec des autorisations sp cifiques, tandis que des r gles de s curit plus tendues et automatis es peuvent tre appliqu es aux groupes de travail internes. Ainsi, les partenaires et collaborateurs externes ne re oivent que les autorisations strictement n cessaires et limit es dans le temps, garantissant ainsi la confidentialit des informations.

Collaboration en temps r el : les documents Office peuvent tre modifi s simultan ment par plusieurs personnes, avec la possibilit d'ajouter des commentaires et des suggestions. Cette fonctionnalit de co-r daction en temps r el transforme profond ment la fa on dont les documents sont trait s, permettant plusieurs personnes d'apporter des modifications simultan ment sans avoir attendre leur tour ni envoyer diff rentes versions par e-mail . Chaque modification est imm diatement visible par tous les collaborateurs, qui peuvent voir qui travaille sur quelle partie, r duisant ainsi consid rablement les erreurs et les chevauchements. De plus, l'ajout de commentaires et de suggestions directement dans le document rend la comparaison plus rapide et plus transparente, facilitant ainsi les processus de d cision et les r visions collectives. Ces outils am liorent la qualit de la collaboration et rendent le travail d' quipe plus fluide, partag et tra able .

Liens partageables : G n rez des liens s curis s pour partager s lectivement des documents et des dossiers, incluant les dates d'expiration et les mots de passe. Cette fonctionnalit vous permet de g n rer des liens uniques et s curis s pour un partage cibl de fichiers et de dossiers, l'int rieur comme l'ext rieur de votre organisation. Pour chaque document ou dossier, vous pouvez choisir de cr er un lien r serv des personnes sp cifiques, des membres de l'entreprise ou, dans certains cas, des utilisateurs externes. SharePoint offre des options avanc es, telles que la d finition d'une date d'expiration et d'un mot de passe pour le lien, garantissant une s curit accrue et un contr le pr cis de la dur e et des modalit s d'acc s au contenu partag . Par exemple, pour partager un dossier de projet avec un fournisseur externe pendant une p riode limit e, il vous suffit de g n rer le lien, de d finir la date d'expiration souhait e et de d finir le mot de passe. Pass ce d lai, le lien sera d sactiv et l'acc s sera automatiquement bloqu . Cette approche vous permet de garder un contr le total sur les informations sensibles et d'adapter le partage vos besoins op rationnels, sans risque de divulgation non autoris e. Chaque lien est tra able et peut tre d sactiv tout moment, garantissant une flexibilit et une protection de la confidentialit maximales.

Audit et surveillance : SharePoint propose des outils avanc s de suivi de l'activit des documents et des dossiers, permettant aux administrateurs et au personnel de s curit d'obtenir une vue d'ensemble compl te des personnes qui acc dent, modifient ou t l chargent du contenu. Ces fonctionnalit s d'audit permettent de g n rer des rapports d taill s incluant des informations sur la date, l'heure et le type d'action effectu e par chaque utilisateur ou groupe, garantissant ainsi une transparence et une responsabilisation maximales dans la gestion des donn es. De plus, SharePoint peut envoyer des notifications automatiques en cas d'acc s ou de modifications importants, facilitant ainsi la surveillance en temps r el et l'identification rapide des comportements anormaux ou non autoris s. Ce niveau de contr le est particuli rement utile pour se conformer aux politiques de s curit de l'entreprise, aux r glementations en mati re de protection des donn es et aux normes d'audit professionnelles. Toutes les activit s suivies sont facilement accessibles via des interfaces intuitives ou exportables pour analyse approfondie, garantissant ainsi une protection constante de la confidentialit et de l'int grit du contenu partag .

Exercice. Partage de contenu

🎯 Objectif de l'exercice

L'objectif est d'apprendre partager du contenu dans SharePoint de mani re s curis e, tra able et collaborative. Vous apprendrez configurer des autorisations pr cises pour les fichiers et les biblioth ques, activer la modification simultan e de documents, g n rer des liens partageables avec restrictions et surveiller l'activit l'aide d'outils d'audit. Cet exercice am liore la s curit des informations, accro t la transparence et facilite la collaboration en temps r el, r duisant ainsi les risques li s une gestion de contenu non contr l e.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Gestion des autorisations 🔐

Connectez-vous https://portal.office.com

Acc dez SharePoint > s lectionnez le site

Ouvrir la biblioth que de documents

Cliquez sur ... c t du fichier > G rer l'acc s

Cliquez sur Avanc pour acc der aux autorisations h rit es

S lectionnez Arr ter l'h ritage des autorisations

Supprimer les utilisateurs non autoris s

Ajouter des utilisateurs ou des groupes avec des r les sp cifiques (lecture, modification)

Enregistrer les modifications

V rifiez les autorisations avec l' option V rifier les autorisations

2. Collaboration en temps r el 👥

T l charger un fichier Word ou Excel dans la biblioth que

Cliquez sur le fichier pour l'ouvrir en ligne

Partager le fichier avec un coll gue disposant d'une autorisation de modification

V rifier la pr sence simultan e de plusieurs utilisateurs dans le document

Ajoutez un commentaire et v rifiez la r ponse en temps r el.

Utilisez le chat int gr pour communiquer pendant l' dition

Enregistrer et fermer le document

Rouvrir pour v rifier les modifications apport es par d'autres

Acc der l'historique des versions pour voir les r visions

Restaurer une version pr c dente si n cessaire

3. Liens partageables avec restrictions 🔗

S lectionnez un fichier dans la collection

Cliquez sur Partager

Cliquez sur Qui peut voir ce lien

S lectionnez Personnes sp cifiques ou Uniquement les personnes de votre organisation

option Autoriser la modification si n cessaire

D finir une date d'expiration pour le lien

D sactiver le t l chargement si le fichier est sensible

Cliquez sur Appliquer

Copiez le lien et envoyez-le via Teams ou Outlook

V rifier la connexion partir d'un autre compte

4. Audit et suivi 📊

Acc dez https://compliance.microsoft.com

S lectionnez Audit dans le menu lat ral

Cliquez sur D marrer la recherche

Filtrer par activit : Fichiers consult s , Fichiers modifi s , Partage de fichiers

D finir la plage de dates

Entrez le nom du fichier ou le nom d'utilisateur

D marrer la recherche

Exporter les r sultats vers Excel

Analyser qui a consult ou modifi le fichier

Conservez le rapport pour tout audit interne

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

L' quipe juridique doit partager un projet de contrat avec le service commercial pour r vision. Le document est t l charg sur SharePoint, avec des autorisations limit es aux membres de l' quipe commerciale disposant d'un acc s en lecture seule. Un lien partageable est g n r et expire dans sept jours. L' quipe juridique surveille l'activit pour v rifier qui a consult le fichier et quand.

🔐 Autorisations : Collection > G rer l'acc s > Avanc
➡️ Seule l' quipe commerciale peut consulter le fichier.

👥 Collaboration : Ouvrir les fichiers dans Word Online > Partager
➡️ Les commentaires et les modifications sont visibles en temps r el.

🔗 Lien partageable : Partager > Personnes sp cifiques > Expire
➡️ Le lien expire et emp che le t l chargement.

📊 Surveillance : Centre de conformit > Audit > Recherche
➡️ L' quipe juridique v rifie qui a ouvert le dossier.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🔐 Gestion des autorisations	Fichier > ... > G rer l'acc s > Avanc
👥 Co-auteur	Ouvrir le fichier dans Word/Excel Online
🔗 Lien partageable	Fichier > Partager > Param tres de lien
📊 Journal d'audit	compliance.microsoft.com > Audit > D marrer la recherche

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Partage de documents s curis et contr l

Collaboration simultan e sans duplication de fichiers

Tra abilit des activit s pour l'audit et la reddition de comptes

R duire l'utilisation des e-mails et des pi ces jointes

Une plus grande transparence dans les processus d'examen

Acc s rapide et cibl au contenu

Prot gez les donn es sensibles avec des liens expirants

Contr le granulaire des autorisations d'acc s

Notifications automatiques pour les modifications et les acc s

Soutien la conformit r glementaire et la gouvernance

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

R vision du contrat ⚖️
Partagez des brouillons avec des clients ou des services internes avec un acc s et une tra abilit limit s.

Collaboration marketing 📣
Travaillez en temps r el sur des pr sentations et des brochures avec l' quipe cr ative .

R partition des politiques d'entreprise 🏢
Partagez des documents avec des liens expirants et suivez qui les a lus.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment modifier les autorisations de fichiers dans SharePoint ?

2. Quelles options SharePoint propose-t-il pour cr er des liens partageables s curis s ?

3. Comment savoir qui a consult ou modifi un fichier ?

4. Comment la collaboration en temps r el am liore-t-elle l efficacit ?

5. O puis-je acc der au Centre de conformit d'audit avanc ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris partager des documents dans SharePoint de mani re intelligente et contr l e. Vous avez configur des autorisations personnalis es, activ la collaboration en temps r el, cr des liens partageables avec restrictions et surveill l'activit l'aide d'outils d'audit. Ces fonctionnalit s vous permettent de travailler de mani re s curis e, transparente et efficace, en gardant le contr le sur les personnes qui acc dent au contenu et le modifient. Vous pouvez d sormais g rer le partage de documents dans SharePoint avec pr cision et pr cision.

d) Accessibilit depuis n'importe quel appareil

Plateforme cloud native : plus besoin d'installations locales : toutes les fonctionnalit s sont accessibles directement depuis un navigateur web. Acc dez vos contenus et outils de collaboration depuis n'importe quel PC, tablette ou smartphone en vous connectant simplement. Cette flexibilit garantit la continuit de vos activit s, m me en d placement, et vous permet d'acc der, de modifier et de partager vos fichiers tout moment et en tout lieu. Les informations sont toujours synchronis es et jour gr ce l'infrastructure cloud, r duisant ainsi le risque de perte de donn es ou de versions obsol tes. L'interface intuitive et les options de s curit avanc es garantissent une exp rience fiable, tant pour les employ s au bureau que pour les t l travailleurs. L'absence de contraintes mat rielles permet galement une adoption rapide et une gestion centralis e, simplifiant ainsi l'informatique d'entreprise.

Application mobile d di e : L'application SharePoint Mobile est con ue pour offrir aux utilisateurs toutes les fonctionnalit s, m me en d placement. Gr ce une interface simple et intuitive, elle vous permet d'acc der aux sites, biblioth ques de documents et contenus d'entreprise en quelques clics . La modification des fichiers est imm diate, en ligne comme hors ligne, garantissant ainsi une flexibilit maximale. Des notifications en temps r el vous informent des mises jour, des partages et des demandes de collaboration. Vous pouvez t l charger de nouveaux documents, prendre des photos et les enregistrer directement dans vos espaces de travail. Le moteur de recherche int gr facilite la recherche rapide d'informations. Enfin, la s curit est assur e par une authentification avanc e et une gestion centralis e des autorisations.

Synchronisation avec OneDrive : L'int gration transparente entre SharePoint et OneDrive vous permet de synchroniser facilement les biblioth ques de documents de votre entreprise directement sur votre appareil. Vous pouvez ainsi travailler sur vos fichiers m me sans connexion Internet : chaque modification effectu e localement est automatiquement t l charg e et mise jour sur la plateforme d s que l'appareil est nouveau connect . Cette fluidit entre le cloud et le local garantit non seulement la disponibilit permanente des donn es, mais aussi leur s curit , gr ce au contr le automatique des versions et la possibilit de restaurer les versions pr c dentes des documents. De plus, la synchronisation s lective vous permet de choisir les dossiers ou fichiers conserver hors ligne, optimisant ainsi l'espace de stockage et s'adaptant aux besoins de chaque utilisateur ou quipe .

Design adaptatif : chaque page et chaque composant web est toujours lisible et utilisable, quelle que soit la taille de l' cran ou l'appareil. Que ce soit sur un ordinateur de bureau, une tablette ou un smartphone, le contenu s'adapte automatiquement pour un confort visuel et fonctionnel optimal. Les l ments tels que les menus, les images et les tableaux s'adaptent dynamiquement, liminant ainsi le besoin de zoomer ou de faire d filer horizontalement. Cette flexibilit permet chacun de travailler avec la m me efficacit , au bureau comme en d placement. La convivialit reste lev e, m me avec les mises jour ou les nouvelles fonctionnalit s, garantissant une exp rience utilisateur coh rente. L'acc s et la collaboration sont ainsi toujours simples et imm diats pour toute l' quipe.

Exercice : Utiliser SharePoint en d placement

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre utiliser SharePoint Online en d placement et depuis n'importe quel appareil, en tirant parti de sa conception cloud native. Les utilisateurs apprendront acc der au contenu de l'entreprise depuis un navigateur, installer et configurer l'application mobile, synchroniser les biblioth ques de documents avec OneDrive pour un acc s hors ligne et tester l'adaptabilit de l'interface sur les appareils mobiles. Cet exercice contribue garantir la continuit des activit s, la flexibilit du travail et une collaboration efficace, m me en d placement.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Acc s la plateforme cloud native ☁️

Acc dez https://portal.office.com

Connectez-vous avec les identifiants de votre entreprise

Cliquez sur SharePoint dans le menu des applications

quipe ou un site de communication

Naviguer dans les biblioth ques de documents

Ouvrir un fichier directement dans le navigateur

V rifiez qu'aucun logiciel local n'est n cessaire

Essayez de modifier un document Word ou Excel en ligne

Enregistrer et fermer le fichier

Assurez-vous que vos modifications sont galement visibles sur d autres appareils.

2. Installation et utilisation de l'application mobile 📱

Ouvrir App Store (iOS) ou Google Play (Android)

Rechercher dans Microsoft SharePoint

Installez l'application sur votre appareil mobile

Ouvrez l'application et connectez-vous avec votre compte professionnel

Parcourir les sites disponibles

Ouvrir une biblioth que de documents

Afficher un fichier PDF ou Word

Partager le fichier via Teams ou Outlook

Ajoutez le site vos favoris pour un acc s rapide

les notifications push pour les mises jour

3. Synchroniser avec OneDrive 🔄

Depuis un navigateur, acc dez une biblioth que de documents

Cliquez sur Synchroniser (ic ne avec deux fl ches)

Confirmer l'ouverture de OneDrive

Attendez que la synchronisation d marre

application OneDrive sur votre PC

Acc dez au dossier synchronis

Faites un clic droit sur un fichier > Rendre disponible hors ligne

Modifiez le fichier m me sans connexion

Se reconnecter Internet

V rifiez que les modifications sont synchronis es

4. Tester le responsive design 📲

Acc der SharePoint depuis un navigateur mobile

Naviguer dans les pages du site

V rifier l'adaptation automatique du contenu

Ouvrir une biblioth que de documents

Afficher un fichier Word ou PDF

Essayez de modifier un fichier partir d'un navigateur mobile

V rifiez la lisibilit des menus et des composants WebPart

Faites pivoter votre appareil pour tester la vue paysage

Ajouter un commentaire un document

Assurez-vous que l'exp rience est fluide et coh rente

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une responsable commerciale en d placement a besoin d'acc der une pr sentation mise jour. Elle utilise l'application mobile SharePoint pour ouvrir le site de l' quipe , synchronise la biblioth que de supports marketing avec OneDrive et met le fichier n cessaire disposition hors ligne. Lors de la r union client, elle ouvre le fichier depuis sa tablette, m me sans connexion internet.

☁️ Acc s cloud natif : portal.office.com > SharePoint
➡️ Acc dez au contenu depuis n'importe quel appareil.

📱 Application mobile : App Store / Google Play > Microsoft SharePoint
➡️ Offre une interface optimis e pour les mobiles.

🔄 Synchronisation : Biblioth que > Synchronisation > OneDrive
➡️ Les fichiers sont galement disponibles hors ligne.

📲 Responsive design : Navigation sur navigateur mobile
➡️ L'interface s'adapte automatiquement l' cran.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
☁️ Acc s cloud natif	portail.office.com > SharePoint
📱 Application mobile	App Store / Google Play > Microsoft SharePoint
🔄 Synchronisation OneDrive	Collection de documents > Synchroniser
📲 Conception r active	Navigateur mobile > Navigation SharePoint

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Acc s continu au contenu de l'entreprise depuis n'importe o

Possibilit de travailler hors ligne avec synchronisation automatique

Collaboration en temps r el m me en d placement

R duire la d pendance des appareils sp cifiques

Une plus grande flexibilit pour les travailleurs en d placement ou travaillant distance

Interface coh rente sur ordinateur, tablette et smartphone

Notifications push pour les mises jour importantes

R duction des d lais de r ponse et de d cision

Une plus grande autonomie pour les quipes de terrain

Accompagnement la continuit des activit s dans n'importe quel contexte

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

Techniciens en d placement 🛠️
Ils acc dent aux manuels et aux listes de contr le depuis les tablettes m me hors ligne gr ce la synchronisation.

Publicit s en d placement 🚗
Ils consultent les offres et les pr sentations directement depuis l'application mobile lors des visites clients.

Les managers travaillent domicile 🧑 ‍ 💼
Ils g rent les documents et les approbations partir de smartphones, maintenant ainsi la productivit partout.

❓ Questions d'auto- valuation

1. Comment synchroniser une biblioth que de documents avec OneDrive ?

2. Quels sont les avantages de l application mobile SharePoint ?

3. Comment rendre un fichier disponible hors ligne ?

4. Comment le responsive design am liore-t-il l'exp rience utilisateur ?

5. Pourquoi SharePoint est-il consid r comme une plateforme cloud native ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris exploiter les fonctionnalit s de SharePoint pour acc der au contenu de l'entreprise depuis n'importe quel appareil. Vous avez explor l'acc s par navigateur, l'application mobile, la synchronisation OneDrive et le responsive design. Ces comp tences vous permettent de travailler de mani re flexible, m me hors ligne, tout en maintenant votre productivit en toutes circonstances. Vous avez vu comment ces fonctionnalit s s'appliquent des situations concr tes telles que les voyages d'affaires, le t l travail et les r unions hors site. Vous tes d sormais capable de configurer et d'utiliser SharePoint pour garantir un acc s continu et s curis vos documents d'entreprise.

e) Am lioration de la productivit

Int gration Microsoft 365 : SharePoint s'int gre parfaitement l' cosyst me Microsoft 365, optimisant la collaboration et la productivit des groupes de travail. Teams permet le chat, les appels vid o et le partage de fichiers directement depuis les espaces SharePoint. Gr ce Outlook, vous pouvez g rer les calendriers et v nements partag s li s aux sites d' quipe . Planner vous permet de planifier et de suivre les t ches assign es, de visualiser les ch ances et les priorit s dans une interface unique. Power Automate automatise les notifications, les rapports et les processus d'approbation, r duisant ainsi les erreurs et les temps d'arr t. L'int gration OneDrive facilite la synchronisation et le partage s curis s des documents. Tous les flux de travail sont centralis s, simplifiant la gestion quotidienne et am liorant la collaboration interservices.

Flux de travail automatis s : Gr ce aux flux de travail automatis s, SharePoint simplifie les t ches r p titives comme la r vision des documents, la soumission et la gestion des demandes d'approbation, et la communication rapide des ch ances. Ces automatisations r duisent le recours aux interventions manuelles, minimisent les risques d'erreurs et liminent les goulots d' tranglement. Gr ce des outils comme Power Automate, vous pouvez configurer des r gles personnalis es qui d clenchent des notifications, des affectations de t ches ou des mouvements de fichiers, garantissant ainsi que chaque tape du flux de travail est toujours r alis e temps et de mani re transparente pour tous les membres de l' quipe .

Tableaux de bord et rapports : Gr ce aux composants WebPart interactifs de SharePoint, vous pouvez cr er des tableaux de bord dynamiques qui regroupent des donn es provenant de listes, de biblioth ques de documents, de Power BI ou d'autres sources int gr es. Graphiques, tableaux et indicateurs cl s de performance (KPI) s'affichent en temps r el, offrant un aper u imm diat de l'avancement du projet et des activit s cl s. Les utilisateurs peuvent filtrer, explorer et personnaliser les donn es selon leurs besoins op rationnels. Les rapports automatis s permettent de suivre les objectifs, d'identifier les probl mes potentiels et de mettre en uvre rapidement des mesures correctives. Des informations constamment mises jour garantissent des d cisions plus rapides et plus clair es. Les tableaux de bord sont galement accessibles depuis les appareils mobiles, garantissant un acc s fluide aux donn es o que vous soyez.

Moteur de recherche avanc : Le moteur de recherche avanc de SharePoint est un outil essentiel l'efficacit de l'entreprise, gr ce sa capacit indexer rapidement les fichiers, les conversations, les images et les donn es structur es. Les utilisateurs peuvent appliquer des filtres pour affiner les r sultats par auteur, date, type de document ou projet sp cifique, ce qui leur permet de gagner un temps pr cieux dans leurs recherches quotidiennes. Des suggestions intelligentes s'inspirent des habitudes personnelles et collectives, anticipent les besoins d'information et sugg rent des ressources d j utilis es. L'int gration avec Microsoft Graph am liore encore la pertinence des r sultats en connectant les informations connexes de Teams, Outlook et OneDrive. De plus, la recherche s mantique permet de trouver du contenu l'aide de mots-cl s, de synonymes ou d'expressions apparent es. Tout cela se d roule dans un environnement s curis qui prot ge la confidentialit et respecte les autorisations d'acc s. Ainsi, chacun peut trouver rapidement ce dont il a besoin, favorisant une collaboration plus fluide et clair e.

Exercice. Am liorer la productivit

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre exploiter SharePoint comme plateforme de production int gr e Microsoft 365. Vous apprendrez connecter SharePoint Excel, Teams et Power BI pour cr er des tableaux de bord dynamiques, cr er des workflows automatis s avec Power Automate, utiliser le moteur de recherche avanc pour trouver rapidement du contenu et int grer des outils comme Outlook pour une collaboration fluide. Cet exercice permet de r duire les t ches manuelles, d'am liorer la visibilit des donn es et d'acc l rer l'acc s l'information, augmentant ainsi l'efficacit op rationnelle.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Int gration avec Microsoft 365 🔗

Connectez-vous https://portal.office.com

Acc dez SharePoint > s lectionnez un site

Ouvrir une biblioth que de documents

Cliquez sur Ouvrir dans Excel pour modifier directement les fichiers

Cliquez sur Partager > Copier le lien > Coller dans Teams

Ajouter le site SharePoint en tant qu'onglet dans un canal Teams

Connectez un calendrier Outlook votre site l'aide d'un composant WebPart

Int grez un formulaire Microsoft dans la page d'accueil de votre site

Connecter une liste SharePoint Planner pour la gestion des t ches

Enregistrez et testez l'interaction entre les applications

2. Flux de travail automatis s ⚙️

1) Acc dez https://make.powerautomate.com

2) Cliquez sur + Cr er > Flux automatis

3) Donnez-lui un nom (par exemple Notification de t l chargement de fichier )

4) Choisir le d clencheur : Lorsqu'un fichier est cr dans SharePoint

5) S lectionnez la collection de documents

6) Ajouter une action : Envoyer une notification via Teams

7) Ajouter une action : Cr er une t che dans le planificateur

8) Ajouter une condition : Si le fichier contient rapport dans son nom

9) Enregistrer et activer le flux

10) Tester en t l chargeant un fichier dans la collection

3. Tableau de bord et rapports 📊

Ouvrez Power BI Desktop

Cliquez sur Obtenir des donn es > Plus > Liste SharePoint Online

Entrez l'URL du site SharePoint

S lectionnez la liste analyser

Cr er des visualisations (graphiques, tableaux, KPI)

Personnaliser les filtres et les champs

Enregistrer le rapport

Publier sur le service Power BI

Int grer le rapport dans SharePoint l'aide des composants WebPart Power BI

V rifier la mise jour automatique des donn es

4. Moteur de recherche avanc 🔍

Acc dez SharePoint > Barre de recherche

Saisissez des mots cl s (par exemple, rapport des ventes 2024 )

Cliquez sur Afficher plus de r sultats

Filtrer par type de fichier (PDF, Excel, Word)

Filtrer par auteur ou date de modification

Trier les r sultats par pertinence ou par date

Enregistrer la recherche en tant que vue personnalis e

Ajouter la vue la page d'accueil du site

Essayez de rechercher un document sp cifique

V rifiez l'exactitude des r sultats

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

L' quipe commerciale souhaite suivre l'avancement des affaires et automatiser les notifications. Elle cr e une liste SharePoint avec les donn es, la connecte Power BI pour visualiser l' tat d'avancement en temps r el et met en place un flux qui envoie une notification via Teams d s qu'une nouvelle affaire est ajout e. Les membres de l' quipe utilisent la recherche avanc e pour trouver rapidement les documents associ s.

🔗 Int gration : SharePoint > Excel > Teams > Formulaires
➡️ Tous les outils Microsoft 365 fonctionnent ensemble.

⚙️ Flux automatis : Power Automate > Nouveau flux
➡️ Automatisez les notifications et r duisez le travail manuel.

📊 Tableau de bord : Power BI > Liste SharePoint Online
➡️ Visualisez les performances de vos offres en temps r el.

🔍 Recherche avanc e : SharePoint > Filtres et vues
➡️ Trouvez rapidement des fichiers et des informations pertinents.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🔗 Int gration avec Excel/Teams	SharePoint > Ouvrir dans Excel / Partager / Ajouter aux quipes
⚙️ Flux automatis	Power Automate > + Cr er > Flux automatis
📊 Tableau de bord Power BI	Power BI Desktop > Obtenir des donn es > Liste SharePoint Online
🔍 Recherche avanc e	SharePoint > Barre de recherche > Filtres

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

R duction des activit s manuelles et r p titives

Acc s rapide aux donn es et documents jour

Visualisation claire des performances de l'entreprise

Collaboration transparente entre les outils Microsoft 365

Automatisation des processus d cisionnels

Plus de transparence et de tra abilit

Gagnez du temps dans la recherche de contenu

Personnaliser les tableaux de bord pour chaque quipe

Notifications en temps r el pour les v nements critiques

Accompagnement des d cisions rapides et clair es

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

Bureau des achats 🛒
Automatisez les approbations des demandes d achat et g n rez des rapports mensuels avec Power BI.

quipe RH 👥
Partagez des formulaires et des politiques via SharePoint, avec des notifications automatiques pour les r visions.

Gestion de projet 📅
Suivez l'avancement du projet avec des tableaux de bord int gr s et des flux de mise jour automatiques.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

Comment cr er un flux automatis dans SharePoint ?
Quels outils Microsoft 365 s int grent SharePoint ?
Comment connecter une liste SharePoint Power BI ?
Quels sont les avantages de la recherche avanc e ?
Comment les flux de travail automatis s am liorent-ils la productivit ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris utiliser SharePoint pour am liorer votre productivit gr ce l'int gration avec Microsoft 365, la cr ation de flux automatis s, la g n ration de tableaux de bord et l'utilisation du moteur de recherche avanc e. Vous avez vu comment connecter SharePoint Excel, Teams et Power BI pour un travail fluide et centralis . Vous avez cr des flux avec Power Automate pour r duire les t ches manuelles et am liorer la communication. Vous avez utilis la recherche avanc e pour trouver rapidement du contenu pertinent. Ces comp tences vous aident travailler plus efficacement, prendre des d cisions plus rapidement et mieux collaborer avec votre quipe .

f) les membres de l' quipe

Sites d' quipe : Ce sont des espaces num riques d di s o chaque groupe de travail peut s'organiser efficacement. Ces espaces permettent de stocker et de partager des documents, garantissant ainsi un acc s permanent aux versions les plus r centes. Des calendriers partag s facilitent la coordination des v nements, des r unions et des ch ances, vitant ainsi les chevauchements et les oublis. La gestion des activit s s'effectue gr ce des listes de t ches int gr es, l'attribution de t ches sp cifiques aux membres de l' quipe et le suivi de l'avancement des projets. Les forums de discussion facilitent les changes et le partage d'id es, favorisant un dialogue structur . Chaque espace est personnalisable avec des outils et des configurations adapt s aux besoins sp cifiques du groupe. La collaboration est ainsi simple, transparente et toujours align e sur les objectifs communs.

Co-cr ation en temps r el : Sur SharePoint, plusieurs personnes peuvent modifier simultan ment un m me document Word, Excel ou PowerPoint en temps r el et visualiser instantan ment les modifications des autres. Chaque contribution est automatiquement enregistr e, vitant ainsi les conflits et les crasements. Les curseurs et s lections des autres utilisateurs sont visibles, facilitant la collaboration sans perdre le fil du travail. Vous pouvez laisser des commentaires, sugg rer des r visions et suivre l'historique des modifications. Cette fonctionnalit acc l re la r vision des fichiers et r duit consid rablement le risque d'erreurs ou de doublons. Le syst me vous informe en temps r el des activit s des autres collaborateurs, vous permettant ainsi de coordonner efficacement vos actions. La co-cr ation transforme la productivit des quipes , simplifiant et s curisant la collaboration num rique.

Communications cibl es : Les annonces, publications et actualit s parviennent instantan ment tous les membres ou certains groupes. Cette fonctionnalit permet une gestion efficace de l'information, garantissant que chaque communication parvienne aux bonnes personnes au bon moment. Les administrateurs peuvent choisir de publier des annonces sur la page d'accueil du site ou d'envoyer des notifications cibl es uniquement des quipes ou groupes de projet sp cifiques . Cela vite la surcharge de messages pour les personnes non directement impliqu es et permet de se concentrer sur l'essentiel. Les actualit s peuvent inclure des pi ces jointes multim dias, des liens rapides et des appels l'action personnalis s. Les publications sont facilement commentables, favorisant un dialogue ouvert entre les participants. Le syst me de notifications en temps r el garantit des communications rapides et toujours tra ables. Tout cela contribue une collaboration plus cibl e, engageante et productive.

Espaces de collaboration projet : La gestion de projet s'appuie sur des espaces de collaboration d di s, con us pour offrir un environnement structur et centralis o chaque quipe peut collaborer. Ces espaces incluent des outils de suivi de t ches intuitifs permettant d'attribuer, de suivre et de mettre jour facilement les t ches, des r f rentiels de documents pour stocker en toute s curit les fichiers et les supports de travail, et un calendrier d taill des activit s qui suit chaque tape du projet. Chaque membre peut acc der rapidement aux informations cl s, suivre l'avancement et contribuer en temps r el l'atteinte des objectifs communs. L'int gration avec les outils de communication et les notifications automatiques garantit que chacun est constamment inform et impliqu , favorisant une collaboration fluide et transparente tout au long du projet.

Exercice. Faciliter la collaboration

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre utiliser SharePoint Online pour cr er des environnements collaboratifs efficaces. Vous apprendrez cr er un site d' quipe pour centraliser les documents et les t ches, permettre la modification simultan e de fichiers, publier des communications cibl es sur la page d'accueil du site et structurer des espaces de projet d di s. Cet exercice am liore la transparence, le partage d'informations et la productivit des groupes de travail, r duisant la dispersion du contenu et favorisant la collaboration en temps r el.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Cr er un site d' quipe 🏗️

Connectez-vous https://portal.office.com

Acc dez SharePoint > + Cr er un site

S lectionnez le site de l' quipe

Entrez le nom et la description du site

des membres de l' quipe

Cliquez sur Suivant puis sur Terminer

Personnalisez votre page d'accueil avec le bouton Modifier

Ajouter des composants WebPart : Documents , Activit s , Actualit s

Enregistrer et publier la page

Partagez le lien du site Web avec l' quipe

2. Co-cr ation en temps r el 👥

T l charger un fichier Word ou Excel dans la biblioth que de documents

Cliquez sur le fichier pour l'ouvrir en ligne

Partagez le fichier avec les autres membres de l' quipe

V rifier la pr sence simultan e de plusieurs utilisateurs dans le document

Ajouter des commentaires ou des modifications

Voir les changements en temps r el

Enregistrer et fermer le fichier

Rouvrir pour v rifier les modifications apport es par d'autres

Acc der l'historique des versions

Restaurer une version pr c dente si n cessaire

3. Communications cibl es 📢

page d'accueil du site de l' quipe

Cliquez sur Modifier

Ajouter un composant WebPart Actualit s

Cliquez sur + Ajouter une actualit

Saisissez le titre et le contenu (par exemple, mise jour du projet)

Ajouter des images ou des liens vers des documents

Enregistrer et publier les nouvelles

Activer les notifications pour les membres de l' quipe

V rifiez l'affichage sur la page d'accueil

Partagez le lien d'actualit via Teams ou Outlook

4. Espace de collaboration pour les projets 📂

Aller + Nouvelle page

Choisissez une mise en page deux colonnes

Saisissez le titre (par exemple Projet marketing du 3e trimestre )

Ajouter le composant WebPart Planificateur pour les activit s

Ajouter un composant WebPart Documents partag s

Ajouter le composant WebPart Conversations Teams

Ins rer des liens vers des fichiers ou des modules associ s

Enregistrer et publier la page

Ajouter la page la barre de navigation

Partagez la page avec les membres du projet

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

L' quipe communication lance une nouvelle campagne. Elle cr e un site web d' quipe pour centraliser les ressources, permettre la co-cr ation de pr sentations, publier des mises jour hebdomadaires sur la page d'accueil du site et cr er une page projet d di e avec documents, ch ances et rapports.

🏗️ Site d' quipe : SharePoint > + Cr er un site > Site d' quipe
➡️ Centralisez les fichiers, les t ches et les communications.

👥 Co-cr ation : Ouvrir des fichiers dans Word Online > Partager
➡️ Permet une dition simultan e et une collaboration transparente.

📢 Communications : Accueil > Modifier > Composant WebPart Actualit s
➡️ Rend les mises jour et les messages importants visibles.

📂 Espace projet : Nouvelle page > Planificateur + quipes
➡️ Organisez les t ches, les fichiers et les tableaux de bord dans une seule vue.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🏗️ Cr er un site d' quipe	SharePoint > + Cr er un site > Site d' quipe
👥 Co-auteur	Biblioth que de documents > Ouvrir un fichier > Partager
📢 Communications cibl es	Accueil > Modifier > Ajouter un composant WebPart Actualit s
📂 Espace projet	Nouvelle page > Ajouter un composant WebPart (Planner, Docs, Teams)

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Centralisation du contenu et des activit s

Collaboration simultan e sans duplication de fichiers

Des communications visibles et tra ables pour toute l' quipe

Acc s rapide aux documents et outils du projet

R duire l'utilisation des e-mails et des pi ces jointes

Une plus grande transparence dans les flux de travail

membres de l' quipe

Suivre les modifications et les versions

Facilit de mise jour et de partage des informations

Soutien la gestion de projet agile

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

quipe de d veloppement logiciel 💻
Gestion du backlog, documentation technique et mises jour de sprint en un seul endroit.

Bureau des communications internes 📰
Espaces pour campagnes internes, avec supports partag s et mises jour hebdomadaires.

Groupes de projets interfonctionnels 🤝
Centralisez les fichiers, les t ches et les rapports accessibles tous les membres.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. site d quipe dans SharePoint ?

2. Quels sont les avantages de la co-cr ation en temps r el ?

3. Comment publier un message cibl sur la page d'accueil de votre site Web ?

4. Quels outils pouvez-vous int grer dans un espace de collaboration de projet ?

5. Comment SharePoint am liore-t-il la collaboration en quipe ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris utiliser SharePoint pour faciliter la collaboration entre les membres de votre quipe . Vous avez cr un site d' quipe , activ la co-cr ation pour travailler ensemble sur des documents, publi des communications cibl es sur la page d'accueil du site et organis des espaces de projet d di s. Ces fonctionnalit s vous permettent de centraliser l'information, d'am liorer la communication et d'accro tre la productivit . Vous tes d sormais capable de concevoir des environnements collaboratifs efficaces et dynamiques dans SharePoint.

g) Personnalisation et adaptabilit de la plateforme

Composants Web modulaires : Ces outils flexibles vous permettent d'enrichir vos pages SharePoint de mani re dynamique et personnalis e. Ces modules compl mentaires permettent d'ins rer des graphiques interactifs pour la visualisation des donn es, des listes dynamiques pour organiser les informations et des formulaires num riques pour collecter les donn es des utilisateurs. Vous pouvez int grer les actualit s de l'entreprise en temps r el, les flux sociaux pour optimiser la collaboration et des espaces d di s aux annonces. Les composants WebPart vous permettent galement de pr senter des tableaux de bord r capitulatifs, des calendriers partag s, des biblioth ques de documents et des liens rapides vers des ressources utiles. Chaque l ment peut tre d plac , redimensionn ou configur selon les besoins de votre quipe . Ainsi, chaque site SharePoint devient un environnement de travail personnalis , fonctionnel et toujours jour.

Personnalisation des mises en page : Chaque site peut tre personnalis avec des logos, des couleurs d'entreprise et des l ments graphiques personnalis s. Les mises en page personnalis es vous permettent d'adapter visuellement chaque site SharePoint aux besoins et l'identit de votre organisation. Vous pouvez ins rer des logos d'entreprise pour renforcer votre marque , adapter la palette de couleurs vos couleurs d'entreprise et ajouter des banni res ou des l ments graphiques pour rendre l'environnement de travail plus attrayant. Les polices de caract res peuvent tre s lectionn es pour garantir la coh rence et la lisibilit , tandis que les sections de page peuvent tre organis es selon les priorit s op rationnelles de votre quipe . Des l ments graphiques personnalis s aident orienter les utilisateurs et am liorer l'exp rience de navigation. Chaque modification contribue cr er une atmosph re num rique unique et reconnaissable, favorisant le sentiment d'appartenance et la collaboration entre les membres de la communaut d'entreprise.

March des applications : Int grez des applications tierces pour tendre les fonctionnalit s de la plateforme. L'App Marketplace est un atout majeur de SharePoint, permettant d'int grer facilement des solutions tierces pour tendre et personnaliser les fonctionnalit s de la plateforme. Gr ce un catalogue riche et en constante volution, vous pouvez ajouter des applications favorisant la collaboration, la gestion documentaire avanc e, la planification de projets ou le partage d'informations innovant. L'int gration de ces applications vous permet de r pondre des besoins op rationnels sp cifiques, de rationaliser les processus et de rendre chaque espace de travail encore plus efficace et personnalis pour votre organisation.

D veloppement sur mesure : Les d veloppeurs peuvent cr er des solutions personnalis es gr ce aux API, Power Apps et SharePoint Framework. Gr ce ces fonctionnalit s de d veloppement personnalis , SharePoint devient une plateforme extr mement polyvalente, capable de r pondre des besoins organisationnels sp cifiques allant au-del des fonctionnalit s standard. Les d veloppeurs peuvent cr er des workflows automatis s, des tableaux de bord interactifs, des solutions d'int gration avec des syst mes externes (tels qu'un ERP ou un CRM) et personnaliser les processus d'approbation. Gr ce aux API, des services peuvent tre impl ment s et communiquer en temps r el avec d'autres applications m tier, garantissant ainsi des mises jour synchronis es et une gestion centralis e des donn es. Power Apps permet de cr er rapidement des applications personnalis es, galement accessibles depuis des appareils mobiles, tandis que SharePoint Framework offre des outils avanc s pour enrichir l'exp rience utilisateur gr ce des composants web modernes, compatibles avec les meilleures pratiques de d veloppement. Ainsi, chaque organisation peut fa onner ses environnements num riques pour optimiser ses workflows, am liorant ainsi la productivit , la collaboration et la coh rence avec les objectifs m tier.

Exercice. Personnalisation et adaptabilit

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre personnaliser un site SharePoint pour l'adapter aux besoins sp cifiques d' une quipe ou d'un projet. Vous apprendrez utiliser des composants WebPart modulaires pour ajouter du contenu dynamique, modifier la mise en page pour am liorer la lisibilit , installer des applications du Marketplace pour tendre les fonctionnalit s et int grer des composants personnalis s. Cet exercice vous aidera transformer SharePoint en une plateforme flexible et interactive, compatible avec vos processus m tier.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Ajout de composants WebPart modulaires 🧩

Connectez-vous https://portal.office.com

Acc dez SharePoint > s lectionnez un site

Cliquez sur Modifier sur la page d'accueil

Cliquez sur + pour ajouter un nouveau composant WebPart

S lectionnez un composant WebPart (par exemple, Actualit s , Documents , Activit s , Power BI )

Configurer le composant WebPart (par exemple, s lectionner la collection ou la liste afficher)

Faites glisser le composant WebPart vers l'emplacement souhait

Ajoutez plusieurs composants WebPart pour cr er un tableau de bord

Cliquez sur Publier pour enregistrer vos modifications

V rifiez l'affichage sur ordinateur et mobile

2. Personnaliser les mises en page 🧱

Toujours en mode dition , cliquez sur une section de la page

S lectionner la disposition des sections

Choisissez entre des mises en page 1, 2 ou 3 colonnes

Ajoutez des sections avec des arri re-plans color s pour mettre en vidence le contenu

Ins rer des en-t tes et des titres pour chaque section

Ajoutez des images ou des ic nes pour am liorer la lisibilit

Utilisez le composant WebPart Texte pour les descriptions ou les instructions

R organiser les sections en les faisant glisser

Cliquez sur Aper u pour v rifier le r sultat

Cliquez sur Publier

3. Installation d'applications depuis la Marketplace 🛒

Acc dez Param tres ( ⚙️ ) > Contenu du site

Cliquez sur + Nouveau > Application

Cliquez sur SharePoint Store

Rechercher une application (par exemple, Calendrier partag , Formulaire de commentaires )

Cliquez sur Ajouter

Attendre l'installation

Retour la page d'accueil du site

Cliquez sur Modifier > + > s lectionnez l application install e

Configurez l'application selon les instructions

Publier la page

4. Int gration du d veloppement personnalis 🧑 ‍ 💻

Connectez-vous au centre d'administration SharePoint

Acc der au catalogue d'applications

T l charger un package .sppkg d velopp avec SharePoint Framework

Cliquez sur Distribuer

Retourner au site SharePoint

Acc dez Contenu du site > + Nouveau > Application

S lectionnez l'application personnalis e install e

Ajoutez-le votre page d'accueil via un composant WebPart

Tester la fonctionnalit du composant

Documenter l'int gration pour l' quipe informatique

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

L' quipe RH souhaite cr er un portail interne pour g rer les communications et les documents. Elle personnalise la mise en page avec des sections color es, ajoute des composants WebPart pour les actualit s, les documents et les t ches, installe une application pour g rer les demandes de cong s et int gre un formulaire personnalis pour les commentaires des employ s.

🧩 Composant WebPart : Accueil > dition > + > Actualit s, Documents, Activit s
➡️ Permet d'afficher du contenu dynamique et jour.

🧱 Mise en page : dition > Disposition des sections > Colonnes + Couleurs
➡️ Am liore la lisibilit et l'organisation visuelle.

🛒 Application Marketplace : Param tres > Contenu du site > Boutique
➡️ tend les fonctionnalit s du site avec des outils pr ts l'emploi.

🧑 ‍ 💻 D veloppement personnalis : Application Catalogue > T l charger .sppkg
➡️ Int grez des solutions sur mesure pour des besoins sp cifiques.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🧩 Ajouter un composant WebPart	Accueil > Modifier > +
🧱 Personnalisation de la mise en page	dition > Disposition des sections
🛒 Installation de l'application	Param tres > Contenu du site > SharePoint Store
🧑 ‍ 💻 D veloppement personnalis	Centre d'administration > Applications du catalogue > T l charger le package

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Cr er des interfaces intuitives et personnalis es

Acc s rapide au contenu et aux outils pertinents

R duire la d pendance aux volutions ext rieures

Un plus grand engagement des utilisateurs finaux

Adaptabilit aux diff rents d partements et projets

Int gration transparente avec les outils Microsoft 365

Mises jour du contenu en temps r el

Optimis pour l'affichage sur ordinateur et mobile

Extensibilit via des applications et des composants personnalis s

Accompagnement la digitalisation des processus m tiers

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

Portail RH 👥
Avec des composants WebPart pour les politiques, les formulaires, les calendriers de vacances et les applications de demandes.

Tableau de bord des ventes 📊
Disposition personnalis e avec graphiques Power BI, rapports Excel et notifications.

Espace projet informatique 💻
D veloppement personnalis pour la billetterie interne et le suivi des activit s.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

Comment ajouter un composant WebPart une page SharePoint ?

Quelles mises en page sont disponibles pour personnaliser une page ?

Comment installer une application depuis SharePoint Marketplace ?

Quels sont les avantages de l int gration de composants personnalis s ?

Comment la personnalisation am liore-t-elle l exp rience utilisateur ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris personnaliser un site SharePoint l'aide de composants WebPart modulaires, de mises en page flexibles, d'applications Marketplace et de composants personnalis s. Vous avez appris cr er une interface adapt e aux besoins de votre quipe , am liorer l'accessibilit du contenu et int grer des outils avanc s. Ces comp tences vous permettent de transformer SharePoint en une plateforme dynamique, volutive et centr e sur l'utilisateur. Vous tes d sormais capable de concevoir des environnements num riques personnalis s qui favorisent la productivit et l'innovation de votre entreprise.

h) S curit , fiabilit et conformit

Authentification multifacteur : Il offre une protection suppl mentaire aux connexions d'entreprise en exigeant des utilisateurs qu'ils fournissent plusieurs justificatifs d'identit pour acc der aux ressources num riques. Outre un mot de passe traditionnel, le syst me peut exiger un code temporaire envoy par SMS ou g n r par une application d'authentification. Cette double v rification r duit consid rablement le risque de vol d'identifiants et d'acc s non autoris , m me en cas de compromission du mot de passe. La configuration de l'authentification multifacteur peut tre g r e de mani re centralis e par l'administrateur informatique, qui peut imposer des politiques plus restrictives pour des groupes ou des utilisateurs individuels en fonction de la sensibilit des donn es. L'int gration avec Microsoft 365 et Azure Active Directory permet d' tendre cette s curit toutes les applications connect es, offrant ainsi une exp rience utilisateur fluide et s curis e. L'adoption de l'authentification multifacteur repr sente ainsi une norme fondamentale pour la s curit des informations dans les environnements cloud modernes, conforme aux r glementations sur la protection des donn es et aux meilleures pratiques internationales.

Gestion des identit s : Optimisez votre efficacit gr ce l'int gration avec Azure Active Directory. Cette solution vous permet de g rer les utilisateurs et les groupes depuis une console unique et centralis e, facilitant ainsi l'attribution des autorisations et la d finition de r les sp cifiques pour chaque projet ou secteur d'activit . Les processus d'int gration et de d sint gration sont rapides et s curis s, avec la possibilit d'automatiser l'acc s aux ressources en fonction des profils utilisateur. Chaque modification d'identit est instantan ment synchronis e sur toutes les applications Microsoft 365 connect es, garantissant coh rence et contr le. Les administrateurs peuvent surveiller l'activit des utilisateurs et r agir rapidement en cas d'anomalie. L'int gration vous permet galement d'appliquer des politiques de s curit avanc es, telles que la gestion des mots de passe et l'acc s conditionnel. Cet cosyst me unifi garantit une gestion volutive et la conformit aux r glementations en vigueur.

Surveillance des menaces : SharePoint int gre des syst mes avanc s de protection contre les logiciels malveillants et le fishing qui prot gent en permanence les donn es et documents de l'entreprise contre les cyberattaques. Le moteur d'analyse d tecte et bloque les fichiers infect s avant leur partage ou leur t l chargement. Les fonctionnalit s anti-fishing identifient les tentatives de fraude et les attaques via des e-mails ou des liens suspects, alertant imm diatement les utilisateurs concern s. Toutes les activit s sont surveill es en temps r el et des notifications automatiques sont envoy es en cas de d tection de menaces. L'int gration avec Microsoft Defender renforce encore la s curit en centralisant la gestion des alertes et les actions de r ponse. Des rapports d taill s permettent aux administrateurs d'analyser les risques et de prendre des mesures pr ventives cibl es. Cette approche proactive garantit un environnement de travail num rique s curis , conforme aux normes de protection des donn es les plus strictes.

Journal d'audit : C'est un outil fondamental pour la s curit et la transparence des activit s num riques. Il fournit un enregistrement d taill de toutes les actions des utilisateurs, telles que les connexions, les modifications de documents, les t l chargements et les partages. Ce journal permet aux administrateurs de surveiller qui a fait quoi et quand, facilitant ainsi les audits r guliers et les enqu tes rapides en cas de suspicion de violation. Les donn es enregistr es sont accessibles via des rapports avanc s, utiles pour garantir la conformit aux r glementations et aux politiques internes. Le journal d'audit permet galement l'analyse des incidents de s curit , fournissant une trace pr cise des activit s effectu es. Cette fonctionnalit contribue pr venir les abus et prot ger les ressources de l'entreprise, favorisant ainsi un environnement num rique s curis et contr l .

Exploitation. S curit , fiabilit et conformit

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre configurer et utiliser les fonctionnalit s de s curit avanc es de SharePoint et Microsoft 365 pour prot ger les donn es de l'entreprise. Vous apprendrez activer l'authentification multifacteur (MFA), g rer les identit s et les r les l'aide de l'ID de connexion (anciennement Azure AD), surveiller les activit s suspectes avec Microsoft Defender et consulter les journaux d'audit pour en assurer la tra abilit . Cet exercice contribue renforcer la protection des informations, pr venir les acc s non autoris s et garantir la conformit r glementaire.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Activer l'authentification multifacteur (MFA) 🔐

Connectez-vous https://entra.microsoft.com

Acc dez Utilisateurs > Tous les utilisateurs

Cliquez sur Authentification multifacteur

S lectionnez les utilisateurs prot ger

Cliquez sur Activer MFA

Confirmer l'activation

Dites aux utilisateurs de terminer la configuration

V rifiez le statut MFA pour chaque utilisateur

Activer l'enregistrement MFA conditionnel si n cessaire

Enregistrer et fermer

2. Gestion des identit s et des r les 👤

partir de l'identifiant de connexion, acc dez R les et administrateurs

Recherchez des r les tels que Administrateur SharePoint ou Lecteur global

Cliquez sur un r le > Attribuer

S lectionnez l'utilisateur ou le groupe

D finir la dur e de la mission (si temporaire)

Sauvegarder

Acc dez Utilisateurs > s lectionnez un utilisateur

V rifier les r les attribu s

Supprimer les r les qui ne sont plus n cessaires

Modifications du document pour l'audit

3. Surveillance des menaces avec Microsoft Defender 🛡️

Acc dez https://security.microsoft.com

Acc der aux incidents et alertes

Filtrer par SharePoint ou Office 365

Cliquez sur un incident pour voir les d tails

Analyser les activit s suspectes (par exemple, t l chargements en masse, acc s partir d'adresses IP inhabituelles)

V rifiez les utilisateurs impliqu s

Prendre des mesures correctives (par exemple, r voquer l acc s, r initialiser le mot de passe)

Ajouter des notes l'incident

Fermer l'incident une fois r solu

Exporter le rapport pour la documentation

4. Afficher les journaux d audit 📊

Acc dez https://compliance.microsoft.com

Acc dez Audit > D marrer la recherche

S lectionnez les activit s surveiller (par exemple, Fichiers supprim s , Connexions chou es )

D finir la plage de dates

Entrez le nom du fichier ou le nom d'utilisateur

D marrer la recherche

Voir les r sultats

Exporter vers Excel

Analyser les actions enregistr es

Archiver le rapport pour les inspections futures

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Un administrateur informatique doit renforcer la s curit des sites SharePoint d'entreprise. Activez l'authentification multifacteur pour tous les employ s, attribuez des r les sp cifiques pour limiter les privil ges, surveillez les acc s anormaux avec Microsoft Defender et consultez les journaux d'audit pour identifier l'auteur de la suppression d'un document sensible.

🔐 MFA : ID de connexion > Utilisateurs > Authentification multifacteur
➡️ Prot ge les comptes contre les acc s non autoris s.

👤 Gestion des r les : ID de connexion > R les et administrateurs
➡️ Restreindre les privil ges en fonction des responsabilit s.

🛡️ Surveillance des menaces : Microsoft Defender > Incidents
➡️ Identifiez les comportements suspects en temps r el.

📊 Journal d'audit : Centre de conformit > Audit
➡️ Suivez toutes les actions li es la s curit .

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🔐 MFA	enter.microsoft.com > Utilisateurs > Authentification multifacteur
👤 Gestion des r les	entra.microsoft.com > R les et administrateurs
🛡️ Surveillance des menaces	security.microsoft.com > Incidents et alertes
📊 Journal d'audit	compliance.microsoft.com > Audit > D marrer la recherche

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Protection proactive des comptes et des donn es sensibles

Contr le pr cis des privil ges et des responsabilit s

D tection pr coce des activit s anormales

Tra abilit compl te des actions sur les fichiers et les sites

R duire le risque de violation et de perte de donn es

Assistance la conformit r glementaire (par exemple RGPD)

Une plus grande confiance dans l'environnement num rique de l'entreprise

Automatisation des contr les de s curit

Acc s centralis aux journaux et aux alertes

Meilleure gestion des urgences informatiques

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

Contr le d'acc s dans les environnements r glement s 🏥
MFA obligatoire et journaux d'audit pour garantir la conformit au RGPD ou la HIPAA.

Gestion des r les dans les quipes distribu es 🌍
R les diff renci s pour les utilisateurs internes et externes dans les projets collaboratifs.

Surveillance continue dans les environnements de haute s curit 🔒
Utilisation de Defender pour SharePoint pour d tecter les t l chargements en masse ou les connexions partir d'adresses IP suspectes.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment activer l authentification multifacteur pour mes utilisateurs ?

2. Quels r les peuvent tre attribu s dans l ID de connexion pour SharePoint ?

3. O puis-je voir les alertes de s curit SharePoint ?

4. Comment filtrer les journaux d audit pour des activit s sp cifiques ?

5. Pourquoi est-il important de surveiller les identit s et les privil ges ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris configurer et utiliser les fonctionnalit s de s curit avanc es de SharePoint et Microsoft 365. Vous avez activ l'authentification multifacteur pour s curiser les acc s, g r les identit s et les r les pour contr ler les privil ges, surveill les menaces avec Microsoft Defender et consult les journaux d'audit pour garantir la tra abilit . Ces comp tences vous permettent de renforcer la s curit , d'am liorer la conformit et de pr venir les incidents. Vous tes d sormais capable de prot ger le contenu SharePoint de mani re proactive et professionnelle.

i) Durabilit et avantages conomiques

R duire les co ts informatiques : Gr ce SharePoint Online, les entreprises peuvent se passer de la gestion de serveurs physiques sur site, r duisant ainsi les co ts li s l'achat, l'installation et la maintenance du mat riel. Microsoft g re l'infrastructure, garantissant une fiabilit maximale et des mises jour constantes sans interruption d'activit . Ce mod le r duit galement les co ts nerg tiques et les investissements dans la s curit des donn es physiques. Le personnel informatique peut ainsi se concentrer sur des activit s plus forte valeur ajout e, comme le d veloppement de solutions m tier innovantes, plut t que sur la r solution des probl mes techniques quotidiens. De plus, l' volutivit du cloud permet d'adapter les ressources aux besoins r els de l'organisation, vitant ainsi le gaspillage et optimisant les budgets. Globalement, l'adoption de SharePoint repr sente un choix strat gique pour am liorer l'efficacit op rationnelle et favoriser une gestion plus durable et moderne des actifs num riques.

Mises jour automatiques : Elles constituent l'un des principaux avantages de SharePoint Online. La plateforme b n ficie de nouvelles fonctionnalit s, d'am liorations de l'exp rience utilisateur et de correctifs de s curit en continu, sans intervention manuelle du service informatique. Cela garantit non seulement une s curit maximale contre les menaces mergentes, mais aussi un acc s imm diat aux derni res innovations technologiques. Les mises jour sont effectu es en arri re-plan, sans interruption des op rations ni perturbation pour les utilisateurs. Cette approche r duit les risques li s aux versions obsol tes et permet aux entreprises de maintenir la plateforme toujours conforme aux meilleures pratiques. SharePoint reste ainsi une solution dynamique et fiable, id ale pour ceux qui recherchent efficacit et continuit .

volutivit : L'un de ses principaux atouts r side dans sa conception pour s'adapter facilement la croissance de votre organisation, sans n cessiter de refontes co teuses de l'infrastructure informatique. Vous pouvez rapidement ajouter de nouveaux utilisateurs, augmenter l'espace de stockage ou g rer un nombre croissant de documents et de processus, tout en maintenant des normes de performance et de s curit lev es. Cette flexibilit vous permet de r agir rapidement aux pics saisonniers de charge de travail, aux nouvelles initiatives commerciales ou aux changements de structure interne, garantissant ainsi la continuit op rationnelle et la pr visibilit des co ts. De plus, la gestion centralis e facilite le contr le des ressources et des autorisations, m me dans les environnements complexes et distribu s. Ainsi, SharePoint s'adapte parfaitement aux besoins dynamiques des entreprises modernes, accompagnant leur volution sans limites techniques ou op rationnelles.

Impact environnemental r duit : L'adoption de SharePoint Online et des technologies cloud pr sente des avantages environnementaux significatifs. En liminant le besoin de centres de donn es d'entreprise et de serveurs physiques sur site, la consommation d' lectricit et les missions de CO₂ li es au refroidissement et l'exploitation des infrastructures traditionnelles sont consid rablement r duites . Les principaux fournisseurs de cloud, comme Microsoft, investissent dans des centres de donn es de plus en plus performants, aliment s par des nergies renouvelables. Cette approche permet aux entreprises de contribuer activement leurs objectifs de d veloppement durable tout en minimisant leur empreinte carbone. La gestion centralis e et l' volutivit du cloud r duisent galement le gaspillage des ressources, optimisant la consommation nerg tique en fonction des besoins r els. Dans un contexte mondial o la conscience environnementale est cruciale, choisir SharePoint, c'est adopter une solution num rique responsable qui soutient la croissance des entreprises tout en pr servant la plan te.

Exercice. Durabilit et avantages conomiques

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est de comprendre comment SharePoint Online, en tant que plateforme cloud native, contribue la durabilit environnementale et l'efficacit conomique. Les utilisateurs apprendront identifier les fonctionnalit s permettant de r duire les co ts informatiques (comme la suppression des serveurs sur site), exploiter les mises jour automatiques pour maintenir la plateforme jour, adapter facilement l'environnement aux besoins de l'entreprise et valuer l'impact environnemental positif de la num risation des processus. Cet exercice contribue d velopper une conscience strat gique de l'utilisation intelligente des technologies cloud.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. V rifiez la nature cloud native de SharePoint ☁️

Connectez-vous https://portal.office.com

Acc dez SharePoint et s lectionnez un site existant

Assurez-vous que l'URL commence par https://<tenant>.sharepoint.com

Ouvrez un fichier Word ou Excel directement dans votre navigateur

Modifiez et enregistrez le fichier sans installer Office

V rifier la synchronisation automatique avec OneDrive

Acc der au m me fichier depuis un autre appareil

Confirmer que les modifications sont visibles

Conclure que l environnement est enti rement cloud natif

2. V rifiez les mises jour automatiques 🔄

Connectez-vous https://admin.microsoft.com

Acc der au centre de messages

Filtrer par cat gorie : Mises jour des produits

Lire les notes de publication de SharePoint

V rifiez que les mises jour sont g r es par Microsoft

Afficher l'historique des mises jour r centes

D couvrez si SharePoint se met jour automatiquement

3. Extension de capacit ( volutivit ) 📈

Connectez-vous au centre d'administration SharePoint

Acc der aux sites actifs

S lectionnez un site > cliquez sur Stockage

Voir l'espace utilis et disponible

Cliquez sur Modifier les limites de stockage

Augmenter l'espace disponible pour le site

Enregistrer les modifications

Assurez-vous que l'expansion est imm diate

Conclure que la plateforme est volutive la demande

4. Analyse d'impact environnemental 🌱

Acc dez https://sustainability.microsoft.com

Connectez-vous avec votre compte professionnel

Consultez les rapports de durabilit

Recherchez la section Durabilit du Cloud

Analyser les donn es de r duction de CO₂

T l charger le rapport en PDF

Partagez-le avec votre quipe informatique ou ESG

Conclure que SharePoint contribue la durabilit

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une entreprise d cide de migrer toute sa documentation papier vers SharePoint afin de r duire ses co ts d'impression et de stockage. L'administrateur :

☁️ D couvrez la nature native du cloud en acc dant SharePoint partir d un navigateur et en modifiant des fichiers en ligne.

🔄 Recherchez les mises jour automatiques dans le centre de messages d administration Microsoft 365.

📈 largit l'espace de stockage pour accueillir de nouveaux documents sans mat riel suppl mentaire.

🌱 Consultez les rapports environnementaux pour mesurer l impact positif de la digitalisation.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
☁️ V rification native du cloud	portail.office.com > SharePoint
🔄 Mises jour automatiques	admin.microsoft.com > Centre de messages > Mises jour
📈 Extension de stockage	Centre d'administration SharePoint > Sites actifs > Stockage
🌱 Rapport de durabilit	sustainability.microsoft.com

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

R duisez les co ts informatiques en liminant les serveurs physiques

Aucune interruption op rationnelle due aux mises jour manuelles

Extension de stockage instantan e sans investissement mat riel

Acc dez au contenu depuis n'importe quel appareil, n'importe o

R duire l'impact environnemental et soutenir les objectifs ESG

Une plus grande efficacit dans la gestion des documents

Collaboration simplifi e entre quipes distribu es

R duisez les temps de sauvegarde et de r cup ration

Une s curit accrue gr ce une gestion centralis e

Accompagnement la transformation num rique des entreprises

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

Num risation des archives RH 👥
limination des dossiers papier, conomie d'impression et d'espace physique.

Gestion des documents juridiques ⚖️
Stockage cloud avec versionnage automatique et acc s s curis .

Expansion rapide pour des projets temporaires 🚀
Cr ez des sites SharePoint volutifs pour les quipes de projet sans frais fixes.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment savoir si SharePoint est natif du cloud ?

2. O puis-je v rifier les mises jour automatiques de la plateforme ?

3. Comment tendre l'espace de stockage d'un site ?

4. Quels avantages conomiques offre l volutivit du cloud ?

5. Comment SharePoint contribue-t-il la durabilit environnementale ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris utiliser SharePoint Online pour obtenir des avantages conomiques et environnementaux. Vous avez v rifi que la plateforme est cloud-native, qu'elle contr le les mises jour automatiques, qu'elle adapte l'espace de stockage et que vous avez consult des rapports de d veloppement durable. Ces fonctionnalit s r duisent les co ts informatiques, am liorent l'efficacit op rationnelle et soutiennent les objectifs ESG. Vous avez vu comment appliquer ces pratiques dans des contextes concrets, comme la num risation d'archives ou la gestion de projets temporaires. Vous pouvez d sormais exploiter SharePoint comme un outil strat gique pour une gestion durable et volutive des ressources num riques.

j) Exemples pratiques d'utilisation de SharePoint Online

Portails de communication interne : Gr ce la communication interne mise en uvre avec SharePoint Online, les organisations peuvent cr er un environnement num rique partag o l'information circule de mani re structur e et constamment mise jour. Actualit s de l'entreprise, communications officielles, politiques internes et supports de formation sont publi s dans un espace unique et accessible tous les collaborateurs, favorisant ainsi la transparence et le sentiment d'appartenance. Les portails prennent en charge la diffusion de vid os, de guides et de ressources multim dias, facilitant la formation continue et la diffusion rapide des nouvelles informations. Gr ce des notifications cibl es et des espaces th matiques, chacun trouve facilement ce dont il a besoin pour mieux travailler et collaborer avec ses coll gues. La possibilit d'interagir avec le contenu, de commenter et de donner son avis favorise une communication bidirectionnelle et encourage la participation active. SharePoint devient ainsi le centre n vralgique de la vie num rique de l'entreprise, garantissant ordre, s curit et accessibilit . L'exp rience utilisateur reste intuitive, personnalisable et volutive en fonction des besoins de croissance.

Gestion avanc e des documents : Il vous permet d'appliquer des r gles de publication personnalis es, garantissant que seul le contenu mis jour et approuv est accessible l'organisation. Chaque document peut tre soumis des flux de r vision automatiques, avec un suivi d taill des modifications et des approbations, garantissant transparence et responsabilit chaque tape du cycle de vie. Les processus d'archivage r pondent des normes de s curit et de conformit r glementaire strictes, permettant un stockage ordonn des fichiers et une tra abilit imm diate. Gr ce des syst mes d'audit int gr s, toute l'activit des documents est enregistr e et facilement accessible via des rapports avanc s. Cette structure permet d'emp cher les acc s non autoris s et de r pondre rapidement aux demandes d'audit ou d'enqu te interne. L'automatisation des processus r duit les erreurs humaines et acc l re les d lais op rationnels. SharePoint est donc l'outil id al pour une gestion documentaire efficace, conforme et fiable.

Collaboration interminist rielle : Avec SharePoint Online, la collaboration entre les diff rents services atteint des niveaux d'efficacit et de transparence in gal s. La plateforme offre des espaces partag s o diff rents groupes de travail peuvent coordonner des projets, changer des documents et suivre l'avancement des t ches en temps r el. Gr ce des outils tels que des listes, des calendriers et des espaces de discussion d di s, chaque quipe contribue au succ s des initiatives communes, vitant ainsi gaspillages et doublons. Des notifications intelligentes et la possibilit d'assigner des t ches sp cifiques facilitent le suivi des responsabilit s et des ch ances. Toutes les donn es et mises jour restent centralis es et accessibles, offrant une vue d'ensemble claire et partag e. SharePoint transforme ainsi la collaboration entre les services en un processus fluide et int gr , capable de soutenir la croissance et l'innovation de l'entreprise.

Gestion des ressources humaines : Gr ce SharePoint Online, la gestion des ressources humaines devient plus efficace et intuitive. Gr ce des portails d di s, les collaborateurs peuvent soumettre leurs commentaires de mani re anonyme et structur e, favorisant ainsi un climat d' coute et d'am lioration continue. L'int gration num rique permet aux nouveaux arrivants d'acc der facilement aux proc dures, aux supports de formation et aux documents essentiels, pour une int gration rapide et fluide. Les avantages sociaux, les politiques et les mises jour r glementaires sont publi s dans un espace unique et centralis , garantissant transparence et acc s imm diat. Des notifications automatiques permettent chacun d' tre inform en permanence des nouveaut s, tandis que la gestion des autorisations prot ge la confidentialit des informations sensibles. SharePoint rationalise ainsi les processus RH et cr e un environnement d'entreprise plus coh rent et moderne.

Automatisation des flux de travail : Gr ce cette fonctionnalit , les processus tels que l'approbation des d penses, les cong s, les achats et les demandes d'assistance sont g r s num riquement, r duisant ainsi consid rablement les d lais de traitement et les erreurs manuelles. Les demandes peuvent tre soumises via des formulaires intelligents, automatiquement achemin es aux responsables concern s et suivies chaque tape. Des notifications rapides informent toutes les personnes concern es de l' tat d'avancement des demandes, garantissant transparence et tra abilit . L'int gration avec Outlook et Teams permet d'approuver ou de rejeter directement depuis les applications utilis es au quotidien, rendant le processus fluide et accessible m me depuis les appareils mobiles. Les donn es collect es sont centralis es et facilement analys es pour optimiser les proc dures et identifier les points am liorer. SharePoint transforme ainsi la gestion des autorisations en une exp rience simple, fiable et conforme aux politiques de l'entreprise.

Gestion des connaissances : SharePoint Online permet la cr ation et la gestion de v ritables centres de connaissances, accessibles et actualisables dans toute l'organisation. Les bases de donn es FAQ permettent de retrouver facilement les r ponses aux questions fr quemment pos es, r duisant ainsi les temps de recherche et am liorant la productivit . Les forums de discussion encouragent l' change d'id es, la r solution collaborative des probl mes et le partage d'exp riences entre coll gues de tous les services. Les r f rentiels de bonnes pratiques rassemblent des proc dures, des lignes directrices et des conseils prouv s, facilitant ainsi la diffusion rapide du savoir-faire de l'entreprise. Gr ce des autorisations granulaires, chacun peut participer en fonction de son r le, pr servant ainsi la confidentialit des informations sensibles. L'int gration avec des outils de recherche avanc s vous permet de localiser rapidement le contenu pertinent, contribuant ainsi cr er une culture d'entreprise ax e sur la formation continue et le d veloppement des talents internes.

Exercice. Utilisations concr tes de SharePoint Online

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre concevoir et utiliser SharePoint Online comme plateforme num rique int gr e pour soutenir les activit s op rationnelles concr tes. L'utilisateur sera guid travers la cr ation d'un portail de communication interne, la configuration d'une gestion documentaire avanc e avec m tadonn es et gestion des versions, la cr ation d'espaces collaboratifs entre services, l'automatisation des processus RH et la construction d'une base de connaissances d'entreprise. Cet exercice vise d velopper des comp tences pratiques pour am liorer la productivit , la transparence et le partage des connaissances au sein de l'organisation.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Cr er un portail de communication interne 📰

Connectez-vous https://portal.office.com

Acc dez SharePoint > + Cr er un site

S lectionner un site de communication

Entrez le nom et la description

Choisissez la mise en page Sujet

Cliquez sur Cr er

Acc dez la page d'accueil du site > cliquez sur Modifier

Ajouter des composants WebPart : Actualit s , v nements , Contacts , Documents

Personnaliser les couleurs et les en-t tes

Cliquez sur Publier pour rendre le portail visible

2. Mettre en place une biblioth que avanc e de documents RH 📁

Acc dez Contenu du site > + Nouveau > Biblioth que de documents

Donnez-lui un nom (par exemple Documents RH )

Ouvrez la collection > cliquez sur Ajouter une colonne

Cr er des colonnes : Type de document , Ann e , Responsable

Acc dez Param tres de la biblioth que > Param tres de contr le de version

Activer les limites de version et de conservation

D finir des autorisations sp cifiques pour l' quipe RH

Cr er des vues filtr es par type de document

Ajouter la collection la page d'accueil du site

Tester le t l chargement et la modification d'un fichier

3. Cr ez une page de collaboration interd partementale 🤝

Aller + Nouvelle page

Choisissez une mise en page deux colonnes

Saisissez le titre (par exemple Projet RH-IT )

Ajouter le composant WebPart Planificateur pour les activit s

Ajouter le composant WebPart Conversations Teams

Ajouter un composant WebPart Documents partag s

Ajouter le composant WebPart Calendrier

Ins rer des liens vers des fichiers ou des modules associ s

Cliquez sur Publier

Partagez la page avec les services concern s

4. Automatisez un flux de travail RH avec Power Automate ⚙️

Acc dez https://make.powerautomate.com

Cliquez sur + Cr er

S lectionnez le flux automatis

Donnez-lui un nom (par exemple Approbation du contrat RH )

Choisir le d clencheur : Lorsqu'un fichier est cr dans SharePoint

S lectionnez la collection Documents RH

Ajouter une action : Envoyer l approbation par e-mail

Ajouter une action : Envoyer une notification Teams

Ajouter une action : D placer les fichiers vers un dossier approuv

Enregistrer et activer le flux

5. Cr er une base de connaissances d entreprise 📚

Acc dez Contenu du site > + Nouveau > Biblioth que de documents

Donnez-lui un nom (par exemple Savoir-faire de l entreprise )

Ajouter des colonnes : Cat gorie , Auteur , Date de mise jour

Activer le contr le de version

Cr er des vues filtr es par cat gorie

Ajouter le composant WebPart Vue de la collection la page d'accueil

Ins rer un lien vers la collection dans la barre de navigation

Cr er une page FAQ avec des liens vers des documents

Publier et promouvoir la base de connaissances

Tester la recherche avanc e par mots-cl s

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une entreprise souhaite digitaliser ses processus RH et am liorer sa communication interne. L' quipe informatique cr e un site de communication avec actualit s et politiques, une biblioth que de documents RH avec m tadonn es et gestion des versions, une page de collaboration entre les RH et l'informatique, un processus automatis d'approbation des contrats et une base de connaissances avec guides et FAQ.

📰 Portail de communication : SharePoint > + Cr er un site > Site de communication
➡️ Centralisez les actualit s, les v nements et les politiques de l'entreprise.

📁 Gestion des documents RH : Collection > Ajouter des colonnes > Gestion des versions
➡️ Organisez et suivez les documents de mani re structur e.

🤝 Collaboration interd partementale : Nouvelle page > Planificateur + quipes
➡️ Favorise la synergie entre les d partements.

⚙️ Workflow RH : Power Automate > Nouveau flux
➡️ Automatiser l'approbation des documents.

📚 Base de connaissances : Nouvelle Collection > M tadonn es + Recherche
➡️ Rend le savoir-faire de l'entreprise accessible.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
📰 Cr er un site web de communication	SharePoint > + Cr er un site > Site de communication
📁 Recueil de documents RH	Contenu du site > + Nouveaut s > Collection de documents
🤝 Page de collaboration	+ Nouvelle page > Ajouter un composant WebPart
⚙️ Flux de travail RH automatis	Power Automate > + Cr er > Flux automatis
📚 Base de connaissances	Nouvelle collection > Ajouter des m tadonn es > Activer la recherche

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Centralisation des communications et des documents

R duisez les d lais d'approbation et la gestion manuelle

Collaboration transparente entre les services et les quipes

Acc s rapide et structur aux connaissances de l'entreprise

Une plus grande transparence dans les processus RH

R duisez l utilisation du courrier lectronique et des fichiers locaux

Automatisation des t ches r p titives

Suivre les versions et les modifications

Un plus grand engagement des employ s

Soutien la culture d'entreprise et l'apprentissage continu

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

Portail d'int gration 👥
Avec des documents, des vid os et des listes de contr le pour les nouvelles recrues.

Espace de projet inter- quipes 🧩
Avec des t ches partag es, des fichiers et des mises jour en temps r el.

Archives techniques 🛠️
Avec des guides, des manuels et des proc dures pour le support interne.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment cr er un site de communication interne dans SharePoint ?

2. Quelles m tadonn es sont utiles pour une collection de documents RH ?

3. Comment automatiser un flux d approbation avec Power Automate ?

4. Quels outils pouvez-vous int grer dans une page de collaboration ?

5. Pourquoi une base de connaissances d entreprise est-elle utile ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris utiliser SharePoint Online pour cr er des solutions pratiques et int gr es : de la communication interne la gestion documentaire, de la collaboration interservices l automatisation des processus RH, et m me la cr ation d une base de connaissances. Vous avez r alis des actions op rationnelles d taill es pour cr er un environnement num rique complet, efficace et volutif. Ces comp tences vous permettent de num riser les flux m tier, d am liorer la productivit et d exploiter les ressources informationnelles de l entreprise. Vous tes d sormais capable de concevoir et de mettre en uvre des portails SharePoint qui r pondent des besoins concrets et transversaux.

2. INTERACTIONS AVEC D'AUTRES APPLICATIONS MICROSOFT 365

L'int gration entre SharePoint Online et les autres applications Microsoft 365 est l'un des atouts majeurs de la plateforme, propulsant l'exp rience num rique des entreprises vers un niveau sup rieur d'efficacit et de collaboration. Gr ce cette synergie, les fronti res entre les diff rentes applications s'estompent, permettant aux utilisateurs de travailler en toute fluidit sur diff rents outils sans jamais perdre le fil des t ches ou des informations.

Gr ce Teams, par exemple, vous pouvez int grer directement des biblioth ques de documents SharePoint dans des canaux de communication, permettant ainsi aux membres de l quipe de collaborer sur des fichiers en temps r el, de commenter, d apporter des modifications et de suivre les versions, le tout dans un environnement partag et s curis .

OneDrive, quant lui, vous permet de synchroniser automatiquement les documents stock s sur SharePoint, les rendant ainsi accessibles hors ligne sur n'importe quel appareil, qu'il s'agisse d'un ordinateur portable en d placement ou d'un smartphone lors d'une r union hors site. Cette synchronisation bidirectionnelle garantit que chaque modification est mise jour instantan ment et en toute fluidit , liminant ainsi le risque de travailler sur des copies obsol tes des fichiers.

Outlook s int gre parfaitement SharePoint, vous offrant la possibilit de joindre des documents directement depuis les biblioth ques de sites des e-mails, d h berger des r unions avec des liens directs vers des sites ou des ressources et de g rer de mani re centralis e les communications et les t ches li es au projet.

Office, la fois en ligne et sur ordinateur, communique galement nativement avec SharePoint, permettant la co-cr ation de documents Word, Excel ou PowerPoint et garantissant que chaque contribution est enregistr e en temps r el au bon endroit.

Cette coh rence entre les applications brise les barri res organisationnelles, r duit les temps de recherche d'informations et facilite le travail d' quipe, m me entre des personnes et des services r partis sur plusieurs sites. La gestion des autorisations reste centralis e et coh rente gr ce aux politiques SharePoint, garantissant la s curit des donn es m me en cas de partage important. La possibilit d'acc der directement aux fichiers depuis des appareils mobiles et de recevoir des notifications de modifications ou de nouvelles publications rend le flux d'informations encore plus dynamique et r actif.

Dans un environnement o la rapidit d'adaptation et la r activit sont essentielles, l'int gration entre SharePoint et Microsoft 365 permet d'orchestrer des processus complexes tout en minimisant la perte de donn es et en simplifiant le travail quotidien. La collaboration sur plusieurs projets est facilit e gr ce des espaces de travail partag s, des tableaux de bord interactifs et des outils d'automatisation qui connectent les besoins op rationnels l'architecture d'information de l'entreprise.

Les processus d'approbation eux-m mes peuvent s'appuyer sur des outils comme Power Automate, qui s'int gre parfaitement SharePoint, Teams et Outlook, cr ant ainsi des workflows intelligents automatisant les notifications, les approbations, l'archivage et le suivi des activit s, connectant ainsi les syst mes de mani re fluide. Les entreprises peuvent ainsi cr er des cosyst mes num riques agiles, o chaque application contribue am liorer la productivit globale et enrichir les informations internes et les ressources relationnelles.

SharePoint Online confirme ainsi son r le de hub central de la collaboration moderne, se pla ant au c ur d un r seau d outils qui communiquent en permanence pour offrir l utilisateur final une exp rience unifi e, simple et puissante.

a) Int gration entre SharePoint Online et Microsoft Teams

Espaces de documents partag s : L'int gration entre Teams et SharePoint Online transforme chaque quipe en un espace collaboratif structur : la cr ation d'une quipe dans Teams active automatiquement un site SharePoint d di , dot d'une biblioth que de documents. Tous les fichiers partag s sur les diff rents canaux sont stock s dans cette biblioth que, garantissant une gestion centralis e et s curis e, conforme aux politiques de l'entreprise. Les utilisateurs peuvent consulter, t l charger, modifier et organiser leurs documents directement dans Teams, de mani re transparente sur toutes les plateformes. Cet environnement unifi facilite la collaboration, limine la duplication de fichiers et r duit les risques de perte de donn es. L'organisation des dossiers et la recherche de documents sont fluides gr ce aux outils SharePoint int gr s. Ainsi, chaque quipe dispose d'un espace de documents partag qui volue avec ses projets, soutenant ainsi chaque processus de travail de mani re fluide.

Collaboration en temps r el : Gr ce l'int gration entre SharePoint et Teams, plusieurs personnes peuvent travailler simultan ment sur un m me document Word, Excel ou PowerPoint, apportant des modifications imm diatement enregistr es et visibles par tous les collaborateurs. Chaque intervention est suivie, vous permettant de voir qui modifie quoi en temps r el. Les commentaires sur les documents, ainsi que les discussions li es dans les chats Teams, sont toujours disponibles en contexte, facilitant l' change d'id es et la discussion directe sur chaque partie du fichier. Cette approche limine les chevauchements et les doublons, permettant une gestion plus efficace des versions et une plus grande transparence des d cisions prises. La possibilit de recevoir des notifications de modifications et de r pondre aux commentaires directement depuis le document acc l re le cycle de r vision. Ainsi, m me les quipes dispers es peuvent travailler en parfaite synchronisation, r pondre rapidement aux questions et faire avancer les projets sans d lai. La collaboration devient ainsi plus fluide, dynamique et productive, chaque personne contribuant activement au r sultat final.

Acc s aux versions et l'historique des modifications : Gr ce cette fonctionnalit , chaque fois qu'un document est modifi , SharePoint enregistre automatiquement une nouvelle version, sans craser les pr c dentes. Vous pouvez consulter l'historique des versions directement depuis l'interface du document, indiquant qui a effectu chaque modification, quand et quelles modifications ont t apport es. Cela vous permet non seulement de restaurer une version pr c dente en cas d'erreur, mais aussi de comparer deux versions diff rentes du m me fichier et de mettre en vidence les diff rences. La tra abilit est garantie tout au long du cycle de vie du document, garantissant s curit et transparence, m me dans les environnements collaboratifs complexes. De plus, l'historique des modifications peut tre utilis pour respecter les politiques d'audit et de conformit , offrant une aide pr cieuse en cas d'audit ou de r vision. Le syst me g re efficacement les versions, sans alourdir la gestion quotidienne et contribuant une collaboration fiable.

Int gration des composants WebPart et des onglets : L'int gration des composants WebPart et des onglets entre SharePoint Online et Teams vous permet d'int grer directement les fonctionnalit s cl s des biblioth ques de documents, des listes personnalis es et des pages d'information dans les canaux. Les utilisateurs peuvent ajouter ces ressources sous forme d'onglets d di s, ce qui permet d'acc der instantan ment aux fichiers, listes et tableaux de bord, sans avoir changer de plateforme. Cette solution r duit la dispersion des informations, am liore la visibilit des donn es cl s pour chaque groupe de travail et favorise la collaboration entre les quipes. Les rapports, la documentation op rationnelle et les outils de suivi sont toujours accessibles en un clic et facilement mis jour par tous les membres de l' quipe . Gr ce cette int gration, la gestion de projet est plus efficace, les d cisions peuvent tre prises sur la base de donn es constamment mises jour et chaque quipe peut personnaliser l'environnement en fonction de ses besoins op rationnels, maximisant ainsi le potentiel de SharePoint et de Teams au sein d'un cosyst me num rique unique.

Notifications et automatisation : L'int gration entre SharePoint, Teams et Power Automate vous permet de configurer des notifications instantan es pour toute modification, tout t l chargement ou toute mise jour de documents dans les biblioth ques SharePoint, directement dans Teams. Gr ce aux flux automatis s, chaque membre de l' quipe est rapidement inform des activit s pertinentes, sans risque de manquer des mises jour importantes. Vous pouvez concevoir des flux d'approbation personnalis s impliquant plusieurs utilisateurs et tapes, ce qui acc l re et optimise la tra abilit du processus d'approbation. Toutes les actions, des demandes de r vision l'approbation finale, sont automatiquement suivies et archiv es, garantissant ainsi la transparence et le respect des politiques de l'entreprise. Cette approche r duit consid rablement le temps de gestion et favorise une collaboration continue, m me entre quipes dispers es . L'automatisation s' tend galement aux t ches r currentes telles que la classification, les notifications d' ch ances ou les transferts de fichiers, simplifiant ainsi les processus quotidiens et am liorant l'efficacit globale.

Exemple pratique : : Une quipe projet lance une discussion sur Teams pour valuer une nouvelle proposition op rationnelle . Au cours de la discussion, un membre joint directement le document stock sur SharePoint, le rendant ainsi imm diatement accessible tous les participants. Les membres du groupe commencent alors travailler simultan ment sur le fichier, apportant des modifications et des ajouts en temps r el, chacun depuis son appareil. Toutes les r visions sont instantan ment visibles et suivies, garantissant la transparence des contributions de chacun. Les commentaires saisis chaque tape sont automatiquement notifi s aux destinataires, qui peuvent y r pondre ou intervenir sans quitter l'environnement collaboratif. Si n cessaire, les flux d'approbation sont activ s via Power Automate, avec des notifications ponctuelles chaque tape termin e. Cette m thode de travail permet de finaliser rapidement le document, de partager le r sultat final avec toute l' quipe et d'optimiser la collaboration num rique.

Exercice. Int gration SharePoint et Teams

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Portail de communication interne 📰

Connectez-vous https://portal.office.com

Acc dez SharePoint > + Cr er un site > Site de communication

Entrez le nom et la description

Choisissez la mise en page Sujet

Cliquez sur Cr er

Acc dez la page d'accueil du site > cliquez sur Modifier

Ajouter des composants WebPart : Actualit s , v nements , Contacts , Documents

Personnaliser les couleurs et les en-t tes

Cliquez sur Publier

Partagez le lien avec l' quipe

2. Gestion avanc e des documents 📁

Acc dez Contenu du site > + Nouveau > Biblioth que de documents

Donnez-lui un nom (par exemple Documents RH )

Ajouter des colonnes : Type de document , Ann e , Responsable

Acc dez Param tres de la biblioth que > Contr le de version

Activer le contr le de version

D finir des autorisations sp cifiques

Cr er des vues filtr es par type de document

Ajouter la collection la page d'accueil

T l chargez un document et remplissez les m tadonn es

V rifiez l'affichage dans les vues

3. Collaboration interd partementale 🤝

Aller + Nouvelle page

Choisissez une mise en page deux colonnes

Saisissez le titre (par exemple Projet RH-IT )

Ajouter le composant WebPart Planificateur pour les activit s

Ajouter le composant WebPart Conversations Teams

Ajouter un composant WebPart Documents partag s

Ins rer des liens vers des fichiers ou des modules associ s

Enregistrer et publier la page

Ajouter la page la barre de navigation

Partagez la page avec les services concern s

4. Automatisation du flux de travail ⚙️

Acc dez https://make.powerautomate.com

Cliquez sur + Cr er > Flux automatis

Donnez-lui un nom (par exemple Approbation du contrat RH )

D clencheur : Lorsqu'un fichier est cr dans SharePoint

S lectionnez la collection Documents RH

Ajouter une action : Envoyer l approbation par e-mail

Ajouter une action : Envoyer une notification Teams

Ajouter une action : D placer les fichiers vers un dossier approuv

Enregistrer et activer le flux

Tester en t l chargeant un fichier

5. Gestion des connaissances 📚

Acc dez Contenu du site > + Nouveau > Biblioth que de documents

Donnez-lui un nom (par exemple Savoir-faire de l entreprise )

Ajouter des colonnes : Cat gorie , Auteur , Date de mise jour

Activer le contr le de version

Cr er des vues filtr es par cat gorie

Ajouter le composant WebPart Vue de la collection la page d'accueil

Ins rer un lien vers la collection dans la barre de navigation

Cr er une page FAQ avec des liens vers des documents

Publier et promouvoir la base de connaissances

Tester la recherche avanc e par mots-cl s

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une entreprise souhaite num riser ses processus RH et am liorer sa communication interne. L' quipe informatique :

📰 Cr er un site de communication avec des actualit s et des politiques

📁 Mettre en place une biblioth que de documents RH avec m tadonn es et versionnage

🤝 Cr ez une page de collaboration entre les RH et l'IT

⚙️ Automatisez les approbations de contrats avec Power Automate

📚 Construisez une base de connaissances avec des guides et des FAQ

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
📰 Cr er un site web de communication	SharePoint > + Cr er un site > Site de communication
📁 Recueil de documents RH	Contenu du site > + Nouveaut s > Collection de documents
🤝 Page de collaboration	+ Nouvelle page > Ajouter un composant WebPart
⚙️ Flux de travail RH automatis	Power Automate > + Cr er > Flux automatis
📚 Base de connaissances	Nouvelle collection > Ajouter des m tadonn es > Activer la recherche

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Centralisation des communications et des documents

R duisez les d lais d'approbation et la gestion manuelle

Collaboration transparente entre les services et les quipes

Acc s rapide et structur aux connaissances de l'entreprise

Une plus grande transparence dans les processus RH

R duisez l utilisation du courrier lectronique et des fichiers locaux

Automatisation des t ches r p titives

Suivre les versions et les modifications

Un plus grand engagement des employ s

Soutien la culture d'entreprise et l'apprentissage continu

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

Portail d'int gration 👥
Avec des documents, des vid os et des listes de contr le pour les nouvelles recrues.

Espace de projet inter- quipes 🧩
Avec des t ches partag es, des fichiers et des mises jour en temps r el.

Archives techniques 🛠️
Avec des guides, des manuels et des proc dures pour le support interne.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment cr er un site de communication interne dans SharePoint ?

2. Quelles m tadonn es sont utiles pour une collection de documents RH ?

3. Comment automatiser un flux d approbation avec Power Automate ?

4. Quels outils pouvez-vous int grer dans une page de collaboration ?

5. Pourquoi une base de connaissances d entreprise est-elle utile ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

b) Int gration Entre SharepPint en ligne et OneDrive

Synchronisation bidirectionnelle : permet aux utilisateurs de travailler sur leurs fichiers o qu'ils soient. Les biblioth ques de documents SharePoint se synchronisent facilement avec OneDrive, offrant ainsi la possibilit d'acc der au contenu m me hors ligne depuis n'importe quel appareil : PC, tablette ou smartphone. Les modifications apport es aux fichiers hors ligne sont enregistr es localement et, lors de leur prochain acc s en ligne, elles sont automatiquement mises jour et r percut es dans SharePoint. Ce syst me emp che la perte ou l' crasement accidentel des donn es, assurant ainsi l'alignement permanent de toutes les versions des documents. La synchronisation transparente favorise une gestion dynamique et collaborative, permettant chaque membre de l' quipe de travailler sur les fichiers mis jour en temps r el. Cela optimise la fois l'efficacit op rationnelle et la s curit des informations de l'entreprise.

Gestion flexible des documents : Glissez -d posez des fichiers ou des dossiers entiers dans OneDrive pour les synchroniser automatiquement avec les biblioth ques SharePoint associ es. Ce processus simplifie consid rablement la gestion et le partage, liminant la complexit et r duisant la marge d'erreur. Gr ce la synchronisation, chaque modification apport e est imm diatement partag e avec l' quipe , favorisant ainsi un environnement de travail constamment mis jour. Les fonctions de recherche avanc es vous permettent de localiser n'importe quel document en quelques secondes, qu'il soit stock sur OneDrive ou SharePoint. Cela garantit un acc s rapide l'information, un meilleur contr le des versions et une gestion documentaire parfaitement int gr e. Ce syst me am liore la productivit , fluidifie la collaboration et garantit une s curit maximale des donn es de l'entreprise.

Collaboration s curis e : La collaboration entre SharePoint et OneDrive garantit que chaque fichier conserve les autorisations d'acc s d finies par l'organisation, m me en cas de synchronisation entre les deux plateformes. Ainsi, les autorisations configur es sur SharePoint sont automatiquement appliqu es aux documents sur OneDrive, emp chant ainsi toute personne non autoris e de consulter ou de modifier des donn es sensibles. Ce syst me favorise une gestion rigoureuse de la s curit , r duisant ainsi les risques de failles et de fuites d'informations. Les membres de l' quipe peuvent travailler librement sur les fichiers partag s, sachant que chaque modification est suivie et prot g e par les politiques de l'entreprise. La synchronisation constante garantit la mise jour et la coh rence des restrictions, m me en cas de modification des r les ou des autorisations. Cela allie productivit et haut niveau de protection des donn es, favorisant une collaboration efficace et s curis e.

Acc s mobile : Gr ce l'application mobile OneDrive, chaque membre de l' quipe peut g rer ses fichiers SharePoint en toute libert , o qu'il soit. Sur smartphone, tablette ou ordinateur portable, l'exp rience de travail reste fluide et s curis e, sans proc dures complexes ni configurations sp cifiques. L'interface intuitive vous permet de consulter, modifier et partager des documents en temps r el, favorisant une collaboration fluide, m me en dehors du si ge social. Les notifications push vous alertent imm diatement de toute mise jour, vous permettant ainsi de ne manquer aucune modification. M me hors ligne, les documents sont accessibles et modifiables, et toutes les r visions sont automatiquement synchronis es d s votre retour en ligne. La compatibilit multiplateforme limine les contraintes techniques et vous permet de travailler en toute fluidit avec les syst mes iOS, Android ou Windows. Cela garantit une productivit continue et permet chacun de contribuer activement aux projets, o qu'il soit.

Exemple pratique : Un employ est en d placement chez un client et doit mettre jour le mod le de contrat de l'entreprise. Gr ce l'application OneDrive sur son smartphone, il acc de rapidement la biblioth que de documents SharePoint o est stock le fichier. Pendant la r union, il effectue les modifications demand es par le client en temps r el, mettant directement jour le document sans rien t l charger. D s que la connexion internet est r tablie, toutes les r visions sont synchronis es et imm diatement accessibles toute l' quipe au bureau. Gr ce aux notifications push , les coll gues sont automatiquement inform s des nouveaut s et peuvent consulter ou compl ter le contrat mis jour. Le syst me garantit le maintien des autorisations d'acc s, prot geant ainsi la confidentialit des donn es sensibles. Ainsi, la collaboration entre les quipes en d placement et celles sur site est fluide, s curis e et continue.

Exercice. Int gration SharePoint et OneDrive

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre utiliser SharePoint Online avec OneDrive pour am liorer la gestion des documents d'entreprise. Vous apprendrez synchroniser vos biblioth ques de documents de mani re bidirectionnelle, g rer vos fichiers localement et en ligne, collaborer en toute s curit avec vos coll gues internes et externes, et acc der vos contenus depuis vos appareils mobiles. Cet exercice vous aidera optimiser l'organisation de vos fichiers, r duire les doublons, renforcer la s curit et assurer la continuit de vos activit s en d placement.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Synchronisation bidirectionnelle 🔄

Connectez-vous https://portal.office.com

Acc dez SharePoint > s lectionnez un site > Documents

Cliquez sur Synchroniser (ic ne avec deux fl ches)

Confirmer l'ouverture de OneDrive

Attendez que la collection soit synchronis e avec votre PC

Ouvrir l'Explorateur de fichiers > Nom de l'entreprise > Nom du site

Cr er un nouveau fichier Word dans le dossier synchronis

V rifiez que le fichier appara t galement sur SharePoint

Supprimer un fichier de SharePoint et v rifier qu'il est galement supprim localement

Conclure que la synchronisation est active dans les deux sens

2. Gestion flexible des documents 📁

Ouvrir un fichier synchronis partir de l'Explorateur de fichiers

Modifiez le contenu et enregistrez

V rifiez que les modifications sont visibles sur SharePoint

Faites un clic droit sur un fichier > Rendre disponible hors ligne

D connectez-vous d'Internet et ouvrez le fichier

Modifier et enregistrer

Reconnectez-vous et v rifiez la synchronisation

Cliquez avec le bouton droit sur un fichier > Afficher en ligne

Ouvrir le fichier directement dans SharePoint

Concluez que vous pouvez travailler localement ou en ligne de mani re flexible

3. Collaboration s curis e 🔐

S lectionnez un fichier sur SharePoint

Cliquez sur Partager

Choisissez Personnes sp cifiques

D sactivez Autoriser la modification si n cessaire

D finir une date d'expiration pour le lien

Cliquez sur Appliquer > Copier le lien

Envoyer le lien via Teams ou Outlook

Assurez-vous que l'acc s est restreint

Ouvrir le fichier dans Word Online avec un coll gue

Monter ensemble en temps r el

4. Acc s mobile 📱

T l charger l'application OneDrive et SharePoint depuis l'App Store ou Google Play

Connectez-vous avec votre compte professionnel

Ouvrez l application SharePoint > acc dez au site > biblioth que de documents

Afficher un fichier PDF ou Word

Ouvrez l application OneDrive > acc dez au dossier synchronis

Rendre un fichier disponible hors ligne

Modifier un fichier Word avec l'application Office

Enregistrer et v rifier la synchronisation

Recevoir des notifications de changement

Concluez que vous pouvez travailler n importe o

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une quipe marketing travaille sur une campagne partag e. Les fichiers sont stock s sur SharePoint et synchronis s avec OneDrive pour le travail hors ligne. Les documents sont modifi s en temps r el par plusieurs utilisateurs, partag s en toute s curit avec des partenaires externes et accessibles via smartphone lors d' v nements et de d placements professionnels.

🔄 Synchronisation : SharePoint > Documents > Synchronisation
➡️ Les fichiers sont toujours jour sur tous vos appareils.

📁 Gestion flexible : OneDrive > Disponible hors ligne
➡️ Vous pouvez galement travailler sans connexion Internet.

🔐 Collaboration s curis e : Partager > Personnes sp cifiques
➡️ Acc s contr l et tra able.

📱 Acc s mobile : applications SharePoint et OneDrive
➡️ Les documents sont toujours port e de main.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🔄 Synchronisation	SharePoint > Documents > Synchronisation
📁 Gestion de fichiers hors ligne	OneDrive > Explorateur de fichiers > Disponible hors ligne
🔐 Partage s curis	SharePoint > Fichier > Partager > Personnes sp cifiques
📱 Acc s mobile	Application mobile OneDrive / SharePoint > Acc s aux documents

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Acc dez des documents toujours jour depuis n'importe quel appareil

Travaillez hors ligne avec la synchronisation automatique

Collaboration en temps r el avec des coll gues et des partenaires

Contr le granulaire du partage de fichiers

R duction de la duplication des documents

Une plus grande s curit dans la gestion du contenu

Notifications et suivi des modifications

Int gration transparente avec Teams et Outlook

R duire l'utilisation des e-mails et des pi ces jointes

Soutien la mobilit et au travail hybride

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE PROFESSIONNEL

Gestion des offres commerciales 💼
Les fichiers sont synchronis s entre SharePoint et OneDrive pour que vous puissiez travailler en d placement.

Support technique sur le terrain 🛠️
Les manuels et listes de contr le sont disponibles hors ligne sur tablettes et mis jour en temps r el.

Collaboration avec les fournisseurs 🤝
Partagez des documents en toute s curit avec un acc s limit et suivi.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment activer la synchronisation entre SharePoint et OneDrive ?

2. Comment travailler hors ligne avec des fichiers synchronis s ?

3. Quelles options de s curit offre le partage de fichiers ?

4. Comment acc der aux documents depuis des appareils mobiles ?

5. Quels sont les avantages de la synchronisation bidirectionnelle ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris int grer SharePoint et OneDrive pour une gestion documentaire moderne, s curis e et flexible. Vous avez configur la synchronisation bidirectionnelle, travaill hors ligne, partag des fichiers de mani re contr l e et acc d au contenu depuis des appareils mobiles. Ces fonctionnalit s am liorent la productivit , favorisent le travail hybride et garantissent la s curit des donn es. Vous pouvez d sormais tirer pleinement parti de l'int gration SharePoint et OneDrive pour optimiser la collaboration et l'accessibilit des documents professionnels.

c) Int gration entre SharePoint Online et Outlook

Joindre des documents : Cette int gration optimise le flux de travail : vous pouvez facilement s lectionner des fichiers ou des dossiers entiers directement depuis SharePoint lors de la r daction d'un message dans Outlook, sans avoir t l charger les documents au pr alable sur votre appareil. Au lieu d'une pi ce jointe traditionnelle, le destinataire re oit un lien s curis lui permettant d'acc der imm diatement au fichier mis jour, garantissant ainsi la protection des donn es conform ment aux politiques de l'entreprise. Ainsi, chacun travaille toujours sur la derni re version du document, r duisant ainsi les risques d'erreurs et les pertes de temps li es aux doublons ou aux fichiers obsol tes. Les administrateurs peuvent galement facilement surveiller et g rer les autorisations d'acc s. Cette solution favorise une collaboration contr l e et un partage s curis , m me avec des personnes ext rieures l'organisation, tout en respectant les niveaux de s curit requis.

Gestion des r unions : Lorsque vous organisez une r union via Outlook, vous pouvez ins rer directement dans l'invitation des liens vers des documents ou des sites SharePoint pertinents pour les participants. Ainsi, les participants ont toujours acc s aux versions les plus r centes des documents, garantissant ainsi une coh rence entre les participants. Cela limine le risque de travailler sur des fichiers dupliqu s ou obsol tes, ce qui optimise la pr paration et la participation aux r unions. De plus, toute mise jour des documents partag s est imm diatement visible par l'ensemble du groupe, sans qu'il soit n cessaire d'en envoyer de nouvelles copies. L'int gration favorise galement le suivi des modifications et la s curit des informations, l'acc s tant g r conform ment aux politiques de l'entreprise. La collaboration pendant et apr s la r union est ainsi plus fluide, s curis e et productive.

Centralisation des t ches : La synchronisation entre SharePoint et Outlook vous permet de g rer toutes les t ches de votre projet depuis une interface unique, offrant une vue claire et actualis e des ch ances et des responsabilit s. Les t ches assign es sur les sites SharePoint apparaissent automatiquement dans le calendrier et la liste des t ches Outlook, permettant aux membres de l' quipe de suivre facilement leur progression et de recevoir des rappels en temps opportun. Cette int gration r duit les risques d'oubli ou de doublons, favorisant une organisation plus fluide et une collaboration fluide entre les membres de l' quipe . Les utilisateurs peuvent mettre jour le statut des t ches directement depuis Outlook, avec une synchronisation imm diate avec SharePoint. Toutes les mises jour sont tra ables, offrant un meilleur contr le et un meilleur reporting sur les t ches termin es et en attente. Ainsi, la centralisation simplifie la gestion des projets de l'entreprise et permet tous les acteurs de rester concentr s sur leurs t ches et leurs priorit s.

Recherche int gr e : un outil puissant pour ceux qui travaillent quotidiennement avec de grandes quantit s d'informations. Gr ce la barre de recherche d'Outlook, vous pouvez localiser instantan ment vos e-mails et documents stock s sur SharePoint, sans avoir changer de plateforme ni ouvrir plusieurs applications. D s que vous saisissez un mot-cl , le syst me vous sugg re automatiquement des fichiers, des conversations et des sites pertinents li s aux t ches ou projets en cours. Vous pouvez ainsi trouver rapidement ce dont vous avez besoin lors d'une r union ou de la pr paration d'une communication. La recherche int gr e facilite galement la collaboration, car chacun peut acc der aux ressources partag es les plus r centes directement depuis son environnement de travail habituel. Gagner un temps pr cieux et r duire la perte d'informations devient un avantage tangible au quotidien.

Exemple pratique : Un chef de projet doit r unir son quipe pour discuter de l'avancement d'un projet. Il planifie la r union directement depuis son calendrier Outlook, en ajoutant les membres int ress s. Dans le corps de l'invitation, il inclut des liens vers les documents stock s sur SharePoint, afin que chacun puisse les consulter avant la r union. Pendant la r union, les documents mis jour sont partag s, garantissant ainsi que tout le monde travaille sur les m mes dossiers. Imm diatement apr s, il utilise Power Automate pour g n rer automatiquement des t ches de suivi et les attribuer aux responsables appropri s. Ainsi, le statut des t ches est synchronis entre Outlook et SharePoint. R sultat : une gestion des r unions plus structur e, transparente et productive.

Exercice. Int gration SharePoint et Outlook

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre utiliser SharePoint et Outlook de mani re fluide pour am liorer la gestion des t ches et la communication en entreprise. Vous apprendrez connecter les calendriers et r unions Outlook SharePoint, centraliser les t ches partag es dans une interface unique et exploiter la recherche int gr e pour trouver rapidement du contenu pertinent. Cet exercice augmentera la productivit , r duira les silos d'information et am liorera la collaboration au sein de l' quipe .

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Gestion des r unions 📅

Connectez-vous https://portal.office.com

Acc dez Outlook > Calendrier

les membres de l' quipe

Ins rez le lien vers le site SharePoint du projet dans le corps de l'invitation

Enregistrer et envoyer

Acc dez SharePoint > Modifier la page

Ajouter le composant WebPart Calendrier de groupe

Connecter le calendrier Outlook au site

V rifiez que les r unions sont visibles sur SharePoint

Cliquez sur un v nement pour l'ouvrir directement dans Outlook

2. Centralisation des activit s ✅

Acc dez SharePoint > + Nouvelle page

composant WebPart Planificateur

Plan de t ches du groupe Connect Outlook

Cr er des t ches et affecter des membres

Ajouter des d lais et des priorit s

Afficher les t ches sous forme de tableau ou de liste

Ajouter le composant WebPart Activit r cente

V rifiez que les modifications sont synchronis es avec les t ches Outlook

Partagez la page avec l' quipe

Utiliser la page comme tableau de bord op rationnel

3. Recherche int gr e 🔍

Acc dez SharePoint > Barre de recherche

Tapez le nom d'une r union ou d'une t che

Cliquez sur Afficher plus de r sultats

Filtrer par type de contenu : v nements, documents, e-mails

S lectionnez un r sultat et ouvrez-le

Acc dez Outlook > Courrier

Utilisez la barre de recherche pour rechercher le m me terme

Comparer les r sultats entre SharePoint et Outlook

Enregistrer la recherche dans SharePoint en tant que vue personnalis e

Ajouter la vue la page d'accueil du site

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une quipe projet souhaite centraliser la gestion des r unions et des t ches. Le responsable cr e un calendrier partag dans Outlook et le connecte SharePoint. Les t ches sont g r es via Planner et affich es sur le site. Les membres de l' quipe peuvent rechercher des documents, des v nements et des messages depuis une interface unique.

📅 R unions : Outlook > Calendrier > Lien SharePoint
➡️ Tous les rendez-vous sont galement visibles sur le site.

✅ T ches : SharePoint > Planificateur > Lien Outlook
➡️ Les t ches sont synchronis es et attribu es en temps r el.

🔍 Recherche : SharePoint > Recherche int gr e
➡️ Le contenu est facilement trouv partir d'une seule barre.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
📅 Calendrier partag	Outlook > Calendrier > Invitation un lien SharePoint
✅ Activit s int gr es	SharePoint > Composant WebPart Planificateur > Lien de groupe Outlook
🔍 Recherche int gr e	SharePoint > Barre de recherche / Outlook > Recherche de courrier

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Centralisez les r unions, les t ches et les documents sur une seule plateforme

R duisez le temps pass rechercher des informations sur diff rentes applications

Meilleure visibilit sur les d lais et les responsabilit s

Collaboration plus fluide entre les quipes et les services

Acc s rapide au contenu pertinent de SharePoint et Outlook

Synchronisation automatique entre les t ches et le calendrier

R duisez les e-mails redondants gr ce aux tableaux de bord partag s

Tra abilit des activit s et des communications

Meilleure organisation du travail quotidien

Soutien la gestion de projet agile

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

Gestion de projet interfonctionnelle 🧩
Connectez les t ches de calendrier et de projet entre SharePoint et Outlook pour coordonner diff rentes quipes .

Portail RH 👥
Consultez les r unions d'int gration et les activit s de formation dans un seul tableau de bord.

Service client 🎧
Centralisez les rendez-vous, les tickets et la documentation de chaque client dans un site SharePoint connect Outlook.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

Comment connecter un calendrier Outlook un site SharePoint ?

Comment synchroniser Planner et Outlook ?

Comment effectuer une recherche int gr e entre SharePoint et Outlook ?

Quels sont les avantages de la centralisation des activit s ?

Comment utiliser SharePoint pour am liorer la gestion des r unions ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris int grer SharePoint et Outlook pour am liorer la gestion des r unions, des t ches et des informations. Vous avez connect un calendrier partag , synchronis les t ches avec Planner, utilis la recherche int gr e et cr un tableau de bord op rationnel. Ces fonctionnalit s vous permettent de travailler plus organis , de r duire la dispersion des informations et d'accro tre la productivit de votre quipe . Vous tes d sormais capable de concevoir des espaces num riques qui combinent communication, planification et collaboration au sein d'une exp rience unique et fluide.

d) Int gration SharePoint Online et Office

Co-cr ation de documents : permet plusieurs personnes de modifier simultan ment un m me fichier Word, Excel ou PowerPoint, et de visualiser chaque mise jour en temps r el. Ce mode limine les conflits de versions, car toutes les modifications sont imm diatement int gr es et enregistr es automatiquement. Des commentaires, suggestions et r visions peuvent tre ajout s sans interrompre le flux de travail de l' quipe . Les utilisateurs peuvent voir qui a effectu les modifications et revenir facilement aux versions pr c dentes en cas d'erreur. La co-cr ation facilite la collaboration, m me distance , en simplifiant le brainstorming, la collecte d'id es et la r daction conjointe de contenu. Tout se d roule dans un environnement s curis et tra able, r duisant ainsi le risque de perte de donn es importantes. SharePoint devient ainsi le centre de la productivit partag e et du travail d' quipe moderne.

Acc s depuis n'importe o : Gr ce Office Online ou aux versions bureau de Word, Excel et PowerPoint, vous pouvez ouvrir et modifier des documents stock s sur SharePoint o que vous soyez, m me en d placement. Plus besoin de t l charger les fichiers localement ; une simple connexion internet suffit pour travailler en temps r el et maintenir les versions jour. Cette flexibilit am liore la collaboration entre coll gues travaillant distance et vous permet de modifier rapidement les documents partag s. De plus, toutes les modifications sont automatiquement enregistr es et suivies, r duisant ainsi le risque de perte de donn es. Gr ce l'int gration native entre Office et SharePoint, vous acc dez aux m mes fonctionnalit s depuis le navigateur et l'application bureau, garantissant une exp rience coh rente et productive.

Int gration des r visions : Cette fonctionnalit permet aux personnes impliqu es dans la r daction d'un document de suivre clairement chaque modification, suggestion ou observation effectu e au fil du temps. Les r visions ne sont jamais perdues : elles restent enregistr es et accessibles m me des jours ou des semaines plus tard, ce qui vous permet de suivre facilement l' volution d'un projet. En cas de doute ou d'erreur, vous pouvez revenir une version pr c dente, vitant ainsi la perte d'informations pr cieuses. Les commentaires permettent galement de comparer directement des sections sp cifiques du fichier, acc l rant ainsi la r solution des doutes et l'approbation partag e du contenu. Cette approche am liore la qualit finale des documents, car chaque section peut faire l'objet d'une r vision coll giale et d'un affinement progressif. La transparence des modifications facilite la collaboration entre les membres des diff rentes quipes , garantissant que toutes les voix sont entendues et prises en compte dans le processus d cisionnel.

Mod les et automatisation : L'utilisation de mod les dans SharePoint vous permet d'acc l rer le lancement de nouveaux projets et de favoriser l'adoption de normes d'entreprise communes. Les mod les peuvent inclure des mises en page, des formats et des champs pr d finis, garantissant ainsi que chaque document cr respecte les directives et l'identit visuelle de l'organisation. L'automatisation, via les workflows Power Automate ou les macros Office, vous permet de g rer intelligemment les approbations de documents, d'envoyer des notifications automatiques et de mettre jour les bases de donn es connect es. Cela r duit les erreurs manuelles et simplifie les processus administratifs. SharePoint, int gr aux outils d'automatisation, devient un environnement dynamique o les documents sont g r s de mani re transparente, tra able et toujours conforme aux normes de l'entreprise. Cette synergie entre mod les et automatisation lib re un temps pr cieux, permettant aux quipes de se concentrer sur des activit s plus forte valeur ajout e.

Exemple pratique : Imaginez que l' quipe RH doive pr parer une pr sentation PowerPoint pour un nouveau programme de formation interne. Le brouillon est t l charg sur SharePoint, o les managers et les formateurs de diff rents sites y acc dent simultan ment. Gr ce la co-cr ation, chacun ajoute des suggestions, des commentaires et des ressources suppl mentaires, visibles en temps r el. Plus besoin d'envoyer des e-mails ou de versions s par es : toute l' quipe travaille sur le m me document mis jour. Les r visions sont suivies et vous pouvez facilement revenir aux versions pr c dentes en cas d'erreur. Cette approche r duit le temps de pr paration de la formation et garantit que le r sultat final refl te les besoins de toute l' quipe . SharePoint devient ainsi le point de rencontre num rique pour une collaboration efficace et transparente.

Exercice. Int gration SharePoint et Office

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre utiliser SharePoint Online conjointement avec les applications Office (Word, Excel, PowerPoint) pour am liorer la collaboration et la gestion documentaire. Vous apprendrez co-cr er des documents en temps r el, acc der aux fichiers depuis n'importe quel appareil, int grer des r visions et des commentaires tra ables, et utiliser des mod les d'entreprise pour standardiser le contenu. Cet exercice augmentera la productivit , r duira la duplication des fichiers et garantira la coh rence et le contr le des processus documentaires.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Co-cr ation de documents en temps r el 👥

Connectez-vous https://portal.office.com

Acc dez SharePoint > s lectionnez un site > Documents

T l charger un fichier Word, Excel ou PowerPoint

Cliquez sur le fichier pour l'ouvrir en ligne

Cliquez sur Partager > saisissez l'adresse e-mail d'un coll gue

Assurez-vous que l' option Autoriser la modification est activ e

Le coll gue recevra un lien pour modifier le fichier

Vous pouvez tous les deux travailler en m me temps

Les changements sont visibles en temps r el

Toutes les r visions sont automatiquement enregistr es

2. Acc s depuis n'importe o 🌍

Ouvrez le fichier partir d'un navigateur sur un autre appareil (par exemple une tablette)

Assurez-vous que le contenu est jour

T l charger l'application Office ou Word/Excel/PowerPoint depuis l'App Store ou Google Play

Connectez-vous avec votre compte professionnel

Ouvrez le fichier directement depuis l'application

Modifier et enregistrer

V rifiez que les modifications sont synchronis es avec SharePoint

Essayez galement d'y acc der depuis OneDrive.

Confirmer que le fichier est accessible partout

Conclure que l acc s est garanti depuis n importe quel endroit

3. Int gration des r visions et des commentaires 📝

Ouvrir un fichier Word partag

Allez dans R vision > Commentaire

Ajouter un commentaire une section de texte

Le coll gue re oit une notification et peut r pondre

Acc dez R vision > Suivi des modifications

Tous les changements sont mis en vidence

Accepter ou rejeter les modifications

Afficher l'historique des versions de SharePoint

Restaurer une version pr c dente si n cessaire

Tous les avis sont tra ables et collaboratifs

4. Utilisation de mod les et d automatisation 📄⚙️

Cr ez un document Word avec un en-t te, un logo et une structure standard

Enregistrer comme mod le ( .dotx )

Acc dez SharePoint > Param tres de la biblioth que > Param tres avanc s

T l chargez le mod le dans la collection

D finir le mod le par d faut pour les nouveaux fichiers

Cliquez sur + Nouveau > le mod le est utilis automatiquement

Int grer un flux Power Automate : Lorsqu'un fichier est cr → Envoyer une notification

Acc dez https://make.powerautomate.com

Cr ez le flux et connectez-le la collection

Tester la cr ation et la notification automatiques

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une quipe juridique travaille sur des contrats partag s. Les documents sont enregistr s sur SharePoint, modifi s en temps r el par plusieurs utilisateurs, accessibles depuis n'importe quel appareil et suivis avec commentaires et r visions. Des mod les standardis s garantissent la coh rence, et un workflow automatis envoie des notifications au responsable d s la cr ation d'un nouveau contrat.

👥 Co-cr ation : SharePoint > Documents > Partager
➡️ Collaboration simultan e et sans conflit.

🌍 Acc dez partout : Applications Office > Fichiers depuis SharePoint
➡️ Travail flexible depuis n'importe quel appareil.

📝 Suivi des modifications : Word > R vision > Commentaires et modifications
➡️ Suivre et contr ler les modifications.

📄⚙️ Mod les et flux : SharePoint > Param tres de la biblioth que + Power Automate
➡️ Standardisez et automatisez les processus.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
👥 Co-cr ation	SharePoint > Documents > Partager
🌍 Acc s mobile	Applications Office > Fichiers SharePoint
📝 Examen des documents	Word > R vision > Commentaires / Suivi des modifications
📄⚙️ Mod les et automatisation	SharePoint > Param tres de la biblioth que > Avanc / Power Automate

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Collaboration simultan e sans duplication de fichiers

Acc dez aux documents depuis n'importe quel endroit et appareil

Tra abilit compl te des modifications et des commentaires

Normalisation des documents avec des mod les d'entreprise

Automatiser les flux de travail r p titifs

R duire l'utilisation des e-mails et des pi ces jointes

Un meilleur contr le sur le contenu partag

Gagnez du temps sur la r vision et l'approbation

Int gration transparente avec l' cosyst me Microsoft 365

Prise en charge d'une gestion documentaire agile et s curis e

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

Gestion des contrats juridiques ⚖️
Mod les standardis s, co-cr ation et suivi des r visions.

Pr paration des rapports mensuels 📊
Mod les Excel partag s et mis jour en temps r el par plusieurs services.

Pr sentations marketing 📢
PowerPoint collaboratif accessible depuis ordinateur et mobile.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment activer la co-cr ation d un document dans SharePoint ?

2. Comment acc der un fichier Office sur des appareils mobiles ?

3. Comment suivre les modifications et les commentaires dans Word ?

4. Comment d finir un mod le par d faut dans une biblioth que SharePoint ?

5. Comment automatiser une notification lorsqu'un fichier est cr ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris int grer SharePoint Word, Excel et PowerPoint pour am liorer la collaboration et la gestion des documents. Vous avez co-cr des documents en temps r el, consult des fichiers o que vous soyez, suivi des r visions et des commentaires, et utilis des mod les avec des workflows automatis s. Ces fonctionnalit s vous permettent de travailler plus efficacement, de r duire les erreurs et d'assurer la coh rence de votre contenu professionnel. Vous pouvez d sormais tirer pleinement parti de l'int gration SharePoint et Office pour rationaliser vos processus documentaires.

e) Avantages d'int gration

Exp rience utilisateur unifi e : Une exp rience utilisateur v ritablement unifi e signifie g rer vos documents, vos communications et vos t ches sans quitter votre espace de travail num rique. SharePoint, int gr Teams, Outlook et aux autres applications Microsoft 365, vous permet de consulter, modifier et partager des fichiers depuis une interface unique. Cela limine la fragmentation des informations et r duit le risque d'erreurs li aux changements constants de plateformes. Les notifications, les commentaires, l'attribution des t ches et le suivi des versions sont centralis s, simplifiant ainsi le quotidien. L'acc s int gr permet chaque membre de l' quipe de trouver facilement ce dont il a besoin, favorisant la clart et la prise de d cision rapide. Le travail est ainsi plus fluide, efficace et accessible, offrant un contr le total sur l'ensemble du cycle documentaire.

R duction des erreurs et des doublons : L un des principaux avantages de l int gration de SharePoint aux applications Microsoft 365 est la r duction significative des erreurs et des doublons de documents. Gr ce la synchronisation automatique en temps r el, toutes les modifications apport es au fichier, quelle que soit l utilisateur, sont imm diatement enregistr es et rendues visibles par toute l quipe , vitant ainsi tout crasement accidentel ou la cr ation de copies obsol tes. Ainsi, chacun travaille toujours sur la version la plus r cente, avec la possibilit de suivre les r visions et de r cup rer facilement l historique des donn es. Le risque de confusion entre diff rents fichiers est consid rablement r duit, tout comme le risque de perte d informations importantes. De plus, les fonctionnalit s de contr le des versions facilitent la gestion des corrections et des restaurations, garantissant ainsi la fiabilit et la coh rence des processus de partage de documents.

S curit et contr le renforc s : Gr ce la gestion centralis e des autorisations dans SharePoint, tous les acc s aux documents sont r glement s avec pr cision, garantissant que seuls les utilisateurs autoris s peuvent consulter ou modifier le contenu. Les politiques appliqu es s'appliquent de mani re transparente Teams, OneDrive, Outlook et toutes les applications connect es, offrant un contr le pr cis des informations sensibles et confidentielles. Vous pouvez facilement d finir diff rents niveaux d'acc s pour les individus ou les groupes, automatiser la r vocation des autorisations et surveiller toutes les activit s gr ce des pistes d'audit d taill es . Si les politiques ou les besoins organisationnels voluent, les autorisations sont mises jour en temps r el sur l'ensemble de la plateforme. Cette approche int gr e r duit consid rablement le risque d'acc s non autoris et contribue la conformit r glementaire. Les utilisateurs finaux b n ficient d'une protection avanc e sans complexit suppl mentaire, tandis que les administrateurs conservent un contr le et une visibilit complets sur la s curit des donn es de l'entreprise.

Automatisation des processus : Minimisez les t ches manuelles et r p titives, am liorant ainsi l'efficacit et la pr cision op rationnelles. Power Automate vous permet de cr er des flux qui notifient automatiquement les membres de votre quipe lorsqu'un fichier est t l charg ou modifi dans une biblioth que SharePoint, ou de lancer un processus d'approbation directement dans Teams ou via Outlook. Vous pouvez collecter des donn es via des formulaires, g n rer des rapports automatiques et attribuer des t ches selon des r gles pr d finies. Ces flux s'adaptent vos besoins, garantissant tra abilit et rapidit des communications d'entreprise. Gr ce aux int grations natives, chaque tape est centralis e et tra able, facilitant la collaboration et acc l rant les cycles de travail.

Accessible partout et tout moment : Gr ce l'int gration fluide entre SharePoint, OneDrive et les applications Microsoft 365, vous pouvez travailler sur vos documents depuis n'importe quel appareil, au bureau comme en d placement. L'application mobile OneDrive vous permet d'acc der vos fichiers, de les modifier et de les partager m me hors ligne ; les modifications sont automatiquement synchronis es d s le r tablissement de la connexion. Cela garantit la continuit de vos activit s et la capacit r pondre aux besoins de votre quipe en temps r el, o que vous soyez. Que vous consultiez des rapports, mettiez jour des pr sentations ou collaboriez distance, l'acc s aux donn es reste simple et s curis . Tous les documents sont prot g s par des syst mes de s curit et de sauvegarde avanc s, vous offrant une tranquillit d'esprit m me en d placement.

Collaboration interfonctionnelle : Cette collaboration est optimale lorsque des quipes issues de diff rents secteurs d'activit partagent leurs objectifs et leurs ressources sur des plateformes comme SharePoint. Gr ce des tableaux de bord personnalis s, chaque groupe peut suivre l'avancement des projets en temps r el, visualiser les donn es critiques et identifier rapidement les probl mes. Des outils d'analyse int gr s permettent des valuations approfondies des performances, permettant ainsi des d cisions rapides et clair es. La transparence dans la gestion des t ches brise les silos organisationnels et favorise un dialogue constant entre le marketing, les ventes, la production et l'informatique. Les documents, rapports et indicateurs cl s sont toujours accessibles, garantissant la coh rence et la synchronisation des efforts. Dans cet environnement num rique, la collaboration va au-del du simple partage de fichiers pour devenir un moteur d'innovation et de croissance. Cette approche interfonctionnelle favorise l'agilit , l'efficacit et l'orientation r sultats de chaque projet.

Exemple transversal : Imaginez une organisation lan ant une campagne marketing. Elle commence par la cr ation d'un site SharePoint pour centraliser les documents strat giques et les supports de projet. Le canal Teams est connect pour faciliter les r unions op rationnelles et la communication entre les services. Les ressources n cessaires l' quipe terrain sont synchronis es sur OneDrive, garantissant ainsi un acc s en tout lieu. L'approbation des supports est automatis e gr ce Power Automate et Outlook, r duisant ainsi les d lais et les erreurs. Chaque tape est suivie, les flux de travail sont fluides et la collaboration transversale devient naturelle. Ainsi, l'organisation optimise la productivit , la s curit et le contr le de tous les processus de campagne.

Exercice. Bienfaits de la suppl mentation

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre utiliser SharePoint Online en synergie avec Teams, Outlook, OneDrive, Power Automate et Planner pour g rer une campagne marketing de mani re collaborative, s curis e et automatique. Vous apprendrez centraliser les documents, attribuer des t ches, automatiser les notifications, garantir un acc s en tout lieu et r duire les erreurs et les doublons. Cet exercice d montre comment une exp rience utilisateur unifi e et une collaboration interfonctionnelle am liorent la productivit et le contr le des processus. L'int gration entre les applications Microsoft 365 permet un travail fluide, tra able et accessible depuis n'importe quel appareil, avec une s curit et une coh rence accrues.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Cr ation du site SharePoint pour la campagne 🏗️

Connectez-vous https://portal.office.com

Acc dez SharePoint > cliquez sur Cr er un site

S lectionnez le site de l' quipe

Saisissez le nom : Campagne marketing du 3e trimestre

Ajouter une description de projet

Choisissez un groupe Microsoft 365 existant ou cr ez-en un nouveau

D finir la confidentialit du site (public ou priv )

Cliquez sur Suivant et ajoutez les membres de l quipe

Cliquez sur Terminer pour cr er le site

V rifier que le site est accessible et fonctionnel

2. Organisation et t l chargement de documents 📂

Acc dez aux documents sur le site SharePoint

Cliquez sur + Nouveau > Dossier pour cr er des sections th matiques

Cr er des dossiers : Contenu , Graphiques , Planning , Rapports

Cliquez sur T l charger > Fichier pour ins rer des documents

Faites glisser plusieurs fichiers la fois pour acc l rer

Renommer les fichiers pour plus de clart et de coh rence

Ajouter des m tadonn es personnalis es (par exemple, auteur, statut)

D finir des autorisations sp cifiques pour chaque dossier

Activer l'historique des versions pour chaque fichier

V rifiez que les fichiers sont accessibles et modifiables

3. Partage de fichiers via OneDrive 🔗

Ouvrez le fichier depuis le OneDrive de votre entreprise

Cliquez sur Partager

S lectionnez Site SharePoint comme destination

D finissez les autorisations sur Toute personne disposant du lien peut modifier

Ajoutez un message personnalis pour le destinataire

Envoyez le lien par e-mail ou via Teams

V rifiez que le fichier est visible dans la biblioth que SharePoint

V rifiez l'activit r cente pour confirmer l'acc s

Supprimer l'acc s s'il n'est plus n cessaire

Archiver les versions obsol tes pour viter les doublons

4. Int gration de sites SharePoint dans Teams 💬

Ouvrez Microsoft Teams

S lectionnez l' quipe du projet ou cr ez-en une nouvelle

Cliquez sur + dans la barre d'onglets

S lectionnez SharePoint dans la liste des applications

S lectionnez le site Campagne marketing du 3e trimestre

Ajouter la biblioth que de documents sous forme d'onglet

Renommer l'onglet pour plus de clart (par exemple Documents de campagne )

V rifiez que les fichiers sont accessibles depuis Teams

Envoyez un message dans le canal pour informer l' quipe

les pi ces jointes aux e-mails

5. Gestion des t ches avec Planner 📅

Dans Teams > cliquez sur + > s lectionnez Planificateur

Cr er un nouveau plan : Activit s de campagne T3

Ajouter un bucket : Contenu , Conception , R seaux sociaux , E-mail

Cr ez des t ches pour chaque activit sp cifique

Attribuer des responsabilit s et des d lais

Ajouter des listes de contr le et des pi ces jointes aux t ches

D finissez des priorit s et des tiquettes color es

Afficher le plan dans le tableau de bord ou dans la vue calendrier

Suivre les progr s

Envoyer des rappels automatiques aux membres de l' quipe

6. Automatiser les notifications avec Power Automate ⚙️

Acc dez https://make.powerautomate.com

Cliquez sur Cr er > Flux automatis

Choisissez le d clencheur : Lorsqu'un fichier est cr dans SharePoint

Ajouter une action : Envoyer un message dans Teams

Personnalisez le message avec le nom du fichier et l'auteur

Enregistrer et activer le flux

Testez le flux en t l chargeant un nouveau fichier

V rifiez que le message arrive dans le bon canal

Ajouter des conditions pour les notifications cibl es

Documenter le flux pour l' quipe

7. Gestion des approbations via Outlook ✅

Ouvrir Outlook > cliquez sur Nouveau message

Cliquez sur > Approbations

Saisissez l'objet et la description de l'approbation

Ajouter des destinataires (par exemple, un responsable marketing)

Joindre un fichier depuis SharePoint

Envoyer la demande

Le destinataire re oit une notification avec des boutons Approuver/Rejeter

Afficher l' tat d'approbation en temps r el

Archiver les approbations termin es

Int grer le processus avec Power Automate pour la tra abilit

8. Examiner et suivre les modifications 📝

Ouvrir un fichier Word depuis SharePoint

Acc dez R vision > Suivi des modifications

Ajouter des commentaires contextuels

R pondre aux commentaires re us

Accepter ou rejeter les modifications propos es

Afficher l'historique des versions du fichier

Restaurer une version pr c dente si n cessaire

Enregistrez le fichier avec les commentaires r solus

Informer les collaborateurs des changements

Conserver une copie finale approuv e

9. Acc s depuis des appareils mobiles 🌍

T l charger l'application SharePoint depuis l'App Store ou Google Play

Connectez-vous avec votre compte professionnel

Acc dez au site Web Campagne marketing du troisi me trimestre

Ouvrir la biblioth que de documents

Afficher et modifier des fichiers Word, Excel, PowerPoint

T l chargez l' application Teams pour communiquer en temps r el

des notifications push pour les mises jour et les t ches

T l chargez des photos ou des fichiers directement depuis votre appareil

V rifier la synchronisation automatique

Travaillez n'importe o , m me hors ligne

10. Surveillance et reporting avec Power BI 📊

Ouvrez Power BI > cliquez sur Obtenir des donn es > Liste SharePoint Online

Connecter l'activit ou la collection de documents

Cr er des vues : statut des t ches, fichiers t l charg s, approbations

Ajouter des filtres par responsable, date, statut

Personnaliser la mise en page du rapport

Publier le rapport dans un espace de travail partag

Partagez le lien avec l' quipe

Int grer le rapport dans Teams sous forme d'onglet

Mettre jour les donn es en temps r el

Utiliser le rapport pour les r unions d'avancement

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une organisation lance une nouvelle campagne marketing pour le troisi me trimestre. L' quipe comprend les services marketing, commerciaux, graphiques et communication. L'objectif est de cr er du contenu, des supports promotionnels et des rapports de mani re collaborative, s curis e et tra able. SharePoint est utilis comme plateforme centrale, int gr e Teams pour la communication, OneDrive pour le partage, Outlook pour les approbations, Power Automate pour les notifications et Planner pour la gestion des t ches.

🏗️ Cr ation de site : SharePoint > Cr er un site
➡️ Centralisez les documents, les t ches et les membres de l' quipe dans un seul espace.

📂 Gestion de documents : SharePoint > Documents > T l charger
➡️ Organisez les fichiers dans des dossiers th matiques avec des autorisations personnalis es.

🔗 Partage : OneDrive > Partager > Site SharePoint
➡️ vitez les doublons et assurez un acc s contr l aux fichiers.

💬 Collaboration : Teams > + > SharePoint
➡️ Acc s direct aux documents et communication int gr e dans le canal.

📅 Gestion des t ches : quipes > Planificateur > Nouveau plan
➡️ Attribuez visuellement des t ches, des dates d' ch ance et des responsabilit s.

⚙️ Automatisation : Power Automate > Cr er un flux
➡️ Notifications automatiques pour chaque nouveau fichier t l charg .

✅ Approbations : Outlook > Nouveau message > Approbation
➡️ Processus int gr et tra able pour la r vision du contenu.

📝 Suivi des modifications : Word > R vision > Suivi des modifications
➡️ Suivi complet des modifications et commentaires collaboratifs.

🌍 Acc s mobile : Application SharePoint / Teams
➡️ Travail flexible depuis n'importe quel appareil, m me hors ligne.

📊 Surveillance : Power BI > Cr er des rapports > SharePoint
➡️ Afficher l' tat du projet en temps r el.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🏗️ Cr ation de site web	SharePoint > Cr er un site > Site d' quipe
📂 T l chargement de documents	SharePoint > Documents > T l charger
🔗 Partage de fichiers	OneDrive > Partager > Site SharePoint
💬 Int gration des quipes	quipes > + > SharePoint
📅 Gestion des activit s	quipes > Planificateur > Nouveau plan
⚙️ Automatisation des flux	Power Automate > Cr er > Flux automatis
✅ Approbations	Outlook > Nouveau message > Approbation
📝 R visions	Word > R vision > Suivi des modifications / Commentaires
🌍 Acc s mobile	Application SharePoint / Teams > Connectez-vous avec votre compte d'entreprise
📊 Surveillance	Power BI > Cr er un rapport > Se connecter SharePoint

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Exp rience utilisateur coh rente et centralis e

R duire les erreurs et les doublons de fichiers

Une s curit et un contr le d'acc s accrus

Notifications et approbations automatis es

Acc dez au contenu depuis n'importe quel appareil

Collaboration transparente entre diff rents services et sites

Suivre les modifications et les versions

Normalisation des processus documentaires

Gagnez du temps dans la gestion des t ches

Int gration compl te avec l' cosyst me Microsoft 365

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE PROFESSIONNEL

Lancement de produit international 🌐
Le marketing, les ventes et le service juridique collaborent sur des supports multilingues, avec des approbations automatis es et un acc s mondial.

Gestion d' v nements d'entreprise 🎤
Les quipes d' v nements, de communication et de logistique partagent des documents, attribuent des t ches et surveillent l' tat en temps r el.

Projets d'innovation R&D 🧪
Les chercheurs et les ing nieurs co-cr ent des documents techniques, suivent les revues et automatisent la collecte de commentaires.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment cr er un site SharePoint pour un projet collaboratif ?

2. Quelle est la bonne fa on de partager des fichiers de OneDrive vers SharePoint ?

3. Comment int grer une biblioth que de documents dans Teams ?

4. Comment automatiser une notification pour les nouveaux fichiers ?

5. Comment suivre les modifications et g rer les versions dans Word ?

6. Comment attribuer une t che dans Planner ?

7. Comment envoyer une demande d approbation depuis Outlook ?

8. Comment acc der aux fichiers SharePoint partir d appareils mobiles ?

9. Comment cr er un rapport dans Power BI connect SharePoint ?

10. Quels sont les avantages de l int gration de SharePoint avec d autres applications Microsoft 365 ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris g rer une campagne marketing gr ce l'int gration entre SharePoint et les applications Microsoft 365. Vous avez cr un site pour centraliser le contenu, partag des fichiers en toute s curit , assign des t ches avec Planner, automatis les notifications avec Power Automate et g r les approbations avec Outlook. Vous avez suivi les r visions, assur l'acc s mobile et supervis l'ensemble du projet avec Power BI. Cette approche am liore la collaboration, r duit les erreurs, renforce la s curit et rend le travail plus efficace et accessible. Vous tes d sormais en mesure d'orchestrer des projets complexes de mani re int gr e, tra able et productive.

f) Conclusions

L'int gration troite entre SharePoint Online et les principales applications de la suite Microsoft 365, telles que Teams, OneDrive, Outlook et Office, est d sormais essentielle pour cr er un espace de travail num rique de pointe, capable de s'adapter avec agilit aux besoins des organisations de toutes tailles. Gr ce cette synergie, la collaboration n'est plus limit e par des barri res physiques ou technologiques : les quipes peuvent collaborer o qu'elles soient et partager documents, id es et informations en temps r el et en toute s curit .

SharePoint Online agit comme une v ritable plateforme d'information, centralisant le contenu, les processus et les connaissances de l'entreprise dans un espace unique, structur et facilement navigable. Teams, int gr SharePoint, permet de g rer les conversations, les r unions, les appels vid o et les fichiers partag s au m me endroit, acc l rant ainsi les changes et r duisant les risques de fuite d'informations. Gr ce OneDrive, chacun dispose d'un espace personnel et s curis pour stocker ses fichiers, garantissant ainsi que chaque document est toujours jour et disponible sur n'importe quel appareil, m me en d placement.

Outlook, int gr SharePoint et Teams, vous permet d'automatiser les notifications, de g rer rapidement les demandes d'approbation et de coordonner les rendez-vous et t ches partag s, liminant ainsi les redondances de communication et am liorant la transparence entre les services. Enfin, la suite Office offre des outils de productivit avanc s pour la cr ation et la coproduction de documents, de pr sentations et de feuilles de calcul, permettant la co-r daction en temps r el et garantissant la tra abilit de chaque modification.

Cette approche int gr e, outre l'am lioration de la productivit individuelle et collective, offre de multiples avantages strat giques : r duction des erreurs dues aux versions obsol tes, protection avanc e des donn es sensibles gr ce des autorisations granulaires et une gestion centralis e des politiques de s curit , et possibilit de suivre l' tat des projets et des campagnes gr ce des outils comme Power BI, toujours connect s aux sources de donn es SharePoint. L'automatisation des processus r currents avec Power Automate lib re galement des ressources pr cieuses qui peuvent tre consacr es des activit s plus forte valeur ajout e.

Dans un monde de plus en plus complexe et dynamique, la capacit orchestrer activit s, documents, flux de travail et communications au sein d'un cosyst me unique et int gr permet aux entreprises d' tre plus r actives, innovantes et capables de r pondre rapidement aux d fis du march . L'exp rience de collaboration devient plus riche et plus inclusive, brisant les silos organisationnels et maximisant le capital humain et informationnel.

La fragmentation des t ches laisse place une gestion harmonieuse et coh rente, o chacun peut acc der aux ressources n cessaires en quelques clics, contribuant ainsi activement la r ussite des projets. L'environnement num rique ainsi cr est non seulement plus efficace, mais aussi plus s r, plus transparent et orient vers une croissance continue. En d finitive, l'int gration compl te de SharePoint Online avec Teams, OneDrive, Outlook et Office constitue le fondement d'une nouvelle fa on de travailler : plus connect e, plus intelligente et plus humaine.

3. LES ACTEURS DE SHARE POINT

Dans SharePoint Online, la gestion des r les est l'un des derniers remparts pour garantir la s curit et la flexibilit de l'environnement num rique de l'entreprise. Chaque r le, de l'administrateur au visiteur, d termine pr cis ment les fonctions, donn es et processus accessibles chacun, fa onnant ainsi l'architecture de collaboration et de partage. L'administrateur SharePoint joue un r le crucial : il supervise la configuration globale de la plateforme, d finit les politiques de s curit , supervise les activit s, intervient dans la r solution des probl mes techniques et met jour les param tres d'autorisation en fonction des besoins de l'organisation.

Les administrateurs sont le point central du contr le et de la gouvernance : ils sont responsables de la cr ation de nouveaux sites, de la gestion des applications et des flux de travail, de la protection des informations sensibles et de l int gration avec d autres services comme Teams ou OneDrive. Les propri taires, quant eux, sont responsables de la gestion d un site ou d un groupe de sites sp cifique. Outre la modification des mises en page et des composants WebPart, ils peuvent galement d cider qui peut acc der au contenu, quels membres ajouter ou supprimer, et quelles r gles appliquer aux biblioth ques de documents. Ce r le est crucial dans les environnements dynamiques o les projets voluent rapidement et o une r activit maximale dans la gestion des acc s est requise. Les membres sont au c ur des activit s collaboratives : ils peuvent ins rer, modifier et supprimer des documents, participer aux discussions, mettre jour les calendriers et les listes de t ches, co-cr er des fichiers Office et interagir avec les autres via les commentaires.

La qualit de la documentation et la rapidit avec laquelle une quipe r agit aux d fis op rationnels quotidiens d pendent souvent de ses membres. Le r le Invit a t con u pour tendre la collaboration aux personnes ext rieures l'organisation, telles que les consultants, les partenaires ou les clients. Les invit s peuvent acc der uniquement aux zones qui leur sont r serv es, consulter certains documents et ventuellement laisser des commentaires ou t l charger des fichiers utiles, mais ils restent exclus des param tres avanc s et des informations confidentielles.

Cette s paration r duit les risques li s au partage de donn es sensibles et permet aux parties prenantes externes d'intervenir uniquement lorsque cela est strictement n cessaire. Enfin, le r le Visiteur est destin ceux qui ont uniquement besoin de consulter le contenu, sans pouvoir le modifier : pensez, par exemple, aux responsables des ressources humaines qui publient des r glementations, des manuels techniques pour les forces de vente ou des communications institutionnelles accessibles tous les collaborateurs. Limiter les autorisations des visiteurs est une pratique courante pour maintenir la coh rence des informations et pr venir les modifications accidentelles ou non autoris es. L'attribution correcte des r les dans SharePoint Online optimise non seulement l'exp rience utilisateur, mais devient galement un levier strat gique pour la s curit de l'information, la conformit r glementaire et la productivit des acteurs des processus m tier.

Dans les situations complexes, la possibilit de combiner des r les, de d l guer des autorisations temporaires ou de configurer des r gles pr cises pour des documents ou dossiers individuels permet SharePoint de s'adapter l' volution des besoins de l'entreprise, en maintenant le contr le et la tra abilit de chaque action effectu e. C'est pr cis ment cette attention port e l'attribution des r les qui fait de SharePoint un outil puissant et polyvalent, capable d'accompagner aussi bien les petites entreprises que les grandes multinationales avec la m me efficacit , garantissant une collaboration s curis e et transparente.

a) L'administrateur SharePoint

Gestion des param tres globaux : Le r le d'administrateur SharePoint est essentiel pour fa onner l'environnement num rique de l'entreprise en fonction des besoins strat giques de l'organisation. Ce r le dispose d'un acc s complet au centre d'administration, un espace centralis depuis lequel toutes les fonctionnalit s cl s de SharePoint peuvent tre g r es. L'administrateur peut y d finir et mettre jour les politiques de s curit et de conformit , en d finissant des r gles d'acc s, de partage de donn es et de conservation des informations. Il est responsable de la gestion du cycle de vie des sites et des collections de sites, de leur cr ation leur mise hors service, en garantissant la coh rence et le contr le de tous les actifs num riques. Il peut galement configurer l'int gration native avec d'autres services Microsoft 365 tels que Teams, OneDrive et Outlook, permettant ainsi la collaboration entre les outils et les utilisateurs. Ses t ches incluent galement la personnalisation des param tres r gionaux, la gestion des limites de stockage, l'activation ou la d sactivation de fonctionnalit s telles que le partage externe et l'automatisation des processus r currents. L'administrateur documente chaque modification importante afin de garantir la transparence et la tra abilit , et collabore avec l' quipe informatique et les propri taires de sites pour garantir un environnement s curis , efficace et toujours conforme aux politiques de l'entreprise.

Gestion des autorisations : Gr ce la gestion des autorisations, les administrateurs SharePoint peuvent structurer pr cis ment la structure des autorisations, en quilibrant accessibilit et s curit . Ils peuvent cr er des groupes personnalis s en fonction des besoins op rationnels, en attribuant des r les sp cifiques tels que la lecture, la modification ou le contr le total chaque groupe. Les administrateurs peuvent rompre l'h ritage des autorisations pour des sites, documents ou dossiers individuels, garantissant ainsi une granularit maximale du contr le d'acc s. Chaque modification est document e pour garantir la transparence et le respect des politiques d'entreprise. Les autorisations effectives de chaque utilisateur peuvent tre surveill es, les acc s non autoris s supprim s et les autorisations rapidement mises jour en fonction des changements organisationnels. Cette flexibilit permet SharePoint de s'adapter aussi bien aux petites quipes qu'aux organisations complexes et distribu es. La plateforme reste ainsi align e sur les objectifs de collaboration s curis e et de gouvernance efficace.

Contr le et surveillance : Gr ce des outils comme Microsoft Purview et aux journaux d'audit, les administrateurs peuvent filtrer et analyser chaque activit sur les sites, des simples connexions aux t l chargements et au partage de documents. Des alertes automatiques peuvent tre d finies en cas de comportement suspect, les donn es peuvent tre export es pour une analyse approfondie et les journaux peuvent tre archiv s conform ment aux politiques de l'entreprise. Le contr le s' tend galement l'int grit des donn es, garantissant le suivi et la documentation de chaque modification. La collaboration avec le responsable de la s curit permet de partager des rapports et de maintenir un niveau lev de sensibilisation aux risques. En cas d'anomalies techniques, une intervention rapide garantit la r solution rapide des probl mes critiques, tandis que les configurations mises jour maintiennent la plateforme conforme aux r glementations et aux normes internes.

Cr ation et gestion des workflows : Gr ce des outils comme Power Automate, les administrateurs peuvent orchestrer un large ventail de processus automatis s, de la simple notification de modifications de documents l'approbation de demandes complexes. La configuration de workflows personnalis s r duit la charge de travail manuelle sur les t ches r currentes, acc l rant ainsi la gestion des t ches et minimisant les erreurs. Les administrateurs d finissent des d clencheurs et des actions sp cifiques, int grant SharePoint des services tels que Teams, Outlook ou des syst mes externes, pour cr er des workflows r pondant aux besoins r els de l'entreprise. Chaque workflow est test et surveill via des tableaux de bord d di s, garantissant une visibilit sur les processus en cours et la possibilit de corriger rapidement les anomalies. Une documentation pr cise des workflows facilite la maintenance et les mises jour au fil du temps. Gr ce ces automatisations, la plateforme devient un outil dynamique qui accompagne les op rations quotidiennes et la croissance des quipes . Il en r sulte un environnement plus efficace, o la collaboration est simplifi e et le temps consacr aux t ches r p titives est consid rablement r duit.

Responsabilit s en mati re de s curit : L'administrateur SharePoint joue un r le crucial dans la protection des informations sensibles de l'entreprise. Il supervise en permanence la mise en uvre des mesures de s curit et g re rapidement les incidents, en valuant les risques et en adoptant des mesures correctives pour r duire l'impact sur les ressources num riques. Il coordonne l'application des politiques d'acc s afin de pr venir les fuites de donn es et surveille les journaux d'activit afin d'identifier les comportements anormaux ou potentiellement dangereux. Il collabore troitement avec le responsable de la s curit informatique pour garantir la conformit r glementaire et la r silience de l'environnement SharePoint. Outre les aspects techniques, il planifie et anime des formations utilisateurs, promouvant une culture de s curit et sensibilisant aux meilleures pratiques. Il surveille l'efficacit des politiques existantes et propose des mises jour en fonction de l' volution des menaces num riques. Enfin, il s'assure que chaque intervention est document e afin de garantir la transparence et la tra abilit de toutes les activit s de gestion de la s curit .

Exercice : Administrateur SharePoint

🎯 Objectif de l'exercice

L'objectif est d'acqu rir des comp tences pratiques en tant qu'administrateur SharePoint, en apprenant configurer les param tres globaux, g rer les autorisations, surveiller l'activit des utilisateurs, cr er des workflows automatis s et garantir la s curit du contenu. Vous apprendrez acc der au centre d'administration, appliquer des politiques de s curit , contr ler les autorisations des sites et des biblioth ques, et utiliser les outils d'audit et d'automatisation. Cet exercice contribue am liorer la gouvernance, r duire les risques et optimiser la gestion de SharePoint dans des environnements d'entreprise complexes.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Acc der au centre d'administration SharePoint 🛠️

Connectez-vous https://admin.microsoft.com

Acc dez Centres d'administration > SharePoint

V rifiez que vous disposez du r le d'administrateur global ou SharePoint

Explorez le panneau lat ral avec les sections : sites, politiques, param tres

Cliquez sur Param tres pour acc der aux param tres globaux

Activer/d sactiver des fonctionnalit s telles que OneDrive, le partage externe

D finir la langue par d faut et les param tres r gionaux

D finir des limites de stockage pour les sites

Enregistrer les modifications et tester l'application

Documenter les param tres de gouvernance interne

2. Gestion des autorisations au niveau du site 🔐

Acc dez Sites actifs > s lectionnez un site > cliquez sur Autorisations

Afficher les groupes par d faut : propri taires, membres, visiteurs

Ajouter ou supprimer des utilisateurs de chaque groupe

Cliquez sur Avanc pour acc der la gestion d taill e

Rompre l'h ritage si n cessaire

Cr er de nouveaux groupes avec des autorisations personnalis es

Attribuer des r les : lecture, modification, contr le total

V rifier les autorisations effectives d'un utilisateur sp cifique

Supprimer l'acc s non autoris

Enregistrez et communiquez les modifications l' quipe informatique

3. Contr le et suivi des activit s 📊

Acc dez Microsoft Purview > Audit ( https://compliance.microsoft.com )

S lectionner la recherche du journal d'audit

Filtrer par activit : acc s aux fichiers, t l chargement, partage

D finir une plage de dates et des utilisateurs sp cifiques

Exporter les r sultats vers Excel pour analyse

Cr er des alertes pour toute activit suspecte (par exemple, t l chargements en masse)

Activer la journalisation des activit s pour tous les sites

V rifier l'int grit des donn es du journal

Partager les rapports avec le responsable de la s curit

Archiver les journaux conform ment aux politiques de l'entreprise

4. Cr ation et gestion des flux de travail ⚙️

Acc dez https://make.powerautomate.com

Cliquez sur Cr er > Flux automatis

Choisissez le d clencheur : Lorsqu'un fichier est cr dans SharePoint

Ajouter des actions : envoyer un e-mail , approuver, notification Teams

Personnaliser les messages avec des variables dynamiques

Enregistrer et activer le flux

Testez le flux en t l chargeant un fichier sur le site

V rifiez l'ex cution dans le panneau Historique d'ex cution

Cr er des flux pour l'int gration, les demandes, les publications

Flux de documents pour la maintenance future

5. Application des politiques de s curit 🛡️

Acc dez Microsoft 365 Defender > Politique et r gles

Configurer les politiques d'acc s conditionnel

Configurer la protection contre la perte de donn es (DLP)

Activer le chiffrement des fichiers dans SharePoint

Restreindre le partage externe aux domaines approuv s

Activer l'authentification multifacteur (MFA)

D finir l'expiration des liens partag s

V rifier la conformit r glementaire (par exemple, RGPD)

Cr er des politiques de conservation des donn es

Surveillez votre application avec des rapports de s curit

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une multinationale vient d'entamer une restructuration de ses quipes et doit s'assurer que son environnement SharePoint est s curis , bien configur et conforme aux nouvelles politiques d'entreprise. L'administrateur SharePoint est charg de mettre jour les param tres globaux, de v rifier les autorisations, de surveiller les t ches, d'automatiser les workflows et de renforcer la s curit .

🛠️ Param tres globaux : Centre d administration > SharePoint > Param tres
➡️ Configurez la langue, le stockage, le partage externe et les fonctionnalit s avanc es.

🔐 Autorisations : Sites actifs > Autorisations > Avanc
➡️ Contr lez et personnalisez les groupes d'acc s pour chaque site.

📊 Surveillance : Microsoft Purview > Audit
➡️ Suivez les activit s suspectes, les connexions et les t l chargements non autoris s.

⚙️ Workflows : Power Automate > Cr er un flux
➡️ Automatisez les approbations, les notifications et les processus de documentation.

🛡️ S curit : Microsoft 365 Defender > Strat gie
➡️ Appliquer les limites DLP, MFA, de chiffrement et de partage.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🛠️ Param tres globaux	Centre d'administration > SharePoint > Param tres
🔐 Gestion des autorisations	SharePoint > Sites actifs > Autorisations > Avanc
📊 Audit et suivi	Microsoft Purview > Recherche dans le journal d'audit
⚙️ Flux de travail	Power Automate > Cr er > Flux automatis
🛡️ Politique de s curit	Microsoft 365 Defender > Politique et r gles

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Un meilleur contr le centralis sur votre environnement SharePoint

R duction des risques li s aux erreurs humaines ou aux acc s non autoris s

Automatisation des processus r p titifs et d'approbation

Tra abilit compl te des activit s et des changements

Conformit aux r glementations en mati re de s curit et de confidentialit

Acc s simplifi pour les utilisateurs autoris s

Une plus grande efficacit dans la gestion des permis

Standardisation des configurations sur les sites

Intervention imm diate en cas d'accidents ou d'anomalies

Collaboration s curis e et contr l e entre quipes interfonctionnelles

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE PROFESSIONNEL

Gestion de l'int gration des employ s 👥
SharePoint Admin cr e des flux automatis s pour attribuer des cong s, envoyer des documents et informer les responsables de l'arriv e de nouvelles recrues.

Contr le d'acc s pour les projets confidentiels 🔐
Des groupes avec des autorisations personnalis es sont cr s pour les quipes juridiques ou R&D, avec surveillance de l'activit et partage limit .

Automatisation de l'approbation des documents 📄
Les flux Power Automate g rent les approbations des politiques d'entreprise, avec des notifications automatiques et un suivi des r visions.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. O se trouvent les param tres globaux de SharePoint ?

2. Comment g rer les autorisations avanc es sur un site ?

3. Quels outils sont utilis s pour surveiller l activit des utilisateurs ?

4. Comment cr er un flux automatis pour m'avertir du t l chargement d'un fichier ?

5. Quelles politiques de s curit peuvent tre appliqu es SharePoint ?

6. Comment limiter le partage externe de contenu ?

7. O puis-je activer le cryptage des fichiers ?

8. Comment v rifier l'historique d'ex cution d'un flux ?

9. Quels r les peuvent acc der au centre d'administration ?

10. Comment exporter les journaux d audit pour analyse ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris op rer en tant qu'administrateur SharePoint, acc der au centre d'administration pour configurer les param tres globaux, g rer les autorisations, surveiller les activit s et appliquer les politiques de s curit . Vous avez appris cr er des workflows automatis s avec Power Automate et utiliser des outils d'audit pour garantir la tra abilit . Ces comp tences vous permettent de maintenir un environnement SharePoint s curis , efficace et conforme. Vous tes d sormais quip pour accompagner votre organisation dans la centralisation et la gestion strat gique de la collaboration num rique.

b) Les propri taires du site

Contr le total du site : cela se traduit par la capacit g rer l'int gralit du cycle de vie du site, de l'activation de nouvelles fonctionnalit s la mise jour des param tres de s curit . Les propri taires peuvent superviser la cr ation et la maintenance des biblioth ques de documents, autoriser ou restreindre l'acc s des ressources sp cifiques et surveiller l'activit des utilisateurs. L'une de leurs principales responsabilit s est la gestion rapide des autorisations, garantissant que seules les personnes autoris es peuvent consulter ou modifier le contenu sensible. Leur r le comprend galement la personnalisation du site pour r pondre aux besoins de l' quipe ou de l'organisation, l'introduction d'outils collaboratifs, de composants WebPart et de tableaux de bord interactifs. Les propri taires sont charg s d'assurer la coh rence des informations, d' viter la duplication des donn es et de promouvoir les meilleures pratiques pour l'utilisation quotidienne de la plateforme. Ils sont galement charg s de soutenir la formation des utilisateurs, de r pondre aux demandes d'assistance et d'accompagner la communaut dans l'utilisation des nouvelles fonctionnalit s. Par une action proactive et strat gique, les propri taires contribuent faire de SharePoint un espace num rique s curis , efficace et collaboratif. Leur engagement en mati re de gouvernance et d'innovation est essentiel la r ussite des projets et la protection des informations de l'entreprise.

Gestion des utilisateurs : Une gestion rigoureuse des utilisateurs est essentielle pour garantir la s curit et le bon fonctionnement d'un site SharePoint. Les propri taires sont responsables de la surveillance r guli re des membres, en effectuant des contr les p riodiques de leur activit et de la pertinence de leurs acc s. En cr ant des groupes dot s d'autorisations sp cifiques, ils peuvent diff rencier les niveaux d'autorisation selon le r le ou le projet, garantissant ainsi que chaque personne ne dispose que des autorisations strictement n cessaires. Dans les situations dynamiques, telles que l'int gration ou les changements d' quipe , la rapidit avec laquelle les propri taires mettent jour la composition des utilisateurs est cruciale pour viter toute perturbation du flux de travail. Il est recommand de documenter chaque modification afin de maintenir la tra abilit et de faciliter les audits ult rieurs. De plus, les propri taires jouent un r le essentiel dans la formation des utilisateurs aux politiques de s curit et aux outils disponibles, favorisant ainsi un comportement responsable et clair lors de l'utilisation de la plateforme.

Personnalisation du contenu : permet aux propri taires d'adapter le site aux besoins r els de leur quipe, en pr sentant les informations pertinentes et en simplifiant son utilisation pour tous les acteurs. Ils peuvent cr er de nouvelles pages, mettre jour des documents et ins rer des l ments multim dias pour une communication plus efficace et engageante. Ils peuvent galement red finir la structure du site, en organisant les sections, les cat gories et les liens en fonction des modifications du projet ou de l' volution des objectifs commerciaux. Les mises jour constantes du contenu garantissent que toutes les informations sont toujours jour et facilement accessibles. Les propri taires peuvent galement recueillir les commentaires des utilisateurs pour optimiser l'exp rience de navigation et introduire des outils personnalis s, tels que des tableaux de bord d di s, des composants web informatifs et des banni res de notification. Le site devient ainsi une plateforme dynamique et flexible, capable de soutenir la collaboration et l'innovation continue.

R le strat gique : Une approche strat gique est donc essentielle pour r pondre rapidement aux changements organisationnels, int grer de nouveaux membres ou red finir les autorisations li es au d veloppement des projets. Les propri taires doivent tre capables d'anticiper les besoins du groupe de travail et de prendre rapidement des mesures pour mettre jour les autorisations, mettre en uvre de nouvelles politiques de s curit et adapter la structure du site aux nouvelles exigences op rationnelles. Cette r activit se traduit par une gestion de l'information plus s curis e et une plus grande fluidit des processus collaboratifs, minimisant ainsi les risques de perturbation et garantissant le respect des r glementations de l'entreprise. Dans des contextes o l'innovation et l'adaptabilit font la diff rence, le r le des propri taires devient le pivot de l'efficacit de la collaboration num rique, exploitant chaque transformation comme une opportunit de croissance collective.

Exercice. Propri taires de sites SharePoint

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'acqu rir des comp tences op rationnelles en tant que propri taire de site SharePoint. Vous apprendrez g rer les utilisateurs et les autorisations, personnaliser le contenu et la mise en page, configurer la structure du site et favoriser la collaboration au sein de l' quipe . Le propri taire a un contr le total sur le site et joue un r le strat gique pour garantir la mise jour, l'accessibilit et la coh rence du contenu avec les objectifs de l'entreprise. Cet exercice am liore la gouvernance du site, r duit les erreurs et les doublons, et favorise une exp rience utilisateur unifi e et productive.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Acc der au site en tant que propri taire 🔑

Connectez-vous https://portal.office.com

Acc dez SharePoint > s lectionnez le site que vous poss dez

lien Param tres (ic ne d'engrenage)

Cliquez sur Contenu du site pour afficher la structure

Acc dez aux param tres du site pour les configurations avanc es

Consultez la section Autorisations et gestion

Assurez-vous que votre compte est dans le groupe Propri taires

Si ce n'est pas le cas, veuillez contacter l'administrateur.

Enregistrez vos modifications et revenez la page d accueil du site.

Confirmez que vous avez un acc s complet aux fonctionnalit s

2. Gestion des utilisateurs et des autorisations 👥

Cliquez sur Param tres > Autorisations du site

Afficher les groupes : Propri taires, Membres, Visiteurs

Ajouter de nouveaux utilisateurs au groupe appropri

Cliquez sur Partager le site pour envoyer des invitations

Personnaliser les autorisations pour des fichiers ou des dossiers individuels

Rompre l'h ritage si n cessaire

Cr er de nouveaux groupes avec des r les sp cifiques (par exemple diteur de contenu )

Supprimer les utilisateurs inactifs

Modifications de la gouvernance des documents

V rifiez les autorisations effectives avec V rifier les autorisations

3. Personnalisation de la page d'accueil du site 🎨

Cliquez sur Modifier sur la page d'accueil du site

Ajouter des sections : une colonne, deux colonnes, grille

Ins rer des composants WebPart : texte, images, liens, documents

Personnaliser les couleurs et le style du site

Ajouter un logo d'entreprise via Param tres > Apparence

Ins rer un message de bienvenue ou une banni re

Lier la page d'accueil aux pages secondaires (par exemple Documents , Activit s )

Enregistrer et publier les modifications

Aper u sur ordinateur et mobile

Recueillir les commentaires des utilisateurs pour des am liorations

4. Cr ation et gestion de pages et de contenu 📄

Acc dez Contenu du site > Pages du site

Cliquez sur + Nouveau > Page

Choisissez une mise en page (par exemple, vierge, titre, section en surbrillance)

Ajouter du contenu : texte, vid o, listes, fichiers

Ins rer des composants WebPart dynamiques (par exemple, activit r cente, actualit s)

Enregistrer comme brouillon ou publier directement

D finissez la page comme page d'accueil si n cessaire

Cr er une hi rarchie de pages pour la navigation

Ajoutez des balises ou des cat gories pour faciliter la recherche

Suivi des vues via Site Analytics

5. R le strat gique dans la collaboration 🤝

Organiser une r union avec les quipes impliqu es

Recueillir des informations et acc der aux exigences

D finir la structure du site en fonction des flux de travail

Cr ez une section pour chaque d partement ou projet

Configurer les r gles de publication et de mise jour du contenu

Travailler avec l'informatique sur les int grations Teams et OneDrive

Promouvoir l'utilisation du site comme point d'acc s unique

Cr ez une page propos de nous avec les coordonn es du site

Surveillez l'utilisation du site avec Site Analytics

Mettre jour le contenu p riodiquement pour le maintenir pertinent

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Un chef de projet a t nomm responsable du site SharePoint pour la nouvelle initiative Marketing num rique 2025 . Ce site servira de plateforme pour les documents, les t ches, les communications et les ressources partag es. Il est responsable de la structuration du site, de la gestion des acc s, de la personnalisation de la page d'accueil et de la mise jour du contenu, en coh rence avec les objectifs du projet.

🔑 V rification des acc s et des r les : SharePoint > Param tres > Autorisations
➡️ Accorde un contr le complet sur le site et ses fonctionnalit s.

👥 Gestion des utilisateurs : Partager le site > Groupes > Contr ler les autorisations
➡️ Permet d'attribuer des r les et de prot ger le contenu sensible.

🎨 Personnalisation : Modifier > Ajouter un composant WebPart > Publier
➡️ Am liorez l'exp rience utilisateur et la navigation sur le site.

📄 Gestion de contenu : Nouvelle page > Mise en page > Composant WebPart
➡️ Organisez les informations de mani re claire et accessible.

🤝 R le strat gique : Analyse du site > R unions > Structure collaborative
➡️ Soutient la collaboration interfonctionnelle et la gouvernance de projet.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🔑 V rification du site	SharePoint > Param tres > Param tres du site
👥 Gestion des utilisateurs	SharePoint > Autorisations de site > Groupes
🎨 Personnalisation de la maison	SharePoint > Modifier > Ajouter un composant WebPart
📄 Cr ation de pages	SharePoint > Contenu du site > Pages > Nouvelle page
🤝 Analyse et gouvernance	SharePoint > Param tres > Analyse du site

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Contr le total sur la structure et le contenu du site

Gestion efficace des acc s et des autorisations

Exp rience utilisateur personnalis e et coh rente

Augmenter l'engagement de l' quipe gr ce une collaboration centralis e

R duire les erreurs et les doublons de fichiers

Navigation simplifi e et acc s rapide aux ressources

Suivre les modifications et les vues

Alignement entre le contenu et les objectifs commerciaux

Une plus grande autonomie dans la gestion du site

Soutien la communication interne et au partage des connaissances

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

Site de projet interfonctionnel 📊
Le propri taire structure le site pour collecter des documents, des t ches et des rapports partag s entre le marketing, les ventes et l'informatique.

Portail RH d'entreprise 👥
Un site RH SharePoint d di avec des formulaires, des politiques, des FAQ et un calendrier d' v nements, g r par l' quipe RH .

Intranet pour les communications internes 📰
L' quipe de communication cr e et met jour des pages avec des actualit s de l'entreprise, des annonces et du contenu multim dia.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment savoir si vous poss dez un site SharePoint ?

2. Quels groupes d utilisateurs existent sur un site SharePoint ?

3. Comment personnaliser la page d'accueil d'un site Web ?

4. Comment cr er une nouvelle page et la lier la page d'accueil ?

5. Quels outils sont utilis s pour surveiller l utilisation du site ?

6. Comment attribuer un utilisateur un groupe avec des autorisations sp cifiques ?

7. Comment puis-je arr ter l h ritage des autorisations ?

8. Quels composants WebPart peuvent tre ajout s une page ?

9. Comment promouvoir l utilisation strat gique du site aupr s des quipes ?

10. Comment acc der aux analyses du site pour valuer l efficacit ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris g rer un site SharePoint : les utilisateurs, les autorisations, le contenu et la mise en page. Vous avez acquis des comp tences en personnalisation de la page d'accueil, en cr ation de pages d'information et en configuration de la structure du site. Vous avez compris l'importance du r le strat gique du propri taire pour favoriser la collaboration, garantir la s curit et maintenir le contenu jour. Vous tes d sormais capable de transformer un site SharePoint en un v ritable hub pour votre quipe ou votre projet, am liorant ainsi l'efficacit et la communication interne.

c) Membres du site

Collaboration active : SharePoint permet aux membres de contribuer de mani re dynamique et pertinente au site. Outre la gestion des documents, ils peuvent collaborer en temps r el, en ajoutant des commentaires, des suggestions et des r visions qui facilitent le partage d'id es et l'am lioration du contenu. Les fils de discussion favorisent les changes constructifs, tandis que les @mentions facilitent l'engagement cibl avec les coll gues dans les activit s quotidiennes. Les membres mettent constamment jour les listes de t ches, les calendriers et les l ments collaboratifs, garantissant ainsi que les informations sont toujours jour et accessibles l' quipe . Cette participation active acc l re les flux de travail, r duit les temps de r ponse et am liore la transparence op rationnelle. Gr ce aux fonctionnalit s de co-cr ation, plusieurs personnes peuvent travailler simultan ment sur le m me fichier, vitant ainsi les doublons et garantissant une efficacit accrue. La possibilit de suivre les modifications et de revenir aux versions pr c dentes des documents garantit un travail s curis et responsable. En bref, gr ce leur contribution continue, les membres font de SharePoint un environnement de collaboration moderne et flexible, adapt aux besoins de chaque groupe de travail.

Co-r daction : permet plusieurs utilisateurs de modifier simultan ment des documents Word, Excel ou PowerPoint directement depuis le navigateur, sans conflit ni attente. Chaque modification est enregistr e en temps r el, rendant les contributions de chaque participant imm diatement visibles. Des avatars indiquent qui travaille sur le fichier et le chat int gr facilite la communication instantan e. Gr ce au suivi des modifications, chacun peut suivre l'avancement du document et le commenter. Ce mode r duit consid rablement les risques de doublons, encourage les changes constructifs et acc l re la finalisation du contenu. La co-r daction transforme le travail sur les documents en une exp rience dynamique et partag e, am liorant ainsi la collaboration entre les membres de l' quipe .

Responsabilit qualit : tre responsable de la qualit implique que chaque membre s'assure de l'exactitude des donn es saisies, garantissant ainsi que les informations sont toujours jour et pertinentes. Une v rification minutieuse de l'orthographe, de la mise en forme et de la coh rence contribue la clart et au professionnalisme de la documentation. Une r vision r guli re du contenu permet d'identifier et de corriger rapidement toute erreur ou lacune. Les membres sont encourag s signaler les documents obsol tes ou en double, collaborant ainsi au maintien d'un environnement ordonn et fiable. L'utilisation de listes de contr le de v rification des documents facilite le respect des normes de l'entreprise. De plus, une gestion rigoureuse des versions garantit que seuls les fichiers approuv s et mis jour restent accessibles l' quipe . Cette approche partag e renforce la r putation de l' quipe et son efficacit op rationnelle.

Participation aux workflows : Participer aux workflows signifie prendre part des processus automatis s qui rationalisent les t ches r currentes au sein du site. Les membres re oivent des notifications pour d marrer, approuver ou r viser des documents, remplir des formulaires ou fournir des commentaires , le tout de mani re structur e et tra able. Ces flux, cr s par les administrateurs ou les propri taires, simplifient la gestion des approbations, des r visions p riodiques et de la collecte de donn es. Une participation active permet de respecter les d lais, de r duire les erreurs et de maintenir la qualit des informations partag es. Chaque action est enregistr e, favorisant la transparence et la responsabilisation des membres. Gr ce l'automatisation, l' quipe travaille de mani re plus coordonn e et efficace, contribuant ainsi l'am lioration continue des processus. SharePoint est ainsi un outil dynamique de collaboration et d'innovation.

Exercice. Membres du site SharePoint

🎯 Objectif de l'exercice

L'objectif est de d velopper les comp tences op rationnelles des membres du site SharePoint, en mettant l'accent sur la collaboration active, la co-cr ation de contenu, la responsabilit de la qualit des informations partag es et la participation aux flux de travail. Les utilisateurs apprendront modifier des documents en temps r el, commenter, suivre les modifications, respecter les politiques de publication et interagir avec les flux de travail automatis s. Cet exercice am liore la productivit de l' quipe , r duit les erreurs et les doublons, et favorise une culture de collaboration responsable et transparente.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

2. Acc der au site SharePoint en tant que membre 🔑

Connectez-vous https://portal.office.com

Acc dez SharePoint > s lectionnez le site attribu

V rifiez que vous tes dans le groupe Membres via Param tres > Autorisations du site

section Documents

Parcourir les dossiers partag s

V rifier les autorisations d' dition sur les fichiers

V rifiez les notifications ou les t ches assign es

Familiarisez-vous avec la structure du site

Voir la page Qui fait quoi si disponible

Commencez collaborer avec l' quipe

2. Collaboration active sur les documents 👥

Ouvrir un fichier Word, Excel ou PowerPoint partir de la biblioth que de documents

Cliquez sur Modifier dans le navigateur

Collaborez en temps r el avec les autres membres

Ajoutez du contenu, des commentaires et des suggestions

Enregistrer automatiquement les modifications

Utilisez le chat int gr pour communiquer pendant l' dition

V rifiez qui est actif dans le document (avatar en haut droite)

vitez d craser les modifications apport es par d autres personnes

fonctionnalit @mention pour engager vos coll gues

Fermez le fichier uniquement apr s l'avoir enregistr et averti l' quipe

3. Co-r daction et suivi des modifications ✍️

Ouvrir un fichier Word partag

Acc dez R vision > Suivi des modifications

Ajouter des commentaires contextuels

R pondre aux commentaires re us

Accepter ou rejeter les modifications propos es

Afficher l'historique des versions de SharePoint

Restaurer les versions pr c dentes si n cessaire

Enregistrez le fichier avec les commentaires r solus

Informer les collaborateurs des changements

Conserver une copie finale approuv e

4. Responsabilit de la qualit du contenu ✅

R viser les documents avant de les publier

V rifiez l'orthographe, la mise en forme et la coh rence

V rifier que les donn es sont mises jour et correctes

Signaler le contenu obsol te au propri taire du site

Utilisez des listes de contr le de qualit si disponibles

vitez les doublons en enregistrant uniquement dans le bon dossier

Renommer les fichiers de mani re claire et standardis e

Ajouter des m tadonn es (auteur, date, cat gorie)

Archiver les versions inactives

Aidez maintenir le site propre et fiable

5. Participation aux flux de travail 🔄

Recevez des notifications de Power Automate (par exemple, approbations, t l chargements)

Cliquez sur le lien re u pour ouvrir le fichier ou la demande

Remplissez les champs obligatoires (par exemple, commentaires, approbations)

Cliquez sur Approuver ou Rejeter si applicable

V rifier que l'action est enregistr e dans le flux

Afficher l'historique des activit s dans le fichier

Respecter les d lais indiqu s dans les t ches

Signalez tout blocage au propri taire du site

Participe activement aux revues cycliques

Contribuer l'am lioration continue des processus

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une quipe marketing travaille sur une nouvelle campagne. Les membres du site SharePoint collaborent la cr ation de contenu, la r vision graphique et la gestion des t ches. Chaque membre est charg de contribuer activement, de garantir la qualit du contenu et de participer aux processus d'approbation automatis s.

🔑 Acc der au site : SharePoint > Site > Documents
➡️ Permet de commencer collaborer avec votre quipe de mani re structur e.

👥 Collaboration active : Modifier dans le navigateur > @mention
➡️ Encourage la co-cr ation et la communication en temps r el.

✍️ Co-r daction : R vision > Suivi des modifications
➡️ Assure la transparence et la tra abilit des modifications.

✅ Contr le qualit : Liste de contr le > M tadonn es > Stockage
➡️ Am liorer la fiabilit et la coh rence du contenu.

🔄 Workflows : Notification > Action > Historique
➡️ Impliquez les membres dans les processus d'approbation et de prise de d cision.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🔑 Acc s et navigation	SharePoint > Site > Documents
👥 Collaboration active	Fichier > Modifier dans le navigateur > @mention
✍️ Co-auteur	Word > R vision > Suivi des modifications / Commentaires
✅ Contr le qualit	Fichier > M tadonn es > Historique des versions
🔄 Participation au flux	Power Automate > Notification > Action

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Collaboration simultan e et sans conflit

Tra abilit compl te des modifications et des commentaires

Une plus grande responsabilit individuelle en mati re de contenu

R duire les erreurs et les versions en double

Participation active aux processus d'approbation

Communication int gr e et contextuelle

Acc s rapide aux documents mis jour

Meilleure qualit et coh rence des informations

Implication directe dans les flux de travail

Soutenir la culture de la collaboration num rique

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

R daction de brochures commerciales 📄
Les membres collaborent la r daction du texte, la r vision du contenu et la participation au processus d'approbation pr alable l'impression.

Pr paration de pr sentations pour v nements 🎤
L' quipe co- crit des pr sentations PowerPoint, annote les diapositives et assure la qualit visuelle et textuelle.

Gestion des rapports mensuels 📊
Chaque d partement met jour sa propre section dans un fichier Excel partag , avec suivi des modifications et approbation finale.

❓ Questions d'auto- valuation

1. Comment v rifier si vous tes membre d un site SharePoint ?

2. Comment collaborer sur un document en temps r el ?

3. Quels outils utilisez-vous pour suivre les modifications dans Word ?

4. Comment assurez-vous la qualit du contenu partag ?

5. Comment participer un flux d approbation automatis ?

6. Comment puis-je @mentionner un coll gue dans un document ?

7. O puis-je trouver les versions pr c dentes d'un fichier ?

8. Comment ajouter des m tadonn es un document ?

9. Comment r pondre un commentaire dans un fichier partag ?

10. Comment communiquer un probl me dans le flux de travail ?

🧾 R sum de ce que vous avez appris

Vous avez appris jouer un r le actif sur un site SharePoint : collaborer en temps r el, co-cr er du contenu, garantir la qualit de l'information et participer des workflows automatis s. Vous avez acquis des comp tences dans l'utilisation des outils de r vision, la gestion documentaire et la communication contextuelle. Ce r le est essentiel la r ussite des projets collaboratifs, car il permet de maintenir le contenu partag jour, coh rent et fiable. Vous tes d sormais capable de travailler efficacement au sein d'une quipe num rique et d'exploiter pleinement le potentiel de SharePoint.

d) Invit s du site

Collaboration tendue : Le r le Invit dans SharePoint ouvre de nouvelles possibilit s de collaboration avec des personnes ext rieures l'organisation, en accordant un acc s contr l aux consultants, partenaires ou clients sur des projets ou documents sp cifiques. Cette fonctionnalit vous permet d'enrichir le travail d' quipe avec une expertise externe, sans exposer de donn es sensibles ni de ressources critiques de la plateforme. Les invit s peuvent contribuer de mani re cibl e et limit e, selon les autorisations d finies par les propri taires de site. Les interactions sont surveill es et tra ables, garantissant transparence et suivi des activit s. L'int gration des invit s est toujours soumise des restrictions et des limites de temps, garantissant ainsi la s curit et la confidentialit . La gestion flexible des autorisations vous permet d'attribuer uniquement les autorisations n cessaires la t che assign e. SharePoint est ainsi un outil efficace pour tendre le r seau de collaboration tout en gardant le contr le total des informations de l'entreprise.

Acc s restreint : L'acc s invit un site SharePoint est strictement limit afin de garantir la s curit et le contr le des informations de l'entreprise. Les invit s peuvent consulter des documents sp cifiques mis disposition par les propri taires ou l'administrateur et, dans des situations sp cifiques et limit es, ils sont galement autoris s t l charger des fichiers n cessaires au projet. Outre ces activit s, ils peuvent participer aux discussions dans les espaces de travail partag s et apporter des commentaires ou des suggestions utiles, toujours dans les espaces pr vus cet effet. L'acc s aux sections du site n'est jamais g n ralis : chaque zone, dossier ou document accessible aux invit s est soigneusement s lectionn afin de pr server la confidentialit des ressources les plus sensibles. Les invit s ne peuvent pas naviguer librement sur le site ni acc der aux zones restreintes, aux param tres avanc s ou aux informations de gouvernance critiques. Toutes leurs actions sont suivies et surveill es pour garantir la transparence, tandis que les autorisations peuvent tre modifi es ou r voqu es tout moment. Cette approche garantit que les contributions des invit s enrichissent la collaboration sans compromettre la s curit de la plateforme et des donn es de l'entreprise.

Restrictions : Elles constituent un pilier fondamental de la protection des donn es et de la gouvernance de la plateforme SharePoint. Voici les principales limitations et mesures mises en uvre :

Exclusion des param tres avanc s : les invit s n'ont pas acc s aux param tres d'administration du site, aux options de configuration avanc es ni aux fonctionnalit s de gestion globale des autorisations. Cela signifie qu'ils ne peuvent pas modifier les politiques du site, cr er ou supprimer des espaces de travail, ni modifier la structure organisationnelle de la plateforme.

Restriction des informations sensibles : L'acc s invit est limit certains documents et dossiers s lectionn s par les propri taires du site. Ils ne peuvent ni consulter, ni modifier, ni t l charger les donn es consid r es comme sensibles, telles que les rapports financiers confidentiels, les donn es personnelles, les informations strat giques ou tout autre contenu soumis aux restrictions de l'entreprise.

Impossibilit d'acc der aux zones de gouvernance critiques : les sections du site d di es la gouvernance de la plateforme, telles que les journaux d'activit , la gestion des flux de travail, la d finition des politiques ou la supervision de la s curit , sont totalement inaccessibles aux invit s. Ces zones restent r serv es exclusivement aux membres internes disposant de r les de contr le et de supervision sp cifiques.

Acc s ponctuel et limit : Chaque document, dossier ou espace mis disposition des visiteurs est soigneusement s lectionn ; la navigation sur le site est interdite. L'acc s est accord exclusivement aux ressources n cessaires la r alisation des activit s pr vues par le projet ou la collaboration en cours.

Suivi et tra abilit des activit s : Toutes les activit s des clients sont suivies et surveill es gr ce des journaux d'acc s et des rapports d'activit . En cas d'anomalies ou de tentatives d'acc s non autoris es, le syst me peut g n rer des alertes automatiques pour les responsables informatiques, permettant ainsi une intervention rapide.

Restrictions temporelles : Les autorisations des invit s peuvent tre limit es dans le temps, en fonction des besoins du projet ou des politiques de l'entreprise. Une fois la p riode d finie expir e, l'acc s est r voqu manuellement ou automatiquement, garantissant ainsi l'absence de droits r siduels sur les ressources de l'entreprise.

Gestion des autorisations temporaires : vous permet de d finir pr cis ment la dur e d'acc s d'un tiers externe des ressources sp cifiques du site. Cette flexibilit vous permet d'adapter l'acc s aux besoins r els du projet, minimisant ainsi le risque d'exposition des donn es au-del de ce qui est n cessaire. l'issue de la p riode convenue, les autorisations sont r voqu es manuellement ou via des outils d'automatisation comme Power Automate, ne laissant aucun droit r siduel. Vous pouvez d finir des rappels d'expiration et suivre toutes les modifications, assurant ainsi un contr le constant et document . Le processus comprend galement une communication claire de la dur e d'acc s l'invit , favorisant ainsi la transparence et le respect des politiques de l'entreprise. Cette strat gie prot ge l'organisation, garantissant une collaboration toujours s curis e et sous contr le.

Exercice : Invit s du site SharePoint

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre g rer et utiliser l'acc s invit sur un site SharePoint, en comprenant la dynamique de la collaboration externe, les limites d'acc s, les restrictions applicables et la gestion des autorisations temporaires. Vous apprendrez inviter un invit , lui attribuer les autorisations minimales n cessaires, surveiller son activit et r voquer l'acc s en toute s curit . Cet exercice permet d' tendre la collaboration au-del des fronti res de l'entreprise tout en pr servant le contr le et la s curit des informations partag es.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Activer le partage externe sur le site 🌐

Connectez-vous https://admin.microsoft.com

Acc dez Centres d'administration > SharePoint

Cliquez sur Sites actifs > s lectionnez le site

Cliquez sur Partage

D finissez le niveau sur Nouveaux et anciens invit s

Enregistrer les modifications

Assurez-vous que le partage est galement activ dans OneDrive

Veuillez consulter les politiques de l entreprise pour conna tre toute restriction.

savoir votre quipe que le partage est activ .

Proc der l'invitation des invit s

2. Inviter un invit sur votre site SharePoint ✉️

Acc dez votre site SharePoint > cliquez sur Param tres > Autorisations du site

Cliquez sur Partager le site

Saisissez l' adresse e-mail de l'invit externe

S lectionnez le groupe Visiteurs ou Membres en fonction de votre r le

Ajouter un message personnalis

Cliquez sur Envoyer

Le client recevra un e-mail avec le lien d'acc s

V rifier que l'utilisateur appara t parmi les membres du site

Assurez-vous que l'acc s est limit au contenu pr vu

Enregistrer l'invitation pour la tra abilit

3. Restreindre l'acc s au contenu partag 🔐

Cr ez un dossier invit d di dans votre biblioth que de documents

Cliquez sur G rer l'acc s

Supprimer l'h ritage des autorisations

Accorder l'acc s uniquement aux invit s et aux membres internes n cessaires

D finissez les autorisations sur Afficher ou Modifier

Assurez-vous que l'invit ne peut pas acc der d'autres dossiers

Ajouter un avis dans le dossier avec les r gles d'utilisation

Utiliser les m tadonn es pour tiqueter le contenu partag

Activer l'historique des versions pour suivre les modifications

Enregistrer et communiquer les restrictions l' quipe

4. Surveiller les activit s des invit s 📊

Acc dez https://compliance.microsoft.com > Audit

S lectionner la recherche du journal d'audit

Filtrer par adresse e-mail d'invit

D finir la plage de dates

Afficher l'activit : connexions, t l chargements, modifications

Exporter les r sultats vers Excel

Cr er un rapport hebdomadaire pour le responsable informatique

Activer les alertes en cas d'acc s hors heures d'ouverture ou anormal

V rifiez que l'invit respecte les restrictions d'acc s

Archiver les journaux conform ment aux politiques de l'entreprise

5. G rer les autorisations temporaires ⏳

D finir la dur e d'acc s (par exemple 30 jours)

Cr er un rappel dans Outlook pour la date limite

Acc dez Autorisations du site > Groupes

Supprimer l'invit manuellement l'expiration

Vous pouvez galement utiliser Power Automate pour automatiser la r vocation.

Cr er un flux : la date X → Supprimer l utilisateur du groupe

Documenter la proc dure pour une utilisation future

Informer le client de la dur e d'acc s

V rifiez que l'acc s a t r voqu avec succ s

Mettre jour le journal d'acc s externe

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une entreprise collabore avec un consultant externe pour examiner une campagne publicitaire. Ce consultant a besoin d'acc der un dossier sp cifique du site SharePoint pour consulter et commenter les documents. Le propri taire du site autorise le partage externe, invite l'invit , limite l'acc s aux seuls documents pertinents, surveille l'activit et d finit un d lai automatique pour la r vocation des autorisations.

🌐 Activer le partage : Centre d'administration > SharePoint > Partage
➡️ Autorise l'acc s contr l aux utilisateurs externes.

✉️ Invitation d'invit : SharePoint > Partager le site
➡️ Permet la collaboration avec des partenaires externes.

🔐 Restriction d'acc s : G rer l'acc s > Supprimer l'h ritage
➡️ Prot ge le contenu sensible contre tout acc s non autoris .

📊 Surveillance des activit s : Microsoft Purview > Audit
➡️ Assure la tra abilit des actions des invit s.

⏳ Autorisations temporaires : Power Automate > Flux de r vocation
➡️ Automatisez la gestion de la dur e d'acc s.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🌐 Activer le partage	Centre d'administration > SharePoint > Sites actifs > Partage
✉️ Invitation d'invit	SharePoint > Param tres > Autorisations du site > Partager le site
🔐 Restriction d'acc s	SharePoint > Documents > G rer l'acc s
📊 Suivi des activit s	Microsoft Purview > Recherche dans le journal d'audit
⏳ R vocation automatique	Power Automate > Cr er un flux > Supprimer un utilisateur

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Collaboration s curis e avec des partenaires externes

Contr le granulaire du contenu partag

Tra abilit compl te des activit s des clients

R duire le risque d'acc s non autoris

Automatiser la gestion des acc s temporaires

Une plus grande flexibilit dans les projets interentreprises

Adh sion aux politiques de s curit et de conformit

Communication transparente avec les collaborateurs externes

R duire la charge administrative des TI

Une plus grande efficacit dans les processus d'examen et d'approbation

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE PROFESSIONNEL

Collaboration avec des agences cr atives 🎨
Partage temporaire de mat riel graphique avec des agences externes pour commentaires et approbation.

Support Technique Externe 🛠️
Acc s limit la documentation technique pour les fournisseurs ou consultants informatiques lors d'interventions sp cifiques.

R vision juridique des contrats ⚖️
Les avocats externes acc dent un dossier confidentiel pour r viser et commenter les documents contractuels.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment activer le partage externe sur un site SharePoint ?

2. Quelles sont les tapes pour inviter un invit ?

3. Comment limiter l'acc s d'un invit un seul dossier ?

4. O l activit des utilisateurs externes peut-elle tre surveill e ?

5. Comment d finir une expiration de connexion invit ?

6. Quelles autorisations minimales doivent tre attribu es un invit ?

7. Comment r voquer manuellement l acc s d un invit ?

8. Quels outils sont utilis s pour automatiser la r vocation ?

9. Comment v rifier si un invit a toujours un acc s actif ?

10. Quels risques peuvent tre vit s gr ce une gestion ad quate des clients ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris g rer la collaboration avec des invit s externes dans SharePoint : activer le partage, inviter des utilisateurs, limiter l'acc s au contenu pertinent, suivre l'activit et d finir des autorisations temporaires. Vous avez acquis une expertise dans l'utilisation des outils de s curit , d'automatisation et de suivi, essentiels pour garantir une collaboration efficace et s curis e. Cette approche vous permet d' tendre les capacit s de votre quipe au-del des fronti res de l'entreprise tout en gardant un contr le total sur les donn es partag es. Vous tes d sormais capable de g rer les invit s de mani re strat gique, conforme et productive.

e) Les visiteurs

Acc s en lecture seule : Ce r le est essentiel pour pr server l'int grit des informations publi es et garantir que seules les personnes autoris es peuvent y apporter des modifications. Le visiteur est donc un acteur cl dans tout contexte o il est essentiel de diffuser des connaissances, des directives ou des mises jour d'entreprise sans risquer d'en alt rer le contenu, qu'il soit accidentel ou intentionnel. L'acc s en lecture seule garantit la coh rence et la fiabilit des proc dures op rationnelles, des r glementations ou des communications institutionnelles, tout en permettant une consultation imm diate et contr l e par ceux qui en ont besoin. SharePoint confirme ainsi sa position d'outil efficace pour concilier ouverture de l'information et s curit op rationnelle, favorisant une diffusion responsable et conforme des donn es d'entreprise.

Pr vention des modifications non autoris es : En d finissant des autorisations de lecture seule pour les visiteurs, l'int grit des donn es de l'entreprise est prot g e : les documents restent inchang s, l'abri de toute modification ind sirable. Les utilisateurs peuvent ainsi acc der aux informations et les partager sans pouvoir supprimer, craser ou modifier les fichiers et les pages. Cette restriction permet de maintenir les versions officielles jour et fiables. De plus, elle r duit consid rablement le risque d'erreurs accidentelles ou d'actions involontaires susceptibles de compromettre des contenus importants. Le contr le centralis des autorisations garantit que seuls les utilisateurs autoris s peuvent intervenir activement. Cela cr e un environnement s curis o la collaboration est efficace et toujours sous contr le.

Contr le de la circulation de l'information : Le r le de visiteur, qui accorde un acc s limit et l'absence de droits de modification, est un outil essentiel pour garantir la diffusion d'informations exactes et valid es au sein de l'organisation. Ainsi, chaque document reste fid le la version officielle, emp chant toute modification accidentelle ou divulgation non autoris e. La consultation est syst matiquement suivie et encadr e par les politiques de l'entreprise, ce qui r duit les risques d'erreur et favorise la responsabilisation individuelle dans l'utilisation des ressources partag es. Le contr le centralis des autorisations permet de savoir qui a acc s quel contenu, facilitant ainsi les audits et les r visions. Cette gestion rigoureuse et structur e garantit la coh rence des communications et favorise la confiance entre les diff rents services et quipes , renfor ant ainsi la transparence et la s curit de l'information. Ainsi, l'organisation peut diffuser largement les connaissances, tout en assurant une supervision rigoureuse.

Exercice. Visiteurs du site SharePoint

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est de comprendre et d'appliquer les fonctionnalit s associ es au r le de visiteur sur un site SharePoint. Les utilisateurs apprendront acc der au contenu en lecture seule, naviguer parmi les ressources disponibles, respecter les politiques de s curit et contribuer la diffusion contr l e de l'information. Cet exercice permet d'emp cher les modifications non autoris es, de garantir l'int grit des documents et de promouvoir une utilisation responsable du contenu de l'entreprise. Le r le de visiteur est essentiel pour garantir la transparence et l'acc s l'information sans compromettre la qualit ni la s curit des donn es.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Acc der au site SharePoint en tant que visiteur 🔑

Connectez-vous https://portal.office.com

Acc dez SharePoint > s lectionnez le site partag

Assurez-vous que votre compte est dans le groupe Visiteurs

Cliquez sur Param tres > Autorisations du site

V rifiez que l autorisation attribu e est Afficher

section Documents

Ouvrir un fichier Word, Excel ou PDF

Assurez-vous qu'il ne peut pas tre modifi

Naviguer dans les dossiers disponibles

Lisez le contenu sans modifier sa structure

2. Parcourir et afficher le contenu en mode lecture seule 📄

Acc der la page d'accueil du site

Cliquez sur Documents > s lectionnez un dossier

Ouvrez un fichier > cliquez sur Afficher dans le navigateur

Utilisez la fonction de recherche pour trouver du contenu sp cifique

Consultez les pages d'information du site

Afficher les fichiers PDF directement dans votre navigateur

T l chargez les documents uniquement si vous y tes autoris

N'essayez pas de modifier ou d' craser les fichiers

Signaler toute erreur au propri taire du site

Respecter les politiques d'acc s et de consultation

3. Emp cher les modifications non autoris es 🔐

Ne cliquez pas sur Modifier dans les fichiers (si visible)

vitez d enregistrer des copies locales inutiles

Ne partagez pas de liens vers des fichiers sans autorisation.

Ne transf rez pas d e-mails contenant des liens vers du contenu confidentiel.

Signalez les connexions suspectes l' quipe informatique

Reconna tre les messages d'avertissement concernant le contenu prot g

Respecter les tiquettes de confidentialit (par exemple Lecture seule )

Ne pas modifier les m tadonn es du fichier

Ne t l chargez pas de nouveaux documents sur le site

Maintenir un comportement conforme aux politiques de l'entreprise

4. Contr ler le flux d'informations 📢

Afficher uniquement le contenu pertinent pour votre r le

Ne transmettez pas de documents des utilisateurs non autoris s

Utiliser les outils de l'entreprise pour communiquer (par exemple, Teams)

N'utilisez pas de comptes personnels pour acc der au site

vitez d'enregistrer des fichiers sur des appareils ext rieurs l'entreprise

Respecter les dates de validit des documents

Signaler un contenu obsol te ou dupliqu

N'utilisez pas le contenu des fins non autoris es

Veuillez contacter le propri taire du site pour obtenir des claircissements.

Aider maintenir l'int grit des informations

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Un employ d'un autre service se connecte en tant que visiteur au site SharePoint de l' quipe marketing pour consulter les documents de la nouvelle campagne. Son r le est de lire les documents, de se renseigner sur les activit s en cours et de signaler les erreurs, sans modifier ni partager le contenu. Le propri taire du site a configur un acc s en lecture seule pour garantir la s curit et la coh rence des informations.

🔑 Acc s contr l : SharePoint > Autorisations du site
➡️ Garantit que le visiteur ne peut afficher que le contenu.

📄 Afficher les documents : Documents > Afficher dans le navigateur
➡️ Permet d'acc der aux informations sans les modifier.

🔐 Pr vention des modifications : Aucune autorisation de modification
➡️ Prot ge l'int grit des fichiers et leur version officielle.

📢 Contr le de la diffusion : Pas de partage externe
➡️ Emp cher la diffusion non autoris e du contenu de l'entreprise.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🔑 Acc s des visiteurs	SharePoint > Param tres > Autorisations du site
📄 Affichage du contenu	SharePoint > Documents > Afficher dans le navigateur
🔐 Contr le des changements	Fichier > Lecture seule (autorisations)
📢 Contr le de la circulation	Pas de partage > Politiques de l'entreprise

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Acc s l'information sans risque de modifications

Prot ger l'int grit du contenu de l'entreprise

R duction des erreurs caus es par des interventions non autoris es

Un meilleur contr le de la diffusion de l'information

Consultation rapide et s curis e des documents

Adh sion aux politiques de s curit et de conformit

Collaboration transparente entre les services

Suivi des acc s et des vues

R duire la charge administrative pour les propri taires de sites

Soutien la gouvernance du contenu num rique

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

Examen de la politique de l'entreprise 📘
Les visiteurs acc dent un site RH pour lire les politiques, les avantages et les proc dures sans pouvoir les modifier.

Acc s aux rapports interfonctionnels 📊
Les managers des autres d partements acc dent aux rapports mensuels publi s par l' quipe financi re en lecture seule.

Consultation des supports de formation 🎓
Les employ s acc dent un site de formation pour lire des guides et des manuels sans en modifier le contenu.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment savoir si vous tes un visiteur d un site SharePoint ?

2. Quelles sont les autorisations dont dispose un visiteur par rapport un membre ?

3. Comment acc der un document en lecture seule ?

4. Que se passe-t-il si j'essaie de modifier un fichier en tant que visiteur ?

5. Comment emp cher le partage non autoris de contenu ?

6. Quels comportements sont interdits un visiteur ?

7. Comment signaler une erreur dans un document ?

8. Puis-je t l charger un fichier en tant que visiteur ?

9. Comment reconna tre un contenu prot g ?

10. Pourquoi est-il important de contr ler le flux d informations ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris le r le et les responsabilit s d'un visiteur sur un site SharePoint. Vous avez appris acc der au contenu en lecture seule, parcourir les ressources disponibles, respecter les restrictions de modification et contr ler le flux d'informations. Ce r le est essentiel pour garantir la transparence et l'acc s l'information sans compromettre la s curit ou l'int grit des donn es. Vous tes d sormais en mesure de consulter le contenu de l'entreprise de mani re responsable, contribuant ainsi la gouvernance et la protection des informations partag es.

f) Consid rations suppl mentaires et meilleures pratiques

Combinaison de r les : Dans SharePoint Online, vous pouvez attribuer des r les multiples ou temporaires aux utilisateurs, en adaptant les autorisations en fonction des projets, des besoins ponctuels ou des changements organisationnels. Cette flexibilit vous permet de r agir rapidement aux changements de l'environnement de travail, garantissant que chaque utilisateur n'a acc s qu'aux ressources n cessaires chaque tape d'un projet. Les r les peuvent tre attribu s temporairement, par exemple pour couvrir des remplacements ou soutenir des initiatives sp cifiques, puis r voqu s une fois le besoin pass . La combinaison de diff rentes autorisations sur des documents, des dossiers ou des zones enti res du site vous permet de personnaliser le niveau d'acc s en fonction des responsabilit s op rationnelles r elles. Il est essentiel de documenter chaque modification et d' tablir des crit res clairs pour l'attribution et la r vocation des r les. Cette approche r duit les risques d'erreurs, favorise la collaboration et renforce la s curit globale de l'environnement num rique de l'entreprise.

Configuration granulaire : il s'agit de l'une des strat gies les plus efficaces pour prot ger les donn es sensibles dans SharePoint Online. Cette fonctionnalit permet aux administrateurs d'attribuer des autorisations sp cifiques des documents ou dossiers individuels, limitant ainsi l'acc s aux seuls utilisateurs autoris s. Cette approche permet des niveaux de visibilit et de modification diff renci s, garantissant que les informations sensibles ne sont pas accessibles en dehors du groupe d sign . Des r gles d taill es permettent galement de suivre les op rations sur les fichiers, augmentant ainsi les capacit s d'audit et de r ponse aux incidents. Il est important de mettre jour r guli rement ces param tres pour refl ter l' volution des besoins de l'entreprise et du personnel. Une gestion rigoureuse des autorisations r duit le risque d'erreurs ou de violations involontaires, renfor ant ainsi la s curit tous les niveaux du syst me d'information num rique.

Surveillance et r vision p riodiques : Il est essentiel de v rifier r guli rement l'attribution correcte des r les et de mettre jour les autorisations et les privil ges en fonction des changements de structure, de personnel ou des exigences de conformit . Une surveillance efficace et une r vision p riodique de la structure des r les sont essentielles pour une gestion s curis e et actualis e des autorisations dans SharePoint Online. Il est conseill de planifier des v rifications r guli res afin d'identifier rapidement toute anomalie, tout compte inactif ou toute attribution inappropri e. La mise jour des privil ges suite des changements organisationnels ou de nouvelles exigences de conformit pr vient les risques d'acc s non autoris s et renforce la protection des donn es. La collaboration entre le service informatique, les responsables de secteur et le service de conformit est essentielle pour maintenir la coh rence entre les r les et responsabilit s op rationnels. Chaque changement doit tre document avec pr cision, facilitant ainsi la tra abilit des d cisions et les audits internes. L'utilisation d'outils de reporting et d' alerte automatiques facilite l'identification des probl mes critiques. Seule une r vision constante permet de maintenir la coh rence, l'efficacit et la s curit de la structure des autorisations au fil du temps.

Formation et sensibilisation : Tous les utilisateurs doivent tre form s leurs responsabilit s et aux limites de leurs r les afin de contribuer la s curit et l efficacit de l cosyst me num rique de l entreprise. Promouvoir la formation et la sensibilisation au sein de l organisation est l un des outils les plus efficaces pour garantir une utilisation s re et intelligente de SharePoint. Chaque utilisateur, quel que soit son r le, doit recevoir des instructions claires sur ses responsabilit s et comprendre parfaitement les limites et les capacit s offertes par ses autorisations. Investir dans des formations d di es, par exemple via des guides pratiques, des webinaires ou des sessions interactives, permet de pr venir les comportements risque et de renforcer l attention port e la protection des donn es. Seuls les utilisateurs avertis sont capables d identifier les contenus sensibles, d adopter un comportement appropri lors du partage de ressources et de contribuer activement la s curit globale de la plateforme. Une culture de responsabilisation g n ralis e r duit le risque d erreurs ou de violations accidentelles, renforce la gouvernance et rend l cosyst me num rique de l entreprise plus efficace et fiable.

R le de la gouvernance : Dans SharePoint, la gouvernance est la pierre angulaire de la s curit et de l'efficacit de la gestion. Elle repose sur des politiques formalis es qui d finissent clairement les r les, les responsabilit s et les p rim tres op rationnels. Les proc dures d'escalade sont essentielles pour traiter rapidement les probl mes critiques ou les violations. La piste d'audit assure la tra abilit de chaque activit r alis e, offrant transparence et soutien lors des audits internes. Une communication fluide et transparente entre tous les niveaux de responsabilit favorise la coh rence des d cisions et la r solution rapide des probl mes. Une gouvernance efficace favorise la conformit r glementaire et r duit les risques m tier, favorisant ainsi la confiance et la sensibilisation au sein de l' cosyst me num rique. C'est la seule fa on pour SharePoint de devenir un v ritable outil strat gique de croissance organisationnelle.

Exercice. Bonnes pratiques d'attribution des r les

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif de cet exercice est de fournir un guide pratique pour g rer efficacement les r les sur un site SharePoint, en appliquant les bonnes pratiques de combinaison de r les, de configuration pr cise des autorisations, de surveillance et de r vision p riodique, de formation des utilisateurs et d' tablissement d'une gouvernance. Vous apprendrez cr er des niveaux d'autorisation personnalis s, les attribuer via des groupes, suivre les modifications, planifier des r visions r guli res et sensibiliser les collaborateurs. Cet exercice vise renforcer la s curit , am liorer la transparence et optimiser la collaboration au sein des quipes , r duisant ainsi les risques d'acc s inappropri s et garantissant une gestion responsable du contenu num rique.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Connectez-vous au site SharePoint en tant qu'administrateur 🔐
✓ Connectez-vous https://portal.office.com avec les identifiants de votre entreprise 🌐
✓ Cliquez sur l' ic ne SharePoint dans le tableau de bord Microsoft 365 🧭
✓ S lectionnez le site que vous souhaitez g rer (par exemple, quipe de projet ) 🗂️
✓ V rifiez que votre compte est inclus dans le groupe Propri taires du site 👑
✓ Cliquez sur l' ic ne ⚙️ > Param tres du site 🛠️
✓ Aller Autorisations du site pour afficher les groupes actifs 🔎
✓ V rifiez si le site h rite des autorisations d'un site parent 🔗
✓ Si n cessaire, cliquez sur Rompre l'h ritage des autorisations ✂️
✓ Assurez-vous que l'acc s est limit aux utilisateurs autoris s 🔐
✓ Notez les groupes existants pour une analyse ult rieure 📝

2. Analyser les groupes et les r les existants 👥
✓ Cliquez sur Afficher les autorisations avanc es 🔍
✓ Passez en revue les groupes par d faut : Propri taires , Membres , Visiteurs 🧑 ‍ 🤝 ‍ 🧑
✓ Cliquez sur chaque groupe pour voir les utilisateurs assign s 👁️
✓ V rifiez s'il y a des utilisateurs avec des autorisations directes (pas via le groupe) 🚫
✓ Exportez la liste des autorisations vers Excel (si disponible) 📤
✓ Identifiez les r les en double ou incoh rents ⚠️
✓ V rifiez la coh rence entre les autorisations et les responsabilit s 📊
✓ Afficher l'historique des modifications (si activ ) 🕓
✓ Signaler les probl mes l' quipe informatique ou au propri taire du site 📣
✓ Pr parer un plan de r alignement des r les 🧾

3. Cr er un niveau d'autorisation personnalis 🧩
✓ Aller Param tres du site > Autorisations avanc es ⚙️
✓ Cliquez sur Niveaux d'autorisation > Ajouter un nouveau niveau ➕
✓ Donnez un nom descriptif (par exemple Contributeur limit ) 🏷️
✓ S lectionnez uniquement les actions n cessaires : afficher, ajouter, modifier ✅
✓ D s lectionnez les actions inutiles : supprimer, g rer les autorisations ❌
✓ Incluez uniquement les fonctionnalit s coh rentes avec le r le pr vu 🧠
✓ Enregistrez le nouveau niveau et documentez-le dans un fichier partag 💾
✓ V rifiez que le niveau est disponible pour l'attribution 📌 ✓
Testez le niveau avec un compte d'essai 🧪
✓ Communiquez la disponibilit l' quipe informatique 📬

4. Cr er et g rer des groupes de s curit 🛡️
✓ Aller Utilisateurs et groupes > Cr er un nouveau groupe 👤
✓ Donnez un nom coh rent (par exemple, Lecture de l' quipe marketing ) 🏷️
✓ Saisissez une description claire du groupe 📝
✓ D finissez le propri taire du groupe (par exemple, le responsable du service) 👨 ‍ 💼
✓ S lectionnez qui peut voir les membres du groupe 👁️ ‍ 🗨️
✓ Ajoutez des utilisateurs ayant des besoins similaires ➕
✓ Attribuez le niveau d'autorisation personnalis au groupe 🧩
✓ vitez les attributions directes des utilisateurs individuels 🚫
✓ Documentez la composition du groupe dans un fichier partag 📄
✓ V rifiez que le groupe est actif et correctement configur ✅

5. Activer le suivi des modifications d'autorisation 📊
✓ Aller Param tres du site > Audit et conformit 🧭
✓ Cliquez sur Journal d'activit ou journal d'audit 📘
✓ Activer le suivi des modifications d'autorisation 🔁
✓ S lectionner les actions surveiller (par exemple, ajouter/supprimer des utilisateurs) 👥
✓ D finir la conservation des journaux pendant au moins 90 jours 📅
✓ Configurer les rapports mensuels automatiques 📧
✓ S'assurer que les journaux ne sont accessibles qu'aux administrateurs 🔒
✓ Stocker les rapports dans un dossier SharePoint s curis 📂
✓ Analyser les journaux pour identifier les modifications suspectes 🕵️
✓ Partager les r sultats avec votre quipe de s curit informatique 🛡️

6. Planifier des revues p riodiques des r les 📆
✓ Ouvrez Outlook et cr ez un v nement r current 📅
✓ Intitulez l' v nement R vision des autorisations SharePoint 📝
✓ Inviter les chefs de service et l' quipe informatique 👥
✓ Pr parer un rapport avec la liste des groupes et des autorisations 📊
✓ Lors de la r union, comparer les r les avec les responsabilit s actuelles 🔍 ✓
Identifier les utilisateurs inactifs ou sur-autoris s 🚫
✓ Mettre jour les groupes et les niveaux d'autorisation si n cessaire 🔄
✓ Documenter les modifications apport es 🧾
✓ Archiver le compte rendu de la revue sur le site 📁
✓ Communiquer les modifications aux utilisateurs concern s 📣

7. Promouvoir l' ducation et la sensibilisation 🎓
✓ Cr er un guide PDF avec les politiques de r le 📘
✓ T l charger le guide dans la section Documentation interne 📤
✓ Organiser une session de formation sur Teams 🧑 ‍ 🏫
✓ Enregistrer la session et la rendre disponible sur le site 📹
✓ Envoyer un quiz de v rification via Microsoft Forms 📝
✓ Collecter les r sultats et identifier les ventuelles lacunes 📊
✓ Offrir un accompagnement personnalis aux utilisateurs en difficult 🆘
✓ Envoyer un rappel mensuel avec les meilleures pratiques 🔔
✓ Cr er une section FAQ sur les r les et les autorisations ❓
✓ Mettre jour p riodiquement les supports de formation 🔄

8. D finir et publier la gouvernance des r les 🏛️
✓ R diger un document avec les politiques d'attribution des r les 📄
✓ Inclure les crit res de cr ation de nouveaux groupes 🧩
✓ D finir les responsabilit s des propri taires du site 👑
✓ Sp cifier la fr quence des r visions p riodiques 📆
✓ Indiquer comment signaler les anomalies ⚠️
✓ Publier le document dans la section Gouvernance du site 🌐
✓ Communiquer l' existence du document tous les membres 📣
✓ Demander une confirmation de lecture via Microsoft Forms ✅
✓ Mettre jour le document chaque r vision 🔁
✓ Archiver les versions pr c dentes pour la tra abilit 🗃️

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Un site SharePoint d di la gestion de projets informatiques rencontre des probl mes d'acc s de la part d'utilisateurs disposant d'autorisations excessives. Le responsable informatique d cide de r organiser les r les pour garantir la s curit et la transparence.
✓ Acc s contr l : SharePoint > Param tres > Autorisations du site 🔐
✓ Cr ation de r les personnalis s : Niveaux d'autorisation > Ajouter un nouveau niveau 🧩
✓ Affectation via des groupes : Utilisateurs et groupes > Cr er un groupe 👥
✓ Surveillance et audit : Audit et conformit > Journal d'activit 📊
✓ Formation et gouvernance : T l charger des fichiers > Documentation interne 📁

⌨️ COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🛠️ Gestion des autorisations	SharePoint > Param tres > Autorisations du site 🔐
🧩 Niveaux personnalis s	SharePoint > Param tres du site > Autorisations avanc es > Nouveau niveau 🧱
👥 Groupes de s curit	SharePoint > Utilisateurs et groupes > Cr er un groupe 👤
📊 Journal d'activit	SharePoint > Param tres du site > Audit et conformit 📈
📁 Documentation de gouvernance	SharePoint > T l charger un fichier > Documentation interne 📂

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

✓ Meilleur contr le d'acc s et risques de s curit r duits
✓ Permissions personnalis es qui refl tent les responsabilit s r elles des utilisateurs
✓ Plus grande transparence dans la gestion des r les et des permissions
✓ R duction des erreurs caus es par des permissions excessives ou incoh rentes
✓ Tra abilit des changements et audits
facilit s ✓ Formation continue et sensibilisation g n ralis e des collaborateurs
✓ Gouvernance document e et facilement accessible
✓ Collaboration plus s curis e entre les quipes et les services
✓ Revues p riodiques automatis es
✓ Alignement sur les politiques de s curit et de conformit de l'entreprise

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment cr er un nouveau niveau d autorisation dans SharePoint ?

2. Pourquoi N'est-il pas recommand d'attribuer des r les directement aux utilisateurs individuels ?

3. Quels outils SharePoint propose-t-il pour suivre les modifications d autorisation ?

4. Comment planifiez-vous une valuation p riodique des r les ?

5. Quel est l avantage d utiliser des groupes de s curit ?

6. O sont publi es les politiques de gouvernance ?

7. Comment sensibiliser les utilisateurs ?

8. Quelles autorisations dois-je viter pour un r le Contributeur limit ?

9. Comment v rifier si un utilisateur dispose d'un acc s inappropri ?

10. Quels sont les risques d une mauvaise gestion des r les ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris la gestion avanc e des r les dans SharePoint, combinant autorisations personnalis es, groupes de s curit et pratiques de gouvernance. Vous avez appris cr er des niveaux d'autorisation personnalis s, les attribuer de mani re coh rente, suivre les modifications et planifier des r visions p riodiques. Cet exercice a mis en vidence l'importance de la formation et de la documentation pour garantir une gestion de contenu s curis e et transparente. Vous tes d sormais capable d'appliquer ces comp tences pour am liorer la s curit , la productivit et la collaboration au sein de votre organisation.

4. EXEMPLES D'UTILISATION DANS L'ENTREPRISE

SharePoint Online est aujourd'hui l'une des plateformes les plus polyvalentes et performantes pour r pondre aux besoins de collaboration et de gestion de l'information des organisations modernes. Gr ce son architecture modulaire et ses mises jour continues, elle s'adapte une vari t de contextes, permettant aux entreprises de relever les d fis de la digitalisation avec flexibilit et s curit . L'un de ses principaux sc narios d'application est la gestion de projet. Dans ce contexte, SharePoint permet aux quipes de cr er des sites d di s o centraliser la documentation de chaque projet, suivre les activit s via des listes et des calendriers partag s, attribuer des t ches diff rents membres et collaborer en temps r el, m me depuis diff rents lieux ou appareils. L'int gration avec des outils tels que Microsoft Teams et Planner rend l'exp rience encore plus dynamique, facilitant la communication et le suivi continu de l'avancement des projets.

Un autre cas d'utilisation extr mement pertinent est la cr ation d'intranets d'entreprise. Gr ce SharePoint Online, les organisations peuvent cr er des portails personnalis s pour publier des actualit s, des communications internes, des v nements, des r glementations, des politiques et des ressources utiles aux collaborateurs. La structure modulaire de la plateforme permet de cr er des espaces th matiques pour des services ou des groupes de projet sp cifiques, favorisant ainsi un flux d'informations et un partage de connaissances clairs, facilement accessibles et actualis s. L'intranet devient ainsi un point de r f rence unique pour l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise, favorisant ainsi un sentiment d'appartenance et une participation active.

La gestion documentaire est l'un des aspects cl s de l'efficacit de SharePoint Online. Gr ce ses biblioth ques de documents, la plateforme permet d'archiver, de cataloguer, de rechercher et de partager des fichiers de tout format, garantissant ainsi le respect des r glementations en mati re de protection des donn es et la tra abilit des modifications gr ce au contr le automatique des versions et aux journaux d'activit . La classification des m tadonn es, la recherche avanc e et la possibilit de d finir des autorisations pr cises sur les dossiers ou les documents individuels garantissent que toutes les informations sont facilement accessibles et r serv es aux personnes autoris es, r duisant ainsi les risques d'erreurs ou de failles de s curit .

SharePoint joue un r le tout aussi important dans la collaboration en quipe , notamment dans les environnements de travail distribu s ou distance. Bas e sur le cloud, la plateforme permet aux collaborateurs de diff rents services, sites, voire pays, de collaborer sur des documents partag s, de les commenter, de proposer des modifications et de recevoir des mises jour en temps r el, sans avoir recourir des e-mails r p t s ou des outils distincts. Cette coh rence op rationnelle am liore la productivit globale, stimule l'innovation et contribue b tir une culture d'entreprise plus ouverte et inclusive.

Enfin, SharePoint Online se distingue par ses capacit s d'automatisation des processus, qui permettent de num riser des proc dures m tier parfois complexes et r p titives. Par exemple, gr ce des workflows automatis s, vous pouvez facilement g rer les demandes d'approbation de documents, les r servations de ressources ou la collecte des commentaires des employ s, en configurant des r gles sp cifiques qui r duisent la marge d'erreur humaine et garantissent des temps de r ponse plus rapides. L'int gration avec Power Automate et les API Microsoft 365 largit encore ces possibilit s, permettant la cr ation de solutions personnalis es adapt es aux besoins sp cifiques de chaque organisation.

En r sum , l'adoption de SharePoint Online permet de relever efficacement et de mani re structur e les d fis de la gestion de l'information, favorisant le partage des connaissances, l'efficacit op rationnelle et l' volution num rique de l'organisation. Qu'il s'agisse de coordonner des projets complexes, de centraliser les communications internes, d'archiver des documents strat giques, de faciliter la collaboration entre les personnes ou de simplifier les processus administratifs, cette plateforme repr sente un outil strat gique pour la r ussite des entreprises dans le monde actuel.

a) Gestion de projet

SharePoint Online est un outil id al pour une gestion structur e et collaborative des projets d entreprise.

Cr er des sites de projet d di s : Cr er un site SharePoint d di chaque projet vous permet d'organiser votre travail de mani re organis e et transparente. Chaque site est personnalisable pour r pondre des besoins sp cifiques, avec des sections d di es aux objectifs, aux livrables, aux contacts cl s et un calendrier des activit s. Les espaces th matiques facilitent la concentration des ressources et la collaboration entre les diff rents services. La documentation est toujours jour et centralis e, accessible de partout gr ce au cloud de la plateforme. Les membres du projet peuvent participer des discussions cibl es via des forums internes, partager des id es et r soudre rapidement les probl mes. Des listes de t ches dynamiques facilitent la r partition des t ches, l'attribution des responsabilit s et le suivi de l'avancement. Cette organisation num rique am liore la productivit et favorise la gestion partag e des connaissances entre tous les participants. Cr er un site SharePoint d di chaque projet vous permet d'organiser votre travail de mani re organis e et transparente. Chaque site est personnalisable pour r pondre des besoins sp cifiques, avec des sections d di es aux objectifs, aux livrables, aux contacts cl s et un calendrier des activit s. Les espaces th matiques facilitent la concentration des ressources et la collaboration entre les diff rents services. La documentation est toujours jour et centralis e, accessible de partout gr ce au cloud de la plateforme. Les membres du projet peuvent participer des discussions cibl es via des forums internes, partager des id es et r soudre les probl mes rapidement. Des listes de t ches dynamiques facilitent la r partition des t ches, l'attribution des responsabilit s et le suivi de l'avancement. Cette organisation num rique am liore la productivit et favorise la gestion partag e des connaissances entre tous les participants. La cr ation d'un site SharePoint d di chaque projet permet un travail clair et organis . Chaque site est personnalisable pour r pondre des besoins sp cifiques, avec des sections d di es aux objectifs, aux livrables, aux contacts cl s et aux calendriers d'activit s. Les espaces th matiques facilitent la concentration des ressources et la collaboration entre les personnes des diff rents services. La documentation est toujours jour et centralis e, accessible de partout gr ce la plateforme cloud. Les membres du projet peuvent participer des discussions cibl es via des forums internes, partager des id es et r soudre les probl mes rapidement. Des listes de t ches dynamiques facilitent la r partition des t ches, l'attribution des responsabilit s et le suivi de l'avancement. Cette organisation num rique am liore la productivit et favorise la gestion partag e des connaissances entre tous les participants.

Centralisation des documents : cela signifie disposer d'archives num riques toujours organis es, o chaque fichier de projet trouve sa place id ale. Cela r duit consid rablement les risques de duplication ou de perte et permet aux membres de l' quipe d'acc der rapidement aux informations dont ils ont besoin, o qu'ils soient et depuis n'importe quel appareil. L'interface intuitive facilite les recherches par nom, date ou m tadonn es, facilitant la localisation des documents, m me parmi des milliers de fichiers. Gr ce la gestion des autorisations, chaque document peut tre consult , modifi ou partag uniquement par les personnes autoris es, renfor ant ainsi la s curit des informations sensibles. De plus, la synchronisation automatique avec OneDrive garantit la disponibilit permanente des versions les plus r centes, m me hors ligne. Enfin, la possibilit de lier des fichiers des t ches ou des discussions de projet am liore la tra abilit et la collaboration, transformant la documentation en une ressource strat gique et dynamique. Centraliser les documents dans SharePoint signifie disposer d'archives num riques toujours organis es, o chaque fichier de projet trouve sa place id ale.

Suivi des activit s : L'int gration avec Planner et To Do vous permet d'attribuer des t ches et de suivre les ch ances, l'avancement et les priorit s. Gr ce l'int gration entre SharePoint, Planner et To Do, la gestion des activit s de projet est claire et structur e. Chaque t che peut tre assign e des personnes sp cifiques, avec des ch ances et des niveaux de priorit associ s. Les mises jour d'avancement sont visibles en temps r el, favorisant une coordination efficace entre les membres de l' quipe . Planner offre une vue d'ensemble graphique des t ches, avec des tableaux et des onglets personnalisables. To Do vous permet de suivre chaque action quotidienne, vitant ainsi les oublis et les retards. Des notifications automatiques signalent les nouvelles affectations ou les changements d' tat. Cela augmente la productivit et r duit consid rablement les risques de chevauchements ou d'inefficacit .

Visualisation de l'avancement : La visualisation de l'avancement dans SharePoint Online s'effectue gr ce des tableaux de bord et des rapports dynamiques offrant un aper u imm diat et d taill de l'avancement des activit s du projet. Les responsables peuvent consulter des graphiques, des indicateurs d' tat et des tableaux interactifs qui collectent automatiquement les donn es des listes de t ches et des documents associ s. Cela permet d'identifier rapidement les probl mes critiques, les retards ou les domaines n cessitant une intervention, facilitant ainsi une gestion proactive. Les tableaux de bord sont personnalisables et peuvent int grer les donn es de Power BI, offrant des analyses approfondies et des vues synth tiques ou d taill es, selon les besoins. Les membres de l' quipe b n ficient galement d'une plus grande transparence, leur permettant de suivre l'avancement individuel et collectif. L'information est accessible depuis n'importe quel appareil, ce qui rend le suivi fluide et flexible. SharePoint devient ainsi un outil essentiel pour une gouvernance de projet efficace.

Contr le des versions et des modifications : Chaque document conserve un historique des versions, ce qui facilite la r cup ration des modifications et la restauration du contenu pr c dent. Le syst me int gr de contr le des versions de SharePoint Online assure une tra abilit compl te de chaque modification apport e aux documents partag s. Un historique d taill des versions est automatiquement enregistr pour chaque fichier, indiquant l'auteur de chaque modification, la date et l'heure de la modification, ainsi que les commentaires associ s. Cela vous permet de comparer les versions pr c dentes, d'identifier rapidement les erreurs ou les modifications ind sirables et de revenir l' tat souhait du document en un seul clic. Cette fonctionnalit est particuli rement utile dans les contextes collaboratifs o plusieurs personnes effectuent des modifications simultan ment. La r cup ration des versions pr c dentes est intuitive et ne n cessite aucune comp tence technique avanc e, ce qui rend la gestion de contenu plus s re et transparente. La disponibilit de l'historique des versions r pond galement aux besoins d'audit et de conformit , garantissant que chaque tape du travail est document e et facilement v rifiable.

Gestion granulaire des autorisations : Les r les et les autorisations peuvent tre configur s pour garantir que seules les personnes autoris es acc dent aux informations sensibles. La gestion granulaire des autorisations dans SharePoint vous permet de g rer pr cis ment qui peut acc der, modifier ou partager chaque document ou zone du site. Vous pouvez d finir des r les distincts (lecteur, contributeur, propri taire) et les attribuer des groupes ou des individus, garantissant ainsi une confidentialit maximale des informations sensibles. Les param tres sont personnalisables au niveau du dossier, du fichier ou de la page, offrant ainsi une flexibilit en mati re de protection des donn es. Les journaux d'acc s et les notifications de partage facilitent le suivi des interactions avec le contenu. Les autorisations peuvent tre rapidement ajust es au fur et mesure de l' volution du projet. Vous gardez ainsi un contr le total sur la s curit des informations et pr venez les acc s ind sirables. Une configuration rigoureuse des autorisations est essentielle pour respecter les r glementations et les politiques de l'entreprise.

Collaboration en temps r el : la fonctionnalit de co-cr ation de SharePoint Online permet plusieurs utilisateurs de modifier simultan ment un m me document Word, Excel ou PowerPoint, et de visualiser les modifications de chacun en temps r el. Chaque contribution est automatiquement enregistr e et synchronis e, liminant ainsi le risque de doublons ou d' crasements. Des curseurs color s et des notifications visuelles permettent de visualiser facilement qui travaille sur quelle partie du fichier. Les commentaires int gr s facilitent la discussion instantan e des id es, des pr occupations ou des r visions, dynamisant ainsi le travail d' quipe. Gr ce au contr le de version, vous pouvez toujours r cup rer les versions pr c dentes ou comparer les modifications. L'accessibilit au cloud garantit la collaboration, m me distance, depuis n'importe quel appareil. Cette approche transforme le travail documentaire traditionnel en un processus participatif, agile et transparent.

Int gration avec Microsoft Teams : L'int gration avec Microsoft Teams transforme SharePoint Online en un v ritable hub de collaboration. Au sein d'un m me environnement de travail, vous pouvez lancer des discussions de groupe ou des conversations priv es, organiser des r unions et des visioconf rences programm es ou imm diates, et partager des fichiers avec votre quipe sans jamais quitter le contexte du projet. Chaque document stock sur SharePoint peut tre discut , r vis et mis jour en temps r el via Teams, gr ce aux commentaires et notifications qui am liorent la tra abilit des d cisions. La synchronisation entre les deux plateformes permet aux membres de travailler simultan ment sur des fichiers, en conservant des versions align es et des historiques accessibles. De plus, l'int gration de canaux th matiques simplifie la gestion de la communication et encourage l'implication de toutes les parties prenantes. La collaboration est ainsi fluide, transparente et toujours accessible depuis n'importe quel appareil.

Notifications et mises jour automatiques : Dans SharePoint Online, chaque participant est constamment inform de ses activit s gr ce des alertes ponctuelles . Les utilisateurs re oivent des notifications par e-mail ou directement dans l'interface, les informant des nouvelles t ches, des modifications de documents ou des commentaires sur les discussions. Ce syst me garantit le respect des ch ances et la tenue jour des derni res avanc es du projet. Les notifications sont personnalisables selon les besoins de chacun, permettant de choisir les v nements pour lesquels recevoir des alertes. De plus, la synchronisation avec Teams et Outlook permet de centraliser toutes les alertes, vitant ainsi toute fuite d'informations. Cela garantit une communication claire, rapide et toujours accessible, favorisant un engagement actif et continu. La gestion proactive des notifications contribue la transparence op rationnelle et l'efficacit globale du travail d' quipe.

Stockage et livraison des livrables : Les livrables sont stock s de mani re structur e et facilement accessibles. Leur stockage et leur livraison dans SharePoint garantissent une tra abilit et une s curit maximales. Chaque r sultat de projet est plac dans des dossiers d di s, organis s par phase, type ou client, avec des m tadonn es facilitant leur recherche. La gestion des autorisations garantit que seules les personnes autoris es peuvent acc der aux fichiers, les t l charger ou les partager. Les versions des documents sont toujours disponibles, permettant de retrouver facilement les r visions pr c dentes. Des notifications automatiques alertent l' quipe lorsqu'un livrable est t l charg ou mis jour. L'int gration des workflows permet de lier la livraison des livrables aux processus d'approbation. Ainsi, chaque livrable est toujours disponible, jour et pr t tre partag avec les parties prenantes internes et externes.

Exercice. Gestion de projet

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

Cet exercice vise fournir un guide pratique et d taill sur l'utilisation de Microsoft SharePoint pour une gestion efficace des projets en entreprise. L'utilisateur sera capable de cr er un site de projet d di , de centraliser les documents, d'assigner des t ches, de suivre l'avancement, de g rer les versions et les autorisations, de collaborer en temps r el et d'int grer des outils tels que Microsoft Teams et Power BI. Cet exercice est con u pour simuler un contexte op rationnel r el, o SharePoint devient le centre de communication et de productivit des quipes . l'issue de cet exercice, l'utilisateur aura acquis des comp tences op rationnelles concr tes pour configurer et utiliser SharePoint de mani re efficace et strat gique.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Cr ation du site web du projet 🏗️

✓ Connectez-vous SharePoint et cliquez sur Cr er un site 🖱️
✓ S lectionnez Site d' quipe pour la collaboration 🧩
✓ Saisissez le nom du projet (par exemple, Projet Vega ) 📝
✓ Ajoutez les membres de l' quipe avec leurs r les 👥
✓ Cliquez sur Terminer pour g n rer le site ✅
✓ Personnalisez la page d'accueil avec des composants WebPart (par exemple, des t ches , des documents) 🧱
✓ Ajoutez un logo et choisissez un th me coh rent 🎨
✓ Cr ez une structure de navigation claire (par exemple, Documents , T ches ) 🧭
✓ Enregistrez et publiez le site pour le rendre op rationnel 💾
✓ Partagez le lien avec l' quipe pour un acc s imm diat 🔗

2. Centralisation des documents 📂

✓ Acc der la biblioth que Documents du site 📁
✓ Cliquer sur T l charger pour ins rer des fichiers ou des dossiers individuels ⬆️
✓ Cr er des dossiers th matiques (ex. : Contrats , Rapports ) 🗂️
✓ Ajouter des m tadonn es personnalis es (ex. : type de document, date limite) 🏷️
✓ Activer la colonne Auteur pour la tra abilit 🧑 ‍ 💼
✓ Configurez des vues filtr es par cat gorie ou par date 🔍
✓ Synchronisez votre biblioth que avec OneDrive pour un acc s hors ligne 🔄
✓ Ajoutez des descriptions aux fichiers pour une meilleure compr hension 🗒️
✓ Verrouillez les fichiers pour les modifier si n cessaire (extraction) 🔐
✓ Partagez des fichiers avec des autorisations sp cifiques au r le 📨

3. Affichage de la progression 📊

✓ Ins rez le composant WebPart Power BI dans votre page d'accueil 📊
✓ Connectez un rapport d'avancement depuis Excel ou une base de donn es 📎
✓ Affichez les indicateurs cl s de performance (KPI) tels que le pourcentage d'ach vement, les t ches en retard 📌 ✓
Ajoutez des graphiques barres, secteurs et chronologiques 📉
✓ Configurez l'actualisation automatique des donn es 🔄
✓ Filtrez par quipe, jalon ou domaine de projet 🧮
✓ Affichez les tendances temporelles pour une analyse historique 📆
✓ Int grez-vous Excel pour une analyse avanc e 📊
✓ Personnalisez les couleurs et les mises en page pour plus de clart visuelle 🎨
✓ Partagez les tableaux de bord avec l' quipe pour un alignement 👥

4. Contr le des versions et des modifications 🕓

✓ Acc dez Param tres de la biblioth que et activez le contr le de version ⚙️
✓ D finissez le nombre maximal de versions conserver 🔢
✓ Consultez l'historique des modifications pour chaque fichier 📜
✓ Revenez aux versions pr c dentes en cas d'erreur ⏮️
✓ Ajoutez des commentaires descriptifs aux modifications 💬
✓ Avertissez automatiquement des modifications importantes 📣
✓ Verrouillez les fichiers pour r vision afin d' viter les conflits 🔐
✓ Activez l'approbation du contenu avant la publication ✅ ✓
Stockez les versions finales dans des dossiers d di s 📁
✓ R visions des documents pour l'audit et la tra abilit 🧾

5. Gestion granulaire des autorisations 🔐

✓ Allez dans Param tres du site → Autorisations du site ⚙️
✓ Cr ez des groupes de s curit (par exemple, lecteurs, diteurs, propri taires ) 👥
✓ Attribuez des autorisations au niveau du dossier ou du fichier 🗂️
✓ Supprimez l'h ritage des autorisations pour les personnalisations 🔄
✓ Partagez des fichiers avec des liens prot g s par expiration 🔗
✓ D finissez des d lais d'expiration pour l'acc s externe ⏰
✓ Utilisez l'authentification deux facteurs pour plus de s curit 🔑
✓ Surveillez l'acc s et les modifications via le journal d'activit 📊
✓ R voquer p riodiquement l'acc s qui n'est plus n cessaire ❌
✓ Documenter les politiques d'acc s des fins de conformit 📚

6. Collaboration en temps r el 🤝

✓ Ouvrir un document dans Word/Excel/PowerPoint Online 📄
✓ Inviter des coll gues le modifier en m me temps 👥
✓ Voir les curseurs des autres utilisateurs en temps r el 🖱️
✓ Utiliser les commentaires et les @mentions pour un retour cibl 💬
✓ Activer le chat int gr pour des discussions rapides 💻
✓ Profiter de l'enregistrement automatique continu 💾
✓ Utiliser Comparer les versions pour v rifier les modifications 🔍
✓ Int grer Teams pour des discussions contextuelles 💬
✓ Cr er des r unions rapides directement depuis le document 📞
✓ Enregistrer les modifications dans l'historique pour plus de transparence 📜

7. Int gration avec Microsoft Teams 💬

✓ Cr ez un canal de projet d di dans Teams 📺
✓ Ajoutez l' onglet SharePoint au canal 🧩
✓ Connectez le site du projet pour un acc s direct 🔗
✓ Affichez et modifiez les documents directement depuis Teams 📄
✓ Ajoutez le planificateur comme tableau de t ches 📋
✓ Utilisez le chat pour des mises jour et des questions rapides 💬
✓ Partagez des fichiers dans les conversations du canal 📎
✓ D marrez des r unions directement depuis Teams 📞
✓ Recevez des notifications de SharePoint dans le canal 🔔
✓ Collaborez sans changer de plateforme 🔄

8. Notifications et mises jour automatiques 🔔

✓ Acc dez Alertes dans la biblioth que de documents 📁
✓ Cliquez sur Ajouter une alerte pour configurer 🛠️
✓ Choisissez le type de modification surveiller 📝
✓ D finissez la fr quence (imm diate, quotidienne, hebdomadaire) ⏱️
✓ S lectionnez les destinataires des notifications 📧
✓ Personnalisez l'objet et le contenu du message ✉️
✓ Activez les notifications pour les modifications dans le planificateur 📋
✓ Utilisez Power Automate pour des flux de travail avanc s 🔄
✓ Envoyez des notifications via Teams ou par e-mail 📬
✓ Surveillez les activit s avec des rapports automatiques 📊

9. Archivage et livraison des livrables 📦

✓ Cr ez un dossier Livrable avec des autorisations en lecture seule 📁
✓ T l chargez les versions finales des documents approuv s ⬆️
✓ Ajoutez des m tadonn es telles que la date d' ch ance et le responsable 🏷️
✓ Utilisez Power Automate pour envoyer automatiquement aux clients 📤
✓ Cr ez des liens partageables avec expiration 🔗
✓ Signez num riquement des documents avec Adobe Sign ✍️
✓ Archivage dans OneDrive ou SharePoint avec sauvegarde ☁️
✓ D finissez des d lais de conservation conform ment la politique 📆
✓ Livraison de documents avec journaux et re us 🧾
✓ Prot gez les fichiers avec cryptage et acc s limit 🔐

🧪 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une quipe internationale doit g rer le lancement d'un nouveau produit. Le site SharePoint est con u pour centraliser les documents, attribuer les t ches, suivre l'avancement et collaborer en temps r el. L' quipe travaille depuis diff rents sites et a besoin d'un espace unique, int gr Teams, pour garantir transparence, tra abilit et productivit .

📁 Cr ation de site
✓ Connectez-vous SharePoint et cliquez sur Cr er un site depuis la page d accueil.
✓ S lectionnez Site d' quipe dans la bo te de dialogue.
✓ Saisissez le nom du projet dans le champ Nom du site et cliquez sur Suivant .
✓ Ajoutez les membres de l quipe dans le champ Ajouter des membres et cliquez sur Termin .
✓ Personnalisez la page d accueil en cliquant sur Modifier et ajouter des composants WebPart tels que Activit s , Documents et Actualit s .

📂 Gestion des documents
✓ Allez dans la section Documents dans le menu lat ral du site.
✓ Cliquez sur T l charger → Fichier ou Dossier pour ins rer du contenu.
✓ Cliquez sur Nouveau → Dossier pour cr er une structure th matique.
✓ Cliquez sur Ajouter une colonne → Choix pour cr er des m tadonn es personnalis es.
✓ Cliquez sur Options d affichage → Enregistrer la vue sous pour cr er des vues filtr es.

📊 Suivi d'activit
✓ Cliquez sur Modifier sur la page d accueil du site, puis + pour ajouter un composant WebPart.
✓ S lectionner Planificateur et connectez un plan existant ou cr ez-en un nouveau.
✓ Cliquez sur + Ajouter une activit pour ins rer des t ches.
✓ Cliquez sur une activit → Affecter pour s lectionner un gestionnaire.
✓ Cliquez sur tiquettes pour cat goriser les t ches (par exemple Urgent ).

🔐 Contr le d'acc s
✓ Aller Param tres (ic ne d'engrenage) → Autorisations du site .
✓ Cliquez sur Avanc pour acc der la gestion d taill e.
✓ Cliquez sur Arr ter d h riter des autorisations .
✓ Cliquez sur Accorder des autorisations pour attribuer des r les sp cifiques.
✓ Cliquez sur V rifier les autorisations pour v rifier les autorisations des utilisateurs.

🔔 Notifications automatiques
✓ Allez dans la biblioth que Documents et cliquez sur c t du nom.
✓ S lectionnez Alertes → Ajouter une alerte .
✓ Choisissez le type de modification surveiller (ajout, modification, suppression).
✓ D finissez la fr quence (imm diate, quotidienne, hebdomadaire).
✓ Saisissez les adresses e-mail des destinataires et cliquez sur "D'ACCORD" .

🧭 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🏗️ Cr ation de site web	SharePoint → Cr er un site 🧭
📂 T l chargement de documents	Biblioth que de documents → T l charger 📁
📋 Gestion des activit s	Ajouter un composant WebPart → Planificateur 📌
📊 Vue de progression	Ajouter un composant WebPart → Power BI 📈
🕓 Contr le de version	Param tres de la biblioth que → Contr le de version 🛠️
🔐 Gestion des autorisations	Param tres du site → Autorisations du site 🔑
🤝 Collaboration en temps r el	Word Online → Partager → Modifier avec d'autres 🧑 ‍ 💻
💬 Int gration des quipes	quipes → Ajouter un onglet → SharePoint 💼
🔔 Notifications automatiques	Biblioth que → Alertes → Ajouter une alerte 📣
📦 Archivage des livrables	Biblioth que → Nouveau dossier → D finir les autorisations → T l charger les fichiers finaux 📤

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

✓ Centralisez les informations dans un espace unique.
✓ Collaboration simultan e et asynchrone entre quipes distribu es.
✓ Tra abilit compl te des modifications des documents.
✓ Automatisation des flux de travail et des notifications.
✓ Int gration transparente avec Microsoft Teams et Planner.
✓ Temps de recherche et d'acc s aux fichiers r duits.
✓ S curit accrue gr ce une gestion granulaire des autorisations.
✓ Vue claire de l'avancement du projet.
✓ Notifications
ponctuelles pour chaque mise jour. ✓ Archivage organis et tra able des livrables finaux.

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

🏢 Gestion de projets informatiques :
un site SharePoint permet de coordonner les activit s entre d veloppeurs, chefs de projet et parties prenantes. Chaque sprint est suivi avec Planner, tandis que les documents techniques sont centralis s et versionn s . L'int gration avec Teams permet des mises jour rapides et des r unions instantan es.

📦 D veloppement produit
: Durant la phase de d veloppement, SharePoint facilite l'organisation des fichiers de conception, des sp cifications techniques et des tests. Les t ches sont attribu es via Planner et suivies avec Power BI. Les documents finaux sont archiv s et partag s avec les quipes de production et de marketing .

📈 Campagnes marketing :
Les campagnes peuvent tre g r es en cr ant un site web d di avec du contenu, des calendriers et du mat riel promotionnel. Les quipes peuvent collaborer en temps r el sur les brouillons et les plans ditoriaux. Des notifications automatiques informent chacun des modifications.

🧑 ‍ 🏫 Formation interne :
un site SharePoint peut servir de portail de formation proposant des cours, des supports, des questionnaires et des retours d'exp rience. Les employ s peuvent acc der au contenu, effectuer des t ches et recevoir des mises jour. Les managers peuvent suivre la progression et mettre jour les supports en temps r el.

🛠️ Support client :
la documentation technique, les FAQ et les tickets peuvent tre g r s sur un site SharePoint. Les techniciens peuvent mettre jour le contenu, tandis que les clients internes acc dent aux derni res versions. Des notifications vous alertent des changements importants ou des nouvelles solutions.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment cr er un site de projet dans SharePoint ?

2. Quels sont les avantages de la centralisation des documents ?

3. Comment suivre les t ches avec Planner ?

4. Comment Power BI aide-t-il visualiser la progression ?

5. Comment activer le contr le de version dans une biblioth que de documents ?

6. Quelles sont les tapes pour g rer les autorisations granulaires ?

7. Comment collaborer en temps r el sur un document dans SharePoint ?

8. Quels sont les avantages de l int gration avec Microsoft Teams ?

9. Comment configurer des notifications automatiques pour les documents ?

10. Quels outils sont utilis s pour archiver et livrer les livrables ?

📘 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Gr ce cet exercice, vous avez acquis une vue d'ensemble compl te de l'utilisation de Microsoft SharePoint pour la gestion de projets en entreprise. Vous avez appris cr er un site de projet, centraliser des documents, attribuer et suivre des t ches, et visualiser l'avancement gr ce des outils int gr s comme Planner et Power BI. Vous avez explor la gestion des autorisations, le contr le de version, la collaboration en temps r el et l'int gration avec Microsoft Teams. Vous avez galement configur les notifications automatiques et l'archivage des livrables. Ces comp tences vous permettront d'am liorer la productivit de votre quipe , d'assurer la transparence et la tra abilit , et de g rer vos projets de mani re plus efficace et structur e.

b) L'intranet de l'entreprise

La cr ation d un intranet moderne et dynamique est l une des utilisations les plus populaires de SharePoint Online.

Portails personnalis s : Avec SharePoint, chaque entreprise peut concevoir des portails personnalis s refl tant son identit et ses besoins op rationnels sp cifiques. La page d'accueil de l'entreprise devient le point d'acc s central toutes les informations strat giques, proposant des mises jour, des liens rapides et des ressources utiles. La cr ation de zones th matiques permet de diviser l'espace num rique en sections d di es aux diff rents services, unit s commerciales ou communaut s d'entreprise, garantissant ainsi un contenu pertinent pour chaque cat gorie d'utilisateurs. Ces espaces permettent une gestion documentaire cibl e, l' change d'id es et une collaboration ax e sur des objectifs communs. La personnalisation graphique, le choix de widgets et l'int gration d'outils sp cifiques rendent chaque portail unique et fonctionnel. SharePoint facilite ainsi l'organisation de l'information, am liorant ainsi la navigation et la productivit des quipes.

Partage d'actualit s et d' v nements : Le partage d'actualit s et d' v nements est un pilier essentiel d'un intranet performant bas sur SharePoint. Gr ce des tableaux d'affichage num riques, des flux et des calendriers int gr s, vous pouvez communiquer rapidement les actualit s de l'entreprise, les lancements de produits et les informations sur les v nements internes et externes. Les tableaux d'affichage offrent un espace centralis pour la publication d'avis et de mises jour, visible par toutes les parties prenantes, garantissant ainsi que les communications les plus pertinentes restent toujours en t te. Les flux dynamiques, quant eux, permettent une diffusion rapide et interactive des actualit s, favorisant l'engagement gr ce aux commentaires, aux mentions J'aime et aux notifications en temps r el. Les calendriers partag s permettent la planification et la consultation des v nements, avec la possibilit d'int grer des inscriptions, des invitations et des rappels automatis s. Ainsi, chaque membre de l'organisation peut se tenir inform des initiatives en cours et participer activement la vie de l'entreprise, am liorant ainsi la coh sion interne et renfor ant le sentiment d'appartenance.

Gestion des politiques et r glementations : Dans SharePoint, la gestion des politiques et r glementations s'effectue via un r f rentiel centralis et s curis , accessible uniquement aux personnes autoris es. Tous les documents officiels, tels que les politiques d'entreprise, les r glements internes, les manuels d'exploitation et les proc dures, sont organis s en biblioth ques de documents structur es par cat gorie et par version. Le contr le des versions garantit le suivi et l'accessibilit de chaque mise jour, garantissant ainsi la transparence et l'historique des modifications. Des fonctions de recherche avanc es permettent de localiser rapidement les fichiers n cessaires, tandis que des autorisations granulaires garantissent que seuls les utilisateurs autoris s peuvent les modifier ou les approuver. Des notifications automatiques informent les utilisateurs de toute mise jour ou r vision, vitant ainsi la diffusion de documents obsol tes. L'int gration des workflows facilite les approbations et la publication de nouvelles r glementations ou proc dures. SharePoint favorise ainsi la conformit r glementaire et simplifie la diffusion des politiques au sein de l'organisation.

Ressources RH et formation : Dans SharePoint, vous pouvez cr er des sections d di es aux ressources humaines et la formation, adapt es aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez organiser des domaines th matiques pour les avantages sociaux, avec une documentation jour et des proc dures de demande simples. Les ressources de formation et d'int gration sont accessibles via des vid oth ques, des manuels et des visites guid es. Une FAQ actualis e permet de r pondre rapidement aux questions fr quentes. Des formulaires num riques permettent de g rer les demandes de cong s, de cong s ou d'avantages sociaux, facilitant ainsi l'automatisation des processus RH. L'acc s centralis am liore la convivialit de l'information et la collaboration entre les personnes. SharePoint favorise une culture d'entreprise transparente et solidaire.

Acc s aux ressources et aux outils : Un aspect crucial d'un intranet SharePoint est la capacit centraliser l'acc s toutes les ressources num riques de l'entreprise, rendant la navigation intuitive et rapide. Gr ce l'int gration de liens directs, chacun peut acc der rapidement aux outils op rationnels essentiels, tels que les logiciels de gestion, les plateformes de business intelligence ou les logiciels de comptabilit . Les applications internes d velopp es sur mesure, les formulaires de support technique ou administratif et les portails externes essentiels aux op rations quotidiennes sont galement facilement accessibles. La structure modulaire de SharePoint permet d'organiser ces liens en tableaux de bord th matiques, divis s par service ou domaine d'int r t. Ce syst me facilite la recherche de ressources, am liore l'efficacit et r duit le risque d'erreurs li es la dispersion des informations sur plusieurs canaux.

Personnalisation du contenu : Dans SharePoint, la personnalisation du contenu permet d'afficher des informations adapt es chaque utilisateur. Le contenu est automatiquement filtr en fonction de son r le dans l'entreprise, de son service ou de sa localisation. Ainsi, chaque utilisateur acc de uniquement aux ressources, actualit s et documents pertinents pour son travail. Les administrateurs peuvent d finir des politiques de visibilit l'aide de groupes de s curit et de m tadonn es associ es au contenu. Les portails sont ainsi dynamiques, efficaces et s curis s. La personnalisation am liore l'exp rience utilisateur et r duit le risque de surcharge d'informations. SharePoint facilite ainsi la collaboration et augmente la productivit .

Moteur de recherche avanc : Le moteur de recherche avanc de SharePoint est un outil essentiel pour optimiser la recherche d'informations au sein de votre organisation. La recherche plein texte vous permet de localiser rapidement des documents, des pages et du contenu en saisissant simplement des mots-cl s, affichant des r sultats incluant des occurrences dans le texte et les pi ces jointes. Les filtres de m tadonn es vous permettent d'affiner vos recherches en s lectionnant des crit res sp cifiques tels que l'auteur, la date de cr ation ou la cat gorie, r duisant ainsi consid rablement les temps de recherche. Des suggestions intelligentes vous aident anticiper les requ tes fr quentes et d couvrir des ressources connexes utiles. SharePoint offre galement une vue claire et organis e des r sultats, avec des options de tri et d'aper u des fichiers. Ce syst me offre un acc s rapide et cibl aux informations strat giques, favorisant la productivit et la collaboration entre les quipes . L'exp rience de recherche personnalis e facilite la gestion des connaissances de l'entreprise et contribue optimiser le partage des informations.

Forums et communaut s : Les forums et communaut s SharePoint sont des outils essentiels pour favoriser le dialogue et la collaboration entre les membres de l'entreprise. Ces espaces num riques vous permettent d'engager des discussions th matiques, de r soudre des probl mes en temps r el et de partager les meilleures pratiques, en exploitant les contributions de chaque membre de l' quipe . Les forums vous permettent d'archiver les conversations pour consultation ult rieure, tandis que les communaut s facilitent la cr ation de groupes d'int r t interservices. Gr ce l'int gration des notifications et des tags, vous pouvez suivre les discussions les plus pertinentes et recevoir des mises jour en temps r el. Le syst me de mentions et de r ponses directes rend les interactions rapides et efficaces. SharePoint renforce ainsi la culture de collaboration et transforme les connaissances individuelles en connaissances partag es.

Gestion des v nements : La gestion des v nements dans SharePoint repose sur des calendriers partag s qui facilitent la planification et la visibilit des initiatives de l'entreprise. Vous pouvez vous inscrire aux v nements directement depuis la plateforme, simplifiant ainsi l'inscription et la gestion des participants. SharePoint permet d'activer des rappels automatiques afin que chacun soit inform en temps opportun des r unions venir, des ch ances ou des activit s connexes. L'int gration avec Outlook facilite la synchronisation des rendez-vous et des invitations, vitant ainsi les chevauchements et garantissant une vue compl te de l'ordre du jour. Les v nements peuvent tre enrichis de d tails sp cifiques, de liens vers des r unions virtuelles et de supports d'information. La gestion des v nements est ainsi simplifi e, transparente et parfaitement int gr e aux outils num riques du quotidien. SharePoint transforme ainsi l'organisation des activit s en un processus collaboratif et constamment surveill .

Compatibilit mobile : L'adaptabilit mobile de SharePoint permet aux utilisateurs d'acc der aux contenus de l'entreprise o qu'ils soient, garantissant ainsi la continuit des activit s m me en d placement. L'interface r active s'adapte automatiquement la taille des smartphones et des tablettes, offrant une navigation intuitive et compl te, avec toutes les fonctionnalit s cl s, de la consultation de documents la participation des forums et des r unions virtuelles. Des applications mobiles d di es permettent aux utilisateurs de recevoir des notifications en temps r el, de collaborer sur des projets, de t l charger des fichiers et de g rer facilement les t ches urgentes. L'int gration avec des outils tels que Teams, Outlook et OneDrive optimise la productivit , m me en d placement. La s curit reste lev e gr ce des syst mes d'authentification et de gestion des autorisations calibr s m me pour l'acc s distance. SharePoint r pond ainsi aux besoins du travail moderne et flexible et soutient efficacement le mod le de travail intelligent.

Exercice. Intranet de l'entreprise

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif de cet exercice est d'apprendre concevoir et mettre en uvre un intranet d'entreprise moderne et fonctionnel avec Microsoft SharePoint. L'utilisateur sera guid travers la cr ation de portails personnalis s, la publication d'actualit s et d' v nements, la gestion des politiques et r glementations, et la centralisation des ressources RH et de formation. Des fonctionnalit s telles que la personnalisation du contenu, la recherche avanc e, la gestion des forums et des communaut s, l'organisation d' v nements et l'optimisation mobile seront explor es. Cet exercice simule un contexte professionnel r el dans lequel l'intranet devient le point d'acc s central aux communications, aux ressources et la collaboration. l'issue de cet exercice, l'utilisateur sera capable de configurer un intranet efficace, accessible et engageant pour tous les employ s.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Portails personnalis s 🧱

✓ Cr ez un nouveau site de communication partir de SharePoint Home 🖱️
✓ S lectionnez la mise en page Sujet ou Vitrine pour la page d'accueil 🧩
✓ Personnalisez le titre et le logo du site 🎨
✓ Ajoutez des sections avec une mise en page multi-colonnes 🧱
✓ Ins rez des composants WebPart tels que Texte , Image , Liens rapides 🖼️
✓ Cr ez une barre de navigation horizontale avec des liens internes 🔗
✓ Ajoutez un composant WebPart Contenu en surbrillance 📌
✓ D finissez des autorisations de visualisation pour des groupes sp cifiques 🔐
✓ Enregistrez et publiez les modifications 💾
✓ Partagez le site avec l' quipe pour un premier retour 📤

2. Partager des nouvelles et des v nements 📰

✓ Ajoutez le composant WebPart Actualit s la page d accueil 🗞️
✓ Cliquez sur + Ajouter pour cr er une nouvelle actualit 📝
✓ Saisissez le titre, l image et le contenu textuel 🖼️
✓ D finissez la date de publication et d expiration 📅
✓ Ajoutez des balises pour faciliter la recherche 🏷️
✓ Publiez l actualit et v rifiez son affichage 👁️
✓ Ajoutez le composant WebPart v nements pour le calendrier 📆
✓ Saisissez le titre, la date, le lieu et la description de l v nement 📍 ✓
Activez les notifications pour les participants 🔔
✓ Liez l v nement un lien Teams ou Outlook 📎

3. Gestion des politiques et de la r glementation 📚

✓ Cr ez une nouvelle biblioth que de documents appel e Politiques de l'entreprise 📁
✓ T l chargez des documents PDF ou Word officiels 📄
✓ Ajoutez des colonnes Type , Date de r vision , Responsable 🏷️
✓ Activer le contr le de version dans la biblioth que 🕓
✓ D finir des autorisations en lecture seule pour tous les employ s 🔐
✓ Cr er une vue filtr e par type de politique 🔍
✓ Ajouter le composant WebPart Contenu en surbrillance la page d'accueil 📌
✓ Lier le composant WebPart la biblioth que Politiques d'entreprise 🔗
✓ Activer les notifications pour les modifications de documents 📣
✓ R visions de documents dans une colonne Notes 🗒️

4. Ressources et formation RH 🧑 ‍ 🏫

✓ Cr ez une page Ressources RH sur votre site intranet 🧱
✓ Ajoutez le composant WebPart Liens rapides pour les liens vers les formulaires 📎
✓ Ins rez le composant WebPart Contenu en surbrillance pour les guides et les FAQ 📘
✓ Cr ez une biblioth que Formation avec des dossiers th matiques 📂
✓ T l chargez des vid os, des PDF et des pr sentations 📽️
✓ Ajoutez les m tadonn es Cat gorie , Niveau et Obligatoire 🏷️
✓ Activer la vue en grille pour une navigation intuitive 🧮
✓ Int gration avec Microsoft Stream pour les vid os de formation 🎥
✓ Cr er une page Cours recommand s avec du contenu dynamique ⭐
✓ Activer les notifications pour les nouveaux supports de formation 🔔

5. Acc s aux ressources et aux outils 🧰

✓ Cr ez une page Outils professionnels dans votre intranet 🧱
✓ Ajoutez le composant WebPart Liens rapides avec des ic nes personnalis es 🔗
✓ Ins rez des liens vers Teams, Outlook, CRM, ERP, etc. 🧩
✓ Organisez les liens en cat gories (par exemple, Communication, Gestion) 📂
✓ Ajoutez de courtes descriptions pour chaque outil 🗒️
✓ Activez la vue en grille ou en liste 📋
✓ D finissez des autorisations pour les outils restreints 🔐
✓ Ajoutez le composant WebPart Contenu en surbrillance pour les outils fr quemment utilis s 📌
✓ Liez des outils externes via une URL ou un iframe 🌐
✓ V rifier l'accessibilit partir d'appareils mobiles 📱

6. Personnalisation du contenu 🎯

✓ Activez le composant WebPart Contenu en surbrillance avec le filtre Utilisateur actuel 👤
✓ Cr ez des vues personnalis es par service ou par r le 🧑 ‍ 💼
✓ Utilisez les colonnes Public cible pour segmenter le contenu 🏷️
✓ Activez la fonctionnalit Utilisateur actuel Ciblage d'audience sur le site ⚙️
✓ Personnaliser la page d'accueil pour des groupes sp cifiques 👥
✓ Ajouter du contenu dynamique avec Power Automate 🔄
✓ Cr er des sections visibles uniquement par certains groupes 🔐
✓ Tester l'affichage avec des utilisateurs tests 👁️
✓ Recueillir des commentaires via Microsoft Forms 📋
✓ Optimiser le contenu en fonction des analyses d'utilisation 📊

7. Moteur de recherche avanc 🔎

✓ Ajouter des m tadonn es tout le contenu t l charg 🏷️
✓ Utiliser des colonnes g r es et des dictionnaires d'entreprise 📚
✓ Activer la recherche en texte int gral dans la biblioth que de documents 📖
✓ Personnaliser le composant WebPart Recherche sur la page d'accueil 🔍
✓ Cr er des secteurs de recherche par cat gories (par exemple, RH, informatique) 🧮
✓ Activer les suggestions automatiques dans la barre de recherche 💡
✓ Int grer Microsoft Search pour des r sultats unifi s 🔗
✓ Ajouter des filtres par auteur, date, type de document 📅
✓ Enregistrer les recherches fr quentes comme vues par d faut 💾
✓ Former les employ s utiliser la recherche avanc e 🧑 ‍ 🏫

8. Forum et communaut 💬

✓ Cr er un sous-site Communaut d entreprise 🧱
✓ Ajouter le composant WebPart Discussion ou Yammer 💭
✓ Cr ez des cat gories th matiques (ex. Innovation, Bien- tre) 🗂️
✓ Activez les notifications pour les nouveaux messages et les r ponses 🔔
✓ D finissez les r gles de mod ration et la n tiquette 📜 ✓
Ajoutez des badges ou des reconnaissances pour les utilisateurs actifs 🏅
✓ Connectez la communaut l'accueil intranet 📎
✓ Favorisez la participation avec des sondages et des quiz 📊
✓ Int grez-vous Teams pour des discussions en temps r el 💬
✓ Recueillez des commentaires pour am liorer l' exp rience 👂

9. Gestion d' v nements 📆

✓ Ajoutez le composant WebPart v nements la page d'accueil 📅
✓ Cliquez sur + Nouvel v nement pour en cr er un 📝
✓ Saisissez le titre, la date, le lieu et la description 📍
✓ Liez l' v nement un lien Teams ou Outlook 📎
✓ Activez l'inscription des participants 📋
✓ Ajoutez des images ou des banni res promotionnelles 🖼️
✓ Configurez des rappels automatiques par e-mail 🔔
✓ Cr er une page Calendrier des v nements 📆
✓ Archivez les v nements pass s dans une section d di e 📁
✓ Analysez la participation avec Microsoft Forms 📊

Pr paration mobile 📱

✓ V rifiez l'affichage du site sur les smartphones et les tablettes 📲
✓ Utilisez la mise en page en une seule colonne pour les sections cl s 🧱
✓ Activez le mode Responsive dans les composants WebPart ⚙️
✓ Tester la navigation avec l'application SharePoint Mobile 📱
✓ Optimiser les images et le contenu pour les petits crans 🖼️
✓ R duire le nombre de clics pour acc der aux ressources 🖱️
✓ Ajouter des boutons rapides pour les actions fr quentes 🔘
✓ Int grer les notifications push via Power Automate 🔔
✓ Cr er un guide mobile pour les employ s 📘
✓ Recueillir des commentaires sur l' exp rience mobile 📋

🧪 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une entreprise de plus de 500 employ s r partis sur plusieurs sites souhaite centraliser ses communications internes, sa gestion documentaire et l'acc s ses ressources. L'objectif est de cr er un intranet moderne, accessible depuis n'importe quel appareil, favorisant l'engagement et la productivit . L' quipe informatique collabore avec les RH et la communication pour concevoir un portail SharePoint incluant actualit s, v nements, politiques, outils et formations.

📁 Cr ation du portail
✓ Acc dez l'accueil SharePoint → Cr er un site → Site de communication 🖱️
✓ S lectionnez la mise en page Vitrine et personnalisez le titre et le logo 🎨
✓ Ajoutez des sections et des composants WebPart pour un contenu dynamique 🧱
✓ Configurez une navigation horizontale avec des liens rapides 🔗
✓ Publiez et partagez le site avec les employ s 📤

📰 Actualit s et v nements
✓ Ajouter le composant WebPart Actualit s Et v nements sur la page d'accueil 🗞️
✓ Cr er des articles avec des images et des tags 🏷️
✓ Ins rer des v nements avec date, lieu et lien Teams 📆
✓ Activer les notifications pour le nouveau contenu 🔔
✓ Lier les v nements Outlook pour les inscriptions 📎

📚 Politiques et r glements
✓ Cr er une biblioth que Politiques de l'entreprise 📁
✓ T l chargez des documents et activez le contr le de version 🕓
✓ D finissez des autorisations en lecture seule 🔐
✓ Liez la biblioth que la page d'accueil avec Contenu en surbrillance 📌
✓ Activer les notifications pour les mises jour 📣

🧑 ‍ 🏫 Formation et ressources RH
✓ Cr er une page Formation avec des liens rapides 📎
✓ T l charger du mat riel dans une biblioth que d di e 📂
✓ Ajouter des m tadonn es par cat gorie et par niveau 🏷️
✓ Int gration avec Microsoft Stream pour les vid os 🎥
✓ Activer les notifications pour les nouveaux cours 🔔

📱 Acc s mobile
✓ Testez votre site depuis les smartphones et les tablettes 📲
✓ Utilisez des mises en page r actives et des images optimis es 🖼️
✓ Testez l' exp rience avec l' application mobile SharePoint 📱
✓ Ajoutez des boutons rapides pour des actions fr quentes 🔘
✓ Recueillez des commentaires avec Microsoft Forms 📋

🧭 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🧱 Cr ation de portail	SharePoint Accueil → Cr er un site → Site de communication 🖱️
📰 Actualit s et v nements	Modifier la page → Ajouter un composant WebPart → Actualit s/ v nements 🗞️
📚 Gestion des politiques	Biblioth que de documents → Nouvelle biblioth que → T l charger un fichier → Param tres 🕓
🧑 ‍ 🏫 Formation et ressources RH	Nouvelle page → Ajouter un composant WebPart → Liens rapides/Contenu en surbrillance 📘
🔎 Recherche avanc e	Barre de recherche → Filtres → Vues personnalis es 🔍
💬 Forum et communaut	Nouveau sous-site → Ajouter un composant WebPart → Discussion/ Yammer 💭
📆 Gestion d' v nements	Ajouter un composant WebPart → v nements → Nouvel v nement 📅
📱 Pr paration mobile	Application mobile SharePoint → Test de navigation → Mise en page r active 📲
🔄 Personnalisation du contenu	Composant WebPart → Contenu en surbrillance → Filtrer par utilisateur actuel 👤
⚙️ Workflow et automatisations	Automatiser → Power Automate → Cr er un flux 🔁

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

✓ Centralisation des communications et des ressources de l'entreprise
✓ Acc s rapide aux outils et documents depuis n'importe quel appareil
✓ Engagement accru des employ s gr ce un contenu personnalis
✓ R duction des e-mails internes gr ce aux actualit s et aux forums
✓ Tra abilit et mise jour continue des politiques de l'entreprise
✓ Facilitation de la formation continue et de l'int gration
✓ Automatisation des flux d'approbation et de publication
✓ Meilleure gestion des v nements et initiatives internes
✓ Int gration avec l' cosyst me
Microsoft 365 ✓ Exp rience utilisateur coh rente, galement accessible depuis un mobile

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

📰 Portail de communication interne

Une entreprise peut cr er un intranet personnel avec des actualit s, des v nements et des mises jour hebdomadaires. Les employ s re oivent des notifications automatiques et peuvent galement consulter les derni res actualit s depuis leurs appareils mobiles.

📚 Centre de documentation RH

L'ensemble des r glementations, politiques et formulaires RH sont regroup s dans une biblioth que SharePoint acc s contr l . Les documents sont versionn s et mis jour r guli rement.

🧑 ‍ 🏫 Portail de formation continue

Les formations en entreprise sont organis es par domaine et par niveau. Les employ s ont acc s des vid os, des quiz et des ressources, avec suivi de leur progression et notifications des nouveaux contenus.

💬 Communaut d'affaires

Un espace d di aux forums th matiques, aux enqu tes et aux id es innovantes. Les collaborateurs interagissent, partagent leurs exp riences et participent des discussions transversales.

📱 Intranet adapt aux mobiles

L'intranet est optimis pour les smartphones et les tablettes. Les employ s peuvent acc der aux outils, aux documents et aux actualit s o qu'ils soient, am liorant ainsi leur productivit mobile.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment cr er un site de communication dans SharePoint ?

2. Quels composants WebPart sont utilis s pour publier des actualit s et des v nements ?

3. Comment g rer les politiques d entreprise dans une biblioth que de documents ?

4. Comment organiser les ressources RH et de formation ?

5. Comment personnaliser le contenu pour des groupes sp cifiques ?

6. Quels outils SharePoint propose-t-il pour la recherche avanc e ?

7. Comment cr er une communaut d'entreprise avec des forums de discussion ?

8. Quelles sont les tapes n cessaires pour g rer des v nements d entreprise ?

9. Comment optimiser un intranet pour l'acc s mobile ?

10. Quels sont les avantages de l int gration avec Power Automate ?

📘 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Dans cet exercice, vous avez appris concevoir un intranet d'entreprise moderne avec SharePoint. Vous avez cr des portails personnalis s, publi des actualit s et des v nements, g r les politiques et ressources RH et configur des outils et du contenu dynamiques. Vous avez explor la personnalisation des groupes, la recherche avanc e, la gestion des forums et la planification d' v nements. Vous avez optimis l'exp rience mobile et int gr des workflows automatis s. Ces comp tences vous permettent de cr er un environnement num rique centralis , accessible et engageant, am liorant ainsi la communication interne et la productivit de l'entreprise.

c) Gestion des documents

SharePoint Online excelle en tant que plate-forme de syst me de gestion de documents (DMS), garantissant efficacit et conformit .

Biblioth ques de documents structur es : SharePoint vous permet de cr er des biblioth ques de documents parfaitement organis es, construites autour de collections th matiques refl tant la structure de votre entreprise ou vos projets en cours. Chaque fichier peut tre cat goris et class dans des ensembles sp cifiques, facilitant ainsi la recherche et la collaboration entre les quipes . Gr ce la fonctionnalit de balisage, vous pouvez associer plusieurs tiquettes chaque document, le rendant ainsi facilement accessible, m me dans les cat gories principales. L'attribution de m tadonn es personnalis es, telles que l'auteur, la date, le type de fichier ou le statut d'approbation, permet une gestion intelligente et dynamique des archives. Des vues personnalis es vous permettent de filtrer rapidement le contenu en fonction des attributs les plus pertinents pour chaque groupe ou t che. Cette structure modulaire et flexible transforme la documentation en une ressource strat gique, facilement accessible et toujours sous contr le.

Contr le d'acc s : SharePoint vous permet de configurer des autorisations granulaires, adaptant les niveaux d'acc s aux besoins sp cifiques de chaque quipe ou fonction. Vous pouvez d finir des groupes d'utilisateurs avec des r les diff rents et attribuer des autorisations distinctes des biblioth ques enti res, des dossiers individuels, voire des documents sp cifiques. Cette pr cision op rationnelle vous permet de limiter la visibilit des informations sensibles aux seules personnes qui en ont r ellement besoin, r duisant ainsi le risque d'erreurs ou de divulgations ind sirables. Les administrateurs peuvent mettre jour ou r voquer les autorisations tout moment, conservant ainsi un contr le total sur les ressources num riques. La gestion centralis e simplifie les audits et favorise le respect des politiques d'entreprise. L'int gration d'Active Directory facilite la synchronisation des utilisateurs et l'application des politiques de s curit existantes. Un syst me aussi avanc garantit fiabilit , transparence et des normes lev es de protection des informations.

Gestion automatique des versions : Chaque modification g n re une nouvelle version, avec possibilit de consulter et de restaurer les versions pr c dentes. Dans SharePoint, la gestion automatique des versions vous permet de conserver un historique d taill de toutes les modifications apport es aux documents. Chaque mise jour d'un fichier enregistre une nouvelle version sans craser les pr c dentes. Cela vous permet de comparer facilement les diff rentes r visions et d'identifier l'auteur des modifications et la date de leur ex cution. En cas d'erreur ou de modification ind sirable, vous pouvez restaurer une version pr c dente en quelques clics, garantissant ainsi la s curit et l'int grit de vos informations. L'acc s aux versions historiques est simple et intuitif, favorisant une collaboration transparente entre les membres de l' quipe . SharePoint devient ainsi un outil fiable pour un contr le et une gestion avanc s des documents d'entreprise.

Piste d'audit et tra abilit : Des journaux d taill s de l'activit de chaque fichier sont disponibles, utiles pour la conformit et les audits internes. SharePoint propose un syst me avanc de piste d' audit qui enregistre chaque activit effectu e sur les documents : cr ation, modification, acc s, t l chargement ou suppression sont suivis avec pr cision, chaque op ration tant associ e un utilisateur et une date. Ce niveau de d tail permet de reconstituer l'historique de chaque fichier, en identifiant facilement les responsabilit s et les ch ances. Les administrateurs peuvent consulter les journaux gr ce des rapports intuitifs, facilitant ainsi les audits et activit s internes. Une tra abilit continue garantit la documentation de chaque action, favorisant ainsi la conformit r glementaire et la transparence des processus. En cas d'anomalies ou d'incidents, la cause peut tre rapidement identifi e et des interventions cibl es peuvent tre mises en place. La piste d'audit devient ainsi un outil essentiel pour la gouvernance des documents et la conformit aux politiques de l'entreprise.

Recherche intelligente : L'un des points forts de la plateforme r side dans sa capacit trouver rapidement tout document ou information recherch dans les archives de l'entreprise. Gr ce un puissant moteur de recherche, vous pouvez effectuer des recherches non seulement par contenu, mais aussi par auteur, date de cr ation ou de modification, balises associ es et propri t s personnalis es d finies par l'organisation. Ce filtrage pr cis des r sultats am liore consid rablement l'efficacit op rationnelle et r duit le temps pass rechercher des documents sp cifiques. L'interface intuitive permet d'affiner les requ tes gr ce des crit res avanc s, pour obtenir des r ponses toujours pertinentes et actualis es. De plus, la fonction de suggestion automatique aide les utilisateurs trouver rapidement ce qu'ils recherchent, m me dans des archives tr s volumineuses. Gr ce la recherche intelligente, SharePoint transforme les archives documentaires en une ressource vivante et facilement navigable, favorisant la collaboration et la productivit .

Flux d'approbation : Le flux d'approbation de SharePoint vous permet d'automatiser chaque tape de la r vision et de la publication des documents. Lorsqu'un fichier est t l charg ou modifi , il est automatiquement envoy aux r viseurs d sign s, qui sont inform s et peuvent approuver, rejeter ou demander des modifications. Le statut de chaque document est suivi, garantissant la transparence du processus et facilitant la responsabilisation. L'int gration aux r gles de s curit garantit que seules les personnes autoris es peuvent valider ou publier du contenu. Les approbations peuvent tre conditionn es plusieurs niveaux, impliquant diff rents groupes si n cessaire. Toutes les op rations sont enregistr es des fins d'audit et de conformit . Ce syst me optimise le temps, r duit les erreurs et garantit la coh rence des informations publi es.

Protection des donn es : La protection des donn es dans SharePoint est un l ment cl de la cybers curit et de la conformit r glementaire des organisations modernes. La plateforme met en uvre le chiffrement des donn es en transit et au repos : chaque document est chiffr lors du transfert entre le client et le serveur, et reste prot g m me lorsqu'il est stock dans les centres de donn es Microsoft. Cette double protection minimise le risque d'interception ou d'acc s non autoris toutes les phases du cycle de vie des fichiers. Outre le chiffrement, SharePoint propose des sauvegardes automatiques r guli res qui garantissent la r cup ration des informations m me en cas de suppression accidentelle, de panne technique ou de cyberattaque. Les sauvegardes sont g r es de mani re centralis e et peuvent tre restaur es rapidement, garantissant la continuit des activit s et la r silience de l'infrastructure documentaire. Le respect total des r glementations en mati re de confidentialit et de protection des donn es, telles que le RGPD, est galement essentiel. SharePoint permet de configurer des politiques de conservation et de gestion du cycle de vie des documents, garantissant ainsi que les donn es ne sont conserv es que le temps n cessaire, puis limin es conform ment aux directives de l'entreprise et la l gislation. Des outils d'audit, une gestion centralis e du consentement et des fonctionnalit s de pseudonymisation et d'anonymisation des donn es compl tent l'offre, offrant aux organisations tous les outils n cessaires une gouvernance s curis e et responsable de l'information num rique.

Partage s curis : SharePoint offre des outils avanc s pour partager des documents en toute s curit avec des partenaires externes, tout en garantissant la protection des donn es sensibles. En g n rant des liens s curis s, vous pouvez limiter l'acc s aux fichiers des personnes sp cifiques, d finir des autorisations pr cises et contr ler qui peut consulter, modifier ou t l charger du contenu. L'expiration automatique des liens peut tre programm e apr s une p riode d finie, r duisant ainsi le risque d'acc s non autoris au fil du temps. Vous pouvez galement surveiller l'activit sur les fichiers partag s et recevoir des notifications d'acc s et de modifications. L'acc s peut tre r voqu tout moment, m me apr s l'envoi du lien. Les politiques de s curit de l'entreprise sont galement appliqu es aux partenaires externes, garantissant ainsi la conformit et la tra abilit . Ainsi, la collaboration tendue se d roule dans un environnement num rique s curis , sans compromettre l'efficacit op rationnelle.

Int gration avec Office Online : L'int gration de SharePoint avec Office Online est l'un des points forts de la plateforme. Elle permet aux utilisateurs d'ouvrir, de modifier et de collaborer sur des documents directement depuis le navigateur, sans installer de logiciel suppl mentaire. Les fichiers Word, Excel et PowerPoint peuvent tre mis jour en temps r el par plusieurs personnes simultan ment, les modifications tant imm diatement visibles par tous les collaborateurs. Les suggestions, les commentaires et l'historique des r visions sont toujours disponibles, facilitant ainsi la modification partag e et la r vision du contenu. Chaque modification est automatiquement enregistr e, r duisant ainsi le risque de perte de donn es et augmentant la productivit de l' quipe . Gr ce la co-cr ation, plusieurs utilisateurs peuvent collaborer en synergie, vitant ainsi les conflits de versions ou les crasements accidentels. L'environnement de travail, accessible partout o une connexion Internet est disponible, rend la collaboration v ritablement flexible. Cette synergie entre SharePoint et Office Online transforme la gestion documentaire en une exp rience fluide, moderne et s curis e.

Archivage long terme : SharePoint offre des outils avanc s pour l'archivage long terme des documents strat giques, gr ce des politiques de conservation enti rement configurables. Les organisations peuvent d terminer la dur e de conservation de chaque type de fichier, r pondant ainsi aux exigences op rationnelles et r glementaires. La gestion centralis e permet de stocker de grands volumes de donn es de mani re s curis e et organis e, r duisant ainsi les risques de perte ou d'acc s non autoris . Les documents archiv s sont facilement r cup rables gr ce des recherches cibl es, tout en restant prot g s gr ce des contr les rigoureux et des sauvegardes r guli res. L'int gration des politiques de conservation au cycle de vie des documents garantit que les fichiers ne sont supprim s que lorsque cela est n cessaire, vitant ainsi toute accumulation inutile et optimisant les ressources de stockage. L'ensemble du processus est suivi et document , garantissant une transparence maximale et le respect des r glementations en vigueur.

Exercice. Gestion des documents

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

Cet exercice vise fournir un guide pratique d'utilisation de SharePoint pour la gestion documentaire d'entreprise. L'utilisateur apprendra structurer des biblioth ques de documents, configurer les autorisations d'acc s, activer le contr le de version automatique et assurer la tra abilit des modifications. Des fonctionnalit s avanc es telles que la recherche intelligente, les workflows d'approbation, la protection des donn es et le partage s curis seront explor es. L'int gration avec Office Online et l'archivage long terme compl tent le cycle de vie des documents. Cet exercice est con u pour simuler un contexte r el, o SharePoint devient le centre de la gouvernance documentaire. l'issue de cet exercice, l'utilisateur sera capable de configurer un environnement documentaire efficace, s curis et collaboratif.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Biblioth ques de documents structur s 🗂️

✓ Cr ez un nouveau site ou connectez-vous un site existant 🖱️
✓ Acc dez Contenu du site → " Nouveau " → Biblioth que de documents 📁
✓ Donnez la biblioth que un nom descriptif (par exemple, Contrats 2025 ) 📝
✓ Cr ez des dossiers th matiques (par exemple, Fournisseurs , Clients ) 🗂️
✓ Ajoutez des colonnes personnalis es (par exemple , Type de document , Date d'expiration ) 🏷️
✓ D finissez des vues filtr es par cat gorie ou par date 🔍
✓ Enregistrez la vue par d faut 💾
✓ Ajoutez des descriptions aux fichiers pour les rendre plus faciles comprendre 🗒️
✓ Activez la synchronisation avec OneDrive 🔄
✓ Partagez la biblioth que avec l' quipe avec les autorisations appropri es 👥

2. Contr le d'acc s 🔐

✓ Allez dans Param tres → Autorisations de la biblioth que ⚙️
✓ Cliquez sur Arr ter l h ritage des autorisations 🔗
✓ Cr er des groupes (par exemple, lecteurs, diteurs, propri taires ) 👥
✓ Attribuer des autorisations sp cifiques des groupes ou des utilisateurs 🗂️
✓ D finir un acc s en lecture seule pour les utilisateurs externes 🔒
✓ Utiliser des liens prot g s par une date d'expiration pour le partage 🔗
✓ Activer l'authentification deux facteurs 🔑 ✓
V rifier les autorisations avec V rifier les autorisations 🧾
✓ R voquer p riodiquement les acc s obsol tes ❌
✓ Documenter les politiques d'acc s dans un fichier partag 📚

3. Versionnage automatique 🕓

✓ Allez dans Param tres de la biblioth que → Param tres de contr le de version ⚙️
✓ Activez le contr le des versions majeures et mineures 🔁
✓ D finissez le nombre maximal de versions conserver 🔢
✓ Affichez l'historique des versions pour chaque fichier 📜
✓ Revenez aux versions pr c dentes en cas d'erreur ⏮️
✓ Ajoutez des commentaires aux modifications lors de l'enregistrement 💬
✓ Verrouillez les fichiers pour modification si n cessaire 🔐
✓ Activez l'approbation du contenu avant la publication ✅
✓ Vous avertissez automatiquement des modifications importantes 📣
✓ Stockez les versions finales dans des dossiers d di s 📁

4. Piste d audit et tra abilit 📊

✓ Acc dez Param tres du site → Rapports du journal d'audit 📈
✓ S lectionnez le type d' v nement suivre ( par exemple, vues, modifications) 🕵️
✓ Exportez les journaux vers Excel pour une analyse avanc e 📤
✓ Activez la journalisation de l'activit des utilisateurs 🧑 ‍ 💼
✓ Surveillez les connexions et t l chargements suspects 🔍
✓ Configurez des notifications pour les activit s anormales 🔔 ✓
Conservez les journaux pendant la p riode requise par la politique 🗓️
✓ Prot gez les journaux avec des autorisations restreintes 🔐
✓ Int grez les journaux Microsoft Purview ou au SIEM d'entreprise 🧩
✓ Documentez les activit s d'audit dans des rapports mensuels 📑

5. Recherche intelligente 🔍

✓ Ajoutez des m tadonn es significatives aux documents 🏷️
✓ Utilisez des colonnes g r es et des termes du dictionnaire d'entreprise 📚
✓ Cr ez des vues personnalis es avec des filtres avanc s 🧮
✓ Activez la recherche en texte int gral dans la biblioth que 📖
✓ Utilisez la barre de recherche sup rieure pour les mots-cl s 🔎
✓ Filtrez les r sultats par auteur, date ou type de document 📅
✓ Enregistrez les recherches fr quentes comme vues par d faut 💾
✓ Ajoutez des balises et des cat gories aux fichiers 📌
✓ Int grez Microsoft Search pour des r sultats unifi s 🔗
✓ Formez votre quipe aux filtres et aux mots-cl s 🧑 ‍ 🏫

6. Flux de travail d'approbation ✅

✓ Allez dans Automatiser → Power Automate → Cr er un flux ⚙️
✓ S lectionnez Approbation de document dans le mod le 📄
✓ D finissez les tapes : soumettre, approuver, notifier 🔁
✓ Ajoutez des approbateurs sp cifiques (par exemple, un responsable) 👤
✓ Personnalisez l' e-mail de demande d'approbation ✉️
✓ Activez les notifications pour chaque statut de flux 🔔
✓ Enregistrez les r ponses dans le fichier ou dans une liste 📋
✓ Verrouillez la modification du fichier pendant l'approbation 🔐
✓ Envoyez une confirmation automatique une fois l'op ration termin e 📬
✓ Stockez les documents approuv s dans des dossiers d di s 📁

7. Protection des donn es 🛡️

✓ Activer le chiffrement des donn es au repos et en transit 🔐
✓ Utiliser Microsoft Information Protection pour tiqueter les fichiers 🏷️
✓ Appliquer les politiques de pr vention contre la perte de donn es (DLP) ⚠️
✓ Restreindre les t l chargements aux appareils non g r s 📵
✓ D finir des dates d'expiration pour les liens partag s ⏰
✓ Bloquer l'impression ou la copie de contenu sensible 🖨️
✓ Activer l'acc s conditionnel pour les utilisateurs externes 🌐
✓ Surveiller les violations via des rapports de s curit 📊
✓ Int grer Microsoft Defender pour les applications cloud 🧩
✓ Former votre quipe aux politiques de protection des donn es 🧑 ‍ 🏫

8. Partage s curis 📤

✓ Cliquez sur Partager c t du fichier ou du dossier 🔗
✓ S lectionnez Personnes sp cifiques pour limiter l'acc s 👥
✓ D finissez l'expiration et le mot de passe pour le lien 🔒
✓ D sactivez la modification si n cessaire 🚫
✓ Ajoutez un message personnalis dans le partage ✉️
✓ Contr lez qui a acc s avec G rer l'acc s 👁️
✓ R voquer l'acc s tout moment ❌
✓ Utiliser des liens en lecture seule pour les clients externes 📄
✓ Suivre l'activit d'acc s et de t l chargement 📈
✓ Documenter les partages critiques dans un journal 📑

9. Int gration avec Office Online 🧑 ‍ 💻

✓ Ouvrez un fichier Word, Excel ou PowerPoint directement depuis SharePoint 📄
✓ Modifiez le fichier en ligne sans le t l charger ✍️
✓ Collaborez en temps r el avec d'autres utilisateurs 👥
✓ Affichez les curseurs des autres collaborateurs 🖱️
✓ Utilisez les commentaires pour les retours et les r visions 💬
✓ Enregistrez automatiquement chaque modification 💾
✓ Acc dez l'historique des versions depuis le menu Fichier 🕓
✓ Int gration Teams pour des discussions contextuelles 💬
✓ D marrez des r unions rapides directement partir du document 📞
✓ Partagez le fichier en un clic sans quitter Office 📤

10. Archivage long terme 📦

✓ Cr er un dossier Archives avec des autorisations restreintes 🔐
✓ D placer les documents termin s ou obsol tes 📁
✓ Appliquer des tiquettes de r tention via Microsoft Purview 🏷️
✓ D finir des politiques de conservation automatiques 🗓️
✓ Prot ger les fichiers contre toute suppression accidentelle 🛡️
✓ Documenter les politiques d'archivage dans un fichier d'aide 📚
✓ Utiliser Power Automate pour les d placements automatiques 🔄
✓ V rifier p riodiquement l' tat des archives 📊 ✓ Conserver les fichiers conform ment la r glementation en vigueur ⚖️
✓ Pr parer des rapports d'archivage pour
les audits internes 📑

🧪 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une multinationale doit g rer de mani re s curis e et tra able tous ses documents contractuels avec ses fournisseurs et ses clients. SharePoint est choisi comme plateforme centrale pour organiser, prot ger et partager les documents. Les quipes juridiques, administratives et commerciales collaborent en temps r el, gr ce des acc s et des processus d'approbation diff renci s.

📁 Cr ation de la biblioth que de contrats
✓ Acc dez Contenu du site → " Nouveau " → Biblioth que de documents
✓ Nommez Contrats 2025 et cr ez des dossiers par type
✓ Ajoutez des colonnes Type de contrat , Date d'expiration
✓ Enregistrez la vue par d faut
✓ Partagez la biblioth que avec l' quipe juridique

🔐 Contr le d'acc s
✓ Allez dans Param tres → Autorisations de biblioth que
✓ Briser l'h ritage et cr er des groupes L gal et Commercial
✓ Attribuer des autorisations de lecture seule ou de modification
✓ V rifier les autorisations avec V rifier les autorisations
✓ Documenter les politiques dans un fichier partag

📤 Flux de travail d'approbation
✓ Acc dez Automatiser → Power Automate
✓ S lectionnez le mod le Approbation de document
✓ D finissez les approbateurs et les notifications
✓ Verrouillez la modification pendant l'approbation
✓ Stockez les contrats approuv s dans des dossiers d di s

🛡️ Protection des donn es
✓ Appliquer des tiquettes de sensibilit avec Microsoft Purview
✓ Restreindre les t l chargements aux appareils non g r s
✓ Activer l'acc s conditionnel pour les utilisateurs externes
✓ Bloquer l'impression des fichiers sensibles
✓ Surveiller les violations avec des rapports

📦 Archivage
✓ Cr er un dossier Archives des contrats
✓ Appliquer des tiquettes de conservation
✓ D placer les contrats expir s avec Power Automate
✓ Prot ger les fichiers contre toute suppression accidentelle
✓ Pr parer des rapports pour l'audit annuel

🧭 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🗂️ Biblioth que de documents	Contenu du site → Nouveau → Biblioth que de documents 📁
🔐 Gestion des autorisations	Param tres → Autorisations de la biblioth que ⚙️
🕓 Gestion des versions	Param tres de la biblioth que → Param tres de contr le de version 🔁
📊 Piste d'audit	Param tres du site → Rapports du journal d'audit 📈
🔍 Recherche avanc e	Barre de recherche → Filtres → Vues personnalis es 🔎
✅ Flux de travail d'approbation	Automatiser → Power Automate → Cr er un flux ⚙️
🛡️ Protection des donn es	Microsoft Purview → tiquettes → Politique DLP 🏷️
📤 Partage s curis	Fichier → Partager → Personnes sp cifiques 🔗
🧑 ‍ 💻 Office Online	Fichier → Ouvrir dans le navigateur → Word/Excel/PowerPoint en ligne 📄
📦 Archivage	Dossier Archives → tiquettes → Conservation automatique 🗃️

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

✓ R duction du temps de recherche et de gestion des documents
✓ S curit et contr le d'acc s accrus
✓ Collaboration transparente entre les quipes internes et externes
✓ Tra abilit compl te des modifications et des acc s
✓ Automatisation des processus d'approbation
✓ Int gration avec les outils Microsoft d j utilis s ✓ Archivage
conforme la r glementation
✓ R duction du risque de perte de donn es
✓ Acc s aux documents depuis n'importe quel appareil
✓ Am lioration de la gouvernance des documents

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

📁 Gestion des contrats avec les fournisseurs

Organisez les contrats en biblioth ques th matiques, avec des autorisations distinctes pour les quipes juridiques et achats. Activez les workflows de gestion des versions et d'approbation pour chaque nouveau contrat.

🔐 Documentation RH confidentielle :
cr ez une biblioth que acc s restreint pour l' quipe RH . Appliquez des tiquettes de confidentialit et limitez l'impression ou le t l chargement de fichiers contenant des donn es personnelles.

📤 Manuels techniques pour les clients

Partagez de la documentation technique en lecture seule via des liens s curis s. Utilisez Power Automate pour informer automatiquement vos clients des mises jour.

🧑 ‍ 🏫 Mat riel de formation en entreprise

Centralisez les cours, guides et vid os dans une biblioth que accessible tous les employ s. Utilisez les m tadonn es pour filtrer par domaine ou niveau de comp tence.

📦 Archives juridiques et fiscales

Archivez les documents obligatoires avec des tiquettes de conservation. Prot gez vos fichiers contre toute suppression accidentelle et g n rez des rapports d'audit.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment cr er une biblioth que de documents dans SharePoint ?

2. Quelles sont les tapes pour d finir des autorisations granulaires ?

3. Comment activer le contr le de version automatique ?

4. O sont configur s les journaux d audit ?

5. Comment configurer un flux d approbation avec Power Automate ?

6. Quels outils sont utilis s pour prot ger les donn es sensibles ?

7. Comment partager un fichier en toute s curit ?

8. Comment Office Online am liore-t-il la collaboration ?

9. Comment archiver un document long terme ?

10. Quels sont les avantages de la recherche intelligente ?

📘 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris utiliser SharePoint pour g rer vos documents de mani re structur e, s curis e et collaborative. Vous avez cr des biblioth ques th matiques, configur des autorisations, activ le contr le de version et suivi des activit s. Vous avez explor la recherche intelligente, les workflows d'approbation et la protection des donn es. Vous avez partag des fichiers en toute s curit et collabor en temps r el avec Office Online. Enfin, vous avez archiv des documents conform ment aux politiques de l'entreprise. Ces comp tences vous permettent d'am liorer la gouvernance des documents, de r duire les risques et d'accro tre l'efficacit op rationnelle.

d) Automatisation des processus

SharePoint Online vous aide num riser et rationaliser de nombreux processus m tier gr ce sa plate-forme d'automatisation int gr e.

Flux de travail automatis s : Dans SharePoint, cr ez facilement des flux de travail automatis s pour g rer les approbations de documents, les demandes de cong s, les notes de frais et les processus d'int gration. Gr ce la conception guid e, d finissez les tapes du processus d'approbation, les responsables et les conditions de soumission. Les demandes sont automatiquement achemin es vers la personne appropri e, qui peut les approuver ou les rejeter en un clic. Des notifications informent toutes les personnes concern es. L'int gration avec Power Automate vous permet de personnaliser les flux de travail et d'ajouter des automatisations avanc es. Les flux de travail simplifient la gestion, r duisent les temps de r ponse et minimisent les erreurs. Toutes les activit s sont suivies et facilement accessibles pour garantir transparence et contr le.

Formulaires personnalis s : Dans SharePoint, les formulaires personnalis s constituent un puissant outil de collecte de donn es. Vous pouvez concevoir des formulaires num riques sur mesure, en les adaptant aux besoins sp cifiques de chaque processus m tier. Les donn es saisies sont imm diatement valid es selon des r gles d finies, r duisant ainsi les erreurs et les omissions. Les formulaires peuvent tre int gr s aux workflows et d clencher des actions automatiques telles que des notifications, des approbations ou des mises jour de bases de donn es. Tout se d roule dans un environnement s curis et conforme aux politiques de l'entreprise. Les r ponses collect es sont facilement exportables et analys es, permettant des d cisions rapides et clair es. SharePoint transforme ainsi la simple collecte de donn es en un levier d'efficacit et de contr le des processus m tier.

Gestion des demandes : Dans SharePoint, la gestion des demandes est simplifi e gr ce l'automatisation du cycle demande-autorisation-confirmation. Gr ce aux workflows num riques, chaque demande de ressource, de service ou de t che est automatiquement achemin e vers des responsables d sign s, qui re oivent des notifications instantan es pour l'approuver ou la rejeter en quelques clics. L'ensemble du processus est suivi, garantissant transparence et historique des actions entreprises. Des r gles personnalis es vous permettent de g rer les priorit s, les d lais et les niveaux d'autorisation. Une fois l'autorisation accord e, une confirmation est automatiquement envoy e l'utilisateur, r duisant ainsi les temps d'attente et les risques d'erreur. L'int gration avec Power Automate tend ces fonctionnalit s en connectant SharePoint d'autres syst mes d'entreprise. La gestion des demandes est ainsi plus rapide, plus s re et plus efficace.

Notifications et rappels automatiques : SharePoint vous permet d'automatiser les notifications et les rappels, garantissant ainsi que toutes les personnes impliqu es soient toujours inform es des activit s pertinentes. Des r gles personnalis es peuvent d clencher des e-mails ou des alertes en fonction de conditions sp cifiques, comme l'approche d'une ch ance ou un changement de statut d'un document. Les notifications peuvent tre configur es pour des utilisateurs individuels ou des groupes, garantissant ainsi qu'aucune action ne passe inaper ue. Tous les rappels sont g r s de mani re centralis e, permettant un suivi constant. De plus, l'int gration avec Power Automate largit les options de personnalisation, permettant de connecter les notifications des syst mes externes. Ce syst me r duit les risques d'oubli, am liore la r activit et favorise une gestion efficace des flux de travail.

Collecte et analyse des retours : Utilisez des enqu tes et questionnaires num riques pour recueillir des avis sur les produits, les processus ou le climat de l'entreprise. La collecte et l'analyse des retours dans SharePoint sont simples et structur es. Vous pouvez cr er des formulaires personnalis s pour recueillir des avis sur les produits, les processus ou le climat de l'entreprise, et les diffuser facilement au sein de votre organisation. Les r ponses sont stock es de mani re s curis e et centralis e, pr tes tre analys es imm diatement. SharePoint vous permet de visualiser les r sultats en temps r el, de les exporter pour une analyse approfondie et d'int grer les r ponses aux flux de travail de l'entreprise. Ainsi, les retours deviennent un moteur d'am lioration continue, favorisant des d cisions rapides et cibl es. La gestion des enqu tes num riques simplifie la participation et am liore la qualit des informations recueillies.

Int gration avec Power Automate : D veloppez vos capacit s d'automatisation gr ce aux connecteurs Microsoft 365. L'int gration entre SharePoint et Power Automate vous permet de connecter facilement vos donn es et vos processus m tier, cr ant ainsi des workflows couvrant l'ensemble de la suite Microsoft 365 et les services externes. Gr ce aux connecteurs pr d finis, vous pouvez automatiser les notifications, les approbations, les transferts de fichiers et les mises jour de bases de donn es, r duisant ainsi consid rablement les t ches manuelles. L'automatisation ne se limite pas SharePoint : elle connecte Teams, Outlook, Excel, Planner et bien d'autres applications. Vous pouvez d clencher des actions en r ponse des v nements sp cifiques, synchroniser les donn es et surveiller toutes les activit s en temps r el. Cette int gration garantit une efficacit op rationnelle, une tra abilit et une personnalisation des processus accrues. Avec Power Automate, SharePoint devient une plateforme d'automatisation dynamique adapt e chaque besoin m tier.

Suivi des processus : Tableaux de bord interactifs et indicateurs cl s de performance (KPI) pour analyser l'efficacit des processus et identifier les axes d'am lioration. Avec SharePoint, le suivi des processus m tier est optimis gr ce des tableaux de bord interactifs offrant une vue claire et actualis e des activit s en cours. Gr ce des KPI personnalis s, vous pouvez analyser l'efficacit des flux de travail, surveiller les temps de r ponse et identifier rapidement les goulots d' tranglement. Les donn es sont agr g es en temps r el et pr sent es sous forme de graphiques dynamiques, vous permettant de comparer les performances entre p riodes, quipes ou services. La visualisation centralis e facilite les d cisions strat giques, en mettant en vidence les points forts et les axes d'am lioration. Vous pouvez d finir des alertes automatiques en fonction des objectifs et suivre les r sultats obtenus. Ces tableaux de bord favorisent la transparence et responsabilisent tous les acteurs des processus. SharePoint devient ainsi un outil essentiel pour la croissance et l'optimisation continues des processus m tier.

R duction des erreurs manuelles : Des proc dures standardis es et des contr les automatis s r duisent le risque d'omissions ou d'erreurs. Dans SharePoint, les erreurs manuelles sont r duites gr ce la standardisation des proc dures op rationnelles et la mise en uvre de contr les automatis s chaque tape du processus. Des formulaires num riques et des workflows guid s garantissent que toutes les informations sont saisies correctement et valid es selon des r gles pr d finies. Chaque action est surveill e et trac e, limitant ainsi le risque d'omissions ou de doublons. Les contr les automatis s, tels que la v rification des champs obligatoires ou de la coh rence des donn es, permettent de d tecter rapidement toute anomalie avant qu'elle ne devienne probl matique. Des listes de contr le num riques, des notifications d'erreur et des syst mes d'alerte aident les op rateurs corriger imm diatement toute inexactitude. Ainsi, SharePoint transforme des processus souvent sujets distraction en flux s rs et fiables. Cette approche entra ne une r duction significative des erreurs et une efficacit op rationnelle accrue.

Temps de r ponse plus rapides : L'automatisation des approbations et des t ches r p titives acc l re les op rations quotidiennes. Gr ce l'automatisation des approbations et des t ches r p titives dans SharePoint, les temps de r ponse au sein des entreprises sont consid rablement r duits. Les processus qui n cessitaient auparavant des interventions manuelles, des attentes et des v rifications r p t es sont d sormais g r s en temps r el gr ce des workflows num riques. Les demandes d'approbation sont automatiquement envoy es aux responsables, qui peuvent les approuver sans d lai, m me depuis leurs appareils mobiles. Les t ches r currentes sont planifi es et surveill es par le syst me, ce qui vite les oublis et acc l re la cl ture des dossiers. Tout est suivi et visible, permettant une gestion transparente et rapide. Cette approche rationalise les op rations quotidiennes, garantissant une efficacit accrue et une r ponse rapide aux besoins de chaque service.

Solutions sur mesure : Gr ce aux API et aux workflows personnalis s , chaque organisation peut digitaliser les processus sp cifiques son secteur. SharePoint permet de cr er des solutions personnalis es gr ce ces API et workflows, permettant ainsi chaque organisation de digitaliser les processus sp cifiques son secteur. Gr ce aux API, SharePoint s'int gre d'autres logiciels m tier, automatisant ainsi les changes de donn es et la synchronisation des informations en temps r el. Les workflows personnalis s permettent de mod liser des proc dures complexes, en s'adaptant aux r gles de fonctionnement internes et aux r glementations sectorielles. Cette flexibilit favorise l'innovation et la rapidit de r ponse aux besoins m tier, r duisant les t ches manuelles et les marges d'erreur. Les solutions d velopp es peuvent voluer au fil du temps, s'adaptant la croissance de l'entreprise et aux nouveaux d fis du march . SharePoint devient ainsi un v ritable moteur de transformation num rique, capable de proposer des parcours uniques chaque organisation.

Exercice. Automatisation des processus

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif de cet exercice est d'apprendre utiliser Microsoft SharePoint pour automatiser les processus m tier, r duire les erreurs manuelles et am liorer l'efficacit op rationnelle. L'utilisateur sera guid dans la cr ation de workflows automatis s, de formulaires personnalis s et de syst mes de gestion des demandes. Des fonctionnalit s telles que les notifications automatiques, la collecte de commentaires, l'int gration avec Power Automate et le suivi des processus seront explor es. Cet exercice simule un contexte m tier r el dans lequel SharePoint devient le moteur central de la num risation des workflows. l'issue de cet exercice, l'utilisateur sera capable de concevoir des solutions personnalis es, d'am liorer les temps de r ponse et d'assurer la tra abilit des activit s.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Flux de travail automatis s 🔁

✓ Acc dez une liste ou une biblioth que SharePoint et cliquez sur Automatiser ⚙️
✓ S lectionnez Power Automate → Cr er un flux 🧩
✓ Choisissez un mod le pr d fini ou cr ez un flux partir de z ro 📝
✓ D finissez le d clencheur (par exemple Lorsqu'un l ment est cr ) ⏱️
✓ Ajoutez des actions telles que Envoyer un e-mail ou Mettre jour l' l ment 📧
✓ Ins rer des conditions logiques (par exemple Si approuv , alors ) 🔀
✓ Enregistrer et activer le flux 💾
✓ Tester le flux avec un l ment de test 🧪
✓ Surveiller l'ex cution depuis Power Automate → Chronologie 📊
✓ Optimiser le flux en fonction des r sultats 🔧

2. Modules personnalis s 📝

✓ Cr ez une nouvelle liste SharePoint partir de Contenu du site ➕
✓ Ajoutez des colonnes personnalis es (par exemple, texte, choix, date) 🏷️
✓ Cliquez sur Power Apps → Personnaliser le formulaire 🎨
✓ Modifiez la mise en page et les contr les dans l' diteur de canevas 🧱
✓ Ajoutez une logique conditionnelle (par exemple, des champs obligatoires) ⚙️
✓ Enregistrez et publiez votre formulaire personnalis 💾
✓ Testez la saisie des donn es par un utilisateur final 👤
✓ Int grez le formulaire dans une page SharePoint 📄
✓ Connectez le formulaire un flux d'approbation 🔗
✓ Recueillez des commentaires sur la convivialit du formulaire 📋

3. Gestion des demandes 📥

✓ Cr ez une liste Requ tes avec les colonnes Type , Statut , Responsable 📁
✓ Activez le contr le de version pour la tra abilit 🕓
✓ Ajouter une vue filtr e En attente 🔍
✓ Cr er un flux Power Automate pour attribuer automatiquement les demandes 🔁
✓ Envoyer des notifications au responsable assign 📧
✓ Ajouter une colonne Commentaires pour les mises jour 🗒️
✓ Cr er un tableau de bord avec le composant WebPart Liste 📊
✓ D finissez des autorisations pour limiter les modifications 🔐
✓ Stockez les demandes termin es dans un dossier s par 📦
✓ Exportez les donn es vers Excel pour une analyse p riodique 📤

4. Notifications et rappels automatiques 🔔

✓ Cr ez un flux avec le d clencheur Date d' ch ance dans 3 jours ⏰
✓ Ajoutez l'action Envoyer un rappel par e-mail 📧
✓ Personnalisez le message avec des donn es dynamiques (par exemple, le nom de la demande) 🧩
✓ Ajoutez une condition pour envoyer uniquement si Statut ≠ Termin 🔄
✓ D finissez des rappels hebdomadaires r currents 📆
✓ Envoyez des notifications galement sur Teams avec un connecteur d di 💬
✓ Enregistrez chaque notification dans une liste Journal des notifications 📋
✓ Activer les notifications push sur les appareils mobiles 📱
✓ Tester le flux avec une demande de test 🧪
✓ Surveiller l'efficacit gr ce aux commentaires des utilisateurs 📊

5. Recueillir et analyser les commentaires 🧑 ‍ 💬

✓ Cr ez une liste Feedback avec les colonnes Domaine , valuation , Commentaire 📝
✓ Ajoutez un module Microsoft Forms li la liste 📄
✓ Int grez le formulaire dans une page SharePoint 🌐
✓ Cr ez un flux pour envoyer des notifications l' quipe RH 📧
✓ Visualisez les r sultats avec Power BI int gr 📊
✓ Filtrez par domaine ou score pour une analyse cibl e 🔍
✓ Partagez les r sultats avec la direction via le tableau de bord 📈
✓ Activez la collecte anonyme si n cessaire 🔐
✓ Archivez les commentaires par trimestre 📦
✓ Utilisez les donn es pour am liorer les processus internes 🔧

6. Int gration avec Power Automate ⚙️

✓ Acc dez Power Automate depuis le lanceur d'applications Microsoft 365 🧭
✓ Cliquez sur Cr er → Flux automatis ➕
✓ S lectionnez SharePoint comme connecteur initial 🔗
✓ Ajoutez des actions depuis Outlook, Teams, Excel, Planner 🧩
✓ Utilisez des variables pour g rer des donn es complexes 🧮
✓ Enregistrez et testez le flux avec des donn es r elles 🧪
✓ Cr ez des flux conditionnels avec plusieurs branches 🔀 ✓
D clenchez des notifications d'erreur pour chaque ex cution chou e 🚨
✓ Documentez chaque flux dans un wiki interne 📘
✓ Partagez les flux avec l' quipe pour les r utiliser 👥

7. Surveillance des processus 📊

✓ Ajouter le composant WebPart Power BI une page SharePoint 📈
✓ Connecter un rapport qui analyse les listes SharePoint 📎
✓ Afficher les indicateurs cl s de performance (KPI) tels que Demandes ouvertes , Temps de r ponse moyen 📌
✓ Filtrer par service ou responsable 🧑 ‍ 💼
✓ Mettre jour les donn es en temps r el ou quotidiennement 🔄
✓ Cr er des graphiques barres, secteurs et chronologiques 📉
✓ Partager le tableau de bord avec la direction 📤
✓ Ajouter des commentaires et des notes explicatives 🗒️
✓ Int grer Excel pour une analyse avanc e 📊
✓ Recueillir des commentaires sur le tableau de bord pour l'am liorer 📋

8. R duction des erreurs manuelles ❌

✓ Automatisez la saisie de donn es avec des formulaires guid s 🧾
✓ Utilisez les validations de champ (par exemple, le format de l'e-mail, les dates futures) 🧩
✓ D finissez les champs obligatoires dans les formulaires Power Apps 🛑
✓ Cr ez des flux qui bloquent la soumission si des donn es sont manquantes ⚠️
✓ Enregistrez les erreurs dans une liste Journal des erreurs 📋
✓ Envoyer des notifications automatiques en cas d'erreurs 📧
✓ Analyser les erreurs les plus fr quentes avec Power BI 📊
✓ Former le personnel l' utilisation correcte des formulaires 🧑 ‍ 🏫
✓ Mettre jour les formulaires en fonction des commentaires re us 🔧
✓ Documenter les meilleures pratiques dans un guide interne 📘

9. Temps de r ponse plus rapides ⏱️

✓ Cr ez des flux qui attribuent automatiquement les demandes 🔁
✓ Envoyez des notifications imm diates au responsable 📧
✓ Affichez les demandes venir dans un tableau de bord 📊
✓ D finissez des SLA (accords de niveau de service) pour chaque type de demande 📏
✓ Cr ez des alertes pour les demandes en retard 🚨
✓ Automatisez les r ponses standard avec des mod les d'e-mail 📄
✓ Utilisez Planner pour suivre les t ches assign es 📋
✓ Int grez-vous Teams pour des mises jour en temps r el 💬
✓ Analysez les temps de r ponse moyens avec Power BI 📈
✓ Optimisez les flux en fonction des goulots d' tranglement d tect s 🔍

10. Solutions sur mesure 🧩

✓ Analyser les besoins de l' quipe avec des entretiens et des enqu tes 📋
✓ Concevoir une solution avec SharePoint + Power Platform 🧱
✓ Cr er des formulaires, des flux et des tableaux de bord personnalis s 🎯
✓ Int grer des syst mes externes via des API ou des connecteurs 🌐
✓ Tester la solution avec un groupe pilote 🧪
✓ Recueillir des commentaires et apporter des am liorations 🔧
✓ Documenter la solution dans un wiki 📘
✓ Former l' quipe l'utilisation de la nouvelle solution 🧑 ‍ 🏫
✓ Suivre l'adoption et l'efficacit au fil du temps 📊
✓ tendre la solution d'autres d partements si elle est efficace 📤

🧪 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une entreprise dont les services sont r partis sur plusieurs sites souhaite automatiser la gestion des demandes internes, telles que les approbations de cong s, les bons de commande et les notifications informatiques. L' quipe informatique utilise SharePoint pour cr er des formulaires personnalis s, des workflows automatis s et des tableaux de bord de suivi. L'objectif est de r duire les d lais de r ponse, d'am liorer la tra abilit et de simplifier la communication entre les services.

📥 Gestion des demandes de vacances
✓ Cr ez une liste Demandes de vacances avec les colonnes Date de d but , Date de fin et Responsable 📁
✓ Personnalisez le formulaire avec Power Apps 🧱
✓ Cr ez un flux Power Automate pour la soumission et l'approbation 🔁
✓ Envoyez des notifications automatiques au responsable 📧
✓ Stockez les demandes approuv es dans un dossier s par 📦

📝 Formulaires de rapport informatique
✓ Cr ez une liste Rapports informatiques avec les champs Type de probl me et Priorit 🏷️
✓ Personnalisez le formulaire avec une logique conditionnelle ⚙️
✓ Cr ez un flux attribuer automatiquement au technicien 📤
✓ Envoyez un rappel si non r solu dans les 48h ⏰
✓ Visualisez le statut dans un tableau de bord 📊

🔔 Rappel d'expiration du document
✓ Cr ez une liste Documents renouveler avec un champ Date d'expiration 📅
✓ Cr er un flux avec un d clencheur 3 jours avant la date d' ch ance 🔁
✓ Envoyer un email la personne responsable 📧
✓ Enregistrer la notification dans une liste Journal des notifications 📋
✓ Stockez les documents mis jour dans un dossier d di 📁

📊 Suivi des commandes d'achat
✓ Cr ez une liste Commandes avec les colonnes Montant , Statut et Fournisseur 🧾
✓ Activer le contr le de version 🕓
✓ Cr er un flux pour mettre jour automatiquement le statut 🔁
✓ Visualiser les donn es avec Power BI 📈
✓ Partager le tableau de bord avec les achats 📤

🧩 Solutions sur mesure pour les RH
✓ Collectez les besoins via Microsoft Forms 📋
✓ Cr ez des formulaires pour l'int gration et les demandes d'avantages 📝
✓ Automatisez l'approbation avec Power Automate 🔁
✓ Stockez les donn es dans SharePoint avec des autorisations r serv es 🔐
✓ Surveillez l'efficacit avec des rapports mensuels 📊

🧭 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

Fonction	Chemin
🔁 Flux de travail automatis s	Liste SharePoint → Automatiser → Power Automate → Cr er un flux ⚙️
📝 Modules personnalis s	Liste SharePoint → Power Apps → Personnaliser le formulaire 🎨
📥 Gestion des demandes	Liste → Nouvelle liste → Ajouter des colonnes → Vues 📁
🔔 Notifications automatiques	Power Automate → D clencheur → Action Envoyer un e-mail 📧
🧑 ‍ 💬 Recueil de commentaires	Microsoft Forms → Se connecter la liste SharePoint → Power BI 📊
⚙️ Int gration Power Automate	Microsoft 365 → Lanceur d'applications → Power Automate → Cr er un flux 🧭
📊 Surveillance des processus	Page SharePoint → Ajouter un composant WebPart → Power BI 📈
❌ R duction des erreurs manuelles	Power Apps → Validations → Champs obligatoires → Flux conditionnels 🛑
⏱️ Temps de r ponse rapides	Flux → Affectation automatique → Notifications → SLA 📏
🧩 Des solutions sur mesure	SharePoint + Power Platform → Formulaires → Flux → Tableaux de bord 🧱

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

✓ R duction des d lais de gestion des demandes
✓ limination des erreurs manuelles dans les processus r p titifs
✓ Plus grande tra abilit et transparence des activit s ✓
Communication plus efficace entre les services
✓ Automatisation des approbations et des notifications
✓ Acc s centralis aux formulaires et aux tableaux de bord
✓ Suivi des performances en temps r el
✓ Int gration avec les outils d j utilis s (Teams, Outlook, Excel)
✓ Personnalisation des flux en fonction des besoins m tier
✓ Am lioration continue gr ce l' analyse des donn es collect es

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

📥 Gestion des demandes d'achat :
un formulaire SharePoint permet aux employ s de soumettre des demandes d'achat. Le flux Power Automate attribue automatiquement la demande un responsable et envoie des notifications pour approbation.

📝 Int gration des nouveaux employ s :
Le service RH utilise des formulaires personnalis s pour collecter les donn es des nouveaux employ s. Des flux automatis s permettent d'envoyer des documents, d'activer des comptes et de planifier des formations.

🔔 Rappels d'expiration des certifications :
une liste SharePoint suit les certifications des employ s. Les flux envoient des rappels automatiques avant l'expiration et archivent les documents mis jour.

📊 Les tableaux de bord Power BI de suivi des performances d' quipe
, li s aux listes SharePoint, affichent des indicateurs cl s de performance (KPI) tels que les demandes trait es, les d lais de r ponse et les commentaires re us. Les responsables analysent ces donn es pour optimiser les processus.

🧩 Gestion des avantages sociaux :
les employ s soumettent leurs demandes d'avantages via des formulaires SharePoint. Des flux de travail automatis s g rent les approbations et envoient les confirmations, r duisant ainsi les frais administratifs.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment cr er un flux automatis dans SharePoint ?

2. Quels outils sont utilis s pour personnaliser un formulaire ?

3. Comment g rez-vous les demandes internes avec SharePoint ?

4. Comment configurer les notifications automatiques ?

5. Comment collectez-vous et analysez-vous les commentaires des employ s ?

6. Quels sont les avantages de l int gration avec Power Automate ?

7. Comment surveillez-vous l efficacit des processus automatis s ?

8. Quelles techniques sont utilis es pour r duire les erreurs manuelles ?

9. Comment am liorer les temps de r ponse avec SharePoint ?

10. Comment concevez-vous des solutions personnalis es pour les services ?

📘 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris utiliser SharePoint pour automatiser les processus m tier, am liorant ainsi l'efficacit et la tra abilit . Vous avez cr des workflows, des formulaires personnalis s et des syst mes de gestion des demandes. Vous avez configur des notifications automatiques, recueilli des commentaires et suivi des activit s gr ce aux tableaux de bord Power BI. Vous avez int gr Power Automate pour tendre les fonctionnalit s et r duire les erreurs manuelles. Vous avez con u des solutions personnalis es pour diff rents services, am liorant ainsi les temps de r ponse et la qualit du service interne. Ces comp tences vous permettent de num riser les workflows, d'accro tre la productivit et d'accompagner la transformation num rique de l'organisation.

e) Conclusions

SharePoint Online est devenu un l ment central des strat gies de transformation num rique des entreprises modernes, gr ce une combinaison d'outils puissants et flexibles qui en font l'une des solutions les plus populaires pour la gestion documentaire et la collaboration. Dans un environnement technologique en constante volution, l'adoption de plateformes capables de s'adapter aux nouveaux besoins est essentielle pour garantir la comp titivit et l'agilit organisationnelle.

La plateforme permet de centraliser l'information, de supprimer les barri res entre les services et de favoriser une communication plus fluide. En cr ant des sites web, des biblioth ques de documents et des syst mes d'autorisation granulaires, les entreprises peuvent garantir que l'information est toujours accessible aux bonnes personnes, au bon moment, r duisant ainsi le risque de perte de donn es ou d'acc s non autoris . Des contr les de s curit avanc s, la gestion des versions et des options de sauvegarde int gr es garantissent galement la protection et la continuit des informations de l'entreprise.

La collaboration est renforc e par la possibilit de co diter des documents en temps r el, gr ce l'int gration d'outils comme Microsoft Teams et la suite Office 365. Cela permet aux groupes de travail, m me g ographiquement dispers s, de fonctionner comme une seule quipe, partageant connaissances et expertise sans fronti res physiques. La transparence des processus et le suivi des modifications garantissent une plus grande responsabilisation et une identification plus facile des axes d'am lioration.

L'un des principaux atouts de SharePoint Online r side dans son volutivit : les petites entreprises comme les multinationales peuvent mettre en uvre des solutions personnalis es et adapter la plateforme leurs besoins de croissance et leurs sp cificit s op rationnelles. La possibilit de cr er des workflows automatis s, des formulaires personnalis s et des tableaux de bord de suivi avec Power BI permet de num riser et d'optimiser l'int gralit des workflows, r duisant ainsi consid rablement les erreurs manuelles et les temps de r ponse. L'efficacit interne s'en trouve am lior e, permettant aux quipes de se concentrer sur des activit s plus forte valeur ajout e.

L'int gration avec Power Automate ouvre de nouveaux sc narios d'automatisation, vous permettant d'orchestrer des processus complexes et de connecter SharePoint d'autres syst mes d'entreprise, tels que CRM, ERP ou plateformes de gestion des tickets, sans n cessiter de d veloppement personnalis co teux. Cela acc l re non seulement la transformation num rique, mais garantit galement une meilleure coh rence des donn es et une meilleure exp rience pour ceux qui utilisent la plateforme au quotidien.

SharePoint Online se distingue galement par sa capacit favoriser une culture organisationnelle de transparence et de collaboration. Les tableaux d'affichage num riques, les espaces de communication interne et les espaces de projet encouragent le partage des initiatives, des r sultats et des objectifs, impliquant activement l'ensemble de la communaut de l'entreprise. Les fonctionnalit s avanc es de recherche et de gestion des connaissances exploitent les ressources informationnelles, facilitant l'acc s aux bonnes pratiques, aux proc dures et la documentation historique.

Enfin, la plateforme offre un haut niveau de personnalisation, tant au niveau graphique que fonctionnel, permettant de cr er des sites web adapt s chaque service ou fonction de l'entreprise. Ceci est essentiel pour garantir l'adoption par les employ s, qui voluent dans des environnements familiers et intuitifs, con us pour r pondre leurs besoins op rationnels r els.

L'approche cloud garantit des mises jour continues, de nouvelles fonctionnalit s et une infrastructure toujours conforme aux normes de fiabilit et de s curit les plus strictes, sans la charge de la gestion technique des ressources sur site. Cela se traduit par une plus grande tranquillit d'esprit pour la direction informatique, qui peut se concentrer sur des projets plus strat giques, sachant qu'elle peut compter sur une plateforme robuste, volutive et fiable.

En conclusion, investir dans SharePoint Online ne se r sume pas l'adoption d'une solution technologique avanc e, mais l'adoption d'une nouvelle philosophie de travail fond e sur l'agilit , l'innovation continue et la responsabilisation des collaborateurs. Dans un march mondialis et en constante volution, les organisations qui exploitent pleinement le potentiel de cette plateforme b n ficieront d'un avantage concurrentiel significatif, gr ce des processus optimis s, un partage efficace des connaissances et la participation active de toutes les ressources internes.

SharePoint Online constitue donc un pilier essentiel pour b tir un environnement de travail moderne et r silient, pr t relever les d fis futurs. Gr ce une gestion intelligente de l'information, l'automatisation des processus et la promotion de la collaboration, il accompagne les entreprises dans leur croissance et leur innovation, transformant les d fis de la digitalisation en opportunit s concr tes de d veloppement et de r ussite.

5. PLAN D'APPRENTISSAGE. 4 mois (16 semaines - 1 heure par jour)

a) Tableau des modules d'apprentissage

Chaque semaine comprend :

5 jours d' tudes (1 heure par jour)

1 journ e de stage pratique ou de r vision

1 journ e d'auto- valuation

📘 Structure du plan (Macroth mes)

Semaine	Th me
1 2	Principes fondamentaux de SharePoint et stockage s curis
3 4	Organisation du contenu et m tadonn es
5 6	Partage, autorisations et collaboration
7 8	Accessibilit , mobilit et applications mobiles
9 10	Int gration avec Microsoft 365 (Teams, Outlook, OneDrive, Office)
11 12	Personnalisation, mise en page et d veloppement
13 14	S curit , r les et gouvernance
15	Automatisation des processus avec Power Automate
16	R vision finale, exercice complet et test

b) Mod le d'auto- valuation hebdomadaire

Vous pouvez utiliser ce plan chaque dimanche pour r fl chir ce que vous avez appris :

📌 Semaine [n ] Th me : [ins rer le th me]

1. Qu'ai-je appris cette semaine ?
✍️ crivez 3 concepts cl s que vous comprenez.

2. Quels exercices ai-je r alis s ?
☑️ Marquez ceux que vous avez faits ou d crivez bri vement ce que vous avez fait.

3. Quels outils ou fonctionnalit s ai-je utilis s dans SharePoint ?
🛠️ Par exemple, biblioth ques de documents, contr le de version, Power Automate, etc.

4. Questions auxquelles je peux r pondre maintenant :
❓ Par exemple , comment cr er une collection ? Comment d finir un flux ?

5. Qu'est-ce qui n'est toujours pas clair pour moi ?
⚠️ Notez tous les doutes ou concepts revoir.

11) Comment valuer mon niveau de compr hension (1 5) ?

Relatif un sujet tudi
📊 1 = aucun, 5 = ma trise totale

🔲 1 🔲 2 🔲 3 🔲 4 🔲 5

12) Actions pour la semaine prochaine :
📌 Par exemple, revoir un sujet, faire un exercice, demander de l aide.

c) 100 questions de r vision, 10 pour chaque module, et les bonnes r ponses

MODULE 1 LES FONDAMENTAUX DE SHAREPOINT

Demandes:

1. Qu'est-ce que SharePoint Online ?

2. Quels sont les principaux avantages de SharePoint ?

3. Comment SharePoint prend-il en charge le travail en quipe ?

4. site d quipe et un site de communication ?

5. Comment acc der SharePoint depuis un navigateur ?

6. Quels appareils prennent en charge l acc s SharePoint ?

7. Que signifie que SharePoint est natif du cloud ?

8. Quelles sont les principales fonctionnalit s de la page d accueil SharePoint ?

9. Comment cr er un nouveau site SharePoint ?

10. Quels outils Microsoft 365 s int grent SharePoint ?

R ponses :

1. Une plateforme cloud pour g rer, stocker et partager du contenu d'entreprise.

2. Collaboration en temps r el, acc s depuis n'importe quel appareil, s curit , versioning.

3. Il permet la co-cr ation de documents, le partage contr l et la communication int gr e.

4. site de l' quipe est destin la collaboration interne, le site de communication est destin la diffusion de l'information.

5. Via le portail https://portal.office.com.

6. PC, tablette, smartphone (iOS et Android).

7. Il ne n cessite pas d'installation locale, est accessible via le Web et est toujours mis jour.

8. Acc dez aux documents, aux actualit s, aux v nements, aux activit s et aux ressources partag es.

9. Depuis SharePoint Home → + Cr er un site → choisissez le type et configurez.

10. quipes, Outlook, OneDrive, Power Automate, Power BI, Planificateur.

MODULE 2 STOCKAGE S CURIS

Demandes:

1. Comment cr er une biblioth que de documents ?

2. Comment activer le contr le de version ?

3. O puis-je d finir les autorisations pour une collection ?

4. Comment mettre en place une politique de conservation ?

5. Quels outils de sauvegarde propose SharePoint ?

6. Comment r cup rer un fichier supprim ?

7. Que signifie versionnage automatique ?

8. Quels sont les avantages de la centralisation des documents ?

9. Comment prot ger les donn es sensibles dans SharePoint ?

10. Quel est le r le de la corbeille dans SharePoint ?

R ponses :

1. Contenu du site → + Nouveau → Collection de documents.

2. Param tres de collection → Param tres de contr le de version → Activer le contr le de version principal.

3. Param tres de la collection → Autorisations → Rompre l h ritage.

4. Centre de conformit → Gestion de la conformit → Cr er une politique.

5. Sauvegardes automatiques, corbeille, restauration depuis le centre d'administration.

6. Depuis la corbeille SharePoint ou OneDrive → Restaurer.

7. Chaque modification est enregistr e sous la forme d'une nouvelle version, qui peut tre visualis e et restaur e.

8. R duit les doublons, am liore la recherche, garantit la s curit et la conformit .

9. Avec des autorisations granulaires, MFA, cryptage et politiques d'acc s.

10. Stockez temporairement les fichiers supprim s pour les r cup rer.

MODULE 3 ORGANISATION DU CONTENU

Demandes:

1. Que sont les m tadonn es dans SharePoint ?

2. Comment ajouter une colonne personnalis e ?

3. Quelle est la diff rence entre une collection et une liste ?

4. Comment cr er un mod le personnalis ?

5. Comment appliquer des m tadonn es un document ?

6. Comment cr er une vue personnalis e ?

7. Quels sont les avantages de l utilisation de mod les ?

8. Comment automatiser la classification des documents ?

9. Quels outils sont utilis s pour l automatisation ?

10. Comment organiser un site Web bas sur un projet ?

R ponses :

1. Informations suppl mentaires (par exemple, auteur, cat gorie) qui aident classer les documents.

2. Collection → Ajouter une colonne → choisir le type (texte, choix, date).

3. La collection contient des fichiers, la liste g re des donn es structur es.

4. Il est cr dans Word/Excel/PowerPoint et t l charg dans la biblioth que par d faut.

5. Lors du t l chargement ou de la modification du fichier.

6. Param tres de collection → Vues → Nouvelle vue → Filtres et tris.

7. Ils standardisent le contenu et r duisent les erreurs.

8. Avec Power Automate → flux avec d clencheurs et actions conditionnelles.

9. Power Automate, Power Apps.

10. Cr ation d'un site avec des collections, des vues et des flux d di s.

MODULE 4 PARTAGE ET COLLABORATION

Demandes:

1. Comment rompre l h ritage des autorisations sur une collection ?

2. Quels r les peuvent tre attribu s aux utilisateurs dans une biblioth que de documents ?

3. Comment savoir qui a acc s un fichier ?

4. Comment activer l' dition simultan e (co-cr ation) d'un document ?

5. Comment ajouter un commentaire un document partag ?

6. Comment cr er un lien partageable restreint ?

7. Quelles options de s curit peuvent tre appliqu es un lien partag ?

8. O puis-je trouver les journaux d activit des fichiers et des dossiers ?

9. Quelles activit s peuvent tre surveill es avec le journal d audit ?

Quel est le principal avantage de la co-cr ation en temps r el ?

R ponses :

1. Allez dans G rer l acc s → Avanc → Arr ter l h ritage des autorisations .

2. Lire, modifier, contr le total (selon le r le attribu ).

3. Avec l option V rifier les autorisations dans la collection ou le fichier.

4. En t l chargeant un fichier Word ou Excel sur SharePoint et en le partageant avec une autorisation de modification.

5. En ouvrant le fichier en mode en ligne et en utilisant la fonction Commentaire .

6. S lectionnez le fichier → Partager → Qui peut voir ce lien → choisissez les restrictions.

7. Expiration du lien, d sactivation du t l chargement, mot de passe, acc s limit des personnes sp cifiques.

8. Dans le Centre de conformit → section Audit → D marrer la recherche .

9. Acc s, modification, t l chargement, partage de fichiers.

Il permet plusieurs personnes de travailler simultan ment sur le m me document, avec un suivi des modifications et des commentaires en temps r el.

MODULE 5 ACCESSIBILIT ET MOBILIT

Demandes:

1. Que signifie que SharePoint est une plateforme cloud native ?

2. Comment acc der SharePoint depuis un navigateur ?

3. Quelles sont les tapes pour installer l application mobile SharePoint ?

4. Quelles fonctionnalit s offre l application mobile SharePoint ?

5. Comment synchroniser une biblioth que de documents avec OneDrive ?

6. Comment travailler hors ligne avec des fichiers synchronis s ?

7. Comment puis-je m'assurer que la synchronisation fonctionne dans les deux sens ?

8. Comment le responsive design am liore-t-il l'exp rience utilisateur ?

9. Quels sont les avantages de la synchronisation bidirectionnelle entre SharePoint et OneDrive ?

10. Quels sont les avantages de l acc s mobile pour les quipes en d placement ?

R ponses :

1. Cela signifie que toutes les fonctionnalit s sont disponibles via un navigateur, sans installations locales, et sont toujours jour.

2. Acc dez https://portal.office.com, connectez-vous avec les informations d identification de votre entreprise et s lectionnez SharePoint dans le menu.

3. T l chargez l'application depuis l'App Store ou Google Play, connectez-vous avec votre compte professionnel et parcourez les sites disponibles.

4. Acc dez aux biblioth ques de documents, affichez et modifiez des fichiers, envoyez des notifications , partagez via Teams ou Outlook.

5. Depuis un navigateur, acc dez la biblioth que → cliquez sur Synchroniser → confirmez l ouverture de OneDrive.

6. Rendre le fichier disponible hors ligne depuis l Explorateur de fichiers → modifier → synchronisation automatique une fois de nouveau en ligne.

7. Cr ez un fichier dans le dossier synchronis et v rifiez qu il appara t dans SharePoint ; supprimez un fichier de SharePoint et v rifiez qu il dispara t localement.

8. Adaptez automatiquement la mise en page, les menus et le contenu n'importe quel appareil, am liorant ainsi la lisibilit et la convivialit .

9. Il vous permet de travailler sur des fichiers mis jour m me hors ligne, avec une synchronisation automatique et une protection des autorisations.

10. Il vous permet d'acc der, de modifier et de partager des documents depuis n'importe o , m me sans connexion Internet, tout en maintenant la productivit .

MODULE 6 INT GRATION AVEC MICROSOFT 365

Demandes:

1. Quelles applications Microsoft 365 s int grent nativement SharePoint ?

2. Comment connecter une biblioth que de documents SharePoint un canal Teams ?

3. Comment cr er un flux automatis pour m'avertir lorsqu'un fichier est t l charg ?

4. Comment envoyer une demande d approbation l aide d Outlook ?

5. Comment cr er un tableau de bord dans Power BI connect SharePoint ?

6. Quels sont les avantages de la synchronisation entre SharePoint et OneDrive ?

7. Comment attribuer une t che dans Planner partir de SharePoint ?

8. Comment acc der aux fichiers SharePoint partir d appareils mobiles ?

9. Quels outils sont utilis s pour co-cr er des documents ?

10. Quels sont les avantages de la centralisation des t ches entre Outlook et SharePoint ?

R ponses :

1. quipes, Outlook, OneDrive, Office (Word, Excel, PowerPoint), Power Automate, Power BI, Planificateur.

2. Dans Teams → + → SharePoint → s lectionnez la biblioth que de documents du site.

3. Dans Power Automate → Cr er un flux → d clencher Lorsqu un fichier est cr dans SharePoint → action Envoyer une notification .

4. Dans Outlook → Nouveau message → Approbations → saisissez les destinataires et joignez des fichiers depuis SharePoint.

5. Dans Power BI → Obtenir des donn es → Liste SharePoint Online → s lectionnez la liste → cr ez des visualisations.

6. Il permet un acc s hors ligne, une synchronisation automatique, une protection des autorisations et des mises jour continues des fichiers.

7. Dans SharePoint → ajouter un composant WebPart Planificateur → cr er un lien vers un groupe Outlook → cr er des t ches et attribuer des membres.

8. Via l'application SharePoint ou OneDrive → connectez-vous avec votre compte d'entreprise → naviguez entre les sites et les biblioth ques.

9. Office Online (Word, Excel, PowerPoint) → dition simultan e avec sauvegarde automatique et commentaires.

10. Les t ches attribu es dans SharePoint sont visibles dans Outlook, avec des rappels et des mises jour synchronis s.

MODULE 7 PERSONNALISATION ET MISE EN PAGE

Demandes:

1. Comment ajouter un composant WebPart une page SharePoint ?

2. Quels types de mises en page sont disponibles pour les sections de page ?

3. Comment personnaliser la mise en page graphique d un site SharePoint ?

4. Comment installer une application depuis SharePoint Marketplace ?

5. Quels sont les avantages de l utilisation de composants WebPart modulaires ?

6. Comment int grer un composant d velopp sur mesure ?

7. Quels outils sont utilis s pour le d veloppement personnalis dans SharePoint ?

8. Comment am liorer l exp rience utilisateur gr ce la personnalisation ?

9. Quels sont les avantages de l int gration avec des applications tierces ?

10. Comment v rifier la vue mobile d une page SharePoint ?

R ponses :

1. Cliquez sur Modifier sur la page → + → s lectionnez le composant WebPart souhait (par exemple, Actualit s, Documents, Power BI).

2. Mise en page sur 1, 2 ou 3 colonnes, avec possibilit d'arri re-plans color s et de sections mises en vidence.

3. En ins rant des logos, des couleurs d'entreprise, des images, des ic nes, des titres personnalis s et en organisant les sections en fonction de la priorit .

4. Param tres → Contenu du site → + Nouveau → Applications → SharePoint Store → Ajouter → Configurer et publier.

5. Ils vous permettent de cr er des tableaux de bord dynamiques, d'afficher du contenu jour et d'adapter la page aux besoins de votre quipe .

6. package . sppkg dans le Catalogue d'applications du Centre d'administration → D ployer → Ajouter en tant que composant WebPart.

7. Framework SharePoint, Power Apps, API REST, Power Automate.

8. Am liorez la lisibilit , l acc s rapide l information, l identit visuelle et l engagement des utilisateurs.

9. Ils tendent les fonctionnalit s du site, permettent l int gration avec des outils externes et r pondent des besoins op rationnels sp cifiques.

10. En acc dant depuis un smartphone ou une tablette, en v rifiant l'adaptation automatique de la mise en page et en testant la convivialit via l'application mobile.

MODULE 8 S CURIT ET R LES

Demandes:

1. Quel est le r le de l administrateur SharePoint ?

2. Quels sont les principaux r les dans un site SharePoint ?

3. Comment activer l authentification multifacteur (MFA) ?

4. O sont g r s les identit s et les r les des utilisateurs ?

5. Comment surveiller les activit s suspectes dans SharePoint ?

6. O puis-je trouver les journaux d audit ?

7. Comment limiter l'acc s d'un invit un seul dossier ?

8. Quelles sont les autorisations dont dispose un visiteur par rapport un membre ?

9. Comment cr er un niveau d autorisation personnalis ?

10. Quelles sont les meilleures pratiques en mati re de gestion des r les ?

R ponses :

1. G re les param tres globaux, les autorisations, la s curit , l int gration de Microsoft 365 et la gouvernance de la plateforme.

2. Administrateur, Propri taire, Membre, Invit , Visiteur.

3. Depuis Entra ID (entra.microsoft.com) → Utilisateurs → Authentification multifacteur → Activer MFA.

4. Toujours depuis ID de connexion → R les et administrateurs → Attribuer des r les → V rifier et mettre jour.

5. Via Microsoft Defender (security.microsoft.com) → Incidents et alertes → Enqu ter sur les activit s suspectes.

6. Centre de conformit (compliance.microsoft.com) → Audit → D marrer la recherche → Filtrer par activit et utilisateurs.

7. Cr er un dossier d di → G rer les acc s → Rompre l h ritage → Attribuer des autorisations sp cifiques.

8. Le visiteur peut uniquement visualiser le contenu, sans pouvoir le modifier ni le partager.

9. Param tres du site → Autorisations avanc es → Niveaux d autorisation → Ajouter un nouveau niveau → S lectionner les actions autoris es.

10. Combinez les r les selon vos besoins, configurez des autorisations granulaires, surveillez r guli rement, formez les utilisateurs et documentez chaque modification.

MODULE 9 AUTOMATISATION DES PROCESSUS

Demandes:

1. Comment cr er un flux automatis dans SharePoint ?

2. Quels outils sont utilis s pour personnaliser un formulaire ?

3. Comment g rez-vous les demandes internes avec SharePoint ?

4. Comment configurer les notifications automatiques ?

5. Comment collectez-vous et analysez-vous les commentaires des employ s ?

6. Quels sont les avantages de l int gration avec Power Automate ?

7. Comment surveillez-vous l efficacit des processus automatis s ?

8. Quelles techniques sont utilis es pour r duire les erreurs manuelles ?

9. Comment am liorer les temps de r ponse avec SharePoint ?

10. Comment concevez-vous des solutions personnalis es pour les services ?

R ponses :

1. Acc dez une liste ou une collection → Automatiser → Power Automate → Cr er un flux → d finissez des d clencheurs et des actions → enregistrez et testez.

2. Power Apps → Personnaliser le formulaire → modifier la mise en page, la logique conditionnelle, les champs obligatoires → publier.

3. Cr ez une liste Demandes → ajoutez des colonnes → cr ez un flux pour les affectations et les notifications → affichez dans le tableau de bord.

4. Cr ez un flux avec des d clencheurs sur date ou statut → action Envoyer un e-mail ou Notifier les quipes → conditions logiques → r currence.

5. Utilisez Microsoft Forms connect une liste SharePoint → visualisez les donn es avec Power BI → filtrez et analysez par zone ou score.

6. Il vous permet de connecter SharePoint avec Outlook, Teams, Excel, Planner, en automatisant les approbations, les notifications et les mises jour.

7. Avec les tableaux de bord Power BI connect s SharePoint → visualisez les KPI, les temps de r ponse, les demandes ouvertes → filtrez par quipe ou par p riode.

8. Validations de formulaires, champs obligatoires, flux conditionnels, notifications d'erreurs, journaux d'erreurs, formation des utilisateurs.

9. Attribution automatis e des demandes, notifications instantan es, alertes de d lai , r ponses standard, suivi avec Planner.

10. Analyser les besoins → cr er des formulaires, des flux et des tableaux de bord avec Power Platform → tester avec un groupe pilote → am liorer et documenter.

MODULE 10 INTRANET ET COMMUNICATION INTERNE

Demandes:

1. Comment cr er un site de communication dans SharePoint ?

2. Quels composants WebPart sont utilis s pour publier des actualit s et des v nements ?

3. Comment g rer les politiques d entreprise dans une biblioth que de documents ?

4. Comment organiser les ressources RH et de formation ?

5. Comment personnaliser le contenu pour des groupes sp cifiques ?

6. Quels outils SharePoint propose-t-il pour la recherche avanc e ?

7. Comment cr er une communaut d'entreprise avec des forums de discussion ?

8. Quelles sont les tapes n cessaires pour g rer des v nements d entreprise ?

9. Comment optimiser un intranet pour l'acc s mobile ?

10. Quels sont les avantages de l int gration avec Power Automate ?

R ponses :

1. Depuis SharePoint Home → + Cr er un site → s lectionnez Site de communication → choisissez la mise en page → personnalisez et publiez.

2. Composant Web Actualit s pour les articles et les mises jour, v nements pour les calendriers et les invitations.

3. Cr ation d une biblioth que Politiques d entreprise avec contr le de version, m tadonn es et autorisations en lecture seule.

4. Avec des pages d di es, des biblioth ques de documents de formation, des liens rapides, du contenu mis en vidence et des vid os int gr es.

5. l'aide du ciblage d'audience, des composants WebPart filtr s par utilisateur actuel, des groupes de s curit et des vues personnalis es.

6. Barre de recherche avec filtres de m tadonn es, recherche en texte int gral, suggestions intelligentes et sujets verticaux.

7. En cr ant un sous-site Communaut d'entreprise avec des composants WebPart Discussion ou Yammer , des cat gories et des notifications.

8. Composant WebPart v nements → + Nouvel v nement → saisir les d tails → activer les notifications → se connecter Teams/Outlook.

9. Mise en page r active, tests d'applications mobiles, images optimis es, boutons rapides et r duction des clics.

10. Automatisez les approbations, les notifications, les mises jour de contenu et la gestion des demandes via des workflows.

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Introduction

Utiliser les listes

Utiliser les biblioth ques de documents

Fonctionnalit s communes aux listes et aux biblioth ques

Pages et composants WebPart

Syst me d'autorisations

Navigation et recherche