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INDICE NAVIGABILE

 

CAPITOLO 1 L INTERFACCIA UTENTE DI MICROSOFT PLANNER.. 2

1. Riquadro di spostamento e area di contenuto. 3

2. Pulsante Crea piano (Nuovo piano) 9

3. Visualizzazione della lista dei piani e aggiunta ai preferiti 15

4. Visualizzazione delle attivit Assegnate a me . 22

5. Visualizzazioni delle attivit in griglia. 29

6. Visualizzazione delle attivit in colonne (Bacheca Lavagna ) 36

7. Visualizzazioni delle attivit nei grafici 43

8. Visualizzazioni delle attivit nel Calendario (Schedule) 50

9. Aggiunta di membri al piano. 57

10. Altre funzionalit . 66

 

CAPITOLO 2 LA CREAZIONE DI UN NUOVO PIANO.. 77

1. Apertura del pannello di creazione del piano. 78

2. Assegnazione del nome e scelta del gruppo 365. 85

3. Impostazione della privacy del piano. Pubblico o privato. 93

4. Inserimento di nuovi utenti nel piano. 101

5. Aggiunta di membri al piano. 109

6. Creazione automatica del gruppo Office 365 alla creazione del piano. 120

7. Cancellazione del gruppo 365 e del piano Planner. 132

8. Creazione di un piano Planner da un gruppo Microsoft 365 esistente. 144

9. Emails automatiche ai membri al momento della creazione del piano. 153

10. Creazione automatica del sito SharePoint 162

11. Integrazione di Planner in SharePoint 168

12. Integrazione di Planner (Tasks) e To Do in Microsoft Teams. 179

13. Integrazione di Planner in Microsoft To Do. 194

14. Il blocco note del piano (OneNote integrato) 205

15. Integrazione automatica del piano Planner con OneDrive. 215

16. Integrazione del calendario del piano Planner nel calendario di Outlook. 226

17. Integrazione del piano Planner con PowerApps. 237

 

CAPITOLO 3 - MODALITA E STRUMENTI DI VISUALIZZAZIONE DEL PIANO.. 251

1. Accesso all applicazione Microsoft Planner. 251

2. Visualizzare la lista dei piani a cui si partecipa. 259

3. Il piano aperto in Planner (vista dettagliata di un progetto) 268

4. Il gruppo Microsoft 365 del piano Planner. 279

5. La visualizzazione del piano in Outlook. 290

6. La visualizzazione del piano in Teams. 297

7. La visualizzazione delle attivit del piano in Microsoft To Do. 308

8. La visualizzazione del piano in SharePoint 314

9. La visualizzazione dei file allegati al piano in OneDrive. 322

10. Il blocco note collegato al piano in OneNote. 329

 

4. CONCLUSIONI 336

 

5. PIANO DI APPRENDIMENTO. 4 mesi (16 settimane - 1 ora al giorno) 338

a) Tabella moduli di apprendimento. 338

b) Modello di autovalutazione settimanale. 339

c) 90 Domande di ripasso e risposte esatte. 340

 

 

CAPITOLO 1 L INTERFACCIA UTENTE DI MICROSOFT PLANNER

Microsoft Planner uno strumento di gestione attivit in Microsoft 365 che offre un esperienza semplice e visiva per organizzare il lavoro di team. L interfaccia utente di Planner progettata per essere intuitiva, suddividendo funzioni e viste in sezioni chiare. Di seguito esaminiamo in dettaglio ogni componente chiave dell interfaccia utente di Microsoft Planner, organizzando le informazioni per ciascun punto secondo quattro aspetti: (a) Descrizione della funzionalit , (b) Interazioni con altre app Microsoft 365, (c) Ruoli coinvolti e (d) Esempi di applicazione aziendale.

1. Riquadro di spostamento e area di contenuto

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

L interfaccia di Planner divisa principalmente in due sezioni: un riquadro di spostamento (solitamente a sinistra) e un area di contenuto principale. Il riquadro di spostamento consente di accedere rapidamente alle diverse aree di Planner. Qui troviamo il Planner Hub (chiamato anche Home di Planner) che mostra tutti i piani a cui l utente sta lavorando, spesso con la possibilit di vedere in anteprima lo stato di avanzamento dei piani aggiunti ai preferiti. Sempre nel riquadro sinistro vi l opzione  Assegnate a me  (Assigned to me), una vista che raggruppa tutte le attivit assegnate all utente attraverso tutti i piani. Inoltre, nel riquadro di spostamento presente il pulsante per creare un nuovo piano (vedi punto 2) e l elenco dei piani preferiti e piani recenti per un accesso rapido. Selezionando un piano specifico nel riquadro di spostamento, l area di contenuto centrale visualizza i dettagli di quel piano (come le bacheche, le attivit , i grafici, ecc.). In sintesi, il riquadro di spostamento funge da menu per muoversi tra hub, piani e visualizzazioni personali, mentre l area di contenuto mostra le informazioni e gli strumenti relativi all elemento selezionato.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365 

Il riquadro di spostamento di Planner contiene collegamenti che estendono l esperienza verso altre applicazioni di Microsoft 365. Ad esempio, quando un piano selezionato, spesso disponibile un menu (contrassegnato da ... ) che permette di navigare verso funzionalit collegate al gruppo Microsoft 365 di quel piano. I primi collegamenti di questo menu esteso tipicamente includono  Conversazioni  (che apre le conversazioni del gruppo in Outlook, consentendo di vedere o avviare email tra i membri del piano),  File  (che apre la libreria documenti SharePoint del gruppo dove sono archiviati i file allegati alle attivit ),  Blocco appunti  (che apre il blocco note di OneNote condiviso del gruppo) e, in presenza di un gruppo connesso a Yammer, anche un collegamento alla community Yammer. Queste opzioni integrano Planner con le altre app: ad esempio, un utente pu passare dal piano in Planner alla relativa cartella di documenti SharePoint con un clic, o aprire il blocco note condiviso per vedere appunti di progetto. Tali interazioni rendono Planner un hub centrale da cui possibile accedere ad email di gruppo, documenti condivisi e note, mantenendo il contesto del piano di progetto.

c) RUOLI COINVOLTI

Tutti gli utenti che hanno accesso a Planner (quindi tipicamente membri dell organizzazione con una licenza Microsoft 365) vedono il riquadro di spostamento con le proprie viste. Amministratori globali o di servizio non hanno una vista speciale in Planner, ma possono influenzare la disponibilit di Planner (ad esempio attivandolo o disattivandolo per l organizzazione). I membri di un piano (ovvero parte del gruppo Microsoft 365 corrispondente) vedranno il piano elencato nel proprio Planner Hub e potranno visualizzarne contenuti; gli ospiti esterni (guest) aggiunti a un piano, invece, non hanno un Planner Hub personale tradizionale: i guest devono utilizzare un URL diretto per accedere a Planner nel contesto dell organizzazione che li ha invitati, in quanto l indirizzo generico di Planner non pu determinare automaticamente la loro organizzazione di appartenenza. In pratica un utente guest accede a *https://planner.cloud.microsoft.com/*_\<tenant>_ per vedere i piani a cui invitato. Tutti i membri di un piano (proprietari, membri interni e anche guest) condividono la stessa interfaccia per quel piano nell area di contenuto; potranno quindi navigare tra bacheca, grafici, calendario ecc. come descritto in dettaglio nei punti seguenti. Non ci sono differenze marcate nel riquadro di spostamento in base al ruolo: ad esempio, un proprietario del piano vedr lo stesso elenco di sezioni (Hub, Assegnate a me, piani, ecc.) di un membro normale. La differenza di ruolo emerger nei comandi disponibili all interno di un piano (ad esempio, solo i proprietari vedono certe opzioni di gestione, come la pubblicazione su calendario Outlook o l aggiunta di membri, come vedremo) pi che nella navigazione.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Per un membro del team marketing che lavora su pi progetti, il riquadro di spostamento di Planner diventa la bussola per orientarsi tra i vari piani: ad esempio  Social Media Campaign Q1 ,  Product Launch Project ,  Eventi Fiera 2025  potrebbero essere tutti piani elencati. Cliccando sul Planner Hub, il marketing manager pu vedere un riepilogo rapido dello stato di ciascun progetto (ad esempio quanti compiti completati/in corso nei piani preferiti). Se vuole concentrarsi sulle proprie attivit pendenti, pu cliccare  Assegnate a me  per visualizzare in un unica lista tutte le attivit che gli sono state assegnate attraverso diversi piani, ad esempio un attivit Preparare brochure dal piano del lancio prodotto e Programmare post social dal piano della campagna social. Da l , con un clic su uno specifico piano nel menu, l utente apre nell area di contenuto la bacheca di quel progetto e inizia a lavorare sulle attivit . In sostanza, il riquadro di spostamento permette in un contesto aziendale di passare rapidamente da un progetto all altro, mentre l area di contenuto mostra i dettagli necessari per svolgere il lavoro su quel progetto selezionato.

Immagine che contiene testo, software, Sito Web, Pagina Web Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo di questo esercizio acquisire padronanza nell utilizzo del riquadro di spostamento e dell area di contenuto di Microsoft Planner, due elementi fondamentali dell interfaccia utente. L utente imparer a navigare tra i piani, accedere rapidamente alle attivit assegnate, visualizzare lo stato di avanzamento e collaborare con il team. Verranno inoltre esplorate le interazioni con altre app Microsoft 365 (come Teams e Outlook), i ruoli coinvolti (proprietari, membri, guest) e casi d uso aziendali concreti. L esercizio pensato per migliorare l efficienza operativa e la gestione dei progetti in ambienti collaborativi.

 

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Navigare nel riquadro di spostamento ➡️

1.       Accedi a https://tasks.office.com 🌐

2.       Inserisci le credenziali Microsoft 365 aziendali 🔐

3.       Una volta aperto Planner, osserva la colonna sinistra: il riquadro di spostamento 🧭

4.       Clicca su  Hub di Planner  per visualizzare tutti i piani disponibili 🗂️

5.       Seleziona  I miei piani  per accedere a quelli a cui partecipi 📌

6.       Aggiungi un piano ai preferiti cliccando sull icona a forma di stella ⭐

7.       Clicca su  Assegnati a me  per vedere le attivit che ti riguardano 🎯

8.       Usa la barra di ricerca per trovare un piano specifico 🔍

9.       Ordina i piani per nome o data di modifica 📅

10.  Clicca su un piano per aprirlo nell area di contenuto centrale 🖱️

Utilizzare l area di contenuto ➡️

1.       Dopo aver selezionato un piano, si apre l area di contenuto centrale 🧩

2.       Visualizza la bacheca con i bucket (colonne) delle attivit 📋

3.       Clicca su un attivit per aprire il pannello dei dettagli 📝

4.       Aggiungi una nuova attivit cliccando su  + Aggiungi attivit  ➕

5.       Trascina le attivit tra i bucket per riorganizzarle 🧲

6.       Clicca su  Grafici  per visualizzare lo stato delle attivit 📊

7.       Vai su  Programmazione  per vedere le attivit su calendario 📆

8.       Aggiungi file o collegamenti alle attivit tramite l icona 📎

9.       Assegna priorit , etichette e scadenze alle attivit ⚙️

10.  Usa i filtri in alto per visualizzare solo le attivit rilevanti 🔽

Interagire con Teams e Outlook ➡️

1.       Apri Microsoft Teams e accedi al team desiderato 💬

2.       Vai su un canale e clicca su  +  per aggiungere una scheda ➕

3.       Seleziona  Planner  dall elenco delle app disponibili 🧭

4.       Scegli un piano esistente o creane uno nuovo 🆕

5.       Dai un nome alla scheda e clicca su  Salva  💾

6.       Visualizza e modifica le attivit direttamente nella scheda di Teams 📋

7.       Apri Outlook e vai su Calendario 📅

8.       Clicca su  Aggiungi calendario > Da Internet  🌐

9.       Incolla il link iCal del piano Planner 🔗

10.  Le attivit con scadenza appariranno nel calendario 📌

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Coordinamento di un progetto di formazione interna

Un team HR utilizza Microsoft Planner per organizzare un ciclo di formazione aziendale. Il piano include attivit per la selezione dei formatori, la pianificazione delle sessioni, la comunicazione ai dipendenti e la raccolta dei feedback.

🔹 Fase 1 Creazione del piano

        Comando: + Nuovo piano

        Spiegazione: consente di strutturare il progetto in modo collaborativo e visibile a tutti.

🔹 Fase 2 Assegnazione attivit

        Comando: + Aggiungi attivit > Assegna a

        Spiegazione: distribuisce le responsabilit tra i membri del team.

🔹 Fase 3 Monitoraggio avanzamento

        Comando: Grafici > Stato attivit

        Spiegazione: permette di identificare ritardi e colli di bottiglia.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

+ Nuovo piano

Riquadro di spostamento

Crea un nuovo piano di lavoro

+ Aggiungi attivit

Bacheca del piano

Inserisce una nuova attivit

Grafici

Barra superiore del piano

Visualizza stato e carico di lavoro

Programmazione

Barra superiore del piano

Mostra attivit su calendario

+ Aggiungi membri

In alto a destra nel piano

Invita nuovi collaboratori

Etichette

Dettagli attivit

Categorizza visivamente le attivit

Commenti

Dettagli attivit

Comunica con il team

Aggiungi scheda Planner in Teams

Canale Teams > +

Integra Planner in Teams

Filtri

In alto nella bacheca

Visualizza attivit per criterio

Impostazioni piano

Icona ingranaggio

Personalizza nome, privacy, notifiche

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✅ Centralizzazione delle attivit in un unica interfaccia.

🔄 Aggiornamenti in tempo reale condivisi con il team.

📊 Monitoraggio visivo dello stato dei progetti.

🤝 Collaborazione fluida con commenti e file allegati.

🔗 Integrazione con Teams e Outlook per una gestione unificata.

🧩 Flessibilit per progetti di ogni dimensione.

🕒 Risparmio di tempo grazie a modelli e duplicazioni.

📅 Gestione efficace delle scadenze.

🔐 Controllo preciso dei ruoli e dei permessi.

📈 Miglioramento continuo grazie all analisi dei dati.

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Gestione onboarding: checklist condivisa tra HR, IT e manager per l inserimento dei nuovi assunti.

        Pianificazione eventi: coordinamento tra logistica, comunicazione e fornitori per eventi aziendali.

        Controllo qualit : monitoraggio delle attivit di audit e ispezione nei reparti produttivi.

❓ Domande di autovalutazione

1.       Qual la differenza tra riquadro di spostamento e area di contenuto?

2.       Come si crea un nuovo piano in Microsoft Planner?

3.       Quali sono i ruoli disponibili e cosa possono fare?

4.       Come si assegna un attivit a un collega?

5.       Dove si trovano i grafici di avanzamento?

6.       Come si integra Planner con Microsoft Teams?

7.       Come si categorizzano le attivit ?

8.       Quali comandi permettono di monitorare le scadenze?

9.       Come si aggiungono file a un attivit ?

10.  Quali vantaggi offre Planner rispetto a una gestione manuale?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

In questo esercizio hai imparato a utilizzare il riquadro di spostamento e l area di contenuto di Microsoft Planner per navigare tra i piani, gestire attivit e collaborare con il team. Hai esplorato le funzionalit principali, come la creazione di piani, l assegnazione di attivit , l uso dei grafici e del calendario, e l integrazione con Teams e Outlook. Hai compreso i ruoli coinvolti e i vantaggi per la produttivit , oltre a scenari pratici di applicazione aziendale. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite e a prepararti per un utilizzo efficace dello strumento.

2. Pulsante Crea piano (Nuovo piano)

Immagine che contiene testo, Carattere, Elementi grafici, simbolo Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

In Microsoft Planner l utente pu creare nuovi progetti di lavoro chiamati piani. Il pulsante  Crea piano  (o  Nuovo piano ) lo strumento per avviare un nuovo piano da zero. Di solito questo pulsante ben visibile nel Planner Hub ad esempio, un pulsante  + Nuovo piano  nella parte superiore della pagina principale di Planner. Cliccando Nuovo piano, Planner chiede di inserire il nome del piano e consente di impostare alcune opzioni iniziali: si pu fornire una descrizione e scegliere la privacy (piano Pubblico o Privato). Per impostazione predefinita, creare un nuovo piano comporta la creazione di un nuovo gruppo di Microsoft 365 collegato: infatti nuovo piano, nuovo gruppo la logica di base di Planner. Alternativamente, come vedremo, c l opzione di associare il piano nuovo a un gruppo esistente. Una volta forniti nome e impostazioni, cliccando  Crea piano  l applicazione genera il piano e l utente viene portato all area di contenuto del piano appena creato (pronto per aggiungere bucket e attivit ).

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

La creazione di un piano strettamente integrata con le infrastrutture di Microsoft 365. Quando si crea un piano ex novo, Planner dietro le quinte crea un gruppo Microsoft 365 con lo stesso nome del piano. Ci significa che simultaneamente al piano si ottiene un pacchetto di funzionalit di collaborazione: un indirizzo di posta di gruppo e una cassetta postale in Outlook per le conversazioni, uno spazio SharePoint (con raccolta documenti per i file del piano), un blocco appunti OneNote condiviso, un calendario del gruppo e la possibilit di integrare il piano in Teams o Yammer. Questo allestimento automatico permette a un team di iniziare subito a lavorare con un arsenale completo di strumenti coordinati. Durante la creazione, l utente pu scegliere la privacy del piano (e quindi del gruppo correlato): se Pubblico, il piano (gruppo) sar visibile a tutta l organizzazione e chiunque potr unirsi o almeno vedere le sue attivit ; se Privato, solo gli utenti aggiunti come membri lo vedranno. importante notare che la creazione di un piano pu anche essere fatta riutilizzando un gruppo esistente: Planner offre una procedura per aggiungere un nuovo piano a un gruppo Microsoft 365 gi esistente (ad esempio un team permanente o un gruppo creato in Outlook/Teams). In tal caso, non viene creato un nuovo gruppo, ma il piano verr condiviso con i membri esistenti di quell altro gruppo, utilizzando le stesse risorse (file, note, ecc.) del gruppo selezionato. Dalla prospettiva dell ecosistema 365, la funzionalit Crea piano quindi un punto di snodo che collega Planner con Outlook, SharePoint, Teams e le altre app tramite la struttura dei gruppi.

c) RUOLI COINVOLTI: CHI PU CREARE UN PIANO? 

In generale, qualsiasi utente interno con licenza adatta (ad esempio una licenza Microsoft 365 Business/Enterprise che includa Planner) pu creare un piano, a meno che gli amministratori non abbiano posto restrizioni. Dal lato amministrativo, infatti, la capacit di creare un nuovo piano dipende dalla possibilit di creare un gruppo Microsoft 365: le organizzazioni possono, tramite impostazioni di Azure AD, limitare la creazione di gruppi a soli utenti specifici (ad esempio per avere controllo sui workspace creati). In tali ambienti, un utente senza diritti di creazione gruppo non potr usare il pulsante Crea piano con successo (l operazione verrebbe bloccata). Dunque, l amministratore pu indirettamente controllare la funzione. Per quanto riguarda i ruoli all interno del piano appena creato, la persona che crea il piano diventa automaticamente proprietario del gruppo (e quindi del piano). Durante la procedura di creazione, l utente sceglie chi pu vedere o partecipare: se il piano privato, inizialmente solo il creatore ne membro; se pubblico, tutti nell azienda possono potenzialmente visualizzarlo e unirsi. Gli utenti guest esterni non possono creare piani (in quanto non possono creare gruppi e non hanno una licenza Planner propria) possono solo essere invitati in piani esistenti. Una volta creato il piano, il creatore/proprietario potr aggiungere altri membri (vedi punto 9). Non vi sono altri ruoli speciali durante la creazione: in pratica, creare un piano implica diventare proprietario di un nuovo spazio di lavoro condiviso.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Si consideri un project manager che deve avviare un nuovo progetto, ad esempio lo sviluppo di un prodotto. Il PM apre Planner e clicca  Crea piano , quindi assegna il nome  Progetto Apollo Sviluppo Prodotto . Decide di renderlo Privato poich il progetto coinvolge solo il suo team ristretto. In un colpo solo, Planner crea il piano e allo stesso tempo un gruppo di Office 365 denominato Progetto Apollo Sviluppo Prodotto . Il PM ora ha a disposizione una bacheca Planner vuota dove iniziare ad inserire attivit , e in parallelo stato istituito un indirizzo email di gruppo (per discussioni del team in Outlook) e una raccolta file SharePoint (dove il team potr caricare specifiche, design, ecc.). Se questo PM avesse gi un gruppo esistente (per esempio un Team di Microsoft Teams chiamato R&D Team), avrebbe potuto scegliere l opzione di aggiungere il piano a quel gruppo esistente, cosicch tutti i membri del Team R&D avrebbero immediatamente avuto accesso al nuovo piano in Planner. Questo esempio mostra come con pochi clic un manager possa creare un nuovo spazio di lavoro strutturato, pronto per accogliere task, documenti e conversazioni del progetto.

 

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Icona del computer Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo di questo esercizio imparare a utilizzare il pulsante  Crea Piano  in Microsoft Planner per avviare un nuovo progetto collaborativo. L utente acquisir familiarit con la creazione di un piano, la configurazione delle impostazioni iniziali (nome, privacy, gruppo Microsoft 365), e l integrazione con altre app come Teams e Outlook. Verranno inoltre esplorati i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e le implicazioni operative. L esercizio mira a sviluppare competenze pratiche per strutturare attivit , assegnare responsabilit e monitorare l avanzamento in un contesto aziendale reale. L uso consapevole di questa funzionalit consente di migliorare la produttivit e la collaborazione nei team.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Avviare la creazione di un nuovo piano ➡️

1.       Accedi a https://tasks.office.com 🌐

2.       Inserisci le credenziali Microsoft 365 aziendali 🔐

3.       Nella schermata iniziale, clicca su  Nuovo piano  in alto a sinistra ➕

4.       Inserisci il nome del piano (es. Progetto Q4 Marketing ) 📝

5.       Seleziona la privacy: pubblico o privato 🔒

6.       Scegli se creare un nuovo gruppo Microsoft 365 o usarne uno esistente 👥

7.       Clicca su  Crea piano  per confermare ✅

8.       Attendi il caricamento automatico della bacheca 📋

9.       Verifica che il piano sia visibile nel riquadro di spostamento 🧭

10.  Aggiungi il piano ai preferiti cliccando sulla stella ⭐

Configurare il piano e aggiungere membri ➡️

1.       Clicca su  Membri  in alto a destra 👤

2.       Seleziona  + Aggiungi membri  ➕

3.       Inserisci i nomi o gli indirizzi email dei colleghi da invitare 📧

4.       Assegna il ruolo di proprietario o membro secondo le responsabilit 🔄

5.       I membri riceveranno una notifica via email 📬

6.       Clicca su  Impostazioni piano  (icona ingranaggio) ⚙️

7.       Personalizza il nome, la descrizione e le etichette del piano 🏷️

8.       Attiva o disattiva le notifiche per le attivit 🔔

9.       Aggiungi bucket per organizzare le attivit (es. Analisi , Esecuzione ) 🧱

10.  Salva le modifiche e torna alla bacheca principale 💾

Integrare con Teams e Outlook ➡️

1.       Apri Microsoft Teams e accedi al team desiderato 💬

2.       Vai su un canale e clicca su  +  per aggiungere una scheda ➕

3.       Seleziona Planner dall elenco delle app disponibili 🧭

4.       Scegli il piano appena creato o cercalo per nome 🔍

5.       Clicca su  Salva  per aggiungerlo come scheda nel canale 📌

6.       Apri Outlook e vai su Calendario 📅

7.       Clicca su  Aggiungi calendario > Da Internet  🌐

8.       Incolla il link iCal del piano Planner 🔗

9.       Le attivit con scadenza appariranno nel calendario 📌

10.  Sincronizza con To Do per la gestione personale delle attivit ✅

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Avvio di un progetto di rebranding aziendale

Un team multidisciplinare (marketing, design, IT) deve gestire un progetto di rebranding. Il responsabile crea un nuovo piano in Planner per coordinare le attivit , assegnare compiti e monitorare le scadenze.

🔹 Creazione del piano

        Comando: Nuovo piano → struttura il progetto in modo collaborativo.

        Spiegazione: consente di definire obiettivi, privacy e gruppo di lavoro.

🔹 Aggiunta membri e bucket

        Comando: + Aggiungi membri e + Aggiungi bucket

        Spiegazione: organizza il lavoro per fasi (es. ricerca, design, lancio).

🔹 Integrazione con Teams

        Comando: + nel canale Teams → Planner

        Spiegazione: permette al team di lavorare sulle attivit senza uscire da Teams.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Nuovo piano

Riquadro di spostamento

Avvia la creazione di un piano

+ Aggiungi membri

In alto a destra nel piano

Invita collaboratori

Impostazioni piano

Icona ingranaggio

Personalizza nome, privacy, notifiche

+ Aggiungi bucket

Bacheca del piano

Organizza le attivit per fase

+ Aggiungi attivit

All interno di un bucket

Inserisce una nuova attivit

Planner in Teams

Canale Teams > +

Integra Planner in Teams

Aggiungi calendario

Outlook > Calendario

Sincronizza attivit con Outlook

Etichette

Dettagli attivit

Categorizza visivamente le attivit

Commenti

Dettagli attivit

Comunica con il team

Grafici

Barra superiore

Visualizza stato e carico di lavoro

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✅ Avvio rapido e strutturato di nuovi progetti.

🔄 Collaborazione immediata con i membri del team.

📊 Monitoraggio visivo dello stato delle attivit .

🔗 Integrazione fluida con Teams, Outlook e To Do.

🧩 Personalizzazione di bucket, etichette e notifiche.

🕒 Risparmio di tempo nella distribuzione dei compiti.

📅 Gestione efficace delle scadenze.

🔐 Controllo dei ruoli e dei permessi.

📈 Miglioramento continuo grazie ai grafici.

🧠 Centralizzazione delle informazioni operative.

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Gestione di un piano editoriale
Crea un piano per organizzare la pubblicazione di contenuti su blog e social media, con bucket per Idee , In lavorazione , Pubblicati .

        Pianificazione di una fiera di settore
Usa Planner per coordinare logistica, materiali promozionali, prenotazioni e comunicazioni con i fornitori.

        Sviluppo di un nuovo prodotto
Struttura le attivit tra R&D, marketing e vendite, assegnando compiti e monitorando le milestone.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Dove si trova il pulsante Nuovo piano in Planner?

2.       Quali opzioni di privacy sono disponibili durante la creazione?

3.       Come si aggiungono membri a un piano?

4.       Quali ruoli possono essere assegnati?

5.       Come si integra un piano con Microsoft Teams?

6.       Come si sincronizza un piano con Outlook?

7.       Qual la funzione dei bucket?

8.       Come si personalizzano le etichette?

9.       Dove si trovano i grafici di avanzamento?

10.  Quali vantaggi offre la creazione di un piano rispetto a una gestione manuale?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare il pulsante  Crea Piano  in Microsoft Planner per avviare un nuovo progetto. Hai esplorato i passaggi per configurare il piano, aggiungere membri, impostare bucket e attivit , e integrare Planner con Teams e Outlook. Hai compreso i ruoli coinvolti e come assegnarli, oltre a visualizzare lo stato delle attivit tramite grafici. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare Planner in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

3. Visualizzazione della lista dei piani e aggiunta ai preferiti

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Microsoft Planner offre una vista elenco dei piani che consente all utente di vedere tutti i piani di cui fa parte (o che sono pubblici nell organizzazione). Nel Planner Hub vengono mostrati i  Piani aggiunti  (ovvero i piani contrassegnati come preferiti dall utente) e spesso anche un elenco di  Tutti i piani  o almeno i piani pi recenti a cui si avuto accesso. Ogni piano pu essere rappresentato con un riquadro o una scheda che ne riporta il nome e alcuni indicatori (ad esempio quante attivit sono completate in quel piano rispetto al totale una sorta di panoramica dello stato). L utente pu  marcare come preferito un piano importante: l interfaccia tipicamente mostra un icona a forma di stella accanto al nome del piano; cliccando la stella si aggiunge quel piano ai Preferiti. I piani preferiti vengono messi in evidenza in cima al Planner Hub, spesso con una visualizzazione compatta dei progressi (ad esempio una barra o percentuale di completamento), facilitando un rapido controllo dello stato senza dover aprire ogni piano. Quindi, la lista dei piani  consultabile nel Planner Hub (con distinzione tra favoriti e altri piani). Se i piani sono molti, c una funzione di ricerca all interno di Planner per trovare un piano per nome. Inoltre, la lista pu includere piani a cui l utente ha smesso di partecipare: ad esempio, se un utente lascia un piano privato o viene rimosso, quel piano non apparir pi nella sua lista; mentre se un utente lascia un piano pubblico, quel piano restando pubblico comunque accessibile via ricerca (finch non viene archiviato/eliminato). L opzione Sposta nei preferiti o Aggiungi ai preferiti normalmente un toggle personale: toglierla dai preferiti non rimuove il piano, semplicemente lo sposta nella sezione generale dei piani. Questa funzionalit di preferiti analoga a mettere in pin i progetti pi rilevanti per vederli subito all apertura di Planner.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

La lista dei piani un elemento principalmente interno a Planner, ma vi sono alcune interazioni indirette con Microsoft 365. Ad esempio, poich i piani corrispondono a gruppi Microsoft 365, la visibilit di un piano in questa lista dipende dalle impostazioni del gruppo: un piano Pubblico pu essere individuato anche da utenti che non ne sono membri (quando usano la funzione di ricerca all interno di Planner, essi potranno vedere i nomi dei piani pubblici). Un piano privato invece non comparir a utenti esterni ad esso. Ci riflette la coerenza con le altre app: ad esempio, in Outlook un gruppo privato non visibile a tutti, similmente in Planner il piano privato rimane nascosto ai non membri. Un altra interazione con Teams: se i piani sono collegati a Team di Microsoft Teams (cio aggiunti come tab nel canale di un Team), gli utenti potrebbero accedere al piano sia da Teams sia dalla lista in Planner. In questo caso, la presenza nei Preferiti di Planner pu facilitare l accesso anche fuori da Teams. Inoltre, marcare un piano come preferito in Planner una preferenza per utente che non si riflette altrove (ad esempio non esiste un concetto di gruppo preferito che sincronizzi con Outlook i preferiti di Planner sono indipendenti e servono solo nell app Planner). La lista dei piani in Planner Hub pu essere ordinata o filtrata internamente (ad esempio mostrati prima i preferiti, o i pi recenti) ma non si integra con altre liste esterne. Tuttavia, la struttura sottostante dei gruppi fa s che un piano preferito in Planner sia probabilmente anche un gruppo importante altrove (magari segnato come preferito manualmente anche in Outlook o Teams separatemente).

c) RUOLI COINVOLTI

Tutti i membri di un piano vedranno quel piano nella propria lista personale su Planner. Non c distinzione tra proprietario e membro normale nella visualizzazione dell elenco: un proprietario non vede pi informazioni di un membro entrambi vedono il nome del piano e lo stato di avanzamento in quella scheda del Planner Hub. I guest esterni aggiunti a un piano, avendo accesso limitato via web, potrebbero non avere un Planner Hub federato che elenchi tutti i piani (devono usare link diretti); se per un guest accede tramite l URL dedicato al tenant, pu vedere i piani a cui stato aggiunto. In altre parole, la possibilit di visualizzare l elenco di piani multipli per lo pi una comodit per utenti interni; per i guest l uso tipico aprire un piano alla volta tramite link. Riguardo ai preferiti, ogni utente indipendentemente dal ruolo pu contrassegnare o meno un piano come preferito: questa un impostazione privata dell utente. Un amministratore non influenza direttamente l elenco preferiti, ma pu decidere quali piani (gruppi) sono pubblici o privati se interviene sulle impostazioni del gruppo. Se un piano pubblico, qualsiasi utente interno pu visualizzarlo (lo trover magari tramite ricerca) e decidere di aggiungerlo ai propri preferiti persino senza esserne membro attivo (anche se per interagire col piano dovr unirsi). Nei piani privati, solo invitati possono marcarlo come preferito perch solo loro lo vedono. In sintesi: l elenco piani e i preferiti riflettono la posizione dell utente rispetto ai piani (membro, non membro) e la visibilit definita dal proprietario (pubblico vs privato), ma non varia in base a permessi di modifica:  un elenco puramente di navigazione.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

 Un responsabile di programma che supervisiona molti progetti utilizzer la lista dei piani in Planner per avere il colpo d occhio sulla sua area di responsabilit . Supponiamo che Maria sia PMO (Project Management Officer) in una societ e sia membro di 10 piani diversi (Progetto Alfa, Beta, ... fino a Progetto Kappa). Maria contrassegna come preferiti i 4 progetti strategici dell anno (Alfa, Delta, Omega, Kappa). Cos , quando apre Planner al mattino, nel suo Planner Hub vede subito in cima i riquadri di questi 4 piani chiave con, ad esempio, indicatori verdi di progetti in orario e rossi se qualche attivit in ritardo. Gli altri piani meno critici restano elencati sotto (o li pu trovare tramite Tutti i piani ). Questo le permette di prioritizzare l attenzione: se nota dal riquadro che il Progetto Delta ha molte attivit in ritardo, ci clicca ed entra nei dettagli; al contrario, se il Progetto Beta (non favorito) non richiede attenzione, potrebbe non aprirlo affatto quel giorno. In un altra situazione, un membro del team che collabora a un piano pubblico potrebbe aggiungerlo ai propri preferiti anche se segue marginalmente quel progetto, cos da recuperarlo facilmente all occorrenza. Ad esempio, un sviluppatore del Team IT pu segnare come preferito il piano pubblico  Idee Innovazione  creato dal reparto innovazione, per poterlo controllare occasionalmente senza doverlo cercare ogni volta. Questi esempi mostrano come la funzionalit di lista piani e preferiti aiuta gli utenti aziendali a organizzare i progetti a cui partecipano per importanza e frequenza d uso, ottimizzando la navigazione in Planner.

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo di questo esercizio acquisire familiarit con la lista dei piani in Microsoft Planner e imparare a gestire i preferiti per accedere rapidamente ai progetti pi rilevanti. L utente imparer a navigare nel riquadro di spostamento, identificare i piani attivi, aggiungerli o rimuoverli dai preferiti e comprendere come questa funzionalit si integra con Teams e Outlook. Verranno inoltre esplorati i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e le implicazioni operative. L esercizio mira a migliorare l organizzazione personale e la collaborazione nei team, ottimizzando l accesso ai progetti pi importanti e riducendo il tempo speso nella ricerca dei piani.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Visualizzare la lista dei piani disponibili ➡️

1.       Accedi a https://tasks.office.com 🌐

2.       Inserisci le credenziali Microsoft 365 aziendali 🔐

3.       Nella schermata iniziale, osserva il riquadro di spostamento a sinistra 🧭

4.       Clicca su  Hub di Planner  per visualizzare tutti i piani 🗂️

5.       Seleziona  I miei piani  per vedere quelli a cui partecipi 📌

6.       Utilizza la barra di ricerca per trovare un piano specifico 🔍

7.       Ordina i piani per nome o data di modifica 📅

8.       Clicca su un piano per aprirlo nell area di contenuto 🖱️

9.       Verifica se il piano gi tra i preferiti (icona stella piena) ⭐

10.  Se non lo , passa al punto successivo per aggiungerlo ⭐

Aggiungere un piano ai preferiti ➡️

1.       Torna al riquadro di spostamento 🧭

2.       Individua il piano che vuoi aggiungere ai preferiti 📋

3.       Clicca sull icona a forma di stella accanto al nome del piano ⭐

4.       La stella diventer piena, indicando che il piano ora tra i preferiti ✅

5.       Il piano verr spostato nella sezione  Preferiti  in alto 📌

6.       Puoi accedervi rapidamente da qualsiasi schermata di Planner 🚀

7.       Per rimuoverlo, clicca di nuovo sulla stella (torna vuota) ❌

8.       I preferiti sono sincronizzati anche in Teams e Outlook 🔄

9.       I membri del piano vedranno solo i propri preferiti, non quelli degli altri 👤

10.  Ripeti l operazione per tutti i piani che desideri tenere a portata di mano 🔁

Interazioni con Teams e Outlook ➡️

1.       Apri Microsoft Teams e accedi al team desiderato 💬

2.       Vai su un canale e clicca su  +  per aggiungere una scheda ➕

3.       Seleziona Planner dall elenco delle app disponibili 🧭

4.       Cerca il piano che hai aggiunto ai preferiti 🔍

5.       Aggiungilo come scheda nel canale cliccando su  Salva  📌

6.       Apri Outlook e vai su Calendario 📅

7.       Clicca su  Aggiungi calendario > Da Internet  🌐

8.       Incolla il link iCal del piano Planner 🔗

9.       Le attivit con scadenza appariranno nel calendario 📌

10.  I preferiti in Planner non influenzano la visibilit in Outlook, ma facilitano l accesso rapido ✅

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Gestione di pi progetti in parallelo

Un project manager segue contemporaneamente diversi progetti aziendali. Per ottimizzare il tempo e ridurre la confusione, utilizza la funzione Preferiti per tenere in evidenza solo i piani attivi.

🔹 Identificazione dei piani attivi

        Comando: Hub di Planner → seleziona i piani in corso

        Spiegazione: consente di filtrare i progetti rilevanti per il periodo corrente.

🔹 Aggiunta ai preferiti

        Comando: clic sulla stella accanto al nome del piano

        Spiegazione: permette un accesso rapido e visibile nel riquadro di spostamento.

🔹 Integrazione con Teams

        Comando: + nel canale Teams → Planner

        Spiegazione: consente di lavorare sulle attivit direttamente da Teams.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Hub di Planner

Riquadro di spostamento

Visualizza tutti i piani disponibili

I miei piani

Riquadro di spostamento

Mostra i piani a cui partecipi

Stella (⭐)

Accanto al nome del piano

Aggiunge o rimuove dai preferiti

+ (in Teams)

Canale Teams > +

Aggiunge Planner come scheda

Aggiungi calendario

Outlook > Calendario

Sincronizza attivit con Outlook

Barra di ricerca

In alto nella schermata Planner

Trova rapidamente un piano

Ordinamento

Hub di Planner

Ordina per nome o data

Impostazioni piano

Icona ingranaggio

Personalizza il piano

Commenti

Dettagli attivit

Comunica con il team

Grafici

Barra superiore

Visualizza stato e carico di lavoro

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✅ Accesso rapido ai progetti prioritari

🔄 Sincronizzazione con Teams e Outlook

📊 Migliore organizzazione del lavoro quotidiano

🧭 Navigazione semplificata tra i piani

🧩 Personalizzazione dell interfaccia utente

🕒 Risparmio di tempo nella ricerca dei piani

📅 Pianificazione pi efficace delle attivit

🔐 Gestione autonoma dei preferiti per ogni utente

📈 Maggiore concentrazione sui progetti attivi

🧠 Riduzione del sovraccarico informativo

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Gestione di progetti trimestrali
Aggiungi ai preferiti solo i piani relativi al trimestre in corso per mantenere il focus operativo.

        Supporto a team multipli
Se lavori con pi reparti, usa i preferiti per separare i piani per area (es. marketing, IT, HR).

        Monitoraggio delle attivit ricorrenti
Mantieni tra i preferiti i piani legati a processi ciclici (es. audit, formazione, manutenzione).

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Dove si trova la lista dei piani in Planner?

2.       Come si aggiunge un piano ai preferiti?

3.       Come si rimuove un piano dai preferiti?

4.       I preferiti sono visibili anche agli altri membri?

5.       Come si accede rapidamente a un piano preferito?

6.       Come si integra un piano preferito in Teams?

7.       I preferiti influenzano la visibilit in Outlook?

8.       Quali ruoli possono aggiungere piani ai preferiti?

9.       Come si ordina la lista dei piani?

10.  Quali vantaggi offre l uso dei preferiti?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a visualizzare la lista dei piani in Microsoft Planner e a utilizzare la funzione  Preferiti  per migliorare l organizzazione e l accesso rapido ai progetti pi importanti. Hai esplorato i passaggi per aggiungere o rimuovere un piano dai preferiti, come questa funzione si integra con Teams e Outlook, e quali ruoli sono coinvolti. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

 

4. Visualizzazione delle attivit Assegnate a me

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, Elementi grafici Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

La vista  Assegnate a me  di Planner (in inglese Assigned to Me) raccoglie tutte le attivit assegnate all utente corrente, provenienti da qualsiasi piano. Si tratta di una dashboard personale delle proprie task, che consente di non dover entrare in ciascun piano per vedere i propri compiti. In questa visualizzazione, le attivit sono tipicamente elencate in forma di elenco o di schede ordinate per piano o per data. Ad esempio, vedr in un unico elenco: Task A (dal Piano X) scadenza domani non iniziata , Task B (dal Piano Y) scadenza luned in corso , etc. La vista Assegnate a me fornisce opzioni per organizzare o filtrare queste attivit : l utente pu  raggrupparle per piano di provenienza, per progresso (Non iniziato/In corso/Completato) o per scadenza. In effetti, Planner offre la possibilit di applicare un raggruppamento per Progress anche in questa lista, cos da avere ad esempio tre colonne: Non iniziate , In corso , Completate , che estendono in chiave personale concetti simili alla bacheca (questo stato potenziato nel tempo per dare una sorta di mini-kanban personale). La vista Assegnate a me pu essere considerata come una to-do list integrata: ogni elemento mostra il nome dell attivit , il piano di appartenenza (utile per il contesto), la scadenza e altri indicatori essenziali (priorit , etichette, se sono stati aggiunti commenti). Cliccando su una specifica attivit da questa vista, si apre la finestra di dettaglio dell attivit (dove possibile aggiornare lo stato, aggiungere commenti, checklist, allegati ecc.), esattamente come si farebbe aprendo l attivit dalla bacheca del suo piano. In sintesi, Assegnate a me una vista trasversale su Planner che centralizza le attivit dell utente, permettendo di gestire il carico di lavoro personale in modo unificato.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

 La vista delle attivit assegnate a me fortemente collegata all app Microsoft To Do e ad altre esperienze unificate di task. Microsoft ha infatti integrato Planner con To Do in modo che tutte le attivit di Planner assegnate a un utente compaiano anche nella categoria  Assigned to Me di Microsoft To Do. Ad esempio, su To Do (sia versione desktop, mobile o web via Outlook) esiste una lista smart Assegnate a me che, se attivata, mostra esattamente le stesse voci della vista Planner (ossia i task di Planner assegnati all utente). Questo significa che un utente pu spuntare o aggiornare i propri task di Planner direttamente dall app To Do o Outlook, e tali aggiornamenti si rifletteranno nel piano Planner corrispondente in tempo reale. Allo stesso modo, all interno di Microsoft Teams, l app  Attivit (Tasks by Planner and To Do) combina i task personali di To Do e quelli di Planner: nella sezione Assegnati a me di quest app in Teams, l utente vede i task di Planner assegnati e pu gestirli senza uscire da Teams. In pratica, Planner funge da sorgente di dati per le altre applicazioni di task management personali. Non ci sono altre interazioni dirette in questa vista (ad esempio non si integra con Project, sebbene per gli utenti di Project for Web ora i task di Project assegnati appaiano anch essi nella lista Assigned to me consolidando Planner e Project). Un ulteriore interazione: la vista Assegnate a me di Planner pu essere aggiunta al calendario Outlook come iCalendar feed analogamente a un piano (vedi punto 8): possibile pubblicare un feed calendario delle proprie attivit assegnate e poi sottoscriverlo in Outlook. Questo consente, per chi lo desidera, di vedere sul proprio calendario le scadenze di tutti i task personali. Nel complesso, la funzione Assegnate a me trascende i confini di Planner e appare in To Do, Outlook e Teams, offrendo un esperienza integrata di task management personale across Microsoft 365.

c) RUOLI COINVOLTI

La vista Assegnate a me  personale e dipende esclusivamente dall utente loggato. Ogni utente vedr solo le proprie attivit . Non esistono ruoli di amministratore o supervisore in questa vista: ad esempio, un manager non pu aprire una sezione assegnate a Marco in Planner, a meno di accedere direttamente al Planner di Marco cosa non prevista (dovrebbe invece andare nei singoli piani e filtrare per assegnatario Marco). Quindi, solo l utente stesso pu vedere la propria lista aggregata. Membri, proprietari o guest: la vista includer compiti assegnati all utente indipendentemente dal suo ruolo nel piano. Se un guest esterno ha attivit assegnate, anch egli (autenticandosi nel tenant opportuno) potr vedere quell elenco sebbene l esperienza per guest sia limitata, i task assegnati al guest appariranno anche nella sua vista Assigned to me di To Do se il guest ha accesso a To Do (spesso i guest non hanno licenza per To Do, quindi in pratica potrebbero non avere quell integrazione). Non c differenza di funzionamento tra proprietario di un piano e membro normale: se entrambi hanno tasks assegnati, li vedranno nelle rispettive viste personali. Da un punto di vista amministrativo, un Planner admin o Global admin non pu accedere alle liste assegnate a me degli altri (la privacy rispettata: i compiti sono all interno dei piani e non c una dashboard manageriale multi-utente predefinita). In sintesi, la vista Assegnate a me uguale per tutti gli utenti finali e riguarda solo loro stessi; il concetto di ruolo qui quasi scompare perch l unica cosa importante a chi assegnata l attivit .

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Un esempio tipico: Luca, che lavora in un azienda di consulenza, partecipa a 5 progetti diversi, ciascuno con un Piano Planner separato. Ogni project manager gli assegna delle attivit nei rispettivi piani. Invece di controllare progetto per progetto, Luca apre al mattino la sezione  Assegnate a me . Qui vede un elenco consolidato: Preparare presentazione per Cliente X (dal piano Progetto X) scadenza 5 luglio , Analizzare dati di vendita (dal piano Progetto Y) scadenza 6 luglio , Revisionare capitolato (dal piano Progetto Z) scadenza 10 luglio , ecc., con indicatori che gli mostrano quali sono gi in corso e quali non iniziate. Luca pu decidere di ordinare per data per capire quale scade prima, oppure raggruppare per piano se vuole dedicare la mattina alle attivit del Progetto X e il pomeriggio a quelle del Progetto Y. Man mano che completa un attivit , ad esempio Preparare presentazione Cliente X , la marca come Completata direttamente da questa vista. Automaticamente il task si sposta nella sezione completati e quel cambiamento riportato nel piano originale del Progetto X. Nel frattempo, il suo responsabile (che proprietario del piano Progetto X) vedr quell attivit risultare completata nella bacheca del progetto. In parallelo, Luca ha anche l app Microsoft To Do sul cellulare: mentre in viaggio, apre To Do e sotto Assegnate a me vede le stesse attivit e aggiunge una nota ad un task. Tornando in ufficio, la nota appare anche nel dettaglio attivit su Planner. Questo scenario dimostra come la vista Assegnate a me aiuti il singolo dipendente a gestire in modo centralizzato tutte le attivit  su cui deve lavorare, senza perdersi tra vari progetti, e come sia sincronizzata con altri strumenti personali di produttivit .

 

Immagine che contiene testo, schermata, software, Sito Web Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo di questo esercizio imparare a utilizzare la sezione  Assegnate a me  di Microsoft Planner per monitorare in modo efficace tutte le attivit personali distribuite nei vari piani. L utente acquisir competenze per accedere rapidamente alle attivit assegnate, aggiornare lo stato di avanzamento, interagire con il team e sincronizzare le attivit con altre app Microsoft 365 come To Do, Outlook e Teams. Verranno esplorati i ruoli coinvolti (membro, proprietario, guest) e le implicazioni operative. L esercizio pensato per migliorare la gestione individuale del lavoro, ridurre il rischio di dimenticanze e aumentare la produttivit personale e di gruppo.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Accedere alla sezione Assegnate a me ➡️

1.       Apri il browser e vai su https://tasks.office.com 🌐

2.       Accedi con le credenziali Microsoft 365 aziendali 🔐

3.       Nella schermata iniziale, osserva il riquadro di spostamento a sinistra 🧭

4.       Clicca su  Assegnate a me  per aprire la sezione dedicata 🎯

5.       Visualizza l elenco delle attivit assegnate nei vari piani 📋

6.       Ogni attivit mostra il nome del piano, la scadenza e lo stato ⏳

7.       Clicca su un attivit per aprire i dettagli 📝

8.       Aggiorna lo stato (non iniziata, in corso, completata) 🔄

9.       Aggiungi commenti o allegati se necessario 📎

10.  Chiudi il pannello per tornare alla lista delle attivit 🔙

Gestire le attivit assegnate ➡️

1.       Ordina le attivit per scadenza, priorit  o piano 📅

2.       Usa i filtri per visualizzare solo quelle urgenti o in ritardo 🔍

3.       Clicca su  Completata  per archiviare un attivit ✅

4.       Aggiungi una nota o un commento per aggiornare il team 💬

5.       Modifica la scadenza se necessario cliccando sul calendario 📆

6.       Assegna etichette per categorizzare le attivit 🏷️

7.       Visualizza il progresso nel piano cliccando su Vai al piano 📊

8.       Sincronizza le attivit con Microsoft To Do automaticamente 🔗

9.       Ricevi notifiche via email per le attivit in scadenza 📧

10.  Pianifica una riunione Teams direttamente dall attivit 📞

Interazioni con altre app Microsoft 365 ➡️

1.       Apri Microsoft To Do per visualizzare le attivit sincronizzate 📲

2.       Le attivit assegnate in Planner appaiono nella lista Assegnate a me 🔄

3.       Apri Outlook e vai su Calendario 📅

4.       Le attivit con scadenza sono visibili come promemoria 📌

5.       Apri Microsoft Teams e accedi al canale del piano 💬

6.       Clicca sulla scheda Planner per visualizzare le attivit assegnate 📋

7.       Commenta o aggiorna lo stato direttamente da Teams ✏️

8.       Ricevi notifiche in Teams per modifiche alle attivit 🔔

9.       Usa la funzione @menzione per coinvolgere colleghi 📣

10.  Tutte le modifiche sono sincronizzate in tempo reale tra le app 🔁

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Gestione delle attivit individuali in un team di progetto

Un membro del team lavora su pi progetti contemporaneamente. Utilizza la sezione Assegnate a me per tenere traccia delle attivit ricevute, aggiornare lo stato e comunicare con i colleghi.

🔹 Accesso alle attivit personali

        Comando: Assegnate a me → visualizza tutte le attivit assegnate

        Spiegazione: consente di avere una visione centralizzata del proprio lavoro.

🔹 Aggiornamento dello stato

        Comando: clic sull attivit → modifica stato e commenti

        Spiegazione: permette di tenere informato il team sull avanzamento.

🔹 Sincronizzazione con To Do

        Comando: apri To Do → lista Assegnate a me

        Spiegazione: facilita la gestione personale delle attivit anche da mobile.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Assegnate a me

Riquadro di spostamento

Visualizza attivit personali

Filtri

In alto nella lista attivit

Mostra attivit per criterio

Vai al piano

Dettagli attivit

Accede al piano di origine

Commenti

Dettagli attivit

Comunica con il team

Etichette

Dettagli attivit

Categorizza visivamente

Modifica scadenza

Calendario attivit

Aggiorna la data

Completata

Stato attivit

Archivia l attivit

Planner in Teams

Canale Teams > Scheda Planner

Visualizza e modifica attivit

To Do

App Microsoft To Do

Sincronizza attivit personali

Outlook

Calendario

Visualizza promemoria attivit

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✅ Centralizzazione delle attivit personali

🔄 Sincronizzazione automatica con To Do e Outlook

📊 Monitoraggio visivo dello stato delle attivit

🧭 Navigazione semplificata tra i piani

🧩 Personalizzazione con etichette e filtri

🕒 Risparmio di tempo nella gestione quotidiana

📅 Pianificazione efficace delle scadenze

🔐 Controllo individuale delle attivit

📈 Maggiore responsabilizzazione del team

🧠 Riduzione del rischio di dimenticanze

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Gestione delle attivit settimanali
Visualizza tutte le attivit assegnate per la settimana e pianifica le priorit .

        Supporto a pi progetti
Monitora le attivit ricevute da diversi team senza dover aprire ogni piano.

        Preparazione a riunioni
Consulta le attivit assegnate prima di una riunione per aggiornare lo stato.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Dove si trova la sezione Assegnate a me ?

2.       Come si aggiorna lo stato di un attivit ?

3.       Come si sincronizzano le attivit con To Do?

4.       Come si filtrano le attivit per scadenza?

5.       Come si accede al piano di origine di un attivit ?

6.       Come si aggiungono commenti a un attivit ?

7.       Come si modifica la scadenza di un attivit ?

8.       Come si categorizzano le attivit con etichette?

9.       Come si visualizzano le attivit in Outlook?

10.  Quali vantaggi offre la sezione Assegnate a me ?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare la sezione  Assegnate a me  di Microsoft Planner per monitorare e gestire le attivit personali. Hai esplorato i passaggi per accedere alla lista, aggiornare lo stato, comunicare con il team e sincronizzare le attivit con To Do, Outlook e Teams. Hai compreso i ruoli coinvolti e come questa funzionalit migliora la produttivit individuale. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare questa funzione in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

 

5. Visualizzazioni delle attivit in griglia

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

La visualizzazione Griglia (o Elenco) offre un modo alternativo di vedere le attivit di un piano sotto forma di tabella, invece che come schede su una bacheca. In modalit Griglia, le attivit sono disposte in righe, una per riga, con colonne che rappresentano i dettagli principali di ciascuna attivit (es. Titolo, Assegnatario, Stato di avanzamento, Scadenza, Priorit , Bucket, ecc.). quindi un layout tabellare che ricorda un foglio di calcolo, utile per avere molte informazioni sulle attivit visibili contemporaneamente e per modificarle rapidamente. Ad esempio, in una vista griglia si pu vedere un elenco ordinabile di tutte le task e subito individuare quelle scadute ordinando per data di scadenza. Microsoft ha introdotto la visualizzazione Griglia come parte dell evoluzione di Planner verso un esperienza unificata con Microsoft Project: in effetti, questa interfaccia consente operazioni tipiche di project management base, come inserire numerose attivit in sequenza, assegnare risorse e impostare date direttamente nelle celle della griglia. La parte superiore dell interfaccia del piano consente di passare tra le varie viste e, quando si seleziona Visualizzazione Griglia, l area di contenuto mostra questa lista strutturata di attivit . L utente pu solitamente aggiungere una nuova attivit direttamente in lista (c una riga vuota o un pulsante Aggiungi nuova attivit in cima o in fondo alla tabella), digitare il nome e compilare subito i campi come assegnatario e scadenza. La griglia permette anche la modifica in linea: ad esempio, facendo clic sul campo assegnatario di una certa riga (attivit ) si pu selezionare o cambiare il responsabile senza aprire la scheda dettaglio. In sintesi, la vista in griglia fornisce una panoramica dettagliata e modificabile delle attivit di un piano, preferibile quando si vuole fare data entry massivo o analizzare le attivit con ordinamenti e filtri pi sofisticati.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

La visualizzazione griglia in s confinata dentro Planner (o Project for the Web nel contesto premium). Tuttavia, il suo aspetto ricorda molto Excel e incoraggia l esportazione dei dati. Infatti l utente, dopo aver eventualmente lavorato in visualizzazione griglia, potrebbe usare la funzione Esporta in Excel (vedi punto 10) per portare l elenco di attivit in un vero file Excel per ulteriori analisi. Possiamo dire che la vista Griglia complementare a Excel: alcune operazioni (filtro, ordinamento complesso, tabelle pivot) non sono interattivamente avanzate dentro Planner, ma l export consente di farle in Excel. Inoltre, se il piano connesso a Project (Piani Premium), la vista Griglia e la vista Timeline corrispondono rispettivamente alla visualizzazione Griglia e Sequenza temporale (Gantt) di Project for the Web, assicurando che chi lavora su piani avanzati abbia un esperienza molto simile in Planner e Project. In termini di condivisione, non c una condivisione diretta della griglia con altre app, ma nulla vieta di copiare e incollare dati dalla griglia di Planner ad Excel/SharePoint List se serve. Va menzionato che la griglia  solo una rappresentazione: tutte le modifiche fatte l si riflettono nel piano e quindi in tutte le altre viste (bacheca, calendario, ecc.), mantenendo la coerenza.

c) RUOLI COINVOLTI

La visualizzazione Griglia disponibile per tutti i membri del piano (interni o guest) che accedono via web all interfaccia completa di Planner. Non c una differenziazione per ruolo: un membro normale pu utilizzare la griglia per aggiornare attivit esattamente come un proprietario. Naturalmente, solo chi ha diritti di modifica sul piano pu cambiare i dati: in Planner, tutti i membri (proprietari e non) hanno praticamente diritti di modifica completi sulle attivit , quindi possono usare la griglia per editare. Un guest anch esso pu creare e modificare attivit secondo i permessi concessi (se l amministratore gli ha concesso di aggiungere allegati, potr anche modificare quel campo in griglia, altrimenti no). Non esiste un ruolo di sola lettura in Planner: non ci sono visitatori con accesso limitato alle attivit , quindi o sei membro (e puoi editare in griglia) o non vedi affatto il piano. Un amministratore di Planner non ha una vista particolare in griglia; per se esistessero campi personalizzati (in futuri aggiornamenti integrati con Project) alcuni potrebbero essere visibili solo con licenze specifiche dettaglio oltre l ambito attuale. Da notare: se la creazione di gruppi  bloccata da admin per un utente, quell utente non potr creare un nuovo piano (quindi niente griglia perch niente piano), ma se ha accesso a piani esistenti la griglia sar utilizzabile.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Consideriamo un team di pianificazione eventi che usa Planner per gestire i preparativi di una conferenza. Nella fase iniziale, la responsabile eventi potrebbe trovare pi efficiente usare la vista Griglia per fare il brain dump di tutte le attivit necessarie. Apre il piano Conferenza Annuale 2025 e passa alla visualizzazione griglia; qui clicca  Aggiungi nuova attivit  e comincia a scrivere: Prenotare sede , Contattare catering , Inviare inviti , elencando decine di voci rapidamente riga per riga. Nelle colonne accanto, assegna ciascuna attivit al membro appropriato del team (per esempio catering a Luca, inviti a Martina) e imposta le date di scadenza stimate. In pochi minuti ha creato un planning tabellare completo. Successivamente, durante una riunione, il team apre la stessa vista griglia sul proiettore per rivedere e aggiornare lo stato: Martina filtra la colonna Stato per Non iniziato e aggiornano in tempo reale man mano che alcune attivit partono. Dopo la riunione, la responsabile esporta la griglia in Excel con il comando Esporta piano in Excel per inviare al direttore una lista aggiornata delle attivit . In un altro scenario, un caporeparto IT gestisce le richieste interne come un backlog: con la vista griglia pu ordinare tutte le richieste per priorit e assegnatario, decidendo in un meeting settimanale chi fa cosa semplicemente editando le celle Assegnato a e Priorit . Questi esempi evidenziano come la visualizzazione in griglia sia utilissima per inserire e riorganizzare grandi quantit di attivit in modo veloce e sistematico, un po come si farebbe in un foglio Excel ma rimanendo dentro Planner.

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo di questo esercizio acquisire familiarit con la visualizzazione in griglia delle attivit in Microsoft Planner, una modalit che consente di avere una panoramica ordinata e dettagliata delle attivit di un piano. L utente imparer a navigare tra le attivit , modificarne lo stato, assegnarle, filtrare per etichette o scadenze e sfruttare la griglia per una gestione pi efficiente. Verranno esplorate le interazioni con Teams e To Do, i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e casi d uso aziendali. L esercizio mira a migliorare la produttivit individuale e di team, facilitando la pianificazione e il monitoraggio delle attivit in modo visivo e strutturato.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Accedere alla visualizzazione in griglia ➡️

1.       Vai su https://tasks.office.com 🌐

2.       Accedi con il tuo account Microsoft 365 aziendale 🔐

3.       Seleziona un piano dal riquadro di spostamento a sinistra 🧭

4.       Nella barra superiore, clicca su  Bacheca  per aprire la vista predefinita 📋

5.       Verifica che le attivit siano disposte in bucket (colonne) 📦

6.       Ogni attivit appare come una scheda con titolo, assegnatario e scadenza 🗂️

7.       Clicca su una scheda per aprire i dettagli 📝

8.       Trascina la scheda in un altro bucket per cambiarne lo stato 🔄

9.       Usa la barra in alto per passare a  Grafici  o  Programmazione  📊

10.  Torna alla griglia cliccando su  Bacheca  🔙

Gestire le attivit nella griglia ➡️

1.       Clicca su  + Aggiungi attivit  in un bucket ➕

2.       Inserisci il titolo dell attivit e premi Invio ⌨️

3.       Clicca sull attivit per aprire il pannello laterale 📝

4.       Assegna l attivit a un membro del piano 👤

5.       Imposta una data di scadenza 📅

6.       Aggiungi una descrizione dettagliata 🧾

7.       Applica etichette colorate per categorizzare 🏷️

8.       Carica file o link utili 📎

9.       Aggiungi commenti per collaborare con il team 💬

10.  Salva e chiudi il pannello ✅

Interazioni con altre app Microsoft 365 ➡️

1.       Apri Microsoft Teams e accedi al canale del team 💬

2.       Aggiungi una scheda Planner cliccando su + ➕

3.       Seleziona il piano e visualizza la griglia direttamente in Teams 📋

4.       Modifica attivit e commenta senza uscire da Teams ✏️

5.       Apri Microsoft To Do per vedere le attivit assegnate 📲

6.       Le attivit di Planner appaiono nella lista Assegnate a me 🔄

7.       Apri Outlook e vai su Calendario 📅

8.       Le attivit con scadenza sono visibili come promemoria 📌

9.       Ricevi notifiche via email per attivit assegnate 📧

10.  Tutte le modifiche sono sincronizzate in tempo reale 🔁

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Coordinamento di un piano di lancio prodotto

Un team marketing utilizza la visualizzazione in griglia per organizzare le attivit del lancio di un nuovo prodotto. Ogni bucket rappresenta una fase: Pianificazione , Produzione contenuti , Distribuzione , Follow-up .

🔹 Organizzazione per fasi

        Comando: + Aggiungi bucket → crea colonne per ogni fase

        Spiegazione: consente di strutturare il lavoro in modo sequenziale e visivo.

🔹 Gestione delle attivit

        Comando: + Aggiungi attivit → assegna compiti ai membri

        Spiegazione: distribuisce le responsabilit in modo chiaro e tracciabile.

🔹 Monitoraggio avanzamento

        Comando: trascina le attivit tra i bucket

        Spiegazione: permette di visualizzare lo stato di ogni attivit in tempo reale.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Bacheca

Barra superiore del piano

Visualizza attivit in griglia

+ Aggiungi attivit

All interno di un bucket

Crea una nuova attivit

+ Aggiungi bucket

In fondo alla griglia

Crea una nuova colonna

Trascina attivit

Scheda attivit

Cambia stato o fase

Commenti

Dettagli attivit

Comunica con il team

Etichette

Dettagli attivit

Categorizza visivamente

Planner in Teams

Canale Teams > +

Integra Planner in Teams

To Do

App Microsoft To Do

Visualizza attivit assegnate

Outlook

Calendario

Visualizza promemoria attivit

Grafici / Programmazione

Barra superiore

Altre visualizzazioni disponibili

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✅ Visualizzazione chiara e ordinata delle attivit

🔄 Aggiornamenti in tempo reale tra membri del team

📊 Monitoraggio visivo dello stato dei progetti

🧭 Navigazione intuitiva tra fasi e compiti

🧩 Personalizzazione con bucket ed etichette

🕒 Risparmio di tempo nella gestione operativa

📅 Pianificazione efficace delle scadenze

🔐 Controllo dei ruoli e delle assegnazioni

📈 Maggiore responsabilizzazione dei membri

🧠 Riduzione del rischio di dimenticanze

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Gestione di campagne pubblicitarie
Organizza le attivit in bucket per fase: ideazione, produzione, pubblicazione, analisi.

        Sviluppo software agile
Usa i bucket come sprint e le attivit come user stories, assegnate ai developer.

        Pianificazione eventi aziendali
Crea bucket per logistica, comunicazione, fornitori e post-evento, con attivit assegnate ai reparti.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Dove si trova la visualizzazione in griglia in Planner?

2.       Come si aggiunge una nuova attivit in un bucket?

3.       Come si assegna un attivit a un membro del team?

4.       Come si categorizzano le attivit con etichette?

5.       Come si sposta un attivit tra i bucket?

6.       Come si integra la griglia di Planner in Teams?

7.       Come si visualizzano le attivit in To Do?

8.       Come si ricevono notifiche per le attivit ?

9.       Quali ruoli possono modificare le attivit ?

10.  Quali vantaggi offre la visualizzazione in griglia?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare la visualizzazione in griglia di Microsoft Planner per organizzare, assegnare e monitorare le attivit in modo visivo e strutturato. Hai esplorato i passaggi per creare bucket, aggiungere attivit , assegnarle ai membri e categorizzarle con etichette. Hai visto come interagire con Teams, To Do e Outlook per una gestione integrata. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

6. Visualizzazione delle attivit in colonne (Bacheca Lavagna )

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a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

La visualizzazione per colonne, comunemente chiamata Bacheca (o Board in inglese, a volte riferita anche come lavagna Kanban ), la schermata principale e pi caratteristica di Microsoft Planner. In questa vista, le attivit sono visualizzate come schede (cards) e organizzate in colonne verticali dette bucket (o contenitori). Ogni colonna rappresenta un raggruppamento logico di attivit : ad esempio, per impostazione predefinita all inizio c un bucket Attivit non pianificate dove finisce tutto finch non si creano bucket personalizzati. L utente pu creare bucket con nomi a piacere per strutturare il lavoro (es: fasi del flusso di lavoro come Da fare , In corso , Completato oppure categorie come Sviluppo , Test , Deploy , oppure suddivisioni per team, ecc.). Sulla bacheca, sotto ciascuna colonna compaiono i riquadri delle attivit che appartengono a quel bucket. Ogni scheda attivit  mostra titolo, assegnatario (con avatar o iniziali), alcune etichette colorate se applicate, la data di scadenza se presente, e uno status visivo (es. un segno di spunta se completata, o un icona di allarme se scaduta). L utente pu  trascinare le schede da una colonna all altra per aggiornare rapidamente l organizzazione (ad esempio spostare un attivit dal bucket Da fare al bucket In corso una volta iniziata) questo drag & drop il modo visivo di aggiornare i campi di bucket (o altri raggruppamenti, se applicati filtri differenti). La bacheca consente anche di contrassegnare l avanzamento: aprendo una scheda, si pu impostare l avanzamento (Non iniziato/In corso/Completato) e questo in alcuni casi riflesso anche spostando la scheda in un bucket Completato se presente. In alto nell interfaccia, oltre ai bucket, c un menu a discesa Raggruppa per che permette di cambiare temporaneamente la dimensione delle colonne: ad esempio, invece di raggruppare per bucket, si pu scegliere  Raggruppa per Assegnatario  per vedere le colonne suddivise per persona a cui le attivit sono assegnate, oppure per Progress per avere colonne automatiche di Non iniziato/In corso/Completato. Questa flessibilit trasforma la bacheca in un Kanban dinamico: ad esempio, raggruppando per Progress si ottiene un classico Kanban To Do / Doing / Done senza dover aver creato quei bucket a mano. Generalmente, per , la vista in colonne standard per bucket il cuore operativo di Planner: qui che i team aggiungono nuove attivit  (tramite un pulsante + Aggiungi attivit sotto ciascuna colonna), le assegnano (trascinando su colonne per assegnatario o aprendo e impostando l assegnatario), e aggiornano lo stato man mano che il lavoro procede spostando le carte. La bacheca fornisce un immediato colpo d occhio sul carico di lavoro e lo stato: si vede quanti compiti stanno in un certo stato o presso una certa persona semplicemente guardando la distribuzione delle schede.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

 La bacheca di Planner (le colonne) un elemento visivo disponibile sia nell app web di Planner sia integrabile in Microsoft Teams. In Teams, infatti, comune aggiungere un piano Planner come scheda in un canale: ci mostra la medesima bacheca Kanban all interno dell interfaccia di Teams, consentendo al team di interagire con le attivit senza lasciare Teams. Questa integrazione significa che qualsiasi modifica fatta sulla bacheca in Teams si riflette immediatamente su Planner e viceversa, dato che lo stesso dato sottostante. Un altra interazione notevole con Microsoft Outlook in termini di calendario: anche se la bacheca in s non si riflette in Outlook, ogni attivit ha una data di scadenza che pu essere pubblicata come evento di calendario (vedi punto 8), quindi le colonne come rappresentazione dello stato possono essere affiancate dalla visualizzazione calendario se sincronizzata. Inoltre, la funzione di sincronizzazione con Outlook (feed iCalendar) consente di tenere traccia in Outlook dei compiti per data, ma ci complementa la bacheca (che organizzata per bucket). A livello di notifica, spostare attivit tra colonne (es. completandole) pu generare notifiche email: Planner invia email quando un attivit viene assegnata o completata, ecc., al responsabile o al gruppo, integrando cos Outlook per tenere informati i membri. Un altra interazione riguarda Power Automate: Planner bacheca pu essere usata con flussi automatici (ad esempio, un flusso che quando un attivit viene spostata nel bucket Approvals notifica su Teams una certa persona questo ottenibile leggendo le modifiche di attivit via connettore). In generale, per , la bacheca una rappresentazione che rimane principalmente in Planner/Teams; se servono rappresentazioni avanzate (ad es. timeline Gantt), c la necessit di passare a Project o altri strumenti (Planner non offre un Gantt, solo la Schedule view, come detto).

c) RUOLI COINVOLTI: CHI PU FARE COSA NELLA BACHECA? 

In Planner, tutti i membri interni di un piano hanno uguali permessi sulle attivit in bacheca. Ci significa che sia i proprietari sia i membri (non guest) possono creare nuove attivit , modificarle, spostarle, completarle e anche creare, rinominare o eliminare bucket. Al momento, Planner non supporta restrizioni granulari: ad esempio non possibile avere un attivit che solo un manager pu contrassegnare come completata se sei membro del piano, puoi farlo. Questo importante da notare: a differenza di strumenti pi complessi, Planner opta per la semplicit e la collaborazione aperta. Gli ospiti (guest) esterni hanno anch essi (se aggiunti al gruppo e se l amministratore lo ha permesso) diritti quasi equivalenti sui task: possono creare ed eliminare bucket e attivit , modificare i campi delle attivit e contrassegnare completamenti. L unica eccezione che per allegare file o link, il tenant admin deve aver abilitato i guest a farlo. Inoltre i guest non ricevono alcune notifiche (ad esempio l email di assegnazione) per limitazioni tecniche. Quindi, per riassumere, proprietario vs membro interno: nessuna differenza operativa sulla bacheca (la differenza solo che il proprietario pu gestire i membri del piano, ma tutti possono gestire contenuti del piano). Membro interno vs guest: quasi uguali, salvo restrizioni su allegati e notifiche ai guest. Visitatori (solo lettura): in Planner non esistono; se uno non membro, non vede proprio la bacheca. Questo modello di permessi semplificato implica un alto livello di fiducia e collaborazione: spesso in contesti aziendali si stabilisce che tutti i partecipanti al piano rispettino le regole (es: solo il coordinatore sposta le card in Completato ) senza che lo strumento lo imponga. Chiunque, ad esempio, pu anche eliminare un attivit per fortuna Planner chiede conferma perci il ruolo di proprietario non ha superpoteri di protezione sui contenuti, ma solo sulla gestione utenti (un proprietario pu  eliminare l intero piano o aggiungere/rimuovere membri, cosa che un membro non proprietario non pu fare)

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Una squadra di sviluppo software usa la bacheca di Planner per gestire il proprio sprint. Hanno creato i bucket: Da fare , In sviluppo , In test , Completato . Ogni richiesta di funzionalit o bug viene creata come scheda sotto Da fare con tutti i dettagli. Durante il daily stand-up, aprono la bacheca su un grande schermo: vedono subito quante schede sono in In sviluppo e quante in In test . Marco, sviluppatore, decide di iniziare a lavorare su un nuovo task: prende con il mouse la scheda Implementare login SSO dalla colonna Da fare e la trascina in In sviluppo questo in un attimo cambia lo stato dell attivit e assegna implicitamente a lui (o lui pu mettere la sua assegnazione). Dopo due giorni, Marco completa il compito e lo trascina in Completato . Il team lead pu vedere la card in completato e, soddisfatto, la lascia l finch a fine sprint magari svuoteranno il bucket completato. Un altro esempio: un reparto marketing usa la bacheca come Kanban delle campagne: bucket per Idee , Approvate , In esecuzione , Concluse . Tutti i membri del reparto (design, social media, PR) aggiungono liberamente idee come schede in Idee . Il direttore marketing trascina alcune schede promettenti nel bucket Approvate durante la riunione settimanale, segnalando quali diventeranno progetti concreti. Poi assegna ciascuna di queste a una persona e sposta in In esecuzione . Quando una campagna termina, la relativa scheda va in Concluse . Questa visualizzazione per colonne permette al team di avere una lavagna virtuale sempre aggiornata, visibile a tutti, dove lo stato di ogni iniziativa chiaro a colpo d occhio. molto simile a lavorare con post-it su una board reale, ma con il vantaggio di essere integrata in 365: ogni scheda pu avere documenti allegati (es. il briefing creativo in Word, l elenco lead in Excel) e conversazioni (nei commenti o via Outlook) allegate, rendendo Planner una base operativa completa per il lavoro di squadra.

 

Immagine che contiene testo, schermata, Sito Web, software Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo di questo esercizio imparare a utilizzare la bacheca Lavagna  di Microsoft Planner, che consente di visualizzare le attivit in colonne (bucket) per una gestione visiva e intuitiva del lavoro. L utente acquisir competenze per creare, spostare e modificare attivit all interno dei bucket, assegnare compiti, applicare etichette e monitorare lo stato di avanzamento. Verranno esplorate le interazioni con Teams, Outlook e To Do, i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e casi d uso aziendali. L esercizio mira a migliorare la produttivit individuale e di team, facilitando la pianificazione e il coordinamento delle attivit in modo collaborativo e trasparente.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Accedere alla bacheca Lavagna ➡️

1.       Vai su https://tasks.office.com 🌐

2.       Accedi con il tuo account Microsoft 365 aziendale 🔐

3.       Seleziona un piano dal riquadro di spostamento a sinistra 🧭

4.       Nella barra superiore, clicca su  Bacheca  📋

5.       Visualizza i bucket (colonne) che rappresentano le fasi del progetto 📦

6.       Ogni attivit rappresentata da una scheda con titolo, assegnatario e scadenza 🗂️

7.       Clicca su una scheda per aprire i dettagli 📝

8.       Trascina la scheda in un altro bucket per cambiarne lo stato 🔄

9.       Usa la barra in alto per passare a Grafici o Programmazione 📊

10.  Torna alla bacheca cliccando su  Bacheca  🔙

Gestire le attivit nella bacheca ➡️

1.       Clicca su  + Aggiungi attivit  in un bucket ➕

2.       Inserisci il titolo dell attivit e premi Invio ⌨️

3.       Clicca sull attivit per aprire il pannello laterale 📝

4.       Assegna l attivit a un membro del piano 👤

5.       Imposta una data di scadenza 📅

6.       Aggiungi una descrizione dettagliata 🧾

7.       Applica etichette colorate per categorizzare 🏷️

8.       Carica file o link utili 📎

9.       Aggiungi commenti per collaborare con il team 💬

10.  Salva e chiudi il pannello ✅

Interazioni con altre app Microsoft 365 ➡️

1.       Apri Microsoft Teams e accedi al canale del team 💬

2.       Aggiungi una scheda Planner cliccando su + ➕

3.       Seleziona il piano e visualizza la bacheca direttamente in Teams 📋

4.       Modifica attivit e commenta senza uscire da Teams ✏️

5.       Apri Microsoft To Do per vedere le attivit assegnate 📲

6.       Le attivit di Planner appaiono nella lista Assegnate a me 🔄

7.       Apri Outlook e vai su Calendario 📅

8.       Le attivit con scadenza sono visibili come promemoria 📌

9.       Ricevi notifiche via email per attivit assegnate 📧

10.  Tutte le modifiche sono sincronizzate in tempo reale 🔁

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Gestione di un piano di formazione aziendale

Un team HR utilizza la bacheca Lavagna per organizzare un piano di formazione. I bucket rappresentano le fasi: Analisi bisogni , Pianificazione corsi , Erogazione , Valutazione .

🔹 Organizzazione per fasi

        Comando: + Aggiungi bucket

        Spiegazione: consente di strutturare il piano in modo sequenziale e visivo.

🔹 Gestione delle attivit

        Comando: + Aggiungi attivit

        Spiegazione: permette di assegnare compiti specifici a ciascun membro del team.

🔹 Monitoraggio avanzamento

        Comando: trascina le attivit tra i bucket

        Spiegazione: consente di visualizzare lo stato di ogni attivit in tempo reale.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Bacheca

Barra superiore del piano

Visualizza attivit in colonne

+ Aggiungi attivit

All interno di un bucket

Crea una nuova attivit

+ Aggiungi bucket

In fondo alla bacheca

Crea una nuova colonna

Trascina attivit

Scheda attivit

Cambia stato o fase

Commenti

Dettagli attivit

Comunica con il team

Etichette

Dettagli attivit

Categorizza visivamente

Planner in Teams

Canale Teams > +

Integra Planner in Teams

To Do

App Microsoft To Do

Visualizza attivit assegnate

Outlook

Calendario

Visualizza promemoria attivit

Grafici / Programmazione

Barra superiore

Altre visualizzazioni disponibili

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✅ Visualizzazione chiara e ordinata delle attivit

🔄 Aggiornamenti in tempo reale tra membri del team

📊 Monitoraggio visivo dello stato dei progetti

🧭 Navigazione intuitiva tra fasi e compiti

🧩 Personalizzazione con bucket ed etichette

🕒 Risparmio di tempo nella gestione operativa

📅 Pianificazione efficace delle scadenze

🔐 Controllo dei ruoli e delle assegnazioni

📈 Maggiore responsabilizzazione dei membri

🧠 Riduzione del rischio di dimenticanze

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Gestione di progetti di comunicazione interna
Organizza le attivit in bucket per fase: ideazione, approvazione, pubblicazione, feedback.

        Pianificazione di audit interni
Crea bucket per ogni reparto da auditare e assegna le attivit ai responsabili.

        Sviluppo di un nuovo servizio
Struttura le attivit in fasi: analisi, progettazione, test, lancio, con assegnazioni chiare.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Dove si trova la visualizzazione Lavagna in Planner?

2.       Come si aggiunge un nuovo bucket?

3.       Come si crea una nuova attivit in un bucket?

4.       Come si assegna un attivit a un membro del team?

5.       Come si categorizzano le attivit con etichette?

6.       Come si sposta un attivit tra i bucket?

7.       Come si integra la bacheca in Teams?

8.       Come si visualizzano le attivit in To Do?

9.       Come si ricevono notifiche per le attivit ?

10.  Quali vantaggi offre la visualizzazione in colonne?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare la bacheca Lavagna  di Microsoft Planner per organizzare, assegnare e monitorare le attivit in colonne (bucket). Hai esplorato i passaggi per creare bucket, aggiungere attivit , assegnarle ai membri e categorizzarle con etichette. Hai visto come interagire con Teams, To Do e Outlook per una gestione integrata. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

 

7. Visualizzazioni delle attivit nei grafici

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

La visualizzazione Grafici in Microsoft Planner fornisce una panoramica visiva dello stato di avanzamento del piano attraverso vari grafici e metriche aggregate. accessibile tramite la scheda  Grafici  (Charts) nella barra superiore del piano. In questa schermata, generalmente si trovano: un grafico a torta che mostra la suddivisione delle attivit per stato (quanto lavoro  Non iniziato, In corso o Completato in percentuale e numero) e uno o pi  grafici a barre che visualizzano, ad esempio, il numero di attivit per ogni bucket oppure per ogni membro assegnatario. Inoltre vengono spesso evidenziati i numeri di attivit  in scadenza o in ritardo (late) con indicatori in rosso per attirare l attenzione. I grafici di Planner sono interattivi in modo semplice: cliccando su una sezione del grafico, la lista delle attivit a fianco filtra di conseguenza (ad es. cliccando sulla fetta In ritardo verranno elencate solo le attivit scadute). Complessivamente, la vista Grafici permette al team di rispondere rapidamente a domande come  quante attivit sono completate? ,  chi ha pi carico di lavoro? ,  abbiamo compiti rimasti bloccati in un certo bucket? . un mini-dashboard di progetto integrato. Non un Gantt n uno strumento avanzato di business intelligence, ma per la maggior parte dei piccoli/medi progetti offre sufficiente insight. Ad esempio, se vedo nel grafico a barre Per membro che un collega ha 10 attivit assegnate e un altro ne ha 2, potrei considerare di riequilibrare il carico. O se il grafico a torta mostra un grosso segmento ancora Non iniziato vicino alla scadenza del progetto, suoner un campanello d allarme. Questa vista aiuta quindi a monitorare lo stato in maniera sintetica e visiva, senza dover leggere ogni singola attivit .

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

La funzionalit Grafici agisce sui dati interni a Planner e non si integra direttamente con altri servizi in tempo reale (non per esempio Power BI, che uno strumento distinto). Tuttavia, c un legame indiretto importante: se l utente ha bisogno di grafici pi avanzati o di creare report personalizzati, Planner consente di esportare il piano in Excel e poi eventualmente usare Pivot di Excel o Power BI su quei dati. Una volta in Excel, l utente pu costruire grafici complessi e persino combinare dati di pi piani. Inoltre, Microsoft 365 offre la Integrazione con Power BI (connettori specifici o esportazione), per cui un project manager potrebbe decidere di usare i dati di Planner come input per un dashboard Power BI aziendale, superando i grafici base di Planner. Un altra integrazione: la presenza della vista Chart all interno di Teams (nei tab Planner in Teams) consente al team di vedere i progressi direttamente durante le riunioni, senza aprire un browser separato. Non c un meccanismo per portare questi grafici in un report di Word o ppt in automatico, ma uno screenshot pu essere usato nelle presentazioni di stato. Dal lato notifiche, nessuna integrazione specifica: i grafici si aggiornano automaticamente man mano che le attivit in Planner cambiano stato; se uno volesse un avviso se X% delle attivit in ritardo , dovrebbe attualmente farlo manualmente o con un flusso Power Automate che conta le attivit (non c un allarme nativo basato sul grafico). In breve, i Grafici di Planner sono self-contained ma esportabili: si sposano bene con Excel/PowerPoint per creare reportistica manuale e con Power BI per automazioni pi avanzate.

c) RUOLI COINVOLTI

Tutti i membri del piano (proprietari, membri interni, guest) possono vedere la vista Grafici. Non c alcuna restrizione: trattandosi di dati aggregati delle attivit , e dato che ogni membro pu comunque vedere tutte le attivit singole (non c concetto di nascondere task in Planner), i grafici non rivelano nulla di riservato al di fuori del piano. Proprietari e membri interni vedono gli stessi identici grafici. Utenti guest anch essi possono accedere alla vista Grafici e dovrebbero vedere i medesimi grafici (includendo anche eventualmente le attivit assegnate a utenti interni). Questo perch i guest, una volta dentro un piano, sono considerati membri del gruppo (con l unica differenza su certe azioni come detto). Non vi sono ruoli di visitatore per i quali mostrare solo alcuni dati, quindi tutti i presenti nel piano hanno piena visibilit dello stato. Un proprietario non pu nascondere o personalizzare i grafici per altri la visualizzazione standard per tutti. Dal lato amministratore di Microsoft 365: non c possibilit di disattivare la scheda Grafici per un piano o simili, parte integrante dell app licenziata. interessante notare che nessuno al di fuori dei membri del piano pu vedere questi grafici (es: un dirigente che non fa parte del gruppo progetto non pu aprire Planner e guardare i grafici di quel progetto, a meno di aggiungersi come membro). Quindi la circolazione delle informazioni via grafici legata all appartenenza al piano.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Prendiamo un team di progetto che si riunisce settimanalmente per un aggiornamento dello stato. Invece di riportare numeri a voce, durante la riunione il project manager apre la scheda Grafici del piano su un monitor. Subito appare un grafico a torta dove il 50% delle attivit completato (verde) e un 40% in corso (blu) e un 10% non iniziato (grigio). Questo d immediatamente al team la percezione che sono a met strada nelle consegne. Accanto, vede un grafico a barre per assegnatario: tutti i membri hanno 5-6 task a testa, tranne Giorgio che ne ha 12. Evidentemente Giorgio sovraccarico. La PM chiede: Possiamo redistribuire alcune attivit di Giorgio? e magari due attivit vengono riassegnate seduta stante a altri due colleghi (operazione che poi far cambiare di conseguenza il grafico). Inoltre, nota che la sezione rossa In ritardo presente: cliccando, appare la lista e scoprono che due attivit cruciali sono scadute ieri. Subito decidono un azione correttiva. In un contesto diverso, pensiamo a un responsabile servizio clienti che usa Planner per monitorare issue aperte. Ogni issue un attivit in Planner con priorit e assegnatario. Ogni mattina, apre la vista Grafici del piano Segnalazioni Clienti : vede dal grafico a barre che ci sono 3 ticket di priorit Urgente (barra rossa alta) e 10 Media (barra gialla). Contatta subito i tecnici sui 3 urgenti. Guarda anche il grafico per stato: se c troppo Non iniziato , richiama all ordine il team. Questi scenari mostrano come la vista Grafici di Planner permette a figure chiave di comprendere lo stato del lavoro a colpo d occhio e di condurre meeting o prendere decisioni basate su dati in tempo reale, senza dover preparare manualmente report numerici. In altre parole, funge da cruscotto di progetto integrato per la rapida valutazione dell avanzamento.

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo di questo esercizio imparare a utilizzare la visualizzazione grafica delle attivit  in Microsoft Planner per monitorare lo stato di avanzamento dei progetti in modo visivo e immediato. L utente acquisir competenze per interpretare i grafici relativi alle attivit completate, in corso e non iniziate, visualizzare il carico di lavoro per membro del team e identificare eventuali ritardi. Verranno esplorate le interazioni con Teams e Outlook, i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e casi d uso aziendali. L esercizio pensato per migliorare la capacit di analisi e gestione operativa, facilitando la presa di decisioni e la distribuzione delle risorse.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Accedere alla visualizzazione grafica ➡️

1.       Vai su https://tasks.office.com 🌐

2.       Accedi con il tuo account Microsoft 365 aziendale 🔐

3.       Seleziona un piano dal riquadro di spostamento a sinistra 🧭

4.       Nella barra superiore, clicca su  Grafici  📊

5.       Visualizza il grafico a torta con lo stato delle attivit (non iniziate, in corso, completate) 🥧

6.       Osserva il grafico a barre con il carico di lavoro per membro del team 📈

7.       Clicca su una sezione del grafico per filtrare le attivit corrispondenti 🔍

8.       Passa il mouse su ogni barra per vedere il numero di attivit assegnate 👁️

9.       Clicca su un nome per visualizzare le attivit assegnate a quel membro 👤

10.  Torna alla bacheca cliccando su  Bacheca  🔙

Analizzare e gestire le attivit dai grafici ➡️

1.       Identifica le attivit in ritardo nel grafico a torta ⏳

2.       Clicca su una sezione per aprire l elenco delle attivit corrispondenti 📋

3.       Apri l attivit cliccando sulla scheda 📝

4.       Aggiorna lo stato (es. da in corso a completata ) ✅

5.       Aggiungi commenti per segnalare problemi o aggiornamenti 💬

6.       Riassegna l attivit se necessario cliccando su Assegna a 🔄

7.       Modifica la scadenza cliccando sul calendario 📅

8.       Applica etichette per facilitare la categorizzazione 🏷️

9.       Carica file o link utili per completare l attivit 📎

10.  Salva e chiudi il pannello per tornare ai grafici 💾

Interazioni con altre app Microsoft 365 ➡️

1.       Apri Microsoft Teams e accedi al canale del team 💬

2.       Aggiungi una scheda Planner cliccando su + ➕

3.       Seleziona il piano e clicca su  Grafici  nella scheda Planner 📊

4.       Visualizza lo stato delle attivit direttamente in Teams 👁️

5.       Apri Outlook e vai su Calendario 📅

6.       Le attivit con scadenza sono visibili come promemoria 📌

7.       Apri Microsoft To Do per vedere le attivit assegnate 📲

8.       Le attivit di Planner appaiono nella lista Assegnate a me 🔄

9.       Ricevi notifiche via email per attivit in scadenza 📧

10.  Tutte le modifiche sono sincronizzate in tempo reale 🔁

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Monitoraggio di un piano di sviluppo software

Un team IT utilizza la visualizzazione grafica per monitorare lo stato delle attivit di sviluppo. I grafici aiutano a identificare ritardi, sovraccarichi e progressi.

🔹 Controllo dello stato delle attivit

        Comando: Grafici → visualizza torta e barre

        Spiegazione: consente di avere una panoramica immediata del progetto.

🔹 Analisi del carico di lavoro

        Comando: clic su barra membro → visualizza attivit assegnate

        Spiegazione: permette di riequilibrare le assegnazioni tra i membri.

🔹 Aggiornamento operativo

        Comando: clic su attivit → modifica stato e commenti

        Spiegazione: facilita la comunicazione e il coordinamento tra reparti.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Grafici

Barra superiore del piano

Visualizza stato e carico di lavoro

Clic su sezione grafico

Grafico a torta o barre

Filtra attivit per stato o assegnatario

Commenti

Dettagli attivit

Comunica con il team

Etichette

Dettagli attivit

Categorizza visivamente

Modifica scadenza

Calendario attivit

Aggiorna la data

Planner in Teams

Canale Teams > +

Integra Planner in Teams

To Do

App Microsoft To Do

Visualizza attivit assegnate

Outlook

Calendario

Visualizza promemoria attivit

Assegna a

Dettagli attivit

Cambia assegnatario

Bacheca

Barra superiore

Torna alla visualizzazione a colonne

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✅ Monitoraggio visivo dello stato delle attivit

📊 Analisi immediata del carico di lavoro per membro

🔄 Aggiornamenti in tempo reale tra app Microsoft 365

🧭 Navigazione intuitiva tra visualizzazioni

🧩 Personalizzazione con etichette e filtri

🕒 Identificazione rapida di ritardi e criticit

📅 Pianificazione efficace delle scadenze

🔐 Controllo dei ruoli e delle assegnazioni

📈 Supporto alle decisioni operative

🧠 Riduzione del rischio di sovraccarico

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Controllo avanzamento progetti marketing
Usa i grafici per monitorare lo stato delle campagne e riequilibrare il carico tra i creativi.

        Gestione team di assistenza clienti
Visualizza il numero di ticket assegnati per operatore e identifica chi ha bisogno di supporto.

        Supervisione attivit HR
Controlla lo stato delle attivit di onboarding e formazione per nuovi dipendenti.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Dove si trova la visualizzazione Grafici in Planner?

2.       Come si interpreta il grafico a torta?

3.       Come si visualizza il carico di lavoro per membro?

4.       Come si filtrano le attivit dai grafici?

5.       Come si aggiorna lo stato di un attivit ?

6.       Come si integra la visualizzazione grafica in Teams?

7.       Come si visualizzano le attivit in To Do?

8.       Come si ricevono notifiche per le attivit ?

9.       Quali ruoli possono modificare le attivit ?

10.  Quali vantaggi offre la visualizzazione grafica?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare la visualizzazione grafica di Microsoft Planner per monitorare lo stato delle attivit e il carico di lavoro del team. Hai esplorato i passaggi per accedere ai grafici, interpretare i dati, aggiornare le attivit e interagire con altre app Microsoft 365. Hai compreso i ruoli coinvolti e come questa funzionalit migliora la produttivit e la gestione operativa. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare questa funzione in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

 

8. Visualizzazioni delle attivit nel Calendario (Schedule)

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a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

La visualizzazione Calendario (in inglese Schedule view) mostra le attivit di un piano disposte su un calendario, in base alle date di inizio e scadenza. Nel layout, generalmente appare un calendario mensile (con possibilit di passare alla vista settimanale), dove ciascun giorno pu contenere dei riquadri che rappresentano le attivit in scadenza in quella data. Le attivit vengono visualizzate come eventi sul calendario con il loro titolo, e spesso codificate per colore secondo il bucket o la priorit . Se un attivit ha una data di inizio e una di fine, nel calendario essa viene visualizzata come un barra estesa dal giorno di inizio a quello di fine, analogamente a come compaiono gli eventi estesi su pi giorni in Outlook. Le attivit senza data di scadenza non compaiono nel calendario (possono essere elencate a parte come Senza data ). Questa vista consente di cogliere le scadenze e la distribuzione temporale del lavoro: facile vedere se certe date hanno troppe consegne concentrate o se ci sono periodi scarichi. Nella parte superiore, l utente pu navigare tra i mesi o selezionare la vista Settimana per vedere pi in dettaglio. Spesso Planner evidenzia l oggi in questa vista e segna in rosso i task in ritardo. La Schedule view particolarmente utile per fare planning: il project manager pu guardare il mese corrente e il prossimo e vedere ad esempio che verso fine mese ci sono 5 attivit critiche che convergono lo stesso giorno potr decidere di spostare alcune date per bilanciare il carico (aprendo le schede e modificando la scadenza). Dal calendario anche possibile creare nuove attivit : cliccando in una cella (cio su una data) possibile aggiungere un attivit con quella scadenza preimpostata. In definitiva, la vista Calendario di Planner offre una prospettiva temporale complementare alla bacheca: dove la bacheca mostra stati e categorie, il calendario mostra quando le attivit devono accadere o essere completate. Non un Gantt (non mostra dipendenze n lunghezze relative in modo sofisticato), ma d un idea sequenziale e temporale del piano.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

La visualizzazione calendario di Planner strettamente integrata con Outlook attraverso una funzionalit di pubblicazione su iCalendar. In ogni piano, un proprietario pu scegliere l opzione  Aggiungi piano al calendario di Outlook , che genera un feed iCalendar pubblico delle attivit del piano. Una volta pubblicato, qualsiasi membro pu  sottoscrivere questo calendario in Outlook (viene fornito un link univoco). In pratica, ci fa s che le attivit di Planner appaiano nel calendario di Outlook dell utente come eventi (tipicamente come un calendario separato che pu essere sovrapposto al proprio). Ad esempio, se una task Presentazione finale scade il 30 luglio, una volta sottoscritto il feed, il 30 luglio nel calendario Outlook comparir un evento denominato Presentazione finale su un calendario Planner. L utente pu cliccarlo per vedere i dettagli dell attivit e anche un link che lo riporta alla scheda di Planner. Questo consente di vedere gli impegni di progetto accanto ai propri appuntamenti di Outlook, migliorando la pianificazione personale del tempo. Allo stesso modo, nella vista Attivit personali di Planner, esiste un feed iCal dedicato per le attivit assegnate a me, cosicch un utente pu vedere tutte le sue scadenze di task su Outlook anche se provengono da piani diversi. L integrazione con Outlook controllata dal fatto che solo i proprietari possono attivare la pubblicazione (per evitare che chiunque diffonda il link del piano). Una volta attivato, per , il link iCal condivisibile: chiunque lo possiede potrebbe vedere le scadenze, anche esterni, quindi va distribuito con attenzione. L amministratore di 365 ha la possibilit di disabilitare la funzionalit di pubblicazione calendario per Planner a livello organizzativo, se la sicurezza lo richiede. Oltre a Outlook, qualsiasi applicazione che supporti iCalendar (ad esempio Google Calendar) potrebbe teoricamente sottoscrivere il feed, rendendo le scadenze di Planner visibili anche fuori dall ecosistema Microsoft se necessario (sempre che la condivisione sia abilitata e voluta). Un altra interazione utile: i Gruppi Microsoft 365 hanno un proprio calendario (visibile in Outlook) quando si pubblica il piano su iCal, non lo integra direttamente nel calendario del gruppo ( un feed separato, ecco perch bisogna aggiungerlo manualmente), tuttavia gli utenti spesso combinano le due cose per visibilit . In Teams, la vista calendario di Planner non nativamente mostrata (Teams mostra solo la bacheca e i grafici al momento), ma un utente in Teams pu aprire il piano nel browser per accedervi. In sintesi, l integrazione pi significativa con Outlook via iCalendar, che rende il calendario di Planner non un isola ma parte del sistema di calendaring personale e aziendale.

c) RUOLI COINVOLTI

La pubblicazione su calendario Outlook come detto limitata ai Proprietari del piano: se un membro non proprietario apre il menu per aggiungere al calendario e non vede l opzione, deve chiedere a un proprietario di abilitare la cosa (c infatti un passaggio Pubblica, condividi con chiunque che solo il proprietario pu fare). Una volta attivato, per , tutti i membri (anche i guest) possono utilizzare il link iCal per sottoscrivere il calendario in Outlook e quindi vedere le attivit su calendario personale. I guest esterni in particolare possono trarre vantaggio dal feed se lo usano in Outlook o un app compatibile, ma bisogna ricordare che il link iCal pubblico: un guest potrebbe girarlo fuori (per questo appare l avviso di sicurezza a non condividerlo con non autorizzati). Nel contesto dell app Planner stessa, la vista Calendario disponibile a tutti i membri del piano, indipendentemente dal ruolo, e tutti possono modificare date trascinando attivit sul calendario (s , uno pu anche spostare con drag & drop un attivit da un giorno a un altro sul calendario Planner per cambiarne rapidamente la scadenza). Come per la bacheca, non c vincolo: qualsiasi membro pu cambiare la data a qualsiasi task, riflettendo la filosofia di pari permessi. Non c un ruolo che approva il calendario : la fiducia che i membri cooperino nel rispetto del piano. Da notare che la pubblicazione iCal non distingue ruoli: se abilitata, un qualsiasi utente con il link (anche non membro) potrebbe visualizzarlo, quindi la sicurezza qui si affida a chi possiede il link (non collegato a ruoli, un feed pubblico non autenticato). Un amministratore pu decidere di disattivare a livello di tenant la funzionalit iCal per evitare fughe di informazioni tramite il calendario, ma in tal caso nessuno potr pubblicare iCal dai piani. Per il resto, i ruoli interni non subiscono differenze nella vista calendario all interno di Planner.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Un esempio pratico: un team di design pianifica una serie di attivit con scadenze precise (revisione bozzetti, presentazione al cliente, consegna materiale definitivo). Usando la vista Calendario di Planner, il team lead pu trascinare le attivit sul calendario del mese per assicurarsi che siano ben distribuite (ad esempio, evita di avere tutte le consegne di vari progetti lo stesso giorno). Notano magari che la Consegna brochure Cliente A e Consegna catalogo Cliente B cadono entrambe di venerd 28: decidono di spostarne una al luned seguente trascinando la scheda al 1 del mese successivo. In questo modo il calendario di Planner viene usato come strumento di schedule planning vero e proprio. Un altro scenario: una responsabile vendite partecipa a pi piani Planner (marketing, sviluppo prodotto) e vuole tenere traccia delle milestone di progetto perch influiscono sulle attivit commerciali. Non potendo controllare manualmente ogni piano, chiede ai proprietari di quei piani di attivare la pubblicazione su Outlook. Ora la responsabile ha nel suo Outlook i calendari Piano Marketing e Piano Sviluppo sovrapposti al suo calendario di lavoro. Vede che il 15 del mese c l attivit Lancio campagna X e quindi sa che da quel giorno dovr aspettarsi contatti generati dalla campagna. Vede anche che il progetto sviluppo ha uno Sprint demo il 20, quindi programmer di partecipare. Questo esempio mostra come integrando Planner con Outlook via calendario, le attivit di progetto diventano visibili nel calendario aziendale, migliorando la coordinazione interfunzionale. Un ultimo esempio: un team di progetto Agile sincronizza il proprio sprint di 2 settimane col calendario: pubblicano il feed e tutti i membri sottoscrivono. Cos sul calendario personale di ciascuno appaiono le scadenze dell sprint (es: fine sprint, retrospettiva, ecc. se inserite come attivit in Planner). Questo li aiuta a non perdere di vista le deadline durante il lavoro quotidiano. In conclusione, la vista Calendario di Planner e la sua integrazione con Outlook rendono pi facile per i team aziendali collegare le attivit ai tempi e per gli individui gestire il tempo avendo in un unico luogo sia meeting/appuntamenti sia scadenze di attivit .

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo di questo esercizio imparare a utilizzare la visualizzazione  Programmazione (Schedule) di Microsoft Planner per pianificare e monitorare le attivit su base temporale. L utente acquisir competenze per visualizzare le attivit su calendario settimanale o mensile, modificarne la scadenza, assegnarle e organizzarle in modo efficiente. Verranno esplorate le interazioni con Outlook, Teams e To Do, i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e casi d uso aziendali. L esercizio pensato per migliorare la gestione del tempo, la distribuzione delle risorse e la visibilit delle scadenze, favorendo una pianificazione pi strategica e collaborativa.

 

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Accedere alla visualizzazione Programmazione ➡️

1.       Vai su https://tasks.office.com 🌐

2.       Accedi con il tuo account Microsoft 365 aziendale 🔐

3.       Seleziona un piano dal riquadro di spostamento a sinistra 🧭

4.       Nella barra superiore, clicca su  Programmazione  📅

5.       Visualizza il calendario mensile con le attivit pianificate 🗓️

6.       Clicca su  Settimana  per passare alla vista settimanale 📆

7.       Passa il mouse su un attivit per visualizzare i dettagli 👁️

8.       Clicca sull attivit per aprire il pannello laterale 📝

9.       Trascina l attivit su un altra data per modificarne la scadenza 🔄

10.  Torna alla bacheca cliccando su  Bacheca  🔙

Gestire le attivit nel calendario ➡️

1.       Clicca su  + Aggiungi attivit  in alto a sinistra ➕

2.       Inserisci il titolo e premi Invio ⌨️

3.       Clicca sull attivit per aprire i dettagli 📝

4.       Assegna l attivit a un membro del piano 👤

5.       Imposta la data di scadenza cliccando sul calendario 📅

6.       Aggiungi una descrizione dettagliata 🧾

7.       Applica etichette per categorizzare 🏷️

8.       Carica file o link utili 📎

9.       Aggiungi commenti per collaborare con il team 💬

10.  Salva e chiudi il pannello ✅

Interazioni con altre app Microsoft 365 ➡️

1.       Apri Microsoft Teams e accedi al canale del team 💬

2.       Aggiungi una scheda Planner cliccando su + ➕

3.       Seleziona il piano e clicca su  Programmazione  nella scheda 📅

4.       Visualizza e modifica le attivit direttamente in Teams ✏️

5.       Apri Outlook e vai su Calendario 📆

6.       Clicca su  Aggiungi calendario > Da Internet  🌐

7.       Incolla il link iCal del piano Planner 🔗

8.       Le attivit con scadenza appariranno nel calendario 📌

9.       Apri Microsoft To Do per vedere le attivit assegnate 📲

10.  Tutte le modifiche sono sincronizzate in tempo reale 🔁

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Pianificazione di una campagna di comunicazione

Un team marketing utilizza la visualizzazione Programmazione per pianificare le attivit di una campagna. Ogni attivit ha una scadenza precisa e deve essere coordinata con altri reparti.

🔹 Visualizzazione temporale delle attivit

        Comando: Programmazione → vista mensile o settimanale

        Spiegazione: consente di distribuire le attivit nel tempo in modo equilibrato.

🔹 Modifica delle scadenze

        Comando: trascina l attivit su un altra data

        Spiegazione: permette di adattare la pianificazione in base alle priorit .

🔹 Integrazione con Outlook

        Comando: Aggiungi calendario > Da Internet

        Spiegazione: consente di visualizzare le attivit anche nel calendario personale.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Programmazione

Barra superiore del piano

Visualizza attivit su calendario

+ Aggiungi attivit

In alto a sinistra

Crea una nuova attivit

Trascina attivit

Calendario

Modifica la scadenza

Commenti

Dettagli attivit

Comunica con il team

Etichette

Dettagli attivit

Categorizza visivamente

Planner in Teams

Canale Teams > +

Integra Planner in Teams

To Do

App Microsoft To Do

Visualizza attivit assegnate

Outlook

Calendario > Aggiungi calendario

Sincronizza attivit

Assegna a

Dettagli attivit

Cambia assegnatario

Bacheca

Barra superiore

Torna alla visualizzazione a colonne

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✅ Pianificazione visiva delle attivit

📅 Gestione efficace delle scadenze

🔄 Modifica rapida delle date con drag & drop

🧭 Navigazione intuitiva tra vista settimanale e mensile

🧩 Integrazione con Outlook e Teams

🕒 Migliore distribuzione del carico di lavoro

📈 Maggiore visibilit per il team

🔔 Notifiche automatiche per attivit in scadenza

🔐 Controllo dei ruoli e delle assegnazioni

🧠 Riduzione del rischio di sovrapposizioni

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Pianificazione editoriale
Visualizza le date di pubblicazione dei contenuti e coordina il lavoro tra copywriter e grafici.

        Gestione eventi aziendali
Organizza le attivit logistiche e comunicative in base al calendario dell evento.

        Controllo attivit di onboarding
Pianifica le attivit per i nuovi assunti in base al loro calendario di inserimento.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Dove si trova la visualizzazione Programmazione in Planner?

2.       Come si passa dalla vista mensile a quella settimanale?

3.       Come si modifica la scadenza di un attivit nel calendario?

4.       Come si aggiunge una nuova attivit da questa vista?

5.       Come si integra il calendario di Planner in Outlook?

6.       Come si visualizzano le attivit in To Do?

7.       Come si assegna un attivit a un membro del team?

8.       Come si categorizzano le attivit con etichette?

9.       Come si ricevono notifiche per le attivit ?

10.  Quali vantaggi offre la visualizzazione Programmazione ?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare la visualizzazione  Programmazione  di Microsoft Planner per pianificare e monitorare le attivit su calendario. Hai esplorato i passaggi per accedere alla vista settimanale o mensile, creare e modificare attivit , assegnarle e categorizzarle. Hai visto come interagire con Teams, Outlook e To Do per una gestione integrata. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

 

9. Aggiunta di membri al piano

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a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Aggiungere membri a un piano significa invitare altre persone a partecipare al progetto e avere accesso alle attivit . L interfaccia di Planner rende semplice questa operazione: nella parte superiore del piano, di solito vicino al nome, compare un icona a forma di persona+ o un pulsante  Membri . Cliccando su  Membri  (o sull icona con l elenco dei membri attuali), si apre un campo che permette di digitare il nome o l indirizzo email della persona da aggiungere. Planner cercher nel directory aziendale il nome inserito e lo propone, dopodich basta selezionarlo. Quando si aggiunge un membro, quella persona ricever una notifica email automatica che la informa di essere stata aggiunta al piano. Da quel momento, quella persona diventa membro anche del gruppo Microsoft 365 associato al piano e avr gli stessi diritti operativi sul contenuto del piano (attivit ) degli altri membri. La UI di Planner aggiorna immediatamente la lista dei membri visibile (spesso mostrata come una serie di avatar/iniziali in alto). Se il piano privato, solo i membri elencati possono vedere il piano; se pubblico, aggiungere un membro gli invia la notifica e il piano comparir nel suo Planner, ma tecnicamente quella persona poteva gi vedere il piano anche prima (in quanto pubblico) finch rimaneva pubblico. La funzionalit include anche la possibilit di rimuovere membri: tipicamente cliccando di nuovo sull elenco membri, e magari sui accanto a un nome appare Rimuovi . Cos si pu togliere qualcuno dal piano (che comporta rimuoverlo dal gruppo). Una limitazione importante: non si pu rimuovere l unico proprietario del piano direttamente da Planner  se la persona che ha creato il piano ancora l unico proprietario, Planner impedisce di rimuoverla, richiedendo prima di nominare un altro proprietario. Per nominare un altro proprietario, attualmente occorre agire dall interfaccia di gestione del gruppo (ad esempio via Outlook o Azure AD) perch Planner di per s aggiunge tutti come membri semplici. In sintesi, Planner consente di aggiungere membri facilmente, ma la gestione fine di ruoli di gruppo (promuovere a proprietario, demuovere) delegata ad altri strumenti. Va notato che possibile aggiungere anche ospiti esterni (persone con email esterna all organizzazione): se l amministrazione lo consente, quando si digita un indirizzo esterno Planner lo riconosce come Invita guest e aggiunge quell indirizzo come utente guest al gruppo, avviando la procedura di guest access (invio mail di benvenuto con link di accesso, etc.). Questo estremamente utile per collaborare con partner, fornitori o clienti sul piano

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

L aggiunta di un membro in Planner direttamente legata ai Microsoft 365 Groups: quando aggiungi una persona su Planner, dietro le quinte stai aggiungendo quella persona come membro del gruppo di O365 collegato. Ci comporta che la persona otterr accesso non solo al piano di Planner, ma anche a tutte le risorse di gruppo: verr aggiunta alla lista di distribuzione email del gruppo (quindi ricever eventuali email di conversazione in Outlook), avr accesso alla SharePoint del gruppo (file del piano), al blocco OneNote e cos via. Quindi questa singola azione Aggiungi membro ha effetti multipli: in Outlook quell utente ora vedr il gruppo nella sezione Gruppi e potr partecipare alle conversazioni; in SharePoint potr navigare nel sito e modificare i documenti; se il gruppo connesso a Teams, quell utente viene aggiunto automaticamente al team in Teams, acquisendo accesso ai canali e chat. Questa interconnessione fondamentale: Planner non ha un proprio database separato di utenti, si appoggia ai gruppi di M365 per la membership. Inoltre, come accennato, se la persona aggiunta esterna, entra nel sistema di Guest access: riceve una mail di benvenuto al gruppo e deve accettare l invito creando eventualmente un account guest. Tutto questo avviene attraverso le infrastrutture Azure AD/Outlook Groups, non specifico di Planner, ma Planner lo innesca. Un altra interazione: per promuovere un membro a proprietario o cambiare ruoli, Planner rimanda a Outlook come da guida, bisogna aprire Outlook (web) e modificare le impostazioni del gruppo, perch solo l si pu definire chi proprietario. Ci evidenzia come l esperienza utente transita su Outlook per certe operazioni avanzate. Infine, se un utente viene rimosso su Planner, in realt viene rimosso dal gruppo quell utente perder accesso anche a Teams e SharePoint associati. All opposto, se qualcuno aggiunge un membro al gruppo via Outlook/Teams, quell utente comparir automaticamente tra i membri del piano in Planner. Quindi, si pu aggiungere gente a un piano anche fuori da Planner e l effetto lo stesso (per esempio, un amministratore IT potrebbe aggiungere membri al gruppo via Azure AD e queste persone ritroveranno il piano nel loro Planner). Questo interscambio evidenzia che la funzionalit di aggiunta membri di Planner semplicemente un interfaccia per gestire la membership del gruppo M365 sottostante.

c) RUOLI COINVOLTI

In Planner, la possibilit di aggiungere nuovi membri dipende dallo stato del piano (pubblico o privato) e dal ruolo dell utente che vuole aggiungere: per un piano privato: solo i proprietari del gruppo possono aggiungere altri membri. Ci significa che, sebbene nell UI di Planner qualunque membro potrebbe tentare di aggiungere una persona, la richiesta verr rifiutata a chi non proprietario. In pratica, un membro normale di un piano privato deve chiedere a un proprietario di effettuare l aggiunta (o l amministratore pu cambiare i permessi del gruppo per permettere ai membri di invitare altri, ma per default solo proprietari).

        Per un piano pubblico: dal momento che i piani pubblici sono visibili internamente, potenzialmente qualsiasi membro esistente del gruppo pu invitare altri (anche se in molti contesti pratici chiunque nell organizzazione pu semplicemente unirsi da solo). In base alla documentazione, i proprietari e membri non guest possono aggiungere membri a un piano pubblico. Questo implica che, se il piano aperto, i membri attuali possono usare la funzione di aggiunta e l utente invitato verr aggiunto senza problemi. Inoltre, chiunque nell org pu trovare il piano e cliccare Partecipa autonomamente, il che li aggiunge come membro automaticamente (per i gruppi pubblici non serve approvazione).

        Guest esterni non possono aggiungere altri membri (guest o interni). Un guest sempre limitato: non ha potere di espandere la membership del gruppo.

        Un amministratore globale pu aggiungere (o rimuovere) membri fuori dall interfaccia di Planner, come gi detto, usando strumenti amministrativi, anche senza essere parte del piano.

Sul fronte dei ruoli all interno del piano:

        Quando un utente crea un piano, diventa il proprietario. Se quell utente aggiunge altre persone tramite Planner, queste vengono aggiunte come membri normali (non proprietari). Planner non fornisce un opzione per farli proprietari; ci va fatto altrove (Outlook/Azure).

        Per rimuovere un membro, serve che chi compie l azione sia proprietario, altrimenti non vedr l opzione di rimozione. I proprietari possono rimuovere altri membri; se si tenta di rimuovere l unico proprietario residuo, come detto, non consentito finch non se ne nomina un altro.

        Visitatore in Planner non esiste, ma se consideriamo scenario piano pubblico, un visitatore sarebbe qualcuno che vede il piano senza unirsi: in realt quell utente non vede i dettagli finch non preme Unisciti al piano (che lo rende membro). Dunque o si dentro o fuori, non ci sono consultazioni passive.

        Amministratore di Microsoft 365 pu abilitare o disabilitare la Guest access a livello di tenant. Se guest access disattivato a livello gruppi, anche se provi ad aggiungere un email esterna, Planner restituir errore perch non pu creare guest nel gruppo. L admin pu anche modificare l impostazione di default che i membri possano o meno invitare guest ai gruppi (questo rifletterebbe la possibilit di invitare guest in un piano pubblico ad esempio).

Riassumendo: in un piano privato, solo i proprietari aggiungono (per controllo); in un piano pubblico, tutti i membri interni possono aggiungere altri internamente e anche gente esterna se permesso dal tenant; i guest stessi non possono mai aggiungere altri; proprietari vs membri differiscono sul poter aggiungere in privato (in pubblico no, entrambi possono), e sul rimuovere; la promozione a proprietario deve essere fatta fuori (ma tipicamente ruolo del proprietario esistente farlo via Outlook).

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Consideriamo il progetto di sviluppo Apollo di prima: il PM che l ha creato (proprietario) inizia ad aggiungere i collaboratori. Clicca  Membri , digita Alessio e seleziona Alessio Bianchi dall elenco: Alessio riceve subito un email: Sei stato aggiunto al piano Progetto Apollo . Ora Alessio aprendo Planner vede comparire Progetto Apollo tra i suoi piani. Il PM aggiunge anche Giulia e Martina nello stesso modo. Successivamente, decidono che serve coinvolgere un consulente esterno, lucas@example.com. Il PM digita l indirizzo email e Planner lo riconosce come esterno chiede conferma di invito come ospite. Dopo conferma, Lucas riceve una mail di invito a unirsi al gruppo: seguendo il link, crea il suo account guest e da quel momento pu accedere al piano (Lucas appare tra i membri del piano con l etichetta guest ). Durante il progetto, Giulia (membro) vuole aggiungere un collega, ma il piano privato e Giulia non proprietaria: se prova, non le permesso. Quindi chiede al PM (proprietario) di aggiungere il collega. Questo mantiene controllo su chi entra. A met progetto, Alessio viene assegnato come co-lead e dunque il PM decide di farlo proprietario anche sul gruppo: apre Outlook, cerca il gruppo Progetto Apollo , e nelle impostazioni lo promuove a proprietario. Da quel momento Alessio potrebbe aggiungere/rimuovere membri come il PM. Pi tardi, quando il progetto finisce, Martina lascia l azienda: un amministratore IT rimuove Martina dal gruppo aziendale, il che automaticamente la rimuove anche dal piano (Planner recepisce la modifica). Nel frattempo, Lucas (ospite) avendo terminato la consulenza, si elimina dal piano usando l opzione Abbandona piano (vedi punto 10) o viene rimosso dal PM tramite la lista membri. Tutto questo flusso illustra come aggiungere membri su Planner sia rapido e come includa notifiche immediate agli interessati. Un altro esempio: un team marketing crea un piano per una campagna e lo rende pubblico perch vuole che tutta l azienda possa vedere e contribuire con idee. Il piano appare nei risultati se qualcuno cerca il nome; una persona del reparto vendite trova interessante la campagna e clicca Unisciti al piano (join) ora quella persona compare tra i membri senza nemmeno dover essere invitata formalmente, per via della natura pubblica. Questo mostra la differenza: in un contesto open, i piani pubblici permettono una collaborazione pi spontanea dentro l azienda. In sintesi, la gestione dei membri su Planner consente ai team di costituire rapidamente il gruppo di lavoro appropriato e, grazie all integrazione con l ecosistema 365, garantisce che i nuovi membri abbiano accesso a tutti gli strumenti correlati (file, note, chat) e che i membri uscenti ne vengano rimossi uniformemente.

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo di questo esercizio imparare ad aggiungere membri a un piano in Microsoft Planner per favorire la collaborazione e la distribuzione efficace delle attivit . L utente acquisir competenze per invitare colleghi, assegnare ruoli (proprietario, membro, guest), e comprendere le implicazioni operative e di sicurezza. Verranno esplorate le interazioni con Teams, Outlook e Microsoft 365 Groups, nonch casi d uso aziendali. L esercizio pensato per migliorare la gestione dei progetti, facilitare la comunicazione tra i team e garantire che ogni partecipante abbia accesso alle informazioni e responsabilit corrette.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Aggiungere membri a un piano ➡️

1.       Vai su https://tasks.office.com 🌐

2.       Accedi con il tuo account Microsoft 365 aziendale 🔐

3.       Seleziona un piano dal riquadro di spostamento a sinistra 🧭

4.       In alto a destra, clicca su  Membri  👥

5.       Clicca su  + Aggiungi membri  ➕

6.       Digita il nome o l indirizzo email del collega da invitare 📧

7.       Seleziona il contatto corretto dall elenco suggerito ✅

8.       Ripeti l operazione per ogni membro da aggiungere 🔁

9.       I nuovi membri riceveranno una notifica via email 📬

10.  Verifica che i membri siano visibili nell elenco del piano 👁️

Gestire i ruoli e le autorizzazioni ➡️

1.       Vai su Outlook > Gruppi per accedere al gruppo Microsoft 365 associato 📂

2.       Clicca su  Gestisci gruppo  ⚙️

3.       Visualizza l elenco dei membri e i relativi ruoli 👤

4.       Per promuovere un membro a proprietario, clicca su Altro > Rendi proprietario 🛡️

5.       Per rimuovere un membro, clicca su Rimuovi dal gruppo ❌

6.       I proprietari possono modificare il piano e gestire i membri 🔧

7.       I membri possono visualizzare e modificare le attivit ✏️

8.       Gli ospiti (guest) hanno accesso limitato alle funzionalit 🔒

9.       Le modifiche ai ruoli si riflettono automaticamente in Planner 🔄

10.  Comunica i ruoli assegnati al team per chiarezza 📢

Interazioni con Teams e Outlook ➡️

1.       Apri Microsoft Teams e accedi al team collegato al piano 💬

2.       I membri aggiunti al piano sono automaticamente membri del team 👥

3.       Vai su un canale e clicca su  +  per aggiungere la scheda Planner ➕

4.       Seleziona il piano e clicca su  Salva  📌

5.       I membri possono ora accedere al piano direttamente da Teams 🚀

6.       Apri Outlook e vai su Gruppi 📫

7.       I membri ricevono aggiornamenti e notifiche via email 📧

8.       Le attivit assegnate appaiono anche in Microsoft To Do 📲

9.       Tutte le modifiche sono sincronizzate in tempo reale 🔁

10.  I membri possono collaborare tramite commenti e file allegati 📎

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Avvio di un progetto interfunzionale

Un project manager crea un piano in Planner per coordinare un progetto che coinvolge marketing, vendite e IT. Aggiunge i membri dei vari reparti per assegnare attivit e monitorare l avanzamento.

🔹 Invito dei partecipanti

        Comando: + Aggiungi membri

        Spiegazione: consente di coinvolgere tutte le figure chiave nel piano.

🔹 Gestione dei ruoli

        Comando: Outlook > Gruppi > Rendi proprietario

        Spiegazione: permette di delegare la gestione del piano a pi responsabili.

🔹 Collaborazione in Teams

        Comando: Teams > + > Planner

        Spiegazione: facilita l accesso e la collaborazione continua sul piano.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

+ Aggiungi membri

Planner > Membri

Invita nuovi partecipanti

Rendi proprietario

Outlook > Gruppi > Gestisci gruppo

Cambia ruolo utente

Rimuovi dal gruppo

Outlook > Gruppi > Gestisci gruppo

Revoca accesso

Planner in Teams

Canale Teams > +

Integra Planner nel team

Commenti

Dettagli attivit

Comunica con il team

To Do

App Microsoft To Do

Visualizza attivit assegnate

Outlook

Email e notifiche

Ricevi aggiornamenti

Etichette

Dettagli attivit

Categorizza visivamente

Assegna a

Dettagli attivit

Distribuisce responsabilit

Bacheca

Planner

Visualizza attivit in colonne

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✅ Collaborazione immediata tra membri del team

🔄 Sincronizzazione automatica tra Planner, Teams e Outlook

📊 Maggiore chiarezza nella distribuzione dei ruoli

🧭 Accesso centralizzato alle attivit e ai documenti

🧩 Personalizzazione dei ruoli e delle autorizzazioni

🕒 Risparmio di tempo nella gestione dei progetti

📅 Migliore pianificazione delle attivit

🔐 Controllo degli accessi e della sicurezza

📈 Maggiore responsabilizzazione dei partecipanti

🧠 Riduzione del rischio di errori organizzativi

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Gestione di progetti cross-team
Aggiungi membri da diversi reparti per coordinare attivit e milestone in un unico piano.

        Onboarding di nuovi dipendenti
Crea un piano con attivit assegnate a HR, IT e manager, aggiungendo i membri coinvolti.

        Pianificazione di eventi aziendali
Coinvolgi logistica, comunicazione e fornitori nel piano per una gestione condivisa.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Come si aggiunge un membro a un piano in Planner?

2.       Quali ruoli possono essere assegnati ai membri?

3.       Dove si gestiscono i ruoli dei membri?

4.       Come si promuove un membro a proprietario?

5.       Come si integra Planner con Teams?

6.       Come si ricevono notifiche sulle attivit ?

7.       Come si visualizzano le attivit assegnate in To Do?

8.       Quali sono le differenze tra membro e guest?

9.       Come si rimuove un membro da un piano?

10.  Quali vantaggi offre la gestione dei membri in Planner?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato ad aggiungere membri a un piano in Microsoft Planner, assegnare ruoli e gestire le autorizzazioni tramite Outlook e Microsoft 365 Groups. Hai esplorato i passaggi per integrare Planner con Teams e Outlook, facilitando la collaborazione e la comunicazione tra i membri. Hai compreso le differenze tra proprietari, membri e guest, e come queste influenzano l accesso e le funzionalit . Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

 

10. Altre funzionalit

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L interfaccia di Microsoft Planner include una serie di funzionalit aggiuntive e complementari che arricchiscono l esperienza d uso. Di seguito esaminiamo ciascuna brevemente nei quattro aspetti richiesti:

a) DESCRIZIONE DELLE FUNZIONALIT DI CIASCUNA

        Conversazione: In ogni piano, l opzione di conversazione (spesso accessibile cliccando  Conversazioni  dal menu ellissi   nel piano) consente di accedere al thread email del gruppo associato al piano. In pratica, apre Outlook (versione web) sulla casella di posta del gruppo, dove i membri possono inviare e leggere messaggi email relativi al progetto. Questa funzionalit permette ai membri di discutere in modo pi esteso o formale rispetto ai commenti sui singoli task. Non una chat in tempo reale dentro Planner, bens il collegamento alle discussioni del gruppo Office 365.

        Visualizzazione membri: Planner mostra da qualche parte (tipicamente in alto) gli avatar o nomi di tutti i membri del piano. Cliccando su quell area (o sull icona Membri ), si pu vedere l elenco completo degli appartenenti al piano e i loro ruoli (spesso con indicazione di chi proprietario). Non proprio una vista approfondita con dettagli, ma piuttosto un elenco informativo. Serve a sapere chi fa parte del team. Da qui si compiono anche azioni come aggiungere/rimuovere membri.

        Visualizzazione file allegati: Planner non ha una pagina interna che elenchi tutti gli allegati, ma fornisce un collegamento rapido ai  File  del piano. Cliccando su  File  (spesso dal menu  ), si viene rediretti alla libreria documenti SharePoint del gruppo, spesso direttamente nella cartella dedicata al piano (se il piano stato creato autonomamente, di solito genera una cartella con lo stesso nome all interno della document library del gruppo). L si trovano tutti i file caricati nelle attivit come allegati. Questa funzione di fatto porta l utente fuori da Planner nell interfaccia SharePoint, ma per lo scopo di accedere a tutti i file condivisi del progetto in un unica vista.

        Apri il blocco note: Similmente, l opzione  Blocco note  nel menu del piano apre il OneNote del gruppo in modalit online. Ogni gruppo ha un blocco appunti di OneNote preconfigurato; questa opzione consente al team di prendere appunti di progetto, documentare riunioni, brainstorming, ecc., tutto in un taccuino condiviso, senza lasciare ecosistema. Planner non mostra le note inline, apre l app OneNote (web) sulla sezione del blocco note associato.

        Inserisci nei preferiti: Questa funzione (gi trattata al punto 3) appare anche contestualmente nel piano: ad esempio un icona a stella accanto al nome del piano, che si pu cliccare per aggiungere o togliere il piano dai preferiti personali. semplicemente un duplicato dell azione di preferiti, comodo per pinnare/unpinnare il piano corrente senza tornare al hub.

        Copia piano: Questa opzione consente di duplicare interamente un piano esistente. Dal menu   del piano, selezionando  Copia piano , l utente pu creare un nuovo piano che replica quello attuale. Viene chiesto il nome del nuovo piano e se si vuole copiarlo in un gruppo esistente o crearne uno nuovo. Inoltre si pu scegliere quali elementi copiare: ad esempio se includere le date, gli assegnatari, le etichette, la descrizione delle attivit , gli allegati, ecc.. Per impostazione base, duplicare un piano copier la struttura: bucket, nomi delle task, etichette, e se si vuole anche altro, ma non lo stato (le attivit copiate risultano tutte non iniziate, come nuovo progetto). Questa funzionalit utile per creare template di progetto riutilizzabili.

        Esporta piano in Excel: Come gi descritto, tramite  Esporta piano in Excel  Planner genera un file .xlsx contenente l elenco di tutte le attivit del piano e i loro dettagli. Nello specifico, l export include il nome del piano, l ID, la data di esportazione e poi una tabella con colonne come: Titolo attivit , Assegnatari, Data inizio, Scadenza, Stato, Priorit , Bucket, Descrizione, Percentuale completamento (se fosse integrato con Project), ecc.. L obiettivo offrire i dati in forma tabellare per chi voglia filtrarli, analizzarli o condividerli con persone esterne al piano. L export non rimuove niente dal piano, solo lettura.

        Copia link al piano: Questa funzione fornisce un URL diretto al piano corrente che si pu condividere. Tipicamente appare come Copia collegamento al piano . Cliccandola, il link del piano (un indirizzo web di Planner contenente l ID del piano) viene copiato negli appunti. L utente pu incollarlo in un email, in Teams, ecc., per far s che chi clicca venga portato al piano su Planner (ovviamente devono avere i permessi per vederlo, altrimenti non aprir ). un modo rapido per riferirsi al piano nel suo insieme. (Analogamente, all interno delle attivit , esiste Copia link all attivit per riferirsi a singole task).

        Abbandona il piano e il gruppo: Se un membro non vuole pi partecipare a un piano (o lascia il progetto), pu utilizzare l opzione  Abbandona piano . Questa azione rimuove l utente dal gruppo Microsoft 365 e quindi dal piano. In Planner, spesso l opzione appare nel menu   come Lascia il piano . Una volta confermata, l utente non vedr pi il piano nel suo elenco. Come notato in precedenza, se quell utente era proprietario unico, non potr abbandonare finch non c un altro proprietario (per non lasciare il gruppo senza admin). Per i guest esterni, viene spesso suggerito di usare il link di abbandono che trovano nelle email di notifica gruppo, ma il concetto lo stesso. Attenzione: lasciare un piano privato significa perdere completo accesso alle attivit , e se un compito era assegnato a te, rimane assegnato ma tu non lo vedi pi (dovrebbe essere riassegnato da chi rimane); se pubblico potresti rivederlo in futuro se lo cerchi ma dovresti unirti di nuovo. Abbandonare un piano pubblico ti rimuove dal gruppo ma i dati restano pubblici consultabili (fintanto che pubblico).

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

        Conversazione (Outlook): Quando si clicca Conversazioni in Planner, di fatto si apre Outlook Web (in una nuova scheda) puntato alla casella del gruppo. Da l si possono leggere e inviare email. Tutti i messaggi spediti al gruppo (ad esempio user@contoso.com) dai membri appariranno in quella conversazione. Se il gruppo connesso a Teams in versione senza canale email, quell opzione di conversazione potrebbe non essere utilizzata (i team di Teams preferiscono usare i post di Teams, ma Planner non li mostra). In assenza di Teams, la via principale di discussione. Le email scambiate qui arrivano anche nelle inbox individuali se si sottoscritto al gruppo (impostazione di Outlook). Quindi Planner sfrutta Outlook per la comunicazione asincrona.

        Membri (Outlook/Azure AD): Come detto, la gestione dettagliata dei membri (ruoli) passa da Outlook: cliccando sui membri in Planner non si aprono dettagli su ruoli, bisogna andare su  Impostazioni gruppo  in Outlook o nell Admin Center per promuovere/demote proprietari. Quindi c una forte dipendenza su Outlook per questo.

        File (SharePoint): Cliccando File si entra nel sito SharePoint del gruppo. L si pu sfruttare tutto il potere di SharePoint: versioning, condivisione file, modifica online, ecc. In Planner, quando in un attivit si allega un file caricandolo dal PC, quel file viene salvato automaticamente nella document library SharePoint del gruppo (nella cartella Allegati Planner o nome del piano). Dunque, la gestione documentale avviene in SharePoint e Planner delega a esso. Ad esempio, se un utente non ha permesso su un file (scenario raro perch se membro gruppo li ha), su Planner quell allegato non aprir . I guest, se aggiunti al gruppo e se i permessi di SharePoint per guest sono attivi (lo sono di default per i membri guest del gruppo), possono aprire file.

        Blocco Note (OneNote): Aprendo il blocco note, si pu usare OneNote online con tutte le funzionalit (sezioni, pagine, inserimento immagini, etc.). Tutti i membri del piano possono scriverci dentro contemporaneamente. Quindi Planner sfrutta OneNote come luogo per la documentazione non strutturata (ad esempio verbali di riunione, piani di progetto testuali, ecc.).

        Copia piano: Quando si copia un piano, se si sceglie Nuovo gruppo , Planner sta in realt creando un nuovo gruppo O365 dietro le quinte (lo fa in modo trasparente all utente). Se invece si copia in un gruppo esistente, deve essere un gruppo di cui l utente membro; in tal caso, il nuovo piano appare come secondo (o ulteriore) piano all interno di quel gruppo: ci significa, ad esempio, che un team di Teams pu avere due piani associati (cosa supportata). Copiando un piano in un gruppo esistente, i membri e proprietari restano quelli del gruppo target (perci la copia non porta con s la membership originale). Questa funzionalit evidenzia che Planner supporta multipli piani per gruppo, e la copia un modo per generare piani aggiuntivi su gruppi gi esistenti.

        Esporta Excel: Il file Excel ottenuto pu essere lavorato con tutte le funzioni di Excel: filtri, ordinamenti, formattazione condizionale, pivot, grafici (la guida ufficiale incoraggia ad esempio a usare pivot e grafici in Excel per analizzare i dati). Inoltre quell Excel pu essere condiviso con persone anche non membri del piano, ad esempio un dirigente che vuole uno snapshot in questo modo si diffondono informazioni del piano fuori da esso in formato statico. Si pu anche importare quell Excel in Power BI per analisi incrociate di pi piani. L export quindi la porta verso la BI e la reportistica avanzata.

        Copia link piano:  Il link generato tipicamente ha la forma https://tasks.office.com/tenantname/it-IT/Home/PlanViews/ e un GUID del piano. Se condiviso in Teams chat, genera una preview che invita ad aprire Planner. In Outlook, cliccando apre il browser. Quindi integrato come hyperlink standard.

        Abbandona piano (e gruppo): Quando un utente abbandona, come effetto collaterale viene rimosso dalla membership del gruppo: questo registrato in Azure AD, e quindi quell utente esce anche da eventuali Team di Teams collegati, smette di ricevere email del gruppo, etc. In Planner, se quell utente aveva ancora delle attivit assegnate, il suo nome resta assegnato ma appare come utente esterno (in passato rimaneva il riferimento anche se la persona non ha pi accesso). In generale buona norma che prima di lasciare un piano si riassegnino le proprie attivit ad altri. Questa funzione integrata anche con la Guest experience: come menzionato in [12], in fondo alle email e inviti ricevuti c Abbandona gruppo per i guest, che esegue la stessa azione di rimozione. Ci quindi lega l UX email con lo stato su Planner.

c) RUOLI COINVOLTI

        Conversazione: Tutti i membri (inclusi guest con accesso alla cassetta postale se concessa) possono partecipare alle conversazioni di gruppo su Outlook. I proprietari di gruppo possono moderare (es. eliminare messaggi dal gruppo), ma Planner non gestisce questa distinzione. Quindi in termini di Planner UI: se puoi accedere a quell opzione, sei membro e puoi scrivere. Un guest potrebbe dover usare la propria email rispondendo alle mail del gruppo perch l interfaccia Outlook web per guest limitata, ma in sostanza ha possibilit di conversare (anche se i guest non ricevono copie di email di assegnazione task come nota, ma di conversazioni di gruppo s ).

        Membri (elenco): La lista visibile a tutti nel piano. Non c nascondimento (tutti i membri vedono chi altri membro, compresi i guest). Solo i proprietari vedranno marcato chi proprietario.

        File: Tutti i membri del piano hanno accesso in modifica ai file SharePoint del gruppo (perch per definizione i membri di un gruppo hanno permessi di modifica sul sito). I guest possono avere accesso se il tenant lo permette (in 365 di default i guest membri del gruppo possono editare file). Quindi in genere s , tutti i membri e guest possono vedere e modificare gli allegati. Solo i visitatori (non esistono in Planner, ma in SharePoint un visitante potrebbe esserci se il sito fosse pubblico all org, ma i siti di gruppi privati non lo sono) non rientrano. Proprietari vs membri: identici per i file library, a parte poter gestire permessi del sito (che per fuori scenario Planner).

        Blocco note: Simile ai file: tutti i membri e guest del gruppo possono editare il OneNote. Il proprietario del gruppo ha controllo delle autorizzazioni se volesse limitarle via SharePoint, ma di base no.

        Preferiti: Qualunque utente pu contrassegnare il piano come preferito per s . Questo non influisce sugli altri. Nessun ruolo speciale qui.

        Copia piano: Chiunque  membro di un piano pu tentare di copiarlo, ma attenzione: se l utente non ha il diritto di creare gruppi, la copia del piano in un nuovo gruppo fallir o l opzione potrebbe essere disabilitata. In pratica quindi serve che l utente sia abilitato a creare un nuovo piano (stesso requisito del Crea piano ), altrimenti pu solo copiare verso un gruppo esistente dove dev essere membro. Inoltre, per copiare in un gruppo esistente, l utente deve essere membro di quel gruppo e quel gruppo deve non avere restrizioni (non puoi copiare dentro un gruppo se non sei almeno membro). Un guest non pu creare un piano nuovo, quindi immagino non possa usare Copia piano per generare un nuovo piano; potrebbe forse copiarlo in un gruppo esistente se guest di quell altro gruppo? Probabilmente no, l interfaccia per guest limitata. Quindi in pratica utenti interni membri del piano con permessi di creazione gruppo potranno duplicare piani, i guest no. I ruoli proprietario/membro all interno del piano originale non importano: un membro semplice pu copiare un piano (non sta modificando l originale, sta facendo un nuovo).

        Esporta in Excel: Qualsiasi membro (anche guest) pu esportare il piano in Excel. L export non riservato a proprietari. Dato che i guest possono leggere tutti i task, possono anche esportarli: non c impedimento tecnico noto. L Excel generato non sensibile a ruoli, un dump dei dati.

        Copia link piano: Qualunque membro pu copiarlo. Anche un guest pu ottenere il link (ad esempio aprendo Planner nel browser, l URL l ). Il link stesso per non d accesso aggiuntivo: se un estraneo lo clicca dovr autenticarsi e avere ruolo nel gruppo per vedere. Quindi non c problema di permesso nel generare l URL.

        Abbandona piano: Ogni membro (inclusi i guest) pu decidere di lasciare. Un proprietario pu farlo, purch ci sia almeno un altro proprietario rimasto (se l unico, deve prima promuovere qualcuno). Un guest pu farlo autonomamente col link email senza dover chiedere a qualcuno. Quando un membro lascia, ovviamente non pu pi interagire. Gli altri membri resteranno. Solo un caso: se il piano pubblico, quell utente potrebbe rivederlo in futuro e rientrarvi; se privato, dovr essere reinvitato. Un proprietario potrebbe rimuovere un membro, che analogo a quell utente che abbandona dal punto di vista del risultato. Quindi ruoli: l azione personale di abbandonare disponibile a tutti, l azione forzare altri a uscire  solo per proprietari (come gi detto).

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

        Conversazione: Nel piano Lancio Prodotto X , il team decide di usare la conversazione di gruppo per discussioni generali. Francesca apre Planner e clicca Conversazione : si apre Outlook Web, scrive un nuovo messaggio Re: Lancio Prodotto X Idee Marketing e lo invia. Tutti i membri ricevono quell email (perch sono iscritti al gruppo). Marco, dal suo Outlook, risponde con altre idee. Le mail raccolte restano nella casella del gruppo; dopo alcuni giorni, un nuovo membro aggiunto al piano pu leggere l intero thread storico entrando in Conversazioni su Planner: ottiene il contesto pregresso. Questo mostra come la funzionalit conversation integrata tiene traccia di comunicazioni in modo persistente e condiviso.

        Visualizzazione membri: Durante una riunione, il PM apre la lista membri su Planner per mostrre chi coinvolto: vedono tutti che ci sono 8 membri interni e 2 guest esterni, quindi sanno con chi coordinarsi. Viene notato che manca un rappresentante di un reparto, e direttamente da l viene aggiunto.

        File allegati: Nel task Bozza Contratto del piano, Luca ha caricato un PDF. Giulia pi tardi vuole trovarlo ma non ricorda quale task lo contiene. Clicca File nel piano e viene portata alla document library SharePoint: trova il file Bozza Contratto.pdf e magari altre risorse e lo apre da l . In pi , pu organizzare i file in cartelle se necessario (ad esempio creare cartelle per Contratti e spostarci dentro il PDF). Tutto questo senza disturbare le attivit su Planner.

        Blocco note: Il team di progetto utilizza OneNote per il registro dei meeting settimanali. Ogni volta cliccano Blocco note dal piano e si apre il taccuino; aggiungono una pagina con la data e prendono appunti. Un anno dopo, il project manager pu tornare su quel blocco note e rileggere tutti i meeting. Questo centralizza la conoscenza non strutturata del progetto.

        Preferiti: Un utente partecipa a un piano temporaneo e non lo vuole pi tra i preferiti ora che meno attivo: apre il piano e direttamente clicca la stella per toglierlo dai preferiti. Cos resta in elenco ma non evidenziato.

        Copia piano: La divisione vendite ha perfezionato un piano Planner denominato Template Onboarding Nuovi Clienti con una serie di attivit standard per ogni nuovo cliente (setup account, formazione, follow-up a 30gg, ecc.). Ogni volta che acquisiscono un nuovo cliente, il responsabile apre questo piano template e sceglie  Copia piano , dando come nome Onboarding Cliente XYZ . Sceglie Nuovo gruppo (cos ogni cliente isolato in un gruppo dedicato) e seleziona di copiare tutte le date e checklist ma non gli assegnatari (perch li assegner specificamente). In pochi secondi, Planner crea un nuovo piano con tutte le attivit necessarie precompilate. Il responsabile poi aggiunge i team member pertinenti a quel piano. Questo fa risparmiare ore rispetto a creare un piano da zero ogni volta. Nell azienda, questo modello viene usato in tanti reparti: la PMO ha piani modello di progetto che vengono copiati per nuovi progetti, assicurando che nessun passo critico venga dimenticato.

        Esporta Excel: Alla fine del trimestre, il capo progetto esporta il piano in Excel cliccando  Esporta piano . Ottiene un file con tutti i compiti e i loro stati. Utilizza Excel per filtrare solo le attivit  Completate e prepara una tabella pivot per contare quante attivit ogni membro ha completato nel trimestre, e quanti erano in ritardo. Con questi dati crea un grafico che inserisce nel report trimestrale alla direzione. Inoltre, aggrega i file Excel di 5 piani diversi in un unico Excel per avere una visione globale di tutti i progetti del programma, magari usando Power Query. Questo dimostra come l export abilita analisi e reporting avanzati al di fuori di Planner, indispensabili in contesti manageriali.

        Copia link piano: Un team lead vuole condividere l accesso al piano Planner in un documento di specifiche: preme  Copia link al piano , poi incolla quel link in un documento Word interno. Chiunque legge il documento e fa clic, verr portato direttamente alla bacheca del piano (dopo il login). Oppure, un utente chiede su Teams mi mandi il link del piano? e ottiene quell URL incollato in chat. molto pratico, evitando di dire apri Planner e cerca il piano X .

        Abbandona piano: Un membro del progetto, Giulia, conclude il suo lavoro e deve concentrarsi su altro, quindi decide di abbandonare il piano per non ricevere pi notifiche n tenerlo nella lista. Va su Lascia piano . Una finestra le ricorda che cos non vedr pi quel progetto, lei conferma. Il suo nome scompare dall elenco membri del piano e dal gruppo Outlook. Gli altri membri notano che Giulia non c pi e riassegnano le ultime attivit che erano a suo nome. In parallelo, Giulia non vede pi Progetto X nella sua app Planner. Se in futuro quel progetto sar di nuovo rilevante, dovr essere aggiunta nuovamente. In un altro caso, un ospite esterno completa la sua consulenza e invece di disturbare il team per farsi togliere, usa il link Lascia il gruppo che ha in calce alle email di Planner e automaticamente viene rimosso. Ci mantiene la pulizia dei membri nei piani, lasciando solo chi serve attivamente.

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo di questo esercizio esplorare le funzionalit avanzate disponibili nel men dei tre puntini ( ) all interno di un piano di Microsoft Planner. L utente imparer a utilizzare strumenti come la conversazione via Outlook, la gestione dei membri, l accesso ai file condivisi, il blocco note OneNote, l aggiunta ai preferiti, la copia del piano, l esportazione in Excel, la condivisione tramite link e l abbandono del piano. Verranno analizzate le interazioni con Teams, Outlook, SharePoint, Excel e OneNote, i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e casi d uso aziendali. L esercizio mira a migliorare la gestione dei progetti, la collaborazione e la produttivit attraverso l uso consapevole di queste opzioni.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Conversazione (Outlook) 💬

1.       Clicca sui tre puntini in alto a destra nel piano.

2.       Seleziona  Conversazione  per aprire Outlook.

3.       Visualizza il thread del gruppo associato al piano.

4.       Invia un messaggio a tutti i membri del piano.

5.       Usa questa funzione per aggiornamenti, richieste o follow-up.

 

Membri (elenco) 👥

1.       Clicca su >  Membri .

2.       Visualizza l elenco completo dei partecipanti.

3.       Controlla i ruoli (proprietario, membro, guest).

4.       Per modificare i ruoli, apri Outlook > Gruppi.

5.       Comunica eventuali cambiamenti al team.

 

File 📎

1.       Clicca su >  File .

2.       Accedi alla raccolta documenti su SharePoint.

3.       Carica nuovi file o modifica quelli esistenti.

4.       Collabora in tempo reale con altri membri.

5.       Organizza i file in cartelle se necessario.

 

Blocco note 📓

1.       Clicca su >  Blocco note .

2.       Si apre OneNote collegato al piano.

3.       Crea sezioni per riunioni, idee, documentazione.

4.       Scrivi note condivise con il team.

5.       Sincronizza le modifiche in tempo reale.

 

Preferiti ⭐

1.       Clicca su >  Aggiungi ai preferiti .

2.       Il piano appare nella sezione Preferiti .

3.       Per rimuoverlo, clicca su > Rimuovi dai preferiti .

4.       I preferiti sono visibili solo all utente.

5.       Usali per accedere rapidamente ai piani attivi.

 

Copia piano 🧬

1.       Clicca su >  Copia piano .

2.       Inserisci il nome del nuovo piano.

3.       Scegli se copiare bucket, attivit , assegnazioni.

4.       Clicca su Crea per generare il duplicato.

5.       Usa questa funzione per creare modelli riutilizzabili.

 

Esporta in Excel 📊

1.       Clicca su >  Esporta in Excel .

2.       Scarica il file .xlsx con tutte le attivit .

3.       Apri il file in Excel per analisi o report.

4.       Filtra per stato, assegnatario, scadenza.

5.       Condividi il file con stakeholder esterni.

 

Copia link piano 🔗

1.       Clicca su >  Copia link piano .

2.       Il link viene copiato negli appunti.

3.       Incollalo in un email o chat Teams.

4.       I membri con accesso possono aprirlo direttamente.

5.       Utile per facilitare la collaborazione.

 

Abbandona piano 🚪

1.       Clicca su >  Abbandona piano .

2.       Conferma l uscita dal piano.

3.       Non riceverai pi notifiche o aggiornamenti.

4.       Il piano scompare dal tuo elenco.

5.       Solo i membri possono abbandonare; i proprietari devono prima cedere il ruolo.

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Coordinamento di un piano di onboarding aziendale

Un team HR utilizza tutte le funzionalit del men per gestire l onboarding di nuovi dipendenti.

🔹 Comunicazione centralizzata

        Comando: Conversazione

        Spiegazione: consente di inviare aggiornamenti a tutti i membri tramite Outlook.

🔹 Documentazione condivisa

        Comando: File e Blocco note

        Spiegazione: permette di archiviare materiali formativi e prendere appunti condivisi.

🔹 Riutilizzo e analisi

        Comando: Copia piano e Esporta in Excel

        Spiegazione: consente di replicare il piano per nuovi cicli e analizzare i risultati.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Conversazione

Men > Outlook

Comunicazione via email

Membri

Men > Elenco

Visualizza e gestisci partecipanti

File

Men > SharePoint

Collaborazione documentale

Blocco note

Men > OneNote

Appunti condivisi

Preferiti

Men > Aggiungi/Rimuovi

Accesso rapido al piano

Copia piano

Men

Duplica struttura e contenuti

Esporta in Excel

Men

Analisi e report

Copia link piano

Men

Condivisione diretta

Abbandona piano

Men

Uscita dal piano

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✅ Comunicazione integrata con Outlook

🔄 Collaborazione documentale in tempo reale

📊 Analisi dei dati tramite Excel

🧭 Accesso rapido ai piani attivi

🧩 Riutilizzo di piani come modelli

🕒 Risparmio di tempo nella gestione

📅 Pianificazione pi efficace

🔐 Controllo dei ruoli e delle autorizzazioni

📈 Maggiore trasparenza tra i membri

🧠 Riduzione del rischio di disorganizzazione

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Gestione di progetti ricorrenti
Usa Copia piano per creare modelli standardizzati per progetti mensili o trimestrali.

        Condivisione con stakeholder esterni
Utilizza Esporta in Excel per fornire aggiornamenti a clienti o dirigenti.

        Collaborazione interfunzionale
Centralizza file e note in Planner per evitare dispersione tra strumenti e reparti.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Come si accede al men dei tre puntini in Planner?

2.       Come si invia una comunicazione a tutti i membri del piano?

3.       Dove vengono archiviati i file condivisi del piano?

4.       Come si accede al blocco note condiviso?

5.       Come si aggiunge un piano ai preferiti?

6.       Come si duplica un piano esistente?

7.       Come si esportano le attivit in Excel?

8.       Come si condivide il link di un piano?

9.       Come si abbandona un piano?

10.  Quali vantaggi offre l uso del men ?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai esplorato le funzionalit avanzate del men in Microsoft Planner, imparando a gestire comunicazioni, membri, file, note, duplicazioni, esportazioni e condivisioni. Hai visto come queste opzioni si integrano con Outlook, Teams, SharePoint, OneNote ed Excel, e come i ruoli influenzano l accesso e le azioni disponibili. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare queste funzionalit in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

 

CAPITOLO 2 LA CREAZIONE DI UN NUOVO PIANO

Microsoft Planner uno strumento di gestione attivit integrato in Microsoft 365, che consente di creare Piani (insiemi di attivit organizzate in bacheche Kanban) collaborativi. La creazione di un nuovo piano in Planner comporta anche la gestione di un Gruppo di Microsoft 365 associato, con implicazioni su privacy, permessi e integrazioni con altre app Microsoft 365. Di seguito vengono descritti in dettaglio tutti gli aspetti della creazione di un nuovo piano, suddivisi per ciascuna fase e organizzati in quattro aree: a) Descrizione della funzionalit , b) Interazioni con altre app Microsoft 365, c) Ruoli coinvolti, d) Esempi concreti di applicazione aziendale.

 

1. Apertura del pannello di creazione del piano

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a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Per creare un nuovo piano, l utente avvia l applicazione Microsoft Planner (ad esempio tramite il portale di Office 365 o l apposita app web Tasks by Planner). All interno di Planner, si accede all hub di Planner dove sono elencati i piani esistenti a cui l utente partecipa. Da qui, si clicca sul pulsante  Nuovo piano  (o New Plan) che apre il pannello di creazione. Questo pannello consente di inserire i dettagli iniziali del piano (nome, privacy, gruppo di appartenenza). La procedura  intuitiva e guidata: compare una finestra di dialogo in cui inserire il Nome del piano e selezionare le opzioni di configurazione prima di confermare la creazione del piano. Dopo aver compilato i campi necessari e scelto le opzioni desiderate, l utente seleziona  Crea piano  per completare l operazione.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

L apertura del pannello di creazione un azione interna a Planner, ma innesca meccanismi che coinvolgono altre componenti di Microsoft 365. In particolare, la creazione di un piano determina in background l avvio del processo di creazione di un Gruppo Microsoft 365 (salvo il caso in cui si scelga di usare un gruppo esistente, come descritto pi avanti). Questo significa che quando si procede oltre il pannello di creazione, verranno allocate risorse come una casella di posta di Exchange (per il gruppo), un sito di SharePoint (per file condivisi) e un blocco appunti OneNote, poich tutti fanno parte delle funzionalit offerte dal gruppo collegato. Inoltre, Planner integrato con Microsoft Teams: possibile creare un piano direttamente dall interno di Teams aggiungendo una scheda Planner in un canale di Team. In tal caso il pannello di creazione viene raggiunto tramite Teams e il piano creato sar automaticamente collegato al team (ovvero al gruppo Microsoft 365) di quel canale. Un altra interazione importante con Microsoft To Do (e la vista Tasks in Outlook/Teams): tutti i compiti assegnati a un utente in Planner appaiono anche nella sezione Attivit assegnate a me di To Do, permettendo un tracciamento unificato delle attivit personali attraverso le app. In sintesi, l atto di aprire il pannello di creazione il primo passo di un flusso che collega Planner con i servizi di Azure AD (per registrare il nuovo gruppo e i membri), Exchange Online (per la posta del gruppo e le notifiche), SharePoint (per i file allegati alle attivit ) e facoltativamente Teams (per la collaborazione in tempo reale sul piano).

c) RUOLI COINVOLTI

Di norma, qualsiasi utente con licenza Planner attiva pu aprire il pannello di creazione e tentare di creare un nuovo piano. Tuttavia, le organizzazioni possono limitare questa facolt : la creazione di un piano equivale alla creazione di un gruppo Microsoft 365, e un amministratore tenant pu configurare policy tali che solo utenti specifici (es. un gruppo di sicurezza di amministratori o referenti IT) possano creare nuovi gruppi (e quindi nuovi piani). In assenza di tali restrizioni, il ruolo di membro standard dell organizzazione sufficiente per iniziare un nuovo piano. Non ci sono permessi speciali di Planner da assegnare: Planner non ha ruoli amministrativi dedicati separati da quelli dei gruppi Microsoft 365.

Quindi:

  Un Utente finale con i diritti di creazione gruppi (di default tutti gli utenti) pu avviare la creazione di un piano e diventer il proprietario (owner) del gruppo creato contestualmente.

  Un Amministratore di Microsoft 365 ha il controllo indiretto: pu abilitare o vietare la creazione di gruppi agli utenti comuni (influenzando la possibilit di creare piani). Pu inoltre creare egli stesso piani/gruppi su richiesta e assegnare proprietari diversi, secondo le necessit aziendali.

  Proprietario vs membro: quando il pannello di creazione viene aperto, l utente che sta creando sar il proprietario del nuovo piano/gruppo. Non ci sono altri membri in questa fase finch il piano non viene creato ed eventualmente popolato di altri utenti in seguito.

  Ospiti (Guest) e visitatori: gli utenti esterni non possono avviare la creazione di un piano nell organizzazione (non dispongono di licenze n permessi per farlo). I concetti di ospite e visitatore in Planner hanno rilevanza solo dopo la creazione (gli ospiti possono essere aggiunti a piani esistenti se l admin lo consente, mentre i visitatori  intesi come utenti non membri di un piano potranno solo visualizzare i piani pubblici dall esterno). Durante la creazione, quindi, gli unici ruoli attivi sono l utente creatore (futuro proprietario) e gli eventuali amministratori in background che hanno stabilito le policy.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Si consideri un team di progetto in un azienda manifatturiera. Il Project Manager accede a Office 365 e apre Microsoft Planner per avviare la pianificazione di un nuovo progetto ( Lancio Prodotto X ). Clicca su  Nuovo piano : questo apre la finestra di creazione dove inserisce il nome del piano  Progetto Lancio Prodotto X . In pochi secondi, senza bisogno di assistenza IT, ottiene un nuovo piano pronto all uso. Dietro le quinte, l azienda ha permesso a tutti i dipendenti di creare piani liberamente, perch esiste una policy interna di incoraggiare l auto-organizzazione. In un altro scenario, un azienda di consulenza ha invece centralizzato la creazione dei gruppi: un consulente vuole usare Planner per coordinare le attivit di un cliente, ma quando tenta di creare un piano viene reindirizzato a una richiesta al reparto IT. Solo dopo l approvazione, l IT (che ha privilegi di amministratore) crea il nuovo piano/gruppo Progetto Cliente ABC per conto del team, assicurando che il gruppo rispetti gli standard di nomenclatura e sicurezza aziendali. In entrambi i casi, l apertura del pannello di creazione il passo iniziale per mettere in moto la collaborazione: la differenza sta nelle policy di governance scelte dall organizzazione.

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo di questo esercizio imparare ad accedere e utilizzare correttamente il pannello di creazione di un nuovo piano in Microsoft Planner. L utente acquisir familiarit con l interfaccia di avvio, la scelta del nome del piano, la configurazione della privacy, l associazione a un gruppo Microsoft 365 e la creazione del piano stesso. Verranno esplorate le interazioni con Teams, Outlook e Microsoft 365 Groups, i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e casi d uso aziendali. Questo esercizio pensato per migliorare la capacit di avviare progetti in modo strutturato, collaborativo e integrato con l ecosistema Microsoft 365.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Accedere al pannello di creazione del piano ➡️

1.       Apri il browser e vai su https://tasks.office.com 🌐

2.       Accedi con il tuo account Microsoft 365 aziendale 🔐

3.       Attendi il caricamento della schermata iniziale di Planner ⏳

4.       Nella barra laterale sinistra, clicca su  Planner Hub  🧭

5.       In alto a sinistra, clicca su  + Nuovo piano  ➕

6.       Si apre il pannello laterale di creazione sulla destra dello schermo 🧩

7.       Inserisci il nome del piano nel campo Nome del piano 📝

8.       Verifica che il nome sia univoco e descrittivo (es. Progetto Q3 Marketing ) ✅

9.       Seleziona la privacy: pubblico (visibile a tutti) o privato (solo membri) 🔒

10.  Scegli se creare un nuovo gruppo Microsoft 365 o usarne uno esistente 👥

Configurare le impostazioni del piano ➡️

1.       Seleziona  Crea un nuovo gruppo  se vuoi un team dedicato 🆕

2.       Oppure clicca su  Aggiungi a un gruppo esistente  per riutilizzare un team attivo 🔁

3.       Se scegli un gruppo esistente, cerca il nome nella barra di ricerca 🔍

4.       Seleziona il gruppo corretto dall elenco a discesa 📂

5.       Verifica che i membri del gruppo siano quelli desiderati 👤

6.       Controlla che il piano sia visibile nel contesto del gruppo selezionato 👁️

7.       Clicca su  Crea piano  per confermare la configurazione 🛠️

8.       Attendi il caricamento automatico della bacheca del piano 📋

9.       Il piano sar ora visibile nel riquadro di spostamento a sinistra 📌

10.  Aggiungilo ai preferiti cliccando sulla stella accanto al nome ⭐

Interazioni con altre app Microsoft 365 ➡️

1.       Apri Microsoft Teams e accedi al team associato al piano 💬

2.       Vai su un canale e clicca su  +  per aggiungere una nuova scheda ➕

3.       Seleziona Planner dall elenco delle app disponibili 🧭

4.       Cerca il piano appena creato e selezionalo 🔍

5.       Clicca su  Salva  per aggiungerlo come scheda nel canale 📌

6.       Apri Outlook e vai su Gruppi nella barra laterale 📫

7.       Trova il gruppo associato al piano e cliccaci sopra 📂

8.       Visualizza le conversazioni, i file e il blocco note del gruppo 📎

9.       Apri Microsoft To Do per vedere le attivit assegnate 📲

10.  Tutte le modifiche e assegnazioni sono sincronizzate in tempo reale 🔄

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Avvio di un piano per la gestione di una campagna pubblicitaria

Un team marketing deve coordinare una campagna pubblicitaria multicanale. Il responsabile crea un nuovo piano in Planner per organizzare le attivit e assegnarle ai membri del team.

🔹 Creazione del piano

        Comando: + Nuovo piano

        Spiegazione: consente di avviare un progetto strutturato e condiviso.

🔹 Configurazione del gruppo

        Comando: Crea nuovo gruppo o Usa gruppo esistente

        Spiegazione: permette di coinvolgere direttamente il team gi operativo.

🔹 Integrazione con Teams

        Comando: Teams > + > Planner

        Spiegazione: facilita l accesso e la collaborazione continua sul piano.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

+ Nuovo piano

Planner > Home

Avvia la creazione di un nuovo piano

Nome del piano

Pannello di creazione

Identifica il progetto

Privacy

Pannello di creazione

Definisce la visibilit del piano

Crea nuovo gruppo

Pannello di creazione

Genera un nuovo gruppo Microsoft 365

Usa gruppo esistente

Pannello di creazione

Associa il piano a un gruppo esistente

Crea piano

Pannello di creazione

Conferma e genera il piano

Planner in Teams

Canale Teams > +

Integra Planner nel team

Outlook > Gruppi

Outlook

Visualizza e gestisce il gruppo

To Do

App Microsoft To Do

Visualizza attivit assegnate

Preferiti

Planner > Stella accanto al piano

Accesso rapido al piano


🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✅ Avvio rapido e guidato di nuovi progetti

🔄 Integrazione automatica con Microsoft 365 Groups

📊 Collaborazione immediata con il team

🧭 Accesso centralizzato a file, note e conversazioni

🧩 Personalizzazione della privacy e del gruppo

🕒 Risparmio di tempo nella configurazione iniziale

📅 Pianificazione efficace delle attivit

🔐 Controllo dei ruoli e delle autorizzazioni

📈 Maggiore chiarezza e trasparenza organizzativa

🧠 Riduzione del rischio di disorganizzazione

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Gestione di progetti trimestrali
Crea un piano per ogni trimestre e assegna attivit ai team coinvolti, con visibilit e tracciabilit .

        Pianificazione di eventi aziendali
Avvia un piano per ogni evento, coinvolgendo logistica, comunicazione e fornitori.

        Sviluppo di nuovi prodotti
Crea un piano per ogni fase del ciclo di sviluppo, con assegnazioni e scadenze chiare.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Dove si trova il comando Nuovo piano in Planner?

2.       Quali informazioni sono richieste per creare un piano?

3.       Qual la differenza tra piano pubblico e privato?

4.       Come si associa un piano a un gruppo esistente?

5.       Come si crea un nuovo gruppo Microsoft 365?

6.       Come si integra un piano in Teams?

7.       Dove si visualizzano i gruppi associati ai piani?

8.       Come si ricevono notifiche sulle attivit ?

9.       Quali ruoli possono creare un piano?

10.  Quali vantaggi offre la creazione guidata del piano?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato ad accedere e utilizzare il pannello di creazione di un nuovo piano in Microsoft Planner. Hai esplorato i passaggi per configurare nome, privacy e gruppo associato, e come integrare il piano con Teams, Outlook e To Do. Hai compreso i ruoli coinvolti e le implicazioni operative della creazione di un piano. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per avviare progetti in modo strutturato e collaborativo. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

 

2. Assegnazione del nome e scelta del gruppo 365

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Una volta aperto il pannello di creazione, il primo campo da compilare il Nome del piano. Il nome inserito identifica il piano in Planner e, se si sta creando un nuovo gruppo, diventer anche il nome del gruppo Microsoft 365 associato. importante scegliere un nome descrittivo e possibilmente unico: anche se sono consentiti gruppi/piani con lo stesso nome (verr differenziato l indirizzo email del gruppo automaticamente), dal punto di vista dell utente evitare duplicati aiuta a non creare confusione. Oltre al nome, l utente deve decidere dove creare il piano:

  Nuovo gruppo: opzione predefinita in cui Planner generer un nuovo Microsoft 365 Group dedicato al piano. Questa scelta comporta che il piano avr il proprio insieme di membri (inizialmente solo il creatore) e risorse indipendenti.

  Gruppo esistente: opzione alternativa (accessibile in genere tramite un link o un selettore, ad es.  Aggiungi a un gruppo di Office 365 esistente ) che permette di collegare il piano a un gruppo gi esistente, riutilizzando quindi un team/una mailing list esistente. In questo caso non si creer un nuovo gruppo, ma il piano verr creato all interno di quello selezionato. Se si sceglie  Nuovo gruppo , sono possibili alcuni altri dettagli:

  Posta elettronica del gruppo: il gruppo avr un indirizzo email generato a partire dal nome (ad esempio, un piano Marketing Q3 potrebbe creare un gruppo con email marketingQ3@azienda.com). Se un indirizzo simile esiste gi , verr aggiunto un numero o variazione per renderlo univoco.

  Descrizione del piano/gruppo: spesso c un campo Descrizione (opzionale, sotto Opzioni) per fornire un contesto sullo scopo del piano. Questo testo verr salvato come descrizione del gruppo e pu essere utile per i membri futuri. Se si opta invece per  Aggiungi a un gruppo esistente , il flusso cambia leggermente:

a)     Dopo aver inserito il nome del piano, l utente sceglie l opzione di utilizzare un gruppo esistente.

b)     Viene presentato un elenco dei gruppi Microsoft 365 di cui l utente fa gi parte, oppure un campo di ricerca per trovarne uno. 

Nota: un utente vede solo i gruppi di cui membro o proprietario; non pu creare un piano in un gruppo in cui non ha gi accesso. Ci garantisce che non si possa occupare un gruppo altrui senza esserne parte.

Selezionato il gruppo desiderato, la privacy e i membri saranno quelli gi propri di quel gruppo (vedi punto 3 e 5). Il nuovo piano verr elencato tra i piani di quel gruppo.

In entrambi i casi, una volta definito Nome e scelta l opzione di gruppo, l utente conferma con  Crea piano . Il risultato sar :

  Un nuovo piano visibile nell hub di Planner dell utente.

  Se nuovo gruppo: un nuovo gruppo Microsoft 365 viene creato in background, avente lo stesso nome del piano.

  Se gruppo esistente: il piano viene associato al gruppo selezionato, senza creare duplicati. Il nome del piano pu differire dal nome del gruppo (ad esempio, gruppo "Team Vendite" pu contenere un piano chiamato "Obiettivi Q1") i membri vedranno comunque il piano sotto quell ambito comune.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

La scelta di creare un piano in un gruppo nuovo o esistente incide su come il piano interagisce con gli altri servizi:

  Nuovo gruppo: in questo scenario Planner attiva la provisioning completa di un Microsoft 365 Group. Oltre al piano, vengono create:

a)    Una cassetta postale di gruppo in Exchange Online, che include un indirizzo email del gruppo e un calendario condiviso. Questo servir , ad esempio, per le conversazioni sui task (commenti) che appariranno anche come discussioni nella posta del gruppo.

b)    Un sito SharePoint di gruppo (con una document library predefinita). Gli eventuali file allegati alle attivit del piano verranno archiviati in questo sito (nella document library sotto la cartella Planner o Piano).

c)    Un Blocco appunti OneNote condiviso, anch esso conservato in SharePoint, e altre risorse come un piano di Microsoft Power BI (se il gruppo viene abilitato per Power BI) o integrazioni future.

d)    La possibilit di associare il gruppo a Microsoft Teams: il gruppo appena creato pu essere in seguito potenziato creando un Team collegato (con canali di chat), oppure semplicemente il gruppo pu essere usato anche in Outlook, SharePoint, Stream ecc. In pratica, un nuovo piano crea un hub collaborativo multifunzione grazie al group backend.

  Gruppo esistente: se si utilizza un gruppo gi esistente, il nuovo piano riutilizza tutte le integrazioni di quel gruppo. Ad esempio, se il gruppo gi connesso a Teams (un Team esistente), il piano appena creato pu essere aggiunto come una scheda/tab in uno dei canali di Teams senza ulteriori configurazioni. Tutti i file caricati nelle attivit del piano finiranno nella libreria documenti di SharePoint di quel gruppo (accanto ad eventuali altri file del team). Le notifiche e i commenti si dirigeranno verso la casella di posta di quell esatto gruppo in Outlook. Inoltre, se il gruppo aveva impostazioni particolari (ad esempio una etichetta di classificazione o policy di scadenza), il piano ne eredita il contesto organizzativo.

  Esperienza utente: Nel caso di gruppo esistente, i membri gi presenti noteranno l arrivo di un nuovo piano collegato. Ad esempio, nell hub Planner, ogni utente membro di quel gruppo vedr comparire anche il nuovo piano nella lista dei piani accessibili senza doversi aggiungere manualmente. Nel caso di nuovo gruppo, invece, inizialmente solo il creatore lo vedr , finch non verranno aggiunti altri membri. In entrambi i casi, Planner interagisce con To Do/Tasks consolidando i compiti assegnati, e con le notifiche via email (i membri ricevono email quando vengono assegnati a un attivit , a meno che non abbiano disabilitato le notifiche). In sintesi, la fase di assegnazione nome/gruppo decide se creare nuove integrazioni (nuovo ecosistema di collaborazione) o inserirsi in un ecosistema esistente, assicurando che Planner lavori in concerto con gli strumenti gi in uso dal team.

c) RUOLI COINVOLTI

Nella scelta di nome e gruppo entrano in gioco:

  Utente Creatore (Owner iniziale): colui che decide il nome del piano e se creare o no un nuovo gruppo. Deve essere consapevole delle politiche di denominazione aziendali, se presenti (alcune organizzazioni applicano automaticamente prefissi o suffissi ai nomi dei gruppi creati per conformit ). Ad esempio, potrebbe essere vietato usare certe parole nel nome del gruppo/piano oppure un suffisso come "-Project" viene aggiunto automaticamente. L owner iniziale deve anche sapere se il gruppo che vuole riutilizzare esiste e se ne fa parte; in caso contrario, quella opzione non praticabile.

  Membri del gruppo esistente: se l utente sceglie un gruppo esistente, di norma deve almeno essere membro di tale gruppo. Non necessariamente proprietario: Planner consente anche ai semplici membri di aggiungere piani in gruppi che gi hanno. Questo significa che un utente che fa parte di, ad esempio, Gruppo Marketing, pu creare un nuovo piano all interno di Gruppo Marketing anche se non ne il proprietario (purch il gruppo non abbia restrizioni specifiche). Tuttavia, l utente creatore in questo caso non diventa proprietario del gruppo (restano i proprietari originali), ma sar comunque l proprietario del piano appena creato agli occhi di Planner. In pratica, proprietario del piano coincide con proprietario o membro del gruppo con facolt di creare il piano . Da notare che nel contesto di Planner non c distinzione di permessi tra membri: tutti i membri del gruppo (owner o non owner) possono interagire col piano quasi allo stesso modo, salvo la gestione dei membri che rimane privilegio dei proprietari del gruppo.

  Amministratore: pu aver definito le Naming Policies (regole di nomenclatura) per i Microsoft 365 Groups che influiscono sul nome assegnabile. Ad esempio, se c un prefisso obbligatorio (come il codice del reparto), il sistema lo aggiunger automaticamente al nome del gruppo in creazione. L admin inoltre governa la possibilit di utilizzare gruppi esistenti creati da Team di Microsoft Teams o da Yammer. In alcuni casi, i gruppi Yammer connessi non supportano Planner (quindi non compariranno tra quelli selezionabili).

  Membri futuri: anche se non sono direttamente coinvolti in questa fase, la scelta tra nuovo gruppo o esistente ha impatto su di loro. Se nuovo gruppo, i membri futuri dovranno essere aggiunti manualmente (punto 4-5). Se gruppo esistente, i futuri membri del piano saranno semplicemente quelli aggiunti al gruppo come tale (ad esempio se qualcuno aggiunge un collega al gruppo tramite Outlook o Teams, questo collega diventa automaticamente membro di tutti i piani presenti in quel gruppo).

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Esempio 1: Nuovo gruppo/piano. Team Progetto Interno  Un responsabile crea un piano chiamato  Implementazione ERP  per gestire un progetto interno IT. Dato che questo progetto coinvolge persone di vari reparti e non esiste ancora un team stabilito, decide di creare un nuovo gruppo dedicato. Assegna il nome e lascia che Planner crei un nuovo gruppo Microsoft 365 Implementazione ERP . Cos facendo ottiene immediatamente uno spazio collaborativo dedicato per quel progetto: potranno aggiungere membri ad hoc e usare il sito SharePoint del gruppo per archiviare documenti di progetto senza confondersi con altri team.

  Esempio 2: Gruppo esistente. Team Dipartimentale  Il reparto Marketing ha gi un gruppo Microsoft 365 chiamato Marketing Team usato come lista di distribuzione e come team in Microsoft Teams. Per pianificare le campagne del prossimo trimestre, un membro del marketing crea un piano  Campagna Autunno  selezionando l opzione di aggiungerlo al gruppo esistente Marketing Team. In questo modo tutti i 20 membri del reparto Marketing immediatamente hanno accesso al nuovo piano Campagna Autunno senza doverli invitare uno per uno. Il piano compare automaticamente anche come scheda che possono aggiungere nel loro canale Teams #Campagne. Questa riutilizzazione del gruppo esistente fa risparmiare tempo e assicura che il piano erediti tutte le risorse gi condivise: ad esempio potranno allegare nel piano file gi presenti sul sito SharePoint del Marketing Team, e eventuali commenti ai task verranno visibili nella posta condivisa del gruppo Marketing, integrandosi col modo in cui il team gi comunica.

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo di questo esercizio imparare a configurare correttamente un nuovo piano in Microsoft Planner, assegnandogli un nome significativo e scegliendo il gruppo Microsoft 365 pi adatto. L utente acquisir competenze per creare un piano chiaro e condiviso, comprendere le implicazioni della scelta del gruppo (nuovo o esistente), e garantire che i membri coinvolti abbiano accesso alle attivit . Verranno esplorate le interazioni con Teams, Outlook e Microsoft 365 Groups, i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e casi d uso aziendali. Questo esercizio pensato per migliorare la strutturazione iniziale dei progetti e facilitare la collaborazione tra reparti.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Assegnazione del nome al piano 📝

1.       Vai su https://tasks.office.com 🌐

2.       Accedi con il tuo account Microsoft 365 aziendale 🔐

3.       Clicca su  Planner Hub  nel riquadro di spostamento 🧭

4.       In alto a sinistra, clicca su  + Nuovo piano  ➕

5.       Si apre il pannello laterale di creazione del piano 🧩

6.       Nel campo Nome del piano , digita un titolo chiaro e descrittivo (es. Progetto Q3 Vendite ) 📝

7.       Evita nomi generici o duplicati per facilitare la ricerca 🔍

8.       Verifica che il nome non sia gi utilizzato da un altro piano ✅

9.       Se il nome gi in uso, modifica leggermente (es. aggiungendo l anno o il reparto) ✏️

10.  Conferma il nome e passa alla configurazione del gruppo 📌

Scelta del gruppo Microsoft 365 👥

1.       Dopo aver inserito il nome, seleziona la privacy del piano: pubblico o privato 🔒

2.       Scegli se creare un nuovo gruppo Microsoft 365 o usare uno esistente 🆕

3.       Seleziona  Crea nuovo gruppo  per generare un team dedicato al piano 🛠️

4.       Inserisci il nome del gruppo (pu coincidere con il nome del piano) 🧾

5.       Seleziona la lingua e la privacy del gruppo (pubblico o privato) 🌍

6.       Se vuoi usare un gruppo esistente, clicca su  Aggiungi a un gruppo esistente  🔁

7.       Digita il nome del gruppo nella barra di ricerca e selezionalo dall elenco 📂

8.       Verifica che il gruppo contenga i membri corretti per il progetto 👤

9.       Controlla che il gruppo sia attivo e accessibile da Teams e Outlook 👁️

10.  Clicca su  Crea piano  per completare la configurazione ✅

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Avvio di un piano per la gestione di un progetto interfunzionale

Un responsabile crea un piano per coordinare un progetto che coinvolge marketing, vendite e IT. Assegna un nome chiaro al piano e lo collega a un gruppo Microsoft 365 gi esistente per facilitare la collaborazione.

🔹 Definizione del nome del piano

        Comando: + Nuovo piano → campo Nome del piano

        Spiegazione: un nome chiaro facilita la ricerca e la comprensione del progetto.

🔹 Associazione al gruppo esistente

        Comando: Aggiungi a un gruppo esistente → selezione da elenco

        Spiegazione: consente di coinvolgere direttamente un team gi operativo.

🔹 Verifica della visibilit e accesso

        Comando: Outlook > Gruppi → controllo membri e accessi

        Spiegazione: garantisce che tutti i partecipanti possano collaborare.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

+ Nuovo piano

Planner > Home

Avvia la creazione di un nuovo piano

Nome del piano

Pannello di creazione

Identifica il progetto

Privacy (pubblico/privato)

Pannello di creazione

Definisce la visibilit del piano

Crea nuovo gruppo

Pannello di creazione

Genera un nuovo gruppo Microsoft 365

Aggiungi a gruppo esistente

Pannello di creazione

Associa il piano a un gruppo esistente

Barra di ricerca gruppo

Pannello di creazione

Trova il gruppo desiderato

Verifica membri

Outlook > Gruppi

Controlla i partecipanti

Planner in Teams

Canale Teams > +

Integra Planner nel team

Crea piano

Pannello di creazione

Conferma e genera il piano

Preferiti

Planner > Stella accanto al piano

Accesso rapido al piano

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✅ Avvio strutturato di nuovi progetti

🔄 Integrazione automatica con Microsoft 365 Groups

📊 Collaborazione immediata con il team

🧭 Accesso centralizzato a file, note e conversazioni

🧩 Personalizzazione della privacy e del gruppo

🕒 Risparmio di tempo nella configurazione iniziale

📅 Pianificazione efficace delle attivit

🔐 Controllo dei ruoli e delle autorizzazioni

📈 Maggiore chiarezza e trasparenza organizzativa

🧠 Riduzione del rischio di disorganizzazione

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Gestione di progetti trimestrali
Crea un piano per ogni trimestre e assegna attivit ai team coinvolti, con visibilit e tracciabilit .

        Pianificazione di eventi aziendali
Avvia un piano per ogni evento, coinvolgendo logistica, comunicazione e fornitori.

        Sviluppo di nuovi prodotti
Crea un piano per ogni fase del ciclo di sviluppo, con assegnazioni e scadenze chiare.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Dove si trova il comando Nuovo piano in Planner?

2.       Quali informazioni sono richieste per creare un piano?

3.       Qual la differenza tra piano pubblico e privato?

4.       Come si associa un piano a un gruppo esistente?

5.       Come si crea un nuovo gruppo Microsoft 365?

6.       Come si verifica che il gruppo contenga i membri corretti?

7.       Come si integra un piano in Teams?

8.       Dove si visualizzano i gruppi associati ai piani?

9.       Quali ruoli possono creare un piano?

10.  Quali vantaggi offre la creazione guidata del piano?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato ad assegnare un nome significativo a un piano in Microsoft Planner e a scegliere il gruppo Microsoft 365 pi adatto per condividerlo. Hai esplorato i passaggi per configurare la privacy, creare o associare un gruppo, e garantire che i membri abbiano accesso alle attivit . Hai visto come integrare il piano con Teams e Outlook, e come queste scelte influenzano la collaborazione. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per avviare progetti in modo strutturato e collaborativo. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

 

3. Impostazione della privacy del piano. Pubblico o privato

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a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Un passaggio cruciale nella creazione di un piano la scelta del livello di Privacy. In Microsoft Planner (cos come per i Microsoft 365 Groups) la privacy di un piano pu essere impostata su  Pubblico  oppure  Privato :

      Un Piano Pubblico  visibile a chiunque all interno dell organizzazione. Ci significa che tutti gli utenti dell azienda (con account Microsoft 365 aziendale) possono potenzialmente vedere l esistenza del piano, visualizzarne i contenuti e parteciparvi liberamente. In pratica, un piano pubblico aperto: non occorre essere invitati per accedervi, basta individuarlo (ad esempio tramite la funzione di ricerca di Planner o attraverso la lista dei gruppi disponibili) e ci si pu unire al piano. Nota:  pubblico qui non significa visibile all esterno dell organizzazione; riguarda solo la visibilit interna.

      Un Piano Privato  visibile solo ai membri che vi sono stati aggiunti esplicitamente. Se un utente non membro, non potr vedere quel piano n i relativi task. Un piano privato funziona su invito: chi crea il piano (o un proprietario del gruppo) dovr aggiungere manualmente gli utenti che devono partecipare. Tutti gli altri, pur appartenendo all organizzazione, non vedranno nulla di quel piano nei risultati di ricerca o nell hub di Planner.

Quando si crea un nuovo piano (e nuovo gruppo), il pannello di creazione chiede di selezionare Chi pu vedere il piano. Solitamente ci sono due pulsanti o menu a scelta: Pubblico o Privato. L utente deve valutare in base alla natura del progetto/attivit :

  Se i contenuti del piano non sono riservati e potrebbe anzi essere utile coinvolgere o farli consultare ad altri colleghi, scegliere Pubblico.

  Se il piano contiene informazioni sensibili, dati riservati o riguarda un team ristretto, impostare Privato per limitarne l accesso ai soli invitati.

Nel caso in cui si stia aggiungendo un piano a un gruppo esistente, la privacy non modificabile da Planner al momento della creazione: il piano eredita la privacy del gruppo. Ad esempio, se si aggiunge un piano dentro un gruppo che era privato, il piano sar privato (visibile solo ai membri di quel gruppo); se il gruppo esistente pubblico (qualsiasi dipendente pu unirsi al gruppo), allora anche il piano sar di fatto aperto alla partecipazione di tutta l organizzazione. In altre parole, non si pu avere un gruppo privato con un piano pubblico o viceversa la privacy una propriet del gruppo contenitore nel suo insieme. Per questo, il selettore di privacy appare solo quando si crea un nuovo gruppo; se si scelto un gruppo esistente, quella fase viene saltata. importante notare che pubblico/privato pu essere cambiato anche dopo la creazione (per i gruppi esistenti, i proprietari possono modificare l impostazione andando, ad esempio, in Outlook > Gruppi > Modifica gruppo e scegliendo pubblico o privato). Tuttavia, buona pratica impostare correttamente la privacy sin dall inizio per evitare condivisioni improprie di informazioni o dover rimuovere membri in un secondo momento.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

 L impostazione di privacy ha effetti immediati sul comportamento del piano e del gruppo attraverso Microsoft 365:

  Visibilit nella ricerca: I piani pubblici, come detto, compaiono nei risultati di ricerca interni. Ad esempio, se in Delve o nella barra di ricerca di Office 365 un utente digita il nome di un progetto, un piano pubblico con quel nome potrebbe apparire, mentre uno privato no. Questo facilita la scoperta dei progetti aperti e la condivisione interdisciplinare quando opportuno.

  Outlook (Gruppi): Un gruppo pubblico appare nell elenco dei gruppi di Outlook come joinable da chiunque. Un dipendente pu vedere il gruppo/piano pubblico Progetto XYZ e scegliervi Partecipa se interessato. Un gruppo privato appare invece con un icona lucchetto e permette al massimo di inviare una richiesta di adesione, da approvare dai proprietari. Dunque la privacy determina se le comunicazioni via email e calendario di gruppo sono aperte a tutti o solo invitati.

  Teams: In Microsoft Teams, tutti i team sono attualmente privati o pubblici similmente. Se un piano collegato a un Team (cio un gruppo Teams), la privacy del Team coincide col gruppo: se il Team pubblico interno (qualsiasi collega pu entrare senza invito), il piano in esso di fatto pubblico a tutti i dipendenti. Se il Team privato (devi essere aggiunto come membro del Team), cos sar il piano. Teams non consente canali o schede Planner visibili a non membri. Quindi Planner e Teams mantengono coerentemente la stessa cerchia visibile.

  SharePoint: Il sito SharePoint associato al gruppo/piano rispetta lo stesso livello di accesso. Un sito di gruppo privato non navigabile da estranei; un sito di gruppo pubblico consultabile (in lettura) da chiunque nell organizzazione, anche se non iscritto. Pertanto, se si allega un file a un attivit in un piano pubblico, quel file (salvato su SharePoint) pu essere potenzialmente letto da qualsiasi utente aziendale che conosca l URL, anche se non membro del piano; viceversa, in un piano privato i file sono protetti e accessibili solo ai membri del gruppo.

  Notifiche e collegamenti: Se un piano privato e inviate il link del piano a un collega non membro, questo non potr aprirlo (otterr un errore di accesso negato finch non viene aggiunto). Se il piano pubblico, quel collega potr aprire il link e vedere il board di Planner (e decidere eventualmente di unirsi per interagire). Inoltre, in Planner, un piano pubblico potrebbe mostrare un pulsante Unisciti al piano per utenti non membri che lo scoprono.

  Compliance e auditing: Dal punto di vista della sicurezza, impostare un piano come privato aiuta a limitare la diffusione di dati e semplifica l applicazione di etichette di riservatezza (sensitivity labels) se usate: ad esempio, se la societ utilizza etichette come Confidenziale che si applicano ai gruppi privati contenenti dati sensibili, creare il piano come privato pu far s che i contenuti vengano gestiti conformemente (es. impedendo la condivisione esterna dei file su SharePoint collegato, ecc.).

c) RUOLI COINVOLTI

  Proprietario del piano/gruppo: colui che crea il piano decide inizialmente la privacy. I proprietari del gruppo collegato (che all inizio coincidono con il creatore, eventualmente affiancati in seguito da altri proprietari aggiunti) hanno anche la facolt di modificare la privacy in seguito se necessario. Cambiare da Pubblico a Privato o viceversa un azione riservata ai Group Owner; i membri semplici non possono rendere pubblico un gruppo privato o viceversa, n attraverso Planner n altrove.

  Membri del piano: i membri non hanno controllo sull impostazione di privacy, ma ne subiscono gli effetti. In un piano privato, i membri sanno che solo loro vedranno i task; in un piano pubblico, i membri devono essere consapevoli che qualunque collega potrebbe osservare le attivit e progressi. Questo rilevante soprattutto se si inseriscono informazioni sensibili nelle descrizioni delle attivit o negli allegati.

  Utenti esterni (Guest): La privacy pubblico/privato riguarda la visibilit interna. Gli utenti esterni (ospiti) non possono mai vedere un piano a meno che non vengano esplicitamente aggiunti come membri (guest) al gruppo, indipendentemente dalla pubblicit . Un gruppo pubblico non significa accessibile su Internet o a guest non invitati; i guest devono sempre essere aggiunti manualmente da un proprietario, come vedremo nel punto 4, e rientrano comunque nell ambito di un gruppo che di per s rimane interno.

  Amministratore IT: pu stabilire linee guida su cosa deve essere pubblico o privato. Ad esempio, potrebbe consigliare di creare piani pubblici per progetti cross-funzionali non sensibili, e piani privati per tutto ci che tocca dati clienti o informazioni riservate. Alcune organizzazioni disabilitano totalmente la creazione di gruppi/piani pubblici per policy di sicurezza, ma di solito questa scelta lasciata ai proprietari. L admin comunque monitora i gruppi creati: tramite il centro di amministrazione di Microsoft 365 pu vedere se un gruppo (piano) pubblico o privato e intervenire se necessario (ad esempio convertendolo in privato se per errore stato creato pubblico con contenuti confidenziali, anche se questo scenario raro e andrebbe gestito con cautela).

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Esempio 1: Piano Pubblico per evento aziendale. Comitato Eventi  Un team HR crea un piano  Torneo aziendale di calcetto  come pubblico. Questo perch l iniziativa aperta a tutti i dipendenti e vogliono che chiunque possa vedere il piano, iscriversi come volontario in attivit (es. organizzare squadre, arbitraggi, ecc.). Impostandolo pubblico, il piano appare nelle ricerche interne: un dipendente curioso pu trovarlo e decidere di partecipare. Il gruppo email associato pubblico, cos chi ha domande pu inviare mail al gruppo e tutti gli interessati le ricevono. In Outlook, qualsiasi dipendente pu unirsi al gruppo Torneo aziendale senza approvazione. Questo caso mostra come la privacy pubblica favorisca la partecipazione spontanea e la trasparenza per attivit comunitarie.

  Esempio 2: Piano Privato per progetto riservato. Progetto Ricerca&Sviluppo  Un team R&D lavora su un nuovo prototipo segreto. Creano un piano  Project Alpha R&D  contrassegnandolo come privato. In questo modo il piano rimane nascosto al resto dell organizzazione: solo i ricercatori aggiunti potranno vederlo. Tutti i task riguardanti design e test interni sono visibili solo al team di progetto. Anche se qualcuno cercasse Project Alpha nella intranet, non troverebbe nulla. Questo garantisce che informazioni riservate (ad esempio note sulle innovazioni brevettabili, o allegati con risultati di laboratorio) restino confinate nel gruppo. Allo stesso tempo, impostare il gruppo come privato implica che gli unici a potervi aggiungere nuovi membri o condividere file esternamente sono i proprietari, fornendo un ulteriore livello di controllo. Ad esempio, quando successivamente si unisce un nuovo ingegnere al team, uno dei proprietari (capo progetto) lo aggiunge manualmente; il nuovo membro riceve un invito e solo dopo l accettazione pu accedere al piano e ai file. Questo approccio mantiene sicuro il progetto, soddisfacendo le policy di sicurezza aziendale che richiedono di trattare i progetti R&D come confidenziali.

 

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Icona del computer Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo di questo esercizio imparare a impostare correttamente la privacy di un piano in Microsoft Planner, scegliendo tra le opzioni pubblico e privato in base al contesto operativo. L utente acquisir competenze per valutare la visibilit del piano, configurare l accesso dei membri e comprendere le implicazioni sulla collaborazione e sulla sicurezza dei dati. Verranno esplorate le interazioni con Microsoft 365 Groups, Teams e Outlook, i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e casi d uso aziendali. Questo esercizio pensato per migliorare la gestione dei progetti, la protezione delle informazioni e la trasparenza organizzativa.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Avvio della creazione del piano e accesso all opzione privacy 🔐

1.       Vai su https://tasks.office.com 🌐

2.       Accedi con il tuo account Microsoft 365 aziendale 🔑

3.       Clicca su  Planner Hub  nel menu laterale 🧭

4.       In alto a sinistra, clicca su  + Nuovo piano  ➕

5.       Si apre il pannello laterale per la creazione del piano 🧩

6.       Inserisci un nome descrittivo nel campo Nome del piano 📝

7.       Sotto il nome, individua la sezione  Privacy  🔽

8.       Leggi la descrizione delle due opzioni: Pubblico e Privato 📖

9.       Rifletti sul tipo di contenuti e sul pubblico del piano 🤔

10.  Seleziona l opzione pi adatta al tuo caso d uso ✅

Differenze tra piano pubblico e privato e implicazioni operative 👥

1.       Se selezioni  Pubblico , il piano sar visibile a tutta l organizzazione 👁️

2.       I membri dell organizzazione potranno visualizzare e unirsi al piano liberamente 🔓

3.       Se selezioni  Privato , solo i membri invitati potranno accedere 🔐

4.       I piani privati sono ideali per progetti riservati o team ristretti 🛡️

5.       I proprietari possono aggiungere o rimuovere membri in qualsiasi momento 👤

6.       I membri possono visualizzare e modificare le attivit assegnate ✏️

7.       I guest (utenti esterni) possono essere aggiunti solo se il piano privato e il gruppo lo consente 🌍

8.       La privacy scelta si riflette anche in Teams e Outlook 📬

9.       possibile modificare la privacy solo da Outlook > Gruppi > Impostazioni ⚙️

10.  La scelta della privacy influisce sulla sicurezza e sulla collaborazione del piano 🔄

Integrazione con Microsoft 365 Groups, Teams e Outlook 🔗

1.       Dopo aver creato il piano, viene automaticamente creato un gruppo Microsoft 365 (se nuovo) 📂

2.       Apri Outlook e vai su Gruppi per visualizzare il gruppo associato 📧

3.       Verifica la privacy del gruppo: Pubblico o Privato 🔍

4.       I membri del gruppo ricevono notifiche e aggiornamenti via email 📩

5.       Apri Microsoft Teams e accedi al team collegato al gruppo 💬

6.       Aggiungi il piano come scheda Planner in un canale cliccando su + ➕

7.       I membri del team possono accedere al piano direttamente da Teams 📋

8.       Se il piano privato, solo i membri del gruppo possono visualizzarlo in Teams 🔐

9.       Le attivit assegnate appaiono anche in Microsoft To Do 📲

10.  Tutte le modifiche sono sincronizzate in tempo reale tra le app Microsoft 365 🔁

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Creazione di un piano per la gestione di un progetto HR riservato

Un team HR deve gestire un piano per l onboarding di nuovi dipendenti. Per proteggere i dati sensibili, il piano viene impostato come privato.

🔹 Configurazione iniziale

        Comando: + Nuovo piano → selezione Privato

        Spiegazione: garantisce che solo i membri autorizzati possano accedere al piano.

🔹 Controllo degli accessi

        Comando: Planner > Membri → aggiunta selettiva

        Spiegazione: consente di invitare solo le persone coinvolte nel progetto.

🔹 Collaborazione sicura

        Comando: Teams > Planner → accesso limitato

        Spiegazione: protegge le informazioni riservate all interno del team.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

+ Nuovo piano

Planner > Home

Avvia la creazione di un nuovo piano

Privacy (pubblico/privato)

Pannello di creazione

Definisce la visibilit del piano

Outlook > Gruppi

Outlook

Visualizza e gestisce il gruppo

Teams > + > Planner

Canale Teams

Integra Planner nel team

Membri

Planner > Dettagli piano

Aggiunge o rimuove partecipanti

To Do

App Microsoft To Do

Visualizza attivit assegnate

Preferiti

Planner > Stella accanto al piano

Accesso rapido al piano

Commenti

Dettagli attivit

Comunica con il team

Etichette

Dettagli attivit

Categorizza visivamente

Modifica privacy

Outlook > Gruppi > Impostazioni

Cambia la visibilit del piano

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✅ Controllo preciso della visibilit del piano

🔄 Protezione delle informazioni sensibili

📊 Collaborazione mirata con membri selezionati

🧭 Accesso semplificato per i team autorizzati

🧩 Integrazione sicura con Microsoft 365 Groups

🕒📅 Pianificazione efficace in ambienti riservati

🔐 Maggiore sicurezza e conformit aziendale

📈 Riduzione del rischio di errori organizzativi

🧠 Maggiore fiducia nella gestione dei progetti

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Progetti HR riservati
Imposta piani privati per gestire onboarding, valutazioni e documentazione interna.

        Sviluppo di prodotti in fase prototipale
Usa la privacy privato per proteggere idee e attivit non ancora pubbliche.

        Piani di audit e compliance
Mantieni riservati i piani che coinvolgono controlli interni e documenti sensibili.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Dove si imposta la privacy del piano in Planner?

2.       Qual la differenza tra piano pubblico e privato?

3.       Chi pu accedere a un piano privato?

4.       Come si modifica la privacy di un piano gi creato?

5.       Quali ruoli possono impostare la privacy?

6.       Come si integra un piano privato in Teams?

7.       Dove si visualizzano i membri autorizzati?

8.       Come si proteggono i file condivisi nel piano?

9.       Quali vantaggi offre la privacy privato ?

10.  Quando consigliabile usare la privacy pubblico ?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a impostare correttamente la privacy di un piano in Microsoft Planner, scegliendo tra le opzioni pubblico e privato in base al contesto operativo. Hai esplorato i passaggi per configurare la visibilit , invitare i membri corretti e garantire la sicurezza delle informazioni. Hai visto come questa impostazione influisce sull accesso da Teams, Outlook e To Do, e come pu essere utilizzata per proteggere progetti sensibili. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per gestire la privacy in modo strategico. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace dello strumento.

 

4. Inserimento di nuovi utenti nel piano

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Dopo aver creato il piano (e quindi costituito il suo gruppo), spesso il passo successivo  invitare altri utenti a partecipare. L inserimento di nuovi utenti in un piano significa aggiungerli come membri del gruppo associato. Ci sono vari modi per farlo:

  Dal pannello Membri in Planner: All interno dell interfaccia di Planner, aprendo il piano, in alto a destra presente il menu  Membri  (solitamente rappresentato da icone circolari degli avatar e un simbolo + ). Cliccandolo, appare un campo per digitare il nome o l email della persona da aggiungere. Il sistema suggerisce i nomi in base alla directory aziendale. Selezionato l utente corretto, si conferma e immediatamente quella persona viene aggiunta al piano. Ogni nuovo membro ricever una notifica email automatica da Microsoft Planner che lo informa dell aggiunta al piano. Da questo momento il nuovo utente un membro a tutti gli effetti: pu vedere tutte le attivit del piano, modificarle, aggiungerne di nuove, ecc.

  Assegnazione di un attivit a un utente non ancora membro: Planner offre una scorciatoia interessante. Se si tenta di assegnare un task a qualcuno che non fa ancora parte del piano, l app proporr di aggiungere automaticamente quell utente come membro. Ad esempio, se apro un task e nel campo Assegna a digito il nome di un collega che non era nel piano, comparir un avviso o prompt tipo Questa persona non nel piano. Aggiungere al gruppo e assegnare il task? . Confermando, l utente viene contestualmente aggiunto al gruppo (diventando membro) e assegnatario dell attivit . Questa funzione accelera l inserimento, evitando passaggi extra.

  Tramite interfaccia di Outlook (Gruppi) o altri punti di gestione del gruppo: Poich un piano collegato a un gruppo Microsoft 365, ogni metodo standard di aggiunta membri al gruppo risulta in aggiunta al piano. Ad esempio, da Outlook (web o desktop), un proprietario pu aprire la sezione Gruppi, selezionare il gruppo del piano, e usare l opzione  Aggiungi membri . Analogamente, in Microsoft Teams, se il piano associato a un Team, aggiungere un membro al Team (tramite Aggiungi membro al team) lo aggiunger al gruppo e quindi anche al piano. Admin IT possono anche usare il centro di amministrazione o PowerShell per aggiungere utenti nei gruppi. Nota sui guest esterni: l aggiunta di utenti esterni (guest) richiede passaggi aggiuntivi (descritti pi sotto), tipicamente tramite Outlook o interfaccia admin con invito via email, in quanto Planner UI non consente di digitare indirizzi esterni a meno che la funzionalit guest sia attivata correttamente.

Una volta aggiunto un nuovo utente:

  Egli appare nella lista membri del piano (visibile nell header del piano su Planner).

  Riceve eventuali notifiche del piano e pu essere assegnato alle attivit .

  Se l utente era aggiunto via Planner o Teams, l effetto immediato; se aggiunto via Outlook, entro breve appare anche su Planner (la membership centralizzata a livello di gruppo).

  Se l utente aggiunto  esterno (guest), Microsoft 365 invier una mail di invito al guest se non ne aveva gi uno. Il guest dovr accettare l invito e autenticarsi come utente guest dell organizzazione prima di poter accedere al piano. Dopo l accettazione, il suo nome apparir nei membri con l etichetta (guest) e avr accesso limitato (come descritto pi avanti).

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Aggiungere nuovi utenti a un piano attiva varie interazioni:

  Email di notifica: come detto, Planner invia un email di benvenuto/avviso all utente aggiunto, dalla casella del gruppo, annunciando  Sei stato aggiunto al piano X . Queste email transitano tramite Exchange Online. Inoltre, la nuova membership significa che quell utente inizier a ricevere tutte le notifiche futuro relative al piano: ad esempio se in Planner attiva l opzione di notificare per ogni assegnazione di task, il nuovo utente ricever notifiche quando qualcuno gli assegner un attivit .

  Outlook Gruppi: Dopo l aggiunta, il nuovo membro appare nella lista del gruppo su Outlook. Se il gruppo era impostato per inviare copie delle conversazioni ai membri (sottoscrizione), allora da quel momento il nuovo utente inizier a ricevere via email anche eventuali conversazioni di gruppo esistenti o nuove (che includono i commenti ai task di Planner, i quali sono registrati come conversazioni email nel gruppo).

  Teams: Se il gruppo ha un Team collegato, l aggiunta di un membro al gruppo tramite Planner equivale ad aggiungerlo al Team. In pratica, se il proprietario ha aggiunto un nuovo utente al piano attraverso Planner, quell utente sar automaticamente aggiunto al Team corrispondente (vedr il team comparire nel suo elenco in Teams e potr partecipare alle chat canali). Questo perch Teams e Planner condividono la membership del gruppo Microsoft 365.

  SharePoint: Il nuovo membro ottiene permessi di accesso al sito SharePoint del gruppo. Quindi potr accedere a tutti i file condivisi (inclusi quelli eventualmente collegati alle attivit Planner).

  Microsoft To Do / Tasks in Teams: Le attivit di questo piano assegnate al nuovo utente inizieranno a comparire nella vista Assigned to me di To Do (o nell app Attivit di Teams). Se prima il collega non vedeva tali attivit (perch non membro), ora il sistema li include grazie all appartenenza al gruppo. Viceversa, se l utente non aveva alcuna attivit assegnata e viene aggiunto senza assegnazioni, semplicemente acquisisce la possibilit di entrare nel piano e auto-assegnarsi compiti o riceverne.

  Power Automate / Graph: A livello di automazione, l aggiunta di un membro a un gruppo un evento tracciabile (ci sono connettori in Power Automate per When a group member is added etc.), quindi l azienda potrebbe avere flussi che, ad esempio, inviano un messaggio di benvenuto su Teams o registrano l evento per compliance. Questo esula da Planner stesso, ma l integrazione facilitata dal fatto che Planner usa i gruppi standard.

c) RUOLI COINVOLTI

La possibilit di aggiungere nuovi utenti a un piano dipende dai ruoli:

  Proprietario del gruppo/piano: Ha il pieno controllo di aggiungere o rimuovere membri. Attraverso Planner (Membri > Aggiungi) o Outlook/Teams, un proprietario pu invitare chiunque internamente e, se i guest sono abilitati, anche esternamente. I proprietari possono anche nominare altri proprietari (ma questo va fatto in Outlook/Teams come visto). Di default, il creatore del piano proprietario del gruppo, quindi all inizio solo lui/lei pu gestire i membri.

  Membro (non proprietario): Pu  visualizzare la lista dei membri, assegnare compiti a membri esistenti, ma per impostazione predefinita non pu aggiungere altri membri al gruppo. Come confermato dalle linee guida, solo i proprietari e gli amministratori possono aggiungere utenti ai piani (soprattutto se il piano privato). C un eccezione parziale: se consentito ai membri di invitare altri (una impostazione configurabile dei gruppi Microsoft 365, solitamente disabilitata per i gruppi privati e attiva per i pubblici), allora in gruppi pubblici anche un membro potrebbe aggiungere altri membri. In generale, consideriamo la regola  solo i proprietari (o admin) possono aggiungere  per i piani privati, mentre per i piani pubblici ogni membro pu segnalare il piano ad altri e chiunque pu unirsi senza invito formale.

  Amministratore IT: Pu aggiungere utenti a qualsiasi gruppo tramite strumenti di amministrazione, anche senza essere membro lui stesso, forzando l appartenenza (utile se il proprietario originale indisponibile). Inoltre, l admin gestisce la funzionalit Guest: solo se l amministratore ha abilitato l accesso guest a Microsoft 365 Groups sar possibile aggiungere utenti esterni ai piani. L admin pu anche impostare se i membri non proprietari possono invitare guest oppure se solo i proprietari possono (impostazione raccomandata: solo proprietari).

  Utente aggiunto (interno): Non ha un ruolo attivo nel processo di essere aggiunto (oltre ad accettare l invito nel caso di gruppi che richiedono accettazione, come i guest). Tuttavia, dopo essere diventato membro, potrebbe essere a sua volta elevato a proprietario dal proprietario esistente (ad esempio, se il creatore vuole condividere l amministrazione del piano).

  Utente guest (esterno): Pu essere aggiunto solo da un proprietario del gruppo (non da membri comuni) e il processo richiede che l utente abbia un account guest nel tenant. Una volta aggiunto come guest, il suo ruolo rispetto al piano limitato sar equiparabile a un membro con alcune restrizioni (non pu aggiungere altri, non pu eliminare il piano, ecc., vedi dettaglio nel punto 5 e ruoli). Il guest deve seguire la procedura di attivazione dell account tramite la mail di benvenuto come spiegato in precedenza.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Esempio 1: Aggiunta interna semplice. Progetto Interfunzionale  Maria crea il nuovo piano privato  Sviluppo Website . Dopo aver strutturato qualche attivit iniziale, aggiunge i colleghi che lavoreranno con lei: clicca su Membri e inserisce Luca Bianchi e Sara Verdi . Luca e Sara ricevono all istante una mail  Sei stato aggiunto al piano Sviluppo Website . Quando aprono Planner, trovano tra i loro piani anche Sviluppo Website. Maria assegna subito alcuni task a Luca; Luca vede anche in Outlook che entrato nel gruppo di Office 365 Sviluppo Website e potrebbe partecipare alle conversazioni via email di quel gruppo. Questo esempio mostra il tipico flusso di cooptazione di colleghi nel piano appena creato.

  Esempio 2: Aggiunta tramite assegnazione. Task force emergenza  I membri di un piano pubblico  Task Force Clienti Importanti  si accorgono che serve coinvolgere un esperto esterno di cybersecurity in una determinata attivit . Paolo, che proprietario del piano, crea un attivit Audit sicurezza cliente X e direttamente nel campo assegnatari digita l indirizzo del consulente esterno (che non ancora nel piano). Il sistema gli chiede conferma di aggiungere quell indirizzo come guest nel gruppo. Paolo conferma: parte un invito guest all esperto. L esperto segue il link nell email, si autentica come guest Microsoft e accede all attivit a lui assegnata nel piano, potendo commentare e allegare documenti. Nel frattempo appare come membro guest anche nell elenco membri del piano con un piccolo glifo che indica utente esterno . Questo scenario illustra come Planner consente di incorporare rapidamente una risorsa esterna su un compito preciso mantenendo la sicurezza (il guest vede solo questo piano e niente altro).

  Esempio 3: Uso di Teams per l aggiunta. Team Agile  Un team di sviluppo software lavora in un Team di Microsoft Teams chiamato DevTeam . Hanno un piano Planner integrato nel canale Sprint Board. Quando un nuovo sviluppatore viene assunto e aggiunto dal manager al Team DevTeam su Teams, in automatico questo utente appare anche come membro nel piano Sprint Board. Qui non servito aprire Planner; la coerenza di Microsoft 365 fa s che gestire i membri a livello di Teams sia sufficiente. Il nuovo sviluppatore riceve un messaggio di Teams di benvenuto e vede subito tutte le user story e task nello Sprint Board di Planner, senza dover essere aggiunto separatamente in Planner.

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo di questo esercizio acquisire padronanza nell inserimento di nuovi utenti in un piano di Microsoft Planner, comprendendo la funzionalit dell interfaccia, i ruoli Microsoft 365 coinvolti e le interazioni con Teams, Outlook e To Do. L utente imparer a gestire l accesso ai piani, verificare le licenze, assegnare attivit e garantire la sincronizzazione tra le app. L esercizio mira a sviluppare competenze operative e strategiche per migliorare la collaborazione nei team. Verranno inoltre esplorati scenari aziendali reali, comandi chiave e vantaggi per la produttivit . L approccio pratico, guidato e orientato all efficienza organizzativa. L utente sar in grado di applicare quanto appreso in contesti lavorativi concreti, ottimizzando tempi e risorse.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Accesso e apertura del piano Planner 🧭

1.       Accedi a https://tasks.office.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2.       Clicca su Planner nella dashboard di Microsoft 365 🧭

3.       Seleziona un piano esistente o clicca su  Nuovo piano  ➕

4.       Inserisci il nome del piano e scegli la privacy (pubblico o privato) 🏷️

5.       Clicca su  Crea piano  per confermare ✅

6.       Attendi il caricamento dell interfaccia del piano ⏳

7.       Verifica che il piano sia visibile nella lista dei tuoi piani 📂

8.       Clicca sul nome del piano per aprirlo 🖱️

9.       Controlla che la vista sia impostata su  Bacheca  📋

10.  Verifica la presenza del menu in alto a destra per accedere alle opzioni avanzate

Inserimento di nuovi utenti nel piano 👥

1.       Clicca su   in alto a destra del piano aperto ⋯

2.       Seleziona la voce  Membri  dal menu a discesa 👤

3.       Si apre il pannello laterale per la gestione dei membri 📑

4.       Clicca su  Aggiungi membri  o sul campo di ricerca 🔍

5.       Digita il nome o l email dell utente da aggiungere ✉️

6.       Seleziona il contatto corretto tra i suggerimenti ✅

7.       Clicca su  Aggiungi  per confermare ➕

8.       Ripeti per ogni utente da inserire 🔁

9.       Verifica che i nuovi membri compaiano nella lista 👓

10.  Chiudi il pannello cliccando sulla X ❌

Verifica ruoli e integrazione con Microsoft 365 🔄

1.       Accedi al portale di amministrazione: https://admin.microsoft.com 🛠️

2.       Vai su  Utenti attivi  per controllare le licenze 👥

3.       Verifica che gli utenti abbiano una licenza Planner attiva 📜

4.       Apri Microsoft Teams e accedi al team collegato al piano 📞

5.       Controlla che i nuovi membri siano presenti nel canale 🧩

6.       Se non presenti, aggiungili manualmente al team ➕

7.       Apri Outlook e verifica le notifiche delle attivit 📬

8.       In Planner, vai su Impostazioni → Notifiche 🔔

9.       Verifica che le attivit siano visibili anche in Microsoft To Do 📲

10.  Crea un attivit di test per verificare la sincronizzazione 🧪

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Inserimento di un nuovo collaboratore nel piano Progetto Innovazione

Un nuovo membro del team R&D deve essere integrato nel piano per contribuire alla fase di test. Il responsabile di progetto vuole che il nuovo utente abbia accesso immediato alle attivit , riceva notifiche e sia incluso nei flussi di comunicazione.

🔹 Comando: Planner → → Membri → Aggiungi utente
📌 Spiegazione: L utente viene inserito nel piano e pu visualizzare le attivit assegnate.

🔹 Comando: Admin Center → Utenti attivi → Verifica licenza
📌 Spiegazione: Garantisce che l utente abbia i permessi per accedere a Planner.

🔹 Comando: Teams → Canale collegato → Aggiungi membro
📌 Spiegazione: L utente viene incluso nella comunicazione del team e nei file condivisi.

⌨️ Comandi chiave utilizzati e come vi si accede

Comando

Accesso

Funzione

Aggiungi membri

Planner → → Membri

Inserire nuovi utenti nel piano

Crea nuovo piano

Planner → Nuovo piano

Avviare un nuovo progetto

Verifica licenza utente

Admin Center → Utenti attivi

Controllare che l utente abbia accesso a Planner

Aggiungi a Teams

Teams → Gestisci team → Aggiungi membro

Integrare l utente nel canale Teams collegato

Notifiche attivit

Planner → Impostazioni → Notifiche

Attivare/disattivare avvisi via email

Visualizza attivit in To Do

Microsoft To Do → sincronizzazione automatica con Planner

Gestire le attivit anche da dispositivi mobili

Assegna attivit

Planner → Crea attivit → Assegna a...

Delegare compiti specifici

Controlla membri del piano

Planner → → Membri

Verificare chi ha accesso al piano

Apri piano esistente

Planner → Tutti i piani → seleziona piano

Accedere a un piano gi creato

Crea attivit di test

Planner → Nuova attivit → inserisci titolo e assegna membro

Verificare la ricezione delle notifiche

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

🧩 Collaborazione immediata tra membri del team
✅ Assegnazione chiara delle responsabilit
📋 Monitoraggio centralizzato delle attivit
🔄 Integrazione fluida con Teams e Outlook
🔔 Notifiche automatiche per scadenze e aggiornamenti
⏱️ Riduzione dei tempi di onboarding
🔍 Maggiore trasparenza nei progetti condivisi
📱 Accesso mobile tramite Microsoft To Do
📊 Visualizzazione semplificata dello stato di avanzamento
🧩 Migliore coordinamento tra reparti e ruoli aziendali

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE

        Inserimento rapido di collaboratori esterni nei progetti condivisi

Aggiungerli direttamente al piano consente di assegnare attivit , condividere documenti e monitorare l avanzamento in modo strutturato.

        Attivazione immediata di nuovi membri nei team interfunzionali

L inserimento tempestivo nel piano garantisce accesso alle attivit pertinenti e migliora la collaborazione tra reparti.

        Supporto strutturato all onboarding operativo dei nuovi assunti

Inserire i nuovi dipendenti nei piani attivi consente loro di comprendere flussi di lavoro e responsabilit fin da subito.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Quali sono i passaggi per accedere a un piano esistente in Microsoft Planner?

2.       Dove si trova il comando per aggiungere nuovi membri a un piano?

3.       Quali tipi di licenza Microsoft 365 sono necessari per accedere a Planner?

4.       Come si verifica se un utente ha una licenza attiva tramite il portale di amministrazione?

5.       In che modo Planner si integra con Microsoft Teams?

6.       Quali notifiche riceve un utente quando viene assegnato a un attivit ?

7.       Come si gestisce la visibilit delle attivit assegnate in Outlook e To Do?

8.       Quali ruoli Microsoft 365 possono gestire i membri di un piano?

9.       Quali vantaggi comporta l inserimento tempestivo di un nuovo utente nel piano?

10.  Come si pu testare la corretta sincronizzazione tra Planner e le altre app Microsoft 365?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

In questo esercizio hai imparato a inserire nuovi utenti in un piano di Microsoft Planner, comprendendo i passaggi operativi e i comandi da utilizzare. Hai esplorato le interazioni con Teams, Outlook e To Do, e verificato i ruoli e le licenze Microsoft 365 necessarie. Attraverso scenari pratici, hai visto come applicare queste competenze in contesti aziendali reali. Hai identificato i comandi chiave, i vantaggi per la produttivit e le idee di utilizzo pi efficaci. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze. Ora sei in grado di gestire in autonomia l inserimento di utenti nei piani, migliorando la collaborazione e l efficienza del team.

 

5. Aggiunta di membri al piano

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a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Aggiungere membri a un piano significa includere ulteriori persone (interni o esterni all organizzazione) nel gruppo di lavoro di quel piano, cos che possano vedere e gestire le attivit . La procedura semplice: all interno di Planner, aprire il piano e selezionare l opzione  Membri , quindi digitare il nome o l indirizzo email della persona da aggiungere. Man mano che si digitano i caratteri, Planner suggerisce i contatti corrispondenti; sufficiente selezionare la persona desiderata per aggiungerla al piano. Dopo la conferma, il nuovo membro riceve un email di notifica automatica che lo informa di essere stato aggiunto al piano.

Una volta aggiunti, i membri compaiono nell elenco membri del piano e possono essere assegnati alle attivit . Se si tenta di assegnare un attivit a una persona non ancora membro, Planner in genere suggerisce di aggiungerla al piano prima di completare l assegnazione. In ogni momento, il proprietario del piano pu anche rimuovere un membro se non pi necessario: basta espandere la lista membri, passare il mouse sul nome, cliccare i tre puntini e scegliere Rimuovi . (Nota: per motivi di sicurezza, non possibile rimuovere l unico proprietario di un piano; in tal caso andrebbe prima nominato un secondo proprietario, come spiegato pi avanti).

Dopo aver aggiunto persone al piano, possibile assegnare loro delle attivit  immediatamente. Ogni membro potr visualizzare tutte le attivit del piano e quelle a lui assegnate appariranno anche nella sezione "Attivit assegnate a me" della app Microsoft To Do, grazie all integrazione dei task di Planner con To Do.

Gestione dei proprietari: Di default, chi crea il piano impostato come proprietario (owner) del piano, mentre tutti coloro che vengono aggiunti tramite l interfaccia di Planner vengono inseriti come membri semplici. Se si desidera che un altro membro diventi co-proprietario (ad esempio per permettergli di modificare impostazioni avanzate o eliminare il piano), necessario modificare i ruoli attraverso Outlook (Gruppi). Infatti, ogni piano collegato a un gruppo Microsoft 365 eredita i ruoli di proprietario e membro da quel gruppo. Per promuovere un membro a proprietario: aprire Outlook (o Outlook Web) e trovare il gruppo avente lo stesso nome del piano; nelle impostazioni del gruppo scegliere Modifica gruppo e, nell elenco dei membri, selezionare la persona e cliccare  Imposta come proprietario , quindi salvare. Le modifiche di ruolo effettuate nel gruppo si rifletteranno automaticamente nel piano Planner. Analogamente, tramite Outlook possibile revocare il ruolo di proprietario o rimuovere membri dal gruppo (e quindi dal piano).

Aggiungere utenti esterni (guest): Se si vuole inserire nel piano una persona esterna all organizzazione, Planner supporta l accesso guest: occorre aggiungere il suo indirizzo email come utente guest nel gruppo Microsoft 365 associato. Questo pu essere fatto dai proprietari del gruppo (ad es. in Outlook o dall interfaccia di amministrazione Azure AD) inviando un invito al guest. Una volta accettato l invito, l utente guest viene aggiunto al piano quasi come un normale membro, con alcune limitazioni (descritte pi avanti). Planner indica gli utenti esterni con l etichetta Guest accanto al nome. I guest possono accedere al piano solo tramite un link diretto o l URL di Planner del tenant aziendale e ricevono un messaggio di benvenuto via email con le istruzioni per accedere.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Gruppi di Microsoft 365 (Outlook): L aggiunta di un membro a un piano di Planner corrisponde in realt all aggiunta di quella persona al gruppo Microsoft 365 collegato al piano. Questo significa che il nuovo membro ottiene anche tutti i benefici del gruppo: ad esempio, accesso alla cassetta postale condivisa del gruppo su Outlook (dove ricever eventuali conversazioni o commenti del piano come email), accesso al calendario del gruppo, al taccuino OneNote del gruppo e ai file del sito SharePoint del gruppo. In particolare, quando si aggiunge un membro:

  Outlook (Posta di gruppo): Il nuovo membro pu vedere le conversazioni del gruppo in Outlook. Inoltre, se il membro o i proprietari hanno abilitato l iscrizione tramite email, ogni messaggio/commento sul piano viene inoltrato alla posta in arrivo personale dei membri. Ad esempio, i commenti alle attivit  in Planner vengono recapitati nella Posta in arrivo del gruppo e, opzionalmente, nella casella personale di ciascun membro. Ci consente di comunicare aggiornamenti sul piano anche via email.

  Outlook (Calendario di gruppo): Sebbene Planner di per s non crei eventi di calendario, i membri avendo accesso al calendario del gruppo possono sfruttarlo per timeline di progetto. Inoltre, Planner offre un integrazione specifica: possibile esportare le attivit di Planner su un calendario di Outlook. Usando la funzione "Aggiungi piano al calendario di Outlook", il piano pubblica un feed iCalendar che, una volta sottoscritto, mostra le scadenze delle attivit come eventi in un calendario di Outlook denominato ad esempio "Planner - [nome piano]". Questo aiuta i membri a visualizzare scadenze di Planner accanto ai propri impegni di calendario.

  SharePoint (Sito del gruppo): Ogni gruppo ha un sito SharePoint associato. Quando si aggiunge un nuovo membro al piano, quella persona ottiene automaticamente i permessi di membro sul sito SharePoint del gruppo. Di conseguenza, potr accedere alla document library condivisa. Dal lato di Planner, i membri possono allegare file alle attivit scegliendo tra file locali o file gi presenti nel sito SharePoint del gruppo. Ad esempio, cliccando  Aggiungi allegato  su un attivit , si pu scegliere un file esistente nel sito collegato al piano. Questo sottolinea l integrazione: i file del piano risiedono in SharePoint e tutti i membri aggiunti possono vederli e modificarli secondo le autorizzazioni.

  Teams: Se il gruppo Microsoft 365 del piano connesso a Microsoft Teams (cio stato trasformato in un Team), allora aggiungere un membro al piano significa aggiungere un membro al Team. Infatti, Team e gruppi condividono la stessa membership, quindi il nuovo membro avr accesso anche ai canali di Teams associati. Viceversa, aggiungere qualcuno tramite l interfaccia di Teams (come membro di un Team) lo rende membro del gruppo Microsoft 365, e quindi se quel gruppo ha un piano, ne diventa membro automaticamente. Inoltre, i membri del piano possono usare Teams per lavorare su Planner: esiste l app Tasks by Planner and To Do integrata in Teams, dove ciascun utente vede i propri task Planner. Si pu anche aggiungere un tab Planner in un canale Teams per far collaborare tutti sulle bacheche Planner direttamente da Teams. In sintesi, l aggiunta di membri in Planner, Outlook o Teams sincronizzata, migliorando la collaborazione inter-app.

  To Do e Microsoft 365 app personali: Ogni attivit di Planner assegnata a un utente compare tra le attivit assegnate nella app Microsoft To Do di quell utente. Pertanto, quando aggiungi un membro e gli assegni attivit , quell utente potr gestirle anche dalla propria lista di cose da fare personale, senza dover aprire Planner. Questa un interazione importante tra Planner e le app di produttivit personale.

c) RUOLI COINVOLTI

L aggiunta di membri a un piano coinvolge diversi ruoli e ciascuno ha permessi specifici:

  Amministratore (Admin globale o di gruppo): Un amministratore di Microsoft 365 pu controllare le funzionalit di Planner a livello di tenant (ad esempio abilitare/disabilitare l accesso a Planner per certi utenti tramite licenze, o regolare se gli utenti possono invitare guest esterni). Gli admin possono anche impostare politiche sui gruppi Microsoft 365, ad esempio limitare la creazione di nuovi gruppi (quindi indirettamente controllare chi pu creare nuovi piani). Tuttavia, l admin di solito non interviene nell aggiunta quotidiana di membri a singoli piani; questa un operazione demandata ai proprietari del piano o all autogestione da parte dei team. Un admin globale ha comunque facolt di aggiungere/rimuovere membri a qualsiasi gruppo/piano dall interfaccia di amministrazione o via PowerShell, se necessario.

  Proprietario del piano (e del gruppo): Come detto, il proprietario  inizialmente il creatore del piano. Nel contesto di un gruppo Microsoft 365 collegato, i proprietari del gruppo equivalgono ai proprietari del piano. Essi hanno il pieno controllo: possono aggiungere o rimuovere membri del piano, promuovere altri a co-proprietari, modificare le impostazioni del piano (nome, privacy, ecc.), ed effettuare azioni distruttive come eliminare l intero piano. Se un piano impostato come  privato , solo i proprietari (non i semplici membri) possono invitare nuove persone. Nei piani  pubblici  (visibili a tutta l organizzazione), anche i membri interni non proprietari possono aggiungere altri membri interni liberamente, perch il concetto di piano pubblico presume che chiunque possa partecipare; resta comunque prerogativa dei proprietari invitare utenti guest esterni. In pratica, i proprietari garantiscono la governance del piano e del gruppo sottostante.

  Membro del piano (interno): Un membro  un utente interno all organizzazione aggiunto al piano (quindi membro del gruppo Microsoft 365 associato). I membri interni possono creare e modificare attivit , aggiungere bucket (colonne) e aggiornare i dettagli del piano (tranne le impostazioni globali se il piano privato). Hanno facolt di assegnare task ad altri membri, contrassegnare completamenti, allegare file, e inserire commenti. Nei piani pubblici, i membri hanno quasi gli stessi diritti dei proprietari salvo poche eccezioni, come l impossibilit di eliminare il piano o di modificare certe impostazioni generali. Nei piani privati, invece, alcune azioni sono riservate ai proprietari (ad es. solo i proprietari possono eliminare un piano privato o aggiungere altri membri). Un membro interno non pu  autonomamente promuoversi a proprietario, n rimuovere proprietari esistenti.

  Guest (Ospite esterno): Un utente guest  un membro esterno all organizzazione (ad esempio un collaboratore di un altra azienda o un consulente con email diversa dal dominio aziendale) invitato al piano. I guest hanno accesso limitato ma operativo: possono visualizzare e interagire col piano quasi come i membri interni. In particolare, un ospite pu creare ed eliminare attivit e bucket, modificare i campi delle attivit (titolo, date, assegnazioni, ecc.) e anche rinominare il piano. Se gli viene concesso dalle impostazioni del tenant, il guest pu allegare file alle attivit (di default un admin deve abilitare i guest a caricare file nei gruppi). I guest ricevono notifiche email relative al piano (ad esempio quando vengono aggiunti al piano o assegnati a un task, ricevono l email di benvenuto e di assegnazione), ma non ricevono le notifiche di promemoria attivit in Outlook come gli utenti interni. Ci sono comunque cose che i guest non possono fare: ad esempio, non possono aggiungere altri membri (non hanno diritto di invitare a loro volta), non possono eliminare il piano (n pubblico n privato), e non possono vedere piani ai quali non sono stati esplicitamente invitati (anche se il piano fosse pubblico per l organizzazione interna, per un esterno non visibile senza invito). In breve, i guest possono collaborare sulle attivit ma non gestiscono la sicurezza o l appartenenza del piano.

  Visitatore: In Planner propriamente detto non esiste un ruolo formale denominato visitatore ; tuttavia, per analogia con altri servizi, si pu considerare visitatore qualsiasi utente che non sia membro di un piano ma abbia qualche visibilit di esso. Se un piano  pubblico all interno dell azienda, allora qualsiasi dipendente pu trovarlo nel Planner Hub o tramite ricerca, visualizzarne le attivit e persino decidere di unirsi al piano autonomamente (diventando membro). Fino a che non si unisce, quell utente sta essenzialmente agendo come visitatore: ha visibilit limitata, pu vedere i dettagli pubblici ma non pu modificare finch non si aggiunge. Per i piani privati, invece, gli utenti non membri non vedono nulla del piano: neanche il titolo compare nelle ricerche, a meno che non ricevano un invito. Dunque, il concetto di visitatore applicabile solo ai piani pubblici interni: ad esempio, un collega di un altro reparto potrebbe aprire un piano pubblico della tua area e curiosare lo stato, ma finch non clicca Partecipa, rimane un osservatore esterno senza possibilit di intervento.

Riassumendo i privilegi chiave:

  Proprietari interni: controllo completo (aggiungere/rimuovere chiunque, modificare impostazioni, eliminare piano/gruppo).

  Membri interni: gestione operativa (creare/assegnare/modificare attivit , aggiungere bucket, commentare). In piani pubblici possono invitare colleghi; in privati no.

  Guest esterni: gestione quasi operativa (possono aggiornare attivit , creare task/bucket, commentare), ma non possono invitare altri n cambiare impostazioni di piano/gruppo.

  Visitatore interno (non membro, piano pubblico): sola lettura finch non decide di unirsi.

D) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Progetto interfunzionale interno: Immagina un team di progetto composto da membri di diversi reparti (es. marketing, vendita, R&D) che deve lanciare un nuovo prodotto. Il project manager crea un piano Planner per organizzare le attivit . Dopo aver creato il piano, utilizza la funzione di aggiunta membri per includere tutti i colleghi coinvolti: in pochi clic aggiunge i nominativi di marketing, sales, R&D, ecc. Ognuno riceve immediatamente un email che li informa di essere stato aggiunto e pu aprire Planner per vedere la bacheca del progetto. Il manager assegna a ciascun membro alcune attivit . Grazie a ci , ciascun membro vedr le proprie attivit in To Do e verr notificato via email di ogni assegnazione, assicurando che nulla sfugga. Questo semplice processo consente al team interfunzionale di iniziare a collaborare da subito su Planner, con notifiche e visibilit automatiche, senza dover inviare manualmente email a tutti con l elenco dei compiti.

  Coinvolgimento di un consulente esterno: Un azienda sta implementando una nuova soluzione software e ha ingaggiato un consulente esterno per guidare l implementazione. Il responsabile IT crea un piano Planner per tracciare tutte le attivit (configurazione, formazione, deployment, ecc.) e aggiunge come membri sia i tecnici interni che il consulente esterno. Per aggiungere quest ultimo, utilizza la funzionalit di accesso guest: inserisce l email del consulente come utente esterno (guest) del gruppo. Il consulente riceve un invito via email, accetta e ottiene cos accesso al piano Planner dell azienda. Nel piano, il consulente pu vedere tutte le attivit e ne crea anche di nuove relative alla sua parte di lavoro. Ad esempio, potrebbe creare un attivit Configurare modulo X e assegnarla a s stesso, oppure allegare un documento tecnico a un attivit esistente. Tutte queste azioni gli sono permesse come guest. Tuttavia, quando il consulente nota che mancherebbe un altro collega esterno nel piano, non pu aggiungerlo direttamente (dovr chiedere al responsabile interno di farlo, perch i guest non possono invitare altri guest). Grazie a questo scenario, l azienda e il consulente esterno lavorano nello stesso strumento di pianificazione, con tutti i compiti centralizzati, evitando di scambiarsi file Excel o email scollegate.

  Team allargato su piano pubblico: Un reparto aziendale crea un piano Planner per iniziative di miglioramento continuo, e lo imposta come  piano pubblico  visibile a tutta l organizzazione. Il responsabile aggiunge inizialmente i membri core del reparto. Col tempo, altri dipendenti di altre aree vengono a conoscenza del piano pubblico (possono scoprirlo nel Planner Hub cercando progetti disponibili). Ad esempio, un dipendente dell Helpdesk nota il piano Idee per miglioramento e decide di partecipare: aprendo il piano, pu vedere tutte le attivit (perch pubblico) e poi clicca  Partecipa  diventando anch egli membro. In questo modo spontaneo, il piano pubblico attira contributi trasversali. I ruoli in questo caso sono leggeri: chiunque nell azienda pu unirsi e aggiungere la propria idea come attivit . Qui vediamo il concetto di visitatore trasformarsi in membro: inizialmente il dipendente era un semplice osservatore esterno, poi con un clic divenuto membro con diritti di interazione. Questo esempio illustra come un piano pubblico possa facilitare la collaborazione aperta e cross-team, ad esempio per brainstorming o raccolta di suggerimenti, senza dover formalmente invitare ogni singola persona.

  Rimozione di un membro non pi nel progetto: Consideriamo un progetto in cui uno dei membri del piano cambia ruolo in azienda o lascia il progetto a met . Il proprietario del piano pu facilmente gestire la cosa: va nell elenco membri del piano, clicca sui tre puntini accanto al nome di quella persona e sceglie  Rimuovi . Immediatamente quell utente perde l accesso al piano (in realt viene rimosso dal gruppo Microsoft 365, quindi anche dal Team e dal SharePoint del progetto). Cos , le informazioni riservate restano visibili solo a chi ancora coinvolto. L azienda pu quindi aggiungere un sostituto come nuovo membro nello stesso modo. Dal punto di vista pratico, se l utente rimosso apre Planner, non vedr pi quel piano nella sua lista. Questo esempio evidenzia la semplicit con cui i team possono gestire il turnover o i cambi di competenze in un progetto senza aprire ticket IT: i proprietari stessi mantengono l elenco membri aggiornato, garantendo sicurezza e pertinenza.

 

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Icona del computer Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo acquisire competenze pratiche e strategiche nell aggiunta di nuovi membri a un piano di Microsoft Planner, sfruttando l interfaccia utente e le integrazioni con altre app Microsoft 365. L utente imparer a navigare nel piano, gestire i membri, verificare le licenze e garantire la sincronizzazione con Teams, Outlook e To Do. L esercizio evidenzia i ruoli coinvolti, i comandi chiave e le implicazioni operative. Verranno analizzati scenari aziendali concreti per applicare le funzionalit in contesti reali. L obiettivo migliorare la collaborazione, la visibilit delle attivit e la produttivit del team. L utente sar in grado di gestire l inserimento dei membri in modo autonomo, strutturato e integrato.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Accesso al piano Planner 🧭

1.       Accedi a https://tasks.office.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2.       Clicca su Planner nella dashboard di Microsoft 365 🧭

3.       Seleziona un piano esistente o clicca su  Nuovo piano  ➕

4.       Inserisci il nome del piano e scegli la privacy (pubblico o privato) 🏷️

5.       Clicca su  Crea piano  per confermare ✅

6.       Attendi il caricamento dell interfaccia del piano ⏳

7.       Verifica che il piano sia visibile nella lista dei tuoi piani 📂

8.       Clicca sul nome del piano per aprirlo 🖱️

9.       Controlla che la vista sia impostata su  Bacheca  📋

10.  Verifica la presenza del menu in alto a destra

Aggiunta di nuovi membri 👥

1.       Clicca su   in alto a destra del piano aperto ⋯

2.       Seleziona la voce  Membri  dal menu a discesa 👤

3.       Si apre il pannello laterale per la gestione dei membri 📑

4.       Clicca su  Aggiungi membri  o sul campo di ricerca 🔍

5.       Digita il nome o l email dell utente da aggiungere ✉️

6.       Seleziona il contatto corretto tra i suggerimenti ✅

7.       Clicca su  Aggiungi  per confermare ➕

8.       Ripeti per ogni utente da inserire 🔁

9.       Verifica che i nuovi membri compaiano nella lista 👓

10.  Chiudi il pannello cliccando sulla X ❌

Verifica ruoli e integrazione 🔄

1.       Accedi al portale di amministrazione: https://admin.microsoft.com 🛠️

2.       Vai su  Utenti attivi  per controllare le licenze 👥

3.       Verifica che gli utenti abbiano una licenza Planner attiva 📜

4.       Apri Microsoft Teams e accedi al team collegato al piano 📞

5.       Controlla che i nuovi membri siano presenti nel canale 🧩

6.       Se non presenti, aggiungili manualmente al team ➕

7.       Apri Outlook e verifica le notifiche delle attivit 📬

8.       In Planner, vai su Impostazioni → Notifiche 🔔

9.       Verifica che le attivit siano visibili anche in Microsoft To Do 📲

10.  Crea un attivit di test per verificare la sincronizzazione 🧪

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Inserimento di un nuovo membro nel piano Progetto Formazione Interna

Un nuovo collaboratore HR deve essere aggiunto al piano per gestire i moduli formativi. Il responsabile vuole che il nuovo utente abbia accesso immediato alle attivit , riceva notifiche e sia integrato nei flussi di lavoro.

🔹 Comando: Planner → → Membri → Aggiungi utente
📌 Spiegazione: L utente viene inserito nel piano e pu visualizzare le attivit assegnate.

🔹 Comando: Admin Center → Utenti attivi → Verifica licenza
📌 Spiegazione: Garantisce che l utente abbia i permessi per accedere a Planner.

🔹 Comando: Teams → Canale collegato → Aggiungi membro
📌 Spiegazione: L utente viene incluso nella comunicazione del team e nei file condivisi.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Aggiungi membri

Planner → → Membri

Inserire nuovi utenti nel piano

Crea nuovo piano

Planner → Nuovo piano

Avviare un nuovo progetto

Verifica licenza utente

Admin Center → Utenti attivi

Controllare che l utente abbia accesso a Planner

Aggiungi a Teams

Teams → Gestisci team → Aggiungi membro

Integrare l utente nel canale Teams collegato

Notifiche attivit

Planner → Impostazioni → Notifiche

Attivare/disattivare avvisi via email

Visualizza attivit in To Do

Microsoft To Do → sincronizzazione automatica con Planner

Gestire le attivit anche da dispositivi mobili

Assegna attivit

Planner → Crea attivit → Assegna a...

Delegare compiti specifici

Controlla membri del piano

Planner → → Membri

Verificare chi ha accesso al piano

Apri piano esistente

Planner → Tutti i piani → seleziona piano

Accedere a un piano gi creato

Crea attivit di test

Planner → Nuova attivit → inserisci titolo e assegna membro

Verificare la ricezione delle notifiche

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

🧩 Collaborazione immediata tra membri del team
✅ Assegnazione chiara delle responsabilit
📋 Monitoraggio centralizzato delle attivit
🔄 Integrazione fluida con Teams e Outlook
🔔 Notifiche automatiche per scadenze e aggiornamenti
⏱️ Riduzione dei tempi di onboarding
🔍 Maggiore trasparenza nei progetti condivisi
📱 Accesso mobile tramite Microsoft To Do
📊 Visualizzazione semplificata dello stato di avanzamento
🧩 Migliore coordinamento tra reparti e ruoli aziendali

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE

        Inserimento di nuovi membri nei team di progetto cross-funzionali

Consente di assegnare attivit specifiche e garantire visibilit immediata sulle scadenze e responsabilit .

        Gestione di collaboratori esterni in progetti temporanei

Aggiungerli al piano permette di monitorare il loro contributo e facilitare la comunicazione con il team interno.

        Onboarding operativo di nuovi assunti nei piani attivi

Favorisce l integrazione rapida e strutturata, riducendo il tempo necessario per familiarizzare con i flussi di lavoro.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Quali sono i passaggi per accedere a un piano esistente in Microsoft Planner?

2.       Dove si trova il comando per aggiungere nuovi membri a un piano?

3.       Quali tipi di licenza Microsoft 365 sono necessari per accedere a Planner?

4.       Come si verifica se un utente ha una licenza attiva tramite il portale di amministrazione?

5.       In che modo Planner si integra con Microsoft Teams?

6.       Quali notifiche riceve un utente quando viene assegnato a un attivit ?

7.       Come si gestisce la visibilit delle attivit assegnate in Outlook e To Do?

8.       Quali ruoli Microsoft 365 possono gestire i membri di un piano?

9.       Quali vantaggi comporta l inserimento tempestivo di un nuovo utente nel piano?

10.  Come si pu testare la corretta sincronizzazione tra Planner e le altre app Microsoft 365?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai appreso come aggiungere nuovi membri a un piano di Microsoft Planner, seguendo passaggi operativi dettagliati e utilizzando comandi specifici. Hai esplorato le interazioni con Teams, Outlook e To Do, e compreso l importanza dei ruoli e delle licenze Microsoft 365. Attraverso scenari pratici, hai visto come applicare queste competenze in contesti aziendali reali. I comandi chiave ti permettono di gestire l inserimento in modo efficace e strutturato. I vantaggi per la produttivit evidenziano l impatto positivo sulla collaborazione e sull organizzazione. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite e a verificarne l applicabilit .

 

6. Creazione automatica del gruppo Office 365 alla creazione del piano

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Quando si crea un nuovo piano in Microsoft Planner, dietro le quinte avviene la creazione di un Gruppo di Office 365 (Microsoft 365) dedicato a quel piano, a meno che non si scelga di collegare il piano a un gruppo esistente (caso che tratteremo nel punto 8). La creazione automatica del gruppo un meccanismo fondamentale: Microsoft Planner si appoggia all infrastruttura dei gruppi per gestire utenti e risorse condivise. In pratica, ogni piano  sostenuto da un gruppo Microsoft 365 con lo stesso nome.

Procedura di creazione di un nuovo piano e gruppo: Nell interfaccia di Planner (ad esempio sul web via tasks.office.com o via launcher di Office.com), cliccando  + Nuovo piano , appare una finestra di dialogo in cui si inserisce il nome del piano desiderato. In questa fase, l utente pu anche specificare la privacy (Pubblico o Privato) e, opzionalmente, se usare un gruppo esistente. Se l utente opta semplicemente per Crea piano senza altre specifiche, Planner crea un nuovo gruppo Microsoft 365 con quel nome di piano automaticamente. Questo nuovo gruppo viene generato in Azure Active Directory e configurato con una serie di risorse standard:

  un indirizzo email di gruppo (es. @.onmicrosoft.com);

  una cassetta postale condivisa in Outlook per le conversazioni del gruppo;

  un calendario condiviso del gruppo;

  un sito SharePoint (in particolare, sito Team associato al gruppo) con una libreria documenti;

  un taccuino OneNote condiviso;

  la app Planner (il piano stesso) collegata;

  la possibilit di aggiungere in futuro un Team di Microsoft Teams su quello stesso gruppo (non automatico, ma come opzione per l utente).

Quindi, scegliere Crea piano equivale a fare il provisioning di un intero pacchetto collaborativo. Durante la creazione, Planner potrebbe chiedere conferma dell impostazione di privacy: un piano  Privato  significa che solo i membri invitati potranno accedervi (il gruppo sar privato) mentre un piano  Pubblico  significa che chiunque nell organizzazione pu vedere e richiedere di partecipare (il gruppo sar pubblico). Questa scelta influenza subito il gruppo creato. Dal punto di vista dell utente, la creazione veloce e trasparente: bastano pochi secondi perch il nuovo piano compaia nel Planner Hub e sia pronto all uso. In quei secondi, il sistema ha gi impostato il gruppo sottostante. L utente che ha creato il piano viene automaticamente registrato come proprietario del nuovo gruppo (e del piano), e inizialmente l unico membro finch non ne aggiunge altri.

Un segnale visibile di questa creazione automatica che, se si apre Outlook o la lista dei gruppi aziendali, comparir un nuovo gruppo con lo stesso nome dato al piano. Ad esempio, se creo un piano chiamato  Progetto Alfa , verr generato un gruppo di Office 365 chiamato Progetto Alfa. Si pu infatti andare in Outlook (web o desktop) nella sezione Gruppi e vedere Progetto Alfa elencato; da l possibile accedere alle impostazioni del gruppo o alla posta condivisa.

La creazione automatica del gruppo avviene solo quando si crea un piano ex novo senza specificare un gruppo preesistente. Se invece, al momento di creare il piano, si sceglie l opzione  Aggiungi a un gruppo di Microsoft 365 esistente  e si seleziona un gruppo gi esistente, allora non viene creato un nuovo gruppo (il piano verr ospitato nel gruppo selezionato). Questo scenario verr approfondito nel punto 8, ma vale evidenziare che l opzione esiste per evitare proliferazione inutile di gruppi.

L automatismo semplifica molto l esperienza utente: chi crea un piano non deve preoccuparsi di creare manualmente mailing list, siti o altro Planner fa tutto in un colpo. Tuttavia, questa semplicit ha implicazioni amministrative: ogni piano nuovo implica un nuovo gruppo nel tenant, quindi potenzialmente molti gruppi se gli utenti creano molti piani. Le aziende possono gestire ci ponendo regole: ad esempio, un admin M365 pu limitare la creazione di gruppi a certe persone o abilitare la scadenza automatica dei gruppi inattivi.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Dalla creazione automatica di un gruppo derivano immediate integrazioni con altre applicazioni e servizi Microsoft 365:

  Outlook (Posta di gruppo e contatti): Come detto, la creazione di un piano genera una cassetta postale di gruppo. Ci significa che fin da subito esiste un indirizzo email del gruppo. Qualsiasi email inviata a tale indirizzo (ad esempio ProgettoAlfa@contoso.com) sar recapitata a tutti i membri del gruppo. Si potrebbe usare questo indirizzo per comunicazioni legate al progetto. Inoltre, in Outlook il proprietario pu personalizzare alcune impostazioni del gruppo (foto, descrizione, regole di gestione). Il gruppo appare anche nell elenco globale dei contatti, facilitando l'aggiunta di tutti i membri del piano in cc in un colpo solo se servisse. Conclusione: appena creato il piano, si dispone immediatamente di un canale email dedicato al team di progetto, senza dover configurare manualmente liste di distribuzione.

  SharePoint (File e sito): Il gruppo genera un sito SharePoint collegato. Questo sito (di solito con URL https://.sharepoint.com/sites/NomeGruppo) ha una document library preconfigurata Documenti dove i membri possono caricare file. Nella pratica del piano, se i membri allegano file alle attivit , questi vengono salvati proprio in quella libreria (in una cartella col nome del piano). Inoltre, sul sito c un blocco appunti OneNote del gruppo, utile per prendere note condivise. Tutto ci avviene senza intervento manuale: ad esempio, se nel piano Progetto Alfa allego un file plan.xlsx a un attivit , quel file va a finire nel sito Progetto Alfa su SharePoint, garantendo che tutti gli allegati del piano siano centralizzati e accessibili ai membri. Il sito SharePoint pu anche essere visitato direttamente per aggiungere documenti, creare liste o pagine relative al progetto. Quindi la creazione del piano porta con s un spazio di archiviazione documentale dedicato, integrato con Office (i membri potrebbero co-editare documenti Word/Excel nel sito, paralleli alle attivit Planner).

  OneDrive e Office Online: Anche se non direttamente evidente, i file caricati nel piano (sul sito SharePoint) sono accessibili tramite Office Online agli utenti, e se un membro sincronizza la libreria SharePoint su OneDrive, avr quei file in Esplora File. Questo consente, ad esempio, di collegare documenti di progetto alle attivit e modificarli con Word/Excel online a pi mani, con commenti sul task in Planner correlati.

  OneNote: Ogni gruppo M365 ha un blocco note OneNote iniziale. Planner non lo usa in automatico, ma i membri potrebbero decidere di prendere note di riunione o liste di controllo pi dettagliate e salvarle nel OneNote del gruppo. Ad esempio, nella scheda Blocco note di Teams (se il gruppo ha Team) o via SharePoint, il team trova uno spazio OneNote gi pronto. Questo evita di dover condividere taccuini via email; gi predisposto grazie alla creazione del piano/gruppo.

  Teams: Anche se creare un piano non crea automaticamente un Team di Microsoft Teams, tuttavia c un elevata integrazione potenziale. Poich c un gruppo, possibile in qualsiasi momento creare un Team collegato a quel gruppo (l opzione appare in Teams:  Unisci a un gruppo esistente ). Se si esegue questa azione, il gruppo Progetto Alfa diventa un Team, mantenendo il piano Planner collegato. In pratica, all interno del nuovo Team si potranno aggiungere schede Planner nelle canalizzazioni e i membri potranno chattare nei canali, avendo gi il roster di membri identico al piano. Viceversa, se l organizzazione preferisce partire da Teams, creare un Team (che crea un gruppo) e poi aggiungere Planner, il risultato finale lo stesso. Importante: Teams essendo basato su gruppi M365, riconosce immediatamente i piani Planner associati al gruppo. Di conseguenza, in un canale Teams dedicato al progetto si pu aggiungere la tab Planner selezionando il piano appena creato (lo trova perch nello stesso gruppo). Tutto ci mostra come la creazione del gruppo dietro al piano consente a Teams di agganciare facilmente quell area di lavoro.

  Stream / SharePoint Video / Yammer: Altre app come Yammer possono utilizzare gruppi M365: se, ad esempio, il progetto decidesse di avere una comunit Yammer, si potrebbe connettere al gruppo esistente. Oppure condividere video del progetto via Stream su SharePoint (che salva video nel sito del gruppo). In generale, tutti i servizi che si integrano con i gruppi (Planner, Outlook, SharePoint, Teams, Yammer, Project for the Web, etc.) possono sfruttare il gruppo creato. Ci evita duplicazione: una volta creato, il gruppo un container univoco di persone e risorse.

  Sicurezza e conformit : Dal punto di vista di Azure AD e compliance, ogni nuovo gruppo ha voci di controllo: l admin pu applicare etichette di riservatezza al gruppo, archiviazione legale, criteri di scadenza (ad esempio far scadere i gruppi inattivi dopo X mesi se non rinnovati). Quindi la creazione di un piano attiva anche questi meccanismi amministrativi. Per l utente finale, queste interazioni non sono visibili, ma in background il gruppo appare nel centro amministrativo Microsoft 365 dove pu essere gestito (ad esempio per aggiungere un alias email, cambiare proprietario, recuperare se cancellato, ecc.). Anche l integrazione con Microsoft Graph e PowerShell abilitata: ad esempio, uno sviluppatore potrebbe usare le API Graph per elencare i piani e gruppi creati.

In sintesi, la creazione automatica del gruppo rende un nuovo piano Planner istantaneamente parte dell ecosistema Microsoft 365. Il piano non un elemento isolato: ha gi un contesto di posta, file, note, e pu essere esteso con Teams e altre applicazioni. Questo design integrato uno dei punti di forza di Planner rispetto a soluzioni stand-alone: creare un piano significa essenzialmente creare un spazio di collaborazione multifunzione.

c) RUOLI COINVOLTI

Durante e dopo la creazione automatica del gruppo, entrano in gioco diversi ruoli:

  Utente che crea il piano (Owner iniziale): Chi avvia la creazione del piano attraverso Planner diventa automaticamente il proprietario del nuovo gruppo M365 generato. Questo utente, senza intervento di admin, acquista lo status di proprietario del gruppo e dunque ha privilegi elevati sullo stesso: pu aggiungere/rimuovere membri nel gruppo (anche via Outlook o Teams), cambiare impostazioni del gruppo su Outlook (es. nome, foto, privacy) e naturalmente ha tutti i permessi sul piano Planner corrispondente (gestione attivit , membri, eliminazione piano). Quindi, il ruolo di creatore del piano equivale a Group Owner. In termini di governance, l azienda potrebbe avere regole su chi pu creare gruppi: se tali regole limitano la creazione ai soli admin o certi utenti, di fatto solo quelli potranno creare nuovi piani autonomamente (il resto dovr usare gruppi esistenti). Ma in molti tenant, per impostazione predefinita, tutti gli utenti possono creare gruppi e quindi creare piani, il che conferisce un notevole potere collaborativo alla base utenti.

  Amministratore di Microsoft 365: Gli admin non intervengono direttamente nella creazione, ma definiscono il perimetro. Ad esempio, un Global Admin o un Admin Exchange/Teams pu configurare se i gruppi possono essere creati liberamente. Microsoft 365 fornisce uno script PowerShell per abilitare un Group Creation Restriction che consente solo a un gruppo di sicurezza designato di creare nuovi gruppi. In caso l azienda abbia attivato questa restrizione, se un utente non autorizzato tenta di creare un piano in Planner, l operazione verr bloccata con un messaggio di errore. Perci , il ruolo admin pu decidere chi ha il permesso di generare nuovi piani/gruppi . Inoltre, l admin pu impostare criteri di denominazione per i gruppi: ad esempio aggiungere prefissi o suffissi obbligatori ai nomi dei gruppi creati (questo rifletterebbe sui nomi dei piani). Un altra area di competenza admin: se l azienda usa etichette di riservatezza per i gruppi, la persona che crea il piano potrebbe dover scegliere un etichetta (es. Confidenziale ) durante la creazione. Ma in genere in Planner questa opzione non esposta, pi comune nell interfaccia di creazione sottostante di un gruppo.

  Membri iniziali: All atto della creazione, nessun altro membro viene aggiunto automaticamente al gruppo/piano ad eccezione del creatore. Quindi all inizio i ruoli coinvolti sono solo l owner (creatore) e il resto dell organizzazione come esterni. Il creatore dovr poi aggiungere manualmente i colleghi come membri del gruppo/piano (vedi punto 5). Non c un ruolo di co-creatore a meno che l owner ne aggiunga uno come proprietario in un secondo momento. Vale la pena notare che eventuali amministratori non diventano membri a meno che non si aggiungano o forzino l aggiunta (gli admin globali possono sempre leggere i contenuti in virt dei loro privilegi, ma non compaiono come membri del gruppo di default).

  Visibilit per l organizzazione (ruolo di tutti): Appena creato il gruppo, se  pubblico, ogni utente interno pu vederlo comparire nel proprio directory dei gruppi disponibili. Ad esempio, in Outlook un utente potrebbe vedere Progetto Alfa (Gruppo pubblico) e decidere di esplorarlo. In questo senso, tutti i dipendenti diventano potenziali visitatori. Se il gruppo/piano  privato, invece, nessuno oltre il creatore sa della sua esistenza (finch non vengono aggiunti come membri). Dunque la creazione con privacy pubblica coinvolge indirettamente tutti gli utenti come possibili partecipanti passivi, mentre con privacy privata resta circoscritto.

  Proprietari e membri del gruppo (post-creazione): Una volta creato il piano/gruppo, aggiungendo persone ai ruoli di membri o proprietari, subentrano le stesse figure descritte nel punto 5.c. Cio , avremo potenzialmente pi  Proprietari del gruppo (con pari diritti del creatore) e Membri del gruppo. In fase di creazione iniziale, comunque, c un solo proprietario e zero membri esterni aggiunti.

  Servizi di sistema: Non un ruolo umano, ma va menzionato: la scadenza gruppi  un servizio se attivato dall admin M365, il quale pu marcare un gruppo per l eliminazione se nessuno lo rinnova entro un certo periodo. Quindi, se creato il piano/gruppo e poi abbandonato senza attivit , potrebbe succedere che dopo X mesi il sistema mandi email al proprietario chiedendo Vuoi rinnovare questo gruppo? . Se ignorate, il gruppo (e il piano) verr eliminato automaticamente. Questo uno scenario di governance che coinvolge i proprietari come responsabili di vita del gruppo.

In conclusione, il ruolo chiave in questa fase l utente creatore (owner) e l infrastruttura M365 che fornisce tutte le risorse. L admin pu aver posto vincoli a monte, ma non attivamente coinvolto nel singolo evento di creazione (salvo che lo abbia disabilitato). Dalla prospettiva team, la creazione automatica toglie loro oneri tecnici: non serve chiedere all IT creami un sito, creami una mailing list , il che responsabilizza il team stesso nella gestione collaborativa.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Avvio rapido di un nuovo progetto: Una squadra in azienda decide di utilizzare Planner per gestire un progetto interno (ad esempio organizzare un evento aziendale). Il project manager apre Planner, crea un piano chiamato  Evento 2025  e lo imposta come Privato perch destinato solo al suo team. In pochi secondi, senza alcun intervento IT, viene creato il piano e contestualmente un gruppo Microsoft 365 Evento 2025 . Il team ora ha automaticamente:

a)          un indirizzo email dedicato (Evento2025@azienda.com) da usare per inviare comunicazioni a tutti i membri del progetto in un colpo solo invece di elencarli singolarmente;

b)          uno spazio SharePoint dove caricare la lista degli invitati, i contratti dei fornitori e il programma in un file Excel condiviso;

c)          un blocco note OneNote dove annotare le idee del brain-storming;

d)          la possibilit di aggiungere questo piano come tab in Teams se decidono di aprire anche un canale di chat per il progetto.

Nessuno ha dovuto creare manualmente queste risorse: il team ha ottenuto gratis un ambiente di collaborazione completo semplicemente creando il piano Planner. Questo permette loro di concentrarsi subito sulle attivit dell evento, piuttosto che su configurazioni tecniche. Nel contempo, l IT tranquilla perch il gruppo tracciato e governato centralmente (il progetto rientra nelle policy generali del tenant).

  Iniziativa aziendale trasversale (piano pubblico): La direzione lancia un iniziativa di knowledge sharing aperta a tutti i dipendenti, per cui crea un piano Planner chiamato  Idea Lab Aziendale , impostandolo come Pubblico. Planner crea automaticamente il gruppo Idea Lab Aziendale (pubblico). Ora quel gruppo visibile in Outlook e in Planner a chiunque. La direzione magari all inizio non aggiunge nessuno in particolare, ma annuncia via comunicazione interna che il gruppo/piano esiste e invita le persone a unirsi liberamente per condividere idee. Grazie al fatto che il gruppo pubblico, ogni dipendente pu autonomamente cercare Idea Lab in Planner e aprire il piano. Se interessato, cliccher  Partecipa al gruppo e diventer membro. Inoltre, il fatto di avere un gruppo significa che:

a)          esiste una mailing list Idea Lab Aziendale  dove chiunque pu inviare un idea via email che verr recapitata a tutti i membri iscritti (alternativo o complementare all uso di Planner stesso);

b)          sul sito SharePoint associato i partecipanti possono raccogliere documentazione, articoli o prototipi relativi alle idee discusse;

c)          si pu decidere di attivare un Team di Teams su questo gruppo se servisse chat in tempo reale per i brainstorm;

d)          l admin IT pu applicare un etichetta Interno - Condivisibile a questo gruppo per marcare che i suoi contenuti non devono uscire dall azienda.

L esempio mostra come un piano ben pubblicizzato pu diventare un hub di collaborazione spontanea supportato dall infrastruttura M365. Senza la creazione automatica del gruppo, l organizzatore avrebbe dovuto richiedere vari asset (una mailing list, un sito SharePoint, ecc.) e perdere tempo prezioso; con Planner tutto immediato e integrato, abbassando la barriera per iniziative cross-organizzative.

  Progetto con necessit di repository centralizzato: Un team di sviluppo software adotta Planner per seguire le attivit DevOps. Creando il piano  Sviluppo Prodotto X , ottengono un gruppo M365. Questo risulta utile perch , oltre alle task di sviluppo su Planner, possono usare il sito SharePoint del gruppo per archiviare specifiche, manuali e build del software in modo centralizzato e con le giuste autorizzazioni (solo i membri del team vi accedono, essendo un gruppo privato). Inoltre, integrano il calendario del gruppo con la pianificazione delle sprint: ogni sprint viene annotata come evento sul calendario condiviso. In riunioni tecniche, aprono il OneNote del gruppo per prendere appunti che rimangono disponibili a tutti senza doverli inviare dopo. Quest uso combinato garantisce che il piano Planner non sia solo un elenco di cose da fare, ma faccia parte di un ecosistema unificato dove attivit , documenti e comunicazioni vivono insieme. In pratica, il gruppo M365 creato da Planner funge da repository unificato per il progetto di sviluppo.

  Conformit e governance: Un esempio dal lato IT: l azienda si accorge di avere tantissimi gruppi creati dagli utenti, alcuni potenzialmente duplicati o inutilizzati. Indagando, scopre che molti derivano da piani Planner creati e poi abbandonati. Per gestire questo, l IT abilita la scadenza automatica dei gruppi: imposta che dopo 6 mesi il gruppo deve essere rinnovato oppure viene cancellato (soft-delete). Cos un utente che ha creato un piano Planner ricever una notifica dopo 6 mesi: Il gruppo del tuo piano sta per scadere, vuoi rinnovarlo? . Se il progetto ancora attivo, il proprietario rinnova con un clic e continua. Se invece il progetto concluso e il piano non serve pi , magari il proprietario ignora l email, e dopo qualche promemoria il gruppo (e quindi piano) viene eliminato. Tuttavia, immaginiamo che un mese dopo l eliminazione qualcuno si renda conto di aver perso l accesso ad alcuni file importanti del progetto. Fortunatamente, l admin pu recuperare il gruppo eliminato entro 30 giorni dal centro di amministrazione. Ci ripristina anche il piano Planner correlato. Questo scenario illustra che, grazie al fatto che Planner appoggia i gruppi, l azienda pu sfruttare gli strumenti di governance (scadenze, recupero, audit) sui piani utente senza gestirli uno ad uno manualmente. un esempio di come la creazione automatica del gruppo porti benefici non solo ai team operativi ma anche alla gestione del ciclo di vita delle risorse collaborative in modo scalabile.

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo di questo esercizio comprendere il funzionamento della creazione automatica del gruppo Microsoft 365 quando si crea un nuovo piano in Microsoft Planner. L utente imparer a riconoscere le implicazioni di questa funzionalit , i ruoli coinvolti e le interazioni con altre app come Outlook, Teams, SharePoint e OneNote. Verranno illustrati i passaggi per creare un piano, verificare la generazione del gruppo e sfruttarne i vantaggi collaborativi. L esercizio include scenari aziendali reali, comandi chiave, vantaggi per la produttivit e domande di autovalutazione. L obiettivo finale permettere all utente di utilizzare Planner in modo integrato e consapevole, migliorando la gestione dei team e dei progetti.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Creazione del piano e generazione del gruppo Microsoft 365

1.       Accedi a https://tasks.office.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2.       Clicca su Planner nella dashboard di Microsoft 365 🧭

3.       Seleziona  Nuovo piano  ➕

4.       Inserisci il nome del piano (es. Progetto Marketing Q4 ) 🏷️

5.       Scegli la privacy del piano: Pubblico o Privato 🔒

6.       Clicca su  Crea piano  per confermare ✅

7.       Attendi la creazione automatica del piano e del gruppo associato ⏳

8.       Verifica che il gruppo sia visibile in Outlook (barra laterale sinistra) 📬

9.       Controlla la creazione automatica del sito SharePoint e del blocco OneNote 📁

10.  Apri Microsoft Teams e verifica se il gruppo disponibile per l aggiunta 🔄

Esplorazione delle app collegate al gruppo 👥

1.       Apri Outlook → Gruppi → seleziona il gruppo appena creato 📬

2.       Visualizza la posta condivisa e il calendario del gruppo 📅

3.       Accedi al sito SharePoint generato automaticamente 🌐

4.       Verifica la presenza della raccolta documenti e delle pagine del team 📄

5.       Apri OneNote → seleziona il blocco appunti del gruppo 📓

6.       Crea una sezione per il progetto e condividila con i membri ✍️

7.       Apri Teams → clic su  Aggiungi team  →  Da gruppo esistente  🧩

8.       Seleziona il gruppo appena creato per trasformarlo in team 💬

9.       Aggiungi canali e schede per Planner, File e Note 📌

10.  Verifica che tutti i membri del piano siano sincronizzati nel team 👥

Ruoli coinvolti e gestione del gruppo 🔄

1.       Accedi al portale di amministrazione: https://admin.microsoft.com 🛠️

2.       Vai su  Gruppi  →  Gruppi Microsoft 365  📋

3.       Cerca il nome del gruppo creato con il piano 🔍

4.       Verifica i membri e i proprietari del gruppo 👤

5.       Aggiungi o rimuovi membri direttamente dal portale ➕

6.       Controlla le impostazioni di condivisione e privacy 🔐

7.       Verifica la sincronizzazione con Azure Active Directory 🔄

8.       Apri Planner → clic su   →  Membri  per gestire i partecipanti 👥

9.       Controlla che ogni modifica si rifletta nel gruppo Microsoft 365 🔁

10.  Testa la collaborazione tra Planner, Outlook, Teams e SharePoint 🧪

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Creazione di un piano per il lancio di un nuovo prodotto

Il team marketing crea un piano Planner per coordinare il lancio del prodotto. Alla creazione del piano, viene generato automaticamente un gruppo Microsoft 365 che include posta condivisa, calendario, sito SharePoint e blocco OneNote.

🔹 Comando: Planner → Nuovo piano → inserisci nome → crea piano
📌 Spiegazione: Il gruppo Microsoft 365 viene creato automaticamente e include strumenti collaborativi.

🔹 Comando: Outlook → Gruppi → seleziona gruppo → visualizza calendario
📌 Spiegazione: Il team pu pianificare eventi e scadenze condivise.

🔹 Comando: Teams → Aggiungi team da gruppo esistente
📌 Spiegazione: Il gruppo viene trasformato in team per facilitare la comunicazione e l accesso a Planner.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Crea nuovo piano

Planner → Nuovo piano

Avvia un piano e genera automaticamente un gruppo Microsoft 365

Visualizza gruppo in Outlook

Outlook → Gruppi → seleziona gruppo

Accedi a posta, calendario e file condivisi

Accedi al sito SharePoint

SharePoint → Gruppi → seleziona sito

Gestione documenti e pagine del team

Apri blocco OneNote del gruppo

OneNote → Blocchi condivisi

Note collaborative per il piano

Crea team da gruppo esistente

Teams → Aggiungi team → Da gruppo esistente

Trasforma il gruppo in team per integrare Planner

Gestione membri del gruppo

Admin Center → Gruppi Microsoft 365

Aggiunta/rimozione membri e configurazione privacy

Gestione membri del piano

Planner → → Membri

Sincronizzazione con il gruppo Microsoft 365

Verifica sincronizzazione

Admin Center → Azure AD

Controllo coerenza tra utenti e gruppi

Aggiungi canali e schede in Teams

Teams → Team → Aggiungi canale/scheda

Personalizzazione dell ambiente di lavoro

Crea attivit in Planner

Planner → Nuova attivit → assegna a membri

Avvio operativo del piano

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

🧩 Creazione automatica di strumenti collaborativi
✅ Sincronizzazione immediata tra Planner e Microsoft 365
📋 Accesso centralizzato a posta, file e calendario
🔄 Integrazione fluida con Teams, Outlook e SharePoint
🔔 Notifiche automatiche per attivit e riunioni
⏱️ Risparmio di tempo nella configurazione dei team
🔍 Maggiore trasparenza nella gestione dei progetti
📱 Accesso mobile a tutti gli strumenti del gruppo
📊 Coordinamento semplificato tra reparti
🧩 Riduzione degli errori nella gestione dei membri

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE

        Avvio di un nuovo progetto interdipartimentale

La creazione del piano genera automaticamente un gruppo con strumenti condivisi, facilitando la collaborazione tra reparti.

        Gestione di eventi aziendali

Il gruppo creato con il piano consente di coordinare attivit , inviti, documenti e comunicazioni in un unico spazio.

        Supporto a team temporanei o task force

Planner e il gruppo associato offrono un ambiente pronto all uso per gestire attivit urgenti o progetti a breve termine.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Cosa accade automaticamente quando si crea un nuovo piano in Planner?

2.       Quali strumenti vengono generati insieme al gruppo Microsoft 365?

3.       Come si accede al gruppo creato da Planner in Outlook?

4.       In che modo SharePoint collegato al piano?

5.       Come si trasforma un gruppo in un team di Microsoft Teams?

6.       Quali ruoli possono gestire i membri del gruppo?

7.       Dove si verifica la presenza del gruppo in Microsoft 365 Admin Center?

8.       Come si sincronizzano i membri tra Planner e il gruppo?

9.       Quali vantaggi offre la creazione automatica del gruppo?

10.  In quali scenari aziendali utile questa funzionalit ?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato che alla creazione di un piano in Microsoft Planner viene generato automaticamente un gruppo Microsoft 365, completo di strumenti collaborativi come Outlook, SharePoint, OneNote e Teams. Hai seguito i passaggi per creare un piano, esplorare le app collegate e gestire i membri. Hai compreso i ruoli coinvolti e le implicazioni operative, con particolare attenzione alla sincronizzazione tra Planner e il gruppo. Gli scenari aziendali ti hanno mostrato come applicare questa funzionalit in contesti reali. I comandi chiave ti permettono di agire in modo efficace e strutturato. I vantaggi per la produttivit e le domande di autovalutazione consolidano le competenze acquisite.

 

7. Cancellazione del gruppo 365 e del piano Planner

Immagine che contiene testo, diagramma, Carattere, schermata Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

La cancellazione (o eliminazione) di un piano in Microsoft Planner pu riferirsi a due azioni correlate ma distinte:

1.    Eliminare il piano in s cio rimuovere la bacheca di Planner e tutte le sue attivit .

2.    Eliminare il gruppo Microsoft 365 associato il che comporta la cancellazione non solo del piano, ma anche di tutte le risorse collegate (email, sito SharePoint, ecc.).

Bisogna distinguere i due concetti: possibile eliminare un piano mantenendo vivo il gruppo, oppure eliminare l intero gruppo (che implica anche la sparizione del piano).

Eliminazione di un piano (senza eliminare il gruppo): Microsoft Planner permette ai proprietari di piano di cancellare un piano tramite l interfaccia di Planner. Dall elenco dei propri piani, occorre:

  Aprire il piano in questione.

  Cliccare sui   (Altre azioni) accanto al nome del piano.

  Scegliere  Dettagli piano  dal menu a tendina.

  Nel pannello dei dettagli del piano, cliccare di nuovo   e selezionare  Elimina piano .

  Apparir una finestra di conferma che spiega che l eliminazione permanente. Occorre confermare (spesso spuntando una casella Comprendo che sar permanente ) e poi premere EliminaUna volta confermata, il piano viene cancellato definitivamente. Tutte le attivit , i bucket e i contenuti del piano vengono eliminati in modo irreversibile. Infatti, Planner non offre una funzione di recupero per i piani eliminati: se si cancella per sbaglio, non c un cestino specifico di Planner per ripristinarlo. L unico modo per riaverlo sarebbe recuperare l intero gruppo tramite admin (vedi pi avanti) o ricreare manualmente le attivit .

Importante: in passato, eliminare un piano comportava automaticamente l eliminazione del gruppo collegato. Oggi non pi cos : eliminando il piano, il gruppo resta intatto. Ci significa che tutti gli altri asset (file, email ecc.) rimangono al loro posto, e i membri rimangono membri del gruppo. In particolare, se quel gruppo aveva altri piani (ricordiamo che un gruppo pu contenere pi piani Planner), essi rimangono funzionanti. Anche se il piano eliminato era l unico piano del gruppo, il gruppo continua ad esistere; semplicemente, ora un gruppo senza pi piani Planner (potrebbe essere convertito in un Team di Teams, o usato solo per email/sharepoint, se si vuole).

Eliminazione del gruppo (e quindi del piano): Se si desidera cancellare anche il gruppo e ogni sua risorsa, occorre procedere a eliminare il gruppo stesso. Questo di solito si fa da Outlook (per i proprietari) o dal Centro di amministrazione M365 (per gli amministratori).

In Outlook, un proprietario del gruppo pu :

  Andare nella sezione Gruppi in Outlook, selezionare il gruppo desiderato.

  Cliccare  Modifica gruppo .

  Nella schermata di modifica, scegliere  Elimina gruppo  e confermare che si vuole eliminare anche tutto il contenuto associato (Outlook chiede di spuntare delle caselle per confermare che si consapevoli della cancellazione di conversazioni, file, ecc.).

  Confermare l operazione.

Eliminando un gruppo Microsoft 365, il sistema cancella:

  la cassetta postale del gruppo (conversazioni email).

  il calendario del gruppo.

  il sito SharePoint del gruppo (file, pagine, OneNote).

  e tutti i piani Planner associati a quel gruppo.

Quindi, in questa modalit , il piano sparir perch il suo contenitore primario (il gruppo) stato rimosso. A differenza dell eliminazione del solo piano, l eliminazione del gruppo recuperabile entro 30 giorni: la piattaforma fa una soft-delete del gruppo, consentendo agli admin di ripristinarlo se necessario. Se ripristinato, torna anche il piano con le sue attivit . Questo pu essere un salvagente se un gruppo/piano stato eliminato per errore o prematuramente.

Procedimento inverso di creazione gruppo -> cancellazione: Nel contesto dei nostri punti, spesso il punto 7 viene inteso come operazione inversa del punto 6: ovvero, dopo aver visto come si crea automaticamente un gruppo con un piano, qui vediamo come eventualmente cancellarlo. Il procedimento inverso significa: se ho un piano che ha generato un gruppo, per eliminarlo completamente dovr prima cancellare il piano (se voglio eliminare solo quello) e poi decidere se eliminare anche il gruppo. Oppure direttamente eliminare il gruppo (che internamente eliminer anche il piano).

Riassumendo:

  Per eliminare solo il piano: usare l opzione in Planner. Risultato: piano e attivit sparite per sempre; il gruppo rimane (con eventuali file ed email ancora accessibili ai membri).

  Per eliminare anche il gruppo: usare l opzione in Outlook o Admin Center. Risultato: tutto il pacchetto gruppo+piani viene eliminato, ma con possibilit di recovery entro 30 gg. (Trascorsi i 30 giorni, il gruppo viene permanentemente rimosso dal sistema).

Nascondere un piano invece di eliminarlo: Se si vuole semplicemente archiviare il piano senza cancellare i dati, attualmente Planner non offre una funzione di archiviazione (una mancanza notoria). Un workaround possibile  nascondere il piano dalla vista personale: in Planner Hub, si pu fare clic su ... sul piano e scegliere  Nascondi . Questo toglie il piano dall elenco I miei piani dell utente, riducendo il disordine, ma non lo elimina per nessuno. Chiunque abbia il link o cercando tra Altri piani pu comunque riaprirlo. Nascondere utile quando un progetto finito ma si vuole conservare lo storico: il piano non d fastidio alla vista quotidiana, ma rimane recuperabile. Tuttavia, se molti membri lo nascondono, il piano pu cadere nel dimenticatoio se nessuno lo tiene in evidenza. L alternativa l esportazione: prima di eliminare un piano, i proprietari possono esportare le attivit in Excel tramite l apposita funzione, cos da avere un backup dei dati principali.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

La cancellazione di un piano o di un gruppo ha effetti su tutte le app integrate:

  Outlook: Se si elimina solo il piano Planner, la parte Outlook (gruppo) rimane. Gli utenti potrebbero ancora utilizzare la mailing list del gruppo, ma magari senza il contesto del piano. Ad esempio, il gruppo Outlook Progetto Alfa rimane attivo con i suoi messaggi, ma i membri potrebbero chiedersi perch il piano Planner non c pi . Se invece si elimina il gruppo via Outlook, quell azione cancella anche la cassetta postale del gruppo. Ci implica che tutte le conversazioni e gli eventuali appuntamenti nel calendario di gruppo scompaiono. Outlook rimuove il gruppo dall elenco dei gruppi dell utente. Gli utenti che avevano le conversazioni archiviate nella propria casella (se si erano iscritti al gruppo) vedranno quei messaggi rimossi (in realt come se venissero bloccati con l icona di gruppo eliminato). Comunque, Outlook consente il recover lato admin: entro 30 gg un admin Exchange pu ripristinare la mailbox di gruppo e rilegare di nuovo tutto.

  Teams: Se il gruppo era connesso a Teams, eliminare il gruppo equivaler a eliminare il Team in Teams (tutti i canali, messaggi chat, file). Questo pu essere traumatico se non previsto. Se invece si elimina solo il piano Planner, ma si lascia il gruppo/Team, allora in Teams succede che la scheda Planner eventualmente inserita in un canale mostrer un errore (piano non trovato) oppure verr rimossa. I file e le chat del Team restano intatti. Quindi, ad esempio, se un team di Teams aveva un canale con il tab Tasks (che puntava al piano Planner), cancellare il piano far sparire quel tab (o renderlo non funzionante). Il Team per pu continuare a esistere e magari decidere di creare un nuovo piano o usare altri strumenti.

  SharePoint: Alla cancellazione del solo piano, la document library SharePoint del gruppo non viene toccata. Quindi i file allegati alle attivit restano nel sito. Questo cruciale: se qualcuno volesse recuperare file di un progetto, li trover ancora sul sito del gruppo anche dopo che il piano stato rimosso. Se invece viene eliminato l intero gruppo, il sito SharePoint viene messo in uno stato di eliminazione (spostato nel cestino dei siti per un periodo di retention, tipicamente 30 giorni). I file diventano inaccessibili per gli utenti (perch il sito non pi disponibile). Un admin SharePoint potrebbe recuperare il sito finch il gruppo recuperabile. Passato il periodo, il sito e file saranno cancellati definitivamente. Da notare: se si avevano file importanti legati al progetto, conviene assicurarsi di averli copiati altrove prima di eliminare il gruppo, oppure fare affidamento sulla possibilit di restore a breve termine.

  OneNote: Simile a SharePoint: il blocco note di gruppo (che risiede su SharePoint) resta se solo il piano cancellato, viene rimosso se il gruppo cancellato.

  To Do: Se un piano viene eliminato, gli utenti assegnatari di task di quel piano li vedranno scomparire dalla lista  Assegnate a me  in To Do. Potrebbe essere un po disorientante ( avevo 5 task, ora ne vedo solo 2 ). D altra parte, significa che non devono pi occuparsi di quelle (perch il progetto chiuso). Non c una notifica esplicita in To Do della cancellazione: i task semplicemente spariscono. Questo avviene perch dietro le quinte quei task vengono segnati come non esistenti pi . Quindi l integrazione To Do-Planner riflette la rimozione immediatamente.

  Power BI / Reporting: Alcuni utenti usano le API Planner o esportazioni per tenere report sullo stato delle attivit . Se un piano eliminato, qualsiasi feed o dashboard collegato a quell ID di piano restituir errore o dati vuoti. Bisogna fare pulizia anche a livello di reportistica per evitare metriche dimezzate (ad esempio, 0 attivit in corso perch il piano non c proprio pi , non perch tutte complete).

  Graph API: Qualsiasi applicazione custom integrata (Power Automate flows, app via Graph) che puntava al piano o al gruppo, dovr gestire la sua scomparsa. Ad esempio, se c era un Flow che all evento di completamento di un task aggiungeva una riga in Excel, con il piano inesistente il trigger non scatta pi .

In generale, la cancellazione di piani e gruppi un operazione che chiude l area di lavoro collaborativo, quindi tutte le app collegate cessano di avere quell area disponibile.

c) RUOLI COINVOLTI

Chi ha la facolt di eliminare piani o gruppi, e chi ne subisce gli effetti?

  Proprietario del piano/gruppo: Solitamente, solo i proprietari possono eliminare un piano. Se si apre Planner come un membro non proprietario, l opzione Elimina piano potrebbe non comparire affatto. Questo vale soprattutto per piani privati (l eliminazione riservata ai proprietari del gruppo). In piani pubblici, dai documenti risulta che i membri possono eliminare il piano, ma un dettaglio particolare: normalmente, logisticamente il proprietario che compie l azione. Indipendentemente, chi esegue l eliminazione da Planner deve essere conscio della portata: c una casella da spuntare affermando di capire che i dati andranno persi. Il proprietario che elimina il piano spesso anche colui che ne aveva la responsabilit , quindi logico sia il ruolo designato per questa decisione.

  Membri del piano: I normali membri in genere non possono eliminare il piano (specie se privato). Possono per  abbandonare il piano per conto proprio (uscire dal gruppo) se non vogliono pi esserne coinvolti. L abbandono non lo cancella per gli altri, ma rimuove l utente dalla membership. In un piano pubblico, se per assurdo un membro potesse eliminarlo, quell azione impatterebbe tutti gli altri membri scenario inusuale in termini di permessi (sarebbe come permettere a ogni membro di un progetto di cancellare l intero progetto; per questo di solito serve essere proprietari).

  Amministratore IT: Un admin globale di Microsoft 365 ha pieni poteri: tramite PowerShell o Admin Center pu cancellare gruppi a volont , anche se non ne membro. Ad esempio, se rileva un gruppo/piano creato erroneamente o per motivi di sicurezza vuole rimuoverlo, pu farlo. Pu anche intervenire se il proprietario ha lasciato l azienda: se un gruppo/piano risulta orfano (senza proprietari perch magari l utente creatore stato disabilitato), un admin pu assegnarsi come proprietario o eliminarlo direttamente. In pi , come detto, l admin pu  recuperare un gruppo eliminato entro 30 giorni. Questo un privilegio tipicamente di amministrazione (i proprietari tramite interfaccia utente non hanno un pulsante ripristina , devono chiedere all IT). Dunque l admin entra in gioco come garante: pu annullare la cancellazione se necessario, o consolidare gli asset (es: cancella deliberatamente gruppi/piani obsoleti come parte di una pulizia periodica).

  Utenti finali (non membri): Se un piano viene eliminato ma un utente non ne faceva parte, pu darsi che non noti nulla. Tuttavia, se il piano era pubblico e quell utente ci curiosava (visitatori), non lo trover pi disponibile. Ad esempio, Mario non era membro ma ogni tanto guardava il piano pubblico Statistiche mensili ; se viene cancellato, Mario non lo vede pi nel Planner Hub. Non avendo ruolo attivo, non pu fare niente al riguardo. Potrebbe contattare il proprietario chiedendo che fine ha fatto quel piano? .

  Ospiti esterni: Se c erano guest nel gruppo/piano, eliminarlo li rimuove dalla collaborazione. Non avendo spesso visibilit di tutti i canali (es. il guest non vede il centro di amministrazione), spetter ai proprietari comunicare loro abbiamo chiuso il progetto e rimosso il piano .

  Assegnatari delle attivit : Questo un sottoruolo: persone a cui erano assegnati task nel piano. Quando il piano sparisce, di colpo perdono quei compiti dall elenco personale. Un buon proprietario, prima di eliminare il piano, dovrebbe notificare al team che sta per farlo specialmente se alcune attivit sono ancora in corso. Ad esempio:  Abbiamo completato il progetto X, quindi eliminer il piano su Planner; assicuratevi di aver copiato altrove eventuali dati che vi servono entro venerd . Questo d la possibilit agli assegnatari di controllare di non avere niente di pendente. Dunque, da un punto di vista di ruoli, c una responsabilit comunicativa del proprietario verso i membri e assegnatari.

Riassunto permessi:

  Eliminazione piano da Planner: proprietario di piano (gruppo) o amministratore.

  Eliminazione gruppo (con piano) da Outlook/Admin: proprietario di gruppo o amministratore.

  Recupero entro 30g: solo amministratore (global admin o tramite ticket).

d) Esempi concreti di applicazione aziendale

  Chiusura di un progetto completato: Un team ha portato a termine con successo il Progetto Alfa. Hanno utilizzato Planner intensamente durante il progetto. Una volta concluso, il project manager (proprietario del piano) decide di fare pulizia . Prima esporta in Excel l elenco delle attivit completate, come archivio storico, e salva eventuali report finali nel SharePoint del gruppo. Poi, comunica al team che rimuover il piano. Siccome il gruppo conteneva solo quel progetto, sceglie di eliminare direttamente l intero gruppo per chiudere definitivamente il workspace. Apre Outlook, trova il gruppo Progetto Alfa , e clicca Elimina gruppo, confermando la cancellazione completa. In pochi secondi, n il piano Planner n il gruppo figurano pi tra le risorse attive. Le conversazioni email interne del progetto spariscono da Outlook (a meno dei messaggi eventualmente archiviati nelle mailbox individuali), e il sito SharePoint con i file del progetto finisce nel cestino dei siti (recuperabile per 30 gg). Questo esempio evidenzia la fase di dismissione di un progetto: la cancellazione libera spazio e riduce il clutter nell elenco dei piani attivi di Planner, e garantisce che non rimanga un gruppo orfano inutilizzato. Dal punto di vista dei membri, ognuno aveva nascosto o archiviato i propri elementi; tutti sapevano che il piano sarebbe stato chiuso, quindi non ci sono sorprese. L IT apprezza quando i proprietari archiviano i progetti finiti, perch riduce la quantit di dati vivi da gestire (tenendo comunque i backup per necessit storiche).

  Eliminazione accidentale e recupero: Supponiamo che per errore un proprietario di piano esegua una cancellazione non voluta. Ad esempio, Anna proprietaria del piano "Marketing Q3 2025", che collegato a un gruppo. Voleva solo rimuovere il piano dal suo elenco (magari perch Q3 finito e sta creando Q4), e pensa che Elimina piano serva a nasconderlo. Clicca quindi Elimina piano e conferma distrattamente. Immediatamente si rende conto che ha perso tutte le attivit e i dati del trimestre precedente. Panico! Anche i suoi colleghi vedono sparire storia e completamenti. Anna contatta l IT. L IT purtroppo non pu recuperare un piano singolo eliminato, perch Planner non ha quell opzione. Tuttavia, fortunatamente il gruppo collegato esiste ancora (non stato toccato). L IT ha un idea: sfruttando le API Graph o Powershell, prova a vedere se le attivit siano recuperabili da qualche log, ma non c nulla di ufficiale. Allora opta per un workaround: recupera i dati dall export Excel automatico quotidiano (se esiste) o dalla cache del browser. In generale per , in un caso del genere, i dati delle task sono persi per sempre, a meno di backup di terze parti. Questo esempio (disgraziato) sottolinea l importanza di capire i ruoli: i proprietari devono agire con cautela su Elimina piano e idealmente l IT dovrebbe formare gli utenti o implementare strumenti di backup per Planner, visto che nativamente non c il recycle bin. Purtroppo Anna ha imparato a sue spese la differenza tra nascondere e eliminare.

  Rimozione di un piano ma conservazione del team: Un reparto aziendale ha un Team di Microsoft Teams chiamato Team Vendite che attivo con canali e file. In uno dei canali avevano aggiunto un tab Planner per le attivit mensili. Dopo un po di tempo, decidono di smettere di usare Planner in quel canale perch passano a un altro tool. Il proprietario del Team (che proprietario del gruppo) va in Planner e individua il piano corrispondente (che avr il nome tipo Team Vendite Canale Generale se creato automaticamente via Teams). Decide di eliminare solo il piano per non confondere: accede a Planner web, trova "Team Vendite ...", lo elimina come piano. Il risultato: nel Team di Teams, la scheda Planner ora vuota (o rimossa). Ma il Team continua a funzionare con chat e file. Il gruppo M365 Team Vendite ovviamente resta intatto. Nessuna altra risorsa toccata. Questo esempio mostra l eliminazione di un piano come rimozione di una funzionalit  in un contesto pi ampio: il reparto mantiene il suo spazio Teams e SharePoint, semplicemente ha deciso di spegnere la parte Planner. In futuro, se volessero di nuovo un tab Planner, potrebbero crearne uno nuovo su quel gruppo. In questo scenario importante che il proprietario del Team fosse a conoscenza che eliminando il piano non perdeva nulla d altro. E infatti cos stato: i documenti e la posta rimangono, solo le attivit (gi abbandonate) vengono tolte di mezzo.

  Consolidamento dei gruppi duplicati: Per errore, due piani vengono creati per scopi simili, generando due gruppi separati che poi l azienda realizza essere ridondanti. Ad esempio, esiste un piano Ricerca di Mercato e un altro Market Research creati da due colleghi diversi, ma in realt riguardano lo stesso progetto (uno l ha creato in italiano, l altro in inglese). Dopo aver scoperto la duplicazione, decidono di unire gli sforzi. Copiano tutte le attivit dal piano Market Research dentro Ricerca di Mercato (operazione manuale o usando la funzione Copia attivit  di Planner). Una volta verificato che tutto consolidato in un unico piano, uno dei due (proprietario) elimina il piano duplicato ormai svuotato. Resta per un problema: ora c un gruppo M365 in pi senza piano associato (il gruppo di Market Research ). Per evitare confusione, il proprietario o meglio ancora un admin se i proprietari non curano elimina anche quel gruppo Market Research dall organizzazione, in quanto non serve pi . Questo caso pratico mostra come talvolta la cancellazione serve a snellire l ambiente da contenitori inutili. L IT magari esegue periodicamente controlli e trova gruppi senza contenuti se non un proprietario, e chiede ti serve ancora? . Se la risposta no, procede con l eliminazione. Questo aiuta a mantenere ordinata la lista dei gruppi e dei piani disponibili per gli utenti, evitando duplicati e confusione.

 

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo comprendere come avviene la cancellazione di un piano in Microsoft Planner e la conseguente eliminazione del gruppo Microsoft 365 associato. L utente imparer a distinguere tra la rimozione del piano e la cancellazione completa del gruppo, comprendendo le implicazioni su Outlook, Teams, SharePoint e OneNote. Verranno illustrati i ruoli coinvolti, i comandi da utilizzare e le precauzioni da adottare per evitare la perdita accidentale di dati. L esercizio include scenari aziendali reali, vantaggi per la produttivit e domande di autovalutazione. L obiettivo finale fornire all utente le competenze per gestire in modo sicuro e consapevole la chiusura di piani e gruppi in ambienti collaborativi.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Rimozione del piano da Planner 🧭

1.       Accedi a https://tasks.office.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2.       Clicca su Planner nella dashboard di Microsoft 365 🧭

3.       Seleziona il piano che desideri rimuovere 📋

4.       Clicca su   accanto al nome del piano ⋯

5.       Seleziona  Aggiungi a preferiti  per rimuoverlo dalla vista principale (opzionale) ⭐

6.       Per eliminarlo definitivamente, apri Outlook Web App 📬

7.       Vai su Gruppi → seleziona il gruppo associato al piano 📂

8.       Clicca su  Impostazioni  →  Modifica gruppo  ⚙️

9.       Clicca su  Elimina gruppo  e conferma l operazione 🗑️

10.  Il piano e tutte le risorse collegate verranno eliminate definitivamente ❌

Verifica delle app collegate al gruppo 👥

1.       Apri Outlook → Gruppi → seleziona il gruppo eliminato 📬

2.       Verifica che la posta condivisa e il calendario non siano pi accessibili 📅

3.       Accedi a SharePoint → controlla che il sito del gruppo sia stato rimosso 🌐

4.       Apri OneNote → verifica che il blocco appunti del gruppo non sia pi disponibile 📓

5.       In Teams, controlla se il team collegato stato rimosso 💬

6.       Se il team ancora visibile, rimuovilo manualmente da Gestione team 🧩

7.       Accedi al portale di amministrazione: https://admin.microsoft.com 🛠️

8.       Vai su  Gruppi Microsoft 365  → verifica che il gruppo non sia pi presente 🔍

9.       Controlla in Azure Active Directory per eventuali sincronizzazioni residue 🔄

10.  Verifica che i file del gruppo non siano pi accessibili da OneDrive 📁

Ruoli coinvolti e autorizzazioni necessarie 🔄

1.       Solo i proprietari del gruppo possono eliminarlo da Outlook o Admin Center 👤

2.       Gli amministratori IT possono forzare la cancellazione da Microsoft 365 Admin 🛠️

3.       I membri del piano non possono eliminare il gruppo, solo visualizzarlo 👥

4.       Accedi al portale di amministrazione: https://admin.microsoft.com 🔐

5.       Vai su  Utenti attivi  → verifica i ruoli assegnati agli utenti 👓

6.       Controlla i permessi di gestione dei gruppi in Azure AD 🔧

7.       In Outlook, solo i proprietari vedono l opzione Elimina gruppo 🗑️

8.       In Teams, solo gli owner possono rimuovere un team collegato 🔒

9.       Verifica che la cancellazione sia conforme alle policy aziendali 📜

10.  Documenta l eliminazione per motivi di audit o backup 📝

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Chiusura di un progetto completato e rimozione del gruppo associato

Il team IT ha completato il progetto Migrazione Infrastruttura e desidera eliminare il piano Planner e tutte le risorse collegate per evitare confusione e liberare spazio.

🔹 Comando: Outlook → Gruppi → seleziona gruppo → Impostazioni → Elimina gruppo
📌 Spiegazione: Questa azione rimuove il piano Planner e tutte le app collegate (posta, file, calendario).

🔹 Comando: SharePoint → verifica rimozione sito del gruppo
📌 Spiegazione: Conferma che i documenti e le pagine del progetto non siano pi accessibili.

🔹 Comando: Admin Center → Gruppi Microsoft 365 → verifica eliminazione
📌 Spiegazione: Garantisce che il gruppo sia stato rimosso anche a livello amministrativo.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Elimina gruppo

Outlook Web App → Gruppi → Impostazioni → Elimina gruppo

Rimuove il gruppo e tutte le risorse collegate

Verifica gruppo

Admin Center → Gruppi Microsoft 365

Controlla la presenza o eliminazione del gruppo

Rimozione team collegato

Teams → Gestione team → Rimuovi team

Elimina il team associato al gruppo

Controllo sito SharePoint

SharePoint → Gruppi → seleziona sito

Verifica la rimozione del sito del gruppo

Verifica blocco OneNote

OneNote → Blocchi condivisi

Controlla la presenza del blocco appunti del gruppo

Controllo file in OneDrive

OneDrive → Gruppi → seleziona gruppo

Verifica la rimozione dei file condivisi

Verifica ruoli utente

Admin Center → Utenti attivi

Controlla i permessi per la gestione dei gruppi

Controllo sincronizzazione Azure

Azure AD → Gruppi → seleziona gruppo

Verifica eventuali sincronizzazioni residue

Rimozione da Planner

Planner → → Rimuovi da preferiti

Nasconde il piano dalla vista personale

Documentazione eliminazione

Manuale interno o ticket IT

Tracciabilit per audit o backup

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

🧩 Riduzione del disordine digitale
✅ Eliminazione di gruppi e piani obsoleti
📋 Maggiore chiarezza nella gestione dei progetti
🔄 Allineamento tra Planner, Outlook, Teams e SharePoint
🔔 Meno notifiche inutili per i membri del team
⏱️ Risparmio di tempo nella ricerca di piani attivi
🔍 Migliore controllo delle risorse condivise
📱 Meno contenuti sincronizzati su dispositivi mobili
📊 Ottimizzazione dello spazio di archiviazione
🧩 Conformit alle policy aziendali di retention

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Pulizia periodica dei piani completati

Eliminare i piani e i gruppi non pi attivi aiuta a mantenere l ambiente di lavoro ordinato e focalizzato.

        Chiusura di task force temporanee

Dopo la conclusione di un attivit urgente, la rimozione del gruppo evita confusione e sovrapposizioni future.

        Gestione della sicurezza e della privacy
Eliminare gruppi inutilizzati riduce il rischio di accessi non autorizzati a dati sensibili.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Come si elimina un piano Planner in modo definitivo?

2.       Qual la differenza tra rimuovere un piano e cancellare un gruppo Microsoft 365?

3.       Quali app vengono eliminate insieme al gruppo?

4.       Chi pu eliminare un gruppo Microsoft 365?

5.       Come si verifica che il gruppo sia stato rimosso da Outlook?

6.       In che modo SharePoint coinvolto nella cancellazione?

7.       Come si rimuove un team collegato al gruppo?

8.       Dove si controllano i ruoli utente per la gestione dei gruppi?

9.       Quali precauzioni bisogna adottare prima di eliminare un gruppo?

10.  In quali scenari aziendali utile questa funzionalit ?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai appreso come eliminare un piano Planner e il gruppo Microsoft 365 associato, comprendendo le implicazioni su Outlook, Teams, SharePoint e OneNote. Hai seguito i passaggi per rimuovere il gruppo in modo sicuro, verificando la cancellazione in tutte le app collegate. Hai identificato i ruoli coinvolti, i comandi chiave e le autorizzazioni necessarie. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa procedura in contesti aziendali reali. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di mantenere un ambiente digitale ordinato. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite e a verificarne l applicabilit .

 

8. Creazione di un piano Planner da un gruppo Microsoft 365 esistente

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Creare un piano collegato a un gruppo esistente significa che il nuovo piano Planner viene associato a un gruppo Microsoft 365 gi creato (in passato chiamato gruppo Office 365) anzich generarne uno nuovo. Durante la creazione di un piano, l interfaccia di Planner offre l opzione  Aggiungi a un gruppo esistente di Office 365 : selezionandola, possibile cercare e scegliere il gruppo desiderato prima di confermare la creazione. In pratica, il piano sfrutta l infrastruttura del gruppo selezionato membri, autorizzazioni e risorse invece di crearne una separata. Di conseguenza, se si utilizza un gruppo esistente, Planner non crea un nuovo gruppo parallelo. Al contrario, ignorando o saltando l opzione di aggiunta a un gruppo esistente, verr  generato un nuovo gruppo Microsoft 365 contestualmente al piano. Questa scelta cruciale: collegare un piano a un gruppo esistente evita la proliferazione di gruppi e mantiene coesa la collaborazione su un unico spazio gi definito.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Un piano associato a un gruppo esistente beneficia di piena integrazione con gli strumenti gi legati a quel gruppo. In particolare:

  Outlook (Gruppo e Calendario): Il nuovo piano non creer una nuova cassetta postale n un nuovo calendario, ma utilizzer quelli del gruppo scelto. Il piano stesso avr un indirizzo email (alias del gruppo) che consente di inviare messaggi a tutti i membri del piano tramite la conversazione di gruppo su Outlook. Ad esempio, eventuali commenti alle attivit in Planner possono essere inviati al mailbox del gruppo cos che i membri li vedano nelle conversazioni di Outlook, se seguono il gruppo in posta in arrivo.

  SharePoint: Riutilizzando un gruppo esistente, non viene creato un nuovo sito SharePoint, poich il gruppo selezionato ne possiede gi uno. Tutti i documenti e file allegati alle attivit del piano verranno archiviati nella libreria documenti del sito SharePoint di quel gruppo. Questo significa che il team continua a lavorare sulla stessa area documentale condivisa, evitando dispersione di file su siti differenti.

  Microsoft Teams: Poich  Microsoft Teams si basa sui gruppi Microsoft 365, aggiungere un piano a un gruppo esistente permette anche di integrarlo facilmente in Teams. In pratica, se il gruppo associato a un Team (es. un team dipartimentale), possibile aggiungere il piano come scheda Planner in un canale di Teams, rendendo le attivit visibili direttamente all interno della piattaforma Teams senza configurazioni aggiuntive. Il piano viene cos visualizzato dai membri del Team, sfruttando il medesimo gruppo sottostante.

  OneNote e altre risorse: Il piano connesso al gruppo potr sfruttare il OneNote del gruppo (ad esempio, il blocco appunti condiviso del gruppo, utile per note di progetto) e comparir tra le planificazioni collegate al gruppo anche nell interfaccia di altre app (ad esempio, in Outlook sotto la sezione Gruppi o in SharePoint come possibile web part di Planner). Inoltre, le attivit assegnate ai singoli utenti compariranno nella sezione Attivit assegnate a me di Microsoft To Do o Outlook, grazie all integrazione tra Planner e To Do.

c) Ruoli coinvolti: Quando si parla di creare un piano su un gruppo esistente, entrano in gioco vari ruoli organizzativi e autorizzativi:

  Utente che crea il piano: In genere, qualsiasi membro del gruppo pu creare un nuovo piano associato a quel gruppo. sufficiente che l utente abbia accesso come membro (o proprietario) del gruppo esistente per poterlo selezionare in fase di creazione del piano. Se il gruppo in questione  pubblico, anche un utente non ancora membro potrebbe vederlo nell elenco e aggiungere il piano, diventando a sua volta membro del gruppo (in base alle politiche aziendali). Nella pratica aziendale, per , spesso la creazione di nuovi gruppi Microsoft 365 limitata agli amministratori o a ruoli specifici: in tali contesti gli utenti senza privilegi possono creare un piano solo appoggiandosi a gruppi esistenti autorizzati (proprio come in questo scenario).

Un caso reale:  a causa di limitazioni nella creazione di nuovi gruppi nel nostro ambiente Teams, siamo costretti a condividere un piano su un gruppo esistente . Ci indica che l organizzazione ha ristretto la creazione di gruppi (e quindi di piani autonomi), obbligando a usare gruppi pre-approvati.

  Proprietari del gruppo: I proprietari (owner) del gruppo esistente giocano un ruolo fondamentale. Sebbene la creazione del piano non richieda necessariamente di essere proprietari (un membro pu farlo), i proprietari del gruppo mantengono il controllo sulle risorse del gruppo. Ad esempio, possono gestire l appartenenza (aggiungere o rimuovere persone dal gruppo, e dunque dal piano), cambiare impostazioni di privacy del gruppo/piano e, in generale, amministrare i contenuti condivisi. Se il piano  privato (perch il gruppo privato), solo i proprietari del gruppo possono aggiungere nuovi membri al piano invitando nuovi utenti nel gruppo. I proprietari possono anche eliminare il piano (che di fatto parte del gruppo): su piani associati a gruppi privati, solo un proprietario pu eliminarli; su piani pubblici, qualsiasi membro interno potrebbe eliminarli, ma tipicamente questa rimane una prerogativa dei proprietari per sicurezza.

  Membri del gruppo: diventano automaticamente membri del nuovo piano. Non necessario aggiungerli uno a uno: all atto della creazione, tutti i membri esistenti vengono inclusi tra i partecipanti del piano (li vedrete nell elenco Membri del piano). Questi utenti possono creare e assegnare attivit , aggiornare stati, aggiungere commenti e file, in base alle normali funzionalit di Planner. Non possono invece modificare le impostazioni generali del piano se non sono proprietari del gruppo (es: non possono cambiare il nome del piano per i gruppi privati, a meno che l organizzazione lo permetta solo ai proprietari). Tuttavia, in molti casi pratici, ogni membro interno pu rinominare il piano o aggiungere contenitori e attivit , poich Planner tende a essere aperto ai collaboratori del piano per facilit d uso.

  Utenti Ospiti (Guest): Se nel gruppo esistente erano presenti utenti guest esterni (ad esempio partner esterni invitati nel gruppo), questi diventeranno ospiti anche nel piano. Planner supporta l accesso guest: un utente esterno aggiunto al gruppo viene incluso nel piano e potr visualizzare e modificare le attivit quasi come un membro interno. I guest possono creare ed eliminare attivit e bucket, modificare i campi delle attivit e persino allegare file (se l amministratore tenant lo ha consentito per gli ospiti). Tuttavia, i guest non hanno alcune prerogative: ad esempio non possono invitare altri utenti, non possono eliminare il piano n aggiungere nuovi membri al gruppo/piano. Inoltre, ricevono meno notifiche: in particolare non ricevono email di notifica per le assegnazioni di attivit  (Planner non invia ai guest le mail ti stato assegnato un task ), anche se possono ricevere altre notifiche come i commenti o gli aggiornamenti sul piano. I guest accedono al piano via web (devono usare un link al piano o l URL planner.microsoft.com con l invito ricevuto) e ricevono un email di benvenuto quando vengono aggiunti al gruppo. L abilitazione degli utenti guest in Planner dipende dalle impostazioni globali: se l amministratore di Microsoft 365 disabilita l accesso guest nei gruppi, non sar possibile aggiungere ospiti ai piani.

  Amministratore globale / IT: L amministratore di Microsoft 365 o di Planner ha un ruolo indiretto. Come anticipato, pu controllare chi autorizzato a creare gruppi (e di riflesso nuovi piani indipendenti). Nel contesto di un piano su gruppo esistente, l admin potrebbe aver predisposto i gruppi aziendali da usare per Planner o imposto l uso di quelli gi approvati. Inoltre, l admin pu gestire le impostazioni di Privacy e Classificazione: quando si crea un piano (e quindi un gruppo) c la scelta tra pubblico o privato, con effetti sulla visibilit del gruppo in tutta l organizzazione. Nel caso di un gruppo esistente, il piano ne eredita lo stesso livello di visibilit : se il gruppo era pubblico, il piano visibile a tutta l organizzazione (chiunque pu richiedere di partecipare); se era privato, solo i membri attuali lo vedono e occorre invito per nuovi membri. L amministratore potrebbe aver definito linee guida su questi aspetti o criteri di denominazione e scadenza dei gruppi. In sintesi, l admin non interviene manualmente nella creazione del piano, ma inquadra le regole e i permessi entro cui avviene questa operazione.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Esempio 1: Progetto interno con gruppo esistente 

Contesto: Il team Marketing di Contoso ha gi un gruppo Microsoft 365 denominato "Marketing Team" con membri, un sito SharePoint e una cassetta postale condivisa. 

Scenario: Il responsabile decide di usare Planner per gestire la campagna Q4. In Planner, crea un nuovo piano chiamato "Campagna Q4" e alla voce Aggiungi a un gruppo esistente cerca e seleziona il gruppo Marketing Team, quindi completa la creazione. 

Risultato: Tutti i membri del gruppo Marketing (che gi ricevevano email e accedevano al sito SharePoint del team) vengono automaticamente aggiunti come collaboratori del piano Campagna Q4. Non viene generato alcun nuovo gruppo n un nuovo spazio di lavoro separato: il piano vive all interno delle risorse Marketing Team. I file che il team allega alle attivit di Planner (brief, immagini, listini) vengono salvati nella libreria documenti del sito SharePoint Marketing Team, ordinatamente magari in una cartella dedicata. Gli addetti possono cos ritrovare tutti i documenti del progetto sul solito sito di team, insieme agli altri materiali marketing, e le attivit Planner arricchiscono l ecosistema esistente. Inoltre, integrano il piano direttamente nel canale Teams #Generale del Marketing Team come scheda. Di conseguenza, in una singola interfaccia (Teams) i membri vedono chat, file e bacheca Planner del progetto, consolidando la collaborazione. Questo esempio mostra come l uso di un gruppo esistente preserva la continuit : il team non deve migrare verso nuovi spazi, e gli strumenti Microsoft 365 (SharePoint, Outlook, Teams) rimangono tutti coerenti e riferiti allo stesso gruppo.

  Esempio 2: Restrizione alla creazione di gruppi

Contesto: L azienda XYZ ha deciso, per governance IT, di limitare la creazione di nuovi gruppi ai soli amministratori. I dipendenti comuni non possono creare gruppi liberamente. 

Scenario: Un project manager di XYZ vuole utilizzare Planner per un nuovo progetto. Quando prova a creare un piano, si accorge che deve necessariamente usare un gruppo esistente (poich la creazione di un nuovo gruppo gli inibita). Cos sceglie dall elenco un gruppo Microsoft 365 gi disponibile (ad esempio "Progetti R&D"). 

Risultato: Il suo piano viene aggiunto all universo del gruppo Progetti R&D. Tutti i membri di quel gruppo vengono notificati e coinvolti (anche se alcuni non sono interessati, perch magari il progetto riguardava solo una parte di loro). Questo scenario avviene spesso in contesti aziendali strutturati: la politica IT impone che nuove iniziative utilizzino gruppi predefiniti. Il vantaggio che l IT mantiene il controllo sul numero di gruppi creati e centralizza la gestione delle risorse. Tuttavia, come visto, ci pu portare a includere nel piano persone in pi rispetto al necessario, a meno che si crei un gruppo dedicato tramite l IT. un compromesso tra agilit  (avere un gruppo nuovo su misura) e controllo (limitare i gruppi). In ogni caso, Planner supporta bene la situazione: associare il piano ad un gruppo esistente tecnicamente semplice e veloce.

  Esempio 3: Aggiunta di Planner a un Team esistente

 Contesto: La divisione Vendite utilizza un Team di Microsoft Teams chiamato "Sales EMEA" per le comunicazioni quotidiane. Questo Team ha naturalmente un gruppo Microsoft 365 dietro le quinte. 

Scenario: Il manager vuole tracciare le attivit di vendita mensili, quindi crea un piano Planner "Obiettivi Vendite Mese" scegliendo di aggiungerlo al gruppo esistente Sales EMEA. 

Risultato: Il piano immediatamente visibile a tutti i venditori del Team. Viene aggiunta una scheda Planner nel canale Generale del Team Sales EMEA, denominata "Obiettivi Vendite Mese". I commerciali possono ora aggiornare lo stato delle loro attivit direttamente in Teams. I file allegati alle attivit (ad es. report, preventivi) finiscono nel sito SharePoint del Team Sales EMEA, gi familiare al gruppo. Con questa integrazione, il Team di Teams diventa un vero hub: chat, riunioni, file e attivit  sono unificati. L adozione immediata poich non serve invitare utenti uno ad uno: il piano ha gi tutti i membri giusti. Questo esempio illustra come Teams e Planner lavorano in sinergia quando condividono la base del gruppo Office 365.

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo comprendere come avviene la cancellazione di un piano in Microsoft Planner e la conseguente eliminazione del gruppo Microsoft 365 associato. L utente imparer a distinguere tra la rimozione del piano e la cancellazione completa del gruppo, comprendendo le implicazioni su Outlook, Teams, SharePoint e OneNote. Verranno illustrati i ruoli coinvolti, i comandi da utilizzare e le precauzioni da adottare per evitare la perdita accidentale di dati. L esercizio include scenari aziendali reali, vantaggi per la produttivit e domande di autovalutazione. L obiettivo finale fornire all utente le competenze per gestire in modo sicuro e consapevole la chiusura di piani e gruppi in ambienti collaborativi.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Rimozione del piano da Planner 🧭

1.       Accedi a https://tasks.office.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2.       Clicca su Planner nella dashboard di Microsoft 365 🧭

3.       Seleziona il piano che desideri rimuovere 📋

4.       Clicca su   accanto al nome del piano ⋯

5.       Seleziona  Aggiungi a preferiti  per rimuoverlo dalla vista principale (opzionale) ⭐

6.       Per eliminarlo definitivamente, apri Outlook Web App 📬

7.       Vai su Gruppi → seleziona il gruppo associato al piano 📂

8.       Clicca su  Impostazioni  →  Modifica gruppo  ⚙️

9.       Clicca su  Elimina gruppo  e conferma l operazione 🗑️

10.  Il piano e tutte le risorse collegate verranno eliminate definitivamente ❌

Verifica delle app collegate al gruppo 👥

1.       Apri Outlook → Gruppi → seleziona il gruppo eliminato 📬

2.       Verifica che la posta condivisa e il calendario non siano pi accessibili 📅

3.       Accedi a SharePoint → controlla che il sito del gruppo sia stato rimosso 🌐

4.       Apri OneNote → verifica che il blocco appunti del gruppo non sia pi disponibile 📓

5.       In Teams, controlla se il team collegato stato rimosso 💬

6.       Se il team ancora visibile, rimuovilo manualmente da Gestione team 🧩

7.       Accedi al portale di amministrazione: https://admin.microsoft.com 🛠️

8.       Vai su  Gruppi Microsoft 365  → verifica che il gruppo non sia pi presente 🔍

9.       Controlla in Azure Active Directory per eventuali sincronizzazioni residue 🔄

10.  Verifica che i file del gruppo non siano pi accessibili da OneDrive 📁

Ruoli coinvolti e autorizzazioni necessarie 🔄

1.       Solo i proprietari del gruppo possono eliminarlo da Outlook o Admin Center 👤

2.       Gli amministratori IT possono forzare la cancellazione da Microsoft 365 Admin 🛠️

3.       I membri del piano non possono eliminare il gruppo, solo visualizzarlo 👥

4.       Accedi al portale di amministrazione: https://admin.microsoft.com 🔐

5.       Vai su  Utenti attivi  → verifica i ruoli assegnati agli utenti 👓

6.       Controlla i permessi di gestione dei gruppi in Azure AD 🔧

7.       In Outlook, solo i proprietari vedono l opzione Elimina gruppo 🗑️

8.       In Teams, solo gli owner possono rimuovere un team collegato 🔒

9.       Verifica che la cancellazione sia conforme alle policy aziendali 📜

10.  Documenta l eliminazione per motivi di audit o backup 📝

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Chiusura di un progetto completato e rimozione del gruppo associato

Il team IT ha completato il progetto Migrazione Infrastruttura e desidera eliminare il piano Planner e tutte le risorse collegate per evitare confusione e liberare spazio.

🔹 Comando: Outlook → Gruppi → seleziona gruppo → Impostazioni → Elimina gruppo
📌 Spiegazione: Questa azione rimuove il piano Planner e tutte le app collegate (posta, file, calendario).

🔹 Comando: SharePoint → verifica rimozione sito del gruppo
📌 Spiegazione: Conferma che i documenti e le pagine del progetto non siano pi accessibili.

🔹 Comando: Admin Center → Gruppi Microsoft 365 → verifica eliminazione
📌 Spiegazione: Garantisce che il gruppo sia stato rimosso anche a livello amministrativo.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Elimina gruppo

Outlook Web App → Gruppi → Impostazioni → Elimina gruppo

Rimuove il gruppo e tutte le risorse collegate

Verifica gruppo

Admin Center → Gruppi Microsoft 365

Controlla la presenza o eliminazione del gruppo

Rimozione team collegato

Teams → Gestione team → Rimuovi team

Elimina il team associato al gruppo

Controllo sito SharePoint

SharePoint → Gruppi → seleziona sito

Verifica la rimozione del sito del gruppo

Verifica blocco OneNote

OneNote → Blocchi condivisi

Controlla la presenza del blocco appunti del gruppo

Controllo file in OneDrive

OneDrive → Gruppi → seleziona gruppo

Verifica la rimozione dei file condivisi

Verifica ruoli utente

Admin Center → Utenti attivi

Controlla i permessi per la gestione dei gruppi

Controllo sincronizzazione Azure

Azure AD → Gruppi → seleziona gruppo

Verifica eventuali sincronizzazioni residue

Rimozione da Planner

Planner → → Rimuovi da preferiti

Nasconde il piano dalla vista personale

Documentazione eliminazione

Manuale interno o ticket IT

Tracciabilit per audit o backup

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

🧩 Riduzione del disordine digitale
✅ Eliminazione di gruppi e piani obsoleti
📋 Maggiore chiarezza nella gestione dei progetti
🔄 Allineamento tra Planner, Outlook, Teams e SharePoint
🔔 Meno notifiche inutili per i membri del team
⏱️ Risparmio di tempo nella ricerca di piani attivi
🔍 Migliore controllo delle risorse condivise
📱 Meno contenuti sincronizzati su dispositivi mobili
📊 Ottimizzazione dello spazio di archiviazione
🧩 Conformit alle policy aziendali di retention

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Pulizia periodica dei piani completati

Eliminare i piani e i gruppi non pi attivi aiuta a mantenere l ambiente di lavoro ordinato e focalizzato.

        Chiusura di task force temporanee

Dopo la conclusione di un attivit urgente, la rimozione del gruppo evita confusione e sovrapposizioni future.

        Gestione della sicurezza e della privacy
Eliminare gruppi inutilizzati riduce il rischio di accessi non autorizzati a dati sensibili.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Come si elimina un piano Planner in modo definitivo?

2.       Qual la differenza tra rimuovere un piano e cancellare un gruppo Microsoft 365?

3.       Quali app vengono eliminate insieme al gruppo?

4.       Chi pu eliminare un gruppo Microsoft 365?

5.       Come si verifica che il gruppo sia stato rimosso da Outlook?

6.       In che modo SharePoint coinvolto nella cancellazione?

7.       Come si rimuove un team collegato al gruppo?

8.       Dove si controllano i ruoli utente per la gestione dei gruppi?

9.       Quali precauzioni bisogna adottare prima di eliminare un gruppo?

10.  In quali scenari aziendali utile questa funzionalit ?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai appreso come eliminare un piano Planner e il gruppo Microsoft 365 associato, comprendendo le implicazioni su Outlook, Teams, SharePoint e OneNote. Hai seguito i passaggi per rimuovere il gruppo in modo sicuro, verificando la cancellazione in tutte le app collegate. Hai identificato i ruoli coinvolti, i comandi chiave e le autorizzazioni necessarie. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa procedura in contesti aziendali reali. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di mantenere un ambiente digitale ordinato. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite e a verificarne l applicabilit .

 

9. Emails automatiche ai membri al momento della creazione del piano

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Quando un piano viene creato in Microsoft Planner, si attiva una routine di invio automatico di email di notifica ai relativi utenti. In particolare, se il piano  aggiunto a un gruppo esistente, tutti i membri di quel gruppo ricevono una mail automatica che li informa della creazione del nuovo piano e del fatto che ne fanno parte. Di solito si tratta di un messaggio generato dall indirizzo del gruppo (o dal sistema Planner) che annuncia qualcosa come  Sei stato aggiunto al piano X  o  Il piano  stato creato nel gruppo  . Questo meccanismo ha lo scopo di informare immediatamente il team della presenza di un nuovo spazio di lavoro per le attivit .

Le email automatiche alla creazione del piano costituiscono una sottocategoria delle notifiche di Planner. Oltre a questa, Planner invia altre mail in vari casi (assegnazione di task, promemoria di scadenza, commenti, ecc.), ma qui ci concentriamo sulle mail generate all atto della creazione. Da notare che Microsoft ha introdotto differenze nelle notifiche con la nuova versione di Planner (Planner Premium ): ad esempio, per i piani Premium e Portfolios, quando vieni aggiunto a un piano nuovo, tu (come utente aggiunto) ricevi una mail di notifica, a meno che il gruppo superi certe dimensioni. Infatti, se il gruppo ha pi di 50 membri, l email di aggiunta potrebbe non essere inviata per evitare spam di massa. Questo limite (50) menzionato nelle documentazioni Microsoft come soglia oltre la quale la notifica ti hanno aggiunto al piano viene soppressa automaticamente, proprio per prevenire l intasamento di caselle di posta di gruppi molto numerosi.

Riassumendo: subito dopo la creazione di un piano, i membri coinvolti vengono notificati via email senza bisogno di interventi manuali. Il creatore del piano, se include altri membri, pu a sua volta ricevere conferma tramite email. Se la creazione del piano comporta la creazione di un nuovo gruppo (scenario del punto 10), le email inviate possono includere anche messaggi di benvenuto al nuovo gruppo per gli utenti aggiunti contestualmente.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Le email automatiche di Planner interagiscono principalmente con Outlook/Exchange, essendo email a tutti gli effetti, ma ci sono correlazioni con altri servizi:

  Outlook (Exchange Online): Le notifiche sono email generate dal sistema Planner/Gruppi e recapitano nelle caselle di posta personali degli utenti (o nella cartella Posta in arrivo del gruppo, a seconda dei casi). Per esempio, se il gruppo associato al piano un gruppo di Outlook, la notifica potrebbe apparire nella cassetta postale condivisa del gruppo oltre che essere inoltrata ai membri che seguono il gruppo. Gli utenti possono gestire queste notifiche come normali email: leggerle, spostarle, impostare regole di posta o filtri. Dal lato server, Exchange Online che recapita il messaggio. Un amministratore di Exchange pu persino configurare regole di trasporto (mail flow rules) per intercettare queste mail e trattarle in modo speciale (es. bloccarle o instradarle altrove).

  Teams (attivit ): Microsoft Teams di per s  non genera notifiche per la creazione di un piano. Tuttavia, se il gruppo legato a Teams e gli utenti sono pi abituati a Teams che all email, potrebbero notare il nuovo piano quando viene aggiunto come scheda in un canale. Teams fornisce notifiche per assegnazioni di task di Planner se l app Planner installata, ma non per l evento creazione piano . Dunque l email rimane il segnale primario fuori da Planner stesso. In generale, con l integrazione Teams + Planner, i membri ricevono comunque notifiche via Teams per attivit assegnate a loro (nel feed di attivit di Teams) anche se le email sono spente, ma la notifica iniziale di creazione del piano rimane una email tradizionale.

  Planner stesso (interfaccia web/mobile): Oltre alle email, Planner mostra le notifiche in-app (ad esempio un banner o un indicatore accanto al piano nuovo nella hub di Planner potrebbe evidenziare novit ). Inoltre, gli utenti mobile che hanno l app Planner con notifiche push attive potrebbero ricevere un push notification (anche se, attualmente, notifiche push riguardano pi task assegnati che creazione piani).

  Outlook Gruppi e Calendari: La creazione di un nuovo piano in un gruppo comporta spesso l aggiornamento dello  strumento Gruppi di Outlook . Ad esempio, se si apre Outlook e si guarda nella sezione Gruppi, potrebbe comparire che il gruppo ha una nuova Plan associata. Alcune organizzazioni potrebbero inviare un digest o aggiornamento giornaliero dei gruppi, in cui verrebbe menzionato che un nuovo Planner stato aggiunto. Questo dipende dalle configurazioni di notifica dei gruppi (i gruppi possono inviare aggiornamenti su attivit recenti).

In sintesi, l interazione principale con il sistema di posta elettronica (Exchange/Outlook), perch la notifica un messaggio email. L utente finale la vedr normalmente come mail e potr eventualmente, cliccando su link dentro la mail, aprire Planner. Infatti, la notifica tipicamente contiene il nome del piano come link diretto a quello in Planner web.

c) RUOLI COINVOLTI

Diversi ruoli sono toccati o devono gestire queste notifiche automatiche:

  Tutti i membri del piano (destinatari): I destinatari delle email sono in primis i membri del piano appena creato (che, come visto, coincide con i membri del gruppo, se c un gruppo di riferimento). Non devono fare nulla per riceverla: la riceveranno di default in quanto sistema. Quello che possono fare decidere come gestirla: ogni utente pu , ad esempio, scegliere di non seguire pi il gruppo in Outlook per non ricevere email di gruppo (ma in tal caso potrebbe perdere anche altre conversazioni importanti). Oppure pu creare una regola nella propria casella per archiviare automaticamente queste notifiche, se le trova superflue. In Planner, c un impostazione personale dove ciascuno pu disattivare  Invia una mail quando vengo aggiunto a un piano Premium , il che influenza queste notifiche individualmente. Quindi il controllo principale lato utente : le impostazioni notifiche di Planner del singolo. Va notato che per piani base standard, l opzione di notifica per aggiunta a piano potrebbe non esserci, essendo riservata ai piani Premium.

  Creatore del piano: Chi crea il piano di solito incluso anche tra i membri (spesso il proprietario del gruppo stesso). Questo utente non riceve una mail ti sei aggiunto da solo , ma potrebbe ricevere conferme o vedere le notifiche indirizzate agli altri. Ad esempio, se crea il piano e subito assegna task, ricever notifiche di assegnazione come normale. In qualit di proprietario del gruppo, potrebbe voler informare i membri in anticipo per evitare che l email li colga di sorpresa: una buona pratica comunicare al team Sto creando un nuovo Planner per il progetto X, riceverete una notifica a breve .

  Amministratore/IT: Al momento, gli amministratori non dispongono di un toggle in Planner Admin Center per disabilitare globalmente le email di creazione piano. Questo significa che di default la funzionalit attiva per l intera organizzazione. Un admin preoccupato dallo spam di queste notifiche verso grandi gruppi pu intervenire con soluzioni indirette: come accennato, a livello di Exchange Online si pu creare una regola di flusso di posta (transport rule) che intercetti i messaggi con certe caratteristiche (ad es. oggetto contenente added you to the plan o mittente = Planner) e li blocchi o li redistribuisca. Ma questa un azione avanzata che richiede competenze Exchange e impatta a tappeto. Un amministratore di tenant pu anche comunicare agli utenti come gestire le proprie impostazioni o fornire script (PowerShell) per disattivare notifiche a livello account, ma non c un impostazione centralizzata semplice. Inoltre, l admin potrebbe definire che, per gruppi superiori a una certa dimensione, si eviti di usare Planner in quel modo, cos da non generare notifiche a troppi destinatari. Anche in questo caso, per , Microsoft stessa evita di mandare la mail se oltre 50 membri, quindi il sistema aiuta a prevenire eccessi.

  Guest esterni: Come notato prima, gli ospiti non ricevono le email di assegnazione task, ma ricevono l email di benvenuto quando vengono aggiunti a un gruppo. Nel caso di un piano, se l ospite era gi nel gruppo esistente, probabilmente non ricever nulla di nuovo (forse una notifica se commenti avvengono). Se l ospite viene aggiunto al gruppo contestualmente alla creazione del piano, ricever la mail di invito al gruppo da parte di Microsoft (che separata, non specifica del piano). Di per s Planner non distingue i guest per la mail iniziale di piano, ma come detto potrebbe non inviare certe mail ai guest. In pratica quindi, gli ospiti spesso non ricevono l email di sei stato aggiunto al piano , soprattutto se non hanno una mailbox interna, e scopriranno il piano tramite l email di invito al gruppo e dovranno cliccare sul link di Planner manualmente.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Esempio 1: Notifica ai membri di un team piccolo

Contesto: Anna crea un piano  Lanc o Prodotto  collegato al gruppo Marketing Italia, che ha 10 membri. 

Cosa accade: Nel giro di pochi secondi, ciascuno dei 10 membri riceve un email nella propria posta aziendale con oggetto ad esempio  Sei stato aggiunto al piano Lancio Prodotto . Il messaggio informa che ora fanno parte del piano su Planner. 

Reazione: Alcuni colleghi, vedendo la mail, cliccano sul link ed entrano subito nel Planner per curiosit ; altri semplicemente ne prendono atto. Anna, la creatrice, aveva avvisato tutti in chat che avrebbe creato il piano, quindi la mail non li coglie di sorpresa. Questo garantisce che nessuno rimanga all oscuro dell esistenza del nuovo strumento: anche chi non apre spesso Planner viene avvisato via Outlook, riducendo il rischio che l iniziativa passi inosservata. Per un team di 10 persone, il traffico email irrisorio e questa funzionalit risulta utile per l onboarding rapido sul nuovo piano.

  Esempio 2: Notifica a gruppo numeroso (impatto e gestione)

Contesto: L azienda ha un gruppo aziendale  Tutta la societ  con 200 membri, usato per annunci generali. Per errore, un utente crea un piano Planner associandolo a questo gruppo enorme (forse voleva fare una prova). 

Cosa accade: Planner, rispettando le sue regole, non invia 200 email a tutti (superata la soglia di 50 membri, la notifica individuale viene soppressa). Tuttavia pu darsi che nel gruppo Outlook compaia un messaggio generico o che chi segue il gruppo comunque riceva un aggiornamento. In ogni caso, il potenziale spam viene evitato dal sistema automaticamente. 

Reazione e soluzione: L amministratore IT viene allertato perch un piano creato nel gruppo generale non era voluto. Si procede a eliminare il piano e a educare l utente sulle best practice. Questo esempio (non ideale) fa capire perch Microsoft ha un blocco automatico oltre 50 membri: inviare centinaia di email potrebbe generare confusione o flood nella rete aziendale. In casi simili, l IT potrebbe anche scegliere di creare regole per bloccare qualsiasi notifica di quel tipo: ad esempio, impostare in Exchange una regola che intercetti email contenenti added you to a plan e non recapitarle. Cos facendo, eventualmente, neanche i gruppi sotto 50 membri riceverebbero quelle mail. per un rimedio drastico nel caso specifico la protezione integrata bastata.

  Esempio 3: Gestione delle notifiche da parte di un utente

Contesto: Marco fa parte di molti piani Planner ed stufo di ricevere email per ogni cosa (inclusa la creazione di nuovi piani). 

Azione: Marco apre l app Planner Web, va su Impostazioni > Notifiche, e deseleziona opzioni come  Inviami un email quando qualcuno mi aggiunge a un piano (Premium)  e simili. Inoltre, per sicurezza, crea in Outlook una regola che sposta nel folder Archivio qualsiasi mail proveniente da Planner@microsoft.com o contenente  ti ha aggiunto al piano . 

Risultato: D ora in poi, quando verr aggiunto a un nuovo piano, non ricever pi la notifica in inbox, oppure essa verr immediatamente archiviata. Continuer comunque a vedere i piani nella sua app Planner. Questo esempio mette in luce che gli utenti stessi possono personalizzare la ricezione di queste notifiche, specie se ne ricevono tante. In un contesto aziendale maturo, l IT potrebbe diffondere una breve guida su come ogni utente pu gestire le proprie notifiche di Planner, in modo da evitare lamentele sul traffico email.

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo comprendere come funziona l invio automatico di email ai membri di un piano al momento della sua creazione in Microsoft Planner. L utente imparer a riconoscere le notifiche generate dal sistema, i ruoli coinvolti e le interazioni con Outlook e Microsoft 365 Groups. Verranno illustrati i passaggi per creare un piano, aggiungere membri e verificare l invio delle email. L esercizio include scenari aziendali reali, comandi chiave, vantaggi per la produttivit e domande di autovalutazione. L utente sar in grado di gestire in modo efficace la comunicazione iniziale con i membri del piano, migliorando la trasparenza e la collaborazione sin dall avvio del progetto.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Creazione del piano e attivazione notifiche 🧭

1.       Accedi a https://tasks.office.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2.       Clicca su Planner nella dashboard di Microsoft 365 🧭

3.       Seleziona  Nuovo piano  ➕

4.       Inserisci il nome del piano (es. Progetto Formazione ) 🏷️

5.       Scegli la privacy del piano: Pubblico o Privato 🔒

6.       Clicca su  Crea piano  per confermare ✅

7.       Attendi la creazione automatica del piano e del gruppo associato ⏳

8.       Verifica che il gruppo sia visibile in Outlook → sezione Gruppi 📬

9.       Apri il piano e clicca su   →  Membri  per aggiungere utenti 👥

10.  Controlla che ogni membro riceva un email automatica di benvenuto 📩

Verifica delle email automatiche in Outlook 📬

1.       Apri Outlook Web App o desktop client 📧

2.       Vai nella cartella Posta in arrivo del membro aggiunto 📥

3.       Cerca l oggetto dell email: Sei stato aggiunto al piano [nome piano] 🔍

4.       Apri l email per visualizzare il messaggio di benvenuto 📄

5.       Verifica la presenza del link diretto al piano Planner 🔗

6.       Controlla che l email provenga dal gruppo Microsoft 365 📫

7.       Se l email non presente, controlla nella cartella Posta indesiderata 🚫

8.       Accedi al gruppo in Outlook → clic su Conversazioni per vedere i messaggi 📑

9.       Verifica che anche i messaggi successivi del piano arrivino correttamente 🔄

10.  In caso di problemi, contatta l amministratore IT per verificare le impostazioni 📞

Ruoli coinvolti e gestione notifiche 🔄

1.       Solo i proprietari del piano possono aggiungere membri e attivare notifiche 👤

2.       I membri ricevono automaticamente le email al momento dell aggiunta 📬

3.       Gli amministratori IT possono gestire le impostazioni di notifica globali 🛠️

4.       Accedi al portale di amministrazione: https://admin.microsoft.com 🔐

5.       Vai su  Gruppi  →  Microsoft 365  → seleziona il gruppo 📋

6.       Verifica che le notifiche siano abilitate per il gruppo 🔔

7.       In Outlook, clic su Gruppo → Impostazioni → Sottoscrizione email 📩

8.       Ogni membro pu scegliere se ricevere tutte le conversazioni del gruppo 📥

9.       In Planner, clic su   → Impostazioni → Notifiche per attivare/disattivare 🔧

10.  Documenta le impostazioni per garantire coerenza nei progetti futuri 📝

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Avvio di un piano per la gestione delle attivit di onboarding

Il team HR crea un piano Planner per gestire le attivit di onboarding dei nuovi assunti. Al momento della creazione e dell aggiunta dei membri, ciascun partecipante riceve automaticamente un email con il link al piano.

🔹 Comando: Planner → Nuovo piano → crea piano → aggiungi membri
📌 Spiegazione: Ogni membro riceve un email automatica con accesso diretto al piano.

🔹 Comando: Outlook → Posta in arrivo → verifica email di benvenuto
📌 Spiegazione: L email conferma l aggiunta al piano e fornisce il contesto operativo.

🔹 Comando: Admin Center → Gruppi → seleziona gruppo → verifica notifiche
📌 Spiegazione: L amministratore pu controllare che le notifiche siano attive per tutti i membri.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Crea nuovo piano

Planner → Nuovo piano

Avvia un piano e genera il gruppo Microsoft 365

Aggiungi membri

Planner → → Membri

Inserisce utenti nel piano e nel gruppo

Verifica email automatica

Outlook → Posta in arrivo

Controlla la ricezione dell email di benvenuto

Gestione notifiche gruppo

Outlook → Gruppo → Impostazioni → Sottoscrizione email

Attiva/disattiva ricezione messaggi del gruppo

Impostazioni notifiche Planner

Planner → → Impostazioni → Notifiche

Gestisce le notifiche per attivit e aggiornamenti

Verifica gruppo in Admin Center

Admin Center → Gruppi Microsoft 365

Controlla configurazione e notifiche del gruppo

Controllo ruoli utente

Admin Center → Utenti attivi

Verifica permessi per gestione notifiche

Accesso a conversazioni gruppo

Outlook → Gruppi → Conversazioni

Visualizza messaggi condivisi del gruppo

Controllo posta indesiderata

Outlook → Cartella spam

Verifica se l email stata filtrata

Supporto IT

Ticket o contatto diretto

Risoluzione problemi di notifica

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

🧩 Comunicazione immediata con i membri del piano
✅ Notifica automatica senza interventi manuali
📋 Accesso diretto al piano tramite email
🔄 Integrazione con Outlook e Microsoft 365 Groups
🔔 Maggiore coinvolgimento fin dall inizio del progetto
⏱️ Risparmio di tempo nella distribuzione delle informazioni
🔍 Tracciabilit delle comunicazioni iniziali
📱 Accesso mobile alle notifiche e al piano
📊 Migliore coordinamento tra team e responsabili
🧩 Riduzione degli errori nella fase di avvio

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Avvio di progetti interfunzionali

L email automatica garantisce che tutti i membri siano informati e pronti a collaborare fin da subito.

        Gestione di piani ricorrenti (es. audit, manutenzione)

Ogni volta che viene creato un nuovo piano, i membri ricevono notifiche senza necessit di comunicazioni manuali.

        Supporto all onboarding di nuovi dipendenti

I nuovi assunti ricevono automaticamente l accesso al piano con attivit , scadenze e documenti utili.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Cosa accade quando si crea un nuovo piano in Planner?

2.       Quali email ricevono i membri aggiunti a un piano?

3.       Dove si verifica la ricezione dell email automatica?

4.       Come si attivano o disattivano le notifiche in Planner?

5.       Quali ruoli possono gestire le notifiche del gruppo?

6.       Come si accede alle conversazioni del gruppo in Outlook?

7.       Cosa fare se l email non arriva nella posta in arrivo?

8.       Quali app Microsoft 365 interagiscono con Planner in questo contesto?

9.       Come si verifica che le notifiche siano attive nel gruppo?

10.  In quali scenari aziendali utile questa funzionalit ?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato che alla creazione di un piano in Microsoft Planner, i membri aggiunti ricevono automaticamente un email di benvenuto tramite il gruppo Microsoft 365. Hai seguito i passaggi per creare un piano, aggiungere membri e verificare le notifiche in Outlook. Hai compreso i ruoli coinvolti, i comandi chiave e le impostazioni da controllare per garantire una comunicazione efficace. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di una comunicazione tempestiva e automatizzata. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite.

10. Creazione automatica del sito SharePoint

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Una caratteristica fondamentale di Microsoft Planner la sua integrazione nell ecosistema Microsoft 365. Quando si crea un nuovo piano senza collegarlo a un gruppo esistente, il sistema crea in automatico un nuovo gruppo Microsoft 365 per quel piano. La creazione di un gruppo Microsoft 365 comporta la generazione di diverse risorse condivise, tra cui un indirizzo email di gruppo, un calendario, un blocco note OneNote e soprattutto un sito SharePoint di tipo sito del team . Dunque, ogni nuovo piano standalone ha dietro di s un sito SharePoint automaticamente creato con lo stesso nome del piano (o del gruppo). Questo sito SharePoint un sito di collaborazione associato al gruppo, destinato a contenere i file e documenti del team che lavora su quel piano.

Per chiarire: Planner di per s non mostra il sito SharePoint, ma appena si crea il piano (e quindi il gruppo), si pu trovare il relativo sito andando nell app SharePoint o nell elenco di siti di team. Ad esempio, se il piano si chiama  Progetto Alpha  e si scelto di non aggiungerlo a un gruppo esistente, Planner creer un gruppo Microsoft 365 chiamato Progetto Alpha. Immediatamente verr provisioning un sito SharePoint all indirizzo del tipo https://<tenant>.sharepoint.com/sites/ProgettoAlpha. La creazione automatica e in genere immediata, anche se talvolta possono essere necessari alcuni minuti perch tutte le risorse (es. la libreria documenti) siano pronte all uso.

Questo sito SharePoint  un classico sito del team (moderno) collegato al gruppo: inizialmente contiene una Document Library vuota, una Home page, e pu essere personalizzato come ogni sito di SharePoint. L idea che il team che usa Planner abbia automaticamente un luogo dove conservare i file correlati alle attivit . Infatti, quando in Planner si allegano file caricandoli dal proprio PC, tali file vengono salvati nella libreria documenti del sito SharePoint associato al piano. Planner notifica l utente se la libreria in corso di configurazione: ad esempio, appena creato un piano nuovo, tentando subito di allegare un file potresti vedere un messaggio stiamo preparando la libreria documenti, riprova tra poco segno che SharePoint sta ultimando il setup. Dopo pochi istanti, potrai allegare file e questi finiranno nel sito.

In sintesi, la creazione automatica del sito SharePoint  una conseguenza diretta della creazione di un nuovo gruppo M365 per il piano. Non richiede intervento manuale: l utente non deve andare su SharePoint a creare nulla; tutto avviene in background. Questa una importante integrazione perch fornisce al piano un repository centralizzato per i contenuti, senza doverlo configurare separatamente.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Il sito SharePoint creato automaticamente per un nuovo piano funge da punto di connessione con vari servizi:

  Microsoft Planner (file delle attivit ): Come gi evidenziato, la libreria documenti del sito  strettamente legata a Planner per la gestione degli allegati. Ogni volta che nel piano si allega un file caricandolo dal computer, esso viene depositato nella SharePoint Document Library del sito del piano. Planner crea anche una cartella dedicata (spesso chiamata Allegati Planner o col nome del piano) in cui riporre questi file, per organizzarli meglio. Se invece si allega un file scegliendolo da SharePoint, Planner ti fa navigare proprio nella libreria del sito associato. Questo significa che tutti i file del piano risiedono su SharePoint, beneficiando di versionamento, co-authoring e gestione permessi tipica di SharePoint. D altro canto, se qualcuno va sul sito SharePoint vedr quei file e potr aprirli anche senza passare per Planner.

  SharePoint (esperienza utente): L esperienza SharePoint  totalmente disponibile per il nuovo sito. Ci implica che il team pu , parallelamente all uso di Planner, sfruttare il sito per altre necessit : creare liste di SharePoint per dati strutturati, aggiungere pagine con contenuti, usare la home page per comunicare aggiornamenti, etc. Inoltre, su SharePoint disponibile una web part di Planner: volendo, il team potrebbe inserire in una pagina del sito un riquadro che mostra visivamente le attivit del piano. Questo rafforza l integrazione: ad esempio, si pu avere una homepage del progetto che include sia documenti chiave che la board Planner in sintesi.

  Microsoft Teams: Se in futuro il gruppo appena creato decidesse di usare Microsoft Teams, possibile associare un Team al gruppo esistente (tramite l opzione di creazione di un Team da un gruppo Microsoft 365 esistente). Cos facendo, il sito SharePoint generato col piano diventer il sito Files del Team automaticamente. In pratica, il piano creato produce un gruppo+site; se quell organizzazione adotta Teams, potrebbero ritrovarsi ad usare quel sito tramite la scheda File di Teams. Inoltre, potranno aggiungere il piano come scheda Planner in Teams. Ci dimostra l ecosistema unificato: Planner, SharePoint e Teams lavorano insieme grazie al gruppo comune. Anche senza Teams, il sito appare comunque nell elenco di SharePoint e pu essere condiviso o navigato indipendentemente.

  OneDrive e Office Online: Il sito SharePoint del piano appare anche nella sezione  SharePoint o Shared Libraries  di OneDrive for Business per i membri del piano. Quindi un utente pu accedere ai file del piano aprendo OneDrive e trovando il sito del piano nella lista di siti seguiti. Inoltre, quando apre o modifica un file allegato a Planner, in realt lo sta modificando con Office Online direttamente dal sito SharePoint. Ad esempio, se c un documento Word allegato a un attivit e l utente ci clicca, si aprir Word online dal sito del gruppo, consentendo co-authoring in tempo reale. Tutto questo possibile perch il file risiede su SharePoint e non in un archivio proprietario di Planner.

  Outlook (gruppi): Il nuovo sito SharePoint parte del gruppo Microsoft 365, che appare anche in Outlook come gruppo. Outlook non interagisce direttamente col sito se non offrendo il link File del gruppo, che porta appunto alla libreria documenti SharePoint. Quindi da Outlook (sezione Gruppi) un utente pu cliccare File e verr reindirizzato al sito del team su SharePoint. Questa un interazione semplice ma utile: i membri non devono cercare manualmente l URL del sito, lo trovano tramite Outlook o tramite Planner (pulsante ... > File in Planner li porta al sito).

  Power Platform: L esistenza di un sito SharePoint dedicato apre porte per eventuali automazioni con Power Automate o applicazioni PowerApps. Ad esempio, si potrebbe creare un flusso che, quando viene aggiunta una pagina nel sito o caricato un file, crea un attivit Planner corrispondente (o viceversa) sfruttando SharePoint come trigger e Planner come action, segno di integrazione cross-servizi.

In conclusione, il sito SharePoint creato automaticamente non isolato: una componente viva dell ambiente Microsoft 365, integrata con Planner per i file, con Teams per la collaborazione in tempo reale, con Outlook per i collegamenti e con gli altri servizi (OneNote per appunti ospitati nel sito, etc.). Ci porta valore aggiunto al semplice elenco di task di Planner, fornendo un luogo per la documentazione e la condivisione di informazioni pi ampie legate alle attivit .

c) RUOLI COINVOLTI

La creazione di un sito SharePoint comporta considerare chi potr accedervi e con quali privilegi:

  Proprietari del piano (e del gruppo): Il creatore del nuovo piano diventa tipicamente proprietario del gruppo M365 creato e quindi amministratore del sito SharePoint. In genere, la persona che crea il piano viene impostata come owner del gruppo, quindi su SharePoint avr privilegi da proprietario del sito (completo controllo). Se durante la creazione del piano aggiunge altri co-proprietari (ad esempio co-organizzatori), anch essi saranno proprietari del sito. I proprietari del sito possono configurare il sito: gestire permessi, creare nuove liste o pagine, cambiare la struttura del sito, o eliminarlo se necessario (eliminando il gruppo/piano). Dato che il sito collegato al piano, eliminare il gruppo/piano comporter anche l eliminazione del sito e di tutto il suo contenuto, sebbene vi sia un periodo di recupero di 30 giorni per il gruppo/sito in caso di cancellazione errata.

  Membri del piano (membri del gruppo): Tutti i membri del nuovo piano vengono aggiunti come membri del gruppo e quindi avranno automaticamente permessi di membro sul sito SharePoint. Ci significa che possono contribuire al sito: caricare e modificare file, aggiungere elementi nelle liste, ecc. I membri del sito (non proprietari) di default possono leggere e modificare contenuti, ma non cambiare la configurazione del sito n gestire permessi. In pratica, i membri del piano useranno il sito quando allegano file su Planner o se navigano manualmente su SharePoint per trovare materiali del progetto. Se il gruppo/piano impostato come privato, solo queste persone (owners e members) potranno accedere al sito; se invece il gruppo/piano  pubblico, oltre a loro anche altri nell organizzazione potranno vedere il sito (vedi punto successivo). Un dettaglio: i membri interni possono anche accedere al sito direttamente via URL o dall elenco siti SharePoint senza passare per Planner in azienda spesso capita che qualcuno salvi il link al sito in SharePoint per consultare tutti i file del progetto in un colpo d occhio.

  Visitatori (interni non membri): Il concetto di  visitatore  in SharePoint si riferisce a utenti con accesso in sola lettura al sito. Per i siti di team collegati a gruppi Microsoft 365, di default non c un gruppo Visitatori popolato a meno che il sito sia pubblico. Se il piano/gruppo  pubblico, in SharePoint spesso viene automaticamente concessa la possibilit a  Tutti tranne gli utenti esterni  (ovvero tutti gli utenti aziendali) di accedere in lettura al sito questi sono essenzialmente i visitatori. In tal caso, anche un dipendente che non membro del piano potrebbe navigare il sito e vedere i documenti (ma non potr modificarli n vedere/aggiungere attivit in Planner, perch per Planner deve essere membro). Se invece il piano privato, nessun visitatore interno avr accesso, a meno che un proprietario non conceda esplicitamente permessi di sola lettura a qualcuno. In pratica nelle organizzazioni, pubblico significa che il sito generato aperto per consultazione a chiunque in azienda conosca l URL, privato significa accesso ristretto ai membri soli. I proprietari del sito possono comunque aggiungere manualmente persone nell elenco visitatori se volessero dare a qualcun altro accesso di sola lettura (ad esempio, un dirigente che vuole monitorare i progressi senza essere membro attivo). I visitatori esterni non esistono: un esterno o aggiunto come guest (vedi sotto) o non vede nulla.

  Utenti ospiti (guest): Se in fase di creazione del piano (o successivamente) vengono aggiunti utenti esterni come guest al gruppo/piano, SharePoint li tratter come ospiti del sito con permessi limitati simili a un membro (ma soggetti alle restrizioni per ospiti). In SharePoint, i guest possono accedere solo alle risorse specifiche cui sono invitati, che in questo caso l intero sito se sono membri del gruppo. Possono caricare e modificare file, ma ad esempio non possono aprire il sito via mobile app se non li supporta, e ogni loro attivit etichettata come guest . L accesso guest al sito richiede che l amministratore tenant abbia abilitato l accesso esterno su SharePoint e gruppi. Come gi detto, i guest ricevono un invito e devono autenticarsi con un account (Azure AD B2B o Microsoft Account) per poter entrare. Una volta dentro, per loro il sito funziona quasi normalmente, salvo alcune limitazioni (ad esempio, come guest non possono vedere la rubrica degli utenti interni dal sito, non possono creare nuovi siti secondari, ecc.). In contesti aziendali, fornire un sito tramite Planner ai guest comodo perch automaticamente quell ospite ha un luogo dove trovare file aggiornati senza dover scambiare email.

  Amministratore di SharePoint / Global Admin: Dal punto di vista dell IT, un SharePoint admin ha visibilit e controllo su tutti i siti creati, compresi quelli generati da Planner. Possono applicare criteri di governance (ad esempio, scadenze del gruppo: un gruppo inattivo per X giorni pu essere eliminato automaticamente a meno che i proprietari lo rinnovino questo influenzerebbe anche il sito e il piano). Possono anche intervenire se un sito creato automaticamente deve essere rinominato o spostato. Tuttavia, nella quotidianit , l admin non interviene su ogni sito di piano creato; si assicurano piuttosto che le impostazioni generali (come la possibilit di condivisione esterna, i template di sito disponibili, la classificazione dei dati) siano conformi. Un global admin ha anche poteri di eliminare o ripristinare gruppi e siti, se necessario, e potrebbe ad esempio recuperare file dal sito se il team li cancellasse erroneamente.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Esempio 1: Utilizzo del sito generato per i documenti del progetto

Contesto: Il reparto Risorse Umane crea un nuovo piano  Onboarding 2025  per gestire le attivit di inserimento dei neoassunti, senza associarlo a gruppi esistenti. 

Cosa accade: Planner crea un gruppo M365 Onboarding 2025 e un relativo sito SharePoint. 

Applicazione: Il team HR inizia ad utilizzare il piano per tracciare le attivit (es: Creare account network , Consegnare laptop , Formazione sicurezza per ogni nuova assunzione). Per ciascuna attivit , allegano moduli PDF, guide e documenti necessari all onboarding. Grazie all integrazione, ogni file caricato (ad esempio la Checklist di Benvenuto ) viene salvato automaticamente nel sito Onboarding 2025, magari in una cartella chiamata Allegati di Planner. Dopo qualche settimana, il sito SharePoint contiene quindi una libreria ben organizzata di tutti i documenti relativi ai nuovi assunti del 2025. Questo permette al team HR di avere uno storico centralizzato: indipendentemente dalle singole attivit in Planner, i file restano nel sito, facilmente consultabili anche l'anno successivo. Possono anche creare sul sito una pagina wiki con le procedure di onboarding, sapendo che tutti i membri del piano (che sono gli HR coinvolti) vi hanno accesso. In questo esempio, la creazione automatica del sito ha evitato al reparto di dover chiedere all IT un nuovo sito per il progetto: avvenuto tutto in self-service con la creazione del piano, accelerando l avvio dell iniziativa.

  Esempio 2: Collaborazione cross-funzionale tramite il sito del piano

Contesto: Un team di progetto interfunzionale (IT, Marketing e Vendite) crea un piano  Lancio Nuovo Portale Web  per sincronizzare le attivit . Non c era un gruppo preesistente con tutti questi membri, perci Planner crea il gruppo e il sito ad hoc. 

Svolgimento: Oltre a gestire task in Planner, il team utilizza il sito SharePoint generato come repository di progetto. Il reparto Marketing carica sul sito i materiali grafici e i testi per il portale; l IT carica i piani di test e documentazione tecnica. Utilizzano anche una lista SharePoint nel sito per tracciare i requisiti (un utilizzo extra rispetto al piano). 

Cross-collaboration: Poich il gruppo impostato come privato, solo i membri invitati (delle tre funzioni) accedono al sito. Un dirigente non membro, volendo monitorare, ha chiesto accesso in sola lettura ed stato aggiunto come Visitatore sul sito (ma non nel Planner, per non fargli ricevere tutte le attivit ) ora pu visitare la home page e i file del sito per vedere l avanzamento. Grazie al nuovo sito automatico, il team ha un vero e proprio workspace di progetto: attivit su Planner e materiali su SharePoint, il tutto sincronizzato e con le stesse liste di permessi. Quando il progetto termina, l IT pu archiviare il sito come documentazione storica e il piano Planner pu essere chiuso.

  Esempio 3: Gruppo pubblico e accesso al sito

Contesto: Una task force crea un piano  Idee per il Welfare Aziendale  aperto a chiunque in azienda voglia contribuire, quindi lo marca come pubblico in fase di creazione. 

Conseguenze: Il gruppo M365 generato pubblico, cos come il sito SharePoint. 

Scenario di utilizzo: Alcuni dipendenti non fanno parte attiva della task force, ma sono curiosi e visitano il sito SharePoint del piano (che scoprono tramite la ricerca interna). Poich il sito pubblico dentro l azienda, lo possono aprire in sola lettura come visitatori: sfogliano i documenti caricati (es. proposte di nuovi benefit) e leggono gli aggiornamenti. Se vogliono partecipare pi attivamente, possono unirsi al gruppo/piano (essendo pubblico, possono autonomamente cliccare Partecipa sul gruppo Outlook o in Teams). Questo esempio illustra come un sito generato da Planner pu anche fungere da vetrina informativa interna quando il piano pubblico: SharePoint offre un interfaccia familiare per leggere documenti o status, senza richiedere a tutti di essere esplicitamente membri Planner. Naturalmente solo chi diventa membro potr interagire con le attivit . La creazione automatica del sito ha quindi anche abilitato una maggiore trasparenza aziendale nel caso di iniziative aperte, poich i contenuti (se pubblici) sono consultabili a larga scala.

In tutti questi esempi, evidente come la stretta integrazione tra Planner e SharePoint (tramite i gruppi Microsoft 365) aumenti l efficacia degli strumenti: i team non ottengono solo una to-do list, ma un intero ambiente collaborativo pronto all uso, in cui attivit e documenti vanno di pari passo. Questo elimina la necessit di predisporre manualmente spazi di condivisione separati e fa risparmiare tempo, assicurando al contempo che le pratiche di gestione documentale (versionamento, permessi, archiviazione) siano rispettate perch tutti i file risiedono in SharePoint, sotto il cappello delle policy aziendali.

 

11. Integrazione di Planner in SharePoint

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

L integrazione di Planner con SharePoint consente di creare e visualizzare un piano di Planner direttamente all interno di un sito SharePoint. In particolare, nei siti del team connessi a un gruppo Microsoft 365  disponibile la funzionalit per aggiungere un nuovo piano Planner o collegarne uno esistente al sito. Dalla home page del sito SharePoint, un utente pu cliccare su  Nuovo > Pianifica  per creare un nuovo piano di lavoro condiviso con il team (oppure scegliere un piano esistente gi associato allo stesso gruppo). Il piano appare nel sito con un link di navigazione dedicato e con una bacheca Kanban interattiva dove tutte le attivit del team possono essere organizzate in colonne (bucket), spostate tramite drag & drop e aggiornate in tempo reale. In sostanza, il sito SharePoint diventa anche l interfaccia per il task management: i membri del team possono aggiungere nuovi task, assegnare responsabili, impostare scadenze e monitorare lo stato di avanzamento direttamente dalla pagina SharePoint, senza dover aprire l app Planner separatamente.

Oltre alla bacheca, l integrazione include componenti visive: possibile aggiungere al sito SharePoint una Web Part di Planner che mostra i pannelli di stato o i grafici di avanzamento del piano direttamente in una pagina SharePoint. Ad esempio, un project manager pu inserire in una pagina del sito un grafico a torta con il riepilogo delle attivit completate/in sospeso del piano, offrendo una visibilit immediata sul progresso del progetto anche ai visitatori autorizzati. Da SharePoint, con un semplice clic, si pu comunque aprire il piano completo nell app web di Planner per accedere a funzionalit aggiuntive (come la visualizzazione Calendario/Gantt chiamata Schedule , che dal sito non visibile).

In sintesi, la funzionalit permette di integrare la gestione operativa delle attivit di Planner nell ambiente SharePoint gi utilizzato dal team per documenti, news e collaborazione. Tutto il necessario per pianificare e seguire il lavoro disponibile in un unico luogo centralizzato.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

L integrazione Planner-SharePoint si basa sui gruppi di Microsoft 365, il che abilita una serie di interazioni trasversali con altre applicazioni della suite. Quando si crea un piano da SharePoint, in realt  si sta creando un piano associato al gruppo Microsoft 365 legato a quel sito. Ci significa che lo stesso piano accessibile anche dagli altri endpoint di Planner, ad esempio dall app Planner web (planner.microsoft.com) o mobile, e pu essere aggiunto come scheda in Microsoft Teams se il gruppo ha un team Teams associato3

. In pratica, SharePoint, Teams e Planner condividono gli stessi piani e la stessa membership, ciascuno offrendo una finestra differente sugli stessi dati.

Alcune interazioni chiave:

  File e documenti: se si allegano file alle attivit del piano, questi vengono archiviati nella document library del sito SharePoint collegato (tipicamente nella cartella Allegati Planner o simili del sito di team), evitando duplicazioni e sfruttando la gestione documentale di SharePoint.

  Outlook e calendario: ogni piano Planner fornisce un feed calendario (formato iCalendar) che pu essere sottoscritto in Outlook. Questo consente, come best practice, di visualizzare le scadenze delle attivit Planner sul calendario di Outlook per avere una visione consolidata delle timeline.

  Teams: come accennato, il medesimo piano integrato su SharePoint pu essere visualizzato anche in Microsoft Teams. possibile ad esempio aggiungere come tab in un canale Teams lo stesso piano di Planner, cos il team pu aggiornare le attivit sia dal sito intranet sia dalla propria interfaccia Teams. Aggiornare un attivit da SharePoint o da Teams produce lo stesso effetto (grazie al backend comune del gruppo).

  Power Automate (Flow): Planner si integra con Power Automate per creare flussi di lavoro automatizzati. In un contesto SharePoint, si potrebbe impostare un flusso che, ad esempio, crea automaticamente un task Planner quando in una lista SharePoint viene aggiunto un nuovo elemento (o viceversa). Questa un interazione avanzata che sfrutta la connettivit di Microsoft 365 per far comunicare Planner con liste SharePoint, Outlook, Forms ecc., aumentando il grado di automazione dei processi.

  Microsoft Project: per progetti pi complessi, i dati di Planner possono essere portati in Project (lo strumento PPM di Microsoft). Non c una sincronizzazione automatica out-of-the-box, ma Microsoft 365 offre la coesistenza: Planner per la gestione agile/operativa e Project (online o desktop) per pianificazioni avanzate. I task di Planner (soprattutto con l arrivo di Planner Premium) possono essere elevati se necessario a vere schedulazioni di progetto. In ogni caso, Planner rimane il tool immediato integrato nel ecosistema: leggero, web-based e connesso a Teams e SharePoint.

In sintesi, l integrazione su SharePoint parte di un quadro pi ampio in cui le attivit di Planner non vivono isolate : compaiono anche all interno di Teams e Outlook (tramite To Do, come vedremo), e beneficiano della gestione documentale di SharePoint e della possibilit di automazione e reporting tramite gli strumenti Microsoft 365.

c) RUOLI COINVOLTI E PERMESSI DI ACCESSO

L uso di Planner integrato in SharePoint coinvolge diversi ruoli, ciascuno con responsabilit e permessi specifici. Si noti che, essendo Planner basato sui gruppi Microsoft 365, i ruoli Proprietario e Membro del piano corrispondono ai proprietari e membri del gruppo Microsoft 365 (e quindi del sito SharePoint e team Teams associati). Di seguito una panoramica dei ruoli principali e del loro coinvolgimento:

Ruolo

Permessi e azioni nell integrazione Planner-SharePoint

Amministratore (IT)

Abilita/gestisce l accesso a Planner a livello di tenant (Planner attivo di default per tutti gli utenti con licenza Microsoft 365).


Pu controllare le politiche per gli utenti guest: l aggiunta di ospiti ai gruppi (e quindi ai piani) dipende dall impostazione Guest access nei gruppi Microsoft 365. Pu inoltre consentire o meno che i guest aggiungano allegati ai task (opzione configurabile a livello tenant).


Gestisce le versioni di funzionalit : ad esempio, l integrazione Planner su SharePoint potrebbe comparire prima per tenant in Targeted Release. L admin pu decidere se attivare il rilascio mirato per far provare in anteprima nuove integrazioni.

Proprietario del sito/gruppo

Corrisponde al proprietario del gruppo Microsoft 365 associato al sito (ad es. il responsabile del team). Ha pieni poteri sul piano: pu creare un nuovo piano dal sito o collegarne uno esistente, rinominare/eliminare il piano, e gestirne i membri.


Gestione membri: quando aggiunge o rimuove utenti al sito come membri del gruppo, questi vengono aggiunti o rimossi automaticamente dal piano Planner collegato. (NB: aggiungere un utente solo come Visitatore del sito non lo aggiunge al gruppo M365 e quindi non gli d accesso al piano).


Pu aggiungere utenti guest esterni al gruppo/piano (se l organizzazione lo consente). Pu inoltre promuovere altri membri a co-proprietari del piano (cosa che li rende anche owner del gruppo e del sito).

Membro del sito/gruppo (interno)

un membro standard del team (interno all organizzazione). Ha accesso completo alle attivit del piano integrato: pu creare nuovi task e bucket, assegnare a s o ad altri membri, modificare descrizioni, allegare file e contrassegnare attivit completate In pratica collabora liberamente come pianificatore sul sito SharePoint (o in Planner/Teams) al pari degli altri membri.


Visibilit : vede il link del piano nel menu del sito SharePoint e pu aprire le pagine/plache di Planner embed nel sito. Inoltre pu aprire il piano nell app Planner completa per funzionalit aggiuntive.

Utente Guest (Ospite esterno)

un utente esterno all organizzazione invitato come guest nel gruppo M365 (e quindi incluso nei membri del sito). Pu visualizzare e interagire con il piano quasi al pari di un membro interno: pu creare ed eliminare task e bucket, modificare campi delle attivit , segnare completamenti, commentare, ecc.

Limitazioni: un guest non pu aggiungere altri membri o ospiti al piano (n al gruppo). Non pu eliminare l intero piano n modificare le impostazioni del piano se questo privato (solo i proprietari interni possono). Pu allegare file ai task solo se l amministratore lo ha consentito nelle impostazioni dei gruppi (per motivi di sicurezza). Inoltre, i guest non ricevono email di promemoria assegnazione da Planner (alcune notifiche email automatiche non sono supportate per utenti esterni).

Visitatore del sito (interno o esterno non membro)

Un visitatore di SharePoint (utente con accesso in sola lettura al sito, ma non membro del gruppo M365) non ha accesso al piano Planner. Il piano eredita esclusivamente i permessi dai membri/ospiti del gruppo. Dunque, un visitatore potrebbe vedere la web part di Planner sul sito ma non i dettagli del piano; gli sar richiesto di ottenere permessi (diventare membro) oppure la web part risulter vuota/non visibile. Best practice: se si vuole concedere la sola visualizzazione di un piano a utenti interni aggiuntivi, considerarli come membri (eventualmente senza assegnare loro task) anzich tentare di esporre il piano a visitatori non membri.

 

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Project management su sito di team: Un team di progetto crea un sito SharePoint per centralizzare documenti, calendario e attivit . Tramite l integrazione, aggiunge un piano Planner Progetto X  direttamente nel sito. Tutti i membri del team accedono al sito e vedono la bacheca Kanban con le attivit organizzate per fase (bucket) ad esempio Da fare, In corso, Completato. Il project manager ha anche inserito nella home page una web part di Planner che mostra un grafico di riepilogo (es. quante attivit sono in ritardo, in corso, concluse). I membri possono spostare le card attivit man mano che avanzano, aggiungere commenti e allegati (salvati nella libreria SharePoint del progetto), il tutto senza uscire dall ambiente del sito. Durante le riunioni di progetto, proiettano il sito su schermo e tutti vedono immediatamente lo stato aggiornato dei lavori sul grafico e sulla bacheca.

  Coordinamento di team multifunzionali: Un dipartimento marketing usa SharePoint come intranet di team. Per la prossima campagna, creano un piano Planner Campagna Q4 integrato nella sezione dedicata del sito. I permessi ereditati assicurano che chi ha gi accesso al sito (ad esempio designer, copywriter, PR esterni aggiunti come guest) possa subito vedere e modificare i task della campagna. Un membro esterno con ruolo guest, ad esempio l agenzia PR, accede al sito e aggiorna le attivit a lui assegnate (es. Stesura comunicato stampa ), contrassegnandole come completate quando finite. Anche l ospite pu interagire: la web part Planner sul sito gli consente di aggiornare i progressi e tutti vedono in tempo reale le modifiche. Questo scenario mostra come Planner+SharePoint faciliti la collaborazione cross-organization mantenendo il controllo sugli accessi.

  Dashboard operativo su intranet: La direzione servizi generali ha un sito SharePoint aziendale dove pubblica report e KPI. Integrando un piano Planner chiamato Attivit Settimanali , usato per tracciare attivit ricorrenti (es. ispezioni sicurezza, manutenzioni, rifornimenti), crea una sorta di dashboard. I responsabili delle sotto-aree (pulizie, sicurezza, IT) aggiornano quotidianamente i task nel piano (creato sul sito stesso). I dirigenti, anche con permesso di sola lettura sul sito, non vedono direttamente il piano (perch non membri), ma il coordinatore proprietario del sito periodicamente esporta o presenta i grafici di Planner in una pagina visibile a tutti, mostrando il numero di compiti completati vs pendenti. In questo modo, l informazione di Planner alimenta le comunicazioni interne su SharePoint, pur mantenendo il piano stesso riservato ai soli addetti coinvolti.

e) BEST PRACTICE PER L INTEGRAZIONE PLANNER-SHAREPOINT

  Usare gruppi esistenti per i piani, evitando la frammentazione: Quando possibile, aggiungi nuovi piani Planner a siti di team gi esistenti invece di crearne fuori contesto. Creare un piano dal sito SharePoint fa s che si riutilizzi il gruppo Microsoft 365 del team, evitando di generare un nuovo gruppo isolato. Ci mantiene centralizzati file, conversazioni e attivit in un unico spazio di sicurezza e collaborazione. Ad esempio, se il tuo team ha gi un sito (e magari un team Teams) per il progetto Alpha, aggiungi l il piano Attivit Progetto Alpha invece di creare un piano separato non collegato.

  Organizzare le attivit in bucket (colonne): Su SharePoint la bacheca Planner sar pi leggibile se i task sono suddivisi in bucket significativi. Suddividi le attivit per fase di lavoro, categoria o priorit creando colonne ad hoc (es. Idee, In Sviluppo, Testing). Ci aiuta il team a visualizzare meglio il flusso di lavoro e, su una pagina SharePoint, rende immediatamente comprensibile lo stato dei lavori senza dover filtrare o cercare troppo. Un lungo elenco di decine di task in un solo bucket Generale sarebbe meno gestibile; meglio creare 3-5 bucket per raggruppare logicamente le attivit .

  Popolare i campi chiave (Assegnatario e Scadenza): In ogni task su Planner consigliabile indicare sempre un responsabile ( Assegnata a ) e una data di scadenza, quando applicabile. I task senza assegnatario o senza deadline tendono a cadere nel dimenticatoio. Inoltre, sul sito SharePoint, avere assegnatari chiari aiuta a capire chi sta seguendo cosa, e le scadenze consentono di evidenziare i ritardi (Planner pu mostrare i task in scadenza in rosso). Questa pratica migliora anche l integrazione con To Do (solo i task assegnati appaiono in To Do, vedi sezione 3) e con My Day in Teams/Outlook.

  Sfruttare i grafici e la visualizzazione Calendario: La web part di Planner in SharePoint attualmente supporta la vista Board (bacheca) e Chart (grafici). Utilizza i grafici per dare visibilit ai principali indicatori (ad esempio quante attivit completate su quante totali, suddivise per bucket o per persona). Per visualizzare invece le attivit su un calendario o una sequenza temporale, apri il piano nell app Planner completa (tramite il link dal sito) dove disponibile la Schedule View. Best practice: condividi il link iCalendar del piano con il team, cos ciascuno pu sovrapporre le scadenze delle task Planner nel proprio calendario Outlook.

  Gestione degli utenti esterni (guest): Se devi collaborare con partner esterni tramite Planner su SharePoint, configura correttamente l accesso guest. Assicurati che l amministratore IT abbia abilitato l accesso guest per i gruppi M365 e, possibilmente, consenti agli ospiti di aggiungere allegati (impostazione in Azure AD per i gruppi) se dovranno condividere documenti nei task. Aggiungi gli esterni come ospiti al gruppo attraverso il sito (o Outlook) cos avranno accesso completo al piano invece di condividere solo il sito in lettura. Ricorda di formarli sulle modalit di accesso: un guest dovr accedere via Planner web all URL dedicato del tuo tenant o tramite il link diretto al piano.

  Allineare sito e piano nei permessi: Evita discrepanze tra chi vede il sito e chi vede il piano. Tutti i membri del sito dovrebbero essere membri del piano  cosa che avviene automaticamente se li aggiungi correttamente al gruppo. Se devi dare visibilit di alcuni contenuti del sito a pi persone ma non vuoi allargarne troppe l accesso alle attivit , valuta di separare le due cose (ad es. pagina SharePoint con report pubblici distinta dal piano operativo privato). Non dare per scontato che un Visitatore del sito possa consultare il Planner: per lui predisponi eventualmente viste statiche o report esportati.

 

 

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Sito Web Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo comprendere come, alla creazione di un piano in Microsoft Planner, venga generato automaticamente un sito SharePoint collegato al gruppo Microsoft 365 associato. L utente imparer a identificare il sito, accedervi e sfruttarlo per la gestione documentale e la collaborazione. Verranno illustrati i ruoli coinvolti, le interazioni con Outlook, Teams e OneNote, e i comandi per accedere e personalizzare il sito. L esercizio include scenari aziendali reali, vantaggi per la produttivit e domande di autovalutazione. L obiettivo finale fornire le competenze per utilizzare SharePoint come estensione naturale di Planner, migliorando l organizzazione e la condivisione dei contenuti.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Creazione del piano e generazione del sito SharePoint 🧭

1.       Accedi a https://tasks.office.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2.       Clicca su Planner nella dashboard di Microsoft 365 🧭

3.       Seleziona  Nuovo piano  ➕

4.       Inserisci il nome del piano (es. Progetto Innovazione ) 🏷️

5.       Scegli la privacy del piano: Pubblico o Privato 🔒

6.       Clicca su  Crea piano  per confermare ✅

7.       Attendi la creazione automatica del gruppo Microsoft 365 ⏳

8.       Il gruppo genera automaticamente un sito SharePoint collegato 🌐

9.       Apri Outlook → sezione Gruppi → clic sul gruppo creato 📬

10.  Clicca su  Sito  per accedere direttamente al sito SharePoint 📁

Esplorazione e utilizzo del sito SharePoint 📂

1.       Una volta aperto il sito, esplora la Home page del team 🏠

2.       Clicca su  Documenti  per accedere alla raccolta file 📄

3.       Carica un file cliccando su  Carica  →  File  o  Cartella  📤

4.       Crea una nuova cartella per organizzare i documenti 📁

5.       Clicca su  Nuovo  →  Documento Word  per creare file online 📝

6.       Condividi un file cliccando su   →  Condividi  🔗

7.       Aggiungi una pagina cliccando su  Nuovo  →  Pagina  📰

8.       Personalizza la pagina con sezioni, immagini e collegamenti 🎨

9.       Aggiungi membri al sito tramite  Impostazioni  →  Autorizzazioni  👥

10.  Verifica che i file siano accessibili anche da Teams e Planner 🔄

Ruoli coinvolti e gestione del sito 🔄

1.       I proprietari del piano sono anche proprietari del sito SharePoint 👤

2.       I membri del piano hanno accesso in lettura/scrittura ai contenuti 📥

3.       Gli amministratori IT possono gestire permessi avanzati 🛠️

4.       Accedi al portale di amministrazione: https://admin.microsoft.com 🔐

5.       Vai su  Gruppi  →  Microsoft 365  → seleziona il gruppo 📋

6.       Clicca su  Sito  per accedere direttamente al sito SharePoint 🌐

7.       In SharePoint, clic su  Impostazioni  →  Contenuto del sito  ⚙️

8.       Gestisci le autorizzazioni da  Impostazioni  →  Autorizzazioni del sito  🔐

9.       Verifica la sincronizzazione con OneDrive e Teams 🔄

10.  Documenta l uso del sito per la gestione del piano 📝

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Creazione di un piano per la gestione documentale di un progetto

Il team legale crea un piano Planner per coordinare la revisione contrattuale. Alla creazione del piano, viene generato automaticamente un sito SharePoint dove caricare bozze, versioni approvate e note condivise.

🔹 Comando: Planner → Nuovo piano → crea piano → Outlook → Gruppi → Sito
📌 Spiegazione: Il sito SharePoint viene creato automaticamente e diventa il repository documentale del progetto.

🔹 Comando: SharePoint → Documenti → Carica file
📌 Spiegazione: I membri del piano possono caricare e modificare documenti in tempo reale.

🔹 Comando: SharePoint → Nuovo → Pagina
📌 Spiegazione: Il team pu creare pagine informative per aggiornamenti, scadenze e policy.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Crea nuovo piano

Planner → Nuovo piano

Avvia un piano e genera il gruppo Microsoft 365

Accedi al sito SharePoint

Outlook → Gruppi → clic su Sito

Apre il sito SharePoint collegato al piano

Carica file

SharePoint → Documenti → Carica

Aggiunge documenti alla raccolta del sito

Crea nuova pagina

SharePoint → Nuovo → Pagina

Crea contenuti informativi personalizzati

Gestione autorizzazioni

SharePoint → Impostazioni → Autorizzazioni del sito

Definisce i permessi di accesso al sito

Aggiungi membri al piano

Planner → → Membri

Sincronizza i membri con il sito SharePoint

Verifica gruppo

Admin Center → Gruppi Microsoft 365

Controlla la configurazione del gruppo e del sito

Sincronizzazione con Teams

Teams → File → SharePoint

Accesso ai file del sito da Teams

Creazione documenti online

SharePoint → Nuovo → Documento Word

Redazione collaborativa di contenuti

Condivisione file

SharePoint → → Condividi

Invio di link diretti ai documenti

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

🧩 Archivio documentale centralizzato
✅ Accesso immediato ai file del piano
📋 Collaborazione in tempo reale su documenti
🔄 Integrazione con Teams, Outlook e OneDrive
🔔 Notifiche automatiche per modifiche ai file
⏱️ Riduzione dei tempi di ricerca dei contenuti
🔍 Maggiore trasparenza nella gestione dei progetti
📱 Accesso mobile ai file e alle pagine del sito
📊 Organizzazione strutturata dei contenuti
🧩 Supporto alla governance documentale

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Gestione di progetti con alta produzione documentale

Il sito SharePoint consente di archiviare, condividere e collaborare su file in modo ordinato e sicuro.

        Supporto a team legali, compliance o audit

I documenti sensibili possono essere gestiti in un ambiente controllato, con permessi personalizzati.

        Creazione di knowledge base interne

Le pagine del sito possono essere usate per raccogliere linee guida, procedure e materiali formativi.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Cosa viene creato automaticamente insieme a un piano Planner?

2.       Dove si accede al sito SharePoint collegato al piano?

3.       Come si carica un file nella raccolta documenti del sito?

4.       Quali ruoli hanno accesso al sito SharePoint?

5.       Come si personalizza una pagina del sito?

6.       In che modo il sito SharePoint si integra con Teams?

7.       Dove si gestiscono le autorizzazioni del sito?

8.       Come si verifica la sincronizzazione tra Planner e SharePoint?

9.       Quali vantaggi offre il sito SharePoint per la gestione dei progetti?

10.  In quali scenari aziendali utile questa funzionalit ?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato che alla creazione di un piano in Microsoft Planner viene generato automaticamente un sito SharePoint collegato al gruppo Microsoft 365. Hai seguito i passaggi per accedere al sito, caricare file, creare pagine e gestire autorizzazioni. Hai compreso i ruoli coinvolti, i comandi chiave e le interazioni con Teams, Outlook e OneDrive. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di un archivio documentale centralizzato e collaborativo. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite e a verificarne l applicabilit .

12. Integrazione di Planner (Tasks) e To Do in Microsoft Teams

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Microsoft Teams integra Planner attraverso l app  Attivit  (nota in inglese come Tasks by Planner and To Do, recentemente rinominata semplicemente Planner dentro Teams). Questa applicazione, disponibile nel pannello di navigazione di Teams, riunisce tutte le attivit personali e condivise dell utente nell ecosistema Microsoft 365. In pratica, dentro Teams l utente trova un hub dei task che mostra sia le attivit di cui responsabile nei vari piani Planner, sia le proprie attivit di To Do (inclusi eventuali promemoria e email contrassegnate da Outlook).

Dopo aver aggiunto l app Planner/Attivit  in Teams (si pu fare cliccando su ... App nella barra laterale e cercando Planner), la schermata offre diverse sezioni utili:

  La mia giornata: elenco delle attivit che scadono oggi o che l utente ha deciso di evidenziare per oggi, simile alla funzionalit  My Day di To Do.

  Attivit personali: una sezione che include le Attivit private (task creati dall utente per s , non ancora assegnati a un piano di gruppo) e l elenco Assegnata a me (tutte le attivit assegnate all utente provenienti da Planner, da Loop, da note riunione Teams, ecc.). Qui compaiono anche i messaggi contrassegnati da Outlook come task.

  Piani condivisi: l elenco dei piani di gruppo (Planner) a cui l utente partecipa. Sono inclusi sia i piani base di Planner che eventuali piani Premium, oltre agli elenchi di To Do condivisi. Praticamente, ogni team o gruppo di cui fai parte e che ha un piano Planner attivo apparir qui con il suo nome.

  Nuovo piano: un pulsante/area che permette di creare nuovi piani direttamente dall app Teams, sia piani personali (ovvero di uno specifico gruppo/team esistente) sia addirittura piani personali non condivisi.

Oltre all app lato utente, l integrazione in Teams si manifesta anche a livello di canali: possibile aggiungere una scheda Planner (Attivit ) all interno di un canale di Teams per un accesso immediato al piano da quel canale. Ad esempio, in un team Vendite 2025 il proprietario pu aggiungere una scheda Planner nel canale Pipeline e scegliere di mostrare il piano Pipeline Q1 (gi esistente o creandone uno nuovo per quel team). Tutti i membri del canale vedranno quella scheda e potranno interagire con le attivit relative a quel progetto direttamente nella finestra del canale, accanto alle conversazioni e ai file.

In sintesi, la funzionalit consente di gestire le attivit senza abbandonare Teams: l utente pu passare dalla chat, ai file, alle attivit Pianificate con un click. Si ottiene cos un esperienza di produttivit integrata: si chatta su un certo lavoro e subito si pu creare un task in Planner in quel contesto; oppure, aprendo la propria app Attivit , si ha il quadro completo di ci che si deve fare su base individuale e nei vari team, tutto dentro Teams.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

L app Attivit di Teams (Planner+To Do) un punto di convergenza di diverse app Microsoft 365:

  Microsoft Planner: L integrazione nativa l app legge e scrive sui piani di Planner. Qualsiasi modifica fatta a un task tramite Teams viene aggiornata nel piano Planner corrispondente (visibile via web o SharePoint) in tempo reale, e viceversa. Ad esempio, se segno Completato un task nell app Teams, risulter completato anche per chi guarda il piano su SharePoint o nell app Planner. I piani condivisi nell app Teams corrispondono esattamente ai Planner dei gruppi Microsoft 365 a cui l utente appartiene.

  Microsoft To Do / Outlook: L app Attivit incorpora anche tutte le attivit personali da To Do e Outlook. In particolare, come visto, ci sono le sezioni Attivit private (per creare note rapide tipo To Do) e Messaggi di posta contrassegnati (che provengono da Outlook). Questo significa che Teams diventa un contenitore di input da Outlook: se contrassegno una mail come Attivit da fare, la ritrovo nell app Teams Attivit pronta per essere gestita. Inoltre, l elenco Assegnata a me  lo stesso di To Do: mostra i task Planner assegnati all utente (vedi sezione 3). Dunque Teams interagisce direttamente con i dati di To Do dell utente attraverso il cloud Exchange (che la base dati di To Do).

  Microsoft Project: Con l aggiornamento 2024, la nuova app Planner in Teams inizia a integrare anche funzionalit di Project for the Web. Gi oggi era possibile aggiungere l app Project separatamente in Teams per visualizzare progetti condivisi, ma Microsoft sta convergendo il tutto. Ad esempio, gli utenti con licenze Project possono aprire progetti (Project for Web) dentro Teams, e la Planner app promette di unificare anche quelle viste. Per ora, la cosa da notare che i task di Planner in Teams possono essere considerati parte di un continuum: se servono dipendenze o Gantt avanzati si passa a Project, ma restando in Teams.

  Teams (Chat, Canali, Riunioni): L interazione interna a Teams stessa notevole. Si pu  condividere un attivit in una chat (menzionando @Task o incollando un link al task Planner). Oppure, dalle note di riunione di Teams (specialmente usando Loop o OneNote nelle riunioni) possibile generare attivit assegnate che poi appaiono nell elenco Assegnata a me dei partecipanti. Questo chiude il cerchio tra meeting e execution: le decisioni di una riunione schedulate come task vengono inseguite nell app Attivit . Inoltre, Teams fornisce notifiche su alcune azioni di Planner: ad esempio, se qualcuno ti assegna un task su Planner, potresti ricevere una notifica nell Activity feed di Teams (questa funzionalit pu essere attivata via le cosiddette Teams app integration di Planner).

Da queste interazioni si capisce che Teams funge da aggregatore: si integra sotto la copertura con Planner, To Do, Outlook e altre parti di M365 per evitare che l utente debba passare da un app all altra. Tutte le modifiche sono sincronizzate: completare un task in Teams lo completa anche in Planner e lo rimuove da To Do; aggiungere un attivit privata in Teams la troverai anche nella tua app To Do su telefono; assegnare un task a un collega in Teams far arrivare a lui una notifica email da Planner e lo vedr in Teams/To Do. Questa coerenza il vantaggio principale dell integrazione.

c) RUOLI COINVOLTI E PERMESSI DI ACCESSO

In Microsoft Teams, i ruoli classici sono Proprietario del team, Membro del team e Ospite (guest) nel team, oltre ovviamente all amministratore Teams a livello di organizzazione. I permessi sui piani Planner in Teams derivano sempre dai gruppi M365: cio i membri di un team (interni o guest) sono membri del piano associato, i proprietari del team sono proprietari del piano, ecc. Vediamo i ruoli:

Ruolo

Permessi e azioni nell integrazione Planner/Tasks in Teams

Amministratore Teams (IT)

Distribuzione dell app: per impostazione predefinita l app Planner/Attivit abilitata per tutti gli utenti di Teams. L admin pu scegliere di disabilitarla a livello tenant o per utenti specifici dal Teams Admin Center. Pu anche pinnare l app per tutti (tramite politiche di setup di Teams) in modo che compaia nel menu laterale utenti.


Controllo guest: l admin deve aver attivato l accesso ospiti in Teams (che dipende a sua volta dai gruppi M365) per permettere a utenti esterni di accedere ai piani Planner nei team. Se l accesso guest disattivato a livello di directory, i guest non potranno vedere la scheda Planner in Teams neppure se aggiunti al team.
Sicurezza e compliance: l admin di Teams pu monitorare l uso di Planner via Teams nei log di audit e applicare etichette di compliance ai group di Teams che ovviamente coinvolgono i dati dei Planner del team.

Proprietario del Team

Ha i permessi di gestione del team: pu aggiungere/rimuovere membri e guest, e ci automaticamente aggiunge/rimuove tali utenti dai piani Planner del team.


Pu aggiungere la scheda Planner nei canali del team. Per es., un proprietario pu decidere di creare un piano diverso per ogni canale di progetto e aggiungerlo come tab.


Pu eliminare piani associati al team (eliminando il tab o tramite l interfaccia web di Planner, se proprietario del gruppo).


In qualit di co-amministratore del piano, pu modificare nome del piano, aggiungere nuovi bucket, ecc., esattamente come farebbe dal web.

Membro del Team (interno)

Pu accedere a tutte le funzionalit di Planner all interno di Teams per i piani del team: aggiungere/modificare task, bucket, assegnare task ad altri membri del team, segnare completato, ecc. Non ha bisogno di uscire da Teams; tutte queste azioni sono disponibili sia nella scheda canale che nell app Attivit personale.
Pu utilizzare l app Attivit per vedere anche piani di altri team a cui partecipa. Nell app trover tutti i Piani condivisi dei team di cui membro e potr operare su di essi (nei limiti del suo ruolo, cio come membro non pu cancellare l intero piano, ma pu editare i task).


Pu aggiungere lui stesso la scheda Planner in un canale se i proprietari non l hanno disabilitato: infatti, per default, tutti i membri di un team possono aggiungere tab nelle canal, quindi anche la scheda Planner (questo comportamento configurabile dai proprietari del team).

Ospite del Team (Guest)

Un guest aggiunto in un team viene incluso nel gruppo M365 e pertanto acquisisce l accesso al piano Planner del team. Il suo accesso attraverso Teams per ha alcune restrizioni imposte da Teams stesso: ad es., un guest non pu creare nuove schede/tab da solo nei canali, quindi non potr aggiungere un tab Planner (ma pu accedere ai tab esistenti).


Per quanto riguarda i task, un ospite pu visualizzare e aggiornare le attivit del piano dal tab Teams: pu cambiare status, inserire commenti, modificare descrizioni, proprio come farebbe su Planner web. Pu anche crearne di nuove se ha accesso in modifica al piano (in genere s , i guest in Planner hanno permessi quasi equivalenti ai membri). Non pu assegnare task a utenti che non siano gi membri del piano (non avendo potere di aggiungere persone).


Limiti tecnici: un guest non vede l app Attivit nella propria versione di Teams se loggato come ospite. L app Attivit mostra i task del proprio account principale. Un utente guest in un altro tenant pu accedere ai task del team esterno solo attraverso il tab nel canale o via web. (Se l ospite prova ad aprire l app Planner su Teams in modalit guest, potrebbe non caricarsi perch quell app non disponibile ai guest cross-tenant se non come piano nel canale). In sintesi, l esperienza guest un po limitata: di solito i guest usano Planner via email e link diretti, oppure entrando nel team e guardando canale per canale).

 

Nota: Non esiste un concetto di visitatore in Teams, poich chiunque accede a un team almeno Membro o Ospite. Un utente non incluso nel team non ha alcuna visibilit  dei relativi piani Planner. I piani creati in Teams per definizione sono privati ai membri del team (o pubblici solo all interno dell organizzazione se il team pubblico nell organizzazione). Dunque, il controllo di accesso alle attivit completamente gestito tramite l appartenenza al team.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Gestione progetto direttamente in Teams: Il team Sviluppo Prodotto utilizza Teams per le comunicazioni e i file. Per coordinare il lavoro, nel canale Sprint Attuale hanno aggiunto una scheda Planner collegata al piano Sprint 5 dove tengono traccia dei task dello sprint corrente (user story, bug, code review). Ogni mattina nel daily stand-up su Teams, aprono la scheda Planner per vedere la bacheca Kanban: gli sviluppatori trascinano le proprie card da In corso a Fatto man mano che le completano, discutendo in tempo reale eventuali blocchi in chat. Il team lead guarda anche la vista Elenco nell app Teams Attivit per filtrare i task per assegnatario o scadenza, e grazie alla funzione di modifica bulk (List view) pu aggiornare rapidamente lo stato di pi attivit senza uscire da Teams. Tutto il team rimane cos allineato: non c bisogno di aprire Planner su web, l intero tracking avviene accanto alle conversazioni, nel contesto del lavoro quotidiano.

  Task personali e di team unificati: Un membro del team vendite utilizza la app Attivit di Teams come cruscotto personale ogni mattina. Ad esempio, Mario apre Teams e clicca su Attivit : nella sezione La mia giornata vede le attivit che scadono oggi, tra cui Contattare 5 nuovi lead (un suo promemoria personale in To Do) e Aggiornare offerta per Cliente X (task assegnatogli dal piano Planner del Team Vendite). Con pochi clic, aggiunge entrambe alla sua vista La mia giornata per concentrarsi su di esse. Mentre fa progressi, segna come completata l attivit dell offerta direttamente dall app Teams; automaticamente il responsabile del piano (sales manager) vedr su Planner che Mario ha completato quel task. Nel pomeriggio, Mario riceve una mail con una richiesta urgente la contrassegna in Outlook come da fare, e immediatamente quell email compare tra le  Attivit personali > Messaggi contrassegnati  del suo app Teams Attivit . In questo modo, Teams diventa il suo centro di produttivit : chatta con colleghi, aggiorna il CRM (tramite un altra app), e controlla/conclude attivit senza passare da Outlook a Planner a To Do separatamente.

  Coordinamento multi-team e reporting: Una project manager partecipa a pi team di progetto su Teams (Progetto Alfa, Beta, Gamma). Invece di aprire ogni team e controllare i rispettivi Planner, usa l app Planner in Teams per avere una visione aggregata. Nella schermata Piani condivisi, vede l elenco: Piano Progetto Alfa , Piano Progetto Beta , ecc. Li apre uno a uno per controllare lo stato: ad esempio nota che nel piano Beta molte attivit sono in ritardo direttamente da Teams, passa alla vista Grafico per quel piano e screenshotta il diagramma di carico. Quindi senza uscire da Teams, apre il canale Beta Generale e posta l immagine chiedendo conto al team Beta. Nel frattempo, in Assegnata a me, verifica di persona se ha compiti pendenti sui vari progetti e li aggiorna. Questo esempio illustra come un utente con ruoli su pi gruppi pu giostrarsi i vari Planner da un unica app, mantenendo il tutto all interno di Teams (dove gi sta collaborando via chat e riunioni con quei team).

e) BEST PRACTICE PER L INTEGRAZIONE PLANNER/TO DO IN TEAMS

  Pinnare e promuovere l uso dell app Attivit : Per ottenere il massimo beneficio, incoraggia gli utenti a utilizzare l app Attivit (Planner) in Teams come punto di riferimento quotidiano. Una pratica consigliata che l amministratore o ciascun utente fissi l icona dell app nella barra laterale di Teams (tasto destro su Planner/Attivit > Aggiungi in Teams). In tal modo, le attivit diventano facilmente accessibili. Forma i dipendenti a controllare regolarmente la sezione Assegnata a me nell app: questo riduce i casi in cui qualcuno si dimentica un task assegnato su Planner perch gli comparir comunque tra le proprie attivit personali.

  Aggiungere Planner come scheda nei canali appropriati: Non tutti i canali necessitano di un piano, ma per quelli focalizzati su progetti o flussi di lavoro specifici utile integrare direttamente la scheda Planner. Ad esempio, se hai un team con diversi project stream, crea un piano per stream e aggiungilo nella scheda del relativo canale. Cos , chi lavora in quel canale avr sempre a portata di mano l elenco di attivit rilevanti. Evita per di duplicare: se un piano copre l intero team, potresti tenerlo come scheda nel canale Generale, per non confondere gli utenti con troppe schede Planner. Mantieni un organizzazione chiara: nominare i piani in modo esplicito (es. non lasciare Piano1 , ma Task Progetto Alpha ), cos nell app Attivit l elenco Piani condivisi risulter comprensibile.

  Sfruttare le viste elenco e filtro in Teams: La scheda Planner nei canali offre di default la vista Bacheca (board) e Grafici; nell app Attivit avrai anche la vista Elenco con possibilit di selezione multipla. Best practice: insegna al team a usare la vista Elenco soprattutto per aggiornamenti di massa (es. spostare pi scadenze in avanti di una settimana in visuale elenco pi rapido). Inoltre, utilizzare i filtri (per assegnatario, etichetta, scadenza) direttamente in Teams aiuta a focalizzarsi su subset di attivit durante riunioni di team o review di progetto senza distrazioni.

  Notifiche e promemoria via Teams: Considera di abilitare (o far abilitare agli utenti) le notifiche su Teams per Planner. Ad esempio, attraverso il Centro di amministrazione Teams e le policy di Teams app, si pu far s che certe notifiche di Planner compaiano nell Activity Feed di Teams. In alternativa, puoi istruire gli utenti ad attivare le notifiche email di Planner e/o le notifiche mobile dall app To Do/Planner, in modo che ogni nuova assegnazione o commento importante generi un alert. Un team efficiente mantiene tutti informati sui cambiamenti di stato dei task: decidete quale canale di notifica funziona meglio (Teams vs email) e adottatelo coerentemente.

  Gestione dei guest: Se nel tuo team operano utenti esterni, assicurati di comprenderne l esperienza. Spiega ai guest come accedere ai task: spesso dovranno navigare nel canale e cliccare la scheda Planner, poich non possono usare l app Attivit in maniera cross-tenant. buona pratica inviare anche via email (manualmente) il link diretto al piano Planner ai guest, cos lo possono aprire in web se hanno difficolt tramite Teams. Inoltre, se i guest non vedono allegati, ricorda di abilitare l opzione degli allegati per guest a livello tenant. Verifica con un account guest di prova cosa vedono, per poter fornire supporto. Infine, non assegnare compiti critici a guest senza prima accertarti che ricevano notifiche (magari affiancando un interno come co-assegnatario o impostando un promemoria manuale).

  Alternativa offline/report: Per contesti in cui alcuni membri del team non accedono spesso a Teams (es. dirigenti che preferiscono report via email), considera come best practice di estrarre periodicamente un report delle attivit da condividere. Puoi usare Export to Excel in Planner web e poi diffondere, oppure stampare la vista elenco in PDF. Questo non specifico di Teams, ma aiuta a mantenere incluso chi non vive su Teams quotidianamente.

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo comprendere come utilizzare l integrazione tra Microsoft Planner, To Do e Teams per gestire attivit personali e di gruppo in un unica interfaccia. L utente imparer a visualizzare e aggiornare le attivit assegnate nei piani Planner e quelle personali di To Do direttamente da Teams. Verranno illustrati i ruoli coinvolti, le interazioni con Outlook e Microsoft 365, e i comandi per accedere e personalizzare la vista delle attivit . L esercizio include scenari aziendali reali, vantaggi per la produttivit e domande di autovalutazione. L obiettivo finale fornire le competenze per centralizzare la gestione delle attivit , migliorando l organizzazione e la collaborazione quotidiana.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Aggiunta dell app Attivit in Teams 🧭

1.       Apri Microsoft Teams dal desktop o dal browser 🔐

2.       Nella barra laterale sinistra, clicca su  (Altro) ⋯

3.       Cerca l app  Attivit  (Tasks by Planner and To Do) 🔍

4.       Clicca su  Aggiungi  per inserirla nella barra laterale ➕

5.       Apri l app Attivit appena aggiunta 📋

6.       Visualizza le sezioni: Assegnate a me, Piani condivisi, Attivit personali 📂

7.       Clicca su  Assegnate a me  per vedere le attivit Planner assegnate ✅

8.       Clicca su  Attivit  per vedere le attivit personali da To Do 📝

9.       Clicca su  Piani condivisi  per accedere ai piani Planner di gruppo 👥

10.  Fissa l app nella barra laterale cliccando con il tasto destro →  Fissa  📌

Gestione delle attivit da Teams 📬

1.       Clicca su un attivit per aprirne i dettagli 🗂️

2.       Modifica titolo, scadenza, priorit o note direttamente da Teams ✏️

3.       Aggiungi un commento o un allegato all attivit 📎

4.       Contrassegna l attivit come completata cliccando sulla casella ✅

5.       Crea una nuova attivit personale cliccando su  Nuova attivit  ➕

6.       Assegna l attivit a un piano condiviso cliccando su  Aggiungi al piano  📘

7.       Filtra le attivit per scadenza, priorit  o stato 🔄

8.       Visualizza le attivit in modalit  elenco, bacheca o grafico 📊

9.       Sincronizza le modifiche con Planner e To Do automaticamente 🔁

10.  Ricevi notifiche in Teams per attivit assegnate o aggiornate 🔔

Ruoli coinvolti e interazioni con Microsoft 365 🔄

1.       I membri del team possono visualizzare e aggiornare le attivit assegnate 👥

2.       I proprietari del piano possono creare, assegnare e modificare attivit 📋

3.       Gli amministratori IT possono gestire l accesso all app Attivit da Teams 🛠️

4.       Le attivit personali provengono da Microsoft To Do 📌

5.       Le attivit assegnate provengono da Planner e sono collegate ai gruppi Microsoft 365 🔗

6.       Le attivit sincronizzate sono visibili anche in Outlook → Attivit  📬

7.       I file allegati alle attivit sono archiviati in SharePoint o OneDrive 📁

8.       Le modifiche fatte in Teams si riflettono in Planner e To Do in tempo reale ⏱️

9.       Le notifiche sono gestite tramite Teams e Outlook 🔔

10.  L integrazione disponibile per tutti gli utenti con licenza Microsoft 365 Business o superiore 🧾

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Coordinamento delle attivit settimanali di un team marketing

Il team marketing utilizza Planner per gestire le campagne e To Do per le attivit individuali. Tutto viene centralizzato in Teams tramite l app Attivit , migliorando la visibilit e la gestione delle scadenze.

🔹 Comando: Teams → → Attivit → Aggiungi → Visualizza piani condivisi
📌 Spiegazione: I membri accedono ai piani Planner direttamente da Teams.

🔹 Comando: Attivit → Nuova attivit → Assegna a piano
📌 Spiegazione: Le attivit vengono create e assegnate senza uscire da Teams.

🔹 Comando: Attivit → Filtro → Scadenza
📌 Spiegazione: Il team pu ordinare le attivit per priorit e pianificare meglio la settimana.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Aggiungi app Attivit

Teams → → Cerca Attivit

Integra Planner e To Do in Teams

Visualizza attivit assegnate

Teams → Attivit → Assegnate a me

Mostra attivit Planner assegnate all utente

Visualizza attivit personali

Teams → Attivit → Attivit

Mostra attivit da To Do

Crea nuova attivit

Teams → Attivit → Nuova attivit

Aggiunge attivit personali o condivise

Assegna attivit a piano

Teams → Attivit → Aggiungi al piano

Inserisce attivit in un piano Planner

Modifica attivit

Teams → Attivit → clic su attivit

Cambia titolo, scadenza, priorit , note

Contrassegna completata

Teams → Attivit → clic su casella

Segna attivit come completata

Filtro attivit

Teams → Attivit → Filtro

Ordina per scadenza, priorit , stato

Visualizza in bacheca/grafico

Teams → Attivit → Vista

Cambia modalit di visualizzazione

Ricevi notifiche

Teams → Notifiche → Attivit

Avvisi per nuove attivit o modifiche

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

🧩 Gestione centralizzata delle attivit
✅ Visualizzazione unificata di Planner e To Do
📋 Maggiore chiarezza tra attivit personali e di gruppo
🔄 Sincronizzazione automatica tra app
🔔 Notifiche in tempo reale per aggiornamenti
⏱️ Risparmio di tempo nella gestione operativa
🔍 Migliore tracciabilit delle scadenze
📱 Accesso mobile tramite Teams app
📊 Visualizzazione flessibile delle attivit
🧩 Collaborazione pi efficace tra membri del team

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Gestione delle attivit settimanali nei team operativi

I membri possono visualizzare e aggiornare le attivit assegnate senza uscire da Teams, migliorando la continuit del lavoro.

        Supporto alla pianificazione individuale e di gruppo

I manager possono assegnare attivit nei piani condivisi, mentre i collaboratori gestiscono le proprie attivit personali in un unica vista.

        Monitoraggio delle scadenze in progetti complessi

L integrazione consente di filtrare e ordinare le attivit per priorit , facilitando il rispetto delle tempistiche.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Come si aggiunge l app Attivit in Microsoft Teams?

2.       Quali sezioni principali sono visibili nell app Attivit ?

3.       Come si crea una nuova attivit personale da Teams?

4.       Come si assegna un attivit a un piano Planner?

5.       Quali ruoli possono modificare le attivit nei piani condivisi?

6.       Come si visualizzano le attivit personali da To Do?

7.       In che modo le modifiche fatte in Teams si riflettono in Planner?

8.       Dove vengono archiviati i file allegati alle attivit ?

9.       Come si filtrano le attivit per scadenza o priorit ?

10.  Quali vantaggi offre l integrazione tra Planner, To Do e Teams?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare l integrazione tra Microsoft Planner, To Do e Teams tramite l app Attivit . Hai seguito i passaggi per aggiungere l app, visualizzare e gestire attivit personali e condivise, e assegnare compiti direttamente da Teams. Hai compreso i ruoli coinvolti, i comandi chiave e le interazioni con Outlook, SharePoint e OneDrive. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di una gestione centralizzata e sincronizzata delle attivit . Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite.

13. Integrazione di Planner in Microsoft To Do

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

L integrazione tra Planner e Microsoft To Do permette agli utenti di visualizzare e gestire le attivit assegnate nei piani Planner direttamente all interno della propria app To Do, nel contesto delle attivit personali. In concreto, Microsoft To Do include un elenco speciale chiamato  Assigned to Me  (in italiano Assegnati a me ) dove compaiono tutti i task di Planner che sono stati assegnati a quell utente. Questa funzionalit trasforma To Do in un pannello unico per i propri impegni: non solo le cose da fare auto-assegnate o le checklist personali, ma anche i compiti provenienti dai piani di team.

Al momento del lancio (2019), l integrazione richiedeva un attivazione: l utente doveva abilitare la connettivit Planner dentro To Do dalle impostazioni (oppure cliccando su un banner Mostra elenco che appariva automaticamente in To Do dopo l aggiornamento). Una volta attivata, la nuova lista Assegnati a me compariva su tutte le piattaforme di To Do dell utente (web, app Windows, app mobile). Oggi questa lista una parte standard di To Do per gli account aziendali Microsoft 365: se un utente ha almeno un task assegnato su Planner, vedr la categoria Assegnati a me in To Do.

Caratteristiche dell integrazione:

  I task importati da Planner in To Do si comportano come normali task di To Do. L utente pu modificarne il titolo, aggiungere/modificare la descrizione, segnare come completato o incompleto, impostare promemoria e date di scadenza e aggiungere passi (sub-attivit ). Queste azioni sono sincronizzate: ad esempio, se da To Do aggiungo una data di scadenza a un task importato, questa appare anche nel piano Planner originario; se completo il task su To Do, risulta completato nel Planner del team. Allo stesso modo, se il task viene aggiornato da un collega su Planner (es. cambia assegnatario o viene contrassegnato completato), To Do rifletter il cambiamento in pochi secondi.

  L elenco Assigned to Me di To Do mostra il nome del piano e gli assegnatari multipli se presenti, cos l utente sa da quale progetto proviene ogni attivit e chi altro coinvolto.

  I task di Planner compaiono anche in altre liste intelligenti di To Do. In particolare, tutti quelli con una data di scadenza appaiono anche nella lista Planned (Pianificati) di To Do, mescolati con le altre scadenze personali. Inoltre, i task Planner compariranno come suggerimenti nella lista My Day (La mia giornata), permettendo all utente di includerli nel piano della giornata. Ad esempio, se ho un attivit di Planner che scade domani, oggi potrebbe essermi suggerita da To Do per aggiungerla a My Day e occuparmene.

  Una volta abilitate, queste attivit vengono indicizzate nella ricerca di To Do. Quindi, cercando in To Do una parola chiave, nei risultati compaiono anche i task dei piani Planner che corrispondono.

  Attivazione iniziale: se l utente non vede il suo task Planner in To Do, pu controllare nelle impostazioni di To Do sotto la sezione Connessioni che l opzione Tasks from Planner sia attiva (nel caso sia disattivata). Nell esperienza aggiornata, per la maggior parte degli utenti enterprise questa attiva di default, ma vale la pena saperlo.

In sintesi, la funzionalit pu essere descritta come  i miei task di Planner nel mio To Do . Questo colma il divario tra lavoro individuale e lavoro di gruppo: l utente non deve pi controllare separatamente tutti i piani Planner in cui ha qualcosa da fare; gli viene tutto recapitato nel proprio gestionale personale. To Do diventa una sorta di hub personale per la produttivit  dove convergono: promemoria personali, cose da fare, attivit assegnate dai team e email flaggate, il tutto con coerenza e semplicit .

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

L integrazione tra Planner e To Do , anch essa, parte di un ecosistema integrato di gestione attivit :

      Outlook (To Do): Microsoft To Do strettamente integrato con Outlook per quanto riguarda le attivit personali. Infatti, To Do sostituisce le Outlook Tasks tradizionali nella maggior parte dei casi. Cosa significa per Planner? Semplicemente che, portando i task di Planner in To Do, questi entrano anche nel circuito Outlook. Ad esempio, un task Planner assegnato a te appare in To Do; se utilizzi Outlook sul web, potrai vedere lo stesso task nella sezione To Do integrata in Outlook (poich Outlook oggi mostra le liste di To Do). Se usi Outlook desktop, Microsoft sta portando la stessa esperienza l . Dunque, i task di Planner diventano visibili anche dal tuo Outlook via l integrazione To Do, anche se indirettamente.

      Teams (app Attivit ): Come descritto nella sezione 2, l app Attivit di Teams ingloba i dati di To Do. Questo significa che un task proveniente da Planner, una volta finito nella lista Assegnata a me di To Do, comparir anche nell app Teams di quella persona, sotto Assigned to Me. In altre parole, Planner → To Do → Teams un flusso continuo: l assegnazione su Planner genera una voce su To Do, che a sua volta alimenta la vista unificata di Teams.

      Planner stesso: La sincronizzazione bidirezionale ma con alcuni limiti funzionali. Da To Do l utente pu modificare vari campi del task Planner (titolo, descrizione, checklist, stato completato, data) e ci aggiorna il task sul piano. Tuttavia, certe operazioni non sono supportate dall interfaccia di To Do: ad esempio non possibile creare un nuovo task Planner tramite To Do, n assegnare un task a qualcun altro o cambiare il gruppo di assegnatari. Per quelle azioni bisogna aprire il piano in Planner. All interno di To Do c infatti l opzione Apri in Planner per ogni task importato, che lancia l interfaccia web Planner sul task selezionato per permettere modifiche avanzate (come aggiungere un allegato, commentare, spostare il task in un altro bucket, etc.). Queste limitazioni sono da tenere presente: To Do serve primariamente per gestire i task a te assegnati, non per coordinare l intero piano (per quello c l app Planner).

      Sicurezza e dati: I dati dei task di Planner transitano e si memorizzano in To Do tramite il servizio Exchange Online che sta dietro To Do. Questo trasparente per l utente, ma significa che un task di Planner viene replicato (come copia di riferimento ) nel mailbox Exchange dell utente assegnatario. Non ci sono impatti particolari, se non che eventuali regole di retention su mailbox potrebbero teoricamente applicarsi anche a quei dati. Dal punto di vista dell interazione, l utente vede i task di Planner come parte dei suoi dati di produttivit personali uniti agli altri.

In generale, quest integrazione incarna la filosofia  mobile first, cloud first : un utente con smartphone pu aprire l app To Do mobile e vedr i compiti di Planner del suo team, potendo spuntarli mentre in movimento tutto ci senza dover aprire il browser o una app separata di Planner. Allo stesso tempo, la collaborazione di gruppo rimane centrata su Planner/Teams, assicurando che tutti vedano le stesse informazioni.

c) RUOLI COINVOLTI E PERMESSI DI ACCESSO

L integrazione Planner-To Do principalmente una funzionalit  personale. Non introduce nuovi ruoli collaborativi, perch dal lato To Do ogni utente vede solo i propri task. Possiamo per distinguere alcuni ruoli nel contesto pi ampio:

  Amministratore: deve assicurarsi che gli utenti abbiano le licenze necessarie (Planner incluso nella maggior parte delle licenze M365 Business/Enterprise; To Do non richiede licenza aggiuntiva ma l utente deve avere Exchange Online attivo). Non c una switch specifica di amministrazione per disabilitare/abilitare l integrazione Planner-To Do (fa parte del servizio stesso). Tuttavia, se un tenant disabilitasse completamente l uso di To Do o Planner cosa possibile via policy di servizio ovviamente l integrazione non funzionerebbe. Best practice per admin IT di comunicare e incoraggiare l uso di questa integrazione, magari includendola nelle guide utente: molti non sanno subito che i task assegnati appaiono in To Do.

  Membro di un piano Planner (utente finale): il principale attore. Qualunque utente interno a cui vengano assegnati task su Planner vedr tali task nel proprio To Do. Non c differenza se l utente proprietario o semplice membro del piano: conta solo che il task sia assegnato a lui. Se un task assegnato a due persone, apparir nel To Do di entrambe. L utente pu , come visto, gestire questi task e deve essere consapevole di cosa pu  o non pu  fare da To Do (ad esempio sapendo che per aggiungere allegati dovr aprire Planner).

  Guest (Utente esterno): qui la situazione particolare. Un utente guest in un piano Planner tipicamente non ha accesso alla propria istanza di To Do nell ambiente host. Per esempio, se invito luca@partner.com come guest in un mio gruppo e gli assegno un task Planner, lui ricever email di notifica, potr accedere a Planner via web come guest, ma quel task non comparir nel suo To Do personale (quello del suo account aziendale esterno). Attualmente la sincronizzazione Planner→To Do funziona solo per utenti della stessa organizzazione che hanno una cassetta postale Exchange abilitata su quel tenant. Quindi i guest esterni non beneficiano di questa integrazione (a meno di casi in cui abbiano una mailbox locale nel tenant, scenario raro). In altre parole, l integrazione pensata per utenti interni. I guest dovranno tenere traccia dei task via le notifiche email di Planner o consultando direttamente i piani su Teams/Planner.

  Proprietario del piano vs altro membro: dal punto di vista dell integrazione in To Do non c differenza: l owner non vede di pi . Tuttavia, lato Planner, un proprietario potrebbe usare l integrazione al contrario: sapendo che i task assegnati compariranno ai membri in To Do, pu essere incentivato ad assegnare sempre le attivit a persone specifiche (anzich lasciare task orfani) cos da sfruttare l autopromemoria via To Do. In pratica, i responsabili di piano dovrebbero adottare la regola ogni task ha un responsabile assegnato proprio per attivare l inclusione di quell attivit nei To Do personaliIn sostanza i ruoli chiave qui sono l utente finale interno e il Planner plan owner che assegna compiti. Lavorando insieme: l owner assegna compiti nel piano, l utente li trova nel suo To Do e li aggiorna quando fatti; l owner vede su Planner che sono completati. Questo loop virtuoso realizza un efficace collaborazione.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Gestione del lavoro personale integrato con progetti di team: Francesca una consulente che lavora su pi progetti per diversi clienti, insieme ai rispettivi team (interni ed esterni). Ogni progetto ha un piano Planner dove le vengono assegnati alcuni task (es. Preparare offerta per Cliente A nel progetto A, Analisi dati Cliente B nel progetto B). Senza integrazione, Francesca dovrebbe ricordarsi di controllare regolarmente ogni piano. Invece, grazie a To Do, ogni volta che qualcuno le assegna un nuovo task su Planner, questo appare immediatamente nella sua lista Assegnati a me su To Do (e sul telefono). Francesca ogni mattina apre To Do e vede tutti i suoi incarichi: sia i promemoria personali (es. Prenotare viaggio nella lista Personale) sia i task dei vari progetti. Pu riorganizzarli trascinandoli nel suo My Day per decidere cosa fare oggi. Nel momento in cui completa l Analisi dati Cliente B , la marca come completata su To Do; quando poi pi tardi si collega alla riunione del progetto B, il project manager vede gi su Planner che quell attivit risulta fatta senza dover neanche chiedere aggiornamenti, risparmiando tempo. Francesca apprezza anche la lista Pianificati su To Do, dove vede tutte le scadenze dei task di progetto insieme alle proprie: ad esempio, se dopodomani scade un task di Planner, lo vede etichettato per data insieme magari ad una scadenza personale, cos da poter bilanciare i carichi.

  Onboarding e attivit interfunzionali: L HR utilizza un piano Planner Onboarding Neoassunti dove assegna compiti ai vari reparti (IT deve creare account, Facility deve preparare la postazione, Tutor deve fare formazione, ecc.). Marco, che nell IT, ha diversi task assegnati in quel piano per ogni nuovo assunto (es. Configurare PC per Alice ). Con l integrazione, Marco non deve aprire Planner ogni volta: quando nel Planner HR appare un nuovo task IT per un assunto, questo compare nel To Do di Marco. Lui magari lo vede dal telefono e se ha domande pu gi prepararsi. Una volta completato (ha configurato il PC), lo segna fatto in To Do durante la pausa caff . L HR nel suo Planner vedr l attivit completata e potr passare allo step successivo senza mandare email di sollecito. In pi , Marco pu usare la funzione di aggiunta passi su To Do: per Configurare PC per Alice aggiunge step come Creare account AD e Installare software richiesti dentro il task, cos sul suo To Do ha traccia interna di sub-attivit (questi passi rimangono visibili solo a lui e agli altri assegnatari, comparendo anche in Planner come checklist). Questo gli permette di spezzare il lavoro senza dover creare sottotask sul piano principale.

  Uso personale strategico dei task di team: Un team leader, Luigi, assegna su Planner varie attivit ai suoi collaboratori, ma anche alcuni task a se stesso. Ad esempio, nel piano Lancio Prodotto Luigi si assegna Preparare presentazione finale . Essendo un utente esperto di To Do, Luigi sfrutta l integrazione per organizzarsi meglio: vede quel compito in Assegnati a me e lo distribuisce in piccole parti nel tempo aggiungendolo al My Day per qualche ora ogni giorno. Ogni sera scrive un pezzo di presentazione e aggiorna la descrizione del task su To Do con i punti completati; quando infine segna completato il task in To Do, tutti i membri del team Prodotto vedranno su Planner che il deliverable pronto. Luigi inoltre utilizza To Do per non dimenticare nulla: anche se non in ufficio, grazie all app sul cellulare riceve promemoria delle scadenze dei task di Planner (To Do notifica come per qualsiasi to-do personale). Questo garantisce che i ritardi vengano ridotti: l integrazione agisce come una rete di sicurezza contro la dimenticanza di compiti assegnati durante giornate piene di impegni.

e) BEST PRACTICE PER L INTEGRAZIONE PLANNER-TO DO

  Abilitare e conoscere l integrazione: La prima best practice  assicurarsi che tutti abbiano attivato/consentito l integrazione. Anche se oggi automatica, vale la pena diffondere la consapevolezza. Includi nelle sessioni di onboarding IT una nota: Se ti assegnano un task su Planner, lo trovi nei tuoi Assegnati a me su To Do . Mostra dove verificare l impostazione in To Do Settings (sezione Connessioni > Tasks from Planner) nel caso qualcuno l avesse disattivata per errore. Allo stesso modo, invita gli utenti a scaricare l app mobile di To Do, cos avranno con s i task aziendali anche in movimento, con notifiche push delle scadenze.

  Usare My Day e Pianificati in To Do per i task assegnati: Insegna ai tuoi collaboratori a integrare davvero i task di Planner nella loro pianificazione personale quotidiana. Ad esempio, suggerisci di ogni mattina aprire To Do, guardare Assegnati a me e aggiungere al My Day le attivit di team che intendono completare quel giorno. Questo aiuta a stabilire le priorit giornaliere includendo sia il lavoro individuale che quello di gruppo. Inoltre, fai notare la lista Pianificati: ogni attivit assegnata con scadenza futura appare l . utile per non perdere di vista deadline importanti dei progetti magari consiglia di revisionarla a inizio settimana per prepararsi ai compiti in scadenza nei giorni successivi.

  Comprendere limiti e contesto dei task in To Do: Forma gli utenti sui limiti funzionali dell interazione, cos non si confondono. Ad esempio: Da To Do puoi completare o aggiornare i tuoi task di progetto, ma non puoi crearne di nuovi per il team o assegnarli ad altri . Quindi, se un utente nota che manca un task nel piano, dovr ancora andare in Planner o Teams per aggiungerlo. Anche, fai presente che non tutto si pu modificare: ad esempio gli allegati non sono gestibili da To Do. Best practice: se un task richiede di leggere un file allegato, l utente dovrebbe aprirlo in Planner (c il comando dedicato) anzich cercare l allegato su To Do. Chiarisci anche che per vedere l insieme completo del progetto (tutte le attivit , non solo le proprie) dovranno comunque aprire il piano su Planner/Teams; To Do mostra solo il proprio lavoro personale.

  Aggiornare sempre lo stato tramite To Do (o Planner): Incoraggia i membri del team a segnare come completati i task su To Do non appena li finiscono. Questo ha due vantaggi: (1) libera la loro lista personale da compiti ormai svolti, e (2) avvisa immediatamente il resto del team in Planner che quella attivit chiusa. Un workflow efficiente potrebbe essere: eseguo il lavoro → spunto su To Do → magari aggiungo un commento o dettaglio finale su Planner (se necessario) → tutti allineati. Dissuadi invece pratiche come tenere note esterne o checklist duplicate fuori da To Do/Planner, perch rischiano di far perdere la sincronizzazione. To Do diventa la lista master personale, quindi va usata diligentemente.

  Task multipli assegnatari: Se il tuo ambiente usa l assegnazione multipla (fino a 11 persone per task in Planner, 20 per i nuovi limiti), stabilisci una convenzione su chi segna completo il task su To Do/Planner. Ad esempio, due co-assegnatari potrebbero accordarsi che lo far quello che chiude l ultima parte. Altrimenti c il rischio che uno lo completi sul proprio To Do mentre l altro non ha finito. In To Do comunque il task apparir a entrambi e sparir per entrambi appena uno lo completa, quindi la comunicazione importante per evitare sorprese. Best practice: usare i commenti di Planner (visibili cliccando Apri in Planner ) per notificare l altro assegnatario dello stato, oppure dividere il task in due sub-task individuali se possibile.

  Mantenere i titoli descrittivi: Consiglia ai project manager e in generale a chi crea i task su Planner di scrivere titoli chiari e autoesplicativi, perch l unica cosa che l utente vede a colpo d occhio in To Do. Ad esempio, invece di Briefing come titolo, meglio Briefing progetto Apollo con vendite . Ci contestualizza il task anche fuori dal suo piano originale. vero che To Do mostra il nome del piano sotto al titolo, ma se uno assegnato a molti piani potrebbe comunque confondersi. Un titolo ben formulato aiuta l utente a capire cosa va fatto senza dover aprire Planner per i dettagli.

  Feedback loop e miglioramento continuo: Microsoft raccoglie feedback su queste integrazioni (via UserVoice, forum, etc.). Se nella tua organizzazione c un esigenza forte (ad es. vorremmo creare task Planner da To Do ), fai sapere agli utenti che quella funzione attualmente non c  ma che richiesta da molti (questo gestisce le aspettative) e incoraggiali a votare sul forum pertinente. Intanto, prevedi workaround: nel caso citato, la persona pu crearsi un attivit privata in To Do come promemoria e poi formalizzarla come task di gruppo quando torna su Planner non ideale, ma almeno non dimentica l idea.

f) CONCLUSIONE

Grazie a queste integrazioni, Microsoft Planner si inserisce armoniosamente nei flussi di lavoro quotidiani. Su SharePoint, porta la gestione task dentro l intranet e i siti di team; su Teams, alimenta l esperienza collaborativa centralizzando attivit di gruppo e personali; attraverso To Do, fornisce a ciascun individuo una visione unificata dei propri incarichi. Seguendo le best practice indicate dal corretto setup dei permessi all adozione di abitudini di controllo quotidiano delle liste le aziende possono sfruttare a pieno queste funzionalit per migliorare la produttivit e la trasparenza, mantenendo tutti allineati sugli obiettivi comuni. Le quattro aree tematiche analizzate per ciascuna integrazione (funzionalit , interazioni, ruoli, esempi) mostrano come configurare e utilizzare efficacemente Planner in molteplici scenari, evitando insidie e massimizzando l impatto sulla collaborazione aziendale. 

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo comprendere come le attivit assegnate in Microsoft Planner vengano automaticamente sincronizzate e visualizzate in Microsoft To Do, permettendo una gestione centralizzata delle attivit personali e di gruppo. L utente imparer a identificare le attivit provenienti da Planner, modificarle, completarle e organizzarle in To Do. Verranno illustrati i ruoli coinvolti, le interazioni con Teams, Outlook e Microsoft 365, e i comandi per accedere e personalizzare la vista. L esercizio include scenari aziendali reali, vantaggi per la produttivit e domande di autovalutazione. L obiettivo finale fornire le competenze per utilizzare To Do come hub operativo per la gestione quotidiana delle attivit .

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Accesso a Microsoft To Do e visualizzazione attivit Planner 🧭

1.       Accedi a https://to-do.microsoft.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2.       Nella barra laterale sinistra, clicca su  Attivit assegnate a me  📋

3.       Attendi il caricamento delle attivit sincronizzate da Planner 🔄

4.       Verifica che ogni attivit mostri il nome del piano di origine 📘

5.       Clicca su un attivit per aprirne i dettagli 🗂️

6.       Visualizza scadenza, priorit , note e checklist 📅

7.       Clicca su  Apri in Planner  per accedere al piano completo 🔗

8.       Contrassegna l attivit come completata cliccando sulla casella ✅

9.       Le modifiche si riflettono automaticamente anche in Planner 🔁

10.  Aggiungi l attivit a un elenco personale per organizzarla meglio 📂

Gestione delle attivit sincronizzate 📬

1.       Clicca su un attivit per modificarne titolo, note o checklist ✏️

2.       Aggiungi un promemoria cliccando su  Aggiungi promemoria  ⏰

3.       Imposta una scadenza cliccando su  Aggiungi scadenza  📆

4.       Aggiungi l attivit a  Il mio giorno  per evidenziarla 🌓

5.       Crea un elenco personalizzato per raggruppare attivit simili 🗃️

6.       Trascina l attivit in un altro elenco per riorganizzarla 🧩

7.       Clicca su  Aggiungi passaggi  per suddividere l attivit in sotto-attivit 🪜

8.       Visualizza le attivit completate cliccando su  Completate  ✔️

9.       Sincronizza le modifiche anche su dispositivi mobili 📱

10.  Ricevi notifiche via email o push per attivit in scadenza 🔔

Ruoli coinvolti e interazioni con Microsoft 365 🔄

1.       I membri del piano Planner vedono le attivit assegnate in To Do 👥

2.       I proprietari del piano assegnano attivit che vengono sincronizzate 📋

3.       Gli amministratori IT possono abilitare/disabilitare la sincronizzazione 🛠️

4.       Le attivit sono sincronizzate tramite il gruppo Microsoft 365 🔗

5.       Le modifiche fatte in To Do si riflettono in Planner in tempo reale ⏱️

6.       Le attivit sono visibili anche in Teams tramite l app Attivit 📲

7.       Le notifiche sono gestite tramite Outlook e Teams 🔔

8.       I file allegati alle attivit sono archiviati in SharePoint o OneDrive 📁

9.       Le attivit possono essere filtrate per scadenza, priorit o piano 🔍

10.  L integrazione disponibile per tutti gli utenti con licenza Microsoft 365 Business o superiore 🧾

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Gestione personale delle attivit assegnate in progetti multipli

Un project manager riceve attivit da diversi piani Planner. Grazie all integrazione con To Do, pu visualizzarle tutte in un unica interfaccia, organizzarle per priorit e pianificare la propria giornata.

🔹 Comando: To Do → Attivit assegnate a me → Visualizza attivit
📌 Spiegazione: L utente accede a tutte le attivit assegnate da Planner in un unica vista.

🔹 Comando: To Do → Aggiungi a Il mio giorno
📌 Spiegazione: Le attivit pi urgenti vengono evidenziate per la giornata corrente.

🔹 Comando: To Do → Aggiungi promemoria
📌 Spiegazione: L utente riceve notifiche puntuali per non dimenticare le scadenze.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Visualizza attivit Planner

To Do → Attivit assegnate a me

Mostra attivit assegnate da Planner

Apri attivit in Planner

To Do → clic su attivit → Apri in Planner

Accede al piano completo

Contrassegna completata

To Do → clic su casella attivit

Segna attivit come completata

Aggiungi a Il mio giorno

To Do → clic su attivit → Aggiungi a Il mio giorno

Evidenzia attivit per la giornata

Aggiungi promemoria

To Do → clic su attivit → Aggiungi promemoria

Imposta notifica per l attivit

Aggiungi scadenza

To Do → clic su attivit → Aggiungi scadenza

Definisce una data di completamento

Aggiungi passaggi

To Do → clic su attivit → Aggiungi passaggi

Suddivide l attivit in sotto-attivit

Crea elenco personalizzato

To Do → Nuovo elenco

Organizza attivit per progetto o tema

Visualizza attivit completate

To Do → clic su Completate

Mostra attivit gi concluse

Sincronizzazione automatica

Planner ↔ To Do ↔ Teams ↔ Outlook

Mantiene aggiornate tutte le attivit

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

🧩 Gestione unificata delle attivit
✅ Visualizzazione centralizzata delle attivit assegnate
📋 Organizzazione personale delle attivit Planner
🔄 Sincronizzazione automatica tra Planner e To Do
🔔 Notifiche puntuali per scadenze e promemoria
⏱️ Pianificazione giornaliera con Il mio giorno
🔍 Filtri per priorit , scadenza e piano
📱 Accesso mobile tramite app To Do
📊 Tracciabilit delle attivit completate
🧩 Migliore equilibrio tra attivit personali e di gruppo

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Pianificazione personale per manager multitasking

I manager possono raccogliere tutte le attivit assegnate da diversi team in un unica vista e pianificare la giornata in modo efficace.

        Supporto alla produttivit individuale nei team distribuiti

I membri del team possono gestire le attivit assegnate in Planner direttamente da To Do, anche da dispositivi mobili.

        Monitoraggio delle attivit in progetti paralleli

I collaboratori coinvolti in pi progetti possono filtrare e organizzare le attivit per evitare sovrapposizioni e ritardi.

❓ Domande di autovalutazione

1.       Dove si trovano le attivit assegnate da Planner in To Do?

2.       Come si accede al piano Planner da un attivit in To Do?

3.       Quali modifiche si possono fare a un attivit da To Do?

4.       Come si evidenzia un attivit per la giornata corrente?

5.       Quali ruoli possono assegnare attivit visibili in To Do?

6.       Come si imposta un promemoria per un attivit ?

7.       In che modo To Do si integra con Teams e Outlook?

8.       Dove vengono archiviati i file allegati alle attivit ?

9.       Come si organizza un attivit in un elenco personalizzato?

10.  Quali vantaggi offre la sincronizzazione tra Planner e To Do?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato che le attivit assegnate in Microsoft Planner vengono automaticamente sincronizzate in Microsoft To Do, nella sezione Attivit assegnate a me . Hai seguito i passaggi per accedere, modificare e organizzare le attivit , impostare promemoria e pianificare la giornata. Hai compreso i ruoli coinvolti, i comandi chiave e le interazioni con Teams, Outlook e SharePoint. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di una gestione centralizzata e personalizzata delle attivit . Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite.

 

14. Il blocco note del piano (OneNote integrato)

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

 

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Il blocco note del piano in Microsoft Planner un taccuino digitale basato su OneNote, creato automaticamente per ogni piano. In pratica, quando si apre la sezione Notebook di un piano, Planner avvia OneNote e permette di creare o utilizzare un quaderno dedicato a quel progetto. Questo blocco note  condiviso con tutti i membri del piano ed pensato per raccogliere informazioni complementari alle attivit : appunti di riunione, liste di controllo, brainstorming, documentazione del progetto, ecc. Ogni piano ha quindi un proprio OneNote corrispondente, tipicamente denominato con il nome del piano stesso, e memorizzato nella raccolta documenti del gruppo SharePoint associato. L integrazione trasparente: il blocco note si aggiorna in tempo reale ed  sincronizzato con il piano, consentendo al team di avere un repository centralizzato di tutte le note rilevanti. Non necessario creare manualmente questo quaderno: Planner lo fornisce di default per ogni nuovo piano, garantendo fin da subito uno spazio dove scrivere e condividere informazioni testuali strutturate.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Il blocco note del piano sfrutta OneNote come applicazione di riferimento, beneficiando di tutte le sue capacit di modifica collaborativa e multimediale. Le interazioni principali includono:

  SharePoint/OneDrive: Il file di OneNote del piano archiviato nel sito SharePoint del gruppo (spesso nella libreria documenti o in una cartella dedicata, ad esempio Site Assets). Ci significa che accessibile anche tramite OneDrive (sezione Librerie condivise) per chi fa parte del gruppo, con backup e versioning automatico dei contenuti.

  Microsoft Teams: Se il piano Planner associato a un Team di Microsoft Teams (cosa comune, dato che Teams utilizza Planner per gestire task nelle schede), il blocco note pu essere aperto direttamente in Teams. Ad esempio, aggiungendo una scheda OneNote nel canale del team, si pu collegare al blocco appunti del piano per avere note e attivit affiancate. L integrazione risulta naturale: il gruppo Teams condivide lo stesso OneNote del piano, evitando duplicazioni.

  Outlook (Gruppi): Nel portale web di Outlook, ogni gruppo Microsoft 365 ha una sezione Blocco appunti che punta proprio al OneNote del gruppo (ovvero al blocco note del piano). Ci consente ai membri di accedere alle note direttamente da Outlook Web o client Outlook (se supportato), senza aprire separatamente OneNote.

  OneNote app (Desktop/Mobile): Il blocco note del piano essendo un normale taccuino di OneNote, pu essere aperto nell app OneNote su qualsiasi dispositivo. I membri del piano possono quindi prendere appunti offline o online, con sincronizzazione cloud. Possono anche sfruttare funzionalit avanzate di OneNote (ricerca, tag, disegni, audio, ecc.) nelle loro note del progetto.

  Altre app Office: Dalle pagine OneNote possibile generare attivit Planner (ad esempio, scrivendo tag di attivit in OneNote, con alcune integrazioni aggiuntive possibile inviare tali azioni a Planner). In generale OneNote e Planner non hanno un collegamento biunivoco out-of-the-box (non ci sono campi di task Planner visibili in OneNote di default), ma tramite Power Automate o componenti aggiuntivi, le note possono essere trasformate in attivit e viceversa.
In sintesi, il blocco note del piano  strettamente integrato nell ecosistema Microsoft 365: esso appare come parte dei contenuti del gruppo, sfruttando i servizi di SharePoint per l archiviazione e OneNote per la fruizione, ed raggiungibile da Teams, Outlook e ovviamente dall app OneNote. Questa integrazione rende semplice per il team passare dalle attivit di Planner alle note di progetto senza uscire dall ambiente Microsoft 365.

c) RUOLI COINVOLTI

Nel contesto del blocco note del piano, i ruoli corrispondono ai livelli di accesso sul gruppo Microsoft 365 (che controlla OneNote):

        Amministratore: Un amministratore IT di Microsoft 365 pu abilitare o disabilitare in generale la funzionalit di accesso guest ai gruppi e quindi influenzare la partecipazione di utenti esterni al blocco note. Inoltre, tramite criteri di SharePoint pu gestire permessi avanzati sul sito (ad esempio impedire la condivisione esterna dei contenuti del OneNote, o applicare etichette di conformit ai dati). In genere per l admin non interviene sul contenuto quotidiano del blocco note, lasciando la gestione ai proprietari del piano.

        Proprietari del piano (Gruppo): Chi crea il piano diventa proprietario del gruppo associato. I proprietari hanno pieni poteri sul blocco note: possono rinominarlo, spostarlo o eliminarlo (ad esempio tramite l interfaccia di OneNote o SharePoint). Possono aggiungere/rimuovere sezioni e pagine e, soprattutto, gestire i membri del gruppo che avranno accesso al notebook. Se necessario, un proprietario pu anche sostituire il blocco note predefinito con un altro (operazione avanzata che richiede di spostare il file OneNote esistente e ricollegarlo). In scenari standard, i proprietari utilizzano semplicemente il notebook come editori con gli stessi permessi dei membri, ma hanno la responsabilit di condividere il piano con le persone giuste.

        Membri del piano: Tutti i membri interni dell organizzazione aggiunti al piano (che diventano membri del gruppo M365) hanno accesso in lettura/scrittura completo al blocco note del piano. Possono creare e modificare qualsiasi pagina di OneNote, inserire contenuti, organizzare sezioni, ecc. Il blocco note uno spazio collaborativo: non esiste di default distinzione di permessi tra vari membri (non ci sono ruoli di sola lettura per membri interni: o si nel gruppo e si pu modificare, o non si ha accesso). Questo significa che ogni membro pu contribuire liberamente alle note di progetto, aggiornando informazioni importanti per il team.

        Utenti guest (ospiti esterni): Se il gruppo/plano include ospiti esterni (utenti di altre organizzazioni o con indirizzi email personali invitati nel gruppo), anch'essi avranno accesso al blocco note, con quasi gli stessi permessi dei membri interni. Microsoft Planner aderisce al modello di guest access dei gruppi Microsoft 365. Gli ospiti possono visualizzare e modificare le note del piano, creare pagine e collaborare, a patto che l amministratore abbia abilitato l accesso guest a SharePoint/OneNote. Nota: per impostazione predefinita, agli ospiti  consentito modificare contenuti del gruppo come file e note; tuttavia, potrebbero esserci limitazioni specifiche decise dall organizzazione (ad esempio l admin potrebbe revocare la possibilit per gli ospiti di aggiungere file, il che in OneNote equivarrebbe a impedir loro di inserire allegati o immagini). In generale, un utente guest una volta invitato avr le stesse capacit di un membro sul OneNote (pu aggiungere note, sezioni, ecc.), ricever i link ai file del gruppo e potr accedere al quaderno attraverso l URL del piano.

        Visitatori: In Planner non esiste un ruolo visitatore  per le attivit o le note ovvero non si possono dare permessi di sola visualizzazione a un utente che non sia membro o guest. Tuttavia, se il gruppo di Planner  pubblico all interno dell azienda, qualsiasi collega pu unirsi liberamente al piano e diventare membro (il concetto di visitatore in questo caso si riduce alla fase in cui un utente visualizza l esistenza di un piano pubblico e decide di partecipare). Per quanto riguarda il blocco note, un visitator e interno (non membro) potrebbe accedere al sito SharePoint pubblico del gruppo in sola lettura, vedendo il contenuto di OneNote solo tramite il sito. In pratica per , per interagire attivamente con il blocco note del piano, l utente deve essere aggiunto al gruppo come membro o come guest autenticato. Dunque, si pu considerare che i  visitatori non abbiano un ruolo pratico attivo nell utilizzo del blocco note del piano: o si dentro (membro/guest) o fuori.

Ruoli e permessi sul Blocco Note del Piano (riepilogo)

Ruolo

Accesso al blocco note OneNote del piano

Azioni chiave possibili

Amministratore Microsoft 365

Indiretto (gestisce impostazioni globali di gruppo e SharePoint)

Abilitare/disabilitare accesso guest ai gruppi; applicare policy di condivisione e sicurezza sui contenuti.

Proprietario del piano (Gruppo)

Accesso completo (modifica)

Tutto ci che un membro pu fare, in pi : gestire membri/ospiti del piano; rinominare o eliminare il blocco note; trasferire il blocco note su altro sito; pubblicare autorizzazioni.

Membro del piano

Accesso completo (modifica)

Creare e modificare pagine di note; organizzare sezioni; inserire contenuti (testo, immagini, allegati); visualizzare tutte le note del piano.

Guest (ospite esterno)

Accesso completo (modifica) (se abilitato dall admin)

Creare e modificare pagine di note; contribuire alle note proprio come un membro interno, salvo restrizioni decise dall organizzazione (es. allegare file).

Visitatore (interno non membro)

Nessun accesso diretto all area Planner/OneNote (pu solo visualizzare contenuti pubblici su SharePoint se il gruppo pubblico)

Pu vedere l esistenza del piano pubblico e unirsi ad esso. Senza adesione, non pu interagire con le note; al pi , pu leggere pagine OneNote se l URL del sito pubblico all organizzazione.

 

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Riunioni di Progetto e Verbali: Un team di progetto pu utilizzare il blocco note del piano come taccuino condiviso per i verbali delle riunioni e le decisioni prese. Ad esempio, ogni riunione settimanale del progetto ha una pagina dedicata in OneNote (all interno del notebook del piano) dove vengono annotati gli argomenti discussi, le decisioni e le azioni da intraprendere. Grazie all integrazione, tutti i membri del piano possono aprire OneNote direttamente da Planner e consultare o aggiornare i verbali in tempo reale. Questo assicura che le informazioni chiave (spunti, requisti, idee) siano facilmente reperibili e collegate al piano di lavoro. Inoltre, eventuali attivit emerse dalla riunione possono essere aggiunte al Planner (manualmente copiandole nelle attivit o usando strumenti come Tasks in OneNote per spedirle a Planner), creando un legame stretto tra discussione e operativit .

  Knowledge base di Progetto: Il blocco note funge da mini-knowledge base per il team. Immaginiamo un reparto Marketing che lancia una nuova campagna: oltre alle task su Planner (es. Preparare bozza brochure con scadenza), nel OneNote del piano raccolgono tutte le idee creative, ricerche di mercato, liste di contatti, testi approvati e linee guida. Col passare del tempo, il notebook costruisce la memoria storica del progetto, a cui i nuovi membri possono accedere facilmente. Non serve chiedere mi mandi le note? : basta entrare nel Planner, cliccare su Notebook e si ha subito tutto l archivio di appunti e materiali del team.

  Integrazione con Formazione o Checklist: In ambito Risorse Umane, si potrebbe creare un piano Planner per l onboarding dei nuovi assunti, dove ogni nuova persona ha una serie di attivit da completare (compilare documenti, seguire corsi, affiancamenti, ecc.). Il blocco note del piano pu contenere le guide dettagliate, le FAQ interne e i manuali che i neoassunti devono consultare. Cos l attivit Leggere la policy aziendale pu rimandare alla sezione del OneNote con la policy integrale. Un esempio concreto: Contoso S.p.A. crea un piano Onboarding 2025 su Planner; tra le task, Completa formazione sicurezza . Nel blocco note associato, la sezione Formazione Sicurezza contiene tutto il materiale didattico e uno spazio per le note del formatore. I nuovi assunti spuntano l attivit su Planner solo dopo aver letto e magari annotato dubbi sul OneNote. Questo tandem Planner-OneNote garantisce che alle attivit siano affiancate risorse aggiornate e facilmente accessibili.

  Progetti IT e Documentazione tecnica: Un team di sviluppo software potrebbe gestire su Planner le attivit di realizzazione di una nuova funzionalit (con task, scadenze, assegnatari) e sfruttare il blocco note per scrivere la documentazione tecnica o i diari di bordo dei problemi incontrati. Ad esempio, ogni task di sviluppo pu avere un collegamento a una pagina OneNote dove lo sviluppatore annota le scelte architetturali o istruzioni per la configurazione. Questo utile anche per il turnover: se un collega subentra su un attivit , pu leggere le note sul OneNote del piano per capire lo stato e i dettagli.

In tutti questi casi, il blocco note integrato in Planner migliora la collaborazione perch offre un luogo unificato per le informazioni, complementare alla lista di attivit . Mentre Planner organizza chi fa cosa e entro quando, OneNote conserva il come e perch , ovvero il contesto testuale e informativo che aiuta il team a portare a termine le attivit in maniera allineata e consapevole.

 

Immagine che contiene testo, schermata, software, Pagina Web Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo comprendere come utilizzare il blocco note del piano, ovvero il blocco OneNote integrato automaticamente alla creazione di un piano in Microsoft Planner. L utente imparer ad accedere al blocco note, creare sezioni e pagine, condividere contenuti e collaborare con i membri del piano. Verranno illustrati i ruoli coinvolti, le interazioni con Teams, Outlook e SharePoint, e i comandi per personalizzare e sfruttare al meglio lo spazio di lavoro digitale. L esercizio include scenari aziendali reali, vantaggi per la produttivit e domande di autovalutazione. L obiettivo finale fornire le competenze per utilizzare OneNote come strumento di documentazione e collaborazione integrato nei piani Planner.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Accesso al blocco note del piano da Planner o Teams 🧭

1.       Accedi a https://tasks.office.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2.       Clicca su Planner e apri il piano desiderato 📋

3.       Vai su Outlook → sezione Gruppi → seleziona il gruppo del piano 📬

4.       Clicca su  Blocco appunti  per aprire OneNote integrato 📓

5.       In alternativa, apri Teams → seleziona il team collegato al piano 💬

6.       Clicca su  +  nella barra delle schede → seleziona OneNote ➕

7.       Scegli il blocco note del gruppo e clicca su  Salva  📁

8.       Il blocco note sar ora accessibile direttamente da Teams 📎

9.       Apri il blocco note anche da https://www.onenote.com per una vista completa 🌐

10.  Verifica che tutti i membri del piano abbiano accesso in lettura/scrittura 👥

Creazione e gestione dei contenuti nel blocco note 📓

1.       Crea una nuova sezione cliccando su  + Sezione  ➕

2.       Rinomina la sezione con il nome del progetto o del tema ✏️

3.       Crea una nuova pagina cliccando su  + Pagina  📄

4.       Inserisci un titolo e inizia a scrivere note, elenchi o appunti 📝

5.       Aggiungi immagini, file o collegamenti tramite il menu Inserisci 📎

6.       Crea elenchi attivit  con caselle da spuntare ✅

7.       Evidenzia contenuti importanti con colori o tag 📌

8.       Condividi la pagina copiando il link o invitando membri 🔗

9.       Aggiungi una scheda OneNote in un canale Teams per accesso rapido 📘

10.  Sincronizza le modifiche su tutti i dispositivi in tempo reale 🔄

Ruoli coinvolti e interazioni con Microsoft 365 🔄

1.       I proprietari del piano sono anche proprietari del blocco note 👤

2.       I membri del piano possono modificare e visualizzare le note 👥

3.       Gli amministratori IT possono gestire permessi avanzati da SharePoint 🛠️

4.       Il blocco note archiviato nel sito SharePoint del gruppo 📁

5.       accessibile anche da Teams, Outlook e OneNote Web 🌐

6.       Le modifiche sono sincronizzate automaticamente tra Planner e OneNote 🔁

7.       I contenuti possono essere esportati in PDF o Word per condivisione 📤

8.       Le note possono essere collegate ad attivit Planner tramite link 🔗

9.       I file allegati sono archiviati in SharePoint e accessibili dal blocco note 📂

10.  L integrazione disponibile per tutti gli utenti con licenza Microsoft 365 Business o superiore 🧾

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Documentazione collaborativa per un piano di formazione interna

Il team HR crea un piano Planner per organizzare corsi di formazione. Utilizza il blocco note integrato per raccogliere materiali, verbali delle riunioni e feedback dei partecipanti.

🔹 Comando: Outlook → Gruppi → seleziona gruppo → Blocco appunti
📌 Spiegazione: Il team accede al blocco note condiviso per iniziare a scrivere contenuti.

🔹 Comando: OneNote → Nuova sezione → Nuova pagina
📌 Spiegazione: Ogni corso ha una sezione dedicata con pagine per materiali, note e checklist.

🔹 Comando: Teams → Canale → + → OneNote
📌 Spiegazione: Il blocco note accessibile direttamente dal canale del team per aggiornamenti rapidi.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Apri blocco note del piano

Outlook → Gruppi → Blocco appunti

Accede al blocco OneNote del gruppo

Aggiungi OneNote in Teams

Teams → Canale → + → OneNote

Integra il blocco note nel canale del team

Crea nuova sezione

OneNote → + Sezione

Organizza i contenuti per argomento

Crea nuova pagina

OneNote → + Pagina

Inserisce contenuti testuali o multimediali

Inserisci contenuti

OneNote → Inserisci → File, Immagine, Collegamento

Aggiunge materiali di supporto

Condividi pagina

OneNote → Condividi

Invita membri o copia link alla pagina

Sincronizzazione automatica

OneNote ↔ Teams ↔ SharePoint ↔ Planner

Mantiene aggiornati tutti i contenuti

Gestione permessi

SharePoint → Sito del gruppo → Impostazioni → Autorizzazioni

Definisce chi pu accedere o modificare il blocco note

Esporta contenuti

OneNote → File → Esporta

Salva note in PDF o Word

Collegamento attivit

Planner → Attivit → Inserisci link a pagina OneNote

Collega note a specifiche attivit del piano

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

🧩 Documentazione centralizzata e condivisa
✅ Accesso immediato da Planner, Teams e Outlook
📋 Organizzazione strutturata per sezioni e pagine
🔄 Sincronizzazione automatica tra dispositivi
🔔 Collaborazione in tempo reale tra membri del piano
⏱️ Riduzione del tempo nella ricerca di materiali
🔍 Tracciabilit delle decisioni e delle note di riunione
📱 Accesso mobile tramite app OneNote
📊 Supporto alla gestione della conoscenza del team
🧩 Integrazione fluida con SharePoint e Planner

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Raccolta di verbali e note di riunione

Ogni riunione del piano pu essere documentata in una pagina dedicata, accessibile a tutti i membri.

        Creazione di guide operative e checklist

Le attivit del piano possono essere accompagnate da istruzioni dettagliate e checklist nel blocco note.

        Archivio di materiali formativi e risorse
Il team pu caricare presentazioni, link e documenti utili per ogni fase del progetto.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Dove si trova il blocco note integrato di un piano Planner?

2.       Come si accede al blocco note da Teams?

3.       Quali contenuti si possono inserire in una pagina OneNote?

4.       Come si organizza il blocco note per progetto o tema?

5.       Chi pu modificare il blocco note del piano?

6.       Come si collega una pagina OneNote a un attivit Planner?

7.       Dove sono archiviati i file allegati al blocco note?

8.       Come si aggiunge una sezione o una pagina in OneNote?

9.       Quali app Microsoft 365 interagiscono con il blocco note?

10.  In quali scenari aziendali utile questa funzionalit ?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato che ogni piano Planner genera automaticamente un blocco note OneNote integrato, accessibile da Outlook, Teams e SharePoint. Hai seguito i passaggi per accedere al blocco note, creare sezioni e pagine, inserire contenuti e condividerli con i membri del piano. Hai compreso i ruoli coinvolti, i comandi chiave e le interazioni con le app Microsoft 365. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di una documentazione collaborativa e centralizzata. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite.

15. Integrazione automatica del piano Planner con OneDrive

 

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

L integrazione automatica con OneDrive in realt un integrazione con l infrastruttura di SharePoint Online che sta dietro ai gruppi Microsoft 365. In termini pratici per l utente: quando creiamo un nuovo piano in Planner, viene generato (o collegato) un spazio per i file dedicato al piano, ospitato su SharePoint, ma accessibile comodamente tramite l interfaccia di OneDrive e di Planner stesso. In particolare:

  In ogni piano di Planner esiste la sezione File (accessibile dai ... , puntini di menu del piano). Questa sezione mostra tutti i file che sono stati caricati nelle attivit del piano. Dove sono salvati questi file? Sono archiviati nella document library SharePoint del gruppo Microsoft 365 associato al piano. Ci avviene automaticamente: non appena si crea un piano (e quindi il gruppo), Microsoft 365 prepara dietro le quinte un sito SharePoint con una libreria documenti. Quando un utente allega un file a un attivit del Planner scegliendo l opzione File -> Carica, quel file viene caricato proprio su quella libreria SharePoint, in una cartella nominata come il piano oppure nella cartella  Documenti condivisi  del sito di gruppo.

  Per l utente finale, questo significa che non deve preoccuparsi di dove salvare i file di progetto: aggiungendoli alle attivit , essi vengono centralizzati automaticamente nell area documentale del piano. Inoltre, tramite OneDrive (app o web), possibile navigare in tale raccolta: su OneDrive for Business c una sezione  Shared Libraries  (Librerie condivise) dove appare il nome del gruppo/piano appena creato, contenente i file condivisi. Quindi, dall app OneDrive o Esplora Risorse (se la libreria sincronizzata), i membri del piano possono gestire i file come fossero in una cartella locale, con la differenza che sono sincronizzati per tutti i membri.

  Integrazione con Planner: all interno di Planner stesso le attivit mostrano le anteprime dei file allegati e link diretti. Ad esempio, se un attivit ha un documento Word allegato, questo pu essere impostato come immagine di anteprima sulla scheda attivit , cos che sulla Board di Planner compaia la miniatura del documento. Cliccando sul file dall attivit , si apre direttamente l anteprima o l editor online (Office per il Web) del file. Questo sottolinea la stretta integrazione: Planner diventa anche un punto di accesso ai documenti del progetto, non solo un elenco di cose da fare.

In sintesi, la funzionalit consiste nell avere un repository documentale integrato: ogni allegato caricato (file Office, PDF, immagini, ecc.) viene conservato centralmente e condiviso automaticamente con tutti i membri del piano, senza necessit di scambio manuale di documenti via email o su spazi esterni. La dicitura OneDrive si riferisce al fatto che per l utente i file sono accessibili tramite il servizio di OneDrive for Business, ma tecnicamente i file risiedono su SharePoint (che la base di OneDrive in contesto aziendale). Questa integrazione automatica perch l utente non deve configurare nulla: appare per default con il piano. Come nota, se si crea un piano in un gruppo esistente, esso user la stessa libreria file gi esistente per quel gruppo. Se invece si crea un piano ex novo, viene creato un nuovo gruppo con la sua libreria file.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Il deposito file del piano tocca varie parti dell ecosistema Microsoft 365:

  SharePoint Online: La libreria documenti del piano in SharePoint. Ci permette di utilizzare tutte le funzionalit di SharePoint sui file allegati: versionamento (ogni modifica al file viene salvata come nuova versione, consultabile dallo storico), controllo di coerenza, permessi, condivisione esterna controllata e co-authoring in tempo reale dei file Office. Quest ultimo punto cruciale: se un file Word allegato a un attivit Planner, i membri possono cliccarlo e modificarlo simultaneamente in Word Online o Word desktop, con le modifiche che si sincronizzano per tutti. Questo elimina problemi di conflitti o di dover unire modifiche da copie diverse. Inoltre, nell interfaccia di SharePoint  possibile creare visualizzazioni o organizzare i file del piano in cartelle. Ad esempio, l area file potrebbe avere cartelle per Documentazione , Contratti , Presentazioni relative a quel progetto. Qualsiasi organizzazione effettuata nella libreria SharePoint si riflette quando si apre la sezione File da Planner.

  OneDrive for Business: Dal punto di vista dell utente, OneDrive funge da finestra sui file del piano. Aprendo OneDrive web, si vede il nome del gruppo (che di solito coincide col nome del piano) nella lista delle risorse condivise. Da l , l utente pu caricare nuovi file, aprirli in Office, sincronizzarli sul proprio PC (tramite client OneDrive Sync). Ad esempio, un membro del piano pu decidere di sincronizzare in locale la libreria SharePoint del progetto per avere i file anche offline: questo si fa in OneDrive cliccando Sincronizza sulla libreria. Dopo ci , su Esplora File comparir una cartella collegata in cui lavorare sui documenti anche da PC; ogni file salvato sar automaticamente aggiornato per tutti.

  Microsoft Teams: Se il Planner connesso a un team di Teams (ad esempio aggiunto come scheda Planner in un canale), allora i file del piano coincidono con i file del canale (Teams e Planner condividono il gruppo). Questo significa che in Teams, nella scheda File del medesimo canale, compariranno gli stessi file caricati su Planner. Viceversa, file caricati via Teams (nella document library SharePoint del canale) sarebbero anche visibili dal Planner se si va nella sezione File. In pratica, Teams, Planner e SharePoint condividono gli stessi file, facilitando l uso consistente dei documenti: non importa da quale interfaccia li carichi (Teams, Planner o SharePoint), finiscono sempre nello stesso posto.

  Outlook (client e web): I gruppi Microsoft 365 espongono i file condivisi anche su Outlook (sezione File del gruppo quando si visualizza un gruppo in Outlook). Dunque, i membri possono accedere ai file del piano pure da Outlook senza aprire altre app. Inoltre, se si invia una mail al gruppo allegando documenti, questi email attachments non finiscono automaticamente in SharePoint; ma si pu manualmente salvare un allegato del gruppo nella libreria del gruppo. Questo evidenzia che, sebbene l integrazione principale di file Planner sia con SharePoint/OneDrive, l ecosistema di gruppo consente di convogliare i documenti rilevanti nel sito del gruppo per averli tutti centralizzati.

  Office Online e Office Desktop: Come accennato, interagire con i file del piano semplicissimo grazie a Office. Cliccando un file Office allegato a un attivit , si apre Office Online nel browser per modificarlo con uno click (Word Online, Excel Online, ecc.). In alternativa, possibile fare  Apri in App desktop  e lavorare sul file in Word/Excel desktop, che lo aprir direttamente dall URL SharePoint. Le modifiche salvate andranno subito su SharePoint e quindi tutti i membri vedranno la versione aggiornata. La stretta integrazione permette anche scenari come: aprire un documento Word dal Planner, @menzionare un collega nei commenti del documento il collega riceve notifica con link e pu rispondere, mantenendo la discussione sul documento. Insomma, i file del piano beneficiano di tutte le sinergie offerte da Office 365 sul co-editing e commenti.

  Power Platform: I file essendo su SharePoint possono essere referenziati da flussi di lavoro (Power Automate) o da applicazioni (PowerApps). Ad esempio, si potrebbe avere un flusso che quando viene caricato un file in quella libreria (cio quando qualcuno allega un file in Planner), invia una notifica o lo copia altrove. Oppure un Power BI potrebbe leggerne i contenuti (se sono dati strutturati). Queste sono interazioni avanzate ma possibili grazie all armonizzazione su SharePoint.

In sintesi, l integrazione con OneDrive/SharePoint trasforma il piano Planner in un hub documentale: da ogni applicazione Microsoft 365 si pu accedere ai file del progetto (che siano documenti di Office, immagini, o altri tipi), senza doverli cercare in strumenti esterni o network share. Questo riduce la duplicazione di file e mantiene un unica fonte di verit  per i documenti di progetto.

c) RUOLI COINVOLTI

La gestione e l utilizzo dei file condivisi del piano coinvolge i seguenti ruoli (allineati ai ruoli del gruppo Microsoft 365):

  Amministratore IT: Il ruolo dell amministratore qui riguarda prevalentemente impostazioni di governance dei contenuti. Pu impostare policy di retention o etichette di classificazione sui siti SharePoint dei gruppi, decidere se permettere la condivisione esterna di file (ad esempio, se file nella libreria possono essere condivisi con persone esterne non membri) e abilitare/disabilitare funzionalit come la sincronizzazione su PC non gestiti. Inoltre, l admin pu definire il percorso di archiviazione predefinito (anche se per Planner non modificabile: di base la libreria del gruppo e non pu essere spostata altrove se non manualmente spostando file). Non ultimo, l amministratore pu attraverso il centro di amministrazione SharePoint vedere tutti i siti creati (inclusi quelli dei gruppi Planner) e applicare backup o permessi speciali se necessario.

  Proprietario del Piano/Gruppo: Il proprietario ha pieni permessi di controllo sulla libreria documenti del sito (viene automaticamente aggiunto come amministratore del sito SharePoint in quanto membro del gruppo Owners). Ci significa che, oltre a tutto quello che pu fare un membro (vedi sotto), pu gestire le impostazioni della libreria: creare o eliminare cartelle, modificare permessi (ad esempio aggiungere manualmente un utente con sola lettura ai file, anche senza aggiungerlo al gruppo operazione possibile dal lato SharePoint), eliminare file definitivamente, oppure configurare integrazioni come flussi di Power Automate su quella libreria. Il proprietario pu anche decidere di aggiungere altri proprietari (promuovendo un membro a owner), il che utile per delegare la gestione. In contesto Planner, un proprietario dovrebbe assicurare che i file siano organizzati e mantenere pulito lo spazio (es. eliminando duplicati, garantendo che i nomi file siano comprensibili, ecc.), anche se queste sono buone pratiche pi che obblighi tecnici. Inoltre, solo i proprietari possono eliminare l intero piano (e quindi il gruppo e i suoi file) un azione che comporta la cancellazione di tutti i file dal cloud, soggetta comunque al periodo di conservazione di SharePoint (i file finirebbero nel cestino del sito per qualche tempo).

  Membro del piano: I membri interni hanno permessi di modifica sui file del piano. In SharePoint, i membri del gruppo sono tipicamente associati al gruppo con privilegio  Modifica , il che consente loro di aggiungere nuovi file, modificare/eseguire upload, creare cartelle e cancellare i file caricati da chiunque. In pratica, tutti i membri possono collaborare liberamente sui documenti: ad esempio un membro pu aprire un file caricato da un altro, modificarlo e salvare; oppure pu caricare un documento nuovo che ritiene utile al progetto. Non ci sono restrizioni a livello di singolo file tra membri: ogni file nel piano condiviso con tutti i membri. Va notato che se pi piani condividono lo stesso gruppo (quindi la stessa libreria file), i membri accedono anche ai file degli altri piani di quel gruppo. Ma se parliamo di un piano specifico isolato (gruppo dedicato), i file sono visibili solo ai membri di quel piano. I membri non possono cambiare le impostazioni avanzate di SharePoint (quello riservato ai proprietari), n modificare i permessi di altri utenti; inoltre, se l admin ha vietato la condivisione esterna e loro provano a condividere un file con un esterno, gli sar impedito.

  Guest (Ospite): Gli utenti esterni aggiunti al piano hanno accesso ai file analogamente ai membri interni, ma con qualche limitazione potenziale. Per impostazione standard, un guest aggiunto al gruppo viene inserito nel sito SharePoint con permessi di visitatori (lettura) oppure membri con modifica a seconda delle policy. In Microsoft 365 attualmente, un guest in un gruppo pu modificare i contenuti del sito se stato aggiunto direttamente come membro del gruppo (cosa che i proprietari possono fare). Dunque, in molti casi pratici, l ospite potr caricare e modificare file come un membro normale (soprattutto se l amministratore ha consentito agli ospiti di aggiungere file). Tuttavia, l esperienza utente differisce leggermente: l ospite non vede la libreria file via OneDrive personale (la sezione librerie condivise dell app OneDrive di solito mostra solo i siti dell organizzazione corrente, e l ospite esterno), ma pu accedere tramite link SharePoint o tramite Teams/Planner web. Inoltre, l ospite non pu sincronizzare facilmente i file su OneDrive client senza procedure particolari, perch OneDrive for Business di un utente esterno non monta direttamente repository di tenant altrui. In breve, i guest possono collaborare sui file (se ammesso) accedendo via web, modificando online o scaricando e ri-caricando, ma potrebbero avere un esperienza meno integrata rispetto ai colleghi interni. Importante: i guest non possono invitare altri utenti ai file n cambiare permessi: il loro accesso confinato a quanto concesso dal gruppo.

  Visitatore interno: Se il gruppo del piano pubblico all interno dell organizzazione, un utente interno non membro tecnicamente ha permesso di lettura sui contenuti del sito SharePoint del gruppo (questo perch i gruppi pubblici spesso aggiungono automaticamente Tutti tranne gli esterni come visitatori del sito). Significa che potrebbe visualizzare i file del piano se conosce l URL del sito o attraverso SharePoint search. Per attraverso l interfaccia di Planner o OneDrive, un non membro non vedr quel piano tra i suoi, finch non decide di unirsi al gruppo. Una volta che si unisce (auto-aggiungendosi, essendo pubblico), passa a essere membro e quindi ha pieno accesso in modifica. Dunque il concetto di visitatore per i file del piano riguarda solo interni non membri che curiosano: essi potrebbero aprire documenti se il gruppo pubblico, ma non possono contribuire n li vedono in Planner. In gruppi privati, nessun visitatore esterno al piano ha accesso ai file.

Riassumendo, i ruoli per i file seguono la stessa logica di quelli per il notebook: proprietari e membri (interni) hanno piena operativit , eventuali guest con restrizioni minori, e i non membri non accedono affatto (se gruppo privato) o al pi leggono (se pubblico). Questo sistema garantisce che solo le persone del team possano agire sui documenti, mantenendo il controllo, ma permette di coinvolgere collaboratori esterni in modo abbastanza trasparente quando serve, con adeguata sicurezza.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Gestione documentale di progetto: Immaginiamo un team che lavora a una gara d appalto. Creano un piano Planner Gara XYZ per suddividere i compiti (raccolta requisiti, scrittura capitolato, revisione, invio offerta, ecc.). Durante il lavoro, avranno molti documenti: bozze di proposta tecnica, fogli excel coi costi, PDF con i requisiti del cliente, etc. Grazie all integrazione, ogni documento viene allegato alle rispettive attivit : ad esempio, l attivit Preparare offerta economica contiene allegato il foglio Excel coi calcoli. Tutto il team pu aprire quell Excel direttamente dall attivit e modificarlo in tempo reale via Excel Online, evitando di scambiarsi versioni via mail. Contestualmente, nella sezione File del piano, possono vedere tutti gli allegati del progetto riuniti in un unico elenco . Questo facilita la vita: se cercano Offerta XYZ final.docx sanno che nel piano, non disperso nelle email. Inoltre, terminata la gara, possono archiviare il sito SharePoint per conservare tutta la documentazione prodotta, mantenendo uno storico.

  Repository condiviso per team cross-funzionali: In un contesto di sviluppo prodotto, vari reparti (engineering, marketing, vendite) collaborano su un lancio. Creano un piano Planner Lanacio Prodotto Q1 con attivit per ciascun reparto. Qui l integrazione file permette di avere un unica cartella condivisa dove, ad esempio, il marketing carica le brochure, l engineering i disegni tecnici, le vendite le liste clienti, e tutti possono vedere i file reciproci. Non pi necessario chiedere ai colleghi mi mandi quel file? , basta aprire Planner o OneDrive del gruppo. Un venditore pu trovare nel piano il PDF ufficiale di presentazione tecnica preparato dagli ingegneri, perch questi l hanno allegato all attivit Preparare datasheet tecnico sul Planner. Tutti lavorano dunque sulla stessa base documentale, evitando duplicazioni e garantendo coerenza delle versioni.

  Controllo versioni e audit: Un altro esempio aziendale il controllo di qualit di documenti. Se l azienda ha politiche ISO, ogni procedura deve essere revisionata e approvata. Usando Planner, si pu assegnare a vari responsabili la revisione di capitoli; i documenti Word allegati riportano in SharePoint il versionamento. Cos nell attivit Revisiona Procedura 123 l utente apre il Word allegato, lo modifica e salva. SharePoint tiene traccia che Tizio ha fatto modifiche il tal giorno (versione 2.0, ecc.). Il supervisore pu confrontare le versioni e approvare. Tutto questo integrato: nel piano vedono lo stato delle task (chi ha completato la revisione), e dai file possono estrarre un log delle modifiche utente. Un esempio concreto: ACME Corp gestisce con Planner la revisione annuale delle policy aziendali: ogni policy un documento condiviso nel piano Revisione Policy 2025 , e assegnano le task di aggiornamento ai rispettivi owner. Ogni owner aggiorna il file allegato e completa la sua attivit . A fine processo, la compliance ha automaticamente sia lo stato di completamento (grazie a Planner) sia i documenti aggiornati con storico (grazie a SharePoint).

  Accesso esterno facilitato: Consideriamo un progetto in cui collaboriamo con un consulente esterno. Lo aggiungiamo come guest al piano Planner. Tradizionalmente, per scambiare file con esterni si usava email o servizi come Dropbox, ma qui non serve: il consulente entra nel Planner via web e pu scaricare i file necessari o caricare le sue deliverable. Ad esempio, la task Analisi di mercato (esterna) assegnata al consulente, e questi carica il report PDF come allegato quando completato. Il team interno immediatamente vede il file nel piano senza passaggi aggiuntivi. L unica accortezza che il link iCalendar (dettaglio nel prossimo punto) non va condiviso pubblicamente, in modo da mantenere il controllo, ma per i file la sicurezza gi garantita dai permessi del gruppo. Questo modello rende la collaborazione B2B pi snella, perch l esterno lavora sugli stessi artefatti dell interno, in un ambiente protetto dell azienda (SharePoint) senza aprire porte indiscriminate (non un link aperto, serve login come guest).

In generale, l integrazione OneDrive/SharePoint ottimizza la gestione documentale nei progetti: ogni file pertinente accanto all attivit correlata, visibile a tutti i coinvolti e modificabile in collaborazione. Ci riduce errori (ad esempio lavorare su versioni vecchie), aumenta la produttivit (niente caccia al file) e mantiene l intero processo di lavoro tracciabile e centralizzato nella piattaforma Microsoft 365.

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo comprendere come i file allegati alle attivit di un piano in Microsoft Planner vengano automaticamente archiviati e gestiti tramite OneDrive o SharePoint, a seconda del contesto. L utente imparer a distinguere dove vengono salvati i file, come accedervi, modificarli e condividerli. Verranno illustrati i ruoli coinvolti, le interazioni con Teams, Outlook e Microsoft 365 Groups, e i comandi per gestire i documenti in modo efficiente. L esercizio include scenari aziendali reali, vantaggi per la produttivit e domande di autovalutazione. L obiettivo finale fornire le competenze per utilizzare OneDrive come spazio di lavoro documentale integrato con Planner.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Allegare file a un attivit in Planner 🧭

1.       Accedi a https://tasks.office.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2.       Apri il piano desiderato dalla dashboard di Planner 📋

3.       Clicca su un attivit esistente o creane una nuova ➕

4.       Nella finestra dell attivit , clicca su  Aggiungi allegato  📎

5.       Seleziona  Carica file  per caricare un documento dal dispositivo 📤

6.       Oppure seleziona  Collegamento  per inserire un URL 🔗

7.       Oppure clicca su  SharePoint  per scegliere un file gi presente nel sito 📁

8.       Una volta caricato, il file sar visibile nella scheda dell attivit 👓

9.       Clicca sul file per aprirlo in una nuova scheda di Office Online 📝

10.  Verifica che il file sia archiviato nel sito SharePoint del gruppo 🔄

Accesso e gestione dei file in OneDrive/SharePoint 📂

1.       Apri https://onedrive.live.com o accedi da Microsoft 365 → OneDrive 🌐

2.       Vai su  Condivisi  →  Condivisi con me  per trovare i file Planner 📬

3.       Se il piano collegato a un gruppo, apri SharePoint → sito del gruppo 🌍

4.       Clicca su  Documenti  per accedere alla raccolta file 📄

5.       Trova la cartella del piano o del canale Teams associato 📁

6.       Clicca su un file per aprirlo o modificarlo in Office Online ✏️

7.       Clicca su   →  Condividi  per inviare il file a un collega 🔗

8.       Clicca su  Dettagli  per vedere chi ha modificato il file 🧾

9.       Scarica una copia cliccando su   →  Scarica  ⬇️

10.  Sincronizza la cartella su PC con l app OneDrive per lavorare offline 🔄

Ruoli coinvolti e interazioni con Microsoft 365 🔄

1.       I proprietari del piano possono allegare, modificare e gestire i file 👤

2.       I membri del piano possono visualizzare e modificare i file condivisi 👥

3.       Gli amministratori IT possono gestire permessi e accessi da SharePoint 🛠️

4.       I file caricati in Planner sono archiviati nel sito SharePoint del gruppo 📁

5.       Se il piano non collegato a un gruppo, i file sono salvati in OneDrive personale 📦

6.       I file sono accessibili anche da Teams → scheda  File  del canale 📎

7.       Le modifiche ai file sono sincronizzate in tempo reale tra Planner e OneDrive 🔁

8.       I file possono essere aperti e modificati da Word, Excel o PowerPoint Online 📊

9.       Le notifiche di modifica possono essere ricevute via Outlook 🔔

10.  L integrazione disponibile per tutti gli utenti con licenza Microsoft 365 Business o superiore 🧾

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Gestione documentale in un piano per la revisione contrattuale

Il team legale crea un piano Planner per gestire la revisione dei contratti. Ogni attivit contiene un allegato con la bozza del documento, archiviato automaticamente in SharePoint.

🔹 Comando: Planner → Attivit → Aggiungi allegato → Carica file
📌 Spiegazione: Il file viene salvato nel sito SharePoint del gruppo e collegato all attivit .

🔹 Comando: SharePoint → Documenti → Apri file
📌 Spiegazione: I membri del team possono modificare il file in tempo reale da browser.

🔹 Comando: OneDrive → Condivisi con me
📌 Spiegazione: I file allegati alle attivit sono accessibili anche da OneDrive per una gestione personale.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Aggiungi allegato a un attivit

Planner → Attivit → Aggiungi allegato

Collega file a un attivit

Carica file

Planner → Aggiungi allegato → Carica file

Inserisce un documento dal dispositivo

Apri file in Office Online

Planner → Attivit → clic su file

Modifica il file direttamente nel browser

Accedi a file condivisi

OneDrive → Condivisi con me

Visualizza file Planner condivisi

Accedi a raccolta documenti

SharePoint → Sito gruppo → Documenti

Gestisce i file del piano

Condividi file

SharePoint/OneDrive → → Condividi

Invia link o invita collaboratori

Sincronizza cartella

OneDrive → Sincronizza

Lavora offline con i file del piano

Visualizza cronologia modifiche

SharePoint → File → Dettagli

Controlla chi ha modificato cosa

Scarica file

SharePoint/OneDrive → → Scarica

Salva una copia locale del documento

Gestione permessi

SharePoint → Impostazioni → Autorizzazioni

Definisce chi pu accedere o modificare i file

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

🧩 Archiviazione automatica dei file allegati
✅ Accesso centralizzato ai documenti del piano
📋 Collaborazione in tempo reale su file condivisi
🔄 Sincronizzazione tra Planner, OneDrive e SharePoint
🔔 Notifiche per modifiche e aggiornamenti
⏱️ Riduzione del tempo nella gestione documentale
🔍 Tracciabilit delle versioni e delle modifiche
📱 Accesso mobile ai file tramite app OneDrive
📊 Integrazione con Teams e Outlook
🧩 Maggiore sicurezza e controllo sui documenti

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

        Gestione di progetti con documentazione condivisa

I file allegati alle attivit vengono archiviati in SharePoint, garantendo accesso e collaborazione strutturata.

        Supporto a team legali o compliance

Ogni attivit pu contenere un documento da revisionare, con tracciabilit delle modifiche e versioni.

        Organizzazione di eventi o campagne marketing

I materiali grafici e i piani operativi possono essere allegati alle attivit e gestiti da OneDrive.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Dove vengono archiviati i file allegati alle attivit di un piano Planner?

2.       Come si allega un file a un attivit in Planner?

3.       Qual la differenza tra file salvati in OneDrive e in SharePoint?

4.       Come si accede ai file del piano da OneDrive?

5.       Come si modifica un file allegato a un attivit ?

6.       Chi pu visualizzare e modificare i file allegati?

7.       Come si condivide un file allegato con un collega?

8.       Come si sincronizzano i file per lavorare offline?

9.       Quali app Microsoft 365 interagiscono con i file di Planner?

10.  In quali scenari aziendali utile questa funzionalit ?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato che i file allegati alle attivit di un piano Planner vengono archiviati automaticamente in OneDrive o SharePoint, a seconda della configurazione del piano. Hai seguito i passaggi per allegare, accedere, modificare e condividere i file, comprendendo le interazioni con Teams, Outlook e Microsoft 365 Groups. Hai identificato i ruoli coinvolti, i comandi chiave e le modalit di gestione documentale. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di un sistema integrato e sicuro per la gestione dei file. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite.

16. Integrazione del calendario del piano Planner nel calendario di Outlook

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, diagramma Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Microsoft Planner consente di visualizzare la pianificazione del piano all interno di Outlook tramite la sottoscrizione di un calendario iCalendar. In pratica, ogni piano Planner (soprattutto piani base , non per liste To Do separate) pu esporre le proprie attivit con date come un calendario consultabile in Outlook. Questa funzionalit si attiva attraverso l opzione  Aggiungi il piano al calendario di Outlook (pubblica iCalendar)  disponibile nel menu del piano. Ecco come funziona passo passo:

      Attivazione (Publish): inizialmente, il calendario del piano  privato. Solo un proprietario del piano pu decidere di pubblicare il piano come feed iCalendar. Pubblicare significa generare un URL pubblico (un link ICS) che rappresenta il calendario delle attivit . Quando il proprietario clicca Aggiungi piano al calendario di Outlook , se il feed non era ancora attivo, viene chiesto di pubblicarlo. Una volta pubblicato, quell URL pu essere usato da chiunque lo conosca per vedere (in sola lettura) le scadenze del piano. Per questo motivo, importante condividere tale URL solo con persone autorizzate chiunque lo possieda, anche esterno all organizzazione, potrebbe sottoscrivere il calendario e vedere titoli, scadenze e descrizioni delle attivit . (Nota bene: se il piano privato resta privato in Planner, ma il feed ICS pubblico a chi ha il link; non un link elencato pubblicamente, ma  security by obscurity).

      Sottoscrizione (Subscribe): Una volta ottenuto il feed iCal, i membri del team (o anche altri utenti interessati) possono aggiungerlo in Outlook. In Outlook (versione web ad esempio, sotto Calendari -> Aggiungi calendario -> Sottoscrivi da web), si incolla l URL del feed iCalendar del piano. Si pu dare un nome al calendario (es: Scadenze Progetto X ) e salvare. Da quel momento il calendario del piano appare nel proprio elenco di calendari di Outlook. Ogni attivit di Planner con una data di scadenza (o data di inizio, in alcuni casi) viene resa come un evento di giornata intera in quel calendario. Ad esempio, se ho una task Concludere report con scadenza 30 luglio, nel calendario vedr per il 30 luglio un evento intitolato Concludere report . Se l attivit ha anche una data di inizio, potrebbe apparire come evento che copre dall inizio alla fine.

      Visualizzazione: Questi eventi aggiunti dal feed sono di sola lettura in Outlook vengono visualizzati sotto Altri calendari e non compaiono nel calendario personale principale dell utente (a meno che uno li sovrapponga). Cliccando su uno di essi, Outlook mostra in anteprima alcuni dettagli provenienti da Planner: data di scadenza, stato di completamento, eventualmente i progress e la checklist sommaria. C anche un link Apri questo task in Microsoft Planner che porta direttamente all attivit su Planner. In questo modo, dall evento di calendario si pu saltare al dettaglio completo in Planner (per commenti, assegnatari, ecc.).

      Sincronizzazione: L integrazione un feed in abbonamento: significa che quando cambiano le attivit in Planner, Outlook se ne accorge con una frequenza (di solito nel giro di alcune ore, perch i feed iCal vengono aggiornati periodicamente). Ad esempio, se aggiungo una nuova attivit con scadenza, quell evento comparir nel calendario sottoscritto; se sposto avanti la data di una task, l evento calendario si aggiorner di conseguenza. Se un attivit viene contrassegnata come completata, probabilmente rimane nel calendario (non sparisce, perch il feed iCal elenca tutte le attivit con date, completate e non, anche se Outlook potrebbe visualizzarle in modo diverso).

      Assigned to me: Oltre al calendario dell intero piano, Planner permette anche di pubblicare un feed iCal per tutte le mie attivit assegnate (sommando vari piani). In Planner, nella vista I miei compiti, c l opzione Aggiungi Assegnati a me al calendario di Outlook . Funziona in modo simile: genera un feed iCal con tutte le scadenze delle attivit assegnate a quell utente. Un utente potrebbe preferire sottoscrivere questo feed personale cos vede in Outlook tutte le sue scadenze di Planner (indipendentemente dal piano). Questo feed, anch esso pubblico a chi ha il link, va attivato manualmente e pu essere disattivato. In sostanza, l integrazione calendario consiste nella pubblicazione via iCalendar delle date di Planner, e alla conseguente possibile sottoscrizione in Outlook (o altri calendari). Non una sincronizzazione bidirezionale: un flusso solo lettura da Planner verso Outlook. Dunque, marcare completata una attivit dal calendario Outlook non possibile (bisogna aprire l attivit in Planner). Allo stesso modo, spostare l evento sul calendario non cambier la scadenza in Planner (bisogna regolare in Planner e attendere l update). soprattutto una funzione di visualizzazione consolidata.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

L integrazione del calendario del piano interessa prevalentemente Outlook, ma ci sono alcune interazioni e complementi degni di nota:

  Outlook (Calendario): Come descritto, il luogo principale di interazione il calendario di Outlook. Vale la pena notare che l evento di calendario derivato da Planner non un appuntamento vero e proprio di Outlook, ma un evento proveniente da un calendario internet in sola lettura. Questo significa, ad esempio, che non potrai invitare persone all evento direttamente n ricevere reminder da Outlook stesso per quell evento (dipende dal client, ma i calendari internet in Outlook di solito non mandano notifiche pop-up). proprio un layer informativo visivo. Inoltre, se un utente non vuole pi vedere le scadenze di un certo piano, pu semplicemente disattivare o rimuovere il calendario sottoscritto.

  Outlook (Gruppi): Ogni gruppo Microsoft 365 possiede anche un Calendario di gruppo di Exchange (usato soprattutto con i gruppi di Outlook e Teams Meetings). Da notare che il calendario di gruppo non mostra automaticamente le attivit di Planner. L integrazione di Planner avviene unicamente via iCalendar feed, che disgiunto dal vero calendario del gruppo. Quindi, se il team usa il calendario del gruppo per pianificare riunioni o altri eventi, quelle voci vivono separate dalle attivit di Planner (anche se concettualmente legate al medesimo progetto). L utente potr comunque vedere entrambi in Outlook sovrapponendo i calendari (il calendario di gruppo con meeting e il feed Planner con task).

  Microsoft Teams (Tasks in Teams): In Teams esiste l app  Tasks by Planner and To Do , che aggrega le attivit di Planner e To Do. Questa app per offre un elenco di task, non una vista calendario integrata. Tuttavia, se un utente preferisce lavorare dentro Teams, pu visualizzare le sue attivit planner l , e per una vista calendario dovr aprire Planner in web oppure Outlook. Non c al momento una sincronizzazione diretta con il calendario di Teams.

  Microsoft Outlook Mobile: Se un utente ha sottoscritto il calendario Planner su Outlook desktop/web, questo di solito appare anche nel calendario sullo smartphone (nell app Outlook, se sincronizzata con l account). Quindi, un project manager potrebbe controllare dal telefono le scadenze del piano nell app Outlook Calendar semplicemente attivando la visualizzazione di quel calendario internet.

  Altri calendari (non Outlook): Il feed iCalendar generato da Planner pu essere utilizzato in qualsiasi applicazione calendaring che supporti gli .ics feed. Ci include, ad esempio, Apple Calendar sui Mac/iPhone, Google Calendar, etc. Un caso d uso: un consulente esterno che non usa Outlook potrebbe comunque iscriversi al feed del piano su Google Calendar per vedere le milestone. Oppure, internamente, si potrebbe importare il feed in una intranet aziendale che visualizza i calendari. Questa flessibilit data dallo standard iCalendar, non limitata a Outlook. Naturalmente, sempre prestando attenzione a chi gestisce l URL: se lo incolli in un calendario pubblico Google, potenzialmente chiunque veda quel calendario potrebbe dedurre il link.

  Power Automate/Graph: Pi indirettamente, un azienda potrebbe decidere di automatizzare la sincronizzazione se desidera qualcosa di pi robusto: ad esempio, con un Power Automate script programmato per rimbalzare le scadenze su un vero Calendario di Exchange con inviti. In generale comunque, la soluzione supportata e semplice il feed iCal manuale.

  Viste Planner: All interno di Planner stesso c una Vista Pianificazione (Schedule) che mostra i task su un calendario (visualizzazione mensile o agenda). Questa simile ad un calendario ma vive in Planner. L integrazione con Outlook permette di portare quella vista fuori, in Outlook appunto, per un coordinamento pi ampio.

Benefici principali: questa interazione consente di tenere traccia delle scadenze di progetto nel calendario aziendale. Ci utile perch molti utenti vivono nella propria agenda Outlook; vedere l anche i task di Planner contribuisce a una gestione del tempo integrata. Ad esempio, se venerd ho 3 attivit in scadenza su Planner e 2 riunioni, vedr tutto insieme e potr organizzarmi di conseguenza. Inoltre, per i manager, poter attivare e disattivare pi calendari di progetto in Outlook consente una visione d insieme multi-progetto: posso selezionare la visualizzazione dei piani A e B e confrontare carichi di lavoro o evitare di sovrapporre troppi task in certi giorni. un modo comodo per consumare le informazioni di Planner senza dover aprire l app web di Planner, soprattutto per chi gi pianifica la settimana su Outlook.

c) RUOLI COINVOLTI

L integrazione calendario coinvolge meno ruoli rispetto agli altri punti, poich opzionale e lato client (Outlook). Comunque:

  Proprietario del piano: colui che pu  abilitare la pubblicazione del feed iCalendar del piano. Se il proprietario non esegue l azione Pubblica, condividi con chiunque (Publish, share with anyone) dalle impostazioni del piano, i membri normali non vedranno l opzione di aggiungere a Outlook. Quindi, il proprietario ha il ruolo chiave di decidere se rendere il calendario del piano condivisibile. Una volta pubblicato, il proprietario pu anche revocare la pubblicazione scegliendo l opzione Non pubblicare, mantieni privato (Don t publish, keep private). Ci invaliderebbe l URL iCal esistente, togliendo la sincronizzazione a chi l aveva sottoscritta. In sintesi, il proprietario controlla l interruttore di questa integrazione per il suo piano.

  Membro del piano: I membri una volta che il feed pubblicato possono utilizzarlo liberamente. Possono recuperare l URL (lo trovano nelle opzioni del piano) e aggiungerlo ai propri calendari. Non serve essere proprietari per sottoscrivere, basta che sia stato pubblicato. In uno scenario tipico, il proprietario attiva la pubblicazione, poi condivide l URL via messaggio o notifica ai membri, e ciascuno lo importa nel proprio Outlook. I membri per  non possono modificare il feed; ad es. non possono filtrare quali attivit compaiono tutte le attivit con date compaiono per tutti. Un membro pu comunque scegliere di non usare affatto questa integrazione se non ne ha bisogno (non incollare il feed in Outlook).

  Utenti non membri (interni): Se il link iCal viene condiviso con un collega dell organizzazione che non fa parte del piano, questo collega pu  aggiungere il calendario e vedere le attivit  comunque. Non c controllo di permesso sul feed: iCalendar come un file statico generato, non verifica ruoli. Quindi, di fatto, chiunque abbia l URL, membro o no, pu vedere il contenuto. Per questo, se si vuole che solo i membri lo vedano, bisogna trattare l URL come informazione riservata. (Da notare: un utente interno potrebbe scoprire l URL iCal di un piano se impostato come pubblico e se per caso naviga all endpoint ICS con l ID del piano, ma altamente improbabile senza condivisione esplicita).

  Utenti esterni (guest): Simile ai non membri interni, un guest potrebbe usare il link iCal se fornito. Tuttavia, attualmente la UI di Planner e Outlook per gli ospiti limitata. Un ospite aggiunto al piano di solito non ha accesso all interfaccia Outlook Gruppi dell organizzazione ospitante, quindi deve ricevere manualmente l URL. Una volta ottenuto, per , pu aggiungerlo al proprio client di calendario (anche fosse Gmail, etc.) e vedere le scadenze. Attenzione: i nomi delle attivit e dettagli saranno visibili, quindi meglio darlo solo a chi quell informazione pu vederla.

  Amministratore: A livello di governance, l admin potrebbe voler sapere se c un modo per disabilitare questa funzionalit (ad esempio, se un azienda non vuole che i dati dei task escano in un feed non autenticato). Nel centro di amministrazione di Planner al 2025, non esiste un toggle specifico per iCalendar feed ( una feature user-level). Un admin per pu fare formazione agli utenti su come usare in sicurezza l URL. In contesti ad alta sicurezza, si potrebbe anche pensare di non usarla per evitare potenziali leak (anche se con GUID lunghi improbabile che qualcuno indovini l URL). L admin inoltre non ha un ruolo attivo: non pu vedere lui tutti i calendari pubblicati, n abbonarli centralmente. una scelta locale del team.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Pianificazione personale e gestione del tempo: Un professionista che partecipa a pi progetti pu avere difficolt a ricordare tutte le scadenze in Planner. Integrando i calendari dei suoi piani in Outlook, avr  un unico calendario unificato. Ad esempio, Marco Rossi lavora su tre piani Planner (Progetto A, B, C) e ciascuno ha varie attivit assegnate a lui con diverse scadenze. Pubblicando i feed iCal di ogni piano e aggiungendoli ad Outlook, Marco pu vedere: Marted scadenza attivit X (Progetto A); Mercoled scadenza attivit Y (Progetto B) e Z (Progetto C) . Questo gli permette di allocare il tempo sapendo che mercoled avr 2 consegne da fare. Senza questa integrazione, rischierebbe di dover controllare manualmente Planner regolarmente o di perdere di vista una deadline. Cos invece, il suo calendario Outlook diventa il cockpit di tutte le sue responsabilit .

  Coordinamento di progetto multi-team: Un project manager che gestisce diversi team (ognuno col suo piano Planner) pu sovrapporre i calendari per evitare conflitti. Ad esempio, la PM Giulia Bianchi segue il Team Sviluppo e il Team QA, ciascuno con un proprio piano. Se i test (QA) devono avvenire dopo lo sviluppo, Giulia grazie ai calendari Planner in Outlook pu  vedere se le date combaciano: pu visualizzare il calendario Timeline Sviluppo e Timeline QA insieme. Notando che il piano di QA ha compiti previsti prima che lo sviluppo li completi, se ne accorge in anticipo (perch i blocchi di attivit sul calendario si sovrappongono in modo anomalo) e pu intervenire per riallineare le schedule. Questo un esempio di portfolio management leggero reso possibile da Planner+Outlook: senza dover usare Microsoft Project, riesce a confrontare visivamente pianificazioni differenti su un calendario comune.

  Comunicazione a stakeholder esterni: Un responsabile potrebbe voler condividere le milestone di un progetto con un cliente o un dirigente che non usa Planner. Pubblicando il feed e inviando l URL iCal al cliente, consente a quest ultimo di visualizzare le date chiave nel proprio calendario (ad esempio Google Calendar). Esempio: l azienda sviluppatrice fornisce al cliente un feed iCal con le date di rilascio e review del progetto. Il cliente lo aggiunge al suo calendario corporate per essere avvisato quando, ad esempio, Demo versione beta 15 settembre arriva. Questo coinvolge il cliente in modo trasparente, senza dargli pieno accesso a Planner (manteniamo il controllo interno, condividendo solo le scadenze). Ovviamente bisogna essere sicuri di condividere solo ci che opportuno: conviene creare attivit riassuntive per milestone (e magari non includere task interne minuziose) se l intento informativo verso esterni.

  Visione generale per i dirigenti: In alcune aziende, i livelli manageriali amano avere una vista consolidata dei progetti senza entrare nel dettaglio delle singole attivit . Un dirigente potrebbe avere in Outlook i calendari di alto livello di tutti i progetti strategici (magari alimentati da Planner automatico). Per esempio, il Direttore Luca Verdi segue 5 iniziative: chieder ai responsabili di progetto di assicurarsi che i loro piani Planner abbiano attivit Milestone con date per ogni fase importante, di pubblicare i feed, e li aggiunger in Outlook nominando i calendari Progetto Alpha - timeline , Progetto Beta - timeline , ecc. Cos , guardando il mese di ottobre, vede subito se qualche scadenza di progetto si accavalla con altre (ad es. tutti hanno previsto il go-live nello stesso giorno, potenziale problema) e pu agire di conseguenza. Questo migliora la capacit di governance, pur mantenendo la semplicit di Planner a livello operativo.

  Promemoria personali: Un membro del team pu sfruttare il feed iCal per ricevere notifiche aggiuntive sulle scadenze, se il client lo supporta. Ad esempio, aggiungendo il calendario Planner sul proprio smartphone, potrebbe impostare l app calendario a mostrare notifiche X giorni prima di ogni evento. Cos , se Planner di suo manda email di promemoria solo al giorno della scadenza, l utente tramite il calendario pu farsi avvisare anche 2 giorni prima un piccolo hack per la produttivit individuale.

In tutti questi casi, l integrazione Planner-Outlook aumenta la visibilit delle attivit e delle scadenze. Senza duplicare le informazioni (le attivit rimangono una sola volta in Planner), permette di consultarle in ambienti diversi, adattandosi al flusso di lavoro degli utenti e migliorando il coordinamento del tempo.

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo comprendere come integrare il calendario di un piano Microsoft Planner nel calendario di Outlook, per visualizzare le scadenze delle attivit direttamente nel proprio ambiente di lavoro. L utente imparer a pubblicare il calendario del piano, ottenere il link iCalendar e importarlo in Outlook. Verranno illustrate le interazioni con Microsoft 365 Groups, Teams e SharePoint, i ruoli coinvolti e le implicazioni operative. L esercizio include scenari aziendali reali, vantaggi per la produttivit e domande di autovalutazione. L obiettivo finale fornire le competenze per gestire in modo integrato le attivit e gli impegni, migliorando la pianificazione e la collaborazione.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Pubblicare il calendario del piano Planner 📤

1.       Accedi a https://tasks.office.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2.       Seleziona il piano desiderato dalla barra laterale sinistra 📋

3.       Clicca sui tre puntini ... accanto al nome del piano ➕

4.       Seleziona  Aggiungi piano al calendario Outlook  📅

5.       Nella finestra che si apre, clicca su  Pubblica  per generare il link iCalendar 🔗

6.       Copia il link iCalendar generato 📋

7.       Verifica che il piano sia collegato a un gruppo Microsoft 365 🧩

8.       Controlla che le attivit abbiano date di scadenza impostate 📆

9.       Comunica il link iCalendar ai membri del team, se necessario 📣

10.  Chiudi la finestra di pubblicazione e torna alla dashboard di Planner 🏠

 

Importare il calendario in Outlook 🌐

1.       Apri Outlook Web o Desktop e vai alla sezione Calendario 📅

2.       Clicca su Aggiungi calendario → Da Internet 🌍

3.       Incolla il link iCalendar copiato in precedenza 🔗

4.       Assegna un nome riconoscibile al calendario (es. Planner Progetto X ) 🏷️

5.       Clicca su Salva per completare l importazione 💾

6.       Verifica che il calendario sia visibile nella barra laterale sinistra 👁️

7.       Clicca sul calendario per visualizzarne i contenuti 📖

8.       Attiva la visualizzazione in sovrapposizione per confrontarlo con altri calendari 🧷

9.       Personalizza il colore del calendario per distinguerlo 🎨

10.  Controlla che le attivit con scadenza siano correttamente sincronizzate 🔄

 

Gestire ruoli e interazioni con altre app Microsoft 365 🔄

1.       Verifica che il piano sia associato a un gruppo Microsoft 365 📦

2.       Accedi al sito SharePoint del gruppo → sezione Documenti 📁

3.       Apri Microsoft Teams → canale collegato al piano → scheda Planner 📌

4.       Visualizza le attivit e le scadenze anche da Teams → scheda Calendario 🗓️

5.       Controlla i permessi di accesso al piano da Planner → Membri 👥

6.       I proprietari del piano possono pubblicare il calendario e modificarlo 👤

7.       I membri possono visualizzare il calendario importato in Outlook 👓

8.       Le modifiche alle attivit si riflettono automaticamente nel calendario Outlook 🔁

9.       Le notifiche di scadenza possono essere ricevute via Outlook 🔔

10.  L integrazione disponibile per tutti gli utenti con licenza Microsoft 365 Business o superiore 🧾

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Aggiungi piano al calendario Outlook

Planner → ... accanto al nome del piano

Pubblica il calendario del piano e genera link iCalendar

Pubblica calendario

Finestra di dialogo Planner

Attiva la condivisione del calendario

Copia link iCalendar

Planner → Finestra pubblicazione calendario

Ottieni il link da incollare in Outlook

Aggiungi calendario da Internet

Outlook → Calendario → Aggiungi calendario → Da Internet

Importa un calendario esterno tramite link

Assegna nome calendario

Outlook → Finestra importazione calendario

Personalizza il nome del calendario importato

Visualizza in sovrapposizione

Outlook → Visualizza

Confronta visivamente pi calendari

Personalizza colore calendario

Outlook → Calendario → clic destro sul nome calendario

Distingui visivamente i calendari

Verifica sincronizzazione

Outlook → Calendario → Visualizza attivit

Controlla che le attivit siano aggiornate

Gestione membri piano

Planner → Piano → Membri

Definisce chi pu modificare o visualizzare il piano

Accesso da Teams

Teams → Canale → Scheda Planner/Calendario

Visualizza attivit e scadenze da Teams

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

📅 Visualizzazione centralizzata delle attivit e scadenze

🔄 Sincronizzazione automatica tra Planner e Outlook

🧠 Migliore gestione del tempo e delle priorit

📈 Riduzione del rischio di sovrapposizioni tra progetti

🔔 Notifiche e promemoria integrati in Outlook

📊 Pianificazione pi efficiente per team e singoli

🧩 Integrazione con Microsoft 365 Groups e Teams

📋 Maggiore trasparenza nella gestione delle attivit

📱 Accesso mobile tramite app Outlook

🔐 Maggiore controllo e sicurezza nella condivisione

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

 Gestione progetti interfunzionali

I project manager possono integrare i piani Planner nei calendari Outlook per coordinare le scadenze tra team diversi.

 Pianificazione eventi aziendali

Il team HR pu visualizzare le attivit di preparazione agli eventi direttamente nel calendario condiviso.

 Monitoraggio attivit operative

I responsabili di reparto possono tenere traccia delle attivit assegnate ai collaboratori in tempo reale.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Dove si trova l opzione per pubblicare il calendario di un piano Planner?

2.       Qual il formato del link generato per l integrazione?

3.       Come si aggiunge un calendario da Internet in Outlook?

4.       Le modifiche in Planner si riflettono automaticamente in Outlook?

5.       possibile visualizzare pi calendari in sovrapposizione?

6.       Quali ruoli possono pubblicare un calendario Planner?

7.       In quali scenari aziendali utile questa integrazione?

8.       Quali app Microsoft 365 interagiscono con questa funzionalit ?

9.       Come si personalizza la visualizzazione del calendario integrato?

10.  Quali sono i vantaggi principali di questa integrazione?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a integrare il calendario di un piano Planner nel calendario di Outlook, migliorando la visibilit e la gestione delle attivit . Hai seguito i passaggi per pubblicare il calendario, ottenere il link iCalendar e importarlo in Outlook. Hai compreso le interazioni con Microsoft 365 Groups, Teams e SharePoint, e i ruoli coinvolti nella gestione. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. I comandi chiave ti permettono di operare in modo autonomo e preciso. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di una pianificazione integrata. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite. Ora sei in grado di utilizzare Planner e Outlook in modo sinergico per una gestione pi efficace del lavoro.

17. Integrazione del piano Planner con PowerApps

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a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

L integrazione di un piano Planner con PowerApps riguarda la possibilit di costruire applicazioni personalizzate (senza o con poco codice) che interagiscono con i dati di Planner. Microsoft PowerApps fa parte della Power Platform e permette a utenti avanzati o sviluppatori citizen di creare app web o mobile connesse a varie origini di dati attraverso connettori. Planner dispone di connettori predefiniti (sia in PowerApps che in Power Automate) che permettono di leggere, creare, aggiornare le attivit , i piani e i gruppi. In sostanza, il piano Planner pu fungere da backend per un applicazione custom che implementa logiche specifiche di business non coperte dall interfaccia standard di Planner.

Come funziona:

  Tramite PowerApps (Canvas app, ad esempio), il creatore dell app pu aggiungere una origine dati Planner  utilizzando il connettore Microsoft Planner. Il connettore, una volta autenticato con credenziali Microsoft 365, d accesso alle operazioni come ListPlans() (elenco dei piani disponibili per l utente), ListTasks() (attivit di un certo piano), CreateTask, UpdateTask, ecc. All interno dell app, dunque, si possono eseguire queste chiamate come se fossero funzioni, ottenendo i dati dei task in tempo reale.

  Spesso, l integrazione viene implementata combinando PowerApps e Power Automate: la logica pu essere delegata a flussi (Flow) che eseguono azioni complesse su Planner, innescati da eventi nell app. Ad esempio, premendo un bottone Crea task nell app PowerApps, si pu far scattare un Flow che utilizza l azione Planner - Create a task per aggiungere l attivit al piano. Questo approccio consigliato se si vogliono gestire anche operazioni successive (come notificare via email l avvenuta creazione, o aggiornare una base dati separata).

  Una volta che l app PowerApps connessa a Planner, l utente finale dell app pu  visualizzare i dati di Planner in una UI diversa. Ad esempio, si pu creare una scheda (gallery) che mostra tutte le attivit di un determinato bucket del piano, con determinati campi e con uno stile personalizzato (colori, loghi). L utente pu selezionare un elemento e vedere i dettagli in moduli appositamente disegnati. Pu anche modificare campi (es. cambiare lo status o aggiungere commenti) e salvare l app invier tali modifiche a Planner tramite il connettore, aggiornando la vera attivit nel piano.

  L integrazione consente anche di incrociare i dati di Planner con altri dati all interno della stessa app. Ad esempio, PowerApps potrebbe prendere i nomi dei task da Planner e combinarli con informazioni da un database esterno (es: ID cliente da un ERP) per creare una vista unificata. Questo molto potente perch colma eventuali gap funzionali: Planner di per s tiene traccia di attivit , ma se volessimo associare ad ogni task un campo personalizzato (che Planner base non prevede) come un costo o un indirizzo, potremmo costruire un app dove questi vengono gestiti parallelamente, mantenendo comunque allineate le task su Planner.

In parole povere, l integrazione Planner-PowerApps permette di: creare interfacce pi adatte a specifici scenari sulla base dei task di Planner, aggiungere logica di business intorno ai task (validazioni, passaggi multilivello, correlazioni con altri sistemi), offrire a utenti mobili o sul campo un modo semplificato di interagire con i piani, mantenendo per Planner come sistema sottostante che centralizza le informazioni e la collaborazione.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Questa integrazione tocca diverse componenti Microsoft:

  Power Automate: Quasi inseparabile da PowerApps quando si parla di integrazione di dati. Con Power Automate si possono creare flussi che reagiscono a eventi su Planner (es.  Quando viene creato un task in Planner, fai X ) oppure su altri sistemi e scrivono su Planner ( Quando su un elenco SharePoint compare un elemento, crea un attivit su Planner ). Per esempio, si potrebbe automatizzare la creazione di task in un piano quando viene assegnato un ticket in un sistema ITSM. Inoltre, se costruiamo un app per, mettiamo, inserire tramite form una serie di attivit ricorrenti, possiamo far s che l app chiami un Flow che genera pi attivit su Planner in una volta.

  Microsoft Teams: Le app PowerApps possono essere integrate in Teams come schede (App personali o Tab in canali). Un scenario interessante creare un app Teams che funge da dashboard avanzata per un Planner. Ad esempio, un app in Teams che mostra grafici sulle task (magari usando anche Power BI) e consente azioni rapide sui task (via PowerApps). Questa app contatter Planner sullo sfondo. Dunque, i membri del team potrebbero non aprire mai l interfaccia standard di Planner, usando invece l app su misura dentro Teams, ma comunque lavorando sugli stessi dati di Planner. Ci dimostra l adattabilit dell esperienza.

  Dataverse / SharePoint / altri dati: Un integrazione comune arricchire Planner con dati esterni. Se abbiamo un database (es. Dataverse) con informazioni anagrafiche, la PowerApp pu mostrare sia dati Planner sia quei dati, offrendo contesto. Ad esempio, in un app di Training Management potremmo avere in Dataverse l elenco dei corsi disponibili e in Planner le task di iscrizione completate; l app potrebbe mettere insieme le due cose per mostrare quali corsi sono in scadenza da completare e creare automaticamente task per iscriversi attraverso un Flow.

  Power BI: Non direttamente legato a PowerApps, ma vale la pena menzionare che i dati di Planner possono essere analizzati con Power BI (esiste un content pack per O365 Planner o si pu estrarre via Graph API). Un azienda potrebbe quindi realizzare un monitoraggio KPI dell avanzamento di vari piani. Se quell analisi evidenzia problemi (ritardi, carichi sbilanciati), tramite PowerApps potrebbero offrire la possibilit di intervenire (riequilibrando compiti mediante un interfaccia dedicata). Tutto questo crea un flusso integrato: analisi (BI) -> azione (App) -> dati aggiornati (Planner).

  Microsoft Graph API: Sia PowerApps che Power Automate utilizzano dietro le quinte le API di Microsoft Graph per operare su Planner. In contesti dove servano personalizzazioni ancora pi spinte, uno sviluppatore potrebbe bypassare PowerApps e scrivere un applicazione custom (in C#, Python, etc.) chiamando Graph direttamente. Ma con PowerApps, molto di questo gi fatto tramite i connettori.

Benefici: L interazione principale con la piattaforma PowerApps significa poter costruire soluzioni su misura velocemente, sfruttando Planner come motore di task. Ci comporta:

  Interfacce utente personalizzate: ad es. una app mobile semplificata per agenti sul campo in cui vedono solo 3 bottoni per registrare un intervento, che corrisponde in realt alla creazione di un task Planner in un piano di supporto tecnico. Questo supera eventuali limiti dell app mobile di Planner (che, seppur esistente, pu non adattarsi a flussi specifici).

  Integrazione di processi: con PowerApps si possono guidare processi multi-step. Per esempio, un processo di approvazione in cui un attivit Planner deve passare da un reparto all altro; l app pu presentare un pulsante Passa a fase successiva che dietro le quinte cambia il bucket o riassegna il task su Planner e notifica il successivo team. Planner di per s non ha questo concetto di workflow, ma l app pu implementarlo usando Planner come storage di stato.

  Estendere le funzionalit di Planner: se serve un campo aggiuntivo (es. Spesa prevista per ogni task), l app pu prevedere quell input e salvare il dato in parallelo (nel titolo/descrizione task o in un altra fonte), qualcosa che l interfaccia standard non consente.

  Consolidare informazioni: in settori come vendite, un commerciale potrebbe voler vedere accanto alla sua attivit Planner Inviare offerta a Cliente X anche i dati di fatturato di Cliente X dal CRM. Un app pu mostrare entrambi i tipi di dati in una sola schermata (task da Planner e dati dal CRM), ottimizzando l esperienza utente.

In sintesi, PowerApps apre la porta a casi d uso di Planner aumentato  in cui l utente finale magari nemmeno si accorge che sotto c Planner, ma ne sfrutta la struttura e l integrazione collaborativa.

c) RUOLI COINVOLTI

Per realizzare e utilizzare l integrazione di Planner con PowerApps, si distinguono i ruoli di chi crea la soluzione e di chi ne fruisce:

  PowerApps Maker / Sviluppatore: la figura (pu essere un membro del team con buone competenze o un IT Pro) che progetta e implementa l applicazione. Questo ruolo richiede la licenza adeguata (per app Canvas con connettori standard come Planner basta la licenza Microsoft 365 standard, poich il connettore Planner standard , non premium). Il maker deve avere accesso ai dati di Planner coinvolti tipicamente egli stesso membro o proprietario dei piani, almeno in fase di sviluppo, per poter testare le chiamate. Dal punto di vista dei permessi, il maker user la propria identit o un identit di servizio per connettersi al connettore Planner: spesso si sviluppa usando la connessione con l account utente (che quindi vede i piani a cui quell utente ha accesso). Se l app dovr essere usata da altri, si pu impostare che ogni utente utilizzi le proprie credenziali per accedere a Planner (delegated access) scenario pi comune oppure, in scenari particolari, usare un account di servizio con permessi su tutti i piani necessari (meno consigliato per questioni di auditing). Il maker ha anche il compito di condividere l app con gli utenti finali opportuni e di eventualmente gestire l ambiente Power Platform (se serve crearlo in un ambiente diverso da Default).

  Amministratore Power Platform/M365: Se l app viene distribuita a livello aziendale, l admin potrebbe voler monitorare l uso dei connettori. Il connettore Planner non presenta costi aggiuntivi n particolari restrizioni, ma l admin potrebbe imporre policy DLP (Data Loss Prevention) che impediscano a connettori di interagire tra loro se appartengono a categorie diverse (ad esempio, se Planner classificato come servizio aziendale e un altro connettore come pubblico, potrebbe vietare di miscelarli nella stessa app). Fortunatamente Planner, SharePoint, etc., spesso stanno tutte nella medesima categoria interna, quindi non ci sono blocchi. Un admin potrebbe dover approvare alcune connessioni se l ambiente restrittivo, ma generalmente l utente pu connettere Planner da s . L admin IT tradizionale (quello di Exchange/SharePoint) in questo contesto non coinvolto direttamente, se non per concedere licenze PowerApps e assicurare che gli utenti interessati possano creare app. Se l integrazione parte di un progetto ufficiale, probabilmente c un coinvolgimento di un centro di eccellenza PowerApps o di un team di sviluppo che l admin supervisiona. In termini di ruoli Planner: l admin di Planner come tale non interviene qui; semmai l admin di Azure AD se servisse dare permessi speciali a un app registrata (nel caso di Graph diretto, ma con connettori questo astratto).

  Proprietario/Membro del piano (utente finale): Sono i destinatari dell app integrata. Dal loro punto di vista, un membro del piano utilizzer l app PowerApps invece (o in aggiunta) dell interfaccia standard di Planner per svolgere alcune operazioni. Ad esempio, un membro accede all app su smartphone e vede in modo semplificato le sue attivit e cambia lo status con un tap. Questo utente deve ovviamente avere i permessi sul piano Planner sottostante (se non membro del piano, il connettore usando le sue credenziali non vedr nulla o non potr creare task nel piano). Quindi di solito l app viene distribuita agli stessi utenti che sono nel Planner. In scenari dove si vuole che anche non membri creino task, si pu far s che l app usi un account di servizio, ma poi i task appariranno creati da quell account e va gestito con attenzione (questo travalica un po i ruoli standard). Dunque, normalmente: i ruoli classici di Planner (proprietari, membri, ospiti) restano validi. Se l app dice mostra tutti i task del piano X , un utente che membro li vedr , un utente che non nel piano non li vedr .

  Guest come utente app: possibile far usare l app anche a utenti guest esterni se l app condivisa con loro e se il connettore Planner supporta guest (in genere, un guest pu accedere via Graph solo ai piani dove aggiunto; se apre l app e si autentica con il suo account guest, dovrebbe vedere i task dei piani di cui parte). C da configurare la condivisione cross-tenant dell app, ma tecnicamente fattibile. In un scenario di training (es. formazione rivenditori esterni), l app potrebbe essere data anche a guest, e i task sono su un piano dove quei guest sono aggiunti.

  Visitatore: in questo contesto di PowerApps, il concetto di visitatore non si applica perch solo chi ha accesso almeno in lettura ai dati pu vederli nell app. Non c un modo di dire questo utente non membro vede i task comunque senza conferirgli almeno il ruolo di guest. Quindi, i visitatori in senso di Planner non partecipano qui.

Concludendo, i ruoli determinano chi pu  costruire l integrazione (Maker con adeguati permessi) e chi pu  usarla (membri/guest del piano con cui l app comunicher ). La governance assicura che i dati non escano dal perimetro aziendale indesideratamente quando combinati in app.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  App per forza lavoro sul campo: Un esempio classico un azienda di servizi di manutenzione con tecnici sul territorio. Questi tecnici devono ricevere compiti e aggiornare lo stato mentre si muovono fra i siti dei clienti. Usare l app mobile nativa di Planner potrebbe essere troppo generico o richiedere troppi passaggi. Si realizza allora una PowerApp mobile chiamata, per esempio, Manutenzioni Oggi che mostra ad ogni tecnico solo le attivit Planner assegnate a lui per il giorno corrente, con dettagli come l indirizzo del cliente (preso da un altro database) e un pulsante Completata grande e ben visibile. Quando il tecnico arriva e finisce il lavoro, clicca Completata nell app; la PowerApp in background chiama il connettore Planner per marcare quella attivit come completata e forse avvia anche un Flow che notifica il responsabile. Questo rende l aggiornamento dello stato immediato e su misura. L azienda Contoso ad esempio ha implementato ci : i task di manutenzione vengono creati dal dispatcher nel piano Planner Interventi , assegnati ai tecnici; i tecnici tramite l app personalizzata vedono e chiudono i propri interventi in tempo reale, senza dover cercare tra decine di attivit di altri colleghi su Planner. Ci ha eliminato l uso di moduli cartacei e integrato il processo con il sistema di monitoraggio centrale.

  Gestione della Formazione (Training): Nel contesto PowerApps Training for Office menzionato, si pu ipotizzare un portale di training interno. Ad esempio, un azienda vuole gestire l iscrizione dei dipendenti a corsi di formazione obbligatori. Potrebbero usare un piano Planner dove ogni corso un attivit e ogni persona ha un sotto-task, ma questo non l ideale usando Planner puro. Invece, creano una PowerApp Training Tracker : l app attinge da un elenco di corsi (in SharePoint o Dataverse) e da un piano Planner Formazione per le attivit per dipendente. Quando un dipendente si iscrive a un corso dall app, in realt il sistema crea una task su Planner tipo  completare corso Y entro [data] e la assegna a quella persona. Il dipendente nella stessa app vede la lista dei suoi corsi assegnati (che proviene da Planner) con le percentuali di completamento. Se clicca Segna come completato al termine del corso, l app chiama Update task su Planner per mettere lo stato completato e magari inserisce come commento l esito (via Flow). I responsabili HR attraverso un altra schermata dell app vedono report di chi ha completato cosa (incrociando dati dal Planner e dal DB corsi). Questo scenario mostra come Planner fornisce il motore di assegnazione e tracking, ma l esperienza utente completamente plasmata sulle esigenze HR, con branding aziendale e semplicit d uso per personale non tecnico. Il risultato un sistema di formazione interno che combina i vantaggi di Planner (assegnazione e visibilit team) con un sistema custom di gestione corsi.

  Approvazione e Workflow di contenuti: Immaginiamo un team di marketing che produce contenuti (articoli, post social, video). Potrebbe usare Planner per tenere traccia delle fasi di creazione, revisione, pubblicazione di ciascun contenuto. Tuttavia, il flusso pu richiedere pi step di quanti Planner ne gestisca facilmente. Entra in gioco una PowerApp: l app presenta un modulo di richiesta per nuovi contenuti (che un product manager potrebbe compilare); alla submission, un Flow crea una nuova attivit su Planner Scrivi articolo su X assegnata a un copywriter. Il copywriter vede nell app la sezione Da scrivere con quella richiesta e pu allegare bozza direttamente dall app (che magari dietro le quinte la mette su SharePoint e linka il task). Quando marca come pronta, un Flow riassegna la task al revisore e cambia il bucket in In revisione . Il revisore nell app vede nella sua sezione Da approvare quel contenuto, apre l allegato, inserisce un commento su Planner tramite l app e approva. Infine, un Flow pubblica il contenuto e chiude la task. Tutto questo orchestrato con Planner come spina dorsale (tasks passate da una persona all altra) ma con la PowerApp come front-end guidato che assicura che ogni ruolo veda solo ci che deve fare in ogni fase. Tale soluzione aumenta la compliance di processo e riduce errori (es. dimenticare di passare al prossimo personaggio), e sfrutta Planner per il suo ruolo naturale di tracking e assegnazione multiutente.

  Dashboard interattiva di progetto: Un project manager pu volere una vista pi ricca dello stato di un piano: ad esempio un dashboard con grafici (quante task completate, quante in ritardo) e con la possibilit di aggiungere note di stato, aggiornare priorit , ecc. Si pu costruire una pagina PowerApps (magari integrata in Teams) che mostri un cruscotto: grafico a torta delle attivit per stato (ottenuto sommando i task via connettore in quel momento), elenco delle 5 attivit pi urgenti (filtrate per scadenza ravvicinata), e accanto un pulsante Esporta Report che potrebbe attivare un Flow per inviare via email un PDF riassuntivo. Questo genere di app non tanto per input intensivo quanto per visualizzazione consolidata e azioni rapide. Il PM e gli stakeholder possono consultarla per avere un idea al volo del progetto e magari interagire per piccoli aggiustamenti (es. spostare una data di scadenza tramite un controllo calendario nell app che invia l update a Planner). come avere un mini-portal del progetto, creato senza codice, che utilizza Planner come database di fondo.

  Integrazione con sistemi esterni: Alcune aziende potrebbero avere sistemi legacy o settoriali. Poniamo il caso di una societ che voglia far interagire segnalazioni da un sito web con Planner. Invece di far programmare una nuova app, usano PowerApps Portals (o una semplice PowerApp esposta in modalit pubblica): i clienti esterni compilano un form di segnalazione (ad esempio una richiesta di assistenza). Questo, tramite Power Automate, crea un ticket su Planner (piano HelpDesk ) con tutte le info. I tecnici interni gestiscono il ticket su Planner normalmente. Poi, magari sempre via app, il cliente pu controllare lo stato inserendo un codice (che corrisponde all ID del task su Planner, ottenuto attraverso Graph). Sebbene questo vada oltre la classica combinazione, dimostra un potenziale: Planner pu fungere da task manager anche in processi dove l iniziatore/fruitore non su Office 365, grazie a interfacce create con PowerApps/Powr Automate che fanno da ponte.

Da questi esempi si capisce come l integrazione con PowerApps renda estremamente flessibile l uso di Planner. Aziende con bisogni particolari possono modellare le proprie soluzioni senza abbandonare i benefici di avere i task in Planner (trasparenza, integrazione con Teams/Outlook, assegnazione facile). Si abilitano scenari di mobilit , di automazione e di integrazione con altri dati che vanno oltre le capacit native di Planner. In definitiva, Planner pu essere visto come un servizio pronto all uso per la gestione attivit , che tramite PowerApps e Power Automate pu essere inserito in qualsiasi flusso aziendale, dal pi semplice al pi complesso, velocizzando i processi e abbattendo barriere tra gli strumenti. Come affermato in un caso di studio recente, collegare Planner a PowerApps aiuta le aziende a eliminare colli di bottiglia, permettendo aggiornamenti in tempo reale e mantenendo la visibilit di progetto consistente ovunque ci si trovi

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo comprendere come integrare un piano Microsoft Planner in un app personalizzata creata con PowerApps, per visualizzare, creare o aggiornare attivit direttamente da un interfaccia personalizzata. L utente imparer a connettere Planner come origine dati tramite Microsoft Graph, utilizzare Power Automate per automatizzare flussi e progettare schermate interattive. Verranno illustrati i ruoli coinvolti, le interazioni con Teams, SharePoint e Microsoft 365 Groups, e i comandi per costruire soluzioni aziendali su misura. L esercizio include scenari pratici, vantaggi per la produttivit e domande di autovalutazione. L obiettivo finale fornire le competenze per creare app aziendali che sfruttano Planner come motore operativo.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Creare un app PowerApps connessa a Planner 📲

1.       Accedi a https://make.powerapps.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2.       Clicca su  Crea  →  App canvas vuota  📄

3.       Assegna un nome all app e scegli il layout (telefono o tablet) 🏷️

4.       Vai su  Dati  →  Aggiungi origine dati  ➕

5.       Seleziona  Connettori  → cerca e aggiungi Microsoft 365 Groups 🔗

6.       Aggiungi anche il connettore Microsoft Planner (preview) 📋

7.       Inserisci una galleria per visualizzare le attivit del piano 🎛️

8.       Imposta la propriet  Items della galleria su Planner.ListTasks("ID_Piano") 🧩

9.       Aggiungi etichette per visualizzare Title, DueDateTime, PercentComplete 🗂️

10.  Salva e pubblica l app per testarla in ambiente aziendale 🚀

 

Automatizzare flussi con Power Automate 🔄

1.       Accedi a https://make.powerautomate.com 🌐

2.       Clicca su  Crea  →  Flusso automatizzato  ⚙️

3.       Scegli un trigger come  Quando viene creata una nuova voce in SharePoint  📥

4.       Aggiungi un azione  Crea attivit in Planner  📝

5.       Seleziona il gruppo e il piano Planner di destinazione 🧭

6.       Mappa i campi: Titolo, Data di scadenza, Assegnatario 📌

7.       Aggiungi un azione  Invia notifica Teams  per avvisare il responsabile 🔔

8.       Salva e attiva il flusso per testarlo con dati reali ✅

9.       Verifica che l attivit venga creata correttamente in Planner 📊

10.  Monitora l esecuzione del flusso da  Cronologia esecuzioni  📈

 

Gestire ruoli e interazioni con Microsoft 365 🔄

1.       I proprietari del piano Planner possono creare e modificare attivit 👤

2.       I membri del gruppo Microsoft 365 possono visualizzare e aggiornare i dati 👥

3.       Gli sviluppatori PowerApps possono progettare app connessi a Planner 🧑‍💻

4.       Gli amministratori IT possono gestire permessi e connettori da Azure AD 🔐

5.       Le attivit create da PowerApps sono visibili anche in Teams → Planner 📎

6.       Le modifiche alle attivit si riflettono in tempo reale su tutte le app collegate 🔁

7.       I dati possono essere archiviati o letti anche da SharePoint o Dataverse 📂

8.       Le notifiche possono essere inviate via Outlook o Teams 🔔

9.       E disponibile per utenti con licenza Microsoft 365 Business o superiore 🧾

10.  Le app possono essere condivise con l intera organizzazione o team specifici 🌍

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Assistenza tecnica

Un team di assistenza tecnica vuole gestire le richieste clienti da un modulo PowerApps, creando automaticamente attivit in Planner.

🔹 Comando: PowerApps → Aggiungi connettore Planner
📘 Consente di collegare l app al piano attivit .

🔹 Comando: Power Automate → Crea attivit in Planner
📘 Automatizza la creazione di task da moduli compilati.

🔹 Comando: Teams → Planner → Visualizza attivit
📘 I tecnici possono vedere le attivit assegnate direttamente in Teams.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Crea app canvas

PowerApps → Crea → App canvas

Avvia la creazione di un app personalizzata

Aggiungi origine dati

PowerApps → Dati → Aggiungi origine dati

Collega Planner e Microsoft 365 Groups all app

Inserisci galleria

PowerApps → Inserisci → Galleria

Visualizza le attivit del piano nell interfaccia

Imposta propriet Items

PowerApps → Galleria → Items

Definisce la fonte dati per la galleria

Crea flusso automatizzato

Power Automate → Crea → Flusso automatizzato

Avvia un flusso per creare attivit da eventi esterni

Aggiungi azione Crea attivit

Power Automate → Aggiungi azione → Planner

Crea una nuova attivit nel piano Planner

Invia notifica Teams

Power Automate → Aggiungi azione → Teams

Avvisa i membri del team di nuove attivit

Gestione permessi app

PowerApps → Condividi

Definisce chi pu usare l app

Visualizza attivit in Teams

Teams → Canale → Scheda Planner

Mostra le attivit create da PowerApps

Monitoraggio flusso

Power Automate → Cronologia esecuzioni

Verifica l esito dei flussi automatizzati

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

📲 Accesso rapido alle attivit da app personalizzate

🔄 Automazione dei flussi di lavoro tra Planner e altre app

🧠 Riduzione degli errori manuali nella creazione di attivit

📈 Maggiore tracciabilit delle richieste e delle assegnazioni

🔔 Notifiche automatiche per migliorare la reattivit del team

🧩 Integrazione con SharePoint, Teams, Outlook e Dataverse

📋 Visualizzazione centralizzata delle attivit operative

🧑‍💻 Personalizzazione dell interfaccia per ruoli specifici

📱 Accesso mobile tramite app PowerApps

🔐 Controllo granulare dei permessi e della condivisione

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

 Gestione richieste IT interne

Un app PowerApps consente ai dipendenti di inviare richieste, che vengono trasformate in attivit Planner per il team IT.

 Monitoraggio attivit di onboarding
HR utilizza un app per assegnare automaticamente attivit ai nuovi assunti tramite Planner.

 Controllo qualit in produzione

Operatori compilano checklist da PowerApps e generano attivit Planner per le azioni correttive.

❓ Domande di autovalutazione

1.       Come si collega Planner a un app PowerApps?

2.       Quale connettore consente di accedere ai piani Planner?

3.       Come si visualizzano le attivit in una galleria PowerApps?

4.       Quale comando permette di creare attivit da un flusso?

5.       Come si invia una notifica Teams da Power Automate?

6.       Quali ruoli sono coinvolti nella gestione dell integrazione?

7.       Dove si visualizzano le attivit create da PowerApps?

8.       Quali app Microsoft 365 interagiscono con Planner in questo contesto?

9.       Come si monitora l esecuzione di un flusso?

10.  In quali scenari aziendali utile questa integrazione?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a integrare Microsoft Planner con PowerApps per creare soluzioni aziendali personalizzate. Hai seguito i passaggi per connettere Planner come origine dati, progettare un interfaccia utente e automatizzare flussi con Power Automate. Hai compreso le interazioni con Microsoft 365 Groups, Teams e SharePoint, e i ruoli coinvolti nella gestione. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa integrazione in contesti reali come IT, HR e produzione. I comandi chiave ti permettono di operare in modo autonomo e preciso. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di un ecosistema integrato. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite. Ora sei in grado di progettare app che sfruttano Planner come motore operativo.

 

CAPITOLO 3 - MODALITA E STRUMENTI DI VISUALIZZAZIONE DEL PIANO

 

1. Accesso all applicazione Microsoft Planner

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Accesso semplificato e multi-dispositivo. Microsoft Planner un applicazione cloud: non richiede installazioni locali e vi si accede con le credenziali aziendali di Microsoft 365. L accesso avviene tipicamente tramite il browser web, effettuando il login al portale Office 365 e selezionando l icona Planner dal launcher delle app (il waffle ). Una volta aperta l app, l utente pu creare nuovi piani, assegnare attivit e collaborare con i colleghi in tempo reale. Oltre al web, Planner disponibile all interno di Microsoft Teams (tramite l app Tasks by Planner and To Do) e tramite app mobile dedicate, garantendo continuit operativa su PC, Mac, tablet e smartphone. In sintesi, ovunque l utente acceda al proprio account Microsoft 365, avr la possibilit di utilizzare Planner per organizzare il lavoro del team.

b) Interazioni con altre app Microsoft 365

Integrazione nell ecosistema Microsoft. Planner strettamente integrato con gli altri servizi Microsoft 365, il che semplifica l accesso e la condivisione di informazioni:

  Microsoft Teams: Come evidenziato, Planner si integra in Teams. Ogni piano pu essere aggiunto come scheda in un canale Teams, consentendo ai membri del team di interagire con le attivit direttamente durante le conversazioni di Teams. Inoltre l app Attivit di Teams aggrega tutte le attivit  personali da Planner e To Do in un unico luogo, agevolando la gestione dei compiti senza dover uscire da Teams.

  Outlook (Gruppo di Microsoft 365): Quando si crea un piano Planner, in realt si crea e utilizza un Gruppo di Microsoft 365 (se non gi esistente). Ci comporta la generazione automatica di una cassetta postale condivisa e un calendario di gruppo. Sebbene Planner in s non abbia un interfaccia dentro Outlook, il calendario del piano pu essere sincronizzato con Outlook sottoscrivendo il feed iCalendar del piano, cos da visualizzare scadenze e attivit come evento calendario (questa operazione manuale, in quanto per impostazione predefinita il calendario del piano non compare automaticamente su Outlook).

  To Do: Planner interagisce con Microsoft To Do mostrando le attivit   Assegnate a me . Ogni utente pu aprire To Do e trovare un elenco che aggrega tutte le proprie task assegnate nei vari piani Planner, cos da gestire impegni personali quotidiani insieme alle attivit di team.

  Suite Office e SharePoint: Essendo basato sui Gruppi M365, un piano Planner condivide lo spazio file con SharePoint e OneDrive. Gli allegati aggiunti alle attivit possono provenire da OneDrive/SharePoint oppure essere caricati dal dispositivo: in ogni caso vengono salvati nella libreria documenti del sito SharePoint associato al piano. Questo significa che, ad esempio, un documento allegato a un attivit immediatamente disponibile per tutti i membri attraverso SharePoint (o la sezione File del gruppo). Allo stesso modo, ogni piano ha un blocco note OneNote collegato (nel sito SharePoint del gruppo), accessibile dalla scheda Notebook di Planner: se il team vuole prendere appunti strutturati, pu usare OneNote e sapere che parte integrante del gruppo di lavoro del piano.

  Power Platform: Planner offre connettori per Power Automate (Flow) per creare flussi di lavoro automatici (es. notifiche personalizzate, creazione automatica di attivit da moduli Forms, ecc.), e si integra con Power BI se si vogliono analizzare dati avanzati sulle attivit . Inoltre, l app Power Apps pu essere collegata: ad esempio, si possono creare applicazioni personalizzate che leggono o scrivono attivit di Planner tramite API e connettori disponibili.

In sintesi, Planner non un silo isolato:  connesso a Teams, Outlook/Exchange, SharePoint/OneDrive, OneNote e altri servizi per offrire un esperienza integrata. Un utente pu creare un attivit in Planner, discuterne in Teams, allegare un file da SharePoint e la scadenza apparir nel calendario condiviso tutto grazie alle interazioni fluide tra le app Microsoft 365.

c) RUOLI COINVOLTI

Chi pu accedere e gestire Planner. L utilizzo di Planner coinvolge diversi ruoli con permessi differenziati:

  Amministratore (Tenant/IT Admin): L amministratore di Microsoft 365 ha il controllo globale su Planner a livello organizzativo. Per fortuna, Planner abilitato di default con molte licenze Office/Microsoft 365 (Business Essentials, Standard, E1/E3/E5, ecc.), quindi in genere non c da installare nulla. Tuttavia, l admin pu gestire alcune impostazioni: ad esempio abilitare o meno l aggiunta di utenti guest ai piani (dipende dall impostazione Gruppi di Microsoft 365 - Accesso guest a livello di tenant). Inoltre, tramite i criteri di gruppo Microsoft 365, l admin pu controllare chi pu  creare nuovi piani (in realt , chi pu creare i gruppi M365 sottostanti): spesso l azienda potrebbe limitare la creazione di nuovi gruppi (e quindi di nuovi piani Planner) solo a determinate persone o ruoli, per mantenere governance. L amministratore non accede di per s ai contenuti di tutti i piani (non compare nei piani automaticamente), ma pu intervenire tramite strumenti di amministrazione (ad esempio per recuperare dati di un piano associato a un gruppo, o per cancellare un gruppo/piano su richiesta).

  Proprietari del piano (e del gruppo): Quando un utente crea un nuovo piano in Planner, diventa proprietario del piano. In realt , ci equivale ad essere proprietario del gruppo Microsoft 365 associato. I proprietari hanno pieni poteri sul piano: possono aggiungere o rimuovere membri del piano, invitare utenti ospiti esterni, modificare il nome del piano, cancellare il piano e il gruppo associato. Se il piano privato (visibile solo ai membri invitati), solo i proprietari possono aggiungere altri membri al piano. Se invece il piano pubblico (visibile internamente all organizzazione), i proprietari possono ancora gestire membri ma ogni utente interno pu autonomamente unirsi al piano (diventando a sua volta membro).

  Membri: I membri di un piano sono generalmente colleghi interni all organizzazione aggiunti al gruppo M365 del piano. Ogni membro pu creare, visualizzare, modificare e completare le attivit  all interno di quel piano. In Planner non c distinzione di permessi tra membri: tutti i membri (non ospiti) possono aggiungere bucket, creare nuove attivit , assegnare attivit ad altri, aggiungere etichette, allegare file e scrivere commenti. Di default, anche modificare i dettagli del piano (come descrizione, nome e colori) consentito ai membri standard in pratica il piano una collaborazione alla pari, a parte le operazioni gestionali riservate ai proprietari (gestione utenti, eliminazione piano). I membri interni ricevono notifiche email da Planner (ad esempio quando vengono assegnati a una nuova attivit ) e possono vedere il piano nell elenco dei propri piani su Planner.

  Ospiti (guest): Gli utenti esterni all organizzazione (ad esempio un collaboratore di un azienda partner, con un indirizzo email non appartenente al dominio aziendale) possono essere invitati a partecipare a un piano se la funzionalit abilitata dall amministratore e se vengono aggiunti come guest al gruppo dal proprietario. Un utente ospite riceve una mail di invito e, dopo aver accettato, pu accedere al piano Planner tramite un link diretto o via planner.office.com usando un account Microsoft associato alla sua email. I guest possono collaborare quasi al pari dei membri interni: possono creare ed eliminare attivit e bucket, modificarne i dettagli, contrassegnare completamenti, aggiungere commenti. Ci sono per limitazioni: ad esempio un ospite non pu invitare altri utenti o aggiungere nuovi membri al piano, n eliminare l intero piano. Inoltre non riceve tutte le notifiche email (Planner non invia email di promemoria ai guest per le attivit assegnate). Per allegare file, i guest possono farlo solo se l admin ha concesso il permesso generale ai guest di accedere ai file di SharePoint del gruppo. In pratica, l ospite pensato come un collaboratore esterno con diritti operativi sulle task, ma con accesso controllato.

  Visitatori: Il termine visitatore in Planner non identifica un ruolo specifico come in SharePoint. Un visitatore potrebbe essere inteso come chi visualizza un piano pubblico senza esserne membro attivo. Per i piani pubblici (interni), qualunque utente aziendale pu potenzialmente aprire il piano e vedere le attivit  in sola lettura (fintanto che il piano rimane pubblico all organizzazione). Tuttavia, se vuole interagire (ad esempio aggiornare o assegnarsi attivit ) dovr  aggiungersi come membro. In contesti aziendali, spesso i piani vengono mantenuti privati ai soli membri invitati, quindi la figura del visitatore poco ricorrente. Se il piano privato, nessun esterno ai membri pu vederlo; se pubblico (visibilit a tutta l azienda), chi non membro paragonabile a un visore/visitatore finch non si unisce. In sintesi, Planner prevede ruoli attivi di membro/collaboratore pi che ruoli di sola lettura.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Scenari di accesso e impiego di Planner.

  Onboarding di un nuovo progetto: La societ XYZ avvia un nuovo progetto inter-funzionale. Il project manager crea un piano Planner dal portale Office 365 e aggiunge tutti i membri del team di progetto. Grazie all integrazione, i partecipanti ricevono immediatamente notifica via Outlook dell avvenuta aggiunta al gruppo. Uno dei membri, ad esempio il marketing, accede a Planner direttamente da Teams, perch il PM ha aggiunto Planner come tab nel canale Teams del progetto. Senza uscire da Teams, tutti iniziano a inserire compiti e scadenze. L esperienza fluida: un utente pu anche usare l app mobile durante una riunione in sala per aggiungere al volo un attivit emersa nella discussione. Questo esempio mostra come Planner sia accessibile ovunque e faccia leva sugli strumenti esistenti (Teams, Outlook) per facilitare la collaborazione.

  Coinvolgimento di un collaboratore esterno: Un azienda di consulenza sta gestendo il piano di lancio di un prodotto per un cliente. Con il consenso IT, invitano come guest nel piano Planner un referente dell agenzia esterna di comunicazione. Questo ospite riceve un email e dopo aver accettato l invito, pu accedere (con account guest) al piano tramite l URL dedicato dell organizzazione cliente. All interno del piano, l ospite crea attivit relative alla campagna pubblicitaria e allega i file grafici necessari. L amministratore IT aveva gi abilitato la condivisione file con guest, quindi l ospite pu caricare un PowerPoint: automaticamente quel file viene conservato sul sito SharePoint del progetto. Ogni utente interno vede e pu aprire quell allegato da Planner. Grazie al ruolo guest, l azienda ha potuto coinvolgere attivamente un partner esterno nel suo Planner, mantenendo sicurezza (permessi limitati) e tracciabilit (tutte le modifiche sono registrate nel contesto del piano).

  Visibilit cross-team tramite piano pubblico: In un organizzazione pi piccola, il direttore decide di creare un Piano Planner Roadmap Aziendale pubblico all interno dell azienda, dove inserisce le principali iniziative trimestrali come attivit . Tutti i dipendenti, anche non aggiunti esplicitamente, possono aprire questo piano dal loro Planner (tramite la funzione Tutti i piani possono cercare e trovare il piano pubblico). Ad esempio un nuovo assunto pu accedere a Planner dal portale, scoprire il piano Roadmap Aziendale e visualizzare lo stato di varie iniziative agendo di fatto come visitatore informato. Se in futuro alcuni di loro dovessero contribuire, il direttore potr promuoverli a membri di quel piano. Questo scenario illustra come Planner possa essere usato anche come bacheca aperta interna per progetti a larga visibilit (pur non essendo la sua funzione primaria, che rimane la gestione operativa di task di team).

 

Immagine che contiene testo, software, Icona del computer, Pagina Web Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo comprendere come accedere correttamente all applicazione Microsoft Planner e visualizzare i piani disponibili in base al proprio ruolo e contesto aziendale. L utente imparer a utilizzare le diverse modalit di accesso (web, Teams, mobile), a navigare tra i piani, a visualizzare le attivit e a interagire con le app Microsoft 365 correlate. Verranno illustrati i ruoli coinvolti, le interazioni con Outlook, SharePoint e Microsoft 365 Groups, e i comandi per gestire la visualizzazione del piano. L esercizio include scenari pratici, vantaggi per la produttivit e domande di autovalutazione. L obiettivo finale fornire le competenze per accedere e visualizzare Planner in modo efficace e integrato.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Accesso via Web a Microsoft Planner 🌐

1.       Vai su https://tasks.office.com 🔐

2.       Effettua l accesso con il tuo account Microsoft 365 👤

3.       Nella dashboard, visualizza i piani recenti o preferiti 📋

4.       Clicca su un piano per aprirlo e visualizzare le attivit 📂

5.       Usa la visualizzazione Bacheca per vedere le attivit per bucket 🧱

6.       Passa alla visualizzazione Grafico per analizzare lo stato delle attivit 📊

7.       Usa la visualizzazione Programma per vedere le scadenze su calendario 📅

8.       Clicca su un attivit per aprirne i dettagli e modificarla 📝

9.       Usa il filtro per visualizzare solo le attivit assegnate a te 🔍

10.  Aggiungi il piano ai preferiti per un accesso rapido ⭐

 

Accesso a Planner da Microsoft Teams 💬

1.       Apri l app Teams e accedi al canale del team desiderato 📡

2.       Clicca su  +  per aggiungere una scheda al canale ➕

3.       Seleziona Planner tra le app disponibili 🧩

4.       Scegli un piano esistente o creane uno nuovo 📘

5.       Visualizza le attivit direttamente nella scheda Planner 📌

6.       Usa la visualizzazione Bacheca per gestire le attivit per bucket 🧱

7.       Assegna attivit ai membri del team direttamente da Teams 👥

8.       Ricevi notifiche sulle modifiche alle attivit nel canale 🔔

9.       Interagisci con le attivit senza uscire da Teams 🔄

10.  Sincronizza le modifiche con Planner Web automaticamente 🔗

 

Accesso a Planner da dispositivi mobili 📱

1.       Scarica l app Microsoft Planner da App Store o Google Play 📲

2.       Apri l app e accedi con il tuo account Microsoft 365 🔐

3.       Visualizza i piani disponibili nella schermata iniziale 📋

4.       Tocca un piano per aprirlo e vedere le attivit 📂

5.       Usa la visualizzazione mobile per scorrere tra i bucket 📱

6.       Tocca un attivit per modificarla o commentarla 📝

7.       Usa il filtro per visualizzare solo le attivit assegnate a te 🔍

8.       Ricevi notifiche push per scadenze e aggiornamenti 🔔

9.       Sincronizza le modifiche con Planner Web e Teams 🔄

10.  Lavora offline e sincronizza appena disponibile la connessione 🌐

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Gestione progetto in tempo reale

Un team di progetto distribuito accede a Planner da Teams, Web e mobile per gestire le attivit in tempo reale.

🔹 Comando: Teams → Canale → Scheda Planner
📘 Consente di visualizzare e modificare le attivit direttamente nel canale.

🔹 Comando: Planner Web → Visualizzazione Programma
📘 Aiuta a pianificare le scadenze e visualizzare il carico di lavoro.

🔹 Comando: App mobile → Notifiche push
📘 Permette ai membri del team di ricevere aggiornamenti anche fuori ufficio.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Accedi a Planner Web

https://tasks.office.com

Visualizza e gestisci i piani Planner

Visualizzazione Bacheca

Planner Web → Piano → Bacheca

Organizza le attivit per bucket

Visualizzazione Grafico

Planner Web → Piano → Grafico

Analizza lo stato delle attivit

Visualizzazione Programma

Planner Web → Piano → Programma

Visualizza le scadenze su calendario

Aggiungi piano ai preferiti

Planner Web → Piano → ⭐

Accesso rapido ai piani pi usati

Accesso da Teams

Teams → Canale → Scheda Planner

Visualizza e modifica attivit nel contesto del team

Aggiungi scheda Planner

Teams → Canale → + → Planner

Integra Planner nel canale Teams

Accesso da mobile

App Planner → Login → Piani

Gestione attivit da smartphone

Filtro attivit assegnate

Planner Web/Mobile → Filtro

Visualizza solo le attivit personali

Notifiche push

App Planner → Impostazioni → Notifiche

Ricevi aggiornamenti in tempo reale

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

📋 Accesso flessibile da Web, Teams e mobile

🔄 Sincronizzazione automatica tra dispositivi

🧠 Migliore gestione delle attivit e delle scadenze

📈 Visualizzazioni multiple per analisi e pianificazione

🔔 Notifiche in tempo reale per aggiornamenti e scadenze

🧩 Integrazione con Microsoft 365 Groups e Outlook

📱 Accesso mobile per lavorare ovunque

👥 Collaborazione diretta nei canali Teams

🧾 Tracciabilit delle modifiche e assegnazioni

⭐ Personalizzazione dell esperienza utente

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

 Gestione progetti interfunzionali
I team possono accedere a Planner da Teams per aggiornare le attivit durante le riunioni.

 Pianificazione eventi aziendali
Il team HR usa Planner Web per visualizzare le scadenze e assegnare compiti.

 Supporto operativo in mobilit

I tecnici sul campo utilizzano l app mobile per aggiornare lo stato delle attivit in tempo reale.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Quali sono le modalit di accesso a Microsoft Planner?

2.       Come si visualizzano le attivit per bucket?

3.       Quale visualizzazione consente di vedere le scadenze su calendario?

4.       Come si integra Planner in un canale Teams?

5.       Quali ruoli possono modificare le attivit in Planner?

6.       Come si accede a Planner da dispositivi mobili?

7.       Quali app Microsoft 365 interagiscono con Planner?

8.       Come si ricevono notifiche sulle attivit ?

9.       Come si filtrano le attivit assegnate?

10.  In quali scenari aziendali utile questa funzionalit ?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato come accedere all applicazione Microsoft Planner da Web, Teams e dispositivi mobili, e come visualizzare le attivit in modo efficace. Hai seguito i passaggi per navigare tra i piani, utilizzare le diverse visualizzazioni e interagire con le attivit . Hai compreso le interazioni con Microsoft 365 Groups, Outlook e SharePoint, e i ruoli coinvolti nella gestione. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. I comandi chiave ti permettono di operare in modo autonomo e preciso. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di un accesso flessibile e integrato. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite. Ora sei in grado di accedere e visualizzare Planner in modo strategico e collaborativo.

2. Visualizzare la lista dei piani a cui si partecipa

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, design Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Panoramica di tutti i progetti su cui collabori. Quando un utente avvia Microsoft Planner, viene accolto da una pagina riepilogativa che mostra la lista dei piani a cui partecipa (il cosiddetto Planner Hub). Questa funzionalit fondamentale perch molti utenti sono coinvolti in pi di un piano/progetto contemporaneamente. Nel Planner Hub, i piani sono tipicamente suddivisi in sezioni:

  Piani preferiti: l utente pu pinnare (aggiungere ai preferiti, con l icona a stella) alcuni piani per averli sempre in evidenza. Questi appariranno in cima alla pagina, permettendo di accedere con un solo clic ai progetti pi critici.

  Piani recenti: i piani aperti o modificati pi di recente vengono mostrati per primi, cos da riprendere velocemente il lavoro lasciato in sospeso su un progetto recentemente consultato.

  Tutti i piani: un elenco complessivo di tutti i piani di cui l utente membro, ordinati alfabeticamente o secondo criteri predefiniti. Da qui possibile selezionare qualsiasi piano per aprirlo. Ad esempio, se un utente collabora a 5 diversi piani di progetto, li trover tutti elencati qui.Ciascun riquadro di piano mostrato pu includere il nome del piano, il team/gruppo di appartenenza (se il nome del gruppo differisce dal piano), e talvolta dei mini indicatori  ad esempio un piccolo grafico indicante quante attivit sono completate su quante totali, oppure l icona di alcuni membri. Ci offre una panoramica rapida dello stato dei vari piani prima ancora di entrarvi.

La lista piani funziona anche come men di navigazione: un clic sul nome di un piano apre quel piano. Inoltre, l interfaccia consente di cercare un piano per nome tramite una barra di ricerca, utile se i piani sono molti.

In sintesi, la funzionalit  Lista dei piani fornisce all utente un cruscotto iniziale da cui orientarsi tra tutti i suoi progetti su Planner, senza dover ricordare o rintracciare manualmente ogni singolo piano. un elemento di usabilit chiave: rende Planner uno strumento centralizzato, non frammentato per ogni progetto.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Visibilit dei piani all interno dell ecosistema. La lista dei piani vive principalmente dentro l applicazione Planner stessa, ma vi sono punti di contatto con altre app:

  Teams (Attivit condivise): All interno di Microsoft Teams, l app Attivit  offre una scheda  Piani condivisi  che elenca anch essa tutti i Planner a cui l utente partecipa (in pratica, un analoga della lista dei piani, ma integrata in Teams). In questo modo, un utente che preferisce lavorare sempre dentro Teams pu vedere l elenco dei piani e aprirli senza uscire da Teams. Se seleziona un piano da l , si aprir la vista Planner incorporata per quel team/progetto.

  Outlook (Gruppi): Ogni piano corrisponde a un gruppo di Microsoft 365; gli utenti possono vedere l elenco dei gruppi di cui fanno parte in Outlook (nella sezione Gruppi della mailbox). Pur se Outlook Gruppi incentrato su posta condivisa e calendario, c coerenza di membership: se si membro di un Gruppo X, quel gruppo potrebbe avere un piano Planner associato. In alcune organizzazioni, tramite la Outlook Web App, possibile individuare collegamenti verso Planner dal gruppo (ad esempio un link Pianificazioni/Planner nelle risorse del gruppo). Quindi indirettamente Outlook aiuta a individuare i piani disponibili tramite i gruppi.

  SharePoint Home / Delve: In ambiente Microsoft 365 esistono pagine come la Home di SharePoint o Delve, che mostrano progetti e attivit recenti dei colleghi. Non integrato in modo esplicito, ma in certi casi un piano Planner pubblico potrebbe essere menzionato o linkato in una Intranet (es: link al piano di progetto in una pagina SharePoint). Tali interazioni, comunque, non sono automatiche: prevalentemente la lista piani risiede in Planner stesso.

  Notifiche via email: Anche se non un altra app in senso stretto, vale notare che quando vengono creati nuovi piani o l utente aggiunto a un piano, riceve notifiche via email (dal gruppo Microsoft 365). Queste email contengono il nome del piano e un link per aprirlo. Quindi, tramite Outlook un utente pu cliccare e raggiungere il piano. Dal punto di vista dell esperienza, ci integra l elenco piani con la posta elettronica: l utente viene guidato verso i piani di cui entra a far parte.

In generale, la lista aggregata dei piani un concetto interno a Planner (o Teams tramite l app Attivit ). Non vediamo ad esempio un elenco di piani direttamente in SharePoint o in OneDrive. Tuttavia l integrazione dei Gruppi M365 fa s che l app Planner ricordi all utente tutti i contesti di progetto a cui partecipa. E tramite Teams, quell elenco di nuovo richiamato in altro contesto, segno dell interoperabilit della suite.

c) RUOLI COINVOLTI

Accesso alla lista e visibilit in base al ruolo.

  Membri (interni) e proprietari: La lista dei piani di un utente personale: contiene i piani dove quell utente membro. Non c differenza tra proprietario e membro semplice in termini di visibilit : un proprietario di 3 piani e membro di altri 2, vedr tutti e 5 i piani elencati. In altre parole, essere proprietari di un piano non d accesso a piani aggiuntivi oltre a quelli in cui si coinvolti. Quindi la lista specifica per ciascuno e ogni plan compare nelle liste di tutti i suoi partecipanti.

  Guest (ospiti esterni): Un utente guest, dopo aver accettato l invito, pu accedere a Planner per l organizzazione ospitante. Tuttavia, l esperienza per i guest un po pi limitata: spesso gli ospiti non hanno un Planner Hub ricco come gli utenti interni. Devono seguire il link al piano del progetto oppure accedere tramite l URL dedicato con il tenant (es: planner.cloud.microsoft.com/organizzazione) inserendo le proprie credenziali guest. Una volta dentro, vedranno presumibilmente solo il piano a cui sono stati invitati. Se per ipotesi un guest fosse invitato a pi piani (di potenziali diversi gruppi) all interno della stessa organizzazione, allora potrebbe vedere un elenco di quei piani (ma questo scenario meno comune). In sintesi, la lista piani per un guest corrisponde ai piani specifici dove stato aggiunto, senza suddivisione preferiti/recenti e con possibili limitazioni di interfaccia.

  Amministratore: Un amministratore di tenant non ha una lista consolidata di tutti i piani aziendali facilmente consultabile in Planner (non essendo un membro di tutti). Pu ottenere informazioni tramite i log di amministrazione o strumenti come il Centro di amministrazione dei gruppi, ma non c un pannello Planner globale che mostri tutti i piani in corso nell organizzazione. Ogni admin, essendo anche utente, avr la sua lista piani se partecipa a progetti, ma nulla di pi . Questo importante per la privacy: solo chi membro di un piano lo vede nel proprio hub.

  Visibilit di piani pubblici (visitatori interni): Se un piano pubblico a livello di organizzazione, appare nella sezione Tutti i piani potenzialmente a tutti gli utenti come disponibile da un join. In passato Planner consentiva di cercare piani pubblici per unirsi; oggi l utente interno che conosce il nome di un piano pubblico pu trovarlo. Finch non si aggiunge al piano, quell utente un visitatore: potrebbe vederlo elencato ma non comparir come membro finch non clicca Partecipa (Join). Dopo l adesione, il piano entra effettivamente nella sua lista personale. Dunque, il concetto di visitatore per la lista piani si riduce a piani pubblici non ancora seguiti: sono visibili ma non attivi nella propria dashboard.

  Visitatori esterni: Non applicabile un utente esterno deve essere guest per vedere un piano, altrimenti non ha alcun accesso ai piani dell organizzazione.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Project manager multi-program: Maria project manager in un azienda di consulenza e collabora su diversi progetti con clienti differenti. In un dato momento, Maria ha 6 piani attivi in Planner (Project Alfa, Beta, Gamma, Delta, Epsilon, Zeta). Ogni mattina apre Planner e nel suo Planner Hub vede subito l elenco dei sei piani. Ha contrassegnato con la stella i tre progetti pi critici del mese (Alfa, Beta, Gamma), che quindi compaiono in cima come Piani preferiti. Notando i grafici riassuntivi sui riquadri, vede ad esempio che nel Piano Beta solo 5 su 10 attivit sono completate (indicatore arancione): capisce immediatamente che c del lavoro arretrato. Clicca quindi su quel piano per approfondire. Questo facilita il suo lavoro: la lista dei piani le offre un monitoraggio iniziale e una navigazione rapida tra contesti diversi. Senza di essa, dovrebbe aprire manualmente ogni progetto separatamente o ricordarne gli URL. Anche mentre in riunione, Maria pu dal suo smartphone controllare in Planner app lo status dei vari piani e aggiornare un attivit urgente, avendo sempre l elenco consolidato a portata di mano.

  Team cross-funzionale con pi planner: Un team di prodotto interno all azienda utilizza Planner per diversi scopi: un piano per la pianificazione delle funzionalit (Roadmap Prodotto), uno per la gestione delle attivit del backlog tecnico (Sprint Development), e uno condiviso con il marketing per il lancio (Go-to-market Plan). Ogni membro del team di prodotto fa parte di tutti questi piani. Attraverso la pagina iniziale di Planner, i membri possono passare dall uno all altro in un click. Ad esempio, dopo aver aggiornato lo stato di alcune attivit nello Sprint Development, il Product Manager torna al Planner Hub e apre subito il piano Go-to-market per controllare le attivit di marketing in corso. La transizione immediata e favorisce un lavoro coordinato: la lista dei piani funge da nodo centrale per gestire progetti paralleli. Inoltre, grazie all integrazione con Teams, lo stesso elenco di piani disponibile nella app Teams: durante una call, il Product Manager apre l app Attivit  in Teams e vede i medesimi piani nella sezione Condivisi cos pu rispondere al volo ad una domanda sullo stato di un attivit , senza dover aprire il browser.

  Piano pubblico come knowledge base: Riprendendo l esempio precedente della Roadmap Aziendale pubblica, immaginiamo un dipendente neoassunto. Alice stata appena assunta e, navigando in Planner, scopre che esiste un piano pubblico Iniziative 2025 . Anche se non ne membro, pu cliccarlo e vedere la lista di macro-attivit dell azienda per l anno (ad esempio Apertura nuova sede Completata , Implementazione ERP In corso etc.). Ci le offre un contesto sul lavoro aziendale. La lista dei piani, in questo scenario, mette in evidenza anche i piani pubblici disponibili. Alice nota Iniziative 2025 in Tutti i piani, lo apre in sola lettura e poi decide di cliccare Partecipa per restare aggiornata: a quel punto il piano entra nei suoi preferiti. Questo esempio mostra come Planner possa essere usato anche per condividere stati progettuali in modo trasparente, sfruttando la lista piani per diffondere conoscenza su progetti trasversali.

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo imparare a visualizzare rapidamente e in modo organizzato tutti i piani Planner a cui si partecipa, sfruttando le funzionalit native dell applicazione e le integrazioni con Microsoft 365. L utente scoprir come accedere alla lista dei piani da web, Teams e mobile, come identificarli in base al gruppo Microsoft 365 di appartenenza e come gestirli tramite preferiti o filtri. Verranno illustrati i ruoli coinvolti, le interazioni con Outlook, SharePoint e Teams, e i comandi per accedere e organizzare i piani. L esercizio include scenari aziendali, vantaggi per la produttivit e domande di autovalutazione. L obiettivo finale fornire le competenze per orientarsi tra i piani attivi e collaborare in modo efficace.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Visualizzare i piani da Planner Web 🌐

1.       Vai su https://tasks.office.com ed effettua l accesso 🔐

2.       Nella schermata iniziale, individua la sezione  Piani recenti  📋

3.       Scorri verso il basso per visualizzare  Tutti i piani  a cui partecipi 📂

4.       Clicca su un piano per aprirlo e visualizzarne le attivit 🧾

5.       Usa la barra di ricerca per trovare un piano per nome 🔍

6.       Aggiungi un piano ai preferiti cliccando sull icona a forma di stella ⭐

7.       Rimuovi un piano dai preferiti cliccando nuovamente sulla stella ❌

8.       Ordina i piani per data di modifica o per nome 📅

9.       Verifica il gruppo Microsoft 365 associato al piano (visibile nel titolo) 🧩

10.  Clicca su ... accanto al nome del piano per accedere ad altre opzioni ⚙️

 

Visualizzare i piani da Microsoft Teams 💬

1.       Apri Microsoft Teams e accedi al canale del team desiderato 📡

2.       Clicca sulla scheda Planner o Attivit  se gi presente 📌

3.       Se non presente, clicca su + per aggiungere una nuova scheda ➕

4.       Seleziona Planner tra le app disponibili 🧩

5.       Scegli un piano esistente tra quelli del gruppo o creane uno nuovo 📘

6.       Visualizza le attivit del piano direttamente nella scheda 📄

7.       Passa da un piano all altro tramite il menu a discesa in alto 🔽

8.       Verifica il nome del piano e il gruppo associato nella barra del titolo 🏷️

9.       Aggiungi la scheda ai preferiti del canale per accesso rapido ⭐

10.  Sincronizza le modifiche con Planner Web automaticamente 🔄

 

Visualizzare i piani da dispositivi mobili 📱

1.       Scarica l app Microsoft Planner da App Store o Google Play 📲

2.       Accedi con il tuo account Microsoft 365 🔐

3.       Nella schermata iniziale, visualizza i piani recenti 📋

4.       Tocca Tutti i piani per vedere l elenco completo 📂

5.       Usa la barra di ricerca per trovare un piano specifico 🔍

6.       Tocca un piano per aprirlo e vedere le attivit 🧾

7.       Aggiungi un piano ai preferiti per accesso rapido ⭐

8.       Visualizza i dettagli del gruppo associato al piano 🧩

9.       Ricevi notifiche push per aggiornamenti sui piani attivi 🔔

10.  Sincronizza i dati con Planner Web e Teams automaticamente 🔄

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Accesso rapido a piani Planner

Un responsabile di progetto partecipa a pi piani Planner per diversi team e ha bisogno di accedervi rapidamente da dispositivi diversi.

🔹 Comando: Planner Web → Piani recenti / Tutti i piani
📘 Permette di visualizzare e accedere ai piani attivi in modo centralizzato.

🔹 Comando: Teams → Canale → Scheda Planner
📘 Consente di visualizzare i piani direttamente nel contesto del team.

🔹 Comando: App mobile → Tutti i piani
📘 Garantisce accesso immediato anche in mobilit , con sincronizzazione automatica.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Visualizza piani recenti

Planner Web → Home

Mostra i piani usati di recente

Visualizza tutti i piani

Planner Web → Home → Tutti i piani

Elenco completo dei piani a cui si partecipa

Aggiungi ai preferiti

Planner Web / Mobile → Icona stella

Salva il piano per accesso rapido

Ricerca piano

Planner Web / Mobile → Barra di ricerca

Trova rapidamente un piano per nome

Accesso da Teams

Teams → Canale → Scheda Planner

Visualizza i piani nel contesto del team

Aggiungi scheda Planner

Teams → Canale → + → Planner

Integra Planner nel canale Teams

Accesso da mobile

App Planner → Login → Tutti i piani

Visualizza e gestisci i piani da smartphone

Visualizza gruppo associato

Planner Web / Teams / Mobile

Identifica il gruppo Microsoft 365 collegato al piano

Notifiche push

App Planner → Impostazioni → Notifiche

Ricevi aggiornamenti in tempo reale

Sincronizzazione automatica

Planner Web / Teams / Mobile

Mantiene aggiornati i dati su tutti i dispositivi

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

📋 Accesso rapido a tutti i piani attivi

🔄 Sincronizzazione automatica tra dispositivi

🧠 Migliore organizzazione delle attivit per progetto o team

📈 Riduzione del tempo di ricerca dei piani

🔔 Notifiche in tempo reale per aggiornamenti

🧩 Integrazione con Microsoft 365 Groups e Teams

📱 Accesso mobile per lavorare ovunque

👥 Collaborazione diretta nei canali Teams

🧾 Tracciabilit delle attivit per piano

⭐ Personalizzazione dell esperienza utente

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

 Gestione multi-progetto

Un project manager pu accedere rapidamente a tutti i piani attivi per monitorare l avanzamento dei lavori.

 Supporto operativo distribuito

I team dislocati possono accedere ai piani da Teams o mobile per aggiornare le attivit in tempo reale.

 Pianificazione eventi aziendali
Il team HR pu gestire pi piani per onboarding, formazione e comunicazione interna.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Dove si trovano i piani recenti in Planner Web?

2.       Come si visualizza l elenco completo dei piani?

3.       Come si aggiunge un piano ai preferiti?

4.       Come si accede a Planner da Teams?

5.       Quali ruoli possono visualizzare i piani?

6.       Come si accede a Planner da dispositivi mobili?

7.       Come si identifica il gruppo associato a un piano?

8.       Come si ricevono notifiche sulle attivit ?

9.       Come si filtrano i piani per nome?

10.  In quali scenari aziendali utile questa funzionalit ?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a visualizzare la lista dei piani a cui partecipi in Microsoft Planner, utilizzando le modalit di accesso da Web, Teams e dispositivi mobili. Hai seguito i passaggi per accedere ai piani recenti, cercare piani specifici, aggiungerli ai preferiti e identificarne il gruppo associato. Hai compreso le interazioni con Microsoft 365 Groups, Outlook e SharePoint, e i ruoli coinvolti nella gestione. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. I comandi chiave ti permettono di operare in modo autonomo e preciso. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di un accesso flessibile e integrato. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite. Ora sei in grado di orientarti tra i piani Planner in modo strategico e collaborativo.

3. Il piano aperto in Planner (vista dettagliata di un progetto)

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a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Dettagli di un piano come visualizzare e gestire le attivit . Aprire un piano in Planner equivale a entrare nel dettaglio operativo di un progetto. La schermata di un piano aperto l area di lavoro dove si svolge la gestione quotidiana delle attivit . Le principali componenti e modalit di visualizzazione del piano includono:

  Board (Bacheca a colonne):  la vista principale di Planner, spesso chiamata Modalit Lavagna. Qui le attivit  sono rappresentate come card (schede) disposte in bucket (colonne). I bucket sono categorie definibili dall utente ad esempio fasi di progetto ( Da fare , In corso , Completate ) oppure categorie personalizzate ( Sviluppo , Test , Deployment , ecc.). Ogni card di attivit mostra informazioni essenziali come il titolo dell attivit , la scadenza (se presente), l immagine del(le) assegnatario/i, eventuali etichette colorate o un icona di allegato se c un file. Questa vista consente di interagire in modo visivo e immediato: l utente pu creare nuove attivit nel bucket desiderato con un click su Aggiungi attivit , pu  trascinare una card da un bucket all altro (ad esempio spostare un attivit dalla colonna Da fare a In corso per indicare che iniziata), oppure riordinare le attivit all interno dello stesso bucket. Si tratta di un esperienza in stile Kanban, molto utile per gestire flussi di lavoro. Cliccando su una singola attivit , si apre un pannello di dettaglio con tutte le sue propriet .

  Dettaglio attivit : Vale la pena descrivere cosa c all interno di un task una volta cliccato. Nel pannello compaiono: assegnatari (uno o pi membri del piano possono essere assegnati, o nessuno), bucket di appartenenza, stato di completamento (checkbox per contrassegnare completata ), priorit  (es. urgente, importante, media, bassa), date di inizio e scadenza, descrizione testuale, checklist di sotto-attivit , allegati (file o link) e commenti. Da qui si possono modificare tutti questi campi. Il commento inserito notifica gli altri membri (via email dal gruppo) ed una forma di conversazione contestuale sul task.

  Views alternative (Charts e Schedule): Oltre alla Board, il piano offre viste analitiche:

a.    Charts (Grafici): Selezionando la scheda Grafici , il pannello centrale cambia per mostrare statistiche. Ad esempio, un grafico a torta suddivide le attivit per stato (completato/in corso/non iniziato) evidenziando quanti task sono finiti o meno. Ci sono inoltre bar chart: uno per bucket (mostra il conteggio di attivit in ogni bucket e quante completate), uno per priorit  (quante urgenti, medie, basse), uno per membri (quante attivit assegnate per persona e quante completate). Questi grafici permettono di capire l avanzamento del piano e la distribuzione del carico di lavoro. Ad esempio, il grafico per membri consente di vedere se qualcuna delle persone ha troppe attivit rispetto ad altre (squilibrio di workload). Il project manager pu cos bilanciare le assegnazioni. I grafici sono interattivi: cliccando su una sezione (es. la fetta In ritardo ), la vista pu filtrare le attivit corrispondenti.

b)    Schedule (Calendario): La scheda Programma mostra un calendario in cui ogni attivit con una data di scadenza appare come evento il giorno corrispondente. Se un attivit ha sia data di inizio che di scadenza, viene visualizzata come una barra estesa sui giorni (come un periodo). Questa vista tipo timeline/calendar  comoda per avere una prospettiva temporale: permette di vedere le overlap tra compiti, controllare se ci sono troppi task in scadenza lo stesso giorno, o se il piano vuoto in certe settimane. Si possono anche creare attivit nuove cliccando direttamente sul calendario in un determinato giorno. Non una gantt avanzata (per dipendenze occorre passare a Project online), ma per una pianificazione semplice efficace. Altre funzionalit nella vista piano: Nella barra superiore del piano aperto, oltre a Board, Grafici, Programma, ci pu essere la voce  Membri  (da cui gestire chi fa parte del piano rapidamente) e un menu con opzioni come Planner Feed (per ottenere il link iCalendar del piano, utile per Outlook), Esporta in Excel (per scaricare l elenco attivit in un file) o Conversazioni (che apre Outlook Gruppo per email relative). Inoltre, l utente pu marcare il piano come preferito (stella) da qui, e accedere alle impostazioni del piano (es. cambiare nome, descrizione, tema grafico). Nel contesto del piano aperto, tutte le modifiche avvengono in tempo reale e sono viste da tutti i membri.

In sintesi, la vista di un piano aperto in Planner offre sia un quadro generale (con board e grafici) sia la possibilit di entrare nel dettaglio di ogni attivit per aggiornare lo stato, collaborare e allegare informazioni rilevanti. lo spazio di lavoro condiviso del team per quel progetto.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Un piano Planner come nodo centrale integrato. Quando si lavora dentro un piano aperto, si sta in realt interagendo con vari strumenti della suite:

  Teams (schede del piano): Molti team preferiscono accedere ai piani tramite Teams. In un canale Team, aggiungendo una scheda Planner, si vedr la stessa board e le stesse viste del piano Planner, ma incastonate nell interfaccia di Teams. Qualsiasi aggiornamento fatto da Teams riflesso per chi vede il piano via web e viceversa. In pratica, Planner in Teams lo stesso contenuto in un contenitore diverso. Ci incoraggia l uso di Planner perch i team che vivono su Teams non devono aprire un app separata. Ad esempio, durante le riunioni di sprint, il team di sviluppo apre la scheda Planner Sprint Backlog e aggiorna insieme le task, restando nella finestra Teams in chiamata.

  SharePoint (web part Planner): Per progetti aziendali, spesso esiste un sito SharePoint dedicato. SharePoint offre una web part di Planner che pu essere inserita in una pagina del sito: consente di visualizzare, in forma semplificata, le attivit di un piano specifico. Ad esempio, la PMO potrebbe creare su SharePoint una dashboard progetto con i grafici di Planner incorporati: dirigenti e stakeholder che navigano la pagina vedono quante attivit sono completate, senza dover aprire Planner manualmente. Questo reso possibile dall integrazione nativa: la web part si connette al piano esistente e ne espone i dati principali (rispettando i permessi: solo i membri vedranno i dettagli completi).

  File e documenti (SharePoint/OneDrive): Gli allegati aggiunti nelle attivit del piano vengono salvati nella document library SharePoint del gruppo connesso. In concreto, se in un attivit Preparare presentazione allego Presentazione.pptx, quel file viene caricato nella raccolta documenti del sito SharePoint del gruppo (solitamente in una cartella Allegati Planner o simile). Quindi dal piano aperto, cliccando un allegato, in realt si aprir il file dall ambiente SharePoint/Office Online. Questo significa che tutti i file del piano sono centralizzati e soggetti alle stesse politiche di sicurezza e versioning di SharePoint. Gli utenti possono anche scegliere come allegato Link per collegare file gi esistenti su SharePoint/OneDrive, evitando duplicati. D altra parte, la sezione File di Teams (se il gruppo ha un Team) mostrer quei file, perch la stessa area documentale. L integrazione garantisce quindi che documenti e attivit rimangano allineati: un membro pu trovarli dal task in Planner o navigando nel sito SharePoint lo stesso repository.

  OneNote: Ogni gruppo M365 ha un blocco note OneNote. Dal piano aperto, c l opzione Notebook che quando cliccata lancia OneNote Online aprendo il blocco note condiviso del gruppo. I membri del piano possono usare questa funzionalit per prendere appunti di riunione, documentare requisiti o accumulare informazioni strutturate sul progetto. un integrazione one-click: dal task board si passa al taccuino senza cercarlo altrove. Ad esempio, il team pu decidere di tenere un log riunioni nel OneNote associato; quando serve consultarlo, la scorciatoia direttamente nel menu del piano Planner.

  Outlook e calendario: Per chi preferisce un calendario unificato, Planner offre la possibilit di pubblicare il calendario del piano. Dalla vista Programma, ottenendo il link iCalendar, un utente pu sottoscriverlo in Outlook (o altri calendari) e vedere tutti le scadenze delle attivit come eventi del proprio calendario di Outlook. Non c una sincronizzazione bidirezionale (non si pu spostare la scadenza da Outlook), ma utile per ricevere promemoria e visualizzare i task nel contesto del proprio calendario personale. Inoltre, le notifiche email: ogni volta che un utente commenta un attivit , il commento viene inviato via email agli altri membri (tramite la casella condivisa del gruppo). Ci significa che all interno di Outlook possibile seguire le discussioni sulle attivit e rispondere (anche via email, con risposta che viene riportata in Planner nei commenti). Questa sinergia mantiene allineati i membri che magari non aprono Planner continuamente ma controllano la posta: il filo comunicativo rimane attivo su pi canali.

  Power Automate/Flow: Dalla prospettiva di un piano, un utente pu creare flussi di lavoro aggiuntivi. Ad es., integrando con Microsoft Forms, ogni nuova risposta a un questionario pu generare un attivit in Planner. Oppure con Power Automate, impostare che quando un attivit diventa completata, si mandi un messaggio su Teams. Queste non sono feature in-app visibili in Planner, ma la piattaforma consente di costruirle; molte aziende le sfruttano per automatizzare gestione di ticket, approvazioni, ecc., usando Planner come base per tracciare i compiti.

In sintesi, lavorare su un piano Planner aperto coinvolge naturalmente file (SharePoint/OneDrive), comunicazione (Teams/Outlook), note (OneNote) e programmazione (Outlook calendario) un hub operativo connesso. Ogni elemento del piano ha un eco in un altra app Microsoft 365, assicurando che il progetto non sia isolato ma parte del flusso digitale aziendale.

c) RUOLI COINVOLTI

Permessi e capacit all interno di un piano. Dentro un piano aperto, i ruoli determinano chi pu fare cosa sulle attivit e sul piano stesso:

  Proprietario del piano: Tipicamente ha poteri aggiuntivi sulla gestione del piano. Oltre a poter fare tutto ci che un membro fa sulle singole attivit , il proprietario pu : modificare le impostazioni del piano (nome, descrizione, icona e soprattutto privacy), aggiungere/rimuovere membri (quindi invitare nuovi colleghi al progetto o rimuovere chi non serve pi ), e eliminare il piano interamente a fine progetto. Se un piano privato, solo il proprietario pu aggiungere altri membri; se pubblico, i proprietari supervisionano eventuali join di persone. In un piano creato dentro un Team di Microsoft Teams, i proprietari del Team vengono automaticamente considerati proprietari del piano. In pratica, il ruolo di proprietario spesso rivestito dal project lead o da chi ha creato il piano, e garantisce controllo su membership e configurazione.

  Membro del piano: Ogni membro (interno) pu  creare, assegnare, modificare e completare attivit  liberamente. I membri possono spostare tasks sulla board, aggiungere nuovi bucket se l organizzazione lo consente, usare tutte le viste (board, grafici, calendario) e aggiornare i contenuti. Possono anche scrivere commenti e vedere/commentare quelli altrui. Insomma, dal punto di vista operativo tutti i membri del piano sono editor equivalenti sulle attivit (non esistono ruoli di sola lettura per i membri interni). L idea di abilitare pienamente la collaborazione: l applicazione tiene comunque traccia di chi completa cosa (a livello di log attivit , ogni task mostra chi l ha modificata di recente).

  Ospite (guest) nel piano: Se un utente esterno presente come guest nel gruppo, all interno del piano avr quasi gli stessi diritti del membro interno: potr creare nuove attivit , modificarle, assegnare a s o altri (persino altri guest se ce ne fossero), aggiungere bucket, etc.. Le differenze principali: il guest non pu aggiungere altri membri (n interni n esterni) e non pu cambiare impostazioni di piano o eliminarlo, perch non sar mai proprietario (solo utenti interni possono essere proprietari di gruppi). Inoltre, come detto, potrebbe avere limitazioni su allegati se la policy lo impone. Per il resto, quando un ospite aggiorna un attivit , i membri interni vedono quel cambiamento in tempo reale come qualsiasi altro. I guest appaiono con un etichetta "(Guest)" accanto al nome nell elenco membri del piano, giusto per distinguerli. Un aspetto importante: i commenti che un guest scrive saranno inviati via email ai membri interni, ma se questi rispondono via Outlook, il guest ricever  tali email? S , se incluso nel gruppo. Tuttavia, Planner stesso non manda notifiche di assegnazione ai guest, quindi il proprietario deve comunicare l avvenuta assegnazione in altro modo o confidare che il guest consulti regolarmente il piano.

  Visitatori (interni non nel piano): Se il piano privato, non esistono visitatori, punto. Se il piano pubblico, un utente interno che non sia formalmente membro pu aprire il piano e vedere le attivit (lettura). In tale condizione, il sistema non gli permette di fare modifiche (non pu spostare o editare attivit ) finch non clicca per partecipare, diventando membro. Dunque, concettualmente un visitatore interno di un piano pubblico  solo lettura. I visitatori esterni non esistono senza invito (non c modo che un esterno veda alcunch se non aggiunto come guest).

  Admin IT: Il ruolo amministrativo non ha interventi diretti dentro il piano aperto a meno di usare strumenti extra. Un amministratore potrebbe attraverso Powershell o interfacce admin estrarre liste di attivit o controllare configurazioni, ma nell uso quotidiano non coinvolto. Un caso: se un proprietario di piano lascia l azienda, l amministratore global pu assegnare un altro proprietario al gruppo/piano per evitare che resti orfano.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Gestione visuale del progetto (Board e Grafici): Il team di sviluppo software ACME utilizza Planner per gestire il lavoro di sprint. Aprendo il piano Sprint 5 - Progetto XYZ , i 10 membri del team vedono la board Kanban con colonne "Backlog, In lavorazione, In Revisione, Completato". Ogni mattina fanno il daily stand-up meeting guardando la board su un monitor: uno sviluppatore trascina un attivit da Backlog a In lavorazione quando inizia a occuparsene. Il QA sposta un task in Revisione una volta finito il test. A fine sprint, quasi tutte le card sono nella colonna Completato. Passando alla vista Grafici, il Scrum Master vede un grafico a torta tutto verde (tutte le attivit completate) e nota dal grafico per membro che ogni sviluppatore ha completato simili numeri di task buon segno di equilibrio. Un attivit risulta per non completata e scaduta (e nel grafico appare in rosso): ci permette al team di discutere immediatamente di quella pendenza e ri-pianificarla per lo sprint successivo. In pratica, la combinazione Board+Charts in Planner ha fornito sia un controllo operativo giornaliero sia un consuntivo finale dello sprint, in modo molto semplice e visivo, facilitando il lavoro agile del team.

  Coordinamento di gruppo esteso (Schedule e integrazioni): Un altro esempio: il dipartimento Marketing sta organizzando un grande evento. Hanno un piano Planner chiamato  Evento Annuale 2025  con decine di attivit (location, catering, speaker, comunicazione stampa, ecc.) ognuna con proprie scadenze. Usano molto la vista Calendario: la Event Manager apre la scheda Programma per vedere ogni settimana quante attivit vanno concluse. Notando che nella settimana prima dell evento ci sono 8 attivit in scadenza lo stesso giorno, decide di distribuire meglio il carico spostando alcune date (lo pu fare trascinando i task da un giorno all altro sul calendario). Inoltre integra Planner con Outlook: copia il link iCal del piano e lo aggiunge al calendario personale, cos ogni mattina nel suo Outlook vede gli eventi Attivit : Contattare catering (scadenza oggi) . Questo la aiuta a non perdere nulla. Avendo coinvolto fornitori esterni (es. l agenzia grafica per i volantini un guest nel piano), la Event Manager sfrutta anche Teams: apre regolarmente il piano tramite la scheda Teams durante le call di aggiornamento settimanale con tutti i stakeholder. In una riunione, direttamente nella scheda Planner su Teams, segnano come completate alcune task gi fatte e aggiungono un commento su Confermare scaletta speech taggando il guest (che per non ricever la notifica email da Planner essendo esterno, ma viene comunque menzionato in Teams chat separatamente). Alla fine, grazie alla vista calendario il team ha rispettato tutte le milestones in tempo, e i grafici di Planner hanno mostrato un progresso lineare (nessun picco di lavoro all ultimo minuto). Questo scenario evidenzia come la vista del piano aperto supporti sia la pianificazione temporale che il controllo dell esecuzione, integrandosi con i metodi di lavoro preferiti (chi su Outlook, chi su Teams) per adattarsi al flusso operativo del team.

  Documentazione e knowledge sharing nel piano: Consideriamo un progetto di consulenza IT con un team allargato. Nel piano Planner Implementazione CRM Cliente X  lavorano consulenti dell azienda e referenti del cliente (aggiunti come guest). Ogni attivit rappresenta un deliverable (es. Analisi requisiti completata , Configurazione modulo vendita ). Durante le riunioni, il team utilizza la funzionalit  OneNote integrata: cliccando su Notebook dal piano, tutti aprono il blocco note di progetto e scrivono il verbale dell incontro. Parallelamente, su Planner, suddividono le nuove azioni emerse creando attivit per ciascuna con assegnatario e scadenza. Grazie all integrazione, ogni allegato (documenti di specifiche, diagrammi) caricato su un attivit viene salvato nel sito SharePoint del progetto e organizzato in cartelle. A fine progetto, il cliente chiede un handover di tutta la documentazione: essendo tutto gi centralizzato, l azienda esporta facilmente la lista attivit in Excel e condivide la cartella SharePoint con i file. In questo caso il piano Planner, oltre che strumento di gestione, servito come repository strutturato del lavoro svolto, con compiti tracciati e documenti allegati in maniera ordinata. Il cliente ha apprezzato la trasparenza: tramite l accesso guest ha potuto seguire in tempo reale lo stato delle varie fasi (grazie ai grafici vedeva percentuali di completamento) e ha ricevuto notifiche email dai commenti alle attivit , rimanendo sempre coinvolto nelle comunicazioni. Questo esempio dimostra come un piano aperto in Planner possa fungere da hub collaborativo completo, dove non solo si tengono traccia le to-do, ma si centralizza la conoscenza di progetto (note, file, discussioni) e si utilizza l ecosistema Microsoft 365 per dare ai partecipanti gli strumenti adeguati a portare a termine con successo il lavoro.

 

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo imparare a esplorare in dettaglio un piano aperto in Microsoft Planner, comprendendo la struttura delle attivit , l organizzazione per bucket, le assegnazioni, le scadenze e lo stato di avanzamento. L utente scoprir come utilizzare le diverse visualizzazioni (bacheca, grafico, programma), come interagire con le attivit e come sfruttare le integrazioni con Teams, Outlook e Microsoft 365 Groups. Verranno illustrati i ruoli coinvolti, i comandi principali e scenari aziendali reali. L esercizio mira a fornire le competenze per monitorare e gestire progetti in modo visivo, collaborativo e integrato.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Esplorare la vista dettagliata del piano in Planner Web 🖥️

1.       Accedi a https://tasks.office.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2.       Seleziona il piano desiderato dalla sezione Piani recenti o Tutti i piani 📋

3.       Visualizza la Bacheca: attivit organizzate per bucket (colonne) 🧱

4.       Clicca su un attivit per aprire il pannello dettagliato 📝

5.       Modifica titolo, descrizione, checklist, scadenza e assegnatari ✏️

6.       Aggiungi etichette colorate per categorizzare le attivit 🏷️

7.       Imposta la priorit e lo stato di completamento ✅

8.       Aggiungi commenti per collaborare con il team 💬

9.       Allega file o link utili all attivit 📎

10.  Chiudi il pannello per tornare alla bacheca principale 🔙

 

Utilizzare le visualizzazioni alternative del piano 📊

1.       Clicca su Grafico per visualizzare lo stato delle attivit per bucket, priorit e assegnatari 📈

2.       Analizza il numero di attivit completate, in corso e non iniziate 📊

3.       Clicca su Programma per vedere le attivit su un calendario 📅

4.       Trascina le attivit nel calendario per modificarne la scadenza 🖱️

5.       Filtra le attivit per assegnatario, etichetta o data 🔍

6.       Esporta il piano in Excel per analisi avanzate 📤

7.       Aggiungi il piano ai preferiti per accesso rapido ⭐

8.       Visualizza le attivit assegnate a te nella sezione I miei compiti 👤

9.       Passa da un piano all altro tramite il menu laterale 📂

10.  Sincronizza le modifiche con Teams e Outlook automaticamente 🔄

 

Interazioni con altre app Microsoft 365 🔄

1.       Accedi a Teams → Canale → Scheda Planner per visualizzare il piano nel contesto del team 💬

2.       Ricevi notifiche via Outlook per attivit assegnate o commenti 🔔

3.       Visualizza i file allegati alle attivit nel sito SharePoint del gruppo 📁

4.       Apri i file direttamente in Word, Excel o PowerPoint Online 🧩

5.       Aggiungi attivit da Outlook tramite Microsoft To Do → Planner 📥

6.       I proprietari del piano possono modificare bucket e assegnazioni 👤

7.       I membri possono aggiornare le attivit a loro assegnate 👥

8.       Gli amministratori IT possono gestire permessi e accessi da Azure AD 🔐

9.       Le modifiche sono sincronizzate in tempo reale tra Planner e Teams 🔁

10.  Le attivit possono essere visualizzate anche da Power BI per reportistica 📊

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Campagna pubblicitaria

Un team marketing utilizza Planner per gestire una campagna pubblicitaria, monitorando ogni fase del progetto tramite la vista dettagliata del piano.

🔹 Comando: Planner Web → Bacheca → Clic su attivit
📘 Permette di aggiornare lo stato, assegnare membri e allegare materiali.

🔹 Comando: Planner Web → Grafico
📘 Consente di analizzare l avanzamento del progetto per priorit e assegnatari.

🔹 Comando: Planner Web → Programma
📘 Aiuta a pianificare le scadenze e prevenire sovrapposizioni operative.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Visualizzazione Bacheca

Planner Web → Piano → Bacheca

Organizza le attivit per bucket

Apri attivit

Planner Web → Clic su attivit

Visualizza e modifica i dettagli dell attivit

Aggiungi etichette

Planner Web → Attivit → Etichette

Categorizza le attivit con colori personalizzati

Visualizzazione Grafico

Planner Web → Piano → Grafico

Analizza lo stato delle attivit

Visualizzazione Programma

Planner Web → Piano → Programma

Visualizza le attivit su calendario

Filtra attivit

Planner Web → Filtro

Mostra solo attivit per assegnatario, etichetta o data

Aggiungi ai preferiti

Planner Web → Piano → ⭐

Salva il piano per accesso rapido

Accesso da Teams

Teams → Canale → Scheda Planner

Visualizza e modifica attivit nel contesto del team

Notifiche via Outlook

Outlook → Notifiche Planner

Ricevi aggiornamenti su attivit assegnate o commenti

Accesso ai file allegati

SharePoint → Sito gruppo → Documenti

Visualizza i file collegati alle attivit

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

📋 Visualizzazione chiara e strutturata delle attivit

🔄 Sincronizzazione in tempo reale tra Planner, Teams e Outlook

🧠 Migliore gestione delle priorit e delle scadenze

📈 Monitoraggio visivo dell avanzamento del progetto

🔔 Notifiche automatiche per aggiornamenti e assegnazioni

🧩 Integrazione con Microsoft 365 Groups, SharePoint e Power BI

📱 Accesso da qualsiasi dispositivo

👥 Collaborazione fluida tra membri del team

🧾 Tracciabilit delle modifiche e dei commenti

⭐ Personalizzazione della vista per esigenze specifiche

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

 Gestione campagne marketing

Ogni fase della campagna rappresentata da un bucket, con attivit assegnate e monitorate tramite la vista grafico.

 Sviluppo software agile

I team Dev utilizzano la bacheca per gestire sprint, backlog e assegnazioni, con aggiornamenti in tempo reale.

 Pianificazione eventi aziendali

Il team eventi organizza attivit per fasi (logistica, comunicazione, fornitori) e monitora le scadenze nel calendario.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Come si accede alla vista dettagliata di un attivit in Planner?

2.       Quali sono le tre visualizzazioni principali disponibili in un piano?

3.       Come si categorizzano le attivit con etichette?

4.       Dove si visualizzano le attivit su calendario?

5.       Come si filtrano le attivit per assegnatario o data?

6.       Quali ruoli possono modificare le attivit in un piano?

7.       Come si ricevono notifiche sulle attivit assegnate?

8.       Dove si trovano i file allegati alle attivit ?

9.       Come si accede a Planner da Teams?

10.  In quali scenari aziendali utile la vista dettagliata del piano?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a esplorare la vista dettagliata di un piano aperto in Microsoft Planner, utilizzando le visualizzazioni Bacheca, Grafico e Programma. Hai seguito i passaggi per modificare attivit , assegnare membri, allegare file e monitorare l avanzamento. Hai compreso le interazioni con Teams, Outlook, SharePoint e Microsoft 365 Groups, e i ruoli coinvolti nella gestione. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. I comandi chiave ti permettono di operare in modo autonomo e preciso. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di una gestione visiva e collaborativa. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite. Ora sei in grado di gestire progetti in Planner con una visione completa e integrata.

 

4. Il gruppo Microsoft 365 del piano Planner

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Planner e Office 365 Groups  Quando si crea un nuovo piano in Microsoft Planner, viene creato automaticamente anche un nuovo gruppo Office 365 (M365 Group), a meno che non si scelga esplicitamente di associare il piano a un gruppo esistente. Il gruppo di Microsoft 365 fornisce l infrastruttura condivisa per il piano: include una cassetta postale condivisa (per conversazioni via Outlook), un calendario condiviso, una libreria di documenti su SharePoint (per i file del piano), un taccuino OneNote, ecc.. In altre parole, un piano Planner vive all interno di un Microsoft 365 Group, sfruttandone tutte le risorse collaborative.

possibile anche aggiungere pi piani a uno stesso gruppo gi esistente: l utente pu scegliere l opzione  Aggiungi a un gruppo di Office 365 esistente  anzich crearne uno nuovo. In questo modo, pi piani distinti possono coesistere con la stessa membership e gli stessi asset (file, note, ecc.) del gruppo. Ad esempio, un team potrebbe avere un unico gruppo Marketing con al suo interno il piano Campagna Social e il piano Evento Fiera separati. Un singolo gruppo Microsoft 365 pu ospitare pi piani Planner (ad esempio per diversi progetti con le stesse persone). In passato l eliminazione di un piano poteva eliminare l intero gruppo collegato, ma oggi cancellare un piano non comporta la cancellazione del gruppo: il gruppo rimane attivo assieme agli eventuali altri piani che contiene. (Se era l ultimo piano del gruppo, il gruppo comunque permane, anche se vuoto di piani).

Un piano pu essere  pubblico o privato : un piano pubblico visibile a chiunque nell organizzazione (pu essere trovato tramite ricerca interna), mentre un piano privato visibile solo ai membri invitati. Da notare che rendere pubblico o privato un piano equivale a rendere pubblico/privato il gruppo Office 365 sottostante: i due concetti coincidono. In pratica, un piano pubblico equivale a un gruppo Microsoft 365 pubblico, accessibile a tutti gli utenti interni (che possono unirsi liberamente per visualizzare e contribuire), mentre un piano privato risiede in un gruppo privato, accessibile solo su invito.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Essendo parte integrante di un Microsoft 365 Group, un piano Planner interagisce naturalmente con diverse app e servizi della suite Microsoft 365:

  Outlook (conversazioni di gruppo): ogni gruppo ha una propria casella di posta e un indirizzo email di gruppo. Dalla bacheca di Planner  spesso presente un comando  Conversation  o  Conversazioni , che apre Outlook con la posta del gruppo, permettendo di discutere via email tra i membri del piano. In pratica, i membri possono comunicare aggiornamenti o commenti generali sul progetto attraverso la conversazione di gruppo in Outlook, che funge da forum email centralizzato per il team del piano. Ad esempio, quando un utente aggiunge un commento direttamente su un attivit in Planner, questo viene inviato via email alla casella di posta del gruppo (e recapitato ai membri iscritti alle notifiche del gruppo) cos che rimanga traccia della discussione. Questo garantisce che le conversazioni sui task siano archiviate e consultabili dal team.

  SharePoint (Files del piano): i documenti e file caricati nelle attivit di Planner vengono salvati automaticamente nella document library SharePoint del gruppo associato. Cliccando sulla sezione  Files  (o  Documenti ) all interno dell interfaccia di Planner, si pu infatti vedere l elenco di tutti i file allegati alle attivit , i quali risiedono nella raccolta documenti del sito SharePoint del gruppo. I membri del piano possono quindi co-editare questi file direttamente tramite SharePoint/OneDrive integrato. anche possibile allegare a un task un file gi presente nella libreria del gruppo (Attach > SharePoint) invece di caricarne uno nuovo. Ci rende Planner un punto centrale dove ogni attivit ha collegati i suoi documenti, evitando dispersione: i file risiedono nel sito del team e rispettano le permission del gruppo.

  OneNote (Blocco appunti): ogni gruppo M365 possiede un blocco note OneNote condiviso. Dalla vista del piano disponibile un collegamento (tipicamente denominato  Notebook ) che apre il blocco OneNote del gruppo, consentendo al team di prendere appunti strutturati, raccogliere informazioni di progetto, verbali di riunioni, brainstorming, ecc., in un ambiente anch esso condiviso. Questo OneNote automaticamente disponibile a tutti i membri del piano (perch membri del gruppo) e resta un riferimento centralizzato per le note del progetto.

  SharePoint (Sito del gruppo): oltre ai file, il gruppo dispone di un vero e proprio sito SharePoint collegato. possibile aggiungere una Planner webpart in una pagina SharePoint per visualizzare lo stato di un piano all interno del sito. Ad esempio, si pu creare una homepage del progetto sul sito SharePoint del gruppo e includervi la bacheca Planner per dare visibilit sullo stato delle attivit anche a chi naviga il sito interno.

  Teams: un Microsoft 365 Group pu essere potenziato in un Team di Microsoft Teams. Se il gruppo collegato al piano viene utilizzato anche in Teams (ovvero se stato creato un team Teams su quel gruppo), allora il piano Planner potr essere aggiunto come scheda in Teams (vedremo dettagli nella sezione dedicata a Teams). In generale, Teams, Planner, Outlook, SharePoint, etc. sono servizi connessi tra loro tramite l entit comune del gruppo.

  To Do: le attivit assegnate in Planner confluiscono anche nella lista Assigned to me dell app Microsoft To Do per i singoli utenti. Questo significa che, per un membro del piano, i task di Planner assegnati a lui/lei appaiono anche tra le attivit personali (insieme alle attivit Outlook/ToDo) un integrazione utile per la produttivit individuale (maggiori dettagli nella sezione Outlook/To Do).

  Power Automate e altri servizi: essendo i dati di Planner accessibili tramite Microsoft Graph, possibile creare flussi di lavoro (Power Automate) per integrazioni personalizzate: ad esempio, notifiche avanzate, creazione automatica di task da moduli Forms o email, ecc. (Questo esula dall analisi corrente, ma utile sapere che l ecosistema M365 consente estensioni della funzionalit standard di Planner).

In sintesi, il gruppo Office 365 funge da  collante  tra Planner e gli altri strumenti Microsoft 365. Il risultato un esperienza integrata: i file caricati su un attivit sono immediatamente disponibili via SharePoint/OneDrive, le conversazioni sul progetto avvengono via email di gruppo (visibili in Outlook), le note su OneNote, e cos via, senza dover gestire permessi separati basta essere membri del gruppo/piano.

c) RUOLI COINVOLTI

Essendo basato sui gruppi M365, i ruoli di accesso a un piano Planner corrispondono ai ruoli nel Microsoft 365 Group associato:

  Proprietari del gruppo: utenti interni che hanno il ruolo di owner del gruppo (tipicamente i creatori del piano o altri designati). Hanno pieni poteri sul gruppo: possono aggiungere/rimuovere membri, modificare impostazioni del gruppo (nome, immagine, privacy), cancellare il gruppo, ecc.. Nel contesto del piano, un proprietario del gruppo pu anche eliminare il piano o modificarne il nome e le impostazioni (es. attivare/disattivare notifiche al gruppo). Se il piano privato, solo i proprietari possono aggiungere nuovi membri al piano stesso. I proprietari sono anche membri a tutti gli effetti, dunque possono svolgere tutte le azioni operative (creare/modificare attivit , assegnare task, ecc.).

  Membri (interni) del gruppo: utenti interni all organizzazione aggiunti come membri semplici (non owner) del gruppo. Possono accedere a tutte le risorse del gruppo e collaborare attivamente sul piano (vedere, creare e aggiornare attivit ), ma non possono modificare le impostazioni strutturali del gruppo (es: non possono aggiungere altri membri se il piano privato, non possono eliminare il gruppo n il piano in certi casi). In un piano pubblico, di default qualsiasi membro interno pu autonomamente unirsi al gruppo e quindi vederlo in Planner; inoltre, nei gruppi pubblici i membri potrebbero avere facolt di aggiungere altri membri senza approvazione (dato che il gruppo aperto). Per piani privati, invece, i membri interni possono aggiungere altri membri solo se sono proprietari; i membri semplici non possono invitare altri utenti interni senza un owner. In generale comunque, per le operazioni sul piano (task), non vi distinzione marcata tra proprietari e membri: entrambi possono creare, assegnare, modificare e completare attivit , utilizzare etichette, creare bucket (colonne), aggiungere allegati, e cos via. L esperienza Planner per un owner e per un membro interno quasi identica, salvo le opzioni di gestione piano (es. Plan Settings avanzate visibili solo agli owner per piani privati).

  Guest (ospiti esterni): Planner supporta l accesso di utenti esterni (guest) ai piani, sfruttando la funzione di Guest Access dei gruppi Office 365. Un guest una persona con indirizzo email esterno invitata come membro del gruppo. Se l amministratore tenant ha abilitato i guest nei gruppi, un owner (o anche un membro interno, se consentito) pu aggiungere un utente esterno al gruppo/piano via email. Gli ospiti, una volta accettato l invito, possono accedere al piano Planner quasi come un membro interno: possono creare e assegnare task, modificarne i dettagli, aggiungere commenti, contrassegnare completamenti, creare bucket, ed anche rinominare il piano. Ci sono per  limitazioni importanti per i guest: non possono invitare altri utenti (ovviamente, essendo esterni) e non possono aggiungere nuovi membri/guest al piano; non possono eliminare il piano; inoltre per allegare file devono avere il permesso dall amministratore del tenant di default un guest non pu caricare file se non si abilitato  Allow guest users to access group files  (impostazione che consente loro di contribuire alla libreria SharePoint). In pratica, un guest pu aggiornare attivit ed allegare link, ma per uploadare documenti pu essere necessaria una policy attiva che lo consenta. Un altra limitazione: il guest non riceve le notifiche email da Planner relative alle assegnazioni (Microsoft attualmente non invia email di task assignment agli utenti guest per ragioni di sicurezza). I guest comunque ricevono alcune notifiche: ad esempio, se menzionati in un commento o aggiunti al gruppo ricevono email di invito e possono vedere le pianificazioni se sottoscrivono il calendario (vedi sez. Outlook). Un utente ospite vede il piano via Planner Web (deve usare l URL dedicato con il tenant, es. planner.cloud.microsoft.com/tenant per loggarsi nella org ospitante) oppure tramite link diretto al piano.

  Visitatori: in Planner non esiste una figura di visitatore con permesso di sola lettura. L accesso ai piani ristretto ai membri (interni o guest) del gruppo. Per un piano pubblico, per , chiunque nell organizzazione pu teoricamente visualizzare il piano e unirsi ad esso liberamente. Fintanto che non si unisce formalmente, un utente interno potrebbe vedere il nome di un piano pubblico e magari alcuni dettagli tramite la ricerca, ma in generale l interazione piena richiede di diventare membro. Non c un ruolo read-only : un utente o membro (e pu interagire) oppure no. Solo tramite soluzioni esterne (report, esportazioni, webpart non interattive) si potrebbe dare visibilit passiva a non membri. Dunque nel contesto Planner, con  visitatori possiamo intendere gli utenti interni non membri: per i piani privati non vedono nulla; per piani pubblici possono scoprire il piano e decidere di partecipare se interessati.

Nella tabella seguente sono riepilogate in sintesi alcune operazioni chiave e la possibilit per i diversi ruoli di eseguirle (distinguendo tra membri interni siano essi proprietari o membri semplici e membri guest esterni):

Permessi principali in un piano Planner (M365 Group)

Funzionalit piano

Membri interni (proprietari/membri)

Membri guest (esterni)

Visualizzare il piano e le attivit

S (se membro del gruppo)

S (se aggiunto come guest)

Creare nuove attivit e bucket

S

S

Modificare campi delle attivit

S (titolo, descrizione, date, assegnatari, ecc.)

S (stessi campi)

Commentare le attivit

S

S

Allegare file/link alle attivit

S

S (se consentito dal tenant)⚹

Invitare nuovi membri interni al piano

S (⚠️ solo proprietari se piano privato)

No

Invitare utenti esterni (guest)

S (in genere proprietari; membri se consentito)

Eliminare attivit

S (possono eliminare task del piano)

S (possono eliminare task)

Eliminare l intero piano

S (⚠️ solo proprietari)

No

Modificare nome e impostazioni piano

S (proprietari possono tutto; membri interni possono nome)

S (nome piano modificabile)

⚹ L opzione di allegare file per gli ospiti dipende da un impostazione a livello di tenant: l amministratore deve aver abilitato la possibilit per gli ospiti di accedere ai file del gruppo.

Come si nota, proprietari e membri interni condividono la gran parte delle funzionalit operative. Le differenze principali riguardano gestione del piano e membership: ad esempio, solo i proprietari di un piano privato possono aggiungere altri membri o eliminare il piano. In un piano pubblico anche i membri non proprietari possono aggiungere altri colleghi (dato che il piano aperto). Gli ospiti esterni possono collaborare quasi al pari dei membri interni sulle attivit , ma non hanno voce in capitolo sulla gestione del piano stesso (non possono aggiungere persone, non possono cancellare il piano, ecc.).

Ruolo dell amministratore: gli amministratori globali o di gruppo in Microsoft 365 hanno la facolt di abilitare o meno l uso di Planner nell organizzazione (ad esempio attivare/disattivare l app Planner per tutti, o limitarne la creazione di gruppi), ma non hanno accesso ai contenuti dei piani privati a meno che non siano aggiunti come membri. In altri termini, essere amministratore di sistema non consente automaticamente di entrare in un piano Planner altrui: l admin deve aggiungersi come membro del gruppo (o reset tare la propriet del gruppo) per vedere e gestire le attivit . Questo per garantire la privacy dei team: i compiti sono visibili solo ai partecipanti designati. L admin pu per controllare le impostazioni generali, come chi pu creare gruppi (influenzando chi pu creare nuovi piani), se i membri possono invitare guest, e pu intervenire in caso di necessit (ad esempio ripristinare un gruppo/piano cancellato entro 30 giorni, grazie alla funzionalit di recovery dei gruppi). Inoltre, tramite il centro di amministrazione o PowerShell pu ottenere elenco di tutti i gruppi/piani esistenti, ma i dettagli interni (titoli dei task, ecc.) rimangono visibili solo ai membri. In sintesi, la gestione quotidiana del piano (creazione task, aggiornamento ecc.) delegata ai membri del team stessi, e le funzioni di governance (policy, abilitazioni) spettano all IT admin.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Progetto interfunzionale con asset condivisi: Un azienda lancia un nuovo prodotto e crea un gruppo Office 365 denominato  Lancio Prodotto 2025 . All interno di questo gruppo, tramite Planner viene creato il piano  Piano di Lancio 2025  per gestire tutte le attivit (marketing, vendite, supply chain) relative al lancio. Grazie all integrazione del gruppo: il team marketing carica il calendario delle campagne nel OneNote del gruppo; il team vendita allega i listini prezzi come file Excel nelle attivit del piano (che finiscono nella libreria SharePoint del gruppo); tutti i membri del progetto discutono degli avanzamenti utilizzando la mail di gruppo su Outlook (le email inviate a LancioProdotto2025@azienda.com sono visibili a tutti gli aderenti). Inoltre, avendo partner esterni coinvolti, aggiungono un ospite (ad esempio un consulente marketing esterno) al gruppo/piano, consentendogli di visualizzare e aggiornare i task assegnati (come Preparare banner pubblicitari ), e di collaborare caricando magari un link ai file condivisi su OneDrive. L amministratore IT si assicura che l accesso guest ai gruppi sia attivo e autorizza i guest a caricare file nel gruppo, cos il consulente pu allegare direttamente il materiale grafico alle attivit in Planner. Tutte le informazioni del progetto risiedono centralizzate: documenti nel sito SharePoint, conversazioni nella posta di gruppo, task su Planner con permessi unificati tramite il membership del gruppo.

  Gestione di pi piani all interno dello stesso team: Un reparto IT interno utilizza un unico gruppo Office 365 chiamato  Team IT  per coordinare i lavori. All interno di questo gruppo, crea diversi piani Planner: uno per la gestione dei ticket interni, uno per le attivit di manutenzione programmata, e uno per i progetti speciali. Tutti i tecnici IT sono membri del gruppo, quindi automaticamente hanno accesso a tutti questi piani. Quando un nuovo collega si unisce al reparto, un proprietario lo aggiunge al gruppo Team IT tramite l Admin Center o Outlook; immediatamente quella persona ottiene i permessi su tutti i piani del gruppo esistente e potr vederli in Planner (senza dover essere aggiunta singolarmente a ciascun piano). Questo semplifica l onboarding: l IT manager non deve ricordarsi di invitare il nuovo assunto su 5 diversi planning basta aggiungerlo al gruppo Team IT. Viceversa, se un progetto deve essere condiviso con un altro dipartimento diverso (es. marketing), l IT pu scegliere di creare un piano a parte con un nuovo gruppo specifico, garantendo che solo chi coinvolto vi abbia accesso. In questo scenario il gruppo Team IT ha anche un Team su Microsoft Teams associato: i tecnici preferiscono interagire l . Grazie all interoperabilit , nel canale generale di Teams aggiungono le schede dei piani principali (es. Ticket IT ) e possono aggiornare le attivit direttamente da Teams (vedi sezione seguente su Teams) mantenendo comunque i dati unificati nel gruppo Office 365 comunedis.

  Coinvolgimento stakeholder esterni su un piano pubblico: Un azienda pubblica un piano Planner come  bacheca Kanban aperta  per condividere con l intera organizzazione lo stato di avanzamento di iniziative strategiche. Impostano il piano (e il relativo gruppo) come Pubblico, chiamandolo ad esempio  Roadmap Strategica 2025 . In questo modo ogni dipendente dell organizzazione pu trovare e visualizzare il piano in sola lettura. Chi desidera aggiornamenti pi puntuali pu unirsi al gruppo (auto-join essendo pubblico) diventando membro, cos da ricevere notifiche e magari commentare. La direzione aziendale, proprietaria del piano, mantiene il controllo su quali task aggiungere o modificare. Questo uso open di Planner e Office 365 Groups crea trasparenza: tutti possono vedere priorit e progressi (dal CEO al neo-assunto, basta cercare il piano in Planner), ma solo il team ristretto svolge le operazioni (essendo gli unici ad aver bisogno di intervenire). un esempio di come un piano pubblico possa fungere da strumento di comunicazione interna, sfruttando la membership aperta del gruppo.

 

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ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo comprendere cosa accade a livello di infrastruttura Microsoft 365 quando si crea un nuovo piano in Planner. L utente imparer che ogni piano genera (o si associa a) un gruppo Microsoft 365, che funge da contenitore per membri, file, conversazioni e strumenti condivisi. Verranno esplorate le interazioni con Outlook, SharePoint, Teams e OneNote, nonch i ruoli coinvolti nella gestione del gruppo. L esercizio fornisce le competenze per identificare il gruppo associato a un piano, accedere alle sue risorse e sfruttare l integrazione per una collaborazione efficace. Include scenari aziendali, comandi chiave, vantaggi e domande di autovalutazione.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Creare un nuovo piano e generare il gruppo Microsoft 365 🆕

1.       Accedi a https://tasks.office.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2.       Clicca su  Nuovo piano  nella barra laterale sinistra ➕

3.       Inserisci un nome per il piano (es. Progetto Q4 ) 🏷️

4.       Seleziona  Crea un nuovo gruppo  (opzione predefinita) 🧩

5.       Scegli se rendere il piano pubblico o privato 🔒

6.       Aggiungi i membri del team che collaboreranno al piano 👥

7.       Clicca su  Crea piano  per completare l operazione ✅

8.       Planner crea automaticamente un gruppo Microsoft 365 associato 🏢

9.       Il gruppo include: Planner, Outlook, SharePoint, Teams, OneNote 📦

10.  Verifica la creazione del gruppo da Outlook o Teams 📬

 

Accedere alle risorse del gruppo Microsoft 365 🔄

1.       Vai su https://outlook.office.com/groups per visualizzare i gruppi attivi 📬

2.       Seleziona il gruppo associato al piano appena creato 📂

3.       Accedi alla posta condivisa del gruppo (Outlook) 📧

4.       Clicca su  File  per aprire la raccolta documenti SharePoint 📁

5.       Apri il sito del gruppo SharePoint per gestire contenuti e pagine 🌐

6.       Accedi a OneNote del gruppo per prendere appunti condivisi 📝

7.       Apri Microsoft Teams → Aggiungi il gruppo come team se non esiste ancora 💬

8.       Visualizza il piano Planner direttamente da Teams → scheda Planner 📌

9.       Gestisci i membri del gruppo da Outlook o Azure AD 👤

10.  Sincronizza le attivit e i file tra Planner, Teams e SharePoint 🔄

 

Comprendere i ruoli e le interazioni tra app Microsoft 365 👥

1.       I proprietari del piano sono anche proprietari del gruppo Microsoft 365 👑

2.       I membri del piano sono automaticamente membri del gruppo 👥

3.       Gli amministratori IT possono gestire permessi e policy del gruppo 🔐

4.       Le attivit Planner sono visibili anche in Teams e To Do 📋

5.       I file allegati alle attivit sono archiviati nel sito SharePoint del gruppo 📎

6.       Le conversazioni del gruppo sono accessibili da Outlook Web 📬

7.       Le note condivise sono salvate nel blocco appunti OneNote del gruppo 📓

8.       Le notifiche sulle attivit possono essere recapitate via Outlook 🔔

9.       I gruppi possono essere monitorati e gestiti da Microsoft 365 Admin Center 🛠️

10.  L integrazione disponibile per tutti gli utenti con licenza Microsoft 365 Business o superiore 🧾

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Ciclo di rilascio di un prodotto

Un team di sviluppo crea un piano Planner per gestire il ciclo di rilascio di un prodotto. Il piano genera automaticamente un gruppo Microsoft 365 che centralizza tutte le risorse.

🔹 Comando: Planner → Nuovo piano → Crea nuovo gruppo
📘 Crea un gruppo Microsoft 365 con accesso a Planner, SharePoint, Outlook e OneNote.

🔹 Comando: Outlook → Gruppi → Seleziona gruppo
📘 Accedi alla posta condivisa e ai file del gruppo.

🔹 Comando: Teams → Aggiungi team esistente → Collega gruppo
📘 Integra il gruppo in Teams per una collaborazione in tempo reale.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Nuovo piano

Planner Web → Nuovo piano

Avvia la creazione di un nuovo piano e gruppo associato

Crea nuovo gruppo

Planner Web → Nuovo piano → Opzione predefinita

Genera automaticamente un gruppo Microsoft 365

Visualizza gruppi

Outlook Web → Sezione Gruppi

Elenco dei gruppi Microsoft 365 a cui si partecipa

Accesso a SharePoint

Outlook Web / Planner → File

Apre la raccolta documenti del gruppo

Accesso a OneNote

Outlook Web / SharePoint → Blocchi appunti

Visualizza le note condivise del gruppo

Aggiungi gruppo a Teams

Teams → Aggiungi team → Da gruppo esistente

Integra il gruppo in un team Teams

Gestione membri

Outlook Web → Gruppo → Impostazioni membri

Aggiungi o rimuovi membri dal gruppo

Accesso a conversazioni

Outlook Web → Gruppo → Conversazioni

Visualizza la posta condivisa

Sincronizzazione file e attivit

Planner / Teams / SharePoint

Mantiene aggiornati i contenuti tra le app

Monitoraggio gruppi

Microsoft 365 Admin Center

Gestione centralizzata dei gruppi e dei permessi

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

🧩 Creazione automatica di un ambiente collaborativo completo

📁 Archiviazione centralizzata di file e documenti

📬 Comunicazione integrata tramite posta del gruppo

📓 Note condivise accessibili da OneNote

💬 Collaborazione in tempo reale tramite Teams

🔄 Sincronizzazione automatica tra Planner, Outlook e SharePoint

👥 Gestione semplificata dei membri e dei permessi

📈 Maggiore tracciabilit delle attivit e delle comunicazioni

📱 Accesso da qualsiasi dispositivo e app Microsoft 365

🛠️ Controllo amministrativo centralizzato

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

 Gestione progetti cross-funzionali

Ogni progetto genera un gruppo Microsoft 365 che centralizza attivit , file e comunicazioni tra reparti.

 Onboarding di nuovi dipendenti

Un piano Planner dedicato all onboarding crea un gruppo con documenti, checklist e canali di comunicazione.

 Gestione eventi aziendali

Il gruppo associato al piano consente di coordinare logistica, materiali e comunicazioni in un unico spazio.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Cosa viene creato automaticamente quando si genera un nuovo piano Planner?

2.       Quali app Microsoft 365 sono collegate al gruppo generato?

3.       Dove vengono archiviati i file allegati alle attivit del piano?

4.       Come si accede alla posta condivisa del gruppo?

5.       Qual la differenza tra proprietario e membro del gruppo?

6.       Come si integra il gruppo in Microsoft Teams?

7.       Dove si trovano le note condivise del gruppo?

8.       Come si gestiscono i membri del gruppo?

9.       Quali ruoli aziendali sono coinvolti nella gestione del gruppo?

10.  In quali scenari aziendali utile questa funzionalit ?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato che alla creazione di un nuovo piano in Microsoft Planner viene generato automaticamente un gruppo Microsoft 365, che funge da contenitore per strumenti collaborativi come Outlook, SharePoint, Teams e OneNote. Hai seguito i passaggi per creare un piano, accedere alle risorse del gruppo e comprendere i ruoli coinvolti. Hai esplorato le interazioni tra Planner e le altre app Microsoft 365, e come sfruttarle per migliorare la collaborazione. Gli scenari pratici ti hanno mostrato applicazioni reali in ambito aziendale. I comandi chiave ti permettono di operare in modo autonomo e preciso. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di un ambiente integrato. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite. Ora sei in grado di gestire piani Planner con piena consapevolezza del gruppo Microsoft 365 sottostante.

 

5. La visualizzazione del piano in Outlook

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Microsoft Outlook, in quanto client di posta e calendario, non ha una vista nativa per Planner integrata direttamente nell interfaccia (non esiste ad esempio un modulo di Outlook che mostri le bacheche di Planner). Tuttavia, tramite alcune integrazioni, Outlook pu essere utilizzato per visualizzare le attivit del piano sotto forma di eventi calendario e per accedere al piano attraverso i gruppi di Office 365:

  Accesso al piano tramite Gruppi in Outlook: Nella sezione Gruppi di Outlook (soprattutto in Outlook sul web o Outlook 2016/2019 con Groups abilitati), ogni gruppo Office 365 appare come una cartella con il nome del gruppo. Poich ogni piano Planner associato a un gruppo, gli utenti possono trovare il nome del piano come un gruppo in Outlook e accedere alle relative risorse. Ad esempio, se si membro di un piano  Progetto Alpha , in Outlook (web) nella barra laterale sinistra, sotto Gruppi, comparir un gruppo chiamato  Progetto Alpha . Selezionando quel gruppo, si pu vedere la posta di gruppo, il calendario di gruppo e spesso un collegamento diretto al piano Planner. In Outlook on the Web, quando si apre un gruppo, nella barra superiore appaiono opzioni come Conversazioni , File , Notebook e  Planner : cliccando Planner, Outlook apre il piano in una finestra/browser mostrando la bacheca di quel piano. Quindi Outlook funge da punto di ingresso: dall interno del gruppo Outlook si arriva alla board di Planner associata. In sintesi, per trovare il piano via Outlook un utente pu : aprire Outlook Web, espandere Gruppi, trovare il nome del piano/gruppo e selezionare l icona di Planner il piano si aprir in modalit web all interno di Outlook stesso o in una nuova scheda. Questa integrazione pensata per chi lavora principalmente da Outlook e vuole accedere velocemente al piano senza dover aprire l app Planner separatamente.

  Visualizzazione delle scadenze in Outlook Calendar: Una delle funzionalit pi utili la possibilit di proiettare il piano Planner sul calendario di Outlook. Planner offre un comando  Aggiungi piano al calendario di Outlook  che genera un feed di calendario (formato iCalendar) contenente le attivit del piano. Una volta sottoscritto quel feed in Outlook, le attivit di Planner appaiono come eventi di calendario nella vista di Outlook, con data inizio/fine corrispondenti alle date delle attivit . Ad esempio, se un task in Planner ha scadenza 30 luglio, nel calendario Outlook comparir un evento all-day il 30 luglio con titolo dell attivit . Cliccando su tale evento in Outlook si aprono i dettagli (lo stato di avanzamento, eventuale checklist e link a Planner per modifiche). Questa una modalit di visualizzazione Calendario del piano, utile per pianificare il proprio tempo: sovrapponendo il calendario del piano al proprio calendario personale, si vedono riunioni e task insieme.

a)                           Come funziona la sottoscrizione: per aggiungere un piano a Outlook, un owner del piano deve prima pubblicare il feed iCalendar (operazione one-time). Dalla web app di Planner, il proprietario clicca sul menu del piano (freccia accanto al nome) >  Aggiungi piano al calendario di Outlook  > e nelle opzioni pubblica il calendario ( Pubblica, condividi con chiunque ). Ci genera un URL unico .ics. Fatto questo, tutti i membri del piano vedranno comparire l opzione Aggiungi a Outlook e potranno sottoscrivere il feed facilmente. In Outlook, il feed viene aggiunto come un calendario di Internet in sottoscrizione (non un calendario Exchange standard). Il calendario appare in Altri Calendari con nome del piano. Le attivit vengono rappresentate come eventi e includono nel dettaglio anche un link Apri questa attivit in Microsoft Planner che porta direttamente alla scheda del task su Planner. Ogni utente pu gestire la visibilit di questo calendario accendendolo/spegnendolo in overlay sul proprio.

b)                           Aggiornamento: il calendario di Planner sottoscritto in sola lettura da Outlook non si possono completare o modificare i task da l (bisogna aprirli in Planner). Gli aggiornamenti avvengono tramite polling del feed iCal; eventuali modifiche ai task (date, titoli) fatte in Planner possono impiegare qualche minuto per riflettersi nel calendario Outlook (essendo un feed in sottoscrizione). Se non serve pi , ogni utente pu rimuovere il calendario. In qualsiasi momento, un owner pu revocare la pubblicazione (rendendo di nuovo privato il feed iCal) prevenendo accessi futuri.

  Assegnati a me in Outlook/To Do: Microsoft To Do integrato con Outlook (specialmente Outlook Web e l app Outlook mobile) come modulo Attivit . Tutte le attivit di Planner assegnate a un utente confluiscono nella smart list Assigned to Me (Assegnate a me) disponibile in To Do. In Outlook on the Web, ad esempio, c un icona Attivit (che apre la UI di To Do): l l utente pu vedere l elenco delle attivit assegnate a lui provenienti da Planner, mescolate con eventuali attivit personali. Da questa vista l utente pu contrassegnare un attivit come completata o modificarne alcuni campi base (es: titolo, completamento checklist) e tali cambiamenti verranno sincronizzati col piano su Planner. Ci significa che, senza uscire da Outlook, un utente pu gestire le proprie task Planner insieme alle proprie task di To Do. Ad esempio, un project manager pu aprire Outlook al mattino, controllare sotto Assigned to me tutte le cose da fare (che includono sia email contrassegnate, sia task ToDo personali, sia task assegnati da Planner dai vari progetti). Questa integrazione monodirezionale: mostra i task di Planner in Outlook/ToDo, ma non mostra eventuali attivit To Do nel piano (ovviamente). Serve principalmente per comodit individuale.

  Add-in e connettori Outlook: Microsoft ha reso disponibili componenti aggiuntivi per collegare Outlook e Planner. Ad esempio, esiste un componente aggiuntivo di terze parti chiamato iPlanner (su AppSource) che consente di trasformare un email in un task Planner direttamente da Outlook. Oppure, tramite Microsoft Power Automate, un utente pu creare un flusso quando contrassegno un email, crea un attivit in Planner . Queste soluzioni non sono out-of-the-box standard, ma molte organizzazioni le adottano per integrare i due strumenti. Un altro connettore nativo la possibilit (nel web) di inviare messaggi a un piano: un gruppo Office 365 pu avere connettori che mandano notifiche su determinate azioni. Ad esempio, un connettore Planner per Outlook Groups poteva inviare aggiornamenti alla conversazione di gruppo quando un task veniva completato. Tuttavia, con l avvento di Teams, questi connettori su Outlook sono meno usati.

In generale, Outlook permette di visualizzare e restare aggiornati sul piano Planner in due modi: tramite la posta di gruppo (come visto nella sezione precedente, per partecipare a discussioni e commenti) e tramite il calendario (per avere sott occhio le scadenze delle attivit ). Inoltre, per i singoli utenti, con To Do integrato in Outlook, le task assegnate in Planner diventano parte del flusso di lavoro personale.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365 (NELL ESPERIENZA OUTLOOK)

La stessa natura integrata gi menzionata continua qui con enfasi sulle interazioni che coinvolgono Outlook:

  Integrazione con Microsoft To Do (Outlook Tasks): come detto, Outlook (web e mobile) ospita l interfaccia di Microsoft To Do per la gestione delle attivit personali. L inclusione dei task Planner in To Do  un integrazione chiave: tutte le applicazioni di Outlook (OWA, Outlook mobile e nuova app Outlook desktop) mostrano in Attivit un elenco centralizzato che unisce task da diverse origini  inclusi i Planner tasks assegnati all utente. Ci elimina la necessit di controllare separatamente l app Planner per sapere i propri incarichi: se Alessio ha 5 attivit assegnate su 3 piani diversi, le vedr tutte elencate nell app To Do/Outlook, con indicazione del piano di provenienza e della scadenza. Interazione: Alessio pu spuntare come completato un task da l , o rinominarlo, aggiungere un passo della checklist queste modifiche vengono mandate al servizio Planner e quindi visibili anche a tutti gli altri membri nel piano. Alcune operazioni avanzate (es. cambiare assegnatario di un task o aggiungere allegati) non sono possibili da To Do, bisogna aprire la scheda in Planner (cosa fattibile con un click sull attivit ). In ogni caso, questa interazione aumenta la produttivit personale e la reperibilit dei propri compiti.

  Email di notifica da Planner: Planner invia automaticamente notifiche tramite email per determinati eventi, e queste email appaiono in Outlook (Posta in arrivo degli utenti coinvolti o nella Posta del gruppo). Ad esempio, per impostazione predefinita Planner pu inviare un email a un utente quando gli viene assegnata una nuova attivit  o quando un suo task sta per scadere (due giorni prima, etc.). Queste email arrivano dalla casella di Planner o dal gruppo e contengono un riepilogo dell attivit con link al piano. Inoltre, se abilitato nelle impostazioni del piano, Planner pu inviare un email al gruppo ogni volta che un task viene assegnato o completato. In tal caso, quell email compare nella cassetta postale condivisa (visibile a tutti i membri in Outlook nella cartella Gruppo). Le notifiche sono personalizzabili: ogni utente pu scegliere dal menu  Impostazioni piano > Notifiche  se ricevere email personali per task assegnati/completati. Non pu invece disattivare le email di commento: ogni volta che qualcuno commenta un task, una copia viene inviata alla posta del gruppo e (se l utente si sottoscritto alle conversazioni del gruppo) anche alla sua inbox personale. In Outlook l utente pu impostare regole o filtri per gestire queste notifiche. Questa interazione fa s che chi usa prevalentemente la mail non perda aggiornamenti importanti dai piani senza dover aprire Planner: li riceve come mail riassuntive.

  Calendario: overlay e condivisione: dopo aver aggiunto un piano come calendario in Outlook (feed iCal), gli utenti possono sovrapporre quel calendario con il proprio o con altri calendari di gruppo. Ad esempio, Maria, che gestisce il piano Evento Fiera in Planner, ha aggiunto il relativo feed in Outlook. Pu visualizzare sul suo calendario di lavoro le scadenze preparatorie (prenotazione stand, invio materiali, etc.) in parallelo ai meeting e alle scadenze personali. Pu anche condividere il link iCal con un partner esterno se vuole che vedano le date (attenzione: il link iCal di un piano pubblico e accessibile a chiunque lo abbia, quindi va diffuso con cautela). Un aspetto utile: un utente pu aggiungere anche il feed Assigned to Me personale  cos Outlook avr un calendario con tutte le sue attivit assegnate provenienti da tutti i piani. Questo come un calendario To Do: mostra ad esempio Task X (dal piano A) scade oggi; Task Y (dal piano B) scade domani sul proprio calendario, utile per chi preferisce gestire il tempo via calendario.

  Ricerca enterprise: grazie all integrazione nei M365 Groups, anche la ricerca di Microsoft 365 (la barra di ricerca presente in Outlook, SharePoint, Delve, etc.) pu restituire risultati da Planner. Ad esempio, cercando il nome di un attivit in Delve o nella ricerca di Office.com possibile che compaia nei risultati se il piano pubblico o l utente vi ha accesso, poich tutto fa parte dell indice enterprise.

In breve, Outlook interagisce con Planner principalmente per ricevere informazioni dai piani (sotto forma di email o eventi) e per dare accesso ai piani (tramite i gruppi). Si crea cos un esperienza fluida: il manager che pianifica il calendario vede comparire i deliverable di Planner sulle proprie timeline; il membro del team immerso nella posta riceve nella inbox le notifiche dei nuovi task; l utente orientato alle liste to-do vede in Outlook/ToDo tutte le attivit assegnategli senza cambiare applicazione.

c) RUOLI COINVOLTI

Dal punto di vista dei ruoli, non vi sono figure aggiuntive specifiche per Outlook: valgono i ruoli discussi in precedenza. Tuttavia, possiamo dettagliare come ogni ruolo interagisce attraverso Outlook:

  Proprietario del piano (owner del gruppo): l unico che pu  attivare la pubblicazione del calendario Planner (feed iCal) dal piano. Se un membro non proprietario prova ad aggiungere il piano a Outlook e vede che l opzione non disponibile, dovr chiedere a un owner di eseguire la pubblicazione. Inoltre, il proprietario pu decidere se abilitare l opzione Invia email al gruppo per ogni task assegnato/completato nelle impostazioni del piano (quella che attiva le notifiche nella casella condivisa del gruppo). Per il resto, usando Outlook, un owner ha le stesse possibilit di un membro per quanto riguarda vedere calendario e ricevere notifiche.

  Membro interno del piano: pu aggiungere il feed calendario (dopo che stato pubblicato) e vedere/modificare il proprio flusso di lavoro su To Do/Outlook. Ogni membro pu decidere per s se ricevere notifiche email personali (impostazione individuale). Quando un membro scrive un commento su un task (ad esempio tramite Planner), quell azione genera un email al gruppo: tutti i membri (incluso lui) la vedranno nella posta di gruppo su Outlook. I membri possono optare di iscriversi per ricevere copie delle mail del gruppo nella propria casella personale (Outlook ha un toggle Segui nel Posta in arrivo per i gruppi). Se attivo, ad esempio, i commenti di Planner arriveranno anche come mail dirette per maggiore visibilit .

  Utente guest (esterno): un guest non pu aggiungere il piano al proprio Outlook automaticamente perch non ha una mailbox ospitata nell organizzazione. Tuttavia pu  utilizzare il link iCalendar pubblicato nel proprio calendario (ad esempio Outlook personale esterno, Google Calendar, etc.) per vedere le scadenze del piano. Deve recuperare manualmente l URL (pu essere comunicato dal proprietario). I guest ricevono alcune email dal sistema (invito al gruppo, link ai file, etc.), ma come detto non ricevono le notifiche di assignment. Possono comunque tenere traccia aprendo Planner web oppure usando l iCal su un calendario esterno. In sintesi, l esperienza Outlook per i guest limitata rispetto agli interni.

a)     Non membri (visitatori interni): per i piani pubblici, un utente non membro potrebbe aggiungere il feed iCal se ne ottiene l URL (in teoria, essendo pubblico, il feed accessibile a tutti nell organizzazione se condiviso). Tuttavia, di default solo i membri vedono l opzione in Planner. Quindi raro che un non membro sottoscriva il calendario senza prima entrare nel gruppo. Per piani privati ovviamente non possono fare nulla.

b)     Amministratore: lato Outlook non ha ruoli speciali, se non eventualmente impostare a livello tenant di default se i gruppi mandano mail di notifiche, oppure gestire a livello Exchange se le sottoscrizioni iCal sono permesse. Ma sono dettagli tecnici. L admin potrebbe generare il feed se si aggiunge come owner forzatamente, ma di norma non interviene qui.

Riassumendo, per visualizzare un piano in Outlook serve essere membro (owner o meno) di quel piano/gruppo. Il proprietario ha il ruolo aggiuntivo di abilitare la pubblicazione calendario. I membri interni usufruiscono appieno di notifiche e integrazione To Do. I guest hanno qualche limitazione e devono usare vie indirette per la parte calendario.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Gestione delle scadenze di progetto nel calendario personale: Martina la project manager del Piano Sviluppo Sito Web  in Planner, con decine di attivit e relative deadline. Ogni luned mattina Martina apre Outlook ed esamina il suo calendario settimanale: grazie all integrazione, ha sottoscritto il calendario del piano in Outlook, quindi vede che mercoled   evidenziata la scadenza del task  Concludere la bozza del design  e venerd  c   Revisione finale contenuti . Avendo queste attivit visibili accanto alle riunioni, Martina pianifica di bloccare mezza giornata mercoled per aiutare il designer, e sposta una call non urgente da venerd a gioved , cos da tenere libero il venerd per la revisione. In questo modo, la pianificazione temporale del progetto avviene in Outlook, attingendo ai dati di Planner, evitando di mancare le deadline. Quando Martina clicca sull evento  Revisione finale contenuti  nel calendario Outlook, vede i dettagli dell attivit (in ritardo, 80% completato) e clicca  Apri questo task in Planner  per aggiungere un commento di verifica direttamente nella scheda del task.

  Notifiche e coinvolgimento via email: Nel team di vendita, Franco non accede spesso a Planner, preferisce lavorare via email. Tuttavia, assegnatario di alcune attivit nel piano  Piano Vendite Q4 . Grazie alle notifiche email, quando il responsabile gli assegna una nuova attivit ( Contattare 5 nuovi lead entro fine mese ), Franco riceve immediatamente un email di notifica su Outlook che lo informa del nuovo task. Legge la descrizione direttamente dall email e vede che c un link Apri in Microsoft Planner in caso debba vedere maggiori dettagli. In un altro caso, un collega commenta una sua attivit chiedendo un aggiornamento: anche in questo caso Franco vede comparire una email (indirizzata alla cassetta postale del gruppo, ma che lui riceve in copia nella sua Inbox perch segue il gruppo) con il testo del commento. Pur senza aprire Planner, pu rispondere a quell email e la sua risposta finir come ulteriore commento allegato al task (grazie alla funzionalit del gruppo di Outlook). Questo esempio mostra come Planner e Outlook insieme tengono informati tutti: Franco resta sul suo workflow email e non perde nulla, e il resto del team vede i suoi aggiornamenti comparire nel contesto giusto su Planner.

  Uso di Outlook Tasks/To Do per produttivit individuale: Alice membro di 4 piani Planner (progetti differenti) e si trova ad avere una decina di attivit da fare sparse nei vari planner. Ogni mattina apre l app Microsoft To Do sul suo PC (o direttamente la pagina Attivit in Outlook web): qui entra nella lista  Assegnate a me , dove trova un elenco consolidato: Inviare offerta al cliente XYZ (dal piano Vendite) scadenza oggi; Aggiornare report mensile (dal piano Marketing) scadenza domani; ecc.. Alice utilizza questa lista come suo todo personale. Per esempio, marca come completata un attivit che ha finito ieri sera (via smartphone) e aggiunge alla sua giornata l attivit pi urgente. Quando marca un task come completato in To Do, il task viene immediatamente segnato completato anche nel piano Planner corrispondente, notificando il team. Cos i colleghi del progetto vedono che quell azione fatta, senza che Alice debba aprire Planner o mandare email. In pratica, Alice gestisce i Planner tramite Outlook/ToDo, il che le fa risparmiare tempo e consolidare in un unico luogo tutte le sue cose da fare. Questo particolarmente utile in azienda quando una persona coinvolta in molti team-progetto: invece di aprire 5 Planner diversi per sapere cosa deve fare, apre Outlook (To Do) e lo sa subito.

  Comunicazione di avanzamento tramite calendario condiviso: Un reparto usa un calendario di team in Outlook per visualizzare tutti gli impegni. Hanno aggiunto i feed di vari piani Planner di cui vogliono monitorare le scadenze (piano A, B, C) in un calendario Outlook sovrapposto. Nella riunione di reparto settimanale, aprono quel calendario condiviso su Outlook in modalit mese per discutere le prossime scadenze: vedono subito quali task dei vari progetti stanno per concludersi o sono in ritardo (colorati magari per piano in modo diverso). Questo scenario sfrutta Outlook come pannello di controllo manageriale per tenere traccia di molte attivit senza dover entrare nei singoli tool di project management.

 

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

 

 

6. La visualizzazione del piano in Teams

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, diagramma Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Microsoft Teams la piattaforma di collaborazione centralizzata di Microsoft 365. Planner si integra strettamente con Teams, offrendo due modalit principali di visualizzazione e utilizzo dei piani all interno di Teams:

  Scheda Planner in un canale Teams: All interno di un team (gruppo di Teams), possibile aggiungere il piano come una scheda (tab) in uno dei canali. Per farlo, si clicca il pulsante + in alto nel canale, si sceglie l app Planner (ora chiamata semplicemente Planner precedentemente Tasks by Planner and To Do ) e si pu creare un nuovo piano o selezionarne uno esistente. Una volta aggiunta, la scheda mostra la classica interfaccia di Planner: Board, Charts, ecc., ma incastonata dentro Teams. Tutti i membri di quel team possono cliccare la scheda e interagire con il piano direttamente da Teams, esattamente come farebbero sul sito di Planner. Ci significa che possono aggiungere/muovere task, modificare dettagli, filtrare attivit , vedere la bacheca Kanban, il diagramma di Gantt (se premium), tutto senza lasciare l ambiente Teams. Visivamente lo stesso Planner Web, adattato in una tab. Questo rende molto comodo per un team tenere traccia delle task: ad esempio durante una riunione sul canale, possono aprire la scheda Planner e aggiornare insieme lo stato delle attivit in tempo reale.

  App Planner (Tasks) su Teams: Teams offre un applicazione integrata (pin a sinistra dell interfaccia) chiamata Planner (o Tasks). Quest app raccoglie tutte le attivit dell utente attraverso Microsoft 365: include le attivit di Planner (piani condivisi) e le attivit personali di To Do, in distinte sezioni. In particolare, l app mostra:

  La mia giornata : sezione facoltativa con i focus giornalieri (compone attivit di oggi da vari elenchi).

  Attivit personali : qui compaiono Assegnate a me (tutti i task Planner assegnati all utente, proprio come in To Do), Email contrassegnate (flagged emails da Outlook), e altre viste come Private tasks (bozze rapide personali).

  Piani condivisi (My Plans): l elenco di tutti i piani di Planner a cui l utente partecipa, organizzati per team o per recente utilizzo. Da qui si pu entrare in qualsiasi piano.

  Creazione piani: direttamente dall'app Teams l'utente pu creare un nuovo piano (personale o per un team esistente).

In pratica, l app Planner in Teams fornisce un cruscotto unificato di task in stile To Do, ma includendo anche tutte le attivit di team. ottima per utenti che preferiscono gestire tutto da Teams, senza aprire diverse applicazioni. Ad esempio, un membro di 3 progetti vede in Assigned to me tutti i suoi compiti e in My Plans i vari progetti; pu cliccare su ciascun piano e aprirlo, il tutto dentro Teams. Questa app era prima nominata Tasks by Planner and To Do a indicare la natura ibrida; da aprile 2024 stata rinominata semplicemente Planner in Teams, portando la nuova esperienza consistente con Planner web.

In entrambi i casi, la funzionalit chiave  che Teams porta Planner dentro l ambiente di lavoro quotidiano (che per molti utenti appunto Teams). Non serve passare da un app all altra: si pu collaborare su chat, riunioni e task in un unico luogo.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365 (NELL ESPERIENZA TEAMS)

L integrazione di Planner in Teams amplifica e in parte sovrappone le interazioni gi viste:

  Teams e Office 365 Groups: Ogni team di Teams costruito su un gruppo M365. Il piano Planner del team non altro che il piano del gruppo sottostante (lo stesso che potresti aprire via Outlook o Planner web). Teams fornisce l interfaccia. Quando si crea un team da zero, dietro le quinte si crea un gruppo e viceversa. Dunque, aggiungere una scheda Planner in Teams su un canale del Team X creer un piano associato al gruppo X. Se invece il team era collegato a un gruppo esistente con piani, si possono scegliere quei piani esistenti da mostrare. In sostanza c corrispondenza 1:1: Team = Gruppo M365 = container di uno o pi piani. Teams non duplica i dati, li espone.

  Collaborazione in tempo reale: Teams favorisce l uso condiviso durante chat e meeting. Ad esempio, i membri possono discutere di un task specifico in una chat di canale e contemporaneamente avere aperta la tab Planner per guardare lo stato. Mentre modificano un task nella scheda Planner, altri vedono le modifiche istantaneamente (Planner salva in automatico ogni cambiamento). Possono anche utilizzare la funzione di chat immediata sul tab: ogni scheda in Teams ha l icona di conversazione collegata, che apre un thread di chat relativo a quella scheda nel canale. Cos , se il team vuole commentare il piano a livello generale, pu scrivere in quel thread e i messaggi appariranno nel canale con un riferimento alla scheda (non proprio il commento sul singolo task ma un discorso generale). Questo utile per meta-discussioni, anche se i commenti specifici ai task restano via Outlook/gruppo come detto.

  Notifiche Teams per Planner: Quando si usa Planner dentro Teams, si attiva la possibilit di ricevere notifiche direttamente nell interfaccia Teams. In particolare, se un utente ha un piano come scheda in Teams e viene assegnato a un nuovo task, comparir una notifica nel suo feed Attivit di Teams (il campanello). Questa notifica riporta: il titolo del task, chi l ha assegnato e in quale piano, con un link per aprire i dettagli direttamente in Teams. una funzionalit introdotta da Microsoft per evitare che le persone si perdano notifiche importanti se stanno lavorando in Teams e non controllano la mail. Vale solo se il piano ha una scheda Teams, altrimenti no (dev essere agganciato a Teams). Le notifiche Teams non sostituiscono quelle email: in genere l utente riceve entrambe, a meno che non abbia disabilitato le email. Quindi un assegnatario potrebbe vedere un banner in Teams Ti stata assegnata l attivit X nel piano Y e contestualmente avere ricevuto la classica mail. Questo migliora la prontezza con cui i team reagiscono, perch molti usano Teams come principale strumento quotidiano e potrebbero ignorare un email per ore, mentre una notifica dentro Teams pi evidente.

  Integrazione con Microsoft To Do (Tasks) in Teams: L app Planner in Teams (ex Tasks) come descritto unifica i task personali e di gruppo. Ci di fatto incorpora Microsoft To Do in Teams. Per esempio, la sezione  Attivit personali > Email contrassegnate   un elemento di To Do che appare dentro Teams. Quando un utente contrassegna un email in Outlook, quella appare pochi secondi dopo come task nella sezione dedicata nell app Teams (se aperta). Viceversa, se completa in Teams un attivit assegnata a lui, sparir dalla lista To Do di Outlook perch la stessa informazione. Quindi Teams diventa un hub di task personale, che riflette esattamente ci che c in To Do/Outlook, senza doverli aprire separatamente. Questo particolarmente apprezzato per chi passa tutto il giorno in Teams: pu controllare e aggiornare le proprie to-do list dalla barra laterale di Teams. Nota: alcune caratteristiche premium (come la visualizzazione Timeline/Gantt, o Goals) di Planner potrebbero essere disponibili solo su web/desktop e parzialmente in Teams a seconda degli aggiornamenti, ma Microsoft sta uniformando le esperienze.

  Interazione con SharePoint e Files: Se in un task su Teams (Planner tab) si clicca su un allegato file, questo apre il documento con Office web direttamente in Teams (grazie all integrazione file di SharePoint/OneDrive dentro Teams). Quindi i file allegati ai task diventano apribili nel viewer di Teams stesso. Ancora una volta, Teams si comporta come contenitore unificato: l utente pu visualizzare un file di Word allegato a una scheda Planner senza aprire il browser o Word esterno, perch Teams ha la funzionalit di file viewer integrata.

  Interazione con OneNote/Notes: All interno del canale Teams, oltre a Planner, spesso aggiungono anche la scheda OneNote se il gruppo la usa. Non c un link diretto tra Planner e OneNote in Teams se non questa vicinanza (non come su Outlook web dove c era un pulsante dedicato). Tuttavia, l utente pu manualmente aggiungere un link al blocco note nelle descrizioni delle attivit o nei commenti.

  Power Automate e Teams: Teams supporta Adaptive Cards e bot. Microsoft ha un Power Automate template che invia un messaggio nel canale Teams quando in Planner accade qualcosa (es. task completato, assegnato, ecc. ). In mancanza di email, alcuni team preferiscono avere un canale Teams Notifiche Planner dove un flusso pubblica automaticamente schede di notifica per certe azioni. Questo ovviamente personalizzato, ma un interazione possibile portare gli aggiornamenti di Planner dentro le conversazioni Teams. C anche un connettore nativo chiamato Planner in Teams, che pu inviare digest al canale su scadenze imminenti, ma l uso meno comune.

  Meetings e Planner: All interno di Microsoft Teams Meetings, se si usa la funzione di Meeting Notes o il recap con Tasks, possibile creare tasks durante una riunione che vengono poi registrati in Planner (di default finisce in un piano speciale Tasks from Planner and To Do o in un piano connesso alla riunione su Teams). Questo un scenario nuovo (con Teams Premium & Copilot, ecc): ad esempio durante una riunione Teams, Copilot o l utente possono generare attivit , che poi appariranno nell app Planner in Teams come assegnate a qualcuno. Questo evidenzia la direzione: Teams come luogo dove nascono anche tasks (non solo li visualizza).

In sintesi, Teams estende Planner su due fronti: collaborazione diretta sul piano all interno dei canali e gestione unificata di tutte le attivit nell app dedicata. L interazione con altre app principalmente gi mediata dal gruppo (files, OneNote, etc.), e Teams la sfrutta offrendo un esperienza continua (aprire file in-app, notifiche in feed, ecc.).

d) RUOLI COINVOLTI

Per quanto riguarda i ruoli nel contesto Teams:

  Team Owner vs Team Member: Queste corrispondono a proprietario e membro del gruppo M365. Un Team Owner  proprietario del gruppo, quindi come visto pu gestire membri e piani. Ad esempio, se un team member prova ad aggiungere una scheda Planner in un team pubblico, pu farlo liberamente; in un team privato, generalmente tutti i membri possono aggiungere schede, ma solo gli owner del Team possono creare un nuovo piano collegato a quel team se non esiste (se la creazione di gruppi limitata, comunque in Teams la creazione avviene sul gruppo esistente, quindi di solito tutti i membri possono creare un piano aggiuntivo nello stesso team). In pratica, non ci sono restrizioni particolari: se fai gi parte del team su Teams, allora hai accesso al piano allo stesso modo. Il Team Owner funger da proprietario del piano per impostazione (pu eliminarlo, rinominarlo, etc.), i Team Member come membri. All interno di Teams, per , queste differenze di ruolo non sono appariscenti: tutti nel team vedono la scheda e possono usare il piano. Solo operazioni come  Rimuovi questa scheda  o  Elimina piano  potrebbero essere riservate a chi l ha creata (owner del gruppo).

  Guest in Teams: Teams supporta utenti esterni come guest. Se un guest aggiunto come membro di un Team, avr accesso a (quasi) tutte le funzionalit del team. Importante: un guest in un team di Teams pu accedere anche alla scheda Planner del canale, poich membro del gruppo M365. Quindi, un utente esterno invitato su Teams potr aprire la scheda Planner, vedere e aggiornare i task (rispettando le limitazioni guest: non pu aggiungere nuovi membri al piano n cambiare certe impostazioni). Nell interfaccia Teams, il guest avr un esperienza quasi identica a un membro interno per quanto riguarda la visualizzazione del piano. Ovviamente servir che l admin tenant abbia attivato l accesso guest ai planner (che coincide con l accesso guest ai gruppi, come gi discusso). I guest non possono aggiungere l app Planner a lato o crearsi piani da soli  ma dentro i team a cui partecipano funzionano. Unica eccezione: su Teams mobile, Microsoft limita alcune funzioni per i guest, ma in generale sul desktop funziona.

  Visitatore non nel Team: uno user interno che non in un determinato team non pu vedere il piano di quel team dentro Teams (ovviamente, perch non vede proprio quel team). Se il piano fosse pubblico a livello org ma il Team no (incoerenza non possibile: i piani pubblici risiedono in gruppi pubblici, che in Teams sarebbero team pubblici ), comunque la via d accesso preferita sarebbe aggiungerlo al team.

  Amministratore Teams: l admin di Teams pu  abilitare o disabilitare l integrazione di Planner nell organizzazione. Ad esempio, potrebbe decidere di nascondere/disattivare l app Planner in Teams per tutti gli utenti (policy di applicazione). Per impostazione predefinita Planner  abilitato per tutti in Teams. L admin pu anche usare Teams Admin Center per pinnare di default l app Planner per tutti (rendendola visibile a sinistra), facilitandone l adozione. Non ci sono ruoli di admin ristretti solo a Planner in Teams: la governance tramite le stesse impostazioni di Planner for web (che si applicano a Teams). Un amministratore Teams potrebbe, ad esempio, voler bloccare l app Planner per utenti specifici possibile via app permission policies.

In conclusione, chi ha accesso al Team ha accesso al piano (scheda) con le stesse capacit di modifica che ha sul web. Non c un ruolo lettore in Teams: se sei dentro, puoi editare in base ai permessi del piano. Owner del team funge da owner del piano per cose come eliminazione, ma nel day-by-day non c distinzione visibile in Teams. Guest funziona, come membro quasi alla pari, salvo vincoli noti.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

  Aggiornare le attivit durante la daily meeting (uso della scheda Planner): Il team di sviluppo Software Alpha, composto da 6 sviluppatori, 1 tester e 1 project manager, lavora in un Team di Microsoft Teams dedicato. Ogni mattina fanno un breve stand-up meeting sul canale #Generale. Durante la call su Teams, il PM apre la scheda Planner Sprint corrente  che hanno aggiunto nel canale. Sullo schermo condiviso tutti vedono la board Kanban con le colonne To Do / Doing / Done. Ciascun sviluppatore, a turno, aggiorna lo stato delle proprie attivit direttamente l : ad esempio Marco fa drag & drop del task  Implementare login  da Doing a Done; Sara imposta al 50% il progresso del task  API backend  e aggiunge un commento bloccata in attesa di risorse . Queste modifiche sono immediatamente visibili a tutti i partecipanti. Nel frattempo, se serve discutere, usano la chat del meeting o i microfoni. Tutto avviene in un unico contesto Teams, senza dover dire aprimi Planner nel browser guadagnando tempo. Al termine, il PM scrive un messaggio riassuntivo sul canale e ping(i)a un task in particolare usando la funzionalit di copia link al task e incollandolo nel messaggio Teams per richiamare l attenzione (il link apre la scheda task in Planner). In questo scenario, Teams + Planner tab ha reso la riunione interattiva e ha permesso di aggiornare il piano direttamente come parte della collaborazione, tenendo tutti sincronizzati.

  Gestione delle attivit multi-progetto nell app Teams: Un membro dello staff, Chiara, partecipa a vari gruppi di lavoro (Team A, Team B, Team C in Teams). Chiara ha fissato come abitudine di usare l app Planner integrata in Teams per tenere sotto controllo tutto. Ha infatti ancorato l icona Planner sulla barra a sinistra di Teams. Ogni mattina, cliccando l , Chiara vede la schermata  Le Mie Attivit  che le mostra: Attivit assegnate a me (5 da Team A, 3 da Team B, 2 da Team C, tutte insieme con priorit e scadenze); Email contrassegnate (2 mail che si segnato ieri da seguire); e in basso l elenco dei Piani (Team A Progetto X, Team B Processi, Team C Marketing, etc.). Da questa vista Chiara decide su cosa concentrarsi: trascina alcune attivit in La mia giornata . Mentre lavora, segna come completate due attivit (questo update inviato ai rispettivi piani, notificando i colleghi). Inoltre, direttamente da Teams, ne crea una nuova: clicca  + Nuovo Piano  nell app Planner e crea un piano personale chiamato ToDo Personale dove inizia a elencare dei compiti che poi magari sposter su progetti formali. Il vantaggio per Chiara che non deve aprire separatamente il browser su Planner o l app To Do: tutto il suo lavoro di task management centralizzato nell interfaccia Teams che comunque usa per chat, riunioni e file. Questo aumenta l efficienza personale e riduce il rischio di perdersi qualcosa (le notifiche di task assegnati le appaiono come badge sull icona Planner in Teams e nel feed attivit oltre che via email).

  Notifiche Teams al posto delle email (miglior reattivit ): Il team Servizio Clienti ha adottato l uso di un piano Planner per tenere traccia delle richieste dei clienti in corso (non come ticketing, ma come attivit di follow-up interne). Hanno aggiunto questo piano come scheda nel loro Team su Teams e disattivato le notifiche email personali per evitare troppi messaggi. Ora, ogni volta che il supervisore assegna una nuova richiesta a un operatore compaiono notifiche in Teams per quell operatore. Esempio: Assegnata attivit Richiamare Cliente X nel piano Richieste compare nel feed. L operatore clicca la notifica, si apre direttamente la scheda dell attivit in Teams con tutti i dettagli, e pu iniziare a lavorarci subito. Questo approccio Teams-centric ha reso la squadra pi veloce: prima alcuni ignoravano le email di Planner finch non aprivano Outlook; ora la notifica in tempo reale su Teams li avvisa immediatamente durante il turno di lavoro, e possono anche cliccare Completa sulla scheda quando fatto, generando un feedback immediato al supervisore. Inoltre, usando un Power Automate, hanno impostato che quando un attivit viene contrassegnata come completata su Planner, il flusso invia un messaggio nel canale Teams  Task ABC completata da Mario in modo che il team e i manager ne siano al corrente senza dover aprire la scheda. In questo scenario, Teams + Planner ha creato un workflow integrato di notifiche e aggiornamenti che mantiene tutti allineati in tempo reale.

  Dashboard di progetto in Teams: Un project manager crea nel team di progetto una scheda Dashboard  usando una pagina SharePoint su cui inserisce il webpart di Planner (per un colpo d occhio al Kanban) accanto magari a un PowerBI report. I membri del progetto possono andare su questa scheda per avere una vista di alto livello: vedono il Grafico di avanzamento (dalla webpart Planner) con percentuale completamento e stati, e un grafico di burn-down da Power BI. Se poi vogliono dettagli operativi passano alla scheda Planner vera e propria. Questo un uso avanzato, ma dimostra che Teams pu fungere da contenitore di dashboard integrati, combinando dati di Planner (tramite SharePoint webpart o l app stessa) con altri indicatori, tutto nel contesto familiare del canale del progetto.

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Sito Web Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo imparare a visualizzare e gestire un piano Microsoft Planner direttamente all interno di Microsoft Teams, sfruttando l integrazione tra le due piattaforme per migliorare la collaborazione e la produttivit del team. L utente scoprir come aggiungere un piano Planner a un canale Teams, navigare tra le attivit , utilizzare le visualizzazioni disponibili e interagire con le attivit senza uscire dall ambiente Teams. Verranno illustrate le interazioni con Microsoft 365 Groups, Outlook e SharePoint, i ruoli coinvolti e i comandi principali. L esercizio include scenari aziendali, vantaggi e domande di autovalutazione.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Aggiungere un piano Planner a un canale Teams 🧩

1.       Apri Microsoft Teams e accedi al team desiderato 💼

2.       Seleziona il canale in cui vuoi aggiungere il piano 📺

3.       Clicca sul simbolo + in alto per aggiungere una nuova scheda ➕

4.       Cerca e seleziona l app Planner (o Attivit di Planner e To Do) 🔍

5.       Scegli se creare un nuovo piano o collegarne uno esistente 📘

6.       Assegna un nome alla scheda (es. Piano Marketing Q4 ) 🏷️

7.       Clicca su Salva per aggiungere la scheda al canale 💾

8.       Il piano sar ora visibile come scheda nel canale selezionato 👁️

9.       Tutti i membri del team potranno accedere e collaborare alle attivit 👥

10.  Le modifiche saranno sincronizzate automaticamente con Planner Web 🔄

 

Utilizzare la visualizzazione del piano in Teams 📋

1.       Clicca sulla scheda Planner appena creata nel canale Teams 📌

2.       Visualizza le attivit organizzate per bucket nella Bacheca 🧱

3.       Clicca su un attivit per aprirne i dettagli e modificarla 📝

4.       Assegna membri, imposta scadenze e aggiungi checklist ✅

5.       Aggiungi commenti per collaborare direttamente sull attivit 💬

6.       Usa la visualizzazione Grafico per monitorare lo stato del piano 📊

7.       Passa alla visualizzazione Programma per vedere le scadenze 📅

8.       Filtra le attivit per etichetta, assegnatario o stato 🔍

9.       Ricevi notifiche nel canale per ogni aggiornamento 🔔

10.  Aggiungi file o link utili direttamente all attivit 📎

 

Interazioni con altre app Microsoft 365 🔄

1.       Il piano collegato a un gruppo Microsoft 365 condiviso 🧩

2.       I file allegati alle attivit sono archiviati nel sito SharePoint del gruppo 📁

3.       Le attivit assegnate sono visibili anche in Microsoft To Do 📋

4.       Le notifiche sulle attivit vengono recapitate via Outlook 🔔

5.       I membri del team possono accedere al piano anche da Planner Web 🌐

6.       Le modifiche fatte in Teams si riflettono in Planner e viceversa 🔁

7.       I proprietari del piano possono gestire bucket e assegnazioni 👤

8.       I membri possono aggiornare le attivit a loro assegnate 👥

9.       Le note condivise possono essere gestite tramite OneNote del gruppo 📓

10.  L integrazione disponibile per utenti con licenza Microsoft 365 Business o superiore 🧾

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Pianificazione editoriale

Un team di comunicazione interna vuole gestire la pianificazione editoriale direttamente in Teams, senza dover passare da un app all altra.

🔹 Comando: Teams → Canale → + → Planner
📘 Aggiunge il piano come scheda visibile a tutto il team.

🔹 Comando: Scheda Planner → Visualizzazione Bacheca
📘 Organizza le attivit per tipo di contenuto (newsletter, post, eventi).

🔹 Comando: Scheda Planner → Visualizzazione Programma
📘 Permette di pianificare le pubblicazioni su base settimanale.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Aggiungi scheda Planner

Teams → Canale → + → Planner

Integra un piano Planner nel canale Teams

Crea nuovo piano

Scheda Planner → Crea nuovo piano

Avvia un nuovo piano collegato al gruppo

Collega piano esistente

Scheda Planner → Usa piano esistente

Associa un piano gi creato al canale

Visualizzazione Bacheca

Scheda Planner → Bacheca

Mostra le attivit per bucket

Visualizzazione Grafico

Scheda Planner → Grafico

Analizza lo stato delle attivit

Visualizzazione Programma

Scheda Planner → Programma

Visualizza le attivit su calendario

Aggiungi commenti

Attivit → Commenti

Collabora direttamente sull attivit

Aggiungi file

Attivit → Aggiungi allegato

Collega documenti da SharePoint o OneDrive

Filtra attivit

Scheda Planner → Filtro

Visualizza attivit per etichetta, assegnatario o stato

Notifiche attivit

Teams → Canale → Notifiche Planner

Ricevi aggiornamenti automatici sulle attivit

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

📋 Gestione attivit integrata nel flusso di lavoro del team

🔄 Sincronizzazione automatica tra Teams, Planner e Outlook

🧠 Maggiore chiarezza nella distribuzione dei compiti

📈 Monitoraggio visivo dell avanzamento del piano

🔔 Notifiche in tempo reale per aggiornamenti e scadenze

🧩 Integrazione con Microsoft 365 Groups, SharePoint e OneNote

📱 Accesso da qualsiasi dispositivo tramite Teams mobile

👥 Collaborazione fluida tra membri del team

🧾 Tracciabilit delle modifiche e dei commenti

⭐ Personalizzazione della vista per esigenze specifiche

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

 Gestione sprint Agile

I team di sviluppo possono gestire backlog e sprint direttamente in Teams, con aggiornamenti visibili a tutti.

 Pianificazione eventi aziendali

Il team eventi pu coordinare logistica, comunicazione e fornitori in un unica scheda Planner.

 Supporto clienti

Il team di assistenza pu tracciare richieste e attivit assegnate in tempo reale, con notifiche automatiche.

 

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Come si aggiunge un piano Planner a un canale Teams?

2.       Quali visualizzazioni sono disponibili nella scheda Planner in Teams?

3.       Come si modificano le attivit direttamente da Teams?

4.       Dove vengono archiviati i file allegati alle attivit ?

5.       Come si ricevono notifiche sulle attivit in Teams?

6.       Quali ruoli possono modificare le attivit in un piano?

7.       Come si filtra la visualizzazione delle attivit ?

8.       Quali app Microsoft 365 interagiscono con Planner in Teams?

9.       Come si sincronizzano le modifiche tra Planner e Teams?

10.  In quali scenari aziendali utile questa integrazione?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a visualizzare e gestire un piano Planner direttamente in Microsoft Teams, sfruttando l integrazione tra le due piattaforme per migliorare la collaborazione. Hai seguito i passaggi per aggiungere un piano a un canale, utilizzare le visualizzazioni disponibili e modificare le attivit . Hai compreso le interazioni con Microsoft 365 Groups, SharePoint, Outlook e OneNote, e i ruoli coinvolti nella gestione. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. I comandi chiave ti permettono di operare in modo autonomo e preciso. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di una gestione integrata. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite. Ora sei in grado di utilizzare Planner in Teams per una gestione efficace e collaborativa del lavoro.

 

7. La visualizzazione delle attivit del piano in Microsoft To Do

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, logo Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Microsoft To Do consente di visualizzare le attivit di Planner assegnate all utente in un elenco dedicato denominato  Assegnato a te . Attivando questa integrazione nelle impostazioni di To Do, tutte le attivit di Planner di cui l utente assegnatario appaiono automaticamente anche nell app To Do, insieme alle attivit personali. Ci offre una visione unificata dei task: ad esempio, un membro del team pu vedere in To Do sia le proprie attivit individuali che quelle assegnate tramite i piani Planner, evitando di dover controllare ogni piano separatamente. In To Do, le attivit di Planner possono essere modificate nei dettagli fondamentali: il nome, la data di scadenza, la descrizione (note) e le eventuali checklist interne possono essere aggiunti o aggiornati direttamente dall app To Do. L utente pu anche contrassegnare un attivit di Planner per la giornata (La mia giornata) tramite To Do per gestire le priorit quotidiane. Per qualsiasi modifica avanzata (es. cambiare assegnatari, aggiungere etichette o allegati), To Do fornisce un collegamento diretto che apre l attivit nell interfaccia completa di Planner.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

L integrazione tra Planner e To Do rientra in una pi ampia strategia di unificazione delle attivit in Microsoft 365. Le attivit di Planner visibili in To Do sono sincronizzate anche con Outlook (nella sezione Outlook Attivit  o l applicazione Tasks di Outlook Web), poich Microsoft To Do alla base anche della gestione dei task in Outlook Web. Inoltre, questa connettivit parte di Microsoft Tasks, che integra To Do e Planner: ad esempio, all interno di Microsoft Teams esiste un app chiamata Attivit  che aggrega anch essa i task personali (To Do) e quelli di Planner in una sola vista per il team. In sintesi, Planner, To Do e Teams condividono lo stesso pool di attivit , permettendo all utente di accedere ai propri incarichi da diversi punti. L integrazione non richiede setup complessi: sufficiente che l utente abbia una licenza valida di Planner e abiliti l opzione in To Do. In caso l opzione non sia disponibile, potrebbe essere necessario contattare l amministratore per verificare la presenza della licenza Planner sull account. Un ulteriore vantaggio di questa interazione la possibilit di sfruttare funzionalit di To Do come i promemoria o la suddivisione in categorie su attivit provenienti da Planner, migliorando la gestione personale del carico di lavoro.

c) RUOLI COINVOLTI

Nella visualizzazione delle attivit Planner in To Do, i ruoli coinvolti sono principalmente quelli dell utente finale (membro o proprietario del piano a cui sono assegnate attivit ) e dell amministratore di Microsoft 365 per gli aspetti di abilitazione del servizio. In dettaglio: il proprietario del piano (cio chi ha creato il piano Planner) e gli altri membri del piano possono assegnare attivit alle persone; se un attivit assegnata a un utente, quest ultimo la vedr nel proprio To Do personale. Non vi sono permessi speciali differenti per questa visualizzazione ogni utente vede solo le attivit  assegnate a s stesso. Gli ospiti esterni aggiunti a un piano (guest) possono anch essi sfruttare l integrazione, purch abbiano accesso a To Do con l account dell organizzazione come utenti guest. Tuttavia, l accesso degli ospiti potrebbe essere limitato se l amministratore disabilita la connettivit per utenti esterni. Il ruolo di amministratore entra in gioco nel garantire che gli utenti abbiano la licenza Planner necessaria: qualora un utente possa accedere a Planner (ad esempio tramite Teams o link condivisi) ma non abbia formalmente la licenza, To Do potrebbe non mostrare l integrazione. L amministratore inoltre pu gestire, a livello di tenant, l attivazione o meno dell esperienza Tasks (che unisce To Do e Planner) in Teams e su Outlook. Visitatori (utenti con permessi di sola lettura su risorse SharePoint/Teams ma non membri del gruppo Planner) in genere non possono vedere le attivit Planner in To Do, perch non sono assegnatari diretti di task in quei piani.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Un esempio pratico il caso di un project manager coinvolto in pi progetti: supponiamo che Mario sia membro di tre diversi piani Planner (per i progetti A, B e C) e riceva compiti su ciascuno. Grazie all integrazione con To Do, Mario ogni mattina apre la sua app To Do e trova nell elenco Assegnato a te  tutte le attivit  assegnate a lui nei vari progetti. Da un unico elenco, pu vedere che ad esempio ha 5 attivit da completare questa settimana (anche se provengono da piani differenti), decidere quali svolgere per prime aggiungendole alla sezione La mia giornata, e spuntarle man mano che le termina. Questo flusso semplificato aumenta la produttivit personale, poich Mario non deve controllare ogni singolo piano Planner separatamente il che particolarmente utile in aziende dove ogni dipendente partecipa a pi iniziative. Un altro esempio: in un team marketing, ogni campagna ha il suo piano Planner con attivit assegnate ai vari specialisti (social media, designer, copywriter). Ciascun membro del team vede in To Do le attivit assegnate (ad es. il designer vede le attivit di creazione grafica delle varie campagne tutte insieme nel proprio To Do). Questo permette a ogni persona di gestire il proprio lavoro giornaliero senza perdersi scadenze, pur partecipando a molti piani diversi. Dal punto di vista amministrativo, se un nuovo dipendente entra in azienda, l IT si assicura di assegnargli la licenza adeguata (che include Planner) cos che possa subito visualizzare e gestire le proprie attivit di team tramite To Do. Questi scenari mostrano come la visualizzazione delle attivit del piano in To Do favorisca organizzazione personale e chiarezza delle priorit  unificando i compiti provenienti da varie fonti in un solo posto.

 

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo comprendere come visualizzare e gestire le attivit assegnate in Microsoft Planner direttamente all interno di Microsoft To Do. L utente imparer a sfruttare l integrazione tra le due applicazioni per monitorare le attivit personali e di gruppo in un unica interfaccia. Verranno illustrate le modalit di accesso, le interazioni con Outlook, Teams e Microsoft 365 Groups, i ruoli coinvolti e i comandi principali. L esercizio include scenari aziendali, vantaggi per la produttivit e domande di autovalutazione. L obiettivo finale fornire le competenze per utilizzare To Do come strumento di controllo operativo quotidiano integrato con Planner.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Accedere a Microsoft To Do e visualizzare le attivit Planner 📲

1.       Vai su https://to-do.microsoft.com oppure apri l app desktop o mobile 🔐

2.       Accedi con il tuo account Microsoft 365 👤

3.       Nella barra laterale sinistra, clicca su  Assegnate a me  📋

4.       Verifica che la voce  Attivit di Planner  sia attiva nelle impostazioni ⚙️

5.       Le attivit assegnate in Planner appariranno automaticamente in questa sezione 🔄

6.       Clicca su un attivit per visualizzarne i dettagli 📝

7.       Visualizza il nome del piano e del bucket di provenienza 🧱

8.       Aggiungi note personali o promemoria all attivit ⏰

9.       Contrassegna l attivit come completata direttamente da To Do ✅

10.  Le modifiche saranno sincronizzate con Planner e Teams in tempo reale 🔁

 

Personalizzare la gestione delle attivit in To Do 🎯

1.       Crea un elenco personalizzato per raggruppare attivit simili ➕

2.       Trascina le attivit Planner in elenchi personalizzati (solo visivamente) 📂

3.       Aggiungi scadenze e promemoria per ogni attivit ⏳

4.       Imposta priorit per organizzare le attivit pi urgenti 🔺

5.       Usa la visualizzazione  Oggi  per concentrarti sulle attivit giornaliere 📆

6.       Aggiungi passaggi (sottocompiti) per suddividere le attivit complesse 🧩

7.       Sincronizza l elenco con Outlook per ricevere notifiche 📬

8.       Utilizza la funzione  Pianificato  per visualizzare attivit future 📅

9.       Archivia le attivit completate per mantenere l elenco ordinato 🗃️

10.  Accedi a To Do anche da mobile per aggiornamenti in mobilit 📱

 

Interazioni con altre app Microsoft 365 🔄

1.       Le attivit assegnate in Planner sono visibili in To Do grazie a Microsoft Graph 🔗

2.       Le modifiche fatte in To Do si riflettono in Planner e viceversa 🔁

3.       Le attivit sono collegate al gruppo Microsoft 365 del piano Planner 🧩

4.       I file allegati alle attivit sono accessibili da SharePoint 📁

5.       Le notifiche possono essere ricevute via Outlook o Teams 🔔

6.       I membri del piano possono visualizzare solo le attivit a loro assegnate 👥

7.       I proprietari del piano possono monitorare l avanzamento da Planner 👤

8.       Le attivit possono essere visualizzate anche in Teams → Planner 📌

9.       Le note personali aggiunte in To Do non sono visibili in Planner 📝

10.  L integrazione disponibile per utenti con licenza Microsoft 365 Business o superiore 🧾

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Gestione vendite

Un responsabile vendite riceve attivit da diversi piani Planner e vuole gestirle tutte in un unica vista giornaliera.

🔹 Comando: To Do → Assegnate a me
📘 Visualizza tutte le attivit assegnate da Planner in un unica lista.

🔹 Comando: To Do → Oggi
📘 Seleziona le attivit da completare nella giornata.

🔹 Comando: To Do → Aggiungi promemoria
📘 Imposta notifiche per non dimenticare le scadenze importanti.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Assegnate a me

To Do → Barra laterale → Assegnate a me

Visualizza le attivit assegnate in Planner

Attivit di Planner

To Do → Impostazioni → Connessioni

Attiva la sincronizzazione con Planner

Visualizzazione Oggi

To Do → Oggi

Mostra le attivit da completare nella giornata

Aggiungi promemoria

To Do → Attivit → Promemoria

Imposta un avviso per l attivit

Aggiungi scadenza

To Do → Attivit → Scadenza

Definisce una data limite per il completamento

Aggiungi priorit

To Do → Attivit → Priorit

Organizza le attivit per urgenza

Aggiungi passaggi

To Do → Attivit → Aggiungi passaggi

Suddivide l attivit in sottocompiti

Crea elenco personalizzato

To Do → Nuovo elenco

Organizza le attivit per progetto o area

Contrassegna come completata

To Do → Attivit → ✓

Segna l attivit come completata

Sincronizzazione con Outlook

To Do → Impostazioni → Account

Ricevi notifiche e sincronizza con calendario Outlook

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

📋 Visualizzazione centralizzata delle attivit assegnate

🔄 Sincronizzazione automatica con Planner e Outlook

🧠 Migliore gestione delle priorit e del tempo

📈 Riduzione del rischio di dimenticanze o ritardi

🔔 Notifiche personalizzate per ogni attivit

🧩 Integrazione con Microsoft 365 Groups, Teams e SharePoint

📱 Accesso mobile per aggiornamenti in tempo reale

👥 Collaborazione semplificata tra membri del team

🧾 Tracciabilit delle attivit completate

⭐ Personalizzazione della gestione operativa quotidiana

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

 Gestione personale delle attivit assegnate

I dipendenti possono monitorare tutte le attivit ricevute da diversi piani Planner in un unica vista.

 Controllo operativo per team leader

I responsabili possono usare To Do per verificare lo stato delle attivit assegnate e pianificare le priorit .

 Supporto alla produttivit individuale

Ogni collaboratore pu organizzare le attivit giornaliere e settimanali con promemoria e scadenze.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Dove si visualizzano le attivit assegnate da Planner in To Do?

2.       Come si attiva la sincronizzazione tra Planner e To Do?

3.       Quali visualizzazioni sono disponibili in To Do?

4.       Come si imposta un promemoria per un attivit ?

5.       Le modifiche fatte in To Do si riflettono in Planner?

6.       Dove vengono archiviati i file allegati alle attivit ?

7.       Quali ruoli possono visualizzare le attivit in To Do?

8.       Come si organizzano le attivit in elenchi personalizzati?

9.       Quali app Microsoft 365 interagiscono con To Do?

10.  In quali scenari aziendali utile questa integrazione?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a visualizzare e gestire le attivit assegnate in Microsoft Planner direttamente da Microsoft To Do, sfruttando l integrazione tra le due applicazioni. Hai seguito i passaggi per accedere alla sezione Assegnate a me , personalizzare la gestione delle attivit e sincronizzarle con Outlook. Hai compreso le interazioni con Microsoft 365 Groups, Teams e SharePoint, e i ruoli coinvolti. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. I comandi chiave ti permettono di operare in modo autonomo e preciso. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di una gestione centralizzata. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite. Ora sei in grado di usare To Do come strumento operativo quotidiano integrato con Planner.

8. La visualizzazione del piano in SharePoint

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, diagramma Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

SharePoint Online consente di visualizzare un piano di Microsoft Planner direttamente in un sito grazie all integrazione nativa. In pratica, su un sito del team (modern site) connesso a un Microsoft 365 Group, possibile aggiungere una web part di Planner o creare un piano tramite l interfaccia di SharePoint. Dalla home page del sito (o da una pagina dedicata), un utente pu fare clic su  Nuovo -> Pianificazione (Plan)  per creare un nuovo piano oppure scegliere  Usa un piano esistente  per mostrare un piano di Planner gi esistente e legato a quel gruppo. Una volta aggiunto, il piano appare come parte integrante del sito: tipicamente viene visualizzata la bacheca Kanban di Planner (con i bucket e le schede attivit ) direttamente nella pagina SharePoint, oppure possibile navigare alle diverse viste di Planner (Board/Bacheca, Grafici, Programma/Calendario, ecc.) se supportato. In sostanza, SharePoint funge da contenitore in cui il piano incorporato, permettendo agli utenti di consultare e aggiornare le attivit senza lasciare il sito. Ad esempio, su un sito di progetto chiamato Progetto X , si pu avere una sezione in cui compare la bacheca Planner con tutte le attivit del progetto, con la possibilit di trascinare le attivit tra le colonne, segnare completamenti, ecc., proprio come si farebbe nell app Planner. Questa visualizzazione integrata migliora la comunicazione e allineamento all interno del team, poich sul sito di SharePoint si trovano non solo documenti e informazioni ma anche lo stato aggiornato delle attivit del piano in tempo reale (es. quanti task completati, quanti in corso, ecc., eventualmente visibili attraverso la vista Grafici di Planner).

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

L integrazione tra Planner e SharePoint strettamente legata all uso di Microsoft 365 Groups. Ogni piano di Planner, infatti, appartiene a un gruppo di Microsoft 365 (che pu corrispondere ad un team di Teams, a un gruppo di Outlook e a un sito SharePoint). La visualizzazione del piano in SharePoint sfrutta questa relazione: il sito SharePoint di gruppo riconosce e pu ospitare i piani Planner del gruppo stesso. Dal punto di vista tecnico, la web part di Planner in SharePoint disponibile solo per siti connessi a un gruppo (non per siti di comunicazione isolati). Inoltre, questa funzionalit completa le interazioni con Teams: lo stesso piano pu essere visualizzato come scheda in Microsoft Teams (aggiungendo una tab Planner nel canale Team corrispondente) e contestualmente come sezione del sito SharePoint. Tutte queste viste (Teams, Planner web, SharePoint) sono sincronizzate: un attivit contrassegnata come completata su SharePoint risulter completata anche su Teams e nell app Planner, essendo lo stesso contenuto sottostante. SharePoint offre anche la possibilit di mostrare un collegamento al piano nel menu di navigazione del sito, facilitando l accesso al Planner anche attraverso la barra laterale del sito. In termini di altre app: se dal piano su SharePoint si clicca su Conversazione (funzionalit di Planner), si apre Outlook (conversazione del gruppo) per discutere del piano; se si clicca su File , si naviga alla libreria documenti di SharePoint; se si clicca su Notebook , si apre OneNote (tutte queste opzioni sono disponibili dal menu ... ). Quindi SharePoint funge da hub centrale dove il piano contestualizzato insieme a documenti (OneDrive/SharePoint), note (OneNote) e conversazioni (Outlook/Teams) del gruppo.

c) RUOLI COINVOLTI

I ruoli che influenzano la visualizzazione di un piano Planner in SharePoint sono principalmente legati ai permessi sul sito SharePoint e all appartenenza al gruppo Microsoft 365 del piano. Il proprietario del sito (che in un sito del team connesso al gruppo solitamente anche proprietario del gruppo e quindi del piano) ha facolt di aggiungere o rimuovere la web part di Planner e decidere dove posizionarla (ad esempio in home page). Anche i membri del sito (ovvero membri del gruppo) solitamente hanno permessi di modifica sulle pagine del sito: ci significa che un membro potrebbe essere in grado di aggiungere la web part di Planner se ha i diritti di editazione delle pagine. In pratica, spesso l aggiunta di un piano a SharePoint viene eseguita da un membro del team con competenze IT specifiche o dal proprietario del progetto. Gli ospiti esterni (guest) che siano membri del gruppo dovrebbero poter accedere al sito SharePoint e visualizzare il piano, sempre che siano stati invitati correttamente al gruppo: di default i guest hanno quasi gli stessi permessi dei membri per quanto riguarda Planner, quindi se un guest nel gruppo potr vedere e interagire con le attivit anche via SharePoint. I visitatori del sito (utenti con accesso come solo lettura al sito SharePoint ma non membri del gruppo) invece avranno limitazioni: la caratteristica Piani condivisi in Planner indica che se un piano stato condiviso tramite un file o un link, potrebbe essere visibile anche a chi non membro, ma solo in casi particolari via Graph API o Loop components. Normalmente, un visitatore che non appartiene al gruppo non vedr il contenuto della web part di Planner, poich l accesso al piano richiede l appartenenza al gruppo o un invito esplicito. Pertanto, per la maggior parte degli scenari aziendali, solo proprietari, membri e ospiti del gruppo possono effettivamente visualizzare e interagire col piano incorporato nel sito SharePoint. Il ruolo di amministratore di Microsoft 365 in questo contesto relativo a configurazioni globali: ad esempio l admin pu decidere se abilitare la creazione di gruppi (necessaria per creare piani) o la funzionalit di integrazione con SharePoint (che comunque standard attiva). Inoltre, se l organizzazione usa il Targeted Release (versioni di anteprima), l amministratore pu controllare chi vede per primo funzionalit come la web part Planner nei siti. Riassumendo: Proprietari e Membri del gruppo possono vedere e utilizzare il piano su SharePoint; Ospiti se inclusi pure; Visitatori non membri in genere no (salvo condivisioni particolari); l Admin governa le impostazioni generali (licenze, abilitazione servizi).

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Immaginiamo un azienda che gestisce progetti attraverso siti SharePoint di progetto. Ad esempio, il Team Progetto Alfa ha un sito SharePoint dedicato dove conserva tutti i materiali del progetto (documenti, calendario, annunci). Per coordinare le attivit , il team utilizza un piano Planner chiamato Attivit Progetto Alfa . Grazie all integrazione, sulla homepage del sito SharePoint  stata aggiunta la web part di Planner che mostra la bacheca delle attivit del progetto. Tutti i membri del team, quando visitano il sito, vedono immediatamente quanti compiti sono  Da fare, In corso, Completati  e a chi sono assegnati, senza dover aprire separatamente l app Planner. Ad esempio, il project manager pu aprire il sito durante la riunione di aggiornamento e proiettare la pagina: l intera squadra vede la lavagna Kanban di Planner aggiornata in tempo reale e discute sugli avanzamenti visibili. Un altro scenario: un reparto aziendale crea un sito SharePoint come intranet di team dove, oltre alle news interne, inserisce il piano Planner del team per tracciare le attivit ricorrenti (es: pianificazioni settimanali, attivit operative). I dipendenti accedono all intranet e, nella sezione dedicata, possono interagire con le proprie attivit direttamente l . Questo aumenta la trasparenza e la partecipazione, perch tutti hanno visibilit sul carico di lavoro e le scadenze dei colleghi, integrata nell ambiente SharePoint che magari usano ogni giorno per altre informazioni. Dal punto di vista di un amministratore di progetto, avere Planner sul sito SharePoint significa anche poter collegare contenuti correlati facilmente: ad esempio, accanto alla web part Planner, potrebbe esserci una libreria documenti con file di progetto e magari una news feed; cos un collaboratore ha in un colpo d occhio sia i documenti da leggere che i task assegnati. In sintesi, la visualizzazione del piano in SharePoint viene sfruttata dalle aziende per integrare gestione attivit e collaborazione documentale in un unico spazio, riducendo la necessit di saltare tra pi applicazioni e creando un punto focale per il progetto o il team.

 

Immagine che contiene testo, schermata, software, Sito Web Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo comprendere come accedere e visualizzare un piano Microsoft Planner all interno di un sito SharePoint collegato a un gruppo Microsoft 365. L utente imparer a integrare Planner come web part in una pagina SharePoint, a navigare tra le attivit direttamente dal sito e a sfruttare le interazioni con Outlook, Teams e OneNote. Verranno illustrati i ruoli coinvolti, i comandi principali e scenari aziendali reali. L esercizio fornisce le competenze per creare dashboard operative e informative che includano i piani Planner, migliorando la trasparenza e la collaborazione.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Aggiungere un piano Planner a una pagina SharePoint 🌐

1.       Accedi a https://sharepoint.com e apri il sito del gruppo Microsoft 365 🔐

2.       Clicca su  Nuova pagina  o modifica una pagina esistente 📝

3.       Clicca su  +  per aggiungere una nuova web part ➕

4.       Cerca e seleziona la web part Planner 📋

5.       Seleziona il piano da visualizzare tra quelli associati al gruppo 📂

6.       Scegli la visualizzazione predefinita (Bacheca, Grafico o Programma) 📊

7.       Assegna un titolo alla web part (es. Attivit Progetto X ) 🏷️

8.       Clicca su Pubblica per rendere visibile la pagina 📢

9.       Verifica che le attivit siano correttamente visualizzate nella pagina 👁️

10.  Condividi il link della pagina con i membri del team 🔗

 

Navigare e interagire con il piano da SharePoint 📋

1.       Accedi alla pagina SharePoint che contiene la web part Planner 🌍

2.       Visualizza le attivit organizzate per bucket nella Bacheca 🧱

3.       Clicca su un attivit per aprirne i dettagli in una finestra laterale 📝

4.       Visualizza assegnatari, scadenze, etichette e checklist ✅

5.       Le modifiche effettuate si riflettono automaticamente in Planner Web 🔄

6.       Usa la visualizzazione Grafico per monitorare lo stato delle attivit 📈

7.       Passa alla visualizzazione Programma per vedere le scadenze 📅

8.       I file allegati sono accessibili tramite SharePoint → Documenti 📁

9.       Le attivit assegnate sono visibili anche in Microsoft To Do 📲

10.  Le notifiche vengono recapitate via Outlook o Teams 🔔

 

Interazioni con altre app Microsoft 365 🔄

1.       Il piano collegato a un gruppo Microsoft 365 condiviso 🧩

2.       Le attivit sono sincronizzate tra SharePoint, Planner, Teams e To Do 🔁

3.       I file allegati alle attivit sono archiviati nel sito SharePoint del gruppo 📂

4.       Le note condivise possono essere gestite tramite OneNote del gruppo 📓

5.       Le conversazioni sul piano possono avvenire in Teams → Canale associato 💬

6.       I membri del gruppo possono visualizzare e modificare le attivit 👥

7.       I proprietari del piano possono gestire bucket, assegnazioni e scadenze 👤

8.       Le attivit possono essere esportate in Excel per analisi avanzate 📤

9.       Le modifiche sono tracciabili tramite cronologia attivit in Planner 🧾

10.  L integrazione disponibile per utenti con licenza Microsoft 365 Business o superiore 🧾

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Monitoraggio avanzamento attivit

Un team di progetto vuole creare una dashboard su SharePoint che includa il piano Planner per monitorare l avanzamento delle attivit in tempo reale.

🔹 Comando: SharePoint → Nuova pagina → Aggiungi web part Planner
📘 Inserisce il piano direttamente nella pagina del sito di progetto.

🔹 Comando: Web part Planner → Visualizzazione Grafico
📘 Permette di monitorare lo stato delle attivit per priorit e assegnatari.

🔹 Comando: SharePoint → Condividi pagina
📘 Rende la dashboard accessibile a tutti i membri del team.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Nuova pagina

SharePoint → Sito → Nuova pagina

Crea una nuova pagina per il sito del gruppo

Aggiungi web part Planner

Pagina SharePoint → + → Planner

Inserisce il piano Planner nella pagina

Seleziona piano

Web part Planner → Seleziona piano

Collega un piano esistente al sito SharePoint

Visualizzazione Bacheca

Web part Planner → Bacheca

Mostra le attivit per bucket

Visualizzazione Grafico

Web part Planner → Grafico

Analizza lo stato delle attivit

Visualizzazione Programma

Web part Planner → Programma

Visualizza le attivit su calendario

Pubblica pagina

SharePoint → Pagina → Pubblica

Rende visibile la pagina con il piano integrato

Accesso a file allegati

SharePoint → Documenti

Visualizza i file collegati alle attivit

Condividi pagina

SharePoint → Pagina → Condividi

Invia il link della pagina ai membri del team

Sincronizzazione attivit

Planner / SharePoint / Teams / To Do

Mantiene aggiornati i dati tra le app

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

📋 Visualizzazione integrata delle attivit in una dashboard SharePoint

🔄 Sincronizzazione automatica tra Planner, Teams, Outlook e To Do

🧠 Maggiore trasparenza nella gestione dei progetti

📈 Monitoraggio visivo dell avanzamento delle attivit

🔔 Notifiche in tempo reale per aggiornamenti e scadenze

🧩 Integrazione con Microsoft 365 Groups, SharePoint e OneNote

📱 Accesso da qualsiasi dispositivo tramite browser

👥 Collaborazione fluida tra membri del team

🧾 Tracciabilit delle modifiche e dei file allegati

⭐ Personalizzazione della pagina per esigenze specifiche

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

 Dashboard di progetto

Un sito SharePoint dedicato a un progetto pu includere il piano Planner per monitorare attivit , documenti e comunicazioni in un unica vista.

 Portale HR

Il team risorse umane pu creare una pagina SharePoint con piani Planner per onboarding, formazione e scadenze contrattuali.

 Gestione qualit

Il reparto qualit pu pubblicare su SharePoint i piani di audit e ispezione, con attivit assegnate e documentazione allegata.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Come si aggiunge un piano Planner a una pagina SharePoint?

2.       Quali visualizzazioni sono disponibili nella web part Planner?

3.       Dove vengono archiviati i file allegati alle attivit ?

4.       Come si sincronizzano le modifiche tra Planner e SharePoint?

5.       Quali ruoli possono modificare le attivit in un piano?

6.       Come si accede al sito SharePoint di un gruppo Microsoft 365?

7.       Come si condividono le pagine SharePoint con il team?

8.       Quali app Microsoft 365 interagiscono con Planner in SharePoint?

9.       Come si monitorano le attivit da SharePoint?

10.  In quali scenari aziendali utile questa integrazione?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a visualizzare un piano Planner all interno di una pagina SharePoint, creando una dashboard integrata e collaborativa. Hai seguito i passaggi per aggiungere la web part Planner, selezionare il piano e pubblicare la pagina. Hai compreso le interazioni con Microsoft 365 Groups, Teams, Outlook e OneNote, e i ruoli coinvolti nella gestione. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. I comandi chiave ti permettono di operare in modo autonomo e preciso. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di una gestione visiva e centralizzata. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite. Ora sei in grado di usare SharePoint per visualizzare e condividere piani Planner in modo efficace.

9. La visualizzazione dei file allegati al piano in OneDrive

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Quando si allega un file a una attivit in Microsoft Planner, tale file viene caricato e archiviato nell area file del gruppo collegato al piano. In pratica, ogni piano Planner appartiene a un Microsoft 365 Group che ha un sito SharePoint con una libreria documenti; gli allegati caricati nelle schede di Planner vengono depositati in quella libreria. Molti utenti accedono a questi file dicendo li vedo su OneDrive , perch dal portale OneDrive for Business  possibile sfogliare non solo i propri file personali, ma anche i file condivisi nei siti di gruppo (appaiono sotto la sezione  Raccolte condivise  con il nome del gruppo/piano). Dunque OneDrive , nell accezione di visualizzazione, l interfaccia unificata per i file personali e di gruppo. Ad esempio, se il piano si chiama Progetto Alfa , nella libreria documenti del sito di Progetto Alfa verr creata una cartella (spesso con lo stesso nome del piano o un nome generico come  Documenti condivisi ) dove risiederanno gli allegati. In alcuni casi, Planner crea automaticamente una cartella  Allegati Planner  o usa la radice della libreria; l utente comunque pu trovare i file navigando nella scheda File di Planner o direttamente su SharePoint. La funzionalit permette quindi di centralizzare gli allegati: tutti i membri del piano hanno accesso al file allegato, evitando copie separate. Dalla scheda di dettagli dell attivit in Planner, cliccando sul file allegato, si aprir il documento memorizzato in SharePoint (via Office online). Inoltre, Planner offre un opzione  File  nel menu ... del piano che apre direttamente la libreria documenti associata: da qui si possono vedere tutti i file del piano, creare nuove cartelle o caricare altri documenti (anche se non legati a un task specifico). In breve, ogni allegato   salvato in cloud (SharePoint) e non localmente: ci implica che il file rimane disponibile a chiunque abbia accesso al piano, anche se l autore originale lascia l organizzazione, perch i dati risiedono nell area comune e non nel OneDrive personale di chi li ha caricati.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

L archiviazione su SharePoint/OneDrive dei file di Planner abilita molteplici interazioni. In primis, consente di utilizzare Office Online o le applicazioni desktop su quei file: ad esempio un documento Word allegato a un attivit pu essere aperto e co-modificato in tempo reale da pi membri direttamente da SharePoint. OneDrive for Business funge da punto di accesso: attraverso l app OneDrive o il portale web, un utente pu navigare nella sezione Shared Libraries (Biblioteche condivise) e trovare il sito correlato al piano, visualizzando e aprendo tutti i file allegati senza dover passare dall interfaccia di Planner. Inoltre, integrandosi con Teams, i file del piano sono accessibili anche tramite la scheda Files del canale Teams se il gruppo ha un Team collegato (in Teams i file del canale corrispondono alla medesima libreria SharePoint). Questo significa che un immagine allegata a un task su Planner potrebbe anche essere vista nella cartella file del Team di progetto in Teams, poich tutto lo stesso archivio. La presenza degli allegati in SharePoint abilita anche funzionalit di versionamento, condivisione e sicurezza tipiche di SharePoint: ogni volta che si modifica un file allegato (ad esempio aggiornando un Excel relativo a un attivit ), SharePoint tiene traccia delle versioni; se si vuole condividere un file con qualcuno al di fuori del piano, si pu usare il link di condivisione di SharePoint/OneDrive con i controlli di accesso (rispettando le politiche aziendali di condivisione esterna impostate dall amministratore). Un ulteriore aspetto l integrazione con Microsoft Search: i contenuti dei file allegati vengono indicizzati, quindi cercando dall apposita barra di ricerca di Office.com o SharePoint si pu trovare un file allegato ad un task se si cerca il suo nome o contenuto. In sintesi, usando SharePoint/OneDrive come backend, i file di Planner beneficiano di tutte le integrazioni dell ecosistema Microsoft 365 relative ai documenti.

c) RUOLI COINVOLTI

La gestione e visualizzazione dei file allegati in OneDrive/SharePoint dipende dai ruoli di permesso sul gruppo e sulla libreria documenti. I proprietari del gruppo/piano sono anche proprietari del sito SharePoint e hanno pieno controllo sui file: possono ad esempio configurare permessi, creare cartelle, eliminare documenti. I membri del gruppo hanno in genere permessi di modifica sulla libreria documenti condivisa, consentendo loro di caricare nuovi file, modificare quelli esistenti e allegarli alle attivit . Gli ospiti esterni (guest) se aggiunti al gruppo dispongono anche di accesso ai file secondo i permessi che il gruppo assegna loro: per default in Microsoft 365, un guest membro di un gruppo ha diritti quasi equivalenti a un membro interno sulla libreria (pu visualizzare e modificare file). L amministratore SharePoint a livello di tenant pu per limitare cosa possono fare gli ospiti (ad esempio impedire loro il download di file o l accesso se non autenticati a MFA, a seconda delle policy). I visitatori (utenti non nel gruppo ma con accesso in sola lettura al sito, se concessa) potrebbero vedere i file se qualcuno li ha aggiunti alle autorizzazioni della libreria con privilegi di lettura. Tuttavia, nei gruppi standard la libreria documenti non ha utenti visitatori assegnati di default; ci richiede un azione esplicita (ad esempio un proprietario del sito che condivide la libreria o specifici file con altri utenti). pi comune che solo i membri effettivi del piano abbiano accesso. Dal lato amministrazione, un amministratore globale o di SharePoint pu configurare il retention e la compliance dei contenuti: i file allegati rientrano nelle norme di conservazione dell organizzazione (ad esempio, se esiste un criterio di Data Loss Prevention o una retention policy, si applicher anche ai documenti nel sito di gruppo). Inoltre, un amministratore pu stabilire se gli utenti possono sincronizzare su desktop la libreria (usando OneDrive sync) opzione utile se si vogliono avere i file del progetto sempre disponibili offline su PC. Per riassumere: Proprietari e Membri del piano hanno pieno accesso ai file allegati tramite OneDrive/SharePoint; Guest anch essi (salvo restrizioni di sicurezza); eventuali Visitatori solo se specificamente condiviso; l Admin IT definisce le politiche di condivisione e conservazione che tali file devono rispettare.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Consideriamo una situazione progettuale: un team deve sviluppare un nuovo prodotto e utilizza Planner per assegnare attivit come Preparare specifiche tecniche , Realizzare prototipo , Test di qualit , ecc. Ogni attivit richiede documenti: ad esempio, per Preparare specifiche tecniche c un file Word con i requisiti, per Test di qualit un foglio Excel per i risultati di test. Quando i membri allegano questi file alle rispettive attivit su Planner, i documenti vengono salvati centralmente nella libreria SharePoint del progetto. Ci significa che tutti i membri sanno di poter trovare sempre l ultima versione delle specifiche tecniche in SharePoint/OneDrive sotto la cartella del progetto. Se un collega modifica il documento Word delle specifiche, la versione aggiornata immediatamente disponibile per gli altri nessuno rischia di lavorare su una versione obsoleta inviata via email, perch l allegato in Planner punta al file vivo nel cloud. In una prospettiva aziendale pi ampia, questo meccanismo incrementa la collaborazione: si evita di intasare le email con allegati, e si lavora tutti sugli stessi file condivisi. Un altro esempio la gestione di una campagna di marketing: il piano Planner per la campagna include attivit a cui sono allegati materiali grafici, testi, budget in Excel. Il team marketing pu usare OneDrive/SharePoint per visualizzare o scaricare rapidamente tutti gli asset della campagna; magari un grafico apre OneDrive, va nella libreria del gruppo Marketing Q4 Campaign e trova l direttamente le immagini che un collega ha caricato come allegato di un attivit . Dal punto di vista IT, si ottiene anche maggiore sicurezza e governance: se un dipendente lascia l azienda, i file dei progetti rimangono sul SharePoint del gruppo e non vanno persi. Inoltre possono essere applicate regole (ad esempio, classificare confidenzialit dei documenti o impedirne la condivisione esterna se il tenant lo richiede) cos da proteggere i dati. In sintesi, visualizzare i file del piano in OneDrive/SharePoint consente alle aziende di gestire in modo centralizzato i documenti di progetto, favorire il lavoro di squadra sui file e mantenere il controllo sui contenuti.

 

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Icona del computer Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo comprendere come i file allegati alle attivit di un piano Microsoft Planner vengano archiviati e visualizzati in OneDrive, in particolare quando il piano non associato a un gruppo Microsoft 365. L utente imparer a distinguere tra archiviazione in OneDrive e SharePoint, accedere ai file allegati, modificarli e condividerli. Verranno illustrate le interazioni con Teams, Outlook e Microsoft 365 Groups, i ruoli coinvolti e i comandi principali. L esercizio include scenari aziendali, vantaggi per la produttivit e domande di autovalutazione. L obiettivo finale fornire le competenze per gestire i file allegati in Planner attraverso OneDrive in modo efficace e integrato.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Allegare file a un attivit in Planner e archiviarli in OneDrive 📎

1.       Accedi a https://tasks.office.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2.       Seleziona un piano non collegato a un gruppo Microsoft 365 📋

3.       Crea una nuova attivit o aprine una esistente ➕

4.       Clicca su  Aggiungi allegato  nella finestra dell attivit 📎

5.       Seleziona  Carica file  per caricare un documento dal dispositivo 📤

6.       Il file verr salvato automaticamente nel tuo OneDrive personale 📦

7.       Clicca sul file per aprirlo in Office Online e modificarlo 📝

8.       Verifica che il file sia accessibile solo ai membri del piano 👥

9.       Copia il link del file per condividerlo con altri utenti 🔗

10.  Salva l attivit per confermare l allegato ✅

 

Accedere ai file allegati da OneDrive 📂

1.       Vai su https://onedrive.live.com o apri l app OneDrive 🌐

2.       Accedi con lo stesso account Microsoft 365 usato in Planner 🔐

3.       Clicca su  Condivisi  →  Condivisi da me  📬

4.       Trova il file allegato all attivit Planner 📄

5.       Clicca sul file per aprirlo in Office Online ✏️

6.       Clicca su   →  Condividi  per inviare il file a un collega 🔗

7.       Clicca su  Dettagli  per vedere chi ha modificato il file 🧾

8.       Scarica una copia cliccando su   →  Scarica  ⬇️

9.       Sincronizza la cartella su PC con l app OneDrive per lavorare offline 🔄

10.  Organizza i file in cartelle per una gestione pi efficiente 📁

 

Interazioni con altre app Microsoft 365 🔄

1.       I file allegati in Planner sono accessibili anche da Teams → scheda File 📎

2.       Le modifiche ai file si riflettono in tempo reale tra Planner e OneDrive 🔁

3.       I file possono essere aperti e modificati da Word, Excel o PowerPoint Online 📊

4.       Le notifiche di modifica possono essere ricevute via Outlook 🔔

5.       I proprietari del piano possono allegare, modificare e gestire i file 👤

6.       I membri del piano possono visualizzare e modificare i file condivisi 👥

7.       Gli amministratori IT possono gestire permessi e accessi da OneDrive Admin 🛠️

8.       I file possono essere condivisi con utenti esterni se autorizzato 🔐

9.       Le versioni precedenti dei file sono recuperabili da OneDrive → Cronologia 🕓

10.  L integrazione disponibile per utenti con licenza Microsoft 365 Business o superiore 🧾

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Organizzazione attivit clienti

Un consulente freelance utilizza Planner per organizzare le attivit dei clienti e allega documenti che vengono archiviati automaticamente in OneDrive.

🔹 Comando: Planner → Attivit → Aggiungi allegato → Carica file
📘 Il file viene salvato nel OneDrive personale del consulente.

🔹 Comando: OneDrive → Condivisi da me
📘 Il consulente pu accedere e condividere i file allegati con i clienti.

🔹 Comando: OneDrive → → Cronologia versioni
📘 Permette di recuperare versioni precedenti dei documenti modificati.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Aggiungi allegato

Planner → Attivit → Aggiungi allegato

Collega file a un attivit

Carica file

Planner → Aggiungi allegato → Carica file

Inserisce un documento dal dispositivo

Apri file in Office Online

Planner / OneDrive → clic su file

Modifica il file direttamente nel browser

Accedi a file condivisi

OneDrive → Condivisi da me

Visualizza file Planner condivisi

Condividi file

OneDrive → → Condividi

Invia link o invita collaboratori

Visualizza cronologia modifiche

OneDrive → File → Cronologia versioni

Controlla chi ha modificato cosa

Scarica file

OneDrive → → Scarica

Salva una copia locale del documento

Sincronizza cartella

OneDrive → Sincronizza

Lavora offline con i file del piano

Organizza file

OneDrive → Nuova cartella

Crea struttura per gestire i file allegati

Gestione permessi

OneDrive Admin → Impostazioni → Autorizzazioni

Definisce chi pu accedere o modificare i file

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

📦 Archiviazione automatica dei file allegati

📁 Accesso centralizzato ai documenti del piano

🔄 Sincronizzazione tra Planner, OneDrive e Teams

🧠 Riduzione del rischio di perdita di documenti

🔔 Notifiche per modifiche e aggiornamenti

📊 Collaborazione in tempo reale su file condivisi

🧾 Tracciabilit delle versioni e delle modifiche

📱 Accesso mobile ai file tramite app OneDrive

🔐 Maggiore sicurezza e controllo sui documenti

⭐ Personalizzazione della gestione documentale

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

 Gestione progetti individuali

I professionisti possono allegare documenti alle attivit e gestirli in OneDrive per un controllo completo.

 Supporto clienti

I file condivisi con i clienti tramite Planner vengono archiviati in OneDrive e aggiornati in tempo reale.

 Formazione e onboarding

I materiali allegati alle attivit di onboarding sono accessibili da OneDrive per i nuovi assunti.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Dove vengono archiviati i file allegati a un piano Planner non associato a un gruppo?

2.       Come si allega un file a un attivit in Planner?

3.       Come si accede ai file allegati da OneDrive?

4.       Come si condivide un file allegato con un collega?

5.       Come si recupera una versione precedente di un file?

6.       Quali ruoli possono modificare i file allegati?

7.       Come si sincronizzano i file per lavorare offline?

8.       Quali app Microsoft 365 interagiscono con i file di Planner?

9.       Come si ricevono notifiche sulle modifiche ai file?

10.  In quali scenari aziendali utile questa funzionalit ?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato che i file allegati alle attivit di un piano Planner non associato a un gruppo Microsoft 365 vengono archiviati automaticamente in OneDrive personale. Hai seguito i passaggi per allegare, accedere, modificare e condividere i file, comprendendo le interazioni con Teams, Outlook e Microsoft 365 Groups. Hai identificato i ruoli coinvolti, i comandi chiave e le modalit di gestione documentale. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di un sistema integrato e sicuro per la gestione dei file. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite. Ora sei in grado di utilizzare OneDrive come spazio di lavoro documentale integrato con Planner.

10. Il blocco note collegato al piano in OneNote

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALIT

Microsoft Planner offre un integrazione con OneNote, consentendo di avere un blocco note digitale collegato al piano. All interno dell interfaccia di Planner (versione web), nel menu del piano presente la voce  Notebook : selezionandola, si apre una nuova scheda del browser caricando OneNote online, tipicamente con un nuovo blocco note gi predisposto per quel piano . In realt , il blocco note utilizzato quello associato al Microsoft 365 Group del piano; se la prima volta che viene aperto, OneNote creer automaticamente una sezione dedicata o un nuovo taccuino per il progetto. Questo blocco note condiviso con tutti i membri del piano e permette di prendere appunti, scrivere documentazione, raccogliere informazioni relative alle attivit e al progetto in generale. Per esempio, un piano denominato  Lancio Prodotto X  potrebbe avere un OneNote chiamato allo stesso modo, con sezioni come Note riunioni , Brainstorming , Piani di test ecc., dove il team conserva testo, immagini, liste e altro. L esperienza perfettamente integrata: l utente pu iniziare su Planner gestendo attivit e poi, con un click su Notebook, passare a OneNote per annotare dettagli o discutere idee che non rientrano nelle singole task. Una volta aperto, il blocco note pu essere utilizzato sia via web sia in OneNote desktop (tramite l opzione Apri in OneNote): essendo salvato su SharePoint, ogni modifica viene sincronizzata in tempo reale per tutti. In sintesi la funzionalit consente di avere un luogo centralizzato per le note del piano, complementare alla gestione operativa delle attivit : Planner traccia i chi fa cosa e quando, OneNote cattura il come e perch  (ragionamenti, verbali, contenuti non strutturati).

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Il blocco note di Planner in OneNote un esempio dell integrazione tra gli strumenti di produttivit di Microsoft 365. Poich si basa su un taccuino OneNote ospitato su SharePoint, ne consegue che tutto ci che riguarda quell OneNote rientra nell ecosistema del gruppo: ad esempio, il blocco note raggiungibile anche dal sito SharePoint del gruppo (in genere c un link Notebook nel menu del sito) e da Microsoft Teams (se il gruppo ha Teams, la sezione File del canale potrebbe mostrare una cartella Notebooks con il file del taccuino, e volendo si pu aggiungere OneNote come scheda nel canale per accedere alle stesse note). Inoltre, OneNote stesso pu avere integrazioni: si possono creare attivit di Planner direttamente da OneNote in alcuni casi (con add-in o tramite Microsoft Graph/Power Automate), ma pi comunemente gli utenti usano OneNote per registrare informazioni e magari manualmente aggiungono riferimenti alle attivit Planner. In Outlook, se il gruppo appare in Outlook, c spesso un link al blocco note del gruppo. Quindi, l appunto preso in OneNote consultabile da qualsiasi dispositivo tramite l app OneNote (Windows, Mac, mobile) dato che sincronizzato nel cloud. Questa portabilit significa che, ad esempio, durante una riunione fuori ufficio un membro pu aprire OneNote sul tablet, scrivere nel blocco note del progetto e al rientro tutti i colleghi troveranno quelle note aggiornate. Un altra interazione utile: all interno di OneNote si possono incollare collegamenti alle attivit di Planner (copiando il link di un task e inserendolo in una pagina OneNote), creando cos riferimenti incrociati cliccando quel link OneNote aprir l attivit Planner corrispondente nel browser. Viceversa, da Planner non c un riferimento automatico a singole pagine OneNote, ma l uso congiunto pensato come esperienza complementare: Planner struttura il progetto, OneNote raccoglie dati e note liberamente. In ottica di suite integrata, l accoppiata Planner-OneNote ricorda quella Project-OneNote in progetti tradizionali, ma qui alla portata di tutti i team. Infine, tramite Microsoft Graph API o strumenti come Power Automate, si potrebbe anche automatizzare certe integrazioni (ad es., creare una nuova pagina OneNote quando parte un nuovo piano, o estrarre note da OneNote per riassunti), segno che i dati risiedono in servizi connessi e aperti a ulteriori integrazioni.

c) RUOLI COINVOLTI

L accesso e la gestione del blocco note del piano coinvolgono ruoli simili a quelli dei file: dipendono dall appartenenza al gruppo e dai permessi sulla risorsa OneNote (che conservata in SharePoint). I proprietari del piano/gruppo hanno implicitamente pieno accesso al OneNote del gruppo, potendo anche gestire le autorizzazioni se necessario attraverso SharePoint (il blocco note un file nella libreria documenti, solitamente nella cartella Appunti di blocco note di Site Assets o Documenti con estensione .one). I membri del gruppo hanno permesso di modifica sul notebook: possono creare sezioni, scrivere pagine, modificarle e cancellarle. Non c distinzione interna tra chi proprietario o membro quando si usa OneNote: tutti collaborano liberamente, quindi bene che il team stabilisca convenzioni su come organizzare le note (ma a livello di permessi tecnici sono equivalenti). Gli ospiti esterni se inclusi nel gruppo potranno accedere al OneNote: quando cliccano su Notebook in Planner, anche loro verranno portati a OneNote online (previo login con il loro account guest) e potranno leggere/modificare le note. In passato c erano limitazioni per i guest su OneNote, ma attualmente Microsoft 365 consente ai guest di accedere al notebook di gruppo, a meno che l amministratore abbia disabilitato la condivisione di OneNote con esterni. I visitatori non membri non avranno accesso, a meno che il notebook sia stato condiviso separatamente con loro con permessi specifici di visualizzazione o modifica (scenario raro per note di progetto, si preferisce aggiungere il collaboratore come guest formale al gruppo). L amministratore di Microsoft 365 pu intervenire in diversi modi: pu controllare la funzione OneNote a livello di tenant (ad esempio disabilitando la creazione di note di gruppo, anche se sarebbe insolito), oppure applicare policy di blocco appunti (es. impedire il taglio/incolla esterno per proteggere dati). Inoltre, l admin definisce se i group owners possono aggiungere guest che poi accedono al notebook e se i dati di OneNote rientrano in qualche etichetta di riservatezza. In contesti regolamentati, l amministratore potrebbe esportare o esaminare i contenuti di OneNote per eDiscovery, al pari di email e documenti. Riassumendo per i ruoli operativi: Proprietari e Membri del piano = editori del OneNote; Ospiti = editori (se permesso); Visitatori non nel gruppo = nessun accesso; Admin IT = governance della funzionalit e sicurezza.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Un esempio pratico: un team conduce riunioni settimanali per un progetto gestito con Planner. Mentre Planner tiene traccia delle attivit assegnate (chi deve fare cosa), durante le riunioni emergono discussioni, idee e decisioni che vengono tutte annotate nel blocco note OneNote collegato. Il responsabile di progetto apre OneNote (tramite la voce Notebook dal piano su Teams o SharePoint) all inizio di ogni riunione e prende nota dei punti salienti, magari in una pagina intitolata "Riunione del 19/07/2025". In quella pagina scrive gli argomenti discussi, delle checklist di cose da verificare, e pu anche inserire tag di OneNote come Attivit da fare accanto a nuove azioni emerse. Pi tardi, rivedendo quelle note, potr creare le corrispondenti attivit su Planner. Tutti i membri del progetto possono consultare questo storico di OneNote per vedere cosa si detto in loro assenza o rinfrescarsi la memoria sulle decisioni prese. Dal punto di vista aziendale, questo sostituisce il classico verbale di riunione: centralizzato e sempre disponibile. Un altro esempio: un team creativo utilizza il blocco note del piano per raccogliere brainstorming e materiali di riferimento. Nel piano Planner Campagna Autunno Social Media gestiscono i task (post da preparare, grafiche da creare, ecc.), mentre nel OneNote allegato hanno pagine con idee di slogan, ritagli di immagini (incollate nelle note), elenchi di hashtag da usare. Questa organizzazione consente di avere contesto: chi sta completando un attivit su Planner pu aprire OneNote e trovare subito i dettagli collegati (es. aprendo la pagina Idee Post Facebook per vedere la bozza di testo mentre marca come completato il task di pubblicazione). A livello di business, usare OneNote integrato col piano incrementa la conoscenza condivisa: le informazioni non strutturate (che non stanno in un campo specifico di Planner) trovano posto sul blocco note del progetto, evitando che restino disperse in quaderni personali o documenti isolati. Infine, immaginando il ruolo di un nuovo membro che entra nel piano: oltre a vedere le attivit su Planner, pu leggere tutto lo storico di appunti su OneNote per mettersi rapidamente al passo. Questo riduce il tempo di onboarding su un progetto complesso, perch Planner gli dir  cosa c da fare, e OneNote gli racconter  perch lo fanno e come ci sono arrivati. In breve, il blocco note collegato a Planner tramite OneNote sfruttato dalle aziende per consolidare la documentazione di progetto e le comunicazioni informali in un archivio collaborativo, in modo immediatamente accessibile nel contesto del piano di lavoro stesso.

 

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Icona del computer Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

 

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo comprendere come accedere e utilizzare il blocco note OneNote collegato a un piano Microsoft Planner, sfruttando l integrazione con Microsoft 365 per documentare riunioni, note operative, idee e materiali di progetto. L utente imparer a individuare il blocco note associato al gruppo Microsoft 365 del piano, modificarlo, condividerlo e integrarlo con le attivit di Planner. Verranno illustrate le interazioni con Teams, SharePoint e Outlook, i ruoli coinvolti e i comandi principali. L esercizio include scenari aziendali, vantaggi per la produttivit e domande di autovalutazione.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Accedere al blocco note OneNote collegato al piano 📓

1.       Accedi a https://portal.office.com e seleziona OneNote dal launcher di app 🔐

2.       Vai su Gruppi → seleziona il gruppo Microsoft 365 associato al piano 📂

3.       Clicca su Blocco appunti del gruppo per aprire OneNote Online 📘

4.       Verifica che il nome del blocco note corrisponda al nome del piano Planner 🏷️

5.       Naviga tra le sezioni e le pagine gi presenti nel blocco note 📑

6.       Crea una nuova sezione per il progetto o piano corrente ➕

7.       Aggiungi una nuova pagina per note operative, riunioni o checklist 📝

8.       Inserisci testo, immagini, tabelle o file allegati nella pagina 📎

9.       Condividi la pagina con i membri del team tramite link 🔗

10.  Salva automaticamente: tutte le modifiche sono sincronizzate in tempo reale 🔄

 

Utilizzare OneNote da Teams e SharePoint 💬

1.       Apri Microsoft Teams → seleziona il canale del team collegato al piano 📺

2.       Clicca su  +  → seleziona OneNote per aggiungerlo come scheda ➕

3.       Scegli il blocco note del gruppo e la sezione da visualizzare 📘

4.       Visualizza e modifica le note direttamente da Teams 🧠

5.       Apri SharePoint → vai su Documenti → Note del sito 📁

6.       Clicca su Blocco appunti per aprire OneNote in browser 🌐

7.       Le modifiche fatte in Teams o SharePoint si riflettono ovunque 🔁

8.       I file allegati alle note sono archiviati nel sito SharePoint del gruppo 📎

9.       Le note possono essere esportate in PDF o stampate 🖨️

10.  Le notifiche di modifica possono essere ricevute via Outlook 🔔

 

Interazioni con Planner e altri strumenti Microsoft 365 🔄

1.       Il blocco note collegato al gruppo Microsoft 365 del piano Planner 🧩

2.       I membri del piano possono accedere e modificare il blocco note 👥

3.       I proprietari del piano possono organizzare sezioni e pagine 👤

4.       Le note possono contenere riferimenti diretti alle attivit di Planner 📋

5.       Le riunioni pianificate in Outlook possono essere documentate in OneNote 📅

6.       Le note possono essere collegate a eventi di calendario condivisi 📆

7.       I file allegati alle note sono accessibili anche da SharePoint 📂

8.       Le modifiche sono tracciabili tramite cronologia versioni di OneNote 🕓

9.       Le note possono essere consultate anche da dispositivi mobili 📱

10.  L integrazione disponibile per utenti con licenza Microsoft 365 Business o superiore 🧾

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Evidenza delle riunioni settimanali

Un team di progetto utilizza il blocco note OneNote collegato al piano Planner per documentare le riunioni settimanali e raccogliere idee operative.

🔹 Comando: OneNote → Gruppi → Blocco appunti del gruppo
📘 Accede al blocco note condiviso associato al piano.

🔹 Comando: Teams → Canale → + → OneNote
📘 Visualizza e modifica le note direttamente nel contesto del team.

🔹 Comando: OneNote → Nuova pagina
📘 Crea una pagina per ogni riunione con agenda, note e azioni da assegnare.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando

Accesso

Funzione

Blocco appunti del gruppo

OneNote → Gruppi → Seleziona gruppo

Apre il blocco note condiviso del piano

Nuova sezione

OneNote → Aggiungi sezione

Organizza le note per argomento o fase

Nuova pagina

OneNote → Aggiungi pagina

Inserisce una nuova nota operativa o riunione

Aggiungi scheda OneNote in Teams

Teams → Canale → + → OneNote

Integra il blocco note nel canale del team

Visualizza note in SharePoint

SharePoint → Documenti → Note del sito

Apre il blocco note dal sito del gruppo

Condividi pagina

OneNote → Pagina → Condividi

Invia link diretto a una nota

Inserisci allegato

OneNote → Inserisci → File

Collega documenti alle note

Cronologia versioni

OneNote → Pagina → Cronologia

Visualizza modifiche precedenti

Esporta in PDF

OneNote → File → Esporta

Salva la nota in formato PDF

Accesso mobile

App OneNote → Login → Gruppi

Consulta e modifica note da smartphone

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

📓 Documentazione centralizzata e condivisa

🔄 Sincronizzazione automatica tra Planner, Teams e SharePoint

🧠 Migliore tracciabilit delle decisioni e delle riunioni

📈 Supporto alla gestione delle attivit operative

🔔 Notifiche per modifiche e aggiornamenti

🧩 Integrazione con Microsoft 365 Groups e Outlook

📱 Accesso mobile per aggiornamenti in tempo reale

👥 Collaborazione fluida tra membri del team

🧾 Archiviazione strutturata delle informazioni

⭐ Personalizzazione delle sezioni e delle pagine

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

 Verbali di riunione

Ogni riunione settimanale del team viene documentata in OneNote, con link alle attivit Planner corrispondenti.

 Raccolta idee e brainstorming

Le sezioni del blocco note vengono usate per raccogliere proposte operative e allegare materiali di supporto.

 Manuali e procedure operative

Il team crea una sezione con linee guida e procedure, sempre accessibili e aggiornabili da tutti.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Dove si trova il blocco note collegato a un piano Planner?

2.       Come si accede al blocco note da Teams?

3.       Come si crea una nuova sezione o pagina in OneNote?

4.       Come si condividono le note con il team?

5.       Dove vengono archiviati i file allegati alle note?

6.       Quali ruoli possono modificare il blocco note?

7.       Come si collega una nota a un attivit Planner?

8.       Come si visualizzano le note da dispositivi mobili?

9.       Quali app Microsoft 365 interagiscono con OneNote?

10.  In quali scenari aziendali utile questa funzionalit ?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a visualizzare e utilizzare il blocco note OneNote collegato a un piano Planner, accedendo da OneNote, Teams e SharePoint. Hai seguito i passaggi per creare sezioni e pagine, allegare file, condividere note e sincronizzarle con le attivit del piano. Hai compreso le interazioni con Microsoft 365 Groups, Outlook e Teams, e i ruoli coinvolti nella gestione. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa funzionalit in contesti aziendali reali. I comandi chiave ti permettono di operare in modo autonomo e preciso. I vantaggi per la produttivit evidenziano l importanza di una documentazione integrata. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite. Ora sei in grado di usare OneNote come complemento strategico alla gestione dei piani Planner.

 

4.   CONCLUSIONI

Microsoft Planner si rivelato, lungo tutto questo eBook, uno strumento potente e versatile per la gestione delle attivit e la collaborazione nei team di lavoro. Attraverso un approccio pratico, abbiamo esplorato ogni funzionalit chiave, dagli aspetti di base come la creazione di un piano, l assegnazione delle attivit e la gestione dei membri, fino alle integrazioni avanzate con Teams, Outlook, SharePoint, OneNote, To Do e Power Platform.

Planner non solo una to-do list digitale, ma un vero e proprio hub operativo che centralizza attivit , documenti, comunicazioni e note, offrendo una visione d insieme sempre aggiornata e condivisa. La sua interfaccia intuitiva, le visualizzazioni multiple (bacheca, griglia, grafici, calendario) e la possibilit di personalizzare bucket, etichette e notifiche, permettono a ogni team di adattare Planner alle proprie esigenze, sia in contesti agili che in progetti strutturati.

Cosa hai imparato

      Organizzare il lavoro: creare piani, suddividere le attivit in bucket, assegnare responsabilit e monitorare lo stato di avanzamento in tempo reale.

      Collaborare in modo efficace: coinvolgere membri interni ed esterni, condividere file e note, comunicare tramite commenti e conversazioni integrate.

      Integrare Planner nell ecosistema Microsoft 365: sfruttare Teams per la collaborazione quotidiana, Outlook per la pianificazione delle scadenze, SharePoint e OneDrive per la gestione documentale, OneNote per la documentazione condivisa, To Do per la gestione personale delle attivit .

      Automatizzare e personalizzare: utilizzare Power Automate e PowerApps per creare flussi di lavoro e app su misura, adattando Planner a processi aziendali specifici.

      Gestire ruoli e permessi: comprendere le differenze tra proprietari, membri, guest e visitatori, garantendo sicurezza e governance dei dati.

Vantaggi concreti

      Centralizzazione delle informazioni: tutte le attivit , i file e le comunicazioni sono raccolti in un unico ambiente, riducendo il rischio di dispersione e duplicazione.

      Maggiore trasparenza e responsabilizzazione: ogni membro del team ha chiaro cosa deve fare, entro quando e con quali risorse.

      Flessibilit e scalabilit : Planner si adatta sia a piccoli gruppi che a progetti complessi, grazie alla possibilit di creare piani multipli, integrare strumenti e personalizzare le visualizzazioni.

      Efficienza operativa: grazie a notifiche, filtri, esportazione dati e automazioni, il tempo speso nella gestione delle attivit si riduce sensibilmente.

      Collaborazione senza barriere: la possibilit di coinvolgere guest esterni, integrare Planner in Teams e SharePoint, e accedere da qualsiasi dispositivo, rende la collaborazione fluida anche in contesti distribuiti o ibridi.

E ora?

Ti invito a mettere subito in pratica quanto appreso:

      Sperimenta: crea un nuovo piano per un progetto reale, coinvolgi i colleghi, prova le diverse visualizzazioni e integra Planner con gli altri strumenti Microsoft 365.

      Personalizza: adatta i bucket, le etichette e le notifiche alle esigenze del tuo team.

      Automatizza: esplora Power Automate per semplificare i processi ripetitivi.

      Condividi: utilizza le funzionalit di esportazione e condivisione per tenere informati stakeholder e collaboratori.

Planner uno strumento in continua evoluzione: resta aggiornato sulle novit , partecipa alle community di utenti e condividi le tue best practice per contribuire a una cultura della collaborazione sempre pi efficace.

Grazie per aver seguito questo percorso!
Che tu sia un project manager, un membro di team o un responsabile IT, Planner pu diventare il tuo alleato quotidiano per organizzare, monitorare e portare a termine con successo ogni progetto.

Se desideri una versione personalizzata delle conclusioni (ad esempio con riferimenti a un contesto aziendale specifico o con un invito all azione per i lettori), fammi sapere: posso adattare il testo alle tue esigenze!

 

5.      PIANO DI APPRENDIMENTO. 4 mesi (16 settimane - 1 ora al giorno)

 

a)       Tabella moduli di apprendimento

Ogni settimana prevede:

       5 giorni di studio (1 ora al giorno)

       1 giorno di esercitazione pratica o revisione

       1 giorno di autovalutazione

 

📘 Struttura del Piano (Macrotemi)

Settimana

Tema

1 2

Fondamenti di Microsoft Planner e interfaccia utente

3 4

Creazione di un nuovo piano, gestione privacy e aggiunta membri

5 6

Organizzazione delle attivit : bucket, assegnazioni, etichette e priorit

7 8

Visualizzazioni: bacheca (Kanban), griglia, grafici e calendario

9 10

Integrazione con Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive e To Do

11 12

Gestione file, note condivise (OneNote) e automazione con Power Automate

13 14

Sicurezza, ruoli, permessi e gestione dei gruppi Microsoft 365

15

Personalizzazione, duplicazione piani, esportazione dati e best practice operative

16

Revisione finale, esercitazione completa e test

 

b)      Modello di autovalutazione settimanale

 

Puoi usare questo schema ogni domenica per riflettere su quanto appreso:

📌 Settimana [n ] Tema: [inserisci tema]

1. Cosa ho imparato questa settimana?
 ✍️ Scrivi 3 concetti chiave che hai compreso.

       .

       .

       .

2. Quali esercizi ho completato?
 ☑️ Segna quelli svolti o descrivi brevemente cosa hai fatto.

    

    

    

3. Quali strumenti o funzionalit ho usato in SharePoint?
 🛠️ Es. raccolte documenti, versionamento, Power Automate, ecc.

      

      

      

 

4. Domande a cui so rispondere ora:
❓ Es. Come si crea una raccolta? Come si imposta un flusso?

 

      

      

      

5. Cosa mi ancora poco chiaro?
 ⚠️ Annota dubbi o concetti da rivedere.

      

      

      

 

6)      Come valuto il mio livello di comprensione (1 5)?

Relativamente ad un argomento studiato
 📊 1 = nessuna, 5 = piena padronanza

🔲 1 🔲 2 🔲 3 🔲 4 🔲 5

 

7)       Azioni per la prossima settimana:
 📌 Es. ripassare un argomento, fare un esercizio, chiedere supporto.

 

            

            

            

 

c)       90 Domande di ripasso e risposte esatte

DOMANDE

Settimana 1 2: Fondamenti di Microsoft Planner e interfaccia utente

1.       Cos Microsoft Planner e a quale suite appartiene?

2.       Qual la funzione principale del riquadro di spostamento in Planner?

3.       Cosa si trova nell area di contenuto di Planner?

4.       Quali sono le principali visualizzazioni disponibili in Planner?

5.       Come si accede a Planner dalla dashboard di Microsoft 365?

6.       Qual la differenza tra Planner Hub e I miei piani ?

7.       Cosa permette di fare il pulsante Crea piano ?

8.       Quali ruoli possono accedere a Planner?

9.       Che differenza c tra membro interno e guest in Planner?

10.  Dove vengono visualizzate tutte le attivit assegnate a un utente?

Settimana 3 4: Creazione di un nuovo piano, gestione privacy e aggiunta membri

1.       Quali sono i passaggi per creare un nuovo piano in Planner?

2.       Che differenza c tra piano pubblico e piano privato?

3.       Cosa comporta la creazione di un nuovo gruppo Microsoft 365 insieme al piano?

4.       Come si aggiungono membri a un piano?

5.       Chi pu aggiungere membri a un piano privato?

6.       Cosa succede quando si aggiunge un membro a un piano?

7.       Come si promuove un membro a proprietario del piano?

8.       Quali notifiche riceve un nuovo membro aggiunto a un piano?

9.       Come si gestiscono i ruoli dei membri in Planner?

10.  possibile aggiungere guest esterni a un piano? Se s , come?

Settimana 5 6: Organizzazione delle attivit : bucket, assegnazioni, etichette e priorit

1.       Cosa sono i bucket in Planner?

2.       Come si crea una nuova attivit in un piano?

3.       Come si assegna un attivit a un membro del piano?

4.       Qual la funzione delle etichette colorate?

5.       Come si imposta la priorit di un attivit ?

6.       Come si modifica la scadenza di un attivit ?

7.       possibile allegare file a un attivit ? Dove vengono archiviati?

8.       Come si aggiunge una checklist a un attivit ?

9.       Come si sposta un attivit tra i bucket?

10.  Come si contrassegna un attivit come completata?

Settimana 7 8: Visualizzazioni: bacheca (Kanban), griglia, grafici e calendario

1.       Qual la differenza tra la visualizzazione Bacheca e Griglia?

2.       A cosa serve la visualizzazione Grafici?

3.       Come si accede alla visualizzazione Calendario (Schedule)?

4.       Cosa rappresentano i bucket nella Bacheca?

5.       Come si filtrano le attivit per assegnatario o etichetta?

6.       Cosa mostra il grafico a torta nella vista Grafici?

7.       Come si aggiunge una nuova attivit direttamente dal calendario?

8.       possibile trascinare le attivit nel calendario per modificarne la scadenza?

9.       Come si esportano i dati del piano in Excel?

10.  Quali informazioni si possono ottenere dalla vista Grafici per membro?

Settimana 9 10: Integrazione con Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive e To Do

1.       Come si integra Planner con Microsoft Teams?

2.       Qual la funzione dell app Attivit in Teams?

3.       Come si aggiunge Planner come scheda in un canale Teams?

4.       In che modo Planner si integra con Outlook?

5.       Come si visualizzano le attivit di Planner in Microsoft To Do?

6.       Dove vengono archiviati i file allegati alle attivit di Planner?

7.       Come si accede al blocco note OneNote collegato al piano?

8.       possibile sincronizzare le scadenze di Planner con il calendario di Outlook?

9.       Come si visualizza un piano Planner in una pagina SharePoint?

10.  Quali vantaggi offre l integrazione tra Planner e OneDrive?

Settimana 11 12: Gestione file, note condivise e automazione con Power Automate

1.       Come si allega un file a un attivit in Planner?

2.       Dove vengono archiviati i file allegati alle attivit ?

3.       Come si accede al blocco note condiviso del piano?

4.       Quali ruoli possono modificare il blocco note OneNote del piano?

5.       Come si crea una regola di automazione con Power Automate per Planner?

6.       possibile creare attivit Planner da un modulo Forms tramite Power Automate?

7.       Come si esportano le attivit di Planner in Excel?

8.       Come si collega Planner a PowerApps?

9.       Quali notifiche automatiche pu inviare Planner?

10.  Come si gestiscono le versioni dei file allegati in Planner?

Settimana 13 14: Sicurezza, ruoli, permessi e gestione dei gruppi Microsoft 365

1.       Qual la differenza tra proprietario e membro in un piano Planner?

2.       Chi pu eliminare un piano Planner?

3.       Come si gestiscono i permessi di accesso ai file allegati?

4.       Cosa comporta rendere pubblico un piano?

5.       Come si aggiunge un guest esterno a un gruppo Microsoft 365?

6.       Quali permessi ha un guest rispetto a un membro interno?

7.       Come si verifica la privacy di un piano Planner?

8.       Chi pu modificare la privacy di un piano gi creato?

9.       Come si rimuove un membro da un piano?

10.  Cosa succede ai file e alle attivit quando si elimina un gruppo Microsoft 365?

Settimana 15: Personalizzazione, duplicazione piani, esportazione dati

1.       Come si copia un piano esistente in Planner?

2.       Quali elementi possono essere copiati durante la duplicazione di un piano?

3.       Come si personalizza il nome e la descrizione di un piano?

4.       possibile personalizzare le etichette delle attivit ?

5.       Come si esportano le attivit di un piano in Excel?

6.       Quali sono le best practice per la gestione dei bucket?

7.       Come si archivia un piano completato?

8.       Come si utilizza la funzione Aggiungi ai preferiti ?

9.       Quali vantaggi offre la duplicazione di un piano modello?

10.  Come si condividono i link diretti alle attivit o ai piani?

Settimana 16: Revisione finale, esercitazione completa e test

1.       Quali sono i passaggi fondamentali per creare e gestire un piano Planner?

2.       Come si assegna un attivit e si monitora il suo avanzamento?

3.       Quali strumenti di visualizzazione aiutano a monitorare lo stato del progetto?

4.       Come si integra Planner con Teams e Outlook?

5.       Come si aggiungono e gestiscono i membri di un piano?

6.       Quali sono le principali differenze tra piano pubblico e privato?

7.       Come si esportano dati e report da Planner?

8.       Quali automazioni possono essere utili per la gestione delle attivit ?

9.       Come si gestiscono file e note condivise nel contesto di un piano?

10.  Quali sono le best practice per la collaborazione efficace in Planner?

RISPOSTE ESATTE

Settimana 1 2: Fondamenti di Microsoft Planner e interfaccia utente

1.       Uno strumento di gestione attivit della suite Microsoft 365.

2.       Permette di navigare tra piani, attivit e visualizzazioni personali.

3.       Mostra i dettagli e le funzionalit del piano selezionato.

4.       Bacheca, Griglia, Grafici, Calendario.

5.       Dal launcher delle app di Microsoft 365.

6.       Planner Hub mostra tutti i piani, I miei piani solo quelli a cui si partecipa.

7.       Avvia la creazione di un nuovo piano di lavoro.

8.       Membri interni con licenza Microsoft 365; guest con invito.

9.       I guest hanno accesso limitato e solo tramite invito.

10.  Nella sezione Assegnate a me .

 

Settimana 3 4: Creazione di un nuovo piano, gestione privacy e aggiunta membri

1.       Clic su Nuovo piano , inserimento nome, scelta privacy, aggiunta membri.

2.       Il pubblico visibile a tutta l organizzazione, il privato solo ai membri invitati.

3.       Viene creato un gruppo con posta, sito SharePoint, OneNote, ecc.

4.       Dal menu Membri o assegnando attivit a nuovi utenti.

5.       Solo i proprietari del piano/gruppo.

6.       Riceve una notifica email e accesso alle attivit e file del piano.

7.       Da Outlook, promuovendo il membro a proprietario del gruppo.

8.       Email di benvenuto e notifiche sulle attivit assegnate.

9.       Da Outlook o dal portale di amministrazione Microsoft 365.

10.  S , se l amministratore lo consente e tramite invito email.

 

Settimana 5 6: Organizzazione delle attivit : bucket, assegnazioni, etichette e priorit

1.       Colonne che raggruppano attivit per fase, categoria o team.

2.       Cliccando su + Aggiungi attivit in un bucket.

3.       Dal pannello attivit , selezionando il membro desiderato.

4.       Categorizzano visivamente le attivit .

5.       Dal dettaglio attivit , scegliendo la priorit .

6.       Dal dettaglio attivit , modificando la data di scadenza.

7.       S , vengono archiviati su SharePoint del gruppo.

8.       Dal dettaglio attivit , aggiungendo una checklist.

9.       Trascinando la scheda attivit tra i bucket.

10.  Spuntando la casella Completata nell attivit .

 

Settimana 7 8: Visualizzazioni: bacheca (Kanban), griglia, grafici e calendario

1.       Bacheca mostra attivit per bucket, Griglia in formato tabellare.

2.       Fornisce una panoramica visiva dello stato delle attivit .

3.       Cliccando su Programma nella barra superiore del piano.

4.       Rappresentano fasi, categorie o team di lavoro.

5.       Usando i filtri in alto nella bacheca o griglia.

6.       La suddivisione delle attivit per stato (completate, in corso, non iniziate).

7.       Cliccando su un giorno nel calendario e inserendo una nuova attivit .

8.       S , trascinando l attivit su un altra data.

9.       Dal menu > Esporta in Excel .

10.  Numero di attivit assegnate e completate per ogni membro.

 

Settimana 9 10: Integrazione con Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive e To Do

1.       Aggiungendo Planner come scheda in un canale Teams.

2.       Riunisce tutte le attivit personali e di gruppo in Teams.

3.       Dal canale Teams, cliccando su + e scegliendo Planner.

4.       Tramite feed iCalendar per le scadenze e collegamento ai gruppi.

5.       Nella lista Assegnate a me di To Do.

6.       Nella libreria documenti SharePoint del gruppo.

7.       Dal menu > Blocco note o tramite il sito SharePoint.

8.       S , pubblicando il feed iCalendar del piano.

9.       Aggiungendo la web part Planner in una pagina SharePoint.

10.  Accesso centralizzato, sincronizzazione e collaborazione sui file.

 

Settimana 11 12: Gestione file, note condivise e automazione con Power Automate

 

1.       Dal dettaglio attivit , cliccando su Aggiungi allegato .

2.       Nella raccolta documenti SharePoint del gruppo.

3.       Dal menu > Blocco note o dal sito SharePoint.

4.       Proprietari e membri del gruppo/piano.

5.       Creando un flusso in Power Automate con trigger e azioni Planner.

6.       S , tramite Power Automate che collega Forms e Planner.

7.       Dal menu > Esporta in Excel .

8.       Aggiungendo Planner come connettore dati in PowerApps.

9.       Notifiche per assegnazione, scadenza, completamento attivit .

10.  SharePoint gestisce versioni e storico dei file allegati.

 

Settimana 13 14: Sicurezza, ruoli, permessi e gestione dei gruppi Microsoft 365

1.       Il proprietario pu gestire membri e impostazioni, il membro solo attivit .

2.       Solo i proprietari del piano/gruppo.

3.       Da SharePoint, impostando permessi sulla libreria documenti.

4.       Tutti i membri dell organizzazione possono vederlo e unirsi.

5.       Da Outlook o dal portale di amministrazione, invitando l email esterna.

6.       Il guest pu collaborare ma non gestire membri o impostazioni avanzate.

7.       Dal dettaglio piano o da Outlook > Gruppi > Impostazioni.

8.       Solo i proprietari del gruppo/piano.

9.       Dal menu membri del piano o da Outlook > Gruppi.

10.  Tutti i file, attivit e note vengono eliminati insieme al gruppo.

 

Settimana 15: Personalizzazione, duplicazione piani, esportazione dati

1.       Dal menu > Copia piano .

2.       Bucket, attivit , etichette, checklist, scadenze (opzionale).

3.       Dal dettaglio piano o impostazioni.

4.       S , dal dettaglio attivit o impostazioni piano.

5.       Dal menu > Esporta in Excel .

6.       Dare nomi chiari ai bucket, suddividere per fasi o categorie.

7.       Nascondendo il piano o esportando i dati prima di eliminarlo.

8.       Cliccando sulla stella accanto al nome del piano.

9.       Permette di riutilizzare strutture e processi standardizzati.

10.  Dal menu > Copia link piano o Copia link attivit .

 

Settimana 16: Revisione finale, esercitazione completa e test

1.       Creazione piano, aggiunta membri, organizzazione attivit , monitoraggio avanzamento.

2.       Dal dettaglio attivit , assegnando membri e aggiornando lo stato.

3.       Bacheca, Grafici, Calendario, Griglia.

4.       Planner si integra con Teams tramite schede e con Outlook tramite feed iCal.

5.       Dal menu membri del piano o da Outlook/Teams.

6.       Pubblico: visibile a tutti; privato: solo ai membri invitati.

7.       Dal menu > Esporta in Excel o tramite reportistica.

8.       Automazioni con Power Automate per notifiche, creazione task, reminder.

9.       File su SharePoint, note su OneNote, accessibili da Planner e Teams.

10.  Definire ruoli, usare bucket chiari, assegnare responsabilit , sfruttare integrazioni.

 

 

 

 

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