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    Introduzione

    Lavorare con le liste

    Lavorare con le librerie documenti

    Funzionalit comuni a liste e librerie

    Le pagine e le Web Part

    Il sistema delle autorizzazioni

    La navigazione e la ricerca

 

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INDICE

MICROSOFT SHARE POINT ONLINE.. 2

 

1. LE POTENZIALITA DELL APPLICAZIONE. 2

a) Archiviazione sicura delle informazioni 3

b) Organizzazione efficiente dei contenuti 8

c) Condivisione intelligente e controllata. 13

d) Accessibilit da qualsiasi dispositivo. 17

e) Miglioramento della produttivit . 22

f) Facilitazione della collaborazione tra i membri del team.. 27

g) Personalizzazione e adattabilit della piattaforma. 31

h) Sicurezza, affidabilit e conformit . 36

i) Sostenibilit e vantaggi economici 40

j) Esempi pratici di utilizzo di SharePoint Online. 45

2. LE INTERAZIONI CON LE ALTRE APP MICROSOFT 365. 51

a) Integrazione tra SharePoint online e Microsoft Teams. 52

b) Integrazione tra SharepPint online e One Drive. 58

c) Integrazione tra SharePoint online e Outlook. 64

d) Integrazione tra SharePoint Online e Office. 68

e) Benefici dell integrazione. 74

f) Conclusioni 82

3. GLI ATTORI IN SHARE POINT. 83

a) Lo SharePoint Administrator 84

b) I proprietari del sito. 90

c) I membri del sito. 96

d) Gli ospiti del sito. 102

e) I Visitatori 108

f) Considerazioni aggiuntive e best practice. 113

4. ESEMPI DI UTILIZZO IN AZIENDA. 120

a) Gestione di progetti 121

b) La Intranet aziendale. 133

c) Gestione dei documenti 144

d) Automazione dei processi 154

e) Conclusioni 165

5. PIANO DI APPRENDIMENTO. 4 mesi (16 settimane - 1 ora al giorno) 167

a) Tabella moduli di apprendimento. 167

b) Modello di autovalutazione settimanale. 168

c) 100 Domande di ripasso, 10 per ogni modulo, e risposte esatte. 169

 

 

MICROSOFT SHARE POINT ONLINE

 

1.    LE POTENZIALITA DELL APPLICAZIONE

 

SharePoint Online rappresenta una soluzione completa e dinamica per la gestione delle informazioni aziendali nel contesto moderno. Integrato nella suite Microsoft 365, offre strumenti avanzati per archiviare, organizzare, condividere e accedere ai contenuti da qualsiasi luogo e dispositivo. La piattaforma progettata per ottimizzare la produttivit e promuovere la collaborazione tra i membri dei team, indipendentemente dalla loro posizione geografica.

SharePoint Online si distingue per la sua capacit di rispondere efficacemente alle esigenze delle organizzazioni che operano in un mondo sempre pi digitale e interconnesso. Grazie alla sua profonda integrazione con Microsoft 365, la piattaforma consente di superare le tradizionali barriere legate alla gestione delle informazioni, offrendo un ambiente centralizzato in cui documenti, dati e risorse sono sempre disponibili, aggiornati e facilmente reperibili. Gli utenti possono collaborare in tempo reale su progetti condivisi, modificando contemporaneamente lo stesso file e lasciando traccia delle versioni e dei contributi, senza mai perdere il controllo sulla qualit e sulla sicurezza dei dati.

Le funzionalit di SharePoint Online vanno ben oltre la semplice archiviazione di file: la piattaforma permette di strutturare e organizzare informazioni secondo le logiche pi adatte al contesto aziendale, grazie a siti, raccolte documenti e librerie personalizzabili. La ricerca, rapida e intelligente, sfrutta l indicizzazione dei contenuti, i metadati e i tag, cos da fornire risultati precisi anche in realt complesse e frammentate. I processi aziendali possono essere automatizzati attraverso flussi di lavoro che semplificano l approvazione, la pubblicazione e la distribuzione dei contenuti, riducendo i tempi e minimizzando il rischio di errori manuali.

La mobilit uno degli elementi chiave di SharePoint Online: la piattaforma pienamente fruibile da qualsiasi dispositivo, sia esso un PC, un tablet o uno smartphone, garantendo la continuit operativa anche fuori sede o durante trasferte. Attraverso le app dedicate, la navigazione risulta intuitiva e adattata alle esigenze degli utenti in movimento, senza mai rinunciare a sicurezza e performance. Ogni componente della piattaforma infatti sviluppato per assicurare elevati standard di protezione, grazie a sistemi di autenticazione avanzata, controlli di accesso e monitoraggio costante delle attivit .

Un altro punto di forza di SharePoint Online la possibilit di integrazione con le altre applicazioni della suite Microsoft 365. Teams, Outlook, OneDrive e Power Automate si connettono in modo naturale, creando un ecosistema digitale in cui la comunicazione e la collaborazione sono fluide e trasversali. I dati possono essere condivisi in pochi clic, le attivit gestite in modo coordinato e i flussi informativi mantenuti sempre coerenti. Questa interoperabilit favorisce la creazione di spazi di lavoro virtuali adatti a team distribuiti, progetti internazionali e strutture organizzative complesse.

La personalizzazione un ulteriore elemento distintivo: SharePoint Online permette di modellare siti e portali aziendali secondo l identit e le esigenze specifiche dell azienda, offrendo un esperienza utente coinvolgente e coerente con la cultura interna. Grazie a strumenti di sviluppo e a componenti modulari, possibile ampliare le funzionalit , integrare soluzioni di terze parti o sviluppare applicazioni su misura che rispondano a processi specifici.

La piattaforma supporta inoltre la conformit alle principali normative in materia di protezione dei dati e privacy, rendendola idonea anche per settori regolamentati e realt attente alla governance delle informazioni. Report, audit e controlli sulle versioni completano il quadro di una soluzione che punta all eccellenza nella gestione del patrimonio digitale aziendale.

In sintesi, SharePoint Online rappresenta molto pi di uno strumento per archiviare documenti: un vero e proprio ambiente digitale per la collaborazione, l innovazione e la crescita, in cui ogni persona pu contribuire e accedere al sapere collettivo, ovunque si trovi, in totale sicurezza e con la massima efficienza.

 

a)    Archiviazione sicura delle informazioni

 

       Centralizzazione dei dati: La centralizzazione dei dati in SharePoint Online permette di creare un ambiente unico in cui tutte le informazioni aziendali vengono raccolte e organizzate in modo strutturato. Documenti, immagini, video e dati vengono archiviati in raccolte documenti facilmente navigabili, suddivise per progetti, reparti o aree tematiche. Questo repository centrale elimina la frammentazione dei file su vari dispositivi o piattaforme, rendendo pi semplice la ricerca e la condivisione delle risorse. Gli utenti autorizzati possono accedere rapidamente ai contenuti di cui hanno bisogno, collaborare in tempo reale e garantire la coerenza delle informazioni. La gestione degli accessi flessibile: ogni team pu disporre di spazi riservati o condivisi, con permessi personalizzati. La struttura modulare agevola la crescita dell organizzazione, permettendo di aggiungere nuovi contenuti senza perdere ordine o controllo. In questo modo, SharePoint diventa il fulcro digitale dell azienda, a supporto di processi, comunicazione e innovazione.

 

       Controllo delle versioni: Un aspetto fondamentale dell archiviazione sicura rappresentato dal controllo delle versioni: in SharePoint Online, ogni modifica apportata a un documento viene automaticamente registrata. Questo sistema consente non solo di monitorare chi ha effettuato le modifiche e quando, ma anche di recuperare facilmente versioni precedenti dei file, se necessario. In questo modo, si mantiene uno storico completo e affidabile delle revisioni, garantendo la trasparenza dei processi collaborativi e facilitando il ripristino di contenuti in caso di errori o modifiche non desiderate. Tale funzionalit si rivela essenziale in contesti aziendali dove la tracciabilit e la governance dei dati sono requisiti imprescindibili.

 

       Sicurezza e conformit : Per quanto riguarda la sicurezza e la conformit , SharePoint Online offre un approccio avanzato alla protezione dei dati aziendali. Il sistema di archiviazione implementa la crittografia sia dei dati in transito che a riposo , assicurando che le informazioni siano protette durante ogni fase del loro ciclo di vita digitale. Le autorizzazioni granulari consentono di definire con precisione chi pu accedere, visualizzare o modificare i contenuti, riducendo sensibilmente il rischio di accessi non autorizzati. A queste si aggiungono policy di retention configurabili, fondamentali per garantire che i dati siano conservati solo per il tempo necessario e gestiti secondo le principali normative vigenti, come il GDPR. La piattaforma permette inoltre di impostare audit dettagliati e alert automatici, cos da facilitare il monitoraggio continuo degli accessi e delle modifiche, a tutela della privacy e della trasparenza.

 

       Backup e ripristino: Un aspetto spesso sottovalutato ma di importanza strategica riguarda la gestione dei backup e delle procedure di ripristino in SharePoint Online. La piattaforma, infatti, adotta un sistema di backup automatici che opera in background, salvaguardando costantemente l integrit dei dati archiviati. Questo significa che ogni contenuto ospitato all interno dei siti viene periodicamente duplicato su server sicuri, distribuiti in data center geograficamente separati, riducendo drasticamente il rischio di perdita dovuta a guasti hardware, errori umani o cyberattacchi. In caso di necessit , come la cancellazione accidentale di file o la compromissione delle informazioni a seguito di un attacco, gli amministratori hanno la possibilit di avvalersi di procedure di ripristino rapide e mirate. SharePoint Online consente di recuperare documenti eliminati tramite il cestino integrato, che conserva temporaneamente i file prima della rimozione definitiva, offrendo cos una finestra di opportunit per il recupero senza l intervento di specialisti IT. Per esigenze pi complesse, come il ripristino di intere raccolte documenti o siti, Microsoft mette a disposizione strumenti avanzati di restore che permettono di riportare l ambiente a uno stato precedente con pochi semplici passaggi. Queste funzionalit di backup e ripristino, unite a una gestione trasparente delle versioni e dei permessi di accesso, garantiscono non solo la continuit operativa, ma anche la serenit necessaria per affrontare le sfide della trasformazione digitale con la certezza che il patrimonio informativo aziendale sia sempre protetto e facilmente recuperabile.

 

Esercizio. Archiviazione delle informazioni

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo apprendere come utilizzare SharePoint Online per garantire un archiviazione sicura, tracciabile e conforme delle informazioni aziendali. L utente imparer a centralizzare i documenti in raccolte strutturate, abilitare il controllo delle versioni per monitorare le modifiche, configurare autorizzazioni per la sicurezza e accedere alle funzionalit di backup e ripristino. Questo esercizio consente di migliorare la governance documentale, ridurre i rischi di perdita dati e garantire la conformit normativa, rendendo SharePoint uno strumento affidabile per la gestione delle informazioni.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

1. Centralizzazione dei dati in una raccolta documenti 📁

   Accedi a https://portal.office.com

   Vai su SharePoint > seleziona il sito del team

   Clicca su Contenuto del sito

   Seleziona + Nuovo > Raccolta documenti

   Dai un nome descrittivo (es. Archivio Contratti )

   Clicca su Crea

   Apri la raccolta e clicca su Aggiungi colonna

   Crea colonne come Tipo documento , Anno , Responsabile

   Crea viste personalizzate per filtrare i contenuti

   Aggiungi la raccolta alla home del sito tramite web part

 

2. Abilitazione del controllo delle versioni 🔁

   Vai nella raccolta documenti creata

   Clicca su Impostazioni (⚙️) > Impostazioni raccolta

   Seleziona Impostazioni controllo versioni

   Abilita Crea versioni principali

   Imposta il numero massimo di versioni da conservare

   Salva le modifiche

   Carica un file e modifica il contenuto

   Clic su ... > Cronologia versioni

   Visualizza e ripristina una versione precedente

   Verifica che le modifiche siano tracciate correttamente

 

3. Configurazione della sicurezza e conformit 🔐

   Vai su Impostazioni raccolta > Autorizzazioni per la raccolta

   Clicca su Interrompi l ereditariet delle autorizzazioni

   Rimuovi gli utenti non autorizzati

   Aggiungi utenti o gruppi con ruoli specifici (Lettura, Modifica)

   Vai su https://compliance.microsoft.com

   Seleziona Soluzioni > Gestione della conformit

   Crea un criterio di conservazione per la raccolta

   Imposta la durata di conservazione (es. 5 anni)

   Applica il criterio alla raccolta documenti

   Salva e monitora l applicazione del criterio

 

4. Backup e ripristino dei contenuti 💾

   Accedi al Centro di amministrazione di SharePoint

   Vai su Siti attivi > seleziona il sito

   Clicca su Backup e ripristino (sezione integrata con Microsoft 365)

   Visualizza le opzioni di ripristino per raccolte e file

   Seleziona una raccolta e clicca su Ripristina raccolta

   Scegli una data di riferimento

   Conferma il ripristino

   Verifica che i file siano stati ripristinati correttamente

   In alternativa, usa OneDrive > Cestino per recuperare file eliminati

   Documenta l operazione per audit interni

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Il reparto legale deve archiviare contratti in modo sicuro e conforme. Crea una raccolta documenti centralizzata, abilita il controllo delle versioni per tracciare modifiche, imposta autorizzazioni per limitare l accesso e configura un criterio di conservazione di 5 anni. In caso di errore, utilizza la funzione di ripristino per recuperare i file.

      📁 Centralizzazione: SharePoint > Nuova raccolta > Aggiungi colonne
 ➡️ Tutti i contratti sono archiviati in un unica posizione strutturata.

      🔁 Versionamento: Impostazioni raccolta > Controllo versioni
 ➡️ Ogni modifica tracciata e recuperabile.

      🔐 Sicurezza: Impostazioni > Autorizzazioni > Conformit
➡️ Solo utenti autorizzati possono accedere o modificare.

      💾 Ripristino: Centro amministrazione > Backup e ripristino
 ➡️ I file eliminati o modificati possono essere recuperati.

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

📁 Raccolta documenti

SharePoint > Contenuto del sito > + Nuovo > Raccolta documenti

🔁 Controllo versioni

Raccolta > Impostazioni > Impostazioni controllo versioni

🔐 Autorizzazioni e conformit

Raccolta > Impostazioni > Autorizzazioni / compliance.microsoft.com

💾 Backup e ripristino

Centro amministrazione SharePoint > Siti attivi > Ripristina raccolta

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

   Riduzione del rischio di perdita dati grazie al versionamento e al backup automatico

   Accesso controllato ai documenti sensibili tramite autorizzazioni granulari

   Conformit normativa garantita con criteri di conservazione e audit

   Centralizzazione dei contenuti che facilita la ricerca e l organizzazione

   Ripristino rapido in caso di errori o cancellazioni accidentali

   Tracciabilit delle modifiche per audit e responsabilit

   Eliminazione della duplicazione dei file grazie alla gestione centralizzata

   Maggiore efficienza nei processi di revisione e approvazione

   Riduzione dell uso di email per la condivisione di documenti

   Supporto alla cultura della sicurezza informatica in azienda

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

      Archivio contratti legali 🧾
Con accesso riservato, versionamento attivo e conservazione a lungo termine.

      Gestione documenti ISO 📑
Con tracciabilit delle revisioni e backup automatico per audit.

      Repository per policy aziendali 🏢
Condivisione centralizzata con accesso in sola lettura e criteri di conservazione.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.   Come si abilita il controllo delle versioni in una raccolta documenti?

2.   Dove si configurano le autorizzazioni per limitare l accesso ai file?

3.   Come si applica un criterio di conservazione a una raccolta?

4.   Quali strumenti offre SharePoint per il ripristino dei file?

5.   Perch importante centralizzare i documenti aziendali?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare SharePoint Online per garantire un archiviazione sicura e conforme delle informazioni. Hai creato una raccolta documenti centralizzata, abilitato il controllo delle versioni, configurato autorizzazioni e criteri di conservazione e utilizzato le funzionalit di backup e ripristino. Queste pratiche migliorano la sicurezza, la tracciabilit e l efficienza nella gestione documentale. Ora sei in grado di strutturare un sistema di archiviazione che protegge i dati aziendali e supporta la conformit normativa.

b)    Organizzazione efficiente dei contenuti

 

       Struttura a siti e raccolte: In SharePoint, la struttura organizzativa si fonda su una gerarchia di elementi che consentono di modellare l architettura informativa secondo le esigenze dell azienda. Alla base ci sono i siti, che fungono da contenitori principali di informazioni e risorse, ciascuno dedicato a reparti, progetti o temi specifici. All interno di ogni sito si trovano le raccolte documenti, spazi pensati per archiviare e condividere file in maniera sicura e centralizzata. Le librerie rappresentano raccolte specializzate di documenti, spesso personalizzate con viste, permessi e automazioni in base al flusso di lavoro. Gli elenchi, invece, permettono di gestire dati strutturati, come compiti, contatti o richieste, offrendo tracciamento puntuale e collaborazione tra i membri dell organizzazione. Questa suddivisione riflette fedelmente la struttura interna dell ente o dell azienda, migliorando la chiarezza, la sicurezza e l efficienza nella gestione dei contenuti digitali.

 

       Tag e metadata: L impiego di tag e metadati in SharePoint consente di attribuire ad ogni file informazioni descrittive aggiuntive, come autore, data, categoria o stato del documento. Questi elementi non sono solo utili per filtrare e ordinare rapidamente i contenuti, ma rendono anche possibile trovare in pochi secondi ci che serve, grazie alla ricerca avanzata basata su criteri specifici. In pratica, aggiungere tag e compilare i metadati durante il caricamento o la modifica dei documenti migliora notevolmente la precisione e la velocit della navigazione tra i file aziendali.

 

       Modelli personalizzati: in SharePoint possibile creare modelli di siti e raccolte per standardizzare processi e layout in tutta l azienda. Attraverso l utilizzo di template predefiniti o creati ad hoc, ogni team pu avviare nuovi spazi di lavoro con strutture, permessi e librerie gi impostati secondo le necessit aziendali. Questo riduce tempi di configurazione, garantisce coerenza nell organizzazione delle informazioni e facilita l adozione di best practice condivise. I modelli possono includere viste personalizzate, flussi di lavoro automatici, e campi di metadati, permettendo cos di replicare facilmente gli assetti pi efficaci o conformi alle policy interne.

 

       Automazione dell organizzazione: Grazie ai flussi di lavoro automatizzati disponibili in SharePoint, possibile impostare regole che guidano la categorizzazione e l archiviazione dei contenuti aziendali in modo sistematico e coerente. Ad esempio, all arrivo di un nuovo documento in una raccolta, un flusso pu automaticamente assegnare tag, compilare metadati, spostare il file nella cartella corretta o inviare notifiche ai membri del team interessati. Le regole si basano su criteri come l autore, la tipologia di file, la data o lo stato di approvazione, assicurando che ogni informazione venga gestita secondo le policy aziendali. Questo approccio non solo riduce gli errori manuali e accelera le attivit quotidiane, ma garantisce anche la tracciabilit e la conformit dei dati, migliorando l efficienza complessiva nella gestione digitale dei documenti.

 

 

Esercizio. Organizzazione efficiente dei contenuti

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo apprendere come strutturare e gestire contenuti aziendali in modo efficiente e scalabile con SharePoint Online. L utente imparer a creare siti e raccolte documenti per organizzare le informazioni, utilizzare tag e metadati per facilitare la ricerca, applicare modelli personalizzati per standardizzare i contenuti e automatizzare la classificazione e l archiviazione con Power Automate. Questo esercizio consente di migliorare la governance documentale, ridurre la ridondanza e aumentare la produttivit attraverso un organizzazione digitale intelligente.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

 

1. Struttura a siti e raccolte 🏗️

  Accedi a https://portal.office.com

  Vai su SharePoint > + Crea sito

  Seleziona Sito del team

  Inserisci nome e descrizione del sito

  Clicca su Crea

  Vai su Contenuto del sito

  Clicca su + Nuovo > Raccolta documenti

  Dai un nome descrittivo (es. Documentazione Progetto X )

  Clicca su Crea

  Aggiungi la raccolta alla home tramite web part Visualizzazione raccolta

 

2. Tag e metadata 🏷️

  Apri la raccolta documenti

  Clicca su Aggiungi colonna

  Seleziona tipo: Scelta , Testo , Data

  Crea colonne: Categoria , Responsabile , Stato

  Vai su Impostazioni raccolta > Impostazioni avanzate

  Abilita l uso dei metadati gestiti

  Crea viste personalizzate filtrando per Categoria

  Carica un documento e compila i metadati

  Verifica la visualizzazione nelle viste filtrate

  Aggiungi la vista alla home del sito

 

3. Modelli personalizzati 🧩

  Apri Word/Excel/PowerPoint

  Crea un documento standard (es. modello report)

  Salva come modello (.dotx, .xltx, .potx)

  Vai su SharePoint > raccolta documenti

  Clicca su Impostazioni raccolta > Impostazioni avanzate

  Seleziona Usa modello

  Carica il file modello nella raccolta

  Imposta il modello come predefinito per nuovi file

  Crea un nuovo documento usando il modello

  Verifica la coerenza del formato

 

4. Automazione dell organizzazione ⚙️

  Vai su https://make.powerautomate.com

  Clicca su + Crea > Flusso automatizzato

  Dai un nome (es. Classificazione automatica documenti )

  Scegli trigger: Quando un file viene creato in SharePoint

  Seleziona la raccolta documenti

  Aggiungi condizione: Se Categoria = Report

  Aggiungi azione: Sposta file in cartella Report

  Aggiungi azione: Invia notifica via Teams

  Salva e attiva il flusso

  Testa caricando un file con metadato Report

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un team di progetto vuole organizzare la documentazione in modo efficiente. Crea un sito dedicato con raccolte per ogni fase del progetto, usa metadati per classificare i documenti, imposta modelli per i report e automatizza la classificazione con Power Automate.

 

      🏗️ Struttura: SharePoint > Crea sito > Crea raccolta
 ➡️ Ogni fase del progetto ha una raccolta dedicata.

      🏷️ Metadata: Aggiungi colonna > Impostazioni avanzate
 ➡️ I documenti sono facilmente filtrabili e ricercabili.

      🧩 Modelli: Impostazioni raccolta > Usa modello
➡️ I report sono uniformi e coerenti.

      ⚙️ Automazione: Power Automate > Flusso automatizzato
 ➡️ I documenti vengono archiviati automaticamente.

 

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🏗️ Crea sito e raccolta

SharePoint > + Crea sito / Contenuto del sito > + Nuovo > Raccolta

🏷️ Metadati

Raccolta > Aggiungi colonna / Impostazioni raccolta > Avanzate

🧩 Modelli personalizzati

Impostazioni raccolta > Impostazioni avanzate > Usa modello

⚙️ Automazione

Power Automate > + Crea > Flusso automatizzato

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

  Organizzazione chiara e scalabile dei contenuti

  Ricerca rapida grazie ai metadati

  Uniformit nei documenti aziendali

  Riduzione delle attivit manuali

  Maggiore controllo e tracciabilit

  Collaborazione semplificata tra team

  Accesso immediato alle informazioni

  Riduzione degli errori di archiviazione

  Maggiore efficienza nei processi documentali

  Supporto alla standardizzazione aziendale

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

  Gestione progetti 🗂️
Ogni progetto ha un sito con raccolte, modelli e flussi automatizzati.

  Documentazione HR 👥
Moduli, policy e report sono classificati e archiviati automaticamente.

  Archivio tecnico 🛠️
Manuali e guide sono organizzati per categoria e aggiornati con versionamento.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.     Come si crea una raccolta documenti in SharePoint?

2.     Quali tipi di metadati sono utili per classificare i contenuti?

3.     Come si imposta un modello personalizzato per i documenti?

4.     Quali azioni si possono automatizzare con Power Automate?

5.     In che modo la struttura a siti e raccolte migliora l organizzazione?

 

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a strutturare contenuti in SharePoint Online in modo efficiente. Hai creato siti e raccolte, configurato metadati per la classificazione, impostato modelli personalizzati per la standardizzazione e automatizzato l organizzazione con Power Automate. Queste competenze ti permettono di gestire grandi volumi di documenti in modo ordinato, tracciabile e scalabile. Ora sei in grado di progettare ambienti digitali che supportano la produttivit e la collaborazione aziendale.

 

 

c)  Condivisione intelligente e controllata

 

     Gestione delle autorizzazioni: Si possono assegnare permessi differenziati a singoli utenti, gruppi, ospiti e partner esterni. Questa flessibilit permette, ad esempio, di garantire l accesso in sola lettura a determinati file per alcune persone, mentre altri partecipanti possono avere diritti di modifica o condivisione. Gli ospiti esterni possono essere invitati specificando le loro autorizzazioni in modo puntuale, mentre per i gruppi di lavoro interni si possono applicare regole di sicurezza pi ampie e automatizzate. Partner e collaboratori esterni ricevono cos solo i permessi strettamente necessari e limitati nel tempo, assicurando che la riservatezza sia sempre preservata.

 

     Collaborazione in tempo reale: Documenti Office possono essere modificati contemporaneamente da pi persone, con la possibilit di inserire commenti e suggerimenti. Questa funzionalit di co-authoring in tempo reale trasforma profondamente il modo di lavorare sui documenti, permettendo a pi persone di apportare modifiche simultaneamente senza dover attendere il turno o inviare versioni diverse tramite email. Ogni intervento immediatamente visibile a tutti i collaboratori, che possono vedere chi sta lavorando su quale parte, riducendo drasticamente errori e sovrapposizioni. Inoltre, attraverso l inserimento di commenti e suggerimenti direttamente nel documento, il confronto diventa pi rapido e trasparente, facilitando processi decisionali e revisioni collettive. Questi strumenti elevano la qualit della collaborazione e rendono il lavoro di team pi fluido, condiviso e tracciabile.

 

     Link condivisibili: Generazione di collegamenti sicuri per la condivisione selettiva di documenti e cartelle, anche con scadenze e password. Questa funzionalit consente di generare link unici e sicuri che permettono la condivisione mirata di file e cartelle sia all interno sia all esterno dell organizzazione. Per ogni documento o cartella, possibile scegliere se creare un collegamento riservato a persone specifiche, a membri dell azienda o, solo in casi selezionati, a utenti esterni. SharePoint offre opzioni avanzate come la definizione di una data di scadenza del link e l inserimento di una password di accesso, garantendo cos una maggiore sicurezza e un controllo puntuale sulla durata e sulle modalit di accesso ai contenuti condivisi. Ad esempio, per condividere una cartella di progetto con un fornitore esterno per un periodo limitato, basta generare il link, impostare la scadenza desiderata e la password: dopo tale termine, il collegamento non sar pi attivo e l accesso verr automaticamente bloccato. Questo approccio consente di mantenere il pieno controllo sulle informazioni sensibili e di adattare la condivisione alle reali esigenze operative, senza rischiare disseminazioni non autorizzate. Ogni link tracciabile e pu essere disattivato in qualsiasi momento, assicurando la massima flessibilit e tutela della riservatezza.

 

     Audit e monitoraggio: SharePoint offre strumenti avanzati per il tracciamento delle attivit svolte su documenti e cartelle, consentendo agli amministratori e alle persone responsabili della sicurezza di avere una panoramica completa su chi accede ai contenuti, chi li modifica o li scarica. Queste funzionalit di audit permettono di generare report dettagliati che includono informazioni su data, ora e tipo di azione eseguita da ciascun utente o gruppo, garantendo cos la massima trasparenza e responsabilit nella gestione dei dati. Inoltre, SharePoint pu inviare notifiche automatiche in caso di accessi o modifiche rilevanti, facilitando il monitoraggio in tempo reale e la tempestiva individuazione di comportamenti anomali o non autorizzati. Questo livello di controllo particolarmente utile per rispettare policy di sicurezza aziendale, normative sulla protezione dei dati e per assicurare la conformit a standard di audit richiesti in ambito professionale. Tutte le attivit tracciate sono facilmente consultabili attraverso interfacce intuitive o esportabili per analisi pi approfondite, offrendo cos una tutela costante della riservatezza e dell integrit dei contenuti condivisi.

 

Esercizio. Condivisione dei contenuti

🎯 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo imparare a condividere contenuti in SharePoint in modo sicuro, tracciabile e collaborativo. L utente apprender come configurare autorizzazioni granulari per file e raccolte, abilitare la modifica simultanea dei documenti, generare link condivisibili con restrizioni e monitorare le attivit tramite strumenti di audit. Questo esercizio consente di migliorare la sicurezza delle informazioni, aumentare la trasparenza e facilitare la collaborazione in tempo reale, riducendo i rischi legati alla gestione non controllata dei contenuti.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

 

1. Gestione delle autorizzazioni 🔐

  Accedi a https://portal.office.com

  Vai su SharePoint > seleziona il sito

  Apri la raccolta documenti

  Clic su ... accanto al file > Gestisci accesso

  Clic su Avanzate per accedere alle autorizzazioni ereditate

  Seleziona Interrompi l ereditariet delle autorizzazioni

  Rimuovi gli utenti non autorizzati

  Aggiungi utenti o gruppi con ruoli specifici (Lettura, Modifica)

  Salva le modifiche

  Verifica i permessi con l opzione Controlla autorizzazioni

 

2. Collaborazione in tempo reale 👥

  Carica un file Word o Excel nella raccolta

  Clicca sul file per aprirlo in modalit online

  Condividi il file con un collega con permesso di modifica

  Verifica la presenza simultanea di pi utenti nel documento

  Aggiungi un commento e verifica la risposta in tempo reale

  Usa la chat integrata per comunicare durante la modifica

  Salva e chiudi il documento

  Riapri per verificare le modifiche apportate da altri

  Accedi alla cronologia versioni per vedere le revisioni

  Ripristina una versione precedente se necessario

 

3. Link condivisibili con restrizioni 🔗

  Seleziona un file nella raccolta

  Clic su Condividi

  Clic su Chi pu visualizzare questo link

  Seleziona Persone specifiche o Solo persone dell organizzazione

  Disattiva l opzione Consenti modifica se necessario

  Imposta una data di scadenza per il link

  Disattiva il download se il file sensibile

  Clic su Applica

  Copia il link e invialo via Teams o Outlook

  Verifica l accesso da un altro account

 

4. Audit e monitoraggio 📊

  Vai su https://compliance.microsoft.com

  Seleziona Audit dal menu laterale

  Clic su Avvia ricerca

  Filtra per attivit : File visualizzati , File modificati , Condivisione file

  Imposta l intervallo di date

  Inserisci il nome del file o dell utente

  Avvia la ricerca

  Esporta i risultati in Excel

  Analizza chi ha visualizzato o modificato il file

  Salva il report per eventuali audit interni

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Il team legale deve condividere una bozza di contratto con il reparto vendite per revisione. Il documento viene caricato in SharePoint, le autorizzazioni sono limitate ai membri del team vendite con accesso in sola lettura. Viene generato un link condivisibile con scadenza di 7 giorni. Il team legale monitora le attivit per verificare chi ha visualizzato il file e quando.

 

  🔐 Autorizzazioni: Raccolta > Gestisci accesso > Avanzate
 ➡️ Solo il team vendite pu visualizzare il file.

  👥 Collaborazione: Apri file in Word Online > Condividi
 ➡️ I commenti e le modifiche sono visibili in tempo reale.

  🔗 Link condivisibile: Condividi > Persone specifiche > Scadenza
 ➡️ Il link ha una scadenza e impedisce il download.

  📊 Monitoraggio: Compliance Center > Audit > Ricerca
 ➡️ Il team legale controlla chi ha aperto il file.

 

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🔐 Gestione autorizzazioni

File > ... > Gestisci accesso > Avanzate

👥 Co-authoring

Apri file in Word/Excel Online

🔗 Link condivisibile

File > Condividi > Impostazioni link

📊 Audit log

compliance.microsoft.com > Audit > Avvia ricerca

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

  Condivisione sicura e controllata dei documenti

  Collaborazione simultanea senza duplicazione dei file

  Tracciabilit delle attivit per audit e responsabilit

  Riduzione dell uso di email e allegati

  Maggiore trasparenza nei processi di revisione

  Accesso rapido e mirato ai contenuti

  Protezione dei dati sensibili con link a scadenza

  Controllo granulare sui permessi di accesso

  Notifiche automatiche per modifiche e accessi

  Supporto alla conformit normativa e alla governance

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

  Revisione contratti ⚖️
Condividi bozze con clienti o reparti interni con accesso limitato e tracciabilit .

  Collaborazione marketing 📣
Lavora in tempo reale su presentazioni e brochure con il team creativo.

  Distribuzione policy aziendali 🏢
Condividi documenti con link a scadenza e monitora chi li ha letti.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Come si modificano le autorizzazioni di un file in SharePoint?

2.       Quali opzioni offre SharePoint per creare link condivisibili sicuri?

3.       Come si verifica chi ha visualizzato o modificato un file?

4.       In che modo la collaborazione in tempo reale migliora l efficienza?

5.       Dove si accede al Centro di conformit per audit avanzati?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a condividere documenti in SharePoint in modo intelligente e controllato. Hai configurato autorizzazioni personalizzate, abilitato la collaborazione in tempo reale, creato link condivisibili con restrizioni e monitorato le attivit tramite strumenti di audit. Queste funzionalit ti permettono di lavorare in modo sicuro, trasparente ed efficiente, mantenendo il controllo su chi accede e modifica i contenuti. Ora sei in grado di gestire la condivisione dei documenti in SharePoint con consapevolezza e precisione.

 

 

d)    Accessibilit da qualsiasi dispositivo

 

     Piattaforma cloud-native: che elimina la necessit di installazioni locali: tutte le funzionalit sono disponibili direttamente tramite browser web. Puoi accedere ai tuoi contenuti e agli strumenti di collaborazione da qualsiasi PC, tablet o smartphone, semplicemente effettuando il login online. Questa flessibilit assicura la continuit del lavoro anche in mobilit , permettendo di consultare, modificare e condividere file sempre e ovunque. Le informazioni sono sempre sincronizzate e aggiornate grazie all infrastruttura cloud, riducendo rischi di perdita dati o versioni obsolete. L interfaccia intuitiva e le opzioni di sicurezza avanzate garantiscono un esperienza affidabile sia per chi lavora in ufficio sia per chi opera da remoto. L assenza di vincoli hardware consente inoltre una rapida adozione e una gestione centralizzata, semplificando l IT aziendale.

 

     App mobile dedicata: L app SharePoint Mobile progettata per offrire agli utenti una piena operativit anche in movimento. Grazie a un interfaccia semplice e intuitiva, consente di accedere a siti, raccolte documenti e contenuti aziendali con pochi tap. La modifica dei file immediata, sia in modalit online che offline, garantendo cos massima flessibilit . Le notifiche in tempo reale informano su aggiornamenti, condivisioni o richieste di collaborazione. possibile caricare nuovi documenti, scattare foto e salvarle direttamente negli spazi di lavoro. Il motore di ricerca integrato facilita il reperimento rapido di informazioni. Infine, la sicurezza assicurata da autenticazione avanzata e gestione centralizzata dei permessi.

 

     Sincronizzazione con OneDrive: La perfetta integrazione tra SharePoint e OneDrive consente di sincronizzare facilmente le raccolte documenti aziendali direttamente sul proprio dispositivo. Questo significa che puoi lavorare sui file anche senza connessione internet: ogni modifica effettuata in locale viene automaticamente caricata e aggiornata nella piattaforma, appena il dispositivo torna online. Questo flusso continuo tra cloud e locale garantisce non solo la disponibilit dei dati in qualsiasi momento, ma anche la loro sicurezza, grazie al versioning automatico e alla possibilit di ripristinare versioni precedenti dei documenti. Inoltre, la sincronizzazione selettiva permette di scegliere quali cartelle o file mantenere offline, ottimizzando lo spazio di archiviazione e adattandosi alle esigenze di ciascun utente o team.

 

     Responsive design: assicura che ogni pagina e Web Part sia sempre leggibile e utilizzabile, indipendentemente dalla dimensione dello schermo o dal dispositivo impiegato. Che si tratti di un PC desktop, di un tablet o di uno smartphone, i contenuti si ridistribuiscono automaticamente per offrire il massimo comfort visivo e funzionale. Elementi come menu, immagini e tabelle si adattano in modo dinamico, eliminando la necessit di zoom o scroll orizzontale. Questa flessibilit permette a chiunque di lavorare con la stessa efficienza sia in ufficio che in mobilit . L usabilit resta elevata anche in caso di aggiornamenti o nuove funzionalit , garantendo coerenza nell esperienza utente. In questo modo, l accesso e la collaborazione risultano sempre semplici e immediati per tutta la squadra.

 

Esercizio. Utilizzare SharePoint fuori dall ufficio

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo imparare a utilizzare SharePoint Online in mobilit e da qualsiasi dispositivo, sfruttando la sua natura cloud-native. L utente apprender come accedere ai contenuti aziendali da browser, installare e configurare l app mobile, sincronizzare le raccolte documenti con OneDrive per l accesso offline e verificare l adattabilit dell interfaccia su dispositivi mobili. Questo esercizio consente di garantire continuit operativa, flessibilit lavorativa e collaborazione efficace anche fuori dall ufficio.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

 

1. Accesso alla piattaforma cloud-native ☁️

  Vai su https://portal.office.com

  Accedi con le credenziali aziendali

  Clicca su SharePoint dal menu delle app

  Seleziona un sito di team o di comunicazione

  Naviga tra le raccolte documenti

  Apri un file direttamente nel browser

  Verifica che non sia necessario alcun software locale

  Prova a modificare un documento Word o Excel online

  Salva e chiudi il file

  Controlla che le modifiche siano visibili anche da altri dispositivi

 

2. Installazione e utilizzo dell app mobile 📱

  Apri App Store (iOS) o Google Play (Android)

  Cerca Microsoft SharePoint

  Installa l app sul dispositivo mobile

  Apri l app e accedi con l account aziendale

  Naviga tra i siti disponibili

  Apri una raccolta documenti

  Visualizza un file PDF o Word

  Condividi il file tramite Teams o Outlook

  Aggiungi il sito ai preferiti per accesso rapido

  Attiva le notifiche push per aggiornamenti

 

3. Sincronizzazione con OneDrive 🔄

  Da browser, accedi a una raccolta documenti

  Clicca su Sincronizza (icona con due frecce)

  Conferma l apertura di OneDrive

  Attendi che la sincronizzazione venga avviata

  Apri l app OneDrive sul PC

  Vai alla cartella sincronizzata

  Clic destro su un file > Disponibile offline

  Modifica il file anche senza connessione

  Riconnettiti a Internet

  Verifica che le modifiche siano sincronizzate

 

4. Verifica del responsive design 📲

  Accedi a SharePoint da un browser mobile

  Naviga tra le pagine del sito

  Verifica l adattamento automatico dei contenuti

  Apri una raccolta documenti

  Visualizza un file Word o PDF

  Prova a modificare un file da browser mobile

  Controlla la leggibilit dei menu e delle web part

  Ruota il dispositivo per testare la visualizzazione orizzontale

  Aggiungi un commento a un documento

  Verifica che l esperienza sia fluida e coerente

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un responsabile commerciale in viaggio deve accedere a una presentazione aggiornata. Utilizza l app mobile SharePoint per aprire il sito del team, sincronizza la raccolta Materiale marketing con OneDrive e rende disponibile offline il file necessario. Durante l incontro con il cliente, apre il file dal tablet anche senza connessione.

 

  ☁️ Accesso cloud-native: portal.office.com > SharePoint
 ➡️ Permette di accedere ai contenuti da qualsiasi dispositivo.

  📱 App mobile: App Store / Google Play > Microsoft SharePoint
 ➡️ Offre un interfaccia ottimizzata per dispositivi mobili.

  🔄 Sincronizzazione: Raccolta > Sincronizza > OneDrive
 ➡️ I file sono disponibili anche offline.

  📲 Responsive design: Navigazione da browser mobile
➡️ L interfaccia si adatta automaticamente allo schermo.

 

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

☁️ Accesso cloud-native

portal.office.com > SharePoint

📱 App mobile

App Store / Google Play > Microsoft SharePoint

🔄 Sincronizzazione OneDrive

Raccolta documenti > Sincronizza

📲 Responsive design

Browser mobile > Navigazione SharePoint

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

  Accesso continuo ai contenuti aziendali da qualsiasi luogo

  Possibilit di lavorare offline con sincronizzazione automatica

  Collaborazione in tempo reale anche in mobilit

  Riduzione della dipendenza da dispositivi specifici

  Maggiore flessibilit per lavoratori in trasferta o in smart working

  Interfaccia coerente su desktop, tablet e smartphone

  Notifiche push per aggiornamenti importanti

  Riduzione dei tempi di risposta e decisione

  Maggiore autonomia per i team sul campo

  Supporto alla continuit operativa in ogni contesto

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

  Tecnici in trasferta 🛠️
Accedono a manuali e checklist da tablet anche offline grazie alla sincronizzazione.

  Commerciali in viaggio 🚗
Consultano offerte e presentazioni direttamente dall app mobile durante le visite ai clienti.

  Manager in smart working 🧑‍💼
Gestiscono documenti e approvazioni da smartphone, mantenendo la produttivit ovunque.

❓ Domande di autovalutazione

1.     Come si sincronizza una raccolta documenti con OneDrive?

2.     Quali vantaggi offre l app mobile di SharePoint?

3.     Come si rende un file disponibile offline?

4.     In che modo il design responsive migliora l esperienza utente?

5.     Perch SharePoint considerato una piattaforma cloud-native?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a sfruttare le funzionalit di SharePoint per accedere ai contenuti aziendali da qualsiasi dispositivo. Hai esplorato l accesso via browser, l uso dell app mobile, la sincronizzazione con OneDrive e il design responsive. Queste competenze ti permettono di lavorare in modo flessibile, anche offline, mantenendo la produttivit in ogni contesto. Hai visto come queste funzionalit si applicano in scenari reali come trasferte, smart working e riunioni fuori sede. Ora sei in grado di configurare e utilizzare SharePoint per garantire accessibilit continua e sicura ai tuoi documenti aziendali.

 

 

e)    Miglioramento della produttivit

 

     Integrazione con Microsoft 365: SharePoint si integra perfettamente con l ecosistema Microsoft 365, potenziando la collaborazione e la produttivit dei gruppi di lavoro. Teams permette chat, videochiamate e condivisione file direttamente dagli spazi di SharePoint. Attraverso Outlook, possibile gestire calendari condivisi ed eventi collegati ai siti di team. Planner consente di pianificare e monitorare le attivit assegnate, visualizzando scadenze e priorit in un unica interfaccia. Power Automate automatizza notifiche, invio di report e processi approvativi, riducendo errori e tempi morti. L integrazione con OneDrive agevola la sincronizzazione e la condivisione sicura dei documenti. Tutto il flusso operativo risulta centralizzato, semplificando la gestione quotidiana e migliorando la collaborazione trasversale.

 

     Flussi di lavoro automatizzati: Grazie ai flussi di lavoro automatizzati, SharePoint consente di semplificare attivit ripetitive come la revisione dei documenti, l invio e la gestione delle richieste di approvazione e la comunicazione tempestiva delle scadenze. Questi automatismi riducono la necessit di interventi manuali, minimizzando il rischio di errori ed eliminando i colli di bottiglia nei processi. Attraverso strumenti come Power Automate, possibile configurare regole personalizzate che attivano notifiche, assegnazioni di compiti o spostamenti di file, garantendo che ogni fase del flusso operativo venga eseguita sempre nei tempi previsti e in modo trasparente per tutti i membri del team.

 

     Dashboard e report: Grazie alle Web Part interattive di SharePoint, possibile realizzare dashboard dinamiche che aggregano dati provenienti da elenchi, librerie documenti, Power BI o altre fonti integrate. I grafici, le tabelle e i KPI vengono visualizzati in tempo reale, offrendo una panoramica immediata sull andamento dei progetti e sulle attivit principali. Gli utenti possono filtrare, esplorare e personalizzare i dati secondo le proprie necessit operative. Report automatizzati aiutano a monitorare gli obiettivi, individuare eventuali criticit e indirizzare tempestivamente le azioni correttive. L aggiornamento costante delle informazioni garantisce decisioni pi rapide e consapevoli. Le dashboard sono accessibili anche da dispositivi mobili, assicurando continuit nella consultazione dei dati ovunque ci si trovi.

 

     Motore di ricerca avanzato: Il motore di ricerca avanzato di SharePoint rappresenta uno strumento chiave per l efficienza aziendale, grazie alla sua capacit di indicizzare rapidamente file, conversazioni, immagini e dati strutturati. Gli utenti possono applicare filtri per restringere i risultati per autore, data, tipo di documento o progetto specifico, risparmiando tempo prezioso nelle ricerche quotidiane. I suggerimenti intelligenti apprendono dalle abitudini personali e di gruppo, anticipando le necessit informative e proponendo risorse gi utilizzate. L integrazione con Microsoft Graph potenzia ulteriormente la pertinenza dei risultati, collegando informazioni correlate provenienti da Teams, Outlook e OneDrive. Inoltre, la ricerca semantica consente di trovare contenuti anche tramite parole chiave, sinonimi o frasi correlate. Tutto questo avviene in un ambiente sicuro, che tutela la privacy e rispetta le autorizzazioni d accesso. In questo modo, ogni persona pu reperire rapidamente ci di cui ha bisogno, favorendo una collaborazione pi fluida e consapevole.

 

Esercizio. Miglioramento della produttivit

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo imparare a sfruttare SharePoint come hub produttivo integrato con Microsoft 365. L utente apprender come collegare SharePoint a Excel, Teams e Power BI per creare dashboard dinamiche, costruire flussi di lavoro automatizzati con Power Automate, utilizzare il motore di ricerca avanzato per trovare rapidamente contenuti e integrare strumenti come Outlook per una collaborazione fluida. Questo esercizio consente di ridurre le attivit manuali, migliorare la visibilit dei dati e velocizzare l accesso alle informazioni, aumentando l efficienza operativa.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

1. Integrazione con Microsoft 365 🔗

  Accedi a https://portal.office.com

  Vai su SharePoint > seleziona un sito

  Apri una raccolta documenti

  Clic su Apri in Excel per modificare i file direttamente

  Clic su Condividi > Copia link > incolla in Teams

  Aggiungi il sito SharePoint come scheda in un canale Teams

  Collega un calendario Outlook al sito tramite web part

  Integra un modulo Microsoft Forms nella home del sito

  Collega una lista SharePoint a Planner per la gestione attivit

  Salva e verifica l interazione tra le app

 

2.     Flussi di lavoro automatizzati ⚙️

1)     Vai su https://make.powerautomate.com

2)     Clic su + Crea > Flusso automatizzato

3)     Dai un nome (es. Notifica caricamento file )

4)     Scegli trigger: Quando un file viene creato in SharePoint

5)     Seleziona la raccolta documenti

6)     Aggiungi azione: Invia notifica via Teams

7)     Aggiungi azione: Crea attivit in Planner

8)     Aggiungi condizione: Se file contiene report nel nome

9)     Salva e attiva il flusso

10)  Testa caricando un file nella raccolta

 

3.     Dashboard e report 📊

  Apri Power BI Desktop

  Clic su Ottieni dati > Altro > SharePoint Online List

  Inserisci l URL del sito SharePoint

  Seleziona la lista da analizzare

  Crea visualizzazioni (grafici, tabelle, KPI)

  Personalizza i filtri e i campi

  Salva il report

  Pubblica su Power BI Service

  Incorpora il report in SharePoint tramite web part Power BI

  Verifica l aggiornamento automatico dei dati

 

4.     Motore di ricerca avanzato 🔍

  Vai su SharePoint > barra di ricerca

  Inserisci parole chiave (es. report vendite 2024 )

  Clic su Mostra altri risultati

  Filtra per tipo file (PDF, Excel, Word)

  Filtra per autore o data di modifica

  Ordina i risultati per rilevanza o data

  Salva la ricerca come vista personalizzata

  Aggiungi la vista alla home del sito

  Prova a cercare un documento specifico

  Verifica la precisione dei risultati

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Il team vendite vuole monitorare l andamento delle offerte e automatizzare le notifiche. Crea una lista SharePoint con i dati, la collega a Power BI per visualizzare lo stato in tempo reale, e imposta un flusso che invia una notifica via Teams ogni volta che viene aggiunta una nuova offerta. I membri del team usano la ricerca avanzata per trovare rapidamente documenti correlati.

  🔗 Integrazione: SharePoint > Excel > Teams > Forms
 ➡️ Tutti gli strumenti Microsoft 365 lavorano in sinergia.

  ⚙️ Flusso automatizzato: Power Automate > Nuovo flusso
 ➡️ Automatizza le notifiche e riduce il lavoro manuale.

  📊 Dashboard: Power BI > SharePoint Online List
 ➡️ Visualizza l andamento delle offerte in tempo reale.

  🔍 Ricerca avanzata: SharePoint > Filtri e viste
 ➡️ Trova rapidamente file e informazioni rilevanti.

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🔗 Integrazione con Excel/Teams

SharePoint > Apri in Excel / Condividi / Aggiungi a Teams

⚙️ Flusso automatizzato

Power Automate > + Crea > Flusso automatizzato

📊 Dashboard Power BI

Power BI Desktop > Ottieni dati > SharePoint Online List

🔍 Ricerca avanzata

SharePoint > barra di ricerca > filtri

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

  Riduzione delle attivit manuali e ripetitive

  Accesso rapido a dati e documenti aggiornati

  Visualizzazione chiara delle performance aziendali

  Collaborazione fluida tra strumenti Microsoft 365

  Automazione dei processi decisionali

  Maggiore trasparenza e tracciabilit

  Risparmio di tempo nella ricerca di contenuti

  Personalizzazione delle dashboard per ogni team

  Notifiche in tempo reale per eventi critici

  Supporto a decisioni rapide e informate

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

  Ufficio acquisti 🛒
Automatizza l approvazione delle richieste d acquisto e genera report mensili con Power BI.

  Team HR 👥
Condivide moduli e policy via SharePoint, con notifiche automatiche per le revisioni.

  Project management 📅
Monitora l avanzamento dei progetti con dashboard integrate e flussi di aggiornamento automatici.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

  1. Come si crea un flusso automatizzato in SharePoint?
  2. Quali strumenti Microsoft 365 si integrano con SharePoint?
  3. Come si collega una lista SharePoint a Power BI?
  4. Quali vantaggi offre la ricerca avanzata?
  5. In che modo i flussi automatizzati migliorano la produttivit ?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare SharePoint per migliorare la produttivit attraverso l integrazione con Microsoft 365, la creazione di flussi automatizzati, la generazione di dashboard e l uso del motore di ricerca avanzato. Hai visto come collegare SharePoint a Excel, Teams e Power BI per lavorare in modo fluido e centralizzato. Hai creato flussi con Power Automate per ridurre le attivit manuali e migliorare la comunicazione. Hai utilizzato la ricerca avanzata per trovare rapidamente contenuti rilevanti. Queste competenze ti permettono di lavorare in modo pi efficiente, prendere decisioni pi rapide e collaborare meglio con il tuo team.

 

f)      Facilitazione della collaborazione tra i membri del team

 

       Siti di team: Rappresentano spazi digitali dedicati dove ogni gruppo di lavoro pu organizzarsi in modo efficiente. All interno di questi siti, possibile archiviare e condividere documenti, garantendo sempre l accesso alle versioni pi aggiornate. I calendari condivisi aiutano il coordinamento di eventi, riunioni e scadenze, evitando sovrapposizioni e dimenticanze. La gestione delle attivit avviene tramite task list integrate, assegnando compiti precisi ai membri del team e monitorando l avanzamento dei progetti. I forum di discussione facilitano il confronto e la condivisione di idee, promuovendo il dialogo strutturato. Ogni spazio pu essere personalizzato con strumenti e layout adatti alle esigenze specifiche del gruppo. In questo modo, la collaborazione diventa semplice, trasparente e sempre allineata agli obiettivi comuni.

 

       Co-authoring in tempo reale: In tempo reale su SharePoint, pi persone possono modificare contemporaneamente lo stesso documento Word, Excel o PowerPoint, visualizzando all istante le modifiche apportate dagli altri. Ogni contributo viene salvato automaticamente, evitando conflitti e sovrascritture. I cursori e le selezioni degli altri utenti sono visibili, facilitando la collaborazione senza perdere il filo del lavoro. possibile lasciare commenti, suggerire revisioni e tracciare la cronologia dei cambiamenti. Questa funzionalit accelera la revisione dei file e riduce notevolmente il rischio di errori o duplicati. Il sistema notifica in tempo reale le attivit degli altri collaboratori, permettendo di coordinarsi in modo efficiente. Il co-authoring trasforma la produttivit del team, rendendo la collaborazione digitale semplice e sicura.

 

       Comunicazioni mirate: Annunci, post e news raggiungono istantaneamente tutti i membri o solo gruppi selezionati. Questa funzionalit permette una gestione efficace dell informazione, assicurando che ogni comunicazione raggiunga le persone giuste nel momento opportuno. Gli amministratori possono scegliere se pubblicare annunci sulla homepage del sito o inviare notifiche mirate soltanto a specifici team o gruppi di progetto. In questo modo, si evitano sovraccarichi di messaggi per chi non coinvolto direttamente, mantenendo alta l attenzione su ci che conta davvero. Le news possono includere allegati multimediali, collegamenti rapidi e call to action personalizzate. I post sono facilmente commentabili, promuovendo un dialogo aperto tra i partecipanti. Il sistema di notifiche in tempo reale rende le comunicazioni tempestive e sempre tracciabili. Tutto ci contribuisce a una collaborazione pi focalizzata, coinvolgente e produttiva.

 

       Spazi di collaborazione per progetti: La gestione dei progetti viene supportata da spazi di collaborazione dedicati, pensati per offrire un ambiente strutturato e centralizzato dove ogni team di progetto pu lavorare in modo sinergico. Questi spazi comprendono task tracker intuitivi che permettono di assegnare, monitorare e aggiornare facilmente le attivit , repository documentali per l archiviazione sicura di file e materiali di lavoro, e una cronologia dettagliata delle attivit che consente di tracciare ogni fase del progetto. Ogni membro pu accedere rapidamente alle informazioni fondamentali, seguire lo stato di avanzamento e contribuire in tempo reale al raggiungimento degli obiettivi condivisi. L integrazione con strumenti di comunicazione e notifiche automatiche garantisce che tutti siano sempre aggiornati e coinvolti, promuovendo una collaborazione fluida e trasparente durante tutto il ciclo di vita del progetto.

 

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo imparare a utilizzare SharePoint Online per creare ambienti collaborativi efficaci. L utente apprender come creare un sito di team per centralizzare documenti e attivit , abilitare la modifica simultanea dei file, pubblicare comunicazioni mirate nella home del sito e strutturare spazi dedicati ai progetti. Questo esercizio consente di migliorare la trasparenza, la condivisione delle informazioni e la produttivit del gruppo di lavoro, riducendo la dispersione dei contenuti e favorendo la collaborazione in tempo reale.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

 

1. Creazione di un sito di team 🏗️

  Accedi a https://portal.office.com

  Vai su SharePoint > + Crea sito

  Seleziona Sito del team

  Inserisci nome e descrizione del sito

  Aggiungi i membri del team

  Clicca su Avanti e poi su Fine

  Personalizza la home con il pulsante Modifica

  Aggiungi web part: Documenti , Attivit , Notizie

  Salva e pubblica la pagina

  Condividi il link del sito con il team

 

2. Co-authoring in tempo reale 👥

  Carica un file Word o Excel nella raccolta documenti

  Clicca sul file per aprirlo in modalit online

  Condividi il file con altri membri del team

  Verifica la presenza simultanea di pi utenti nel documento

  Aggiungi commenti o modifiche

  Osserva le modifiche in tempo reale

  Salva e chiudi il file

  Riapri per verificare le modifiche apportate da altri

  Accedi alla cronologia versioni

  Ripristina una versione precedente se necessario

 

3. Comunicazioni mirate 📢

  Vai alla home del sito di team

  Clicca su Modifica

  Aggiungi una web part Notizie

  Clicca su + Aggiungi notizia

  Inserisci titolo e contenuto (es. aggiornamento progetto)

  Aggiungi immagini o link a documenti

  Salva e pubblica la notizia

  Attiva le notifiche per i membri del team

  Verifica la visualizzazione nella home

  Condividi il link della notizia via Teams o Outlook

 

4. Spazio di collaborazione per progetti 📂

  Vai su + Nuova pagina

  Scegli layout a due colonne

  Inserisci titolo (es. Progetto Marketing Q3 )

  Aggiungi web part Planner per attivit

  Aggiungi web part Documenti condivisi

  Aggiungi web part Conversazioni Teams

  Inserisci link a file o moduli correlati

  Salva e pubblica la pagina

  Aggiungi la pagina alla barra di navigazione

  Condividi la pagina con i membri del progetto

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Il team comunicazione lancia una nuova campagna. Crea un sito di team per centralizzare i materiali, abilita il co-authoring per lavorare insieme sulle presentazioni, pubblica aggiornamenti settimanali nella home del sito e crea una pagina dedicata al progetto con documenti, scadenze e report.

 

  🏗️ Sito di team: SharePoint > + Crea sito > Sito del team
 ➡️ Centralizza file, attivit e comunicazioni.

  👥 Co-authoring: Apri file in Word Online > Condividi
 ➡️ Permette modifiche simultanee e collaborazione fluida.

  📢 Comunicazioni: Home > Modifica > Web part Notizie
 ➡️ Rende visibili aggiornamenti e messaggi importanti.

  📂 Spazio progetto: Nuova pagina > Planner + Teams
 ➡️ Organizza attivit , file e dashboard in un unica vista.

 

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🏗️ Crea sito di team

SharePoint > + Crea sito > Sito del team

👥 Co-authoring

Raccolta documenti > Apri file > Condividi

📢 Comunicazioni mirate

Home > Modifica > Aggiungi web part Notizie

📂 Spazio di progetto

Nuova pagina > Aggiungi web part (Planner, Documenti, Teams)

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

  Centralizzazione dei contenuti e delle attivit

  Collaborazione simultanea senza duplicazione dei file

  Comunicazioni visibili e tracciabili per tutto il team

  Accesso rapido a documenti e strumenti di progetto

  Riduzione dell uso di email e allegati

  Maggiore trasparenza nei flussi di lavoro

  Coinvolgimento attivo dei membri del team

  Tracciabilit delle modifiche e delle versioni

  Facilit di aggiornamento e condivisione delle informazioni

  Supporto alla gestione agile dei progetti

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

  Team di sviluppo software 💻
Gestione backlog, documentazione tecnica e aggiornamenti sprint in un unico spazio.

  Ufficio comunicazione interna 📰
Spazi per campagne interne, con materiali condivisi e aggiornamenti settimanali.

  Gruppi di progetto interfunzionali 🤝
Centralizzazione di file, attivit e report accessibili a tutti i membri.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.     Come si crea un sito di team in SharePoint?

2.     Quali vantaggi offre il co-authoring in tempo reale?

3.     Come si pubblica una comunicazione mirata nella home del sito?

4.     Quali strumenti puoi integrare in uno spazio di collaborazione per progetti?

5.     In che modo SharePoint migliora la collaborazione tra team?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare SharePoint per facilitare la collaborazione tra i membri del team. Hai creato un sito di team, abilitato il co-authoring per lavorare insieme sui documenti, pubblicato comunicazioni mirate nella home del sito e organizzato spazi dedicati per progetti. Queste funzionalit ti permettono di centralizzare le informazioni, migliorare la comunicazione e aumentare la produttivit . Ora sei in grado di progettare ambienti collaborativi efficaci e dinamici in SharePoint.

 

 

g)    Personalizzazione e adattabilit della piattaforma

 

       Web Part modulari: Rappresentano strumenti flessibili che consentono di arricchire le pagine di SharePoint in modo dinamico e personalizzato. Questi componenti aggiuntivi includono la possibilit di inserire grafici interattivi per la visualizzazione dei dati, elenchi dinamici per l organizzazione delle informazioni e moduli digitali per la raccolta di dati dagli utenti. possibile integrare news aziendali in tempo reale, feed social per aumentare la collaborazione e aree dedicate agli annunci. Le Web Part permettono inoltre di presentare dashboard riepilogative, calendari condivisi, document library e collegamenti rapidi a risorse utili. Ogni elemento pu essere spostato, ridimensionato o configurato secondo le esigenze del team. In questo modo, ciascun sito SharePoint si trasforma in un ambiente di lavoro su misura, funzionale e sempre aggiornato.

 

       Personalizzazione dei layout: Ogni sito pu essere adattato con loghi, colori aziendali e elementi grafici personalizzati. La personalizzazione dei layout consente di modellare visivamente ogni sito SharePoint sulle esigenze e sull identit dell organizzazione. Si possono inserire loghi aziendali per rafforzare il brand, modificare la palette cromatica per richiamare i colori istituzionali e aggiungere banner o immagini grafiche che rendano l ambiente di lavoro pi accattivante. I caratteri tipografici possono essere selezionati per garantire coerenza e leggibilit , mentre le sezioni delle pagine possono essere organizzate secondo le priorit operative del team. Gli elementi grafici personalizzati aiutano a orientare gli utenti e a migliorare l esperienza di navigazione. Ogni modifica apportata contribuisce a creare un atmosfera digitale unica e riconoscibile, favorendo il senso di appartenenza e la collaborazione tra i membri della community aziendale.

 

       Marketplace delle app: Possibilit di integrare app di terze parti per espandere le funzionalit della piattaforma. Il Marketplace delle app rappresenta un punto di forza di SharePoint, offrendo la possibilit di integrare facilmente soluzioni di terze parti per ampliare e personalizzare le funzionalit della piattaforma. Attraverso un catalogo ricco e in continua espansione, possibile aggiungere applicazioni che supportano la collaborazione, la gestione documentale avanzata, la pianificazione di progetti o la condivisione di informazioni in modo innovativo. L integrazione di queste app consente di rispondere a specifiche esigenze operative, ottimizzando i processi e rendendo ogni spazio di lavoro ancora pi efficace e su misura per l organizzazione.

 

       Sviluppo custom: Gli sviluppatori possono creare soluzioni su misura tramite API, Power Apps e SharePoint Framework. Grazie a queste possibilit di sviluppo custom, SharePoint si trasforma in una piattaforma estremamente versatile, capace di rispondere a necessit organizzative particolari che vanno oltre le funzionalit standard. Gli sviluppatori possono realizzare workflow automatizzati, dashboard interattivi, soluzioni di integrazione con sistemi esterni (come ERP o CRM) e personalizzare i processi approvativi. Attraverso l utilizzo delle API, si possono implementare servizi che comunicano in tempo reale con altre applicazioni aziendali, garantendo aggiornamenti sincronizzati e gestione centralizzata dei dati. Power Apps permette la realizzazione rapida di applicazioni personalizzate accessibili anche da dispositivi mobili, mentre lo SharePoint Framework offre strumenti avanzati per arricchire l esperienza utente con componenti web moderni, compatibili con le best practice di sviluppo. In questo modo, ogni organizzazione pu modellare i propri ambienti digitali affinch riflettano al meglio i flussi di lavoro, migliorando produttivit , collaborazione e coerenza rispetto agli obiettivi aziendali.

 

Esercizio. Personalizzazione e adattabilit

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo imparare a personalizzare un sito SharePoint per adattarlo alle esigenze specifiche di un team o progetto. L utente apprender come utilizzare le web part modulari per aggiungere contenuti dinamici, modificare il layout delle pagine per migliorarne la leggibilit , installare app dal marketplace per estendere le funzionalit e integrare componenti sviluppati su misura. Questo esercizio consente di trasformare SharePoint in una piattaforma flessibile, interattiva e coerente con i processi aziendali.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

 

1. Aggiunta di Web Part modulari 🧩

  Accedi a https://portal.office.com

  Vai su SharePoint > seleziona un sito

  Clicca su Modifica nella home page

  Clicca su + per aggiungere una nuova web part

  Seleziona una web part (es. Notizie , Documenti , Attivit , Power BI )

  Configura la web part (es. seleziona la raccolta o la lista da visualizzare)

  Trascina la web part nella posizione desiderata

  Aggiungi pi web part per creare una dashboard

  Clicca su Pubblica per salvare le modifiche

  Verifica la visualizzazione da desktop e mobile

 

2. Personalizzazione dei layout 🧱

  Sempre in modalit  Modifica, clicca su una sezione della pagina

  Seleziona Layout sezione

  Scegli tra layout a 1, 2 o 3 colonne

  Aggiungi sezioni con sfondo colorato per evidenziare contenuti

  Inserisci intestazioni e titoli per ogni sezione

  Aggiungi immagini o icone per migliorare la leggibilit

  Usa la web part Testo per descrizioni o istruzioni

  Riordina le sezioni trascinandole

  Clicca su Anteprima per verificare il risultato

  Clicca su Pubblica

 

3. Installazione di app dal Marketplace 🛒

  Vai su Impostazioni (⚙️) > Contenuto del sito

  Clicca su + Nuovo > App

  Clicca su Store di SharePoint

  Cerca un app (es. Calendario condiviso , Modulo feedback )

  Clicca su Aggiungi

  Attendi l installazione

  Torna alla home del sito

  Clicca su Modifica > + > seleziona l app installata

  Configura l app secondo le istruzioni

  Pubblica la pagina

 

 

4. Integrazione di uno sviluppo custom 🧑‍💻

  Accedi al Centro di amministrazione di SharePoint

  Vai su App catalogo

  Carica un pacchetto .sppkg sviluppato con SharePoint Framework

  Clicca su Distribuisci

  Torna al sito SharePoint

  Vai su Contenuto del sito > + Nuovo > App

  Seleziona l app custom installata

  Aggiungila alla home tramite web part

  Testa il funzionamento del componente

  Documenta l integrazione per il team IT

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Il team HR vuole creare un portale interno per la gestione delle comunicazioni e dei documenti. Personalizza il layout con sezioni colorate, aggiunge web part per notizie, documenti e attivit , installa un app per la gestione delle richieste ferie e integra un modulo custom per il feedback dei dipendenti.

 

  🧩 Web Part: Home > Modifica > + > Notizie, Documenti, Attivit
➡️ Permette di visualizzare contenuti dinamici e aggiornati.

  🧱 Layout: Modifica > Layout sezione > Colonne + Colori
➡️ Migliora la leggibilit e l organizzazione visiva.

  🛒 App Marketplace: Impostazioni > Contenuto del sito > Store
 ➡️ Estende le funzionalit del sito con strumenti pronti all uso.

  🧑‍💻 Sviluppo custom: App catalogo > Carica .sppkg
 ➡️ Integra soluzioni su misura per esigenze specifiche.

 

 

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🧩 Aggiunta Web Part

Home > Modifica > +

🧱 Personalizzazione layout

Modifica > Layout sezione

🛒 Installazione app

Impostazioni > Contenuto del sito > Store di SharePoint

🧑‍💻 Sviluppo custom

Centro di amministrazione > App catalogo > Carica pacchetto

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

  Creazione di interfacce intuitive e personalizzate

  Accesso rapido a contenuti e strumenti rilevanti

  Riduzione della dipendenza da sviluppi esterni

  Maggiore coinvolgimento degli utenti finali

  Adattabilit a diversi reparti e progetti

  Integrazione fluida con strumenti Microsoft 365

  Aggiornamenti in tempo reale dei contenuti

  Visualizzazione ottimizzata per desktop e mobile

  Espandibilit tramite app e componenti custom

  Supporto alla digitalizzazione dei processi aziendali

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

  Portale HR 👥
Con web part per policy, moduli, calendario ferie e app per richieste.

  Dashboard vendite 📊
Layout personalizzato con grafici Power BI, report Excel e notifiche.

  Spazio progetti IT 💻
Sviluppo custom per ticketing interno e tracciamento attivit .

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

  Come si aggiunge una web part a una pagina SharePoint?

  Quali layout sono disponibili per personalizzare una pagina?

  Come si installa un app dal marketplace di SharePoint?

  Quali vantaggi offre l integrazione di componenti custom?

  In che modo la personalizzazione migliora l esperienza utente?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a personalizzare un sito SharePoint utilizzando web part modulari, layout flessibili, app dal marketplace e componenti sviluppati su misura. Hai visto come creare un interfaccia coerente con le esigenze del team, migliorare l accessibilit ai contenuti e integrare strumenti avanzati. Queste competenze ti permettono di trasformare SharePoint in una piattaforma dinamica, scalabile e centrata sull utente. Ora sei in grado di progettare ambienti digitali personalizzati che supportano la produttivit e l innovazione aziendale.

 

 

h)    Sicurezza, affidabilit e conformit

 

       Autenticazione a pi fattori: Garantisce una protezione aggiuntiva agli accessi aziendali, richiedendo agli utenti pi di una prova d identit per accedere alle risorse digitali. Oltre alla classica password, il sistema pu richiedere un codice temporaneo inviato tramite SMS o generato da un'app di autenticazione. Questa doppia verifica riduce in modo significativo i rischi legati a furti di credenziali e accessi non autorizzati, anche nel caso in cui la password venga compromessa. La configurazione di MFA gestibile in modo centralizzato dall amministratore IT, il quale pu imporre criteri pi restrittivi per gruppi o singoli utenti in base al livello di sensibilit dei dati. L integrazione con Microsoft 365 e Azure Active Directory permette di estendere questa sicurezza a tutte le applicazioni collegate, offrendo un esperienza utente fluida ma sicura. L adozione dell autenticazione a pi fattori rappresenta cos uno standard fondamentale per la sicurezza delle informazioni in ambienti cloud moderni, rispondendo alle normative sulla protezione dei dati e alle best practice internazionali.

 

       Gestione delle identit : Raggiunge la massima efficienza grazie all integrazione con Azure Active Directory. Questa soluzione consente di gestire utenti e gruppi da un unica console centralizzata, facilitando l assegnazione di permessi e la definizione di ruoli specifici per ogni progetto o area aziendale. I processi di onboarding e offboarding diventano rapidi e sicuri, con la possibilit di automatizzare l accesso alle risorse in base al profilo dell utente. Ogni modifica nelle identit viene immediatamente sincronizzata su tutte le applicazioni Microsoft 365 collegate, garantendo coerenza e controllo. Gli amministratori possono monitorare le attivit degli utenti, intervenendo tempestivamente in caso di anomalie. L integrazione permette inoltre di applicare policy di sicurezza avanzate, come la gestione delle password e l accesso condizionale. Questo ecosistema unificato assicura una gestione scalabile e conforme alle normative vigenti.

 

       Monitoraggio delle minacce: SharePoint integra avanzati sistemi anti-malware e antifishing che proteggono costantemente dati e documenti aziendali da attacchi informatici. Il motore di scansione rileva e blocca file infetti prima che possano essere condivisi o scaricati. Le funzionalit antifishing identificano tentativi di frode e attacchi tramite email o link sospetti, avvisando immediatamente gli utenti coinvolti. Tutte le attivit vengono monitorate in tempo reale, con notifiche automatiche in caso di minacce rilevate. L integrazione con Microsoft Defender potenzia ulteriormente la sicurezza, centralizzando la gestione degli alert e delle azioni di risposta. Report dettagliati consentono agli amministratori di analizzare i rischi e adottare misure preventive mirate. Questo approccio proattivo garantisce un ambiente di lavoro digitale sicuro, conforme agli standard pi elevati di protezione dei dati.

 

       Audit log: E uno strumento fondamentale per la sicurezza e la trasparenza delle attivit digitali. Registra in modo dettagliato tutte le azioni svolte dagli utenti, come accessi, modifiche ai documenti, download e condivisioni. Questo registro consente agli amministratori di monitorare chi ha fatto cosa e quando, facilitando controlli regolari e tempestive indagini in caso di sospette violazioni. I dati registrati sono consultabili tramite report avanzati, utili per garantire la conformit alle normative e alle policy interne. L audit log supporta anche l analisi degli incidenti di sicurezza, fornendo tracce precise delle attivit svolte. Grazie a questa funzionalit , possibile prevenire abusi e tutelare le risorse aziendali, promuovendo un ambiente digitale sicuro e controllato.

 

Esercizio. Sicurezza, affidabilit e conformit

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo apprendere come configurare e utilizzare le funzionalit di sicurezza avanzata di SharePoint e Microsoft 365 per proteggere i dati aziendali. L utente imparer ad attivare l autenticazione a pi fattori (MFA), gestire le identit e i ruoli tramite Entra ID (ex Azure AD), monitorare attivit sospette con Microsoft Defender e consultare i log di audit per garantire la tracciabilit . Questo esercizio aiuta a rafforzare la protezione delle informazioni, prevenire accessi non autorizzati e garantire la conformit normativa.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

 

1. Attivazione dell autenticazione a pi fattori (MFA) 🔐

  Accedi a https://entra.microsoft.com

  Vai su Utenti > Tutti gli utenti

  Clicca su Autenticazione multifattore

  Seleziona gli utenti da proteggere

  Clicca su Abilita MFA

  Conferma l attivazione

  Comunica agli utenti di completare la configurazione

  Verifica lo stato MFA per ciascun utente

  Attiva la registrazione MFA condizionata se necessario

  Salva e chiudi

 

2. Gestione delle identit e dei ruoli 👤

  Da Entra ID, vai su Ruoli e amministratori

  Cerca ruoli come Amministratore SharePoint o Lettore globale

  Clicca su un ruolo > Assegna

  Seleziona l utente o gruppo

  Imposta la durata dell assegnazione (se temporanea)

  Salva

  Vai su Utenti > seleziona un utente

  Verifica i ruoli assegnati

  Rimuovi ruoli non pi necessari

  Documenta le modifiche per audit

 

3. Monitoraggio delle minacce con Microsoft Defender 🛡️

  Accedi a https://security.microsoft.com

  Vai su Incidenti e avvisi

  Filtra per SharePoint o Office 365

  Clicca su un incidente per visualizzare i dettagli

  Analizza l attivit sospetta (es. download massivo, accesso da IP insolito)

  Verifica gli utenti coinvolti

  Prendi azioni correttive (es. revoca accesso, reset password)

  Aggiungi note all incidente

  Chiudi l incidente una volta risolto

  Esporta il report per la documentazione

 

4. Consultazione dei log di audit 📊

  Accedi a https://compliance.microsoft.com

  Vai su Audit > Avvia ricerca

  Seleziona attivit da monitorare (es. File eliminati , Accessi non riusciti )

  Imposta l intervallo di date

  Inserisci il nome del file o dell utente

  Avvia la ricerca

  Visualizza i risultati

  Esporta in Excel

  Analizza le azioni registrate

  Archivia il report per eventuali controlli

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un amministratore IT deve rafforzare la sicurezza dei siti SharePoint aziendali. Attiva MFA per tutti i dipendenti, assegna ruoli specifici per limitare i privilegi, monitora eventuali accessi anomali tramite Microsoft Defender e consulta i log di audit per verificare chi ha eliminato un documento sensibile.

 

  🔐 MFA: Entra ID > Utenti > Autenticazione multifattore
 ➡️ Protegge gli account da accessi non autorizzati.

  👤 Gestione ruoli: Entra ID > Ruoli e amministratori
 ➡️ Limita i privilegi in base alle responsabilit .

  🛡️ Monitoraggio minacce: Microsoft Defender > Incidenti
 ➡️ Identifica comportamenti sospetti in tempo reale.

  📊 Audit log: Compliance Center > Audit
➡️ Traccia tutte le azioni rilevanti per la sicurezza.

 

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🔐 MFA

entra.microsoft.com > Utenti > Autenticazione multifattore

👤 Gestione ruoli

entra.microsoft.com > Ruoli e amministratori

🛡️ Monitoraggio minacce

security.microsoft.com > Incidenti e avvisi

📊 Audit log

compliance.microsoft.com > Audit > Avvia ricerca

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

  Protezione proattiva degli account e dei dati sensibili

  Controllo preciso dei privilegi e delle responsabilit

  Rilevamento tempestivo di attivit anomale

  Tracciabilit completa delle azioni su file e siti

  Riduzione del rischio di violazioni e perdita dati

  Supporto alla conformit normativa (es. GDPR)

  Maggiore fiducia nell ambiente digitale aziendale

  Automazione dei controlli di sicurezza

  Accesso centralizzato ai log e agli avvisi

  Migliore gestione delle emergenze IT

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

  Controllo accessi in ambienti regolamentati 🏥
MFA obbligatoria e audit log per garantire la conformit GDPR o HIPAA.

  Gestione ruoli in team distribuiti 🌍
Ruoli differenziati per utenti interni ed esterni nei progetti collaborativi.

  Monitoraggio continuo in ambienti ad alta sicurezza 🔒
Uso di Defender per SharePoint per rilevare download massivi o accessi da IP sospetti.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.     Come si attiva l autenticazione a pi fattori per gli utenti?

2.     Quali ruoli possono essere assegnati in Entra ID per SharePoint?

3.     Dove si visualizzano gli avvisi di sicurezza relativi a SharePoint?

4.     Come si filtrano i log di audit per attivit specifiche?

5.     Perch importante monitorare le identit e i privilegi?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a configurare e utilizzare le funzionalit di sicurezza avanzata di SharePoint e Microsoft 365. Hai attivato l autenticazione a pi fattori per proteggere gli accessi, gestito le identit e i ruoli per controllare i privilegi, monitorato le minacce con Microsoft Defender e consultato i log di audit per garantire la tracciabilit . Queste competenze ti permettono di rafforzare la sicurezza, migliorare la conformit e prevenire incidenti. Ora sei in grado di proteggere i contenuti SharePoint in modo proattivo e professionale.

 

 

i)      Sostenibilit e vantaggi economici

 

       Riduzione dei costi IT: Grazie a SharePoint Online, le aziende possono eliminare la necessit di gestire server fisici in sede, con conseguente abbattimento dei costi legati all acquisto, all installazione e alla manutenzione dell hardware. La gestione dell infrastruttura affidata a Microsoft, che garantisce massima affidabilit e aggiornamenti costanti senza interruzioni operative. Questo modello riduce anche le spese energetiche e gli investimenti per la sicurezza fisica dei dati. Il personale IT pu cos concentrarsi su attivit a maggior valore aggiunto, come lo sviluppo di soluzioni innovative per il business, piuttosto che sulla risoluzione di problemi tecnici quotidiani. Inoltre, la scalabilit del cloud consente di adattare le risorse alle reali esigenze dell organizzazione, evitando sprechi e ottimizzando il budget. Nel complesso, l adozione di SharePoint rappresenta una scelta strategica per migliorare l efficienza operativa e perseguire una gestione pi sostenibile e moderna delle risorse digitali.

 

       Aggiornamenti automatici: Rappresentano uno dei principali vantaggi di SharePoint Online. La piattaforma riceve nuove funzionalit , miglioramenti dell esperienza utente e patch di sicurezza in modo costante, senza la necessit di interventi manuali da parte del personale IT. Questo garantisce non solo la massima sicurezza contro le minacce emergenti, ma anche la possibilit di accedere subito alle ultime innovazioni tecnologiche. Gli aggiornamenti vengono implementati in background, senza interruzioni delle attivit operative e senza causare disservizi agli utenti. Tale approccio riduce i rischi legati a versioni obsolete e consente alle aziende di mantenere la piattaforma sempre allineata alle best practice. In questo modo, SharePoint si conferma una soluzione dinamica e affidabile, ideale per chi cerca efficienza e continuit .

 

       Scalabilit : Rappresenta uno dei suoi maggiori punti di forza: la piattaforma progettata per espandersi facilmente insieme alla crescita dell organizzazione, senza dover ricorrere a costose ristrutturazioni dell infrastruttura IT. possibile aggiungere rapidamente nuovi utenti, aumentare lo spazio di archiviazione o gestire un numero crescente di documenti e processi, il tutto mantenendo elevati standard di performance e sicurezza. Questa elasticit permette di rispondere agilmente a picchi di lavoro stagionali, nuove iniziative aziendali o cambiamenti nella struttura interna, garantendo continuit operativa e costi prevedibili. Inoltre, la gestione centralizzata facilita il controllo delle risorse e delle autorizzazioni, anche in ambienti complessi e distribuiti. In questo modo, SharePoint si adatta perfettamente alle esigenze dinamiche delle imprese moderne, accompagnando l evoluzione del business senza limitazioni tecniche o operative.

 

       Impatto ambientale ridotto: L adozione di SharePoint Online e delle tecnologie cloud comporta benefici significativi sul piano ambientale. Eliminando la necessit di data center aziendali e server fisici in sede, si riducono drasticamente il consumo di energia elettrica e le emissioni di CO₂ associate al raffreddamento e al funzionamento delle infrastrutture tradizionali. I grandi provider cloud, come Microsoft, investono in data center sempre pi efficienti e alimentati da fonti rinnovabili. Questo approccio consente alle aziende di contribuire attivamente agli obiettivi di sostenibilit , minimizzando la propria impronta ecologica. La gestione centralizzata e la scalabilit del cloud riducono inoltre gli sprechi di risorse, ottimizzando l utilizzo energetico in base alle effettive necessit . In un contesto globale dove l attenzione all ambiente cruciale, scegliere SharePoint significa adottare una soluzione digitale responsabile che supporta la crescita aziendale salvaguardando il pianeta.

 

 

Esercizio. Sostenibilit e vantaggi economici

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo comprendere come SharePoint Online, in quanto piattaforma cloud-native, contribuisca alla sostenibilit ambientale e all efficienza economica. L utente imparer a identificare le funzionalit che riducono i costi IT (come l eliminazione di server locali), a sfruttare gli aggiornamenti automatici per mantenere la piattaforma sempre aggiornata, a scalare facilmente l ambiente in base alle esigenze aziendali e a valutare l impatto ambientale positivo derivante dalla digitalizzazione dei processi. Questo esercizio aiuta a sviluppare consapevolezza strategica sull uso intelligente delle tecnologie cloud.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

1. Verifica della natura cloud-native di SharePoint ☁️

  Accedi a https://portal.office.com

  Vai su SharePoint e seleziona un sito esistente

  Verifica che l URL inizi con https://<tenant>.sharepoint.com

  Apri un file Word o Excel direttamente nel browser

  Modifica e salva il file senza installare Office

  Verifica la sincronizzazione automatica con OneDrive

  Accedi allo stesso file da un altro dispositivo

  Conferma che le modifiche siano visibili

  Concludi che l ambiente completamente cloud-native

 

2. Controllo degli aggiornamenti automatici 🔄

  Accedi a https://admin.microsoft.com

  Vai su Centro messaggi

  Filtra per categoria: Aggiornamenti di prodotto

  Leggi le note di rilascio relative a SharePoint

  Verifica che gli aggiornamenti siano gestiti da Microsoft

  Consulta la cronologia degli aggiornamenti recenti

  Concludi che SharePoint si aggiorna automaticamente

 

3. Espansione della capacit (scalabilit ) 📈

  Accedi al Centro di amministrazione di SharePoint

  Vai su Siti attivi

  Seleziona un sito > clic su Archiviazione

  Visualizza lo spazio utilizzato e disponibile

  Clic su Modifica limiti di archiviazione

  Aumenta lo spazio disponibile per il sito

  Salva le modifiche

  Verifica che l espansione sia immediata

  Concludi che la piattaforma scalabile on demand

 

4. Analisi dell impatto ambientale 🌱

  Vai su https://sustainability.microsoft.com

  Accedi con l account aziendale

  Consulta i report di sostenibilit

  Cerca la sezione Cloud Sustainability

  Analizza i dati relativi alla riduzione di CO₂

  Scarica il report in PDF

  Condividilo con il team IT o ESG

  Concludi che SharePoint contribuisce alla sostenibilit

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un azienda decide di migrare tutta la documentazione cartacea su SharePoint per ridurre i costi di stampa e archiviazione. L amministratore:

  ☁️ Verifica la natura cloud-native accedendo a SharePoint da browser e modificando file online.

  🔄 Controlla gli aggiornamenti automatici nel Centro messaggi di Microsoft 365 Admin.

  📈 Espande lo spazio di archiviazione per accogliere nuovi documenti senza hardware aggiuntivo.

  🌱 Consulta i report ambientali per misurare l impatto positivo della digitalizzazione.

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

☁️ Verifica cloud-native

portal.office.com > SharePoint

🔄 Aggiornamenti automatici

admin.microsoft.com > Centro messaggi > Aggiornamenti

📈 Espansione archiviazione

Centro di amministrazione SharePoint > Siti attivi > Archiviazione

🌱 Report sostenibilit

sustainability.microsoft.com

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

  Riduzione dei costi IT grazie all eliminazione di server fisici

  Nessuna interruzione operativa dovuta ad aggiornamenti manuali

  Espansione immediata dello spazio di archiviazione senza investimenti hardware

  Accesso ai contenuti da qualsiasi dispositivo, ovunque

  Riduzione dell impatto ambientale e supporto agli obiettivi ESG

  Maggiore efficienza nella gestione documentale

  Collaborazione semplificata tra team distribuiti

  Riduzione dei tempi di backup e ripristino

  Maggiore sicurezza grazie alla gestione centralizzata

  Supporto alla trasformazione digitale aziendale

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

  Digitalizzazione archivi HR 👥
Eliminazione dei fascicoli cartacei, con risparmio su stampa e spazio fisico.

  Gestione documentale legale ⚖️
Archiviazione cloud con versionamento automatico e accesso sicuro.

  Espansione rapida per progetti temporanei 🚀
Creazione di siti SharePoint scalabili per team di progetto senza costi fissi.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.     Come si verifica se SharePoint in modalit cloud-native?

2.     Dove si controllano gli aggiornamenti automatici della piattaforma?

3.     Come si espande lo spazio di archiviazione di un sito?

4.     Quali vantaggi economici offre la scalabilit cloud?

5.     In che modo SharePoint contribuisce alla sostenibilit ambientale?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare SharePoint Online per ottenere vantaggi economici e ambientali. Hai verificato che la piattaforma sia cloud-native, controllato gli aggiornamenti automatici, scalato lo spazio di archiviazione e consultato i report di sostenibilit . Queste funzionalit riducono i costi IT, migliorano l efficienza operativa e supportano gli obiettivi ESG. Hai visto come applicare queste pratiche in contesti reali come la digitalizzazione degli archivi o la gestione di progetti temporanei. Ora sei in grado di sfruttare SharePoint come strumento strategico per una gestione sostenibile e scalabile delle risorse digitali.

 

j)      Esempi pratici di utilizzo di SharePoint Online

 

       Portali di comunicazione interna: Grazie ad essi la comunicazione interna realizzati con SharePoint Online, le organizzazioni possono creare un ambiente digitale condiviso dove le informazioni circolano in modo strutturato e sempre aggiornato. News aziendali, comunicazioni ufficiali, policy interne e materiali di formazione vengono pubblicati in un unico spazio accessibile a tutto il personale, favorendo la trasparenza e il senso di appartenenza. I portali supportano la distribuzione di video, guide e risorse multimediali, facilitando la formazione continua e la rapida diffusione delle novit . Attraverso notifiche mirate e aree tematiche, ogni persona trova facilmente ci che serve per lavorare meglio e collaborare con colleghi e colleghe. La possibilit di interagire con i contenuti, commentare e proporre feedback rende la comunicazione bidirezionale e stimola la partecipazione attiva. In questo modo, SharePoint diventa il fulcro della vita aziendale digitale, garantendo ordine, sicurezza e accessibilit . L esperienza utente resta sempre intuitiva, personalizzabile e scalabile in base alle esigenze di crescita.

 

       Gestione documentale avanzata: Consente di applicare regole di pubblicazione personalizzate, garantendo che solo i contenuti aggiornati e approvati siano accessibili all organizzazione. Ogni documento pu essere sottoposto a flussi di revisione automatici, con tracciamento dettagliato delle modifiche e delle approvazioni, cos da assicurare trasparenza e responsabilit in ogni fase del ciclo di vita. I processi di archiviazione rispettano elevati standard di sicurezza e conformit normativa, permettendo la conservazione ordinata dei file e una loro rintracciabilit immediata. Grazie ai sistemi di audit integrati, tutte le attivit sui documenti vengono registrate e sono facilmente consultabili tramite report avanzati. Questa struttura permette di prevenire accessi non autorizzati e di rispondere tempestivamente a richieste di verifica o indagine interna. L automazione delle procedure riduce l errore umano e accelera le tempistiche operative. In questo modo, SharePoint diventa lo strumento ideale per una gestione documentale efficiente, conforme e affidabile.

 

       Collaborazione interdipartimentale: Con SharePoint Online, la cooperazione tra reparti diversi raggiunge nuovi livelli di efficienza e trasparenza. La piattaforma offre spazi condivisi dove gruppi di lavoro eterogenei possono coordinare progetti, scambiarsi documenti e seguire l avanzamento delle attivit in tempo reale. Grazie a strumenti come liste, calendari e aree dedicate per la discussione, ogni team contribuisce alla riuscita di iniziative comuni, evitando dispersioni e duplicazioni. Le notifiche intelligenti e la possibilit di assegnare compiti specifici consentono di monitorare facilmente le responsabilit e le scadenze. Tutti i dati e gli aggiornamenti restano centralizzati e accessibili, favorendo una visione d insieme chiara e condivisa. In questo modo, SharePoint trasforma la collaborazione fra reparti in un processo fluido e integrato, capace di sostenere la crescita e l innovazione aziendale.

 

       Gestione delle risorse umane: Grazie a SharePoint Online, la gestione delle risorse umane diventa pi efficiente e intuitiva. Attraverso portali dedicati, il personale pu inviare feedback in modo anonimo e strutturato, favorendo un clima di ascolto e miglioramento continuo. L onboarding digitale permette ai nuovi arrivati e alle nuove arrivate di accedere facilmente a procedure, materiali formativi e documenti essenziali, agevolando un inserimento rapido e senza intoppi. La pubblicazione di benefit, regolamenti e aggiornamenti normativi avviene in un unico spazio centralizzato, garantendo trasparenza e consultazione immediata. Le notifiche automatiche assicurano che ogni persona sia sempre informata sulle novit , mentre la gestione dei permessi tutela la riservatezza delle informazioni sensibili. SharePoint, cos , semplifica i processi HR e crea un ambiente aziendale pi coeso e moderno.

 

       Automazione dei workflow: Grazie a questa funzionalit processi come l approvazione di spese, ferie, acquisti e richieste di supporto vengono gestiti digitalmente, riducendo drasticamente i tempi e minimizzando gli errori manuali. Le richieste possono essere inoltrate tramite moduli intelligenti, automaticamente instradate ai responsabili competenti e monitorate in ogni fase. Notifiche tempestive avvisano ogni persona coinvolta sullo stato delle pratiche, garantendo trasparenza e tracciabilit . L integrazione con Outlook e Teams consente di approvare o respingere direttamente dalle applicazioni usate quotidianamente, rendendo il processo fluido e accessibile anche da dispositivi mobili. I dati raccolti sono centralizzati e facilmente analizzabili per ottimizzare le procedure e individuare margini di miglioramento. In questo modo, SharePoint trasforma la gestione dei flussi autorizzativi in un esperienza semplice, affidabile e conforme alle policy aziendali.

 

       Gestione della conoscenza: SharePoint Online consente la creazione e la gestione di veri e propri centri di conoscenza, accessibili e aggiornabili da tutta l organizzazione. Mediante database di FAQ, le risposte alle domande pi frequenti sono sempre a portata di mano, riducendo i tempi di ricerca e migliorando la produttivit . I forum di discussione favoriscono lo scambio di idee, la risoluzione collaborativa dei problemi e la condivisione di esperienze tra colleghi e colleghe di diversi reparti. I repository di best practice raccolgono procedure, linee guida e suggerimenti comprovati, facilitando la diffusione rapida del know-how aziendale. Grazie a permessi granulari, ogni persona pu partecipare secondo il proprio ruolo, tutelando la riservatezza delle informazioni sensibili. L integrazione con strumenti di ricerca avanzata permette di individuare rapidamente contenuti rilevanti, contribuendo a creare una cultura aziendale orientata all apprendimento continuo e alla valorizzazione dei talenti interni.

 

Esercizio. Utilizzi concreti di SharePoint Online

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo imparare a progettare e utilizzare SharePoint Online come piattaforma digitale integrata per supportare attivit aziendali reali. L utente sar guidato nella creazione di un portale di comunicazione interna, nella configurazione di una gestione documentale avanzata con metadati e versionamento, nella realizzazione di spazi collaborativi tra reparti, nell automazione di processi HR e nella costruzione di una knowledge base aziendale. L esercizio mira a sviluppare competenze pratiche per migliorare la produttivit , la trasparenza e la condivisione della conoscenza all interno dell organizzazione.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

1. Crea un portale di comunicazione interna 📰

   Accedi a https://portal.office.com

   Vai su SharePoint > + Crea sito

   Seleziona Sito di comunicazione

   Inserisci nome e descrizione

   Scegli layout Argomento

   Clicca su Crea

   Vai alla home del sito > clic su Modifica

   Aggiungi web part: Notizie , Eventi , Contatti , Documenti

   Personalizza colori e intestazioni

   Clicca su Pubblica per rendere visibile il portale

 

2. Configura una raccolta documenti HR avanzata 📁

   Vai su Contenuto del sito > + Nuovo > Raccolta documenti

   Dai un nome (es. Documenti HR )

   Apri la raccolta > clic su Aggiungi colonna

   Crea colonne: Tipo documento , Anno , Responsabile

   Vai su Impostazioni raccolta > Impostazioni controllo versioni

   Abilita versionamento e limiti di conservazione

   Imposta autorizzazioni specifiche per il team HR

   Crea viste filtrate per tipo documento

   Aggiungi la raccolta alla home del sito

   Testa il caricamento e la modifica di un file

 

3. Crea una pagina per la collaborazione interdipartimentale 🤝

   Vai su + Nuova pagina

   Scegli layout a due colonne

   Inserisci titolo (es. Progetto HR-IT )

   Aggiungi web part Planner per attivit

   Aggiungi web part Conversazioni Teams

   Aggiungi web part Documenti condivisi

   Aggiungi web part Calendario

   Inserisci link a file o moduli correlati

   Clicca su Pubblica

   Condividi la pagina con i reparti coinvolti

 

4. Automatizza un flusso HR con Power Automate ⚙️

   Vai su https://make.powerautomate.com

   Clicca su + Crea

   Seleziona Flusso automatizzato

   Dai un nome (es. Approvazione contratto HR )

   Scegli trigger: Quando un file viene creato in SharePoint

   Seleziona la raccolta Documenti HR

   Aggiungi azione: Invia approvazione per email

   Aggiungi azione: Invia notifica Teams

   Aggiungi azione: Sposta file in cartella approvata

   Salva e attiva il flusso

 

5. Crea una knowledge base aziendale 📚

   Vai su Contenuto del sito > + Nuovo > Raccolta documenti

   Dai un nome (es. Know-how aziendale )

   Aggiungi colonne: Categoria , Autore , Data aggiornamento

   Abilita controllo versioni

   Crea viste filtrate per categoria

   Aggiungi web part Visualizzazione raccolta nella home

   Inserisci link alla raccolta nella barra di navigazione

   Crea una pagina FAQ con collegamenti ai documenti

   Pubblica e promuovi la knowledge base

   Testa la ricerca avanzata per parole chiave

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un azienda vuole digitalizzare i processi HR e migliorare la comunicazione interna. Il team IT crea un sito di comunicazione con notizie e policy, una raccolta documenti HR con metadati e versionamento, una pagina per la collaborazione tra HR e IT, un flusso automatizzato per l approvazione dei contratti e una knowledge base con guide e FAQ.

    📰 Portale comunicazione: SharePoint > + Crea sito > Sito di comunicazione
 ➡️ Centralizza notizie, eventi e policy aziendali.

    📁 Gestione documentale HR: Raccolta > Aggiungi colonne > Versionamento
 ➡️ Organizza e traccia i documenti in modo strutturato.

    🤝 Collaborazione interdipartimentale: Nuova pagina > Planner + Teams
 ➡️ Favorisce la sinergia tra reparti.

    ⚙️ Workflow HR: Power Automate > Nuovo flusso
➡️ Automatizza l approvazione dei documenti.

    📚 Knowledge base: Nuova raccolta > Metadati + Ricerca
➡️ Rende accessibile il know-how aziendale.

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

📰 Crea sito comunicazione

SharePoint > + Crea sito > Sito di comunicazione

📁 Raccolta documenti HR

Contenuto del sito > + Nuovo > Raccolta documenti

🤝 Pagina collaborazione

+ Nuova pagina > Aggiungi web part

⚙️ Flusso HR automatizzato

Power Automate > + Crea > Flusso automatizzato

📚 Knowledge base

Nuova raccolta > Aggiungi metadati > Abilita ricerca

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

   Centralizzazione delle comunicazioni e dei documenti

   Riduzione dei tempi di approvazione e gestione manuale

   Collaborazione fluida tra reparti e team

   Accesso rapido e strutturato alla conoscenza aziendale

   Maggiore trasparenza nei processi HR

   Riduzione dell uso di email e file locali

   Automazione di attivit ripetitive

   Tracciabilit delle versioni e delle modifiche

   Maggiore coinvolgimento dei dipendenti

   Supporto alla cultura aziendale e all apprendimento continuo

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

      Portale onboarding 👥
Con documenti, video e checklist per i nuovi assunti.

      Spazio progetti cross-team 🧩
Con attivit condivise, file e aggiornamenti in tempo reale.

      Archivio tecnico 🛠️
Con guide, manuali e procedure per il supporto interno.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.   Come si crea un sito di comunicazione interna in SharePoint?

2.   Quali metadati sono utili per una raccolta documenti HR?

3.   Come si automatizza un flusso di approvazione con Power Automate?

4.   Quali strumenti puoi integrare in una pagina di collaborazione?

5.   Perch utile una knowledge base aziendale?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare SharePoint Online per realizzare soluzioni pratiche e integrate: dalla comunicazione interna alla gestione documentale, dalla collaborazione tra reparti all automazione dei processi HR, fino alla creazione di una knowledge base. Hai eseguito azioni operative dettagliate per costruire un ambiente digitale completo, efficiente e scalabile. Queste competenze ti permettono di digitalizzare i flussi aziendali, migliorare la produttivit e valorizzare il patrimonio informativo aziendale. Ora sei in grado di progettare e implementare portali SharePoint che rispondono a esigenze reali e trasversali.

 

2.    LE INTERAZIONI CON LE ALTRE APP MICROSOFT 365

 

L integrazione fra SharePoint Online e le altre applicazioni di Microsoft 365 rappresenta uno dei principali punti di forza della piattaforma, elevando l esperienza digitale aziendale a un nuovo livello di efficienza e collaborazione. Grazie a questa sinergia, i confini tra le diverse applicazioni si fanno sempre pi sottili, permettendo agli utenti di operare in modo fluido tra strumenti diversi senza mai perdere il filo delle attivit o delle informazioni.

Utilizzando Teams, ad esempio, possibile incorporare direttamente le raccolte documentali di SharePoint all interno dei canali di comunicazione, consentendo ai membri dei team di collaborare sui file in tempo reale, commentare, apportare modifiche e tracciare le versioni, tutto all interno di un ambiente condiviso e sicuro.

OneDrive, invece, permette di sincronizzare automaticamente i documenti archiviati su SharePoint, rendendoli disponibili offline su qualsiasi dispositivo, che si tratti di un portatile in viaggio o di uno smartphone durante una riunione fuori sede. Questa sincronizzazione bidirezionale assicura che ogni modifica venga aggiornata in modo trasparente e istantaneo, eliminando ogni rischio di lavorare su copie obsolete dei file.

Outlook si integra profondamente con SharePoint, offrendo la possibilit di allegare documenti direttamente dalle raccolte del sito alle e-mail, organizzare riunioni con collegamenti diretti a siti o risorse e gestire in modo centralizzato le comunicazioni e le attivit correlate ai progetti.

Anche Office, nella sua versione online e desktop, dialoga nativamente con SharePoint, permettendo la co-creazione di documenti Word, Excel o PowerPoint e garantendo che ogni contributo venga salvato in tempo reale nella posizione corretta.

Questa coerenza tra le applicazioni abbatte le barriere organizzative, riduce i tempi di ricerca delle informazioni e facilita il lavoro di gruppo, anche tra persone e reparti che operano in luoghi diversi. La gestione dei permessi resta centralizzata e coerente grazie alle policy di SharePoint, tutelando la sicurezza dei dati anche nell ambito di una condivisione estesa. La possibilit di accedere ai file direttamente dai dispositivi mobili e di ricevere notifiche sulle modifiche o sulle nuove pubblicazioni rende il flusso informativo ancora pi dinamico e reattivo.

In un contesto dove la velocit di adattamento e la reattivit sono strategiche, l integrazione fra SharePoint e Microsoft 365 consente di orchestrare processi complessi minimizzando la dispersione di dati e semplificando la vita lavorativa quotidiana. Lavorare su pi progetti diventa pi semplice grazie ad aree di lavoro condivise, dashboard interattive e strumenti di automazione che collegano le esigenze operative all architettura informativa aziendale.

Gli stessi processi approvativi possono avvalersi di strumenti come Power Automate, che si integra perfettamente con SharePoint, Teams e Outlook, creando flussi di lavoro intelligenti che automatizzano notifiche, approvazioni, archiviazione e monitoraggio delle attivit , senza alcuna interruzione tra un sistema e l altro. In questo modo, le aziende possono costruire ecosistemi digitali agili, dove ogni applicazione contribuisce a rafforzare la produttivit generale, valorizzando il patrimonio informativo e relazionale interno.

Cos SharePoint Online conferma il proprio ruolo di hub centrale della collaborazione moderna, ponendosi al cuore di una rete di strumenti che dialogano costantemente per offrire all utente finale un esperienza unificata, semplice e potente.

 

a)    Integrazione tra SharePoint online e Microsoft Teams

 

       Aree documentali condivise: L integrazione tra Teams e SharePoint Online trasforma ogni team in uno spazio collaborativo strutturato: la creazione di un nuovo team in Teams corrisponde all attivazione automatica di un sito SharePoint dedicato, completo di raccolta documenti. Tutti i file condivisi nei canali vengono archiviati in questa raccolta, assicurando una gestione centralizzata, sicura e conforme alle policy aziendali. Gli utenti possono visualizzare, caricare, modificare e organizzare i documenti direttamente all interno di Teams, senza interruzioni tra le piattaforme. Questo ambiente unificato facilita la collaborazione, elimina la duplicazione dei file e riduce il rischio di perdita di dati. L organizzazione delle cartelle e la ricerca dei documenti risultano immediate, grazie agli strumenti integrati di SharePoint. In questo modo, ogni team dispone di uno spazio documentale condiviso che evolve insieme ai progetti, sostenendo in modo agile ogni processo di lavoro.

 

       Collaborazione in tempo reale: Grazie all integrazione tra SharePoint e Teams, pi persone possono lavorare simultaneamente sullo stesso documento Word, Excel o PowerPoint, apportando modifiche che vengono salvate immediatamente e visibili a tutti i collaboratori. Ogni intervento viene tracciato, consentendo di vedere chi sta modificando cosa in tempo reale. I commenti sui documenti, cos come le discussioni collegate nelle chat di Teams, rimangono sempre disponibili nel contesto, facilitando lo scambio di idee e il confronto diretto sulle singole parti del file. Questo approccio elimina sovrapposizioni e duplicazioni, permettendo una gestione pi efficiente delle versioni e una maggiore trasparenza nelle decisioni prese. La possibilit di ricevere notifiche sulle modifiche e di rispondere ai commenti direttamente dal documento accelera il ciclo di revisione. In questo modo, anche i team distribuiti possono operare in perfetta sincronia, risolvendo rapidamente dubbi e portando avanti i progetti senza rallentamenti. La collaborazione diventa cos pi fluida, dinamica e produttiva, con ogni persona che contribuisce attivamente al risultato finale.

 

       Accesso alle versioni e storico delle modifiche: Grazie a questa funzionalit , ogni volta che un documento viene modificato, SharePoint salva automaticamente una nuova versione, senza sovrascrivere le precedenti. possibile consultare lo storico delle versioni direttamente dall interfaccia del documento, visualizzando chi ha effettuato ogni modifica, in quale data e quali cambiamenti sono stati apportati. Questo permette non solo di ripristinare una versione precedente in caso di errore, ma anche di confrontare due versioni diverse dello stesso file, evidenziando le differenze. La tracciabilit garantita per tutto il ciclo di vita del documento, offrendo sicurezza e trasparenza anche in ambienti collaborativi complessi. Inoltre, lo storico delle modifiche pu essere utilizzato per rispettare policy di audit e compliance, rappresentando un valido supporto in caso di controlli o revisioni. Il sistema mantiene le versioni in modo efficiente, senza appesantire la gestione quotidiana e contribuendo a una collaborazione affidabile.

 

       Integrazione di web part e schede: L integrazione di web part e schede tra SharePoint Online e Teams consente di portare direttamente all interno dei canali le funzionalit chiave delle raccolte documentali, delle liste personalizzate e delle pagine informative. Gli utenti possono aggiungere queste risorse come schede dedicate, rendendo l accesso a file, elenchi e dashboard immediato e senza dover cambiare piattaforma. Questa soluzione riduce la dispersione delle informazioni, migliora la visibilit dei dati fondamentali per ciascun gruppo di lavoro e favorisce la collaborazione cross-team. Report, documentazione operativa e strumenti di monitoraggio sono sempre a portata di clic e facilmente aggiornabili da tutti i membri del team. Grazie a questa integrazione, la gestione dei progetti risulta pi efficace, le decisioni possono essere prese su dati sempre aggiornati e ogni team pu personalizzare l ambiente in base alle proprie esigenze operative, valorizzando al massimo le potenzialit di SharePoint e Teams in un unico ecosistema digitale.

 

       Notifiche e automazione: L integrazione tra SharePoint, Teams e Power Automate consente di configurare notifiche istantanee per qualsiasi modifica, caricamento o aggiornamento di documenti nelle raccolte SharePoint, ricevute direttamente all interno di Teams. Grazie ai flussi automatizzati, ogni membro del team viene tempestivamente informato sulle attivit rilevanti, senza rischio di perdere aggiornamenti importanti. possibile progettare flussi di approvazione personalizzati che coinvolgono pi utenti e step, rendendo l intero processo di validazione molto pi rapido e tracciabile. Tutte le azioni dalla richiesta di revisione all approvazione finale vengono monitorate e archiviate automaticamente, assicurando trasparenza e rispetto delle policy aziendali. Questo approccio riduce drasticamente i tempi di gestione e favorisce una collaborazione continua, anche tra team distribuiti. L automazione si estende inoltre ad attivit ricorrenti come la classificazione, la notifica di scadenze o il trasferimento di file, semplificando i processi quotidiani e migliorando l efficienza generale.

 

       Esempio pratico:: Un team di progetto avvia una discussione su Teams per valutare una nuova proposta operativa. Durante la chat, una persona allega direttamente il documento archiviato su SharePoint, rendendolo subito accessibile a chiunque partecipi alla conversazione. I membri del gruppo iniziano cos a lavorare contemporaneamente sul file, apportando modifiche e aggiunte in tempo reale, ognuno dai propri dispositivi. Tutte le revisioni sono visibili istantaneamente e tracciate, garantendo trasparenza sul contributo di ciascuno. I commenti inseriti sui singoli passaggi vengono notificati automaticamente ai destinatari, che possono rispondere o intervenire senza uscire dall ambiente collaborativo. Se necessario, vengono attivati flussi di approvazione tramite Power Automate, con notifiche puntuali ad ogni step superato. Questa modalit di lavoro permette di finalizzare il documento rapidamente, condividendo il risultato finale con l intero team e valorizzando al massimo la collaborazione digitale.

 

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo imparare a progettare e utilizzare SharePoint Online come piattaforma digitale integrata per supportare attivit aziendali reali. L utente sar guidato nella creazione di un portale di comunicazione interna, nella configurazione di una gestione documentale avanzata con metadati e versionamento, nella realizzazione di spazi collaborativi tra reparti, nell automazione di processi HR e nella costruzione di una knowledge base aziendale. L esercizio mira a sviluppare competenze pratiche per migliorare la produttivit , la trasparenza e la condivisione della conoscenza all interno dell organizzazione.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

 

1. Portale di comunicazione interna 📰

Accedi a https://portal.office.com

Vai su SharePoint > + Crea sito > Sito di comunicazione

Inserisci nome e descrizione

Scegli layout Argomento

Clicca su Crea

Vai alla home del sito > clic su Modifica

Aggiungi web part: Notizie , Eventi , Contatti , Documenti

Personalizza colori e intestazioni

Clicca su Pubblica

Condividi il link con il team

 

2. Gestione documentale avanzata 📁

Vai su Contenuto del sito > + Nuovo > Raccolta documenti

Dai un nome (es. Documenti HR )

Aggiungi colonne: Tipo documento , Anno , Responsabile

Vai su Impostazioni raccolta > Controllo versioni

Abilita versionamento

Imposta autorizzazioni specifiche

Crea viste filtrate per tipo documento

Aggiungi la raccolta alla home

Carica un documento e compila i metadati

Verifica la visualizzazione nelle viste

 

3. Collaborazione interdipartimentale 🤝

Vai su + Nuova pagina

Scegli layout a due colonne

Inserisci titolo (es. Progetto HR-IT )

Aggiungi web part Planner per attivit

Aggiungi web part Conversazioni Teams

Aggiungi web part Documenti condivisi

Inserisci link a file o moduli correlati

Salva e pubblica la pagina

Aggiungi la pagina alla barra di navigazione

Condividi la pagina con i reparti coinvolti

 

4. Automazione dei workflow ⚙️

Vai su https://make.powerautomate.com

Clicca su + Crea > Flusso automatizzato

Dai un nome (es. Approvazione contratto HR )

Trigger: Quando un file viene creato in SharePoint

Seleziona la raccolta Documenti HR

Aggiungi azione: Invia approvazione per email

Aggiungi azione: Invia notifica Teams

Aggiungi azione: Sposta file in cartella approvata

Salva e attiva il flusso

Testa caricando un file

 

5. Gestione della conoscenza 📚

Vai su Contenuto del sito > + Nuovo > Raccolta documenti

Dai un nome (es. Know-how aziendale )

Aggiungi colonne: Categoria , Autore , Data aggiornamento

Abilita controllo versioni

Crea viste filtrate per categoria

Aggiungi web part Visualizzazione raccolta nella home

Inserisci link alla raccolta nella barra di navigazione

Crea una pagina FAQ con collegamenti ai documenti

Pubblica e promuovi la knowledge base

Testa la ricerca avanzata per parole chiave

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un azienda vuole digitalizzare i processi HR e migliorare la comunicazione interna. Il team IT:

📰 Crea un sito di comunicazione con notizie e policy

📁 Configura una raccolta documenti HR con metadati e versionamento

🤝 Crea una pagina per la collaborazione tra HR e IT

⚙️ Automatizza l approvazione dei contratti con Power Automate

📚 Costruisce una knowledge base con guide e FAQ

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

📰 Crea sito comunicazione

SharePoint > + Crea sito > Sito di comunicazione

📁 Raccolta documenti HR

Contenuto del sito > + Nuovo > Raccolta documenti

🤝 Pagina collaborazione

+ Nuova pagina > Aggiungi web part

⚙️ Flusso HR automatizzato

Power Automate > + Crea > Flusso automatizzato

📚 Knowledge base

Nuova raccolta > Aggiungi metadati > Abilita ricerca

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

Centralizzazione delle comunicazioni e dei documenti

Riduzione dei tempi di approvazione e gestione manuale

Collaborazione fluida tra reparti e team

Accesso rapido e strutturato alla conoscenza aziendale

Maggiore trasparenza nei processi HR

Riduzione dell uso di email e file locali

Automazione di attivit ripetitive

Tracciabilit delle versioni e delle modifiche

Maggiore coinvolgimento dei dipendenti

Supporto alla cultura aziendale e all apprendimento continuo

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

Portale onboarding 👥
Con documenti, video e checklist per i nuovi assunti.

Spazio progetti cross-team 🧩
Con attivit condivise, file e aggiornamenti in tempo reale.

Archivio tecnico 🛠️
Con guide, manuali e procedure per il supporto interno.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Come si crea un sito di comunicazione interna in SharePoint?

2.       Quali metadati sono utili per una raccolta documenti HR?

3.       Come si automatizza un flusso di approvazione con Power Automate?

4.       Quali strumenti puoi integrare in una pagina di collaborazione?

5.       Perch utile una knowledge base aziendale?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare SharePoint Online per realizzare soluzioni pratiche e integrate: dalla comunicazione interna alla gestione documentale, dalla collaborazione tra reparti all automazione dei processi HR, fino alla creazione di una knowledge base. Hai eseguito azioni operative dettagliate per costruire un ambiente digitale completo, efficiente e scalabile. Queste competenze ti permettono di digitalizzare i flussi aziendali, migliorare la produttivit e valorizzare il patrimonio informativo aziendale. Ora sei in grado di progettare e implementare portali SharePoint che rispondono a esigenze reali e trasversali.

 

b)    Integrazione tra SharepPint online e One Drive

 

       Sincronizzazione bidirezionale: Consente agli utenti di lavorare sui propri file ovunque si trovino. Le raccolte documentali di SharePoint possono essere facilmente sincronizzate su OneDrive, offrendo la possibilit di accedere ai contenuti anche in modalit offline da qualsiasi dispositivo: PC, tablet o smartphone. Quando si apportano modifiche ai file offline, queste vengono salvate localmente e, al successivo accesso a Internet, vengono automaticamente aggiornate e riportate su SharePoint. Questo sistema evita la perdita o la sovrascrittura involontaria dei dati, mantenendo sempre allineate tutte le versioni dei documenti. La sincronizzazione trasparente favorisce una gestione dinamica e collaborativa, permettendo a ogni componente del team di lavorare sui file aggiornati in tempo reale. In questo modo, si ottimizzano sia l efficienza operativa che la sicurezza delle informazioni aziendali.

 

       Gestione flessibile dei documenti: Trascinando file o intere cartelle in OneDrive, questi vengono automaticamente sincronizzati con le raccolte collegate di SharePoint. Questo processo semplifica notevolmente sia la gestione che la condivisione dei materiali, eliminando complessit e riducendo i margini di errore. Grazie alla sincronizzazione, ogni modifica apportata immediatamente condivisa con il team, favorendo un ambiente di lavoro sempre aggiornato. Le funzionalit di ricerca avanzata permettono di individuare in pochi secondi qualsiasi documento, sia esso archiviato su OneDrive o su SharePoint. In tal modo, si garantisce rapidit di accesso alle informazioni, maggiore controllo sulle versioni e una gestione documentale perfettamente integrata. Questo sistema migliora la produttivit , rende pi fluida la collaborazione e assicura la massima sicurezza dei dati aziendali.

 

       Collaborazione sicura: La collaborazione tra SharePoint e OneDrive garantisce che ogni file mantenga inalterati i permessi di accesso stabiliti dall organizzazione, anche quando viene sincronizzato tra le due piattaforme. In altre parole, le autorizzazioni configurate su SharePoint vengono automaticamente applicate anche ai documenti disponibili su OneDrive, impedendo cos che persone non autorizzate possano visualizzare o modificare dati sensibili. Questo sistema favorisce una gestione rigorosa della sicurezza, riducendo il rischio di violazioni e perdite di informazioni. I componenti del team possono lavorare liberamente sui file condivisi, sapendo che ogni modifica tracciata e protetta dalle policy aziendali. La sincronizzazione costante assicura che le restrizioni restino sempre aggiornate e coerenti, anche in presenza di cambiamenti nei ruoli o nelle autorizzazioni. In questo modo, la produttivit si unisce a un elevato standard di tutela dei dati, promuovendo una collaborazione efficace e sicura.

 

       Accesso mobile: Grazie all app mobile di OneDrive, ogni componente del team pu gestire i file di SharePoint in completa libert , ovunque si trovi. Che si tratti di uno smartphone, un tablet, o un laptop, l esperienza di lavoro resta fluida e sicura, senza bisogno di procedure complesse o configurazioni specifiche. L interfaccia intuitiva permette di visualizzare, modificare e condividere documenti in tempo reale, favorendo una collaborazione senza ostacoli anche lontano dalla sede aziendale. Le notifiche push segnalano immediatamente ogni aggiornamento, cos nessun cambiamento viene perso di vista. Anche offline, i documenti sono accessibili e modificabili, e tutte le revisioni vengono sincronizzate automaticamente appena si torna online. La compatibilit multipiattaforma elimina i vincoli tecnici, permettendo di lavorare indifferentemente con sistemi iOS, Android o Windows. In questo modo, la produttivit aziendale non subisce interruzioni e ogni persona pu contribuire attivamente ai progetti, ovunque si trovi.

 

       Esempio pratico: Un dipendente si trova in trasferta presso la sede di un cliente e ha bisogno di aggiornare il modello di contratto aziendale. Tramite l app OneDrive sul proprio smartphone, accede in pochi secondi alla raccolta documentale di SharePoint dove archiviato il file. Durante la riunione, apporta in tempo reale le modifiche richieste dal cliente, aggiornando direttamente il documento senza dover scaricare nulla. Appena la connessione Internet viene ristabilita, tutte le revisioni vengono sincronizzate e rese immediatamente disponibili a tutto il team in ufficio. Grazie alle notifiche push, i colleghi sono avvisati in automatico delle novit e possono visionare o integrare il contratto aggiornato. Il sistema garantisce che i permessi di accesso restino invariati, tutelando la riservatezza dei dati sensibili. In questo modo, la collaborazione tra chi in trasferta e chi lavora in sede avviene in modo fluido, sicuro e continuativo.

 

Esercizio. Integrazione tra SharePoint e OneDrive

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo imparare a utilizzare SharePoint Online in sinergia con OneDrive per migliorare la gestione dei documenti aziendali. L utente apprender come sincronizzare raccolte documenti in modo bidirezionale, gestire file in locale e online, collaborare in sicurezza con colleghi interni ed esterni e accedere ai contenuti da dispositivi mobili. Questo esercizio consente di ottimizzare l organizzazione dei file, ridurre la duplicazione, aumentare la sicurezza e garantire la continuit operativa anche in mobilit .

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

1. Sincronizzazione bidirezionale 🔄

  Accedi a https://portal.office.com

  Vai su SharePoint > seleziona un sito > Documenti

  Clicca su Sincronizza (icona con due frecce)

  Conferma l apertura di OneDrive

  Attendi che la raccolta venga sincronizzata sul PC

  Apri Esplora file > Nome azienda > Nome sito

  Crea un nuovo file Word nella cartella sincronizzata

  Verifica che il file appaia anche su SharePoint

  Elimina un file da SharePoint e verifica che venga rimosso anche in locale

  Concludi che la sincronizzazione attiva in entrambe le direzioni

 

2. Gestione flessibile dei documenti 📁

  Apri un file sincronizzato da Esplora file

  Modifica il contenuto e salva

  Verifica che le modifiche siano visibili su SharePoint

  Clic destro su un file > Disponibile offline

  Disconnettiti da Internet e apri il file

  Modifica e salva

  Riconnettiti e verifica la sincronizzazione

  Clic destro su un file > Visualizza online

  Apri il file direttamente su SharePoint

  Concludi che puoi lavorare in locale o online in modo flessibile

 

3. Collaborazione sicura 🔐

  Seleziona un file su SharePoint

  Clic su Condividi

  Scegli Persone specifiche

  Disattiva Consenti modifica se necessario

  Imposta una data di scadenza per il link

  Clic su Applica > Copia link

  Invia il link via Teams o Outlook

  Verifica che l accesso sia limitato

  Apri il file in Word Online con un collega

  Modificate insieme in tempo reale

 

4. Accesso mobile 📱

  Scarica l app OneDrive e SharePoint da App Store o Google Play

  Accedi con l account aziendale

  Apri l app SharePoint > accedi al sito > raccolta documenti

  Visualizza un file PDF o Word

  Apri l app OneDrive > accedi alla cartella sincronizzata

  Rendi un file disponibile offline

  Modifica un file Word con l app Office

  Salva e verifica la sincronizzazione

  Ricevi notifiche di modifica

  Concludi che puoi lavorare ovunque

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un team marketing lavora su una campagna condivisa. I file sono archiviati su SharePoint e sincronizzati con OneDrive per lavorare anche offline. I documenti vengono modificati in tempo reale da pi utenti, condivisi in sicurezza con partner esterni e accessibili da smartphone durante eventi e trasferte.

  🔄 Sincronizzazione: SharePoint > Documenti > Sincronizza
 ➡️ I file sono sempre aggiornati su tutti i dispositivi.

  📁 Gestione flessibile: OneDrive > Disponibile offline
 ➡️ Si lavora anche senza connessione.

  🔐 Collaborazione sicura: Condividi > Persone specifiche
 ➡️ Accesso controllato e tracciabile.

  📱 Accesso mobile: App SharePoint e OneDrive
➡️ I documenti sono sempre a portata di mano.

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🔄 Sincronizzazione

SharePoint > Documenti > Sincronizza

📁 Gestione file offline

OneDrive > Esplora file > Disponibile offline

🔐 Condivisione sicura

SharePoint > File > Condividi > Persone specifiche

📱 Accesso mobile

App mobile OneDrive / SharePoint > Accesso documenti

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

  Accesso ai documenti sempre aggiornati da qualsiasi dispositivo

  Lavoro offline con sincronizzazione automatica

  Collaborazione in tempo reale con colleghi e partner

  Controllo granulare sulla condivisione dei file

  Riduzione della duplicazione dei documenti

  Maggiore sicurezza nella gestione dei contenuti

  Notifiche e tracciabilit delle modifiche

  Integrazione fluida con Teams e Outlook

  Riduzione dell uso di email e allegati

  Supporto alla mobilit e al lavoro ibrido

💡 IDEE DI UTILIZZO IN CONTESTO AZIENDALE

  Gestione offerte commerciali 💼
I file vengono sincronizzati tra SharePoint e OneDrive per lavorare anche in viaggio.

  Supporto tecnico sul campo 🛠️
Manuali e checklist sono disponibili offline su tablet e aggiornati in tempo reale.

  Collaborazione con fornitori 🤝
Documenti condivisi in modo sicuro con accesso limitato e tracciato.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.   Come si attiva la sincronizzazione tra SharePoint e OneDrive?

2.   Come si lavora offline con i file sincronizzati?

3.   Quali opzioni di sicurezza offre la condivisione dei file?

4.   Come si accede ai documenti da dispositivi mobili?

5.   Quali vantaggi offre la sincronizzazione bidirezionale?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a integrare SharePoint e OneDrive per una gestione documentale moderna, sicura e flessibile. Hai configurato la sincronizzazione bidirezionale, lavorato offline, condiviso file in modo controllato e acceduto ai contenuti da dispositivi mobili. Queste funzionalit migliorano la produttivit , supportano il lavoro ibrido e garantiscono la sicurezza dei dati. Ora sei in grado di sfruttare appieno l integrazione tra SharePoint e OneDrive per ottimizzare la collaborazione e l accessibilit dei documenti aziendali.

 

c)    Integrazione tra SharePoint online e Outlook

 

       Allegare documenti: Questa integrazione consente un flusso di lavoro pi snello: puoi selezionare facilmente file o intere cartelle direttamente da SharePoint quando componi un messaggio in Outlook, senza dover prima scaricare i documenti sul tuo dispositivo. Invece dell allegato tradizionale, il destinatario riceve un link sicuro che permette l accesso immediato al file aggiornato, garantendo la protezione dei dati secondo le policy aziendali. In questo modo, tutti lavorano sempre sull ultima versione del documento, riducendo i rischi di errori e perdite di tempo dovute a duplicati o file obsoleti. Gli amministratori possono inoltre monitorare e gestire facilmente le autorizzazioni di accesso. Questa soluzione favorisce la collaborazione controllata e la condivisione sicura anche con persone esterne all organizzazione, rispettando sempre i livelli di sicurezza richiesti.

 

       Gestione delle riunioni: Quando si organizza una riunione tramite Outlook, possibile inserire direttamente nell invito link a documenti o siti SharePoint rilevanti per i partecipanti. Questo permette a chi partecipa di accedere sempre alla versione pi aggiornata dei materiali, garantendo che tutti siano allineati sugli stessi contenuti. In questo modo si elimina il rischio di lavorare su file duplicati o superati, rendendo pi efficiente la preparazione e la partecipazione agli incontri. Inoltre, ogni aggiornamento apportato ai documenti condivisi sar immediatamente visibile a tutto il gruppo, senza necessit di inviare nuove copie. L integrazione favorisce anche la tracciabilit delle modifiche e la sicurezza delle informazioni, poich gli accessi sono gestiti secondo le policy aziendali. Cos , la collaborazione durante e dopo la riunione risulta pi fluida, sicura e produttiva.

 

       Centralizzazione delle attivit : La sincronizzazione tra SharePoint e Outlook permette di gestire tutte le attivit di progetto in un unica interfaccia, offrendo una visione chiara e aggiornata di scadenze e responsabilit . Le attivit assegnate nei siti SharePoint vengono automaticamente visualizzate nel calendario e nella lista attivit di Outlook, consentendo a chi lavora di monitorare facilmente l avanzamento dei lavori e di ricevere promemoria puntuali. Questa integrazione riduce il rischio di dimenticanze o duplicazioni, favorendo un organizzazione pi ordinata e una collaborazione trasparente tra i membri del team. L utente pu aggiornare lo stato delle attivit direttamente da Outlook, con sincronizzazione immediata anche su SharePoint. Tutti gli aggiornamenti sono tracciabili, offrendo maggiore controllo e rendicontazione sulle attivit svolte e ancora da completare. In questo modo, la centralizzazione semplifica la gestione dei progetti aziendali e permette a ogni persona coinvolta di restare sempre allineata sui compiti e sulle priorit .

 

       Ricerca integrata: Rappresenta un potente strumento per chi lavora quotidianamente con grandi volumi di informazioni. Utilizzando la barra di ricerca di Outlook, possibile individuare in pochi istanti sia e-mail sia documenti archiviati su SharePoint, senza dover cambiare piattaforma o aprire molteplici applicazioni. Quando si inizia a digitare una parola chiave, il sistema suggerisce automaticamente file, conversazioni e siti pertinenti legati alle attivit o ai progetti in corso. Questo consente di recuperare rapidamente ci che serve durante una riunione o mentre si prepara una comunicazione. Inoltre, la ricerca integrata facilita la collaborazione, poich ogni persona pu accedere alle risorse condivise pi aggiornate direttamente dal proprio ambiente di lavoro abituale. Risparmiare tempo prezioso e ridurre la perdita di informazioni diventa cos un vantaggio concreto nell operativit quotidiana.

 

       Esempio pratico: Un project manager deve riunire il proprio team per discutere l avanzamento di un progetto. Programma la riunione direttamente dal calendario di Outlook, aggiungendo i membri interessati. Nel corpo dell invito inserisce i link ai documenti archiviati su SharePoint, cos tutti possono consultarli prima dell incontro. Durante la riunione, viene condiviso il materiale aggiornato, garantendo che ogni persona lavori sugli stessi file. Subito dopo, utilizza Power Automate per generare automaticamente le attivit di follow-up e assegnarle ai responsabili. In questo modo, lo stato dei compiti viene sincronizzato tra Outlook e SharePoint. Il risultato una gestione delle riunioni pi strutturata, trasparente e produttiva.

 

Esercizio. Integrazione tra SharePoint e Outlook

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo imparare a utilizzare SharePoint e Outlook in modo integrato per migliorare la gestione delle attivit e delle comunicazioni aziendali. L utente apprender come collegare calendari e riunioni di Outlook a SharePoint, centralizzare le attivit condivise in un unica interfaccia e sfruttare la ricerca integrata per trovare rapidamente contenuti rilevanti. Questo esercizio consente di aumentare la produttivit , ridurre la dispersione delle informazioni e migliorare la collaborazione tra team.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

 

1. Gestione delle riunioni 📅

  Accedi a https://portal.office.com

  Vai su Outlook > Calendario

  Crea una nuova riunione e invita i membri del team

  Inserisci nel corpo dell invito il link al sito SharePoint del progetto

  Salva e invia

  Vai su SharePoint > Modifica pagina

  Aggiungi la web part Calendario di gruppo

  Collega il calendario di Outlook al sito

  Verifica che le riunioni siano visibili su SharePoint

  Clicca su un evento per aprirlo direttamente in Outlook

 

2. Centralizzazione delle attivit ✅

  Vai su SharePoint > + Nuova pagina

  Aggiungi la web part Planner

  Collega il piano attivit del gruppo Outlook

  Crea attivit e assegna membri

  Aggiungi scadenze e priorit

  Visualizza le attivit in formato bacheca o elenco

  Aggiungi la web part Attivit recenti

  Verifica che le modifiche siano sincronizzate con Outlook Tasks

  Condividi la pagina con il team

  Usa la pagina come dashboard operativa

 

3. Ricerca integrata 🔍

  Vai su SharePoint > barra di ricerca

  Digita il nome di una riunione o attivit

  Clicca su Mostra altri risultati

  Filtra per tipo contenuto: eventi, documenti, email

  Seleziona un risultato e aprilo

  Vai su Outlook > Posta

  Usa la barra di ricerca per cercare lo stesso termine

  Confronta i risultati tra SharePoint e Outlook

  Salva la ricerca in SharePoint come vista personalizzata

  Aggiungi la vista alla home del sito

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un team di progetto vuole centralizzare la gestione delle riunioni e delle attivit . Il responsabile crea un calendario condiviso in Outlook e lo collega a SharePoint. Le attivit vengono gestite tramite Planner e visualizzate nel sito. I membri del team possono cercare documenti, eventi e messaggi da un unica interfaccia.

  📅 Riunioni: Outlook > Calendario > Link a SharePoint
 ➡️ Tutti gli appuntamenti sono visibili anche nel sito.

  ✅ Attivit : SharePoint > Planner > Collegamento a Outlook
 ➡️ Le attivit sono sincronizzate e assegnate in tempo reale.

  🔍 Ricerca: SharePoint > Ricerca integrata
➡️ I contenuti sono facilmente reperibili da un unica barra.

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

📅 Calendario condiviso

Outlook > Calendario > Invito con link SharePoint

✅ Attivit integrate

SharePoint > Web part Planner > Collegamento a gruppo Outlook

🔍 Ricerca integrata

SharePoint > Barra di ricerca / Outlook > Ricerca posta

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

  Centralizzazione di riunioni, attivit e documenti in un unica piattaforma

  Riduzione del tempo speso a cercare informazioni tra app diverse

  Maggiore visibilit sulle scadenze e responsabilit

  Collaborazione pi fluida tra team e reparti

  Accesso rapido a contenuti rilevanti da SharePoint e Outlook

  Sincronizzazione automatica tra attivit e calendario

  Riduzione delle email ridondanti grazie a dashboard condivise

  Tracciabilit delle attivit e delle comunicazioni

  Migliore organizzazione del lavoro quotidiano

  Supporto alla gestione agile dei progetti

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

  Gestione progetti interfunzionali 🧩
Collegare calendario e attivit di progetto tra SharePoint e Outlook per coordinare team diversi.

  Portale HR 👥
Visualizzare riunioni di onboarding e attivit di formazione in un unica dashboard.

  Supporto clienti 🎧
Centralizzare appuntamenti, ticket e documentazione per ogni cliente in un sito SharePoint collegato a Outlook.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

  Come si collega un calendario Outlook a un sito SharePoint?

  In che modo Planner e Outlook possono essere sincronizzati?

  Come si effettua una ricerca integrata tra SharePoint e Outlook?

  Quali vantaggi offre la centralizzazione delle attivit ?

  Come si usa SharePoint per migliorare la gestione delle riunioni?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a integrare SharePoint e Outlook per migliorare la gestione delle riunioni, delle attivit e delle informazioni. Hai collegato un calendario condiviso, sincronizzato attivit con Planner, utilizzato la ricerca integrata e creato una dashboard operativa. Queste funzionalit ti permettono di lavorare in modo pi organizzato, ridurre la dispersione delle informazioni e aumentare la produttivit del team. Ora sei in grado di progettare spazi digitali che uniscono comunicazione, pianificazione e collaborazione in un unica esperienza fluida.

 

d)    Integrazione tra SharePoint Online e Office

       Co-creazione di documenti: Consente a pi persone di modificare simultaneamente lo stesso file Word, Excel o PowerPoint, visualizzando in tempo reale ogni aggiornamento apportato. Questa modalit elimina i conflitti di versione, perch tutte le modifiche vengono integrate immediatamente e salvate in automatico. possibile aggiungere commenti, suggerimenti e revisioni senza interrompere il flusso di lavoro del team. Gli utenti possono vedere l autore delle modifiche e tornare facilmente alle versioni precedenti in caso di errori. La co-creazione agevola la collaborazione anche a distanza, semplificando brainstorming, raccolta di idee e stesura collettiva dei contenuti. Tutto avviene in un ambiente sicuro e tracciabile, riducendo il rischio di perdere dati importanti. In questo modo, SharePoint diventa il fulcro della produttivit condivisa e del lavoro di squadra moderno.

 

       Accesso da qualsiasi luogo: Utilizzando Office Online o le versioni desktop di Word, Excel e PowerPoint, puoi aprire e modificare i documenti archiviati su SharePoint ovunque ti trovi, anche fuori sede. Non necessario scaricare i file localmente: basta una connessione Internet per lavorare in tempo reale, mantenendo sempre aggiornate le versioni. Questa flessibilit migliora la collaborazione tra colleghi che operano da postazioni diverse e consente di intervenire rapidamente sui documenti condivisi. Inoltre, tutte le modifiche vengono automaticamente salvate e tracciate, riducendo il rischio di perdita di dati. Grazie all integrazione nativa tra Office e SharePoint, puoi accedere alle stesse funzionalit sia dal browser che dall applicazione desktop, garantendo un esperienza uniforme e produttiva.

 

       Integrazione delle revisioni: Questa funzione consente a chi partecipa alla redazione di un documento di seguire con chiarezza ogni modifica, suggerimento o osservazione apportata nel tempo. Le revisioni non vanno mai perse: restano tracciate e consultabili anche a distanza di giorni o settimane, consentendo di risalire facilmente all evoluzione di un progetto. In caso di dubbi o errori, possibile tornare a una versione precedente, evitando cos la perdita di informazioni preziose. I commenti, inoltre, permettono un confronto diretto su specifiche sezioni del file, accelerando la risoluzione di dubbi e l approvazione condivisa dei contenuti. Questo approccio incrementa la qualit finale dei documenti, poich ogni parte pu essere oggetto di revisione collegiale e perfezionamento progressivo. La trasparenza delle modifiche facilita la collaborazione tra persone di team diversi, assicurando che tutte le voci vengano ascoltate e valorizzate nel processo decisionale.

 

       Modelli e automazione: Utilizzare modelli in SharePoint permette di velocizzare l avvio di nuovi progetti e favorire l adozione di standard aziendali condivisi. I template possono includere layout, formattazioni e campi predefiniti, assicurando che ogni documento creato rispetti linee guida e identit visiva dell organizzazione. L automazione, attraverso flussi di lavoro di Power Automate o macro di Office, consente di gestire in modo intelligente l approvazione dei documenti, l invio di notifiche automatiche e l aggiornamento di database collegati. In questo modo, si riducono gli errori manuali e si velocizzano i processi amministrativi. SharePoint, integrato con strumenti di automazione, diventa un ambiente dinamico dove i documenti vengono gestiti in modo trasparente, tracciabile e sempre conforme agli standard aziendali. Questa sinergia tra modelli e automazione libera tempo prezioso, permettendo ai team di concentrarsi su attivit a maggior valore aggiunto.

 

       Esempio pratico: Immaginiamo che il team HR debba preparare una presentazione PowerPoint per un nuovo percorso di formazione interna. La bozza viene caricata su SharePoint, dove responsabili e formatori di varie sedi accedono contemporaneamente al file. Grazie alla co-creazione, ogni persona inserisce suggerimenti, commenti e risorse aggiuntive, visibili in tempo reale. Non occorre inviare email o versioni diverse: tutto il gruppo lavora sullo stesso documento aggiornato. Le revisioni sono tracciate e si pu facilmente tornare a versioni precedenti in caso di errori. Questo approccio riduce i tempi di preparazione della formazione e garantisce che il risultato finale rispecchi le esigenze di tutto il team. SharePoint diventa cos il punto di incontro digitale per una collaborazione efficace e trasparente.

 

 

Esercizio. Integrazione tra SharePoint e Office

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo imparare a utilizzare SharePoint Online in sinergia con le app di Office (Word, Excel, PowerPoint) per migliorare la collaborazione e la gestione dei documenti. L utente apprender come co-creare documenti in tempo reale, accedere ai file da qualsiasi dispositivo, integrare revisioni e commenti in modo tracciabile e utilizzare modelli aziendali per standardizzare i contenuti. Questo esercizio consente di aumentare la produttivit , ridurre la duplicazione dei file e garantire coerenza e controllo nei processi documentali.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

 

1. Co-creazione di documenti in tempo reale 👥

Accedi a https://portal.office.com

Vai su SharePoint > seleziona un sito > Documenti

Carica un file Word, Excel o PowerPoint

Clicca sul file per aprirlo in modalit online

Clicca su Condividi > inserisci l indirizzo email di un collega

Assicurati che l opzione Consenti modifica sia attiva

Il collega ricever un link per modificare il file

Entrambi potete lavorare contemporaneamente

Le modifiche sono visibili in tempo reale

Tutte le revisioni vengono salvate automaticamente

 

2. Accesso da qualsiasi luogo 🌍

Apri il file da browser su un altro dispositivo (es. tablet)

Verifica che il contenuto sia aggiornato

Scarica l app Office o Word/Excel/PowerPoint da App Store o Google Play

Accedi con l account aziendale

Apri il file direttamente dall app

Modifica e salva

Verifica che le modifiche siano sincronizzate su SharePoint

Prova ad accedere anche da OneDrive

Conferma che il file accessibile ovunque

Concludi che l accesso garantito da qualsiasi luogo

 

3. Integrazione delle revisioni e dei commenti 📝

Apri un file Word condiviso

Vai su Revisione > Commenta

Aggiungi un commento su una sezione del testo

Il collega riceve una notifica e pu rispondere

Vai su Revisione > Rileva modifiche

Tutte le modifiche vengono evidenziate

Accetta o rifiuta le modifiche

Visualizza la cronologia versioni da SharePoint

Ripristina una versione precedente se necessario

Tutte le revisioni sono tracciabili e collaborative

4. Utilizzo di modelli e automazione 📄⚙️

Crea un documento Word con intestazione, logo e struttura standard

Salva come modello (.dotx)

Vai su SharePoint > Impostazioni raccolta > Impostazioni avanzate

Carica il modello nella raccolta

Imposta il modello come predefinito per nuovi file

Clicca su + Nuovo > il modello viene utilizzato automaticamente

Integra un flusso Power Automate: Quando un file viene creato → Invia notifica

Vai su https://make.powerautomate.com

Crea il flusso e collegalo alla raccolta

Testa la creazione automatica e la notifica

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un team legale lavora su contratti condivisi. I documenti sono salvati su SharePoint, modificati in tempo reale da pi utenti, accessibili da qualsiasi dispositivo e tracciati con commenti e revisioni. I modelli standardizzati garantiscono coerenza e un flusso automatizzato invia notifiche al responsabile ogni volta che viene creato un nuovo contratto.

  👥 Co-creazione: SharePoint > Documenti > Condividi
 ➡️ Collaborazione simultanea e senza conflitti.

  🌍 Accesso ovunque: App Office > File da SharePoint
 ➡️ Lavoro flessibile da qualsiasi dispositivo.

  📝 Revisioni: Word > Revisione > Commenti e modifiche
 ➡️ Tracciabilit e controllo delle modifiche.

  📄⚙️ Modelli e flussi: SharePoint > Impostazioni raccolta + Power Automate
 ➡️ Standardizzazione e automazione dei processi.

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

👥 Co-creazione

SharePoint > Documenti > Condividi

🌍 Accesso mobile

App Office > File da SharePoint

📝 Revisione documenti

Word > Revisione > Commenti / Rileva modifiche

📄⚙️ Modelli e automazione

SharePoint > Impostazioni raccolta > Avanzate / Power Automate

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

  Collaborazione simultanea senza duplicazione dei file

  Accesso ai documenti da qualsiasi luogo e dispositivo

  Tracciabilit completa delle modifiche e dei commenti

  Standardizzazione dei documenti con modelli aziendali

  Automazione dei flussi di lavoro ripetitivi

  Riduzione dell uso di email e allegati

  Maggiore controllo sui contenuti condivisi

  Risparmio di tempo nella revisione e approvazione

  Integrazione fluida con l ecosistema Microsoft 365

  Supporto alla gestione documentale agile e sicura

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

Gestione contratti legali ⚖️
Modelli standardizzati, co-creazione e tracciamento delle revisioni.

Redazione di report mensili 📊
Modelli Excel condivisi e aggiornati in tempo reale da pi reparti.

Presentazioni marketing 📢
PowerPoint collaborativi accessibili da desktop e mobile.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.   Come si attiva la co-creazione di un documento in SharePoint?

2.   Come si accede a un file Office da dispositivi mobili?

3.   Come si tracciano le modifiche e i commenti in Word?

4.   Come si imposta un modello predefinito in una raccolta SharePoint?

5.   Come si automatizza una notifica alla creazione di un file?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a integrare SharePoint con Word, Excel e PowerPoint per migliorare la collaborazione e la gestione documentale. Hai co-creato documenti in tempo reale, acceduto ai file da qualsiasi luogo, tracciato revisioni e commenti e utilizzato modelli con flussi automatizzati. Queste funzionalit ti permettono di lavorare in modo pi efficiente, ridurre gli errori e garantire coerenza nei contenuti aziendali. Ora sei in grado di sfruttare appieno l integrazione tra SharePoint e Office per ottimizzare i processi documentali.

 

e)    Benefici dell integrazione

 

       Esperienza utente unificata: Una vera esperienza utente unificata si traduce nella possibilit di gestire documenti, comunicazioni e attivit senza mai uscire dal proprio ambiente di lavoro digitale. SharePoint, integrato con Teams, Outlook e le altre app Microsoft 365, consente di visualizzare, modificare e condividere i file da una sola interfaccia. Questo elimina la frammentazione delle informazioni e riduce il rischio di errori causati da passaggi continui tra piattaforme differenti. Notifiche, commenti, assegnazione di task e monitoraggio delle versioni avvengono in modo centralizzato, semplificando le routine quotidiane. Grazie all accesso integrato, ogni persona del team ritrova facilmente ci di cui ha bisogno, favorendo chiarezza e rapidit decisionale. In questo modo, il lavoro diventa pi fluido, efficiente e accessibile, offrendo un controllo completo sull intero ciclo documentale.

 

       Riduzione degli errori e delle duplicazioni: Uno dei principali vantaggi dell integrazione tra SharePoint e le applicazioni Microsoft 365 la significativa riduzione degli errori e delle duplicazioni dei documenti. Grazie alla sincronizzazione automatica e in tempo reale, tutte le modifiche apportate da chiunque sul file vengono immediatamente salvate e rese visibili a tutto il team, evitando sovrascritture accidentali o la creazione di copie non aggiornate. In questo modo, ogni persona lavora sempre sulla versione pi recente, con la possibilit di tracciare le revisioni e recuperare facilmente lo storico. Il rischio di confusione tra file diversi diminuisce drasticamente, cos come quello di perdere informazioni importanti. Inoltre, le funzionalit di controllo delle versioni permettono di gestire agevolmente correzioni e ripristini, garantendo affidabilit e coerenza nei processi documentali condivisi.

 

       Maggior sicurezza e controllo: Grazie alla gestione centralizzata dei permessi in SharePoint, ogni accesso ai documenti pu essere regolato con precisione, garantendo che solo chi autorizzato possa visualizzare o modificare i contenuti. Le policy applicate si estendono in modo uniforme su Teams, OneDrive, Outlook e tutte le app collegate, offrendo un controllo granulare sui dati sensibili e sulle informazioni riservate. possibile impostare facilmente livelli di accesso differenziati per persone o gruppi, automatizzare la revoca dei permessi e monitorare tutte le attivit tramite audit trail dettagliati. In caso di modifica delle policy o delle necessit organizzative, l aggiornamento dei permessi avviene in tempo reale su tutta la piattaforma. Questo approccio integrato riduce drasticamente il rischio di accessi non autorizzati e contribuisce alla conformit normativa. L utente finale beneficia di protezione avanzata senza complessit aggiuntive, mentre l amministrazione mantiene pieno controllo e visibilit sulla sicurezza dei dati aziendali.

 

 

       Automazione dei processi: Consente di ridurre al minimo le attivit manuali e ripetitive, migliorando l efficienza operativa e la precisione. Power Automate permette di creare flussi che notificano automaticamente i membri del team quando viene caricato o modificato un file in una raccolta SharePoint, oppure di avviare un processo di approvazione direttamente su Teams o via Outlook. possibile raccogliere dati tramite moduli, generare report automatici e assegnare task in base a regole predefinite. Questi flussi si adattano a esigenze personalizzate, garantendo tracciabilit e tempestivit nelle comunicazioni aziendali. Grazie alle integrazioni native, ogni passaggio centralizzato e monitorabile, facilitando la collaborazione e velocizzando i cicli di lavoro.

 

       Accessibilit ovunque e in ogni momento: Grazie alla perfetta integrazione tra SharePoint, OneDrive e le app Microsoft 365, puoi lavorare sui tuoi documenti da qualsiasi dispositivo, sia in ufficio che in mobilit . L app mobile di OneDrive permette di accedere, modificare e condividere file anche quando sei offline; le modifiche vengono sincronizzate automaticamente non appena la connessione ripristinata. Questo garantisce continuit operativa e la possibilit di rispondere alle esigenze del team in tempo reale, ovunque tu sia. Che si tratti di consultare report durante una trasferta, aggiornare presentazioni in viaggio o collaborare a distanza, l accesso ai dati resta semplice e sicuro. Tutti i documenti sono protetti da sistemi avanzati di sicurezza e backup, offrendo serenit anche fuori dall ambiente aziendale.

 

       Collaborazione interfunzionale: Trova la sua massima espressione quando team di diverse aree aziendali condividono obiettivi e risorse su piattaforme come SharePoint. Attraverso dashboard personalizzate, ogni gruppo pu monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento dei progetti, visualizzare dati critici e identificare rapidamente eventuali criticit . Gli strumenti di analisi integrati consentono una valutazione approfondita delle performance, favorendo decisioni tempestive e informate. La trasparenza nella gestione delle attivit abbatte i silos organizzativi, promuovendo un dialogo costante tra reparto marketing, vendite, produzione e IT. Documenti, report e indicatori chiave sono sempre accessibili, assicurando coerenza e sincronizzazione degli sforzi. In questo ambiente digitale, la collaborazione va oltre la semplice condivisione di file, diventando motore di innovazione e crescita. L approccio interfunzionale, cos supportato, rende ogni progetto pi agile, efficace e orientato al risultato.

 

       Esempio trasversale: Immagina un organizzazione che avvia una campagna marketing. Inizia creando un sito SharePoint dove centralizzare documenti strategici e materiali di progetto. Il canale Teams viene collegato per agevolare le riunioni operative e la comunicazione tra i reparti. Le risorse necessarie al team sul campo vengono sincronizzate su OneDrive, garantendo accessibilit ovunque ci si trovi. Per l approvazione dei materiali, la procedura viene automatizzata con Power Automate e Outlook, riducendo i tempi e gli errori. Ogni fase tracciata, i flussi sono fluidi e la collaborazione interfunzionale diventa naturale. Cos , l organizzazione ottimizza produttivit , sicurezza e controllo su tutti i processi della campagna.

 

 

Esercizio. Benefici dell integrazione

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo imparare a utilizzare SharePoint Online in sinergia con Teams, Outlook, OneDrive, Power Automate e Planner per gestire una campagna marketing in modo collaborativo, sicuro e automatizzato. L utente apprender come centralizzare i documenti, assegnare attivit , automatizzare notifiche, garantire accesso ovunque e ridurre errori e duplicazioni. L esercizio mostra come un esperienza utente unificata e la collaborazione interfunzionale migliorino la produttivit e il controllo dei processi. L integrazione tra le app Microsoft 365 consente di lavorare in modo fluido, tracciabile e accessibile da qualsiasi dispositivo, con maggiore sicurezza e coerenza.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

1. Creazione del sito SharePoint per la campagna 🏗️

  Accedi a https://portal.office.com

  Vai su SharePoint > clicca su Crea sito

  Seleziona Sito del team

  Inserisci il nome: Campagna Marketing Q3

  Aggiungi una descrizione del progetto

  Scegli un gruppo Microsoft 365 esistente o creane uno nuovo

  Imposta la privacy del sito (pubblico o privato)

  Clicca su Avanti e aggiungi i membri del team

  Clicca su Fine per creare il sito

  Verifica che il sito sia accessibile e funzionante

2. Organizzazione e caricamento dei documenti 📂

  Vai su Documenti nel sito SharePoint

  Clicca su + Nuovo > Cartella per creare sezioni tematiche

  Crea cartelle: Contenuti , Grafica , Pianificazione , Report

  Clicca su Carica > File per inserire i documenti

  Trascina pi file contemporaneamente per velocizzare

  Rinomina i file per chiarezza e coerenza

  Aggiungi metadati personalizzati (es. autore, stato)

  Imposta permessi specifici per ogni cartella

  Attiva la cronologia versioni per ogni file

  Verifica che i file siano accessibili e modificabili

3. Condivisione dei file tramite OneDrive 🔗

  Apri il file da OneDrive aziendale

  Clicca su Condividi

  Seleziona Sito SharePoint come destinazione

  Imposta i permessi su Chiunque con il link pu modificare

  Aggiungi un messaggio personalizzato per il destinatario

  Invia il link via email o Teams

  Verifica che il file sia visibile nella raccolta SharePoint

  Controlla le attivit recenti per confermare l accesso

  Rimuovi l accesso se non pi necessario

  Archivia le versioni obsolete per evitare duplicazioni

4. Integrazione del sito SharePoint in Teams 💬

  Apri Microsoft Teams

  Seleziona il team di progetto o creane uno nuovo

  Clicca su + nella barra delle schede

  Seleziona SharePoint dall elenco delle app

  Scegli il sito Campagna Marketing Q3

  Aggiungi la raccolta documenti come scheda

  Rinomina la scheda per chiarezza (es. Documenti Campagna )

  Verifica che i file siano accessibili da Teams

  Invia un messaggio nel canale per informare il team

  Incoraggia l uso della scheda per evitare allegati via email

5. Gestione delle attivit con Planner 📅

  In Teams > clic su + > seleziona Planner

  Crea un nuovo piano: Attivit Campagna Q3

  Aggiungi bucket: Contenuti , Design , Social , Email

  Crea task per ogni attivit specifica

  Assegna responsabili e scadenze

  Aggiungi checklist e allegati ai task

  Imposta priorit e etichette colorate

  Visualizza il piano in modalit bacheca o calendario

  Monitora lo stato di avanzamento

  Invia promemoria automatici ai membri del team

6. Automazione delle notifiche con Power Automate ⚙️

  Vai su https://make.powerautomate.com

  Clicca su Crea > Flusso automatizzato

  Scegli il trigger: Quando un file viene creato in SharePoint

  Aggiungi azione: Invia messaggio in Teams

  Personalizza il messaggio con nome file e autore

  Salva e attiva il flusso

  Testa il flusso caricando un nuovo file

  Verifica che il messaggio arrivi nel canale corretto

  Aggiungi condizioni per notifiche mirate

  Documenta il flusso per il team

7. Gestione delle approvazioni tramite Outlook ✅

  Apri Outlook > clic su Nuovo messaggio

  Clicca su  > Approvazioni

  Inserisci oggetto e descrizione dell approvazione

  Aggiungi i destinatari (es. responsabile marketing)

  Allega il file da SharePoint

  Invia la richiesta

  Il destinatario riceve una notifica con pulsanti Approva/Rifiuta

  Visualizza lo stato dell approvazione in tempo reale

  Archivia le approvazioni completate

  Integra il processo con Power Automate per tracciabilit

8. Revisione e tracciamento delle modifiche 📝

  Apri un file Word da SharePoint

  Vai su Revisione > Rileva modifiche

  Aggiungi commenti contestuali

  Rispondi ai commenti ricevuti

  Accetta o rifiuta le modifiche proposte

  Visualizza la cronologia versioni del file

  Ripristina una versione precedente se necessario

  Salva il file con commenti risolti

  Notifica i collaboratori delle modifiche

  Mantieni una copia finale approvata

9. Accesso da dispositivi mobili 🌍

  Scarica l app SharePoint da App Store o Google Play

  Accedi con l account aziendale

  Naviga fino al sito Campagna Marketing Q3

  Apri la raccolta documenti

  Visualizza e modifica i file Word, Excel, PowerPoint

  Scarica l app Teams per comunicare in tempo reale

  Ricevi notifiche push per aggiornamenti e task

  Carica foto o file direttamente dal dispositivo

  Verifica la sincronizzazione automatica

  Lavora ovunque, anche offline

10. Monitoraggio e reportistica con Power BI 📊

  Apri Power BI > clic su Ottieni dati > SharePoint Online List

  Collega la raccolta attivit o documenti

  Crea visualizzazioni: stato task, file caricati, approvazioni

  Aggiungi filtri per responsabile, data, stato

  Personalizza il layout del report

  Pubblica il report su workspace condiviso

  Condividi il link con il team

  Integra il report in Teams come scheda

  Aggiorna i dati in tempo reale

  Usa il report per riunioni di avanzamento

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un organizzazione sta lanciando una nuova campagna marketing per il Q3. Il team coinvolge marketing, vendite, grafica e comunicazione. L obiettivo creare contenuti, materiali promozionali e reportistica in modo collaborativo, sicuro e tracciabile. SharePoint viene utilizzato come hub centrale, integrato con Teams per la comunicazione, OneDrive per la condivisione, Outlook per le approvazioni, Power Automate per le notifiche e Planner per la gestione delle attivit .

  🏗️ Creazione sito: SharePoint > Crea sito
➡️ Centralizza documenti, attivit e membri del team in un unico spazio.

  📂 Gestione documenti: SharePoint > Documenti > Carica
 ➡️ Organizza i file in cartelle tematiche con permessi personalizzati.

  🔗 Condivisione: OneDrive > Condividi > Sito SharePoint
 ➡️ Evita duplicazioni e garantisce accesso controllato ai file.

  💬 Collaborazione: Teams > + > SharePoint
➡️ Accesso diretto ai documenti e comunicazione integrata nel canale.

  📅 Task management: Teams > Planner > Nuovo piano
 ➡️ Assegna attivit , scadenze e responsabilit in modo visivo.

  ⚙️ Automazione: Power Automate > Crea flusso
➡️ Notifiche automatiche per ogni nuovo file caricato.

  ✅ Approvazioni: Outlook > Nuovo messaggio > Approvazione
 ➡️ Processo tracciabile e integrato per la revisione dei contenuti.

  📝 Revisioni: Word > Revisione > Rileva modifiche
 ➡️ Tracciabilit completa delle modifiche e commenti collaborativi.

  🌍 Accesso mobile: App SharePoint / Teams
➡️ Lavoro flessibile da qualsiasi dispositivo, anche offline.

  📊 Monitoraggio: Power BI > Crea report > SharePoint
 ➡️ Visualizzazione dello stato del progetto in tempo reale.

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🏗️ Creazione sito

SharePoint > Crea sito > Sito del team

📂 Caricamento documenti

SharePoint > Documenti > Carica

🔗 Condivisione file

OneDrive > Condividi > Sito SharePoint

💬 Integrazione in Teams

Teams > + > SharePoint

📅 Gestione attivit

Teams > Planner > Nuovo piano

⚙️ Automazione flussi

Power Automate > Crea > Flusso automatizzato

✅ Approvazioni

Outlook > Nuovo messaggio > Approvazione

📝 Revisioni

Word > Revisione > Rileva modifiche / Commenti

🌍 Accesso mobile

App SharePoint / Teams > Accesso con account aziendale

📊 Monitoraggio

Power BI > Crea report > Collega a SharePoint

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

  Esperienza utente coerente e centralizzata

  Riduzione degli errori e duplicazioni di file

  Maggiore sicurezza e controllo degli accessi

  Automazione delle notifiche e delle approvazioni

  Accesso ai contenuti da qualsiasi dispositivo

  Collaborazione fluida tra reparti e sedi diverse

  Tracciabilit delle modifiche e delle versioni

  Standardizzazione dei processi documentali

  Risparmio di tempo nella gestione delle attivit

  Integrazione completa con l ecosistema Microsoft 365

💡 IDEE DI UTILIZZO IN CONTESTO AZIENDALE

Lancio prodotto internazionale 🌐
Marketing, vendite e legali collaborano su materiali multilingua, con approvazioni automatizzate e accesso globale.

Gestione eventi aziendali 🎤
Team eventi, comunicazione e logistica condividono documenti, assegnano task e monitorano lo stato in tempo reale.

Progetti di innovazione R&D 🧪
Ricercatori e ingegneri co-creano documenti tecnici, tracciano revisioni e automatizzano la raccolta dei feedback.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.   Come si crea un sito SharePoint per un progetto collaborativo?

2.   Qual il modo corretto per condividere file da OneDrive a SharePoint?

3.   Come si integra una raccolta documenti in Teams?

4.   Come si automatizza una notifica per nuovi file?

5.   Come si tracciano le modifiche e si gestiscono le versioni in Word?

6.   Come si assegna un attivit in Planner?

7.   Come si invia una richiesta di approvazione da Outlook?

8.   Come si accede ai file SharePoint da dispositivi mobili?

9.   Come si crea un report in Power BI collegato a SharePoint?

10.    Quali vantaggi offre l integrazione tra SharePoint e le altre app Microsoft 365?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a gestire una campagna marketing sfruttando l integrazione tra SharePoint e le app Microsoft 365. Hai creato un sito per centralizzare i contenuti, condiviso file in sicurezza, assegnato attivit con Planner, automatizzato notifiche con Power Automate e gestito approvazioni con Outlook. Hai tracciato revisioni, garantito accesso da mobile e monitorato l intero progetto con Power BI. Questo approccio migliora la collaborazione, riduce gli errori, aumenta la sicurezza e rende il lavoro pi efficiente e accessibile. Ora sei in grado di orchestrare progetti complessi in modo integrato, tracciabile e produttivo.

 

f)      Conclusioni

L integrazione profonda tra SharePoint Online e le principali applicazioni della suite Microsoft 365 come Teams, OneDrive, Outlook e Office rappresenta oggi la chiave per costruire un ambiente di lavoro digitale all avanguardia, capace di adattarsi con agilit alle esigenze di organizzazioni di ogni dimensione. Grazie a questa sinergia, la collaborazione non pi vincolata da barriere fisiche o tecnologiche: i team possono lavorare insieme ovunque si trovino, condividendo in modo sicuro documenti, idee e informazioni in tempo reale.

SharePoint Online agisce come una vera e propria spina dorsale informativa , centralizzando contenuti, processi e conoscenze aziendali in un unico spazio strutturato e facilmente navigabile. Teams, integrato con SharePoint, permette di gestire chat, riunioni, videochiamate e file condivisi nello stesso luogo, accelerando il flusso delle comunicazioni e riducendo il rischio di dispersione delle informazioni. Grazie a OneDrive, ogni persona dispone di uno spazio personale e sicuro per l archiviazione dei propri file, con la certezza che ogni documento sia sempre aggiornato e disponibile su qualsiasi dispositivo, anche in mobilit .

Outlook, integrandosi con SharePoint e Teams, consente di automatizzare l invio delle notifiche, gestire rapidamente richieste di approvazione e coordinare appuntamenti e attivit condivise, eliminando la ridondanza delle comunicazioni e aumentando la trasparenza tra i vari reparti. La suite Office, infine, offre strumenti di produttivit avanzati per la creazione e la co-produzione di documenti, presentazioni e fogli di calcolo, abilitando il co-authoring in tempo reale e garantendo la tracciabilit di ogni modifica.

Questo approccio integrato, oltre a migliorare la produttivit individuale e di gruppo, offre molteplici vantaggi strategici: la riduzione degli errori derivanti da versioni non aggiornate, la protezione avanzata dei dati sensibili grazie ai permessi granulari e alla gestione centralizzata delle policy di sicurezza, la possibilit di monitorare lo stato di progetti e campagne con strumenti come Power BI, sempre connessi alle fonti dati di SharePoint. Automatizzare processi ricorrenti tramite Power Automate, inoltre, libera risorse preziose che possono essere dedicate ad attivit a maggior valore aggiunto.

In una realt sempre pi complessa e dinamica, la possibilit di orchestrare attivit , documenti, flussi di lavoro e comunicazioni in un unico ecosistema integrato rende l azienda pi reattiva, innovativa e capace di rispondere rapidamente alle sfide di mercato. L esperienza di collaborazione diventa pi ricca e inclusiva, abbattendo i silos organizzativi e valorizzando al massimo il capitale umano e informativo.

La frammentazione delle attivit lascia il posto a una gestione armonica e coerente, in cui ogni persona pu accedere alle risorse di cui ha bisogno in pochi clic, contribuendo in modo attivo al successo dei progetti. L ambiente digitale cos costruito non solo pi efficiente, ma anche pi sicuro, trasparente e orientato alla crescita continua. In definitiva, la piena integrazione di SharePoint Online con Teams, OneDrive, Outlook e Office rappresenta il fondamento di un nuovo modo di lavorare: pi connesso, pi intelligente, pi umano.

 

3.    GLI ATTORI IN SHARE POINT

 

In SharePoint Online, la gestione dei ruoli rappresenta uno degli ultimi baluardi per garantire sicurezza e flessibilit all interno dell ambiente digitale aziendale. Ogni ruolo, dall amministratore al visitatore, determina in modo puntuale quali funzioni, dati e processi siano accessibili a ciascuna persona, modellando cos l architettura della collaborazione e della condivisione. Il ruolo di SharePoint Administrator ricopre una posizione cruciale: questa figura supervisiona la configurazione generale della piattaforma, definisce le policy di sicurezza, monitora le attivit , interviene nella risoluzione di problemi tecnici e aggiorna le impostazioni dei permessi secondo le esigenze dell organizzazione.

Gli amministratori rappresentano il punto di riferimento per il controllo e la governance: da loro dipende la creazione di nuovi siti, la gestione di app e flussi di lavoro, la protezione delle informazioni sensibili e l integrazione con altri servizi come Teams o OneDrive. I Proprietari, invece, sono le persone incaricate di gestire uno specifico sito o gruppo di siti: oltre a poter modificare il layout della pagina e le Web Part, possono anche decidere chi pu accedere ai contenuti, quali membri aggiungere o rimuovere e quali regole applicare alle librerie documentali. Questo ruolo fondamentale nelle realt dinamiche in cui i progetti si susseguono rapidamente e si richiede la massima reattivit nella gestione degli accessi. I Membri rappresentano il cuore pulsante delle attivit collaborative: possono inserire, modificare e cancellare documenti, partecipare alle discussioni, aggiornare calendari e liste di attivit , lavorare in co-authoring su file di Office e interagire con gli altri tramite i commenti.

Dai membri dipende spesso la qualit della documentazione e la rapidit con cui un team risponde alle sfide operative quotidiane. Il ruolo di Ospite, invece, stato pensato per estendere la collaborazione anche a persone esterne all organizzazione, come consulenti, partner o clienti. Gli ospiti possono accedere solo alle aree a loro concesse, visualizzare determinati documenti, magari lasciare dei feedback o caricare file utili, ma restano esclusi dalle impostazioni avanzate e dalle informazioni riservate.

Questa separazione riduce i rischi legati alla condivisione di dati sensibili e permette di coinvolgere figure esterne solo dove strettamente necessario. Infine, il ruolo di Visitatore destinato a chi necessita esclusivamente di consultare contenuti, senza la possibilit di apportare modifiche: pensiamo, ad esempio, alle risorse umane che pubblicano regolamenti, ai manuali tecnici per la forza vendita o alle comunicazioni istituzionali fruibili da tutto il personale. Limitare i permessi dei visitatori una pratica diffusa per mantenere la coerenza delle informazioni e prevenire modifiche accidentali o non autorizzate. L assegnazione corretta dei ruoli in SharePoint Online non solo ottimizza l esperienza utente, ma diventa leva strategica per la sicurezza delle informazioni, il rispetto delle normative e la produttivit delle persone coinvolte nei processi aziendali.

In scenari complessi, la possibilit di combinare ruoli, delegare permessi temporanei o configurare regole granulari per singoli documenti o cartelle consente di adattare SharePoint alle esigenze evolutive dell impresa, mantenendo controllo e tracciabilit su ogni azione compiuta. proprio questa attenzione all assegnazione dei ruoli che rende SharePoint uno strumento potente e versatile, capace di supportare con la stessa efficacia sia piccole realt che grandi organizzazioni multinazionali, sempre nel segno della collaborazione sicura e trasparente.

 

a)    Lo SharePoint Administrator

 

       Gestione delle impostazioni globali: Il ruolo di SharePoint Administrator fondamentale per modellare l ambiente digitale aziendale secondo le esigenze strategiche dell organizzazione. Questa figura ha accesso completo al centro di amministrazione, uno spazio centrale da cui possibile governare tutte le funzionalit principali di SharePoint. Qui l amministratore pu impostare e aggiornare le policy di sicurezza e di conformit , definendo regole su accessi, condivisione dei dati e conservazione delle informazioni. Ha la responsabilit di gestire il ciclo di vita dei siti e delle raccolte siti, dalla creazione alla dismissione, garantendo coerenza e controllo su tutte le risorse digitali. Inoltre, pu configurare l integrazione nativa con altri servizi Microsoft 365 come Teams, OneDrive e Outlook, abilitando la collaborazione trasversale tra strumenti e utenti. Tra le attivit rientrano anche la personalizzazione delle impostazioni regionali, la gestione dei limiti di archiviazione, l attivazione o disattivazione di funzionalit come la condivisione esterna e l automazione di processi ricorrenti. L amministratore documenta ogni modifica significativa per garantire trasparenza e tracciabilit , collaborando con il team IT e gli Owner di sito per assicurare un ambiente sicuro, efficiente e sempre allineato alle policy aziendali.

 

       Gestione delle autorizzazioni: Attraverso la gestione delle autorizzazioni, il SharePoint Administrator ha il potere di modellare in modo preciso la struttura dei permessi, bilanciando accessibilit e sicurezza. Pu creare gruppi personalizzati in base alle necessit operative, attribuendo a ciascuno ruoli specifici come lettura, modifica o controllo completo. L amministratore in grado di interrompere l ereditariet dei permessi per singoli siti, documenti o cartelle, cos da garantire la massima granularit nel controllo degli accessi. Ogni modifica viene documentata per assicurare trasparenza e conformit alle policy aziendali. possibile monitorare i permessi effettivi di ogni utente, rimuovere accessi non autorizzati e aggiornare rapidamente le autorizzazioni in risposta a cambi organizzativi. Questa flessibilit consente di adattare SharePoint tanto a piccoli team quanto a strutture complesse e distribuite. In questo modo, la piattaforma rimane allineata agli obiettivi di collaborazione sicura e governance efficiente.

 

       Controllo e monitoraggio: Attraverso strumenti come Microsoft Purview e i log di audit, l amministratore pu filtrare e analizzare ogni attivit svolta all interno dei siti, dai semplici accessi ai download e alle condivisioni di documenti. possibile impostare alert automatici in caso di comportamenti sospetti, esportare i dati per analisi approfondite e archiviare i log secondo le policy aziendali. Il controllo si estende anche all integrit dei dati, garantendo che ogni modifica venga tracciata e documentata. La collaborazione con il responsabile della sicurezza permette di condividere report e mantenere alta la vigilanza sui rischi. In caso di anomalie tecniche, l intervento tempestivo assicura la pronta risoluzione delle criticit , mentre l aggiornamento delle configurazioni mantiene la piattaforma sempre conforme alle normative e agli standard interni.

 

       Creazione e gestione di flussi di lavoro: Attraverso l adozione di strumenti come Power Automate, l amministratore pu orchestrare una vasta gamma di processi automatizzati, dalla semplice notifica delle modifiche ai documenti fino all approvazione di richieste complesse. La configurazione di workflow personalizzati consente di ridurre la manualit nei compiti ricorrenti, velocizzando la gestione delle attivit e minimizzando gli errori. L amministratore definisce trigger e azioni specifiche, integrando SharePoint con servizi come Teams, Outlook o sistemi esterni, per creare flussi che rispondano alle reali esigenze aziendali. Ogni workflow viene testato e monitorato attraverso appositi pannelli, garantendo visibilit sui processi in esecuzione e possibilit di intervento rapido su eventuali anomalie. La documentazione puntuale dei flussi facilita la manutenzione e l aggiornamento nel tempo. Grazie a queste automazioni, la piattaforma diventa uno strumento dinamico che supporta l operativit quotidiana e la crescita dei team. Il risultato un ambiente pi efficiente, dove la collaborazione semplificata e il tempo dedicato ad attivit ripetitive viene drasticamente ridotto.

 

       Responsabilit sulla sicurezza: Lo SharePoint Administrator ha un ruolo cruciale nella salvaguardia delle informazioni sensibili aziendali: supervisiona costantemente l implementazione delle misure di sicurezza e si occupa della gestione tempestiva di eventuali incidenti, valutando rischi e adottando soluzioni correttive per ridurre l impatto sugli asset digitali. Coordina l applicazione delle policy di accesso per prevenire fughe di dati e controlla i log delle attivit per individuare comportamenti anomali o potenzialmente pericolosi. Collabora strettamente con il responsabile della sicurezza informatica per assicurare la conformit alle normative e la resilienza dell ambiente SharePoint. Oltre agli aspetti tecnici, pianifica e svolge sessioni di formazione rivolte all utenza, promuovendo una cultura della sicurezza e sensibilizzando sulle best practice da adottare. Monitora l efficacia delle policy esistenti e propone aggiornamenti in base all evoluzione delle minacce digitali. Garantisce, infine, che ogni intervento venga documentato per assicurare trasparenza e tracciabilit in tutte le attivit di gestione della sicurezza.

Esercizio. SharePoint Administrator

🎯 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo acquisire competenze pratiche nel ruolo di SharePoint Administrator, imparando a configurare le impostazioni globali, gestire le autorizzazioni, monitorare l attivit degli utenti, creare flussi di lavoro automatizzati e garantire la sicurezza dei contenuti. L utente apprender come accedere al centro di amministrazione, applicare policy di sicurezza, controllare i permessi a livello di sito e raccolta, e utilizzare strumenti di audit e automazione. Questo esercizio consente di migliorare la governance, ridurre i rischi e ottimizzare la gestione di SharePoint in ambienti aziendali complessi.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

1. Accesso al Centro di amministrazione di SharePoint 🛠️

  Accedi a https://admin.microsoft.com

  Vai su Centri di amministrazione > SharePoint

  Verifica di avere il ruolo di amministratore globale o SharePoint

  Esplora il pannello laterale con le sezioni: siti, criteri, impostazioni

  Clicca su Impostazioni per accedere alle configurazioni globali

  Attiva/disattiva funzionalit come OneDrive, condivisione esterna

  Imposta la lingua predefinita e le impostazioni regionali

  Configura i limiti di archiviazione per i siti

  Salva le modifiche e verifica l applicazione

  Documenta le impostazioni per la governance interna

 

2. Gestione delle autorizzazioni a livello di sito 🔐

  Vai su Siti attivi > seleziona un sito > clic su Permessi

  Visualizza i gruppi predefiniti: proprietari, membri, visitatori

  Aggiungi o rimuovi utenti da ciascun gruppo

  Clicca su Avanzate per accedere alla gestione dettagliata

  Interrompi l ereditariet se necessario

  Crea nuovi gruppi con permessi personalizzati

  Assegna ruoli: lettura, modifica, controllo completo

  Verifica i permessi effettivi di un utente specifico

  Rimuovi accessi non autorizzati

  Salva e comunica le modifiche al team IT

 

3. Controllo e monitoraggio delle attivit  📊

  Vai su Microsoft Purview > Audit (https://compliance.microsoft.com)

  Seleziona Audit log search

  Filtra per attivit : accesso file, download, condivisione

  Imposta intervallo di date e utenti specifici

  Esporta i risultati in Excel per analisi

  Crea alert per attivit sospette (es. download massivo)

  Attiva il log delle attivit per tutti i siti

  Verifica l integrit dei dati di log

  Condividi i report con il responsabile della sicurezza

  Archivia i log secondo le policy aziendali

4. Creazione e gestione di flussi di lavoro ⚙️

  Vai su https://make.powerautomate.com

  Clicca su Crea > Flusso automatizzato

  Scegli il trigger: Quando un file viene creato in SharePoint

  Aggiungi azioni: invio email, approvazione, notifica Teams

  Personalizza i messaggi con variabili dinamiche

  Salva e attiva il flusso

  Testa il flusso caricando un file nel sito

  Verifica l esecuzione nel pannello Cronologia esecuzioni

  Crea flussi per onboarding, richieste, pubblicazioni

  Documenta i flussi per la manutenzione futura

 

5. Applicazione delle policy di sicurezza 🛡️

 

  Vai su Microsoft 365 Defender > Policy & rules

  Configura le policy di accesso condizionale

  Imposta la protezione da perdita di dati (DLP)

  Abilita la crittografia dei file in SharePoint

  Limita la condivisione esterna a domini approvati

  Attiva l autenticazione a pi fattori (MFA)

  Imposta la scadenza dei link condivisi

  Verifica la conformit alle normative (es. GDPR)

  Crea policy di conservazione dei dati

  Monitora l applicazione tramite report di sicurezza

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un organizzazione multinazionale ha appena avviato una ristrutturazione dei propri team e ha bisogno di garantire che l ambiente SharePoint sia sicuro, ben configurato e conforme alle nuove policy aziendali. Lo SharePoint Administrator incaricato di aggiornare le impostazioni globali, rivedere i permessi, monitorare le attivit , automatizzare i flussi di lavoro e rafforzare la sicurezza.

  🛠️ Impostazioni globali: Centro di amministrazione > SharePoint > Impostazioni
 ➡️ Configura lingua, archiviazione, condivisione esterna e funzionalit avanzate.

  🔐 Autorizzazioni: Siti attivi > Permessi > Avanzate
 ➡️ Controlla e personalizza i gruppi di accesso per ogni sito.

  📊 Monitoraggio: Microsoft Purview > Audit
➡️ Traccia attivit sospette, accessi e download non autorizzati.

  ⚙️ Flussi di lavoro: Power Automate > Crea flusso
➡️ Automatizza approvazioni, notifiche e processi documentali.

  🛡️ Sicurezza: Microsoft 365 Defender > Policy
➡️ Applica DLP, MFA, crittografia e limiti di condivisione.

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🛠️ Impostazioni globali

Centro di amministrazione > SharePoint > Impostazioni

🔐 Gestione autorizzazioni

SharePoint > Siti attivi > Permessi > Avanzate

📊 Audit e monitoraggio

Microsoft Purview > Audit log search

⚙️ Flussi di lavoro

Power Automate > Crea > Flusso automatizzato

🛡️ Policy di sicurezza

Microsoft 365 Defender > Policy & rules

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

  Maggiore controllo centralizzato sull ambiente SharePoint

  Riduzione dei rischi legati a errori umani o accessi non autorizzati

  Automazione dei processi ripetitivi e approvativi

  Tracciabilit completa delle attivit e delle modifiche

  Conformit alle normative di sicurezza e privacy

  Accesso semplificato per gli utenti autorizzati

  Maggiore efficienza nella gestione dei permessi

  Standardizzazione delle configurazioni tra i siti

  Reattivit immediata in caso di incidenti o anomalie

  Collaborazione sicura e controllata tra team interfunzionali

💡 IDEE DI UTILIZZO IN CONTESTO AZIENDALE

  Gestione onboarding dipendenti 👥
Lo SharePoint Admin crea flussi automatizzati per assegnare permessi, inviare documenti e notificare i manager all arrivo di nuovi assunti.

  Controllo accessi per progetti riservati 🔐
Vengono creati gruppi con permessi personalizzati per team legali o R&D, con monitoraggio delle attivit e condivisione limitata.

  Automazione approvazioni documenti 📄
Flussi Power Automate gestiscono l approvazione di policy aziendali, con notifiche automatiche e tracciamento delle revisioni.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.        Dove si trovano le impostazioni globali di SharePoint?

2.        Come si gestiscono i permessi avanzati di un sito?

3.        Quali strumenti si usano per monitorare le attivit degli utenti?

4.        Come si crea un flusso automatizzato per notificare un caricamento file?

5.        Quali policy di sicurezza possono essere applicate a SharePoint?

6.        Come si limita la condivisione esterna dei contenuti?

7.        Dove si attiva la crittografia dei file?

8.        Come si verifica la cronologia delle esecuzioni di un flusso?

9.        Quali ruoli possono accedere al centro di amministrazione?

10.    Come si esportano i log di audit per analisi?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai appreso come operare nel ruolo di SharePoint Administrator, accedendo al centro di amministrazione per configurare le impostazioni globali, gestire i permessi, monitorare le attivit e applicare policy di sicurezza. Hai imparato a creare flussi di lavoro automatizzati con Power Automate e a utilizzare strumenti di audit per garantire la tracciabilit . Queste competenze ti permettono di mantenere un ambiente SharePoint sicuro, efficiente e conforme alle normative. Ora sei in grado di supportare l organizzazione nella gestione centralizzata e strategica della collaborazione digitale.

 

b)    I proprietari del sito

 

    Controllo completo sul sito: Questo si traduce nella possibilit di gestire l intero ciclo di vita del sito, dall attivazione di nuove funzionalit all aggiornamento delle impostazioni di sicurezza. I Proprietari possono supervisionare la creazione e la manutenzione delle raccolte documentali, autorizzare o limitare l accesso a specifiche risorse e monitorare le attivit svolte dagli utenti. Una delle responsabilit chiave la gestione tempestiva dei permessi, assicurando che solo le persone appropriate possano visualizzare o modificare contenuti sensibili. Il ruolo include anche la personalizzazione del sito per rispecchiare le esigenze del team o dell organizzazione, introducendo strumenti collaborativi, web part e dashboard interattivi. I Proprietari sono chiamati a garantire la coerenza delle informazioni, a prevenire la duplicazione dei dati e a promuovere buone pratiche nell uso quotidiano della piattaforma. Hanno inoltre il compito di supportare la formazione degli utenti, rispondendo a richieste di assistenza e guidando la community nelle novit introdotte. Attraverso un azione proattiva e strategica, i Proprietari contribuiscono a rendere SharePoint uno spazio digitale sicuro, efficiente e facilitante la collaborazione. La loro attenzione alla governance e all innovazione essenziale per il successo dei progetti e la tutela delle informazioni aziendali.

 

       Gestione degli utenti: La gestione accurata degli utenti rappresenta una delle leve fondamentali per assicurare la sicurezza e la fluidit operativa di un sito SharePoint. I Proprietari sono responsabili di monitorare regolarmente i membri, effettuando controlli periodici sull attivit e sulla pertinenza degli accessi. Attraverso la creazione di gruppi con permessi specifici, possono differenziare i livelli di autorizzazione in base al ruolo o al progetto, garantendo che ogni persona abbia solo le autorizzazioni strettamente necessarie. In situazioni dinamiche, come onboarding o cambi di team, la rapidit con cui i Proprietari aggiornano la composizione degli utenti cruciale per evitare interruzioni nei flussi di lavoro. buona prassi documentare ogni modifica per mantenere la tracciabilit e facilitare eventuali audit futuri. Inoltre, i Proprietari svolgono un ruolo chiave nell educazione degli utenti sulle policy di sicurezza e sugli strumenti disponibili, promuovendo comportamenti responsabili e consapevoli nell uso della piattaforma.

 

       Personalizzazione dei contenuti: Consente ai Proprietari di modellare il sito sulle reali esigenze del gruppo di lavoro, valorizzando informazioni pertinenti e facilitando la fruizione da parte di tutte le persone coinvolte. Possono creare nuove pagine, aggiornare documenti e inserire elementi multimediali per rendere la comunicazione pi efficace e coinvolgente. Inoltre, hanno la possibilit di ridefinire la struttura del sito, organizzando sezioni, categorie e collegamenti in base ai cambiamenti dei progetti o all evoluzione degli obiettivi aziendali. L aggiornamento costante dei contenuti garantisce che tutte le informazioni siano sempre attuali e facilmente reperibili. I Proprietari possono anche raccogliere feedback dagli utenti per ottimizzare l esperienza di navigazione e introdurre strumenti personalizzati, come dashboard dedicate, web part informative e banner di notifica. In questo modo, il sito diventa una piattaforma dinamica e flessibile, capace di supportare la collaborazione e l innovazione continua.

 

       Ruolo strategico: Un approccio strategico, dunque, essenziale per affrontare rapidamente cambiamenti organizzativi, onboarding di nuovi membri o ridefinizione di permessi legati allo sviluppo di progetti. I Proprietari devono essere in grado di anticipare le necessit del gruppo di lavoro, intervenendo tempestivamente per aggiornare le autorizzazioni, implementare nuove policy di sicurezza e adattare la struttura del sito a nuove esigenze operative. Questa reattivit si traduce in una gestione pi sicura delle informazioni e in una maggiore fluidit dei processi collaborativi, minimizzando il rischio di interruzioni e garantendo la conformit alle normative aziendali. In contesti dove l innovazione e l adattabilit fanno la differenza, il ruolo dei Proprietari diventa il perno su cui ruota l efficacia della collaborazione digitale, valorizzando ogni trasformazione come opportunit di crescita collettiva.

 

 

Esercizio. Proprietari del sito SharePoint

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo acquisire competenze operative nel ruolo di proprietario di un sito SharePoint. L utente imparer a gestire utenti e permessi, personalizzare contenuti e layout, configurare la struttura del sito e supportare la collaborazione tra team. Il proprietario ha il controllo completo sul sito e svolge un ruolo strategico nel garantire che i contenuti siano aggiornati, accessibili e coerenti con gli obiettivi aziendali. Questo esercizio consente di migliorare la governance del sito, ridurre errori e duplicazioni, e promuovere un esperienza utente unificata e produttiva.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

1. Accedere al sito come proprietario 🔑

  Accedi a https://portal.office.com

  Vai su SharePoint > seleziona il sito di cui sei proprietario

  Verifica la presenza del link Impostazioni (icona a ingranaggio)

  Clicca su Contenuto del sito per visualizzare la struttura

  Accedi a Impostazioni sito per configurazioni avanzate

  Controlla la sezione Permessi e gestione

  Verifica che il tuo account sia nel gruppo Proprietari

  Se non lo , contatta l amministratore

  Salva le modifiche e torna alla home del sito

  Conferma che hai accesso completo alle funzionalit

2. Gestione degli utenti e dei permessi 👥

  Clicca su Impostazioni > Autorizzazioni sito

  Visualizza i gruppi: Proprietari, Membri, Visitatori

  Aggiungi nuovi utenti al gruppo appropriato

  Clicca su Condividi sito per inviare inviti

  Personalizza i permessi per singoli file o cartelle

  Interrompi l ereditariet se necessario

  Crea nuovi gruppi con ruoli specifici (es. Editor contenuti )

  Rimuovi utenti non pi attivi

  Documenta le modifiche per la governance

  Verifica i permessi effettivi con Controlla autorizzazioni 

3. Personalizzazione della home page del sito 🎨

  Clicca su Modifica nella home del sito

  Aggiungi sezioni: una colonna, due colonne, griglia

  Inserisci web part: testo, immagini, collegamenti, documenti

  Personalizza i colori e lo stile del sito

  Aggiungi un logo aziendale tramite Impostazioni > Aspetto

  Inserisci un messaggio di benvenuto o un banner

  Collega la home a pagine secondarie (es. Documenti , Attivit )

  Salva e pubblica le modifiche

  Visualizza l anteprima da desktop e mobile

  Raccogli feedback dagli utenti per miglioramenti

4. Creazione e gestione di pagine e contenuti 📄

  Vai su Contenuto del sito > Pagine del sito

  Clicca su + Nuovo > Pagina

  Scegli un layout (es. vuoto, titolo, sezione evidenziata)

  Aggiungi contenuti: testo, video, elenchi, file

  Inserisci web part dinamiche (es. attivit recenti, notizie)

  Salva come bozza o pubblica direttamente

  Imposta la pagina come home se necessario

  Crea una gerarchia di pagine per la navigazione

  Aggiungi tag o categorie per facilitare la ricerca

  Monitora le visualizzazioni tramite Analisi sito 

5. Ruolo strategico nella collaborazione 🤝

  Organizza una riunione con i team coinvolti

  Raccogli i requisiti informativi e di accesso

  Definisci la struttura del sito in base ai flussi di lavoro

  Crea una sezione per ogni reparto o progetto

  Imposta regole di pubblicazione e aggiornamento dei contenuti

  Collabora con l IT per integrazioni con Teams e OneDrive

  Promuovi l uso del sito come punto unico di accesso

  Crea una pagina Chi siamo con i referenti del sito

  Monitora l uso del sito con Analisi sito

  Aggiorna periodicamente i contenuti per mantenerli rilevanti

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un responsabile di progetto nominato proprietario del sito SharePoint per la nuova iniziativa Digital Marketing 2025 . Il sito deve fungere da hub per documenti, attivit , comunicazioni e risorse condivise. Il proprietario ha il compito di strutturare il sito, gestire gli accessi, personalizzare la home page e garantire che i contenuti siano aggiornati e coerenti con gli obiettivi del progetto.

  🔑 Accesso e verifica ruolo: SharePoint > Impostazioni > Autorizzazioni
 ➡️ Garantisce il controllo completo sul sito e sulle sue funzionalit .

  👥 Gestione utenti: Condividi sito > Gruppi > Controlla autorizzazioni
 ➡️ Permette di assegnare ruoli e proteggere i contenuti sensibili.

  🎨 Personalizzazione: Modifica > Aggiungi web part > Pubblica
 ➡️ Migliora l esperienza utente e la navigabilit del sito.

  📄 Gestione contenuti: Nuova pagina > Layout > Web part
 ➡️ Organizza le informazioni in modo chiaro e accessibile.

  🤝 Ruolo strategico: Analisi sito > Riunioni > Struttura collaborativa
 ➡️ Supporta la collaborazione interfunzionale e la governance del progetto.

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🔑 Controllo sito

SharePoint > Impostazioni > Impostazioni sito

👥 Gestione utenti

SharePoint > Autorizzazioni sito > Gruppi

🎨 Personalizzazione home

SharePoint > Modifica > Aggiungi web part

📄 Creazione pagine

SharePoint > Contenuto del sito > Pagine > Nuova pagina

🤝 Analisi e governance

SharePoint > Impostazioni > Analisi sito

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

  Controllo completo sulla struttura e sui contenuti del sito

  Gestione efficace degli accessi e dei permessi

  Esperienza utente personalizzata e coerente

  Maggiore coinvolgimento dei team grazie alla collaborazione centralizzata

  Riduzione degli errori e delle duplicazioni di file

  Navigazione semplificata e accesso rapido alle risorse

  Tracciabilit delle modifiche e delle visualizzazioni

  Allineamento tra contenuti e obiettivi aziendali

  Maggiore autonomia nella gestione del sito

  Supporto alla comunicazione interna e alla condivisione della conoscenza

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

 Sito di progetto interfunzionale 📊
Il proprietario struttura il sito per raccogliere documenti, attivit e report condivisi tra marketing, vendite e IT.

 Portale HR aziendale 👥
Un sito SharePoint dedicato alle risorse umane con moduli, policy, FAQ e calendario eventi, gestito dal team HR.

 Intranet per comunicazioni interne 📰
Il team comunicazione crea e aggiorna pagine con notizie aziendali, annunci e contenuti multimediali.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Come si verifica se si proprietari di un sito SharePoint?

2.       Quali gruppi di utenti esistono in un sito SharePoint?

3.       Come si personalizza la home page di un sito?

4.       Come si crea una nuova pagina e la si collega alla home?

5.       Quali strumenti si usano per monitorare l uso del sito?

6.       Come si assegna un utente a un gruppo con permessi specifici?

7.       Come si interrompe l ereditariet dei permessi?

8.       Quali web part possono essere aggiunte a una pagina?

9.       Come si promuove l uso strategico del sito tra i team?

10.    Come si accede all analisi del sito per valutare l efficacia?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a operare come proprietario di un sito SharePoint, gestendo utenti, permessi, contenuti e layout. Hai acquisito competenze nella personalizzazione della home page, nella creazione di pagine informative e nella configurazione della struttura del sito. Hai compreso l importanza del ruolo strategico del proprietario nel promuovere la collaborazione, garantire la sicurezza e mantenere aggiornati i contenuti. Ora sei in grado di trasformare un sito SharePoint in un vero punto di riferimento per il tuo team o progetto, migliorando l efficienza e la comunicazione interna.

 

c)    I membri del sito

 

       Collaborazione attiva: In SharePoint permette ai Membri di contribuire in modo dinamico e significativo alla vita del sito. Oltre a gestire i documenti, possono lavorare insieme in tempo reale, aggiungendo commenti, suggerimenti e revisioni che agevolano la condivisione delle idee e il perfezionamento dei contenuti. Le discussioni tramite thread favoriscono il confronto costruttivo, mentre le @menzioni facilitano il coinvolgimento mirato dei colleghi nelle attivit quotidiane. I Membri aggiornano costantemente liste di attivit , calendari ed elementi collaborativi, assicurando che le informazioni siano sempre attuali e accessibili al team. Questa partecipazione attiva accelera i flussi di lavoro, riduce i tempi di risposta e incrementa la trasparenza operativa. Grazie alle funzionalit di co-authoring, pi persone possono intervenire simultaneamente su uno stesso file, evitando duplicazioni e garantendo una maggiore efficienza. La possibilit di tracciare le modifiche e ripristinare versioni precedenti dei documenti consente di lavorare in sicurezza e con responsabilit . In sintesi, i Membri con il loro contributo continuo rendono SharePoint un ambiente di collaborazione moderno, flessibile e adatto alle esigenze di ogni gruppo di lavoro.

 

       Co-authoring: Consente a pi utenti di modificare simultaneamente documenti Word, Excel o PowerPoint direttamente dal browser, senza conflitti o attese. Ogni modifica viene salvata in tempo reale, rendendo immediatamente visibili i contributi di ciascun partecipante. Gli avatar mostrano chi sta lavorando sul file e la chat integrata facilita la comunicazione istantanea. Grazie al rilevamento delle modifiche, tutti possono tracciare l evoluzione del documento e intervenire sui commenti. Questa modalit riduce drasticamente il rischio di duplicazioni, favorisce un confronto costruttivo e accelera la finalizzazione dei contenuti. Il co-authoring trasforma il lavoro sui documenti in un esperienza dinamica e condivisa, valorizzando la collaborazione tra membri del team.

 

       Responsabilit sulla qualit : Essere responsabili della qualit significa che ogni membro deve prestare attenzione all accuratezza dei dati inseriti, assicurandosi che le informazioni siano sempre aggiornate e rilevanti. Il controllo attento di ortografia, formattazione e coerenza contribuisce a rendere la documentazione chiara e professionale. La tempestiva revisione dei contenuti permette di individuare e correggere rapidamente eventuali errori o lacune. I membri sono invitati a segnalare materiale obsoleto o duplicato, collaborando cos al mantenimento di un ambiente ordinato e affidabile. L uso di checklist per la verifica dei documenti facilita il rispetto degli standard aziendali. Inoltre, la corretta gestione delle versioni garantisce che solo i file approvati e aggiornati restino accessibili al team. Questo approccio condiviso rafforza la reputazione e l efficacia operativa del gruppo di lavoro.

 

       Partecipazione ai flussi di lavoro: Partecipare ai flussi di lavoro significa prendere parte a processi automatizzati che ottimizzano le attivit ricorrenti all interno del sito. I membri ricevono notifiche per avviare, approvare o revisionare documenti, compilare moduli o fornire feedback, il tutto in modo strutturato e tracciabile. Questi flussi, creati dagli amministratori o dai Proprietari, semplificano la gestione delle approvazioni, delle revisioni periodiche e della raccolta dati. La partecipazione attiva consente di rispettare scadenze, ridurre errori e mantenere alta la qualit delle informazioni condivise. Ogni azione viene registrata, favorendo trasparenza e responsabilit tra i membri. Grazie all automazione, il team lavora in modo pi coordinato ed efficiente, contribuendo al miglioramento continuo dei processi. Cos SharePoint diventa uno strumento dinamico per la collaborazione e l innovazione.

 

Esercizio. I membri del sito SharePoint

🎯 Obiettivo dell esercizio

L obiettivo sviluppare le competenze operative dei membri di un sito SharePoint, focalizzandosi sulla collaborazione attiva, la co-creazione di contenuti, la responsabilit nella qualit delle informazioni condivise e la partecipazione ai flussi di lavoro. L utente apprender come modificare documenti in tempo reale, commentare, tracciare modifiche, rispettare le policy di pubblicazione e interagire con i flussi automatizzati. Questo esercizio consente di migliorare la produttivit del team, ridurre errori e duplicazioni, e promuovere una cultura di collaborazione responsabile e trasparente.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

2. Accedere al sito SharePoint come membro 🔑

  Accedi a https://portal.office.com

  Vai su SharePoint > seleziona il sito assegnato

  Verifica di essere nel gruppo Membri tramite Impostazioni > Autorizzazioni sito

  Accedi alla sezione Documenti

  Naviga tra le cartelle condivise

  Verifica i permessi di modifica sui file

  Controlla la presenza di notifiche o attivit assegnate

  Familiarizza con la struttura del sito

  Consulta la pagina Chi fa cosa se disponibile

  Inizia a collaborare con il team

2. Collaborazione attiva sui documenti 👥

  Apri un file Word, Excel o PowerPoint dalla raccolta documenti

  Clicca su Modifica in browser

  Collabora in tempo reale con altri membri

  Aggiungi contenuti, commenti e suggerimenti

  Salva automaticamente le modifiche

  Usa la chat integrata per comunicare durante la modifica

  Verifica chi attivo nel documento (avatar in alto a destra)

  Evita di sovrascrivere modifiche altrui

  Utilizza la funzione @menziona per coinvolgere colleghi

  Chiudi il file solo dopo aver salvato e notificato il team

3. Co-authoring e tracciamento delle modifiche ✍️

  Apri un file Word condiviso

  Vai su Revisione > Rileva modifiche

  Aggiungi commenti contestuali

  Rispondi ai commenti ricevuti

  Accetta o rifiuta le modifiche proposte

  Visualizza la cronologia versioni da SharePoint

  Ripristina versioni precedenti se necessario

  Salva il file con commenti risolti

  Notifica i collaboratori delle modifiche

  Mantieni una copia finale approvata

4. Responsabilit sulla qualit dei contenuti ✅

  Rivedi i documenti prima della pubblicazione

  Controlla ortografia, formattazione e coerenza

  Verifica che i dati siano aggiornati e corretti

  Segnala contenuti obsoleti al proprietario del sito

  Utilizza checklist di controllo qualit se disponibili

  Evita duplicazioni salvando solo nella cartella corretta

  Rinomina i file in modo chiaro e standardizzato

  Aggiungi metadati (autore, data, categoria)

  Archivia le versioni non pi attive

  Contribuisci a mantenere il sito ordinato e affidabile

 

5. Partecipazione ai flussi di lavoro 🔄

  Ricevi notifiche da Power Automate (es. approvazioni, caricamenti)

  Clicca sul link ricevuto per aprire il file o la richiesta

  Compila i campi richiesti (es. commenti, approvazioni)

  Clicca su Approva o Rifiuta se previsto

  Verifica che l azione sia registrata nel flusso

  Consulta la cronologia delle attivit nel file

  Rispetta le scadenze indicate nei task

  Comunica eventuali blocchi al proprietario del sito

  Partecipa attivamente alle revisioni cicliche

  Contribuisci al miglioramento continuo del processo

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un team marketing lavora su una nuova campagna. I membri del sito SharePoint collaborano alla redazione dei contenuti, alla revisione dei materiali grafici e alla gestione delle attivit . Ogni membro ha il compito di contribuire attivamente, garantire la qualit dei contenuti e partecipare ai flussi di approvazione automatizzati.

  🔑 Accesso al sito: SharePoint > Sito > Documenti
 ➡️ Permette di iniziare a collaborare con il team in modo strutturato.

  👥 Collaborazione attiva: Modifica in browser > @menziona
 ➡️ Favorisce la co-creazione e la comunicazione in tempo reale.

  ✍️ Co-authoring: Revisione > Rileva modifiche
➡️ Garantisce trasparenza e tracciabilit delle modifiche.

  ✅ Controllo qualit : Checklist > Metadati > Archiviazione
 ➡️ Migliora l affidabilit e la coerenza dei contenuti.

  🔄 Flussi di lavoro: Notifica > Azione > Cronologia
 ➡️ Coinvolge i membri nei processi approvativi e decisionali.

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🔑 Accesso e navigazione

SharePoint > Sito > Documenti

👥 Collaborazione attiva

File > Modifica in browser > @menziona

✍️ Co-authoring

Word > Revisione > Rileva modifiche / Commenti

✅ Controllo qualit

File > Metadati > Cronologia versioni

🔄 Partecipazione flussi

Power Automate > Notifica > Azione

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

  Collaborazione simultanea e senza conflitti

  Tracciabilit completa delle modifiche e dei commenti

  Maggiore responsabilit individuale sui contenuti

  Riduzione degli errori e delle versioni duplicate

  Partecipazione attiva ai processi approvativi

  Comunicazione integrata e contestuale

  Accesso rapido ai documenti aggiornati

  Migliore qualit e coerenza delle informazioni

  Coinvolgimento diretto nei flussi di lavoro

  Supporto alla cultura della collaborazione digitale

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

  Redazione di brochure commerciali 📄
I membri collaborano alla stesura dei testi, revisionano i contenuti e partecipano al flusso di approvazione prima della stampa.

  Preparazione di presentazioni per eventi 🎤
Il team lavora in co-authoring su PowerPoint, commenta le slide e garantisce la qualit visiva e testuale.

  Gestione di report mensili 📊
Ogni reparto aggiorna la propria sezione in un file Excel condiviso, con tracciamento delle modifiche e approvazione finale.

❓ Domande di autovalutazione

1.   Come si verifica se si membri di un sito SharePoint?

2.   Come si collabora in tempo reale su un documento?

3.   Quali strumenti si usano per tracciare le modifiche in Word?

4.   Come si garantisce la qualit dei contenuti condivisi?

5.   Come si partecipa a un flusso di approvazione automatizzato?

6.   Come si @menziona un collega in un documento?

7.   Dove si trovano le versioni precedenti di un file?

8.   Come si aggiungono metadati a un documento?

9.   Come si risponde a un commento in un file condiviso?

10.    Come si comunica un problema nel flusso di lavoro?

🧾 Riepilogo di quanto appreso

Hai imparato a operare come membro attivo di un sito SharePoint, collaborando in tempo reale, co-creando contenuti, garantendo la qualit delle informazioni e partecipando ai flussi di lavoro automatizzati. Hai acquisito competenze nell uso di strumenti di revisione, nella gestione dei documenti e nella comunicazione contestuale. Questo ruolo fondamentale per il successo dei progetti collaborativi, poich contribuisce a mantenere aggiornati, coerenti e affidabili i contenuti condivisi. Ora sei in grado di lavorare in modo efficace all interno di un team digitale, sfruttando appieno le potenzialit di SharePoint.

 

d)    Gli ospiti del sito

 

       Collaborazione estesa: Il ruolo di Ospite in SharePoint apre nuove possibilit di collaborazione con persone esterne all organizzazione, dando accesso controllato a consulenti, partner o clienti su specifici progetti o documenti. Questa funzione permette di arricchire il lavoro di squadra con competenze esterne, senza esporre dati sensibili o risorse critiche della piattaforma. Gli ospiti possono contribuire in modo mirato e circoscritto, secondo le autorizzazioni stabilite dai Proprietari del sito. Le interazioni restano monitorate e tracciabili, consentendo trasparenza e tracciabilit delle attivit svolte. L integrazione degli ospiti sempre regolata da restrizioni e limiti temporali, garantendo che la sicurezza e la riservatezza restino prioritarie. La gestione flessibile delle autorizzazioni consente di assegnare solo i permessi necessari al compito affidato. Cos SharePoint diventa uno strumento efficace per ampliare la rete di collaborazione, mantenendo il pieno controllo delle informazioni aziendali.

 

       Accesso limitato: L accesso degli ospiti in un sito SharePoint rigorosamente limitato per garantire sicurezza e controllo sulle informazioni aziendali. Gli ospiti possono visualizzare documenti precisi, resi disponibili dai Proprietari o dall amministratore, e, in situazioni particolari e circoscritte, sono autorizzati anche a caricare file secondo le necessit del progetto. Oltre a queste attivit , loro possibile partecipare alle discussioni sulle aree di lavoro condivise, fornendo feedback o suggerimenti utili, ma sempre all interno degli spazi appositamente abilitati. L accesso alle sezioni del sito non mai generalizzato: ogni area, cartella o documento disponibile agli ospiti viene selezionato in modo puntuale, cos da mantenere la riservatezza delle risorse pi sensibili. Gli ospiti non possono navigare liberamente sul sito, n accedere ad aree riservate, impostazioni avanzate o informazioni critiche per la governance. Tutte le loro azioni vengono tracciate e monitorate per assicurare trasparenza, mentre le autorizzazioni possono essere modificate o revocate in qualsiasi momento. Questo approccio garantisce che il contributo degli ospiti arricchisca la collaborazione senza compromettere la sicurezza della piattaforma e dei dati aziendali.

 

       Restrizioni: Rappresentano un pilastro fondamentale per la protezione dei dati e della governance della piattaforma SharePoint. Ecco i principali limiti e accorgimenti messi in atto:

 

  Esclusione da impostazioni avanzate: Gli ospiti non hanno accesso alle impostazioni amministrative del sito, alle opzioni di configurazione avanzata o alle funzionalit di gestione dei permessi a livello globale. Questo significa che non possono modificare le policy del sito, creare o eliminare aree di lavoro, n cambiare la struttura organizzativa della piattaforma.

 

  Limitazione alle informazioni sensibili: L accesso degli ospiti circoscritto a documenti e cartelle specifiche selezionate dai Proprietari del sito. Non possono visualizzare, modificare o scaricare dati classificati come sensibili, come report finanziari riservati, dati personali, informazioni strategiche o qualsiasi altro contenuto soggetto a restrizioni aziendali.

 

  Impossibilit di accedere alle aree critiche per la governance: Le sezioni del sito dedicate alla governance della piattaforma, come i registri delle attivit , la gestione dei flussi di lavoro, la definizione delle policy o la supervisione della sicurezza, sono completamente inaccessibili agli ospiti. Queste aree restano riservate esclusivamente ai membri interni con ruoli specifici di controllo e supervisione.

 

  Accesso puntuale e circoscritto: Ogni documento, cartella o area resa disponibile agli ospiti selezionata in modo mirato; non esiste la possibilit di navigazione libera all interno del sito. L accesso viene concesso esclusivamente alle risorse necessarie per lo svolgimento delle attivit previste dal progetto o dalla collaborazione in corso.

 

  Monitoraggio e tracciabilit delle azioni: Tutte le attivit svolte dagli ospiti vengono tracciate e monitorate attraverso log di accesso e report di attivit . In caso di anomalie o tentativi di accesso non autorizzato, il sistema pu generare alert automatici per i responsabili IT, consentendo interventi tempestivi.

 

  Restrizioni temporali: Le autorizzazioni degli ospiti possono essere limitate nel tempo, in base alle esigenze del progetto o alle policy aziendali. Alla scadenza del periodo stabilito, l accesso viene revocato manualmente o tramite automazione, garantendo che non permane alcun diritto residuo sulle risorse aziendali.

 

       Gestione delle autorizzazioni temporanee: Consente di definire in modo preciso per quanto tempo una persona esterna pu accedere a specifiche risorse del sito. Questa flessibilit permette di adattare l accesso alle effettive esigenze del progetto, minimizzando il rischio di esposizione dei dati oltre il necessario. Al termine del periodo concordato, i permessi vengono revocati manualmente oppure tramite strumenti di automazione come Power Automate, senza lasciare diritti residui. possibile impostare reminder per la scadenza e tracciare tutte le modifiche, mantenendo cos un controllo costante e documentato. Il processo prevede anche la comunicazione chiara all ospite sulla durata dell accesso, favorendo trasparenza e rispetto delle policy aziendali. Questa strategia tutela l organizzazione, garantendo che la collaborazione sia sempre sicura e sotto controllo.

 

Esercizio. Gli ospiti del sito SharePoint

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo imparare a gestire e utilizzare l accesso come ospite in un sito SharePoint, comprendendo le dinamiche di collaborazione esterna, i limiti di accesso, le restrizioni applicabili e la gestione delle autorizzazioni temporanee. L utente apprender come invitare un ospite, assegnare i permessi minimi necessari, monitorare le attivit e revocare l accesso in modo sicuro. Questo esercizio consente di estendere la collaborazione oltre i confini aziendali, mantenendo al contempo il controllo e la sicurezza delle informazioni condivise.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

1. Abilitare la condivisione esterna nel sito 🌐

  Accedi a https://admin.microsoft.com

  Vai su Centri di amministrazione > SharePoint

  Clicca su Siti attivi > seleziona il sito

  Clicca su Condivisione

  Imposta il livello su Nuovi e vecchi ospiti

  Salva le modifiche

  Verifica che la condivisione sia attiva anche in OneDrive

  Consulta le policy aziendali per eventuali restrizioni

  Comunica al team che la condivisione abilitata

  Procedi con l invito dell ospite

2. Invitare un ospite al sito SharePoint ✉️

  Vai sul sito SharePoint > clic su Impostazioni > Autorizzazioni sito

  Clicca su Condividi sito

  Inserisci l indirizzo email dell ospite esterno

  Seleziona il gruppo Visitatori o Membri a seconda del ruolo

  Aggiungi un messaggio personalizzato

  Clicca su Invia

  L ospite ricever un email con il link di accesso

  Verifica che l utente compaia tra i membri del sito

  Controlla che l accesso sia limitato ai contenuti previsti

  Registra l invito per tracciabilit

3. Limitare l accesso ai contenuti condivisi 🔐

  Crea una cartella dedicata agli ospiti nella raccolta documenti

  Clicca su Gestisci accesso

  Rimuovi l ereditariet dei permessi

  Concedi accesso solo all ospite e ai membri interni necessari

  Imposta i permessi su Visualizzazione o Modifica

  Verifica che l ospite non possa accedere ad altre cartelle

  Aggiungi un avviso nella cartella con le regole di utilizzo

  Utilizza metadati per etichettare i contenuti condivisi

  Attiva la cronologia versioni per monitorare modifiche

  Salva e comunica le restrizioni al team

4. Monitorare le attivit dell ospite 📊

  Vai su https://compliance.microsoft.com > Audit

  Seleziona Audit log search

  Filtra per indirizzo email dell ospite

  Imposta l intervallo di date

  Visualizza attivit : accessi, download, modifiche

  Esporta i risultati in Excel

  Crea un report settimanale per il responsabile IT

  Attiva alert per accessi fuori orario o anomali

  Verifica che l ospite rispetti i limiti di accesso

  Archivia i log secondo le policy aziendali

5. Gestire autorizzazioni temporanee ⏳

  Definisci la durata dell accesso (es. 30 giorni)

  Crea un promemoria in Outlook per la scadenza

  Vai su Autorizzazioni sito > Gruppi

  Rimuovi l ospite manualmente alla scadenza

  In alternativa, usa Power Automate per automatizzare la revoca

  Crea un flusso: Alla data X → Rimuovi utente dal gruppo

  Documenta la procedura per uso futuro

  Informa l ospite della durata dell accesso

  Verifica che l accesso sia stato revocato correttamente

  Aggiorna il registro degli accessi esterni

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un azienda collabora con un consulente esterno per la revisione di una campagna pubblicitaria. Il consulente deve accedere a una cartella specifica del sito SharePoint per visualizzare e commentare i materiali. Il proprietario del sito abilita la condivisione esterna, invita l ospite, limita l accesso ai soli documenti rilevanti, monitora le attivit e imposta una scadenza automatica per la revoca dei permessi.

  🌐 Abilitazione condivisione: Admin Center > SharePoint > Condivisione
 ➡️ Permette l accesso controllato a utenti esterni.

  ✉️ Invito ospite: SharePoint > Condividi sito
➡️ Consente la collaborazione con partner esterni.

  🔐 Limitazione accesso: Gestisci accesso > Rimuovi ereditariet
➡️ Protegge i contenuti sensibili da accessi non autorizzati.

  📊 Monitoraggio attivit : Microsoft Purview > Audit
 ➡️ Garantisce la tracciabilit delle azioni dell ospite.

  ⏳ Autorizzazioni temporanee: Power Automate > Flusso revoca
 ➡️ Automatizza la gestione della durata dell accesso.

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🌐 Abilitazione condivisione

Admin Center > SharePoint > Siti attivi > Condivisione

✉️ Invito ospite

SharePoint > Impostazioni > Autorizzazioni sito > Condividi sito

🔐 Limitazione accesso

SharePoint > Documenti > Gestisci accesso

📊 Monitoraggio attivit

Microsoft Purview > Audit log search

⏳ Revoca automatica

Power Automate > Crea flusso > Rimuovi utente

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

  Collaborazione sicura con partner esterni

  Controllo granulare sui contenuti condivisi

  Tracciabilit completa delle attivit degli ospiti

  Riduzione del rischio di accessi non autorizzati

  Automazione della gestione degli accessi temporanei

  Maggiore flessibilit nei progetti interaziendali

  Rispetto delle policy di sicurezza e conformit

  Comunicazione trasparente con i collaboratori esterni

  Riduzione del carico amministrativo per l IT

  Maggiore efficienza nei processi di revisione e approvazione

💡 IDEE DI UTILIZZO IN CONTESTO AZIENDALE

  Collaborazione con agenzie creative 🎨
Condivisione temporanea di materiali grafici con agenzie esterne per feedback e approvazione.

  Supporto tecnico esterno 🛠️
Accesso limitato a documentazione tecnica per fornitori o consulenti IT durante interventi specifici.

  Revisione legale di contratti ⚖️
Avvocati esterni accedono a una cartella riservata per esaminare e commentare documenti contrattuali.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.   Come si abilita la condivisione esterna in un sito SharePoint?

2.   Quali sono i passaggi per invitare un ospite?

3.   Come si limita l accesso di un ospite a una sola cartella?

4.   Dove si monitorano le attivit di un utente esterno?

5.   Come si imposta una scadenza per l accesso di un ospite?

6.   Quali permessi minimi consigliabile assegnare a un ospite?

7.   Come si revoca manualmente l accesso a un ospite?

8.   Quali strumenti si usano per automatizzare la revoca?

9.   Come si verifica se un ospite ha ancora accesso attivo?

10.    Quali rischi si evitano con una corretta gestione degli ospiti?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a gestire la collaborazione con ospiti esterni in SharePoint, abilitando la condivisione, invitando utenti, limitando l accesso ai contenuti rilevanti, monitorando le attivit e impostando autorizzazioni temporanee. Hai acquisito competenze nell uso di strumenti di sicurezza, automazione e tracciabilit , fondamentali per garantire una collaborazione efficace e sicura. Questo approccio consente di estendere le capacit del team oltre i confini aziendali, mantenendo il pieno controllo sui dati condivisi. Ora sei in grado di gestire ospiti in modo strategico, conforme e produttivo.

 

e)    I Visitatori

 

       Accesso in sola lettura: Questo ruolo fondamentale per salvaguardare l integrit delle informazioni pubblicate e garantire che solo persone autorizzate possano apportare modifiche. Il Visitatore rappresenta, dunque, una figura chiave in tutti quei contesti in cui essenziale diffondere conoscenza, linee guida o aggiornamenti aziendali senza rischiare alterazioni accidentali o volontarie del contenuto. L accesso in sola lettura permette di assicurare che procedure operative, regolamenti o comunicazioni istituzionali rimangano sempre coerenti e affidabili, consentendo allo stesso tempo una consultazione immediata e controllata da parte di chi ne ha bisogno. In questo modo, SharePoint si conferma uno strumento efficace per bilanciare apertura informativa e sicurezza operativa, sostenendo la distribuzione responsabile e conforme dei dati aziendali.

 

       Prevenzione di modifiche non autorizzate: Impostando permessi di sola lettura per i Visitatori, si tutela l integrit dei dati aziendali: i documenti restano invariati, al sicuro da alterazioni indesiderate. Gli utenti possono cos consultare e diffondere le informazioni senza la possibilit di cancellare, sovrascrivere o modificare file e pagine. Questa restrizione permette di mantenere versioni ufficiali sempre aggiornate e affidabili. Inoltre, si limita notevolmente il rischio di errori accidentali o gesti inconsapevoli che potrebbero compromettere contenuti importanti. Il controllo centralizzato sui permessi assicura che solo chi realmente autorizzato possa intervenire attivamente. In questo modo, si crea un ambiente sicuro, dove la collaborazione efficace ma sempre sotto controllo.

 

       Controllo sulla circolazione delle informazioni: Il ruolo di visitatore, attribuendo un accesso limitato e privo di facolt di modifica, si rivela uno strumento essenziale per garantire che solo informazioni corrette e validate vengano diffuse all interno dell organizzazione. In questo modo, ogni documento rimane fedele alla versione ufficiale, impedendo alterazioni accidentali o divulgazioni non autorizzate. La consultazione sempre tracciata e vincolata alle policy aziendali, riducendo la possibilit di errori e promuovendo la responsabilit individuale nell uso delle risorse condivise. Il controllo centralizzato dei permessi permette di sapere chi pu accedere a quale contenuto, facilitando eventuali audit e revisioni. Questa gestione attenta e strutturata salvaguarda l uniformit delle comunicazioni e sostiene la fiducia tra i diversi reparti e team, valorizzando la trasparenza e la sicurezza delle informazioni. Cos , l organizzazione pu diffondere conoscenze in modo ampio ma sempre sotto un attenta supervisione.

 

Esercizio. I visitatori del sito SharePoint

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo comprendere e applicare le funzionalit associate al ruolo di visitatore in un sito SharePoint. L utente apprender come accedere ai contenuti in sola lettura, navigare tra le risorse disponibili, rispettare le policy di sicurezza e contribuire alla diffusione controllata delle informazioni. Questo esercizio aiuta a prevenire modifiche non autorizzate, garantire l integrit dei documenti e promuovere una fruizione responsabile dei contenuti aziendali. Il ruolo del visitatore fondamentale per assicurare trasparenza e accesso informativo senza compromettere la qualit o la sicurezza dei dati.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

1. Accedere al sito SharePoint come visitatore 🔑

  Accedi a https://portal.office.com

  Vai su SharePoint > seleziona il sito condiviso

  Verifica che il tuo account sia nel gruppo Visitatori

  Clicca su Impostazioni > Autorizzazioni sito

  Controlla che il permesso assegnato sia Visualizzazione

  Accedi alla sezione Documenti

  Apri un file Word, Excel o PDF

  Verifica che non sia possibile modificarlo

  Naviga tra le cartelle disponibili

  Leggi i contenuti senza alterarne la struttura

 

2. Navigare e consultare i contenuti in sola lettura 📄

  Accedi alla home del sito

  Clicca su Documenti > seleziona una cartella

  Apri un file > clic su Visualizza in browser

  Usa la funzione Cerca per trovare contenuti specifici

  Consulta le pagine informative del sito

  Visualizza i file PDF direttamente nel browser

  Scarica i documenti solo se autorizzato

  Non tentare di modificare o sovrascrivere i file

  Segnala eventuali errori al proprietario del sito

  Rispetta le policy di accesso e consultazione

3. Prevenire modifiche non autorizzate 🔐

  Non cliccare su Modifica nei file (se visibile)

  Evita di salvare copie locali non necessarie

  Non condividere link a file senza autorizzazione

  Non inoltrare email con link a contenuti riservati

  Segnala accessi sospetti al team IT

  Riconosci i messaggi di avviso su contenuti protetti

  Rispetta le etichette di riservatezza (es. Solo lettura )

  Non modificare i metadati dei file

  Non caricare nuovi documenti nel sito

  Mantieni un comportamento conforme alle policy aziendali

 

4. Controllare la circolazione delle informazioni 📢

  Consulta solo i contenuti pertinenti al tuo ruolo

  Non inoltrare documenti a utenti non autorizzati

  Usa strumenti aziendali per comunicare (es. Teams)

  Non utilizzare account personali per accedere al sito

  Evita di salvare file su dispositivi non aziendali

  Rispettare le date di validit dei documenti

  Segnala contenuti obsoleti o duplicati

  Non utilizzare i contenuti per scopi non autorizzati

  Riferisci al proprietario del sito per chiarimenti

  Contribuisci a mantenere l integrit informativa

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un dipendente di un altro reparto accede come visitatore al sito SharePoint del team marketing per consultare i materiali della nuova campagna. Il suo ruolo leggere i documenti, informarsi sulle attivit in corso e segnalare eventuali errori, senza modificare o condividere i contenuti. Il proprietario del sito ha configurato l accesso in sola lettura per garantire la sicurezza e la coerenza delle informazioni.

  🔑 Accesso controllato: SharePoint > Autorizzazioni sito
 ➡️ Garantisce che il visitatore possa solo visualizzare i contenuti.

  📄 Consultazione documenti: Documenti > Visualizza in browser
 ➡️ Permette di accedere alle informazioni senza modificarle.

  🔐 Prevenzione modifiche: Nessun permesso di modifica
 ➡️ Protegge l integrit dei file e la loro versione ufficiale.

  📢 Controllo circolazione: Nessuna condivisione esterna
 ➡️ Evita la diffusione non autorizzata di contenuti aziendali.

🧩 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🔑 Accesso visitatore

SharePoint > Impostazioni > Autorizzazioni sito

📄 Visualizzazione contenuti

SharePoint > Documenti > Visualizza in browser

🔐 Controllo modifiche

File > Solo lettura (permessi)

📢 Controllo circolazione

Nessuna condivisione > Policy aziendali

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

  Accesso informativo senza rischio di modifiche

  Protezione dell integrit dei contenuti aziendali

  Riduzione degli errori causati da interventi non autorizzati

  Maggiore controllo sulla diffusione delle informazioni

  Consultazione rapida e sicura dei documenti

  Rispetto delle policy di sicurezza e compliance

  Collaborazione trasparente tra reparti

  Tracciabilit degli accessi e delle visualizzazioni

  Riduzione del carico amministrativo per i proprietari del sito

  Supporto alla governance dei contenuti digitali

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

  Consultazione di policy aziendali 📘
I visitatori accedono a un sito HR per leggere regolamenti, benefit e procedure senza possibilit di modifica.

  Accesso a report interfunzionali 📊
I manager di altri reparti consultano report mensili pubblicati dal team finance in sola lettura.

  Visualizzazione di materiali formativi 🎓
I dipendenti accedono a un sito di formazione per leggere guide e manuali senza alterarne il contenuto.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.   Come si verifica se si visitatori di un sito SharePoint?

2.   Quali permessi ha un visitatore rispetto a un membro?

3.   Come si accede a un documento in sola lettura?

4.   Cosa succede se si tenta di modificare un file come visitatore?

5.   Come si previene la condivisione non autorizzata di contenuti?

6.   Quali comportamenti sono vietati per un visitatore?

7.   Come si segnala un errore in un documento?

8.   possibile scaricare un file come visitatore?

9.   Come si riconosce un contenuto protetto?

10.    Perch importante il controllo sulla circolazione delle informazioni?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai appreso il ruolo e le responsabilit di un visitatore in un sito SharePoint. Hai imparato ad accedere ai contenuti in sola lettura, a navigare tra le risorse disponibili, a rispettare le restrizioni di modifica e a contribuire al controllo della circolazione delle informazioni. Questo ruolo essenziale per garantire trasparenza e accesso informativo senza compromettere la sicurezza o l integrit dei dati. Ora sei in grado di consultare contenuti aziendali in modo responsabile, contribuendo alla governance e alla protezione delle informazioni condivise.

 

f)      Considerazioni aggiuntive e best practice

 

       Combinazione di ruoli: In SharePoint Online possibile assegnare ruoli multipli o temporanei agli utenti, adattando i permessi a seconda dei progetti, delle necessit contingenti o delle evoluzioni organizzative. Questa flessibilit consente di rispondere rapidamente ai cambiamenti del contesto lavorativo, garantendo che ciascun utente abbia accesso solo alle risorse necessarie in ogni fase di un progetto. I ruoli possono essere attribuiti in modo temporaneo, ad esempio per coprire sostituzioni o supportare iniziative particolari, e poi revocati al termine dell esigenza. La combinazione di permessi diversi su documenti, cartelle o intere aree del sito permette di personalizzare il livello di accesso sulla base delle reali responsabilit operative. fondamentale documentare ogni modifica e stabilire criteri chiari per l assegnazione e la revoca dei ruoli. Questo approccio riduce il rischio di errori, favorisce la collaborazione e rafforza la sicurezza complessiva dell ambiente digitale aziendale.

 

       Configurazione granulare: Rappresenta una delle strategie pi efficaci per proteggere i dati sensibili in SharePoint Online. Grazie a questa possibilit , gli amministratori possono attribuire permessi specifici a singoli documenti o cartelle, limitando l accesso solo agli utenti autorizzati. Questo approccio consente di differenziare i livelli di visibilit e modifica, garantendo che informazioni riservate non siano consultabili al di fuori del gruppo designato. Le regole dettagliate permettono anche di tracciare le operazioni eseguite sui file, aumentando la capacit di audit e risposta agli incidenti. importante aggiornare regolarmente queste impostazioni per riflettere l evoluzione delle esigenze aziendali e del personale. Una gestione puntuale delle autorizzazioni riduce il rischio di errori o violazioni involontarie. In questo modo, la sicurezza viene rafforzata a ogni livello del sistema informativo digitale.

 

       Monitoraggio e revisione periodica: fondamentale controllare regolarmente la corretta assegnazione dei ruoli, aggiornando permessi e privilegi in base ai cambiamenti di struttura, personale o requisiti di compliance. Un efficace monitoraggio e una revisione periodica della struttura dei ruoli sono passaggi imprescindibili per una gestione sicura e aggiornata dei permessi in SharePoint Online. consigliabile programmare controlli regolari che permettano di rilevare rapidamente eventuali anomalie, account inattivi o assegnazioni non pi idonee. L aggiornamento dei privilegi, in seguito a modifiche nell organigramma o a nuove esigenze di compliance, previene rischi di accesso non autorizzato e rafforza la protezione dei dati. La collaborazione tra IT, responsabili di area e compliance essenziale per mantenere la coerenza tra ruoli e responsabilit operative. Ogni modifica dovrebbe essere documentata con precisione, favorendo la tracciabilit delle scelte e facilitando eventuali audit interni. Affidarsi a strumenti di reportistica e alert automatici semplifica l individuazione di criticit . Solo attraverso una revisione costante si garantisce che la struttura dei permessi resti coerente, efficace e sicura nel tempo.

 

       Formazione e consapevolezza: Tutti gli utenti dovrebbero essere formati sulle proprie responsabilit e sui limiti previsti dal proprio ruolo, per contribuire alla sicurezza e all efficienza dell ecosistema digitale aziendale. Promuovere la formazione e la consapevolezza all interno dell organizzazione rappresenta uno degli strumenti pi efficaci per garantire un utilizzo sicuro e intelligente di SharePoint. Ciascun utente, indipendentemente dal ruolo ricoperto, dovrebbe ricevere indicazioni chiare sulle proprie responsabilit e comprendere pienamente i limiti e le possibilit consentite dalle proprie autorizzazioni. Investire in percorsi di formazione dedicati ad esempio tramite guide pratiche, webinar o sessioni interattive aiuta a prevenire comportamenti rischiosi e favorisce una maggiore attenzione alla protezione dei dati. Solo utenti consapevoli sono in grado di riconoscere i contenuti sensibili, adottare comportamenti corretti quando condividono risorse e contribuire attivamente alla sicurezza complessiva della piattaforma. Una cultura orientata alla responsabilizzazione diffusa riduce il rischio di errori o violazioni accidentali, rafforza la governance e rende l ecosistema digitale aziendale pi efficiente e affidabile.

 

       Ruolo della governance: In SharePoint, la governance rappresenta l architrave della sicurezza e dell efficacia gestionale. Si basa su policy formalizzate che definiscono chiaramente ruoli, responsabilit e limiti operativi. Fondamentali sono le procedure di escalation, che consentono di affrontare tempestivamente criticit o violazioni. L audit trail garantisce la tracciabilit di ogni attivit svolta, offrendo trasparenza e supporto durante gli audit interni. Una comunicazione fluida e trasparente tra tutti i livelli di ruolo favorisce la coerenza nelle decisioni e la rapida risoluzione di eventuali dubbi. La governance efficace supporta la conformit normativa e riduce i rischi aziendali, promuovendo fiducia e consapevolezza in tutto l ecosistema digitale. Solo cos SharePoint diventa uno strumento realmente strategico per la crescita dell organizzazione.

 

 

Esercizio. Best Practice nell assegnazione dei ruoli

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo di questo esercizio fornire una guida operativa per gestire in modo efficace i ruoli in un sito SharePoint, applicando le buone pratiche relative alla combinazione di ruoli, alla configurazione granulare dei permessi, al monitoraggio e alla revisione periodica, alla formazione degli utenti e alla definizione della governance. L utente imparer a creare livelli di autorizzazione personalizzati, assegnarli tramite gruppi, monitorare le modifiche, pianificare revisioni regolari e promuovere la consapevolezza tra i collaboratori. Questo esercizio pensato per rafforzare la sicurezza, migliorare la trasparenza e ottimizzare la collaborazione tra team, riducendo i rischi di accesso improprio e garantendo una gestione responsabile dei contenuti digitali.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

1. Accedere al sito SharePoint come amministratore 🔐
 ✓ Accedi a https://portal.office.com con le credenziali aziendali 🌐
 ✓ Clicca sull icona di SharePoint nella dashboard di Microsoft 365 🧭
 ✓ Seleziona il sito da gestire (es. Team Progetti ) 🗂️
 ✓ Verifica che il tuo account sia incluso nel gruppo Proprietari del sito 👑
 ✓ Clicca sull icona ⚙️ > Impostazioni sito 🛠️
 ✓ Vai su Permessi del sito per visualizzare i gruppi attivi 🔎
 ✓ Controlla se il sito eredita permessi da un sito padre 🔗
 ✓ Se necessario, clicca su Interrompi ereditariet dei permessi ✂️
 ✓ Verifica che l accesso sia limitato agli utenti autorizzati 🔐
 ✓ Annota i gruppi esistenti per l analisi successiva 📝

2. Analizzare i gruppi e i ruoli esistenti 👥
 ✓ Clicca su Visualizza permessi avanzati 🔍
 ✓ Esamina i gruppi predefiniti: Proprietari , Membri , Visitatori 🧑‍🤝‍🧑
 ✓ Clicca su ciascun gruppo per vedere gli utenti assegnati 👁️
✓ Verifica se ci sono utenti con permessi diretti (non tramite gruppo) 🚫
✓ Esporta l elenco dei permessi in Excel (se disponibile) 📤
 ✓ Identifica ruoli duplicati o incoerenti ⚠️
 ✓ Verifica la coerenza tra permessi e responsabilit 📊
 ✓ Consulta la cronologia delle modifiche (se attiva) 🕓
 ✓ Segnala anomalie al team IT o al proprietario del sito 📣
✓ Prepara un piano di riallineamento dei ruoli 🧾

3. Creare un livello di autorizzazione personalizzato 🧩
 ✓ Vai su Impostazioni sito > Autorizzazioni avanzate ⚙️
 ✓ Clicca su Livelli di autorizzazione > Aggiungi nuovo livello ➕
 ✓ Dai un nome descrittivo (es. Collaboratore limitato ) 🏷️
 ✓ Seleziona solo le azioni necessarie: visualizza, aggiungi, modifica ✅
✓ Deseleziona azioni non necessarie: elimina, gestisci permessi ❌
✓ Includi solo funzionalit coerenti con il ruolo previsto 🧠
✓ Salva il nuovo livello e documentalo in un file condiviso 💾
✓ Verifica che il livello sia disponibile per l assegnazione 📌
 ✓ Testa il livello con un account di prova 🧪
 ✓ Comunica la disponibilit al team IT 📬

4. Creare e gestire gruppi di sicurezza 🛡️
✓ Vai su Utenti e gruppi > Crea nuovo gruppo 👤
 ✓ Assegna un nome coerente (es. Team Marketing Lettura ) 🏷️
 ✓ Inserisci una descrizione chiara del gruppo 📝
 ✓ Imposta il proprietario del gruppo (es. responsabile di reparto) 👨‍💼
 ✓ Seleziona chi pu visualizzare i membri del gruppo 👁️‍🗨️
 ✓ Aggiungi gli utenti con esigenze simili ➕
 ✓ Assegna al gruppo il livello di autorizzazione personalizzato 🧩
✓ Evita assegnazioni dirette a singoli utenti 🚫
 ✓ Documenta la composizione del gruppo in un file condiviso 📄
✓ Verifica che il gruppo sia attivo e correttamente configurato ✅

5. Attivare il monitoraggio delle modifiche ai permessi 📊
 ✓ Vai su Impostazioni sito > Controllo e conformit  🧭
 ✓ Clicca su Registro attivit  o Audit log 📘
 ✓ Abilita il tracciamento delle modifiche ai permessi 🔁
 ✓ Seleziona le azioni da monitorare (es. aggiunta/rimozione utenti) 👥
✓ Imposta la conservazione dei log per almeno 90 giorni 📅
 ✓ Configura l invio automatico di report mensili 📧
 ✓ Verifica che i log siano accessibili solo agli amministratori 🔒
✓ Archivia i report in una cartella protetta su SharePoint 📂
 ✓ Analizza i log per identificare modifiche sospette 🕵️
 ✓ Condividi i risultati con il team di sicurezza IT 🛡️

6. Pianificare revisioni periodiche dei ruoli 📆
 ✓ Apri Outlook e crea un evento ricorrente 📅
 ✓ Intitola l evento Revisione permessi SharePoint 📝
 ✓ Invita i responsabili di reparto e il team IT 👥
 ✓ Prepara un report con l elenco dei gruppi e dei permessi 📊
✓ Durante la riunione, confronta i ruoli con le responsabilit attuali 🔍
 ✓ Identifica utenti inattivi o con permessi eccessivi 🚫
 ✓ Aggiorna i gruppi e i livelli di autorizzazione se necessario 🔄
✓ Documenta le modifiche effettuate 🧾
 ✓ Archivia il verbale della revisione nel sito 📁
 ✓ Comunica le modifiche agli utenti coinvolti 📣

7. Promuovere la formazione e la consapevolezza 🎓
 ✓ Crea una guida PDF con le policy sui ruoli 📘
 ✓ Carica la guida nella sezione Documentazione interna 📤
 ✓ Organizza una sessione formativa su Teams 🧑‍🏫
 ✓ Registra la sessione e rendila disponibile nel sito 📹
 ✓ Invia un quiz di verifica tramite Microsoft Forms 📝
 ✓ Raccogli i risultati e identifica eventuali lacune 📊
 ✓ Offri supporto personalizzato agli utenti in difficolt 🆘
 ✓ Invia un promemoria mensile con le buone pratiche 🔔
 ✓ Crea una sezione FAQ sui ruoli e permessi ❓
 ✓ Aggiorna periodicamente i materiali formativi 🔄

8. Definire e pubblicare la governance dei ruoli 🏛️
 ✓ Redigi un documento con le policy di assegnazione dei ruoli 📄
✓ Includi criteri per la creazione di nuovi gruppi 🧩
 ✓ Definisci le responsabilit dei proprietari di sito 👑
✓ Specifica la frequenza delle revisioni periodiche 📆
 ✓ Indica le modalit di segnalazione di anomalie ⚠️
✓ Pubblica il documento nella sezione Governance del sito 🌐
 ✓ Comunica l esistenza del documento a tutti i membri 📣
 ✓ Richiedi conferma di lettura tramite Microsoft Forms ✅
✓ Aggiorna il documento ad ogni revisione 🔁
 ✓ Archivia le versioni precedenti per tracciabilit 🗃️

📘 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un sito SharePoint dedicato alla gestione dei progetti IT presenta accessi impropri da parte di utenti con permessi eccessivi. Il responsabile IT decide di riorganizzare i ruoli per garantire sicurezza e trasparenza.
 ✓ Accesso controllato: SharePoint > Impostazioni > Permessi del sito 🔐
 ✓ Creazione di ruoli personalizzati: Livelli di autorizzazione > Aggiungi nuovo livello 🧩
 ✓ Assegnazione tramite gruppi: Utenti e gruppi > Crea gruppo 👥
✓ Monitoraggio e revisione: Controllo e conformit > Registro attivit 📊
 ✓ Formazione e governance: Carica file > Documentazione interna 📁

⌨️ COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🛠️ Gestione permessi

SharePoint > Impostazioni > Permessi del sito 🔐

🧩 Livelli personalizzati

SharePoint > Impostazioni sito > Autorizzazioni avanzate > Nuovo livello 🧱

👥 Gruppi di sicurezza

SharePoint > Utenti e gruppi > Crea gruppo 👤

📊 Registro attivit

SharePoint > Impostazioni sito > Controllo e conformit 📈

📁 Documentazione governance

SharePoint > Carica file > Documentazione interna 📂

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✓ Migliore controllo degli accessi e riduzione dei rischi di sicurezza
✓ Permessi su misura che riflettono le reali responsabilit degli utenti
✓ Maggiore trasparenza nella gestione dei ruoli e delle autorizzazioni
 ✓ Riduzione degli errori causati da permessi eccessivi o incoerenti
 ✓ Tracciabilit delle modifiche e audit pi semplici
 ✓ Formazione continua e consapevolezza diffusa tra i collaboratori
 ✓ Governance documentata e facilmente accessibile
✓ Collaborazione pi sicura tra team e reparti
✓ Automatizzazione delle revisioni periodiche
 ✓ Allineamento con le policy aziendali di sicurezza e compliance

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.   Come si crea un nuovo livello di autorizzazione in SharePoint?

2.   Perch sconsigliato assegnare ruoli direttamente ai singoli utenti?

3.   Quali strumenti offre SharePoint per monitorare le modifiche ai permessi?

4.   Come si pianifica una revisione periodica dei ruoli?

5.   Qual il vantaggio di usare gruppi di sicurezza?

6.   Dove si pubblicano le policy di governance?

7.   Come si promuove la consapevolezza tra gli utenti?

8.   Quali permessi evitare per un ruolo Collaboratore limitato ?

9.   Come si verifica se un utente ha accessi impropri?

10.    Quali sono i rischi di una cattiva gestione dei ruoli?

🧾 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai appreso come gestire in modo avanzato i ruoli in SharePoint, combinando permessi personalizzati, gruppi di sicurezza e pratiche di governance. Hai imparato a creare livelli di autorizzazione su misura, assegnarli in modo coerente, monitorare le modifiche e pianificare revisioni periodiche. L esercizio ha evidenziato l importanza della formazione e della documentazione per garantire una gestione sicura e trasparente dei contenuti. Ora sei in grado di applicare queste competenze per migliorare la sicurezza, la produttivit e la collaborazione all interno della tua organizzazione.

 

4.    ESEMPI DI UTILIZZO IN AZIENDA

 

SharePoint Online si configura oggi come una delle piattaforme pi versatili e potenti per rispondere alle esigenze di collaborazione e gestione delle informazioni all interno delle organizzazioni moderne. Grazie alla sua architettura modulare e ai continui aggiornamenti, in grado di adattarsi a una pluralit di contesti, permettendo alle aziende di affrontare le sfide della digitalizzazione in modo flessibile e sicuro. Uno dei principali scenari applicativi riguarda la gestione dei progetti. In questo ambito, SharePoint consente ai team di creare siti dedicati dove possibile centralizzare la documentazione relativa ai singoli progetti, monitorare le attivit attraverso elenchi e calendari condivisi, assegnare task ai diversi membri e collaborare in tempo reale anche da sedi o dispositivi differenti. La possibilit di integrare strumenti come Microsoft Teams e Planner rende l esperienza ancora pi dinamica, facilitando la comunicazione e la supervisione costante dell avanzamento delle attivit .

Un altro contesto d uso estremamente rilevante rappresentato dalla realizzazione di intranet aziendali. Attraverso SharePoint Online, le organizzazioni possono costruire portali personalizzati in cui pubblicare notizie, comunicazioni interne, eventi, regolamenti, policy e risorse utili per il personale. La struttura modulabile della piattaforma permette di creare aree tematiche destinate a dipartimenti specifici o a gruppi di progetto, promuovendo cos un flusso informativo chiaro e una condivisione della conoscenza che pu essere facilmente consultata e aggiornata. L intranet diventa cos un punto di riferimento unico per tutta la popolazione aziendale, favorendo il senso di appartenenza e la partecipazione attiva.

La gestione documentale rappresenta uno degli aspetti fondamentali su cui si fonda l efficacia di SharePoint Online. Attraverso le sue librerie documenti, la piattaforma consente di archiviare, catalogare, ricercare e condividere file di qualunque formato, garantendo la conformit alle normative sulla protezione dei dati e la tracciabilit delle modifiche grazie al versioning automatico e ai log delle attivit . La classificazione tramite metadati, la ricerca avanzata e la possibilit di impostare permessi granulari su cartelle o singoli documenti assicurano che ogni informazione sia facilmente reperibile e accessibile solo alle persone autorizzate, riducendo il rischio di errori o violazioni di sicurezza.

Non meno importante il ruolo che SharePoint assume nella collaborazione tra team, specialmente in contesti distribuiti o caratterizzati dallo smart working. La natura cloud-based della piattaforma consente a persone di dipartimenti, sedi o addirittura paesi diversi di lavorare insieme su documenti condivisi, commentare, proporre modifiche e ricevere aggiornamenti in tempo reale, senza dover ricorrere a invii ripetuti via email o a strumenti separati. Questa coerenza operativa migliora la produttivit generale, stimola l innovazione e contribuisce alla costruzione di una cultura aziendale pi aperta e inclusiva.

Infine, SharePoint Online si distingue per le sue capacit di automazione dei processi, che possono essere sfruttate per digitalizzare procedure aziendali talvolta complesse e ripetitive. Ad esempio, attraverso flussi di lavoro automatizzati, possibile gestire con semplicit le richieste di approvazione di documenti, le prenotazioni di risorse o la raccolta di feedback da parte dei dipendenti, configurando regole specifiche che riducono il margine di errore umano e garantiscono tempi di risposta pi rapidi. L integrazione con Power Automate e le API di Microsoft 365 espande ulteriormente le possibilit , consentendo la creazione di soluzioni personalizzate adatte alle esigenze peculiari di ogni realt .

In sintesi, l adozione di SharePoint Online permette di rispondere in modo efficace e strutturato alle sfide della gestione dell informazione, favorendo la condivisione della conoscenza, l efficienza operativa e l evoluzione digitale dell organizzazione. Che si tratti di coordinare progetti complessi, di centralizzare le comunicazioni interne, di archiviare documenti strategici, di facilitare la collaborazione tra persone o di snellire i processi amministrativi, questa piattaforma rappresenta uno strumento strategico per il successo aziendale nel contesto contemporaneo.

 

a)    Gestione di progetti

 

SharePoint Online uno strumento ideale per la gestione strutturata e collaborativa dei progetti aziendali.

       Creazione di siti di progetto dedicati: La creazione di un sito SharePoint dedicato per ciascun progetto consente di strutturare il lavoro in modo ordinato e trasparente. Ogni sito pu essere personalizzato secondo le esigenze specifiche, includendo sezioni per obiettivi, deliverable, contatti chiave e calendario delle attivit . Gli spazi tematici facilitano la concentrazione delle risorse e la collaborazione tra persone di diversi dipartimenti. La documentazione sempre aggiornata e centralizzata, accessibile ovunque grazie alla natura cloud della piattaforma. I membri del progetto possono partecipare a discussioni mirate tramite forum interni, condividere idee e risolvere problemi in modo tempestivo. Elenchi di attivit dinamici aiutano a suddividere i compiti, assegnare responsabilit e monitorare l avanzamento. Questa organizzazione digitale migliora la produttivit e favorisce una gestione condivisa della conoscenza tra tutti i partecipanti. La creazione di un sito SharePoint dedicato per ciascun progetto consente di strutturare il lavoro in modo ordinato e trasparente. Ogni sito pu essere personalizzato secondo le esigenze specifiche, includendo sezioni per obiettivi, deliverable, contatti chiave e calendario delle attivit . Gli spazi tematici facilitano la concentrazione delle risorse e la collaborazione tra persone di diversi dipartimenti. La documentazione sempre aggiornata e centralizzata, accessibile ovunque grazie alla natura cloud della piattaforma. I membri del progetto possono partecipare a discussioni mirate tramite forum interni, condividere idee e risolvere problemi in modo tempestivo. Elenchi di attivit dinamici aiutano a suddividere i compiti, assegnare responsabilit e monitorare l avanzamento. Questa organizzazione digitale migliora la produttivit e favorisce una gestione condivisa della conoscenza tra tutti i partecipanti. La creazione di un sito SharePoint dedicato per ciascun progetto consente di strutturare il lavoro in modo ordinato e trasparente. Ogni sito pu essere personalizzato secondo le esigenze specifiche, includendo sezioni per obiettivi, deliverable, contatti chiave e calendario delle attivit . Gli spazi tematici facilitano la concentrazione delle risorse e la collaborazione tra persone di diversi dipartimenti. La documentazione sempre aggiornata e centralizzata, accessibile ovunque grazie alla natura cloud della piattaforma. I membri del progetto possono partecipare a discussioni mirate tramite forum interni, condividere idee e risolvere problemi in modo tempestivo. Elenchi di attivit dinamici aiutano a suddividere i compiti, assegnare responsabilit e monitorare l avanzamento. Questa organizzazione digitale migliora la produttivit e favorisce una gestione condivisa della conoscenza tra tutti i partecipanti.

 

       Centralizzazione dei documenti: Significa disporre di un archivio digitale sempre organizzato, dove ogni file di progetto trova la sua collocazione ideale. Questo riduce drasticamente il rischio di duplicazioni o smarrimenti e permette ai membri del team di accedere rapidamente alle informazioni necessarie, ovunque si trovino e da qualunque dispositivo. L interfaccia intuitiva facilita la ricerca per nome, data o metadati, rendendo semplice individuare documenti anche tra migliaia di file. Grazie alla gestione dei permessi, ogni documento pu essere visualizzato, modificato o condiviso solo dalle persone autorizzate, rafforzando la sicurezza delle informazioni sensibili. Inoltre, la sincronizzazione automatica con OneDrive garantisce che le versioni pi aggiornate siano sempre disponibili, anche offline. Infine, la possibilit di collegare file a task o discussioni di progetto migliora la tracciabilit e la collaborazione, trasformando la documentazione in una risorsa strategica e dinamica. Centralizzare i documenti in SharePoint significa disporre di un archivio digitale sempre organizzato, dove ogni file di progetto trova la sua collocazione ideale

 

       Monitoraggio delle attivit : L integrazione con Planner e To Do consente di assegnare task, monitorare scadenze, avanzamento e priorit . Grazie all integrazione tra SharePoint, Planner e To Do, la gestione delle attivit di progetto diventa chiara e strutturata. Ogni task pu essere assegnato a persone specifiche, con relative scadenze e livelli di priorit . Gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento sono visibili in tempo reale, favorendo il coordinamento tempestivo fra i membri del team. Planner offre una panoramica grafica delle attivit , con bacheche e schede personalizzabili. To Do permette di tracciare le singole azioni quotidiane, evitando dimenticanze e ritardi. Notifiche automatiche segnalano nuove assegnazioni o cambiamenti di stato. In questo modo, la produttivit aumenta e il rischio di sovrapposizioni o inefficienze si riduce sensibilmente.

 

       Visualizzazione del progresso: La visualizzazione del progresso in SharePoint Online avviene grazie a dashboard e report dinamici che offrono una panoramica immediata e dettagliata sull avanzamento delle attivit di progetto. I responsabili possono consultare grafici, indicatori di stato e tabelle interattive che raccolgono automaticamente i dati da elenchi di attivit e documenti collegati. Questo permette di identificare tempestivamente criticit , ritardi o aree che richiedono interventi, facilitando una gestione proattiva. Le dashboard sono personalizzabili e possono integrare dati provenienti da Power BI, offrendo cos analisi approfondite e viste sintetiche o di dettaglio, a seconda delle esigenze. Anche i membri del team beneficiano di una maggiore trasparenza, potendo monitorare i progressi individuali e collettivi. L accesso alle informazioni garantito da qualsiasi dispositivo, rendendo la supervisione continua e flessibile. In questo modo, SharePoint diventa uno strumento fondamentale per la governance efficace dei progetti.

 

       Versionamento e controllo delle modifiche: Ogni documento mantiene lo storico delle versioni, rendendo semplice recuperare le modifiche e ripristinare contenuti precedenti. Il sistema di versionamento integrato in SharePoint Online garantisce la tracciabilit completa di ogni modifica apportata ai documenti condivisi. Per ogni file, viene automaticamente archiviata una cronologia dettagliata delle versioni, che riporta chi ha effettuato ciascuna modifica, la data e l ora dell intervento, oltre a eventuali commenti associati. In questo modo, possibile confrontare versioni precedenti, identificare rapidamente eventuali errori o cambiamenti indesiderati e tornare con un semplice clic allo stato desiderato del documento. Questa funzionalit risulta particolarmente preziosa nei contesti collaborativi, dove pi persone apportano modifiche contemporaneamente. Il recupero delle versioni precedenti intuitivo e non richiede competenze tecniche avanzate, rendendo cos la gestione dei contenuti pi sicura e trasparente. La disponibilit dello storico supporta inoltre le esigenze di audit e conformit , assicurando che ogni passaggio del lavoro sia documentato e facilmente verificabile.

 

       Gestione dei permessi granulari: I ruoli e le autorizzazioni possono essere configurati per garantire che solo le persone autorizzate accedano alle informazioni sensibili. La gestione dei permessi granulari in SharePoint permette di stabilire con precisione chi pu accedere, modificare o condividere ogni singolo documento o area del sito. possibile definire ruoli distinti (come lettore, collaboratore, proprietario) e assegnarli a gruppi o singole persone, garantendo massima riservatezza sulle informazioni sensibili. Le impostazioni possono essere personalizzate a livello di cartella, file o pagina, offrendo flessibilit nella protezione dei dati. Grazie ai log di accesso e alle notifiche di condivisione, semplice monitorare chi interagisce con i contenuti. Le autorizzazioni possono essere modificate rapidamente in base all evoluzione del progetto. In questo modo, si mantiene il pieno controllo sulla sicurezza informativa e si prevengono accessi indesiderati. La configurazione accurata dei permessi fondamentale per rispettare normative e policy aziendali.

 

       Collaborazione in tempo reale: La funzione di co-authoring di SharePoint Online consente a pi utenti di modificare contemporaneamente lo stesso documento Word, Excel o PowerPoint, visualizzando in tempo reale i cambiamenti apportati dagli altri. Ogni contributo viene automaticamente salvato e sincronizzato, eliminando il rischio di versioni duplicate o sovrascritte. I cursori colorati e le notifiche visive permettono di individuare facilmente chi sta lavorando su quali parti del file. I commenti integrati facilitano il confronto immediato su idee, dubbi o revisioni, rendendo il lavoro di gruppo pi dinamico. Grazie al versionamento, sempre possibile recuperare versioni precedenti o confrontare le modifiche. L accessibilit cloud garantisce la collaborazione anche a distanza, da qualsiasi dispositivo. Questo approccio trasforma il tradizionale lavoro su documenti in un processo partecipativo, agile e trasparente.

 

       Integrazione con Microsoft Teams: L integrazione con Microsoft Teams trasforma SharePoint Online in un vero hub collaborativo. All interno dello stesso ambiente di lavoro, possibile avviare chat di gruppo o conversazioni private, organizzare riunioni e videoconferenze pianificate o immediate, e condividere file con il team senza mai lasciare il contesto del progetto. Ogni documento archiviato su SharePoint pu essere discusso, revisionato e aggiornato in tempo reale attraverso Teams, sfruttando commenti e notifiche che migliorano la tracciabilit delle decisioni. La sincronizzazione tra le due piattaforme permette ai membri di lavorare contemporaneamente sui file, mantenendo versioni allineate e storici accessibili. Inoltre, la possibilit di integrare canali tematici consente una gestione ordinata delle comunicazioni, favorendo il coinvolgimento di tutte le persone interessate. In questo modo, la collaborazione si fa fluida, trasparente e sempre accessibile da qualsiasi dispositivo.

 

       Notifiche e aggiornamenti automatici: In SharePoint Online, ogni partecipante viene costantemente informato sulle attivit che lo riguardano grazie ad alert tempestivi. Gli utenti ricevono notifiche via e-mail o direttamente nell interfaccia, per segnalare l assegnazione di nuovi compiti, modifiche ai documenti oppure commenti sulle discussioni. Questo sistema garantisce che nessuna scadenza sfugga e che tutti siano aggiornati sulle ultime evoluzioni del progetto. Le notifiche possono essere personalizzate in base alle esigenze individuali, scegliendo su quali eventi ricevere segnalazioni. Inoltre, la sincronizzazione con Teams e Outlook permette di centralizzare tutti gli avvisi, evitando dispersioni informative. In questo modo, la comunicazione risulta chiara, puntuale e sempre a portata di mano, favorendo un coinvolgimento attivo e costante. La gestione proattiva delle notifiche contribuisce alla trasparenza operativa e all efficacia complessiva del lavoro di squadra.

 

       Archiviazione e consegna dei deliverable: I prodotti finali vengono conservati in modo strutturato e facilmente reperibile. Archiviare e consegnare i deliverable in SharePoint significa garantirne la massima tracciabilit e sicurezza. Ogni risultato di progetto trova posto in cartelle dedicate, organizzate per fase, tipologia o cliente, con metadati che ne agevolano la ricerca. Grazie alla gestione dei permessi, solo le persone autorizzate possono accedere, scaricare o condividere i file. Le versioni dei documenti sono sempre disponibili, consentendo di recuperare facilmente revisioni precedenti. Notifiche automatiche avvisano il team quando un deliverable viene caricato o aggiornato. L integrazione con flussi di lavoro permette di associare la consegna dei deliverable a processi di approvazione. In questo modo, ogni prodotto finale risulta sempre reperibile, aggiornato e pronto per essere condiviso con stakeholder interni ed esterni.

 

Esercizio. Gestione dei progetti

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

Questo esercizio ha l obiettivo di fornire una guida pratica e dettagliata all utilizzo di Microsoft SharePoint per la gestione efficace di progetti aziendali. L utente sar in grado di creare un sito di progetto dedicato, centralizzare documenti, assegnare attivit , monitorare l avanzamento, gestire versioni e permessi, collaborare in tempo reale e integrare strumenti come Microsoft Teams e Power BI. L esercizio pensato per simulare un contesto operativo reale, in cui SharePoint diventa il fulcro della comunicazione e della produttivit del team. Al termine, l utente avr acquisito competenze operative concrete per configurare e utilizzare SharePoint in modo efficace e strategico.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

1. Creazione del sito di progetto 🏗️

✓ Accedi a SharePoint e clicca su Crea sito 🖱️
 ✓ Seleziona Sito del team per la collaborazione 🧩
 ✓ Inserisci il nome del progetto (es. Progetto Vega ) 📝
 ✓ Aggiungi i membri del team con i relativi ruoli 👥
 ✓ Clicca su Fine per generare il sito ✅
 ✓ Personalizza la home con web part (es. attivit , documenti) 🧱
 ✓ Aggiungi un logo e scegli un tema coerente 🎨
 ✓ Crea una struttura di navigazione chiara (es. Documenti , Attivit ) 🧭
 ✓ Salva e pubblica il sito per renderlo operativo 💾
 ✓ Condividi il link con il team per l accesso immediato 🔗

2. Centralizzazione dei documenti 📂

✓ Accedi alla libreria Documenti del sito 📁
 ✓ Clicca su Carica per inserire file singoli o cartelle ⬆️
 ✓ Crea cartelle tematiche (es. Contratti , Report ) 🗂️
 ✓ Aggiungi metadati personalizzati (es. tipo documento, scadenza) 🏷️
✓ Attiva la colonna Autore per tracciabilit 🧑‍💼
 ✓ Imposta visualizzazioni filtrate per categoria o data 🔍
✓ Sincronizza la libreria con OneDrive per accesso offline 🔄
✓ Aggiungi descrizioni ai file per facilitarne la comprensione 🗒️
✓ Blocca file per modifica se necessario (check-out) 🔐
 ✓ Condividi file con permessi specifici per ruolo 📨

3. Visualizzazione del progresso 📊

✓ Inserisci la web part Power BI nella home 📊
 ✓ Collega un report di avanzamento da Excel o database 📎
 ✓ Mostra KPI come % completamento, attivit in ritardo 📌
 ✓ Aggiungi grafici a barre, torta e timeline 📉
 ✓ Imposta aggiornamento automatico dei dati 🔄
 ✓ Filtra per team, milestone o area di progetto 🧮
 ✓ Visualizza trend temporali per analisi storica 📆
 ✓ Integra con Excel per analisi avanzate 📊
 ✓ Personalizza colori e layout per chiarezza visiva 🎨
 ✓ Condividi dashboard con il team per allineamento 👥

4. Versionamento e controllo modifiche 🕓

✓ Vai su Impostazioni libreria e attiva il controllo versioni ⚙️
 ✓ Imposta il numero massimo di versioni da conservare 🔢
 ✓ Visualizza la cronologia delle modifiche per ogni file 📜
 ✓ Ripristina versioni precedenti in caso di errore ⏮️
 ✓ Aggiungi commenti descrittivi alle modifiche 💬
 ✓ Notifica automaticamente le modifiche importanti 📣
 ✓ Blocca file in revisione per evitare conflitti 🔐
 ✓ Attiva l approvazione dei contenuti prima della pubblicazione ✅
 ✓ Archivia versioni finali in cartelle dedicate 📁
 ✓ Documenta le revisioni per audit e tracciabilit 🧾

5. Gestione dei permessi granulari 🔐

✓ Vai su Impostazioni sito → Autorizzazioni sito ⚙️
 ✓ Crea gruppi di sicurezza (es. Lettori, Editor, Owner) 👥
 ✓ Assegna permessi a livello di cartella o file 🗂️
 ✓ Rimuovi l eredit dei permessi per personalizzazioni 🔄
 ✓ Condividi file con link protetti da scadenza 🔗
 ✓ Imposta scadenze temporali per accessi esterni ⏰
 ✓ Usa autenticazione a due fattori per maggiore sicurezza 🔑
✓ Monitora accessi e modifiche tramite log attivit 📊
 ✓ Revoca accessi non pi necessari periodicamente ❌
✓ Documenta le policy di accesso per conformit 📚

6. Collaborazione in tempo reale 🤝

✓ Apri un documento in Word/Excel/PowerPoint Online 📄
 ✓ Invita colleghi a modificare contemporaneamente 👥
✓ Visualizza i cursori degli altri utenti in tempo reale 🖱️
 ✓ Usa commenti e @menzioni per feedback mirati 💬
 ✓ Attiva la chat integrata per discussioni rapide 💻
 ✓ Approfitta del salvataggio automatico continuo 💾
 ✓ Usa Confronta versioni per verificare modifiche 🔍
✓ Integra con Teams per discussioni contestuali 💬
 ✓ Crea riunioni rapide direttamente dal documento 📞
 ✓ Registra modifiche nella cronologia per trasparenza 📜

7. Integrazione con Microsoft Teams 💬

✓ Crea un canale dedicato al progetto in Teams 📺
 ✓ Aggiungi la scheda SharePoint al canale 🧩
 ✓ Collega il sito di progetto per accesso diretto 🔗
 ✓ Visualizza e modifica documenti direttamente da Teams 📄
 ✓ Aggiungi Planner come scheda per attivit 📋
 ✓ Usa la chat per aggiornamenti e domande rapide 💬
 ✓ Condividi file nelle conversazioni del canale 📎
 ✓ Avvia riunioni direttamente da Teams 📞
 ✓ Ricevi notifiche da SharePoint nel canale 🔔
 ✓ Collabora senza cambiare piattaforma 🔄

8. Notifiche e aggiornamenti automatici 🔔

✓ Vai su Avvisi nella libreria documenti 📁
 ✓ Clicca su Aggiungi avviso per configurare 🛠️
 ✓ Scegli il tipo di modifica da monitorare 📝
 ✓ Imposta la frequenza (immediata, giornaliera, settimanale) ⏱️
✓ Seleziona i destinatari delle notifiche 📧
 ✓ Personalizza oggetto e contenuto del messaggio ✉️
 ✓ Attiva notifiche per modifiche in Planner 📋
 ✓ Usa Power Automate per flussi avanzati 🔄
 ✓ Invia notifiche via Teams o email 📬
✓ Monitora attivit con report automatici 📊

9. Archiviazione e consegna dei deliverable 📦

✓ Crea una cartella Deliverable con permessi di sola lettura 📁
 ✓ Carica le versioni finali dei documenti approvati ⬆️
 ✓ Aggiungi metadati come data consegna e responsabile 🏷️
 ✓ Usa Power Automate per invio automatico ai clienti 📤
 ✓ Crea link condivisibili con scadenza 🔗
 ✓ Firma digitalmente i documenti con Adobe Sign ✍️
✓ Archivia in OneDrive o SharePoint con backup ☁️
 ✓ Imposta scadenze di conservazione secondo policy 📆
 ✓ Documenta la consegna con log e ricevute 🧾
 ✓ Proteggi i file con crittografia e accesso limitato 🔐

 

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un team internazionale deve gestire il lancio di un nuovo prodotto. Il sito SharePoint viene creato per centralizzare documenti, assegnare attivit , monitorare l avanzamento e collaborare in tempo reale. Il team lavora da sedi diverse e ha bisogno di uno spazio unico, integrato con Teams, per garantire trasparenza, tracciabilit e produttivit .

📁 Creazione sito
 ✓ Accedi a SharePoint e clicca su  Crea sito  dalla home page.
✓ Seleziona  Sito del team  nella finestra di dialogo.
 ✓ Inserisci il nome del progetto nel campo Nome sito e clicca su  Avanti .
 ✓ Aggiungi i membri del team nel campo Aggiungi membri e clicca su  Fine .
 ✓ Personalizza la home page cliccando su  Modifica  e aggiungendo web part come Attivit , Documenti e Notizie .

📂 Gestione documenti
 ✓ Vai alla sezione Documenti nel menu laterale del sito.
 ✓ Clicca su  Carica  →  File  o  Cartella  per inserire contenuti.
 ✓ Clicca su  Nuovo  →  Cartella  per creare una struttura tematica.
 ✓ Clicca su  Aggiungi colonna  →  Scelta  per creare metadati personalizzati.
 ✓ Clicca su  Visualizza opzioni  →  Salva visualizzazione con nome  per creare viste filtrate.

📊 Monitoraggio attivit
✓ Clicca su  Modifica  nella home del sito e poi su  +  per aggiungere una web part.
 ✓ Seleziona  Planner  e collega un piano esistente o creane uno nuovo.
 ✓ Clicca su  + Aggiungi attivit  per inserire task.
 ✓ Clicca su un attivit →  Assegna  per selezionare un responsabile.
 ✓ Clicca su  Etichette  per categorizzare le attivit (es. Urgente ).

🔐 Controllo accessi
 ✓ Vai su  Impostazioni  (icona a ingranaggio) →  Autorizzazioni sito .
✓ Clicca su  Avanzate  per accedere alla gestione dettagliata.
 ✓ Clicca su  Interrompi l eredit delle autorizzazioni .
 ✓ Clicca su  Concedi autorizzazioni  per assegnare ruoli specifici.
 ✓ Clicca su  Controlla autorizzazioni  per verificare i permessi utente.

🔔 Notifiche automatiche
 ✓ Vai alla libreria Documenti e clicca su   accanto al nome.
✓ Seleziona  Avvisi  →  Aggiungi avviso .
 ✓ Scegli il tipo di modifica da monitorare (aggiunta, modifica, eliminazione).
 ✓ Imposta la frequenza (immediata, giornaliera, settimanale).
 ✓ Inserisci gli indirizzi email dei destinatari e clicca su  OK .

🧭 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🏗️ Creazione sito

SharePoint → Crea sito 🧭

📂 Caricamento documenti

Libreria documenti → Carica 📁

📋 Gestione attivit

Aggiungi web part → Planner 📌

📊 Visualizzazione avanzamento

Aggiungi web part → Power BI 📈

🕓 Controllo versioni

Impostazioni libreria → Controllo versioni 🛠️

🔐 Gestione permessi

Impostazioni sito → Autorizzazioni sito 🔑

🤝 Collaborazione in tempo reale

Word Online → Condividi → Modifica con altri 🧑‍💻

💬 Integrazione Teams

Teams → Aggiungi scheda → SharePoint 💼

🔔 Notifiche automatiche

Libreria → Avvisi → Aggiungi avviso 📣

📦 Archiviazione deliverable

Libreria → Nuova cartella → Imposta permessi → Carica file finali 📤

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✓ Centralizzazione delle informazioni in un unico spazio.
 ✓ Collaborazione simultanea e asincrona tra team distribuiti.
✓ Tracciabilit completa delle modifiche ai documenti.
 ✓ Automazione dei flussi di lavoro e delle notifiche.
✓ Integrazione fluida con Microsoft Teams e Planner.
✓ Riduzione dei tempi di ricerca e accesso ai file.
✓ Maggiore sicurezza grazie alla gestione granulare dei permessi.
 ✓ Visualizzazione chiara dell avanzamento del progetto.
✓ Notifiche tempestive per ogni aggiornamento.
 ✓ Archiviazione ordinata e tracciabile dei deliverable finali.

 

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

🏢 Gestione progetti IT
Un sito SharePoint pu essere utilizzato per coordinare attivit tra sviluppatori, project manager e stakeholder. Ogni sprint pu essere tracciato con Planner, mentre i documenti tecnici vengono centralizzati e versionati. L integrazione con Teams consente aggiornamenti rapidi e riunioni immediate.

📦 Sviluppo prodotto
Durante la fase di sviluppo, SharePoint consente di organizzare file di design, specifiche tecniche e test. Le attivit vengono assegnate tramite Planner e monitorate con Power BI. I documenti finali vengono archiviati e condivisi con i team di produzione e marketing.

📈 Campagne marketing
Le campagne possono essere gestite creando un sito dedicato con contenuti, timeline e materiali promozionali. I team possono collaborare in tempo reale su bozze e piani editoriali. Le notifiche automatiche tengono aggiornati tutti sulle modifiche.

🧑‍🏫 Formazione interna
Un sito SharePoint pu fungere da portale formativo con corsi, materiali, quiz e feedback. I dipendenti possono accedere ai contenuti, completare attivit e ricevere aggiornamenti. I responsabili possono monitorare i progressi e aggiornare i materiali in tempo reale.

🛠️ Supporto clienti
La documentazione tecnica, le FAQ e i ticket possono essere gestiti in un sito SharePoint. I tecnici possono aggiornare i contenuti, mentre i clienti interni accedono alle ultime versioni. Le notifiche segnalano modifiche importanti o nuove soluzioni.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Come si crea un sito di progetto in SharePoint?

2.       Quali sono i vantaggi della centralizzazione dei documenti?

3.       Come si monitorano le attivit con Planner?

4.       In che modo Power BI aiuta nella visualizzazione del progresso?

5.       Come si attiva il controllo versioni in una libreria documenti?

6.       Quali sono i passaggi per gestire i permessi granulari?

7.       Come si collabora in tempo reale su un documento in SharePoint?

8.       Quali sono i benefici dell integrazione con Microsoft Teams?

9.       Come si configurano le notifiche automatiche per i documenti?

10.    Quali strumenti si usano per archiviare e consegnare i deliverable?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Attraverso questo esercizio hai acquisito una panoramica completa sull utilizzo di Microsoft SharePoint per la gestione di progetti aziendali. Hai imparato a creare un sito di progetto, centralizzare documenti, assegnare e monitorare attivit , e visualizzare l avanzamento tramite strumenti integrati come Planner e Power BI. Hai esplorato la gestione dei permessi, il controllo delle versioni e la collaborazione in tempo reale, oltre all integrazione con Microsoft Teams. Hai anche configurato notifiche automatiche e archiviazione dei deliverable. Queste competenze ti permetteranno di migliorare la produttivit del team, garantire trasparenza e tracciabilit , e gestire i progetti in modo pi efficiente e strutturato.

 

b)    La Intranet aziendale

La creazione di una intranet moderna e dinamica uno degli utilizzi pi diffusi di SharePoint Online.

       Portali personalizzati: Con SharePoint, ogni azienda ha la possibilit di progettare portali personalizzati che rispecchiano la propria identit e le specifiche esigenze operative. La home page istituzionale diventa il punto di accesso centrale per tutte le informazioni strategiche, offrendo aggiornamenti, link rapidi e risorse utili. Attraverso la creazione di aree tematiche, possibile suddividere lo spazio digitale in sezioni dedicate ai diversi dipartimenti, alle business unit o alle community aziendali, garantendo cos contenuti pertinenti per ogni categoria di utenti. Questi spazi consentono una gestione mirata dei documenti, lo scambio di idee e la collaborazione focalizzata su obiettivi comuni. La personalizzazione grafica, la scelta dei widget e l integrazione di strumenti specifici rendono ogni portale unico e funzionale. In questo modo, SharePoint favorisce l organizzazione delle informazioni, migliorando l esperienza di navigazione e la produttivit del personale.

 

       Condivisione di notizie ed eventi: La condivisione di notizie ed eventi rappresenta uno dei pilastri fondamentali di una intranet efficace realizzata con SharePoint. Attraverso bacheche digitali, feed e calendari integrati, possibile comunicare tempestivamente novit aziendali, lanci di prodotti e informazioni su eventi interni ed esterni. Le bacheche offrono uno spazio centralizzato dove pubblicare avvisi e aggiornamenti visibili a tutte le persone interessate, garantendo che le comunicazioni pi rilevanti rimangano sempre in primo piano. I feed dinamici, invece, consentono una diffusione rapida e interattiva delle notizie, favorendo l engagement tramite commenti, like e notifiche in tempo reale. I calendari condivisi permettono la pianificazione e la visualizzazione di eventi, con la possibilit di integrare iscrizioni, inviti e promemoria automatizzati. In questo modo, ogni componente dell organizzazione pu restare aggiornato sulle iniziative in corso e partecipare attivamente alla vita aziendale, migliorando la coesione interna e rafforzando il senso di appartenenza.

 

       Gestione delle policy e dei regolamenti: In SharePoint la gestione delle policy e dei regolamenti avviene attraverso un repository centralizzato e sicuro, accessibile solo alle persone autorizzate. Tutti i documenti ufficiali, come policy aziendali, regolamenti interni, manuali operativi e procedure, sono organizzati in raccolte documenti strutturate per categorie e versioni. Grazie al controllo delle versioni, ogni aggiornamento tracciato e consultabile, garantendo trasparenza e storicit delle modifiche. Le funzionalit di ricerca avanzata permettono di individuare rapidamente i file necessari, mentre i permessi granulari assicurano che solo chi autorizzato possa modificarli o approvarli. Le notifiche automatiche informano le persone di eventuali aggiornamenti o revisioni, evitando la circolazione di documentazione non aggiornata. L integrazione con i flussi di lavoro facilita le approvazioni e la pubblicazione di nuovi regolamenti o procedure. In questo modo, SharePoint supporta la conformit normativa e semplifica la diffusione delle policy all interno dell organizzazione.

 

       Risorse HR e formazione: In SharePoint possibile realizzare sezioni dedicate alle Risorse Umane e alla formazione, personalizzate secondo le esigenze aziendali. Si possono organizzare aree tematiche per i benefit, con documentazione aggiornata e procedure di richiesta semplici. Le risorse per la formazione e l onboarding sono accessibili tramite raccolte di video, manuali e percorsi guidati. FAQ aggiornate aiutano a risolvere rapidamente dubbi frequenti. Con moduli digitali possibile gestire richieste di ferie, permessi o benefit, facilitando l automazione dei processi HR. L accesso centralizzato migliora la fruibilit delle informazioni e la collaborazione tra persone. SharePoint favorisce la diffusione di una cultura aziendale trasparente e orientata al supporto dei dipendenti.

 

       Accesso a risorse e strumenti: Un aspetto cruciale della intranet realizzata con SharePoint la possibilit di centralizzare l accesso a tutte le risorse digitali aziendali, rendendo la navigazione intuitiva e veloce. Attraverso l integrazione di collegamenti diretti, ogni persona pu raggiungere rapidamente strumenti operativi fondamentali, come gestionali, piattaforme di business intelligence o software di contabilit . Sono facilmente accessibili anche applicazioni interne sviluppate ad hoc, form di assistenza tecnica o amministrativa, e portali esterni indispensabili per l operativit quotidiana. La struttura modulare di SharePoint consente di organizzare questi link in dashboard tematiche, suddivise per dipartimento o area di interesse. Questo sistema facilita il reperimento delle risorse, aumenta l efficienza e riduce il rischio di errori dovuti a informazioni disperse su pi canali.

 

       Personalizzazione dei contenuti: In SharePoint, la personalizzazione dei contenuti permette di mostrare informazioni su misura per ciascun utente. I contenuti vengono filtrati automaticamente in base al ruolo aziendale, al dipartimento di appartenenza o alla sede di lavoro. Questo garantisce che ogni persona acceda solo alle risorse, alle notizie e ai documenti rilevanti per la propria attivit . Gli amministratori possono definire criteri di visibilit grazie ai gruppi di sicurezza e ai metadati associati ai contenuti. I portali risultano cos dinamici, efficienti e sicuri. La personalizzazione migliora l esperienza utente, riducendo il rischio di sovraccarico informativo. In questo modo, SharePoint facilita la collaborazione e aumenta la produttivit .

 

       Motore di ricerca avanzato: Il motore di ricerca avanzato di SharePoint rappresenta uno strumento fondamentale per ottimizzare il reperimento delle informazioni all interno dell organizzazione. Grazie alla ricerca full-text, possibile individuare rapidamente documenti, pagine e contenuti digitando semplicemente parole chiave, ottenendo risultati che includono anche le occorrenze nei testi e negli allegati. I filtri per metadati consentono di affinare le ricerche selezionando criteri specifici come autore, data di creazione o categoria, riducendo drasticamente i tempi di ricerca. I suggerimenti intelligenti aiutano l utente ad anticipare le query pi frequenti e a scoprire risorse utili correlate. SharePoint offre inoltre una visualizzazione dei risultati chiara e organizzata, con opzioni di ordinamento e anteprima dei file. Questo sistema garantisce un accesso rapido e mirato alle informazioni strategiche, supportando la produttivit e la collaborazione tra i team. L esperienza di ricerca personalizzata facilita la gestione della conoscenza aziendale e contribuisce a valorizzare il patrimonio informativo condiviso.

 

       Forum e community: Forum e community in SharePoint rappresentano strumenti essenziali per favorire il dialogo e la collaborazione tra le persone dell azienda. Questi spazi digitali consentono di avviare discussioni tematiche, risolvere dubbi in tempo reale e condividere best practice, valorizzando il contributo di ogni componente del team. I forum permettono di archiviare le conversazioni per una consultazione successiva, mentre le community facilitano la creazione di gruppi di interesse trasversali ai dipartimenti. Grazie all integrazione con notifiche e tag, possibile seguire le discussioni pi rilevanti e ricevere aggiornamenti tempestivi. Il sistema di menzioni e risposte dirette rende l interazione rapida ed efficace. In questo modo, SharePoint rafforza la cultura della collaborazione e trasforma la conoscenza individuale in patrimonio condiviso.

 

       Gestione degli eventi: La gestione degli eventi in SharePoint si basa su calendari condivisi che agevolano la pianificazione e la visibilit delle iniziative aziendali. possibile iscriversi agli eventi direttamente dalla piattaforma, semplificando la raccolta delle adesioni e la gestione dei partecipanti. SharePoint permette di attivare promemoria automatici, cos ogni persona riceve notifiche puntuali su incontri imminenti, scadenze o attivit correlate. L integrazione con Outlook consente di sincronizzare facilmente appuntamenti e inviti, evitando sovrapposizioni e garantendo una visione completa dell agenda. Gli eventi possono essere arricchiti con dettagli specifici, link a riunioni virtuali e materiali informativi. In questo modo, la gestione degli eventi diventa snella, trasparente e perfettamente integrata con gli strumenti digitali quotidiani. SharePoint trasforma cos l organizzazione delle attivit in un processo collaborativo e sempre sotto controllo.

       Mobile readiness: L adattabilit mobile di SharePoint consente alle persone di accedere ai contenuti aziendali ovunque si trovino, garantendo continuit operativa anche fuori ufficio. L interfaccia responsive si adatta automaticamente alle dimensioni di smartphone e tablet, offrendo un esperienza di navigazione intuitiva e ricca di tutte le principali funzionalit , dalla consultazione di documenti alla partecipazione a forum e riunioni virtuali. Le app dedicate per dispositivi mobili permettono di ricevere notifiche in tempo reale, collaborare su progetti, caricare file e gestire attivit urgenti con semplicit . Integrazione con strumenti come Teams, Outlook e OneDrive agevola la produttivit anche in mobilit . La sicurezza rimane elevata grazie a sistemi di autenticazione e gestione dei permessi calibrati anche per gli accessi remoti. In questo modo, SharePoint risponde alle esigenze di flessibilit del lavoro moderno e supporta efficacemente il modello di smart working.

 

Esercizio. Intranet aziendale

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo di questo esercizio imparare a progettare e realizzare una intranet aziendale moderna e funzionale utilizzando Microsoft SharePoint. L utente sar guidato nella creazione di portali personalizzati, nella pubblicazione di notizie ed eventi, nella gestione di policy e regolamenti, e nella centralizzazione delle risorse HR e formative. Verranno esplorate funzionalit come la personalizzazione dei contenuti, la ricerca avanzata, la gestione di forum e community, l organizzazione di eventi e l ottimizzazione per dispositivi mobili. L esercizio simula un contesto aziendale reale in cui la intranet diventa il punto di accesso centrale per comunicazioni, risorse e collaborazione. Al termine, l utente sar in grado di configurare una intranet efficace, accessibile e coinvolgente per tutti i dipendenti.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

1. Portali personalizzati 🧱

✓ Crea un nuovo sito di comunicazione da SharePoint Home 🖱️
 ✓ Seleziona il layout Argomento o Vetrina per la home page 🧩
 ✓ Personalizza il titolo e il logo del sito 🎨
 ✓ Aggiungi sezioni con layout a colonne multiple 🧱
 ✓ Inserisci web part come Testo , Immagine , Link rapidi 🖼️
 ✓ Crea una barra di navigazione orizzontale con link interni 🔗
✓ Aggiungi una web part Contenuto evidenziato 📌
 ✓ Imposta i permessi di visualizzazione per gruppi specifici 🔐
✓ Salva e pubblica le modifiche 💾
 ✓ Condividi il sito con il team per feedback iniziale 📤

2. Condivisione di notizie ed eventi 📰

✓ Aggiungi la web part Notizie alla home page 🗞️
 ✓ Clicca su + Aggiungi per creare una nuova notizia 📝
 ✓ Inserisci titolo, immagine e contenuto testuale 🖼️
 ✓ Imposta la data di pubblicazione e scadenza 📅
 ✓ Aggiungi tag per facilitare la ricerca 🏷️
 ✓ Pubblica la notizia e verifica la visualizzazione 👁️
✓ Aggiungi la web part Eventi per il calendario 📆
 ✓ Inserisci titolo, data, luogo e descrizione dell evento 📍
 ✓ Attiva le notifiche per i partecipanti 🔔
 ✓ Collega l evento a un link Teams o Outlook 📎

3. Gestione delle policy e dei regolamenti 📚

✓ Crea una nuova libreria documenti chiamata Policy aziendali 📁
 ✓ Carica i documenti PDF o Word ufficiali 📄
 ✓ Aggiungi colonne Tipo , Data revisione , Responsabile 🏷️
 ✓ Attiva il controllo versioni nella libreria 🕓
 ✓ Imposta permessi di sola lettura per tutti i dipendenti 🔐
 ✓ Crea una visualizzazione filtrata per tipo di policy 🔍
 ✓ Aggiungi la web part Contenuto evidenziato nella home 📌
✓ Collega la web part alla libreria Policy aziendali 🔗
 ✓ Attiva notifiche per modifiche ai documenti 📣
 ✓ Documenta le revisioni in una colonna Note 🗒️

4. Risorse HR e formazione 🧑‍🏫

✓ Crea una pagina Risorse HR nel sito intranet 🧱
 ✓ Aggiungi web part Link rapidi per collegamenti a moduli 📎
✓ Inserisci la web part Contenuto evidenziato per guide e FAQ 📘
✓ Crea una libreria Formazione con cartelle per argomento 📂
 ✓ Carica video, PDF e presentazioni 📽️
 ✓ Aggiungi metadati Categoria , Livello , Obbligatorio 🏷️
 ✓ Attiva la visualizzazione a griglia per una navigazione intuitiva 🧮
✓ Integra con Microsoft Stream per i video formativi 🎥
 ✓ Crea una pagina Corsi consigliati con contenuti dinamici ⭐
✓ Attiva notifiche per nuovi materiali formativi 🔔

5. Accesso a risorse e strumenti 🧰

✓ Crea una pagina Strumenti aziendali nella intranet 🧱
 ✓ Aggiungi la web part Link rapidi con icone personalizzate 🔗
✓ Inserisci collegamenti a Teams, Outlook, CRM, ERP, ecc. 🧩
✓ Organizza i link in categorie (es. Comunicazione, Gestione) 📂
✓ Aggiungi descrizioni brevi per ogni strumento 🗒️
 ✓ Attiva la visualizzazione a griglia o elenco 📋
 ✓ Imposta permessi per strumenti riservati 🔐
 ✓ Aggiungi la web part Contenuto evidenziato per strumenti usati di frequente 📌
 ✓ Collega strumenti esterni tramite URL o iframe 🌐
✓ Verifica l accessibilit da dispositivi mobili 📱

6. Personalizzazione dei contenuti 🎯

✓ Attiva la web part Contenuto evidenziato con filtro Utente corrente 👤
✓ Crea viste personalizzate per dipartimento o ruolo 🧑‍💼
 ✓ Usa colonne Target audience per segmentare i contenuti 🏷️
 ✓ Attiva la funzionalit Audience targeting nel sito ⚙️
 ✓ Personalizza la home page per gruppi specifici 👥
 ✓ Aggiungi contenuti dinamici con Power Automate 🔄
 ✓ Crea sezioni visibili solo a determinati gruppi 🔐
 ✓ Testa la visualizzazione con utenti di prova 👁️
 ✓ Raccogli feedback tramite Microsoft Forms 📋
 ✓ Ottimizza i contenuti in base all analisi di utilizzo 📊

7. Motore di ricerca avanzato 🔎

✓ Aggiungi metadati a tutti i contenuti caricati 🏷️
 ✓ Usa colonne gestite e dizionari aziendali 📚
 ✓ Attiva la ricerca full-text nella raccolta documenti 📖
 ✓ Personalizza la web part Ricerca nella home page 🔍
 ✓ Crea verticali di ricerca per categorie (es. HR, IT) 🧮
 ✓ Attiva suggerimenti automatici nella barra di ricerca 💡
 ✓ Integra con Microsoft Search per risultati unificati 🔗
✓ Aggiungi filtri per autore, data, tipo documento 📅
 ✓ Salva ricerche frequenti come viste predefinite 💾
 ✓ Forma i dipendenti all uso della ricerca avanzata 🧑‍🏫

8. Forum e community 💬

✓ Crea un sito secondario Community aziendale 🧱
 ✓ Aggiungi la web part Discussione o Yammer 💭
 ✓ Crea categorie tematiche (es. Innovazione, Benessere) 🗂️
 ✓ Attiva notifiche per nuovi post e risposte 🔔
 ✓ Imposta regole di moderazione e netiquette 📜
 ✓ Aggiungi badge o riconoscimenti per utenti attivi 🏅
 ✓ Collega la community alla home intranet 📎
 ✓ Promuovi la partecipazione con sondaggi e quiz 📊
 ✓ Integra con Teams per discussioni in tempo reale 💬
 ✓ Raccogli feedback per migliorare l esperienza 👂

9. Gestione degli eventi 📆

✓ Aggiungi la web part Eventi alla home page 📅
 ✓ Clicca su + Nuovo evento per crearne uno 📝
 ✓ Inserisci titolo, data, luogo, descrizione 📍
 ✓ Collega l evento a un link Teams o Outlook 📎
 ✓ Attiva la registrazione dei partecipanti 📋
 ✓ Aggiungi immagini o banner promozionali 🖼️
 ✓ Imposta promemoria automatici via email 🔔
✓ Crea una pagina Calendario eventi 📆
 ✓ Archivia eventi passati in una sezione dedicata 📁
 ✓ Analizza la partecipazione con Microsoft Forms 📊

10. Mobile readiness 📱

✓ Verifica la visualizzazione del sito da smartphone e tablet 📲
 ✓ Usa layout a colonna singola per sezioni chiave 🧱
 ✓ Attiva la modalit Responsive nelle web part ⚙️
 ✓ Testa la navigazione con l app SharePoint Mobile 📱
 ✓ Ottimizza immagini e contenuti per schermi piccoli 🖼️
 ✓ Riduci il numero di clic per accedere alle risorse 🖱️
 ✓ Aggiungi pulsanti rapidi per le azioni frequenti 🔘
 ✓ Integra notifiche push tramite Power Automate 🔔
✓ Crea una guida mobile per i dipendenti 📘
 ✓ Raccogli feedback sull esperienza mobile 📋

 

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un azienda con oltre 500 dipendenti distribuiti in pi sedi desidera centralizzare la comunicazione interna, la gestione documentale e l accesso alle risorse aziendali. L obiettivo creare una intranet moderna, accessibile da qualsiasi dispositivo, che favorisca l engagement e la produttivit . Il team IT collabora con HR e Comunicazione per progettare un portale SharePoint che includa notizie, eventi, policy, strumenti e formazione.

📁 Creazione del portale
 ✓ Vai su SharePoint Home → Crea sito → Sito di comunicazione 🖱️
 ✓ Seleziona layout Vetrina e personalizza titolo e logo 🎨
✓ Aggiungi sezioni e web part per contenuti dinamici 🧱
 ✓ Imposta la navigazione orizzontale con link rapidi 🔗
 ✓ Pubblica e condividi il sito con i dipendenti 📤

📰 Notizie ed eventi
 ✓ Aggiungi web part Notizie e Eventi alla home 🗞️
 ✓ Crea articoli con immagini e tag 🏷️
 ✓ Inserisci eventi con data, luogo e link Teams 📆
 ✓ Attiva notifiche per nuovi contenuti 🔔
 ✓ Collega eventi a Outlook per registrazioni 📎

📚 Policy e regolamenti
 ✓ Crea libreria Policy aziendali 📁
 ✓ Carica documenti e attiva versionamento 🕓
 ✓ Imposta permessi di sola lettura 🔐
 ✓ Collega la libreria alla home con Contenuto evidenziato 📌
 ✓ Attiva notifiche per aggiornamenti 📣

🧑‍🏫 Formazione e risorse HR
 ✓ Crea pagina Formazione con link rapidi 📎
 ✓ Carica materiali in una libreria dedicata 📂
 ✓ Aggiungi metadati per categoria e livello 🏷️
 ✓ Integra con Microsoft Stream per i video 🎥
 ✓ Attiva notifiche per nuovi corsi 🔔

📱 Accesso mobile
 ✓ Verifica il sito da smartphone e tablet 📲
 ✓ Usa layout responsive e immagini ottimizzate 🖼️
 ✓ Testa l esperienza con l app SharePoint Mobile 📱
✓ Aggiungi pulsanti rapidi per le azioni frequenti 🔘
 ✓ Raccogli feedback con Microsoft Forms 📋

🧭 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🧱 Creazione portale

SharePoint Home → Crea sito → Sito di comunicazione 🖱️

📰 Notizie ed eventi

Modifica pagina → Aggiungi web part → Notizie/Eventi 🗞️

📚 Gestione policy

Libreria documenti → Nuova libreria → Carica file → Impostazioni 🕓

🧑‍🏫 Formazione e risorse HR

Nuova pagina → Aggiungi web part → Link rapidi/Contenuto evidenziato 📘

🔎 Ricerca avanzata

Barra di ricerca → Filtri → Visualizzazioni personalizzate 🔍

💬 Forum e community

Nuovo sito secondario → Aggiungi web part → Discussione/Yammer 💭

📆 Gestione eventi

Aggiungi web part → Eventi → Nuovo evento 📅

📱 Mobile readiness

App SharePoint Mobile → Test navigazione → Layout responsive 📲

🔄 Personalizzazione contenuti

Web part → Contenuto evidenziato → Filtro per utente corrente 👤

⚙️ Workflow e automazioni

Automatizza → Power Automate → Crea flusso 🔁

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✓ Centralizzazione delle comunicazioni e delle risorse aziendali
✓ Accesso rapido a strumenti e documenti da qualsiasi dispositivo
 ✓ Maggiore coinvolgimento dei dipendenti grazie a contenuti personalizzati
 ✓ Riduzione delle email interne grazie a notizie e forum
✓ Tracciabilit e aggiornamento continuo delle policy aziendali
✓ Facilitazione della formazione continua e onboarding
✓ Automazione dei flussi di approvazione e pubblicazione
✓ Migliore gestione degli eventi e delle iniziative interne
 ✓ Integrazione con l ecosistema Microsoft 365
✓ Esperienza utente coerente e accessibile anche da mobile

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

📰 Portale comunicazione interna

Un azienda pu creare una home intranet con notizie, eventi e aggiornamenti settimanali. I dipendenti ricevono notifiche automatiche e possono consultare le novit anche da mobile.

📚 Centro documentale HR

Tutti i regolamenti, le policy e i moduli HR sono raccolti in una libreria SharePoint con accesso controllato. I documenti sono versionati e aggiornati regolarmente.

🧑‍🏫 Portale formazione continua

I corsi aziendali sono organizzati per area e livello. I dipendenti accedono a video, quiz e materiali, con tracciamento dei progressi e notifiche sui nuovi contenuti.

💬 Community aziendale

Uno spazio dedicato a forum tematici, sondaggi e idee innovative. I dipendenti interagiscono, condividono esperienze e partecipano a discussioni trasversali.

📱 Intranet mobile-friendly

La intranet ottimizzata per smartphone e tablet. I dipendenti possono accedere a strumenti, documenti e notizie ovunque si trovino, migliorando la produttivit in mobilit .

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.   Come si crea un sito di comunicazione in SharePoint?

2.   Quali web part si usano per pubblicare notizie ed eventi?

3.   Come si gestiscono le policy aziendali in una libreria documenti?

4.   In che modo si possono organizzare le risorse HR e formative?

5.   Come si personalizzano i contenuti per gruppi specifici?

6.   Quali strumenti offre SharePoint per la ricerca avanzata?

7.   Come si crea una community aziendale con forum di discussione?

8.   Quali passaggi servono per gestire eventi aziendali?

9.   Come si ottimizza una intranet per l accesso da mobile?

10.    Quali vantaggi offre l integrazione con Power Automate?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

In questo esercizio hai imparato a progettare una intranet aziendale moderna con SharePoint. Hai creato portali personalizzati, pubblicato notizie ed eventi, gestito policy e risorse HR, e configurato strumenti e contenuti dinamici. Hai esplorato la personalizzazione per gruppi, la ricerca avanzata, la gestione di forum e la pianificazione di eventi. Hai ottimizzato l esperienza per dispositivi mobili e integrato flussi di lavoro automatizzati. Queste competenze ti permettono di costruire un ambiente digitale centralizzato, accessibile e coinvolgente, migliorando la comunicazione interna e la produttivit aziendale.

 

 

c)    Gestione dei documenti

SharePoint Online eccelle come piattaforma di Document Management System (DMS), garantendo efficienza e compliance.

       Librerie documenti strutturate: SharePoint consente di realizzare librerie documentali perfettamente organizzate, costruite su raccolte tematiche che riflettono la struttura aziendale o i progetti in corso. Ogni file pu essere categorizzato e inserito in specifici insiemi, facilitando la ricerca e la collaborazione tra team. Grazie alla funzione di tagging, possibile associare pi etichette a ciascun documento, rendendolo facilmente rintracciabile anche trasversalmente rispetto alle categorie principali. L assegnazione di metadati personalizzati, come autore, data, tipo di file o stato di approvazione, permette una gestione intelligente e dinamica dell archivio. Le viste personalizzate consentono di filtrare rapidamente i contenuti in base agli attributi pi rilevanti per ciascun gruppo o attivit . Questa struttura modulare e flessibile trasforma la documentazione in una risorsa strategica facilmente accessibile e sempre sotto controllo.

 

       Controllo degli accessi: SharePoint consente di configurare permessi granulari, adattando i livelli di accesso alle esigenze specifiche di ogni team o funzione. Si possono definire gruppi di utenti con ruoli diversi e assegnare autorizzazioni distinte su intere raccolte, singole cartelle o perfino documenti specifici. Questa precisione operativa permette di limitare la visibilit delle informazioni sensibili solo a chi ne ha effettivo bisogno, riducendo il rischio di errori o divulgazioni indesiderate. Gli amministratori possono in ogni momento aggiornare o revocare i permessi, mantenendo il controllo totale sulle risorse digitali. La gestione centralizzata semplifica gli audit e favorisce la conformit alle policy aziendali. L integrazione con Active Directory facilita la sincronizzazione degli utenti e l applicazione delle regole di sicurezza gi in uso. Un sistema cos evoluto garantisce affidabilit , trasparenza ed elevati standard di protezione delle informazioni.

 

       Versionamento automatico: Ogni modifica genera una nuova versione, con possibilit di consultare e ripristinare versioni precedenti. Il versionamento automatico in SharePoint consente di mantenere una cronologia dettagliata di tutte le modifiche apportate ai documenti. Ogni volta che un file viene aggiornato, il sistema salva una nuova versione senza sovrascrivere le precedenti. Questo permette di confrontare facilmente le varie revisioni, identificare chi ha effettuato i cambiamenti e in quale momento. In caso di errori o modifiche indesiderate, possibile ripristinare in pochi clic una versione precedente, garantendo cos la sicurezza e l integrit delle informazioni. L accesso alle versioni storiche semplice e intuitivo, favorendo la collaborazione trasparente tra i membri del team. In questo modo, SharePoint si trasforma in uno strumento affidabile per il controllo e la gestione evoluta dei documenti aziendali.

 

       Audit trail e tracciabilit : Sono possibili log dettagliati delle attivit su ogni file, utili per la compliance e le verifiche interne. SharePoint offre un sistema di audit trail avanzato che registra ogni attivit svolta sui documenti: creazione, modifica, accessi, download o eliminazioni sono tracciati con precisione, associando ogni operazione a un utente e a una data. Questo livello di dettaglio permette di ricostruire la storia di ogni file, identificando facilmente responsabilit e tempistiche. I log possono essere consultati dagli amministratori attraverso report intuitivi, facilitando le verifiche interne e le attivit di audit. La tracciabilit continua garantisce che ogni azione sia documentata, supportando la compliance normativa e la trasparenza nei processi. In caso di anomalie o incidenti, possibile risalire rapidamente alla causa e intervenire in modo mirato. L audit trail diventa cos uno strumento essenziale per la governance documentale e per il rispetto delle policy aziendali.

 

       Ricerca intelligente: Rappresenta uno dei punti di forza della piattaforma, consentendo di trovare rapidamente ogni documento o informazione necessaria all interno dell archivio aziendale. Grazie a un potente motore di ricerca, possibile effettuare ricerche non solo sul contenuto dei file, ma anche per autore, data di creazione o modifica, tag associati e propriet personalizzate definite dall organizzazione. Questa capacit di filtrare i risultati in modo preciso aumenta notevolmente l efficienza operativa, riducendo il tempo dedicato alla ricerca di documenti specifici. L interfaccia intuitiva permette di affinare le query tramite criteri avanzati, ottenendo sempre risposte rilevanti e aggiornate. Inoltre, la funzione di suggerimento automatico aiuta l utente a individuare rapidamente ci che cerca, anche in archivi molto vasti. Attraverso la ricerca intelligente, SharePoint trasforma l archivio documentale in una risorsa viva e facilmente navigabile, favorendo la collaborazione e la produttivit .

 

       Workflow di approvazione: Il workflow di approvazione in SharePoint permette di automatizzare ogni fase relativa alla revisione e pubblicazione dei documenti. Quando un file viene caricato o modificato, pu essere inviato automaticamente ai revisori designati, che ricevono una notifica e possono approvare, respingere o richiedere modifiche. Ogni stato del documento viene tracciato, garantendo trasparenza nel processo e facilitando il monitoraggio delle responsabilit . L integrazione con le regole di sicurezza assicura che solo le persone autorizzate possano validare o pubblicare i contenuti. Le approvazioni possono essere condizionate a pi livelli, coinvolgendo diversi gruppi se necessario. Tutte le operazioni sono registrate per audit e conformit . Questo sistema ottimizza i tempi, riduce gli errori e assicura la coerenza delle informazioni pubblicate.

 

       Protezione dei dati: La protezione dei dati in SharePoint rappresenta uno degli elementi cardine per la sicurezza informatica e la conformit normativa nelle organizzazioni moderne. La piattaforma implementa la crittografia dei dati sia in transito che a riposo: ogni documento viene cifrato durante il trasferimento tra client e server, e resta protetto anche quando archiviato nei data center Microsoft. Questa doppia protezione minimizza i rischi di intercettazione o accesso non autorizzato durante tutte le fasi del ciclo di vita dei file. Oltre alla crittografia, SharePoint offre backup automatici regolari che assicurano la possibilit di recuperare le informazioni anche in caso di cancellazioni accidentali, guasti tecnici o attacchi informatici. I backup sono gestiti in modo centralizzato e possono essere ripristinati rapidamente, garantendo la continuit operativa e la resilienza dell infrastruttura documentale. Fondamentale anche la piena aderenza alle normative in materia di privacy e protezione dei dati personali, come il GDPR. SharePoint permette di configurare policy di retention e gestione del ciclo di vita dei documenti, assicurando che i dati vengano conservati solo per il tempo necessario e poi eliminati secondo le direttive aziendali e legislative. Gli strumenti di auditing, la gestione centralizzata dei consensi e le funzionalit per la pseudonimizzazione e l anonimizzazione dei dati completano il quadro, offrendo alle organizzazioni tutti gli strumenti necessari per una governance sicura e responsabile dell informazione digitale.

 

       Condivisione sicura: SharePoint offre strumenti avanzati per la condivisione sicura di documenti con partner esterni, garantendo allo stesso tempo la protezione dei dati sensibili. Attraverso la generazione di link sicuri, possibile limitare l accesso ai file a persone specifiche, impostando permessi granulari e mantenendo il controllo su chi pu visualizzare, modificare o scaricare i contenuti. I link possono essere programmati per scadere automaticamente dopo un determinato periodo, riducendo il rischio di accessi non autorizzati nel tempo. inoltre possibile monitorare le attivit sui file condivisi, ricevendo notifiche sugli accessi e sulle modifiche. La revoca degli accessi pu essere effettuata in qualsiasi momento, anche dopo l invio del link. Le policy aziendali di sicurezza vengono applicate anche ai partner esterni, assicurando conformit e tracciabilit . In questo modo, la collaborazione estesa avviene in un ambiente digitale protetto, senza rinunciare all efficienza operativa.

 

       Integrazione con Office Online: L integrazione di SharePoint con Office Online rappresenta uno dei punti di forza della piattaforma, consentendo agli utenti di aprire, modificare e collaborare sui documenti direttamente dal browser, senza necessit di installare software aggiuntivi. File Word, Excel e PowerPoint possono essere aggiornati in tempo reale da pi persone contemporaneamente, con le modifiche visibili istantaneamente a tutti i collaboratori. I suggerimenti, i commenti e lo storico delle revisioni sono sempre disponibili, facilitando la redazione condivisa e la revisione dei contenuti. Ogni modifica viene salvata automaticamente, riducendo il rischio di perdita di dati e incrementando la produttivit dei team. Grazie al co-authoring, pi utenti possono lavorare insieme in modo sinergico, evitando conflitti di versione o sovrascritture accidentali. L ambiente di lavoro, accessibile ovunque ci sia una connessione internet, rende la collaborazione davvero flessibile. Questa sinergia tra SharePoint e Office Online trasforma la gestione dei documenti in un esperienza fluida, moderna e sicura.

 

       Archiviazione a lungo termine: SharePoint offre strumenti avanzati per l'archiviazione a lungo termine dei documenti strategici, grazie a policy di retention completamente configurabili. Le organizzazioni possono determinare per quanto tempo mantenere ogni tipologia di file, rispondendo sia alle esigenze operative sia ai requisiti normativi. La gestione centralizzata consente di archiviare grandi volumi di dati in modo ordinato e sicuro, riducendo il rischio di smarrimento o accessi non autorizzati. I documenti archiviati sono facilmente recuperabili tramite ricerche mirate, ma rimangono protetti grazie a controlli rigorosi e backup regolari. L integrazione delle policy di retention con il ciclo di vita documentale garantisce che i file vengano eliminati solo quando previsto, evitando accumuli inutili e ottimizzando le risorse di archiviazione. Tutto il processo tracciato e documentato, assicurando la massima trasparenza e conformit alle normative vigenti.

 

 

Esercizio. Gestione dei documenti

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo di questo esercizio fornire una guida operativa all utilizzo di SharePoint per la gestione documentale in ambito aziendale. L utente imparer a strutturare librerie documenti, configurare permessi di accesso, attivare il versionamento automatico e garantire la tracciabilit delle modifiche. Verranno esplorate funzionalit avanzate come la ricerca intelligente, i workflow di approvazione, la protezione dei dati e la condivisione sicura. L integrazione con Office Online e l archiviazione a lungo termine completano il ciclo di vita del documento. L esercizio pensato per simulare un contesto reale, in cui SharePoint diventa il fulcro della governance documentale. Al termine, l utente sar in grado di configurare un ambiente documentale efficiente, sicuro e collaborativo.

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

1. Librerie documenti strutturate 🗂️

✓ Crea un nuovo sito o accedi a uno esistente 🖱️
 ✓ Vai su Contenuto del sito → Nuovo → Libreria documenti 📁
 ✓ Assegna un nome descrittivo alla libreria (es. Contratti 2025 ) 📝
 ✓ Crea cartelle tematiche (es. Fornitori , Clienti ) 🗂️
 ✓ Aggiungi colonne personalizzate (es. Tipo documento , Scadenza ) 🏷️
 ✓ Imposta visualizzazioni filtrate per categoria o data 🔍
✓ Salva la visualizzazione come predefinita 💾
 ✓ Aggiungi descrizioni ai file per facilitarne la comprensione 🗒️
✓ Attiva la sincronizzazione con OneDrive 🔄
 ✓ Condividi la libreria con il team con permessi adeguati 👥

2. Controllo degli accessi 🔐

✓ Vai su Impostazioni → Autorizzazioni per la libreria ⚙️
 ✓ Clicca su Interrompi l eredit delle autorizzazioni 🔗
 ✓ Crea gruppi (es. Lettori, Editor, Owner) 👥
✓ Assegna permessi specifici a gruppi o utenti 🗂️
 ✓ Imposta accesso in sola lettura per utenti esterni 🔒
 ✓ Usa link protetti da scadenza per la condivisione 🔗
 ✓ Attiva l autenticazione a due fattori 🔑
 ✓ Verifica i permessi con Controlla autorizzazioni 🧾
 ✓ Revoca accessi obsoleti periodicamente ❌
 ✓ Documenta le policy di accesso in un file condiviso 📚

3. Versionamento automatico 🕓

✓ Vai su Impostazioni libreria → Impostazioni controllo versioni ⚙️
✓ Attiva il controllo versioni principali e secondarie 🔁
 ✓ Imposta il numero massimo di versioni da conservare 🔢
 ✓ Visualizza la cronologia delle versioni per ogni file 📜
 ✓ Ripristina versioni precedenti in caso di errore ⏮️
 ✓ Aggiungi commenti alle modifiche durante il salvataggio 💬
 ✓ Blocca file per modifica se necessario 🔐
 ✓ Attiva l approvazione dei contenuti prima della pubblicazione ✅
 ✓ Notifica automaticamente le modifiche importanti 📣
 ✓ Archivia versioni finali in cartelle dedicate 📁

4. Audit trail e tracciabilit  📊

✓ Vai su Impostazioni sito → Audit log reports 📈
 ✓ Seleziona il tipo di evento da tracciare (es. visualizzazioni, modifiche) 🕵️
 ✓ Esporta i log in Excel per analisi avanzate 📤
 ✓ Attiva la registrazione delle attivit utente 🧑‍💼
 ✓ Monitora accessi e download sospetti 🔍
 ✓ Imposta notifiche per attivit anomale 🔔
 ✓ Conserva i log per il periodo richiesto dalla policy 🗓️
 ✓ Proteggi i log con permessi ristretti 🔐
 ✓ Integra i log con Microsoft Purview o SIEM aziendale 🧩
 ✓ Documenta le attivit di auditing in report mensili 📑

5. Ricerca intelligente 🔍

✓ Aggiungi metadati significativi ai documenti 🏷️
 ✓ Usa colonne gestite e termini del dizionario aziendale 📚
 ✓ Crea visualizzazioni personalizzate con filtri avanzati 🧮
✓ Attiva la ricerca full-text nella libreria 📖
 ✓ Usa la barra di ricerca in alto per parole chiave 🔎
 ✓ Filtra i risultati per autore, data o tipo documento 📅
 ✓ Salva le ricerche frequenti come viste predefinite 💾
 ✓ Aggiungi tag e categorie ai file 📌
 ✓ Integra con Microsoft Search per risultati unificati 🔗
✓ Forma il team all uso dei filtri e delle parole chiave 🧑‍🏫

6. Workflow di approvazione ✅

✓ Vai su Automatizza → Power Automate → Crea flusso ⚙️
 ✓ Seleziona Approvazione documento dal modello 📄
 ✓ Imposta i passaggi: invio, approvazione, notifica 🔁
 ✓ Aggiungi approvatori specifici (es. manager) 👤
 ✓ Personalizza l email di richiesta approvazione ✉️
 ✓ Attiva notifiche per ogni stato del flusso 🔔
 ✓ Registra le risposte nel file o in una lista 📋
 ✓ Blocca la modifica del file durante l approvazione 🔐
 ✓ Invia conferma automatica al completamento 📬
 ✓ Archivia i documenti approvati in cartelle dedicate 📁

7. Protezione dei dati 🛡️

✓ Attiva la crittografia dei dati a riposo e in transito 🔐
 ✓ Usa Microsoft Information Protection per etichettare i file 🏷️
✓ Applica policy DLP (Data Loss Prevention) ⚠️
 ✓ Limita il download su dispositivi non gestiti 📵
 ✓ Imposta scadenze per i link condivisi ⏰
 ✓ Blocca la stampa o copia dei contenuti sensibili 🖨️
 ✓ Attiva l accesso condizionale per utenti esterni 🌐
 ✓ Monitora le violazioni tramite report di sicurezza 📊
 ✓ Integra con Microsoft Defender for Cloud Apps 🧩
 ✓ Forma il team sulle policy di protezione dati 🧑‍🏫

8. Condivisione sicura 📤

✓ Clicca su Condividi accanto al file o cartella 🔗
 ✓ Seleziona Persone specifiche per limitare l accesso 👥
 ✓ Imposta scadenza e password per il link 🔒
 ✓ Disattiva la possibilit di modifica se necessario 🚫
 ✓ Aggiungi un messaggio personalizzato nella condivisione ✉️
 ✓ Verifica chi ha accesso con Gestisci accesso 👁️
 ✓ Revoca l accesso in qualsiasi momento ❌
 ✓ Usa link di sola visualizzazione per i clienti esterni 📄
✓ Traccia le attivit di accesso e download 📈
 ✓ Documenta le condivisioni critiche in un registro 📑

9. Integrazione con Office Online 🧑‍💻

✓ Apri un file Word, Excel o PowerPoint direttamente da SharePoint 📄
 ✓ Modifica il file online senza scaricarlo ✍️
 ✓ Collabora in tempo reale con altri utenti 👥
 ✓ Visualizza i cursori degli altri collaboratori 🖱️
 ✓ Usa i commenti per feedback e revisioni 💬
 ✓ Salva automaticamente ogni modifica 💾
 ✓ Accedi alla cronologia versioni dal menu File 🕓
 ✓ Integra con Teams per discussioni contestuali 💬
 ✓ Avvia riunioni rapide direttamente dal documento 📞
 ✓ Condividi il file con un clic senza uscire da Office 📤

10. Archiviazione a lungo termine 📦

✓ Crea una cartella Archivio con permessi ristretti 🔐
 ✓ Sposta i documenti completati o obsoleti 📁
 ✓ Applica etichette di conservazione tramite Microsoft Purview 🏷️
 ✓ Imposta policy di conservazione automatica 🗓️
 ✓ Proteggi i file da eliminazioni accidentali 🛡️
 ✓ Documenta i criteri di archiviazione in un file guida 📚
 ✓ Usa Power Automate per spostamenti automatici 🔄
 ✓ Verifica periodicamente lo stato dell archivio 📊
 ✓ Conserva i file secondo le normative vigenti ⚖️
 ✓ Prepara report di archiviazione per audit interni 📑

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un azienda multinazionale deve gestire in modo sicuro e tracciabile tutta la documentazione contrattuale con fornitori e clienti. SharePoint viene scelto come piattaforma centrale per organizzare, proteggere e condividere i documenti. Il team legale, amministrativo e commerciale collabora in tempo reale, con accessi differenziati e workflow di approvazione.

📁 Creazione libreria contratti
 ✓ Vai su Contenuto del sito → Nuovo → Libreria documenti
✓ Assegna nome Contratti 2025 e crea cartelle per tipologia
 ✓ Aggiungi colonne Tipo contratto , Data scadenza
✓ Salva la visualizzazione come predefinita
 ✓ Condividi la libreria con il team legale

🔐 Controllo accessi
 ✓ Vai su Impostazioni → Autorizzazioni per la libreria
✓ Interrompi l eredit e crea gruppi Legale , Commerciale
✓ Assegna permessi di sola lettura o modifica
 ✓ Verifica i permessi con Controlla autorizzazioni
✓ Documenta le policy in un file condiviso

📤 Workflow approvazione
 ✓ Vai su Automatizza → Power Automate
✓ Seleziona modello Approvazione documento
✓ Imposta approvatori e notifiche
 ✓ Blocca la modifica durante l approvazione
 ✓ Archivia i contratti approvati in cartelle dedicate

🛡️ Protezione dati
 ✓ Applica etichette di riservatezza con Microsoft Purview
 ✓ Limita il download su dispositivi non gestiti
✓ Attiva l accesso condizionale per utenti esterni
 ✓ Blocca la stampa dei file riservati
 ✓ Monitora le violazioni tramite report

📦 Archiviazione
 ✓ Crea cartella Archivio contratti
✓ Applica etichette di conservazione
 ✓ Sposta i contratti scaduti con Power Automate
✓ Proteggi i file da eliminazioni accidentali
 ✓ Prepara report per audit annuale

🧭 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🗂️ Libreria documenti

Contenuto del sito → Nuovo → Libreria documenti 📁

🔐 Gestione permessi

Impostazioni → Autorizzazioni per la libreria ⚙️

🕓 Versionamento

Impostazioni libreria → Impostazioni controllo versioni 🔁

📊 Audit trail

Impostazioni sito → Audit log reports 📈

🔍 Ricerca avanzata

Barra di ricerca → Filtri → Visualizzazioni personalizzate 🔎

✅ Workflow approvazione

Automatizza → Power Automate → Crea flusso ⚙️

🛡️ Protezione dati

Microsoft Purview → Etichette → Policy DLP 🏷️

📤 Condivisione sicura

File → Condividi → Persone specifiche 🔗

🧑‍💻 Office Online

File → Apri in browser → Word/Excel/PowerPoint Online 📄

📦 Archiviazione

Cartella Archivio → Etichette → Conservazione automatica 🗃️

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✓ Riduzione dei tempi di ricerca e gestione documenti
 ✓ Maggiore sicurezza e controllo degli accessi
 ✓ Collaborazione fluida tra team interni ed esterni
 ✓ Tracciabilit completa delle modifiche e accessi
 ✓ Automazione dei processi di approvazione
 ✓ Integrazione con strumenti Microsoft gi in uso
 ✓ Archiviazione conforme alle normative
 ✓ Riduzione del rischio di perdita dati
 ✓ Accesso ai documenti da qualsiasi dispositivo
✓ Miglioramento della governance documentale

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

📁 Gestione contratti fornitori

Organizza i contratti in librerie tematiche, con permessi differenziati per team legale e acquisti. Attiva il versionamento e il workflow di approvazione per ogni nuovo contratto.

🔐 Documentazione HR riservata
Crea una libreria con accesso ristretto al team HR. Applica etichette di riservatezza e limita la stampa o il download dei file contenenti dati personali.

📤 Manuali tecnici per clienti

Condividi documentazione tecnica in sola lettura tramite link protetti. Usa Power Automate per notificare aggiornamenti automatici ai clienti.

🧑‍🏫 Materiale formativo aziendale

Centralizza corsi, guide e video in una libreria accessibile a tutti i dipendenti. Usa metadati per filtrare per area o livello di competenza.

📦 Archivio legale e fiscale

Archivia documenti obbligatori con etichette di conservazione. Proteggi i file da eliminazioni accidentali e genera report per audit.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.       Come si crea una libreria documenti in SharePoint?

2.       Quali sono i passaggi per impostare permessi granulari?

3.       Come si attiva il versionamento automatico?

4.       Dove si configurano i log di audit?

5.       Come si imposta un flusso di approvazione con Power Automate?

6.       Quali strumenti si usano per proteggere i dati sensibili?

7.       Come si condivide un file in modo sicuro?

8.       In che modo Office Online migliora la collaborazione?

9.       Come si archivia un documento a lungo termine?

10.    Quali vantaggi offre la ricerca intelligente?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare SharePoint per gestire documenti in modo strutturato, sicuro e collaborativo. Hai creato librerie tematiche, configurato permessi, attivato il versionamento e tracciato le attivit . Hai esplorato la ricerca intelligente, i workflow di approvazione e la protezione dei dati. Hai condiviso file in modo sicuro e collaborato in tempo reale con Office Online. Infine, hai archiviato documenti secondo policy aziendali. Queste competenze ti permettono di migliorare la governance documentale, ridurre i rischi e aumentare l efficienza operativa.

 

d)    Automazione dei processi

 

SharePoint Online consente di digitalizzare e snellire numerose procedure aziendali attraverso la sua piattaforma di automazione integrata.

       Workflow automatizzati: In SharePoint puoi facilmente creare workflow automatizzati per gestire l approvazione di documenti, richieste di ferie, note spese e processi di onboarding. Attraverso la progettazione guidata, imposti gli step del flusso approvativo, i responsabili e le condizioni di invio. Le richieste vengono smistate automaticamente alla persona incaricata, che pu approvare o respingere con un clic. Le notifiche tengono aggiornate tutte le persone coinvolte. L integrazione con Power Automate permette di personalizzare i percorsi e aggiungere automazioni avanzate. I workflow semplificano la gestione, riducono i tempi di risposta e minimizzano gli errori. Tutte le attivit sono tracciate e facilmente consultabili per garantire trasparenza e controllo.

 

       Moduli personalizzati: In SharePoint, i moduli personalizzati rappresentano uno strumento potente per la raccolta dati. Puoi progettare form digitali su misura, adattandoli alle esigenze specifiche di ogni processo aziendale. I dati inseriti vengono immediatamente validati secondo regole definite, riducendo errori e omissioni. I moduli possono essere integrati nei workflow, attivando azioni automatiche come notifiche, approvazioni o aggiornamenti di database. Tutto avviene in un ambiente protetto e conforme alle policy aziendali. Le risposte raccolte sono facilmente esportabili e analizzabili, favorendo decisioni rapide e informate. Cos , SharePoint trasforma la semplice raccolta dati in una leva di efficienza e controllo nei processi aziendali.

 

       Gestione delle richieste: In SharePoint, la gestione delle richieste viene ottimizzata grazie all automazione del ciclo richiesta-autorizzazione-conferma. Attraverso workflow digitali, ogni richiesta di risorsa, servizio o attivit viene automaticamente instradata ai responsabili designati, che ricevono notifiche immediate per approvare o respingere in pochi clic. L intero processo tracciato, garantendo trasparenza e storicit delle azioni compiute. Regole personalizzate permettono di gestire priorit , tempistiche e livelli di autorizzazione differenziati. Una volta autorizzata, la conferma viene inviata all utente in modo automatico, riducendo tempi di attesa e rischi di errore. L integrazione con Power Automate amplia le possibilit , collegando SharePoint ad altri sistemi aziendali. Cos , la gestione delle richieste diventa pi rapida, sicura ed efficiente.

 

       Notifiche e promemoria automatici: SharePoint consente di automatizzare l invio di notifiche e promemoria, assicurando che ogni persona coinvolta sia sempre informata sulle attivit rilevanti. Grazie a regole personalizzate, possibile attivare l invio di email o alert in base a specifiche condizioni, come l avvicinarsi di una scadenza o la modifica di uno stato documentale. Le notifiche possono essere configurate per singoli utenti o gruppi, garantendo che nessun passaggio sfugga al controllo. Tutti i promemoria vengono gestiti in modo centralizzato, permettendo un monitoraggio costante. Inoltre, l integrazione con Power Automate amplia le possibilit di personalizzazione, collegando le notifiche anche a sistemi esterni. Questo sistema riduce il rischio di dimenticanze, migliora la puntualit delle risposte e favorisce una gestione efficiente dei flussi di lavoro.

 

       Raccolta e analisi di feedback: Utilizzo di sondaggi e questionari digitali per ottenere input su prodotti, processi o clima aziendale. La raccolta e l analisi di feedback in SharePoint diventano semplici e strutturate grazie a sondaggi e questionari digitali. Puoi creare form personalizzati per raccogliere opinioni su prodotti, processi o sul clima aziendale, distribuendoli facilmente all interno dell organizzazione. Le risposte vengono archiviate in modo sicuro e centralizzato, subito pronte per l analisi. SharePoint consente di visualizzare i risultati in tempo reale, esportarli per analisi approfondite e integrare le risposte nei workflow aziendali. In questo modo, il feedback diventa un elemento attivo di miglioramento continuo, favorendo decisioni tempestive e mirate. La gestione digitale dei sondaggi semplifica la partecipazione e aumenta la qualit degli insight raccolti.

 

       Integrazione con Power Automate: Espansione delle possibilit di automazione grazie ai connettori di Microsoft 365. L integrazione tra SharePoint e Power Automate permette di collegare facilmente dati e processi aziendali, creando flussi di lavoro che attraversano tutta la suite Microsoft 365 e servizi esterni. Grazie ai connettori predefiniti, puoi automatizzare notifiche, approvazioni, trasferimenti di file e aggiornamenti di database, riducendo drasticamente le operazioni manuali. L automazione non si limita a SharePoint: collega Teams, Outlook, Excel, Planner e molte altre app. Puoi attivare azioni in risposta a eventi specifici, sincronizzare dati e monitorare tutte le attivit in tempo reale. Questa integrazione garantisce maggiore efficienza operativa, tracciabilit e personalizzazione dei processi. Con Power Automate, SharePoint si trasforma in una piattaforma dinamica di automazione su misura per ogni esigenza aziendale.

 

       Monitoraggio dei processi: Dashboard interattive e KPI per analizzare l efficacia dei processi e individuare aree di miglioramento. Con SharePoint, il monitoraggio dei processi aziendali si arricchisce grazie a dashboard interattive che offrono una visione chiara e aggiornata delle attivit in corso. Attraverso KPI personalizzati puoi analizzare l efficacia dei workflow, monitorare i tempi di risposta e individuare rapidamente eventuali colli di bottiglia. I dati vengono aggregati in tempo reale e presentati in grafici dinamici, consentendo di confrontare le performance tra periodi, team o reparti. La visualizzazione centralizzata facilita le decisioni strategiche, mostrando punti di forza e aree di miglioramento. Puoi impostare alert automatici in base agli obiettivi e tenere traccia dei risultati raggiunti. Queste dashboard favoriscono la trasparenza e responsabilizzano ogni persona coinvolta nei processi. In questo modo, SharePoint diventa uno strumento essenziale per la crescita e l ottimizzazione continua delle procedure aziendali.

 

       Riduzione degli errori manuali: Standardizzazione delle procedure e controlli automatici riducono il rischio di omissioni o errori. In SharePoint, la riduzione degli errori manuali ottenuta grazie alla standardizzazione delle procedure operative e all implementazione di controlli automatici in ogni fase dei processi. Moduli digitali e workflow guidati assicurano che tutte le informazioni vengano inserite correttamente e validate secondo regole predefinite. Ogni azione monitorata e tracciata, limitando il rischio di omissioni o doppie registrazioni. L automazione dei controlli, come la verifica di campi obbligatori o la coerenza tra dati, permette di intercettare tempestivamente eventuali anomalie prima che diventino problemi. Checklist digitali, notifiche di errore e sistemi di alert aiutano chi opera a correggere subito eventuali imprecisioni. Cos , SharePoint trasforma processi spesso soggetti a distrazione in flussi sicuri e affidabili. Questo approccio porta a una significativa diminuzione degli errori e a una maggiore efficienza aziendale.

 

       Tempi di risposta pi rapidi: Automazione delle approvazioni e delle attivit ripetitive accelera le operazioni quotidiane. Grazie all automazione delle approvazioni e delle attivit ripetitive in SharePoint, i tempi di risposta all interno delle aziende si riducono drasticamente. Processi che prima richiedevano interventi manuali, attese e controlli ripetuti ora vengono gestiti in tempo reale attraverso workflow digitali. Le richieste di approvazione vengono inviate automaticamente ai responsabili, che possono dare il via libera anche da dispositivi mobili, senza rallentamenti. Le attivit ricorrenti vengono programmate e monitorate dal sistema, evitando dimenticanze e accelerando la chiusura delle pratiche. Tutto tracciato e visibile, consentendo una gestione trasparente e puntuale. Questo approccio snellisce le operazioni quotidiane, garantendo maggiore efficienza e una risposta tempestiva alle esigenze di ogni reparto.

 

       Soluzioni su misura: Grazie alle API e ai workflow personalizzati, ogni realt pu digitalizzare i processi peculiari del proprio settore. SharePoint offre la possibilit di creare soluzioni su misura sfruttando API e workflow personalizzati, consentendo a ogni organizzazione di digitalizzare i processi specifici del proprio settore. Attraverso le API, possibile integrare SharePoint con altri software aziendali, automatizzando scambi di dati e sincronizzazione di informazioni in tempo reale. I workflow personalizzati permettono di modellare procedure complesse, adattandosi alle regole operative interne e alle normative di settore. Questa flessibilit favorisce l innovazione e la velocit nel rispondere alle esigenze di business, riducendo attivit manuali e margini di errore. Le soluzioni sviluppate possono evolvere nel tempo, seguendo la crescita aziendale e le nuove sfide del mercato. In questo modo, SharePoint diventa un vero motore di trasformazione digitale, capace di abilitare percorsi unici per ogni realt .

 

 

Esercizio. Automazione dei processi

🎯 OBIETTIVO DELL ESERCIZIO

L obiettivo di questo esercizio imparare a utilizzare Microsoft SharePoint per automatizzare i processi aziendali, ridurre gli errori manuali e migliorare l efficienza operativa. L utente sar guidato nella creazione di workflow automatizzati, moduli personalizzati e sistemi di gestione delle richieste. Verranno esplorate funzionalit come notifiche automatiche, raccolta di feedback, integrazione con Power Automate e monitoraggio dei processi. L esercizio simula un contesto aziendale reale in cui SharePoint diventa il motore centrale per la digitalizzazione dei flussi di lavoro. Al termine, l utente sar in grado di progettare soluzioni su misura, migliorare i tempi di risposta e garantire la tracciabilit delle attivit .

🛠️ PASSAGGI OPERATIVI

1. Workflow automatizzati 🔁

✓ Vai su una lista o libreria SharePoint e clicca su Automatizza ⚙️
 ✓ Seleziona Power Automate → Crea un flusso 🧩
 ✓ Scegli un modello predefinito o crea un flusso da zero 📝
✓ Imposta il trigger (es. Quando viene creato un elemento ) ⏱️
 ✓ Aggiungi azioni come Invia email o Aggiorna elemento 📧
 ✓ Inserisci condizioni logiche (es. Se approvato, allora... ) 🔀
 ✓ Salva e attiva il flusso 💾
 ✓ Testa il flusso con un elemento di prova 🧪
 ✓ Monitora l esecuzione da Power Automate → Cronologia 📊
 ✓ Ottimizza il flusso in base ai risultati 🔧

2. Moduli personalizzati 📝

✓ Crea una nuova lista SharePoint da Contenuto del sito ➕
 ✓ Aggiungi colonne personalizzate (es. testo, scelta, data) 🏷️
 ✓ Clicca su Power Apps → Personalizza modulo 🎨
 ✓ Modifica il layout e i controlli nel canvas editor 🧱
 ✓ Aggiungi logica condizionale (es. campi obbligatori) ⚙️
 ✓ Salva e pubblica il modulo personalizzato 💾
 ✓ Testa l inserimento dati da un utente finale 👤
 ✓ Integra il modulo in una pagina SharePoint 📄
 ✓ Collega il modulo a un flusso di approvazione 🔗
 ✓ Raccogli feedback sull usabilit del modulo 📋

3. Gestione delle richieste 📥

✓ Crea una lista Richieste con colonne Tipo , Stato , Responsabile 📁
✓ Attiva il controllo versioni per tracciabilit 🕓
 ✓ Aggiungi una visualizzazione In attesa filtrata 🔍
 ✓ Crea un flusso Power Automate per assegnare automaticamente le richieste 🔁
✓ Invia notifiche al responsabile assegnato 📧
 ✓ Aggiungi una colonna Commenti per aggiornamenti 🗒️
 ✓ Crea una dashboard con web part Elenco 📊
 ✓ Imposta permessi per limitare la modifica 🔐
 ✓ Archivia le richieste completate in una cartella separata 📦
✓ Esporta i dati in Excel per analisi periodiche 📤

4. Notifiche e promemoria automatici 🔔

✓ Crea un flusso con trigger Data di scadenza in 3 giorni ⏰
 ✓ Aggiungi azione Invia promemoria via email 📧
 ✓ Personalizza il messaggio con dati dinamici (es. nome richiesta) 🧩
✓ Aggiungi condizione per inviare solo se Stato ≠ Completato 🔄
 ✓ Imposta promemoria ricorrenti settimanali 📆
 ✓ Invia notifiche anche su Teams con connettore dedicato 💬
✓ Registra ogni notifica in una lista Log notifiche 📋
 ✓ Attiva notifiche push su dispositivi mobili 📱
✓ Testa il flusso con una richiesta di prova 🧪
 ✓ Monitora l efficacia tramite feedback utenti 📊

5. Raccolta e analisi di feedback 🧑‍💬

✓ Crea una lista Feedback con colonne Area , Valutazione , Commento 📝
✓ Aggiungi un modulo Microsoft Forms collegato alla lista 📄
 ✓ Incorpora il modulo in una pagina SharePoint 🌐
 ✓ Crea un flusso per inviare notifiche al team HR 📧
 ✓ Visualizza i risultati con Power BI integrato 📊
 ✓ Filtra per area o punteggio per analisi mirata 🔍
 ✓ Condividi i risultati con il management tramite dashboard 📈
✓ Attiva la raccolta anonima se necessario 🔐
 ✓ Archivia i feedback in base al trimestre 📦
 ✓ Usa i dati per migliorare i processi interni 🔧

6. Integrazione con Power Automate ⚙️

✓ Accedi a Power Automate da Microsoft 365 App Launcher 🧭
✓ Clicca su Crea → Flusso automatizzato ➕
 ✓ Seleziona SharePoint come connettore iniziale 🔗
 ✓ Aggiungi azioni da Outlook, Teams, Excel, Planner 🧩
 ✓ Usa variabili per gestire dati complessi 🧮
 ✓ Salva e testa il flusso con dati reali 🧪
 ✓ Crea flussi condizionati con pi rami 🔀
 ✓ Attiva notifiche di errore per ogni esecuzione fallita 🚨
✓ Documenta ogni flusso in una wiki interna 📘
 ✓ Condividi i flussi con il team per riutilizzo 👥

7. Monitoraggio dei processi 📊

✓ Aggiungi la web part Power BI in una pagina SharePoint 📈
 ✓ Collega un report che analizza le liste SharePoint 📎
 ✓ Visualizza KPI come Richieste aperte , Tempo medio risposta 📌
 ✓ Filtra per dipartimento o responsabile 🧑‍💼
 ✓ Aggiorna i dati in tempo reale o su base giornaliera 🔄
 ✓ Crea grafici a barre, torta e timeline 📉
 ✓ Condividi la dashboard con il management 📤
 ✓ Aggiungi commenti e note esplicative 🗒️
 ✓ Integra con Excel per analisi avanzate 📊
 ✓ Raccogli feedback sulla dashboard per migliorarla 📋

8. Riduzione degli errori manuali ❌

✓ Automatizza l inserimento dati con moduli guidati 🧾
 ✓ Usa convalide nei campi (es. formato email, date future) 🧩
 ✓ Imposta campi obbligatori nei moduli Power Apps 🛑
 ✓ Crea flussi che bloccano l invio se mancano dati ⚠️
 ✓ Registra errori in una lista Log errori 📋
 ✓ Invia notifiche automatiche in caso di errore 📧
 ✓ Analizza gli errori pi frequenti con Power BI 📊
 ✓ Forma il personale sull uso corretto dei moduli 🧑‍🏫
✓ Aggiorna i moduli in base ai feedback ricevuti 🔧
 ✓ Documenta le best practice in una guida interna 📘

9. Tempi di risposta pi rapidi ⏱️

✓ Crea flussi che assegnano automaticamente le richieste 🔁
 ✓ Invia notifiche immediate al responsabile 📧
 ✓ Visualizza le richieste in scadenza in una dashboard 📊
 ✓ Imposta SLA (Service Level Agreement) per ogni tipo di richiesta 📏
✓ Crea alert per richieste fuori tempo massimo 🚨
✓ Automatizza le risposte standard con modelli email 📄
 ✓ Usa Planner per tracciare le attivit assegnate 📋
 ✓ Integra con Teams per aggiornamenti in tempo reale 💬
 ✓ Analizza i tempi medi di risposta con Power BI 📈
 ✓ Ottimizza i flussi in base ai colli di bottiglia rilevati 🔍

10. Soluzioni su misura 🧩

✓ Analizza i bisogni del team con interviste e sondaggi 📋
 ✓ Progetta una soluzione con SharePoint + Power Platform 🧱
✓ Crea moduli, flussi e dashboard personalizzati 🎯
✓ Integra con sistemi esterni tramite API o connettori 🌐
 ✓ Testa la soluzione con un gruppo pilota 🧪
 ✓ Raccogli feedback e apporta miglioramenti 🔧
 ✓ Documenta la soluzione in una wiki 📘
 ✓ Forma il team all utilizzo della nuova soluzione 🧑‍🏫
 ✓ Monitora l adozione e l efficacia nel tempo 📊
 ✓ Estendi la soluzione ad altri reparti se efficace 📤

 

🧪 SCENARIO OPERATIVO DI APPLICAZIONE

Un azienda con reparti distribuiti in diverse sedi desidera automatizzare la gestione delle richieste interne, come approvazioni di ferie, ordini di acquisto e segnalazioni IT. Il team IT utilizza SharePoint per creare moduli personalizzati, flussi di lavoro automatizzati e dashboard di monitoraggio. L obiettivo ridurre i tempi di risposta, migliorare la tracciabilit e semplificare la comunicazione tra reparti.

📥 Gestione richieste ferie
 ✓ Crea una lista Richieste ferie con colonne Data inizio , Data fine , Responsabile 📁
 ✓ Personalizza il modulo con Power Apps 🧱
 ✓ Crea un flusso Power Automate per invio e approvazione 🔁
 ✓ Invia notifiche automatiche al responsabile 📧
 ✓ Archivia le richieste approvate in una cartella separata 📦

📝 Moduli segnalazione IT
 ✓ Crea una lista Segnalazioni IT con campi Tipo problema , Priorit 🏷️
 ✓ Personalizza il modulo con logica condizionale ⚙️
 ✓ Crea un flusso per assegnare automaticamente al tecnico 📤
 ✓ Invia promemoria se non risolto entro 48h ⏰
 ✓ Visualizza lo stato in una dashboard 📊

🔔 Promemoria scadenze documenti
 ✓ Crea una lista Documenti da rinnovare con campo Data scadenza 📅
 ✓ Crea un flusso con trigger 3 giorni prima della scadenza 🔁
✓ Invia email al responsabile 📧
 ✓ Registra la notifica in una lista Log notifiche 📋
 ✓ Archivia i documenti aggiornati in una cartella dedicata 📁

📊 Monitoraggio ordini di acquisto
 ✓ Crea una lista Ordini con colonne Importo , Stato , Fornitore 🧾
 ✓ Attiva il controllo versioni 🕓
 ✓ Crea un flusso per aggiornare lo stato automaticamente 🔁
✓ Visualizza i dati con Power BI 📈
 ✓ Condividi la dashboard con il reparto acquisti 📤

🧩 Soluzioni su misura per HR
 ✓ Raccogli esigenze tramite Microsoft Forms 📋
 ✓ Crea moduli per onboarding e richieste benefit 📝
 ✓ Automatizza l approvazione con Power Automate 🔁
 ✓ Archivia i dati in SharePoint con permessi riservati 🔐
 ✓ Monitora l efficacia con report mensili 📊

🧭 COMANDI CHIAVE UTILIZZATI E COME VI SI ACCEDE

Funzione

Percorso

🔁 Workflow automatizzati

Lista SharePoint → Automatizza → Power Automate → Crea flusso ⚙️

📝 Moduli personalizzati

Lista SharePoint → Power Apps → Personalizza modulo 🎨

📥 Gestione richieste

Lista → Nuova lista → Aggiungi colonne → Visualizzazioni 📁

🔔 Notifiche automatiche

Power Automate → Trigger → Azione Invia email 📧

🧑‍💬 Raccolta feedback

Microsoft Forms → Connetti a lista SharePoint → Power BI 📊

⚙️ Integrazione Power Automate

Microsoft 365 → App Launcher → Power Automate → Crea flusso 🧭

📊 Monitoraggio processi

Pagina SharePoint → Aggiungi web part → Power BI 📈

❌ Riduzione errori manuali

Power Apps → Convalide → Campi obbligatori → Flussi condizionali 🛑

⏱️ Tempi di risposta rapidi

Flusso → Assegnazione automatica → Notifiche → SLA 📏

🧩 Soluzioni su misura

SharePoint + Power Platform → Moduli → Flussi → Dashboard 🧱

🚀 VANTAGGI PER LA PRODUTTIVIT

✓ Riduzione dei tempi di gestione delle richieste
 ✓ Eliminazione degli errori manuali nei processi ripetitivi
 ✓ Maggiore tracciabilit e trasparenza delle attivit
✓ Comunicazione pi efficace tra reparti
✓ Automazione delle approvazioni e delle notifiche
✓ Accesso centralizzato a moduli e dashboard
 ✓ Monitoraggio in tempo reale delle performance
✓ Integrazione con strumenti gi in uso (Teams, Outlook, Excel)
 ✓ Personalizzazione dei flussi in base alle esigenze aziendali
 ✓ Miglioramento continuo grazie all analisi dei dati raccolti

💡 IDEE DI UTILIZZO IN UN CONTESTO AZIENDALE REALE

📥 Gestione richieste di acquisto
Un modulo SharePoint consente ai dipendenti di inviare richieste di acquisto. Il flusso Power Automate assegna automaticamente al responsabile e invia notifiche per approvazione.

📝 Onboarding nuovi dipendenti
Il reparto HR utilizza moduli personalizzati per raccogliere dati dei nuovi assunti. I flussi automatizzati inviano documenti, attivano account e pianificano la formazione.

🔔 Promemoria scadenze certificazioni
Una lista SharePoint tiene traccia delle certificazioni dei dipendenti. I flussi inviano promemoria automatici prima della scadenza e archiviano i documenti aggiornati.

📊 Monitoraggio performance team
Dashboard Power BI collegate a liste SharePoint mostrano KPI come richieste completate, tempi di risposta e feedback ricevuti. I manager analizzano i dati per ottimizzare i processi.

🧩 Gestione benefit aziendali
I dipendenti inviano richieste di benefit tramite moduli SharePoint. I flussi automatizzati gestiscono l approvazione e inviano conferme, riducendo il carico amministrativo.

❓ DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

1.   Come si crea un flusso automatizzato in SharePoint?

2.   Quali strumenti si usano per personalizzare un modulo?

3.   Come si gestiscono le richieste interne con SharePoint?

4.   In che modo si configurano notifiche automatiche?

5.   Come si raccoglie e analizza il feedback dei dipendenti?

6.   Quali vantaggi offre l integrazione con Power Automate?

7.   Come si monitora l efficacia dei processi automatizzati?

8.   Quali tecniche si usano per ridurre gli errori manuali?

9.   Come si migliorano i tempi di risposta con SharePoint?

10.    Come si progettano soluzioni su misura per i reparti?

📘 RIEPILOGO DI QUANTO APPRESO

Hai imparato a utilizzare SharePoint per automatizzare i processi aziendali, migliorando efficienza e tracciabilit . Hai creato workflow, moduli personalizzati e sistemi di gestione delle richieste. Hai configurato notifiche automatiche, raccolto feedback e monitorato le attivit con dashboard Power BI. Hai integrato Power Automate per estendere le funzionalit e ridurre gli errori manuali. Hai progettato soluzioni su misura per diversi reparti, migliorando i tempi di risposta e la qualit del servizio interno. Queste competenze ti permettono di digitalizzare i flussi di lavoro, aumentare la produttivit e supportare la trasformazione digitale dell organizzazione.

 

e)    Conclusioni

SharePoint Online ha assunto un ruolo centrale nelle strategie di digitalizzazione delle imprese moderne, grazie a una combinazione di strumenti potenti e flessibili che ne fanno oggi una delle soluzioni pi apprezzate per la gestione documentale e la collaborazione. In un contesto caratterizzato da rapida evoluzione tecnologica, l adozione di piattaforme capaci di adattarsi alle nuove esigenze fondamentale per garantire competitivit e agilit organizzativa.

La piattaforma permette di centralizzare le informazioni, abbattendo le barriere tra i reparti e favorendo una comunicazione pi fluida. Attraverso la creazione di siti, raccolte documentali e sistemi di autorizzazione granulare, le aziende possono assicurare che le informazioni siano sempre disponibili alle persone giuste, nel momento giusto, riducendo il rischio di perdita dei dati o accessi non autorizzati. I controlli di sicurezza avanzati, la gestione delle versioni e le opzioni di backup integrati assicurano inoltre la protezione e la continuit delle informazioni aziendali.

La collaborazione ulteriormente rafforzata dalla possibilit di co-editare documenti in tempo reale, integrando strumenti come Microsoft Teams e la suite Office 365. Questo consente a gruppi di lavoro, anche distribuiti geograficamente, di operare come un'unica squadra, condividendo conoscenze e competenze senza confini fisici. La trasparenza nei processi e la possibilit di tracciare le modifiche garantiscono una maggiore responsabilizzazione e una pi facile identificazione delle aree di miglioramento.

Uno dei punti di forza principali di SharePoint Online la sua scalabilit : sia una piccola impresa che un organizzazione multinazionale possono implementare soluzioni su misura, adattando la piattaforma alle proprie esigenze di crescita e alle specificit operative. La possibilit di creare workflow automatizzati, moduli personalizzati e dashboard di monitoraggio con Power BI consente di digitalizzare e ottimizzare interi flussi di lavoro, riducendo drasticamente gli errori manuali e i tempi di risposta. In questo modo, l efficienza interna cresce, lasciando spazio alle persone di concentrarsi su attivit a maggior valore aggiunto.

L integrazione con Power Automate apre ulteriori scenari di automazione, permettendo di orchestrare processi complessi e collegare SharePoint ad altri sistemi aziendali, come CRM, ERP o piattaforme di ticketing, senza la necessit di sviluppi personalizzati onerosi. Questo non solo velocizza la trasformazione digitale, ma garantisce anche una maggiore coerenza dei dati e una migliore esperienza per chi lavora quotidianamente sulla piattaforma.

SharePoint Online si distingue anche per la sua capacit di supportare la cultura organizzativa della trasparenza e della collaborazione. Le bacheche digitali, le aree di comunicazione interna e gli spazi dedicati ai progetti favoriscono la condivisione di iniziative, risultati e obiettivi, coinvolgendo attivamente tutta la comunit aziendale. Le funzionalit di ricerca avanzata e di gestione della conoscenza consentono di valorizzare il patrimonio informativo, facilitando l accesso a best practice, procedure e documentazione storica.

Non ultimo, la piattaforma offre un elevato grado di personalizzazione, sia nella grafica che nelle funzionalit , permettendo di costruire siti su misura per ogni reparto o funzione aziendale. Questo aspetto fondamentale per garantire l adozione da parte delle persone, che si trovano a lavorare in ambienti familiari e intuitivi, progettati sulle reali esigenze operative.

L approccio cloud garantisce aggiornamenti continui, nuove funzionalit e un infrastruttura sempre allineata agli standard pi elevati di affidabilit e sicurezza, senza l onere della gestione tecnica delle risorse locali. Ci si traduce in una maggiore tranquillit per la direzione IT, che pu dedicarsi a progetti pi strategici, sapendo di poter contare su una piattaforma robusta, scalabile e affidabile.

In conclusione, investire in SharePoint Online non significa solo adottare una soluzione tecnologica avanzata, ma abbracciare una nuova filosofia di lavoro, basata sull agilit , sull innovazione continua e sulla valorizzazione delle persone. In un mercato globalizzato e in continua trasformazione, le organizzazioni che sapranno sfruttare appieno le potenzialit di questa piattaforma avranno un vantaggio competitivo significativo, potendo contare su processi pi snelli, su una condivisione efficace della conoscenza e su una partecipazione attiva di tutte le risorse interne.

SharePoint Online, dunque, si pone come pilastro per la costruzione di un ambiente lavorativo moderno, resiliente e pronto a cogliere le sfide future. Attraverso una gestione intelligente delle informazioni, l automazione dei processi e la promozione della collaborazione, accompagna l azienda nel suo percorso di crescita e innovazione, trasformando le sfide della digitalizzazione in opportunit concrete di sviluppo e successo.

 

 

5.    PIANO DI APPRENDIMENTO. 4 mesi (16 settimane - 1 ora al giorno)

 

a)     Tabella moduli di apprendimento

Ogni settimana prevede:

       5 giorni di studio (1 ora al giorno)

       1 giorno di esercitazione pratica o revisione

       1 giorno di autovalutazione

 

📘 Struttura del Piano (Macrotemi)

Settimana

Tema

1 2

Fondamenti di SharePoint e archiviazione sicura

3 4

Organizzazione dei contenuti e metadati

5 6

Condivisione, permessi e collaborazione

7 8

Accessibilit , mobilit e app mobile

9 10

Integrazione con Microsoft 365 (Teams, Outlook, OneDrive, Office)

11 12

Personalizzazione, layout e sviluppo custom

13 14

Sicurezza, ruoli e governance

15

Automazione dei processi con Power Automate

16

Revisione finale, esercitazione completa e test

 

b)     Modello di autovalutazione settimanale

 

Puoi usare questo schema ogni domenica per riflettere su quanto appreso:

📌 Settimana [n ] Tema: [inserisci tema]

1. Cosa ho imparato questa settimana?
 ✍️ Scrivi 3 concetti chiave che hai compreso.

       .

       .

       .

2. Quali esercizi ho completato?
 ☑️ Segna quelli svolti o descrivi brevemente cosa hai fatto.

    

    

    

3. Quali strumenti o funzionalit ho usato in SharePoint?
 🛠️ Es. raccolte documenti, versionamento, Power Automate, ecc.

      

      

      

 

4. Domande a cui so rispondere ora:
 ❓ Es. Come si crea una raccolta? Come si imposta un flusso?

 

      

      

      

5. Cosa mi ancora poco chiaro?
 ⚠️ Annota dubbi o concetti da rivedere.

      

      

      

 

11) Come valuto il mio livello di comprensione (1 5)?

Relativamente ad un argomento studiato
 📊 1 = nessuna, 5 = piena padronanza

🔲 1 🔲 2 🔲 3 🔲 4 🔲 5

 

12)  Azioni per la prossima settimana:
 📌 Es. ripassare un argomento, fare un esercizio, chiedere supporto.

 

             

             

             

 

 

c)     100 Domande di ripasso, 10 per ogni modulo, e risposte esatte

 

MODULO 1 FONDAMENTI DI SHAREPOINT

Domande:

1.     Cos SharePoint Online?

2.     Quali sono i principali vantaggi di SharePoint?

3.     In che modo SharePoint supporta il lavoro in team?

4.     Qual la differenza tra un sito di team e un sito di comunicazione?

5.     Come si accede a SharePoint da browser?

6.     Quali dispositivi supportano l accesso a SharePoint?

7.     Cosa significa che SharePoint cloud-native?

8.     Quali sono le principali funzionalit della home page di SharePoint?

9.     Come si crea un nuovo sito SharePoint?

10.  Quali strumenti Microsoft 365 si integrano con SharePoint?

 

Risposte:

1.     Una piattaforma cloud per la gestione, archiviazione e condivisione di contenuti aziendali.

2.     Collaborazione in tempo reale, accesso da qualsiasi dispositivo, sicurezza, versionamento.

3.     Permette la co-creazione di documenti, la condivisione controllata e la comunicazione integrata.

4.     Il sito di team per la collaborazione interna, quello di comunicazione per la diffusione di informazioni.

5.     Tramite il portale https://portal.office.com.

6.     PC, tablet, smartphone (iOS e Android).

7.     Non richiede installazioni locali, accessibile via web e sempre aggiornato.

8.     Accesso a documenti, notizie, eventi, attivit e risorse condivise.

9.     Da SharePoint Home → + Crea sito → scegli tipo e configura.

10.  Teams, Outlook, OneDrive, Power Automate, Power BI, Planner.

 

MODULO 2 ARCHIVIAZIONE SICURA

Domande:

1.   Come si crea una raccolta documenti?

2.   Come si abilita il controllo delle versioni?

3.   Dove si configurano le autorizzazioni per una raccolta?

4.   Come si imposta un criterio di conservazione?

5.   Quali strumenti offre SharePoint per il backup?

6.   Come si ripristina un file eliminato?

7.   Cosa significa versionamento automatico ?

8.   Quali vantaggi offre la centralizzazione dei documenti?

9.   Come si proteggono i dati sensibili in SharePoint?

10.    Qual il ruolo del cestino in SharePoint?

 

Risposte:

1.   Contenuto del sito → + Nuovo → Raccolta documenti.

2.   Impostazioni raccolta → Impostazioni controllo versioni → Abilita versioni principali.

3.   Impostazioni raccolta → Autorizzazioni → Interrompi ereditariet .

4.   Compliance Center → Gestione della conformit → Crea criterio.

5.   Backup automatici, cestino, ripristino da Centro di amministrazione.

6.   Dal cestino SharePoint o da OneDrive → Ripristina.

7.   Ogni modifica viene salvata come nuova versione, consultabile e ripristinabile.

8.   Riduce duplicazioni, migliora la ricerca, garantisce sicurezza e conformit .

9.   Con permessi granulari, MFA, crittografia e policy di accesso.

10.    Conserva temporaneamente i file eliminati per consentire il recupero.

 

MODULO 3 ORGANIZZAZIONE DEI CONTENUTI

Domande:

1.   Cosa sono i metadati in SharePoint?

2.   Come si aggiunge una colonna personalizzata?

3.   Qual la differenza tra raccolta e elenco?

4.   Come si crea un modello personalizzato?

5.   Come si applicano i metadati a un documento?

6.   Come si crea una vista personalizzata?

7.   Quali vantaggi offre l uso dei modelli?

8.   Come si automatizza la classificazione dei documenti?

9.   Quali strumenti si usano per l automazione?

10.    Come si organizza un sito per progetto?

 

Risposte:

1.   Informazioni aggiuntive (es. autore, categoria) che aiutano a classificare i documenti.

2.   Raccolta → Aggiungi colonna → scegli tipo (testo, scelta, data).

3.   La raccolta contiene file, l elenco gestisce dati strutturati.

4.   Si crea in Word/Excel/PowerPoint e si carica nella raccolta come predefinito.

5.   Durante il caricamento o la modifica del file.

6.   Impostazioni raccolta → Viste → Nuova vista → Filtri e ordinamenti.

7.   Standardizzano i contenuti e riducono gli errori.

8.   Con Power Automate → flusso con trigger e azioni condizionali.

9.   Power Automate, Power Apps.

10.    Creando un sito con raccolte, viste e flussi dedicati.

 

MODULO 4 CONDIVISIONE E COLLABORAZIONE

Domande:

1.   Come si interrompe l ereditariet delle autorizzazioni in una raccolta?

2.   Quali ruoli si possono assegnare agli utenti in una raccolta documenti?

3.   Come si verifica chi ha accesso a un file?

4.   Come si attiva la modifica simultanea (co-authoring) di un documento?

5.   Come si aggiunge un commento in un documento condiviso?

6.   Come si crea un link condivisibile con restrizioni?

7.   Quali opzioni di sicurezza si possono applicare a un link condiviso?

8.   Dove si consultano i log delle attivit su file e cartelle?

9.   Quali attivit si possono monitorare con l audit log?

  1. Qual il vantaggio principale del co-authoring in tempo reale?

Risposte:

1.   Vai su Gestisci accesso → Avanzate → Interrompi l ereditariet delle autorizzazioni .

2.   Lettura, Modifica, Controllo completo (a seconda del ruolo assegnato).

3.   Con l opzione Controlla autorizzazioni nella raccolta o nel file.

4.   Caricando un file Word o Excel in SharePoint e condividendolo con permesso di modifica.

5.   Aprendo il file in modalit online e usando la funzione Commenta .

6.   Seleziona il file → Condividi → Chi pu visualizzare questo link → scegli restrizioni.

7.   Scadenza del link, disattivazione del download, password, accesso limitato a persone specifiche.

8.   Nel Compliance Center → sezione Audit → Avvia ricerca .

9.   Accessi, modifiche, download, condivisioni di file.

  1. Permette a pi persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, con tracciamento delle modifiche e commenti in tempo reale.

 

MODULO 5 ACCESSIBILIT E MOBILIT

Domande:

1.   Cosa significa che SharePoint una piattaforma cloud-native?

2.   Come si accede a SharePoint da un browser?

3.   Quali sono i passaggi per installare l app mobile di SharePoint?

4.   Quali funzionalit offre l app mobile di SharePoint?

5.   Come si sincronizza una raccolta documenti con OneDrive?

6.   Come si lavora offline con i file sincronizzati?

7.   Come si verifica che la sincronizzazione sia attiva in entrambe le direzioni?

8.   In che modo il design responsive migliora l esperienza utente?

9.   Quali vantaggi offre la sincronizzazione bidirezionale tra SharePoint e OneDrive?

10.    Quali sono i benefici dell accesso mobile per i team in trasferta?

Risposte:

1.   Significa che tutte le funzionalit sono disponibili via browser, senza installazioni locali, e sempre aggiornate.

2.   Vai su https://portal.office.com, accedi con le credenziali aziendali e seleziona SharePoint dal menu.

3.   Scarica l app da App Store o Google Play, accedi con l account aziendale e naviga tra i siti disponibili.

4.   Accesso a raccolte documenti, visualizzazione e modifica file, notifiche push, condivisione via Teams o Outlook.

5.   Da browser, accedi alla raccolta → clic su Sincronizza → conferma apertura di OneDrive.

6.   Rendi il file disponibile offline da Esplora file → modifica → sincronizzazione automatica al ritorno online.

7.   Crea un file nella cartella sincronizzata e verifica che appaia su SharePoint; elimina un file da SharePoint e verifica che scompaia in locale.

8.   Adatta automaticamente layout, menu e contenuti a qualsiasi dispositivo, migliorando leggibilit e usabilit .

9.   Permette di lavorare su file aggiornati anche offline, con sincronizzazione automatica e protezione dei permessi.

10.    Permette di accedere, modificare e condividere documenti ovunque, anche senza connessione, mantenendo la produttivit .

 

MODULO 6 INTEGRAZIONE CON MICROSOFT 365

Domande:

1.   Quali applicazioni Microsoft 365 si integrano nativamente con SharePoint?

2.   Come si collega una raccolta documenti SharePoint a un canale Teams?

3.   Come si crea un flusso automatizzato per notificare il caricamento di un file?

4.   Come si invia una richiesta di approvazione tramite Outlook?

5.   Come si crea una dashboard in Power BI collegata a SharePoint?

6.   Quali vantaggi offre la sincronizzazione tra SharePoint e OneDrive?

7.   Come si assegna un attivit in Planner da SharePoint?

8.   Come si accede ai file SharePoint da dispositivi mobili?

9.   Quali strumenti si usano per la co-creazione di documenti?

10.    Quali sono i benefici della centralizzazione delle attivit tra Outlook e SharePoint?

Risposte:

1.   Teams, Outlook, OneDrive, Office (Word, Excel, PowerPoint), Power Automate, Power BI, Planner.

2.   In Teams → + → SharePoint → seleziona la raccolta documenti del sito.

3.   In Power Automate → Crea flusso → trigger Quando un file viene creato in SharePoint → azione Invia notifica .

4.   In Outlook → Nuovo messaggio → Approvazioni → inserisci destinatari e allega file da SharePoint.

5.   In Power BI → Ottieni dati → SharePoint Online List → seleziona la lista → crea visualizzazioni.

6.   Permette accesso offline, sincronizzazione automatica, protezione dei permessi e aggiornamento continuo dei file.

7.   In SharePoint → aggiungi web part Planner → collega al gruppo Outlook → crea attivit e assegna membri.

8.   Tramite app SharePoint o OneDrive → accedi con account aziendale → naviga tra siti e raccolte.

9.   Office Online (Word, Excel, PowerPoint) → modifica simultanea con salvataggio automatico e commenti.

10.    Le attivit assegnate in SharePoint sono visibili in Outlook, con promemoria e aggiornamenti sincronizzati.

 

MODULO 7 PERSONALIZZAZIONE E LAYOUT

Domande:

1.   Come si aggiunge una web part a una pagina SharePoint?

2.   Quali tipi di layout sono disponibili per le sezioni di una pagina?

3.   Come si personalizza il layout grafico di un sito SharePoint?

4.   Come si installa un app dal marketplace di SharePoint?

5.   Quali vantaggi offre l uso delle web part modulari?

6.   Come si integra un componente sviluppato su misura (custom)?

7.   Quali strumenti si usano per lo sviluppo custom in SharePoint?

8.   Come si migliora l esperienza utente tramite la personalizzazione?

9.   Quali sono i vantaggi dell integrazione con app di terze parti?

10.    Come si verifica la visualizzazione mobile di una pagina SharePoint?

Risposte:

1.   Clicca su Modifica nella pagina → + → seleziona la web part desiderata (es. Notizie, Documenti, Power BI).

2.   Layout a 1, 2 o 3 colonne, con possibilit di sfondi colorati e sezioni evidenziate.

3.   Inserendo loghi, colori aziendali, immagini, icone, titoli personalizzati e organizzando le sezioni in base alle priorit .

4.   Impostazioni → Contenuto del sito → + Nuovo → App → Store di SharePoint → Aggiungi → configura e pubblica.

5.   Consentono di creare dashboard dinamiche, visualizzare contenuti aggiornati e adattare la pagina alle esigenze del team.

6.   Caricando un pacchetto .sppkg nello App catalogo del Centro di amministrazione → Distribuisci → aggiungi come web part.

7.   SharePoint Framework, Power Apps, API REST, Power Automate.

8.   Migliora la leggibilit , l accesso rapido alle informazioni, l identit visiva e il coinvolgimento degli utenti.

9.   Estendono le funzionalit del sito, permettono l integrazione con strumenti esterni e rispondono a esigenze operative specifiche.

10.    Accedendo da smartphone o tablet, verificando l adattamento automatico del layout e testando l usabilit tramite l app mobile.

 

MODULO 8 SICUREZZA E RUOLI

Domande:

1.   Qual il ruolo dello SharePoint Administrator?

2.   Quali sono i ruoli principali in un sito SharePoint?

3.   Come si attiva l autenticazione a pi fattori (MFA)?

4.   Dove si gestiscono le identit e i ruoli degli utenti?

5.   Come si monitora un attivit sospetta in SharePoint?

6.   Dove si consultano i log di audit?

7.   Come si limita l accesso di un ospite a una sola cartella?

8.   Quali permessi ha un visitatore rispetto a un membro?

9.   Come si crea un livello di autorizzazione personalizzato?

10.    Quali sono le best practice per la gestione dei ruoli?

Risposte:

1.   Gestisce le impostazioni globali, i permessi, la sicurezza, l integrazione con Microsoft 365 e la governance della piattaforma.

2.   Administrator, Proprietario, Membro, Ospite, Visitatore.

3.   Da Entra ID (entra.microsoft.com) → Utenti → Autenticazione multifattore → Abilita MFA.

4.   Sempre da Entra ID → Ruoli e amministratori → Assegna ruoli → Verifica e aggiorna.

5.   Tramite Microsoft Defender (security.microsoft.com) → Incidenti e avvisi → Analizza attivit sospette.

6.   Compliance Center (compliance.microsoft.com) → Audit → Avvia ricerca → Filtra per attivit e utenti.

7.   Crea una cartella dedicata → Gestisci accesso → Interrompi ereditariet → Assegna permessi specifici.

8.   Il visitatore pu solo visualizzare i contenuti, non modificarli n condividerli.

9.   Impostazioni sito → Autorizzazioni avanzate → Livelli di autorizzazione → Aggiungi nuovo livello → Seleziona azioni consentite.

10.    Combinare ruoli in base alle esigenze, configurare permessi granulari, monitorare regolarmente, formare gli utenti e documentare ogni modifica.

 

MODULO 9 AUTOMAZIONE DEI PROCESSI

Domande:

1.   Come si crea un flusso automatizzato in SharePoint?

2.   Quali strumenti si usano per personalizzare un modulo?

3.   Come si gestiscono le richieste interne con SharePoint?

4.   In che modo si configurano notifiche automatiche?

5.   Come si raccoglie e analizza il feedback dei dipendenti?

6.   Quali vantaggi offre l integrazione con Power Automate?

7.   Come si monitora l efficacia dei processi automatizzati?

8.   Quali tecniche si usano per ridurre gli errori manuali?

9.   Come si migliorano i tempi di risposta con SharePoint?

10.    Come si progettano soluzioni su misura per i reparti?

Risposte:

1.   Vai su una lista o raccolta → Automatizza → Power Automate → Crea flusso → imposta trigger e azioni → salva e testa.

2.   Power Apps → Personalizza modulo → modifica layout, logica condizionale, campi obbligatori → pubblica.

3.   Crea una lista Richieste → aggiungi colonne → crea flusso per assegnazione e notifiche → visualizza in dashboard.

4.   Crea un flusso con trigger su data o stato → azione Invia email o Notifica Teams → condizioni logiche → ricorrenza.

5.   Usa Microsoft Forms collegato a una lista SharePoint → visualizza i dati con Power BI → filtra e analizza per area o punteggio.

6.   Permette di collegare SharePoint con Outlook, Teams, Excel, Planner, automatizzando approvazioni, notifiche e aggiornamenti.

7.   Con dashboard Power BI collegate a SharePoint → visualizza KPI, tempi di risposta, richieste aperte → filtra per team o periodo.

8.   Convalide nei moduli, campi obbligatori, flussi condizionali, notifiche di errore, log degli errori, formazione utenti.

9.   Automatizzando l assegnazione delle richieste, notifiche immediate, alert per scadenze, risposte standard, tracciamento con Planner.

10.    Analizza i bisogni → crea moduli, flussi e dashboard con Power Platform → testa con gruppo pilota → migliora e documenta.

 

MODULO 10 INTRANET E COMUNICAZIONE INTERNA

Domande:

1.   Come si crea un sito di comunicazione in SharePoint?

2.   Quali web part si usano per pubblicare notizie ed eventi?

3.   Come si gestiscono le policy aziendali in una libreria documenti?

4.   In che modo si possono organizzare le risorse HR e formative?

5.   Come si personalizzano i contenuti per gruppi specifici?

6.   Quali strumenti offre SharePoint per la ricerca avanzata?

7.   Come si crea una community aziendale con forum di discussione?

8.   Quali passaggi servono per gestire eventi aziendali?

9.   Come si ottimizza una intranet per l accesso da mobile?

10.    Quali vantaggi offre l integrazione con Power Automate?

Risposte:

1.   Da SharePoint Home → + Crea sito → seleziona Sito di comunicazione → scegli layout → personalizza e pubblica.

2.   Web part Notizie per articoli e aggiornamenti, Eventi per calendari e inviti.

3.   Creando una libreria Policy aziendali con versionamento, metadati e permessi di sola lettura.

4.   Con pagine dedicate, raccolte documenti per formazione, link rapidi, contenuto evidenziato e video integrati.

5.   Usando audience targeting, web part filtrate per utente corrente, gruppi di sicurezza e viste personalizzate.

6.   Barra di ricerca con filtri per metadati, ricerca full-text, suggerimenti intelligenti e verticali tematici.

7.   Creando un sito secondario Community aziendale con web part Discussione o Yammer , categorie e notifiche.

8.   Web part Eventi → + Nuovo evento → inserisci dettagli → attiva notifiche → collega a Teams/Outlook.

9.   Layout responsive, test con app mobile, immagini ottimizzate, pulsanti rapidi e riduzione dei clic.

10.    Automatizza approvazioni, notifiche, aggiornamenti di contenuti e gestione delle richieste tramite flussi.

 

        

    SLIDES POWER POINT

 

    Introduzione

 

 

    Lavorare con le liste

 

    Lavorare con le librerie documenti

 

    Funzionalit comuni a liste e librerie

 

    Le pagine e le Web Part

 

    Il sistema delle autorizzazioni

 

    La navigazione e la ricerca