Microsoft Planner es una herramienta de gesti n de tareas de Microsoft 365 que ofrece una experiencia visual y sencilla para organizar el trabajo en equipo. La interfaz de usuario de Planner est dise ada para ser intuitiva, desglosando las funciones y vistas en secciones claras. A continuaci n, analizamos en detalle cada componente clave de la interfaz de usuario de Microsoft Planner, organizando la informaci n de cada punto en cuatro reas: (a) Descripci n de la funci n , (b) Interacciones con otras aplicaciones de Microsoft 365 , (c) Roles involucrados y (d) Ejemplos de aplicaciones empresariales .

1. Panel de navegaci n y rea de contenido

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a) DESCRIPCI N DE LA FUNCIONALIDAD

La interfaz de Planner se divide principalmente en dos secciones: un panel de navegaci n (normalmente a la izquierda) y un rea de contenido principal . El panel de navegaci n proporciona acceso r pido a diferentes reas de Planner. Aqu encontramos Planner Hub (tambi n llamado Planner Home ), que muestra todos los planes en los que est trabajando el usuario, a menudo con la posibilidad de previsualizar el progreso de los planes a adidos a favoritos. Tambi n en el panel izquierdo est la opci n "Asignado a m " , una vista que agrupa todas las tareas asignadas al usuario en todos los planes . Adem s, el panel de navegaci n cuenta con el bot n para crear un nuevo plan (ver punto 2) y una lista de planes favoritos y recientes para un acceso r pido. Al seleccionar un plan espec fico en el panel de navegaci n, el rea de contenido central muestra detalles sobre ese plan (como tableros, tareas, gr ficos, etc.). En resumen, el panel de navegaci n act a como un men para moverse entre hubs , planes y vistas personales , mientras que el rea de contenido muestra informaci n y herramientas relacionadas con el elemento seleccionado.

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

El panel de navegaci n de Planner contiene v nculos que extienden la experiencia a otras aplicaciones de Microsoft 365. Por ejemplo, cuando se selecciona un plan, suele estar disponible un men (marcado con "...") que permite navegar a las caracter sticas relacionadas con el grupo de Microsoft 365 de ese plan. Los primeros v nculos de este men expandido suelen incluir "Conversaciones" (que abre conversaciones grupales en Outlook, lo que permite ver o iniciar correos electr nicos entre los miembros del plan), "Archivos" (que abre la biblioteca de documentos de SharePoint del grupo donde se almacenan los archivos adjuntos a las tareas), "Bloc de notas" (que abre el bloc de notas de OneNote compartido del grupo) y, si tiene un grupo conectado a Yammer , un v nculo a la comunidad de Yammer . Estas opciones integran Planner con otras aplicaciones: por ejemplo, un usuario puede navegar desde el plan en Planner a su carpeta de documentos de SharePoint con un solo clic, o abrir el bloc de notas compartido para ver las notas del proyecto. Estas interacciones convierten a Planner en un centro desde el que se puede acceder a correos electr nicos grupales, documentos compartidos y notas, a la vez que se mantiene el contexto del plan del proyecto.

c) ROLES IMPLICADOS

Todos los usuarios con acceso a Planner (normalmente miembros de la organizaci n con una licencia de Microsoft 365) ven el panel de navegaci n con sus propias vistas. Los administradores globales o de servicio no tienen una vista especial en Planner, pero pueden influir en la disponibilidad de Planner (por ejemplo, activ ndolo o desactiv ndolo para la organizaci n). Los miembros de un plan (es decir, parte del grupo de Microsoft 365 correspondiente ) ver n el plan en su Planner Hub y podr n ver su contenido; sin embargo, los invitados externos agregados a un plan no tienen un Planner Hub personal tradicional: los invitados deben usar una URL directa para acceder a Planner dentro del contexto de la organizaci n que los invit , ya que la direcci n gen rica de Planner no puede determinar autom ticamente su organizaci n. Esencialmente, un invitado va a *https://planner.cloud.microsoft.com/*_\<tenant>_ para ver los planes a los que est invitado. Todos los miembros de un plan (propietarios, miembros internos e incluso invitados) comparten la misma interfaz para ese plan en el rea de contenido; Podr n navegar por el panel, los gr ficos, el calendario, etc., como se describe en detalle en los siguientes puntos. No existen diferencias significativas en el panel de navegaci n seg n el rol: por ejemplo, el propietario de un plan ver la misma lista de secciones (Hub, Asignado a m , Planes, etc.) que un miembro regular. La diferencia de rol se evidenciar en los controles disponibles dentro de un plan (por ejemplo, solo los propietarios ven ciertas opciones de administraci n, como publicar en calendarios de Outlook o agregar miembros, como veremos), en lugar de en la navegaci n.

d) EJEMPLOS CONCRETOS DE APLICACI N CORPORATIVA

Para un miembro del equipo de marketing que trabaja en varios proyectos, el panel de navegaci n de Planner se convierte en una br jula para navegar por los distintos planes: por ejemplo, " Campa a de redes sociales T1 " , " Proyecto de lanzamiento de producto " y "Eventos de feria comercial 2025" podr an ser planes de la lista. Al hacer clic en el Centro de Planner , el gerente de marketing puede ver un resumen r pido del estado de cada proyecto (por ejemplo, cu ntas tareas est n completadas o en progreso en los planes preferidos). Si desea centrarse en sus propias tareas pendientes, puede hacer clic en "Asignado a m " para ver todas las tareas asignadas a l en diferentes planes en una sola lista, por ejemplo, una tarea de "Preparar folleto" del plan de lanzamiento de producto y una tarea de "Programar publicaciones en redes sociales" del plan de campa a en redes sociales. Desde all , al hacer clic en un plan espec fico en el men , el usuario abre el panel de ese proyecto en el rea de contenido y comienza a trabajar en las tareas. B sicamente, el panel de navegaci n le permite cambiar r pidamente entre proyectos en un contexto comercial , mientras que el rea de contenido muestra los detalles necesarios para realizar el trabajo en ese proyecto seleccionado.

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EJERCICIO SOBRE LOS TEMAS TRATADOS EN EL P RRAFO

Objetivo del ejercicio

El objetivo de este ejercicio es dominar el panel de navegaci n y el rea de contenido de Microsoft Planner , dos elementos clave de la interfaz de usuario. Aprender a navegar por los planes, acceder r pidamente a las tareas asignadas, ver el progreso y colaborar con su equipo. Tambi n exploraremos las interacciones con otras aplicaciones de Microsoft 365 (como Teams y Outlook), los roles involucrados (propietarios, miembros, invitados) y casos pr cticos empresariales concretos. Este ejercicio est dise ado para mejorar la eficiencia operativa y la gesti n de proyectos en entornos colaborativos.

PASOS OPERATIVOS

Navegar por el panel de navegaci n

1. Vaya a https://tasks.office.com

2. Ingrese sus credenciales corporativas de Microsoft 365

3. Una vez que abra Planner, mire la columna izquierda: es el panel de navegaci n

4. Haga clic en Planner Hub para ver todos los planes disponibles

5. Selecciona Mis Planes para acceder a los que participas

6. A ade un plan a tus favoritos haciendo clic en el icono de estrella

7. Haz clic en Asignarme para ver las actividades que te interesan

8. Utilice la barra de b squeda para encontrar un plan espec fico

9. Ordenar los planes por nombre o fecha de modificaci n

10. Haga clic en un plan para abrirlo en el rea de contenido central

Utilice el rea de contenido

1. Despu s de seleccionar un plan, se abre el rea de contenido central

2. Ver el panel con grupos de actividades (columnas)

3. Haga clic en una actividad para abrir el panel de detalles

4. A ade una nueva actividad haciendo clic en + A adir Actividad

5. Arrastre tareas entre grupos para reorganizarlas

6. Haga clic en Gr ficos para ver el estado de las actividades.

7. Vaya a Programaci n para ver las actividades de su calendario.

8. Agregue archivos o enlaces a las tareas usando el cono

9. Asignar prioridades, etiquetas y fechas de vencimiento a las tareas

10. Utilice los filtros de arriba para ver solo las actividades relevantes.

Interactuar con Teams y Outlook

1. Abra Microsoft Teams e inicie sesi n en el equipo deseado

2. Vaya a un canal y haga clic en + para agregar una tarjeta

3. Seleccione Planificador de la lista de aplicaciones disponibles.

4. Elija un plan existente o cree uno nuevo

5. Dale un nombre a la tarjeta y haz clic en Guardar

6. Ver y editar tareas directamente en la pesta a Equipos

7. Abra Outlook y vaya a Calendario

8. Haga clic en Agregar calendario > Desde Internet

9. Pegue el enlace iCal del plan Planner

10. Las tareas con fecha l mite aparecer n en el calendario.

ESCENARIO DE APLICACI N OPERATIVA

Coordinaci n de un proyecto de formaci n interna

Un equipo de RR. HH. utiliza Microsoft Planner para organizar un ciclo de formaci n corporativa. El plan incluye actividades para seleccionar formadores, programar sesiones, comunicarse con los empleados y recopilar comentarios.

a) Fase 1 Creaci n del plan

Comando : + Nuevo plan

Explicaci n : Permite estructurar el proyecto de forma colaborativa y visible para todos.

b) Fase 2 Asignaci n de tareas

Comando : + Agregar tarea > Asignar a

Explicaci n : Distribuye responsabilidades entre los miembros del equipo.

c) Fase 3 Seguimiento del progreso

Comando : Gr ficos > Estado de la actividad

Explicaci n : Permite identificar retrasos y cuellos de botella.

COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

Dominio	Acceso	Funci n
+ Nuevo plan	Panel de navegaci n	Crear un nuevo plan de trabajo
+ A adir actividad	Tabl n de anuncios del plan	Insertar una nueva actividad
Gr ficos	Barra superior del plano	Ver el estado y la carga de trabajo
Programaci n	Barra superior del plano	Mostrar actividades en el calendario
+ Agregar miembros	Arriba a la derecha en el plano	Invitar a nuevos colaboradores
Etiquetas	Detalles de la actividad	Categorizar visualmente las actividades
Comentarios	Detalles de la actividad	Comunicarse con el equipo
Agregar la pesta a Planificador en Teams	Canal de equipos > +	Integrar Planner en Teams
Filtros	En la parte superior del tablero	Ver actividades por criterios
Configuraci n del plan	Icono de engranaje	Personalizar nombre, privacidad y notificaciones.

BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

Centralice las tareas en una nica interfaz.

Actualizaciones en tiempo real compartidas con el equipo.

Supervisar visualmente el estado del proyecto.

Colaboraci n fluida con comentarios y archivos adjuntos.

Integraci n con Teams y Outlook para una gesti n unificada.

Flexibilidad para proyectos de cualquier tama o.

Ahorre tiempo con plantillas y duplicaci n.

Gesti n eficaz de plazos.

Control preciso de roles y permisos.

Mejora continua mediante el an lisis de datos.

IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL REAL

Gesti n de incorporaci n : lista de verificaci n compartida entre RR. HH., TI y gerentes para la incorporaci n de nuevos empleados.

Planificaci n de eventos : coordinaci n entre log stica, comunicaciones y proveedores para eventos corporativos.

Control de calidad : seguimiento de las actividades de auditor a e inspecci n en los departamentos de producci n.

Preguntas de autoevaluaci n

1. Cu l es la diferencia entre un panel de navegaci n y un rea de contenido?

2. C mo creo un nuevo plan en Microsoft Planner?

3. Qu roles est n disponibles y qu pueden hacer?

4. C mo asigno una tarea a un colega?

5. D nde se encuentran los gr ficos de progreso?

6. C mo se integra Planner con Microsoft Teams?

7. C mo se categorizan las actividades?

8. Qu comandos permiten monitorear plazos?

9. C mo agrego archivos a una tarea?

10. Qu ventajas ofrece Planner frente a la gesti n manual?

RESUMEN DE LO QUE APRENDISTE

En este ejercicio, aprendiste a usar el panel de navegaci n y el rea de contenido de Microsoft Planner para navegar por los planes, administrar tareas y colaborar con tu equipo. Exploraste funciones clave, como la creaci n de planes, la asignaci n de tareas, el uso de gr ficos y calendarios, y la integraci n con Teams y Outlook. Comprendiste los roles involucrados y las ventajas para la productividad, as como escenarios pr cticos de aplicaci n empresarial. Las preguntas de autoevaluaci n te ayudan a consolidar tus habilidades y te preparan para un uso eficaz de la herramienta.

2. Bot n Crear plan (Nuevo plan)

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a) DESCRIPCI N DE LA FUNCIONALIDAD

En Microsoft Planner, los usuarios pueden crear nuevos proyectos de trabajo llamados planes . El bot n "Crear plan" (o "Nuevo plan" ) es la herramienta para iniciar un nuevo plan desde cero. Este bot n suele mostrarse de forma destacada en Planner Hub; por ejemplo, un bot n "+ Nuevo plan" en la parte superior de la p gina principal de Planner. Al hacer clic en Nuevo plan , Planner le solicita que ingrese un nombre para el plan y le permite configurar algunas opciones iniciales: puede proporcionar una descripci n y elegir la configuraci n de privacidad ( plan p blico o privado ). De forma predeterminada, al crear un nuevo plan se crea un nuevo grupo conectado de Microsoft 365 : de hecho, "nuevo plan, nuevo grupo" es la l gica b sica de Planner. Alternativamente, como veremos, existe la opci n de asociar el nuevo plan a un grupo existente. Una vez que haya proporcionado el nombre y la configuraci n, al hacer clic en "Crear plan" se generar el plan y el usuario ser llevado al rea de contenido del plan reci n creado (listo para agregar dep sitos y tareas).

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

La creaci n de planes est estrechamente integrada con la infraestructura de Microsoft 365. Cuando crea un plan desde cero, Planner crea un grupo de Microsoft 365 con el mismo nombre que el plan en segundo plano. Esto significa que obtiene un paquete de funciones de colaboraci n junto con el plan: una direcci n de correo electr nico grupal y un buz n de Outlook para conversaciones, un espacio de SharePoint (con una biblioteca de documentos para los archivos del plan), un bloc de notas de OneNote compartido, un calendario grupal y la capacidad de integrar el plan en Teams o Yammer . Esta configuraci n autom tica permite que un equipo comience a trabajar de inmediato con un arsenal completo de herramientas coordinadas. Durante la creaci n, el usuario puede elegir la privacidad del plan (y, por lo tanto, del grupo relacionado): si es P blico , el plan (grupo) ser visible para toda la organizaci n y cualquiera puede unirse o, al menos, ver sus actividades; si es Privado , solo lo ver n los usuarios agregados como miembros. Es importante tener en cuenta que tambi n se puede crear un plan reutilizando un grupo existente : Planner ofrece un proceso para agregar un nuevo plan a un grupo de Microsoft 365 existente (como un equipo persistente o un grupo creado en Outlook/Teams). En este caso, no se crea un nuevo grupo, pero el plan se comparte con los miembros existentes de ese otro grupo, utilizando los mismos recursos (archivos, notas, etc.) que el grupo seleccionado. Desde la perspectiva del ecosistema 365, la funci n "Crear plan" es, por lo tanto, un punto central que conecta Planner con Outlook, SharePoint, Teams y otras aplicaciones a trav s de la estructura del grupo.

c) ROLES IMPLICADOS: QUI N PUEDE CREAR UN PLAN?

Generalmente, cualquier usuario interno con la licencia correspondiente (por ejemplo, una licencia de Microsoft 365 Business/Enterprise que incluya Planner) puede crear un plan, a menos que los administradores hayan establecido restricciones. Desde una perspectiva administrativa, la posibilidad de crear un nuevo plan depende de la posibilidad de crear un grupo de Microsoft 365. Las organizaciones pueden, mediante la configuraci n de Azure AD, restringir la creaci n de grupos solo a usuarios espec ficos (por ejemplo, para controlar los espacios de trabajo creados). En estos entornos, un usuario sin permisos para crear grupos no podr usar correctamente el bot n "Crear plan" (la operaci n se bloquear a). Por lo tanto, el administrador puede controlar indirectamente esta funci n. En cuanto a los roles dentro del plan reci n creado , quien lo crea se convierte autom ticamente en el propietario del grupo (y, por lo tanto, del plan). Durante el proceso de creaci n, el usuario elige qui n puede verlo o unirse: si el plan es privado, inicialmente solo el creador es miembro; si es p blico, cualquier persona de la empresa puede verlo y unirse. Los invitados externos no pueden crear planes (ya que no pueden crear grupos ni tienen su propia licencia de Planner); solo pueden ser invitados a planes existentes. Una vez creado un plan, el creador/propietario puede a adir m s miembros (v ase el punto 9). No hay otros roles especiales durante la creaci n: b sicamente, "crear un plan" significa convertirse en el propietario de un nuevo espacio de trabajo compartido.

d) EJEMPLOS CONCRETOS DE APLICACI N CORPORATIVA

Considere un gerente de proyecto que necesita comenzar un nuevo proyecto, como desarrollo de producto. El PM abre Planner y hace clic en "Crear plan ", luego lo nombra "Proyecto Apollo - Desarrollo de producto ". Ella decide hacerlo privado ya que el proyecto solo involucra a su peque o equipo. De una sola vez, Planner crea el plan y simult neamente crea un grupo de Office 365 llamado "Proyecto Apollo - Desarrollo de producto". El PM ahora tiene un tablero de Planner en blanco para comenzar a agregar tareas, y se han configurado una direcci n de correo electr nico de grupo (para discusiones de equipo en Outlook) y una biblioteca de archivos de SharePoint (donde el equipo puede cargar especificaciones, dise os, etc.). Si este PM ya ten a un grupo existente (por ejemplo, un equipo de Microsoft Teams llamado Equipo de I+D ), podr a haber elegido la opci n de agregar el plan a ese grupo existente, para que todos los miembros del Equipo de I+D tuvieran acceso inmediato al nuevo plan en Planner. Este ejemplo muestra c mo con solo unos clics un gerente puede crear un nuevo espacio de trabajo estructurado , listo para albergar tareas de proyecto, documentos y conversaciones.

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EJERCICIO SOBRE LOS TEMAS TRATADOS EN EL P RRAFO

Objetivo del ejercicio

El objetivo de este ejercicio es aprender a usar el bot n "Crear plan" de Microsoft Planner para iniciar un nuevo proyecto colaborativo. Se familiarizar con la creaci n de un plan, la configuraci n inicial (nombre, privacidad, grupo de Microsoft 365) y la integraci n con otras aplicaciones como Teams y Outlook. Tambi n se explorar n los roles involucrados (propietario, miembro, invitado) y las implicaciones operativas. El ejercicio busca desarrollar habilidades pr cticas para estructurar tareas, asignar responsabilidades y realizar un seguimiento del progreso en un contexto empresarial real. El uso consciente de esta funci n puede mejorar la productividad y la colaboraci n del equipo.

PASOS OPERATIVOS

Empieza a crear un nuevo plan

1. Vaya a https://tasks.office.com

2. Ingrese sus credenciales corporativas de Microsoft 365

3. En la pantalla de inicio, haga clic en Nuevo plan en la parte superior izquierda.

4. Ingrese el nombre del plan (por ejemplo, Proyecto de marketing del cuarto trimestre )

5. Seleccione privacidad : p blica o privada

6. Elija si desea crear un nuevo grupo de Microsoft 365 o usar uno existente

7. Haga clic en Crear plan para confirmar

8. Espere a que el panel se cargue autom ticamente

9. Aseg rese de que el plan est visible en el panel de navegaci n

10. A ade el plan a tus favoritos haciendo clic en la estrella

Configura tu plan y agrega miembros

1. Haga clic en Miembros en la parte superior derecha

2. Seleccione + Agregar miembros

3. Introduzca los nombres o direcciones de correo electr nico de los colegas a los que desea invitar

4. rol de propietario o miembro seg n responsabilidades

5. Los miembros recibir n una notificaci n por correo electr nico.

6. Haga clic en Configuraci n del plan (icono de engranaje)

7. Personaliza el nombre, la descripci n y las etiquetas del plan.

8. Activar o desactivar las notificaciones de actividades

9. Agregue contenedores para organizar tareas (por ejemplo, "An lisis", "Ejecuci n")

10. Guarde los cambios y regrese al panel principal

Integraci n con Teams y Outlook

1. Abra Microsoft Teams e inicie sesi n en el equipo deseado

2. Vaya a un canal y haga clic en + para agregar una tarjeta

3. Seleccione Planificador de la lista de aplicaciones disponibles

4. Selecciona el plan que acabas de crear o b scalo por nombre

5. Haga clic en Guardar para agregarlo como una pesta a en el canal.

6. Abra Outlook y vaya a Calendario

7. Haga clic en Agregar calendario > Desde Internet

8. Pegue el enlace iCal del plan Planner

9. Las tareas con fecha l mite aparecer n en el calendario.

10. Sincronizar con To Do para la gesti n de tareas personales

ESCENARIO DE APLICACI N OPERATIVA

Iniciando un proyecto de rebranding corporativo

Un equipo multidisciplinario (marketing, dise o, TI) gestiona un proyecto de renovaci n de marca. El responsable crea un nuevo plan en Planner para coordinar actividades, asignar tareas y supervisar los plazos.

a) Creando el plan

Comando : Nuevo Plan → estructura el proyecto de forma colaborativa.

Explicaci n : Permite definir objetivos, privacidad y grupo de trabajo.

b) Agregar miembros y dep sitos

Comando : + Agregar miembros y + Agregar grupo

Explicaci n : Organice el trabajo en fases (por ejemplo, investigaci n, dise o, lanzamiento).

c) Integraci n con Teams

Comando : + en el canal de Teams → Planificador

Explicaci n : Permite a su equipo trabajar en tareas sin salir de Teams.

COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

Dominio	Acceso	Funci n
Nuevo plan	Panel de navegaci n	Empieza a crear un plan
+ Agregar miembros	Arriba a la derecha en el plano	Invitar a colaboradores
Configuraci n del plan	Icono de engranaje	Personalizar nombre, privacidad y notificaciones.
+ Agregar dep sito	Tabl n de anuncios del plan	Organizar actividades por fase
+ A adir actividad	Dentro de un cubo	Insertar una nueva actividad
Planificador en Teams	Canal de equipos > +	Integrar Planner en Teams
Agregar calendario	Outlook > Calendario	Sincronizar tareas con Outlook
Etiquetas	Detalles de la actividad	Categorizar visualmente las actividades
Comentarios	Detalles de la actividad	Comunicarse con el equipo
Gr ficos	Barra superior	Ver el estado y la carga de trabajo

BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

Lanzamiento r pido y estructurado de nuevos proyectos.

Colaboraci n instant nea con los miembros del equipo.

Supervise visualmente el estado de sus actividades.

Integraci n fluido con Teams, Outlook y To Do.

Personalice dep sitos, etiquetas y notificaciones.

Ahorra tiempo en la distribuci n de tareas.

Gesti n eficaz de plazos.

Controlar roles y permisos.

Mejora continua gracias a gr ficos.

Centralizaci n de la informaci n operativa.

IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL REAL

Administraci n de un plan editorial
Cree un plan para organizar la publicaci n de contenidos en su blog y redes sociales, con categor as para Ideas , En progreso y Publicado .

Planificaci n de una feria comercial
Utilice Planner para coordinar la log stica, los materiales promocionales, las reservas y las comunicaciones con los proveedores.

de desarrollo de nuevos productos
en I+D, marketing y ventas, asignando tareas y haciendo un seguimiento de los hitos.

PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1. D nde est el bot n Nuevo plan en Planner?

2. Qu opciones de privacidad est n disponibles durante la creaci n?

3. C mo agrego miembros a un plan?

4. Qu roles se pueden asignar?

5. C mo integro un plan con Microsoft Teams?

6. C mo sincronizo un plan con Outlook?

7. Cu l es la funci n de los cubos?

8. C mo personalizar las etiquetas?

9. D nde se encuentran los gr ficos de progreso?

10. Cu les son las ventajas de crear un plan frente a la gesti n manual?

RESUMEN DE LO QUE APRENDISTE

bot n "Crear plan" en Microsoft Planner para iniciar un nuevo proyecto. Exploraste los pasos para configurar el plan, agregar miembros, configurar grupos y tareas, e integrar Planner con Teams y Outlook. Comprendiste los roles involucrados y c mo asignarlos, adem s de visualizar el estado de las tareas mediante gr ficos. Mediante escenarios pr cticos y comandos clave, adquiriste habilidades para aplicar Planner en contextos empresariales reales. Las preguntas de autoevaluaci n te ayudan a consolidar tus conocimientos y a prepararte para un uso eficaz y estrat gico de la herramienta.

3. Ver la lista de planes y agregarlos a favoritos

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Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIPCI N DE LA FUNCIONALIDAD

Microsoft Planner ofrece una vista de lista de planes que permite al usuario ver todos los planes de los que forma parte (o que son p blicos en toda la organizaci n). El Centro de Planner muestra los "Planes a adidos" (es decir, los planes marcados como favoritos por el usuario) y, a menudo, tambi n una lista de "Todos los planes", o al menos los planes a los que ha accedido m s recientemente. Cada plan se puede representar con un mosaico o tarjeta que muestra su nombre y algunos indicadores (por ejemplo, cu ntas tareas se han completado en ese plan en comparaci n con el total, una especie de resumen del estado). El usuario puede marcar un plan importante como favorito: la interfaz suele mostrar un icono de estrella junto al nombre del plan; al hacer clic en la estrella, ese plan se a ade a Favoritos . Los planes favoritos se resaltan en la parte superior del Centro de Planner, a menudo con una visualizaci n compacta del progreso (por ejemplo, una barra o un porcentaje de finalizaci n), lo que facilita la comprobaci n r pida del estado sin tener que abrir cada plan. A continuaci n, se puede acceder a la lista de planes en el Centro de Planner (distinguiendo entre favoritos y otros planes). Si tiene muchos planes, Planner cuenta con una funci n de b squeda para encontrarlos por nombre. Adem s, la lista puede incluir planes en los que el usuario ha dejado de participar : por ejemplo, si un usuario abandona un plan privado o es eliminado, ese plan dejar de aparecer en su lista; mientras que si abandona un plan p blico, este, aunque permanece p blico, sigue siendo accesible mediante la b squeda (hasta que se archive o elimine). La opci n "Mover a Favoritos" o "A adir a Favoritos" suele ser personal : eliminarlo de Favoritos no lo elimina, simplemente lo mueve a la secci n general de Planes. Esta funci n de Favoritos es similar a fijar los proyectos m s relevantes para que puedas verlos inmediatamente al abrir Planner.

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

La lista de planes es principalmente interna de Planner, pero existen algunas interacciones indirectas con Microsoft 365. Por ejemplo, dado que los planes corresponden a grupos de Microsoft 365, la visibilidad de un plan en esta lista depende de la configuraci n del grupo : un plan p blico puede ser encontrado incluso por usuarios que no son miembros (al usar la funci n de b squeda dentro de Planner, podr n ver los nombres de los planes p blicos). Sin embargo, un plan privado no aparecer a usuarios fuera de l. Esto refleja la coherencia con otras aplicaciones: por ejemplo, en Outlook un grupo privado no es visible para todos, mientras que en Planner un plan privado permanece "oculto" para quienes no son miembros. Otra interacci n es con Teams : si los planes est n vinculados a Microsoft Teams (es decir, se agregan como una pesta a en un canal de Teams), los usuarios pueden acceder al plan tanto desde Teams como desde la lista en Planner. En este caso, estar incluido en los favoritos de Planner puede facilitar el acceso incluso fuera de Teams. Adem s, marcar un plan como favorito en Planner es una preferencia de cada usuario que no se refleja en otras opciones (por ejemplo, no existe un "grupo de favoritos" que se sincronice con Outlook; los favoritos de Planner son independientes y solo son relevantes en la app Planner). La lista de planes en Planner Hub se puede ordenar o filtrar internamente (por ejemplo, mostrando los favoritos primero o los m s recientes), pero no est integrada con otras listas externas. Sin embargo, la estructura subyacente del grupo implica que un plan favorito en Planner probablemente tambi n sea un grupo importante en otras opciones (quiz s marcado manualmente como favorito en Outlook o Teams por separado ).

c) ROLES IMPLICADOS

Todos los miembros de un plan lo ver n en su lista personal de Planner. No hay distinci n entre propietario y miembro en la vista de lista: un propietario no ve m s informaci n que un miembro; ambos ven el nombre del plan y su progreso en la pesta a de Planner Hub. Los invitados externos que se agreguen a un plan, con acceso web limitado, podr an no tener un Planner Hub federado que incluya todos los planes (deben usar enlaces directos); sin embargo, si un invitado accede a l a trav s de la URL dedicada del inquilino, podr ver los planes a los que se le ha agregado. En otras palabras, la posibilidad de ver varios planes es principalmente una comodidad para los usuarios internos; los invitados suelen abrir un plan a la vez mediante enlaces. En cuanto a los favoritos , cualquier usuario, independientemente de su rol, puede marcar un plan como favorito o no: esta es una configuraci n privada para el usuario. Un administrador no influye directamente en la lista de favoritos, pero puede decidir qu planes (grupos) son p blicos o privados ajustando la configuraci n del grupo. Si un plan es p blico, cualquier usuario interno puede verlo (quiz s encontrarlo mediante una b squeda) y a adirlo a sus favoritos incluso sin ser miembro activo (aunque deber n unirse para interactuar con el plan). En los planes privados, solo los usuarios invitados pueden marcarlo como favorito, ya que solo ellos pueden verlo. En resumen: la lista de planes y favoritos refleja la posici n del usuario respecto a los planes (miembro, no miembro) y la visibilidad definida por el propietario (p blica o privada), pero no var a en funci n de los permisos de edici n: es una lista puramente de navegaci n .

d) EJEMPLOS CONCRETOS DE APLICACI N CORPORATIVA

Un gerente de programa que supervisa muchos proyectos usar la lista de planes de Planner para realizar un seguimiento de su rea de responsabilidad. Supongamos que Mar a es PMO ( Oficial de Gesti n de Proyectos ) en una empresa y participa en 10 planes diferentes (desde el Proyecto Alfa, Beta, etc. hasta el Proyecto Kappa). Mar a marca los cuatro proyectos estrat gicos del a o (Alfa, Delta, Omega, Kappa) como favoritos . As , al abrir Planner por la ma ana, en su Hub de Planner , ve inmediatamente las casillas de estos cuatro planes clave en la parte superior, con, por ejemplo, indicadores verdes para proyectos a tiempo y rojos para tareas atrasadas. Los dem s planes, menos cr ticos, permanecen en la parte inferior (o puede encontrarlos en "Todos los Planes"). Esto le permite priorizar su atenci n : si observa en la casilla que el Proyecto Delta tiene muchas tareas atrasadas, puede hacer clic en l y profundizar en los detalles; por el contrario, si el Proyecto Beta (que no es su favorito) no requiere atenci n, es posible que no lo abra ese d a. En otra situaci n, un miembro del equipo que colabora en un plan p blico podr a marcarlo como favorito, incluso si solo sigue el proyecto ligeramente, para poder acceder a l f cilmente cuando lo necesite. Por ejemplo, un desarrollador del equipo de TI podr a marcar como favorito el plan p blico "Ideas de Innovaci n", creado por el departamento de innovaci n, para poder consultarlo ocasionalmente sin tener que buscarlo constantemente. Estos ejemplos muestran c mo la funci n de lista de planes y marcadores ayuda a los usuarios empresariales a organizar los proyectos en los que participan por importancia y frecuencia de uso , optimizando la navegaci n en Planner.

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Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

EJERCICIO SOBRE LOS TEMAS TRATADOS EN EL P RRAFO

Objetivo del ejercicio

El objetivo de este ejercicio es familiarizarse con la lista de planes de Microsoft Planner y aprender a administrar los favoritos para acceder r pidamente a los proyectos m s relevantes. Aprender a navegar por el panel de navegaci n, identificar planes activos, agregarlos o eliminarlos de favoritos, y comprender c mo esta funci n se integra con Teams y Outlook. Tambi n se explorar n los roles involucrados (propietario, miembro, invitado) y las implicaciones operativas. El ejercicio busca mejorar la organizaci n personal y la colaboraci n en equipo optimizando el acceso a los proyectos m s importantes y reduciendo el tiempo dedicado a la b squeda de planes.

PASOS OPERATIVOS

Ver la lista de planes disponibles

1. Vaya a https://tasks.office.com

2. Ingrese sus credenciales corporativas de Microsoft 365

3. En la pantalla de inicio, mira el panel de navegaci n a la izquierda.

4. Haga clic en Planner Hub para ver todos los planes

5. Selecciona Mis Planes para ver en cu les est s participando

6. Utilice la barra de b squeda para encontrar un plan espec fico

7. Ordenar los planes por nombre o fecha de modificaci n

8. Haga clic en un plan para abrirlo en el rea de contenido

9. Comprueba si el plan ya est en tus favoritos (icono de estrella completa)

10. Si no es as , vaya al siguiente paso para agregarlo.

A ade un plan a tus favoritos

1. Regresar al panel de navegaci n

2. Localiza el plan que deseas agregar a tus favoritos

3. Haga clic en el cono de estrella junto al nombre del plan

4. La estrella se llenar , indicando que el plan ahora est en tus favoritos.

5. El plan se mover a la secci n Favoritos en la parte superior.

6. Puedes acceder r pidamente desde cualquier pantalla del Planificador

7. Para eliminarla, haz clic en la estrella nuevamente (vuelve vac a)

8. Los favoritos tambi n se sincronizan entre Teams y Outlook

9. Los miembros del plan solo ver n sus propios favoritos, no los de nadie m s.

10. Repita esto para todos los planes que desee tener a mano.

Interacciones con Teams y Outlook

1. Abra Microsoft Teams e inicie sesi n en el equipo deseado

2. Vaya a un canal y haga clic en + para agregar una tarjeta

3. Seleccione Planificador de la lista de aplicaciones disponibles

4. Encuentra el plan que agregaste a tus favoritos

5. Agr guelo como una tarjeta en el canal haciendo clic en Guardar

6. Abra Outlook y vaya a Calendario

7. Haga clic en Agregar calendario > Desde Internet

8. Pegue el enlace iCal del plan Planner

9. Las tareas con fecha l mite aparecer n en el calendario.

10. Los favoritos en Planner no afectan la visibilidad en Outlook, pero s facilitan el acceso r pido

ESCENARIO DE APLICACI N OPERATIVA

Gestionar m ltiples proyectos en paralelo

Un gerente de proyecto gestiona varios proyectos de la empresa simult neamente. Para optimizar el tiempo y reducir la confusi n, utilice la funci n "Favoritos" para resaltar solo los planes activos.

a) Identificaci n de planes activos

Comando : Planner Hub → seleccionar planes actuales

Explicaci n : Le permite filtrar proyectos relevantes para el per odo actual.

b) A adir a favoritos

Comando : Haga clic en la estrella junto al nombre del plan

Explicaci n : Permite un acceso r pido y visible en el panel de navegaci n.

c) Integraci n con Teams

Comando : + en el canal de Teams → Planificador

Explicaci n : Le permite trabajar en tareas directamente desde Teams.

COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

Dominio	Acceso	Funci n
Centro de planificaci n	Panel de navegaci n	Ver todos los planes disponibles
Mis planes	Panel de navegaci n	Muestra los planes en los que participas
Estrella ()	Junto al nombre del plan	Agregar o quitar de favoritos
+ (en equipos)	Canal de equipos > +	Agregar Planificador como una pesta a
Agregar calendario	Outlook > Calendario	Sincronizar tareas con Outlook
Barra de b squeda	En la parte superior de la pantalla del Planificador	Encuentra un plan r pidamente
Pedidos	Centro de planificaci n	Ordenar por nombre o fecha
Configuraci n del plan	Icono de engranaje	Personaliza el plan
Comentarios	Detalles de la actividad	Comunicarse con el equipo
Gr ficos	Barra superior	Ver el estado y la carga de trabajo

BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

Acceso r pido a proyectos prioritarios

Sincronizaci n con Teams y Outlook

Mejor organizaci n del trabajo diario

Navegaci n simplificada entre pisos

Personalizaci n de la interfaz de usuario

Ahorra tiempo buscando planes

Planificaci n de actividades m s eficaz

Gesti n aut noma de favoritos para cada usuario

Mayor enfoque en proyectos activos

Reducir la sobrecarga de informaci n

IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL REAL

Gesti n de proyectos trimestrales
Agregue solo los planes trimestrales actuales a sus favoritos para mantener el enfoque operativo.

Soporte para m ltiples equipos
Si trabaja con varios departamentos, utilice favoritos para separar los planes por rea (por ejemplo, marketing, TI, RR.HH.).

Seguimiento de actividades recurrentes
Mantenga los planes relacionados con procesos c clicos (por ejemplo, auditor as, capacitaci n, mantenimiento) como favoritos.

PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1. D nde se encuentra la lista de planes en Planner?

2. C mo agrego un plan a mis favoritos?

3. C mo elimino un plan de mis favoritos?

4. Los favoritos son visibles para otros miembros?

5. C mo puedo acceder r pidamente a un plan preferido?

6. C mo integro un plan preferido en Teams?

7. Los favoritos afectan la visibilidad en Outlook?

8. Qu roles pueden agregar planes a favoritos?

9. C mo ordeno la lista de planes?

10. Cu les son los beneficios de usar favoritos?

RESUMEN DE LO QUE APRENDISTE

Aprendi a ver su lista de planes en Microsoft Planner y a usar la funci n Favoritos para mejorar la organizaci n y acceder r pidamente a sus proyectos m s importantes. Ha explorado los pasos para agregar o eliminar un plan de Favoritos, c mo se integra esta funci n con Teams y Outlook, y qu roles est n involucrados. Mediante escenarios pr cticos y comandos de teclado, ha adquirido habilidades para aplicar esta funci n en contextos empresariales reales. Las preguntas de autoevaluaci n le ayudan a consolidar sus conocimientos y a prepararse para un uso eficaz y estrat gico de la herramienta.

4. Visualizaci n de tareas Asignadas a m

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a) DESCRIPCI N DE LA FUNCIONALIDAD

La vista " Asignadas a m " de Planner muestra todas las tareas asignadas a ti, de cualquier plan. Es un panel personal de tus tareas , as que no tienes que acceder a cada plan para verlas. En esta vista, las tareas suelen aparecer en listas o tarjetas ordenadas por plan o fecha. Por ejemplo, ver en una sola lista: "Tarea A (del Plan X) - vence ma ana - no iniciada", "Tarea B (del Plan Y) - vence el lunes - en curso", etc. La vista "Asignadas a m " ofrece opciones para organizar o filtrar estas tareas: puedes agruparlas por plan, por progreso (no iniciadas/en curso/completadas) o por fecha de vencimiento . De hecho, Planner tambi n ofrece la posibilidad de aplicar una agrupaci n por progreso a esta lista, para tener, por ejemplo, tres columnas: "No iniciadas", "En curso" y "Completadas", que ampl an conceptos similares a los del panel en una clave personal (esto se ha mejorado con el tiempo para ofrecer una especie de minikanban personal ) . La vista "Asignado a m " puede considerarse como una lista de tareas integrada : cada elemento muestra el nombre de la tarea, el plan al que pertenece ( til para contextualizar), la fecha l mite y otros indicadores esenciales (prioridad, etiquetas, si se han a adido comentarios). Al hacer clic en una tarea espec fica desde esta vista, se abre la ventana de detalles de la tarea (donde se puede actualizar el estado, a adir comentarios, listas de verificaci n, archivos adjuntos, etc.), tal como se har a al abrir la tarea desde su panel de control. En resumen, "Asignado a m " es una vista multifuncional en Planner que centraliza las tareas del usuario , permiti ndole gestionar su carga de trabajo personal de forma unificada.

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

La vista Asignado a m est estrechamente vinculada a la aplicaci n Microsoft To Do y otras experiencias de tareas unificadas. Microsoft ha integrado Planner con To Do para que todas las tareas de Planner asignadas a un usuario tambi n aparezcan en la categor a " Asignado a m " en Microsoft To Do. Por ejemplo, en To Do (ya sea de escritorio, m vil o web a trav s de Outlook) hay una lista inteligente "Asignado a m " que, cuando se activa, muestra exactamente los mismos elementos que la vista Planner (es decir, tareas de Planner asignadas al usuario). Esto significa que un usuario puede marcar o actualizar sus tareas de Planner directamente desde la aplicaci n To Do o Outlook, y estas actualizaciones se reflejar n en el plan de Planner correspondiente en tiempo real. De manera similar, dentro de Microsoft Teams , la aplicaci n "Tareas" (Tareas por Planner y To Do) combina tareas personales de To Do y Planner: en la secci n "Asignado a m " de esta aplicaci n en Teams, el usuario ve las tareas de Planner asignadas y puede administrarlas sin salir de Teams. Esencialmente, Planner act a como una fuente de datos para otras aplicaciones de administraci n de tareas personales. No hay otras interacciones directas en esta vista (por ejemplo, no se integra con Project, aunque para los usuarios de Project para la Web, las tareas asignadas a Project ahora tambi n aparecen en la lista " Asignadas a m ", consolidando Planner y Project). Una interacci n adicional: la vista "Asignadas a m " de Planner se puede agregar al calendario de Outlook como una fuente de iCalendar, similar a un plan (v ase el punto 8): puede publicar una fuente de calendario con sus tareas asignadas y luego suscribirse a ella en Outlook. Esto le permite ver las fechas de vencimiento de todas sus tareas personales en su calendario, si as lo desea. En general , la funci n "Asignadas a m " trasciende Planner y aparece en To Do, Outlook y Teams, ofreciendo una experiencia integrada de administraci n de tareas personales en Microsoft 365.

c) ROLES IMPLICADOS

La vista "Asignado a m " es personal y depende nicamente del usuario conectado. Cada usuario solo ver sus propias tareas. No hay roles de administrador o supervisor en esta vista: por ejemplo, un gerente no puede abrir una secci n "Asignado a Marco" en Planner a menos que acceda directamente al Planner de Marco, lo cual no es posible (en su lugar, debe ir a los planes individuales y filtrar por el asignado de Marco). Por lo tanto, solo el usuario puede ver su lista agregada. Miembros, propietarios o invitados : la vista incluir las tareas asignadas al usuario independientemente de su rol en el plan. Si un invitado externo tiene tareas asignadas, tambi n podr ver esa lista (iniciando sesi n en el inquilino apropiado) (aunque la experiencia del invitado es limitada, las tareas asignadas al invitado tambi n aparecer n en su vista Asignado a m de Tareas pendientes si el invitado tiene acceso a Tareas pendientes). (Los invitados no suelen tener licencia para To Do, por lo que, en la pr ctica, podr an no tener esa integraci n). No hay diferencia de funcionalidad entre el propietario de un plan y un miembro regular: si ambos tienen tareas asignadas, las ver n en sus respectivas vistas personales. Desde una perspectiva administrativa, un administrador de Planner o un administrador global no puede acceder a las listas de "Asignadas a m " de otros (se respeta la privacidad: las tareas se encuentran dentro de los planes y no hay un panel de administraci n multiusuario predefinido). En resumen, la vista "Asignadas a m " es la misma para todos los usuarios finales y solo les concierne a ellos; el concepto de rol pr cticamente desaparece aqu , ya que lo nico importante es a qui n se asigna la tarea.

d) EJEMPLOS CONCRETOS DE APLICACI N CORPORATIVA

Un ejemplo t pico: Luke , que trabaja en una empresa de consultor a, est involucrado en cinco proyectos diferentes, cada uno con un Planificador separado. Cada gerente de proyecto le asigna tareas en sus respectivos planes. En lugar de verificar proyecto por proyecto, Luke abre la secci n "Asignado a m " por la ma ana . Aqu ve una lista consolidada: "Preparar presentaci n para Cliente X (del plan Proyecto X) - vencimiento el 5 de julio", "Analizar datos de ventas (del plan Proyecto Y) - vencimiento el 6 de julio", "Revisar especificaciones (del plan Proyecto Z) - vencimiento el 10 de julio", etc., con indicadores que le muestran cu les ya est n en progreso y cu les a n no han comenzado. Luke puede decidir ordenar por fecha para entender cu l vence primero, o agrupar por plan si quiere dedicar la ma ana a las tareas del Proyecto X y la tarde a las tareas del Proyecto Y. A medida que completa una tarea, por ejemplo "Preparar presentaci n para Cliente X", la marca como Completada directamente desde esta vista. La tarea se mueve autom ticamente a la secci n completada y ese cambio se refleja en el plan original del Proyecto X. Mientras tanto, su gerente (responsable del plan Proyecto X) ver esa tarea marcada como completada en el panel del proyecto. Luca, por su parte, tambi n tiene la aplicaci n Microsoft To Do en su tel fono: mientras viaja, abre To Do y ve las mismas tareas en "Asignadas a m " y a ade una nota a una tarea. Al regresar a la oficina, la nota tambi n aparece en los detalles de la tarea en Planner. Este escenario demuestra c mo la vista "Asignadas a m " ayuda a los empleados a gestionar de forma centralizada todas las tareas en las que necesitan trabajar, sin perderse entre varios proyectos, y c mo se sincroniza con otras herramientas de productividad personal.

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EJERCICIO SOBRE LOS TEMAS TRATADOS EN EL P RRAFO

Objetivo del ejercicio

El objetivo de este ejercicio es aprender a usar la secci n "Asignado a m " de Microsoft Planner para realizar un seguimiento eficaz de todas las tareas personales distribuidas en varios planes. Adquirir habilidades para acceder r pidamente a las tareas asignadas, actualizar el progreso, interactuar con su equipo y sincronizar tareas con otras aplicaciones de Microsoft 365 como To Do, Outlook y Teams. Se explorar n los roles involucrados (miembro, propietario, invitado) y las implicaciones operativas. Este ejercicio est dise ado para mejorar la gesti n del trabajo individual, reducir el riesgo de olvidos y aumentar la productividad personal y del equipo.

PASOS OPERATIVOS

Accede a la secci n Asignado a m

1. Abra su navegador y vaya a https://tasks.office.com

2. Inicie sesi n con sus credenciales corporativas de Microsoft 365

3. En la pantalla de inicio, mira el panel de navegaci n a la izquierda.

4. Haga clic en Asignarme para abrir la secci n dedicada.

5. Ver la lista de tareas asignadas a los distintos planes

6. Cada tarea muestra el nombre del plan, la fecha de vencimiento y el estado.

7. Haga clic en una actividad para abrir los detalles.

8. Estado de actualizaci n (no iniciado, en progreso, completado)

9. Agregue comentarios o archivos adjuntos si es necesario

10. Cierre el panel para volver a la lista de tareas

Gestionar tareas asignadas

1. Ordenar tareas por fecha de vencimiento , prioridad o plan

2. Utilice filtros para ver solo pedidos urgentes o tard os.

3. Haga clic en Completado para archivar una actividad

4. A ade una nota o comentario para actualizar al equipo.

5. Cambie la fecha l mite si es necesario haciendo clic en el calendario.

6. Asignar etiquetas para categorizar tareas

7. Vea su progreso en el plan haciendo clic en Ir al plan

8. Sincronizar tareas con Microsoft To Do autom ticamente

9. Recibir notificaciones por correo electr nico para las pr ximas tareas

10. Programe una reuni n de Teams directamente desde la tarea

Interacciones con otras aplicaciones de Microsoft 365

1. Abra Microsoft To Do para ver sus tareas sincronizadas.

2. Las tareas asignadas en Planner aparecen en la lista Asignadas a m

3. Abra Outlook y vaya a Calendario

4. Las tareas con fecha l mite son visibles como recordatorios

5. Abra Microsoft Teams y acceda al canal del plan

6. Haga clic en la pesta a Planificador para ver sus tareas asignadas

7. Comentar o actualizar el estado directamente desde Teams

8. Recibir notificaciones en Teams sobre cambios en las tareas

9. Utilice la funci n @mention para interactuar con sus colegas

10. Todos los cambios se sincronizan en tiempo real entre aplicaciones.

ESCENARIO DE APLICACI N OPERATIVA

Gesti n de tareas individuales en un equipo de proyecto

Un miembro del equipo trabaja en varios proyectos simult neamente. Utilice la secci n "Asignado a m " para realizar un seguimiento de las tareas recibidas, actualizar el estado y comunicarse con sus compa eros.

a) Acceso a actividades personales

Comando : Asignado a m → ver todas las tareas asignadas

Explicaci n : Te permite tener una visi n centralizada de tu trabajo.

b) Actualizaci n de estado

Comando : haga clic en la actividad → cambiar estado y comentarios

Explicaci n : Mantiene al equipo informado del progreso.

c) Sincronizar con tareas pendientes

Comando : abrir Tareas pendientes → Lista Asignadas a m

Explicaci n : Facilita la gesti n de actividades personales incluso desde el m vil.

COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

Dominio	Acceso	Funci n
Asignarme	Panel de navegaci n	Ver actividades personales
Filtros	En la parte superior de la lista de actividades	Mostrar actividades por criterios
Ir al plan	Detalles de la actividad	Acceder al plan fuente
Comentarios	Detalles de la actividad	Comunicarse con el equipo
Etiquetas	Detalles de la actividad	Categorizar visualmente
Cambiar fecha de vencimiento	Calendario de actividades	Actualizar la fecha
Terminado	Estado de la actividad	Archivar la actividad
Planificador en Teams	Canal de Teams > Pesta a Planificador	Ver y editar actividades
Hacer	Aplicaci n Microsoft To-Do	Sincronizar actividades personales
Perspectiva	Calendario	Ver recordatorios de actividad

BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

Centralizaci n de actividades personales

Sincronizaci n autom tica con To Do y Outlook

Monitoreo visual del estado de la actividad

Navegaci n simplificada entre pisos

Personalizaci n con etiquetas y filtros

Ahorra tiempo en la gesti n diaria

Planificaci n eficaz de plazos

Control de actividad individual

Mayor responsabilidad del equipo

Reducir el riesgo de olvido

IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL REAL

Gesti n de tareas semanales
Vea todas las tareas asignadas para la semana y planifique sus prioridades.

Soporte para m ltiples proyectos
Realice un seguimiento de las tareas de varios equipos sin tener que abrir cada plan.

Preparaci n de reuniones
Revise sus tareas asignadas antes de una reuni n para actualizar su estado.

PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1. D nde est la secci n Asignado a m ?

2. C mo actualizo el estado de una tarea?

3. C mo sincronizo tareas con To Do?

4. C mo filtro tareas por fecha de vencimiento?

5. C mo accedo al plan fuente de una actividad?

6. C mo agrego comentarios a una actividad?

7. C mo cambio la fecha de vencimiento de una tarea?

8. C mo categorizar actividades con etiquetas?

9. C mo puedo ver las tareas en Outlook?

10. Cu les son los beneficios de la secci n Asignado a m ?

RESUMEN DE LO QUE APRENDISTE

Has aprendido a usar la secci n "Asignado a m " de Microsoft Planner para gestionar y dar seguimiento a tus tareas personales. Has explorado los pasos para acceder a la lista, actualizar el estado, comunicarte con tu equipo y sincronizar tareas con To Do, Outlook y Teams. Has comprendido los roles involucrados y c mo esta funci n mejora la productividad individual. Mediante escenarios pr cticos y comandos de teclado, has adquirido habilidades para aplicar esta funci n en contextos empresariales reales. Las preguntas de autoevaluaci n te ayudan a consolidar tus conocimientos y a prepararte para un uso eficaz y estrat gico de la herramienta.

5. Vistas de actividad de la cuadr cula

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Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIPCI N DE LA FUNCIONALIDAD

La vista de cuadr cula (o lista ) ofrece una forma alternativa de ver las tareas de un plan en formato de tabla, en lugar de como tarjetas en un tablero. En la vista de cuadr cula, las tareas se organizan en filas, una por fila, con columnas que representan los detalles principales de cada tarea (p. ej., t tulo, asignado, progreso, fecha de vencimiento, prioridad, contenedor, etc.). Es un dise o de tabla similar a una hoja de c lculo , til para tener mucha informaci n sobre las tareas visible a la vez y para editarlas r pidamente. Por ejemplo, en una vista de cuadr cula, puede ver una lista ordenable de todas las tareas e identificar r pidamente las vencidas orden ndolas por fecha de vencimiento. Microsoft introdujo la vista de cuadr cula como parte de la evoluci n de Planner hacia una experiencia unificada con Microsoft Project: de hecho, esta interfaz permite operaciones b sicas t picas de administraci n de proyectos, como ingresar numerosas tareas en secuencia, asignar recursos y establecer fechas directamente en las celdas de la cuadr cula. La parte superior de la interfaz del plan le permite cambiar entre diferentes vistas y, cuando selecciona Vista de cuadr cula , el rea de contenido muestra esta lista estructurada de tareas. Normalmente, el usuario puede a adir una nueva tarea directamente a la lista (hay una fila en blanco o un bot n "A adir nueva tarea" en la parte superior o inferior de la tabla), escribir el nombre y rellenar inmediatamente campos como el responsable y la fecha de vencimiento. La cuadr cula tambi n permite la edici n en l nea : por ejemplo, al hacer clic en el campo "responsable" de una fila (tarea), se puede seleccionar o cambiar la persona responsable sin abrir la pesta a de detalles. En resumen, la vista de cuadr cula ofrece una visi n general detallada y editable de las tareas de un plan, ideal para introducir datos en masa o analizar tareas con filtros y ordenaciones m s sofisticados.

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

La vista de cuadr cula en s est confinada a Planner (o Project para la Web en el contexto premium). Sin embargo, su apariencia recuerda mucho a Excel y fomenta la exportaci n de datos . De hecho, el usuario, posiblemente despu s de trabajar en la vista de cuadr cula, podr a usar la funci n Exportar a Excel (ver punto 10) para traer la lista de tareas a un archivo de Excel real para un an lisis posterior. Podemos decir que la vista de cuadr cula es complementaria a Excel: algunas operaciones (filtrado, ordenaci n compleja, tablas din micas) no son interactivamente avanzadas en Planner, pero la exportaci n permite realizarlas en Excel. Adem s, si el plan est conectado a Project (Planes Premium) , la vista de cuadr cula y la vista de l nea de tiempo corresponden respectivamente a la "Vista de cuadr cula" y la "Vista de l nea de tiempo ( Gantt )" de Project para la Web, lo que garantiza que quienes trabajan en planes avanzados tengan una experiencia muy similar en Planner y Project. En t rminos de compartir, no hay un uso compartido directo de la cuadr cula con otras aplicaciones, pero nada le impide copiar y pegar datos de la cuadr cula de Planner a la lista de Excel/SharePoint si es necesario. Se debe tener en cuenta que la cuadr cula es solo una representaci n : cualquier cambio realizado all se refleja en el plan y, por lo tanto, en todas las dem s vistas (tablero, calendario, etc.), manteniendo la coherencia.

c) ROLES IMPLICADOS

La vista de cuadr cula est disponible para todos los miembros del plan (internos o invitados) que acceden a la interfaz completa de Planner a trav s de la web. No hay diferenciaci n de roles: un miembro puede usar la cuadr cula para actualizar tareas como un propietario. Naturalmente, solo quienes tienen permisos de edici n en el plan pueden modificar los datos: en Planner, pr cticamente todos los miembros (propietarios o no) tienen plenos derechos de edici n sobre las tareas, por lo que pueden usar la cuadr cula para editar. Un invitado tambi n puede crear y editar tareas seg n los permisos otorgados (si el administrador le ha permitido a adir archivos adjuntos, tambi n puede editar ese campo en la cuadr cula; de lo contrario, no). En Planner no hay un rol de solo lectura: no hay "visitantes" con acceso limitado a las tareas, as que o eres miembro (y puedes editar la cuadr cula) o no ves el plan. Un administrador de Planner no tiene una vista espec fica de la cuadr cula; sin embargo, si existen campos personalizados (en futuras actualizaciones integradas con Project), algunos podr an solo ser visibles con licencias espec ficas, un detalle que queda fuera del alcance actual. Nota: Si el administrador bloquea a un usuario para que no pueda crear grupos , ese usuario no podr crear un nuevo plan (por lo tanto, no habr cuadr cula porque no hay ning n plan), pero si tiene acceso a planes existentes, la cuadr cula se podr utilizar.

d) EJEMPLOS CONCRETOS DE APLICACI N CORPORATIVA

Considere un equipo de planificaci n de eventos que usa Planner para administrar los preparativos de la conferencia. Inicialmente, el administrador de eventos podr a encontrar m s eficiente usar la vista de cuadr cula para volcar todas las tareas necesarias. Abre el plan "Conferencia Anual 2025" y cambia a la vista de cuadr cula; all , hace clic en "Agregar nueva tarea" y comienza a escribir: "Reservar lugar", "Contacta a los proveedores de catering", "Enviar invitaciones", enumerando r pidamente docenas de elementos l nea por l nea. En las columnas adyacentes, asigna cada tarea al miembro del equipo apropiado (por ejemplo, proveedores de catering a Luca, invitaciones a Martina) y establece las fechas de vencimiento estimadas. En solo unos minutos, ha creado un cronograma tabular completo . M s tarde, durante una reuni n, el equipo abre la misma vista de cuadr cula en el proyector para revisar y actualizar el estado: Martina filtra la columna Estado para "No iniciado" y se actualizan en tiempo real a medida que comienzan las tareas. Despu s de la reuni n, el administrador exporta la cuadr cula a Excel usando el comando Exportar plan a Excel para enviar al director una lista actualizada de tareas. En otro escenario, un gerente de TI gestiona las solicitudes internas como si fueran tareas pendientes: con la vista de cuadr cula, puede ordenar todas las solicitudes por prioridad y responsable, decidiendo en una reuni n semanal qui n hace qu , simplemente editando las celdas "Asignado a" y "Prioridad". Estos ejemplos demuestran la invaluable utilidad de la vista de cuadr cula para ingresar y reorganizar grandes cantidades de tareas de forma r pida y sistem tica , de forma similar a como se har a en una hoja de c lculo de Excel, pero desde Planner.

EJERCICIO SOBRE LOS TEMAS TRATADOS EN EL P RRAFO

Objetivo del ejercicio

El objetivo de este ejercicio es familiarizarse con la vista de cuadr cula de tareas de Microsoft Planner, un modo que ofrece una visi n general clara y detallada de las tareas de un plan. Aprender a navegar por las tareas, cambiar su estado, asignarlas, filtrar por etiquetas o fechas de vencimiento y aprovechar la cuadr cula para una gesti n m s eficiente. Se explorar n las interacciones con Teams y To Do, los roles involucrados (propietario, miembro, invitado) y los casos de uso empresarial. Este ejercicio busca mejorar la productividad individual y de equipo al facilitar la planificaci n y el seguimiento de las tareas de forma visual y estructurada.

PASOS OPERATIVOS

Acceder a la vista de cuadr cula

1. Vaya a https://tasks.office.com

2. Inicie sesi n con su cuenta empresarial de Microsoft 365

3. Seleccione un plan del panel de navegaci n izquierdo

4. En la barra superior, haga clic en Panel de control para abrir la vista predeterminada

5. Aseg rese de que las tareas est n organizadas en grupos (columnas)

6. Cada tarea aparece como una tarjeta con un t tulo, un responsable y una fecha de vencimiento.

7. Haga clic en una pesta a para abrir los detalles.

8. Arrastre la tarjeta a otro dep sito para cambiar su estado

9. Utilice la barra superior para cambiar a Gr ficos o Programaci n

10. Regrese a la cuadr cula haciendo clic en Tabl n de anuncios

Gestionar tareas en la cuadr cula

1. Haga clic en + Agregar actividad en un dep sito

2. Ingrese el t tulo de la actividad y presione Enter

3. Haga clic en la actividad para abrir el panel lateral.

4. Asignar la tarea a un miembro del plan

5. Establecer una fecha de vencimiento

6. A adir una descripci n detallada

7. Aplicar etiquetas de colores para categorizar

8. Subir archivos o enlaces tiles

9. A ade comentarios para colaborar con el equipo.

10. Guardar y cerrar el panel

Interacciones con otras aplicaciones de Microsoft 365

1. Abra Microsoft Teams y vaya al canal del equipo.

2. Agregue una pesta a de Planificador haciendo clic en +

3. Seleccione el plan y visualice la cuadr cula directamente en Teams

4. Editar tareas y comentar sin salir de Teams

5. Abra Microsoft To Do para ver sus tareas asignadas

6. Las tareas del planificador aparecen en la lista Asignadas a m

7. Abra Outlook y vaya a Calendario

8. Las tareas con fecha l mite son visibles como recordatorios

9. Recibir notificaciones por correo electr nico para las tareas asignadas

10. Todos los cambios se sincronizan en tiempo real.

ESCENARIO DE APLICACI N OPERATIVA

Coordinar un plan de lanzamiento de producto

Un equipo de marketing utiliza una vista de cuadr cula para organizar las actividades del lanzamiento de un nuevo producto. Cada segmento representa una fase: "Planificaci n", "Producci n de contenido", "Distribuci n" y "Seguimiento".

a) Organizaci n por fases

Comando : + Agregar contenedor → crear columnas para cada etapa

Explicaci n : Permite estructurar tu trabajo de forma secuencial y visual.

b) Gesti n de actividades

Comando : + Agregar tarea → asignar tareas a los miembros

Explicaci n : Distribuye responsabilidades de forma clara y trazable.

c) Seguimiento del progreso

Comando : Arrastrar tareas entre dep sitos

Explicaci n : Permite visualizar el estado de cada actividad en tiempo real.

COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

Dominio	Acceso	Funci n
Tabl n de anuncios	Barra superior del plano	Ver actividades en cuadr cula
+ A adir actividad	Dentro de un cubo	Crear un nuevo negocio
+ Agregar dep sito	En la parte inferior de la cuadr cula	Crear una nueva columna
Actividad de arrastre	Hoja de actividades	Cambiar estado o fase
Comentarios	Detalles de la actividad	Comunicarse con el equipo
Etiquetas	Detalles de la actividad	Categorizar visualmente
Planificador en Teams	Canal de equipos > +	Integrar Planner en Teams
Hacer	Aplicaci n Microsoft To-Do	Ver tareas asignadas
Perspectiva	Calendario	Ver recordatorios de actividad
Gr ficos / Programaci n	Barra superior	Otras vistas disponibles

BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

Visualizaci n clara y ordenada de actividades.

Actualizaciones en tiempo real entre los miembros del equipo

Monitoreo visual del estado del proyecto

Navegaci n intuitiva entre pasos y tareas

Personalizaci n con cubos y etiquetas

Ahorro de tiempo en la gesti n operativa

Planificaci n eficaz de plazos

Control de roles y asignaciones

Mayor empoderamiento de los miembros

Reducir el riesgo de olvido

IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL REAL

Gesti n de campa as publicitarias
Organice las actividades en bloques por fase: ideaci n, producci n, publicaci n, an lisis.

Desarrollo de software gil
Utilice los contenedores como sprints y las tareas como historias de usuario, asignadas a los desarrolladores.

Planificaci n de eventos corporativos
Cree categor as para log stica, comunicaciones, proveedores y post evento, con tareas asignadas a los departamentos.

PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1. D nde est la vista de cuadr cula en Planner?

2. C mo agrego una nueva actividad a un bucket?

3. C mo asigno una tarea a un miembro del equipo?

4. C mo categorizar actividades con etiquetas?

5. C mo muevo una tarea entre grupos?

6. C mo integro la cuadr cula del Planificador en Teams?

7. C mo puedo ver las tareas en To Do?

8. C mo puedo recibir notificaciones de actividades?

9. Qu roles pueden modificar las actividades?

10. Cu les son las ventajas de la vista de cuadr cula?

RESUMEN DE LO QUE APRENDISTE

Has aprendido a usar la vista de cuadr cula de Microsoft Planner para organizar, asignar y realizar un seguimiento de tareas de forma visual y estructurada. Has explorado los pasos para crear grupos, agregar tareas, asignarlas a miembros y categorizarlas con etiquetas. Has visto c mo interactuar con Teams, To Do y Outlook para una gesti n integrada. Mediante escenarios pr cticos y comandos de teclado, has adquirido las habilidades para aplicar esta funcionalidad en contextos empresariales reales. Las preguntas de autoevaluaci n te ayudan a consolidar tus conocimientos y a prepararte para un uso eficaz y estrat gico de la herramienta.

6. Visualizaci n de actividades en columnas (Blackboard)

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIPCI N DE LA FUNCIONALIDAD

La vista de columnas, com nmente llamada Tablero ( a veces tambi n conocido como tablero Kanban ), es la pantalla principal y m s distintiva de Microsoft Planner. En esta vista, las tareas se muestran como tarjetas y se organizan en columnas verticales llamadas cubos . Cada columna representa una agrupaci n l gica de tareas: por ejemplo, de forma predeterminada, el primer cubo es "Tareas no planificadas", donde se ubica todo hasta que se crean cubos personalizados. Puede crear cubos con los nombres que desee para estructurar su trabajo (por ejemplo, fases del flujo de trabajo como "Pendiente", "En curso", "Completado" o categor as como "Desarrollo", "Prueba", " Implementaci n " o desgloses del equipo, etc.). En el tablero, aparecen mosaicos para las tareas que pertenecen a ese cubo debajo de cada columna. Cada tarjeta de tarea muestra un t tulo, un asignado (con avatar o iniciales), etiquetas de color si corresponde, la fecha de vencimiento si corresponde y un estado visual (por ejemplo, una marca de verificaci n si est completa o un icono de alarma si est vencida). Los usuarios pueden arrastrar tarjetas de una columna a otra para actualizar r pidamente su organizaci n (por ejemplo, mover una tarea de la secci n "Pendientes" a la secci n "En curso" una vez iniciada). Esta funci n de arrastrar y soltar permite actualizar visualmente los campos de la secci n (u otras agrupaciones, si se aplican diferentes filtros). El panel tambi n permite marcar el progreso: al abrir una tarjeta, se puede configurar su progreso (No iniciada/En curso/Completada) y, en algunos casos, esto tambi n se refleja al mover la tarjeta a la secci n "Completada" si existe. En la parte superior de la interfaz, adem s de las secciones, hay un men desplegable "Agrupar por" que permite cambiar temporalmente el tama o de las columnas: por ejemplo, en lugar de agrupar por secci n, se puede elegir "Agrupar por asignado" para ver las columnas desglosadas por la persona a la que se asignaron las tareas, o "Agrupar por progreso" para tener columnas autom ticas para "No iniciada/En curso/Completada". Esta flexibilidad convierte el tablero en un Kanban din mico : por ejemplo, la agrupaci n por Progreso da como resultado un Kanban cl sico. Por hacer/ En proceso / Hecho sin tener que crear manualmente esos cubos. Sin embargo, generalmente, la vista est ndar de columnas de cubos es la base de Planner: aqu es donde los equipos a aden nuevas tareas (mediante el bot n "+ A adir tarea" debajo de cada columna), las asignan (arrastr ndolas y solt ndolas en las columnas "por asignado" o abriendo y configurando el asignado) y actualizan el estado a medida que avanza el trabajo moviendo tarjetas. El panel ofrece una visi n general inmediata de la carga de trabajo y el estado : se puede ver cu ntas tareas est n en un estado determinado o con una persona espec fica simplemente consultando la distribuci n de tarjetas.

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

El tablero de Planner (columnas) es un elemento visual disponible tanto en la aplicaci n web de Planner como en Microsoft Teams . En Teams, es habitual agregar un plan de Planner como una tarjeta en un canal : esto muestra el mismo tablero Kanban dentro de la interfaz de Teams, lo que permite al equipo interactuar con las tareas sin salir de Teams. Esta integraci n significa que cualquier cambio realizado en el tablero de Teams se refleja inmediatamente en Planner y viceversa, ya que son los mismos datos subyacentes. Otra interacci n notable es con Microsoft Outlook en t rminos del calendario: aunque el tablero en s no se refleja en Outlook, cada tarea tiene una fecha de vencimiento que se puede publicar como un evento de calendario (ver punto 8), por lo que las columnas como representaci n del estado se pueden complementar con la vista del calendario si se sincronizan. Adem s, la funci n de sincronizaci n de Outlook ( fuente iCalendar ) le permite realizar un seguimiento de las tareas por fecha en Outlook , pero esto complementa el tablero (que est organizado por dep sito). En t rminos de notificaciones, mover tareas entre columnas (p. ej., completarlas) puede generar notificaciones por correo electr nico: Planner env a correos electr nicos cuando se asigna o completa una tarea, etc., al administrador o grupo, integrando as Outlook para mantener informados a los miembros. Otra interacci n concierne a Power Automate : el tablero de Planner se puede usar con flujos autom ticos (por ejemplo, un flujo que notifica a cierta persona en Teams cuando una tarea se mueve al contenedor "Aprobaciones"; esto se logra leyendo los cambios de tarea a trav s de un conector). Sin embargo, en general, el tablero es una representaci n que permanece principalmente en Planner/Teams; si se necesitan representaciones avanzadas (p. ej., una l nea de tiempo de Gantt ), es necesario cambiar a Proyecto u otras herramientas (Planner no ofrece un Gantt , solo la vista Programaci n , como se mencion ).

c) ROLES IMPLICADOS: QUI N PUEDE HACER QU EN EL TABL N DE ANUNCIOS?

En Planner, todos los miembros internos de un plan tienen los mismos permisos sobre las tareas en el panel . Esto significa que tanto los propietarios como los miembros (no invitados) pueden crear nuevas tareas, editarlas, moverlas, completarlas e incluso crear, renombrar o eliminar dep sitos. Planner actualmente no admite restricciones granulares : por ejemplo, no puede tener una tarea que solo un administrador pueda marcar como completada; si es miembro del plan, puede hacerlo. Es importante tener esto en cuenta: a diferencia de herramientas m s complejas, Planner enfatiza la simplicidad y la colaboraci n abierta. Los invitados externos tambi n tienen (si se agregan al grupo y el administrador lo permite) derechos casi equivalentes sobre las tareas: pueden crear y eliminar dep sitos y tareas, editar campos de tareas y marcar finalizaciones. La nica excepci n es que para adjuntar archivos o enlaces, el administrador del inquilino debe haber habilitado a los invitados para hacerlo. Adem s, los invitados no reciben ciertas notificaciones (como el correo electr nico de asignaci n) debido a limitaciones t cnicas. En resumen, propietario vs. miembro interno : no hay diferencia operativa en el panel (la nica diferencia es que el propietario puede gestionar a los miembros del plan, pero cualquiera puede gestionar el contenido del plan). Miembro interno vs. invitado : pr cticamente lo mismo, salvo por las restricciones en los archivos adjuntos y las notificaciones de invitados. Visitantes (solo lectura) : no existen en Planner; si alguien no es miembro, ni siquiera puede ver el panel. Este modelo de permisos simplificado implica un alto nivel de confianza y colaboraci n: a menudo, en contextos corporativos, se establece que todos los participantes del plan respeten las reglas (p. ej., solo el coordinador mueve las tarjetas a "Completado") sin que la herramienta lo imponga. Por ejemplo, cualquiera puede eliminar una tarea (por suerte, Planner solicita confirmaci n), por lo que el rol de propietario no tiene superpoderes para proteger el contenido, sino solo para la gesti n de usuarios (un propietario puede eliminar todo el plan o a adir o eliminar miembros , algo que un miembro no propietario no puede hacer).

d) EJEMPLOS CONCRETOS DE APLICACI N CORPORATIVA

Un equipo de desarrollo de software utiliza el panel Planner para gestionar su sprint. Han creado categor as: "Por hacer", "En desarrollo", "En pruebas" y "Completado". Cada solicitud de funci n o error se crea como una tarjeta en "Por hacer", con todos los detalles. Durante la reuni n diaria , abren el panel en una pantalla grande: inmediatamente ven cu ntas tarjetas est n en "En desarrollo" y cu ntas en "En pruebas". Marco , un desarrollador, decide empezar a trabajar en una nueva tarea: arrastra con el rat n la tarjeta "Implementar inicio de sesi n SSO" de la columna "Por hacer" a "En desarrollo". Esto cambia instant neamente el estado de la tarea y se la asigna impl citamente (o puede asign rsela l mismo). Despu s de dos d as, Marco completa la tarea y la arrastra a "Completado". El l der del equipo ve la tarjeta como completada y, satisfecho, la deja all hasta que, quiz s, puedan vaciar la categor a de completados al final del sprint. Otro ejemplo: un departamento de marketing utiliza el tablero como Kanban de campa a : categor as para "Ideas", "Aprobadas", "En ejecuci n" y "Completadas". Todos los miembros del departamento (dise o, redes sociales, RR. PP.) a aden ideas libremente como tarjetas en "Ideas". El director de marketing arrastra las tarjetas prometedoras a la categor a "Aprobadas" durante la reuni n semanal, marcando cu les se convertir n en proyectos concretos. A continuaci n, asigna cada tarjeta a una persona y la mueve a "En ejecuci n". Al finalizar una campa a, la tarjeta pasa a "Completadas". Esta vista de columnas permite al equipo disponer de una pizarra virtual constantemente actualizada, visible para todos, donde el estado de cada iniciativa se visualiza de un vistazo. Es muy similar a trabajar con notas adhesivas en una pizarra real, pero con la ventaja de estar integrado en 365: cada tarjeta puede tener documentos adjuntos (por ejemplo, el briefing creativo en Word, la lista de clientes potenciales en Excel) y conversaciones (en comentarios o mediante Outlook), lo que convierte a Planner en una base operativa completa para el trabajo en equipo.

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EJERCICIO SOBRE LOS TEMAS TRATADOS EN EL P RRAFO

Objetivo del ejercicio

El objetivo de este ejercicio es aprender a usar la "Pizarra " de Microsoft Planner, que muestra las tareas en columnas (cubos) para una gesti n del trabajo visual e intuitiva. El usuario adquirir habilidades para crear, mover y editar tareas dentro de los cubos, asignarlas, aplicar etiquetas y realizar un seguimiento del progreso. Se explorar n las interacciones con Teams, Outlook y To Do, junto con los roles involucrados (propietario, miembro, invitado) y los casos de uso empresarial. El ejercicio busca mejorar la productividad individual y de equipo al facilitar la planificaci n y coordinaci n colaborativa y transparente de las tareas.

PASOS OPERATIVOS

Accede al tabl n de anuncios de Blackboard

1. Vaya a https://tasks.office.com

2. Inicie sesi n con su cuenta empresarial de Microsoft 365

3. Seleccione un plan del panel de navegaci n izquierdo

4. En la barra superior, haga clic en Tabl n de anuncios

5. Ver contenedores (columnas) que representan las fases del proyecto

6. Cada actividad est representada por una tarjeta con t tulo, cesionario y fecha l mite.

7. Haga clic en una pesta a para abrir los detalles.

8. Arrastre la tarjeta a otro dep sito para cambiar su estado

9. Utilice la barra superior para cambiar a Gr ficos o Programaci n

10. Regrese al panel de control haciendo clic en Panel de control

Gestionar tareas en el panel de control

1. Haga clic en + Agregar actividad en un dep sito

2. Ingrese el t tulo de la actividad y presione Enter

3. Haga clic en la actividad para abrir el panel lateral.

4. Asignar la tarea a un miembro del plan

5. Establecer una fecha de vencimiento

6. A adir una descripci n detallada

7. Aplicar etiquetas de colores para categorizar

8. Subir archivos o enlaces tiles

9. A ade comentarios para colaborar con el equipo.

10. Guardar y cerrar el panel

Interacciones con otras aplicaciones de Microsoft 365

1. Abra Microsoft Teams y vaya al canal del equipo.

2. Agregue una pesta a de Planificador haciendo clic en +

3. Seleccione el plan y vea el panel directamente en Teams

4. Editar tareas y comentar sin salir de Teams

5. Abra Microsoft To Do para ver sus tareas asignadas

6. Las tareas del planificador aparecen en la lista Asignadas a m

7. Abra Outlook y vaya a Calendario

8. Las tareas con fecha l mite son visibles como recordatorios

9. Recibir notificaciones por correo electr nico para las tareas asignadas

10. Todos los cambios se sincronizan en tiempo real.

ESCENARIO DE APLICACI N OPERATIVA

Gesti n de un plan de formaci n corporativo

Un equipo de RR. HH. utiliza la pizarra para organizar un plan de capacitaci n. Los bloques representan las fases: "An lisis de necesidades", "Planificaci n del curso", "Impartici n" y "Evaluaci n".

🔹 Organizaci n por fases

Comando : + Agregar dep sito

Explicaci n : Permite estructurar el plan de forma secuencial y visual.

🔹 Gesti n de actividades

Comando : + Agregar actividad

Explicaci n : Permite asignar tareas espec ficas a cada miembro del equipo.

🔹 Seguimiento del progreso

Comando : Arrastrar tareas entre dep sitos

Explicaci n : Permite visualizar el estado de cada actividad en tiempo real.

COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

Dominio	Acceso	Funci n
Tabl n de anuncios	Barra superior del plano	Ver actividades en columnas
+ A adir actividad	Dentro de un cubo	Crear un nuevo negocio
+ Agregar dep sito	En la parte inferior del tabl n de anuncios	Crear una nueva columna
Actividad de arrastre	Hoja de actividades	Cambiar estado o fase
Comentarios	Detalles de la actividad	Comunicarse con el equipo
Etiquetas	Detalles de la actividad	Categorizar visualmente
Planificador en Teams	Canal de equipos > +	Integrar Planner en Teams
Hacer	Aplicaci n Microsoft To-Do	Ver tareas asignadas
Perspectiva	Calendario	Ver recordatorios de actividad
Gr ficos / Programaci n	Barra superior	Otras vistas disponibles

BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

Visualizaci n clara y ordenada de actividades.

Actualizaciones en tiempo real entre los miembros del equipo

Monitoreo visual del estado del proyecto

Navegaci n intuitiva entre pasos y tareas

Personalizaci n con cubos y etiquetas

Ahorro de tiempo en la gesti n operativa

Planificaci n eficaz de plazos

Control de roles y asignaciones

Mayor empoderamiento de los miembros

Reducir el riesgo de olvido

IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL REAL

Gesti n de proyectos de comunicaci n interna
Organice las actividades en bloques por fase: ideaci n, aprobaci n, publicaci n, retroalimentaci n.

Planificaci n de auditor a interna
Cree grupos para cada departamento que se auditar y asigne tareas a los responsables.

Desarrollo de un nuevo servicio
Estructurar las actividades en fases: an lisis, dise o, pruebas, lanzamiento, con asignaciones claras.

PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1. D nde est la vista Pizarra en Planner?

2. C mo agrego un nuevo bucket?

3. C mo creo una nueva tarea en un bucket?

4. C mo asigno una tarea a un miembro del equipo?

5. C mo categorizar actividades con etiquetas?

6. C mo muevo una tarea entre grupos?

7. C mo integro el panel de control en Teams?

8. C mo puedo ver las tareas en To Do?

9. C mo puedo recibir notificaciones de actividades?

10. Cu les son las ventajas de la vista de columnas?

RESUMEN DE LO QUE APRENDISTE

Aprendiste a usar el panel "Pizarra" de Microsoft Planner para organizar, asignar y realizar un seguimiento de tareas en columnas (grupos). Exploraste los pasos para crear grupos, agregar tareas, asignarlas a miembros y categorizarlas con etiquetas. Viviste c mo interactuar con Teams, To Do y Outlook para una gesti n integrada. Mediante escenarios pr cticos y comandos de teclado, adquiriste las habilidades para aplicar esta funcionalidad en contextos empresariales reales. Las preguntas de autoevaluaci n te ayudan a consolidar tus conocimientos y a prepararte para un uso eficaz y estrat gico de la herramienta.

7. Visualizaciones de actividades en gr ficos

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a) DESCRIPCI N DE LA FUNCIONALIDAD

vista de Gr ficos de Microsoft Planner ofrece una visi n general del progreso del plan mediante diversos gr ficos y m tricas agregadas. Se accede a ella a trav s de la pesta a "Gr ficos" en la barra superior del plan. Esta pantalla suele incluir un gr fico circular que muestra el desglose de las tareas por estado (cu nto trabajo est Sin Iniciar , En Progreso o Completado en porcentaje y n mero) y uno o m s gr ficos de barras que muestran, por ejemplo, el n mero de tareas en cada grupo o para cada miembro asignado. Adem s, el n mero de tareas vencidas o atrasadas suele resaltarse con indicadores rojos para llamar la atenci n. Los gr ficos de Planner son f cilmente interactivos: al hacer clic en una secci n del gr fico, la lista de tareas junto a ella se filtra en consecuencia (por ejemplo, al hacer clic en la secci n "Atrasadas", se mostrar n solo las tareas vencidas). En general, la vista de "Gr ficos" permite al equipo responder r pidamente a preguntas como " cu ntas tareas se han completado?" , " qui n tiene la mayor carga de trabajo?" o " Tenemos tareas atascadas en un grupo espec fico?". Es un minipanel integrado para el proyecto. No es un diagrama de Gantt ni una herramienta avanzada de inteligencia empresarial, pero para la mayor a de los proyectos peque os y medianos, ofrece suficiente informaci n. Por ejemplo, si veo en el gr fico de barras "Por miembro" que un compa ero tiene 10 tareas asignadas y otro 2, podr a considerar reequilibrar la carga de trabajo. O si el gr fico circular muestra un segmento grande a n "Sin iniciar" cerca de la fecha l mite del proyecto, saltan las alarmas. Por lo tanto, esta vista permite supervisar el estado de forma concisa y visual, sin tener que leer cada tarea individualmente.

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

La funci n Gr ficos funciona con los datos internos de Planner y no se integra directamente con otros servicios en tiempo real (por ejemplo, Power BI, que es una herramienta independiente). Sin embargo, existe una conexi n indirecta importante: si el usuario necesita gr ficos m s avanzados o crear informes personalizados, Planner le permite exportar el plan a Excel y luego usar Excel Pivot o Power BI con esos datos. Una vez en Excel, el usuario puede crear gr ficos complejos e incluso combinar datos de varios planes. Adem s, Microsoft 365 ofrece integraci n con Power BI (conectores espec ficos o exportaci n), por lo que un jefe de proyecto podr a optar por usar los datos de Planner como entrada para un panel corporativo de Power BI, yendo m s all de los gr ficos b sicos de Planner. Otra integraci n: la presencia de la vista Gr fico en Teams (en las pesta as de Planner) permite al equipo ver el progreso directamente durante las reuniones, sin necesidad de abrir un navegador aparte. No existe un mecanismo para incorporar autom ticamente estos gr ficos a un informe de Word o PowerPoint, pero se puede usar una captura de pantalla en las presentaciones de estado. En cuanto a las notificaciones, no existe una integraci n espec fica: los gr ficos se actualizan autom ticamente a medida que las tareas en Planner cambian de estado; si quisiera una alerta si "X% de tareas est n retrasadas", tendr a que hacerlo manualmente o con un flujo de Power Automate que cuente las tareas (no hay alertas nativas basadas en gr ficos). En resumen, los gr ficos de Planner son independientes pero exportables: funcionan bien con Excel/PowerPoint para informes manuales y con Power BI para una automatizaci n m s avanzada.

c) ROLES IMPLICADOS

Todos los miembros del plan (propietarios, miembros internos, invitados) pueden ver la vista Gr ficos. No hay restricciones: dado que se trata de datos agregados de tareas y que cada miembro puede ver todas las tareas individuales (no se pueden ocultar tareas en Planner), los gr ficos no revelan informaci n confidencial externa al plan. Los propietarios y los miembros internos ven exactamente los mismos gr ficos. Los usuarios invitados tambi n pueden acceder a la vista Gr ficos y deber an ver los mismos gr ficos (incluidas las tareas asignadas a los usuarios internos). Esto se debe a que los invitados, una vez dentro de un plan, se consideran miembros del grupo (con la nica diferencia en ciertas acciones, como se mencion ). No hay roles de "visitante" que solo muestren ciertos datos, por lo que todos los miembros del plan tienen visibilidad completa del estado. Un propietario no puede ocultar ni personalizar los gr ficos para otros; la vista es est ndar para todos. Desde la perspectiva del administrador de Microsoft 365: no hay forma de deshabilitar la pesta a Gr ficos para un plan o similar; es una parte integral de la aplicaci n con licencia. Curiosamente, nadie ajeno a los miembros del plan puede ver estos gr ficos (por ejemplo, un gerente que no forme parte del equipo del proyecto no puede abrir Planner y ver los gr ficos de ese proyecto a menos que se agregue como miembro). Por lo tanto, la circulaci n de informaci n a trav s de los gr ficos est ligada a la membres a del plan.

d) EJEMPLOS CONCRETOS DE APLICACI N CORPORATIVA

Consideremos un equipo de proyecto que se re ne semanalmente para actualizar el estado. En lugar de informar verbalmente las cifras, durante la reuni n el director del proyecto abre la pesta a "Gr ficos del Plan" en un monitor. Inmediatamente aparece un gr fico circular con el 50 % de las tareas completadas (verde), el 40 % en progreso (azul) y el 10 % sin comenzar (gris). Esto da al equipo la sensaci n de que est n a mitad de camino de sus entregas. Junto a l, ven un gr fico de barras por asignado : todos los miembros tienen entre 5 y 6 tareas cada uno, excepto George, que tiene 12. George est claramente sobrecargado. El director del proyecto pregunta: " Podemos redistribuir algunas tareas de George?", y quiz s dos tareas se reasignan inmediatamente a otros dos compa eros (que luego modificar n el gr fico en consecuencia). Tambi n observan que la secci n roja "Atrasadas" est presente: al hacer clic en ella, aparece la lista y descubren que dos tareas cruciales estaban atrasadas ayer. Inmediatamente deciden qu medidas correctivas tomar. En otro contexto, consideremos a un director de atenci n al cliente que utiliza Planner para realizar un seguimiento de los problemas abiertos . Cada incidencia es una tarea en Planner con una prioridad y un responsable. Cada ma ana, abre la vista de Gr ficos del plan "Notificaciones al Cliente": en el gr fico de barras, ve tres tickets de prioridad "Urgente" (barra roja alta) y diez tickets de prioridad "Media" (barra amarilla). Contacta inmediatamente con los t cnicos de los tres urgentes. Tambi n consulta el gr fico de estado: si hay demasiados tickets "No Iniciados", llama al equipo al orden. Estos escenarios ilustran c mo la vista de Gr ficos de Planner permite al personal clave comprender el estado del trabajo de un vistazo y dirigir reuniones o tomar decisiones basadas en datos en tiempo real, sin tener que preparar manualmente informes num ricos. En otras palabras, funciona como un panel de control integrado del proyecto para evaluar r pidamente el progreso.

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Icona del computer

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

EJERCICIO SOBRE LOS TEMAS TRATADOS EN EL P RRAFO

Objetivo del ejercicio

El objetivo de este ejercicio es aprender a usar la vista gr fica de tareas de Microsoft Planner para supervisar el progreso del proyecto de forma visual y r pida. Adquirir las habilidades para interpretar gr ficos que muestran las tareas completadas, en curso y pendientes, visualizar la carga de trabajo por miembro del equipo e identificar retrasos. Se explorar n las interacciones con Teams y Outlook, los roles involucrados (propietario, miembro, invitado) y los casos de uso empresarial. El ejercicio est dise ado para mejorar las habilidades de gesti n anal tica y operativa, facilitando la toma de decisiones y la asignaci n de recursos.

PASOS OPERATIVOS

Acceder a la vista gr fica

1. Vaya a https://tasks.office.com

2. Inicie sesi n con su cuenta empresarial de Microsoft 365

3. Seleccione un plan del panel de navegaci n izquierdo

4. En la barra superior, haga clic en Gr ficos

5. Ver gr fico circular con el estado de la tarea (no iniciada, en progreso, completada)

6. Mire el gr fico de barras con la carga de trabajo por miembro del equipo.

7. Haga clic en una secci n del gr fico para filtrar las actividades correspondientes

8. Pase el cursor sobre cada barra para ver la cantidad de tareas asignadas a ella.

9. Haga clic en un nombre para ver las tareas asignadas a ese miembro

10. Regrese al panel de control haciendo clic en Panel de control

Analizar y gestionar actividades a partir de gr ficos

1. Identificar las tareas vencidas en el gr fico circular

2. Haga clic en una secci n para abrir la lista de actividades correspondientes.

3. Abra la actividad haciendo clic en la pesta a

4. Actualizar el estado (por ejemplo, de en progreso a completado )

5. Agregue comentarios para informar problemas o actualizaciones

6. Reasigne la tarea si es necesario haciendo clic en Asignar a

7. Cambie la fecha l mite haciendo clic en el calendario

8. Aplicar etiquetas para ayudar con la categorizaci n

9. Sube archivos o enlaces tiles para completar la tarea

10. Guarde y cierre el panel para volver a los gr ficos.

Interacciones con otras aplicaciones de Microsoft 365

1. Abra Microsoft Teams y vaya al canal del equipo.

2. Agregue una pesta a de Planificador haciendo clic en +

3. Seleccione el plan y haga clic en Gr ficos en la pesta a Planificador

4. Ver el estado de la tarea directamente en Teams

5. Abra Outlook y vaya a Calendario

6. Las tareas con fecha l mite son visibles como recordatorios

7. Abra Microsoft To Do para ver sus tareas asignadas

8. Las tareas del planificador aparecen en la lista Asignadas a m

9. Recibir notificaciones por correo electr nico para las pr ximas tareas

10. Todos los cambios se sincronizan en tiempo real.

ESCENARIO DE APLICACI N OPERATIVA

Seguimiento de un plan de desarrollo de software

Un equipo de TI utiliza la visualizaci n gr fica para supervisar el estado de las actividades de desarrollo. Los gr ficos ayudan a identificar retrasos, sobrecargas y avances.

a) Comprobaci n del estado de las actividades

Comando : Gr ficos → mostrar gr ficos circulares y de barras

Explicaci n : Permite tener una visi n general inmediata del proyecto.

b) An lisis de la carga de trabajo

Comando : haga clic en la barra de miembros → ver tareas asignadas

Explicaci n : Le permite reequilibrar las asignaciones entre los miembros.

c) Actualizaci n operativa

Comando : haga clic en actividad → cambiar estado y comentarios

Explicaci n : Facilita la comunicaci n y coordinaci n entre departamentos.

COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

Dominio	Acceso	Funci n
Gr ficos	Barra superior del plano	Ver el estado y la carga de trabajo
Haga clic en la secci n del gr fico	Gr fico circular o de barras	Filtrar tareas por estado o persona asignada
Comentarios	Detalles de la actividad	Comunicarse con el equipo
Etiquetas	Detalles de la actividad	Categorizar visualmente
Cambiar fecha de vencimiento	Calendario de actividades	Actualizar la fecha
Planificador en Teams	Canal de equipos > +	Integrar Planner en Teams
Hacer	Aplicaci n Microsoft To-Do	Ver tareas asignadas
Perspectiva	Calendario	Ver recordatorios de actividad
Asignar a	Detalles de la actividad	Cambiar cesionario
Tabl n de anuncios	Barra superior	Regresar a la vista de columnas

BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

Monitoreo visual del estado de la actividad

An lisis instant neo de la carga de trabajo por miembro

Actualizaciones en tiempo real entre aplicaciones de Microsoft 365

Navegaci n intuitiva entre vistas

Personalizaci n con etiquetas y filtros

Identificaci n r pida de retrasos y problemas cr ticos

Planificaci n eficaz de plazos

Control de roles y asignaciones

Apoyo a la toma de decisiones operativas

Reducir el riesgo de sobrecarga

IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL REAL

Seguimiento del progreso del proyecto de marketing
Utilice gr ficos para supervisar el estado de la campa a y reequilibrar las cargas de trabajo creativas.

Gesti n del equipo de atenci n al cliente
Vea la cantidad de tickets asignados a cada agente e identifique qui n necesita ayuda.

Supervisi n de Actividades de RRHH
Supervisar el estado de las actividades de incorporaci n y capacitaci n de los nuevos empleados.

PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1. D nde est la vista Gr ficos en Planner?

2. C mo interpretar el gr fico circular?

3. C mo puedo ver la carga de trabajo por miembro?

4. C mo filtro actividades de los gr ficos?

5. C mo actualizo el estado de una tarea?

6. C mo integro la visualizaci n de gr ficos en Teams?

7. C mo puedo ver las tareas en To Do?

8. C mo puedo recibir notificaciones de actividades?

9. Qu roles pueden modificar las actividades?

10. Cu les son las ventajas de la visualizaci n gr fica?

RESUMEN DE LO QUE APRENDISTE

Aprendiste a usar la vista gr fica de Microsoft Planner para supervisar el estado de las tareas y la carga de trabajo de tu equipo. Exploraste los pasos para acceder a gr ficos, interpretar datos, actualizar tareas e interactuar con otras aplicaciones de Microsoft 365. Comprendiste los roles involucrados y c mo esta funci n mejora la productividad y la gesti n operativa. Mediante escenarios pr cticos y comandos clave, adquiriste las habilidades para aplicar esta funci n en contextos empresariales reales. Las preguntas de autoevaluaci n te ayudan a consolidar tus conocimientos y a prepararte para un uso eficaz y estrat gico de la herramienta.

8. Visualizaci n de actividades en el calendario (horario)

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIPCI N DE LA FUNCIONALIDAD

La vista de programaci n muestra las tareas de un plan organizadas en un calendario, ordenadas por fecha de inicio y fecha de vencimiento. El dise o suele mostrar un calendario mensual (con la opci n de cambiar a una vista semanal), donde cada d a puede contener mosaicos que representan las tareas que vencen en esa fecha. Las tareas aparecen como "eventos" en el calendario con sus t tulos y suelen estar codificadas por colores seg n su categor a o prioridad. Si una tarea tiene fecha de inicio y de fin, aparece en el calendario como una barra que se extiende desde el d a de inicio hasta el d a de fin, de forma similar a como aparecen los eventos que abarcan varios d as en Outlook. Las tareas sin fecha de vencimiento no aparecen en el calendario (pueden aparecer por separado como "Sin fecha"). Esta vista permite ver las fechas l mite y la distribuci n temporal del trabajo: es f cil ver si en ciertas fechas hay demasiadas entregas condensadas o si hay periodos sin trabajo. En la parte superior, el usuario puede navegar entre meses o seleccionar la vista semanal para ver m s detalles. Planner suele resaltar el d a de hoy en esta vista y marcar las tareas vencidas en rojo. La vista de programaci n es particularmente til para la planificaci n : el gerente de proyecto puede ver el mes actual y el siguiente y ver, por ejemplo, que hacia el final del mes hay cinco tareas cr ticas que convergen en el mismo d a; pueden decidir mover algunas fechas para equilibrar la carga (abriendo las pesta as y cambiando la fecha l mite). Desde el calendario tambi n es posible crear nuevas tareas: al hacer clic en una celda (es decir, en una fecha) es posible agregar una tarea con esa fecha l mite preestablecida. En ltima instancia, la vista de calendario de Planner ofrece una perspectiva temporal complementaria al panel de control: donde el panel de control muestra estados y categor as, el calendario muestra cu ndo deben ocurrir o completarse las tareas. No es un diagrama de Gantt (no muestra dependencias o duraciones relativas de una manera sofisticada), pero da una idea secuencial y temporal del plan.

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

La vista del calendario de Planner est estrechamente integrada con Outlook mediante la funci n de publicaci n de iCalendar . En cada plan, el propietario puede seleccionar la opci n "A adir plan al calendario de Outlook" , que genera una fuente p blica de iCalendar con las tareas del plan. Una vez publicada, cualquier miembro puede suscribirse a este calendario en Outlook (se proporciona un enlace nico). En esencia, esto hace que las tareas de Planner aparezcan en el calendario de Outlook del usuario como eventos (normalmente como un calendario independiente que puede superponerse). Por ejemplo, si una tarea de "Presentaci n final" vence el 30 de julio, una vez suscrito a la fuente, aparecer un evento llamado "Presentaci n final" en un calendario de Planner ese mismo d a. El usuario puede hacer clic en l para ver los detalles de la tarea y un enlace a la pesta a Planner. Esto le permite ver los compromisos del proyecto junto con sus citas de Outlook , lo que mejora la planificaci n personal del tiempo. De forma similar, en la vista Mis tareas de Planner , hay una fuente iCal dedicada a las tareas asignadas a m , de modo que un usuario puede ver todas las fechas de vencimiento de sus tareas en Outlook, incluso si pertenecen a planes diferentes. La integraci n con Outlook est controlada por el hecho de que solo los propietarios pueden habilitar la publicaci n (para evitar que alguien comparta el enlace del plan). Sin embargo, una vez habilitado, el enlace iCal se puede compartir: cualquiera que lo tenga podr a ver las fechas de vencimiento , incluso usuarios externos, por lo que debe distribuirse con cuidado. Un administrador de 365 puede deshabilitar la funci n de publicaci n de calendarios para Planner a nivel de la organizaci n si la seguridad lo requiere. Adem s de Outlook, cualquier aplicaci n compatible con iCalendar (p. ej., Google Calendar) podr a, en teor a, suscribirse a la fuente, haciendo que las fechas de vencimiento de Planner sean visibles incluso fuera del ecosistema de Microsoft si es necesario (siempre que el uso compartido est habilitado y se desee). Otra interacci n til: Los grupos de Microsoft 365 tienen su propio calendario (visible en Outlook). Al publicar el plan en iCal , este no se integra directamente con el calendario del grupo (es una fuente independiente, por lo que debe agregarse manualmente), pero los usuarios suelen combinar ambos para mayor visibilidad. En Teams , la vista de calendario de Planner no se muestra de forma nativa (actualmente, Teams solo muestra el panel y los gr ficos), pero un usuario de Teams puede abrir el plan en un navegador para acceder a l. En resumen, la integraci n m s significativa se da con Outlook a trav s de iCalendar , lo que convierte el calendario de Planner en parte del sistema de calendario personal y de la empresa .

c) ROLES IMPLICADOS

Como se mencion , la publicaci n en el calendario de Outlook est limitada a los propietarios del plan . Si alguien que no es propietario abre el men "Agregar al calendario" y no ve la opci n, debe solicitar a un propietario que la habilite (hay un paso "Publicar, compartir con cualquier persona" que solo el propietario puede realizar). Sin embargo, una vez habilitado, todos los miembros (incluidos los invitados) pueden usar el enlace de iCal para suscribirse al calendario en Outlook y, por lo tanto, ver las tareas en su calendario personal. Los invitados externos , en particular, pueden beneficiarse de la fuente si la usan en Outlook o una aplicaci n compatible , pero recuerde que el enlace de iCal es p blico: un invitado podr a filtrarlo (por eso aparece la advertencia de seguridad sobre no compartirlo con personas no autorizadas). Dentro de la aplicaci n Planner, la vista de Calendario est disponible para todos los miembros del plan , independientemente de su rol, y todos pueden editar fechas arrastrando tareas al calendario (s , incluso se puede arrastrar y soltar una tarea de un d a a otro en el calendario de Planner para cambiar r pidamente su fecha de vencimiento). Al igual que con el panel, no hay restricciones: cualquier miembro puede cambiar la fecha de cualquier tarea, lo que refleja la filosof a de igualdad de permisos. No hay ning n rol que "apruebe el calendario": la confianza reside en que los miembros cooperen para adherirse al plan. Tenga en cuenta que la publicaci n de iCal no depende de roles: si est habilitada, cualquier usuario con el enlace (incluso quienes no sean miembros) puede verlo, por lo que la seguridad depende del propietario del enlace (no est vinculado a roles; es una fuente p blica sin autenticar). Un administrador puede desactivar la funci n de iCal a nivel de inquilino para evitar filtraciones de datos del calendario; en ese caso, nadie podr publicar iCal desde los planes. De lo contrario, los roles internos no se ven afectados por la vista del calendario en Planner.

d) EJEMPLOS CONCRETOS DE APLICACI N CORPORATIVA

Un ejemplo pr ctico: un equipo de dise o planifica una serie de actividades con plazos espec ficos (revisi n de bocetos, presentaci n al cliente, entrega del material final). Con la vista Calendario de Planner , el l der del equipo puede arrastrar tareas al calendario mensual para asegurar que est n bien espaciadas (por ejemplo, para evitar que todas las entregas de varios proyectos coincidan el mismo d a). Quiz s observan que "Entrega de folleto al cliente A" y "Entrega de cat logo al cliente B" caen el viernes 28: deciden mover una al lunes siguiente arrastrando la tarjeta al 1 del mes siguiente. De esta manera, el calendario de Planner se utiliza como una verdadera herramienta de planificaci n . Otro escenario: un gerente de ventas participa en varios planes de Planner (marketing, desarrollo de producto) y desea realizar un seguimiento de los hitos del proyecto porque afectan a las actividades de ventas. Como no puede controlar manualmente cada plan, solicita a los responsables de esos planes que habiliten la publicaci n en Outlook . Ahora, el gerente tiene los calendarios "Plan de marketing" y "Plan de desarrollo" en su Outlook, superpuestos a su calendario laboral. l ve que la actividad de Lanzamiento de la Campa a X es el d a 15 del mes, as que sabe que debe esperar clientes potenciales generados por la campa a a partir de ese d a. Tambi n ve que el proyecto de desarrollo tiene una Demostraci n de Sprint el d a 20, as que planea participar. Este ejemplo muestra c mo la integraci n de Planner con Outlook a trav s del calendario hace que las actividades del proyecto sean visibles en el calendario de la empresa , mejorando la coordinaci n multifuncional. Un ejemplo final: un equipo de proyecto Agile sincroniza su sprint de dos semanas con el calendario: publican el feed y todos los miembros se suscriben. De esta manera, las fechas l mite del sprint aparecen en el calendario personal de todos (p. ej., fin del sprint, retrospectiva, etc. si se ingresan como actividades en Planner). Esto les ayuda a estar al tanto de las fechas l mite durante su trabajo diario. En conclusi n, la vista de Calendario de Planner y su integraci n con Outlook facilitan que los equipos de la empresa conecten las tareas con los tiempos y que las personas administren su tiempo al tener reuniones/citas y fechas l mite de las tareas en un solo lugar.

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EJERCICIO SOBRE LOS TEMAS TRATADOS EN EL P RRAFO

Objetivo del ejercicio

la vista "Programaci n" de Microsoft Planner para planificar y dar seguimiento a las tareas a lo largo del tiempo. Adquirir habilidades para visualizar tareas en un calendario semanal o mensual, modificar sus fechas de vencimiento, asignarlas y organizarlas eficientemente. Se explorar n las interacciones con Outlook, Teams y To Do, junto con los roles involucrados (propietario, miembro, invitado) y los casos de uso empresarial. El ejercicio est dise ado para mejorar la gesti n del tiempo, la asignaci n de recursos y la visibilidad de los plazos, fomentando una planificaci n m s estrat gica y colaborativa.

PASOS OPERATIVOS

Acceda a la vista Programaci n

1. Vaya a https://tasks.office.com

2. Inicie sesi n con su cuenta empresarial de Microsoft 365

3. Seleccione un plan del panel de navegaci n izquierdo

4. En la barra superior, haga clic en Programaci n

5. Ver calendario mensual con actividades programadas

6. Haga clic en Semana para cambiar a la vista semanal

7. Pase el cursor sobre una actividad para ver los detalles

8. Haga clic en la actividad para abrir el panel lateral.

9. Arrastre la tarea a otra fecha para cambiar su fecha de vencimiento

10. Regrese al panel de control haciendo clic en Panel de control

Administrar tareas en el calendario

1. Haga clic en + Agregar actividad en la parte superior izquierda

2. Ingrese el t tulo y presione Enter

3. Haga clic en la actividad para abrir los detalles.

4. Asignar la tarea a un miembro del plan

5. Establezca la fecha de vencimiento haciendo clic en el calendario

6. A adir una descripci n detallada

7. Aplicar etiquetas para categorizar

8. Subir archivos o enlaces tiles

9. A ade comentarios para colaborar con el equipo.

10. Guardar y cerrar el panel

Interacciones con otras aplicaciones de Microsoft 365

1. Abra Microsoft Teams y vaya al canal del equipo.

2. Agregue una pesta a de Planificador haciendo clic en +

3. Seleccione el plan y haga clic en Programaci n en la pesta a

4. Ver y editar tareas directamente en Teams

5. Abra Outlook y vaya a Calendario

6. Haga clic en Agregar calendario > Desde Internet

7. Pegue el enlace iCal del plan Planner

8. Las tareas con fecha l mite aparecer n en el calendario.

9. Abra Microsoft To Do para ver sus tareas asignadas

10. Todos los cambios se sincronizan en tiempo real.

ESCENARIO DE APLICACI N OPERATIVA

Planificaci n de una campa a de comunicaci n

Un equipo de marketing utiliza la vista "Programaci n" para planificar las actividades de campa a. Cada actividad tiene una fecha l mite espec fica y debe coordinarse con otros departamentos.

a) Vista temporal de las actividades

Comando : Programaci n → vista mensual o semanal

Explicaci n : Permite distribuir las actividades en el tiempo de forma equilibrada.

b) Cambio de plazos

Comando : Arrastre la tarea a otra fecha

Explicaci n : Le permite adaptar su planificaci n en funci n de las prioridades.

c) Integraci n con Outlook

Comando : Agregar calendario > Desde Internet

Explicaci n : Tambi n le permite ver las tareas en su calendario personal.

COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

Dominio	Acceso	Funci n
Programaci n	Barra superior del plano	Ver actividades en el calendario
+ A adir actividad	Arriba a la izquierda	Crear un nuevo negocio
Actividad de arrastre	Calendario	Cambiar la fecha de vencimiento
Comentarios	Detalles de la actividad	Comunicarse con el equipo
Etiquetas	Detalles de la actividad	Categorizar visualmente
Planificador en Teams	Canal de equipos > +	Integrar Planner en Teams
Hacer	Aplicaci n Microsoft To-Do	Ver tareas asignadas
Perspectiva	Calendario > Agregar calendario	Actividades de sincronizaci n
Asignar a	Detalles de la actividad	Cambiar cesionario
Tabl n de anuncios	Barra superior	Regresar a la vista de columnas

BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

Planificaci n de actividades visuales

Gesti n eficaz de plazos

Cambie r pidamente las fechas con arrastrar y soltar

Navegaci n intuitiva entre vistas semanales y mensuales

Integraci n con Outlook y Teams

Mejor distribuci n de la carga de trabajo

Mayor visibilidad para el equipo

Notificaciones autom ticas para pr ximas tareas

Control de roles y asignaciones

Reducir el riesgo de superposiciones

IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL REAL

Planificaci n Editorial
Ver fechas de publicaci n de contenidos y coordinar el trabajo entre redactores y dise adores gr ficos.

Gesti n de Eventos Corporativos
Organiza actividades log sticas y de comunicaci n en base al calendario de eventos.

Seguimiento de actividades de incorporaci n
Programe actividades para los nuevos empleados seg n su calendario de incorporaci n.

PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1. D nde est la vista Programaci n en Planner?

2. C mo cambio de la vista mensual a la vista semanal?

3. C mo cambio la fecha de vencimiento de una tarea en el calendario?

4. C mo agrego una nueva actividad desde esta vista?

5. C mo integro el calendario de Planner en Outlook?

6. C mo puedo ver las tareas en To Do?

7. C mo asigno una tarea a un miembro del equipo?

8. C mo categorizar actividades con etiquetas?

9. C mo puedo recibir notificaciones de actividades?

10. Cu les son las ventajas de la vista Programaci n ?

RESUMEN DE LO QUE APRENDISTE

la vista "Programaci n" de Microsoft Planner para planificar y realizar un seguimiento de las actividades del calendario. Has explorado los pasos para acceder a la vista semanal o mensual, crear y editar tareas, asignarlas y categorizarlas. Has visto c mo interactuar con Teams, Outlook y To Do para una gesti n integrada. Mediante escenarios pr cticos y comandos de teclado, has adquirido las habilidades para aplicar esta funcionalidad en contextos empresariales reales. Las preguntas de autoevaluaci n te ayudan a consolidar tus conocimientos y a prepararte para un uso eficaz y estrat gico de la herramienta.

9. Agregar miembros al plan

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a) DESCRIPCI N DE LA FUNCIONALIDAD

A adir miembros a un plan significa invitar a otros a unirse al proyecto y acceder a sus tareas. La interfaz de Planner lo facilita: en la parte superior del plan, normalmente cerca del nombre, ver un icono de persona o un bot n "Miembros" . Al hacer clic en "Miembros" (o en el icono con la lista actual de miembros), se abre un campo donde puede escribir el nombre o la direcci n de correo electr nico de la persona que desea a adir. Planner buscar el nombre que ha introducido en el directorio de la empresa, lo sugerir y, a continuaci n, simplemente lo seleccionar . Al a adir un miembro, esa persona recibir una notificaci n autom tica por correo electr nico inform ndole de que se ha a adido al plan. A partir de ese momento, esa persona tambi n se convierte en miembro del grupo de Microsoft 365 asociado al plan y tendr los mismos derechos operativos sobre el contenido del plan (tareas) que los dem s miembros. La interfaz de usuario de Planner actualiza inmediatamente la lista visible de miembros (que suele mostrarse como una serie de avatares o iniciales en la parte superior). Si el plan es privado, solo los miembros de la lista pueden verlo; Si es p blico, al a adir un miembro se le notifica y el plan aparecer en su Planificador. Sin embargo, t cnicamente, esa persona ya pod a verlo (ya que es p blico) siempre que permaneciera p blico. Esta funci n tambi n permite eliminar miembros : normalmente, al volver a hacer clic en la lista de miembros y, quiz s, al hacer clic en el s mbolo "..." junto a un nombre, aparece "Eliminar". De esta forma, se puede eliminar a alguien del plan (es decir, del grupo). Una limitaci n importante: no se puede eliminar al nico propietario del plan directamente desde Planificador. Si la persona que lo cre sigue siendo el nico propietario, Planificador impide su eliminaci n, lo que requiere que primero se nombre a otro propietario. Para nombrar a otro propietario, actualmente hay que hacerlo desde la interfaz de administraci n del grupo (por ejemplo, mediante Outlook o Azure AD), ya que Planificador a ade a todos como miembros. En resumen, Planificador permite a adir miembros f cilmente, pero la gesti n detallada de los roles del grupo (ascender a propietario, degradar ) se delega a otras herramientas. Cabe destacar que tambi n puede agregar invitados externos (personas con direcciones de correo electr nico fuera de su organizaci n): si su administrador lo permite, al ingresar una direcci n externa, Planner la reconoce como "Invitar invitado" y la agrega como usuario invitado al grupo, iniciando as el proceso de acceso (enviando un correo electr nico de bienvenida con un enlace de acceso, etc.). Esto es sumamente til para colaborar con socios, proveedores o clientes del plan.

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

A adir un miembro a Planner est directamente vinculado a Grupos de Microsoft 365 : al a adir a alguien a Planner, en segundo plano, se le a ade como miembro del grupo conectado de Microsoft 365. Esto significa que esa persona tendr acceso no solo al plan de Planner, sino tambi n a todos los recursos del grupo: se a adir a la lista de distribuci n de correo electr nico del grupo (para que reciba los correos de las conversaciones en Outlook), tendr acceso a SharePoint del grupo (archivos del plan), al bloc de notas de OneNote, etc. Por lo tanto, esta nica acci n "A adir miembro" tiene m ltiples efectos: en Outlook, ese usuario ver el grupo en la secci n "Grupos" y podr participar en las conversaciones; en SharePoint, podr navegar por el sitio y editar documentos; si el grupo est conectado a Teams, ese usuario se a adir autom ticamente al equipo de Teams y tendr acceso a canales y chats. Esta interconectividad es crucial: Planner no tiene su propia base de datos de usuarios; depende de Grupos de Microsoft 365 para la membres a. Adem s, como se mencion , si la persona agregada es externa, ingresa al sistema de acceso de invitados : recibe un correo electr nico de bienvenida al grupo y debe aceptar la invitaci n, posiblemente creando una cuenta de invitado. Todo esto sucede a trav s de la infraestructura de Azure AD/Outlook Groups; no es espec fico de Planner, pero Planner lo activa. Otra interacci n: para promover a un miembro a propietario o cambiar roles, Planner redirecciona a Outlook; seg n la gu a, debe abrir Outlook (web) y editar la configuraci n del grupo, porque solo all puede definir qui n es el propietario. Esto resalta c mo la experiencia del usuario transiciones a Outlook para ciertas operaciones avanzadas. Finalmente, si se elimina un usuario en Planner, en realidad se elimina del grupo; ese usuario tambi n perder el acceso a Teams y SharePoint asociados. Por el contrario, si alguien agrega un miembro al grupo a trav s de Outlook/Teams, ese usuario aparecer autom ticamente entre los miembros del plan en Planner. Por lo tanto, se pueden agregar personas a un plan fuera de Planner, con el mismo efecto (por ejemplo, un administrador de TI podr a agregar miembros al grupo mediante Azure AD, y esas personas encontrar n el plan en su Planner). Este intercambio destaca que la funci n de agregar miembros de Planner es simplemente una interfaz para administrar la membres a del grupo M365 subyacente.

c) ROLES IMPLICADOS

En Planner, la posibilidad de a adir nuevos miembros depende del estado del plan (p blico o privado) y del rol del usuario que desee a adirlos: en un plan privado , solo los propietarios del grupo pueden a adir nuevos miembros. Esto significa que, aunque cualquier miembro puede intentar a adir a alguien en la interfaz de Planner, a quienes no sean propietarios se les denegar su solicitud. En la pr ctica, un miembro regular de un plan privado debe solicitar a un propietario que lo a ada (o el administrador puede modificar los permisos del grupo para que los miembros puedan invitar a otros, pero por defecto solo los propietarios).

Para un plan p blico : Dado que los planes p blicos son visibles internamente, pr cticamente cualquier miembro del grupo puede invitar a otros (aunque, en muchos casos, cualquier persona de la organizaci n puede unirse por s misma). Seg n la documentaci n, tanto los propietarios como los miembros no invitados pueden a adir miembros a un plan p blico. Esto significa que, si el plan est abierto, los miembros actuales pueden usar la funci n de a adir y el usuario invitado se a adir sin problemas. Adem s, cualquier persona de la organizaci n puede encontrar el plan y hacer clic en "Unirse", lo que lo a ade autom ticamente como miembro (no se requiere aprobaci n para grupos p blicos).

Los invitados externos no pueden a adir a otros miembros (ni invitados ni internos). Un invitado siempre tiene limitaciones: no puede ampliar el n mero de miembros del grupo.

Un administrador global puede agregar (o eliminar) miembros fuera de la interfaz del Planificador, como se mencion anteriormente, utilizando herramientas administrativas, incluso sin ser parte del plan.

Sobre los roles dentro del plan:

Cuando un usuario crea un plan, se convierte en el propietario . Si ese usuario agrega a otras personas a trav s de Planner, se les agrega como miembros regulares (no propietarios). Planner no ofrece la opci n de convertirlos en propietarios; esto debe hacerse en otro lugar (Outlook/Azure).

Para eliminar a un miembro, quien realiza la acci n debe ser el propietario; de lo contrario, no ver la opci n de eliminar. Los propietarios pueden eliminar a otros miembros; si intenta eliminar al nico propietario restante, como se mencion , no podr hacerlo hasta que se designe otro propietario.

de visitante , pero si consideramos el caso de un plan p blico, un "visitante" ser a alguien que ve el plan sin unirse: en realidad, ese usuario no ve los detalles hasta que pulsa "Unirse al Plan" (lo que lo convierte en miembro). As que, o entras o sales; no hay consultas pasivas.

Los administradores de Microsoft 365 pueden habilitar o deshabilitar el acceso de invitados a nivel de inquilino. Si el acceso de invitados est deshabilitado a nivel de grupo, incluso si intenta agregar una direcci n de correo electr nico externa, Planner devolver un error porque no puede crear invitados en el grupo. Los administradores tambi n pueden cambiar la configuraci n predeterminada para que los miembros puedan invitar a invitados a los grupos (esto reflejar a la posibilidad de invitar a invitados en un plan p blico, por ejemplo).

Para resumir: en un plan privado, solo los propietarios pueden agregar (para control); en un plan p blico, todos los miembros internos pueden agregar a otros internamente , e incluso miembros externos si el inquilino lo permite; los invitados nunca pueden agregar a otros; los propietarios y los miembros difieren en si pueden agregar de forma privada (no en un plan p blico, ambos pueden) y si pueden eliminar; la promoci n a propietario debe hacerse externamente (pero normalmente es funci n del propietario existente hacerlo a trav s de Outlook).

d) EJEMPLOS CONCRETOS DE APLICACI N CORPORATIVA

Considere el proyecto de desarrollo "Apollo" de antes: el PM que lo cre (el propietario) comienza a agregar colaboradores. Haga clic en "Miembros", escriba "Alessio" y seleccione Alessio Bianchi de la lista. Alessio recibe inmediatamente un correo electr nico: "Se le ha agregado al plan Proyecto Apollo". Ahora, cuando Alessio abre Planner, ve que "Proyecto Apollo" aparece entre sus planes. El PM tambi n agrega a Giulia y Martina de la misma manera. M s tarde, deciden que necesitan involucrar a un consultor externo, lucas@example.com . El PM escribe la direcci n de correo electr nico y Planner la reconoce como externa y solicita la confirmaci n de la invitaci n de invitado. Despu s de confirmar, Lucas recibe un correo electr nico invit ndolo a unirse al grupo: al seguir el enlace, crea su cuenta de invitado y luego puede acceder al plan (Lucas aparece entre los miembros del plan con la etiqueta "invitado"). Durante el proyecto, Giulia (un miembro) quiere agregar a un colega, pero el plan es privado y Giulia no es la propietaria: si lo intenta, no se le permite. Luego le pide al administrador de proyectos (propietario) que agregue al colega. Esto mantiene el control sobre qui n se une. A mitad del proyecto, Alessio es asignado como codirector, por lo que el administrador de proyectos decide convertirlo tambi n en propietario del grupo: abre Outlook, busca el grupo "Proyecto Apollo" y, en la configuraci n, lo promueve a propietario. A partir de ese momento, Alessio puede agregar o eliminar miembros como el administrador de proyectos. M s tarde, al finalizar el proyecto, Martina deja la empresa: un administrador de TI la elimina del grupo de la empresa, lo que autom ticamente la elimina tambi n del plan (Planner refleja el cambio). Mientras tanto, Lucas (invitado), al finalizar su consultor a, se elimina del plan mediante la opci n "Abandonar el plan" (ver punto 10) o es eliminado por el administrador de proyectos a trav s de la lista de miembros. Todo este flujo ilustra lo r pido que es agregar miembros en Planner y c mo incluye notificaciones inmediatas a los interesados . Otro ejemplo: un equipo de marketing crea un plan para una campa a y lo hace p blico porque quiere que toda la empresa pueda verlo y aportar ideas. El plan aparece en los resultados si alguien busca el nombre. Un representante de ventas encuentra la campa a interesante y hace clic en "Unirse al plan". Gracias a la naturaleza p blica del plan, esa persona aparece entre los miembros sin necesidad de una invitaci n formal. Esto ilustra la diferencia: en un contexto abierto, los planes p blicos permiten una colaboraci n m s espont nea dentro de la empresa. En resumen, la gesti n de miembros en Planner permite a los equipos establecer r pidamente el grupo de trabajo adecuado y, gracias a la integraci n con el ecosistema 365, garantiza que los nuevos miembros tengan acceso a todas las herramientas relacionadas (archivos, notas, chat) y que los miembros que se marchan sean dados de baja de forma uniforme.

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EJERCICIO SOBRE LOS TEMAS TRATADOS EN EL P RRAFO

Objetivo del ejercicio

El objetivo de este ejercicio es aprender a agregar miembros a un plan en Microsoft Planner para fomentar la colaboraci n y distribuir tareas eficazmente. Adquirir habilidades para invitar a colegas, asignar roles (propietario, miembro, invitado) y comprender las implicaciones operativas y de seguridad. Se explorar n las interacciones con Teams, Outlook y Grupos de Microsoft 365, as como casos pr cticos empresariales. El ejercicio est dise ado para mejorar la gesti n de proyectos, facilitar la comunicaci n entre equipos y garantizar que cada participante tenga acceso a la informaci n y las responsabilidades correctas.

PASOS OPERATIVOS

Agregar miembros a un plan

1. Vaya a https://tasks.office.com

2. Inicie sesi n con su cuenta empresarial de Microsoft 365

3. Seleccione un plan del panel de navegaci n izquierdo

4. En la parte superior derecha, haz clic en Miembros

5. Haga clic en + Agregar miembros

6. Introduzca el nombre o la direcci n de correo electr nico del colega al que desea invitar.

7. Seleccione el contacto correcto de la lista sugerida

8. Repita la operaci n para cada miembro que desee agregar.

9. Los nuevos miembros recibir n una notificaci n por correo electr nico.

10. Verificar que los miembros est n visibles en la lista de planes

Administrar roles y permisos

1. Vaya a Outlook > Grupos para acceder al grupo de Microsoft 365 asociado

2. Haga clic en Administrar grupo

3. Ver la lista de miembros y sus roles

4. Para promover a un miembro a propietario , haga clic en M s > Hacer propietario .

5. Para eliminar un miembro, haga clic en Eliminar del grupo .

6. Los propietarios pueden editar el plan y administrar miembros.

7. Los miembros pueden ver y editar actividades.

8. Los invitados tienen acceso limitado a las funciones.

9. Los cambios de roles se reflejan autom ticamente en Planner

10. Comunicar los roles asignados al equipo para mayor claridad.

Interacciones con Teams y Outlook

1. Abra Microsoft Teams y acceda al equipo vinculado al plan

2. Los miembros agregados al plan son autom ticamente miembros del equipo.

3. Vaya a un canal y haga clic en + para agregar la pesta a Planificador

4. Seleccione el plan y haga clic en Guardar

5. Los miembros ahora pueden acceder a su plan directamente desde Teams

6. Abra Outlook y vaya a Grupos

7. Los miembros reciben actualizaciones y notificaciones por correo electr nico.

8. Las tareas asignadas tambi n aparecen en Microsoft To Do

9. Todos los cambios se sincronizan en tiempo real.

10. Los miembros pueden colaborar mediante comentarios y archivos adjuntos.

ESCENARIO DE APLICACI N OPERATIVA

Iniciar un proyecto multifuncional

Un gerente de proyecto crea un plan en Planner para coordinar un proyecto que involucra marketing, ventas y TI. Agrega miembros de varios departamentos para asignar tareas y supervisar el progreso.

a) Invitaci n a los participantes

Comando : + Agregar miembros

Explicaci n : Permite involucrar a todas las figuras clave en el plan.

b) Gesti n de roles

Comando : Outlook > Grupos > Hacer propietario

Explicaci n : Permite delegar la gesti n del plan a varios gerentes.

c) Colaboraci n en equipos

Comando : Equipos > + > Planificador

Explicaci n : Facilita el acceso y la colaboraci n continua en todo el plan.

COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

Dominio	Acceso	Funci n
+ Agregar miembros	Planificador > Miembros	Invitar a nuevos participantes
Hacer propietario	Outlook > Grupos > Administrar grupo	Cambiar el rol del usuario
Eliminar del grupo	Outlook > Grupos > Administrar grupo	Revocar el acceso
Planificador en Teams	Canal de equipos > +	Integra Planner en tu equipo
Comentarios	Detalles de la actividad	Comunicarse con el equipo
Hacer	Aplicaci n Microsoft To-Do	Ver tareas asignadas
Perspectiva	Correo electr nico y notificaciones	Recibir actualizaciones
Etiquetas	Detalles de la actividad	Categorizar visualmente
Asignar a	Detalles de la actividad	Distribuye la responsabilidad
Tabl n de anuncios	Planificador	Ver actividades en columnas

BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

Colaboraci n instant nea entre los miembros del equipo

Sincronizaci n autom tica entre Planner, Teams y Outlook

Mayor claridad en la distribuci n de roles

Acceso centralizado a actividades y documentos

Personalizaci n de roles y permisos

Ahorre tiempo en la gesti n de proyectos

Mejor planificaci n de actividades

Control de acceso y seguridad

Mayor empoderamiento de los participantes

Reducir el riesgo de errores organizacionales

IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL REAL

Gesti n de proyectos entre equipos
Agregue miembros de diferentes departamentos para coordinar tareas e hitos en un solo plan.

Incorporaci n de nuevos empleados
Cree un plan con tareas asignadas a RR.HH., TI y gerentes, agregando a los miembros involucrados.

Planificaci n de eventos corporativos
Involucre a la log stica, las comunicaciones y los proveedores en el plan de gesti n compartida.

PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1. C mo agrego un miembro a un plan en Planner?

2. Qu roles se pueden asignar a los miembros?

3. D nde se gestionan los roles de los miembros?

4. C mo puedo promover a un miembro a propietario?

5. C mo se integra Planner con Teams?

6. C mo puedo recibir notificaciones sobre actividades?

7. C mo puedo ver las tareas asignadas en Tareas pendientes?

8. Cu les son las diferencias entre un miembro y un invitado?

9. C mo elimino un miembro de un plan?

10. Cu les son los beneficios de la gesti n de miembros en Planner?

RESUMEN DE LO QUE APRENDISTE

Aprendi a agregar miembros a un plan en Microsoft Planner, asignar roles y administrar permisos con Outlook y Grupos de Microsoft 365. Ha explorado los pasos para integrar Planner con Teams y Outlook, facilitando la colaboraci n y la comunicaci n entre los miembros. Comprendi las diferencias entre propietarios, miembros e invitados, y c mo estas afectan el acceso y las funciones. Mediante escenarios pr cticos y comandos de teclado, adquiri las habilidades para aplicar esta funcionalidad en contextos empresariales reales. Las preguntas de autoevaluaci n le ayudan a consolidar sus conocimientos y a prepararse para un uso eficaz y estrat gico de la herramienta.

10. Otras caracter sticas

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Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

La interfaz de Microsoft Planner incluye diversas funciones adicionales y complementarias que enriquecen la experiencia del usuario. A continuaci n, analizamos brevemente cada una de ellas en sus cuatro aspectos clave:

a) DESCRIPCI N DE LAS FUNCIONES DE CADA UNO

Conversaci n : En cada plan, la opci n "Conversaci n" (a la que se suele acceder haciendo clic en "Conversaciones" en el men de puntos suspensivos ) permite acceder al hilo de correo electr nico grupal asociado al plan. Esto abre Outlook (versi n web) a la bandeja de entrada del grupo, donde los miembros pueden enviar y leer correos electr nicos relacionados con el proyecto. Esta funci n permite a los miembros debatir temas de forma m s extensa o formal que simplemente comentando tareas individuales. No se trata de un chat en tiempo real dentro de Planner, sino de un enlace a las conversaciones grupales de Office 365.

Vista de Miembros : El Planificador muestra los avatares o nombres de todos los miembros del plan en alg n lugar (normalmente en la parte superior) . Al hacer clic en esa rea (o en el icono "Miembros"), puede ver una lista completa de los miembros del plan y sus roles (que a menudo incluyen qui n es el propietario del plan). Esta no es una vista detallada, sino una lista informativa. Es til para controlar qui nes forman parte del equipo . Desde aqu tambi n se pueden realizar acciones como a adir o eliminar miembros.

Visualizaci n de archivos adjuntos : Planner no cuenta con una p gina interna que enumere todos los archivos adjuntos, pero proporciona un enlace r pido a la secci n "Archivos " del plan . Al hacer clic en "Archivos" (generalmente desde el men ... ), se accede a la biblioteca de documentos de SharePoint del grupo, a menudo directamente a la carpeta del plan (si el plan se cre de forma independiente, suele crearse una carpeta con el mismo nombre dentro de la biblioteca de documentos del grupo ). Esta carpeta contiene todos los archivos subidos a las tareas como adjuntos. Esta funci n permite al usuario salir de Planner y acceder a la interfaz de SharePoint, pero permite acceder a todos los archivos compartidos del proyecto en una sola vista.

Abrir Bloc de notas : De forma similar, la opci n "Bloc de notas" del men Planificador abre el OneNote del grupo en modo en l nea. Cada grupo tiene un bloc de notas de OneNote preconfigurado. Esta opci n permite al equipo tomar notas de proyectos, documentar reuniones, sesiones de lluvia de ideas y m s, todo en un bloc de notas compartido, sin salir del ecosistema. Planificador no muestra notas integradas ; abre la aplicaci n OneNote (web) en la secci n del bloc de notas asociada.

A adir a favoritos : Esta funci n (ya explicada en el punto 3) tambi n aparece contextualmente en el plan: por ejemplo, un icono de estrella junto al nombre del plan, en el que puedes hacer clic para a adirlo o eliminarlo de tus favoritos. Es simplemente una copia de la acci n de favoritos, ideal para anclar o desanclar el plan actual sin tener que volver al centro.

Copiar plan : Esta opci n permite duplicar completamente un plan existente. Desde el men del plan , al seleccionar "Copiar plan" , se puede crear un plan que replique el actual. Se le pedir que nombre el nuevo plan e indique si desea copiarlo a un grupo existente o crear uno nuevo. Tambi n puede elegir qu elementos copiar: por ejemplo, si incluir fechas, asignados, etiquetas, descripciones de tareas, archivos adjuntos, etc. De forma predeterminada, al duplicar un plan se copia la estructura: contenedores, nombres de tareas, etiquetas y otros elementos opcionales, pero no el estado (las tareas copiadas se consideran sin iniciar, como un nuevo proyecto). Esta funci n es til para crear plantillas de proyecto reutilizables .

Exportar plan a Excel : Como ya se describi , al usar "Exportar plan a Excel", Planner genera un archivo .xlsx con la lista de todas las tareas del plan y sus detalles. La exportaci n incluye el nombre del plan, su ID, la fecha de exportaci n y una tabla con columnas como: T tulo de la tarea, Asignados, Fecha de inicio, Fecha de vencimiento, Estado, Prioridad, Segmento, Descripci n, Porcentaje completado (si est integrado con el proyecto), etc. El objetivo es proporcionar los datos en formato tabular para que cualquier persona que desee filtrarlos, analizarlos o compartirlos con personas externas al plan pueda hacerlo. La exportaci n no elimina nada del plan; es de solo lectura.

Copiar enlace del plan : Esta funci n proporciona una URL directa al plan actual que se puede compartir. Suele aparecer como "Copiar enlace del plan". Al hacer clic, se copia el enlace del plan (una direcci n web de Planner que contiene el ID del plan) al portapapeles. El usuario puede pegarlo en un correo electr nico, Teams, etc., para acceder al plan en Planner (obviamente, debe tener permiso para verlo; de lo contrario, no se abrir ). Es una forma r pida de acceder al plan completo. (De igual forma, dentro de las tareas, hay una opci n para acceder a tareas individuales).

Abandonar el plan y el grupo : si un miembro ya no desea participar en un plan (o abandona el proyecto), puede usar la opci n "Abandonar el plan" . Esta acci n elimina al usuario del grupo de Microsoft 365 y, por lo tanto, del plan. En Planner, la opci n suele aparecer en el men como "Abandonar el plan". Una vez confirmada, el usuario ya no ver el plan en su lista. Como se mencion anteriormente, si ese usuario era el nico propietario, no podr abandonar el grupo hasta que otro propietario est presente (para evitar abandonar el grupo sin un administrador). Para los invitados externos, a menudo se sugiere usar el enlace de abandono que se encuentra en los correos electr nicos de notificaci n del grupo, pero el concepto es el mismo. Tenga cuidado: abandonar un plan privado significa perder el acceso total a las tareas, y si se le asign una tarea, permanece asignada, pero ya no la ver (deber ser reasignada por quien permanezca); si es p blica, es posible que pueda volver a verla en el futuro si la busca, pero tendr que volver a unirse. Al abandonar un plan p blico, usted ser eliminado del grupo, pero los datos permanecer n disponibles p blicamente (mientras sean p blicos).

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

Conversaciones (Outlook): Al hacer clic en "Conversaciones" en Planner, se abre Outlook Web App (en una nueva pesta a) y se dirige a la bandeja de entrada del grupo. Desde all , puede leer y enviar correos electr nicos. Todos los mensajes enviados al grupo (p. ej., usuario@contoso.com) por los miembros aparecer n en esa conversaci n. Si el grupo est conectado a Teams, En la versi n sin canal de correo electr nico , es posible que no se use esa opci n de conversaci n (los equipos de Teams prefieren usar las publicaciones de Teams, pero Planner no las muestra). Si no hay Teams, es el canal de discusi n principal. Los correos electr nicos intercambiados aqu tambi n llegan a las bandejas de entrada individuales si est suscrito al grupo (configuraci n de Outlook). Por lo tanto, Planner usa Outlook para la comunicaci n asincr nica.

Miembros (Outlook/Azure AD): Como se mencion , la administraci n detallada de miembros (roles) se realiza a trav s de Outlook: al hacer clic en los miembros en Planner no se abren los detalles del rol; es necesario ir a "Configuraci n del grupo" en Outlook o en el Centro de administraci n para ascender o degradar a los propietarios. Por lo tanto, Outlook es muy utilizado para esto.

Archivo (SharePoint): Al hacer clic en "Archivo", acceder al sitio de SharePoint del grupo. All podr aprovechar al m ximo las ventajas de SharePoint: control de versiones , uso compartido de archivos, edici n en l nea, etc. En Planner, al adjuntar un archivo a una tarea carg ndolo desde su PC, este se guarda autom ticamente en la biblioteca de documentos de SharePoint del grupo (en la carpeta "Adjuntos de Planner" o en el nombre del plan). Por lo tanto, la gesti n de documentos se realiza en SharePoint, y Planner la delega en l. Por ejemplo, si un usuario no tiene permisos para un archivo (algo poco frecuente, ya que los tiene si es miembro del grupo), ese archivo adjunto no se abrir en Planner. Los invitados, si se han agregado al grupo y tienen habilitados los permisos de invitado de SharePoint (est n habilitados de forma predeterminada para los miembros del grupo invitados), pueden abrir archivos.

Bloc de notas (OneNote): Al abrir el bloc de notas, puede usar OneNote en l nea con todas sus funciones (secciones, p ginas, inserci n de im genes, etc.). Todos los miembros del plan pueden escribir en l simult neamente. Por lo tanto, Planner utiliza OneNote para guardar documentaci n no estructurada (p. ej., actas de reuniones, planes de proyecto en formato de texto, etc.).

Copiar plan: al copiar un plan, si selecciona "Nuevo grupo", Planner crea un nuevo grupo de O365 en segundo plano (de forma transparente para usted). Sin embargo, si copia a un grupo existente, debe ser un grupo del que sea miembro; en ese caso, el nuevo plan aparece como un segundo plan (o adicional) dentro de ese grupo; esto significa, por ejemplo, que un equipo de Teams puede tener dos planes asociados (lo cual es compatible). Al copiar un plan a un grupo existente, los miembros y propietarios siguen siendo los del grupo de destino (por lo que la copia no transfiere la membres a original). Esta funci n destaca que Planner admite varios planes por grupo y la copia es una forma de generar planes adicionales para grupos existentes.

Exportar a Excel: El archivo de Excel resultante se puede procesar con todas las funciones de Excel: filtros, ordenaci n, formato condicional, tablas din micas y gr ficos (la gu a oficial, por ejemplo, recomienda usar tablas din micas y gr ficos en Excel para analizar datos). Adem s, ese archivo de Excel se puede compartir con personas ajenas al plan , como un gerente que desee una instant nea; de esta manera, la informaci n del plan se puede difundir fuera del plan en un formato est tico. Tambi n se puede importar ese archivo de Excel a Power BI para realizar an lisis entre planes. Por lo tanto, la exportaci n es la puerta de entrada a la inteligencia empresarial y a los informes avanzados.

Copiar enlace del plan: El enlace generado suele tener el formato https://tasks.office.com/tenantname/en-US/Home/PlanViews/ y un GUID del plan. Al compartirlo en el chat de Teams, genera una vista previa que le solicita abrir Planner. En Outlook, al hacer clic en l, se abre el navegador. Por lo tanto, se integra como un hiperv nculo est ndar.

Abandonar el plan (y el grupo): Cuando un usuario abandona el plan, se le elimina del grupo: esto se registra en Azure AD y, por lo tanto, tambi n se elimina de cualquier equipo de Teams conectado, deja de recibir correos electr nicos del grupo, etc. En Planner, si ese usuario a n ten a tareas asignadas, su nombre permanece asignado, pero aparece como "usuario externo" (anteriormente, la referencia se conservaba incluso si la persona ya no ten a acceso). En general, es recomendable reasignar las tareas a otros antes de abandonar un plan. Esta funci n tambi n est integrada con la experiencia de invitado : como se menciona en [12], al final de los correos electr nicos e invitaciones recibidos aparece "Abandonar el grupo" para los invitados, que realiza la misma acci n de eliminaci n. Esto vincula la experiencia de usuario del correo electr nico con el estado en Planner.

c) ROLES IMPLICADOS

Conversaci n : Todos los miembros (incluidos los invitados con acceso al buz n, si se les concede) pueden participar en conversaciones grupales en Outlook. Los propietarios de grupos pueden moderar (por ejemplo, eliminar mensajes del grupo), pero Planner no gestiona esta distinci n. Por lo tanto, en cuanto a la interfaz de Planner: si tienes acceso a esa opci n, eres miembro y puedes publicar. Un invitado podr a necesitar su propia direcci n de correo electr nico para responder a los correos electr nicos grupales, ya que la interfaz web de Outlook para invitados es limitada, pero b sicamente puede publicar (aunque los invitados no reciben copias de los correos electr nicos de asignaci n de tareas como notas, sino copias de las conversaciones grupales).

Miembros (lista) : La lista es visible para todos los usuarios del plan. No se puede ocultar (todos los miembros ven qui nes son miembros, incluidos los invitados). Solo los propietarios ver n qui n es el propietario.

Archivos : Todos los miembros del plan tienen acceso de edici n a los archivos de SharePoint del grupo (porque, por definici n, los miembros del grupo tienen permisos de edici n en el sitio). Los invitados pueden tener acceso si el inquilino lo permite (en 365, por defecto, los invitados de los miembros del grupo pueden editar archivos). Por lo tanto, en general, s , todos los miembros e invitados pueden ver y editar archivos adjuntos. Solo los visitantes (no existen en Planner, pero en SharePoint un "visitante" podr a existir si el sitio fuera p blico para la organizaci n , pero los sitios de grupo privados no lo son) no est n incluidos. Propietarios y miembros: Id ntico para las bibliotecas de archivos, excepto por la administraci n de los permisos del sitio (que, sin embargo, queda fuera del alcance de Planner).

Bloc de notas : Al igual que con los archivos, todos los miembros del grupo e invitados pueden editar OneNote. El propietario del grupo puede controlar los permisos si desea restringirlos a trav s de SharePoint, pero por defecto, no.

Favoritos : Cualquier usuario puede marcar el plan como favorito. Esto no afecta a los dem s. No hay un rol especial.

Copiar plan : Cualquier miembro de un plan puede intentar copiarlo, pero tenga cuidado: si el usuario no tiene permiso para crear grupos , la copia del plan a un nuevo grupo fallar o la opci n podr a estar deshabilitada. En la pr ctica, el usuario debe poder crear un nuevo plan (el mismo requisito que para "Crear plan"); de lo contrario, solo podr copiar a un grupo existente del que sea miembro. Adem s, para copiar a un grupo existente, el usuario debe ser miembro de ese grupo y este no debe tener restricciones (no se puede copiar dentro de un grupo a menos que se sea miembro). Un invitado no puede crear un nuevo plan, as que imagino que no podr usar "Copiar plan" para generar uno nuevo; podr a copiarlo a un grupo existente si es invitado de ese otro grupo? Probablemente no, ya que la interfaz para invitados es limitada. Por lo tanto, en la pr ctica, los usuarios internos que sean miembros del plan con permisos de creaci n de grupos podr n duplicar planes, mientras que los invitados no. Los roles de propietario/miembro dentro del plan original no importan: un simple miembro puede copiar un plan (no est modificando el original, est creando uno nuevo).

Exportar a Excel : Cualquier miembro (incluidos los invitados) puede exportar el plan a Excel. La exportaci n no est restringida a los propietarios. Dado que los invitados pueden leer todas las tareas, tambi n pueden exportarlas: no se conocen impedimentos t cnicos. El Excel generado no distingue entre roles; es un volcado de datos .

Copiar enlace del plan : Cualquier miembro puede copiarlo. Un invitado tambi n puede obtener el enlace (por ejemplo, abriendo Planner en un navegador; la URL est ah ). Sin embargo, el enlace en s no otorga acceso adicional: si alguien externo hace clic en l, deber autenticarse y tener un rol en el grupo para verlo. Por lo tanto, no hay problemas de permisos al generar la URL.

Abandonar un plan : Cualquier miembro (incluidos los invitados) puede decidir abandonarlo. Un propietario puede hacerlo siempre que quede al menos otro propietario (si es el nico propietario, primero debe ascender a alguien). Un invitado puede hacerlo de forma independiente mediante el enlace de correo electr nico sin tener que preguntar a nadie. Una vez que un miembro abandona el plan, obviamente ya no puede interactuar. Los dem s miembros permanecer n. Solo hay una excepci n: si el plan es p blico, ese usuario puede revisarlo en el futuro y volver a unirse; si es privado, debe ser invitado de nuevo. Un propietario puede eliminar a un miembro, lo cual es similar a la salida del usuario en cuanto a las consecuencias. Por lo tanto, roles: la acci n personal de abandonar el plan est disponible para todos, mientras que la acci n de obligar a otros a abandonar el plan es solo para los propietarios (como ya se mencion ).

d) EJEMPLOS CONCRETOS DE APLICACI N CORPORATIVA

Conversaci n : En el plan "Lanzamiento del Producto X", el equipo decide usar la conversaci n grupal para discusiones generales. Francesca abre Planner y hace clic en "Conversaci n". Al abrir Outlook Web App, redacta un nuevo mensaje "Re: Lanzamiento del Producto X - Ideas de Marketing" y lo env a. Todos los miembros reciben el correo electr nico (porque est n suscritos al grupo). Marco, desde Outlook, responde con otras ideas. Los correos recopilados permanecen en la bandeja de entrada del grupo; despu s de unos d as, un nuevo miembro que se a ada al plan puede leer todo el hilo hist rico accediendo a "Conversaciones" en Planner: as obtiene contexto previo. Esto demuestra c mo la funci n de conversaci n integrada rastrea las comunicaciones de forma persistente y compartida.

Vista de miembros : Durante una reuni n, el administrador de proyectos abre la lista de miembros en Planner para ver qui nes participan. Todos ven que hay ocho miembros internos y dos invitados externos, lo que les permite coordinarse. Si falta un representante del departamento, se le agrega directamente desde ah .

Archivos adjuntos : En la tarea "Borrador de contrato" del plan, Luca subi un PDF. Giulia luego quiere encontrarlo, pero no recuerda qu tarea lo contiene. Hace clic en "Archivo" en el plan y se abre la biblioteca de documentos de SharePoint . Encuentra el archivo "Borrador de contrato.pdf" y posiblemente otros recursos, y lo abre desde all . Tambi n puede organizar los archivos en carpetas si es necesario (por ejemplo, crear carpetas para "Contratos" y mover el PDF a ellas). Todo esto sin interrumpir sus actividades en Planner.

Cuaderno : El equipo del proyecto usa OneNote para registrar sus reuniones semanales. Cada vez que hacen clic en "Cuaderno" desde el plan, se abre el cuaderno; a aden una p gina con la fecha y toman notas. Un a o despu s, el director del proyecto puede volver a ese cuaderno y revisar todas las reuniones. Esto centraliza la informaci n no estructurada del proyecto.

Favoritos : Un usuario se suscribi a un plan temporal y ya no lo quiere como favorito ahora que est menos activo. Abre el plan y hace clic en la estrella para eliminarlo de sus favoritos. De esta manera, permanece en la lista, pero no destacado.

Copiar plan : El departamento de ventas ha desarrollado un plan de Planner llamado "Plantilla de incorporaci n de nuevos clientes" con una serie de actividades est ndar para cada nuevo cliente (configuraci n de cuenta, capacitaci n, seguimiento de 30 d as, etc.). Cada vez que adquieren un nuevo cliente, el gerente abre este plan de plantilla y elige "Copiar plan ", llam ndolo "Incorporaci n de cliente XYZ". Eligen Nuevo grupo (para que cada cliente est aislado en un grupo dedicado) y seleccionan copiar todas las fechas y listas de verificaci n, pero no los asignados (ya que se asignar n espec ficamente). En unos segundos, Planner crea un nuevo plan con todas las actividades necesarias precargadas. Luego, el gerente agrega a los miembros relevantes del equipo a ese plan. Esto ahorra horas en comparaci n con la creaci n de un plan desde cero cada vez. Esta plantilla se utiliza en muchos departamentos de la empresa: la PMO tiene planes de "plantilla de proyecto" que se copian para nuevos proyectos, lo que garantiza que no se omitan pasos cr ticos.

Exportar a Excel : Al final del trimestre, el gerente de proyecto exporta el plan a Excel haciendo clic en "Exportar plan" . Obtiene un archivo con todas las tareas y sus estados. Utiliza Excel para filtrar solo las tareas completadas y crea una tabla din mica para contar cu ntas tareas complet cada miembro durante el trimestre y cu ntas estaban atrasadas. Con estos datos, crea un gr fico que inserta en el informe trimestral para la gerencia. Tambi n agrega los archivos de Excel de cinco planes diferentes en un solo archivo para tener una visi n global de todos los proyectos del programa, posiblemente usando Power Query. Esto demuestra c mo la exportaci n permite an lisis e informes avanzados fuera de Planner, lo cual es esencial en contextos gerenciales.

Copiar enlace del plan : Un l der de equipo desea compartir el acceso al plan de Planner en un documento de especificaciones. Pulsa "Copiar enlace del plan " y luego pega el enlace en un documento interno de Word. Cualquier persona que lea el documento y haga clic en l acceder directamente al panel del plan (despu s de iniciar sesi n). O bien, un usuario podr a preguntar en Teams " Puedes enviarme el enlace del plan?" y pegar la URL en el chat. Esto es muy pr ctico, ya que elimina la necesidad de decir "Abrir Planner y buscar el plan X".

Abandonar el Plan : Giulia, miembro del proyecto, termina su trabajo y necesita centrarse en otra cosa, as que decide abandonar el plan para dejar de recibir notificaciones y mantenerlo en la lista. Hace clic en "Abandonar el Plan". Una ventana le recuerda que ya no ver el proyecto; ella confirma. Su nombre desaparece de la lista de miembros del plan y del grupo de Outlook. Los dem s miembros notan que Giulia ya no est y reasignan las ltimas tareas que estaban a su nombre. Asimismo, Giulia ya no ve el "Proyecto X" en su aplicaci n Planner. Si ese proyecto vuelve a ser relevante en el futuro, deber volver a a adirla. En otro caso, una invitada externa completa su trabajo de consultor a y, en lugar de molestar al equipo para que la eliminen, utiliza el enlace "Abandonar el Grupo" al final de sus correos electr nicos de Planner y se elimina autom ticamente. Esto mantiene la integridad de la membres a del plan , dejando solo a quienes est n trabajando activamente.

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EJERCICIO SOBRE LOS TEMAS TRATADOS EN EL P RRAFO

Objetivo del ejercicio

El objetivo de este ejercicio es explorar las funciones avanzadas disponibles en el men de tres puntos ("...") de un plan de Microsoft Planner. El usuario aprender a usar herramientas como las conversaciones de Outlook, la administraci n de miembros, el acceso a archivos compartidos, OneNote, los marcadores, la copia del plan, la exportaci n a Excel, el uso compartido mediante un v nculo y la salida del plan. Se analizar n las interacciones con Teams, Outlook, SharePoint, Excel y OneNote, junto con los roles involucrados (propietario, miembro, invitado) y los casos de uso empresarial. El ejercicio busca mejorar la gesti n de proyectos, la colaboraci n y la productividad mediante el uso racional de estas opciones.

PASOS OPERATIVOS

Conversaci n (Outlook)

1. Haga clic en los tres puntos en la parte superior derecha del plan.

2. Seleccione Conversaci n para abrir Outlook.

3. Ver el hilo de grupo asociado con el plan.

4. Env a un mensaje a todos los miembros del plan.

5. Utilice esta funci n para actualizaciones, solicitudes o seguimientos.

Miembros (lista)

1. Haga clic en > Miembros .

2. Ver la lista completa de asistentes.

3. Verifique los roles (propietario, miembro, invitado).

4. Para cambiar roles, abra Outlook > Grupos.

5. Comunicar cualquier cambio al equipo.

Archivo

1. Haga clic en > Archivo .

2. Acceda a la biblioteca de documentos en SharePoint.

3. Sube nuevos archivos o edita los existentes.

4. Colabora en tiempo real con otros miembros.

5. Organice los archivos en carpetas si es necesario.

Bloc

1. Haga clic en > Bloc de notas .

2. Se abre OneNote conectado al plan.

3. Crea secciones para reuniones, ideas, documentaci n.

4. Escribe notas compartidas con el equipo.

5. Sincronizar cambios en tiempo real.

Favoritos

1. Haga clic en > Agregar a favoritos .

2. El plan aparece en la secci n Favoritos .

3. Para eliminarlo, haga clic en > Eliminar de favoritos .

4. Los favoritos s lo son visibles para usted.

5. salos para acceder r pidamente a los planes activos.

Copiar plan

1. Haga clic en > Copiar plan .

2. Introduzca el nombre del nuevo plan.

3. Elija si desea copiar dep sitos, tareas y asignaciones.

4. Haga clic en Crear para generar el duplicado.

5. Utilice esta funci n para crear plantillas reutilizables.

Exportar a Excel

1. Haga clic en > Exportar a Excel .

2. archivo .xlsx con todas las actividades.

3. Abra el archivo en Excel para analizarlo o generar informes.

4. Filtrar por estado, cesionario, vencimiento.

5. Compartir el archivo con partes interesadas externas.

Copiar plan de enlace

1. Haga clic en > Copiar enlace del plan .

2. El enlace se copia al portapapeles.

3. P galo en un correo electr nico o en un chat de Teams.

4. Los miembros con acceso pueden abrirlo directamente.

5. til para facilitar la colaboraci n.

Vete lentamente

1. Haga clic en > Abandonar plan .

2. Confirmar salida del plan.

3. Ya no recibir s notificaciones ni actualizaciones.

4. El plan desaparece de tu lista.

5. S lo los miembros pueden irse; los propietarios deben renunciar a su rol primero.

ESCENARIO DE APLICACI N OPERATIVA

Coordinar un plan de incorporaci n de la empresa

Un equipo de RRHH utiliza todas las funciones del men para gestionar la incorporaci n de nuevos empleados.

a) Comunicaci n centralizada

Comando : Conversaci n

Explicaci n : Le permite enviar actualizaciones a todos los miembros a trav s de Outlook.

b) Documentaci n compartida

Comando : Archivo y Bloc de notas

Explicaci n : Permite almacenar materiales de formaci n y tomar notas compartidas.

c) Reutilizaci n y an lisis

Comando : Copiar plan y Exportar a Excel

Explicaci n : Permite replicar el plan para nuevos ciclos y analizar los resultados.

COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

Dominio	Acceso	Funci n
Conversaci n	Men > Outlook	Comunicaci n por correo electr nico
Miembros	Men > Lista	Ver y administrar asistentes
Archivo	Men > SharePoint	Colaboraci n en documentos
Bloc	Men > OneNote	Notas compartidas
Favoritos	Men > Agregar/Quitar	Acceso r pido al plan
Copiar plan	Men	Estructura y contenido duplicados
Exportar a Excel	Men	An lisis y elaboraci n de informes
Copiar plan de enlace	Men	Intercambio directo
Vete lentamente	Men	Salida del plan

BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

Comunicaci n integrada con Outlook

Colaboraci n de documentos en tiempo real

An lisis de datos con Excel

Acceso r pido a planes activos

Reutilizaci n de planos como plantillas

Ahorro de tiempo en la gesti n

Una planificaci n m s eficaz

Control de roles y permisos

Mayor transparencia entre los miembros

Reducir el riesgo de desorganizaci n

IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL REAL

Gesti n de proyectos recurrentes
Utilice Copiar plan para crear plantillas estandarizadas para proyectos mensuales o trimestrales.

Compartir con partes interesadas externas
Utilice Exportar a Excel para proporcionar actualizaciones a clientes o ejecutivos.

Colaboraci n multifuncional
Centralice archivos y notas en Planner para evitar la dispersi n entre herramientas y departamentos.

PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1. C mo accedo al men de tres puntos en Planner?

2. C mo env o una notificaci n a todos los miembros del plan?

3. D nde se almacenan los archivos de planes compartidos?

4. C mo accedo al cuaderno compartido?

5. C mo agrego un plan a mis favoritos?

6. C mo puedo duplicar un plan existente?

7. C mo exporto tareas a Excel?

8. C mo comparto un enlace de plan?

9. C mo abandonar un plan?

10. Cu les son las ventajas de utilizar el men ?

RESUMEN DE LO QUE APRENDISTE

Ha explorado las funciones avanzadas del men "..." en Microsoft Planner y ha aprendido a administrar las comunicaciones, los miembros, los archivos, las notas, las duplicaciones, las exportaciones y el uso compartido. Ha visto c mo estas opciones se integran con Outlook, Teams, SharePoint, OneNote y Excel, y c mo los roles afectan el acceso y las acciones disponibles. Mediante escenarios pr cticos y comandos de teclado, ha adquirido las habilidades necesarias para aplicar estas funciones en contextos empresariales reales. Las preguntas de autoevaluaci n le ayudan a consolidar sus conocimientos y a prepararse para un uso eficaz y estrat gico de la herramienta.

CAP TULO 2 CREANDO UN NUEVO PLAN

Microsoft Planner es una herramienta de gesti n de tareas integrada en Microsoft 365 que permite crear planes colaborativos (conjuntos de tareas organizadas en tableros Kanban ). Crear un nuevo plan en Planner tambi n implica administrar un grupo de Microsoft 365 asociado , lo que afecta a la privacidad, los permisos y la integraci n con otras aplicaciones de Microsoft 365. A continuaci n, detallamos todos los aspectos de la creaci n de un nuevo plan, desglosados por fase y organizados en cuatro reas: a) Descripci n de las caracter sticas, b) Interacciones con otras aplicaciones de Microsoft 365, c) Roles involucrados y d) Ejemplos concretos de aplicaciones empresariales.

1. Apertura del panel de creaci n de planes

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a) DESCRIPCI N DE LA FUNCIONALIDAD

aplicaci n Microsoft Planner (por ejemplo, a trav s del portal de Office 365 o la aplicaci n web dedicada Tasks by Planner ). Dentro de Planner, el usuario accede al centro de Planner , que muestra los planes existentes en los que participa. Desde all , el usuario hace clic en el bot n "Nuevo plan" , que abre el panel de creaci n. Este panel permite introducir los detalles iniciales del plan (nombre, privacidad, pertenencia a grupos). El proceso es intuitivo y guiado : aparece un cuadro de di logo donde el usuario introduce el nombre del plan y selecciona las opciones de configuraci n antes de confirmar la creaci n. Tras completar los campos obligatorios y elegir las opciones deseadas, el usuario selecciona "Crear plan" para completar la operaci n.

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

Abrir el panel de creaci n es una acci n dentro de Planner, pero activa mecanismos que involucran a otros componentes de Microsoft 365. Espec ficamente, crear un plan inicia el proceso de creaci n de un grupo de Microsoft 365 en segundo plano (a menos que elija usar un grupo existente, como se describe a continuaci n). Esto significa que al continuar m s all del panel de creaci n, se asignar n recursos como una bandeja de entrada de Exchange (para el grupo), un sitio de SharePoint (para archivos compartidos) y un bloc de notas de OneNote, ya que todos son parte de la funcionalidad ofrecida por el grupo vinculado. Adem s, Planner est integrado con Microsoft Teams : puede crear un plan directamente desde Teams agregando una pesta a de Planner en un canal de Teams. En este caso, se accede al panel de creaci n a trav s de Teams y el plan creado se vincular autom ticamente al equipo (es decir, el grupo de Microsoft 365) de ese canal. Otra interacci n importante es con Microsoft To Do (y la vista Tareas de Outlook/Teams): todas las tareas asignadas a un usuario en Planner tambi n aparecen en la secci n "Tareas asignadas a m " de To Do, lo que permite un seguimiento unificado de las tareas personales en todas las aplicaciones. En resumen, abrir el panel de creaci n es el primer paso de un flujo que conecta Planner con los servicios de Azure AD (para registrar el nuevo grupo y sus miembros), Exchange Online (para el correo y las notificaciones del grupo), SharePoint (para adjuntar archivos a las tareas) y, opcionalmente, Teams (para colaborar en tiempo real en el plan).

c) ROLES IMPLICADOS

De forma predeterminada, cualquier usuario con una licencia activa de Planner puede abrir el panel de creaci n e intentar crear un nuevo plan. Sin embargo, las organizaciones pueden restringir esta posibilidad: crear un plan equivale a crear un grupo de Microsoft 365, y un administrador de inquilinos puede configurar directivas para que solo usuarios espec ficos (por ejemplo, un grupo de seguridad de administradores o representantes de TI) puedan crear nuevos grupos (y, por lo tanto, nuevos planes). En ausencia de estas restricciones, el rol est ndar de miembro de la organizaci n es suficiente para iniciar un nuevo plan. No es necesario asignar permisos especiales de Planner: Planner no tiene roles administrativos dedicados, distintos de los de los grupos de Microsoft 365.

Entonces:

Un usuario final con derechos de creaci n de grupos (por defecto, todos los usuarios) puede iniciar la creaci n de un plan y se convertir en el propietario del grupo creado al mismo tiempo.

Un administrador de Microsoft 365 tiene control indirecto: puede habilitar o deshabilitar la creaci n de grupos para usuarios comunes (lo que afecta su capacidad para crear planes). Tambi n puede crear planes o grupos por s mismo bajo demanda y asignar diferentes propietarios seg n sus necesidades empresariales.

Propietario vs. Miembro : Al abrirse el panel de creaci n, el usuario que crea el plan ser el propietario del nuevo plan/grupo. No hay otros miembros en esta etapa hasta que se cree el plan y, posiblemente, se complete con otros usuarios posteriormente.

Invitados y visitantes : Los usuarios externos no pueden iniciar la creaci n de planes dentro de la organizaci n (no cuentan con las licencias ni los permisos necesarios). Los conceptos de "invitado" y "visitante" en Planner solo son relevantes despu s de la creaci n (se pueden agregar invitados a planes existentes si el administrador lo permite, mientras que los visitantes (definidos como usuarios que no son miembros de un plan) solo pueden ver los planes p blicos desde fuera). Por lo tanto, durante la creaci n, los nicos roles activos son el usuario creador (futuro propietario) y los administradores en segundo plano que establecen las pol ticas.

d) EJEMPLOS CONCRETOS DE APLICACI N CORPORATIVA

Consideremos un equipo de proyecto en una empresa manufacturera. El jefe de proyecto inicia sesi n en Office 365 y abre Microsoft Planner para empezar a planificar un nuevo proyecto ("Lanzamiento de producto X"). Al hacer clic en "Nuevo plan", se abre la ventana de creaci n, donde introduce el nombre del plan "Proyecto de lanzamiento de producto X". En cuesti n de segundos, sin necesidad de asistencia del departamento de TI, tiene un nuevo plan listo para usar. Entre bastidores, la empresa ha permitido a todos los empleados crear planes libremente, ya que existe una pol tica interna que fomenta la autoorganizaci n. En otro caso, una consultora ha centralizado la creaci n de grupos: un consultor quiere usar Planner para coordinar las actividades de un cliente, pero al intentar crear un plan, se le redirige a una solicitud al departamento de TI. Solo tras la aprobaci n, el departamento de TI (con privilegios de administrador) crea el nuevo plan/grupo "Proyecto de cliente ABC" en nombre del equipo, garantizando que el grupo cumpla con los est ndares corporativos de nomenclatura y seguridad. En ambos casos, abrir el panel de creaci n es el primer paso para poner en marcha la colaboraci n: la diferencia radica en las pol ticas de gobernanza elegidas por la organizaci n.

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EJERCICIO SOBRE LOS TEMAS TRATADOS EN EL P RRAFO

Objetivo del ejercicio

El objetivo de este ejercicio es aprender a acceder y usar correctamente el nuevo panel de creaci n de planes en Microsoft Planner. Se familiarizar con la interfaz de inicio, la elecci n del nombre del plan, la configuraci n de privacidad, la asociaci n con un grupo de Microsoft 365 y la creaci n del plan. Se explorar n las interacciones con Teams, Outlook y Grupos de Microsoft 365, junto con los roles involucrados (propietario, miembro, invitado) y los casos de uso empresarial. Este ejercicio est dise ado para mejorar su capacidad para iniciar proyectos de forma estructurada, colaborativa e integrada con el ecosistema de Microsoft 365.

PASOS OPERATIVOS

Acceda al panel de creaci n de planes

1. Abra su navegador y vaya a https://tasks.office.com

2. Inicie sesi n con su cuenta empresarial de Microsoft 365

3. Espere a que se cargue la pantalla de inicio del Planificador

4. En la barra lateral izquierda, haga clic en Planner Hub

5. En la parte superior izquierda, haz clic en + Nuevo Plan

6. El panel lateral de creaci n se abre a la derecha de la pantalla.

7. Ingrese el nombre del plan en el campo Nombre del plan

8. Aseg rese de que el nombre sea nico y descriptivo (por ejemplo, Proyecto de marketing del tercer trimestre ).

9. Seleccione privacidad : p blica (visible para todos) o privada (solo miembros)

10. Elija si desea crear un nuevo grupo de Microsoft 365 o usar uno existente

Configurar los ajustes del plan

1. Seleccione Crear un nuevo grupo si desea un equipo dedicado

2. O haga clic en Agregar a un grupo existente para reutilizar un equipo activo

3. Si elige un grupo existente, busque el nombre en la barra de b squeda

4. Seleccione el grupo correcto de la lista desplegable

5. Verificar que los miembros del grupo sean los deseados

6. Compruebe que el plan sea visible en el contexto del grupo seleccionado

7. Haga clic en Crear plan para confirmar la configuraci n

8. Espere a que el panel del plan se cargue autom ticamente

9. El plan ahora ser visible en el panel de navegaci n izquierdo.

10. A delo a tus favoritos haciendo clic en la estrella junto al nombre.

Interacciones con otras aplicaciones de Microsoft 365

1. Abra Microsoft Teams e inicie sesi n en el equipo asociado con el plan

2. Vaya a un canal y haga clic en + para agregar una nueva pesta a

3. Seleccione Planificador de la lista de aplicaciones disponibles

4. Encuentra el plan que acabas de crear y selecci nalo

5. Haga clic en Guardar para agregarlo como una pesta a en el canal.

6. Abra Outlook y vaya a Grupos en la barra lateral.

7. Busque el grupo asociado al plan y haga clic en l

8. Ver conversaciones grupales, archivos y cuadernos

9. Abra Microsoft To Do para ver sus tareas asignadas

10. Todos los cambios y asignaciones se sincronizan en tiempo real.

ESCENARIO DE APLICACI N OPERATIVA

Iniciar un plan para gestionar una campa a publicitaria

Un equipo de marketing necesita coordinar una campa a publicitaria multicanal. El gerente crea un nuevo plan en Planner para organizar las tareas y asignarlas a los miembros del equipo.

a) Creando el plan

Comando : + Nuevo plan

Explicaci n : Permite iniciar un proyecto estructurado y compartido.

b) Configuraci n del grupo

Comando : Crear nuevo grupo o Usar grupo existente

Explicaci n : Permite involucrar directamente al equipo ya operativo.

c) Integraci n con Teams

Comando : Equipos > + > Planificador

Explicaci n : Facilita el acceso y la colaboraci n continua en todo el plan.

COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

Dominio	Acceso	Funci n
+ Nuevo plan	Planificador > Inicio	Empieza a crear un nuevo plan
Nombre del plan	Panel de creaci n	Identificar el proyecto
Privacidad	Panel de creaci n	Define la visibilidad del plan.
Crear nuevo grupo	Panel de creaci n	Generar un nuevo grupo de Microsoft 365
Utilizar grupo existente	Panel de creaci n	Asociar el plan con un grupo existente
Crear un plan	Panel de creaci n	Confirmar y generar el plan
Planificador en Teams	Canal de equipos > +	Integra Planner en tu equipo
Outlook > Grupos	Perspectiva	Ver y administrar el grupo
Hacer	Aplicaci n Microsoft To-Do	Ver tareas asignadas
Favoritos	Planificador > Estrella junto al plan	Acceso r pido al plan

BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

Puesta en marcha r pida y guiada de nuevos proyectos

Integraci n autom tica con Grupos de Microsoft 365

Colaboraci n inmediata con el equipo

Acceso centralizado a archivos, notas y conversaciones

Personalizar la configuraci n de privacidad y grupo

Ahorre tiempo en la configuraci n inicial

Planificaci n eficaz de actividades

Control de roles y permisos

Mayor claridad y transparencia organizacional

Reducir el riesgo de desorganizaci n

IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL REAL

Gesti n de Proyectos Trimestral
Crea un plan para cada trimestre y asigna tareas a los equipos involucrados, con visibilidad y trazabilidad.

Planificaci n de eventos corporativos
Desarrollar un plan para cada evento, incluyendo log stica, comunicaciones y proveedores.

Desarrollo de nuevos productos
Cree un plan para cada etapa del ciclo de desarrollo, con asignaciones y plazos claros.

PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1. D nde est el comando Nuevo plan en Planner?

2. Qu informaci n se requiere para crear un plan?

3. Cu l es la diferencia entre planes p blicos y privados?

4. C mo asocio un plan a un grupo existente?

5. C mo creo un nuevo grupo de Microsoft 365?

6. C mo integro un plan en Teams?

7. D nde muestro los grupos asociados a los planes?

8. C mo puedo recibir notificaciones sobre actividades?

9. Qu roles pueden crear un plan?

10. Cu les son los beneficios de la creaci n de un plan guiado?

RESUMEN DE LO QUE APRENDISTE

Aprendiste a acceder y usar el nuevo panel de creaci n de planes en Microsoft Planner. Exploraste los pasos para configurar el nombre, la privacidad y el grupo asociado, y c mo integrar el plan con Teams, Outlook y To Do. Comprendiste los roles involucrados y las implicaciones operativas de crear un plan. Mediante escenarios pr cticos y comandos clave, adquiriste las habilidades para lanzar proyectos de forma estructurada y colaborativa. Las preguntas de autoevaluaci n te ayudan a consolidar tus conocimientos y a prepararte para un uso eficaz y estrat gico de la herramienta.

2. Asignar el nombre y elegir el grupo 365

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a) DESCRIPCI N DE LA FUNCIONALIDAD

Una vez abierto el panel de creaci n, el primer campo que debe completar es el Nombre del Plan . Este nombre identifica el plan en Planner y, si crea un grupo nuevo, tambi n se convertir en el nombre del grupo de Microsoft 365 asociado . Es importante elegir un nombre descriptivo y, si es posible, nico: aunque se permiten grupos/planes con el mismo nombre (la direcci n de correo electr nico del grupo se diferenciar autom ticamente), desde la perspectiva del usuario, evitar duplicados ayuda a evitar confusiones. Adem s del nombre, el usuario debe decidir d nde crear el plan :

Nuevo grupo : La opci n predeterminada es que Planner genere un nuevo grupo de Microsoft 365 dedicado al plan. Esta opci n significa que el plan tendr su propio grupo de miembros (inicialmente solo el creador) y recursos independientes.

Grupo existente : Una opci n alternativa (generalmente accesible mediante un enlace o selector, p. ej., "Agregar a un grupo existente de Office 365" ) permite conectar el plan a un grupo existente, reutilizando as un equipo o lista de correo existente. En este caso, no se crear un nuevo grupo, sino que el plan se crear dentro del grupo seleccionado. Si selecciona "Nuevo grupo ", se mostrar n algunos detalles adicionales:

Correo electr nico del grupo : El grupo tendr una direcci n de correo electr nico generada a partir del nombre (por ejemplo, un plan "Marketing Q3" podr a crear un grupo con la direcci n de correo electr nico marketingQ3@company.com ). Si ya existe una direcci n similar, se a adir un n mero o una variaci n para que sea nica.

Descripci n del plan/grupo : Suele haber un campo "Descripci n" (opcional, en Opciones ) para contextualizar el prop sito del plan. Este texto se guardar como descripci n del grupo y puede ser til para futuros miembros. Si selecciona "A adir a un grupo existente" , el proceso cambia ligeramente:

a) Despu s de ingresar el nombre del plan, el usuario elige la opci n de utilizar un grupo existente.

b) Se le presenta una lista de grupos de Microsoft 365 de los que el usuario ya es miembro o un campo de b squeda para encontrar uno.

Nota: Un usuario solo puede ver los grupos de los que es miembro o propietario; no puede crear un plan en un grupo al que no tenga acceso. Esto garantiza que no pueda "apropiarse" del grupo de otra persona sin ser miembro.

Una vez que seleccione el grupo deseado, la configuraci n de privacidad y la membres a ser n las establecidas para ese grupo (consulte los puntos 3 y 5). El nuevo plan aparecer entre los planes de ese grupo.

En ambos casos, una vez definido el nombre y seleccionada la opci n de grupo, el usuario confirma con "Crear plan" . El resultado ser :

Un nuevo plan visible en el centro del Planificador del usuario.

Si es un grupo nuevo : se crea un nuevo grupo de Microsoft 365 en segundo plano, con el mismo nombre que el plan.

Si el grupo existe : El plan se asocia al grupo seleccionado, sin crear duplicados. El nombre del plan puede ser diferente al del grupo (por ejemplo, el grupo "Equipo de ventas" podr a contener un plan llamado "Objetivos del primer trimestre"). Los miembros seguir n viendo el plan bajo ese mbito com n.

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

La elecci n de crear un plan en un grupo nuevo o existente afecta la forma en que el plan interact a con otros servicios:

Nuevo grupo : En este escenario, Planner habilita el aprovisionamiento completo de un grupo de Microsoft 365. Adem s del plan, se crea lo siguiente:

a) Un buz n de grupo en Exchange Online, que incluye una direcci n de correo electr nico grupal y un calendario compartido. Se usar , por ejemplo, para conversaciones de tareas (comentarios), que tambi n aparecer n como hilos en la bandeja de entrada del grupo.

b) Un sitio de SharePoint grupal (con una biblioteca de documentos predeterminada ). Todos los archivos adjuntos a las tareas del plan se almacenar n en este sitio (en la biblioteca de documentos , dentro de la carpeta Planificador o Plan ).

c) Un bloc de notas de OneNote compartido , tambi n almacenado en SharePoint, y otros recursos como un plan de Microsoft Power BI (si el grupo est habilitado para Power BI) o integraciones futuras.

d) La capacidad de asociar el grupo con Microsoft Teams : el grupo reci n creado puede luego "mejorarse" creando un equipo conectado (con canales de chat), o el grupo simplemente puede usarse tambi n en Outlook, SharePoint, Stream, etc. En la pr ctica, un nuevo plan crea un centro de colaboraci n multifuncional gracias al backend del grupo .

Grupo existente : Si usa un grupo existente, el nuevo plan reutilizar todas sus integraciones . Por ejemplo, si el grupo ya est conectado a Teams (un "Equipo"), el plan reci n creado se puede agregar como una pesta a en uno de los canales de Teams sin necesidad de configuraci n adicional. Todos los archivos cargados en las tareas del plan se enviar n a la biblioteca de documentos de SharePoint de ese grupo (junto con cualquier otro archivo del equipo). Las notificaciones y los comentarios se enviar n a la bandeja de entrada de Outlook de ese grupo. Adem s, si el grupo ten a configuraciones especiales (como una etiqueta de clasificaci n o una pol tica de vencimiento), el plan heredar su contexto organizativo.

Experiencia de usuario : En el caso de un grupo existente, los miembros notar n la llegada de un nuevo plan conectado. Por ejemplo, en el centro de Planner, todos los usuarios del grupo tambi n ver n el nuevo plan en la lista de planes accesibles sin tener que agregarse manualmente. Sin embargo, en el caso de un grupo nuevo, inicialmente solo el creador lo ver hasta que se a adan m s miembros. En ambos casos, Planner interact a con las tareas pendientes/tareas mediante la consolidaci n de las tareas asignadas y las notificaciones por correo electr nico (los miembros reciben correos electr nicos cuando se les asigna una tarea, a menos que las hayan desactivado). En resumen, la fase de asignaci n de nombre/grupo decide si se crean nuevas integraciones (un nuevo ecosistema de colaboraci n) o se integra con un ecosistema existente, lo que garantiza que Planner funcione a la perfecci n con las herramientas que el equipo ya utiliza.

c) ROLES IMPLICADOS

A la hora de elegir el nombre y el grupo entran en juego los siguientes factores:

Usuario Creador (Propietario Inicial) : Este usuario decide el nombre del plan y si se crea o no un nuevo grupo. Debe conocer las pol ticas de nombres de la empresa (algunas organizaciones aplican autom ticamente prefijos o sufijos a los nombres de los grupos creados para cumplir con las normas). Por ejemplo, es posible que se proh ban ciertas palabras en el nombre del grupo/plan, o que se a ada autom ticamente un sufijo como "-Proyecto". El propietario inicial tambi n debe saber si el grupo que desea reutilizar existe y si es miembro de l; de lo contrario, esta opci n no es viable.

Miembros de un grupo existente : Si el usuario elige un grupo existente, generalmente debe ser miembro de dicho grupo. No necesariamente el propietario: Planner tambi n permite a los miembros a adir planes a grupos que ya poseen. Esto significa que un usuario que forme parte, por ejemplo, del Grupo de Marketing, puede crear un nuevo plan dentro del Grupo de Marketing incluso si no es el propietario (siempre que el grupo no tenga restricciones espec ficas). Sin embargo, en este caso, el creador no se convierte en el propietario del grupo (sigue siendo el propietario original), pero s lo ser del nuevo plan para Planner. En la pr ctica, "propietario del plan" se refiere a "propietario o miembro del grupo con la capacidad de crear el plan". Tenga en cuenta que en Planner no hay distinci n de permisos entre miembros: todos los miembros del grupo (propietarios o no propietarios) pueden interactuar con el plan pr cticamente de la misma manera, excepto la gesti n de miembros, que sigue siendo privilegio de los propietarios del grupo.

Administrador : Es posible que haya definido pol ticas de nomenclatura para los grupos de Microsoft 365 que afecten al nombre que se puede asignar. Por ejemplo, si se requiere un prefijo (como un c digo de departamento), el sistema lo a adir autom ticamente al nombre del grupo que se est creando. El administrador tambi n controla la posibilidad de usar grupos existentes creados desde Microsoft Teams o Yammer . En algunos casos, los grupos de Yammer conectados no son compatibles con Planner (por lo que no aparecer n entre los grupos seleccionables).

Futuros miembros : Aunque no participen directamente en este paso, elegir entre un grupo nuevo o existente les afecta. Si se trata de un grupo nuevo, los futuros miembros deber n agregarse manualmente (pasos 4-5). Si se trata de un grupo existente, los futuros miembros del plan ser n simplemente aquellos que se agreguen al grupo (por ejemplo, si alguien agrega a un compa ero al grupo mediante Outlook o Teams, ese compa ero se convierte autom ticamente en miembro de todos los planes del grupo).

d) EJEMPLOS CONCRETOS DE APLICACI N CORPORATIVA

Ejemplo 1: Nuevo grupo/plan. Equipo de Proyecto Interno : Un gerente crea un plan llamado "Implementaci n de ERP" para gestionar un proyecto interno de TI. Dado que este proyecto involucra a personas de varios departamentos y a n no hay un equipo establecido, decide crear un nuevo grupo dedicado. Le asigna un nombre y permite que Planner cree un nuevo grupo de Microsoft 365 llamado "Implementaci n de ERP". Esto proporciona al instante un espacio colaborativo dedicado para el proyecto: pueden agregar miembros ad hoc y usar el sitio de SharePoint del grupo para almacenar documentos del proyecto sin confundir a otros equipos.

Ejemplo 2: Grupo existente. Equipo departamental : El departamento de Marketing ya cuenta con un grupo de Microsoft 365 llamado "Equipo de Marketing" que se utiliza como lista de distribuci n y como equipo en Microsoft Teams. Para planificar las campa as del pr ximo trimestre, un miembro de Marketing crea un plan de "Campa a de oto o" seleccionando la opci n para agregarlo al grupo existente del Equipo de Marketing . Esto brinda a los 20 miembros de Marketing acceso inmediato al nuevo plan de "Campa a de oto o" sin tener que invitarlos individualmente. El plan tambi n aparece autom ticamente como una pesta a que pueden agregar en su canal #Campaigns de Teams. Esta reutilizaci n del grupo existente ahorra tiempo y garantiza que el plan herede todos los recursos ya compartidos: por ejemplo, pueden adjuntar archivos que ya est n presentes en el sitio de SharePoint del Equipo de Marketing al plan, y cualquier comentario sobre las tareas ser visible en la bandeja de entrada compartida del grupo de Marketing, integr ndose con la forma en que el equipo ya se comunica.

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Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

EJERCICIO SOBRE LOS TEMAS TRATADOS EN EL P RRAFO

Objetivo del ejercicio

El objetivo de este ejercicio es aprender a configurar correctamente un nuevo plan en Microsoft Planner, d ndole un nombre significativo y seleccionando el grupo de Microsoft 365 m s adecuado. Adquirir habilidades para crear un plan claro y compartido, comprender las implicaciones de elegir un grupo nuevo o existente y garantizar que los miembros relevantes tengan acceso a las tareas. Se explorar n las interacciones con Teams, Outlook y Grupos de Microsoft 365, los roles involucrados (propietario, miembro, invitado) y los casos de uso empresarial. Este ejercicio est dise ado para mejorar la estructuraci n inicial de proyectos y facilitar la colaboraci n interdepartamental.

PASOS OPERATIVOS

Nombrar el plan

1. Vaya a https://tasks.office.com

2. Inicie sesi n con su cuenta empresarial de Microsoft 365

3. Haga clic en Planner Hub en el panel de navegaci n

4. En la parte superior izquierda, haz clic en + Nuevo Plan

5. Se abre el panel lateral para crear el plan.

6. En el campo Nombre del plan , escriba un t tulo descriptivo (por ejemplo, Proyecto de ventas del tercer trimestre ).

7. Evite nombres gen ricos o duplicados para facilitar la b squeda

8. Verifique que el nombre no est ya en uso por otro plan

9. Si el nombre ya est en uso, modif quelo ligeramente (por ejemplo, agregando el a o o el departamento)

10. Confirme el nombre y proceda a la configuraci n del grupo.

C mo elegir un grupo de Microsoft 365

1. Despu s de ingresar el nombre, seleccione la privacidad del plan: p blica o privada

2. Elija si desea crear un nuevo grupo de Microsoft 365 o usar uno existente

3. Seleccione Crear nuevo grupo para generar un equipo dedicado al plan

4. Ingrese el nombre del grupo (puede ser el mismo que el nombre del plan)

5. Seleccione el idioma y la configuraci n de privacidad del grupo (p blica o privada).

6. Si desea utilizar un grupo existente, haga clic en Agregar a un grupo existente

7. Escriba el nombre del grupo en la barra de b squeda y selecci nelo de la lista.

8. Verifique que el grupo contenga los miembros correctos para el proyecto

9. Aseg rese de que el grupo est activo y accesible desde Teams y Outlook

10. Haga clic en Crear plan para completar la configuraci n.

ESCENARIO DE APLICACI N OPERATIVA

Iniciar un plan de gesti n de proyectos multifuncional

Un gerente crea un plan para coordinar un proyecto que involucra a marketing, ventas y TI. Le asigna un nombre claro y lo vincula a un grupo existente de Microsoft 365 para facilitar la colaboraci n.

a) Definici n del nombre del plan

Comando : + Nuevo plan → Campo Nombre del plan

Explicaci n : Un nombre claro hace que el proyecto sea m s f cil de encontrar y comprender.

b) Unirse al grupo existente

Comando : Agregar a un grupo existente → seleccionar de la lista

Explicaci n : Esto le permite involucrar directamente a un equipo ya operativo.

c) Verificaci n de visibilidad y acceso

Comando : Outlook > Grupos → Membres a y control de acceso

Explicaci n : Garantiza que todos los participantes puedan colaborar.

COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

Dominio	Acceso	Funci n
+ Nuevo plan	Planificador > Inicio	Empieza a crear un nuevo plan
Nombre del plan	Panel de creaci n	Identificar el proyecto
Privacidad (p blica/privada)	Panel de creaci n	Define la visibilidad del plan.
Crear nuevo grupo	Panel de creaci n	Generar un nuevo grupo de Microsoft 365
Agregar al grupo existente	Panel de creaci n	Asociar el plan con un grupo existente
Barra de b squeda de grupos	Panel de creaci n	Encuentra el grupo deseado
Verificaci n de miembros	Outlook > Grupos	Verificar los participantes
Planificador en Teams	Canal de equipos > +	Integra Planner en tu equipo
Crear un plan	Panel de creaci n	Confirmar y generar el plan
Favoritos	Planificador > Estrella junto al plan	Acceso r pido al plan

BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

Lanzamiento estructurado de nuevos proyectos

Integraci n autom tica con Grupos de Microsoft 365

Colaboraci n inmediata con el equipo

Acceso centralizado a archivos, notas y conversaciones

Personalizar la configuraci n de privacidad y grupo

Ahorre tiempo en la configuraci n inicial

Planificaci n eficaz de actividades

Control de roles y permisos

Mayor claridad y transparencia organizacional

Reducir el riesgo de desorganizaci n

IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL REAL

Gesti n de Proyectos Trimestral
Crea un plan para cada trimestre y asigna tareas a los equipos involucrados, con visibilidad y trazabilidad.

Planificaci n de eventos corporativos
Desarrollar un plan para cada evento, incluyendo log stica, comunicaciones y proveedores.

Desarrollo de nuevos productos
Cree un plan para cada etapa del ciclo de desarrollo, con asignaciones y plazos claros.

PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1. D nde est el comando Nuevo plan en Planner?

2. Qu informaci n se requiere para crear un plan?

3. Cu l es la diferencia entre planes p blicos y privados?

4. C mo asocio un plan a un grupo existente?

5. C mo creo un nuevo grupo de Microsoft 365?

6. C mo verificar que el grupo contiene los miembros correctos?

7. C mo integro un plan en Teams?

8. D nde muestro los grupos asociados a los planes?

9. Qu roles pueden crear un plan?

10. Cu les son los beneficios de la creaci n de un plan guiado?

RESUMEN DE LO QUE APRENDISTE

Aprendiste a asignar un nombre significativo a un plan en Microsoft Planner y a elegir el mejor grupo de Microsoft 365 para compartirlo. Exploraste los pasos para configurar la privacidad, crear o asociar un grupo y garantizar que los miembros tengan acceso a las tareas. Viviste c mo integrar el plan con Teams y Outlook, y c mo estas decisiones impactan la colaboraci n. Mediante escenarios pr cticos y comandos clave, adquiriste habilidades para lanzar proyectos de forma estructurada y colaborativa. Las preguntas de autoevaluaci n te ayudan a consolidar tus conocimientos y a prepararte para un uso eficaz y estrat gico de la herramienta.

3. Configura la privacidad del plan: p blica o privada.

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Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIPCI N DE LA FUNCIONALIDAD

Un paso crucial al crear un plan es elegir el nivel de privacidad . En Microsoft Planner (as como en los Grupos de Microsoft 365), el nivel de privacidad de un plan se puede configurar como "P blico" o "Privado" .

Un plan p blico es visible para cualquier persona de la organizaci n . Esto significa que cualquier persona de la empresa (con una cuenta corporativa de Microsoft 365) puede ver la existencia del plan, ver su contenido y participar libremente. En esencia, un plan p blico es abierto: no es necesario que lo inviten a acceder; simplemente b squelo (por ejemplo, usando la funci n de b squeda de Planner o la lista de grupos disponibles) y podr unirse. Nota: "P blico" no significa visible fuera de la organizaci n; solo se refiere a la visibilidad interna.

Un Plan Privado solo es visible para los miembros que se han a adido expl citamente . Si un usuario no es miembro, no podr ver el plan ni sus tareas. Un Plan Privado es solo por invitaci n: el creador del plan (o el propietario de un grupo) debe a adir manualmente a los usuarios que necesitan participar. Los dem s, incluso si pertenecen a la organizaci n, no ver n informaci n sobre ese plan en los resultados de b squeda ni en el Planificador.

Al crear un nuevo plan (y grupo), el panel de creaci n le solicita que seleccione " Qui n puede ver el plan" . Normalmente, hay dos botones o men s para elegir: P blico o Privado . El usuario debe evaluar esto seg n la naturaleza del proyecto o tarea:

Si el contenido del plan no es confidencial y podr a ser til que otros colegas lo involucren o lo revisen, elija P blico .

Si el plan contiene informaci n confidencial, datos confidenciales o es para un equipo peque o , config relo como Privado para limitar el acceso solo a los invitados.

Si agrega un plan a un grupo existente , Planner no puede cambiar su configuraci n de privacidad al crearlo: el plan hereda la configuraci n de privacidad del grupo . Por ejemplo, si agrega un plan a un grupo previamente privado, el plan ser privado (visible solo para los miembros de ese grupo); si el grupo existente es p blico (cualquier empleado puede unirse al grupo), el plan tambi n estar abierto a la participaci n de toda la organizaci n. En otras palabras, no puede tener un grupo privado con un plan p blico, ni viceversa; la privacidad es una propiedad del grupo que lo contiene en su conjunto. Por lo tanto, el selector de privacidad solo aparece al crear un nuevo grupo; si ha elegido un grupo existente, ese paso se omite. Es importante tener en cuenta que p blico/privado Tambi n se puede cambiar despu s de crearlos (en el caso de grupos existentes, los propietarios pueden cambiar la configuraci n, por ejemplo, yendo a Outlook > Grupos > Editar grupo y seleccionando P blico o Privado). Sin embargo, es recomendable configurar la privacidad correctamente desde el principio para evitar compartir informaci n indebidamente o tener que eliminar miembros posteriormente.

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

La configuraci n de privacidad tiene efectos inmediatos en el comportamiento del plan y del grupo en Microsoft 365:

Visibilidad de b squeda: Como se mencion , los planes p blicos aparecen en los resultados de b squeda internos. Por ejemplo, si un usuario escribe el nombre de un proyecto en Delve o en la barra de b squeda de Office 365, podr a aparecer un plan p blico con ese nombre, mientras que uno privado no. Esto facilita el descubrimiento de proyectos abiertos y el intercambio interdisciplinario cuando corresponda.

Outlook (Grupos): Un grupo p blico aparece en la lista de grupos de Outlook como accesible para cualquier persona. Un empleado puede ver el grupo/plan p blico "Proyecto XYZ" y unirse si est interesado. Un grupo privado, en cambio, aparece con un icono de candado y solo permite una solicitud de adhesi n, que debe ser aprobada por los propietarios. Por lo tanto, la privacidad determina si las comunicaciones por correo electr nico y calendario grupal est n abiertas a todos o solo a invitados.

Equipos: En Microsoft Teams, actualmente todos los equipos son privados o p blicos. Si un plan est vinculado a un equipo (es decir, a un grupo de Teams), la privacidad del equipo es la misma que la del grupo: si el equipo es p blico internamente (cualquier compa ero puede unirse sin invitaci n), el plan es p blico para todos los empleados. Si el equipo es privado (debe ser agregado como miembro del equipo), el plan es privado. Teams no permite que los canales ni las pesta as del Planificador sean visibles para quienes no son miembros. Por lo tanto, el Planificador y Teams mantienen el mismo c rculo de visibilidad.

SharePoint: El sitio de SharePoint asociado al grupo/plan mantiene el mismo nivel de acceso. Un sitio de grupo privado no es accesible para personas externas; un sitio de grupo p blico puede ser visto (le do) por cualquier persona de la organizaci n, incluso si no es miembro. Por lo tanto, si adjunta un archivo a una tarea en un plan p blico, ese archivo (guardado en SharePoint) puede ser le do por cualquier usuario empresarial que conozca la URL, incluso si no es miembro del plan. Por el contrario, en un plan privado, los archivos est n protegidos y solo los miembros del grupo pueden acceder a ellos.

Notificaciones y enlaces: Si un plan es privado y env as el enlace a un compa ero que no es miembro, este no podr abrirlo (recibir un error de "acceso denegado" hasta que se le a ada). Si el plan es p blico, ese compa ero podr abrir el enlace y ver el tablero de Planner (y posiblemente unirse para interactuar). Adem s, en Planner, un plan p blico puede mostrar un bot n "Unirse al plan" para quienes no sean miembros y lo descubran.

Cumplimiento y auditor a: Desde una perspectiva de seguridad, configurar un plan como privado ayuda a limitar la fuga de datos y facilita la aplicaci n de etiquetas de confidencialidad . Por ejemplo, si su empresa utiliza etiquetas como "Confidencial", que se aplican a grupos privados que contienen datos confidenciales, configurar el plan como privado puede garantizar que el contenido se gestione conforme a la normativa (p. ej., impidiendo el uso compartido de archivos externos en SharePoint conectado, etc.).

c) ROLES IMPLICADOS

Propietario del plan/grupo: La persona que crea el plan decide inicialmente su privacidad. Los propietarios del grupo vinculado (inicialmente el creador, y posiblemente otros propietarios) tambi n pueden cambiar la privacidad posteriormente si es necesario. Cambiar de p blico a privado o viceversa es una acci n reservada para los propietarios del grupo ; los miembros comunes no pueden hacer p blico un grupo privado o viceversa, ni a trav s del Planificador ni de ning n otro medio.

Miembros del plan: Los miembros no tienen control sobre su configuraci n de privacidad, pero se ven afectados por ella. En un plan privado, los miembros saben que solo ellos ver n las tareas; en un plan p blico, deben saber que cualquier compa ero puede ver sus actividades y progreso. Esto es especialmente importante si se incluye informaci n confidencial en las descripciones de las tareas o en los archivos adjuntos.

Usuarios externos (Invitados): La privacidad "P blica/Privada" se refiere a la visibilidad interna. Los usuarios externos (invitados) nunca pueden ver un plan a menos que se les a ada expl citamente como miembros (invitados) al grupo, independientemente de la publicidad. Un grupo p blico no significa que sea accesible a trav s de internet ni para invitados no invitados; los invitados siempre deben ser a adidos manualmente por un propietario, como veremos en el punto 4, y siguen estando dentro del mbito de un grupo que, a su vez, sigue siendo interno.

Administrador de TI: puede establecer directrices sobre qu debe ser p blico o privado. Por ejemplo, podr a recomendar la creaci n de planes p blicos para proyectos no sensibles e interfuncionales, y planes privados para cualquier proyecto que involucre datos de clientes o informaci n confidencial. Algunas organizaciones deshabilitan por completo la creaci n de grupos o planes p blicos debido a pol ticas de seguridad, pero esta decisi n suele quedar en manos de los propietarios. El administrador sigue supervisando los grupos creados: a trav s del Centro de administraci n de Microsoft 365, puede ver si un grupo (plan) es p blico o privado e intervenir si es necesario (por ejemplo, convertirlo en privado si se cre accidentalmente un grupo p blico con contenido confidencial, aunque este caso es poco frecuente y debe manejarse con precauci n).

d) EJEMPLOS CONCRETOS DE APLICACI N CORPORATIVA

Ejemplo 1: Plan P blico para Evento Corporativo . Comit de Eventos : Un equipo de RR. HH. crea un plan de "Torneo Corporativo de F tbol" como p blico. Esto se debe a que la iniciativa est abierta a todos los empleados y desean que cualquiera pueda ver el plan e inscribirse como voluntario en actividades (por ejemplo, organizar equipos, arbitrar, etc.). Al configurarlo como p blico, el plan aparece en las b squedas internas: cualquier empleado curioso puede encontrarlo y participar. El grupo de correo electr nico asociado es p blico, por lo que cualquier persona con preguntas puede enviar un correo electr nico al grupo y todos los interesados las reciben. En Outlook, cualquier empleado puede unirse al grupo del Torneo Corporativo sin necesidad de aprobaci n. Este caso ilustra c mo la privacidad p blica fomenta la participaci n espont nea y la transparencia en las actividades de la comunidad.

Ejemplo 2: Plan Privado para proyecto reservado . Proyecto de Investigaci n y Desarrollo : Un equipo de I+D trabaja en un nuevo prototipo secreto. Crean un plan "Proyecto Alfa - I+D" y lo marcan como privado. Esto lo mantiene oculto para el resto de la organizaci n: solo los investigadores asociados podr n verlo. Todas las tareas internas de dise o y pruebas son visibles solo para el equipo del proyecto. Incluso si alguien buscara "Proyecto Alfa" en la intranet, no encontrar a nada. Esto garantiza que la informaci n confidencial (como notas sobre innovaciones patentables o archivos adjuntos con resultados de laboratorio) permanezca restringida al grupo. Al mismo tiempo, configurar el grupo como privado significa que solo los propietarios pueden agregar nuevos miembros o compartir archivos externamente, lo que proporciona un nivel adicional de control. Por ejemplo, cuando un nuevo ingeniero se une posteriormente al equipo, uno de los propietarios (el jefe de proyecto) lo agrega manualmente; el nuevo miembro recibe una invitaci n y solo puede acceder al plan y los archivos despu s de aceptar. Este enfoque mantiene la seguridad del proyecto, cumpliendo con las pol ticas de seguridad corporativas que exigen que los proyectos de I+D se traten como confidenciales.

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EJERCICIO SOBRE LOS TEMAS TRATADOS EN EL P RRAFO

Objetivo del ejercicio

El objetivo de este ejercicio es aprender a configurar correctamente la privacidad de un plan en Microsoft Planner, eligiendo entre opciones "p blicas" y "privadas" seg n el contexto operativo. Adquirir habilidades para evaluar la visibilidad del plan, configurar el acceso de los miembros y comprender las implicaciones para la colaboraci n y la seguridad de los datos. Se explorar n las interacciones con Grupos de Microsoft 365, Teams y Outlook, junto con los roles involucrados (propietario, miembro, invitado) y los casos de uso empresarial. Este ejercicio est dise ado para mejorar la gesti n de proyectos, la protecci n de la informaci n y la transparencia organizacional.

PASOS OPERATIVOS

Iniciar la creaci n del plan y acceder a la opci n de privacidad

1. Vaya a https://tasks.office.com

2. Inicie sesi n con su cuenta empresarial de Microsoft 365

3. Haga clic en Planner Hub en el men lateral

4. En la parte superior izquierda, haz clic en + Nuevo Plan

5. Se abre el panel lateral para crear el plan.

6. Ingrese un nombre descriptivo en el campo Nombre del plan

7. Debajo del nombre, localiza la secci n Privacidad

8. Lea la descripci n de las dos opciones: P blica y Privada

9. Piense en el tipo de contenido y la audiencia del plan.

10. Seleccione la opci n que mejor se adapte a su caso de uso

Diferencias entre planes p blicos y privados e implicaciones operativas

1. Si selecciona P blico , el plan ser visible para toda su organizaci n.

2. Los miembros de la organizaci n podr n ver y unirse al plan libremente.

3. Si selecciona Privado , solo los miembros invitados podr n acceder

4. Los planes privados son ideales para proyectos confidenciales o equipos peque os.

5. Los propietarios pueden agregar o eliminar miembros en cualquier momento.

6. Los miembros pueden ver y editar las tareas asignadas

7. Solo se pueden agregar invitados (usuarios externos) si el plan es privado y el grupo lo permite

8. La privacidad que elijas tambi n se refleja en Teams y Outlook

9. Solo puedes cambiar tu configuraci n de privacidad desde Outlook > Grupos > Configuraci n

10. La elecci n de la privacidad afecta la seguridad y la colaboraci n del plan.

Integraci n con grupos, equipos y Outlook de Microsoft 365

1. Despu s de crear el plan, se crea autom ticamente un grupo de Microsoft 365 (si es nuevo)

2. Abra Outlook y vaya a Grupos para ver el grupo asociado

3. Comprueba la privacidad del grupo: P blico o Privado

4. Los miembros del grupo reciben notificaciones y actualizaciones por correo electr nico.

5. Abra Microsoft Teams y acceda al equipo conectado al grupo

6. Agregue el plan como una pesta a del Planificador en un canal haciendo clic en +

7. Los miembros del equipo pueden acceder al plan directamente desde Teams

8. Si el plan es privado, solo los miembros del grupo pueden verlo en Teams

9. Las tareas asignadas tambi n aparecen en Microsoft To Do

10. Todos los cambios se sincronizan en tiempo real en las aplicaciones de Microsoft 365

ESCENARIO DE APLICACI N OPERATIVA

Creaci n de un plan para gestionar un proyecto de RR.HH. confidencial

Un equipo de RR. HH. debe gestionar un plan para la incorporaci n de nuevos empleados. Para proteger la informaci n confidencial, el plan se configura como privado.

a) Configuraci n inicial

Comando : + Nuevo plan → seleccionar Privado

Explicaci n : Garantiza que solo los miembros autorizados puedan acceder al plan.

b) Control de acceso

Comando : Planificador > Miembros → Agregar selectivo

Explicaci n : Permite invitar nicamente a personas involucradas en el proyecto.

c) Colaboraci n segura

Comando : Equipos > Planificador → Acceso restringido

Explicaci n : Protege la informaci n confidencial dentro del equipo.

COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

Dominio	Acceso	Funci n
+ Nuevo plan	Planificador > Inicio	Empieza a crear un nuevo plan
Privacidad (p blica/privada)	Panel de creaci n	Define la visibilidad del plan.
Outlook > Grupos	Perspectiva	Ver y administrar el grupo
Equipos > + > Planificador	Canal de equipos	Integra Planner en tu equipo
Miembros	Planificador > Detalles del plan	Agregar o eliminar participantes
Hacer	Aplicaci n Microsoft To-Do	Ver tareas asignadas
Favoritos	Planificador > Estrella junto al plan	Acceso r pido al plan
Comentarios	Detalles de la actividad	Comunicarse con el equipo
Etiquetas	Detalles de la actividad	Categorizar visualmente
Editar privacidad	Outlook > Grupos > Configuraci n	Cambiar la visibilidad del plan

BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

Control preciso de la visibilidad del avi n

Protecci n de informaci n sensible

Colaboraci n espec fica con miembros seleccionados

Acceso simplificado para equipos autorizados

Integraci n segura con Grupos de Microsoft 365

Planificaci n eficaz en entornos confidenciales

Mayor seguridad y cumplimiento empresarial

Reducir el riesgo de errores organizacionales

Mayor confianza en la gesti n de proyectos

IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL REAL

Proyectos privados de RR.HH.
Configure planes privados para administrar la incorporaci n, las revisiones y la documentaci n interna.

Desarrollo de productos prototipo
Utilice la privacidad privada para proteger ideas y actividades que a n no son p blicas.

Planes de auditor a y cumplimiento
Mantenga la confidencialidad de los planes que involucran controles internos y documentos confidenciales.

PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1. D nde configuro la privacidad del plan en Planner?

2. Cu l es la diferencia entre planes p blicos y privados?

3. Qui n puede acceder a un plan privado?

4. C mo cambio la configuraci n de privacidad de un plan que ya he creado?

5. Qu roles pueden configurar la privacidad?

6. C mo integro un plan privado en Teams?

7. D nde puedo ver los miembros autorizados?

8. C mo protejo los archivos compartidos en mi plan?

9. Cu les son las ventajas de la privacidad privada ?

10. Cu ndo es aconsejable utilizar la privacidad p blica ?

RESUMEN DE LO QUE APRENDISTE

Aprendi a configurar correctamente la privacidad de un plan en Microsoft Planner, eligiendo entre opciones "p blicas" y "privadas" seg n su contexto operativo. Ha explorado los pasos para configurar la visibilidad, invitar a los miembros adecuados y garantizar la seguridad de la informaci n. Ha visto c mo esta configuraci n afecta el acceso desde Teams, Outlook y To Do, y c mo puede usarse para proteger proyectos confidenciales. Mediante escenarios pr cticos y comandos de teclado, ha adquirido las habilidades para gestionar la privacidad estrat gicamente. Las preguntas de autoevaluaci n le ayudan a consolidar sus conocimientos y a prepararse para un uso eficaz de la herramienta.

4. Agregar nuevos usuarios al plan

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a) DESCRIPCI N DE LA FUNCIONALIDAD

Tras crear el plan (y, por lo tanto, su grupo), el siguiente paso suele ser invitar a otros usuarios a unirse. A adir nuevos usuarios a un plan significa a adirlos como miembros del grupo asociado. Hay varias maneras de hacerlo:

Desde el panel Miembros de Planner: En la interfaz de Planner, al abrir el plan, encontrar el men "Miembros" en la esquina superior derecha (normalmente representado por iconos circulares de avatar y un s mbolo "+"). Al hacer clic, se mostrar un campo para escribir el nombre o la direcci n de correo electr nico de la persona que desea agregar. El sistema sugiere nombres seg n el directorio de su empresa. Una vez seleccionado el usuario correcto, confirme y esa persona se agregar inmediatamente al plan. Cada nuevo miembro recibir una notificaci n autom tica por correo electr nico de Microsoft Planner inform ndole de su incorporaci n. A partir de ese momento, el nuevo usuario ser miembro de pleno derecho: podr ver todas las tareas del plan, editarlas, agregar nuevas, etc.

Asignar una tarea a alguien que a n no es miembro: Planner ofrece un atajo til. Si intentas asignar una tarea a alguien que a n no forma parte del plan, la aplicaci n te ofrecer autom ticamente a adir a ese usuario como miembro . Por ejemplo, si abro una tarea y escribo el nombre de un compa ero que no estaba en el plan en el campo "Asignar a", aparecer una advertencia o mensaje como "Esta persona no est en el plan. A adir al grupo y asignar la tarea?". Tras la confirmaci n, el usuario se a ade al grupo (se convierte en miembro) y se le asigna la tarea simult neamente. Esta funci n agiliza el proceso de a adir tareas, evitando pasos adicionales.

A trav s de la interfaz de usuario de Outlook (Grupos) u otros puntos de administraci n de grupos: Dado que un plan est vinculado a un grupo de Microsoft 365, cualquier m todo est ndar para agregar miembros al grupo resultar en su incorporaci n al plan. Por ejemplo, desde Outlook (web o escritorio), un propietario puede abrir la secci n Grupos , seleccionar el grupo del plan y usar la opci n "Agregar miembros" . De igual forma, en Microsoft Teams, si el plan est asociado a un equipo, al agregar un miembro al equipo (mediante "Agregar miembro") se agregar al grupo y, por lo tanto, al plan. Los administradores de TI tambi n pueden usar el Centro de administraci n o PowerShell para agregar usuarios a los grupos. Nota sobre invitados externos: Agregar usuarios externos (invitados) requiere pasos adicionales (descritos a continuaci n), generalmente a trav s de Outlook o la interfaz de usuario de administraci n con una invitaci n por correo electr nico, ya que la interfaz de usuario de Planner no permite escribir direcciones externas a menos que la funci n de invitado est habilitada correctamente.

Una vez que haya agregado un nuevo usuario:

Aparece en la lista de miembros del plan (visible en el encabezado del plan en Planner).

Recibe cualquier notificaci n del plan y se le pueden asignar tareas.

Si el usuario se agreg a trav s de Planner o Teams, el efecto es inmediato; si se agreg a trav s de Outlook, tambi n aparecer en Planner en breve (la membres a est centralizada a nivel de grupo).

Si el usuario agregado es externo (invitado), Microsoft 365 le enviar un correo electr nico de invitaci n si a n no lo tiene. El invitado debe aceptar la invitaci n y autenticarse como tal en su organizaci n para poder acceder al plan. Tras aceptar, su nombre aparecer en la secci n de miembros con la etiqueta "(invitado)" y tendr acceso limitado (como se describe a continuaci n).

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

Agregar nuevos usuarios a un plan desencadena varias interacciones:

Correo electr nico de notificaci n: Como se mencion , Planner env a un correo electr nico de bienvenida/notificaci n al usuario a adido, desde la bandeja de entrada del grupo, anunciando "Te hemos a adido al plan X". Estos correos electr nicos se env an a trav s de Exchange Online . Adem s, la nueva membres a significa que el usuario empezar a recibir todas las notificaciones futuras relacionadas con el plan: por ejemplo, si la opci n "Notificarme cuando se asigne una tarea" est activada en Planner, el nuevo usuario recibir notificaciones cuando alguien le asigne una tarea.

Grupos de Outlook: Tras agregarse, el nuevo miembro aparece en la lista de Outlook del grupo. Si el grupo se configur para enviar copias de las conversaciones a los miembros (suscripci n), el nuevo usuario tambi n recibir por correo electr nico todas las conversaciones del grupo, tanto existentes como nuevas (incluidos los comentarios en las tareas del Planificador, que se registran como conversaciones de correo electr nico en el grupo).

Teams: Si el grupo tiene un equipo conectado, agregar un miembro al grupo mediante Planner equivale a agregarlo al equipo. En la pr ctica, si el propietario agrega un nuevo usuario al plan mediante Planner, este se agregar autom ticamente al equipo correspondiente (ver el equipo en su lista de Teams y podr participar en los chats del canal). Esto se debe a que Teams y Planner comparten la membres a del grupo de Microsoft 365.

SharePoint: El nuevo miembro obtiene acceso al sitio de SharePoint del grupo. Podr acceder a todos los archivos compartidos (incluidos los relacionados con las tareas de Planner).

Microsoft To Do / Tareas en Teams: Las tareas de este plan asignadas al nuevo usuario empezar n a aparecer en la vista " Asignadas a m " de To Do (o en la aplicaci n Tareas de Teams ). Si el compa ero no ve a estas tareas anteriormente (porque no era miembro), el sistema las incluir seg n su pertenencia al grupo. Por el contrario, si el usuario no ten a tareas asignadas y se le a ade sin ellas, simplemente podr unirse al plan y autoasignarse tareas o recibirlas.

Power Automate / Graph : Desde una perspectiva de automatizaci n, a adir un miembro a un grupo es un evento rastreable (Power Automate cuenta con conectores para " Cuando se a ade un miembro al grupo ", etc.). Por lo tanto, su empresa podr a tener flujos que, por ejemplo, env en un mensaje de bienvenida en Teams o registren el evento para fines de cumplimiento. Esto no forma parte de Planner, pero la integraci n se facilita gracias a que Planner utiliza grupos est ndar.

c) ROLES IMPLICADOS

La capacidad de agregar nuevos usuarios a un plan depende de los roles:

Propietario del grupo/plan: Tiene control total para a adir o eliminar miembros. A trav s de Planner (Miembros > A adir) o Outlook/Teams, un propietario puede invitar a cualquier persona internamente y, si se habilitan los invitados, externamente. Los propietarios tambi n pueden designar a otros propietarios (pero esto debe hacerse en Outlook/Teams, como se describe). De forma predeterminada, el creador del plan es el propietario del grupo, por lo que inicialmente solo l puede administrar miembros.

Miembro (no propietario): Puede ver la lista de miembros y asignar tareas a los miembros existentes, pero, por defecto, no puede agregar nuevos miembros al grupo . Seg n las directrices, solo los propietarios y administradores pueden agregar usuarios a los planes (especialmente si el plan es privado). Hay una excepci n parcial: si los miembros pueden invitar a otros (una opci n configurable en los grupos de Microsoft 365, normalmente deshabilitada para los grupos privados y habilitada para los p blicos), en los grupos p blicos, un miembro tambi n puede agregar a otros miembros. En general, consideramos la regla de que solo los propietarios (o administradores) pueden agregar miembros para los planes privados, mientras que para los planes p blicos, cualquier miembro puede informar del plan a otros y cualquiera puede unirse sin una invitaci n formal.

Administrador de TI: Puede agregar usuarios a cualquier grupo mediante herramientas administrativas, incluso sin ser miembros, forzando la membres a ( til si el propietario original no est disponible). Adem s, el administrador gestiona la funci n de Invitado : solo si ha habilitado el acceso de invitado a Grupos de Microsoft 365, podr agregar usuarios externos a los planes. El administrador tambi n puede configurar si los miembros que no son propietarios pueden invitar invitados o si solo los propietarios pueden hacerlo (configuraci n recomendada: solo propietarios).

Usuario a adido (interno): No tiene un rol activo en el proceso de adici n (salvo aceptar la invitaci n en el caso de grupos que requieren aceptaci n, como los invitados). Sin embargo, tras hacerse miembro, el propietario actual puede ascenderlo a propietario (por ejemplo, si el creador desea compartir la administraci n del plan).

Usuario invitado (externo): Solo puede ser a adido por el propietario del grupo (no por miembros regulares). El proceso requiere que el usuario tenga una cuenta de invitado en el inquilino. Una vez a adido como invitado, su rol en el plan es limitado: ser equivalente a un miembro con algunas restricciones (no puede a adir a otros, eliminar el plan, etc.; consulte los detalles en el punto 5 y los roles). El invitado debe seguir el proceso de activaci n de la cuenta a trav s del correo electr nico de bienvenida, como se explic anteriormente.

d) EJEMPLOS CONCRETOS DE APLICACI N CORPORATIVA

Ejemplo 1: Suma interna simple . Proyecto Multidisciplinar : Mar a crea el nuevo plan privado "Desarrollo Web" . Tras estructurar algunas tareas iniciales, a ade a los compa eros que trabajar n con ella: haga clic en "Miembros" e introduzca "Luca Bianchi" y "Sara Verdi". Luca y Sara reciben al instante un correo electr nico que indica "Se les ha a adido al plan de Desarrollo Web" . Al abrir Planner, tambi n encuentran "Desarrollo Web" entre sus planes . Mar a asigna inmediatamente algunas tareas a Luca; Luca tambi n ve en Outlook que se ha unido al grupo de Desarrollo Web de Office 365 y puede participar en las conversaciones de correo electr nico de dicho grupo. Este ejemplo muestra el proceso t pico de incorporaci n de compa eros al plan reci n creado.

Ejemplo 2: Agregar mediante asignaci n . Grupo de Trabajo de Emergencia : Los miembros de un plan p blico, el "Grupo de Trabajo de Clientes Clave", se dan cuenta de que necesitan involucrar a un experto externo en ciberseguridad en una actividad espec fica. Paul, el responsable del plan, crea una actividad de "Auditor a de Seguridad del Cliente X" e introduce la direcci n de correo electr nico del consultor externo (que a n no est en el plan) directamente en el campo de asignados. El sistema le pide que confirme que la direcci n debe a adirse como invitado al grupo. Paul confirma y se env a una invitaci n al experto. El experto sigue el enlace del correo electr nico, se autentica como invitado de Microsoft y accede a la actividad asignada en el plan, lo que le permite comentar y adjuntar documentos. Mientras tanto, tambi n aparece como miembro invitado en la lista de miembros del plan con un peque o glifo que indica "usuario externo". Este escenario ilustra c mo Planner permite incorporar r pidamente un recurso externo a una tarea espec fica, manteniendo la seguridad (el invitado solo ve este plan y nada m s).

Ejemplo 3: Usar Teams para agregar . Equipo gil : Un equipo de desarrollo de software trabaja en un equipo de Microsoft Teams llamado " DevTeam ". Cuentan con un plan de Planner integrado en el canal Sprint Board . Cuando un nuevo desarrollador es contratado y a adido por el gerente al equipo " DevTeam " en Teams, este usuario aparece autom ticamente como miembro del plan Sprint Board . No fue necesario abrir Planner; la consistencia de Microsoft 365 significa que basta con gestionar a los miembros a nivel de Teams. El nuevo desarrollador recibe un mensaje de bienvenida en Teams y ve inmediatamente todas las historias de usuario y tareas en el Sprint Board de Planner, sin necesidad de a adirlo por separado.

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EJERCICIO SOBRE LOS TEMAS TRATADOS EN EL P RRAFO

Objetivo del ejercicio

El objetivo de este ejercicio es dominar la integraci n de nuevos usuarios en un plan de Microsoft Planner , comprendiendo la funcionalidad de la interfaz, los roles de Microsoft 365 involucrados y las interacciones con Teams, Outlook y To Do. Los usuarios aprender n a administrar el acceso a los planes, verificar licencias, asignar tareas y asegurar la sincronizaci n entre aplicaciones. El ejercicio busca desarrollar habilidades operativas y estrat gicas para mejorar la colaboraci n en equipo. Tambi n se explorar n escenarios empresariales reales, comandos clave y beneficios de productividad. El enfoque es pr ctico, guiado y centrado en la eficiencia organizacional. Los usuarios podr n aplicar lo aprendido en contextos laborales reales, optimizando tiempo y recursos.

PASOS OPERATIVOS

Acceder y abrir el plan del Planificador

1. Inicie sesi n en https://tasks.office.com con su cuenta de Microsoft 365.

2. Haga clic en Planificador en su panel de Microsoft 365

3. Seleccione un plan existente o haga clic en Nuevo plan

4. Ingresa el nombre del plan y elige la privacidad (p blica o privada)

5. Haga clic en Crear plan para confirmar

6. Espere a que se cargue la interfaz del plan.

7. Verifique que el plan est visible en su lista de planes

8. Haga clic en el nombre del plan para abrirlo.

9. Aseg rese de que la vista est configurada en Tablero

10. Busque el men en la parte superior derecha para acceder a las opciones avanzadas

Agregar nuevos usuarios al plan

1. Haga clic en en la parte superior derecha del plano abierto ⋯

2. Seleccione Miembros en el men desplegable

3. Se abre el panel lateral para la gesti n de miembros.

4. Haga clic en Agregar miembros o en el campo de b squeda

5. Introduzca el nombre o email del usuario que desea agregar.

6. Seleccione el contacto correcto entre las sugerencias

7. Haga clic en Agregar para confirmar

8. Repita este proceso para cada usuario que se vaya a ingresar.

9. Aseg rese de que los nuevos miembros aparezcan en la lista

10. Cierre el panel haciendo clic en la X

Verificar roles e integraci n con Microsoft 365

1. Acceda al portal de administraci n: https://admin.microsoft.com

2. Vaya a Usuarios activos para verificar sus licencias

3. Verificar que los usuarios tengan una licencia de Planner activa

4. Abra Microsoft Teams y acceda al equipo vinculado al plan

5. Verificar que haya nuevos miembros presentes en el canal

6. Si no est n presentes, agr guelos manualmente al equipo.

7. Abra Outlook y verifique las notificaciones de tareas

8. En Planner, vaya a Configuraci n → Notificaciones

9. Aseg rate de que tus tareas tambi n sean visibles en Microsoft To Do

10. Crear una tarea de prueba para verificar la sincronizaci n

ESCENARIO DE APLICACI N OPERATIVA

Incorporaci n de un nuevo empleado al plan "Proyecto de Innovaci n"

Es necesario integrar al plan a un nuevo miembro del equipo de I+D para que contribuya a la fase de pruebas. El director del proyecto desea que el nuevo usuario tenga acceso inmediato a las tareas, reciba notificaciones y participe en los flujos de comunicaci n.

a) Comando : Planificador → → Miembros → Agregar usuario
Explicaci n : El usuario se agrega al plan y puede ver las tareas asignadas.

b) Comando : Centro de administraci n → Usuarios activos → Verificar licencia
Explicaci n : Garantiza que el usuario tenga permisos para acceder a Planner.

c) Comando : Equipos → Canal vinculado → Agregar miembro
Explicaci n : El usuario est incluido en la comunicaci n del equipo y en los archivos compartidos.

Comandos de teclado utilizados y c mo acceder a ellos

Dominio	Acceso	Funci n
Agregar miembros	Planificador → → Miembros	Agregar nuevos usuarios al plan
Crear un nuevo plan	Planificador → Nuevo plan	Iniciar un nuevo proyecto
Verificar la licencia de usuario	Centro de administraci n → Usuarios activos	Verificar que el usuario tenga acceso a Planner
Agregar a equipos	Equipos → Administrar equipo → Agregar miembro	Integrar al usuario en el canal de Teams conectado
Notificaciones de actividad	Planificador → Configuraci n → Notificaciones	Habilitar/deshabilitar alertas de correo electr nico
Ver actividades en Para Hacer	Microsoft To Do → sincronizaci n autom tica con Planner	Gestiona actividades incluso desde dispositivos m viles
Asignar tareas	Planificador → Crear tarea → Asignar a...	Delegar tareas espec ficas
Consultar miembros del plan	Planificador → → Miembros	Verificar qui n tiene acceso al plan
Abrir plan existente	Planificador → Todos los planes → Seleccionar plan	Acceder a un plan ya creado
Crear actividades de prueba	Planificador → Nueva tarea → Ingresar t tulo y asignar miembro	Comprueba que est s recibiendo notificaciones

BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

Colaboraci n instant nea entre los miembros del equipo
Asignaci n clara de responsabilidades Seguimiento centralizado
de actividades Integraci n perfecta con Teams y Outlook Notificaciones autom ticas de fechas l mite y actualizaciones Tiempos de incorporaci n reducidos Mayor transparencia en proyectos compartidos Acceso m vil a trav s de Microsoft To Do Visualizaci n de progreso simplificada Mejor coordinaci n entre departamentos y roles de la empresa

IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL

Agregue r pidamente colaboradores externos a proyectos compartidos

Agregarlos directamente a su plan le permitir asignar tareas, compartir documentos y realizar un seguimiento del progreso de forma estructurada.

Activaci n instant nea de nuevos miembros en equipos multifuncionales

La inclusi n oportuna en el plan garantiza el acceso a las actividades relevantes y mejora la colaboraci n entre departamentos.

Apoyo estructurado para la incorporaci n operativa de nuevos empleados

La incorporaci n de nuevos empleados a planes activos les permite comprender los flujos de trabajo y las responsabilidades de inmediato.

PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1. Cu les son los pasos para acceder a un plan existente en Microsoft Planner?

2. D nde est el comando para agregar nuevos miembros a un plan?

3. Qu tipos de licencias de Microsoft 365 se requieren para acceder a Planner?

4. C mo puedo verificar si un usuario tiene una licencia activa a trav s del portal de administraci n?

5. C mo se integra Planner con Microsoft Teams?

6. Qu notificaciones recibe un usuario cuando se le asigna una tarea?

7. C mo administro la visibilidad de las tareas asignadas en Outlook y To Do?

8. Qu roles de Microsoft 365 pueden administrar los miembros del plan?

9. Cu les son los beneficios de agregar un nuevo usuario al plan anticipadamente?

10. C mo puedo comprobar si Planner se sincroniza correctamente con otras aplicaciones de Microsoft 365?

RESUMEN DE LO QUE APRENDISTE

En este ejercicio, aprendi a agregar nuevos usuarios a un plan de Microsoft Planner y a comprender los pasos operativos y los comandos necesarios. Explor las interacciones con Teams, Outlook y To Do, y verific los roles y licencias necesarios de Microsoft 365. Mediante escenarios pr cticos, vio c mo aplicar estas habilidades en contextos empresariales reales. Identific comandos clave, beneficios de productividad y las ideas de uso m s efectivas. Las preguntas de autoevaluaci n le ayudan a consolidar sus conocimientos. Ahora puede administrar de forma independiente la adici n de usuarios a los planes, lo que mejora la colaboraci n y la eficiencia del equipo.

5. Agregar miembros al plan

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a) DESCRIPCI N DE LA FUNCIONALIDAD

A adir miembros a un plan significa a adir personas adicionales (internas o externas a su organizaci n) al grupo de trabajo de ese plan para que puedan ver y gestionar tareas. El proceso es sencillo: en Planner, abra el plan, seleccione la opci n "Miembros" y escriba el nombre o el correo electr nico de la persona que desea a adir. A medida que escribe, Planner le sugiere contactos compatibles; simplemente seleccione a la persona que desea a adir al plan. Tras la confirmaci n, el nuevo miembro recibir una notificaci n autom tica por correo electr nico para informarle de que se ha a adido al plan.

Una vez a adidos, los miembros aparecen en la lista de miembros del plan y se les pueden asignar tareas . Si intenta asignar una tarea a alguien que no es miembro, Planner suele solicitarle que lo a ada al plan antes de completar la asignaci n. El propietario del plan tambi n puede eliminar a un miembro en cualquier momento si ya no lo necesita: simplemente expanda la lista de miembros, pase el cursor sobre su nombre, haga clic en los tres puntos y seleccione "Eliminar". (Nota: Por razones de seguridad, no puede eliminar al nico propietario de un plan; en ese caso, deber asignar primero un segundo propietario, como se explica a continuaci n).

Tras a adir personas a tu plan, puedes asignarles tareas inmediatamente . Cada miembro podr ver todas las tareas del plan, y las que tenga asignadas tambi n aparecer n en la secci n " Tareas asignadas " de la app Microsoft To Do, gracias a la integraci n de las tareas de Planner con To Do.

Administraci n de propietarios: De forma predeterminada, el creador del plan se configura como propietario , mientras que cualquier persona a adida mediante la interfaz de Planner se agrega como miembro . Si desea que otro miembro se convierta en copropietario (por ejemplo, para permitirle cambiar la configuraci n avanzada o eliminar el plan), debe cambiar sus roles a trav s de Outlook (Grupos) . Cada plan vinculado a un grupo de Microsoft 365 hereda los roles de propietario y miembro de ese grupo. Para promover a un miembro a propietario: abra Outlook (o Outlook Web App) y busque el grupo con el mismo nombre que el plan; en la configuraci n del grupo, seleccione "Editar grupo" y, en la lista de miembros, seleccione a la persona y haga clic en "Convertir en propietario"; luego, guarde. Los cambios de roles realizados en el grupo se reflejar n autom ticamente en el plan de Planner. De igual forma, puede revocar el rol de propietario o eliminar miembros del grupo (y, por lo tanto, del plan) a trav s de Outlook .

Agregar usuarios externos (invitados): Si desea agregar a alguien externo a su organizaci n a su plan , Planner admite el acceso de invitados : debe agregar su direcci n de correo electr nico como "usuario invitado" en el grupo de Microsoft 365 asociado. Los propietarios del grupo (por ejemplo, en Outlook o el Centro de administraci n de Azure AD) pueden hacerlo enviando una invitaci n al invitado. Una vez que acepta la invitaci n, el invitado se agrega al plan casi como un miembro normal, con algunas limitaciones (descritas a continuaci n). Planner identifica a los usuarios externos con la etiqueta "Invitado" junto a su nombre. Los invitados solo pueden acceder al plan a trav s de un enlace directo o la URL de Planner de su inquilino de empresa y reciben un correo electr nico de bienvenida con instrucciones para iniciar sesi n.

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

Grupos de Microsoft 365 (Outlook): Al agregar un miembro a un plan de Planner, se agrega a esa persona al grupo de Microsoft 365 asociado a dicho plan. Esto significa que el nuevo miembro tambi n obtiene todas las ventajas del grupo, como acceso al buz n compartido de Outlook (donde recibir las conversaciones o comentarios del plan por correo electr nico), acceso al calendario del grupo , al bloc de notas de OneNote del grupo y a los archivos del sitio de SharePoint del grupo . En concreto, al agregar un miembro:

Outlook (Correo de grupo): Los nuevos miembros pueden ver las conversaciones del grupo en Outlook. Adem s, si el miembro o los propietarios han activado la suscripci n por correo electr nico, los mensajes o comentarios del plan se reenv an a sus bandejas de entrada personales. Por ejemplo, los comentarios sobre las tareas en Planner se env an a la bandeja de entrada del grupo y, opcionalmente, a la bandeja de entrada personal de cada miembro. Esto tambi n permite comunicar las actualizaciones del plan por correo electr nico.

Outlook (Calendario de grupo): Aunque Planner no crea eventos de calendario, los miembros pueden usar el calendario de grupo para crear cronogramas de proyectos. Planner tambi n ofrece una integraci n nica: puedes exportar tareas de Planner a un calendario de Outlook . Con la funci n "Agregar plan al calendario de Outlook" , el plan publica una fuente de iCalendar que, una vez suscrito, muestra las fechas de vencimiento de las tareas como eventos en un calendario de Outlook llamado, por ejemplo, "Planner - [nombre del plan] ". Esto permite a los miembros ver las fechas de vencimiento de Planner junto con sus propios compromisos de calendario.

SharePoint (Sitio de grupo): Cada grupo tiene un sitio de SharePoint asociado. Al agregar un nuevo miembro al plan, este obtiene autom ticamente permisos de miembro en el sitio de SharePoint del grupo. Esto le permite acceder a la biblioteca de documentos compartida . Desde Planner, los miembros pueden adjuntar archivos a las tareas eligiendo entre archivos locales o archivos ya presentes en el sitio de SharePoint del grupo. Por ejemplo, al hacer clic en "Agregar archivo adjunto" en una tarea, puede elegir un archivo existente del sitio vinculado al plan. Esto mejora la integraci n: los archivos del plan residen en SharePoint y todos los miembros agregados pueden verlos y editarlos seg n sus permisos.

Teams: Si el grupo de Microsoft 365 del plan est conectado a Microsoft Teams (es decir, se ha convertido en un Team ), entonces agregar un miembro al plan significa agregar un miembro al Team. Teams y los grupos comparten la misma membres a, por lo que el nuevo miembro tambi n tendr acceso a los canales de Teams asociados. Por el contrario, agregar a alguien a trav s de la interfaz de Teams (como miembro de Team) lo convierte en miembro del grupo de Microsoft 365, por lo que si ese grupo tiene un plan, se convierte autom ticamente en miembro. Adem s, los miembros del plan pueden usar Teams para trabajar en Planner : hay una aplicaci n Tasks by Planner and To Do integrada en Teams, donde cada usuario ve sus propias tareas de Planner. Tambi n puede agregar una pesta a de Planner a un canal de Teams para que todos colaboren en los tableros de Planner directamente desde Teams. En resumen, agregar miembros en Planner, Outlook o Teams est sincronizado, lo que mejora la colaboraci n entre aplicaciones.

Aplicaciones personales de Microsoft 365 y To Do: Cada tarea de Planner asignada a un usuario aparece entre las tareas asignadas a l en su aplicaci n Microsoft To Do. Por lo tanto, al agregar a un miembro y asignarle tareas, tambi n podr administrarlas desde su lista personal de tareas pendientes, sin necesidad de abrir Planner. Esta es una interacci n importante entre Planner y las aplicaciones de productividad personal.

c) ROLES IMPLICADOS

Agregar miembros a un plan implica varios roles, cada uno con permisos espec ficos:

Administrador (Global o de Grupo): Un administrador de Microsoft 365 puede controlar las funciones de Planner a nivel de inquilino (por ejemplo, habilitar o deshabilitar el acceso a Planner para ciertos usuarios mediante licencias o controlar si los usuarios pueden invitar a invitados externos ). Los administradores tambi n pueden establecer pol ticas en los grupos de Microsoft 365, como restringir la creaci n de nuevos grupos (controlando as indirectamente qui n puede crear nuevos planes). Sin embargo, el administrador no suele intervenir en la incorporaci n diaria de miembros a los planes individuales; esta tarea se deja a los propietarios de los planes o a la autogesti n de los equipos. Sin embargo, un administrador global puede agregar o eliminar miembros de cualquier grupo o plan desde el Centro de Administraci n o mediante PowerShell, si es necesario.

Propietario del plan (y del grupo): Como se mencion , el propietario es inicialmente el creador del plan. En el contexto de un grupo conectado de Microsoft 365, los propietarios del grupo son equivalentes a los propietarios del plan. Tienen control total : pueden agregar o eliminar miembros del plan, promover a otros a copropietarios, cambiar la configuraci n del plan (nombre, privacidad, etc.) y realizar acciones destructivas, como eliminarlo por completo. Si un plan se configura como "privado " , solo los propietarios (no los miembros) pueden invitar a nuevas personas. En los planes "p blicos" (visibles para toda la organizaci n), incluso los miembros internos que no son propietarios pueden agregar libremente a otros miembros internos, ya que el concepto de un plan p blico asume que cualquiera puede participar; sin embargo, los propietarios siguen siendo responsables de invitar a invitados externos. En la pr ctica, los propietarios se encargan de la gobernanza del plan y del grupo subyacente.

Miembro del plan (interno): Un miembro es un usuario de la organizaci n que se ha a adido al plan (y, por lo tanto, es miembro del grupo de Microsoft 365 asociado). Los miembros internos pueden crear y editar tareas , a adir dep sitos (columnas) y actualizar los detalles del plan (excepto la configuraci n global si el plan es privado). Pueden asignar tareas a otros miembros, marcar finalizaciones, adjuntar archivos y a adir comentarios. En los planes p blicos , los miembros tienen pr cticamente los mismos derechos que los propietarios, con algunas excepciones, como la imposibilidad de eliminar el plan o cambiar ciertas configuraciones generales. Sin embargo, en los planes privados , algunas acciones est n reservadas a los propietarios (p. ej., solo los propietarios pueden eliminar un plan privado o a adir a otros miembros). Un miembro interno no puede ascenderse a propietario de forma independiente ni eliminar a los propietarios existentes.

Invitado (Invitado Externo): Un usuario invitado es un miembro externo a la organizaci n (por ejemplo, un compa ero de trabajo de otra empresa o un consultor con una direcci n de correo electr nico distinta a la del dominio de la empresa) invitado al plan. Los invitados tienen acceso limitado, pero operativo : pueden ver e interactuar con el plan casi tan bien como los miembros internos. En concreto, un invitado puede crear y eliminar tareas y buckets, editar campos de tareas (t tulo, fechas, asignaciones, etc.) e incluso cambiar el nombre del plan . Si se le concede en la configuraci n del inquilino, el invitado puede adjuntar archivos a las tareas (de forma predeterminada, un administrador debe habilitar a los invitados para subir archivos a grupos). Los invitados reciben notificaciones por correo electr nico relacionadas con el plan (por ejemplo, cuando se les a ade al plan o se les asigna una tarea, reciben los correos electr nicos de bienvenida y asignaci n), pero No reciben notificaciones de recordatorio de tareas en Outlook como los usuarios internos. Sin embargo, hay algunas cosas que los invitados no pueden hacer : por ejemplo, no pueden agregar a otros miembros (no tienen derecho a autoinvitarse), no pueden eliminar el plan (ya sea p blico o privado) ni ver los planes a los que no han sido invitados expl citamente (aunque el plan sea p blico para la organizaci n interna, un tercero no puede verlo sin invitaci n). En resumen, los invitados pueden colaborar en las tareas, pero no gestionan la seguridad ni la membres a del plan.

Visitante: En Planner, no existe un rol formal llamado "visitante". Sin embargo, al igual que en otros servicios, cualquier usuario que no sea miembro de un plan, pero tenga cierta visibilidad, puede considerarse visitante . Si un plan es p blico dentro de la empresa, cualquier empleado puede encontrarlo en el Centro de Planner o mediante una b squeda, ver sus actividades e incluso unirse al plan (convertirse en miembro). Hasta que se una, ese usuario act a esencialmente como visitante : tiene visibilidad limitada, puede ver los detalles p blicos, pero no puede editarlos hasta que se una. Sin embargo, en el caso de los planes privados, los usuarios que no son miembros no ven nada sobre el plan: ni siquiera el t tulo aparece en las b squedas a menos que reciban una invitaci n. Por lo tanto, el concepto de "visitante" se aplica solo a los planes p blicos internos : por ejemplo, un compa ero de otro departamento podr a abrir un plan p blico en su rea y espiar su estado, pero hasta que haga clic en " Unirse " , seguir siendo un observador externo sin capacidad de intervenci n.

Para resumir los privilegios clave:

Propietarios internos: Control total (agregar/eliminar cualquier persona, cambiar configuraciones, eliminar plan/grupo).

Miembros internos: Gesti n operativa (crear, asignar y editar tareas, a adir grupos, comentar). Pueden invitar a colegas a planes p blicos; no a planes privados.

Invitados externos: gesti n cuasi operativa (puede actualizar tareas, crear tareas/grupos, comentar), pero no puede invitar a otros ni cambiar configuraciones de planes/grupos.

Visitante interno (no miembro, piso p blico): solo lectura hasta que decida unirse.

D) EJEMPLOS CONCRETOS DE APLICACI N CORPORATIVA

Proyecto multifuncional interno: Imagine un equipo de proyecto formado por miembros de diferentes departamentos (p. ej., marketing, ventas, I+D) que lanza un nuevo producto. El director del proyecto crea un Planificador para organizar las tareas. Tras crear el plan, utilice la funci n para a adir miembros para incluir a todos los compa eros implicados: con solo unos clics, a ada los nombres de marketing, ventas, I+D, etc. Todos reciben inmediatamente un correo electr nico notific ndoles que han sido a adidos y pueden abrir el Planificador para ver el panel del proyecto. El director asigna tareas a cada miembro. Esto permite que cada miembro vea sus tareas en Tareas pendientes y reciba notificaciones por correo electr nico de cada asignaci n , lo que garantiza que no se pierda nada. Este sencillo proceso permite al equipo multifuncional empezar a colaborar inmediatamente en el Planificador, con notificaciones autom ticas y visibilidad, sin tener que enviar manualmente a todos un correo electr nico con una lista de tareas.

Contrataci n de un consultor externo: Una empresa est implementando una nueva soluci n de software y ha contratado a un consultor externo para que dirija la implementaci n. El responsable de TI crea un Planificador para supervisar todas las actividades (configuraci n, formaci n, implementaci n, etc.) y a ade a los t cnicos internos y al consultor externo como miembros. Para a adir al consultor, utiliza la funci n de acceso de invitado : introduce su correo electr nico como usuario externo (invitado) en el grupo. El consultor recibe una invitaci n por correo electr nico, la acepta y accede al Planificador de la empresa. En el plan, puede ver todas las tareas e incluso crear nuevas relacionadas con su parte del trabajo. Por ejemplo, podr a crear una tarea llamada "Configurar M dulo X" y asign rsela a s mismo, o adjuntar un documento t cnico a una tarea existente. Todas estas acciones est n permitidas como invitado. Sin embargo, si el consultor detecta que falta otro colega externo en el plan, no puede a adirlo directamente (debe solicitarlo al responsable interno, ya que los invitados no pueden invitar a otros invitados). Gracias a este escenario, la empresa y el consultor externo trabajan en la misma herramienta de planificaci n , con todas las tareas centralizadas, evitando intercambiar ficheros Excel o emails desconectados.

Equipo extendido en un plan p blico: Un departamento de la empresa crea un plan de Planner para iniciativas de mejora continua y lo establece como "plan p blico", visible para toda la organizaci n. Inicialmente, el gerente agrega a los miembros principales del departamento. Con el tiempo, otros empleados de otras reas conocen el plan p blico (pueden descubrirlo en el Centro de Planner buscando proyectos disponibles). Por ejemplo, un empleado del Helpdesk ve el plan "Ideas de Mejora" y decide participar: al abrirlo, puede ver todas las actividades (porque es p blico) y luego hacer clic en "Participar", convirti ndose tambi n en miembro. De esta forma espont nea, el plan p blico atrae contribuciones interfuncionales. En este caso, los roles son ligeros: cualquier persona de la empresa puede unirse y a adir su idea como actividad. Aqu vemos el concepto de visitante que se convierte en miembro : inicialmente, el empleado era un simple observador externo; luego, con un clic, se convierte en miembro con derechos de interacci n. Este ejemplo ilustra c mo un plan p blico puede facilitar la colaboraci n abierta entre equipos, como la lluvia de ideas o la recopilaci n de aportaciones, sin tener que invitar formalmente a cada persona.

Eliminar a un miembro que ya no est en el proyecto: Imagine un proyecto en el que uno de los miembros del plan cambia de rol dentro de la empresa o abandona el proyecto a mitad de camino. El propietario del plan puede gestionarlo f cilmente: vaya a la lista de miembros del plan, haga clic en los tres puntos junto a su nombre y seleccione "Eliminar ". Ese usuario pierde inmediatamente el acceso al plan (de hecho, se le elimina del grupo de Microsoft 365 y, por lo tanto, tambi n del equipo y SharePoint del proyecto). De esta forma, la informaci n confidencial solo es visible para quienes siguen involucrados. La empresa puede a adir un nuevo miembro de la misma manera. En la pr ctica, si el usuario eliminado abre Planner, ya no ver ese plan en su lista. Este ejemplo muestra la facilidad con la que los equipos pueden gestionar la rotaci n o los cambios de habilidades en un proyecto sin abrir tickets de TI: los propios propietarios mantienen la lista de miembros actualizada, lo que garantiza la seguridad y la relevancia.

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EJERCICIO SOBRE LOS TEMAS TRATADOS EN EL P RRAFO

Objetivo del ejercicio

El objetivo es adquirir habilidades pr cticas y estrat gicas para a adir nuevos miembros a un plan de Microsoft Planner , aprovechando la interfaz de usuario y las integraciones con otras aplicaciones de Microsoft 365. Los usuarios aprender n a navegar por el plan, administrar miembros, verificar licencias y garantizar la sincronizaci n con Teams, Outlook y To Do. El ejercicio destaca los roles involucrados, los comandos clave y las implicaciones operativas. Se analizar n escenarios empresariales concretos para aplicar las funciones en contextos reales. El objetivo es mejorar la colaboraci n, la visibilidad de las tareas y la productividad del equipo. Los usuarios podr n gestionar la incorporaci n de miembros de forma aut noma, estructurada e integrada.

PASOS OPERATIVOS

Acceso al plan Planner

1. Inicie sesi n en https://tasks.office.com con su cuenta de Microsoft 365.

2. Haga clic en Planificador en su panel de Microsoft 365

3. Seleccione un plan existente o haga clic en Nuevo plan

4. Ingresa el nombre del plan y elige la privacidad (p blica o privada)

5. Haga clic en Crear plan para confirmar

6. Espere a que se cargue la interfaz del plan.

7. Verifique que el plan est visible en su lista de planes

8. Haga clic en el nombre del plan para abrirlo.

9. Aseg rese de que la vista est configurada en Tablero

10. Busque el men en la parte superior derecha

Agregar nuevos miembros

1. Haga clic en en la parte superior derecha del plano abierto ⋯

2. Seleccione Miembros en el men desplegable

3. Se abre el panel lateral para la gesti n de miembros.

4. Haga clic en Agregar miembros o en el campo de b squeda

5. Introduzca el nombre o email del usuario que desea agregar.

6. Seleccione el contacto correcto entre las sugerencias

7. Haga clic en Agregar para confirmar

8. Repita este proceso para cada usuario que se vaya a ingresar.

9. Aseg rese de que los nuevos miembros aparezcan en la lista

10. Cierre el panel haciendo clic en la X

Comprobar roles e integraci n

1. Acceda al portal de administraci n: https://admin.microsoft.com

2. Vaya a Usuarios activos para verificar sus licencias

3. Verificar que los usuarios tengan una licencia de Planner activa

4. Abra Microsoft Teams y acceda al equipo vinculado al plan

5. Verificar que haya nuevos miembros presentes en el canal

6. Si no est n presentes, agr guelos manualmente al equipo.

7. Abra Outlook y verifique las notificaciones de tareas

8. En Planner, vaya a Configuraci n → Notificaciones

9. Aseg rate de que tus tareas tambi n sean visibles en Microsoft To Do

10. Crear una tarea de prueba para verificar la sincronizaci n

ESCENARIO DE APLICACI N OPERATIVA

Incorporaci n de un nuevo integrante al plan Proyecto de Formaci n Interna

Es necesario a adir un nuevo empleado de RR. HH. al plan para gestionar los m dulos de formaci n. El responsable quiere que el nuevo usuario tenga acceso inmediato a las tareas, reciba notificaciones y se integre en los flujos de trabajo.

a) Comando : Planificador → → Miembros → Agregar usuario
Explicaci n : El usuario se agrega al plan y puede ver las tareas asignadas.

b) Comando : Centro de administraci n → Usuarios activos → Verificar licencia
Explicaci n : Garantiza que el usuario tenga permisos para acceder a Planner.

c) Comando : Equipos → Canal vinculado → Agregar miembro
Explicaci n : El usuario est incluido en la comunicaci n del equipo y en los archivos compartidos.

COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

Dominio	Acceso	Funci n
Agregar miembros	Planificador → → Miembros	Agregar nuevos usuarios al plan
Crear un nuevo plan	Planificador → Nuevo plan	Iniciar un nuevo proyecto
Verificar la licencia de usuario	Centro de administraci n → Usuarios activos	Verificar que el usuario tenga acceso a Planner
Agregar a equipos	Equipos → Administrar equipo → Agregar miembro	Integrar al usuario en el canal de Teams conectado
Notificaciones de actividad	Planificador → Configuraci n → Notificaciones	Habilitar/deshabilitar alertas de correo electr nico
Ver actividades en Para Hacer	Microsoft To Do → sincronizaci n autom tica con Planner	Gestiona actividades incluso desde dispositivos m viles
Asignar tareas	Planificador → Crear tarea → Asignar a...	Delegar tareas espec ficas
Consultar miembros del plan	Planificador → → Miembros	Verificar qui n tiene acceso al plan
Abrir plan existente	Planificador → Todos los planes → Seleccionar plan	Acceder a un plan ya creado
Crear actividades de prueba	Planificador → Nueva tarea → Ingresar t tulo y asignar miembro	Comprueba que est s recibiendo notificaciones

BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL

Incorporaci n de nuevos miembros a equipos de proyectos multifuncionales

Permite asignar tareas espec ficas y garantizar visibilidad inmediata de plazos y responsabilidades.

Gesti n de colaboradores externos en proyectos temporales

Agregarlos al plan le permitir monitorear sus contribuciones y facilitar la comunicaci n con el equipo interno.

Incorporaci n operativa de nuevas contrataciones a planes activos

Promueve una integraci n r pida y estructurada, reduciendo el tiempo necesario para familiarizarse con los flujos de trabajo.

PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1. Cu les son los pasos para acceder a un plan existente en Microsoft Planner?

2. D nde est el comando para agregar nuevos miembros a un plan?

3. Qu tipos de licencias de Microsoft 365 se requieren para acceder a Planner?

4. C mo puedo verificar si un usuario tiene una licencia activa a trav s del portal de administraci n?

5. C mo se integra Planner con Microsoft Teams?

6. Qu notificaciones recibe un usuario cuando se le asigna una tarea?

7. C mo administro la visibilidad de las tareas asignadas en Outlook y To Do?

8. Qu roles de Microsoft 365 pueden administrar los miembros del plan?

9. Cu les son los beneficios de agregar un nuevo usuario al plan anticipadamente?

10. C mo puedo comprobar si Planner se sincroniza correctamente con otras aplicaciones de Microsoft 365?

RESUMEN DE LO QUE APRENDISTE

Aprendi a agregar nuevos miembros a un plan de Microsoft Planner, siguiendo pasos operativos detallados y usando comandos espec ficos. Ha explorado las interacciones con Teams, Outlook y To Do, y ha comprendido la importancia de los roles y licencias de Microsoft 365. Mediante escenarios pr cticos, ha visto c mo aplicar estas habilidades en contextos empresariales reales. Los comandos clave le permiten gestionar la incorporaci n de forma eficaz y estructurada. Las ventajas de productividad resaltan el impacto positivo en la colaboraci n y la organizaci n. Las ideas de uso y las preguntas de autoevaluaci n le ayudan a consolidar las habilidades adquiridas y a comprobar su aplicabilidad.

6. Creaci n autom tica de un grupo de Office 365 al crear un plan

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a) DESCRIPCI N DE LA FUNCIONALIDAD

Al crear un nuevo plan en Microsoft Planner , se crea un grupo de Office 365 (Microsoft 365) dedicado en segundo plano para ese plan, a menos que decida vincularlo a un grupo existente (lo cual abordaremos en el punto 8). La creaci n autom tica de grupos es un mecanismo clave: Microsoft Planner se basa en la infraestructura de grupos para administrar usuarios y recursos compartidos. En la pr ctica, cada plan est respaldado por un grupo de Microsoft 365 con el mismo nombre.

C mo crear un nuevo plan y grupo: En la interfaz de Planner (por ejemplo, en la web a trav s de task.office.com o el iniciador de Office.com ), al hacer clic en "+ Nuevo plan", se abre un cuadro de di logo donde puede escribir el nombre del plan deseado . En esta etapa, el usuario tambi n puede especificar la configuraci n de privacidad (P blica o Privada) y, opcionalmente, si desea usar un grupo existente. Si el usuario simplemente selecciona " Crear plan" sin m s especificaciones, Planner crea autom ticamente un nuevo grupo de Microsoft 365 con ese nombre de plan. Este nuevo grupo se genera en Azure Active Directory y se configura con un conjunto de recursos est ndar:

una direcci n de correo electr nico grupal (por ejemplo, @.onmicrosoft.com );

un buz n compartido en Outlook para conversaciones grupales;

un calendario grupal compartido ;

un sitio de SharePoint (espec ficamente, un sitio de equipo asociado con el grupo) con una biblioteca de documentos;

un bloc de notas de OneNote compartido ;

la aplicaci n Planner conectada (el plan en s );

la capacidad de agregar un equipo de Microsoft Teams a ese mismo grupo en el futuro (no autom ticamente, sino como una opci n para el usuario).

Por lo tanto, elegir "Crear plan" equivale a crear un paquete colaborativo completo. Durante la creaci n, Planner podr a solicitarle que confirme su configuraci n de privacidad: un plan "Privado" significa que solo los miembros invitados podr n acceder (el grupo ser privado), mientras que un plan "P blico" significa que cualquier persona de la organizaci n puede verlo y solicitar unirse (el grupo ser p blico). Esta opci n afecta inmediatamente al grupo creado. Desde la perspectiva del usuario, la creaci n es r pida y transparente: el nuevo plan solo tarda unos segundos en aparecer en el Centro de Planner y estar listo para usar. En esos segundos, el sistema ya ha configurado el grupo subyacente. El usuario que cre el plan se registra autom ticamente como propietario del nuevo grupo (y del plan) y es inicialmente el nico miembro hasta que agregue a otros.

Una se al visible de esta creaci n autom tica es que, al abrir Outlook o la lista de grupos de la empresa, aparecer un nuevo grupo con el mismo nombre que el plan. Por ejemplo, si creo un plan llamado "Proyecto Alfa ", se crear un grupo de Office 365 llamado Proyecto Alfa . Puede ir a la secci n Grupos de Outlook (web o escritorio) y ver Proyecto Alfa en la lista; desde all , puede acceder a la configuraci n del grupo o al correo compartido.

La creaci n autom tica de grupos solo ocurre al crear un plan sin especificar un grupo existente. Sin embargo, si al crear el plan elige la opci n "Agregar a un grupo existente de Microsoft 365" y selecciona un grupo existente, no se crear el nuevo grupo (el plan se hospedar en el grupo seleccionado). Este escenario se analizar con m s detalle en el punto 8, pero cabe destacar que esta opci n existe para evitar la proliferaci n innecesaria de grupos.

La automatizaci n simplifica enormemente la experiencia del usuario: quienes crean un plan no tienen que preocuparse por crear manualmente listas de correo, sitios web ni nada m s; Planner lo hace todo de una vez. Sin embargo, esta simplicidad tiene implicaciones administrativas: cada nuevo plan crea un nuevo grupo en el inquilino, lo que puede generar muchos grupos si los usuarios crean varios planes. Las empresas pueden gestionar esto mediante la configuraci n de reglas: por ejemplo, un administrador de M365 puede limitar la creaci n de grupos a ciertas personas o habilitar la expiraci n autom tica de los grupos inactivos.

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

La creaci n autom tica de grupos conduce a integraciones inmediatas con otras aplicaciones y servicios de Microsoft 365:

Outlook (Correo y contactos de grupo): Como se mencion , al crear un plan se crea un buz n de grupo. Esto significa que la direcci n de correo electr nico del grupo existe inmediatamente. Cualquier correo electr nico enviado a esta direcci n (p. ej., ProjectAlfa@contoso.com ) se entregar a todos los miembros del grupo. Esta direcci n podr a usarse para comunicaciones relacionadas con el proyecto. Adem s, el propietario puede personalizar algunas configuraciones del grupo (foto, descripci n y reglas de enrutamiento) en Outlook. El grupo tambi n aparece en la lista global de contactos, lo que facilita enviar copias a todos los miembros del plan a la vez si es necesario. En resumen: al crear el plan, se dispone de un canal de correo electr nico dedicado para el equipo del proyecto , sin necesidad de configurar manualmente las listas de distribuci n.

SharePoint (Archivos y sitio): El grupo genera un sitio de SharePoint conectado . Este sitio (normalmente con la URL https ://.sharepoint.com/sites/GroupName ) tiene una biblioteca de documentos Documentos preconfigurada donde los miembros pueden cargar archivos. En la pr ctica, si los miembros adjuntan archivos a las tareas, se guardan directamente en esa biblioteca (en una carpeta con el nombre del plan). Adem s, el sitio incluye un bloc de notas de OneNote grupal , til para tomar notas compartidas. Todo esto sucede sin intervenci n manual: por ejemplo, si adjunto un archivo "plan.xlsx" a una tarea en el plan Project Alpha, ese archivo va al sitio de SharePoint de Project Alpha , lo que garantiza que todos los archivos adjuntos del plan est n centralizados y accesibles para los miembros. El sitio de SharePoint tambi n se puede visitar directamente para agregar documentos, crear listas o crear p ginas relacionadas con el proyecto. Por lo tanto, la creaci n de un plan trae consigo un espacio de almacenamiento de documentos dedicado , integrado con Office (los miembros pueden coeditar documentos de Word/Excel en el sitio, junto con las tareas de Planner).

OneDrive y Office Online: Aunque no sea evidente a primera vista, los archivos subidos al plan (en el sitio de SharePoint) son accesibles para los usuarios a trav s de Office Online. Si un miembro sincroniza su biblioteca de SharePoint con OneDrive, tendr esos archivos en el Explorador de archivos. Esto permite, por ejemplo, vincular documentos de proyecto a tareas y que varios usuarios los editen en l nea con Word/Excel, con comentarios sobre las tareas relacionadas en Planner.

OneNote: Cada grupo de M365 tiene un bloc de notas de OneNote inicial. Planner no lo usa autom ticamente, pero los miembros pueden tomar notas de reuniones o listas de verificaci n m s detalladas y guardarlas en el OneNote del grupo. Por ejemplo, en la pesta a "Bloc de notas" de Teams (si el grupo tiene Teams) o a trav s de SharePoint , el equipo encontrar un espacio de OneNote listo para usar. Esto evita tener que compartir blocs de notas por correo electr nico; ya est disponible gracias a la creaci n del plan/grupo.

Equipos: Si bien crear un plan no crea autom ticamente un equipo de Microsoft Teams, existe un gran potencial de integraci n . Al existir un grupo, se puede crear un equipo vinculado a l en cualquier momento (la opci n aparece en Teams: "Unirse a un grupo existente" ). Al realizar esta acci n, el grupo del Proyecto Alfa se convierte en un equipo, manteniendo vinculado el plan de Planner. En la pr ctica, dentro del nuevo equipo, se pueden agregar pesta as de Planner a los embudos, y los miembros pueden chatear en canales, teniendo ya la misma lista de miembros que el plan. Por el contrario, si la organizaci n prefiere empezar desde Teams, crear un equipo (lo que crea un grupo) y luego agregar Planner, el resultado final es el mismo. Importante: Teams, al estar basado en grupos de Microsoft 365, reconoce inmediatamente los planes de Planner asociados al grupo. Por lo tanto, en un canal de Teams dedicado al proyecto, se puede agregar la pesta a de Planner seleccionando el plan reci n creado (lo encuentra porque est en el mismo grupo). Todo esto muestra c mo la creaci n del grupo detr s del plan permite a Teams conectarse f cilmente a ese espacio de trabajo.

Stream / SharePoint Video / Yammer : Otras aplicaciones como Yammer pueden usar grupos de M365: si, por ejemplo, el proyecto decide tener una comunidad de Yammer , podr a conectarse al grupo existente. Tambi n podr a compartir videos del proyecto mediante Stream en SharePoint (que guarda los videos en el sitio del grupo). En general, todos los servicios que se integran con grupos (Planner, Outlook, SharePoint, Teams, Yammer , Project para la Web, etc.) pueden aprovechar el grupo creado. Esto evita la duplicaci n: una vez creado, el grupo es un contenedor nico de personas y recursos.

Seguridad y cumplimiento: Desde la perspectiva de Azure AD y el cumplimiento , cada nuevo grupo tiene sus propios controles: el administrador puede aplicar etiquetas de confidencialidad al grupo, retenci n legal y pol ticas de expiraci n (por ejemplo, expirar los grupos inactivos despu s de X meses si no se renuevan). La creaci n de un plan tambi n activa estos mecanismos administrativos. Estas interacciones no son visibles para el usuario final, pero en segundo plano, el grupo aparece en el Centro de administraci n de Microsoft 365, donde se puede administrar (por ejemplo, agregar un alias de correo electr nico, cambiar la propiedad, recuperarlo si se elimina, etc.). La integraci n con Microsoft Graph y PowerShell tambi n est habilitada: por ejemplo, un desarrollador podr a usar las API de Graph para enumerar los planes y grupos que ha creado.

En resumen, la creaci n autom tica de grupos integra un nuevo plan de Planner al instante en el ecosistema de Microsoft 365. El plan no es un elemento independiente: ya cuenta con contexto para correo, archivos y notas, y puede ampliarse con Teams y otras aplicaciones. Este dise o integrado es una de las fortalezas de Planner en comparaci n con las soluciones independientes: crear un plan significa, en esencia, crear un espacio de colaboraci n multifuncional .

c) ROLES IMPLICADOS

Durante y despu s de la creaci n autom tica del grupo, entran en juego varios roles:

Usuario que crea el plan (Propietario inicial): Quien inicia la creaci n del plan a trav s de Planner se convierte autom ticamente en el propietario del grupo M365 reci n creado. Este usuario, sin intervenci n del administrador, adquiere el estado de propietario del grupo y, por lo tanto, tiene privilegios elevados sobre el grupo: puede agregar o eliminar miembros del grupo (incluso a trav s de Outlook o Teams), cambiar la configuraci n del grupo en Outlook (p. ej., nombre, foto, privacidad) y, por supuesto, tiene todos los permisos en el plan de Planner correspondiente (administrar tareas, miembros, eliminar plan). Por lo tanto, el rol de creador del plan es equivalente al de Propietario del grupo . En t rminos de gobernanza, la empresa puede tener reglas sobre qui n puede crear grupos: si estas reglas limitan la creaci n a administradores o ciertos usuarios, efectivamente solo esos usuarios podr n crear nuevos planes de forma independiente (el resto tendr que usar grupos existentes). Sin embargo, en muchos inquilinos, de forma predeterminada, todos los usuarios pueden crear grupos y, por lo tanto, crear planes, lo que otorga un importante poder de colaboraci n a la base de usuarios.

Administrador de Microsoft 365: Los administradores no intervienen directamente en la creaci n de grupos, pero definen el alcance. Por ejemplo, un administrador global o de Exchange/Teams puede configurar si los grupos se pueden crear libremente. Microsoft 365 proporciona un script de PowerShell para habilitar la " Creaci n de grupos". La restricci n "permite que solo un grupo de seguridad designado cree nuevos grupos. Si su empresa ha habilitado esta restricci n, cualquier usuario no autorizado que intente crear un plan en Planner ser bloqueado con un mensaje de error. Por lo tanto, el rol de administrador puede decidir qui n puede generar nuevos planes/grupos. Adem s, el administrador puede establecer pol ticas de nombres para los grupos, como agregar prefijos o sufijos obligatorios a los nombres de los grupos creados (esto se reflejar a en los nombres de los planes). Otra rea de especializaci n del administrador: si su empresa utiliza etiquetas de confidencialidad para los grupos, es posible que la persona que crea el plan deba elegir una etiqueta (por ejemplo, "Confidencial") al crearlo. Sin embargo, esta opci n no suele estar disponible en Planner; es m s com n en la interfaz de creaci n de grupos subyacente.

Membres a inicial: Tras la creaci n, solo el creador a ade autom ticamente miembros al grupo/plan . Por lo tanto, inicialmente, solo el propietario (creador) y el resto de la organizaci n, como miembros externos, se ven afectados. Posteriormente, el creador deber a adir manualmente a sus compa eros como miembros del grupo/plan (v ase el punto 5). No existe el rol de cocreador a menos que el propietario a ada uno posteriormente. Cabe destacar que los administradores no se convierten en miembros a menos que se a adan a s mismos o obliguen a otros a a adirse (los administradores globales pueden leer el contenido gracias a sus privilegios, pero no aparecen como miembros del grupo por defecto).

Visibilidad para la organizaci n (el rol de todos): Una vez creado un grupo, si es p blico , todos los usuarios internos pueden verlo aparecer en su directorio de grupos disponibles. Por ejemplo, en Outlook, un usuario podr a ver "Proyecto Alfa (Grupo P blico)" y decidir explorarlo. En este sentido, todos los empleados se convierten en visitantes potenciales . Sin embargo, si el grupo/plan es privado , solo el creador conoce su existencia (hasta que se les agrega como miembros). Por lo tanto, crear un grupo con privacidad p blica implica indirectamente a todos los usuarios como posibles participantes pasivos, mientras que crear un grupo con privacidad privada tiene limitaciones.

Propietarios y miembros del grupo (posterior a la creaci n): Una vez creado el plan/grupo, a adir personas a los roles de miembro o propietario asume los mismos roles descritos en el punto 5.c. Es decir, potencialmente tendremos varios propietarios del grupo (con los mismos derechos que el creador) y miembros del grupo . Sin embargo, en la fase inicial de creaci n, solo hay un propietario y no se a aden miembros externos.

Servicios del sistema: Este no es un rol humano, pero cabe mencionar que la expiraci n de un grupo es un servicio activado por el administrador de M365, quien puede marcar un grupo para su eliminaci n si nadie lo renueva dentro de un plazo determinado. Por lo tanto, si se crea un plan o grupo y se abandona sin actividad, el sistema podr a enviar un correo electr nico al propietario despu s de X meses preguntando: " Desea renovar este grupo?". Si se ignora, el grupo (y el plan) se eliminar autom ticamente. Este es un escenario de gobernanza que involucra a los propietarios como salvavidas del grupo.

En conclusi n, el rol clave en esta fase lo desempe an el creador (propietario) y la infraestructura de M365 que proporciona todos los recursos. El administrador puede haber establecido restricciones de antemano, pero no participa activamente en la creaci n individual (a menos que la haya desactivado). Desde la perspectiva del equipo, la creaci n autom tica les libera de cargas t cnicas: no es necesario pedirle al departamento de TI que "cree un sitio web o una lista de correo", lo que responsabiliza al equipo de la gesti n colaborativa.

d) EJEMPLOS CONCRETOS DE APLICACI N CORPORATIVA

Inicio r pido para un nuevo proyecto: Un equipo de una empresa decide usar Planner para gestionar un proyecto interno (por ejemplo, organizar un evento). El jefe de proyecto abre Planner, crea un plan llamado "Evento 2025" y lo configura como privado, ya que est destinado exclusivamente al equipo. En tan solo unos segundos, sin intervenci n del departamento de TI, se crea el plan, junto con un grupo de Microsoft 365 para el "Evento 2025". El equipo ahora tiene autom ticamente:

a) una direcci n de correo electr nico dedicada (Evento2025@azienda.com) para enviar comunicaciones a todos los miembros del proyecto a la vez en lugar de enumerarlos individualmente;

b) un espacio de SharePoint donde puedes cargar tu lista de invitados, contratos con proveedores y programaci n en un archivo Excel compartido;

c) un cuaderno de OneNote para anotar ideas de lluvia de ideas;

d) la capacidad de agregar este plan como una pesta a en Teams si deciden tambi n abrir un canal de chat para el proyecto.

Nadie tuvo que crear manualmente estos recursos: el equipo obtuvo un entorno de colaboraci n completo y gratuito con solo crear el Planificador. Esto les permiti centrarse inmediatamente en las actividades del evento, en lugar de en las configuraciones t cnicas. Mientras tanto, el departamento de TI tiene tranquilidad, ya que el grupo se supervisa y gestiona de forma centralizada (el proyecto se rige por las pol ticas generales del inquilino).

Iniciativa empresarial interdisciplinaria (plan p blico): La gerencia lanza una iniciativa de intercambio de conocimientos abierta a todos los empleados, por lo que crea un plan en Planner llamado "Laboratorio de Ideas Corporativas" y lo configura como P blico . Planner crea autom ticamente el grupo "Laboratorio de Ideas Corporativas (P blico)" . Este grupo ahora es visible para todos en Outlook y Planner. Inicialmente, la gerencia no puede agregar a nadie en particular, pero anuncia mediante comunicaciones internas la existencia del grupo/plan e invita a las personas a unirse libremente para compartir ideas. Dado que el grupo es p blico, cualquier empleado puede buscar "Laboratorio de Ideas" en Planner y abrir el plan. Si est interesado, puede hacer clic en " Unirse al grupo" para hacerse miembro. Adem s, tener un grupo significa que:

a) existe una lista de correo Idea Lab Aziendale donde cualquier persona puede enviar una idea v a email que ser entregada a todos los miembros registrados (alternativa o complementaria al uso del propio Planner);

b) En el sitio de SharePoint asociado, los participantes pueden recopilar documentaci n, art culos o prototipos relacionados con las ideas discutidas;

c) puedes decidir activar un equipo de Teams en este grupo si necesitas un chat en tiempo real para realizar lluvias de ideas ;

d) El administrador de TI puede aplicar una etiqueta Interno - Compartible a este grupo para marcar que su contenido no debe salir de la empresa.

Este ejemplo muestra c mo un plan bien publicitado puede convertirse en un centro de colaboraci n espont nea gracias a la infraestructura de M365. Sin la creaci n autom tica de grupos, el organizador habr a tenido que solicitar diversos recursos (una lista de correo, un sitio de SharePoint, etc.) y perder un tiempo valioso; con Planner, todo es inmediato e integrado, lo que reduce las barreras para las iniciativas interorganizacionales.

Proyecto que requiere un repositorio centralizado: Un equipo de desarrollo de software usa Planner para realizar un seguimiento de las actividades de DevOps . Al crear el plan Product X Development , obtienen un grupo M365. Esto es til porque, adem s de las tareas de desarrollo en Planner, pueden usar el sitio de SharePoint del grupo para almacenar especificaciones, manuales y compilaciones de software de forma centralizada y con los permisos adecuados (solo los miembros del equipo tienen acceso, ya que es un grupo privado). Tambi n integran el calendario del equipo con la planificaci n del sprint: cada sprint se anota como un evento en el calendario compartido. En las reuniones t cnicas, abren el OneNote del grupo para tomar notas que permanecen disponibles para todos sin tener que enviarlas m s tarde. Este uso combinado garantiza que el plan de Planner no sea solo una lista de tareas pendientes, sino parte de un ecosistema unificado donde las tareas, los documentos y las comunicaciones conviven. En la pr ctica, el grupo M365 creado por Planner sirve como un repositorio unificado para el proyecto de desarrollo.

Cumplimiento y Gobernanza: Un ejemplo de TI: La empresa detecta una gran cantidad de grupos creados por usuarios, algunos potencialmente duplicados o sin usar. Tras investigar, descubren que muchos provienen de planes de Planner creados y luego abandonados. Para gestionar esto, el equipo de TI habilita la expiraci n autom tica del grupo: el grupo debe renovarse despu s de seis meses o se eliminar temporalmente. De esta forma, un usuario que haya creado un plan de Planner recibir una notificaci n despu s de seis meses: "Su grupo de plan est a punto de expirar. Desea renovarlo?". Si el proyecto sigue activo, el propietario puede renovarlo con un solo clic y continuar. Si el proyecto se completa y el plan ya no es necesario, quiz s el propietario ignore el correo electr nico y, tras varios recordatorios, el grupo (y, por lo tanto, el plan) se elimine. Sin embargo, imaginemos que un mes despu s de la eliminaci n, alguien se da cuenta de que ha perdido el acceso a algunos archivos importantes del proyecto. Afortunadamente, el administrador puede recuperar el grupo eliminado en un plazo de 30 d as desde el centro de administraci n. Esto tambi n restaura el plan de Planner relacionado. Este escenario ilustra c mo, gracias a la compatibilidad de Planner con grupos, la empresa puede aprovechar las herramientas de gobernanza (vencimientos, recuperaci n, auditor a) en todos los planes de usuario sin tener que gestionarlos manualmente. Es un ejemplo de c mo la creaci n autom tica de grupos beneficia no solo a los equipos de operaciones, sino tambi n a la gesti n colaborativa del ciclo de vida de los recursos a gran escala.

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EJERCICIO SOBRE LOS TEMAS TRATADOS EN EL P RRAFO

Objetivo del ejercicio

El objetivo de este ejercicio es comprender c mo funciona la creaci n autom tica de grupos de Microsoft 365 al crear un nuevo plan en Microsoft Planner. Aprender las implicaciones de esta funci n, los roles involucrados y c mo interact a con otras aplicaciones como Outlook, Teams, SharePoint y OneNote. Se le guiar por los pasos para crear un plan, verificar la generaci n de grupos y aprovechar sus beneficios colaborativos. El ejercicio incluye escenarios empresariales reales, comandos clave, beneficios de productividad y preguntas de autoevaluaci n. El objetivo final es permitirle usar Planner de forma integrada e informada, mejorando la gesti n de equipos y proyectos.

PASOS OPERATIVOS

Crear un plan y generar un grupo de Microsoft 365

1. Inicie sesi n en https://tasks.office.com con su cuenta de Microsoft 365.

2. Haga clic en Planificador en su panel de Microsoft 365

3. Seleccione Nuevo plan

4. Ingrese el nombre del plan (por ejemplo, Proyecto de marketing del cuarto trimestre )

5. Elige tu plan de privacidad: P blico o Privado

6. Haga clic en Crear plan para confirmar

7. Espere a que el plan y el grupo asociado se creen autom ticamente

8. Verifique que el grupo est visible en Outlook (barra lateral izquierda)

9. Controlar la creaci n autom tica de sitios de SharePoint y blocs de notas de OneNote

10. Abra Microsoft Teams y verifique si el grupo est disponible para agregarlo

Explorando aplicaciones relacionadas con grupos

1. Abra Outlook → Grupos → seleccione el grupo reci n creado

2. Ver el correo compartido y el calendario grupal

3. Acceder al sitio de SharePoint generado autom ticamente

4. Verificar la presencia de la biblioteca de documentos y las p ginas del equipo

5. Abra OneNote → seleccione el bloc de notas del grupo

6. Crea una secci n para tu proyecto y comp rtela con los miembros

7. Abra Equipos → haga clic en Agregar equipo → Desde un grupo existente

8. Seleccione el grupo reci n creado para convertirlo en un equipo

9. Agregar canales y pesta as para Planificador, Archivos y Notas

10. Aseg rese de que todos los miembros del plan est n sincronizados con el equipo

Roles involucrados y gesti n del grupo

1. Acceda al portal de administraci n: https://admin.microsoft.com

2. Vaya a Grupos → Grupos de Microsoft 365

3. Busca el nombre del grupo creado con el plan

4. Verificar miembros y propietarios del grupo

5. A adir o eliminar miembros directamente desde el portal

6. Comprueba tu configuraci n de uso compartido y privacidad

7. Verificar la sincronizaci n con Azure Active Directory

8. Abra Planificador → haga clic en → Miembros para administrar a los participantes

9. Compruebe que cada cambio se refleje en el grupo de Microsoft 365

10. Pruebe la colaboraci n entre Planner, Outlook, Teams y SharePoint

ESCENARIO DE APLICACI N OPERATIVA

Creaci n de un plan para el lanzamiento de un nuevo producto

El equipo de marketing crea un Planificador para coordinar el lanzamiento del producto. Al crear el plan, se genera autom ticamente un grupo de Microsoft 365, que incluye correo electr nico compartido, calendario, sitio de SharePoint y OneNote.

a) Comando : Planificador → Nuevo plan → Ingresar nombre → Crear plan
Explicaci n : El grupo de Microsoft 365 se crea autom ticamente e incluye herramientas colaborativas.

b) Comando : Outlook → Grupos → seleccionar grupo → ver calendario
Explicaci n : El equipo puede planificar eventos y plazos compartidos.

c) Comando : Equipos → Agregar equipo desde un grupo existente
Explicaci n : El grupo se est transformando en un equipo para facilitar la comunicaci n y el acceso a Planner.

COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

Dominio	Acceso	Funci n
Crear un nuevo plan	Planificador → Nuevo plan	Inicie un plan y genere autom ticamente un grupo de Microsoft 365
Ver grupo en Outlook	Outlook → Grupos → Seleccionar grupo	Acceder a correo, calendario y archivos compartidos
Acceder al sitio de SharePoint	SharePoint → Grupos → Seleccionar sitio	Gesti n de documentos y p ginas del equipo
Abrir bloque de grupo de OneNote	OneNote → Blocs compartidos	Notas colaborativas para el plan
Crear un equipo a partir de un grupo existente	Equipos → Agregar equipo → Desde un grupo existente	Transformar el grupo en un equipo para integrar Planner
Gesti n de miembros del grupo	Centro de administraci n → Grupos de Microsoft 365	Agregar o eliminar miembros y configurar la privacidad
Gesti n de miembros del plan	Planificador → → Miembros	Sincronizar con el grupo de Microsoft 365
Comprobar la sincronizaci n	Centro de administraci n → Azure AD	Comprobaci n de coherencia entre usuarios y grupos
Agregar canales y pesta as en Teams	Equipos → Equipos → Agregar canal/pesta a	Personalizaci n del entorno de trabajo
Crear tareas en Planner	Planificador → Nueva tarea → Asignar a miembros	Inicio operativo del plan

BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

Creaci n autom tica de herramientas colaborativas
Sincronizaci n instant nea entre Planner y Microsoft 365 Acceso centralizado a correo, archivos y calendario Integraci n perfecta con Teams, Outlook y SharePoint Notificaciones autom ticas de tareas y reuniones Ahorro de tiempo en la configuraci n de equipos Mayor transparencia en la gesti n de proyectos Acceso m vil a todas las herramientas del grupo Coordinaci n simplificada entre departamentos Reducir errores en la gesti n de miembros

IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL

Lanzamiento de un nuevo proyecto interdepartamental

La creaci n de un plan genera autom ticamente un grupo con herramientas compartidas, lo que facilita la colaboraci n entre departamentos.

Gesti n de eventos corporativos

El grupo creado con el plan permite coordinar actividades, invitaciones, documentos y comunicaciones en un solo espacio.

Apoyo a equipos temporales o grupos de trabajo

Planner y su grupo asociado ofrecen un entorno listo para usar para gestionar tareas urgentes o proyectos a corto plazo.

PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1. Qu sucede autom ticamente cuando creo un nuevo plan en Planner?

2. Qu herramientas se generan junto con el Grupo Microsoft 365?

3. C mo accedo al grupo creado por Planner en Outlook?

4. C mo se conecta SharePoint al plan?

5. C mo convertir un grupo en un equipo de Microsoft Teams?

6. Qu roles pueden desempe ar los miembros del grupo?

7. D nde puedo verificar la presencia del grupo en el Centro de administraci n de Microsoft 365?

8. C mo sincronizo miembros entre Planner y el grupo?

9. Cu les son las ventajas de la creaci n autom tica de grupos?

10. En qu escenarios de negocio resulta til esta funci n?

RESUMEN DE LO QUE APRENDISTE

Aprendiste que crear un plan en Microsoft Planner genera autom ticamente un grupo de Microsoft 365, con herramientas de colaboraci n como Outlook, SharePoint, OneNote y Teams. Seguiste los pasos para crear un plan, explorar las aplicaciones conectadas y administrar miembros. Comprendiste los roles involucrados y las implicaciones operativas, con especial atenci n a la sincronizaci n entre Planner y el grupo. Los escenarios empresariales te mostraron c mo aplicar esta funci n en situaciones reales. Los comandos de teclado te permiten actuar de forma eficaz y estructurada. Los beneficios de productividad y las preguntas de autoevaluaci n refuerzan las habilidades adquiridas.

7. Cancelaci n del plan 365 Group y Planner

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a) DESCRIPCI N DE LA FUNCIONALIDAD

Eliminar ( o eliminar) un plan en Microsoft Planner puede hacer referencia a dos acciones relacionadas pero distintas:

1. Eliminar el plan en s , es decir, eliminar el tablero del Planificador y todas sus tareas.

2. Eliminar el grupo de Microsoft 365 asociado : esto elimina no solo el plan, sino tambi n todos los recursos asociados (correo electr nico, sitio de SharePoint, etc.).

Hay que distinguir entre ambos conceptos: es posible eliminar un plan manteniendo vivo al grupo, o eliminar a todo el grupo (lo que implica tambi n la desaparici n del plan).

Eliminar un plan (sin eliminar el grupo): Microsoft Planner permite a los propietarios de planes eliminar un plan a trav s de la interfaz de Planner. Desde la lista de planes, debe:

Abra el plan en cuesti n.

Haga clic en (M s acciones) junto al nombre del plan.

Seleccione Detalles del plan en el men desplegable.

nuevamente y seleccione Eliminar plan .

Aparecer una ventana de confirmaci n que explica que la eliminaci n es permanente. Deber confirmar (normalmente marcando la casilla "Entiendo que esto ser permanente") y luego pulsar " Eliminar" . Una vez confirmado, el plan se elimina permanentemente. Todas las tareas, grupos y contenido del plan se eliminan irreversiblemente . De hecho, Planner no ofrece una funci n de recuperaci n para planes eliminados: si los elimina accidentalmente, no existe una papelera de reciclaje espec fica en Planner para restaurarlos. La nica forma de recuperarlos ser a recuperar todo el grupo a trav s del administrador (ver m s abajo) o recrear las tareas manualmente.

Importante: Anteriormente, al eliminar un plan, se eliminaba autom ticamente el grupo asociado. Esto ya no es as : al eliminar el plan, el grupo permanece intacto . Esto significa que todos los dem s recursos (archivos, correos electr nicos, etc.) permanecen intactos y los miembros siguen siendo miembros del grupo. En concreto, si ese grupo ten a otros planes (recuerde que un grupo puede contener varios planes de Planner), estos siguen funcionando. Incluso si el plan eliminado era el nico del grupo, este sigue existiendo; simplemente, ahora es un grupo sin planes de Planner (se puede convertir en un equipo dentro de Teams o usar solo para correo electr nico/ SharePoint , si se desea).

Eliminar el grupo (y, por lo tanto, el plan): Si tambi n desea eliminar el grupo y todos sus recursos, debe eliminar el grupo mismo. Esto suele hacerse desde Outlook (para propietarios) o desde el Centro de administraci n de M365 (para administradores).

En Outlook, el propietario de un grupo puede:

Vaya a la secci n Grupos en Outlook, seleccione el grupo deseado.

Haga clic en Editar grupo .

En la pantalla de edici n, elija Eliminar grupo y confirme que tambi n desea eliminar todo el contenido asociado (Outlook le pedir que marque casillas para confirmar que est al tanto de la eliminaci n de conversaciones, archivos, etc.).

Confirmar la operaci n.

Al eliminar un grupo de Microsoft 365, el sistema elimina:

el buz n de grupo (conversaciones de correo electr nico).

El calendario del grupo.

el sitio de SharePoint del grupo (archivos, p ginas, OneNote).

y todos los planes de Planner asociados con ese grupo .

En este modo, el plan desaparecer porque su contenedor principal (el grupo) se ha eliminado. A diferencia de la eliminaci n del plan, la eliminaci n del grupo se puede recuperar en un plazo de 30 d as : la plataforma elimina temporalmente el grupo, lo que permite a los administradores restaurarlo si es necesario. Si se restaura, tambi n se restaurar n el plan y sus actividades. Esto puede ser fundamental si un grupo o plan se elimina accidental o prematuramente.

Proceso inverso de creaci n -> eliminaci n de grupos: En el contexto de nuestros puntos, el punto 7 suele entenderse como la "operaci n inversa" del punto 6: es decir, tras ver c mo se crea autom ticamente un grupo con un plan, aqu vemos c mo eliminarlo. El proceso inverso significa: si tengo un plan que ha generado un grupo, para eliminarlo por completo debo primero eliminar el plan (si solo quiero eliminarlo) y luego decidir si tambi n elimino el grupo. O puedo eliminar el grupo directamente (lo que tambi n eliminar el plan internamente).

Para resumir:

Para eliminar solo el plan: usa la opci n del Planificador. Resultado: El plan y las tareas desaparecen para siempre; el grupo permanece (con los archivos y correos electr nicos a n accesibles para los miembros).

Para eliminar tambi n el grupo: use la opci n en Outlook o el Centro de administraci n. Resultado: se elimina todo el paquete del grupo y el plan , pero es posible recuperarlo en un plazo de 30 d as. (Despu s de 30 d as, el grupo se elimina permanentemente del sistema).

Ocultar un plan en lugar de eliminarlo: Si simplemente desea archivar el plan sin eliminar los datos, Planner actualmente no ofrece la funci n de archivar (una deficiencia conocida). Una posible soluci n alternativa es ocultar el plan de la vista personal: en Planner Hub, puede hacer clic en "..." en el plan y elegir "Ocultar ". Esto elimina el plan de la lista "Mis planes" del usuario, lo que reduce la saturaci n, pero no lo elimina para nadie. Cualquier persona con el enlace o buscando en "Otros planes" puede volver a abrirlo. Ocultar es til cuando un proyecto ha terminado, pero desea conservar el historial: el plan no satura la vista diaria, sino que se puede recuperar. Sin embargo, si muchos miembros lo ocultan, el plan puede caer en el olvido si nadie lo mantiene en el foco. La alternativa es exportar: antes de eliminar un plan, los propietarios pueden exportar tareas a Excel con la funci n correspondiente para tener una copia de seguridad de los datos principales.

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

Eliminar un plan o grupo afecta a todas las aplicaciones integradas:

Outlook: Si elimina solo el plan Planner, la secci n de Outlook (grupo) se conserva. Los usuarios pueden seguir usando la lista de correo del grupo, pero quiz s sin el contexto del plan. Por ejemplo, el grupo de Outlook "Proyecto Alfa" permanece activo con sus mensajes, pero los miembros podr an preguntarse por qu el plan Planner ya no existe. Si elimina el grupo a trav s de Outlook, tambi n se elimina el buz n del grupo. Esto significa que todas las conversaciones y citas del calendario del grupo desaparecen. Outlook elimina el grupo de la lista de grupos del usuario. Los usuarios que ten an conversaciones archivadas en su bandeja de entrada (si se unieron al grupo) ver n esos mensajes eliminados (es como si estuvieran bloqueados con el icono de grupo eliminado). Sin embargo, Outlook permite la recuperaci n del administrador : un administrador de Exchange puede restaurar el buz n del grupo en un plazo de 30 d as y volver a vincularlo todo.

Equipos: Si el grupo estaba conectado a Equipos, eliminarlo equivaldr a eliminar el Equipo en Equipos (todos los canales, mensajes de chat y archivos). Esto puede ser problem tico si no se planifica. Sin embargo, si solo se elimina el plan Planificador pero se abandona el grupo/Equipo, cualquier pesta a del Planificador en un canal mostrar un error (plan no encontrado) o se eliminar de Equipos. Los archivos y chats del Equipo permanecen intactos. Por ejemplo, si un Equipo ten a un canal con una pesta a "Tareas" (que apuntaba al plan Planificador), al eliminarlo se eliminar esa pesta a (o dejar de funcionar). Sin embargo, el Equipo puede seguir existiendo y quiz s decida crear un nuevo plan o usar otras herramientas.

SharePoint: Si solo se elimina el plan, la biblioteca de documentos de SharePoint del grupo no se ve afectada. Esto significa que los archivos adjuntos a las tareas permanecen en el sitio. Esto es crucial: si alguien quiere recuperar archivos del proyecto, los encontrar en el sitio del grupo incluso despu s de eliminar el plan. Sin embargo, si se elimina todo el grupo, el sitio de SharePoint se elimina (se mueve a la Papelera de reciclaje de sitios durante un per odo de retenci n, normalmente de 30 d as). Los archivos se vuelven inaccesibles para los usuarios (ya que el sitio ya no est disponible). Un administrador de SharePoint puede recuperar el sitio siempre que el grupo sea recuperable. Despu s de este per odo, el sitio y los archivos se eliminar n permanentemente. Nota: Si ten a archivos importantes relacionados con el proyecto, le recomendamos que se asegure de haberlos copiado en otro lugar antes de eliminar el grupo o utilice la opci n de restauraci n a corto plazo .

OneNote: similar a SharePoint: el bloc de notas de grupo (que reside en SharePoint) permanece si solo se elimina el plan; se elimina si se elimina el grupo.

Tareas pendientes: Si se elimina un plan, los usuarios asignados a tareas de ese plan las ver n desaparecer de la lista "Asignadas a m " en Tareas pendientes. Esto puede ser un poco confuso ("Ten a 5 tareas, ahora solo veo 2"). Por otro lado, significa que ya no tienen que trabajar en ellas (porque el proyecto est cerrado). No hay una notificaci n expl cita en Tareas pendientes sobre la eliminaci n; las tareas simplemente desaparecen. Esto ocurre porque, en segundo plano, esas tareas se marcan como inexistentes. Por lo tanto, la integraci n de Tareas pendientes con el Planificador refleja la eliminaci n inmediatamente.

Power BI / Informes: Algunos usuarios usan la API de Planner o las exportaciones para informar sobre el estado de las tareas. Si se elimina un plan, cualquier feed o panel vinculado a ese ID de plan mostrar errores o datos en blanco. Los informes tambi n deben depurarse para evitar m tricas reducidas a la mitad (p. ej., "0 tareas en curso" porque el plan ya no existe, no porque todas las tareas est n completadas).

API de Graph : Cualquier aplicaci n personalizada integrada (flujos de Power Automate, aplicaciones de Graph ) que apuntara al plan o grupo deber gestionar su desaparici n. Por ejemplo, si un flujo a ad a una fila en Excel al completarse una tarea, el disparador dejar a de activarse si el plan dejaba de existir.

En general, eliminar planes y grupos cierra el espacio de trabajo colaborativo, lo que significa que todas las aplicaciones conectadas ya no tendr n ese espacio disponible.

c) ROLES IMPLICADOS

Qui n tiene el poder de eliminar planes o grupos y qui n sufre los efectos?

Propietario del plan/grupo: Normalmente, solo los propietarios pueden eliminar un plan. Si abre Planner sin ser propietario, es posible que la opci n "Eliminar plan" no aparezca. Esto es especialmente cierto para los planes privados (la eliminaci n est reservada para los propietarios de grupos). En el caso de los planes p blicos, la documentaci n indica que los miembros pueden eliminar el plan, pero este es un detalle sutil: normalmente, log sticamente, es el propietario quien realiza la acci n. En cualquier caso, quien realice la eliminaci n en Planner debe ser consciente de la importancia : hay una casilla de verificaci n que indica que entiende que se perder n los datos. El propietario que elimina el plan suele ser tambi n la persona responsable, por lo que es l gico que esta decisi n la tome el rol designado.

Miembros del plan: Los miembros regulares generalmente no pueden eliminar un plan (especialmente si es privado). Sin embargo, pueden abandonar el plan ellos mismos (abandonar el grupo) si ya no desean participar. Abandonar el plan no lo elimina para los dem s, pero s lo elimina de la membres a. En un plan p blico, si por casualidad un miembro lo eliminara, esta acci n afectar a a todos los dem s, lo cual es inusual en t rminos de permisos (ser a como permitir que cualquier miembro de un proyecto elimine todo el proyecto; esto generalmente requiere propiedad).

Administrador de TI: Un administrador global de Microsoft 365 tiene pleno poder: mediante PowerShell o el Centro de administraci n, puede eliminar grupos a voluntad, incluso si no es miembro. Por ejemplo, si detecta un grupo o plan creado incorrectamente o desea eliminarlo por seguridad, puede hacerlo. Tambi n puede intervenir si el propietario ha dejado la empresa: si un grupo o plan queda "hu rfano" (sin propietarios, quiz s porque se ha deshabilitado al creador), un administrador puede autoproclamarse propietario o eliminarlo directamente. Adem s, como se mencion , el administrador puede recuperar un grupo eliminado en un plazo de 30 d as. Este es un privilegio de administrador t pico (los propietarios de la interfaz de usuario no tienen un bot n de "restaurar"; deben contactar con el departamento de TI). Por lo tanto, el administrador act a como garante: puede deshacer la eliminaci n si es necesario o consolidar activos (por ejemplo, eliminar deliberadamente grupos o planes obsoletos como parte de una limpieza peri dica).

Usuarios finales (no miembros): Si se elimina un plan, pero un usuario no era miembro, es posible que no note nada. Sin embargo, si el plan era p blico y el usuario estaba navegando (visitando), ya no lo encontrar disponible. Por ejemplo, Mario no era miembro, pero consultaba ocasionalmente el plan p blico "Estad sticas mensuales"; si se elimina, Mario ya no lo ver en el Planificador. Como no tiene un rol activo, no puede hacer nada al respecto. Podr a contactar al propietario y preguntarle: " Qu pas con ese plan?".

Invitados externos: Si hab a invitados en el grupo/plan, al eliminarlo se eliminan de la colaboraci n. Dado que a menudo no tienen acceso a todos los canales (por ejemplo, no pueden ver el centro de administraci n), los propietarios deben notificarles: "Hemos cerrado el proyecto y eliminado el plan".

Asignados de Tareas: Este es un subrol : personas a las que se les asignaron tareas en el plan. Cuando el plan desaparece, pierden repentinamente esas tareas de su lista personal. Un buen responsable debe notificar al equipo antes de eliminar el plan, especialmente si algunas tareas siguen en curso. Por ejemplo: "Hemos completado el proyecto X, as que eliminar el plan en Planner; aseg rense de haber copiado todos los datos que necesiten en otro lugar antes del viernes ". Esto permite a los asignados verificar que no tengan nada pendiente. Por lo tanto, desde la perspectiva del rol, el responsable tiene la responsabilidad de comunicarse con los miembros y los asignados.

Resumen de permisos:

Eliminar un plan del Planificador: propietario del plan (grupo) o administrador.

Eliminar grupo (con plan) de Outlook/Admin: propietario o administrador del grupo.

Recuperaci n en 30 d as: solo administrador (administrador global o mediante ticket).

d) Ejemplos concretos de aplicaci n empresarial

Cierre de un proyecto completado: Un equipo ha completado con xito el Proyecto Alfa . Utilizaron Planner ampliamente durante el proyecto. Una vez finalizado, el jefe de proyecto (responsable del plan) decide "limpiar". Primero, exporta la lista de tareas completadas a Excel, como archivo hist rico, y guarda los informes finales en el SharePoint del grupo. Despu s, informa al equipo que eliminar el plan. Dado que el grupo solo conten a ese proyecto, decide eliminarlo por completo para cerrar el espacio de trabajo permanentemente. Abre Outlook, busca el grupo "Proyecto Alfa" y hace clic en " Eliminar grupo ", confirmando la eliminaci n completa. En cuesti n de segundos, ni Planner ni el grupo aparecen como recursos activos. Las conversaciones de correo electr nico internas del proyecto desaparecen de Outlook (excepto los mensajes archivados en buzones individuales) y el sitio de SharePoint que contiene los archivos del proyecto termina en la Papelera de reciclaje de sitios (recuperable durante 30 d as). Este ejemplo ilustra la fase de desmantelamiento de un proyecto: la eliminaci n libera espacio y reduce el desorden en la lista de planes activos de Planner, garantizando as que no haya ning n grupo hu rfano sin usar. Desde la perspectiva de los miembros, todos hab an ocultado o archivado sus propios elementos; todos sab an que el plan se cerrar a, as que no hubo sorpresas. El departamento de TI valora que los propietarios archiven los proyectos finalizados, ya que reduce la cantidad de datos activos que gestionar (y conserva copias de seguridad para fines hist ricos).

Eliminaci n y recuperaci n accidental: Supongamos que el propietario de un plan elimina accidentalmente un plan. Por ejemplo, Ana tiene el plan "Marketing T3 2025", que est vinculado a un grupo. Simplemente quer a eliminar el plan de su lista (quiz s porque el T3 ya termin y est creando el T4) y cree que "Eliminar plan" sirve para ocultarlo. Entonces hace clic en "Eliminar plan" y, distra damente, confirma. Inmediatamente se da cuenta de que ha perdido todas las actividades y datos del trimestre anterior. P nico! Sus compa eros tambi n ven desaparecer el historial y las finalizaciones. Ana contacta con el departamento de TI. Lamentablemente, el departamento de TI no puede recuperar un plan individual eliminado porque Planner no tiene esa opci n. Afortunadamente, el grupo vinculado sigue existiendo (no se ha modificado). El departamento de TI tiene una idea: usar la API Graph . O PowerShell , intenta ver si las tareas se pueden recuperar de alg n registro, pero no hay nada oficial. Por lo tanto, opta por una soluci n alternativa : recupera los datos de la exportaci n diaria autom tica de Excel (si existe) o de la cach del navegador. Sin embargo, generalmente, en este caso, los datos de la tarea se pierden para siempre, a menos que se utilicen copias de seguridad de terceros. Este (desafortunado) ejemplo resalta la importancia de comprender los roles: los propietarios deben ser cautelosos al "Eliminar Plan" e idealmente, el departamento de TI deber a capacitar a los usuarios o implementar herramientas de copia de seguridad para Planner, dado que no tiene una papelera de reciclaje integrada . Desafortunadamente, Anna aprendi la diferencia entre ocultar y eliminar a la mala.

Eliminar un plan, pero conservar el equipo: Un departamento de la empresa tiene un equipo de Microsoft Teams llamado "Equipo de Ventas" que est activo con canales y archivos. En uno de los canales, a adieron una pesta a de Planificador para las tareas mensuales. Despu s de un tiempo, decidieron dejar de usar Planificador en ese canal porque estaban migrando a otra herramienta. El propietario del equipo (que tambi n es el propietario del grupo) accede a Planificador y busca el plan correspondiente (que tendr un nombre como "Equipo de Ventas - Canal General" si se cre autom ticamente a trav s de Teams). Deciden eliminar solo el plan para evitar confusiones: inician sesi n en la web de Planificador, buscan "Equipo de Ventas -..." y lo eliminan como plan. El resultado: en el equipo de Teams, la pesta a de Planificador ahora est vac a (o se ha eliminado). Sin embargo, el equipo sigue funcionando con chat y archivos. El grupo de M365 "Equipo de Ventas" obviamente permanece intacto. Ning n otro recurso se ve afectado. Este ejemplo ilustra la eliminaci n de un plan como eliminaci n de una funci n en un contexto m s amplio: el departamento conserva su espacio de Teams y SharePoint, pero simplemente decide desactivar el componente Planificador. En el futuro, si quisieran recuperar la pesta a del Planificador, podr an crear una nueva en ese grupo. En este caso, es importante que el propietario del equipo tenga en cuenta que eliminar el plan no implicar a la p rdida de nada m s. Y, de hecho, eso es exactamente lo que ocurri : los documentos y el correo electr nico se conservan, y solo se eliminan las tareas (ya abandonadas).

Consolidaci n de grupos duplicados: Se crean accidentalmente dos planes con fines similares, lo que resulta en dos grupos separados que la empresa posteriormente descubre que son redundantes. Por ejemplo, dos compa eros diferentes crearon un plan de "Investigaci n de Mercado" y otro de " Investigaci n de Mercado ", pero en realidad se relacionan con el mismo proyecto (uno lo cre en italiano y el otro en ingl s). Tras descubrir la duplicaci n, deciden aunar esfuerzos. Copian todas las tareas del plan " Investigaci n de Mercado" a "Investigaci n de Mercado" (ya sea manualmente o mediante la funci n " Copiar Tareas " de Planner ). Una vez verificado que todo est consolidado en un solo plan, uno de los dos (el propietario) elimina el plan duplicado, ahora vac o. Sin embargo, persiste un problema: ahora hay un grupo adicional de M365 sin plan asociado (el grupo " Investigaci n de Mercado "). Para evitar confusiones, el propietario (o, mejor a n, un administrador si los propietarios no tienen cuidado) tambi n elimina el grupo " Investigaci n de Mercado " de la organizaci n, ya que ya no es necesario. Este caso pr ctico muestra c mo la eliminaci n a veces resulta til para optimizar el entorno de contenedores innecesarios. El equipo de TI podr a realizar comprobaciones peri dicas y encontrar grupos sin contenido, salvo el propietario, preguntando " A n los necesita?". Si la respuesta es no, proceden a la eliminaci n. Esto ayuda a mantener una lista organizada de grupos y planes disponibles para los usuarios, evitando duplicaciones y confusiones.

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EJERCICIO SOBRE LOS TEMAS TRATADOS EN EL P RRAFO

Objetivo del ejercicio

El objetivo es comprender c mo se elimina un plan en Microsoft Planner y el grupo asociado de Microsoft 365. El usuario aprender a distinguir entre eliminar un plan y eliminar completamente un grupo, comprendiendo las implicaciones para Outlook, Teams, SharePoint y OneNote. Se explicar n los roles involucrados, los comandos a usar y las precauciones a tomar para evitar la p rdida accidental de datos. El ejercicio incluye escenarios empresariales reales, beneficios de productividad y preguntas de autoevaluaci n. El objetivo final es dotar al usuario de las habilidades necesarias para gestionar de forma segura y eficaz el cierre de planes y grupos en entornos colaborativos.

PASOS OPERATIVOS

Eliminar el plan del Planificador

1. Inicie sesi n en https://tasks.office.com con su cuenta de Microsoft 365.

2. Haga clic en Planificador en su panel de Microsoft 365

3. Seleccione el plan que desea eliminar

4. Haga clic en junto al nombre del plan ⋯

5. Seleccione Agregar a favoritos para eliminarlo de la vista principal (opcional)

6. Para eliminarlo permanentemente, abra Outlook Web App

7. Vaya a Grupos → seleccione el grupo asociado al plan

8. Haga clic en Configuraci n → Editar grupo

9. Haga clic en Eliminar grupo y confirme la operaci n.

10. El plan y todos los recursos asociados se eliminar n permanentemente.

Comprobaci n de aplicaciones conectadas al grupo

1. Abra Outlook → Grupos → seleccione el grupo eliminado

2. Verificar que el correo y el calendario compartidos ya no sean accesibles

3. Vaya a SharePoint → verifique que se haya eliminado el sitio del grupo

4. Abra OneNote → verifique que el bloc de notas grupal ya no est disponible

5. En Teams, verifique si se ha eliminado el equipo vinculado

6. Si el equipo a n est visible, elim nelo manualmente de Administraci n de equipos

7. Acceda al portal de administraci n: https://admin.microsoft.com

8. Vaya a Grupos de Microsoft 365 → verifique que el grupo ya no est presente

9. Verifique Azure Active Directory para ver si hay sincronizaciones restantes

10. Verificar que los archivos de grupo ya no sean accesibles desde OneDrive

Roles involucrados y autorizaciones requeridas

1. Solo los propietarios de grupos pueden eliminar un grupo desde Outlook o el Centro de administraci n.

2. Los administradores de TI pueden forzar la eliminaci n desde la cuenta de administraci n de Microsoft 365

3. Los miembros del plan no pueden eliminar el grupo, solo verlo

4. Acceda al portal de administraci n: https://admin.microsoft.com

5. Vaya a Usuarios activos → verifique los roles asignados a los usuarios

6. Permisos de administraci n de grupos de control en Azure AD

7. En Outlook, solo los propietarios ven la opci n Eliminar grupo

8. En Teams, solo los propietarios pueden eliminar un equipo vinculado

9. Verificar que la eliminaci n cumpla con las pol ticas de la empresa

10. Eliminaci n de documentos para fines de auditor a o copia de seguridad

ESCENARIO DE APLICACI N OPERATIVA

Cerrar un proyecto completado y eliminar el grupo asociado

El equipo de TI ha completado el proyecto de Migraci n de infraestructura y desea eliminar el plan Planner y todos los recursos relacionados para evitar confusiones y liberar espacio.

a) Comando : Outlook → Grupos → Seleccionar grupo → Configuraci n → Eliminar grupo
Explicaci n : Esta acci n elimina el plan Planner y todas las aplicaciones asociadas (correo, archivos, calendario).

b) Comando : SharePoint → Verificar la eliminaci n del sitio del grupo
Explicaci n : Confirme que los documentos y p ginas del proyecto ya no son accesibles.

c) Comando : Centro de administraci n → Grupos de Microsoft 365 → Verificar eliminaci n
Explicaci n : Asegura que el grupo tambi n ha sido eliminado a nivel administrativo.

COMANDOS DE TECLAS UTILIZADOS Y C MO ACCEDER A ELLOS

Dominio	Acceso	Funci n
Eliminar grupo	Outlook Web App → Grupos → Configuraci n → Eliminar grupo	Elimina el grupo y todos los recursos asociados
Verificaci n de grupo	Centro de administraci n → Grupos de Microsoft 365	Comprobar la presencia o eliminaci n del grupo
Eliminar equipo vinculado	Equipos → Gesti n de equipos → Eliminar equipo	Eliminar el equipo asociado al grupo
Comprobaci n del sitio de SharePoint	SharePoint → Grupos → Seleccionar sitio	Verificar la eliminaci n del sitio del grupo
Comprobar el bloqueo de OneNote	OneNote → Blocs compartidos	Verificar la presencia del cuaderno de grupo
Control de archivos en OneDrive	OneDrive → Grupos → Seleccionar grupo	Verificar la eliminaci n de archivos compartidos
Comprobar roles de usuario	Centro de administraci n → Usuarios activos	Comprobar permisos para la gesti n de grupos
Control de sincronizaci n de Azure	Azure AD → Grupos → Seleccionar grupo	Comprueba si hay sincronizaciones restantes
Eliminar del Planificador	Planificador → → Eliminar de favoritos	Oculta el plan de la vista personal
Eliminaci n de documentaci n	Manual ticket interno o de TI	Trazabilidad para auditor a o backup

BENEFICIOS DE PRODUCTIVIDAD

Reducir el desorden digital
Eliminar grupos y planes obsoletos Mayor claridad en la gesti n de proyectos Alineaci n entre Planner, Outlook, Teams y SharePoint Menos notificaciones innecesarias para los miembros del equipo Ahorrar tiempo buscando planes activos Mejor control de los recursos compartidos Menos contenido sincronizado entre dispositivos m viles Optimizar el espacio de almacenamiento Cumplir con las pol ticas de retenci n de la empresa

IDEAS PARA USAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL REAL

Limpieza peri dica de pisos terminados

Eliminar planes y grupos inactivos ayuda a mantener el entorno de trabajo ordenado y enfocado.

Cierre de los grupos de trabajo temporales

Despu s de completar una tarea urgente, eliminar el grupo evita futuras confusiones y superposiciones.

Gesti n de seguridad y privacidad
La eliminaci n de grupos no utilizados reduce el riesgo de acceso no autorizado a datos confidenciales.

PREGUNTAS DE AUTOEVALUACI N

1. C mo puedo eliminar permanentemente un plan de Planner?

2. Cu l es la diferencia entre eliminar un plan y eliminar un grupo de Microsoft 365?

3. Qu aplicaciones se eliminan junto con el grupo?

4. Qui n puede eliminar un grupo de Microsoft 365?

5. C mo puedo verificar que el grupo se ha eliminado de Outlook?

6. C mo interviene SharePoint en la eliminaci n?

7. C mo elimino un equipo vinculado a un grupo?

8. D nde controlo los roles de usuario para la gesti n de grupos?

9. Qu precauciones se deben tomar antes de eliminar un grupo?

10. En qu escenarios de negocio resulta til esta funci n?

RESUMEN DE LO QUE APRENDISTE

Aprendi a eliminar un plan de Planner y el grupo de Microsoft 365 asociado, comprendiendo las implicaciones para Outlook, Teams, SharePoint y OneNote. Segui los pasos para eliminar el grupo de forma segura y verific la eliminaci n en todas las aplicaciones conectadas. Identific los roles involucrados, los comandos de teclado y los permisos necesarios. Escenarios pr cticos le mostraron c mo aplicar este procedimiento en entornos empresariales reales. Los beneficios de productividad resaltan la importancia de mantener un entorno digital ordenado. Las ideas de uso y las preguntas de autoevaluaci n le ayudan a consolidar las habilidades aprendidas y a comprobar su aplicabilidad.

8. Crear un plan de Planner desde un grupo existente de Microsoft 365

a) DESCRIPCI N DE LA FUNCIONALIDAD

Crear un plan vinculado a un grupo existente significa que el nuevo plan de Planner se asocia a un grupo existente de Microsoft 365 (anteriormente llamado grupo de Office 365) en lugar de generar uno nuevo. Al crear un plan, la interfaz de Planner ofrece la opci n "Agregar a un grupo existente de Office 365" : al seleccionarla, puede buscar y elegir el grupo deseado antes de confirmar la creaci n. Esencialmente, el plan aprovecha la infraestructura del grupo seleccionado (miembros, permisos y recursos) en lugar de crear uno separado. Por lo tanto, si usa un grupo existente, Planner no crea un nuevo grupo paralelo. Por el contrario, ignorar u omitir la opci n "Agregar a un grupo existente" generar un nuevo grupo de Microsoft 365 junto con el plan. Esta elecci n es crucial: vincular un plan a un grupo existente evita la proliferaci n de grupos y mantiene una colaboraci n cohesiva en un nico espacio predefinido.

b) INTERACCIONES CON OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

Un plan asociado a un grupo existente se beneficia de la integraci n completa con las herramientas ya vinculadas a dicho grupo . En particular:

Outlook (Grupo y Calendario): El nuevo plan no crear un nuevo buz n ni calendario, sino que usar los del grupo seleccionado. El plan tendr una direcci n de correo electr nico (alias de grupo) que permite enviar mensajes a todos los miembros del plan a trav s de la conversaci n grupal en Outlook. Por ejemplo, cualquier comentario sobre las tareas en Planner se puede enviar al buz n grupal para que los miembros puedan verlos en las conversaciones de Outlook si siguen al grupo en su bandeja de entrada.

SharePoint: Reutilizar un grupo existente no crea un nuevo sitio de SharePoint , ya que el grupo seleccionado ya cuenta con uno. Todos los documentos y archivos asociados a las tareas del plan se almacenar n en la biblioteca de documentos del sitio de SharePoint de ese grupo. Esto significa que el equipo contin a trabajando en la misma rea de documentos compartida , evitando la dispersi n de archivos en diferentes sitios.

Microsoft Teams: Dado que Microsoft Teams se basa en los grupos de Microsoft 365, a adir un plan a un grupo existente tambi n permite integrarlo f cilmente en Teams. En la pr ctica, si el grupo est asociado a un equipo (por ejemplo, un equipo departamental), se puede a adir el plan como una pesta a del Planificador en un canal de Teams, lo que permite ver las tareas directamente en la plataforma Teams sin necesidad de configuraci n adicional. El plan es visible para los miembros del equipo que utilizan el mismo grupo subyacente.

OneNote y otros recursos: El plan conectado al grupo podr aprovechar el OneNote del grupo (por ejemplo, el bloc de notas compartido del grupo, til para notas de proyectos) y tambi n aparecer entre los planes conectados al grupo en la interfaz de otras aplicaciones (por ejemplo, en Outlook, en la secci n Grupos, o en SharePoint como un posible elemento web de Planner). Adem s, las tareas asignadas a usuarios individuales aparecer n en la secci n "Tareas asignadas a m " de Microsoft To Do o Outlook, gracias a la integraci n entre Planner y To Do.

c) Roles involucrados: A la hora de crear un plan para un grupo existente entran en juego diversos roles organizativos y de autorizaci n:

Usuario que crea el plan: Normalmente, cualquier miembro del grupo puede crear un nuevo plan asociado a ese grupo. El usuario solo necesita tener acceso de miembro (o propietario) al grupo existente para poder seleccionarlo al crear el plan. Si el grupo en cuesti n es p blico , incluso un usuario que a n no sea miembro puede verlo en la lista y agregar el plan, convirti ndose as en miembro del grupo (seg n la pol tica de la empresa). Sin embargo, en la pr ctica corporativa, la creaci n de nuevos grupos de Microsoft 365 suele estar limitada a administradores o roles espec ficos: en estos contextos, los usuarios sin privilegios solo pueden crear un plan aprovechando los grupos autorizados existentes (como en este caso).

Un ejemplo real: "Debido a las limitaciones para crear nuevos grupos en nuestro entorno de Teams, nos vemos obligados a compartir un plan con un grupo existente". Esto indica que la organizaci n ha restringido la creaci n de grupos (y, por lo tanto, de planes aut nomos), lo que obliga al uso de grupos preaprobados .

Propietarios del grupo: Los propietarios del grupo existente desempe an un papel fundamental. Si bien crear un plan no requiere necesariamente la propiedad (un miembro puede), los propietarios del grupo conservan el control sobre los recursos del grupo . Por ejemplo, pueden gestionar la membres a (a adir o eliminar personas del grupo y, por lo tanto, del plan), cambiar la configuraci n de privacidad del grupo/plan y, en general, gestionar el contenido compartido. Si el plan es privado (porque el grupo es privado), solo los propietarios del grupo pueden a adir nuevos miembros al plan invitando a nuevos usuarios. Los propietarios tambi n pueden eliminar el plan (que, en efecto, forma parte del grupo): en los planes asociados a grupos privados , solo un propietario puede eliminarlos; en los planes p blicos , cualquier miembro interno puede eliminarlos, pero esto suele ser una prerrogativa de los propietarios por motivos de seguridad.

Miembros del grupo: Se convierten autom ticamente en miembros del nuevo plan . No es necesario agregarlos individualmente: al crearlo, todos los miembros existentes se incluyen como participantes del plan (los ver en la lista "Miembros"). Estos usuarios pueden crear y asignar tareas, actualizar estados, a adir comentarios y archivos, seg n las funciones habituales de Planner. Sin embargo, no pueden cambiar la configuraci n general del plan a menos que sean propietarios del grupo (por ejemplo, no pueden cambiar el nombre del plan para grupos privados a menos que la organizaci n solo lo permita a los propietarios). No obstante, en muchos casos pr cticos, cualquier miembro interno puede cambiar el nombre del plan o a adir categor as y tareas, ya que Planner suele estar abierto a los colaboradores del plan para facilitar su uso.

Usuarios invitados: si hab a invitados externos en el grupo existente (como socios externos invitados al grupo), tambi n se convertir n en invitados en el plan. Planner admite el acceso de invitados : un usuario externo agregado al grupo se incluye en el plan y puede ver y editar tareas casi como un miembro interno. Los invitados pueden crear y eliminar tareas y dep sitos, editar campos de tareas e incluso adjuntar archivos (si el administrador del inquilino lo ha permitido para los invitados). Sin embargo, los invitados carecen de ciertos privilegios : por ejemplo, no pueden invitar a otros usuarios, eliminar el plan o agregar nuevos miembros al grupo/plan. Tambi n reciben menos notificaciones : espec ficamente , no reciben correos electr nicos de asignaci n de tareas (Planner no env a a los invitados correos electr nicos de "se le ha asignado una tarea"), aunque pueden recibir otras notificaciones como comentarios o actualizaciones del plan. Los invitados acceden al plan a trav s de la web (deben usar un v nculo al plan o la URL planner.microsoft.com con la invitaci n que recibieron) y reciben un correo electr nico de bienvenida cuando se agregan al grupo. Habilitar usuarios invitados en Planner depende de la configuraci n global: si su administrador de Microsoft 365 deshabilita el acceso de invitados en los grupos , no podr agregar invitados a los planes.

Administrador global/de TI: El administrador de Microsoft 365 o Planner tiene un rol indirecto. Como se mencion , puede controlar qui n puede crear grupos (y, en consecuencia, nuevos planes independientes). En el contexto de un plan de grupo existente, el administrador puede haber configurado los grupos de la empresa que se usar n para Planner o haber impuesto el uso de los ya aprobados. Adem s, el administrador puede gestionar la configuraci n de privacidad y clasificaci n : al crear un plan (y, por lo tanto, un grupo), se puede elegir entre p blico o privado , lo que afecta la visibilidad del grupo en toda la organizaci n. En el caso de un grupo existente, el plan hereda el mismo nivel de visibilidad : si el grupo era p blico, el plan es visible para toda la organizaci n (cualquiera puede solicitar unirse); si era privado, solo lo ven los miembros actuales y los nuevos miembros requieren una invitaci n. El administrador puede haber definido directrices sobre estos aspectos o criterios para nombrar y expirar los grupos. En resumen, el administrador no interviene manualmente en la creaci n del plan, sino que establece las reglas y los permisos dentro de los cuales se lleva a cabo esta operaci n.

d) EJEMPLOS CONCRETOS DE APLICACI N CORPORATIVA

Ejemplo 1: Proyecto interno con grupo existente

Contexto: El equipo de marketing de Contoso ya tiene un grupo de Microsoft 365 llamado "Equipo de marketing" con miembros, un sitio de SharePoint y un buz n compartido.

Escenario: El gerente decide usar Planner para gestionar la campa a del cuarto trimestre. En Planner, crea un nuevo plan llamado "Campa a del cuarto trimestre" y, en " A adir a un grupo existente", busca y selecciona el grupo "Equipo de Marketing " para completar la creaci n.

Resultado: Todos los miembros del grupo de Marketing (que ya recibieron correos electr nicos y accedieron al sitio de SharePoint del equipo) se agregan autom ticamente como colaboradores en el plan de la campa a del cuarto trimestre . No se crea ning n grupo nuevo ni espacio de trabajo separado: el plan se encuentra dentro de los recursos del equipo de Marketing . Los archivos que el equipo adjunta a las tareas de Planner (informes, im genes, listas de precios) se guardan en la biblioteca de documentos del sitio de SharePoint del equipo de Marketing , quiz s de forma ordenada en una carpeta dedicada. De esta manera, los miembros del equipo pueden encontrar todos los documentos del proyecto en el sitio de equipo habitual, junto con otros materiales de marketing, y las tareas de Planner enriquecen el ecosistema existente. Adem s, integran el plan directamente en el canal #General de Teams del equipo de marketing como una pesta a. Como resultado, los miembros pueden ver el chat, los archivos y el panel de Planner del proyecto en una nica interfaz (Teams), lo que fortalece la colaboraci n. Este ejemplo muestra c mo el uso de un grupo existente preserva la continuidad : el equipo no tiene que migrar a nuevos espacios y las herramientas de Microsoft 365 (SharePoint, Outlook, Teams) permanecen coherentes y referenciadas al mismo grupo.

Ejemplo 2: Restricci n de la creaci n de grupos

Contexto: La empresa XYZ ha decidido, por razones de gobernanza de TI, limitar la creaci n de nuevos grupos solo a los administradores. Los empleados no pueden crear grupos libremente.

Escenario: Un jefe de proyecto en XYZ quiere usar Planner para un nuevo proyecto. Al intentar crear un plan, se da cuenta de que debe usar un grupo existente (ya que no puede crear uno nuevo). Por lo tanto, elige un grupo existente de Microsoft 365 de la lista (por ejemplo, "Proyectos de I+D" ).

Resultado: Su plan se a ade al universo del grupo Proyectos de I+D . Todos los miembros de ese grupo reciben la notificaci n y participan (incluso si algunos no est n interesados, quiz s porque el proyecto solo involucr a una parte de ellos). Esta situaci n suele darse en contextos corporativos estructurados: la pol tica de TI exige que las nuevas iniciativas utilicen grupos predefinidos. La ventaja es que TI mantiene el control sobre el n mero de grupos creados y centraliza la gesti n de recursos. Sin embargo, como hemos visto, esto puede llevar a que el plan incluya a m s personas de las necesarias, a menos que se cree un grupo espec fico a trav s de TI. Se trata de un equilibrio entre la agilidad (tener un grupo nuevo y personalizado) y el control (limitar los grupos). En cualquier caso, Planner es compatible con esta situaci n: asociar el plan con un grupo existente es t cnicamente sencillo y r pido.

Ejemplo 3: Agregar Planificador a un Equipo existente

Contexto: El departamento de Ventas utiliza un equipo de Microsoft Teams llamado "Ventas EMEA" para las comunicaciones diarias. Este equipo, como es l gico, cuenta con un grupo de Microsoft 365 entre bastidores.

Escenario: El gerente desea realizar un seguimiento de las actividades de ventas mensuales, por lo que crea un plan de planificaci n Objetivos de ventas mensuales y elige agregarlo al grupo de Ventas EMEA existente .

Resultado: El plan es visible de inmediato para todos los vendedores del equipo. Se ha a adido una pesta a de Planner llamada "Objetivos de Ventas Mensuales" al canal general del equipo de ventas de EMEA . Los vendedores ahora pueden actualizar el estado de sus tareas directamente en Teams. Los archivos adjuntos a las tareas (por ejemplo, informes y presupuestos) se suben al sitio de SharePoint del equipo de ventas de EMEA, que ya conocen el grupo. Con esta integraci n, Teams se convierte en un verdadero centro: chat, reuniones, archivos y tareas est n unificados. La adopci n es inmediata, ya que no es necesario invitar a los usuarios individualmente: el plan ya cuenta con todos los miembros adecuados. Este ejemplo ilustra c mo Teams y Planner funcionan a la perfecci n cuando comparten la misma base de grupo de Office 365.

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