Microsoft Planner è uno strumento di gestione attività in Microsoft 365 che offre un’esperienza semplice e visiva per organizzare il lavoro di team. L’interfaccia utente di Planner è progettata per essere intuitiva, suddividendo funzioni e viste in sezioni chiare. Di seguito esaminiamo in dettaglio ogni componente chiave dell’interfaccia utente di Microsoft Planner, organizzando le informazioni per ciascun punto secondo quattro aspetti: (a) Descrizione della funzionalità, (b) Interazioni con altre app Microsoft 365, (c) Ruoli coinvolti e (d) Esempi di applicazione aziendale.

1. Riquadro di spostamento e area di contenuto

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

L’interfaccia di Planner è divisa principalmente in due sezioni: un riquadro di spostamento (solitamente a sinistra) e un’area di contenuto principale. Il riquadro di spostamento consente di accedere rapidamente alle diverse aree di Planner. Qui troviamo il Planner Hub (chiamato anche Home di Planner) che mostra tutti i piani a cui l’utente sta lavorando, spesso con la possibilità di vedere in anteprima lo stato di avanzamento dei piani aggiunti ai preferiti. Sempre nel riquadro sinistro vi è l’opzione “Assegnate a me” (Assigned to me), una vista che raggruppa tutte le attività assegnate all’utente attraverso tutti i piani. Inoltre, nel riquadro di spostamento è presente il pulsante per creare un nuovo piano (vedi punto 2) e l’elenco dei piani preferiti e piani recenti per un accesso rapido. Selezionando un piano specifico nel riquadro di spostamento, l’area di contenuto centrale visualizza i dettagli di quel piano (come le bacheche, le attività, i grafici, ecc.). In sintesi, il riquadro di spostamento funge da menu per muoversi tra hub, piani e visualizzazioni personali, mentre l’area di contenuto mostra le informazioni e gli strumenti relativi all’elemento selezionato.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Il riquadro di spostamento di Planner contiene collegamenti che estendono l’esperienza verso altre applicazioni di Microsoft 365. Ad esempio, quando un piano è selezionato, spesso è disponibile un menu (contrassegnato da “...”) che permette di navigare verso funzionalità collegate al gruppo Microsoft 365 di quel piano. I primi collegamenti di questo menu esteso tipicamente includono “Conversazioni” (che apre le conversazioni del gruppo in Outlook, consentendo di vedere o avviare email tra i membri del piano), “File” (che apre la libreria documenti SharePoint del gruppo dove sono archiviati i file allegati alle attività), “Blocco appunti” (che apre il blocco note di OneNote condiviso del gruppo) e, in presenza di un gruppo connesso a Yammer, anche un collegamento alla community Yammer. Queste opzioni integrano Planner con le altre app: ad esempio, un utente può passare dal piano in Planner alla relativa cartella di documenti SharePoint con un clic, o aprire il blocco note condiviso per vedere appunti di progetto. Tali interazioni rendono Planner un hub centrale da cui è possibile accedere ad email di gruppo, documenti condivisi e note, mantenendo il contesto del piano di progetto.

c) RUOLI COINVOLTI

Tutti gli utenti che hanno accesso a Planner (quindi tipicamente membri dell’organizzazione con una licenza Microsoft 365) vedono il riquadro di spostamento con le proprie viste. Amministratori globali o di servizio non hanno una vista speciale in Planner, ma possono influenzare la disponibilità di Planner (ad esempio attivandolo o disattivandolo per l’organizzazione). I membri di un piano (ovvero parte del gruppo Microsoft 365 corrispondente) vedranno il piano elencato nel proprio Planner Hub e potranno visualizzarne contenuti; gli ospiti esterni (guest) aggiunti a un piano, invece, non hanno un Planner Hub personale tradizionale: i guest devono utilizzare un URL diretto per accedere a Planner nel contesto dell’organizzazione che li ha invitati, in quanto l’indirizzo generico di Planner non può determinare automaticamente la loro organizzazione di appartenenza. In pratica un utente guest accede a *https://planner.cloud.microsoft.com/*_\<tenant>_ per vedere i piani a cui è invitato. Tutti i membri di un piano (proprietari, membri interni e anche guest) condividono la stessa interfaccia per quel piano nell’area di contenuto; potranno quindi navigare tra bacheca, grafici, calendario ecc. come descritto in dettaglio nei punti seguenti. Non ci sono differenze marcate nel riquadro di spostamento in base al ruolo: ad esempio, un proprietario del piano vedrà lo stesso elenco di sezioni (Hub, Assegnate a me, piani, ecc.) di un membro normale. La differenza di ruolo emergerà nei comandi disponibili all’interno di un piano (ad esempio, solo i proprietari vedono certe opzioni di gestione, come la pubblicazione su calendario Outlook o l’aggiunta di membri, come vedremo) più che nella navigazione.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Per un membro del team marketing che lavora su più progetti, il riquadro di spostamento di Planner diventa la bussola per orientarsi tra i vari piani: ad esempio “Social Media Campaign Q1”, “Product Launch Project”, “Eventi Fiera 2025” potrebbero essere tutti piani elencati. Cliccando sul Planner Hub, il marketing manager può vedere un riepilogo rapido dello stato di ciascun progetto (ad esempio quanti compiti completati/in corso nei piani preferiti). Se vuole concentrarsi sulle proprie attività pendenti, può cliccare “Assegnate a me” per visualizzare in un’unica lista tutte le attività che gli sono state assegnate attraverso diversi piani, ad esempio un’attività “Preparare brochure” dal piano del lancio prodotto e “Programmare post social” dal piano della campagna social. Da lì, con un clic su uno specifico piano nel menu, l’utente apre nell’area di contenuto la bacheca di quel progetto e inizia a lavorare sulle attività. In sostanza, il riquadro di spostamento permette in un contesto aziendale di passare rapidamente da un progetto all’altro, mentre l’area di contenuto mostra i dettagli necessari per svolgere il lavoro su quel progetto selezionato.

Immagine che contiene testo, software, Sito Web, Pagina Web

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è acquisire padronanza nell’utilizzo del riquadro di spostamento e dell’area di contenuto di Microsoft Planner, due elementi fondamentali dell’interfaccia utente. L’utente imparerà a navigare tra i piani, accedere rapidamente alle attività assegnate, visualizzare lo stato di avanzamento e collaborare con il team. Verranno inoltre esplorate le interazioni con altre app Microsoft 365 (come Teams e Outlook), i ruoli coinvolti (proprietari, membri, guest) e casi d’uso aziendali concreti. L’esercizio è pensato per migliorare l’efficienza operativa e la gestione dei progetti in ambienti collaborativi.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Navigare nel riquadro di spostamento ➡️

1. Accedi a https://tasks.office.com 🌐

2. Inserisci le credenziali Microsoft 365 aziendali 🔐

3. Una volta aperto Planner, osserva la colonna sinistra: è il riquadro di spostamento 🧭

4. Clicca su “Hub di Planner” per visualizzare tutti i piani disponibili 🗂️

5. Seleziona “I miei piani” per accedere a quelli a cui partecipi 📌

6. Aggiungi un piano ai preferiti cliccando sull’icona a forma di stella ⭐

7. Clicca su “Assegnati a me” per vedere le attività che ti riguardano 🎯

8. Usa la barra di ricerca per trovare un piano specifico 🔍

9. Ordina i piani per nome o data di modifica 📅

10. Clicca su un piano per aprirlo nell’area di contenuto centrale 🖱️

Utilizzare l’area di contenuto ➡️

1. Dopo aver selezionato un piano, si apre l’area di contenuto centrale 🧩

2. Visualizza la bacheca con i bucket (colonne) delle attività 📋

3. Clicca su un’attività per aprire il pannello dei dettagli 📝

4. Aggiungi una nuova attività cliccando su “+ Aggiungi attività” ➕

5. Trascina le attività tra i bucket per riorganizzarle 🧲

6. Clicca su “Grafici” per visualizzare lo stato delle attività 📊

7. Vai su “Programmazione” per vedere le attività su calendario 📆

8. Aggiungi file o collegamenti alle attività tramite l’icona 📎

9. Assegna priorità, etichette e scadenze alle attività ⚙️

10. Usa i filtri in alto per visualizzare solo le attività rilevanti 🔽

Interagire con Teams e Outlook ➡️

1. Apri Microsoft Teams e accedi al team desiderato 💬

2. Vai su un canale e clicca su “+” per aggiungere una scheda ➕

3. Seleziona “Planner” dall’elenco delle app disponibili 🧭

4. Scegli un piano esistente o creane uno nuovo 🆕

5. Dai un nome alla scheda e clicca su “Salva” 💾

6. Visualizza e modifica le attività direttamente nella scheda di Teams 📋

7. Apri Outlook e vai su Calendario 📅

8. Clicca su “Aggiungi calendario” > “Da Internet” 🌐

9. Incolla il link iCal del piano Planner 🔗

10. Le attività con scadenza appariranno nel calendario 📌

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Coordinamento di un progetto di formazione interna

Un team HR utilizza Microsoft Planner per organizzare un ciclo di formazione aziendale. Il piano include attività per la selezione dei formatori, la pianificazione delle sessioni, la comunicazione ai dipendenti e la raccolta dei feedback.

🔹 Fase 1 – Creazione del piano

· Comando: “+ Nuovo piano”

· Spiegazione: consente di strutturare il progetto in modo collaborativo e visibile a tutti.

🔹 Fase 2 – Assegnazione attività

· Comando: “+ Aggiungi attività” > “Assegna a”

· Spiegazione: distribuisce le responsabilità tra i membri del team.

🔹 Fase 3 – Monitoraggio avanzamento

· Comando: “Grafici” > Stato attività

· Spiegazione: permette di identificare ritardi e colli di bottiglia.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando	Accesso	Funzione
+ Nuovo piano	Riquadro di spostamento	Crea un nuovo piano di lavoro
+ Aggiungi attività	Bacheca del piano	Inserisce una nuova attività
Grafici	Barra superiore del piano	Visualizza stato e carico di lavoro
Programmazione	Barra superiore del piano	Mostra attività su calendario
+ Aggiungi membri	In alto a destra nel piano	Invita nuovi collaboratori
Etichette	Dettagli attività	Categorizza visivamente le attività
Commenti	Dettagli attività	Comunica con il team
Aggiungi scheda Planner in Teams	Canale Teams > “+”	Integra Planner in Teams
Filtri	In alto nella bacheca	Visualizza attività per criterio
Impostazioni piano	Icona ingranaggio	Personalizza nome, privacy, notifiche

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

✅ Centralizzazione delle attività in un’unica interfaccia.

🔄 Aggiornamenti in tempo reale condivisi con il team.

📊 Monitoraggio visivo dello stato dei progetti.

🤝 Collaborazione fluida con commenti e file allegati.

🔗 Integrazione con Teams e Outlook per una gestione unificata.

🧩 Flessibilità per progetti di ogni dimensione.

🕒 Risparmio di tempo grazie a modelli e duplicazioni.

📅 Gestione efficace delle scadenze.

🔐 Controllo preciso dei ruoli e dei permessi.

📈 Miglioramento continuo grazie all’analisi dei dati.

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

· Gestione onboarding: checklist condivisa tra HR, IT e manager per l’inserimento dei nuovi assunti.

· Pianificazione eventi: coordinamento tra logistica, comunicazione e fornitori per eventi aziendali.

· Controllo qualità: monitoraggio delle attività di audit e ispezione nei reparti produttivi.

❓ Domande di autovalutazione

1. Qual è la differenza tra riquadro di spostamento e area di contenuto?

2. Come si crea un nuovo piano in Microsoft Planner?

3. Quali sono i ruoli disponibili e cosa possono fare?

4. Come si assegna un’attività a un collega?

5. Dove si trovano i grafici di avanzamento?

6. Come si integra Planner con Microsoft Teams?

7. Come si categorizzano le attività?

8. Quali comandi permettono di monitorare le scadenze?

9. Come si aggiungono file a un’attività?

10. Quali vantaggi offre Planner rispetto a una gestione manuale?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

In questo esercizio hai imparato a utilizzare il riquadro di spostamento e l’area di contenuto di Microsoft Planner per navigare tra i piani, gestire attività e collaborare con il team. Hai esplorato le funzionalità principali, come la creazione di piani, l’assegnazione di attività, l’uso dei grafici e del calendario, e l’integrazione con Teams e Outlook. Hai compreso i ruoli coinvolti e i vantaggi per la produttività, oltre a scenari pratici di applicazione aziendale. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite e a prepararti per un utilizzo efficace dello strumento.

2. Pulsante “Crea piano” (Nuovo piano)

Immagine che contiene testo, Carattere, Elementi grafici, simbolo

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

In Microsoft Planner l’utente può creare nuovi progetti di lavoro chiamati piani. Il pulsante “Crea piano” (o “Nuovo piano”) è lo strumento per avviare un nuovo piano da zero. Di solito questo pulsante è ben visibile nel Planner Hub – ad esempio, un pulsante “+ Nuovo piano” nella parte superiore della pagina principale di Planner. Cliccando Nuovo piano, Planner chiede di inserire il nome del piano e consente di impostare alcune opzioni iniziali: si può fornire una descrizione e scegliere la privacy (piano Pubblico o Privato). Per impostazione predefinita, creare un nuovo piano comporta la creazione di un nuovo gruppo di Microsoft 365 collegato: infatti “nuovo piano, nuovo gruppo” è la logica di base di Planner. Alternativamente, come vedremo, c’è l’opzione di associare il piano nuovo a un gruppo esistente. Una volta forniti nome e impostazioni, cliccando “Crea piano” l’applicazione genera il piano e l’utente viene portato all’area di contenuto del piano appena creato (pronto per aggiungere bucket e attività).

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

La creazione di un piano è strettamente integrata con le infrastrutture di Microsoft 365. Quando si crea un piano ex novo, Planner dietro le quinte crea un gruppo Microsoft 365 con lo stesso nome del piano. Ciò significa che simultaneamente al piano si ottiene un pacchetto di funzionalità di collaborazione: un indirizzo di posta di gruppo e una cassetta postale in Outlook per le conversazioni, uno spazio SharePoint (con raccolta documenti per i file del piano), un blocco appunti OneNote condiviso, un calendario del gruppo e la possibilità di integrare il piano in Teams o Yammer. Questo allestimento automatico permette a un team di iniziare subito a lavorare con un arsenale completo di strumenti coordinati. Durante la creazione, l’utente può scegliere la privacy del piano (e quindi del gruppo correlato): se Pubblico, il piano (gruppo) sarà visibile a tutta l’organizzazione e chiunque potrà unirsi o almeno vedere le sue attività; se Privato, solo gli utenti aggiunti come membri lo vedranno. È importante notare che la creazione di un piano può anche essere fatta riutilizzando un gruppo esistente: Planner offre una procedura per aggiungere un nuovo piano a un gruppo Microsoft 365 già esistente (ad esempio un team permanente o un gruppo creato in Outlook/Teams). In tal caso, non viene creato un nuovo gruppo, ma il piano verrà condiviso con i membri esistenti di quell’altro gruppo, utilizzando le stesse risorse (file, note, ecc.) del gruppo selezionato. Dalla prospettiva dell’ecosistema 365, la funzionalità “Crea piano” è quindi un punto di snodo che collega Planner con Outlook, SharePoint, Teams e le altre app tramite la struttura dei gruppi.

c) RUOLI COINVOLTI: CHI PUÒ CREARE UN PIANO?

In generale, qualsiasi utente interno con licenza adatta (ad esempio una licenza Microsoft 365 Business/Enterprise che includa Planner) può creare un piano, a meno che gli amministratori non abbiano posto restrizioni. Dal lato amministrativo, infatti, la capacità di creare un nuovo piano dipende dalla possibilità di creare un gruppo Microsoft 365: le organizzazioni possono, tramite impostazioni di Azure AD, limitare la creazione di gruppi a soli utenti specifici (ad esempio per avere controllo sui workspace creati). In tali ambienti, un utente senza diritti di creazione gruppo non potrà usare il pulsante “Crea piano” con successo (l’operazione verrebbe bloccata). Dunque, l’amministratore può indirettamente controllare la funzione. Per quanto riguarda i ruoli all’interno del piano appena creato, la persona che crea il piano diventa automaticamente proprietario del gruppo (e quindi del piano). Durante la procedura di creazione, l’utente sceglie chi può vedere o partecipare: se il piano è privato, inizialmente solo il creatore ne è membro; se pubblico, tutti nell’azienda possono potenzialmente visualizzarlo e unirsi. Gli utenti guest esterni non possono creare piani (in quanto non possono creare gruppi e non hanno una licenza Planner propria) – possono solo essere invitati in piani esistenti. Una volta creato il piano, il creatore/proprietario potrà aggiungere altri membri (vedi punto 9). Non vi sono altri ruoli speciali durante la creazione: in pratica, “creare un piano” implica diventare proprietario di un nuovo spazio di lavoro condiviso.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Si consideri un project manager che deve avviare un nuovo progetto, ad esempio lo sviluppo di un prodotto. Il PM apre Planner e clicca “Crea piano”, quindi assegna il nome “Progetto Apollo – Sviluppo Prodotto”. Decide di renderlo Privato poiché il progetto coinvolge solo il suo team ristretto. In un colpo solo, Planner crea il piano e allo stesso tempo un gruppo di Office 365 denominato “Progetto Apollo – Sviluppo Prodotto”. Il PM ora ha a disposizione una bacheca Planner vuota dove iniziare ad inserire attività, e in parallelo è stato istituito un indirizzo email di gruppo (per discussioni del team in Outlook) e una raccolta file SharePoint (dove il team potrà caricare specifiche, design, ecc.). Se questo PM avesse già un gruppo esistente (per esempio un Team di Microsoft Teams chiamato R&D Team), avrebbe potuto scegliere l’opzione di aggiungere il piano a quel gruppo esistente, cosicché tutti i membri del Team R&D avrebbero immediatamente avuto accesso al nuovo piano in Planner. Questo esempio mostra come con pochi clic un manager possa creare un nuovo spazio di lavoro strutturato, pronto per accogliere task, documenti e conversazioni del progetto.

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Icona del computer

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è imparare a utilizzare il pulsante “Crea Piano” in Microsoft Planner per avviare un nuovo progetto collaborativo. L’utente acquisirà familiarità con la creazione di un piano, la configurazione delle impostazioni iniziali (nome, privacy, gruppo Microsoft 365), e l’integrazione con altre app come Teams e Outlook. Verranno inoltre esplorati i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e le implicazioni operative. L’esercizio mira a sviluppare competenze pratiche per strutturare attività, assegnare responsabilità e monitorare l’avanzamento in un contesto aziendale reale. L’uso consapevole di questa funzionalità consente di migliorare la produttività e la collaborazione nei team.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Avviare la creazione di un nuovo piano ➡️

1. Accedi a https://tasks.office.com 🌐

2. Inserisci le credenziali Microsoft 365 aziendali 🔐

3. Nella schermata iniziale, clicca su “Nuovo piano” in alto a sinistra ➕

4. Inserisci il nome del piano (es. “Progetto Q4 Marketing”) 📝

5. Seleziona la privacy: pubblico o privato 🔒

6. Scegli se creare un nuovo gruppo Microsoft 365 o usarne uno esistente 👥

7. Clicca su “Crea piano” per confermare ✅

8. Attendi il caricamento automatico della bacheca 📋

9. Verifica che il piano sia visibile nel riquadro di spostamento 🧭

10. Aggiungi il piano ai preferiti cliccando sulla stella ⭐

Configurare il piano e aggiungere membri ➡️

1. Clicca su “Membri” in alto a destra 👤

2. Seleziona “+ Aggiungi membri” ➕

3. Inserisci i nomi o gli indirizzi email dei colleghi da invitare 📧

4. Assegna il ruolo di proprietario o membro secondo le responsabilità 🔄

5. I membri riceveranno una notifica via email 📬

6. Clicca su “Impostazioni piano” (icona ingranaggio) ⚙️

7. Personalizza il nome, la descrizione e le etichette del piano 🏷️

8. Attiva o disattiva le notifiche per le attività 🔔

9. Aggiungi bucket per organizzare le attività (es. “Analisi”, “Esecuzione”) 🧱

10. Salva le modifiche e torna alla bacheca principale 💾

Integrare con Teams e Outlook ➡️

1. Apri Microsoft Teams e accedi al team desiderato 💬

2. Vai su un canale e clicca su “+” per aggiungere una scheda ➕

3. Seleziona Planner dall’elenco delle app disponibili 🧭

4. Scegli il piano appena creato o cercalo per nome 🔍

5. Clicca su “Salva” per aggiungerlo come scheda nel canale 📌

6. Apri Outlook e vai su Calendario 📅

7. Clicca su “Aggiungi calendario” > “Da Internet” 🌐

8. Incolla il link iCal del piano Planner 🔗

9. Le attività con scadenza appariranno nel calendario 📌

10. Sincronizza con To Do per la gestione personale delle attività ✅

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Avvio di un progetto di rebranding aziendale

Un team multidisciplinare (marketing, design, IT) deve gestire un progetto di rebranding. Il responsabile crea un nuovo piano in Planner per coordinare le attività, assegnare compiti e monitorare le scadenze.

🔹 Creazione del piano

· Comando: “Nuovo piano” → struttura il progetto in modo collaborativo.

· Spiegazione: consente di definire obiettivi, privacy e gruppo di lavoro.

🔹 Aggiunta membri e bucket

· Comando: “+ Aggiungi membri” e “+ Aggiungi bucket”

· Spiegazione: organizza il lavoro per fasi (es. ricerca, design, lancio).

🔹 Integrazione con Teams

· Comando: “+” nel canale Teams → “Planner”

· Spiegazione: permette al team di lavorare sulle attività senza uscire da Teams.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando	Accesso	Funzione
Nuovo piano	Riquadro di spostamento	Avvia la creazione di un piano
+ Aggiungi membri	In alto a destra nel piano	Invita collaboratori
Impostazioni piano	Icona ingranaggio	Personalizza nome, privacy, notifiche
+ Aggiungi bucket	Bacheca del piano	Organizza le attività per fase
+ Aggiungi attività	All’interno di un bucket	Inserisce una nuova attività
Planner in Teams	Canale Teams > “+”	Integra Planner in Teams
Aggiungi calendario	Outlook > Calendario	Sincronizza attività con Outlook
Etichette	Dettagli attività	Categorizza visivamente le attività
Commenti	Dettagli attività	Comunica con il team
Grafici	Barra superiore	Visualizza stato e carico di lavoro

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

✅ Avvio rapido e strutturato di nuovi progetti.

🔄 Collaborazione immediata con i membri del team.

📊 Monitoraggio visivo dello stato delle attività.

🔗 Integrazione fluida con Teams, Outlook e To Do.

🧩 Personalizzazione di bucket, etichette e notifiche.

🕒 Risparmio di tempo nella distribuzione dei compiti.

📅 Gestione efficace delle scadenze.

🔐 Controllo dei ruoli e dei permessi.

📈 Miglioramento continuo grazie ai grafici.

🧠 Centralizzazione delle informazioni operative.

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

· Gestione di un piano editoriale
Crea un piano per organizzare la pubblicazione di contenuti su blog e social media, con bucket per “Idee”, “In lavorazione”, “Pubblicati”.

· Pianificazione di una fiera di settore
Usa Planner per coordinare logistica, materiali promozionali, prenotazioni e comunicazioni con i fornitori.

· Sviluppo di un nuovo prodotto
Struttura le attività tra R&D, marketing e vendite, assegnando compiti e monitorando le milestone.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1. Dove si trova il pulsante “Nuovo piano” in Planner?

2. Quali opzioni di privacy sono disponibili durante la creazione?

3. Come si aggiungono membri a un piano?

4. Quali ruoli possono essere assegnati?

5. Come si integra un piano con Microsoft Teams?

6. Come si sincronizza un piano con Outlook?

7. Qual è la funzione dei bucket?

8. Come si personalizzano le etichette?

9. Dove si trovano i grafici di avanzamento?

10. Quali vantaggi offre la creazione di un piano rispetto a una gestione manuale?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare il pulsante “Crea Piano” in Microsoft Planner per avviare un nuovo progetto. Hai esplorato i passaggi per configurare il piano, aggiungere membri, impostare bucket e attività, e integrare Planner con Teams e Outlook. Hai compreso i ruoli coinvolti e come assegnarli, oltre a visualizzare lo stato delle attività tramite grafici. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare Planner in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

3. Visualizzazione della lista dei piani e aggiunta ai preferiti

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

Microsoft Planner offre una vista elenco dei piani che consente all’utente di vedere tutti i piani di cui fa parte (o che sono pubblici nell’organizzazione). Nel Planner Hub vengono mostrati i “Piani aggiunti” (ovvero i piani contrassegnati come preferiti dall’utente) e spesso anche un elenco di “Tutti i piani” o almeno i piani più recenti a cui si è avuto accesso. Ogni piano può essere rappresentato con un riquadro o una scheda che ne riporta il nome e alcuni indicatori (ad esempio quante attività sono completate in quel piano rispetto al totale – una sorta di panoramica dello stato). L’utente può marcare come preferito un piano importante: l’interfaccia tipicamente mostra un’icona a forma di stella accanto al nome del piano; cliccando la stella si aggiunge quel piano ai Preferiti. I piani preferiti vengono messi in evidenza in cima al Planner Hub, spesso con una visualizzazione compatta dei progressi (ad esempio una barra o percentuale di completamento), facilitando un rapido controllo dello stato senza dover aprire ogni piano. Quindi, la lista dei piani è consultabile nel Planner Hub (con distinzione tra favoriti e altri piani). Se i piani sono molti, c’è una funzione di ricerca all’interno di Planner per trovare un piano per nome. Inoltre, la lista può includere piani a cui l’utente ha smesso di partecipare: ad esempio, se un utente lascia un piano privato o viene rimosso, quel piano non apparirà più nella sua lista; mentre se un utente lascia un piano pubblico, quel piano restando pubblico è comunque accessibile via ricerca (finché non viene archiviato/eliminato). L’opzione “Sposta nei preferiti” o “Aggiungi ai preferiti” è normalmente un toggle personale: toglierla dai preferiti non rimuove il piano, semplicemente lo sposta nella sezione generale dei piani. Questa funzionalità di preferiti è analoga a mettere in pin i progetti più rilevanti per vederli subito all’apertura di Planner.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

La lista dei piani è un elemento principalmente interno a Planner, ma vi sono alcune interazioni indirette con Microsoft 365. Ad esempio, poiché i piani corrispondono a gruppi Microsoft 365, la visibilità di un piano in questa lista dipende dalle impostazioni del gruppo: un piano Pubblico può essere individuato anche da utenti che non ne sono membri (quando usano la funzione di ricerca all’interno di Planner, essi potranno vedere i nomi dei piani pubblici). Un piano privato invece non comparirà a utenti esterni ad esso. Ciò riflette la coerenza con le altre app: ad esempio, in Outlook un gruppo privato non è visibile a tutti, similmente in Planner il piano privato rimane “nascosto” ai non membri. Un’altra interazione è con Teams: se i piani sono collegati a Team di Microsoft Teams (cioè aggiunti come tab nel canale di un Team), gli utenti potrebbero accedere al piano sia da Teams sia dalla lista in Planner. In questo caso, la presenza nei Preferiti di Planner può facilitare l’accesso anche fuori da Teams. Inoltre, marcare un piano come preferito in Planner è una preferenza per utente che non si riflette altrove (ad esempio non esiste un concetto di “gruppo preferito” che sincronizzi con Outlook – i preferiti di Planner sono indipendenti e servono solo nell’app Planner). La lista dei piani in Planner Hub può essere ordinata o filtrata internamente (ad esempio mostrati prima i preferiti, o i più recenti) ma non si integra con altre liste esterne. Tuttavia, la struttura sottostante dei gruppi fa sì che un piano preferito in Planner sia probabilmente anche un gruppo importante altrove (magari segnato come preferito manualmente anche in Outlook o Teams separatemente).

c) RUOLI COINVOLTI

Tutti i membri di un piano vedranno quel piano nella propria lista personale su Planner. Non c’è distinzione tra proprietario e membro normale nella visualizzazione dell’elenco: un proprietario non vede “più” informazioni di un membro – entrambi vedono il nome del piano e lo stato di avanzamento in quella scheda del Planner Hub. I guest esterni aggiunti a un piano, avendo accesso limitato via web, potrebbero non avere un Planner Hub federato che elenchi tutti i piani (devono usare link diretti); se però un guest accede tramite l’URL dedicato al tenant, può vedere i piani a cui è stato aggiunto. In altre parole, la possibilità di visualizzare l’elenco di piani multipli è per lo più una comodità per utenti interni; per i guest l’uso tipico è aprire un piano alla volta tramite link. Riguardo ai preferiti, ogni utente – indipendentemente dal ruolo – può contrassegnare o meno un piano come preferito: questa è un’impostazione privata dell’utente. Un amministratore non influenza direttamente l’elenco preferiti, ma può decidere quali piani (gruppi) sono pubblici o privati se interviene sulle impostazioni del gruppo. Se un piano è pubblico, qualsiasi utente interno può visualizzarlo (lo troverà magari tramite ricerca) e decidere di aggiungerlo ai propri preferiti persino senza esserne membro attivo (anche se per interagire col piano dovrà unirsi). Nei piani privati, solo invitati possono marcarlo come preferito perché solo loro lo vedono. In sintesi: l’elenco piani e i preferiti riflettono la posizione dell’utente rispetto ai piani (membro, non membro) e la visibilità definita dal proprietario (pubblico vs privato), ma non varia in base a permessi di modifica: è un elenco puramente di navigazione.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Un responsabile di programma che supervisiona molti progetti utilizzerà la lista dei piani in Planner per avere il colpo d’occhio sulla sua area di responsabilità. Supponiamo che Maria sia PMO (Project Management Officer) in una società e sia membro di 10 piani diversi (Progetto Alfa, Beta, ... fino a Progetto Kappa). Maria contrassegna come preferiti i 4 progetti strategici dell’anno (Alfa, Delta, Omega, Kappa). Così, quando apre Planner al mattino, nel suo Planner Hub vede subito in cima i riquadri di questi 4 piani chiave con, ad esempio, indicatori verdi di progetti in orario e rossi se qualche attività è in ritardo. Gli altri piani meno critici restano elencati sotto (o li può trovare tramite “Tutti i piani”). Questo le permette di prioritizzare l’attenzione: se nota dal riquadro che il Progetto Delta ha molte attività in ritardo, ci clicca ed entra nei dettagli; al contrario, se il Progetto Beta (non favorito) non richiede attenzione, potrebbe non aprirlo affatto quel giorno. In un’altra situazione, un membro del team che collabora a un piano pubblico potrebbe aggiungerlo ai propri preferiti anche se segue marginalmente quel progetto, così da recuperarlo facilmente all’occorrenza. Ad esempio, un sviluppatore del Team IT può segnare come preferito il piano pubblico “Idee Innovazione” creato dal reparto innovazione, per poterlo controllare occasionalmente senza doverlo cercare ogni volta. Questi esempi mostrano come la funzionalità di lista piani e preferiti aiuta gli utenti aziendali a organizzare i progetti a cui partecipano per importanza e frequenza d’uso, ottimizzando la navigazione in Planner.

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Icona del computer

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è acquisire familiarità con la lista dei piani in Microsoft Planner e imparare a gestire i preferiti per accedere rapidamente ai progetti più rilevanti. L’utente imparerà a navigare nel riquadro di spostamento, identificare i piani attivi, aggiungerli o rimuoverli dai preferiti e comprendere come questa funzionalità si integra con Teams e Outlook. Verranno inoltre esplorati i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e le implicazioni operative. L’esercizio mira a migliorare l’organizzazione personale e la collaborazione nei team, ottimizzando l’accesso ai progetti più importanti e riducendo il tempo speso nella ricerca dei piani.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Visualizzare la lista dei piani disponibili ➡️

1. Accedi a https://tasks.office.com 🌐

2. Inserisci le credenziali Microsoft 365 aziendali 🔐

3. Nella schermata iniziale, osserva il riquadro di spostamento a sinistra 🧭

4. Clicca su “Hub di Planner” per visualizzare tutti i piani 🗂️

5. Seleziona “I miei piani” per vedere quelli a cui partecipi 📌

6. Utilizza la barra di ricerca per trovare un piano specifico 🔍

7. Ordina i piani per nome o data di modifica 📅

8. Clicca su un piano per aprirlo nell’area di contenuto 🖱️

9. Verifica se il piano è già tra i preferiti (icona stella piena) ⭐

10. Se non lo è, passa al punto successivo per aggiungerlo ⭐

Aggiungere un piano ai preferiti ➡️

1. Torna al riquadro di spostamento 🧭

2. Individua il piano che vuoi aggiungere ai preferiti 📋

3. Clicca sull’icona a forma di stella accanto al nome del piano ⭐

4. La stella diventerà piena, indicando che il piano è ora tra i preferiti ✅

5. Il piano verrà spostato nella sezione “Preferiti” in alto 📌

6. Puoi accedervi rapidamente da qualsiasi schermata di Planner 🚀

7. Per rimuoverlo, clicca di nuovo sulla stella (torna vuota) ❌

8. I preferiti sono sincronizzati anche in Teams e Outlook 🔄

9. I membri del piano vedranno solo i propri preferiti, non quelli degli altri 👤

10. Ripeti l’operazione per tutti i piani che desideri tenere a portata di mano 🔁

Interazioni con Teams e Outlook ➡️

1. Apri Microsoft Teams e accedi al team desiderato 💬

2. Vai su un canale e clicca su “+” per aggiungere una scheda ➕

3. Seleziona Planner dall’elenco delle app disponibili 🧭

4. Cerca il piano che hai aggiunto ai preferiti 🔍

5. Aggiungilo come scheda nel canale cliccando su “Salva” 📌

6. Apri Outlook e vai su Calendario 📅

7. Clicca su “Aggiungi calendario” > “Da Internet” 🌐

8. Incolla il link iCal del piano Planner 🔗

9. Le attività con scadenza appariranno nel calendario 📌

10. I preferiti in Planner non influenzano la visibilità in Outlook, ma facilitano l’accesso rapido ✅

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Gestione di più progetti in parallelo

Un project manager segue contemporaneamente diversi progetti aziendali. Per ottimizzare il tempo e ridurre la confusione, utilizza la funzione “Preferiti” per tenere in evidenza solo i piani attivi.

🔹 Identificazione dei piani attivi

· Comando: “Hub di Planner” → seleziona i piani in corso

· Spiegazione: consente di filtrare i progetti rilevanti per il periodo corrente.

🔹 Aggiunta ai preferiti

· Comando: clic sulla stella accanto al nome del piano

· Spiegazione: permette un accesso rapido e visibile nel riquadro di spostamento.

🔹 Integrazione con Teams

· Comando: “+” nel canale Teams → “Planner”

· Spiegazione: consente di lavorare sulle attività direttamente da Teams.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando	Accesso	Funzione
Hub di Planner	Riquadro di spostamento	Visualizza tutti i piani disponibili
I miei piani	Riquadro di spostamento	Mostra i piani a cui partecipi
Stella (⭐)	Accanto al nome del piano	Aggiunge o rimuove dai preferiti
+ (in Teams)	Canale Teams > “+”	Aggiunge Planner come scheda
Aggiungi calendario	Outlook > Calendario	Sincronizza attività con Outlook
Barra di ricerca	In alto nella schermata Planner	Trova rapidamente un piano
Ordinamento	Hub di Planner	Ordina per nome o data
Impostazioni piano	Icona ingranaggio	Personalizza il piano
Commenti	Dettagli attività	Comunica con il team
Grafici	Barra superiore	Visualizza stato e carico di lavoro

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

✅ Accesso rapido ai progetti prioritari

🔄 Sincronizzazione con Teams e Outlook

📊 Migliore organizzazione del lavoro quotidiano

🧭 Navigazione semplificata tra i piani

🧩 Personalizzazione dell’interfaccia utente

🕒 Risparmio di tempo nella ricerca dei piani

📅 Pianificazione più efficace delle attività

🔐 Gestione autonoma dei preferiti per ogni utente

📈 Maggiore concentrazione sui progetti attivi

🧠 Riduzione del sovraccarico informativo

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

· Gestione di progetti trimestrali
Aggiungi ai preferiti solo i piani relativi al trimestre in corso per mantenere il focus operativo.

· Supporto a team multipli
Se lavori con più reparti, usa i preferiti per separare i piani per area (es. marketing, IT, HR).

· Monitoraggio delle attività ricorrenti
Mantieni tra i preferiti i piani legati a processi ciclici (es. audit, formazione, manutenzione).

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1. Dove si trova la lista dei piani in Planner?

2. Come si aggiunge un piano ai preferiti?

3. Come si rimuove un piano dai preferiti?

4. I preferiti sono visibili anche agli altri membri?

5. Come si accede rapidamente a un piano preferito?

6. Come si integra un piano preferito in Teams?

7. I preferiti influenzano la visibilità in Outlook?

8. Quali ruoli possono aggiungere piani ai preferiti?

9. Come si ordina la lista dei piani?

10. Quali vantaggi offre l’uso dei preferiti?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a visualizzare la lista dei piani in Microsoft Planner e a utilizzare la funzione “Preferiti” per migliorare l’organizzazione e l’accesso rapido ai progetti più importanti. Hai esplorato i passaggi per aggiungere o rimuovere un piano dai preferiti, come questa funzione si integra con Teams e Outlook, e quali ruoli sono coinvolti. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare questa funzionalità in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

4. Visualizzazione delle attività “Assegnate a me”

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, Elementi grafici

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

La vista “Assegnate a me” di Planner (in inglese Assigned to Me) raccoglie tutte le attività assegnate all’utente corrente, provenienti da qualsiasi piano. Si tratta di una dashboard personale delle proprie task, che consente di non dover entrare in ciascun piano per vedere i propri compiti. In questa visualizzazione, le attività sono tipicamente elencate in forma di elenco o di schede ordinate per piano o per data. Ad esempio, vedrò in un unico elenco: “Task A (dal Piano X) – scadenza domani – non iniziata”, “Task B (dal Piano Y) – scadenza lunedì – in corso”, etc. La vista “Assegnate a me” fornisce opzioni per organizzare o filtrare queste attività: l’utente può raggrupparle per piano di provenienza, per progresso (Non iniziato/In corso/Completato) o per scadenza. In effetti, Planner offre la possibilità di applicare un raggruppamento per Progress anche in questa lista, così da avere ad esempio tre colonne: “Non iniziate”, “In corso”, “Completate”, che estendono in chiave personale concetti simili alla bacheca (questo è stato potenziato nel tempo per dare una sorta di mini-kanban personale). La vista “Assegnate a me” può essere considerata come una to-do list integrata: ogni elemento mostra il nome dell’attività, il piano di appartenenza (utile per il contesto), la scadenza e altri indicatori essenziali (priorità, etichette, se sono stati aggiunti commenti). Cliccando su una specifica attività da questa vista, si apre la finestra di dettaglio dell’attività (dove è possibile aggiornare lo stato, aggiungere commenti, checklist, allegati ecc.), esattamente come si farebbe aprendo l’attività dalla bacheca del suo piano. In sintesi, “Assegnate a me” è una vista trasversale su Planner che centralizza le attività dell’utente, permettendo di gestire il carico di lavoro personale in modo unificato.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

La vista delle attività assegnate a me è fortemente collegata all’app Microsoft To Do e ad altre esperienze unificate di task. Microsoft ha infatti integrato Planner con To Do in modo che tutte le attività di Planner assegnate a un utente compaiano anche nella categoria “Assigned to Me” di Microsoft To Do. Ad esempio, su To Do (sia versione desktop, mobile o web via Outlook) esiste una lista smart “Assegnate a me” che, se attivata, mostra esattamente le stesse voci della vista Planner (ossia i task di Planner assegnati all’utente). Questo significa che un utente può spuntare o aggiornare i propri task di Planner direttamente dall’app To Do o Outlook, e tali aggiornamenti si rifletteranno nel piano Planner corrispondente in tempo reale. Allo stesso modo, all’interno di Microsoft Teams, l’app “Attività” (Tasks by Planner and To Do) combina i task personali di To Do e quelli di Planner: nella sezione “Assegnati a me” di quest’app in Teams, l’utente vede i task di Planner assegnati e può gestirli senza uscire da Teams. In pratica, Planner funge da sorgente di dati per le altre applicazioni di task management personali. Non ci sono altre interazioni dirette in questa vista (ad esempio non si integra con Project, sebbene per gli utenti di Project for Web ora i task di Project assegnati appaiano anch’essi nella lista “Assigned to me” consolidando Planner e Project). Un’ulteriore interazione: la vista “Assegnate a me” di Planner può essere aggiunta al calendario Outlook come iCalendar feed analogamente a un piano (vedi punto 8): è possibile pubblicare un feed calendario delle proprie attività assegnate e poi sottoscriverlo in Outlook. Questo consente, per chi lo desidera, di vedere sul proprio calendario le scadenze di tutti i task personali. Nel complesso, la funzione “Assegnate a me” trascende i confini di Planner e appare in To Do, Outlook e Teams, offrendo un’esperienza integrata di task management personale across Microsoft 365.

c) RUOLI COINVOLTI

La vista “Assegnate a me” è personale e dipende esclusivamente dall’utente loggato. Ogni utente vedrà solo le proprie attività. Non esistono ruoli di amministratore o supervisore in questa vista: ad esempio, un manager non può aprire una sezione “assegnate a Marco” in Planner, a meno di accedere direttamente al Planner di Marco cosa non prevista (dovrebbe invece andare nei singoli piani e filtrare per assegnatario Marco). Quindi, solo l’utente stesso può vedere la propria lista aggregata. Membri, proprietari o guest: la vista includerà compiti assegnati all’utente indipendentemente dal suo ruolo nel piano. Se un guest esterno ha attività assegnate, anch’egli (autenticandosi nel tenant opportuno) potrà vedere quell’elenco – sebbene l’esperienza per guest sia limitata, i task assegnati al guest appariranno anche nella sua vista Assigned to me di To Do se il guest ha accesso a To Do (spesso i guest non hanno licenza per To Do, quindi in pratica potrebbero non avere quell’integrazione). Non c’è differenza di funzionamento tra proprietario di un piano e membro normale: se entrambi hanno tasks assegnati, li vedranno nelle rispettive viste personali. Da un punto di vista amministrativo, un Planner admin o Global admin non può accedere alle liste “assegnate a me” degli altri (la privacy è rispettata: i compiti sono all’interno dei piani e non c’è una dashboard manageriale multi-utente predefinita). In sintesi, la vista “Assegnate a me” è uguale per tutti gli utenti finali e riguarda solo loro stessi; il concetto di ruolo qui quasi scompare perché l’unica cosa importante è “a chi è assegnata l’attività”.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Un esempio tipico: Luca, che lavora in un’azienda di consulenza, partecipa a 5 progetti diversi, ciascuno con un Piano Planner separato. Ogni project manager gli assegna delle attività nei rispettivi piani. Invece di controllare progetto per progetto, Luca apre al mattino la sezione “Assegnate a me”. Qui vede un elenco consolidato: “Preparare presentazione per Cliente X (dal piano Progetto X) – scadenza 5 luglio”, “Analizzare dati di vendita (dal piano Progetto Y) – scadenza 6 luglio”, “Revisionare capitolato (dal piano Progetto Z) – scadenza 10 luglio”, ecc., con indicatori che gli mostrano quali sono già in corso e quali non iniziate. Luca può decidere di ordinare per data per capire quale scade prima, oppure raggruppare per piano se vuole dedicare la mattina alle attività del Progetto X e il pomeriggio a quelle del Progetto Y. Man mano che completa un’attività, ad esempio “Preparare presentazione Cliente X”, la marca come Completata direttamente da questa vista. Automaticamente il task si sposta nella sezione completati e quel cambiamento è riportato nel piano originale del Progetto X. Nel frattempo, il suo responsabile (che è proprietario del piano Progetto X) vedrà quell’attività risultare completata nella bacheca del progetto. In parallelo, Luca ha anche l’app Microsoft To Do sul cellulare: mentre è in viaggio, apre To Do e sotto “Assegnate a me” vede le stesse attività e aggiunge una nota ad un task. Tornando in ufficio, la nota appare anche nel dettaglio attività su Planner. Questo scenario dimostra come la vista Assegnate a me aiuti il singolo dipendente a gestire in modo centralizzato tutte le attività su cui deve lavorare, senza perdersi tra vari progetti, e come sia sincronizzata con altri strumenti personali di produttività.

Immagine che contiene testo, schermata, software, Sito Web

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è imparare a utilizzare la sezione “Assegnate a me” di Microsoft Planner per monitorare in modo efficace tutte le attività personali distribuite nei vari piani. L’utente acquisirà competenze per accedere rapidamente alle attività assegnate, aggiornare lo stato di avanzamento, interagire con il team e sincronizzare le attività con altre app Microsoft 365 come To Do, Outlook e Teams. Verranno esplorati i ruoli coinvolti (membro, proprietario, guest) e le implicazioni operative. L’esercizio è pensato per migliorare la gestione individuale del lavoro, ridurre il rischio di dimenticanze e aumentare la produttività personale e di gruppo.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Accedere alla sezione “Assegnate a me” ➡️

1. Apri il browser e vai su https://tasks.office.com 🌐

2. Accedi con le credenziali Microsoft 365 aziendali 🔐

3. Nella schermata iniziale, osserva il riquadro di spostamento a sinistra 🧭

4. Clicca su “Assegnate a me” per aprire la sezione dedicata 🎯

5. Visualizza l’elenco delle attività assegnate nei vari piani 📋

6. Ogni attività mostra il nome del piano, la scadenza e lo stato ⏳

7. Clicca su un’attività per aprire i dettagli 📝

8. Aggiorna lo stato (non iniziata, in corso, completata) 🔄

9. Aggiungi commenti o allegati se necessario 📎

10. Chiudi il pannello per tornare alla lista delle attività 🔙

Gestire le attività assegnate ➡️

1. Ordina le attività per scadenza, priorità o piano 📅

2. Usa i filtri per visualizzare solo quelle urgenti o in ritardo 🔍

3. Clicca su “Completata” per archiviare un’attività ✅

4. Aggiungi una nota o un commento per aggiornare il team 💬

5. Modifica la scadenza se necessario cliccando sul calendario 📆

6. Assegna etichette per categorizzare le attività 🏷️

7. Visualizza il progresso nel piano cliccando su “Vai al piano” 📊

8. Sincronizza le attività con Microsoft To Do automaticamente 🔗

9. Ricevi notifiche via email per le attività in scadenza 📧

10. Pianifica una riunione Teams direttamente dall’attività 📞

Interazioni con altre app Microsoft 365 ➡️

1. Apri Microsoft To Do per visualizzare le attività sincronizzate 📲

2. Le attività assegnate in Planner appaiono nella lista “Assegnate a me” 🔄

3. Apri Outlook e vai su Calendario 📅

4. Le attività con scadenza sono visibili come promemoria 📌

5. Apri Microsoft Teams e accedi al canale del piano 💬

6. Clicca sulla scheda Planner per visualizzare le attività assegnate 📋

7. Commenta o aggiorna lo stato direttamente da Teams ✏️

8. Ricevi notifiche in Teams per modifiche alle attività 🔔

9. Usa la funzione “@menzione” per coinvolgere colleghi 📣

10. Tutte le modifiche sono sincronizzate in tempo reale tra le app 🔁

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Gestione delle attività individuali in un team di progetto

Un membro del team lavora su più progetti contemporaneamente. Utilizza la sezione “Assegnate a me” per tenere traccia delle attività ricevute, aggiornare lo stato e comunicare con i colleghi.

🔹 Accesso alle attività personali

· Comando: “Assegnate a me” → visualizza tutte le attività assegnate

· Spiegazione: consente di avere una visione centralizzata del proprio lavoro.

🔹 Aggiornamento dello stato

· Comando: clic sull’attività → modifica stato e commenti

· Spiegazione: permette di tenere informato il team sull’avanzamento.

🔹 Sincronizzazione con To Do

· Comando: apri To Do → lista “Assegnate a me”

· Spiegazione: facilita la gestione personale delle attività anche da mobile.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando	Accesso	Funzione
Assegnate a me	Riquadro di spostamento	Visualizza attività personali
Filtri	In alto nella lista attività	Mostra attività per criterio
Vai al piano	Dettagli attività	Accede al piano di origine
Commenti	Dettagli attività	Comunica con il team
Etichette	Dettagli attività	Categorizza visivamente
Modifica scadenza	Calendario attività	Aggiorna la data
Completata	Stato attività	Archivia l’attività
Planner in Teams	Canale Teams > Scheda Planner	Visualizza e modifica attività
To Do	App Microsoft To Do	Sincronizza attività personali
Outlook	Calendario	Visualizza promemoria attività

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

✅ Centralizzazione delle attività personali

🔄 Sincronizzazione automatica con To Do e Outlook

📊 Monitoraggio visivo dello stato delle attività

🧭 Navigazione semplificata tra i piani

🧩 Personalizzazione con etichette e filtri

🕒 Risparmio di tempo nella gestione quotidiana

📅 Pianificazione efficace delle scadenze

🔐 Controllo individuale delle attività

📈 Maggiore responsabilizzazione del team

🧠 Riduzione del rischio di dimenticanze

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

· Gestione delle attività settimanali
Visualizza tutte le attività assegnate per la settimana e pianifica le priorità.

· Supporto a più progetti
Monitora le attività ricevute da diversi team senza dover aprire ogni piano.

· Preparazione a riunioni
Consulta le attività assegnate prima di una riunione per aggiornare lo stato.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1. Dove si trova la sezione “Assegnate a me”?

2. Come si aggiorna lo stato di un’attività?

3. Come si sincronizzano le attività con To Do?

4. Come si filtrano le attività per scadenza?

5. Come si accede al piano di origine di un’attività?

6. Come si aggiungono commenti a un’attività?

7. Come si modifica la scadenza di un’attività?

8. Come si categorizzano le attività con etichette?

9. Come si visualizzano le attività in Outlook?

10. Quali vantaggi offre la sezione “Assegnate a me”?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare la sezione “Assegnate a me” di Microsoft Planner per monitorare e gestire le attività personali. Hai esplorato i passaggi per accedere alla lista, aggiornare lo stato, comunicare con il team e sincronizzare le attività con To Do, Outlook e Teams. Hai compreso i ruoli coinvolti e come questa funzionalità migliora la produttività individuale. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare questa funzione in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

5. Visualizzazioni delle attività in griglia

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

La visualizzazione Griglia (o Elenco) offre un modo alternativo di vedere le attività di un piano sotto forma di tabella, invece che come schede su una bacheca. In modalità Griglia, le attività sono disposte in righe, una per riga, con colonne che rappresentano i dettagli principali di ciascuna attività (es. Titolo, Assegnatario, Stato di avanzamento, Scadenza, Priorità, Bucket, ecc.). È quindi un layout tabellare che ricorda un foglio di calcolo, utile per avere molte informazioni sulle attività visibili contemporaneamente e per modificarle rapidamente. Ad esempio, in una vista griglia si può vedere un elenco ordinabile di tutte le task e subito individuare quelle scadute ordinando per data di scadenza. Microsoft ha introdotto la visualizzazione “Griglia” come parte dell’evoluzione di Planner verso un’esperienza unificata con Microsoft Project: in effetti, questa interfaccia consente operazioni tipiche di project management base, come inserire numerose attività in sequenza, assegnare risorse e impostare date direttamente nelle celle della griglia. La parte superiore dell’interfaccia del piano consente di passare tra le varie viste e, quando si seleziona Visualizzazione Griglia, l’area di contenuto mostra questa lista strutturata di attività. L’utente può solitamente aggiungere una nuova attività direttamente in lista (c’è una riga vuota o un pulsante “Aggiungi nuova attività” in cima o in fondo alla tabella), digitare il nome e compilare subito i campi come assegnatario e scadenza. La griglia permette anche la modifica in linea: ad esempio, facendo clic sul campo assegnatario di una certa riga (attività) si può selezionare o cambiare il responsabile senza aprire la scheda dettaglio. In sintesi, la vista in griglia fornisce una panoramica dettagliata e modificabile delle attività di un piano, preferibile quando si vuole fare data entry massivo o analizzare le attività con ordinamenti e filtri più sofisticati.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

La visualizzazione griglia in sé è confinata dentro Planner (o Project for the Web nel contesto premium). Tuttavia, il suo aspetto ricorda molto Excel e incoraggia l’esportazione dei dati. Infatti l’utente, dopo aver eventualmente lavorato in visualizzazione griglia, potrebbe usare la funzione Esporta in Excel (vedi punto 10) per portare l’elenco di attività in un vero file Excel per ulteriori analisi. Possiamo dire che la vista Griglia è complementare a Excel: alcune operazioni (filtro, ordinamento complesso, tabelle pivot) non sono interattivamente avanzate dentro Planner, ma l’export consente di farle in Excel. Inoltre, se il piano è connesso a Project (Piani Premium), la vista Griglia e la vista Timeline corrispondono rispettivamente alla “visualizzazione Griglia” e “Sequenza temporale (Gantt)” di Project for the Web, assicurando che chi lavora su piani avanzati abbia un’esperienza molto simile in Planner e Project. In termini di condivisione, non c’è una condivisione diretta della griglia con altre app, ma nulla vieta di copiare e incollare dati dalla griglia di Planner ad Excel/SharePoint List se serve. Va menzionato che la griglia è solo una rappresentazione: tutte le modifiche fatte lì si riflettono nel piano e quindi in tutte le altre viste (bacheca, calendario, ecc.), mantenendo la coerenza.

c) RUOLI COINVOLTI

La visualizzazione Griglia è disponibile per tutti i membri del piano (interni o guest) che accedono via web all’interfaccia completa di Planner. Non c’è una differenziazione per ruolo: un membro normale può utilizzare la griglia per aggiornare attività esattamente come un proprietario. Naturalmente, solo chi ha diritti di modifica sul piano può cambiare i dati: in Planner, tutti i membri (proprietari e non) hanno praticamente diritti di modifica completi sulle attività, quindi possono usare la griglia per editare. Un guest anch’esso può creare e modificare attività secondo i permessi concessi (se l’amministratore gli ha concesso di aggiungere allegati, potrà anche modificare quel campo in griglia, altrimenti no). Non esiste un ruolo di sola lettura in Planner: non ci sono “visitatori” con accesso limitato alle attività, quindi o sei membro (e puoi editare in griglia) o non vedi affatto il piano. Un amministratore di Planner non ha una vista particolare in griglia; però se esistessero campi personalizzati (in futuri aggiornamenti integrati con Project) alcuni potrebbero essere visibili solo con licenze specifiche – dettaglio oltre l’ambito attuale. Da notare: se la creazione di gruppi è bloccata da admin per un utente, quell’utente non potrà creare un nuovo piano (quindi niente griglia perché niente piano), ma se ha accesso a piani esistenti la griglia sarà utilizzabile.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Consideriamo un team di pianificazione eventi che usa Planner per gestire i preparativi di una conferenza. Nella fase iniziale, la responsabile eventi potrebbe trovare più efficiente usare la vista Griglia per fare il brain dump di tutte le attività necessarie. Apre il piano “Conferenza Annuale 2025” e passa alla visualizzazione griglia; qui clicca “Aggiungi nuova attività” e comincia a scrivere: “Prenotare sede”, “Contattare catering”, “Inviare inviti”, elencando decine di voci rapidamente riga per riga. Nelle colonne accanto, assegna ciascuna attività al membro appropriato del team (per esempio catering a Luca, inviti a Martina) e imposta le date di scadenza stimate. In pochi minuti ha creato un planning tabellare completo. Successivamente, durante una riunione, il team apre la stessa vista griglia sul proiettore per rivedere e aggiornare lo stato: Martina filtra la colonna Stato per “Non iniziato” e aggiornano in tempo reale man mano che alcune attività partono. Dopo la riunione, la responsabile esporta la griglia in Excel con il comando Esporta piano in Excel per inviare al direttore una lista aggiornata delle attività. In un altro scenario, un caporeparto IT gestisce le richieste interne come un backlog: con la vista griglia può ordinare tutte le richieste per priorità e assegnatario, decidendo in un meeting settimanale chi fa cosa semplicemente editando le celle “Assegnato a” e “Priorità”. Questi esempi evidenziano come la visualizzazione in griglia sia utilissima per inserire e riorganizzare grandi quantità di attività in modo veloce e sistematico, un po’ come si farebbe in un foglio Excel ma rimanendo dentro Planner.

Immagine che contiene testo, schermata, software, Pagina Web

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è acquisire familiarità con la visualizzazione in griglia delle attività in Microsoft Planner, una modalità che consente di avere una panoramica ordinata e dettagliata delle attività di un piano. L’utente imparerà a navigare tra le attività, modificarne lo stato, assegnarle, filtrare per etichette o scadenze e sfruttare la griglia per una gestione più efficiente. Verranno esplorate le interazioni con Teams e To Do, i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e casi d’uso aziendali. L’esercizio mira a migliorare la produttività individuale e di team, facilitando la pianificazione e il monitoraggio delle attività in modo visivo e strutturato.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Accedere alla visualizzazione in griglia ➡️

1. Vai su https://tasks.office.com 🌐

2. Accedi con il tuo account Microsoft 365 aziendale 🔐

3. Seleziona un piano dal riquadro di spostamento a sinistra 🧭

4. Nella barra superiore, clicca su “Bacheca” per aprire la vista predefinita 📋

5. Verifica che le attività siano disposte in bucket (colonne) 📦

6. Ogni attività appare come una scheda con titolo, assegnatario e scadenza 🗂️

7. Clicca su una scheda per aprire i dettagli 📝

8. Trascina la scheda in un altro bucket per cambiarne lo stato 🔄

9. Usa la barra in alto per passare a “Grafici” o “Programmazione” 📊

10. Torna alla griglia cliccando su “Bacheca” 🔙

Gestire le attività nella griglia ➡️

1. Clicca su “+ Aggiungi attività” in un bucket ➕

2. Inserisci il titolo dell’attività e premi Invio ⌨️

3. Clicca sull’attività per aprire il pannello laterale 📝

4. Assegna l’attività a un membro del piano 👤

5. Imposta una data di scadenza 📅

6. Aggiungi una descrizione dettagliata 🧾

7. Applica etichette colorate per categorizzare 🏷️

8. Carica file o link utili 📎

9. Aggiungi commenti per collaborare con il team 💬

10. Salva e chiudi il pannello ✅

Interazioni con altre app Microsoft 365 ➡️

1. Apri Microsoft Teams e accedi al canale del team 💬

2. Aggiungi una scheda Planner cliccando su “+” ➕

3. Seleziona il piano e visualizza la griglia direttamente in Teams 📋

4. Modifica attività e commenta senza uscire da Teams ✏️

5. Apri Microsoft To Do per vedere le attività assegnate 📲

6. Le attività di Planner appaiono nella lista “Assegnate a me” 🔄

7. Apri Outlook e vai su Calendario 📅

8. Le attività con scadenza sono visibili come promemoria 📌

9. Ricevi notifiche via email per attività assegnate 📧

10. Tutte le modifiche sono sincronizzate in tempo reale 🔁

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Coordinamento di un piano di lancio prodotto

Un team marketing utilizza la visualizzazione in griglia per organizzare le attività del lancio di un nuovo prodotto. Ogni bucket rappresenta una fase: “Pianificazione”, “Produzione contenuti”, “Distribuzione”, “Follow-up”.

🔹 Organizzazione per fasi

· Comando: “+ Aggiungi bucket” → crea colonne per ogni fase

· Spiegazione: consente di strutturare il lavoro in modo sequenziale e visivo.

🔹 Gestione delle attività

· Comando: “+ Aggiungi attività” → assegna compiti ai membri

· Spiegazione: distribuisce le responsabilità in modo chiaro e tracciabile.

🔹 Monitoraggio avanzamento

· Comando: trascina le attività tra i bucket

· Spiegazione: permette di visualizzare lo stato di ogni attività in tempo reale.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando	Accesso	Funzione
Bacheca	Barra superiore del piano	Visualizza attività in griglia
+ Aggiungi attività	All’interno di un bucket	Crea una nuova attività
+ Aggiungi bucket	In fondo alla griglia	Crea una nuova colonna
Trascina attività	Scheda attività	Cambia stato o fase
Commenti	Dettagli attività	Comunica con il team
Etichette	Dettagli attività	Categorizza visivamente
Planner in Teams	Canale Teams > “+”	Integra Planner in Teams
To Do	App Microsoft To Do	Visualizza attività assegnate
Outlook	Calendario	Visualizza promemoria attività
Grafici / Programmazione	Barra superiore	Altre visualizzazioni disponibili

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

✅ Visualizzazione chiara e ordinata delle attività

🔄 Aggiornamenti in tempo reale tra membri del team

📊 Monitoraggio visivo dello stato dei progetti

🧭 Navigazione intuitiva tra fasi e compiti

🧩 Personalizzazione con bucket ed etichette

🕒 Risparmio di tempo nella gestione operativa

📅 Pianificazione efficace delle scadenze

🔐 Controllo dei ruoli e delle assegnazioni

📈 Maggiore responsabilizzazione dei membri

🧠 Riduzione del rischio di dimenticanze

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

· Gestione di campagne pubblicitarie
Organizza le attività in bucket per fase: ideazione, produzione, pubblicazione, analisi.

· Sviluppo software agile
Usa i bucket come sprint e le attività come user stories, assegnate ai developer.

· Pianificazione eventi aziendali
Crea bucket per logistica, comunicazione, fornitori e post-evento, con attività assegnate ai reparti.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1. Dove si trova la visualizzazione in griglia in Planner?

2. Come si aggiunge una nuova attività in un bucket?

3. Come si assegna un’attività a un membro del team?

4. Come si categorizzano le attività con etichette?

5. Come si sposta un’attività tra i bucket?

6. Come si integra la griglia di Planner in Teams?

7. Come si visualizzano le attività in To Do?

8. Come si ricevono notifiche per le attività?

9. Quali ruoli possono modificare le attività?

10. Quali vantaggi offre la visualizzazione in griglia?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare la visualizzazione in griglia di Microsoft Planner per organizzare, assegnare e monitorare le attività in modo visivo e strutturato. Hai esplorato i passaggi per creare bucket, aggiungere attività, assegnarle ai membri e categorizzarle con etichette. Hai visto come interagire con Teams, To Do e Outlook per una gestione integrata. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare questa funzionalità in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

6. Visualizzazione delle attività in colonne (Bacheca “Lavagna”)

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

La visualizzazione per colonne, comunemente chiamata Bacheca (o Board in inglese, a volte riferita anche come “lavagna Kanban”), è la schermata principale e più caratteristica di Microsoft Planner. In questa vista, le attività sono visualizzate come schede (cards) e organizzate in colonne verticali dette bucket (o contenitori). Ogni colonna rappresenta un raggruppamento logico di attività: ad esempio, per impostazione predefinita all’inizio c’è un bucket “Attività non pianificate” dove finisce tutto finché non si creano bucket personalizzati. L’utente può creare bucket con nomi a piacere per strutturare il lavoro (es: fasi del flusso di lavoro come “Da fare”, “In corso”, “Completato” oppure categorie come “Sviluppo”, “Test”, “Deploy”, oppure suddivisioni per team, ecc.). Sulla bacheca, sotto ciascuna colonna compaiono i riquadri delle attività che appartengono a quel bucket. Ogni scheda attività mostra titolo, assegnatario (con avatar o iniziali), alcune etichette colorate se applicate, la data di scadenza se presente, e uno status visivo (es. un segno di spunta se completata, o un’icona di allarme se scaduta). L’utente può trascinare le schede da una colonna all’altra per aggiornare rapidamente l’organizzazione (ad esempio spostare un’attività dal bucket “Da fare” al bucket “In corso” una volta iniziata) – questo drag & drop è il modo visivo di aggiornare i campi di bucket (o altri raggruppamenti, se applicati filtri differenti). La bacheca consente anche di contrassegnare l’avanzamento: aprendo una scheda, si può impostare l’avanzamento (Non iniziato/In corso/Completato) e questo in alcuni casi è riflesso anche spostando la scheda in un bucket “Completato” se presente. In alto nell’interfaccia, oltre ai bucket, c’è un menu a discesa “Raggruppa per” che permette di cambiare temporaneamente la dimensione delle colonne: ad esempio, invece di raggruppare per bucket, si può scegliere “Raggruppa per Assegnatario” per vedere le colonne suddivise per persona a cui le attività sono assegnate, oppure “per Progress” per avere colonne automatiche di Non iniziato/In corso/Completato. Questa flessibilità trasforma la bacheca in un Kanban dinamico: ad esempio, raggruppando per Progress si ottiene un classico Kanban To Do / Doing / Done senza dover aver creato quei bucket a mano. Generalmente, però, la vista in colonne standard per bucket è il cuore operativo di Planner: è qui che i team aggiungono nuove attività (tramite un pulsante “+ Aggiungi attività” sotto ciascuna colonna), le assegnano (trascinando su colonne “per assegnatario” o aprendo e impostando l’assegnatario), e aggiornano lo stato man mano che il lavoro procede spostando le carte. La bacheca fornisce un immediato colpo d’occhio sul carico di lavoro e lo stato: si vede quanti compiti stanno in un certo stato o presso una certa persona semplicemente guardando la distribuzione delle schede.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

La bacheca di Planner (le colonne) è un elemento visivo disponibile sia nell’app web di Planner sia integrabile in Microsoft Teams. In Teams, infatti, è comune aggiungere un piano Planner come scheda in un canale: ciò mostra la medesima bacheca Kanban all’interno dell’interfaccia di Teams, consentendo al team di interagire con le attività senza lasciare Teams. Questa integrazione significa che qualsiasi modifica fatta sulla bacheca in Teams si riflette immediatamente su Planner e viceversa, dato che è lo stesso dato sottostante. Un’altra interazione notevole è con Microsoft Outlook in termini di calendario: anche se la bacheca in sé non si riflette in Outlook, ogni attività ha una data di scadenza che può essere pubblicata come evento di calendario (vedi punto 8), quindi le colonne come rappresentazione dello stato possono essere affiancate dalla visualizzazione calendario se sincronizzata. Inoltre, la funzione di sincronizzazione con Outlook (feed iCalendar) consente di tenere traccia in Outlook dei compiti per data, ma ciò complementa la bacheca (che è organizzata per bucket). A livello di notifica, spostare attività tra colonne (es. completandole) può generare notifiche email: Planner invia email quando un’attività viene assegnata o completata, ecc., al responsabile o al gruppo, integrando così Outlook per tenere informati i membri. Un’altra interazione riguarda Power Automate: Planner bacheca può essere usata con flussi automatici (ad esempio, un flusso che quando un’attività viene spostata nel bucket “Approvals” notifica su Teams una certa persona – questo è ottenibile leggendo le modifiche di attività via connettore). In generale, però, la bacheca è una rappresentazione che rimane principalmente in Planner/Teams; se servono rappresentazioni avanzate (ad es. timeline Gantt), c’è la necessità di passare a Project o altri strumenti (Planner non offre un Gantt, solo la Schedule view, come detto).

c) RUOLI COINVOLTI: CHI PUÒ FARE COSA NELLA BACHECA?

In Planner, tutti i membri interni di un piano hanno uguali permessi sulle attività in bacheca. Ciò significa che sia i proprietari sia i membri (non guest) possono creare nuove attività, modificarle, spostarle, completarle e anche creare, rinominare o eliminare bucket. Al momento, Planner non supporta restrizioni granulari: ad esempio non è possibile avere un’attività che solo un manager può contrassegnare come completata – se sei membro del piano, puoi farlo. Questo è importante da notare: a differenza di strumenti più complessi, Planner opta per la semplicità e la collaborazione aperta. Gli ospiti (guest) esterni hanno anch’essi (se aggiunti al gruppo e se l’amministratore lo ha permesso) diritti quasi equivalenti sui task: possono creare ed eliminare bucket e attività, modificare i campi delle attività e contrassegnare completamenti. L’unica eccezione è che per allegare file o link, il tenant admin deve aver abilitato i guest a farlo. Inoltre i guest non ricevono alcune notifiche (ad esempio l’email di assegnazione) per limitazioni tecniche. Quindi, per riassumere, proprietario vs membro interno: nessuna differenza operativa sulla bacheca (la differenza è solo che il proprietario può gestire i membri del piano, ma tutti possono gestire contenuti del piano). Membro interno vs guest: quasi uguali, salvo restrizioni su allegati e notifiche ai guest. Visitatori (solo lettura): in Planner non esistono; se uno non è membro, non vede proprio la bacheca. Questo modello di permessi semplificato implica un alto livello di fiducia e collaborazione: spesso in contesti aziendali si stabilisce che tutti i partecipanti al piano rispettino le regole (es: solo il coordinatore sposta le card in “Completato”) senza che lo strumento lo imponga. Chiunque, ad esempio, può anche eliminare un’attività – per fortuna Planner chiede conferma – perciò il ruolo di proprietario non ha superpoteri di protezione sui contenuti, ma solo sulla gestione utenti (un proprietario può eliminare l’intero piano o aggiungere/rimuovere membri, cosa che un membro non proprietario non può fare)

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Una squadra di sviluppo software usa la bacheca di Planner per gestire il proprio sprint. Hanno creato i bucket: “Da fare”, “In sviluppo”, “In test”, “Completato”. Ogni richiesta di funzionalità o bug viene creata come scheda sotto “Da fare” con tutti i dettagli. Durante il daily stand-up, aprono la bacheca su un grande schermo: vedono subito quante schede sono in “In sviluppo” e quante in “In test”. Marco, sviluppatore, decide di iniziare a lavorare su un nuovo task: prende con il mouse la scheda “Implementare login SSO” dalla colonna “Da fare” e la trascina in “In sviluppo” – questo in un attimo cambia lo stato dell’attività e assegna implicitamente a lui (o lui può mettere la sua assegnazione). Dopo due giorni, Marco completa il compito e lo trascina in “Completato”. Il team lead può vedere la card in completato e, soddisfatto, la lascia lì finché a fine sprint magari svuoteranno il bucket completato. Un altro esempio: un reparto marketing usa la bacheca come Kanban delle campagne: bucket per “Idee”, “Approvate”, “In esecuzione”, “Concluse”. Tutti i membri del reparto (design, social media, PR) aggiungono liberamente idee come schede in “Idee”. Il direttore marketing trascina alcune schede promettenti nel bucket “Approvate” durante la riunione settimanale, segnalando quali diventeranno progetti concreti. Poi assegna ciascuna di queste a una persona e sposta in “In esecuzione”. Quando una campagna termina, la relativa scheda va in “Concluse”. Questa visualizzazione per colonne permette al team di avere una lavagna virtuale sempre aggiornata, visibile a tutti, dove lo stato di ogni iniziativa è chiaro a colpo d’occhio. È molto simile a lavorare con post-it su una board reale, ma con il vantaggio di essere integrata in 365: ogni scheda può avere documenti allegati (es. il briefing creativo in Word, l’elenco lead in Excel) e conversazioni (nei commenti o via Outlook) allegate, rendendo Planner una base operativa completa per il lavoro di squadra.

Immagine che contiene testo, schermata, Sito Web, software

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è imparare a utilizzare la bacheca “Lavagna” di Microsoft Planner, che consente di visualizzare le attività in colonne (bucket) per una gestione visiva e intuitiva del lavoro. L’utente acquisirà competenze per creare, spostare e modificare attività all’interno dei bucket, assegnare compiti, applicare etichette e monitorare lo stato di avanzamento. Verranno esplorate le interazioni con Teams, Outlook e To Do, i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e casi d’uso aziendali. L’esercizio mira a migliorare la produttività individuale e di team, facilitando la pianificazione e il coordinamento delle attività in modo collaborativo e trasparente.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Accedere alla bacheca “Lavagna” ➡️

1. Vai su https://tasks.office.com 🌐

2. Accedi con il tuo account Microsoft 365 aziendale 🔐

3. Seleziona un piano dal riquadro di spostamento a sinistra 🧭

4. Nella barra superiore, clicca su “Bacheca” 📋

5. Visualizza i bucket (colonne) che rappresentano le fasi del progetto 📦

6. Ogni attività è rappresentata da una scheda con titolo, assegnatario e scadenza 🗂️

7. Clicca su una scheda per aprire i dettagli 📝

8. Trascina la scheda in un altro bucket per cambiarne lo stato 🔄

9. Usa la barra in alto per passare a Grafici o Programmazione 📊

10. Torna alla bacheca cliccando su “Bacheca” 🔙

Gestire le attività nella bacheca ➡️

1. Clicca su “+ Aggiungi attività” in un bucket ➕

2. Inserisci il titolo dell’attività e premi Invio ⌨️

3. Clicca sull’attività per aprire il pannello laterale 📝

4. Assegna l’attività a un membro del piano 👤

5. Imposta una data di scadenza 📅

6. Aggiungi una descrizione dettagliata 🧾

7. Applica etichette colorate per categorizzare 🏷️

8. Carica file o link utili 📎

9. Aggiungi commenti per collaborare con il team 💬

10. Salva e chiudi il pannello ✅

Interazioni con altre app Microsoft 365 ➡️

1. Apri Microsoft Teams e accedi al canale del team 💬

2. Aggiungi una scheda Planner cliccando su “+” ➕

3. Seleziona il piano e visualizza la bacheca direttamente in Teams 📋

4. Modifica attività e commenta senza uscire da Teams ✏️

5. Apri Microsoft To Do per vedere le attività assegnate 📲

6. Le attività di Planner appaiono nella lista “Assegnate a me” 🔄

7. Apri Outlook e vai su Calendario 📅

8. Le attività con scadenza sono visibili come promemoria 📌

9. Ricevi notifiche via email per attività assegnate 📧

10. Tutte le modifiche sono sincronizzate in tempo reale 🔁

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Gestione di un piano di formazione aziendale

Un team HR utilizza la bacheca “Lavagna” per organizzare un piano di formazione. I bucket rappresentano le fasi: “Analisi bisogni”, “Pianificazione corsi”, “Erogazione”, “Valutazione”.

🔹 Organizzazione per fasi

· Comando: “+ Aggiungi bucket”

· Spiegazione: consente di strutturare il piano in modo sequenziale e visivo.

🔹 Gestione delle attività

· Comando: “+ Aggiungi attività”

· Spiegazione: permette di assegnare compiti specifici a ciascun membro del team.

🔹 Monitoraggio avanzamento

· Comando: trascina le attività tra i bucket

· Spiegazione: consente di visualizzare lo stato di ogni attività in tempo reale.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando	Accesso	Funzione
Bacheca	Barra superiore del piano	Visualizza attività in colonne
+ Aggiungi attività	All’interno di un bucket	Crea una nuova attività
+ Aggiungi bucket	In fondo alla bacheca	Crea una nuova colonna
Trascina attività	Scheda attività	Cambia stato o fase
Commenti	Dettagli attività	Comunica con il team
Etichette	Dettagli attività	Categorizza visivamente
Planner in Teams	Canale Teams > “+”	Integra Planner in Teams
To Do	App Microsoft To Do	Visualizza attività assegnate
Outlook	Calendario	Visualizza promemoria attività
Grafici / Programmazione	Barra superiore	Altre visualizzazioni disponibili

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

✅ Visualizzazione chiara e ordinata delle attività

🔄 Aggiornamenti in tempo reale tra membri del team

📊 Monitoraggio visivo dello stato dei progetti

🧭 Navigazione intuitiva tra fasi e compiti

🧩 Personalizzazione con bucket ed etichette

🕒 Risparmio di tempo nella gestione operativa

📅 Pianificazione efficace delle scadenze

🔐 Controllo dei ruoli e delle assegnazioni

📈 Maggiore responsabilizzazione dei membri

🧠 Riduzione del rischio di dimenticanze

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

· Gestione di progetti di comunicazione interna
Organizza le attività in bucket per fase: ideazione, approvazione, pubblicazione, feedback.

· Pianificazione di audit interni
Crea bucket per ogni reparto da auditare e assegna le attività ai responsabili.

· Sviluppo di un nuovo servizio
Struttura le attività in fasi: analisi, progettazione, test, lancio, con assegnazioni chiare.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1. Dove si trova la visualizzazione “Lavagna” in Planner?

2. Come si aggiunge un nuovo bucket?

3. Come si crea una nuova attività in un bucket?

4. Come si assegna un’attività a un membro del team?

5. Come si categorizzano le attività con etichette?

6. Come si sposta un’attività tra i bucket?

7. Come si integra la bacheca in Teams?

8. Come si visualizzano le attività in To Do?

9. Come si ricevono notifiche per le attività?

10. Quali vantaggi offre la visualizzazione in colonne?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare la bacheca “Lavagna” di Microsoft Planner per organizzare, assegnare e monitorare le attività in colonne (bucket). Hai esplorato i passaggi per creare bucket, aggiungere attività, assegnarle ai membri e categorizzarle con etichette. Hai visto come interagire con Teams, To Do e Outlook per una gestione integrata. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare questa funzionalità in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

7. Visualizzazioni delle attività nei grafici

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

La visualizzazione Grafici in Microsoft Planner fornisce una panoramica visiva dello stato di avanzamento del piano attraverso vari grafici e metriche aggregate. È accessibile tramite la scheda “Grafici” (Charts) nella barra superiore del piano. In questa schermata, generalmente si trovano: un grafico a torta che mostra la suddivisione delle attività per stato (quanto lavoro è Non iniziato, In corso o Completato in percentuale e numero) e uno o più grafici a barre che visualizzano, ad esempio, il numero di attività per ogni bucket oppure per ogni membro assegnatario. Inoltre vengono spesso evidenziati i numeri di attività in scadenza o in ritardo (late) con indicatori in rosso per attirare l’attenzione. I grafici di Planner sono interattivi in modo semplice: cliccando su una sezione del grafico, la lista delle attività a fianco filtra di conseguenza (ad es. cliccando sulla fetta “In ritardo” verranno elencate solo le attività scadute). Complessivamente, la vista “Grafici” permette al team di rispondere rapidamente a domande come “quante attività sono completate?”, “chi ha più carico di lavoro?”, “abbiamo compiti rimasti bloccati in un certo bucket?”. È un mini-dashboard di progetto integrato. Non è un Gantt né uno strumento avanzato di business intelligence, ma per la maggior parte dei piccoli/medi progetti offre sufficiente insight. Ad esempio, se vedo nel grafico a barre “Per membro” che un collega ha 10 attività assegnate e un altro ne ha 2, potrei considerare di riequilibrare il carico. O se il grafico a torta mostra un grosso segmento ancora “Non iniziato” vicino alla scadenza del progetto, suonerà un campanello d’allarme. Questa vista aiuta quindi a monitorare lo stato in maniera sintetica e visiva, senza dover leggere ogni singola attività.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

La funzionalità Grafici agisce sui dati interni a Planner e non si integra direttamente con altri servizi in tempo reale (non è per esempio Power BI, che è uno strumento distinto). Tuttavia, c’è un legame indiretto importante: se l’utente ha bisogno di grafici più avanzati o di creare report personalizzati, Planner consente di esportare il piano in Excel e poi eventualmente usare Pivot di Excel o Power BI su quei dati. Una volta in Excel, l’utente può costruire grafici complessi e persino combinare dati di più piani. Inoltre, Microsoft 365 offre la Integrazione con Power BI (connettori specifici o esportazione), per cui un project manager potrebbe decidere di usare i dati di Planner come input per un dashboard Power BI aziendale, superando i grafici base di Planner. Un’altra integrazione: la presenza della vista Chart all’interno di Teams (nei tab Planner in Teams) consente al team di vedere i progressi direttamente durante le riunioni, senza aprire un browser separato. Non c’è un meccanismo per portare questi grafici in un report di Word o ppt in automatico, ma uno screenshot può essere usato nelle presentazioni di stato. Dal lato notifiche, nessuna integrazione specifica: i grafici si aggiornano automaticamente man mano che le attività in Planner cambiano stato; se uno volesse un avviso se “X% delle attività è in ritardo”, dovrebbe attualmente farlo manualmente o con un flusso Power Automate che conta le attività (non c’è un allarme nativo basato sul grafico). In breve, i Grafici di Planner sono self-contained ma esportabili: si sposano bene con Excel/PowerPoint per creare reportistica manuale e con Power BI per automazioni più avanzate.

c) RUOLI COINVOLTI

Tutti i membri del piano (proprietari, membri interni, guest) possono vedere la vista Grafici. Non c’è alcuna restrizione: trattandosi di dati aggregati delle attività, e dato che ogni membro può comunque vedere tutte le attività singole (non c’è concetto di nascondere task in Planner), i grafici non rivelano nulla di riservato al di fuori del piano. Proprietari e membri interni vedono gli stessi identici grafici. Utenti guest anch’essi possono accedere alla vista Grafici e dovrebbero vedere i medesimi grafici (includendo anche eventualmente le attività assegnate a utenti interni). Questo perché i guest, una volta dentro un piano, sono considerati membri del gruppo (con l’unica differenza su certe azioni come detto). Non vi sono ruoli di “visitatore” per i quali mostrare solo alcuni dati, quindi tutti i presenti nel piano hanno piena visibilità dello stato. Un proprietario non può nascondere o personalizzare i grafici per altri – la visualizzazione è standard per tutti. Dal lato amministratore di Microsoft 365: non c’è possibilità di disattivare la scheda Grafici per un piano o simili, è parte integrante dell’app licenziata. È interessante notare che nessuno al di fuori dei membri del piano può vedere questi grafici (es: un dirigente che non fa parte del gruppo progetto non può aprire Planner e guardare i grafici di quel progetto, a meno di aggiungersi come membro). Quindi la circolazione delle informazioni via grafici è legata all’appartenenza al piano.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Prendiamo un team di progetto che si riunisce settimanalmente per un aggiornamento dello stato. Invece di riportare numeri a voce, durante la riunione il project manager apre la scheda Grafici del piano su un monitor. Subito appare un grafico a torta dove il 50% delle attività è completato (verde) e un 40% è in corso (blu) e un 10% non iniziato (grigio). Questo dà immediatamente al team la percezione che sono a metà strada nelle consegne. Accanto, vede un grafico a barre per assegnatario: tutti i membri hanno 5-6 task a testa, tranne Giorgio che ne ha 12. Evidentemente Giorgio è sovraccarico. La PM chiede: “Possiamo redistribuire alcune attività di Giorgio?” – e magari due attività vengono riassegnate seduta stante a altri due colleghi (operazione che poi farà cambiare di conseguenza il grafico). Inoltre, nota che la sezione rossa “In ritardo” è presente: cliccando, appare la lista e scoprono che due attività cruciali sono scadute ieri. Subito decidono un’azione correttiva. In un contesto diverso, pensiamo a un responsabile servizio clienti che usa Planner per monitorare issue aperte. Ogni issue è un’attività in Planner con priorità e assegnatario. Ogni mattina, apre la vista Grafici del piano “Segnalazioni Clienti”: vede dal grafico a barre che ci sono 3 ticket di priorità “Urgente” (barra rossa alta) e 10 “Media” (barra gialla). Contatta subito i tecnici sui 3 urgenti. Guarda anche il grafico per stato: se c’è troppo “Non iniziato”, richiama all’ordine il team. Questi scenari mostrano come la vista Grafici di Planner permette a figure chiave di comprendere lo stato del lavoro a colpo d’occhio e di condurre meeting o prendere decisioni basate su dati in tempo reale, senza dover preparare manualmente report numerici. In altre parole, funge da cruscotto di progetto integrato per la rapida valutazione dell’avanzamento.

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Icona del computer

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è imparare a utilizzare la visualizzazione grafica delle attività in Microsoft Planner per monitorare lo stato di avanzamento dei progetti in modo visivo e immediato. L’utente acquisirà competenze per interpretare i grafici relativi alle attività completate, in corso e non iniziate, visualizzare il carico di lavoro per membro del team e identificare eventuali ritardi. Verranno esplorate le interazioni con Teams e Outlook, i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e casi d’uso aziendali. L’esercizio è pensato per migliorare la capacità di analisi e gestione operativa, facilitando la presa di decisioni e la distribuzione delle risorse.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Accedere alla visualizzazione grafica ➡️

1. Vai su https://tasks.office.com 🌐

2. Accedi con il tuo account Microsoft 365 aziendale 🔐

3. Seleziona un piano dal riquadro di spostamento a sinistra 🧭

4. Nella barra superiore, clicca su “Grafici” 📊

5. Visualizza il grafico a torta con lo stato delle attività (non iniziate, in corso, completate) 🥧

6. Osserva il grafico a barre con il carico di lavoro per membro del team 📈

7. Clicca su una sezione del grafico per filtrare le attività corrispondenti 🔍

8. Passa il mouse su ogni barra per vedere il numero di attività assegnate 👁️

9. Clicca su un nome per visualizzare le attività assegnate a quel membro 👤

10. Torna alla bacheca cliccando su “Bacheca” 🔙

Analizzare e gestire le attività dai grafici ➡️

1. Identifica le attività in ritardo nel grafico a torta ⏳

2. Clicca su una sezione per aprire l’elenco delle attività corrispondenti 📋

3. Apri l’attività cliccando sulla scheda 📝

4. Aggiorna lo stato (es. da “in corso” a “completata”) ✅

5. Aggiungi commenti per segnalare problemi o aggiornamenti 💬

6. Riassegna l’attività se necessario cliccando su “Assegna a” 🔄

7. Modifica la scadenza cliccando sul calendario 📅

8. Applica etichette per facilitare la categorizzazione 🏷️

9. Carica file o link utili per completare l’attività 📎

10. Salva e chiudi il pannello per tornare ai grafici 💾

Interazioni con altre app Microsoft 365 ➡️

1. Apri Microsoft Teams e accedi al canale del team 💬

2. Aggiungi una scheda Planner cliccando su “+” ➕

3. Seleziona il piano e clicca su “Grafici” nella scheda Planner 📊

4. Visualizza lo stato delle attività direttamente in Teams 👁️

5. Apri Outlook e vai su Calendario 📅

6. Le attività con scadenza sono visibili come promemoria 📌

7. Apri Microsoft To Do per vedere le attività assegnate 📲

8. Le attività di Planner appaiono nella lista “Assegnate a me” 🔄

9. Ricevi notifiche via email per attività in scadenza 📧

10. Tutte le modifiche sono sincronizzate in tempo reale 🔁

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Monitoraggio di un piano di sviluppo software

Un team IT utilizza la visualizzazione grafica per monitorare lo stato delle attività di sviluppo. I grafici aiutano a identificare ritardi, sovraccarichi e progressi.

🔹 Controllo dello stato delle attività

· Comando: “Grafici” → visualizza torta e barre

· Spiegazione: consente di avere una panoramica immediata del progetto.

🔹 Analisi del carico di lavoro

· Comando: clic su barra membro → visualizza attività assegnate

· Spiegazione: permette di riequilibrare le assegnazioni tra i membri.

🔹 Aggiornamento operativo

· Comando: clic su attività → modifica stato e commenti

· Spiegazione: facilita la comunicazione e il coordinamento tra reparti.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando	Accesso	Funzione
Grafici	Barra superiore del piano	Visualizza stato e carico di lavoro
Clic su sezione grafico	Grafico a torta o barre	Filtra attività per stato o assegnatario
Commenti	Dettagli attività	Comunica con il team
Etichette	Dettagli attività	Categorizza visivamente
Modifica scadenza	Calendario attività	Aggiorna la data
Planner in Teams	Canale Teams > “+”	Integra Planner in Teams
To Do	App Microsoft To Do	Visualizza attività assegnate
Outlook	Calendario	Visualizza promemoria attività
Assegna a	Dettagli attività	Cambia assegnatario
Bacheca	Barra superiore	Torna alla visualizzazione a colonne

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

✅ Monitoraggio visivo dello stato delle attività

📊 Analisi immediata del carico di lavoro per membro

🔄 Aggiornamenti in tempo reale tra app Microsoft 365

🧭 Navigazione intuitiva tra visualizzazioni

🧩 Personalizzazione con etichette e filtri

🕒 Identificazione rapida di ritardi e criticità

📅 Pianificazione efficace delle scadenze

🔐 Controllo dei ruoli e delle assegnazioni

📈 Supporto alle decisioni operative

🧠 Riduzione del rischio di sovraccarico

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

· Controllo avanzamento progetti marketing
Usa i grafici per monitorare lo stato delle campagne e riequilibrare il carico tra i creativi.

· Gestione team di assistenza clienti
Visualizza il numero di ticket assegnati per operatore e identifica chi ha bisogno di supporto.

· Supervisione attività HR
Controlla lo stato delle attività di onboarding e formazione per nuovi dipendenti.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1. Dove si trova la visualizzazione “Grafici” in Planner?

2. Come si interpreta il grafico a torta?

3. Come si visualizza il carico di lavoro per membro?

4. Come si filtrano le attività dai grafici?

5. Come si aggiorna lo stato di un’attività?

6. Come si integra la visualizzazione grafica in Teams?

7. Come si visualizzano le attività in To Do?

8. Come si ricevono notifiche per le attività?

9. Quali ruoli possono modificare le attività?

10. Quali vantaggi offre la visualizzazione grafica?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare la visualizzazione grafica di Microsoft Planner per monitorare lo stato delle attività e il carico di lavoro del team. Hai esplorato i passaggi per accedere ai grafici, interpretare i dati, aggiornare le attività e interagire con altre app Microsoft 365. Hai compreso i ruoli coinvolti e come questa funzionalità migliora la produttività e la gestione operativa. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare questa funzione in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

8. Visualizzazioni delle attività nel Calendario (Schedule)

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

La visualizzazione Calendario (in inglese Schedule view) mostra le attività di un piano disposte su un calendario, in base alle date di inizio e scadenza. Nel layout, generalmente appare un calendario mensile (con possibilità di passare alla vista settimanale), dove ciascun giorno può contenere dei riquadri che rappresentano le attività in scadenza in quella data. Le attività vengono visualizzate come “eventi” sul calendario con il loro titolo, e spesso codificate per colore secondo il bucket o la priorità. Se un’attività ha una data di inizio e una di fine, nel calendario essa viene visualizzata come un barra estesa dal giorno di inizio a quello di fine, analogamente a come compaiono gli eventi estesi su più giorni in Outlook. Le attività senza data di scadenza non compaiono nel calendario (possono essere elencate a parte come “Senza data”). Questa vista consente di cogliere le scadenze e la distribuzione temporale del lavoro: è facile vedere se certe date hanno troppe consegne concentrate o se ci sono periodi scarichi. Nella parte superiore, l’utente può navigare tra i mesi o selezionare la vista Settimana per vedere più in dettaglio. Spesso Planner evidenzia l’oggi in questa vista e segna in rosso i task in ritardo. La Schedule view è particolarmente utile per fare planning: il project manager può guardare il mese corrente e il prossimo e vedere ad esempio che verso fine mese ci sono 5 attività critiche che convergono lo stesso giorno – potrà decidere di spostare alcune date per bilanciare il carico (aprendo le schede e modificando la scadenza). Dal calendario è anche possibile creare nuove attività: cliccando in una cella (cioè su una data) è possibile aggiungere un’attività con quella scadenza preimpostata. In definitiva, la vista Calendario di Planner offre una prospettiva temporale complementare alla bacheca: dove la bacheca mostra stati e categorie, il calendario mostra quando le attività devono accadere o essere completate. Non è un Gantt (non mostra dipendenze né lunghezze relative in modo sofisticato), ma dà un’idea sequenziale e temporale del piano.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

La visualizzazione calendario di Planner è strettamente integrata con Outlook attraverso una funzionalità di pubblicazione su iCalendar. In ogni piano, un proprietario può scegliere l’opzione “Aggiungi piano al calendario di Outlook”, che genera un feed iCalendar pubblico delle attività del piano. Una volta pubblicato, qualsiasi membro può sottoscrivere questo calendario in Outlook (viene fornito un link univoco). In pratica, ciò fa sì che le attività di Planner appaiano nel calendario di Outlook dell’utente come eventi (tipicamente come un calendario separato che può essere sovrapposto al proprio). Ad esempio, se una task “Presentazione finale” scade il 30 luglio, una volta sottoscritto il feed, il 30 luglio nel calendario Outlook comparirà un evento denominato “Presentazione finale” su un calendario Planner. L’utente può cliccarlo per vedere i dettagli dell’attività e anche un link che lo riporta alla scheda di Planner. Questo consente di vedere gli impegni di progetto accanto ai propri appuntamenti di Outlook, migliorando la pianificazione personale del tempo. Allo stesso modo, nella vista Attività personali di Planner, esiste un feed iCal dedicato per le attività assegnate a me, cosicché un utente può vedere tutte le sue scadenze di task su Outlook anche se provengono da piani diversi. L’integrazione con Outlook è controllata dal fatto che solo i proprietari possono attivare la pubblicazione (per evitare che chiunque diffonda il link del piano). Una volta attivato, però, il link iCal è condivisibile: chiunque lo possiede potrebbe vedere le scadenze, anche esterni, quindi va distribuito con attenzione. L’amministratore di 365 ha la possibilità di disabilitare la funzionalità di pubblicazione calendario per Planner a livello organizzativo, se la sicurezza lo richiede. Oltre a Outlook, qualsiasi applicazione che supporti iCalendar (ad esempio Google Calendar) potrebbe teoricamente sottoscrivere il feed, rendendo le scadenze di Planner visibili anche fuori dall’ecosistema Microsoft se necessario (sempre che la condivisione sia abilitata e voluta). Un’altra interazione utile: i Gruppi Microsoft 365 hanno un proprio calendario (visibile in Outlook) – quando si pubblica il piano su iCal, non lo integra direttamente nel calendario del gruppo (è un feed separato, ecco perché bisogna aggiungerlo manualmente), tuttavia gli utenti spesso combinano le due cose per visibilità. In Teams, la vista calendario di Planner non è nativamente mostrata (Teams mostra solo la bacheca e i grafici al momento), ma un utente in Teams può aprire il piano nel browser per accedervi. In sintesi, l’integrazione più significativa è con Outlook via iCalendar, che rende il calendario di Planner non un’isola ma parte del sistema di calendaring personale e aziendale.

c) RUOLI COINVOLTI

La pubblicazione su calendario Outlook come detto è limitata ai Proprietari del piano: se un membro non proprietario apre il menu per aggiungere al calendario e non vede l’opzione, deve chiedere a un proprietario di abilitare la cosa (c’è infatti un passaggio “Pubblica, condividi con chiunque” che solo il proprietario può fare). Una volta attivato, però, tutti i membri (anche i guest) possono utilizzare il link iCal per sottoscrivere il calendario in Outlook e quindi vedere le attività su calendario personale. I guest esterni in particolare possono trarre vantaggio dal feed se lo usano in Outlook o un’app compatibile, ma bisogna ricordare che il link iCal è pubblico: un guest potrebbe girarlo fuori (per questo appare l’avviso di sicurezza a non condividerlo con non autorizzati). Nel contesto dell’app Planner stessa, la vista Calendario è disponibile a tutti i membri del piano, indipendentemente dal ruolo, e tutti possono modificare date trascinando attività sul calendario (sì, uno può anche spostare con drag & drop un’attività da un giorno a un altro sul calendario Planner per cambiarne rapidamente la scadenza). Come per la bacheca, non c’è vincolo: qualsiasi membro può cambiare la data a qualsiasi task, riflettendo la filosofia di pari permessi. Non c’è un ruolo che “approva il calendario”: la fiducia è che i membri cooperino nel rispetto del piano. Da notare che la pubblicazione iCal non distingue ruoli: se abilitata, un qualsiasi utente con il link (anche non membro) potrebbe visualizzarlo, quindi la sicurezza qui si affida a chi possiede il link (non collegato a ruoli, è un feed pubblico non autenticato). Un amministratore può decidere di disattivare a livello di tenant la funzionalità iCal per evitare fughe di informazioni tramite il calendario, ma in tal caso nessuno potrà pubblicare iCal dai piani. Per il resto, i ruoli interni non subiscono differenze nella vista calendario all’interno di Planner.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Un esempio pratico: un team di design pianifica una serie di attività con scadenze precise (revisione bozzetti, presentazione al cliente, consegna materiale definitivo). Usando la vista Calendario di Planner, il team lead può trascinare le attività sul calendario del mese per assicurarsi che siano ben distribuite (ad esempio, evita di avere tutte le consegne di vari progetti lo stesso giorno). Notano magari che la “Consegna brochure Cliente A” e “Consegna catalogo Cliente B” cadono entrambe di venerdì 28: decidono di spostarne una al lunedì seguente trascinando la scheda al 1° del mese successivo. In questo modo il calendario di Planner viene usato come strumento di schedule planning vero e proprio. Un altro scenario: una responsabile vendite partecipa a più piani Planner (marketing, sviluppo prodotto) e vuole tenere traccia delle milestone di progetto perché influiscono sulle attività commerciali. Non potendo controllare manualmente ogni piano, chiede ai proprietari di quei piani di attivare la pubblicazione su Outlook. Ora la responsabile ha nel suo Outlook i calendari “Piano Marketing” e “Piano Sviluppo” sovrapposti al suo calendario di lavoro. Vede che il 15 del mese c’è l’attività “Lancio campagna X” e quindi sa che da quel giorno dovrà aspettarsi contatti generati dalla campagna. Vede anche che il progetto sviluppo ha uno “Sprint demo” il 20, quindi programmerà di partecipare. Questo esempio mostra come integrando Planner con Outlook via calendario, le attività di progetto diventano visibili nel calendario aziendale, migliorando la coordinazione interfunzionale. Un ultimo esempio: un team di progetto Agile sincronizza il proprio sprint di 2 settimane col calendario: pubblicano il feed e tutti i membri sottoscrivono. Così sul calendario personale di ciascuno appaiono le scadenze dell’sprint (es: fine sprint, retrospettiva, ecc. se inserite come attività in Planner). Questo li aiuta a non perdere di vista le deadline durante il lavoro quotidiano. In conclusione, la vista Calendario di Planner e la sua integrazione con Outlook rendono più facile per i team aziendali collegare le attività ai tempi e per gli individui gestire il tempo avendo in un unico luogo sia meeting/appuntamenti sia scadenze di attività.

Immagine che contiene testo, schermata, software, Pagina Web

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è imparare a utilizzare la visualizzazione “Programmazione” (Schedule) di Microsoft Planner per pianificare e monitorare le attività su base temporale. L’utente acquisirà competenze per visualizzare le attività su calendario settimanale o mensile, modificarne la scadenza, assegnarle e organizzarle in modo efficiente. Verranno esplorate le interazioni con Outlook, Teams e To Do, i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e casi d’uso aziendali. L’esercizio è pensato per migliorare la gestione del tempo, la distribuzione delle risorse e la visibilità delle scadenze, favorendo una pianificazione più strategica e collaborativa.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Accedere alla visualizzazione “Programmazione” ➡️

1. Vai su https://tasks.office.com 🌐

2. Accedi con il tuo account Microsoft 365 aziendale 🔐

3. Seleziona un piano dal riquadro di spostamento a sinistra 🧭

4. Nella barra superiore, clicca su “Programmazione” 📅

5. Visualizza il calendario mensile con le attività pianificate 🗓️

6. Clicca su “Settimana” per passare alla vista settimanale 📆

7. Passa il mouse su un’attività per visualizzare i dettagli 👁️

8. Clicca sull’attività per aprire il pannello laterale 📝

9. Trascina l’attività su un’altra data per modificarne la scadenza 🔄

10. Torna alla bacheca cliccando su “Bacheca” 🔙

Gestire le attività nel calendario ➡️

1. Clicca su “+ Aggiungi attività” in alto a sinistra ➕

2. Inserisci il titolo e premi Invio ⌨️

3. Clicca sull’attività per aprire i dettagli 📝

4. Assegna l’attività a un membro del piano 👤

5. Imposta la data di scadenza cliccando sul calendario 📅

6. Aggiungi una descrizione dettagliata 🧾

7. Applica etichette per categorizzare 🏷️

8. Carica file o link utili 📎

9. Aggiungi commenti per collaborare con il team 💬

10. Salva e chiudi il pannello ✅

Interazioni con altre app Microsoft 365 ➡️

1. Apri Microsoft Teams e accedi al canale del team 💬

2. Aggiungi una scheda Planner cliccando su “+” ➕

3. Seleziona il piano e clicca su “Programmazione” nella scheda 📅

4. Visualizza e modifica le attività direttamente in Teams ✏️

5. Apri Outlook e vai su Calendario 📆

6. Clicca su “Aggiungi calendario” > “Da Internet” 🌐

7. Incolla il link iCal del piano Planner 🔗

8. Le attività con scadenza appariranno nel calendario 📌

9. Apri Microsoft To Do per vedere le attività assegnate 📲

10. Tutte le modifiche sono sincronizzate in tempo reale 🔁

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Pianificazione di una campagna di comunicazione

Un team marketing utilizza la visualizzazione “Programmazione” per pianificare le attività di una campagna. Ogni attività ha una scadenza precisa e deve essere coordinata con altri reparti.

🔹 Visualizzazione temporale delle attività

· Comando: “Programmazione” → vista mensile o settimanale

· Spiegazione: consente di distribuire le attività nel tempo in modo equilibrato.

🔹 Modifica delle scadenze

· Comando: trascina l’attività su un’altra data

· Spiegazione: permette di adattare la pianificazione in base alle priorità.

🔹 Integrazione con Outlook

· Comando: “Aggiungi calendario” > “Da Internet”

· Spiegazione: consente di visualizzare le attività anche nel calendario personale.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando	Accesso	Funzione
Programmazione	Barra superiore del piano	Visualizza attività su calendario
+ Aggiungi attività	In alto a sinistra	Crea una nuova attività
Trascina attività	Calendario	Modifica la scadenza
Commenti	Dettagli attività	Comunica con il team
Etichette	Dettagli attività	Categorizza visivamente
Planner in Teams	Canale Teams > “+”	Integra Planner in Teams
To Do	App Microsoft To Do	Visualizza attività assegnate
Outlook	Calendario > Aggiungi calendario	Sincronizza attività
Assegna a	Dettagli attività	Cambia assegnatario
Bacheca	Barra superiore	Torna alla visualizzazione a colonne

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

✅ Pianificazione visiva delle attività

📅 Gestione efficace delle scadenze

🔄 Modifica rapida delle date con drag & drop

🧭 Navigazione intuitiva tra vista settimanale e mensile

🧩 Integrazione con Outlook e Teams

🕒 Migliore distribuzione del carico di lavoro

📈 Maggiore visibilità per il team

🔔 Notifiche automatiche per attività in scadenza

🔐 Controllo dei ruoli e delle assegnazioni

🧠 Riduzione del rischio di sovrapposizioni

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

· Pianificazione editoriale
Visualizza le date di pubblicazione dei contenuti e coordina il lavoro tra copywriter e grafici.

· Gestione eventi aziendali
Organizza le attività logistiche e comunicative in base al calendario dell’evento.

· Controllo attività di onboarding
Pianifica le attività per i nuovi assunti in base al loro calendario di inserimento.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1. Dove si trova la visualizzazione “Programmazione” in Planner?

2. Come si passa dalla vista mensile a quella settimanale?

3. Come si modifica la scadenza di un’attività nel calendario?

4. Come si aggiunge una nuova attività da questa vista?

5. Come si integra il calendario di Planner in Outlook?

6. Come si visualizzano le attività in To Do?

7. Come si assegna un’attività a un membro del team?

8. Come si categorizzano le attività con etichette?

9. Come si ricevono notifiche per le attività?

10. Quali vantaggi offre la visualizzazione “Programmazione”?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare la visualizzazione “Programmazione” di Microsoft Planner per pianificare e monitorare le attività su calendario. Hai esplorato i passaggi per accedere alla vista settimanale o mensile, creare e modificare attività, assegnarle e categorizzarle. Hai visto come interagire con Teams, Outlook e To Do per una gestione integrata. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare questa funzionalità in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

9. Aggiunta di membri al piano

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, logo

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

Aggiungere membri a un piano significa invitare altre persone a partecipare al progetto e avere accesso alle attività. L’interfaccia di Planner rende semplice questa operazione: nella parte superiore del piano, di solito vicino al nome, compare un’icona a forma di persona+ o un pulsante “Membri”. Cliccando su “Membri” (o sull’icona con l’elenco dei membri attuali), si apre un campo che permette di digitare il nome o l’indirizzo email della persona da aggiungere. Planner cercherà nel directory aziendale il nome inserito e lo propone, dopodiché basta selezionarlo. Quando si aggiunge un membro, quella persona riceverà una notifica email automatica che la informa di essere stata aggiunta al piano. Da quel momento, quella persona diventa membro anche del gruppo Microsoft 365 associato al piano e avrà gli stessi diritti operativi sul contenuto del piano (attività) degli altri membri. La UI di Planner aggiorna immediatamente la lista dei membri visibile (spesso mostrata come una serie di avatar/iniziali in alto). Se il piano è privato, solo i membri elencati possono vedere il piano; se è pubblico, aggiungere un membro gli invia la notifica e il piano comparirà nel suo Planner, ma tecnicamente quella persona poteva già vedere il piano anche prima (in quanto pubblico) finché rimaneva pubblico. La funzionalità include anche la possibilità di rimuovere membri: tipicamente cliccando di nuovo sull’elenco membri, e magari sui “…” accanto a un nome appare “Rimuovi”. Così si può togliere qualcuno dal piano (che comporta rimuoverlo dal gruppo). Una limitazione importante: non si può rimuovere l’unico proprietario del piano direttamente da Planner – se la persona che ha creato il piano è ancora l’unico proprietario, Planner impedisce di rimuoverla, richiedendo prima di nominare un altro proprietario. Per nominare un altro proprietario, attualmente occorre agire dall’interfaccia di gestione del gruppo (ad esempio via Outlook o Azure AD) perché Planner di per sé aggiunge tutti come membri semplici. In sintesi, Planner consente di aggiungere membri facilmente, ma la gestione fine di ruoli di gruppo (promuovere a proprietario, demuovere) è delegata ad altri strumenti. Va notato che è possibile aggiungere anche ospiti esterni (persone con email esterna all’organizzazione): se l’amministrazione lo consente, quando si digita un indirizzo esterno Planner lo riconosce come “Invita guest” e aggiunge quell’indirizzo come utente guest al gruppo, avviando la procedura di guest access (invio mail di benvenuto con link di accesso, etc.). Questo è estremamente utile per collaborare con partner, fornitori o clienti sul piano

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

L’aggiunta di un membro in Planner è direttamente legata ai Microsoft 365 Groups: quando aggiungi una persona su Planner, dietro le quinte stai aggiungendo quella persona come membro del gruppo di O365 collegato. Ciò comporta che la persona otterrà accesso non solo al piano di Planner, ma anche a tutte le risorse di gruppo: verrà aggiunta alla lista di distribuzione email del gruppo (quindi riceverà eventuali email di conversazione in Outlook), avrà accesso alla SharePoint del gruppo (file del piano), al blocco OneNote e così via. Quindi questa singola azione “Aggiungi membro” ha effetti multipli: in Outlook quell’utente ora vedrà il gruppo nella sezione “Gruppi” e potrà partecipare alle conversazioni; in SharePoint potrà navigare nel sito e modificare i documenti; se il gruppo è connesso a Teams, quell’utente viene aggiunto automaticamente al team in Teams, acquisendo accesso ai canali e chat. Questa interconnessione è fondamentale: Planner non ha un proprio database separato di utenti, si appoggia ai gruppi di M365 per la membership. Inoltre, come accennato, se la persona aggiunta è esterna, entra nel sistema di Guest access: riceve una mail di benvenuto al gruppo e deve accettare l’invito creando eventualmente un account guest. Tutto questo avviene attraverso le infrastrutture Azure AD/Outlook Groups, non è specifico di Planner, ma Planner lo innesca. Un’altra interazione: per promuovere un membro a proprietario o cambiare ruoli, Planner rimanda a Outlook – come da guida, bisogna aprire Outlook (web) e modificare le impostazioni del gruppo, perché solo lì si può definire chi è proprietario. Ciò evidenzia come l’esperienza utente transita su Outlook per certe operazioni avanzate. Infine, se un utente viene rimosso su Planner, in realtà viene rimosso dal gruppo – quell’utente perderà accesso anche a Teams e SharePoint associati. All’opposto, se qualcuno aggiunge un membro al gruppo via Outlook/Teams, quell’utente comparirà automaticamente tra i membri del piano in Planner. Quindi, si può aggiungere gente a un piano anche fuori da Planner e l’effetto è lo stesso (per esempio, un amministratore IT potrebbe aggiungere membri al gruppo via Azure AD e queste persone ritroveranno il piano nel loro Planner). Questo interscambio evidenzia che la funzionalità di aggiunta membri di Planner è semplicemente un’interfaccia per gestire la membership del gruppo M365 sottostante.

c) RUOLI COINVOLTI

In Planner, la possibilità di aggiungere nuovi membri dipende dallo stato del piano (pubblico o privato) e dal ruolo dell’utente che vuole aggiungere: per un piano privato: solo i proprietari del gruppo possono aggiungere altri membri. Ciò significa che, sebbene nell’UI di Planner qualunque membro potrebbe tentare di aggiungere una persona, la richiesta verrà rifiutata a chi non è proprietario. In pratica, un membro normale di un piano privato deve chiedere a un proprietario di effettuare l’aggiunta (o l’amministratore può cambiare i permessi del gruppo per permettere ai membri di invitare altri, ma per default solo proprietari).

· Per un piano pubblico: dal momento che i piani pubblici sono visibili internamente, potenzialmente qualsiasi membro esistente del gruppo può invitare altri (anche se in molti contesti pratici chiunque nell’organizzazione può semplicemente unirsi da solo). In base alla documentazione, i “proprietari e membri non guest” possono aggiungere membri a un piano pubblico. Questo implica che, se il piano è aperto, i membri attuali possono usare la funzione di aggiunta e l’utente invitato verrà aggiunto senza problemi. Inoltre, chiunque nell’org può trovare il piano e cliccare “Partecipa” autonomamente, il che li aggiunge come membro automaticamente (per i gruppi pubblici non serve approvazione).

· Guest esterni non possono aggiungere altri membri (guest o interni). Un guest è sempre limitato: non ha potere di espandere la membership del gruppo.

· Un amministratore globale può aggiungere (o rimuovere) membri fuori dall’interfaccia di Planner, come già detto, usando strumenti amministrativi, anche senza essere parte del piano.

Sul fronte dei ruoli all’interno del piano:

· Quando un utente crea un piano, diventa il proprietario. Se quell’utente aggiunge altre persone tramite Planner, queste vengono aggiunte come membri normali (non proprietari). Planner non fornisce un’opzione per farli proprietari; ciò va fatto altrove (Outlook/Azure).

· Per rimuovere un membro, serve che chi compie l’azione sia proprietario, altrimenti non vedrà l’opzione di rimozione. I proprietari possono rimuovere altri membri; se si tenta di rimuovere l’unico proprietario residuo, come detto, non è consentito finché non se ne nomina un altro.

· Visitatore in Planner non esiste, ma se consideriamo scenario piano pubblico, un “visitatore” sarebbe qualcuno che vede il piano senza unirsi: in realtà quell’utente non vede i dettagli finché non preme “Unisciti al piano” (che lo rende membro). Dunque o si è dentro o fuori, non ci sono consultazioni passive.

· Amministratore di Microsoft 365 può abilitare o disabilitare la Guest access a livello di tenant. Se guest access è disattivato a livello gruppi, anche se provi ad aggiungere un email esterna, Planner restituirà errore perché non può creare guest nel gruppo. L’admin può anche modificare l’impostazione di default che i membri possano o meno invitare guest ai gruppi (questo rifletterebbe la possibilità di invitare guest in un piano pubblico ad esempio).

Riassumendo: in un piano privato, solo i proprietari aggiungono (per controllo); in un piano pubblico, tutti i membri interni possono aggiungere altri internamente e anche gente esterna se permesso dal tenant; i guest stessi non possono mai aggiungere altri; proprietari vs membri differiscono sul poter aggiungere in privato (in pubblico no, entrambi possono), e sul rimuovere; la promozione a proprietario deve essere fatta fuori (ma è tipicamente ruolo del proprietario esistente farlo via Outlook).

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Consideriamo il progetto di sviluppo “Apollo” di prima: il PM che l’ha creato (proprietario) inizia ad aggiungere i collaboratori. Clicca “Membri”, digita “Alessio” e seleziona Alessio Bianchi dall’elenco: Alessio riceve subito un’email: “Sei stato aggiunto al piano Progetto Apollo”. Ora Alessio aprendo Planner vede comparire “Progetto Apollo” tra i suoi piani. Il PM aggiunge anche Giulia e Martina nello stesso modo. Successivamente, decidono che serve coinvolgere un consulente esterno, lucas@example.com. Il PM digita l’indirizzo email e Planner lo riconosce come esterno – chiede conferma di invito come ospite. Dopo conferma, Lucas riceve una mail di invito a unirsi al gruppo: seguendo il link, crea il suo account guest e da quel momento può accedere al piano (Lucas appare tra i membri del piano con l’etichetta “guest”). Durante il progetto, Giulia (membro) vuole aggiungere un collega, ma il piano è privato e Giulia non è proprietaria: se prova, non le è permesso. Quindi chiede al PM (proprietario) di aggiungere il collega. Questo mantiene controllo su chi entra. A metà progetto, Alessio viene assegnato come co-lead e dunque il PM decide di farlo proprietario anche sul gruppo: apre Outlook, cerca il gruppo “Progetto Apollo”, e nelle impostazioni lo promuove a proprietario. Da quel momento Alessio potrebbe aggiungere/rimuovere membri come il PM. Più tardi, quando il progetto finisce, Martina lascia l’azienda: un amministratore IT rimuove Martina dal gruppo aziendale, il che automaticamente la rimuove anche dal piano (Planner recepisce la modifica). Nel frattempo, Lucas (ospite) avendo terminato la consulenza, si elimina dal piano usando l’opzione “Abbandona piano” (vedi punto 10) o viene rimosso dal PM tramite la lista membri. Tutto questo flusso illustra come aggiungere membri su Planner sia rapido e come includa notifiche immediate agli interessati. Un altro esempio: un team marketing crea un piano per una campagna e lo rende pubblico perché vuole che tutta l’azienda possa vedere e contribuire con idee. Il piano appare nei risultati se qualcuno cerca il nome; una persona del reparto vendite trova interessante la campagna e clicca “Unisciti al piano” (join) – ora quella persona compare tra i membri senza nemmeno dover essere invitata formalmente, per via della natura pubblica. Questo mostra la differenza: in un contesto open, i piani pubblici permettono una collaborazione più spontanea dentro l’azienda. In sintesi, la gestione dei membri su Planner consente ai team di costituire rapidamente il gruppo di lavoro appropriato e, grazie all’integrazione con l’ecosistema 365, garantisce che i nuovi membri abbiano accesso a tutti gli strumenti correlati (file, note, chat) e che i membri uscenti ne vengano rimossi uniformemente.

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Icona del computer

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è imparare ad aggiungere membri a un piano in Microsoft Planner per favorire la collaborazione e la distribuzione efficace delle attività. L’utente acquisirà competenze per invitare colleghi, assegnare ruoli (proprietario, membro, guest), e comprendere le implicazioni operative e di sicurezza. Verranno esplorate le interazioni con Teams, Outlook e Microsoft 365 Groups, nonché casi d’uso aziendali. L’esercizio è pensato per migliorare la gestione dei progetti, facilitare la comunicazione tra i team e garantire che ogni partecipante abbia accesso alle informazioni e responsabilità corrette.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Aggiungere membri a un piano ➡️

1. Vai su https://tasks.office.com 🌐

2. Accedi con il tuo account Microsoft 365 aziendale 🔐

3. Seleziona un piano dal riquadro di spostamento a sinistra 🧭

4. In alto a destra, clicca su “Membri” 👥

5. Clicca su “+ Aggiungi membri” ➕

6. Digita il nome o l’indirizzo email del collega da invitare 📧

7. Seleziona il contatto corretto dall’elenco suggerito ✅

8. Ripeti l’operazione per ogni membro da aggiungere 🔁

9. I nuovi membri riceveranno una notifica via email 📬

10. Verifica che i membri siano visibili nell’elenco del piano 👁️

Gestire i ruoli e le autorizzazioni ➡️

1. Vai su Outlook > Gruppi per accedere al gruppo Microsoft 365 associato 📂

2. Clicca su “Gestisci gruppo” ⚙️

3. Visualizza l’elenco dei membri e i relativi ruoli 👤

4. Per promuovere un membro a proprietario, clicca su “Altro” > “Rendi proprietario” 🛡️

5. Per rimuovere un membro, clicca su “Rimuovi dal gruppo” ❌

6. I proprietari possono modificare il piano e gestire i membri 🔧

7. I membri possono visualizzare e modificare le attività ✏️

8. Gli ospiti (guest) hanno accesso limitato alle funzionalità 🔒

9. Le modifiche ai ruoli si riflettono automaticamente in Planner 🔄

10. Comunica i ruoli assegnati al team per chiarezza 📢

Interazioni con Teams e Outlook ➡️

1. Apri Microsoft Teams e accedi al team collegato al piano 💬

2. I membri aggiunti al piano sono automaticamente membri del team 👥

3. Vai su un canale e clicca su “+” per aggiungere la scheda Planner ➕

4. Seleziona il piano e clicca su “Salva” 📌

5. I membri possono ora accedere al piano direttamente da Teams 🚀

6. Apri Outlook e vai su Gruppi 📫

7. I membri ricevono aggiornamenti e notifiche via email 📧

8. Le attività assegnate appaiono anche in Microsoft To Do 📲

9. Tutte le modifiche sono sincronizzate in tempo reale 🔁

10. I membri possono collaborare tramite commenti e file allegati 📎

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Avvio di un progetto interfunzionale

Un project manager crea un piano in Planner per coordinare un progetto che coinvolge marketing, vendite e IT. Aggiunge i membri dei vari reparti per assegnare attività e monitorare l’avanzamento.

🔹 Invito dei partecipanti

· Comando: “+ Aggiungi membri”

· Spiegazione: consente di coinvolgere tutte le figure chiave nel piano.

🔹 Gestione dei ruoli

· Comando: Outlook > Gruppi > “Rendi proprietario”

· Spiegazione: permette di delegare la gestione del piano a più responsabili.

🔹 Collaborazione in Teams

· Comando: Teams > “+” > Planner

· Spiegazione: facilita l’accesso e la collaborazione continua sul piano.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando	Accesso	Funzione
+ Aggiungi membri	Planner > Membri	Invita nuovi partecipanti
Rendi proprietario	Outlook > Gruppi > Gestisci gruppo	Cambia ruolo utente
Rimuovi dal gruppo	Outlook > Gruppi > Gestisci gruppo	Revoca accesso
Planner in Teams	Canale Teams > “+”	Integra Planner nel team
Commenti	Dettagli attività	Comunica con il team
To Do	App Microsoft To Do	Visualizza attività assegnate
Outlook	Email e notifiche	Ricevi aggiornamenti
Etichette	Dettagli attività	Categorizza visivamente
Assegna a	Dettagli attività	Distribuisce responsabilità
Bacheca	Planner	Visualizza attività in colonne

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

✅ Collaborazione immediata tra membri del team

🔄 Sincronizzazione automatica tra Planner, Teams e Outlook

📊 Maggiore chiarezza nella distribuzione dei ruoli

🧭 Accesso centralizzato alle attività e ai documenti

🧩 Personalizzazione dei ruoli e delle autorizzazioni

🕒 Risparmio di tempo nella gestione dei progetti

📅 Migliore pianificazione delle attività

🔐 Controllo degli accessi e della sicurezza

📈 Maggiore responsabilizzazione dei partecipanti

🧠 Riduzione del rischio di errori organizzativi

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

· Gestione di progetti cross-team
Aggiungi membri da diversi reparti per coordinare attività e milestone in un unico piano.

· Onboarding di nuovi dipendenti
Crea un piano con attività assegnate a HR, IT e manager, aggiungendo i membri coinvolti.

· Pianificazione di eventi aziendali
Coinvolgi logistica, comunicazione e fornitori nel piano per una gestione condivisa.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1. Come si aggiunge un membro a un piano in Planner?

2. Quali ruoli possono essere assegnati ai membri?

3. Dove si gestiscono i ruoli dei membri?

4. Come si promuove un membro a proprietario?

5. Come si integra Planner con Teams?

6. Come si ricevono notifiche sulle attività?

7. Come si visualizzano le attività assegnate in To Do?

8. Quali sono le differenze tra membro e guest?

9. Come si rimuove un membro da un piano?

10. Quali vantaggi offre la gestione dei membri in Planner?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato ad aggiungere membri a un piano in Microsoft Planner, assegnare ruoli e gestire le autorizzazioni tramite Outlook e Microsoft 365 Groups. Hai esplorato i passaggi per integrare Planner con Teams e Outlook, facilitando la collaborazione e la comunicazione tra i membri. Hai compreso le differenze tra proprietari, membri e guest, e come queste influenzano l’accesso e le funzionalità. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare questa funzionalità in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

10. Altre funzionalità

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, design

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

L’interfaccia di Microsoft Planner include una serie di funzionalità aggiuntive e complementari che arricchiscono l’esperienza d’uso. Di seguito esaminiamo ciascuna brevemente nei quattro aspetti richiesti:

a) DESCRIZIONE DELLE FUNZIONALITÀ DI CIASCUNA

· Conversazione: In ogni piano, l’opzione di conversazione (spesso accessibile cliccando “Conversazioni” dal menu ellissi … nel piano) consente di accedere al thread email del gruppo associato al piano. In pratica, apre Outlook (versione web) sulla casella di posta del gruppo, dove i membri possono inviare e leggere messaggi email relativi al progetto. Questa funzionalità permette ai membri di discutere in modo più esteso o formale rispetto ai commenti sui singoli task. Non è una chat in tempo reale dentro Planner, bensì il collegamento alle discussioni del gruppo Office 365.

· Visualizzazione membri: Planner mostra da qualche parte (tipicamente in alto) gli avatar o nomi di tutti i membri del piano. Cliccando su quell’area (o sull’icona “Membri”), si può vedere l’elenco completo degli appartenenti al piano e i loro ruoli (spesso con indicazione di chi è proprietario). Non è proprio una “vista” approfondita con dettagli, ma piuttosto un elenco informativo. Serve a sapere chi fa parte del team. Da qui si compiono anche azioni come aggiungere/rimuovere membri.

· Visualizzazione file allegati: Planner non ha una pagina interna che elenchi tutti gli allegati, ma fornisce un collegamento rapido ai “File” del piano. Cliccando su “File” (spesso dal menu …), si viene rediretti alla libreria documenti SharePoint del gruppo, spesso direttamente nella cartella dedicata al piano (se il piano è stato creato autonomamente, di solito genera una cartella con lo stesso nome all’interno della document library del gruppo). Lì si trovano tutti i file caricati nelle attività come allegati. Questa funzione di fatto porta l’utente fuori da Planner nell’interfaccia SharePoint, ma per lo scopo di accedere a tutti i file condivisi del progetto in un’unica vista.

· Apri il blocco note: Similmente, l’opzione “Blocco note” nel menu del piano apre il OneNote del gruppo in modalità online. Ogni gruppo ha un blocco appunti di OneNote preconfigurato; questa opzione consente al team di prendere appunti di progetto, documentare riunioni, brainstorming, ecc., tutto in un taccuino condiviso, senza lasciare ecosistema. Planner non mostra le note inline, apre l’app OneNote (web) sulla sezione del blocco note associato.

· Inserisci nei preferiti: Questa funzione (già trattata al punto 3) appare anche contestualmente nel piano: ad esempio un’icona a stella accanto al nome del piano, che si può cliccare per aggiungere o togliere il piano dai preferiti personali. È semplicemente un duplicato dell’azione di preferiti, comodo per pinnare/unpinnare il piano corrente senza tornare al hub.

· Copia piano: Questa opzione consente di duplicare interamente un piano esistente. Dal menu … del piano, selezionando “Copia piano”, l’utente può creare un nuovo piano che replica quello attuale. Viene chiesto il nome del nuovo piano e se si vuole copiarlo in un gruppo esistente o crearne uno nuovo. Inoltre si può scegliere quali elementi copiare: ad esempio se includere le date, gli assegnatari, le etichette, la descrizione delle attività, gli allegati, ecc.. Per impostazione base, duplicare un piano copierà la struttura: bucket, nomi delle task, etichette, e se si vuole anche altro, ma non lo stato (le attività copiate risultano tutte non iniziate, come nuovo progetto). Questa funzionalità è utile per creare template di progetto riutilizzabili.

· Esporta piano in Excel: Come già descritto, tramite “Esporta piano in Excel” Planner genera un file .xlsx contenente l’elenco di tutte le attività del piano e i loro dettagli. Nello specifico, l’export include il nome del piano, l’ID, la data di esportazione e poi una tabella con colonne come: Titolo attività, Assegnatari, Data inizio, Scadenza, Stato, Priorità, Bucket, Descrizione, Percentuale completamento (se fosse integrato con Project), ecc.. L’obiettivo è offrire i dati in forma tabellare per chi voglia filtrarli, analizzarli o condividerli con persone esterne al piano. L’export non rimuove niente dal piano, è solo lettura.

· Copia link al piano: Questa funzione fornisce un URL diretto al piano corrente che si può condividere. Tipicamente appare come “Copia collegamento al piano”. Cliccandola, il link del piano (un indirizzo web di Planner contenente l’ID del piano) viene copiato negli appunti. L’utente può incollarlo in un’email, in Teams, ecc., per far sì che chi clicca venga portato al piano su Planner (ovviamente devono avere i permessi per vederlo, altrimenti non aprirà). È un modo rapido per riferirsi al piano nel suo insieme. (Analogamente, all’interno delle attività, esiste “Copia link all’attività” per riferirsi a singole task).

· Abbandona il piano e il gruppo: Se un membro non vuole più partecipare a un piano (o lascia il progetto), può utilizzare l’opzione “Abbandona piano”. Questa azione rimuove l’utente dal gruppo Microsoft 365 e quindi dal piano. In Planner, spesso l’opzione appare nel menu … come “Lascia il piano”. Una volta confermata, l’utente non vedrà più il piano nel suo elenco. Come notato in precedenza, se quell’utente era proprietario unico, non potrà abbandonare finché non c’è un altro proprietario (per non lasciare il gruppo senza admin). Per i guest esterni, viene spesso suggerito di usare il link di abbandono che trovano nelle email di notifica gruppo, ma il concetto è lo stesso. Attenzione: lasciare un piano privato significa perdere completo accesso alle attività, e se un compito era assegnato a te, rimane assegnato ma tu non lo vedi più (dovrebbe essere riassegnato da chi rimane); se è pubblico potresti rivederlo in futuro se lo cerchi ma dovresti unirti di nuovo. Abbandonare un piano pubblico ti rimuove dal gruppo ma i dati restano pubblici consultabili (fintanto che pubblico).

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

· Conversazione (Outlook): Quando si clicca “Conversazioni” in Planner, di fatto si apre Outlook Web (in una nuova scheda) puntato alla casella del gruppo. Da lì si possono leggere e inviare email. Tutti i messaggi spediti al gruppo (ad esempio user@contoso.com) dai membri appariranno in quella conversazione. Se il gruppo è connesso a Teams in versione senza canale email, quell’opzione di conversazione potrebbe non essere utilizzata (i team di Teams preferiscono usare i post di Teams, ma Planner non li mostra). In assenza di Teams, è la via principale di discussione. Le email scambiate qui arrivano anche nelle inbox individuali se si è sottoscritto al gruppo (impostazione di Outlook). Quindi Planner sfrutta Outlook per la comunicazione asincrona.

· Membri (Outlook/Azure AD): Come detto, la gestione dettagliata dei membri (ruoli) passa da Outlook: cliccando sui membri in Planner non si aprono dettagli su ruoli, bisogna andare su “Impostazioni gruppo” in Outlook o nell’Admin Center per promuovere/demote proprietari. Quindi c’è una forte dipendenza su Outlook per questo.

· File (SharePoint): Cliccando “File” si entra nel sito SharePoint del gruppo. Lì si può sfruttare tutto il potere di SharePoint: versioning, condivisione file, modifica online, ecc. In Planner, quando in un’attività si allega un file caricandolo dal PC, quel file viene salvato automaticamente nella document library SharePoint del gruppo (nella cartella “Allegati Planner” o nome del piano). Dunque, la gestione documentale avviene in SharePoint e Planner delega a esso. Ad esempio, se un utente non ha permesso su un file (scenario raro perché se è membro gruppo li ha), su Planner quell’allegato non aprirà. I guest, se aggiunti al gruppo e se i permessi di SharePoint per guest sono attivi (lo sono di default per i membri guest del gruppo), possono aprire file.

· Blocco Note (OneNote): Aprendo il blocco note, si può usare OneNote online con tutte le funzionalità (sezioni, pagine, inserimento immagini, etc.). Tutti i membri del piano possono scriverci dentro contemporaneamente. Quindi Planner sfrutta OneNote come luogo per la documentazione non strutturata (ad esempio verbali di riunione, piani di progetto testuali, ecc.).

· Copia piano: Quando si copia un piano, se si sceglie “Nuovo gruppo”, Planner sta in realtà creando un nuovo gruppo O365 dietro le quinte (lo fa in modo trasparente all’utente). Se invece si copia in un gruppo esistente, deve essere un gruppo di cui l’utente è membro; in tal caso, il nuovo piano appare come secondo (o ulteriore) piano all’interno di quel gruppo: ciò significa, ad esempio, che un team di Teams può avere due piani associati (cosa supportata). Copiando un piano in un gruppo esistente, i membri e proprietari restano quelli del gruppo target (perciò la copia non porta con sé la membership originale). Questa funzionalità evidenzia che Planner supporta multipli piani per gruppo, e la copia è un modo per generare piani aggiuntivi su gruppi già esistenti.

· Esporta Excel: Il file Excel ottenuto può essere lavorato con tutte le funzioni di Excel: filtri, ordinamenti, formattazione condizionale, pivot, grafici (la guida ufficiale incoraggia ad esempio a usare pivot e grafici in Excel per analizzare i dati). Inoltre quell’Excel può essere condiviso con persone anche non membri del piano, ad esempio un dirigente che vuole uno snapshot – in questo modo si diffondono informazioni del piano fuori da esso in formato statico. Si può anche importare quell’Excel in Power BI per analisi incrociate di più piani. L’export è quindi la porta verso la BI e la reportistica avanzata.

· Copia link piano: Il link generato tipicamente ha la forma https://tasks.office.com/tenantname/it-IT/Home/PlanViews/ e un GUID del piano. Se condiviso in Teams chat, genera una preview che invita ad aprire Planner. In Outlook, cliccando apre il browser. Quindi è integrato come hyperlink standard.

· Abbandona piano (e gruppo): Quando un utente abbandona, come effetto collaterale viene rimosso dalla membership del gruppo: questo è registrato in Azure AD, e quindi quell’utente esce anche da eventuali Team di Teams collegati, smette di ricevere email del gruppo, etc. In Planner, se quell’utente aveva ancora delle attività assegnate, il suo nome resta assegnato ma appare come “utente esterno” (in passato rimaneva il riferimento anche se la persona non ha più accesso). In generale è buona norma che prima di lasciare un piano si riassegnino le proprie attività ad altri. Questa funzione è integrata anche con la Guest experience: come menzionato in [12], in fondo alle email e inviti ricevuti c’è “Abbandona gruppo” per i guest, che esegue la stessa azione di rimozione. Ciò quindi lega l’UX email con lo stato su Planner.

c) RUOLI COINVOLTI

· Conversazione: Tutti i membri (inclusi guest con accesso alla cassetta postale se concessa) possono partecipare alle conversazioni di gruppo su Outlook. I proprietari di gruppo possono moderare (es. eliminare messaggi dal gruppo), ma Planner non gestisce questa distinzione. Quindi in termini di Planner UI: se puoi accedere a quell’opzione, sei membro e puoi scrivere. Un guest potrebbe dover usare la propria email rispondendo alle mail del gruppo perché l’interfaccia Outlook web per guest è limitata, ma in sostanza ha possibilità di conversare (anche se i guest non ricevono copie di email di assegnazione task come nota, ma di conversazioni di gruppo sì).

· Membri (elenco): La lista è visibile a tutti nel piano. Non c’è nascondimento (tutti i membri vedono chi altri è membro, compresi i guest). Solo i proprietari vedranno marcato chi è proprietario.

· File: Tutti i membri del piano hanno accesso in modifica ai file SharePoint del gruppo (perché per definizione i membri di un gruppo hanno permessi di modifica sul sito). I guest possono avere accesso se il tenant lo permette (in 365 di default i guest membri del gruppo possono editare file). Quindi in genere sì, tutti i membri e guest possono vedere e modificare gli allegati. Solo i visitatori (non esistono in Planner, ma in SharePoint un “visitante” potrebbe esserci se il sito fosse pubblico all’org, ma i siti di gruppi privati non lo sono) non rientrano. Proprietari vs membri: identici per i file library, a parte poter gestire permessi del sito (che però è fuori scenario Planner).

· Blocco note: Simile ai file: tutti i membri e guest del gruppo possono editare il OneNote. Il proprietario del gruppo ha controllo delle autorizzazioni se volesse limitarle via SharePoint, ma di base no.

· Preferiti: Qualunque utente può contrassegnare il piano come preferito per sé. Questo non influisce sugli altri. Nessun ruolo speciale qui.

· Copia piano: Chiunque è membro di un piano può tentare di copiarlo, ma attenzione: se l’utente non ha il diritto di creare gruppi, la copia del piano in un nuovo gruppo fallirà o l’opzione potrebbe essere disabilitata. In pratica quindi serve che l’utente sia abilitato a creare un nuovo piano (stesso requisito del “Crea piano”), altrimenti può solo copiare verso un gruppo esistente dove dev’essere membro. Inoltre, per copiare in un gruppo esistente, l’utente deve essere membro di quel gruppo e quel gruppo deve non avere restrizioni (non puoi copiare dentro un gruppo se non sei almeno membro). Un guest non può creare un piano nuovo, quindi immagino non possa usare “Copia piano” per generare un nuovo piano; potrebbe forse copiarlo in un gruppo esistente se è guest di quell’altro gruppo? Probabilmente no, l’interfaccia per guest è limitata. Quindi in pratica utenti interni membri del piano con permessi di creazione gruppo potranno duplicare piani, i guest no. I ruoli proprietario/membro all’interno del piano originale non importano: un membro semplice può copiare un piano (non sta modificando l’originale, sta facendo un nuovo).

· Esporta in Excel: Qualsiasi membro (anche guest) può esportare il piano in Excel. L’export non è riservato a proprietari. Dato che i guest possono leggere tutti i task, possono anche esportarli: non c’è impedimento tecnico noto. L’Excel generato non è sensibile a ruoli, è un dump dei dati.

· Copia link piano: Qualunque membro può copiarlo. Anche un guest può ottenere il link (ad esempio aprendo Planner nel browser, l’URL è lì). Il link stesso però non dà accesso aggiuntivo: se un estraneo lo clicca dovrà autenticarsi e avere ruolo nel gruppo per vedere. Quindi non c’è problema di permesso nel generare l’URL.

· Abbandona piano: Ogni membro (inclusi i guest) può decidere di lasciare. Un proprietario può farlo, purché ci sia almeno un altro proprietario rimasto (se è l’unico, deve prima promuovere qualcuno). Un guest può farlo autonomamente col link email senza dover chiedere a qualcuno. Quando un membro lascia, ovviamente non può più interagire. Gli altri membri resteranno. Solo un caso: se il piano è pubblico, quell’utente potrebbe rivederlo in futuro e rientrarvi; se è privato, dovrà essere reinvitato. Un proprietario potrebbe rimuovere un membro, che è analogo a quell’utente che abbandona dal punto di vista del risultato. Quindi ruoli: l’azione personale di abbandonare è disponibile a tutti, l’azione forzare altri a uscire è solo per proprietari (come già detto).

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

· Conversazione: Nel piano “Lancio Prodotto X”, il team decide di usare la conversazione di gruppo per discussioni generali. Francesca apre Planner e clicca “Conversazione”: si apre Outlook Web, scrive un nuovo messaggio “Re: Lancio Prodotto X – Idee Marketing” e lo invia. Tutti i membri ricevono quell’email (perché sono iscritti al gruppo). Marco, dal suo Outlook, risponde con altre idee. Le mail raccolte restano nella casella del gruppo; dopo alcuni giorni, un nuovo membro aggiunto al piano può leggere l’intero thread storico entrando in “Conversazioni” su Planner: ottiene il contesto pregresso. Questo mostra come la funzionalità conversation integrata tiene traccia di comunicazioni in modo persistente e condiviso.

· Visualizzazione membri: Durante una riunione, il PM apre la lista membri su Planner per mostrre chi è coinvolto: vedono tutti che ci sono 8 membri interni e 2 guest esterni, quindi sanno con chi coordinarsi. Viene notato che manca un rappresentante di un reparto, e direttamente da lì viene aggiunto.

· File allegati: Nel task “Bozza Contratto” del piano, Luca ha caricato un PDF. Giulia più tardi vuole trovarlo ma non ricorda quale task lo contiene. Clicca “File” nel piano e viene portata alla document library SharePoint: trova il file “Bozza Contratto.pdf” e magari altre risorse e lo apre da lì. In più, può organizzare i file in cartelle se necessario (ad esempio creare cartelle per “Contratti” e spostarci dentro il PDF). Tutto questo senza disturbare le attività su Planner.

· Blocco note: Il team di progetto utilizza OneNote per il registro dei meeting settimanali. Ogni volta cliccano “Blocco note” dal piano e si apre il taccuino; aggiungono una pagina con la data e prendono appunti. Un anno dopo, il project manager può tornare su quel blocco note e rileggere tutti i meeting. Questo centralizza la conoscenza non strutturata del progetto.

· Preferiti: Un utente partecipa a un piano temporaneo e non lo vuole più tra i preferiti ora che è meno attivo: apre il piano e direttamente clicca la stella per toglierlo dai preferiti. Così resta in elenco ma non evidenziato.

· Copia piano: La divisione vendite ha perfezionato un piano Planner denominato “Template Onboarding Nuovi Clienti” con una serie di attività standard per ogni nuovo cliente (setup account, formazione, follow-up a 30gg, ecc.). Ogni volta che acquisiscono un nuovo cliente, il responsabile apre questo piano template e sceglie “Copia piano”, dando come nome “Onboarding Cliente XYZ”. Sceglie Nuovo gruppo (così ogni cliente è isolato in un gruppo dedicato) e seleziona di copiare tutte le date e checklist ma non gli assegnatari (perché li assegnerà specificamente). In pochi secondi, Planner crea un nuovo piano con tutte le attività necessarie precompilate. Il responsabile poi aggiunge i team member pertinenti a quel piano. Questo fa risparmiare ore rispetto a creare un piano da zero ogni volta. Nell’azienda, questo modello viene usato in tanti reparti: la PMO ha piani “modello di progetto” che vengono copiati per nuovi progetti, assicurando che nessun passo critico venga dimenticato.

· Esporta Excel: Alla fine del trimestre, il capo progetto esporta il piano in Excel cliccando “Esporta piano”. Ottiene un file con tutti i compiti e i loro stati. Utilizza Excel per filtrare solo le attività Completate e prepara una tabella pivot per contare quante attività ogni membro ha completato nel trimestre, e quanti erano in ritardo. Con questi dati crea un grafico che inserisce nel report trimestrale alla direzione. Inoltre, aggrega i file Excel di 5 piani diversi in un unico Excel per avere una visione globale di tutti i progetti del programma, magari usando Power Query. Questo dimostra come l’export abilita analisi e reporting avanzati al di fuori di Planner, indispensabili in contesti manageriali.

· Copia link piano: Un team lead vuole condividere l’accesso al piano Planner in un documento di specifiche: preme “Copia link al piano”, poi incolla quel link in un documento Word interno. Chiunque legge il documento e fa clic, verrà portato direttamente alla bacheca del piano (dopo il login). Oppure, un utente chiede su Teams “mi mandi il link del piano?” e ottiene quell’URL incollato in chat. È molto pratico, evitando di dire “apri Planner e cerca il piano X”.

· Abbandona piano: Un membro del progetto, Giulia, conclude il suo lavoro e deve concentrarsi su altro, quindi decide di abbandonare il piano per non ricevere più notifiche né tenerlo nella lista. Va su “Lascia piano”. Una finestra le ricorda che così non vedrà più quel progetto, lei conferma. Il suo nome scompare dall’elenco membri del piano e dal gruppo Outlook. Gli altri membri notano che Giulia non c’è più e riassegnano le ultime attività che erano a suo nome. In parallelo, Giulia non vede più “Progetto X” nella sua app Planner. Se in futuro quel progetto sarà di nuovo rilevante, dovrà essere aggiunta nuovamente. In un altro caso, un ospite esterno completa la sua consulenza e invece di disturbare il team per farsi togliere, usa il link “Lascia il gruppo” che ha in calce alle email di Planner e automaticamente viene rimosso. Ciò mantiene la pulizia dei membri nei piani, lasciando solo chi serve attivamente.

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Icona del computer

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è esplorare le funzionalità avanzate disponibili nel menù dei tre puntini (“…”) all’interno di un piano di Microsoft Planner. L’utente imparerà a utilizzare strumenti come la conversazione via Outlook, la gestione dei membri, l’accesso ai file condivisi, il blocco note OneNote, l’aggiunta ai preferiti, la copia del piano, l’esportazione in Excel, la condivisione tramite link e l’abbandono del piano. Verranno analizzate le interazioni con Teams, Outlook, SharePoint, Excel e OneNote, i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e casi d’uso aziendali. L’esercizio mira a migliorare la gestione dei progetti, la collaborazione e la produttività attraverso l’uso consapevole di queste opzioni.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Conversazione (Outlook) 💬

1. Clicca sui tre puntini “…” in alto a destra nel piano.

2. Seleziona “Conversazione” per aprire Outlook.

3. Visualizza il thread del gruppo associato al piano.

4. Invia un messaggio a tutti i membri del piano.

5. Usa questa funzione per aggiornamenti, richieste o follow-up.

Membri (elenco) 👥

1. Clicca su “…” > “Membri”.

2. Visualizza l’elenco completo dei partecipanti.

3. Controlla i ruoli (proprietario, membro, guest).

4. Per modificare i ruoli, apri Outlook > Gruppi.

5. Comunica eventuali cambiamenti al team.

File 📎

1. Clicca su “…” > “File”.

2. Accedi alla raccolta documenti su SharePoint.

3. Carica nuovi file o modifica quelli esistenti.

4. Collabora in tempo reale con altri membri.

5. Organizza i file in cartelle se necessario.

Blocco note 📓

1. Clicca su “…” > “Blocco note”.

2. Si apre OneNote collegato al piano.

3. Crea sezioni per riunioni, idee, documentazione.

4. Scrivi note condivise con il team.

5. Sincronizza le modifiche in tempo reale.

Preferiti ⭐

1. Clicca su “…” > “Aggiungi ai preferiti”.

2. Il piano appare nella sezione “Preferiti”.

3. Per rimuoverlo, clicca su “…” > “Rimuovi dai preferiti”.

4. I preferiti sono visibili solo all’utente.

5. Usali per accedere rapidamente ai piani attivi.

Copia piano 🧬

1. Clicca su “…” > “Copia piano”.

2. Inserisci il nome del nuovo piano.

3. Scegli se copiare bucket, attività, assegnazioni.

4. Clicca su “Crea” per generare il duplicato.

5. Usa questa funzione per creare modelli riutilizzabili.

Esporta in Excel 📊

1. Clicca su “…” > “Esporta in Excel”.

2. Scarica il file .xlsx con tutte le attività.

3. Apri il file in Excel per analisi o report.

4. Filtra per stato, assegnatario, scadenza.

5. Condividi il file con stakeholder esterni.

Copia link piano 🔗

1. Clicca su “…” > “Copia link piano”.

2. Il link viene copiato negli appunti.

3. Incollalo in un’email o chat Teams.

4. I membri con accesso possono aprirlo direttamente.

5. Utile per facilitare la collaborazione.

Abbandona piano 🚪

1. Clicca su “…” > “Abbandona piano”.

2. Conferma l’uscita dal piano.

3. Non riceverai più notifiche o aggiornamenti.

4. Il piano scompare dal tuo elenco.

5. Solo i membri possono abbandonare; i proprietari devono prima cedere il ruolo.

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Coordinamento di un piano di onboarding aziendale

Un team HR utilizza tutte le funzionalità del menù “…” per gestire l’onboarding di nuovi dipendenti.

🔹 Comunicazione centralizzata

· Comando: “Conversazione”

· Spiegazione: consente di inviare aggiornamenti a tutti i membri tramite Outlook.

🔹 Documentazione condivisa

· Comando: “File” e “Blocco note”

· Spiegazione: permette di archiviare materiali formativi e prendere appunti condivisi.

🔹 Riutilizzo e analisi

· Comando: “Copia piano” e “Esporta in Excel”

· Spiegazione: consente di replicare il piano per nuovi cicli e analizzare i risultati.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando	Accesso	Funzione
Conversazione	Menù “…” > Outlook	Comunicazione via email
Membri	Menù “…” > Elenco	Visualizza e gestisci partecipanti
File	Menù “…” > SharePoint	Collaborazione documentale
Blocco note	Menù “…” > OneNote	Appunti condivisi
Preferiti	Menù “…” > Aggiungi/Rimuovi	Accesso rapido al piano
Copia piano	Menù “…”	Duplica struttura e contenuti
Esporta in Excel	Menù “…”	Analisi e report
Copia link piano	Menù “…”	Condivisione diretta
Abbandona piano	Menù “…”	Uscita dal piano

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

✅ Comunicazione integrata con Outlook

🔄 Collaborazione documentale in tempo reale

📊 Analisi dei dati tramite Excel

🧭 Accesso rapido ai piani attivi

🧩 Riutilizzo di piani come modelli

🕒 Risparmio di tempo nella gestione

📅 Pianificazione più efficace

🔐 Controllo dei ruoli e delle autorizzazioni

📈 Maggiore trasparenza tra i membri

🧠 Riduzione del rischio di disorganizzazione

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

· Gestione di progetti ricorrenti
Usa “Copia piano” per creare modelli standardizzati per progetti mensili o trimestrali.

· Condivisione con stakeholder esterni
Utilizza “Esporta in Excel” per fornire aggiornamenti a clienti o dirigenti.

· Collaborazione interfunzionale
Centralizza file e note in Planner per evitare dispersione tra strumenti e reparti.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1. Come si accede al menù dei tre puntini in Planner?

2. Come si invia una comunicazione a tutti i membri del piano?

3. Dove vengono archiviati i file condivisi del piano?

4. Come si accede al blocco note condiviso?

5. Come si aggiunge un piano ai preferiti?

6. Come si duplica un piano esistente?

7. Come si esportano le attività in Excel?

8. Come si condivide il link di un piano?

9. Come si abbandona un piano?

10. Quali vantaggi offre l’uso del menù “…”?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai esplorato le funzionalità avanzate del menù “…” in Microsoft Planner, imparando a gestire comunicazioni, membri, file, note, duplicazioni, esportazioni e condivisioni. Hai visto come queste opzioni si integrano con Outlook, Teams, SharePoint, OneNote ed Excel, e come i ruoli influenzano l’accesso e le azioni disponibili. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per applicare queste funzionalità in contesti aziendali reali. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

CAPITOLO 2 – LA CREAZIONE DI UN NUOVO PIANO

Microsoft Planner è uno strumento di gestione attività integrato in Microsoft 365, che consente di creare Piani (insiemi di attività organizzate in bacheche Kanban) collaborativi. La creazione di un nuovo piano in Planner comporta anche la gestione di un Gruppo di Microsoft 365 associato, con implicazioni su privacy, permessi e integrazioni con altre app Microsoft 365. Di seguito vengono descritti in dettaglio tutti gli aspetti della creazione di un nuovo piano, suddivisi per ciascuna fase e organizzati in quattro aree: a) Descrizione della funzionalità, b) Interazioni con altre app Microsoft 365, c) Ruoli coinvolti, d) Esempi concreti di applicazione aziendale.

1. Apertura del pannello di creazione del piano

Immagine che contiene testo, Carattere, schermata, simbolo

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

Per creare un nuovo piano, l’utente avvia l’applicazione Microsoft Planner (ad esempio tramite il portale di Office 365 o l’apposita app web Tasks by Planner). All’interno di Planner, si accede all’hub di Planner dove sono elencati i piani esistenti a cui l’utente partecipa. Da qui, si clicca sul pulsante “Nuovo piano” (o New Plan) che apre il pannello di creazione. Questo pannello consente di inserire i dettagli iniziali del piano (nome, privacy, gruppo di appartenenza). La procedura è intuitiva e guidata: compare una finestra di dialogo in cui inserire il Nome del piano e selezionare le opzioni di configurazione prima di confermare la creazione del piano. Dopo aver compilato i campi necessari e scelto le opzioni desiderate, l’utente seleziona “Crea piano” per completare l’operazione.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

L’apertura del pannello di creazione è un’azione interna a Planner, ma innesca meccanismi che coinvolgono altre componenti di Microsoft 365. In particolare, la creazione di un piano determina in background l’avvio del processo di creazione di un Gruppo Microsoft 365 (salvo il caso in cui si scelga di usare un gruppo esistente, come descritto più avanti). Questo significa che quando si procede oltre il pannello di creazione, verranno allocate risorse come una casella di posta di Exchange (per il gruppo), un sito di SharePoint (per file condivisi) e un blocco appunti OneNote, poiché tutti fanno parte delle funzionalità offerte dal gruppo collegato. Inoltre, Planner è integrato con Microsoft Teams: è possibile creare un piano direttamente dall’interno di Teams aggiungendo una scheda Planner in un canale di Team. In tal caso il pannello di creazione viene raggiunto tramite Teams e il piano creato sarà automaticamente collegato al team (ovvero al gruppo Microsoft 365) di quel canale. Un’altra interazione importante è con Microsoft To Do (e la vista Tasks in Outlook/Teams): tutti i compiti assegnati a un utente in Planner appaiono anche nella sezione Attività assegnate a me di To Do, permettendo un tracciamento unificato delle attività personali attraverso le app. In sintesi, l’atto di aprire il pannello di creazione è il primo passo di un flusso che collega Planner con i servizi di Azure AD (per registrare il nuovo gruppo e i membri), Exchange Online (per la posta del gruppo e le notifiche), SharePoint (per i file allegati alle attività) e facoltativamente Teams (per la collaborazione in tempo reale sul piano).

c) RUOLI COINVOLTI

Di norma, qualsiasi utente con licenza Planner attiva può aprire il pannello di creazione e tentare di creare un nuovo piano. Tuttavia, le organizzazioni possono limitare questa facoltà: la creazione di un piano equivale alla creazione di un gruppo Microsoft 365, e un amministratore tenant può configurare policy tali che solo utenti specifici (es. un gruppo di sicurezza di amministratori o referenti IT) possano creare nuovi gruppi (e quindi nuovi piani). In assenza di tali restrizioni, il ruolo di membro standard dell’organizzazione è sufficiente per iniziare un nuovo piano. Non ci sono permessi speciali di Planner da assegnare: Planner non ha ruoli amministrativi dedicati separati da quelli dei gruppi Microsoft 365.

Quindi:

· Un Utente finale con i diritti di creazione gruppi (di default tutti gli utenti) può avviare la creazione di un piano e diventerà il proprietario (owner) del gruppo creato contestualmente.

· Un Amministratore di Microsoft 365 ha il controllo indiretto: può abilitare o vietare la creazione di gruppi agli utenti comuni (influenzando la possibilità di creare piani). Può inoltre creare egli stesso piani/gruppi su richiesta e assegnare proprietari diversi, secondo le necessità aziendali.

· Proprietario vs membro: quando il pannello di creazione viene aperto, l’utente che sta creando sarà il proprietario del nuovo piano/gruppo. Non ci sono altri membri in questa fase finché il piano non viene creato ed eventualmente popolato di altri utenti in seguito.

· Ospiti (Guest) e visitatori: gli utenti esterni non possono avviare la creazione di un piano nell’organizzazione (non dispongono di licenze né permessi per farlo). I concetti di “ospite” e “visitatore” in Planner hanno rilevanza solo dopo la creazione (gli ospiti possono essere aggiunti a piani esistenti se l’admin lo consente, mentre i visitatori – intesi come utenti non membri di un piano – potranno solo visualizzare i piani pubblici dall’esterno). Durante la creazione, quindi, gli unici ruoli attivi sono l’utente creatore (futuro proprietario) e gli eventuali amministratori in background che hanno stabilito le policy.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

Si consideri un team di progetto in un’azienda manifatturiera. Il Project Manager accede a Office 365 e apre Microsoft Planner per avviare la pianificazione di un nuovo progetto (“Lancio Prodotto X”). Clicca su “Nuovo piano”: questo apre la finestra di creazione dove inserisce il nome del piano “Progetto Lancio Prodotto X”. In pochi secondi, senza bisogno di assistenza IT, ottiene un nuovo piano pronto all’uso. Dietro le quinte, l’azienda ha permesso a tutti i dipendenti di creare piani liberamente, perché esiste una policy interna di incoraggiare l’auto-organizzazione. In un altro scenario, un’azienda di consulenza ha invece centralizzato la creazione dei gruppi: un consulente vuole usare Planner per coordinare le attività di un cliente, ma quando tenta di creare un piano viene reindirizzato a una richiesta al reparto IT. Solo dopo l’approvazione, l’IT (che ha privilegi di amministratore) crea il nuovo piano/gruppo “Progetto Cliente ABC” per conto del team, assicurando che il gruppo rispetti gli standard di nomenclatura e sicurezza aziendali. In entrambi i casi, l’apertura del pannello di creazione è il passo iniziale per mettere in moto la collaborazione: la differenza sta nelle policy di governance scelte dall’organizzazione.

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Sito Web

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è imparare ad accedere e utilizzare correttamente il pannello di creazione di un nuovo piano in Microsoft Planner. L’utente acquisirà familiarità con l’interfaccia di avvio, la scelta del nome del piano, la configurazione della privacy, l’associazione a un gruppo Microsoft 365 e la creazione del piano stesso. Verranno esplorate le interazioni con Teams, Outlook e Microsoft 365 Groups, i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e casi d’uso aziendali. Questo esercizio è pensato per migliorare la capacità di avviare progetti in modo strutturato, collaborativo e integrato con l’ecosistema Microsoft 365.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Accedere al pannello di creazione del piano ➡️

1. Apri il browser e vai su https://tasks.office.com 🌐

2. Accedi con il tuo account Microsoft 365 aziendale 🔐

3. Attendi il caricamento della schermata iniziale di Planner ⏳

4. Nella barra laterale sinistra, clicca su “Planner Hub” 🧭

5. In alto a sinistra, clicca su “+ Nuovo piano” ➕

6. Si apre il pannello laterale di creazione sulla destra dello schermo 🧩

7. Inserisci il nome del piano nel campo “Nome del piano” 📝

8. Verifica che il nome sia univoco e descrittivo (es. “Progetto Q3 Marketing”) ✅

9. Seleziona la privacy: pubblico (visibile a tutti) o privato (solo membri) 🔒

10. Scegli se creare un nuovo gruppo Microsoft 365 o usarne uno esistente 👥

Configurare le impostazioni del piano ➡️

1. Seleziona “Crea un nuovo gruppo” se vuoi un team dedicato 🆕

2. Oppure clicca su “Aggiungi a un gruppo esistente” per riutilizzare un team attivo 🔁

3. Se scegli un gruppo esistente, cerca il nome nella barra di ricerca 🔍

4. Seleziona il gruppo corretto dall’elenco a discesa 📂

5. Verifica che i membri del gruppo siano quelli desiderati 👤

6. Controlla che il piano sia visibile nel contesto del gruppo selezionato 👁️

7. Clicca su “Crea piano” per confermare la configurazione 🛠️

8. Attendi il caricamento automatico della bacheca del piano 📋

9. Il piano sarà ora visibile nel riquadro di spostamento a sinistra 📌

10. Aggiungilo ai preferiti cliccando sulla stella accanto al nome ⭐

Interazioni con altre app Microsoft 365 ➡️

1. Apri Microsoft Teams e accedi al team associato al piano 💬

2. Vai su un canale e clicca su “+” per aggiungere una nuova scheda ➕

3. Seleziona Planner dall’elenco delle app disponibili 🧭

4. Cerca il piano appena creato e selezionalo 🔍

5. Clicca su “Salva” per aggiungerlo come scheda nel canale 📌

6. Apri Outlook e vai su Gruppi nella barra laterale 📫

7. Trova il gruppo associato al piano e cliccaci sopra 📂

8. Visualizza le conversazioni, i file e il blocco note del gruppo 📎

9. Apri Microsoft To Do per vedere le attività assegnate 📲

10. Tutte le modifiche e assegnazioni sono sincronizzate in tempo reale 🔄

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Avvio di un piano per la gestione di una campagna pubblicitaria

Un team marketing deve coordinare una campagna pubblicitaria multicanale. Il responsabile crea un nuovo piano in Planner per organizzare le attività e assegnarle ai membri del team.

🔹 Creazione del piano

· Comando: “+ Nuovo piano”

· Spiegazione: consente di avviare un progetto strutturato e condiviso.

🔹 Configurazione del gruppo

· Comando: “Crea nuovo gruppo” o “Usa gruppo esistente”

· Spiegazione: permette di coinvolgere direttamente il team già operativo.

🔹 Integrazione con Teams

· Comando: Teams > “+” > Planner

· Spiegazione: facilita l’accesso e la collaborazione continua sul piano.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando	Accesso	Funzione
+ Nuovo piano	Planner > Home	Avvia la creazione di un nuovo piano
Nome del piano	Pannello di creazione	Identifica il progetto
Privacy	Pannello di creazione	Definisce la visibilità del piano
Crea nuovo gruppo	Pannello di creazione	Genera un nuovo gruppo Microsoft 365
Usa gruppo esistente	Pannello di creazione	Associa il piano a un gruppo esistente
Crea piano	Pannello di creazione	Conferma e genera il piano
Planner in Teams	Canale Teams > “+”	Integra Planner nel team
Outlook > Gruppi	Outlook	Visualizza e gestisce il gruppo
To Do	App Microsoft To Do	Visualizza attività assegnate
Preferiti	Planner > Stella accanto al piano	Accesso rapido al piano

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

✅ Avvio rapido e guidato di nuovi progetti

🔄 Integrazione automatica con Microsoft 365 Groups

📊 Collaborazione immediata con il team

🧭 Accesso centralizzato a file, note e conversazioni

🧩 Personalizzazione della privacy e del gruppo

🕒 Risparmio di tempo nella configurazione iniziale

📅 Pianificazione efficace delle attività

🔐 Controllo dei ruoli e delle autorizzazioni

📈 Maggiore chiarezza e trasparenza organizzativa

🧠 Riduzione del rischio di disorganizzazione

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

· Gestione di progetti trimestrali
Crea un piano per ogni trimestre e assegna attività ai team coinvolti, con visibilità e tracciabilità.

· Pianificazione di eventi aziendali
Avvia un piano per ogni evento, coinvolgendo logistica, comunicazione e fornitori.

· Sviluppo di nuovi prodotti
Crea un piano per ogni fase del ciclo di sviluppo, con assegnazioni e scadenze chiare.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1. Dove si trova il comando “Nuovo piano” in Planner?

2. Quali informazioni sono richieste per creare un piano?

3. Qual è la differenza tra piano pubblico e privato?

4. Come si associa un piano a un gruppo esistente?

5. Come si crea un nuovo gruppo Microsoft 365?

6. Come si integra un piano in Teams?

7. Dove si visualizzano i gruppi associati ai piani?

8. Come si ricevono notifiche sulle attività?

9. Quali ruoli possono creare un piano?

10. Quali vantaggi offre la creazione guidata del piano?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato ad accedere e utilizzare il pannello di creazione di un nuovo piano in Microsoft Planner. Hai esplorato i passaggi per configurare nome, privacy e gruppo associato, e come integrare il piano con Teams, Outlook e To Do. Hai compreso i ruoli coinvolti e le implicazioni operative della creazione di un piano. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per avviare progetti in modo strutturato e collaborativo. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

2. Assegnazione del nome e scelta del gruppo 365

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, numero

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

Una volta aperto il pannello di creazione, il primo campo da compilare è il Nome del piano. Il nome inserito identifica il piano in Planner e, se si sta creando un nuovo gruppo, diventerà anche il nome del gruppo Microsoft 365 associato. È importante scegliere un nome descrittivo e possibilmente unico: anche se sono consentiti gruppi/piani con lo stesso nome (verrà differenziato l’indirizzo email del gruppo automaticamente), dal punto di vista dell’utente evitare duplicati aiuta a non creare confusione. Oltre al nome, l’utente deve decidere dove creare il piano:

· Nuovo gruppo: opzione predefinita in cui Planner genererà un nuovo Microsoft 365 Group dedicato al piano. Questa scelta comporta che il piano avrà il proprio insieme di membri (inizialmente solo il creatore) e risorse indipendenti.

· Gruppo esistente: opzione alternativa (accessibile in genere tramite un link o un selettore, ad es. “Aggiungi a un gruppo di Office 365 esistente”) che permette di collegare il piano a un gruppo già esistente, riutilizzando quindi un team/una mailing list esistente. In questo caso non si creerà un nuovo gruppo, ma il piano verrà creato all’interno di quello selezionato. Se si sceglie “Nuovo gruppo”, sono possibili alcuni altri dettagli:

· Posta elettronica del gruppo: il gruppo avrà un indirizzo email generato a partire dal nome (ad esempio, un piano “Marketing Q3” potrebbe creare un gruppo con email marketingQ3@azienda.com). Se un indirizzo simile esiste già, verrà aggiunto un numero o variazione per renderlo univoco.

· Descrizione del piano/gruppo: spesso c’è un campo “Descrizione” (opzionale, sotto Opzioni) per fornire un contesto sullo scopo del piano. Questo testo verrà salvato come descrizione del gruppo e può essere utile per i membri futuri. Se si opta invece per “Aggiungi a un gruppo esistente”, il flusso cambia leggermente:

a) Dopo aver inserito il nome del piano, l’utente sceglie l’opzione di utilizzare un gruppo esistente.

b) Viene presentato un elenco dei gruppi Microsoft 365 di cui l’utente fa già parte, oppure un campo di ricerca per trovarne uno.

Nota: un utente vede solo i gruppi di cui è membro o proprietario; non può creare un piano in un gruppo in cui non ha già accesso. Ciò garantisce che non si possa “occupare” un gruppo altrui senza esserne parte.

Selezionato il gruppo desiderato, la privacy e i membri saranno quelli già propri di quel gruppo (vedi punto 3 e 5). Il nuovo piano verrà elencato tra i piani di quel gruppo.

In entrambi i casi, una volta definito Nome e scelta l’opzione di gruppo, l’utente conferma con “Crea piano”. Il risultato sarà:

· Un nuovo piano visibile nell’hub di Planner dell’utente.

· Se nuovo gruppo: un nuovo gruppo Microsoft 365 viene creato in background, avente lo stesso nome del piano.

· Se gruppo esistente: il piano viene associato al gruppo selezionato, senza creare duplicati. Il nome del piano può differire dal nome del gruppo (ad esempio, gruppo "Team Vendite" può contenere un piano chiamato "Obiettivi Q1") – i membri vedranno comunque il piano sotto quell’ambito comune.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

La scelta di creare un piano in un gruppo nuovo o esistente incide su come il piano interagisce con gli altri servizi:

· Nuovo gruppo: in questo scenario Planner attiva la provisioning completa di un Microsoft 365 Group. Oltre al piano, vengono create:

a) Una cassetta postale di gruppo in Exchange Online, che include un indirizzo email del gruppo e un calendario condiviso. Questo servirà, ad esempio, per le conversazioni sui task (commenti) che appariranno anche come discussioni nella posta del gruppo.

b) Un sito SharePoint di gruppo (con una document library predefinita). Gli eventuali file allegati alle attività del piano verranno archiviati in questo sito (nella document library sotto la cartella Planner o Piano).

c) Un Blocco appunti OneNote condiviso, anch’esso conservato in SharePoint, e altre risorse come un piano di Microsoft Power BI (se il gruppo viene abilitato per Power BI) o integrazioni future.

d) La possibilità di associare il gruppo a Microsoft Teams: il gruppo appena creato può essere in seguito “potenziato” creando un Team collegato (con canali di chat), oppure semplicemente il gruppo può essere usato anche in Outlook, SharePoint, Stream ecc. In pratica, un nuovo piano crea un hub collaborativo multifunzione grazie al group backend.

· Gruppo esistente: se si utilizza un gruppo già esistente, il nuovo piano riutilizza tutte le integrazioni di quel gruppo. Ad esempio, se il gruppo è già connesso a Teams (un “Team” esistente), il piano appena creato può essere aggiunto come una scheda/tab in uno dei canali di Teams senza ulteriori configurazioni. Tutti i file caricati nelle attività del piano finiranno nella libreria documenti di SharePoint di quel gruppo (accanto ad eventuali altri file del team). Le notifiche e i commenti si dirigeranno verso la casella di posta di quell’esatto gruppo in Outlook. Inoltre, se il gruppo aveva impostazioni particolari (ad esempio una etichetta di classificazione o policy di scadenza), il piano ne eredita il contesto organizzativo.

· Esperienza utente: Nel caso di gruppo esistente, i membri già presenti noteranno l’arrivo di un nuovo piano collegato. Ad esempio, nell’hub Planner, ogni utente membro di quel gruppo vedrà comparire anche il nuovo piano nella lista dei piani accessibili senza doversi aggiungere manualmente. Nel caso di nuovo gruppo, invece, inizialmente solo il creatore lo vedrà, finché non verranno aggiunti altri membri. In entrambi i casi, Planner interagisce con To Do/Tasks consolidando i compiti assegnati, e con le notifiche via email (i membri ricevono email quando vengono assegnati a un’attività, a meno che non abbiano disabilitato le notifiche). In sintesi, la fase di assegnazione nome/gruppo decide se creare nuove integrazioni (nuovo ecosistema di collaborazione) o inserirsi in un ecosistema esistente, assicurando che Planner lavori in concerto con gli strumenti già in uso dal team.

c) RUOLI COINVOLTI

Nella scelta di nome e gruppo entrano in gioco:

· Utente Creatore (Owner iniziale): è colui che decide il nome del piano e se creare o no un nuovo gruppo. Deve essere consapevole delle politiche di denominazione aziendali, se presenti (alcune organizzazioni applicano automaticamente prefissi o suffissi ai nomi dei gruppi creati per conformità). Ad esempio, potrebbe essere vietato usare certe parole nel nome del gruppo/piano oppure un suffisso come "-Project" viene aggiunto automaticamente. L’owner iniziale deve anche sapere se il gruppo che vuole riutilizzare esiste e se ne fa parte; in caso contrario, quella opzione non è praticabile.

· Membri del gruppo esistente: se l’utente sceglie un gruppo esistente, di norma deve almeno essere membro di tale gruppo. Non necessariamente proprietario: Planner consente anche ai semplici membri di aggiungere piani in gruppi che già hanno. Questo significa che un utente che fa parte di, ad esempio, Gruppo Marketing, può creare un nuovo piano all’interno di Gruppo Marketing anche se non ne è il proprietario (purché il gruppo non abbia restrizioni specifiche). Tuttavia, l’utente creatore in questo caso non diventa proprietario del gruppo (restano i proprietari originali), ma sarà comunque l’proprietario del piano appena creato agli occhi di Planner. In pratica, “proprietario del piano” coincide con “proprietario o membro del gruppo con facoltà di creare il piano”. Da notare che nel contesto di Planner non c’è distinzione di permessi tra membri: tutti i membri del gruppo (owner o non owner) possono interagire col piano quasi allo stesso modo, salvo la gestione dei membri che rimane privilegio dei proprietari del gruppo.

· Amministratore: può aver definito le Naming Policies (regole di nomenclatura) per i Microsoft 365 Groups che influiscono sul nome assegnabile. Ad esempio, se c’è un prefisso obbligatorio (come il codice del reparto), il sistema lo aggiungerà automaticamente al nome del gruppo in creazione. L’admin inoltre governa la possibilità di utilizzare gruppi esistenti creati da Team di Microsoft Teams o da Yammer. In alcuni casi, i gruppi Yammer connessi non supportano Planner (quindi non compariranno tra quelli selezionabili).

· Membri futuri: anche se non sono direttamente coinvolti in questa fase, la scelta tra nuovo gruppo o esistente ha impatto su di loro. Se nuovo gruppo, i membri futuri dovranno essere aggiunti manualmente (punto 4-5). Se gruppo esistente, i futuri membri del piano saranno semplicemente quelli aggiunti al gruppo come tale (ad esempio se qualcuno aggiunge un collega al gruppo tramite Outlook o Teams, questo collega diventa automaticamente membro di tutti i piani presenti in quel gruppo).

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

· Esempio 1: Nuovo gruppo/piano. Team Progetto Interno – Un responsabile crea un piano chiamato “Implementazione ERP” per gestire un progetto interno IT. Dato che questo progetto coinvolge persone di vari reparti e non esiste ancora un team stabilito, decide di creare un nuovo gruppo dedicato. Assegna il nome e lascia che Planner crei un nuovo gruppo Microsoft 365 “Implementazione ERP”. Così facendo ottiene immediatamente uno spazio collaborativo dedicato per quel progetto: potranno aggiungere membri ad hoc e usare il sito SharePoint del gruppo per archiviare documenti di progetto senza confondersi con altri team.

· Esempio 2: Gruppo esistente. Team Dipartimentale – Il reparto Marketing ha già un gruppo Microsoft 365 chiamato “Marketing Team” usato come lista di distribuzione e come team in Microsoft Teams. Per pianificare le campagne del prossimo trimestre, un membro del marketing crea un piano “Campagna Autunno” selezionando l’opzione di aggiungerlo al gruppo esistente Marketing Team. In questo modo tutti i 20 membri del reparto Marketing immediatamente hanno accesso al nuovo piano “Campagna Autunno” senza doverli invitare uno per uno. Il piano compare automaticamente anche come scheda che possono aggiungere nel loro canale Teams #Campagne. Questa riutilizzazione del gruppo esistente fa risparmiare tempo e assicura che il piano erediti tutte le risorse già condivise: ad esempio potranno allegare nel piano file già presenti sul sito SharePoint del Marketing Team, e eventuali commenti ai task verranno visibili nella posta condivisa del gruppo Marketing, integrandosi col modo in cui il team già comunica.

Immagine che contiene testo, software, Icona del computer, Pagina Web

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è imparare a configurare correttamente un nuovo piano in Microsoft Planner, assegnandogli un nome significativo e scegliendo il gruppo Microsoft 365 più adatto. L’utente acquisirà competenze per creare un piano chiaro e condiviso, comprendere le implicazioni della scelta del gruppo (nuovo o esistente), e garantire che i membri coinvolti abbiano accesso alle attività. Verranno esplorate le interazioni con Teams, Outlook e Microsoft 365 Groups, i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e casi d’uso aziendali. Questo esercizio è pensato per migliorare la strutturazione iniziale dei progetti e facilitare la collaborazione tra reparti.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Assegnazione del nome al piano 📝

1. Vai su https://tasks.office.com 🌐

2. Accedi con il tuo account Microsoft 365 aziendale 🔐

3. Clicca su “Planner Hub” nel riquadro di spostamento 🧭

4. In alto a sinistra, clicca su “+ Nuovo piano” ➕

5. Si apre il pannello laterale di creazione del piano 🧩

6. Nel campo “Nome del piano”, digita un titolo chiaro e descrittivo (es. “Progetto Q3 Vendite”) 📝

7. Evita nomi generici o duplicati per facilitare la ricerca 🔍

8. Verifica che il nome non sia già utilizzato da un altro piano ✅

9. Se il nome è già in uso, modifica leggermente (es. aggiungendo l’anno o il reparto) ✏️

10. Conferma il nome e passa alla configurazione del gruppo 📌

Scelta del gruppo Microsoft 365 👥

1. Dopo aver inserito il nome, seleziona la privacy del piano: pubblico o privato 🔒

2. Scegli se creare un nuovo gruppo Microsoft 365 o usare uno esistente 🆕

3. Seleziona “Crea nuovo gruppo” per generare un team dedicato al piano 🛠️

4. Inserisci il nome del gruppo (può coincidere con il nome del piano) 🧾

5. Seleziona la lingua e la privacy del gruppo (pubblico o privato) 🌍

6. Se vuoi usare un gruppo esistente, clicca su “Aggiungi a un gruppo esistente” 🔁

7. Digita il nome del gruppo nella barra di ricerca e selezionalo dall’elenco 📂

8. Verifica che il gruppo contenga i membri corretti per il progetto 👤

9. Controlla che il gruppo sia attivo e accessibile da Teams e Outlook 👁️

10. Clicca su “Crea piano” per completare la configurazione ✅

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Avvio di un piano per la gestione di un progetto interfunzionale

Un responsabile crea un piano per coordinare un progetto che coinvolge marketing, vendite e IT. Assegna un nome chiaro al piano e lo collega a un gruppo Microsoft 365 già esistente per facilitare la collaborazione.

🔹 Definizione del nome del piano

· Comando: “+ Nuovo piano” → campo “Nome del piano”

· Spiegazione: un nome chiaro facilita la ricerca e la comprensione del progetto.

🔹 Associazione al gruppo esistente

· Comando: “Aggiungi a un gruppo esistente” → selezione da elenco

· Spiegazione: consente di coinvolgere direttamente un team già operativo.

🔹 Verifica della visibilità e accesso

· Comando: Outlook > Gruppi → controllo membri e accessi

· Spiegazione: garantisce che tutti i partecipanti possano collaborare.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando	Accesso	Funzione
+ Nuovo piano	Planner > Home	Avvia la creazione di un nuovo piano
Nome del piano	Pannello di creazione	Identifica il progetto
Privacy (pubblico/privato)	Pannello di creazione	Definisce la visibilità del piano
Crea nuovo gruppo	Pannello di creazione	Genera un nuovo gruppo Microsoft 365
Aggiungi a gruppo esistente	Pannello di creazione	Associa il piano a un gruppo esistente
Barra di ricerca gruppo	Pannello di creazione	Trova il gruppo desiderato
Verifica membri	Outlook > Gruppi	Controlla i partecipanti
Planner in Teams	Canale Teams > “+”	Integra Planner nel team
Crea piano	Pannello di creazione	Conferma e genera il piano
Preferiti	Planner > Stella accanto al piano	Accesso rapido al piano

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

✅ Avvio strutturato di nuovi progetti

🔄 Integrazione automatica con Microsoft 365 Groups

📊 Collaborazione immediata con il team

🧭 Accesso centralizzato a file, note e conversazioni

🧩 Personalizzazione della privacy e del gruppo

🕒 Risparmio di tempo nella configurazione iniziale

📅 Pianificazione efficace delle attività

🔐 Controllo dei ruoli e delle autorizzazioni

📈 Maggiore chiarezza e trasparenza organizzativa

🧠 Riduzione del rischio di disorganizzazione

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

· Gestione di progetti trimestrali
Crea un piano per ogni trimestre e assegna attività ai team coinvolti, con visibilità e tracciabilità.

· Pianificazione di eventi aziendali
Avvia un piano per ogni evento, coinvolgendo logistica, comunicazione e fornitori.

· Sviluppo di nuovi prodotti
Crea un piano per ogni fase del ciclo di sviluppo, con assegnazioni e scadenze chiare.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1. Dove si trova il comando “Nuovo piano” in Planner?

2. Quali informazioni sono richieste per creare un piano?

3. Qual è la differenza tra piano pubblico e privato?

4. Come si associa un piano a un gruppo esistente?

5. Come si crea un nuovo gruppo Microsoft 365?

6. Come si verifica che il gruppo contenga i membri corretti?

7. Come si integra un piano in Teams?

8. Dove si visualizzano i gruppi associati ai piani?

9. Quali ruoli possono creare un piano?

10. Quali vantaggi offre la creazione guidata del piano?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato ad assegnare un nome significativo a un piano in Microsoft Planner e a scegliere il gruppo Microsoft 365 più adatto per condividerlo. Hai esplorato i passaggi per configurare la privacy, creare o associare un gruppo, e garantire che i membri abbiano accesso alle attività. Hai visto come integrare il piano con Teams e Outlook, e come queste scelte influenzano la collaborazione. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per avviare progetti in modo strutturato e collaborativo. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace e strategico dello strumento.

3. Impostazione della privacy del piano. Pubblico o privato

Immagine che contiene testo, Carattere, schermata, diagramma

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

Un passaggio cruciale nella creazione di un piano è la scelta del livello di Privacy. In Microsoft Planner (così come per i Microsoft 365 Groups) la privacy di un piano può essere impostata su “Pubblico” oppure “Privato”:

· Un Piano Pubblico è visibile a chiunque all’interno dell’organizzazione. Ciò significa che tutti gli utenti dell’azienda (con account Microsoft 365 aziendale) possono potenzialmente vedere l’esistenza del piano, visualizzarne i contenuti e parteciparvi liberamente. In pratica, un piano pubblico è aperto: non occorre essere invitati per accedervi, basta individuarlo (ad esempio tramite la funzione di ricerca di Planner o attraverso la lista dei gruppi disponibili) e ci si può unire al piano. Nota: “pubblico” qui non significa visibile all’esterno dell’organizzazione; riguarda solo la visibilità interna.

· Un Piano Privato è visibile solo ai membri che vi sono stati aggiunti esplicitamente. Se un utente non è membro, non potrà vedere quel piano né i relativi task. Un piano privato funziona su invito: chi crea il piano (o un proprietario del gruppo) dovrà aggiungere manualmente gli utenti che devono partecipare. Tutti gli altri, pur appartenendo all’organizzazione, non vedranno nulla di quel piano nei risultati di ricerca o nell’hub di Planner.

Quando si crea un nuovo piano (e nuovo gruppo), il pannello di creazione chiede di selezionare Chi può vedere il piano. Solitamente ci sono due pulsanti o menu a scelta: Pubblico o Privato. L’utente deve valutare in base alla natura del progetto/attività:

· Se i contenuti del piano non sono riservati e potrebbe anzi essere utile coinvolgere o farli consultare ad altri colleghi, scegliere Pubblico.

· Se il piano contiene informazioni sensibili, dati riservati o riguarda un team ristretto, impostare Privato per limitarne l’accesso ai soli invitati.

Nel caso in cui si stia aggiungendo un piano a un gruppo esistente, la privacy non è modificabile da Planner al momento della creazione: il piano eredita la privacy del gruppo. Ad esempio, se si aggiunge un piano dentro un gruppo che era privato, il piano sarà privato (visibile solo ai membri di quel gruppo); se il gruppo esistente è pubblico (qualsiasi dipendente può unirsi al gruppo), allora anche il piano sarà di fatto aperto alla partecipazione di tutta l’organizzazione. In altre parole, non si può avere un gruppo privato con un piano pubblico o viceversa – la privacy è una proprietà del gruppo contenitore nel suo insieme. Per questo, il selettore di privacy appare solo quando si crea un nuovo gruppo; se si è scelto un gruppo esistente, quella fase viene saltata. È importante notare che pubblico/privato può essere cambiato anche dopo la creazione (per i gruppi esistenti, i proprietari possono modificare l’impostazione andando, ad esempio, in Outlook > Gruppi > Modifica gruppo e scegliendo pubblico o privato). Tuttavia, è buona pratica impostare correttamente la privacy sin dall’inizio per evitare condivisioni improprie di informazioni o dover rimuovere membri in un secondo momento.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

L’impostazione di privacy ha effetti immediati sul comportamento del piano e del gruppo attraverso Microsoft 365:

· Visibilità nella ricerca: I piani pubblici, come detto, compaiono nei risultati di ricerca interni. Ad esempio, se in Delve o nella barra di ricerca di Office 365 un utente digita il nome di un progetto, un piano pubblico con quel nome potrebbe apparire, mentre uno privato no. Questo facilita la scoperta dei progetti aperti e la condivisione interdisciplinare quando opportuno.

· Outlook (Gruppi): Un gruppo pubblico appare nell’elenco dei gruppi di Outlook come joinable da chiunque. Un dipendente può vedere il gruppo/piano pubblico “Progetto XYZ” e scegliervi Partecipa se interessato. Un gruppo privato appare invece con un’icona lucchetto e permette al massimo di inviare una richiesta di adesione, da approvare dai proprietari. Dunque la privacy determina se le comunicazioni via email e calendario di gruppo sono aperte a tutti o solo invitati.

· Teams: In Microsoft Teams, tutti i team sono attualmente privati o pubblici similmente. Se un piano è collegato a un Team (cioè un gruppo Teams), la privacy del Team coincide col gruppo: se il Team è pubblico interno (qualsiasi collega può entrare senza invito), il piano in esso è di fatto pubblico a tutti i dipendenti. Se il Team è privato (devi essere aggiunto come membro del Team), così sarà il piano. Teams non consente canali o schede Planner visibili a non membri. Quindi Planner e Teams mantengono coerentemente la stessa cerchia visibile.

· SharePoint: Il sito SharePoint associato al gruppo/piano rispetta lo stesso livello di accesso. Un sito di gruppo privato non è navigabile da estranei; un sito di gruppo pubblico è consultabile (in lettura) da chiunque nell’organizzazione, anche se non iscritto. Pertanto, se si allega un file a un’attività in un piano pubblico, quel file (salvato su SharePoint) può essere potenzialmente letto da qualsiasi utente aziendale che conosca l’URL, anche se non membro del piano; viceversa, in un piano privato i file sono protetti e accessibili solo ai membri del gruppo.

· Notifiche e collegamenti: Se un piano è privato e inviate il link del piano a un collega non membro, questo non potrà aprirlo (otterrà un errore di accesso negato finché non viene aggiunto). Se il piano è pubblico, quel collega potrà aprire il link e vedere il board di Planner (e decidere eventualmente di unirsi per interagire). Inoltre, in Planner, un piano pubblico potrebbe mostrare un pulsante “Unisciti al piano” per utenti non membri che lo scoprono.

· Compliance e auditing: Dal punto di vista della sicurezza, impostare un piano come privato aiuta a limitare la diffusione di dati e semplifica l’applicazione di etichette di riservatezza (sensitivity labels) se usate: ad esempio, se la società utilizza etichette come “Confidenziale” che si applicano ai gruppi privati contenenti dati sensibili, creare il piano come privato può far sì che i contenuti vengano gestiti conformemente (es. impedendo la condivisione esterna dei file su SharePoint collegato, ecc.).

c) RUOLI COINVOLTI

· Proprietario del piano/gruppo: colui che crea il piano decide inizialmente la privacy. I proprietari del gruppo collegato (che all’inizio coincidono con il creatore, eventualmente affiancati in seguito da altri proprietari aggiunti) hanno anche la facoltà di modificare la privacy in seguito se necessario. Cambiare da Pubblico a Privato o viceversa è un’azione riservata ai Group Owner; i membri semplici non possono rendere pubblico un gruppo privato o viceversa, né attraverso Planner né altrove.

· Membri del piano: i membri non hanno controllo sull’impostazione di privacy, ma ne subiscono gli effetti. In un piano privato, i membri sanno che solo loro vedranno i task; in un piano pubblico, i membri devono essere consapevoli che qualunque collega potrebbe osservare le attività e progressi. Questo è rilevante soprattutto se si inseriscono informazioni sensibili nelle descrizioni delle attività o negli allegati.

· Utenti esterni (Guest): La privacy “pubblico/privato” riguarda la visibilità interna. Gli utenti esterni (ospiti) non possono mai vedere un piano a meno che non vengano esplicitamente aggiunti come membri (guest) al gruppo, indipendentemente dalla pubblicità. Un gruppo pubblico non significa accessibile su Internet o a guest non invitati; i guest devono sempre essere aggiunti manualmente da un proprietario, come vedremo nel punto 4, e rientrano comunque nell’ambito di un gruppo che di per sé rimane interno.

· Amministratore IT: può stabilire linee guida su cosa deve essere pubblico o privato. Ad esempio, potrebbe consigliare di creare piani pubblici per progetti cross-funzionali non sensibili, e piani privati per tutto ciò che tocca dati clienti o informazioni riservate. Alcune organizzazioni disabilitano totalmente la creazione di gruppi/piani pubblici per policy di sicurezza, ma di solito questa scelta è lasciata ai proprietari. L’admin comunque monitora i gruppi creati: tramite il centro di amministrazione di Microsoft 365 può vedere se un gruppo (piano) è pubblico o privato e intervenire se necessario (ad esempio convertendolo in privato se per errore è stato creato pubblico con contenuti confidenziali, anche se questo scenario è raro e andrebbe gestito con cautela).

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

· Esempio 1: Piano Pubblico per evento aziendale. Comitato Eventi – Un team HR crea un piano “Torneo aziendale di calcetto” come pubblico. Questo perché l’iniziativa è aperta a tutti i dipendenti e vogliono che chiunque possa vedere il piano, iscriversi come volontario in attività (es. organizzare squadre, arbitraggi, ecc.). Impostandolo pubblico, il piano appare nelle ricerche interne: un dipendente curioso può trovarlo e decidere di partecipare. Il gruppo email associato è pubblico, così chi ha domande può inviare mail al gruppo e tutti gli interessati le ricevono. In Outlook, qualsiasi dipendente può unirsi al gruppo Torneo aziendale senza approvazione. Questo caso mostra come la privacy pubblica favorisca la partecipazione spontanea e la trasparenza per attività comunitarie.

· Esempio 2: Piano Privato per progetto riservato. Progetto Ricerca&Sviluppo – Un team R&D lavora su un nuovo prototipo segreto. Creano un piano “Project Alpha – R&D” contrassegnandolo come privato. In questo modo il piano rimane nascosto al resto dell’organizzazione: solo i ricercatori aggiunti potranno vederlo. Tutti i task riguardanti design e test interni sono visibili solo al team di progetto. Anche se qualcuno cercasse “Project Alpha” nella intranet, non troverebbe nulla. Questo garantisce che informazioni riservate (ad esempio note sulle innovazioni brevettabili, o allegati con risultati di laboratorio) restino confinate nel gruppo. Allo stesso tempo, impostare il gruppo come privato implica che gli unici a potervi aggiungere nuovi membri o condividere file esternamente sono i proprietari, fornendo un ulteriore livello di controllo. Ad esempio, quando successivamente si unisce un nuovo ingegnere al team, uno dei proprietari (capo progetto) lo aggiunge manualmente; il nuovo membro riceve un invito e solo dopo l’accettazione può accedere al piano e ai file. Questo approccio mantiene sicuro il progetto, soddisfacendo le policy di sicurezza aziendale che richiedono di trattare i progetti R&D come confidenziali.

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Icona del computer

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🎯 Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è imparare a impostare correttamente la privacy di un piano in Microsoft Planner, scegliendo tra le opzioni “pubblico” e “privato” in base al contesto operativo. L’utente acquisirà competenze per valutare la visibilità del piano, configurare l’accesso dei membri e comprendere le implicazioni sulla collaborazione e sulla sicurezza dei dati. Verranno esplorate le interazioni con Microsoft 365 Groups, Teams e Outlook, i ruoli coinvolti (proprietario, membro, guest) e casi d’uso aziendali. Questo esercizio è pensato per migliorare la gestione dei progetti, la protezione delle informazioni e la trasparenza organizzativa.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

Avvio della creazione del piano e accesso all’opzione privacy 🔐

1. Vai su https://tasks.office.com 🌐

2. Accedi con il tuo account Microsoft 365 aziendale 🔑

3. Clicca su “Planner Hub” nel menu laterale 🧭

4. In alto a sinistra, clicca su “+ Nuovo piano” ➕

5. Si apre il pannello laterale per la creazione del piano 🧩

6. Inserisci un nome descrittivo nel campo “Nome del piano” 📝

7. Sotto il nome, individua la sezione “Privacy” 🔽

8. Leggi la descrizione delle due opzioni: “Pubblico” e “Privato” 📖

9. Rifletti sul tipo di contenuti e sul pubblico del piano 🤔

10. Seleziona l’opzione più adatta al tuo caso d’uso ✅

Differenze tra piano pubblico e privato e implicazioni operative 👥

1. Se selezioni “Pubblico”, il piano sarà visibile a tutta l’organizzazione 👁️

2. I membri dell’organizzazione potranno visualizzare e unirsi al piano liberamente 🔓

3. Se selezioni “Privato”, solo i membri invitati potranno accedere 🔐

4. I piani privati sono ideali per progetti riservati o team ristretti 🛡️

5. I proprietari possono aggiungere o rimuovere membri in qualsiasi momento 👤

6. I membri possono visualizzare e modificare le attività assegnate ✏️

7. I guest (utenti esterni) possono essere aggiunti solo se il piano è privato e il gruppo lo consente 🌍

8. La privacy scelta si riflette anche in Teams e Outlook 📬

9. È possibile modificare la privacy solo da Outlook > Gruppi > Impostazioni ⚙️

10. La scelta della privacy influisce sulla sicurezza e sulla collaborazione del piano 🔄

Integrazione con Microsoft 365 Groups, Teams e Outlook 🔗

1. Dopo aver creato il piano, viene automaticamente creato un gruppo Microsoft 365 (se nuovo) 📂

2. Apri Outlook e vai su Gruppi per visualizzare il gruppo associato 📧

3. Verifica la privacy del gruppo: “Pubblico” o “Privato” 🔍

4. I membri del gruppo ricevono notifiche e aggiornamenti via email 📩

5. Apri Microsoft Teams e accedi al team collegato al gruppo 💬

6. Aggiungi il piano come scheda Planner in un canale cliccando su “+” ➕

7. I membri del team possono accedere al piano direttamente da Teams 📋

8. Se il piano è privato, solo i membri del gruppo possono visualizzarlo in Teams 🔐

9. Le attività assegnate appaiono anche in Microsoft To Do 📲

10. Tutte le modifiche sono sincronizzate in tempo reale tra le app Microsoft 365 🔁

🧩 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Creazione di un piano per la gestione di un progetto HR riservato

Un team HR deve gestire un piano per l’onboarding di nuovi dipendenti. Per proteggere i dati sensibili, il piano viene impostato come privato.

🔹 Configurazione iniziale

· Comando: “+ Nuovo piano” → selezione “Privato”

· Spiegazione: garantisce che solo i membri autorizzati possano accedere al piano.

🔹 Controllo degli accessi

· Comando: Planner > Membri → aggiunta selettiva

· Spiegazione: consente di invitare solo le persone coinvolte nel progetto.

🔹 Collaborazione sicura

· Comando: Teams > Planner → accesso limitato

· Spiegazione: protegge le informazioni riservate all’interno del team.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando	Accesso	Funzione
+ Nuovo piano	Planner > Home	Avvia la creazione di un nuovo piano
Privacy (pubblico/privato)	Pannello di creazione	Definisce la visibilità del piano
Outlook > Gruppi	Outlook	Visualizza e gestisce il gruppo
Teams > “+” > Planner	Canale Teams	Integra Planner nel team
Membri	Planner > Dettagli piano	Aggiunge o rimuove partecipanti
To Do	App Microsoft To Do	Visualizza attività assegnate
Preferiti	Planner > Stella accanto al piano	Accesso rapido al piano
Commenti	Dettagli attività	Comunica con il team
Etichette	Dettagli attività	Categorizza visivamente
Modifica privacy	Outlook > Gruppi > Impostazioni	Cambia la visibilità del piano

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

✅ Controllo preciso della visibilità del piano

🔄 Protezione delle informazioni sensibili

📊 Collaborazione mirata con membri selezionati

🧭 Accesso semplificato per i team autorizzati

🧩 Integrazione sicura con Microsoft 365 Groups

🕒📅 Pianificazione efficace in ambienti riservati

🔐 Maggiore sicurezza e conformità aziendale

📈 Riduzione del rischio di errori organizzativi

🧠 Maggiore fiducia nella gestione dei progetti

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

· Progetti HR riservati
Imposta piani privati per gestire onboarding, valutazioni e documentazione interna.

· Sviluppo di prodotti in fase prototipale
Usa la privacy “privato” per proteggere idee e attività non ancora pubbliche.

· Piani di audit e compliance
Mantieni riservati i piani che coinvolgono controlli interni e documenti sensibili.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1. Dove si imposta la privacy del piano in Planner?

2. Qual è la differenza tra piano pubblico e privato?

3. Chi può accedere a un piano privato?

4. Come si modifica la privacy di un piano già creato?

5. Quali ruoli possono impostare la privacy?

6. Come si integra un piano privato in Teams?

7. Dove si visualizzano i membri autorizzati?

8. Come si proteggono i file condivisi nel piano?

9. Quali vantaggi offre la privacy “privato”?

10. Quando è consigliabile usare la privacy “pubblico”?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a impostare correttamente la privacy di un piano in Microsoft Planner, scegliendo tra le opzioni “pubblico” e “privato” in base al contesto operativo. Hai esplorato i passaggi per configurare la visibilità, invitare i membri corretti e garantire la sicurezza delle informazioni. Hai visto come questa impostazione influisce sull’accesso da Teams, Outlook e To Do, e come può essere utilizzata per proteggere progetti sensibili. Attraverso scenari pratici e comandi chiave, hai acquisito competenze per gestire la privacy in modo strategico. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze e a prepararti per un utilizzo efficace dello strumento.

4. Inserimento di nuovi utenti nel piano

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

Dopo aver creato il piano (e quindi costituito il suo gruppo), spesso il passo successivo è invitare altri utenti a partecipare. L’inserimento di nuovi utenti in un piano significa aggiungerli come membri del gruppo associato. Ci sono vari modi per farlo:

· Dal pannello Membri in Planner: All’interno dell’interfaccia di Planner, aprendo il piano, in alto a destra è presente il menu “Membri” (solitamente rappresentato da icone circolari degli avatar e un simbolo “+”). Cliccandolo, appare un campo per digitare il nome o l’email della persona da aggiungere. Il sistema suggerisce i nomi in base alla directory aziendale. Selezionato l’utente corretto, si conferma e immediatamente quella persona viene aggiunta al piano. Ogni nuovo membro riceverà una notifica email automatica da Microsoft Planner che lo informa dell’aggiunta al piano. Da questo momento il nuovo utente è un membro a tutti gli effetti: può vedere tutte le attività del piano, modificarle, aggiungerne di nuove, ecc.

· Assegnazione di un’attività a un utente non ancora membro: Planner offre una scorciatoia interessante. Se si tenta di assegnare un task a qualcuno che non fa ancora parte del piano, l’app proporrà di aggiungere automaticamente quell’utente come membro. Ad esempio, se apro un task e nel campo “Assegna a” digito il nome di un collega che non era nel piano, comparirà un avviso o prompt tipo “Questa persona non è nel piano. Aggiungere al gruppo e assegnare il task?”. Confermando, l’utente viene contestualmente aggiunto al gruppo (diventando membro) e assegnatario dell’attività. Questa funzione accelera l’inserimento, evitando passaggi extra.

· Tramite interfaccia di Outlook (Gruppi) o altri punti di gestione del gruppo: Poiché un piano è collegato a un gruppo Microsoft 365, ogni metodo standard di aggiunta membri al gruppo risulta in aggiunta al piano. Ad esempio, da Outlook (web o desktop), un proprietario può aprire la sezione Gruppi, selezionare il gruppo del piano, e usare l’opzione “Aggiungi membri”. Analogamente, in Microsoft Teams, se il piano è associato a un Team, aggiungere un membro al Team (tramite “Aggiungi membro” al team) lo aggiungerà al gruppo e quindi anche al piano. Admin IT possono anche usare il centro di amministrazione o PowerShell per aggiungere utenti nei gruppi. Nota sui guest esterni: l’aggiunta di utenti esterni (guest) richiede passaggi aggiuntivi (descritti più sotto), tipicamente tramite Outlook o interfaccia admin con invito via email, in quanto Planner UI non consente di digitare indirizzi esterni a meno che la funzionalità guest sia attivata correttamente.

Una volta aggiunto un nuovo utente:

· Egli appare nella lista membri del piano (visibile nell’header del piano su Planner).

· Riceve eventuali notifiche del piano e può essere assegnato alle attività.

· Se l’utente era aggiunto via Planner o Teams, l’effetto è immediato; se aggiunto via Outlook, entro breve appare anche su Planner (la membership è centralizzata a livello di gruppo).

· Se l’utente aggiunto è esterno (guest), Microsoft 365 invierà una mail di invito al guest se non ne aveva già uno. Il guest dovrà accettare l’invito e autenticarsi come utente guest dell’organizzazione prima di poter accedere al piano. Dopo l’accettazione, il suo nome apparirà nei membri con l’etichetta “(guest)” e avrà accesso limitato (come descritto più avanti).

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Aggiungere nuovi utenti a un piano attiva varie interazioni:

· Email di notifica: come detto, Planner invia un’email di benvenuto/avviso all’utente aggiunto, dalla casella del gruppo, annunciando “Sei stato aggiunto al piano X”. Queste email transitano tramite Exchange Online. Inoltre, la nuova membership significa che quell’utente inizierà a ricevere tutte le notifiche futuro relative al piano: ad esempio se in Planner è attiva l’opzione di notificare per ogni assegnazione di task, il nuovo utente riceverà notifiche quando qualcuno gli assegnerà un’attività.

· Outlook Gruppi: Dopo l’aggiunta, il nuovo membro appare nella lista del gruppo su Outlook. Se il gruppo era impostato per inviare copie delle conversazioni ai membri (sottoscrizione), allora da quel momento il nuovo utente inizierà a ricevere via email anche eventuali conversazioni di gruppo esistenti o nuove (che includono i commenti ai task di Planner, i quali sono registrati come conversazioni email nel gruppo).

· Teams: Se il gruppo ha un Team collegato, l’aggiunta di un membro al gruppo tramite Planner equivale ad aggiungerlo al Team. In pratica, se il proprietario ha aggiunto un nuovo utente al piano attraverso Planner, quell’utente sarà automaticamente aggiunto al Team corrispondente (vedrà il team comparire nel suo elenco in Teams e potrà partecipare alle chat canali). Questo perché Teams e Planner condividono la membership del gruppo Microsoft 365.

· SharePoint: Il nuovo membro ottiene permessi di accesso al sito SharePoint del gruppo. Quindi potrà accedere a tutti i file condivisi (inclusi quelli eventualmente collegati alle attività Planner).

· Microsoft To Do / Tasks in Teams: Le attività di questo piano assegnate al nuovo utente inizieranno a comparire nella vista “Assigned to me” di To Do (o nell’app Attività di Teams). Se prima il collega non vedeva tali attività (perché non membro), ora il sistema li include grazie all’appartenenza al gruppo. Viceversa, se l’utente non aveva alcuna attività assegnata e viene aggiunto senza assegnazioni, semplicemente acquisisce la possibilità di entrare nel piano e auto-assegnarsi compiti o riceverne.

· Power Automate / Graph: A livello di automazione, l’aggiunta di un membro a un gruppo è un evento tracciabile (ci sono connettori in Power Automate per “When a group member is added” etc.), quindi l’azienda potrebbe avere flussi che, ad esempio, inviano un messaggio di benvenuto su Teams o registrano l’evento per compliance. Questo esula da Planner stesso, ma l’integrazione è facilitata dal fatto che Planner usa i gruppi standard.

c) RUOLI COINVOLTI

La possibilità di aggiungere nuovi utenti a un piano dipende dai ruoli:

· Proprietario del gruppo/piano: Ha il pieno controllo di aggiungere o rimuovere membri. Attraverso Planner (Membri > Aggiungi) o Outlook/Teams, un proprietario può invitare chiunque internamente e, se i guest sono abilitati, anche esternamente. I proprietari possono anche nominare altri proprietari (ma questo va fatto in Outlook/Teams come visto). Di default, il creatore del piano è proprietario del gruppo, quindi all’inizio solo lui/lei può gestire i membri.

· Membro (non proprietario): Può visualizzare la lista dei membri, assegnare compiti a membri esistenti, ma per impostazione predefinita non può aggiungere altri membri al gruppo. Come confermato dalle linee guida, solo i proprietari e gli amministratori possono aggiungere utenti ai piani (soprattutto se il piano è privato). C’è un’eccezione parziale: se è consentito ai membri di invitare altri (una impostazione configurabile dei gruppi Microsoft 365, solitamente disabilitata per i gruppi privati e attiva per i pubblici), allora in gruppi pubblici anche un membro potrebbe aggiungere altri membri. In generale, consideriamo la regola “solo i proprietari (o admin) possono aggiungere” per i piani privati, mentre per i piani pubblici ogni membro può segnalare il piano ad altri e chiunque può unirsi senza invito formale.

· Amministratore IT: Può aggiungere utenti a qualsiasi gruppo tramite strumenti di amministrazione, anche senza essere membro lui stesso, forzando l’appartenenza (utile se il proprietario originale è indisponibile). Inoltre, l’admin gestisce la funzionalità Guest: solo se l’amministratore ha abilitato l’accesso guest a Microsoft 365 Groups sarà possibile aggiungere utenti esterni ai piani. L’admin può anche impostare se i membri non proprietari possono invitare guest oppure se solo i proprietari possono (impostazione raccomandata: solo proprietari).

· Utente aggiunto (interno): Non ha un ruolo attivo nel processo di essere aggiunto (oltre ad accettare l’invito nel caso di gruppi che richiedono accettazione, come i guest). Tuttavia, dopo essere diventato membro, potrebbe essere a sua volta elevato a proprietario dal proprietario esistente (ad esempio, se il creatore vuole condividere l’amministrazione del piano).

· Utente guest (esterno): Può essere aggiunto solo da un proprietario del gruppo (non da membri comuni) e il processo richiede che l’utente abbia un account guest nel tenant. Una volta aggiunto come guest, il suo ruolo rispetto al piano è limitato – sarà equiparabile a un membro con alcune restrizioni (non può aggiungere altri, non può eliminare il piano, ecc., vedi dettaglio nel punto 5 e ruoli). Il guest deve seguire la procedura di attivazione dell’account tramite la mail di benvenuto come spiegato in precedenza.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

· Esempio 1: Aggiunta interna semplice. Progetto Interfunzionale – Maria crea il nuovo piano privato “Sviluppo Website”. Dopo aver strutturato qualche attività iniziale, aggiunge i colleghi che lavoreranno con lei: clicca su “Membri” e inserisce “Luca Bianchi” e “Sara Verdi”. Luca e Sara ricevono all’istante una mail “Sei stato aggiunto al piano Sviluppo Website”. Quando aprono Planner, trovano tra i loro piani anche Sviluppo Website. Maria assegna subito alcuni task a Luca; Luca vede anche in Outlook che è entrato nel gruppo di Office 365 Sviluppo Website e potrebbe partecipare alle conversazioni via email di quel gruppo. Questo esempio mostra il tipico flusso di cooptazione di colleghi nel piano appena creato.

· Esempio 2: Aggiunta tramite assegnazione. Task force emergenza – I membri di un piano pubblico “Task Force Clienti Importanti” si accorgono che serve coinvolgere un esperto esterno di cybersecurity in una determinata attività. Paolo, che è proprietario del piano, crea un’attività “Audit sicurezza cliente X” e direttamente nel campo assegnatari digita l’indirizzo del consulente esterno (che non è ancora nel piano). Il sistema gli chiede conferma di aggiungere quell’indirizzo come guest nel gruppo. Paolo conferma: parte un invito guest all’esperto. L’esperto segue il link nell’email, si autentica come guest Microsoft e accede all’attività a lui assegnata nel piano, potendo commentare e allegare documenti. Nel frattempo appare come membro guest anche nell’elenco membri del piano con un piccolo glifo che indica “utente esterno”. Questo scenario illustra come Planner consente di incorporare rapidamente una risorsa esterna su un compito preciso mantenendo la sicurezza (il guest vede solo questo piano e niente altro).

· Esempio 3: Uso di Teams per l’aggiunta. Team Agile – Un team di sviluppo software lavora in un Team di Microsoft Teams chiamato “DevTeam”. Hanno un piano Planner integrato nel canale Sprint Board. Quando un nuovo sviluppatore viene assunto e aggiunto dal manager al Team “DevTeam” su Teams, in automatico questo utente appare anche come membro nel piano Sprint Board. Qui non è servito aprire Planner; la coerenza di Microsoft 365 fa sì che gestire i membri a livello di Teams sia sufficiente. Il nuovo sviluppatore riceve un messaggio di Teams di benvenuto e vede subito tutte le user story e task nello Sprint Board di Planner, senza dover essere aggiunto separatamente in Planner.

Immagine che contiene testo, schermata, software, Pagina Web

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è acquisire padronanza nell’inserimento di nuovi utenti in un piano di Microsoft Planner, comprendendo la funzionalità dell’interfaccia, i ruoli Microsoft 365 coinvolti e le interazioni con Teams, Outlook e To Do. L’utente imparerà a gestire l’accesso ai piani, verificare le licenze, assegnare attività e garantire la sincronizzazione tra le app. L’esercizio mira a sviluppare competenze operative e strategiche per migliorare la collaborazione nei team. Verranno inoltre esplorati scenari aziendali reali, comandi chiave e vantaggi per la produttività. L’approccio è pratico, guidato e orientato all’efficienza organizzativa. L’utente sarà in grado di applicare quanto appreso in contesti lavorativi concreti, ottimizzando tempi e risorse.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Accesso e apertura del piano Planner 🧭

1. Accedi a https://tasks.office.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2. Clicca su Planner nella dashboard di Microsoft 365 🧭

3. Seleziona un piano esistente o clicca su “Nuovo piano” ➕

4. Inserisci il nome del piano e scegli la privacy (pubblico o privato) 🏷️

5. Clicca su “Crea piano” per confermare ✅

6. Attendi il caricamento dell’interfaccia del piano ⏳

7. Verifica che il piano sia visibile nella lista dei tuoi piani 📂

8. Clicca sul nome del piano per aprirlo 🖱️

9. Controlla che la vista sia impostata su “Bacheca” 📋

10. Verifica la presenza del menu “…” in alto a destra per accedere alle opzioni avanzate…

Inserimento di nuovi utenti nel piano 👥

1. Clicca su “…” in alto a destra del piano aperto ⋯

2. Seleziona la voce “Membri” dal menu a discesa 👤

3. Si apre il pannello laterale per la gestione dei membri 📑

4. Clicca su “Aggiungi membri” o sul campo di ricerca 🔍

5. Digita il nome o l’email dell’utente da aggiungere ✉️

6. Seleziona il contatto corretto tra i suggerimenti ✅

7. Clicca su “Aggiungi” per confermare ➕

8. Ripeti per ogni utente da inserire 🔁

9. Verifica che i nuovi membri compaiano nella lista 👓

10. Chiudi il pannello cliccando sulla “X” ❌

Verifica ruoli e integrazione con Microsoft 365 🔄

1. Accedi al portale di amministrazione: https://admin.microsoft.com 🛠️

2. Vai su “Utenti attivi” per controllare le licenze 👥

3. Verifica che gli utenti abbiano una licenza Planner attiva 📜

4. Apri Microsoft Teams e accedi al team collegato al piano 📞

5. Controlla che i nuovi membri siano presenti nel canale 🧩

6. Se non presenti, aggiungili manualmente al team ➕

7. Apri Outlook e verifica le notifiche delle attività 📬

8. In Planner, vai su Impostazioni → Notifiche 🔔

9. Verifica che le attività siano visibili anche in Microsoft To Do 📲

10. Crea un’attività di test per verificare la sincronizzazione 🧪

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Inserimento di un nuovo collaboratore nel piano “Progetto Innovazione”

Un nuovo membro del team R&D deve essere integrato nel piano per contribuire alla fase di test. Il responsabile di progetto vuole che il nuovo utente abbia accesso immediato alle attività, riceva notifiche e sia incluso nei flussi di comunicazione.

🔹 Comando: Planner → “…” → “Membri” → Aggiungi utente
📌 Spiegazione: L’utente viene inserito nel piano e può visualizzare le attività assegnate.

🔹 Comando: Admin Center → “Utenti attivi” → Verifica licenza
📌 Spiegazione: Garantisce che l’utente abbia i permessi per accedere a Planner.

🔹 Comando: Teams → Canale collegato → Aggiungi membro
📌 Spiegazione: L’utente viene incluso nella comunicazione del team e nei file condivisi.

⌨️ Comandi chiave utilizzati e come vi si accede

Comando	Accesso	Funzione
Aggiungi membri	Planner → “…” → Membri	Inserire nuovi utenti nel piano
Crea nuovo piano	Planner → “Nuovo piano”	Avviare un nuovo progetto
Verifica licenza utente	Admin Center → Utenti attivi	Controllare che l’utente abbia accesso a Planner
Aggiungi a Teams	Teams → Gestisci team → Aggiungi membro	Integrare l’utente nel canale Teams collegato
Notifiche attività	Planner → Impostazioni → Notifiche	Attivare/disattivare avvisi via email
Visualizza attività in To Do	Microsoft To Do → sincronizzazione automatica con Planner	Gestire le attività anche da dispositivi mobili
Assegna attività	Planner → Crea attività → Assegna a...	Delegare compiti specifici
Controlla membri del piano	Planner → “…” → Membri	Verificare chi ha accesso al piano
Apri piano esistente	Planner → Tutti i piani → seleziona piano	Accedere a un piano già creato
Crea attività di test	Planner → Nuova attività → inserisci titolo e assegna membro	Verificare la ricezione delle notifiche

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

🧩 Collaborazione immediata tra membri del team
✅ Assegnazione chiara delle responsabilità
📋 Monitoraggio centralizzato delle attività
🔄 Integrazione fluida con Teams e Outlook
🔔 Notifiche automatiche per scadenze e aggiornamenti
⏱️ Riduzione dei tempi di onboarding
🔍 Maggiore trasparenza nei progetti condivisi
📱 Accesso mobile tramite Microsoft To Do
📊 Visualizzazione semplificata dello stato di avanzamento
🧩 Migliore coordinamento tra reparti e ruoli aziendali

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE

· Inserimento rapido di collaboratori esterni nei progetti condivisi

Aggiungerli direttamente al piano consente di assegnare attività, condividere documenti e monitorare l’avanzamento in modo strutturato.

· Attivazione immediata di nuovi membri nei team interfunzionali

L’inserimento tempestivo nel piano garantisce accesso alle attività pertinenti e migliora la collaborazione tra reparti.

· Supporto strutturato all’onboarding operativo dei nuovi assunti

Inserire i nuovi dipendenti nei piani attivi consente loro di comprendere flussi di lavoro e responsabilità fin da subito.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1. Quali sono i passaggi per accedere a un piano esistente in Microsoft Planner?

2. Dove si trova il comando per aggiungere nuovi membri a un piano?

3. Quali tipi di licenza Microsoft 365 sono necessari per accedere a Planner?

4. Come si verifica se un utente ha una licenza attiva tramite il portale di amministrazione?

5. In che modo Planner si integra con Microsoft Teams?

6. Quali notifiche riceve un utente quando viene assegnato a un’attività?

7. Come si gestisce la visibilità delle attività assegnate in Outlook e To Do?

8. Quali ruoli Microsoft 365 possono gestire i membri di un piano?

9. Quali vantaggi comporta l’inserimento tempestivo di un nuovo utente nel piano?

10. Come si può testare la corretta sincronizzazione tra Planner e le altre app Microsoft 365?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

In questo esercizio hai imparato a inserire nuovi utenti in un piano di Microsoft Planner, comprendendo i passaggi operativi e i comandi da utilizzare. Hai esplorato le interazioni con Teams, Outlook e To Do, e verificato i ruoli e le licenze Microsoft 365 necessarie. Attraverso scenari pratici, hai visto come applicare queste competenze in contesti aziendali reali. Hai identificato i comandi chiave, i vantaggi per la produttività e le idee di utilizzo più efficaci. Le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le conoscenze. Ora sei in grado di gestire in autonomia l’inserimento di utenti nei piani, migliorando la collaborazione e l’efficienza del team.

5. Aggiunta di membri al piano

Immagine che contiene testo, schermata, Carattere, logo

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

Aggiungere membri a un piano significa includere ulteriori persone (interni o esterni all’organizzazione) nel gruppo di lavoro di quel piano, così che possano vedere e gestire le attività. La procedura è semplice: all’interno di Planner, aprire il piano e selezionare l’opzione “Membri”, quindi digitare il nome o l’indirizzo email della persona da aggiungere. Man mano che si digitano i caratteri, Planner suggerisce i contatti corrispondenti; è sufficiente selezionare la persona desiderata per aggiungerla al piano. Dopo la conferma, il nuovo membro riceve un’email di notifica automatica che lo informa di essere stato aggiunto al piano.

Una volta aggiunti, i membri compaiono nell’elenco membri del piano e possono essere assegnati alle attività. Se si tenta di assegnare un’attività a una persona non ancora membro, Planner in genere suggerisce di aggiungerla al piano prima di completare l’assegnazione. In ogni momento, il proprietario del piano può anche rimuovere un membro se non è più necessario: basta espandere la lista membri, passare il mouse sul nome, cliccare i tre puntini e scegliere “Rimuovi”. (Nota: per motivi di sicurezza, non è possibile rimuovere l’unico proprietario di un piano; in tal caso andrebbe prima nominato un secondo proprietario, come spiegato più avanti).

Dopo aver aggiunto persone al piano, è possibile assegnare loro delle attività immediatamente. Ogni membro potrà visualizzare tutte le attività del piano e quelle a lui assegnate appariranno anche nella sezione "Attività assegnate a me" della app Microsoft To Do, grazie all’integrazione dei task di Planner con To Do.

Gestione dei proprietari: Di default, chi crea il piano è impostato come proprietario (owner) del piano, mentre tutti coloro che vengono aggiunti tramite l’interfaccia di Planner vengono inseriti come membri semplici. Se si desidera che un altro membro diventi co-proprietario (ad esempio per permettergli di modificare impostazioni avanzate o eliminare il piano), è necessario modificare i ruoli attraverso Outlook (Gruppi). Infatti, ogni piano collegato a un gruppo Microsoft 365 eredita i ruoli di proprietario e membro da quel gruppo. Per promuovere un membro a proprietario: aprire Outlook (o Outlook Web) e trovare il gruppo avente lo stesso nome del piano; nelle impostazioni del gruppo scegliere “Modifica gruppo” e, nell’elenco dei membri, selezionare la persona e cliccare “Imposta come proprietario”, quindi salvare. Le modifiche di ruolo effettuate nel gruppo si rifletteranno automaticamente nel piano Planner. Analogamente, tramite Outlook è possibile revocare il ruolo di proprietario o rimuovere membri dal gruppo (e quindi dal piano).

Aggiungere utenti esterni (guest): Se si vuole inserire nel piano una persona esterna all’organizzazione, Planner supporta l’accesso guest: occorre aggiungere il suo indirizzo email come “utente guest” nel gruppo Microsoft 365 associato. Questo può essere fatto dai proprietari del gruppo (ad es. in Outlook o dall’interfaccia di amministrazione Azure AD) inviando un invito al guest. Una volta accettato l’invito, l’utente guest viene aggiunto al piano quasi come un normale membro, con alcune limitazioni (descritte più avanti). Planner indica gli utenti esterni con l’etichetta “Guest” accanto al nome. I guest possono accedere al piano solo tramite un link diretto o l’URL di Planner del tenant aziendale e ricevono un messaggio di benvenuto via email con le istruzioni per accedere.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Gruppi di Microsoft 365 (Outlook): L’aggiunta di un membro a un piano di Planner corrisponde in realtà all’aggiunta di quella persona al gruppo Microsoft 365 collegato al piano. Questo significa che il nuovo membro ottiene anche tutti i benefici del gruppo: ad esempio, accesso alla cassetta postale condivisa del gruppo su Outlook (dove riceverà eventuali conversazioni o commenti del piano come email), accesso al calendario del gruppo, al taccuino OneNote del gruppo e ai file del sito SharePoint del gruppo. In particolare, quando si aggiunge un membro:

· Outlook (Posta di gruppo): Il nuovo membro può vedere le conversazioni del gruppo in Outlook. Inoltre, se il membro o i proprietari hanno abilitato l’iscrizione tramite email, ogni messaggio/commento sul piano viene inoltrato alla posta in arrivo personale dei membri. Ad esempio, i commenti alle attività in Planner vengono recapitati nella Posta in arrivo del gruppo e, opzionalmente, nella casella personale di ciascun membro. Ciò consente di comunicare aggiornamenti sul piano anche via email.

· Outlook (Calendario di gruppo): Sebbene Planner di per sé non crei eventi di calendario, i membri avendo accesso al calendario del gruppo possono sfruttarlo per timeline di progetto. Inoltre, Planner offre un’integrazione specifica: è possibile esportare le attività di Planner su un calendario di Outlook. Usando la funzione "Aggiungi piano al calendario di Outlook", il piano pubblica un feed iCalendar che, una volta sottoscritto, mostra le scadenze delle attività come eventi in un calendario di Outlook denominato ad esempio "Planner - [nome piano]". Questo aiuta i membri a visualizzare scadenze di Planner accanto ai propri impegni di calendario.

· SharePoint (Sito del gruppo): Ogni gruppo ha un sito SharePoint associato. Quando si aggiunge un nuovo membro al piano, quella persona ottiene automaticamente i permessi di membro sul sito SharePoint del gruppo. Di conseguenza, potrà accedere alla document library condivisa. Dal lato di Planner, i membri possono allegare file alle attività scegliendo tra file locali o file già presenti nel sito SharePoint del gruppo. Ad esempio, cliccando “Aggiungi allegato” su un’attività, si può scegliere un file esistente nel sito collegato al piano. Questo sottolinea l’integrazione: i file del piano risiedono in SharePoint e tutti i membri aggiunti possono vederli e modificarli secondo le autorizzazioni.

· Teams: Se il gruppo Microsoft 365 del piano è connesso a Microsoft Teams (cioè è stato trasformato in un Team), allora aggiungere un membro al piano significa aggiungere un membro al Team. Infatti, Team e gruppi condividono la stessa membership, quindi il nuovo membro avrà accesso anche ai canali di Teams associati. Viceversa, aggiungere qualcuno tramite l’interfaccia di Teams (come membro di un Team) lo rende membro del gruppo Microsoft 365, e quindi se quel gruppo ha un piano, ne diventa membro automaticamente. Inoltre, i membri del piano possono usare Teams per lavorare su Planner: esiste l’app Tasks by Planner and To Do integrata in Teams, dove ciascun utente vede i propri task Planner. Si può anche aggiungere un tab Planner in un canale Teams per far collaborare tutti sulle bacheche Planner direttamente da Teams. In sintesi, l’aggiunta di membri in Planner, Outlook o Teams è sincronizzata, migliorando la collaborazione inter-app.

· To Do e Microsoft 365 app personali: Ogni attività di Planner assegnata a un utente compare tra le attività assegnate nella app Microsoft To Do di quell’utente. Pertanto, quando aggiungi un membro e gli assegni attività, quell’utente potrà gestirle anche dalla propria lista di cose da fare personale, senza dover aprire Planner. Questa è un’interazione importante tra Planner e le app di produttività personale.

c) RUOLI COINVOLTI

L’aggiunta di membri a un piano coinvolge diversi ruoli e ciascuno ha permessi specifici:

· Amministratore (Admin globale o di gruppo): Un amministratore di Microsoft 365 può controllare le funzionalità di Planner a livello di tenant (ad esempio abilitare/disabilitare l’accesso a Planner per certi utenti tramite licenze, o regolare se gli utenti possono invitare guest esterni). Gli admin possono anche impostare politiche sui gruppi Microsoft 365, ad esempio limitare la creazione di nuovi gruppi (quindi indirettamente controllare chi può creare nuovi piani). Tuttavia, l’admin di solito non interviene nell’aggiunta quotidiana di membri a singoli piani; questa è un’operazione demandata ai proprietari del piano o all’autogestione da parte dei team. Un admin globale ha comunque facoltà di aggiungere/rimuovere membri a qualsiasi gruppo/piano dall’interfaccia di amministrazione o via PowerShell, se necessario.

· Proprietario del piano (e del gruppo): Come detto, il proprietario è inizialmente il creatore del piano. Nel contesto di un gruppo Microsoft 365 collegato, i proprietari del gruppo equivalgono ai proprietari del piano. Essi hanno il pieno controllo: possono aggiungere o rimuovere membri del piano, promuovere altri a co-proprietari, modificare le impostazioni del piano (nome, privacy, ecc.), ed effettuare azioni distruttive come eliminare l’intero piano. Se un piano è impostato come “privato”, solo i proprietari (non i semplici membri) possono invitare nuove persone. Nei piani “pubblici” (visibili a tutta l’organizzazione), anche i membri interni non proprietari possono aggiungere altri membri interni liberamente, perché il concetto di piano pubblico presume che chiunque possa partecipare; resta comunque prerogativa dei proprietari invitare utenti guest esterni. In pratica, i proprietari garantiscono la governance del piano e del gruppo sottostante.

· Membro del piano (interno): Un membro è un utente interno all’organizzazione aggiunto al piano (quindi membro del gruppo Microsoft 365 associato). I membri interni possono creare e modificare attività, aggiungere bucket (colonne) e aggiornare i dettagli del piano (tranne le impostazioni globali se il piano è privato). Hanno facoltà di assegnare task ad altri membri, contrassegnare completamenti, allegare file, e inserire commenti. Nei piani pubblici, i membri hanno quasi gli stessi diritti dei proprietari salvo poche eccezioni, come l’impossibilità di eliminare il piano o di modificare certe impostazioni generali. Nei piani privati, invece, alcune azioni sono riservate ai proprietari (ad es. solo i proprietari possono eliminare un piano privato o aggiungere altri membri). Un membro interno non può autonomamente promuoversi a proprietario, né rimuovere proprietari esistenti.

· Guest (Ospite esterno): Un utente guest è un membro esterno all’organizzazione (ad esempio un collaboratore di un’altra azienda o un consulente con email diversa dal dominio aziendale) invitato al piano. I guest hanno accesso limitato ma operativo: possono visualizzare e interagire col piano quasi come i membri interni. In particolare, un ospite può creare ed eliminare attività e bucket, modificare i campi delle attività (titolo, date, assegnazioni, ecc.) e anche rinominare il piano. Se gli viene concesso dalle impostazioni del tenant, il guest può allegare file alle attività (di default un admin deve abilitare i guest a caricare file nei gruppi). I guest ricevono notifiche email relative al piano (ad esempio quando vengono aggiunti al piano o assegnati a un task, ricevono l’email di benvenuto e di assegnazione), ma non ricevono le notifiche di promemoria attività in Outlook come gli utenti interni. Ci sono comunque cose che i guest non possono fare: ad esempio, non possono aggiungere altri membri (non hanno diritto di invitare a loro volta), non possono eliminare il piano (né pubblico né privato), e non possono vedere piani ai quali non sono stati esplicitamente invitati (anche se il piano fosse “pubblico” per l’organizzazione interna, per un esterno non è visibile senza invito). In breve, i guest possono collaborare sulle attività ma non gestiscono la sicurezza o l’appartenenza del piano.

· Visitatore: In Planner propriamente detto non esiste un ruolo formale denominato “visitatore”; tuttavia, per analogia con altri servizi, si può considerare visitatore qualsiasi utente che non sia membro di un piano ma abbia qualche visibilità di esso. Se un piano è pubblico all’interno dell’azienda, allora qualsiasi dipendente può trovarlo nel Planner Hub o tramite ricerca, visualizzarne le attività e persino decidere di unirsi al piano autonomamente (diventando membro). Fino a che non si unisce, quell’utente sta essenzialmente agendo come visitatore: ha visibilità limitata, può vedere i dettagli pubblici ma non può modificare finché non si aggiunge. Per i piani privati, invece, gli utenti non membri non vedono nulla del piano: neanche il titolo compare nelle ricerche, a meno che non ricevano un invito. Dunque, il concetto di “visitatore” è applicabile solo ai piani pubblici interni: ad esempio, un collega di un altro reparto potrebbe aprire un piano pubblico della tua area e curiosare lo stato, ma finché non clicca Partecipa, rimane un osservatore esterno senza possibilità di intervento.

Riassumendo i privilegi chiave:

· Proprietari interni: controllo completo (aggiungere/rimuovere chiunque, modificare impostazioni, eliminare piano/gruppo).

· Membri interni: gestione operativa (creare/assegnare/modificare attività, aggiungere bucket, commentare). In piani pubblici possono invitare colleghi; in privati no.

· Guest esterni: gestione quasi operativa (possono aggiornare attività, creare task/bucket, commentare), ma non possono invitare altri né cambiare impostazioni di piano/gruppo.

· Visitatore interno (non membro, piano pubblico): sola lettura finché non decide di unirsi.

D) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

· Progetto interfunzionale interno: Immagina un team di progetto composto da membri di diversi reparti (es. marketing, vendita, R&D) che deve lanciare un nuovo prodotto. Il project manager crea un piano Planner per organizzare le attività. Dopo aver creato il piano, utilizza la funzione di aggiunta membri per includere tutti i colleghi coinvolti: in pochi clic aggiunge i nominativi di marketing, sales, R&D, ecc. Ognuno riceve immediatamente un’email che li informa di essere stato aggiunto e può aprire Planner per vedere la bacheca del progetto. Il manager assegna a ciascun membro alcune attività. Grazie a ciò, ciascun membro vedrà le proprie attività in To Do e verrà notificato via email di ogni assegnazione, assicurando che nulla sfugga. Questo semplice processo consente al team interfunzionale di iniziare a collaborare da subito su Planner, con notifiche e visibilità automatiche, senza dover inviare manualmente email a tutti con l’elenco dei compiti.

· Coinvolgimento di un consulente esterno: Un’azienda sta implementando una nuova soluzione software e ha ingaggiato un consulente esterno per guidare l’implementazione. Il responsabile IT crea un piano Planner per tracciare tutte le attività (configurazione, formazione, deployment, ecc.) e aggiunge come membri sia i tecnici interni che il consulente esterno. Per aggiungere quest’ultimo, utilizza la funzionalità di accesso guest: inserisce l’email del consulente come utente esterno (guest) del gruppo. Il consulente riceve un invito via email, accetta e ottiene così accesso al piano Planner dell’azienda. Nel piano, il consulente può vedere tutte le attività e ne crea anche di nuove relative alla sua parte di lavoro. Ad esempio, potrebbe creare un’attività “Configurare modulo X” e assegnarla a sé stesso, oppure allegare un documento tecnico a un’attività esistente. Tutte queste azioni gli sono permesse come guest. Tuttavia, quando il consulente nota che mancherebbe un altro collega esterno nel piano, non può aggiungerlo direttamente (dovrà chiedere al responsabile interno di farlo, perché i guest non possono invitare altri guest). Grazie a questo scenario, l’azienda e il consulente esterno lavorano nello stesso strumento di pianificazione, con tutti i compiti centralizzati, evitando di scambiarsi file Excel o email scollegate.

· Team allargato su piano pubblico: Un reparto aziendale crea un piano Planner per iniziative di miglioramento continuo, e lo imposta come “piano pubblico” visibile a tutta l’organizzazione. Il responsabile aggiunge inizialmente i membri core del reparto. Col tempo, altri dipendenti di altre aree vengono a conoscenza del piano pubblico (possono scoprirlo nel Planner Hub cercando progetti disponibili). Ad esempio, un dipendente dell’Helpdesk nota il piano “Idee per miglioramento” e decide di partecipare: aprendo il piano, può vedere tutte le attività (perché è pubblico) e poi clicca “Partecipa” diventando anch’egli membro. In questo modo spontaneo, il piano pubblico attira contributi trasversali. I ruoli in questo caso sono leggeri: chiunque nell’azienda può unirsi e aggiungere la propria idea come attività. Qui vediamo il concetto di visitatore trasformarsi in membro: inizialmente il dipendente era un semplice osservatore esterno, poi con un clic è divenuto membro con diritti di interazione. Questo esempio illustra come un piano pubblico possa facilitare la collaborazione aperta e cross-team, ad esempio per brainstorming o raccolta di suggerimenti, senza dover formalmente invitare ogni singola persona.

· Rimozione di un membro non più nel progetto: Consideriamo un progetto in cui uno dei membri del piano cambia ruolo in azienda o lascia il progetto a metà. Il proprietario del piano può facilmente gestire la cosa: va nell’elenco membri del piano, clicca sui tre puntini accanto al nome di quella persona e sceglie “Rimuovi”. Immediatamente quell’utente perde l’accesso al piano (in realtà viene rimosso dal gruppo Microsoft 365, quindi anche dal Team e dal SharePoint del progetto). Così, le informazioni riservate restano visibili solo a chi è ancora coinvolto. L’azienda può quindi aggiungere un sostituto come nuovo membro nello stesso modo. Dal punto di vista pratico, se l’utente rimosso apre Planner, non vedrà più quel piano nella sua lista. Questo esempio evidenzia la semplicità con cui i team possono gestire il turnover o i cambi di competenze in un progetto senza aprire ticket IT: i proprietari stessi mantengono l’elenco membri aggiornato, garantendo sicurezza e pertinenza.

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Icona del computer

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo è acquisire competenze pratiche e strategiche nell’aggiunta di nuovi membri a un piano di Microsoft Planner, sfruttando l’interfaccia utente e le integrazioni con altre app Microsoft 365. L’utente imparerà a navigare nel piano, gestire i membri, verificare le licenze e garantire la sincronizzazione con Teams, Outlook e To Do. L’esercizio evidenzia i ruoli coinvolti, i comandi chiave e le implicazioni operative. Verranno analizzati scenari aziendali concreti per applicare le funzionalità in contesti reali. L’obiettivo è migliorare la collaborazione, la visibilità delle attività e la produttività del team. L’utente sarà in grado di gestire l’inserimento dei membri in modo autonomo, strutturato e integrato.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Accesso al piano Planner 🧭

1. Accedi a https://tasks.office.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2. Clicca su Planner nella dashboard di Microsoft 365 🧭

3. Seleziona un piano esistente o clicca su “Nuovo piano” ➕

4. Inserisci il nome del piano e scegli la privacy (pubblico o privato) 🏷️

5. Clicca su “Crea piano” per confermare ✅

6. Attendi il caricamento dell’interfaccia del piano ⏳

7. Verifica che il piano sia visibile nella lista dei tuoi piani 📂

8. Clicca sul nome del piano per aprirlo 🖱️

9. Controlla che la vista sia impostata su “Bacheca” 📋

10. Verifica la presenza del menu “…” in alto a destra…

Aggiunta di nuovi membri 👥

1. Clicca su “…” in alto a destra del piano aperto ⋯

2. Seleziona la voce “Membri” dal menu a discesa 👤

3. Si apre il pannello laterale per la gestione dei membri 📑

4. Clicca su “Aggiungi membri” o sul campo di ricerca 🔍

5. Digita il nome o l’email dell’utente da aggiungere ✉️

6. Seleziona il contatto corretto tra i suggerimenti ✅

7. Clicca su “Aggiungi” per confermare ➕

8. Ripeti per ogni utente da inserire 🔁

9. Verifica che i nuovi membri compaiano nella lista 👓

10. Chiudi il pannello cliccando sulla “X” ❌

Verifica ruoli e integrazione 🔄

1. Accedi al portale di amministrazione: https://admin.microsoft.com 🛠️

2. Vai su “Utenti attivi” per controllare le licenze 👥

3. Verifica che gli utenti abbiano una licenza Planner attiva 📜

4. Apri Microsoft Teams e accedi al team collegato al piano 📞

5. Controlla che i nuovi membri siano presenti nel canale 🧩

6. Se non presenti, aggiungili manualmente al team ➕

7. Apri Outlook e verifica le notifiche delle attività 📬

8. In Planner, vai su Impostazioni → Notifiche 🔔

9. Verifica che le attività siano visibili anche in Microsoft To Do 📲

10. Crea un’attività di test per verificare la sincronizzazione 🧪

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Inserimento di un nuovo membro nel piano “Progetto Formazione Interna”

Un nuovo collaboratore HR deve essere aggiunto al piano per gestire i moduli formativi. Il responsabile vuole che il nuovo utente abbia accesso immediato alle attività, riceva notifiche e sia integrato nei flussi di lavoro.

🔹 Comando: Planner → “…” → “Membri” → Aggiungi utente
📌 Spiegazione: L’utente viene inserito nel piano e può visualizzare le attività assegnate.

🔹 Comando: Admin Center → “Utenti attivi” → Verifica licenza
📌 Spiegazione: Garantisce che l’utente abbia i permessi per accedere a Planner.

🔹 Comando: Teams → Canale collegato → Aggiungi membro
📌 Spiegazione: L’utente viene incluso nella comunicazione del team e nei file condivisi.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando	Accesso	Funzione
Aggiungi membri	Planner → “…” → Membri	Inserire nuovi utenti nel piano
Crea nuovo piano	Planner → “Nuovo piano”	Avviare un nuovo progetto
Verifica licenza utente	Admin Center → Utenti attivi	Controllare che l’utente abbia accesso a Planner
Aggiungi a Teams	Teams → Gestisci team → Aggiungi membro	Integrare l’utente nel canale Teams collegato
Notifiche attività	Planner → Impostazioni → Notifiche	Attivare/disattivare avvisi via email
Visualizza attività in To Do	Microsoft To Do → sincronizzazione automatica con Planner	Gestire le attività anche da dispositivi mobili
Assegna attività	Planner → Crea attività → Assegna a...	Delegare compiti specifici
Controlla membri del piano	Planner → “…” → Membri	Verificare chi ha accesso al piano
Apri piano esistente	Planner → Tutti i piani → seleziona piano	Accedere a un piano già creato
Crea attività di test	Planner → Nuova attività → inserisci titolo e assegna membro	Verificare la ricezione delle notifiche

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE

· Inserimento di nuovi membri nei team di progetto cross-funzionali

Consente di assegnare attività specifiche e garantire visibilità immediata sulle scadenze e responsabilità.

· Gestione di collaboratori esterni in progetti temporanei

Aggiungerli al piano permette di monitorare il loro contributo e facilitare la comunicazione con il team interno.

· Onboarding operativo di nuovi assunti nei piani attivi

Favorisce l’integrazione rapida e strutturata, riducendo il tempo necessario per familiarizzare con i flussi di lavoro.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1. Quali sono i passaggi per accedere a un piano esistente in Microsoft Planner?

2. Dove si trova il comando per aggiungere nuovi membri a un piano?

3. Quali tipi di licenza Microsoft 365 sono necessari per accedere a Planner?

4. Come si verifica se un utente ha una licenza attiva tramite il portale di amministrazione?

5. In che modo Planner si integra con Microsoft Teams?

6. Quali notifiche riceve un utente quando viene assegnato a un’attività?

7. Come si gestisce la visibilità delle attività assegnate in Outlook e To Do?

8. Quali ruoli Microsoft 365 possono gestire i membri di un piano?

9. Quali vantaggi comporta l’inserimento tempestivo di un nuovo utente nel piano?

10. Come si può testare la corretta sincronizzazione tra Planner e le altre app Microsoft 365?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai appreso come aggiungere nuovi membri a un piano di Microsoft Planner, seguendo passaggi operativi dettagliati e utilizzando comandi specifici. Hai esplorato le interazioni con Teams, Outlook e To Do, e compreso l’importanza dei ruoli e delle licenze Microsoft 365. Attraverso scenari pratici, hai visto come applicare queste competenze in contesti aziendali reali. I comandi chiave ti permettono di gestire l’inserimento in modo efficace e strutturato. I vantaggi per la produttività evidenziano l’impatto positivo sulla collaborazione e sull’organizzazione. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite e a verificarne l’applicabilità.

6. Creazione automatica del gruppo Office 365 alla creazione del piano

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

Quando si crea un nuovo piano in Microsoft Planner, dietro le quinte avviene la creazione di un Gruppo di Office 365 (Microsoft 365) dedicato a quel piano, a meno che non si scelga di collegare il piano a un gruppo esistente (caso che tratteremo nel punto 8). La creazione automatica del gruppo è un meccanismo fondamentale: Microsoft Planner si appoggia all’infrastruttura dei gruppi per gestire utenti e risorse condivise. In pratica, ogni piano è sostenuto da un gruppo Microsoft 365 con lo stesso nome.

Procedura di creazione di un nuovo piano e gruppo: Nell’interfaccia di Planner (ad esempio sul web via tasks.office.com o via launcher di Office.com), cliccando “+ Nuovo piano”, appare una finestra di dialogo in cui si inserisce il nome del piano desiderato. In questa fase, l’utente può anche specificare la privacy (Pubblico o Privato) e, opzionalmente, se usare un gruppo esistente. Se l’utente opta semplicemente per Crea piano senza altre specifiche, Planner crea un nuovo gruppo Microsoft 365 con quel nome di piano automaticamente. Questo nuovo gruppo viene generato in Azure Active Directory e configurato con una serie di risorse standard:

· un indirizzo email di gruppo (es. @.onmicrosoft.com);

· una cassetta postale condivisa in Outlook per le conversazioni del gruppo;

· un calendario condiviso del gruppo;

· un sito SharePoint (in particolare, sito Team associato al gruppo) con una libreria documenti;

· un taccuino OneNote condiviso;

· la app Planner (il piano stesso) collegata;

· la possibilità di aggiungere in futuro un Team di Microsoft Teams su quello stesso gruppo (non automatico, ma come opzione per l’utente).

Quindi, scegliere “Crea piano” equivale a fare il provisioning di un intero pacchetto collaborativo. Durante la creazione, Planner potrebbe chiedere conferma dell’impostazione di privacy: un piano “Privato” significa che solo i membri invitati potranno accedervi (il gruppo sarà privato) mentre un piano “Pubblico” significa che chiunque nell’organizzazione può vedere e richiedere di partecipare (il gruppo sarà pubblico). Questa scelta influenza subito il gruppo creato. Dal punto di vista dell’utente, la creazione è veloce e trasparente: bastano pochi secondi perché il nuovo piano compaia nel Planner Hub e sia pronto all’uso. In quei secondi, il sistema ha già impostato il gruppo sottostante. L’utente che ha creato il piano viene automaticamente registrato come proprietario del nuovo gruppo (e del piano), e inizialmente è l’unico membro finché non ne aggiunge altri.

Un segnale visibile di questa creazione automatica è che, se si apre Outlook o la lista dei gruppi aziendali, comparirà un nuovo gruppo con lo stesso nome dato al piano. Ad esempio, se creo un piano chiamato “Progetto Alfa”, verrà generato un gruppo di Office 365 chiamato Progetto Alfa. Si può infatti andare in Outlook (web o desktop) nella sezione Gruppi e vedere Progetto Alfa elencato; da lì è possibile accedere alle impostazioni del gruppo o alla posta condivisa.

La creazione automatica del gruppo avviene solo quando si crea un piano ex novo senza specificare un gruppo preesistente. Se invece, al momento di creare il piano, si sceglie l’opzione “Aggiungi a un gruppo di Microsoft 365 esistente” e si seleziona un gruppo già esistente, allora non viene creato un nuovo gruppo (il piano verrà ospitato nel gruppo selezionato). Questo scenario verrà approfondito nel punto 8, ma vale evidenziare che l’opzione esiste per evitare proliferazione inutile di gruppi.

L’automatismo semplifica molto l’esperienza utente: chi crea un piano non deve preoccuparsi di creare manualmente mailing list, siti o altro – Planner fa tutto in un colpo. Tuttavia, questa semplicità ha implicazioni amministrative: ogni piano nuovo implica un nuovo gruppo nel tenant, quindi potenzialmente molti gruppi se gli utenti creano molti piani. Le aziende possono gestire ciò ponendo regole: ad esempio, un admin M365 può limitare la creazione di gruppi a certe persone o abilitare la scadenza automatica dei gruppi inattivi.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Dalla creazione automatica di un gruppo derivano immediate integrazioni con altre applicazioni e servizi Microsoft 365:

· Outlook (Posta di gruppo e contatti): Come detto, la creazione di un piano genera una cassetta postale di gruppo. Ciò significa che fin da subito esiste un indirizzo email del gruppo. Qualsiasi email inviata a tale indirizzo (ad esempio ProgettoAlfa@contoso.com) sarà recapitata a tutti i membri del gruppo. Si potrebbe usare questo indirizzo per comunicazioni legate al progetto. Inoltre, in Outlook il proprietario può personalizzare alcune impostazioni del gruppo (foto, descrizione, regole di gestione). Il gruppo appare anche nell’elenco globale dei contatti, facilitando l'aggiunta di tutti i membri del piano in cc in un colpo solo se servisse. Conclusione: appena creato il piano, si dispone immediatamente di un canale email dedicato al team di progetto, senza dover configurare manualmente liste di distribuzione.

· SharePoint (File e sito): Il gruppo genera un sito SharePoint collegato. Questo sito (di solito con URL https://.sharepoint.com/sites/NomeGruppo) ha una document library preconfigurata Documenti dove i membri possono caricare file. Nella pratica del piano, se i membri allegano file alle attività, questi vengono salvati proprio in quella libreria (in una cartella col nome del piano). Inoltre, sul sito c’è un blocco appunti OneNote del gruppo, utile per prendere note condivise. Tutto ciò avviene senza intervento manuale: ad esempio, se nel piano Progetto Alfa allego un file “plan.xlsx” a un’attività, quel file va a finire nel sito Progetto Alfa su SharePoint, garantendo che tutti gli allegati del piano siano centralizzati e accessibili ai membri. Il sito SharePoint può anche essere visitato direttamente per aggiungere documenti, creare liste o pagine relative al progetto. Quindi la creazione del piano porta con sé un spazio di archiviazione documentale dedicato, integrato con Office (i membri potrebbero co-editare documenti Word/Excel nel sito, paralleli alle attività Planner).

· OneDrive e Office Online: Anche se non direttamente evidente, i file caricati nel piano (sul sito SharePoint) sono accessibili tramite Office Online agli utenti, e se un membro sincronizza la libreria SharePoint su OneDrive, avrà quei file in Esplora File. Questo consente, ad esempio, di collegare documenti di progetto alle attività e modificarli con Word/Excel online a più mani, con commenti sul task in Planner correlati.

· OneNote: Ogni gruppo M365 ha un blocco note OneNote iniziale. Planner non lo usa in automatico, ma i membri potrebbero decidere di prendere note di riunione o liste di controllo più dettagliate e salvarle nel OneNote del gruppo. Ad esempio, nella scheda “Blocco note” di Teams (se il gruppo ha Team) o via SharePoint, il team trova uno spazio OneNote già pronto. Questo evita di dover condividere taccuini via email; è già predisposto grazie alla creazione del piano/gruppo.

· Teams: Anche se creare un piano non crea automaticamente un Team di Microsoft Teams, tuttavia c’è un’elevata integrazione potenziale. Poiché c’è un gruppo, è possibile in qualsiasi momento creare un Team collegato a quel gruppo (l’opzione appare in Teams: “Unisci a un gruppo esistente”). Se si esegue questa azione, il gruppo Progetto Alfa diventa un Team, mantenendo il piano Planner collegato. In pratica, all’interno del nuovo Team si potranno aggiungere schede Planner nelle canalizzazioni e i membri potranno chattare nei canali, avendo già il roster di membri identico al piano. Viceversa, se l’organizzazione preferisce partire da Teams, creare un Team (che crea un gruppo) e poi aggiungere Planner, il risultato finale è lo stesso. Importante: Teams essendo basato su gruppi M365, riconosce immediatamente i piani Planner associati al gruppo. Di conseguenza, in un canale Teams dedicato al progetto si può aggiungere la tab Planner selezionando il piano appena creato (lo trova perché è nello stesso gruppo). Tutto ciò mostra come la creazione del gruppo dietro al piano consente a Teams di agganciare facilmente quell’area di lavoro.

· Stream / SharePoint Video / Yammer: Altre app come Yammer possono utilizzare gruppi M365: se, ad esempio, il progetto decidesse di avere una comunità Yammer, si potrebbe connettere al gruppo esistente. Oppure condividere video del progetto via Stream su SharePoint (che salva video nel sito del gruppo). In generale, tutti i servizi che si integrano con i gruppi (Planner, Outlook, SharePoint, Teams, Yammer, Project for the Web, etc.) possono sfruttare il gruppo creato. Ciò evita duplicazione: una volta creato, il gruppo è un container univoco di persone e risorse.

· Sicurezza e conformità: Dal punto di vista di Azure AD e compliance, ogni nuovo gruppo ha voci di controllo: l’admin può applicare etichette di riservatezza al gruppo, archiviazione legale, criteri di scadenza (ad esempio far scadere i gruppi inattivi dopo X mesi se non rinnovati). Quindi la creazione di un piano attiva anche questi meccanismi amministrativi. Per l’utente finale, queste interazioni non sono visibili, ma in background il gruppo appare nel centro amministrativo Microsoft 365 dove può essere gestito (ad esempio per aggiungere un alias email, cambiare proprietario, recuperare se cancellato, ecc.). Anche l’integrazione con Microsoft Graph e PowerShell è abilitata: ad esempio, uno sviluppatore potrebbe usare le API Graph per elencare i piani e gruppi creati.

In sintesi, la creazione automatica del gruppo rende un nuovo piano Planner istantaneamente parte dell’ecosistema Microsoft 365. Il piano non è un elemento isolato: ha già un contesto di posta, file, note, e può essere esteso con Teams e altre applicazioni. Questo design integrato è uno dei punti di forza di Planner rispetto a soluzioni stand-alone: creare un piano significa essenzialmente creare un spazio di collaborazione multifunzione.

c) RUOLI COINVOLTI

Durante e dopo la creazione automatica del gruppo, entrano in gioco diversi ruoli:

· Utente che crea il piano (Owner iniziale): Chi avvia la creazione del piano attraverso Planner diventa automaticamente il proprietario del nuovo gruppo M365 generato. Questo utente, senza intervento di admin, acquista lo status di proprietario del gruppo e dunque ha privilegi elevati sullo stesso: può aggiungere/rimuovere membri nel gruppo (anche via Outlook o Teams), cambiare impostazioni del gruppo su Outlook (es. nome, foto, privacy) e naturalmente ha tutti i permessi sul piano Planner corrispondente (gestione attività, membri, eliminazione piano). Quindi, il ruolo di creatore del piano equivale a Group Owner. In termini di governance, l’azienda potrebbe avere regole su chi può creare gruppi: se tali regole limitano la creazione ai soli admin o certi utenti, di fatto solo quelli potranno creare nuovi piani autonomamente (il resto dovrà usare gruppi esistenti). Ma in molti tenant, per impostazione predefinita, tutti gli utenti possono creare gruppi e quindi creare piani, il che conferisce un notevole potere collaborativo alla base utenti.

· Amministratore di Microsoft 365: Gli admin non intervengono direttamente nella creazione, ma definiscono il perimetro. Ad esempio, un Global Admin o un Admin Exchange/Teams può configurare se i gruppi possono essere creati liberamente. Microsoft 365 fornisce uno script PowerShell per abilitare un “Group Creation Restriction” che consente solo a un gruppo di sicurezza designato di creare nuovi gruppi. In caso l’azienda abbia attivato questa restrizione, se un utente non autorizzato tenta di creare un piano in Planner, l’operazione verrà bloccata con un messaggio di errore. Perciò, il ruolo admin può decidere “chi ha il permesso di generare nuovi piani/gruppi”. Inoltre, l’admin può impostare criteri di denominazione per i gruppi: ad esempio aggiungere prefissi o suffissi obbligatori ai nomi dei gruppi creati (questo rifletterebbe sui nomi dei piani). Un’altra area di competenza admin: se l’azienda usa etichette di riservatezza per i gruppi, la persona che crea il piano potrebbe dover scegliere un’etichetta (es. “Confidenziale”) durante la creazione. Ma in genere in Planner questa opzione non è esposta, è più comune nell’interfaccia di creazione sottostante di un gruppo.

· Membri iniziali: All’atto della creazione, nessun altro membro viene aggiunto automaticamente al gruppo/piano ad eccezione del creatore. Quindi all’inizio i ruoli coinvolti sono solo l’owner (creatore) e il “resto dell’organizzazione” come esterni. Il creatore dovrà poi aggiungere manualmente i colleghi come membri del gruppo/piano (vedi punto 5). Non c’è un ruolo di “co-creatore” a meno che l’owner ne aggiunga uno come proprietario in un secondo momento. Vale la pena notare che eventuali amministratori non diventano membri a meno che non si aggiungano o forzino l’aggiunta (gli admin globali possono sempre leggere i contenuti in virtù dei loro privilegi, ma non compaiono come membri del gruppo di default).

· Visibilità per l’organizzazione (ruolo di tutti): Appena creato il gruppo, se è pubblico, ogni utente interno può vederlo comparire nel proprio directory dei gruppi disponibili. Ad esempio, in Outlook un utente potrebbe vedere “Progetto Alfa (Gruppo pubblico)” e decidere di esplorarlo. In questo senso, tutti i dipendenti diventano potenziali visitatori. Se il gruppo/piano è privato, invece, nessuno oltre il creatore sa della sua esistenza (finché non vengono aggiunti come membri). Dunque la creazione con privacy pubblica coinvolge indirettamente tutti gli utenti come possibili partecipanti passivi, mentre con privacy privata resta circoscritto.

· Proprietari e membri del gruppo (post-creazione): Una volta creato il piano/gruppo, aggiungendo persone ai ruoli di membri o proprietari, subentrano le stesse figure descritte nel punto 5.c. Cioè, avremo potenzialmente più Proprietari del gruppo (con pari diritti del creatore) e Membri del gruppo. In fase di creazione iniziale, comunque, c’è un solo proprietario e zero membri esterni aggiunti.

· Servizi di sistema: Non è un “ruolo” umano, ma va menzionato: la scadenza gruppi è un servizio se attivato dall’admin M365, il quale può marcare un gruppo per l’eliminazione se nessuno lo rinnova entro un certo periodo. Quindi, se creato il piano/gruppo e poi abbandonato senza attività, potrebbe succedere che dopo X mesi il sistema mandi email al proprietario chiedendo “Vuoi rinnovare questo gruppo?”. Se ignorate, il gruppo (e il piano) verrà eliminato automaticamente. Questo è uno scenario di governance che coinvolge i proprietari come responsabili di vita del gruppo.

In conclusione, il ruolo chiave in questa fase è l’utente creatore (owner) e l’infrastruttura M365 che fornisce tutte le risorse. L’admin può aver posto vincoli a monte, ma non è attivamente coinvolto nel singolo evento di creazione (salvo che lo abbia disabilitato). Dalla prospettiva team, la creazione automatica toglie loro oneri tecnici: non serve chiedere all’IT “creami un sito, creami una mailing list”, il che responsabilizza il team stesso nella gestione collaborativa.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

· Avvio rapido di un nuovo progetto: Una squadra in azienda decide di utilizzare Planner per gestire un progetto interno (ad esempio organizzare un evento aziendale). Il project manager apre Planner, crea un piano chiamato “Evento 2025” e lo imposta come Privato perché destinato solo al suo team. In pochi secondi, senza alcun intervento IT, viene creato il piano e contestualmente un gruppo Microsoft 365 “Evento 2025”. Il team ora ha automaticamente:

a) un indirizzo email dedicato (Evento2025@azienda.com) da usare per inviare comunicazioni a tutti i membri del progetto in un colpo solo invece di elencarli singolarmente;

b) uno spazio SharePoint dove caricare la lista degli invitati, i contratti dei fornitori e il programma in un file Excel condiviso;

c) un blocco note OneNote dove annotare le idee del brain-storming;

d) la possibilità di aggiungere questo piano come tab in Teams se decidono di aprire anche un canale di chat per il progetto.

Nessuno ha dovuto creare manualmente queste risorse: il team ha ottenuto gratis un ambiente di collaborazione completo semplicemente creando il piano Planner. Questo permette loro di concentrarsi subito sulle attività dell’evento, piuttosto che su configurazioni tecniche. Nel contempo, l’IT è tranquilla perché il gruppo è tracciato e governato centralmente (il progetto rientra nelle policy generali del tenant).

· Iniziativa aziendale trasversale (piano pubblico): La direzione lancia un’iniziativa di knowledge sharing aperta a tutti i dipendenti, per cui crea un piano Planner chiamato “Idea Lab Aziendale”, impostandolo come Pubblico. Planner crea automaticamente il gruppo Idea Lab Aziendale (pubblico). Ora quel gruppo è visibile in Outlook e in Planner a chiunque. La direzione magari all’inizio non aggiunge nessuno in particolare, ma annuncia via comunicazione interna che il gruppo/piano esiste e invita le persone a unirsi liberamente per condividere idee. Grazie al fatto che il gruppo è pubblico, ogni dipendente può autonomamente cercare “Idea Lab” in Planner e aprire il piano. Se interessato, cliccherà Partecipa al gruppo e diventerà membro. Inoltre, il fatto di avere un gruppo significa che:

a) esiste una mailing list “Idea Lab Aziendale” dove chiunque può inviare un’idea via email che verrà recapitata a tutti i membri iscritti (alternativo o complementare all’uso di Planner stesso);

b) sul sito SharePoint associato i partecipanti possono raccogliere documentazione, articoli o prototipi relativi alle idee discusse;

c) si può decidere di attivare un Team di Teams su questo gruppo se servisse chat in tempo reale per i brainstorm;

d) l’admin IT può applicare un’etichetta “Interno - Condivisibile” a questo gruppo per marcare che i suoi contenuti non devono uscire dall’azienda.

L’esempio mostra come un piano ben pubblicizzato può diventare un hub di collaborazione spontanea supportato dall’infrastruttura M365. Senza la creazione automatica del gruppo, l’organizzatore avrebbe dovuto richiedere vari asset (una mailing list, un sito SharePoint, ecc.) e perdere tempo prezioso; con Planner tutto è immediato e integrato, abbassando la barriera per iniziative cross-organizzative.

· Progetto con necessità di repository centralizzato: Un team di sviluppo software adotta Planner per seguire le attività DevOps. Creando il piano “Sviluppo Prodotto X”, ottengono un gruppo M365. Questo risulta utile perché, oltre alle task di sviluppo su Planner, possono usare il sito SharePoint del gruppo per archiviare specifiche, manuali e build del software in modo centralizzato e con le giuste autorizzazioni (solo i membri del team vi accedono, essendo un gruppo privato). Inoltre, integrano il calendario del gruppo con la pianificazione delle sprint: ogni sprint viene annotata come evento sul calendario condiviso. In riunioni tecniche, aprono il OneNote del gruppo per prendere appunti che rimangono disponibili a tutti senza doverli inviare dopo. Quest’uso combinato garantisce che il piano Planner non sia solo un elenco di cose da fare, ma faccia parte di un ecosistema unificato dove attività, documenti e comunicazioni vivono insieme. In pratica, il gruppo M365 creato da Planner funge da repository unificato per il progetto di sviluppo.

· Conformità e governance: Un esempio dal lato IT: l’azienda si accorge di avere tantissimi gruppi creati dagli utenti, alcuni potenzialmente duplicati o inutilizzati. Indagando, scopre che molti derivano da piani Planner creati e poi abbandonati. Per gestire questo, l’IT abilita la scadenza automatica dei gruppi: imposta che dopo 6 mesi il gruppo deve essere rinnovato oppure viene cancellato (soft-delete). Così un utente che ha creato un piano Planner riceverà una notifica dopo 6 mesi: “Il gruppo del tuo piano sta per scadere, vuoi rinnovarlo?”. Se il progetto è ancora attivo, il proprietario rinnova con un clic e continua. Se invece il progetto è concluso e il piano non serve più, magari il proprietario ignora l’email, e dopo qualche promemoria il gruppo (e quindi piano) viene eliminato. Tuttavia, immaginiamo che un mese dopo l’eliminazione qualcuno si renda conto di aver perso l’accesso ad alcuni file importanti del progetto. Fortunatamente, l’admin può recuperare il gruppo eliminato entro 30 giorni dal centro di amministrazione. Ciò ripristina anche il piano Planner correlato. Questo scenario illustra che, grazie al fatto che Planner appoggia i gruppi, l’azienda può sfruttare gli strumenti di governance (scadenze, recupero, audit) sui piani utente senza gestirli uno ad uno manualmente. È un esempio di come la creazione automatica del gruppo porti benefici non solo ai team operativi ma anche alla gestione del ciclo di vita delle risorse collaborative in modo scalabile.

Immagine che contiene testo, schermata, software, Pagina Web

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

Immagine che contiene testo, software, Pagina Web, Icona del computer

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo di questo esercizio è comprendere il funzionamento della creazione automatica del gruppo Microsoft 365 quando si crea un nuovo piano in Microsoft Planner. L’utente imparerà a riconoscere le implicazioni di questa funzionalità, i ruoli coinvolti e le interazioni con altre app come Outlook, Teams, SharePoint e OneNote. Verranno illustrati i passaggi per creare un piano, verificare la generazione del gruppo e sfruttarne i vantaggi collaborativi. L’esercizio include scenari aziendali reali, comandi chiave, vantaggi per la produttività e domande di autovalutazione. L’obiettivo finale è permettere all’utente di utilizzare Planner in modo integrato e consapevole, migliorando la gestione dei team e dei progetti.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Creazione del piano e generazione del gruppo Microsoft 365

1. Accedi a https://tasks.office.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2. Clicca su Planner nella dashboard di Microsoft 365 🧭

3. Seleziona “Nuovo piano” ➕

4. Inserisci il nome del piano (es. “Progetto Marketing Q4”) 🏷️

5. Scegli la privacy del piano: Pubblico o Privato 🔒

6. Clicca su “Crea piano” per confermare ✅

7. Attendi la creazione automatica del piano e del gruppo associato ⏳

8. Verifica che il gruppo sia visibile in Outlook (barra laterale sinistra) 📬

9. Controlla la creazione automatica del sito SharePoint e del blocco OneNote 📁

10. Apri Microsoft Teams e verifica se il gruppo è disponibile per l’aggiunta 🔄

Esplorazione delle app collegate al gruppo 👥

1. Apri Outlook → Gruppi → seleziona il gruppo appena creato 📬

2. Visualizza la posta condivisa e il calendario del gruppo 📅

3. Accedi al sito SharePoint generato automaticamente 🌐

4. Verifica la presenza della raccolta documenti e delle pagine del team 📄

5. Apri OneNote → seleziona il blocco appunti del gruppo 📓

6. Crea una sezione per il progetto e condividila con i membri ✍️

7. Apri Teams → clic su “Aggiungi team” → “Da gruppo esistente” 🧩

8. Seleziona il gruppo appena creato per trasformarlo in team 💬

9. Aggiungi canali e schede per Planner, File e Note 📌

10. Verifica che tutti i membri del piano siano sincronizzati nel team 👥

Ruoli coinvolti e gestione del gruppo 🔄

1. Accedi al portale di amministrazione: https://admin.microsoft.com 🛠️

2. Vai su “Gruppi” → “Gruppi Microsoft 365” 📋

3. Cerca il nome del gruppo creato con il piano 🔍

4. Verifica i membri e i proprietari del gruppo 👤

5. Aggiungi o rimuovi membri direttamente dal portale ➕

6. Controlla le impostazioni di condivisione e privacy 🔐

7. Verifica la sincronizzazione con Azure Active Directory 🔄

8. Apri Planner → clic su “…” → “Membri” per gestire i partecipanti 👥

9. Controlla che ogni modifica si rifletta nel gruppo Microsoft 365 🔁

10. Testa la collaborazione tra Planner, Outlook, Teams e SharePoint 🧪

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Creazione di un piano per il lancio di un nuovo prodotto

Il team marketing crea un piano Planner per coordinare il lancio del prodotto. Alla creazione del piano, viene generato automaticamente un gruppo Microsoft 365 che include posta condivisa, calendario, sito SharePoint e blocco OneNote.

🔹 Comando: Planner → “Nuovo piano” → inserisci nome → crea piano
📌 Spiegazione: Il gruppo Microsoft 365 viene creato automaticamente e include strumenti collaborativi.

🔹 Comando: Outlook → Gruppi → seleziona gruppo → visualizza calendario
📌 Spiegazione: Il team può pianificare eventi e scadenze condivise.

🔹 Comando: Teams → Aggiungi team da gruppo esistente
📌 Spiegazione: Il gruppo viene trasformato in team per facilitare la comunicazione e l’accesso a Planner.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando	Accesso	Funzione
Crea nuovo piano	Planner → “Nuovo piano”	Avvia un piano e genera automaticamente un gruppo Microsoft 365
Visualizza gruppo in Outlook	Outlook → Gruppi → seleziona gruppo	Accedi a posta, calendario e file condivisi
Accedi al sito SharePoint	SharePoint → Gruppi → seleziona sito	Gestione documenti e pagine del team
Apri blocco OneNote del gruppo	OneNote → Blocchi condivisi	Note collaborative per il piano
Crea team da gruppo esistente	Teams → Aggiungi team → Da gruppo esistente	Trasforma il gruppo in team per integrare Planner
Gestione membri del gruppo	Admin Center → Gruppi Microsoft 365	Aggiunta/rimozione membri e configurazione privacy
Gestione membri del piano	Planner → “…” → Membri	Sincronizzazione con il gruppo Microsoft 365
Verifica sincronizzazione	Admin Center → Azure AD	Controllo coerenza tra utenti e gruppi
Aggiungi canali e schede in Teams	Teams → Team → Aggiungi canale/scheda	Personalizzazione dell’ambiente di lavoro
Crea attività in Planner	Planner → Nuova attività → assegna a membri	Avvio operativo del piano

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

🧩 Creazione automatica di strumenti collaborativi
✅ Sincronizzazione immediata tra Planner e Microsoft 365
📋 Accesso centralizzato a posta, file e calendario
🔄 Integrazione fluida con Teams, Outlook e SharePoint
🔔 Notifiche automatiche per attività e riunioni
⏱️ Risparmio di tempo nella configurazione dei team
🔍 Maggiore trasparenza nella gestione dei progetti
📱 Accesso mobile a tutti gli strumenti del gruppo
📊 Coordinamento semplificato tra reparti
🧩 Riduzione degli errori nella gestione dei membri

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE

· Avvio di un nuovo progetto interdipartimentale

La creazione del piano genera automaticamente un gruppo con strumenti condivisi, facilitando la collaborazione tra reparti.

· Gestione di eventi aziendali

Il gruppo creato con il piano consente di coordinare attività, inviti, documenti e comunicazioni in un unico spazio.

· Supporto a team temporanei o task force

Planner e il gruppo associato offrono un ambiente pronto all’uso per gestire attività urgenti o progetti a breve termine.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1. Cosa accade automaticamente quando si crea un nuovo piano in Planner?

2. Quali strumenti vengono generati insieme al gruppo Microsoft 365?

3. Come si accede al gruppo creato da Planner in Outlook?

4. In che modo SharePoint è collegato al piano?

5. Come si trasforma un gruppo in un team di Microsoft Teams?

6. Quali ruoli possono gestire i membri del gruppo?

7. Dove si verifica la presenza del gruppo in Microsoft 365 Admin Center?

8. Come si sincronizzano i membri tra Planner e il gruppo?

9. Quali vantaggi offre la creazione automatica del gruppo?

10. In quali scenari aziendali è utile questa funzionalità?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato che alla creazione di un piano in Microsoft Planner viene generato automaticamente un gruppo Microsoft 365, completo di strumenti collaborativi come Outlook, SharePoint, OneNote e Teams. Hai seguito i passaggi per creare un piano, esplorare le app collegate e gestire i membri. Hai compreso i ruoli coinvolti e le implicazioni operative, con particolare attenzione alla sincronizzazione tra Planner e il gruppo. Gli scenari aziendali ti hanno mostrato come applicare questa funzionalità in contesti reali. I comandi chiave ti permettono di agire in modo efficace e strutturato. I vantaggi per la produttività e le domande di autovalutazione consolidano le competenze acquisite.

7. Cancellazione del gruppo 365 e del piano Planner

Immagine che contiene testo, diagramma, Carattere, schermata

Il contenuto generato dall'IA potrebbe non essere corretto.

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

La cancellazione (o eliminazione) di un piano in Microsoft Planner può riferirsi a due azioni correlate ma distinte:

1. Eliminare il piano in sé – cioè rimuovere la bacheca di Planner e tutte le sue attività.

2. Eliminare il gruppo Microsoft 365 associato – il che comporta la cancellazione non solo del piano, ma anche di tutte le risorse collegate (email, sito SharePoint, ecc.).

Bisogna distinguere i due concetti: è possibile eliminare un piano mantenendo vivo il gruppo, oppure eliminare l’intero gruppo (che implica anche la sparizione del piano).

Eliminazione di un piano (senza eliminare il gruppo): Microsoft Planner permette ai proprietari di piano di cancellare un piano tramite l’interfaccia di Planner. Dall’elenco dei propri piani, occorre:

· Aprire il piano in questione.

· Cliccare sui “…” (Altre azioni) accanto al nome del piano.

· Scegliere “Dettagli piano” dal menu a tendina.

· Nel pannello dei dettagli del piano, cliccare di nuovo “…” e selezionare “Elimina piano”.

· Apparirà una finestra di conferma che spiega che l’eliminazione è permanente. Occorre confermare (spesso spuntando una casella “Comprendo che sarà permanente”) e poi premere EliminaUna volta confermata, il piano viene cancellato definitivamente. Tutte le attività, i bucket e i contenuti del piano vengono eliminati in modo irreversibile. Infatti, Planner non offre una funzione di recupero per i piani eliminati: se si cancella per sbaglio, non c’è un “cestino” specifico di Planner per ripristinarlo. L’unico modo per riaverlo sarebbe recuperare l’intero gruppo tramite admin (vedi più avanti) o ricreare manualmente le attività.

Importante: in passato, eliminare un piano comportava automaticamente l’eliminazione del gruppo collegato. Oggi non è più così: eliminando il piano, il gruppo resta intatto. Ciò significa che tutti gli altri asset (file, email ecc.) rimangono al loro posto, e i membri rimangono membri del gruppo. In particolare, se quel gruppo aveva altri piani (ricordiamo che un gruppo può contenere più piani Planner), essi rimangono funzionanti. Anche se il piano eliminato era l’unico piano del gruppo, il gruppo continua ad esistere; semplicemente, ora è un gruppo senza più piani Planner (potrebbe essere convertito in un Team di Teams, o usato solo per email/sharepoint, se si vuole).

Eliminazione del gruppo (e quindi del piano): Se si desidera cancellare anche il gruppo e ogni sua risorsa, occorre procedere a eliminare il gruppo stesso. Questo di solito si fa da Outlook (per i proprietari) o dal Centro di amministrazione M365 (per gli amministratori).

In Outlook, un proprietario del gruppo può:

· Andare nella sezione Gruppi in Outlook, selezionare il gruppo desiderato.

· Cliccare “Modifica gruppo”.

· Nella schermata di modifica, scegliere “Elimina gruppo” e confermare che si vuole eliminare anche tutto il contenuto associato (Outlook chiede di spuntare delle caselle per confermare che si è consapevoli della cancellazione di conversazioni, file, ecc.).

· Confermare l’operazione.

Eliminando un gruppo Microsoft 365, il sistema cancella:

· la cassetta postale del gruppo (conversazioni email).

· il calendario del gruppo.

· il sito SharePoint del gruppo (file, pagine, OneNote).

· e tutti i piani Planner associati a quel gruppo.

Quindi, in questa modalità, il piano sparirà perché il suo contenitore primario (il gruppo) è stato rimosso. A differenza dell’eliminazione del solo piano, l’eliminazione del gruppo è recuperabile entro 30 giorni: la piattaforma fa una soft-delete del gruppo, consentendo agli admin di ripristinarlo se necessario. Se ripristinato, torna anche il piano con le sue attività. Questo può essere un salvagente se un gruppo/piano è stato eliminato per errore o prematuramente.

Procedimento inverso di creazione gruppo -> cancellazione: Nel contesto dei nostri punti, spesso il punto 7 viene inteso come “operazione inversa” del punto 6: ovvero, dopo aver visto come si crea automaticamente un gruppo con un piano, qui vediamo come eventualmente cancellarlo. Il procedimento inverso significa: se ho un piano che ha generato un gruppo, per eliminarlo completamente dovrò prima cancellare il piano (se voglio eliminare solo quello) e poi decidere se eliminare anche il gruppo. Oppure direttamente eliminare il gruppo (che internamente eliminerà anche il piano).

Riassumendo:

· Per eliminare solo il piano: usare l’opzione in Planner. Risultato: piano e attività sparite per sempre; il gruppo rimane (con eventuali file ed email ancora accessibili ai membri).

· Per eliminare anche il gruppo: usare l’opzione in Outlook o Admin Center. Risultato: tutto il pacchetto gruppo+piani viene eliminato, ma con possibilità di recovery entro 30 gg. (Trascorsi i 30 giorni, il gruppo viene permanentemente rimosso dal sistema).

Nascondere un piano invece di eliminarlo: Se si vuole semplicemente “archiviare” il piano senza cancellare i dati, attualmente Planner non offre una funzione di archiviazione (una mancanza notoria). Un workaround possibile è nascondere il piano dalla vista personale: in Planner Hub, si può fare clic su “...” sul piano e scegliere “Nascondi”. Questo toglie il piano dall’elenco “I miei piani” dell’utente, riducendo il disordine, ma non lo elimina per nessuno. Chiunque abbia il link o cercando tra “Altri piani” può comunque riaprirlo. Nascondere è utile quando un progetto è finito ma si vuole conservare lo storico: il piano non dà fastidio alla vista quotidiana, ma rimane recuperabile. Tuttavia, se molti membri lo nascondono, il piano può cadere nel dimenticatoio se nessuno lo tiene in evidenza. L’alternativa è l’esportazione: prima di eliminare un piano, i proprietari possono esportare le attività in Excel tramite l’apposita funzione, così da avere un backup dei dati principali.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

La cancellazione di un piano o di un gruppo ha effetti su tutte le app integrate:

· Outlook: Se si elimina solo il piano Planner, la parte Outlook (gruppo) rimane. Gli utenti potrebbero ancora utilizzare la mailing list del gruppo, ma magari senza il contesto del piano. Ad esempio, il gruppo Outlook Progetto Alfa rimane attivo con i suoi messaggi, ma i membri potrebbero chiedersi perché il piano Planner non c’è più. Se invece si elimina il gruppo via Outlook, quell’azione cancella anche la cassetta postale del gruppo. Ciò implica che tutte le conversazioni e gli eventuali appuntamenti nel calendario di gruppo scompaiono. Outlook rimuove il gruppo dall’elenco dei gruppi dell’utente. Gli utenti che avevano le conversazioni archiviate nella propria casella (se si erano iscritti al gruppo) vedranno quei messaggi rimossi (in realtà è come se venissero bloccati con l’icona di gruppo eliminato). Comunque, Outlook consente il recover lato admin: entro 30 gg un admin Exchange può ripristinare la mailbox di gruppo e rilegare di nuovo tutto.

· Teams: Se il gruppo era connesso a Teams, eliminare il gruppo equivalerà a eliminare il Team in Teams (tutti i canali, messaggi chat, file). Questo può essere traumatico se non previsto. Se invece si elimina solo il piano Planner, ma si lascia il gruppo/Team, allora in Teams succede che la scheda Planner eventualmente inserita in un canale mostrerà un errore (piano non trovato) oppure verrà rimossa. I file e le chat del Team restano intatti. Quindi, ad esempio, se un team di Teams aveva un canale con il tab “Tasks” (che puntava al piano Planner), cancellare il piano farà sparire quel tab (o renderlo non funzionante). Il Team però può continuare a esistere e magari decidere di creare un nuovo piano o usare altri strumenti.

· SharePoint: Alla cancellazione del solo piano, la document library SharePoint del gruppo non viene toccata. Quindi i file allegati alle attività restano nel sito. Questo è cruciale: se qualcuno volesse recuperare file di un progetto, li troverà ancora sul sito del gruppo anche dopo che il piano è stato rimosso. Se invece viene eliminato l’intero gruppo, il sito SharePoint viene messo in uno stato di eliminazione (spostato nel cestino dei siti per un periodo di retention, tipicamente 30 giorni). I file diventano inaccessibili per gli utenti (perché il sito non è più disponibile). Un admin SharePoint potrebbe recuperare il sito finché il gruppo è recuperabile. Passato il periodo, il sito e file saranno cancellati definitivamente. Da notare: se si avevano file importanti legati al progetto, conviene assicurarsi di averli copiati altrove prima di eliminare il gruppo, oppure fare affidamento sulla possibilità di restore a breve termine.

· OneNote: Simile a SharePoint: il blocco note di gruppo (che risiede su SharePoint) resta se solo il piano è cancellato, viene rimosso se il gruppo è cancellato.

· To Do: Se un piano viene eliminato, gli utenti assegnatari di task di quel piano li vedranno scomparire dalla lista “Assegnate a me” in To Do. Potrebbe essere un po’ disorientante (“avevo 5 task, ora ne vedo solo 2”). D’altra parte, significa che non devono più occuparsi di quelle (perché il progetto è chiuso). Non c’è una notifica esplicita in To Do della cancellazione: i task semplicemente spariscono. Questo avviene perché dietro le quinte quei task vengono segnati come non esistenti più. Quindi l’integrazione To Do-Planner riflette la rimozione immediatamente.

· Power BI / Reporting: Alcuni utenti usano le API Planner o esportazioni per tenere report sullo stato delle attività. Se un piano è eliminato, qualsiasi feed o dashboard collegato a quell’ID di piano restituirà errore o dati vuoti. Bisogna fare pulizia anche a livello di reportistica per evitare metriche dimezzate (ad esempio, “0 attività in corso” perché il piano non c’è proprio più, non perché tutte complete).

· Graph API: Qualsiasi applicazione custom integrata (Power Automate flows, app via Graph) che puntava al piano o al gruppo, dovrà gestire la sua scomparsa. Ad esempio, se c’era un Flow che all’evento di completamento di un task aggiungeva una riga in Excel, con il piano inesistente il trigger non scatta più.

In generale, la cancellazione di piani e gruppi è un’operazione che chiude l’area di lavoro collaborativo, quindi tutte le app collegate cessano di avere quell’area disponibile.

c) RUOLI COINVOLTI

Chi ha la facoltà di eliminare piani o gruppi, e chi ne subisce gli effetti?

· Proprietario del piano/gruppo: Solitamente, solo i proprietari possono eliminare un piano. Se si apre Planner come un membro non proprietario, l’opzione “Elimina piano” potrebbe non comparire affatto. Questo vale soprattutto per piani privati (l’eliminazione è riservata ai proprietari del gruppo). In piani pubblici, dai documenti risulta che i membri possono eliminare il piano, ma è un dettaglio particolare: normalmente, logisticamente è il proprietario che compie l’azione. Indipendentemente, chi esegue l’eliminazione da Planner deve essere conscio della portata: c’è una casella da spuntare affermando di capire che i dati andranno persi. Il proprietario che elimina il piano spesso è anche colui che ne aveva la responsabilità, quindi è logico sia il ruolo designato per questa decisione.

· Membri del piano: I normali membri in genere non possono eliminare il piano (specie se privato). Possono però abbandonare il piano per conto proprio (uscire dal gruppo) se non vogliono più esserne coinvolti. L’abbandono non lo cancella per gli altri, ma rimuove l’utente dalla membership. In un piano pubblico, se per assurdo un membro potesse eliminarlo, quell’azione impatterebbe tutti gli altri membri – scenario inusuale in termini di permessi (sarebbe come permettere a ogni membro di un progetto di cancellare l’intero progetto; per questo di solito serve essere proprietari).

· Amministratore IT: Un admin globale di Microsoft 365 ha pieni poteri: tramite PowerShell o Admin Center può cancellare gruppi a volontà, anche se non ne è membro. Ad esempio, se rileva un gruppo/piano creato erroneamente o per motivi di sicurezza vuole rimuoverlo, può farlo. Può anche intervenire se il proprietario ha lasciato l’azienda: se un gruppo/piano risulta “orfano” (senza proprietari perché magari l’utente creatore è stato disabilitato), un admin può assegnarsi come proprietario o eliminarlo direttamente. In più, come detto, l’admin può recuperare un gruppo eliminato entro 30 giorni. Questo è un privilegio tipicamente di amministrazione (i proprietari tramite interfaccia utente non hanno un pulsante “ripristina”, devono chiedere all’IT). Dunque l’admin entra in gioco come garante: può annullare la cancellazione se necessario, o consolidare gli asset (es: cancella deliberatamente gruppi/piani obsoleti come parte di una pulizia periodica).

· Utenti finali (non membri): Se un piano viene eliminato ma un utente non ne faceva parte, può darsi che non noti nulla. Tuttavia, se il piano era pubblico e quell’utente ci curiosava (visitatori), non lo troverà più disponibile. Ad esempio, Mario non era membro ma ogni tanto guardava il piano pubblico “Statistiche mensili”; se viene cancellato, Mario non lo vede più nel Planner Hub. Non avendo ruolo attivo, non può fare niente al riguardo. Potrebbe contattare il proprietario chiedendo “che fine ha fatto quel piano?”.

· Ospiti esterni: Se c’erano guest nel gruppo/piano, eliminarlo li rimuove dalla collaborazione. Non avendo spesso visibilità di tutti i canali (es. il guest non vede il centro di amministrazione), spetterà ai proprietari comunicare loro “abbiamo chiuso il progetto e rimosso il piano”.

· Assegnatari delle attività: Questo è un sottoruolo: persone a cui erano assegnati task nel piano. Quando il piano sparisce, di colpo perdono quei compiti dall’elenco personale. Un buon proprietario, prima di eliminare il piano, dovrebbe notificare al team che sta per farlo – specialmente se alcune attività sono ancora in corso. Ad esempio: “Abbiamo completato il progetto X, quindi eliminerò il piano su Planner; assicuratevi di aver copiato altrove eventuali dati che vi servono entro venerdì”. Questo dà la possibilità agli assegnatari di controllare di non avere niente di pendente. Dunque, da un punto di vista di ruoli, c’è una responsabilità comunicativa del proprietario verso i membri e assegnatari.

Riassunto permessi:

· Eliminazione piano da Planner: proprietario di piano (gruppo) o amministratore.

· Eliminazione gruppo (con piano) da Outlook/Admin: proprietario di gruppo o amministratore.

· Recupero entro 30g: solo amministratore (global admin o tramite ticket).

d) Esempi concreti di applicazione aziendale

· Chiusura di un progetto completato: Un team ha portato a termine con successo il Progetto Alfa. Hanno utilizzato Planner intensamente durante il progetto. Una volta concluso, il project manager (proprietario del piano) decide di “fare pulizia”. Prima esporta in Excel l’elenco delle attività completate, come archivio storico, e salva eventuali report finali nel SharePoint del gruppo. Poi, comunica al team che rimuoverà il piano. Siccome il gruppo conteneva solo quel progetto, sceglie di eliminare direttamente l’intero gruppo per chiudere definitivamente il workspace. Apre Outlook, trova il gruppo “Progetto Alfa”, e clicca Elimina gruppo, confermando la cancellazione completa. In pochi secondi, né il piano Planner né il gruppo figurano più tra le risorse attive. Le conversazioni email interne del progetto spariscono da Outlook (a meno dei messaggi eventualmente archiviati nelle mailbox individuali), e il sito SharePoint con i file del progetto finisce nel cestino dei siti (recuperabile per 30 gg). Questo esempio evidenzia la fase di dismissione di un progetto: la cancellazione libera spazio e riduce il clutter nell’elenco dei piani attivi di Planner, e garantisce che non rimanga un gruppo orfano inutilizzato. Dal punto di vista dei membri, ognuno aveva nascosto o archiviato i propri elementi; tutti sapevano che il piano sarebbe stato chiuso, quindi non ci sono sorprese. L’IT apprezza quando i proprietari archiviano i progetti finiti, perché riduce la quantità di dati vivi da gestire (tenendo comunque i backup per necessità storiche).

· Eliminazione accidentale e recupero: Supponiamo che per errore un proprietario di piano esegua una cancellazione non voluta. Ad esempio, Anna è proprietaria del piano "Marketing Q3 2025", che è collegato a un gruppo. Voleva solo rimuovere il piano dal suo elenco (magari perché Q3 finito e sta creando Q4), e pensa che “Elimina piano” serva a nasconderlo. Clicca quindi Elimina piano e conferma distrattamente. Immediatamente si rende conto che ha perso tutte le attività e i dati del trimestre precedente. Panico! Anche i suoi colleghi vedono sparire storia e completamenti. Anna contatta l’IT. L’IT purtroppo non può recuperare un piano singolo eliminato, perché Planner non ha quell’opzione. Tuttavia, fortunatamente il gruppo collegato esiste ancora (non è stato toccato). L’IT ha un’idea: sfruttando le API Graph o Powershell, prova a vedere se le attività siano recuperabili da qualche log, ma non c’è nulla di ufficiale. Allora opta per un workaround: recupera i dati dall’export Excel automatico quotidiano (se esiste) o dalla cache del browser. In generale però, in un caso del genere, i dati delle task sono persi per sempre, a meno di backup di terze parti. Questo esempio (disgraziato) sottolinea l’importanza di capire i ruoli: i proprietari devono agire con cautela su “Elimina piano” e idealmente l’IT dovrebbe formare gli utenti o implementare strumenti di backup per Planner, visto che nativamente non c’è il recycle bin. Purtroppo Anna ha imparato a sue spese la differenza tra nascondere e eliminare.

· Rimozione di un piano ma conservazione del team: Un reparto aziendale ha un Team di Microsoft Teams chiamato “Team Vendite” che è attivo con canali e file. In uno dei canali avevano aggiunto un tab Planner per le attività mensili. Dopo un po’ di tempo, decidono di smettere di usare Planner in quel canale perché passano a un altro tool. Il proprietario del Team (che è proprietario del gruppo) va in Planner e individua il piano corrispondente (che avrà il nome tipo “Team Vendite – Canale Generale” se creato automaticamente via Teams). Decide di eliminare solo il piano per non confondere: accede a Planner web, trova "Team Vendite – ...", lo elimina come piano. Il risultato: nel Team di Teams, la scheda Planner ora è vuota (o rimossa). Ma il Team continua a funzionare con chat e file. Il gruppo M365 “Team Vendite” ovviamente resta intatto. Nessuna altra risorsa è toccata. Questo esempio mostra l’eliminazione di un piano come rimozione di una funzionalità in un contesto più ampio: il reparto mantiene il suo spazio Teams e SharePoint, semplicemente ha deciso di spegnere la parte Planner. In futuro, se volessero di nuovo un tab Planner, potrebbero crearne uno nuovo su quel gruppo. In questo scenario è importante che il proprietario del Team fosse a conoscenza che eliminando il piano non perdeva nulla d’altro. E infatti così è stato: i documenti e la posta rimangono, solo le attività (già abbandonate) vengono tolte di mezzo.

· Consolidamento dei gruppi duplicati: Per errore, due piani vengono creati per scopi simili, generando due gruppi separati che poi l’azienda realizza essere ridondanti. Ad esempio, esiste un piano “Ricerca di Mercato” e un altro “Market Research” creati da due colleghi diversi, ma in realtà riguardano lo stesso progetto (uno l’ha creato in italiano, l’altro in inglese). Dopo aver scoperto la duplicazione, decidono di unire gli sforzi. Copiano tutte le attività dal piano “Market Research” dentro “Ricerca di Mercato” (operazione manuale o usando la funzione Copia attività di Planner). Una volta verificato che tutto è consolidato in un unico piano, uno dei due (proprietario) elimina il piano duplicato ormai svuotato. Resta però un problema: ora c’è un gruppo M365 in più senza piano associato (il gruppo di “Market Research”). Per evitare confusione, il proprietario – o meglio ancora un admin se i proprietari non curano – elimina anche quel gruppo “Market Research” dall’organizzazione, in quanto non serve più. Questo caso pratico mostra come talvolta la cancellazione serve a snellire l’ambiente da contenitori inutili. L’IT magari esegue periodicamente controlli e trova gruppi senza contenuti se non un proprietario, e chiede “ti serve ancora?”. Se la risposta è no, procede con l’eliminazione. Questo aiuta a mantenere ordinata la lista dei gruppi e dei piani disponibili per gli utenti, evitando duplicati e confusione.

ESERCIZIO SUGLI ARGOMENTI TRATTATI NEL PARAGRAFO

🧭 Obiettivo dell’esercizio

L’obiettivo è comprendere come avviene la cancellazione di un piano in Microsoft Planner e la conseguente eliminazione del gruppo Microsoft 365 associato. L’utente imparerà a distinguere tra la rimozione del piano e la cancellazione completa del gruppo, comprendendo le implicazioni su Outlook, Teams, SharePoint e OneNote. Verranno illustrati i ruoli coinvolti, i comandi da utilizzare e le precauzioni da adottare per evitare la perdita accidentale di dati. L’esercizio include scenari aziendali reali, vantaggi per la produttività e domande di autovalutazione. L’obiettivo finale è fornire all’utente le competenze per gestire in modo sicuro e consapevole la chiusura di piani e gruppi in ambienti collaborativi.

🔧 PASSAGGI OPERATIVI

Rimozione del piano da Planner 🧭

1. Accedi a https://tasks.office.com con il tuo account Microsoft 365 🔐

2. Clicca su Planner nella dashboard di Microsoft 365 🧭

3. Seleziona il piano che desideri rimuovere 📋

4. Clicca su “…” accanto al nome del piano ⋯

5. Seleziona “Aggiungi a preferiti” per rimuoverlo dalla vista principale (opzionale) ⭐

6. Per eliminarlo definitivamente, apri Outlook Web App 📬

7. Vai su Gruppi → seleziona il gruppo associato al piano 📂

8. Clicca su “Impostazioni” → “Modifica gruppo” ⚙️

9. Clicca su “Elimina gruppo” e conferma l’operazione 🗑️

10. Il piano e tutte le risorse collegate verranno eliminate definitivamente ❌

Verifica delle app collegate al gruppo 👥

1. Apri Outlook → Gruppi → seleziona il gruppo eliminato 📬

2. Verifica che la posta condivisa e il calendario non siano più accessibili 📅

3. Accedi a SharePoint → controlla che il sito del gruppo sia stato rimosso 🌐

4. Apri OneNote → verifica che il blocco appunti del gruppo non sia più disponibile 📓

5. In Teams, controlla se il team collegato è stato rimosso 💬

6. Se il team è ancora visibile, rimuovilo manualmente da Gestione team 🧩

7. Accedi al portale di amministrazione: https://admin.microsoft.com 🛠️

8. Vai su “Gruppi Microsoft 365” → verifica che il gruppo non sia più presente 🔍

9. Controlla in Azure Active Directory per eventuali sincronizzazioni residue 🔄

10. Verifica che i file del gruppo non siano più accessibili da OneDrive 📁

Ruoli coinvolti e autorizzazioni necessarie 🔄

1. Solo i proprietari del gruppo possono eliminarlo da Outlook o Admin Center 👤

2. Gli amministratori IT possono forzare la cancellazione da Microsoft 365 Admin 🛠️

3. I membri del piano non possono eliminare il gruppo, solo visualizzarlo 👥

4. Accedi al portale di amministrazione: https://admin.microsoft.com 🔐

5. Vai su “Utenti attivi” → verifica i ruoli assegnati agli utenti 👓

6. Controlla i permessi di gestione dei gruppi in Azure AD 🔧

7. In Outlook, solo i proprietari vedono l’opzione “Elimina gruppo” 🗑️

8. In Teams, solo gli owner possono rimuovere un team collegato 🔒

9. Verifica che la cancellazione sia conforme alle policy aziendali 📜

10. Documenta l’eliminazione per motivi di audit o backup 📝

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

📌 Chiusura di un progetto completato e rimozione del gruppo associato

Il team IT ha completato il progetto “Migrazione Infrastruttura” e desidera eliminare il piano Planner e tutte le risorse collegate per evitare confusione e liberare spazio.

🔹 Comando: Outlook → Gruppi → seleziona gruppo → Impostazioni → Elimina gruppo
📌 Spiegazione: Questa azione rimuove il piano Planner e tutte le app collegate (posta, file, calendario).

🔹 Comando: SharePoint → verifica rimozione sito del gruppo
📌 Spiegazione: Conferma che i documenti e le pagine del progetto non siano più accessibili.

🔹 Comando: Admin Center → Gruppi Microsoft 365 → verifica eliminazione
📌 Spiegazione: Garantisce che il gruppo sia stato rimosso anche a livello amministrativo.

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Comando	Accesso	Funzione
Elimina gruppo	Outlook Web App → Gruppi → Impostazioni → Elimina gruppo	Rimuove il gruppo e tutte le risorse collegate
Verifica gruppo	Admin Center → Gruppi Microsoft 365	Controlla la presenza o eliminazione del gruppo
Rimozione team collegato	Teams → Gestione team → Rimuovi team	Elimina il team associato al gruppo
Controllo sito SharePoint	SharePoint → Gruppi → seleziona sito	Verifica la rimozione del sito del gruppo
Verifica blocco OneNote	OneNote → Blocchi condivisi	Controlla la presenza del blocco appunti del gruppo
Controllo file in OneDrive	OneDrive → Gruppi → seleziona gruppo	Verifica la rimozione dei file condivisi
Verifica ruoli utente	Admin Center → Utenti attivi	Controlla i permessi per la gestione dei gruppi
Controllo sincronizzazione Azure	Azure AD → Gruppi → seleziona gruppo	Verifica eventuali sincronizzazioni residue
Rimozione da Planner	Planner → “…” → Rimuovi da preferiti	Nasconde il piano dalla vista personale
Documentazione eliminazione	Manuale interno o ticket IT	Tracciabilità per audit o backup

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVITÀ

🧩 Riduzione del disordine digitale
✅ Eliminazione di gruppi e piani obsoleti
📋 Maggiore chiarezza nella gestione dei progetti
🔄 Allineamento tra Planner, Outlook, Teams e SharePoint
🔔 Meno notifiche inutili per i membri del team
⏱️ Risparmio di tempo nella ricerca di piani attivi
🔍 Migliore controllo delle risorse condivise
📱 Meno contenuti sincronizzati su dispositivi mobili
📊 Ottimizzazione dello spazio di archiviazione
🧩 Conformità alle policy aziendali di retention

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

· Pulizia periodica dei piani completati

Eliminare i piani e i gruppi non più attivi aiuta a mantenere l’ambiente di lavoro ordinato e focalizzato.

· Chiusura di task force temporanee

Dopo la conclusione di un’attività urgente, la rimozione del gruppo evita confusione e sovrapposizioni future.

· Gestione della sicurezza e della privacy
Eliminare gruppi inutilizzati riduce il rischio di accessi non autorizzati a dati sensibili.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1. Come si elimina un piano Planner in modo definitivo?

2. Qual è la differenza tra rimuovere un piano e cancellare un gruppo Microsoft 365?

3. Quali app vengono eliminate insieme al gruppo?

4. Chi può eliminare un gruppo Microsoft 365?

5. Come si verifica che il gruppo sia stato rimosso da Outlook?

6. In che modo SharePoint è coinvolto nella cancellazione?

7. Come si rimuove un team collegato al gruppo?

8. Dove si controllano i ruoli utente per la gestione dei gruppi?

9. Quali precauzioni bisogna adottare prima di eliminare un gruppo?

10. In quali scenari aziendali è utile questa funzionalità?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai appreso come eliminare un piano Planner e il gruppo Microsoft 365 associato, comprendendo le implicazioni su Outlook, Teams, SharePoint e OneNote. Hai seguito i passaggi per rimuovere il gruppo in modo sicuro, verificando la cancellazione in tutte le app collegate. Hai identificato i ruoli coinvolti, i comandi chiave e le autorizzazioni necessarie. Gli scenari pratici ti hanno mostrato come applicare questa procedura in contesti aziendali reali. I vantaggi per la produttività evidenziano l’importanza di mantenere un ambiente digitale ordinato. Le idee di utilizzo e le domande di autovalutazione ti aiutano a consolidare le competenze acquisite e a verificarne l’applicabilità.

8. Creazione di un piano Planner da un gruppo Microsoft 365 esistente

a) DESCRIZIONE DELLA FUNZIONALITÀ

Creare un piano collegato a un gruppo esistente significa che il nuovo piano Planner viene associato a un gruppo Microsoft 365 già creato (in passato chiamato gruppo Office 365) anziché generarne uno nuovo. Durante la creazione di un piano, l’interfaccia di Planner offre l’opzione “Aggiungi a un gruppo esistente di Office 365”: selezionandola, è possibile cercare e scegliere il gruppo desiderato prima di confermare la creazione. In pratica, il piano sfrutta l’infrastruttura del gruppo selezionato – membri, autorizzazioni e risorse – invece di crearne una separata. Di conseguenza, se si utilizza un gruppo esistente, Planner non crea un nuovo gruppo parallelo. Al contrario, ignorando o saltando l’opzione di aggiunta a un gruppo esistente, verrà generato un nuovo gruppo Microsoft 365 contestualmente al piano. Questa scelta è cruciale: collegare un piano a un gruppo esistente evita la proliferazione di gruppi e mantiene coesa la collaborazione su un unico spazio già definito.

b) INTERAZIONI CON ALTRE APP MICROSOFT 365

Un piano associato a un gruppo esistente beneficia di piena integrazione con gli strumenti già legati a quel gruppo. In particolare:

· Outlook (Gruppo e Calendario): Il nuovo piano non creerà una nuova cassetta postale né un nuovo calendario, ma utilizzerà quelli del gruppo scelto. Il piano stesso avrà un indirizzo email (alias del gruppo) che consente di inviare messaggi a tutti i membri del piano tramite la conversazione di gruppo su Outlook. Ad esempio, eventuali commenti alle attività in Planner possono essere inviati al mailbox del gruppo così che i membri li vedano nelle conversazioni di Outlook, se seguono il gruppo in posta in arrivo.

· SharePoint: Riutilizzando un gruppo esistente, non viene creato un nuovo sito SharePoint, poiché il gruppo selezionato ne possiede già uno. Tutti i documenti e file allegati alle attività del piano verranno archiviati nella libreria documenti del sito SharePoint di quel gruppo. Questo significa che il team continua a lavorare sulla stessa area documentale condivisa, evitando dispersione di file su siti differenti.

· Microsoft Teams: Poiché Microsoft Teams si basa sui gruppi Microsoft 365, aggiungere un piano a un gruppo esistente permette anche di integrarlo facilmente in Teams. In pratica, se il gruppo è associato a un Team (es. un team dipartimentale), è possibile aggiungere il piano come scheda Planner in un canale di Teams, rendendo le attività visibili direttamente all’interno della piattaforma Teams senza configurazioni aggiuntive. Il piano viene così visualizzato dai membri del Team, sfruttando il medesimo gruppo sottostante.

· OneNote e altre risorse: Il piano connesso al gruppo potrà sfruttare il OneNote del gruppo (ad esempio, il blocco appunti condiviso del gruppo, utile per note di progetto) e comparirà tra le planificazioni collegate al gruppo anche nell’interfaccia di altre app (ad esempio, in Outlook sotto la sezione Gruppi o in SharePoint come possibile web part di Planner). Inoltre, le attività assegnate ai singoli utenti compariranno nella sezione Attività assegnate a me di Microsoft To Do o Outlook, grazie all’integrazione tra Planner e To Do.

c) Ruoli coinvolti: Quando si parla di creare un piano su un gruppo esistente, entrano in gioco vari ruoli organizzativi e autorizzativi:

· Utente che crea il piano: In genere, qualsiasi membro del gruppo può creare un nuovo piano associato a quel gruppo. È sufficiente che l’utente abbia accesso come membro (o proprietario) del gruppo esistente per poterlo selezionare in fase di creazione del piano. Se il gruppo in questione è pubblico, anche un utente non ancora membro potrebbe vederlo nell’elenco e aggiungere il piano, diventando a sua volta membro del gruppo (in base alle politiche aziendali). Nella pratica aziendale, però, spesso la creazione di nuovi gruppi Microsoft 365 è limitata agli amministratori o a ruoli specifici: in tali contesti gli utenti senza privilegi possono creare un piano solo appoggiandosi a gruppi esistenti autorizzati (proprio come in questo scenario).

Un caso reale: “a causa di limitazioni nella creazione di nuovi gruppi nel nostro ambiente Teams, siamo costretti a condividere un piano su un gruppo esistente”. Ciò indica che l’organizzazione ha ristretto la creazione di gruppi (e quindi di piani autonomi), obbligando a usare gruppi pre-approvati.

· Proprietari del gruppo: I proprietari (owner) del gruppo esistente giocano un ruolo fondamentale. Sebbene la creazione del piano non richieda necessariamente di essere proprietari (un membro può farlo), i proprietari del gruppo mantengono il controllo sulle risorse del gruppo. Ad esempio, possono gestire l’appartenenza (aggiungere o rimuovere persone dal gruppo, e dunque dal piano), cambiare impostazioni di privacy del gruppo/piano e, in generale, amministrare i contenuti condivisi. Se il piano è privato (perché il gruppo è privato), solo i proprietari del gruppo possono aggiungere nuovi membri al piano invitando nuovi utenti nel gruppo. I proprietari possono anche eliminare il piano (che di fatto è parte del gruppo): su piani associati a gruppi privati, solo un proprietario può eliminarli; su piani pubblici, qualsiasi membro interno potrebbe eliminarli, ma tipicamente questa rimane una prerogativa dei proprietari per sicurezza.

· Membri del gruppo: diventano automaticamente membri del nuovo piano. Non è necessario aggiungerli uno a uno: all’atto della creazione, tutti i membri esistenti vengono inclusi tra i partecipanti del piano (li vedrete nell’elenco “Membri” del piano). Questi utenti possono creare e assegnare attività, aggiornare stati, aggiungere commenti e file, in base alle normali funzionalità di Planner. Non possono invece modificare le impostazioni generali del piano se non sono proprietari del gruppo (es: non possono cambiare il nome del piano per i gruppi privati, a meno che l’organizzazione lo permetta solo ai proprietari). Tuttavia, in molti casi pratici, ogni membro interno può rinominare il piano o aggiungere contenitori e attività, poiché Planner tende a essere aperto ai collaboratori del piano per facilità d’uso.

· Utenti Ospiti (Guest): Se nel gruppo esistente erano presenti utenti guest esterni (ad esempio partner esterni invitati nel gruppo), questi diventeranno ospiti anche nel piano. Planner supporta l’accesso guest: un utente esterno aggiunto al gruppo viene incluso nel piano e potrà visualizzare e modificare le attività quasi come un membro interno. I guest possono creare ed eliminare attività e bucket, modificare i campi delle attività e persino allegare file (se l’amministratore tenant lo ha consentito per gli ospiti). Tuttavia, i guest non hanno alcune prerogative: ad esempio non possono invitare altri utenti, non possono eliminare il piano né aggiungere nuovi membri al gruppo/piano. Inoltre, ricevono meno notifiche: in particolare non ricevono email di notifica per le assegnazioni di attività (Planner non invia ai guest le mail “ti è stato assegnato un task”), anche se possono ricevere altre notifiche come i commenti o gli aggiornamenti sul piano. I guest accedono al piano via web (devono usare un link al piano o l’URL planner.microsoft.com con l’invito ricevuto) e ricevono un’email di benvenuto quando vengono aggiunti al gruppo. L’abilitazione degli utenti guest in Planner dipende dalle impostazioni globali: se l’amministratore di Microsoft 365 disabilita l’accesso guest nei gruppi, non sarà possibile aggiungere ospiti ai piani.

· Amministratore globale / IT: L’amministratore di Microsoft 365 o di Planner ha un ruolo indiretto. Come anticipato, può controllare chi è autorizzato a creare gruppi (e di riflesso nuovi piani indipendenti). Nel contesto di un piano su gruppo esistente, l’admin potrebbe aver predisposto i gruppi aziendali da usare per Planner o imposto l’uso di quelli già approvati. Inoltre, l’admin può gestire le impostazioni di Privacy e Classificazione: quando si crea un piano (e quindi un gruppo) c’è la scelta tra pubblico o privato, con effetti sulla visibilità del gruppo in tutta l’organizzazione. Nel caso di un gruppo esistente, il piano ne eredita lo stesso livello di visibilità: se il gruppo era pubblico, il piano è visibile a tutta l’organizzazione (chiunque può richiedere di partecipare); se era privato, solo i membri attuali lo vedono e occorre invito per nuovi membri. L’amministratore potrebbe aver definito linee guida su questi aspetti o criteri di denominazione e scadenza dei gruppi. In sintesi, l’admin non interviene manualmente nella creazione del piano, ma inquadra le regole e i permessi entro cui avviene questa operazione.

d) ESEMPI CONCRETI DI APPLICAZIONE AZIENDALE

· Esempio 1: Progetto interno con gruppo esistente

Contesto: Il team Marketing di Contoso ha già un gruppo Microsoft 365 denominato "Marketing Team" con membri, un sito SharePoint e una cassetta postale condivisa.

Scenario: Il responsabile decide di usare Planner per gestire la campagna Q4. In Planner, crea un nuovo piano chiamato "Campagna Q4" e alla voce Aggiungi a un gruppo esistente cerca e seleziona il gruppo Marketing Team, quindi completa la creazione.

Risultato: Tutti i membri del gruppo Marketing (che già ricevevano email e accedevano al sito SharePoint del team) vengono automaticamente aggiunti come collaboratori del piano Campagna Q4. Non viene generato alcun nuovo gruppo né un nuovo spazio di lavoro separato: il piano vive all’interno delle risorse Marketing Team. I file che il team allega alle attività di Planner (brief, immagini, listini) vengono salvati nella libreria documenti del sito SharePoint Marketing Team, ordinatamente magari in una cartella dedicata. Gli addetti possono così ritrovare tutti i documenti del progetto sul solito sito di team, insieme agli altri materiali marketing, e le attività Planner arricchiscono l’ecosistema esistente. Inoltre, integrano il piano direttamente nel canale Teams #Generale del Marketing Team come scheda. Di conseguenza, in una singola interfaccia (Teams) i membri vedono chat, file e bacheca Planner del progetto, consolidando la collaborazione. Questo esempio mostra come l’uso di un gruppo esistente preserva la continuità: il team non deve migrare verso nuovi spazi, e gli strumenti Microsoft 365 (SharePoint, Outlook, Teams) rimangono tutti coerenti e riferiti allo stesso gruppo.

· Esempio 2: Restrizione alla creazione di gruppi

Contesto: L’azienda XYZ ha deciso, per governance IT, di limitare la creazione di nuovi gruppi ai soli amministratori. I dipendenti comuni non possono creare gruppi liberamente.

Scenario: Un project manager di XYZ vuole utilizzare Planner per un nuovo progetto. Quando prova a creare un piano, si accorge che deve necessariamente usare un gruppo esistente (poiché la creazione di un nuovo gruppo gli è inibita). Così sceglie dall’elenco un gruppo Microsoft 365 già disponibile (ad esempio "Progetti R&D").

Risultato: Il suo piano viene aggiunto all’universo del gruppo Progetti R&D. Tutti i membri di quel gruppo vengono notificati e coinvolti (anche se alcuni non sono interessati, perché magari il progetto riguardava solo una parte di loro). Questo scenario avviene spesso in contesti aziendali strutturati: la politica IT impone che nuove iniziative utilizzino gruppi predefiniti. Il vantaggio è che l’IT mantiene il controllo sul numero di gruppi creati e centralizza la gestione delle risorse. Tuttavia, come visto, ciò può portare a includere nel piano persone “in più” rispetto al necessario, a meno che si crei un gruppo dedicato tramite l’IT. È un compromesso tra agilità (avere un gruppo nuovo su misura) e controllo (limitare i gruppi). In ogni caso, Planner supporta bene la situazione: associare il piano ad un gruppo esistente è tecnicamente semplice e veloce.

· Esempio 3: Aggiunta di Planner a un Team esistente

Contesto: La divisione Vendite utilizza un Team di Microsoft Teams chiamato "Sales EMEA" per le comunicazioni quotidiane. Questo Team ha naturalmente un gruppo Microsoft 365 dietro le quinte.

Scenario: Il manager vuole tracciare le attività di vendita mensili, quindi crea un piano Planner "Obiettivi Vendite Mese" scegliendo di aggiungerlo al gruppo esistente Sales EMEA.

Risultato: Il piano è immediatamente visibile a tutti i venditori del Team. Viene aggiunta una scheda Planner nel canale Generale del Team Sales EMEA, denominata "Obiettivi Vendite Mese". I commerciali possono ora aggiornare lo stato delle loro attività direttamente in Teams. I file allegati alle attività (ad es. report, preventivi) finiscono nel sito SharePoint del Team Sales EMEA, già familiare al gruppo. Con questa integrazione, il Team di Teams diventa un vero hub: chat, riunioni, file e attività sono unificati. L’adozione è immediata poiché non serve invitare utenti uno ad uno: il piano ha già tutti i membri giusti. Questo esempio illustra come Teams e Planner lavorano in sinergia quando condividono la base del gruppo Office 365.