COURS EN FRANÇAIS

365 ADMINISTRATION - POWER BI

POWER APPS - SHARE POINT - DATA ENTRY

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Diapositives PowerPoint pour accompagner les leçons vidéo.

 

  

VISIONNEZ DES DIAPOSITIVES POWER POINT SUR SHARE POINT
Introduction
Utiliser les listes
Utiliser les biblioth ques de documents
Fonctionnalit s communes aux listes et aux biblioth ques
Pages et composants WebPart
Syst me d'autorisations
Navigation et recherche

TELECHARGEZ ET PARCOUREZ 540 DIAPOSITIVES POWER POINT SUR LE SYST ME MICROSOFT 365 EN CLIC

INDICE

MICROSOFT SHARE POINT ONLINE . 2

 

1. LE POTENTIEL DE L'APPLICATION 2

a) Stockage s curis des informations 3

b) Organisation efficace du contenu 8

c) Partage intelligent et contr l 13

d) Accessibilit depuis n'importe quel appareil 17

e) Am lioration de la productivit 22

f) Faciliter la collaboration entre les membres de l' quipe 27

g) Personnalisation et adaptabilit de la plateforme 31

h) S curit , fiabilit et conformit 36

i) Durabilit et avantages conomiques 40

l) Exemples pratiques d'utilisation de SharePoint Online 45

2. INTERACTIONS AVEC D'AUTRES APPLICATIONS MICROSOFT 365 51

a) Int gration entre SharePoint Online et Microsoft Teams 52

b) Int gration entre SharepPint en ligne et OneDrive 58

c)  Int gration de SharePoint Online et Outlook 64

d) Int gration entre SharePoint Online et Office 68

e) Avantages de l'int gration 74

f) Conclusions 82

3. LES ACTEURS DE SHARE POINT 83

a) L'administrateur SharePoint 84

b) Les propri taires du site 90

c) Membres du site 96

d) Invit s du site 102

e) Les Visiteurs 108

f) Consid rations suppl mentaires et meilleures pratiques 113

4. EXEMPLES D'UTILISATION DANS L'ENTREPRISE 120

a) Gestion de projet 121

b) L'intranet d'entreprise 133

c) Gestion des documents 144

d) Automatisation des processus 154

e) Conclusions 165

5. PLAN D'APPRENTISSAGE. 4 mois (16 semaines - 1 heure par jour) 167

a) Modules d'apprentissage Tableau 167

b) Mod le d'auto- valuation hebdomadaire 168

c) 100 questions de r vision, 10 pour chaque module et r ponses correctes 169

MICROSOFT SHAREPOINT EN LIGNE

1.    LE POTENTIEL DE L'APPLICATION

SharePoint Online est une solution compl te et dynamique pour la gestion des informations d'entreprise dans un contexte moderne. Int gr e la suite Microsoft 365, elle offre des outils avanc s pour stocker, organiser, partager et acc der au contenu, o que vous soyez et sur n'importe quel appareil. La plateforme est con ue pour optimiser la productivit et favoriser la collaboration entre les membres de l' quipe , quelle que soit leur localisation g ographique.

SharePoint Online se distingue par sa capacit r pondre efficacement aux besoins des organisations voluant dans un monde de plus en plus num rique et interconnect . Gr ce son int gration troite avec Microsoft 365, la plateforme surmonte les obstacles traditionnels la gestion de l'information, offrant un environnement centralis o les documents, donn es et ressources sont toujours disponibles, jour et facilement accessibles. Les utilisateurs peuvent collaborer en temps r el sur des projets partag s, modifier simultan ment un m me fichier et suivre les versions et les contributions, sans jamais perdre le contr le sur la qualit et la s curit des donn es.

Les fonctionnalit s de SharePoint Online vont bien au-del du simple stockage de fichiers : la plateforme vous permet de structurer et d'organiser l'information selon la logique la mieux adapt e votre contexte m tier, gr ce des sites, des biblioth ques de documents et des biblioth ques personnalisables. La recherche rapide et intelligente exploite l'indexation du contenu, les m tadonn es et les balises pour fournir des r sultats pr cis, m me dans des environnements complexes et fragment s. Les processus m tier peuvent tre automatis s gr ce des workflows qui simplifient l'approbation, la publication et la distribution du contenu, r duisant ainsi les d lais et les risques d'erreurs manuelles.

La mobilit est un aspect cl de SharePoint Online : la plateforme est enti rement accessible depuis n'importe quel appareil, PC, tablette ou smartphone, garantissant ainsi la continuit op rationnelle m me en d placement ou en d placement professionnel. Des applications d di es rendent la navigation intuitive et adapt e aux besoins des utilisateurs mobiles, sans compromettre la s curit et les performances. Chaque composant de la plateforme est d velopp pour garantir des normes de protection lev es, gr ce des syst mes d'authentification avanc s, des contr les d'acc s et une surveillance constante de l'activit .

Un autre atout de SharePoint Online r side dans son int gration transparente avec les autres applications de la suite Microsoft 365. Teams, Outlook, OneDrive et Power Automate se connectent parfaitement, cr ant un cosyst me num rique o la communication et la collaboration sont fluides et transversales. Les donn es peuvent tre partag es en quelques clics, les t ches sont g r es de mani re fluide et les flux d'informations sont toujours maintenus. Cette interop rabilit facilite la cr ation d'espaces de travail virtuels adapt s aux quipes distribu es , aux projets internationaux et aux structures organisationnelles complexes.

La personnalisation est une autre caract ristique distinctive : SharePoint Online vous permet de personnaliser les sites et portails d'entreprise en fonction de l'identit et des besoins sp cifiques de votre entreprise, offrant ainsi une exp rience utilisateur attrayante et coh rente avec votre culture interne. Gr ce aux outils de d veloppement et aux composants modulaires, vous pouvez tendre les fonctionnalit s, int grer des solutions tierces ou d velopper des applications personnalis es r pondant des processus sp cifiques.

La plateforme prend galement en charge la conformit aux principales r glementations en mati re de protection des donn es et de confidentialit , ce qui la rend id ale pour les secteurs r glement s et les organisations ax es sur la gouvernance de l'information. Reporting, audit et contr le des versions compl tent cette solution qui vise l'excellence dans la gestion des actifs num riques d'entreprise.

En bref, SharePoint Online est bien plus qu un outil de stockage de documents : c est un v ritable environnement num rique de collaboration, d innovation et de croissance, o chacun peut contribuer et acc der la connaissance collective, o qu il soit, en toute s curit et avec une efficacit maximale.

a)    Archivage s r de la information

       Centralisation des donn es : La centralisation des donn es dans SharePoint Online vous permet de cr er un environnement unique o toutes les informations de l'entreprise sont collect es et organis es de mani re structur e. Documents, images, vid os et donn es sont stock s dans des biblioth ques de documents facilement navigables, organis es par projet, service ou domaine. Ce r f rentiel centralis limine la fragmentation des fichiers entre les appareils ou les plateformes, facilitant ainsi la recherche et le partage des ressources. Les utilisateurs autoris s peuvent acc der rapidement au contenu dont ils ont besoin, collaborer en temps r el et garantir la coh rence des informations. La gestion des acc s est flexible : chaque quipe peut disposer d'espaces d di s ou partag s, avec des autorisations personnalis es. La structure modulaire facilite la croissance organisationnelle, permettant l'ajout de nouveaux contenus sans perte d'organisation ni de contr le. SharePoint devient ainsi le centre num rique de l'entreprise, soutenant les processus, la communication et l'innovation.

       Contr le des versions : Un aspect cl de l'archivage s curis est le contr le des versions : dans SharePoint Online, chaque modification apport e un document est automatiquement enregistr e. Ce syst me permet non seulement de savoir qui a effectu les modifications et quand, mais aussi de r cup rer facilement les versions pr c dentes des fichiers si n cessaire. Cela permet de conserver un historique complet et fiable des r visions, garantissant la transparence des processus collaboratifs et facilitant la r cup ration du contenu en cas d'erreur ou de modification ind sirable. Cette fonctionnalit est essentielle dans les contextes professionnels o la tra abilit et la gouvernance des donn es sont des exigences essentielles.

       S curit et conformit  : En mati re de s curit et de conformit , SharePoint Online offre une approche avanc e pour la protection des donn es d'entreprise. Le syst me de stockage int gre le chiffrement en transit et au repos, garantissant la protection des informations chaque tape de leur cycle de vie num rique. Des autorisations granulaires vous permettent de d finir pr cis ment qui peut acc der, consulter ou modifier le contenu, r duisant ainsi consid rablement le risque d'acc s non autoris . Des politiques de conservation configurables sont galement essentielles pour garantir que les donn es sont conserv es uniquement pendant la dur e n cessaire et g r es conform ment aux principales r glementations, telles que le RGPD. La plateforme permet galement de configurer des audits d taill s et des alertes automatiques , facilitant ainsi la surveillance continue des acc s et des modifications, tout en garantissant la confidentialit et la transparence.

       Sauvegarde et restauration : Un aspect souvent n glig , mais strat giquement important, concerne la gestion des sauvegardes et des proc dures de restauration dans SharePoint Online. La plateforme utilise un syst me de sauvegarde automatique fonctionnant en arri re-plan, pr servant en permanence l'int grit des donn es archiv es. Ainsi, tout le contenu h berg sur les sites est r guli rement dupliqu sur des serveurs s curis s, r partis dans des centres de donn es g ographiquement distincts, r duisant ainsi consid rablement le risque de perte due une panne mat rielle, une erreur humaine ou une cyberattaque. En cas d'urgence, comme une suppression accidentelle de fichiers ou une compromission de donn es suite une attaque, les administrateurs peuvent b n ficier de proc dures de restauration rapides et cibl es. SharePoint Online permet de r cup rer les documents supprim s gr ce la corbeille int gr e, qui stocke temporairement les fichiers avant leur suppression d finitive, offrant ainsi une fen tre d'opportunit pour la r cup ration sans faire appel des sp cialistes informatiques. Pour les besoins plus complexes, comme la restauration de biblioth ques de documents ou de sites entiers, Microsoft propose des outils de r cup ration avanc s qui permettent de restaurer l'environnement son tat ant rieur en quelques tapes simples. Ces capacit s de sauvegarde et de r cup ration, combin es une gestion transparente des versions et des autorisations d acc s, garantissent non seulement la continuit des activit s, mais galement la tranquillit d esprit n cessaire pour relever les d fis de la transformation num rique avec la certitude que les actifs d information de l entreprise sont toujours prot g s et facilement r cup rables.

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre utiliser SharePoint Online pour garantir un stockage s curis , tra able et conforme des informations de l'entreprise. Vous apprendrez centraliser les documents dans des biblioth ques structur es, activer le contr le de version pour suivre les modifications, configurer les autorisations de s curit et acc der aux fonctionnalit s de sauvegarde et de restauration. Cet exercice contribue am liorer la gouvernance des documents, r duire les risques de perte de donn es et garantir la conformit r glementaire, faisant de SharePoint un outil de gestion de l'information fiable.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Centraliser les donn es dans une biblioth que de documents 📁

   Connectez-vous https://portal.office.com

   Acc dez SharePoint > s lectionnez votre site d' quipe

   Cliquez sur Contenu du site

   S lectionner + Nouveau > Biblioth que de documents

   Donnez-lui un nom descriptif (par exemple  Archives de contrats  )

   Cliquez sur Cr er

   Ouvrez la collection et cliquez sur Ajouter une colonne

   Cr ez des colonnes telles que  Type de document  ,  Ann e  ,  Responsable 

   Cr ez des vues personnalis es pour filtrer le contenu

   Ajoutez la collection la page d'accueil du site via un composant WebPart

2. Activer le contr le de version 🔁

   Acc der la biblioth que de documents cr e

   Cliquez sur Param tres ( ⚙️ ) > Param tres de la collection

   S lectionnez les param tres de contr le de version

   Activer  Cr er des versions majeures 

   D finir le nombre maximal de versions conserver

   Enregistrer les modifications

   T l charger un fichier et modifier le contenu

   Cliquez sur ... > Historique des versions

   Afficher et restaurer une version pr c dente

   V rifiez que les modifications sont correctement suivies

3. Configuration de la s curit et de la conformit 🔐

   Acc dez Param tres de la collection > Autorisations de la collection

   Cliquez sur Arr ter l'h ritage des autorisations

   Supprimer les utilisateurs non autoris s

   Ajouter des utilisateurs ou des groupes avec des r les sp cifiques (lecture, modification)

   Acc dez https://compliance.microsoft.com

   S lectionner Solutions > Gestion de la conformit

   Cr er une politique de conservation pour la collecte

   D finir la p riode de conservation (par exemple 5 ans)

   Appliquer la politique la collection de documents

   Enregistrer et surveiller l'application des politiques

4. Sauvegarder et restaurer le contenu 💾

   Connectez-vous au centre d'administration SharePoint

   Acc dez Sites actifs > s lectionnez le site

   Cliquez sur Sauvegarder et restaurer (section int gr e Microsoft 365)

   Afficher les options de r cup ration pour les collections et les fichiers

   S lectionnez une collection et cliquez sur Restaurer la collection

   Choisissez une date de r f rence

   Confirmer la restauration

   V rifiez que les fichiers ont t restaur s avec succ s

   Vous pouvez galement utiliser OneDrive > Corbeille pour r cup rer les fichiers supprim s.

   Documenter l'op ration pour les audits internes

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Le service juridique doit stocker les contrats de mani re s curis e et conforme. Cr ez une biblioth que de documents centralis e, activez le contr le des versions pour suivre les modifications, d finissez des autorisations pour limiter l'acc s et configurez une politique de conservation sur cinq ans. En cas d'erreur, utilisez la fonction de restauration pour r cup rer les fichiers.

      📁 Centralisation : SharePoint > Nouvelle biblioth que > Ajouter des colonnes
➡️ Tous les contrats sont stock s dans un emplacement structur .

      🔁 Contr le de version : Param tres de la collection > Contr le de version
➡️ Chaque modification est suivie et r cup rable.

      🔐 S curit : Param tres > Autorisations > Conformit
➡️ Seuls les utilisateurs autoris s peuvent acc der ou modifier.

      💾 R cup ration : Centre d'administration > Sauvegarde et restauration
➡️ Les fichiers supprim s ou modifi s peuvent tre r cup r s.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

   R duisez le risque de perte de donn es gr ce au versioning et la sauvegarde automatique

   Acc s contr l aux documents sensibles gr ce des autorisations granulaires

   Conformit r glementaire assur e avec des crit res de r tention et d'audit

   Centralisation du contenu qui facilite la recherche et l'organisation

   R cup ration rapide en cas d'erreurs ou de suppressions accidentelles

   Suivi des modifications pour l'audit et la responsabilit

   liminez la duplication de fichiers gr ce une gestion centralis e

   Une plus grande efficacit dans les processus d'examen et d'approbation

   R duire l utilisation du courrier lectronique pour le partage de documents

   Soutenir la culture de la cybers curit dans l'entreprise

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

      Archives des contrats juridiques 🧾
Avec un acc s restreint, un versionnage actif et une conservation long terme.

      Gestion des documents ISO 📑
Avec suivi des r visions et sauvegarde automatique pour les audits.

      R f rentiel des politiques d'entreprise 🏢
Partage centralis avec acc s en lecture seule et politiques de conservation.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1.   Comment activer le contr le de version dans une biblioth que de documents ?

2.   O puis-je d finir les autorisations pour restreindre l'acc s aux fichiers ?

3.   Comment appliquer une politique de conservation une collection ?

4.   Quels outils SharePoint propose-t-il pour la r cup ration de fichiers ?

5.   Pourquoi est-il important de centraliser les documents de l entreprise ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris utiliser SharePoint Online pour garantir un stockage s curis et conforme des informations. Vous avez cr une biblioth que de documents centralis e, activ le contr le de version, configur les autorisations et les politiques de conservation, et utilis les fonctionnalit s de sauvegarde et de restauration. Ces pratiques am liorent la s curit , la tra abilit et l'efficacit de la gestion documentaire. Vous tes d sormais en mesure de structurer un syst me de stockage qui prot ge les donn es de l'entreprise et assure la conformit r glementaire.

b)    Organisation efficace de la contenu

       Structure des sites et des biblioth ques : Dans SharePoint, la structure organisationnelle repose sur une hi rarchie d' l ments permettant de fa onner l'architecture de l'information en fonction des besoins de l'entreprise. Au c ur de cette structure se trouvent les sites, qui servent de conteneurs principaux pour les informations et les ressources, chacun tant d di des services, des projets ou des sujets sp cifiques. Chaque site abrite des biblioth ques de documents, des espaces con us pour stocker et partager des fichiers de mani re s curis e et centralis e. Les biblioth ques sont des collections sp cialis es de documents, souvent personnalis es avec des vues, des autorisations et une automatisation bas e sur les flux de travail. Les listes, quant elles, permettent de g rer des donn es structur es, telles que les t ches, les contacts ou les demandes, assurant un suivi rapide et une collaboration entre les membres de l'organisation. Cette division refl te fid lement la structure interne de l'organisation ou de l'entreprise, am liorant la clart , la s curit et l'efficacit de la gestion du contenu num rique.

       Balises et m tadonn es : L'utilisation de balises et de m tadonn es dans SharePoint permet de fournir chaque fichier des informations descriptives suppl mentaires, telles que l'auteur, la date, la cat gorie ou le statut du document. Ces l ments permettent non seulement de filtrer et de trier rapidement le contenu, mais aussi de trouver ce dont vous avez besoin en quelques secondes gr ce une recherche avanc e bas e sur des crit res sp cifiques. En pratique, l'ajout de balises et le remplissage de m tadonn es lors du t l chargement ou de la modification de documents am liorent consid rablement la pr cision et la rapidit de la navigation dans les fichiers de l'entreprise.

       Mod les personnalis s : Dans SharePoint, vous pouvez cr er des mod les de site et de biblioth que pour standardiser les processus et les pr sentations au sein de l'entreprise. Gr ce des mod les pr d finis ou personnalis s, chaque quipe peut lancer de nouveaux espaces de travail avec des structures, des autorisations et des biblioth ques pr d finies en fonction de ses besoins m tier. Cela r duit le temps de configuration, garantit une organisation coh rente des informations et facilite l'adoption de bonnes pratiques communes. Les mod les peuvent inclure des vues personnalis es, des workflows automatiques et des champs de m tadonn es, ce qui vous permet de reproduire facilement les pr sentations les plus efficaces ou conformes aux politiques internes.

       Automatisation organisationnelle : Gr ce aux workflows automatis s disponibles dans SharePoint, vous pouvez d finir des r gles qui guident la cat gorisation et l'archivage syst matiques et coh rents du contenu de l'entreprise. Par exemple, lorsqu'un nouveau document arrive dans une biblioth que, un workflow peut automatiquement lui attribuer des balises, renseigner les m tadonn es, d placer le fichier vers le bon dossier ou envoyer des notifications aux membres de l' quipe concern s . Les r gles sont bas es sur des crit res tels que l'auteur, le type de fichier, la date ou le statut d'approbation, garantissant ainsi que chaque information est trait e conform ment aux politiques de l'entreprise. Cette approche r duit non seulement les erreurs manuelles et acc l re les t ches quotidiennes, mais garantit galement la tra abilit et la conformit des donn es, am liorant ainsi l'efficacit globale de la gestion des documents num riques.

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre structurer et g rer efficacement et grande chelle le contenu de votre entreprise avec SharePoint Online. Vous apprendrez cr er des sites et des biblioth ques de documents pour organiser l'information, utiliser des balises et des m tadonn es pour faciliter la recherche, appliquer des mod les personnalis s pour standardiser le contenu et automatiser la classification et l'archivage avec Power Automate. Cet exercice contribue am liorer la gouvernance des documents, r duire les redondances et accro tre la productivit gr ce une organisation num rique intelligente.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Structure du site et de la collection 🏗️

  Connectez-vous https://portal.office.com

  Acc dez SharePoint > + Cr er un site

  S lectionnez le site de l' quipe

  Entrez le nom et la description du site

  Cliquez sur Cr er

  Acc der au contenu du site

  Cliquez sur + Nouveau > Biblioth que de documents

  Donnez-lui un nom descriptif (par exemple Documentation du projet X )

  Cliquez sur Cr er

  Ajoutez la collection la page d'accueil via le composant WebPart  Vue de la collection 

2. Balises et m tadonn es 🏷️

  Ouvrir la biblioth que de documents

  Cliquez sur Ajouter une colonne

  S lectionnez le type :  Choix  ,  Texte  ,  Date 

  Cr er des colonnes :  Cat gorie  ,  Responsable  ,  Statut 

  Acc dez Param tres de la collection > Param tres avanc s

  Activer l'utilisation de m tadonn es g r es

  Cr ez des vues personnalis es en filtrant par  Cat gorie 

  T l chargez un document et remplissez les m tadonn es

  V rifiez l'affichage dans les vues filtr es

  Ajouter la vue la page d'accueil du site

3. Mod les personnalis s 🧩

  Ouvrez Word/Excel/PowerPoint

  Cr er un document standard (par exemple un mod le de rapport)

  Enregistrer comme mod le (. dotx , . xltx , . potx )

  Acc dez SharePoint > Biblioth que de documents

  Cliquez sur Param tres de la collection > Param tres avanc s

  S lectionnez  Utiliser le mod le 

  T l chargez le fichier mod le dans la collection

  D finir le mod le par d faut pour les nouveaux fichiers

  Cr er un nouveau document en utilisant le mod le

  V rifier la coh rence du format

4. Automatisation de l'organisation ⚙️

  Acc dez https://make.powerautomate.com

  Cliquez sur + Cr er > Flux automatis

  Donnez-lui un nom (par exemple  Classification automatique des documents  )

  Choisir le d clencheur :  Lorsqu'un fichier est cr dans SharePoint 

  S lectionnez la collection de documents

  Ajouter une condition :  Si Cat gorie =   Rapport   

  Ajouter une action :  D placer les fichiers vers le dossier  Rapports   

  Ajouter une action :  Envoyer une notification via Teams 

  Enregistrer et activer le flux

  Tester en t l chargeant un fichier avec les m tadonn es  Rapport 

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une quipe projet souhaite organiser efficacement sa documentation. Cr ez un site d di avec des biblioth ques pour chaque phase du projet, utilisez les m tadonn es pour classer les documents, configurez des mod les de rapport et automatisez la classification avec Power Automate.

      🏗️ Structure : SharePoint > Cr er un site > Cr er une biblioth que
➡️ Chaque tape du projet dispose d'une biblioth que d di e.

      🏷️ M tadonn es : Ajouter une colonne > Param tres avanc s
➡️ Les documents sont facilement filtrables et consultables.

      🧩 Mod les : Param tres de la collection > Utiliser le mod le
➡️ Les rapports sont uniformes et coh rents.

      ⚙️ Automatisation : Power Automate > Flux automatis
➡️ Les documents sont automatiquement archiv s.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

  Organisation de contenu claire et volutive

  Recherche rapide gr ce aux m tadonn es

  Uniformit dans les documents de l'entreprise

  R duction des activit s manuelles

  Un meilleur contr le et une meilleure tra abilit

  Collaboration d' quipe simplifi e

  Acc s instantan l'information

  R duction des erreurs de stockage

  Une plus grande efficacit dans les processus documentaires

  Soutien la normalisation des entreprises

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

  Gestion de projet 🗂️
Chaque projet dispose d'un site avec des collections, des mod les et des flux automatis s.

  Documentation RH 👥
Les formulaires, politiques et rapports sont automatiquement class s et archiv s.

  Archives techniques 🛠️
Les manuels et guides sont organis s par cat gorie et mis jour avec le contr le de version.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1.     Comment cr er une biblioth que de documents dans SharePoint ?

2.     Quels types de m tadonn es sont utiles pour classer le contenu ?

3.     Comment configurer un mod le personnalis pour les documents ?

4.     Quelles actions pouvez-vous automatiser avec Power Automate ?

5.     Comment la structure du site et de la collection am liore-t-elle l organisation ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris structurer efficacement le contenu dans SharePoint Online. Vous avez cr des sites et des biblioth ques, configur des m tadonn es pour la classification, d fini des mod les personnalis s pour la standardisation et automatis l'organisation avec Power Automate. Ces comp tences vous permettent de g rer de grands volumes de documents de mani re organis e, tra able et volutive. Vous tes d sormais capable de concevoir des environnements num riques favorisant la productivit et la collaboration en entreprise.

c)  Partage intelligent et contr l

     Gestion des autorisations : Diff rentes autorisations peuvent tre attribu es des utilisateurs individuels, des groupes, des invit s et des partenaires externes. Cette flexibilit permet, par exemple, d'accorder un acc s en lecture seule certains fichiers certaines personnes, tandis que d'autres participants peuvent b n ficier de droits de modification ou de partage. Les invit s externes peuvent tre invit s avec des autorisations sp cifiques, tandis que des r gles de s curit plus tendues et automatis es peuvent tre appliqu es aux groupes de travail internes. Ainsi, les partenaires et collaborateurs externes ne re oivent que les autorisations strictement n cessaires et limit es dans le temps, garantissant ainsi la confidentialit des informations.

     Collaboration en temps r el : les documents Office peuvent tre modifi s simultan ment par plusieurs personnes, avec la possibilit d'ajouter des commentaires et des suggestions. Cette fonctionnalit de co-r daction en temps r el transforme profond ment la fa on dont les documents sont trait s, permettant plusieurs personnes d'apporter des modifications simultan ment sans avoir attendre leur tour ni envoyer diff rentes versions par e-mail . Chaque modification est imm diatement visible par tous les collaborateurs, qui peuvent voir qui travaille sur quelle partie, r duisant ainsi consid rablement les erreurs et les chevauchements. De plus, l'ajout de commentaires et de suggestions directement dans le document rend la comparaison plus rapide et plus transparente, facilitant ainsi les processus de d cision et les r visions collectives. Ces outils am liorent la qualit de la collaboration et rendent le travail d' quipe plus fluide, partag et tra able .

     Liens partageables : G n rez des liens s curis s pour partager s lectivement des documents et des dossiers, incluant les dates d'expiration et les mots de passe. Cette fonctionnalit vous permet de g n rer des liens uniques et s curis s pour un partage cibl de fichiers et de dossiers, l'int rieur comme l'ext rieur de votre organisation. Pour chaque document ou dossier, vous pouvez choisir de cr er un lien r serv des personnes sp cifiques, des membres de l'entreprise ou, dans certains cas, des utilisateurs externes. SharePoint offre des options avanc es, telles que la d finition d'une date d'expiration et d'un mot de passe pour le lien, garantissant une s curit accrue et un contr le pr cis de la dur e et des modalit s d'acc s au contenu partag . Par exemple, pour partager un dossier de projet avec un fournisseur externe pendant une p riode limit e, il vous suffit de g n rer le lien, de d finir la date d'expiration souhait e et de d finir le mot de passe. Pass ce d lai, le lien sera d sactiv et l'acc s sera automatiquement bloqu . Cette approche vous permet de garder un contr le total sur les informations sensibles et d'adapter le partage vos besoins op rationnels, sans risque de divulgation non autoris e. Chaque lien est tra able et peut tre d sactiv tout moment, garantissant une flexibilit et une protection de la confidentialit maximales.

     Audit et surveillance : SharePoint propose des outils avanc s de suivi de l'activit des documents et des dossiers, permettant aux administrateurs et au personnel de s curit d'obtenir une vue d'ensemble compl te des personnes qui acc dent, modifient ou t l chargent du contenu. Ces fonctionnalit s d'audit permettent de g n rer des rapports d taill s incluant des informations sur la date, l'heure et le type d'action effectu e par chaque utilisateur ou groupe, garantissant ainsi une transparence et une responsabilisation maximales dans la gestion des donn es. De plus, SharePoint peut envoyer des notifications automatiques en cas d'acc s ou de modifications importants, facilitant ainsi la surveillance en temps r el et l'identification rapide des comportements anormaux ou non autoris s. Ce niveau de contr le est particuli rement utile pour se conformer aux politiques de s curit de l'entreprise, aux r glementations en mati re de protection des donn es et aux normes d'audit professionnelles. Toutes les activit s suivies sont facilement accessibles via des interfaces intuitives ou exportables pour analyse approfondie, garantissant ainsi une protection constante de la confidentialit et de l'int grit du contenu partag .

🎯 Objectif de l'exercice

L'objectif est d'apprendre partager du contenu dans SharePoint de mani re s curis e, tra able et collaborative. Vous apprendrez configurer des autorisations pr cises pour les fichiers et les biblioth ques, activer la modification simultan e de documents, g n rer des liens partageables avec restrictions et surveiller l'activit l'aide d'outils d'audit. Cet exercice am liore la s curit des informations, accro t la transparence et facilite la collaboration en temps r el, r duisant ainsi les risques li s une gestion de contenu non contr l e.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Gestion des autorisations 🔐

  Connectez-vous https://portal.office.com

  Acc dez SharePoint > s lectionnez le site

  Ouvrir la biblioth que de documents

  Cliquez sur ... c t du fichier > G rer l'acc s

  Cliquez sur Avanc pour acc der aux autorisations h rit es

  S lectionnez Arr ter l'h ritage des autorisations

  Supprimer les utilisateurs non autoris s

  Ajouter des utilisateurs ou des groupes avec des r les sp cifiques (lecture, modification)

  Enregistrer les modifications

  V rifiez les autorisations avec l' option V rifier les autorisations

2. Collaboration en temps r el 👥

  T l charger un fichier Word ou Excel dans la biblioth que

  Cliquez sur le fichier pour l'ouvrir en ligne

  Partager le fichier avec un coll gue disposant d'une autorisation de modification

  V rifier la pr sence simultan e de plusieurs utilisateurs dans le document

  Ajoutez un commentaire et v rifiez la r ponse en temps r el.

  Utilisez le chat int gr pour communiquer pendant l' dition

  Enregistrer et fermer le document

  Rouvrir pour v rifier les modifications apport es par d'autres

  Acc der l'historique des versions pour voir les r visions

  Restaurer une version pr c dente si n cessaire

3. Liens partageables avec restrictions 🔗

  S lectionnez un fichier dans la collection

  Cliquez sur Partager

  Cliquez sur Qui peut voir ce lien

  S lectionnez  Personnes sp cifiques  ou  Uniquement les personnes de votre organisation 

  option Autoriser la modification si n cessaire

  D finir une date d'expiration pour le lien

  D sactiver le t l chargement si le fichier est sensible

  Cliquez sur Appliquer

  Copiez le lien et envoyez-le via Teams ou Outlook

  V rifier la connexion partir d'un autre compte

4. Audit et suivi 📊

  Acc dez https://compliance.microsoft.com

  S lectionnez Audit dans le menu lat ral

  Cliquez sur D marrer la recherche

  Filtrer par activit  :  Fichiers consult s  ,  Fichiers modifi s  ,  Partage de fichiers 

  D finir la plage de dates

  Entrez le nom du fichier ou le nom d'utilisateur

  D marrer la recherche

  Exporter les r sultats vers Excel

  Analyser qui a consult ou modifi le fichier

  Conservez le rapport pour tout audit interne

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

L' quipe juridique doit partager un projet de contrat avec le service commercial pour r vision. Le document est t l charg sur SharePoint, avec des autorisations limit es aux membres de l' quipe commerciale disposant d'un acc s en lecture seule. Un lien partageable est g n r et expire dans sept jours. L' quipe juridique surveille l'activit pour v rifier qui a consult le fichier et quand.

  🔐 Autorisations : Collection > G rer l'acc s > Avanc
➡️ Seule l' quipe commerciale peut consulter le fichier.

  👥 Collaboration : Ouvrir les fichiers dans Word Online > Partager
➡️ Les commentaires et les modifications sont visibles en temps r el.

  🔗 Lien partageable : Partager > Personnes sp cifiques > Expire
➡️ Le lien expire et emp che le t l chargement.

  📊 Surveillance : Centre de conformit > Audit > Recherche
➡️ L' quipe juridique v rifie qui a ouvert le dossier.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

  Partage de documents s curis et contr l

  Collaboration simultan e sans duplication de fichiers

  Tra abilit des activit s pour l'audit et la reddition de comptes

  R duire l'utilisation des e-mails et des pi ces jointes

  Une plus grande transparence dans les processus d'examen

  Acc s rapide et cibl au contenu

  Prot gez les donn es sensibles avec des liens expirants

  Contr le granulaire des autorisations d'acc s

  Notifications automatiques pour les modifications et les acc s

  Soutien la conformit r glementaire et la gouvernance

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

  R vision du contrat ⚖️
Partagez des brouillons avec des clients ou des services internes avec un acc s et une tra abilit limit s.

  Collaboration marketing 📣
Travaillez en temps r el sur des pr sentations et des brochures avec l' quipe cr ative .

  R partition des politiques d'entreprise 🏢
Partagez des documents avec des liens expirants et suivez qui les a lus.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1.       Comment modifier les autorisations de fichiers dans SharePoint ?

2.       Quelles options SharePoint propose-t-il pour cr er des liens partageables s curis s ?

3.       Comment savoir qui a consult ou modifi un fichier ?

4.       Comment la collaboration en temps r el am liore-t-elle l efficacit ?

5.       O puis-je acc der au Centre de conformit d'audit avanc ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris partager des documents dans SharePoint de mani re intelligente et contr l e. Vous avez configur des autorisations personnalis es, activ la collaboration en temps r el, cr des liens partageables avec restrictions et surveill l'activit l'aide d'outils d'audit. Ces fonctionnalit s vous permettent de travailler de mani re s curis e, transparente et efficace, en gardant le contr le sur les personnes qui acc dent au contenu et le modifient. Vous pouvez d sormais g rer le partage de documents dans SharePoint avec pr cision et pr cision.

d)    Accessibilit depuis n'importe quel appareil

     Plateforme cloud native : plus besoin d'installations locales : toutes les fonctionnalit s sont accessibles directement depuis un navigateur web. Acc dez vos contenus et outils de collaboration depuis n'importe quel PC, tablette ou smartphone en vous connectant simplement. Cette flexibilit garantit la continuit de vos activit s, m me en d placement, et vous permet d'acc der, de modifier et de partager vos fichiers tout moment et en tout lieu. Les informations sont toujours synchronis es et jour gr ce l'infrastructure cloud, r duisant ainsi le risque de perte de donn es ou de versions obsol tes. L'interface intuitive et les options de s curit avanc es garantissent une exp rience fiable, tant pour les employ s au bureau que pour les t l travailleurs. L'absence de contraintes mat rielles permet galement une adoption rapide et une gestion centralis e, simplifiant ainsi l'informatique d'entreprise.

     Application mobile d di e : L'application SharePoint Mobile est con ue pour offrir aux utilisateurs toutes les fonctionnalit s, m me en d placement. Gr ce une interface simple et intuitive, elle vous permet d'acc der aux sites, biblioth ques de documents et contenus d'entreprise en quelques clics . La modification des fichiers est imm diate, en ligne comme hors ligne, garantissant ainsi une flexibilit maximale. Des notifications en temps r el vous informent des mises jour, des partages et des demandes de collaboration. Vous pouvez t l charger de nouveaux documents, prendre des photos et les enregistrer directement dans vos espaces de travail. Le moteur de recherche int gr facilite la recherche rapide d'informations. Enfin, la s curit est assur e par une authentification avanc e et une gestion centralis e des autorisations.

     Synchronisation avec OneDrive : L'int gration transparente entre SharePoint et OneDrive vous permet de synchroniser facilement les biblioth ques de documents de votre entreprise directement sur votre appareil. Vous pouvez ainsi travailler sur vos fichiers m me sans connexion Internet : chaque modification effectu e localement est automatiquement t l charg e et mise jour sur la plateforme d s que l'appareil est nouveau connect . Cette fluidit entre le cloud et le local garantit non seulement la disponibilit permanente des donn es, mais aussi leur s curit , gr ce au contr le automatique des versions et la possibilit de restaurer les versions pr c dentes des documents. De plus, la synchronisation s lective vous permet de choisir les dossiers ou fichiers conserver hors ligne, optimisant ainsi l'espace de stockage et s'adaptant aux besoins de chaque utilisateur ou quipe .

     Design adaptatif : chaque page et chaque composant web est toujours lisible et utilisable, quelle que soit la taille de l' cran ou l'appareil. Que ce soit sur un ordinateur de bureau, une tablette ou un smartphone, le contenu s'adapte automatiquement pour un confort visuel et fonctionnel optimal. Les l ments tels que les menus, les images et les tableaux s'adaptent dynamiquement, liminant ainsi le besoin de zoomer ou de faire d filer horizontalement. Cette flexibilit permet chacun de travailler avec la m me efficacit , au bureau comme en d placement. La convivialit reste lev e, m me avec les mises jour ou les nouvelles fonctionnalit s, garantissant une exp rience utilisateur coh rente. L'acc s et la collaboration sont ainsi toujours simples et imm diats pour toute l' quipe.

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre utiliser SharePoint Online en d placement et depuis n'importe quel appareil, en tirant parti de sa conception cloud native. Les utilisateurs apprendront acc der au contenu de l'entreprise depuis un navigateur, installer et configurer l'application mobile, synchroniser les biblioth ques de documents avec OneDrive pour un acc s hors ligne et tester l'adaptabilit de l'interface sur les appareils mobiles. Cet exercice contribue garantir la continuit des activit s, la flexibilit du travail et une collaboration efficace, m me en d placement.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Acc s la plateforme cloud native ☁️

  Acc dez https://portal.office.com

  Connectez-vous avec les identifiants de votre entreprise

  Cliquez sur SharePoint dans le menu des applications

  quipe ou un site de communication

  Naviguer dans les biblioth ques de documents

  Ouvrir un fichier directement dans le navigateur

  V rifiez qu'aucun logiciel local n'est n cessaire

  Essayez de modifier un document Word ou Excel en ligne

  Enregistrer et fermer le fichier

  Assurez-vous que vos modifications sont galement visibles sur d autres appareils.

2. Installation et utilisation de l'application mobile 📱

  Ouvrir App Store (iOS) ou Google Play (Android)

  Rechercher dans Microsoft SharePoint

  Installez l'application sur votre appareil mobile

  Ouvrez l'application et connectez-vous avec votre compte professionnel

  Parcourir les sites disponibles

  Ouvrir une biblioth que de documents

  Afficher un fichier PDF ou Word

  Partager le fichier via Teams ou Outlook

  Ajoutez le site vos favoris pour un acc s rapide

  les notifications push pour les mises jour

3. Synchroniser avec OneDrive 🔄

  Depuis un navigateur, acc dez une biblioth que de documents

  Cliquez sur Synchroniser (ic ne avec deux fl ches)

  Confirmer l'ouverture de OneDrive

  Attendez que la synchronisation d marre

  application OneDrive sur votre PC

  Acc dez au dossier synchronis

  Faites un clic droit sur un fichier > Rendre disponible hors ligne

  Modifiez le fichier m me sans connexion

  Se reconnecter Internet

  V rifiez que les modifications sont synchronis es

4. Tester le responsive design 📲

  Acc der SharePoint depuis un navigateur mobile

  Naviguer dans les pages du site

  V rifier l'adaptation automatique du contenu

  Ouvrir une biblioth que de documents

  Afficher un fichier Word ou PDF

  Essayez de modifier un fichier partir d'un navigateur mobile

  V rifiez la lisibilit des menus et des composants WebPart

  Faites pivoter votre appareil pour tester la vue paysage

  Ajouter un commentaire un document

  Assurez-vous que l'exp rience est fluide et coh rente

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une responsable commerciale en d placement a besoin d'acc der une pr sentation mise jour. Elle utilise l'application mobile SharePoint pour ouvrir le site de l' quipe , synchronise la biblioth que de supports marketing avec OneDrive et met le fichier n cessaire disposition hors ligne. Lors de la r union client, elle ouvre le fichier depuis sa tablette, m me sans connexion internet.

  ☁️ Acc s cloud natif : portal.office.com > SharePoint
➡️ Acc dez au contenu depuis n'importe quel appareil.

  📱 Application mobile : App Store / Google Play > Microsoft SharePoint
➡️ Offre une interface optimis e pour les mobiles.

  🔄 Synchronisation : Biblioth que > Synchronisation > OneDrive
➡️ Les fichiers sont galement disponibles hors ligne.

  📲 Responsive design : Navigation sur navigateur mobile
➡️ L'interface s'adapte automatiquement l' cran.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

  Acc s continu au contenu de l'entreprise depuis n'importe o

  Possibilit de travailler hors ligne avec synchronisation automatique

  Collaboration en temps r el m me en d placement

  R duire la d pendance des appareils sp cifiques

  Une plus grande flexibilit pour les travailleurs en d placement ou travaillant distance

  Interface coh rente sur ordinateur, tablette et smartphone

  Notifications push pour les mises jour importantes

  R duction des d lais de r ponse et de d cision

  Une plus grande autonomie pour les quipes de terrain

  Accompagnement la continuit des activit s dans n'importe quel contexte

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

  Techniciens en d placement 🛠️
Ils acc dent aux manuels et aux listes de contr le depuis les tablettes m me hors ligne gr ce la synchronisation.

  Publicit s en d placement 🚗
Ils consultent les offres et les pr sentations directement depuis l'application mobile lors des visites clients.

  Les managers travaillent domicile 🧑 ‍ 💼
Ils g rent les documents et les approbations partir de smartphones, maintenant ainsi la productivit partout.

❓ Questions d'auto- valuation

1.     Comment synchroniser une biblioth que de documents avec OneDrive ?

2.     Quels sont les avantages de l application mobile SharePoint ?

3.     Comment rendre un fichier disponible hors ligne ?

4.     Comment le responsive design am liore-t-il l'exp rience utilisateur ?

5.     Pourquoi SharePoint est-il consid r comme une plateforme cloud native ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris exploiter les fonctionnalit s de SharePoint pour acc der au contenu de l'entreprise depuis n'importe quel appareil. Vous avez explor l'acc s par navigateur, l'application mobile, la synchronisation OneDrive et le responsive design. Ces comp tences vous permettent de travailler de mani re flexible, m me hors ligne, tout en maintenant votre productivit en toutes circonstances. Vous avez vu comment ces fonctionnalit s s'appliquent des situations concr tes telles que les voyages d'affaires, le t l travail et les r unions hors site. Vous tes d sormais capable de configurer et d'utiliser SharePoint pour garantir un acc s continu et s curis vos documents d'entreprise.

e)    Am lioration de la productivit

     Int gration Microsoft 365 : SharePoint s'int gre parfaitement l' cosyst me Microsoft 365, optimisant la collaboration et la productivit des groupes de travail. Teams permet le chat, les appels vid o et le partage de fichiers directement depuis les espaces SharePoint. Gr ce Outlook, vous pouvez g rer les calendriers et v nements partag s li s aux sites d' quipe . Planner vous permet de planifier et de suivre les t ches assign es, de visualiser les ch ances et les priorit s dans une interface unique. Power Automate automatise les notifications, les rapports et les processus d'approbation, r duisant ainsi les erreurs et les temps d'arr t. L'int gration OneDrive facilite la synchronisation et le partage s curis s des documents. Tous les flux de travail sont centralis s, simplifiant la gestion quotidienne et am liorant la collaboration interservices.

     Flux de travail automatis s : Gr ce aux flux de travail automatis s, SharePoint simplifie les t ches r p titives comme la r vision des documents, la soumission et la gestion des demandes d'approbation, et la communication rapide des ch ances. Ces automatisations r duisent le recours aux interventions manuelles, minimisent les risques d'erreurs et liminent les goulots d' tranglement. Gr ce des outils comme Power Automate, vous pouvez configurer des r gles personnalis es qui d clenchent des notifications, des affectations de t ches ou des mouvements de fichiers, garantissant ainsi que chaque tape du flux de travail est toujours r alis e temps et de mani re transparente pour tous les membres de l' quipe .

     Tableaux de bord et rapports : Gr ce aux composants WebPart interactifs de SharePoint, vous pouvez cr er des tableaux de bord dynamiques qui regroupent des donn es provenant de listes, de biblioth ques de documents, de Power BI ou d'autres sources int gr es. Graphiques, tableaux et indicateurs cl s de performance (KPI) s'affichent en temps r el, offrant un aper u imm diat de l'avancement du projet et des activit s cl s. Les utilisateurs peuvent filtrer, explorer et personnaliser les donn es selon leurs besoins op rationnels. Les rapports automatis s permettent de suivre les objectifs, d'identifier les probl mes potentiels et de mettre en uvre rapidement des mesures correctives. Des informations constamment mises jour garantissent des d cisions plus rapides et plus clair es. Les tableaux de bord sont galement accessibles depuis les appareils mobiles, garantissant un acc s fluide aux donn es o que vous soyez.

     Moteur de recherche avanc  : Le moteur de recherche avanc de SharePoint est un outil essentiel l'efficacit de l'entreprise, gr ce sa capacit indexer rapidement les fichiers, les conversations, les images et les donn es structur es. Les utilisateurs peuvent appliquer des filtres pour affiner les r sultats par auteur, date, type de document ou projet sp cifique, ce qui leur permet de gagner un temps pr cieux dans leurs recherches quotidiennes. Des suggestions intelligentes s'inspirent des habitudes personnelles et collectives, anticipent les besoins d'information et sugg rent des ressources d j utilis es. L'int gration avec Microsoft Graph am liore encore la pertinence des r sultats en connectant les informations connexes de Teams, Outlook et OneDrive. De plus, la recherche s mantique permet de trouver du contenu l'aide de mots-cl s, de synonymes ou d'expressions apparent es. Tout cela se d roule dans un environnement s curis qui prot ge la confidentialit et respecte les autorisations d'acc s. Ainsi, chacun peut trouver rapidement ce dont il a besoin, favorisant une collaboration plus fluide et clair e.

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre exploiter SharePoint comme plateforme de production int gr e Microsoft 365. Vous apprendrez connecter SharePoint Excel, Teams et Power BI pour cr er des tableaux de bord dynamiques, cr er des workflows automatis s avec Power Automate, utiliser le moteur de recherche avanc pour trouver rapidement du contenu et int grer des outils comme Outlook pour une collaboration fluide. Cet exercice permet de r duire les t ches manuelles, d'am liorer la visibilit des donn es et d'acc l rer l'acc s l'information, augmentant ainsi l'efficacit op rationnelle.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Int gration avec Microsoft 365 🔗

  Connectez-vous https://portal.office.com

  Acc dez SharePoint > s lectionnez un site

  Ouvrir une biblioth que de documents

  Cliquez sur Ouvrir dans Excel pour modifier directement les fichiers

  Cliquez sur Partager > Copier le lien > Coller dans Teams

  Ajouter le site SharePoint en tant qu'onglet dans un canal Teams

  Connectez un calendrier Outlook votre site l'aide d'un composant WebPart

  Int grez un formulaire Microsoft dans la page d'accueil de votre site

  Connecter une liste SharePoint Planner pour la gestion des t ches

  Enregistrez et testez l'interaction entre les applications

2.     Flux de travail automatis s ⚙️

1)     Acc dez https://make.powerautomate.com

2)     Cliquez sur + Cr er > Flux automatis

3)     Donnez-lui un nom (par exemple  Notification de t l chargement de fichier  )

4)     Choisir le d clencheur :  Lorsqu'un fichier est cr dans SharePoint 

5)     S lectionnez la collection de documents

6)     Ajouter une action :  Envoyer une notification via Teams 

7)     Ajouter une action :  Cr er une t che dans le planificateur 

8)     Ajouter une condition :  Si le fichier contient  rapport  dans son nom 

9)     Enregistrer et activer le flux

10)  Tester en t l chargeant un fichier dans la collection

3.     Tableau de bord et rapports 📊

  Ouvrez Power BI Desktop

  Cliquez sur Obtenir des donn es > Plus > Liste SharePoint Online

  Entrez l'URL du site SharePoint

  S lectionnez la liste analyser

  Cr er des visualisations (graphiques, tableaux, KPI)

  Personnaliser les filtres et les champs

  Enregistrer le rapport

  Publier sur le service Power BI

  Int grer le rapport dans SharePoint l'aide des composants WebPart Power BI

  V rifier la mise jour automatique des donn es

4.     Moteur de recherche avanc 🔍

  Acc dez SharePoint > Barre de recherche

  Saisissez des mots cl s (par exemple,  rapport des ventes 2024  )

  Cliquez sur Afficher plus de r sultats

  Filtrer par type de fichier (PDF, Excel, Word)

  Filtrer par auteur ou date de modification

  Trier les r sultats par pertinence ou par date

  Enregistrer la recherche en tant que vue personnalis e

  Ajouter la vue la page d'accueil du site

  Essayez de rechercher un document sp cifique

  V rifiez l'exactitude des r sultats

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

L' quipe commerciale souhaite suivre l'avancement des affaires et automatiser les notifications. Elle cr e une liste SharePoint avec les donn es, la connecte Power BI pour visualiser l' tat d'avancement en temps r el et met en place un flux qui envoie une notification via Teams d s qu'une nouvelle affaire est ajout e. Les membres de l' quipe utilisent la recherche avanc e pour trouver rapidement les documents associ s.

  🔗 Int gration : SharePoint > Excel > Teams > Formulaires
➡️ Tous les outils Microsoft 365 fonctionnent ensemble.

  ⚙️ Flux automatis : Power Automate > Nouveau flux
➡️ Automatisez les notifications et r duisez le travail manuel.

  📊 Tableau de bord : Power BI > Liste SharePoint Online
➡️ Visualisez les performances de vos offres en temps r el.

  🔍 Recherche avanc e : SharePoint > Filtres et vues
➡️ Trouvez rapidement des fichiers et des informations pertinents.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

  R duction des activit s manuelles et r p titives

  Acc s rapide aux donn es et documents jour

  Visualisation claire des performances de l'entreprise

  Collaboration transparente entre les outils Microsoft 365

  Automatisation des processus d cisionnels

  Plus de transparence et de tra abilit

  Gagnez du temps dans la recherche de contenu

  Personnaliser les tableaux de bord pour chaque quipe

  Notifications en temps r el pour les v nements critiques

  Accompagnement des d cisions rapides et clair es

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

  Bureau des achats 🛒
Automatisez les approbations des demandes d achat et g n rez des rapports mensuels avec Power BI.

  quipe RH 👥
Partagez des formulaires et des politiques via SharePoint, avec des notifications automatiques pour les r visions.

  Gestion de projet 📅
Suivez l'avancement du projet avec des tableaux de bord int gr s et des flux de mise jour automatiques.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1. Comment cr er un flux automatis dans SharePoint ?
2. Quels outils Microsoft 365 s int grent SharePoint ?
3. Comment connecter une liste SharePoint Power BI ?
4. Quels sont les avantages de la recherche avanc e ?
5. Comment les flux de travail automatis s am liorent-ils la productivit ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris utiliser SharePoint pour am liorer votre productivit gr ce l'int gration avec Microsoft 365, la cr ation de flux automatis s, la g n ration de tableaux de bord et l'utilisation du moteur de recherche avanc e. Vous avez vu comment connecter SharePoint Excel, Teams et Power BI pour un travail fluide et centralis . Vous avez cr des flux avec Power Automate pour r duire les t ches manuelles et am liorer la communication. Vous avez utilis la recherche avanc e pour trouver rapidement du contenu pertinent. Ces comp tences vous aident travailler plus efficacement, prendre des d cisions plus rapidement et mieux collaborer avec votre quipe .

f)      les membres de l' quipe

       Sites d' quipe : Ce sont des espaces num riques d di s o chaque groupe de travail peut s'organiser efficacement. Ces espaces permettent de stocker et de partager des documents, garantissant ainsi un acc s permanent aux versions les plus r centes. Des calendriers partag s facilitent la coordination des v nements, des r unions et des ch ances, vitant ainsi les chevauchements et les oublis. La gestion des activit s s'effectue gr ce des listes de t ches int gr es, l'attribution de t ches sp cifiques aux membres de l' quipe et le suivi de l'avancement des projets. Les forums de discussion facilitent les changes et le partage d'id es, favorisant un dialogue structur . Chaque espace est personnalisable avec des outils et des configurations adapt s aux besoins sp cifiques du groupe. La collaboration est ainsi simple, transparente et toujours align e sur les objectifs communs.

       Co-cr ation en temps r el : Sur SharePoint, plusieurs personnes peuvent modifier simultan ment un m me document Word, Excel ou PowerPoint en temps r el et visualiser instantan ment les modifications des autres. Chaque contribution est automatiquement enregistr e, vitant ainsi les conflits et les crasements. Les curseurs et s lections des autres utilisateurs sont visibles, facilitant la collaboration sans perdre le fil du travail. Vous pouvez laisser des commentaires, sugg rer des r visions et suivre l'historique des modifications. Cette fonctionnalit acc l re la r vision des fichiers et r duit consid rablement le risque d'erreurs ou de doublons. Le syst me vous informe en temps r el des activit s des autres collaborateurs, vous permettant ainsi de coordonner efficacement vos actions. La co-cr ation transforme la productivit des quipes , simplifiant et s curisant la collaboration num rique.

       Communications cibl es : Les annonces, publications et actualit s parviennent instantan ment tous les membres ou certains groupes. Cette fonctionnalit permet une gestion efficace de l'information, garantissant que chaque communication parvienne aux bonnes personnes au bon moment. Les administrateurs peuvent choisir de publier des annonces sur la page d'accueil du site ou d'envoyer des notifications cibl es uniquement des quipes ou groupes de projet sp cifiques . Cela vite la surcharge de messages pour les personnes non directement impliqu es et permet de se concentrer sur l'essentiel. Les actualit s peuvent inclure des pi ces jointes multim dias, des liens rapides et des appels l'action personnalis s. Les publications sont facilement commentables, favorisant un dialogue ouvert entre les participants. Le syst me de notifications en temps r el garantit des communications rapides et toujours tra ables. Tout cela contribue une collaboration plus cibl e, engageante et productive.

       Espaces de collaboration projet : La gestion de projet s'appuie sur des espaces de collaboration d di s, con us pour offrir un environnement structur et centralis o chaque quipe peut collaborer. Ces espaces incluent des outils de suivi de t ches intuitifs permettant d'attribuer, de suivre et de mettre jour facilement les t ches, des r f rentiels de documents pour stocker en toute s curit les fichiers et les supports de travail, et un calendrier d taill des activit s qui suit chaque tape du projet. Chaque membre peut acc der rapidement aux informations cl s, suivre l'avancement et contribuer en temps r el l'atteinte des objectifs communs. L'int gration avec les outils de communication et les notifications automatiques garantit que chacun est constamment inform et impliqu , favorisant une collaboration fluide et transparente tout au long du projet.

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre utiliser SharePoint Online pour cr er des environnements collaboratifs efficaces. Vous apprendrez cr er un site d' quipe pour centraliser les documents et les t ches, permettre la modification simultan e de fichiers, publier des communications cibl es sur la page d'accueil du site et structurer des espaces de projet d di s. Cet exercice am liore la transparence, le partage d'informations et la productivit des groupes de travail, r duisant la dispersion du contenu et favorisant la collaboration en temps r el.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Cr er un site d' quipe 🏗️

  Connectez-vous https://portal.office.com

  Acc dez SharePoint > + Cr er un site

  S lectionnez le site de l' quipe

  Entrez le nom et la description du site

  des membres de l' quipe

  Cliquez sur Suivant puis sur Terminer

  Personnalisez votre page d'accueil avec le bouton Modifier

  Ajouter des composants WebPart :  Documents  ,  Activit s  ,  Actualit s 

  Enregistrer et publier la page

  Partagez le lien du site Web avec l' quipe

2. Co-cr ation en temps r el 👥

  T l charger un fichier Word ou Excel dans la biblioth que de documents

  Cliquez sur le fichier pour l'ouvrir en ligne

  Partagez le fichier avec les autres membres de l' quipe

  V rifier la pr sence simultan e de plusieurs utilisateurs dans le document

  Ajouter des commentaires ou des modifications

  Voir les changements en temps r el

  Enregistrer et fermer le fichier

  Rouvrir pour v rifier les modifications apport es par d'autres

  Acc der l'historique des versions

  Restaurer une version pr c dente si n cessaire

3. Communications cibl es 📢

  page d'accueil du site de l' quipe

  Cliquez sur Modifier

  Ajouter un composant WebPart  Actualit s 

  Cliquez sur + Ajouter une actualit

  Saisissez le titre et le contenu (par exemple, mise jour du projet)

  Ajouter des images ou des liens vers des documents

  Enregistrer et publier les nouvelles

  Activer les notifications pour les membres de l' quipe

  V rifiez l'affichage sur la page d'accueil

  Partagez le lien d'actualit via Teams ou Outlook

4. Espace de collaboration pour les projets 📂

  Aller + Nouvelle page

  Choisissez une mise en page deux colonnes

  Saisissez le titre (par exemple Projet marketing du 3e trimestre )

  Ajouter le composant WebPart  Planificateur  pour les activit s

  Ajouter un composant WebPart  Documents partag s 

  Ajouter le composant WebPart  Conversations Teams 

  Ins rer des liens vers des fichiers ou des modules associ s

  Enregistrer et publier la page

  Ajouter la page la barre de navigation

  Partagez la page avec les membres du projet

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

L' quipe communication lance une nouvelle campagne. Elle cr e un site web d' quipe pour centraliser les ressources, permettre la co-cr ation de pr sentations, publier des mises jour hebdomadaires sur la page d'accueil du site et cr er une page projet d di e avec documents, ch ances et rapports.

  🏗️ Site d' quipe : SharePoint > + Cr er un site > Site d' quipe
➡️ Centralisez les fichiers, les t ches et les communications.

  👥 Co-cr ation : Ouvrir des fichiers dans Word Online > Partager
➡️ Permet une dition simultan e et une collaboration transparente.

  📢 Communications : Accueil > Modifier > Composant WebPart Actualit s
➡️ Rend les mises jour et les messages importants visibles.

  📂 Espace projet : Nouvelle page > Planificateur + quipes
➡️ Organisez les t ches, les fichiers et les tableaux de bord dans une seule vue.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

  Centralisation du contenu et des activit s

  Collaboration simultan e sans duplication de fichiers

  Des communications visibles et tra ables pour toute l' quipe

  Acc s rapide aux documents et outils du projet

  R duire l'utilisation des e-mails et des pi ces jointes

  Une plus grande transparence dans les flux de travail

  membres de l' quipe

  Suivre les modifications et les versions

  Facilit de mise jour et de partage des informations

  Soutien la gestion de projet agile

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

  quipe de d veloppement logiciel 💻
Gestion du backlog, documentation technique et mises jour de sprint en un seul endroit.

  Bureau des communications internes 📰
Espaces pour campagnes internes, avec supports partag s et mises jour hebdomadaires.

  Groupes de projets interfonctionnels 🤝
Centralisez les fichiers, les t ches et les rapports accessibles tous les membres.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1.     site d quipe dans SharePoint ?

2.     Quels sont les avantages de la co-cr ation en temps r el ?

3.     Comment publier un message cibl sur la page d'accueil de votre site Web ?

4.     Quels outils pouvez-vous int grer dans un espace de collaboration de projet ?

5.     Comment SharePoint am liore-t-il la collaboration en quipe ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris utiliser SharePoint pour faciliter la collaboration entre les membres de votre quipe . Vous avez cr un site d' quipe , activ la co-cr ation pour travailler ensemble sur des documents, publi des communications cibl es sur la page d'accueil du site et organis des espaces de projet d di s. Ces fonctionnalit s vous permettent de centraliser l'information, d'am liorer la communication et d'accro tre la productivit . Vous tes d sormais capable de concevoir des environnements collaboratifs efficaces et dynamiques dans SharePoint.

g)    Personnalisation et adaptabilit de la plateforme

       Composants Web modulaires : Ces outils flexibles vous permettent d'enrichir vos pages SharePoint de mani re dynamique et personnalis e. Ces modules compl mentaires permettent d'ins rer des graphiques interactifs pour la visualisation des donn es, des listes dynamiques pour organiser les informations et des formulaires num riques pour collecter les donn es des utilisateurs. Vous pouvez int grer les actualit s de l'entreprise en temps r el, les flux sociaux pour optimiser la collaboration et des espaces d di s aux annonces. Les composants WebPart vous permettent galement de pr senter des tableaux de bord r capitulatifs, des calendriers partag s, des biblioth ques de documents et des liens rapides vers des ressources utiles. Chaque l ment peut tre d plac , redimensionn ou configur selon les besoins de votre quipe . Ainsi, chaque site SharePoint devient un environnement de travail personnalis , fonctionnel et toujours jour.

       Personnalisation des mises en page : Chaque site peut tre personnalis avec des logos, des couleurs d'entreprise et des l ments graphiques personnalis s. Les mises en page personnalis es vous permettent d'adapter visuellement chaque site SharePoint aux besoins et l'identit de votre organisation. Vous pouvez ins rer des logos d'entreprise pour renforcer votre marque , adapter la palette de couleurs vos couleurs d'entreprise et ajouter des banni res ou des l ments graphiques pour rendre l'environnement de travail plus attrayant. Les polices de caract res peuvent tre s lectionn es pour garantir la coh rence et la lisibilit , tandis que les sections de page peuvent tre organis es selon les priorit s op rationnelles de votre quipe . Des l ments graphiques personnalis s aident orienter les utilisateurs et am liorer l'exp rience de navigation. Chaque modification contribue cr er une atmosph re num rique unique et reconnaissable, favorisant le sentiment d'appartenance et la collaboration entre les membres de la communaut d'entreprise.

       March des applications : Int grez des applications tierces pour tendre les fonctionnalit s de la plateforme. L'App Marketplace est un atout majeur de SharePoint, permettant d'int grer facilement des solutions tierces pour tendre et personnaliser les fonctionnalit s de la plateforme. Gr ce un catalogue riche et en constante volution, vous pouvez ajouter des applications favorisant la collaboration, la gestion documentaire avanc e, la planification de projets ou le partage d'informations innovant. L'int gration de ces applications vous permet de r pondre des besoins op rationnels sp cifiques, de rationaliser les processus et de rendre chaque espace de travail encore plus efficace et personnalis pour votre organisation.

       D veloppement sur mesure : Les d veloppeurs peuvent cr er des solutions personnalis es gr ce aux API, Power Apps et SharePoint Framework. Gr ce ces fonctionnalit s de d veloppement personnalis , SharePoint devient une plateforme extr mement polyvalente, capable de r pondre des besoins organisationnels sp cifiques allant au-del des fonctionnalit s standard. Les d veloppeurs peuvent cr er des workflows automatis s, des tableaux de bord interactifs, des solutions d'int gration avec des syst mes externes (tels qu'un ERP ou un CRM) et personnaliser les processus d'approbation. Gr ce aux API, des services peuvent tre impl ment s et communiquer en temps r el avec d'autres applications m tier, garantissant ainsi des mises jour synchronis es et une gestion centralis e des donn es. Power Apps permet de cr er rapidement des applications personnalis es, galement accessibles depuis des appareils mobiles, tandis que SharePoint Framework offre des outils avanc s pour enrichir l'exp rience utilisateur gr ce des composants web modernes, compatibles avec les meilleures pratiques de d veloppement. Ainsi, chaque organisation peut fa onner ses environnements num riques pour optimiser ses workflows, am liorant ainsi la productivit , la collaboration et la coh rence avec les objectifs m tier.

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre personnaliser un site SharePoint pour l'adapter aux besoins sp cifiques d' une quipe ou d'un projet. Vous apprendrez utiliser des composants WebPart modulaires pour ajouter du contenu dynamique, modifier la mise en page pour am liorer la lisibilit , installer des applications du Marketplace pour tendre les fonctionnalit s et int grer des composants personnalis s. Cet exercice vous aidera transformer SharePoint en une plateforme flexible et interactive, compatible avec vos processus m tier.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Ajout de composants WebPart modulaires 🧩

  Connectez-vous https://portal.office.com

  Acc dez SharePoint > s lectionnez un site

  Cliquez sur Modifier sur la page d'accueil

  Cliquez sur + pour ajouter un nouveau composant WebPart

  S lectionnez un composant WebPart (par exemple,  Actualit s  ,  Documents  ,  Activit s  ,  Power BI  )

  Configurer le composant WebPart (par exemple, s lectionner la collection ou la liste afficher)

  Faites glisser le composant WebPart vers l'emplacement souhait

  Ajoutez plusieurs composants WebPart pour cr er un tableau de bord

  Cliquez sur Publier pour enregistrer vos modifications

  V rifiez l'affichage sur ordinateur et mobile

2. Personnaliser les mises en page 🧱

  Toujours en mode dition , cliquez sur une section de la page

  S lectionner la disposition des sections

  Choisissez entre des mises en page 1, 2 ou 3 colonnes

  Ajoutez des sections avec des arri re-plans color s pour mettre en vidence le contenu

  Ins rer des en-t tes et des titres pour chaque section

  Ajoutez des images ou des ic nes pour am liorer la lisibilit

  Utilisez le composant WebPart Texte pour les descriptions ou les instructions

  R organiser les sections en les faisant glisser

  Cliquez sur Aper u pour v rifier le r sultat

  Cliquez sur Publier

3. Installation d'applications depuis la Marketplace 🛒

  Acc dez Param tres ( ⚙️ ) > Contenu du site

  Cliquez sur + Nouveau > Application

  Cliquez sur SharePoint Store

  Rechercher une application (par exemple, Calendrier partag , Formulaire de commentaires )

  Cliquez sur Ajouter

  Attendre l'installation

  Retour la page d'accueil du site

  Cliquez sur Modifier > + > s lectionnez l application install e

  Configurez l'application selon les instructions

  Publier la page

4. Int gration du d veloppement personnalis 🧑 ‍ 💻

  Connectez-vous au centre d'administration SharePoint

  Acc der au catalogue d'applications

  T l charger un package .sppkg d velopp avec SharePoint Framework

  Cliquez sur Distribuer

  Retourner au site SharePoint

  Acc dez Contenu du site > + Nouveau > Application

  S lectionnez l'application personnalis e install e

  Ajoutez-le votre page d'accueil via un composant WebPart

  Tester la fonctionnalit du composant

  Documenter l'int gration pour l' quipe informatique

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

L' quipe RH souhaite cr er un portail interne pour g rer les communications et les documents. Elle personnalise la mise en page avec des sections color es, ajoute des composants WebPart pour les actualit s, les documents et les t ches, installe une application pour g rer les demandes de cong s et int gre un formulaire personnalis pour les commentaires des employ s.

  🧩 Composant WebPart : Accueil > dition > + > Actualit s, Documents, Activit s
➡️ Permet d'afficher du contenu dynamique et jour.

  🧱 Mise en page : dition > Disposition des sections > Colonnes + Couleurs
➡️ Am liore la lisibilit et l'organisation visuelle.

  🛒 Application Marketplace : Param tres > Contenu du site > Boutique
➡️ tend les fonctionnalit s du site avec des outils pr ts l'emploi.

  🧑 ‍ 💻 D veloppement personnalis : Application Catalogue > T l charger .sppkg
➡️ Int grez des solutions sur mesure pour des besoins sp cifiques.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

  Cr er des interfaces intuitives et personnalis es

  Acc s rapide au contenu et aux outils pertinents

  R duire la d pendance aux volutions ext rieures

  Un plus grand engagement des utilisateurs finaux

  Adaptabilit aux diff rents d partements et projets

  Int gration transparente avec les outils Microsoft 365

  Mises jour du contenu en temps r el

  Optimis pour l'affichage sur ordinateur et mobile

  Extensibilit via des applications et des composants personnalis s

  Accompagnement la digitalisation des processus m tiers

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

  Portail RH 👥
Avec des composants WebPart pour les politiques, les formulaires, les calendriers de vacances et les applications de demandes.

  Tableau de bord des ventes 📊
Disposition personnalis e avec graphiques Power BI, rapports Excel et notifications.

  Espace projet informatique 💻
D veloppement personnalis pour la billetterie interne et le suivi des activit s.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

  Comment ajouter un composant WebPart une page SharePoint ?

  Quelles mises en page sont disponibles pour personnaliser une page ?

  Comment installer une application depuis SharePoint Marketplace ?

  Quels sont les avantages de l int gration de composants personnalis s ?

  Comment la personnalisation am liore-t-elle l exp rience utilisateur ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris personnaliser un site SharePoint l'aide de composants WebPart modulaires, de mises en page flexibles, d'applications Marketplace et de composants personnalis s. Vous avez appris cr er une interface adapt e aux besoins de votre quipe , am liorer l'accessibilit du contenu et int grer des outils avanc s. Ces comp tences vous permettent de transformer SharePoint en une plateforme dynamique, volutive et centr e sur l'utilisateur. Vous tes d sormais capable de concevoir des environnements num riques personnalis s qui favorisent la productivit et l'innovation de votre entreprise.

h)    S curit , fiabilit et conformit

       Authentification multifacteur : Il offre une protection suppl mentaire aux connexions d'entreprise en exigeant des utilisateurs qu'ils fournissent plusieurs justificatifs d'identit pour acc der aux ressources num riques. Outre un mot de passe traditionnel, le syst me peut exiger un code temporaire envoy par SMS ou g n r par une application d'authentification. Cette double v rification r duit consid rablement le risque de vol d'identifiants et d'acc s non autoris , m me en cas de compromission du mot de passe. La configuration de l'authentification multifacteur peut tre g r e de mani re centralis e par l'administrateur informatique, qui peut imposer des politiques plus restrictives pour des groupes ou des utilisateurs individuels en fonction de la sensibilit des donn es. L'int gration avec Microsoft 365 et Azure Active Directory permet d' tendre cette s curit toutes les applications connect es, offrant ainsi une exp rience utilisateur fluide et s curis e. L'adoption de l'authentification multifacteur repr sente ainsi une norme fondamentale pour la s curit des informations dans les environnements cloud modernes, conforme aux r glementations sur la protection des donn es et aux meilleures pratiques internationales.

       Gestion des identit s : Optimisez votre efficacit gr ce l'int gration avec Azure Active Directory. Cette solution vous permet de g rer les utilisateurs et les groupes depuis une console unique et centralis e, facilitant ainsi l'attribution des autorisations et la d finition de r les sp cifiques pour chaque projet ou secteur d'activit . Les processus d'int gration et de d sint gration sont rapides et s curis s, avec la possibilit d'automatiser l'acc s aux ressources en fonction des profils utilisateur. Chaque modification d'identit est instantan ment synchronis e sur toutes les applications Microsoft 365 connect es, garantissant coh rence et contr le. Les administrateurs peuvent surveiller l'activit des utilisateurs et r agir rapidement en cas d'anomalie. L'int gration vous permet galement d'appliquer des politiques de s curit avanc es, telles que la gestion des mots de passe et l'acc s conditionnel. Cet cosyst me unifi garantit une gestion volutive et la conformit aux r glementations en vigueur.

       Surveillance des menaces : SharePoint int gre des syst mes avanc s de protection contre les logiciels malveillants et le  fishing  qui prot gent en permanence les donn es et documents de l'entreprise contre les cyberattaques. Le moteur d'analyse d tecte et bloque les fichiers infect s avant leur partage ou leur t l chargement. Les fonctionnalit s anti-fishing identifient les tentatives de fraude et les attaques via des e-mails ou des liens suspects, alertant imm diatement les utilisateurs concern s. Toutes les activit s sont surveill es en temps r el et des notifications automatiques sont envoy es en cas de d tection de menaces. L'int gration avec Microsoft Defender renforce encore la s curit en centralisant la gestion des alertes et les actions de r ponse. Des rapports d taill s permettent aux administrateurs d'analyser les risques et de prendre des mesures pr ventives cibl es. Cette approche proactive garantit un environnement de travail num rique s curis , conforme aux normes de protection des donn es les plus strictes.

       Journal d'audit : C'est un outil fondamental pour la s curit et la transparence des activit s num riques. Il fournit un enregistrement d taill de toutes les actions des utilisateurs, telles que les connexions, les modifications de documents, les t l chargements et les partages. Ce journal permet aux administrateurs de surveiller qui a fait quoi et quand, facilitant ainsi les audits r guliers et les enqu tes rapides en cas de suspicion de violation. Les donn es enregistr es sont accessibles via des rapports avanc s, utiles pour garantir la conformit aux r glementations et aux politiques internes. Le journal d'audit permet galement l'analyse des incidents de s curit , fournissant une trace pr cise des activit s effectu es. Cette fonctionnalit contribue pr venir les abus et prot ger les ressources de l'entreprise, favorisant ainsi un environnement num rique s curis et contr l .

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre configurer et utiliser les fonctionnalit s de s curit avanc es de SharePoint et Microsoft 365 pour prot ger les donn es de l'entreprise. Vous apprendrez activer l'authentification multifacteur (MFA), g rer les identit s et les r les l'aide de l'ID de connexion (anciennement Azure AD), surveiller les activit s suspectes avec Microsoft Defender et consulter les journaux d'audit pour en assurer la tra abilit . Cet exercice contribue renforcer la protection des informations, pr venir les acc s non autoris s et garantir la conformit r glementaire.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Activer l'authentification multifacteur (MFA) 🔐

  Connectez-vous https://entra.microsoft.com

  Acc dez Utilisateurs > Tous les utilisateurs

  Cliquez sur Authentification multifacteur

  S lectionnez les utilisateurs prot ger

  Cliquez sur Activer MFA

  Confirmer l'activation

  Dites aux utilisateurs de terminer la configuration

  V rifiez le statut MFA pour chaque utilisateur

  Activer l'enregistrement MFA conditionnel si n cessaire

  Enregistrer et fermer

2. Gestion des identit s et des r les 👤

  partir de l'identifiant de connexion, acc dez R les et administrateurs

  Recherchez des r les tels que Administrateur SharePoint ou Lecteur global

  Cliquez sur un r le > Attribuer

  S lectionnez l'utilisateur ou le groupe

  D finir la dur e de la mission (si temporaire)

  Sauvegarder

  Acc dez Utilisateurs > s lectionnez un utilisateur

  V rifier les r les attribu s

  Supprimer les r les qui ne sont plus n cessaires

  Modifications du document pour l'audit

3. Surveillance des menaces avec Microsoft Defender 🛡️

  Acc dez https://security.microsoft.com

  Acc der aux incidents et alertes

  Filtrer par SharePoint ou Office 365

  Cliquez sur un incident pour voir les d tails

  Analyser les activit s suspectes (par exemple, t l chargements en masse, acc s partir d'adresses IP inhabituelles)

  V rifiez les utilisateurs impliqu s

  Prendre des mesures correctives (par exemple, r voquer l acc s, r initialiser le mot de passe)

  Ajouter des notes l'incident

  Fermer l'incident une fois r solu

  Exporter le rapport pour la documentation

4. Afficher les journaux d audit 📊

  Acc dez https://compliance.microsoft.com

  Acc dez Audit > D marrer la recherche

  S lectionnez les activit s surveiller (par exemple,  Fichiers supprim s  ,  Connexions chou es  )

  D finir la plage de dates

  Entrez le nom du fichier ou le nom d'utilisateur

  D marrer la recherche

  Voir les r sultats

  Exporter vers Excel

  Analyser les actions enregistr es

  Archiver le rapport pour les inspections futures

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Un administrateur informatique doit renforcer la s curit des sites SharePoint d'entreprise. Activez l'authentification multifacteur pour tous les employ s, attribuez des r les sp cifiques pour limiter les privil ges, surveillez les acc s anormaux avec Microsoft Defender et consultez les journaux d'audit pour identifier l'auteur de la suppression d'un document sensible.

  🔐 MFA : ID de connexion > Utilisateurs > Authentification multifacteur
➡️ Prot ge les comptes contre les acc s non autoris s.

  👤 Gestion des r les : ID de connexion > R les et administrateurs
➡️ Restreindre les privil ges en fonction des responsabilit s.

  🛡️ Surveillance des menaces : Microsoft Defender > Incidents
➡️ Identifiez les comportements suspects en temps r el.

  📊 Journal d'audit : Centre de conformit > Audit
➡️ Suivez toutes les actions li es la s curit .

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

  Protection proactive des comptes et des donn es sensibles

  Contr le pr cis des privil ges et des responsabilit s

  D tection pr coce des activit s anormales

  Tra abilit compl te des actions sur les fichiers et les sites

  R duire le risque de violation et de perte de donn es

  Assistance la conformit r glementaire (par exemple RGPD)

  Une plus grande confiance dans l'environnement num rique de l'entreprise

  Automatisation des contr les de s curit

  Acc s centralis aux journaux et aux alertes

  Meilleure gestion des urgences informatiques

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

  Contr le d'acc s dans les environnements r glement s 🏥
MFA obligatoire et journaux d'audit pour garantir la conformit au RGPD ou la HIPAA.

  Gestion des r les dans les quipes distribu es 🌍
R les diff renci s pour les utilisateurs internes et externes dans les projets collaboratifs.

  Surveillance continue dans les environnements de haute s curit  🔒
Utilisation de Defender pour SharePoint pour d tecter les t l chargements en masse ou les connexions partir d'adresses IP suspectes.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1.     Comment activer l authentification multifacteur pour mes utilisateurs ?

2.     Quels r les peuvent tre attribu s dans l ID de connexion pour SharePoint ?

3.     O puis-je voir les alertes de s curit SharePoint ?

4.     Comment filtrer les journaux d audit pour des activit s sp cifiques ?

5.     Pourquoi est-il important de surveiller les identit s et les privil ges ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris configurer et utiliser les fonctionnalit s de s curit avanc es de SharePoint et Microsoft 365. Vous avez activ l'authentification multifacteur pour s curiser les acc s, g r les identit s et les r les pour contr ler les privil ges, surveill les menaces avec Microsoft Defender et consult les journaux d'audit pour garantir la tra abilit . Ces comp tences vous permettent de renforcer la s curit , d'am liorer la conformit et de pr venir les incidents. Vous tes d sormais capable de prot ger le contenu SharePoint de mani re proactive et professionnelle.

i)      Durabilit et avantages conomiques

       R duire les co ts informatiques : Gr ce SharePoint Online, les entreprises peuvent se passer de la gestion de serveurs physiques sur site, r duisant ainsi les co ts li s l'achat, l'installation et la maintenance du mat riel. Microsoft g re l'infrastructure, garantissant une fiabilit maximale et des mises jour constantes sans interruption d'activit . Ce mod le r duit galement les co ts nerg tiques et les investissements dans la s curit des donn es physiques. Le personnel informatique peut ainsi se concentrer sur des activit s plus forte valeur ajout e, comme le d veloppement de solutions m tier innovantes, plut t que sur la r solution des probl mes techniques quotidiens. De plus, l' volutivit du cloud permet d'adapter les ressources aux besoins r els de l'organisation, vitant ainsi le gaspillage et optimisant les budgets. Globalement, l'adoption de SharePoint repr sente un choix strat gique pour am liorer l'efficacit op rationnelle et favoriser une gestion plus durable et moderne des actifs num riques.

       Mises jour automatiques : Elles constituent l'un des principaux avantages de SharePoint Online. La plateforme b n ficie de nouvelles fonctionnalit s, d'am liorations de l'exp rience utilisateur et de correctifs de s curit en continu, sans intervention manuelle du service informatique. Cela garantit non seulement une s curit maximale contre les menaces mergentes, mais aussi un acc s imm diat aux derni res innovations technologiques. Les mises jour sont effectu es en arri re-plan, sans interruption des op rations ni perturbation pour les utilisateurs. Cette approche r duit les risques li s aux versions obsol tes et permet aux entreprises de maintenir la plateforme toujours conforme aux meilleures pratiques. SharePoint reste ainsi une solution dynamique et fiable, id ale pour ceux qui recherchent efficacit et continuit .

       volutivit : L'un de ses principaux atouts r side dans sa conception pour s'adapter facilement la croissance de votre organisation, sans n cessiter de refontes co teuses de l'infrastructure informatique. Vous pouvez rapidement ajouter de nouveaux utilisateurs, augmenter l'espace de stockage ou g rer un nombre croissant de documents et de processus, tout en maintenant des normes de performance et de s curit lev es. Cette flexibilit vous permet de r agir rapidement aux pics saisonniers de charge de travail, aux nouvelles initiatives commerciales ou aux changements de structure interne, garantissant ainsi la continuit op rationnelle et la pr visibilit des co ts. De plus, la gestion centralis e facilite le contr le des ressources et des autorisations, m me dans les environnements complexes et distribu s. Ainsi, SharePoint s'adapte parfaitement aux besoins dynamiques des entreprises modernes, accompagnant leur volution sans limites techniques ou op rationnelles.

       Impact environnemental r duit : L'adoption de SharePoint Online et des technologies cloud pr sente des avantages environnementaux significatifs. En liminant le besoin de centres de donn es d'entreprise et de serveurs physiques sur site, la consommation d' lectricit et les missions de CO₂ li es au refroidissement et l'exploitation des infrastructures traditionnelles sont consid rablement r duites . Les principaux fournisseurs de cloud, comme Microsoft, investissent dans des centres de donn es de plus en plus performants, aliment s par des nergies renouvelables. Cette approche permet aux entreprises de contribuer activement leurs objectifs de d veloppement durable tout en minimisant leur empreinte carbone. La gestion centralis e et l' volutivit du cloud r duisent galement le gaspillage des ressources, optimisant la consommation nerg tique en fonction des besoins r els. Dans un contexte mondial o la conscience environnementale est cruciale, choisir SharePoint, c'est adopter une solution num rique responsable qui soutient la croissance des entreprises tout en pr servant la plan te.

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est de comprendre comment SharePoint Online, en tant que plateforme cloud native, contribue la durabilit environnementale et l'efficacit conomique. Les utilisateurs apprendront identifier les fonctionnalit s permettant de r duire les co ts informatiques (comme la suppression des serveurs sur site), exploiter les mises jour automatiques pour maintenir la plateforme jour, adapter facilement l'environnement aux besoins de l'entreprise et valuer l'impact environnemental positif de la num risation des processus. Cet exercice contribue d velopper une conscience strat gique de l'utilisation intelligente des technologies cloud.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. V rifiez la nature cloud native de SharePoint ☁️

  Connectez-vous https://portal.office.com

  Acc dez SharePoint et s lectionnez un site existant

  Assurez-vous que l'URL commence par https://<tenant>.sharepoint.com

  Ouvrez un fichier Word ou Excel directement dans votre navigateur

  Modifiez et enregistrez le fichier sans installer Office

  V rifier la synchronisation automatique avec OneDrive

  Acc der au m me fichier depuis un autre appareil

  Confirmer que les modifications sont visibles

  Conclure que l environnement est enti rement cloud natif

2. V rifiez les mises jour automatiques 🔄

  Connectez-vous https://admin.microsoft.com

  Acc der au centre de messages

  Filtrer par cat gorie : Mises jour des produits

  Lire les notes de publication de SharePoint

  V rifiez que les mises jour sont g r es par Microsoft

  Afficher l'historique des mises jour r centes

  D couvrez si SharePoint se met jour automatiquement

3. Extension de capacit ( volutivit ) 📈

  Connectez-vous au centre d'administration SharePoint

  Acc der aux sites actifs

  S lectionnez un site > cliquez sur Stockage

  Voir l'espace utilis et disponible

  Cliquez sur Modifier les limites de stockage

  Augmenter l'espace disponible pour le site

  Enregistrer les modifications

  Assurez-vous que l'expansion est imm diate

  Conclure que la plateforme est volutive la demande

4. Analyse d'impact environnemental 🌱

  Acc dez https://sustainability.microsoft.com

  Connectez-vous avec votre compte professionnel

  Consultez les rapports de durabilit

  Recherchez la section  Durabilit du Cloud 

  Analyser les donn es de r duction de CO₂

  T l charger le rapport en PDF

  Partagez-le avec votre quipe informatique ou ESG

  Conclure que SharePoint contribue la durabilit

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une entreprise d cide de migrer toute sa documentation papier vers SharePoint afin de r duire ses co ts d'impression et de stockage. L'administrateur :

  ☁️ D couvrez la nature native du cloud en acc dant SharePoint partir d un navigateur et en modifiant des fichiers en ligne.

  🔄 Recherchez les mises jour automatiques dans le centre de messages d administration Microsoft 365.

  📈  largit l'espace de stockage pour accueillir de nouveaux documents sans mat riel suppl mentaire.

  🌱 Consultez les rapports environnementaux pour mesurer l impact positif de la digitalisation.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

  R duisez les co ts informatiques en liminant les serveurs physiques

  Aucune interruption op rationnelle due aux mises jour manuelles

  Extension de stockage instantan e sans investissement mat riel

  Acc dez au contenu depuis n'importe quel appareil, n'importe o

  R duire l'impact environnemental et soutenir les objectifs ESG

  Une plus grande efficacit dans la gestion des documents

  Collaboration simplifi e entre quipes distribu es

  R duisez les temps de sauvegarde et de r cup ration

  Une s curit accrue gr ce une gestion centralis e

  Accompagnement la transformation num rique des entreprises

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

  Num risation des archives RH 👥
limination des dossiers papier, conomie d'impression et d'espace physique.

  Gestion des documents juridiques ⚖️
Stockage cloud avec versionnage automatique et acc s s curis .

  Expansion rapide pour des projets temporaires 🚀
Cr ez des sites SharePoint volutifs pour les quipes de projet sans frais fixes.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1.     Comment savoir si SharePoint est natif du cloud ?

2.     O puis-je v rifier les mises jour automatiques de la plateforme ?

3.     Comment tendre l'espace de stockage d'un site ?

4.     Quels avantages conomiques offre l volutivit du cloud ?

5.     Comment SharePoint contribue-t-il la durabilit environnementale ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris utiliser SharePoint Online pour obtenir des avantages conomiques et environnementaux. Vous avez v rifi que la plateforme est cloud-native, qu'elle contr le les mises jour automatiques, qu'elle adapte l'espace de stockage et que vous avez consult des rapports de d veloppement durable. Ces fonctionnalit s r duisent les co ts informatiques, am liorent l'efficacit op rationnelle et soutiennent les objectifs ESG. Vous avez vu comment appliquer ces pratiques dans des contextes concrets, comme la num risation d'archives ou la gestion de projets temporaires. Vous pouvez d sormais exploiter SharePoint comme un outil strat gique pour une gestion durable et volutive des ressources num riques.

j)      Exemples pratiques d'utilisation de SharePoint Online

       Portails de communication interne : Gr ce la communication interne mise en uvre avec SharePoint Online, les organisations peuvent cr er un environnement num rique partag o l'information circule de mani re structur e et constamment mise jour. Actualit s de l'entreprise, communications officielles, politiques internes et supports de formation sont publi s dans un espace unique et accessible tous les collaborateurs, favorisant ainsi la transparence et le sentiment d'appartenance. Les portails prennent en charge la diffusion de vid os, de guides et de ressources multim dias, facilitant la formation continue et la diffusion rapide des nouvelles informations. Gr ce des notifications cibl es et des espaces th matiques, chacun trouve facilement ce dont il a besoin pour mieux travailler et collaborer avec ses coll gues. La possibilit d'interagir avec le contenu, de commenter et de donner son avis favorise une communication bidirectionnelle et encourage la participation active. SharePoint devient ainsi le centre n vralgique de la vie num rique de l'entreprise, garantissant ordre, s curit et accessibilit . L'exp rience utilisateur reste intuitive, personnalisable et volutive en fonction des besoins de croissance.

       Gestion avanc e des documents : Il vous permet d'appliquer des r gles de publication personnalis es, garantissant que seul le contenu mis jour et approuv est accessible l'organisation. Chaque document peut tre soumis des flux de r vision automatiques, avec un suivi d taill des modifications et des approbations, garantissant transparence et responsabilit chaque tape du cycle de vie. Les processus d'archivage r pondent des normes de s curit et de conformit r glementaire strictes, permettant un stockage ordonn des fichiers et une tra abilit imm diate. Gr ce des syst mes d'audit int gr s, toute l'activit des documents est enregistr e et facilement accessible via des rapports avanc s. Cette structure permet d'emp cher les acc s non autoris s et de r pondre rapidement aux demandes d'audit ou d'enqu te interne. L'automatisation des processus r duit les erreurs humaines et acc l re les d lais op rationnels. SharePoint est donc l'outil id al pour une gestion documentaire efficace, conforme et fiable.

       Collaboration interminist rielle : Avec SharePoint Online, la collaboration entre les diff rents services atteint des niveaux d'efficacit et de transparence in gal s. La plateforme offre des espaces partag s o diff rents groupes de travail peuvent coordonner des projets, changer des documents et suivre l'avancement des t ches en temps r el. Gr ce des outils tels que des listes, des calendriers et des espaces de discussion d di s, chaque quipe contribue au succ s des initiatives communes, vitant ainsi gaspillages et doublons. Des notifications intelligentes et la possibilit d'assigner des t ches sp cifiques facilitent le suivi des responsabilit s et des ch ances. Toutes les donn es et mises jour restent centralis es et accessibles, offrant une vue d'ensemble claire et partag e. SharePoint transforme ainsi la collaboration entre les services en un processus fluide et int gr , capable de soutenir la croissance et l'innovation de l'entreprise.

       Gestion des ressources humaines : Gr ce SharePoint Online, la gestion des ressources humaines devient plus efficace et intuitive. Gr ce des portails d di s, les collaborateurs peuvent soumettre leurs commentaires de mani re anonyme et structur e, favorisant ainsi un climat d' coute et d'am lioration continue. L'int gration num rique permet aux nouveaux arrivants d'acc der facilement aux proc dures, aux supports de formation et aux documents essentiels, pour une int gration rapide et fluide. Les avantages sociaux, les politiques et les mises jour r glementaires sont publi s dans un espace unique et centralis , garantissant transparence et acc s imm diat. Des notifications automatiques permettent chacun d' tre inform en permanence des nouveaut s, tandis que la gestion des autorisations prot ge la confidentialit des informations sensibles. SharePoint rationalise ainsi les processus RH et cr e un environnement d'entreprise plus coh rent et moderne.

       Automatisation des flux de travail : Gr ce cette fonctionnalit , les processus tels que l'approbation des d penses, les cong s, les achats et les demandes d'assistance sont g r s num riquement, r duisant ainsi consid rablement les d lais de traitement et les erreurs manuelles. Les demandes peuvent tre soumises via des formulaires intelligents, automatiquement achemin es aux responsables concern s et suivies chaque tape. Des notifications rapides informent toutes les personnes concern es de l' tat d'avancement des demandes, garantissant transparence et tra abilit . L'int gration avec Outlook et Teams permet d'approuver ou de rejeter directement depuis les applications utilis es au quotidien, rendant le processus fluide et accessible m me depuis les appareils mobiles. Les donn es collect es sont centralis es et facilement analys es pour optimiser les proc dures et identifier les points am liorer. SharePoint transforme ainsi la gestion des autorisations en une exp rience simple, fiable et conforme aux politiques de l'entreprise.

       Gestion des connaissances : SharePoint Online permet la cr ation et la gestion de v ritables centres de connaissances, accessibles et actualisables dans toute l'organisation. Les bases de donn es FAQ permettent de retrouver facilement les r ponses aux questions fr quemment pos es, r duisant ainsi les temps de recherche et am liorant la productivit . Les forums de discussion encouragent l' change d'id es, la r solution collaborative des probl mes et le partage d'exp riences entre coll gues de tous les services. Les r f rentiels de bonnes pratiques rassemblent des proc dures, des lignes directrices et des conseils prouv s, facilitant ainsi la diffusion rapide du savoir-faire de l'entreprise. Gr ce des autorisations granulaires, chacun peut participer en fonction de son r le, pr servant ainsi la confidentialit des informations sensibles. L'int gration avec des outils de recherche avanc s vous permet de localiser rapidement le contenu pertinent, contribuant ainsi cr er une culture d'entreprise ax e sur la formation continue et le d veloppement des talents internes.

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre concevoir et utiliser SharePoint Online comme plateforme num rique int gr e pour soutenir les activit s op rationnelles concr tes. L'utilisateur sera guid travers la cr ation d'un portail de communication interne, la configuration d'une gestion documentaire avanc e avec m tadonn es et gestion des versions, la cr ation d'espaces collaboratifs entre services, l'automatisation des processus RH et la construction d'une base de connaissances d'entreprise. Cet exercice vise d velopper des comp tences pratiques pour am liorer la productivit , la transparence et le partage des connaissances au sein de l'organisation.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Cr er un portail de communication interne 📰

   Connectez-vous https://portal.office.com

   Acc dez SharePoint > + Cr er un site

   S lectionner un site de communication

   Entrez le nom et la description

   Choisissez la mise en page  Sujet 

   Cliquez sur Cr er

   Acc dez la page d'accueil du site > cliquez sur Modifier

   Ajouter des composants WebPart :  Actualit s  ,   v nements  ,  Contacts  ,  Documents 

   Personnaliser les couleurs et les en-t tes

   Cliquez sur Publier pour rendre le portail visible

2. Mettre en place une biblioth que avanc e de documents RH 📁

   Acc dez Contenu du site > + Nouveau > Biblioth que de documents

   Donnez-lui un nom (par exemple Documents RH )

   Ouvrez la collection > cliquez sur Ajouter une colonne

   Cr er des colonnes :  Type de document  ,  Ann e  ,  Responsable 

   Acc dez Param tres de la biblioth que > Param tres de contr le de version

   Activer les limites de version et de conservation

   D finir des autorisations sp cifiques pour l' quipe RH

   Cr er des vues filtr es par type de document

   Ajouter la collection la page d'accueil du site

   Tester le t l chargement et la modification d'un fichier

3. Cr ez une page de collaboration interd partementale 🤝

   Aller + Nouvelle page

   Choisissez une mise en page deux colonnes

   Saisissez le titre (par exemple Projet RH-IT )

   Ajouter le composant WebPart  Planificateur  pour les activit s

   Ajouter le composant WebPart  Conversations Teams 

   Ajouter un composant WebPart  Documents partag s 

   Ajouter le composant WebPart  Calendrier 

   Ins rer des liens vers des fichiers ou des modules associ s

   Cliquez sur Publier

   Partagez la page avec les services concern s

4. Automatisez un flux de travail RH avec Power Automate ⚙️

   Acc dez https://make.powerautomate.com

   Cliquez sur + Cr er

   S lectionnez le flux automatis

   Donnez-lui un nom (par exemple Approbation du contrat RH )

   Choisir le d clencheur :  Lorsqu'un fichier est cr dans SharePoint 

   S lectionnez la collection Documents RH

   Ajouter une action :  Envoyer l approbation par e-mail 

   Ajouter une action :  Envoyer une notification Teams 

   Ajouter une action :  D placer les fichiers vers un dossier approuv  

   Enregistrer et activer le flux

5. Cr er une base de connaissances d entreprise 📚

   Acc dez Contenu du site > + Nouveau > Biblioth que de documents

   Donnez-lui un nom (par exemple Savoir-faire de l entreprise )

   Ajouter des colonnes :  Cat gorie  ,  Auteur  ,  Date de mise jour 

   Activer le contr le de version

   Cr er des vues filtr es par cat gorie

   Ajouter le composant WebPart  Vue de la collection  la page d'accueil

   Ins rer un lien vers la collection dans la barre de navigation

   Cr er une page FAQ avec des liens vers des documents

   Publier et promouvoir la base de connaissances

   Tester la recherche avanc e par mots-cl s

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une entreprise souhaite digitaliser ses processus RH et am liorer sa communication interne. L' quipe informatique cr e un site de communication avec actualit s et politiques, une biblioth que de documents RH avec m tadonn es et gestion des versions, une page de collaboration entre les RH et l'informatique, un processus automatis d'approbation des contrats et une base de connaissances avec guides et FAQ.

    📰 Portail de communication : SharePoint > + Cr er un site > Site de communication
➡️ Centralisez les actualit s, les v nements et les politiques de l'entreprise.

    📁 Gestion des documents RH : Collection > Ajouter des colonnes > Gestion des versions
➡️ Organisez et suivez les documents de mani re structur e.

    🤝 Collaboration interd partementale : Nouvelle page > Planificateur + quipes
➡️ Favorise la synergie entre les d partements.

    ⚙️ Workflow RH : Power Automate > Nouveau flux
➡️ Automatiser l'approbation des documents.

    📚 Base de connaissances : Nouvelle Collection > M tadonn es + Recherche
➡️ Rend le savoir-faire de l'entreprise accessible.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

   Centralisation des communications et des documents

   R duisez les d lais d'approbation et la gestion manuelle

   Collaboration transparente entre les services et les quipes

   Acc s rapide et structur aux connaissances de l'entreprise

   Une plus grande transparence dans les processus RH

   R duisez l utilisation du courrier lectronique et des fichiers locaux

   Automatisation des t ches r p titives

   Suivre les versions et les modifications

   Un plus grand engagement des employ s

   Soutien la culture d'entreprise et l'apprentissage continu

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

      Portail d'int gration 👥
Avec des documents, des vid os et des listes de contr le pour les nouvelles recrues.

      Espace de projet inter- quipes 🧩
Avec des t ches partag es, des fichiers et des mises jour en temps r el.

      Archives techniques 🛠️
Avec des guides, des manuels et des proc dures pour le support interne.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1.   Comment cr er un site de communication interne dans SharePoint ?

2.   Quelles m tadonn es sont utiles pour une collection de documents RH ?

3.   Comment automatiser un flux d approbation avec Power Automate ?

4.   Quels outils pouvez-vous int grer dans une page de collaboration ?

5.   Pourquoi une base de connaissances d entreprise est-elle utile ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris utiliser SharePoint Online pour cr er des solutions pratiques et int gr es : de la communication interne la gestion documentaire, de la collaboration interservices l automatisation des processus RH, et m me la cr ation d une base de connaissances. Vous avez r alis des actions op rationnelles d taill es pour cr er un environnement num rique complet, efficace et volutif. Ces comp tences vous permettent de num riser les flux m tier, d am liorer la productivit et d exploiter les ressources informationnelles de l entreprise. Vous tes d sormais capable de concevoir et de mettre en uvre des portails SharePoint qui r pondent des besoins concrets et transversaux.

2.    INTERACTIONS AVEC D'AUTRES APPLICATIONS MICROSOFT 365

L'int gration entre SharePoint Online et les autres applications Microsoft 365 est l'un des atouts majeurs de la plateforme, propulsant l'exp rience num rique des entreprises vers un niveau sup rieur d'efficacit et de collaboration. Gr ce cette synergie, les fronti res entre les diff rentes applications s'estompent, permettant aux utilisateurs de travailler en toute fluidit sur diff rents outils sans jamais perdre le fil des t ches ou des informations.

Gr ce Teams, par exemple, vous pouvez int grer directement des biblioth ques de documents SharePoint dans des canaux de communication, permettant ainsi aux membres de l quipe de collaborer sur des fichiers en temps r el, de commenter, d apporter des modifications et de suivre les versions, le tout dans un environnement partag et s curis .

OneDrive, quant lui, vous permet de synchroniser automatiquement les documents stock s sur SharePoint, les rendant ainsi accessibles hors ligne sur n'importe quel appareil, qu'il s'agisse d'un ordinateur portable en d placement ou d'un smartphone lors d'une r union hors site. Cette synchronisation bidirectionnelle garantit que chaque modification est mise jour instantan ment et en toute fluidit , liminant ainsi le risque de travailler sur des copies obsol tes des fichiers.

Outlook s int gre parfaitement SharePoint, vous offrant la possibilit de joindre des documents directement depuis les biblioth ques de sites des e-mails, d h berger des r unions avec des liens directs vers des sites ou des ressources et de g rer de mani re centralis e les communications et les t ches li es au projet.

Office, la fois en ligne et sur ordinateur, communique galement nativement avec SharePoint, permettant la co-cr ation de documents Word, Excel ou PowerPoint et garantissant que chaque contribution est enregistr e en temps r el au bon endroit.

Cette coh rence entre les applications brise les barri res organisationnelles, r duit les temps de recherche d'informations et facilite le travail d' quipe, m me entre des personnes et des services r partis sur plusieurs sites. La gestion des autorisations reste centralis e et coh rente gr ce aux politiques SharePoint, garantissant la s curit des donn es m me en cas de partage important. La possibilit d'acc der directement aux fichiers depuis des appareils mobiles et de recevoir des notifications de modifications ou de nouvelles publications rend le flux d'informations encore plus dynamique et r actif.

Dans un environnement o la rapidit d'adaptation et la r activit sont essentielles, l'int gration entre SharePoint et Microsoft 365 permet d'orchestrer des processus complexes tout en minimisant la perte de donn es et en simplifiant le travail quotidien. La collaboration sur plusieurs projets est facilit e gr ce des espaces de travail partag s, des tableaux de bord interactifs et des outils d'automatisation qui connectent les besoins op rationnels l'architecture d'information de l'entreprise.

Les processus d'approbation eux-m mes peuvent s'appuyer sur des outils comme Power Automate, qui s'int gre parfaitement SharePoint, Teams et Outlook, cr ant ainsi des workflows intelligents automatisant les notifications, les approbations, l'archivage et le suivi des activit s, connectant ainsi les syst mes de mani re fluide. Les entreprises peuvent ainsi cr er des cosyst mes num riques agiles, o chaque application contribue am liorer la productivit globale et enrichir les informations internes et les ressources relationnelles.

SharePoint Online confirme ainsi son r le de hub central de la collaboration moderne, se pla ant au c ur d un r seau d outils qui communiquent en permanence pour offrir l utilisateur final une exp rience unifi e, simple et puissante.

a)    Int gration entre SharePoint Online et Microsoft Teams

       Espaces de documents partag s : L'int gration entre Teams et SharePoint Online transforme chaque quipe en un espace collaboratif structur  : la cr ation d'une quipe dans Teams active automatiquement un site SharePoint d di , dot d'une biblioth que de documents. Tous les fichiers partag s sur les diff rents canaux sont stock s dans cette biblioth que, garantissant une gestion centralis e et s curis e, conforme aux politiques de l'entreprise. Les utilisateurs peuvent consulter, t l charger, modifier et organiser leurs documents directement dans Teams, de mani re transparente sur toutes les plateformes. Cet environnement unifi facilite la collaboration, limine la duplication de fichiers et r duit les risques de perte de donn es. L'organisation des dossiers et la recherche de documents sont fluides gr ce aux outils SharePoint int gr s. Ainsi, chaque quipe dispose d'un espace de documents partag qui volue avec ses projets, soutenant ainsi chaque processus de travail de mani re fluide.

       Collaboration en temps r el : Gr ce l'int gration entre SharePoint et Teams, plusieurs personnes peuvent travailler simultan ment sur un m me document Word, Excel ou PowerPoint, apportant des modifications imm diatement enregistr es et visibles par tous les collaborateurs. Chaque intervention est suivie, vous permettant de voir qui modifie quoi en temps r el. Les commentaires sur les documents, ainsi que les discussions li es dans les chats Teams, sont toujours disponibles en contexte, facilitant l' change d'id es et la discussion directe sur chaque partie du fichier. Cette approche limine les chevauchements et les doublons, permettant une gestion plus efficace des versions et une plus grande transparence des d cisions prises. La possibilit de recevoir des notifications de modifications et de r pondre aux commentaires directement depuis le document acc l re le cycle de r vision. Ainsi, m me les quipes dispers es peuvent travailler en parfaite synchronisation, r pondre rapidement aux questions et faire avancer les projets sans d lai. La collaboration devient ainsi plus fluide, dynamique et productive, chaque personne contribuant activement au r sultat final.

       Acc s aux versions et l'historique des modifications : Gr ce cette fonctionnalit , chaque fois qu'un document est modifi , SharePoint enregistre automatiquement une nouvelle version, sans craser les pr c dentes. Vous pouvez consulter l'historique des versions directement depuis l'interface du document, indiquant qui a effectu chaque modification, quand et quelles modifications ont t apport es. Cela vous permet non seulement de restaurer une version pr c dente en cas d'erreur, mais aussi de comparer deux versions diff rentes du m me fichier et de mettre en vidence les diff rences. La tra abilit est garantie tout au long du cycle de vie du document, garantissant s curit et transparence, m me dans les environnements collaboratifs complexes. De plus, l'historique des modifications peut tre utilis pour respecter les politiques d'audit et de conformit , offrant une aide pr cieuse en cas d'audit ou de r vision. Le syst me g re efficacement les versions, sans alourdir la gestion quotidienne et contribuant une collaboration fiable.

       Int gration des composants WebPart et des onglets : L'int gration des composants WebPart et des onglets entre SharePoint Online et Teams vous permet d'int grer directement les fonctionnalit s cl s des biblioth ques de documents, des listes personnalis es et des pages d'information dans les canaux. Les utilisateurs peuvent ajouter ces ressources sous forme d'onglets d di s, ce qui permet d'acc der instantan ment aux fichiers, listes et tableaux de bord, sans avoir changer de plateforme. Cette solution r duit la dispersion des informations, am liore la visibilit des donn es cl s pour chaque groupe de travail et favorise la collaboration entre les quipes. Les rapports, la documentation op rationnelle et les outils de suivi sont toujours accessibles en un clic et facilement mis jour par tous les membres de l' quipe . Gr ce cette int gration, la gestion de projet est plus efficace, les d cisions peuvent tre prises sur la base de donn es constamment mises jour et chaque quipe peut personnaliser l'environnement en fonction de ses besoins op rationnels, maximisant ainsi le potentiel de SharePoint et de Teams au sein d'un cosyst me num rique unique.

       Notifications et automatisation : L'int gration entre SharePoint, Teams et Power Automate vous permet de configurer des notifications instantan es pour toute modification, tout t l chargement ou toute mise jour de documents dans les biblioth ques SharePoint, directement dans Teams. Gr ce aux flux automatis s, chaque membre de l' quipe est rapidement inform des activit s pertinentes, sans risque de manquer des mises jour importantes. Vous pouvez concevoir des flux d'approbation personnalis s impliquant plusieurs utilisateurs et tapes, ce qui acc l re et optimise la tra abilit du processus d'approbation. Toutes les actions, des demandes de r vision l'approbation finale, sont automatiquement suivies et archiv es, garantissant ainsi la transparence et le respect des politiques de l'entreprise. Cette approche r duit consid rablement le temps de gestion et favorise une collaboration continue, m me entre quipes dispers es . L'automatisation s' tend galement aux t ches r currentes telles que la classification, les notifications d' ch ances ou les transferts de fichiers, simplifiant ainsi les processus quotidiens et am liorant l'efficacit globale.

       Exemple pratique : : Une quipe projet lance une discussion sur Teams pour valuer une nouvelle proposition op rationnelle . Au cours de la discussion, un membre joint directement le document stock sur SharePoint, le rendant ainsi imm diatement accessible tous les participants. Les membres du groupe commencent alors travailler simultan ment sur le fichier, apportant des modifications et des ajouts en temps r el, chacun depuis son appareil. Toutes les r visions sont instantan ment visibles et suivies, garantissant la transparence des contributions de chacun. Les commentaires saisis chaque tape sont automatiquement notifi s aux destinataires, qui peuvent y r pondre ou intervenir sans quitter l'environnement collaboratif. Si n cessaire, les flux d'approbation sont activ s via Power Automate, avec des notifications ponctuelles chaque tape termin e. Cette m thode de travail permet de finaliser rapidement le document, de partager le r sultat final avec toute l' quipe et d'optimiser la collaboration num rique.

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre concevoir et utiliser SharePoint Online comme plateforme num rique int gr e pour soutenir les activit s op rationnelles concr tes. L'utilisateur sera guid travers la cr ation d'un portail de communication interne, la configuration d'une gestion documentaire avanc e avec m tadonn es et gestion des versions, la cr ation d'espaces collaboratifs entre services, l'automatisation des processus RH et la construction d'une base de connaissances d'entreprise. Cet exercice vise d velopper des comp tences pratiques pour am liorer la productivit , la transparence et le partage des connaissances au sein de l'organisation.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Portail de communication interne 📰

Connectez-vous https://portal.office.com

Acc dez SharePoint > + Cr er un site > Site de communication

Entrez le nom et la description

Choisissez la mise en page  Sujet 

Cliquez sur Cr er

Acc dez la page d'accueil du site > cliquez sur Modifier

Ajouter des composants WebPart :  Actualit s  ,   v nements  ,  Contacts  ,  Documents 

Personnaliser les couleurs et les en-t tes

Cliquez sur Publier

Partagez le lien avec l' quipe

2. Gestion avanc e des documents 📁

Acc dez Contenu du site > + Nouveau > Biblioth que de documents

Donnez-lui un nom (par exemple Documents RH )

Ajouter des colonnes :  Type de document  ,  Ann e  ,  Responsable 

Acc dez Param tres de la biblioth que > Contr le de version

Activer le contr le de version

D finir des autorisations sp cifiques

Cr er des vues filtr es par type de document

Ajouter la collection la page d'accueil

T l chargez un document et remplissez les m tadonn es

V rifiez l'affichage dans les vues

3. Collaboration interd partementale 🤝

Aller + Nouvelle page

Choisissez une mise en page deux colonnes

Saisissez le titre (par exemple Projet RH-IT )

Ajouter le composant WebPart  Planificateur  pour les activit s

Ajouter le composant WebPart  Conversations Teams 

Ajouter un composant WebPart  Documents partag s 

Ins rer des liens vers des fichiers ou des modules associ s

Enregistrer et publier la page

Ajouter la page la barre de navigation

Partagez la page avec les services concern s

4. Automatisation du flux de travail ⚙️

Acc dez https://make.powerautomate.com

Cliquez sur + Cr er > Flux automatis

Donnez-lui un nom (par exemple Approbation du contrat RH )

D clencheur :  Lorsqu'un fichier est cr dans SharePoint 

S lectionnez la collection Documents RH

Ajouter une action :  Envoyer l approbation par e-mail 

Ajouter une action :  Envoyer une notification Teams 

Ajouter une action :  D placer les fichiers vers un dossier approuv  

Enregistrer et activer le flux

Tester en t l chargeant un fichier

5. Gestion des connaissances 📚

Acc dez Contenu du site > + Nouveau > Biblioth que de documents

Donnez-lui un nom (par exemple Savoir-faire de l entreprise )

Ajouter des colonnes :  Cat gorie  ,  Auteur  ,  Date de mise jour 

Activer le contr le de version

Cr er des vues filtr es par cat gorie

Ajouter le composant WebPart  Vue de la collection  la page d'accueil

Ins rer un lien vers la collection dans la barre de navigation

Cr er une page FAQ avec des liens vers des documents

Publier et promouvoir la base de connaissances

Tester la recherche avanc e par mots-cl s

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une entreprise souhaite num riser ses processus RH et am liorer sa communication interne. L' quipe informatique :

📰 Cr er un site de communication avec des actualit s et des politiques

📁 Mettre en place une biblioth que de documents RH avec m tadonn es et versionnage

🤝 Cr ez une page de collaboration entre les RH et l'IT

⚙️ Automatisez les approbations de contrats avec Power Automate

📚 Construisez une base de connaissances avec des guides et des FAQ

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

Centralisation des communications et des documents

R duisez les d lais d'approbation et la gestion manuelle

Collaboration transparente entre les services et les quipes

Acc s rapide et structur aux connaissances de l'entreprise

Une plus grande transparence dans les processus RH

R duisez l utilisation du courrier lectronique et des fichiers locaux

Automatisation des t ches r p titives

Suivre les versions et les modifications

Un plus grand engagement des employ s

Soutien la culture d'entreprise et l'apprentissage continu

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE COMMERCIAL R EL

Portail d'int gration 👥
Avec des documents, des vid os et des listes de contr le pour les nouvelles recrues.

Espace de projet inter- quipes 🧩
Avec des t ches partag es, des fichiers et des mises jour en temps r el.

Archives techniques 🛠️
Avec des guides, des manuels et des proc dures pour le support interne.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1.       Comment cr er un site de communication interne dans SharePoint ?

2.       Quelles m tadonn es sont utiles pour une collection de documents RH ?

3.       Comment automatiser un flux d approbation avec Power Automate ?

4.       Quels outils pouvez-vous int grer dans une page de collaboration ?

5.       Pourquoi une base de connaissances d entreprise est-elle utile ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris utiliser SharePoint Online pour cr er des solutions pratiques et int gr es : de la communication interne la gestion documentaire, de la collaboration interservices l automatisation des processus RH, et m me la cr ation d une base de connaissances. Vous avez r alis des actions op rationnelles d taill es pour cr er un environnement num rique complet, efficace et volutif. Ces comp tences vous permettent de num riser les flux m tier, d am liorer la productivit et d exploiter les ressources informationnelles de l entreprise. Vous tes d sormais capable de concevoir et de mettre en uvre des portails SharePoint qui r pondent des besoins concrets et transversaux.

b)    Int gration Entre SharepPint en ligne et OneDrive

       Synchronisation bidirectionnelle : permet aux utilisateurs de travailler sur leurs fichiers o qu'ils soient. Les biblioth ques de documents SharePoint se synchronisent facilement avec OneDrive, offrant ainsi la possibilit d'acc der au contenu m me hors ligne depuis n'importe quel appareil : PC, tablette ou smartphone. Les modifications apport es aux fichiers hors ligne sont enregistr es localement et, lors de leur prochain acc s en ligne, elles sont automatiquement mises jour et r percut es dans SharePoint. Ce syst me emp che la perte ou l' crasement accidentel des donn es, assurant ainsi l'alignement permanent de toutes les versions des documents. La synchronisation transparente favorise une gestion dynamique et collaborative, permettant chaque membre de l' quipe de travailler sur les fichiers mis jour en temps r el. Cela optimise la fois l'efficacit op rationnelle et la s curit des informations de l'entreprise.

       Gestion flexible des documents : Glissez -d posez des fichiers ou des dossiers entiers dans OneDrive pour les synchroniser automatiquement avec les biblioth ques SharePoint associ es. Ce processus simplifie consid rablement la gestion et le partage, liminant la complexit et r duisant la marge d'erreur. Gr ce la synchronisation, chaque modification apport e est imm diatement partag e avec l' quipe , favorisant ainsi un environnement de travail constamment mis jour. Les fonctions de recherche avanc es vous permettent de localiser n'importe quel document en quelques secondes, qu'il soit stock sur OneDrive ou SharePoint. Cela garantit un acc s rapide l'information, un meilleur contr le des versions et une gestion documentaire parfaitement int gr e. Ce syst me am liore la productivit , fluidifie la collaboration et garantit une s curit maximale des donn es de l'entreprise.

       Collaboration s curis e : La collaboration entre SharePoint et OneDrive garantit que chaque fichier conserve les autorisations d'acc s d finies par l'organisation, m me en cas de synchronisation entre les deux plateformes. Ainsi, les autorisations configur es sur SharePoint sont automatiquement appliqu es aux documents sur OneDrive, emp chant ainsi toute personne non autoris e de consulter ou de modifier des donn es sensibles. Ce syst me favorise une gestion rigoureuse de la s curit , r duisant ainsi les risques de failles et de fuites d'informations. Les membres de l' quipe peuvent travailler librement sur les fichiers partag s, sachant que chaque modification est suivie et prot g e par les politiques de l'entreprise. La synchronisation constante garantit la mise jour et la coh rence des restrictions, m me en cas de modification des r les ou des autorisations. Cela allie productivit et haut niveau de protection des donn es, favorisant une collaboration efficace et s curis e.

       Acc s mobile : Gr ce l'application mobile OneDrive, chaque membre de l' quipe peut g rer ses fichiers SharePoint en toute libert , o qu'il soit. Sur smartphone, tablette ou ordinateur portable, l'exp rience de travail reste fluide et s curis e, sans proc dures complexes ni configurations sp cifiques. L'interface intuitive vous permet de consulter, modifier et partager des documents en temps r el, favorisant une collaboration fluide, m me en dehors du si ge social. Les notifications push vous alertent imm diatement de toute mise jour, vous permettant ainsi de ne manquer aucune modification. M me hors ligne, les documents sont accessibles et modifiables, et toutes les r visions sont automatiquement synchronis es d s votre retour en ligne. La compatibilit multiplateforme limine les contraintes techniques et vous permet de travailler en toute fluidit avec les syst mes iOS, Android ou Windows. Cela garantit une productivit continue et permet chacun de contribuer activement aux projets, o qu'il soit.

       Exemple pratique : Un employ est en d placement chez un client et doit mettre jour le mod le de contrat de l'entreprise. Gr ce l'application OneDrive sur son smartphone, il acc de rapidement la biblioth que de documents SharePoint o est stock le fichier. Pendant la r union, il effectue les modifications demand es par le client en temps r el, mettant directement jour le document sans rien t l charger. D s que la connexion internet est r tablie, toutes les r visions sont synchronis es et imm diatement accessibles toute l' quipe au bureau. Gr ce aux notifications push , les coll gues sont automatiquement inform s des nouveaut s et peuvent consulter ou compl ter le contrat mis jour. Le syst me garantit le maintien des autorisations d'acc s, prot geant ainsi la confidentialit des donn es sensibles. Ainsi, la collaboration entre les quipes en d placement et celles sur site est fluide, s curis e et continue.

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre utiliser SharePoint Online avec OneDrive pour am liorer la gestion des documents d'entreprise. Vous apprendrez synchroniser vos biblioth ques de documents de mani re bidirectionnelle, g rer vos fichiers localement et en ligne, collaborer en toute s curit avec vos coll gues internes et externes, et acc der vos contenus depuis vos appareils mobiles. Cet exercice vous aidera optimiser l'organisation de vos fichiers, r duire les doublons, renforcer la s curit et assurer la continuit de vos activit s en d placement.

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Synchronisation bidirectionnelle 🔄

  Connectez-vous https://portal.office.com

  Acc dez SharePoint > s lectionnez un site > Documents

  Cliquez sur Synchroniser (ic ne avec deux fl ches)

  Confirmer l'ouverture de OneDrive

  Attendez que la collection soit synchronis e avec votre PC

  Ouvrir l'Explorateur de fichiers > Nom de l'entreprise > Nom du site

  Cr er un nouveau fichier Word dans le dossier synchronis

  V rifiez que le fichier appara t galement sur SharePoint

  Supprimer un fichier de SharePoint et v rifier qu'il est galement supprim localement

  Conclure que la synchronisation est active dans les deux sens

2. Gestion flexible des documents 📁

  Ouvrir un fichier synchronis partir de l'Explorateur de fichiers

  Modifiez le contenu et enregistrez

  V rifiez que les modifications sont visibles sur SharePoint

  Faites un clic droit sur un fichier > Rendre disponible hors ligne

  D connectez-vous d'Internet et ouvrez le fichier

  Modifier et enregistrer

  Reconnectez-vous et v rifiez la synchronisation

  Cliquez avec le bouton droit sur un fichier > Afficher en ligne

  Ouvrir le fichier directement dans SharePoint

  Concluez que vous pouvez travailler localement ou en ligne de mani re flexible

3. Collaboration s curis e 🔐

  S lectionnez un fichier sur SharePoint

  Cliquez sur Partager

  Choisissez  Personnes sp cifiques 

  D sactivez Autoriser la modification si n cessaire

  D finir une date d'expiration pour le lien

  Cliquez sur Appliquer > Copier le lien

  Envoyer le lien via Teams ou Outlook

  Assurez-vous que l'acc s est restreint

  Ouvrir le fichier dans Word Online avec un coll gue

  Monter ensemble en temps r el

4. Acc s mobile 📱

  T l charger l'application OneDrive et SharePoint depuis l'App Store ou Google Play

  Connectez-vous avec votre compte professionnel

  Ouvrez l application SharePoint > acc dez au site > biblioth que de documents

  Afficher un fichier PDF ou Word

  Ouvrez l application OneDrive > acc dez au dossier synchronis

  Rendre un fichier disponible hors ligne

  Modifier un fichier Word avec l'application Office

  Enregistrer et v rifier la synchronisation

  Recevoir des notifications de changement

  Concluez que vous pouvez travailler n importe o

📘 SC NARIO OP RATIONNEL DE L'APPLICATION

Une quipe marketing travaille sur une campagne partag e. Les fichiers sont stock s sur SharePoint et synchronis s avec OneDrive pour le travail hors ligne. Les documents sont modifi s en temps r el par plusieurs utilisateurs, partag s en toute s curit avec des partenaires externes et accessibles via smartphone lors d' v nements et de d placements professionnels.

  🔄 Synchronisation : SharePoint > Documents > Synchronisation
➡️ Les fichiers sont toujours jour sur tous vos appareils.

  📁 Gestion flexible : OneDrive > Disponible hors ligne
➡️ Vous pouvez galement travailler sans connexion Internet.

  🔐 Collaboration s curis e : Partager > Personnes sp cifiques
➡️ Acc s contr l et tra able.

  📱 Acc s mobile : applications SharePoint et OneDrive
➡️ Les documents sont toujours port e de main.

🧩 COMMANDES CL S UTILIS ES ET COMMENT Y ACC DER

🚀 AVANTAGES EN MATI RE DE PRODUCTIVIT

  Acc dez des documents toujours jour depuis n'importe quel appareil

  Travaillez hors ligne avec la synchronisation automatique

  Collaboration en temps r el avec des coll gues et des partenaires

  Contr le granulaire du partage de fichiers

  R duction de la duplication des documents

  Une plus grande s curit dans la gestion du contenu

  Notifications et suivi des modifications

  Int gration transparente avec Teams et Outlook

  R duire l'utilisation des e-mails et des pi ces jointes

  Soutien la mobilit et au travail hybride

💡 ID ES UTILISER DANS UN CONTEXTE PROFESSIONNEL

  Gestion des offres commerciales 💼
Les fichiers sont synchronis s entre SharePoint et OneDrive pour que vous puissiez travailler en d placement.

  Support technique sur le terrain 🛠️
Les manuels et listes de contr le sont disponibles hors ligne sur tablettes et mis jour en temps r el.

  Collaboration avec les fournisseurs 🤝
Partagez des documents en toute s curit avec un acc s limit et suivi.

❓ QUESTIONS D'AUTO- VALUATION

1.   Comment activer la synchronisation entre SharePoint et OneDrive ?

2.   Comment travailler hors ligne avec des fichiers synchronis s ?

3.   Quelles options de s curit offre le partage de fichiers ?

4.   Comment acc der aux documents depuis des appareils mobiles ?

5.   Quels sont les avantages de la synchronisation bidirectionnelle ?

🧾 R SUM DE CE QUE J'AI APPRIS

Vous avez appris int grer SharePoint et OneDrive pour une gestion documentaire moderne, s curis e et flexible. Vous avez configur la synchronisation bidirectionnelle, travaill hors ligne, partag des fichiers de mani re contr l e et acc d au contenu depuis des appareils mobiles. Ces fonctionnalit s am liorent la productivit , favorisent le travail hybride et garantissent la s curit des donn es. Vous pouvez d sormais tirer pleinement parti de l'int gration SharePoint et OneDrive pour optimiser la collaboration et l'accessibilit des documents professionnels.

c)    Int gration entre SharePoint Online et Outlook

       Joindre des documents : Cette int gration optimise le flux de travail : vous pouvez facilement s lectionner des fichiers ou des dossiers entiers directement depuis SharePoint lors de la r daction d'un message dans Outlook, sans avoir t l charger les documents au pr alable sur votre appareil. Au lieu d'une pi ce jointe traditionnelle, le destinataire re oit un lien s curis lui permettant d'acc der imm diatement au fichier mis jour, garantissant ainsi la protection des donn es conform ment aux politiques de l'entreprise. Ainsi, chacun travaille toujours sur la derni re version du document, r duisant ainsi les risques d'erreurs et les pertes de temps li es aux doublons ou aux fichiers obsol tes. Les administrateurs peuvent galement facilement surveiller et g rer les autorisations d'acc s. Cette solution favorise une collaboration contr l e et un partage s curis , m me avec des personnes ext rieures l'organisation, tout en respectant les niveaux de s curit requis.

       Gestion des r unions : Lorsque vous organisez une r union via Outlook, vous pouvez ins rer directement dans l'invitation des liens vers des documents ou des sites SharePoint pertinents pour les participants. Ainsi, les participants ont toujours acc s aux versions les plus r centes des documents, garantissant ainsi une coh rence entre les participants. Cela limine le risque de travailler sur des fichiers dupliqu s ou obsol tes, ce qui optimise la pr paration et la participation aux r unions. De plus, toute mise jour des documents partag s est imm diatement visible par l'ensemble du groupe, sans qu'il soit n cessaire d'en envoyer de nouvelles copies. L'int gration favorise galement le suivi des modifications et la s curit des informations, l'acc s tant g r conform ment aux politiques de l'entreprise. La collaboration pendant et apr s la r union est ainsi plus fluide, s curis e et productive.

       Centralisation des t ches : La synchronisation entre SharePoint et Outlook vous permet de g rer toutes les t ches de votre projet depuis une interface unique, offrant une vue claire et actualis e des ch ances et des responsabilit s. Les t ches assign es sur les sites SharePoint apparaissent automatiquement dans le calendrier et la liste des t ches Outlook, permettant aux membres de l' quipe de suivre facilement leur progression et de recevoir des rappels en temps opportun. Cette int gration r duit les risques d'oubli ou de doublons, favorisant une organisation plus fluide et une collaboration fluide entre les membres de l' quipe . Les utilisateurs peuvent mettre jour le statut des t ches directement depuis Outlook, avec une synchronisation imm diate avec SharePoint. Toutes les mises jour sont tra ables, offrant un meilleur contr le et un meilleur reporting sur les t ches termin es et en attente. Ainsi, la centralisation simplifie la gestion des projets de l'entreprise et permet tous les acteurs de rester concentr s sur leurs t ches et leurs priorit s.

       Recherche int gr e : un outil puissant pour ceux qui travaillent quotidiennement avec de grandes quantit s d'informations. Gr ce la barre de recherche d'Outlook, vous pouvez localiser instantan ment vos e-mails et documents stock s sur SharePoint, sans avoir changer de plateforme ni ouvrir plusieurs applications. D s que vous saisissez un mot-cl , le syst me vous sugg re automatiquement des fichiers, des conversations et des sites pertinents li s aux t ches ou projets en cours. Vous pouvez ainsi trouver rapidement ce dont vous avez besoin lors d'une r union ou de la pr paration d'une communication. La recherche int gr e facilite galement la collaboration, car chacun peut acc der aux ressources partag es les plus r centes directement depuis son environnement de travail habituel. Gagner un temps pr cieux et r duire la perte d'informations devient un avantage tangible au quotidien.

       Exemple pratique : Un chef de projet doit r unir son quipe pour discuter de l'avancement d'un projet. Il planifie la r union directement depuis son calendrier Outlook, en ajoutant les membres int ress s. Dans le corps de l'invitation, il inclut des liens vers les documents stock s sur SharePoint, afin que chacun puisse les consulter avant la r union. Pendant la r union, les documents mis jour sont partag s, garantissant ainsi que tout le monde travaille sur les m mes dossiers. Imm diatement apr s, il utilise Power Automate pour g n rer automatiquement des t ches de suivi et les attribuer aux responsables appropri s. Ainsi, le statut des t ches est synchronis entre Outlook et SharePoint. R sultat : une gestion des r unions plus structur e, transparente et productive.

🎯 OBJECTIF DE L'EXERCICE

L'objectif est d'apprendre utiliser SharePoint et Outlook de mani re fluide pour am liorer la gestion des t ches et la communication en entreprise. Vous apprendrez connecter les calendriers et r unions Outlook SharePoint, centraliser les t ches partag es dans une interface unique et exploiter la recherche int gr e pour trouver rapidement du contenu pertinent. Cet exercice augmentera la productivit , r duira les silos d'information et am liorera la collaboration au sein de l' quipe .

🛠️ TAPES OP RATIONNELLES

1. Gestion des r unions 📅

  Connectez-vous https://portal.office.com

  Acc dez Outlook > Calendrier

  les membres de l' quipe

  Ins rez le lien vers le site SharePoint du projet dans le corps de l'invitation

  Enregistrer et envoyer

  Acc dez SharePoint > Modifier la page

  Ajouter le composant WebPart Calendrier de groupe

  Connecter le calendrier Outlook au site

  V rifiez que les r unions sont visibles sur SharePoint

  Cliquez sur un v nement pour l'ouvrir directement dans Outlook

2. Centralisation des activit s ✅

  Acc dez SharePoint > + Nouvelle page

  composant WebPart Planificateur

  Plan de t ches du groupe Connect Outlook

  Cr er des t ches et affecter des membres

  Ajouter des d lais et des priorit s

  Afficher les t ches sous forme de tableau ou de liste

  Ajouter le composant WebPart Activit r cente

  V rifiez que les modifications sont synchronis es avec les t ches Outlook