Planner è un servizio web accessibile dal portale Microsoft 365 e dalla pagina planner.cloud.microsoft senza installazioni aggiuntive.

Dal launcher delle app puoi aprire il Planner hub per trovare i piani fissati e quelli recenti, così inizi subito a lavorare.

Ogni nuovo piano può essere associato a un Microsoft 365 Group: se non ne scegli uno esistente, Planner ne crea uno nuovo per te.

Il gruppo fornisce posta condivisa, file e appartenenze, così il piano può integrare conversazioni, OneDrive/SharePoint e altro.

I bucket dividono il lavoro in colonne tematiche come fasi, stream o aree, rendendo chiari i passaggi del flusso.

Puoi rinominare i bucket, riordinarli e trascinare le attività tra colonne per visualizzare rapidamente l’avanzamento.

Ogni attività ha tre stati principali per indicare il lavoro: non iniziata, in corso o completata.

Cambiare lo stato aiuta i grafici e le viste a riflettere l’avanzamento reale e semplifica il monitoraggio.

La priorità ti aiuta a dare il giusto peso alle attività: Urgent e Important emergono subito nelle viste e nei filtri.

Puoi raggruppare per priorità e trascinare le attività tra colonne per ribilanciare il lavoro del team.

La vista Schedule mostra le attività in un calendario, permettendo di aggiungere o cambiare date in modo visivo.

Le attività senza date compaiono in Unscheduled: trascinale nel calendario per programmare rapidamente il lavoro.

I grafici mostrano quante attività sono in ritardo, per bucket, per priorità e per persona in modo immediato.

Puoi filtrare e riassegnare dal grafico per riequilibrare i carichi quando un membro è sovraccarico.

Planner avvisa con email personali, email al gruppo, notifiche mobile e messaggi nel feed di Teams se usi l’app.

Alcuni avvisi si configurano nelle impostazioni del piano; altri, come i commenti, seguono le conversazioni del gruppo.

Le etichette sono locali al piano: quando sposti un’attività verso un altro piano, i colori e i nomi delle label non seguono.

Altri campi come titolo e descrizione restano; valuta di mappare nuove etichette nel piano di destinazione.

Puoi ottenere un file .xlsx contenente i dettagli delle attività per filtrare, ordinare e creare grafici in Excel.

L’esportazione è utile per condividere report con persone che non fanno parte del piano o per analisi avanzate.

I commenti delle attività diventano messaggi nel thread di posta del gruppo associato al piano, visibili anche in Outlook.

Non si possono modificare o eliminare dopo l’invio; tutti i partecipanti al thread ricevono gli aggiornamenti successivi.

Planner si basa sugli ospiti dei Microsoft 365 Groups: i guest possono collaborare su bucket e attività con alcune restrizioni.

Ad esempio, le email automatiche di assegnazione non sono supportate per gli ospiti, in base alle impostazioni del tenant.

In Teams puoi aggiungere il piano come tab per lavorare su attività, file e conversazioni nello stesso luogo.

L’app Planner in Teams centralizza piani personali e condivisi, semplificando notifiche e collaborazione del team.

My Tasks raccoglie tutto ciò che ti riguarda, mentre My Day ti aiuta a definire il focus quotidiano.

Le attività di oggi vengono riproposte dai tuoi piani e liste; ogni notte My Day riparte pulita per un nuovo set di priorità.

La colorazione rossa mette in evidenza le scadenze mancate così puoi intervenire rapidamente.

Aggiorna lo stato o sposta la due date per riportare l’attività in pianificazione e riflettere la situazione reale.

La copia di un piano ti permette di riutilizzare una struttura modello mantenendo attività e bucket.

Stato e assegnazioni non vengono riportati: il nuovo piano parte da zero per evitare confusione con lavori passati.

Il proprietario del piano è definito a livello di Microsoft 365 Group, non all’interno dell’interfaccia di Planner.

Apri il gruppo in Outlook, modifica i membri e promuovi un utente a owner per concedergli le autorizzazioni necessarie.

Su un team site connesso a gruppo puoi aggiungere un web part Planner per portare Board, Charts e attività nella pagina.

È un modo rapido per dare visibilità al lavoro senza cambiare contesto, mantenendo file e conversazioni a portata di mano.

Una board semplice parte da To Do e arriva a Done, con colonne centrali come In progress o Blocked per visualizzare il flusso.

Mantenere poche colonne evita burocrazia: sposta le schede verso destra man mano che completi il lavoro.

To Do è ideale per le tue liste e attività personali, anche condivise con pochi contatti.

Planner serve quando vuoi un piano di team con bucket, viste e assegnazioni centralizzate per più persone.