SharePoint Online은 현대적인 환경에서 비즈니스 정보를 관리하기 위한 포괄적이고 역동적인 솔루션입니다. Microsoft 365 제품군에 통합되어 언제 어디서나 어떤 기기에서든 콘텐츠를 저장, 구성, 공유 및 액세스할 수 있는 고급 도구를 제공합니다. 이 플랫폼은 팀 구성원의 지리적 위치에 관계없이 생산성을 최적화하고 협업을 촉진하도록 설계되었습니다.

SharePoint Online은 점점 더 디지털화되고 상호 연결되는 세상에서 운영되는 조직의 요구를 효과적으로 충족하는 능력으로 독보적입니다. Microsoft 365와의 긴밀한 통합 덕분에 이 플랫폼은 기존의 정보 관리 장벽을 극복하고 문서, 데이터 및 리소스를 항상 최신 상태로 유지하고 쉽게 액세스할 수 있는 중앙 집중식 환경을 제공합니다. 사용자는 공유 프로젝트에서 실시간으로 협업하고, 동일한 파일을 동시에 편집하고, 버전 및 기여도를 추적할 수 있으며, 데이터 품질과 보안에 대한 통제력을 잃지 않습니다.

SharePoint Online의 기능은 단순한 파일 저장을 넘어섭니다. 사용자 지정 가능한 사이트, 문서 라이브러리 및 라이브러리를 통해 비즈니스 환경에 가장 적합한 논리에 따라 정보를 구조화하고 구성할 수 있습니다. 빠르고 지능적인 검색 기능은 콘텐츠 인덱싱, 메타데이터 및 태그를 활용하여 복잡하고 단편화된 환경에서도 정확한 결과를 제공합니다. 콘텐츠 승인, 게시 및 배포를 간소화하는 워크플로를 통해 비즈니스 프로세스를 자동화하여 시간을 단축하고 수동 오류 위험을 최소화할 수 있습니다.

SharePoint Online의 핵심은 바로 이동성입니다. PC, 태블릿, 스마트폰 등 어떤 기기에서든 플랫폼에 완벽하게 접속할 수 있어 집이나 출장 중에도 운영의 연속성을 보장합니다. 전용 앱을 통해 보안과 성능 저하 없이 모바일 사용자의 요구에 맞춰 직관적이고 맞춤화된 탐색 기능을 제공합니다. 플랫폼의 모든 구성 요소는 고급 인증 시스템, 액세스 제어 및 지속적인 활동 모니터링을 통해 높은 수준의 보안을 보장하도록 설계되었습니다.

SharePoint Online의 또 다른 장점은 Microsoft 365 제품군의 다른 애플리케이션과의 원활한 통합입니다. Teams, Outlook, OneDrive, Power Automate가 매끄럽게 연결되어 원활한 소통과 협업이 가능한 디지털 생태계를 구축합니다. 단 몇 번의 클릭만으로 데이터를 공유하고, 작업을 원활하게 관리하며, 정보 흐름을 항상 유지할 수 있습니다. 이러한 상호 운용성을 통해 분산된 팀 , 국제 프로젝트 및 복잡한 조직 구조에 적합한 가상 작업 공간을 쉽게 구축할 수 있습니다.

개인 설정은 또 다른 차별화된 특징입니다. SharePoint Online을 사용하면 회사 정체성과 특정 요구 사항에 맞게 기업 사이트와 포털을 구성하여 내부 문화와 일치하는 매력적인 사용자 환경을 제공할 수 있습니다. 개발 도구와 모듈식 구성 요소를 통해 기능을 확장하고, 타사 솔루션을 통합하거나, 특정 프로세스를 처리하는 사용자 지정 애플리케이션을 개발할 수 있습니다.

이 플랫폼은 주요 데이터 보호 및 개인정보 보호 규정 준수를 지원하여 정보 거버넌스에 중점을 둔 규제 대상 산업 및 조직에 적합합니다. 보고, 감사 및 버전 관리 기능을 갖춘 이 솔루션은 기업 디지털 자산 관리의 탁월함을 추구합니다.

간단히 말해서, SharePoint Online은 문서를 저장하는 도구 그 이상입니다. 이는 협업, 혁신, 성장을 위한 진정한 디지털 환경으로, 모든 사람이 어디에 있든 완벽한 보안과 최대의 효율성으로 공동 지식에 기여하고 접근할 수 있습니다.

a) 보관 안전한 에서 정보

· 데이터 중앙화 : SharePoint Online의 데이터 중앙화를 통해 모든 회사 정보를 체계적으로 수집하고 정리하는 단일 환경을 구축할 수 있습니다. 문서, 이미지, 비디오 및 데이터는 프로젝트, 부서 또는 주제별로 구성된 쉽게 탐색 가능한 문서 라이브러리에 저장됩니다. 이 중앙 저장소는 여러 기기나 플랫폼에서 발생하는 파일 파편화를 해소하여 리소스를 더 쉽게 찾고 공유할 수 있도록 합니다. 권한이 있는 사용자는 필요한 콘텐츠에 빠르게 액세스하고 실시간으로 협업하며 정보 일관성을 유지할 수 있습니다. 액세스 관리는 유연하여 각 팀은 사용자 지정 권한이 있는 전용 또는 공유 공간을 사용할 수 있습니다. 모듈식 구조는 조직의 성장을 촉진하여 조직이나 제어권을 잃지 않고 새로운 콘텐츠를 추가할 수 있도록 합니다. 이러한 방식으로 SharePoint는 프로세스, 커뮤니케이션 및 혁신을 지원하는 회사의 디지털 허브 역할을 합니다.

· 버전 관리 : 안전한 보관의 핵심 요소 중 하나는 버전 관리입니다. SharePoint Online에서는 문서의 모든 변경 사항이 자동으로 기록됩니다. 이 시스템을 통해 누가 언제 변경했는지 추적할 수 있을 뿐만 아니라 필요한 경우 이전 버전의 파일을 쉽게 검색할 수 있습니다. 이를 통해 완전하고 신뢰할 수 있는 수정 내역을 유지하여 협업 프로세스의 투명성을 보장하고 오류나 원치 않는 변경 사항 발생 시 콘텐츠 복구를 용이하게 합니다. 이 기능은 추적성과 데이터 거버넌스가 필수적인 비즈니스 환경에서 필수적입니다.

· 보안 및 규정 준수 : SharePoint Online은 보안 및 규정 준수 측면에서 기업 데이터 보호를 위한 고급 접근 방식을 제공합니다. 저장소 시스템은 전송 중 및 미사용 시 암호화를 구현하여 디지털 수명 주기의 모든 단계에서 정보를 보호합니다. 세분화된 권한을 통해 콘텐츠에 액세스하거나 보거나 수정할 수 있는 사용자를 정확하게 정의하여 무단 액세스 위험을 크게 줄일 수 있습니다. 구성 가능한 보존 정책은 GDPR과 같은 주요 규정에 따라 필요한 기간 동안만 데이터를 보관하고 관리하도록 하는 데 필수적입니다. 또한 SharePoint Online 플랫폼을 통해 상세 감사 및 자동 알림을 설정하여 액세스 및 변경 사항을 지속적으로 모니터링하고 개인 정보와 투명성을 보호할 수 있습니다.

· 백업 및 복구 : SharePoint Online의 백업 및 복구 절차 관리는 종종 간과되지만 전략적으로 중요한 측면입니다. SharePoint Online 플랫폼은 백그라운드에서 작동하는 자동 백업 시스템을 사용하여 보관된 데이터의 무결성을 지속적으로 보호합니다. 즉, 사이트 내에 호스팅되는 모든 콘텐츠는 지리적으로 분리된 데이터 센터에 분산된 안전한 서버에 주기적으로 복제되므로 하드웨어 오류, 사용자 실수 또는 사이버 공격으로 인한 손실 위험을 크게 줄일 수 있습니다. 실수로 파일을 삭제하거나 공격 후 데이터가 손상되는 등 비상 상황이 발생하는 경우, 관리자는 신속하고 집중적인 복구 절차를 활용할 수 있습니다. SharePoint Online에서는 통합된 휴지통을 통해 삭제된 문서를 복구할 수 있습니다. 휴지통은 파일을 영구적으로 삭제하기 전에 임시로 저장하므로 IT 전문가 없이도 복구할 수 있는 기회를 제공합니다. 전체 문서 라이브러리 또는 사이트 복원과 같은 더 복잡한 요구 사항을 위해 Microsoft는 몇 가지 간단한 단계만으로 환경을 이전 상태로 되돌릴 수 있는 고급 복구 도구를 제공합니다 . 이러한 백업 및 복구 기능은 투명한 버전 관리 및 액세스 권한과 결합되어 비즈니스 연속성뿐만 아니라 기업 정보 자산이 항상 보호되고 쉽게 복구될 수 있다는 확신을 가지고 디지털 혁신의 과제에 대처하는 데 필요한 마음의 평화도 보장합니다.

운동. 정보 저장

🎯 운동의 목적

SharePoint Online을 사용하여 기업 정보를 안전하고 추적 가능하며 규정을 준수하는 방식으로 저장하는 방법을 배우는 것이 목표입니다. 구조화된 라이브러리에서 문서를 중앙 집중화하고, 버전 관리를 통해 변경 내용을 추적하고, 보안 권한을 구성하고, 백업 및 복원 기능을 활용하는 방법을 배우게 됩니다. 이 연습은 문서 거버넌스를 개선하고, 데이터 손실 위험을 줄이며, 규정 준수를 보장하는 데 도움이 되므로 SharePoint를 신뢰할 수 있는 정보 관리 도구로 만들어 줍니다.

🛠️ 운영 단계

1. 문서 라이브러리에 데이터를 중앙 집중화하세요 . 📁

ü https://portal.office.com에 로그인하세요

ü SharePoint 로 이동 > 팀 사이트를 선택하세요

ü 사이트 콘텐츠를 클릭하세요

ü + 새로 만들기 > 문서 라이브러리를 선택하세요

ü 설명적인 이름을 지정하세요(예: "계약 보관소")

ü 만들기를 클릭하세요

ü 컬렉션을 열고 열 추가를 클릭하세요.

ü "문서 유형", "연도", "책임자"와 같은 열을 만듭니다.

ü 콘텐츠를 필터링하기 위한 사용자 정의 보기 만들기

ü 웹 파트를 통해 사이트 홈페이지에 컬렉션 추가

2. 버전 제어 활성화 🔁

ü 생성된 문서 라이브러리로 이동

ü 설정 ( ⚙️ ) > 컬렉션 설정을 클릭하세요.

ü 버전 제어 설정 선택

ü "주요 버전 만들기" 활성화

ü 보관할 최대 버전 수를 설정하세요

ü 변경 사항 저장

ü 파일을 업로드하고 내용을 편집하세요

ü ... > 버전 기록을 클릭하세요.

ü 이전 버전 보기 및 복원

ü 변경 사항이 올바르게 추적되는지 확인하세요

3. 보안 및 규정 준수 구성 🔐

ü 컬렉션 설정 > 컬렉션 권한 으로 이동하세요 .

ü 권한 상속 중지를 클릭하세요

ü 권한이 없는 사용자 제거

ü 특정 역할(읽기, 편집)을 가진 사용자 또는 그룹 추가

ü https://compliance.microsoft.com으로 이동하세요

ü 솔루션 선택 > 규정 준수 관리

ü 컬렉션에 대한 보존 정책을 만듭니다.

ü 보관 기간을 설정하세요(예: 5년)

ü 문서 컬렉션에 정책 적용

ü 정책 적용 저장 및 모니터링

4. 콘텐츠 백업 및 복원 💾

ü SharePoint 관리 센터 에 로그인합니다.

ü 활성 사이트 로 이동 > 사이트를 선택하세요

ü 백업 및 복원을 클릭하세요 (Microsoft 365와 통합된 섹션)

ü 컬렉션 및 파일에 대한 복구 옵션 보기

ü 컬렉션을 선택하고 컬렉션 복원을 클릭하세요.

ü 기준일을 선택하세요

ü 복원을 확인하세요

ü 파일이 성공적으로 복구되었는지 확인하세요

ü 또는 OneDrive > 휴지통을 사용하여 삭제된 파일을 복구하세요.

ü 내부 감사를 위한 작업 문서화

📘 애플리케이션 운영 시나리오

법무 부서는 계약서를 안전하고 규정을 준수하여 보관해야 합니다. 중앙 집중식 문서 라이브러리를 구축하고, 버전 관리를 통해 변경 사항을 추적하고, 접근 권한을 제한하고, 5 년 보존 정책을 설정하세요. 오류 발생 시 복원 기능을 사용하여 파일을 복구하세요.

· 📁 중앙 집중화 : SharePoint > 새 라이브러리 > 열 추가
➡️ 모든 계약은 하나의 구조화된 위치에 저장됩니다.

· 🔁 버전 관리 : 컬렉션 설정 > 버전 관리
➡️ 모든 변경 사항을 추적하고 복구할 수 있습니다.

· 🔐 보안 : 설정 > 권한 > 규정 준수
➡️ 권한이 있는 사용자만 접근하거나 편집할 수 있습니다.

· 💾 복구 : 관리 센터 > 백업 및 복원
➡️ 삭제되거나 수정된 파일을 복구할 수 있습니다.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
📁 문서 수집	SharePoint > 사이트 콘텐츠 > + 새로 만들기 > 문서 라이브러리
🔁 버전 제어	컬렉션 > 설정 > 버전 제어 설정
🔐 권한 및 규정 준수	라이브러리 > 설정 > 사용 권한 / compliance.microsoft.com
💾 백업 및 복원	SharePoint 관리 센터 > 활성 사이트 > 라이브러리 복원

🚀 생산성 이점

ü 버전 관리 및 자동 백업을 통해 데이터 손실 위험을 줄입니다.

ü 세분화된 권한을 통해 민감한 문서에 대한 액세스를 제어합니다 .

ü 보존 및 감사 기준으로 규정 준수 보장

ü 검색 및 정리를 더 쉽게 해주는 콘텐츠 중앙화

ü 오류나 실수로 삭제한 경우 빠른 복구

ü 감사 및 책임에 대한 변경 추적

ü 중앙 집중식 관리로 파일 중복을 제거하세요

ü 검토 및 승인 프로세스의 효율성 향상

ü 문서 공유를 위한 이메일 사용 줄이기

ü 회사 내 사이버 보안 문화 지원

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

· 법률 계약 보관소 🧾
접근이 제한되고, 버전 관리가 활발하며, 장기 보존이 가능합니다.

· ISO 문서 관리 📑
감사를 위한 개정 추적 및 자동 백업 기능이 있습니다.

· 기업 정책 저장소 🏢
읽기 전용 액세스 및 보존 정책을 적용한 중앙 집중식 공유.

❓ 자가 평가 질문

1. 문서 라이브러리에서 버전 관리를 활성화하려면 어떻게 해야 하나요?

2. 파일 접근을 제한하려면 권한을 어디에서 설정해야 합니까?

3. 컬렉션에 보존 정책을 적용하려면 어떻게 해야 하나요?

4. SharePoint는 파일 복구를 위해 어떤 도구를 제공합니까?

5. 회사 문서를 중앙에서 관리하는 것이 왜 중요한가요?

🧾 내가 배운 것 요약

SharePoint Online을 사용하여 안전하고 규정을 준수하는 정보 저장 방법을 알아보았습니다. 중앙 집중식 문서 라이브러리를 만들고, 버전 관리를 활성화하고, 사용 권한 및 보존 정책을 구성하고, 백업 및 복원 기능을 사용해 보았습니다. 이러한 방법을 통해 문서 관리의 보안, 추적성 및 효율성이 향상됩니다. 이제 기업 데이터를 보호하고 규정 준수를 지원하는 저장 시스템을 구축할 수 있습니다.

b) 조직 효율적인 의 내용물

· 사이트 및 라이브러리 구조 : SharePoint에서 조직 구조는 기업의 요구에 맞춰 정보 아키텍처를 구성할 수 있도록 하는 요소의 계층 구조를 기반으로 합니다. 핵심에는 정보와 리소스의 주요 컨테이너 역할을 하는 사이트가 있으며, 각 사이트는 특정 부서, 프로젝트 또는 주제에 전념합니다. 각 사이트 내에는 파일을 안전하고 중앙에서 저장하고 공유하도록 설계된 공간인 문서 라이브러리가 있습니다. 라이브러리는 보기, 권한 및 워크플로 기반 자동화를 통해 사용자 정의되는 특수 문서 모음입니다. 반면 목록을 사용하면 작업, 연락처 또는 요청과 같은 구조화된 데이터를 관리하여 조직 구성원 간의 적시 추적 및 협업을 제공할 수 있습니다. 이러한 구분은 조직 또는 회사의 내부 구조를 충실하게 반영하여 디지털 콘텐츠 관리의 명확성, 보안 및 효율성을 향상시킵니다.

· 태그 및 메타데이터 : SharePoint에서 태그와 메타데이터를 사용하면 작성자, 날짜, 범주 또는 문서 상태와 같은 추가 설명 정보를 각 파일에 추가할 수 있습니다. 이러한 요소는 콘텐츠를 빠르게 필터링하고 정렬하는 데 유용할 뿐만 아니라, 특정 기준에 따른 고급 검색 기능을 통해 필요한 정보를 몇 초 만에 찾을 수 있도록 해줍니다. 실제로 문서를 업로드하거나 편집할 때 태그를 추가하고 메타데이터를 입력하면 회사 파일을 탐색하는 정확도와 속도가 크게 향상됩니다.

· 사용자 지정 템플릿 : SharePoint에서 사이트 및 라이브러리 템플릿을 만들어 회사 전체의 프로세스와 레이아웃을 표준화할 수 있습니다. 미리 정의된 템플릿이나 사용자 지정 템플릿을 사용하여 각 팀은 비즈니스 요구 사항에 따라 구조, 권한 및 라이브러리가 미리 정의된 새로운 작업 영역을 시작할 수 있습니다. 이를 통해 설정 시간이 단축되고, 정보의 일관성 있는 구성이 보장되며, 공유된 모범 사례를 쉽게 적용할 수 있습니다. 템플릿에는 사용자 지정 보기, 자동 워크플로 및 메타데이터 필드가 포함될 수 있으므로 내부 정책에 따라 가장 효과적이거나 규정을 준수하는 레이아웃을 쉽게 복제할 수 있습니다.

· 조직 자동화 : SharePoint에서 제공하는 자동화된 워크플로를 통해 기업 콘텐츠의 체계적이고 일관된 분류 및 보관을 위한 규칙을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 새 문서가 라이브러리에 도착하면 워크플로는 자동으로 태그를 지정하고, 메타데이터를 입력하고, 파일을 올바른 폴더로 이동하고, 관련 팀원에게 알림을 보낼 수 있습니다 . 규칙은 작성자, 파일 형식, 날짜 또는 승인 상태와 같은 기준을 기반으로 하므로 각 정보가 회사 정책에 따라 처리됩니다. 이러한 접근 방식은 수동 오류를 줄이고 일상 업무 속도를 높일 뿐만 아니라 데이터 추적 및 규정 준수를 보장하여 디지털 문서 관리의 전반적인 효율성을 향상시킵니다.

운동. 효율적인 콘텐츠 구성.

🎯 운동의 목적

SharePoint Online을 사용하여 엔터프라이즈 콘텐츠를 효율적이고 대규모로 구조화하고 관리하는 방법을 배우는 것이 목표입니다. 사이트와 문서 라이브러리를 만들어 정보를 정리하고, 태그와 메타데이터를 사용하여 검색을 용이하게 하고, 사용자 지정 템플릿을 적용하여 콘텐츠를 표준화하고, Power Automate를 사용하여 분류 및 보관을 자동화하는 방법을 배우게 됩니다. 이 연습은 지능형 디지털 구성을 통해 문서 거버넌스를 개선하고, 중복을 줄이며, 생산성을 높이는 데 도움이 됩니다.

🛠️ 운영 단계

1. 사이트 및 컬렉션 구조 🏗️

ü https://portal.office.com에 로그인하세요

ü SharePoint > + 사이트 만들기 로 이동

ü 팀 사이트 선택

ü 사이트의 이름과 설명을 입력하세요

ü 만들기를 클릭하세요

ü 사이트 콘텐츠 로 이동

ü + 새로 만들기 > 문서 라이브러리를 클릭하세요.

ü 설명적인 이름을 지정하세요(예: "프로젝트 X 문서")

ü 만들기를 클릭하세요

ü "컬렉션 보기" 웹 파트를 통해 홈페이지에 컬렉션 추가

2. 태그 및 메타데이터 🏷️

ü 문서 라이브러리를 엽니다

ü 열 추가를 클릭하세요

ü 유형 선택: "선택", "텍스트", "날짜"

ü 열 만들기: "범주", "관리자", "상태"

ü 컬렉션 설정 > 고급 설정 으로 이동하세요 .

ü 관리되는 메타데이터 사용 활성화

ü "범주"로 필터링하여 사용자 정의 보기를 만듭니다.

ü 문서를 업로드하고 메타데이터를 입력하세요

ü 필터링된 보기에서 표시 확인

ü 사이트 홈페이지에 뷰 추가

3. 사용자 정의 템플릿 🧩

ü Word/Excel/PowerPoint를 엽니다

ü 표준 문서(예: 보고서 템플릿)를 만듭니다.

ü 템플릿으로 저장( .dotx , .xltx , .potx )

ü SharePoint > 문서 라이브러리로 이동

ü 컬렉션 설정 > 고급 설정을 클릭하세요.

ü "템플릿 사용"을 선택하세요

ü 컬렉션에 템플릿 파일을 업로드하세요

ü 새 파일에 대한 기본 템플릿을 설정합니다.

ü 템플릿을 사용하여 새 문서를 만듭니다.

ü 형식 일관성 확인

4. 조직 자동화 ⚙️

ü https://make.powerautomate.com으로 이동하세요

ü + 만들기 > 자동화된 흐름을 클릭하세요.

ü 이름을 지정하세요(예: "자동 문서 분류")

ü 트리거 선택: "SharePoint에서 파일이 생성될 때"

ü 문서 컬렉션을 선택하세요

ü 조건 추가: "카테고리 = '보고서'인 경우"

ü 작업 추가: "파일을 '보고서' 폴더로 이동"

ü 작업 추가: "Teams를 통해 알림 보내기"

ü 흐름을 저장하고 활성화합니다.

ü "보고서" 메타데이터가 포함된 파일을 업로드하여 테스트합니다.

📘 애플리케이션 운영 시나리오

프로젝트 팀이 문서를 효율적으로 정리하고 싶어합니다. 각 프로젝트 단계별로 라이브러리가 있는 전용 사이트를 만들고, 메타데이터를 사용하여 문서를 분류하고, 보고서 템플릿을 설정하고, Power Automate를 사용하여 분류를 자동화하세요.

· 🏗️ 구조 : SharePoint > 사이트 만들기 > 라이브러리 만들기
➡️ 프로젝트의 각 단계에는 전용 라이브러리가 있습니다.

· 🏷️ 메타데이터 : 열 추가 > 고급 설정
➡️ 문서를 쉽게 필터링하고 검색할 수 있습니다.

· 🧩 템플릿 : 컬렉션 설정 > 템플릿 사용
➡️ 보고서는 균일하고 일관적입니다.

· ⚙️ 자동화 : Power Automate > 자동화된 흐름
➡️ 문서가 자동으로 보관됩니다.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🏗️ 웹사이트와 컬렉션을 만들어 보세요	SharePoint > + 사이트/사이트 콘텐츠 만들기 > + 새로 만들기 > 라이브러리
🏷️ 메타데이터	컬렉션 > 열 추가/컬렉션 설정 > 고급
🧩 사용자 정의 템플릿	컬렉션 설정 > 고급 설정 > 템플릿 사용
⚙️ 자동화	Power Automate > + 생성 > 자동화된 흐름

🚀 생산성 이점

ü 명확하고 확장 가능한 콘텐츠 구성

ü 메타데이터 덕분에 빠른 검색 가능

ü 회사 문서의 균일성

ü 수동 작업 감소

ü 더 큰 통제와 추적성

ü 팀 협업

ü 정보에 대한 즉각적인 접근

ü 저장 오류 감소

ü 문서 프로세스의 효율성 향상

ü 기업 표준화 지원

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

ü 프로젝트 관리 🗂️
각 프로젝트에는 컬렉션, 템플릿, 자동화된 흐름이 포함된 사이트가 있습니다.

ü HR 문서 👥
양식, 정책 및 보고서는 자동으로 분류되고 보관됩니다.

ü 기술 아카이브 🛠️
매뉴얼과 가이드는 카테고리별로 정리되어 있으며, 버전 관리를 통해 업데이트됩니다.

❓ 자가 평가 질문

1. SharePoint에서 문서 라이브러리를 만들려면 어떻게 해야 하나요?

2. 콘텐츠를 분류하는 데 유용한 메타데이터 유형은 무엇입니까?

3. 문서에 대한 사용자 정의 템플릿을 어떻게 설정합니까?

4. Power Automate를 사용하여 어떤 작업을 자동화할 수 있나요?

5. 사이트와 컬렉션 구조는 어떻게 구성을 개선합니까?

🧾 내가 배운 것 요약

SharePoint Online에서 콘텐츠를 효율적으로 구성하는 방법을 알아보았습니다. 사이트와 라이브러리를 만들고, 분류를 위한 메타데이터를 구성하고, 표준화를 위한 사용자 지정 템플릿을 설정하고, Power Automate를 사용하여 구성을 자동화했습니다. 이러한 기술을 통해 방대한 양의 문서를 체계적이고 추적 가능하며 확장 가능한 방식으로 관리할 수 있습니다. 이제 비즈니스 생산성과 협업을 지원하는 디지털 환경을 설계할 수 있습니다.

c) 공유 지능적이고 통제 된

· 권한 관리 : 개별 사용자, 그룹, 게스트 및 외부 파트너에게 다양한 권한을 할당할 수 있습니다. 이러한 유연성 덕분에 일부 사용자에게는 특정 파일에 대한 읽기 전용 권한을 부여하고, 다른 참여자에게는 편집 또는 공유 권한을 부여할 수 있습니다. 외부 게스트에게는 특정 권한을 부여하고, 내부 작업 그룹에는 더욱 광범위하고 자동화된 보안 규칙을 적용할 수 있습니다. 이를 통해 파트너와 외부 공동 작업자에게는 엄격하게 필요하고 제한된 시간 동안만 권한을 부여하여 기밀 유지가 항상 보장됩니다.

· 실시간 협업 : Office 문서는 여러 사람이 동시에 편집할 수 있으며, 댓글과 제안을 추가할 수 있습니다. 이 실시간 공동 작성 기능은 문서 작업 방식을 근본적으로 변화시켜, 여러 사람이 차례를 기다리거나 이메일로 다른 버전을 전송할 필요 없이 동시에 수정할 수 있도록 합니다 . 모든 변경 사항은 모든 공동 작업자에게 즉시 표시되어 누가 어떤 부분을 작업하고 있는지 확인할 수 있으므로 오류와 중복을 크게 줄일 수 있습니다. 또한, 문서에 직접 댓글과 제안을 추가하면 비교가 더욱 빠르고 투명해져 의사 결정 프로세스와 공동 수정 작업이 용이해집니다. 이러한 도구는 협업의 질을 향상시키고 팀워크를 더욱 유연하고 공유하며 추적 가능하게 만듭니다 .

· 공유 가능 링크 : 문서 및 폴더를 선택적으로 공유하기 위한 보안 링크(만료일 및 비밀번호 포함)를 생성합니다. 이 기능을 사용하면 조직 내부 및 외부에서 파일 및 폴더를 특정 사용자에게만 공유할 수 있는 고유하고 안전한 링크를 생성할 수 있습니다. 각 문서 또는 폴더에 대해 특정 사용자, 회사 구성원 또는 경우에 따라 외부 사용자에게만 할당된 링크를 만들지 여부를 선택할 수 있습니다. SharePoint는 링크 만료일 및 비밀번호 설정과 같은 고급 옵션을 제공하여 보안을 강화하고 공유 콘텐츠에 액세스할 수 있는 기간 및 방식을 정밀하게 제어할 수 있도록 합니다. 예를 들어, 프로젝트 폴더를 외부 공급업체와 일정 기간 동안 공유하려면 링크를 생성하고 원하는 만료일을 설정한 후 비밀번호를 설정하기만 하면 됩니다. 해당 기간이 지나면 링크가 더 이상 활성화되지 않고 액세스가 자동으로 차단됩니다. 이러한 접근 방식을 통해 무단 공개 위험 없이 민감한 정보를 완벽하게 제어하고 실제 운영 요구 사항에 맞게 공유를 맞춤 설정할 수 있습니다. 각 링크는 추적 가능하며 언제든지 비활성화할 수 있으므로 최대한의 유연성과 개인 정보 보호를 보장합니다.

· 감사 및 모니터링 : SharePoint는 문서 및 폴더 활동을 추적하는 고급 도구를 제공하여 관리자와 보안 담당자가 콘텐츠에 액세스, 수정 또는 다운로드하는 사람에 대한 포괄적인 개요를 확보할 수 있도록 지원합니다. 이러한 감사 기능을 통해 각 사용자 또는 그룹이 수행한 작업의 날짜, 시간 및 유형에 대한 정보가 포함된 상세 보고서를 생성할 수 있어 데이터 관리의 투명성과 책임성을 극대화할 수 있습니다. 또한 SharePoint는 중요한 액세스 또는 변경 사항이 발생할 경우 자동 알림을 전송하여 실시간 모니터링을 지원하고 비정상적이거나 무단으로 수행된 작업을 적시에 식별할 수 있도록 지원합니다. 이러한 수준의 제어는 기업 보안 정책 및 데이터 보호 규정을 준수하고 전문적인 감사 기준을 준수하는 데 특히 유용합니다. 추적된 모든 활동은 직관적인 인터페이스를 통해 쉽게 액세스하거나 추가 분석을 위해 내보낼 수 있으므로 공유 콘텐츠의 기밀성과 무결성을 지속적으로 보호할 수 있습니다.

운동. 콘텐츠 공유

🎯 운동 목표

SharePoint에서 안전하고 추적 가능하며 협업적인 방식으로 콘텐츠를 공유하는 방법을 배우는 것이 목표입니다. 파일 및 라이브러리에 대한 세부적인 권한 설정, 동시 문서 편집 기능 활성화, 제한 사항이 있는 공유 링크 생성, 감사 도구를 사용한 활동 모니터링 방법을 배우게 됩니다. 이 연습은 정보 보안을 강화하고, 투명성을 높이며, 실시간 협업을 용이하게 하여 통제되지 않는 콘텐츠 관리와 관련된 위험을 줄여줍니다.

🛠️ 운영 단계

1. 권한 관리 🔐

ü https://portal.office.com에 로그인하세요

ü SharePoint 로 이동 > 사이트를 선택하세요

ü 문서 라이브러리를 엽니다

ü 파일 옆에 있는 ...을 클릭하세요 > 액세스 관리

ü 상속된 권한에 액세스하려면 고급을 클릭하세요.

ü 권한 상속 중지를 선택하세요

ü 권한이 없는 사용자 제거

ü 특정 역할(읽기, 편집)을 가진 사용자 또는 그룹 추가

ü 변경 사항 저장

ü 권한 확인 옵션을 사용하여 권한을 확인하세요

2. 실시간 협업 👥

ü 라이브러리에 Word 또는 Excel 파일 업로드

ü 파일을 클릭하여 온라인에서 열어보세요

ü 편집 권한이 있는 동료와 파일을 공유하세요

ü 문서에 여러 사용자가 동시에 존재하는지 확인하세요

ü 댓글을 추가하고 실시간으로 응답을 확인하세요.

ü 편집하는 동안 내장된 채팅을 사용하여 소통하세요

ü 문서를 저장하고 닫습니다

ü 다른 사람이 변경한 내용을 확인하기 위해 다시 엽니다.

ü 버전 기록에 액세스하여 수정 사항을 확인하세요.

ü 필요한 경우 이전 버전을 복원하세요

3. 제한 사항이 있는 공유 가능 링크 🔗

ü 컬렉션에서 파일을 선택하세요

ü 공유를 클릭하세요

ü 이 링크를 볼 수 있는 사람을 클릭하세요

ü "특정 사람" 또는 "조직 내 사람만"을 선택하세요.

ü 필요한 경우 편집 허용 옵션을 끕니다.

ü 링크의 만료일을 설정하세요

ü 파일이 민감한 경우 다운로드 비활성화

ü 적용을 클릭하세요

ü 링크를 복사하여 Teams 또는 Outlook을 통해 보내세요.

ü 다른 계정에서 로그인 확인

4. 감사 및 모니터링 📊

ü https://compliance.microsoft.com으로 이동하세요

ü 사이드 메뉴에서 감사를 선택하세요

ü 검색 시작을 클릭하세요

ü 활동별 필터링: "본 파일", "수정된 파일", "파일 공유"

ü 날짜 범위를 설정하세요

ü 파일 이름이나 사용자 이름을 입력하세요

ü 검색을 시작하세요

ü 결과를 Excel로 내보내기

ü 파일을 누가 보거나 수정했는지 분석합니다.

ü 내부 감사를 위해 보고서를 저장하세요.

📘 애플리케이션 운영 시나리오

법무팀은 검토를 위해 영업 부서와 계약서 초안을 공유해야 합니다. 문서는 SharePoint에 업로드되며, 읽기 전용 권한을 가진 영업팀 구성원에게만 권한이 부여됩니다. 7 일 후 만료되는 공유 링크가 생성됩니다. 법무팀은 누가 언제 파일을 열람했는지 확인하기 위해 활동을 모니터링합니다.

ü 🔐 권한 : 컬렉션 > 액세스 관리 > 고급
➡️ 영업팀 만 파일을 볼 수 있습니다.

ü 👥 공동 작업 : Word Online에서 파일 열기 > 공유
➡️ 주석과 변경 사항을 실시간으로 볼 수 있습니다.

ü 🔗 공유 가능한 링크 : 공유 > 특정 사람 > 만료
➡️ 링크가 만료되어 다운로드할 수 없습니다.

ü 📊 모니터링 : 규정 준수 센터 > 감사 > 검색
➡️ 법무팀은 누가 파일을 열었는지 확인합니다.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🔐 권한 관리	파일 > ... > 액세스 관리 > 고급
👥 공동 저작	Word/Excel Online에서 파일 열기
🔗 공유 가능한 링크	파일 > 공유 > 링크 설정
📊 감사 로그	compliance.microsoft.com > 감사 > 검색 시작

🚀 생산성 이점

ü 안전하고 통제된 문서 공유

ü 파일 중복 없이 동시 협업

ü 감사 및 책임성을 위한 활동 추적성

ü 이메일 과 첨부 파일 사용을 줄이세요

ü 검토 프로세스의 투명성 향상

ü 콘텐츠에 대한 빠르고 타겟팅된 액세스

ü 만료된 링크로 민감한 데이터 보호

ü 액세스 권한에 대한 세부적인 제어

ü 변경 사항 및 액세스에 대한 자동 알림

ü 규제 준수 및 거버넌스 지원

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

ü 계약 검토 ⚖️
제한된 접근 및 추적성을 통해 클라이언트나 내부 부서와 초안을 공유합니다.

ü 마케팅 협업 📣
크리에이티브 팀 과 함께 프레젠테이션과 브로셔를 실시간으로 작업하세요 .

ü 기업 정책의 배포 🏢
만료된 링크가 있는 문서를 공유하고 누가 읽었는지 추적하세요.

❓ 자가 평가 질문

1. SharePoint에서 파일 권한을 변경하려면 어떻게 해야 하나요?

2. SharePoint에서는 안전한 공유 링크를 만드는 데 어떤 옵션을 제공합니까?

3. 파일을 누가 봤는지, 수정했는지 어떻게 알 수 있나요?

4. 실시간 협업은 어떻게 효율성을 향상시키나요?

5. 고급 감사 규정 준수 센터에 어디에서 접속할 수 있나요?

🧾 내가 배운 것 요약

SharePoint에서 문서를 지능적이고 통제된 방식으로 공유하는 방법을 알아보았습니다. 사용자 지정 권한을 설정하고, 실시간 협업을 활성화하고, 제한 사항이 있는 공유 링크를 만들고, 감사 도구를 사용하여 활동을 모니터링했습니다. 이러한 기능을 사용하면 안전하고 투명하며 효율적으로 작업하면서 콘텐츠에 액세스하고 수정하는 사용자를 제어할 수 있습니다. 이제 SharePoint에서 문서 공유를 정확하고 안전하게 관리할 수 있습니다.

d) 모든 곳 에서 접근 가능 장치

· 클라우드 네이티브 플랫폼 : 로컬 설치 필요 없음: 모든 기능을 웹 브라우저에서 바로 사용할 수 있습니다. 온라인 로그인만으로 모든 PC, 태블릿 또는 스마트폰에서 콘텐츠 및 협업 도구에 액세스할 수 있습니다. 이러한 유연성 덕분에 이동 중에도 업무 연속성을 보장하여 언제 어디서나 파일에 액세스하고, 편집하고, 공유할 수 있습니다. 클라우드 인프라 덕분에 정보는 항상 동기화되고 최신 상태로 유지되므로 데이터 손실이나 오래된 버전의 위험도 줄어듭니다. 직관적인 인터페이스와 고급 보안 옵션은 사무실 근무자와 원격 근무자 모두에게 안정적인 환경을 제공합니다. 하드웨어 제약이 없어 신속한 도입과 중앙 집중식 관리가 가능하여 기업 IT를 간소화합니다.

· 전용 모바일 앱 : SharePoint Mobile 앱은 이동 중에도 사용자에게 모든 기능을 제공하도록 설계되었습니다. 간단하고 직관적인 인터페이스 덕분에 몇 번의 탭 만으로 사이트, 문서 라이브러리 및 회사 콘텐츠에 액세스할 수 있습니다 . 온라인 및 오프라인 모두에서 파일을 즉시 편집할 수 있어 유연성이 극대화됩니다. 실시간 알림을 통해 업데이트, 공유 또는 협업 요청을 확인할 수 있습니다. 새 문서를 업로드하고, 사진을 촬영하고, 작업 공간에 직접 저장할 수 있습니다. 통합 검색 엔진을 통해 정보를 쉽고 빠르게 찾을 수 있습니다. 마지막으로, 고급 인증 및 중앙 집중식 권한 관리를 통해 보안이 강화됩니다.

· OneDrive 동기화 : SharePoint와 OneDrive의 원활한 통합을 통해 회사 문서 라이브러리를 기기에 직접 간편하게 동기화할 수 있습니다. 즉, 인터넷에 연결되지 않은 상태에서도 파일 작업을 수행할 수 있습니다. 로컬에서 변경된 모든 내용은 기기가 다시 온라인 상태가 되는 즉시 플랫폼에 자동으로 업로드되고 업데이트됩니다. 클라우드와 로컬 간의 원활한 연결은 자동 버전 관리 및 이전 버전 문서 복원 기능을 통해 데이터의 상시 가용성을 보장할 뿐만 아니라 보안도 강화합니다. 또한, 선택적 동기화를 통해 오프라인으로 유지할 폴더나 파일을 선택하여 저장 공간을 최적화하고 각 사용자 또는 팀 의 요구에 맞게 조정할 수 있습니다 .

· 반응형 디자인 : 모든 페이지와 웹 파트를 화면 크기나 기기에 관계없이 항상 읽고 사용할 수 있도록 보장합니다. 데스크톱 PC, 태블릿, 스마트폰 등 어떤 기기에서든 콘텐츠가 자동으로 리플로우되어 시각적, 기능적 편의성을 극대화합니다. 메뉴, 이미지, 표와 같은 요소들이 동적으로 조정되어 확대/축소나 가로 스크롤이 필요 없습니다. 이러한 유연성 덕분에 사무실에 있든 이동 중이든 모든 사람이 동등하게 효율적으로 작업할 수 있습니다. 업데이트나 새로운 기능이 추가되더라도 사용성은 뛰어나 일관된 사용자 경험을 보장합니다. 이를 통해 전체 팀이 항상 간편하고 즉각적으로 접근하고 협업할 수 있습니다.

연습. 이동 중에 SharePoint 사용하기

🎯 운동의 목적

목표는 클라우드 네이티브 기능을 활용하여 이동 중에도 어떤 기기에서든 SharePoint Online을 사용하는 방법을 배우는 것입니다. 사용자는 브라우저에서 회사 콘텐츠에 액세스하고, 모바일 앱을 설치 및 구성하고, 오프라인 액세스를 위해 문서 라이브러리를 OneDrive와 동기화하고, 모바일 기기에서 인터페이스의 적응성을 테스트하는 방법을 배웁니다. 이 연습은 사무실 외부에서도 비즈니스 연속성, 업무 유연성, 그리고 효과적인 협업을 보장하는 데 도움이 됩니다.

🛠️ 운영 단계

1. 클라우드 기반 플랫폼 접근 ☁️

ü https://portal.office.com으로 이동하세요

ü 회사 자격 증명으로 로그인하세요

ü 앱 메뉴에서 SharePoint를 클릭합니다.

ü 팀 또는 커뮤니케이션 사이트를 선택하세요

ü 문서 라이브러리 탐색

ü 브라우저에서 직접 파일 열기

ü 로컬 소프트웨어가 필요하지 않은지 확인하세요

ü Word 또는 Excel 문서를 온라인으로 편집해보세요

ü 파일을 저장하고 닫습니다

ü 변경 사항이 다른 기기에서도 표시되는지 확인하세요.

2. 모바일 앱 설치 및 사용 📱

ü 열려 있는 App Store (iOS) 또는 Google Play (Android)

ü Microsoft SharePoint 검색

ü 모바일 기기에 앱을 설치하세요

ü 앱을 열고 비즈니스 계정으로 로그인하세요

ü 사용 가능한 사이트 찾아보기

ü 문서 라이브러리 열기

ü PDF 또는 Word 파일 보기

ü Teams 또는 Outlook을 통해 파일 공유

ü 빠른 접근을 위해 사이트를 즐겨찾기에 추가하세요

ü 업데이트에 대한 푸시 알림 활성화

3. OneDrive와 동기화 🔄

ü 브라우저에서 문서 라이브러리에 액세스합니다.

ü 동기화 (두 개의 화살표가 있는 아이콘) 를 클릭하세요.

ü OneDrive 열기 확인

ü 동기화가 시작될 때까지 기다리세요

ü PC에서 OneDrive 앱을 엽니다.

ü 동기화된 폴더로 이동

ü 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭 > 오프라인에서 사용 가능하게 설정

ü 연결 없이도 파일을 편집하세요

ü 인터넷에 다시 연결

ü 변경 사항이 동기화되었는지 확인하세요

반응형 디자인 테스트 📲

ü 모바일 브라우저에서 SharePoint에 액세스

ü 사이트 페이지를 탐색하세요

ü 자동 콘텐츠 적응 확인

ü 문서 라이브러리 열기

ü Word 또는 PDF 파일 보기

ü 모바일 브라우저에서 파일을 편집해보세요

ü 메뉴 및 웹 파트의 가독성을 확인하세요

ü 가로 보기를 테스트하려면 장치를 회전하세요.

ü 문서에 주석 추가

ü 경험이 원활하고 일관되도록 하세요

📘 애플리케이션 운영 시나리오

이동 중인 영업 관리자가 업데이트된 프레젠테이션에 접속해야 합니다. SharePoint 모바일 앱을 사용하여 팀 사이트를 열고 , 마케팅 자료 라이브러리를 OneDrive와 동기화하고, 필요한 파일을 오프라인에서 사용할 수 있도록 설정합니다. 고객과의 미팅 중에는 인터넷에 연결되지 않은 상태에서도 태블릿에서 파일을 엽니다.

ü ☁️ 클라우드 기반 액세스 : portal.office.com > SharePoint
➡️ 모든 기기에서 콘텐츠에 액세스하세요.

ü 📱 모바일 앱 : App Store / Google Play > Microsoft SharePoint
➡️ 모바일에 최적화된 인터페이스를 제공합니다.

ü 🔄 동기화 : 라이브러리 > 동기화 > OneDrive
➡️ 파일을 오프라인에서도 사용할 수 있습니다.

ü 📲 반응형 디자인 : 모바일 브라우저 탐색
➡️ 인터페이스가 자동으로 화면에 맞춰 조정됩니다.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
☁️ 클라우드 기반 액세스	portal.office.com > SharePoint
📱 모바일 앱	App Store / Google Play > Microsoft SharePoint
🔄 OneDrive 동기화	문서 컬렉션 > 동기화
📲 반응형 디자인	모바일 브라우저 > SharePoint 탐색

🚀 생산성 이점

ü 어디에서나 기업 콘텐츠에 지속적으로 액세스 가능

ü 자동 동기화로 오프라인 작업 가능

ü 이동 중에도 실시간 협업 가능

ü 특정 장치에 대한 의존도 감소

ü 원격으로 여행하거나 근무하는 근로자의 유연성 향상

ü 데스크탑, 태블릿, 스마트폰에서 일관된 인터페이스

ü 중요 업데이트에 대한 푸시 알림

ü 응답 및 결정 시간 단축

ü 현장 팀 의 더 큰 자율성

ü 모든 상황에서 비즈니스 연속성 지원

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

ü 이동 중인 기술자들 🛠️
동기화 덕분에 오프라인에서도 태블릿에서 매뉴얼과 체크리스트에 접근할 수 있습니다.

ü 이동 중 광고 🚗
고객 방문 시 모바일 앱에서 바로 혜택과 프레젠테이션을 확인할 수 있습니다.

ü 재택근무하는 관리자들 🧑 ‍ 💼
스마트폰으로 문서와 승인을 관리하여 어디서나 생산성을 유지합니다.

❓ 자기평가 질문

1. OneDrive와 문서 라이브러리를 동기화하려면 어떻게 해야 하나요?

2. SharePoint 모바일 앱의 이점은 무엇인가요?

3. 파일을 오프라인에서 사용할 수 있게 하려면 어떻게 해야 하나요?

4. 반응형 디자인은 어떻게 사용자 경험을 개선합니까?

5. SharePoint가 클라우드 기반 플랫폼으로 간주되는 이유는 무엇입니까?

🧾 내가 배운 것 요약

SharePoint 기능을 활용하여 어떤 기기에서든 회사 콘텐츠에 액세스하는 방법을 알아보았습니다. 브라우저 액세스, 모바일 앱, OneDrive 동기화, 반응형 디자인도 살펴보았습니다. 이러한 기술을 활용하면 오프라인에서도 유연하게 작업하고 어떤 상황에서든 생산성을 유지할 수 있습니다. 이러한 기능이 출장, 재택 근무, 외부 회의와 같은 실제 상황에 어떻게 적용되는지 살펴보았습니다. 이제 SharePoint를 구성하고 사용하여 회사 문서에 대한 지속적이고 안전한 액세스를 보장할 수 있습니다.

e) 개선 에서 생산력

· Microsoft 365 통합 : SharePoint는 Microsoft 365 에코시스템과 완벽하게 통합되어 작업 그룹 공동 작업과 생산성을 향상시킵니다. Teams는 SharePoint 스페이스에서 바로 채팅, 화상 통화 및 파일 공유를 지원합니다. Outlook을 통해 팀 사이트에 연결된 공유 일정 및 이벤트를 관리할 수 있습니다 . Planner를 사용하면 단일 인터페이스에서 마감일과 우선 순위를 확인하며 할당된 작업을 계획하고 추적할 수 있습니다. Power Automate는 알림, 보고 및 승인 프로세스를 자동화하여 오류와 가동 중지 시간을 줄입니다. OneDrive 통합을 통해 안전한 문서 동기화 및 공유가 가능합니다. 모든 워크플로는 중앙 집중화되어 일상적인 관리가 간소화되고 부서 간 공동 작업이 향상됩니다.

· 자동화된 워크플로 : SharePoint는 자동화된 워크플로를 통해 문서 검토, 승인 요청 제출 및 관리, 마감일 신속 전달과 같은 반복적인 작업을 간소화합니다. 이러한 자동화는 수동 개입의 필요성을 줄이고 오류 위험을 최소화하며 프로세스 병목 현상을 제거합니다. Power Automate와 같은 도구를 사용하면 알림, 작업 할당 또는 파일 이동을 트리거하는 사용자 지정 규칙을 구성하여 워크플로의 모든 단계가 항상 모든 팀원 에게 투명하게 정시에 완료되도록 할 수 있습니다 .

· 대시보드 및 보고서 : SharePoint의 대화형 웹 파트를 사용하면 목록, 문서 라이브러리, Power BI 또는 기타 통합 소스의 데이터를 집계하는 동적 대시보드를 만들 수 있습니다. 차트, 표, KPI가 실시간으로 표시되어 프로젝트 진행 상황과 주요 활동을 즉시 파악할 수 있습니다. 사용자는 운영 요구 사항에 따라 데이터를 필터링, 탐색 및 사용자 지정할 수 있습니다. 자동화된 보고서는 목표를 모니터링하고, 잠재적 문제를 파악하고, 시정 조치를 신속하게 처리하는 데 도움이 됩니다. 지속적으로 업데이트되는 정보는 더욱 빠르고 정보에 기반한 의사 결정을 보장합니다. 대시보드는 모바일 기기에서도 액세스할 수 있으므로 어디서든 데이터에 원활하게 액세스할 수 있습니다.

· 고급 검색 엔진 : SharePoint의 고급 검색 엔진은 파일, 대화, 이미지 및 구조화된 데이터를 빠르게 인덱싱하는 기능 덕분에 비즈니스 효율성을 위한 핵심 도구입니다. 사용자는 작성자, 날짜, 문서 유형 또는 특정 프로젝트별로 필터를 적용하여 검색 결과를 좁힐 수 있으므로 일상적인 검색 시간을 절약할 수 있습니다. 지능형 제안 기능은 개인 및 그룹의 습관을 학습하여 정보 요구 사항을 예측하고 이미 사용 중인 리소스를 제안합니다. Microsoft Graph 와의 통합을 통해 Teams, Outlook 및 OneDrive의 관련 정보를 연결하여 결과의 관련성을 더욱 향상시킵니다. 또한, 시맨틱 검색을 통해 키워드, 동의어 또는 관련 구문을 사용하여 콘텐츠를 찾을 수 있습니다. 이 모든 것은 개인 정보를 보호하고 액세스 권한을 존중하는 안전한 환경에서 이루어집니다. 이를 통해 모든 사람이 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있어 더욱 유연하고 정보에 기반한 협업을 촉진할 수 있습니다.

운동. 생산성 향상

🎯 운동의 목적

목표는 SharePoint를 Microsoft 365와 통합된 프로덕션 허브로 활용하는 방법을 배우는 것입니다. SharePoint를 Excel, Teams, Power BI에 연결하여 동적 대시보드를 만들고, Power Automate를 사용하여 자동화된 워크플로를 구축하고, 고급 검색 엔진을 사용하여 콘텐츠를 빠르게 찾고, Outlook과 같은 도구를 통합하여 원활한 협업을 수행하는 방법을 배우게 됩니다. 이 연습은 수동 작업을 줄이고, 데이터 가시성을 향상시키고, 정보 액세스 속도를 높여 운영 효율성을 높이는 데 도움이 됩니다.

🛠️ 운영 단계

1. Microsoft 365와의 통합 🔗

ü https://portal.office.com에 로그인하세요

ü SharePoint 로 이동 > 사이트 선택

ü 문서 라이브러리 열기

ü Excel에서 열기를 클릭하여 파일을 직접 편집하세요.

ü 공유 > 링크 복사 > Teams에 붙여넣기를 클릭합니다.

ü Teams 채널에 SharePoint 사이트를 탭으로 추가

ü 웹 파트를 사용하여 Outlook 일정을 사이트에 연결

ü 사이트 홈페이지에 Microsoft Forms를 삽입하세요

ü 작업 관리를 위해 SharePoint 목록을 Planner에 연결

ü 앱 간 상호 작용을 저장하고 테스트합니다.

2. 자동화된 워크플로 ⚙️

1) https://make.powerautomate.com으로 이동하세요

2) + 만들기 > 자동화된 흐름을 클릭하세요.

3) 이름을 지정합니다(예: "파일 업로드 알림")

4) 트리거 선택: "SharePoint에서 파일이 생성될 때"

5) 문서 컬렉션을 선택하세요

6) 작업 추가: "Teams를 통해 알림 보내기"

7) 작업 추가: "플래너에서 작업 만들기"

8) 조건 추가: "파일 이름에 '보고서'가 포함된 경우"

9) 흐름을 저장하고 활성화합니다.

10) 컬렉션에 파일을 업로드하여 테스트합니다.

3. 대시보드 및 보고서 📊

ü Power BI Desktop 열기

ü 데이터 가져오기 > 추가 > SharePoint Online 목록을 클릭합니다.

ü SharePoint 사이트의 URL을 입력하세요

ü 분석할 목록을 선택하세요

ü 시각화(차트, 표, KPI)를 만듭니다.

ü 필터 및 필드 사용자 지정

ü 보고서 저장

ü Power BI 서비스에 게시

ü Power BI 웹 파트를 사용하여 SharePoint에 보고서 포함

ü 자동 데이터 업데이트 확인

4. 고급 검색 엔진 🔍

ü SharePoint > 검색 창으로 이동

ü 키워드를 입력하세요(예: "2024년 매출 보고서")

ü 더 많은 결과 보기 를 클릭하세요

ü 파일 유형(PDF, Excel, Word)으로 필터링

ü 작성자 또는 수정 날짜로 필터링

ü 관련성 또는 날짜별로 결과 정렬

ü 검색 결과를 사용자 정의 보기로 저장

ü 사이트 홈페이지에 뷰 추가

ü 특정 문서를 검색해보세요

ü 결과의 정확성을 확인하세요

📘 애플리케이션 운영 시나리오

영업팀은 거래 진행 상황을 모니터링하고 알림을 자동화하려고 합니다. 데이터가 포함된 SharePoint 목록을 만들고 Power BI에 연결하여 실시간으로 진행 상황을 확인하고, 새로운 거래가 추가될 때마다 Teams를 통해 알림을 전송하는 흐름을 설정합니다. 팀원 들은 고급 검색을 사용하여 관련 문서를 빠르게 찾을 수 있습니다.

ü 🔗 통합 : SharePoint > Excel > Teams > Forms
➡️ 모든 Microsoft 365 도구가 함께 작동합니다.

ü ⚙️ 자동화된 흐름 : Power Automate > 새 흐름
➡️ 알림을 자동화하고 수동 작업을 줄입니다.

ü 📊 대시보드 : Power BI > SharePoint Online 목록
➡️ 실시간으로 제안의 성과를 확인하세요.

ü 🔍 고급 검색 : SharePoint > 필터 및 보기
➡️ 관련 파일과 정보를 빠르게 찾으세요.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🔗 Excel/Teams와의 통합	SharePoint > Excel에서 열기 / 공유 / Teams에 추가
⚙️ 자동화된 흐름	Power Automate > + 생성 > 자동화된 흐름
📊 Power BI 대시보드	Power BI Desktop > 데이터 가져오기 > SharePoint Online 목록
🔍 고급 검색	SharePoint > 검색 창 > 필터

🚀 생산성 이점

ü 수동 및 반복 작업 감소

ü 최신 데이터 및 문서에 빠르게 액세스

ü 사업 성과의 명확한 시각화

ü Microsoft 365 도구 전반의 원활한 협업

ü 의사결정 프로세스의 자동화

ü 더 큰 투명성과 추적성

ü 콘텐츠 검색 시간을 절약하세요

ü 각 팀 에 맞게 대시보드를 사용자 지정하세요

ü 중요 이벤트에 대한 실시간 알림

ü 신속하고 정보에 입각한 의사 결정 지원

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

ü 구매 사무소 🛒
Power BI를 사용하여 구매 요청 승인을 자동화하고 월별 보고서를 생성하세요.

ü 인사팀 👥
SharePoint를 통해 양식과 정책을 공유하고, 수정 사항에 대한 자동 알림을 받으세요.

ü 프로젝트 관리 📅
통합 대시보드와 자동 업데이트 흐름을 통해 프로젝트 진행 상황을 모니터링하세요.

❓ 자가 평가 질문

SharePoint에서 자동화된 흐름을 만들려면 어떻게 해야 하나요?
SharePoint와 통합되는 Microsoft 365 도구는 무엇입니까?
SharePoint 목록을 Power BI에 연결하려면 어떻게 해야 하나요?
고급 검색의 장점은 무엇입니까?
자동화된 워크플로는 어떻게 생산성을 향상시키나요?

🧾 내가 배운 것 요약

SharePoint를 사용하여 Microsoft 365와 통합하고, 자동화된 흐름을 만들고, 대시보드를 생성하고, 고급 검색 엔진을 사용하여 생산성을 향상시키는 방법을 알아보았습니다. SharePoint를 Excel, Teams, Power BI에 연결하여 원활하고 중앙 집중화된 작업을 수행하는 방법도 살펴보았습니다. Power Automate를 사용하여 흐름을 생성하여 수동 작업을 줄이고 소통을 개선했습니다. 고급 검색을 사용하여 관련 콘텐츠를 빠르게 찾는 방법도 익혔습니다. 이러한 기술은 더욱 효율적으로 작업하고, 더 빠른 의사 결정을 내리고, 팀 과 더욱 효과적으로 협업하는 데 도움이 됩니다 .

f) 팀원 간 협업 촉진

· 팀 사이트 : 각 작업 그룹이 효율적으로 업무를 정리할 수 있는 전용 디지털 공간입니다. 이러한 사이트 내에서 문서를 저장하고 공유하여 항상 최신 버전에 액세스할 수 있습니다. 공유 캘린더는 이벤트, 회의 및 마감일을 조율하여 중복 및 누락을 방지합니다. 통합된 작업 목록을 통해 활동 관리를 수행하고, 팀원에게 특정 작업을 할당하고 , 프로젝트 진행 상황을 추적합니다. 토론 포럼은 토론과 아이디어 공유를 촉진하여 체계적인 대화를 촉진합니다. 각 공간은 그룹의 특정 요구에 맞는 도구와 레이아웃으로 맞춤 설정할 수 있습니다. 이를 통해 협업을 간편하고 투명하게 진행하며, 항상 공동 목표에 부합할 수 있습니다.

· 실시간 공동 작성 : SharePoint에서 실시간으로 여러 사람이 동일한 Word, Excel 또는 PowerPoint 문서를 동시에 편집하고 서로의 변경 내용을 즉시 확인할 수 있습니다. 각 변경 내용은 자동으로 저장되어 충돌이나 덮어쓰기를 방지합니다. 다른 사용자의 커서와 선택 항목이 표시되어 작업 추적을 유지하면서 협업을 원활하게 진행할 수 있습니다. 댓글을 남기고, 수정 사항을 제안하고, 변경 내역을 추적할 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 파일 검토 속도가 빨라지고 오류나 중복 발생 위험이 크게 줄어듭니다. 다른 공동 작업자들의 활동을 실시간으로 알려주므로 효율적으로 협업할 수 있습니다. 공동 작성 기능은 팀 생산성을 향상시켜 디지털 협업을 간편하고 안전하게 만들어줍니다.

· 타겟 커뮤니케이션 : 공지, 게시물, 뉴스는 모든 회원 또는 특정 그룹에 즉시 전달됩니다. 이 기능을 통해 효과적인 정보 관리를 통해 모든 커뮤니케이션이 적시에 적절한 사람에게 전달되도록 할 수 있습니다. 관리자는 사이트 홈페이지에 공지를 게시할지, 아니면 특정 팀 이나 프로젝트 그룹에만 타겟 알림을 보낼지 선택할 수 있습니다. 이를 통해 직접 참여하지 않는 사람들에게 과도한 메시지 전달을 방지하고 중요한 사항에 집중할 수 있습니다. 뉴스에는 멀티미디어 첨부 파일, 빠른 링크, 개인 맞춤형 행동 유도(CTA)를 포함할 수 있습니다. 게시물에 댓글을 달 수 있어 참여자 간의 열린 대화를 촉진합니다. 실시간 알림 시스템은 커뮤니케이션을 시의적절하고 항상 추적할 수 있도록 지원합니다. 이 모든 것은 더욱 집중적이고, 참여적이며, 생산적인 협업을 가능하게 합니다.

· 프로젝트 협업 공간 : 전담 협업 공간을 통해 프로젝트 관리가 지원됩니다. 이 공간은 각 프로젝트 팀이 협업할 수 있는 체계적이고 중앙화된 환경을 제공하도록 설계되었습니다. 직관적인 작업 추적기를 통해 작업을 쉽게 할당, 모니터링 및 업데이트할 수 있으며, 파일 및 작업 자료를 안전하게 보관할 수 있는 문서 저장소와 프로젝트의 모든 단계를 추적하는 상세한 활동 타임라인이 포함되어 있습니다. 각 구성원은 주요 정보에 빠르게 접근하고, 진행 상황을 추적하며, 공동 목표 달성에 실시간으로 기여할 수 있습니다. 커뮤니케이션 도구 및 자동 알림 기능을 통합하여 모든 구성원이 항상 최신 정보를 확인하고 참여를 유도하여 프로젝트 라이프사이클 전반에 걸쳐 원활하고 투명한 협업을 지원합니다.

운동. 협업 촉진

🎯 운동의 목적

SharePoint Online을 사용하여 효과적인 협업 환경을 구축하는 방법을 배우는 것이 목표입니다. 문서와 작업을 중앙에서 관리하고, 동시 파일 편집을 지원하고, 사이트 홈페이지에 특정 커뮤니케이션을 게시하고, 전용 프로젝트 공간을 구성 하는 팀 사이트 를 만드는 방법을 배우게 됩니다. 이 연습은 투명성, 정보 공유, 작업 그룹 생산성을 향상시켜 콘텐츠 분산을 줄이고 실시간 협업을 촉진합니다.

🛠️ 운영 단계

팀 사이트 만들기 🏗️

ü https://portal.office.com에 로그인하세요

ü SharePoint > + 사이트 만들기 로 이동

ü 팀 사이트 선택

ü 사이트의 이름과 설명을 입력하세요

ü 팀원 추가

ü 다음을 클릭한 다음 마침 을 클릭하세요.

ü 편집 버튼을 사용하여 홈페이지를 사용자 지정하세요

ü 웹 파트 추가: "문서", "활동", "뉴스"

ü 페이지를 저장하고 게시합니다

ü 팀 과 웹사이트 링크를 공유하세요

2. 실시간 공동 작성 👥

ü 문서 라이브러리에 Word 또는 Excel 파일 업로드

ü 파일을 클릭하여 온라인에서 열어보세요

ü 팀원 들 과 파일을 공유하세요

ü 문서에 여러 사용자가 동시에 존재하는지 확인하세요

ü 댓글이나 변경 사항을 추가하세요

ü 실시간으로 변경 사항을 확인하세요

ü 파일을 저장하고 닫습니다

ü 다른 사람이 변경한 내용을 확인하기 위해 다시 엽니다.

ü 버전 기록에 액세스

ü 필요한 경우 이전 버전을 복원하세요

3. 타겟 커뮤니케이션 📢

ü 팀 사이트 홈페이지 로 이동

ü 편집을 클릭하세요

ü "뉴스" 웹 파트 추가

ü + 뉴스 추가를 클릭하세요

ü 제목과 내용을 입력하세요(예: 프로젝트 업데이트)

ü 문서에 이미지나 링크 추가

ü 뉴스를 저장하고 게시하세요

ü 팀원 에 대한 알림 활성화

ü 홈페이지에서 디스플레이를 확인하세요

ü Teams 또는 Outlook을 통해 뉴스 링크 공유

4. 프로젝트를 위한 협업 공간 📂

ü + 새 페이지 로 이동

ü 2열 레이아웃을 선택하세요

ü 제목을 입력하세요(예: "Q3 마케팅 프로젝트")

ü 활동을 위한 "플래너" 웹 파트 추가

ü "공유 문서" 웹 파트 추가

ü "팀 대화" 웹 파트 추가

ü 관련 파일이나 모듈에 대한 링크 삽입

ü 페이지를 저장하고 게시합니다

ü 탐색 표시줄에 페이지 추가

ü 프로젝트 멤버와 페이지를 공유하세요

📘 애플리케이션 운영 시나리오

커뮤니케이션팀은 새로운 캠페인을 시작합니다. 자료를 한곳에 모아두고, 공동 집필진이 프레젠테이션을 함께 작업할 수 있도록 팀 웹사이트를 구축하고, 웹사이트 홈페이지에 주간 업데이트를 게시하며, 문서, 마감일, 보고서 등을 정리하는 프로젝트 전용 페이지를 만듭니다.

ü 🏗️ 팀 사이트 : SharePoint > + 사이트 만들기 > 팀 사이트
➡️ 파일, 작업 및 커뮤니케이션을 중앙에서 관리합니다.

ü 👥 공동 작성 : Word Online에서 파일 열기 > 공유
➡️ 동시 편집 및 원활한 협업이 가능합니다.

ü 📢 커뮤니케이션 : 홈 > 편집 > 뉴스 웹 파트
➡️ 중요한 업데이트와 메시지를 표시합니다.

ü 📂 프로젝트 공간 : 새 페이지 > 플래너 + 팀
➡️ 작업, 파일, 대시보드를 하나의 보기로 구성하세요.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🏗️ 팀 사이트 만들기	SharePoint > + 사이트 만들기 > 팀 사이트
👥 공동 저작	문서 라이브러리 > 파일 열기 > 공유
📢 타겟 커뮤니케이션	홈 > 편집 > "뉴스" 웹 파트 추가
📂 프로젝트 공간	새 페이지 > 웹 파트 추가(플래너, 문서, 팀)

🚀 생산성 이점

ü 콘텐츠 및 활동의 중앙화

ü 파일 중복 없이 동시 협업

ü 전체 팀을 위한 가시적이고 추적 가능한 커뮤니케이션

ü 프로젝트 문서 및 도구에 빠르게 액세스

ü 이메일 과 첨부 파일 사용을 줄이세요

ü 워크플로의 투명성 향상

ü 팀원들의 적극적인 참여

ü 변경 사항 및 버전 추적

ü 정보 업데이트 및 공유 용이성

ü 애자일 프로젝트 관리 지원

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

ü 소프트웨어 개발팀 💻
백로그 관리, 기술 문서, 스프린트 업데이트가 한 곳에서 가능합니다.

ü 내부 커뮤니케이션 사무실 📰
공유 자료와 주간 업데이트를 제공하는 내부 캠페인 공간입니다.

ü 기능 간 프로젝트 그룹 🤝
모든 멤버가 접근할 수 있는 파일, 작업 및 보고서를 중앙에서 관리합니다.

❓ 자가 평가 질문

1. SharePoint에서 팀 사이트를 만들려면 어떻게 해야 하나요?

2. 실시간 공동 작성의 이점은 무엇입니까?

3. 웹사이트 홈페이지에 타겟 메시지를 게시하려면 어떻게 해야 하나요?

4. 프로젝트 협업 공간에 어떤 도구를 통합할 수 있나요?

5. SharePoint는 어떻게 팀 협업을 개선합니까 ?

🧾 내가 배운 것 요약

팀원 간의 협업을 촉진하는 방법을 알아보았습니다 . 팀 사이트를 만들고 , 공동 작성 기능을 활성화하여 문서를 함께 작업하고, 사이트 홈페이지에 특정 대상의 커뮤니케이션을 게시하고, 전용 프로젝트 공간을 구성했습니다. 이러한 기능을 통해 정보를 중앙에서 관리하고, 소통을 개선하고, 생산성을 높일 수 있습니다. 이제 SharePoint에서 효과적이고 역동적인 협업 환경을 설계할 수 있습니다.

g) 플랫폼 사용자 정의 및 적응성

· 모듈식 웹 파트 : 이러한 유연한 도구를 사용하면 SharePoint 페이지를 동적으로 개별적으로 강화할 수 있습니다. 이러한 추가 기능에는 데이터 시각화를 위한 대화형 차트, 정보 구성을 위한 동적 목록, 사용자 데이터 수집을 위한 디지털 양식을 삽입하는 기능이 포함됩니다. 실시간 회사 뉴스, 협업을 강화하는 소셜 피드, 공지 전용 공간을 통합할 수 있습니다. 웹 파트를 사용하면 요약 대시보드, 공유 일정, 문서 라이브러리, 유용한 리소스에 대한 빠른 링크 등을 표시할 수도 있습니다. 각 요소는 팀의 필요에 맞게 이동, 크기 조정 또는 구성할 수 있습니다 . 이를 통해 모든 SharePoint 사이트는 사용자 지정되고 기능적이며 항상 최신 상태를 유지하는 작업 환경이 됩니다.

· 레이아웃 사용자 정의 : 각 사이트는 로고, 회사 색상 , 사용자 지정 그래픽으로 사용자 지정할 수 있습니다. 사용자 지정 레이아웃을 사용하면 각 SharePoint 사이트를 조직의 요구 사항과 정체성에 맞게 시각적으로 조정할 수 있습니다. 회사 로고를 삽입하여 브랜드를 강화 하고, 회사 색상에 맞게 색상표를 변경하고, 배너나 그래픽을 추가하여 업무 환경을 더욱 매력적으로 만들 수 있습니다. 일관성과 가독성을 위해 글꼴을 선택하고, 팀의 운영 우선순위에 따라 페이지 섹션을 구성할 수 있습니다 . 사용자 지정 그래픽은 사용자에게 방향을 제시하고 탐색 경험을 개선하는 데 도움이 됩니다. 모든 변경 사항은 독특하고 인지도 높은 디지털 환경을 조성하여 기업 커뮤니티 구성원 간의 소속감과 협업을 증진하는 데 도움이 됩니다.

· 앱 마켓플레이스 : 타사 앱을 통합하여 플랫폼 기능을 확장하세요. 앱 마켓플레이스는 SharePoint의 핵심 강점으로, 타사 솔루션을 쉽게 통합하여 플랫폼 기능을 확장하고 사용자 지정할 수 있도록 지원합니다. 풍부하고 끊임없이 확장되는 카탈로그를 통해 협업, 고급 문서 관리, 프로젝트 계획 또는 혁신적인 정보 공유를 지원하는 애플리케이션을 추가할 수 있습니다. 이러한 앱을 통합하면 특정 운영 요구 사항을 충족하고 프로세스를 간소화하며, 각 작업 공간을 더욱 효과적이고 조직에 맞게 조정할 수 있습니다.

· 맞춤형 개발 : 개발자는 API, Power Apps, SharePoint Framework를 통해 맞춤형 솔루션을 개발할 수 있습니다. 이러한 맞춤형 개발 기능 덕분에 SharePoint는 표준 기능을 넘어 조직의 특정 요구 사항까지 해결할 수 있는 매우 다재다능한 플랫폼이 됩니다. 개발자는 자동화된 워크플로, 대화형 대시보드, 외부 시스템(예: ERP 또는 CRM)과의 통합 솔루션을 만들고 승인 프로세스를 맞춤 설정할 수 있습니다. API를 사용하면 다른 비즈니스 애플리케이션과 실시간으로 통신하는 서비스를 구현하여 동기화된 업데이트와 중앙 집중식 데이터 관리를 보장할 수 있습니다. Power Apps는 모바일 기기에서도 액세스할 수 있는 맞춤형 애플리케이션을 신속하게 개발할 수 있도록 지원하며, SharePoint Framework는 개발 모범 사례와 호환되는 최신 웹 구성 요소를 통해 사용자 경험을 풍부하게 하는 고급 도구를 제공합니다. 이를 통해 모든 조직은 워크플로를 가장 잘 반영하도록 디지털 환경을 구축하여 생산성, 협업 및 비즈니스 목표와의 일관성을 향상시킬 수 있습니다.

운동. 개인화 및 적응성

🎯 운동의 목적

팀 이나 프로젝트 의 특정 요구 사항에 맞게 SharePoint 사이트를 사용자 지정하는 방법을 배우는 것이 목표입니다 . 모듈식 웹 파트를 사용하여 동적 콘텐츠를 추가하고, 페이지 레이아웃을 수정하여 가독성을 높이고, 마켓플레이스에서 앱을 설치하여 기능을 확장하고, 사용자 지정 개발 구성 요소를 통합하는 방법을 배우게 됩니다. 이 연습은 SharePoint를 비즈니스 프로세스와 일관된 유연하고 상호 작용하는 플랫폼으로 전환하는 데 도움이 될 것입니다.

🛠️ 운영 단계

1. 모듈형 웹 파트 추가 🧩

ü https://portal.office.com에 로그인하세요

ü SharePoint 로 이동 > 사이트 선택

ü 홈페이지에서 편집을 클릭하세요

ü +를 클릭하여 새 웹 파트를 추가하세요.

ü 웹 파트를 선택하세요(예: "뉴스", "문서", "활동", "Power BI")

ü 웹 파트 구성(예: 표시할 컬렉션 또는 목록 선택)

ü 웹 파트를 원하는 위치로 끌어다 놓으세요

ü 대시보드를 만들려면 여러 웹 파트를 추가하세요

ü 변경 사항을 저장하려면 게시를 클릭하세요.

ü 데스크톱 및 모바일 보기 확인

2. 레이아웃 사용자 지정 🧱

ü 편집 모드 에서 페이지의 섹션을 클릭합니다.

ü 섹션 레이아웃 선택

ü 1, 2 또는 3열 레이아웃 중에서 선택하세요

ü 콘텐츠를 강조하기 위해 색상이 있는 배경이 있는 섹션을 추가합니다.

ü 각 섹션에 제목과 제목을 삽입합니다.

ü 가독성을 높이기 위해 이미지나 아이콘을 추가하세요

ü 설명이나 지침은 "텍스트" 웹 파트를 사용하세요.

ü 섹션을 끌어서 다시 정렬합니다.

ü 결과를 확인하려면 미리보기를 클릭하세요

ü 게시 를 클릭하세요

3. 마켓플레이스에서 앱 설치하기 🛒

ü 설정 ( ⚙️ ) > 사이트 콘텐츠 로 이동하세요 .

ü + 새로 만들기 > 앱을 클릭하세요

ü SharePoint Store 를 클릭하세요

ü 앱 검색 (예: "공유 캘린더", "피드백 양식")

ü 추가를 클릭하세요

ü 설치를 기다리세요

ü 사이트 홈페이지로 돌아가기

ü 편집 > + > 설치된 앱을 선택 하세요

ü 지침에 따라 앱을 설정하세요

ü 페이지를 게시하세요

4. 맞춤형 개발 통합 🧑 ‍ 💻

ü SharePoint 관리 센터 에 로그인합니다.

ü 앱 카탈로그 로 이동

ü SharePoint Framework로 개발된 .sppkg 패키지 를 업로드합니다 .

ü 배포 를 클릭하세요

ü SharePoint 사이트로 돌아가기

ü 사이트 콘텐츠 > + 새로 만들기 > 앱 으로 이동

ü 설치된 사용자 정의 앱을 선택하세요

ü 웹 파트를 통해 홈페이지에 추가하세요

ü 구성 요소의 기능을 테스트합니다

ü IT 팀 을 위한 통합 문서화

📘 애플리케이션 운영 시나리오

인사팀은 커뮤니케이션 및 문서 관리를 위한 내부 포털을 구축하고자 합니다. 색상이 지정된 섹션으로 레이아웃을 맞춤 설정하고, 뉴스, 문서, 업무 관련 웹 파트를 추가하고, 휴가 신청 관리 앱을 설치하고 , 직원 피드백을 위한 맞춤형 양식을 통합합니다.

ü 🧩 웹 파트 : 홈 > 편집 > + > 뉴스, 문서, 활동
➡️ 동적이고 최신 콘텐츠를 표시할 수 있습니다.

ü 🧱 레이아웃 : 편집 > 섹션 레이아웃 > 열 + 색상
➡️ 가독성과 시각적 구성이 개선됩니다.

ü 🛒 마켓플레이스 앱 : 설정 > 사이트 콘텐츠 > 스토어
➡️ 바로 사용할 수 있는 도구로 사이트 기능을 확장합니다.

ü 🧑 ‍ 💻 맞춤형 개발 : 카탈로그 앱 > .sppkg 업로드
➡️ 특정 요구 사항에 맞춰 맞춤형 솔루션을 통합하세요.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🧩 웹 파트 추가	홈 > 편집 > +
🧱 레이아웃 사용자 정의	편집 > 섹션 레이아웃
🛒 앱 설치	설정 > 사이트 콘텐츠 > SharePoint 스토어
🧑 ‍ 💻 맞춤형 개발	관리 센터 > 카탈로그 앱 > 패키지 업로드

🚀 생산성 이점

ü 직관적이고 사용자 정의된 인터페이스 만들기

ü 관련 콘텐츠 및 도구에 빠르게 액세스

ü 외부 개발에 대한 의존도 감소

ü 더 큰 최종 사용자 참여

ü 다양한 부서 및 프로젝트에 대한 적응성

ü Microsoft 365 도구와의 원활한 통합

ü 실시간 콘텐츠 업데이트

ü 데스크톱 및 모바일 보기에 최적화됨

ü 앱 및 사용자 정의 구성 요소를 통한 확장성

ü 비즈니스 프로세스 디지털화 지원

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

ü HR 포털 👥
정책, 양식, 휴가 일정 및 요청 앱에 대한 웹 파트가 포함되어 있습니다.

ü 판매 대시보드 📊
Power BI 차트, Excel 보고서 및 알림이 포함된 사용자 지정 레이아웃.

ü IT 프로젝트 공간 💻
내부 티켓팅 및 활동 추적을 위한 맞춤형 개발.

❓ 자가 평가 질문

ü SharePoint 페이지에 웹 파트를 추가하려면 어떻게 해야 하나요?

ü 페이지를 사용자 정의하는 데 사용할 수 있는 레이아웃은 무엇입니까?

ü SharePoint Marketplace에서 앱을 설치하려면 어떻게 해야 하나요 ?

ü 사용자 정의 구성요소를 통합하면 어떤 이점이 있나요?

ü 개인화를 통해 사용자 경험이 어떻게 향상되나요?

🧾 내가 배운 것 요약

모듈식 웹 파트, 유연한 레이아웃, 마켓플레이스 앱, 그리고 맞춤 개발된 구성 요소를 사용하여 SharePoint 사이트를 사용자 지정하는 방법을 알아보았습니다. 팀의 요구에 맞는 인터페이스를 만들고 , 콘텐츠 접근성을 개선하고, 고급 도구를 통합하는 방법도 살펴보았습니다. 이러한 기술을 통해 SharePoint를 역동적이고 확장 가능하며 사용자 중심적인 플랫폼으로 전환할 수 있습니다. 이제 비즈니스 생산성과 혁신을 지원하는 맞춤형 디지털 환경을 설계할 수 있습니다.

h) 보안, 안정성 및 규정 준수

· 다중 요소 인증 : 디지털 리소스에 액세스하려면 사용자에게 여러 가지 신원 증명을 제공하도록 요구함으로써 기업 로그인에 대한 추가적인 보호 기능을 제공합니다. 기존 비밀번호 외에도 SMS를 통해 전송되거나 인증 앱에서 생성된 임시 코드를 시스템에서 요구할 수 있습니다 . 이러한 이중 검증은 비밀번호가 유출되더라도 자격 증명 도용 및 무단 액세스 위험을 크게 줄여줍니다. MFA 구성은 IT 관리자가 중앙에서 관리할 수 있으며, 데이터의 민감도에 따라 그룹 또는 개별 사용자에게 더욱 제한적인 정책을 적용할 수 있습니다. Microsoft 365 및 Azure Active Directory와의 통합을 통해 이러한 보안을 연결된 모든 애플리케이션으로 확장하여 원활하면서도 안전한 사용자 환경을 제공할 수 있습니다. 따라서 다단계 인증(MFA) 도입은 데이터 보호 규정 및 국제 모범 사례를 준수하는 현대 클라우드 환경에서 정보 보안의 기본 표준을 제시합니다.

· ID 관리 : Azure Active Directory와의 통합을 통해 효율성을 극대화하세요. 이 솔루션을 사용하면 단일 중앙 집중식 콘솔에서 사용자와 그룹을 관리할 수 있으므로 각 프로젝트 또는 비즈니스 영역에 대한 권한을 쉽게 할당하고 특정 역할을 정의할 수 있습니다. 온보딩 및 오프보딩 프로세스는 빠르고 안전하며, 사용자 프로필을 기반으로 리소스 액세스를 자동화할 수 있습니다. 모든 ID 변경 사항은 연결된 모든 Microsoft 365 애플리케이션에 즉시 동기화되어 일관성과 제어를 보장합니다. 관리자는 사용자 활동을 모니터링하고 이상 징후 발생 시 신속하게 대응할 수 있습니다. 또한 통합을 통해 암호 관리 및 조건부 액세스와 같은 고급 보안 정책을 적용할 수 있습니다. 이러한 통합 에코시스템은 확장 가능한 관리 및 현행 규정 준수를 보장합니다.

· 위협 모니터링 : SharePoint는 사이버 공격으로부터 회사 데이터와 문서를 지속적으로 보호하는 고급 맬웨어 방지 및 피싱 방지 시스템을 통합합니다. 검사 엔진은 감염된 파일을 공유하거나 다운로드하기 전에 탐지하고 차단합니다. 피싱 방지 기능은 의심스러운 이메일 이나 링크를 통한 사기 시도 및 공격을 식별하여 영향을 받는 사용자에게 즉시 경고합니다. 모든 활동은 실시간으로 모니터링되며, 위협이 감지되면 자동으로 알림을 보냅니다. Microsoft Defender와의 통합은 알림 관리 및 대응 조치를 중앙에서 관리하여 보안을 더욱 강화합니다. 관리자는 상세 보고서를 통해 위험을 분석하고 맞춤형 예방 조치를 취할 수 있습니다. 이러한 사전 예방적 접근 방식을 통해 최고 수준의 데이터 보호 표준을 준수하는 안전한 디지털 업무 환경을 구축할 수 있습니다.

· 감사 로그 : 디지털 활동의 보안과 투명성을 위한 기본 도구 입니다 . 로그인, 문서 변경, 다운로드, 공유 등 모든 사용자 작업에 대한 자세한 기록을 제공합니다. 이 로그를 통해 관리자는 누가 언제 무엇을 했는지 모니터링하여 정기적인 감사를 실시하고 의심되는 위반 사항에 대한 시의적절한 조사를 용이하게 합니다. 기록된 데이터는 고급 보고서를 통해 접근할 수 있으며, 이는 규정 및 내부 정책 준수 여부를 확인하는 데 유용합니다. 또한 감사 로그는 보안 사고 분석을 지원하여 수행된 활동의 정확한 추적 정보를 제공합니다. 이 기능은 악용을 방지하고 기업 자원을 보호하여 안전하고 통제된 디지털 환경을 조성하는 데 도움이 됩니다.

운영. 보안, 안정성 및 규정 준수

🎯 운동의 목적

SharePoint 및 Microsoft 365에서 고급 보안 기능을 구성하고 사용하여 기업 데이터를 보호하는 방법을 배우는 것이 목표입니다. 다단계 인증(MFA)을 활성화하고, 로그인 ID(이전 Azure AD)를 사용하여 ID와 역할을 관리하고, Microsoft Defender를 사용하여 의심스러운 활동을 모니터링하고, 감사 로그를 검토하여 추적 가능성을 확인하는 방법을 배우게 됩니다. 이 연습은 정보 보호를 강화하고, 무단 액세스를 방지하고, 규정 준수를 보장하는 데 도움이 됩니다.

🛠️ 운영 단계

1. 다중 요소 인증(MFA) 활성화 🔐

ü https://entra.microsoft.com에 로그인하세요

ü 사용자 > 모든 사용자 로 이동

ü 다중 요소 인증을 클릭하세요

ü 보호할 사용자를 선택하세요

ü MFA 활성화를 클릭하세요

ü 활성화 확인

ü 사용자에게 설정을 완료하라고 알리세요

ü 각 사용자의 MFA 상태 확인

ü 필요한 경우 조건부 MFA 등록을 활성화합니다.

ü 저장하고 닫기

2. ID 및 역할 관리 👤

ü 로그인 ID에서 역할 및 관리자 로 이동합니다.

ü "SharePoint 관리자" 또는 "글로벌 리더"와 같은 역할을 찾으세요.

ü 역할 > 할당을 클릭하세요.

ü 사용자 또는 그룹을 선택하세요

ü 할당 기간 설정(임시인 경우)

ü 구하다

ü 사용자 로 이동 > 사용자 선택

ü 할당된 역할 확인

ü 더 이상 필요하지 않은 역할을 제거합니다.

ü 감사를 위한 문서 변경 사항

3. Microsoft Defender를 사용한 위협 모니터링 🛡️

ü https://security.microsoft.com으로 이동하세요

ü 사건 및 알림 으로 이동

ü "SharePoint" 또는 "Office 365"로 필터링

ü 사건을 클릭하면 세부 정보를 볼 수 있습니다.

ü 의심스러운 활동(예: 대량 다운로드, 비정상적인 IP 주소에서의 액세스)을 분석합니다.

ü 관련 사용자를 확인하세요

ü 시정 조치를 취하세요(예: 액세스 취소, 비밀번호 재설정)

ü 사건에 메모 추가

ü 사건이 해결되면 사건을 종결합니다.

ü 문서화를 위해 보고서 내보내기

4. 감사 로그 보기 📊

ü https://compliance.microsoft.com으로 이동하세요

ü 감사 > 검색 시작 으로 이동

ü 모니터링할 활동을 선택하세요(예: "삭제된 파일", "로그인 실패")

ü 날짜 범위를 설정하세요

ü 파일 이름이나 사용자 이름을 입력하세요

ü 검색을 시작하세요

ü 결과 보기

ü Excel로 내보내기

ü 기록된 동작 분석

ü 향후 검사를 위해 보고서를 보관하세요

📘 애플리케이션 운영 시나리오

IT 관리자는 기업 SharePoint 사이트의 보안을 강화해야 합니다. 모든 직원에게 MFA(다중 인증)를 활성화하고, 권한을 제한하는 특정 역할을 할당하고, Microsoft Defender를 사용하여 비정상적인 접근을 모니터링하고, 감사 로그를 검토하여 누가 중요한 문서를 삭제했는지 확인해야 합니다.

ü 🔐 MFA : 로그인 ID > 사용자 > 다중 인증
➡️ 계정을 무단 액세스로부터 보호합니다.

ü 👤 역할 관리 : 로그인 ID > 역할 및 관리자
➡️ 책임에 따라 권한을 제한합니다.

ü 🛡️ 위협 모니터링 : Microsoft Defender > 사고
➡️ 실시간으로 의심스러운 동작을 식별합니다.

ü 📊 감사 로그 : 규정 준수 센터 > 감사
➡️ 모든 보안 관련 작업을 추적합니다.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🔐 MFA	enter.microsoft.com > 사용자 > 다중 요소 인증
👤 역할 관리	entra.microsoft.com > 역할 및 관리자
🛡️ 위협 모니터링	security.microsoft.com > 인시던트 및 알림
📊 감사 로그	compliance.microsoft.com > 감사 > 검색 시작

🚀 생산성 이점

ü 계정 및 중요 데이터의 사전 보호

ü 특권과 책임에 대한 정확한 통제

ü 비정상적인 활동의 조기 감지

ü 파일 및 사이트에서의 작업 추적이 완벽합니다.

ü 데이터 침해 및 손실 위험 감소

ü 규정 준수 지원(예: GDPR)

ü 기업 디지털 환경에 대한 더 큰 신뢰

ü 보안 검사 자동화

ü 로그 및 알림에 대한 중앙 집중식 액세스

ü 더 나은 IT 비상 관리

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

ü 규제된 환경에서의 접근 제어 🏥
GDPR 또는 HIPAA 규정 준수를 보장하기 위한 필수 MFA 및 감사 로그.

ü 분산 팀 의 역할 관리 🌍
협업 프로젝트에서 내부 및 외부 사용자의 역할이 차별화됩니다.

ü 고도의 보안 환경에서의 지속적인 모니터링 🔒
Defender for SharePoint를 사용하여 의심스러운 IP에서의 대량 다운로드나 로그인을 감지합니다.

❓ 자가 평가 질문

1. 사용자에게 다중 요소 인증을 활성화하려면 어떻게 해야 하나요?

2. SharePoint의 로그인 ID에 어떤 역할을 할당할 수 있나요?

3. SharePoint 보안 알림은 어디에서 볼 수 있나요?

4. 특정 활동에 대한 감사 로그를 필터링하려면 어떻게 해야 하나요?

5. 신원과 권한을 모니터링하는 것이 왜 중요한가요?

🧾 내가 배운 것 요약

SharePoint 및 Microsoft 365에서 고급 보안 기능을 구성하고 사용하는 방법을 알아보았습니다. 다단계 인증을 활성화하여 액세스를 보호하고, 관리형 ID 및 역할을 통해 권한을 제어하고, Microsoft Defender를 사용하여 위협을 모니터링하고, 감사 로그에 접근하여 추적 가능성을 확보했습니다. 이러한 기술을 통해 보안을 강화하고, 규정 준수를 개선하고, 사고를 예방할 수 있습니다. 이제 SharePoint 콘텐츠를 사전에 전문적으로 보호할 수 있습니다.

i) 지속 가능성 과 경제적 이점

· IT 비용 절감 : SharePoint Online 덕분에 기업은 현장에서 물리적 서버를 관리할 필요가 없어져 하드웨어 구매, 설치 및 유지 관리 비용을 절감할 수 있습니다. Microsoft가 인프라를 관리하여 운영 중단 없이 최고의 안정성과 지속적인 업데이트를 보장합니다. 또한, 이 모델은 에너지 비용과 물리적 데이터 보안 투자를 줄여줍니다. 이를 통해 IT 직원은 일상적인 기술 문제 해결보다는 혁신적인 비즈니스 솔루션 개발과 같은 더 가치 있는 활동에 집중할 수 있습니다. 또한, 클라우드 확장성을 통해 조직의 실제 요구에 맞춰 리소스를 조정하여 낭비를 방지하고 예산을 최적화할 수 있습니다. SharePoint 도입은 운영 효율성을 개선하고 디지털 자산을 더욱 지속 가능하고 현대적으로 관리하기 위한 전략적 선택입니다.

· 자동 업데이트 : 이러한 기능은 SharePoint Online의 주요 장점 중 하나입니다. 플랫폼은 IT 직원의 수동 개입 없이 새로운 기능, 사용자 경험 개선 및 보안 패치를 지속적으로 제공합니다. 이를 통해 새로운 위협으로부터 최고 수준의 보안을 보장할 뿐만 아니라 최신 기술 혁신에 대한 즉각적인 접근도 보장합니다. 업데이트는 운영 중단이나 사용자 불편 없이 백그라운드에서 실행됩니다. 이러한 접근 방식은 오래된 버전과 관련된 위험을 줄이고 기업이 플랫폼을 항상 모범 사례에 맞춰 유지할 수 있도록 합니다. 이러한 방식으로 SharePoint는 효율성과 연속성을 추구하는 기업에 이상적인 역동적이고 안정적인 솔루션입니다.

· 확장성 : 가장 큰 장점 중 하나는 조직의 성장에 따라 비용이 많이 드는 IT 인프라 개편 없이도 쉽게 확장할 수 있도록 플랫폼이 설계되었다는 것입니다. 높은 성능과 보안 표준을 유지하면서 새로운 사용자를 신속하게 추가하고, 저장 공간을 늘리고, 증가하는 문서와 프로세스를 관리할 수 있습니다. 이러한 유연성 덕분에 계절적 워크로드 급증, 새로운 비즈니스 이니셔티브 또는 내부 구조 변경에 신속하게 대응하여 운영 연속성과 예측 가능한 비용을 보장할 수 있습니다. 또한, 중앙 집중식 관리를 통해 복잡하고 분산된 환경에서도 리소스 및 권한 제어가 용이합니다. 따라서 SharePoint는 기술적 또는 운영적 제약 없이 비즈니스 진화에 따라 변화하는 현대 기업의 역동적인 요구에 완벽하게 대응합니다.

· 환경 영향 감소 : SharePoint Online과 클라우드 기술을 도입하면 상당한 환경적 이점을 얻을 수 있습니다. 기업 데이터 센터와 사내 물리적 서버가 필요 없게 되면서 기존 인프라의 냉각 및 운영에 따른 전력 소비와 CO₂ 배출량이 크게 감소합니다 . Microsoft와 같은 주요 클라우드 공급업체는 재생 에너지원을 사용하는 더욱 효율적인 데이터 센터에 투자하고 있습니다. 이러한 접근 방식을 통해 기업은 탄소 발자국을 최소화하는 동시에 지속가능성 목표 달성에 적극적으로 기여할 수 있습니다. 중앙 집중식 관리 및 클라우드 확장성은 자원 낭비를 줄이고 실제 필요에 따라 에너지 사용을 최적화합니다. 환경 인식이 중요한 글로벌 환경에서 SharePoint를 선택한다는 것은 지구를 보호하면서 비즈니스 성장을 지원하는 책임감 있는 디지털 솔루션을 도입하는 것을 의미합니다.

운동. 지속 가능성과 경제적 이익

🎯 운동의 목적

목표는 클라우드 네이티브 플랫폼인 SharePoint Online이 환경적 지속가능성과 경제적 효율성에 어떻게 기여하는지 이해하는 것입니다. 사용자는 IT 비용을 절감하는 기능(예: 온프레미스 서버 제거)을 파악하고, 자동 업데이트를 활용하여 플랫폼을 최신 상태로 유지하고, 비즈니스 요구에 따라 환경을 쉽게 확장하고, 디지털화 프로세스의 긍정적인 환경적 영향을 평가하는 방법을 배우게 됩니다. 이 연습은 클라우드 기술의 지능적 사용에 대한 전략적 인식을 함양하는 데 도움이 됩니다.

🛠️ 운영 단계

1. SharePoint의 클라우드 기반 특성 확인 ☁️

ü https://portal.office.com에 로그인하세요

ü SharePoint 로 이동하여 기존 사이트를 선택하세요.

ü URL이 https://<tenant>.sharepoint.com으로 시작하는지 확인하세요.

ü 브라우저에서 직접 Word 또는 Excel 파일을 엽니다.

ü Office를 설치하지 않고 파일을 편집하고 저장합니다.

ü OneDrive와 자동 동기화 확인

ü 다른 장치에서 동일한 파일에 액세스

ü 변경 사항이 표시되는지 확인하세요

ü 환경이 완전히 클라우드 기반이라는 결론을 내리십시오.

2. 자동 업데이트 확인 🔄

ü https://admin.microsoft.com에 로그인하세요

ü 메시지 센터 로 이동

ü 카테고리별 필터링: 제품 업데이트

ü SharePoint 릴리스 노트를 읽어보세요

ü 업데이트가 Microsoft에서 관리되는지 확인하세요.

ü 최근 업데이트 내역 보기

ü SharePoint가 자동으로 업데이트되는지 확인하세요

3. 용량 확장(Scalability) 📈

ü SharePoint 관리 센터 에 로그인합니다.

ü 활성 사이트 로 이동

ü 사이트 선택 > 저장소 클릭

ü 사용된 공간과 사용 가능한 공간 보기

ü 저장 용량 한도 변경을 클릭하세요.

ü 사이트에 사용 가능한 공간을 늘리세요

ü 변경 사항 저장

ü 확장이 즉각적으로 이루어지도록 하세요

ü 플랫폼은 수요에 따라 확장 가능하다는 결론을 내립니다.

4. 환경영향분석 🌱

ü https://sustainability.microsoft.com으로 이동하세요

ü 비즈니스 계정으로 로그인하세요

ü 지속 가능성 보고서를 참조하세요

ü "클라우드 지속 가능성 " 섹션을 찾으세요.

ü CO₂ 감축 데이터 분석

ü PDF로 보고서 다운로드

ü IT 또는 ESG 팀 과 공유하세요

ü SharePoint가 지속 가능성에 기여한다는 결론

📘 애플리케이션 운영 시나리오

한 회사에서 인쇄 및 보관 비용을 줄이기 위해 모든 종이 문서를 SharePoint로 마이그레이션하기로 결정했습니다. 관리자는 다음과 같이 했습니다.

ü ☁️ 브라우저에서 SharePoint에 접속하여 온라인으로 파일을 편집하여 클라우드 네이티브 특성을 경험해 보세요 .

ü 🔄 Microsoft 365 관리자 메시지 센터에서 자동 업데이트를 확인하세요 .

ü 📈 추가 하드웨어 없이도 새로운 문서를 수용할 수 있도록 저장 공간을 확장합니다 .

ü 🌱 디지털화의 긍정적 영향을 측정하려면 환경 보고서를 참조하세요 .

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
☁️ 클라우드 기반 검증	portal.office.com > SharePoint
🔄 자동 업데이트	admin.microsoft.com > 메시지 센터 > 업데이트
📈 저장 공간 확장	SharePoint 관리 센터 > 활성 사이트 > 저장소
🌱 지속가능성 보고서	지속가능성.microsoft.com

🚀 생산성 이점

ü 물리적 서버를 제거하여 IT 비용을 절감하세요

ü 수동 업데이트로 인한 운영 중단 없음

ü 하드웨어 투자 없이 즉각적인 스토리지 확장

ü 어떤 기기에서든, 어디서든 콘텐츠에 액세스하세요

ü 환경 영향 감소 및 ESG 목표 지원

ü 문서 관리 효율성 향상

ü 분산된 팀 간의 간소화된 협업

ü 백업 및 복구 시간 단축

ü 중앙 집중식 관리로 보안 강화

ü 기업 디지털 전환 지원

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

ü HR 아카이브 디지털화 👥
종이 파일을 없애고 인쇄 공간과 물리적 공간을 절약합니다.

ü 법률 문서 관리 ⚖️
자동 버전 관리 및 보안 액세스를 갖춘 클라우드 스토리지.

ü 임시 프로젝트의 빠른 확장 🚀 고정 비용 없이
프로젝트 팀을 위한 확장 가능한 SharePoint 사이트를 만드세요 .

❓ 자가 평가 질문

1. SharePoint가 클라우드 네이티브인지 어떻게 알 수 있나요?

2. 자동 플랫폼 업데이트는 어디에서 확인할 수 있나요?

3. 사이트의 저장 공간을 어떻게 확장하나요?

4. 클라우드 확장성은 어떤 경제적 이점을 제공합니까?

5. SharePoint는 환경적 지속 가능성에 어떻게 기여합니까?

🧾 내가 배운 것 요약

SharePoint Online을 사용하여 경제적 및 환경적 이점을 얻는 방법을 알아보았습니다. 플랫폼이 클라우드 네이티브이고, 자동 업데이트가 제어되며, 저장 공간이 확장되고, 지속가능성 보고서가 참조된다는 것을 확인했습니다. 이러한 기능은 IT 비용을 절감하고, 운영 효율성을 향상시키며, ESG 목표를 지원합니다. 아카이브 디지털화 또는 임시 프로젝트 관리와 같은 실제 상황에 이러한 사례를 적용하는 방법도 살펴보았습니다. 이제 SharePoint를 지속 가능하고 확장 가능한 디지털 자산 관리를 위한 전략적 도구로 활용할 수 있습니다.

j) SharePoint Online 사용의 실제 예

· 내부 커뮤니케이션 포털 : SharePoint Online을 통해 구현된 내부 커뮤니케이션 덕분에 조직은 체계적이고 지속적으로 업데이트되는 정보 흐름이 이루어지는 공유 디지털 환경을 조성할 수 있습니다. 회사 소식, 공식 커뮤니케이션, 내부 정책 및 교육 자료는 모든 직원이 접근할 수 있는 단일 공간에 게시되어 투명성과 소속감을 강화합니다. 포털은 비디오, 가이드 및 멀티미디어 리소스 배포를 지원하여 지속적인 교육과 새로운 정보의 신속한 배포를 촉진합니다. 맞춤형 알림 및 주제별 영역을 통해 모든 구성원은 업무 효율 향상 및 동료와의 협업에 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다. 콘텐츠와 상호 작용하고, 댓글을 달고, 피드백을 제공할 수 있는 기능은 양방향 소통을 가능하게 하고 적극적인 참여를 장려합니다. 이러한 방식으로 SharePoint는 디지털 기업 생활의 허브가 되어 질서, 보안 및 접근성을 보장합니다. 사용자 경험은 직관적이고, 사용자 정의가 가능하며, 성장 요구에 따라 확장 가능합니다.

· 고급 문서 관리 : 사용자 지정 게시 규칙을 적용하여 조직에서 업데이트되고 승인된 콘텐츠만 액세스할 수 있도록 할 수 있습니다. 각 문서는 자동 검토 흐름을 거치고 변경 사항 및 승인 내역을 자세히 추적하여 수명 주기의 모든 단계에서 투명성과 책임성을 보장합니다. 보관 프로세스는 엄격한 보안 및 규정 준수 기준을 충족하여 파일을 체계적으로 보관하고 즉시 추적할 수 있도록 합니다. 통합 감사 시스템 덕분에 모든 문서 활동이 기록되고 고급 보고서를 통해 쉽게 액세스할 수 있습니다. 이러한 구조는 무단 접근을 방지하고 감사 또는 내부 조사 요청에 신속하게 대응하는 데 도움이 됩니다. 프로세스 자동화는 인적 오류를 줄이고 운영 일정을 단축합니다. SharePoint는 효율적이고 규정을 준수하며 신뢰할 수 있는 문서 관리를 위한 이상적인 도구입니다.

· 부서 간 협업 : SharePoint Online을 통해 여러 부서 간의 협업은 새로운 차원의 효율성과 투명성을 확보합니다. 이 플랫폼은 다양한 작업 그룹이 프로젝트를 조정하고, 문서를 교환하고, 작업 진행 상황을 실시간으로 추적할 수 있는 공유 공간을 제공합니다. 목록, 일정, 전용 토론 공간 등의 도구를 통해 각 팀은 공동 프로젝트의 성공에 기여하고 낭비와 중복을 방지합니다. 지능형 알림과 특정 작업 할당 기능을 통해 책임과 마감일을 쉽게 모니터링할 수 있습니다. 모든 데이터와 업데이트는 중앙에서 관리되고 접근 가능하여 명확하고 공유 가능한 개요를 제공합니다. 이러한 방식으로 SharePoint는 부서 간 협업을 비즈니스 성장과 혁신을 지원할 수 있는 유동적이고 통합된 프로세스로 전환합니다.

· 인적자원관리 : SharePoint Online 덕분에 인사 관리가 더욱 효율적이고 직관적으로 이루어집니다. 전용 포털을 통해 직원들은 익명으로 체계적인 피드백을 제출할 수 있어 경청하고 지속적인 개선을 도모하는 분위기를 조성합니다. 디지털 온보딩을 통해 신입 직원은 절차, 교육 자료 및 필수 문서에 쉽게 접근할 수 있어 신속하고 원활한 온보딩이 가능합니다. 복리후생, 정책 및 규정 업데이트는 단일 중앙 집중식 공간에 게시되어 투명성과 즉각적인 접근을 보장합니다. 자동 알림을 통해 모든 직원이 새로운 소식을 항상 확인할 수 있으며, 권한 관리를 통해 민감한 정보의 기밀성을 보호합니다. SharePoint는 이러한 방식으로 인사 프로세스를 간소화하고 더욱 응집력 있고 현대적인 기업 환경을 조성합니다.

· 워크플로 자동화 : 이 기능 덕분에 경비 승인, 휴가, 구매, 지원 요청 등의 프로세스가 디지털 방식으로 관리되어 처리 시간이 대폭 단축되고 수동 오류가 최소화됩니다. 지능형 양식을 통해 요청을 제출하고, 담당자에게 자동으로 전달하며, 모든 단계를 모니터링할 수 있습니다. 시의적절한 알림을 통해 모든 관련자에게 요청 상태를 알려 투명성과 추적성을 보장합니다. Outlook 및 Teams와의 통합을 통해 매일 사용하는 애플리케이션에서 직접 승인 또는 거부를 처리할 수 있어 모바일 기기에서도 원활하게 프로세스를 이용할 수 있습니다. 수집된 데이터는 중앙에서 관리되고 쉽게 분석되어 절차를 최적화하고 개선 영역을 파악할 수 있습니다. 이러한 방식으로 SharePoint는 권한 부여 관리를 회사 정책을 준수하는 간편하고 안정적인 환경으로 전환합니다.

· 지식 관리 : SharePoint Online을 사용하면 조직 전체에서 접근 및 업데이트가 가능한 진정한 지식 센터를 만들고 관리할 수 있습니다. FAQ 데이터베이스는 자주 묻는 질문에 대한 답변을 손쉽게 찾을 수 있도록 하여 검색 시간을 단축하고 생산성을 향상시킵니다. 토론 포럼은 부서 간 동료 간의 아이디어 교환, 협업적인 문제 해결, 경험 공유를 촉진합니다. 모범 사례 저장소는 검증된 절차, 지침 및 팁을 수집하여 기업 노하우를 신속하게 전파합니다. 세분화된 권한 덕분에 모든 사람이 자신의 역할에 따라 참여할 수 있으므로 민감한 정보의 기밀성이 보호됩니다. 고급 검색 도구와의 통합을 통해 관련 콘텐츠를 빠르게 찾을 수 있어 지속적인 학습과 내부 인재 개발에 중점을 둔 기업 문화를 조성하는 데 도움이 됩니다.

연습. SharePoint Online의 구체적인 활용

🎯 운동의 목적

본 교육의 목표는 SharePoint Online을 실제 비즈니스 활동을 지원하는 통합 디지털 플랫폼으로 설계하고 활용하는 방법을 배우는 것입니다. 사용자는 내부 커뮤니케이션 포털 구축, 메타데이터 및 버전 관리를 활용한 고급 문서 관리 구성, 부서 간 협업 공간 구축, HR 프로세스 자동화, 그리고 기업 지식 기반 구축 과정을 안내받게 됩니다. 본 교육은 조직 내 생산성, 투명성, 그리고 지식 공유를 향상시키는 실질적인 기술을 개발하는 것을 목표로 합니다.

🛠️ 운영 단계

1. 내부 커뮤니케이션 포털을 만드세요 📰

ü https://portal.office.com에 로그인하세요

ü SharePoint > + 사이트 만들기 로 이동

ü 커뮤니케이션 사이트 선택

ü 이름과 설명을 입력하세요

ü "주제" 레이아웃을 선택하세요

ü 만들기를 클릭하세요

ü 사이트 홈으로 이동 > 편집을 클릭하세요

ü 웹 파트 추가: "뉴스", "이벤트", "연락처", "문서"

ü 색상 및 헤더 사용자 지정

ü 포털을 표시하려면 게시를 클릭하세요.

2. 고급 HR 문서 라이브러리 설정 📁

ü 사이트 콘텐츠 > + 새로 만들기 > 문서 라이브러리 로 이동

ü 이름을 지정하세요(예: "HR 문서")

ü 컬렉션을 열고 열 추가를 클릭합니다.

ü "문서 유형", "연도", "책임" 열을 만듭니다.

ü 라이브러리 설정 > 버전 제어 설정 으로 이동하세요 .

ü 버전 관리 및 보존 한도 활성화

ü HR 팀 에 대한 특정 권한 설정

ü 문서 유형별로 필터링된 보기 만들기

ü 사이트 홈페이지에 컬렉션 추가

ü 파일 업로드 및 편집 테스트

3. 부서 간 협업을 위한 페이지를 만들어 보세요 🤝

ü + 새 페이지 로 이동

ü 2열 레이아웃을 선택하세요

ü 제목을 입력하세요(예: "HR-IT 프로젝트")

ü 활동을 위한 "플래너" 웹 파트 추가

ü "팀 대화" 웹 파트 추가

ü "공유 문서" 웹 파트 추가

ü "캘린더" 웹 파트 추가

ü 관련 파일이나 모듈에 대한 링크 삽입

ü 게시 를 클릭하세요

ü 해당 페이지를 관련 부서와 공유하세요

4. Power Automate를 사용하여 HR 워크플로 자동화 ⚙️

ü https://make.powerautomate.com으로 이동하세요

ü + 만들기를 클릭하세요

ü 자동화된 흐름 선택

ü 이름을 지정하세요(예: "HR 계약 승인")

ü 트리거 선택: "SharePoint에서 파일이 생성될 때"

ü "HR 문서" 컬렉션을 선택하세요

ü 작업 추가: "이메일로 승인 보내기"

ü 작업 추가: "팀 알림 보내기"

ü 작업 추가: "승인된 폴더로 파일 이동"

ü 흐름을 저장하고 활성화합니다.

5. 회사 지식 기반을 만드세요 📚

ü 사이트 콘텐츠 > + 새로 만들기 > 문서 라이브러리 로 이동

ü 이름을 지정하세요(예: "회사 노하우")

ü 열 추가: "범주", "작성자", "업데이트 날짜"

ü 버전 제어 활성화

ü 카테고리별로 필터링된 보기 만들기

ü 홈에 "컬렉션 보기" 웹 파트 추가

ü 탐색 막대에 컬렉션 링크 삽입

ü 문서에 대한 링크가 있는 "FAQ" 페이지를 만드세요

ü 지식 기반을 게시하고 홍보합니다.

ü 고급 키워드 검색 테스트

📘 애플리케이션 운영 시나리오

한 회사가 HR 프로세스를 디지털화하고 내부 커뮤니케이션을 개선하고자 합니다. IT 팀은 뉴스와 정책을 제공하는 커뮤니케이션 사이트, 메타데이터와 버전 관리 기능을 갖춘 HR 문서 라이브러리, HR과 IT 간의 협업 페이지, 자동화된 계약 승인 워크플로, 그리고 가이드와 FAQ를 제공하는 지식 베이스를 구축합니다.

· 📰 커뮤니케이션 포털 : SharePoint > + 사이트 만들기 > 커뮤니케이션 사이트
➡️ 회사 뉴스, 이벤트, 정책을 중앙에서 관리합니다.

· 📁 HR 문서 관리 : 컬렉션 > 열 추가 > 버전 관리
➡️ 체계적인 방식으로 문서를 구성하고 추적하세요.

· 🤝 부서 간 협업 : 새 페이지 > 플래너 + 팀
➡️ 부서 간 시너지를 촉진합니다.

· ⚙️ HR 워크플로 : Power Automate > 새 흐름
➡️ 문서 승인을 자동화합니다.

· 📚 지식 기반 : 새 컬렉션 > 메타데이터 + 검색
➡️ 회사 노하우를 쉽게 이용할 수 있습니다.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
📰 커뮤니케이션 웹사이트 만들기	SharePoint > + 사이트 만들기 > 커뮤니케이션 사이트
📁 HR 문서 모음	사이트 콘텐츠 > + 새로 만들기 > 문서 모음
🤝 협업 페이지	+ 새 페이지 > 웹 파트 추가
⚙️ 자동화된 HR 워크플로	Power Automate > + 생성 > 자동화된 흐름
📚 지식 기반	새 컬렉션 > 메타데이터 추가 > 검색 활성화

🚀 생산성 이점

ü 통신 및 문서의 중앙 집중화

ü 승인 시간과 수동 관리 단축

ü 부서 및 팀 간 원활한 협업

ü 회사 지식에 대한 빠르고 체계적인 접근

ü HR 프로세스의 투명성 향상

ü 이메일 과 로컬 파일 사용을 줄이세요

ü 반복적인 작업의 자동화

ü 버전 및 변경 사항 추적

ü 더 큰 직원 참여

ü 기업 문화 및 지속적인 학습 지원

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

· 온보딩 포털 👥
신입사원을 위한 문서, 비디오, 체크리스트가 포함되어 있습니다.

· 팀 간 프로젝트 공간 🧩
공유 작업, 파일 및 실시간 업데이트가 가능합니다.

· 기술 아카이브 🛠️
내부 지원을 위한 가이드, 매뉴얼 및 절차가 포함되어 있습니다.

❓ 자가 평가 질문

1. SharePoint에서 내부 커뮤니케이션 사이트를 어떻게 만드나요?

2. HR 문서 수집에 유용한 메타데이터는 무엇입니까?

3. Power Automate를 사용하여 승인 흐름을 자동화하려면 어떻게 해야 하나요?

4. 협업 페이지에 어떤 도구를 통합할 수 있나요?

5. 기업 지식 기반이 유용한 이유는 무엇입니까?

🧾 내가 배운 것 요약

SharePoint Online을 사용하여 내부 커뮤니케이션부터 문서 관리, 부서 간 협업부터 HR 프로세스 자동화, 심지어 지식 기반 구축까지 실용적이고 통합된 솔루션을 만드는 방법을 익혔습니다. 또한, 포괄적이고 효율적이며 확장 가능한 디지털 환경을 구축하기 위한 세부적인 운영 작업도 수행했습니다. 이러한 기술을 통해 비즈니스 흐름을 디지털화하고, 생산성을 향상시키고, 기업 정보 자산을 활용할 수 있습니다. 이제 실제 부서 간 요구 사항을 충족하는 SharePoint 포털을 설계하고 구현할 수 있습니다.

2. 다른 Microsoft 365 앱과의 상호 작용

SharePoint Online과 다른 Microsoft 365 애플리케이션 간의 통합은 이 플랫폼의 핵심 강점 중 하나로, 디지털 비즈니스 경험을 새로운 차원의 효율성과 협업으로 끌어올립니다. 이러한 시너지 효과 덕분에 서로 다른 애플리케이션 간의 경계가 점점 모호해지고, 사용자는 작업이나 정보의 흐름을 놓치지 않고 다양한 도구를 원활하게 사용할 수 있습니다.

예를 들어 Teams를 사용하면 SharePoint 문서 라이브러리를 커뮤니케이션 채널에 직접 포함하여 팀 구성원이 실시간으로 파일에서 협업하고, 댓글을 달고, 편집하고, 버전을 추적할 수 있습니다. 이 모든 작업이 공유되고 안전한 환경에서 이루어집니다.

반면 OneDrive를 사용하면 SharePoint에 저장된 문서를 자동으로 동기화하여 이동 중인 노트북이든, 원격 회의 중 스마트폰이든 어떤 기기에서든 오프라인으로 사용할 수 있습니다. 이러한 양방향 동기화를 통해 모든 변경 사항이 원활하고 즉시 업데이트되므로 오래된 파일 복사본에서 작업할 위험이 없습니다.

Outlook은 SharePoint와 긴밀하게 통합되어 사이트 라이브러리에서 직접 이메일로 문서를 첨부하고, 사이트나 리소스에 대한 직접 링크로 회의를 주최하고, 프로젝트 관련 커뮤니케이션과 작업을 중앙에서 관리할 수 있는 기능을 제공합니다.

온라인과 데스크톱 모두에서 Office는 SharePoint와 기본적으로 통신하므로 Word, Excel 또는 PowerPoint 문서를 공동으로 작성하고 각 기여 내용이 실시간으로 올바른 위치에 저장되도록 할 수 있습니다.

이러한 애플리케이션 간 일관성은 조직 간 장벽을 허물고, 정보 검색 시간을 단축하며, 서로 다른 지역에 있는 직원과 부서 간의 팀워크를 촉진합니다. SharePoint 정책 덕분에 권한 관리는 중앙 집중화되고 일관성을 유지하며, 광범위한 공유 환경에서도 데이터 보안을 유지합니다. 모바일 기기에서 직접 파일에 액세스하고 변경 사항이나 새 게시에 대한 알림을 받을 수 있으므로 정보 흐름이 더욱 역동적이고 대응력이 뛰어납니다.

적응 속도와 대응력이 중요한 환경에서 SharePoint와 Microsoft 365의 통합을 통해 데이터 손실을 최소화하고 일상 업무를 간소화하면서 복잡한 프로세스를 조율할 수 있습니다. 공유 작업 공간, 대화형 대시보드, 그리고 운영 요구 사항을 기업 정보 아키텍처에 연결하는 자동화 도구 덕분에 여러 프로젝트를 더욱 쉽게 진행할 수 있습니다.

승인 프로세스 자체는 SharePoint, Teams, Outlook과 완벽하게 통합되는 Power Automate와 같은 도구를 활용하여 알림, 승인, 보관 및 활동 추적을 자동화하는 지능형 워크플로를 생성하고 시스템을 원활하게 연결할 수 있습니다. 이를 통해 기업은 각 애플리케이션이 전반적인 생산성 향상과 내부 정보 및 관계형 자산 강화에 기여하는 민첩한 디지털 생태계를 구축할 수 있습니다.

SharePoint Online은 이를 통해 현대 협업의 중심 허브로서의 역할을 확고히 하고, 최종 사용자에게 통합적이고 간단하며 강력한 경험을 제공하기 위해 끊임없이 통신하는 도구 네트워크의 중심에 자리 잡았습니다.

a) SharePoint Online과 Microsoft Teams 간 통합

· 공유 문서 공간 : Teams와 SharePoint Online의 통합은 모든 팀을 체계적인 협업 공간으로 전환합니다. Teams에서 새 팀을 만들면 문서 라이브러리가 포함된 전용 SharePoint 사이트가 자동으로 활성화됩니다. 여러 채널에서 공유되는 모든 파일은 이 라이브러리에 저장되어 회사 정책을 준수하는 중앙 집중식 보안 관리를 보장합니다. 사용자는 Teams 내에서 모든 플랫폼에서 문서를 바로 보고, 업로드하고, 편집하고, 정리할 수 있습니다. 이러한 통합 환경은 협업을 용이하게 하고, 파일 중복을 방지하며, 데이터 손실 위험을 줄여줍니다. 통합된 SharePoint 도구 덕분에 폴더 구성 및 문서 검색이 원활해집니다. 이를 통해 각 팀은 프로젝트에 따라 진화하는 공유 문서 공간을 확보하여 모든 업무 프로세스를 원활하게 지원할 수 있습니다.

· 실시간 협업 : SharePoint와 Teams의 통합 덕분에 여러 사람이 동일한 Word, Excel 또는 PowerPoint 문서에서 동시에 작업하고, 변경 사항은 즉시 저장되어 모든 공동 작업자에게 표시됩니다. 모든 개입이 추적되어 누가 무엇을 편집하고 있는지 실시간으로 확인할 수 있습니다. 문서에 대한 댓글과 Teams 채팅의 연결된 토론은 항상 맥락에 맞게 제공되어 아이디어 교환과 파일의 개별 부분에 대한 직접적인 토론을 용이하게 합니다. 이러한 접근 방식은 중복과 중복을 제거하여 버전 관리 효율성을 높이고 의사 결정의 투명성을 높입니다. 변경 사항에 대한 알림을 받고 문서에서 직접 댓글에 응답할 수 있으므로 검토 주기가 단축됩니다. 이를 통해 분산된 팀도 완벽하게 동기화되어 질문에 신속하게 답변하고 지연 없이 프로젝트를 진행할 수 있습니다. 따라서 각 사람이 최종 결과에 적극적으로 기여하면서 협업이 더욱 유연하고 역동적이며 생산적으로 진행됩니다.

· 버전 및 변경 기록 액세스 : 이 기능을 사용하면 문서가 수정될 때마다 SharePoint에서 이전 버전을 덮어쓰지 않고 자동으로 새 버전을 저장합니다. 문서 인터페이스에서 직접 버전 기록을 확인하여 누가, 언제, 어떤 변경을 했는지 확인할 수 있습니다. 이를 통해 오류 발생 시 이전 버전을 복원할 수 있을 뿐만 아니라, 동일한 파일의 두 버전을 비교하여 차이점을 강조 표시할 수 있습니다. 문서 수명 주기 전반에 걸쳐 추적성이 보장되어 복잡한 협업 환경에서도 보안과 투명성을 제공합니다. 또한, 변경 기록을 사용하여 감사 및 규정 준수 정책을 준수하고 감사 또는 검토 시 중요한 지원을 제공할 수 있습니다. 이 시스템은 일상적인 관리에 부담을 주지 않고 효율적으로 버전을 관리하며 안정적인 협업을 지원합니다.

· 웹 파트 및 탭 통합 : SharePoint Online과 Teams 간의 웹 파트 및 탭 통합을 통해 문서 라이브러리, 사용자 지정 목록 및 정보 페이지의 주요 기능을 채널에 직접 가져올 수 있습니다. 사용자는 이러한 리소스를 전용 탭으로 추가하여 플랫폼을 전환하지 않고도 파일, 목록 및 대시보드에 즉시 액세스할 수 있습니다. 이 솔루션은 정보 분산을 줄이고, 각 작업 그룹의 주요 데이터 가시성을 향상시키며, 팀 간 협업을 촉진합니다. 보고서, 운영 문서 및 모니터링 도구는 클릭 한 번으로 언제든지 사용할 수 있으며 모든 팀원이 쉽게 업데이트할 수 있습니다 . 이러한 통합 덕분에 프로젝트 관리가 더욱 효율화되고, 지속적으로 업데이트되는 데이터를 기반으로 의사 결정을 내릴 수 있으며, 각 팀은 운영 요구 사항에 따라 환경을 맞춤 설정하여 단일 디지털 생태계에서 SharePoint와 Teams의 잠재력을 극대화할 수 있습니다.

· 알림 및 자동화 : SharePoint, Teams, Power Automate를 통합하여 SharePoint 라이브러리의 문서 변경, 업로드 또는 업데이트에 대한 즉각적인 알림을 Teams 내에서 직접 구성할 수 있습니다. 자동화된 흐름 덕분에 모든 팀원 은 중요한 업데이트를 놓칠 위험 없이 관련 활동에 대해 즉시 알림을 받습니다. 여러 사용자와 단계가 포함된 사용자 지정 승인 흐름을 설계하여 전체 승인 프로세스를 훨씬 빠르고 추적 가능하게 만들 수 있습니다. 검토 요청부터 최종 승인까지 모든 작업은 자동으로 추적 및 보관되어 투명성과 회사 정책 준수를 보장합니다. 이러한 접근 방식은 관리 시간을 크게 줄이고 분산된 팀 간에도 지속적인 협업을 촉진합니다 . 자동화는 분류, 마감일 알림 또는 파일 전송과 같은 반복적인 작업에도 적용되어 일상적인 프로세스를 간소화하고 전반적인 효율성을 향상시킵니다.

· 실제 예 : : 프로젝트 팀이 새로운 운영 제안을 평가하기 위해 Teams에서 토론을 시작합니다 . 채팅 중 누군가 SharePoint에 저장된 문서를 직접 첨부하여 대화에 참여하는 모든 사람이 즉시 접근할 수 있도록 합니다. 그런 다음 그룹 구성원은 각자의 기기에서 실시간으로 파일 작업을 시작하여 변경 및 추가 작업을 수행합니다. 모든 수정 사항은 즉시 표시되고 추적되므로 모든 사람의 기여에 대한 투명성이 보장됩니다. 개별 단계에 입력된 의견은 수신자에게 자동으로 알림이 전송되며, 수신자는 협업 환경을 벗어나지 않고도 응답하거나 개입할 수 있습니다. 필요한 경우 Power Automate를 통해 승인 흐름이 활성화되어 각 완료된 단계에서 적시에 알림을 받습니다. 이러한 작업 방식을 통해 문서를 신속하게 완성하고 최종 결과를 전체 팀 과 공유하며 디지털 협업을 극대화할 수 있습니다.

연습. SharePoint와 Teams 통합

🎯 운동의 목적

🛠️ 운영 단계

1. 내부 커뮤니케이션 포털 📰

ü https://portal.office.com에 로그인하세요

ü SharePoint > + 사이트 만들기 > 커뮤니케이션 사이트 로 이동합니다 .

ü 이름과 설명을 입력하세요

ü "주제" 레이아웃을 선택하세요

ü 만들기를 클릭하세요

ü 사이트 홈으로 이동 > 편집을 클릭하세요

ü 웹 파트 추가: "뉴스", "이벤트", "연락처", "문서"

ü 색상 및 헤더 사용자 지정

ü 게시 를 클릭하세요

ü 팀 과 링크를 공유하세요

2. 고급 문서 관리 📁

ü 사이트 콘텐츠 > + 새로 만들기 > 문서 라이브러리 로 이동

ü 이름을 지정하세요(예: "HR 문서")

ü 열 추가: "문서 유형", "연도", "책임자"

ü 라이브러리 설정 > 버전 제어 로 이동하세요 .

ü 버전 관리 활성화

ü 특정 권한 설정

ü 문서 유형별로 필터링된 보기 만들기

ü 홈페이지에 컬렉션 추가

ü 문서를 업로드하고 메타데이터를 입력하세요

ü 뷰에서 디스플레이를 확인하세요

3. 부서 간 협업 🤝

ü + 새 페이지 로 이동

ü 2열 레이아웃을 선택하세요

ü 제목을 입력하세요(예: "HR-IT 프로젝트")

ü 활동을 위한 "플래너" 웹 파트 추가

ü "팀 대화" 웹 파트 추가

ü "공유 문서" 웹 파트 추가

ü 관련 파일이나 모듈에 대한 링크 삽입

ü 페이지를 저장하고 게시합니다

ü 탐색 표시줄에 페이지 추가

ü 해당 페이지를 관련 부서와 공유하세요

4. 워크플로 자동화 ⚙️

ü https://make.powerautomate.com으로 이동하세요

ü + 만들기 > 자동화된 흐름을 클릭하세요.

ü 이름을 지정하세요(예: "HR 계약 승인")

ü 트리거: "SharePoint에서 파일이 생성될 때"

ü "HR 문서" 컬렉션을 선택하세요

ü 작업 추가: "이메일로 승인 보내기"

ü 작업 추가: "팀 알림 보내기"

ü 작업 추가: "승인된 폴더로 파일 이동"

ü 흐름을 저장하고 활성화합니다.

ü 파일을 업로드하여 테스트

5. 지식 관리 📚

ü 사이트 콘텐츠 > + 새로 만들기 > 문서 라이브러리 로 이동

ü 이름을 지정하세요(예: "회사 노하우")

ü 열 추가: "범주", "작성자", "업데이트 날짜"

ü 버전 제어 활성화

ü 카테고리별로 필터링된 보기 만들기

ü 홈에 "컬렉션 보기" 웹 파트 추가

ü 탐색 막대에 컬렉션 링크 삽입

ü 문서에 대한 링크가 있는 "FAQ" 페이지를 만드세요

ü 지식 기반을 게시하고 홍보합니다.

ü 고급 키워드 검색 테스트

📘 애플리케이션 운영 시나리오

한 회사가 HR 프로세스를 디지털화하고 내부 커뮤니케이션을 개선하고자 합니다. IT 팀은 다음 과 같이 말합니다.

ü 📰 뉴스와 정책을 담은 소통 사이트를 만들어 보세요

ü 📁 메타데이터와 버전 관리를 통해 HR 문서 라이브러리 설정

ü 🤝 HR과 IT 간 협업 페이지를 만드세요

ü ⚙️ Power Automate를 사용하여 계약 승인을 자동화하세요

ü 📚 가이드와 FAQ를 통해 지식 기반을 구축하세요

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
📰 커뮤니케이션 웹사이트 만들기	SharePoint > + 사이트 만들기 > 커뮤니케이션 사이트
📁 HR 문서 모음	사이트 콘텐츠 > + 새로 만들기 > 문서 모음
🤝 협업 페이지	+ 새 페이지 > 웹 파트 추가
⚙️ 자동화된 HR 워크플로	Power Automate > + 생성 > 자동화된 흐름
📚 지식 기반	새 컬렉션 > 메타데이터 추가 > 검색 활성화

🚀 생산성 이점

ü 통신 및 문서의 중앙 집중화

ü 승인 시간과 수동 관리 단축

ü 부서 및 팀 간 원활한 협업

ü 회사 지식에 대한 빠르고 체계적인 접근

ü HR 프로세스의 투명성 향상

ü 이메일 과 로컬 파일 사용을 줄이세요

ü 반복적인 작업의 자동화

ü 버전 및 변경 사항 추적

ü 더 큰 직원 참여

ü 기업 문화 및 지속적인 학습 지원

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

ü 온보딩 포털 👥
신입사원을 위한 문서, 비디오, 체크리스트가 포함되어 있습니다.

ü 팀 간 프로젝트 공간 🧩
공유 작업, 파일 및 실시간 업데이트가 가능합니다.

ü 기술 아카이브 🛠️
내부 지원을 위한 가이드, 매뉴얼 및 절차가 포함되어 있습니다.

❓ 자가 평가 질문

1. SharePoint에서 내부 커뮤니케이션 사이트를 어떻게 만드나요?

2. HR 문서 수집에 유용한 메타데이터는 무엇입니까?

3. Power Automate를 사용하여 승인 흐름을 자동화하려면 어떻게 해야 하나요?

4. 협업 페이지에 어떤 도구를 통합할 수 있나요?

5. 기업 지식 기반이 유용한 이유는 무엇입니까?

🧾 내가 배운 것 요약

b) 완성 사이 SharepPint 온라인 및 OneDrive

· 양방향 동기화 : 사용자가 어디에 있든 파일 작업을 할 수 있도록 지원합니다. SharePoint 문서 라이브러리는 OneDrive에 쉽게 동기화되어 PC, 태블릿, 스마트폰 등 모든 기기에서 오프라인 상태에서도 콘텐츠에 액세스할 수 있습니다. 오프라인에서 파일을 변경하면 로컬에 저장되고, 다음에 온라인에서 액세스할 때 자동으로 업데이트되어 SharePoint에 반영됩니다. 이 시스템은 데이터 손실이나 실수로 덮어쓰기를 방지하여 모든 문서 버전을 항상 최신 상태로 유지합니다. 투명한 동기화는 역동적이고 협업적인 관리를 촉진하여 모든 팀원이 업데이트된 파일을 실시간으로 작업할 수 있도록 합니다 . 이를 통해 운영 효율성과 기업 정보 보안을 모두 최적화합니다.

· 유연한 문서 관리 : 파일이나 전체 폴더를 OneDrive로 끌어다 놓으면 연결된 SharePoint 라이브러리와 자동으로 동기화됩니다. 이 프로세스는 관리와 공유를 크게 간소화하여 복잡성을 제거하고 오류 발생 가능성을 줄입니다. 동기화 덕분에 모든 변경 사항은 팀 과 즉시 공유되어 지속적으로 업데이트되는 작업 환경을 조성합니다. 고급 검색 기능을 사용하면 OneDrive 또는 SharePoint에 저장된 모든 문서를 몇 초 만에 찾을 수 있습니다. 이를 통해 정보에 대한 빠른 액세스, 향상된 버전 관리, 그리고 원활하게 통합된 문서 관리가 가능합니다. 이 시스템은 생산성을 향상시키고 협업을 간소화하며 회사 데이터의 보안을 극대화합니다.

· 안전한 협업 : SharePoint와 OneDrive 간의 협업은 두 플랫폼 간에 동기화되는 경우에도 각 파일에 조직에서 설정한 액세스 권한이 유지되도록 보장합니다. 즉, SharePoint에 구성된 권한이 OneDrive 문서에 자동으로 적용되어 권한이 없는 사용자가 중요한 데이터를 보거나 수정하는 것을 방지합니다. 이 시스템은 엄격한 보안 관리를 통해 보안 침해 및 정보 유출 위험을 줄입니다. 팀원 들은 모든 변경 사항이 회사 정책에 따라 추적되고 보호되므로 공유 파일에서 자유롭게 작업할 수 있습니다. 지속적인 동기화를 통해 역할이나 권한이 변경되더라도 제한 사항이 최신 상태로 일관되게 유지됩니다. 이를 통해 생산성과 높은 수준의 데이터 보호가 결합되어 효과적이고 안전한 협업을 촉진합니다.

· 모바일 액세스 : OneDrive 모바일 앱을 사용하면 모든 팀원 이 어디에 있든 SharePoint 파일을 완벽하게 자유롭게 관리할 수 있습니다. 스마트폰, 태블릿, 노트북 등 어떤 기기에서든 복잡한 절차나 특정 구성 없이 원활하고 안전하게 업무 환경을 유지할 수 있습니다. 직관적인 인터페이스를 통해 실시간으로 문서를 보고, 편집하고, 공유할 수 있어 본사 외부에서도 원활한 협업을 지원합니다. 푸시 알림을 통해 업데이트 사항을 즉시 확인할 수 있으므로 변경 사항을 놓치지 않습니다. 오프라인 상태에서도 문서에 액세스하고 편집할 수 있으며, 온라인 상태로 돌아오는 즉시 모든 수정 사항이 자동으로 동기화됩니다. 플랫폼 간 호환성을 통해 기술적 제약을 해소하여 iOS, Android 또는 Windows 시스템에서 원활하게 작업할 수 있습니다. 이를 통해 중단 없는 비즈니스 생산성을 보장하고 모든 사용자가 어디에 있든 프로젝트에 적극적으로 참여할 수 있습니다.

· 실제 사례: 한 직원이 고객사 현장에서 업무 중이며 회사 계약서 템플릿을 업데이트해야 합니다. 스마트폰의 OneDrive 앱을 사용하여 파일이 저장된 SharePoint 문서 라이브러리에 빠르게 접속합니다. 회의 중에는 고객이 요청한 변경 사항을 실시간으로 적용하여 별도의 다운로드 없이 문서를 직접 업데이트합니다. 인터넷 연결이 다시 설정되는 즉시 모든 수정 사항이 동기화되어 사무실의 모든 팀원이 즉시 사용할 수 있습니다. 푸시 알림 덕분에 동료들은 새로운 상황에 대한 알림을 자동으로 받고 업데이트된 계약서를 확인하거나 추가할 수 있습니다. 이 시스템은 접근 권한이 변경되지 않도록 하여 민감한 데이터의 기밀성을 보호합니다. 이를 통해 현장 직원과 고객사 간의 원활하고 안전하며 지속적인 협업이 가능합니다.

연습. SharePoint와 OneDrive 통합

🎯 운동의 목적

SharePoint Online을 OneDrive와 함께 사용하여 기업 문서 관리를 개선하는 방법을 배우는 것이 목표입니다. 문서 라이브러리를 양방향으로 동기화하고, 로컬 및 온라인에서 파일을 관리하고, 사내 및 외부 동료와 안전하게 협업하고, 모바일 기기에서 콘텐츠에 액세스하는 방법을 배우게 됩니다. 이 연습은 파일 정리를 최적화하고, 중복을 줄이고, 보안을 강화하고, 이동 중에도 비즈니스 연속성을 보장하는 데 도움이 됩니다.

🛠️ 운영 단계

1. 양방향 동기화 🔄

ü https://portal.office.com에 로그인하세요

ü SharePoint 로 이동 > 사이트 선택 > 문서

ü 동기화 (두 개의 화살표가 있는 아이콘) 를 클릭하세요.

ü OneDrive 열기 확인

ü 컬렉션이 PC와 동기화될 때까지 기다리세요.

ü 파일 탐색기 > 회사 이름 > 사이트 이름을 엽니다 .

ü 동기화된 폴더에 새 Word 파일을 만듭니다.

ü 해당 파일이 SharePoint에도 나타나는지 확인하세요.

ü SharePoint에서 파일을 삭제하고 로컬에서도 제거되었는지 확인합니다.

ü 동기화가 양방향으로 활성화되어 있다는 결론을 내립니다.

2. 유연한 문서 관리 📁

ü 파일 탐색기에서 동기화된 파일 열기

ü 내용을 편집하고 저장하세요

ü SharePoint에서 변경 사항이 표시되는지 확인하세요.

ü 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭 > 오프라인에서 사용 가능하게 설정

ü 인터넷 연결을 끊고 파일을 엽니다.

ü 편집하고 저장하세요

ü 다시 연결하고 동기화를 확인하세요

ü 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭 > 온라인 보기

ü SharePoint에서 직접 파일을 엽니다.

ü 현지에서 또는 온라인으로 유연하게 작업할 수 있다는 결론을 내리십시오.

3. 안전한 협업 🔐

ü SharePoint에서 파일 선택

ü 공유를 클릭하세요

ü "특정 사람"을 선택하세요

ü 필요한 경우 편집 허용을 끕니다 .

ü 링크의 만료일을 설정하세요

ü 적용 > 링크 복사를 클릭하세요

ü Teams 또는 Outlook을 통해 링크 보내기

ü 접근이 제한되어 있는지 확인하세요

ü 동료와 함께 Word Online에서 파일을 엽니다.

ü 실시간으로 함께 편집하세요

4. 모바일 접속 📱

ü 다운로드 앱 App Store 또는 Google Play에서 OneDrive 및 SharePoint를 다운로드 하세요.

ü 비즈니스 계정으로 로그인하세요

ü SharePoint 앱을 열고 사이트로 이동 > 문서 라이브러리로 이동합니다.

ü PDF 또는 Word 파일 보기

ü OneDrive 앱을 열고 동기화된 폴더에 접근합니다.

ü 파일을 오프라인에서 사용할 수 있도록 설정

ü Office 앱으로 Word 파일 편집

ü 동기화를 저장하고 확인하세요

ü 변경 알림 받기

ü 당신은 어디에서나 일할 수 있다는 결론을 내리세요

📘 애플리케이션 운영 시나리오

마케팅팀이 공동 캠페인을 진행하고 있습니다. 파일은 SharePoint에 저장되고 오프라인 작업을 위해 OneDrive와 동기화됩니다. 문서는 여러 사용자가 실시간으로 편집하고, 외부 파트너와 안전하게 공유하며, 행사 및 출장 중에는 스마트폰을 통해 확인할 수 있습니다.

ü 🔄 동기화 : SharePoint > 문서 > 동기화
➡️ 모든 기기에서 파일이 항상 최신 상태로 유지됩니다.

ü 📁 유연한 관리 : OneDrive > 오프라인 사용 가능
➡️ 인터넷에 연결되지 않아도 작업할 수 있습니다.

ü 🔐 안전한 협업 : 공유 > 특정 사람
➡️ 통제되고 추적 가능한 액세스.

ü 📱 모바일 접속 : SharePoint 및 OneDrive 앱
➡️ 문서를 언제나 손쉽게 이용할 수 있습니다.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🔄 동기화	SharePoint > 문서 > 동기화
📁 오프라인 파일 관리	OneDrive > 파일 탐색기 > 오프라인 사용 가능
🔐 안전한 공유	SharePoint > 파일 > 공유 > 특정 사용자
📱 모바일 접속	OneDrive/SharePoint 모바일 앱 > 문서 액세스

🚀 생산성 이점

ü 어떤 기기에서든 항상 최신 문서에 액세스하세요

ü 자동 동기화로 오프라인 작업

ü 동료 및 파트너와의 실시간 협업

ü 파일 공유에 대한 세부적인 제어

ü 문서 중복 감소

ü 콘텐츠 관리의 보안 강화

ü 알림 및 변경 사항 추적

ü Teams 및 Outlook과의 원활한 통합

ü 이메일 과 첨부 파일 사용을 줄이세요

ü 모빌리티 및 하이브리드 근무 지원

💡 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

ü 상업 제안 관리 💼
SharePoint와 OneDrive 간에 파일이 동기화되므로 이동 중에도 작업할 수 있습니다.

ü 현장 기술 지원 🛠️
매뉴얼과 체크리스트는 태블릿에서 오프라인으로 이용할 수 있으며 실시간으로 업데이트됩니다.

ü 공급업체와의 협력 🤝
제한적이고 추적 가능한 접근을 통해 문서를 안전하게 공유하세요.

❓ 자가 평가 질문

1. SharePoint와 OneDrive 간의 동기화를 활성화하려면 어떻게 해야 하나요?

2. 동기화된 파일로 오프라인에서 작업하려면 어떻게 해야 하나요?

3. 파일 공유는 어떤 보안 옵션을 제공합니까?

4. 모바일 기기에서 문서에 어떻게 접근하나요?

5. 양방향 동기화의 장점은 무엇입니까?

🧾 내가 배운 것 요약

현대적이고 안전하며 유연한 문서 관리를 위해 SharePoint와 OneDrive를 통합하는 방법을 알아보았습니다. 양방향 동기화를 설정하고, 오프라인으로 작업하고, 파일을 안전하게 공유하고, 모바일 기기에서 콘텐츠에 액세스하는 방법을 익혔습니다. 이러한 기능은 생산성을 향상시키고, 하이브리드 작업을 지원하며, 데이터 보안을 보장합니다. 이제 SharePoint와 OneDrive 통합을 최대한 활용하여 비즈니스 문서의 협업 및 접근성을 최적화할 수 있습니다.

c) 완성 SharePoint Online과 Outlook 간

· 문서 첨부: 이 통합을 통해 워크플로우가 더욱 간소화됩니다. Outlook에서 메시지를 작성할 때 SharePoint에서 직접 파일이나 전체 폴더를 쉽게 선택할 수 있으며, 문서를 기기에 먼저 다운로드할 필요가 없습니다. 기존 첨부 파일 대신, 수신자는 업데이트된 파일에 즉시 액세스할 수 있는 보안 링크를 받게 되므로 회사 정책에 따라 데이터 보호가 보장됩니다. 이를 통해 모든 사용자가 항상 최신 버전의 문서에서 작업할 수 있으므로 중복 또는 오래된 파일로 인한 오류 및 시간 낭비 위험을 줄일 수 있습니다. 관리자는 액세스 권한을 쉽게 모니터링하고 관리할 수 있습니다. 이 솔루션은 조직 외부인과의 협업을 포함하여 필요한 보안 수준을 항상 준수하는 동시에 안전한 공유를 지원합니다.

· 회의 관리 : Outlook을 통해 회의를 주최할 때 참석자와 관련된 문서 또는 SharePoint 사이트 링크를 초대장에 직접 삽입할 수 있습니다. 이를 통해 참석자는 항상 최신 버전의 자료에 접근할 수 있어 모든 참석자가 동일한 내용에 집중할 수 있습니다. 또한, 중복되거나 오래된 파일을 사용할 위험을 없애 회의 준비 및 참여 효율성을 높일 수 있습니다. 또한, 공유 문서에 대한 모든 업데이트는 새 사본을 보낼 필요 없이 전체 그룹에 즉시 표시됩니다. 또한, 회사 정책에 따라 액세스가 관리되므로 변경 사항 추적 및 정보 보안도 강화됩니다. 회의 중 및 회의 후 협업을 더욱 유연하고 안전하며 생산적으로 수행할 수 있습니다.

· 작업 중앙 집중화 : SharePoint와 Outlook 간의 동기화를 통해 모든 프로젝트 작업을 단일 인터페이스에서 관리하고 마감일과 책임을 명확하고 최신 상태로 확인할 수 있습니다. SharePoint 사이트에 할당된 작업은 Outlook 일정 및 작업 목록에 자동으로 표시되어 팀원이 진행 상황을 쉽게 모니터링하고 시기적절한 알림을 받을 수 있습니다. 이러한 통합은 잊어버리거나 중복되는 작업을 방지하여 더욱 효율적인 조직 구성과 팀원 간의 원활한 협업을 촉진합니다 . 사용자는 Outlook에서 직접 작업 상태를 업데이트할 수 있으며, SharePoint에도 즉시 동기화됩니다. 모든 업데이트는 추적 가능하므로 완료 및 보류 중인 작업에 대한 제어 및 보고가 더욱 강화됩니다. 이러한 중앙 집중화는 회사 프로젝트 관리를 간소화하고 모든 관련자가 작업 및 우선순위에 대한 공동의 목표를 유지할 수 있도록 합니다.

· 통합 검색 : 매일 방대한 양의 정보를 다루는 사람들에게 강력한 도구 입니다 . Outlook의 검색 창을 사용하면 플랫폼을 전환하거나 여러 애플리케이션을 열지 않고도 SharePoint에 저장된 이메일과 문서를 즉시 찾을 수 있습니다. 키워드를 입력하기 시작하면 시스템이 현재 작업이나 프로젝트와 관련된 관련 파일, 대화, 사이트를 자동으로 제안합니다. 이를 통해 회의 중이나 커뮤니케이션을 준비하는 동안 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다. 또한 통합 검색은 모든 사람이 평소 작업 환경에서 최신 공유 리소스에 직접 액세스할 수 있도록 하여 협업을 용이하게 합니다. 귀중한 시간을 절약하고 정보 손실을 줄이는 것은 일상 업무에서 실질적인 이점이 됩니다.

· 실제 사례: 프로젝트 관리자가 프로젝트 진행 상황을 논의하기 위해 팀을 소집해야 합니다 . 그는 Outlook 일정에서 직접 회의 일정을 예약하고 관심 있는 구성원을 추가합니다. 초대장 본문에는 SharePoint에 저장된 문서 링크를 포함하여 모든 구성원이 회의 전에 해당 문서를 확인할 수 있도록 합니다. 회의 중에는 업데이트된 자료를 공유하여 모든 구성원이 동일한 파일에서 작업하도록 합니다. 회의 직후, 그는 Power Automate를 사용하여 후속 작업을 자동으로 생성하고 해당 관리자에게 할당합니다. 이렇게 하면 Outlook과 SharePoint 간에 작업 상태가 동기화됩니다. 결과적으로 더욱 체계적이고 투명하며 생산적인 회의 관리가 가능해집니다.

연습. SharePoint와 Outlook 통합

🎯 운동의 목적

SharePoint와 Outlook을 원활하게 사용하여 비즈니스 작업 관리 및 커뮤니케이션을 개선하는 방법을 배우는 것이 목표입니다. Outlook 일정과 모임을 SharePoint에 연결하고, 공유 작업을 단일 인터페이스로 중앙 집중화하고, 통합 검색을 활용하여 관련 콘텐츠를 빠르게 찾는 방법을 배우게 됩니다. 이 연습은 생산성을 높이고, 정보 사일로를 줄이며, 팀 협업을 향상하는 데 도움이 될 것입니다 .

🛠️ 운영 단계

1. 회의 관리 📅

ü https://portal.office.com에 로그인하세요

ü Outlook > 일정 으로 이동

ü 팀원을 초대 하세요

ü 초대장 본문에 프로젝트의 SharePoint 사이트에 대한 링크를 삽입하세요.

ü 저장하고 보내기

ü SharePoint > 페이지 편집 으로 이동

ü 그룹 일정 웹 파트 추가

ü Outlook 일정을 사이트에 연결

ü SharePoint에서 모임이 표시되는지 확인하세요.

ü 이벤트를 클릭하면 Outlook에서 바로 열립니다.

2. 활동의 중앙 집중화 ✅

ü SharePoint > + 새 페이지 로 이동

ü Planner 웹 파트 추가

ü Outlook 그룹 작업 계획 연결

ü 작업 생성 및 멤버 할당

ü 마감일과 우선순위 추가

ü 보드 또는 목록 형식으로 작업 보기

ü 최근 활동 웹 파트 추가

ü 변경 사항이 Outlook 작업과 동기화되었는지 확인하세요.

ü 팀 과 페이지를 공유하세요

ü 페이지를 운영 대시보드로 사용하세요

3. 통합 검색 🔍

ü SharePoint > 검색 창 으로 이동

ü 회의 또는 작업 이름을 입력하세요

ü 더 많은 결과 보기 를 클릭하세요

ü 콘텐츠 유형별 필터링: 이벤트, 문서, 이메일

ü 결과를 선택하고 열어보세요

ü Outlook > 메일 로 이동

ü 검색창을 이용해 같은 용어를 검색하세요

ü SharePoint와 Outlook 간의 결과 비교

ü SharePoint에서 검색을 사용자 지정 보기로 저장

ü 사이트 홈페이지에 뷰 추가

📘 애플리케이션 운영 시나리오

프로젝트 팀은 회의 및 작업 관리를 중앙에서 관리하고자 합니다. 관리자는 Outlook에서 공유 일정을 만들고 SharePoint에 연결합니다. 작업은 Planner를 통해 관리되고 사이트에 표시됩니다. 팀원 들은 단일 인터페이스에서 문서, 이벤트 및 메시지를 검색할 수 있습니다.

ü 📅 모임 : Outlook > 일정 > SharePoint 링크
➡️ 모든 약속은 사이트에서도 볼 수 있습니다.

ü ✅ 작업 : SharePoint > Planner > Outlook Link
➡️ 작업은 실시간으로 동기화되고 할당됩니다.

ü 🔍 검색 : SharePoint > 통합 검색
➡️ 단일 막대에서 콘텐츠를 쉽게 찾을 수 있습니다.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
📅 공유 캘린더	Outlook > 일정 > SharePoint 링크 초대
✅ 통합 활동	SharePoint > Planner 웹 파트 > Outlook 그룹 링크
🔍 통합 검색	SharePoint > 검색 창/Outlook > 메일 검색

🚀 생산성 이점

ü 회의, 작업 및 문서를 하나의 플랫폼으로 중앙화하세요

ü 다양한 앱에서 정보를 검색하는 데 소요되는 시간을 줄이세요

ü 마감일과 책임에 대한 더 큰 가시성

ü 팀 과 부서 간 협업이 더욱 원활해졌습니다.

ü SharePoint 및 Outlook에서 관련 콘텐츠에 빠르게 액세스

ü 작업과 일정 간 자동 동기화

ü 공유 대시보드를 통해 중복된 이메일을 줄이세요

ü 활동 및 커뮤니케이션의 추적성

ü 일상 업무의 더 나은 구성

ü 애자일 프로젝트 관리 지원

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

ü 기능 간 프로젝트 관리 🧩
SharePoint와 Outlook 간에 일정 및 프로젝트 작업을 연결하여 다양한 팀을 조정합니다 .

ü HR 포털 👥
단일 대시보드에서 온보딩 회의와 교육 활동을 확인하세요.

ü 고객 지원 🎧
Outlook에 연결된 SharePoint 사이트에서 각 고객의 약속, 티켓 및 문서를 중앙에서 관리합니다.

❓ 자가 평가 질문

ü Outlook 일정을 SharePoint 사이트에 연결하려면 어떻게 해야 하나요?

ü Planner와 Outlook을 어떻게 동기화할 수 있나요?

ü SharePoint와 Outlook 간에 통합 검색을 수행하려면 어떻게 해야 하나요?

ü 활동을 중앙화하는 것의 장점은 무엇입니까?

ü SharePoint를 사용하여 회의 관리를 개선하려면 어떻게 해야 하나요?

🧾 내가 배운 것 요약

SharePoint와 Outlook을 통합하여 회의, 작업 및 정보 관리를 개선하는 방법을 알아보았습니다. 공유 일정을 연결하고, Planner와 작업을 동기화하고, 통합 검색을 사용하고, 운영 대시보드를 만들었습니다. 이러한 기능을 통해 더욱 체계적인 업무 처리, 정보 분산 최소화, 팀 생산성 향상을 실현할 수 있습니다 . 이제 커뮤니케이션, 계획, 협업을 하나의 매끄러운 경험으로 통합하는 디지털 공간을 디자인할 수 있습니다.

d) SharePoint Online과 Office 통합

· 문서 공동 작성 : 여러 사람이 동일한 Word, Excel 또는 PowerPoint 파일을 동시에 편집하고 모든 업데이트 내용을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 이 모드를 사용하면 모든 변경 사항이 즉시 통합되고 자동으로 저장되므로 버전 충돌이 발생하지 않습니다. 팀의 워크플로를 방해하지 않고 주석, 제안 및 수정 사항을 추가할 수 있습니다 . 사용자는 누가 변경했는지 확인하고 실수가 있는 경우 이전 버전으로 쉽게 되돌릴 수 있습니다. 공동 작성 기능은 원격으로도 협업을 용이하게 하여 브레인스토밍, 아이디어 수집 및 공동 콘텐츠 작성을 간소화합니다. 모든 작업은 안전하고 추적 가능한 환경에서 진행되므로 중요한 데이터 손실 위험이 줄어듭니다. 이러한 기능을 통해 SharePoint는 공동 생산성 및 현대적인 팀워크의 허브가 됩니다.

· 어디서든 액세스 : Office Online 또는 데스크톱 버전의 Word, Excel, PowerPoint를 사용하면 이동 중에도 SharePoint에 저장된 문서를 어디서든 열고 편집할 수 있습니다. 파일을 로컬에 다운로드할 필요 없이 인터넷 연결만 있으면 실시간으로 작업하고 항상 최신 버전을 유지할 수 있습니다. 이러한 유연성 덕분에 서로 다른 위치에서 작업하는 동료 간의 협업이 향상되고 공유 문서를 빠르게 편집할 수 있습니다. 또한 모든 변경 사항은 자동으로 저장되고 추적되므로 데이터 손실 위험이 줄어듭니다. Office와 SharePoint의 기본 통합 덕분에 브라우저와 데스크톱 애플리케이션 모두에서 동일한 기능에 액세스할 수 있어 일관되고 생산적인 환경을 보장합니다.

· 수정 사항 통합 : 이 기능을 사용하면 문서 작성 담당자가 시간 경과에 따른 모든 변경 사항, 제안 사항 또는 관찰 사항을 명확하게 추적할 수 있습니다. 수정 사항은 손실되지 않습니다. 며칠 또는 몇 주 후에도 추적 및 접근이 가능하므로 프로젝트의 진행 상황을 쉽게 파악할 수 있습니다. 의심이나 오류가 발생할 경우 이전 버전으로 되돌릴 수 있으므로 귀중한 정보 손실을 방지할 수 있습니다. 또한 주석을 통해 파일의 특정 섹션을 직접 비교할 수 있어 의문 해결 및 콘텐츠 공동 승인 속도를 높일 수 있습니다. 이러한 접근 방식은 각 섹션을 공동 검토하고 점진적으로 개선할 수 있으므로 문서의 최종 품질을 향상시킵니다. 변경 사항의 투명성은 여러 팀 의 협업을 촉진하여 의사 결정 과정에서 모든 의견을 경청하고 존중할 수 있도록 합니다.

· 템플릿 및 자동화 : SharePoint에서 템플릿을 사용하면 새 프로젝트 시작 속도를 높이고 공유된 기업 표준 도입을 장려할 수 있습니다. 템플릿에는 미리 정의된 레이아웃, 서식 및 필드가 포함되어 생성되는 모든 문서가 조직의 지침과 시각적 정체성을 준수하도록 할 수 있습니다. Power Automate 워크플로 또는 Office 매크로를 통한 자동화를 통해 문서 승인을 지능적으로 관리하고, 자동 알림을 보내고, 연결된 데이터베이스를 업데이트할 수 있습니다. 이를 통해 수동 오류를 줄이고 관리 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 자동화 도구와 통합된 SharePoint는 문서를 투명하고 추적 가능하게 관리하며 항상 기업 표준을 준수하는 역동적인 환경을 제공합니다. 템플릿과 자동화 간의 이러한 시너지 효과를 통해 귀중한 시간을 절약하고 팀은 더 중요한 활동에 집중할 수 있습니다.

· 실제 예: HR 팀이 새로운 내부 교육 프로그램을 위한 PowerPoint 프레젠테이션을 준비해야 한다고 가정해 보겠습니다 . 초안은 SharePoint에 업로드되고, 여러 지역의 관리자와 교육 담당자가 동시에 파일에 접근할 수 있습니다. 공동 작업 덕분에 각 담당자는 제안, 의견, 추가 자료를 추가할 수 있으며, 이러한 내용은 실시간으로 확인할 수 있습니다. 이메일을 보내 거나 별도의 버전을 만들 필요가 없습니다. 전체 팀이 동일한 업데이트된 문서에서 작업합니다. 수정 사항은 추적되며, 오류가 발견되면 이전 버전으로 쉽게 되돌릴 수 있습니다. 이러한 접근 방식은 교육 준비 시간을 단축하고 최종 결과에 전체 팀 의 요구 사항이 반영되도록 보장합니다 . SharePoint는 효과적이고 투명한 협업을 위한 디지털 회의 공간으로 자리매김합니다.

연습. SharePoint와 Office 통합

🎯 운동의 목적

이 연습의 목표는 SharePoint Online을 Office 앱(Word, Excel, PowerPoint)과 함께 사용하여 공동 작업 및 문서 관리를 개선하는 것입니다. 실시간으로 문서를 공동 작성하고, 모든 기기에서 파일에 액세스하고, 추적 가능한 수정 내용과 메모를 통합하고, 엔터프라이즈 템플릿을 사용하여 콘텐츠를 표준화하는 방법을 배우게 됩니다. 이 연습은 생산성을 높이고, 파일 중복을 줄이며, 문서 프로세스의 일관성과 통제력을 확보하는 데 도움이 됩니다.

🛠️ 운영 단계

1. 실시간 문서 공동 생성 👥

ü https://portal.office.com에 로그인하세요

ü SharePoint 로 이동 > 사이트 선택 > 문서

ü Word, Excel 또는 PowerPoint 파일을 업로드하세요

ü 파일을 클릭하여 온라인에서 열어보세요

ü 공유를 클릭하고 동료의 이메일 주소를 입력하세요.

ü 편집 허용 옵션이 켜져 있는지 확인하세요.

ü 동료는 파일을 편집할 수 있는 링크를 받게 됩니다.

ü 두 분 모두 동시에 작업할 수 있습니다

ü 변경 사항은 실시간으로 표시됩니다.

ü 모든 수정 사항은 자동으로 저장됩니다.

2. 어디서든 접속 가능 🌍

ü 다른 기기(예: 태블릿)의 브라우저에서 파일을 엽니다.

ü 콘텐츠가 최신인지 확인하세요

ü 다운로드 앱 App Store 또는 Google Play에서 Office 또는 Word/Excel/PowerPoint를 다운로드하세요.

ü 비즈니스 계정으로 로그인하세요

ü 앱에서 직접 파일을 엽니다

ü 편집하고 저장하세요

ü 변경 사항이 SharePoint에 동기화되었는지 확인하세요.

ü OneDrive에서도 접속해보세요.

ü 파일이 어디에서나 접근 가능한지 확인하세요

ü 어느 위치에서든 접근이 보장된다는 결론을 내립니다.

3. 수정 사항 및 의견 통합 📝

ü 공유 Word 파일 열기

ü 리뷰 > 댓글 로 이동

ü 텍스트 섹션에 주석 추가

ü 동료가 알림을 받고 응답할 수 있습니다.

ü 검토 > 변경 사항 추적 으로 이동

ü 모든 변경 사항이 강조 표시됩니다.

ü 변경 사항 수락 또는 거부

ü SharePoint에서 버전 기록 보기

ü 필요한 경우 이전 버전을 복원하세요

ü 모든 리뷰는 추적 가능하고 협력적입니다.

4. 템플릿과 자동화 사용 📄⚙️

ü 표준 헤더, 로고 및 구조가 있는 Word 문서를 만듭니다.

ü 템플릿으로 저장( .dotx )

ü SharePoint > 라이브러리 설정 > 고급 설정 으로 이동합니다.

ü 컬렉션에 모델 업로드

ü 새 파일에 대한 기본 템플릿을 설정합니다.

ü + 새로 만들기 를 클릭하면 템플릿이 자동으로 사용됩니다.

ü Power Automate 흐름 통합: "파일이 생성될 때" → "알림 보내기"

ü https://make.powerautomate.com으로 이동하세요

ü 흐름을 생성하고 컬렉션에 연결합니다.

ü 자동 생성 및 알림 테스트

📘 애플리케이션 운영 시나리오

법무팀은 공유 계약서를 작성합니다. 문서는 SharePoint에 저장되고, 여러 사용자가 실시간으로 편집하며, 어떤 기기에서든 접근 가능하고, 의견과 수정 사항을 추적합니다. 표준화된 템플릿은 일관성을 보장하며, 자동화된 워크플로는 새 계약이 생성될 때마다 관리자에게 알림을 전송합니다.

ü 👥 공동 창작 : SharePoint > 문서 > 공유
➡️ 동시에, 갈등 없는 협업.

ü 🌍 어디서나 접근 가능 : Office 앱 > SharePoint의 파일
➡️ 모든 기기에서 유연한 작업 가능.

ü 📝 변경 내용 추적 : Word > 검토 > 메모 및 변경 내용
➡️ 변경 내용을 추적하고 제어합니다.

ü 📄⚙️ 템플릿 및 흐름 : SharePoint > 라이브러리 설정 + Power Automate
➡️ 프로세스를 표준화하고 자동화합니다.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
👥 공동 창작	SharePoint > 문서 > 공유
🌍 모바일 접속	Office 앱 > SharePoint의 파일
📝 문서 검토	Word > 검토 > 메모/변경 내용 추적
📄⚙️ 모델 및 자동화	SharePoint > 라이브러리 설정 > 고급/Power Automate

🚀 생산성 이점

ü 파일 중복 없이 동시 협업

ü 어떤 위치와 장치에서든 문서에 액세스하세요

ü 변경 사항 및 의견의 완전한 추적성

ü 비즈니스 템플릿을 활용한 문서 표준화

ü 반복적인 워크플로 자동화

ü 이메일 과 첨부 파일 사용을 줄이세요

ü 공유 콘텐츠에 대한 더 큰 제어

ü 검토 및 승인에 걸리는 시간을 절약하세요

ü Microsoft 365 에코시스템과의 원활한 통합

ü 민첩하고 안전한 문서 관리 지원

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

ü 법률 계약 관리 ⚖️
표준화된 템플릿, 공동 창작 및 리뷰 추적.

ü 월별 보고서 준비 📊
여러 부서에서 실시간으로 공유하고 업데이트하는 Excel 템플릿입니다.

ü 마케팅 프레젠테이션 📢
데스크톱과 모바일에서 접근 가능한 협업형 PowerPoint.

❓ 자가 평가 질문

1. SharePoint에서 문서의 공동 작성을 활성화하려면 어떻게 해야 하나요?

2. 모바일 기기에서 Office 파일에 어떻게 액세스하나요?

3. Word에서 변경 사항과 메모를 어떻게 추적하나요?

4. SharePoint 라이브러리에서 기본 템플릿을 설정하려면 어떻게 해야 하나요?

5. 파일이 생성될 때 알림을 자동화하려면 어떻게 해야 하나요?

🧾 내가 배운 것 요약

SharePoint를 Word, Excel, PowerPoint와 통합하여 협업 및 문서 관리를 개선하는 방법을 알아보았습니다. 실시간으로 문서를 공동 작성하고, 어디서든 파일에 액세스하고, 수정 사항과 메모를 추적하고, 자동화된 워크플로를 통해 템플릿을 활용해 왔습니다. 이러한 기능을 통해 더욱 효율적으로 작업하고, 오류를 줄이며, 비즈니스 콘텐츠 전반의 일관성을 유지할 수 있습니다. 이제 SharePoint와 Office 통합을 최대한 활용하여 문서 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

e) 이익 통합의

· 통합된 사용자 경험 : 진정으로 통합된 사용자 경험이란 디지털 작업 공간을 벗어나지 않고도 문서, 커뮤니케이션 및 작업을 관리할 수 있다는 것을 의미합니다. Teams, Outlook 및 기타 Microsoft 365 앱과 통합된 SharePoint를 사용하면 단일 인터페이스에서 파일을 보고, 편집하고, 공유할 수 있습니다. 이를 통해 정보 단편화를 방지하고 여러 플랫폼 간 끊임없는 전환으로 인한 오류 위험을 줄일 수 있습니다. 알림, 댓글, 작업 할당 및 버전 추적이 모두 중앙에서 관리되어 일상 업무를 간소화합니다. 통합된 액세스를 통해 모든 팀원이 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있어 명확성과 신속한 의사 결정이 가능합니다. 이를 통해 업무의 유연성, 효율성, 접근성이 향상되고 전체 문서 주기를 완벽하게 제어할 수 있습니다.

· 오류 및 중복 감소 : SharePoint를 Microsoft 365 애플리케이션과 통합하면 얻을 수 있는 주요 이점 중 하나는 오류와 문서 중복이 크게 줄어든다는 것입니다. 자동 실시간 동기화 덕분에 모든 변경 사항이 즉시 저장되고 전체 팀원이 확인할 수 있어 실수로 파일을 덮어쓰거나 오래된 복사본이 생성되는 것을 방지할 수 있습니다. 이를 통해 모든 사용자가 항상 최신 버전으로 작업하고 수정 사항을 추적하고 이전 데이터를 쉽게 검색할 수 있습니다. 서로 다른 파일 간의 혼동 위험과 중요한 정보 손실 위험이 크게 줄어듭니다. 또한 버전 제어 기능을 통해 수정 사항 및 복원을 쉽게 관리할 수 있어 공유 문서 프로세스의 안정성과 일관성을 보장합니다.

· 강화된 보안 및 제어 : SharePoint의 중앙 집중식 권한 관리를 통해 모든 문서 액세스를 정밀하게 규제하여 권한이 있는 사용자만 콘텐츠를 보거나 편집할 수 있도록 할 수 있습니다. 적용된 정책은 Teams, OneDrive, Outlook 및 연결된 모든 앱에 원활하게 적용되어 중요하고 기밀인 정보에 대한 세밀한 제어를 제공합니다. 개인 또는 그룹에 대해 다양한 액세스 수준을 쉽게 설정하고, 권한 취소를 자동화하고, 상세한 감사 추적을 통해 모든 활동을 모니터링할 수 있습니다 . 정책이나 조직의 요구 사항이 변경되면 플랫폼 전체에서 권한이 실시간으로 업데이트됩니다. 이러한 통합적인 접근 방식은 무단 액세스 위험을 크게 줄이고 규정 준수에 기여합니다. 최종 사용자는 추가적인 복잡성 없이 고급 보호 기능을 활용할 수 있으며, 관리자는 회사 데이터 보안에 대한 완벽한 제어권과 가시성을 유지할 수 있습니다.

· 프로세스 자동화 : 수동 및 반복 작업을 최소화하여 운영 효율성과 정확성을 향상시킵니다. Power Automate를 사용하면 SharePoint 라이브러리에 파일이 업로드되거나 수정될 때 팀원 에게 자동으로 알리는 흐름을 만들 거나 Teams 또는 Outlook에서 직접 승인 프로세스를 시작할 수 있습니다. 양식을 통해 데이터를 수집하고, 자동 보고서를 생성하고, 미리 정의된 규칙에 따라 작업을 할당할 수 있습니다. 이러한 흐름은 필요에 따라 조정되어 기업 커뮤니케이션의 추적성과 적시성을 보장합니다. 기본 통합 덕분에 모든 단계가 중앙에서 관리되고 추적 가능하여 협업을 촉진하고 작업 주기를 단축합니다.

· 언제 어디서나 액세스 가능 : SharePoint, OneDrive, Microsoft 365 앱 간의 원활한 통합 덕분에 사무실에 있든 이동 중이든 어떤 기기에서든 문서 작업을 할 수 있습니다. OneDrive 모바일 앱을 사용하면 오프라인 상태에서도 파일에 액세스하고, 편집하고, 공유할 수 있으며, 연결이 복구되는 즉시 변경 사항이 자동으로 동기화됩니다. 이를 통해 비즈니스 연속성을 보장하고 어디에 있든 실시간으로 팀의 요구에 대응할 수 있습니다 . 이동 중에 보고서를 확인하거나, 프레젠테이션을 업데이트하거나, 원격으로 협업하든 데이터 액세스는 간편하고 안전하게 유지됩니다. 모든 문서는 고급 보안 및 백업 시스템으로 보호되므로 사무실 외부에서도 안심하고 작업할 수 있습니다.

· 기능 간 협업 : SharePoint와 같은 플랫폼에서 서로 다른 사업 영역의 팀이 목표와 리소스를 공유할 때 이러한 협업은 가장 효과적으로 달성됩니다. 맞춤형 대시보드를 통해 각 그룹은 프로젝트 진행 상황을 실시간으로 모니터링하고, 중요한 데이터를 확인하고, 문제를 신속하게 파악할 수 있습니다. 통합 분석 도구를 통해 심층적인 성과 평가를 통해 시의적절하고 정보에 기반한 의사 결정을 내릴 수 있습니다. 작업 관리의 투명성은 조직의 사일로를 해소하고 마케팅, 영업, 생산 및 IT 부서 간의 지속적인 소통을 촉진합니다. 문서, 보고서 및 핵심 지표에 언제든지 접근할 수 있어 업무의 일관성과 동기화를 보장합니다. 이러한 디지털 환경에서 협업은 단순한 파일 공유를 넘어 혁신과 성장의 원동력이 됩니다. 이처럼 지원되는 기능 간 접근 방식은 모든 프로젝트를 더욱 민첩하고 효과적이며 성과 지향적으로 만듭니다.

· 다기능 협업 사례: 어떤 조직이 마케팅 캠페인을 시작한다고 가정해 보겠습니다. 먼저 SharePoint 사이트를 구축하여 전략 문서와 프로젝트 자료를 중앙에서 관리합니다. Teams 채널은 운영 회의 및 부서 간 소통을 원활하게 하기 위해 연결됩니다. 현장 팀에 필요한 리소스는 OneDrive에 동기화되어 어디에서나 액세스할 수 있습니다. 자재 승인은 Power Automate와 Outlook을 통해 자동화되어 시간과 오류를 줄입니다. 각 단계는 추적되고, 워크플로는 원활하게 진행되며, 부서 간 협업이 자연스럽게 이루어집니다. 이를 통해 조직은 모든 캠페인 프로세스에 대한 생산성, 보안 및 제어를 최적화합니다.

운동. 보충제의 이점

🎯 운동의 목적

이 연습의 목표는 SharePoint Online을 Teams, Outlook, OneDrive, Power Automate, Planner와 함께 활용하여 마케팅 캠페인을 공동으로 안전하고 자동으로 관리하는 방법을 배우는 것입니다. 문서를 중앙에서 관리하고, 작업을 할당하고, 알림을 자동화하고, 어디서나 접근 가능하도록 보장하고, 오류와 중복을 줄이는 방법을 배우게 됩니다. 이 연습은 통합된 사용자 환경과 부서 간 협업을 통해 생산성과 프로세스 제어를 어떻게 향상시키는지 보여줍니다. Microsoft 365 앱 간의 통합을 통해 모든 기기에서 더욱 강화된 보안과 일관성을 바탕으로 원활하고 추적 가능하며 액세스 가능한 작업이 가능합니다.

🛠️ 운영 단계

1. 캠페인을 위한 SharePoint 사이트 만들기 🏗️

ü https://portal.office.com에 로그인하세요

ü SharePoint 로 이동 > 사이트 만들기를 클릭합니다.

ü 팀 사이트 선택

ü 이름을 입력하세요: "Q3 마케팅 캠페인"

ü 프로젝트 설명 추가

ü 기존 Microsoft 365 그룹을 선택하거나 새 그룹을 만듭니다.

ü 사이트의 개인정보 보호(공개 또는 비공개)를 설정합니다.

ü 다음을 클릭 하고 팀원을 추가 하세요

ü 사이트를 만들려면 마침을 클릭하세요.

ü 사이트에 접근 가능하고 기능적인지 확인하세요

2. 문서 정리 및 업로드 📂

ü SharePoint 사이트의 문서 로 이동

ü + 새로 만들기 > 폴더를 클릭하여 주제별 섹션을 만듭니다.

ü "내용", "그래픽", "일정", "보고서" 폴더를 만듭니다.

ü 업로드 > 파일을 클릭하여 문서를 삽입하세요.

ü 여러 파일을 한 번에 끌어서 속도를 높이세요

ü 명확성과 일관성을 위해 파일 이름을 바꾸세요

ü 사용자 정의 메타데이터(예: 작성자, 상태) 추가

ü 각 폴더에 대한 특정 권한 설정

ü 각 파일에 대한 버전 기록 활성화

ü 파일이 접근 가능하고 편집 가능한지 확인하세요

3. OneDrive를 통한 파일 공유 🔗

ü 회사의 OneDrive에서 파일을 엽니다.

ü 공유를 클릭하세요

ü 대상으로 "SharePoint 사이트"를 선택하세요

ü 권한을 "링크가 있는 모든 사람이 편집할 수 있음"으로 설정하세요.

ü 수신자에게 개인화된 메시지를 추가하세요

ü 이메일 이나 Teams를 통해 링크를 보내세요

ü SharePoint 라이브러리에서 파일이 표시되는지 확인하세요.

ü 최근 활동을 확인하여 액세스를 확인하세요

ü 더 이상 필요하지 않으면 액세스를 제거하세요

ü 중복을 방지하기 위해 오래된 버전을 보관하세요.

4. Teams의 SharePoint 사이트 통합 💬

ü Microsoft Teams 열기

ü 프로젝트 팀을 선택 하거나 새 팀을 만드세요

ü 탭 바에서 +를 클릭하세요

ü 앱 목록에서 SharePoint를 선택하세요

ü "Q3 마케팅 캠페인" 사이트를 선택하세요

ü 문서 라이브러리를 탭으로 추가

ü 명확성을 위해 탭 이름을 바꾸세요(예: "캠페인 문서")

ü Teams에서 파일에 액세스할 수 있는지 확인하세요

ü 채널에서 메시지를 보내 팀에 알리세요

ü 이메일 첨부파일을 피하기 위해 카드 사용을 권장합니다.

5. Planner를 활용한 작업 관리 📅

ü Teams에서 +를 클릭하고 Planner를 선택하세요.

ü 새 계획을 만드세요: "캠페인 활동 Q3"

ü 버킷 추가: "콘텐츠", "디자인", "소셜", "이메일"

ü 각 특정 활동에 대한 작업을 만듭니다.

ü 책임과 마감일을 지정하세요

ü 작업에 체크리스트와 첨부 파일 추가

ü 와 색상 라벨 설정

ü 대시보드 또는 캘린더 보기에서 계획 보기

ü 진행 상황 모니터링

ü 팀원 들 에게 자동 알림 보내기

6. Power Automate를 사용하여 알림 자동화 ⚙️

ü https://make.powerautomate.com으로 이동하세요

ü 만들기 > 자동화된 흐름을 클릭하세요.

ü 트리거를 선택하세요: "SharePoint에서 파일이 생성될 때"

ü 작업 추가: "Teams에서 메시지 보내기"

ü 파일 이름과 작성자로 메시지를 개인화하세요

ü 흐름을 저장하고 활성화합니다.

ü 새 파일을 업로드하여 흐름을 테스트하세요

ü 메시지가 올바른 채널에 도착했는지 확인하세요

ü 타겟 알림에 대한 조건 추가

ü 팀 의 흐름을 문서화하세요

7. Outlook을 통한 승인 관리 ✅

ü 열려 있는 Outlook > 새 메시지를 클릭하세요.

ü … > 승인을 클릭하세요.

ü 승인의 제목과 설명을 입력하세요

ü 수신자 추가(예: 마케팅 관리자)

ü SharePoint에서 파일 첨부

ü 요청을 보내세요

ü 수신자는 승인/거부 버튼이 있는 알림을 받습니다.

ü 실시간으로 승인 상태 보기

ü 완료된 승인 보관

ü 추적성을 위해 Power Automate와 프로세스를 통합합니다.

8. 변경 사항 검토 및 추적 📝

ü SharePoint에서 Word 파일 열기

ü 검토 > 변경 사항 추적 으로 이동

ü 상황에 맞는 댓글 추가

ü 받은 댓글에 대한 답변

ü 제안된 변경 사항을 수락하거나 거부합니다.

ü 파일 버전 기록 보기

ü 필요한 경우 이전 버전을 복원하세요

ü 해결된 주석과 함께 파일을 저장합니다.

ü 공동작업자에게 변경 사항 알림

ü 최종 승인된 사본을 보관하세요

9. 모바일 기기에서 접속 🌍

ü 다운로드 앱 App Store 또는 Google Play에서 SharePoint 다운로드

ü 비즈니스 계정으로 로그인하세요

ü "Q3 마케팅 캠페인" 웹사이트로 이동하세요

ü 문서 라이브러리를 엽니다

ü Word, Excel, PowerPoint 파일을 보고 편집합니다.

ü Teams 앱을 다운로드하여 실시간으로 소통하세요

ü 업데이트 및 작업에 대한 푸시 알림을 받으세요

ü 기기에서 직접 사진이나 파일을 업로드하세요

ü 자동 동기화 확인

ü 오프라인에서도 어디서든 작업 가능

10. Power BI를 사용한 모니터링 및 보고 📊

ü Power BI를 열고 데이터 가져오기 > SharePoint Online 목록을 클릭합니다.

ü 활동 또는 문서 모음을 연결하세요

ü 뷰 생성: 작업 상태, 업로드된 파일, 승인

ü 담당자, 날짜, 상태별로 필터 추가

ü 보고서 레이아웃 사용자 지정

ü 공유 작업 공간에 보고서 게시

ü 팀 과 링크를 공유하세요

ü 보고서를 탭으로 Teams에 통합

ü 실시간으로 데이터 업데이트

ü 진행 상황 회의에 보고서를 활용하세요

📘 애플리케이션 운영 시나리오

한 조직에서 3분기를 위한 새로운 마케팅 캠페인을 시작합니다. 이 팀은 마케팅, 영업, 그래픽, 커뮤니케이션 부서로 구성되어 있습니다. 목표는 협업적이고 안전하며 추적 가능한 방식으로 콘텐츠, 홍보 자료, 보고서를 제작하는 것입니다. SharePoint는 중앙 허브로 사용되며, 커뮤니케이션에는 Teams, 공유에는 OneDrive, 승인에는 Outlook, 알림에는 Power Automate, 작업 관리에는 Planner와 통합되어 있습니다.

ü 🏗️ 사이트 만들기 : SharePoint > 사이트 만들기
➡️ 문서, 작업, 팀원 을 한 공간에 모아보세요.

ü 📂 문서 관리 : SharePoint > 문서 > 업로드
➡️ 사용자 지정 권한을 사용하여 파일을 주제별 폴더로 구성합니다.

ü 🔗 공유 : OneDrive > 공유 > SharePoint 사이트
➡️ 중복을 방지하고 파일에 대한 통제된 액세스를 보장합니다.

ü 💬 협업 : 팀 > + > SharePoint
➡️ 채널에서 문서에 직접 접근하고 통합 커뮤니케이션을 수행할 수 있습니다.

ü 📅 업무 관리 : 팀 > 플래너 > 새 계획
➡️ 업무, 마감일, 책임을 시각적으로 할당합니다.

ü ⚙️ 자동화 : Power Automate > 흐름 생성
➡️ 새 파일이 업로드될 때마다 자동으로 알림이 전송됩니다.

ü ✅ 승인 : Outlook > 새 메시지 > 승인
➡️ 콘텐츠 검토를 위한 추적 가능한 내장 프로세스.

ü 📝 변경 내용 추적 : Word > 검토 > 변경 내용 추적
➡️ 전체 변경 내용 추적 및 공동 의견 달기.

ü 🌍 모바일 접속 : SharePoint / Teams 앱
➡️ 오프라인에서도 모든 기기에서 유연하게 작업하세요.

ü 📊 모니터링 : Power BI > 보고서 만들기 > SharePoint
➡️ 실시간 프로젝트 상태를 확인하세요.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🏗️ 웹사이트 제작	SharePoint > 사이트 만들기 > 팀 사이트
📂 문서 업로드	SharePoint > 문서 > 업로드
🔗 파일 공유	OneDrive > 공유 > SharePoint 사이트
💬 팀 통합	팀 > + > SharePoint
📅 활동 관리	팀 > 플래너 > 새 계획
⚙️ 흐름 자동화	Power Automate > 생성 > 자동화된 흐름
✅ 승인	Outlook > 새 메시지 > 승인
📝 수정 사항	Word > 검토 > 변경 내용/메모 추적
🌍 모바일 접속	회사 계정 으로 로그인
📊 모니터링	Power BI > 보고서 만들기 > SharePoint에 연결

🚀 생산성 이점

ü 일관되고 중앙화된 사용자 경험

ü 오류 및 파일 중복을 줄이세요

ü 더욱 강화된 보안 및 접근 제어

ü 자동 알림 및 승인

ü 모든 기기에서 콘텐츠에 액세스하세요

ü 다양한 부서 및 위치 간의 원활한 협업

ü 변경 사항 및 버전 추적

ü 문서 프로세스의 표준화

ü 업무 관리에 소요되는 시간을 절약하세요

ü Microsoft 365 에코시스템과의 완벽한 통합

💡 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

ü 국제 제품 출시 🌐
마케팅, 영업, 법률 부서는 다국어 자료에 대해 협업하며, 자동 승인 및 글로벌 접근성을 제공합니다.

ü 기업 이벤트 관리 🎤
이벤트, 커뮤니케이션, 물류 팀은 문서를 공유하고, 업무를 할당하고, 실시간으로 상태를 모니터링합니다.

ü R&D 혁신 프로젝트 🧪
연구원과 엔지니어는 기술 문서를 공동으로 작성하고, 검토를 추적하고, 피드백 수집을 자동화합니다.

❓ 자가 평가 질문

1. 협업 프로젝트를 위해 SharePoint 사이트를 만들려면 어떻게 해야 하나요?

2. OneDrive에서 SharePoint로 파일을 공유하는 올바른 방법은 무엇입니까?

3. Teams에 문서 라이브러리를 통합하려면 어떻게 해야 하나요?

4. 새 파일에 대한 알림을 자동화하려면 어떻게 해야 하나요?

5. Word에서 변경 사항을 추적하고 버전을 관리하려면 어떻게 해야 하나요?

6. Planner에서 작업을 어떻게 할당하나요?

7. Outlook에서 승인 요청을 보내려면 어떻게 해야 하나요?

8. 모바일 기기에서 SharePoint 파일에 어떻게 액세스합니까?

9. SharePoint에 연결된 Power BI에서 보고서를 만들려면 어떻게 해야 하나요?

10. SharePoint를 다른 Microsoft 365 앱과 통합하면 어떤 이점이 있나요?

🧾 내가 배운 것 요약

SharePoint와 Microsoft 365 앱의 통합을 활용하여 마케팅 캠페인을 관리하는 방법을 알아보았습니다. 콘텐츠를 중앙에서 관리하는 사이트를 만들고, 파일을 안전하게 공유하고, Planner를 사용하여 작업을 할당하고, Power Automate를 사용하여 알림을 자동화하고, Outlook을 사용하여 승인을 관리했습니다. Power BI를 사용하여 수정 사항을 추적하고, 모바일 액세스를 확보하고, 전체 프로젝트를 모니터링했습니다. 이러한 접근 방식은 협업을 개선하고, 오류를 줄이고, 보안을 강화하고, 업무의 효율성과 접근성을 높여줍니다. 이제 복잡한 프로젝트를 통합적이고 추적 가능하며 생산적인 방식으로 조율할 수 있습니다.

f) 결론

SharePoint Online과 Teams, OneDrive, Outlook, Office 등 핵심 Microsoft 365 제품군 애플리케이션 간의 긴밀한 통합은 이제 모든 규모의 조직의 요구에 민첩하게 대응할 수 있는 최첨단 디지털 업무 환경을 구축하는 데 필수적입니다. 이러한 시너지 효과 덕분에 협업은 더 이상 물리적 또는 기술적 장벽에 의해 제한되지 않습니다. 팀은 어디에 있든 함께 작업하고 문서, 아이디어, 정보를 실시간으로 안전하게 공유할 수 있습니다.

SharePoint Online은 콘텐츠, 프로세스, 기업 지식을 체계적이고 탐색하기 쉬운 단일 공간에 중앙 집중화하여 진정한 정보 백본 역할을 합니다. SharePoint와 통합된 Teams를 사용하면 채팅, 회의, 화상 통화, 공유 파일을 한곳에서 관리 할 수 있어 소통의 흐름을 가속화하고 정보 유출 위험을 줄일 수 있습니다. OneDrive 덕분에 모든 사용자는 파일을 저장할 수 있는 개인적이고 안전한 공간을 확보하여 모든 문서를 항상 최신 상태로 유지하고 이동 중에도 어떤 기기에서든 사용할 수 있습니다.

SharePoint 및 Teams와 통합된 Outlook을 사용하면 알림을 자동화하고, 승인 요청을 신속하게 관리하고, 공유 약속 및 작업을 조율하여 중복된 의사소통을 없애고 부서 간 투명성을 높일 수 있습니다. 마지막으로, Office 제품군은 문서, 프레젠테이션, 스프레드시트를 만들고 공동 제작할 수 있는 고급 생산성 도구를 제공하여 실시간 공동 작성을 지원하고 모든 변경 사항을 추적할 수 있도록 보장합니다.

이러한 통합적인 접근 방식은 개인 및 팀 생산성 향상 외에도 여러 가지 전략적 이점을 제공합니다. 오래된 버전으로 인한 오류 감소, 세분화된 권한 부여 및 중앙 집중식 보안 정책 관리를 통한 중요 데이터 보호 강화, SharePoint 데이터 원본에 항상 연결된 Power BI와 같은 도구를 사용하여 프로젝트 및 캠페인 상태를 모니터링하는 기능 등이 있습니다. Power Automate를 사용하여 반복적인 프로세스를 자동화하면 더 가치 있는 활동에 집중할 수 있는 귀중한 리소스를 확보할 수 있습니다.

점점 더 복잡하고 역동적인 세상에서, 활동, 문서, 워크플로우, 커뮤니케이션을 하나의 통합된 생태계에서 조율할 수 있는 능력은 기업의 대응력과 혁신성을 높이고 시장 과제에 신속하게 대응할 수 있도록 지원합니다. 협업 경험은 더욱 풍부하고 포용적이 되어 조직의 사일로를 허물고 인적 자원과 정보 자산을 극대화합니다.

업무의 단편화는 조화롭고 일관된 관리로 전환되어 모든 사람이 몇 번의 클릭만으로 필요한 리소스에 접근하여 프로젝트 성공에 적극적으로 기여할 수 있습니다. 이렇게 구축된 디지털 환경은 효율성뿐만 아니라 보안, 투명성까지 향상되고 지속적인 성장에 기여합니다. 궁극적으로 SharePoint Online과 Teams, OneDrive, Outlook, Office의 완벽한 통합은 더욱 연결되고, 스마트하며, 인간적인 새로운 업무 방식의 토대를 마련합니다.

3. 셰어포인트의 배우들

SharePoint Online에서 역할 관리는 기업 디지털 환경의 보안과 유연성을 보장하는 최후의 보루 중 하나입니다. 관리자부터 방문자까지 각 역할은 각 사용자가 접근할 수 있는 기능, 데이터 및 프로세스를 정확하게 결정하여 협업 및 공유 아키텍처를 형성합니다. SharePoint 관리자 역할은 플랫폼의 전반적인 구성을 감독하고, 보안 정책을 정의하고, 활동을 모니터링하고, 기술 문제 해결에 개입하고, 조직의 필요에 따라 권한 설정을 업데이트하는 중요한 역할을 합니다.

관리자는 제어 및 거버넌스의 중심점입니다. 새로운 사이트 생성, 앱 및 워크플로 관리, 민감한 정보 보호, Teams 또는 OneDrive와 같은 다른 서비스와의 통합을 담당합니다. 반면 소유자는 특정 사이트 또는 사이트 그룹을 관리할 책임이 있습니다. 페이지 레이아웃과 웹 파트를 수정하는 것 외에도 콘텐츠에 액세스할 수 있는 사람, 추가 또는 제거할 구성원, 문서 라이브러리에 적용할 규칙을 결정할 수 있습니다. 프로젝트가 빠르게 진행되고 액세스 관리에 있어 최대한의 대응력이 요구되는 역동적인 환경에서 이러한 역할은 매우 중요합니다. 구성원은 협업 활동의 핵심입니다. 문서를 삽입, 편집 및 삭제하고, 토론에 참여하고, 일정과 할 일 목록을 업데이트하고, Office 파일을 공동 작성하고, 댓글을 통해 다른 사람들과 소통할 수 있습니다.

팀이 일상적인 운영 과제에 대응하는 속도는 종종 팀원에 따라 달라집니다. 그러나 게스트 역할은 컨설턴트, 파트너, 고객 등 조직 외부인과의 협업을 확대하도록 설계되었습니다. 게스트는 자신에게 할당된 영역에만 접근하고, 특정 문서를 열람하고, 피드백을 남기 거나 유용한 파일을 업로드할 수 있지만, 고급 설정 및 기밀 정보에는 접근할 수 없습니다.

이러한 분리는 민감한 데이터 공유와 관련된 위험을 줄이고 외부 이해 관계자가 엄격히 필요한 경우에만 참여할 수 있도록 합니다. 마지막으로, 방문자 역할은 콘텐츠 확인만 필요하고 변경 권한은 없는 사용자를 위한 것입니다. 예를 들어 규정, 영업팀 기술 매뉴얼, 모든 직원이 접근할 수 있는 기관 커뮤니케이션을 게시하는 인사 관리자가 있습니다. 방문자 권한을 제한하는 것은 정보 일관성을 유지하고 실수로 또는 무단으로 변경하는 것을 방지하기 위한 일반적인 관행입니다. SharePoint Online에서 역할을 올바르게 할당하면 사용자 경험을 최적화할 뿐만 아니라 정보 보안, 규정 준수 및 비즈니스 프로세스 관련자의 생산성을 위한 전략적 수단이 됩니다.

복잡한 시나리오에서 SharePoint는 역할 결합, 임시 권한 위임, 개별 문서 또는 폴더에 대한 세부적인 규칙 구성 기능을 통해 변화하는 기업의 요구에 맞춰 조정하고 수행되는 모든 작업에 대한 제어 및 추적성을 유지합니다. 바로 이러한 역할 할당에 대한 집중 덕분에 SharePoint는 강력하고 다재다능한 도구로, 소규모 기업과 대규모 다국적 기업 모두를 동일한 효율성으로 지원하며 항상 안전하고 투명한 협업을 보장합니다.

a) SharePoint 관리자

· 전역 설정 관리 : SharePoint 관리자 역할은 조직의 전략적 요구에 따라 기업 디지털 환경을 구축하는 데 필수적입니다. 이 역할은 모든 주요 SharePoint 기능을 관리할 수 있는 중앙 집중식 공간인 관리 센터에 대한 전체 액세스 권한을 갖습니다. 관리자는 여기에서 보안 및 규정 준수 정책을 설정하고 업데이트하여 액세스, 데이터 공유 및 정보 보존에 대한 규칙을 정의할 수 있습니다. 또한 사이트 및 사이트 모음의 생성부터 폐기까지 수명 주기를 관리하여 모든 디지털 자산에 대한 일관성과 제어를 보장합니다. 또한 Teams, OneDrive, Outlook과 같은 다른 Microsoft 365 서비스와의 기본 통합을 구성하여 도구 간 및 사용자 협업을 활성화할 수 있습니다. 또한 지역 설정 사용자 지정, 저장 용량 한도 관리, 외부 공유와 같은 기능 활성화 또는 비활성화, 반복 프로세스 자동화 등의 작업도 담당합니다. 관리자는 투명성과 추적성을 보장하기 위해 모든 중요한 변경 사항을 문서화하고, IT 팀 및 사이트 소유자 와 협력하여 항상 회사 정책에 부합하는 안전하고 효율적인 환경을 보장합니다.

· 권한 관리 : SharePoint 관리자는 권한 관리를 통해 접근성과 보안의 균형을 유지하면서 권한 구조를 정밀하게 설정할 수 있습니다. 운영상의 필요에 따라 사용자 지정 그룹을 만들고 각 그룹에 읽기, 편집 또는 전체 제어와 같은 특정 역할을 할당할 수 있습니다. 관리자는 개별 사이트, 문서 또는 폴더에 대한 권한 상속을 해제하여 액세스 제어를 최대한 세분화할 수 있습니다. 모든 변경 사항은 투명성과 회사 정책 준수를 보장하기 위해 문서화됩니다. 각 사용자의 유효 권한을 모니터링하고, 무단 액세스를 제거하고, 조직의 변화에 따라 권한을 신속하게 업데이트할 수 있습니다. 이러한 유연성 덕분에 SharePoint는 소규모 팀부터 복잡하고 분산된 조직까지 모두에 적합하게 조정할 수 있습니다. 이를 통해 SharePoint 플랫폼은 안전한 협업 및 효율적인 거버넌스라는 목표에 부합합니다.

· 제어 및 모니터링 : Microsoft Purview 및 감사 로그와 같은 도구를 사용하여 관리자는 사이트 내 모든 활동(간단한 로그인부터 다운로드 및 문서 공유까지)을 필터링하고 분석할 수 있습니다. 의심스러운 동작에 대한 자동 알림을 설정하고 , 심층 분석을 위해 데이터를 내보내고, 회사 정책에 따라 로그를 보관할 수 있습니다. 제어 기능은 데이터 무결성까지 확장되어 모든 변경 사항을 추적하고 문서화합니다. 보안 관리자와의 협업을 통해 보고서를 공유하고 높은 수준의 위험 인식을 유지할 수 있습니다. 기술적 문제 발생 시, 적시에 개입하여 중요한 문제를 신속하게 해결하고, 업데이트된 구성을 통해 플랫폼이 규정 및 내부 표준을 준수하도록 유지합니다.

· 워크플로 생성 및 관리 : Power Automate와 같은 도구를 도입하면 관리자는 문서 변경 사항의 간단한 알림부터 복잡한 요청 승인까지 광범위한 자동화 프로세스를 조율할 수 있습니다. 사용자 지정 워크플로를 구성하면 반복되는 작업에 대한 수동 작업 부하가 줄어들어 작업 관리 속도가 향상되고 오류가 최소화됩니다. 관리자는 SharePoint를 Teams, Outlook 또는 외부 시스템과 같은 서비스와 통합하여 특정 트리거와 작업을 정의하고 실제 비즈니스 요구 사항을 충족하는 워크플로를 만들 수 있습니다. 각 워크플로는 전용 대시보드를 통해 테스트 및 모니터링되므로 실행 중인 프로세스를 파악하고 이상 징후를 신속하게 해결할 수 있습니다. 정확한 워크플로 문서는 지속적인 유지 관리 및 업데이트를 용이하게 합니다. 이러한 자동화 덕분에 플랫폼은 일상 업무와 팀 성장을 지원하는 역동적인 도구가 됩니다 . 결과적으로 협업이 간소화되고 반복 작업에 소요되는 시간이 크게 줄어드는 더욱 효율적인 환경이 조성됩니다.

· 보안 책임 : SharePoint 관리자는 민감한 기업 정보를 보호하는 데 중요한 역할을 합니다. 보안 조치 구현을 지속적으로 감독하고, 모든 사고를 신속하게 관리하며, 위험을 평가하고 디지털 자산에 미치는 영향을 줄이기 위한 시정 조치를 취합니다. 데이터 유출을 방지하기 위해 액세스 정책 적용을 조정하고, 활동 로그를 모니터링하여 비정상적이거나 잠재적으로 위험한 동작을 식별합니다. IT 보안 관리자와 긴밀히 협력하여 규정 준수 및 SharePoint 환경의 복원력을 보장합니다. 기술적인 측면 외에도 사용자 교육 세션을 계획 및 진행하여 보안 문화를 장려하고 모범 사례에 대한 인식을 제고합니다. 기존 정책의 효과를 모니터링하고 진화하는 디지털 위협에 따라 업데이트를 제안합니다. 마지막으로, 모든 보안 관리 활동의 투명성과 추적성을 보장하기 위해 모든 개입을 문서화합니다.

연습. SharePoint 관리자

🎯 운동 목표

SharePoint 관리자 역할에 대한 실무 기술을 습득하여 전역 설정 구성, 권한 관리, 사용자 활동 모니터링, 자동화된 워크플로 생성, 콘텐츠 보안 유지 방법을 배우는 것이 목표입니다. 관리 센터 접속, 보안 정책 적용, 사이트 및 라이브러리 권한 관리, 감사 및 자동화 도구 사용 방법을 배우게 됩니다. 이 연습은 복잡한 기업 환경에서 거버넌스를 개선하고, 위험을 줄이며, SharePoint 관리를 최적화하는 데 도움이 됩니다.

🛠️ 운영 단계

1. SharePoint 관리 센터에 액세스 🛠️

ü https://admin.microsoft.com 에 로그인하세요

ü 관리 센터 > SharePoint 로 이동

ü 글로벌 또는 SharePoint 관리자 역할이 있는지 확인하세요.

ü 사이트, 정책, 설정 섹션이 있는 측면 패널을 탐색하세요.

ü 설정을 클릭하여 글로벌 설정에 액세스하세요.

ü OneDrive, 외부 공유 등의 기능을 활성화/비활성화합니다.

ü 기본 언어 및 지역 설정을 설정합니다.

ü 사이트에 대한 저장 한도 설정

ü 변경 사항을 저장하고 애플리케이션을 테스트합니다.

ü 내부 거버넌스 설정 문서화

2. 사이트 수준 권한 관리 🔐

ü 활성 사이트 로 이동 > 사이트 선택 > 권한 클릭

ü 기본 그룹 보기: 소유자, 회원, 방문자

ü 각 그룹에 사용자 추가 또는 제거

ü 자세한 관리에 접근하려면 고급을 클릭하세요.

ü 필요한 경우 상속을 중단하세요

ü 사용자 정의 권한으로 새 그룹 만들기

ü 역할 할당: 읽기, 편집, 전체 제어

ü 특정 사용자의 유효 권한 확인

ü 무단 접근 제거

ü 변경 사항을 저장하고 IT 팀에 전달합니다.

3. 활동의 제어 및 모니터링 📊

ü Microsoft Purview > Audit ( https://compliance.microsoft.com ) 로 이동합니다.

ü 감사 로그 검색을 선택하세요

ü 활동별 필터링: 파일 액세스, 다운로드, 공유

ü 특정 날짜 범위 및 사용자 설정

ü 분석을 위해 결과를 Excel로 내보내기

ü 의심스러운 활동(예: 대량 다운로드)에 대한 알림을 생성합니다 .

ü 모든 사이트에 대한 활동 로깅 활성화

ü 로그 데이터의 무결성을 확인하세요

ü 보안 관리자와 보고서 공유

ü 회사 정책에 따라 로그 보관

4. 워크플로 생성 및 관리 ⚙️

ü https://make.powerautomate.com 으로 이동하세요HYPERLINK "https://make.powerautomate.com"

ü 만들기 > 자동화된 흐름을 클릭하세요.

ü 트리거를 선택하세요: "SharePoint에서 파일이 생성될 때"

ü 작업 추가: 이메일 보내기 , 승인, Teams 알림

ü 동적 변수를 사용하여 메시지를 개인화하세요

ü 흐름을 저장하고 활성화합니다.

ü 사이트에 파일을 업로드하여 흐름을 테스트하세요

ü 실행 기록 패널 에서 실행을 확인하세요

ü 온보딩, 요청, 게시에 대한 흐름 생성

ü 향후 유지 관리를 위한 문서 흐름

5. 보안 정책 시행 🛡️

ü Microsoft 365 Defender > 정책 및 규칙 으로 이동

ü 조건부 액세스 정책 구성

ü 데이터 손실 보호(DLP) 설정

ü SharePoint에서 파일 암호화 사용

ü 승인된 도메인으로 외부 공유 제한

ü 다중 요소 인증(MFA) 활성화

ü 공유 링크의 만료일 설정

ü 규정 준수 확인(예: GDPR)

ü 데이터 보존 정책 만들기

ü 보안 보고서로 애플리케이션을 모니터링하세요

📘 애플리케이션 운영 시나리오

팀 구조 조정을 시작하면서 SharePoint 환경의 보안, 구성, 그리고 새로운 기업 정책을 준수해야 합니다. SharePoint 관리자는 전역 설정 업데이트, 권한 검토, 작업 모니터링, 워크플로 자동화, 보안 강화를 담당합니다.

ü 🛠️ 글로벌 설정 : 관리 센터 > SharePoint > 설정
➡️ 언어, 저장소, 외부 공유 및 고급 기능을 구성합니다.

ü 🔐 권한 : 활성 사이트 > 권한 > 고급
➡️ 각 사이트에 대한 액세스 그룹을 제어하고 사용자 정의합니다.

ü 📊 모니터링 : Microsoft Purview > 감사
➡️ 의심스러운 활동, 무단 로그인 및 다운로드를 추적합니다.

ü ⚙️ 워크플로 : Power Automate > 흐름 만들기
➡️ 승인, 알림 및 문서 프로세스를 자동화합니다.

ü 🛡️ 보안 : Microsoft 365 Defender > 정책
➡️ DLP, MFA, 암호화 및 공유 제한을 적용합니다.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🛠️ 글로벌 설정	관리 센터 > SharePoint > 설정
🔐 권한 관리	SharePoint > 활성 사이트 > 사용 권한 > 고급
📊 감사 및 모니터링	Microsoft Purview > 감사 로그 검색
⚙️ 워크플로	Power Automate > 생성 > 자동화된 흐름
🛡️ 보안 정책	Microsoft 365 Defender > 정책 및 규칙

🚀 생산성 이점

ü SharePoint 환경에 대한 보다 중앙화된 제어

ü 인적 오류 또는 무단 접근과 관련된 위험 감소

ü 반복 및 승인 프로세스 자동화

ü 활동 및 변경 사항의 완전한 추적성

ü 보안 및 개인 정보 보호 규정 준수

ü 권한이 있는 사용자를 위한 간소화된 액세스

ü 허가 관리의 효율성 향상

ü 사이트 간 구성 표준화

ü 사고나 이상 발생 시 즉각적인 대응

ü 기능 간 팀 간의 안전하고 통제된 협업

💡 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

ü 직원 온보딩 관리 👥
SharePoint 관리자는 휴가를 할당하고, 문서를 보내고, 신입 직원이 도착하면 관리자에게 알리는 자동화된 흐름을 만듭니다.

ü 기밀 프로젝트에 대한 액세스 제어 🔐
법률팀 이나 R&D팀을 위해 사용자 정의 권한이 있는 그룹을 생성하여 활동 모니터링과 제한적 공유를 제공합니다.

ü 문서 승인 자동화 📄
Power Automate 흐름은 자동 알림 및 개정 추적 기능을 통해 회사 정책 승인을 관리합니다.

❓ 자가 평가 질문

1. SharePoint 글로벌 설정은 어디에 있나요?

2. 사이트의 고급 권한을 어떻게 관리하나요?

3. 사용자 활동을 모니터링하는 데 어떤 도구가 사용됩니까?

4. 파일 업로드를 알려주는 자동화된 흐름을 어떻게 생성합니까?

5. SharePoint에 어떤 보안 정책을 적용할 수 있나요?

6. 외부에서 콘텐츠 공유를 제한하려면 어떻게 해야 하나요?

7. 파일 암호화를 어디에서 활성화합니까?

8. 흐름의 실행 내역을 어떻게 확인합니까?

9. 어떤 역할이 관리 센터에 액세스할 수 있나요?

10. 분석을 위해 감사 로그를 내보내려면 어떻게 해야 하나요?

🧾 내가 배운 것 요약

SharePoint 관리자로서 관리 센터에 접속하여 전역 설정을 구성하고, 권한을 관리하고, 활동을 모니터링하고, 보안 정책을 적용하는 방법을 배웠습니다. Power Automate를 사용하여 자동화된 워크플로를 만들고 감사 도구를 사용하여 추적성을 확보하는 방법도 배웠습니다. 이러한 기술을 통해 안전하고 효율적이며 규정을 준수하는 SharePoint 환경을 유지할 수 있습니다. 이제 조직의 디지털 협업을 중앙 집중화하고 전략적으로 관리하는 데 필요한 역량을 갖추게 되었습니다.

b) 사이트 소유자

· 완벽한 사이트 제어 : 이는 새로운 기능 활성화부터 보안 설정 업데이트까지 전체 사이트 수명 주기를 관리할 수 있는 기능으로 해석됩니다.소유자는 문서 라이브러리의 생성 및 유지 관리를 감독하고, 특정 리소스에 대한 액세스를 승인 또는 제한하고, 사용자 활동을 모니터링할 수 있습니다.주요 책임 중 하나는 적절한 사람만 민감한 콘텐츠를 보거나 편집할 수 있도록 시기적절한 권한 관리를 하는 것입니다.또한 팀 이나 조직의 요구 사항을 반영하여 사이트를 사용자 지정하고, 협업 도구, 웹 파트 및 대화형 대시보드를 도입하는 것도 이 역할에 포함됩니다.소유자는 정보 일관성을 유지하고, 데이터 중복을 방지하고, 플랫폼의 일상적인 사용에 대한 모범 사례를 홍보할 책임이 있습니다.또한 사용자 교육을 지원하고, 지원 요청에 응답하고 , 커뮤니티에 새로운 기능을 안내할 책임이 있습니다.소유자는 사전 예방적이고 전략적인 조치를 통해 SharePoint를 안전하고 효율적이며 협업적인 디지털 공간으로 만드는 데 기여합니다.거버넌스와 혁신에 대한 그들의 집중은 프로젝트의 성공과 기업 정보 보호에 필수적입니다.

· 사용자 관리 : 세심한 사용자 관리는 SharePoint 사이트의 보안과 원활한 운영을 보장하는 핵심 요소입니다. 소유자는 구성원을 정기적으로 모니터링하고, 활동 및 액세스 관련성을 주기적으로 점검해야 합니다. 특정 권한을 가진 그룹을 만들면 역할이나 프로젝트에 따라 권한 수준을 차별화하여 각 구성원이 엄격하게 필요한 권한만 갖도록 할 수 있습니다. 온보딩이나 팀 변경과 같은 역동적인 상황에서는 소유자가 사용자 구성을 업데이트하는 속도가 워크플로 중단을 방지하는 데 매우 중요합니다. 추적성을 유지하고 향후 감사를 용이하게 하기 위해 모든 변경 사항을 문서화하는 것이 좋습니다. 또한, 소유자는 사용자에게 보안 정책 및 사용 가능한 도구에 대한 교육을 제공하고, 플랫폼 사용 시 책임감 있고 정보에 기반한 행동을 장려하는 데 중요한 역할을 합니다.

· 콘텐츠 개인화 : 관리자는 팀의 실제 요구에 맞춰 사이트를 맞춤 설정하고 관련 정보를 표시하며 모든 사용자가 쉽게 사용할 수 있도록 할 수 있습니다. 새 페이지를 만들고, 문서를 업데이트하고, 멀티미디어 요소를 삽입하여 더욱 효과적이고 매력적인 소통을 할 수 있습니다. 또한 프로젝트 변경 사항이나 변화하는 비즈니스 목표에 따라 섹션, 카테고리, 링크를 구성하여 사이트 구조를 재정의할 수 있습니다. 지속적인 콘텐츠 업데이트를 통해 모든 정보를 항상 최신 상태로 유지하고 쉽게 접근할 수 있습니다. 또한 사용자 피드백을 수집하여 탐색 환경을 최적화하고 전용 대시보드, 정보 제공 웹 파트, 알림 배너와 같은 맞춤형 도구를 도입할 수 있습니다. 이를 통해 사이트는 협업과 지속적인 혁신을 지원하는 역동적이고 유연한 플랫폼이 됩니다.

· 전략적 역할 : 따라서 조직 변화에 신속하게 대응하고, 신규 구성원을 온보딩하고, 프로젝트 개발 관련 권한을 재정의하기 위해서는 전략적 접근 방식이 필수적입니다. 담당자는 작업 그룹의 요구를 예측하여 권한을 업데이트하고, 새로운 보안 정책을 구현하고, 새로운 운영 요구 사항에 맞춰 사이트 구조를 조정하는 시의적절한 조치를 취할 수 있어야 합니다. 이러한 대응력은 더욱 안전한 정보 관리와 협업 프로세스의 유동성 향상으로 이어져, 업무 중단 위험을 최소화하고 기업 규정을 준수하는 데 기여합니다. 혁신과 적응력이 중요한 상황에서 담당자의 역할은 디지털 협업의 효율성을 좌우하는 핵심이 되며, 모든 변화를 공동 성장의 기회로 활용합니다.

연습. SharePoint 사이트 소유자

🎯 운동의 목적

SharePoint 사이트 소유자로서 운영 역량을 습득하는 것이 목표입니다. 사용자 및 권한 관리, 콘텐츠 및 레이아웃 사용자 지정, 사이트 구조 구성, 팀 협업 지원 방법을 배우게 됩니다 . 소유자는 사이트에 대한 완전한 제어권을 가지며, 콘텐츠가 최신 상태이고 접근성이 뛰어나며 비즈니스 목표와 일관성을 유지하도록 전략적 역할을 수행합니다. 이러한 과정을 통해 사이트 거버넌스가 개선되고, 오류와 중복이 줄어들며, 통합적이고 생산적인 사용자 경험이 증진됩니다.

🛠️ 운영 단계

1. 소유자로 사이트에 접속하세요 🔑

ü https://portal.office.com 에 로그인하세요

ü SharePoint 로 이동 > 소유한 사이트를 선택하세요

ü 설정 링크 (기어 아이콘) 를 확인하세요

ü 사이트 콘텐츠를 클릭하여 구조를 확인하세요.

ü 고급 구성을 위해 사이트 설정 으로 이동하세요

ü 권한 및 관리 섹션을 확인하세요

ü 귀하의 계정이 "소유자" 그룹에 있는지 확인하세요.

ü 그렇지 않은 경우 관리자에게 문의하세요.

ü 변경 사항을 저장하고 사이트 홈페이지로 돌아가세요.

ü 해당 기능에 대한 전체 액세스 권한이 있는지 확인하세요

2. 사용자 및 권한 관리 👥

ü 설정 > 사이트 권한을 클릭하세요.

ü 그룹 보기: 소유자, 회원, 방문자

ü 적절한 그룹에 새 사용자를 추가합니다.

ü 초대장을 보내려면 사이트 공유를 클릭하세요.

ü 개별 파일 또는 폴더에 대한 권한 사용자 지정

ü 필요한 경우 상속을 중단하세요

ü 특정 역할(예: "콘텐츠 편집자")을 가진 새 그룹을 만듭니다.

ü 비활성 사용자 제거

ü 문서 거버넌스 변경 사항

ü 권한 확인을 통해 유효한 권한을 확인하세요

3. 사이트 홈페이지 사용자 지정 🎨

ü 사이트 홈페이지에서 편집을 클릭하세요

ü 섹션 추가: 1열, 2열, 그리드

ü 웹 파트 삽입: 텍스트, 이미지, 링크, 문서

ü 사이트의 색상과 스타일을 사용자 정의하세요

ü 설정 > 모양을 통해 회사 로고를 추가하세요

ü 환영 메시지나 배너를 삽입하세요

ü 홈페이지를 보조 페이지(예: "문서", "활동")에 연결합니다.

ü 변경 사항 저장 및 게시

ü 데스크톱 및 모바일에서 미리 보기

ü 개선을 위한 사용자 피드백 수집

4. 페이지 및 콘텐츠 생성 및 관리 📄

ü 사이트 콘텐츠 > 사이트 페이지 로 이동

ü + 새로 만들기 > 페이지를 클릭하세요

ü 레이아웃을 선택하세요(예: 빈칸, 제목, 강조된 섹션)

ü 콘텐츠 추가: 텍스트, 비디오, 목록, 파일

ü 동적 웹 파트 삽입(예: 최근 활동, 뉴스)

ü 초안으로 저장하거나 직접 게시하세요

ü 필요한 경우 해당 페이지를 홈으로 설정하세요

ü 탐색을 위한 페이지 계층 구조 만들기

ü 검색을 더 쉽게 하려면 태그나 카테고리를 추가하세요

ü 사이트 분석을 통한 조회수 추적

5. 협력에서의 전략적 역할 🤝

ü 관련 팀 과 회의를 조직하세요

ü 정보 수집 및 접근 요구 사항

ü 워크플로를 기반으로 사이트 구조 정의

ü 각 부서 또는 프로젝트에 대한 섹션을 만듭니다.

ü 콘텐츠 게시 및 업데이트 규칙 설정

ü Teams 및 OneDrive 통합을 통해 IT와 협력

ü 사이트를 단일 접근 지점으로 사용하도록 장려합니다.

ü 사이트의 연락처 정보를 포함하는 "회사 소개" 페이지를 만드세요.

ü 사이트 분석을 통해 사이트 사용량 모니터링

ü 관련성을 유지하기 위해 주기적으로 콘텐츠를 업데이트하세요

📘 애플리케이션 운영 시나리오

새로운 "디지털 마케팅 2025" 이니셔티브의 SharePoint 사이트 관리자로 프로젝트 매니저가 임명되었습니다. 이 사이트는 문서, 업무, 커뮤니케이션 및 공유 리소스의 허브 역할을 할 것입니다. 사이트 관리자는 사이트 구성, 액세스 관리, 홈페이지 사용자 지정, 그리고 콘텐츠가 최신 상태로 유지되고 프로젝트 목표에 부합하도록 하는 업무를 담당합니다.

ü 🔑 접근 및 역할 확인 : SharePoint > 설정 > 사용 권한
➡️ 사이트와 해당 기능에 대한 완전한 제어권을 부여합니다.

ü 👥 사용자 관리 : 사이트 공유 > 그룹 > 권한 제어
➡️ 역할을 할당하고 민감한 콘텐츠를 보호할 수 있습니다.

ü 🎨 사용자 정의 : 편집 > 웹 파트 추가 > 게시
➡️ 사용자 경험과 사이트 탐색을 개선하세요.

ü 📄 콘텐츠 관리 : 새 페이지 > 레이아웃 > 웹 파트
➡️ 정보를 명확하고 접근하기 쉬운 방식으로 구성합니다.

ü 🤝 전략적 역할 : 사이트 분석 > 회의 > 협업 구조
➡️ 기능 간 협업 및 프로젝트 거버넌스를 지원합니다.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🔑 현장 점검	SharePoint > 설정 > 사이트 설정
👥 사용자 관리	SharePoint > 사이트 사용 권한 > 그룹
🎨 홈 커스터마이징	SharePoint > 편집 > 웹 파트 추가
📄 페이지 생성	SharePoint > 사이트 콘텐츠 > 페이지 > 새 페이지
🤝 분석 및 거버넌스	SharePoint > 설정 > 사이트 분석

🚀 생산성 이점

ü 사이트의 구조와 내용에 대한 완벽한 제어

ü 효과적인 접근 및 권한 관리

ü 개인화되고 일관된 사용자 경험

ü 중앙 집중식 협업을 통해 팀 참여 도 증가

ü 오류 및 파일 중복을 줄이세요

ü 간소화된 탐색 및 리소스에 대한 빠른 액세스

ü 변경 사항 및 보기 추적

ü 콘텐츠와 비즈니스 목표 간의 정렬

ü 현장 관리의 더 큰 자율성

ü 내부 커뮤니케이션 및 지식 공유 지원

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

• 기능 간 프로젝트 사이트 📊
소유자는 마케팅, 영업, IT 부서 간에 공유되는 문서, 작업, 보고서를 수집하기 위해 사이트를 구성합니다.

• 기업 HR 포털 👥
양식, 정책, FAQ 및 이벤트 일정을 갖춘 전담 SharePoint HR 사이트로, HR 팀에서 관리합니다 .

• 내부 커뮤니케이션을 위한 인트라넷 📰
커뮤니케이션 팀은 회사 소식, 공지 사항, 멀티미디어 콘텐츠가 담긴 페이지를 만들고 업데이트합니다.

❓ 자가 평가 질문

1. SharePoint 사이트의 소유자인지 어떻게 알 수 있나요?

2. SharePoint 사이트에는 어떤 사용자 그룹이 있나요?

3. 웹사이트 홈페이지를 어떻게 사용자 지정하나요?

4. 새로운 페이지를 만들어서 홈페이지에 연결하려면 어떻게 해야 하나요?

5. 사이트 사용을 모니터링하는 데 어떤 도구를 사용합니까?

6. 특정 권한이 있는 그룹에 사용자를 할당하려면 어떻게 해야 하나요?

7. 권한 상속을 중지하려면 어떻게 해야 하나요?

8. 페이지에 어떤 웹 파트를 추가할 수 있나요?

9. 팀 간에 사이트의 전략적 사용을 홍보하시나요 ?

10. 사이트 분석에 어떻게 접근하여 효과를 평가할 수 있나요?

🧾 내가 배운 것 요약

SharePoint 사이트 소유자로서 사용자, 권한, 콘텐츠 및 레이아웃을 관리하는 방법을 익혔습니다. 홈페이지 사용자 지정, 정보 페이지 생성, 사이트 구조 구성 기술을 습득했습니다. 또한, 공동 작업 촉진, 보안 유지, 콘텐츠 최신 상태 유지에 있어 소유자의 전략적 역할이 얼마나 중요한지 이해했습니다. 이제 SharePoint 사이트를 팀 이나 프로젝트의 진정한 허브로 전환하여 효율성과 내부 커뮤니케이션을 향상시킬 수 있습니다.

c) 사이트 회원

· 활발한 협업 : SharePoint를 통해 구성원은 사이트에 역동적이고 의미 있는 기여를 할 수 있습니다. 문서 관리 외에도 실시간으로 함께 작업하며, 의견, 제안, 수정 사항을 추가하여 아이디어 공유와 콘텐츠 개선을 촉진할 수 있습니다. 스레드 토론은 건설적인 토론을 촉진하고 , @멘션은 일상 업무에서 동료들과의 적극적인 참여를 유도합니다. 구성원은 작업 목록, 일정 및 협업 항목을 지속적으로 업데이트하여 정보를 항상 최신 상태로 유지하고 팀원들이 쉽게 접근할 수 있도록 합니다 . 이러한 적극적인 참여는 워크플로를 가속화하고, 응답 시간을 단축하며, 운영 투명성을 향상시킵니다. 공동 작성 기능 덕분에 여러 사람이 동일한 파일에서 동시에 작업할 수 있어 중복을 방지하고 효율성을 높일 수 있습니다. 변경 사항을 추적하고 이전 버전의 문서로 되돌릴 수 있는 기능은 안전하고 책임감 있는 작업을 가능하게 합니다. 즉, 구성원의 지속적인 기여를 통해 SharePoint는 모든 작업 그룹의 요구 사항에 맞는 현대적이고 유연한 협업 환경을 제공합니다.

· 공동 작성 : 여러 사용자가 브라우저에서 Word, Excel 또는 PowerPoint 문서를 동시에 편집할 수 있도록 하여 충돌이나 대기 시간 없이 작업할 수 있습니다. 모든 변경 사항은 실시간으로 저장되어 각 참여자의 작업 내용을 즉시 확인할 수 있습니다. 아바타는 파일 작업 중인 사용자를 표시하고, 통합 채팅 기능을 통해 즉각적인 소통을 지원합니다. 변경 사항 추적 기능을 통해 모든 사용자가 문서 진행 상황을 추적하고 의견을 남길 수 있습니다. 이 모드는 중복 위험을 크게 줄이고, 건설적인 토론을 장려하며, 콘텐츠 완성 속도를 높여줍니다. 공동 작성 기능은 문서 작업을 역동적이고 공유되는 환경으로 전환하여 팀원 간의 협업을 향상 시킵니다 .

· 품질 책임 : 품질에 대한 책임은 모든 구성원이 입력된 데이터의 정확성을 보장하고, 정보가 항상 최신 상태이며 관련성이 있는지 확인해야 함을 의미합니다. 철자, 서식 및 일관성을 면밀히 검토하면 문서가 명확하고 전문적이 되도록 할 수 있습니다. 시의적절한 콘텐츠 검토를 통해 오류나 누락된 부분을 신속하게 파악하고 수정할 수 있습니다. 구성원들은 오래되었거나 중복된 자료를 보고하여 체계적이고 신뢰할 수 있는 환경을 유지하기 위해 협력하도록 권장됩니다. 문서 검증 체크리스트를 활용하면 회사 표준 준수를 용이하게 할 수 있습니다. 또한, 적절한 버전 관리를 통해 승인되고 업데이트된 파일만 팀원들이 접근할 수 있도록 보장합니다 . 이러한 공유된 접근 방식은 팀의 명성과 운영 효율성을 강화합니다.

· 워크플로 참여 : 워크 플로 참여는 사이트 내 반복적인 작업을 간소화하는 자동화된 프로세스에 참여하는 것을 의미합니다. 구성원은 문서 시작, 승인 또는 검토, 양식 작성, 피드백 제공에 대한 알림을 체계적이고 추적 가능한 방식으로 받습니다. 관리자 또는 소유자가 생성하는 이러한 흐름은 승인, 정기 검토 및 데이터 수집 관리를 간소화합니다. 적극적인 참여는 마감일 준수, 오류 감소, 공유 정보의 품질 유지에 도움이 됩니다. 모든 작업은 기록되어 구성원 간의 투명성과 책임감을 강화합니다. 자동화 덕분에 팀은 더욱 조율되고 효율적으로 작업하여 지속적인 프로세스 개선에 기여합니다. 이러한 특징으로 SharePoint는 협업과 혁신을 위한 역동적인 도구가 됩니다.

연습. SharePoint 사이트 구성원

🎯 운동의 목적

본 교육의 목표는 SharePoint 사이트 구성원의 운영 역량을 개발하는 것입니다. 적극적인 협업, 콘텐츠 공동 제작, 공유 정보의 품질에 대한 책임감, 그리고 워크플로 참여에 중점을 둡니다. 사용자는 실시간으로 문서를 편집하고, 댓글을 달고, 변경 사항을 추적하고, 게시 정책을 준수하고, 자동화된 워크플로와 상호 작용하는 방법을 배우게 됩니다. 이 연습은 팀 생산성을 향상시키고 , 오류와 중복을 줄이며, 책임감 있고 투명한 협업 문화를 조성합니다.

🛠️ 운영 단계

2. 멤버로 SharePoint 사이트에 액세스 🔑

ü https://portal.office.com 에 로그인하세요

ü SharePoint 로 이동 > 할당된 사이트를 선택하세요

ü 설정 > 사이트 권한을 통해 "구성원" 그룹에 속해 있는지 확인하세요.

ü 문서 섹션 에 액세스하세요

ü 공유 폴더 탐색

ü 파일 편집 권한 확인

ü 알림이나 할당된 작업을 확인하세요

ü 사이트 구조에 익숙해지세요

ü 가능한 경우 "누가 무엇을 하는지" 페이지를 참조하세요.

ü 팀 과 협업을 시작하세요

2. 문서에 대한 활발한 협업 👥

ü 문서 라이브러리에서 Word, Excel 또는 PowerPoint 파일을 엽니다.

ü 브라우저에서 편집을 클릭하세요

ü 다른 멤버들과 실시간으로 협업하세요

ü 콘텐츠, 댓글 및 제안 추가

ü 변경 사항을 자동으로 저장

ü 편집하는 동안 내장된 채팅을 사용하여 소통하세요

ü 문서에서 누가 활동하고 있는지 확인하세요(오른쪽 상단의 아바타)

ü 다른 사람의 변경 사항을 덮어쓰지 마십시오.

ü @멘션 기능을 사용하여 동료와 소통하세요

ü 팀에 알린 후에만 파일을 닫으세요.

3. 공동 작성 및 변경 추적 ✍️

ü 공유 Word 파일 열기

ü 검토 > 변경 사항 추적 으로 이동

ü 상황에 맞는 댓글 추가

ü 받은 댓글에 대한 답변

ü 제안된 변경 사항을 수락하거나 거부합니다.

ü SharePoint에서 버전 기록 보기

ü 필요한 경우 이전 버전을 복원하세요

ü 해결된 주석과 함께 파일을 저장합니다.

ü 공동작업자에게 변경 사항 알림

ü 최종 승인된 사본을 보관하세요

4. 콘텐츠 품질에 대한 책임 ✅

ü 게시하기 전에 문서를 검토하세요

ü 철자, 서식 및 일관성을 확인하세요

ü 데이터가 업데이트되고 정확한지 확인하세요

ü 오래된 콘텐츠를 사이트 소유자에게 신고하세요

ü 가능하다면 품질 관리 체크리스트를 사용하세요

ü 올바른 폴더에만 저장하여 중복을 방지하세요.

ü 명확하고 표준화된 방식으로 파일 이름 바꾸기

ü 메타데이터 추가(작성자, 날짜, 카테고리)

ü 비활성 버전 보관

ü 사이트를 깨끗하고 안정적으로 유지하는 데 도움이 됩니다.

5. 워크플로 참여 🔄

ü Power Automate에서 알림 받기(예: 승인, 업로드)

ü 받은 링크를 클릭하여 파일을 열거나 요청하세요.

ü 필수 입력란(예: 댓글, 승인)을 입력하세요.

ü 해당되는 경우 승인 또는 거부를 클릭하세요.

ü 작업이 흐름에 기록되었는지 확인하세요.

ü 파일에서 활동 내역 보기

ü 작업에 표시된 마감일을 준수하세요

ü 차단 사항이 있으면 사이트 소유자에게 보고하세요.

ü 주기적 검토에 적극적으로 참여합니다.

ü 지속적인 프로세스 개선에 기여

📘 애플리케이션 운영 시나리오

마케팅 팀이 새 캠페인을 진행하고 있습니다. SharePoint 사이트 구성원들은 콘텐츠 제작, 그래픽 디자인 검토, 작업 관리 등을 공동으로 진행합니다. 각 구성원은 콘텐츠에 적극적으로 기여하고, 콘텐츠 품질을 보장하며, 자동 승인 워크플로에 참여할 책임이 있습니다.

ü 🔑 사이트에 접속하세요 : SharePoint > 사이트 > 문서
➡️ 체계적인 방식으로 팀 과 협업을 시작할 수 있습니다 .

ü 👥 활발한 협업 : 브라우저에서 편집 > @멘션
➡️ 공동 창작과 실시간 커뮤니케이션을 장려합니다.

ü ✍️ 공동 작성 : 검토 > 변경 사항 추적
➡️ 변경 사항의 투명성과 추적성을 보장합니다.

ü ✅ 품질 관리 : 체크리스트 > 메타데이터 > 저장소
➡️ 콘텐츠의 신뢰성과 일관성을 개선합니다.

ü 🔄 워크플로 : 알림 > 작업 > 기록
➡️ 승인 및 의사 결정 프로세스에 구성원을 참여시킵니다.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🔑 접근 및 탐색	SharePoint > 사이트 > 문서
👥 활발한 협업	파일 > 브라우저에서 편집 > @멘션
✍️ 공동 저작	Word > 검토 > 변경 내용/메모 추적
✅ 품질 관리	파일 > 메타데이터 > 버전 기록
🔄 스트림 참여	Power Automate > 알림 > 작업

🚀 생산성 이점

ü 동시적이고 갈등 없는 협업

ü 변경 사항 및 의견의 완전한 추적성

ü 콘텐츠에 대한 더 큰 개인 책임

ü 오류 감소 및 버전 중복

ü 승인 프로세스에 적극적으로 참여

ü 통합적이고 상황에 맞는 커뮤니케이션

ü 업데이트된 문서에 빠르게 액세스

ü 더 나은 정보의 품질과 일관성

ü 워크플로에 직접 참여

ü 디지털 협업 문화 지원

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

ü 상업 브로셔 작성 📄
멤버들은 카피 초안 작성, 콘텐츠 검토, 인쇄 전 승인 프로세스 참여 등을 위해 협업합니다.

ü 이벤트 프레젠테이션 준비 🎤
이 팀은 PowerPoint 프레젠테이션을 공동으로 작성하고, 슬라이드에 주석을 달고, 시각적, 텍스트적 품질을 보장합니다.

ü 월별 보고서 관리 📊
각 부서는 공유 Excel 파일에서 자체 섹션을 업데이트하고, 변경 사항을 추적하고, 최종 승인을 받습니다.

❓ 자기평가 질문

1. SharePoint 사이트의 멤버인지 어떻게 확인하나요?

2. 실시간으로 문서에서 협업하려면 어떻게 해야 하나요?

3. Word에서 변경 사항을 추적하기 위해 어떤 도구를 사용하시나요?

4. 공유된 콘텐츠의 품질을 어떻게 보장하시나요?

5. 자동 승인 흐름에 어떻게 참여하나요?

6. 문서에서 동료를 @멘션하려면 어떻게 해야 하나요?

7. 파일의 이전 버전은 어디에서 찾을 수 있나요?

8. 문서에 메타데이터를 어떻게 추가하나요?

9. 공유 파일의 댓글에 어떻게 답변하나요?

10. 워크플로에서 문제가 발생하면 어떻게 전달하나요?

🧾 배운 내용 요약

SharePoint 사이트의 적극적인 구성원으로서 실시간 협업, 콘텐츠 공동 제작, 정보 품질 관리, 자동화된 워크플로 참여 등을 수행하는 방법을 익혔습니다. 검토 도구 사용, 문서 관리, 상황에 맞는 커뮤니케이션 기술을 습득했습니다. 이 역할은 공유 콘텐츠를 최신 상태로 유지하고, 일관성을 유지하며, 신뢰성을 확보하는 데 도움이 되므로 협업 프로젝트의 성공에 매우 중요합니다. 이제 SharePoint의 잠재력을 최대한 활용하여 디지털 팀 에서 효과적으로 협업할 수 있습니다.

d) 사이트 의 손님

· 확장된 협업 : SharePoint의 게스트 역할은 조직 외부인과의 협업을 위한 새로운 가능성을 열어줍니다. 컨설턴트, 파트너 또는 고객에게 특정 프로젝트나 문서에 대한 통제된 접근 권한을 부여합니다. 이 기능을 사용하면 민감한 데이터나 중요한 플랫폼 리소스를 노출하지 않고도 외부 전문 지식을 활용하여 팀워크를 강화할 수 있습니다. 게스트는 사이트 소유자가 설정한 권한에 따라 제한적이고 구체적인 방식으로 참여할 수 있습니다. 상호 작용은 모니터링 및 추적이 가능하여 활동의 투명성과 추적이 가능합니다. 게스트 통합은 항상 제한 및 시간 제한에 따라 관리되므로 보안과 기밀 유지가 최우선입니다. 유연한 권한 관리를 통해 할당된 작업에 필요한 권한만 할당할 수 있습니다. 따라서 SharePoint는 회사 정보에 대한 완벽한 제어권을 유지하면서 협업 네트워크를 확장하는 데 효과적인 도구입니다.

· 제한된 액세스 : SharePoint 사이트에 대한 게스트 액세스는 보안 및 회사 정보 제어를 위해 엄격하게 제한됩니다. 게스트는 소유자 또는 관리자가 제공한 특정 문서를 볼 수 있으며, 특정하고 제한된 상황에서는 프로젝트에 필요한 파일을 업로드할 권한도 부여됩니다. 이러한 활동 외에도 공유 작업 공간에서 토론에 참여하여 유용한 피드백 이나 제안을 제공할 수 있지만, 항상 지정된 공간 내에서만 가능합니다. 사이트 섹션에 대한 액세스는 일반화되지 않습니다. 게스트에게 제공되는 각 영역, 폴더 또는 문서는 가장 중요한 리소스의 기밀성을 유지하기 위해 신중하게 선택됩니다. 게스트는 사이트를 자유롭게 탐색하거나 제한된 영역, 고급 설정 또는 중요한 거버넌스 정보에 액세스할 수 없습니다. 모든 작업은 투명성을 보장하기 위해 추적 및 모니터링되며, 권한은 언제든지 변경하거나 취소할 수 있습니다. 이러한 접근 방식을 통해 게스트의 기여는 플랫폼 및 회사 데이터의 보안을 손상시키지 않고 협업을 강화할 수 있습니다.

· 제한 사항 : 이는 SharePoint 플랫폼의 데이터 보호 및 거버넌스의 기본 요소입니다. 구현된 주요 제한 사항 및 조치는 다음과 같습니다.

Ø 고급 설정에서 제외 : 게스트는 사이트의 관리 설정, 고급 구성 옵션 또는 전역 권한 관리 기능에 액세스할 수 없습니다. 즉, 사이트 정책을 편집하거나, 작업 공간을 생성 또는 삭제하거나, 플랫폼의 조직 구조를 변경할 수 없습니다.

Ø 민감 정보 제한 : 게스트 접근은 사이트 소유자가 선택한 특정 문서 및 폴더로 제한됩니다. 기밀 재무 보고서, 개인 정보, 전략 정보 또는 회사 제한 사항이 적용되는 기타 콘텐츠 등 민감한 데이터로 분류된 데이터는 열람, 편집 또는 다운로드할 수 없습니다.

Ø 중요 거버넌스 영역 접근 불가 : 활동 로그, 워크플로 관리, 정책 정의 또는 보안 감독 등 플랫폼 거버넌스 전용 사이트 섹션은 게스트가 전혀 접근할 수 없습니다. 이러한 영역은 특정 제어 및 감독 역할을 담당하는 내부 구성원만 접근할 수 있습니다.

Ø 시기적절하고 제한된 접근 : 방문객에게 제공되는 각 문서, 폴더 또는 영역은 신중하게 선정되었으며, 사이트 내에서 자유롭게 탐색할 수 없습니다. 프로젝트 또는 진행 중인 협업 활동을 수행하는 데 필요한 리소스에만 접근 권한이 부여됩니다.

Ø 활동 모니터링 및 추적 : 모든 고객 활동은 접근 로그 및 활동 보고서를 통해 추적 및 모니터링됩니다. 이상 징후나 무단 접근 시도가 발생할 경우, 시스템은 IT 관리자에게 자동 알림을 생성하여 적시에 조치를 취할 수 있도록 지원합니다.

Ø 시간 제한 : 프로젝트 요구 사항이나 회사 정책에 따라 게스트 권한을 시간적으로 제한할 수 있습니다. 설정된 기간이 만료되면 액세스 권한이 수동 또는 자동으로 취소되어 회사 리소스에 대한 잔여 권한이 남지 않습니다.

· 임시 권한 관리 : 외부 담당자가 특정 사이트 리소스에 액세스할 수 있는 기간을 정확하게 정의할 수 있습니다. 이러한 유연성을 통해 프로젝트의 실제 요구 사항에 맞춰 액세스를 조정하여 불필요한 데이터 노출 위험을 최소화할 수 있습니다. 합의된 기간이 끝나면 Power Automate와 같은 자동화 도구 또는 수동으로 권한이 취소되므로 잔여 권한이 남지 않습니다. 만료 알림을 설정 하고 모든 변경 사항을 추적하여 지속적이고 문서화된 제어를 유지할 수 있습니다. 또한, 이 프로세스에는 게스트에게 액세스 기간을 명확하게 전달하여 투명성을 높이고 회사 정책을 준수하는 것이 포함됩니다. 이러한 전략은 조직을 보호하고 협업을 항상 안전하게 관리하도록 보장합니다.

연습: SharePoint 사이트 게스트

🎯 운동의 목적

SharePoint 사이트에서 게스트 액세스를 관리하고 사용하는 방법을 배우고, 외부 협업의 역학 관계, 액세스 제한, 적용 가능한 제한 사항, 그리고 임시 권한 관리 방법을 이해하는 것이 목표입니다. 게스트 초대, 필요한 최소 권한 할당, 활동 모니터링, 그리고 안전하게 액세스 권한 취소 방법을 배우게 됩니다. 이 연습은 공유 정보에 대한 제어 및 보안을 유지하면서 회사 경계를 넘어 협업을 확장하는 데 도움이 됩니다.

🛠️ 운영 단계

1. 사이트에서 외부 공유 활성화 🌐

ü https://admin.microsoft.com 에 로그인하세요

ü 관리 센터 > SharePoint 로 이동

ü 활성 사이트를 클릭하고 사이트를 선택하세요

ü 공유를 클릭하세요

ü 레벨을 "신규 및 기존 게스트"로 설정하세요

ü 변경 사항 저장

ü OneDrive에서도 공유가 활성화되어 있는지 확인하세요.

ü 제한 사항에 대해서는 회사 정책을 참조하세요.

ü 팀에 공유가 활성화되었음을 알려 주세요.

ü 게스트 초대를 진행하세요

2. SharePoint 사이트에 게스트 초대 ✉️

ü SharePoint 사이트로 이동 > 설정 > 사이트 권한을 클릭합니다.

ü 사이트 공유를 클릭하세요

ü 외부 게스트의 이메일 주소를 입력하세요

ü 역할에 따라 "방문자" 또는 "회원" 그룹을 선택하세요.

ü 사용자 정의 메시지 추가

ü 보내기 를 클릭하세요

ü 게스트는 액세스 링크가 포함된 이메일을 받게 됩니다.

ü 사용자가 사이트 회원 중에 나타나는지 확인하세요

ü 의도한 콘텐츠에만 접근이 제한되어 있는지 확인하세요.

ü 추적 가능성을 위한 초대장을 등록하세요

3. 공유 콘텐츠에 대한 액세스 제한 🔐

ü 문서 라이브러리에 전용 게스트 폴더를 만드세요

ü 액세스 관리를 클릭하세요

ü 권한 상속 제거

ü 게스트와 필수 내부 멤버에게만 액세스 권한 부여

ü "보기" 또는 "편집"에 대한 권한 설정

ü 게스트가 다른 폴더에 접근할 수 없도록 하세요

ü 사용 규칙이 있는 폴더에 알림을 추가합니다.

ü 메타데이터를 사용하여 공유 콘텐츠에 레이블을 지정합니다.

ü 변경 사항을 추적하려면 버전 기록을 활성화하세요.

ü 제한 사항을 저장하고 팀에 전달합니다.

4. 게스트 활동 모니터링 📊

ü https://compliance.microsoft.com > 감사 로 이동

ü 감사 로그 검색을 선택하세요

ü 게스트 이메일 주소 로 필터링

ü 날짜 범위를 설정하세요

ü 활동 보기: 로그인, 다운로드, 변경 사항

ü 결과를 Excel로 내보내기

ü IT 관리자를 위한 주간 보고서 작성

ü 근무시간 외 또는 비정상적인 액세스에 대한 알림 활성화

ü 손님이 접근 제한을 준수하는지 확인하세요

ü 회사 정책에 따라 로그 보관

5. 임시 권한 관리 ⏳

ü 액세스 기간을 정의합니다(예: 30일)

ü Outlook에서 마감일 알림을 만듭니다.

ü 사이트 권한 > 그룹 으로 이동

ü 만료 시 게스트를 수동으로 제거

ü 또는 Power Automate를 사용하여 해지를 자동화합니다.

ü 흐름을 만듭니다: "X일" → "그룹에서 사용자 제거"

ü 향후 사용을 위해 절차를 문서화하세요

ü 이용자에게 접속 가능 기간을 알려주세요

ü 액세스가 성공적으로 취소되었는지 확인하세요

ü 외부 접속 로그 업데이트

📘 애플리케이션 운영 시나리오

한 회사가 외부 컨설턴트와 협력하여 광고 캠페인을 검토합니다. 컨설턴트는 SharePoint 사이트의 특정 폴더에 접근하여 자료를 보고 댓글을 달 수 있어야 합니다. 사이트 소유자는 외부 공유를 활성화하고, 게스트를 초대하고, 관련 문서로만 접근을 제한하고, 활동을 모니터링하고, 권한 취소를 위한 자동 기한을 설정합니다.

ü 🌐 공유 활성화 : 관리 센터 > SharePoint > 공유
➡️ 외부 사용자에 대한 제어된 액세스를 허용합니다.

ü ✉️ 게스트 초대 : SharePoint > 사이트 공유
➡️ 외부 파트너와 협업할 수 있습니다.

ü 🔐 접근 제한 : 접근 관리 > 상속 제거
➡️ 민감한 콘텐츠를 무단 접근으로부터 보호합니다.

ü 📊 활동 모니터링 : Microsoft Purview > 감사
➡️ 게스트 작업의 추적성을 보장합니다.

ü ⏳ 임시 권한 : Power Automate > 철회 흐름
➡️ 액세스 기간 관리 자동화.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🌐 공유 활성화	관리 센터 > SharePoint > 활성 사이트 > 공유
✉️ 게스트 초대	SharePoint > 설정 > 사이트 사용 권한 > 사이트 공유
🔐 접근 제한	SharePoint > 문서 > 액세스 관리
📊 활동 모니터링	Microsoft Purview > 감사 로그 검색
⏳ 자동 취소	Power Automate > 흐름 생성 > 사용자 제거

🚀 생산성 이점

ü 외부 파트너와의 안전한 협업

ü 공유 콘텐츠에 대한 세부적인 제어

ü 고객 활동의 완벽한 추적성

ü 무단 접근 위험 감소

ü 임시 액세스 관리 자동화

ü 회사 간 프로젝트의 더 큰 유연성

ü 보안 및 규정 준수 정책 준수

ü 외부 협력자와의 투명한 커뮤니케이션

ü IT의 관리 부담을 줄이세요

ü 검토 및 승인 프로세스의 효율성 향상

💡 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

ü 크리에이티브 에이전시와의 협업 🎨
피드백과 승인을 위해 외부 에이전시와 그래픽 자료를 일시적으로 공유합니다.

ü 외부 기술 지원 🛠️
특정 개입 기간 동안 공급업체 또는 IT 컨설턴트의 기술 문서에 대한 액세스가 제한됩니다.

ü 계약의 법적 검토 ⚖️
외부 변호사가 기밀 폴더에 접근하여 계약 문서를 검토하고 의견을 제시합니다.

❓ 자가 평가 질문

1. SharePoint 사이트에서 외부 공유를 활성화하려면 어떻게 해야 하나요?

2. 손님을 초대하려면 어떤 단계를 거쳐야 하나요?

3. 게스트의 단일 폴더 접근을 제한하려면 어떻게 해야 하나요?

4. 외부 사용자 활동은 어디에서 모니터링할 수 있나요?

5. 게스트 로그인 만료 시간을 어떻게 설정합니까?

6. 게스트에게 최소한 어떤 권한을 부여해야 합니까?

7. 게스트의 접근 권한을 수동으로 취소하려면 어떻게 해야 하나요?

8. 어떤 도구가 해지를 자동화하는 데 사용됩니까?

9. 게스트가 여전히 활성 액세스 권한을 가지고 있는지 어떻게 확인할 수 있나요?

10. 적절한 고객 관리를 통해 어떤 위험을 피할 수 있나요?

🧾 내가 배운 것 요약

SharePoint에서 외부 게스트와의 협업을 관리하는 방법, 즉 공유 활성화, 사용자 초대, 관련 콘텐츠 액세스 제한, 활동 추적, 임시 권한 설정 방법을 알아보았습니다. 효과적이고 안전한 협업을 보장하는 데 필수적인 보안, 자동화 및 추적 도구 사용에 대한 전문 지식을 습득했습니다. 이러한 접근 방식을 통해 공유 데이터에 대한 완벽한 제어권을 유지하면서 팀의 역량을 회사 경계를 넘어 확장할 수 있습니다. 이제 전략적으로, 규정을 준수하며, 생산적으로 게스트를 관리할 수 있습니다.

e) 방문객들

· 읽기 전용 액세스 : 이 역할은 게시된 정보의 무결성을 보호하고 권한이 있는 사람만 정보를 변경할 수 있도록 하는 데 필수적입니다. 따라서 방문자는 콘텐츠의 우발적 또는 의도적 변경 위험 없이 지식, 지침 또는 기업 업데이트를 배포해야 하는 모든 상황에서 핵심적인 역할을 합니다. 읽기 전용 액세스는 운영 절차, 규정 또는 기관 간 소통의 일관성과 신뢰성을 보장하는 동시에 필요한 사람이 즉각적이고 통제된 방식으로 정보를 확인할 수 있도록 합니다. 이러한 방식으로 SharePoint는 정보 개방성과 운영 보안의 균형을 이루는 효과적인 도구로서 기업 데이터의 책임감 있고 규정을 준수하는 배포를 지원합니다.

· 무단 변경 방지 : 방문자에게 읽기 전용 권한을 설정하여 회사 데이터의 무결성을 보호합니다. 문서는 변경되지 않은 상태로 유지되며, 원치 않는 변경으로부터 안전하게 보호됩니다. 따라서 사용자는 파일 및 페이지를 삭제, 덮어쓰기 또는 수정할 수 없는 상태로 정보에 액세스하고 공유할 수 있습니다. 이러한 제한을 통해 공식 버전을 최신 상태로 유지하고 안정적으로 유지할 수 있습니다. 또한, 중요한 콘텐츠를 손상시킬 수 있는 우발적인 오류나 의도치 않은 동작의 위험을 크게 줄일 수 있습니다. 중앙 집중식 권한 관리를 통해 권한이 있는 사용자만 적극적으로 개입할 수 있습니다. 이를 통해 효과적인 협업이 이루어지면서도 항상 통제 가능한 안전한 환경을 조성합니다.

· 정보 유통 관리 : 제한된 접근 권한과 편집 권한을 부여하지 않는 방문자 역할은 조직 내에서 정확하고 검증된 정보만 배포되도록 보장하는 데 필수적인 도구입니다. 이를 통해 각 문서는 공식 버전을 충실히 준수하여 실수로 변경되거나 무단으로 공개되는 것을 방지할 수 있습니다. 상담은 회사 정책에 따라 항상 추적 및 제한되므로 오류 발생 가능성이 줄어들고 공유 리소스 사용에 대한 개인의 책임감이 강화됩니다. 중앙 집중식 권한 관리를 통해 누가 어떤 콘텐츠에 접근할 수 있는지 파악하고 감사 및 검토를 용이하게 할 수 있습니다. 이러한 신중하고 체계적인 관리는 소통의 일관성을 유지하고 여러 부서 및 팀 간의 신뢰를 구축하여 투명성과 정보 보안을 강화합니다. 따라서 조직은 항상 세심한 감독 하에 지식을 광범위하게 배포할 수 있습니다.

연습. SharePoint 사이트 방문자

🎯 운동의 목적

목표는 SharePoint 사이트에서 방문자 역할과 관련된 기능을 이해하고 적용하는 것입니다. 사용자는 읽기 전용 모드로 콘텐츠에 액세스하고, 사용 가능한 리소스를 탐색하고, 보안 정책을 준수하고, 정보의 통제된 배포에 기여하는 방법을 배우게 됩니다. 이 연습은 무단 변경을 방지하고, 문서 무결성을 보장하며, 기업 콘텐츠의 책임감 있는 사용을 장려하는 데 도움이 됩니다. 방문자 역할은 데이터 품질이나 보안을 저해하지 않으면서 투명성과 정보 접근성을 보장하는 데 필수적입니다.

🛠️ 운영 단계

1. 방문자로 SharePoint 사이트에 액세스 🔑

ü https://portal.office.com 에 로그인하세요

ü SharePoint 로 이동 > 공유 사이트 선택

ü 귀하의 계정이 "방문자" 그룹에 있는지 확인하세요.

ü 설정 > 사이트 권한을 클릭하세요.

ü 할당된 권한이 "보기"인지 확인하세요

ü 문서 섹션 에 액세스하세요

ü Word, Excel 또는 PDF 파일을 엽니다

ü 수정할 수 없도록 하세요

ü 사용 가능한 폴더를 탐색하세요

ü 구조를 변경하지 않고 내용을 읽어보세요.

2. 읽기 전용 모드로 콘텐츠를 탐색하고 봅니다. 📄

ü 사이트 홈페이지에 접속하세요

ü 문서를 클릭하고 폴더를 선택하세요

ü 파일 열기 > 브라우저에서 보기 클릭

ü 검색 기능을 사용하여 특정 콘텐츠를 찾으세요

ü 사이트의 정보 페이지를 참조하세요

ü 브라우저에서 PDF 파일을 직접 확인하세요

ü 권한이 있는 경우에만 문서를 다운로드하세요

ü 파일을 수정하거나 덮어쓰려고 시도하지 마십시오.

ü 오류가 있으면 사이트 소유자에게 보고하세요.

ü 접근 및 협의 정책을 존중합니다

3. 무단 변경 방지 🔐

ü 편집을 클릭하지 마세요 (표시되는 경우)

ü 불필요한 로컬 복사본을 저장하지 마세요

ü 허가 없이 파일 링크를 공유하지 마세요.

ü 기밀 내용에 대한 링크가 포함된 이메일을 전달하지 마세요 .

ü 의심스러운 로그인을 IT 팀에 보고하세요

ü 보호된 콘텐츠에 대한 경고 메시지 인식

ü 기밀 라벨을 존중하세요(예: "읽기 전용")

ü 파일 메타데이터를 수정하지 마세요

ü 사이트에 새로운 문서를 업로드하지 마십시오

ü 회사 정책을 준수하여 행동을 유지하십시오.

4. 정보의 흐름을 제어하다 📢

ü 귀하의 역할과 관련된 콘텐츠만 확인하세요

ü 권한이 없는 사용자에게 문서를 전달하지 마십시오.

ü 회사 도구를 사용하여 소통하세요(예: Teams)

ü 개인 계정을 사용하여 사이트에 접속하지 마십시오.

ü 회사 기기가 아닌 다른 기기에 파일을 저장하지 마세요

ü 문서의 유효 기간을 준수하세요

ü 오래되었거나 중복된 콘텐츠를 신고하세요

ü 허가받지 않은 목적으로 내용을 사용하지 마십시오.

ü 자세한 내용은 사이트 소유자에게 문의하세요.

ü 정보 무결성 유지에 도움이 됩니다

📘 애플리케이션 운영 시나리오

다른 부서의 직원이 마케팅 팀의 SharePoint 사이트에 방문자로 로그인하여 새 캠페인 자료를 확인합니다. 이 직원의 역할은 콘텐츠를 수정하거나 공유하지 않고 문서를 읽고, 진행 중인 활동에 대해 알아보고, 오류를 보고하는 것입니다. 사이트 소유자는 정보 보안 및 일관성을 유지하기 위해 읽기 전용 액세스를 구성했습니다.

ü 🔑 제어된 액세스 : SharePoint > 사이트 사용 권한
➡️ 방문자가 콘텐츠를 볼 수만 있도록 합니다.

ü 📄 문서 보기 : 문서 > 브라우저에서 보기
➡️ 정보를 수정하지 않고도 액세스할 수 있습니다.

ü 🔐 변경 방지 : 변경 권한 없음
➡️ 파일 무결성과 공식 버전을 보호합니다.

🧩 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🔑 방문자 접근	SharePoint > 설정 > 사이트 권한
📄 콘텐츠 보기	SharePoint > 문서 > 브라우저에서 보기
🔐 변경 제어	파일 > 읽기 전용(권한)
📢 교통 통제	공유 금지 > 회사 정책

🚀 생산성 이점

ü 수정 위험 없이 정보 접근

ü 엔터프라이즈 콘텐츠의 무결성 보호

ü 무단 개입으로 인한 오류 감소

ü 정보 전파에 대한 더 큰 통제력

ü 빠르고 안전한 문서 열람

ü 보안 및 규정 준수 정책 준수

ü 부서 간 투명한 협업

ü 접근 및 뷰 추적

ü 사이트 소유자의 관리 부담 감소

ü 디지털 콘텐츠 거버넌스 지원

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

ü 회사 정책 검토 📘
방문자는 HR 사이트에 접속하여 정책, 혜택, 절차를 읽을 수 있지만 이를 편집할 수는 없습니다.

ü 기능 간 보고서에 대한 접근 📊 다른 부서의 관리자는
재무팀 이 게시한 월별 보고서에 읽기 전용으로 접근합니다.

ü 교육 자료 보기 🎓
직원들은 교육 사이트에 접속하여 내용을 변경하지 않고도 가이드와 매뉴얼을 읽을 수 있습니다.

❓ 자가 평가 질문

1. SharePoint 사이트 방문자인지 어떻게 알 수 있나요?

2. 방문자는 회원에 비해 어떤 권한을 가지고 있나요?

3. 읽기 전용 문서에 어떻게 접근하나요?

4. 방문자로서 파일을 편집하려고 하면 어떻게 되나요?

5. 콘텐츠의 무단 공유를 어떻게 방지할 수 있나요?

6. 방문객에게 어떤 행동이 금지되어 있나요?

7. 문서의 오류를 어떻게 보고합니까?

8. 방문자로서 파일을 다운로드할 수 있나요?

9. 보호된 콘텐츠를 어떻게 인식하나요?

10. 정보의 흐름을 통제하는 것이 왜 중요한가요?

🧾 내가 배운 것 요약

SharePoint 사이트에서 방문자의 역할과 책임에 대해 알아보았습니다. 읽기 전용 모드로 콘텐츠에 액세스하고, 사용 가능한 리소스를 탐색하고, 편집 제한을 준수하고, 정보 흐름을 제어하는 방법을 익혔습니다. 이 역할은 데이터 보안이나 무결성을 저해하지 않으면서 투명성과 정보 접근성을 보장하는 데 필수적입니다. 이제 기업 콘텐츠를 책임감 있게 검토하고 공유 정보의 거버넌스 및 보호에 기여할 수 있습니다.

f) 추가 고려 사항 및 모범 사례

· 역할 조합 : SharePoint Online에서는 사용자에게 여러 역할 또는 임시 역할을 할당하고 프로젝트, 임시 요구 사항 또는 조직 변경 사항에 따라 권한을 조정할 수 있습니다. 이러한 유연성을 통해 작업 환경의 변화에 신속하게 대응하고 각 사용자가 프로젝트의 각 단계에 필요한 리소스에만 액세스할 수 있도록 할 수 있습니다. 예를 들어, 교체 인력을 충원하거나 특정 이니셔티브를 지원하기 위해 역할을 임시로 할당했다가 필요성이 사라지면 역할을 취소할 수 있습니다. 문서, 폴더 또는 사이트 전체 영역에 대한 다양한 권한을 조합하면 실제 운영 책임에 따라 액세스 수준을 사용자 지정할 수 있습니다. 모든 변경 사항을 문서화하고 역할 할당 및 취소에 대한 명확한 기준을 설정하는 것이 중요합니다. 이러한 접근 방식은 오류 위험을 줄이고 협업을 촉진하며 기업 디지털 환경의 전반적인 보안을 강화합니다.

· 세분화된 구성 : SharePoint Online에서 중요한 데이터를 보호하는 가장 효과적인 전략 중 하나입니다. 이 기능을 통해 관리자는 개별 문서 또는 폴더에 특정 권한을 할당하여 권한이 있는 사용자만 액세스할 수 있도록 제한할 수 있습니다. 이러한 접근 방식은 가시성 및 수정 수준을 차별화하여 지정된 그룹 외부에서 중요한 정보에 접근할 수 없도록 합니다. 또한, 세부적인 규칙을 통해 파일 작업을 추적하고 감사 및 사고 대응 역량을 강화할 수 있습니다. 변화하는 비즈니스 및 직원 요구 사항을 반영하여 이러한 설정을 정기적으로 업데이트하는 것이 중요합니다. 신중한 권한 관리는 오류 또는 의도치 않은 침해 위험을 줄여 디지털 정보 시스템의 모든 수준에서 보안을 강화합니다.

· 정기적인 모니터링 및 검토 : 역할이 올바르게 할당되었는지 정기적으로 확인하고, 구조, 인력 또는 규정 준수 요구 사항의 변경 사항에 따라 권한 및 권한을 업데이트하는 것이 필수적입니다. SharePoint Online에서 안전하고 최신의 권한 관리를 위해서는 역할 구조를 효과적으로 모니터링하고 정기적으로 검토하는 것이 필수적입니다. 이상 징후, 비활성 계정 또는 부적절한 할당을 신속하게 파악하기 위해 정기적인 점검 일정을 계획하는 것이 좋습니다. 조직 변경 또는 새로운 규정 준수 요구 사항에 따라 권한을 업데이트하면 무단 액세스 위험을 방지하고 데이터 보호를 강화할 수 있습니다. IT 부서, 지역 관리자 및 규정 준수 부서 간의 협업은 운영 역할 및 책임 간의 일관성을 유지하는 데 필수적입니다. 각 변경 사항은 정확하게 문서화되어야 하며, 이를 통해 의사 결정의 추적성을 높이고 내부 감사를 용이하게 할 수 있습니다. 자동 보고 및 알림 도구를 사용하면 중요한 문제를 더 쉽게 파악할 수 있습니다. 지속적인 검토를 통해서만 권한 구조의 일관성, 효과성 및 보안을 시간이 지남에 따라 유지할 수 있습니다.

· 교육 및 인식 강화 : 모든 사용자는 기업 디지털 생태계의 보안 및 효율성 향상에 기여하기 위해 자신의 책임과 역할의 한계에 대한 교육을 받아야 합니다. 조직 내에서 교육 및 인식 제고를 촉진하는 것은 SharePoint를 안전하고 지능적으로 사용하는 데 가장 효과적인 도구 중 하나입니다. 모든 사용자는 역할에 관계없이 자신의 책임에 대한 명확한 지침을 받고 권한에 따른 한계와 기능을 완전히 이해해야 합니다. 사용 방법 가이드, 웨비나 또는 대화형 세션과 같은 전담 교육에 투자하면 위험한 행동을 예방하고 데이터 보호에 대한 관심을 높이는 데 도움이 됩니다. 지식이 풍부한 사용자만이 민감한 콘텐츠를 인식하고, 리소스를 공유할 때 적절한 행동을 취하고, 플랫폼의 전반적인 보안에 적극적으로 기여할 수 있습니다. 광범위한 책임 문화는 오류 또는 우발적인 침해 위험을 줄이고, 거버넌스를 강화하며, 기업 디지털 생태계의 효율성과 신뢰성을 향상시킵니다.

· 거버넌스의 역할 : SharePoint에서 거버넌스는 보안 및 관리 효율성의 초석입니다. 거버넌스는 역할, 책임 및 운영 경계를 명확하게 정의하는 공식화된 정책을 기반으로 합니다. 에스컬레이션 절차는 중요한 문제나 위반 사항을 신속하게 처리할 수 있도록 하는 데 필수적입니다. 감사 추적은 수행된 모든 활동의 추적성을 보장하여 내부 감사 과정에서 투명성과 지원을 제공합니다. 모든 직급 간의 원활하고 투명한 소통은 일관된 의사 결정과 모든 우려 사항의 신속한 해결을 촉진합니다. 효과적인 거버넌스는 규정 준수를 지원하고 비즈니스 위험을 줄이며 디지털 생태계 전반에 걸쳐 신뢰와 인식을 증진합니다. 이러한 방식으로만 SharePoint는 조직 성장을 위한 진정한 전략적 도구가 될 수 있습니다.

연습. 역할 할당 모범 사례

🎯 운동의 목적

이 연습의 목표는 SharePoint 사이트에서 역할을 효과적으로 관리하는 실용적인 가이드를 제공하고, 역할 결합, 세분화된 권한 구성, 모니터링 및 정기 검토, 사용자 교육, 거버넌스 구축을 위한 모범 사례를 적용하는 것입니다. 사용자 지정 권한 수준을 만들고, 그룹을 통해 권한을 할당하고, 변경 사항을 추적하고, 정기 검토 일정을 정하고, 공동 작업자에게 인식을 높이는 방법을 배우게 됩니다. 이 연습은 보안을 강화하고, 투명성을 향상시키고, 팀 협업을 최적화하여 부적절한 액세스 위험을 줄이고 디지털 콘텐츠의 책임감 있는 관리를 보장하도록 설계되었습니다.

🛠️ 운영 단계

1. SharePoint 사이트에 관리자로 로그인합니다. 🔐
✓ 로그인 https://portal.office.com 회사 신임장을 사용하여 🌐
✓ 아이콘 을 클릭하세요 Microsoft 365 대시보드의 SharePoint 🧭
✓ 관리하려는 사이트를 선택합니다(예: " 프로젝트 팀 " ) 🗂️
✓ 계정이 " 사이트 소유자 " 그룹에 포함되어 있는지 확인합니다. 👑
✓ ⚙️ 아이콘 > 사이트 설정을 클릭하세요 🛠️
✓ 이동 활성 그룹을 볼 수 있는 사이트 권한 🔎
✓ 사이트가 부모 사이트의 권한을 상속하는지 확인하세요 🔗
✓ 필요한 경우 클릭하세요 권한 상속 중단 ✂️
✓ 권한이 있는 사용자로만 접근을 제한 합니다 . 🔐
✓ 추후 분석을 위해 기존 그룹을 기록합니다 . 📝

2. 기존 그룹 및 역할 분석 👥
✓ 클릭하세요 고급 권한 보기 🔍
✓ 기본 그룹을 검토하세요: " 소유자 " , " 회원 " , " 방문자 " 🧑 ‍ 🤝 ‍ 🧑
✓ 각 그룹을 클릭하여 할당된 사용자를 확인합니다 . 👁️
✓ 그룹을 통하지 않고 직접 권한이 있는 사용자가 있는지 확인합니다. 🚫
✓ 권한 목록을 Excel로 내보냅니다 (가능한 경우). 📤
✓ 중복되거나 일관되지 않은 역할을 식별합니다 . ⚠️
✓ 권한과 책임 간의 일관성을 확인합니다. 📊
✓ 변경 내역 보기(활성화된 경우) 🕓
✓ IT 팀 또는 사이트 소유자에게 문제 보고 📣
✓ 역할 재조정 계획 준비 🧾

3. 사용자 정의 권한 수준 만들기 🧩
✓ 이동 사이트 설정 > 고급 권한 ⚙️
✓ 클릭하세요 권한 수준 > 새 수준 추가 ➕
✓ 설명적인 이름을 지정합니다(예: " 제한된 기여자 " ) 🏷️
✓ 필요한 작업만 선택합니다: 보기, 추가, 편집 ✅
✓ 불필요한 작업 선택 해제: 삭제, 권한 관리 ❌
✓ 의도된 역할과 일치하는 기능만 포함합니다 🧠
✓ 새 레벨을 저장하고 공유 파일에 문서화합니다 💾
✓ 레벨을 할당 할 수 있는지 확인합니다 📌 ✓
평가판 계정으로 레벨을 테스트합니다 🧪
✓ IT 팀 에 가용성을 알립니다 📬

4. 보안 그룹 생성 및 관리 🛡️
✓ 이동 사용자 및 그룹 > 새 그룹 만들기 👤
✓ 일관된 이름을 지정합니다(예: " 마케팅 팀 독서 " ) .🏷️
✓ 그룹에 대한 명확한 설명을 입력합니다 .📝
✓ 그룹 소유자를 설정합니다(예: 부서 관리자) .👨 ‍ 💼
✓ 그룹 구성원을 볼 수 있는 사람을 선택합니다 .👁️ ‍ 🗨️
✓ 유사한 요구 사항을 가진 사용자를 추가합니다 .➕
✓ 그룹에 사용자 지정 권한 수준을 할당합니다 .🧩
✓ 개별 사용자에게 직접 할당하지 않습니다 .🚫
✓ 공유 파일에 그룹 구성을 문서화합니다 .📄
✓ 그룹이 활성화되어 있고 올바르게 구성되었는지 확인합니다 .✅

5. 권한 변경 추적 활성화 📊
✓ 이동 사이트 설정 > 감사 및 규정 준수 🧭
✓ 클릭하세요 활동 로그 또는 감사 로그 📘
✓ 권한 변경 추적 활성화 🔁
✓ 모니터링할 작업 선택(예: 사용자 추가/제거) 👥
✓ 최소 90일 동안 로그 보존 설정 📅
✓ 자동 월별 보고 구성 📧
✓ 관리자만 로그에 액세스할 수 있도록 보장 🔒
✓ 안전한 SharePoint 폴더에 보고서 저장 📂
✓ 의심스러운 변경 사항을 식별하기 위해 로그 분석 🕵️
✓ IT 보안 팀과 결과 공유 🛡️

6. 정기적인 역할 검토 계획 📆
✓ Outlook을 열고 반복 이벤트를 만듭니다 . 📅
✓ 이벤트 제목을 " SharePoint 사용 권한 검토 " 로 지정합니다. 📝
✓ 부서장과 IT 팀 초대 👥
✓ 그룹 및 권한 목록이 포함된 보고서 준비 📊
✓ 회의 중 역할과 현재 책임 비교 🔍 ✓
비활성 또는 권한이 초과된 사용자 식별 🚫
✓ 필요한 경우 그룹 및 권한 수준 업데이트 🔄
✓ 변경 사항 문서화 🧾
✓ 사이트에 검토 회의록 보관 📁
✓ 영향을 받는 사용자 에게 변경 사항 전달 📣

7. 교육과 인식을 증진하다 🎓
✓ 역할 정책이 포함된 PDF 가이드 만들기 📘
✓ 가이드를 " 내부 문서" 섹션에 업로드 📤
✓ Teams에서 교육 세션 구성 🧑 ‍ 🏫
✓ 세션을 녹화하여 사이트에서 제공 📹
✓ Microsoft Forms를 통해 확인 퀴즈 보내기 📝
✓ 결과 수집 및 차이점 식별 📊
✓ 어려움 에 처한 사용자에게 개인화된 지원 제공 🆘
✓ 모범 사례를 담은 월별 알림 보내기 🔔
✓ 역할 및 권한에 대한 FAQ 섹션 만들기 ❓
✓ 교육 자료를 주기적으로 업데이트하기 🔄

8. 역할 거버넌스 정의 및 게시 🏛️
✓ 역할 할당 정책이 포함된 문서 초안 작성 📄
✓ 새 그룹 생성 기준 포함 🧩
✓ 사이트 소유자 의 책임 정의 👑
✓ 주기적 검토 빈도 지정 📆
✓ 이상 보고 방법 표시 ⚠️
✓ 사이트의 " 거버넌스 " 섹션 에 문서 게시 🌐
✓ 모든 멤버에게 문서 존재 를 전달 📣
✓ Microsoft Forms를 통해 읽기 확인 요청 ✅
✓ 각 개정판으로 문서 업데이트 🔁
✓ 추적을 위해 이전 버전 보관 🗃️

📘 애플리케이션 운영 시나리오

IT 프로젝트 관리 전용 SharePoint 사이트에 과도한 권한을 가진 사용자가 부적절하게 접근하고 있습니다. IT 관리자는 보안과 투명성을 보장하기 위해 역할을 재구성하기로 결정했습니다.
✓ 접근 제어: SharePoint > 설정 > 사이트 권한 🔐
✓ 사용자 지정 역할 생성: 권한 수준 > 새 수준 추가 🧩
✓ 그룹을 통한 할당: 사용자 및 그룹 > 그룹 만들기 👥
✓ 모니터링 및 감사: 감사 및 규정 준수 > 활동 로그 📊
✓ 교육 및 거버넌스: 파일 업로드 > 내부 문서 📁

⌨️ 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🛠️ 권한 관리	SharePoint > 설정 > 사이트 권한 🔐
🧩 사용자 지정 레벨	SharePoint > 사이트 설정 > 고급 권한 > 새 수준 🧱
👥 보안 그룹	SharePoint > 사용자 및 그룹 > 그룹 만들기 👤
📊 활동 로그	SharePoint > 사이트 설정 > 감사 및 규정 준수 📈
📁 거버넌스 문서	SharePoint > 파일 업로드 > 내부 문서 📂

🚀 생산성 이점

✓ 더 나은 액세스 제어 및 감소된 보안 위험
✓ 사용자
의 실제 책임을 반영하는 맞춤형 권한 ✓ 역할 및 권한 관리의 더 큰 투명성
✓ 과도하거나 일관되지 않은 권한으로 인한 오류 감소
✓ 변경 사항 추적 및 더 쉬운 감사
✓ 공동 작업자들 사이에 지속적인 교육 및 광범위한 인식
✓ 문서화되고 쉽게 접근 가능한 거버넌스
✓ 팀과 부서 간의
보다 안전한 협업 ✓ 자동화된 정기 검토
✓ 기업 보안 및 규정 준수 정책과의 일치

❓ 자가 평가 질문

1. SharePoint에서 새로운 권한 수준을 만들려면 어떻게 해야 하나요?

2. 왜 개별 사용자에게 직접 역할을 할당하는 것은 권장되지 않습니까 ?

3. SharePoint는 권한 변경 사항을 추적하기 위해 어떤 도구를 제공합니까?

4. 정기적인 역할 검토를 어떻게 계획하시나요?

5. 어떤 이점이 있나요 ?

6. 거버넌스 정책은 어디에 게시되나요?

7. 사용자들에게 어떻게 인지도를 높이나요?

8. " 제한된 기여자 " 역할 에 대해 어떤 권한을 피해야 합니까 ?

9. 사용자가 부적절한 접근 권한을 가지고 있는지 어떻게 확인하나요?

10. 역할 관리가 부족하면 어떤 위험이 있을까요?

🧾 내가 배운 것 요약

SharePoint에서 사용자 지정 권한, 보안 그룹 및 거버넌스 방식을 결합한 고급 역할 관리 방법을 학습했습니다. 사용자 지정 권한 수준을 만들고, 이를 일관되게 할당하고, 변경 사항을 추적하고, 정기적인 검토 일정을 정하는 방법도 익혔습니다. 이 연습을 통해 안전하고 투명한 콘텐츠 관리를 위해 교육과 문서화가 얼마나 중요한지 깨달았습니다. 이제 이러한 기술을 적용하여 조직 내 보안, 생산성 및 협업을 향상시킬 수 있습니다.

4. 회사에서의 사용 사례

SharePoint Online은 현대 조직의 협업 및 정보 관리 요구를 충족하는 가장 다재다능하고 강력한 플랫폼 중 하나입니다. 모듈식 아키텍처와 지속적인 업데이트 덕분에 다양한 환경에 적응할 수 있어 기업이 디지털화 과제를 유연하고 안전하게 해결할 수 있도록 지원합니다. SharePoint Online의 주요 활용 사례 중 하나는 프로젝트 관리입니다. 이러한 맥락에서 SharePoint는 팀이 개별 프로젝트의 문서를 중앙에서 관리하고, 공유 목록과 일정을 통해 활동을 추적하고, 각 구성원에게 작업을 할당하고, 서로 다른 위치나 기기에서도 실시간으로 협업할 수 있는 전용 사이트를 만들 수 있도록 지원합니다. Microsoft Teams 및 Planner와 같은 도구와 통합되어 더욱 역동적인 환경을 구축하고, 원활한 소통과 프로젝트 진행 상황의 지속적인 모니터링을 지원합니다.

또 다른 매우 유용한 활용 사례는 기업 인트라넷 구축입니다. SharePoint Online을 통해 조직은 뉴스, 내부 커뮤니케이션, 이벤트, 규정, 정책 및 직원에게 유용한 자료를 게시하는 맞춤형 포털을 구축할 수 있습니다. 이 플랫폼의 모듈식 구조는 특정 부서나 프로젝트 그룹을 위한 주제별 영역을 생성할 수 있도록 하여, 쉽게 접근하고 업데이트할 수 있는 정보 흐름과 지식 공유를 촉진합니다. 따라서 인트라넷은 회사 전체 구성원을 위한 단일 기준점이 되어 소속감과 적극적인 참여를 촉진합니다.

문서 관리는 SharePoint Online의 효율성을 높이는 핵심 요소 중 하나입니다. SharePoint Online의 문서 라이브러리를 통해 모든 형식의 파일을 보관, 카탈로그화, 검색 및 공유할 수 있으며, 자동 버전 관리 및 활동 로그를 통해 데이터 보호 규정을 준수하고 변경 사항을 추적할 수 있습니다. 메타데이터 분류, 고급 검색, 폴더 또는 개별 문서에 대한 세부적인 권한 설정 기능을 통해 모든 정보를 쉽게 찾고 권한이 있는 사용자만 접근할 수 있도록 하여 오류나 보안 침해 위험을 줄입니다.

팀 협업, 특히 분산 또는 원격 작업 환경에서 수행하는 역할 또한 중요합니다 . 이 플랫폼의 클라우드 기반 특성 덕분에 여러 부서, 위치 또는 국가에 있는 사람들이 반복적인 이메일 이나 별도의 도구 사용 없이도 공유 문서에서 함께 작업하고, 댓글을 달고, 변경 사항을 제안하고, 실시간 업데이트를 받을 수 있습니다. 이러한 운영의 일관성은 전반적인 생산성을 향상시키고, 혁신을 촉진하며, 더욱 개방적이고 포용적인 기업 문화를 구축하는 데 기여합니다.

마지막으로, SharePoint Online은 프로세스 자동화 기능을 통해 복잡하고 반복적인 비즈니스 절차를 디지털화하는 데 활용할 수 있습니다. 예를 들어, 자동화된 워크플로를 통해 문서 승인 요청, 리소스 예약 또는 직원 피드백 수집을 쉽게 관리하고, 인적 오류 발생 가능성을 줄이고 응답 시간을 단축하는 특정 규칙을 구성할 수 있습니다. Power Automate 및 Microsoft 365 API와의 통합을 통해 이러한 가능성을 더욱 확장하여 각 조직의 고유한 요구에 맞는 맞춤형 솔루션을 구축할 수 있습니다.

간단히 말해, SharePoint Online을 도입하면 정보 관리 과제를 효과적이고 체계적으로 해결하여 지식 공유, 운영 효율성, 그리고 조직의 디지털 진화를 촉진할 수 있습니다. 복잡한 프로젝트 조정, 내부 커뮤니케이션 중앙 집중화, 전략 문서 보관, 직원 간 협업 촉진, 관리 프로세스 간소화 등 어떤 용도로든 SharePoint Online은 오늘날 비즈니스 성공을 위한 전략적 도구입니다.

a) 프로젝트 관리

SharePoint Online은 회사 프로젝트를 체계적이고 협업적으로 관리하는 데 이상적인 도구입니다.

· 전담 프로젝트 사이트 생성 : 각 프로젝트별로 전담 SharePoint 사이트를 생성하면 업무를 체계적이고 투명하게 관리할 수 있습니다. 각 사이트는 목표, 결과물, 주요 연락처, 활동 일정 등 특정 요구 사항에 맞게 사용자 지정할 수 있습니다. 테마별 공간은 리소스 집중 및 여러 부서 직원 간의 협업을 용이하게 합니다. 문서는 항상 최신 상태로 유지되고 중앙 집중화되어 있으며, 플랫폼의 클라우드 기반 특성 덕분에 어디서든 액세스할 수 있습니다. 프로젝트 구성원은 내부 포럼을 통해 구체적인 토론에 참여하고, 아이디어를 공유하고, 문제를 신속하게 해결할 수 있습니다. 동적 작업 목록은 작업 분배, 책임 할당, 진행 상황 추적을 지원합니다. 이러한 디지털 조직은 생산성을 향상시키고 모든 참여자 간의 지식 공유를 촉진합니다. 각 프로젝트별로 전담 SharePoint 사이트를 생성하면 업무를 체계적이고 투명하게 관리할 수 있습니다. 각 사이트는 목표, 결과물, 주요 연락처, 활동 일정 등 특정 요구 사항에 맞게 사용자 지정할 수 있습니다. 테마별 공간은 리소스 집중 및 여러 부서 직원 간의 협업을 용이하게 합니다. 문서는 항상 최신 상태로 유지되고 중앙 집중화되어 있으며, 플랫폼의 클라우드 기반 특성 덕분에 어디서든 액세스할 수 있습니다. 프로젝트 구성원은 내부 포럼을 통해 구체적인 논의에 참여하고, 아이디어를 공유하고, 시의적절하게 문제를 해결할 수 있습니다. 동적 작업 목록은 작업 분할, 책임 할당, 진행 상황 추적에 도움이 됩니다. 이러한 디지털 조직은 생산성을 향상시키고 모든 참여자 간의 지식 공유를 촉진합니다. 각 프로젝트별 전담 SharePoint 사이트를 구축하면 명확하고 체계적인 업무 처리가 가능합니다. 각 사이트는 목표, 결과물, 주요 연락처, 활동 일정 등을 위한 섹션을 포함하여 특정 요구 사항에 맞게 사용자 지정할 수 있습니다. 테마별 공간은 리소스 집중 및 여러 부서 구성원 간의 협업을 용이하게 합니다. 문서는 항상 최신 상태로 유지되고 중앙 집중화되어 있으며, 플랫폼의 클라우드 기반 특성 덕분에 어디서든 액세스할 수 있습니다. 프로젝트 구성원은 내부 포럼을 통해 구체적인 논의에 참여하고, 아이디어를 공유하고, 시의적절하게 문제를 해결할 수 있습니다. 동적 작업 목록은 작업 분할, 책임 할당, 진행 상황 추적에 도움이 됩니다. 이러한 디지털 조직은 생산성을 향상시키고 모든 참여자 간의 지식 공유를 촉진합니다.

· 문서 중앙화 : 모든 프로젝트 파일을 항상 체계적으로 정리하여 보관하는 디지털 아카이브를 구축하는 것을 의미합니다. 이를 통해 중복이나 손실 위험을 크게 줄이고 팀원들이 언제 어디서든 어떤 기기에서든 필요한 정보에 빠르게 액세스할 수 있습니다 . 직관적인 인터페이스를 통해 이름, 날짜 또는 메타데이터로 검색하여 수천 개의 파일에서도 문서를 쉽게 찾을 수 있습니다. 권한 관리 기능을 통해 각 문서는 권한이 있는 사람만 열람, 편집 또는 공유할 수 있으므로 민감한 정보의 보안이 강화됩니다. 또한 OneDrive와의 자동 동기화를 통해 오프라인에서도 최신 버전을 항상 사용할 수 있습니다. 마지막으로, 파일을 작업 또는 프로젝트 토론에 연결할 수 있는 기능은 추적성과 협업을 향상시켜 문서를 전략적이고 역동적인 리소스로 활용할 수 있도록 합니다. SharePoint에서 문서를 중앙화하면 모든 프로젝트 파일을 항상 체계적으로 정리하여 보관하는 디지털 아카이브를 구축할 수 있습니다.

· 활동 추적 : Planner 및 To Do와의 통합을 통해 작업을 할당하고 마감일, 진행 상황 및 우선순위를 모니터링할 수 있습니다. SharePoint, Planner, To Do의 통합 덕분에 프로젝트 활동 관리가 명확하고 체계적으로 이루어집니다. 각 작업은 마감일과 우선순위를 지정하여 특정 담당자에게 할당할 수 있습니다. 진행 상황 업데이트는 실시간으로 확인 가능하여 팀원 간의 시의적절한 협업을 지원합니다 . Planner는 사용자 지정 가능한 보드와 탭을 통해 작업에 대한 그래픽 개요를 제공합니다. To Do를 통해 개별 일일 작업을 추적하여 간과 및 지연을 방지할 수 있습니다. 자동 알림을 통해 새로운 작업이나 상태 변경 사항을 알 수 있습니다. 이를 통해 생산성을 높이고 중복 또는 비효율성 위험을 크게 줄일 수 있습니다.

· 진행 상황 시각화 : SharePoint Online의 진행 상황 시각화는 프로젝트 활동 진행 상황을 즉각적이고 상세하게 보여주는 동적 대시보드와 보고서를 통해 구현됩니다. 관리자는 작업 목록과 연결된 문서에서 데이터를 자동으로 수집하는 그래프, 상태 표시기, 대화형 테이블을 확인할 수 있습니다. 이를 통해 중요한 문제, 지연 또는 개입이 필요한 영역을 적시에 파악하여 사전 예방적 관리를 용이하게 할 수 있습니다. 대시보드는 사용자 지정이 가능하며 Power BI 데이터를 통합하여 필요에 따라 심층 분석 및 요약 또는 상세 보기를 제공할 수 있습니다. 팀원 들은 또한 투명성을 향상시켜 개인 및 팀 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다. 모든 기기에서 정보에 액세스할 수 있으므로 모니터링이 원활하고 유연합니다. 이러한 방식으로 SharePoint는 효과적인 프로젝트 거버넌스를 위한 핵심 도구가 됩니다.

· 버전 관리 및 변경 제어 : 각 문서는 버전 기록을 유지 관리하여 변경 사항을 쉽게 검색하고 이전 콘텐츠를 복원할 수 있습니다. SharePoint Online의 통합 버전 관리 시스템은 공유 문서의 모든 변경 사항을 완벽하게 추적할 수 있도록 합니다. 각 파일에 대한 자세한 버전 기록은 각 변경을 수행한 사람, 변경 날짜 및 시간, 그리고 관련 주석을 포함하여 자동으로 저장됩니다. 이를 통해 이전 버전을 비교하고, 오류나 원치 않는 변경 사항을 신속하게 파악하고, 한 번의 클릭으로 원하는 문서 상태로 되돌릴 수 있습니다. 이 기능은 여러 사람이 동시에 변경하는 공동 작업 환경에서 특히 유용합니다. 이전 버전을 검색하는 것은 직관적이며 고급 기술 지식이 필요하지 않으므로 콘텐츠 관리가 더욱 안전하고 투명해집니다. 버전 기록을 통해 감사 및 규정 준수 요구 사항도 충족할 수 있으므로 모든 작업 단계를 문서화하고 쉽게 검증할 수 있습니다.

· 세분화된 권한 관리 : 권한이 있는 사용자만 중요한 정보에 액세스할 수 있도록 역할과 권한을 구성할 수 있습니다. SharePoint의 세분화된 권한 관리를 통해 각 문서 또는 사이트 영역에 누가 액세스, 편집 또는 공유할 수 있는지 정확하게 관리할 수 있습니다. 독자, 기여자, 소유자 등 고유한 역할을 정의하고 그룹이나 개인에게 할당하여 중요한 정보의 기밀성을 극대화할 수 있습니다. 폴더, 파일 또는 페이지 수준에서 설정을 사용자 지정할 수 있어 데이터 보호에 유연성을 제공합니다. 액세스 로그 및 공유 알림을 통해 콘텐츠와 상호 작용하는 사용자를 쉽게 모니터링할 수 있습니다. 프로젝트 진행 상황에 따라 권한을 신속하게 조정할 수 있으므로 정보 보안을 완벽하게 제어하고 원치 않는 액세스를 방지할 수 있습니다. 규정 및 회사 정책을 준수하려면 권한을 신중하게 구성하는 것이 필수적입니다.

· 실시간 공동 작업 : SharePoint Online의 공동 작성 기능을 사용하면 여러 사용자가 동일한 Word, Excel 또는 PowerPoint 문서를 동시에 편집하고 서로의 변경 사항을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 각 작업은 자동으로 저장되고 동기화되므로 중복되거나 덮어쓰여지는 버전이 발생할 위험이 없습니다. 색상 커서와 시각적 알림을 통해 누가 파일의 어떤 부분을 작업하고 있는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 통합된 메모 기능을 통해 아이디어, 우려 사항 또는 수정 사항에 대한 즉각적인 논의가 가능해져 팀워크가 더욱 활발해집니다. 버전 관리 기능을 통해 언제든지 이전 버전을 검색하거나 변경 사항을 비교할 수 있습니다. 클라우드 접근성을 통해 어떤 기기에서든 원격으로 협업할 수 있습니다. 이러한 접근 방식은 기존 문서 작업을 참여적이고 민첩하며 투명한 프로세스로 전환합니다.

· Microsoft Teams와의 통합 : Microsoft Teams와의 통합을 통해 SharePoint Online은 진정한 협업 허브로 탈바꿈합니다. 동일한 작업 환경에서 그룹 채팅이나 비공개 대화를 시작하고, 예약된 회의나 즉시 회의 및 화상 회의를 구성하고, 프로젝트 맥락을 벗어나지 않고도 팀 과 파일을 공유할 수 있습니다. SharePoint에 저장된 모든 문서는 Teams를 통해 실시간으로 논의, 검토 및 업데이트할 수 있으며, 댓글과 알림을 활용하여 의사 결정 추적성을 향상시킵니다. 두 플랫폼 간의 동기화를 통해 팀원들은 동시에 파일 작업을 수행하고, 일관된 버전과 접근 가능한 기록을 유지할 수 있습니다. 또한, 주제별 채널을 통합하여 효율적인 커뮤니케이션 관리를 지원하고 모든 이해 관계자의 참여를 촉진합니다. 이를 통해 모든 기기에서 원활하고 투명하며 항상 접근 가능한 협업이 가능합니다.

· 자동 알림 및 업데이트 : SharePoint Online에서는 모든 참여자가 시의적절한 알림을 통해 자신의 활동에 대한 정보를 지속적으로 받을 수 있습니다. 사용자는 이메일 또는 인터페이스를 통해 직접 알림을 받아 새 과제, 문서 변경 사항 또는 토론에 대한 의견을 확인할 수 있습니다. 이 시스템을 통해 마감일을 놓치는 일이 없고 모든 참여자가 최신 프로젝트 진행 상황을 파악할 수 있습니다. 알림은 개별 요구 사항에 따라 맞춤 설정하여 알림을 받을 이벤트를 선택할 수 있습니다. 또한 Teams 및 Outlook과의 동기화를 통해 모든 알림을 중앙에서 관리하여 정보 유출을 방지할 수 있습니다. 이를 통해 명확하고 시의적절하며 항상 접근 가능한 커뮤니케이션이 가능해져 적극적이고 지속적인 참여가 촉진됩니다. 사전 알림 관리는 운영 투명성과 팀워크의 전반적인 효율성을 향상시킵니다.

· 결과물 저장 및 전달 : 결과물은 체계적이고 쉽게 접근할 수 있는 방식으로 저장됩니다. SharePoint에 결과물을 저장하고 전달하면 추적 가능성과 보안을 극대화할 수 있습니다. 각 프로젝트 결과는 단계, 유형 또는 클라이언트별로 구성된 전용 폴더에 저장되며, 메타데이터를 통해 쉽게 찾을 수 있습니다. 권한 관리를 통해 권한이 있는 사용자만 파일에 액세스, 다운로드 또는 공유할 수 있습니다. 문서 버전은 항상 사용 가능하므로 이전 수정 사항을 쉽게 검색할 수 있습니다. 결과물이 업로드되거나 업데이트되면 자동 알림을 통해 팀에 알립니다. 워크플로 통합을 통해 결과물 전달을 승인 프로세스에 연결할 수 있습니다. 이를 통해 각 결과물은 항상 사용 가능하고 최신 상태를 유지하며 내외부 이해관계자와 공유할 준비가 되어 있습니다.

연습. 프로젝트 관리

🎯 운동의 목적

이 연습은 효과적인 기업 프로젝트 관리를 위해 Microsoft SharePoint를 활용하는 방법에 대한 실용적이고 상세한 가이드를 제공합니다. 사용자는 전용 프로젝트 사이트를 생성하고, 문서를 중앙에서 관리하고, 작업을 할당하고, 진행 상황을 추적하고, 버전 및 권한을 관리하고, 실시간으로 협업하고, Microsoft Teams 및 Power BI와 같은 도구를 통합할 수 있습니다. 이 연습은 SharePoint가 팀 커뮤니케이션 및 생산성의 허브 역할을 하는 실제 운영 환경을 시뮬레이션하도록 설계되었습니다 . 이 연습을 완료하면 사용자는 SharePoint를 효과적이고 전략적으로 구성하고 사용할 수 있는 구체적인 운영 기술을 습득하게 됩니다 .

🛠️ 운영 단계

1. 프로젝트 웹사이트 만들기 🏗️

✓ SharePoint에 로그인하고 "사이트 만들기"를 클릭합니다 .🖱️
✓ 협업을 위해 " 팀 사이트 " 를 선택합니다 .🧩
✓ 프로젝트 이름을 입력합니다(예: " Vega 프로젝트 " ) .📝
✓ 역할을 가진 팀원을 추가합니다 .👥
✓ " 마침 " 을 클릭하여 사이트를 생성합니다 .✅
✓ 웹 파트(예: 작업 , 문서) 로 홈페이지를 사용자 지정합니다 .🧱
✓ 로고를 추가하고 일관된 테마를 선택합니다 .🎨
✓ 명확한 탐색 구조를 만듭니다(예: " 문서 " , " 작업 " ) .🧭
✓ 사이트를 저장하고 게시하여 작동시킵니다 .💾
✓ 즉시 액세스할 수 있도록 팀과 링크를 공유합니다 .🔗

2. 문서 중앙화 📂

✓ 사이트의 "문서" 라이브러리에 액세스합니다 .📁
✓ " 업로드 " 를 클릭하여 단일 파일이나 폴더를 삽입합니다 .⬆️
✓ 주제별 폴더(예: " 계약 " , " 보고서 " ) 를 만듭니다 .🗂️
✓ 사용자 정의 메타데이터(예: 문서 유형, 마감일)를 추가합니다 .🏷️
✓ 추적 가능성을 위해 " 작성자 " 열을 활성화합니다. 🧑 ‍ 💼
✓ 범주 또는 날짜별로 필터링된 보기 설정 🔍
✓ 오프라인 액세스를 위해 OneDrive와 라이브러리 동기화 🔄
✓ 더 쉽게 이해할 수 있도록 파일에 설명 추가 🗒️
✓ 필요한 경우 편집을 위해 파일 잠금(체크아웃) 🔐
✓ 역할별 권한으로 파일 공유 📨

3. 진행 상황 보기 📊

✓ Power BI 웹 파트를 홈에 삽입 📊
✓ Excel 또는 데이터베이스에서 진행 상황 보고서 연결 📎
✓ 완료율, 기한이 지난 작업과 같은 KPI 표시 📌 ✓
막대형, 원형 및 타임라인 차트 추가 📉
✓ 자동 데이터 새로 고침 설정 🔄
✓ 팀, 마일스톤 또는 프로젝트 영역 별 필터링 🧮
✓ 과거 분석을 위한 시간 추세 보기 📆
✓ 고급 분석을 위해 Excel과 통합 📊
✓ 시각적 명확성을 위해 색상 및 레이아웃 사용자 지정 🎨
✓ 정렬을 위해 팀과 대시보드 공유 👥

4. 버전 관리 및 변경 관리 🕓

✓ "라이브러리 설정"으로 이동하여 버전 제어를 활성화합니다 .⚙️
✓ 보관할 최대 버전 수를 설정합니다 .🔢
✓ 각 파일의 변경 내역을 확인합니다 .📜
✓ 오류 발생 시 이전 버전으로 되돌립니다 .⏮️
✓ 변경 사항에 설명적 주석을 추가합니다 .💬
✓ 중요한 변경 사항에 대해 자동으로 알림을 받습니다 .📣
✓ 충돌을 방지하기 위해 검토를 위해 파일을 잠급니다 .🔐
✓ 게시하기 전에 콘텐츠 승인을 활성화합니다 .✅ ✓
전용 폴더에 최종 버전을 저장합니다 .📁
✓ 감사 및 추적을 위해 수정 사항을 문서화합니다. 🧾

5. 세분화된 권한 관리 🔐

✓ "사이트 설정" → "사이트 권한"으로 이동 ⚙️
✓ 보안 그룹(예: 독자, 편집자, 소유자 ) 만들기 👥
✓ 폴더 또는 파일 수준에서 권한 할당 🗂️
✓ 사용자 지정에 대한 권한 상속 제거 🔄
✓ 만료 보호 링크 로 파일 공유 🔗
✓ 외부 액세스에 대한 만료 시간 설정 ⏰
✓ 보안 강화를 위해 2단계 인증 사용 🔑
✓ 활동 로그를 통해 액세스 및 변경 사항 모니터링 📊
✓ 더 이상 필요 하지 않은 액세스 권한을 주기적으로 취소합니다. ❌
✓ 규정 준수를 위한 액세스 정책 문서화 📚

6. 실시간 협업 🤝

✓ Word/Excel/PowerPoint Online에서 문서 열기 📄
✓ 동료를 초대하여 동시에 편집 👥
✓ 실시간으로 다른 사용자의 커서 보기 🖱️
✓ 타겟 피드백을 위해 댓글과 @멘션 사용 💬
✓ 빠른 토론을 위한 통합 채팅 활성화 💻
✓ 지속적인 자동 저장 활용 💾
✓ " 버전 비교 " 를 사용하여 변경 사항 확인 🔍
✓ 상황에 맞는 토론을 위해 Teams와 통합 💬
✓ 문서에서 바로 빠른 회의 만들기 📞
✓ 투명성을 위해 기록에 변경 사항 기록 📜

7. Microsoft Teams와의 통합 💬

✓ Teams에서 전용 프로젝트 채널 만들기 📺
✓ 채널에 " SharePoint " 탭 추가 🧩
✓ 직접 액세스를 위해 프로젝트 사이트 연결 🔗
✓ Teams에서 직접 문서 보기 및 편집 📄
✓ Planner를 작업 보드 로 추가 📋
✓ 빠른 업데이트 및 질문을 위해 채팅을 사용하세요 .💬
✓ 채널 대화에서 파일을 공유하세요 .📎
✓ Teams에서 직접 모임을 시작하세요 .📞
✓ 채널에서 SharePoint의 알림을 받으세요 .🔔
✓ 플랫폼을 전환하지 않고 협업하세요 .🔄

8. 자동 알림 및 업데이트 🔔

✓ 문서 라이브러리에서 "알림"으로 이동 📁
✓ " 알림 추가 " 를 클릭하여 구성 🛠️
✓ 모니터링할 변경 유형 선택 📝
✓ 빈도 설정(즉시, 매일, 매주) ⏱️
✓ 알림 수신자 선택 📧
✓ 메시지 제목 및 내용 사용자 지정 ✉️
✓ Planner에서 변경 사항에 대한 알림 활성화 📋
✓ 고급 워크플로에 Power Automate 사용 🔄
✓ Teams 또는 이메일을 통해 알림 보내기 📬
✓ 자동 보고서 로 활동 모니터링 📊

9. 성과물 보관 및 전달 📦

✓ 읽기 전용 권한이 있는 "전달 가능" 폴더 만들기 📁
✓ 승인된 문서의 최종 버전 업로드 ⬆️
✓ 마감일 및 책임자와 같은 메타데이터 추가 🏷️
✓ Power Automate를 사용하여 자동으로 클라이언트에게 전송 📤
✓ 만료일이 있는 공유 가능한 링크 만들기 🔗
✓ Adobe Sign 으로 문서에 디지털 서명 ✍️
✓ 백업을 통해 OneDrive 또는 SharePoint에 보관 ☁️
✓ 정책에 따라 보존 기한 설정 📆
✓ 로그 및 영수증을 통한 문서 전달 🧾
✓ 암호화 및 제한된 액세스로 파일 보호 🔐

🧪 애플리케이션 운영 시나리오

한 국제 팀이 신제품 출시를 관리해야 합니다. SharePoint 사이트는 문서 중앙 관리, 작업 할당, 진행 상황 추적, 실시간 협업을 위해 만들어졌습니다. 팀은 여러 지역에서 근무하며, 투명성, 추적성, 생산성을 보장하기 위해 Teams와 통합된 단일 공간이 필요합니다.

📁 사이트 생성
✓ SharePoint에 로그인하고 클릭하세요. 홈페이지에서
"사이트 만들기"를 선택하세요 . ✓ 대화 상자에서
"팀 사이트"를 선택 합니다. ✓ " 사이트 이름 " 필드 에 프로젝트 이름을 입력 하고 클릭합니다. “다음” ✓
“ 멤버 추가 ” 필드 에 팀 멤버를 추가 하고 클릭하십시오 . "완료" .
✓ 클릭하여 홈페이지를 사용자 지정하세요. "편집" 하고 "활동", "문서", "뉴스"와 같은 웹 파트를 추가합니다.

📂 문서 관리
✓ 사이트의 측면 메뉴에서
" 문서 " 섹션 으로 이동합니다 . ✓ 클릭하세요. "업로드" → "파일" 또는 "폴더"를 클릭 하여 콘텐츠를 삽입합니다.
✓ 클릭하세요. "새로 만들기" → "폴더"를 클릭하여 주제별 구조를 만듭니다.
✓ 클릭하세요. "열 추가" → "선택"을 클릭하여 사용자 지정 메타데이터를 만듭니다.
✓ 다음을 클릭합니다. 필터링된 보기를 만들려면 "보기 옵션" → "보기를 다른 이름으로 저장"을 선택하세요 .

📊 활동 모니터링
✓ 클릭하세요 사이트 홈페이지에서 "편집"을 클릭한 다음 "+"를 클릭 하여 웹 파트를 추가합니다.
✓ 선택 "플래너"를 클릭하고 기존 계획을 연결하거나 새 계획을 만듭니다.
✓ 클릭하세요 "+ 활동 추가"를 클릭하여 작업을 삽입합니다.
✓ 활동 을 클릭합니다 . → 관리자를 선택하려면
"할당"을 클릭하세요 . ✓ 작업을 분류하기 위한 "레이블" (예: "긴급")

🔐 접근 제어
✓ 이동 "설정" (기어 아이콘) → "사이트 권한" ✓
클릭 하세요 자세한 관리에 액세스하려면
"고급"을 클릭하세요 . ✓ "권한 상속 중지 " ✓
클릭 특정 역할을 할당하려면
"권한 부여"를 클릭하세요 . ✓ 사용자 권한을 확인하려면 "권한 확인"을 클릭하세요 .

🔔 자동 알림
✓ " 문서 " 라이브러리 로 이동하여 클릭하세요. 이름 옆에 있는
"..."를 선택하세요 . ✓ "알림" → "알림 추가" .
✓ 모니터링할 변경 유형(추가, 수정, 삭제)을 선택합니다.
✓ 빈도(즉시, 매일, 매주)를 설정합니다.
✓ 수신자의 이메일 주소를 입력하고 클릭합니다. "좋아요" .

🧭 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🏗️ 웹사이트 제작	SharePoint → 사이트 만들기 🧭
📂 문서 업로드	문서 라이브러리 → 업로드 📁
📋 활동 관리	웹 파트 추가 → 플래너 📌
📊 진행 상황 보기	웹 파트 추가 → Power BI 📈
🕓 버전 제어	라이브러리 설정 → 버전 관리 🛠️
🔐 권한 관리	사이트 설정 → 사이트 권한 🔑
🤝 실시간 협업	Word Online → 공유 → 다른 사람들과 편집 🧑 ‍ 💻
💬 팀 통합	팀 → 탭 추가 → SharePoint 💼
🔔 자동 알림	라이브러리 → 알림 → 알림 추가 📣
📦 전달물 보관	라이브러리 → 새 폴더 → 권한 설정 → 최종 파일 업로드 📤

🚀 생산성 이점

✓ 단일 공간에 정보를 중앙 집중화합니다.
✓ 분산된 팀 간의 동시 및 비동기 협업을 지원합니다.
✓ 문서 변경 사항을
완벽하게 추적할 수 있습니다 . ✓ 워크플로 및 알림을 자동화합니다.
✓ Microsoft Teams 및 Planner와 완벽하게 통합됩니다.
✓ 파일 검색 및 액세스 시간이 단축됩니다.
✓ 세분화된 권한 관리를 통해 보안이 강화됩니다.
✓ 프로젝트 진행 상황
을 명확하게 파악할 수 있습니다 . ✓ 모든 업데이트에 대한
적시 알림을 제공합니다. ✓ 최종 결과물을 체계적이고 추적 가능한 방식으로 보관합니다.

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

🏢 IT 프로젝트 관리
SharePoint 사이트를 사용하면 개발자, 프로젝트 관리자 및 이해관계자 간의 활동을 조정할 수 있습니다. 각 스프린트는 Planner를 통해 추적할 수 있으며, 기술 문서는 중앙에서 관리되고 버전이 관리 됩니다. Teams와 통합되어 신속한 업데이트와 즉석 회의가 가능합니다.

📦 제품 개발
: 개발 단계에서 SharePoint는 디자인 파일, 기술 사양 및 테스트를 정리하는 데 도움을 줍니다. 작업은 Planner를 통해 할당되고 Power BI를 통해 추적됩니다. 최종 문서는 보관되어 생산 및 마케팅 팀 과 공유됩니다.

📈 마케팅 캠페인:
콘텐츠, 타임라인, 홍보 자료가 포함된 전용 웹사이트를 구축하여 캠페인을 관리할 수 있습니다. 팀원들은 초안 및 편집 계획에 대해 실시간으로 협업할 수 있습니다. 자동 알림을 통해 모든 구성원이 변경 사항을 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

🧑 ‍ 🏫 내부 교육:
SharePoint 사이트는 교육 과정, 자료, 퀴즈 및 피드백을 제공하는 교육 포털 역할을 할 수 있습니다. 직원들은 콘텐츠에 접근하고, 업무를 완료하고, 업데이트를 받을 수 있습니다. 관리자는 진행 상황을 모니터링하고 실시간으로 자료를 업데이트할 수 있습니다.

🛠️ 고객 지원
기술 문서, FAQ, 티켓을 SharePoint 사이트에서 관리할 수 있습니다. 기술자는 콘텐츠를 업데이트하는 동시에 내부 고객은 최신 버전에 액세스할 수 있습니다. 알림을 통해 중요한 변경 사항이나 새로운 솔루션을 확인할 수 있습니다.

❓ 자가 평가 질문

1. SharePoint에서 프로젝트 사이트를 만들려면 어떻게 해야 하나요?

2. 문서 중앙화의 장점은 무엇입니까?

3. Planner로 작업을 추적하려면 어떻게 해야 하나요?

4. Power BI는 진행 상황 시각화에 어떻게 도움이 되나요?

5. 문서 라이브러리에서 버전 제어를 활성화하려면 어떻게 해야 하나요?

6. 세부적인 권한을 관리하는 단계는 무엇입니까?

7. SharePoint에서 문서에 대해 실시간으로 공동 작업하려면 어떻게 해야 하나요?

8. Microsoft Teams와 통합하면 어떤 이점이 있나요?

9. 문서에 대한 자동 알림을 설정하려면 어떻게 해야 하나요?

10. 성과물을 보관하고 전달하는 데 어떤 도구를 사용합니까?

📘 내가 배운 것의 요약

이 연습을 통해 Microsoft SharePoint를 활용한 기업 프로젝트 관리에 대한 전반적인 개요를 파악했습니다. 프로젝트 사이트를 만들고, 문서를 중앙에서 관리하고, 작업을 할당 및 추적하고, Planner 및 Power BI와 같은 통합 도구를 사용하여 진행 상황을 확인하는 방법을 익혔습니다. 권한 관리, 버전 관리, 실시간 협업, 그리고 Microsoft Teams와의 통합에 대해서도 살펴보았습니다. 또한 자동 알림 및 결과물 보관 기능을 구성해 보았습니다. 이러한 기술을 통해 팀 생산성을 향상시키고 , 투명성과 추적성을 확보하며, 프로젝트를 더욱 효율적이고 체계적으로 관리할 수 있습니다.

b) 회사 인트라넷

SharePoint Online의 가장 인기 있는 용도 중 하나는 현대적이고 역동적인 인트라넷을 만드는 것입니다.

· 맞춤형 포털 : SharePoint를 사용하면 모든 기업은 자사의 정체성과 구체적인 운영 요구 사항을 반영하는 맞춤형 포털을 디자인할 수 있습니다. 기업 홈페이지는 모든 전략 정보를 접할 수 있는 중앙 접근 지점이 되어 업데이트, 빠른 링크, 유용한 자료를 제공합니다. 주제별 영역을 생성하여 디지털 공간을 각 부서, 사업부 또는 기업 커뮤니티별로 구분하고 각 사용자 유형에 맞는 관련 콘텐츠를 제공할 수 있습니다. 이러한 공간을 통해 문서 관리, 아이디어 교환, 그리고 공동 목표에 초점을 맞춘 협업이 가능합니다. 그래픽 사용자 지정, 위젯 선택, 그리고 특정 도구의 통합을 통해 각 포털은 고유하고 기능적으로 구성됩니다. SharePoint는 이러한 방식으로 정보 구성을 용이하게 하여 검색 경험과 직원 생산성을 향상시킵니다.

· 뉴스 및 이벤트 공유 : 뉴스 및 이벤트 공유는 SharePoint를 기반으로 구축된 효과적인 인트라넷의 핵심 요소입니다. 디지털 게시판, 피드, 통합 캘린더를 통해 회사 뉴스, 제품 출시, 내외부 이벤트 정보를 신속하게 전달할 수 있습니다. 게시판은 모든 이해관계자가 볼 수 있는 공지 및 업데이트를 게시할 수 있는 중앙 집중식 공간을 제공하여 가장 관련성 높은 커뮤니케이션을 항상 최우선으로 고려합니다. 반면, 동적 피드는 빠르고 상호 작용적인 뉴스 배포를 가능하게 하여 댓글, 좋아요, 실시간 알림을 통해 참여를 촉진합니다. 공유 캘린더를 통해 이벤트 계획 및 조회가 가능하며, 자동 등록, 초대, 미리 알림을 통합할 수 있습니다. 이를 통해 조직 구성원 모두가 진행 중인 이니셔티브에 대한 최신 정보를 얻고 회사 생활에 적극적으로 참여하여 내부 결속력을 강화하고 소속감을 강화할 수 있습니다.

· 정책 및 규정 관리 : SharePoint에서 정책 및 규정 관리는 권한이 있는 사용자만 액세스할 수 있는 중앙 집중식 보안 저장소를 통해 수행됩니다. 회사 정책, 내부 규정, 운영 매뉴얼, 절차 등 모든 공식 문서는 범주 및 버전별로 구조화된 문서 라이브러리에 정리됩니다. 버전 관리를 통해 모든 업데이트 내용을 추적하고 액세스할 수 있으므로 투명성과 변경 내역을 확보할 수 있습니다. 고급 검색 기능을 통해 필요한 파일을 빠르게 찾을 수 있으며, 세분화된 권한 설정을 통해 권한이 있는 사용자만 파일을 편집하거나 승인할 수 있습니다. 자동 알림을 통해 업데이트 또는 수정 사항을 사용자에게 알리고 오래된 문서의 유포를 방지합니다. 워크플로 통합을 통해 새로운 규정 또는 절차의 승인 및 게시가 용이해집니다. 이러한 방식으로 SharePoint는 규정 준수를 지원하고 조직 내 정책 배포를 간소화합니다.

· HR 리소스 및 교육 : SharePoint에서 비즈니스 요구에 맞춰 전담 HR 및 교육 섹션을 만들 수 있습니다. 최신 문서와 간단한 요청 절차를 활용하여 복리후생 관련 주제별 영역을 구성할 수 있습니다. 교육 및 온보딩 리소스는 비디오 라이브러리, 매뉴얼, 가이드 투어를 통해 이용할 수 있습니다. 최신 FAQ를 통해 자주 묻는 질문에 신속하게 답변할 수 있습니다. 디지털 양식을 사용하여 휴가, 휴가 또는 복리후생 요청을 관리하고 HR 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 중앙 집중식 액세스를 통해 정보 활용성과 직원 간 협업을 향상시킵니다. SharePoint는 투명하고 상호 지원하는 기업 문화를 조성합니다.

· 리소스 및 도구 이용 : SharePoint 기반 인트라넷의 핵심적인 측면은 모든 기업 디지털 리소스에 대한 접근을 중앙에서 관리하여 직관적이고 빠른 탐색을 가능하게 하는 것입니다. 직접 링크를 통합하여 모든 사용자가 관리 소프트웨어, 비즈니스 인텔리전스 플랫폼, 회계 소프트웨어와 같은 필수 운영 도구에 빠르게 접근할 수 있습니다. 맞춤 개발된 내부 애플리케이션, 기술 또는 관리 지원 양식, 그리고 일상 업무에 필수적인 외부 포털에도 쉽게 접근할 수 있습니다. SharePoint의 모듈식 구조 덕분에 이러한 링크를 부서 또는 관심 분야별로 구분된 주제별 대시보드로 구성할 수 있습니다. 이 시스템을 통해 리소스를 더 쉽게 찾고, 효율성을 높이며, 정보가 여러 채널에 분산되어 발생하는 오류 위험을 줄일 수 있습니다.

· 콘텐츠 개인 설정 : SharePoint에서 콘텐츠 개인 설정을 통해 각 사용자에게 맞는 정보를 표시할 수 있습니다. 콘텐츠는 회사 역할, 부서 또는 위치를 기준으로 자동 필터링됩니다. 이를 통해 각 사용자는 자신의 업무와 관련된 리소스, 뉴스 및 문서에만 액세스할 수 있습니다. 관리자는 콘텐츠와 관련된 보안 그룹 및 메타데이터를 사용하여 가시성 정책을 정의할 수 있습니다. 이를 통해 포털은 동적이고 효율적이며 안전하게 유지됩니다. 개인 설정은 사용자 경험을 개선하고 정보 과부하 위험을 줄입니다. SharePoint는 이러한 방식으로 협업을 촉진하고 생산성을 향상시킵니다.

· 고급 검색 엔진 : SharePoint의 고급 검색 엔진은 조직 전체의 정보 검색을 간소화하는 핵심 도구입니다. 전체 텍스트 검색을 통해 키워드 입력만으로 문서, 페이지 및 콘텐츠를 빠르게 찾을 수 있으며, 텍스트 및 첨부 파일에서 발견된 내용이 포함된 검색 결과가 표시됩니다. 메타데이터 필터를 사용하면 작성자, 작성일 또는 범주와 같은 특정 조건을 선택하여 검색을 구체화할 수 있어 검색 시간을 크게 단축할 수 있습니다. 지능형 추천 기능을 통해 자주 사용되는 쿼리를 예측하고 유용한 관련 리소스를 찾을 수 있습니다. SharePoint는 정렬 및 파일 미리 보기 옵션을 통해 결과를 명확하고 체계적으로 볼 수 있도록 제공합니다. 이 시스템은 전략적 정보에 대한 빠르고 정확한 접근을 제공하여 팀 간의 생산성과 협업을 지원합니다 . 개인화된 검색 환경은 기업 지식 관리를 용이하게 하고 공유 정보 자산을 향상시키는 데 도움이 됩니다.

· 포럼 및 커뮤니티 : SharePoint의 포럼과 커뮤니티는 회사 구성원 간의 대화와 협업을 촉진하는 데 필수적인 도구입니다. 이러한 디지털 공간을 통해 주제별 토론을 시작하고, 실시간으로 문제를 해결하고, 모든 팀원의 참여를 활용하여 모범 사례를 공유할 수 있습니다 . 포럼을 통해 나중에 참조할 수 있도록 대화를 보관할 수 있으며, 커뮤니티를 통해 부서 간 관심 그룹을 쉽게 만들 수 있습니다. 알림 및 태그 통합 덕분에 가장 관련성 높은 토론을 팔로우하고 시의적절한 업데이트를 받을 수 있습니다. 멘션 및 직접 답글 시스템을 통해 빠르고 효과적인 상호 작용을 지원합니다. SharePoint는 이러한 방식으로 협업 문화를 강화하고 개별 지식을 공유 지식으로 전환합니다.

· 이벤트 관리 : SharePoint의 이벤트 관리는 회사 이니셔티브의 계획 및 가시성을 용이하게 하는 공유 일정을 기반으로 합니다. 플랫폼에서 직접 이벤트에 등록할 수 있어 등록 및 참가자 관리가 간소화됩니다. SharePoint에서는 자동 미리 알림을 활성화하여 모든 사람이 예정된 회의, 마감일 또는 관련 활동에 대한 알림을 적시에 받을 수 있습니다. Outlook과 통합되어 약속 및 초대장을 쉽게 동기화하여 중복을 방지하고 전체 일정을 확인할 수 있습니다. 이벤트에 특정 세부 정보, 가상 회의 링크 및 정보 자료를 추가할 수 있습니다. 이를 통해 이벤트 관리가 간소화되고 투명해지며 일상적인 디지털 도구와 완벽하게 통합됩니다. SharePoint는 활동 구성을 협업적이고 지속적으로 모니터링되는 프로세스로 전환합니다.

· 모바일 지원 : SharePoint의 모바일 적응성 덕분에 사용자는 어디에 있든 회사 콘텐츠에 액세스할 수 있어 사무실 외부에서도 비즈니스 연속성을 유지할 수 있습니다. 반응형 인터페이스는 스마트폰과 태블릿 크기에 자동으로 맞춰져 컨설팅 문서부터 포럼 및 가상 회의 참여까지 모든 주요 기능을 갖춘 직관적인 탐색 환경을 제공합니다. 전용 모바일 앱을 통해 사용자는 실시간 알림을 받고, 프로젝트에서 협업하고, 파일을 업로드하고, 긴급한 업무를 손쉽게 관리할 수 있습니다. Teams, Outlook, OneDrive와 같은 도구와의 통합을 통해 이동 중에도 생산성을 높일 수 있습니다. 원격 액세스에도 맞춰진 인증 및 권한 관리 시스템 덕분에 높은 보안 수준을 유지합니다. 이러한 방식으로 SharePoint는 유연한 현대 업무 환경의 요구를 충족하고 스마트 워킹 모델을 효과적으로 지원합니다.

운동. 회사 인트라넷

🎯 운동의 목적

이 연습의 목표는 Microsoft SharePoint를 사용하여 현대적이고 기능적인 기업 인트라넷을 설계하고 구현하는 방법을 배우는 것입니다. 사용자는 맞춤형 포털 생성, 뉴스 및 이벤트 게시, 정책 및 규정 관리, HR 및 교육 리소스 중앙 집중화 등의 과정을 안내받습니다. 콘텐츠 개인화, 고급 검색, 포럼 및 커뮤니티 관리, 이벤트 구성, 모바일 최적화 등의 기능을 살펴봅니다. 이 연습은 인트라넷이 커뮤니케이션, 리소스 및 협업의 중심 접근 지점이 되는 실제 비즈니스 환경을 시뮬레이션합니다. 이 과정을 완료하면 사용자는 모든 직원을 위한 효과적이고 접근성이 뛰어나며 참여도가 높은 인트라넷을 구성할 수 있게 됩니다.

🛠️ 운영 단계

1. 맞춤형 포털 🧱

✓ SharePoint 홈에서 새 커뮤니케이션 사이트 만들기 🖱️
✓ 홈페이지의 " 주제 " 또는 " 쇼케이스 " 레이아웃 선택 🧩
✓ 사이트 제목 및 로고 사용자 지정 🎨
✓ 다중 열 레이아웃으로 섹션 추가 🧱
✓ " 텍스트 " , " 이미지 " , " 빠른 링크 " 와 같은 웹 파트 삽입 🖼️
✓ 내부 링크가 있는 수평 탐색 모음 만들기 🔗
✓ " 강조 표시된 콘텐츠 " 웹 파트 추가 📌
✓ 특정 그룹에 대한 보기 권한 설정 🔐
✓ 변경 사항 저장 및 게시 💾
✓ 초기 피드백을 위해 팀과 사이트 공유 📤

2. 뉴스 및 이벤트 공유 📰

✓ 홈페이지에 "뉴스" 웹 파트 추가 🗞️
✓ 새 뉴스 항목을 만들려면 " + 추가 " 를 클릭하세요 📝
✓ 제목, 이미지 및 텍스트 내용 입력 🖼️
✓ 게시 및 만료 날짜 설정 📅
✓ 검색을 쉽게 하기 위해 태그 추가 🏷️
✓ 뉴스 항목 게시 및 표시 확인 👁️
✓ 달력에 " 이벤트 " 웹 파트 추가 📆
✓ 이벤트 의 제목, 날짜, 장소 및 설명 입력 📍 ✓
참가자에 대한 알림 활성화 🔔
✓ 이벤트를 Teams 또는 Outlook 링크에 연결 📎

3. 정책 및 규정 관리 📚

✓ "회사 정책"이라는 새 문서 라이브러리를 만듭니다. 📁
✓ 공식 PDF 또는 Word 문서를 업로드합니다 . 📄
✓ " 유형 " , " 개정 날짜 " , " 담당자 " 열을 추가합니다. 🏷️
✓ 라이브러리에서 버전 제어 활성화 🕓
✓ 모든 직원에 대한 읽기 전용 권한 설정 🔐
✓ 정책 유형별로 필터링된 보기 생성 🔍
✓ 홈페이지에 " 강조 표시된 콘텐츠 " 웹 파트 추가 📌
✓ 웹 파트를 " 회사 정책 " 라이브러리 에 연결 🔗
✓ 문서 변경 사항에 대한 알림 활성화 📣
✓ " 메모 " 열에 문서 수정 사항 표시 🗒️

4. HR 리소스 및 교육 🧑 ‍ 🏫

✓ 인트라넷 사이트에 "HR 리소스" 페이지 만들기 🧱
✓ 양식에 대한 링크를 위한 " 빠른 링크 " 웹 파트 추가 📎
✓ 가이드 및 FAQ에 대한 " 강조 표시된 콘텐츠 " 웹 파트 삽입 📘
✓ 주제 폴더가 있는 " 교육 " 라이브러리 만들기 📂
✓ 비디오, PDF 및 프레젠테이션 업로드 📽️
✓ " 범주 " , " 수준 " 및 " 필수 " 메타데이터 추가 🏷️
✓ 직관적인 탐색을 위한 그리드 보기 활성화 🧮
✓ 교육 비디오를 위한 Microsoft Stream과 통합 🎥
✓ 동적 콘텐츠가 있는 " 추천 과정 " 페이지 생성 ⭐
✓ 새로운 교육 자료에 대한 알림 활성화 🔔

5. 리소스 및 도구에 대한 액세스 🧰

✓ 인트라넷에 "비즈니스 도구" 페이지 만들기 🧱
✓ 사용자 지정 아이콘이 있는 " 빠른 링크 " 웹 파트 추가 🔗
✓ Teams, Outlook, CRM, ERP 등에 링크 삽입 🧩
✓ 링크를 범주(예: 커뮤니케이션, 관리)로 구성 📂
✓ 각 도구에 대한 간략한 설명 추가 🗒️
✓ 그리드 또는 목록 보기 활성화 📋
✓ 제한된 도구에 대한 권한 설정 🔐
✓ 자주 사용하는 도구에 대한 " 강조 표시된 콘텐츠 " 웹 파트 추가 📌
✓ URL 또는 iframe을 통해 외부 도구 연결 🌐
✓ 모바일 기기 에서 접근성 확인하기 📱

6. 콘텐츠 개인화 🎯

✓ "현재 사용자" 필터가 있는 "강조 표시된 콘텐츠" 웹 파트 활성화 👤
✓ 부서 또는 역할별로 사용자 지정 보기 만들기 🧑 ‍ 💼
✓ " 대상 고객 " 열을 사용하여 콘텐츠 세분화 🏷️
✓ " 현재 사용자" 기능 활성화 사이트의 " 대상 고객 타겟팅 " ⚙️
✓ 특정 그룹을 위한 홈페이지 개인화 👥
✓ Power Automate를 사용하여 동적 콘텐츠 추가 🔄
✓ 특정 그룹에게만 표시되는 섹션 생성 🔐
✓ 테스트 사용자로 디스플레이 테스트 👁️
✓ Microsoft Forms를 통해 피드백 수집 📋
✓ 사용 분석을 기반으로 콘텐츠 최적화 📊

7. 고급 검색 엔진 🔎

✓ 업로드된 모든 콘텐츠에 메타데이터 추가 🏷️
✓ 관리되는 열 및 회사 사전 사용 📚
✓ 문서 라이브러리에서 전체 텍스트 검색 활성화 📖
✓ 홈페이지에서 " 검색 " 웹 파트 사용자 지정 🔍
✓ 범주별로 검색 세로 만들기(예: HR, IT) 🧮
✓ 검색 창에서 자동 제안 활성화 💡
✓ 통합된 결과를 위해 Microsoft Search 와 통합 🔗
✓ 작성자, 날짜, 문서 유형별 필터 추가 📅
✓ 자주 검색하는 항목을 기본 보기로 저장 💾
✓ 고급 검색을 사용 하도록 직원 교육 🧑 ‍ 🏫

8. 포럼 및 커뮤니티 💬

✓ "회사 커뮤니티" 하위 사이트 만들기 🧱
✓ " 토론 " 또는 " Yammer " 웹 파트 추가 💭
✓ 주제별 카테고리 생성(예: 혁신, 웰빙) 🗂️
✓ 새 게시물 및 답변에 대한 알림 활성화 🔔
✓ 검토 규칙 및 네티켓 설정 📜 ✓
활성 사용자에게 배지 또는 인정 추가 🏅
✓ 커뮤니티를 인트라넷 홈에 연결 📎
✓ 설문 조사 및 퀴즈로 참여 장려 📊
✓ 실시간 토론을 위해 Teams와 통합 💬
✓ 경험 개선을 위한 피드백 수집 👂

9. 이벤트 관리 📆

✓ 홈페이지에 "이벤트" 웹 파트 추가 📅
✓ " + 새 이벤트 " 를 클릭하여 이벤트 만들기 📝
✓ 제목, 날짜, 위치, 설명 입력 📍
✓ 이벤트를 Teams 또는 Outlook 링크에 연결 📎
✓ 참석자 등록 활성화 📋
✓ 홍보 이미지 또는 배너 추가 🖼️
✓ 자동 이메일 알림 설정 🔔
✓ " 이벤트 캘린더 " 페이지 만들기 📆
✓ 이전 이벤트를 전용 섹션에 보관합니다 . 📁
✓ Microsoft Forms를 사용하여 참여도를 분석합니다 . 📊

10. 모바일 준비성 📱

✓ 스마트폰 및 태블릿에서 사이트 표시 확인 📲
✓ 주요 섹션에 단일 열 레이아웃 사용 🧱
✓ 모드 활성화 웹 파트의 " 반응형 " ⚙️
✓ SharePoint 모바일 앱으로 탐색 테스트 📱
✓ 작은 화면에 맞게 이미지와 콘텐츠 최적화 🖼️
✓ 리소스에 액세스하기 위한 클릭 수 감소 🖱️
✓ 자주 수행하는 작업을 위한 빠른 버튼 추가 🔘
✓ Power Automate를 통해 푸시 알림 통합 🔔
✓ 직원을 위한 모바일 가이드 만들기 📘
✓ 모바일 경험 에 대한 피드백 수집 📋

🧪 애플리케이션 운영 시나리오

여러 지역에 500명 이상의 직원이 근무하는 한 회사에서 내부 커뮤니케이션, 문서 관리, 그리고 회사 리소스 접근을 중앙에서 관리하고자 합니다. 목표는 모든 기기에서 접속 가능한 현대적인 인트라넷을 구축하여 참여도와 생산성을 높이는 것입니다. IT 팀은 HR 및 커뮤니케이션 팀과 협력하여 뉴스, 이벤트, 정책, 도구, 교육 등을 제공하는 SharePoint 포털을 설계합니다.

📁 포털 만들기
✓ SharePoint 홈으로 이동 → “ 사이트 만들기 ” → “ 커뮤니케이션 사이트 ” 🖱️
✓ " 쇼케이스 " 레이아웃을 선택 하고 제목과 로고를 사용자 정의합니다. 🎨
✓ 동적 콘텐츠를 위한 섹션과 웹 파트를 추가합니다 . 🧱
✓ 빠른 링크로 수평 탐색을 설정합니다. 🔗
✓ 사이트를 게시하고 직원들과 공유합니다 . 📤

📰 뉴스 및 이벤트
✓ " 뉴스 " 웹 파트 추가 그리고 홈페이지의 " 이벤트 " 🗞️
✓ 이미지와 태그로 문서 만들기 🏷️
✓ 날짜, 위치 및 Teams 링크로 이벤트 삽입 📆
✓ 새 콘텐츠에 대한 알림 활성화 🔔
✓ 등록을 위해 이벤트를 Outlook에 연결 📎

📚 정책 및 규정
✓ " 회사 정책 " 라이브러리 생성 📁
✓ 문서 업로드 및 버전 관리 활성화 🕓
✓ 읽기 전용 권한 설정 🔐
✓ " 강조 표시된 콘텐츠 " 를 사용하여 라이브러리를 홈페이지에 연결 📌
✓ 업데이트 알림을 켜세요 📣

🧑 ‍ 🏫 HR 교육 및 리소스
✓ 빠른 링크가 있는 " 교육 " 페이지 만들기 📎
✓ 전용 라이브러리에 자료 업로드 📂
✓ 범주 및 레벨별 메타데이터 추가 🏷️
✓ 비디오를 위한 Microsoft Stream과 통합 🎥
✓ 새 과정에 대한 알림 활성화 🔔

📱 모바일 접속
✓ 스마트폰과 태블릿에서 사이트 테스트 📲
✓ 반응형 레이아웃과 최적화된 이미지 사용 🖼️
✓ SharePoint 모바일 앱 으로 환경 테스트 📱
✓ 자주 수행하는 작업을 위한 빠른 버튼 추가 🔘
✓ Microsoft Forms로 피드백 수집 📋

🧭 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🧱 포털 생성	SharePoint 홈 → 사이트 만들기 → 커뮤니케이션 사이트 🖱️
📰 뉴스 및 이벤트	페이지 편집 → 웹 파트 추가 → 뉴스/이벤트 🗞️
📚 정책 관리	문서 라이브러리 → 새 라이브러리 → 파일 업로드 → 설정 🕓
🧑 ‍ 🏫 HR 교육 및 리소스	새 페이지 → 웹 파트 추가 → 빠른 링크/강조 표시된 콘텐츠 📘
🔎 고급 검색	검색창 → 필터 → 사용자 정의 보기 🔍
💬 포럼 및 커뮤니티	새 하위 사이트 → 웹 파트 추가 → 토론/ Yammer 💭
📆 이벤트 관리	웹 파트 추가 → 이벤트 → 새 이벤트 📅
📱 모바일 준비성	SharePoint 모바일 앱 → 탐색 테스트 → 반응형 레이아웃 📲
🔄 콘텐츠 사용자 정의	웹 파트 → 강조 표시된 콘텐츠 → 현재 사용자별 필터링 👤
⚙️ 워크플로 및 자동화	자동화 → 강력한 자동화 → 흐름 생성 🔁

🚀 생산성 이점

✓ 커뮤니케이션 및 회사 리소스의 중앙 집중화
✓ 모든 장치에서 도구 및 문서에 빠르게 액세스
✓ 개인화된 콘텐츠 덕분에 직원 참여 증가
✓ 뉴스 및 포럼 덕분에 내부 이메일 감소
✓ 회사 정책의
추적성 및 지속적인 업데이트 ✓ 지속적인 교육 및 온보딩 용이화
✓ 승인 및 게시 흐름 자동화
✓ 내부 이벤트 및 이니셔티브의 보다 나은 관리
✓ Microsoft 365 에코시스템
과의 통합 ✓ 모바일에서도 액세스 가능한 일관된 사용자 환경

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

📰 내부 커뮤니케이션 포털

회사는 뉴스, 이벤트, 주간 업데이트를 제공하는 홈 인트라넷을 구축할 수 있습니다. 직원들은 자동 알림을 받고 모바일 기기에서 최신 뉴스를 확인할 수도 있습니다.

📚 HR 문서 센터

모든 HR 규정, 정책 및 양식은 접근 권한이 제어되는 SharePoint 라이브러리에 수집됩니다. 문서는 정기적으로 버전 관리 및 업데이트됩니다.

🧑 ‍ 🏫 평생교육 포털

기업 교육 과정은 분야 및 레벨별로 구성되어 있습니다. 직원들은 비디오, 퀴즈, 자료에 접속할 수 있으며, 진행 상황을 추적하고 새로운 콘텐츠에 대한 알림을 받을 수 있습니다.

💬 비즈니스 커뮤니티

주제별 포럼, 설문조사, 혁신적인 아이디어를 위한 공간입니다. 직원들은 이곳에서 소통하고, 경험을 공유하며, 다양한 부서 간의 토론에 참여합니다.

📱 모바일 친화적 인트라넷

인트라넷은 스마트폰과 태블릿에 최적화되어 있습니다. 직원들은 어디서나 도구, 문서, 뉴스에 접근할 수 있어 모바일 생산성이 향상됩니다.

❓ 자가 평가 질문

1. SharePoint에서 커뮤니케이션 사이트를 어떻게 만드나요?

2. 뉴스와 이벤트를 게시하는 데 어떤 웹 파트가 사용됩니까?

3. 문서 라이브러리에서 회사 정책을 어떻게 관리하시나요?

4. HR 및 교육 리소스를 어떻게 구성할 수 있나요?

5. 특정 그룹에 맞춰 콘텐츠를 개인화하려면 어떻게 해야 하나요?

6. SharePoint는 고급 검색을 위해 어떤 도구를 제공합니까?

7. 토론 포럼을 활용한 회사 커뮤니티를 어떻게 만드나요?

8. 기업 행사를 관리하려면 어떤 단계가 필요합니까?

9. 모바일 접속을 위해 인트라넷을 최적화하려면 어떻게 해야 하나요?

10. Power Automate와 통합하면 어떤 이점이 있나요?

📘 내가 배운 것의 요약

이 연습에서는 SharePoint를 활용하여 현대적인 기업 인트라넷을 설계하는 방법을 배웠습니다. 사용자 지정 포털을 만들고, 뉴스와 이벤트를 게시하고, HR 정책과 리소스를 관리하고, 동적 도구와 콘텐츠를 구성했습니다. 그룹 개인 설정, 고급 검색, 포럼 관리, 이벤트 계획도 살펴보았습니다. 모바일 환경을 최적화하고 자동화된 워크플로를 통합했습니다. 이러한 기술을 통해 중앙 집중적이고 접근성이 뛰어나며 참여도가 높은 디지털 환경을 구축하여 내부 커뮤니케이션과 회사 생산성을 향상시킬 수 있습니다.

c) 문서 관리

SharePoint Online은 효율성과 규정 준수를 보장하는 문서 관리 시스템(DMS) 플랫폼으로 탁월합니다.

· 구조화된 문서 라이브러리 : SharePoint를 사용하면 회사 구조나 진행 중인 프로젝트를 반영하는 주제별 컬렉션을 기반으로 완벽하게 정리된 문서 라이브러리를 만들 수 있습니다. 각 파일을 특정 집합으로 분류하고 배치하여 팀 간의 검색 및 협업을 용이하게 할 수 있습니다 . 태그 지정 기능을 사용하면 각 문서에 여러 레이블을 연결하여 주요 범주에서도 쉽게 찾을 수 있습니다. 작성자, 날짜, 파일 형식 또는 승인 상태와 같은 사용자 지정 메타데이터를 할당하면 지능적이고 동적인 보관 관리가 가능합니다. 사용자 지정 보기를 통해 각 그룹 또는 작업과 가장 관련성이 높은 속성을 기준으로 콘텐츠를 빠르게 필터링할 수 있습니다. 이러한 모듈식의 유연한 구조는 문서를 쉽게 액세스하고 항상 관리할 수 있는 전략적 리소스로 변환합니다.

· 액세스 제어 : SharePoint를 사용하면 각 팀 이나 기능 의 특정 요구 사항에 맞게 액세스 수준을 조정하여 세부적인 권한을 구성할 수 있습니다 . 다양한 역할을 가진 사용자 그룹을 정의하고 전체 라이브러리, 개별 폴더 또는 특정 문서에 서로 다른 권한을 할당할 수 있습니다. 이러한 운영상의 정밀성을 통해 민감한 정보의 가시성을 실제로 필요한 사람에게만 제한하여 오류나 원치 않는 정보 유출 위험을 줄일 수 있습니다. 관리자는 언제든지 권한을 업데이트하거나 취소하여 디지털 자산에 대한 완벽한 제어권을 유지할 수 있습니다. 중앙 집중식 관리는 감사를 간소화하고 회사 정책 준수를 촉진합니다. Active Directory 통합은 사용자 동기화 및 기존 보안 정책 적용을 용이하게 합니다. 이러한 고급 시스템은 안정성, 투명성, 그리고 높은 수준의 정보 보호를 보장합니다.

· 자동 버전 관리 : 모든 변경 사항은 새 버전을 생성하며, 이전 버전을 참조하고 복원할 수 있습니다. SharePoint의 자동 버전 관리 기능을 사용하면 문서의 모든 변경 사항에 대한 자세한 기록을 유지할 수 있습니다. 파일이 업데이트될 때마다 시스템은 이전 버전을 덮어쓰지 않고 새 버전을 저장합니다. 이를 통해 여러 수정 내용을 쉽게 비교하고 누가 언제 변경했는지 파악할 수 있습니다. 오류나 원치 않는 변경 사항이 발생하는 경우, 몇 번의 클릭만으로 이전 버전을 복원할 수 있으므로 정보의 보안과 무결성을 보장할 수 있습니다. 이전 버전에 대한 접근은 간단하고 직관적이어서 팀원 간의 투명한 협업을 촉진합니다 . 이를 통해 SharePoint는 기업 문서의 고급 제어 및 관리를 위한 신뢰할 수 있는 도구로 거듭납니다.

· 감사 추적 및 추적 : 각 파일에 대한 활동에 대한 자세한 로그를 기록할 수 있어 규정 준수 및 내부 감사에 유용합니다. SharePoint는 문서에서 수행된 모든 활동을 기록하는 고급 감사 추적 시스템을 제공합니다 . 생성, 수정, 액세스, 다운로드 또는 삭제를 정확하게 추적하고 각 작업을 사용자 및 날짜와 연결합니다. 이러한 세부 정보를 통해 각 파일의 기록을 재구성하여 책임과 타임라인을 쉽게 파악할 수 있습니다. 관리자는 직관적인 보고서를 통해 로그를 확인하여 내부 감사 및 활동을 용이하게 수행할 수 있습니다. 지속적인 추적 기능을 통해 모든 작업이 문서화되어 규정 준수 및 프로세스 투명성을 지원합니다. 이상 징후 나 사고 발생 시 원인을 신속하게 추적하고 맞춤형 조치를 취할 수 있습니다. 따라서 감사 추적은 문서 거버넌스 및 기업 정책 준수를 위한 필수적인 도구가 됩니다.

· 지능형 검색 : 플랫폼의 장점 중 하나는 회사 아카이브에서 필요한 문서나 정보를 빠르게 찾을 수 있다는 것입니다. 강력한 검색 엔진 덕분에 파일 내용뿐만 아니라 작성자, 생성 또는 수정 날짜, 관련 태그, 그리고 조직에서 정의한 사용자 지정 속성으로도 검색할 수 있습니다. 이렇게 결과를 정확하게 필터링할 수 있어 운영 효율성이 크게 향상되고 특정 문서 검색에 소요되는 시간이 단축됩니다. 직관적인 인터페이스를 통해 고급 조건을 사용하여 쿼리를 세분화하여 항상 관련성 있고 최신 답변을 얻을 수 있습니다. 또한, 자동 제안 기능을 통해 사용자는 매우 큰 아카이브에서도 원하는 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다. SharePoint는 지능형 검색을 통해 문서 아카이브를 생생하고 쉽게 탐색할 수 있는 리소스로 전환하여 협업과 생산성을 향상시킵니다.

· 승인 워크플로 : SharePoint의 승인 워크플로를 사용하면 문서 검토 및 게시의 모든 단계를 자동화할 수 있습니다. 파일이 업로드되거나 수정되면 지정된 검토자에게 자동으로 전송되며, 검토자는 알림을 받고 승인, 거부 또는 변경을 요청할 수 있습니다. 모든 문서 상태는 추적되어 프로세스의 투명성을 보장하고 책임 소재를 명확히 합니다. 보안 규칙과 통합되어 권한이 있는 사용자만 콘텐츠의 유효성을 검사하거나 게시할 수 있습니다. 필요한 경우 여러 그룹을 포함하여 여러 수준에서 승인을 조건으로 지정할 수 있습니다. 모든 작업은 감사 및 규정 준수를 위해 기록됩니다. 이 시스템은 시간을 최적화하고 오류를 줄이며 게시된 정보의 일관성을 보장합니다.

· 데이터 보호 : SharePoint의 데이터 보호는 현대 조직의 사이버 보안 및 규정 준수에 필수적인 요소입니다. SharePoint 플랫폼은 전송 중 및 미사용 데이터 모두에 암호화를 구현합니다. 모든 문서는 클라이언트와 서버 간 전송 중에 암호화되며, Microsoft 데이터 센터에 저장된 경우에도 안전하게 보호됩니다. 이러한 이중 보호 기능은 파일 수명 주기의 모든 단계에서 가로채기 또는 무단 액세스 위험을 최소화합니다. SharePoint는 암호화 외에도 정기적인 자동 백업 기능을 제공하여 실수로 삭제, 기술적 오류 또는 사이버 공격 발생 시에도 정보를 복구할 수 있도록 지원합니다. 백업은 중앙에서 관리되며 신속하게 복원할 수 있어 비즈니스 연속성과 문서 인프라의 복원력을 보장합니다. GDPR과 같은 개인 정보 보호 및 데이터 보호 규정을 완벽하게 준수하는 것 또한 필수적입니다. SharePoint를 사용하면 보존 정책 및 문서 수명 주기 관리를 구성하여 데이터를 필요한 기간 동안만 보관하고 회사 및 법률 지침에 따라 폐기할 수 있습니다. 감사 도구, 중앙 집중식 동의 관리, 데이터 가명화 및 익명화 기능이 패키지를 완성하여 조직에 안전하고 책임감 있는 디지털 정보 거버넌스에 필요한 모든 도구를 제공합니다.

· 안전한 공유 : SharePoint는 민감한 데이터를 보호하는 동시에 외부 파트너와 문서를 안전하게 공유할 수 있는 고급 도구를 제공합니다. 보안 링크를 생성하여 특정 사용자로 파일 접근을 제한하고, 세부적인 권한을 설정하고, 콘텐츠를 보고, 편집하고, 다운로드할 수 있는 사용자를 제어할 수 있습니다. 링크는 지정된 기간 후 자동으로 만료되도록 예약하여 시간 경과에 따른 무단 접근 위험을 줄일 수 있습니다. 또한 공유 파일의 활동을 모니터링하여 접근 및 변경 사항에 대한 알림을 받을 수 있습니다. 링크가 전송된 후에도 언제든지 접근을 취소할 수 있습니다. 외부 파트너에게도 기업 보안 정책이 적용되어 규정 준수 및 추적성을 보장합니다. 이를 통해 운영 효율성을 저해하지 않고 안전한 디지털 환경에서 확장된 협업을 수행할 수 있습니다.

· Office Online과의 통합 : SharePoint와 Office Online의 통합은 플랫폼의 강점 중 하나로, 사용자가 추가 소프트웨어를 설치하지 않고도 브라우저에서 직접 문서를 열고, 편집하고, 공동 작업할 수 있도록 지원합니다. Word, Excel, PowerPoint 파일은 여러 사용자가 동시에 실시간으로 업데이트할 수 있으며, 모든 공동 작업자에게 변경 사항이 즉시 표시됩니다. 제안, 댓글, 수정 기록은 항상 제공되어 공동 편집 및 콘텐츠 검토가 용이해집니다. 모든 변경 사항은 자동으로 저장되어 데이터 손실 위험을 줄이고 팀 생산성을 향상시킵니다 . 공동 작성 기능 덕분에 여러 사용자가 시너지 효과를 발휘하여 함께 작업할 수 있으며, 버전 충돌이나 실수로 덮어쓰는 것을 방지할 수 있습니다. 인터넷에 연결된 곳이라면 어디서든 접속 가능한 작업 환경은 공동 작업을 진정으로 유연하게 만들어 줍니다. SharePoint와 Office Online의 이러한 시너지 효과는 문서 관리를 원활하고 현대적이며 안전한 환경으로 전환합니다.

· 장기 보관 : SharePoint는 완벽하게 구성 가능한 보존 정책을 통해 전략적 문서의 장기 보관을 위한 고급 도구를 제공합니다. 조직은 운영 및 규정 요건을 모두 충족하도록 각 파일 유형의 보존 기간을 결정할 수 있습니다. 중앙 집중식 관리를 통해 대용량 데이터를 안전하고 체계적으로 저장하여 손실 또는 무단 접근 위험을 줄일 수 있습니다. 보관된 문서는 특정 대상 검색을 통해 쉽게 검색할 수 있을 뿐만 아니라 엄격한 제어 및 정기 백업을 통해 안전하게 보호됩니다. 보존 정책을 문서 수명 주기와 통합하여 필요한 경우에만 파일을 삭제하고 불필요한 누적을 방지하며 저장 리소스를 최적화합니다. 전체 프로세스는 추적 및 문서화되어 투명성을 극대화하고 관련 규정을 준수합니다.

연습. 문서 관리

🎯 운동의 목적

이 연습의 목표는 SharePoint를 사용하여 기업 문서 관리에 대한 실용적인 가이드를 제공하는 것입니다. 사용자는 문서 라이브러리를 구성하고, 액세스 권한을 구성하고, 자동 버전 관리를 활성화하고, 변경 사항을 추적하는 방법을 배우게 됩니다. 지능형 검색, 승인 워크플로, 데이터 보호, 안전한 공유와 같은 고급 기능도 살펴보겠습니다. Office Online과의 통합 및 장기 보관 기능을 통해 문서 수명 주기가 완성됩니다. 이 연습은 SharePoint가 문서 거버넌스의 허브 역할을 하는 실제 환경을 시뮬레이션하도록 설계되었습니다. 이 연습을 완료하면 사용자는 효율적이고 안전한 협업 문서 환경을 구성할 수 있게 됩니다.

🛠️ 운영 단계

1. 구조화된 문서 라이브러리 🗂️

✓ 새 사이트를 만들거나 기존 사이트에 로그인하세요 🖱️
✓ " 사이트 콘텐츠 " 로 이동하세요 → " 새로운 " → “ 문서 라이브러리 ” 📁
✓ 라이브러리에 설명적인 이름을 지정합니다(예: " 계약 2025 " ). 📝
✓ 주제별 폴더를 만듭니다(예: " 공급업체 " , " 고객 " ). 🗂️
✓ 사용자 지정 열 추가(예: " 문서 유형 " , " 만료일 " ). 🏷️
✓ 범주 또는 날짜별로 필터링된 보기 설정. 🔍
✓ 보기를 기본값으로 저장 . 💾
✓ 파일에 설명을 추가하여 이해하기 쉽게 만들기. 🗒️
✓ OneDrive와 동기화 활성화. 🔄
✓ 적절한 권한이 있는 팀과 라이브러리 공유. 👥

2. 접근 제어 🔐

✓ " 설정 " → "라이브러리 권한" 으로 이동합니다 . ⚙️
✓ " 권한 상속 중지 " 를 클릭합니다 . 🔗
✓ 그룹 생성(예: 독자, 편집자, 소유자 ) 👥
✓ 그룹 또는 사용자에게 특정 권한 할당 🗂️
✓ 외부 사용자에 대한 읽기 전용 액세스 설정 🔒
✓ 공유를 위해 만료 보호 링크 사용 🔗
✓ 2단계 인증 활성화 🔑 ✓
" 권한 확인 " 으로 권한 확인 🧾
✓ 오래된 접근 권한을 주기적으로 취소합니다 . ❌
✓ 공유 파일에 접근 정책을 문서화합니다 . 📚

3. 자동 버전 관리 🕓

✓ "라이브러리 설정" → "버전 제어 설정"으로 이동 ⚙️
✓ 주요 및 부차 버전 관리 활성화 🔁
✓ 보관할 최대 버전 수 설정 🔢
✓ 각 파일의 버전 기록 보기 📜
✓ 실수한 경우 이전 버전으로 되돌리기 ⏮️
✓ 저장 시 변경 사항에 주석 추가 💬
✓ 필요한 경우 편집을 위해 파일 잠금 🔐
✓ 게시 전 콘텐츠 승인 활성화 ✅
✓ 중요한 변경 사항에 대해 자동으로 알림 📣
✓ 전용 폴더에 최종 버전 저장 📁

4. 감사 추적 및 추적성 📊

✓ "사이트 설정" → "감사 로그 보고서"로 이동 📈
✓ 추적할 이벤트 유형 선택 ( 예: 보기, 변경 사항) 🕵️
✓ 고급 분석을 위해 로그를 Excel로 내보내기 📤
✓ 사용자 활동 로깅 활성화 🧑 ‍ 💼
✓ 의심스러운 로그인 및 다운로드 모니터링 🔍
✓ 비정상적인 활동에 대한 알림 설정 🔔 ✓
정책에서 요구하는 기간 동안 로그 보관 🗓️
✓ 제한된 권한으로 로그 보호 🔐
✓ Microsoft Purview 또는 기업 SIEM 과 로그 통합 🧩
✓ 월별 보고서 에서 감사 활동 문서화 📑

5. 스마트 검색 🔍

✓ 문서에 의미 있는 메타데이터 추가 🏷️
✓ 관리되는 열 및 회사 사전 용어 사용 📚
✓ 고급 필터로 사용자 지정 보기 만들기 🧮
✓ 라이브러리에서 전체 텍스트 검색 활성화 📖
✓ 키워드에 상단 검색창 사용 🔎
✓ 작성자, 날짜 또는 문서 유형별로 결과 필터링 📅
✓ 자주 검색하는 내용을 기본 보기로 저장 💾
✓ 파일에 태그 및 범주 추가 📌
✓ 통합된 결과를 위해 Microsoft Search 와 통합 🔗
✓ 필터 및 키워드 에 대한 팀 교육 🧑 ‍ 🏫

6. 승인 워크플로 ✅

✓ "자동화" → "Power Automate" → "흐름 만들기"로 이동 ⚙️
✓ 템플릿에서 " 문서 승인 "을 선택 📄
✓ 단계 설정: 제출, 승인, 알림 🔁
✓ 특정 승인자 추가(예: 관리자) 👤
✓ 승인 요청 이메일 사용자 지정 ✉️
✓ 각 흐름 상태에 대한 알림 활성화 🔔
✓ 파일 또는 목록에 응답 기록 📋
✓ 승인 중 파일 편집 잠금 🔐
✓ 완료 시 자동 확인 전송 📬
✓ 승인된 문서를 전용 폴더에 저장 📁

7. 데이터 보호 🛡️

✓ 저장 데이터와 전송 중인 데이터 암호화를 활성화합니다 .🔐
✓ Microsoft Information Protection을 사용하여 파일에 레이블을 지정합니다 .🏷️
✓ 데이터 손실 방지(DLP) 정책을 적용합니다 .⚠️
✓ 관리되지 않는 장치로 다운로드를 제한합니다 .📵
✓ 공유 링크에 대한 만료일을 설정합니다 .⏰
✓ 중요한 콘텐츠의 인쇄 또는 복사를 차단 합니다 .🖨️
✓ 외부 사용자에 대한 조건부 액세스를 활성화합니다 .🌐
✓ 보안 보고서를 통해 침해를 모니터링합니다 .📊
✓ 클라우드 앱용 Microsoft Defender와 통합합니다 .🧩
✓ 데이터 보호 정책에 대한 팀 교육을 실시합니다 .🧑 ‍ 🏫

8. 안전한 공유 📤

✓ 파일이나 폴더 옆에 있는 "공유"를 클릭합니다 . 🔗
✓ 액세스를 제한하려면 "특정 사람"을 선택합니다. 👥
✓ 링크의 만료일과 비밀번호를 설정합니다. 🔒
✓ 필요한 경우 편집을 비활성화합니다 . 🚫
✓ 공유에 사용자 지정 메시지를 추가합니다 . ✉️
✓ " 액세스 관리 " 를 통해 누가 액세스할 수 있는지 제어합니다. 👁️
✓ 언제든지 액세스 취소 ❌
✓ 외부 클라이언트에 대한 보기 전용 링크 사용 📄
✓ 액세스 및 다운로드 활동 추적 📈
✓ 로그에 중요한 공유 문서화 📑

9. Office Online과 통합 🧑 ‍ 💻

✓ SharePoint에서 Word, Excel 또는 PowerPoint 파일을 직접 엽니다 .📄
✓ 다운로드하지 않고 온라인으로 파일을 편집합니다 .✍️
✓ 다른 사용자와 실시간으로 협업합니다 .👥
✓ 다른 공동 작업자의 커서를 봅니다 .🖱️
✓ 피드백과 수정 사항에 주석을 사용합니다 .💬
✓ 모든 변경 사항을 자동으로 저장합니다 .💾
✓ " 파일 " 메뉴 에서 버전 기록에 액세스합니다. 🕓
✓ 상황에 맞는 토론을 위해 Teams와 통합 💬
✓ 문서에서 바로 빠른 회의 시작 📞
✓ Office를 벗어나지 않고도 한 번의 클릭으로 파일 공유 📤

10. 장기 보관 📦

✓ 권한이 제한된 "보관" 폴더 생성 🔐
✓ 완료되었거나 오래된 문서 이동 📁
✓ Microsoft Purview 를 통해 보존 레이블 적용 🏷️
✓ 자동 보존 정책 설정 🗓️
✓ 실수로 파일을 삭제하지 않도록 보호 🛡️
✓ 도움말 파일에 문서 보관 정책 적용 📚
✓ Power Automate를 사용하여 자동 이동 🔄
✓ 보관 상태를 주기적으로 확인 📊 ✓ 현재 규정에 따라 파일 보관 ⚖️
✓
내부 감사를 위한 보관 보고서 준비 📑

🧪 애플리케이션 운영 시나리오

다국적 기업은 공급업체 및 고객과의 모든 계약 문서를 안전하고 추적 가능하게 관리해야 합니다. SharePoint는 문서 정리, 보호 및 공유를 위한 중앙 플랫폼으로 선택되었습니다. 법무팀, 관리팀, 영업팀은 차별화된 접근 및 승인 워크플로를 통해 실시간으로 협업합니다.

📁 계약 라이브러리 생성
✓ " 사이트 콘텐츠 " 로 이동 → " 새로운 " → " 문서 라이브러리 "
✓ " 계약 2025 " 라는 이름을 지정 하고 유형별로 폴더를 만듭니다
. ✓ " 계약 유형 " , " 만료일 "
열 추가 ✓ 보기를 기본값으로 저장
✓ 법무팀 과 라이브러리 공유

🔐 접근 제어
✓ " 설정 " 으로 이동 → “ 라이브러리 권한 ”
✓ 상속을 해제 하고 “ 법적 ” , “ 상업 ”
그룹을 생성합니다 . ✓ 읽기 전용 또는 편집 권한을 할당합니다
. ✓ “ 권한 확인 ”
으로 권한을 확인합니다 . ✓ 공유 파일의 문서 정책

📤 승인 워크플로
✓ " 자동화 " 로 이동 → " Power Automate "
✓ "문서 승인" 템플릿 선택
✓ 승인자 및 알림 설정
✓ 승인
중 편집 잠금 ✓ 승인된 계약을 전용 폴더에 저장

🛡️ 데이터 보호
✓ Microsoft Purview를 사용하여 민감도 레이블 적용
✓ 관리되지 않는 장치에 대한 다운로드 제한
✓ 외부 사용자에 대한 조건부
액세스 활성화 ✓ 중요 파일 인쇄 차단
✓ 보고서를 통해 침해 모니터링

📦 보관
✓ " 계약 보관 "
폴더 생성 ✓ 보존 레이블 적용
✓ Power Automate를 사용하여 만료된 계약 이동
✓ 실수로 파일을 삭제하지 않도록 보호
✓ 연간 감사를 위한 보고서 준비

🧭 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🗂️ 문서 라이브러리	사이트 콘텐츠 → 새로 만들기 → 문서 라이브러리 📁
🔐 권한 관리	설정 → 라이브러리 권한 ⚙️
🕓 버전 관리	라이브러리 설정 → 버전 제어 설정 🔁
📊 감사 추적	사이트 설정 → 감사 로그 보고서 📈
🔍 고급 검색	검색창 → 필터 → 사용자 정의 보기 🔎
✅ 승인 워크플로	자동화 → 강력한 자동화 → 흐름 생성 ⚙️
🛡️ 데이터 보호	Microsoft Purview → 레이블 → DLP 정책 🏷️
📤 안전한 공유	파일 → 공유 → 특정 사람 🔗
🧑 ‍ 💻 Office Online	파일 → 브라우저에서 열기 → Word/Excel/PowerPoint Online 📄
📦 보관	"보관" 폴더 → 라벨 → 자동 보존 🗃️

🚀 생산성 이점

✓ 문서 검색 및 관리 시간 단축
✓ 보안 및 액세스 제어 강화
✓ 내부 및 외부
팀 간 원활한 협업 ✓ 변경 사항 및 액세스에 대한
완벽한 추적 ✓ 승인 프로세스 자동화
✓ 이미 사용
중인 Microsoft 도구와의 통합 ✓ 규정을 준수하는 보관
✓ 데이터 손실 위험 감소
✓ 모든 장치에서 문서에 액세스
✓ 향상된 문서 거버넌스

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

📁 공급업체 계약 관리

계약서를 주제별 라이브러리로 정리하고, 법무팀 과 구매팀에 각기 다른 권한을 부여하세요. 각 신규 계약서에 대해 버전 관리 및 승인 워크플로를 활성화하세요.

🔐 기밀 HR 문서
HR팀의 접근이 제한된 라이브러리를 생성하세요 . 기밀 유지 라벨을 적용하고 개인 정보가 포함된 파일의 인쇄 또는 다운로드를 제한하세요.

📤 고객을 위한 기술 매뉴얼

보안 링크를 통해 읽기 전용 기술 문서를 공유하세요. Power Automate를 사용하여 고객에게 자동으로 업데이트를 알리세요.

🧑 ‍ 🏫 기업 교육 자료

모든 직원이 이용할 수 있는 라이브러리에 강좌, 가이드, 비디오를 중앙 집중화하세요. 메타데이터를 사용하여 분야 또는 기술 수준별로 필터링하세요.

📦 법률 및 세무 기록 보관소

필수 문서를 보존 라벨과 함께 보관하세요. 실수로 파일이 삭제되는 것을 방지하고 감사 보고서를 생성하세요.

❓ 자가 평가 질문

1. SharePoint에서 문서 라이브러리를 만들려면 어떻게 해야 하나요?

2. 세부적인 권한을 설정하는 단계는 무엇입니까?

3. 자동 버전 관리를 활성화하려면 어떻게 해야 하나요?

4. 감사 로그는 어디에 구성됩니까?

5. Power Automate를 사용하여 승인 흐름을 설정하려면 어떻게 해야 하나요?

6. 민감한 데이터를 보호하기 위해 어떤 도구를 사용합니까?

7. 파일을 안전하게 공유하려면 어떻게 해야 하나요?

8. Office Online은 어떻게 협업을 개선하나요?

9. 문서를 장기간 보관하려면 어떻게 해야 하나요?

10. 스마트 검색의 이점은 무엇인가요?

📘 내가 배운 것의 요약

SharePoint를 사용하여 체계적이고 안전하며 협업적인 방식으로 문서를 관리하는 방법을 배웠습니다. 주제별 라이브러리를 만들고, 권한을 구성하고, 버전 관리를 활성화하고, 활동을 추적했습니다. 지능형 검색, 승인 워크플로, 데이터 보호 기능도 살펴보았습니다. Office Online을 통해 파일을 안전하게 공유하고 실시간으로 협업했습니다. 마지막으로 회사 정책에 따라 문서를 보관했습니다. 이러한 기술을 통해 문서 거버넌스를 개선하고, 위험을 줄이며, 운영 효율성을 높일 수 있습니다.

d) 프로세스 자동화

SharePoint Online은 통합 자동화 플랫폼을 통해 수많은 비즈니스 프로세스를 디지털화하고 간소화하는 데 도움이 됩니다.

· 자동화된 워크플로 : SharePoint에서 문서 승인, 휴가 요청, 경비 보고서 및 온보딩 프로세스를 관리하는 자동화된 워크플로를 쉽게 만들 수 있습니다. 가이드 디자인을 사용하여 승인 흐름 단계, 관리자 및 제출 조건을 설정할 수 있습니다. 요청은 적절한 담당자에게 자동으로 전달되며, 담당자는 클릭 한 번으로 요청을 승인 또는 거부할 수 있습니다. 알림을 통해 모든 관련자에게 최신 정보를 제공합니다. Power Automate와 통합하여 워크플로를 사용자 지정하고 고급 자동화 기능을 추가할 수 있습니다. 워크플로는 관리를 간소화하고, 응답 시간을 단축하며, 오류를 최소화합니다. 모든 활동은 추적되고 쉽게 액세스할 수 있어 투명성과 제어력을 보장합니다.

· 사용자 지정 양식 : SharePoint에서 사용자 지정 양식은 강력한 데이터 수집 도구입니다. 각 비즈니스 프로세스의 특정 요구 사항에 맞게 사용자 지정 디지털 양식을 디자인하고 조정할 수 있습니다. 입력된 데이터는 정의된 규칙에 따라 즉시 검증되므로 오류와 누락이 줄어듭니다. 양식을 워크플로에 통합하여 알림, 승인 또는 데이터베이스 업데이트와 같은 자동 작업을 트리거할 수 있습니다. 모든 작업은 회사 정책을 준수하는 안전한 환경에서 이루어집니다. 수집된 응답은 쉽게 내보내고 분석할 수 있으므로 신속하고 정보에 기반한 의사 결정을 내릴 수 있습니다. SharePoint는 단순한 데이터 수집을 비즈니스 프로세스의 효율성과 제어를 위한 도구로 전환합니다.

· 요청 관리 : SharePoint에서는 요청-승인-확인 주기를 자동화하여 요청 관리를 간소화합니다. 디지털 워크플로를 통해 리소스, 서비스 또는 작업에 대한 각 요청은 지정된 관리자에게 자동으로 라우팅되며, 관리자는 즉시 알림을 받아 몇 번의 클릭만으로 요청의 승인 또는 거부를 처리할 수 있습니다. 전체 프로세스는 추적되어 투명성과 수행된 작업 내역을 보장합니다. 사용자 지정 규칙을 사용하면 우선순위, 일정 및 권한 수준을 관리할 수 있습니다. 승인되면 사용자에게 확인 메시지가 자동으로 전송되어 대기 시간과 오류 위험을 줄일 수 있습니다. Power Automate와의 통합을 통해 SharePoint를 다른 비즈니스 시스템에 연결하여 이러한 기능을 확장할 수 있습니다. 이를 통해 요청 관리가 더욱 빠르고 안전하며 효율적으로 이루어집니다.

· 자동 알림 및 미리 알림 : SharePoint를 사용하면 알림 및 미리 알림을 자동화하여 모든 관련자에게 관련 활동에 대한 정보를 항상 제공할 수 있습니다. 사용자 지정 규칙을 사용하면 마감일 임박이나 문서 상태 변경과 같은 특정 상황에 따라 이메일 이나 알림을 발송할 수 있습니다 . 개별 사용자 또는 그룹별로 알림을 구성하여 어떤 작업도 누락되지 않도록 할 수 있습니다. 모든 미리 알림은 중앙에서 관리되므로 지속적인 모니터링이 가능합니다. 또한, Power Automate와의 통합을 통해 사용자 지정 옵션이 확장되어 알림을 외부 시스템에 연결할 수 있습니다. 이 시스템은 잊어버릴 위험을 줄이고, 적시에 대응하며, 효율적인 워크플로 관리를 지원합니다.

· 피드백 수집 및 분석 : 디지털 설문조사와 설문지를 활용하여 제품, 프로세스 또는 회사 환경에 대한 의견을 수집하세요. SharePoint에서 디지털 설문조사와 설문지를 사용하면 피드백 수집 및 분석이 간편하고 체계적으로 이루어집니다. 사용자 지정 양식을 만들어 제품, 프로세스 또는 회사 환경에 대한 의견을 수집하고 조직 전체에 쉽게 배포할 수 있습니다. 응답은 안전하게 중앙 집중식으로 저장되어 즉시 분석할 수 있습니다. SharePoint를 사용하면 결과를 실시간으로 확인하고, 심층 분석을 위해 내보내고, 회사 워크플로에 응답을 통합할 수 있습니다. 이러한 방식으로 피드백은 지속적인 개선의 원동력이 되어 시의적절하고 구체적인 의사 결정을 촉진합니다. 디지털 설문조사 관리는 참여를 간소화하고 수집된 인사이트의 질을 향상시킵니다.

· Power Automate와의 통합 : Microsoft 365 커넥터를 통해 자동화 기능을 확장하세요. SharePoint와 Power Automate의 통합을 통해 데이터와 비즈니스 프로세스를 쉽게 연결하고 전체 Microsoft 365 제품군과 외부 서비스를 아우르는 워크플로를 만들 수 있습니다. 미리 구축된 커넥터를 사용하면 알림, 승인, 파일 전송 및 데이터베이스 업데이트를 자동화하여 수동 작업을 크게 줄일 수 있습니다. 자동화는 SharePoint에만 국한되지 않습니다. Teams, Outlook, Excel, Planner 및 기타 여러 앱을 연결합니다. 특정 이벤트에 대한 응답으로 작업을 트리거하고, 데이터를 동기화하고, 모든 활동을 실시간으로 모니터링할 수 있습니다. 이러한 통합을 통해 운영 효율성, 추적성 및 프로세스 사용자 지정이 더욱 향상됩니다. Power Automate를 통해 SharePoint는 모든 비즈니스 요구에 맞는 동적 자동화 플랫폼이 됩니다.

· 프로세스 모니터링 : 프로세스 효율성을 분석하고 개선 영역을 파악하기 위한 대화형 대시보드와 KPI. SharePoint를 사용하면 진행 중인 활동에 대한 명확하고 최신 정보를 제공하는 대화형 대시보드를 통해 비즈니스 프로세스 모니터링이 더욱 강화됩니다. 사용자 지정 KPI를 통해 워크플로 효율성을 분석하고, 응답 시간을 모니터링하고, 병목 현상을 신속하게 파악할 수 있습니다. 데이터는 실시간으로 집계되어 동적 그래프로 표시되므로 기간, 팀 또는 부서별 성과를 비교할 수 있습니다. 중앙 집중식 보기를 통해 강점과 개선 영역을 강조하여 전략적 의사 결정을 용이하게 합니다. 목표에 따라 자동 알림을 설정 하고 달성된 결과를 추적할 수 있습니다. 이러한 대시보드는 투명성을 높이고 프로세스에 참여하는 모든 사람에게 책임을 부여합니다. 이러한 방식으로 SharePoint는 비즈니스 프로세스의 지속적인 성장과 최적화를 위한 필수적인 도구가 됩니다.

· 수동 오류 감소 : 표준화된 절차와 자동화된 점검을 통해 누락이나 오류 발생 위험을 줄일 수 있습니다. SharePoint에서는 운영 절차를 표준화하고 프로세스의 모든 단계에서 자동화된 점검을 구현하여 수동 오류를 줄입니다. 디지털 양식과 안내 워크플로는 모든 정보가 미리 정의된 규칙에 따라 정확하게 입력되고 검증되도록 보장합니다. 모든 작업은 모니터링 및 추적되어 누락이나 중복 입력 위험을 줄입니다. 필수 필드 확인이나 데이터 일관성 검사와 같은 자동화된 점검을 통해 문제가 발생하기 전에 이상 징후를 적시에 감지할 수 있습니다. 디지털 체크리스트, 오류 알림 및 경고 시스템을 통해 운영자는 부정확한 정보를 즉시 수정할 수 있습니다. SharePoint는 종종 방해를 받기 쉬운 프로세스를 안전하고 안정적인 흐름으로 전환합니다. 이러한 접근 방식은 오류를 크게 줄이고 비즈니스 효율성을 향상시킵니다.

· 더욱 빠른 응답 시간 : 승인 및 반복 작업을 자동화하여 일상 업무를 가속화합니다. SharePoint에서 승인 및 반복 작업을 자동화함으로써 회사 내 응답 시간이 크게 단축됩니다. 이전에는 수동 개입, 대기, 반복적인 확인이 필요했던 프로세스가 이제 디지털 워크플로를 통해 실시간으로 관리됩니다. 승인 요청은 관리자에게 자동으로 전송되며, 관리자는 모바일 기기에서도 지연 없이 승인할 수 있습니다. 반복 작업은 시스템에서 예약 및 모니터링되어 간과를 방지하고 케이스 종결 속도를 높입니다. 모든 작업이 추적되고 가시적으로 표시되어 투명하고 시기적절한 관리가 가능합니다. 이러한 접근 방식은 일상 업무를 간소화하여 효율성을 높이고 각 부서의 요구에 적시에 대응할 수 있도록 합니다.

· 맞춤형 솔루션 : API와 맞춤형 워크플로 덕분에 모든 조직은 업종별 프로세스를 디지털화할 수 있습니다. SharePoint는 API와 맞춤형 워크플로를 사용하여 맞춤형 솔루션을 구축할 수 있는 기능을 제공하여 모든 조직이 업종별 프로세스를 디지털화할 수 있도록 지원합니다. API를 통해 SharePoint는 다른 비즈니스 소프트웨어와 통합되어 데이터 교환을 자동화하고 실시간 정보를 동기화할 수 있습니다. 맞춤형 워크플로를 통해 내부 운영 규칙 및 업계 규정에 맞춰 복잡한 절차를 모델링할 수 있습니다. 이러한 유연성은 혁신을 촉진하고 비즈니스 요구에 신속하게 대응하며, 수동 작업과 오류 발생 가능성을 줄여줍니다. 개발된 솔루션은 시간이 지남에 따라 발전하여 비즈니스 성장과 새로운 시장 과제에 적응할 수 있습니다. 이러한 방식으로 SharePoint는 모든 조직이 고유한 방식으로 전환할 수 있도록 지원하는 진정한 디지털 혁신의 엔진이 될 것입니다.

운동. 프로세스 자동화

🎯 운동의 목적

이 연습의 목표는 Microsoft SharePoint를 사용하여 비즈니스 프로세스를 자동화하고, 수동 오류를 줄이며, 운영 효율성을 향상시키는 방법을 배우는 것입니다. 사용자는 자동화된 워크플로, 사용자 지정 양식 및 요청 관리 시스템을 만드는 방법을 안내받습니다. 자동 알림, 피드백 수집, Power Automate와의 통합, 프로세스 모니터링 등의 기능을 살펴봅니다. 이 연습은 SharePoint가 워크플로 디지털화의 핵심 엔진이 되는 실제 비즈니스 환경을 시뮬레이션합니다. 이 연습을 완료하면 사용자는 맞춤형 솔루션을 설계하고, 응답 시간을 단축하며, 활동 추적성을 확보할 수 있습니다.

🛠️ 운영 단계

1. 자동화된 워크플로 🔁

✓ SharePoint 목록이나 라이브러리로 이동하여 "자동화"를 클릭합니다. ⚙️
✓ " Power Automate " 를 선택합니다 . → “ 흐름을 생성하세요 ” 🧩
✓ 미리 작성된 템플릿을 선택하거나 처음부터 흐름을 만듭니다 . 📝
✓ 트리거를 설정합니다(예: " 항목이 생성될 때 " ). ⏱️
✓ " 이메일 보내기 " 또는 " 항목 업데이트 " 와 같은 작업을 추가합니다 . 📧
✓ 논리적 조건 삽입(예: " 승인되면... " ) 🔀
✓ 흐름 저장 및 활성화 💾
✓ 테스트 항목으로 흐름 테스트 🧪
✓ Power Automate에서 실행 모니터링 → “ 연대기 ” 📊
✓ 결과에 따라 흐름 최적화 🔧

2. 사용자 정의 모듈 📝

✓ "사이트 콘텐츠"에서 새 SharePoint 목록을 만듭니다. ➕
✓ 사용자 지정 열(예: 텍스트, 선택, 날짜)을 추가합니다. 🏷️
✓ " Power Apps " 를 클릭합니다 . → “ 양식 사용자 정의 ” 🎨
✓ 캔버스 편집기에서 레이아웃과 컨트롤을 편집합니다 . 🧱
✓ 조건 논리를 추가합니다(예: 필수 필드) ⚙️
✓ 사용자 지정 양식을 저장하고 게시합니다 . 💾
✓ 최종 사용자의 데이터 입력을 테스트합니다 . 👤
✓ SharePoint 페이지에 양식을 포함합니다 . 📄
✓ 양식을 승인 흐름에 연결합니다 . 🔗
✓ 양식 의 사용성 에 대한 피드백을 수집합니다 . 📋

3. 요청 관리 📥

✓ "유형", "상태", "담당자" 열이 있는 "요청" 목록을 만듭니다. 📁
✓ 추적을 위해 버전 제어를 활성화합니다 . 🕓
✓ 필터링된 " 보류 중 " 보기 추가 🔍
✓ 요청을 자동으로 할당하기 위한 Power Automate 흐름 생성 🔁
✓ 할당된 관리자에게 알림 보내기 📧
✓ 업데이트를 위한 " 댓글 " 열 추가 🗒️
✓ " 목록 " 웹 파트가 있는 대시보드 생성 📊
✓ 편집을 제한하기 위한 권한 설정 🔐
✓ 완료된 요청을 별도 폴더에 저장 📦
✓ 주기적 분석을 위해 데이터를 Excel로 내보내기 📤

4. 자동 알림 및 미리알림 🔔

✓ "3일 후 마감" 트리거로 흐름 생성 ⏰
✓ " 이메일 알림 보내기 " 작업 추가 📧
✓ 동적 데이터(예: 요청 이름)로 메시지를 개인화합니다. 🧩
✓ " 상태 ≠ 완료 " 인 경우에만 전송하도록 조건을 추가합니다. 🔄
✓ 매주 반복되는 알림 설정 📆
✓ 전용 커넥터를 사용하여 Teams에도 알림 보내기 💬
✓ " 알림 로그 " 목록 에 각 알림 기록 📋
✓ 모바일 기기에서 푸시 알림 활성화 📱
✓ 테스트 요청으로 흐름 테스트 🧪
✓ 사용자 피드백을 통해 효과 모니터링 📊

5. 피드백 수집 및 분석 🧑 ‍ 💬

✓ "지역", "평가", "의견" 열이 있는 "피드백" 목록 만들기 📝
✓ 목록에 연결된 Microsoft Forms 모듈 추가 📄
✓ SharePoint 페이지에 양식 포함 🌐
✓ HR 팀에 알림을 보내는 흐름 만들기 📧
✓ 통합 Power BI로 결과 시각화 📊
✓ 타겟 분석을 위해 지역 또는 점수로 필터링 🔍
✓ 대시보드를 통해 경영진과 결과 공유 📈
✓ 필요한 경우 익명 수집 활성화 🔐
✓ 분기별 피드백 보관 📦
✓ 데이터를 사용하여 내부 프로세스 개선 🔧

6. Power Automate와의 통합 ⚙️

✓ Microsoft 365 앱 시작 관리자 에서 Power Automate에 액세스 🧭
✓ " 만들기 " 를 클릭하세요 → “ 자동화된 흐름 ” ➕
✓ SharePoint를 초기 커넥터로 선택 🔗
✓ Outlook, Teams, Excel, Planner에서 작업 추가 🧩
✓ 변수를 사용하여 복잡한 데이터 처리 🧮
✓ 실제 데이터로 흐름 저장 및 테스트 🧪
✓ 여러 분기 로 조건부 흐름 생성 🔀 ✓
실패한 각 실행에 대한 오류 알림 트리거 🚨
✓ 내부 위키에서 각 흐름 문서화 📘
✓ 재사용을 위해 팀과 흐름 공유 👥

7. 프로세스 모니터링 📊

✓ SharePoint 페이지에 "Power BI" 웹 파트 추가 📈
✓ SharePoint 목록을 분석하는 보고서 연결 📎
✓ " 열린 요청 " , " 평균 응답 시간 " 과 같은 KPI 보기 📌
✓ 부서 또는 관리자별 필터링 🧑 ‍ 💼
✓ 실시간 또는 일일 데이터 업데이트 🔄
✓ 막대형, 원형 및 타임라인 차트 생성 📉
✓ 경영진과 대시보드 공유 📤
✓ 주석 및 설명 메모 추가 🗒️
✓ 고급 분석을 위해 Excel과 통합 📊
✓ 대시보드에 대한 피드백을 수집하여 개선 📋

8. 수동 오류 감소 ❌

✓ 가이드 양식을 사용하여 데이터 입력을 자동화합니다 . 🧾
✓ 필드 유효성 검사(예: 이메일 형식, 미래 날짜)를 사용합니다 . 🧩
✓ Power Apps 양식에 필수 필드 설정 🛑
✓ 데이터가 누락된 경우 제출을 차단하는 흐름 만들기 ⚠️
✓ " 오류 로그 " 목록 에 오류 기록 📋
✓ 오류 발생 시 자동 알림 전송 📧
✓ Power BI 로 가장 빈번한 오류 분석 📊
✓ 직원에게 올바른 양식 사용 교육 🧑 ‍ 🏫 ✓ 받은
피드백 을 기반으로 양식 업데이트 🔧
✓ 내부 가이드에 모범 사례 문서화 📘

9. 더 빠른 응답 시간 ⏱️

✓ 요청을 자동으로 할당하는 흐름 생성 🔁
✓ 관리자에게 즉시 알림 전송 📧
✓ 대시보드에서 예정된 요청 보기 📊
✓ 각 요청 유형에 대한 SLA(서비스 수준 계약) 설정 📏
✓ 기한이 지난 요청에 대한 알림 생성 🚨
✓ 이메일 템플릿으로 표준 응답 자동화 📄
✓ Planner를 사용하여 할당된 작업 추적 📋
✓ 실시간 업데이트를 위해 Teams와 통합 💬
✓ Power BI로 평균 응답 시간 분석 📈
✓ 감지된 병목 현상을 기반으로 흐름 최적화 🔍

10. 맞춤형 솔루션 🧩

✓ 인터뷰와 설문 조사를 통해 팀 요구 사항 분석 📋
✓ SharePoint + Power Platform을 사용하여 솔루션 설계 🧱
✓ 사용자 지정 양식, 흐름 및 대시보드 만들기 🎯
✓ API 또는 커넥터를 통해 외부 시스템과 통합 🌐
✓ 파일럿 그룹으로 솔루션 테스트 🧪
✓ 피드백 수집 및 개선 🔧
✓ 위키에 솔루션 문서화 📘
✓ 새 솔루션 사용 에 대한 팀 교육 🧑 ‍ 🏫
✓ 시간 경과에 따른 채택 및 효과 모니터링 📊
✓ 효과적인 경우 다른 부서로 솔루션 확장 📤

🧪 애플리케이션 운영 시나리오

여러 지역에 부서가 분산된 한 회사에서 휴가 승인, 구매 주문, IT 알림과 같은 내부 요청 관리를 자동화하고자 합니다. IT 팀은 SharePoint를 사용하여 사용자 지정 양식, 자동화된 워크플로, 모니터링 대시보드를 만듭니다. 목표는 응답 시간을 단축하고, 추적성을 향상시키며, 부서 간 소통을 간소화하는 것입니다.

📥 휴가 요청 관리
✓ " 시작 날짜 " , " 종료 날짜 " , " 책임 " 열이 있는 " 휴가 요청 " 목록을 만듭니다. 📁
✓ Power Apps로 양식 사용자 지정 🧱
✓ 제출 및 승인을 위한 Power Automate 흐름 생성 🔁
✓ 관리자에게 자동 알림 전송 📧
✓ 승인된 요청을 별도 폴더에 저장 📦

📝 IT 보고서 양식
✓ " 문제 유형 " 및 " 우선순위 " 필드가 있는 " IT 보고서 " 목록을 만듭니다. 🏷️
✓ 조건 논리를 사용하여 양식 사용자 지정 ⚙️
✓ 기술자에게 자동으로 할당하는 흐름 생성 📤
✓ 48시간 이내에 해결되지 않으면 알림 전송 ⏰
✓ 대시보드에서 상태 보기 📊

🔔 문서 만료 알림
✓ " 만료 날짜 " 필드가 있는 " 갱신할 문서 " 목록을 만듭니다. 📅
✓ "납기일 3일 전" 트리거로 흐름 생성 🔁
✓ 담당자에게 이메일 전송 📧
✓ " 알림 로그 " 목록 에 알림 기록 📋
✓ 업데이트된 문서를 전용 폴더에 저장하세요 . 📁

📊 구매 주문 추적
✓ " 금액 " , " 상태 " , " 공급업체 " 열이 있는 " 주문 " 목록을 만듭니다. 🧾
✓ 버전 제어 활성화 🕓
✓ 상태를 자동으로 업데이트하는 흐름 생성 🔁
✓ Power BI로 데이터 시각화 📈
✓ 조달 부서와 대시보드 공유 📤

🧩 HR을 위한 맞춤형 솔루션
✓ Microsoft Forms를 통해 요구 사항 수집 📋
✓ 온보딩 및 혜택 요청을 위한 양식 생성 📝
✓ Power Automate를 사용하여 승인 자동화 🔁
✓ 예약된 권한으로 SharePoint에 데이터 저장 🔐
✓ 월별 보고서로 효율성 모니터링 📊

🧭 사용되는 주요 명령 및 액세스 방법

기능	길
🔁 자동화된 워크플로	SharePoint 목록 → 자동화 → Power Automate → 흐름 만들기 ⚙️
📝 사용자 정의 모듈	SharePoint 목록 → Power Apps → 양식 사용자 지정 🎨
📥 요청 관리	목록 → 새 목록 → 열 추가 → 보기 📁
🔔 자동 알림	Power Automate → 트리거 → "이메일 보내기" 작업 📧
🧑 ‍ 💬 피드백 수집	Microsoft Forms → SharePoint 목록에 연결 → Power BI 📊
⚙️ Power Automate 통합	Microsoft 365 → 앱 실행기 → Power Automate → 흐름 만들기 🧭
📊 프로세스 모니터링	SharePoint 페이지 → 웹 파트 추가 → Power BI 📈
❌ 수동 오류 감소	Power Apps → 유효성 검사 → 필수 필드 → 조건부 흐름 🛑
⏱️ 빠른 응답 시간	흐름 → 자동 할당 → 알림 → SLA 📏
🧩 맞춤형 솔루션	SharePoint + Power Platform → 양식 → 흐름 → 대시보드 🧱

🚀 생산성 이점

✓ 요청 관리 시간 단축
✓ 반복적인 프로세스에서 수동 오류 제거
✓ 활동의 추적성 및 투명성 향상 ✓
부서 간
보다 효과적인 커뮤니케이션 ✓ 승인 및 알림 자동화
✓ 양식 및 대시보드에 대한 중앙 집중식 액세스
✓ 실시간 성능 모니터링
✓ 이미 사용 중인 도구 (Teams, Outlook, Excel) 와의 통합
✓ 비즈니스 요구 사항에 따른 흐름 사용자 정의
✓ 수집된 데이터 분석을 통한 지속적인 개선

💡 실제 비즈니스 상황에서 사용할 수 있는 아이디어

📥 구매 요청 관리
SharePoint 양식을 통해 직원들은 구매 요청을 제출할 수 있습니다. Power Automate 흐름은 구매 요청을 담당자에게 자동으로 할당하고 승인을 위해 알림을 보냅니다.

📝 신입사원 온보딩:
인사부는 맞춤형 양식을 사용하여 신입사원 데이터를 수집합니다. 자동화된 흐름을 통해 문서를 전송하고, 계정을 활성화하고, 교육 일정을 조정합니다.

🔔 인증 만료 알림:
SharePoint 목록은 직원 인증을 추적합니다. 플로우는 만료 전에 자동 알림을 보내고 업데이트된 문서를 보관합니다.

📊 SharePoint 목록에 연결된 팀 성과 모니터링
Power BI 대시보드는 완료된 요청, 응답 시간, 수신된 피드백과 같은 KPI를 보여줍니다. 관리자는 데이터를 분석하여 프로세스를 최적화합니다.

🧩 기업 복리후생 관리:
직원들은 SharePoint 양식을 통해 복리후생 요청을 제출합니다. 자동화된 워크플로를 통해 승인을 처리하고 확인서를 발송하여 관리 부담을 줄입니다.

❓ 자가 평가 질문

1. SharePoint에서 자동화된 흐름을 만들려면 어떻게 해야 하나요?

2. 양식을 사용자 지정하는 데 어떤 도구를 사용합니까?

3. SharePoint를 사용하여 내부 요청을 어떻게 관리하시나요?

4. 자동 알림을 설정하려면 어떻게 해야 하나요?

5. 직원의 피드백을 어떻게 수집하고 분석하시나요?

6. Power Automate와 통합하면 어떤 이점이 있나요?

7. 자동화 프로세스의 효과를 어떻게 모니터링하시나요?

8. 수작업 오류를 줄이기 위해 어떤 기술을 사용합니까?

9. SharePoint를 사용하여 응답 시간을 어떻게 개선할 수 있나요?

10. 각 부서에 맞는 맞춤형 솔루션을 어떻게 설계하시나요?

📘 내가 배운 것의 요약

SharePoint를 사용하여 비즈니스 프로세스를 자동화하고 효율성과 추적성을 향상시키는 방법을 배웠습니다. 워크플로, 사용자 지정 양식, 요청 관리 시스템을 구축했습니다. Power BI 대시보드를 통해 자동 알림을 구성하고, 피드백을 수집하고, 활동을 모니터링했습니다. Power Automate를 통합하여 기능을 확장하고 수동 오류를 줄였습니다. 또한, 다양한 부서에 맞는 맞춤형 솔루션을 설계하여 응답 시간과 내부 서비스 품질을 개선했습니다. 이러한 기술을 통해 워크플로를 디지털화하고, 생산성을 높이고, 조직의 디지털 혁신을 지원할 수 있습니다.

e) 결론

SharePoint Online은 강력하고 유연한 도구들을 결합하여 문서 관리 및 협업을 위한 가장 인기 있는 솔루션 중 하나로 자리매김하면서 현대 기업의 디지털 혁신 전략의 핵심 요소가 되었습니다. 빠르게 변화하는 기술 환경에서 새로운 요구에 적응할 수 있는 플랫폼을 도입하는 것은 경쟁력과 조직의 민첩성을 확보하는 데 필수적입니다.

이 플랫폼은 정보 중앙화를 통해 부서 간 장벽을 허물고 더욱 원활한 소통을 촉진합니다. 웹사이트, 문서 라이브러리, 그리고 세분화된 권한 부여 시스템을 구축함으로써 기업은 필요한 사람이 필요한 시간에 정보를 이용할 수 있도록 보장하여 데이터 손실이나 무단 접근 위험을 줄일 수 있습니다. 또한, 고급 보안 제어, 버전 관리, 그리고 통합 백업 옵션을 통해 기업 정보의 보호와 연속성을 보장합니다.

Microsoft Teams 및 Office 365 제품군과 같은 도구를 통합하여 실시간으로 문서를 공동 편집할 수 있게 되어 협업이 더욱 강화됩니다. 이를 통해 지리적으로 분산된 작업 그룹도 물리적 경계 없이 지식과 전문 지식을 공유하며 하나로 운영될 수 있습니다. 프로세스의 투명성과 변경 사항 추적 기능을 통해 책임 소재를 명확히 하고 개선 영역을 더 쉽게 파악할 수 있습니다.

SharePoint Online의 주요 강점 중 하나는 확장성입니다. 소규모 기업과 다국적 기업 모두 성장 요구 사항과 운영 특성에 맞춰 플랫폼을 조정하여 맞춤형 솔루션을 구현할 수 있습니다. Power BI를 사용하여 자동화된 워크플로, 맞춤형 양식 및 모니터링 대시보드를 만들 수 있으므로 전체 워크플로를 디지털화하고 최적화하여 수동 오류와 응답 시간을 대폭 줄일 수 있습니다. 이를 통해 내부 효율성이 향상되고 직원들은 더 중요한 활동에 집중할 수 있습니다.

Power Automate와의 통합을 통해 추가적인 자동화 시나리오를 활용하여 복잡한 프로세스를 조율하고 SharePoint를 CRM, ERP, 티켓팅 플랫폼 등 다른 비즈니스 시스템에 연결할 수 있으며, 비용이 많이 드는 맞춤형 개발 작업도 필요하지 않습니다. 이를 통해 디지털 혁신을 가속화할 뿐만 아니라, 플랫폼 사용 경험이 향상되고 데이터 일관성이 향상됩니다.

SharePoint Online은 투명성과 협업을 중시하는 조직 문화를 지원하는 능력으로도 돋보입니다. 디지털 게시판, 사내 커뮤니케이션 공간, 프로젝트 공간은 이니셔티브, 결과, 목표 공유를 장려하여 전체 기업 커뮤니티의 적극적인 참여를 유도합니다. 고급 검색 및 지식 관리 기능은 정보 자산을 활용하여 모범 사례, 절차 및 과거 문서에 대한 접근성을 높여줍니다.

마지막으로, 이 플랫폼은 그래픽과 기능 모두에서 높은 수준의 맞춤 설정을 제공하여 각 부서나 회사 기능에 맞는 웹사이트를 구축할 수 있습니다. 이는 익숙하고 직관적인 환경에서 근무하는 직원들의 실제 업무 요구를 충족하도록 설계된 웹사이트를 채택하는 데 필수적입니다.

클라우드 방식은 온프레미스 리소스의 기술 관리 부담 없이 지속적인 업데이트, 새로운 기능, 그리고 항상 최고 수준의 안정성과 보안을 충족하는 인프라를 보장합니다. 이를 통해 IT 관리자는 더욱 안정적이고 확장 가능하며 안정적인 플랫폼을 활용하여 더욱 전략적인 프로젝트에 집중할 수 있습니다.

결론적으로 SharePoint Online에 투자하는 것은 단순히 첨단 기술 솔루션을 도입하는 것이 아니라, 민첩성, 지속적인 혁신, 그리고 직원 역량 강화를 기반으로 하는 새로운 업무 철학을 수용하는 것입니다. 세계화되고 끊임없이 변화하는 시장에서 이 플랫폼의 잠재력을 최대한 활용하는 기업은 더욱 효율적인 프로세스, 효과적인 지식 공유, 그리고 모든 내부 인력의 적극적인 참여를 통해 상당한 경쟁 우위를 확보할 수 있습니다.

따라서 SharePoint Online은 미래의 도전에 대비하여 현대적이고 회복탄력적인 업무 환경을 구축하는 초석이 됩니다. 지능적인 정보 관리, 프로세스 자동화, 그리고 협업 촉진을 통해 기업의 성장과 혁신 여정을 지원하고, 디지털화의 과제를 발전과 성공을 위한 구체적인 기회로 전환합니다.

5. 학습 계획. 4개월(16주 - 하루 1시간)

a) 학습 모듈 표

매주 포함 내용:

· 5일간의 학습 (하루 1시간)

· 1일 실습 교육 또는 검토

· 1일 자체 평가

📘 계획 구조(거시주제)

주	주제
1–2	SharePoint 기본 사항 및 보안 저장소
3–4	콘텐츠 구성 및 메타데이터
5–6	공유, 권한 및 협업
7–8	접근성, 이동성 및 모바일 앱
9–10	Microsoft 365(Teams, Outlook, OneDrive, Office)와 통합
11–12	맞춤화, 레이아웃 및 개발
13–14	보안, 역할 및 거버넌스
15	Power Automate를 사용한 프로세스 자동화
16	최종 검토, 완전한 연습 및 테스트

b) 주간 자체 평가 템플릿

매주 일요일에 이 개요를 사용하여 배운 내용을 되돌아볼 수 있습니다.

📌 주 [번호] – 테마: [테마 삽입]

1. 이번 주에 무엇을 배웠나요?
✍️ 당신이 이해하는 핵심 개념 3개를 적어보세요.

· ….

2. 어떤 연습을 완료했나요?
☑️ 당신이 한 일을 표시하거나, 당신이 한 일을 간략하게 설명하세요.

· …

3. SharePoint에서 어떤 도구나 기능을 사용했나요?
🛠️ 예를 들어 문서 라이브러리, 버전 관리, Power Automate 등입니다.

· …

4. 지금 답할 수 있는 질문:
❓ 예를 들어, 컬렉션을 어떻게 만드 나요 ? 흐름 을 설정하세요 ?

· …

5. 아직도 이해가 안 되는 부분은 무엇인가요?
⚠️ 검토할 의문점이나 개념을 적어 두세요.

· …

11) 내 이해 수준(1~5)을 어떻게 평가하나요?

연구 주제와 관련하여
📊 1 = 없음, 5 = 완전 숙달

🔲 1 🔲 2 🔲 3 🔲 4 🔲 5

12) 다음 주 활동:
📌 예를 들어, 주제를 검토하고, 연습을 하고, 지원을 요청합니다.

· …

c) 100개의 리뷰 질문(모듈당 10개씩)과 정답

모듈 1 – SharePoint 기본 사항

요청사항:

1. SharePoint Online이란 무엇인가요?

2. SharePoint의 주요 장점은 무엇입니까?

3. SharePoint는 어떻게 팀워크를 지원합니까 ?

4. 팀 사이트 와 커뮤니케이션 사이트의 차이점은 무엇인가요?

5. 브라우저에서 SharePoint에 어떻게 액세스하나요?

6. 어떤 장치가 SharePoint에 액세스할 수 있나요?

7. SharePoint가 클라우드 네이티브라는 것은 무엇을 의미합니까?

8. SharePoint 홈페이지의 주요 기능은 무엇입니까?

9. 새로운 SharePoint 사이트를 만들려면 어떻게 해야 하나요?

10. SharePoint와 통합되는 Microsoft 365 도구는 무엇입니까?

답변:

1. 기업 콘텐츠를 관리, 저장, 공유하기 위한 클라우드 플랫폼입니다.

2. 실시간 협업, 모든 기기에서 접속, 보안, 버전 관리.

3. 이를 통해 문서의 공동 작성, 통제된 공유, 통합된 커뮤니케이션이 가능해집니다.

4. 팀 사이트 는 내부 협업을 위한 것이고, 커뮤니케이션 사이트는 정보를 전파하기 위한 것입니다.

5. 포털 https://portal.office.com을 통해.

6. PC, 태블릿, 스마트폰(iOS 및 Android).

7. 로컬 설치가 필요 없고, 웹을 통해 접속 가능하며, 항상 업데이트됩니다.

8. 문서, 뉴스, 이벤트, 활동 및 공유 리소스에 접근하세요.

9. SharePoint 홈 → "+ 사이트 만들기" → 유형을 선택하고 구성합니다.

10. 팀, 아웃룩, 원드라이브, 파워 오토메이트, 파워 BI, 플래너.

모듈 2 – 보안 저장

요청사항:

1. 문서 라이브러리를 어떻게 만듭니까?

2. 버전 제어를 활성화하려면 어떻게 해야 하나요?

3. 컬렉션에 대한 권한은 어디에서 설정합니까?

4. 보존 정책을 어떻게 설정합니까?

5. SharePoint는 어떤 백업 도구를 제공합니까?

6. 삭제된 파일을 복구하려면 어떻게 해야 하나요?

7. "자동 버전 관리"란 무엇을 의미합니까?

8. 문서 중앙화의 장점은 무엇입니까?

9. SharePoint에서 중요한 데이터를 어떻게 보호하나요?

10. SharePoint에서 휴지통의 역할은 무엇인가요?

답변:

1. 사이트 콘텐츠 → “+ 새로 만들기” → 문서 모음.

2. 컬렉션 설정 → 버전 관리 설정 → 주요 버전 관리 활성화.

3. 컬렉션 설정 → 권한 → 상속 해제.

4. 규정 준수 센터 → 규정 준수 관리 → 정책 생성.

5. 자동 백업, 휴지통, 관리 센터에서 복원.

6. SharePoint 휴지통 또는 OneDrive → 복원.

7. 각 변경 사항은 새 버전으로 저장되며, 이를 보고 복원할 수 있습니다.

8. 중복을 줄이고, 검색을 개선하고, 보안과 규정 준수를 보장합니다.

9. 세분화된 권한, MFA, 암호화 및 액세스 정책을 제공합니다.

10. 삭제된 파일을 복구를 위해 일시적으로 저장합니다.

모듈 3 – 콘텐츠 구성

요청사항:

1. SharePoint의 메타데이터란 무엇인가요?

2. 사용자 정의 열을 추가하려면 어떻게 해야 하나요?

3. 컬렉션 과 목록의 차이점은 무엇인가요?

4. 사용자 정의 템플릿을 어떻게 만들 수 있나요?

5. 문서에 메타데이터를 어떻게 적용하나요?

6. 사용자 지정 보기를 어떻게 만들 수 있나요?

7. 템플릿을 사용하면 어떤 이점이 있나요?

8. 문서 분류를 어떻게 자동화하나요?

9. 자동화에는 어떤 도구가 사용되나요?

10. 프로젝트 기반 웹사이트를 어떻게 구성하시나요?

답변:

1. 문서를 분류하는 데 도움이 되는 추가 정보(예: 작성자, 범주).

2. 컬렉션 → “열 추가” → 유형(텍스트, 선택, 날짜)을 선택하세요.

3. 컬렉션에는 파일이 포함되어 있으며, 목록은 구조화된 데이터를 관리합니다.

4. Word/Excel/PowerPoint에서 작성되어 기본적으로 라이브러리에 업로드됩니다.

5. 파일을 업로드하거나 편집하는 동안.

6. 컬렉션 설정 → 보기 → 새 보기 → 필터 및 정렬.

7. 그들은 콘텐츠를 표준화하고 오류를 줄입니다.

8. Power Automate를 사용하면 트리거와 조건부 작업을 통해 흐름을 제어할 수 있습니다.

9. 파워 오토메이트, 파워 앱스.

10. 전용 컬렉션, 뷰, 흐름이 있는 사이트를 만듭니다.

모듈 4 – 공유 및 협업

요청사항:

1. 컬렉션에서 권한 상속을 해제하려면 어떻게 해야 하나요?

2. 문서 라이브러리에서 사용자에게 어떤 역할을 할당할 수 있나요?

3. 파일에 누가 접근할 수 있는지 어떻게 알 수 있나요?

4. 문서의 동시 편집(공동 작성)을 활성화하려면 어떻게 해야 하나요?

5. 공유 문서에 댓글을 추가하려면 어떻게 해야 하나요?

6. 제한된 공유 링크를 어떻게 만들까요?

7. 공유 링크에 어떤 보안 옵션을 적용할 수 있나요?

8. 파일 및 폴더 활동 로그는 어디에서 찾을 수 있나요?

9. 감사 로그를 통해 어떤 활동을 모니터링할 수 있나요?

실시간 공동 작성의 주요 장점은 무엇입니까?

답변:

1. "액세스 관리" → "고급" → "권한 상속 중지"로 이동합니다.

2. 읽기, 편집, 전체 제어(할당된 역할에 따라 다름).

3. 컬렉션이나 파일에서 "권한 확인" 옵션을 사용합니다.

4. Word 또는 Excel 파일을 SharePoint에 업로드하고 편집 권한을 부여하여 공유합니다.

5. 온라인 모드에서 파일을 열고 "주석" 기능을 사용합니다.

6. 파일 선택 → "공유" → "이 링크를 볼 수 있는 사람" → 제한을 선택하세요.

7. 링크 만료, 다운로드 비활성화, 비밀번호, 특정 사용자에 대한 접근 제한.

8. 규정 준수 센터 → "감사" 섹션 → "검색 시작".

9. 접근, 수정, 다운로드, 파일 공유.

이 기능을 사용하면 여러 사람이 동시에 동일한 문서에서 작업할 수 있으며, 실시간으로 변경 내용을 추적하고 의견을 남길 수 있습니다.

모듈 5 – 접근성 및 이동성

요청사항:

1. SharePoint가 클라우드 기반 플랫폼이라는 것은 무엇을 의미합니까?

2. 브라우저에서 SharePoint에 액세스하려면 어떻게 해야 하나요?

3. SharePoint 모바일 앱을 설치하는 단계는 무엇입니까?

4. SharePoint 모바일 앱은 어떤 기능을 제공합니까?

5. OneDrive와 문서 라이브러리를 동기화하려면 어떻게 해야 하나요?

6. 동기화된 파일로 오프라인에서 작업하려면 어떻게 해야 하나요?

7. 동기화가 양방향으로 작동하는지 어떻게 확인할 수 있나요?

8. 반응형 디자인은 어떻게 사용자 경험을 개선합니까?

9. SharePoint와 OneDrive 간 양방향 동기화의 이점은 무엇입니까?

10. 여행하는 팀 에게 모바일 접속의 이점은 무엇입니까 ?

답변:

1. 즉, 모든 기능은 로컬 설치 없이 브라우저를 통해 사용할 수 있으며 항상 최신 상태로 유지됩니다.

2. https://portal.office.com으로 이동하여 회사 자격 증명으로 로그인하고 메뉴에서 SharePoint를 선택합니다.

3. App Store나 Google Play에서 앱을 다운로드하고, 비즈니스 계정으로 로그인한 후, 사용 가능한 사이트를 탐색해보세요.

4. 문서 라이브러리에 접근하고, 파일을 보고 편집하고, 알림을 푸시하고 , Teams나 Outlook을 통해 공유합니다.

5. 브라우저에서 라이브러리에 접속 → "동기화"를 클릭 → OneDrive를 엽니다.

6. 파일 탐색기에서 파일을 "오프라인에서 사용 가능"으로 설정 → 편집 → 온라인 상태가 되면 자동 동기화.

7. 동기화된 폴더에 파일을 만들고 SharePoint에 나타나는지 확인합니다. SharePoint에서 파일을 삭제하고 로컬에서 사라지는지 확인합니다.

8. 레이아웃, 메뉴, 콘텐츠를 모든 기기에 맞게 자동으로 조정하여 가독성과 사용성을 향상시킵니다.

9. 자동 동기화 및 권한 보호 기능을 통해 오프라인에서도 업데이트된 파일을 작업할 수 있습니다.

10. 인터넷에 연결하지 않고도 어디서나 문서에 접근하고 편집하고 공유할 수 있으며, 생산성도 유지할 수 있습니다.

모듈 6 – Microsoft 365와의 통합

요청사항:

1. 어떤 Microsoft 365 애플리케이션이 SharePoint와 기본적으로 통합됩니까?

2. SharePoint 문서 라이브러리를 Teams 채널에 연결하려면 어떻게 해야 하나요?

3. 파일이 업로드되면 알려주는 자동화된 흐름을 어떻게 만들 수 있나요?

4. Outlook을 사용하여 승인 요청을 보내려면 어떻게 해야 하나요?

5. SharePoint에 연결된 Power BI 대시보드를 만들려면 어떻게 해야 하나요?

6. SharePoint와 OneDrive를 동기화하면 어떤 이점이 있나요?

7. SharePoint에서 Planner로 작업을 할당하려면 어떻게 해야 하나요?

8. 모바일 기기에서 SharePoint 파일에 어떻게 액세스합니까?

9. 문서 공동 작성에는 어떤 도구를 사용하나요?

10. Outlook과 SharePoint 간에 작업을 중앙화하면 어떤 이점이 있나요?

답변:

1. Teams, Outlook, OneDrive, Office(Word, Excel, PowerPoint), Power Automate, Power BI, Planner.

2. Teams → "+" → SharePoint → 사이트의 문서 라이브러리를 선택합니다.

3. Power Automate → "흐름 만들기" → "SharePoint에서 파일이 생성될 때" 트리거 → "알림 보내기" 작업.

4. Outlook → 새 메시지 → "승인" → 수신자를 입력하고 SharePoint에서 파일을 첨부합니다.

5. Power BI → "데이터 가져오기" → "SharePoint Online 목록" → 목록 선택 → 시각화 만들기.

6. 오프라인 접근, 자동 동기화, 권한 보호 및 지속적인 파일 업데이트가 가능합니다.

7. SharePoint에서 → Planner 웹 파트 추가 → Outlook 그룹에 연결 → 작업 만들기 및 멤버 할당.

8. SharePoint 또는 OneDrive 앱을 통해 → 회사 계정으로 로그인 → 사이트와 라이브러리 간을 이동합니다.

9. Office Online(Word, Excel, PowerPoint) → 자동 저장 및 주석 기능을 갖춘 동시 편집.

10. SharePoint에서 할당된 작업은 Outlook에서 볼 수 있으며, 알림과 업데이트가 동기화됩니다.

모듈 7 – 사용자 정의 및 레이아웃

요청사항:

1. SharePoint 페이지에 웹 파트를 추가하려면 어떻게 해야 하나요?

2. 페이지 섹션에는 어떤 유형의 레이아웃을 사용할 수 있나요?

3. SharePoint 사이트의 그래픽 레이아웃을 사용자 지정하려면 어떻게 해야 하나요?

4. SharePoint Marketplace에서 앱을 설치하려면 어떻게 해야 하나요 ?

5. 모듈식 웹 파트를 사용하면 어떤 이점이 있나요?

6. 맞춤 개발된 구성요소를 어떻게 통합하나요?

7. SharePoint에서 사용자 지정 개발에 어떤 도구가 사용됩니까?

8. 개인화를 통해 사용자 경험을 어떻게 개선할 수 있나요?

9. 타사 앱과 통합하면 어떤 이점이 있나요?

10. SharePoint 페이지의 모바일 보기를 확인하려면 어떻게 해야 하나요?

답변:

1. 페이지에서 "편집"을 클릭하고 → "+"를 클릭하여 원하는 웹 파트(예: 뉴스, 문서, Power BI)를 선택합니다.

2. 1, 2 또는 3열 레이아웃, 컬러 배경 및 강조된 섹션 옵션 제공.

3. 로고, 회사 색상, 이미지, 아이콘, 사용자 정의 제목을 삽입하고 우선순위에 따라 섹션을 구성합니다.

4. 설정 → 사이트 콘텐츠 → "+ 새로 만들기" → 앱 → SharePoint 스토어 → 추가 → 구성 및 게시.

5. 이를 통해 동적 대시보드를 만들고, 최신 콘텐츠를 표시하고, 팀의 요구 사항에 맞게 페이지를 조정할 수 있습니다 .

6. 관리 센터의 "앱 카탈로그"에 .sppkg 패키지를 업로드 → 배포 → 웹 파트로 추가합니다.

7. SharePoint 프레임워크, Power Apps, REST API, Power Automate.

8. 가독성을 높이고 정보에 대한 빠른 접근, 시각적 정체성, 사용자 참여를 향상시킵니다.

9. 이러한 도구는 사이트의 기능을 확장하고, 외부 도구와의 통합을 허용하며, 특정 운영 요구 사항에 대응합니다.

10. 스마트폰이나 태블릿에서 접속하여 모바일 앱을 통해 자동 레이아웃 적응을 확인하고 사용성을 테스트해 보세요.

모듈 8 – 안전 및 역할

요청사항:

1. SharePoint 관리자의 역할은 무엇입니까?

2. SharePoint 사이트의 주요 역할은 무엇입니까?

3. 다중 요소 인증(MFA)을 활성화하려면 어떻게 해야 하나요?

4. 사용자 ID와 역할은 어디에서 관리됩니까?

5. SharePoint에서 의심스러운 활동을 모니터링하려면 어떻게 해야 하나요?

6. 감사 로그는 어디에서 찾을 수 있나요?

7. 게스트의 단일 폴더 접근을 제한하려면 어떻게 해야 하나요?

8. 방문자는 회원에 비해 어떤 권한을 가지고 있나요?

9. 사용자 정의 권한 수준을 어떻게 만들 수 있나요?

10. 역할 관리의 모범 사례는 무엇입니까?

답변:

1. 글로벌 설정, 권한, 보안, Microsoft 365 통합 및 플랫폼 거버넌스를 관리합니다.

2. 관리자, 소유자, 회원, 게스트, 방문자.

3. Entra ID(entra.microsoft.com) → 사용자 → 다중 요소 인증 → MFA 활성화.

4. 항상 로그인 ID → 역할 및 관리자 → 역할 할당 → 확인 및 업데이트.

5. Microsoft Defender(security.microsoft.com) → 사고 및 알림 → 의심스러운 활동을 조사합니다.

6. 규정 준수 센터(compliance.microsoft.com) → 감사 → 검색 시작 → 활동 및 사용자별 필터링.

7. 전용 폴더 생성 → "액세스 관리" → 상속 해제 → 특정 권한 할당.

8. 방문자는 콘텐츠를 볼 수만 있고, 수정하거나 공유할 수 없습니다.

9. 사이트 설정 → 고급 권한 → 권한 수준 → 새 수준 추가 → 허용된 작업 선택.

10. 필요에 따라 역할을 결합하고, 세부적인 권한을 구성하고, 정기적으로 모니터링하고, 사용자를 교육하고, 모든 변경 사항을 문서화합니다.

모듈 9 – 프로세스 자동화

요청사항:

1. SharePoint에서 자동화된 흐름을 만들려면 어떻게 해야 하나요?

2. 양식을 사용자 지정하는 데 어떤 도구를 사용합니까?

3. SharePoint를 사용하여 내부 요청을 어떻게 관리하시나요?

4. 자동 알림을 설정하려면 어떻게 해야 하나요?

5. 직원의 피드백을 어떻게 수집하고 분석하시나요?

6. Power Automate와 통합하면 어떤 이점이 있나요?

7. 자동화 프로세스의 효과를 어떻게 모니터링하시나요?

8. 수작업 오류를 줄이기 위해 어떤 기술을 사용합니까?

9. SharePoint를 사용하여 응답 시간을 어떻게 개선할 수 있나요?

10. 각 부서에 맞는 맞춤형 솔루션을 어떻게 설계하시나요?

답변:

1. 목록이나 컬렉션으로 이동 → "자동화" → Power Automate → "흐름 만들기" → 트리거 및 작업 설정 → 저장 및 테스트.

2. Power Apps → "양식 사용자 지정" → 레이아웃, 조건 논리, 필수 필드 변경 → 게시.

3. "요청" 목록 만들기 → 열 추가 → 할당 및 알림에 대한 흐름 만들기 → 대시보드에서 보기.

4. 날짜 또는 상태에 대한 트리거가 있는 흐름 만들기 → "이메일 보내기" 또는 "팀에 알림" 작업 → 논리적 조건 → 반복.

5. SharePoint 목록에 연결된 Microsoft Forms를 사용하여 → Power BI로 데이터를 시각화하고 → 영역이나 점수별로 필터링하고 분석합니다.

6. SharePoint를 Outlook, Teams, Excel, Planner와 연결하여 승인, 알림 및 업데이트를 자동화할 수 있습니다.

7. SharePoint에 연결된 Power BI 대시보드를 사용하여 → KPI, 응답 시간, 미해결 요청을 보고 → 팀 또는 기간별로 필터링합니다.

8. 양식 검증, 필수 필드, 조건부 흐름, 오류 알림, 오류 로그, 사용자 교육.

9. 자동화된 요청 할당, 즉시 알림, 마감일 알림 , 표준 응답, Planner를 통한 추적.

10. 요구 사항 분석 → Power Platform을 사용하여 양식, 흐름, 대시보드 만들기 → 파일럿 그룹에서 테스트 → 개선 및 문서화.

모듈 10 – 인트라넷 및 내부 커뮤니케이션

요청사항:

1. SharePoint에서 커뮤니케이션 사이트를 어떻게 만드나요?

2. 뉴스와 이벤트를 게시하는 데 어떤 웹 파트가 사용됩니까?

3. 문서 라이브러리에서 회사 정책을 어떻게 관리하시나요?

4. HR 및 교육 리소스를 어떻게 구성할 수 있나요?

5. 특정 그룹에 맞춰 콘텐츠를 개인화하려면 어떻게 해야 하나요?

6. SharePoint는 고급 검색을 위해 어떤 도구를 제공합니까?

7. 토론 포럼을 활용한 회사 커뮤니티를 어떻게 만드나요?

8. 기업 행사를 관리하려면 어떤 단계가 필요합니까?

9. 모바일 접속을 위해 인트라넷을 최적화하려면 어떻게 해야 하나요?

10. Power Automate와 통합하면 어떤 이점이 있나요?

답변:

1. SharePoint 홈 → "+ 사이트 만들기" → "커뮤니케이션 사이트" 선택 → 레이아웃 선택 → 사용자 지정 및 게시.

2. 기사와 업데이트를 위한 "뉴스" 웹 파트, 일정과 초대장을 위한 "이벤트" 웹 파트.

3. 버전 관리, 메타데이터, 읽기 전용 권한이 있는 "회사 정책" 라이브러리를 만듭니다.

4. 전용 페이지, 교육 문서 라이브러리, 빠른 링크, 강조된 콘텐츠, 내장된 비디오가 포함되어 있습니다.

5. 청중 타겟팅을 사용하고 현재 사용자, 보안 그룹 및 사용자 정의 보기별로 필터링된 웹 파트를 사용합니다.

6. 메타데이터 필터, 전체 텍스트 검색, 스마트 제안 및 주제별 검색 기능을 갖춘 검색 창입니다.

7. Yammer " 웹 파트, 카테고리 및 알림이 포함된 "회사 커뮤니티" 하위 사이트를 만듭니다 .

8. "이벤트" 웹 파트 → "+ 새 이벤트" → 세부 정보 입력 → 알림 활성화 → Teams/Outlook에 연결.

9. 반응형 레이아웃, 모바일 앱 테스트, 최적화된 이미지, 빠른 버튼, 클릭 감소.

10. 워크플로를 통해 승인, 알림, 콘텐츠 업데이트 및 요청 관리를 자동화합니다.

SharePoint에서 PowerPoint 슬라이드 보기