Microsoft Planner 是 Microsoft 365 中的一款任務管理工具，它提供簡潔直覺的團隊協作組織體驗。 Planner 的使用者介面設計直觀，將功能和視圖清晰地劃分為多個部分。下文將詳細介紹 Microsoft Planner 使用者介面的每個關鍵元件，並將每個部分的資訊分為四個部分： (a) 功能描述， (b) 與其他 Microsoft 365 應用的交互， (c) 參與的角色，以及(d) 業務應用範例。

1.導覽窗格和內容區域

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a)功能描述

Planner 介面主要分為兩部分：導覽窗格（通常在左側）和主內容區。導覽窗格可快速存取 Planner 的不同區域。在這裡，我們可以找到Planner Hub （也稱為Planner Home ），它顯示用戶正在進行的所有計劃，通常可以預覽添加到收藏夾的計劃的進度。左側窗格中還有「指派給我」選項，該檢視將所有計畫中指派給使用者的所有任務分組在一起。此外，導覽窗格還具有建立新計劃的按鈕（請參閱第 2 點）以及可快速存取的收藏夾和最近計劃的清單。透過在導覽窗格中選擇特定計劃，中央內容區域將顯示有關該計劃的詳細資訊（例如，板，任務，圖表等）。簡而言之，導覽窗格充當在中心，計劃和個人視圖之間移動的選單，而內容區域顯示與所選項目相關的資訊和工具。

b)與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

Planner 導覽窗格包含將體驗擴展到其他 Microsoft 365 應用程式的連結。例如，選擇某個計劃後，通常會出現一個選單（標有「...」），可用於導覽至與該計劃的 Microsoft 365 群組相關的功能。此擴充功能選單中的第一個連結通常包括「對話」 （在 Outlook 中開啟群組對話，可讓您檢視或啟動計畫成員之間的電子郵件）、 「檔案」 （開啟群組的 SharePoint 文件庫，其中儲存了附加至任務的檔案）、 「筆記本」（開啟群組的共用 OneNote 筆記本），如果您有連線至任務的檔案）、「筆記本」（開啟群組的共用 OneNote 筆記本），如果您有連線Yammer社群的連結也會開啟。這些選項將 Planner 與其他應用程式整合：例如，使用者只需單擊即可從 Planner 中的計劃導航到其 SharePoint 文件夾，或開啟共用筆記本以查看專案筆記。這些互動使 Planner 成為一個中心樞紐，您可以從中存取群組電子郵件、共用文件和筆記，同時保持專案計劃的上下文。

c)涉及的角色

所有有權存取 Planner 的使用者（通常是擁有 Microsoft 365 授權的組織成員）都可以看到具有自己視圖的導覽窗格。全域管理員或服務管理員在 Planner 中沒有特殊視圖，但他們可以影響 Planner 的可用性（例如，為組織開啟或關閉它）。計劃成員（即相應 Microsoft 365群組的一部分）將看到其 Planner Hub 中列出的計劃，並能夠查看其內容；但是，添加到計劃的外部來賓沒有傳統的個人 Planner Hub：來賓必須使用直接 URL才能在邀請他們的組織的上下文中訪問 Planner，因為通用 Planner 地址無法自動確定他們的組織。本質上，來賓前往 *https://planner.cloud.microsoft.com/*_\<tenant>_ 查看他們受邀加入的計劃。計劃的所有成員（所有者、內部成員甚至來賓）在內容區域中共享該計劃的相同介面；然後，他們將能夠瀏覽儀表板、圖表、日曆等，具體內容如下所述。導覽窗格中基於角色的差異並不顯著：例如，計畫擁有者將與普通成員看到相同的部分清單（中心、指派給我、計畫等）。角色差異體現在計劃內可用的控制項上（例如，只有所有者才能看到某些管理選項，例如我們將看到的發佈到 Outlook 日曆或新增成員），而不是導覽上。

d)企業應用的具體範例

對於同時處理多個專案的行銷團隊成員來說，Planner 的導覽窗格將成為導覽各個計畫的指南針：例如，「第一季社群媒體活動」 、 「產品發布專案」和「2025 年展會活動」都可以作為列出的計畫。透過點擊Planner 中心，行銷經理可以快速查看每個專案的狀態摘要（例如，在首選計畫中有多少任務已完成/正在進行）。如果他們想專注於自己的待處理任務，可以點擊 分配給我，在一個清單中查看分配給他們的所有不同計劃的任務，例如，產品發布計劃中的準備宣傳冊任務和社交活動計劃中的安排社交帖子發布任務。然後，透過點擊選單中的特定計劃，使用者將在內容區域中開啟該項目的儀表板並開始處理這些任務。本質上，導覽窗格可讓您在業務環境中快速切換項目，而內容區域則顯示完成所選項目工作所需的詳細資訊。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

本練習的目標是掌握Microsoft Planner中的導覽窗格和內容區域這兩個關鍵的使用者介面元素。你將學習如何導航計劃、快速存取分配的任務、查看進度以及與團隊合作。我們還將探索與其他 Microsoft 365 應用程式（例如 Teams 和 Outlook）的互動、所涉及的角色（所有者、成員、來賓）以及特定的業務用例。本練習旨在提高協作環境中的營運效率和專案管理。

操作步驟

導覽窗格

1. 前往 https://tasks.office.com

2. 輸入您的 Microsoft 365 企業憑證

3. 打開 Planner 後，查看左欄：它是導覽窗格

4. 點擊 Planner Hub 查看所有可用計劃

5. 選擇「我的計劃」即可查看您參與的計劃

6. 點擊星號圖標，將計劃添加到收藏夾

7. 點擊「分配給我」查看您關注的活動

8. 使用搜尋欄尋找特定計劃

9. 按名稱或修改日期對計劃進行排序

10. 點擊某個計劃即可在中央內容區域將其打開

使用內容區域

1. 選擇計劃後，中央內容區域打開

2. 查看帶有活動儲存桶（列）的儀表板

3. 點擊活動以開啟詳細資訊面板

4. 點擊 + 新增活動新增活動

5. 在儲存桶之間拖曳任務以重新排列它們

6. 點選「圖表」查看活動狀態

7. 前往「日程安排」查看你的日曆活動

8. 使用圖示新增文件或任務鏈接

9. 為任務分配優先順序、標籤和截止日期

10. 使用上面的過濾器僅查看相關活動。

與 Teams 和 Outlook 交互

1. 開啟Microsoft Teams並登入所需的團隊

2. 進入頻道並點擊 + 添加卡片

3. 從可用應用程式清單中選擇 Planner

4. 選擇現有計劃或建立新計劃

5. 為卡片命名並點擊儲存

6. 直接在「團隊」標籤中檢視和編輯任務

7. 打開Outlook並轉到日曆

8. 點擊 新增日曆 > 來自互聯網

9. 貼上Planner 計劃的iCal鏈接

10. 有截止日期的任務將顯示在日曆中

營運應用場景

協調內部培訓項目

人力資源團隊使用 Microsoft Planner 組織企業培訓週期。該計劃包括選擇培訓師、安排課程、與員工溝通以及收集回饋等活動。

a) 第一階段制定計劃

指令： + 新計劃

解釋：它允許您以每個人都可見的協作方式建立專案。

b) 第二階段－任務分配

指令： + 新增任務 > 指派給

解釋：在團隊成員之間分配責任。

c) 第三階段進度監控

指令：圖表 > 活動狀態

解釋：它允許您識別延遲和瓶頸。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
+ 新計劃	導覽窗格	建立新的工作計劃
+ 新增活動	計畫公告欄	插入新活動
圖表	計劃頂部欄	查看狀態和工作量
程式設計	計劃頂部欄	在日曆上顯示活動
+ 新增成員	平面圖右上角	邀請新的合作者
標籤	活動詳情	直觀地將活動分類
評論	活動詳情	與團隊溝通
在 Teams 中新增 Planner 選項卡	團隊頻道 > +	將 Planner 整合到 Teams 中
過濾器	在董事會的頂部	按條件查看活動
計劃設定	齒輪圖示	自訂名稱、隱私、通知

生產力效益

將任務集中在單一介面中。

與團隊分享即時更新。

直觀地監控專案狀態。

與評論和文件附件無縫協作。

與 Teams 和 Outlook 集成，實現統一管理。

適合任何規模專案的靈活性。

使用模板和複製來節省時間。

有效的截止日期管理。

精確控制角色和權限。

透過數據分析不斷改進。

在實際商業環境中使用的想法

入職管理：人力資源部、IT 部門和經理之間共享的新員工入職清單。

活動策劃：協調企業活動的物流、通訊和供應商。

品質控制：監控生產部門的審核和檢查活動。

自我評估問題

1. 導覽窗格和內容區域之間有什麼區別？

2. 如何在 Microsoft Planner 中建立新計劃？

3. 有哪些角色可供選擇以及他們能做什麼？

4. 如何向同事分配任務？

5. 進度圖位於哪裡？

6. Planner 如何與 Microsoft Teams 整合？

7. 活動如何分類？

8. 哪些命令允許您監控截止日期？

9. 如何將文件新增至任務？

10. 與手動管理相比，Planner 有哪些優勢？

所學內容總結

在本練習中，您學習如何使用 Microsoft Planner 的導覽窗格和內容區域來瀏覽計劃、管理任務以及與團隊合作。您探索了關鍵功能，例如建立計劃、分配任務、使用圖表和日曆以及與 Teams 和 Outlook 整合。您了解了所涉及的角色、生產力優勢以及實際的業務應用場景。自我評估問題可協助您鞏固技能，並為有效使用工具做好準備。

2.「建立計劃」按鈕（新計劃）

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a) 功能描述

在 Microsoft Planner 中，使用者可以建立稱為計劃的新工作項目。 「建立計劃」 （或「新計劃」 ）按鈕是從頭開始建立新計劃的工具。此按鈕通常在 Planner Hub 中反白 - 例如， Planner 主頁頂部的「+ 新計劃」按鈕。透過點擊新計劃，Planner 會要求您輸入計劃名稱並允許您設定一些初始選項：您可以提供描述並選擇隱私設定（公共或私人計劃）。預設情況下，建立新計劃會建立一個新的關聯的 Microsoft 365 群組：事實上，「新計劃，新群組」是 Planner 的基本邏輯。或者，正如我們將看到的，可以選擇將新計劃與現有群組關聯。提供名稱和設定後，按一下「建立計劃」將產生計劃，使用者將進入新建立計劃的內容區域（準備新增儲存桶和任務）。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

計畫創建與 Microsoft 365 基礎架構緊密整合。當您從頭開始建立計劃時，Planner會在背景建立一個與計劃同名的 Microsoft 365 群組。這意味著您將獲得一組與計劃一起的協作功能：用於對話的群組電子郵件地址和 Outlook 郵箱、SharePoint 空間（帶有用於存放計劃文件的文檔庫）、共享的 OneNote 筆記本、群組日曆以及將計劃整合到 Teams 或 Yammer 中的能力。這種自動設定允許團隊立即開始使用全套協調工具進行工作。在建立過程中，使用者可以選擇計劃（以及相關群組）的隱私：如果設定為Public ，則整個組織都可以看到該計劃（群組），任何人都可以加入或至少可以看到其活動；如果設定為Private ，則只有新增為成員的使用者才能看到它。值得注意的是，也可以透過重複使用現有群組來建立計劃：Planner 提供了將新計劃新增至現有 Microsoft 365 群組（例如持久團隊或在 Outlook/Teams 中建立的群組）的過程。在這種情況下，不會建立新群組，但該計劃將與該群組的現有成員共享，並使用與所選群組相同的資源（文件、筆記等）。因此，從 365 生態系統的角度來看，「建立計畫」功能是一個中心，透過群組結構將 Planner 與 Outlook、SharePoint、Teams 和其他應用程式連接起來。

c) 涉及的角色： 誰可以製定計劃？

通常，任何擁有適當授權（例如，包含 Planner 的 Microsoft 365 商業/企業授權）的內部使用者都可以建立計劃，除非管理員設定了限制。從管理角度來看，建立新計劃的能力取決於建立 Microsoft 365 群組的能力。組織可以透過 Azure AD 設定將群組建立權限限制為僅限特定使用者（例如，控制建立的工作區）。在此類環境中，沒有群組建立權限的使用者將無法成功使用「建立計畫」按鈕（該操作將被封鎖）。因此，管理員可以間接控制此功能。對於新建立的計劃中的角色，建立計劃的人將自動成為該群組的所有者（因此也是該計劃的所有者）。在創建過程中，使用者可以選擇哪些人可以查看或加入：如果計劃是私有的，則最初只有創建者是成員；如果計劃是公開的，則公司中的任何人都可以查看和加入。外部來賓無法創建計劃（因為他們無法創建群組，並且沒有自己的 Planner 許可證）他們只能被邀請加入現有計劃。建立計劃後，創建者/擁有者可以新增更多成員（請參閱第 9 點）。創建期間沒有其他特殊角色：本質上，「創建計劃」意味著成為新共享工作區的所有者。

d) 企業應用的具體範例

假設有一位專案經理需要啟動一個新專案，例如產品開發。該經理打開 Planner 並點擊建立計劃，然後將其命名為 Project Apollo Product Development 。由於該專案僅涉及她的小團隊，她決定將其設為私人。 Planner 立即建立了計劃，同時建立了一個名為「Project Apollo Product Development」的 Office 365 群組。該經理現在有一個空白的 Planner 板來開始添加任務，並且已經設定了群組電子郵件地址（用於在 Outlook 中進行團隊討論）和 SharePoint 文件庫（團隊可以在其中上傳規格、設計等）。如果該經理已經有現有群組（例如，名為R&D Team的 Microsoft Teams 團隊），她可以選擇將計劃新增至該現有群組，以便 R&D Team 的所有成員都可以立即在 Planner 中存取新計劃。此範例顯示，經理只需點擊幾下即可建立一個新的結構化工作區，用於託管專案任務、文件和對話。

針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

本練習的目標是學習如何使用Microsoft Planner 中的「建立計畫」按鈕啟動新的協作專案。你將熟悉如何建立計劃、配置初始設定（名稱、隱私權、Microsoft 365 群組）以及如何與其他應用程式（例如 Teams 和 Outlook）整合。此外，還將探討所涉及的角色（所有者、成員、訪客）及其操作影響。本練習旨在培養在實際業務環境中建立任務、分配職責和追蹤進度的實用技能。有意識地使用此功能可以提高團隊生產力和協作能力。

操作步驟

開始建立新計劃

1. 前往 https://tasks.office.com

2. 輸入您的 Microsoft 365 企業憑證

3. 在主畫面上，點擊左上角的 新計劃

4. 輸入計劃名稱（例如「Q4 行銷項目」）

5. 選擇隱私：公開或私人

6. 選擇是建立新的 Microsoft 365 群組還是使用現有群組

7. 點選「建立計畫」確認

8. 等待儀表板自動加載

9. 確保該計劃在導覽窗格中可見

10. 點擊星號，將計劃新增到收藏夾

設定您的計劃並添加成員

1. 點擊右上角的會員

2. 選擇 + 新增成員

3. 輸入要邀請的同事的姓名或電子郵件地址

4. 根據職責分配所有者或成員角色

5. 會員將收到電子郵件通知

6. 點選「計畫設定」 （齒輪圖示）

7. 自訂計劃名稱、描述和標籤

8. 開啟或關閉活動通知

9. 新增儲存桶來組織任務（例如分析，執行）

10. 儲存變更並返回主儀表板

與 Teams 和 Outlook 集成

1. 開啟Microsoft Teams並登入所需的團隊

2. 進入頻道並點擊 + 添加卡片

3. 從可用應用程式清單中選擇Planner

4. 選擇您剛剛建立的計劃或按名稱搜尋

5. 點擊儲存將其新增為頻道中的選項卡

6. 打開Outlook並轉到日曆

7. 點擊 新增日曆 > 來自互聯網

8. 貼上Planner 計劃的iCal鏈接

9. 有截止日期的任務將顯示在日曆中

10. To Do同步，實現個人任務管理

營運應用場景

啟動企業品牌重塑項目

一個多學科團隊（行銷、設計、IT）正在管理一個品牌重塑專案。專案經理在 Planner 中創建了一個新計劃，用於協調活動、分配任務並監控截止日期。

a) 制定計劃

指令：「新計畫」→協作建置專案。

解釋：允許您定義目標、隱私和工作小組。

b) 添加成員和存儲桶

指令： + 新增成員和 + 新增儲存桶

說明：將工作分為幾個階段（例如研究、設計、啟動）。

c) 與團隊集成

指令：Teams 頻道中的 + → Planner

說明：允許您的團隊無需離開團隊即可完成任務。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
新計劃	導覽窗格	開始製定計劃
+ 新增成員	平面圖右上角	邀請合作者
計劃設定	齒輪圖示	自訂名稱、隱私、通知
+ 新增儲存桶	計畫公告欄	按階段組織活動
+ 新增活動	在桶裡	插入新活動
Teams 中的 Planner	團隊頻道 > +	將 Planner 整合到 Teams 中
新增日曆	Outlook > 行事曆	與 Outlook 同步任務
標籤	活動詳情	直觀地將活動分類
評論	活動詳情	與團隊溝通
圖表	頂部欄	查看狀態和工作量

生產力效益

快速、有條理地啟動新專案。

與團隊成員即時協作。

直觀地監控您的活動狀態。

一體化與 Teams、Outlook 和 To Do流暢配合。

自訂儲存桶、標籤和通知。

節省分配任務的時間。

有效的截止日期管理。

控制角色和權限。

透過圖表不斷改進。

營運資訊的集中化。

在實際商業環境中使用的想法

管理編輯計畫
建立一個計畫來組織您在部落格和社群媒體上發布的內容，並使用「想法」、「進行中」和「已發布」等類別。

規劃貿易展覽會
使用規劃器協調物流、宣傳材料、預訂和供應商溝通。

新產品開發
結構活動涵蓋研發、行銷和銷售，分配任務並追蹤里程碑。

自我評估問題

1. Planner 中的「新計畫」按鈕在哪裡？

2. 創建過程中有哪些隱私選項可用？

3. 如何將成員加入計劃中？

4. 可以分配哪些角色？

5. 如何將計劃與 Microsoft Teams 整合？

6. 如何將計劃與 Outlook 同步？

7. 水桶的作用是什麼？

8. 如何自訂標籤？

9. 進度圖位於哪裡？

10. 與手動管理相比，制定計劃有哪些優勢？

所學內容總結

「建立計畫」按鈕來啟動新專案。您還探索了配置計劃、新增成員、設定儲存桶和任務以及將 Planner 與 Teams 和 Outlook 整合的步驟。您了解了所涉及的角色及其分配方法，以及如何使用圖表來視覺化任務狀態。透過實際場景和關鍵命令，您掌握了在實際業務環境中應用 Planner 的技能。自我評估問題可以幫助您鞏固知識，並為有效且策略性地使用該工具做好準備。

3.查看計劃清單並新增至收藏夾

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a) 功能描述

Microsoft Planner 提供計劃清單視圖，讓使用者可以查看其所屬的所有計劃（或在整個組織範圍內公開的計劃）。 Planner Hub顯示「已新增的計畫」（即使用者標記為收藏的計畫），通常也會顯示「所有計畫」列表，或至少顯示最近造訪的計畫。每個計劃都可以用一個磁貼或卡片來表示，其中包含其名稱和一些指標（例如，該計劃中已完成的任務數佔總數的百分比一種狀態概覽）。使用者可以將重要的計劃標記為收藏：介面通常會在計劃名稱旁邊顯示一個星形圖示；點擊星形圖示即可將該計劃新增至「收藏夾」 。收藏的計劃會在 Planner Hub 頂部突出顯示，通常帶有簡潔的進度可視化效果（例如，進度條或完成百分比），方便用戶快速查看狀態，而無需逐個打開每個計劃。然後，您可以在 Planner Hub 中存取計劃清單（並區分收藏夾和其他計劃）。如果您有多個計劃， Planner提供搜尋功能，可按名稱尋找計劃。此外，清單可能包含用戶已停止參與的計劃：例如，如果用戶退出私人計劃或被移除，該計劃將不再出現在其列表中；而如果用戶退出公共計劃，該計劃雖然仍然公開，但仍可通過搜索訪問（直到被存檔/刪除）。「移至收藏夾」或「新增至收藏夾」選項通常是一個個人切換按鈕：從收藏夾中移除該計劃並不會移除該計劃，而只是將其移至常規計劃部分。此收藏夾功能類似於固定最相關的項目，以便您在開啟 Planner 時立即看到它們。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

計劃清單主要在 Planner 內部使用，但也與 Microsoft 365 有一些間接交互作用。例如，由於計劃與 Microsoft 365 群組相對應，因此計劃在此清單中的可見性取決於群組的設定：即使不是群組成員的使用者也可以找到公共計劃（使用 Planner 中的搜尋功能時，他們將能夠看到公共計劃的名稱）。然而，私人計劃不會顯示給群組外的使用者。這反映了與其他應用程式的一致性：例如，在 Outlook 中，私人群組並非對所有人都可見，而在 Planner 中，私人計畫對非成員保持「隱藏」。另一種互動是與Teams的互動：如果計劃連結到 Microsoft Teams（即，將其新增為團隊頻道中的選項卡），則使用者既可以從 Teams 存取計劃，也可以從 Planner 中的清單存取計劃。在這種情況下，將計劃添加到Planner 的收藏夾中可以更輕鬆地訪問計劃，即使在 Teams 之外也可以訪問。此外，在 Planner 中將計劃標記為收藏夾是每個用戶的偏好設置，不會反映在其他地方（例如，沒有與 Outlook 同步的「收藏夾群組」概念 Planner 收藏夾是獨立的，並且僅在 Planner 應用中相關）。 Planner Hub 中的計畫清單可以在內部進行排序或篩選（例如，首先顯示收藏夾或最新計畫），但不會與其他外部清單整合。然而，底層的群體結構意味著，Planner 中收藏的計劃很可能在其他地方也是一個重要的群組（或許可以在 Outlook 或 Teams 中單獨手動標記為收藏夾）。

c) 涉及的角色

計劃的所有成員都會在 Planner 的個人清單中看到該計劃。在清單檢視中，擁有者和普通成員之間沒有區別：擁有者看到的資訊不會比成員「更多」兩者都在 Planner Hub 標籤中看到計畫名稱和進度。添加到計劃的外部來賓由於 Web 訪問權限有限，可能無法擁有列出所有計劃的聯合 Planner Hub（他們必須使用直接鏈接）；但是，如果來賓通過租戶的專用 URL 訪問，他們可以看到已添加到的計劃。換句話說，查看多個計劃的功能主要是為了方便內部用戶；對於來賓來說，通常的用法是透過連結一次開啟一個計劃。關於收藏夾，任何用戶（無論角色如何）都可以將計劃標記為收藏夾或取消收藏夾：這是用戶的私人設定。管理員不會直接影響收藏夾列表，但可以透過調整群組設定來決定哪些計劃（群組）是公開的還是私人的。如果計劃是公開的，任何內部用戶都可以查看（可能透過搜尋找到），即使不是活躍成員也可以決定將其添加到收藏夾（儘管他們必須加入才能與計劃互動）。在私人計劃中，只有受邀用戶才能將其標記為收藏夾，因為只有他們才能看到它。簡而言之：計劃清單和收藏夾反映了用戶相對於計劃的級別（成員、非成員）以及所有者定義的可見性（公開或私人），但它不會根據編輯權限而變化：它是一個純粹的導航清單。

d) 企業應用的具體範例

一位負責監督多個專案的專案經理會使用Planner 中的計畫清單來追蹤她的職責範圍。假設 Maria 是一家公司的PMO（專案管理官） ，並且是 10 個不同計劃（從 Alpha 專案到 Kappa 專案）的成員。 Maria 將今年的四個策略項目（Alpha、Delta、Omega、Kappa）標記為收藏。因此，當她早上打開 Planner 時，在Planner Hub中，她會立即在頂部看到這四個關鍵計劃的方框，例如，綠色指示符表示按時完成的項目，紅色指示符表示延遲的任務。其他不太重要的計劃仍然列在下面（或者她可以透過「所有計劃」找到它們）。這使她能夠優先關注：如果她從方框中註意到Delta 項目有很多延遲任務，她可以點擊它並深入了解詳細信息；相反，如果Beta 項目（她不是最喜歡的）不需要關注，她可能當天根本不會打開它。在另一種情況下，即使團隊成員只是稍微關注專案進度，也可以將公共計劃添加到書籤中，以便在需要時輕鬆檢索。例如，IT 團隊的開發人員可以標記由創新部門創建的公共計劃 創新理念，以便偶爾查看，而無需每次都費力查找。這些範例展示了計劃和書籤清單功能如何幫助業務用戶按重要性和使用頻率整理他們參與的項目，從而簡化 Planner 中的導航。

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Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

本練習旨在幫助您熟悉Microsoft Planner 中的計劃列表，並學習如何管理收藏夾，以便快速存取最相關的項目。您將學習如何導覽導覽窗格、識別活動計劃、將其新增至收藏夾或從收藏夾中刪除，以及了解此功能如何與 Teams 和 Outlook 整合。此外，還將探討所涉及的角色（所有者、成員、訪客）及其操作影響。本練習旨在透過優化對最重要項目的存取並減少搜尋計劃的時間，來改善個人組織和團隊協作。

操作步驟

查看可用計劃列表

1. 前往 https://tasks.office.com

2. 輸入您的 Microsoft 365 企業憑證

3. 在主畫面上，查看左側的導覽窗格

4. 點擊 Planner Hub 查看所有計劃

5. 選擇「我的計劃」查看您正在參與的計劃

6. 使用搜尋欄尋找特定計劃

7. 名稱或修改日期對計劃進行排序

8. 點擊某個計劃即可在內容區域中開啟它

9. 檢查該計劃是否已在您的收藏夾中（滿星圖標）

10. 如果不是，請前往下一步進行新增。

將計劃添加到收藏夾

1. 回到導覽窗格

2. 找到您想要新增到收藏夾的計劃

3. 點擊計劃名稱旁邊的星形圖標

4. 星星將變滿，表示該計劃現已加入您的收藏夾

5. 該計劃將移至頂部的 收藏夾部分

6. 您可以從任何 Planner 螢幕快速存取它

7. 要刪除它，請再次單擊星號（它將返回空）

8. 收藏夾也會在Teams和Outlook之間同步

9. 計畫成員只能看到自己的收藏夾，而看不到其他人的收藏夾。

10. 對所有想要隨時使用的計劃重複此操作。

與 Teams 和 Outlook 的交互

1. 開啟Microsoft Teams並登入所需的團隊

2. 進入頻道並點擊 + 添加卡片

3. 從可用應用程式清單中選擇Planner

4. 尋找您已新增至收藏夾的計劃

5. 「儲存」將其新增為頻道中的卡片

6. 打開Outlook並轉到日曆

7. 點擊 新增日曆 > 來自互聯網

8. 貼上Planner 計劃的iCal鏈接

9. 有截止日期的任務將顯示在日曆中

10. Planner 中的收藏夾不會影響 Outlook 中的可見性，但它們確實有助於快速訪問

營運應用場景

並行管理多個項目

專案經理同時管理多個公司專案。為了節省時間並減少混亂，您可以使用「收藏夾」功能僅突出顯示有效計劃。

a) 識別有效計劃

指令：「規劃中心」→選擇目前計劃

說明：允許您過濾與目前期間相關的項目。

b) 加入收藏夾

指令：點選計畫名稱旁的星號

說明：允許在導覽窗格中快速、直覺地存取。

c) 與團隊集成

指令：Teams 頻道中的 + → Planner

說明：允許您直接從團隊處理任務。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
規劃中心	導覽窗格	查看所有可用計劃
我的計劃	導覽窗格	顯示您參與的計劃
星星（）	計劃名稱旁邊	新增或刪除收藏夾
+（在 Teams 中）	團隊頻道 > +	將 Planner 新增為選項卡
新增日曆	Outlook > 行事曆	與 Outlook 同步任務
搜尋欄	在 Planner 畫面頂部	快速找到計劃
訂購	規劃中心	按名稱或日期排序
計劃設定	齒輪圖示	客製化計劃
評論	活動詳情	與團隊溝通
圖表	頂部欄	查看狀態和工作量

生產力效益

快速存取優先項目

與 Teams 和 Outlook 同步

更好地組織日常工作

簡化樓層之間的導航

使用者介面定制

節省搜尋計劃的時間

更有效的活動規劃

每個用戶自主管理收藏夾

更加關注活躍項目

減少資訊過載

在實際商業環境中使用的想法

季度專案管理
僅將當前季度計劃添加到收藏夾以保持營運重點。

支援多個團隊
如果您與多個部門合作，請使用收藏夾按區域分開規劃（例如行銷、IT、人力資源）。

追蹤重複活動
將與週期性過程（例如審計、培訓、維護）相關的計劃保存為收藏夾。

自我評估問題

1. 計劃清單在 Planner 中的什麼位置？

2. 如何將計劃添加到我的收藏夾？

3. 如何從我的收藏夾中刪除計劃？

4. 其他會員可以看到收藏的內容嗎？

5. 如何快速存取首選計劃？

6. 如何將首選計劃整合到 Teams 中？

7. 收藏夾是否會影響 Outlook 中的可見性？

8. 哪些角色可以將計劃添加到收藏夾？

9. 如何對計劃清單進行排序？

10. 使用收藏夾有什麼好處？

所學內容總結

您已學習如何在 Microsoft Planner 中查看計劃列表，以及如何使用「收藏夾」功能來改進組織並快速存取最重要的項目。您還探索了在「收藏夾」中新增或刪除計劃的步驟、此功能如何與 Teams 和 Outlook 整合以及涉及哪些角色。透過實際場景和關鍵命令，您已掌握了在實際業務環境中應用此功能的技能。自我評估問題可幫助您鞏固知識，並為有效且策略性地使用該工具做好準備。

4.查看「分配給我」的任務

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Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) 功能描述

Planner 的「指派給我」檢視顯示所有指派給您的任務，這些任務來自任何計畫。它是您任務的個人儀錶板，因此您無需進入每個計劃即可查看它們。在此視圖中，任務通常以清單或卡片的形式列出，並按計劃或日期排序。例如，我會在一個清單中看到：「任務 A（來自計畫 X）明天到期未開始」、「任務 B（來自計畫 Y）週一到期進行中」等等。「指派給我」檢視提供了組織或篩選這些任務的選項：您可以按計畫、按進度（未開始/進行中/已完成）或按截止日期對它們進行分組。事實上， Planner也提供了將進度分組應用於此列表的可能性，例如，可以有三列：未開始、進行中、已完成，這些概念擴展了個人鍵中類似於儀錶板的概念（隨著時間的推移，此功能得到了增強，提供了一種個人迷你看板）。「指派給我」視圖可以被視為一個整合的待辦事項清單：每個項目都顯示任務名稱、所屬計畫（有助於了解上下文）、截止日期以及其他重要指標（優先順序、標籤、是否已新增註解）。在此視圖中點擊特定任務將開啟任務詳細資料視窗（您可以在其中更新狀態、新增註解、清單、附件等），就像您從計畫儀表板中開啟任務一樣。簡而言之，「分配給我」是 Planner 上的一個跨職能視圖，它集中了使用者的任務，讓您能夠以統一的方式管理個人工作量。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

To Do應用程式及其他統一的任務體驗緊密相關。 Microsoft 已將 Planner 與 To Do 集成，以便指派給使用者的所有 Planner 任務也會顯示在Microsoft To Do 的「指派給我」類別中。例如，在 To Do（無論是桌面版、行動版或透過 Outlook 存取網頁版）中，都有一個智慧的「指派給我」列表，啟動後會顯示與 Planner 視圖完全相同的項目（即分配給用戶的 Planner 任務）。這意味著用戶可以直接從 To Do 應用程式或 Outlook 中勾選或更新其 Planner 任務，這些更新將即時反映在相應的 Planner 計劃中。同樣，在Microsoft Teams中，任務 應用（按 Planner 和 To Do 劃分的任務）將個人 To Do 和 Planner 任務結合在一起：在 Teams 中此應用的分配給我部分，用戶可以看到分配的 Planner 任務，並且無需離開 Teams 即可管理這些任務。本質上，Planner 充當其他個人任務管理應用程式的資料來源。此視圖中沒有其他直接互動（例如，它不會與 Project 集成，但對於 Project for Web 用戶，分配的 Project 任務現在也會出現在「指派給我」清單中，從而合併了 Planner 和 Project）。一個額外的互動：Planner 中的「指派給我」檢視可以作為iCalendar來源新增至 Outlook 行事曆中，類似於計畫（請參閱第 8 點）：您可以發佈已指派任務的日曆來源，然後在 Outlook 中訂閱它。如果您願意，這可讓您在日曆上查看所有個人任務的截止日期。總體而言，「指派給我」功能超越了 Planner，出現在 To Do、Outlook 和 Teams 中，在 Microsoft 365中提供整合的個人任務管理體驗。

c) 涉及的角色

「指派給我」視圖是個人視圖，完全取決於登入使用者。每個使用者只能看到自己的任務。此視圖中沒有管理員或主管角色：例如，經理無法在 Planner 中開啟「指派給 Marco」部分，除非他們直接存取 Marco 的 Planner，但這是不可能的（他們應該轉到各個計畫並按 Marco 的受讓人進行篩選）。因此，只有用戶自己才能看到他們的匯總清單。成員、擁有者或訪客：視圖將包含指派給使用者的任務，無論他們在計畫中的角色為何。如果外部訪客被分配了任務，他們（透過登入相應的租戶）也將能夠看到該清單（儘管訪客體驗受到限制，但如果訪客有權訪問待辦事項，分配給訪客的任務也會出現在他們的 分配給我視圖中）。 （訪客通常沒有 To Do 的許可證，因此實際上他們可能沒有這種整合功能。）計劃所有者和普通成員在功能上沒有區別：如果兩者都分配了任務，他們會在各自的個人視圖中看到這些任務。從管理的角度來看， Planner 管理員或全域管理員無法存取其他人的「指派給我」清單（隱私受到尊重：任務在計畫內，並且沒有預先定義的多使用者管理儀表板）。簡而言之，「分配給我」視圖對於所有最終用戶都是相同的，並且只與他們相關；角色的概念在這裡幾乎消失了，因為唯一重要的是「任務分配給誰」。

d) 企業應用的具體範例

一個典型的例子： Luke在一家顧問公司工作，他參與了五個不同的項目，每個項目都有一個單獨的計劃器。每個專案經理都在各自的計劃中為他分配任務。 Luke 不是逐一查看，而是在早上打開「分配給我」部分。在這裡，他看到了一個合併清單：「為客戶 X 準備簡報（來自專案 X 計畫）截止日期為 7 月 5 日」、「分析銷售數據（來自專案 Y 計畫）截止日期為 7 月 6 日」、「審查規範（來自專案 Z 計畫）「已經在 7 月 10 日」等，其中的指示器顯示哪些已開始截止日期。 Luke 可以決定按日期排序以了解哪個任務先截止，或者如果他想將上午的時間用於專案 X 任務，下午用於專案 Y 任務，則可以按計劃分組。當他完成一項任務時，例如為客戶 X 準備簡報，他會直接從此視圖將其標記為已完成。該任務會自動移至已完成部分，並且該變更會反映在原始專案 X 計劃中。同時，他的經理（負責 Project X 計劃）將在專案儀表板中看到該任務已標記為已完成。 Luca 的手機上也安裝了微軟待辦事項應用程式：在旅途中，他打開微軟待辦，在「分配給我」下看到相同的任務，並為該任務添加了註釋。回到辦公室後，該註釋也會出現在 Planner 的任務詳情中。此場景展示了「分配給我」視圖如何幫助每位員工集中管理他們需要處理的所有任務，避免在多個專案中迷失方向，以及如何與其他個人生產力工具同步。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

本練習的目標是學習如何使用Microsoft Planner 中的「分配給我」部分有效地追蹤分佈在各個計劃中的所有個人任務。你將掌握快速存取分配的任務、更新進度、與團隊互動以及將任務與其他 Microsoft 365 應用程式（例如 To Do、Outlook 和 Teams）同步的技能。我們將探討所涉及的角色（成員、所有者、來賓）及其操作影響。本練習旨在改善個人工作管理，降低健忘風險，並提高個人和團隊的工作效率。

操作步驟

訪問分配給我部分

1. 打開瀏覽器並前往 https://tasks.office.com

2. 使用您的 Microsoft 365 企業憑證登入

3. 在主畫面上，查看左側的導覽窗格

4. 點擊「分配給我」開啟專用部分

5. 查看分配給各個計劃的任務列表

6. 每個任務顯示計劃名稱、截止日期和狀態

7. 點擊活動即可打開詳細信息

8. 更新狀態（未開始、進行中、已完成）

9. 如果需要，請新增評論或附件

10. 關閉面板返回任務列表

管理分配的任務

1. 截止日期、優先順序或計劃對任務進行排序

2. 使用過濾器僅查看緊急或延遲的訂單。

3. 點選「已完成」存檔活動

4. 新增註釋或評論以更新團隊

5. 如果需要，請點擊日曆更改截止日期

6. 分配標籤來對任務進行分類

7. 查看計畫進度

8. 自動與Microsoft To Do同步任務

9. 接收即將執行的任務的電子郵件通知

10. 直接從任務安排團隊會議

與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

1. 開啟Microsoft To Do來查看已同步的任務。

2. Planner 中指派的任務顯示在「指派給我」清單中

3. 打開Outlook並轉到日曆

4. 有截止日期的任務會以提醒的形式顯示

5. 打開Microsoft Teams並造訪計劃頻道

6. 點擊「計劃器」標籤查看您指派的任務

7. 直接從 Teams 評論或更新狀態

8. 在 Teams 中取得任務變更通知

9. 使用「@提及」功能與同事互動

10. 所有變更均在應用程式之間即時同步

營運應用場景

管理專案團隊中的個人任務

團隊成員同時處理多個專案。使用「分配給我」部分追蹤收到的任務、更新狀態並與同事溝通。

a) 訪問個人活動

命令：「分配給我」→查看所有分配的任務

解釋：它允許您集中查看您的工作。

b) 狀態更新

指令：點選活動→更改狀態與評論

解釋：讓團隊了解進展。

c) 與待辦事項同步

指令：開啟待辦事項 → 「指派給我」列表

解釋：它使得甚至透過行動裝置管理個人活動變得更加容易。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
分配給我	導覽窗格	查看個人活動
過濾器	位於活動清單頂部	按條件顯示活動
前往計劃	活動詳情	存取來源計劃
評論	活動詳情	與團隊溝通
標籤	活動詳情	視覺分類
更改到期日期	活動日曆	更新日期
完全的	活動狀態	歸檔活動
Teams 中的 Planner	Teams 頻道 > Planner 選項卡	查看和編輯活動
待辦事項	Microsoft To-Do 應用	同步個人活動
前景	日曆	查看活動提醒

生產力效益

個人活動集中化

自動與 To Do 和 Outlook 同步

活動狀態可視化監控

簡化樓層之間的導航

使用標籤和過濾器進行個性化

節省日常管理時間

有效的截止日期規劃

個人活動控制

增強團隊責任感

降低健忘的風險

在實際商業環境中使用的想法

每週任務管理
查看本週分配的所有任務並規劃其優先順序。

多專案支援
追蹤來自多個團隊的任務，而無需開啟每個計劃。

會議準備
在會議前檢查您指派的任務以更新您的狀態。

自我評估問題

1. 「分配給我」部分在哪裡？

2. 如何更新任務的狀態？

3. 如何將任務與待辦事項同步？

4. 如何按截止日期過濾任務？

5. 如何存取活動的來源計劃？

6. 如何為活動添加評論？

7. 如何更改任務的截止日期？

8. 如何用標籤對活動進行分類？

9. 如何在 Outlook 中查看任務？

10. 「分配給我」部分有哪些好處？

所學內容總結

您已經學習如何使用Microsoft Planner 的「指派給我」部分來追蹤和管理個人任務。您還探索了存取清單、更新狀態、與團隊溝通以及使用 To Do、Outlook 和 Teams 同步任務的步驟。您還了解了所涉及的角色以及此功能如何提高個人生產力。透過實際場景和關鍵命令，您掌握了在實際業務環境中應用此功能的技能。自我評估問題可以幫助您鞏固知識，並為有效且策略性地使用該工具做好準備。

5.網格活動視圖

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a) 功能描述

網格（或清單）視圖提供了一種以表格形式查看計劃任務的替代方法，而不是以板上的卡片形式查看。在網格視圖中，任務按行排列，每行一個，列代表每個任務的主要詳細資訊（例如，標題、受讓人、進度、截止日期、優先順序、儲存桶等）。它是一種類似電子表格的表格佈局，可用於同時顯示大量有關任務的資訊並快速編輯它們。例如，在網格視圖中，您可以看到所有任務的可排序列表，並透過按截止日期排序快速識別逾期任務。 Microsoft 引入了網格視圖，作為 Planner 發展到與 Microsoft Project 統一體驗的一部分：事實上，此介面允許典型的基本專案管理操作，例如按順序輸入多個任務、分配資源以及直接在網格單元格中設定日期。排程介面的頂部可讓您在不同視圖之間切換，當您選擇網格視圖時，內容區域將顯示此結構化的任務清單。使用者通常可以直接將新任務新增至清單（表格頂部或底部有一個空白行或「新增任務」按鈕），輸入名稱，然後立即填寫受讓人和截止日期等欄位。網格還支援內聯編輯：例如，點擊某一行（任務）的受讓人字段，您可以無需打開詳細資料標籤即可選擇或更改負責人。簡而言之，網格視圖提供了計劃任務的詳細且可編輯的概覽，當您想要執行大量資料輸入或使用更複雜的排序和篩選功能分析任務時，這是更理想的選擇。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

網格視圖本身僅限於 Planner（或進階版 Project for the Web）。然而，它的外觀與 Excel 非常相似，並且支援資料匯出。實際上，使用者在使用網格視圖後，可以使用「匯出到 Excel」功能（請參閱第 10 點）將任務清單匯出到真正的 Excel 檔案中進行進一步分析。可以說，網格視圖是 Excel 的補充：某些操作（篩選、複雜排序、資料透視表）在 Planner 中無法以互動方式進行，但匯出功能允許在 Excel 中執行這些操作。此外，如果計劃連接到Project（高級計劃） ，則網格視圖和時間軸視圖分別對應於 Project for the Web 的網格視圖和時間軸（甘特圖）視圖，從而確保高級計劃的用戶在 Planner 和 Project 中獲得非常相似的體驗。在共用方面，網格不能直接與其他應用程式共用，但如果需要，您可以將資料從 Planner 網格複製並貼上到 Excel/SharePoint 清單中。需要注意的是，網格只是一種表示：在那裡所做的任何更改都會反映在計劃中，因此也會反映在所有其他視圖（板、日曆等）中，保持一致性。

c) 涉及的角色

所有透過網頁造訪 Planner 完整介面的計畫成員（內部成員或訪客）均可使用網格視圖。沒有角色區分：普通成員可以像擁有者一樣使用網格更新任務。當然，只有擁有計劃編輯權限的成員才能更改資料：在Planner 中，幾乎所有成員（無論是否是所有者）都擁有任務的完整編輯權限，因此他們可以使用網格進行編輯。訪客也可以根據授予的權限建立和編輯任務（如果管理員允許他們新增附件，他們也可以在網格中編輯該字段，否則則不能）。 Planner 中沒有唯讀角色：沒有對任務具有有限訪問權限的訪客，因此您要么是成員（可以編輯網格），要么根本看不到計劃。 Planner管理員沒有特定的網格視圖；但是，如果存在自訂欄位（在與 Project 整合的未來更新中），則某些欄位可能僅在特定許可證下可見這超出了當前範圍。注意：如果管理員封鎖使用者建立群組，則該使用者將無法建立新計劃（因此沒有網格，因為沒有計劃），但如果他們有權存取現有計劃，則網格將可用。

d) 企業應用的具體範例

假設一個活動策劃團隊使用 Planner 來管理會議準備。起初，活動經理可能會發現使用網格視圖來匯總所有必要的任務效率更高。她打開 2025 年年會計劃並切換到網格視圖；在那裡，她點擊 添加新任務 並開始輸入：預訂場地、聯繫餐飲服務商、發送邀請函，快速地逐行列出了幾十個項目。在相鄰的欄位中，她將每個任務分配給相應的團隊成員（例如，給 Luca 安排餐飲服務商，給 Martina 發送邀請函），並設定預計截止日期。在短短幾分鐘內，她就創建了一個完整的表格時間表。之後，在會議期間，團隊在投影機上打開相同的網格視圖來查看和更新狀態：Martina 將狀態列篩選為未開始，並且它們會在任務開始時即時更新。會議結束後，經理使用「將計劃匯出到 Excel」命令將網格匯出到 Excel ，以便向主管發送更新的任務清單。在另一個場景中， IT 部門經理像管理待辦事項一樣管理內部請求：使用網格視圖，他可以按優先順序和受讓人對所有請求進行排序，並在周會上透過編輯「指派給」和「優先順序」儲存格來決定誰負責什麼任務。這些範例凸顯了網格視圖在快速系統地輸入和重新組織大量任務方面的巨大價值，就像在 Planner 中使用 Excel 電子表格一樣。

針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

本練習旨在幫助您熟悉Microsoft Planner 中的任務網格視圖，該模式能夠清晰詳細地概覽計劃中的任務。您將學習如何導覽任務、變更任務狀態、指派任務、按標籤或截止日期篩選任務，以及如何利用網格進行更有效率的管理。此外，我們還將探討與 Teams 和待辦事項的互動、所涉及的角色（所有者、成員、訪客）以及業務用例。本練習旨在透過以可視化和結構化的方式促進任務的規劃和跟踪，從而提高個人和團隊的工作效率。

操作步驟

存取網格視圖

1. 前往 https://tasks.office.com

2. 使用你的 Microsoft 365 商業帳戶登錄

3. 從左側導覽窗格中選擇一個計劃

4. 在頂部欄中，按一下「儀表板」以開啟預設視圖

5. 確保任務按桶（列）排列

6. 每個任務都以一張卡片的形式出現，上面有標題、受讓人和截止日期。

7. 點擊標籤打開詳細信息

8. 將卡片拖到另一個儲存桶以更改其狀態

9. 使用頂部欄切換到圖表或計劃

10. 點擊 公告欄返回網格

管理網格中的任務

1. 點擊儲存桶中的 + 新增活動

2. 輸入活動標題並按 Enter

3. 點擊活動打開側面板

4. 將任務分配給計劃成員

5. 設定到期日期

6. 新增詳細描述

7. 應用彩色標籤進行分類

8. 上傳有用的文件或鏈接

9. 新增評論以與團隊協作

10. 儲存並關閉面板

與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

1. 打開Microsoft Teams並進入團隊頻道

2. 點選 + 新增 計劃器標籤

3. 選擇計劃並直接在 Teams 中查看網格

4. 無需離開 Teams 即可編輯任務並發表評論

5. 開啟Microsoft To Do查看已指派的任務

6. Planner 任務出現在「指派給我」清單中

7. 打開Outlook並轉到日曆

8. 有截止日期的任務會以提醒的形式顯示

9. 接收分配任務的電子郵件通知

10. 所有變更均即時同步

營運應用場景

協調產品發布計劃

行銷團隊使用網格視圖來組織新產品發布的活動。每個儲存桶代表一個階段：「規劃」、「內容製作」、「分發」和「後續跟進」。

a) 按階段組織

指令：「+ 新增儲存桶」→為每個階段建立列

解釋：它允許您以連續和直觀的方式建立您的工作。

b) 活動管理

指令：「+ 新增任務」→將任務指派給成員

解釋：它以清晰且可追溯的方式分配職責。

c) 進度監控

指令：在儲存桶之間拖曳任務

說明：允許您即時查看每個活動的狀態。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
公告欄	計劃頂部欄	在網格中查看活動
+ 新增活動	在桶裡	創造新業務
+ 新增儲存桶	在網格底部	建立新列
拖曳活動	活動表	改變狀態或階段
評論	活動詳情	與團隊溝通
標籤	活動詳情	視覺分類
Teams 中的 Planner	團隊頻道 > +	將 Planner 整合到 Teams 中
待辦事項	Microsoft To-Do 應用	查看已指派的任務
前景	日曆	查看活動提醒
圖形/程式設計	頂部欄	其他可用視圖

生產力效益

清晰整潔的活動展示

團隊成員之間的即時更新

專案狀態視覺化監控

步驟和任務之間的直覺導航

使用桶子和標籤進行個性化

節省營運管理的時間

有效的截止日期規劃

控制角色和分配

增強會員權利

降低健忘的風險

在實際商業環境中使用的想法

廣告活動管理
依階段將活動整理到以下類別：構思、製作、發布、分析。

敏捷軟體開發
使用儲存桶作為衝刺，使用任務作為使用者故事，並分配給開發人員。

企業活動策劃
為物流、通訊、供應商和活動後創建儲存桶，並將任務分配給各部門。

自我評估問題

1. Planner 中的網格視圖在哪裡？

2. 如何為儲存桶新增活動？

3. 如何向團隊成員分配任務？

4. 如何用標籤對活動進行分類？

5. 如何在儲存桶之間移動任務？

6. 如何將 Planner 網格整合到 Teams 中？

7. 如何查看待辦事項中的任務？

8. 如何取得活動通知？

9. 哪些角色可以修改活動？

10. 網格視圖有哪些優點？

所學內容總結

您已經學習如何使用Microsoft Planner 的網格視圖以視覺化和結構化的方式組織、分配和追蹤任務。您還探索了建立儲存桶、新增任務、將任務指派給成員以及使用標籤進行分類的步驟。您還了解如何與 Teams、待辦事項和 Outlook 進行互動以實現整合管理。透過實際場景和關鍵命令，您掌握了在實際業務環境中應用此功能的技能。自我評估問題可以幫助您鞏固知識，並為有效且策略性地使用該工具做好準備。

6.按列查看活動（Blackboard）

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Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) 功能描述

列視圖，通常稱為「看板」 （有時也稱為「看板」），是 Microsoft Planner 中最主要且最具特色的螢幕。在此視圖中，任務以卡片形式顯示，並組織成稱為「儲存桶」的垂直列。每個欄位代表任務的邏輯分組：例如，預設情況下，第一個儲存桶是計劃外任務，所有任務都會在此存儲，直到您建立自訂儲存桶為止。您可以建立任何名稱的儲存桶來組織您的工作（例如，工作流程階段，如待辦、進行中、已完成，或類別，如開發、測試、部署或團隊細分等）。在看板上，屬於該儲存桶的任務的圖塊顯示在每列下方。每個任務卡片都顯示標題、受讓人（帶有頭像或姓名首字母）、彩色標籤（如果適用）、截止日期（如果適用）以及可視狀態（例如，已完成時顯示複選標記，逾期時顯示警報圖標）。使用者可以將卡片從一列拖曳到另一列，以快速更新其組織結構（例如，將已啟動的任務從「待辦事項」儲存桶移至「進行中」儲存桶）－這種拖放作業是一種可視化的方式，可以更新儲存桶欄位（或套用不同篩選條件的其他分組）。儀表板還允許您標記進度：打開卡片後，您可以設定其進度（未開始/進行中/已完成），在某些情況下，如果存在「已完成」儲存桶，則還會透過將卡片移至該儲存桶來反映進度。在介面頂部，除了儲存桶之外，還有一個「分組依據」下拉式選單，可讓您暫時變更列的大小：例如，您可以選擇「按受讓人分組」來查看按任務分配人員細分的列，而不是按儲存桶分組，或選擇「按進度分組」以自動顯示「未開始/進行中/已完成」列。這種靈活性將看板變成了一個動態看板：例如，按進度分組可以為您提供經典的看板。無需手動建立這些儲存桶，即可查看待辦/進行中/已完成的任務。不過，通常情況下，標準的儲存桶列視圖才是 Planner 的核心：團隊可以在這裡新增任務（透過每列下方的「+ 新增任務」按鈕）、指派任務（透過將其拖曳到「按受讓人」列或開啟並設定受讓人），以及透過移動卡片來更新工作進度。儀表板提供了工作量和狀態的即時概覽：只需查看卡片的分佈情況，即可了解有多少任務處於特定狀態或由特定人員負責。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

Planner 看板（列）是一個視覺化元素，可在 Planner Web 應用中使用，也可整合到Microsoft Teams中。在 Teams 中，通常會將 Planner 計劃作為卡片添加到頻道中：這會在 Teams 介面中顯示相同的看板，讓團隊無需離開 Teams 即可與任務互動。這種整合意味著對 Teams 中看板所做的任何更改都會立即反映在 Planner 中，反之亦然，因為它們是相同的基礎數據。另一個值得注意的互動是與Microsoft Outlook 的日曆互動：雖然看板本身不會反映在 Outlook 中，但每個任務都有一個截止日期，可以作為日曆事件發布（請參閱第 8 點），因此，如果同步，作為狀態表示的列可以透過日曆視圖進行補充。此外， Outlook 同步功能（ iCalendar feed ）可讓您在 Outlook 中按日期追蹤任務，但這是對看板（按儲存桶組織）的補充。在通知方面，在列之間移動任務（例如，完成任務）可以產生電子郵件通知：Planner 在分配或完成任務等時向經理或群組發送電子郵件，從而整合 Outlook 讓成員隨時了解情況。另一個互動涉及Power Automate ：Planner 板可與自動流程一起使用（例如，當任務移至「核准」儲存桶時通知 Teams 中的某個人的流程－這是透過連接器讀取任務變更來實現的）。但一般來說，板是主要保留在 Planner/Teams 中的表示；如果需要高級表示（例如，甘特圖時間軸），則需要切換到 Project 或其他工具（如上所述，Planner 不提供甘特圖，只提供計劃視圖）。

c) 涉及的角色： 誰可以在公告欄上做什麼？

在 Planner 中，計劃的所有內部成員對儀表板中的任務都擁有相同的權限。這意味著擁有者和成員（非來賓）都可以建立新任務、編輯任務、移動任務、完成任務，甚至可以建立、重新命名或刪除儲存桶。 Planner 目前不支援細粒度的限制：例如，您不能擁有隻經理才能標記為已完成的任務如果您是計劃成員，則可以。這一點很重要：與更複雜的工具不同，Planner 強調簡單性和開放式協作。外部來賓（如果新增到群組並得到管理員的允許）也擁有幾乎相同的任務權限：他們可以建立和刪除儲存桶和任務、編輯任務欄位以及標記完成。唯一的例外是，要附加文件或鏈接，租戶管理員必須已允許來賓這樣做。此外，由於技術限制，來賓不會收到某些通知（例如任務分配電子郵件）。總結一下，所有者與內部成員：儀表板上的操作沒有區別（唯一的區別是所有者可以管理計劃成員，但任何人都可以管理計劃內容）。內部成員與訪客：除了附件和訪客通知的限制外，幾乎相同。訪客（唯讀） ：他們不存在於 Planner 中；如果不是成員，他們甚至無法查看儀表板。這種簡化的權限模型意味著高度的信任和協作：通常在企業環境中，所有計畫參與者都遵守規則（例如，只有協調員才能將卡片移至「已完成」），而無需工具強制執行。例如，任何人都可以刪除任務幸運的是，Planner 會要求確認因此所有者角色沒有保護內容的超能力，而只有用戶管理的超能力（所有者可以刪除整個計劃或添加/刪除成員，而非所有者成員則無法執行此操作）。

d) 企業應用的具體範例

軟體開發團隊使用Planner 儀表板來管理他們的衝刺 (Sprint)。他們創建了「待辦」、「開發中」、「測試中」和「已完成」等任務。每個功能請求或錯誤都會在「待辦」下方建立一張卡片，其中包含所有詳細資訊。在每日站立會議期間，他們會在一個大螢幕上打開儀表板：可以立即看到「開發中」和「測試中」分別有多少張卡片。開發人員Marco決定開始一項新任務：他用滑鼠將「實作 SSO 登入」卡片從「待辦」欄位拖曳到「開發中」。這會立即更改任務狀態，並將其隱式分配給他（或者 Marco 也可以將任務分配給他）。兩天后，Marco 完成了任務，並將其拖到「已完成」狀態。團隊負責人可以看到卡片已完成，並感到滿意，於是就把它留在那裡，直到衝刺結束時清空已完成的「Sprint」任務。再舉一個例子：行銷部門將看板用作活動看板：分為「創意」、「已批准」、「正在運行」和「已完成」四個桶子。部門所有成員（設計、社交媒體、公關）都可以自由地將創意以卡片的形式添加到「創意」中。行銷總監在周會期間將有潛力的卡片拖入「已批准」桶，標記哪些卡片將轉化為具體的項目。然後，他將每張卡片分配給一個人，並將其移至「正在運行」桶。活動結束後，卡片將移至「已完成」。這種列視圖使團隊擁有一個持續更新的虛擬白板，每個人都可以看到，每個專案的狀態一目了然。這與在真實的看板上使用便利貼非常相似，但其優勢在於可以整合到 365 中：每張卡片都可以附加文件（例如，Word 中的創意簡報、Excel 中的潛在客戶清單）和對話（在評論中或透過 Outlook 進行），從而使 Planner 成為團隊合作的完整操作基礎。

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Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

本練習旨在學習如何使用Microsoft Planner 的白板，它以列（儲存桶）的形式顯示任務，從而實現直覺的工作管理。用戶將掌握在儲存桶中建立、移動和編輯任務、分配任務、應用標籤以及追蹤進度的技能。我們將探索與 Teams、Outlook 和待辦事項的交互，以及所涉及的角色（所有者、成員、訪客）和業務用例。本練習旨在透過促進協作且透明的任務規劃和協調來提高個人和團隊的工作效率。

操作步驟

造訪「黑板」公告欄

1. 前往 https://tasks.office.com

2. 使用你的 Microsoft 365 商業帳戶登錄

3. 從左側導覽窗格中選擇一個計劃

4. 在頂部欄中，點擊 公告欄

5. 查看代表專案階段的儲存桶（列）

6. 卡片表示，上面有標題、受讓人和截止日期

7. 點擊標籤打開詳細信息

8. 將卡片拖到另一個儲存桶以更改其狀態

9. 使用頂部欄切換到圖表或編程

10. 點選 儀表板返回儀表板

在儀表板上管理任務

1. 點擊儲存桶中的 + 新增活動

2. 輸入活動標題並按 Enter

3. 點擊活動打開側面板

4. 將任務分配給計劃成員

5. 設定到期日期

6. 新增詳細描述

7. 應用彩色標籤進行分類

8. 上傳有用的文件或鏈接

9. 新增評論以與團隊協作

10. 儲存並關閉面板

與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

1. 打開Microsoft Teams並前往團隊頻道

2. 點選 + 新增 計劃器標籤

3. 選擇計劃並直接在 Teams 中查看儀表板

4. 無需離開 Teams 即可編輯任務並發表評論

5. 開啟Microsoft To Do查看已指派的任務

6. Planner 任務出現在「指派給我」清單中

7. 打開Outlook並轉到日曆

8. 有截止日期的任務會以提醒的形式顯示

9. 接收分配任務的電子郵件通知

10. 所有變更均即時同步

營運應用場景

管理企業培訓計劃

人力資源團隊使用「白板」來組織培訓計畫。白板上的「桶」代表培訓計畫的各個階段：「需求分析」、「課程規劃」、「交付」和「評估」。

🔹 按階段組織

指令： + 新增儲存桶

解釋：它允許您以連續和直觀的方式建立計劃。

🔹 活動管理

指令： + 新增活動

解釋：允許您為每個團隊成員分配特定的任務。

🔹 進度監控

指令：在儲存桶之間拖曳任務

說明：允許您即時查看每個活動的狀態。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
公告欄	計劃頂部欄	按列查看活動
+ 新增活動	在桶裡	創造新業務
+ 新增儲存桶	在公告板的底部	建立新列
拖曳活動	活動表	改變狀態或階段
評論	活動詳情	與團隊溝通
標籤	活動詳情	視覺分類
Teams 中的 Planner	團隊頻道 > +	將 Planner 整合到 Teams 中
待辦事項	Microsoft To-Do 應用	查看已指派的任務
前景	日曆	查看活動提醒
圖形/程式設計	頂部欄	其他可用視圖

生產力效益

清晰整潔的活動展示

團隊成員之間的即時更新

專案狀態視覺化監控

步驟和任務之間的直覺導航

使用桶子和標籤進行個性化

節省營運管理的時間

有效的截止日期規劃

控制角色和分配

增強會員權利

降低健忘的風險

在實際商業環境中使用的想法

內部溝通專案管理
依階段將活動組織到以下幾個階段：構思、批准、發布、回饋。

內部稽核計畫為每個需要
審計的部門建立儲存桶，並將任務指派給負責人。

開發新服務
將活動分為幾個階段：分析、設計、測試、啟動，並明確指出任務。

自我評估問題

1. Planner 中的「白板」視圖在哪裡？

2. 如何新增儲存桶？

3. 如何在儲存桶中建立新任務？

4. 如何向團隊成員分配任務？

5. 如何用標籤對活動進行分類？

6. 如何在儲存桶之間移動任務？

7. 如何將儀表板整合到 Teams 中？

8. 如何查看待辦事項中的任務？

9. 如何取得活動通知？

10. 列視圖有哪些優點？

所學內容總結

您已學習如何使用Microsoft Planner 的「白板」儀表板以列（儲存桶）的形式組織、指派和追蹤任務。您還探索了建立儲存桶、新增任務、將任務指派給成員以及使用標籤進行分類的步驟。您還了解如何與 Teams、待辦事項和 Outlook 進行互動以實現整合管理。透過實際場景和關鍵命令，您掌握了在實際業務環境中應用此功能的技能。自我評估問題可幫助您鞏固知識，並為有效且策略性地使用該工具做好準備。

7. 圖表中的活動視覺化

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a) 功能描述

「圖表」檢視透過各種圖表和總結指標，直觀地概覽了計畫的進度。您可以透過頂部計劃欄中的「圖表」標籤存取該視圖。此畫面通常包含一個圓餅圖，按狀態顯示任務的細分情況（工作量「未開始」 、 「進行中」或「已完成」的百分比和數量），以及一個或多個條形圖，例如，顯示每個儲存桶或每個指定成員的任務數量。此外，到期或逾期的任務數量通常會以紅色指示符突出顯示，以引起注意。 Planner 的圖表易於互動：點擊圖表的某個部分，旁邊的任務清單就會進行相應的過濾（例如，點擊「逾期」部分將只列出逾期任務）。總而言之，圖表視圖使團隊能夠快速回答諸如 完成了多少任務？誰的工作量最大？我們的任務是否滯留在某個存儲桶中？ 等問題。它是專案的內建迷你儀表板。它並非甘特圖或高級商業智慧工具，但對於大多數中小型專案來說，它提供了足夠的洞察力。例如，如果我在「按成員」長條圖中看到一位同事分配了 10 個任務，而另一位同事則分配了 2 個任務，我可能會考慮重新平衡工作量。或者，如果圓餅圖顯示臨近專案截止日期，很大一部分任務仍處於「未開始」狀態，那麼警鐘就會響起。因此，此視圖可以幫助您以簡潔直觀的方式監控狀態，而無需逐一查看每個任務。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

圖表功能與 Planner 的內部數據協同工作，並不會直接與其他即時服務（例如，Power BI，它是一個獨立的工具）整合。但是，兩者之間存在一個重要的間接聯繫：如果使用者需要更高級的圖表或建立自訂報告，Planner 允許他們將計劃匯出到 Excel ，然後使用Excel Pivot 或 Power BI處理這些資料。匯入 Excel 後，使用者可以建立複雜的圖表，甚至可以合併來自多個計劃的資料。此外，Microsoft 365 提供Power BI 整合（特定連接器或匯出功能），因此專案經理可以決定將 Planner 資料用作企業 Power BI 儀表板的輸入，超越 Planner 的基本圖表功能。另一個整合： Teams中的「圖表」視圖（位於 Teams 中的 Planner 標籤中）允許團隊在會議期間直接查看進度，而無需開啟單獨的瀏覽器。 Planner 沒有自動將這些圖表匯入 Word 或 PowerPoint 報告的機制，但可以在狀態簡報中使用螢幕截圖。在通知方面，沒有具體的整合：圖表會隨著 Planner 中任務狀態的變化而自動更新；如果你想在「X% 的任務延遲」時收到提醒，目前你必須手動操作，或者使用 Power Automate 流程來統計任務（Planner 沒有原生的基於圖表的提醒）。簡而言之，Planner 的圖表是獨立的，但可以匯出：它們可以與 Excel/PowerPoint 完美配合，用於手動報告，也可以與 Power BI 完美配合，用於更高級的自動化。

c) 涉及的角色

所有計劃成員（所有者、內部成員、來賓）均可查看「圖表」視圖。沒有任何限制：由於這是匯總的任務數據，並且每個成員仍然可以查看所有單獨的任務（Planner 中沒有隱藏任務），因此圖表不會洩露計劃之外的任何機密資訊。擁有者和內部成員看到的圖表完全相同。來賓使用者也可以存取「圖表」視圖，並且應該可以看到相同的圖表（包括分配給內部使用者的任何任務）。這是因為來賓一旦進入計劃，就會被視為該組的成員（唯一的區別在於某些操作，如上所述）。沒有僅顯示特定資料的「訪客」角色，因此計劃中的每個人都可以完全查看狀態。所有者無法為其他人隱藏或自訂圖表該視圖對每個人而言都是標準的。從 Microsoft 365 管理員的角度來看：無法停用計劃或類似計劃的「圖表」標籤；它是許可應用程式不可或缺的一部分。有趣的是，除了計劃成員之外，其他人都無法看到這些圖表（例如，非專案團隊成員的經理無法打開 Planner 查看該專案的圖表，除非他們將自己添加為成員）。因此，透過圖表進行的資訊流通與計劃成員資格息息相關。

d) 企業應用的具體範例

假設一個專案團隊每週開會報告進度。會議期間，專案經理不是口頭報告數字，而是在顯示器上開啟「計劃圖表」標籤。一個圓餅圖立即出現，其中50%的任務已完成（綠色），40%的任務正在進行（藍色），10%的任務尚未開始（灰色）。這讓團隊立刻感覺到他們已經完成了一半的交付成果。旁邊是按任務分配的長條圖：所有成員每人都有5-6個任務，除了喬治，他有12個任務。喬治顯然負擔過重。專案經理問：「我們可以重新分配喬治的一些任務嗎？」也許兩個任務會立即被重新分配給另外兩位同事（這兩位同事會相應地改變圖表）。他們還注意到紅色的「逾期」部分：點擊它，清單出現，他們發現昨天有兩個關鍵任務逾期了。他們立即決定採取糾正措施。換個角度，假設一位客戶服務經理使用Planner來追蹤未解決的問題。每個問題在 Planner 中都是一項任務，並設有優先事項和任務分配人。每天早上，她都會打開客戶通知計劃的圖表視圖：從條形圖中，她看到有三張緊急優先級工單（紅色高條）和十張中等優先級工單（黃色高條）。她會立即聯絡這三張緊急工單的技術人員。她也會查看狀態圖：如果「未開始」工單過多，她會立即通知團隊處理。這些場景說明了 Planner 的「圖表」視圖如何讓關鍵人員一目了然地了解工作狀態，並根據即時數據召開會議或做出決策，而無需手動準備數位報告。換句話說，它就像一個整合的專案儀表板，可以快速評估進度。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

本練習旨在學習如何使用Microsoft Planner 中的圖形任務視圖，直觀地監控專案進度。您將掌握解讀已完成、進行中和未開始任務的圖表、查看團隊成員的工作量以及識別任何延誤的技能。本練習也將探討與 Teams 和 Outlook 的互動、所涉及的角色（擁有者、成員、訪客）以及商業案例。本練習旨在提高分析和營運管理技能，促進決策和資源分配。

操作步驟

存取圖形視圖

1. 前往 https://tasks.office.com

2. 使用你的 Microsoft 365 商業帳戶登錄

3. 從左側導覽窗格中選擇一個計劃

4. 在頂部欄中，點擊圖表

5. 查看具有任務狀態的圓餅圖（未開始、進行中、已完成）

6. 查看每個團隊成員的工作量長條圖

7. 點擊圖表的某個部分過濾對應的活動

8. 將滑鼠懸停在每個條形上即可查看分配給該條形的任務數量。

9. 按一下名稱即可查看指派給該成員的任務

10. 點選 儀表板返回儀表板

透過圖表分析和管理活動

1. 在餅圖中識別逾期任務

2. 點擊某個部分即可開啟對應活動的列表

3. 點擊標籤打開活動

4. 更新狀態（例如從進行中到完成）

5. 新增評論以報告問題或更新

6. 如果需要，點擊「分配給」重新分配任務

7. 點擊日曆更改截止日期

8. 應用標籤來幫助分類

9. 上傳有助於完成任務的文件或鏈接

10. 儲存並關閉面板以返回圖表

與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

1. 打開Microsoft Teams並進入團隊頻道

2. 點選 + 新增 計劃器標籤

3. 選擇計劃並點擊計劃器標籤中的圖表

4. 直接在 Teams 中查看任務狀態

5. 打開Outlook並轉到日曆

6. 有截止日期的任務會以提醒的形式顯示

7. 開啟Microsoft To Do查看已指派的任務

8. Planner 任務出現在「指派給我」清單中

9. 接收即將執行的任務的電子郵件通知

10. 所有變更均即時同步

營運應用場景

監控軟體開發計劃

IT 團隊使用圖形視覺化來監控開發活動的狀態。圖表有助於識別延遲、過載和進度。

a) 檢查活動狀態

指令：「圖表」→顯示圓餅圖和長條圖

說明：它可以讓您立即了解專案概況。

b) 工作負載分析

指令：點選成員列→查看指派的任務

解釋：允許您重新平衡成員之間的分配。

c) 營運更新

指令：點選活動→更改狀態與評論

解釋：促進部門之間的溝通和協調。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
圖表	計劃頂部欄	查看狀態和工作量
點擊圖表部分	圓餅圖或長條圖	按狀態或受讓人過濾任務
評論	活動詳情	與團隊溝通
標籤	活動詳情	視覺分類
更改到期日期	活動日曆	更新日期
Teams 中的 Planner	團隊頻道 > +	將 Planner 整合到 Teams 中
待辦事項	Microsoft To-Do 應用	查看已指派的任務
前景	日曆	查看活動提醒
分配給	活動詳情	更改受讓人
公告欄	頂部欄	返回列視圖

生產力效益

活動狀態可視化監控

即時分析每個成員的工作量

Microsoft 365 應用程式之間的即時更新

視圖之間的直覺式導航

使用標籤和過濾器進行個性化

快速識別延誤和關鍵問題

有效的截止日期規劃

控制角色和分配

營運決策支持

降低超載風險

在實際商業環境中使用的想法

行銷專案進度追蹤
使用圖表來監控活動狀態並重新平衡創意工作量。

客戶支援團隊管理
查看分配給每個代理商的票數並確定誰需要支援。

人力資源活動監督
監控新進員工入職和培訓活動的狀態。

自我評估問題

1. Planner 中的「圖表」視圖在哪裡？

2. 您如何解讀圓餅圖？

3. 如何查看成員的工作量？

4. 如何從圖表中過濾活動？

5. 如何更新任務的狀態？

6. 如何將圖形視覺化整合到團隊中？

7. 如何查看待辦事項中的任務？

8. 如何取得活動通知？

9. 哪些角色可以修改活動？

10. 圖形視覺化有哪些優點？

所學內容總結

您已經學習如何使用Microsoft Planner 的圖形視圖來監控任務狀態和團隊工作量。您還探索了存取圖表、解讀資料、更新任務以及與其他 Microsoft 365 應用程式互動的步驟。您了解了所涉及的角色以及此功能如何提升生產力和營運管理。透過實際場景和關鍵命令，您掌握了在實際業務環境中應用此功能的技能。自我評估問題可幫助您鞏固知識，並為有效且策略性地使用該工具做好準備。

8.查看日曆中的活動（行程表）

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a) 功能描述

日程檢視將計劃中的任務按開始日期和截止日期排序，排列在日曆上。佈局通常顯示月曆（可選擇切換到週曆），其中每天可以包含代表該日期到期任務的圖塊。任務在日曆上顯示為帶有標題的事件，並且通常根據其儲存桶或優先順序進行顏色編碼。如果任務有開始日期和結束日期，它將在日曆中顯示為從開始日期延伸到結束日期的長條圖，類似於 Outlook 中跨越多天的事件的顯示方式。沒有截止日期的任務不會顯示在日曆中（它們可能會單獨列為「未到期」）。此檢視可讓您查看截止日期和工作的時間分佈：可以輕鬆查看某些日期是否有過多的壓縮交付任務，或是否有空閒時間。在頂部，使用者可以在月份之間導航或選擇週視圖以查看更多詳細資訊。 Planner 通常會在此視圖中反白顯示今天，並用紅色標記逾期任務。時間表視圖對於規劃特別有用：專案經理可以查看當前月和下個月的情況，例如，可以看到臨近月底有五個關鍵任務將集中在同一天他們可以決定移動某些日期以平衡負載（透過打開選項卡並更改截止日期）。也可以從日曆中建立新任務：透過點擊儲存格（即日期），可以新增具有預設截止日期的任務。最終，Planner 的日曆檢視提供了與儀表板互補的時間視角：儀表板顯示狀態和類別，日曆顯示任務必須發生或完成的時間。它不是甘特圖（它不會以複雜的方式顯示依賴關係或相對長度），但它提供了計劃的順序和時間概念。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

iCalendar發布功能與Outlook緊密整合。在每個計畫中，擁有者可以選擇「將計畫新增至 Outlook 日曆」選項，該選項會產生一個包含該排程任務的公用iCalendar訂閱源。發布後，任何成員都可以在 Outlook 中訂閱此日曆（會提供一個唯一連結）。本質上，這會導致Planner 任務作為事件出現在使用者的 Outlook 日曆中（通常是單獨的日曆，可以疊加在日曆上）。例如，如果「最終演示」任務的截止日期為 7 月 30 日，訂閱該訂閱源後，名為「最終演示」的事件將於 7 月 30 日出現在 Planner 日曆中。使用者可以點擊該事件查看任務詳情以及返回 Planner 選項卡的連結。這使他們可以在 Outlook 約會的同時查看專案承諾，從而改善個人時間規劃。同樣，在Planner 的「我的任務」視圖中，有一個專門的iCal feed用於分配給我的任務，因此用戶可以在 Outlook 中看到所有任務的截止日期，即使它們來自不同的計劃。 Outlook 整合由下列事實控制：只有擁有者才能啟用發布（以防止任何人共用計畫連結）。但是，一旦啟用， iCal連結就是可共享的：任何擁有它的人都可以看到截止日期，甚至是外部用戶，因此必須謹慎分發。如果安全性需要，365 管理員可以在組織層級停用 Planner 的日曆發布功能。除了 Outlook 之外，任何支援iCalendar 的應用程式（例如 Google 日曆）理論上都可以訂閱該 feed，如果需要，甚至可以在 Microsoft 生態系統之外看到 Planner 的截止日期（前提是啟用了共享並且需要共享）。另一個有用的互動： Microsoft 365 Groups有自己的日曆（在 Outlook 中可見）當您將計劃發佈到iCal 時，它不會直接整合到群組日曆中（它是一個單獨的提要，這就是您必須手動添加它的原因），但用戶經常將兩者結合起來以提高可見性。在Teams中，Planner 的行事曆檢視並非本機顯示（Teams 目前僅顯示儀表板和圖表），但 Teams 使用者可以在瀏覽器中開啟計畫進行存取。簡而言之，最重要的集成是透過iCalendar與 Outlook 集成，這使得 Planner 的日曆不再是一個孤島，而是個人和公司日曆系統的一部分。

c) 涉及的角色

如上所述，只有Plan所有者才能將任務發佈到 Outlook 日曆。如果非所有者開啟「新增至日曆」功能表卻沒有看到該選項，則必須請求所有者啟用該選項（其中有一個「發布，與任何人共用」步驟，只有所有者才能執行）。但是，一旦啟用，所有成員（包括來賓）都可以使用iCal連結在 Outlook 中訂閱日曆，從而在其個人日曆中查看任務。外部來賓尤其可以從該訂閱源中受益，前提是他們在 Outlook 或相容應用程式中使用該訂閱源。但請記住， iCal連結是公開的：來賓可能會洩露它（這就是為什麼會出現關於不要與未經授權的人員共享的安全警告）。在 Planner 應用程式本身中，所有 Plan 成員（無論其角色如何）都可以使用日曆視圖，並且每個人都可以透過將任務拖放到日曆上來編輯日期（是的，您甚至可以在 Planner 日曆上將任務從一天拖放到另一天，以快速更改其截止日期）。與儀表板一樣，沒有任何限制：任何成員都可以更改任何任務的日期，體現了權限平等的概念。沒有「批准日曆」的角色：信任在於成員們合作遵守計畫。需要注意的是， iCal發布不受角色限制：如果啟用，任何擁有連結的用戶（即使非成員）都可以查看，因此此處的安全性取決於連結的所有者（不連結到角色；它是一個公開的、未經身份驗證的 feed）。管理員可以決定在租戶層級停用iCal功能，以防止日曆資料洩露，但在這種情況下，任何人都無法從計劃中發布iCal 。否則，內部角色不受 Planner 中日曆檢視的影響。

d) 企業應用的具體範例

舉個實際的例子：一個設計團隊規劃了一系列有具體截止日期的活動（草圖評審、客戶簡報、最終材料交付）。團隊負責人可以使用Planner 的日曆視圖，將任務拖曳到月曆上，以確保它們間隔合理（例如，避免不同專案的所有交付都在同一天）。他們可能注意到「向客戶 A 發送宣傳冊」和「向客戶 B 發送產品目錄」都落在 28 號星期五：他們決定將其中一個任務拖到下個月的 1 號，將其移至下週一。這樣，Planner 行事曆就成了一個真正的行程規劃工具。另一個場景是：一位銷售經理參與了多個 Planner 計劃（行銷、產品開發），並希望追蹤專案里程碑，因為它們會影響銷售活動。由於她無法手動控制每個計劃，因此她請求這些計劃的所有者啟用發佈到 Outlook 的權限。現在，這位經理的 Outlook 中就有了「行銷計劃」和「開發計劃」日曆，它們與她的工作日曆重疊。他看到「啟動活動 X」是在每月 15 號，因此他知道從那天起活動就會產生潛在客戶。他還看到開發項目在 20 號有一個 Sprint Demo ，因此他計劃參加。此範例展示如何透過日曆將 Planner 與 Outlook 集成，使專案活動在公司日曆中可見，從而改善跨職能協調。最後一個例子：一個敏捷專案團隊將其兩週的衝刺與日曆同步：他們發布提要，所有成員都訂閱。這樣，衝刺截止日期就會出現在每個人的個人日曆上（例如，如果在 Planner 中輸入為活動，則為衝刺結束、回顧等）。這有助於他們在日常工作中掌握截止日期。總而言之，Planner 的日曆視圖及其與 Outlook 的整合使公司團隊可以更輕鬆地將任務與時間聯繫起來，並使個人可以透過在一個地方同時查看會議/約會和任務截止日期來管理他們的時間。

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Icona del computer

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

「日程安排」視圖來規劃和追蹤一段時間內的任務。你將掌握在周曆或月曆上查看任務、更改截止日期、分配任務以及高效組織任務的技能。你將探索與 Outlook、Teams 和待辦事項的交互，以及所涉及的角色（所有者、成員、訪客）和業務用例。本練習旨在提升時間管理、資源分配和截止日期視覺性，從而促進更具策略性和協作性的規劃。

操作步驟

訪問編程視圖

1. 前往 https://tasks.office.com

2. 使用你的 Microsoft 365 商業帳戶登錄

3. 從左側導覽窗格中選擇一個計劃

4. 在頂部欄中，點擊計劃

5. 查看包含預定活動的月曆

6. 點擊週切換到週視圖

7. 將滑鼠懸停在活動上以查看詳細信息

8. 點擊活動打開側面板

9. 將任務拖曳到另一個日期以更改其截止日期

10. 點選 儀表板返回儀表板

管理日曆中的任務

1. 點擊左上角的 + 新增活動

2. 輸入標題並按 Enter

3. 點擊活動打開詳情

4. 將任務分配給計劃成員

5. 點擊日曆設定到期日期

6. 新增詳細描述

7. 應用標籤進行分類

8. 上傳有用的文件或鏈接

9. 新增評論以與團隊協作

10. 儲存並關閉面板

與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

1. 打開Microsoft Teams並進入團隊頻道

2. 點選 + 新增 計劃器標籤

3. 選擇計劃並點擊選項卡中的計劃

4. 直接在 Teams 中檢視和編輯任務

5. 打開Outlook並轉到日曆

6. 點擊 新增日曆 > 來自互聯網

7. 貼上Planner 計劃的iCal鏈接

8. 有截止日期的任務將顯示在日曆中

9. 開啟Microsoft To Do查看已指派的任務

10. 所有變更均即時同步

營運應用場景

策劃溝通活動

行銷團隊使用「日程安排」視圖來規劃行銷活動。每個活動都有特定的截止日期，並且必須與其他部門協調。

a) 活動時間視圖

指令：「調度」→每月或每週視圖

解釋：它允許您以平衡的方式分配隨時間變化的活動。

b) 更改截止日期

命令：將任務拖曳到另一個日期

解釋：允許您根據優先順序調整計劃。

c) Outlook 整合

命令：新增日曆 > 來自互聯網

說明：也允許您查看個人日曆中的任務。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
程式設計	計劃頂部欄	查看日曆上的活動
+ 新增活動	左上角	創造新業務
拖曳活動	日曆	更改到期日期
評論	活動詳情	與團隊溝通
標籤	活動詳情	視覺分類
Teams 中的 Planner	團隊頻道 > +	將 Planner 整合到 Teams 中
待辦事項	Microsoft To-Do 應用	查看已指派的任務
前景	日曆 > 新增日曆	同步活動
分配給	活動詳情	更改受讓人
公告欄	頂部欄	返回列視圖

生產力效益

視覺活動規劃

有效的截止日期管理

透過拖放操作快速更改日期

每周和每月視圖之間的直覺導航

與 Outlook 和 Teams 集成

更好的工作量分配

提高團隊的知名度

即將執行的任務的自動通知

控制角色和分配

降低重疊風險

在實際商業環境中使用的想法

編輯計劃
查看內容發布日期並協調文案撰稿人和平面設計師之間的工作。

企業活動管理
依據活動日曆組織物流和通訊活動。

入職活動追蹤
根據新員工的入職日曆安排活動。

自我評估問題

1. Planner 中的「日程安排」視圖在哪裡？

2. 如何從月視圖切換到週視圖？

3. 如何更改日曆中任務的截止日期？

4. 如何從該視圖新增活動？

5. 如何將 Planner 行事曆整合到 Outlook？

6. 如何查看待辦事項中的任務？

7. 如何向團隊成員分配任務？

8. 如何用標籤對活動進行分類？

9. 如何取得活動通知？

10. 「程式設計」視圖有哪些優勢？

所學內容總結

「日程安排」檢視來規劃和追蹤日曆活動。您也探索了存取週視圖或月視圖、建立和編輯任務、分配任務以及對任務進行分類的步驟。您還了解如何與 Teams、Outlook 和 To Do 互動以實現整合管理。透過實際場景和關鍵命令，您掌握了在實際業務環境中應用此功能的技能。自我評估問題可以幫助您鞏固知識，並為有效且策略性地使用該工具做好準備。

9.新增計劃成員

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Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) 功能描述

將成員加入計劃意味著邀請其他人加入專案並存取其任務。 Planner 的介面讓這變得簡單：在計劃頂部，通常靠近名稱的位置，您會看到一個人物圖示或「成員」按鈕。點擊「成員」 （或目前成員清單的圖示）會開啟一個字段，您可以在其中輸入要新增的人員的姓名或電子郵件地址。 Planner 會在公司目錄中搜尋您輸入的姓名並建議，然後只需選擇即可。新增成員後，該人員將收到一封自動電子郵件通知，告知他們已被添加到計劃中。從那一刻起，該人員也將成為與該計劃關聯的 Microsoft 365 群組的成員，並將擁有與其他成員相同的計劃內容（任務）操作權限。 Planner 使用者介面會立即更新可見的成員清單（通常顯示為頂部的一系列頭像/首字母）。如果計劃是私有的，則只有列出的成員才能看到該計劃；如果是公開的，添加成員會收到通知，該計劃將顯示在他們的 Planner 中，但從技術上講，只要該計劃保持公開狀態，該成員之前就已經看到過（因為它是公開的）。該功能還包括移除成員的功能：通常是再次點擊成員列表，或點擊姓名旁邊的 ... ，就會出現移除按鈕。這樣，您就可以從計劃中移除某人（也就是將其從群組中移除）。一個重要的限制是：您無法直接從 Planner 中移除計劃的唯一所有者如果創建計劃的人仍然是唯一所有者，Planner 會阻止他們被移除，要求您先提名另一個所有者。若要提名另一個擁有者，您目前必須從群組管理介面（例如，透過 Outlook 或 Azure AD）進行，因為 Planner 本身會將所有人新增為簡單成員。簡而言之，Planner 允許您輕鬆新增成員，但群組角色的細微管理（提升為擁有者、降級）則委託給了其他工具。值得注意的是，您還可以新增外部訪客（擁有組織外部電子郵件地址的人員）：如果您的管理員允許，當您輸入外部地址時，Planner 會將其識別為邀請訪客，並將該地址作為訪客用戶添加到群組中，從而啟動訪客訪問流程（發送帶有訪問連結的歡迎電子郵件等）。這對於與合作夥伴、供應商或客戶就計劃進行協作非常有用。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

Microsoft 365 群組直接相關：當您在 Planner 中新增某人時，實際上是在背景將其新增為已連接的 Microsoft 365 群組的成員。這意味著該成員不僅可以存取 Planner 計劃，還可以存取所有群組資源：他們將被添加到群組的電子郵件分發清單中（因此他們將在 Outlook 中收到任何對話郵件），他們將可以存取群組的 SharePoint（計劃文件）、OneNote 筆記本等等。因此，這一個「新增成員」操作具有多重效果：在 Outlook 中，該使用者現在將在「群組」部分中看到該群組，並能夠參與對話；在 SharePoint 中，他們將能夠瀏覽網站和編輯文件；如果該群組已連接到 Teams，則該使用者將自動新增至 Teams 團隊，並獲得頻道和聊天的存取權限。這種互聯互通至關重要：Planner 沒有自己獨立的使用者資料庫；它依靠 Microsoft 365 群組來取得成員資格。此外，如上所述，如果新增的人員是外部人員，他們將進入來賓存取系統：他們會收到一封歡迎加入群組的電子郵件，並且必須接受邀請，這可能需要建立一個來賓帳戶。這一切都透過 Azure AD/Outlook 群組基礎架構進行；它不是 Planner 特有的，但 Planner 會觸發它。另一種互動：要將成員提升為擁有者或更改角色，Planner 會重新導向至 Outlook - 根據指南，您需要開啟 Outlook（網頁版）並編輯群組設置，因為只有在那裡才能定義擁有者。這突顯了使用者體驗如何過渡到 Outlook 以執行某些進階操作。最後，如果在 Planner 中刪除用戶，他們實際上是從群組中刪除的 - 該用戶還將失去對關聯 Teams 和 SharePoint 的存取權限。相反，如果有人透過 Outlook/Teams 為群組新增成員，該使用者將自動出現在 Planner 中的計畫成員中。因此，您可以在 Planner之外將人員新增至計畫中，效果是一樣的（例如，IT 管理員可以透過 Azure AD 將成員新增至群組中，這些人員將在其 Planner 中找到該計畫）。此交流強調，Planner 的成員添加功能只是一個用於管理底層 M365 組成員資格的介面。

c) 涉及的角色

在 Planner 中，新增成員的能力取決於計畫的狀態（公開或私人）以及想要新增成員的使用者的角色：對於私人計畫：只有群組擁有者可以新增成員。這意味著，雖然任何成員都可以嘗試在 Planner 介面中新增某人，但非所有者的請求將被拒絕。實際上，私人計劃的普通成員必須請求所有者才能添加他們（或者管理員可以更改群組的權限，允許成員邀請其他人，但預設只有所有者可以邀請）。

對於公共計畫：由於公共計畫在內部可見，因此幾乎任何現有群組成員都可以邀請其他成員加入（儘管在許多實際情況下，組織中的任何人都可以自行加入）。根據文檔，「所有者和非訪客成員」可以為公共計劃新增成員。這意味著，如果計劃處於開放狀態，現有成員可以使用添加功能，受邀用戶將無縫添加。此外，組織中的任何人都可以找到該計劃並自行點擊加入，這將自動將他們新增為成員（公共群組無需批准）。

外部訪客無法新增其他成員（訪客或內部成員）。訪客始終受到限制：他們無法擴展群組成員資格。

如上所述，全域管理員可以使用管理工具在 Planner 介面之外新增（或刪除）成員，即使不屬於該計劃的一部分。

關於計劃中的角色：

用戶建立計劃後，即成為所有者。如果該使用者透過 Planner 新增其他人，則這些人員將作為普通成員（而非所有者）新增。 Planner 不提供將他們設為所有者的選項；必須在其他地方（例如 Outlook/Azure）進行此操作。

要移除成員，執行此操作的人必須是所有者，否則他們將看不到移除選項。所有者可以移除其他成員；如果您嘗試移除唯一剩餘的所有者（如上所述），則在指定其他所有者之前，您將無法移除。

「訪客」的概念，但如果我們考慮公共計劃的情況，「訪客」指的是查看計劃但未加入的人：實際上，該用戶直到點擊「加入計劃」（成為會員）後才能看到計劃詳情。所以你要么加入，要么退出；不存在被動諮詢。

Microsoft 365 管理員可以在租用戶層級啟用或停用來賓存取。如果在群組層級停用了來賓訪問，即使你嘗試新增外部電子郵件地址，Planner 也會傳回錯誤，因為它無法在群組中建立來賓。管理員還可以更改成員是否可以邀請來賓加入群組的預設（例如，這將反映在公共計劃中邀請來賓的能力）。

總結一下：在私人計劃中，只有所有者可以添加（為了控制）；在公共計劃中，所有內部成員都可以在內部添加其他人，如果租戶允許，甚至可以添加外部成員；客人自己永遠不能添加其他人；所有者和成員在是否可以私下添加（公共計劃中不行，兩者都可以）以及是否可以刪除方面有所不同；晉升為所有者必須在外部完成 Outlook（通常可以通過現有操作所有者執行此操作）。

d) 企業應用的具體範例

考慮先前的「Apollo」開發專案：創建該專案的專案經理（所有者）開始添加協作者。點擊 成員，輸入 Alessio ，然後從清單中選擇 Alessio Bianchi。 Alessio 立即收到一封電子郵件：「您已被添加到 Project Apollo 計劃中。」現在，當 Alessio 打開 Planner 時，他會看到「Project Apollo」出現在他的計劃中。專案經理也以同樣的方式添加了 Giulia 和 Martina。之後，他們決定需要聘請外部顧問，信箱地址為lucas@example.com 。專案經理輸入電子郵件地址，Planner 將其識別為外部顧問 - 並要求確認來賓邀請。確認後，Lucas 收到一封電子郵件，邀請他加入小組：透過點擊鏈接，他可以建立來賓帳戶，然後可以訪問該計劃（Lucas 出現在計劃成員中，並帶有「來賓」標籤）。在專案進行期間， Giulia （成員）想要添加一位同事，但該計劃是私密的，Giulia 不是所有者：如果她嘗試添加，則不被允許。於是，他請求專案經理（所有者）添加這位同事。這確保了對加入人員的控制權。當專案進行到一半時，Alessio 被指定為共同負責人，因此專案經理決定也讓他成為該群組的所有者：他打開 Outlook，搜尋「Apollo 專案」群組，並在設定中將自己提升為所有者。從那時起，Alessio 可以像專案經理一樣新增/移除成員。後來，專案結束後， Martina離開了公司：IT 管理員將 Martina 從公司群組中移除，這也會將她自動從計劃中移除（Planner 會反映此變更）。同時，Lucas（訪客）完成了他的諮詢工作，他使用「離開計畫」選項（請參閱第 10 點）將自己從計畫中移除，或被專案經理透過成員清單移除。整個流程展示如何在 Planner 中快速新增成員，以及如何立即通知相關人員。另一個例子是：行銷團隊創建了一個活動計劃並將其公開，因為他們希望整個公司都能看到並貢獻想法。如果有人搜尋該計劃的名稱，該計劃就會出現在搜尋結果中；銷售代表對此活動感興趣，並點擊了「加入計劃」由於該計劃的公開性質，此人現在無需正式邀請即可出現在成員中。這體現了差異：在開放的環境下，公開計畫允許公司內部進行更多自發性協作。簡而言之，Planner 中的成員管理功能使團隊能夠快速建立合適的工作小組，並且由於與 365 生態系統的集成，確保新成員可以訪問所有相關工具（文件、筆記、聊天），並且離職成員會被統一移除。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

本練習的目標是學習如何在 Microsoft Planner 中為計劃添加成員，以促進協作並有效分配任務。你將掌握邀請同事、分配角色（所有者、成員、來賓）以及了解營運和安全影響的技能。你將探索與 Teams、Outlook 和 Microsoft 365 Groups 的互動以及業務用例。本練習旨在改善專案管理，促進團隊之間的溝通，並確保每位參與者都能存取正確的資訊和職責。

操作步驟

將成員加入計劃

1. 前往 https://tasks.office.com

2. 使用你的 Microsoft 365 商業帳戶登錄

3. 從左側導覽窗格中選擇一個計劃

4. 點擊右上角的會員

5. 點擊 +新增成員

6. 輸入您想要邀請的同事的姓名或電子郵件地址。

7. 從建議清單中選擇正確的聯絡人

8. 對每個想要新增的成員重複此操作。

9. 新會員將收到電子郵件通知

10. 驗證成員是否在計劃清單中可見

管理角色和權限

1. 前往Outlook > 群組以存取關聯的 Microsoft 365 群組

2. 點選 管理群組

3. 查看成員清單及其角色

4. 若要將成員提升為所有者，請點擊更多 > 成為所有者

5. 若要刪除成員，請點擊從群組中刪除

6. 所有者可以編輯計劃並管理成員

7. 成員可以查看和編輯活動

8. 訪客只能使用有限的功能

9. 角色變化自動反映在 Planner 中

10. 清晰傳達分配給團隊的角色

與 Teams 和 Outlook 的交互

1. 打開Microsoft Teams並造訪連結到該計劃的團隊

2. 加入計畫的成員將自動成為團隊成員

3. 轉到頻道並點擊 + 以新增計劃器選項卡

4. 選擇計劃並點擊儲存

5. 成員現在可以直接從 Teams 存取他們的計劃

6. 打開Outlook並轉到群組

7. 會員透過電子郵件接收更新和通知

8. 指派的任務也會出現在Microsoft To Do中

9. 所有變更均即時同步

10. 成員可以透過評論和文件附件進行協作

營運應用場景

啟動跨職能項目

專案經理在 Planner 中創建計劃，以協調涉及行銷、銷售和 IT 部門的專案。他們增加來自各個部門的成員來分配任務並監控進度。

a) 邀請與會者

指令： + 新增成員

解釋：允許您將所有關鍵人物納入計劃中。

b) 角色管理

指令：Outlook > 群組 > 設為擁有者

解釋：它允許您將計劃管理委託給多個經理。

c) 團隊協作

指令：團隊 > + > 規劃師

解釋：促進整個計劃的訪問和持續協作。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
+ 新增成員	策劃者 > 成員	邀請新參與者
指定所有者	Outlook > 群組 > 管理群組	更改使用者角色
從群組移除	Outlook > 群組 > 管理群組	撤銷存取權限
Teams 中的 Planner	團隊頻道 > +	將 Planner 整合到您的團隊中
評論	活動詳情	與團隊溝通
待辦事項	Microsoft To-Do 應用	查看已指派的任務
前景	電子郵件和通知	獲取更新
標籤	活動詳情	視覺分類
分配給	活動詳情	它分配責任
公告欄	規劃師	按列查看活動

生產力效益

團隊成員之間的即時協作

Planner、Teams 和 Outlook 之間的自動同步

角色分配更加清晰

集中訪問活動和文檔

自訂角色和權限

節省專案管理時間

更好的活動規劃

存取控制和安全

增強參與者的自主權

降低組織錯誤的風險

在實際商業環境中使用的想法

跨團隊專案管理
新增來自不同部門的成員，將任務和里程碑協調到單一計劃中。

新員工入職
制定計劃，將任務分配給人力資源、IT 和經理，並新增相關成員。

企業活動策劃
將物流、通訊和供應商納入計劃，以實現共享管理。

自我評估問題

1. 如何在 Planner 中為計劃新增成員？

2. 可以為成員分配哪些角色？

3. 會員角色在哪裡管理？

4. 如何將會員提升為所有者？

5. Planner 如何與 Teams 整合？

6. 我如何獲得有關活動的通知？

7. 如何在待辦事項中查看已指派的任務？

8. 會員和訪客之間有什麼區別？

9. 如何從計劃中刪除成員？

10. Planner 中的成員管理有哪些好處？

所學內容總結

您已學習如何在 Microsoft Planner 中新增成員、指派角色以及使用 Outlook 和 Microsoft 365 群組管理權限。您也探索了將 Planner 與 Teams 和 Outlook 整合的步驟，從而促進成員之間的協作和溝通。您還了解了所有者、成員和來賓之間的區別，以及這些區別如何影響存取權限和功能。透過實際場景和關鍵命令，您掌握了在實際業務環境中應用此功能的技能。自我評估問題可幫助您鞏固知識，並為有效且策略性地使用該工具做好準備。

10. 其他功能

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Microsoft Planner 介麵包含許多附加功能和補充功能，可豐富使用者體驗。下面，我們將從四個關鍵方面簡要介紹這些功能：

a) 各職能的描述

對話：在每個計劃中，「對話」選項（通常透過點擊計劃中省略號選單中的「對話」來存取）允許存取與該計劃關聯的群組電子郵件線程。這實際上是將 Outlook（網頁版）開啟到群組收件匣，成員可以在其中傳送和閱讀與專案相關的電子郵件。此功能允許成員以比僅僅評論單一任務更廣泛或更正式的方式討論問題。它不是 Planner 中的即時聊天，而是指向 Office 365 群組討論的連結。

成員視圖：Planner 會在某個位置（通常位於頂部）顯示所有計劃成員的頭像或姓名。點擊該區域（或「成員」圖示），您可以查看計畫成員及其角色的完整清單（通常包括計畫擁有者）。這並非一個非常詳細的視圖，而是一個資訊列表。它有助於追蹤團隊成員。您也可以從此處執行新增/刪除成員等操作。

查看附件：Planner 沒有列出所有附件的內部頁面，但它提供了指向計劃「文件」的快速連結。點擊「檔案」 （通常從「...」選單）會跳到小組的 SharePoint 文件庫，通常直接跳到計畫資料夾（如果計畫是獨立建立的，通常會在小組文件庫中建立同名資料夾）。該資料夾包含所有以附件形式上傳到任務的檔案。此功能可有效地將使用者帶出 Planner 並進入 SharePoint 介面，但它確實有助於在單一視圖中存取所有共用專案文件。

開啟筆記本：同樣， Planner 選單中的「記事本」選項會以線上模式開啟群組的OneNote 。每個群組都有一個預先配置的 OneNote 筆記本；此選項可讓團隊在共享筆記本中記錄專案筆記、記錄會議記錄、進行腦力激盪會議等，而無需離開生態系統。 Planner 不顯示內嵌筆記；它會開啟 OneNote（網頁版）應用程式並跳到關聯的筆記本分割區。

新增至收藏夾：此功能（已在第 3 點討論過）也會在方案中根據上下文顯示：例如，方案名稱旁邊會顯示一個星形圖標，您可以點擊該圖標將方案新增至個人收藏夾或從中移除。它只是收藏夾操作的重複，方便您固定或取消固定當前方案，而無需返回中心。

複製計劃：此選項可讓您完全複製現有計劃。從計劃的...選單中，透過選擇「複製計劃」 ，使用者可以建立與目前計劃完全相同的新計劃。系統將要求您命名新計劃，並指定是將其複製到現有群組還是建立新群組。您也可以選擇要複製的元素：例如，是否包含日期、受讓人、標籤、任務說明、附件等。預設情況下，複製計畫將複製結構：儲存桶、任務名稱、標籤和其他可選項目，但不複製狀態（複製的任務均視為未開始，作為新項目）。此功能對於建立可重複使用的專案範本非常有用。

將計劃匯出到 Excel ：如前所述，使用「將計劃匯出到 Excel」功能， Planner 會產生.xlsx文件，其中包含所有計劃任務及其詳細資訊的清單。具體來說，匯出內容包括計劃名稱、ID、匯出日期，以及一個包含以下列的表格：任務標題、受讓人、開始日期、截止日期、狀態、優先順序、時間段、描述、完成百分比（如果與 Project 整合）等。目標是以表格形式提供數據，方便任何想要篩選、分析或與計劃外部人員共享數據的人使用。導出操作不會從計劃中刪除任何內容；它是唯讀的。

複製計劃連結：此功能提供可共用的目前計劃的直接 URL 。它通常顯示為複製計劃連結。點擊它會將計劃連結（包含計劃 ID 的 Planner 網址）複製到剪貼簿。用戶可以將其貼到電子郵件、Teams 等應用程式中，以便在 Planner 中直接存取該計劃（當然，用戶必須擁有查看權限，否則無法打開）。這是一種快速引用整個計劃的方法。（同樣，在任務中，也有一個「複製任務連結」可以引用單一任務。）

離開計劃和群組：如果成員不再希望參與計劃（或離開專案），他們可以使用「離開計劃」選項。此操作會將使用者從 Microsoft 365 群組中刪除，從而將其從計劃中刪除。在 Planner 中，該選項通常顯示在選單中，即「離開計畫」。確認後，用戶將不再在其清單中看到該計劃。如上所述，如果該使用者是唯一所有者，則在另一位所有者出現之前，他們將無法離開（以避免在沒有管理員的情況下離開群組）。對於外部來賓，通常建議使用群組通知電子郵件中的離開鏈接，但概念是相同的。請注意：離開私人計劃意味著失去對任務的完全訪問權限，並且如果任務已分配給您，則該任務仍處於分配狀態，但您將不再看到它（應由剩餘的人員重新分配）；如果它是公開的，您將來可能可以通過搜索再次看到它，但您必須重新加入。退出公共計劃會將您從群組中移除，但資料仍然公開（只要它是公開的）。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

對話 (Outlook)：在 Planner 中點選「對話」後，Outlook Web App 會在新分頁中開啟並指向群組收件匣。您可以從那裡閱讀和發送電子郵件。所有成員發送給群組（例如，user@contoso.com）的郵件都會顯示在對話中。如果群組已連接到Teams， 在沒有電子郵件頻道的版本中，可能無法使用該對話選項（Teams 團隊更喜歡使用 Teams 帖子，但 Planner 不會顯示這些帖子）。在沒有 Teams 的情況下，它是主要的討論管道。如果您訂閱了該群組（Outlook 設定），在此處交換的電子郵件也會到達您的個人收件匣。因此，Planner 使用 Outlook 進行非同步通訊。

成員（Outlook/Azure AD）：如上所述，詳細的成員（角色）管理是透過 Outlook 完成的：在 Planner 中點擊成員不會開啟角色詳細資料；您必須前往Outlook 或管理中心的「群組設定」來升級/降級擁有者。因此，在這方面，我們嚴重依賴 Outlook。

文件 (SharePoint)：點選「檔案」即可前往群組的 SharePoint 網站。在這裡，您可以充分利用 SharePoint 的所有功能：版本控制、文件共用、線上編輯等。在 Planner 中，當您從電腦上傳文件並將其附加到任務時，該文件會自動儲存到群組的 SharePoint文件庫（位於「Planner 附件」資料夾或計畫名稱中）。因此，文件管理在 SharePoint 中進行，而 Planner 會將管理權委託給 SharePoint。例如，如果使用者沒有某個文件的權限（這種情況很少見，因為如果使用者是群組成員，則擁有權限），則該附件將無法在 Planner 中開啟。如果已將來賓新增至群組，並且已啟用 SharePoint 來賓權限（預設情況下，來賓群組成員的權限已啟用），則可以開啟檔案。

記事本 (OneNote)：開啟筆記本，即可在線上使用 OneNote 的所有功能（例如，分區、頁面、圖片插入等）。所有計劃成員均可同時在其中書寫。因此，Planner 將 OneNote 用作非結構化文件（例如，會議記錄、基於文字的專案計劃等）的儲存場所。

複製計畫：複製計畫時，如果選擇新建群組，Planner 實際上會在背景建立新的 O365 群組（對您透明）。但是，如果複製到現有群組，則該群組必須是您所屬的群組；在這種情況下，新計劃將顯示為該群組中的第二個（或附加）計劃- 這意味著，例如，Teams 團隊可以有兩個關聯計劃（這是受支援的）。將計劃複製到現有群組時，成員和所有者仍為目標群組的成員和所有者（因此副本不會繼承原始成員資格）。此功能突顯 Planner 支援每個群組多個計劃，而複製是一種為現有群組產生其他計劃的方法。

匯出 Excel：產生的 Excel 檔案可以使用所有 Excel 功能進行處理：篩選器、排序、條件格式、資料透視表和圖表（例如，官方指南鼓勵使用 Excel 中的資料透視表和圖表來分析資料）。此外，該 Excel 文件可以與不屬於計劃的人員共享，例如需要快照的經理這樣，計劃資訊就可以以靜態格式在計劃之外傳播。您也可以將該 Excel 檔案匯入Power BI進行跨排程分析。因此，導出是通往 BI 和高級報告的大門。

複製計畫連結：產生的連結通常採用 https://tasks.office.com/tenantname/en-US/Home/PlanViews/ 格式，並包含計畫 GUID。在 Teams 聊天中共用時，它會產生一個預覽，提示您開啟 Planner。在 Outlook 中，按一下它會開啟瀏覽器。因此，它已集成為標準超連結。

離開計畫（和群組）：使用者離開時，副作用是會將其從群組成員資格中移除：這會在 Azure AD 中註冊，因此該使用者也會從任何關聯的 Teams 團隊中移除，不再接收來自該群組的電子郵件等。在 Planner 中，如果該使用者仍有指派的任務，其姓名仍保留，但會顯示為「外部使用者」（過去，即使該使用者不再具有存取權限，引用也會保留）。通常，在離開計劃之前，最好將任務重新分配給其他人。此功能也與來賓體驗整合：如 [12] 所述，在收到的電子郵件和邀請的底部，有供來賓使用的「離開群組」按鈕，它會執行相同的刪除操作。因此，這將電子郵件使用者體驗與 Planner 中的狀態連結起來。

c) 涉及的角色

對話：所有成員（包括擁有郵箱存取權限的訪客，如果獲得授權）都可以參與 Outlook 中的群組對話。群組擁有者可以進行群組管理（例如，從群組中刪除訊息），但 Planner 無法處理此差異。因此，就 Planner 的使用者介面而言：如果您有權存取該選項，則您是群組成員，可以發佈。訪客可能需要使用自己的電子郵件地址來回覆群組郵件，因為 Outlook 的訪客網頁介面功能有限，但基本上他們仍然可以發文（儘管訪客不會收到任務分配郵件的副本，但他們會收到群組對話的副本）。

成員（清單） ：此清單對套餐中的所有成員可見。不可隱藏（所有成員都可以看到其他成員，包括訪客）。只有所有者才能看到所有者。

文件：所有計畫成員都擁有編輯群組 SharePoint 檔案的權限（因為根據定義，群組成員擁有網站的編輯權限）。如果租戶允許，訪客也可以存取（在 365 中，預設情況下，群組成員的訪客可以編輯檔案）。因此，通常情況下，所有成員和訪客都可以查看和編輯附件。只有訪客（Planner 中不存在訪客，但在 SharePoint 中，如果網站對組織公開，則可能存在訪客，但私有群組網站則不存在）不包含在內。擁有者 vs. 成員：文件庫的擁有者與成員相同，但管理網站權限除外（但這不在 Planner 的範圍內）。

記事本：與文件類似，所有群組成員和訪客都可以編輯 OneNote。群組擁有者可以透過 SharePoint 控制權限，但預設情況下不可以。

收藏夾：任何用戶都可以將計劃標記為自己的收藏夾。這不會影響其他人。此處沒有特殊作用。

複製計劃：任何計劃成員都可以嘗試複製計劃，但請注意：如果使用者沒有建立群組的權限，則將計劃複製到新群組將會失敗，或者該選項可能會被停用。因此，在實際操作中，使用者必須能夠建立新計劃（與「建立計劃」的要求相同），否則他們只能複製到現有群組，並且必須是該群組的成員。此外，要複製到現有群組，使用者必須是該群組的成員，且該群組必須沒有任何限制（除非您至少是該群組的成員，否則無法在群組內複製）。訪客無法建立新計劃，因此我猜想他們無法使用「複製計劃」來產生新計劃；如果他們是其他群組的訪客，他們是否可以將計劃複製到現有群組？可能不行，因為訪客介面受到限制。因此，在實際操作中，擁有群組建立權限的計劃成員內部使用者可以複製計劃，而訪客則不能。原始計劃中的所有者/成員角色並不重要：一個簡單的成員可以複製一個計劃（他不是在修改原始計劃，而是在製定一個新的計劃）。

匯出至 Excel ：任何成員（包括訪客）都可以將計劃匯出到 Excel。導出功能不限於所有者。由於訪客可以閱讀所有任務，因此他們也可以匯出這些任務：目前沒有已知的技術障礙。產生的 Excel 不區分角色；它是資料轉儲。

複製計劃連結：任何成員都可以複製該連結。訪客也可以獲得該連結（例如，透過在瀏覽器中開啟 Planner；URL 就在那裡）。但是，鏈接本身並沒有授予額外訪問權限：如果外部人員點擊該鏈接，他們需要進行身份驗證並在群組中擁有相應角色才能查看。因此，產生 URL 時不存在權限問題。

退出計畫：任何會員（包括訪客）都可以決定退出。只要至少還有一位其他所有者，所有者就可以退出（如果所有者是唯一的所有者，則必須先推薦其他人）。訪客可以使用電子郵件連結自行退出，無需徵求任何人的意見。成員退出後，顯然無法再互動。其他成員將繼續保留。只有一個例外：如果計劃是公開的，該用戶可以在將來查看並重新加入；如果計劃是私密的，則必須重新邀請他們加入。所有者可以移除成員，其結果與使用者退出類似。因此，角色：每個人都可以自行退出，而強制他人退出則只有所有者可以（如前所述）。

d) 企業應用的具體範例

對話：在「產品 X 發布」計畫中，團隊決定使用群組對話進行常規討論。 Francesca 開啟 Planner 並點擊「對話」：Outlook Web App 開啟後，她撰寫了一封新郵件「回覆：產品 X 發布 - 行銷創意」並發送。所有成員都會收到這封郵件（因為他們訂閱了該群組）。 Marco 在他的 Outlook 中回覆了其他創意。收集到的郵件會保留在群組收件匣中；幾天后，加入該計劃的新成員可以透過 Planner 中的「對話」功能閱讀整個歷史記錄：他們可以獲得先前的上下文。這展示了整合對話功能如何以持久且共享的方式追蹤溝通。

成員檢視：會議期間，專案經理會在 Planner 中開啟成員列表，查看與會者。所有與會者都會看到有八名內部成員和兩位外部嘉賓，因此他們知道需要與誰協調。如果一位部門代表被標記為缺席，系統會直接從該清單中新增該代表。

附加文件：在計劃的「草稿合約」任務中，Luca 上傳了一個 PDF 文件。 Giulia 後來想找到它，但記不清哪個任務包含它。她點擊計劃中的文件，然後轉到SharePoint文件庫。她找到了文件草稿合約.pdf 以及可能的其他資源，並從那裡打開它們。她還可以根據需要將文件整理到資料夾中（例如，為「合約」建立資料夾並將 PDF 文件移至其中）。所有這些都不會中斷她在 Planner 中的活動。

筆記本：專案團隊使用 OneNote 記錄每週會議。每次點擊計劃中的「筆記本」按鈕，筆記本就會打開；他們會新增一個帶有日期的頁面並進行記錄。一年後，專案經理可以回到該筆記本回顧所有會議。這集中了專案的非結構化知識。

收藏：用戶註冊了一個臨時套餐，由於其活躍度降低，不再希望將其收藏。用戶打開套餐，點擊星標即可將其從收藏夾中移除。這樣，該套餐仍會保留在清單中，但不會突出顯示。

複製計劃：銷售部門制定了一個名為「新客戶入職範本」的 Planner 計劃，其中包含針對每個新客戶的一系列標準活動（帳戶設定、培訓、30 天跟進等）。每當獲得新客戶時，經理就會打開此範本計劃並選擇 複製計劃 ，並將其命名為入職客戶 XYZ 。他們選擇新建群組（因此每個客戶都被隔離在一個專門的群組中），並選擇複製所有日期和清單，但不複製受讓人（因為他們將被專門分配）。幾秒鐘後，Planner 就會創建一個新計劃，其中預先填充了所有必要的活動。然後，經理將相關的團隊成員加入該計劃。與每次從頭開始創建計劃相比，這節省了數小時。該公司的許多部門都在使用此範本：PMO 有可複製到新專案的「專案範本」計劃，確保不會錯過任何關鍵步驟。

匯出至 Excel ：季末，專案經理點擊「匯出計畫」將計畫匯出到 Excel 。他會獲得一個包含所有任務及其狀態的文件。他使用 Excel 篩選出「已完成」的任務，並建立一個資料透視表來統計每個成員在本季度完成的任務數量和逾期任務數量。利用這些數據，他創建了一個圖表，並將其插入到提交給管理層的季度報告中。他還將五個不同計劃的 Excel 文件匯總到一個 Excel 文件中，以便全面了解項目群的所有項目，或許可以使用 Power Query。這展示了匯出功能如何在 Planner 之外實現高級分析和報告，這在管理環境中至關重要。

複製計劃連結：團隊負責人希望在規範文件中共享 Planner 計劃的存取權限。他們點擊 複製計劃連結 ，然後將該連結貼到內部 Word 文件中。任何閱讀並點擊該文件的使用者都將直接進入計劃儀表板（登入後）。或者，用戶可以在 Teams 中詢問您能將計劃連結發送給我嗎？，然後將該 URL 貼到聊天中。這非常方便，因為無需再說「打開 Planner 並蒐索計劃 X」。

退出計劃：專案成員 Giulia 完成了工作，需要專注於其他事項，因此她決定退出計劃，不再接收通知，也不再將其保留在清單中。她點擊「退出計劃」。系統會彈出一個視窗提醒她，她將不再看到該項目；她確認後，她的名字將從計畫成員清單和 Outlook 群組中消失。其他成員注意到 Giulia 已退出，並重新分配了她名下的最新任務。同樣，Giulia 在她的 Planner 應用中也看不到「專案 X」。如果該項目將來再次與她相關，則需要再次添加她。還有一種情況是，一位外部來賓完成了她的諮詢工作，她沒有麻煩團隊將其移除，而是使用 Planner 電子郵件底部的退出組鏈接，結果被自動移除。這保持了計劃成員資格的整潔，只留下那些仍在積極服務的成員。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

本練習旨在探索 Microsoft Planner 計畫中三點選單（「...」）提供的進階功能。使用者將學習如何使用 Outlook 對話、成員管理、存取共享文件、OneNote、新增書籤、複製計劃、匯出到 Excel、透過連結共享以及退出計劃等工具。這個練習將分析與 Teams、Outlook、SharePoint、Excel 和 OneNote 的交互，以及所涉及的角色（所有者、成員、訪客）和業務用例。本練習旨在透過合理使用這些選項來改善專案管理、協作和生產力。

操作步驟

對話（Outlook）

1. 點擊計劃右上角的三個點 ... 。

2. 選擇「對話」開啟 Outlook。

3. 查看與該計劃相關的群組主題。

4. 向所有計劃成員發送訊息。

5. 使用此功能進行更新、請求或跟進。

成員（名單）

1. 點選 > 成員。

2. 查看完整的與會者名單。

3. 檢查角色（擁有者、成員、訪客）。

4. 若要變更角色，請開啟 Outlook > 群組。

5. 將任何變化傳達給團隊。

文件

1. 點選 > 文件。

2. 存取 SharePoint 上的文件庫。

3. 上傳新文件或編輯現有文件。

4. 與其他成員即時協作。

5. 如果需要，將文件組織到資料夾中。

記事本

1. 點選 > 記事本 。

2. 與計劃連線的 OneNote 開啟。

3. 建立會議、想法、文件部分。

4. 寫下與團隊分享的筆記。

5. 即時同步更改。

收藏夾

1. 點選 > 新增到收藏夾 。

2. 該計劃出現在收藏夾部分。

3. 要刪除它，請按一下 ... > 從收藏夾中刪除。

4. 收藏夾僅對您可見。

5. 使用它們可以快速存取有效計劃。

複製計劃

1. 點選 > 複製計劃 。

2. 輸入新計劃的名稱。

3. 選擇是否複製儲存桶、任務、分配。

4. 按一下「建立」即可產生副本。

5. 使用此功能可以建立可重複使用的範本。

匯出到 Excel

1. 點選 ... > 匯出到 Excel 。

2. 包含所有活動的.xlsx檔。

3. 在 Excel 中開啟文件進行分析或報告。

4. 依狀態、受讓人、到期日過濾。

5. 與外部利害關係人共用文件。

複製連結計劃

1. 點選 > 複製計劃連結 。

2. 連結已複製到剪貼簿。

3. 將其貼到電子郵件或團隊聊天中。

4. 有權限的會員可以直接打開。

5. 有助於促進協作。

慢慢離開

1. 點選 > 放棄計劃 。

2. 確認退出計劃。

3. 您將不再收到通知或更新。

4. 該計劃從您的清單中消失。

5. 只有會員可以離開；所有者必須先放棄其角色。

營運應用場景

協調公司入職計劃

人力資源團隊使用「...」選單中的所有功能來管理新員工的入職培訓。

a) 集中溝通

命令：對話

說明：允許您透過 Outlook 向所有成員傳送更新。

b) 共享文件

命令：文件和記事本

說明：它允許您儲存培訓材料並做共享筆記。

c) 重複使用和分析

命令：複製計劃和匯出到 Excel

說明：允許您複製新周期的計劃並分析結果。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
對話	選單 > Outlook	透過電子郵件溝通
成員	選單 > 列表	查看並管理與會者
文件	選單 > SharePoint	文件協作
記事本	選單 > OneNote	共享筆記
收藏夾	選單 >新增/刪除	快速存取計劃
複製計劃	菜單	重複的結構和內容
匯出到 Excel	菜單	分析和報告
複製連結計劃	菜單	直接共享
慢慢離開	菜單	退出計劃

生產力效益

與 Outlook 整合通信

即時文件協作

使用 Excel 進行資料分析

快速存取有效計劃

重複使用計劃作為模板

節省管理時間

更有效的規劃

控制角色和權限

提高成員之間的透明度

降低混亂的風險

在實際商業環境中使用的想法

重複專案管理
使用「複製計畫」為月度或季度專案建立標準化範本。

與外部利害關係人共用
使用「匯出到 Excel」向客戶或高階主管提供更新。

跨職能協作
將文件和筆記集中在 Planner 中，以避免分散在各個工具和部門。

自我評估問題

1. 如何存取Planner 中的三點菜單？

2. 如何向所有計劃成員發送通知？

3. 共享計劃文件儲存在哪裡？

4. 如何存取共享筆記本？

5. 如何將計劃添加到我的收藏夾？

6. 如何複製現有計劃？

7. 如何將任務匯出到 Excel？

8. 如何分享計劃連結？

9. 如何放棄一個計劃？

10. 使用「」選單有什麼好處？

所學內容總結

您已經探索了 Microsoft Planner 中「...」功能表的高級功能，學習如何管理通訊、成員、文件、筆記、重複項、匯出和共用。您還了解了這些選項如何與 Outlook、Teams、SharePoint、OneNote 和 Excel 集成，以及角色如何影響存取權限和可用操作。透過實際場景和關鍵命令，您掌握了在實際業務環境中應用這些功能的技能。自我評估問題可以幫助您鞏固知識，並為有效且策略性地使用該工具做好準備。

第二章－制定新計劃

Microsoft Planner 是一款整合於 Microsoft 365 的任務管理工具，可用於建立協作計畫（將任務集整理成看板）。在 Planner 中建立新計劃還涉及管理關聯的Microsoft 365 群組，這會影響隱私、權限以及與其他 Microsoft 365 應用程式的整合。下文將詳細介紹創建新計劃的各個方面，並按階段細分為四個方面： a)功能描述， b)與其他 Microsoft 365 應用的交互， c)涉及的角色，以及 d)具體的業務應用示例。

1.開啟計畫建立面板

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a) 功能描述

Microsoft Planner應用程式（例如，透過 Office 365 入口網站或專用的Tasks by Planner網頁應用程式）。在 Planner 中，使用者可以造訪Planner 中心，其中列出了使用者參與的現有計畫。使用者點選「新計畫」按鈕，即可開啟建立面板。此面板允許使用者輸入計劃的初始詳細資訊（名稱、隱私、群組成員資格）。過程直觀且引導式：系統會跳出對話框，使用者可在其中輸入計劃名稱並選擇配置選項，然後確認建立計劃。填寫必填欄位並選擇所需選項後，使用者選擇「建立計畫」即可完成操作。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

開啟建立面板是 Planner 中的一項操作，但它會觸發涉及 Microsoft 365 其他元件的機制。具體而言，建立計畫會在背景啟動建立Microsoft 365 群組的流程（除非您選擇使用現有群組，如下所述）。這表示當您繼續建立面板之後，將指派 Exchange 收件匣（用於群組）、SharePoint 網站（用於共用檔案）和 OneNote 筆記本等資源，因為它們都是連結群組提供的功能的一部分。此外， Planner 與 Microsoft Teams 整合：您可以透過在 Teams 頻道中新增Planner選項卡，直接從 Teams 內部建立計劃。在這種情況下，可透過 Teams 存取建立面板，並且建立的計劃將自動連結到該頻道的團隊（即 Microsoft 365 群組）。另一個重要的互動是與Microsoft To Do （以及Outlook/Teams 中的「任務」視圖）的互動：Planner 中指派給使用者的所有任務也會顯示在 To Do 的「指派給我的任務」部分，從而實現跨應用程式統一追蹤個人任務。簡而言之，開啟建立面板是將 Planner 與Azure AD服務（用於註冊新群組和成員）、 Exchange Online （用於群組郵件和通知）、 SharePoint （用於任務的文件附件）以及可選的Teams （用於即時協作）連接起來的流程的第一步。

c) 涉及的角色

預設情況下，任何擁有有效 Planner 授權的使用者都可以開啟建立面板並嘗試建立新計畫。但是，組織可以限制此功能：建立計畫相當於建立 Microsoft 365 群組，租用戶管理員可以設定策略，以便只有特定使用者（例如，管理員或 IT 代表的安全群組）才能建立新群組（從而建立新計畫）。如果沒有此類限制，標準組織成員角色就足以啟動新計畫。無需指派任何特殊的 Planner 權限： Planner 沒有獨立於 Microsoft 365 群組角色的專用管理角色。

所以：

最終使用者（預設所有使用者）可以啟動計劃創建，並將成為同時創建的群組的擁有者。

管理員擁有間接控制權：他們可以為一般使用者啟用或停用群組建立功能（這會影響他們建立計畫的能力）。他們還可以根據業務需求自行建立計劃/群組，並分配不同的所有者。

擁有者 vs. 成員：建立面板開啟後，建立計畫的使用者將成為新計畫/群組的擁有者。在此階段，沒有其他成員，直到計劃建立完成並可能稍後填充其他使用者。

來賓和訪客：外部使用者無法在組織內部發起計畫建立（他們沒有相應的授權或權限）。 Planner 中的「來賓」和「訪客」概念僅在建立計劃後才有意義（如果管理員允許，可以將來賓添加到現有計劃中；而訪客（定義為非計劃成員的用戶）只能從外部查看公共計劃）。因此，在創建期間，唯一活躍的角色是創建者用戶（未來的所有者）和任何設定策略的後台管理員。

d) 企業應用的具體範例

設想一家製造公司的專案團隊。專案經理登入 Office 365 並開啟 Microsoft Planner 開始規劃一個新專案（「產品發布 X」）。點擊「新計畫」會開啟建立窗口，他可以在其中輸入計畫名稱「產品發布項目 X」。幾秒鐘之內，無需 IT 部門的協助，他就擁有了一個全新的、隨時可用的計劃。公司在幕後允許所有員工自由創建計劃，因為公司內部有一項鼓勵員工自主組織的內部政策。在另一個場景中，一家顧問公司採用集中式的群組創建方式：一位顧問希望使用 Planner 協調客戶的活動，但當他嘗試創建計劃時，卻被重定向到 IT 部門。只有在獲得批准後，IT 部門（擁有管理員權限）才會代表團隊建立新的計劃/群組客戶專案 ABC ，並確保群組符合公司命名和安全標準。在這兩種情況下，開啟建立面板都是啟動協作的第一步：差異在於組織選擇的治理策略。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

本練習的目標是學習如何存取並正確使用Microsoft Planner 中的新計劃建立面板。你將熟悉啟動介面、選擇計劃名稱、配置隱私設定、將其與 Microsoft 365 群組關聯以及建立計劃本身。你將探索與 Teams、Outlook 和 Microsoft 365 群組的交互，以及所涉及的角色（所有者、成員、來賓）和業務用例。本練習旨在提高你以結構化、協作和整合的方式利用 Microsoft 365 生態系統啟動專案的能力。

操作步驟

訪問計劃建立面板

1. 打開瀏覽器並前往 https://tasks.office.com

2. 使用你的 Microsoft 365 商業帳戶登錄

3. 等待 Planner 主畫面加載

4. 在左側邊欄中，點選 Planner Hub

5. 點擊左上角的 + 新計劃

6. 創建側面板在螢幕右側打開

7. 在「計劃名稱」欄位中輸入計劃名稱

8. 確保名稱唯一且具有描述性（例如 Q3 行銷項目）

9. 選擇隱私：公開（所有人可見）或私人（僅限會員）

10. 選擇是建立新的 Microsoft 365 群組還是使用現有群組

配置計劃設定

1. 如果您想要一個專門的團隊，請選擇 建立新群組

2. 或點擊「新增至現有群組」以重新使用活躍團隊

3. 如果您選擇現有群組，請在搜尋欄中搜尋名稱

4. 從下拉清單中選擇正確的群組

5. 驗證群組成員是否為所需成員

6. 檢查該計劃在所選組的上下文中是否可見

7. 點選「建立計畫」確認配置

8. 等待計劃儀表板自動加載

9. 該計劃現在將顯示在左側導覽窗格中

10. 點擊名稱旁邊的星號，將其新增至收藏夾

與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

1. 開啟Microsoft Teams並登入與該計劃關聯的團隊

2. 轉到頻道並點擊 + 以新增選項卡

3. 從可用應用程式清單中選擇Planner

4. 找到剛剛建立的計劃並選擇它

5. 點擊儲存將其新增為頻道中的選項卡

6. 打開Outlook並轉到側邊欄中的群組

7. 找到與該計劃關聯的群組並點擊它

8. 查看群組對話、文件和筆記本

9. 開啟Microsoft To Do查看已指派的任務

10. 所有變更和任務均即時同步

營運應用場景

制定廣告活動管理計劃

一個行銷團隊需要協調一個多通路廣告活動。經理在 Planner 中創建了一個新計劃來組織任務並將其指派給團隊成員。

a) 制定計劃

指令： + 新計劃

解釋：它允許您啟動一個結構化和共享的專案。

b) 組設定

命令：建立新群組或使用現有群組

解釋：它允許您直接讓已經投入營運的團隊參與其中。

c) 與團隊集成

指令：團隊 > + > 規劃師

解釋：促進整個計劃的訪問和持續協作。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
+ 新計劃	規劃師 > 首頁	開始建立新計劃
計劃名稱	建立面板	確定項目
隱私	建立面板	定義計劃的可見性
建立新群組	建立面板	產生新的 Microsoft 365 群組
使用現有組	建立面板	將計劃與現有群組關聯
創建計劃	建立面板	確認並產生計劃
Teams 中的 Planner	團隊頻道 > +	將 Planner 整合到您的團隊中
Outlook > 群組	前景	檢視和管理群組
待辦事項	Microsoft To-Do 應用	查看已指派的任務
收藏夾	計劃器 > 在計劃旁邊加星號	快速存取計劃

生產力效益

快速開機啟動新項目

與 Microsoft 365 組自動集成

立即與團隊合作

集中存取文件、筆記和對話

自訂隱私和群組設置

節省初始設定時間

有效的活動策劃

控制角色和權限

提高組織清晰度和透明度

降低混亂的風險

在實際商業環境中使用的想法

季度專案管理
為每個季度製定計劃並將任務分配給相關團隊，具有可見性和可追溯性。

企業活動策劃
為每個活動制定計劃，包括物流、通訊和供應商。

新產品開發
為開發週期的每個階段製定計劃，明確任務和期限。

自我評估問題

1. Planner 中的「新建計畫」指令在哪裡？

2. 制定計劃需要哪些資訊？

3. 公共計劃和私人計劃有什麼區別？

4. 如何將計劃與現有組關聯？

5. 如何建立新的 Microsoft 365 群組？

6. 如何將計劃整合到 Teams 中？

7. 在哪裡顯示與計劃相關的群組？

8. 我如何獲得有關活動的通知？

9. 哪些角色可以創建計畫？

10. 指導計畫創建有哪些好處？

所學內容總結

您已學習如何存取和使用 Microsoft Planner 中新的計劃建立面板。您還探索了配置名稱、隱私和關聯群組的步驟，以及如何將計劃與 Teams、Outlook 和待辦事項整合。您還了解了創建計劃所涉及的角色及其操作含義。透過實際場景和關鍵命令，您掌握了以結構化和協作的方式啟動專案的技能。自我評估問題可幫助您鞏固知識，並為有效且策略性地使用該工具做好準備。

2.指定名稱並選擇 365 組

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a) 功能描述

建立面板開啟後，第一個要填寫的欄位是「計畫名稱」 。此名稱用於在 Planner 中識別計劃；如果您要建立新群組，此名稱也將成為關聯的 Microsoft 365 群組的名稱。務必選擇一個描述性且盡可能唯一的名稱：雖然允許使用同名的群組/計劃（群組的電子郵件地址將自動區分），但從使用者的角度來看，避免重複有助於避免混淆。除了名稱之外，用戶還必須決定在何處建立計劃：

新群組：預設選項是 Planner 將產生一個專用於該計劃的新 Microsoft 365 群組。選擇此選項意味著該計劃將擁有自己的一組成員（最初只有創建者）和獨立資源。

現有群組：另一個選項（通常透過連結或選擇器訪問，例如「新增至現有 Office 365 群組」 ）可讓您將計劃連接到現有群組，從而重複使用現有團隊/郵件清單。在這種情況下，不會建立新群組，但會在所選群組中建立計劃。如果您選擇 新建群組 ，則會顯示一些其他詳細資訊：

群組信箱：群組將根據名稱產生一個郵件地址（例如，「Marketing Q3」計畫可能會建立一個郵箱位址為marketingQ3@company.com 的群組）。如果已存在類似的郵箱地址，則會添加數字或其他變體以使其唯一。

計畫/群組描述：通常會有一個「描述」欄位（可選，位於「選項」下），用於提供有關計畫用途的背景資訊。此文字將儲存為群組描述，以便將來的成員參考。如果您選擇「新增至現有群組」 ，流程會略有不同：

a) 輸入計劃名稱後，使用者選擇使用現有群組的選項。

b) 您將看到使用者已經是其成員的 Microsoft 365 群組列表，或用於查找群組的搜尋欄位。

注意：使用者只能查看其所屬或擁有的群組；他們無法在尚未擁有存取權限的群組中建立計劃。這確保了您無法在非群組成員的情況下「接管」他人的群組。

一旦您選擇了所需的群組，隱私權設定和會員資格將與該群組的現有設定一致（請參閱第 3 點和第 5 點）。新套餐將列在該群組的套餐中。

在這兩種情況下，一旦定義了名稱並選擇了群組選項，使用者就可以點擊「建立計劃」進行確認。結果如下：

用戶的 Planner 中心中可見的新計劃。

如果是新群組：將在背景建立新的 Microsoft 365 群組，其名稱與計劃相同。

如果群組已存在：該計劃將與所選群組關聯，且不會建立重複項。計劃名稱可以與群組名稱不同（例如，「銷售團隊」群組可能包含名為「Q1 目標」的計劃），但成員仍將在該通用範圍內看到該計劃。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

選擇在新群組或現有群組中建立計劃會影響該計劃與其他服務的互動方式：

新組：在此方案中，Planner 支援對 Microsoft 365 群組進行完整設定。除了計劃之外，還會創建以下內容：

a) 群組信箱，包含群組電子郵件地址和共用行事曆。例如，這將用於任務對話（評論），這些對話也會以主題的形式顯示在群組收件匣中。

b) 群組SharePoint 網站（附有預設文件庫）。所有附加到排程任務的文件都將儲存在此網站上（位於Planner或Plan資料夾下的文件庫中）。

c) OneNote 筆記型電腦（也儲存在 SharePoint 中）以及其他資源，例如 Microsoft Power BI 計畫（如果該群組啟用了 Power BI）或未來的整合。

d) Microsoft Teams關聯的能力：新建立的群組稍後可以透過建立連接的 Team（帶有聊天管道）進行增強，或者也可以簡單地在 Outlook、SharePoint、Stream 等中使用群組。實際上，新計劃借助群組後端創建了一個多功能協作中心。

現有群組：如果您使用的是現有群組，則新計劃將重複使用該群組的所有整合。例如，如果該群組已連接到 Teams（現有「團隊」），則新建立的計劃可以作為選項卡新增至 Teams 頻道之一，而無需進行任何進一步配置。上傳到排程任務的所有文件都會傳送到該組的 SharePoint 文件庫（與任何其他團隊文件一起）。通知和評論將發送到該特定群組的 Outlook 收件匣。此外，如果該群組具有特殊設定（例如分類標籤或到期策略），則計劃將繼承其組織上下文。

使用者體驗：對於現有群組，現有成員將注意到新關聯計畫的到來。例如，在 Planner 中心，該群組中的每個使用者都將在可存取計劃清單中看到新計劃，而無需手動新增。但是，對於新群組，最初只有創建者可以看到，直到添加更多成員。在這兩種情況下，Planner 都會透過合併已指派的任務和電子郵件通知與待辦事項/任務互動（會員在被指派任務時會收到電子郵件，除非他們已停用通知）。簡而言之，名稱/群組分配階段決定是創建新的整合（新的協作生態系統）還是與現有生態系統集成，以確保 Planner 與團隊現有工具無縫協作。

c) 涉及的角色

在選擇名稱和群組時，需要考慮以下因素：

創建者使用者（初始所有者） ：此使用者決定計劃的名稱以及是否建立新群組。他們應該了解公司命名政策（某些組織會自動在創建的群組名稱中添加前綴或後綴以符合規定）。例如，群組/計劃名稱中可能禁止使用某些詞語，或會自動添加類似「-Project」的後綴。初始所有者還必須了解他們想要重複使用的群組是否存在以及他們是否是該群組的成員；否則，此選項不可行。

現有群組成員：如果使用者選擇現有群組，通常至少必須是該群組的成員。無需是群組擁有者：Planner 也允許普通成員將計劃添加到他們已擁有的群組中。這意味著，例如，屬於行銷群組的使用者即使不是群組擁有者（前提是群組沒有特定限制），也可以在行銷群組內建立新計畫。然而，在這種情況下，創建者不會成為群組的所有者（他們仍然是原始所有者），但在 Planner 看來，他們仍然是新創建計劃的所有者。實際上，「計畫擁有者」與「擁有建立計畫權限的群組擁有者或成員」含義相同。需要注意的是，在 Planner 中，成員之間的權限沒有區別：所有群組成員（無論所有者還是非所有者）都可以以幾乎相同的方式與計劃交互，但管理成員仍然是群組所有者的特權。

管理員：他們可能已為 Microsoft 365 群組定義了命名策略，這些策略會影響可指派的名稱。例如，如果存在必要的前綴（例如部門代碼），系統會自動將其新增至正在建立的群組的名稱中。管理員還可以控制使用從 Microsoft Teams 或Yammer建立的現有群組的能力。在某些情況下，已連接的Yammer群組不支援 Planner（因此它們不會出現在可選組中）。

未來成員：即使他們不直接參與此步驟，選擇新組還是現有組也會對他們產生影響。如果是新群組，則需要手動新增未來成員（步驟 4-5）。如果是現有群組，則未來計畫成員將直接新增至群組（例如，如果有人透過 Outlook 或 Teams 將同事新增至群組中，則該同事將自動成為該群組中所有計畫的成員）。

d) 企業應用的具體範例

範例 1：新群組/計劃。 內部專案團隊一位經理創建了一個名為「ERP 實施」的計畫來管理一個內部 IT 專案。由於該專案涉及多個部門的人員，並且尚未組建團隊，他決定創建一個新的專用組。他為該群組命名，並使用 Planner 建立名為「ERP 實作」的新 Microsoft 365 群組。這立即為專案提供了一個專用的協作空間：他們可以新增臨時成員，並使用該群組的 SharePoint 網站來儲存專案文檔，而不會給其他團隊帶來困擾。

範例 2：現有組。 部門團隊- 行銷部門已經有一個名為「行銷團隊」的 Microsoft 365 組，用作通訊組清單和 Microsoft Teams 中的團隊。為了規劃下一季的活動，行銷成員透過選擇將「秋季活動」計畫新增至現有行銷團隊組的選項來建立該計畫。這使所有 20 名行銷成員都可以立即訪問新的「秋季活動」計劃，而無需單獨邀請他們。該計劃還會自動顯示為他們可以在其 Teams #Campaigns 頻道中新增的選項卡。重複使用現有群組可以節省時間並確保計劃繼承所有已共享的資源：例如，他們可以將行銷團隊 SharePoint 網站上已有的文件附加到計劃中，並且對任務的任何評論都將顯示在行銷組的共享收件匣中，與團隊已有的溝通方式相結合。

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Sito Web

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

本練習的目標是學習如何在 Microsoft Planner 中正確設定新計劃，為其指定一個有意義的名稱，並選擇最合適的 Microsoft 365 組。你將獲得創建清晰且可共享的計劃的技能，理解選擇新群組或現有群組的含義，並確保相關成員能夠存取任務。你將探索與 Teams、Outlook 和 Microsoft 365 群組的交互，以及所涉及的角色（所有者、成員、來賓）和業務用例。本練習旨在改善專案的初始結構，並促進跨部門協作。

操作步驟

命名計劃

1. 前往 https://tasks.office.com

2. 使用你的 Microsoft 365 商業帳戶登錄

3. 點選導覽窗格中的 Planner Hub

4. 點擊左上角的 + 新計劃

5. 用於建立計劃的側面板打開

6. 在「計劃名稱」欄位中，輸入描述性標題（例如「Q3 銷售項目」）

7. 避免使用通用名稱或重複名稱，以便於搜尋

8. 驗證該名稱尚未被其他計劃使用

9. 如果該名稱已被使用，請稍微修改（例如新增年份或部門）

10. 確認姓名並進行群組設置

選擇 Microsoft 365 群組

1. 輸入名稱後，選擇計劃的隱私：公開或私人

2. 選擇是建立新的 Microsoft 365 群組還是使用現有群組

3. 選擇 建立新群組 以產生專門執行該計劃的團隊

4. 輸入群組名稱（可以與計畫名稱相同）

5. 選擇群組的語言和隱私設定（公開或私人）。

6. 如果要使用現有群組，請按一下 新增至現有群組

7. 在搜尋欄中輸入群組名稱，然後從清單中選擇

8. 驗證該群組是否包含項目的正確成員

9. 確保該群組處於活動狀態並可透過 Teams 和 Outlook 進行存取

10. 點選「建立計畫」完成設置

營運應用場景

啟動跨職能專案管理計劃

一位經理創建了一個計劃來協調涉及行銷、銷售和 IT 的專案。他為該計劃指定了一個清晰的名稱，並將其連結到現有的 Microsoft 365 群組，以便於協作。

a) 計劃名稱定義

指令：「+ 新計畫」 → 「計畫名稱」字段

說明：清晰的名稱使項目更容易找到和理解。

b) 加入現有群組

指令：「新增至現有群組」→從清單中選擇

解釋：這使您能夠直接讓已經投入營運的團隊參與其中。

c) 可見性和存取驗證

指令：Outlook > 群組 → 成員資格和存取控制

解釋：確保所有參與者都能合作。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
+ 新計劃	規劃師 > 首頁	開始建立新計劃
計劃名稱	建立面板	確定項目
隱私（公共/私人）	建立面板	定義計劃的可見性
建立新群組	建立面板	產生新的 Microsoft 365 群組
新增到現有群組	建立面板	將計劃與現有群組關聯
群組搜尋欄	建立面板	尋找所需的群組
會員驗證	Outlook > 群組	檢查參與者
Teams 中的 Planner	團隊頻道 > +	將 Planner 整合到您的團隊中
創建計劃	建立面板	確認並產生計劃
收藏夾	計劃器 > 在計劃旁邊加星號	快速存取計劃

生產力效益

結構化啟動新項目

與 Microsoft 365 組自動集成

立即與團隊合作

集中存取文件、筆記和對話

自訂隱私和群組設置

節省初始設定時間

有效的活動策劃

控制角色和權限

提高組織清晰度和透明度

降低混亂的風險

在實際商業環境中使用的想法

季度專案管理
為每個季度製定計劃並將任務分配給相關團隊，具有可見性和可追溯性。

企業活動策劃
為每個活動制定計劃，包括物流、通訊和供應商。

新產品開發
為開發週期的每個階段製定計劃，明確任務和期限。

自我評估問題

1. Planner 中的「新建計畫」指令在哪裡？

2. 制定計劃需要哪些資訊？

3. 公共計劃和私人計劃有什麼區別？

4. 如何將計劃與現有組關聯？

5. 如何建立新的 Microsoft 365 群組？

6. 如何驗證該群組是否包含正確的成員？

7. 如何將計劃整合到 Teams 中？

8. 在哪裡顯示與計劃相關的群組？

9. 哪些角色可以創建計畫？

10. 指導計畫創建有哪些好處？

所學內容總結

您已學習如何在 Microsoft Planner 中為計劃賦予一個有意義的名稱，以及如何選擇最佳的 Microsoft 365 群組進行共用。您已探索配置隱私、建立或關聯群組以及確保成員有權存取任務的步驟。您已了解如何將計劃與 Teams 和 Outlook 集成，以及這些選擇如何影響協作。透過實際場景和關鍵命令，您已掌握以結構化和協作的方式啟動專案的技能。自我評估問題可幫助您鞏固知識，並為有效且策略性地使用該工具做好準備。

3.設定計劃的隱私。公開或私密。

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Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) 功能描述

建立計劃的關鍵步驟是選擇隱私等級。在 Microsoft Planner（以及 Microsoft 365 群組）中，可以將計劃的隱私等級設定為「公開」或「私人」 ：

公共計劃對組織內的任何人都可見。這意味著公司內的任何人（擁有 Microsoft 365 企業帳戶）都可能看到該計劃的存在、查看其內容並自由參與。本質上，公共計劃是開放的：您無需受邀即可訪問；只需找到它（例如，使用 Planner 的搜尋功能或可用群組清單）即可加入該計劃。注意：此處的「公共」並不意味著在組織外部可見；它僅指內部可見性。

私人計劃僅對明確添加的成員可見。如果使用者不是成員，則無法查看該計劃或其任務。私人計劃僅限邀請：計劃創建者（或群組所有者）必須手動新增需要參與的使用者。其他所有人，即使屬於該組織，也不會在搜尋結果或 Planner 中心看到有關該計劃的任何資訊。

建立新計劃（和群組）時，建立面板會要求您選擇「誰可以查看該計劃」 。通常，有兩個按鈕或選單可供選擇：公開或私人。使用者應根據項目/任務的性質進行評估：

如果計劃內容不是保密的，並且可能對其他同事的參與或審查有用，請選擇「公開」 。

如果計劃包含敏感資訊、機密資料或適用於小型團隊，請將其設定為「私人」 ，以僅限受邀者存取。

如果您將計劃新增至現有群組，則 Planner 在建立時無法變更其隱私設定：該計劃將繼承該群組的隱私設定。例如，如果您將計劃添加到先前的私有群組，則該計劃將為私有（僅對該群組的成員可見）；如果現有群組是公開的（任何員工都可以加入該群組），則該計劃也將向整個組織開放。換句話說，您不能將私有群組與公共計劃合併，反之亦然隱私是包含該群組的整個屬性。因此，隱私選擇器僅在建立新群組時顯示；如果您選擇了現有群組，則會跳過該步驟。請務必注意，公有/私有 您也可以在建立後變更設定（對於現有群組，擁有者可以透過例如前往 Outlook > 群組 > 編輯群組，然後選擇公開或私人來變更設定）。但是，最好從一開始就正確設置隱私設置，以避免資訊共享不當或日後不得不刪除成員。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

隱私設定對 Microsoft 365 中的計畫和群組行為有直接影響：

搜尋可見性：如上所述，公共計畫會顯示在內部搜尋結果中。例如，如果使用者在Delve或 Office 365 搜尋列中輸入項目名稱，則可能會顯示具有該名稱的公共計劃，而不會顯示私人計劃。這有助於發現開放項目並在適當時進行跨學科共享。

Outlook（群組）：公用群組在 Outlook 群組清單中顯示為任何人都可加入。員工可以查看公共群組/計劃專案 XYZ ，並在感興趣時選擇加入。另一方面，私人群組會顯示掛鎖圖標，並且只允許一個加入請求，且必須經過群組擁有者的批准。因此，隱私決定了電子郵件和群組日曆通訊是向所有人開放，還是僅向受邀嘉賓開放。

Teams：在 Microsoft Teams 中，所有團隊目前不是私有的，就是公開的。如果某個計畫關聯到某個團隊（即 Teams 群組），則該團隊的隱私性與該群組的隱私性相同：如果該團隊是內部公開的（任何同事無需邀請即可加入），則該計畫實際上對所有員工公開。如果該團隊是私有的（您必須被加入為團隊成員），則該計劃也是私有的。 Teams 不允許非成員檢視頻道或 Planner 標籤。因此，Planner 和 Teams 始終保持相同的可見性範圍。

SharePoint：與群組/計畫關聯的 SharePoint 網站具有相同的存取權限等級。外部人員無法存取私人群組網站；組織中的任何人都可以查看（閱讀）公共群組網站，即使他們不是成員。因此，如果您將文件附加到公共計劃中的任務，則任何知道該 URL 的業務用戶都可能讀取該文件（保存在 SharePoint 中），即使他們不是該計劃的成員。相反，在私人計劃中，文件受到保護，只有群組成員才能存取。

通知和連結：如果您將計劃連結發送給非會員同事，他們將無法開啟該計劃（他們會收到「訪問被拒絕」錯誤，直到被添加為止）。如果計劃是公開的，則該同事將能夠打開連結並查看 Planner 看板（並可能加入進行互動）。此外，在 Planner 中，公開計畫可能會為發現該計畫的非會員顯示「加入計畫」按鈕。

合規性和稽核：從安全角度來看，將計劃設定為私密有助於限制資料洩露，並更容易應用敏感標籤（如果使用）。例如，如果您的公司使用「機密」之類的標籤來標記包含敏感資料的私人群組，則將計劃設定為私密可以確保內容的處理合規性（例如，防止在連接的 SharePoint 上進行外部文件共用等）。

c) 涉及的角色

計劃/群組擁有者：計劃的創建者最初決定其隱私。關聯群組的擁有者（最初為創建者，可能還有其他所有者加入）也有權在必要時稍後更改隱私。將「公開」更改為「私密」或將「私密」更改為「私密」是群組所有者的專屬操作；普通成員無法透過 Planner 或其他方式將私密群組公開或反之。

計畫成員：成員無法控制其隱私設置，但會受其影響。在私人計劃中，成員知道只有自己才能查看任務；在公共計劃中，成員應注意任何同事都可能查看其活動和進度。如果任務描述或附件中包含敏感訊息，這一點尤其重要。

外部使用者（訪客）： 「公/私」隱私指的是內部可見度。外部使用者（訪客）永遠無法查看任何計劃，除非他們被明確添加為群組成員（訪客），無論是否進行了廣告宣傳。公開群組並不意味著它可以透過網路訪問，也不意味著未經邀請的訪客可以訪問；訪客必須始終由群組所有者手動添加，正如我們將在第 4 點中看到的那樣，並且仍然屬於群組本身的內部範圍。

IT 管理員：可以製定關於哪些內容應該是公開或私有的指導原則。例如，他們可能會建議為非敏感的跨職能專案建立公共計劃，並為涉及客戶資料或機密資訊的任何內容建立私人計劃。一些組織由於安全策略的原因完全禁用公共群組/計劃的創建，但這項選擇通常由所有者決定。管理員仍然會監控創建的群組：透過 Microsoft 365 管理中心，他們可以查看群組（計劃）是公開的還是私有的，並在必要時進行幹預（例如，如果意外創建了包含機密內容的公共群組，則將其轉換為私有，儘管這種情況很少見，應謹慎處理）。

d)企業應用的具體範例

範例 1：企業活動的公共計畫。 活動委員會－人力資源團隊將「企業足球錦標賽」計畫設為公開。這是因為該計劃對所有員工開放，他們希望任何人都能查看該計劃並報名參加活動志工（例如，組織球隊、擔任裁判等）。設定為公開後，該計劃將出現在內部搜尋中：有興趣的員工可以找到並決定參與。關聯的電子郵件群組也是公開的，因此任何有疑問的人都可以向該群組發送電子郵件，所有有興趣的人都會收到郵件。在 Outlook 中，任何員工無需批准即可加入「企業錦標賽」群組。此案例說明了公共隱私如何促進社區活動的自發性參與和透明度。

例2：預留項目的私人計畫。 研發專案 一個研發團隊正在開發一個新的秘密原型。他們創建了「Alpha 專案 - 研發」計劃並將其標記為私密。這樣一來，該計劃就對組織的其他成員隱藏了：只有相關的研究人員才能看到。所有內部設計和測試任務都只有專案團隊可見。即使有人在內網搜尋 Alpha 項目，也找不到任何內容。這確保了機密資訊（例如，關於可申請專利的創新的說明或包含實驗結果的附件）僅限於團隊內部。同時，將小組設置為私密意味著只有所有者才能添加新成員或與外部共享文件，從而提供了額外的控制級別。例如，當新工程師後來加入團隊時，其中一位所有者（專案經理）會手動新增他們；新成員會收到邀請，並且只有在接受邀請後才能存取計劃和文件。這種方法可以確保專案安全，符合公司安全策略中關於研發項目必須保密的規定。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

本練習的目標是學習如何在 Microsoft Planner 中正確設置計劃的隱私設置，並根據操作環境在「公開」和「私密」選項之間進行選擇。你將獲得評估計劃可見性、配置成員存取權限以及理解其對協作和資料安全影響的技能。我們將探討與 Microsoft 365 群組、Teams 和 Outlook 的交互，以及所涉及的角色（所有者、成員、來賓）和業務用例。本練習旨在改善專案管理、資訊保護和組織透明度。

操作步驟

開始建立計劃並存取隱私選項

1. 前往 https://tasks.office.com

2. 使用你的 Microsoft 365 商業帳戶登錄

3. 點選側邊選單中的 Planner Hub

4. 點擊左上角的 + 新計劃

5. 用於建立計劃的側面板打開

6. 在「計劃名稱」欄位中輸入描述性名稱

7. 在名稱下，找到 隱私部分

8. 閱讀兩個選項的描述：公共和私人

9. 思考計劃的內容類型和受眾

10. 選擇最適合您用例的選項

公共和私人計劃之間的差異以及營運影響

1. 如果您選擇「公開」 ，該計劃將對整個組織可見

2. 組織成員將可以自由查看和加入該計劃

3. 如果您選擇「私人」 ，則只有受邀成員才能訪問

4. 私人計劃非常適合機密項目或小型團隊

5. 所有者可以隨時新增或刪除成員

6. 成員可以查看和編輯指派的任務

7. 僅當計劃為私人且群組允許時，才可新增來賓（外部使用者）

8. 您選擇的隱私也會反映在 Teams 和 Outlook 中

9. 您只能從 Outlook > 群組 > 設定變更您的隱私權設置

10. 選擇隱私會影響計劃的安全性和協作性

與 Microsoft 365 群組、團隊和 Outlook 集成

1. 建立計劃後，將自動建立一個 Microsoft 365 群組（如果是新的）

2. 開啟Outlook並前往「群組」以查看關聯群組

3. 檢查群組隱私：公開或私人

4. 小組成員透過電子郵件接收通知和更新

5. 開啟Microsoft Teams並存取與該群組關聯的團隊

6. 點擊 + 將計劃新增為頻道中的計劃器選項卡

7. 團隊成員可以直接從 Teams 存取該計劃

8. 如果計劃是私人的，則只有群組成員可以在 Teams 中查看它

9. 指派的任務也會出現在Microsoft To Do中

10. 所有變更均在 Microsoft 365 應用程式之間即時同步

營運應用場景

制定管理機密人力資源專案的計劃

人力資源團隊必須管理新員工入職計畫。為了保護敏感數據，該計劃設定為私密。

a) 初始設定

指令： + 新計畫 → 選擇私人

解釋：確保只有授權成員才能存取該計劃。

b) 存取控制

指令：規劃器 > 成員 → 選擇性地添加

解釋：允許您僅邀請參與該專案的人員。

c) 安全協作

指令：團隊 > 規劃器 → 限制訪問

解釋：保護團隊內部的機密資訊。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
+ 新計劃	規劃師 > 首頁	開始建立新計劃
隱私（公共/私人）	建立面板	定義計劃的可見性
Outlook > 群組	前景	檢視和管理群組
團隊 > + > 規劃師	Teams 頻道	將 Planner 整合到您的團隊中
成員	計劃器 > 計劃詳情	新增或刪除參與者
待辦事項	Microsoft To-Do 應用	查看已指派的任務
收藏夾	計劃器 > 在計劃旁邊加星號	快速存取計劃
評論	活動詳情	與團隊溝通
標籤	活動詳情	視覺分類
編輯隱私	Outlook > 群組 > 設定	更改計劃的可見性

生產力效益

精確控制飛機可見性

敏感資訊的保護

與選定成員進行有針對性的合作

簡化授權團隊的訪問

與 Microsoft 365 組安全性集成

機密環境中的有效規劃

提高安全性和業務合規性

降低組織錯誤的風險

對專案管理更有信心

在實際商業環境中使用的想法

私人人力資源專案
製定私人計劃來管理入職、審查和內部文件。

原型產品開發
使用「私人」隱私來保護尚未公開的想法和活動。

審計和合規計劃
對涉及內部控制和敏感文件的計劃保密。

自我評估問題

1. 在 Planner 中哪裡設定計劃隱私？

2. 公共計劃和私人計劃有什麼區別？

3. 誰可以存取私人計劃？

4. 如何更改已建立的計劃的隱私設定？

5. 哪些角色可以設定隱私？

6. 如何將私人計劃整合到 Teams 中？

7. 我可以在哪裡查看授權會員？

8. 如何保護我的計劃中的共享文件？

9. 「私人」隱私有什麼好處？

10. 什麼時候建議使用「公共」隱私？

所學內容總結

您已經學習如何在 Microsoft Planner 中正確設置計劃的隱私設置，並根據操作環境在「公開」和「私密」選項之間進行選擇。您還探索了配置可見性、邀請合適的成員以及確保資訊安全的步驟。您還了解了此設定如何影響 Teams、Outlook 和待辦事項的存取權限，以及如何使用它來保護敏感項目。透過實際場景和關鍵命令，您掌握了策略性地管理隱私的技能。自我評估問題可以幫助您鞏固知識，並為有效使用工具做好準備。

4.向計劃新增用戶

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a) 功能描述

建立計劃（並建立其所屬群組）後，下一步通常是邀請其他使用者加入。將新用戶新增至計劃意味著將其新增為關聯群組的成員。有幾種方法可以執行此操作：

從 Planner 中的「成員」面板：在 Planner 介面中，開啟計畫後，您會在右上角看到「成員」選單（通常由圓形頭像圖示和「+」符號表示）。點擊後，會顯示一個字段，用於輸入您要新增的人員的姓名或電子郵件地址。系統會根據您的公司目錄推薦姓名。選擇正確的使用者後，確認後，該人員將立即新增至計畫中。每位新成員都會收到Microsoft Planner 的自動電子郵件通知，告知他們已被加入計劃中。從此時起，新用戶將成為正式成員：他們可以查看計劃的所有任務、編輯任務、新增任務等。

將任務指派給尚未加入計畫的成員： Planner 提供了一個實用的捷徑。如果您嘗試將任務指派給尚未加入計畫的成員，該應用程式將自動提示將該使用者新增為成員。例如，如果我開啟一個任務，並在「指派給」欄位中輸入一位不在計畫中的同事的姓名，系統將出現一條警告或提示，例如「此人不在計畫中。是否新增至群組並指派任務？」。確認後，該用戶將同時被加入到群組（成為成員）並被指派任務。此功能加快了新增任務的流程，避免了額外的步驟。

透過 Outlook UI（群組）或其他群組管理點：由於計畫與 Microsoft 365 群組關聯，因此任何向群組新增成員的標準方法都會導致他們被新增到計畫中。例如，從 Outlook（網頁版或桌面版）中，擁有者可以開啟「群組」部分，選擇已排程的群組，然後使用「新增成員」選項。同樣，在 Microsoft Teams 中，如果計劃與團隊關聯，則將成員新增至團隊（透過「向團隊新增成員」）會將其新增至群組，從而新增至計畫。 IT 管理員也可以使用管理中心或 PowerShell 將使用者新增至群組。關於外部來賓的注意事項：新增外部使用者（來賓）需要額外的步驟（如下所述），通常透過 Outlook 或帶有電子郵件邀請的管理 UI 進行，因為除非正確啟用了來賓功能，否則 Planner UI 不允許輸入外部位址。

新增用戶後：

他出現在計劃的成員清單中（在 Planner 中的計劃標題中可見）。

接收任何計劃通知並可指派任務。

如果透過 Planner 或 Teams 新增用戶，則效果是立即的；如果透過 Outlook 新增，他們也將很快出現在 Planner 中（成員資格集中在群組層級）。

如果新增的使用者是外部使用者（來賓），Microsoft 365 將向來賓發送邀請電子郵件（前提是來賓尚未收到邀請）。來賓必須接受邀請，並以組織中的來賓使用者身份進行身份驗證，然後才能存取計劃。接受邀請後，來賓的姓名將顯示在標有「（來賓）」的成員部分中，並且存取權限將受到限制（如下所述）。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

將新用戶新增至計劃會觸發多種互動：

通知郵件：如上所述，Planner 會從群組收件匣向新新增的使用者發送一封歡迎/通知郵件，告知「您已被新增至計畫 X」。這些郵件會透過Exchange Online進行傳輸。此外，新成員資格意味著用戶將開始接收與該計劃相關的所有後續通知：例如，如果在 Planner 中啟用了「指派任務時通知我」選項，則新用戶將在有人分配任務時收到通知。

Outlook 群組：新成員新增後，會顯示在群組的 Outlook 清單中。如果群組已設定為向成員發送對話副本（訂閱），則新使用者也將開始透過電子郵件接收任何現有或新的群組對話（包括對 Planner 任務的評論，這些評論會記錄為群組中的電子郵件對話）。

團隊：如果群組已關聯團隊，則透過 Planner 將成員新增至群組相當於將其新增至團隊。實際上，如果所有者透過 Planner 將新用戶添加到計劃，該用戶將自動添加到相應的團隊（他們將在其團隊列表中看到該團隊，並可以參與頻道聊天）。這是因為 Teams 和 Planner 共用 Microsoft 365 群組成員資格。

SharePoint：新成員將獲得群組 SharePoint 網站的存取權限。他們可以存取所有共用文件（包括與 Planner 任務相關的文件）。

Microsoft To Do / Teams 中的任務：此計畫中指派給新使用者的任務將開始顯示在「待辦事項」（或Teams 任務應用程式）的「指派給我」檢視中。如果同事之前未看到這些任務（因為他們不是成員），系統現在將根據其組成員資格將其包含在內。相反，如果使用者之前未分配任何任務，且在新增時沒有分配任何任務，則只需加入計劃並自行分配任務或接收任務即可。

Power Automate / Graph ：從自動化的角度來看，為群組新增成員是可追蹤的事件（Power Automate 中提供了「新增群組成員時」等連接器），因此您的公司可能會有一些流程，例如在 Teams 中傳送歡迎訊息或記錄事件以進行合規性管理。這並非 Planner 本身的一部分，但由於 Planner 使用標準組，因此整合起來更加容易。

c) 涉及的角色

將新用戶加入計劃的能力取決於角色：

群組/計畫擁有者：擁有新增或移除會員的完全控制權。透過 Planner（成員 > 新增）或 Outlook/Teams，擁有者可以邀請任何內部成員，如果啟用了訪客，也可以邀請外部成員。所有者也可以指定其他所有者（但必須按照說明在 Outlook/Teams 中指定）。預設情況下，計劃創建者是群組擁有者，因此最初只有他們可以管理成員。

成員（非所有者）：可以查看成員清單並將任務指派給現有成員，但預設無法在群組中新增成員。指南已確認，只有所有者和管理員才能將使用者新增至計劃（尤其是在計劃為私人計劃的情況下）。有一個部分例外：如果允許成員邀請其他人（Microsoft 365 群組中的可配置設置，通常在私人群組中停用，在公共群組中啟用），則在公共群組中，成員也可以新增其他成員。通常，我們考慮對私人計劃採用「只有所有者（或管理員）可以添加」的規則，而對於公共計劃，任何成員都可以向其他人報告計劃，並且任何人都無需正式邀請即可加入。

IT 管理員：即使使用者本身並非成員，也可以透過管理工具強製成員身分（在原始所有者不在的情況下非常有用）將使用者新增至任何群組。此外，管理員還管理來賓功能：只有管理員啟用了 Microsoft 365 群組的來賓存取權限，才可以將外部使用者新增至計畫中。管理員還可以設定非所有者成員是否可以邀請來賓，或者是否只有所有者可以邀請來賓（建議設定：僅限所有者）。

新增使用者（內部）：在新增過程中不具備任何主動角色（除了在需要接受邀請的群組中接受邀請，例如訪客）。但是，在成為會員後，現有所有者可能會將其提升為所有者（例如，如果創建者希望共享計劃的管理權）。

來賓（外部）使用者：只能由群組擁有者新增（一般會員無法新增），且此流程要求使用者在租用戶中擁有來賓帳戶。新增為來賓後，其在計劃中的角色將受到限制相當於受某些限制的成員（無法添加其他成員、無法刪除計劃等；詳情請參閱第 5 點和角色）。來賓必須按照上述歡迎電子郵件中的說明完成帳戶啟動流程。

d) 企業應用的具體範例

例 1：簡單的內部加法。 跨職能專案 Maria 創建了新的私人計劃「網站開發」 。在安排了一些初始任務後，她添加了將與她一起工作的同事：點擊成員，然後輸入 Luca Bianchi 和 Sara Verdi 。 Luca 和 Sara 立即收到一封電子郵件「您已被加入網站開發計畫」。當他們打開 Planner 時，他們也在自己的計劃中找到了「網站開發」。 Maria 立即為 Luca 分配了一些任務；Luca 也在 Outlook 中看到他已加入 Office 365網站開發組，並可以參與該組的電子郵件對話。此範例展示了將同事納入新建立的計劃的典型流程。

範例 2：透過賦值進行新增。 緊急任務小組－公共計畫「關鍵客戶任務小組」的成員意識到，他們需要在一項特定活動中引入外部網路安全專家。計劃負責人 Paul 創建了一項「客戶 X 安全審計」活動，並在「受讓人」欄位中直接輸入了外部顧問的電子郵件地址（該地址尚未添加到計劃中）。系統要求 Paul 確認是否應將該位址作為來賓加入群組。 Paul 確認後，系統向專家發送了來賓邀請。專家點擊電子郵件中的鏈接，驗證其 Microsoft 來賓身份，並訪問計劃中分配的活動，從而可以評論和添加文件。同時，他也會作為來賓成員出現在計畫的成員清單中，並帶有一個小符號，指示「外部使用者」。此場景示範了 Planner 如何協助您在確保安全性的同時快速將外部資源整合到特定任務中（來賓只能看到此計劃，看不到其他任何內容）。

範例 3：使用團隊新增。 敏捷團隊－一個軟體開發團隊在一個名為「 DevTeam 」的 Microsoft Teams 團隊中工作。他們將 Planner 計劃整合到Sprint Board頻道中。當新開發人員入職並被經理新增至 Teams 中的「 DevTeam 」團隊時，該使用者將自動顯示為Sprint Board計畫中的成員。這裡無需啟用 Planner；Microsoft 365 的一致性意味著在 Teams 層級管理成員即可。新開發人員將在 Teams 中收到歡迎訊息，並立即在 Planner 中的 Sprint Board 中看到所有使用者故事和任務，而無需單獨添加到 Planner 中。

針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

本練習的目標是幫助新使用者掌握Microsoft Planner計畫的入門方法，了解其介面功能、所涉及的 Microsoft 365 角色以及與 Teams、Outlook 和待辦事項的互動。使用者將學習如何管理計劃存取權限、驗證許可證、分配任務以及確保應用程式之間的同步。本練習旨在培養營運和策略技能，以改善團隊協作。此外，還將探討實際業務場景、關鍵命令和生產力優勢。本練習方法實用、引導性強，並著重組織效率。使用者將能夠將所學知識應用於實際工作環境，從而優化時間和資源。

操作步驟

造訪並開啟 Planner 計劃

1. 使用你的 Microsoft 365 帳戶登入 https://tasks.office.com。

2. 點選Microsoft 365 儀表板中的 Planner

3. 選擇現有計劃或點擊 新計劃

4. 輸入計劃名稱並選擇隱私（公共或私人）

5. 點選「建立計畫」確認

6. 請等待計劃介面加載

7. 驗證該計劃是否顯示在您的計劃清單中

8. 點擊計劃名稱即可打開

9. 確保視圖設定為 Board

10. 查看右上角的 ... 選單以存取進階選項...

將新用戶加入計劃中

1. 點選開啟頁面右上角的「」 ⋯

2. 從下拉式選單中選擇成員

3. 會員管理側面板打開

4. 點擊 新增成員 或搜尋字段

5. 輸入您要新增的使用者的姓名或電子郵件。

6. 從建議中選擇正確的聯絡人

7. 點選「新增」確認

8. 對每個要輸入的使用者重複此操作

9. 確保新成員出現在清單中

10. 點選 X 關閉面板

檢查角色以及與 Microsoft 365 的集成

1. 存取管理入口網站：https://admin.microsoft.com

2. 前往「活躍用戶」查看您的許可證

3. 驗證使用者是否具有有效的 Planner 許可證

4. 開啟 Microsoft Teams 並存取連結到該計劃的團隊

5. 檢查頻道中是否有新成員

6. 如果不存在，請手動將其新增至團隊

7. 開啟 Outlook 並檢查任務通知

8. 在 Planner 中，前往設定 → 通知

9. 確保您的任務在 Microsoft To Do 中也可見

10. 建立測試任務來驗證同步

營運應用場景

將新員工加入「創新專案」計劃

研發團隊需要將一名新成員納入計劃，參與測試階段的工作。專案經理希望新成員能夠立即存取任務、接收通知並融入溝通流程。

a) 指令：Planner → → 成員 → 新增用戶
解釋：使用者已新增至計劃並可查看指派的任務。

b) 指令：管理中心 → 活躍使用者 → 檢查許可證
解釋：確保使用者有權存取 Planner。

c) 指令：團隊 → 關聯頻道 → 新增成員
解釋：該使用者包含在團隊溝通和共享文件中。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
新增成員	策劃者 → → 成員	將新用戶加入計劃中
建立新計劃	計劃器 → 新計劃	開始一個新項目
驗證使用者許可證	管理中心 → 活躍用戶	檢查使用者是否有權存取 Planner
加入團隊	團隊 → 管理團隊 → 新增成員	將使用者整合到連接的 Teams 頻道
活動通知	計劃器 → 設定 → 通知	啟用/停用電子郵件提醒
查看待辦事項中的活動	Microsoft To Do → 與 Planner 自動同步	即使透過行動裝置也能管理活動
分配任務	計劃器 → 建立任務 → 指派給...	委派具體任務
檢查計劃成員	策劃者 → → 成員	檢查誰有權訪問該計劃
開啟現有計劃	計劃器 → 所有計劃 → 選擇計劃	造訪已建立的計劃
建立測試活動	計劃器 → 新任務 → 輸入標題並指派成員	檢查您是否收到通知

生產力效益

團隊成員之間即時協作
明確職責分配集中追蹤
活動與 Teams 和 Outlook 無縫整合自動通知截止日期和更新減少入職時間共享專案透明度更高透過 Microsoft To Do 進行行動存取簡化進度視覺化更好地協調部門和公司角色

在商業環境中使用的想法

快速將外部合作者加入共享專案中

將它們直接添加到您的計劃中，您可以以結構化的方式分配任務、共享文件和追蹤進度。

跨職能團隊的新成員的即時激活

及時納入計畫可確保參與相關活動並改善部門之間的協作。

為新進員工的營運入職提供結構化支持

讓新進員工加入現行計畫可以讓他們立即了解工作流程和職責。

自我評估問題

1. 在 Microsoft Planner 中存取現有計劃的步驟是什麼？

2. 向計劃添加新成員的命令在哪裡？

3. 存取 Planner 需要哪些類型的 Microsoft 365 授權？

4. 如何透過管理入口網站檢查使用者是否擁有有效許可證？

5. Planner 如何與 Microsoft Teams 整合？

6. 當分配任務時使用者會收到什麼通知？

7. 如何管理 Outlook 和待辦事項中分配任務的可見性？

8. 計劃成員可以管理哪些 Microsoft 365 角色？

9. 儘早將新用戶加入計劃中有哪些好處？

10. 如何測試 Planner 是否與其他 Microsoft 365 應用程式正確同步？

所學內容總結

在本練習中，你學習如何為 Microsoft Planner 計畫新增用戶，了解了操作步驟和要使用的指令。你探索了與 Teams、Outlook 和待辦事項的交互，並驗證了所需的 Microsoft 365 角色和授權。透過實際場景，你了解如何在實際業務環境中運用這些技能。你確定了關鍵指令、生產力優勢以及最有效的使用方法。自我評估問題可幫助你鞏固知識。現在，你可以獨立管理為計畫添加用戶，從而提升團隊協作和效率。

5.新增計劃成員

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a) 功能描述

在計劃中新增成員意味著將其他人員（組織內部或外部）新增至該計劃的工作組，以便他們可以查看和管理任務。新增流程很簡單：在 Planner 中，開啟計劃並選擇「會員」選項，然後輸入要新增人員的姓名或電子郵件地址。輸入過程中，Planner 會建議配對的聯絡人；只需選擇要新增至計畫的人員即可。確認後，新會員會收到一封自動電子郵件通知，告知他們已被加入計劃。

新增成員後，他們會顯示在計畫的成員清單中，並可指派任務。如果您嘗試將任務指派給非成員，Planner 通常會在完成任務分配之前提示您將其新增至計畫。如果不再需要某個成員，計劃所有者也可以隨時將其移除：只需展開成員列表，將滑鼠懸停在其姓名上，點擊三個點，然後選擇「移除」。（注意：出於安全原因，您無法移除計劃的唯一所有者；在這種情況下，您需要先分配第二個所有者，如下所述。）

將人員新增至計劃後，您可以立即為他們指派任務。由於 Planner 任務與 To Do 的集成，每個成員都可以看到計劃中的所有任務，並且分配給他們的任務也將出現在Microsoft To Do 應用的「分配給我的任務」部分中。

擁有者管理：預設情況下，計劃創建者被設定為計劃擁有者，而透過 Planner 介面新增的任何人都會被加入為成員。如果您希望其他成員成為共同所有者（例如，允許他們更改進階設定或刪除計劃），則必須透過 Outlook（群組）變更其角色。連結到 Microsoft 365 群組的每個計畫都會繼承該群組的擁有者和成員角色。若要將成員提升為擁有者：開啟 Outlook（或 Outlook Web App），找到與計畫同名的群組；在群組設定中選擇編輯群組，然後在成員清單中選擇該人員並按一下「設為擁有者，然後儲存。在群組中所做的角色變更將自動反映在 Planner 計畫中。同樣，您可以透過 Outlook撤銷擁有者角色或從群組（以及計畫）中刪除成員。

新增外部使用者（來賓）：如果您想將組織外部的人員新增至您的計畫中，Planner 支援來賓存取：您需要將其電子郵件地址新增為關聯的 Microsoft 365 群組中的「來賓使用者」。群組擁有者（例如，在 Outlook 或 Azure AD 管理中心中）可以透過向來賓發送邀請來執行此操作。來賓接受邀請後，將像普通成員一樣添加到計劃中，但有一些限制（如下所述）。 Planner 會在外部使用者的姓名旁顯示「來賓」標籤。賓客只能透過直接連結或其公司租戶的 Planner URL 存取計劃，並會收到一封包含登入說明的歡迎電子郵件。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

Microsoft 365 群組 (Outlook)：將成員新增至 Planner 計劃實際上是將該成員新增至與該計劃關聯的Microsoft 365 群組。這意味著新成員還可以享受該群組的所有權益，例如存取群組的共用 Outlook 郵箱（他們將透過電子郵件接收任何計畫對話或評論）、存取群組行事曆、群組的OneNote 筆記本以及群組的SharePoint 網站上的檔案。具體來說，加入成員時：

Outlook（群組郵件）：新成員可以在 Outlook 中查看群組對話。此外，如果成員或所有者啟用了電子郵件訂閱，任何計劃訊息/評論都會轉發到成員的個人收件匣。例如， Planner 中任務的評論會傳送到群組收件匣，也可以選擇傳送到每個成員的個人收件匣。這樣一來，計劃更新也可以透過電子郵件溝通。

Outlook（群組行事曆）：雖然 Planner 本身不會建立行事曆事件，但會員可以使用群組行事曆建立專案時程表。 Planner 還提供獨特的整合功能：您可以將 Planner 任務匯出到 Outlook 行事曆。使用「將計劃新增至 Outlook 日曆」功能，該計劃會發布iCalendar來源，訂閱後，該來源會將任務截止日期顯示為 Outlook 日曆中的事件，例如名為「Planner - [計劃名稱] 」的日曆。這有助於會員查看 Planner 截止日期以及他們自己的日曆承諾。

SharePoint（群組網站）：每個群組都有一個關聯的 SharePoint 網站。當新成員新增到計畫中時，他們將自動獲得群組 SharePoint 網站的成員權限。這使他們能夠存取共享文檔庫。在 Planner 中，成員可以透過選擇本機文件或群組 SharePoint 網站中已有的文件來將文件附加到任務。例如，透過點擊任務上的「新增附件」 ，您可以從連結到計劃的網站中選擇一個現有文件。這增強了整合：計劃的文件駐留在 SharePoint 中，所有新增的成員都可以根據其權限查看和編輯這些文件。

Teams：如果計劃的 Microsoft 365 群組已連接到 Microsoft Teams（即，它已轉換為 Team ），則向計劃新增成員表示為 Team 新增成員。 Teams 和群組共享相同的成員資格，因此新成員也將有權存取關聯的 Teams 頻道。相反，透過 Teams 介面新增某人（作為 Team 成員）會使其成為 Microsoft 365 群組的成員，因此如果該群組有計劃，他們將自動成為成員。此外，計劃成員可以使用Teams 在 Planner 上工作：Teams中整合了 Planner 和 To Do應用，每個用戶都可以看到自己的 Planner 任務。您也可以為 Teams 頻道新增Planner 選項卡，讓每個人都可以直接從 Teams 在 Planner 板上合作。簡而言之，在 Planner、Outlook 或 Teams 中加入成員是同步的，從而改善了跨應用協作。

微軟待辦事項和 Microsoft 365 個人應用程式：指派給使用者的每個 Planner 任務都會顯示在使用者 Microsoft 待辦事項應用程式中指派給他們的任務中。因此，當你新增成員並為其指派任務時，他們也可以從個人待辦事項清單中管理這些任務，而無需開啟 Planner。這是 Planner 與個人生產力應用之間的重要互動。

c) 涉及的角色

在計劃中新增成員涉及多個角色，每個角色都有特定的權限：

管理員（全域管理員或群組管理員）： Microsoft 365 管理員可以在租用戶層級控制 Planner 功能（例如，透過授權為特定使用者啟用/停用 Planner 存取權限，或控制使用者是否可以邀請外部來賓）。管理員還可以設定 Microsoft 365 群組的策略，例如限制新群組的建立（從而間接控制誰可以建立新計劃）。但是，管理員通常不會幹預向各個計劃添加成員的日常工作；這項任務留給計劃所有者或團隊自行管理。但是，全域管理員可以根據需要從管理中心或透過 PowerShell 新增/刪除任何群組/計劃的成員。

計劃（和群組）所有者：如上所述，所有者最初是計劃的創建者。在已連線的 Microsoft 365 群組中，群組擁有者相當於計畫擁有者。他們擁有完全控制權：他們可以新增或刪除計劃成員、將其他人提升為共同所有者、更改計劃設定（名稱、隱私等），以及執行破壞性操作（例如刪除整個計劃）。如果計劃設定為「私有」 ，則只有所有者（而非成員）可以邀請新成員。在「公共」計劃（整個組織可見）中，即使不是所有者的內部成員也可以自由添加其他內部成員，因為公共計劃的概念假設任何人都可以參與；但是，所有者仍然負責邀請外部來賓。實際上，所有者負責管理計劃和底層群組。

成員（內部）：成員是組織內已新增至計劃的使用者（因此是關聯 Microsoft 365 群組的成員）。內部成員可以建立和編輯任務、新增儲存桶（列）以及更新計劃詳細資訊（如果計劃是私人的，則全域設定除外）。他們可以將任務分配給其他成員、標記完成、附加文件以及添加評論。在公共計劃中，成員擁有與所有者幾乎相同的權利，但有一些例外，例如無法刪除計劃或更改某些常規設定。但是，在私人計劃中，某些操作是為所有者保留的（例如，只有所有者可以刪除私人計劃或添加其他成員）。內部成員不能獨立地將自己提升為所有者，也不能刪除現有所有者。

來賓（外部來賓）：來賓使用者是受邀加入計畫的組織外部成員（例如，來自其他公司的同事或電子郵件地址不在公司網域的顧問）。來賓擁有有限但可操作的存取權限：他們幾乎可以像內部成員一樣查看和使用計劃。具體來說，來賓可以建立和刪除任務和儲存桶，編輯任務欄位（標題、日期、分配等），甚至可以重新命名計劃。如果在租用戶設定中獲得授權，來賓可以將檔案附加到任務（預設情況下，管理員必須允許來賓將檔案上傳到群組）。來賓會收到與計劃相關的電子郵件通知（例如，當他們被添加到計劃或被分配到任務時，他們會收到歡迎和分配郵件），但 他們不像內部使用者那樣在 Outlook 中收到任務提醒通知。但是，訪客無法執行某些操作：例如，他們無法添加其他成員（他們無權邀請自己），無法刪除計劃（無論是公開的還是私人的），也無法查看未明確邀請的計劃（即使計劃對內部組織公開，外部人員在沒有邀請的情況下也無法查看）。簡而言之，訪客可以協作完成任務，但無法管理計劃的安全性或成員資格。

訪客： Planner 本身沒有正式的「訪客」角色。但是，與其他服務類似，任何非計劃成員但對計劃有一定可見性的用戶都可以被視為訪客。如果某個計劃在公司內部公開，任何員工都可以在 Planner Hub 或透過搜尋找到它，查看其活動，甚至決定自己加入該計劃（成為會員）。在加入之前，該用戶本質上充當訪客角色：他們的可見性有限，可以查看公開的詳細信息，但在加入之前無法編輯。然而，對於私人計劃，非會員用戶看不到任何有關該計劃的資訊：除非收到邀請，否則甚至計劃標題都不會出現在搜尋結果中。因此，「訪客」的概念僅適用於內部公開計畫：例如，其他部門的同事可以在您所在的區域開設一個公開計畫並窺探其狀態，但在他們點擊「加入」之前，他們仍然是外部觀察者，無法進行幹預。

總結一下主要特權：

內部所有者：完全控制（新增/刪除任何人、更改設定、刪除計劃/群組）。

內部成員：營運管理（建立/分配/編輯任務、新增儲存桶、評論）。他們可以邀請同事加入公共計畫；但不能邀請同事加入私人計畫。

外部訪客：準營運管理（可更新任務、建立任務/儲存桶、評論），但不能邀請其他人或更改計畫/群組設定。

內部訪客（非會員，公共樓層）：在決定加入之前為唯讀。

D) 企業應用的具體範例

內部跨職能專案：設想一個由來自不同部門（例如行銷、銷售、研發）的成員組成的專案團隊正在推出一款新產品。專案經理創建了一個 Planner 來組織任務。建立計畫後，使用新增成員功能將所有參與的同事納入其中：只需點擊幾下，即可新增行銷、銷售、研發等部門的人員姓名。每個人都會立即收到一封電子郵件，通知他們已被添加，並可以打開 Planner 查看專案儀表板。經理將任務分配給每個成員。這使得每個成員都可以在「待辦事項」中查看自己的任務，並收到每項任務的電子郵件通知，確保不會遺漏任何內容。這個簡單的流程使跨職能團隊可以立即在 Planner 中開始協作，並獲得自動通知和可見性，而無需手動向每個人發送包含任務清單的電子郵件。

聘請外部顧問：一家公司正在實施一項新的軟體解決方案，並已聘請外部顧問來領導實施工作。 IT 經理創建了一個計劃器來追蹤所有活動（配置、培訓、部署等），並將內部技術人員和外部顧問新增為成員。若要新增顧問，他使用來賓存取功能：他以外部使用者（來賓）的身分在群組中輸入顧問的電子郵件地址。顧問收到電子郵件邀請，接受邀請後即可存取公司的計劃器。在計劃器中，顧問可以查看所有任務，甚至可以建立與其工作相關的新任務。例如，他可以建立一個名為「配置模組 X」的任務並將其指派給自己，或將技術文件附加到現有任務中。所有這些操作都允許以來賓身份進行。但是，如果顧問注意到計劃中缺少其他外部同事，則無法直接添加他們（他必須要求內部經理添加，因為來賓無法邀請其他來賓）。由於這種方案，公司和外部顧問在同一個規劃工具中工作，所有任務集中化，避免交換 Excel 文件或斷開連接的電子郵件。

公共計劃中的擴展團隊：公司某個部門創建了一個用於持續改進計劃的 Planner 計劃，並將其設置為 公共計劃，供整個組織查看。經理最初會加入該部門的核心成員。隨著時間的推移，其他領域的員工也會注意到這個公共計劃（他們可以在Planner Hub 中搜尋可用項目找到它）。例如，一位服務台員工注意到了改進建議計劃並決定參與：打開該計劃，他們可以看到所有活動（因為它是公開的），然後點擊參與，也成為了其中的一員。公共計畫透過這種自發性的方式吸引了跨職能部門的貢獻。在這種情況下，角色是輕量級的：公司中的任何人都可以加入並將他們的想法添加為一項活動。這裡我們看到了訪客成為會員的概念：最初，員工只是一個簡單的外部觀察員，然後只要點擊一下，他們就成為了擁有互動權限的成員。這個例子說明了公共計畫如何促進開放的跨團隊協作，例如腦力激盪或收集意見，而無需正式邀請每個人。

移除不再參與專案的成員：假設某個專案中，計畫成員之一在公司內變更角色或中途離開專案。計劃所有者可以輕鬆管理此操作：前往計劃成員列表，點擊該成員姓名旁邊的三個點，然後選擇「移除」。該用戶將立即失去對計劃的存取權（實際上，他們已從 Microsoft 365 群組中移除，因此也從專案的團隊和 SharePoint 中移除）。這樣，敏感資訊將僅對仍參與的人員可見。然後，公司可以以相同的方式新增替代成員作為新成員。實際上，如果被移除的用戶打開 Planner，他們將不再在其清單中看到該計劃。此範例強調了團隊如何輕鬆管理專案的人員流動或技能變更，而無需提交 IT 工單：所有者自行更新成員列表，確保安全性和相關性。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

目標是獲得向Microsoft Planner計劃添加新成員的實用和戰略技能，並充分利用其使用者介面以及與其他 Microsoft 365 應用程式的整合。用戶將學習如何瀏覽計劃、管理成員、驗證許可證以及確保與 Teams、Outlook 和待辦事項同步。練習重點介紹所涉及的角色、關鍵命令和操作意義。我們將分析具體的業務場景，以便在實際場景中應用這些功能。目標是提高協作、任務可見度和團隊生產力。用戶將能夠以自主、結構化和整合的方式管理成員入職。

操作步驟

造訪 Planner 計劃

1. 使用你的 Microsoft 365 帳戶登入 https://tasks.office.com。

2. 點選Microsoft 365 儀表板中的 Planner

3. 選擇現有計劃或點擊 新計劃

4. 輸入計劃名稱並選擇隱私（公共或私人）

5. 點選「建立計畫」確認

6. 請等待計劃介面加載

7. 驗證該計劃是否顯示在您的計劃清單中

8. 點擊計劃名稱即可打開

9. 確保視圖設定為 Board

10. 檢查右上角的選單

新增成員

1. 點選開啟頁面右上角的「」 ⋯

2. 從下拉式選單中選擇成員

3. 會員管理側面板打開

4. 點擊 新增成員 或搜尋字段

5. 輸入您要新增的使用者的姓名或電子郵件。

6. 從建議中選擇正確的聯絡人

7. 點選「新增」確認

8. 對每個要輸入的使用者重複此操作

9. 確保新成員出現在清單中

10. 點選 X 關閉面板

檢查角色和集成

1. 存取管理入口網站：https://admin.microsoft.com

2. 前往「活躍用戶」查看您的許可證

3. 驗證使用者是否具有有效的 Planner 許可證

4. 開啟 Microsoft Teams 並存取連結到該計劃的團隊

5. 檢查頻道中是否有新成員

6. 如果不存在，請手動將其新增至團隊

7. 開啟 Outlook 並檢查任務通知

8. 在 Planner 中，前往設定 → 通知

9. 確保您的任務在 Microsoft To Do 中也可見

10. 建立測試任務來驗證同步

營運應用場景

「內部培訓計畫」計畫再添新會員

計劃中需要新增一位新的人力資源員工來管理培訓模組。經理希望新員工能夠立即存取任務、接收通知並融入工作流程。

a) 指令：Planner → → 成員 → 新增用戶
解釋：使用者已新增至計劃並可查看指派的任務。

b) 指令：管理中心 → 活躍使用者 → 檢查許可證
解釋：確保使用者有權存取 Planner。

c) 指令：團隊 → 關聯頻道 → 新增成員
解釋：該使用者包含在團隊溝通和共享文件中。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
新增成員	策劃者 → → 成員	將新用戶加入計劃中
建立新計劃	計劃器 → 新計劃	開始一個新項目
驗證使用者許可證	管理中心 → 活躍用戶	檢查使用者是否有權存取 Planner
加入團隊	團隊 → 管理團隊 → 新增成員	將使用者整合到連接的 Teams 頻道
活動通知	計劃器 → 設定 → 通知	啟用/停用電子郵件提醒
查看待辦事項中的活動	Microsoft To Do → 與 Planner 自動同步	即使透過行動裝置也能管理活動
分配任務	計劃器 → 建立任務 → 指派給...	委派具體任務
檢查計劃成員	策劃者 → → 成員	檢查誰有權訪問該計劃
開啟現有計劃	計劃器 → 所有計劃 → 選擇計劃	造訪已建立的計劃
建立測試活動	計劃器 → 新任務 → 輸入標題並指派成員	檢查您是否收到通知

生產力效益

在商業環境中使用的想法

將新成員納入跨職能專案團隊

它允許您分配特定的任務並確保立即了解截止日期和職責。

臨時專案外部合作者的管理

將他們添加到計劃中可以讓您監控他們的貢獻並促進與內部團隊的溝通。

將新進員工納入現行計畫的營運入職培訓

它促進快速和結構化的集成，減少熟悉工作流程所需的時間。

自我評估問題

1. 在 Microsoft Planner 中存取現有計劃的步驟是什麼？

2. 向計劃添加新成員的命令在哪裡？

3. 存取 Planner 需要哪些類型的 Microsoft 365 授權？

4. 如何透過管理入口網站檢查使用者是否擁有有效許可證？

5. Planner 如何與 Microsoft Teams 整合？

6. 當分配任務時使用者會收到什麼通知？

7. 如何管理 Outlook 和待辦事項中分配任務的可見性？

8. 計劃成員可以管理哪些 Microsoft 365 角色？

9. 儘早將新用戶加入計劃中有哪些好處？

10. 如何測試 Planner 是否與其他 Microsoft 365 應用程式正確同步？

所學內容總結

您已學習如何依照詳細的操作步驟和特定命令為 Microsoft Planner 計畫新增成員。您還探索了與 Teams、Outlook 和待辦事項的交互，並了解了 Microsoft 365 角色和授權的重要性。透過實際場景，您了解如何在實際業務環境中運用這些技能。關鍵命令可讓您有效且結構化地管理入職流程。生產力優勢凸顯了其對協作和組織的正面影響。使用建議和自我評估問題可協助您鞏固所學技能並驗證其適用性。

6.建立計劃時自動建立 Office 365 群組

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a) 功能描述

在 Microsoft Planner 中建立新計劃時，後台會為該計劃建立一個專用的Office 365 (Microsoft 365) 群組，除非您選擇將計劃連結到現有群組（我們將在第 8 點中介紹）。自動群組建立是一項關鍵機制：Microsoft Planner 依賴群組基礎架構來管理使用者和共用資源。實際上，每個計劃都由一個同名的 Microsoft 365 群組支援。

如何建立新計畫和群組：在 Planner 介面（例如，透過task.office.com或Office.com啟動器在網頁版中）中，點擊「+ 新建計畫」將會開啟一個對話框，您可以在其中輸入所需計畫的名稱。在此階段，使用者還可以指定隱私設定（公共或私人），以及是否使用現有群組（可選）。如果使用者直接選擇「建立計畫」而未進行其他設置，Planner將自動建立以該計畫名稱命名的新 Microsoft 365 群組。此新群組在 Azure Active Directory 中生成，並配置了一組標準資源：

群組電子郵件地址（例如@.onmicrosoft.com ）；

Outlook 中的共用信箱，用於群組對話；

共用群組行事曆；

一個有文件庫的SharePoint 網站（具體來說，是與該群組關聯的團隊網站）；

共享的OneNote 筆記本；

連接的Planner 應用程式（計劃本身）；

將來可以將Microsoft Teams 團隊新增至同一組（不是自動的，而是作為使用者的選項）。

因此，選擇「建立計劃」相當於配置一個完整的協作包。在創建過程中，Planner 可能會要求您確認隱私設定： 「私人」計畫意味著只有受邀成員才能存取（群組將保持私密）；而「公共」計畫意味著組織中的任何人都可以查看併申請加入（群組將保持公開）。此選擇會立即影響已建立的群組。從使用者的角度來看，創建過程快速透明：新計劃只需幾秒鐘即可顯示在 Planner Hub 中並可供使用。在這幾秒鐘內，系統已設定好底層群組。建立計劃的用戶將自動註冊為新群組（及計劃）的所有者，並且最初是唯一成員，直到他們添加其他成員。

這種自動建立的明顯特徵是，如果您開啟 Outlook 或公司群組列表，就會出現一個與計畫同名的新群組。例如，如果我建立了一個名為「Project Alpha 」的計劃，就會建立一個名為「Project Alpha」的 Office 365 群組。您可以前往Outlook（網頁版或桌面版）的「群組」部分，查看列出的「Project Alpha」 ；然後，您就可以存取群組設定或共用郵件。

只有當您建立新計劃時未指定現有群組時，才會自動建立群組。但是，如果您在建立計劃時選擇「新增至現有 Microsoft 365 群組」選項並選擇現有群組，則不會建立新群組（該計劃將託管在所選群組中）。第 8 點將更詳細地探討這種情況，但值得注意的是，此選項的存在是為了避免不必要的群體激增。

自動化極大地簡化了用戶體驗：創建計劃的用戶無需手動創建郵件列表、網站或其他任何內容 Planner 一次完成所有操作。然而，這種簡化操作也帶來了管理方面的問題：每個新計劃都會在租用戶中建立一個新群組，如果使用者建立多個計劃，則可能會出現多個群組。公司可以透過設定規則來管理這種情況：例如，M365 管理員可以限制特定人員建立群組，或啟用非活動群組的自動過期功能。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

自動建立群組可立即與其他 Microsoft 365 應用程式和服務整合：

Outlook（群組郵件和聯絡人）：如上所述，建立計畫會建立一個群組郵箱。這表示群組電子郵件地址會立即生效。任何發送到此地址（例如ProjectAlfa@contoso.com ）的電子郵件都會遞送給所有群組成員。此地址可用於與專案相關的溝通。此外，擁有者可以在 Outlook 中自訂一些群組設定（照片、描述和路由規則）。群組也會顯示在全域聯絡人清單中，方便根據需要一次副本所有計畫成員。總之：建立計劃後，您將立即擁有一個專案團隊專用的電子郵件管道，無需手動設定分發清單。

SharePoint （文件和網站）：小組會產生一個連結的SharePoint 網站。此網站（通常 URL 為https ://.sharepoint.com/sites/GroupName ）具有預先配置的Documents文件庫，成員可以在其中上傳文件。實際上，如果成員將文件附加到任務，它們會直接保存在該庫中（以計劃命名的資料夾中）。此外，該網站還包括一個小組OneNote 筆記本，可用於記錄共享筆記。所有這些都無需人工幹預：例如，如果我將「plan.xlsx」文件附加到 Project Alpha 計劃中的任務，則該文件將發送到Project Alpha SharePoint 站點，確保所有計劃附件都集中且成員可訪問。也可以直接存取 SharePoint 網站以新增文件、建立清單或建立與項目相關的頁面。因此，建立計劃會帶來一個專用的文件儲存空間，並與 Office 整合（成員可以在網站上與 Planner 任務一起共同編輯 Word/Excel 文件）。

OneDrive 和 Office Online：雖然功能可能不太明顯，但使用者可以透過 Office Online 存取上傳到該計劃（在 SharePoint 網站上）的文件。如果成員將其 SharePoint 庫同步到 OneDrive，他們就能在檔案總管中看到這些檔案。例如，這允許多個使用者將專案文件連結到任務，並使用 Word/Excel 線上編輯，並在 Planner 中對相關任務進行評論。

OneNote：每個 M365 小組都有一個入門 OneNote 筆記本。 Planner 不會自動使用它，但成員可以決定記錄會議記錄或更詳細的清單，並將其保存在小組的 OneNote 中。例如，在 Teams 的「記事本」標籤中（如果小組有 Teams）或透過 SharePoint ，團隊可以找到現成的 OneNote 空間。這樣就無需透過電子郵件共享筆記本；由於計劃/小組的創建，它已經存在了。

Teams：雖然建立計畫不會自動建立 Microsoft Teams 團隊，但仍有許多潛在的整合可能性。由於存在一個群組，您可以隨時建立一個連結到該群組的 Team（Teams 中顯示選項： 「加入現有群組」 ）。執行此操作會使Alpha Project組成為 Team，同時保持 Planner 計劃的連結。實際上，在新 Team 中，您可以將 Planner 標籤新增至漏斗中，並且成員可以在頻道中聊天，並且他們已經擁有與計劃相同的成員名單。相反，如果組織傾向於從 Teams 開始，創建一個 Team（這將創建一個群組），然後添加 Planner，最終結果是一樣的。重要提示： Teams 是基於 M365 群組，可以立即識別與該群組關聯的 Planner 計劃。因此，在專門用於該專案的 Teams 頻道中，您可以透過選擇新建立的計劃來新增Planner 選項卡（Teams 會找到它，因為它與新建立的計劃位於同一組中）。所有這些都表明，建立計劃背後的群組如何使 Teams 能夠輕鬆連接到該工作區。

Stream / SharePoint 影片 / Yammer ：其他類似Yammer 的應用程式可以使用 M365 群組：例如，如果專案決定建立Yammer社區，則可以連接到現有群組。或透過 SharePoint 上的 Stream 分享專案影片（此功能會將影片儲存到群組網站）。通常，所有與群組整合的服務（Planner、Outlook、SharePoint、Teams、 Yammer 、Project for the Web 等）都可以利用已建立的群組。這避免了重複：群組一旦創建，就成為人員和資源的唯一容器。

安全性與合規性：從Azure AD 和合規性角度來看，每個新群組都有其專屬的控制機制：管理員可以對群組套用敏感度標籤、法定保留和過期策略（例如，如果未續約，則非活動群組將在 X 個月後過期）。創建計劃也會啟動這些管理機制。這些互動對最終使用者不可見，但在後台，群組會顯示在 Microsoft 365 管理中心中，使用者可以在其中進行管理（例如，新增電子郵件別名、變更所有權、恢復已刪除的群組等）。此外，還支援與 Microsoft Graph和 PowerShell 整合：例如，開發人員可以使用Graph API列出他們建立的計劃和群組。

簡而言之，自動建立群組功能使新的 Planner 計劃立即成為 Microsoft 365 生態系統的一部分。該計劃並非獨立元素：它已包含郵件、文件和筆記的上下文，並可透過 Teams 和其他應用程式進行擴充。這種整合設計是 Planner 相較於獨立解決方案的優勢之一：創建計劃本質上意味著創建一個多功能協作空間。

c) 涉及的角色

在自動建立群組期間和之後，有幾個角色會發揮作用：

建立計畫的使用者（初始擁有者）：透過 Planner 發起計畫所建立的任何人都會自動成為新建立的 M365 群組的擁有者。此使用者無需管理員幹預即可獲得群組擁有者的身份，因此對群組擁有提升的權限：他們可以新增/刪除群組成員（甚至可以透過 Outlook 或 Teams 進行新增/刪除），更改 Outlook 中的群組設定（例如，名稱、照片、隱私），當然，也擁有相應 Planner 計畫的所有權限（管理任務、成員、刪除計畫）。因此，計劃創建者角色相當於群組擁有者。在治理方面，公司可能有關於誰可以建立群組的規則：如果這些規則將建立權限限制為管理員或某些用戶，則實際上只有這些用戶才能獨立建立新計畫（其餘用戶必須使用現有群組）。但是，在許多租戶中，預設情況下，所有用戶都可以建立群組，從而建立計劃，這賦予了用戶群強大的協作能力。

Microsoft 365 管理員：管理員不會直接幹預群組創建，但可以定義群組範圍。例如，全域管理員或Exchange/Teams 管理員可以設定是否可以自由建立群組。 Microsoft 365 提供了一個 PowerShell 腳本來啟用「群組建立」。限制」僅允許指定的安全群組建立新群組。如果貴公司啟用了此限制，則任何未經授權的使用者嘗試在 Planner中建立計畫都會被封鎖並顯示錯誤訊息。中顯示；它在底層組創建介面中更常見。

初始成員資格：建立後，除創建者外，不會自動新增其他成員到群組/計畫中。因此，最初只有所有者（創建者）和組織其他成員作為外部成員受到影響。創建者隨後必須手動將同事新增為群組/計畫的成員（請參閱第 5 點）。除非所有者稍後添加共同創建者角色，否則不存在共同創建者角色。值得注意的是，除非管理員自行添加或強制添加，否則任何管理員都不會成為成員（全域管理員仍然可以憑藉其權限閱讀內容，但預設情況下他們不會顯示為群組成員）。

組織可見性（每個人的角色）：建立群組後，如果群組為公開，則所有內部使用者都可以在其可用群組目錄中看到它。例如，在 Outlook 中，使用者可能會看到「Project Alpha（公開群組）」並決定探索它。從這個意義上講，所有員工都成為潛在訪客。但是，如果群組/計劃為私有，則除了創建者之外，沒有人知道它的存在（直到他們被添加為成員）。因此，創建具有公開隱私的群組會間接將所有使用者納入潛在的被動參與者，而創建具有私有隱私的群組則仍然受到限制。

群組擁有者和成員（建立後）：計畫/群組建立後，新增成員或擁有者角色將接管第 5.c 點中所述的相同角色。也就是說，我們可能會有多個群組擁有者（擁有與創建者同等的權限）和群組成員。但是，在初始建立階段，只有一位擁有者，並且沒有新增任何外部成員。

系統服務：這並非人工角色，但值得一提：群組到期服務由 M365 管理員激活，如果在一定期限內無人續訂，管理員可以將群組標記為刪除。因此，如果建立了一個計劃/群組，然後在沒有任何活動的情況下放棄，系統可能會在 X 個月後向所有者發送一封電子郵件，詢問「您是否要續訂此群組？」如果忽略，該群組（以及計劃）將自動刪除。這是一個治理場景，其中所有者是群組的生命線。

總而言之，此階段的關鍵角色是創建者（所有者）和提供所有資源的 M365 基礎設施。管理員可能預先設定了約束，但他們不會主動參與單一建立事件（除非他們已停用該功能）。從團隊的角度來看，自動創建減輕了他們的技術負擔：無需要求 IT 部門幫我創建一個網站，幫我創建一個郵件列表，這使得團隊本身能夠負責協作管理。

d) 企業應用的具體範例

新專案快速啟動：公司團隊決定使用 Planner 管理內部專案（例如，組織公司活動）。專案經理開啟 Planner，建立一個名為「Event 2025」的計劃，並將其設為「私人」 ，因為該計劃僅供團隊使用。只需幾秒鐘，無需任何 IT 人員幹預，即可建立該計劃以及「Event 2025」的 Microsoft 365 群組。現在，團隊自動擁有：

a) 一個專用的電子郵件地址（Evento2025@azienda.com），用於一次性向所有專案成員發送通信，而不是單獨列出他們；

b) SharePoint 空間，您可以在其中將您的賓客名單、供應商合約和日程安排上傳到共享的 Excel 文件中；

c) 一個 OneNote 筆記本，用於記錄腦力激盪想法；

d) 如果他們決定為該專案開設一個聊天頻道，則可以將此計劃作為選項卡新增至 Teams 中。

無需手動建立這些資源：團隊只需建立規劃器即可免費獲得完整的協作環境。這使得他們能夠立即專注於活動本身，而無需擔心技術配置。同時，IT 部門也安心無虞，因為整個團隊都受到集中追蹤和管理（該專案受租戶通用政策的約束）。

跨職能公司計劃（公開計劃）：管理層啟動了一項面向所有員工的知識共享計劃，因此他們創建了一個名為 企業創意實驗室的 Planner 計劃，並將其設置為公開。 Planner 會自動建立「企業創意實驗室（公開）」群組。現在，Outlook 和 Planner 中的每個人都可以看到該群組。管理層最初可能不會特別添加任何人，但他們會透過內部溝通宣布該群組/計劃的存在，並邀請人們自由加入，分享想法。由於該群組是公開的，任何員工都可以在 Planner 中獨立搜尋「創意實驗室」並打開該計劃。如果有興趣，他們可以點擊「加入群組」成為成員。此外，擁有群組意味著：

a) 有一個郵件清單「Idea Lab Aziendale」 ，任何人都可以透過電子郵件發送想法，這些想法將發送給所有註冊成員（替代或補充使用 Planner 本身）；

b) 相關的 SharePoint 網站上，參與者可以收集與討論的想法相關的文件、文章或原型；

c) 如果您需要即時聊天進行頭腦風暴，您可以決定在此小組上啟動一個團隊；

d) IT 管理員可以對該群組套用「內部 - 可共享」標籤，以標記其內容不應離開公司。

此範例展示了一個廣為人知的計劃如何成為由 M365 基礎架構支援的自發性協作中心。如果沒有自動建立群組的功能，主辦單位將不得不要求各種資源（郵件清單、SharePoint 網站等），浪費寶貴的時間；而使用 Planner，一切都變得即時且集成，降低了跨組織舉措的門檻。

需要集中儲存庫的專案：軟體開發團隊使用 Planner 來追蹤DevOps活動。透過創建「產品 X 開發」計劃，他們獲得了一個 M365 組。這很有用，因為除了 Planner 中的開發任務之外，他們還可以使用群組的 SharePoint 網站來集中儲存規格、手冊和軟體構建，並使用適當的權限（只有團隊成員才有存取權限，因為它是私人群組）。他們還將團隊日曆與衝刺計劃整合：每個衝刺在共享日曆上都標記為事件。在技術會議上，他們打開群組的 OneNote來做筆記，這些筆記對所有人開放，無需稍後發送。這種組合使用確保了 Planner 計劃不僅僅是一個待辦事項列表，而是一個統一生態系統的一部分，任務、文件和通訊共存。實際上，Planner 創建的 M365 群組充當開發專案的統一儲存庫。

合規性與治理： IT 部門範例：公司注意到大量使用者建立的群組，其中一些可能重複或未使用。經調查，他們發現許多組別源自於創建後又放棄的 Planner 計劃。為了解決這個問題，IT 部門啟用了群組自動過期功能：群組必須在六個月後續訂，否則將被軟刪除。這樣，建立 Planner 計畫的用戶將在六個月後收到通知：「您的計畫群組即將到期。是否要續約？」如果專案仍然有效，業主可以一鍵續約並繼續使用。如果項目已完成且不再需要該計劃，所有者可能會忽略該郵件，並在幾次提醒後，該群組（以及該計劃）將被刪除。但是，想像一下，在刪除一個月後，有人意識到他們失去了對一些重要專案檔案的存取權。幸運的是，管理員可以在 30 天內從管理中心恢復已刪除的群組。這也會恢復相關的 Planner 計畫。此場景展示如何借助 Planner 對群組的支持，公司可以跨用戶計劃充分利用治理工具（到期、恢復、審核），而無需手動逐一管理每個用戶計劃。此範例展示了自動群組創建如何不僅惠及營運團隊，還能助力大規模協作資源生命週期管理。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

本練習旨在協助您了解在 Microsoft Planner 中建立新計劃時， Microsoft 365 自動組建立功能的工作原理。您將了解此功能的含義、所涉及的角色以及它如何與 Outlook、Teams、SharePoint 和 OneNote 等其他應用程式互動。我們將引導您完成建立計劃、驗證群組產生並利用其協作優勢的步驟。練習包含真實的業務場景、關鍵命令、生產力優勢以及自我評估問題。最終目標是讓您能夠以整合且知情的方式使用 Planner，從而改善團隊和專案管理。

操作步驟

建立計劃並產生 Microsoft 365 群組

1. 使用你的 Microsoft 365 帳戶登入 https://tasks.office.com。

2. 點選Microsoft 365 儀表板中的 Planner

3. 選擇 新計劃

4. 輸入計劃名稱（例如「Q4 行銷項目」）

5. 選擇您的計劃隱私：公共或私人

6. 點選「建立計畫」確認

7. 等待計劃和相關群組自動創建

8. 驗證群組在 Outlook 中是否可見（左側邊欄）

9. 控制 SharePoint 網站和 OneNote 筆記本的自動創建

10. 開啟 Microsoft Teams 並檢查該群組是否可以新增

探索與群組相關的應用程式

1. 開啟 Outlook →群組→ 選擇新建立的群組

2. 查看共用郵件和群組行事曆

3. 造訪自動產生的 SharePoint 網站

4. 檢查文件庫和團隊頁面是否存在

5. 開啟 OneNote → 選擇群組筆記本

6. 為您的專案建立一個部分並與成員共享

7. 開啟 Teams → 點選 新增團隊 → 來自現有群組

8. 選擇新建立的群組，將其轉變為團隊

9. 為 Planner、Files 和 Notes 新增頻道和選項卡

10. 確保所有計劃成員都已同步到團隊

涉及的角色和團隊管理

1. 存取管理入口網站：https://admin.microsoft.com

2. 前往群組 → Microsoft 365 群組

3. 搜尋使用該計劃建立的群組的名稱

4. 驗證群組成員和擁有者

5. 直接從入口網站新增或刪除成員

6. 檢查您的共享和隱私設置

7. 驗證與 Azure Active Directory 的同步

8. 開啟 Planner → 點選「」 → 「成員」管理參與者

9. 檢查每個變更是否反映在 Microsoft 365 群組中

10. 測試 Planner、Outlook、Teams 和 SharePoint 之間的協作

營運應用場景

制定新產品發布計劃

行銷團隊創建了一個 Planner 來協調產品發布。建立計劃後，會自動產生一個 Microsoft 365 群組，其中包含共用電子郵件、行事曆、SharePoint 網站和 OneNote。

a) 指令：Planner → 新計劃 → 輸入名稱 → 建立計劃
解釋：Microsoft 365 群組是自動建立的，並且包含協作工具。

b) 指令：Outlook → 群組 → 選擇群組 → 檢視行事曆
解釋：團隊可以規劃共享事件和截止日期。

c) 指令：團隊→從現有群組新增團隊
解釋：該群組正在轉變為一個團隊，以方便溝通和訪問 Planner。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
建立新計劃	計劃器 → 新計劃	啟動計劃並自動產生 Microsoft 365 群組
在 Outlook 中查看群組	Outlook → 群組 → 選擇群組	存取共用郵件、行事曆和文件
造訪 SharePoint 網站	SharePoint → 群組 → 選擇站點	團隊文件和頁面管理
開啟 OneNote 群組區塊	OneNote → 分享便箋簿	該計劃的協作說明
從現有群組創建團隊	團隊 → 新增團隊 → 來自現有組	將小組轉變為團隊以整合 Planner
群組成員管理	管理中心 → Microsoft 365 群組	新增/刪除成員和配置隱私
計劃成員管理	策劃者 → → 成員	與 Microsoft 365 組同步
檢查同步	管理中心 → Azure AD	使用者和群組之間的一致性檢查
在 Teams 中新增頻道和選項卡	團隊 → 團隊 → 新增頻道/標籤	客製化工作環境
在 Planner 中建立任務	計劃器 → 新建任務 → 指派給成員	計劃開始實施

生產力效益

自動建立協作工具
Planner 和 Microsoft 365 之間的即時同步集中存取郵件、文件和日曆與 Teams、Outlook 和 SharePoint 無縫整合任務和會議的自動通知節省組建團隊的時間提高專案管理的透明度透過行動裝置存取所有群組工具簡化部門之間的協調減少成員管理中的錯誤

在商業環境中使用的想法

啟動新的跨部門項目

建立計劃會自動產生具有共享工具的群組，促進跨部門協作。

企業活動管理

使用該計劃建立的群組可讓您在單一空間內協調活動、邀請、文件和通訊。

臨時團隊或工作小組提供支持

Planner 及其相關小組提供了一個用於管理緊急任務或短期專案的即用型環境。

自我評估問題

1. 當我在 Planner 中建立新計劃時會自動發生什麼？

2. 哪些工具隨 Microsoft 365 群組一起產生？

3. 如何在 Outlook 中存取由 Planner 建立的群組？

4. SharePoint 如何與該計劃連結？

5. 如何將群組轉變為 Microsoft Teams 團隊？

6. 小組成員可以擔任什麼角色？

7. 在 Microsoft 365 管理中心中我應該在哪裡檢查群組是否存在？

8. 如何在 Planner 和群組之間同步成員？

9. 自動建立群組有哪些優點？

10. 這個功能在哪些業務場景有用？

所學內容總結

您了解到，在 Microsoft Planner 中建立計畫會自動產生一個 Microsoft 365 群組，其中包含 Outlook、SharePoint、OneNote 和 Teams 等協作工具。您按照步驟建立了計劃、探索了關聯應用程式並管理了成員。您了解了所涉及的角色及其操作影響，並重點介紹了 Planner 與群組之間的同步。業務場景向您展示如何在實際場景中應用此功能。關鍵命令使您能夠有效率且結構化地開展工作。生產力提升和自我評估問題鞏固了您已掌握的技能。

7.取消 365 Group 和 Planner 計劃

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a) 功能描述

刪除（或刪除）計劃可以指兩個相關但不同的操作：

1. 刪除計劃本身 - 即刪除計劃板及其所有任務。

2. 刪除關聯的 Microsoft 365 群組- 這不僅會刪除計劃，還會刪除所有相關資源（電子郵件、SharePoint 網站等）。

我們需要區分這兩個概念：有可能消滅一個計畫而同時保持整個群體存活，也有可能消滅整個群體（這也意味著計畫的消失）。

刪除計畫（不刪除群組）： Microsoft Planner 允許計畫擁有者透過 Planner 介面刪除計畫。從計劃清單中，你需要執行以下操作：

開啟相關計劃。

按一下計劃名稱旁的「...」（更多操作）。

從下拉式選單中選擇 計劃詳情。

再次按一下「...」並選擇「刪除計劃」 。

將出現一個確認窗口，說明刪除操作是永久性的。您需要確認（通常勾選我理解這將是永久性的），然後按Delete鍵。確認後，該計劃將永久刪除。該計劃的所有任務、儲存桶和內容都將不可逆地刪除。事實上，Planner不提供已刪除計劃的恢復功能：如果您不小心刪除了它們，Planner 中沒有專門的「回收站」來恢復它們。恢復它們的唯一方法是透過管理員恢復整個群組（見下文）或手動重新建立任務。

重要提示：過去，刪除計畫會自動刪除關聯的群組。現在情況已不再如此：刪除計劃不會影響該群組。這意味著所有其他資產（文件、電子郵件等）將保留，成員仍為該群組的成員。具體來說，如果該組有其他計劃（請記住，一個組可以包含多個 Planner 計劃），這些計劃仍可正常使用。即使刪除的計劃是群組中唯一的計劃，該群組仍然存在；它現在只是一個沒有任何 Planner 計劃的群組（如果需要，它可以在 Teams 中轉換為團隊，或僅用於電子郵件/ Sharepoint ）。

刪除群組（以及計劃）：如果您還想刪除群組及其所有資源，則需要刪除群組本身。這通常可以透過 Outlook（適用於所有者）或 M365 管理中心（適用於管理員）完成。

在 Outlook 中，群組擁有者可以：

前往 Outlook 中的「群組」部分，選擇所需的群組。

點選「編輯群組」 。

在編輯畫面中，選擇「刪除群組」並確認您也要刪除所有相關內容（Outlook 會要求您選取核取方塊以確認您知道刪除對話、檔案等）。

確認操作。

透過刪除 Microsoft 365 群組，系統將刪除：

群組郵箱（電子郵件對話）。

該小組的日曆。

該群組的 SharePoint 網站（文件、頁面、OneNote）。

以及與該組相關的所有 Planner 計劃。

因此，在此模式下，計劃將消失，因為其主容器（群組）已被移除。與單獨刪除計劃不同，刪除群組可在 30 天內恢復：平台會軟刪除該群組，允許管理員在必要時恢復。如果恢復，計劃及其活動也將恢復。如果組/計畫被意外或過早刪除，這可以起到救命的作用。

組創建->刪除的逆過程：在我們討論要點的上下文中，第 7 點通常被理解為第 6 點的逆操作：也就是說，在了解瞭如何自動創建帶有計劃的組之後，我們再來了解如何刪除它。逆過程的意思是：如果我有一個生成了群組的計劃，要徹底刪除它，我必須先刪除該計劃（如果我只想刪除該計劃），然後再決定是否也刪除該群組。或者，我可以直接刪除該群組（這也會內部刪除該計劃）。

總結一下：

若要僅刪除計劃：請使用 Planner 中的選項。結果：計劃和任務將永久刪除；群組將保留（成員仍可存取所有文件和電子郵件）。

若要同時刪除群組：請使用 Outlook 或管理中心中的選項。結果：整個群組及套餐將刪除，但可在 30 天內恢復。（30 天后，該群組將從系統中永久移除。）

隱藏計劃而非刪除計劃：如果您只是想「存檔」計劃而不刪除數據，Planner 目前不提供存檔功能（這是眾所周知的缺點）。一種可能的解決方法是從個人視圖中隱藏計劃：在 Planner Hub 中，您可以點擊計劃上的 ... ，然後選擇隱藏。這會將計劃從用戶的「我的計劃」清單中移除，減少混亂，但不會刪除任何人的計劃。任何擁有連結或在「其他計劃」中搜尋的人仍然可以重新打開它。當專案完成但您希望保留歷史記錄時，隱藏計劃非常有用：計劃不會使每日視圖變得混亂，但仍可恢復。但是，如果許多成員都隱藏了它，而沒有人關注它，那麼計劃可能會被遺忘。另一種方法是匯出：在刪除計劃之前，擁有者可以使用相應的功能將任務匯出到 Excel ，這樣他們就有了主要資料的備份。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

刪除計劃或群組會影響所有內建應用程式：

Outlook：如果您只刪除 Planner 計劃，Outlook 部分（群組）將保留。使用者可能仍會使用群組的郵件列表，但可能無法使用該計劃的上下文。例如，Outlook 群組Project Alpha仍然有效，其郵件仍然有效，但成員可能會懷疑為什麼 Planner 計劃消失了。如果您透過 Outlook 刪除群組，該操作也會刪除群組郵件信箱。這意味著群組日曆中的所有對話和約會都將消失。 Outlook 會將該群組從使用者的群組清單中刪除。收件匣中存檔對話的使用者（如果他們加入了該群組）將看到這些郵件被刪除（實際上，就像他們被已刪除群組圖示封鎖了一樣）。但是，Outlook 允許管理員恢復：Exchange 管理員可以在 30 天內恢復群組信箱並重新綁定所有內容。

Teams：如果群組已關聯至 Teams，則刪除群組等同於刪除 Teams 中的團隊（所有頻道、聊天訊息和檔案）。如果未進行計劃，這可能會造成乾擾。但是，如果您僅刪除 Planner 計劃而退出群組/團隊，則頻道中的任何 Planner 標籤都會顯示錯誤（未找到計劃）或在 Teams 中移除。團隊文件和聊天記錄保持不變。例如，如果某個團隊的頻道包含「任務」標籤（指向 Planner 計劃），則刪除該計劃將移除該標籤（或使其無法使用）。但是，該團隊可以繼續存在，並可能決定建立新計劃或使用其他工具。

SharePoint：如果僅刪除計劃，則群組的 SharePoint文件庫不受影響。這意味著附加到任務的文件仍保留在網站上。這一點至關重要：即使計劃已刪除，如果有人想要恢復專案文件，他們仍然可以在群組網站上找到它們。但是，如果刪除了整個群組，則 SharePoint 網站將處於已刪除狀態（移至網站回收站保留一段時間，通常為 30 天）。使用者將無法存取這些文件（因為該網站不再可用）。只要群組可恢復，SharePoint 管理員就可以恢復該網站。在此期間之後，該網站和檔案將永久刪除。注意：如果您有與項目相關的重要文件，最好確保在刪除群組之前已將它們複製到其他地方，或依賴短期還原選項。

OneNote：類似於 SharePoint：如果僅刪除計劃，則群組筆記本（駐留在 SharePoint 上）會保留，如果刪除群組，則會刪除群組筆記本。

待辦事項：如果某個計畫被刪除，指派給該計畫任務的使用者將看到這些任務從待辦事項中的「指派給我」清單中消失。這可能會有點令人困惑（「我原來有 5 個任務，現在只看到 2 個」）。另一方面，這意味著他們不再需要處理這些任務（因為專案已關閉）。待辦事項中沒有明確的刪除通知；任務只是消失了。發生這種情況是因為在後台，這些任務被標記為不存在。因此，待辦事項與計劃器整合會立即反映該刪除操作。

Power BI / 報表：有些使用者使用 Planner API 或匯出功能來報表任務狀態。如果計劃被刪除，任何連結到該計劃 ID 的 feed 或儀表板都會傳回錯誤或空白資料。報告也應進行清理，以避免指標減半（例如，「0 個任務正在進行」是因為該計劃已不存在，而不是因為所有任務都已完成）。

Graph API ：任何指向該計劃或群組的整合自訂應用程式（Power Automate 流程、 Graph應用）都需要處理其消失的情況。例如，如果某個流程在任務完成時在 Excel 中新增了一行，那麼如果該計劃不再存在，觸發器將不再觸發。

一般來說，刪除計畫和群組會關閉協作工作區，這意味著所有連接的應用程式將不再有可用的空間。

c) 涉及的角色

誰有權力消滅計畫或團體，誰又會受到影響？

計劃/群組擁有者：通常只有所有者才能刪除計劃。如果您以非所有者身分開啟 Planner，則可能根本不會顯示「刪除計畫」選項。對於私人計劃尤其如此（刪除操作僅供群組擁有者使用）。對於公共計劃，文件規定成員可以刪除計劃，但這是一個微妙的細節：通常，從邏輯上講，執行此操作的是所有者。無論如何，在 Planner 中執行刪除操作的任何人都必須意識到其重要性：有一個複選框，表明他們了解資料將丟失。刪除計劃的所有者通常也是該計劃的負責人，因此由指定角色做出此決定是合理的。

計畫成員：普通會員通常無法刪除計畫（尤其是在私人計畫的情況下）。但是，如果他們不想再參與，可以自行退出計劃（退出小組）。退出並不會刪除其他人的計劃，但會將用戶從會員資格中移除。在公共計劃中，如果某個成員意外刪除了計劃，該操作將影響所有其他成員這在權限方面是不常見的情況（這就像允許專案中的任何成員刪除整個專案；這通常需要擁有所有權）。

IT 管理員： Microsoft 365 全域管理員擁有全部權限：即使不是成員，他們也可以透過 PowerShell 或管理中心隨意刪除群組。例如，如果他們偵測到某個群組/計劃建立錯誤，或者出於安全原因想要刪除它，他們可以執行此操作。如果所有者已離職，他們也可以進行幹預：如果某個群組/計劃處於「孤立」狀態（沒有所有者，可能是因為創建者已被停用），管理員可以將自己指定為所有者或直接將其刪除。此外，如上所述，管理員可以在 30 天內恢復已刪除的群組。這是典型的管理員權限（使用者介面擁有者沒有「恢復」按鈕；他們必須聯絡 IT 部門）。因此，管理員充當擔保人：他們可以在必要時撤消刪除操作，或整合資產（例如，在定期清理過程中故意刪除過時的群組/計劃）。

最終使用者（非會員）：如果某個方案被刪除，但使用者不是該方案的會員，他們可能不會注意到任何變更。但是，如果該方案是公開的，並且該用戶正在瀏覽（訪問），他們將無法再找到該方案。例如，Mario 不是會員，但偶爾會查看公開的「月度統計」方案；如果該方案被刪除，Mario 將無法再在「規劃中心」中看到它。由於他不再擁有任何活躍角色，因此他對此無能為力。他可以聯繫方案所有者，詢問該方案怎麼了？

外部訪客：如果群組/計畫中存在訪客，刪除該訪客會將其從協作中移除。由於訪客通常無法訪問所有管道（例如，訪客無法查看管理中心），因此所有者需要通知他們：我們已關閉專案並移除計劃。

任務受讓人：這是一個子角色：指在計畫中被指派了任務的人員。當計劃消失時，他們的個人清單中會突然失去這些任務。優秀的負責人應該在刪除計劃之前通知團隊，尤其是在某些任務仍在進行中的情況下。例如： 「我們已經完成了專案 X，因此我將在 Planner 中刪除該計劃；請確保您在星期五之前已將所需的所有資料複製到其他地方。」這使得受讓人有機會檢查他們是否沒有任何待處理的任務。因此，從角色的角度來看，負責人有責任與成員和受讓人溝通。

權限摘要：

從 Planner 中刪除計劃：計劃所有者（群組）或管理員。

從 Outlook/Admin 中刪除群組（有計劃）：群組擁有者或管理員。

30 天內恢復：僅限管理員（全域管理員或透過票證）。

d) 商業應用的具體範例

關閉已完成的專案：一個團隊成功完成了「Alpha 專案」 。他們在專案期間廣泛使用了 Planner。專案完成後，專案經理（計畫負責人）決定「清理」。首先，他將已完成任務清單匯出到 Excel 作為歷史存檔，並將所有最終報告儲存到團隊的 SharePoint 中。然後，他通知團隊他將刪除該計劃。由於該小組只包含該項目，他選擇刪除整個小組以永久關閉工作區。他打開 Outlook，找到「Alpha 項目」小組，然後點擊「刪除小組」 ，確認完全刪除。幾秒鐘之內，Planner 和小組都不再被列為活動資源。專案的內部電子郵件對話從 Outlook 中消失（個人郵箱中存檔的郵件除外），包含專案文件的 SharePoint 網站最終被放入網站回收站（可恢復 30 天）。此範例重點介紹了專案的停用階段：刪除項目可以釋放空間，並減少Planner 活動計畫清單中的雜亂，確保不存在未使用的孤立群組。從成員的角度來看，每個人都隱藏或歸檔了自己的項目；每個人都知道該計劃將關閉，因此不會出現意外。 IT 部門非常樂意看到所有者歸檔已完成的項目，因為這可以減少需要管理的即時資料量（同時仍保留備份以用於歷史記錄）。

意外刪除與復原：假設計畫擁有者意外刪除了一個計畫。例如，Anna 擁有「2025 年第三季行銷」計劃，該計劃已連結到一個群組。她只是想從清單中刪除該計劃（可能是因為第三季度已經結束，她正在創建第四季度），並認為「刪除計劃」按鈕是為了隱藏它。然後，她點擊了刪除計劃，心不在焉地確認了。她立刻意識到自己失去了上一季的所有活動和數據。慌了！她的同事也發現歷史記錄和完成情況都消失了。 Anna 聯繫了 IT 部門。很遺憾，IT 部門無法恢復已刪除的單一計劃，因為 Planner 沒有這個選項。不過幸運的是，連結的組仍然存在（沒有被觸及）。 IT 部門想到了一個方法：使用Graph API。或PowerShell ，嘗試從某些日誌中復原任務，但目前沒有官方訊息。因此，選擇一種變通方法：從每日自動 Excel 匯出（如果存在）或瀏覽器快取中還原資料。然而，通常情況下，在這種情況下，任務資料將永久遺失，除非使用第三方備份。這個（不幸的）例子凸顯了理解角色的重要性：所有者在「刪除計劃」時應謹慎行事，理想情況下，IT 部門應該培訓用戶或為 Planner 部署備份工具，因為 Planner 沒有內建回收站。不幸的是，安娜透過慘痛的經驗才明白隱藏和刪除的差異。

刪除計畫但保留團隊：公司某部門有一個名為「銷售團隊」的 Microsoft Teams 團隊，該團隊活躍於各種管道和文件。在其中一個頻道中，他們新增了一個用於每月任務的 Planner 標籤。一段時間後，他們決定停止在該頻道中使用 Planner，因為他們正在切換到其他工具。團隊負責人（同時也是該組的所有者）打開 Planner 並找到相應的計劃（如果是透過 Teams 自動建立的，其名稱將類似於「銷售團隊 - 常規管道」）。為了避免混淆，他們決定只刪除該計劃：登入 Planner 網頁版，找到銷售團隊 - ... ，然後將其作為計劃刪除。結果：在 Teams 團隊中，Planner 選項卡現在為空白（或已刪除）。但該團隊仍可繼續使用聊天和文件。 M365 組「銷售團隊」顯然維持不變。其他資源不受影響。此範例在更廣泛的背景下說明了將計劃刪除作為功能移除：該部門保留了其 Teams 和 SharePoint 空間，但只是決定關閉Planner 元件。將來，如果他們想要再次使用 Planner 選項卡，可以在該群組中建立一個新的選項卡。在這種情況下，團隊負責人務必注意，刪除該計劃不會導致其他任何內容遺失。事實上，情況確實如此：文件和電子郵件保留，只有（已放棄的）任務被刪除。

合併重複組：公司意外創建了兩個用於類似目的的計劃，導致兩個獨立的組被創建，後來才意識到它們是多餘的。例如，兩位不同的同事創建了一個「市場調查」計劃和一個「市場調查」計劃，但它們實際上屬於同一個項目（一位使用義大利語創建，另一位使用英語創建）。發現重複後，他們決定合併工作。他們將「市場調查」計畫中的所有任務複製到「市場調查」計畫中（手動或使用 Planner 的「複製任務」功能）。確認所有內容都已合併到一個計劃中後，兩人中的一人（所有者）會刪除現在為空的重複計劃。然而，問題仍然存在：現在多了一個沒有關聯計劃的 M365 組（「市場調查」組）。為了避免混淆，所有者（或更好的是，如果所有者不小心，管理員）也會從組織中刪除「市場調查」群組，因為它不再需要。本案例研究展示了刪除有時如何有助於簡化環境中不必要的容器。 IT 部門可能會定期檢查，發現群組除了所有者之外沒有其他內容，並詢問「您還需要它們嗎？」如果答案為否，則會進行刪除。這有助於維護用戶可用的群組和計劃的有序列表，避免重複和混淆。

針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

目標是了解如何在Microsoft Planner中刪除計劃以及關聯的Microsoft 365 群組。使用者將學會區分移除計劃和徹底刪除群組，並理解其對 Outlook、Teams、SharePoint 和 OneNote 的影響。課程將講解所涉及的角色、要使用的命令以及為避免意外資料遺失而應採取的預防措施。練習內容包括真實的商業場景、生產力提升和自我評估問題。最終目標是使用戶掌握在協作環境中安全有效地管理計畫和群組關閉的技能。

操作步驟

從 Planner 中刪除計劃

1. 使用你的 Microsoft 365 帳戶登入 https://tasks.office.com。

2. 點選Microsoft 365 儀表板中的 Planner

3. 選擇您要刪除的計劃

4. 點選計劃名稱旁的「」 ⋯

5. 選擇 新增至收藏夾 將其從主視圖中刪除（可選）

6. 若要永久刪除它，請開啟 Outlook Web App

7. 進入群組→ 選擇與計畫關聯的群組

8. 點選設定 → 編輯群組

9. 點選「刪除群組」並確認操作

10. 該計劃和所有相關資源將永久刪除

檢查群組連接的應用程式

1. 開啟 Outlook →群組→ 選擇已刪除的群組

2. 驗證共用郵件和日曆是否不再可訪問

3. 前往 SharePoint → 檢查群組網站是否已刪除

4. 開啟 OneNote → 確認群組筆記本不再可用

5. 在 Teams 中，檢查關聯的團隊是否已移除

6. 如果團隊仍然可見，請手動將其從團隊管理中刪除

7. 存取管理入口網站：https://admin.microsoft.com

8. 前往「Microsoft 365 群組」 →驗證該群組是否不再存在

9. 檢查Azure Active Directory 中是否有任何剩餘的同步

10. 驗證是否不再能從 OneDrive 存取群組文件

涉及的角色和所需授權

1. 只有群組擁有者可以從 Outlook 或管理中心刪除群組。

2. IT 管理員可以強制從 Microsoft 365 管理員中刪除

3. 計劃成員無法刪除該群組，只能查看

4. 存取管理入口網站：https://admin.microsoft.com

5. 進入「活躍用戶」 →檢查分配給用戶的角色

6. Azure AD中的群組管理權限

7. 在 Outlook 中，只有所有者才能看到「刪除群組」選項

8. 在 Teams 中，只有擁有者可以刪除關聯的團隊

9. 驗證刪除是否符合公司政策

10. 出於審計或備份目的刪除文檔

營運應用場景

關閉已完成的項目並刪除相關群組

IT團隊已完成「基礎設施遷移」項目，並希望刪除Planner計畫和所有相關資源，以避免混淆並釋放空間。

a) 指令：Outlook → 群組 → 選擇群組 → 設定 → 刪除群組
解釋：此操作將刪除 Planner 計劃和所有相關應用程式（郵件、文件、日曆）。

b) 指令：SharePoint → 驗證群組網站刪除
解釋：確認項目文件和頁面不再可存取。

c) 指令：管理中心 → Microsoft 365 群組 → 驗證刪除
解釋：確保該群組也已在管理層級被刪除。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
刪除群組	Outlook Web App → 群組 → 設定 → 刪除群組	刪除群組和所有相關資源
群組驗證	管理中心 → Microsoft 365 群組	檢查群組的存在或刪除
移除關聯團隊	團隊 → 團隊管理 → 刪除團隊	刪除與該群組關聯的團隊
SharePoint 網站檢查	SharePoint → 群組 → 選擇站點	驗證群組網站的刪除
檢查 OneNote 鎖	OneNote → 分享便箋簿	檢查群組筆記本是否存在
OneDrive 中的檔案控制	OneDrive → 群組 → 選擇群組	驗證共享檔案的刪除
檢查使用者角色	管理中心 → 活躍用戶	檢查群組管理的權限
Azure 同步控制	Azure AD → 群組 → 選擇群組	檢查是否有任何剩餘的同步
從 Planner 移除	計劃器 → → 從收藏夾中移除	隱藏個人視圖中的計劃
文件刪除	手動的內部或 IT 工單	審計或備份的可追溯性

生產力效益

減少數位混亂
消除過時的群組和計劃提高專案管理的清晰度 Planner、Outlook、Teams 和 SharePoint 之間的一致性減少團隊成員不必要的通知節省搜尋活動計劃的時間更好地控制共享資源減少跨移動設備同步的內容優化存儲空間遵守公司保留政策

在實際商業環境中使用的想法

定期清潔已完工的地板

刪除不活動的計劃和組有助於保持工作環境的整潔和專注。

臨時工作隊的解散

完成緊急任務後，刪除該群組可以避免將來的混亂和重疊。

安全性和隱私管理
刪除未使用的群組可降低未經授權存取敏感資料的風險。

自我評估問題

1. 如何永久刪除 Planner 計劃？

2. 刪除計劃和刪除 Microsoft 365 群組之間有什麼區別？

3. 哪些應用程式會隨群組一起刪除？

4. 誰可以刪除 Microsoft 365 群組？

5. 如何驗證該群組已從 Outlook 中刪除？

6. SharePoint 如何參與刪除？

7. 如何刪除連結到群組的團隊？

8. 我在哪裡可以控制群組管理的使用者角色？

9. 刪除群組前應採取哪些預防措施？

10. 這個功能在哪些業務場景有用？

所學內容總結

您已學習如何刪除 Planner 計劃及其關聯的 Microsoft 365 群組，並了解其對 Outlook、Teams、SharePoint 和 OneNote 的影響。您已按照步驟安全刪除了該群組，並在所有已連接的應用程式中驗證了刪除操作。您已確定了所涉及的角色、關鍵命令和所需權限。實際場景已向您展示如何在實際業務環境中應用此流程。其帶來的生產力優勢凸顯了維護整潔數位環境的重要性。使用建議和自我評估問題可協助您鞏固所學技能並測試其適用性。

8.從現有 Microsoft 365 群組建立 Planner 計劃

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a) 功能描述

建立連結到現有群組的計畫意味著新的 Planner 計畫與現有的 Microsoft 365 群組（以前稱為 Office 365 群組）相關聯，而不是產生新的群組。建立計劃時，Planner 介面提供「新增至現有的 Office 365 群組」選項：透過選擇此選項，您可以在確認建立之前搜尋並選擇所需的群組。本質上，該計劃利用所選組的基礎結構（成員、權限和資源），而不是創建單獨的群組。因此，如果您使用現有群組，Planner 不會建立新的平行組。相反，忽略或跳過「新增至現有群組」選項將在計畫旁邊產生新的 Microsoft 365 群組。這個選擇至關重要：將計劃連結到現有群組可避免群組擴散並在單一預定義空間中保持一致的協作。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

與現有群組關聯的計劃將受益於與已連結到該群組的工具的全面整合。特別是：

Outlook（群組和日曆）：新計劃不會建立新的郵箱或日曆，而是使用所選群組的郵箱或日曆。該計劃本身將有一個電子郵件地址（群組別名），可讓您透過 Outlook 中的群組對話向所有計劃成員發送訊息。例如，Planner 中關於任務的任何評論都可以發送到群組郵箱，這樣，如果成員在收件匣中關注了該群組，他們就可以在 Outlook 對話中看到這些評論。

SharePoint：重複使用現有群組不會建立新的 SharePoint 網站，因為所選群組已有網站。所有附加到排程任務的文件和文件都會儲存在該組 SharePoint 網站的文件庫中。這意味著團隊可以繼續在同一個共享文件區域工作，避免文件分散在不同的網站。

Microsoft Teams：由於Microsoft Teams是基於 Microsoft 365 群組，因此將計劃新增至現有群組也可讓您輕鬆地將其整合到 Teams 中。實際上，如果該群組與某個團隊（例如部門團隊）關聯，您可以將該計劃新增為 Teams 頻道中的 Planner 選項卡，這樣無需額外配置即可直接在 Teams 平台中查看任務。之後，團隊成員可以使用相同的底層群組來查看該計劃。

OneNote 和其他資源：群組關聯計畫將能夠利用群組的 OneNote（例如，群組共享筆記本，可用於專案筆記），並且還將出現在其他應用程式介面的群組關聯計畫中（例如，在 Outlook 的「群組」部分下，或在 SharePoint 中作為可能的 Planner Web 元件）。此外，由於 Planner 與微軟待辦的集成，分配給個人用戶的任務將出現在微軟待辦或 Outlook 的「指派給我的任務」部分。

c) 涉及的角色：在為現有團體制定計劃時，各種組織和授權角色都會發揮作用：

建立計劃的使用者：通常，任何群組成員都可以建立與該群組關聯的新計劃。使用者只需擁有現有群組的成員（或所有者）存取權限，即可在建立計劃時選擇它。如果相關群組是公共群組，即使尚未成為成員的使用者也可以在清單中看到它並新增計劃，從而成為該群組的成員（取決於公司政策）。然而，在企業實務中，新的 Microsoft 365 群組的建立通常僅限於管理員或特定角色：在這種情況下，非特權使用者只能透過利用現有的授權群組來建立計劃（就像在本場景中一樣）。

一個真實的例子： 「由於我們在 Teams 環境中建立新群組的限制，我們被迫與現有群組共享計劃。」這表明該組織限制了群組的建立（因此也限制了自主計畫），強制使用預先批准的群組。

群組擁有者：現有群組的所有者發揮關鍵作用。雖然建立計劃不一定需要所有權（成員也可以擁有所有權），但群組擁有者保留對群組資源的控制權。例如，他們可以管理成員資格（在群組中新增或刪除人員，從而更改計劃），更改群組/計劃的隱私設置，以及管理共享內容。如果計劃是私有的（因為群組是私有的），則只有群組擁有者可以透過邀請新使用者加入群組來為計劃中新增成員。所有者還可以刪除計劃（該計劃實際上是群組的一部分）：對於與私有群組關聯的計劃，只有所有者可以刪除它們；對於公共計劃，任何內部成員都可以刪除它們，但出於安全考慮，這通常仍然是所有者的特權。

小組成員：這些成員會自動成為新計畫的成員。無需單獨添加：創建後，所有現有成員都將作為計劃參與者（您將在計劃的「成員」清單中看到他們）。這些使用者可以依照常規的 Planner 功能建立和指派任務、更新狀態、新增評論和檔案。但是，除非他們是小組所有者，否則他們無法更改常規計劃設定（例如，除非組織僅允許所有者更改私人小組的計劃名稱，否則他們無法更改計劃名稱）。然而，在許多實際情況下，任何內部成員都可以重新命名計劃或添加儲存桶和任務，因為 Planner 傾向於向計劃參與者開放，以方便使用。

來賓使用者：如果現有群組中存在外部來賓（例如受邀加入群組的外部合作夥伴），他們也將成為計畫中的來賓。 Planner支援來賓存取：新增至群組的外部使用者包含在計畫中，並且可以像內部成員一樣檢視和編輯任務。來賓可以建立和刪除任務和儲存桶、編輯任務字段，甚至可以附加文件（如果租用戶管理員允許來賓執行這些操作）。但是，來賓缺乏某些權限：例如，他們無法邀請其他使用者、刪除計劃或在群組/計劃中新增成員。他們收到的通知也較少：具體而言，他們不會收到任務分配電子郵件（Planner 不會向來賓發送您已被分配任務的電子郵件），但他們可以收到其他通知，例如評論或計劃更新。來賓透過 Web 存取計劃（他們必須使用指向計劃的連結或planner.microsoft.com URL以及收到的邀請），並在加入群組時收到歡迎電子郵件。在 Planner 中啟用來賓使用者取決於全域設定：如果您的Microsoft 365 管理員停用群組中的來賓訪問，則您將無法將來賓新增至計畫。

全域/IT 管理員： Microsoft 365或Planner管理員具有間接角色。如上所述，他們可以控制誰有權創建群組（以及新的獨立計劃）。在現有群組計畫中，管理員可能已設定用於 Planner 的公司群組，或強制使用已核准的群組。此外，管理員可以管理隱私和分類設定：建立計劃（以及群組）時，可以選擇公開或私有，這會影響群組在整個組織中的可見性。對於現有群組，計劃將繼承相同的可見性等級：如果群組是公開的，則該計劃對整個組織可見（任何人都可以申請加入）；如果群組是私有的，則只有當前成員才能看到，新成員需要邀請。管理員可能已針對這些方面或命名和過期群組的標準定義了準則。總而言之，管理員不會手動幹預計劃的創建，而是設定執行此操作的規則和權限。

d) 企業應用的具體範例

範例 1：現有群組的內部項目

背景： Contoso行銷團隊已經擁有一個名為「行銷團隊」的 Microsoft 365 群組，其中包含會員、一個 SharePoint 網站和一個共用信箱。

場景：經理決定使用 Planner 來管理第四季度的行銷活動。在 Planner 中，他創建了一個名為「第四季度行銷活動」的新計劃，並在「新增至現有群組」下找到並選擇「行銷團隊」群組，然後完成建立。

結果：行銷組的所有成員（已經收到電子郵件並造訪了團隊的 SharePoint 網站）都會自動新增為Q4 活動計畫的協作者。不會建立新群組或單獨的工作區：此計劃位於行銷團隊資源中。團隊附加到 Planner 任務的文件（簡報、圖像、價目表）保存在行銷團隊SharePoint網站的文件庫中，可能整齊地保存在專用資料夾中。這樣，團隊成員可以在常用的團隊網站上找到所有專案文件以及其他行銷資料，而 Planner 任務豐富了現有的生態系統。此外，他們將計劃作為選項卡直接整合到行銷團隊的 Teams #General頻道中。因此，成員可以在單一介面（Teams）中查看專案的聊天、文件和 Planner 儀表板，從而加強協作。此範例展示如何使用現有群組保持連續性：團隊不必遷移到新空間，且 Microsoft 365 工具（SharePoint、Outlook、Teams）都保持一致並引用到同一個群組。

範例 2：限制組創建

背景： XYZ 公司出於 IT 治理的考慮，決定僅限管理員建立新群組。普通員工無法自由創建群組。

情境： XYZ 的一位專案經理想要使用 Planner 來管理一個新專案。當他嘗試創建計劃時，他意識到必須使用現有群組（因為他被阻止創建新群組）。因此，他從清單中選擇一個現有的 Microsoft 365 群組（例如， 研發專案 ）。

結果：您的計劃已新增至「研發項目」組。該組的所有成員都會收到通知並參與其中（即使有些成員可能不感興趣，可能是因為該項目僅涉及其中一部分成員）。這種情況通常發生在結構化的公司環境中：IT 策略規定新計劃使用預先定義的群組。這樣做的好處是，IT 可以控制創建的群組數量並集中管理資源。然而，如我們所見，除非 IT 部門創建專門的群組，否則這可能會導致計劃包含「更多」不必要的人員。這需要在敏捷性（擁有一個新的、量身定制的組）和控制力（限制組）之間進行權衡。無論如何，Planner 都能很好地支援這種情況：將計劃與現有群組關聯在技術上既簡單又快速。

範例 3：將 Planner 新增至現有團隊

背景：銷售部門使用名為「Sales EMEA」的 Microsoft Teams 團隊進行日常溝通。團隊在幕後自然有一個 Microsoft 365 群組。

場景：經理想要追蹤每月的銷售活動，因此他創建了一個「每月銷售目標」規劃器，並選擇將其新增至現有的銷售 EMEA群組。

結果：該計劃立即對團隊所有銷售人員可見。名為「每月銷售目標」的Planner 標籤已新增至 EMEA 銷售團隊的常規頻道。銷售人員現在可以直接在 Teams 中更新其任務狀態。任務附件（例如，報告、報價單）將上傳到 EMEA 銷售團隊的 SharePoint 網站，該網站已為團隊所熟悉。透過這種集成，Teams 團隊成為真正的中心：聊天、會議、文件和任務都統一了。由於無需單獨邀請用戶，因此該計劃可立即採用：所有合適的成員都已加入。此範例說明了Teams 和 Planner在共用相同 Office 365 群組基礎時如何無縫協作。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

操作步驟

從 Planner 中刪除計劃

1. 使用你的 Microsoft 365 帳戶登入 https://tasks.office.com。

2. 點選Microsoft 365 儀表板中的 Planner

3. 選擇您要刪除的計劃

4. 點選計劃名稱旁的「」 ⋯

5. 選擇 新增至收藏夾 將其從主視圖中刪除（可選）

6. 若要永久刪除它，請開啟 Outlook Web App

7. 進入群組→ 選擇與計畫關聯的群組

8. 點選設定 → 編輯群組

9. 點選「刪除群組」並確認操作

10. 該計劃和所有相關資源將永久刪除

檢查群組連接的應用程式

1. 開啟 Outlook →群組→ 選擇已刪除的群組

2. 驗證共用郵件和日曆是否不再可訪問

3. 前往 SharePoint → 檢查群組網站是否已刪除

4. 開啟 OneNote → 確認群組筆記本不再可用

5. 在 Teams 中，檢查關聯的團隊是否已移除

6. 如果團隊仍然可見，請手動將其從團隊管理中刪除

7. 存取管理入口網站：https://admin.microsoft.com

8. 前往「Microsoft 365 群組」 →驗證該群組是否不再存在

9. 檢查Azure Active Directory 中是否有任何剩餘的同步

10. 驗證是否不再能從 OneDrive 存取群組文件

涉及的角色和所需授權

1. 只有群組擁有者可以從 Outlook 或管理中心刪除群組。

2. IT 管理員可以強制從 Microsoft 365 管理員中刪除

3. 計劃成員無法刪除該群組，只能查看

4. 存取管理入口網站：https://admin.microsoft.com

5. 進入「活躍用戶」 →檢查分配給用戶的角色

6. Azure AD中的群組管理權限

7. 在 Outlook 中，只有所有者才能看到「刪除群組」選項

8. 在 Teams 中，只有擁有者可以刪除關聯的團隊

9. 驗證刪除是否符合公司政策

10. 出於審計或備份目的刪除文檔

營運應用場景

關閉已完成的項目並刪除相關群組

IT團隊已完成「基礎設施遷移」項目，並希望刪除Planner計畫和所有相關資源，以避免混淆並釋放空間。

🔹 指令：Outlook → 群組 → 選擇群組 → 設定 → 刪除群組
解釋：此操作將刪除 Planner 計劃和所有相關應用程式（郵件、文件、日曆）。

🔹 指令：SharePoint → 驗證群組網站刪除
解釋：確認項目文件和頁面不再可存取。

🔹 指令：管理中心 → Microsoft 365 群組 → 驗證刪除
解釋：確保該群組也已在管理層級被刪除。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
刪除群組	Outlook Web App → 群組 → 設定 → 刪除群組	刪除群組和所有相關資源
群組驗證	管理中心 → Microsoft 365 群組	檢查群組的存在或刪除
移除關聯團隊	團隊 → 團隊管理 → 刪除團隊	刪除與該群組關聯的團隊
SharePoint 網站檢查	SharePoint → 群組 → 選擇站點	驗證群組網站的刪除
檢查 OneNote 鎖	OneNote → 分享便箋簿	檢查群組筆記本是否存在
OneDrive 中的檔案控制	OneDrive → 群組 → 選擇群組	驗證共享檔案的刪除
檢查使用者角色	管理中心 → 活躍用戶	檢查群組管理的權限
Azure 同步控制	Azure AD → 群組 → 選擇群組	檢查是否有任何剩餘的同步
從 Planner 移除	計劃器 → → 從收藏夾中移除	隱藏個人視圖中的計劃
文件刪除	手動的內部或 IT 工單	審計或備份的可追溯性

生產力效益

減少數位混亂
消除過時的群組和計劃提高專案管理的清晰度 Planner、Outlook、Teams 和 SharePoint 之間的一致性減少團隊成員不必要的通知節省搜尋活動計劃的時間更好地控制共享資源
減少跨移動設備同步的內容
優化存儲空間遵守公司保留政策存儲空間遵守公司保留政策存儲空間遵守公司保留政策

在實際商業環境中使用的想法

定期清潔已完工的地板

刪除不活動的計劃和組有助於保持工作環境的整潔和專注。

臨時工作隊的解散

完成緊急任務後，刪除該群組可以避免將來的混亂和重疊。

安全性和隱私管理
刪除未使用的群組可降低未經授權存取敏感資料的風險。

自我評估問題

1. 如何永久刪除 Planner 計劃？

2. 刪除計劃和刪除 Microsoft 365 群組之間有什麼區別？

3. 哪些應用程式會隨群組一起刪除？

4. 誰可以刪除 Microsoft 365 群組？

5. 如何驗證該群組已從 Outlook 中刪除？

6. SharePoint 如何參與刪除？

7. 如何刪除連結到群組的團隊？

8. 我在哪裡可以控制群組管理的使用者角色？

9. 刪除群組前應採取哪些預防措施？

10. 這個功能在哪些業務場景有用？

所學內容總結

9.建立計畫後自動向會員發送電子郵件

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a) 功能描述

在 Microsoft Planner 中建立計劃時，會觸發例程，自動向其使用者發送通知電子郵件。具體來說，如果將計劃添加到現有群組，該群組的所有成員都會收到一封自動電子郵件，通知他們新計劃已創建，並且他們已加入其中。這通常由群組的電子郵件地址（或 Planner 系統）生成，內容類似於「您已新增至計畫 X」或「該計畫已在群組中建立」。此機制旨在立即通知團隊新的任務工作區已存在。

建立計劃時自動發送的電子郵件是Planner 通知的一個子類別。除此之外，Planner 還會在各種情況下發送其他電子郵件（任務分配、到期提醒、評論等），但這裡我們將重點放在創建時產生的電子郵件上。請注意， Microsoft在新版 Planner（ Planner「Premium」）的通知方面有所差異：例如，對於Premium 和Portfolios計劃，當您被添加到新計劃時，您（作為新增的用戶）會收到通知電子郵件，除非群組超過一定規模。實際上，如果群組有超過 50 個成員，則可能不會發送新增電子郵件，以避免群發垃圾郵件。 Microsoft 文件中提到此限制（50）作為閾值，超過該閾值「您已新增至計畫」通知將被自動抑制，正是為了防止阻塞非常大的群組的收件匣。

總結：創建計劃後，受影響的成員會立即收到電子郵件通知，無需人工幹預。如果計劃創建者包含其他成員，也可以透過電子郵件收到確認訊息。如果建立計畫涉及建立新群組（場景 10），則傳送的電子郵件中也可以包含同時新增的使用者加入新群組的歡迎訊息。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

Planner 的自動電子郵件主要與Outlook/Exchange交互，它們本身就是電子郵件，但與其他服務也有關聯：

Outlook（Exchange Online）：通知是由 Planner/Groups 系統產生的電子郵件，並傳送至使用者的個人收件匣（或視情況傳送至群組收件匣）。例如，如果與計畫關聯的群組是 Outlook 群組，則通知可能會出現在群組的共用信箱中，並轉送至追蹤該群組的成員。使用者可以像管理普通電子郵件一樣管理這些通知：閱讀、移動、設定郵件規則或過濾器。在伺服器端，Exchange Online 負責遞送郵件。 Exchange 管理員甚至可以設定傳輸規則（郵件流規則）來攔截這些電子郵件並進行特殊處理（例如，阻止它們或將其路由到其他地方）。

Teams（任務） ：Microsoft Teams 本身不會產生計劃建立通知。但是，如果群組與 Teams 綁定，並且使用者更習慣使用 Teams 而不是電子郵件，那麼當新計劃作為選項卡添加到頻道中時，他們可能會注意到。如果安裝了 Planner 應用，Teams 會提供 Planner 任務分配的通知，但不會提供「計劃建立」事件的通知。因此，電子郵件仍然是 Planner 本身以外的主要訊號。通常，透過Teams + Planner集成，即使關閉電子郵件，成員仍然會透過 Teams 收到分配給他們的任務的通知（在 Teams 活動來源中），但初始計畫建立通知仍然是傳統的電子郵件。

Planner 本身（網頁/行動介面）：除了電子郵件之外，Planner 還會顯示應用程式內通知（例如，Planner 中心新計劃旁邊的橫幅或指示可能會突出顯示新功能）。此外，啟用了推播通知的 Planner 應用程式的行動用戶也可能會收到推播通知。通知（儘管目前推播通知更多是關於分配的任務而不是計劃創建）。

Outlook 群組和行事曆：在群組中建立新計畫通常會導致Outlook 群組工具刷新。例如，如果您開啟 Outlook 並查看「群組」部分，您可能會看到該群組已關聯新計劃。某些組織可能會向群組發送每日摘要或更新，告知已新增新的計劃器。這取決於群組的通知設定（群組可以發送有關近期活動的更新）。

簡而言之，由於通知本身就是一封電子郵件，因此主要與電子郵件系統（Exchange/Outlook ）互動。最終使用者通常會將其視為一封電子郵件，並可在必要時透過點擊郵件中的連結開啟 Planner。事實上，通知通常包含計劃名稱，並直接連結到 Planner 網頁版計劃。

c) 涉及的角色

有幾個角色受到影響或需要處理這些自動通知：

所有計畫成員（收件者）：電子郵件收件者主要為新建立計畫的成員（如上所示，如果存在參考群組，則與群組成員一致）。他們無需執行任何操作即可接收郵件：系統預設會接收郵件。他們可以決定如何處理郵件：例如，每個使用者可以選擇在 Outlook 中取消追蹤該群組，以避免接收群發郵件（但在這種情況下，他們也可能會錯過其他重要的對話）。或者，如果他們認為這些通知是多餘的，他們可以在收件匣中建立規則，自動歸檔這些通知。 Planner 中有一個個人設置，每個用戶都可以禁用「當我被添加到高級計劃時發送電子郵件」 ，這將分別影響這些通知。因此，主要的用戶控制是個人 Planner 通知設定。需要注意的是，對於標準的「基本」計劃，「新增至計劃」通知選項可能不可用，因為它是為高級計劃保留的。

計劃創建者：創建計劃的人通常也是小組成員（通常是小組所有者）。該使用者不會收到「您已新增自己」的郵件，但可能會收到確認郵件或查看發送給其他人的通知。例如，如果他們建立了計劃並立即分配任務，則會照常收到分配通知。作為小組所有者，他們可能希望提前通知其他成員，以免被郵件打個措手不及：最好告訴團隊：我正在為專案 X 創建新的計劃器，您很快就會收到通知。

管理員/IT：目前，管理員在 Planner 管理中心中沒有全域停用計劃建立電子郵件的開關。這意味著該功能預設為整個組織啟用。如果管理員擔心這些通知會被傳送給大型群組，可以採取間接措施：如上所述，在Exchange Online級別，可以建立郵件流規則（傳輸規則），攔截具有某些特徵的郵件（例如，主題包含「已新增」您也可以向計劃 (或寄件者 = Planner) 發送電子郵件，並封鎖或重新分發它們。但這是需要 Exchange 專業知識且影響廣泛的高階操作。租用戶管理員也可以告訴使用者如何管理他們的設定或提供腳本 (PowerShell) 來停用帳戶層級通知，但沒有簡單的集中設定。此外，管理員可以指定，對於大於一定規模的群組，應避免以這種方式使用 Planner，以免向太多收件人產生通知。然而，即使在這種情況下，如果成員超過 50 人，Microsoft 本身也會避免發送電子郵件，因此該系統有助於防止過度使用。

外部來賓：如上所述，來賓不會收到任務分配電子郵件，但當他們被添加到群組時會收到歡迎電子郵件。對於計劃，如果來賓已經在現有群組中，他們可能不會收到任何新訊息（如果有評論，可能會收到通知）。如果來賓在創建計劃的同時被添加到群組，他們將收到來自 Microsoft 的群組邀請電子郵件（該郵件是單獨的，並非特定於計劃）。 Planner 本身不會透過初始計畫電子郵件區分來賓，但如上所述，它可能不會向來賓發送某些電子郵件。因此，在實踐中，來賓通常不會收到「您已新增至計畫」電子郵件，尤其是在他們沒有內部郵箱的情況下，他們將透過群組邀請電子郵件發現該計劃，並且必須手動點擊 Planner 連結。

d) 企業應用的具體範例

範例 1：通知小團隊的成員

背景：安娜創建了一個「產品發布」計劃，該計劃與擁有 10 名成員的Marketing Italia集團相關聯。

發生了什麼事：幾秒鐘之內， 10 名成員都會在公司收件匣中收到一封電子郵件，主題為「您已被添加到產品發布計劃中」。該消息通知他們，他們現在是 Planner 計劃的一部分。

反應：有些同事看到郵件後，出於好奇點擊連結並立即登入 Planner；其他人則只是記錄一下。創作者 Anna 已在聊天中告知所有人她將創建該計劃，因此這封郵件並沒有讓他們措手不及。這確保了每個人都知道這個新工具的存在：即使不經常打開 Planner 的人也會透過 Outlook 收到通知，從而降低了該計劃被忽視的風險。對於一個 10 人的團隊來說，電子郵件流量微不足道，而此功能對於快速上手新計劃非常有用。

範例 2：大型群組通知（影響和管理）

背景：該公司有一個「全公司」群組，成員有 200 人，用於發布常規公告。一位用戶意外創建了一個與該大型群組關聯的 Planner（可能是測試版）。

會發生什麼：根據 Planner 的規則，它不會向所有人發送 200 封電子郵件（一旦超過 50 名成員的門檻，單一通知將被封鎖）。不過， Outlook 群組中可能會出現一則通用訊息，或是關注群組的使用者仍可能收到更新。無論如何，系統都會自動封鎖潛在的垃圾郵件。

回應和解決方案： IT 管理員收到警報，因為在常規群組中建立的計劃不受歡迎。該計劃已被刪除，並向用戶介紹了最佳實踐。這個（並非理想情況）範例說明了為什麼 Microsoft 會設定超過 50 名成員的自動封鎖：發送數百封電子郵件可能會造成混亂或淹沒公司網路。在這種情況下，IT 部門也可以選擇建立規則來阻止任何此類通知：例如，在 Exchange 中設定一條規則，攔截包含「已新增」的電子郵件不按計劃發送郵件。這可能會阻止成員少於 50 人的群組接收這些郵件。然而，這是一個激進的解決方案在這個特定案例中，整合防護就足夠了。

範例 3：處理用戶通知

背景： Marco 參與了許多 Planner 計劃，他厭倦了接收有關所有事情的電子郵件（包括創建新計劃）。

操作： Marco 開啟Planner 網頁應用程式，前往「設定」>「通知」 ，取消勾選「當有人將我加入進階版計畫時給我發送電子郵件」等選項。此外，為了安全起見，他在 Outlook 中建立了一條規則，將所有來自Planner@microsoft.com或包含「已將您新增至計畫」的郵件移至「存檔」資料夾。

結果：從現在開始，當他們被添加到新計劃時，他們將不再收到收件匣通知，或者該通知會立即存檔。他們仍然可以在 Planner 應用中看到這些計劃。此範例強調了使用者如何自訂接收這些通知的方式，尤其是在他們收到大量通知的情況下。在成熟的業務環境中，IT 部門可以提供一份簡短的指南，指導每位使用者如何管理他們的 Planner 通知，以避免電子郵件流量投訴。

針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

目標是了解在 Microsoft Planner 中建立自動電子郵件後，如何將其發送給計劃成員。使用者將學習識別系統產生的通知、所涉及的角色以及與 Outlook 和 Microsoft 365 群組的互動。課程將示範建立計劃、新增成員和驗證電子郵件送達的步驟。練習內容包括真實的業務場景、關鍵命令、生產力優勢和自我評估問題。用戶將能夠有效地管理與計劃成員的初始溝通，從而從專案一開始就提高透明度和協作能力。

操作步驟

建立計劃並啟動通知

1. 使用你的 Microsoft 365 帳戶登入 https://tasks.office.com。

2. 點選Microsoft 365 儀表板中的 Planner

3. 選擇 新計劃

4. 輸入計劃名稱（例如培訓項目）

5. 選擇您的計劃隱私：公共或私人

6. 點選「建立計畫」確認

7. 等待計劃和相關群組自動創建

8. 驗證群組是否在 Outlook →群組部分中可見

9. 開啟計劃，點選「」 → 「成員」新增用戶

10. 確保每個成員都收到一封自動歡迎電子郵件。

檢查 Outlook 中的自動電子郵件

1. 開啟 Outlook Web App 或桌面用戶端

2. 前往已新增會員的收件匣

3. 尋找電子郵件主題：您已新增至[計劃名稱]計劃

4. 打開電子郵件查看歡迎訊息

5. 檢查 Planner 計劃的直接鏈接

6. 檢查電子郵件是否來自 Microsoft 365 群組

7. 垃圾郵件資料夾。

8. 在 Outlook 中存取該群組 → 按一下「對話」檢視訊息

9. 驗證計劃中的後續訊息是否也能正確到達

10. 如果您遇到任何問題，請聯絡您的 IT 管理員檢查您的設定。

涉及的角色和通知管理

1. 只有計劃所有者可以新增成員並啟用通知

2. 加入後會員會自動收到電子郵件

3. IT 管理員可以管理全域通知設定

4. 存取管理入口網站：https://admin.microsoft.com

5. 前往「群組」 → Microsoft 365 → 選擇群組

6. 確保已為該群組啟用通知

7. 在 Outlook 中，按一下群組→設定→電子郵件訂閱

8. 每個成員可以選擇是否接收群組內的所有對話

9. 在 Planner 中，點選「」 →設定→通知以啟用/停用

10. 記錄設定以確保未來專案的一致性

營運應用場景

啟動管理入職活動的計劃

人力資源團隊創建了一個 Planner 來管理新員工入職活動。建立 Planner 並新增會員後，每位參與者都會自動收到一封包含 Planner 連結的電子郵件。

a) 指令：計畫者 → 「新計畫」 → 建立計畫 → 新增會員
解釋：每個成員都會收到一封自動電子郵件，可以直接存取該計劃。

b) 指令：Outlook → 收件匣 → 檢查歡迎電子郵件
解釋：該電子郵件確認了計劃的增加並提供了操作背景。

c) 指令：管理中心 → 群組 → 選擇群組 → 查看通知
說明：管理員可以控制是否為所有成員啟用通知。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
建立新計劃	計劃器 → 新計劃	啟動計劃並產生 Microsoft 365 群組
新增成員	策劃者 → → 成員	將使用者新增至計劃和群組
自動電子郵件驗證	Outlook → 收件匣	檢查您的歡迎電子郵件
群組通知管理	Outlook → 群組 → 設定 → 電子郵件訂閱	啟用/停用接收群組訊息
計劃器通知設定	計劃器 → → 設定 → 通知	管理活動和更新的通知
管理中心的群組驗證	管理中心 → Microsoft 365 群組	檢查群組配置和通知
使用者角色控制	管理中心 → 活躍用戶	檢查通知管理的權限
訪問群組對話	Outlook → 群組 → 對話	查看共享群組訊息
垃圾郵件控制	Outlook → 垃圾郵件資料夾	檢查電子郵件是否已被過濾
IT支援	票務或直接聯繫	修復通知問題

生產力效益

與計劃成員立即溝通
自動通知，無需人工幹預透過電子郵件直接存取計劃與 Outlook 和 Microsoft 365 群組整合從專案開始就更參與節省分發資訊的時間追蹤初始通訊行動存取通知與規劃
團隊和經理之間更好的協調
減少啟動階段的錯誤

在實際商業環境中使用的想法

啟動跨職能項目

自動電子郵件可確保所有成員都了解情況並準備好立即合作。

管理重複計劃（例如稽核、維護）

每當建立新計劃時，成員都會收到通知，無需手動溝通。

支持新進員工入職

新員工將自動獲得包含任務、截止日期和有用文件的計劃存取權限。

自我評估問題

1. 在 Planner 中建立新計劃時會發生什麼？

2. 加入計畫的成員會收到哪些電子郵件？

3. 自動電子郵件遞送發生在哪裡？

4. 如何在 Planner 中開啟或關閉通知？

5. 哪些角色可以管理群組通知？

6. 如何存取 Outlook 中的群組對話？

7. 如果電子郵件沒有到達您的收件匣該怎麼辦？

8. 在此上下文中，哪些 Microsoft 365 應用程式與 Planner 互動？

9. 如何檢查群組通知是否已開啟？

10. 這個功能在哪些業務場景有用？

所學內容總結

您了解到，在 Microsoft Planner 中建立計劃時，新增的成員會透過 Microsoft 365 群組自動收到歡迎電子郵件。您已依照步驟在 Outlook 中建立計畫、新增成員並查看通知。您了解了所涉及的角色、關鍵命令以及為確保有效溝通而需要控制的設定。實際場景向您展示如何在實際業務環境中應用此功能。其生產力優勢凸顯了及時自動化溝通的重要性。使用建議和自我評估問題可幫助您鞏固技能。

10.自動建立 SharePoint 網站

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a) 功能描述

Microsoft Planner 的一個關鍵功能是它與 Microsoft 365 生態系統的整合。當您建立新計劃而不將其連結到現有群組時，系統會自動為該計劃建立新的 Microsoft 365 群組。建立 Microsoft 365 群組會產生多個共用資源，包括群組電子郵件地址、行事曆、OneNote 筆記本，以及最重要的 SharePoint 網站（團隊網站） 。因此，每個新的獨立計劃都會自動建立與計劃（或群組）同名的 SharePoint 網站。此 SharePoint 網站是與群組關聯的協作網站，旨在包含負責該計劃的團隊的文件和文件。

需要說明的是：Planner 本身不會「顯示」 SharePoint 網站，但一旦您建立了計劃（以及群組），您就可以透過 SharePoint 應用程式或團隊網站清單找到網站。例如，如果您的方案名為「Project Alpha」 ，而您選擇不將其新增至現有群組，Planner 將建立一個名為Project Alpha的 Microsoft 365 群組。 SharePoint 網站將立即在類似 https://<tenant>.sharepoint.com/ sites / ProjectAlpha 的位址上進行設定。建立過程是自動的，通常是即時的，但有時可能需要幾分鐘才能使所有資源（例如文件庫）準備就緒以供使用。

此 SharePoint 網站是一個連接到群組的經典（現代）團隊網站：它最初包含一個空的文件庫和一個主頁，並且可以像任何 SharePoint 網站一樣進行自訂。其理念是，使用 Planner 的團隊會自動擁有一個儲存任務相關文件的地方。實際上，當您透過從 PC 上傳文件到 Planner 中附加文件時，這些文件會保存在與計劃關聯的 SharePoint 網站的文檔庫中。如果正在設定文件庫，Planner 會通知您：例如，當您首次建立新計畫時，如果立即嘗試附加文件，可能會看到一則訊息「我們正在準備文件庫，請稍後重試」這表示 SharePoint 正在完成設定。片刻之後，您就可以附加文件，它們將被添加到網站中。

簡而言之，自動建立 SharePoint 網站是為該計劃建立新的 M365 群組的直接結果。它無需人工幹預：用戶無需前往 SharePoint 創建任何內容；一切都在後台進行。這是一個重要的集成，因為它為該計劃提供了一個集中的內容儲存庫，而無需單獨配置。

b)與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

為新計劃自動建立的 SharePoint 網站可作為各種服務的連結點：

Microsoft Planner（任務文件）：如前所述，網站的文件庫與 Planner 緊密關聯，用於附件管理。每當您從電腦上傳文件到計劃時，該文件都會儲存在已排程的 SharePoint文件庫中。 Planner 也會建立一個專用資料夾（通常稱為「Planner 附件」或計畫名稱）來儲存這些文件，以便更好地組織。如果您從 SharePoint 附加文件，Planner 可讓您直接導覽至關聯網站的文件庫。這意味著所有計劃文件都駐留在 SharePoint 上，並受益於 SharePoint 的版本控制、共同創作和權限管理。此外，如果有人造訪 SharePoint 網站，他們將看到這些文件，並且無需透過 Planner 即可開啟它們。

SharePoint（使用者體驗）：新網站全面支援SharePoint 體驗。這意味著團隊除了使用 Planner 之外，還可以利用該網站滿足其他需求：建立SharePoint清單以儲存結構化資料、新增內容頁面、使用主頁傳達更新等。此外，SharePoint 上還提供了一個Planner Web 元件：如果需要，團隊可以在網站頁面中插入一個框，以直覺的方式顯示排程活動。這增強了整合性：例如，專案首頁可以一目了然地顯示關鍵文件和 Planner 看板。

Microsoft Teams：如果新建立的群組決定將來使用 Microsoft Teams，您可以將一個團隊與現有群組「關聯」（透過從現有 Microsoft 365 群組建立團隊的選項）。這將自動使使用計劃產生的 SharePoint 網站成為團隊的文件網站。本質上，您建立的計劃會產生一個「群組+網站」；如果該組織採用 Teams，他們可能會透過Teams 中的「檔案」標籤使用該網站。他們還可以將該計劃新增為 Teams 中的 Planner 標籤。這體現了統一的生態系統： Planner、SharePoint 和 Teams透過通用群組協同工作。即使沒有 Teams，網站仍會顯示在 SharePoint 清單中，並且可以共用或獨立導覽。

OneDrive 和 Office Online：此計畫的 SharePoint 網站也會顯示在OneDrive for Business 中供計畫成員使用的「SharePoint」或「共用資料庫」部分。這意味著用戶可以透過開啟 OneDrive 並在其關注的網站清單中找到該計劃的網站來存取該計劃的文件。此外，當他們開啟或編輯 Planner 中附加的文件時，實際上是直接從 SharePoint 網站使用 Office Online進行編輯。例如，如果將 Word 文件附加到任務中，並且使用者按一下該文檔，Word Online 將從群組網站打開，從而實現即時共同創作。這是因為文件位於 SharePoint 中，而不是 Planner 擁有的儲存庫。

Outlook（群組）：新的 SharePoint 網站是 Microsoft 365 群組的一部分，該群組在 Outlook 中也顯示為群組。除了提供群組的「文件」連結（該連結會將使用者引導至 SharePoint 文件庫）外，Outlook 不會直接與網站互動。因此，使用者可以從 Outlook（群組部分）點擊檔案，然後重新導向到 SharePoint 中的團隊網站。這是一個簡單但實用的互動：會員無需手動搜尋網站 URL；他們可以透過 Outlook 或 Planner 找到它（Planner 中的「... > 檔案」按鈕會將他們引導至網站）。

Power Platform：擁有專用的 SharePoint 網站，為使用 Power Automate 或 PowerApps 實現自動化打開了大門。例如，您可以建立流程，當網站新增頁面或上傳檔案時，會建立對應的 Planner 任務（反之亦然）使用 SharePoint 作為觸發器，Planner 作為操作，這是跨服務整合的標誌。

最終，自動建立的 SharePoint 網站並非一個獨立的網站：它是 Microsoft 365 環境的一個組成部分，與用於文件的 Planner、用於即時協作的 Teams、用於連結的 Outlook 以及其他服務（用於在網站上託管筆記的 OneNote 等）整合。這為 Planner 的簡潔任務清單增添了價值，提供了記錄和分享更廣泛任務相關資訊的平台。

c) 涉及的角色

建立 SharePoint 網站需要考慮誰可以存取它以及具有哪些權限：

計畫（和群組）擁有者：新計畫的創建者通常會成為其創建的 M365 群組的擁有者，從而成為SharePoint 網站的管理員。通常，建立計劃的人員會被設定為群組擁有者，這表示他們將在 SharePoint 中擁有網站擁有者權限（完全控制）。如果在計劃創建期間添加了其他共同所有者（例如共同組織者），他們也將成為網站所有者。網站擁有者可以配置網站：管理權限、建立新清單或頁面、變更網站結構，或在必要時刪除網站（透過刪除群組/計畫）。由於網站與計劃相鏈接，因此刪除群組/計劃也會刪除網站及其所有內容，但如果意外刪除群組/網站，則有 30 天的恢復期。

計畫成員（群組成員）：新計畫的所有成員都會新增為群組成員，因此將自動擁有SharePoint 網站的成員權限。這意味著他們可以為網站做出貢獻：上傳和編輯文件、向清單添加項目等。網站成員（非所有者）預設可以閱讀和編輯內容，但不能更改網站的配置或管理權限。實際上，計劃成員在 Planner 中附加文件或手動瀏覽 SharePoint 尋找項目資料時會使用該網站。如果將群組/計劃設為私人，則只有這些人（所有者和成員）才能存取網站；但是，如果將群組/計劃設定為公開，則組織中的其他人也可以看到網站（請參閱下一點）。一個細節：內部成員也可以直接透過 URL 或從 SharePoint 網站清單存取網站，而無需透過 Planner 在公司中，人們經常將網站的連結保存在 SharePoint 中，以便一目了然地查看所有專案文件。

訪客（內部，非成員）： SharePoint 中的「訪客」一詞是指對網站具有唯讀存取權限的使用者。對於連接到 Microsoft 365 群組的團隊網站，除非網站是公共的，否則預設沒有填入的「訪客」群組。如果計劃/群組是公共的，SharePoint 通常會自動授予「除外部使用者之外的所有人」 （即所有業務使用者）對該網站的讀取存取權 - 這些人本質上是訪客。在這種情況下，即使不是計劃成員的員工也可以瀏覽網站和查看文件（但不能編輯它們或在 Planner 中查看/添加任務，因為他們必須是 Planner 的成員）。但是，如果計劃是私有的，則任何內部訪問者都將無權訪問，除非所有者明確授予某人唯讀權限。實際上，在組織中，公共意味著生成的網站可供公司中任何知道 URL 的人查看；私有意味著存取權限僅限於成員。如果網站所有者希望授予其他人唯讀權限（例如，希望監控進度但並非活躍成員的高階主管），他們仍然可以手動將人員新增至「訪客」清單。外部訪客不存在：外部訪客要么被添加為訪客（見下文），要么看不到任何內容。

來賓使用者：如果在建立計劃期間（或之後）將外部使用者作為來賓新增至群組/計劃中，SharePoint 會將他們視為網站來賓，並賦予與成員類似的有限權限（但會受到來賓限制）。在 SharePoint 中，來賓只能存取受邀存取的特定資源，在本例中，如果他們是群組成員，則可以存取整個網站。他們可以上傳和編輯文件，但例如，如果行動應用程式不支持，他們無法透過行動應用程式打開站點，並且他們的所有活動都標記為「來賓」。來賓網站存取需要租用戶管理員已為 SharePoint 和群組啟用外部存取。如上所述，來賓會收到邀請，並且必須使用帳戶（Azure AD B2B 或 Microsoft 帳戶）進行身份驗證才能存取網站。進入網站後，網站幾乎可以正常運行，但有一些限制（例如，作為來賓，他們無法從網站查看內部使用者的通訊錄，無法建立新的子網站等）。在企業環境中，透過 Planner 為賓客提供網站非常方便，因為賓客可以自動找到更新的文件，而無需交換電子郵件。

SharePoint 管理員/全域管理員：從 IT 角度來看， SharePoint 管理員可以檢視和控制所有已建立的網站，包括 Planner 產生的網站。他們可以強制執行治理策略（例如，群組到期：如果群組處於非活動狀態 X 天，除非所有者續訂，否則可能會被自動刪除這也會影響網站和計劃）。如果自動建立的網站需要重新命名或移動，他們也可以介入。但是，在日常工作中，管理員不會幹預每個已建立的計畫網站；相反，他們會確保常規設定（例如外部共用、可用的網站範本和資料分類）符合要求。全域管理員還可以根據需要刪除或恢復群組和站點，例如，如果團隊意外刪除了文件，可以從站點中恢復它們。

d) 企業應用的具體範例

範例 1：使用產生的網站作為專案文檔

背景：人力資源部門制定了新的「2025 年入職」計畫來管理新員工入職活動，但不將其與現有團隊關聯。

發生的情況： Planner 建立 M365 Onboarding 2025群組和相關的 SharePoint 網站。

應用：人力資源團隊開始使用該計劃來追蹤活動（例如，為每位新員工「建立網路帳戶」、「發放筆記型電腦」、「進行安全培訓」）。對於每項活動，他們都會附上入職所需的 PDF 表格、指南和文件。由於集成，每個上傳的檔案（例如「歡迎清單」）都會自動儲存到 Onboarding 2025網站，可能會保存在名為Planner Attachments的資料夾中。幾週後，SharePoint 網站將包含一個井井有條的庫，其中包含與 2025 年新員工相關的所有文件。這為人力資源團隊提供了一個集中的歷史記錄：無論單一 Planner 活動如何，文件都會保留在網站上，即使在第二年也可以輕鬆存取。他們還可以在網站上建立一個包含入職流程的 wiki 頁面，因為所有計劃成員（即相關的人力資源部門）都可以存取它。在這個例子中，自動站點創建使部門不必向 IT 部門請求為專案提供新站點：這一切都在計劃創建時自行完成，從而加速了計劃的啟動。

範例 2：透過計畫站點進行跨職能協作

背景：一個跨職能專案團隊（IT、行銷和銷售）創建了一個「新 Web 入口網站發布」計劃，用於同步各項活動。由於之前沒有包含所有這些成員的現有群組，因此 Planner 創建了該群組和臨時網站。

執行：除了在 Planner 中管理任務外，團隊還將產生的SharePoint 網站用作專案儲存庫。市場部門將入口網站的圖形和文字資料上傳到該網站；IT 部門上傳測試計劃和技術文件。他們還使用網站上的 SharePoint 清單來追蹤需求（這是計劃之外的額外用途）。

跨協作：由於群組設定為私密，只有受邀成員（三個職能部門的成員）才能存取網站。一位非成員經理想要監控，申請了只讀權限，並被添加為站點的訪客（但未在 Planner 中添加，因此他無法收到所有任務）現在他可以訪問主頁和站點文件以查看進度。由於新的自動化站點，團隊擁有了一個真正的專案工作區：Planner 中的任務和 SharePoint 中的資料，所有這些都同步並具有相同的權限清單。專案結束後，IT 部門可以將網站存檔為歷史記錄，並關閉 Planner 計畫。

範例 3：公共群組和網站訪問

背景：一個工作小組創建了一項「企業福利理念」計劃，向公司中任何想要做出貢獻的人開放，然後在創建過程中將其標記為公開。

後果：產生的 M365 群組是公開的，SharePoint 網站也是如此。

使用案例：有些員工並非工作小組的活躍成員，但出於好奇，會造訪該計劃的 SharePoint 網站（他們透過內部搜尋發現該網站）。由於網站在公司內部公開，他們可以以唯讀訪客的身分開啟：他們可以瀏覽已上傳的文件（例如，擬議的新福利）並閱讀更新。如果他們想更積極地參與，可以加入該群組/計劃（由於它是公開的，他們可以在 Outlook 群組或 Teams 中單獨點擊「加入」）。此範例說明了當計劃公開時，Planner 生成的網站如何充當內部資訊展示：SharePoint 提供了一個熟悉的介面來閱讀文件或狀態，而無需每個人都成為 Planner 的明確成員。當然，只有成為成員的人員才能參與活動。自動建立網站還提高了開放式計畫的企業透明度，因為內容（如果公開）可以被廣泛存取。

所有這些範例都清楚地展現了 Planner 與 SharePoint（透過 Microsoft 365 Groups）之間的緊密整合如何提升了工具的效率：團隊獲得的不僅僅是待辦事項列表，而是一個完整的即用型協作環境，任務和文檔在這裡齊頭並進。這消除了手動設定單獨共享空間的需要，節省了時間，同時也確保了文件管理實踐（版本控制、權限、歸檔）得到尊重，因為所有文件都按照公司政策儲存在 SharePoint 中。

11.將 Planner 整合到 SharePoint

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a) 功能描述

Planner 與 SharePoint 集成，讓您可以直接在 SharePoint 網站內建立和查看 Planner 計劃。具體來說，連接到 Microsoft 365 群組的團隊網站可以新增新的 Planner 計劃或將現有計劃連接到網站。在 SharePoint 網站首頁上，使用者可以點選「新建」>「計畫」來建立與團隊共享的新工作計畫（或選擇已與相同群組關聯的現有計畫）。該計劃將透過專用導航連結和互動式看板顯示在網站上，所有團隊任務都可以組織到列（儲存桶）中，透過拖放操作移動，並即時更新。本質上，SharePoint 網站也成為了任務管理的介面：團隊成員可以直接從 SharePoint 頁面新增任務、指派負責人、設定截止日期和監控進度，而無需單獨開啟 Planner 應用程式。

除了儀表板之外，整合還包括視覺化元件：您可以將Planner Web 元件新增至您的 SharePoint 網站，該網站可直接在 SharePoint 頁面上顯示排程狀態面板或進度圖。例如，專案經理可以在網站頁面上嵌入圓餅圖，匯總計劃的已完成/待處理任務，即使授權訪客也能立即查看專案進度。只需在 SharePoint 中按一下，即可在 Planner Web 應用程式中開啟完整的計劃，以存取其他功能（例如，名為「日程安排」的日曆/甘特圖視圖，該視圖在網站上不可見）。

簡而言之，此功能可讓您將Planner 的營運任務管理整合到團隊已用於文件、新聞和協作的 SharePoint 環境中。您計劃和追蹤工作所需的一切都集中在一個位置。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

Planner-SharePoint 整合基於Microsoft 365 群組，支援與套件中的其他應用程式進行各種跨平台互動。當您從 SharePoint 建立計劃時，實際上是在建立與該網站綁定的 Microsoft 365 群組關聯的計劃。這表示您也可以從其他 Planner 端點（例如 Planner Web 應用 (planner.microsoft.com) 或行動應用程式）存取相同計劃，並且如果該群組具有關聯的 Teams 團隊，則可以將其作為選項卡新增至 Microsoft Teams 中。

。實際上， SharePoint、Teams 和 Planner 共享相同的計劃和會員資格，每個計劃和會員資格都為相同的數據提供不同的視窗。

一些關鍵的互動：

文件和文件：如果您將文件附加到排程任務，它們將儲存在連接的 SharePoint 網站的文件庫中（通常在團隊網站上的「Planner 附件」資料夾或類似資料夾中），從而避免重複並利用 SharePoint 文件管理。

Outlook 和行事曆：每個 Planner 計畫都包含一個行事曆來源（ iCalendar格式），可在 Outlook 中訂閱。作為最佳實踐，這允許在 Outlook 日曆上顯示Planner 任務的截止日期，以便您可以統一查看時間軸。

Teams ：如上所述，SharePoint 中整合的相同計劃也可以在 Microsoft Teams 中查看。例如，您可以將相同的 Planner 計劃新增為Teams 頻道中的選項卡，以便團隊可以從內部網站和 Teams 介面更新任務。從 SharePoint 或 Teams 更新任務具有相同的效果（得益於群組共用的後端）。

Power Automate（流程） ：Planner 與 Power Automate 集成，可建立自動化工作流程。在 SharePoint 環境中，您可以設定流程，例如，當新專案新增至 SharePoint 清單時（或反之亦然），自動建立 Planner 任務。這是一種高級交互，它利用 Microsoft 365 連接，允許 Planner 與 SharePoint 清單、Outlook、表單等進行通信，從而提高流程自動化程度。

Microsoft Project ：對於更複雜的項目，可以將 Planner 資料匯入 Project（微軟的 PPM 工具）。雖然 Planner 沒有開箱即用的自動同步功能，但 Microsoft 365 提供了共存功能：Planner 用於敏捷/營運管理，而 Project（線上或桌面版）則用於進階規劃。如有需要，Planner 任務（尤其是在 Planner Premium 推出後）可以升級為實際的專案進度表。無論如何， Planner 仍然是整合到生態系統中的直接工具：輕量級、基於Web ，並且可連接到 Teams 和 SharePoint 。

簡而言之，SharePoint 整合是更大圖景的一部分，其中Planner 任務並非「孤立存在」 ：它們也出現在 Teams 和 Outlook 中（透過 To Do，我們將看到），並受益於 SharePoint 的文件管理以及透過 Microsoft 365 工具自動化和報告的能力。

c) 涉及的角色和存取權限

使用整合到 SharePoint 的 Planner 涉及多個角色，每個角色都有特定的職責和權限。請注意，由於 Planner 是基於 Microsoft 365 群組，因此計劃的「所有者」和「成員」角色對應於 Microsoft 365 群組（以及關聯的 SharePoint 網站和 Teams 團隊）的所有者和成員。以下是主要角色及其參與情況的概述：

角色	Planner-SharePoint 整合中的權限和操作
管理員（IT）	在租戶層級啟用/管理對 Planner 的存取（對於所有擁有 Microsoft 365 授權的用戶，預設為 Planner 啟用）。來賓策略：將來賓新增至群組（以及計畫）取決於Microsoft 365 群組中的來賓存取設定。也可以允許或禁止來賓為任務新增附件（可在租用戶層級設定）。管理功能發布：例如，SharePoint 上的 Planner 整合可能會首先出現在租戶的「目標發布」部分。管理員可以決定是否啟用目標發布，以便儘早測試新的整合。
站點/群組所有者	對應於與網站關聯的Microsoft 365 群組的擁有者（例如，團隊經理）。他們對計劃擁有完全控制權：他們可以從網站建立新計劃或連接現有計劃、重新命名/刪除計劃以及管理其成員。成員管理：當您在網站中新增或刪除使用者為群組成員時，這些使用者將自動新增至關聯的 Planner 計畫中或從中移除。（注意：僅將使用者新增為網站訪客不會將其新增至 M365 群組，因此不會授予他們存取計劃的權限。）可以將外部訪客新增至群組/計畫（如果組織允許）。還可以將其他成員提升為計劃的共同所有者（這也使他們成為群組和網站所有者）。
站點/群組成員（內部）	他們是組織內的標準團隊成員。他們擁有整合計劃活動的完全存取權：他們可以建立新任務和儲存桶、將任務分配給自己或其他成員、編輯描述、附加文件以及將任務標記為已完成。實際上，他們可以像其他成員一樣，在 SharePoint 網站（或 Planner/Teams 中）以規劃師的身份自由協作。可見性：在 SharePoint 網站選單中查看計劃鏈接，並可在網站上開啟嵌入的Planner頁面/平台。您也可以在完整版 Planner 應用程式中開啟該計劃，以獲得更多功能。
來賓使用者（外部來賓）	訪客身分加入 M365 群組的組織外部使用者（因此包含在網站成員中）。他們可以像內部成員一樣查看和操作計劃：建立和刪除任務和儲存桶、編輯任務欄位、標記已完成、發表評論等。限制：訪客無法將其他會員或訪客新增至計畫（或群組）。他們無法刪除整個計劃，也無法更改計劃設定（如果計劃是私有的，則只有內部所有者可以執行這些操作）。他們只能在管理員在群組設定中允許的情況下（出於安全原因），才能將文件附加到任務中。此外，訪客不會收到來自 Planner 的任務提醒郵件（某些自動郵件通知不支援外部使用者）。
網站訪客（內部或外部非會員）	訪客（對網站具有唯讀存取權限，但不是 M365 群組成員的使用者）無權存取 Planner 計畫。此計劃僅繼承群組成員/來賓的權限。因此，訪客可能會在網站上看到 Planner Web 元件，但看不到計劃詳情；他們需要獲得權限（成為成員），否則 Web 元件將為空白/不可見。最佳做法：如果要向其他內部使用者授予計劃的唯讀存取權限，請將他們視為成員（最好不分配任務），而不是試圖將計劃公開給非成員訪客。

d) 企業應用的具體範例

團隊網站上的專案管理：一個專案團隊創建了一個 SharePoint 網站來集中管理文件、行事曆和任務。透過集成，他們將 項目 X Planner計劃直接添加到該網站。所有團隊成員登入網站並查看看板，其中的任務按階段（儲存桶）組織 - 例如，待辦事項、進行中、已完成。專案經理還在主頁上新增了一個Planner Web 元件，用於顯示摘要圖表（例如，有多少任務延遲、進行中或已完成）。成員可以在不離開網站環境的情況下隨著進度移動任務卡、新增評論和附件（保存在專案的 SharePoint 庫中）。在專案會議期間，他們將網站內容投影到螢幕上，每個人都可以立即在圖表和看板上看到其工作的最新狀態。

協調跨職能團隊：行銷部門使用 SharePoint 作為團隊內部網路。為了應對下一個行銷活動，他們正在創建一個「第四季度行銷活動」規劃器，並將其整合到網站的專用版塊中。繼承的權限確保已有網站存取權限的人員（例如，設計師、文案人員以及以訪客身分新增的外部公關人員）可以立即查看和編輯行銷活動任務。具有訪客角色的外部成員（例如，公關代理商）可以登入網站並更新分配給他們的任務（例如，「撰寫新聞稿」），並在完成後將其標記為「完成」。訪客還可以進行互動：網站上的 Planner Web 元件可讓他們更新進度，並且每個人都可以即時查看變更。此場景說明了Planner+SharePoint如何在保持存取控制的同時促進跨組織協作。

內部網路上的營運儀表板：總務部門擁有一個企業 SharePoint 網站，用於發布報告和關鍵績效指標 (KPI)。透過整合名為「每週活動」的 Planner 計畫（用於追蹤重複活動，例如安全檢查、維護、物資供應），該部門創建了一種儀表板。子區域經理（清潔、保全、IT）每天更新計畫（在網站上建立）中的任務。經理，即使是那些擁有網站唯讀權限的經理，也無法直接查看計劃（因為他們不是網站成員），但協調員（網站所有者）會定期導出或將 Planner 圖表呈現在一個所有人都可見的頁面上，顯示已完成任務和待處理任務的數量。透過這種方式，Planner 資訊可以用於 SharePoint 上的內部溝通，同時確保計畫本身對相關員工保密。

e）PLANNER-SharePoint 整合的最佳實踐

使用現有群組來管理計劃，避免分散化：盡可能將新的 Planner 計劃新增至現有團隊網站，而不是脫離情境創建它們。從 SharePoint 網站建立計畫可以重複使用團隊的 Microsoft 365 群組，避免建立新的孤立群組。這樣可以將文件、對話和任務集中在一個安全且協作的空間。例如，如果你的團隊已經有一個 Project Alpha 網站（可能還有一個 Teams 團隊），請將「Project Alpha 任務」計畫加入那裡，而不是建立一個單獨的、不相關的計畫。

將任務組織到儲存桶（列） ：在 SharePoint 上，如果將任務分割到有意義的儲存桶中，Planner 儀表板將更具可讀性。透過建立臨時列（例如，創意、 開發中 、測試），依工作階段、類別或優先順序劃分任務。這有助於團隊更好地視覺化工作流程，並在 SharePoint 頁面上立即了解工作狀態，而無需進行大量篩選或搜尋。如果將數十個任務放在一個「常規」儲存桶中，管理起來會比較困難；最好建立 3-5 個儲存桶，以便按邏輯將任務分組。

填入關鍵字欄位（受讓人和截止日期） ：對於 Planner 中的每個任務，最好始終指明責任方（「指派給」）和截止日期（如適用）。沒有受讓人或截止日期的任務容易被遺忘。此外，在 SharePoint 網站上，清晰的受讓人有助於您了解誰在負責什麼任務，截止日期則有助於突出顯示延遲任務（Planner 可以將到期任務顯示為紅色）。此做法還可以改善與「待辦事項」（「待辦事項」中僅顯示已指派的任務，請參閱第 3 節）以及Teams/Outlook 中「我的一天」的整合。

利用圖表和日曆檢視：SharePoint 中的 Planner Web 元件目前支援「看板」和「圖表」檢視。使用圖表突出顯示關鍵指標（例如，已完成的任務數與按時間段或人員細分的總計任務數）。如需在日曆或時間線上查看任務，請在完整版 Planner 應用程式中開啟該計劃（透過網站連結），其中提供「計畫檢視」。最佳實踐：與您的團隊共享該計劃的iCalendar鏈接，以便每個人都可以在他們的 Outlook 日曆上疊加顯示 Planner 任務的截止日期。

管理外部使用者（來賓） ：如果您需要透過 SharePoint 上的 Planner 與外部合作夥伴合作，請正確配置來賓存取權限。確保您的 IT 管理員已為 M365 群組啟用來賓存取權限，並且如果來賓將在任務中共用文檔，請盡可能允許他們新增附件（Azure AD 群組的設定）。透過網站（或 Outlook）將外部使用者作為來賓添加到群組中，這將賦予他們計劃的完全存取權限，而不僅僅是共享網站的讀取權限。請務必培訓他們如何存取：來賓需要透過租戶專用 URL 上的 Planner Web 或透過計劃的直接連結登入。

協調站點和計劃權限：避免站點和計劃查看者之間的差異。所有網站成員都應為計畫成員 如果您正確將他們新增至群組中，則會自動成為計畫成員。如果您需要讓多個人查看某些網站內容，但又不想讓太多人存取任務，請考慮將兩者分開（例如，將包含公開報告的 SharePoint 頁面與私人營運計畫分開）。不要假設網站「訪客」可以查閱計劃者；如有必要，請為他們提供靜態視圖或匯出的報表。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

Microsoft Planner中建立計劃時，如何自動產生SharePoint 網站並將其連結到關聯的 Microsoft 365 群組。使用者將學習如何識別、造訪網站以及如何使用它進行文件管理和協作。我們將示範所涉及的角色、與 Outlook、Teams 和 OneNote 的交互，以及用於存取和自訂網站的控制項。練習包含真實的業務場景、生產力優勢和自我評估問題。最終目標是培養將 SharePoint 作為 Planner 的自然延伸來使用的技能，從而改善內容組織和共享。

操作步驟

建立計劃並產生 SharePoint 網站

1. 使用你的 Microsoft 365 帳戶登入 https://tasks.office.com。

2. 點選Microsoft 365 儀表板中的 Planner

3. 選擇 新計劃

4. 輸入計劃名稱（例如創新項目）

5. 選擇您的計劃隱私：公共或私人

6. 點選「建立計畫」確認

7. 等待 Microsoft 365 群組自動建立

8. 此群組自動產生連結的 SharePoint 網站

9. 開啟 Outlook →群組部分→ 點選建立的群組

10. 點選「站點」直接進入 SharePoint 站點

探索並使用您的 SharePoint 網站

1. 打開網站後，瀏覽團隊的主頁

2. 點選「文件」存取文件集合

3. 點選「上傳」 → 檔案」或「資料夾」上傳文件

4. 建立新資料夾來組織您的文檔

5. 點選「新建」 → Word文件」線上建立文件

6. 「」 → 「分享」來分享文件

7. 「新建」 → 「頁面」新增頁面

8. 使用部分、圖像和連結自訂您的頁面

9. 「設定」 → 「權限」為網站新增成員

10. 確保您的文件也可以透過 Teams 和 Planner 訪問

涉及的角色和現場管理

1. 計劃所有者也是SharePoint 網站所有者

2. 計劃成員具有內容的讀取/寫入存取權限

3. IT 管理員可以管理進階權限

4. 存取管理入口網站：https://admin.microsoft.com

5. 前往「群組」 → Microsoft 365 → 選擇群組

6. 點選「站點」直接進入 SharePoint 站點

7. 在 SharePoint 中，按一下設定 → 網站內容

8. 「設定」 → 「網站權限」管理權限

9. 檢查與 OneDrive 和 Teams 的同步

10. 記錄場地使用以進行規劃管理

營運應用場景

建立專案文件管理計劃

法律團隊創建了一個 Planner 來協調合約審查。建立計劃後，會自動產生 SharePoint 網站，用於上傳草稿、核准版本和共用筆記。

a) 指令：Planner → 新計畫 → 建立計畫 → Outlook → 群組 → 站點
說明： SharePoint 網站會自動建立並成為專案的文件儲存庫。

b) 指令：SharePoint → 文件 → 上傳文件
說明：計劃成員可以即時上傳和編輯文件。

c) 指令：SharePoint → 新建 → 頁面
解釋：團隊可以建立有關更新、截止日期和政策的資訊頁面。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
建立新計劃	計劃器 → 新計劃	啟動計劃並產生 Microsoft 365 群組
造訪 SharePoint 網站	Outlook → 群組 → 點選網站	開啟與計畫連結的 SharePoint 網站
上傳文件	SharePoint → 文件 → 上傳	將文件新增至網站集
建立新頁面	SharePoint → 新建 → 頁面	創造個人化的訊息內容
權限管理	SharePoint → 設定 → 網站權限	定義網站存取權限
將成員加入計劃中	策劃者 → → 成員	與 SharePoint 網站同步成員
群組驗證	管理中心 → Microsoft 365 群組	檢查您的群組和網站配置
與團隊同步	團隊 → 檔案 → SharePoint	從 Teams 存取網站文件
線上文件創建	SharePoint → 新建 → Word 文檔	協作內容編輯
文件共享	SharePoint → → 分享	發送文件的直接連結

生產力效益

集中文件存檔
即時存取計畫文件即時協作文件與 Teams、Outlook 和 OneDrive 整合文件變更自動通知減少內容搜尋時間提高專案管理透明度行動存取文件和網站頁面結構化內容組織支援文件治理

在實際商業環境中使用的想法

文檔產量高的專案管理

SharePoint 網站可讓您以有組織且安全的方式儲存、共用和協作處理文件。

為法律、合規或審計團隊提供支持

敏感文件可以在受控環境中進行管理，並具有自訂權限。

建立內部知識庫

網站頁面可用於收集指南、程序和培訓材料。

自我評估問題

1. 使用 Planner 計劃會自動建立什麼？

2. 我從哪裡訪問與我的計劃相關的 SharePoint 網站？

3. 如何將文件上傳到我的網站的文件庫？

4. 哪些角色有權存取 SharePoint 網站？

5. 如何自訂網站頁面？

6. SharePoint 網站如何與 Teams 整合？

7. 站點權限在哪裡管理？

8. 如何在 Planner 和 SharePoint 之間同步？

9. SharePoint 專案管理網站有哪些好處？

10. 這個功能在哪些業務場景有用？

所學內容總結

您了解到，在 Microsoft Planner 中建立計劃時，會自動產生一個連結到 Microsoft 365 群組的 SharePoint 網站。您已按照步驟存取網站、上傳檔案、建立頁面和管理權限。您了解了所涉及的角色、關鍵命令以及與 Teams、Outlook 和 OneDrive 的互動。實際場景向您展示如何在實際業務環境中應用此功能。生產力優勢凸顯了集中式協作文件儲存庫的重要性。使用建議和自我評估問題可協助您鞏固所學技能並測試其適用性。

12.將 Planner（任務）和待辦事項整合到 Microsoft Teams

a)功能描述

Microsoft Teams 透過「任務」應用程式（英文名為Tasks by Planner 和 To Do ，最近在 Teams 中更名為Planner ）整合了 Planner。該應用程式位於 Teams 導覽窗格中，整合了使用者在 Microsoft 365 生態系統中的所有個人和共用任務。本質上，在 Teams 中，使用者可以找到一個任務中心，其中既顯示他們在各個 Planner 計劃中負責的任務，也顯示他們自己的待辦事項（包括 Outlook 中所有提醒和已標記的電子郵件）。

Planner/Tasks應用程式新增至 Teams 後（您可以透過點擊側邊欄中的「... 應用程式」並蒐索 Planner 來執行此操作），螢幕會提供幾個有用的部分：

我的一天 今天截止的任務列表，或者用戶選擇突出顯示今天的任務列表，類似於To Do 的 我的一天功能。

我的任務：此部分包含私人任務（您為自己建立的任務，尚未指派給小組計畫）和指派給我的任務清單（所有從 Planner、Loop、Teams 會議記錄等指派給您的任務）。 Outlook標記為任務的郵件也會顯示在此。

共享計劃：用戶參與的群組（Planner）計劃清單。這包括基礎版Planner 計劃、任何高級版 Planner 計劃以及共享的待辦事項清單。基本上，您所屬的每個擁有活躍 Planner 計劃的團隊或群組都會在此處顯示其名稱。

新計劃：一個按鈕/區域，可讓您直接從 Teams 應用程式建立新計劃，包括「個人」計劃（即針對特定的現有群組/團隊）甚至是個人、非共享計劃。

除了用戶導向的應用程式外，Teams 整合還擴展到頻道：您可以在 Teams 頻道中添加「計劃器（活動）」選項卡，以便從該頻道即時存取計劃。例如，在「Sales 2025」團隊中，負責人可以在「Pipeline」頻道中新增「計劃器」選項卡，並選擇顯示「Pipeline Q1」計劃（現有計劃或為該團隊建立的新計劃）。所有頻道成員都將看到該選項卡，並能夠直接在頻道視窗中與該項目相關的任務以及對話和文件進行互動。

簡而言之，此功能讓您無需離開 Teams 即可管理任務：使用者只需點擊即可在聊天、檔案和排程任務之間切換。這提供了一體化的生產力體驗：您可以討論某個任務，並立即在 Planner 中建立該任務；或者，透過開啟「任務」應用，您可以全面了解個人和團隊需要完成的任務，所有這些都在 Teams 中實現。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

Teams Tasks 應用程式（ Planner+To Do）是多個 Microsoft 365 應用程式的聚合點：

Microsoft Planner ：整合原生－應用程式可以讀取和寫入 Planner 計畫。透過 Teams 對任務所做的任何變更都會即時更新到對應的 Planner 計劃中（可透過網頁版或 SharePoint 查看），反之亦然。例如，如果我在 Teams 應用程式中將某個任務標記為完成，那麼在 SharePoint 或 Planner 應用程式中查看該計劃的任何人都會將其顯示為已完成。 Teams應用程式中共享的計畫與使用者所屬的 Microsoft 365 群組中的 Planner 完全對應。

Microsoft To Do / Outlook ：任務應用程式也整合了你從 To Do 和 Outlook 取得的所有個人任務。具體來說，正如我們所見，它包含 私人任務 （用於創建快速的待辦事項式筆記）和 已標記的電子郵件 （來自 Outlook）兩個部分。這意味著 Teams 成為了 Outlook 的一個輸入容器：如果我將一封電子郵件標記為「待辦事項」 ，我就可以在 Teams 任務應用程式中找到它，並隨時可以管理。此外， 「指派給我」清單與「待辦事項」相同：它顯示指派給使用者的 Planner 任務（請參閱第 3 節）。因此，Teams 透過 Exchange 雲端（即「待辦事項」資料庫）直接與使用者的「待辦事項」資料互動。

Microsoft Project ：隨著 2024 年更新，Teams 中新的 Planner 應用也開始整合 Project for Web 功能。在此之前，用戶可以將Project應用程式單獨新增到 Teams 中查看共享項目，但微軟正在將所有功能整合在一起。例如，擁有 Project 授權的使用者可以在 Teams 中開啟專案（Project for Web），而Planner 應用程式承諾也會統一這些視圖。目前，值得注意的是，Teams 中的 Planner 任務可以被視為一個連續體的一部分：如果您需要依賴項或高級甘特圖，可以切換到 Project，但仍保留在 Teams 中。

Teams（聊天、頻道、會議） ：Teams 內部的互動非常出色。您可以在聊天中共享任務（透過提及 @Task 或貼上 Planner 任務的連結）。或者，您可以從Teams會議記錄（尤其是在會議中使用 Loop 或 OneNote）產生指派的任務，這些任務隨後會顯示在與會者的「指派給我」清單中。這閉合了會議與執行之間的循環：會議決策安排在「活動」應用中進行追蹤。此外，Teams 還會提供有關某些 Planner 操作的通知：例如，如果有人在 Planner 中為您分配了任務，您可能會在 Teams 活動提要中收到通知（此功能可以透過Planner所謂的「Teams 應用整合」啟動）。

從這些互動中，我們可以清楚地看出Teams 充當著聚合器的角色：它與 Planner、To Do、Outlook 以及 M365 的其他部分「在後台」集成，避免用戶在應用程式之間切換。所有變更都會同步：在 Teams 中完成任務也會在 Planner 中完成，並將其從 To Do 中移除；在 Teams 中添加私人任務也會在手機的 To Do 應用中找到；在 Teams 中將任務分配給同事會收到來自 Planner 的電子郵件通知，同事也會在 Teams/To Do 中看到該任務。這種一致性是整合的主要優勢。

c)涉及的角色和存取權限

在 Microsoft Teams 中，除了組織層級的 Teams 管理員之外，經典角色還包括團隊內的Team Owner 、 Team Member和Guest 。 Teams 中 Planner 計劃的權限始終源自 M365 群組：也就是說，團隊成員（內部或來賓）是關聯計劃的成員，團隊所有者是計劃所有者，等等。讓我們來看看這些角色：

角色	Teams 中的 Planner/Tasks 整合中的權限和操作
團隊管理員（IT）	應用程式分發：預設情況下，所有 Teams 使用者均可使用Planner /Tasks應用。管理員可以選擇在租用戶層級或 Teams 管理中心針對特定使用者停用該應用程式。他們還可以透過 Teams 設定策略為所有人固定該應用程式，使其顯示在用戶側邊欄中。來賓控制：管理員必須在 Teams 中啟用來賓存取權限（這依賴 M365 群組），才能允許外部使用者存取團隊中的 Planner 計畫。如果在目錄層級停用了來賓存取權限，即使將來賓新增到團隊中，他們也將無法在 Teams 中看到 Planner 標籤。安全性與合規性：Teams 管理員可以透過 Teams 中的稽核日誌監控 Planner 的使用情況，並將合規標籤套用至明顯影響團隊 Planner 資料的 Teams 群組。
車隊老闆	團隊管理權限：可以新增/刪除成員和訪客，並自動從團隊的 Planner 計劃中新增/刪除這些使用者。您可以將「計劃器」標籤新增至團隊頻道。例如，擁有者可以為每個專案頻道建立不同的計劃，並將其新增為選項卡。您可以刪除與團隊相關的計劃（透過刪除標籤或透過 Planner 網路介面，如果您是群組擁有者）。作為計劃的共同管理員，您可以更改計劃名稱、新增儲存桶等，就像在網路上一樣。
團隊成員（內部）	您可以在 Teams 中使用 Planner 的所有團隊規劃功能：新增/編輯任務、儲存桶、將任務指派給其他團隊成員、標記已完成等。您無需離開 Teams；所有這些操作均可在「頻道」標籤和您的個人「活動」應用程式中進行。您也可以使用「活動」應用程式查看您參與的其他團隊的計畫。在該應用程式中，您可以找到您所屬團隊的所有共享計劃，並可以處理這些計劃（在您的角色限制範圍內，例如，作為成員，您無法刪除整個計劃，但可以編輯任務）。如果所有者未停用「計劃器」選項卡，他可以自行將其新增至頻道：事實上，預設情況下，所有團隊成員都可以向頻道新增選項卡，因此也可以新增「計劃器」選項卡（此行為可由團隊所有者配置）。
團隊嘉賓（嘉賓）	新增到團隊的來賓將納入 M365 組，因此可以存取團隊的 Planner 計劃。但是，他們透過 Teams 的存取受到 Teams 本身的一些限制：例如，來賓無法在頻道中自行建立新的選項卡，因此他們無法新增 Planner 選項卡（但可以存取現有選項卡）。至於任務，訪客可以透過「團隊」標籤查看和更新計劃的任務：他們可以更改狀態、新增評論和編輯描述，就像在 Planner 網頁版上一樣。如果他們擁有計劃的編輯權限，他們還可以建立新任務（通常情況下，Planner 中的訪客擁有與成員幾乎相同的權限）。他們無法將任務分配給尚未加入計劃的用戶（因為他們無法新增人員）。技術限制：如果來賓以來賓身份登錄，他們將無法在其 Teams 版本中看到「任務」應用程式。「任務」應用程式顯示來自其主帳戶的任務。其他租戶中的來賓使用者只能透過「頻道」標籤或透過 Web 存取來自外部團隊的任務。（如果來賓嘗試以來賓模式在 Teams 中開啟 Planner 應用，則可能無法加載，因為該應用程式不適用於跨租戶來賓，除非作為頻道中的計劃使用。）簡而言之，來賓體驗受到一定限制：來賓通常透過電子郵件和直接連結使用 Planner，或加入團隊並按頻道查看。

注意： Teams 中沒有「訪客」的概念，因為任何加入團隊的人至少都是成員或來賓。非團隊成員的用戶無法查看其 Planner 計劃。根據定義，在 Teams 中建立的計畫對團隊成員來說是私有的（如果團隊在組織內是公開的，則僅在組織內公開）。因此，任務的存取控製完全透過團隊成員身分進行管理。

d) 企業應用的具體範例

直接在 Teams 中管理專案：產品開發團隊使用 Teams 進行溝通和處理文件。為了協調工作，他們在連結到 Sprint 5 計劃的當前 Sprint 頻道中添加了一個Planner 選項卡，用於追蹤當前 Sprint 中的任務（使用者故事、錯誤、程式碼審查）。每天早上在Teams 的每日站立會議上，他們打開 Planner選項卡查看看板：開發人員在完成卡片後將其從進行中拖到完成，並在聊天中實時討論任何阻礙因素。團隊負責人也會查看Teams Tasks 應用程式中的清單視圖，以按受讓人或截止日期篩選任務，並且借助批量編輯功能（清單視圖），他們無需離開 Teams 即可快速更新多個任務的狀態。這使整個團隊保持一致：無需在 Web 上開啟 Planner；所有追蹤都在日常工作中與對話同時進行。

統一的個人和團隊任務：銷售團隊成員每天早上使用Teams Tasks 應用程式作為他的個人儀錶板。例如，Mario 打開 Teams 並點擊「任務」 ：在「我的一天」部分，他看到了今天到期的任務，包括「聯絡 5 個新線索」（待辦事項中的個人提醒）和「更新客戶 X 的交易」（銷售團隊 Planner 計劃分配給他的任務）。只需單擊幾下，他就將這兩項任務添加到 我的一天視圖中以便關注它們。隨著進度的推進，他直接從 Teams 應用中將交易任務標記為已完成；銷售經理將自動在 Planner 中看到 Mario 已完成該任務。下午，Mario 收到一封包含緊急請求的電子郵件他在 Outlook 中對其進行標記，該電子郵件立即出現在他的 Teams Tasks 應用程式中的「個人任務 > 已標記的郵件」下。這樣，Teams 就成為了你的生產力中心：與同事聊天、更新 CRM（透過另一個應用程式）以及檢查/完成任務，而無需在 Outlook、Planner 和待辦事項之間分別切換。

多團隊協調與報告：一位專案經理在 Teams 上參與多個專案團隊（專案 Alpha、Beta、Gamma）。她無需打開每個團隊並查看各自的計劃器，而是使用Teams 中的 Planner 應用來獲取匯總視圖。在「共享計畫」畫面上，她看到以下清單：「專案 Alpha 計畫」、「專案 Beta 計畫」等。她逐一打開這些計劃來檢查狀態：例如，她注意到 Beta 計劃中的許多任務都已逾期。她直接從 Teams 切換到該計劃的「圖表」視圖，並截取負載圖的螢幕截圖。然後，她無需離開 Teams，打開「Beta - 常規」頻道並發布圖片，向 Beta 團隊申請一個帳戶。同時，在「分配給我」中，她親自檢查各個項目是否有待處理的任務並進行更新。此範例說明了具有多個群組角色的使用者如何透過單一應用程式管理各個計劃器，同時將所有內容保留在 Teams 中（他們已經在透過聊天和會議與這些團隊進行協作）。

e）團隊中計劃器/待辦事項整合的最佳實踐

固定並推廣「任務」應用程式：為了最大限度地發揮其優勢，鼓勵用戶使用 Teams 中的「任務」應用程式 (Planner)作為日常參考。最佳做法是管理員或每位使用者將該應用程式圖示固定到 Teams 側邊欄（在 Teams 中右鍵單擊 Planner/任務 > 固定）。這樣可以輕鬆存取任務。培訓員工定期查看應用程式中的「分配給我」部分：這可以降低員工「忘記」Planner 中分配給他們的任務的可能性因為該任務仍會顯示在他們的個人任務中。

在適當的頻道中將 Planner 新增為選項卡：並非所有頻道都需要計劃，但對於專注於特定專案或工作流程的頻道，直接整合 Planner 選項卡會很有幫助。例如，如果您的團隊有多個專案流，請為每個專案流建立一個計劃，並將其新增至相關頻道的標籤。這樣，該頻道中的每個人都能隨時掌握相關的任務清單。但是，要避免重複：如果某個計劃涵蓋整個團隊，請考慮將其保留為「常規」頻道中的一個選項卡，以免用戶因過多的 Planner 選項卡而感到困惑。保持清晰的組織結構：明確命名您的計劃（例如，不要將其保留為計劃 1 ，而應保留為專案 Alpha 任務），以便任務應用程式中的共享計劃列表清晰可見。

利用 Teams 中的清單和篩選檢視：頻道中的「排程器」標籤預設提供「看板」和「圖表」檢視；在「任務」應用程式中，您也可以使用包含多項選擇的「清單」檢視。最佳實踐：教導您的團隊使用清單視圖，尤其是在大量更新時（例如，將多個截止日期提前一周清單視圖更快）。此外，直接在 Teams 中使用篩選器（按受讓人、標籤、截止日期）可以幫助您在團隊會議或專案評審期間專注於部分任務，而不會受到干擾。

透過 Teams 發送通知和提醒：考慮啟用（或讓使用者啟用）Planner 的 Teams 通知。例如，透過 Teams 管理中心和 Teams 應用策略，您可以確保某些 Planner 通知顯示在 Teams 活動來源中。或者，您可以指示使用者啟用Planner 電子郵件通知和/或來自 To Do/Planner 應用程式的行動通知，以便每個新任務或重要評論都會觸發警報。高效的團隊會讓每個人都了解任務狀態的變化：確定哪種通知管道最有效（Teams 還是電子郵件），並且一致地採用。

訪客管理：如果您的團隊包含外部用戶，請務必了解他們的體驗。向訪客解釋如何存取任務；他們通常需要瀏覽頻道並點擊「Planner」選項卡，因為他們無法跨租戶使用「任務」應用程式。此外，最好手動透過電子郵件向訪客發送 Planner 計劃的直接鏈接，以便他們在使用 Teams 時遇到困難時可以在線打開。此外，如果訪客看不到附件，請記得在租戶層級啟用訪客附件選項。使用測試訪客帳戶測試他們看到的內容，以便您提供支援。最後，在將關鍵任務分配給訪客之前，請務必確保他們收到通知（例如，可以新增內部成員作為共同受理者或設定手動提醒）。

離線替代方案/報告：對於某些團隊成員不經常存取 Teams 的情況（例如，喜歡透過電子郵件報告的經理），建議定期提取活動報告進行共享。您可以使用 Planner Web 中的「匯出到 Excel」功能進行共享，或將清單檢視列印為 PDF 格式。此功能並非 Teams 獨有，但它有助於讓那些不經常使用 Teams 的團隊成員也能參與其中。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

目標是了解如何利用Microsoft Planner 、 Microsoft To Do和Teams之間的集成，在單一介面中管理個人和群組任務。使用者將學習如何在 Planner 中查看和更新分配的任務，以及如何直接從 Teams 查看和更新個人 To Do 任務。課程將講解所涉及的角色、與 Outlook 和 Microsoft 365 的交互，以及用於存取和自訂任務視圖的命令。練習內容包括真實的商業場景、生產力優勢和自我評估問題。最終目標是提供集中任務管理的技能，從而改善日常組織和協作。

操作步驟

將「活動」應用程式加入 Teams

1. 從桌面或瀏覽器開啟 Microsoft Teams

2. 在左側邊欄中，按一下 ... （更多） ⋯

3. 靠近應用程式 「活動」 （規劃任務和待辦事項）

4. 點擊新增將其新增到側邊欄

5. 開啟新新增的「活動」應用

6. 查看部分：分配給我、分享計畫、個人活動

7. 點擊「分配給我」查看分配給你的 Planner 任務

8. 點擊「活動」查看你的待辦事項個人活動

9. 點擊「共享計劃」即可存取群組 Planner 計劃

10. 右鍵單擊 → 固定將應用程式固定到側邊欄

管理團隊中的任務

1. 點擊活動以打開其詳細信息

2. 直接從 Teams 編輯標題、截止日期、優先順序或註釋

3. 為活動新增評論或附件

4. 點擊方框將任務標記為已完成

5. 點擊「新活動」建立新的個人活動

6. 「新增到計劃」將任務指派到共享計劃

7. 截止日期、優先順序或狀態過濾任務

8. 清單、看板或圖表視圖檢視任務

9. 自動與 Planner 和待辦事項同步更改

10. 在 Teams 中取得已指派或更新任務的通知

涉及的角色以及與 Microsoft 365 的交互

1. 團隊成員可以查看和更新指派的任務

2. 計劃所有者可以建立、指派和編輯任務

3. IT 管理員可以管理 Teams 對「活動」應用程式的訪問

4. 個人任務來自微軟待辦

5. 分配的任務來自Planner並連結到 Microsoft 365 群組

6. 同步任務也可在Outlook →任務中查看

7. 附加到任務的檔案儲存在SharePoint或OneDrive中

8. Teams 中所做的變更會即時反映在 Planner 和 To Do 中。

9. Teams和Outlook進行管理

10. 所有擁有 Microsoft 365 商業授權或更高版本的使用者均可使用此整合。

營運應用場景

協調行銷團隊的每週活動

行銷團隊使用 Planner 管理行銷活動和各項待辦事項。所有事項都透過「活動」應用程式集中到 Teams 中，從而提升了可見性和截止日期管理能力。

🔹 指令：團隊 → → 活動 → 新增 → 查看共享計劃
說明：會員直接從團隊存取 Planner 計劃。

🔹 指令：活動 → 新建活動 → 指派到計劃
解釋：無需離開團隊即可建立和分配任務。

🔹 指令：活動 → 篩選 → 到期
解釋：團隊可以確定任務的優先順序並更好地規劃一週的工作。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
新增活動應用	團隊 → → 搜尋活動	在 Teams 中整合 Planner 和 To Do
查看已指派的任務	團隊 → 任務 → 分配給我	顯示指派給使用者的 Planner 任務
查看個人活動	團隊 → 活動 → 活動	顯示待辦事項中的活動
建立新活動	團隊 → 活動 → 新活動	新增個人或共享活動
分配任務以規劃	團隊 → 活動 → 加入計劃	將任務插入 Planner 計劃
編輯活動	團隊 → 活動 → 點選活動	更改標題、截止日期、優先順序、註釋
標記為完成	團隊 → 活動 → 點選方框	將任務標記為已完成
活動過濾器	團隊 → 活動 → 過濾器	按截止日期、優先順序、狀態排序
在儀表板/圖表上查看	團隊 → 活動 → 查看	變更顯示模式
取得通知	團隊 → 通知 → 活動	新活動或變更通知

生產力效益

集中式任務管理
統一的 Planner 和 To Do 視圖個人和群組任務更加清晰應用程式之間自動同步即時更新通知節省營運管理時間更好地追蹤截止日期透過 Teams 應用程式進行行動存取
靈活的任務檢視方式
團隊成員之間更有效的協作

在實際商業環境中使用的想法

營運團隊每週活動的管理

成員無需離開團隊即可查看和更新已指派的任務，從而提高工作連續性。

個人和團體規劃支持

管理人員可以在共享計劃中分配任務，而合作者則可以在單一視圖中管理他們的個人任務。

監控複雜專案的最後期限

透過集成，您可以按優先順序篩選和排序任務，從而更輕鬆地滿足最後期限。

自我評估問題

1. 如何將「活動」應用程式新增至 Microsoft Teams？

2. 「活動」應用程式中可見哪些主要部分？

3. 如何從 Teams 建立新的個人任務？

4. 如何將任務指派給 Planner 計畫？

5. 哪些角色可以編輯共享計畫中的任務？

6. 如何從待辦事項查看我的任務？

7. Teams 中所做的變更如何反映在 Planner 中？

8. 任務附加的文件儲存在哪裡？

9. 如何依截止日期或優先順序篩選任務？

10. 整合 Planner、To Do 和 Teams 有哪些好處？

所學內容總結

您已學習如何透過「任務」應用程式使用 Microsoft Planner、Microsoft To Do 和 Teams 之間的整合。您已依照步驟新增應用程式、檢視和管理個人和共用任務，以及直接從 Teams 指派任務。您了解了所涉及的角色、關鍵命令以及與 Outlook、SharePoint 和 OneDrive 的互動。實際場景已向您展示如何在實際業務環境中應用此功能。其生產力優勢凸顯了集中同步任務管理的重要性。使用建議和自我評估問題可幫助您鞏固技能。

13.將 Planner 整合到 Microsoft To Do

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a) 功能描述

Planner 與 Microsoft To Do 的整合可讓使用者直接在自己的 To Do 應用程式內，在個人任務的上下文中檢視和管理 Planner 計畫中指派給他們的任務。具體來說，Microsoft To Do 包含一個名為「指派給我」的特殊列表，其中顯示了指派給該使用者的所有 Planner 任務。此功能將 To Do 轉變為用於管理所有任務的儀表板：不僅包括自己分配的待辦事項或個人清單，還包括團隊計劃中的任務。

在 2019 年發佈時，此整合功能需要使用者選擇加入：使用者必須在設定中啟用「待辦事項」中的 Planner 連線功能（或點擊更新後自動出現在「待辦事項」中的「顯示清單」橫幅）。啟動後，新的「分配給我」清單將顯示在使用者的所有待辦事項平台（網頁版、Windows 應用程式、行動應用程式）上。此列表現已成為 Microsoft 365 企業帳戶「待辦事項」的標配：如果使用者在 Planner 中至少指派了一項任務，他們將在「待辦事項」中看到「指派給我」類別。

整合功能：

從 Planner 匯入到 To Do 的任務與常規 To Do 任務的操作方式相同。使用者可以編輯標題、新增/編輯描述、將任務標記為已完成或未完成、設定提醒和截止日期，以及新增步驟（子任務）。這些操作是同步的：例如，如果我為從 To Do 匯入的任務新增截止日期，截止日期也會顯示在原始 Planner 中；如果我在 To Do 中完成該任務，該任務也會在團隊的 Planner 中顯示為已完成。同樣，如果同事在 Planner 中更新了該任務（例如，更改受讓人或將其標記為已完成），To Do 也會在幾秒鐘內反映此更改。

待辦事項的「指派給我」清單顯示計畫名稱和多個受讓人（如果有），因此使用者知道每個任務來自哪個項目以及還有誰參與。

計劃任務也會出現在其他智慧待辦事項清單中。具體來說，任何有截止日期的任務都會出現在「待辦事項」的「計畫」清單中，與其他個人截止日期混在一起。此外，計劃任務還會作為建議出現在「我的一天」清單中，方便您將其納入每日計劃。例如，如果我有一個計劃任務明天到期，「待辦事項」可能會建議我今天將其添加到「我的一天」清單中，以便我可以處理。

啟用後，這些任務將在「待辦事項」搜尋中被編入索引。因此，當您在「待辦事項」中搜尋關鍵字時，Planner 計畫中相符的任務也會出現在結果中。

首次啟用：如果您在「待辦事項」中沒有看到您的 Planner 任務，您可以檢查「連線」下的「待辦事項」設置，以確保「來自 Planner 的任務」選項已啟用（如果已停用）。在更新的體驗中，該選項已為大多數企業用戶預設啟用，但您仍需要了解。

簡而言之，這項功能可以描述為「我的待辦事項中的規劃任務」。它彌合了個人工作和團隊工作之間的鴻溝：使用者無需再單獨查看所有待辦事項的計劃；所有事項都會在個人管理系統中呈現。待辦事項將成為一種個人生產力中心，個人提醒、待辦事項、團隊分配的任務以及已標記的電子郵件都將在此匯聚，一切操作都保持一致且簡便。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

Planner 和 To Do 之間的整合也是整合任務管理生態系統的一部分：

Outlook（待辦事項） ：Microsoft To Do 與 Outlook 緊密整合，可用於處理個人任務。事實上，在大多數情況下，To Do 會取代傳統的 Outlook 任務。這對 Planner 意味著什麼？簡而言之，將 Planner 任務移入 To Do 後，它們也會進入 Outlook。例如，指派給您的 Planner 任務會顯示在 To Do 中；如果您使用 Outlook 網頁版，您將能夠在Outlook 整合的To Do部分中看到相同的任務（因為 Outlook 現在會顯示待辦事項清單）。如果您使用 Outlook 桌面版，Microsoft 也會在那裡提供相同的體驗。因此， Planner 任務也會透過 To Do 整合在 Outlook 中顯示，儘管是間接的。

Teams（任務應用） ：如第 2 節所述，Teams 任務應用程式會擷取待辦事項資料。這意味著，來自 Planner 的任務一旦出現在待辦事項的「分配給我」清單中，也會出現在該用戶的 Teams 應用的「分配給我」下。換句話說，Planner → 待辦事項 → Teams 是一個連續的流程：Planner 中的任務分配會在待辦事項中產生一個條目，而該條目又會提供給 Teams 中的統一視圖。

Planner 本身：同步是雙向的，但有一些功能限制。在 To Do 中，使用者可以編輯 Planner 任務的各個欄位（標題、描述、清單、完成狀態、日期），從而更新計劃中的任務。但是， To Do 介面不支援某些操作：例如，無法透過 To Do 建立新的 Planner 任務，也無法將任務指派給其他人或變更受讓人群組。對於這些操作，您必須在 Planner 中開啟計劃。在 To Do 中，每個匯入的任務都有一個「在 Planner 中開啟」選項，該選項會在選定任務上啟動 Planner 網頁介面以允許進階變更（例如新增附件、評論、將任務移至另一個儲存桶等）。應牢記這些限制：To Do 主要用於管理分配給您的任務，而不是協調整個計劃（Planner 應用程式就是用於此的）。

安全性和資料：Planner 任務資料透過 To Do 背後的 Exchange Online 服務傳輸並儲存在 To Do 中。這對使用者來說是透明的，但這意味著 Planner 任務會複製到指定使用者的 Exchange 信箱中（作為「參考副本」）。這不會產生任何特殊影響，但理論上任何郵箱保留規則都可能適用於這些資料。從互動角度來看，使用者將 Planner 任務視為其「個人生產力數據」的一部分，並與其他數據結合。

整體而言，此整合體現了「行動優先，雲端優先」的概念：智慧型手機用戶可以開啟 To Do 行動應用，查看團隊的 Planner 任務，隨時隨地完成任務，無需開啟瀏覽器或單獨的 Planner 應用。同時，團隊合作仍然以 Planner/Teams 為中心，確保每個人都能看到相同的訊息。

c) 涉及的角色和存取權限

Planner 與 To Do 的整合主要是一項個人功能。它不會引入新的協作角色，因為在 To Do 端，每個使用者只能看到自己的任務。然而，我們可以在更廣泛的背景下區分一些角色：

管理員：確保使用者擁有必要的許可證（Planner 包含在大多數 M365 商業/企業許可證中；To Do 不需要額外的許可證，但使用者必須啟用 Exchange Online）。沒有專門的管理開關來停用/啟用 Planner-To Do 整合（它是服務本身的一部分）。但是，如果租戶完全停用 To Do 或 Planner（這可以透過服務策略實現），則整合顯然無法正常運作。 IT 管理員的最佳做法是溝通並鼓勵使用此集成，例如將其包含在使用者指南中：許多人並沒有立即意識到分配的任務會出現在 To Do 中。

Planner 會員（最終使用者） ：這是主要參與者。任何在 Planner 中指派任務的內部使用者都會在其待辦事項中看到這些任務。使用者是計劃的所有者還是成員並不重要：唯一重要的是該任務分配給了他們。如果一個任務分配給了兩個人，它將出現在兩個人的待辦事項中。如我們所見，使用者可以管理這些任務，並且必須了解他們在待辦事項中可以做什麼和不能做什麼（例如，知道他們需要開啟 Planner 才能新增附件）。

來賓（外部使用者） ：這是一種特殊情況。 Planner 計畫中的來賓使用者通常無法存取其在主機環境中的待辦事項實例。例如，如果我邀請 luca@partner.com 作為來賓加入我的某個群組並為其分配一個 Planner 任務，他將收到通知郵件，並能夠以來賓身份通過網頁訪問 Planner，但該任務不會出現在他的個人待辦事項（即其外部公司帳戶中的待辦事項）中。目前， Planner→待辦事項同步僅適用於同一組織內且在該租用戶中啟用了 Exchange 信箱的使用者。因此，外部來賓無法從此整合中受益（除非他們在租戶中擁有本地郵箱，這種情況很少見）。換句話說，此整合面向內部用戶。賓客需要透過 Planner 電子郵件通知或直接在 Teams/Planner 中查看他們的計劃來追蹤任務。

計劃所有者與其他成員：從待辦事項整合的角度來看，兩者並無區別：所有者無法「查看更多」。然而，在 Planner 端，所有者可以反向使用整合：知道已指派的任務會在待辦事項中顯示給成員，可以激勵他們始終將任務分配給特定人員（而不是讓任務處於孤立狀態），從而充分利用待辦事項的自我提醒功能。在實踐中，計劃所有者應採用「每個任務都有指定的所有者」的規則，以觸發將該任務新增至個人待辦事項。本質上，這裡的關鍵角色是內部最終用戶和分配任務的 Planner 計劃所有者。兩者協同工作：所有者在計劃中分配任務，使用者在待辦事項中找到這些任務並在完成後更新它們；所有者在 Planner 中看到它們已完成。這種良性循環創造了有效的協作。

d) 企業應用的具體範例

個人工作管理與團隊專案整合：Francesca 是顧問，與不同客戶的各自團隊（內部和外部）一起負責多個專案。每個專案都有一個 Planner 計劃，其中為她分配了某些任務（例如，專案 A 中的為客戶 A 準備報價單，專案 B 中的分析客戶 B 資料）。如果沒有集成，Francesca 必須記住定期檢查每個計劃。但是，多虧了 To Do，每次有人在 Planner 中分配給她一項新任務時，該任務都會立即出現在 To Do 中的分配給我列表中（以及在她的手機上） 。每天早上，Francesca 打開 To Do 都會看到她所有的任務：個人提醒（例如，個人清單中的「預訂旅行」）和來自各個項目的任務。她可以透過將它們拖到「我的一天」中來重新排列它們，以決定今天要做什麼。當她完成「分析客戶 B 數據」後，她會在 To Do 中將其標記為已完成；當她稍後加入專案 B 會議時，專案經理已在 Planner 中看到任務已完成，甚至無需請求更新，從而節省了時間。 Francesca 也很喜歡「待辦事項」中的「已計劃」列表，她可以在其中看到所有專案任務的截止日期以及自己的截止日期：例如，如果某個 Planner 任務的截止日期是後天，她會看到該任務按日期標記，並可能與個人截止日期一起顯示，這樣她就可以平衡工作量。

入職和跨職能活動：人力資源部使用「新員工入職」規劃器，將任務分配給各部門（IT 部門需要建立帳戶，設施部門需要準備工作站，導師需要提供培訓等）。在 IT 部門工作的 Marco 在每個新員工的計畫中都指派了不同的任務（例如，「為 Alice 設定電腦」）。透過集成，Marco 無需每次都打開計劃器：當人力資源部計劃器中出現新的 IT 任務時，該任務也會出現在 Marco 的待辦事項中。他可以在手機上看到該任務，如有疑問可以提前準備。完成後（他已設定好電腦），他會在咖啡休息時間在待辦事項中將其標記為已完成。人力資源部會在計劃器中看到已完成的任務，無需發送提醒郵件即可繼續下一步。此外，Marco 可以使用待辦事項中的添加步驟功能：例如，對於為 Alice 設定電腦，他在任務中添加了創建 AD 帳戶和安裝所需軟體等步驟，這樣他的待辦事項就擁有了內部子任務的追蹤功能（這些步驟只有他和其他受讓人可見，也會以清單的形式顯示在 Planner 中）。這樣，他就可以分解工作，而無需在主計劃中創建子任務。

團隊任務的策略性個人使用：團隊負責人 Luigi 在 Planner 中為同事指派各種任務，同時也為自己指派一些任務。例如，在「產品發布」計劃中，Luigi 為自己分配了「準備最終簡報」。作為一名專業的待辦事項用戶， Luigi 使用整合功能來更好地組織自己：他在「分配給我」下看到該任務，並將其分配到不同的時間段內，每天在「我的一天」中停留幾個小時。每天晚上，他都會撰寫一份演示文稿，並在待辦事項中更新已完成的任務描述；當他最終在待辦事項中將任務標記為完成時，所有產品團隊成員都會在 Planner 中看到可交付成果已準備就緒。 Luigi 還使用待辦事項來確保自己不會忘記任何事情：即使不在辦公室，透過手機上的應用程序，他也會收到有關 Planner 任務截止日期的提醒（與任何個人待辦事項一樣，也會有待辦事項通知）。這確保了減少延誤：整合功能就像一張安全網，防止在繁忙的日子裡忘記分配的任務。

e）規劃與待辦事項整合的最佳實踐

啟用並了解整合：首要最佳實踐是確保每個人都已啟用/允許整合。雖然現在整合是自動的，但值得推廣。在 IT 入職培訓課程中，加入一條註釋：「如果有人在 Planner 中給您分配了任務，您會在待辦事項中的「分配給我」部分找到該任務。」向他們展示如何在待辦事項設定中查看設定（Planner 中的「連線」>「任務」），以防有人意外停用該設定。同樣，鼓勵用戶下載待辦事項行動應用，以便他們隨時隨地處理公司任務，並透過推播截止日期通知。

使用「我的一天」和「待辦事項」中的「已安排」來安排已指派的任務：教導您的員工將 Planner 中的任務真正融入他們的日常個人計畫中。例如，建議他們每天早上打開待辦事項，查看 分配給我列表，並將當天計劃完成的團隊任務添加到 我的一天 。這有助於透過包含個人和小組工作來設定每日優先事項。此外，請反白「已排程」清單：所有未來到期的已指派任務都會顯示在此。這有助於掌握重要的專案截止日期或許建議在一周初查看一下，以便為接下來幾天到期的任務做好準備。

了解待辦事項中的任務限制和上下文：培訓使用者了解互動的功能限制，以免他們感到困惑。例如：「在待辦事項中，您可以完成或更新專案任務，但不能為團隊建立新任務或將其指派給其他人。」因此，如果使用者發現計畫中缺少某個任務，他們仍然需要前往 Planner 或 Teams 新增任務。此外，需要指出的是，並非所有內容都可以編輯：例如，無法在待辦事項中管理附件。最佳做法：如果某個任務需要讀取附件，使用者應該在 Planner 中開啟它（Planner 有專門的命令），而不是在待辦事項中搜尋附件。同時，需要澄清的是，要查看完整專案（所有任務，而不僅僅是他們自己的任務），他們仍然需要在 Planner/Teams 中開啟該計劃；待辦事項僅顯示他們的個人工作。

請務必透過待辦事項（或計劃器）更新狀態：鼓勵團隊成員在完成任務後立即在待辦事項中將其標記為已完成。這樣做有兩個好處：（1）清除他們個人已完成的任務清單；（2）立即在計劃器中提醒團隊其他成員該任務已關閉。高效的工作流程可能是：我完成工作 → 我在待辦事項中將其勾選 → 我可能會在計劃器中添加最後的評論或詳細信息（如有必要）→ 每個人都達成共識。相反，不鼓勵在待辦事項/計劃器之外保留外部註釋或重複的清單等做法，因為它們可能會導致不同步。待辦事項將成為您的個人主列表，因此請認真使用它。

多重任務受讓人：如果您的環境使用多任務分配（Planner 中每個任務最多 11 人，新限制為 20 人），請制定一個約定，規定誰在待辦事項/Planner 中標記任務完成。例如，兩位共同受讓人可以約定，由完成最後部分的人來完成任務。否則，可能會出現其中一人在待辦事項中完成任務，而另一人尚未完成的情況。然而，在待辦事項中，任務會在雙方都顯示，並在其中一人完成後立即消失，因此溝通至關重要，以避免意外出現。最佳做法：使用Planner 註解（點擊「在 Planner 中開啟」即可查看）通知其他受讓人狀態，或盡可能將任務分割為兩個單獨的子任務。

標題應清晰易懂：建議專案經理以及所有在 Planner 中創建任務的人員編寫清晰易懂的標題，因為這是用戶在待辦事項中一眼就能看到的內容。例如，不要使用「簡報」作為標題，而是使用「與銷售人員進行 Apollo 專案簡報」。這樣即使在原始計劃之外，也能更好地理解任務的背景。雖然待辦事項會在標題下方顯示計劃名稱，但如果一個任務被分配到多個計劃，仍然可能會造成混淆。一個精心設計的標題可以幫助使用者理解需要完成的任務，而無需打開 Planner 查看詳細資訊。

回饋循環與持續改進：微軟會收集這些整合的回饋（透過UserVoice 、論壇等）。如果您的組織有強烈的需求（例如，「我們希望在待辦事項中建立 Planner 任務」），請告知用戶該功能目前不可用，但有人提出請求（這可以管理預期），並鼓勵他們在相關論壇上投票。同時，請考慮一些變通方法：在上述情況下，用戶可以在待辦事項中創建一個私人任務作為提醒，然後在返回 Planner 時將其正式化為群組任務這並非理想之選，但至少他們不會忘記這個想法。

f）結論

由於這些集成， Microsoft Planner 可以無縫融入日常工作流程。在 SharePoint 上，它將任務管理功能引入內部網路和團隊網站；在 Teams 上，它透過集中管理群組和個人活動來提升協作體驗；透過 To Do，它為每個人提供統一的任務視圖。透過遵循所建議的最佳實踐從正確設定權限到養成每日清單的習慣公司可以充分利用這些功能來提高生產力和透明度，使每個人都朝著共同的目標邁進。針對每個整合分析的四個主題領域（功能、互動、角色、範例）展示瞭如何在多種場景中有效配置和使用 Planner，避免陷阱並最大限度地發揮對業務協作的影響。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

目標是了解在Microsoft Planner中指派的任務如何自動同步並顯示在Microsoft To Do中，從而實現個人和群組任務的集中管理。使用者將學習如何從 Planner 中識別任務、編輯任務、完成任務，以及如何在 Microsoft To Do 中組織任務。課程將講解所涉及的角色、與 Teams、Outlook 和 Microsoft 365 的交互，以及用於存取和自訂視圖的命令。練習內容包括真實的商業場景、生產力優勢和自我評估問題。最終目標是培養將 Microsoft To Do 用作日常任務管理營運中心的技能。

操作步驟

造訪 Microsoft To Do 並查看 Planner 任務

1. 使用你的 Microsoft 365 帳號登入 https://to-do.microsoft.com。

2. 在左側邊欄中，點擊 分配給我的任務

3. 請等待 Planner 同步的任務載入。

4. 確保每個活動都顯示來源計畫的名稱

5. 點擊活動以打開其詳細信息

6. 查看截止日期、優先順序、註釋和清單

7. 點擊「在 Planner 中開啟」即可存取完整計劃

8. 點擊方框將任務標記為已完成

9. 變更也會自動反映在 Planner 中。

10. 將任務新增至個人清單以便更好地組織它

管理同步活動

1. 點選某個任務即可編輯其標題、註解或清單。

2. 「新增提醒」新增提醒

3. 點選「新增到期日」設定到期日期

4. 將活動新增至 我的一天 以突出顯示

5. 建立自訂清單以將類似任務分組在一起

6. 將任務拖曳到另一個清單以重新排列它。

7. 點擊「新增步驟」將任務分解為子任務

8. 點選「已完成」查看已完成的任務

9. 跨行動裝置同步更改

10. 接收即將進行的任務的電子郵件或推播通知。

涉及的角色以及與 Microsoft 365 的交互

1. Planner 會員可以在「待辦事項」中查看指派的任務

2. 計劃所有者分配已同步的任務

3. IT 管理員可以啟用/停用同步

4. Microsoft 365 群組同步

5. 待辦事項中所做的變更會即時反映在 Planner 中。

6. 活動也可以透過「活動」應用程式在Teams中查看

7. Outlook和Teams進行管理

8. 附加到任務的檔案儲存在SharePoint或OneDrive中

9. 可以按截止日期、優先順序或計劃來過濾任務。

10. 所有擁有 Microsoft 365 商業授權或更高版本的使用者均可使用此整合。

營運應用場景

多個專案中分配任務的個人管理

一位專案經理收到來自多個 Planner 計劃的任務。由於與 To Do 的集成，他可以在一個介面中查看所有任務，按優先順序進行整理，並規劃自己的日程。

a) 指令：待辦事項 → 指派給我的任務 → 檢視任務
說明：使用者在單一檢視中存取 Planner 指派的所有任務。

b) 命令：待辦事項→新增到我的一天
解釋：當天最緊急的任務被反白。

c) 指令：待辦事項 → 新增提醒
解釋：用戶及時收到通知以免忘記截止日期。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
查看計劃活動	待辦事項 → 指派給我的任務	顯示 Planner 指派的任務
在 Planner 中開啟任務	待辦事項 → 點選任務 → 在 Planner 中開啟	訪問完整計劃
標記為完成	待辦事項 → 點選任務框	將任務標記為已完成
添加到我的一天	待辦事項 → 點擊任務 → 新增到我的一天	當天的重點活動
新增提醒	待辦事項 → 點選任務 → 新增提醒	設定活動通知
新增到期日期	待辦事項 → 點選任務 → 新增截止日期	定義完成日期
新增步驟	待辦事項 → 點選任務 → 新增步驟	將任務分解為子任務
建立自訂列表	待辦事項 → 新建列表	按項目或主題組織活動
查看已完成的任務	待辦事項→點擊完成	顯示已完成的活動
自動同步	計劃器 ↔ 待辦事項 ↔ 團隊 ↔ 展望	保持所有活動保持最新

生產力效益

統一的任務管理
集中查看已分配的任務個人組織 Planner 任務 Planner 和 To Do 之間的自動同步及時通知截止日期和提醒使用我的一天進行日常規劃按優先級、截止日期和計劃進行篩選通過 To Do 應用進行移動訪問跟踪已完成的任務更好地平衡個人和小組活動

在實際商業環境中使用的想法

多工經理的個人規劃

管理人員可以將不同團隊分配的所有任務整合到單一視圖中，並有效地規劃他們的一天。

支援分散式團隊中的個人生產力

團隊成員可以直接透過 To Do 管理 Planner 中指派給他們的任務，即使在行動裝置上也是如此。

監控平行專案的活動

參與多個專案的合作者可以過濾和組織任務，以避免重疊和延遲。

自我評估問題

1. 我可以在哪裡找到「待辦事項」中 Planner 分配的任務？

2. 如何從待辦事項中的任務存取 Planner 計劃？

3. 我可以對「待辦事項」中的任務進行哪些更改？

4. 如何突出顯示當天的活動？

5. 哪些角色可以在待辦事項中指派可見任務？

6. 如何為任務設定提醒？

7. To Do 如何與 Teams 和 Outlook 整合？

8. 任務附加的文件儲存在哪裡？

9. 如何在自訂清單中組織任務？

10. 同步 Planner 和 To Do 有什麼好處？

所學內容總結

您已在「指派給我的任務」部分中了解到，Microsoft Planner 中指派的任務會自動同步到 Microsoft To Do。您已按照步驟存取、編輯和組織任務，設定提醒並規劃您的一天。您了解了所涉及的角色、關鍵命令以及與 Teams、Outlook 和 SharePoint 的互動。實際場景向您展示如何在實際業務環境中應用此功能。其生產力優勢凸顯了集中式和個人化任務管理的重要性。使用建議和自我評估問題可幫助您鞏固技能。

14. Planner 筆記本（OneNote 內建）

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a) 功能描述

計劃筆記本是一個基於OneNote的數位筆記本，它會為每個計劃自動建立。打開計劃的「筆記本」部分時，Planner 會啟動 OneNote 並允許您建立或使用專用於該專案的筆記本。此筆記本與所有計畫成員共享，用於收集補充任務的資訊：會議記錄、清單、腦力激盪、專案文件等。因此，每個計劃都有自己對應的OneNote ，通常以計劃本身命名並儲存在關聯的 SharePoint 群組的文檔庫中。整合是無縫的：筆記本即時更新並與計劃同步，使團隊可以集中儲存所有相關筆記。無需手動建立此筆記本：Planner 預設為每個新計劃提供它，從一開始就提供編寫和共享結構化文字訊息的空間。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

Plan Notebook 使用OneNote作為其首選應用程序，充分利用其所有協作編輯和多媒體功能。關鍵互動包括：

SharePoint/OneDrive ：此計畫的 OneNote 檔案儲存在小組的 SharePoint 網站上（通常位於文件庫或專用資料夾，例如「網站資產」 ）。這意味著小組成員也可以透過 OneDrive（共享庫部分）存取該文件，並自動備份和版本控制內容。

Microsoft Teams ：如果您的 Planner 計劃與 Microsoft Teams 團隊關聯（這很常見，因為 Teams 使用 Planner 以標籤頁形式管理任務），則可以直接在 Teams 中開啟筆記本。例如，透過在團隊頻道中新增 OneNote 標籤頁，您可以將其連結到規劃筆記本，以便並排顯示筆記和任務。這種整合非常無縫：Teams 組與計劃共享同一個 OneNote，從而避免重複。

Outlook（群組） ：在 Outlook Web 入口網站中，每個 Microsoft 365 群組都有一個「筆記本」分割區，可直接連結到群組的 OneNote（即已排程的筆記本）。這樣，成員就可以直接從 Outlook Web 或 Outlook 用戶端（如果支援）存取筆記，而無需單獨開啟 OneNote。

OneNote 應用（桌面/移動） ：計劃筆記本是常規的 OneNote 筆記本，可在任何裝置上的 OneNote 應用程式中開啟。計劃成員可以透過雲端同步功能離線或線上記筆記。他們還可以在專案筆記中使用 OneNote 的高級功能（搜尋、標籤、繪圖、音訊等）。

其他 Office 應用：您可以從 OneNote 頁面產生 Planner 任務（例如，透過在 OneNote 中編寫任務標籤；透過一些其他集成，您可以將這些操作傳送到 Planner）。通常，OneNote 和 Planner 不是開箱即用的直接連結（預設情況下，OneNote 中沒有可見的 Planner 任務欄位），但使用 Power Automate 或加載項，可以將筆記轉換為任務，反之亦然。
簡而言之，Planner 筆記本與 Microsoft 365 生態系統緊密整合：它作為群組內容的一部分出現，利用 SharePoint 服務進行儲存和使用 OneNote 進行訪問，並且可以從 Teams、Outlook 以及 OneNote 應用程式存取。這種整合使團隊可以輕鬆地在 Planner 任務和專案筆記之間切換，而無需離開 Microsoft 365 環境。

c) 涉及的角色

在計劃筆記本的上下文中，角色對應於 Microsoft 365 群組（控制 OneNote）的存取等級：

管理員：Microsoft 365 IT 管理員通常可以啟用或停用來賓對群組的存取權限，從而影響外部使用者對筆記本的參與。此外，他們還可以透過 SharePoint 策略管理網站上的進階權限（例如，阻止 OneNote 內容的外部共用或對資料套用合規標籤）。不過，管理員通常不會幹預筆記本的日常內容，而是將管理工作留給計畫擁有者。

計畫擁有者（群組） ：建立計畫的人員將成為相關群組的擁有者。擁有者對筆記本擁有完全控制權：他們可以重新命名、移動或刪除筆記本（例如，透過 OneNote 或 SharePoint 介面）。他們可以新增/刪除章節和頁面，最重要的是，管理哪些群組成員可以存取筆記本。如有必要，所有者還可以將預設筆記本替換為其他筆記本（高級操作需要移動現有的 OneNote 檔案並重新連接）。在標準情況下，所有者僅以編輯者的身份使用筆記本，並擁有與成員相同的權限，但負責與合適的人員共享計劃。

計畫成員：所有新增至計畫的組織內部成員（成為 M365 群組的成員）都擁有對計畫筆記本的完全讀取/寫入存取權。他們可以創建和編輯任何 OneNote 頁面、插入內容、組織分區等等。這本筆記本是一個協作空間：預設情況下，成員之間沒有權限區別（內部成員沒有唯讀角色：要麼屬於群組並可以編輯，要麼無權存取）。這意味著每個成員都可以自由地為專案筆記做出貢獻，更新團隊的重要資訊。

來賓使用者（外部來賓） ：如果群組/計畫包含外部來賓（來自其他組織或使用個人電子郵件地址受邀加入群組的使用者），他們也將有權存取筆記本，並且權限幾乎與內部成員相同。 Microsoft Planner 遵循 Microsoft 365 群組的來賓存取模型。如果管理員啟用了SharePoint/OneNote 的來賓存取權限，來賓則可以檢視和編輯計畫筆記、建立頁面並進行協作。注意：預設情況下，來賓可以編輯群組內容，例如檔案和筆記；但是，組織可能會施加特定限制（例如，管理員可以撤銷來賓新增檔案的權限，這在 OneNote 中相當於阻止他們插入附件或圖片）。通常，受邀來賓將具有與 OneNote 成員相同的功能（他們可以添加筆記、分區等），接收群組文件的鏈接，並可以透過計劃 URL 訪問筆記本。

訪客： Planner 中的任務或筆記沒有「訪客」角色，也就是說，您無法向非會員或來賓的使用者授予唯讀權限。但是，如果 Planner 群組在公司內部是公開的，則任何同事都可以自由加入該計劃並成為成員（在這種情況下，「訪客」指的是用戶看到公共計劃的存在並決定參與的階段）。對於筆記本，內部訪客（非成員）可以以唯讀方式存取群組的公開 SharePoint 網站，僅透過該網站查看 OneNote 內容。然而，實際上，要與計劃筆記本進行主動交互，用戶必須以成員或經過身份驗證的來賓身份添加到群組中。因此，「訪客」在使用計劃筆記本時可以被視為沒有實際的主動角色：他們要么是成員/來賓，要么是非成員。

規劃筆記本上的角色和權限（摘要）

角色	訪問該計劃的 OneNote 筆記本	可能採取的關鍵行動
Microsoft 365 管理員	間接（管理全域群組和 SharePoint 設定）	啟用/停用訪客對群組的存取；應用內容共享和安全性原則。
樓層屋主（團體）	完全訪問（編輯）	會員可以做的所有事情，另外還有：管理計畫成員/客人；重新命名或刪除筆記本；將筆記本轉移到另一個網站；發布權限。
計劃成員	完全訪問（編輯）	建立和編輯筆記頁；組織章節；插入內容（文字、圖像、附件）；查看計劃中的所有筆記。
來賓（外部來賓）	完全存取權限（編輯）（如果管理員啟用）	建立和編輯筆記頁面；像內部成員一樣對筆記做出貢獻，除非您的組織有限制（例如，附加文件）。
訪客（非會員內部）	無法直接存取 Planner/OneNote 區域（如果群組是公開的，則只能查看 SharePoint 上的公開內容）	您可以查看公共計劃並加入。如果不加入，您將無法與筆記互動；如果網站 URL 對組織公開，您最多可以閱讀 OneNote 頁面。

d) 企業應用的具體範例

專案會議和會議記錄：專案團隊可以將計劃筆記本用作共享筆記本，用於記錄會議記錄和決策。例如，每週的專案會議在 OneNote 中（計劃筆記本內）都有一個專門的頁面，用於記錄討論的主題、做出的決策以及待採取的行動。透過集成，所有計劃成員都可以直接從 Planner 開啟 OneNote，並即時查閱或更新會議記錄。這確保了關鍵資訊（見解、需求、想法）易於存取並與工作計劃相關聯。此外，會議中產生的任何任務都可以添加到 Planner 中（可以手動複製到任務欄，也可以使用OneNote 中的「任務」等工具將其發送到 Planner），從而在討論和行動之間建立緊密聯繫。

專案知識庫：筆記本是團隊的迷你知識庫。想像一下，一個市場部門啟動了一個新的活動：除了 Planner 中的任務（例如，設定截止日期的「準備宣傳冊草稿」）之外，該計劃的 OneNote 還收集了所有創意想法、市場調查、聯絡人列表、已批准的文本和指南。隨著時間的推移，筆記本會建立專案的歷史記憶，新成員可以輕鬆存取。無需詢問「你能把筆記發給我嗎？」：只需進入 Planner，點擊「筆記本」 ，即可立即獲得團隊筆記和資料的完整存檔。

與培訓或清單整合：在人力資源領域，您可以建立一個 Planner 計畫來指導新員工入職，每個新員工都有一系列任務需要完成（填寫文件、參加課程、提供指導等）。該計劃的筆記本可以包含詳細的指南、內部常見問題解答以及新員工需要查閱的手冊。例如，「閱讀公司政策」任務可以連結到包含完整政策的 OneNote 分割區。舉個具體的例子： Contoso SpA在 Planner 中建立了一個「2025 年入職」計畫；其中一項任務是「完成安全訓練」。在關聯的筆記本中，「安全訓練」分區包含所有訓練資料以及培訓師筆記的空間。新員工只有在閱讀並在 OneNote 中記錄任何疑慮後，才會在 Planner 中勾選任務。這種 Planner-OneNote 協作可確保任務附帶最新且易於存取的資源。

IT 專案和技術文件：軟體開發團隊可以在 Planner 中管理新功能的開發（包括任務、截止日期和任務分配人），並使用筆記本撰寫技術文件或記錄遇到的問題。例如，每個開發任務都可以連結到一個 OneNote 頁面，開發人員可以在該頁面記錄架構選擇或設定說明。這對於人員流動也很有用：如果同事接手了一項任務，他們可以閱讀計劃 OneNote 上的筆記，以了解任務狀態和詳細資訊。

在所有這些情況下，Planner 的整合筆記本透過提供統一的資訊儲存位置來改善協作，並補充待辦事項清單。 Planner 可以組織人員在何時完成哪些工作，而 OneNote 則保留了「如何」和「為什麼」 文字和資訊上下文，幫助團隊以一致且知情的方式完成任務。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

目標是了解如何使用計劃筆記本（Plan Notebook） ，即在建立計劃時自動整合到 Microsoft Planner 中的 OneNote 筆記本。您將學習如何存取筆記本、建立分區和頁面、共享內容以及與計劃成員合作。您將了解所涉及的角色、與 Teams、Outlook 和 SharePoint 的交互，以及如何自訂並充分利用數位工作空間。練習內容包括真實的商業場景、生產力優勢和自我評估問題。最終目標是培養在 Planner 計劃中使用 OneNote 作為整合文件和協作工具的技能。

操作步驟

從 Planner 或 Teams 存取你的計劃筆記本

1. 使用你的 Microsoft 365 帳戶登入 https://tasks.office.com。

2. 點擊 計劃器 並開啟所需的計劃

3. 前往Outlook →群組部分→ 選擇計畫群組

4. 點選「筆記本」開啟整合的 OneNote

5. 或者，開啟Teams → 選擇與該計畫關聯的團隊

6. 點選標籤列中的 + →選擇OneNote

7. 選擇群組筆記本並點擊儲存

8. 現在可以直接從 Teams 存取記事本

9. 您也可以從 https://www.onenote.com 開啟記事本以獲得完整視圖。

10. 驗證所有計劃成員都具有讀取/寫入存取權限

在筆記本中建立和管理內容

1. 點擊 + 部分以建立新部分

2. 使用項目或主題的名稱重新命名該部分

3. 點選「+ 頁面」建立新頁面

4. 輸入標題並開始寫筆記、清單或備忘錄。

5. 使用插入選單新增圖像、檔案或鏈接

6. 使用複選框建立待辦事項列表

7. 使用顏色或標籤突出顯示重要內容

8. 透過複製連結或邀請成員分享頁面

9. 將 OneNote 選項卡新增至 Teams 頻道以便快速訪問

10. 即時同步所有裝置上的更改

涉及的角色以及與 Microsoft 365 的交互

1. 計劃所有者也是筆記本所有者

2. 計劃成員可以編輯和查看筆記

3. IT 管理員可以從 SharePoint 管理進階權限

4. 該筆記本儲存在該群組的 SharePoint 網站上

5. 也可以透過Teams 、 Outlook和OneNote Web來存取

6. 變更會在 Planner 和 OneNote 之間自動同步

7. 內容可以匯出為 PDF 或 Word 以供分享

8. 筆記可以連結到 Planner 活動

9. 附件儲存在 SharePoint 中，可透過記事本存取

10. 所有擁有 Microsoft 365 商業授權或更高版本的使用者均可使用此整合。

營運應用場景

內部培訓計畫的協作文檔

人力資源團隊創建了規劃器來組織培訓課程。使用整合的筆記本來收集資料、會議記錄和學員回饋。

a) 指令：Outlook → 群組 → 選擇群組 → 筆記本
解釋：團隊存取共享筆記本開始撰寫內容。

b) 指令：OneNote → 新建分割區 → 新建頁面
說明：每門課程都有一個專門的部分，其中包含材料、筆記和清單的頁面。

c) 指令：Teams → 頻道 → + → OneNote
解釋：可以直接從團隊頻道存取記事本以進行快速更新。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
打開鋼琴記事本	Outlook → 群組 → 筆記本	訪問群組的 OneNote 區塊
將 OneNote 新增至團隊	團隊 → 頻道 → + → OneNote	將記事本整合到團隊頻道
建立新部分	OneNote → + 部分	按主題組織內容
建立新頁面	OneNote → + 頁面	插入文字或多媒體內容
插入內容	OneNote → 插入 → 檔案、圖像、鏈接	添加支援材料
分享頁面	OneNote → 分享	邀請成員或複製頁面鏈接
自動同步	OneNote ↔ Teams ↔ SharePoint ↔ Planner	保持所有內容為最新
權限管理	SharePoint → 群組網站 → 設定 → 權限	定義誰可以存取或編輯筆記本
匯出內容	OneNote → 檔案 → 匯出	將筆記儲存為 PDF 或 Word
活動連接	計劃器 → 任務 → 插入 OneNote 頁面鏈接	將註釋連結到具體的計劃活動

生產力效益

集中和共用文件
可從 Planner、Teams 和 Outlook 即時存取按部分和頁面進行結構化組織裝置之間自動同步計劃成員之間即時協作減少搜尋資料的時間追蹤決策和會議記錄透過 OneNote 應用程式進行行動存取
支援團隊知識管理
與 SharePoint 和 Planner 無縫整合

在實際商業環境中使用的想法

會議記錄和筆記的收集

每個計劃會議都可以記錄在專用頁面上，所有成員都可以存取。

建立操作指南和清單

規劃活動可以在筆記本中附上詳細的說明和清單。

培訓材料和資源庫
團隊可以上傳對專案每個階段有用的簡報、連結和文件。

自我評估問題

1. Planner 中的內建記事本在哪裡？

2. 如何從 Teams 存取 Notebook？

3. 您可以在 OneNote 頁面中插入哪些內容？

4. 如何以專案或主題整理我的筆記本？

5. 誰可以編輯計劃筆記本？

6. 如何將 OneNote 頁面連結到 Planner 任務？

7. 記事本附件存放在哪裡？

8. 如何在 OneNote 中新增分割區或頁面？

9. 哪些 Microsoft 365 應用程式可與 Notebook 搭配使用？

10. 這個功能在哪些業務場景有用？

所學內容總結

您了解到，每個 Planner 計劃都會自動產生一個內建的 OneNote 筆記本，可透過 Outlook、Teams 和 SharePoint 存取。您按照步驟存取了該筆記本，建立了分區和頁面，插入了內容，並與計劃成員共用。您了解了所涉及的角色、關鍵命令以及與 Microsoft 365 應用程式的互動。實際場景向您展示如何在實際業務環境中應用此功能。其生產力優勢凸顯了協作式、集中式文件的重要性。使用建議和自我評估問題可幫助您鞏固技能。

15.自動將 Planner 與OneDrive集成

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a) 功能描述

與 OneDrive 的自動整合實際上是與 Microsoft 365 Groups 背後的SharePoint Online 基礎架構的整合。對於使用者來說，實際操作如下：當我們在 Planner 中建立新計劃時，會為該計劃產生（或關聯）一個專用文件空間，該空間託管在 SharePoint 上，但可以透過 OneDrive 和 Planner 介面方便地存取。具體來說：

每個 Planner 計劃都有一個「文件」部分（可從計劃中的「...」選單項目存取）。此部分顯示已上傳至排程任務的所有檔案。這些文件保存在哪裡？它們儲存在與該計劃關聯的 Microsoft 365 群組的SharePoint文件庫中。此過程會自動進行：一旦建立了計劃（以及群組），Microsoft 365 就會在背景設定一個帶有文件庫的 SharePoint 網站。當使用者透過選擇「檔案」->「上傳」選項將檔案附加到 Planner 任務時，該檔案將上傳到該 SharePoint 庫，位於以計畫命名的資料夾中，或位於群組網站上的「共用文件」資料夾中。

對於最終用戶來說，這意味著他們無需擔心專案文件的保存位置：將專案文件新增至任務後，它們會自動集中在計劃的文件區域中。此外，使用OneDrive （應用程式或網頁版）可以瀏覽此庫：在 OneDrive for Business 上，有一個「共享庫」部分，其中包含共享文件的新建立的群組/計劃的名稱。然後，計劃成員可以透過 OneDrive 應用程式或 Windows 資源管理器（如果庫已同步）管理這些文件，就像在本機資料夾中一樣，只不過這些文件已同步給所有成員。

Planner 整合：在 Planner 內部，任務會顯示附件的預覽和直接連結。例如，如果某個任務附加了 Word 文檔，可以設定為任務卡上的縮圖，這樣該文檔的縮圖就會顯示在 Planner 面板上。點擊任務中的文件即可直接開啟預覽或線上編輯器（Office 網頁版）。這凸顯了兩者的緊密整合：Planner 不僅是一個待辦事項列表，也成為了專案文件的存取點。

簡而言之，該功能包含一個整合的文件儲存庫：每個上傳的附件（Office 文件、PDF、圖片等）都集中存儲，並自動與所有計劃成員共享，無需透過電子郵件或外部儲存手動交換文件。「OneDrive」指的是使用者可以透過OneDrive for Business服務存取文件，但從技術上講，這些文件儲存在SharePoint上（在企業環境中，它是 OneDrive 的基礎）。這種整合是「自動」的，因為使用者無需進行任何配置：它會預設隨計劃一起顯示。需要注意的是，如果您在現有群組中建立計劃，它將使用該群組中現有的文件庫。但是，如果您建立新計劃，則會建立具有其自身文件庫的新群組。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

該計劃的文件庫涉及 Microsoft 365 生態系統的幾個部分：

SharePoint Online ：此計畫的文件庫位於 SharePoint 中。這允許您對附加文件使用所有 SharePoint 功能：版本控制（對文件的每次更改都會保存為新版本，可在歷史記錄中查閱）、一致性檢查、權限、受控的外部共享以及Office 文件的即時共同創作。最後一點至關重要：如果將 Word 文件附加到 Planner 任務，成員可以單擊該文件並在 Word Online 或 Word 桌面版中同時編輯，並且更改會同步給所有人。這消除了衝突或合併不同副本變更的需要。此外，在 SharePoint 介面中，您可以建立視圖或將計劃文件組織到資料夾中。例如，「文件」區域可以包含與該項目相關的「文件」、「合約」和「簡報」資料夾。在 Planner 中開啟「文件」部分時，會反映在 SharePoint 庫中建立的任何組織。

OneDrive for Business ：從使用者的角度來看，OneDrive 就像是一個查看計劃檔案的視窗。開啟 OneDrive for Web 時，群組名稱（通常與計畫名稱一致）會顯示在共用資源清單中。使用者可以從那裡上傳新文件，在 Office 中開啟它們，或將它們同步到自己的電腦（透過 OneDrive Sync客戶端）。例如，計劃成員可以選擇將專案的 SharePoint 庫同步到本機，以便即使在離線狀態下也能存取檔案：只需在 OneDrive 中按一下庫上的「同步」即可完成此操作。同步完成後，檔案總管中將出現一個連結資料夾，即使在電腦上也可以在其中處理文件；所有已儲存的文件都會自動更新，供所有人使用。

Microsoft Teams ：如果 Planner 已連接到 Teams 團隊（例如，作為某個頻道中的 Planner 標籤新增），則計劃檔案與頻道檔案相同（Teams 和 Planner 共用群組）。這表示在 Teams 中，上傳到 Planner 的相同檔案將顯示在同一頻道的「檔案」標籤中。相反，如果您前往「文件」部分，透過 Teams 上傳的文件（上傳到頻道的 SharePoint文件庫）也將在 Planner 中可見。實際上， Teams、Planner 和 SharePoint 共享相同的文件，從而促進文件的一致使用：無論您從哪個介面（Teams、Planner 或 SharePoint）上傳它們，它們最終都會出現在同一個位置。

Outlook（用戶端與 Web） ：Microsoft 365 群組也會在 Outlook 中公開共用檔案（在 Outlook 中檢視群組時，請進入「群組檔案」一節）。因此，會員無需開啟其他應用程式即可從 Outlook 存取 Planner 檔案。此外，如果您向群組傳送包含文件附件的電子郵件，這些電子郵件附件不會自動儲存至 SharePoint；您可以手動將群組附件儲存至群組庫。這凸顯了 Planner 雖然主要與 SharePoint/OneDrive 集成，但群組生態系統可讓您將相關文件集中在群組網站上。

Office Online 和 Office Desktop ：如上所述，透過 Office，與計畫文件的互動變得輕而易舉。按一下任務附件中的 Office 文件，即可在瀏覽器中開啟 Office Online 進行一鍵編輯（Word Online、Excel Online 等）。或者，您可以按一下 在桌面應用程式中開啟，在 Word/Excel 桌面版中處理文件，該文件將直接從 SharePoint URL 開啟。儲存的變更將立即儲存在 SharePoint 中，因此所有成員都將看到更新的版本。這種緊密整合也支援多種場景，例如從 Planner 開啟 Word 文件或在文件註釋中 @提及同事同事會收到帶有連結的通知並可以回复，從而保持文件討論的持續進行。簡而言之，計劃文件受益於 Office 365 為共同編輯和註釋提供的所有協同功能。

Power Platform ：由於檔案儲存在 SharePoint 上，因此它們可以被工作流程（Power Automate）或應用程式（PowerApps）引用。例如，您可以建立工作流程，當文件上傳到 SharePoint 庫時（例如，當有人在 Planner 中附加文件時），它會傳送通知或將文件複製到其他位置。或者，Power BI 應用程式可以讀取檔案內容（如果它們是結構化資料）。這些都是高階交互，但由於 SharePoint 的協調，它們得以實現。

簡而言之，OneDrive/SharePoint 整合將 Planner 轉變為文件中心：您可以從任何 Microsoft 365 應用程式存取專案文件（無論是 Office 文件、圖像還是其他類型的文件），而無需在外部工具或網路共用中搜尋它們。這減少了文件重複，並維護了專案文件的單一真實來源。

c) 涉及的角色

管理和使用計畫中的共用檔案涉及以下角色（與 Microsoft 365 群組角色一致）：

IT 管理員：管理員的角色主要涉及內容治理設定。他們可以在群組 SharePoint 網站上設定保留原則或分類標籤，決定是否允許外部文件共用（例如，庫中的文件是否可以與外部非成員共用），以及啟用/停用同步到非託管 PC 等功能。此外，管理員可以定義預設儲存位置（但對於Planner 來說，這是不可更改的：預設情況下，它是群組庫，除非您手動移動文件，否則無法移動到其他位置）。最後，同樣重要的是，管理員可以透過 SharePoint 管理中心查看所有已建立的網站（包括 Planner 群組中的網站），並在必要時套用備份或特殊權限。

計畫/群組擁有者：擁有者對網站的文件庫擁有完全控制權（他們會自動新增為 SharePoint網站管理員，成為擁有者群組的成員）。這意味著，除了成員可以執行的所有操作（見下文）之外，他們還可以管理庫的設定：創建或刪除資料夾、更改權限（例如，手動將只讀用戶添加到文件，即使未將其添加到群組這在 SharePoint 端是可行的）、永久刪除文件或配置集成，例如該庫上的 Power Automate 流程。所有者還可以決定添加其他所有者（將成員提升為所有者），這對於委派管理非常有用。在 Planner 環境中，所有者應確保文件井然有序並保持乾淨的空間（例如，刪除重複項、確保文件名易於理解等），儘管這些是最佳實踐而非技術要求。此外，只有所有者可以刪除整個計劃（以及群組及其文件） - 此操作將從雲端刪除所有文件，但要遵守 SharePoint 的保留期限（文件最終會在網站的回收站中保留一段時間）。

計劃成員：內部成員對計劃文件擁有編輯權限。在 SharePoint 中，群組成員通常會被指派到「編輯」群組，該群組允許他們新增檔案、編輯/上傳檔案、建立資料夾以及刪除任何人上傳的檔案。實際上，所有成員都可以自由協作處理文件：例如，一個成員可以打開另一個成員上傳的文件，進行編輯並保存；或者，他們可以上傳他們認為對專案有用的新文件。成員之間沒有單獨的文件限制：計劃中的每個文件都與所有成員共用。需要注意的是，如果多個計劃共用同一個群組（因此共用同一個檔案庫），則成員也可以存取該群組中其他計劃的檔案。但是，如果我們討論的是特定的、獨立的計劃（專用群組），則這些文件只有該計劃的成員可見。成員無法更改 SharePoint 的高級設定（僅限所有者使用），也無法更改其他使用者的權限；此外，如果管理員已禁止外部共享，而成員嘗試與外部人員共享文件，則他們將被阻止。

來賓：新增至計畫中的外部使用者擁有與內部成員類似的文件存取權限，但可能會有一些限制。預設情況下，新增至群組的來賓將根據策略以訪客（讀取）權限或成員（編輯）權限新增至 SharePoint 網站。目前，在 Microsoft 365 中，如果群組中的來賓已直接新增為群組成員（擁有者也可以），則可以編輯網站內容。因此，在許多實際情況下，來賓將能夠像普通成員一樣上傳和編輯文件（尤其是在管理員允許來賓添加文件的情況下）。但是，使用者體驗略有不同：來賓無法透過個人 OneDrive 查看文件庫（OneDrive 應用程式的共用庫部分通常僅顯示目前組織中的網站，且來賓是外部使用者），但可以透過 SharePoint 連結或 Teams/Planner Web 存取。此外，來賓無法輕鬆地將文件同步到 OneDrive 用戶端，除非執行特殊程序，因為外部用戶的 OneDrive for Business 不會直接「掛載」第三方租戶儲存庫。簡而言之，訪客可以透過網頁存取文件、線上編輯或下載並重新上傳文件（如果允許）進行協作，但他們的體驗可能不如內部同事那麼一體化。重要提示：訪客無法邀請其他使用者存取檔案或變更權限；他們的存取權限僅限於群組允許的範圍。

內部訪客：如果計畫群組在組織內是公開的，則非成員內部使用者在技術上擁有該群組 SharePoint 網站的讀取權限（這是因為公開群組通常會自動將「除外部人員外的所有人」新增為網站訪客）。這意味著，如果他們知道網站 URL 或透過 SharePoint搜索，就可以查看計劃文件。但是，透過 Planner 或 OneDrive 介面，非成員在決定加入該群組之前無法在其文件中看到該計劃。一旦他們加入（透過自動添加，因為是公開的），他們就會成為成員，並擁有完全的編輯權限。因此，計畫文件的「訪客」概念僅適用於正在瀏覽的非成員內部使用者：如果該群組是公開的，他們可以開啟文檔，但無法參與編輯或在 Planner 中查看文件。在私有群組中，計劃之外的任何訪客都無權存取這些文件。

總而言之，文件角色遵循與筆記本相同的邏輯：所有者和成員（內部）擁有完全訪問權限，訪客的限制較少，非成員則完全沒有訪問權限（如果群組是私有的）或最多只能讀取（如果群組是公開的）。該系統確保只有團隊成員才能對文件進行操作，從而保持控制，同時也允許外部協作者在必要時以相當透明的方式參與，並提供足夠的安全性。

d) 企業應用的具體範例

專案文檔管理：假設一個團隊正在進行招標。他們創建了一個「XYZ 招標」計劃器來劃分任務（收集需求、編寫規格、審核、提交投標等）。在工作過程中，他們會有大量的文件：技術方案草案、包含成本的Excel電子表格、包含客戶要求的 PDF 文件等等。由於集成，每個文件都附加到其各自的任務中：例如，「準備財務投標」任務包含一個附加了計算公式的 Excel 電子表格。整個團隊可以直接從任務中開啟該 Excel 電子表格，並透過 Excel Online 即時編輯，避免透過電子郵件交換版本。同時，在計劃的「文件」部分，他們可以在一個清單中查看項目的所有附件。這讓工作更加輕鬆：如果他們搜尋 XYZ 招標最終文件.docx ，他們就知道該文件在計劃中，而不是在電子郵件中丟失。此外，招標結束後，他們可以將 SharePoint 網站存檔，以儲存所有產生的文檔，從而保留歷史記錄。

跨職能團隊的共享儲存庫：在產品開發環境中，各部門（工程、市場、銷售）協作完成產品發布。他們創建了一個「第一季產品發布」計劃器，其中包含每個部門的任務。文件整合允許使用一個共享資料夾，例如，市場部門上傳宣傳冊，工程部門上傳技術圖紙，銷售部門上傳客戶列表，每個人都可以查看彼此的文件。不再需要詢問同事「你能把那個文件寄給我嗎？」；只需打開團隊的計劃器或 OneDrive 即可。銷售人員可以找到工程師在計劃中準備的技術簡報的官方 PDF 文件，因為他們已將其附加到計劃器中的「準備技術資料表」任務中。因此，每個人都基於同一個文件庫開展工作，避免重複並確保版本一致性。

版本控制和審計：另一個業務範例是文件品質控制。如果公司有 ISO 政策，則每個程序都必須經過審核和批准。使用 Planner，您可以將章節審核任務指派給各個經理；附加的 Word 文件反映了 SharePoint 中的版本控制。因此，在「審核程序 123」任務中，使用者開啟附加的 Word 文檔，進行編輯並儲存。 SharePoint 會追蹤 John 在某一天所做的變更（版本 2.0 等）。主管可以比較版本並進行批准。所有這些都整合在一起：在計劃中，他們可以看到任務的狀態（誰完成了審核），並且可以從文件中提取使用者更改日誌。一個具體的例子： ACME公司使用 Planner 管理公司政策的年度審核：在「政策審核 2025」計劃中，每項政策都是一個共享文檔，他們將更新任務分配給各自的所有者。每個所有者更新附加文件並完成其任務。在流程結束時，合規性會自動具有完成狀態（感謝 Planner）和帶有歷史記錄的更新文件（感謝 SharePoint）。

輕鬆的外部存取：假設我們有一個與外部顧問合作的專案。我們將他們作為訪客加入 Planner 計劃。傳統上，與外部使用者交換文件是透過電子郵件或 Dropbox 等服務進行的，但在這裡，這並非必需：顧問透過網頁存取 Planner，可以下載必要的文件或上傳可交付成果。例如，「市場分析（外部）」任務分配給顧問，顧問完成後會將 PDF 報告上傳為附件。內部團隊無需任何額外步驟即可立即在計劃中看到該文件。唯一需要注意的是，為了保持控制， iCalendar連結（詳見下一點）不應公開共享，但這些檔案已透過群組權限進行了安全保護。這種模式簡化了 B2B 協作，因為外部使用者與內部使用者在受保護的公司環境（SharePoint）中處理相同的工作，而無需打開不區分的入口網站（它不是開放連結；需要訪客登入）。

整體而言，OneDrive/SharePoint 整合簡化了專案文件管理：每個相關文件都位於相關任務旁邊，所有相關人員均可查看，並可進行協作編輯。這減少了錯誤（例如，處理舊版），提高了生產力（無需再費力查找文件），並使整個工作流程在 Microsoft 365 平台中保持可追溯性和集中化。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

Microsoft Planner中計劃任務中附加的文件如何根據具體情況透過OneDrive或SharePoint自動儲存和管理。用戶將了解文件的保存位置以及如何存取、編輯和共享它們。課程將講解所涉及的角色、與 Teams、Outlook 和 Microsoft 365 群組的交互，以及高效管理文件的命令。練習內容包括真實的商業場景、生產力優勢和自我評估問題。最終目標是培養將 OneDrive 用作與 Planner 整合的文件工作區的技能。

操作步驟

在 Planner 中將文件附加到任務

1. 使用你的 Microsoft 365 帳戶登入 https://tasks.office.com。

2. 從 Planner 儀表板開啟所需的計劃

3. 點擊現有活動或建立新活動

4. 在活動視窗中，點擊 新增附件

5. 選擇 上傳文件 從您的裝置上傳文檔

6. 或選擇「連結」輸入 URL

7. 或點選「SharePoint」選擇網站上已有的文件

8. 上傳後，文件將顯示在活動標籤中

9. 按一下該檔案即可在新的 Office Online 標籤中開啟。

10. 驗證該文件是否儲存在群組的 SharePoint 網站上

在 OneDrive/SharePoint 中存取和管理文件

1. 開啟 https://onedrive.live.com 或從 Microsoft 365 → OneDrive 登入

2. 前往「分享」 → 「與我分享」尋找 Planner 文件

3. 如果計劃連結到某個群組，請開啟SharePoint → 群組站點

4. 點選「文件」存取文件集合

5. 尋找關聯的 Teams 計劃或頻道資料夾

6. 按一下檔案即可在 Office Online 中開啟或編輯它

7. 點選「」 → 「分享」將文件傳送給同事

8. 點擊「詳細資料」查看誰修改了文件

9. 點選 → 下載下載副本

10. 將電腦上的資料夾與 OneDrive 應用程式同步，以便離線運作

涉及的角色以及與 Microsoft 365 的交互

1. 計劃所有者可以附加、編輯和管理文件

2. 計劃成員可以查看和編輯共享文件

3. IT 管理員可以從 SharePoint 管理權限和存取

4. 上傳到 Planner 的檔案儲存在群組的 SharePoint 網站上

5. 如果計劃未連結到群組，則檔案將儲存在個人 OneDrive 中

6. 您也可以從 Teams →頻道的「文件」標籤存取文件

7. 檔案變更在 Planner 和 OneDrive 之間即時同步

8. 可以從 Word、Excel 或 PowerPoint Online 開啟和編輯文件

9. 可以透過 Outlook 接收變更通知

10. 所有擁有 Microsoft 365 商業授權或更高版本的使用者均可使用此整合。

營運應用場景

合約審查計畫中的文件管理

法律團隊創建了一個 Planner 來管理合約審查。每個任務都包含一個包含草稿文件的附件，這些附件會自動儲存在 SharePoint 中。

🔹 指令：計劃器 → 任務 → 新增附件 → 上傳文件
解釋：該文件儲存到該群組的 SharePoint 網站並連結到該任務。

🔹 指令：SharePoint → 文件 → 開啟文件
解釋：團隊成員可以從他們的瀏覽器即時編輯文件。

🔹 指令：OneDrive → 與我分享
解釋：也可以從 OneDrive 存取附加到任務的文件以進行個人管理。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
為任務新增附件	計劃器 → 任務 → 新增附件	將文件連結到活動
上傳文件	計劃器 → 新增附件 → 上傳文件	插入來自您裝置的文檔
在 Office Online 中開啟文件	計劃器 → 任務 → 點選文件	直接在瀏覽器中編輯文件
存取共享文件	OneDrive → 與我分享	查看共享的 Planner 文件
存取文件集合	SharePoint → 群組網站 → 文檔	管理計劃文件
共享文件	SharePoint/OneDrive → → 分享	發送連結或邀請合作者
同步資料夾	OneDrive → 同步	離線使用計劃文件
查看變更歷史記錄	SharePoint → 文件 → 詳細信息	檢查誰更改了什麼
下載文件	SharePoint/OneDrive → → 下載	儲存文件的本機副本
權限管理	SharePoint → 設定 → 權限	定義誰可以存取或修改文件

生產力效益

自動歸檔附件
集中存取計劃文件即時協作共享文件 Planner、OneDrive 和 SharePoint 之間的同步更改和更新通知減少文件管理時間追蹤版本和更改透過 OneDrive 應用行動存取文件
與 Teams 和 Outlook 整合
更高的文件安全性和控制力

在實際商業環境中使用的想法

透過共享文件進行專案管理

附加到任務的文件儲存在 SharePoint 中，確保存取和結構化協作。

為法律或合規團隊提供支持

每個活動都可以包含一個需要審查的文檔，並具有更改和版本的可追溯性。

組織活動或行銷活動

圖形材質和操作計劃可以附加到任務並透過OneDrive進行管理。

自我評估問題

1. Planner 中附加到任務的文件儲存在哪裡？

2. 如何將文件附加到 Planner 中的任務？

3. OneDrive 和 SharePoint 中儲存的檔案有何不同？

4. 如何從 OneDrive 存取我的計劃文件？

5. 如何編輯活動附加的文件？

6. 誰可以檢視和編輯附件？

7. 如何與同事共用附件？

8. 如何同步文件以進行離線工作？

9. 哪些 Microsoft 365 應用程式與 Planner 檔案互動？

10. 這個功能在哪些業務場景有用？

所學內容總結

您了解到，根據計劃配置，Planner 計劃中任務附加的文件會自動儲存在 OneDrive 或 SharePoint 中。您按照步驟附加、存取、編輯和共用文件，並了解了與 Teams、Outlook 和 Microsoft 365 群組的互動。您了解了所涉及的角色、關鍵命令和文件管理方法。實際場景向您展示如何在實際業務環境中應用此功能。生產力優勢凸顯了整合且安全的文件管理系統的重要性。使用建議和自我評估問題可協助您鞏固已掌握的技能。

16.將 Planner 行事曆整合到 Outlook 行事曆中

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a) 功能描述

Microsoft Planner 可讓您透過訂閱iCalendar日曆在 Outlook 中查看計畫的排程。實際上，每個 Planner 計劃（尤其是「基本」計劃，不包括單獨的待辦事項清單計劃）都可以將其任務和日期顯示為可在 Outlook 中查看的日曆。此功能可透過計劃選單中的「將計劃新增至 Outlook 日曆（發佈iCalendar ）」選項啟動。以下是操作步驟：

啟動（發布） ：最初，計劃的日曆是私有的。只有計劃所有者可以選擇將計劃發佈為iCalendar來源。發布意味著產生一個代表任務日曆的公共 URL（ICS 連結）。如果來源尚未激活，所有者點擊「將計劃新增至 Outlook 日曆」時，系統將提示他們發布它。發布後，任何知道該 URL 的人都可以使用它來查看（只讀）計劃的截止日期。因此，務必僅與授權人員共享該 URL - 任何擁有該 URL 的人，即使是組織外部的人，都可以訂閱日曆並查看任務的標題、截止日期和說明。（注意：如果計劃是私有的，它在 Planner 中仍然是私有的，但 ICS 源對任何知道鏈接的人都是公開的；它不是公開列出的鏈接，而是通過隱藏來保證安全性。）

訂閱：一旦有了iCal來源，團隊成員（或其他有興趣的使用者）就可以將其新增至 Outlook 。在 Outlook 中（例如，在網路上，在行事曆 -> 新增日曆 -> 從網路訂閱下），貼上計畫的iCalendar來源的 URL 。您可以為日曆命名（例如「項目 X 截止日期」）並儲存。從那時起，計劃的日曆就會出現在您的Outlook日曆清單中。任何具有截止日期（或在某些情況下為開始日期）的 Planner 任務都會在該日曆中呈現為全天事件。例如，如果我有一個名為「完成報告」的任務於 7 月 30 日到期，我將在我的日曆中看到一個名為「完成報告」的 7 月 30 日事件。如果該任務還有開始日期，它可能會顯示為從開始到結束的事件。

檢視：從訂閱源新增的這些事件在 Outlook 中是唯讀的－它們顯示在「其他行事曆」下，不會顯示在使用者的主要個人行事曆中（除非有其他行事曆與其重疊）。點擊其中一個事件將顯示 Planner 中部分詳細資訊的預覽：截止日期、完成狀態、進度（如有）以及清單摘要。此外，還有一個「在 Microsoft Planner 中開啟此任務」的鏈接，可直接將您帶到 Planner 中的相應任務。這樣，您可以從日曆事件跳到 Planner 中的完整詳細資訊（包括評論、受讓人等）。

同步：整合功能是一種訂閱源，這意味著當 Planner 中的任務發生變化時，Outlook 會頻繁通知（通常在幾小時內，因為iCal源會定期更新）。例如，如果我新增了一個帶有截止日期的新任務，該事件就會出現在訂閱的日曆中；如果我將任務的日期提前，日曆事件也會相應更新。如果任務被標記為已完成，它很可能會保留在日曆中（它不會消失，因為iCal來源會列出所有帶有日期的任務，包括已完成的和未完成的，儘管 Outlook 的顯示方式可能有所不同）。

分配給我：除了整個計劃的日曆外，Planner 還允許您為所有分配給我的任務（跨多個計劃）發布iCal提要。在 Planner 的「我的任務」檢視中，有一個選項「將『指派給我』新增至 Outlook 行事曆」。它的工作原理類似：它會產生一個iCal提要，其中包含分配給該使用者的所有任務的截止日期。使用者可能更願意訂閱此個人提要，以便他們可以在 Outlook 中查看所有Planner 截止日期（無論哪個方案）。此提要對擁有連結的用戶公開，必須手動激活，並且可以停用。本質上，日曆整合包括透過iCalendar發布Planner 日期，然後可能在 Outlook（或其他日曆）中訂閱它們。這不是雙向同步：它是從 Planner 到 Outlook 的唯讀流程。因此，無法從 Outlook 行事曆將任務標記為已完成（您必須在 Planner 中開啟該任務）。同樣，將事件移至日曆不會更改 Planner 中的截止日期（您需要在 Planner 中調整截止日期並等待更新）。這主要是一項合併視圖功能。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

Planner 的日曆整合主要與 Outlook 有關，但也有一些值得注意的互動和新增功能：

Outlook（日曆） ：如上所述，主要的互動方式是 Outlook 日曆。值得注意的是， Planner 衍生的日曆事件並非「真正的」 Outlook 約會，而是來自唯讀網頁行事曆的事件。這表示，例如，您將無法直接邀請他人參加該活動，也無法從 Outlook 本身接收該活動的提醒（這取決於用戶端，但 Outlook 中的網頁行事曆通常不會傳送彈出通知）。它實際上只是一個視覺訊息層。此外，如果使用者不再想查看某個計劃的截止日期，他們只需停用或刪除訂閱的日曆即可。

Outlook（群組） ：每個 Microsoft 365 群組都有Exchange 群組行事曆（主要用於 Outlook 群組和 Teams 會議）。請注意，群組行事曆不會自動顯示 Planner 任務。 Planner 整合僅透過iCalendar來源進行，此來源與實際的群組日曆是分開的。因此，如果團隊使用群組行事曆安排會議或其他活動，這些條目將與 Planner 任務分開存在（即使它們在概念上與同一個項目相關聯）。使用者仍然可以透過疊加行事曆（包含會議的群組行事曆和包含任務的 Planner 來源）在 Outlook 中同時查看兩者。

Microsoft Teams（Teams 中的任務）：存在於 Teams 中應用程式按計劃和待辦事項 它整合了Planner 和 To Do 中的任務。不過，這款應用程式提供的是任務列表，而非整合的日曆視圖。不過，如果使用者更喜歡在 Teams 中工作，他們可以在那裡查看 Planner 中的任務；如果要查看日曆視圖，則需要在網頁版或 Outlook 中開啟 Planner。目前無法直接與 Teams 行事曆同步。

Microsoft Outlook Mobile ：如果使用者在 Outlook 桌面版/網頁版上訂閱了 Planner 行事曆，該行事曆通常也會顯示在智慧型手機行事曆中（如果已與帳號同步，則顯示在 Outlook 應用程式中）。因此，專案經理只需在手機上啟用該網頁版日曆視圖，即可在 Outlook 日曆應用程式中查看計劃的截止日期。

其他日曆（非 Outlook）：Planner 產生的iCalendar來源可用於任何支援 .ics 來源的日曆應用程式。例如， Mac/iPhone 上的Apple 日曆、 Google 日曆等。一個用例：不使用 Outlook 的外部顧問仍然可以訂閱 Google 日曆上的排程來源以查看里程碑。或者，在公司內部，您可以將來源匯入顯示行事曆的公司內部網路。這種靈活性由iCalendar標準提供；它不僅限於 Outlook。當然，請務必注意 URL 的管理者：如果您將其貼到公開 Google 日曆中，任何查看該日曆的人都可能推斷出該連結。

Power Automate/ Graph ：更間接地講，如果公司需要更強大的功能，可以考慮自動化同步：例如，編寫一個Power Automate腳本，將截止日期發送到真實的 Exchange 日曆並發送邀請。不過，一般來說，支援且簡單的解決方案是手動iCal推送。

Planner 檢視：Planner 本身包含一個 行程檢視，可在行事曆（月視圖或排程檢視）中顯示任務。它類似於日曆，但位於 Planner 中。 Outlook 整合可讓您將該視圖匯入 Outlook，以實現更廣泛的協作。

主要優點：此互動可讓您在公司日曆中追蹤專案截止日期。這很有用，因為許多用戶都生活在他們的 Outlook 日曆中；在那裡查看 Planner 任務也有助於綜合時間管理。例如，如果我在 Planner 中有三個任務將於星期五到期，還有兩個會議，我將一目了然地看到所有內容，並能夠相應地安排自己。此外，對於管理人員來說，能夠在 Outlook 中啟用和停用多個專案日曆可以實現多專案概覽：我可以選擇計劃 A 和計劃 B 視圖，並比較工作量或避免在某些日子重疊任務。這是一種無需打開 Planner Web 應用程式即可使用Planner 資訊的便捷方式，特別是對於那些已經在 Outlook 中計劃一周的人來說。

c) 涉及的角色

日曆整合涉及的角色比其他功能少，因為它是可選的，並且是在客戶端（Outlook）進行的。但是：

計畫擁有者：此人可以啟用計畫的iCalendar來源的發布功能。如果擁有者未在排程設定中執行「發布，與任何人共用」操作，一般成員將看不到新增至 Outlook 的選項。因此，所有者在決定是否將計劃的日曆設定為可共享方面起著關鍵作用。發布後，所有者還可以透過選擇「不發布，保密」選項來撤銷發布。發布，保持私密）。這將使現有的iCal URL 失效，並停用已訂閱使用者的同步功能。本質上，所有者控制其計劃中此整合的切換。

計畫成員：訂閱源發布後，會員可以自由使用。他們可以檢索 URL（位於計劃選項中）並將其新增至日曆。您無需成為所有者即可訂閱；只需確保已發布即可。在典型情況下，擁有者啟動發布，然後透過訊息或通知將 URL 分享給成員，每個成員再將其匯入到自己的 Outlook 中。但是，成員無法修改訂閱源；例如，他們無法過濾顯示的任務所有帶有日期的任務都會顯示給所有人。但是，如果成員不需要此集成，他們可以選擇完全不使用它（不要將訂閱源貼到 Outlook 中）。

非會員（內部）使用者：如果將iCal連結分享給組織中不屬於該計劃的同事，他們仍然可以新增日曆並查看任務。訂閱源沒有權限控制： iCalendar就像一個靜態產生的檔案；它不驗證角色。因此，實際上，任何擁有 URL 的人，無論是否是會員，都可以看到內容。因此，如果您希望只有會員才能看到，則應將 URL 視為機密資訊。（注意：如果計劃的iCal URL設定為公開，內部用戶可能會發現它，並意外導航到帶有計劃 ID 的 ICS 端點，但如果沒有明確共享，這種情況發生的可能性極小。）

外部使用者（來賓） ：與非內部成員類似，來賓可以使用提供的iCal連結。但是，來賓的 Planner 和 Outlook 使用者介面目前受到限制。新增至方案中的來賓通常無法存取主辦單位組織的 Outlook 群組介面，因此他們必須手動取得 URL。取得 URL 後，他們可以將其新增至日曆用戶端（甚至 Gmail 等）並查看截止日期。請注意：任務名稱和詳細資訊將可見，因此最好僅將其提供給能夠看到它的使用者。

管理員：在治理層面，管理員可能想知道是否有辦法停用此功能（例如，如果公司不希望任務資料發佈到未經身份驗證的 feed 中）。在 Planner 2025 管理中心， iCalendar feed沒有專門的開關（這是使用者級功能）。但是，管理員可以培訓使用者如何安全地使用 URL。在高安全性環境中，甚至可能考慮不使用它來避免潛在的洩漏（儘管 GUID 很長，不太可能有人猜到 URL）。管理員也沒有主動角色：他們無法查看所有已發布的日曆，也無法集中訂閱它們。這是本地團隊的決定。

d) 企業應用的具體範例

個人規劃和時間管理：同時處理多個專案的專業人士可能難以在 Planner 中追蹤所有截止日期。將他們的日曆整合到 Outlook 中，他們將擁有一個統一的日曆。例如，John Smith 同時處理三個 Planner 計劃（專案 A、B 和 C），每個計劃都分配了多個任務，每個任務的截止日期各不相同。透過發布每個計劃的iCal來源並將其新增至 Outlook，John 可以看到：「週二 - 任務 X（專案 A）截止；週三 - 任務 Y（專案 B）和 Z（專案 C）截止。」這樣，他就可以分配時間，因為他知道週三有兩個截止日期。如果沒有這種集成，他將不得不定期手動檢查 Planner，或者忘記截止日期。現在，他的 Outlook 日曆將成為他所有職責的儀表板。

多團隊專案協調：管理多個團隊（每個團隊都有自己的 Planner 計劃）的專案經理可以重疊他們的日曆以避免衝突。例如，專案經理 Giulia Bianchi 負責監督開發和 QA 團隊，每個團隊都有自己的計畫。如果需要在開發之後進行測試（QA），Giulia 可以使用她的 Outlook Planner 日曆查看日期是否匹配：她可以同時查看「開發時間表」和「QA 時間表」日曆。注意到 QA 計劃在開發完成之前安排了任務，她會提前發現（因為日曆上的活動區塊異常重疊）並可以進行幹預以重新調整時間表。這是透過Planner+Outlook實現的輕量級投資組合管理的一個例子：無需使用 Microsoft Project，她就可以在公共日曆上直觀地比較不同的時間表。

與外部利害關係人溝通：經理可能希望與不使用 Planner 的客戶或高階主管分享專案里程碑。透過發布提要並將iCal連結發送給客戶，客戶可以在自己的日曆（例如 Google 日曆）中查看關鍵日期。例如，開發公司向客戶提供包含專案發布和審核日期的iCal提要。客戶將其添加到公司日曆中，以便在例如「 Beta 演示 - 9 月 15 日」到來時收到通知。這透明地涉及客戶，而無需授予他們 Planner 的完整存取權限（我們保持內部控制，僅共享截止日期）。當然，您需要確保只分享相關內容：如果目的是通知外部各方，最好為每個里程碑建立摘要任務（並避免包含詳細的內部任務）。

執行概述：在某些公司中，經理希望對專案有一個綜合的視圖，而無需深入研究各個任務的細節。經理可能在 Outlook 中擁有所有策略項目的高階行事曆（可能由自動 Planner 提供）。例如，總監 Luca Verdi 正在執行 5 項舉措：他將要求專案經理確保他們的 Planner 計劃包含「里程碑」活動，並為每個重要階段指定日期，發布提要，然後他將它們添加到 Outlook 中，並將日曆命名為「專案 Alpha - 時間軸」、「專案 Beta - 時間軸」等。因此，查看十月份，他可以立即看到是否有任何項目截止日期與其他項目重疊（例如，每個人都計劃在同一天上線，這是一個潛在的問題），並可以採取相應措施。這提高了治理能力，同時保持了 Planner 的操作簡便性。

個人提醒：如果客戶支持，團隊成員可以利用iCal推播接收關於截止日期的額外通知。例如，透過將 Planner 日曆新增至智慧型手機，他們可以將日曆應用程式設定為在每個事件發生前 X 天顯示通知。因此，如果 Planner 通常只在截止日期發送提醒郵件，用戶可以透過日曆提前最多 2 天收到提醒這是一個巧妙的效率提升小技巧。

在所有這些情況下，Planner-Outlook 整合都提高了任務和截止日期的可見度。無需重複資訊（任務在 Planner 中僅保留一次），它允許在不同的環境中查閱它們，從而適應用戶的工作流程並改善時間管理。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

目標是了解如何將 Microsoft Planner 日曆整合到 Outlook 日曆中，以便您可以直接在工作環境中查看任務截止日期。您將學習如何發布計劃日曆、獲取iCalendar連結並將其匯入 Outlook。我們將講解如何與 Microsoft 365 群組、Teams 和 SharePoint 進行交互，以及所涉及的角色和操作影響。練習包含真實的業務場景、生產力優勢和自我評估問題。最終目標是提供以整合方式管理任務和承諾的技能，從而改善規劃和協作。

操作步驟

發布 Planner 日曆

1. 使用你的 Microsoft 365 帳戶登入 https://tasks.office.com。

2. 從左側邊欄選擇所需的計劃

3. 點擊計劃名稱旁邊的三個點

4. 選擇 將計劃新增至 Outlook 行事曆

5. 在打開的視窗中，點擊發布以產生iCalendar鏈接

6. 複製生成的iCalendar鏈接

7. 確保您的計劃已連結到 Microsoft 365 群組

8. 檢查任務是否設定了截止日期

9. 如果需要，與團隊成員分享iCalendar連結。

10. 關閉發布視窗並返回 Planner 儀表板

將行事曆導入 Outlook

1. 打開 Outlook Web 或桌面並轉到日曆部分

2. 點擊新增日曆→來自互聯網

3. 貼上您之前複製的iCalendar鏈接

4. 為日曆指定一個可識別的名稱（例如「Project X Planner」）

5. 點選儲存完成導入

6. 確保日曆在左側邊欄中可見

7. 點擊日曆查看其內容

8. 打開覆蓋視圖以與其他日曆進行比較

9. 自訂日曆顏色以進行區分

10. 檢查具有截止日期的任務是否正確同步

管理角色以及與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

1. 確保您的計劃與 Microsoft 365 群組相關聯

2. 前往該群組的 SharePoint 網站 →文件部分

3. 開啟 Microsoft Teams → 連結到計畫的頻道 → Planner標籤

4. 也可以從 Teams →日曆標籤查看任務和截止日期

5. 從 Planner → Members檢查計劃存取權限

6. 計劃擁有者可以發布和編輯日曆

7. 成員可以在 Outlook 中查看匯入的行事曆

8. 任務的變更會自動反映在您的 Outlook 行事曆中。

9. 可以透過 Outlook 接收到期通知

10. 所有擁有 Microsoft 365 商業授權或更高版本的使用者均可使用此整合。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
將計劃新增至 Outlook 行事曆	計劃器 → 計劃名稱旁的 ...	發布您的計劃日曆並產生iCalendar鏈接
發布日曆	計劃器對話框	啟用行事曆共享
複製iCalendar鏈接	計劃器 → 日曆發布窗口	取得可貼到 Outlook 的連結
從網路新增日曆	Outlook → 行事曆 → 新增行事曆 → 來自互聯網	透過連結匯入外部日曆
指定日曆名稱	Outlook → 行事曆匯入視窗	自訂導入日曆的名稱
在覆蓋視圖中查看	Outlook → 檢視	直觀地比較多個日曆
自訂日曆顏色	Outlook → 行事曆 → 右鍵點選行事曆名稱	視覺上區分日曆
檢查同步	Outlook → 行事曆 → 檢視任務	檢查活動是否已更新
計劃成員管理	計劃者 → 計劃 → 成員	定義誰可以編輯或查看計劃
從 Teams 訪問	團隊 → 頻道 → 計劃器/日曆選項卡	查看 Teams 中的任務和截止日期

生產力效益

集中查看任務和截止日期

Planner 與 Outlook 之間的自動同步

更好的時間和優先管理

降低專案重疊的風險

Outlook 內建的通知與提醒

為團隊和個人提供更有效率的規劃

與 Microsoft 365 組和團隊集成

提高業務管理透明度

透過 Outlook 應用程式進行行動訪問

共享中更好的控制和安全

在實際商業環境中使用的想法

跨職能專案管理

專案經理可以將 Planner 計劃整合到 Outlook 日曆中，以協調不同團隊的截止日期。

企業活動企劃

人力資源團隊可以直接在共用行事曆中查看活動準備活動。

監控營運活動

部門經理可以即時追蹤分配給員工的任務。

自我評估問題

1. 發布 Planner 日曆的選項在哪裡？

2. 整合生成的連結的格式是什麼？

3. 如何將 Internet 上的行事曆新增至 Outlook？

4. Planner 中的變更會自動反映在 Outlook 中嗎？

5. 是否可以在一個地方顯示多個日曆？

6. 哪些角色可以發布 Planner 日曆？

7. 這種整合在哪些業務場景中有用？

8. 哪些 Microsoft 365 應用程式支援此功能？

9. 如何自訂內建日曆視圖？

10. 這種整合的主要優點是什麼？

所學內容總結

您已經學習如何將 Planner 行事曆整合到 Outlook 行事曆中，從而提高可見度和任務管理能力。您已依照步驟發布日曆、取得iCalendar連結並將其匯入 Outlook。您已經了解了與 Microsoft 365 群組、Teams 和 SharePoint 的互動以及管理中涉及的角色。實際場景向您展示如何在實際業務環境中應用此功能。關鍵命令使您能夠獨立且精確地工作。生產力優勢凸顯了整合規劃的重要性。使用建議和自我評估問題可協助您鞏固所學技能。現在，您可以協同使用 Planner 和 Outlook 來實現更有效的工作管理。

17. 將 Planner 與 PowerApps 集成

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a) 功能描述

將 Planner 計劃與PowerApps集成，您可以建立與 Planner 資料互動的自訂應用程式（幾乎無需程式碼或無需程式碼） 。 Microsoft PowerApps 是 Power Platform 的一部分，可讓進階使用者或一般開發人員建立透過連接器連接到各種資料來源的 Web 或行動應用程式。 Planner 具有預先定義的連接器（在 PowerApps 和 Power Automate 中均有），可讓您讀取、建立和更新任務、計劃和群組。本質上，Planner 計劃可以作為自訂應用程式的後端，該應用程式實現標準 Planner 介面未涵蓋的特定業務邏輯。

工作原理：

使用 PowerApps（例如 Canvas 應用程式），應用程式建立者可以使用Microsoft Planner 連接器新增「Planner」資料來源。此連接器一旦透過 Microsoft 365 憑證進行驗證，即可存取ListPlans () （使用者可用的計畫清單）、 ListTasks () （特定計畫內的任務）、 CreateTask和UpdateTask等操作。在應用中，這些呼叫可以像函數一樣執行，從而即時獲取任務資料。

通常，整合是透過將 PowerApps 和Power Automate結合來實現的：可以將邏輯委託給在 Planner 中執行複雜操作的流程，這些操作由應用中的事件觸發。例如，在 PowerApps 應用程式中按下「建立任務」按鈕，可以觸發一個使用「 Planner - 建立任務」操作的流程，將任務新增至計畫中。如果您還想處理後續操作（例如透過電子郵件通知任務已創建，或更新單獨的資料庫），則建議使用此方法。

一旦 PowerApps 應用程式連接到 Planner，應用程式的最終用戶就可以在不同的 UI 中查看 Planner 資料。例如，您可以建立一個卡片（圖庫），顯示計劃中特定儲存桶中的所有任務，並包含特定欄位和自訂樣式（顏色、標誌）。使用者可以選擇一個項目，並在專門設計的表單中查看詳細資訊。他們還可以編輯欄位（例如，更改狀態或添加註釋）並保存應用程式會透過連接器將這些變更傳送到 Planner，從而更新計劃中的實際任務。

整合功能還可讓您將Planner 資料與同一應用程式中的其他資料進行交叉引用。例如，PowerApps 可以從 Planner 取得任務名稱，並將其與外部資料庫（例如 ERP 中的客戶 ID）中的資訊結合，從而建立統一的視圖。這項功能非常強大，因為它彌補了所有功能上的不足：Planner 本身可以追蹤任務，但如果我們想將自訂欄位（例如成本或地址）與每個任務關聯起來（基礎版 Planner 不支援），我們可以建立並行管理這些任務的應用，同時仍保持 Planner 中的任務保持一致。

簡而言之，Planner-PowerApps 整合可讓您：基於 Planner 任務創建更多特定於場景的介面，圍繞任務添加業務邏輯（驗證、多層步驟、與其他系統的關聯），為行動或現場用戶提供與計劃互動的簡化方式，同時將 Planner 作為集中資訊和協作的底層系統。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

此整合影響多個 Microsoft 元件：

Power Automate ：在資料整合方面，它幾乎與 PowerApps 密不可分。使用 Power Automate，您可以建立回應 Planner 中事件（例如， 在 Planner 中建立任務時，執行 X ）或其他系統中事件的流程，並寫入 Planner（例如， 當 SharePoint 清單中出現某個項目時，在 Planner 中建立任務 ）。例如，您可以在 ITSM 系統中指派工單時自動建立計畫中的任務。此外，如果我們建立一個應用程序，例如透過表單輸入一系列重複任務，我們可以讓該應用程式呼叫一個流程，該流程可同時在 Planner 中產生多個任務。

Microsoft Teams ：PowerApps 可以作為選項卡（個人應用程式或頻道標籤）整合到 Teams 中。一個有趣的場景是創建一個 Teams應用，作為Planner 的高階儀表板。例如，一個 Teams應用程式可以顯示任務圖表（可能也使用 Power BI）並允許快速執行任務操作（透過 PowerApps）。此應用程式將在背景連接到 Planner。因此，團隊成員可能永遠不會打開標準的 Planner 介面，而是使用 Teams 中的自訂應用，但仍然可以使用相同的 Planner 資料。這體現了體驗的靈活性。

Dataverse / SharePoint / 其他資料：常見的整合方式是利用外部資料豐富 Planner。如果我們有一個包含人口統計資訊的資料庫（例如 Dataverse）， PowerApp可以同時顯示 Planner 數據和這些數據，並提供上下文資訊。例如，在一個培訓管理應用程式中， Dataverse 中可能有一個可用課程列表，而 Planner 中則有已完成的註冊任務；該應用可以將兩者結合起來，顯示哪些課程已到期，並透過 Flow 自動建立註冊任務。

Power BI ：與 PowerApps 無直接關係，但值得一提的是，Planner 資料可以透過 Power BI 進行分析（ O365 Planner 提供內容包，或透過Graph API提取）。企業可以創建KPI 來監控各項計畫的進度。如果分析發現問題（例如延遲、工作量不均衡），PowerApps 可以提供介入選項（透過專用介面重新平衡任務）。所有這些構成了一個整合的流程：分析（BI）-> 操作（App）-> 更新資料（Planner）。

Microsoft Graph API ：PowerApps 與 Power Automate 皆在背景使用 Microsoft Graph API來操作 Planner。如果需要進行更廣泛的自定義，開發人員可以繞過 PowerApps，編寫一個自訂應用程式（使用 C#、Python 等語言）來直接呼叫Graph 。但使用 PowerApps，大部分操作已經透過連接器完成。

優勢：與 PowerApps 平台的主要互動意味著您可以使用 Planner 作為任務引擎，快速建立客製化解決方案。這意味著：

客製化使用者介面：例如，為現場客服人員打造一個簡化的行動應用程序，他們只需看到三個按鈕即可記錄服務，這與在技術支援計劃中創建 Planner 任務基本相同。這克服了 Planner 行動應用程式的任何局限性（儘管存在局限性，但可能不適合特定的工作流程）。

流程整合：PowerApps 可以驅動多步驟流程。例如，在一個審批流程中，需要將 Planner 任務從一個部門傳遞到另一個部門；應用程式可以新增一個「移至下一階段」按鈕，該按鈕可以在後台更改 Planner 中的儲存桶或重新分配任務，並通知下一個團隊。 Planner 本身沒有這種工作流程概念，但應用程式可以透過使用 Planner 作為狀態儲存庫來實現。

擴展 Planner 的功能：如果您需要額外的欄位（例如，每個任務的「預期費用」），該應用程式可以預測該輸入並並行保存資料（在任務標題/描述或其他來源中），這是標準介面不允許的。

整合資訊：在銷售等領域，銷售代表可能希望在執行 Planner 任務「向客戶 X 發送報價」的同時，還能查看 CRM 系統中客戶 X 的收入資料。應用程式可以在一個螢幕上同時顯示這兩種類型的資料（來自 Planner 的任務和來自 CRM 的資料），從而優化使用者體驗。

簡而言之，PowerApps 為「增強」 Planner 用例打開了大門，最終用戶甚至可能沒有意識到 Planner 的存在，但可以利用它的結構和協作整合。

c)涉及的角色

要建立和使用 Planner 與 PowerApps 的集成，有兩個不同的角色：

PowerApps 開發者/開發人員：此人負責設計和實作應用程式（可以是技術精湛的團隊成員或 IT 專業人員） 。此角色需要相應的授權（對於具有標準連接器（例如 Planner）的 Canvas 應用，標準 Microsoft 365 授權就足夠了，因為 Planner 連接器是「標準」的，而不是高級的）。開發者必須能夠存取相關的 Planner 資料通常，至少在開發期間，他們是計劃本身的成員或所有者，才能測試呼叫。從權限的角度來看，開發者將使用自己的身分或服務身分連接到 Planner 連接器：開發通常使用使用者帳戶連線（因此可以看到該使用者有權存取的計劃）。如果該應用程式將由其他人使用，您可以設定每個使用者使用自己的憑證存取 Planner（委派存取）這是最常見的情況或者，在特定情況下，使用對所有必要計劃具有權限的服務帳戶（出於審計原因，不建議這樣做）。開發者還負責與適當的最終用戶共享應用程序，並可能管理 Power Platform 環境（如有必要，在預設環境以外的環境中創建它）。

Power Platform/M365 管理員：如果應用程式部署在企業範圍內，管理員可能需要監控連接器的使用情況。 Planner 連接器沒有額外的成本或限制，但管理員可能需要強制執行資料遺失防護 (DLP) 策略，以防止屬於不同類別的連接器相互交互（例如，如果 Planner 被歸類為企業服務而另一個連接器是公共的，則他們可能禁止在同一個應用程式中混合使用它們）。幸運的是，Planner、SharePoint 等通常都屬於同一個內部類別，因此不存在任何障礙。如果環境有限制，管理員可能需要批准某些連接，但通常使用者可以自行連接 Planner。傳統的 IT 管理員（Exchange/SharePoint 管理員）不會直接參與此上下文，除了授予 PowerApps 許可證並確保相關使用者可以建立應用程式之外。如果整合是正式專案的一部分，則可能會有 PowerApps 卓越中心或管理員監督的開發團隊參與其中。就 Planner 角色而言，Planner 管理員本身不會進行幹預；如果需要向註冊的應用程式授予特殊權限（在 Direct Graph的情況下，但使用連接器，這一點尚不清楚），也許 Azure AD 管理員會進行幹預。

計劃所有者/成員（最終用戶） ：這些是整合應用程式的預期用戶。從他們的角度來看，計劃成員將使用 PowerApps 應用程式而不是（或除了）標準 Planner 介面來執行某些任務。例如，成員在其智慧型手機上訪問該應用程序，可以輕鬆查看他們的任務並透過點擊來更改他們的狀態。此使用者顯然必須對底層 Planner 計劃擁有權限（如果他們不是該計劃的成員，則使用其憑證的連接器將看不到任何內容或無法在計劃中建立任務）。因此，該應用程式通常分發給Planner 中的相同使用者。在您希望非成員能夠建立任務的情況下，您可以讓應用程式使用服務帳戶，但任務將顯示為由該帳戶創建，並且必須謹慎管理（這超出了標準角色的範圍）。因此，作為一般規則，經典的 Planner 角色（所有者、成員、來賓）仍然有效。如果應用程式顯示顯示計劃 X 的所有任務，則會員使用者將看到它們，而未加入該計劃的使用者將看不到它們。

來賓作為應用程式使用者：如果應用程式已與外部來賓共享，並且 Planner 連接器支援來賓，外部來賓也可以使用該應用程式（通常，來賓只能透過Graph訪問他們所添加的計劃；如果他們打開應用程式並使用其來賓帳戶登錄，則應該可以看到他們所屬計劃的任務）。跨租戶應用共享需要配置，但技術上可行。在培訓場景中（例如，培訓外部經銷商），也可以將應用程式提供給來賓，並且任務將駐留在新增這些來賓的計畫中。

訪客：在 PowerApps 的上下文中，「訪客」的概念並不適用，因為只有至少擁有資料讀取權限的使用者才能在應用程式中查看資料。如果不授予非會員使用者至少「來賓」角色，就無法保證「該非會員使用者仍可看到任務」。因此，Planner 中的「訪客」概念並不適用於此。

最終，角色決定了誰可以建立整合（擁有適當權限的創建者）以及誰可以使用整合（應用程式將與之通訊的計畫成員/訪客）。治理確保資料在應用程式中組合時不會意外地離開公司邊界。

d) 企業應用的具體範例

現場工作人員的應用程式：一個典型的例子是一家擁有現場技術人員的維護公司。這些技術人員需要在客戶站點之間移動時接收任務並更新狀態。使用 Planner 的原生行動應用程式可能過於通用或需要太多步驟。相反，可以建立一個名為「今日維護」的行動PowerApp ，它只向每位技術人員顯示當天指派給他們的 Planner 任務，並包含客戶地址（從另一個資料庫取得）和一個醒目的「完成」按鈕等詳細資訊。當技術人員到達並完成工作後，他們會在應用程式中點擊「完成」；後台的PowerApp會呼叫 Planner 連接器將該任務標記為已完成，甚至可能啟動一個流程通知經理。這使得狀態更新能夠即時且量身定制。例如， Contoso就實現了這一點：調度員在「幹預」Planner 計畫中建立維護任務並分配給技術人員；技術人員可以使用客製化的應用程式即時查看和完成自己的工作，而無需在 Planner 上搜尋數十個其他同事的任務。這消除了紙本表格的使用，並將流程與中央監控系統整合在一起。

培訓管理：在「PowerApps Training for Office」的背景下，設想一個內部培訓入口網站。例如，一家公司想要管理員工的必修培訓課程註冊狀況。他們可以使用 Planner 計劃，其中每門課程都是一項活動，每個人都有一個子任務，但單純使用 Planner 並不理想。因此，他們創建了一個「培訓追蹤器」 PowerApp ：該應用程式會從課程清單（在 SharePoint 或 Dataverse 中）和 Planner「培訓」計劃中提取員工任務。當員工從該應用程式註冊課程時，系統實際上會在 Planner 中建立任務，例如在 [日期] 之前完成課程 Y ，並將其指派給該員工。在同一應用程式中，員工可以看到已分配課程清單（來自 Planner），其中包含完成百分比。如果員工在課程結束時點擊標記為已完成，該應用程式會呼叫Planner 中的 更新任務 來設定完成狀態，並可能將結果插入為評論（透過 Flow）。人力資源經理可以透過應用程式的另一個畫面查看誰完成了哪些任務的報告（交叉引用了來自 Planner 和課程資料庫的數據）。此場景展示了 Planner 如何提供任務分配和追蹤引擎，但使用者體驗完全根據人力資源需求量身定制，兼具企業品牌形象和非技術人員的易用性。最終，一個內部培訓系統將Planner 的優勢（任務分配和團隊可見性）與客製化課程管理系統完美結合。

內容審批和工作流程：假設一個行銷團隊正在製作內容（文章、社群媒體貼文、影片）。他們可能會使用 Planner 來追蹤每個內容的創作、審核和發布階段。然而，工作流程可能需要更多步驟，Planner 無法輕鬆處理。這時， PowerApp便會發揮作用：該應用程式會顯示一個新內容的申請表（產品經理可能會填寫）；提交後，Flow 會在 Planner 中創建一個新任務撰寫關於 X 的文章，並分配給文案撰寫人。文案撰寫人會在應用程式中看到該要求的「待撰寫」部分，並可以直接從應用程式中附加草稿（應用程式可能會在背景將其上傳到 SharePoint 並連結到該任務）。一旦標記為就緒，Flow 會將任務重新指派給審查者，並將儲存桶變更為「審核中」。應用程式中的審閱者會在「待審批」部分看到該內容，開啟附件，透過應用程式向 Planner 新增評論並批准。最後，Flow 發佈內容並關閉任務。所有這些工作都以 Planner 為骨幹（任務從一個人傳遞到另一個人），並以PowerApp作為引導式前端，確保每個角色在每個階段只看到自己需要做的事情。該解決方案提高了流程合規性，減少了錯誤（例如，忘記將任務交給下一個人），並充分利用了 Planner 的追蹤和多用戶分配功能。

互動式專案儀表板：專案經理可能希望更全面地了解計畫的狀態：例如，帶有圖表的儀表板（有多少任務已完成、有多少任務已逾期）以及新增狀態註釋、更新優先順序等的功能。您可以建立一個 PowerApps 頁面（可能整合到 Teams 中）來顯示儀表板：按狀態顯示的任務餅圖（透過連接器將當時的任務加起來獲得）、 5 個最緊急任務的清單（按截止日期篩選）以及旁邊的「匯出報告」按鈕，該按鈕可以觸發 Flow 透過電子郵件發送摘要 PDF。這種類型的應用程式不適用於密集輸入，而適用於整合的視覺化和快速操作。專案經理和利害關係人可以查閱它以快速了解專案概況，並可能與其互動以進行小的調整（例如，透過應用程式中的日曆控制項移動截止日期並向 Planner 發送更新）。這就像為專案創建一個迷你門戶，無需程式碼即可創建，並使用 Planner 作為底層資料庫。

與外部系統整合：一些公司可能擁有遺留系統或行業專用系統。假設一家公司希望將網站上的報告與 Planner 整合。他們無需開發新應用，而是使用 PowerApps入口網站（或以公開模式提供的簡單PowerApp ）：外部客戶填寫報告表單（例如，支援請求）。這會透過 Power Automate 在 Planner 上建立包含所有資訊的工單（「 HelpDesk 」計畫）。內部技術人員照常在 Planner 上管理工單。然後，客戶可能仍可以透過套用輸入代碼（該代碼對應於 Planner 上的任務 ID，可透過Graph取得）來檢查狀態。雖然這超出了傳統組合的範疇，但它展現了潛力：即使在發起者/用戶不在 Office 365 上的情況下，Planner 也可以充當任務管理器，這要歸功於使用 PowerApps/ Powr Automate 創建的介面作為橋樑。

這些範例展示了與 PowerApps 的整合如何使Planner 的使用變得極其靈活。有特定需求的公司可以自行設計解決方案，而無需犧牲 Planner 中任務的優勢（透明度、與 Teams/Outlook 整合、輕鬆分配）。它支援行動性、自動化以及與其他資料場景的集成，超越了 Planner 的原生功能。最終，Planner 可以被視為一種即用型任務管理服務，透過 PowerApps 和 Power Automate，它可以插入到任何業務流程中，從最簡單到最複雜，從而加快流程並打破工具之間的障礙。正如最近的案例研究所述，將 Planner 連接到 PowerApps 有助於公司消除瓶頸，實現即時更新，並在任何地點保持一致的專案可見性。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

目標是了解如何將 Microsoft Planner 計劃整合到使用 PowerApps 建置的自訂應用程式中，從而允許您直接從自訂介面查看、建立或更新任務。您將學習如何透過 Microsoft Graph 將 Planner 連接為資料來源，使用Power Automate 自動化流程，以及如何設計互動式螢幕。課程將講解所涉及的角色、與 Teams、SharePoint 和 Microsoft 365 Groups 的交互，以及用於建立自訂業務解決方案的命令。練習包含實際場景、生產力提升和自我評估問題。最終目標是提供創建利用 Planner 作為營運引擎的業務應用的技能。

操作步驟

建立連接到 Planner 的PowerApps應用

1. 使用您的 Microsoft 365 帳戶登入 https://make.powerapps.com。

2. 點擊建立 → 空白畫布應用程式

3. 為您的應用程式命名並選擇佈局（手機或平板電腦）

4. 前往資料 → 新增資料來源

5. 選擇「連接器」 →搜尋並新增Microsoft 365 群組

6. 也加入Microsoft Planner 連接器（預覽版）

7. 插入圖庫查看計劃的活動

8. 將庫的 Items 屬性設定為Planner.ListTasks (" Plan_ID ")

9. 新增標籤以顯示標題、到期日、完成百分比

10. 保存並發布應用程式以在公司環境中進行測試

使用 Power Automate 實現流程自動化

1. 前往 https://make.powerautomate.com

2. 點選建立 → 自動化流程

3. 選擇一個觸發器，例如 在 SharePoint 中建立新專案時

4. 新增「在 Planner 中建立任務」操作

5. 選擇目標規劃器群組和規劃

6. 映射欄位：標題、到期日、受讓人

7. 新增「發送團隊通知」操作以通知經理

8. 儲存並啟動流程以使用真實資料進行測試

9. 驗證任務是否在 Planner 中正確創建

10. 從「運行歷史」監控流程執行情況

管理角色以及與 Microsoft 365 的交互

1. 計劃器擁有者可以建立和編輯任務

2. Microsoft 365 組成員可以檢視和更新數據

3. PowerApps 開發人員可以設計與 Planner 連接的應用程式

4. IT 管理員可以從 Azure AD 管理權限和連接器

5. 從 PowerApps 建立的任務也可在 Teams → Planner 中看到

6. 活動變化會即時反映在所有連接的應用程式上。

7. 資料也可以從 SharePoint 或 Dataverse 儲存或讀取

8. 可以透過 Outlook 或 Teams 發送通知

9. 它適用於擁有 Microsoft 365 商業授權或更高版本的使用者。

10. 應用程式可以與整個組織或特定團隊共享

營運應用場景

技術援助

技術支援團隊希望透過 PowerApps 表單管理客戶請求，並在 Planner 中自動建立任務。

🔹 命令：PowerApps→新增計劃器連接器
將應用程式連接到活動計劃。

🔹 指令：Power Automate → 在 Planner 中建立任務會
自動從填寫的表單建立任務。

🔹 指令：團隊→規劃器→檢視任務
技術人員可以直接在團隊中檢視已指派的任務。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
建立畫布應用	PowerApps → 建立 → 畫布應用	開始建立自訂應用程式
新增資料來源	PowerApps → 資料 → 新增資料來源	將 Planner 和 Microsoft 365 群組連接到應用
插入圖庫	PowerApps → 插入 → 圖庫	在介面中查看計劃活動
設定項目屬性	PowerApps → 圖庫 → 項目	定義圖庫的資料來源
建立自動化流程	Power Automate → 建立 → 自動化流程	啟動流程以從外部事件建立活動
新增「建立活動」操作	Power Automate → 新增操作 → 計劃器	在 Planner 計劃中建立新活動
發送 Teams 通知	Power Automate → 新增操作 → 團隊	通知團隊成員新的活動
應用權限管理	PowerApps → 分享	定義誰可以使用該應用
查看 Teams 中的活動	團隊 → 頻道 → 規劃器選項卡	顯示 PowerApps 建立的任務
流量監控	Power Automate → 運行歷史記錄	檢查自動化流程的結果

生產力效益

快速存取自訂應用程式中的活動

自動化 Planner 與其他應用之間的工作流程

減少任務建立中的手動錯誤

提高請求和任務的可追溯性

自動通知以提高團隊回應能力

與 SharePoint、Teams、Outlook 和 Dataverse 集成

營運活動的集中可視化

為特定角色自訂介面

透過 PowerApps 應用程式進行行動訪問

權限和共享的精細控制

在實際商業環境中使用的想法

內部 IT 請求管理

程式允許員工提交請求，這些請求會轉換為 IT 團隊的 Planner 任務。

HR入職任務追蹤
使用應用程式透過 Planner 自動向新員工指派任務。

生產中的品質管制

操作員從 PowerApps 完成清單並產生糾正措施的 Planner 任務。

自我評估問題

1. 如何將 Planner 連接到PowerApps應用程式？

2. 哪個連接器可以存取 Planner 計劃？

3. 如何在 PowerApps 庫中查看任務？

4. 哪個命令允許您從流程建立活動？

5. 如何從 Power Automate 發送 Teams 通知？

6. 整合管理涉及哪些角色？

7. 我可以在哪裡查看 PowerApps 建立的任務？

8. 在此上下文中，哪些 Microsoft 365 應用程式與 Planner 互動？

9. 如何監控流程的執行？

10. 這種整合在哪些業務場景中有用？

所學內容總結

您已學習如何將 Microsoft Planner 與 PowerApps 整合以建立自訂業務解決方案。您已按照步驟將 Planner 連接為資料來源、設計使用者介面並使用 Power Automate 實現流程自動化。您了解了與 Microsoft 365 群組、Teams 和 SharePoint 的互動以及管理中涉及的角色。實務場景向您展示如何在 IT、人力資源和製造等實際環境中應用此整合。關鍵命令使您能夠自主且精確地操作。生產力優勢凸顯了整合生態系的重要性。使用建議和自我評估問題可幫助您鞏固技能。現在，您可以設計利用 Planner 作為其營運引擎的應用程式。

第三章 -平面圖檢視方法與工具

1.存取 Microsoft Planner 應用程式

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a)功能描述

簡化的多設備存取。 Microsoft Planner 是一款雲端應用程式：無需本機安裝，可使用 Microsoft 365 公司憑證存取。存取方式通常透過Web 瀏覽器進行，方法是登入 Office 365 門戶，然後從應用程式啟動器（「華夫餅」）中選擇 Planner 圖示。開啟應用程式後，使用者可以建立新計畫、分配任務並與同事即時協作。除了 Web 之外，Planner 還可以在 Microsoft Teams 中使用（透過Planner 的任務和待辦事項應用）以及透過專用行動應用程式使用，從而確保 PC、Mac、平板電腦和智慧型手機之間的操作連續性。簡而言之，無論使用者在哪裡存取他們的 Microsoft 365 帳戶，他們都可以使用 Planner 來組織團隊的工作。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

整合到 Microsoft 生態系統。 Planner與其他 Microsoft 365 服務緊密整合，讓您更輕鬆地存取與分享資訊：

Microsoft Teams：如上所述，Planner 與 Teams 整合。每個計劃都可以作為選項卡添加到 Teams 頻道中，讓團隊成員在 Teams 對話期間直接與任務互動。此外， Teams Tasks應用程式將 Planner 和 To Do 中的所有個人任務匯總到一處，讓您無需離開 Teams 即可輕鬆管理任務。

Outlook（Microsoft 365 群組）：建立 Planner 計畫時，實際上是在建立和使用Microsoft 365 群組（如果尚未存在）。這會自動產生共用郵箱和群組行事曆。雖然 Planner 本身在 Outlook 中沒有介面，但可以透過訂閱計劃的iCalendar來源將計劃的日曆與 Outlook 同步，從而使截止日期和任務顯示為日曆事件（此操作需要手動完成，因為計劃的日曆預設不會自動顯示在 Outlook 中）。

待辦事項： Planner 透過顯示「指派給我」的任務與 Microsoft To Do 整合。用戶可以打開「待辦事項」並找到一個列表，該列表匯總了 Planner 計劃中所有分配的任務，使他們能夠管理日常個人承諾以及團隊活動。

Office Suite 和 SharePoint：由於基於 M365 Groups，Planner 計劃與 SharePoint 和 OneDrive 共用檔案空間。新增至任務的附件可以來自OneDrive/SharePoint ，也可以從裝置上傳：無論哪種情況，附件都會儲存在與該計畫關聯的SharePoint 網站的文件庫中。這意味著，例如，附加到任務的文件可以透過 SharePoint（或群組的「文件」部分）立即供所有成員使用。同樣，每個計劃都有一個連結的OneNote 筆記本（位於群組的 SharePoint 網站上），可從 Planner 中的「筆記本」標籤存取：如果團隊想要記錄結構化筆記，他們可以使用 OneNote，並且知道它是該計劃工作組不可或缺的一部分。

Power Platform： Planner 提供 Power Automate (Flow) 連接器，用於建立自動化工作流程（例如，自訂通知、從表單自動建立任務等），並與 Power BI 集成，用於高級任務資料分析。此外，還可以連接Power Apps ：例如，您可以透過可用的 API 和連接器建立讀取或寫入 Planner 任務的自訂應用程式。

簡而言之，Planner 並非一個孤立的工具：它與 Teams、Outlook/Exchange、SharePoint/OneDrive、OneNote 以及其他服務相連接，提供整合式體驗。使用者可以在 Planner 中建立任務，在 Teams 中討論，從 SharePoint 附加文件，截止日期也會顯示在共用日曆中這一切都歸功於 Microsoft 365 應用之間的無縫互動。

c) 涉及的角色

誰可以存取和管理 Planner？使用 Planner 涉及具有不同權限的不同角色：

管理員（租用戶/IT 管理員）： Microsoft 365 管理員在組織層級對 Planner 擁有全面控制權。幸運的是，許多 Office/Microsoft 365 授權（Business Essentials、Standard、E1/E3/E5 等）預設啟用 Planner ，因此通常無需安裝。但是，管理員可以管理某些設置，例如是否允許將來賓添加到計劃中（取決於租戶級別的Microsoft 365 群組 - 來賓存取設定）。此外，使用 Microsoft 365 群組原則，管理員可以控制誰可以建立新計劃（實際上，誰可以建立底層 Microsoft 365 群組）。通常，公司可能會將新群組（以及新的 Planner 計劃）的建立限制為特定人員或角色，以維護治理。管理員無權存取所有計劃的內容（他不會自動出現在計劃中），但可以透過管理工具進行幹預（例如，從與群組關聯的計劃中恢復數據，或根據要求刪除群組/計劃）。

計畫（和群組）擁有者：當使用者在 Planner 中建立新計畫時，他們將成為計畫擁有者。這與擁有關聯的 Microsoft 365 群組本質上相同。所有者對計劃擁有完全控制權：他們可以新增或刪除計劃成員、邀請外部來賓、更改計劃名稱以及刪除計劃及其關聯的群組。如果計劃是「私有的」（僅受邀成員可見），則只有所有者可以向計劃添加成員。如果計劃是「公開的」（在組織內部可見），則所有者仍然可以管理成員，但任何內部使用者都可以獨立加入計劃（並成為成員）。

成員：計劃成員通常是組織內部新增到計劃 M365 群組的內部同事。每個成員都可以在該計劃中建立、檢視、編輯和完成任務。在 Planner 中，成員權限沒有區別：所有成員（非來賓）都可以新增儲存桶、建立新任務、將任務分配給其他人、新增標籤、附加檔案以及撰寫評論。預設情況下，標準成員還可以編輯計劃詳細資訊（例如描述、名稱和顏色）本質上，該計劃是一種點對點協作，但所有者可以執行的管理操作（使用者管理、計劃刪除）除外。內部成員會收到來自 Planner 的電子郵件通知（例如，當他們被指派到新任務時），並且可以在 Planner 的計畫清單中查看該計畫。

來賓：如果管理員啟用了該功能，且群組擁有者已將組織外部的使用者（例如，電子郵件地址不在公司網域內的合作夥伴公司員工）新增為來賓，則可以邀請他們加入計畫。來賓使用者會收到一封邀請電子郵件，接受邀請後，可以透過直接連結或使用與其電子郵件地址關聯的 Microsoft 帳戶透過planner.office.com存取 Planner 計畫。來賓的協作能力幾乎與內部成員一樣好：他們可以建立和刪除任務和儲存桶、編輯其詳細資訊、標記已完成內容以及新增評論。但是，也存在一些限制：例如，來賓不能邀請其他使用者或為計劃新增成員，也不能刪除整個計劃。他們也無法收到所有電子郵件通知（Planner 不會向來賓發送已指派任務的提醒電子郵件）。只有在管理員授予來賓存取群組 SharePoint 檔案的一般權限後，來賓才能附加文件。實際上，來賓被視為對任務具有操作權限但存取權限受控的外部協作者。

訪客： Planner 中的「訪客」一詞並不像 SharePoint 中那樣指示特定角色。訪客可以理解為查看公共計劃但不屬於活躍成員的人。對於公共（內部）計劃，任何業務使用者都可以開啟計劃並以唯讀方式查看任務（只要該計劃對組織保持公開）。但是，如果他們想要互動（例如，更新或分配任務給自己），則需要以成員資格加入。在企業環境中，計劃通常僅對受邀成員保密，因此「訪客」一詞很少見。如果計劃是私有的，則成員之外的任何人都看不到它；如果它是公開的（公司範圍內可見），非成員在加入之前將被視為查看者/訪客。簡而言之，Planner 提供活躍成員/貢獻者角色，而不是只讀角色。

d) 企業應用的具體範例

規劃器的存取和使用場景。

開啟新專案： XYZ 公司啟動了一個新的跨職能專案。專案經理透過 Office 365 入口網站建立 Planner 計劃，並新增所有專案團隊成員。由於整合功能，參與者會立即透過 Outlook 收到已新增至群組的通知。其中一位成員（例如行銷人員）可以直接從 Teams存取 Planner ，因為專案經理已將 Planner 新增為專案 Teams 頻道中的一個標籤。無需離開 Teams，每個人都可以開始新增任務和截止日期。體驗非常流暢：使用者甚至可以在會議期間使用行動應用程式快速添加討論中出現的任務。此範例展示如何隨時隨地存取 Planner ，並利用現有工具（Teams、Outlook）來促進協作。

引進外部協作者：一家顧問公司正在為客戶管理產品發布計畫。在獲得 IT 部門的同意後，他們邀請外部傳播機構的代表作為Planner 計劃的訪客。該訪客會收到一封電子郵件，並在接受邀請後，透過客戶組織的專用 URL 存取該計劃（使用訪客帳戶）。在該計劃中，訪客可以建立與廣告活動相關的活動，並附加必要的圖形檔案。 IT 管理員已啟用訪客文件共享功能，因此訪客可以上傳 PowerPoint 簡報；該文件會自動儲存在專案的 SharePoint 網站上。所有內部用戶都可以在 Planner 中檢視和開啟該附件。借助訪客角色，該公司能夠積極地讓外部合作夥伴參與其 Planner，同時保持安全性（有限的權限）和可追溯性（所有更改均記錄在計劃範圍內）。

透過公共計畫實現跨團隊可見性：在一個規模較小的組織中，經理決定在公司內部創建一個公共的「企業路線圖」規劃器，並將主要的季度計畫列為任務。所有員工，即使未明確添加，都可以從其規劃器中存取此計劃（使用「所有計劃」功能，他們可以搜尋並找到公共計劃）。例如，新員工可以從入口網站存取規劃器，發現「企業路線圖」計劃，並查看各種計劃的狀態有效地充當知情訪客。如果他們中的一些人將來有所貢獻，經理可以將其提升為該計劃的成員。此場景說明如何將規劃器用作高可見性專案的開放內部公告欄（儘管這並非其主要功能，其主要功能仍然是團隊任務的營運管理）。

針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

目標是了解如何根據您的角色和業務環境正確存取 Microsoft Planner 應用程式並查看可用的計劃。您將學習如何使用不同的存取方式（Web、Teams 和行動裝置）、在計劃之間導航、查看任務以及與相關的 Microsoft 365 應用程式互動。課程將講解所涉及的角色、與 Outlook、SharePoint 和 Microsoft 365 群組的交互以及用於管理計劃視圖的控制項。練習包含實際場景、生產力優勢和自我評估問題。最終目標是提供有效且無縫地存取和查看 Planner 的技能。

操作步驟

透過 Web 存取 Microsoft Planner

1. 前往 https://tasks.office.com

2. 使用你的 Microsoft 365 帳號登入

3. 在儀表板中查看最近或收藏的計劃

4. 點擊計劃以打開它並查看活動

5. Board視圖按儲存桶查看活動

6. 圖表視圖來分析任務狀態

7. 使用「日程表」視圖查看日曆截止日期

8. 點擊某個活動即可開啟其詳細資料並進行編輯。

9. 使用篩選器僅查看指派給您的任務

10. 將計劃添加到收藏夾以便快速訪問

從 Microsoft Teams 存取 Planner

1. 開啟 Teams 應用並前往所需的團隊頻道

2. 點擊 + 將卡片加入頻道

3. 從可用應用程式中選擇Planner

4. 選擇現有計劃或建立新計劃

5. 直接在「計劃器」標籤中查看任務

6. Board視圖按儲存桶管理任務

7. 直接從 Teams 向團隊成員分配任務

8. 接收頻道活動變化通知

9. 無需離開 Teams 即可與任務交互

10. 自動與 Planner Web 同步更改

從行動裝置存取 Planner

1. 從 App Store 或 Google Play下載Microsoft Planner應用

2. 開啟應用程式並使用您的 Microsoft 365 帳戶登入。

3. 在主畫面上查看可用的計劃

4. 點擊計劃即可打開並查看活動

5. 使用行動視圖滾動瀏覽儲存桶

6. 點按活動即可編輯或評論

7. 使用篩選器僅查看指派給您的任務

8. 截止日期和更新的推播通知

9. 與 Planner Web 和 Teams 同步更改

10. 離線工作，一旦連線即可同步。

營運應用場景

即時專案管理

分散式專案團隊透過 Teams、Web 和行動裝置存取 Planner 來即時管理任務。

a) 命令：團隊 → 頻道 → 計劃器標籤
可讓您直接在頻道中檢視和編輯任務。

b) 命令：Web Planner → Schedule View
幫助您規劃截止日期並查看您的工作量。

c) 命令：行動應用程式→推播通知
允許團隊成員即使離開辦公室也能收到更新。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
存取規劃器 Web	https://tasks.office.com	查看並管理 Planner 計劃
儀表板視圖	網頁規劃師 → 規劃 → 佈告欄	按存儲桶組織活動
圖表視圖	Web 規劃器 → 計劃 → 圖表	分析活動狀態
程式視圖	Web Planner → 計劃 → 日程安排	查看日曆上的截止日期
將計劃添加到收藏夾	Web Planner → 計劃 →	快速存取最受歡迎的計劃
從 Teams 訪問	團隊 → 頻道 → 規劃器選項卡	在團隊環境中檢視和編輯任務
新增「計劃器」標籤	團隊 → 頻道 → + → 規劃師	將 Planner 整合到 Teams 頻道
移動訪問	App Planner → 登入 → 計劃	透過智慧型手機管理任務
過濾已指派的任務	網頁/行動端規劃器 → 過濾器	僅查看個人活動
推播通知	計劃應用程式 → 設定 → 通知	取得即時更新

生產力效益

透過網路、團隊和行動裝置靈活存取

設備間自動同步

更好地管理任務和截止日期

用於分析和規劃的多種視圖

即時通知更新和截止日期

與 Microsoft 365 群組和 Outlook 集成

隨時隨地透過行動裝置工作

Teams 頻道中的直接協作

追蹤更改和分配

個人化使用者體驗

在實際商業環境中使用的想法

跨職能專案管理
團隊可以從 Teams 存取 Planner 以在會議期間更新任務。

企業活動策劃
人力資源團隊使用 Web Planner 查看截止日期並指派任務。

行動營運支援

現場技術人員使用行動應用程式即時更新任務狀態。

自我評估問題

1. 如何存取 Microsoft Planner？

2. 如何按儲存桶查看活動？

3. 哪種視圖可以讓我查看日曆截止日期？

4. 如何將 Planner 整合到 Teams 頻道？

5. 哪些角色可以在 Planner 編輯任務？

6. 如何從行動裝置存取 Planner？

7. 哪些 Microsoft 365 應用程式可與 Planner 搭配使用？

8. 我如何獲得有關活動的通知？

9. 如何過濾已指派的任務？

10. 這個功能在哪些業務場景有用？

所學內容總結

您已學習如何透過 Web、Teams 和行動裝置存取 Microsoft Planner 應用程序，以及如何有效地查看任務。您已按照步驟瀏覽計劃、使用不同的視圖並與任務互動。您了解了與 Microsoft 365 群組、Outlook 和 SharePoint 的交互，以及管理中涉及的角色。實踐場景向您展示如何在實際業務環境中應用此功能。關鍵命令使您能夠獨立且精確地操作。生產力優勢凸顯了靈活整合存取的重要性。使用建議和自我評估問題可協助您鞏固所學技能。現在，您可以策略性地、協作地存取和查看 Planner。

2.查看您參與的計劃列表

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Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) 功能描述

所有正在協作的專案概覽。當使用者啟動 Microsoft Planner 時，會看到一個摘要頁面，其中顯示了他們參與的計畫（即所謂的Planner Hub ）。此功能至關重要，因為許多用戶會同時參與多個計劃/專案。在 Planner Hub 中，計劃通常分為以下幾個部分：

收藏計畫：使用者可以將計畫「置頂」（使用星號圖示新增至收藏夾），以便始終可見。這些計劃將顯示在頁面頂部，方便使用者一鍵存取最重要的項目。

最近的計畫：最近開啟或修改的計畫會先顯示，以便您可以快速找到最近查看的項目上未完成的工作。

所有計劃：使用者所屬所有計劃的完整列表，按字母順序或預定義條件排序。您可以從此處選擇任何計劃並開啟。例如，如果使用者協作處理五個不同的專案計劃，則所有計劃都會列在此。每個顯示的計劃窗格可能包含計劃名稱、所屬的團隊/群組（如果群組名稱與計劃不同），有時還會顯示一些小指示器 例如，顯示已完成任務數（總計）的小圖表，或特定成員的圖示。這可以在輸入各種計劃之前，快速概覽其狀態。

「樓層清單」也用作導航選單：點擊樓層名稱即可開啟對應樓層的平面圖。此外，介面還允許您使用搜尋欄按名稱搜尋樓層，如果您擁有多個樓層，此功能將非常有用。

計劃清單功能為使用者提供了一個統一的儀表板，方便他們在 Planner 中瀏覽所有項目，無需記住或手動追蹤每個單獨的計劃。這是一個關鍵的可用性功能：它使 Planner 成為一個集中式工具，而不是為每個專案分散。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

生態系內計劃的可見性。計劃清單主要位於 Planner 應用程式本身中，但與其他應用程式存在一些聯絡點：

Teams（共享任務）：在 Microsoft Teams 中，任務應用提供了一個「共享計劃」選項卡，其中列出了用戶正在參與的所有計劃器（本質上類似於計劃器列表，但集成到了 Teams 中）。這樣，喜歡始終在 Teams 中工作的用戶就可以查看計劃列表，並在不離開 Teams 的情況下打開它們。從中選擇一個計劃將開啟該團隊/專案的嵌入式計劃器視圖。

Outlook（群組）：每個計劃對應一個 Microsoft 365 群組；使用者可以在 Outlook 中查看其所屬群組的清單（在其郵箱的「群組」部分）。雖然 Outlook 群組專注於共用郵件和行事曆，但會員資格具有一致性：如果您是X 群組的成員，則該群組可能擁有與其關聯的 Planner 方案。在某些組織中，使用Outlook Web App ，您可以在群組內找到 Planner 的連結（例如，群組資源中的「計畫/Planner」連結）。因此，Outlook 可以間接幫助您透過群組找到可用的方案。

SharePoint 首頁 / Delve：在 Microsoft 365 環境中，有一些類似SharePoint 首頁或Delve 的頁面，用於顯示同事的近期專案和活動。這些頁面並未明確集成，但在某些情況下，可能會在內部網路上提及或連結到公開的 Planner 計畫（例如，在 SharePoint 頁面上顯示指向專案計畫的連結）。然而，這些互動並非自動進行：計劃清單通常位於 Planner 本身。

電子郵件通知：雖然嚴格來說並非另一個應用，但值得注意的是，當創建新計劃或將用戶添加到計劃時，他們會收到電子郵件通知（來自 Microsoft 365 群組）。這些電子郵件包含計劃名稱和開啟計劃的連結。然後，使用者可以使用 Outlook 點擊以存取該計劃。從體驗的角度來看，這將計劃清單與電子郵件整合在一起：使用者將被引導至他們要加入的計劃。

通常，聚合計劃清單是 Planner（或透過 Tasks 應用在 Teams 中）內部的概念。例如，我們在 SharePoint 或 OneDrive 中無法直接看到計劃清單。但是， M365 Groups整合允許Planner 應用「記住」用戶參與的所有專案上下文。並且透過 Teams，該列表可以在其他上下文中再次調用，這是該套件互通性的標誌。

c) 涉及的角色

根據角色列出存取權限和可見性。

成員（內部）和所有者：使用者的計畫清單是個人專屬的：它包含使用者所屬的計畫。所有者和普通成員在可見性方面沒有區別：三個計劃的所有者和另外兩個計劃的成員將看到所有列出的五個計劃。換句話說，作為計劃所有者，您無法存取您參與計劃之外的其他計劃。因此，清單是針對每個人的，每個計劃都會出現在其所有參與者的清單中。

來賓（外部來賓）：來賓使用者在接受邀請後，可以存取主辦單位組織的 Planner。但是，來賓體驗會受到一些限制：來賓通常無法像內部使用者一樣擁有豐富的 Planner Hub 。他們必須點擊連結進入專案計劃，或透過專用租用戶 URL（例如planner.cloud.microsoft.com/organization ）輸入來賓憑證登入。登入後，他們大概只會看到受邀加入的計畫。例如，如果來賓受邀加入同一組織內的多個計劃（可能來自不同的群組），他們可能會看到這些計劃的清單（但這種情況並不常見）。簡而言之，來賓的「計劃清單」對應於他們被添加到的具體計劃，沒有收藏/最近訪問的細分，並且可能存在介面限制。

管理員：租戶管理員無法在 Planner 中輕鬆存取所有公司計劃的合併清單（因為他們並非所有計劃的成員）。他們可以透過管理日誌或群組管理中心等工具存取訊息，但沒有全域 Planner 儀表板顯示組織中正在運行的所有計劃。每位管理員（同時也是使用者）如果參與項目，則會擁有自己的計劃列表，除此之外別無其他。這對於隱私至關重要：只有計劃成員才能在其中心查看。

公共計畫（內部訪客）的可見性：如果某個計畫在組織層級公開，則會顯示在「所有計畫」部分，所有使用者都可以透過加入來存取。以前，Planner 允許用戶搜尋要加入的公共計劃；現在，知道公共計劃名稱的內部用戶可以找到它。在加入計劃之前，該用戶是訪客：他們可能會看到該計劃，但在點擊「加入」之前不會顯示為成員。加入後，該計劃實際上已進入他們的個人名單。因此，計劃清單中的訪客概念簡化為尚未關注的公共計劃：他們在儀表板中可見但不處於活動狀態。

外部訪客：不適用 - 外部使用者必須是訪客才能查看計劃，否則他們無法存取您組織的計劃。

d) 企業應用的具體範例

程式專案經理： Maria 是一家顧問公司的專案經理，與不同的客戶合作進行多個專案。在任何給定時間，Maria 在 Planner 中都有六個活動計劃（項目 Alpha、Beta、Gamma、Delta、Epsilon、Zeta）。每天早上，她打開 Planner 並立即在她的Planner Hub中看到這六個計劃的清單。她已為當月最重要的三個項目（Alpha、Beta、Gamma）加註星標，然後這些項目作為收藏計劃顯示在頂部。查看圖塊上的摘要圖，她發現，例如，在計劃 Beta 中，十個任務中只有五個完成了（橙色指示器）：她立即明白有積壓。然後，她點擊該計劃進行更深入的研究。這使她的工作更輕鬆：計劃清單為她提供了初步監控和不同上下文之間的快速導航。沒有它，她將不得不手動分別打開每個項目或記住它們的 URL。即使在開會時，瑪麗亞也可以在智慧型手機上的 Planner 應用程式中查看各種計劃的狀態並更新緊急任務，並且始終掌握綜合清單。

具有多個計劃器的跨職能團隊：內部產品團隊將 Planner 用於多種目的：功能規劃計劃（產品路線圖）、管理技術積壓任務的計劃（ Sprint 開發）以及與行銷共享的發布計劃（上市計劃）。每個產品團隊成員都參與所有這些計劃。從Planner 主頁，成員只需單擊即可在它們之間切換。例如，在更新 Sprint 開發中某些任務的狀態後，產品經理返回 Planner Hub 並立即開啟上市計劃以檢查正在進行的行銷活動。過渡無縫且促進協調工作：計劃清單作為管理並行專案的中心樞紐。此外，由於 Teams 集成，Teams 應用中提供了相同的計劃列表：在通話期間，產品經理打開Teams 中的活動應用並在共享部分中看到相同的計劃 - 這樣他就可以快速回答有關任務狀態的問題，而無需打開瀏覽器。

公共計畫作為知識庫：繼續前面公共公司路線圖的範例，想像一位新入職的員工。 Alice 剛入職，在瀏覽 Planner 時，發現了一個名為「2025 計畫」的公共計畫。即使她不是該計劃的成員，她也可以點擊它並查看公司今年的宏觀活動清單（例如，「新辦公室開業 - 已完成」、「ERP 實施 - 進行中」等）。這為公司的工作提供了背景資訊。在這種情況下，計劃清單也會突出顯示可用的公共計劃。 Alice在所有計劃中註意到 2025 計劃 ，以唯讀方式打開它，然後決定點擊加入以保持更新：此時，該計劃成為她的收藏計劃之一。此範例展示如何使用Planner透明地共享專案狀態，利用計劃清單傳播有關跨職能專案的知識。

針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

目標是學習如何快速、有序地查看你參與的所有 Planner 計劃，並利用該應用程式的原生功能及其與 Microsoft 365 的整合。你將了解如何透過 Web、Teams 和行動裝置存取計劃列表，如何根據其所屬的 Microsoft 365 群組識別計劃，以及如何使用收藏夾或篩選器管理計劃。課程將講解所涉及的角色、與 Outlook、SharePoint 和 Teams 的交互，以及存取和組織計劃的控制項。練習內容包括業務場景、生產力優勢和自我評估問題。最終目標是培養你掌握使用現有計劃並有效協作的技能。

操作步驟

從 Planner Web 查看計劃

1. 前往 https://tasks.office.com 並登錄

2. 在主畫面上，找到「最近計畫」部分

3. 向下捲動以查看您參與的 所有計劃

4. 點擊某個計劃即可打開它並查看其活動

5. 使用搜尋欄按名稱查找計劃

6. 點擊星號圖標，將計劃添加到收藏夾

7. 再次點擊星號即可從收藏夾中刪除計劃

8. 按修改日期或名稱對計劃進行排序

9. 檢查與計劃關聯的 Microsoft 365 群組（在標題中可見）

10. 點擊計劃名稱旁邊的以存取更多選項

查看 Microsoft Teams 中的計劃

1. 打開 Microsoft Teams 並前往所需的團隊頻道

2. 如果已存在「計劃器」或「任務」選項卡，請按一下它

3. 如果不存在，請點選「+」新增卡

4. 從可用應用程式中選擇Planner

5. 從群組中選擇現有計劃或建立新計劃

6. 直接在選項卡中查看計劃活動

7. 使用頂部的下拉式選單在計劃之間切換

8. 檢查標題列中的計劃名稱和關聯群組

9. 將卡片添加到您的頻道收藏夾以便快速訪問

10. 自動與 Planner Web 同步更改

從行動裝置查看計劃

1. 從 App Store 或 Google Play下載Microsoft Planner應用

2. 使用你的 Microsoft 365 帳號登入

3. 在主螢幕上查看最近的計劃

4. 點擊所有計劃查看完整列表

5. 使用搜尋欄尋找特定計劃

6. 點擊計劃即可打開並查看活動

7. 將計劃添加到收藏夾以便快速訪問

8. 查看與該計劃關聯的群組的詳細信息

9. 接收有關活動計劃更新的推播通知

10. 自動與 Planner Web 和 Teams 同步數據

營運應用場景

快速存取 Planner 計劃

專案經理參與不同團隊的多個 Planner 計劃，並需要從不同的設備快速存取它們。

a) 命令：Web Planner → 最近計劃/所有計劃
可讓您以集中的方式查看和存取活動計劃。

b) 命令：團隊 → 頻道 → 計劃器標籤
可讓您直接在團隊環境中查看計劃。

c) 命令：行動應用程式→所有計劃
確保即使在旅途中也能立即訪問，並自動同步。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
查看最近的計劃	Web 規劃師 → 首頁	顯示最近使用的計劃
查看所有計劃	Web Planner → 首頁 → 所有計劃	您參與的計劃的完整列表
加入收藏夾	規劃師網頁/行動裝置 → 星形圖標	保存計劃以便快速訪問
計劃搜尋	Planner Web / 移動 → 搜尋欄	透過名稱快速尋找計劃
從 Teams 訪問	團隊 → 頻道 → 規劃器選項卡	在團隊背景中查看計劃
新增「計劃器」標籤	團隊 → 頻道 → + → 規劃師	將 Planner 整合到 Teams 頻道
移動訪問	App Planner → 登入 → 所有計劃	透過智慧型手機查看和管理計劃
查看關聯組	Planner Web / Teams / 行動版	確定連結到該計劃的 Microsoft 365 群組
推播通知	計劃應用程式 → 設定 → 通知	取得即時更新
自動同步	Planner Web / Teams / 行動版	在所有裝置上保持資料更新

生產力效益

快速存取所有有效計劃

設備間自動同步

按專案或團隊更好地組織活動

減少計劃搜尋時間

即時更新通知

與 Microsoft 365 組和團隊集成

隨時隨地透過行動裝置工作

Teams 頻道中的直接協作

按計劃追蹤活動

個人化使用者體驗

在實際商業環境中使用的想法

多專案管理

專案經理可以快速存取所有活動計劃以監控工作進度。

分散式營運支援

分散式團隊可以從 Teams 或行動裝置存取計畫以即時更新任務。

企業活動策劃
人力資源團隊可以管理入職、培訓和內部溝通的多個計劃。

自我評估問題

1. Planner Web 中的近期計劃位於何處？

2. 如何查看完整的計劃清單？

3. 如何將計劃添加到我的收藏夾？

4. 如何從 Teams 存取 Planner？

5. 哪些角色可以查看計畫？

6. 如何從行動裝置存取 Planner？

7. 如何識別與計劃相關的群體？

8. 我如何獲得有關活動的通知？

9. 如何按名稱篩選計劃？

10. 這個功能在哪些業務場景有用？

所學內容總結

您已學習如何使用 Web、Teams 和行動存取在 Microsoft Planner 中查看您正在參與的計劃清單。您已按照步驟存取最近的計劃、搜尋特定計劃、將其新增至收藏夾以及識別關聯的群組。您了解了與 Microsoft 365 群組、Outlook 和 SharePoint 的互動以及管理中涉及的角色。實際場景向您展示如何在實際業務環境中應用此功能。關鍵命令使您能夠獨立且精確地操作。生產力優勢凸顯了靈活整合存取的重要性。使用建議和自我評估問題可幫助您鞏固技能。現在，您可以策略性地、協作地瀏覽 Planner 計劃。

3. Planner 中的開放計畫（專案詳細視圖）

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a) 功能描述

規劃詳情如何檢視和管理任務。在 Planner 中打開計劃就像深入研究項目的營運細節。開啟的計劃畫面是進行日常任務管理的工作區。此計劃的主要組件和檢視模式包括：

板（列板）：這是 Planner 的主視圖，通常稱為板模式。在這裡，任務以排列在儲存桶中的卡片表示。儲存桶是使用者可定義的類別 - 例如專案階段（「待辦」、「進行中」、「已完成」）或自訂類別（「開發」、「測試」、「部署」等）。每個任務卡都顯示基本訊息，例如任務標題、截止日期（如果適用）、受讓人的圖像、任何彩色標籤或附件圖示（如果有文件）。此視圖允許即時和視覺化互動：使用者可以透過點擊「新增任務」在所需儲存桶中建立新任務，將卡片從一個儲存桶拖曳到另一個儲存桶（例如，將任務從「待辦」列移動到「進行中」以指示它已開始），或在同一個儲存桶內重新排序任務。這是一種看板式的體驗，對於管理工作流程非常有用。點擊單一活動將開啟包含其所有屬性的詳細資訊面板。

任務詳情：點擊任務後，值得描述其內容。面板顯示：受讓人（可指派一個或多個計畫成員，也可以不指派）、儲存桶成員資格、完成狀態（勾選方塊以標記「已完成」）、優先順序（例如，緊急、重要、中等、低）、開始和截止日期、文字描述、子任務清單、附件（檔案或連結）和註解。所有這些字段都可以在這裡編輯。輸入的註釋會通知其他成員（透過群組電子郵件），並且是關於任務的上下文對話形式。

其他觀點（圖表和時間表）：除了董事會之外，該計劃還提供分析觀點：

a. 圖表：選擇圖表標籤可變更中央面板以顯示統計資料。例如，圓餅圖按狀態（已完成/進行中/未開始）細分任務，以反白顯示已完成和未完成的任務數。此外，還有長條圖：一個用於儲存桶（顯示每個儲存桶中的任務數以及已完成的任務數），一個用於優先順序（緊急、中、低優先順序的任務數），一個用於成員（分配給每個人的任務數以及已完成的任務數）。這些圖表可讓您了解計畫的進度和工作量的分配。例如，成員圖表可讓您查看是否有人與其他人相比任務過多（工作量不平衡）。專案經理因此可以平衡任務分配。圖表是互動的：點擊某個部分（例如「延遲」部分），可以按對應的任務過濾視圖。

b) 日程安排： 「日程安排」標籤會顯示一個日曆，其中每個帶有截止日期的任務都會在相應的日期顯示為一個事件。如果一個任務同時有開始日期和截止日期，則會顯示為橫跨各個日期的長條圖（類似一個時間段）。此時間軸/日曆視圖有助於保持時間視角：它允許您查看任務之間的重疊，檢查同一天是否有太多任務到期，或計劃在某些星期是否為空。您也可以透過直接點擊特定日期的日曆來建立新任務。它並非高級甘特圖（依賴關係需要切換到 Project Online），但對於簡單的計劃來說非常有效。計劃視圖中的其他功能：在開放式計劃的頂部欄中，除了看板、圖表和日程表之外，還可能有一個 成員項目（您可以從中快速管理誰是計劃的一部分）和一個菜單，其中包含諸如計劃器提要（用於獲取計劃的iCalendar鏈接，對文檔列表中打開到 Excel （將任務列表此外，使用者可以從這裡將計劃標記為收藏（星標），並存取計劃設定（例如，更改名稱、描述或圖形主題）。在開放式規劃環境中，所有變更都是即時發生的，並且所有成員都可見。

簡而言之，Planner 中的開放式計劃視圖既提供了全域概覽（包含面板和圖表），又提供了深入研究每個任務以更新狀態、協作和附加相關資訊的功能。它是團隊在該專案中的共享工作區。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

Planner 方案作為整合的中心樞紐。在開放式方案中工作時，您實際上是在與套件中的各種工具進行互動：

Teams（計劃選項卡）：許多團隊傾向於透過 Teams 存取他們的計劃。在 Teams 頻道中新增Planner 標籤後，將顯示與 Planner 計畫相同的看板和視圖，但會嵌入到 Teams 介面中。在 Teams 中進行的任何更新都會反映在網頁版查看計劃的使用者身上，反之亦然。本質上，Teams 中的 Planner 是將相同的內容儲存在不同的容器中。這鼓勵了 Planner 的使用，因為使用 Teams 的團隊無需打開單獨的應用程式。例如，在衝刺會議期間，開發團隊可以開啟 Planner 的「Sprint Backlog」標籤，並在 Teams 通話視窗中同時更新任務。

SharePoint（Planner Web 元件）：企業專案通常有專屬的 SharePoint 網站。 SharePoint 提供了一個Planner Web 元件，可以插入到網站頁面中，讓您輕鬆查看特定計畫的任務。例如，專案管理辦公室 (PMO) 可以在 SharePoint 中建立一個嵌入 Planner 圖表的專案儀表板：瀏覽頁面的經理和利害關係人無需手動開啟 Planner，即可查看已完成的任務數量。這要歸功於原生整合：該 Web 元件連接到現有計劃並公開其關鍵資料（尊重權限：只有成員才能看到完整的詳細資訊）。

文件和文件 (SharePoint/OneDrive)：新增至排程任務的附件會儲存在已連線群組的SharePoint文件庫中。具體來說，如果我將Presentation.pptx附加到「準備簡報」任務，該文件將上傳到群組的 SharePoint 網站文件庫（通常位於「Planner 附件」資料夾或類似資料夾中）。因此，在開啟的計劃中，按一下附件實際上會從 SharePoint/Office Online 環境中開啟該檔案。這意味著所有計劃文件都集中在一起，並遵循相同的 SharePoint 安全性和版本控制策略。使用者也可以選擇「連結」作為附件，連接到 SharePoint/OneDrive 上的現有文件，從而避免重複。此外， Teams 中的「文件」部分（如果群組中有 Teams）將顯示這些文件，因為它們位於同一文件區域。因此，這種整合確保了文件和任務保持一致：成員可以從 Planner 中的任務或透過瀏覽 SharePoint 網站找到它們它們是同一個儲存庫。

OneNote：每個 M365 團隊都有一個 OneNote 筆記本。在開放式計畫中，筆記本選項會啟動 OneNote Online，開啟團隊的共享筆記本。團隊成員可以使用此功能記錄會議記錄、記錄需求或收集結構化的專案資訊。這是一鍵式整合：從任務板，您可以直接轉到筆記本，而無需在其他地方搜尋。例如，團隊可以決定在關聯的 OneNote 中儲存會議記錄；需要時，捷徑直接在 Planner 計畫選單中。

Outlook 和日曆：對於喜歡統一日曆的用戶，Planner 提供了發布排程日曆的選項。從計劃視圖，透過訪問iCalendar鏈接，使用者可以在 Outlook（或其他日曆）中訂閱它，並在 Outlook 日曆中查看所有任務截止日期作為事件。沒有雙向同步（您無法從 Outlook 移動截止日期），但它對於在個人日曆中接收提醒和查看任務很有用。此外，電子郵件通知：每當使用者對任務發表評論時，該評論都會透過電子郵件發送給其他成員（透過群組的共享收件匣）。這意味著在 Outlook 中，您可以關注任務的討論並回應（甚至透過電子郵件，回覆會出現在 Planner 的評論中）。這種協同作用使成員保持一致，即使他們不會經常打開 Planner 但會查看他們的電子郵件：溝通線程在多個管道上保持活躍。

Power Automate/Flow：從規劃角度來看，使用者可以建立額外的工作流程。例如，透過與Microsoft Forms集成，每份問卷的新回應都可以在 Planner 中產生一項任務。或者，使用Power Automate ，設定在任務完成後傳送給 Teams 的訊息。這些功能在 Planner 中不可見，但平台允許使用；許多公司利用這些功能來自動化工單管理、審批等工作，並以 Planner 作為追蹤任務的基礎。

簡而言之，在開放式 Planner 中工作自然會涉及到文件（SharePoint/OneDrive）、通訊（Teams/Outlook）、筆記（OneNote）和日程安排（Outlook 日曆）它是一個互聯的營運中心。計劃的每個元素都會在另一個 Microsoft 365 應用中得到呼應，從而確保專案不是孤立的，而是公司數位化工作流程的一部分。

c) 涉及的角色

計劃內的權限和能力。在開放式計劃中，角色決定了誰可以對活動和計劃本身執行什麼操作：

計劃所有者：通常擁有額外的計劃管理權力。除了成員可以對單一任務執行的所有操作之外，所有者還可以：修改計劃的設定（名稱、說明、圖標，尤其是隱私）、新增/刪除成員（從而邀請新同事加入專案或刪除不再需要的成員），以及在專案結束時徹底刪除計劃。如果計劃是私有的，則只有所有者可以添加新成員；如果計劃是公開的，則所有者可以監督任何加入。在 Microsoft Teams 團隊內建立的計畫中，團隊擁有者將自動被視為計畫擁有者。實際上，所有者角色通常由專案負責人或計劃的創建者擔任，並提供對成員資格和配置的控制。

計畫成員：每個（內部）成員都可以自由建立、指派、編輯和完成任務。成員可以在看板上移動任務，在組織允許的情況下添加新的儲存桶，使用所有視圖（看板、圖表、日曆）並更新內容。他們還可以發表評論以及查看/評論他人的評論。簡而言之，從操作的角度來看，所有計劃成員都是任務的同等編輯者（內部成員沒有唯讀角色）。這樣做的目的是充分實現協作：應用程式仍然會追蹤誰完成了什麼（在活動日誌級別，每個任務都會顯示最近修改它的人）。

規劃訪客：如果外部使用者以訪客身分加入群組，他們在計畫中的權限幾乎與內部成員相同：他們可以建立新任務、編輯任務、將任務分配給自己或他人（如果有其他訪客也可以），新增儲存桶等。主要區別在於：訪客無法新增其他成員（無論是內部成員還是外部成員），也無法更改計劃設定或刪除計劃，因為他們永遠不會成為群組擁有者（只有內部使用者才能成為群組擁有者）。此外，如上所述，如果策略要求，訪客可能會受到附件限制。否則，當訪客更新任務時，內部成員會像其他成員一樣即時看到該變更。訪客在計畫成員清單中的姓名旁邊會顯示「（訪客）」標籤，以示區分。需要注意的是：訪客發表的評論將透過電子郵件發送給內部成員，但如果他們透過 Outlook 回复，訪客會收到這些郵件嗎？是的，如果他們包含在群組中。但是，Planner 本身不會向客人發送任務通知，因此業主必須以其他方式傳達任務，或依靠客人定期查閱計劃。

訪客（內部訪客，不在計劃中）：如果計劃是私有的，則沒有訪客。如果計劃是公開的，非正式成員的內部用戶可以打開計劃並查看活動（讀取）。在這種情況下，系統不允許他們進行更改（他們無法移動或編輯活動），直到他們點擊加入並成為成員為止。因此，從概念上講，公開計劃的內部訪客是唯讀的。未經邀請，外部訪客將無法存取（除非以訪客身份添加，否則外部人員無法查看任何內容）。

IT 管理員：除非使用其他工具，否則管理員角色無法直接介入開放式計畫。管理員可以使用PowerShell或管理介面提取任務清單或控製配置，但不參與日常使用。例如，如果計劃所有者離開公司，全域管理員可以為該群組/計劃分配另一位所有者，以防止其成為孤立存在。

d) 企業應用的具體範例

視覺化專案管理（看板和圖表）： ACME 軟體開發團隊使用 Planner 來管理衝刺工作。當他們開啟「Sprint 5 - 專案 XYZ」計畫時，10 位團隊成員會看到看板，上面列有「待辦事項清單」 、「進行中」 、 「審核中」 、 「完成」。每天早上，他們都會召開每日站立會議，看著顯示器上的看板：開發人員開始處理某個任務時，會將其從「待辦事項清單」拖到「進行中」。測試完成後，QA 會將任務移至「審核中」。衝刺結束時，幾乎所有卡片都位於「已完成」列。切換到「圖表」視圖， Scrum Master 會看到一個完全綠色的餅圖（所有任務都已完成），並從成員圖表中註意到每個開發人員完成的任務數量相似這是一個良好的平衡跡象。然而，如果有一個任務未完成且已逾期（在圖表中顯示為紅色），團隊就可以立即討論該未完成的任務，並將其重新安排到下一個衝刺。在實踐中， Planner 中的Board+Charts組合既提供了日常的營運管控，也提供了最終的Sprint 總結，非常簡潔直觀，方便了團隊的敏捷工作。

擴展團隊協調（日程安排和整合）：另一個例子：行銷部門正在組織一場大型活動。他們有一個名為「2025 年度活動」的規劃器，其中包含數十項活動（地點、餐飲、演講者、新聞稿等），每項活動都有各自的截止日期。他們廣泛使用日曆檢視：活動經理開啟「計畫」標籤，查看每週需要完成的任務數量。她注意到在活動開始前一周，有八個任務需要在同一天完成，於是決定透過移動一些日期來更好地分配工作量（她可以透過在日曆上將任務從一天拖到另一天來實現）。她還將規劃器與 Outlook 整合：她複製了該計劃的iCal連結並將其添加到她的個人日曆中，這樣每天早上，她都能在 Outlook 中看到「任務：聯絡餐飲（今天截止）」這幾個事件。這有助於她確保不會錯過任何事項。在引入外部供應商（例如，傳單的平面設計機構是該計劃的來賓）後，活動經理也利用了Teams ：她會在每週與所有利益相關者召開更新電話會議時，透過 Teams 選項卡定期打開該計劃。在一次會議上，他們直接在 Teams 的 Planner 標籤中將一些已完成的任務標記為已完成，並在「確認演講大綱」的評論中標記了來賓（但是，由於來賓是外部人員，因此不會收到來自 Planner 的電子郵件通知，但仍會在 Teams 聊天中單獨提及）。最後，借助日曆視圖，團隊按時完成了所有里程碑， Planner 圖表顯示了線性進度（沒有最後一刻的工作高峰）。此場景突出顯示了開放式計劃視圖如何支援時間規劃和執行控制，並與首選工作方法（一些在 Outlook 中，一些在 Teams 中）集成，以適應團隊的營運流程。

計畫中的文件和知識分享：我們設想一個擁有擴展團隊的IT諮詢專案。 「客戶X的CRM實施」計畫器包含公司顧問和客戶代表（作為嘉賓新增）。每個活動都代表一個可交付成果（例如，「已完成的需求分析」、「銷售表單配置」）。在會議期間，團隊使用整合的OneNote功能：透過點擊計劃器中的「筆記本」 ，每個人都可以開啟專案筆記本並記錄會議記錄。同時，在Planner中，他們劃分新出現的行動，為每個行動創建任務，並指定任務負責人和截止日期。由於集成，上傳到任務的每個附件（規範文件、圖表）都會保存到專案的SharePoint網站並整理到資料夾中。在專案結束時，客戶要求移交所有文件：由於所有內容都已集中，公司可以輕鬆地將任務清單匯出到Excel，並在SharePoint資料夾中共用這些文件。在本案例中，Planner 除了作為管理工具外，還充當了已完成工作的結構化儲存庫，其中的任務被跟踪，文件也整齊地附加在一起。客戶對其透明度表示讚賞：透過訪客訪問，他們能夠即時追蹤各個階段的狀態（借助圖表，他們可以看到完成百分比），並收到任務評論的電子郵件通知，從而保持充分的溝通參與。此範例展示了 Planner 中的開放式計畫如何充當完整的協作中心，不僅可以追蹤待辦事項，還可以集中管理專案知識（筆記、文件、討論），並利用 Microsoft 365 生態系統為參與者提供成功完成工作的正確工具。

針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

目標是學習如何在 Microsoft Planner 中詳細探索開放式計劃，以了解任務結構、儲存桶組織、任務分配、截止日期和進度。使用者將學習如何使用不同的視圖（看板、圖表、日程表）、如何與任務互動以及如何利用與 Teams、Outlook 和 Microsoft 365 群組的整合。課程將講解所涉及的角色、關鍵命令以及實際的業務場景。本練習旨在提供以視覺化、協作和整合的方式追蹤和管理專案的技能。

操作步驟

在 Planner Web 中探索詳細計劃視圖

1. 使用你的 Microsoft 365 帳戶登入 https://tasks.office.com。

2. 從「最近的計劃」或「所有計劃」部分選擇所需的計劃

3. 查看儀表板：按存儲桶（列）組織的活動

4. 點擊活動以開啟詳細面板

5. 編輯標題、描述、清單、截止日期和受讓人

6. 新增彩色標籤來對任務進行分類

7. 設定優先權和完成狀態

8. 新增評論以與團隊協作

9. 附加對活動有用的文件或鏈接

10. 關閉面板返回主儀表板

使用替代計劃視圖

1. 按一下圖表可依儲存桶、優先權和受讓人查看任務狀態。

2. 分析已完成、進行中和未開始的任務數量

3. 點擊 日程安排 以查看日曆上的活動

4. 將任務拖曳到日曆中以更改其截止日期

5. 按下受讓人、標籤或日期過濾任務

6. 將計劃匯出到 Excel 進行進階分析

7. 將計劃添加到收藏夾以便快速訪問

8. 在「我的任務」部分查看分配給您的任務

9. 使用側邊選單在排程之間切換

10. 自動與 Teams 和 Outlook 同步更改

與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

1. 前往「團隊」→「頻道」→「計劃器」選項卡，在團隊環境中查看您的計劃

2. 透過 Outlook 取得分配的任務或評論的通知

3. 查看附加到群組 SharePoint 網站上的任務的文件

4. 直接在 Word、Excel 或 PowerPoint Online 中開啟文件

5. 透過 Microsoft To Do → Planner 從 Outlook 新增任務

6. 計劃擁有者可以編輯儲存桶和分配

7. 成員可以更新分配給他們的任務

8. IT 管理員可以從 Azure AD 管理權限和存取

9. Planner 和 Teams 之間的變更即時同步

10. 也可以從 Power BI 查看活動以進行報告

營運應用場景

廣告活動

行銷團隊使用 Planner 管理廣告活動，透過詳細的計劃視圖追蹤專案的每個階段。

a) 指令：Web Planner → Board → 按一下任務
可讓您更新狀態、指派成員和附加資料。

b) 指令：Web Planner → Chart
可讓您依優先順序和受讓人分析專案進度。

c) 命令：Web Planner → Schedule
幫助您規劃截止日期並防止操作重疊。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
儀表板視圖	網頁規劃師 → 規劃 → 佈告欄	按存儲桶組織活動
開辦企業	Web Planner → 點選任務	查看和編輯活動詳細信息
添加標籤	Web Planner → 活動 → 標籤	使用自訂顏色對活動進行分類
圖表視圖	Web 規劃器 → 計劃 → 圖表	分析活動狀態
程式視圖	Web Planner → 計劃 → 日程安排	查看日曆上的活動
過濾活動	Web 規劃器 → 過濾器	僅按受讓人、標籤或日期顯示任務
加入收藏夾	Web Planner → 計劃 →	保存計劃以便快速訪問
從 Teams 訪問	團隊 → 頻道 → 規劃器選項卡	在團隊環境中檢視和編輯任務
透過 Outlook 發送通知	Outlook → 計劃器通知	獲取分配的任務或評論的更新
訪問附件	SharePoint → 群組網站 → 文檔	查看連結到活動的文件

生產力效益

清晰、結構化的活動視覺化

Planner、Teams 和 Outlook 之間的即時同步

更好地管理優先事項和截止日期

專案進度可視化監控

自動通知更新和任務

與 Microsoft 365 群組、SharePoint 和 Power BI 集成

從任何設備訪問

團隊成員之間的無縫協作

追蹤更改和評論

根據特定需求自訂視圖

在實際商業環境中使用的想法

行銷活動管理

活動的每個階段都由一個儲存桶表示，並透過圖形視圖分配和追蹤活動。

敏捷軟體開發

開發團隊使用該板來管理衝刺、積壓和任務，並進行即時更新。

企業活動企劃

活動團隊按階段（物流、通訊、供應商）組織活動並監控日曆中的截止日期。

自我評估問題

1. 如何存取 Planner 中任務的詳細視圖？

2. 計劃中有哪三種主要視圖？

3. 如何用標籤對活動進行分類？

4. 我可以在哪裡查看我的日曆活動？

5. 如何按受讓人或日期過濾任務？

6. 哪些角色可以修改計畫中的活動？

7. 如何取得有關分配任務的通知？

8. 活動附加的文件位於哪裡？

9. 如何從 Teams 存取 Planner？

10. 詳細計劃視圖在哪些業務場景下有用？

所學內容總結

您已學習如何使用「看板」、「圖表」和「日程表」檢視在 Microsoft Planner 中探索開放計畫的詳細檢視。您已按照步驟編輯任務、指派成員、附加文件和追蹤進度。您了解了與 Teams、Outlook、SharePoint 和 Microsoft 365 群組的互動以及管理中涉及的角色。實際場景向您展示如何在實際業務環境中應用此功能。關鍵命令使您能夠獨立且精確地工作。生產力優勢凸顯了視覺化和協作管理的重要性。使用建議和自我評估問題可幫助您鞏固技能。現在，您能夠在 Planner 中以全面整合的視圖管理專案。

4. Microsoft 365 規劃師小組

a) 功能描述

Planner 和 Office 365 群組 在 Microsoft Planner 中建立新計劃時，除非您明確選擇將該計劃與現有群組關聯，否則系統也會自動建立新的 Office 365 群組（M365 群組）。 Microsoft 365 群組為此計畫提供共用基礎架構：它包含共用信箱（用於 Outlook 對話）、共用行事曆、 SharePoint 文件庫（用於排程文件）、OneNote 筆電等。換句話說， Planner 計劃「駐留在」Microsoft 365 組中，並充分利用其所有協作資源。

您也可以將多個計畫新增至現有群組：使用者可以選擇「新增至現有 Office 365 群組」選項，而無需建立新群組。這樣，多個單獨的計劃可以共存於相同的成員資格和相同的群組資產（文件、筆記等）。例如，一個團隊可以擁有一個單獨的「行銷」群組，其中包含一個單獨的「社群媒體活動」計畫和一個單獨的「貿易展活動」計畫。一個 Microsoft 365 群組可以託管多個 Planner 計劃（例如，用於由同一人員負責的不同專案）。過去，刪除計劃會導致整個關聯群組被刪除，但現在刪除計劃不會刪除該群組：該群組及其包含的任何其他計劃仍然有效。（如果它是組中的最後一個計劃，則即使該組沒有計劃，它仍然存在。）

計劃可以是「公開」或「私有」的：公開計劃對組織內的任何人都可見（可透過內部搜尋找到），而私有計劃僅對受邀成員可見。請注意，將計劃設為公開或私有相當於將底層 Office 365 群組設定為公開/私有：這兩個概念是相同的。實際上，「公開計畫」相當於 Microsoft 365 公開群組，所有內部使用者均可存取（他們可以自由加入檢視和貢獻）；而私有計畫位於私有群組中，只能透過邀請存取。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

作為 Microsoft 365 群組不可或缺的一部分，Planner 計劃自然會與 Microsoft 365 套件中的多個應用程式和服務互動：

Outlook （群組對話）：每個群組都有自己的收件匣和群組電子郵件地址。 Planner儀表板通常包含一個「對話」命令，該命令會將 Outlook 切換到群組收件匣，以便規劃成員之間進行電子郵件討論。本質上，成員可以透過 Outlook 中的群組對話分享常規專案更新或評論，Outlook 群組對話是規劃團隊的集中電子郵件論壇。例如，當用戶直接在 Planner 中向任務添加評論時，該評論會透過電子郵件發送到群組收件匣（並發送給訂閱群組通知的成員），從而保留討論記錄。這可確保任務對話已存檔並可供團隊存取。

SharePoint（Planner 檔案）：上傳至 Planner 任務的文件和檔案會自動儲存到關聯群組的SharePoint文件庫。點擊 Planner 介面中的「文件」部分，您可以查看所有附加到任務的文件列表，這些文件位於群組的 SharePoint 網站文件庫中。 Planner 成員可以透過整合的 SharePoint/OneDrive 直接共同編輯這些文件。您也可以將群組庫中現有的檔案附加到任務（ 「附加」 >「SharePoint」 ），而無需上傳新檔案。這使得 Planner 成為一個中心點，每個任務都有其關聯的文檔，從而避免分散：這些文件位於團隊網站上，並遵守群組的權限。

OneNote（筆記本）：每個 M365 團隊都有一個共享的OneNote筆記本。在計劃視圖中，有一個連結（通常標記為「筆記本」 ）可以打開團隊的 OneNote 筆記本，讓團隊在共享環境中記錄結構化筆記、收集項目資訊、記錄會議記錄、進行腦力激盪等等。此 OneNote 會自動供計劃中的所有團隊成員使用（因為他們是團隊成員），並作為專案筆記的集中參考。

SharePoint（群組網站）：除了文件之外，群組還擁有一個連結的SharePoint 網站。您可以將Planner Web 元件新增至 SharePoint 頁面，以顯示網站內排程的狀態。例如，您可以在群組的 SharePoint 網站上建立專案主頁，並將 Planner 儀表板新增至其中，以便即使是瀏覽內部網站的使用者也能查看任務狀態。

Teams： Microsoft 365 群組可升級為 Microsoft Teams 團隊。如果連結到該計劃的群組也在 Teams 中使用（即，如果已為該群組建立了 Teams 團隊），則可以將 Planner 計劃新增為 Teams 中的選項卡（我們將在 Teams 部分中查看詳細資訊）。通常來說，Teams、Planner、Outlook、SharePoint 等都會透過群組這個公用實體相互連結。

待辦事項：在 Planner 中指派的任務也會顯示在個人使用者的 Microsoft To Do 應用程式的「指派給我」清單中。這意味著，對於計畫成員而言，指派給他們的 Planner 任務也會顯示在他們的個人任務中（與 Outlook/待辦事項任務一起顯示），這對於提高個人工作效率非常有幫助（更多詳情請參閱 Outlook/待辦事項部分）。

Power Automate 和其他服務：由於可以透過 Microsoft Graph存取 Planner 數據，因此您可以建立工作流程（Power Automate）進行自訂整合：例如，進階通知、從表單或電子郵件自動建立任務等。（這超出了本分析的範圍，但了解 M365 生態系統允許擴展標準 Planner 功能很有用。）

簡而言之，Office 365 組就像Planner 和其他 Microsoft 365 工具之間的「黏合劑」 。由此帶來的是一體化的體驗：上傳到任務的文件可以立即透過 SharePoint/OneDrive 獲取，專案對話可以透過群組郵件（在 Outlook 中可見）、OneNote 中的筆記等進行，無需管理單獨的權限只需成為群組/計劃的成員即可。

c) 涉及的角色

由於它是基於 M365 群組，因此Planner 計劃的存取角色對應於關聯的 Microsoft 365 組中的角色：

群組擁有者：群組中擁有「所有者」角色的內部使用者（通常是計畫創建者或其他指定成員）。他們擁有群組的全部權限：可以新增/移除成員、更改群組設定（名稱、圖片、隱私）、刪除群組等。在計畫範圍內，群組擁有者也可以刪除計畫或變更其名稱和設定（例如，啟用/停用群組通知）。如果計劃是私有的，則只有所有者可以向計劃添加新成員。所有者也是正式成員，因此可以執行所有操作（建立/編輯活動、指派任務等）。

群組（內部）成員：組織內部新增為群組普通成員（而非擁有者）的使用者。他們可以存取所有群組資源並積極協作執行計劃（查看、建立和更新任務），但無法更改群組的「結構」設定（例如，如果計劃是私有的，他們無法添加其他成員；在某些情況下，他們無法刪除群組或計劃）。在公共計畫中，預設情況下，任何內部成員都可以獨立加入群組，因此可以在 Planner 中查看群組；此外，在公共群組中，成員可能無需批准即可新增其他成員（因為群組是開放的）。但是，對於私有計劃，內部成員只有在是所有者的情況下才能添加其他成員；普通成員在沒有所有者的情況下無法邀請其他內部使用者。然而，通常情況下，對於計劃操作（任務） ，所有者和成員之間沒有明確的區別：兩者都可以創建、分配、編輯和完成任務，使用標籤，創建存儲桶（列），添加附件等等。除了計劃管理選項（例如，只有私人計劃的所有者才能看到的高級「計劃設定」）之外，所有者和內部成員的 Planner 體驗幾乎相同。

來賓（外部來賓）： Planner 支援外部使用者（來賓）存取計劃，並利用 Office 365 群組的來賓存取功能。「來賓」指擁有外部電子郵件地址並受邀加入群組/計畫的人員。如果租用戶管理員已在群組中啟用來賓功能，則擁有者（如果允許，甚至可以是內部成員）可以透過電子郵件將外部使用者新增至群組/計畫中。接受邀請後，來賓幾乎可以像內部成員一樣存取 Planner 計劃：他們可以建立和指派任務、編輯詳細資料、新增註解、標記已完成任務、建立儲存桶，甚至重命名計畫。但是，來賓有一些重要的限制：他們不能邀請其他用戶（顯然是外部用戶），也不能在計劃中添加新成員/來賓；他們不能刪除計劃；並且要附加文件，他們必須獲得租戶管理員的許可默認情況下，除非啟用「允許來賓用戶訪問群組文件」設定（允許他們向 SharePoint 庫貢獻內容的設定），否則來賓無法上傳文件。實際上，來賓可以更新任務並附加鏈接，但上傳文件可能需要啟用允許此操作的有效策略。另一個限制是：來賓不會收到來自 Planner 的有關任務分配的電子郵件通知（出於安全原因，Microsoft 目前不會向來賓用戶發送任務分配電子郵件）。但是，來賓會收到一些通知：例如，如果在評論中提及或被添加到群組，他們會收到邀請電子郵件，並且如果他們訂閱了日曆（請參閱 Outlook 部分），則可以查看計劃。來賓使用者可以透過Planner Web查看計畫（他們必須使用租用戶的專用 URL，例如 planner.cloud.microsoft.com/tenant 才能登入主機組織）或透過直接連結到計畫查看計畫。

訪客：在 Planner 中，沒有具有唯讀權限的「訪客」角色。計劃存取權限僅限於小組成員（內部成員或訪客）。但是，對於公共計劃，理論上組織中的任何人都可以查看並自由加入。在正式加入之前，內部用戶可能能夠透過搜尋查看公共計劃的名稱以及一些詳細信息，但通常情況下，完整的互動需要成為會員。沒有「只讀」角色：使用者要麼是會員（並且可以互動），要麼不是。只有透過外部解決方案（報告、匯出、非互動式Web 元件）才能授予非會員被動可見性。因此，在 Planner 上下文中， 「訪客」可以理解為非會員的內部用戶：對於私人計劃，他們看不到任何內容；對於公共計劃，他們可以探索計劃並在感興趣時決定是否參與。

下表簡要總結了一些關鍵操作以及不同角色執行這些操作的能力（區分內部成員（所有者或簡單成員）和外部來賓成員）：

Planner 計劃中的主要權限（M365 群組）

計劃功能	內部成員（所有者/成員）	來賓會員（外部）
查看計劃和活動	是（如果是團體成員）	是（如果新增為訪客）
建立新任務和儲存桶	是的	是的
編輯活動字段	是（標題、描述、日期、受讓人等）	是（相同欄位）
活動評論	是的	是的
附加文件/活動鏈接	是的	是的（如果租戶允許） ⚹
邀請新的內部成員加入計劃	是（如果是私人樓層，則僅限業主）	不
邀請外部使用者（來賓）	是（通常是業主；如果允許的話，是成員）
刪除活動	是（可以刪除計劃任務）	是（可以刪除任務）
刪除整個計劃	是（僅限業主）	不
更改計劃名稱和設置	是的（所有者可以做所有事情；內部成員可以命名）	是（可編輯計劃名稱）

⚹ 來賓附加文件的能力取決於租用戶等級的設定：您的管理員必須啟用來賓存取群組文件的能力。

如您所見，所有者和內部成員共享大部分相同的操作功能。主要區別在於計劃管理和成員資格：例如，只有私人計劃的所有者才能新增成員或刪除計劃。在公共計劃中，即使是非所有者成員也可以添加同事（因為計劃是開放的）。外部訪客幾乎可以像內部成員一樣協作開展活動，但他們對計劃本身沒有發言權（他們無法添加人員、刪除計劃等）。

管理員角色： Microsoft 365 中的全域管理員或群組管理員有權在其組織中啟用或停用 Planner （例如，為所有人開啟/關閉 Planner 應用，或限制群組建立），但他們無權存取私人計畫的內容，除非他們被新增為成員。換句話說，身為系統管理員並不會自動授予對其他人的 Planner 計畫的存取權限：管理員必須將自己新增為群組成員（或重置群組所有權）才能查看和管理任務。這是為了確保團隊隱私：任務只有指定的參與者可見。但是，管理員可以控制常規設置，例如誰可以建立群組（影響誰可以建立新計劃）、成員是否可以邀請來賓以及是否可以在必要時進行幹預（例如，借助群組恢復功能，在 30 天內恢復已刪除的群組/計劃）。此外，使用管理中心或 PowerShell，您可以獲得所有現有群組/計劃的列表，但內部詳細資訊（任務標題等）仍然只有成員可見。簡而言之，日常計畫管理（任務創建、更新等）委託給團隊成員自己，而治理功能（政策、權限）則由 IT 管理員負責。

d) 企業應用的具體範例

具有共享資產的跨職能專案：一家公司發布了一款新產品，並創建了一個名為「2025 年產品發布會」的 Office 365 群組。在該組中，使用 Planner 創建了一個名為「2025 年產品發布會」的計劃，以管理所有與產品發布相關的活動（行銷、銷售和供應鏈）。借助該群組的集成，行銷團隊將活動日曆上傳到群組的 OneNote中；銷售團隊將價目表以 Excel 文件的形式附加到計劃的任務中（最終儲存在群組的SharePoint 庫中）；所有專案成員使用Outlook 中的群組電子郵件討論進度（發送至ProductLaunch2025@company.com的電子郵件對所有成員）可見的電子郵件。此外，在外部合作夥伴的參與下，他們在群組/計畫中新增了一位來賓（例如，外部行銷顧問），允許他們查看和更新分配的任務（例如「準備廣告橫幅」），並透過上傳 OneDrive 上共享檔案的連結進行協作。 IT 管理員確保啟用來賓對群組的存取權限，並授權來賓將文件上傳到群組，以便顧問可以直接將圖形附加到 Planner 中的任務。所有專案資訊都集中到一起：SharePoint 網站上的文件、群組收件匣中的對話、Planner 中的任務－透過群組成員身分實現統一權限。

管理同一團隊內的多個計畫：內部 IT部門使用一個名為「IT 團隊」的 Office 365 群組來協調工作。在這個群組中，它創建了不同的 Planner 計劃：一個用於管理內部票證，一個用於計劃的維護任務，一個用於特殊專案。所有 IT 技術人員都是該群組的成員，因此他們可以自動存取所有這些計劃。當新同事加入部門時，所有者會透過管理中心或 Outlook將其新增至IT 團隊群組；該人立即獲得現有群組中所有計劃的權限，並可以在 Planner 中查看它們（不必單獨添加到每個計劃中）。這簡化了入職流程：IT 經理不必記住邀請新員工加入 5 個不同的計劃 - 只需將他們新增至IT 團隊群組即可。相反，如果需要與其他部門共享項目（例如，行銷），IT 可以選擇建立單獨的計劃並與新的特定群組關聯，以確保只有相關人員才能存取。在這個場景中，IT 團隊群組也擁有一個關聯的Microsoft Teams 團隊：技術人員更傾向於在那裡進行互動。由於互通性，他們將主要的計劃標籤（例如「IT 工單」）新增至通用 Teams 頻道，並可直接從 Teams 更新任務（請參閱以下關於 Teams 的部分），同時仍將資料統一保持在通用Office 365 群組中。

讓外部利益相關者參與公共計劃：一家公司將 Planner 計劃發佈為 開放看板，以便與整個組織共享戰略計劃的進展。他們將該計劃（及其關聯組）設為公開，例如，命名為 2025 戰略路線圖。這樣，組織中的任何員工都可以以唯讀格式尋找和查看該計劃。希望獲得更及時更新的員工可以加入該群組（由於是公開的，因此會自動加入），成為成員，以便他們可以接收通知並發表評論。擁有該計劃的公司管理層可以控制哪些任務可以添加或修改。這種「開放」地使用 Planner 和 Office 365 群組的方式創造了透明度：每個人都可以看到優先事項和進度（從 CEO 到新員工，只需在 Planner 中搜尋該計劃即可），但只有核心團隊才能執行任務（他們是唯一需要採取行動的人）。這是一個公共計劃如何利用組的開放成員資格作為內部溝通工具的範例。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

目標是了解在 Planner 中建立新計劃時，Microsoft 365 基礎架構層面會發生什麼。您將了解每個計劃都會產生（或關聯）一個 Microsoft 365 群組，該群組充當成員、文件、對話和共用工具的儲存庫。我們將探討與 Outlook、SharePoint、Teams 和 OneNote 的交互，以及群組管理中涉及的角色。本練習將幫助您識別與計劃關聯的群組、存取其資源，並利用整合實現有效協作。練習內容包括業務場景、關鍵命令、優勢和自我評估問題。

操作步驟

建立新計劃並產生 Microsoft 365 群組

1. 使用你的 Microsoft 365 帳戶登入 https://tasks.office.com。

2. 點擊左側邊欄的 新計劃

3. 輸入計劃名稱（例如 Q4 項目）

4. 選擇 建立新群組 （預設選項）

5. 選擇將計劃公開或保密

6. 新增將協作執行計劃的團隊成員

7. 點選「建立計畫」完成操作

8. Planner 自動建立關聯的 Microsoft 365 群組

9. 此群組包括：Planner、Outlook、SharePoint、Teams、OneNote

10. 從 Outlook 或 Teams 驗證群組建立

存取 Microsoft 365 群組資源

1. 前往 https://outlook.office.com/groups 查看你的活躍群組

2. 選擇與您剛剛建立的計劃關聯的群組

3. 存取群組的共用郵件 (Outlook)

4. 按一下「檔案」開啟 SharePoint 文件庫

5. 開啟 SharePoint 群組網站來管理內容和頁面

6. 登入您的群組的 OneNote 來記錄共享筆記

7. 開啟 Microsoft Teams → 如果該群組尚不存在，則將其新增為團隊

8. 直接從 Teams → Planner 標籤查看您的 Planner 計劃

9. 從 Outlook 或 Azure AD 管理群組成員

10. 在 Planner、Teams 和 SharePoint 之間同步任務和文件

了解 Microsoft 365 應用程式之間的角色和交互

1. 計劃擁有者也是Microsoft 365 群組擁有者👑

2. 計劃成員自動成為該團體的成員

3. IT 管理員可以管理群組權限和策略

4. Planner 任務在 Teams 和 To Do 中也可見

5. 附加到任務的文件儲存在群組的 SharePoint 網站上

6. 可透過 Outlook Web App 存取群組對話

7. 共享筆記保存在群組的 OneNote 筆記本中

8. 活動通知可以透過 Outlook 傳送

9. 可以從 Microsoft 365 管理中心監視和管理群組

10. 所有擁有 Microsoft 365 商業授權或更高版本的使用者均可使用此整合。

營運應用場景

產品發布週期

開發團隊創建了一個 Planner 來管理產品的發布週期。此計劃會自動產生一個集中管理所有資源的 Microsoft 365 群組。

a) 指令：Planner → 新計畫 → 建立新群組
建立一個可以存取 Planner、SharePoint、Outlook 和 OneNote 的 Microsoft 365 群組。

b) 指令：Outlook → 群組 → 選擇群組
存取群組的共用郵件和檔案。

c) 指令：Teams → 新增現有團隊 → 連結群組
將群組整合到 Teams 中，實現即時協作。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
新計劃	Web Planner → 新計劃	開始建立新計劃和相關群組
建立新群組	Web Planner → 新計劃 → 預設選項	自動產生 Microsoft 365 群組
查看群組	Outlook Web →「群組」部分	你加入的 Microsoft 365 群組列表
存取 SharePoint	Outlook Web / Planner → 文件	開啟群組文件集
訪問 OneNote	Outlook Web / SharePoint →區塊筆記	查看群組共享筆記
將群組新增至 Teams	團隊 → 新增團隊 → 來自現有組	將群組整合到 Teams 團隊
會員管理	Outlook Web → 群組 → 成員設定	新增或刪除群組內的成員
訪問對話	Outlook Web → 群組 → 對話	查看共享郵件
文件同步和任務	Planner / Teams / SharePoint	保持所有應用內容的更新
群組監控	Microsoft 365 管理中心	群組和權限的集中管理

生產力效益

自動建立完整的協作環境

文件和文檔的集中存儲

透過群發郵件進行綜合溝通

可從 OneNote 存取共享筆記

透過 Teams 進行即時協作

Planner、Outlook 與 SharePoint 之間的自動同步

簡化成員和權限管理

提高活動和通訊的可追溯性

可透過任何裝置和 Microsoft 365 應用程式存取

集中管理控制

在實際商業環境中使用的想法

跨職能專案管理

每個專案都會產生一個 Microsoft 365 群組，用於集中管理任務、文件和部門之間的通訊。

新進員工入職培訓

專門的入職規劃人員會建立一個包含文件、清單和溝通管道的群組。

企業活動管理

與計劃相關的群組可讓您在單一空間內協調物流、材料和通訊。

自我評估問題

1. 產生新的 Planner 計畫時會自動建立什麼？

2. 哪些 Microsoft 365 應用程式連結到產生的群組？

3. 計劃活動附加的文件存放在哪裡？

4. 如何存取群組的共享郵件？

5. 群主和群組成員有什麼差別？

6. 如何將群組整合到 Microsoft Teams 中？

7. 小組分享的筆記在哪裡？

8. 你們如何管理小組成員？

9. 哪些公司角色參與管理集團？

10. 這個功能在哪些業務場景有用？

所學內容總結

您了解到，在 Microsoft Planner 中建立新計劃會自動產生一個 Microsoft 365 群組，該群組可作為 Outlook、SharePoint、Teams 和 OneNote 等協作工具的容器。您按照步驟建立了計劃、存取了群組資源並了解了所涉及的角色。您探索了 Planner 與其他 Microsoft 365 應用程式之間的交互，以及如何利用它們來改善協作。實際場景演示了真實的商業應用。關鍵命令使您能夠獨立且精確地工作。生產力優勢凸顯了整合環境的重要性。使用建議和自我評估問題可幫助您鞏固技能。現在，您可以在充分了解底層 Microsoft 365 群組的情況下管理 Planner 計畫。

5.在 Outlook 中查看計劃

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a) 功能描述

Microsoft Outlook 作為郵件和行事曆用戶端，其介面中並沒有直接內建原生的 Planner 視圖（例如，沒有顯示 Planner 面板的 Outlook 模組）。不過，透過一些集成， Outlook 可以將排程任務以日曆事件的形式查看，並透過 Office 365 群組存取計畫：

透過 Outlook 中的群組存取您的方案：在 Outlook 的群組部分（特別是在 Web 上的 Outlook 或啟用了群組的 Outlook 2016/2019 中），每個 Office 365 群組都顯示為帶有群組名稱的資料夾。由於每個 Planner 計劃都與一個群組相關聯，因此使用者可以在 Outlook 中找到作為群組名稱的計劃名稱並存取其資源。例如，如果您是「Alpha Project」計畫的成員，則在 Outlook（Web）左側側邊欄的群組下，您將看到名為「Alpha Project」的群組。選擇該群組將顯示群組電子郵件、群組日曆，通常還會顯示指向 Planner 計劃的直接連結。在 Web 上的 Outlook 中，當您開啟群組時，頂部欄中會出現「對話」、「檔案」、「筆記本」和「Planner」等選項- 按一下 Planner將在視窗/瀏覽器中開啟該計劃，顯示該計劃的儀表板。因此，Outlook 充當入口點：從 Outlook 群組內，您可以存取關聯的 Planner 板。簡而言之，要透過 Outlook尋找計劃，使用者可以開啟 Outlook Web App，展開「群組」 ，找到計劃/群組的名稱，然後選擇「Planner」圖示。該計劃將在 Outlook 內部以 Web 模式打開，或在新分頁中開啟。此整合功能專為主要使用 Outlook 工作且希望快速存取計劃而無需單獨開啟 Planner 應用的使用者而設計。

在 Outlook 日曆中查看截止日期：最有用的功能之一是能夠將您的 Planner 計劃投影到您的 Outlook 日曆上。 Planner 提供了「將計劃新增至 Outlook 日曆」命令，該命令會產生包含您排程任務的日曆來源（ iCalendar格式） 。一旦您在 Outlook 中訂閱該來源，您的Planner 任務就會作為日曆事件出現在您的 Outlook 檢視中，其開始和結束日期與任務日期相對應。例如，如果 Planner 任務的截止日期是 7 月 30 日，則7 月 30 日的全天事件將顯示在您的 Outlook 日曆中，並帶有任務標題。點擊 Outlook 中的該事件將開啟詳細資訊（進度狀態、清單和指向 Planner 以進行更改的連結）。這是您的計劃的「日曆」視圖，有助於規劃您的時間：透過將 Planner 日曆與您的個人日曆疊加，您可以同時查看會議和任務。

a) 訂閱的工作原理：要將計劃新增至 Outlook，計劃擁有者必須先發布iCalendar來源（一次性操作）。在 Planner Web 應用程式中，擁有者按一下計畫功能表（名稱旁的箭頭）> 「將計畫新增至 Outlook 行事曆」 >，然後在發佈選項（ 發布，與任何人共用 ）中選取行事曆。這將產生一個唯一的 .ics URL。完成此操作後，所有計劃成員都將看到「新增至 Outlook」選項，並可以輕鬆訂閱該來源。在 Outlook 中，此來源會以訂閱為基礎的 Internet 行事曆（而非標準 Exchange 行事曆）新增。日曆出現在計劃名稱下的其他日曆中。任務顯示為事件，還包括「在 Microsoft Planner 中開啟此任務」鏈接，可透過該連結直接將您帶到 Planner 中的任務標籤。每個使用者都可以透過在自己的日曆上開啟或關閉此日曆來管理其可見性。

b) 更新：訂閱的 Planner 行事曆在 Outlook 中是唯讀的－您無法在 Outlook 中完成或編輯任務（必須在 Planner 中開啟它們）。更新從iCal來源輪詢；在 Planner 中對任務（日期、標題）所做的任何更改可能需要幾分鐘才能反映在 Outlook 日曆中（因為它是訂閱源）。如果不再需要，任何使用者都可以刪除該日曆。日曆所有者可以隨時「取消發布」該日曆（使iCal來源再次變為私有），以防止將來訪問。

Outlook/待辦事項中的「指派給我」： Microsoft To Do 與 Outlook（尤其是 Outlook Web 和 Outlook 行動應用程式）集成為「任務模組」。所有指派給使用者的 Planner 任務都會流入To Do 中的「指派給我」智慧清單。例如，在 Outlook Web 中，有一個「任務」圖示（可開啟待辦事項 UI）：使用者可在此處查看 Planner 指派給他們的任務列表，以及任何個人任務。在此檢視中，使用者可以將任務標記為已完成或編輯一些基本欄位（例如，標題、清單完成情況），這些變更將同步到 Planner 計畫。這意味著，使用者無需離開 Outlook即可管理他們的Planner 任務和待辦事項任務。例如，專案經理可以在早上打開 Outlook 並在「分配給我」下查看所有待辦事項（包括標記的電子郵件、個人待辦事項以及 Planner 從各個項目分配給他們的任務）。此整合是單向的：它會在 Outlook/ ToDo中顯示 Planner 任務，但不會顯示計劃中的任何 ToDo 任務（這是顯而易見的）。這主要是為了您的方便。

Outlook 外掛程式和連接器： Microsoft 已提供可用於連接 Outlook 和 Planner 的外掛程式。例如，有一個名為iPlanner （在AppSource上）的第三方插件，可讓您直接從 Outlook 將電子郵件轉換為 Planner 任務。或者，使用 Microsoft Power Automate，使用者可以建立流程，提示「當我標記電子郵件時，在 Planner 中建立任務」。這些解決方案並非標準的開箱即用方案，但許多組織正在採用它們來整合這兩個工具。另一個原生連接器是（在 Web 上）向計劃發送訊息的功能：Office 365 群組可以擁有發送有關某些操作通知的連接器。例如，用於 Outlook 群組的 Planner 連接器可以在任務完成時向群組對話發送更新。然而，隨著 Teams 的出現，這些 Outlook 連接器的使用率降低。

一般來說，Outlook 讓你透過兩種方式檢視和更新 Planner 中的任務：透過群組郵件（如上一節所述，用於參與討論和評論）和透過日曆（用於追蹤任務截止日期）。此外，對於個人使用者來說，由於 Outlook 中整合了 To Do 功能，因此在 Planner 中指派的任務將成為他們個人工作流程的一部分。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的互動（在 Outlook 體驗中）

已經提到的相同整合特性在這裡繼續強調涉及 Outlook 的互動：

與 Microsoft To Do（Outlook 任務）整合：如前所述，Outlook（網頁版和行動版）託管 Microsoft To Do 介面，用於管理個人任務。將Planner 任務納入 To Do是一項關鍵整合：所有 Outlook 應用程式（OWA、Outlook 行動版和新的 Outlook 桌面應用程式）都會在「任務」中顯示一個集中列表，該列表整合了來自不同來源的任務，包括分配給用戶的 Planner 任務。這樣一來，用戶無需單獨查看 Planner 應用程式即可查看其任務：如果 Alessio 在 3 個不同的計劃中分配了 5 個任務，他會在 To Do/Outlook 應用程式中看到所有任務的列表，並指明它們的來源和截止日期。互動： Alessio 可以在其中將任務標記為已完成，或重新命名任務，或新增清單步驟這些變更將發送到 Planner 服務，因此計劃中的所有其他成員都可以看到。某些進階操作（例如，更改任務分配人或新增附件）無法在 To Do 中執行；您需要在 Planner 中開啟卡片（點擊任務即可完成）。無論如何，這種互動都會提高個人生產力，並使您的任務更容易找到。

Planner 電子郵件通知： Planner 會自動針對特定事件傳送電子郵件通知，這些電子郵件會顯示在 Outlook 中（使用者收件匣或群組收件匣）。例如，預設情況下，Planner 會在指派新任務或任務即將到期（例如提前兩天）時向使用者發送電子郵件。這些電子郵件來自 Planner 收件匣或群組收件匣，包含任務摘要和計畫連結。此外，如果在計劃設定中啟用此功能，Planner 可以在任務分配或完成時向群組發送電子郵件。在這種情況下，該電子郵件會顯示在共用信箱中（所有成員在 Outlook 的「群組」資料夾中均可查看）。通知功能可自訂：每位使用者可以從「計畫設定 > 通知」功能表中選擇是否接收已指派/已完成任務的個人電子郵件。但是，他們無法停用評論電子郵件：每當有人對任務發表評論時，都會將副本發送到群組收件匣，並且（如果用戶訂閱了群組對話）也會發送到他們的個人收件匣。在 Outlook 中，使用者可以設定規則或過濾器來管理這些通知。這種互動方式確保主要使用電子郵件的使用者無需開啟 Planner 即可收到計畫中的重要更新：他們會以摘要電子郵件的形式接收這些更新。

日曆：疊加與共用：在 Outlook 中將計畫新增為日曆（ iCal feed ）後，使用者可以將該日曆與自己的行事曆或其他群組行事曆疊加。例如，在 Planner 中管理「貿易展活動」計畫的 Maria 將相關 feed 新增至 Outlook。她可以在工作日曆中查看準備截止日期（展位預訂、材料提交等），以及個人會議和截止日期。如果她希望外部合作夥伴查看日期，她還可以與其共享iCal連結（注意：計劃的iCal連結是公開的，任何擁有它的人都可以訪問，因此應謹慎共享）。一個實用功能：使用者還可以新增個人「指派給我」 feed 這樣，Outlook 就會擁有一個包含所有計畫中分配給他們的所有任務的日曆。這就像一個待辦事項日曆：例如，它在她的日曆上顯示任務 X（來自計劃 A）今天到期；任務 Y（來自計劃 B）明天到期，這對於喜歡透過日曆管理時間的用戶來說非常有用。

企業搜尋：由於與 M365 Groups 的集成， Microsoft 365搜尋（Outlook、SharePoint、Delve 等中的搜尋欄）也可以傳回 Planner 的結果。例如，如果計劃是公開的或使用者有權訪問，則在 Delve 或 Office.com 搜尋中搜尋任務名稱可能會顯示在結果中，因為所有內容都是企業索引的一部分。

簡而言之，Outlook 與 Planner 互動的主要目的是接收計劃資訊（以電子郵件或事件的形式）並提供對計劃的存取（透過群組）。這創造了一種無縫的體驗：正在規劃日曆的經理可以看到 Planner 的交付成果出現在他們的時間線上；沉浸於電子郵件的團隊成員可以在收件匣中收到新任務的通知；以待辦事項為導向的用戶無需切換應用程式即可在 Outlook/ ToDo中查看所有分配的任務。

c) 涉及的角色

就角色而言，Outlook 沒有其他特定角色：之前討論過的角色均適用。不過，我們可以詳細說明每個角色如何與 Outlook 互動：

計畫擁有者（群組擁有者）：這是唯一可以從計畫中啟用Planner 日曆（ iCal feed）發布功能的人。如果非所有者嘗試將計劃新增至 Outlook 並發現該選項不可用，則需要請求所有者執行此操作。此外，擁有者可以決定是否在計畫設定中啟用「為每個已指派/已完成的任務向群組發送電子郵件」選項（此選項會在群組的共用收件匣中觸發通知）。否則，使用 Outlook，所有者在查看日曆和接收通知方面與成員擁有相同的選項。

內部計畫成員：可以新增日曆訂閱源（發布後），並在待辦事項/Outlook 中檢視/編輯自己的工作流程。每位會員可自行決定是否接收個人電子郵件通知（個人設定）。當成員對某個任務發表評論（例如，透過 Planner）時，該操作會產生電子郵件傳送給群組：所有成員（包括自己）都會在 Outlook 的群組收件匣中看到該郵件。會員可以選擇在個人收件匣中接收群組電子郵件的副本（Outlook 為群組提供了「在收件匣中追蹤」的開關）。例如，如果啟用此功能，來自 Planner 的評論也會以直接電子郵件的形式發送，以提高可見度。

來賓（外部）使用者：來賓無法自動將計劃新增至其 Outlook 中，因為他們沒有組織託管的郵箱。但是，他們可以使用日曆（例如，外部個人 Outlook、Google 日曆等）中發布的iCalendar連結查看計劃的截止日期。他們必須手動取得 URL（可以由所有者提供）。來賓會收到一些來自系統的電子郵件（群組邀請、文件連結等），但如上所述，他們不會收到任務分配通知。他們仍然可以透過開啟 Planner for Web 或在外部日曆上使用 iCal 來追蹤進度。簡而言之，與內部使用者相比，來賓的 Outlook 體驗有限。

a) 非會員（內部訪客）：對於公共計劃，非會員如果獲取了iCal訂閱源的URL，就可以添加該訂閱源（理論上，由於它是公開的，因此如果共享，組織中的每個人都可以訪問該訂閱源）。但是，預設情況下，只有 Planner 中的會員才能看到該選項。因此，非會員很少會在未加入群組的情況下訂閱日曆。對於私人計劃，他們顯然無法執行任何操作。

b) 管理員： Outlook 沒有任何特殊角色，除了可能設定群組發送通知郵件的預設租用戶等級設置，或管理iCal訂閱的 Exchange 等級設定。但這些都是技術細節。如果管理員被迫將自己加入為擁有者，他們可以產生訂閱源，但他們通常不會幹預此事。

總而言之，要在 Outlook 中查看某個計劃，您需要成為該計劃/群組的成員（無論是否所有者）。擁有者還擁有啟用日曆發布的額外權限。內部成員可以充分利用通知和待辦事項整合功能。訪客有一些限制，必須使用間接管道查看日曆部分。

d ) 企業申請的具體範例

在個人行事曆中管理專案截止日期： Martina 是 Planner 中「網站開發」計畫的專案經理，負責管理數十項任務及其對應的截止日期。每週一早上，Martina 都會打開 Outlook 查看她的周日曆。由於整合功能，她在 Outlook 中訂閱了該計劃的日曆，因此她看到「完成設計草稿」任務的截止日期為星期三，而「最終內容審核」任務的截止日期為星期五。由於這些任務與她的會議日程同步，Martina 計劃在星期三抽出半天時間協助設計師，並將一個非緊急電話從星期五安排到星期四，從而騰出星期五進行審核。這樣，專案的時間表便可在 Outlook 中進行管理，並利用 Planner 數據，確保她不會錯過截止日期。當 Martina 在 Outlook 日曆中點擊「最終內容審核」事件時，她會看到任務詳情（已逾期，已完成 80%），然後點擊「在 Planner 中開啟此任務」 ，即可直接在任務卡中新增後續評論。

電子郵件通知與互動：在銷售團隊中，Franco 不經常使用 Planner；他喜歡透過電子郵件工作。不過，他在「第四季銷售計畫」中被分配了一些任務。由於電子郵件通知，當他的經理給他一個新任務（「月底前聯繫 5 個新線索」）時，Franco 會立即在 Outlook 中收到一封電子郵件通知，告知他這項新任務。他直接從電子郵件中閱讀描述，並看到一個在 Microsoft Planner 中打開鏈接，以便查看更多詳細信息。還有一次，一位同事對他的一項任務進行了評論，要求更新：在這種情況下，Franco 也會看到一封電子郵件出現（地址是群組郵箱，但由於他關注了群組，所以他的收件匣中也收到了副本），其中包含評論內容。即使不開啟 Planner，他也可以回覆該電子郵件，而他的回覆最終會作為附加評論附加到該任務中（這要歸功於 Outlook 的群組功能）。此範例展示了Planner 和 Outlook 如何協同工作以讓每個人都了解情況：Frank 繼續他的電子郵件工作流程並且不會錯過任何內容，而團隊的其他成員則看到他們的更新出現在 Planner 的正確上下文中。

使用 Outlook 任務/待辦事項來提高個人效率： Alice 是四個 Planner 計劃（不同專案）的成員，她發現自己有大約十個任務分散在各個計劃器中。每天早上，她都會在電腦上打開微軟待辦事項應用程式（或直接從 Outlook 網頁版中的任務頁面打開）：在這裡，她轉到 分配給我列表，在那裡她找到一個合併列表：發送報價給客戶 XYZ（來自銷售計劃）今天截止；更新月度報告（今天截止；來自營銷計劃）明天截止；等等。 Alice 將此清單用作她的個人待辦事項清單。例如，她將昨晚完成的任務標記為已完成（透過智慧型手機），並將最緊急的任務添加到她的一天中。當她在待辦事項中將任務標記為已完成時，該任務會立即在相應的 Planner 計劃中標記為已完成，並通知團隊。這樣，她的專案同事就可以看到操作已完成，而無需 Alice 打開 Planner 或發送電子郵件。在實際操作中， Alice 透過 Outlook/ ToDo管理她的計劃器，這不僅節省了她的時間，還將所有待辦事項整合到一個地方。這在公司中尤其有用，尤其當一個人同時參與多個專案團隊時：她無需打開五個不同的計劃器來查找需要完成的任務，只需打開Outlook（ToDo）即可立即了解。

透過共用行事曆溝通進度：一個部門使用Outlook 中的團隊行事曆查看所有承諾。他們將來自各種 Planner 計劃（計劃 A、B 和 C）的訂閱源添加到覆蓋式 Outlook 日曆中，並希望追蹤這些計劃的截止日期。在每週部門會議上，他們會在 Outlook 中以月視圖開啟該共用日曆，討論即將到來的截止日期：他們可以立即看到各個項目中哪些任務即將完成或已逾期（可能會根據計劃以不同的顏色顯示）。此場景使用 Outlook 作為管理儀表板來追蹤眾多活動，而無需存取單一專案管理工具。

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針對段落中涉及的主題進行練習

操作步驟

在 Outlook 中啟用計劃視圖

1. 使用你的 Microsoft 365 帳戶登入 https://tasks.office.com。

2. 從我的計劃部分選擇所需的計劃。

3. 點擊計劃名稱旁邊的 ... 。

4. 選擇「將計劃新增至 Outlook 行事曆」。

5. 複製產生的 ICS URL。

6. 開啟 Outlook 並轉到「日曆」部分。

7. 點選「新增日曆」>「來自網路」。

8. 貼上 ICS URL 並確認。

9. 確保您的任務在日曆中可見。

10. 儲存變更並同步。

與其他 Microsoft 365 應用程式交互

1. 打開 Microsoft Teams 並前往專案頻道。

2. 將 Planner 新增為頻道中的選項卡。

3. 選擇已整合到 Outlook 中的計劃。

4. 在您的團隊行事曆中查看同步的任務。

5. 點擊某個任務即可在 Planner 中開啟它。

6. 直接變更截止日期或作業。

7. 在 Teams 中取得自動通知。

8. 開啟 Outlook 並檢查行事曆中的更新。

9. 將計劃從 Planner 匯出到 Excel。

10. 透過 Outlook 分享 Excel 檔案。

🔹子點 3：受影響的帳戶角色和業務應用程式

1. 計畫擁有者：建立和配置整合。

2. 計劃成員：查看和更新任務。

3. IT 管理員：啟用 Planner 和 Outlook。

4. 專案經理：透過日曆監控進度。

5. 團隊負責人：分配任務並檢查截止日期。

6. 合作者：接收通知並更新任務。

7. 人力資源：規劃入職和培訓。

8. 行銷：管理編輯活動和截止日期。

9. 銷售：協調後續事宜和預約。

10. 管理：分析匯出的報告以做出決策。

使用的關鍵命令和訪問

命令	使用權	功能
將計劃新增至 Outlook 行事曆	計劃器 > ... > 新增至行事曆	產生用於同步的 ICS URL
摘自網路	Outlook > 行事曆 > 新增行事曆 > 來自網際網路	將任務匯入 Outlook 行事曆
編輯活動	Outlook >點選在事件> 在 Planner 中開啟	直接從 Outlook 更新任務
出口計劃	計劃器 > ... > 匯出計劃	建立包含任務和截止日期的 Excel 文件
將 Planner 新增至團隊	團隊 > 頻道 > + > 規劃師	檢視並管理 Teams 頻道中的活動
活動通知	團隊 > 設定 > 通知	取得截止日期和變更提醒
日曆視圖	Outlook > 行事曆	將活動顯示為預定事件
自動同步	Outlook/Teams > 共用行事曆	即時更新活動
開啟活動表	Outlook/Teams >點擊在活動	查看詳細資訊並編輯
計劃共享	Outlook > 新郵件 > Excel 附件	將導出的計劃發送給合作者

生產力效益

1. 集中查看活動。

2. 加強部門間協調。

3. 透過通知減少延遲。

4. 快速存取來自多個應用程式的資訊。

5. 更精確、更共享的規劃。

6. 工作流程更加透明。

7. 輕鬆更新活動。

8. Planner、Outlook 和 Teams 之間的無縫整合。

9. 報告和分析支持。

10. 更好的時間和優先管理。

在實際商業環境中使用的想法

IT專案管理

技術團隊可以直接在 Outlook 行事曆中查看開發和維護任務，避免重疊並促進發布計畫。

行銷編輯計劃

文章、社交貼文和廣告活動的截止日期在 Planner 和 Outlook 之間同步，從而允許內容團隊和銷售部門即時協調。

員工入職

人力資源部可以製定入職計劃，其中的活動隨時間推移而展開，在新員工和相關團隊的 Outlook 日曆中可見，確保流程順利且可監控。

企業活動管理

與活動相關的任務（預訂、邀請、物流）在 Planner 中分配並顯示在 Outlook 中，從而促進跨職能團隊之間的協調。

品質控制和審核

審計團隊可以安排檢查和審查，在共享日曆中查看截止日期，並為管理層提供自動通知和可匯出的報告。

自我評估問題

1. 將 Planner 計畫新增至 Outlook 行事曆的指令是什麼？

2. 我應該將 ICS URL 貼到 Outlook 中的哪裡？

3. 管理該計劃涉及哪些角色？

4. 如何從 Outlook 編輯任務？

5. 哪些 Microsoft 365 應用程式可與 Planner 搭配使用？

6. 如何將計劃匯出到 Excel？

7. 與 Outlook 同步有哪些好處？

8. 我如何獲得有關活動的通知？

9. 這種整合在哪些業務環境中有用？

10. 哪些指令允許查看日曆？

所學內容總結

您已探索如何直接在 Outlook 中查看 Microsoft Planner 計劃，從而改善任務管理和團隊合作。您還學習如何透過 ICS URL 設定整合、如何從 Outlook 編輯任務、如何匯出計畫以及如何使用 Teams 進行通知。您已確定所涉及的角色和關鍵命令，並將它們應用於實際業務場景。這種方法可以實現任務的統一視圖，減少協調時間並提高生產力。

6. 在 Teams 中查看計劃

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a) 功能描述

Microsoft Teams 是 Microsoft 365 的集中式協作平台。 Planner 與 Teams 緊密整合，提供兩種在 Teams 中查看和使用計劃的主要方式：

Teams 頻道中的 Planner 標籤：在團隊（Teams 群組）中，您可以將計劃新增為其中一個頻道中的標籤。為此，請點擊頻道頂部的「+」按鈕，選擇Planner應用程式（現在簡稱為「Planner」- 以前稱為「按 Planner 和待辦事項的任務」），然後建立新計畫或選擇現有計畫。新增後，選項卡將顯示經典的 Planner 介面：Board、Charts 等，但嵌套在 Teams 中。該團隊的所有成員都可以單擊選項卡並直接從 Teams 與計劃交互，就像在 Planner 網站上一樣。這意味著他們可以添加/移動任務、編輯詳細資訊、篩選活動、查看看板、甘特圖（如果是高級版），所有這些都無需離開 Teams 環境。從視覺上看，它是同一個 Planner Web 應用，只是改成了選項卡。這使團隊可以非常方便地追蹤任務：例如，在頻道會議期間，他們可以打開 Planner 標籤並即時一起更新任務狀態。

Teams 上的 Planner（任務）應用： Teams 提供了一個名為Planner （或Tasks ）的整合應用程式（位於介面左側的固定圖示）。此應用程式收集使用者在 Microsoft 365 中的所有任務：它包含 Planner 任務（共享計畫）和個人待辦事項，分別位於不同的部分。具體來說，該應用程式顯示：

「我的一天」 ：可選部分，包含每日重點（從各種清單中彙編今天的活動）。

「我的任務」 ：在這裡您可以找到指派給我的任務（所有指派給您的 Planner 任務，就像在待辦事項中一樣）、標記的電子郵件（來自 Outlook 的標記電子郵件）以及其他視圖，例如私人任務（個人快速草稿）。

「共享計劃」（我的計劃）：列出您正在參與的所有 Planner 計劃，按團隊或近期使用情況排序。您可以從這裡存取任何計劃。

建立計劃：使用者可以直接從 Teams 應用程式建立新計劃（個人計劃或現有團隊計劃）。

本質上，Teams 中的 Planner 應用提供了一個類似 To Do 的統一任務儀表板，但也包含所有團隊活動。對於喜歡在 Teams 中管理所有事務而無需打開不同應用程式的用戶來說，它非常實用。例如，三個專案的成員可以在「指派給我」下查看所有任務，並在「我的計畫」下查看各個項目。他們可以在 Teams 中點擊並開啟每個計劃。這款應用程式之前名為按 Planner 和 To Do 管理的任務，以表明其混合特性；自 2024 年 4 月起，它已更名為 Teams 中的Planner ，帶來與 Planner Web 版一致的全新體驗。

這兩種情況的關鍵功能是 Teams將 Planner 帶入了日常工作環境（對許多用戶來說，這也就是 Teams）。無需在各個應用程式之間切換：您可以在一個地方協作聊天、開會和完成任務。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的互動（在 Teams 體驗中）

Planner 與 Teams 的整合擴大了先前已經看到的交互，並且部分重疊了先前的交互：

團隊和 Office 365 群組：每個團隊都建立在 M365 群組之上。團隊的 Planner 計畫只是底層群組的計畫（您可能透過 Outlook 或 Planner Web 開啟的計畫）。 Teams 提供介面。當您從頭開始建立團隊時，您會在背景建立一個群組，反之亦然。因此，將 Teams 中的 Planner 標籤新增至 Team X 頻道將建立與 Group X 關聯的計劃。如果團隊已連接到具有計劃的現有群組，您可以選擇顯示這些現有計劃。本質上，它是一一對應的：團隊 = M365 組 = 一個或多個計劃的容器。 Teams 不會複製數據，而是公開數據。

即時協作： Teams 鼓勵在聊天和會議期間分享使用。例如，成員可以在頻道聊天中討論特定任務，同時開啟 Planner 標籤查看狀態。當他們在 Planner 標籤中編輯任務時，其他人會立即看到變更（Planner 會自動儲存所有變更）。他們還可以使用選項卡上的即時聊天功能：Teams 中的每個選項卡都附帶一個對話圖標，按下此圖標即可在頻道中打開與該選項卡相關的聊天線程。因此，如果團隊想要對計劃進行總體評論，他們可以在該線程中發帖，訊息將顯示在頻道中，並附有對選項卡的引用（實際上不是對單個任務的評論，而是一般性討論）。這對於元討論很有用，儘管如上所述，特定於任務的評論仍保留在 Outlook/群組中。

Planner 的 Teams 通知：在 Teams 中使用 Planner 時，您可以直接在 Teams 介面中啟用通知。具體來說，如果使用者在 Teams 中有一個計劃選項卡，並被分配了一項新任務，則其Teams「活動」提要（鈴鐺）中將出現一條通知。此通知將包含任務的標題、分配者以及它所在的計劃，並附有一個可直接在 Teams 中開啟詳細資訊的連結。微軟推出此功能是為了防止人們在 Teams 中工作時錯過重要通知而沒有查看電子郵件。此功能僅當計劃具有 Teams 選項卡時才有效；否則，它無效（必須「連結」到 Teams）。 Teams 通知不會取代電子郵件通知：通常，使用者會同時收到兩者，除非他們停用了電子郵件。因此，受讓人可能會在 Teams 中看到一條橫幅，上面寫著您已被分配了計劃 Y 中的任務 X ，同時還會收到傳統的電子郵件。這提高了團隊的回應能力，因為許多團隊使用 Teams 作為其主要的日常工具，可能會忽略一封電子郵件幾個小時，而 Teams 內的通知則更為突出。

與 Teams 中的 Microsoft To Do（任務）整合：如前所述，Teams 中的 Planner 應用（以前稱為 Tasks）整合了個人任務和群組任務。這有效地將 Microsoft To Do 整合到了 Teams 中。例如， 「個人任務 > 已標記的電子郵件」部分是 Teams 中顯示的待辦事項。當使用者在 Outlook 中標記電子郵件時，幾秒鐘後，該郵件會作為一項任務顯示在 Teams 應用程式的專用部分中（如果已開啟）。相反，如果他們完成了 Teams 中分配給他們的任務，該任務將從 Outlook 待辦事項清單中消失，因為兩者資訊相同。因此，Teams 成為了個人任務中心，可以準確反映 To Do/Outlook 中的內容，而無需單獨打開它們。這對於整天使用 Teams 的使用者尤其有用：他們可以從 Teams 側邊欄查看和更新待辦事項清單。注意： Planner 中的某些高級功能（例如時間軸/甘特圖視圖或目標）可能僅在 Web/桌面上可用，並部分在 Teams 中可用，具體取決於更新，但 Microsoft 正在調整體驗。

與 SharePoint 和文件的互動：點選 Teams 任務（Planner 標籤）中的文件附件，即可直接在 Teams 中開啟 Office Web 文件（得益於 Teams 內部的 SharePoint/OneDrive 檔案整合）。然後，可以在Teams檢視器中開啟任務附件。 Teams 再次充當統一的容器：使用者無需打開瀏覽器或外部 Word 文件即可查看附加到 Planner 選項卡的 Word 文件，因為 Teams 內建了文件檢視器。

與 OneNote/Notes 的互動：在 Teams 頻道中，除了 Planner 之外，如果群組使用 OneNote，他們通常還會新增 OneNote 標籤。除了這種接近性之外，Teams 中的 Planner 和 OneNote 之間沒有直接聯繫（不像 Outlook 網頁版那樣，有一個專門的按鈕）。不過，使用者可以在任務描述或評論中手動新增指向筆記本的連結。

Power Automate 和 Teams： Teams支援自適應卡片和機器人。微軟有一個 Power Automate 模板，當 Planner 中發生某些事件（例如「任務已完成、已指派等」）時，它會向 Teams 頻道發送訊息。在沒有電子郵件的情況下，有些團隊喜歡使用「Planner 通知」Teams 頻道，讓流程自動為某些操作發送通知卡片。這顯然是可自訂的，但它是一種可能的互動方式將 Planner 的更新引入 Teams 對話中。 Teams 中還有一個名為Planner的原生連接器，可以向頻道發送關於即將到來的截止日期的摘要，但其使用並不常見。

會議和 Planner：在 Microsoft Teams 會議中，如果您使用會議筆記功能或任務回顧功能，則可以在會議期間建立任務，然後將其記錄到 Planner 中（預設情況下，這些任務會進入名為「來自 Planner 和待辦事項」的特殊計劃或與 Teams 會議關聯的計劃）。這是一個新的場景（適用於 Teams Premium 和 Copilot等）：例如，在 Teams 會議期間，Copilot 或使用者可以產生任務，這些任務隨後會顯示在 Teams Planner 應用中，並顯示為指派給某人。這凸顯了新方向：Teams 也是創建任務的地方（而不僅僅是顯示任務）。

簡而言之，Teams 在兩個方面擴展了 Planner：在各個頻道內直接協作計劃，以及在專用應用中統一管理所有任務。與其他應用程式的互動主要由群組（檔案、OneNote 等）進行，而 Teams 則充分利用了這一點，提供無縫體驗（在應用程式內開啟檔案、在動態消息中接收通知等）。

d) 涉及的角色

關於團隊環境中的角色：

團隊所有者與團隊成員：這分別對應 M365 組的擁有者和成員。團隊所有者是群組的所有者，因此正如我們所見，他們可以管理成員和計劃。例如，如果團隊成員嘗試在公共團隊中添加「計劃器」選項卡，他們可以自由操作；在私人團隊中，所有成員通常都可以添加選項卡，但只有團隊所有者可以創建連結到該團隊的新計劃（如果該計劃尚不存在，則組創建受到限制，但在 Teams 中，創建發生在現有組中，因此通常所有成員都可以在同一組中建立其他計劃）。實際上，沒有特殊限制：如果您已經是 Teams 團隊的成員，則可以以相同的方式存取該計劃。預設情況下，團隊所有者將充當計劃所有者（他們可以刪除、重新命名計劃等），而團隊成員將充當成員。然而，在 Teams 中，這些角色差異並不明顯：團隊中的每個人都可以看到該選項卡並使用該計劃。只有「刪除此卡」或「刪除計畫」等操作才可以保留給建立者（群組擁有者）。

Teams 中的來賓： Teams 支援外部使用者作為來賓。如果來賓被加入為團隊成員，他們將可以存取（幾乎）所有團隊功能。重要提示： Teams 團隊中的來賓還可以存取頻道的「計劃器」選項卡，因為他們是 M365 群組的成員。因此，受邀加入 Teams 的外部使用者將能夠開啟「規劃器」標籤、檢視和更新任務（在來賓存取權限的限制內：他們無法在計畫中新增成員或變更某些設定）。在 Teams 介面中，來賓在查看計劃方面的體驗與內部成員幾乎相同。顯然，租用戶管理員需要啟用來賓對計劃器的存取權限（這與來賓對群組的存取權一致，如上所述）。來賓無法將計劃器應用程式添加到側邊欄或創建自己的計劃- 但他們可以在其所屬的團隊中工作。唯一的例外是：在Teams 行動版上，Microsoft 限制了來賓使用某些功能，但通常在桌面版上可以使用。

非團隊訪客：不屬於特定團隊的內部使用者無法在 Teams 中查看該團隊的計劃（顯然，因為他們看不到該團隊）。如果計劃在組織層級公開，但團隊不公開（這種不一致是不可能出現的：公開計畫位於公開群組中，在 Teams 中稱為「公開團隊」），則首選的存取路徑仍然是將其添加到團隊。

Teams 管理員： Teams 管理員可以在其組織中啟用或停用 Planner 整合。例如，他們可能決定在 Teams 中為所有使用者隱藏/停用 Planner 應用（應用程式原則）。預設情況下，Planner 對 Teams 中的每個人都啟用。管理員還可以使用 Teams 管理中心預設為所有人固定Planner 應用程式（使其在左側可見），以促進其採用。 Teams 中沒有僅限於 Planner 的管理員角色：治理是透過與適用於 Teams 的 Planner for Web 相同的設定進行的。例如，Teams 管理員可能希望阻止特定使用者使用 Planner 應用程式這可以透過應用程式權限策略來實現。

總而言之，任何擁有 Team 存取權限的使用者都可以存取計劃（選項卡），並享受與網頁版相同的編輯功能。 Teams 中沒有「讀者」角色：如果您已登錄，則可以根據計劃的權限進行編輯。 Team Owner 充當計劃所有者，負責刪除等操作，但在日常工作中，Teams 中沒有明顯的區別。 Guest 的角色幾乎與計劃成員相同，除非有已知限制。

d) 企業應用的具體範例

每日會議期間更新任務（使用 Planner 標籤）： Software Alpha開發團隊由 6 名開發人員、1 名測試人員和 1 名專案經理組成，他們在專門的Microsoft Teams 團隊中工作。每天早上，他們都會在#Generale頻道上舉行一個簡短的站立會議。在 Teams 通話期間，專案經理會開啟他們新增至該頻道的「Planner - Current Sprint」標籤。在共享螢幕上，每個人都可以看到帶有待辦 /進行中/已完成列的看板。每個開發人員都直接在那裡更新他們的任務狀態：例如，Marco 將「實現登入」任務從進行中拖放到已完成；Sara 將「API後端」任務的進度設為 50% ，並添加註釋「卡在等待資源」。所有參與者都可以立即看到這些變更。同時，如果他們需要討論，可以使用會議聊天或麥克風。所有操作都在單一的 Teams 環境中進行，無需「在瀏覽器中為我開啟 Planner」從而節省時間。完成後，專案經理在頻道中撰寫摘要訊息，並使用任務連結複製功能標記特定任務，並將其貼上到 Teams 訊息中以引起注意（該連結會在 Planner 中開啟任務標籤）。在這種情況下，「Teams + Planner」標籤使會議更具互動性，並允許在協作過程中直接更新計劃，從而確保所有人保持同步。

在 Teams 應用程式中管理多專案任務： Chiara 是一位員工，她參與了多個工作小組（Teams 中的 A 團隊、B 團隊和 C 團隊）。 Chiara 已經養成了使用Teams 整合的 Planner 應用來追蹤所有事項的習慣。她將Planner圖示固定在 Teams 的左側欄中。每天早上，當她點擊那裡時，Chiara 會看到「我的任務」螢幕，其中顯示了她的任務：分配給我的任務（A 團隊 5 個，B 團隊 3 個，C 團隊 2 個，所有任務都包含優先級和截止日期）；已標記的電子郵件（她昨天標記為需要項目的 2 封流程 - B 流程 -A 團隊。透過這個視圖，Chiara 可以決定要專注於哪些任務：她將一些任務拖到「我的一天」中。在工作過程中，她將兩個任務標記為已完成（此更新將發送到相應的計劃中，並通知她的同事）。此外，她還可以直接從 Teams 建立新計劃：點擊Planner 應用程式中的「+ 新建計劃」，建立一個名為「個人待辦事項」的個人計劃，列出之後可能轉入正式專案的任務。 Chiara 的優勢在於，她無需單獨開啟 Planner 或待辦事項應用程式的瀏覽器：所有任務管理工作都集中在 Teams 介面上，她可以使用該介面進行聊天、會議和文件管理。這提高了個人效率，並降低了遺漏某些內容的風險（已指派任務的通知會以徽章的形式顯示在 Teams 中的 Planner 圖示、活動動態以及電子郵件中）。

使用 Teams 通知替代電子郵件（提升回應速度）：客戶服務團隊採用 Planner 計畫來追蹤正在進行的客戶要求（不是作為工單，而是內部跟進任務）。他們將該計劃作為選項卡添加到 Teams 的 Teams 中，並停用了個人電子郵件通知，以避免出現過多訊息。現在，每當主管向客服人員分配新請求時， Teams 中都會顯示該客服人員的通知。例如，訊息流中會出現「請求計畫中指派的任務『致電客戶 X』」。客服人員點擊通知，通知會直接開啟 Teams 中的任務卡，其中包含所有詳細信息，並可立即開始處理。這種「以 Teams為中心」的方法提高了團隊的效率：以前，有些人會忽略 Planner 電子郵件，直到打開 Outlook；現在，Teams 中的即時通知會在他們輪班期間立即提醒他們，完成後，他們還可以點擊卡片上的完成，立即向主管反饋。此外，他們使用Power Automate進行設置，當 Planner 上的任務被標記為已完成時，流程會在 Teams 頻道中發送一條訊息「任務 ABC 由 Mario 完成」，以便團隊和經理無需打開卡片即可獲悉。在這個場景中，Teams + Planner 創造了一個 整合通知和更新的工作流程，使每個人都能即時保持一致。

Teams 中的專案儀表板：專案經理使用 SharePoint 頁面在專案團隊中建立一個「儀表板」標籤，並在其中插入 Planner Web 元件（用於快速概覽看板），可能還會附帶Power BI報告。專案成員可以前往此標籤進行進階檢視：他們可以看到進度圖（來自Planner Web 元件），其中包含完成百分比和狀態，以及來自 Power BI 的燃盡圖。如果他們需要操作詳細信息，則可以切換到實際的 Planner 選項卡。這是一種高級用法，但它展示了 Teams 如何充當整合儀表板的容器，將 Planner 資料（透過 SharePoint Web 元件或應用程式本身）與其他指標結合，所有這些都在熟悉的專案管道環境中進行。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

本課程旨在學習如何直接在 Microsoft Teams 中查看和管理 Microsoft Planner 計劃，並利用兩個平台之間的整合來提升團隊協作和生產力。您將了解如何將 Planner 計劃新增至 Teams 頻道、導覽任務、使用可用檢視以及在不離開 Teams 環境的情況下與任務互動。課程還將講解如何與 Microsoft 365 群組、Outlook 和 SharePoint 進行交互，以及所涉及的角色和關鍵命令。練習內容包括業務場景、優勢和自我評估問題。

操作步驟

將 Planner 計劃加入 Teams 頻道

1. 開啟 Microsoft Teams 並登入所需的團隊

2. 選擇要新增計劃的頻道

3. 點擊頂部的 + 符號以新增標籤

4. 搜尋並選擇Planner應用程式（或Planner 任務和待辦事項）

5. 選擇建立新計劃或連接現有計劃

6. 為標籤命名（例如「第四季行銷計畫」）

7. 點擊儲存將卡片新增至頻道

8. 該計劃現在將作為選項卡顯示在所選頻道中

9. 所有團隊成員都能夠存取並協作完成任務

10. 變更將自動與 Planner Web 同步

在 Teams 中使用計劃視圖

1. 點擊 Teams 頻道中新建立的 Planner 標籤

2. 儀表板中查看按存儲桶組織的任務

3. 點擊某個活動即可開啟其詳細資料並進行編輯。

4. 分配成員、設定截止日期並新增清單

5. 新增評論以直接協作完成任務

6. 圖表檢視監視計劃狀態

7. 切換到「日程表」視圖查看截止日期

8. 按下標籤、受讓人或狀態過濾任務

9. 在頻道中獲取每次更新的通知

10. 直接將有用的文件或連結加入活動中

與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

1. 該計劃已連結到共用 Microsoft 365 群組

2. 附加到任務的文件儲存在群組的 SharePoint 網站上

3. 已指派的任務也可在 Microsoft To Do 中看到

4. 活動通知透過 Outlook 傳送

5. 團隊成員還可以從 Planner Web 存取計劃

6. Teams 中所做的變更會反映在 Planner 中，反之亦然

7. 計劃擁有者可以管理儲存桶和任務

8. 成員可以更新分配給他們的任務

9. 共享筆記可以透過群組 OneNote 進行管理

10. 擁有 Microsoft 365 商業授權或更高版本的使用者可以使用此整合。

營運應用場景

編輯策劃

內部溝通團隊希望直接在 Teams 中管理編輯計劃，而無需在應用程式之間切換。

a) 指令：團隊 → 頻道 → + → 規劃器
將計畫新增為整個團隊可見的標籤。

b) 命令：計劃器標籤 → 板視圖
按內容類型（時事通訊、貼文、事件）組織任務。

c) 命令：計劃器標籤 → 計劃視圖
可讓您每週安排出版物。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
新增「計劃器」標籤	團隊 → 頻道 → + → 規劃師	將 Planner 計劃整合到 Teams 頻道
建立新計劃	計劃器標籤 → 建立新計劃	啟動與群組相關的新計劃
連結現有計劃	計劃器選項卡 → 使用現有計劃	將已建立的計劃關聯到頻道
儀表板視圖	計劃器標籤 → 公告欄	按儲存桶顯示活動
圖表視圖	計劃器選項卡 → 圖表	分析活動狀態
程式視圖	計劃器選項卡 → 日程表	查看日曆上的活動
新增評論	活動 → 評論	直接協作開展活動
新增文件	活動 → 新增附件	從 SharePoint 或 OneDrive 連結文檔
過濾活動	計劃器選項卡 → 過濾器	按標籤、受讓人或狀態查看活動
活動通知	團隊 → 頻道 → 計劃器通知	取得自動活動更新

生產力效益

任務管理整合到團隊工作流程中

Teams、Planner 與 Outlook 之間的自動同步

任務分配更加清晰

可視化監控計畫進度

即時通知更新和截止日期

與 Microsoft 365 群組、SharePoint 和 OneNote 集成

透過 Teams 行動版從任何裝置存取

團隊成員之間的無縫協作

追蹤更改和評論

根據特定需求自訂視圖

在實際商業環境中使用的想法

敏捷衝刺管理

開發團隊可以直接在 Teams 中管理積壓工作和衝刺，每個人都可以看到更新。

企業活動企劃

活動團隊可以在單一「規劃器」標籤中協調物流、通訊和供應商。

客戶支援

支援團隊可以即時追蹤請求和分配的任務，並自動發送通知。

自我評估問題

1. 如何將 Planner 計畫加入 Teams 頻道？

2. Teams 中的 Planner 標籤中有哪些視圖可用？

3. 如何直接從 Teams 編輯任務？

4. 任務附加的文件儲存在哪裡？

5. 如何取得 Teams 活動的通知？

6. 哪些角色可以修改計畫中的活動？

7. 如何過濾我的活動視圖？

8. 哪些 Microsoft 365 應用程式可與 Teams 中的 Planner 搭配使用？

9. 如何在 Planner 和 Teams 之間同步變更？

10. 這種整合在哪些業務場景中有用？

所學內容總結

您已學習如何直接在 Microsoft Teams 中查看和管理 Planner 計劃，並利用兩個平台之間的整合來提升協作。您已按照步驟將計劃新增至頻道、使用可用檢視以及編輯任務。您了解了與 Microsoft 365 群組、SharePoint、Outlook 和 OneNote 的互動以及管理中涉及的角色。實際場景向您展示如何在實際業務環境中應用此功能。關鍵命令使您能夠獨立且精確地工作。生產力優勢凸顯了整合管理的重要性。使用建議和自我評估問題可幫助您鞏固技能。現在，您可以在 Teams 中使用 Planner 進行高效協作的工作管理。

7.在 Microsoft To Do 中查看計劃任務

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a) 功能描述

「指派給你」的專用清單中查看指派給你的Planner 任務。透過在 To Do 設定中啟用此集成，指派給你的所有 Planner 任務都會自動出現在 To Do 應用程式中，與你的個人任務一起出現。這提供了任務的統一視圖：例如，團隊成員可以在 To Do 中查看他們各自的任務和透過 Planner 計劃分配的任務，從而無需分別檢查每個計劃。在 To Do 中，可以將 Planner 任務編輯到基本細節：名稱、截止日期、說明（備註），並且可以直接從 To Do 應用程式中新增或更新任何內部清單。用戶還可以透過 To Do 標記當天的 Planner 任務（我的一天）來管理每日優先順序。對於任何進階變更（例如，變更受讓人、新增標籤或附件），To Do 都會提供在完整的 Planner 介面中開啟任務的直接連結。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

Planner 和 To Do 的整合是Microsoft 365 中任務統一更廣泛策略的一部分。 To Do 中可見的 Planner 任務也會與 Outlook同步（在Outlook 的「任務」部分或Outlook Web App 中的「任務」應用程式中），因為 Microsoft To Do 也是 Outlook Web App 中任務管理的基礎。此外，這種連接是Microsoft Tasks的一部分，它整合了 To Do 和 Planner：例如，在Microsoft Teams中有一個名為Tasks的應用，它也將個人任務（To Do）和 Planner 任務聚合到團隊的單一視圖中。本質上，Planner、To Do 和 Teams共享同一個任務池，讓使用者可以從不同位置存取他們的任務。整合不需要複雜的設定：您只需要一個有效的 Planner 許可證和在 To Do 中啟用它的選項。如果該選項不可用，您可能需要聯絡您的管理員以驗證您的帳戶是否具有 Planner 授權。這種互動的另一個好處是能夠利用 To Do 功能（例如Planner 的提醒或任務分類），從而改善個人工作量管理。

c) 涉及的角色

在待辦事項中查看 Planner 任務時，涉及的角色主要包括最終使用者（分配了任務的計劃的成員或所有者）和負責服務啟用的Microsoft 365 管理員。具體來說，計劃所有者（即創建 Planner 計劃的人員）和其他計劃成員可以將任務分配給人員；如果將任務分配給用戶，他們將在個人待辦事項中看到該任務。此視圖沒有特殊權限 - 每個使用者只能看到分配給他們的任務。添加到計劃的外部來賓（來賓）也可以利用此集成，只要他們能夠以來賓用戶的身份使用組織帳戶訪問待辦事項即可。但是，如果管理員停用外部使用者的連接，來賓存取可能會受到限制。管理員角色發揮作用以確保使用者擁有必要的 Planner 許可證：如果使用者可以存取 Planner（例如，透過 Teams 或共用連結）但沒有正式的許可證，則待辦事項可能不會顯示整合。管理員也可以在租用戶層級管理是否在 Teams 和 Outlook 中啟用「任務」體驗（結合了「待辦事項」和「排程器」）。訪客（對 SharePoint/Teams 資源擁有唯讀權限，但不屬於「計劃器」群組成員的使用者）通常無法在「待辦事項」中看到「計畫者」任務，因為他們不是這些計畫中任務的直接受讓人。

d) 企業應用的具體範例

專案經理參與多個專案的情況：假設 Mario 是三個不同 Planner 計劃（分別對應專案 A、B 和 C）的成員，並負責接收每個計劃的任務。由於 To Do 集成，Mario 每天早上打開他的 To Do 應用，就能在「分配給你」清單中找到各個項目分配給他的所有任務。例如，他可以從一個清單中看到本周有五項任務需要完成（即使它們來自不同的計劃），並決定先完成哪些任務，只需將它們添加到「我的一天」部分即可，完成後即可勾選。這種簡化的流程提高了個人生產力，因為 Mario 無需分別查看每個 Planner 計劃這在每位員工都參與多項計劃的公司中尤其有用。另一個例子是：在一個行銷團隊中，每個行銷活動都有各自的 Planner 計劃，其中的任務分配給不同的專家（社群媒體、設計師、文案）。每個團隊成員都能在待辦事項中看到分配的任務（例如，設計師可以在自己的待辦事項中看到各個活動的平面設計任務）。這樣，即使參與多個不同的計劃，每個人也能管理日常工作，避免錯過截止日期。從管理角度來看，新員工加入公司時，IT 部門會確保為其分配合適的許可證（包含 Planner），以便他們能夠立即透過待辦事項查看和管理團隊任務。這些場景展示了在待辦事項中查看計劃任務如何透過將來自不同來源的任務整合到一處，從而促進個人組織並明確優先事項。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

目標是了解如何在 Microsoft To Do 中直接檢視和管理指派給 Microsoft Planner 的任務。用戶將學習如何利用這兩個應用程式之間的集成，在單一介面中追蹤個人和群組任務。課程將講解存取方法、與 Outlook、Teams 和 Microsoft 365 群組的互動、所涉及的角色以及關鍵命令。練習涵蓋業務場景、生產力優勢和自我評估問題。最終目標是培養將 Microsoft To Do 用作與 Planner 整合的日常營運管控工具的技能。

操作步驟

登入 Microsoft To Do 並查看你的 Planner 任務

1. 前往 https://to-do.microsoft.com 或開啟桌面或行動應用

2. 使用你的 Microsoft 365 帳號登入

3. 在左側邊欄中，點擊 分配給我

4. 確保在設定中啟用 計劃任務

5. Planner 中指派的任務將自動顯示在此部分

6. 點擊活動以查看其詳細信息

7. 查看計劃名稱及其所屬儲存桶

8. 為任務添加個人註釋或提醒

9. 直接從待辦事項將任務標記為已完成

10. 變更將即時同步到 Planner 和 Teams。

在「待辦事項」中自訂任務管理

1. 建立自訂清單以將類似任務分組在一起

2. 將 Planner 任務拖曳到自訂清單中（僅視覺上）

3. 為每個任務新增截止日期和提醒

4. 設定優先順序來組織最緊急的任務

5. 今日視圖關注您的日常活動

6. 新增步驟（子任務）來分解複雜任務

7. 將清單與 Outlook 同步以接收通知

8. 「計劃」功能查看未來活動

9. 歸檔已完成的任務以使清單保持井然有序

10. 您也可以透過手機造訪 To Do 來取得隨時隨地的更新。

與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

1. 透過 Microsoft Graph，在 Planner 中指派的任務可以在 To Do 中看到

2. 待辦事項中所做的更改會反映在 Planner 中，反之亦然。

3. 任務連結到 Planner 計劃中的 Microsoft 365 群組

4. 可從 SharePoint 存取附加到任務的文件

5. 可以透過 Outlook 或 Teams 接收通知

6. 計劃成員只能查看分配給他們的任務

7. 計劃所有者可以透過 Planner 追蹤進度

8. 任務也可以在 Teams → Planner 中查看

9. 在「待辦事項」中新增的個人註釋在 Planner 中不可見

10. 擁有 Microsoft 365 商業授權或更高版本的使用者可以使用此整合。

營運應用場景

銷售管理

銷售經理從多個 Planner 計劃中接收任務，並希望在一天的視圖中管理所有任務。

a) 指令：待辦事項→「指派給我」
在單一清單中查看 Planner 指派給我的所有任務。

b) 指令：待辦事項→「今天」
選擇今天要完成的任務。

c) 命令：待辦事項→新增提醒
設定通知以幫助您記住重要的截止日期。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
分配給我	待辦事項 → 側邊欄 → 分配給我	在 Planner 中查看已指派的任務
規劃活動	待辦事項 → 設定 → 連接	啟用與 Planner 的同步
「今日」視圖	待辦事項 → 今天	顯示當天需要完成的任務
新增提醒	待辦事項 → 任務 → 提醒事項	為活動設定警報
新增到期日期	待辦事項 → 任務 → 截止日期	設定完成期限
新增優先權	待辦事項 → 任務 → 優先級	依緊急程度組織活動
新增步驟	待辦事項 → 任務 → 新增步驟	將任務分解為子任務
建立自訂列表	待辦事項 → 新建列表	按項目或區域組織活動
標記為已完成	待辦事項 → 活動 → ✓	將任務標記為已完成
與 Outlook 同步	待辦事項 → 設定 → 帳戶	取得通知並與 Outlook 行事曆同步

生產力效益

集中查看分配的任務

與 Planner 和 Outlook 自動同步

更好的優先順序和時間管理

降低健忘或延誤的風險

每個活動的個人化通知

與 Microsoft 365 群組、團隊和 SharePoint 集成

行動存取即時更新

簡化團隊成員之間的協作

追蹤已完成的任務

日常營運管理客製化

在實際商業環境中使用的想法

分配任務的個人管理

員工可以在單一視圖中追蹤從不同 Planner 計劃收到的所有任務。

團隊領導的營運控制

管理人員可以使用「待辦事項」來檢查分配任務的狀態並規劃優先順序。

支持個人生產力

每位員工都可以組織每日和每週的活動，並設定提醒和截止日期。

自我評估問題

1. 我可以在哪裡查看 Planner 在「待辦事項」中分配給我的任務？

2. 如何啟用 Planner 和 To Do 之間的同步？

3. 待辦事項中有哪些視圖可用？

4. 如何為任務設定提醒？

5. 待辦事項中的變更是否會反映在 Planner 中？

6. 任務附加的文件儲存在哪裡？

7. 哪些角色可以查看待辦事項中的任務？

8. 如何將任務組織到自訂清單中？

9. 哪些 Microsoft 365 應用程式可與 To Do 搭配使用？

10. 這種整合在哪些業務場景中有用？

所學內容總結

您已經學習如何利用 Microsoft Planner 和 Microsoft To Do 之間的集成，直接在 Microsoft Planner 中查看和管理分配給您的任務。您已按照步驟存取「指派給我」部分、自訂任務管理以及將其與 Outlook 同步。您了解了與 Microsoft 365 群組、Teams 和 SharePoint 的互動以及所涉及的角色。實際場景向您展示如何在實際業務環境中應用此功能。關鍵命令使您能夠獨立且精確地工作。生產力優勢凸顯了集中管理的重要性。使用建議和自我評估問題可幫助您鞏固技能。現在，您可以將 Microsoft To Do 作為與 Planner 整合的日常營運工具。

8.在 SharePoint 中檢視計劃

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a) 功能描述

由於原生集成， SharePoint Online 可讓您直接在網站上顯示 Microsoft Planner 方案。這意味著，在連接到 Microsoft 365 群組的團隊網站（現代網站）上，您可以新增Planner Web 元件或透過 SharePoint 介面建立計畫。在網站首頁（或專用頁面）上，使用者可以點選「新建」->「計畫」來建立新計劃，或選擇「使用現有計畫」來顯示連結至該群組的現有 Planner 計畫。新增計劃後，該計劃將作為網站的組成部分出現：通常， Planner看板（包含儲存桶和任務卡）會直接顯示在 SharePoint 頁面上，或者您可以導航到不同的 Planner 視圖（看板、圖表、日程表/日曆等）（如果支援）。本質上，SharePoint 充當嵌入計劃的容器，允許使用者在不離開網站的情況下查看和更新任務。例如，在名為「專案 X」的專案網站上，您可以建立一個區域來顯示包含所有專案任務的 Planner 儀表板，並支援在列之間拖曳任務、標記完成情況等操作，就像在 Planner 應用中一樣。這種整合視圖可以改善團隊內部的溝通和協調，因為 SharePoint 網站不僅包含文件和訊息，還會即時顯示計劃任務的更新狀態（例如，有多少任務已完成，有多少任務正在進行中等等，這些都可以透過Planner 的「圖表」視圖查看）。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

Microsoft 365 群組的使用密切相關。每個 Planner 計畫都屬於一個 Microsoft 365 群組（可以對應於 Teams 團隊、Outlook 群組或 SharePoint 網站）。在 SharePoint 中查看計劃利用了這種關係：「群組」SharePoint 網站識別並可以託管該群組的 Planner 計劃。從技術上講，SharePoint 中的 Planner Web 元件僅適用於連接到群組的網站（不適用於獨立的通訊網站）。此外，此功能補充了與Teams的交互：同一個計劃可以在 Microsoft Teams 中作為選項卡查看（透過在相應的 Teams 頻道中新增 Planner 標籤），同時作為 SharePoint 網站上的部分檢視。所有這些檢視（Teams、Planner Web、SharePoint）都是同步的：在 SharePoint 中標記為已完成的任務也將在 Teams 和 Planner 應用中完成，因為底層內容是相同的。 SharePoint 還提供了在網站導覽功能表中顯示計劃連結的功能，使得即使透過網站側邊欄也可以輕鬆存取 Planner。就其他應用程式而言：如果您在 SharePoint 的計劃中點擊對話（Planner 功能），Outlook（群組對話）就會開啟並討論該計劃；如果您點擊文件，則會導航到 SharePoint 文件庫；如果您點擊筆記本，則會開啟 OneNote（所有這些選項都可以從 ... 選單中找到）。因此，SharePoint 扮演了中心樞紐的角色，並計劃與群組文件（OneDrive/SharePoint）、筆記（OneNote）和對話（Outlook/Teams）一起呈現在大家面前。

c) 涉及的角色

影響 Planner 計劃在 SharePoint 中的顯示的角色主要與SharePoint 網站上的權限以及計劃的Microsoft 365 群組的成員資格有關。網站擁有者（在連接到群組的團隊網站中，通常也是群組擁有者，因此也是計畫擁有者）可以新增或刪除 Planner Web 元件並決定將其放置在何處（例如，在主頁上）。網站成員（即群組成員）通常也具有網站頁面的編輯權限，這表示如果成員具有頁面編輯權限，則可以新增 Planner Web 元件。實際上，將計劃新增至 SharePoint 通常由具有特定 IT 技能的團隊成員或專案擁有者執行。作為群組成員的外部來賓應該能夠訪問 SharePoint 網站並查看計劃，前提是他們已被適當地邀請加入群組。預設情況下，來賓擁有與成員幾乎相同的 Planner 權限，因此如果來賓在群組中，他們也將能夠透過 SharePoint 查看任務並進行互動。網站訪客（對SharePoint網站具有唯讀存取權限但沒有群組成員的使用者）將受到限制： Planner中的共享計劃功能意味著如果計劃已透過文件或連結共享，則非成員可能可以看到該計劃，但只有在特殊情況下才能透過Graph API 或循環組件看到。通常，非群組成員的訪客將看不到 Planner Web 元件中的內容，因為存取該計劃需要群組成員資格或明確邀請。因此，對於大多數業務場景，只有群組擁有者、成員和來賓才能實際查看和與 SharePoint 網站中嵌入的計劃互動。此上下文中的 Microsoft 365管理員角色與全域設定有關：例如，管理員可以決定是否啟用群組建立（建立計劃所需）或 SharePoint 整合功能（預設為啟用）。此外，如果組織使用目標發布（預覽版），管理員可以控制誰在網站上首先看到 Planner Web 元件等功能。總結：群組擁有者和成員可以在 SharePoint 上查看和使用該計劃；如果包括來賓，也可以；非會員訪客通常不能（特定共享除外）；管理員管理常規設定（許可證、服務啟用）。

d) 企業應用的具體範例

SharePoint 專案網站管理專案。例如， Project Team Alpha擁有一個專用的 SharePoint 網站，用於儲存所有專案資料（文件、行事曆、公告）。為了協調活動，團隊使用名為「Project Alpha 活動」的 Planner 計畫。由於集成，一個 Planner Web 元件已添加到SharePoint 網站主頁，用於顯示專案任務板。當所有團隊成員造訪網站時，無需單獨開啟 Planner 應用，即可立即查看「待辦、進行中、已完成」任務的數量以及任務分配。例如，專案經理可以在更新會議期間開啟網站並提交頁面：整個團隊都可以看到即時更新的 Planner 看板，並討論可見的進度。另一個場景是：公司某個部門創建了一個 SharePoint 網站作為團隊內部網路，除了內部新聞外，還發布團隊的 Planner 計劃，以追蹤重複性活動（例如，每週計劃、營運任務）。員工可以存取內部網路，並直接從專用版塊與其任務進行互動。這提高了透明度和參與度，因為每個人都可以看到同事的工作量和截止日期，所有這些都融入他們可能每天都會用來獲取其他資訊的 SharePoint 環境中。從專案管理員的角度來看，在 SharePoint 網站上安裝 Planner 也意味著能夠輕鬆連接相關內容：例如，在 Planner Web 元件旁邊，可能有一個包含專案文件和新聞提要的文件庫；這樣，協作者就可以一目了然地看到未讀文件和已指派的任務。簡而言之，公司使用 SharePoint 中的計劃視圖將任務管理和文件協作整合到一個空間中，因此無需在多個應用程式之間跳轉，並為專案或團隊創建單一的焦點。

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Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

本練習旨在協助您了解如何在連接到 Microsoft 365 群組的 SharePoint 網站中存取和查看 Microsoft Planner 計劃。您將學習如何將 Planner 作為 Web 元件整合到 SharePoint 頁面，如何直接從網站導覽任務，以及如何利用與 Outlook、Teams 和 OneNote 的互動。本練習將講解所涉及的角色、關鍵命令以及實際的業務場景。本練習將幫助您掌握創建包含 Planner 計劃的營運和資訊儀表板的技能，從而提高透明度和協作能力。

操作步驟

將 Planner 計劃新增至 SharePoint 頁面

1. 前往 https://sharepoint.com 並開啟 Microsoft 365 群組網站。

2. 點選「新頁面」或編輯現有頁面

3. 按一下「+」新增新的 Web 元件

4. Planner Web 元件

5. 從與群組關聯的計劃中選擇要顯示的計劃

6. 選擇預設視圖（看板、圖表或時間表）

7. 為 Web 元件新增標題（例如「專案 X 活動」）

8. 點擊發布以使頁面可見

9. 驗證活動是否在頁面上正確顯示

10. 與您的團隊成員分享頁面鏈接

從 SharePoint 導航並與你的計劃進行交互

1. 前往包含 Planner Web 元件的 SharePoint 頁面

2. 儀表板中查看按存儲桶組織的任務

3. 點擊某個活動即可在側視窗中開啟其詳細資訊。

4. 查看受讓人、截止日期、標籤和清單

5. 您所做的變更會自動反映在 Planner Web 中

6. 圖表視圖來監控任務的狀態

7. 切換到「日程表」視圖查看截止日期

8. 可透過 SharePoint → 文件存取附件

9. 已指派的任務也可在 Microsoft To Do 中看到

10. 通知透過 Outlook 或 Teams 發送

與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

1. 該計劃已連結到共用 Microsoft 365 群組

2. 任務在 SharePoint、Planner、Teams 和 To Do 之間同步

3. 附加到任務的文件儲存在群組的 SharePoint 網站上

4. 共享筆記可以透過群組 OneNote 進行管理

5. 關於該計劃的對話可以在 Teams → Associated Channel 中進行

6. 小組成員可以查看和編輯任務

7. 計劃擁有者可以管理儲存桶、任務和截止日期

8. 可以將活動匯出到 Excel 進行進階分析

9. 可以透過 Planner 中的活動歷史記錄來追蹤更改

10. 擁有 Microsoft 365 商業授權或更高版本的使用者可以使用此整合。

營運應用場景

活動進度監控

專案團隊希望建立一個包含 Planner 計畫的 SharePoint 儀表板，以即時監控任務進度。

a) 命令：SharePoint → 新頁面 → 新增計劃器 Web 元件
將計畫直接插入您的專案網站頁面。

b) 指令：Planner Web Part → 圖表檢視
可讓您依優先順序和受讓人監控任務的狀態。

c) 指令：SharePoint → 共用頁面
可讓所有團隊成員存取儀表板。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
新頁面	SharePoint → 網站 → 新頁面	為群組網站建立新頁面
新增 Planner Web 元件	SharePoint 頁面 → + → Planner	將 Planner 計畫插入頁面
選擇計劃	Planner Web 元件 → 選擇計劃	將現有計劃連結到 SharePoint 網站
儀表板視圖	Planner Web 元件 → 儀表板	按儲存桶顯示活動
圖表視圖	Planner Web 元件 → 圖表	分析活動狀態
程式視圖	Planner → 日程安排 Web 元件	查看日曆上的活動
發布頁面	SharePoint → 頁面 → 發布	使包含綜合計劃的頁面可見
訪問附件	SharePoint → 文檔	查看連結到活動的文件
分享頁面	SharePoint → 頁面 → 分享	將頁面連結傳送給團隊成員
活動同步	Planner / SharePoint / Teams / 待辦事項	保持所有應用程式的資料更新

生產力效益

SharePoint 儀表板中的整合式活動視圖

Planner、Teams、Outlook 和 To Do 之間的自動同步

提高專案管理透明度

直覺監控任務進度

即時通知更新和截止日期

與 Microsoft 365 群組、SharePoint 和 OneNote 集成

透過瀏覽器從任何裝置訪問

團隊成員之間的無縫協作

追蹤更改和附加文件

依特定需求自訂頁面

在實際商業環境中使用的想法

專案儀表板

專用於專案的 SharePoint 網站可以包含規劃器，以便在單一視圖中追蹤任務、文件和通訊。

人力資源門戶

人力資源團隊可以建立一個 SharePoint 頁面，其中包含用於入職、培訓和合約截止日期的 Planner 計劃。

品質管理

品質部門可以將審計和檢查計劃以及指派的任務和附加文件發佈到 SharePoint。

自我評估問題

1. 如何將 Planner 計劃新增至 SharePoint 頁面？

2. Planner Web 元件中有哪些可用的視圖？

3. 任務附加的文件儲存在哪裡？

4. 如何在 Planner 和 SharePoint 之間同步變更？

5. 哪些角色可以修改計畫中的活動？

6. 如何存取 Microsoft 365 群組的 SharePoint 網站？

7. 如何與我的團隊分享 SharePoint 頁面？

8. 哪些 Microsoft 365 應用程式可與 SharePoint 中的 Planner 搭配使用？

9. 如何追蹤 SharePoint 中的活動？

10. 這種整合在哪些業務場景中有用？

所學內容總結

您已學習如何在 SharePoint 頁面中顯示 Planner 計劃，從而建立一個整合的協作式儀表板。您已依照步驟新增了 Planner Web 元件、選擇了計畫並發佈了頁面。您了解了與 Microsoft 365 群組、Teams、Outlook 和 OneNote 的交互，以及管理中涉及的角色。實際場景向您展示如何在實際業務環境中應用此功能。關鍵控制項可讓您獨立且精確地操作。生產力優勢凸顯了視覺化、集中管理的重要性。使用建議和自我評估問題可幫助您鞏固技能。現在，您可以使用 SharePoint 有效地顯示和共用 Planner 計劃。

9.在 OneDrive 中查看計劃附加的文件

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Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) 功能描述

當您在 Microsoft Planner 中將文件附加到任務時，該文件將上傳並儲存在與該計劃關聯的群組的文件區域中。實際上，每個 Planner 計劃都屬於一個 Microsoft 365 群組，該群組包含一個包含文件庫的 SharePoint 網站；上傳到 Planner 卡片的附件儲存在該文件庫中。許多用戶透過說「我在 OneDrive 上看到它們」來存取這些文件，因為在OneDrive for Business 入口網站中，您不僅可以瀏覽個人文件，還可以瀏覽在群組網站上共享的文件（它們顯示在「共享庫」部分下，並帶有群組/計劃的名稱）。因此，「OneDrive」在視圖意義上是個人文件和群組文件的統一介面。例如，如果計劃名為 Project Alpha ，則會在 Project Alpha 網站的文件庫中建立資料夾（通常與計劃同名，或使用 共用文件等通用名稱），用於存放附件。在某些情況下，Planner 會自動建立「Planner 附件」資料夾或使用文件庫的根目錄；但是，使用者可以透過導覽至Planner 的「檔案」標籤或直接在 SharePoint 中尋找檔案。此功能可讓您集中管理附件：所有計劃成員都可以存取附件，避免單獨複製。在 Planner 的任務詳情標籤中，按一下附件將開啟儲存在 SharePoint 中的文件（透過 Office 線上）。此外，Planner在計劃的「...」功能表中提供了一個「文件」選項，可直接開啟關聯的文件庫：從那裡，您可以查看計劃的所有文件、建立新資料夾或上傳其他文件（即使它們與特定任務無關）。簡而言之，每個附件都保存在雲端（SharePoint）中，而不是本地：這意味著即使原始作者離開了組織，任何有權訪問該計劃的人都可以存取該文件，因為資料位於公共區域，而不是上傳者的個人 OneDrive 中。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

將 Planner 檔案儲存在 SharePoint/OneDrive 中可實現多種互動。首先，它允許您在這些文件上使用Office Online或桌面應用程式：例如，附加到任務的 Word 文件可以由多個成員直接從 SharePoint 開啟並即時共同編輯。 OneDrive for Business 充當存取點：透過 OneDrive 應用程式或 Web 門戶，使用者可以導航至「共享庫」部分並找到與計畫相關的站點，查看和開啟所有附加文件，而無需透過 Planner 介面。此外，透過與Teams集成，如果群組具有連接的團隊（在 Teams 中，頻道文件對應於同一個 SharePoint 庫），則還可以透過Teams 頻道的「文件」標籤存取計劃文件。這意味著附加到 Planner 中任務的圖像也可以在 Teams 中的專案團隊資料夾中看到，因為它們都是同一個儲存庫。 SharePoint 中的附件也支援 SharePoint 典型的版本控制、共用和安全功能：每次修改附件（例如，更新與任務相關的 Excel 電子表格）時，SharePoint 都會追蹤版本；如果要與計畫外的人員共用文件，可以使用具有存取控制的 SharePoint/OneDrive 共用連結（遵守管理員設定的公司外部共用策略）。另一方面是與Microsoft Search 的整合：附件的內容已編入索引，因此透過使用 Office.com 或 SharePoint 搜尋列進行搜索，您可以透過搜尋其名稱或內容來找到附加到任務的文件。簡而言之，使用 SharePoint/OneDrive 作為後端，Planner 檔案可以受益於 Microsoft 365 生態系統的所有文件整合。

c) 涉及的角色

在 OneDrive/SharePoint 中管理和檢視文件附件取決於群組和文件庫上的權限角色。群組/計畫擁有者也是 SharePoint 網站的擁有者，並對檔案擁有完全控制權：例如，他們可以設定權限、建立資料夾和刪除文件。群組成員通常對共用文件庫具有編輯權限，允許他們上傳新文件、編輯現有文件以及將其附加到任務。如果將外部來賓新增至群組中，他們也可以根據群組指派給他們的權限存取檔案：預設情況下，在 Microsoft 365 中，群組的來賓成員在程式庫上的權限幾乎與內部成員相同（他們可以檢視和編輯檔案）。但是，租用戶級SharePoint 管理員可以限制來賓可以執行的操作（例如，根據策略阻止他們下載檔案或在沒有 MFA 驗證的情況下存取）。如果有人將訪客（不在群組中但對網站具有唯讀存取權限的用戶，如果獲得授權）添加到庫的權限中，他們可能能夠看到這些檔案但是，在標準群組中，則文件庫預設沒有指派訪客用戶；這需要明確的操作（例如，網站所有者與其他使用者共用程式庫或特定檔案）。更常見的情況是只有完整計劃成員才有存取權限。在管理方面，全域管理員或 SharePoint 管理員可以設定內容保留和合規性：附加文件屬於組織的保留策略（例如，如果存在資料遺失防護或保留策略，則它也將適用於群組網站上的文件）。此外，管理員可以確定使用者是否可以將庫同步到他們的桌面（使用 OneDrive同步）如果您希望始終在 PC 上離線使用專案文件，這是一個很有用的選項。總結一下：所有者和計劃成員可以透過 OneDrive/SharePoint 完全存取附加文件；來賓也可以（但要遵守安全限制）；任何訪客只有在特別共享的情況下才可以存取； IT管理員定義這些文件必須遵守的共用和保留策略。

d ) 企業申請的具體範例

設想一個專案場景：團隊需要開發一款新產品，並使用 Planner 分配「準備技術規格」、「建構原型」、「品質測試」等任務。每個任務都需要文件：例如，「準備技術規格」需要一個包含需求的 Word 文件，而「品質測試」需要一個包含測試結果的 Excel 電子表格。當成員將這些文件附加到 Planner 中各自的任務時，這些文件將集中保存在專案的 SharePoint 庫中。這意味著所有成員都知道他們始終可以在專案資料夾下的 SharePoint/OneDrive 中找到最新版本的規格。如果同事編輯了規範的 Word 文檔，更新後的版本將立即提供給其他所有人沒有人會冒險使用透過電子郵件發送的過時版本，因為 Planner 中的附件指向雲端的即時文件。從更廣泛的公司角度來看，這種機制增強了協作：電子郵件中不再充斥著附件，每個人都在處理相同的共享文件。另一個例子是管理行銷活動：行銷活動規劃器包含 Excel 格式的任務，其中包含圖形、文字和預算附件。行銷團隊可以使用 OneDrive/SharePoint 快速檢視或下載所有行銷活動資源；平面設計師可以開啟 OneDrive，進入「行銷第四季活動」群組庫，直接找到同事上傳的任務附件圖片。從 IT 角度來看，這也能提供更高的安全性和治理能力：即使員工離職，專案文件仍會保留在群組的 SharePoint 中，不會遺失。此外，還可以套用規則（例如，將文件歸類為機密文件，或在租用戶要求時阻止外部共用）來保護資料。簡而言之，在 OneDrive/SharePoint 中查看計劃文件，使公司能夠集中管理專案文檔，促進文件團隊協作，並保持對內容的控制。

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Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

本課程旨在協助您了解 Microsoft Planner 計畫中任務附件在 OneDrive 中的儲存和顯示方式，尤其是在該方案未關聯 Microsoft 365 群組的情況下。您將學習如何區分 OneDrive 和 SharePoint 存儲，以及如何存取、編輯和共用附件。課程還將講解如何與 Teams、Outlook 和 Microsoft 365 群組進行交互，以及所涉及的角色和關鍵命令。練習涵蓋業務場景、生產力優勢和自我評估問題。最終目標是幫助您掌握透過 OneDrive 有效無縫地管理 Planner 文件附件的技能。

操作步驟

將文件附加到 Planner 中的任務並將其儲存在 OneDrive 中

1. 使用你的 Microsoft 365 帳戶登入 https://tasks.office.com。

2. 選擇未連結到 Microsoft 365 群組的計劃

3. 創造新業務或開設現有業務

4. 在任務視窗中按一下 新增附件

5. 選擇 上傳文件 從您的裝置上傳文檔

6. 該文件將自動儲存到您的個人 OneDrive

7. 按一下該檔案即可在 Office Online 中開啟並編輯它。

8. 驗證該文件是否僅對計劃成員可存取

9. 複製文件連結與其他使用者分享

10. 儲存活動以確認附件

從 OneDrive 存取附加文件

1. 前往 https://onedrive.live.com 或開啟 OneDrive 應用

2. 使用您在 Planner 中使用的相同 Microsoft 365 帳戶登入。

3. 點選 已分享 → 由我分享

4. 尋找附加到 Planner 活動的文件

5. 按一下檔案即可在 Office Online 中開啟

6. 點選「」 → 「分享」將文件傳送給同事

7. 點擊「詳細資料」查看誰修改了文件

8. 點選 → 下載下載副本

9. 將電腦上的資料夾與 OneDrive 應用程式同步，以便離線運作

10. 將文件整理到資料夾中，以便更有效地管理

與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

1. 您也可以從 Teams →「檔案」標籤存取 Planner 中的附件

2. 文件變更在 Planner 和 OneDrive 之間即時反映

3. 可以從 Word、Excel 或 PowerPoint Online 開啟和編輯文件

4. 可以透過 Outlook 接收變更通知

5. 計劃所有者可以附加、編輯和管理文件

6. 計劃成員可以查看和編輯共享文件

7. IT 管理員可以從 OneDrive 管理員管理權限和存取

8. 如果獲得授權，可以與外部使用者共用文件

9. 可以從 OneDrive → 歷史記錄中還原先前版本的文件

10. 擁有 Microsoft 365 商業授權或更高版本的使用者可以使用此整合。

營運應用場景

客戶活動組織

一位自由顧問使用 Planner 來組織客戶任務並附加自動儲存在 OneDrive 中的文件。

a) 指令：Planner → 任務 → 新增附件 → 上傳檔案
檔案儲存到顧問的個人 OneDrive。

b) 指令：OneDrive → 由我共用
顧問可以存取並與客戶共用配件。

c) 指令：OneDrive → ... → 版本歷史記錄
可讓您恢復編輯文件的先前版本。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
新增附件	計劃器 → 任務 → 新增附件	將文件連結到活動
上傳文件	計劃器 → 新增附件 → 上傳文件	插入來自您裝置的文檔
在 Office Online 中開啟文件	Planner/OneDrive →點擊在文件中	直接在瀏覽器中編輯文件
存取共享文件	OneDrive → 由我分享	查看共享的 Planner 文件
共享文件	OneDrive → → 分享	發送連結或邀請合作者
查看變更歷史記錄	OneDrive → 檔案 → 版本歷史記錄	檢查誰更改了什麼
下載文件	OneDrive → → 下載	儲存文件的本機副本
同步資料夾	OneDrive → 同步	離線使用計劃文件
組織文件	OneDrive → 新建資料夾	建立結構來管理附加文件
權限管理	OneDrive 管理員 → 設定 → 權限	定義誰可以存取或修改文件

生產力效益

自動歸檔附件

集中存取計劃文件

在 Planner、OneDrive 和 Teams 之間同步

降低文件遺失的風險

變更和更新通知

共享檔案的即時協作

追蹤版本和更改

透過 OneDrive 應用程式移動存取文件

提高文件安全性和控制力

自訂文件管理

在實際商業環境中使用的想法

單一專案的管理

專業人員可以將文件附加到任務並在 OneDrive 中管理它們以實現完全控制。

客戶支援

透過 Planner 與客戶共享的文件儲存在 OneDrive 中並即時更新。

培訓及入職

新員工可以透過 OneDrive 存取入職資料。

自我評估問題

1. 與群組無關的 Planner 計劃所附加的文件存放在哪裡？

2. 如何將文件附加到 Planner 中的任務？

3. 如何從 OneDrive 存取文件附件？

4. 如何與同事共用附件？

5. 如何恢復文件的先前版本？

6. 哪些角色可以修改附件？

7. 如何同步文件以進行離線工作？

8. 哪些 Microsoft 365 應用程式與 Planner 檔案互動？

9. 如何取得有關文件變更的通知？

10. 這個功能在哪些業務場景有用？

所學內容總結

您了解到，附加到 Planner 計劃中未與 Microsoft 365 群組關聯的任務的文件會自動儲存在您的個人 OneDrive 中。您按照步驟附加、存取、編輯和共用文件，並了解了與 Teams、Outlook 和 Microsoft 365 群組的互動。您了解了所涉及的角色、關鍵命令和文件管理方法。實際場景向您展示如何在實際業務環境中應用此功能。生產力優勢凸顯了整合且安全的文件管理系統的重要性。使用建議和自我評估問題可幫助您鞏固技能。現在，您可以將 OneDrive 用作與 Planner 整合的文件工作區。

10. OneNote 中連結到計劃的筆記本

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a) 功能描述

OneNote的集成，可讓您將數位筆記本連結到您的計劃。在 Planner 介面（網頁版）中，在計劃的「」功能表中，有一個「筆記本」項目：選擇它會開啟一個新的瀏覽器選項卡，在線上載入 OneNote，通常已經為該計劃建立了一個新筆記本。實際上，使用的筆記本與計劃的 Microsoft 365 群組相關聯；如果是第一次打開，OneNote 將自動為該專案建立專用分區或新的筆記本。此筆記本與所有計劃成員共享，允許您做筆記、編寫文件以及收集與任務和項目總體相關的資訊。例如，一個名為「產品發布 X」的計畫可以有一個名為的 OneNote，其中包含「會議記錄」、「腦力激盪」、「測試計畫」等分區，團隊可以在其中保存文字、圖像、清單等。無縫銜接的體驗：使用者可以先在 Planner 中管理任務，然後點擊「筆記本」切換到 OneNote ，記錄細節或討論未包含在單一任務中的想法。開啟後，筆記本既可以在線上使用，也可以在OneNote 桌面版中使用（透過「在 OneNote 中開啟」選項）。由於保存在 SharePoint 上，因此所有變更都會即時同步給所有人。簡而言之，該功能為計劃筆記提供了一個集中位置，補充了任務的營運管理：Planner 追蹤誰在何時做了什麼，而 OneNote 則記錄如何做以及為什麼要做（推理、會議記錄、非結構化內容）。

b) 與其他 Microsoft 365 應用程式的交互

OneNote 中的 Planner 筆記本是 Microsoft 365 生產力工具整合的範例。由於它是基於託管在 SharePoint 上的 OneNote 筆記本，因此與該 OneNote 相關的所有內容都屬於該群組的生態系統：例如，筆記本也可以從群組的 SharePoint 網站（網站選單中通常會有一個「筆記本」連結）和Microsoft Teams存取（如果群組有 Teams，頻道的「Note」部分可能會顯示筆記本此外，OneNote 本身也可以進行整合：在某些情況下，您可以直接從 OneNote 建立 Planner 任務（使用加載項或透過 Microsoft Graph /Power Automate），但更常見的是，使用者使用 OneNote 記錄訊息，並可能手動新增對 Planner 任務的參考。在 Outlook 中，如果群組出現在 Outlook 中，通常會有一個指向該群組筆記本的連結。因此，由於 OneNote 中的筆記已同步到雲端，因此可以透過 OneNote 應用程式（Windows、Mac 和行動裝置）在任何裝置上存取。這種可移植性意味著，例如，在外出會議期間，成員可以在平板電腦上開啟 OneNote，在專案筆記本中記錄，回來後，所有同事都會發現這些筆記都已更新。另一個實用的互動方式是：在 OneNote 中，您可以貼上 Planner 任務的連結（複製任務連結並將其插入 OneNote 頁面），從而建立交叉引用點擊該連結將在瀏覽器中開啟對應的 Planner 任務。相反，Planner 不會自動引用單一 OneNote 頁面，但它們的聯合使用旨在提供互補的體驗：Planner 負責建立項目，而 OneNote 則自由收集資料和筆記。從整合套件的角度來看，Planner-OneNote 組合類似於傳統專案中的Project-OneNote組合，但所有團隊都可以存取。最後，使用Microsoft Graph API或Power Automate等工具，您還可以自動執行某些整合（例如，在新計劃開始時建立新的 OneNote 頁面，或從 OneNote 中提取筆記作為摘要），這表示資料駐留在連接的服務中並且可以進一步整合。

c) 涉及的角色

存取和管理計劃筆記本涉及的角色與存取文件的角色類似：它們取決於群組成員資格以及對 OneNote 資源（儲存在 SharePoint 中）的權限。計畫/群組擁有者隱式擁有群組 OneNote 的完全存取權限，並且還可以根據需要透過 SharePoint 管理權限（筆記本是文件庫中的一個文件，通常位於「網站資產」的「筆記本」或「文件」資料夾中，擴展名為 .one）。群組成員擁有筆記本的編輯權限：他們可以建立分割區、編寫頁面、編輯和刪除頁面。使用 OneNote 時，所有者和成員之間沒有「內部」區別：每個人都可以自由協作，因此團隊最好建立筆記組織方式的約定（但從技術上講，它們是等效的）。如果群組中包含外部來賓，他們將能夠存取 OneNote：當他們在 Planner 中點擊「筆記本」時，他們也會被帶到 OneNote 線上版（使用來賓帳戶登入後），並能夠閱讀/編輯筆記。先前 OneNote 對來賓有所限制，但 Microsoft 365 現在允許來賓存取群組筆記本，除非管理員停用了與外部使用者的 OneNote 共用。非成員訪問者將無權訪問，除非已以特定的查看或編輯權限與他們單獨共享筆記本（專案筆記的罕見情況；最好將協作者作為正式來賓添加到群組中）。 Microsoft 365管理員可以透過多種方式介入：他們可以在租用戶層級控制OneNote 功能（例如，停用群組筆記記錄，儘管這種情況並不常見）或強制執行筆記本策略（例如，防止外部剪下和貼上以保護資料）。此外，管理員定義群組擁有者是否可以新增隨後存取筆記本的來賓，以及 OneNote 資料是否受任何敏感度標籤的約束。在受監管的環境中，管理員可能能夠匯出或查看 OneNote 內容以進行電子資料展示，就像電子郵件和文件一樣。總結操作角色：計畫擁有者和成員= OneNote 編輯者；來賓= 編輯者（如果允許）；非群組訪客= 無存取權限； IT 管理員= 功能和安全治理。

d) 企業應用的具體範例

舉個實際的例子：一個團隊每週都會為一個使用 Planner 管理的專案舉行會議。 Planner 會追蹤分配的任務（每個人的任務），會議期間產生的討論、想法和決策都會記錄在連接的 OneNote 筆記本中。專案經理會在每次會議開始時開啟 OneNote（透過Teams 或 SharePoint 中規劃中的「筆記本」專案），並記錄要點，例如在名為「2025 年 7 月 19 日會議」的頁面上。在該頁面上，他們會記錄討論的主題、需要審核的事項清單，也可以在新出現的行動旁邊插入 OneNote 標籤，例如「待辦事項」。之後，他們可以查看這些筆記，並在 Planner 中建立相應的任務。所有專案成員都可以查閱OneNote 歷史記錄，以了解他們缺席期間討論的內容，或回顧所做的決策。從業務角度來看，這取代了傳統的會議記錄：集中記錄且始終可用。另一個例子：一個創意團隊使用計畫的筆記本來收集腦力激盪和參考資料。在「秋季社群媒體活動」規劃器中，他們可以管理任務（待準備的貼文、待建立的圖表等），而在附件 OneNote 中，他們可以查看標語創意、圖片剪輯（貼到筆記中）以及待使用的主題標籤清單。這種組織方式提供了上下文：在 Planner 中完成任務的用戶打開 OneNote 即可立即找到相關詳細資訊（例如，打開「Facebook 貼文創意」頁面以查看草稿文本，同時將發布任務標記為已完成）。從業務層面來看，將 OneNote 與計畫整合可以增強知識共享：非結構化資訊（不適合歸入特定 Planner 欄位的資訊）可以歸入專案筆記本，避免其分散在個人筆記本或獨立文件中。最後，想像一下新成員加入計畫時會是什麼樣子：除了在 Planner 中查看任務外，他們還可以在 OneNote 中查看完整的筆記歷史記錄，從而快速掌握進度。這減少了複雜專案的啟動時間，因為 Planner 會告訴他們需要做什麼，而 OneNote 會告訴他們為什麼要這樣做以及如何實現目標。簡而言之，公司使用透過 OneNote 連接到 Planner 的筆記本將專案文件和非正式通訊整合到一個協作儲存庫中，並在工作計劃本身的上下文中即時存取。

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針對段落中涉及的主題進行練習

演習目標

目標是了解如何存取和使用連結到 Microsoft Planner 計劃的 OneNote 筆記本，並利用 Microsoft 365 整合來記錄會議、行動筆記、想法和專案資料。使用者將學習如何找到與計劃的 Microsoft 365 群組關聯的筆記本，如何編輯、分享它，以及如何將其與 Planner 任務整合。課程將講解如何與 Teams、SharePoint 和 Outlook 進行交互，以及所涉及的角色和關鍵命令。練習內容包括業務場景、生產力優勢和自我評估問題。

操作步驟

存取與計劃關聯的 OneNote 筆記本

1. 前往 https://portal.office.com 並從應用程式啟動器中選擇OneNote

2. 前往「群組」 →選擇與計畫關聯的 Microsoft 365 群組

3. 點選「群組筆記本」開啟 OneNote Online

4. 確保筆記本名稱與 Planner 名稱相符。

5. 在筆記本中已有的章節和頁面之間導航

6. 為目前專案或計劃建立新部分

7. 新增新的頁面用於記錄操作記錄、會議或清單

8. 在頁面中插入文字、圖片、表格或文件附件

9. 透過連結與團隊成員分享頁面

10. 自動儲存：所有變更均即時同步

從 Teams 和 SharePoint 使用 OneNote

1. 開啟 Microsoft Teams → 選擇連結到該計劃的團隊頻道

2. 點選 + → 選擇OneNote將其新增為選項卡

3. 選擇要顯示的群組筆記本和分割區

4. 直接從 Teams 檢視和編輯筆記

5. 開啟 SharePoint → 前往文件 → 網站註解

6. 按一下「筆記本」在瀏覽器中開啟 OneNote

7. Teams 或 SharePoint 中所做的變更會反映到各個地方

8. 附加到筆記的文件儲存在群組的 SharePoint 網站上

9. 可以將筆記匯出為 PDF 或列印

10. 可以透過 Outlook 接收變更通知

與 Planner 和其他 Microsoft 365 工具的交互

1. 該筆記本已連接到 Planner 計劃的 Microsoft 365 群組

2. 計劃成員可以存取和編輯筆記本

3. 計劃所有者可以組織部分和頁面

4. 註釋可能包含對 Planner 活動的直接引用

5. 在 Outlook 中排程的會議可以記錄在 OneNote 中

6. 筆記可以連結到共用日曆事件

7. 也可以從 SharePoint 存取附加到筆記的文件

8. 可以透過 OneNote 的版本歷史記錄追蹤更改

9. 也可以透過行動裝置查看筆記

10. 擁有 Microsoft 365 商業授權或更高版本的使用者可以使用此整合。

營運應用場景

每週會議精彩瞬間

專案團隊使用連接到 Planner 的 OneNote 筆記本記錄每週會議並收集可行的想法。

a) 指令：OneNote → 群組 → 群組筆記本
存取與計畫相關的共用筆記本。

b) 指令：團隊→頻道→「+」→OneNote
直接在團隊環境中檢視和編輯筆記。

c) 指令：OneNote → 新建頁面
為每個會議建立一個頁面，其中包含議程、註解和要指派的行動。

使用的關鍵命令以及如何存取它們

命令	使用權	功能
小組筆記本	OneNote → 群組 → 選擇群組	開啟共享計畫筆記本
新部分	OneNote → 新增分割區	按主題或階段整理筆記
新頁面	OneNote → 新增頁面	插入新的操作說明或會議
在 Teams 中新增 OneNote 選項卡	團隊 → 頻道 → + → OneNote	將記事本整合到團隊頻道
在 SharePoint 中查看筆記	SharePoint → 文件 → 網站註釋	從該組織的網站開啟記事本
分享頁面	OneNote → 頁面 → 分享	發送筆記的直接鏈接
插入附件	OneNote → 插入 → 文件	將文件連結到筆記
版本歷史記錄	OneNote → 頁面 → 歷史記錄	查看先前的更改
匯出為 PDF	OneNote → 檔案 → 匯出	將筆記儲存為 PDF 格式
移動訪問	OneNote 應用程式 → 登入 → 群組	透過智慧型手機檢視和編輯筆記

生產力效益

集中共享文檔

Planner、Teams 和 SharePoint 之間的自動同步

提高決策和會議的可追溯性

支援營運活動管理

變更和更新通知

與 Microsoft 365 群組和 Outlook 集成

行動存取即時更新

團隊成員之間的無縫協作

結構化資訊存儲

自訂部分和頁面

在實際商業環境中使用的想法

會議記錄

每週的團隊會議都記錄在 OneNote 中，並附有相應 Planner 任務的連結。

收集想法和集思廣益

筆記本部分用於收集操作提案和附加支援材料。

操作手冊和程序

團隊創建了一個包含指南和程序的部分，每個人都可以隨時存取和更新。

自我評估問題

1. 筆記本與 Planner 計畫的連結在哪裡？

2. 如何從 Teams 存取 Notebook？

3. 如何在 OneNote 中建立新部分或頁面？

4. 我如何與我的團隊分享筆記？

5. 筆記中附加的文件儲存在哪裡？

6. 哪些角色可以編輯筆記本？

7. 如何將筆記連結到 Planner 任務？

8. 如何在行動裝置上查看筆記？

9. 哪些 Microsoft 365 應用程式可與 OneNote 搭配使用？

10. 這個功能在哪些業務場景有用？

所學內容總結

您已學習如何檢視和使用連接到 Planner 計畫的 OneNote 筆記本，以及如何從 OneNote、Teams 和 SharePoint 存取它。您已依照步驟建立分割區和頁面、附加檔案、共用筆記並將其與排程任務同步。您了解了與 Microsoft 365 群組、Outlook 和 Teams 的互動以及管理中涉及的角色。實際場景向您展示如何在實際業務環境中應用此功能。關鍵命令使您能夠獨立且準確地工作。生產力優勢凸顯了整合文件的重要性。使用建議和自我評估問題可幫助您鞏固技能。現在，您可以將 OneNote 作為管理 Planner 計劃的策略補充。

4. 結論

在本電子書中，Microsoft Planner 已被證明是一款功能強大且用途廣泛的任務管理和團隊合作工具。我們透過實作操作，探索了每個關鍵功能，從建立計畫、指派任務和管理團隊成員等基礎功能，到與 Teams、Outlook、SharePoint、OneNote、To Do 和 Power Platform 的高階整合。

Planner 不僅僅是一個數位待辦事項列表，更是一個真正的營運中心，它集中管理任務、文件、通訊和筆記，提供持續更新和共享的概覽。它擁有直覺的介面、多種視圖（看板、網格、圖表、日曆），以及自訂儲存桶、標籤和通知的功能，讓每個團隊都能根據自身需求調整 Planner，無論是在敏捷環境還是結構化專案中。

你學到了什麼？

組織您的工作：建立計劃、將任務分成幾部分、分配責任並即時追蹤進度。

有效協作：吸引內部和外部成員，分享文件和筆記，透過評論和綜合對話進行交流。

將 Planner 整合到 Microsoft 365 生態系統中：利用 Teams 進行日常協作、利用 Outlook 進行截止日期規劃、利用 SharePoint 和 OneDrive 進行文件管理、利用 OneNote 進行共享文件、利用 To Do 進行個人任務管理。

自動化和自訂：使用 Power Automate 和 PowerApps 建立自訂工作流程和應用程序，根據特定的業務流程自訂 Planner。

管理角色和權限：了解所有者、會員、客人和訪客之間的區別，確保資料安全和治理。

具體優勢

資訊集中化：所有活動、文件和通訊都收集在單一環境中，從而降低了分散和重複的風險。

更高的透明度和責任感：每個團隊成員都清楚他們需要做什麼、什麼時候做以及使用什麼資源。

靈活性和可擴展性：由於能夠建立多個計劃、整合工具和自訂視圖，Planner 適用於小型團隊和複雜專案。

營運效率：透過通知、過濾器、資料匯出和自動化，管理任務所花費的時間顯著減少。

無縫協作：能夠吸引外部訪客、將 Planner 整合到 Teams 和 SharePoint 中以及從任何裝置進行訪問，即使在分散式或混合環境中也能實現無縫協作。

那麼現在呢？

我邀請您立即將所學付諸實踐：

實驗：為真實專案建立新計劃，讓同事參與進來，嘗試不同的視圖，並將 Planner 與其他 Microsoft 365 工具整合。

自訂：根據您團隊的需求自訂儲存桶、標籤和通知。

自動化：探索 Power Automate 以簡化重複流程。

分享：使用匯出和分享功能讓利害關係人和合作者隨時了解情況。

Planner 是一個不斷發展的工具：隨時了解新功能，參與用戶社區，並分享您的最佳實踐，為日益有效的協作文化做出貢獻。

感謝您關注這段旅程！
無論您是專案經理、團隊成員還是 IT 經理，Planner 都能成為您日常的助手，幫助您組織、追蹤並順利完成每個專案。

如果您想要定製版本的結論（例如，參考特定的業務環境或號召讀者採取行動），請告訴我：我可以根據您的需求調整文字！

5. 學習計劃。 4個月（16週 - 每天1小時）

a) 學習模組表

每週包括：

學習5天（每天1小時）

1天實踐培訓或複習

1天的自我評估

計劃結構（宏觀主題）

1 2 - Microsoft Planner 基礎知識與使用者介面

3 4 - 建立新計劃、管理隱私和新增會員

5 6 - 組織任務：儲存桶、分配、標籤和優先級

7 8 - 檢視：看板、網格、圖表和日曆

9 10 -與 Teams、Outlook、SharePoint、OneDrive 和 To Do集成

11 12 - 文件管理、分享筆記 (OneNote) 和使用 Power Automate 實現自動化

13 14 - Microsoft 365 中的安全性、角色、權限與群組管理

15 客製化、規劃複製、資料匯出和營運最佳實踐

16 - 最後複習、完成練習和測試

b) 每週自我評估模板

您可以在每個星期日使用此大綱來反思所學到的知識：

第 [n ] 週主題：[插入主題]

1. 這週我學到了什麼？
寫下你理解的 3 個關鍵概念。

2. 我完成了哪些練習？

標記您所做的事情或簡要描述您所做的事情。

3. 我在 SharePoint 中使用過哪些工具或功能？
例如文件庫、版本控制、Power Automate 等。

4.我現在可以回答的問題：
例如，如何建立一個集合？如何設定流程？

5. 我還有什麼不清楚的？
寫下任何需要複習的問題或概念。

6) 我如何評價我的理解程度（1-5）？

相對於所研究的主題
1 = 無，5 = 完全掌握

7) 下周行動：
例如，複習一個主題、做一個練習、尋求支持。

c) 90 道複習題及正確答案

請求

第 1-2 週：Microsoft Planner 基礎知識與使用者介面

1. 什麼是 Microsoft Planner？它屬於哪個套件？

2. Planner 中導覽窗格的主要功能是什麼？

3. Planner 內容區包含什麼？

4. Planner 中有哪些主要視圖？

5. 如何從 Microsoft 365 儀表板存取 Planner？

6. 「計劃中心」和「我的計劃」有什麼不同？

7. 「創建計劃」按鈕有什麼作用？

8. 哪些角色可以存取 Planner？

9. Planner 中的內部成員和賓客有何不同？

10. 分配給使用者的所有任務顯示在哪裡？

第 3-4 週：建立新計畫、管理隱私和新增會員

1. 在 Planner 中建立新計劃的步驟是什麼？

2. 公共規劃和私人規劃有何不同？

3. 使用我的計劃建立新的 Microsoft 365 群組需要做什麼？

4. 如何將成員加入計劃中？

5. 誰可以將會員加入私人計劃？

6. 當您將成員添加到計劃中時會發生什麼？

7. 如何將會員提升為計劃所有者？

8. 加入計畫的新會員會收到哪些通知？

9. 如何在 Planner 中管理成員角色？

10. 可以將外部訪客加入計劃中嗎？如果可以，該如何添加？

第 5-6 週：組織任務：儲存桶、任務分配、標籤和優先級

1. Planner 中的儲存桶是什麼？

2. 如何在計劃中建立新活動？

3. 如何向計劃成員分配任務？

4. 彩色標籤的作用是什麼？

5. 如何設定任務的優先順序？

6. 如何更改任務的截止日期？

7. 我可以將文件附加到任務嗎？它們存放在哪裡？

8. 如何為任務新增清單？

9. 如何在儲存桶之間移動任務？

10. 如何將任務標記為已完成？

第 7-8 週：檢視：看板、網格、圖表和日曆

1. 板視圖和網格視圖有什麼區別？

2. 圖表視圖有何用途？

3. 如何存取日程表視圖？

4. 儀表板中的儲存桶代表什麼？

5. 如何按受讓人或標籤過濾任務？

6. 餅圖在圖表視圖中顯示什麼？

7. 如何直接從日曆新增活動？

8. 我可以拖曳日曆中的任務來更改其截止日期嗎？

9. 如何將計劃資料匯出到 Excel？

10. 我可以從會員圖表視圖中獲取哪些資訊？

第 9-10 週：與 Teams、Outlook、SharePoint、OneDrive 和 To Do集成

1. Planner 如何與 Microsoft Teams 整合？

2. Teams 中的「活動」應用有何作用？

3. 如何在 Teams 頻道中將 Planner 新增為選項卡？

4. Planner 如何與 Outlook 整合？

5. 如何在 Microsoft To Do 中查看 Planner 任務？

6. 附加到 Planner 任務的文件儲存在哪裡？

7. 如何存取與我的計劃相關的 OneNote 筆記本？

8. 我可以將我的 Planner 截止日期與我的 Outlook 日曆同步嗎？

9. 如何在 SharePoint 頁面上顯示 Planner 方案？

10. 整合 Planner 和 OneDrive 有哪些好處？

第 11-12 週：使用 Power Automate 進行文件管理、分享筆記和自動化

1. 如何將文件附加到 Planner 中的任務？

2. 任務附加的文件儲存在哪裡？

3. 如何存取共享計劃筆記本？

4. 哪些角色可以編輯 OneNote 筆記本計畫？

5. 如何使用 Power Automate for Planner 建立自動化規則？

6. 我可以使用 Power Automate 從表單模組建立 Planner 任務嗎？

7. 如何將 Planner 任務匯出到 Excel？

8. 如何將 Planner 連線到 PowerApps？

9. Planner 可以發送哪些自動通知？

10. 如何在 Planner 中管理附件的版本？

第 13-14 週：Microsoft 365 安全性、角色、權限和群組管理

1. Planner 計劃中的所有者和會員之間有什麼區別？

2. 誰可以刪除 Planner 計劃？

3. 如何管理附件的存取權限？

4. 公開計劃涉及哪些內容？

5. 如何將外部來賓新增至 Microsoft 365 群組？

6. 與內部成員相比，來賓擁有哪些權限？

7. 如何驗證 Planner 計畫的隱私權？

8. 誰可以更改已建立的計劃的隱私設定？

9. 如何從計劃中刪除成員？

10. 刪除 Microsoft 365 群組時檔案和任務會發生什麼事？

第 15 週：客製化、規劃複製、資料匯出

1. 如何在 Planner 中複製現有計劃？

2. 複製計劃時可以複製哪些元素？

3. 如何自訂計劃的名稱和描述？

4. 可以自訂活動標籤嗎？

5. 如何將計劃活動匯出到 Excel？

6. 儲存桶管理的最佳實踐是什麼？

7. 如何存檔已完成的計劃？

8. 如何使用「新增至收藏夾」功能？

9. 複製模板計畫有哪些好處？

10. 如何分享活動或計劃的直接連結？

第 16 週：期末複習、充分練習和測試

1. 建立和管理計劃器的基本步驟是什麼？

2. 如何分配任務並追蹤其進度？

3. 哪些視覺化工具有助於監控專案狀態？

4. Planner 如何與 Teams 和 Outlook 整合？

5. 如何新增和管理計劃成員？

6. 公共計劃和私人計劃之間的主要區別是什麼？

7. 如何從 Planner 匯出數據和報告？

8. 哪些自動化功能對任務管理有用？

9. 如何管理計劃內的共享文件和筆記？

10. 在 Planner 中實現有效協作的最佳實踐是什麼？

正確答案

第 1-2 週：Microsoft Planner 基礎知識與使用者介面

1. Microsoft 365 套件中的任務管理工具。

2. 允許您在計劃、活動和個人視圖之間導航。

3. 顯示所選計劃的詳細資訊和功能。

4. 公告欄、網格、圖表、日曆。

5. 從Microsoft 365 應用程式啟動器。

6. 「Planner Hub」顯示您的所有計劃，「My Plans」僅顯示您參與的計劃。

7. 開始製定新的工作計劃。

8. 擁有 Microsoft 365 授權的內部成員；持有邀請的來賓。

9. 客人的訪問權限有限，只能透過邀請進入。

10. 在分配給我部分。

第 3-4 週：建立新計畫、管理隱私和新增會員

1. 點擊新計劃，輸入名稱，選擇隱私設置，新增成員。

2. 公開內容對整個組織可見，私人內容僅對受邀會員可見。

3. 使用郵件、SharePoint 網站、OneNote 等建立一個群組。

4. 從「成員」選單或透過向新使用者指派任務。

5. 僅限計劃/團體所有者。

6. 接收電子郵件通知並存取計劃的任務和文件。

7. 從 Outlook 中，透過將成員提升為群組擁有者。

8. 歡迎電子郵件和有關分配任務的通知。

9. 從 Outlook 或 Microsoft 365 管理入口網站。

10. 是的，如果管理員允許並透過電子郵件邀請。

第 5-6 週：組織任務：儲存桶、任務分配、標籤和優先級

1. 依階段、類別或團隊將任務分組的欄位。

2. 透過點選儲存桶中的 + 新增活動。

3. 從活動面板中，選擇所需的成員。

4. 他們以視覺方式對活動進行分類。

5. 從活動詳情中，選擇優先順序。

6. 從活動詳情中，透過更改到期日。

7. 是的，它們儲存在該群組的 SharePoint 上。

8. 從活動詳情中新增清單。

9. 在桶子之間拖曳活動卡。

10. 透過選取活動中的「已完成」方塊。

第 7-8 週：檢視：看板、網格、圖表和日曆

1. 儀表板依儲存桶、網格以表格形式顯示活動。

2. 提供任務狀態的直覺概覽。

3. 點擊計劃頂部欄中的程序。

4. 它們代表階段、類別或工作團隊。

5. 使用板或網格頂部的篩選器。

6. 按狀態（已完成、進行中、未開始）細分活動。

7. 透過點擊日曆中的某一天並輸入新的活動。

8. 是的，透過將活動拖到另一個日期。

9. 從 ... 選單 > 匯出到 Excel 。

10. 為每個成員分配和完成的任務數量。

第 9-10 週：與 Teams、Outlook、SharePoint、OneDrive 和 To Do集成

1. 將 Planner 新增為 Teams 頻道中的標籤。

2. 將所有個人和團體活動整合到 Teams 中。

3. 從 Teams 頻道中，按一下「+」並選擇 Planner。

4. iCalendar提供截止日期並連結到群組。

5. 在「指派給我」的待辦事項清單中。

6. 在群組的 SharePoint 文件庫中。

7. 從「...」>「記事本」選單或透過 SharePoint 網站。

8. 是的，透過發布計劃的iCalendar提要。

9. 將 Planner Web 元件新增至 SharePoint 頁面。

10. 文件的集中存取、同步和協作。

第 11-12 週：使用 Power Automate 進行文件管理、分享筆記和自動化

1. 從活動詳情中，點選「新增附件」。

2. 在群組的 SharePoint 文件庫中。

3. 從「...」>「記事本」選單或從 SharePoint 網站。

4. 團體/樓層所有者和成員。

5. 使用觸發器和 Planner 操作在 Power Automate 中建立流。

6. 是的，透過連接 Forms 和 Planner 的 Power Automate。

7. 從 ... 選單 > 匯出到 Excel 。

8. 在 PowerApps 中新增 Planner 作為資料連接器。

9. 有關作業、截止日期和任務完成的通知。

10. SharePoint 管理附加文件的版本和歷史記錄。

第 13-14 週：Microsoft 365 安全性、角色、權限和群組管理

1. 所有者可以管理成員和設置，僅限成員進行活動。

2. 僅限計劃/團體所有者。

3. 從 SharePoint，透過設定文檔庫的權限。

4. 組織的所有成員都可以看到並加入。

5. 透過 Outlook 或管理門戶，邀請外部電子郵件。

6. 客人可以協作但不能管理成員或進階設定。

7. 從計劃詳細資訊或從 Outlook > 群組 > 設定。

8. 僅限團體/樓層所有者。

9. 從計劃成員選單或 Outlook > 群組。

10. 所有文件、任務和註釋都將隨該組一起刪除。

第 15 週：客製化、規劃複製、資料匯出

1. 從 ... > 複製計劃選單。

2. 儲存桶、任務、標籤、清單、截止日期（可選）。

3. 從計劃詳細資訊或設定。

4. 是的，從活動詳情或計劃設定。

5. 從 ... 選單 > 匯出到 Excel 。

6. 給儲存桶一個明確的名稱，並將它們劃分為階段或類別。

7. 隱藏計劃或匯出資料後再刪除。

8. 點選計劃名稱旁邊的星號。

9. 它允許您重複使用標準化的結構和流程。

10. 從「...」功能表 > 複製計劃連結或複製活動連結。

第 16 週：期末複習、充分練習和測試

1. 建立計劃、新增成員、組織任務、追蹤進度。

2. 從活動詳情、分配成員和更新狀態。

3. 儀表板、圖表、日曆、網格。

4. Planner 透過選項卡與 Teams 集成，並透過iCal feed 與 Outlook 集成。

5. 從計劃成員選單或從 Outlook/Teams。

6. 公開：所有人可見；私人：僅限受邀會員。

7. 從 ... 選單 > 匯出到 Excel 或透過報表。

8. 使用 Power Automate 實現通知、任務建立和提醒的自動化。

9. SharePoint 上的文件、OneNote 上的筆記，可從 Planner 和 Teams 存取。

10. 定義角色，使用清晰的儲存桶，分配職責，利用整合。